Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

Nội dung text: Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

1. Chɉɇng trình hͣp tác Viʄt Nam - Thͥy Ĉiʀn vɾ tăng cɉ͝ng năng lͱc quɠn lý ÿɢt ÿai và môi trɉ͝ng (SEMLA) HɈ͚NG DɧN Sͬ DͤNG MICROSOFT PROJECT 2003
2. Mͥc Lͥc PHɣN I: GI͚I THIʃU CHUNG MICROSOFT PROJECT 1 1. Mөc ÿích chung và các yêu cҫu cӫa Microsoft Project 1 2. Quҧn lý dӵ án là gì? 1 3. Các nhân tӕ chính tҥo nên mӝt dӵ án 2 4. Cѫ sӣ dӳ liӋu cӫa Microsoft Project 2003 2 5. Xem xét dӳ liӋu cҫn thiӃt 2 6. HӋ thӕng lӏch làm viӋc cӫa Microsoft Project 2 7. Mӝt sӕ tӯ khoá trong Microsoft Project 2003 2 PHɣN II: TɝO M͘T DͰ ÁN 4 Bài 1: Thiɼt lɪp m͙t dͱ án m͛i 5 1. Tҥo mӟi 1 dӵ án 5 2. Nhұp các thông tin quan trӑng cho dӵ án 7 3. ThiӃt lұp hӋ thӕng lӏch làm viӋc cho dӵ án 8 Bài 2: Cách thͩc nhɪp và t͕ chͩc các công viʄc 10 1. Nhұp các công viӋc và thӡi gian thӵc hiӋn 10 2. Tҥo mӕc dӵ án (milstones) 11 3. Tҥo các công viӋc ÿӏnh kǤ 11 4. Phân cҩp các công viӋc 13 5. HiӋu chӍnh danh sách các công viӋc 13 Bài 3: Th͝i gian bɬt ÿɤu và th͝i gian kɼt thúc công viʄc 15 1. ThiӃt lұp mӕi quan hӋ giӳa các công viӋc 15 2. Các công viӋc gӕi chӗng lên nhau 16 3. ThiӃt lұp thӡi gian bҳt ÿҫu và thӡi gian kӃt thúc cӫa công viӋc 17 4. Xác ÿӏnh hҥn cuӕi cho 1 công viӋc 18 5. Chia mӝt công viӋc thành nhӳng phҫn nhӓ 19 Bài 4: Kh͟i tɞo tài nguyên, nhân lͱc cho công viʄc 21 1. Tҥo danh sách tài nguyên 21 2. Thay ÿәi thӡi gian làm viӋc cho nhân viên 22 3. Khӣi tҥo các tài nguyên cho công viӋc 24 4. Sӱa ÿәi khoҧng thӡi gian thӵc hiӋn công viӋc 25 5. KiӇm tra hiӋu chӍnh viӋc khӣi tҥo tài nguyên 27 Bài 5: Xem xét hʄ th͑ng công viʄc 29 1. Xem xét toàn bӝ dӵ án 29 2. KiӇm tra ngày bҳt ÿҫu và kӃt thúc cӫa dӵ án 29 3. ChuyӇn ÿәi giӳa các khung nhìn 29 4. Xem xét các cӝt khác nhau trong mӝt khung nhìn 30 5. ThӇ hiӋn thông tin có chӑn lӑc 30 6. Sҳp xӃp thông tin trong mӝt khung nhìn 31 7. Nhóm thông tin trong mӝt khung nhìn 32 Bài 6: Xem và in báo cáo 33 1. Các báo biӇu chuҭn cӫa Microsoft Project 33 2. In các biӇu ÿӗ cӫa dӵ án 34 3. ThiӃt lұp cҩu hình trang In 34
3. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA PHɣN I: GI͚I THIʃU CHUNG MICROSOFT PROJECT 1. Khái niʄm chung và các yêu cɤu cͧa Microsoft Project Microsoft Project là m͙t chɉɇng trình chuyên dùng ÿʀ quɠn lý các dͱ án, là chɉɇng trình có nhͯng công cͥ mɞnh và thuɪn tiʄn. Microsoft Project có thʀ làm viʄc v͛i nhiɾu chɼ ÿ͙, nhiɾu công cͥ, chͩc năng ÿʀ thͱc hiʄn các thao tác tɞo lɪp và hiʄu chʆnh trên dͱ án ÿ͓ng th͝i tiɼt kiʄm th͝i gian và tiɾn bɞc. Mͥc ÿích cͧa Microsoft Project 2003 g͓m: x T͕ chͩc lɪp kɼ hoɞch và quɠn lý dͱ án. x Lên lʈch công tác. x Chʆ ÿʈnh các tài nguyên và chi phí cho các công viʄc trong dͱ án. x Ĉiɾu chʆnh kɼ hoɞch ÿʀ thích ͩng v͛i các ÿiɾu kiʄn ràng bu͙c. x Chuɦn bʈ các báo biʀu cɤn thiɼt cho dͱ án. x Dͱ trù các tác ÿ͙ng ÿɼn tiɼn ÿ͙ cͧa dͱ án khi xɠy ra nhͯng thay ÿ͕i có ɠnh hɉ͟ng l͛n ÿɼn dͱ án. x Xem xét lɞi dͱ án ÿʀ ÿ͑i phó v͛i các tình hu͑ng ngɨu nhiên. x Ĉánh giá tài chính chung cͧa dͱ án. x In ɢn các báo biʀu phͥc vͥ dͱ án. x Làm viʄc và quɠn lý theo nhóm. x Rút kinh nghiʄm trong khi thͱc hiʄn dͱ án. Ĉʀ chɞy Microsoft Project 2003 phɤn cͩng t͑i thiʀu cͧa máy tính là:  B͙ vi xͭ lý 486 tr͟ lên  16 Mb RAM  Window 9x  ͔ cͩng >100 Mb Và cɤn có các phɤn mɾm sau:  Phɤn mɾm Microsoft Project 2003  B͙ gõ tiɼng Viʄt 2. Quɠn lý dͱ án là gì? Quɠn lý dͱ án là m͙t quá trình lɪp kɼ hoɞch, t͕ chͩc, theo dõi và quɠn lý các công viʄc và ngu͓n lͱc ÿʀ hoàn thành các mͥc tiêu ÿɴt ra v͛i nhiɾu ràng bu͙c vɾ th͝i gian, chi phí và tài nguyên. Kɼ hoɞch cͧa dͱ án có thʀ chʆ là ÿɇn giɠn, ví dͥ nhɉ m͙t tɪp hͣp nh͏ các công viʄc cùng th͝i gian bɬt ÿɤu và kɼt thúc, cŸng có thʀ phͩc tɞp g͓m hàng nghìn các công viʄc và tài nguyên v͛i chi phí hàng tͷ ÿôlla. Hɤu hɼt các dͱ án ÿɾu có nhͯng ÿiʀm chung bao g͓m viʄc phân chia dͱ án thành các công viʄc nh͏ dʂ dàng quɠn lý, lɪp lʈch thͱc hiʄn các công viʄc, trao ÿ͕i v͛i nhóm và theo dõi các tiɼn trình thͱc hiʄn công viʄc. M͍i dͱ án ÿɾu bao g͓m ba pha chính sau:  Lɪp kɼ hoɞch dͱ án  Theo dõi các thay ÿ͕i và quɠn lý dͱ án  Kɼt thúc dͱ án. Các pha này càng ÿɉͣc thͱc hiʄn t͑t bao nhiêu, khɠ năng thành công cͧa dͱ án càng nhiɾu bɢy nhiêu. Share by Share-connect.blogspot.com 1
4. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA 3. Các nhân t͑ chính tɞo nên m͙t dͱ án Dͱ án chʆ có thʀ thành công nɼu hiʀu rõ ÿɉͣc 3 nhân t͑ hình thành nên m͗i dͱ án, ÿó là:  Th͝i gian: G͓m th͝i gian ÿʀ hoàn thành tͫng công viʄc trong m͗i m͙t giai ÿoɞn.  Ngân sách: G͓m các chi phí tài nguyên: nhân lͱc, thiɼt bʈ, nguyên vɪt liʄu ÿʀ hoàn thành các công viʄc.  Mͥc ÿích: Mͥc ÿích cͧa các công viʄc và kɼ hoɞch ÿʀ hoàn thành chúng. Th͝i gian, ngân sách và mͥc ÿích là chiɼc kiɾng ba chân ÿɉa dͱ án ÿɼn thành công, m͗i m͙t thành phɤn ÿɾu có ɠnh hɉ͟ng ÿɼn hai phɤn còn lɞi. Ba thành phɤn này là rɢt quan tr͍ng và trͱc tiɼp ɠnh hɉ͟ng ÿɼn dͱ án, m͑i quan hʄ giͯa ba thành phɤn này là khác nhau ÿ͑i v͛i m͗i dͱ án và nó quyɼt ÿʈnh t͛i nhͯng vɢn ÿɾ và cách thͩc thͱc hiʄn dͱ án. 4. Cɇ s͟ dͯ liʄu cͧa Microsoft Project 2003 Là m͙t nhà quɠn lý dͱ án, sɺ có rɢt nhiɾu công viʄc ÿʀ làm. Vɪy thì Microsoft Project có thʀ giúp gì cho công viʄc này? Trɉ͛c hɼt, nó lɉu trͯ thông tin chi tiɼt vɾ dͱ án trong cɇ s͟ dͯ liʄu và sͭ dͥng các thông tin này ÿʀ tính toán, theo dõi tiɼn trình, chi phí cͧa dͱ án và các thành phɤn khác ÿ͓ng th͝i tɞo ra m͙t kɼ hoɞch cho dͱ án. Càng nhiɾu thông tin vɾ dͱ án cung cɢp, dͱ án càng ÿɉͣc thͱc hiʄn chính xác bɢy nhiêu. Gi͑ng nhɉ m͙t bɠng tính, Microsoft Project thʀ hiʄn kɼt quɠ ngay sau các tính toán. Tuy nhiên kɼ hoɞch cͧa dͱ án sɺ không ÿɉͣc lɪp cho ÿɼn khi hoàn thành các thông tin quan tr͍ng cͧa các công viʄc. Microsoft Project lɉu giͯ thông tin nhɪp vào và thông tin nó tính toán trong các trɉ͝ng nhɉ tên công viʄc hay khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn. Trong Microsoft Project, m͗i trɉ͝ng ÿɉͣc thʀ hiʄn trong m͙t c͙t. 5. Xem xét dͯ liʄu cɤn thiɼt Ngɉ͝i sͭ dͥng (NSD) có thʀ xem xét th͝i gian kɼt thúc cͧa các công viʄc trong hôm nay, ngày mai NSD lɞi mu͑n xem xét chi phí công viʄc. Cɇ s͟ dͯ liʄu dͱ án chͩa ÿͱng rɢt nhiɾu thông tin nhɉng tɞi m͙t th͝i ÿiʀm NSD có thʀ chʆ cɤn m͙t phɤn thông tin. Ĉʀ làm ÿɉͣc ÿiɾu Microsoft Project cung cɢp m͙t s͑ dɞng thʀ hiʄn sau:  Các khung nhìn: Thʀ hiʄn m͙t tɪp con cͧa các thông tin ÿã ÿɉͣc ÿʈnh dɞng. Ví dͥ sɇ ÿ͓ Gantt thʀ hiʄn thông tin vɾ các công viʄc.  Các bɠng: G͓m các thông tin ÿɉͣc ÿʈnh nghśa ngay ban ÿɤu.  Các thông tin ch͍n l͍c: cho phép ch͍n l͍c các thông tin vɾ công viʄc hay tài nguyên. 6. Hʄ th͑ng lʈch làm viʄc cͧa Microsoft Project Cách thͩc Microsoft Project sͭ dͥng hʄ th͑ng th͝i gian bɬt ÿɤu và kɼt thúc các công viʄc nhɉ thɼ nào? Ĉiɾu này ÿɉͣc tính toán theo các nhân t͑ nhɉ mͩc ÿ͙ ÿ͙c lɪp cͧa công viʄc, các ràng bu͙c liên quan, các khoɠng th͝i gian ÿͩt ÿoɞn cŸng nhɉ các ngày nghʆ, ngày lʂ. 7. M͙t s͑ tͫ khoá trong Microsoft Project 2003 Task: Công viʄc, nhiʄm vͥ Duration: Th͝i gian thͱc hiʄn công viʄc Start: Ngày bɬt ÿɤu Finish: Ngày kɼt thúc Predecessors: Công viʄc làm trɉ͛c Successors: Công viʄc kɼ tiɼp Task list: Danh sách các công viʄc Resource: Tài nguyên hay nhân lͱc, máy móc thͱc hiʄn các công viʄc cͧa dͱ án Share by Share-connect.blogspot.com 2
5. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Work: S͑ gi͝ công ÿɉͣc gán ÿʀ thͱc hiʄn công viʄc Unit: Khɠ năng lao d͙ng cͧa tài nguyên Milestone: Loɞi công viʄc ÿɴc biʄt (ÿiʀm m͑c) có Duration=0, dùng ÿʀ kɼt thúc các giai ÿoɞn trong dͱ án Recurring Task: Công viʄc ÿʈnh kƒ, lɴp ÿi lɴp lɞi nhiɾu lɤn theo chu kƒ trong th͝i gian thͱc hiʄn dͱ án. Ví dͥ các bu͕i h͍p giao ban ÿɤu tuɤn Shedule: Lʈch trình cͧa dͱ án Baseline: Theo kɼ hoɞch Summary Task (Công viʄc tóm lɉͣc): Công viʄc mà chͩc năng duy nhɢt cͧa nó là chͩa ÿͱng và tóm lɉͣc th͝i khoɠng, công viʄc và chi phí cͧa các công viʄc khác. Share by Share-connect.blogspot.com 3
6. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA PHɣN II: TɝO M͘T DͰ ÁN Th͝i gian NSD xác ÿinh ÿɉͣc rõ mͥc ÿích cͧa dͱ án và vɞch ra ÿɉͣc các giai ÿoɞn chính cͧa dͱ án cŸng chính là lúc NSD cɤn tɞo ra m͙t kɼ hoɞch cho dͱ án. Trɉ͛c hɼt, nhɪp và t͕ chͩc các công viʄc và khoɠng th͝i gian ÿʀ thͱc hiʄn chúng. Sau ÿó kh͟i tɞo nhân lͱc, thiɼt bʈ, nguyên vɪt liʄu và chi phí cho các công viʄc. V͛i nhͯng thông tin này, Microsoft Project sɺ tɞo ra m͙t kɼ hoɞch làm viʄc, chʆ cɤn kiʀm tra lɞi kɼ hoɞch và ÿiɾu chʆnh khi cɤn thiɼt. Phɤn này sɺ hɉ͛ng dɨn tɞo lɪp kɼ hoɞch dͱ án. Phɤn này sɺ bao g͓m các bài sau ÿây: Bài 1: Thiɼt lɪp m͙t dͱ án m͛i. Bài 2: Cách thͩc nhɪp và t͕ chͩc các công viʄc. Bài 3: Th͝i gian bɬt ÿɤu và th͝i gian kɼt thúc công viʄc. Bài 4: Kh͟i tɞo tài nguyên, nhân lͱc cho công viʄc. Bài 5: Xem xét hʄ th͑ng công viʄc Bài 6: Xem và in báo cáo Share by Share-connect.blogspot.com 4
7. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Bài 1: Thiɼt lɪp m͙t dͱ án m͛i Bɉ͛c ÿɤu tiên ÿʀ tɞo kɼ hoɞch làm viʄc là tɞo ra m͙t file dͯ liʄu m͛i, thiɼt lɪp th͝i gian bɬt ÿɤu, th͝i gian kɼt thúc và nhɪp các thông tin chung vɾ dͱ án. Sau khi h͍c xong bài này, NSD sɺ có m͙t file dͯ liʄu Microsoft Project chͩa ÿͱng tên dͱ án, ngày dͱ kiɼn bɬt ÿɤu, ngày dͱ kiɼn kɼt thúc, kɼ hoɞch dͱ án cŸng nhɉ các thông tin khác vɾ dͱ án. Bài này g͓m có 3 ÿiʀm chính sau:  Tɞo m͛i m͙t dͱ án  Nhɪp các thông tin quan tr͍ng vɾ dͱ án  Thiɼt lɪp hʄ th͑ng th͝i gian trong dͱ án 1. Tɞo m͛i 1 dͱ án Khi bɬt ÿɤu v͛i 1 dͱ án m͛i v͛i Microsoft Project, chʆ có thʀ nhɪp th͝i gian bɬt ÿɤu hay th͝i gian kɼt thúc cͧa dͱ án. Microsoft cŸng khuyên rɮng chúng ta chʆ nhɪp th͝i gian bɬt ÿɤu cͧa dͱ án và ÿʀ tͱ chɉɇng trình tính th͝i ÿiʀm kɼt thúc sau khi ÿã nhɪp các thông tin vɾ th͝i gian cͧa tͫng công viʄc. B1 Kích nút New trên thanh công cͥ hay trong menu File, ch͍n New. Nút New có thʀ không hiʀn thʈ trên màn hình b͟i vì không ÿͧ ch͗ cho tɢt cɠ các nút. Kích nút More Buttons , sau ÿó kích nút New . B2 Trong h͙p thoɞi Project Information, nhɪp th͝i gian bɬt ÿɤu hay kɼt thúc tɞi mͥc Start date hay Finish date cho dͱ án, và sau ÿó kích nút OK. B3 Kích nút Save hay trong menu File, ch͍n mͥc Save ÿʀ lɉu giͯ thông tin dͱ án. Share by Share-connect.blogspot.com 5
8. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B4 Trong mͥc File name , nhɪp tên dͱ án, và sau ÿó nhɢn nút Save. Chú ý Có thʀ thay ÿ͕i thông tin vɾ dͱ án bɢt cͩ th͝i ÿiʀm nào bɮng cách ch͍n mͥc Project Information trên menu Project Share by Share-connect.blogspot.com 6
9. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA 2. Nhɪp các thông tin quan tr͍ng cho dͱ án M͗i m͙t dͱ án ÿɾu có m͙t s͑ thành phɤn ÿɴc trɉng nhɉ các công viʄc có liên quan, m͙t s͑ vɉ͛ng mɬc sɺ gɴp phɠi khi thͱc hiʄn, ngɉ͝i thͱc hiʄn chúng và mͥc ÿích cͧa dͱ án. Ĉʀ có thʀ nh͛ và theo dõi ÿɉͣc các thông tin này khi cɤn thiɼt hãy thͱc hiʄn theo các bɉ͛c sau B1 Trên menu File, kích Properties, và sau ÿó kích tab Summary . B2 Trong Tab Summary, nhɪp nhͯng thông tin liên quan ÿɼn dͱ án, nhɉ ngɉ͝i lɪp và quɠn lý file dͱ án, mͥc ÿích cͧa dͱ án, hay bɢt cͩ ÿiɾu gì có thʀ gây khó khăn trong quá trình thͱc hiʄn dͱ án. Share by Share-connect.blogspot.com 7
10. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B3 Kích nút OK. 3. Thiɼt lɪp hʄ th͑ng lʈch làm viʄc cho dͱ án Có thʀ thay ÿ͕i th͝i gian làm viʄc cͧa dͱ án ÿʀ phɠn ánh s͑ ngày cŸng nhɉ s͑ gi͝ làm viʄc cͧa m͗i ngɉ͝i trong dͱ án. Microsoft Project thiɼt lɪp mɴc ÿʈnh th͝i gian làm viʄc cho dͱ án tͫ thͩ 2 ÿɼn thͩ 6, bɬt ÿɤu tͫ 8 gi͝ sáng ÿɼn 5 gi͝ chiɾu. Có thʀ xác ÿʈnh th͝i gian nghʆ nhɉ cu͑i tuɤn và các bu͕i t͑i cŸng nhɉ ngày lʂ hay th͝i gian ÿi nghʆ. B1 Trên menu View, kích Gantt Chart. Share by Share-connect.blogspot.com 8
11. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B2 Trên menu Tools, kích Change Working Time. B3 Trên h͙p thoɞi Chage Working Time, ch͍n lʈch làm viʄc. x Ĉʀ thay ÿ͕i th͝i gian làm viʄc cͧa m͙t ngày trong tuɤn trong toàn b͙ dͱ án, ch͍n ngày cɤn thay ÿ͕i, sau ÿó ch͍n lͱa ch͍n Default Working Time và chʆnh lɞi th͝i gian làm viʄc cͧa ngày ÿó. Ví dͥ mu͑n ngày thͩ 6 hàng tuɤn ÿɾu kɼt thúc vào 4 gi͝ chɰng hɞn. x Ĉʀ thay ÿ͕i th͝i gian làm viʄc cͧa m͙t s͑ ngày, ví dͥ nhɉ tͫ thͩ 3 ÿɼn thͩ 6 ÿɾu làm viʄc lúc 9 gi͝, chʆ cɤn kích chu͙t vào ngày thͩ 3, sau ÿó giͯ phím Shift và kích chu͙t ÿɼn thͩ 6. Công viʄc tiɼp theo cͧa là thay ÿ͕i th͝i gian làm viʄc cͧa nhͯng ngày này. B4 Kích Nonworking time ÿ͑i v͛i nhͯng ngày nghʆ, hay Nondefault working time ÿʀ thay ÿ͕i th͝i gian làm viʄc cͧa m͙t ngày nào ÿó. B5 Kích OK. Share by Share-connect.blogspot.com 9
12. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Bài 2: Cách thͩc nhɪp và t͕ chͩc các công viʄc Ĉɤu tiên hãy liʄt kê các bɉ͛c ÿʀ hoàn thành dͱ án, bɬt ÿɤu v͛i tͫng kh͑i công viʄc và chia nh͏ nhͯng kh͑i công viʄc thành nhͯng kh͑i nh͏ hɇn. Cͩ nhɉ vɪy cho t͛i khi nó ÿɉͣc chia thành nhͯng công viʄc nh͏ có thʀ phân giao cͥ thʀ ÿɉͣc. Cu͑i cùng nhɪp các khoɠng th͝i gian thiɼt lɪp cho tͫng công viʄc. Sau khi hoàn thành bài này, sɺ có m͙t tɪp hͣp các công viʄc ÿɉͣc t͕ chͩc m͙t cách hʄ th͑ng và thông tin chi tiɼt vɾ nhͯng công viʄc này. Bài này có 5 ÿiʀm chính sau:  Nhɪp công viʄc và th͝i gian thͱc hiʄn.  Tɞo nhͯng m͑c ÿánh dɢu.  Tɞo nhͯng công viʄc ÿʈnh kƒ.  Phân cɢp công viʄc.  Hiʄu chʆnh hʄ th͑ng công viʄc. 1. Nhɪp các công viʄc và th͝i gian thͱc hiʄn M͙t dͱ án là m͙t chu͗i nhͯng công viʄc có liên quan t͛i nhau. M͙t công viʄc sɺ chiɼm giͯ m͙t khoɠng th͝i gian và chúng sɺ ÿɉͣc theo dõi tiɼn trình thͱc hiʄn. M͙t công viʄc có thʀ ÿɉͣc thͱc hiʄn trong m͙t ngày hay nhiɾu tuɤn. Hãy nhɪp các công viʄc theo thͩ tͱ mà chúng xɠy ra, sau ÿó ɉ͛c tính s͑ th͝i gian ÿʀ thͱc hiʄn công viʄc ÿó. Chú ý: Không nên nhɪp ngày bɬt ÿɤu và kɼt thúc trong các trɉ͝ng Start và Finish ÿ͑i v͛i m͗i công viʄc. Microsoft Project tính toán th͝i gian bɬt ÿɤu và th͝i gian kɼt thúc dͱa trên m͑i quan hʄ giͯa các công viʄc, dͱa trên các thông tin nhɪp vào. Phɤn này sɺ ÿɉͣc nói rõ trong bài sau. B1 Trên menu View, kích Gantt Chart. B2 Trong c͙t Task Name, ÿánh tên công viʄc, và sau ÿó nhɢn phím TAB. Microsoft Project tͱ ÿ͙ng nhɪp th͝i gian ɉ͛c tính cho công viʄc là m͙t ngày cùng v͛i dɢu ? Share by Share-connect.blogspot.com 10
13. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B3 Trong c͙t Duration, nhɪp th͝i gian thͱc hiʄn công viʄc theo tháng, tuɤn, ngày, gi͝ hay phút. Có thʀ sͭ dͥng các dɢu tɬt sau: tháng = mo tuɤn = w ngày = d gi͝ = h phút = m Chú ý: Ĉʀ chʆ ra ÿây là th͝i gian ɉ͛c tính, ÿánh thêm dɢu h͏i sau khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn. B4 Nhɢn phím ENTER. Chú ý: Có thʀ thêm m͙t chú thích cho m͗i công viʄc. Trong c͙t Task Name , ch͍n tên công viʄc cɤn thêm chú thích, sau ÿó kích nút Task Notes . Nhɪp thông tin chú thích trong h͙p thoɞi Notes, sau ÿó kích nút OK. Nút Task Notes trên thanh công cͥ có thʀ không ÿɉͣc hiʀn thʈ do không ÿͧ ch͗. Kích nút More Buttons , and then click Task Notes ÿʀ hiʀn thʈ. 2. Tɞo m͑c dͱ án (milstones) Tɞo m͑c dͱ án là m͙t viʄc rɢt có ý nghśa trong kɼ hoɞch thͱc hiʄn dͱ án, ví dͥ nhɉ viʄc hoàn thành m͙t pha chính cͧa dͱ án, báo cáo thành quɠ hoɴc m͙t sͱ kiʄn ÿánh dɢu kɼt thúc 1 công viʄc. Khi nhɪp khoɠng th͝i gian cho 1 công viʄc là 0 ngày Microsoft Project thʀ hiʄn 1 biʀu tɉͣng m͑c dͱ án trên biʀu ÿ͓ Gantt tɞi th͝i gian bɬt ÿɤu công viʄc. B1 Trong c͙t Duration cͧa công viʄc cɤn tɞo m͑c nhɪp 0 . B2 Nhɢn phím ENTER. Chú ý: Ĉʀ hiʀn thʈ tɢt cɠ các ÿiʀm m͑c trong khung nhìn, ch͍n kiʀu hiʀn thʈ trong danh sách là Milestones. Ĉʀ hiʀn thʈ lɞi toàn b͙ các công viʄc trong dͱ án, ch͍n All task trong danh sách kiʀu hiʀn thʈ. 3. Tɞo các công viʄc ÿʈnh kƒ Công viʄc ÿʈnh kƒ là nhͯng công viʄc thɉ͝ng xuyên lɴp ÿi lɴp lɞi, ví dͥ nhɉ 1 bu͕i h͍p giao ban thͩ hai hàng tuɤn. Công viʄc ÿʈnh kƒ có thʀ xɠy ra hàng ngày, hàng tuɤn, hàng tháng hay hàng năm. Có thʀ xác ÿʈnh khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn ÿ͑i v͛i m͗i lɤn công viʄc xuɢt hiʄn hay th͝i gian nào nó sɺ xɠy ra. Share by Share-connect.blogspot.com 11
14. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B1 Trong c͙t Task Name, ch͍n nɇi mu͑n công viʄc ÿʈnh kƒ xɠy ra B2 Trong menu Insert, ch͍n Recurring Task. B3 Trong h͙p thoɞi Recurring Task Information, ÿánh tên công viʄc B4 Trong phɤn Duration, nhɪp th͝i gian thͱc hiʄn công viʄc m͗i khi công viʄc xɠy ra. B5 Dɉ͛i Recurrence pattern, kích Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly ÿʀ ch͍n kiʀu xuɢt hiʄn cͧa công viʄc theo hàng ngày, hàng tuɤn, hàng tháng hay hàng năm. B6 Phía bên phɠi Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly, xác ÿʈnh tɤn xuɢt công viʄc xɠy ra. Ví dͥ nɼu nhɉ m͙t công viʄc ÿʈnh kƒ xuɢt hiʄn vào thͩ hai hàng tuɤn. B7 Dɉ͛i Range of recurrence, nhɪp ngày bɬt ÿɤu và sau ÿó ch͍n ngày kɼt thúc sau m͙t s͑ lɤn xɠy ra (mͥc End After) hay công viʄc sɺ ÿɉͣc kɼt thúc vào th͝i gian nào (End By). x Nɼu ch͍n End after, ch͍n s͑ lɤn công viʄc xɠy ra. x Nɼu ch͍n End by, nhɪp ngày mu͑n công viʄc này kɼt thúc. B8 Nhɢp OK ÿʀ ÿ͓ng ý. Share by Share-connect.blogspot.com 12
15. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Chú ý: Ĉʀ xem tɢt cɠ các phɤn cͧa công viʄc ÿʈnh kƒ, kích vào dɢu + gɤn công viʄc ÿinh kƒ. 4. Phân cɢp các công viʄc Viʄc phân cɢp giúp t͕ chͩc các công viʄc thành nhͯng kh͑i dʂ dàng quɠn lý, các công viʄc ÿɉͣc tɞo thành m͙t hʄ th͑ng phân cɢp, công viʄc này có thʀ là cɢp con cͧa công viʄc khác nhɉng cŸng có thʀ là cɢp cha cͧa m͙t s͑ công viʄc. Th͝i gian bɬt ÿɤu và kɼt thúc m͙t công viʄc cha ÿɉͣc tính theo th͝i gian bɬt ÿɤu s͛m nhɢt và th͝i gian kɼt thúc mu͙n nhɢt cͧa các công viʄc con cͧa nó. Ĉʀ t͕ chͩc theo chɼ ÿ͙ phân cɢp, sͭ dͥng các nút sau: Cɢp thɢp hɇn Cɢp cao hɇn Hiʀn thʈ các công viʄc con Không hiʀn thʈ các công viʄc con Hiʀn thʈ tɢt cɠ các công viʄc con B1 Trên menu View, ch͍n sɇ ÿ͓ Gantt. B2 Ch͍n công viʄc mà NSD mu͑n nó tr͟ thành công viʄc con cͧa công viʄc phía trên nó. B3 Kích nút . Công viʄc này sɺ tr͟ thành công viʄc con. Chú ý: Có thʀ chuyʀn ÿ͕i cɢp cͧa công viʄc bɮng cách ÿɴt chu͙t vào phɤn ÿɤu tên công viʄc mu͑n chuyʀn, khi con tr͏ chuyʀn sang hình mŸi tên hai chiɾu có thʀ kéo ra ngoài hay vào trong tuƒ theo cɢp cͧa công viʄc. 5. Hiʄu chʆnh danh sách các công viʄc Ngay khi tɞo danh sách công viʄc, có thʀ chia nhͯng công viʄc l͛n thành nhiɾu công viʄc con và sɬp xɼp lɞi. NSD có thʀ mu͑n sao chép, xoá hay di chuyʀn các công viʄc trong dͱ án. B1 Trong c͙t ID, ch͍n công viʄc mu͑n sao chép, xoá hay di chuyʀn x Ĉʀ ch͍n m͙t hàng, kích vào s͑ ID. x Ĉʀ ch͍n m͙t s͑ công viʄc liɾn kɾ nhau, ÿɴt chu͙t vào công viʄc ÿɤu, giͯ phím Shift và sau ÿó kéo chu͙t ÿɼn công viʄc cu͑i. x Ĉʀ ch͍n nhͯng công viʄc không liɾn kɾ nhau, ÿɴt chu͙t vào m͙t công viʄc nào ÿó, sau ÿó giͯ phím Ctrl và kích chu͙t vào các công viʄc cɤn thay ÿ͕i. B2 Sao chép, di chuyʀn, hay xoá công viʄc. x Ĉʀ sao chép công viʄc, kích nút Copy. trên thanh công cͥ hoɴc có thʀ vào menu Edit, ch͍n Copy Cell. Share by Share-connect.blogspot.com 13
16. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA x Ĉʀ di chuyʀn công viʄc, kích nút Cut. trên thanh công cͥ hoɴc có thʀ vào menu Edit, ch͍n Cut Cell. x Ĉʀ xoá công viʄc, trong menu Edit, ch͍n Delete . B3 Ĉʀ di chuyʀn nhͯng công viʄc ÿã lͱa ch͍n, ch͍n nɇi mu͑n di chuyʀn t͛i. B4 Kích nút Paste . Trên thanh công cͥ hay trong menu Edit, ch͍n Paste. Chú ý: Ĉʀ thêm m͛i m͙t công viʄc vào giͯa nhͯng công viʄc ÿã t͓n tɞi, kích vào m͙t s͑ ID nào ÿó và nhɢn phím INSERT. C͙t ID cͧa các công viʄc phía sau sɺ tͱ ÿ͙ng cɪp nhɪp lɞi sau khi thêm m͛i m͙t công viʄc. Share by Share-connect.blogspot.com 14
17. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Bài 3: Th͝i gian bɬt ÿɤu và th͝i gian kɼt thúc công viʄc Ngay sau khi tɞo và phân cɢp danh sách các công viʄc là th͝i ÿiʀm xác ÿʈnh m͑i quan hʄ giͯa các công viʄc và th͝i gian thͱc hiʄn chúng. Các m͑i liên hʄ giͯa các công viʄc ÿɉͣc thʀ hiʄn bɮng các ÿɉ͝ng kɼt n͑i. Microsoft tͱ ÿ͙ng quyɼt ÿʈnh th͝i ÿiʀm bɬt ÿɤu và th͝i ÿiʀm kɼt thúc cho m͗i công viʄc nɼu chúng có liên quan t͛i công viʄc khác. Ĉ͑i v͛i nhͯng công viʄc thͱc hiʄn m͙t cách ÿ͙c lɪp, phɠi tͱ xác ÿʈnh th͝i ÿiʀm bɬt ÿɤu và kɼt thúc công viʄc ÿó. M͙t ÿɴc ÿiʀm thuɪn lͣi cͧa nhͯng công viʄc có liên kɼt v͛i công viʄc khác là bɢt cͩ khi th͝i gian thͱc hiʄn 1 công viʄc thay ÿ͕i, th͝i gian thͱc hiʄn cͧa các công viʄc có liên quan cŸng thay ÿ͕i theo. Có thʀ thay ÿ͕i hʄ th͑ng kɼ hoɞch các công viʄc bɮng cách sͭ dͥng các ràng bu͙c, các công viʄc g͑i lên nhau hay các công viʄc bʈ ngɬt quãng. Bài này g͓m 5 ÿiʀm chính sau:  Thiɼt lɪp m͑i quan hʄ giͯa các công viʄc.  Các công viʄc g͑i ch͓ng lên nhau và các công viʄc ngɬt quãng.  Th͝i gian bɬt ÿɤu và kɼt thúc cͧa m͙t công viʄc.  Xác ÿʈnh hɞn cu͑i cùng cho 1 công viʄc.  Chia m͙t công viʄc thành nhiɾu phɤn. 1. Thiɼt lɪp m͑i quan hʄ giͯa các công viʄc Ĉʀ thiɼt lɪp m͑i quan hʄ giͯa các công viʄc, chúng ta sͭ dͥng các ÿɉ͝ng kɼt n͑i. Trɉ͛c hɼt, ch͍n nhͯng công viʄc có liên quan, kɼt n͑i chúng và sau ÿó có thʀ thay ÿ͕i kiʀu kɼt n͑i. Công viʄc có ngày bɬt ÿɤu và kɼt thúc phͥ thu͙c vào công viʄc khác g͍i là công viʄc kɼ tiɼp. Công viʄc mà công viʄc kɼ tiɼp phͥ thu͙c vào g͍i là công viʄc làm trɉ͛c. Ví dͥ sau sɺ chʆ rõ cho thɢy m͑i quan hʄ giͯa các công viʄc, nɼu thiɼt lɪp m͑i quan hʄ giͯa 2 công viʄc là treo ÿ͓ng h͓ và sɇn tɉ͝ng thì công viʄc sɇn tɉ͝ng sɺ là công viʄc làm trɉ͛c, công viʄc treo ÿ͓ng h͓ sɺ là công viʄc kɼ tiɼp. Sau khi các công viʄc ÿɉͣc thiɼt lɪp m͑i quan hʄ, viʄc thay ÿ͕i th͝i gian bɬt ÿɤu cŸng nhɉ kɼt thúc cͧa các công viʄc làm trɉ͛c sɺ ɠnh hɉ͟ng ÿɼn th͝i gian thͱc hiʄn cͧa các công viʄc kɼ tiɼp. Microsoft Project mɴc ÿʈnh ÿʀ quan hʄ kɼt thúc- bɬt ÿɤu (Finish- to- Start) khi tɞo các liên kɼt giͯa các công viʄc. Trong nhiɾu trɉ͝ng hͣp, m͑i quan hʄ giͯa các công viʄc không phɠi nhɉ vɪy, có thʀ thay ÿ͕i kiʀu liên kɼt này theo các dɞng sau ÿʀ phù hͣp v͛i mô hình dͱ án: bɬt ÿɤu - bɬt ÿɤu (Start- to- Start), kɼt thúc- kɼt thúc (Finish- to-Finish), bɬt ÿɤu - kɼt thúc (Start- to- Finish) B1 Trên menu View, ch͍n sɇ ÿ͓ Gantt. B2 Trong c͙t Task Name, ch͍n hai hay nhiɾu công viʄc mu͑n liên kɼt v͛i nhau. Ĉʀ liên kɼt các công viʄc liên tiɼp nhau, giͯ phím Shift, và sau ÿó kích chu͙t vào công viʄc ÿɤu tiên và công viʄc cu͑i. Ĉʀ liên kɼt các công viʄc cách xa nhau, giͯ phím CTRL,và sau ÿó ch͍n nhͯng công viʄc mu͑n liên kɼt v͛i nhau theo thͩ tͱ công viʄc nào ch͍n trɉ͛c sɺ là công viʄc làm trɉ͛c, công viʄc nào ch͍n sau sɺ là công viʄc kɼ tiɼp. B3 Kích nút Link Tasks . B4 Ĉʀ thay ÿ͕i kiʀu liên kɼt, kích ÿúp vào ÿɉ͝ng liê kɼt giͯa 2 công viʄc ÿang mu͑n thay ÿ͕i. Share by Share-connect.blogspot.com 15
18. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA M͙t h͙p thoɞi Task Dependency xuɢt hiʄn B5 Trong h͙p liʄt kê Type, ch͍n kiʀu liên kɼt, sau ÿó kích OK. Chú ý: Ĉʀ huͷ b͏ liên kɼt giͯa các công viʄc, ch͍n các công viʄc mu͑n huͷ trong c͙t Task Name, và kích nút Unlink Tasks . Các công viʄc này sɺ ÿɉͣc sɬp xɼp lɞi dͱa trên nhͯng liên kɼt và các ràng bu͙c còn t͓n tɞi . 2. Các công viʄc g͑i ch͓ng lên nhau Sau khi các công viʄc ÿã ÿɉͣc liên kɼt v͛i nhau, có thʀ g͑i ch͓ng hay thêm m͙t khoɠng trʂ th͝i gian giͯa 2 công viʄc. Trong Microsoft Project, có thʀ nhɪp khoɠng th͝i gian g͑i ch͓ng hay th͝i gian ngɬt quãng ÿ͑i v͛i các công viʄc có liên kɼt. B1 Trong c͙t Task Name, ch͍n công viʄc mu͑n thêm th͝i gian g͑i ch͓ng hay th͝i gian trʂ (ÿây là nhͯng công viʄc kɼ tiɼp), và sau ÿó kích nút Task Information . Có thʀ thͱc hiʄn thao tác trên bɮng cách ch͍n công viʄc và trong menu Project, ch͍n mͥc Task Information B2 H͙p thoɞi Task Information hiʄn lên, Kích Tab Predecessors. Share by Share-connect.blogspot.com 16
19. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B3 Trong c͙t Lag, nhɪp th͝i gian g͑i ch͓ng hay th͝i gian trʂ, x Nhɪp th͝i gian g͑i ch͓ng theo s͑ âm (ví dͥ, –2d cho 2 ngày g͑i ch͓ng) x Nhɪp th͝i gian trʂ theo s͑ dɉɇng. B4 Kích nút OK. Chú ý: Ĉʀ nhanh chóng ÿɉa th͝i gian xɼp ch͓ng hay th͝i gian trʂ cho m͙t công viʄc kɼ tiɼp, kích ÿúp vào ÿɉ͝ng kɼt n͑i giͯa công viʄc ÿó và công viʄc làm trɉ͛c Gantt Chart, và sau ÿó nhɪp th͝i gian g͑i ch͓ng hay th͝i gian trʂ trong h͙p thoɞi Task Dependency. 3. Thiɼt lɪp th͝i gian bɬt ÿɤu và th͝i gian kɼt thúc cͧa công viʄc Có thʀ lɪp kɼ hoɞch thͱc hiʄn các công viʄc hiʄu quɠ bɮng cách nhɪp khoɠng th͝i gian, tɞo các liên kɼt giͯa các công viʄc và sau ÿó ÿʀ Microsoft Project tính toán th͝i gian bɬt ÿɤu và kɼt thúc cho các công viʄc có liên quan. Tuy nhiên phɠi xác ÿʈnh th͝i gian bɬt ÿɤu và th͝i gian kɼt thúc cho m͙t s͑ công viʄc. Nhͯng ràng bu͙c vɾ th͝i gian bɬt ÿɤu hay kɼt thúc ÿ͑i v͛i m͙t công viʄc ÿɉͣc g͍i là nhͯng ràng bu͙c cͩng. Do Microsoft tính toán hʄ th͑ng kɼ hoɞch dͱa cɠ trên nhͯng ràng bu͙c này do ÿó chʆ sͭ dͥng khi công viʄc bʈ ràng bu͙c vɾ th͝i gian bɬt ÿɤu hay kɼt thúc. B1 Trong c͙t Task Name, ch͍n công viʄc mu͑n xác ÿʈnh th͝i ÿiʀm bɬt ÿɤu và kɼt thúc, sau ÿó kích Task Information . B2 Ch͍n Tab Advanced. B3 Trong h͙p thoɞi Task Information , mͥc Constraint type, ch͍n kiʀu ràng bu͙c. Share by Share-connect.blogspot.com 17
20. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA 4 Ch͍n ngày trong Constraint date, và kích OK. Chú ý: Sau ÿây là bɠng liʄt kê các kiʀu ràng bu͙c: Kiʀu ràng bu͙c Ý nghśa As soon as possible Công viʄc không bʈ ràng bu͙c As Late as possible Công viʄc này phɠi bʈ trì hoɞn càng lâu càng t͑t. Finish No Earlier than Công viʄc phɠi kɼt thúc sau ngày tháng chʆ ÿʈnh. Finish No Later than Công viʄc phɠi kɼt thúc vào ngày hoɴc sɇm hɇn ngày tháng chʆ ÿʈnh. Must Finish On Công viʄc phɠi kɼt thúc chính xác vào ngày tháng ÿã ÿʈnh. Must Start On Công viʄc phɠi kɼt thúc vào ngày tháng ÿã ÿʈnh Start No Earlier than Công viʄc bɬt ÿɤu vào ngày tháng hoɴc mu͙n hɇn ngày tháng chʆ ÿʈnh. Start No Later than Công viʄc phɠi bɬt ÿɤu trɉ͛c ngày tháng chʆ ÿʈnh. 4. Xác ÿʈnh hɞn cu͑i cho 1 công viʄc Khi thiɼt lɪp m͙t hɞn cu͑i cho 1 công viʄc, Microssoft Project sɺ thʀ hiʄn m͙t dɢu hiʄu thông báo nɼu công viʄc trong kɼ hoɞch là kɼt thúc sau th͝i hɞn cu͑i. Share by Share-connect.blogspot.com 18
21. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Viʄc thiɼt lɪp m͙t hɞn ÿʈnh cho 1 công viʄc không ɠnh hɉ͟ng nhiɾu ÿɼn kɼ hoɞch công viʄc vɾ. Ĉó là cách Microsoft Project thông báo cho biɼt rɮng công viʄc ÿó sɺ kɼt thúc mà vɉͣt quá th͝i gian hɞn ÿʈnh ÿʀ có thʀ ÿiɾu chʆnh kɼ hoɞch hͣp lý hɇn. B1 Trên menu View, ch͍n khung nhìn Gantt. B2 Trong c͙t Task Name, ch͍n công viʄc mu͑n thiɼt lɪp hɞn ÿʈnh th͝i gian. B3 Ch͍n nút Task Information và sau ÿó ch͍n Tab Advanced. B4 Trong phɤn Deadline, ch͍n ngày hɞn ÿʈnh và kích OK. 5. Chia m͙t công viʄc thành nhͯng phɤn nh͏ Có thʀ chia nh͏ m͙t công viʄc nɼu th͝i gian cho công viʄc bʈ ngɬt quãng. Ĉiɾu này rɢt có ích, ví dͥ sɺ có th͝i gian tɞm th͝i dͫng công viʄc ÿang làm ÿʀ chuyʀn sang m͙t công viʄc khác. Có thʀ chia m͙t công viʄc thành nhiɾu phɤn nɼu cɤn thiɼt. CŸng phɠi chú ý thêm rɮng viʄc chia nh͏ 1 công viʄc thành nhiɾu phɤn không gi͑ng nhɉ nhͯng công viʄc ÿʈnh kƒ ÿã ÿɉͣc biɼt trong nhͯng bài trɉ͛c. B1 Trên menu View, ch͍n khung nhìn Gantt . B2 Kích nút Split Task hay trong menu Edit ch͍n mͥc Split Task. Share by Share-connect.blogspot.com 19
22. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B3 Trên thanh ngang biʀu diʂn công viʄc, kích vào ngày mu͑n chia công viʄc, sau ÿó kéo phɤn còn lɞi t͛i ngày mu͑n công viʄc lɞi bɬt ÿɤu tiɼp tͥc Chú ý Có thʀ ghép lɞi các phɤn bɮng cách kéo các phɤn công viʄc chɞm vào nhau. Share by Share-connect.blogspot.com 20
23. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Bài 4: Kh͟i tɞo tài nguyên, nhân lͱc cho công viʄc Kh͟i tɞo tài nguyên cho các công viʄc trong dͱ án ÿʀ:  Theo dõi mͩc ÿ͙ sͭ dͥng tài nguyên trong dͱ án  Theo dõi ÿɉͣc chi phí cho tài nguyên Bài này bao g͓m các ÿiʀm chính sau: 1. Tɞo danh sách các tài nguyên 2. Thay ÿ͕i th͝i gian làm viʄc cho nhân viên hay máy móc 3. Kh͟i tɞo các tài nguyên cho công viʄc 4. Sͭa ÿ͕i khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn công viʄc 5. Kiʀm tra hiʄu chʆnh viʄc kh͟i tɞo tài nguyên 1. Tɞo danh sách tài nguyên Có thʀ sͭ dͥng khung nhìn Resource Sheet trong Microsoft Project ÿʀ tɞo m͙t danh sách các tài nguyên sͭ dͥng trong dͱ án nhɉ nhân công, thiɼt bʈ, nguyên vɪt liʄu. Các tài nguyên bao g͓m tài nguyên công viʄc và tài nguyên vɪt liʄu. B1 Trên menu View, ch͍n khung nhìn Resource Sheet. B2 Trên menu View, chʆ t͛i Table, và sau ÿó kích Entry. Share by Share-connect.blogspot.com 21
24. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B3 Trong c͙t Resource Name, ÿánh tên tài nguyên. B4 Ĉʀ chʆ ÿʈnh nhóm tài nguyên, trong c͙t Group, ÿánh tên nhóm. Trong c͙t Type, xác ÿʈnh kiʀu tài nguyên B5 B6 V͛i m͑i m͙t kiʀu tài nguyên công viʄc (ngɉ͝i và máy móc, thiɼt bʈ), nhɪp ÿɇn vʈ tɞi c͙t Max. V͛i kiʀu tài nguyên này ÿɇn vʈ sͭ dͥng ÿɉͣc tính theo tͷ lʄ phɤn trăm cͧa giá trʈ max. Ví dͥ, nhɪp 100% có nghśa là th͝i gian sͭ dͥng toàn b͙ th͝i gian làm viʄc ÿ͑i v͛i m͗i tài nguyên nào ÿó. Chú ý: x Nhóm tài nguyên ÿɉͣc dùng ÿʀ sɬp xɼp, l͍c hay nhóm các công viʄc, ví dͥ nhɉ có thʀ xem danh sách các cán b͙ cͧa m͙t nhóm chuyên ÿɾ nào ÿó. x Không thʀ kh͟i tɞo nhóm tài nguyên cho 1 công viʄc nào ÿó 2. Thay ÿ͕i th͝i gian làm viʄc cho nhân viên Có thʀ ÿʈnh nghśa th͝i gian làm viʄc cho m͙t nhân viên nào ÿó ÿʀ thích ͩng v͛i dͱ án. Lɢy m͙t ví dͥ rɢt ÿɇn giɠn nhɉ sau, m͙t nhân viên A có th͝i gian nghʆ tɞi tháng 6 nhɉng nhân viên B lɞi là tháng 7 vì vɪy cɤn phɠi có nhͯng th͝i gian biʀu khác nhau ÿ͑i v͛i tͫng nhân viên. Share by Share-connect.blogspot.com 22
25. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B1 Trên menu View, ch͍n Resource Sheet, và sau ÿó ch͍n tài nguyên mu͑n thay ÿ͕i th͝i gian làm viʄc. B2 Trong menu Project, ch͍n Resource Information, và ch͍n tab Working Time. B3 Trong Tab Resource Information, tɞi hʄ th͑ng lʈch làm viʄc, ch͍n ngày mu͑n thay ÿ͕i. Share by Share-connect.blogspot.com 23
26. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B4 Ch͍n kiʀu Use default, Nonworking time, hay Nondefault . Khi ch͍n Use default, th͝i gian làm viʄc cͧa ngày ch͍n sɺ lɢy theo th͝i gian mɴc ÿʈnh cͧa hʄ th͑ng Microsoft Project. B5 Nɼu ch͍n Nondefault tɞi bɉ͛c 4, nhɪp th͝i gian bɬt ÿɤu vào mͥc From và th͝i gian kɼt thúc vào mͥc To. B6 Ch͍n OK. Chú ý: Nɼu 1 nhóm tài nguyên có cùng th͝i gian làm viʄc và nghʆ gi͑ng nhau, có thʀ tɞo m͙t lʈch làm viʄc m͛i cho chúng. Trên menu Tools, ch͍n Change Working Time. Kích New và nhɪp tên cho hʄ th͑ng lʈch làm viʄc m͛i. 3. Kh͟i tɞo các tài nguyên cho công viʄc Có thʀ kh͟i tɞo bɢt cͩ m͙t tài nguyên nào cho bɢt kƒ công viʄc nào, có thʀ kh͟i tɞo nhiɾu hɇn 1 tài nguyên cho m͙t công viʄc và xác ÿʈnh tài nguyên ÿó ÿɉͣc sͭ dͥng toàn th͝i gian hay bán th͝i gian. Nɼu s͑ kh͟i tɞo th͝i gian sͭ dͥng tài nguyên vɉͣt quá th͝i gian cho phép (ÿã ÿɉͣc thiɼt lɪp trong hʄ th͑ng lʈch sͭ dͥng tài nguyên), Microsoft Project thʀ hiʄn mͩc ÿ͙ sͭ dͥng quá tɠi tài nguyên ÿó bɮng màu ÿ͏ trong khung nhìn Resouce View. B1 Trong menu View, ch͍n Gantt Chart. B2 Trong c͙t Task Name, ch͍n công viʄc mu͑n kh͟i tɞo tài nguyên, và sau ÿó kích Assign Resources hay trong menu Tools, mͥc Resources, ch͍n Assign Resources . Share by Share-connect.blogspot.com 24
27. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B3 Trong c͙t Name, ch͍n tài nguyên mu͑n kh͟i tɞo cho công viʄc. B4 Nɼu chʆ sͭ dͥng tài nguyên bán th͝i gian, nhɪp s͑ phɤn trăm sͭ dͥng x Ĉʀ kh͟i tɞo m͙t s͑ tài nguyên, giͯ phím CTRL và sau ÿó kích vào tên cͧa các tài nguyên. B5 Kích Assign. B6 Kích Close. Chú ý: Có thʀ thay thɼ tài nguyên này bɮng tài nguyên khác. Ch͍n công viʄc có ngu͓n tài nguyên mu͑n thay thɼ. Trong h͙p thoɞi Assign Resources, ch͍n tên tài nguyên và kích Replace. 4. Sͭa ÿ͕i khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn công viʄc Khi kh͟i tɞo nhiɾu tài nguyên cho m͙t công viʄc, Microsoft Project tͱ ÿ͙ng giɠm khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn công viʄc. Ví dͥ m͙t công viʄc do 1 nhân viên thͱc hiʄn trong m͙t ngày thì sɺ chʆ mɢt nͭa ngày ÿʀ thͱc hiʄn nɼu hai nhân viên cùng thͱc hiʄn. Nɼu mu͑n giͯ khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn cho công viʄc ÿó là nhɉ cŸ trong khi vɨn có thêm tài nguyên sͭ dͥng cho công viʄc ÿó, thͱc hiʄn nhɉ sau. B1 Trên menu View, kích khung nhìn Gantt. Share by Share-connect.blogspot.com 25
28. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B2 Trong c͙t Task Name, ch͍n tên công viʄc. B3 Kích nút Task Information trên thanh công cͥ hay trong menu Project ch͍n mͥc Task Information. Và sau ÿó chuyʀn sang Tab Advanced. 4 Trong h͙p thoɞi Task Information xoá b͏ dɢu kiʀm trong mͥc Effort driven, và sau ÿó kích OK. Share by Share-connect.blogspot.com 26
29. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Bây gi͝ khi kh͟i tɞo thêm tài nguyên cho công viʄc, khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn sɺ không thay ÿ͕i. Chú ý: Có thʀ làm cho tɢt cɠ các công viʄc m͛i sɺ tɞo ra khi thêm tài nguyên thì th͝i gian thͱc hiʄn sɺ không giɠm bɮng cách trong menu Tools, ch͍n mͥc Options, kích tab Schedule và sau ÿó b͏ dɢu kiʀm tɞi mͥc New tasks are effort driven. 5. Kiʀm tra hiʄu chʆnh viʄc kh͟i tɞo tài nguyên Khung nhìn Resource Usage thʀ hiʄn tɢt cɠ các tài nguyên sͭ dͥng trong dͱ án. V͛i khung nhìn này, có thʀ thɢy rɮng ngu͓n tài nguyên ÿɉͣc sͭ dͥng nhɉ thɼ nào, nhͯng ngu͓n tài nguyên nào có thʀ sͭ dͥng ÿɉͣc tiɼp, ngu͓n tài nguyên nào ÿang bʈ quá tɠi B1 Trong menu View, ch͍n Resource Usage. Ĉʀ có nhiɾu thông tin hɇn vɾ viʄc sͭ dͥng tài nguyên, trong menu View, mͥc Table, kích vào bɠng mu͑n hiʀn thʈ trong khung nhìn Resource Usage. Share by Share-connect.blogspot.com 27
30. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B2 Trong c͙t Resource Name, xem lɞi các công viʄc sͭ dͥng ngu͓n tài nguyên này. B3 Ĉʀ chuyʀn ÿ͕i ngu͓n tài nguyên cho m͙t công viʄc, ch͍n hàng chͩa công viʄc ÿó và sau ÿó kéo lên phɤn tài nguyên cɤn chuyʀn ÿ͕i. Chú ý x Viʄc thêm các bɠng thông tin hiʀn thʈ trên không làm thay ÿ͕i thông tin vɾ dͯ liʄu mà chʆ là thay ÿ͕i cách thʀ hiʄn. x Nɼu m͙t tài nguyên màu ÿ͏ và ÿɪm, tài nguyên ÿó ÿang bʈ sͭ dͥng quá tɠi. Share by Share-connect.blogspot.com 28
31. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Bài 5: Xem xét hʄ th͑ng công viʄc Sau khi nhɪp hɼt nhͯng thông tin vɾ dͱ án, hãy xem xét lɞi xem chúng có phù hͣp v͛i dͱ tính hay không. Nɼu không hãy kiʀm tra lɞi quá trình thͱc hiʄn các công viʄc. Bài này bao g͓m các ÿiʀm chính sau:  Xem xét toàn b͙ dͱ án  Kiʀm tra ngày bɬt ÿɤu và kɼt thúc cͧa dͱ án  Chuyʀn ÿ͕i giͯa các khung nhìn  Xem xét các c͙t khác nhau trong m͙t khung nhìn  Thʀ hiʄn thông tin có ch͍n l͍c  Sɬp xɼp thông tin trong m͙t khung nhìn  Nhóm thông tin trong m͙t khung nhìn 1. Xem xét toàn b͙ dͱ án Có thʀ quan sát th͝i gian bɬt ÿɤu, kɼt thúc dͱ án và th͝i gian nhͯng pha chính xɠy ra trên khung nhìn Gantt. B1 Trên menu View, ch͍n Gantt Chart. B2 On the View menu, click Zoom, click Entire project, and then click OK. 2. Kiʀm tra ngày bɬt ÿɤu và kɼt thúc cͧa dͱ án Có thʀ xem lɞi thông tin vɾ ngày kɼt thúc dͱ án xem có ÿúng mong ÿͣi hay không. Trong menu Project, ch͍n Project Information và kích Statistics, ngày bɬt ÿɤu và kɼt thúc dͱ án sɺ ÿɉͣc hiʀn thʈ. 3. Chuyʀn ÿ͕i giͯa các khung nhìn Có thʀ thɢy ÿɉͣc dͱ án qua các khung nhìn khác nhau nhɉ: Calendar, Network Diagram, Task Usage, Resource Usage, Resource Graph Trên menu View, ch͍n khung nhìn mu͑n quan sát. Nɼu khung nhìn mu͑n quan sát hiʄn th͝i không có trong menu View, kích vào mͥc More Views ÿʀ có nhiɾu lͱa ch͍n. Ch͍n 1 kiʀu khung nhìn trong bɠng liʄt kê Views, sau ÿó ch͍n Apply. Share by Share-connect.blogspot.com 29
32. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Chú ý: Thay ÿ͕i khung nhìn không làm ɠnh hɉ͟ng ÿɼn dͯ liʄu thông tin dͱ án, nó chʆ thay ÿ͕i cách nhìn vɾ dͱ án. Dɉ͛i ÿây là 8 khung nhìn thông dͥng nhɢt: Tên khung nhìn N͙i dung Calendar Lʈch hàng tháng chʆ ra các công viʄc và khă năng hoàn thành nó. Gantt Chart Diʂn tɠ các công viʄc và các thông tin có liên quan, m͙t biʀu ÿ͓ (biʀu ÿ͓ ngang) thʀ hiʄn các công viʄc và th͝i gian hoàn thành chúng. Network Diagram Thʀ hiʄn dɉ͛i dɞng lɉ͛i các công tác (sɇ ÿ͓ mɞng) và sͱ phͥ thu͙c giͯa chúng. Dùng khung nhìn này ÿʀ có m͙t cái nhìn bao quát vɾ các công viʄc. Task Usage Thʀ hiʄn danh sách các công viʄc ÿã ÿɉͣc gán tài nguyên. Dùng khung nhìn này ÿʀ thɢy ngu͓n tài nguyên nào ÿã ÿɉͣc gán cho m͙t công viʄc cͥ thʀ Tracking Gantt Thʀ hiʄn danh sách cͧa công viʄc và thông tin có liên quan. Dùng khung nhìn này ÿʀ theo dõi tiɼn trình cͧa dͱ án. Resource Graph Thʀ hiʄn biʀu ÿ͓ phân ph͑i tài nguyên. Dùng khung nhìn này ÿʀ thʀ hiʄn thông tin vɾ m͙t tài nguyên dɉ͛i các tiêu chí khác nhau. Resource Sheet Danh sách tài nguyên và thông tin liên quan. Dùng khung nhìn này ÿʀ nhɪp và hiʄu chʆnh các thông tin vɾ tài nguyên. Resource Usage Thʀ hiʄn danh sách gán tài nguyên cho công viʄc ÿɉͣc nhóm dɉ͛i m͗i ngu͓n tài nguyên. Dùng khung nhìn này ÿʀ thʀ hiʄn chi phí hoɴc phân ph͑i gi͝ công ngoài gi͝. More View Cho phép lͱa ch͍n các khung nhìn khác cͧa chɉɇng trình. 4. Xem xét các c͙t khác nhau trong m͙t khung nhìn Trong khi lɪp và theo dõi dͱ án, rɢt hͯu ích nɼu chúng ta có thʀ xem xét thêm nhiɾu t͕ hͣp các thông tin trong m͙t khung nhìn. Microsoft Project cung cɢp m͙t tɪp hͣp các t͕ hͣp thông tin ÿ͑i v͛i m͗i khung nhìn: B1 Trong menu View, ch͍n khung nhìn mu͑n quan sát. B2 Trên menu View, mͥc Table, ch͍n bɠng mu͑n xuɢt hiʄn trong khung nhìn. Ĉʀ thêm nhͯng bɠng không nɮm trong mͥc Table, ch͍n More Tables, ch͍n bɠng mu͑n thêm, và sau ÿó ch͍n Apply. 5. Thʀ hiʄn thông tin có ch͍n l͍c Ĉôi khi, chʆ cɤn theo dõi chʆ m͙t s͑ công viʄc xác ÿʈnh nào ÿó, Microsoft cho phép l͍c thông tin trong toàn dͱ án ÿʀ có ÿɉͣc nhͯng thông tin cɤn thiɼt. Share by Share-connect.blogspot.com 30
33. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA B1 Trên menu Project, mͥc Filtered for, sau ÿó ch͍n kiʀu l͍c. Ĉʀ nhɪp kiʀu l͍c hiʄn th͝i không nɮm trong mͥc Filtered for, ch͍n mͥc More Filters. B2 Ch͍n Apply ÿʀ xác ÿʈnh kiʀu l͍c. B3 Ĉʀ thʀ hiʄn tɢt cɠ các công viʄc tr͟ lɞi, trên menu Project và sau ÿó ch͍n All Tasks hay All Resources. Chú ý: Không thʀ l͍c các công viʄc trong khung nhìn Resource hay l͍c các tài nguyên trong khung nhìn Task. 6. Sɬp xɼp thông tin trong m͙t khung nhìn Có thʀ sɬp xɼp các công viʄc hay tài nguyên theo m͙t ÿiɾu kiʄn nào ÿó nhɉ tên công viʄc, ngày kɼt thúc, tên tài nguyên. Viʄc sɬp sɺ là rɢt hͯu ích khi mu͑n theo dõi các công viʄc theo thͩ tͱ. Ví dͥ có thʀ xem xét công viʄc nào nên bɬt ÿɤu hay kɼt thúc s͛m hɇn. Viʄc sɬp xɼp vɨn ÿɉͣc duy trì khi chuyʀn ÿ͕i giͯa các khung nhìn cŸng nhɉ ÿóng hay lɉu dͱ án. B1 Trên menu View, ch͍n Gantt Chart. B2 Trên menu Project, mͥc Sort, và ch͍n kiʀu sɬp xɼp theo ý mu͑n. B3 Ĉʀ tiʄn lͣi trong quá trình sɬp xɼp, Microsoft Project cung cɢp m͙t chͩc năng tuƒ biɼn khi sɬp xɼp. Trong menu Project, mͥc Sort, và ch͍n Sort by. B4 Trong h͙p thoɞi Sort by, ch͍n nhͯng c͙t mu͑n sɬp xɼp, và ch͍n Ascending hay Descending ÿʀ xác ÿʈnh kiʀu sɬp xɼp là tăng dɤn hay giɠm dɤn. Share by Share-connect.blogspot.com 31
34. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA 7. Nhóm thông tin trong m͙t khung nhìn Trong m͙t s͑ khung nhìn, có thʀ nhóm các công viʄc hay tài nguyên theo m͙t ÿiɾu kiên nào ÿó. Ví dͥ, có thʀ xem xét tɢt cɠ nhͯng công viʄc có cùng m͙t khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn. B1 Ĉʀ nhóm thông tin vɾ công viʄc, trên menu View, ch͍n mͥc More Views, và sau ÿó ch͍n Task Sheet. Ĉʀ nhóm thông tin vɾ tài nguyên, trên menu View, ch͍n Resource Sheet. B2 Trong menu Project, mͥc Group by, và ch͍n nhóm . Ĉʀ ch͍n m͙t nhóm không nɮm trong mͥc Group by, kích More Groups. B3 Ĉʀ tr͟ lɞi trɞng thái ban ÿɤu, trên menu Project, mͥc Group by và ch͍n No Group. Share by Share-connect.blogspot.com 32
35. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Bài 6: Xem và in báo cáo Viʄc in ɢn các báo cáo có thʀ theo các dɞng sau: o Các báo cáo chuɦn cͧa Microsoft Project 2003. o Tiɼn ÿ͙ chung cͧa dͱ án. o Báo cáo lʈch trình các công viʄc. o Báo cáo vɾ viʄc sͭ dͥng tài nguyên và các công viʄc. o Báo cáo vɾ lʈch làm viʄc theo tuɤn, quý, tháng. Bài này g͓m các ÿiʀm chính sau o Các báo cáo chuɦn cͧa Microsoft Project o Thiɼt lɪp cɢu hình trang in. o In các biʀu ÿ͓ cͧa dͱ án. 1. Các báo biʀu chuɦn cͧa Microsoft Project Trong menu View ch͍n mͥc Reports H͙p thoɞi Reports hiʄn lên: Share by Share-connect.blogspot.com 33
36. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA Ý nghśa cͧa các bɠng lͱa ch͍n: Mͥc Ý nghśa Overview Các biʀu t͕ng quan vɾ dͱ án Current Activities Báo cáo vɾ các công viʄc Cost Các báo biʀu vɾ tài chính cͧa dͱ án Assignment Báo biʀu vɾ phân b͕ tài nguyên Workload Báo biʀu vɾ viʄc thͱc hiʄn công viʄc và sͭ dͥng tài nguyên Custom Báo biʀu ÿɉͣc thiɼt lɪp b͟i ngɉ͝i sͭ dͥng 2. In các biʀu ÿ͓ cͧa dͱ án Biʀu ÿ͓ tiɼn ÿ͙ cͧa dͱ án thɉ͝ng ÿɉͣc in dɉ͛i 2 dɞng chính: Biʀu ÿ͓ Gantt Sɇ ÿ͓ mɞng Network Diagram Trong menu File ch͍n Print Preview Khung nhìn Print Preview hiʀn thʈ: 3. Thiɼt lɪp cɢu hình trang In Trong menu File, ch͍n Page Setup Share by Share-connect.blogspot.com 34
37. Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003 Chɉɇng trình SEMLA H͙p thoɞi Page Setup xuɢt hiʄn Trong h͙p thoɞi Page Setup này cho phép thiɼt lɪp các tham s͑ Page: Ĉɴt cách nhìn kh͕ giɢy cho trang in. Margins: Căn lɾ trang in. Header: Các tiêu ÿɾ bên trên trang in cͧa dͱ án. Footer: Các tiêu ÿɾ bên dɉ͛i trang in cͧa dͱ án. Legend: Các hình minh h͍a cho trang in. View: Thiɼt lɪp các cɢu hình cho trang in. Share by Share-connect.blogspot.com 35