Khóa luận Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán nhằm quản lý tốt công nợ tại công ty tnhh thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh - Trần Thị Phương Huyền

82 trang huongle 1340

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán nhằm quản lý tốt công nợ tại công ty tnhh thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh - Trần Thị Phương Huyền", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_to_chuc_ke_toan_thanh_toan_nham_quan_ly.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán nhằm quản lý tốt công nợ tại công ty tnhh thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh - Trần Thị Phương Huyền

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG ISO 9001 : 2008 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH LỚP QUẢN TRỊ KINH DOANH TÀI NĂNG Sinh viên: Trần Thị Phƣơng Huyền Giảng viên hƣớng dẫ HẢI PHÒNG – 2015
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN NHẰM QUẢN LÝ TỐT CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THIẾT BỊ ĐIỆN THANH LINH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH LỚP QUẢN TRỊ KINH DOANH TÀI NĂNG Sinh viên : Trần Thị Phƣơng Huyền Giảng viên hƣớng dẫn: ThS. Nguyễn Đức Kiên HẢI PHÒNG – 2015
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sinh viên: Trần Thị Phƣơng Huyền Mã SV: 1112401342 Lớp: QTTN 102 Ngành: Quản trị kinh doanh Tên đề tài: Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán nhằm quản lý tốt công nợ tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƢƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA, NGƢỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 3 1.1 . Phƣơng thức thanh toán và hình thức thanh toán 3 1.2. Nội dung kế toán thanh toán với ngƣời mua (khách hàng) 4 1.2.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với ngƣời mua 4 1.2.2. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với ngƣời mua 4 1.2.3. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua 5 1.3. Nội dung kế toán thanh toán với ngƣời bán (nhà cung cấp) 8 1.3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với ngƣời bán. 8 1.3.2. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với ngƣời bán. 8 1.3.3. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời bán 9 1.4. Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ 10 1.4.1. Tỷ giá và quy định về tỷ giá sử dụng trong kế toán. 10 1.4.2. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán có liên quan đến ngoại tệ 11 1.5 Đặc điểm kế toán thanh toán theo các hình thức kế toán. 14 1.5.1. Hình thức nhật kí chứng từ 14 1.5.2. Hình thức Nhật ký – Sổ cái 15 1.5.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 16 1.5.4. Hình thức kế toán Nhật ký chung 17 1.5.5. Hình thức kế toán trên máy tính 18 1.6. Phân tích một số chỉ tiêu về khả năng thanh toán của doanh nghiệp 19 CHƢƠNG 2 20 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA, NGƢỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THIẾT BỊ ĐIỆN THANH LINH 20 2.1. Đặc điểm chung ảnh hƣởng đến công tác hạch toán các khoản thanh toán tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh 20 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh 20
2.1.2. Đặc điểm các mặt hàng sản xuất, kinh doanh tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh 20 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh. 21 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh. 22 2.1.5.Đặc điểm về đối tƣợng thanh toán, phƣơng thức và hình thức thanh toán tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh. 24 2.2. Thực trạng kế toán thanh toán với ngƣời mua (khách hàng) tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh 25 2.2.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với ngƣời mua 25 2.2.2. Kế toán tổng hợp và chi tiết thanh toán với ngƣời mua tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh 26 2.3. Thực trạng kế toán thanh toán với ngƣời bán (nhà cung cấp) tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh 40 2.3.1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với ngƣời bán 40 2.3.2. Kế toán tổng hợp và chi tiết thanh toán với ngƣời bán 41 2.4. Thực trạng phân tích tình hình tài chính thông qua phân tích tình hình, nhu cầu và khả năng thanh toán tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh 61 CHƢƠNG 3 62 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI VIỆC TĂNG CƢỜNG QUẢN LÝ CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THIẾT BỊ ĐIỆN 62 THANH LINH 62 3.1. Đánh giá thực trạng công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh 62 3.1.1. Ƣu điểm 62 3.2. Tính tất yếu phải hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với việc tăng cƣờng quản lý công nợ tại công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh 63
3.3. Yêu cầu và phƣơng hƣớng hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với việc tăng cƣờng quản lý công nợ tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh 64 3.4. Nội dung và giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với việc tăng cƣờng quản lý công nợ tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh. 65 3.4.1. Kiến nghị 1: Việc tin học hóa công tác kế toán 66 3.4.2. Kiến nghị 2: Về dự phòng phải thu khó đòi 68 3.4.3.Kiến nghị 3: Về phân tích tình hình tài chính thông qua các chỉ tiêu thanh toán. 70 3.5. Điều kiện để thực hiện các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh 71 3.5.1. Về phía nhà nƣớc 71 3.5.2. Về phía doanh nghiệp 71 KẾT LUẬN 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO 73
DANH MỤC BẢNG BIỂU Biểu 2.1. Hóa đơn GTGT số 0000204 27 Biểu 2.2. Bảng kê chi tiết hàng hóa xuất bán đính kèm HĐ 0000204 28 Biểu 2.3. Hóa đơn GTGT số 0000205 29 Biểu 2.4. Hóa đơn GTGT số 0000210 30 Biểu 2.5. Giấy báo có của Ngân hàng TMCP Sài Gòn Hà Nội 31 Biểu 2.6. Phiếu thu số 39 32 Biểu 2.7. Giấy báo có của Ngân hàng TMCP Sài Gòn Hà Nội 33 Biểu 2.8. Trích sổ Nhật kí chung 34 Biểu 2.9. Trích sổ cái TK 131 35 Biểu 2.10. Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (Cửa hàng kinh doanh tổng hợp Nguyễn Ngọc Bình) 36 Biểu 2.11. Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (Công ty cổ phần thƣơng mại và dịch vụ Khánh Linh) 37 Biểu 2.12. Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (Công ty TNHH Thiên Trƣờng) 38 Biểu 2.13. Trích Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng 39 Biểu 2.14. Hóa đơn GTGT số 0001768 41 Biểu 2.15. Phiếu chi số 28 42 Biểu 2.16. Hóa đơn GTGT số 0024722 43 Biểu 2.17. Hóa đơn GTGT số 0002186 44 Biểu 2.18. Bảng kê chi tiết hàng hóa xuất bán đính kèm HĐ 0002186 45 Biểu 2.19. Ủy nhiệm chi của Ngân hàng Sài Gòn Hà Nội 46 Biểu 2.20. Hóa đơn GTGT 0006567 của Ngân hàng Sài Gòn Hà Nội 47 Biểu 2.21. Giấy báo nợ của Ngân hàng Sài Gòn Hà Nội 48 Biểu 2.23. Ủy nhiệm chi của Ngân hàng Sài Gòn Hà Nội 50 Biểu 2.24. Hóa đơn GTGT số 0006843 51 Biểu 2.25. Giấy báo nợ của Ngân hàng Sài Gòn Hà Nội 52 Biểu 2.27. Trích sổ cái TK 331 54 Biểu 2.28. Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán (Công ty TNHH thƣơng mại Mạnh Tuấn) 55
Biểu 2.29. Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán (Công ty cổ phần dây và cáp điện Thƣợng Đình) 56 Biểu 2.30. Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán (Công ty TNHH vật tƣ thiết bị thƣơng mại Quang Thắng) 57 Biểu 2.31. Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán (Công ty TNHH điện và dịch vụ hàng hải Hà Anh) 58 Biểu 2.32. Trích Bảng tổng hợp chi tiết phải trả ngƣời bán 59 Biểu 2.33. Bảng cân đối kế toán 60 Biểu 2.34. Bảng tính toán các chỉ tiêu phản ánh tình hình thanh toán 70
DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1. Trình tự hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. 7 Sơ đồ 1.2. Sơ đồ trình tự hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp 10 Sơ đồ 1.3. Trình tự hạch toán thanh toán với ngƣời mua bằng ngoại tệ 12 Sơ đồ 1.4. Trình tự hạch toán thanh toán với ngƣời bán bằng ngoại tệ 13 Sơ đồ 1.5. Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán theo hình thức Nhật kí – Chứng từ 14 1.5.2. Hình thức Nhật ký – Sổ cái 15 Sơ đồ 1.6. Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, bán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái 15 Sơ đồ 1.7. Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, bán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 16 Sơ đồ1.8. Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, bán theo hình thức Nhật ký chung. 17 Sơ đồ 1.9. Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, bán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 18 Sơ đồ 2.1. Bộ máy tổ chức của Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh 21 Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh. 22 Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán công nợ theo hình thức kế toán Nhật kí chung tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh. 24 DANH MỤC VIẾT TẮT STT Kí hiệu, viết tắt Tên kí hiệu, viết tắt 1 TSCĐ Tài sản cố định 2 TK Tài khoản 3 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 4 BĐS Bất động sản 5 NKC Nhật kí chung 6 GTGT Giá trị gia tăng
LỜI MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn luôn phát sinh việc thanh toán và thu chi. Các khoản phải thu phải trả cần có một khoảng thời gian nhất định mới thanh toán đƣợc. Ngƣời quản lý không chỉ quan tâm đến doanh thu, chi phí, lợi nhuận mà cái họ cần thƣờng xuyên nắm bắt đƣợc là tình hình tài chính trong đó có tình hình thanh toán, khả năng trả nợ. Tình hình tài chính của doanh nghiệp thể hiện tình trạng hay thực trạng tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm, phản ánh kết quả của toàn bộ các hoạt động mà doanh nghiệp tiến hành. Tình hình tài chính của doanh nghiệp thể hiện sự tồn tại cũng nhƣ nỗ lực của doanh nghiệp trên mọi mặt hoạt động. Phải xem xét tài chính để có thể tham gia ký kết các hợp đồng, có đủ khả năng thanh toán đảm bảo an toàn và hiệu quả cho doanh nghiệp. Và nghiệp vụ thanh toán xảy ra ở cả trong quá trình mua hàng và quá trình tiêu thụ, nó liên quan mật thiết với các nghiệp vụ quỹ và nghiệp vụ tạo vốn. Để bảo toàn và phát triển vốn của doanh nghiệp phục vụ tốt quá trình kinh doanh thì kế toán phải cung cấp đầy đủ thông tin về tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp trên cơ sở đó nhà quản lý kinh tế phải có những biện pháp giải quyết tốt tình hình công nợ. Nhƣ vậy có thể nói các nghiệp vụ thanh toán có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Sau quá trình học tập và nghiên cứu ở trƣờng đƣợc trang bị các kiến thức cơ bản và đặc biệt sau quá trình thực tập tại phòng kế toán của Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán nhằm quản lý tốt công nợ tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh” làm đề tài tốt nghiệp. 2. Mục đích nghiên cứu đề tài. Nghiên cứu để làm rõ những lý luận chung về hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Làm rõ thực trạng về công tác kế toán thanh tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh. Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với việc tăng cƣờng quản lý công nợ tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài. Đề tài nghiên cứu các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh. 1
4. Phương pháp nghiên cứu Các phƣơng pháp kế toán Phƣơng pháp thống kê Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu 5. Kết cấu của khóa luận Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, khóa luận tốt nghiệp gồm có 3 chƣơng: Chƣơng 1: Lý luận chung về kế toán thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán trong các doanh nghiệp. Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh. Chƣơng 3: Một số kiến nghị hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán nhằm quản lý tốt công nợ tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh. 2
CHƢƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA, NGƢỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 . Phƣơng thức thanh toán và hình thức thanh toán Phƣơng thức thanh toán là cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch, mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau, hai bên đồng thời thống nhất phƣơng thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó, chia ra làm hai nhóm cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.  Phương thức thanh toán bằng tiền mặt Phƣơng thức thanh toán bằng tiền mặt là bên mua xuất tiền ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho bên bán khi nhận vật tƣ, hàng hóa, dịch vụ, chủ yếu áp dụng cho những giao dịch phát sinh số tiền nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp. Phƣơng thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành: Thanh toán bằng Việt Nam đồng Thanh toán bằng ngoại tệ Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng Thanh toán bằng vàng, bạc, kim loại quý, đá quý hoặc giấy tờ có giá trị nhƣ tiền.  Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt Phƣơng thức thanh toán không bằng tiền mặt ngày càng đƣợc sử dụng phổ biến bởi tính tiết kiệm thời gian, chi phí cũng nhƣ giảm đáng kể lƣợng tiền trong lƣu thông. Có thể kể ra một số loại phƣơng thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu sau: Phƣơng thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, phƣơng thức thanh toán nhờ thu phiếu trơn, phƣơng thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ, phƣơng thức tín dụng chứng từ Phƣơng thức thanh toán ủy nhiệm chi thƣờng đƣợc các doanh nghiệp sử dụng đối với các đối tƣợng có quan hệ buôn bán với doanh nghiệp từ trƣớc và cùng một quốc gia, đây là phƣơng thức thanh toán có lợi cho doanh nghiệp bởi thủ tục đơn giản. Phƣơng thức nhờ thu phiếu trơn là phƣơng thức thanh toán mà trong đó ngƣời bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền của ngƣời mua trên cơ sở hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ gửi hàng thì gửi thẳng cho ngƣời mua không qua ngân hàng. Phƣơng thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ là phƣơng thức thanh toán trong đó ngƣời bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở ngƣời mua không những căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện là nếu ngƣời mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng cho ngƣời mua để nhận hàng. Phƣơng thức tín dụng chứng từ là sự thỏa thuận trong đó một ngân hàng mở thƣ tín dụng theo yêu cầu của ngƣời mở thƣ tín dụng cam kết hay cho phép ngân hàng khác chi trả hoặc chấp nhận hối phiếu cho một ngƣời trong phạm vi số tiền của thƣ tín dụng khi ngƣời này xuất trình cho ngân 3
hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp những quy định đề ra trong thƣ tín dụng. 1.2. Nội dung kế toán thanh toán với ngƣời mua (khách hàng) 1.2.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với ngƣời mua Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua (khách hàng) đƣợc ghi chép hàng ngày trên cơ sở lấy thông tin từ các chứng từ liên quan. Sổ chi tiết đƣợc mở cho từng khách hàng thƣờng xuyên, các khách hàng không thƣờng xuyên đƣợc ghi chép trên cùng một sổ. Số liệu của các sổ chi tiết hoàn toàn độc lập nhau, không đƣợc bù trừ giữa các khoản trả trƣớc và chƣa trả của các khách hàng khác nhau, chỉ đƣợc bù trừ công nợ của cùng một khách hàng. Kế toán chi tiết cần phải phân loại các khoản nợ: nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có biện pháp xử lý 1.2.2. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với ngƣời mua  Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT Phiếu thu Giấy báo có  Tài khoản sử dụng: TK 131 - Phải thu khách hàng dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình doanh thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tƣ, tài sản cố định, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này cũng đƣợc dùng để phản ánh các khoản phải thu của ngƣời nhận thầu XDCB với ngƣời giao thầu về khối lƣợng công tác XDCB đã hoàn thành. TK 131 có kết cấu và nội dung nhƣ sau: Bên Nợ: Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tƣ, tài sản cố định đã giao, dịch vụ đã cung cấp và đƣợc xác định là đã bán trong kỳ. Số tiền thừa trả lại cho khách hàng Xóa sổ khoản phải thu khách hàng không đƣợc thu Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ Bên Có: Số tiền khách hàng đã trả nợ Số tiền đã nhận ứng trƣớc, trả trƣớc của ngƣời bán Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại Doanh thu của số hàng ngƣời bán bị ngƣời mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT) 4
Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thƣơng mại cho ngƣời mua Số dƣ bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng Số dƣ bên Có: Phản ánh số tiền nhận trƣớc, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tƣợng cụ thể Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lấy số dƣ chi tiết của từng đối tƣợng của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”  Sổ sách sử dụng: Sổ cái TK 131 Sổ chi tiết phải thu khách hàng Sổ tổng hợp TK 131 1.2.3. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua  Doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư xuất bán, dịch vụ đã được cung cấp được xác định là tiêu thụ. Kế toán ghi sổ tiền phải thu của khách hàng nhưng chưa thu: Đối với hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tƣ thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chƣa có thuế GTGT, ghi: Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp Đối với hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tƣ không thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT tính theo phƣơng pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo tổng giá thanh toán, ghi: Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Số chiết khấu thanh toán phải trả cho ngƣời mua do ngƣời mua thanh toán tiền mua hàng trƣớc thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán) Có TK 131 – Phải thu của khách hàng  Trường hợp giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại và hàng bán bị trả lại: Đối với hàng hóa thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phƣơng pháp khấu trừ, ghi: 5
Nợ TK 521 – Chiết khấu thƣơng mại Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán Có TK 131 – Phải thu khách hàng Nhận tiền ứng trƣớc, trả trƣớc của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi: Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 131 – Phải thu khách hàng Trƣờng hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ đƣợc phải xử lý xóa sổ: Căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ ghi: Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi (Số đã lập dự phòng) Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131 – Phải thu khách hàng Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (Tài khoản bên ngoài Bảng cân đối kế toán) nhằm tiếp tục theo dõi trong thời hạn quy định để có thể truy thu ngƣời mắc nợ số tiền đó  Cuối niên độ kế toán, số dự nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập Báo cáo tài chính: Nếu tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm lập Báo cáo tài chính nhỏ hơn tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán tài khoản 131 có gốc ngoại tệ thì số chênh lệch tỷ giá hối đoái ghi: Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái Nếu tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm lập Báo cáo tài chính nhỏ hơn tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán tài khoản 131 có gốc ngoại tệ thì số chênh lệch tỷ giá hối đoái ghi: Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái Có TK 131 – Phải thu của khách hàng 6
131-Phải thu của khách hàng 635 511, 515 Chiết khấu thanh toán Doanh thu Tổng giá thanh toán 521,531, 532 Chiết khấu thƣơng mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại 3331 Thuế GTGT 3331 (nếu có) Thuế GTGT 711 (nếu có) Tổng số tiền Thu nhập do khách hàng phải 111, 112, 113 thanh lý, thanh toán nhƣợng bán TSCĐ chƣa thu tiền Khách hàng ứng trƣớc hoặc thanh toán tiền 331 111, 112 Bù trừ nợ Các khoản chi hộ khách hàng 139, 642 Nợ khó đòi xử lý xóa sổ Sơ đồ 1.1. Trình tự hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. 7
1.3. Nội dung kế toán thanh toán với ngƣời bán (nhà cung cấp) 1.3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với ngƣời bán. Nợ phải trả cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp vật tƣ, hàng hóa dịch vụ hoặc cho ngƣời nhận thầu xây lắp chính, phụ cần đƣợc hạch toán chi tiết cho từng đối tƣợng phải trả. Trong chi tiết từng đối tƣợng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trƣớc cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp, ngƣời nhận thầu xây lắp nhƣng chƣa nhận đƣợc sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lƣợng xây lắp hoàn thành bàn giao. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ vật tƣ, hàng hóa, dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua ngân hàng). Những vật tƣ, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhƣng đến cuối tháng vẫn chƣa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi số và phải điều chỉnh giá thực tế khi nhận đƣợc hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của ngƣời bán. Khi hạch toán chi tiết các tài khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của ngƣời bán, ngƣời cung cấp ngoài hóa đơn mua hàng. 1.3.2. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với ngƣời bán.  Chứng từ sử dụng Hóa đơn GTGT Phiếu chi Ủy nhiệm chi Giấy báo nợ  Tài khoản sử dụng Tài khoản 331 – Phải trả cho ngƣời bán. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho ngƣời bán vật tƣ, hàng hóa, ngƣời cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã kí kết. Tài khoản này cũng đƣợc dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho ngƣời nhận thầu xây lắp chính, phụ. Tài khoản này đƣợc mở chi tiết theo từng đối tƣợng thanh toán và có kết cấu nhƣ sau: Bên Nợ: Số tiền đã trả cho ngƣời bán vật tƣ, hàng hóa, ngƣời cung cấp dịch vụ, ngƣời nhận thầu xây lắp Số tiền ứng trƣớc cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp, ngƣời nhận thầu xây lắp nhƣng chƣa nhận đƣợc vật tƣ, hàng hóa, dịch vụ, khối lƣợng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao Số tiền ngƣời bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thƣơng mại đƣợc ngƣời bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ và khoản nợ phải trả cho ngƣời bán Giá trị vật tƣ, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại ngƣời bán 8
Bên Có: Số tiền phải trả cho ngƣời bán vật tƣ, hàng hóa, ngƣời cung cấp dịch vụ và ngƣời nhận thầu xây lắp Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tƣ, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức Số dƣ bên Có: phản ánh số tiền còn phải trả cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp, ngƣời nhận thầu xây lắp. Số dƣ bên Nợ (nếu có): phản ánh số tiền đã ứng trƣớc cho ngƣời bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho ngƣời bán theo chi tiết của từng đối tƣợng cụ thể Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lấy số dƣ chi tiết của từng đối tƣợng phản ánh tại tài khoản này để ghi hai chỉ tiêu bên “Tài sản”và “Nguồn vốn”  Sổ sách sử dụng Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với ngƣời bán Sổ cái TK 331 1.3.3. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời bán Trình tự hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp đƣợc thể hiện qua sơ đồ: 9
331- Phải trả ngƣời bán 111,112, 152,153, 156 Ứng trƣớc tiền cho ngƣời bán Mua vật tƣ, hàng hóa nhập kho Thanh toán các khoản phải trả 133 515 Thuế GTGT (nếu có) Chiết khấu thanh toán 211, 213 Mua TSCĐ đƣa ngay vào sử dụng 152, 153,156, 211 241 Phải trả ngƣời bán, ngƣời nhận Giảm giá, hàng mua trả lại, chiết thầu về mua sắm TSCĐ phải qua khấu thƣơng mại lắp đặt, XDCB hoặc sửa chữa lớn 133 133 Thuế GTGT Thuế GTGT (nếu có) (nếu có) 131 627, 641,642 Bù trừ các khoản phải thu, phải Vật tƣ, hàng hóa mua, đƣa ngay trả vào sử dụng, dịch vụ mua ngoài Sơ đồ 1.2. Sơ đồ trình tự hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp 1.4. Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ 1.4.1. Tỷ giá và quy định về tỷ giá sử dụng trong kế toán. Theo quan điểm cổ điển: Tỷ giá là tỷ lệ so sánh ngang giá vàng giữa hai đồng tiền của hai nƣớc, là hệ số chuyển đổi giữa đơn vị tiền tệ nƣớc này sang đơn vị tiền tệ nƣớc khác. Theo quan điểm kinh tế hiện đại: Tỷ giá là tỷ lệ so sánh ngang giá vàng giữa hai đồng tiền của hai nƣớc, là hệ số chuyển đổi giữa đơn vị tiền tệ nƣớc này sang đơn vị tiền tệ nƣớc khác Việc hạch toán ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức đƣợc sử dụng trong kế toán. Về nguyên tắc doanh nghiệp phải căn cứ vào Tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế (gọi tắt là Tỷ giá giao dịch) để ghi sổ kế toán Đối với các tài khoản thuộc loại chi phí, doanh thu, thu nhập, vật tƣ, hàng hóa, tài sản cố định, bên Nợ các tài khoản vốn bằng tiền, các tài khoản nợ 10
phải thu hoặc bên Có các tài khoản nợ phải trả. Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải ghi sổ kế toán theo Tỷ giá giao dịch. Đối với bên Có của các tài khoản vốn bằng tiền, các tài khoản nợ phải phu và bên Nợ của các tài khoản nợ phải trả khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải đƣợc ghi sổ kế toán theo Tỷ giá trên ghi sổ kế toán (Tỷ giá xuất quỹ tính theo 1 trong các phƣơng pháp Bình quân gia quyền, Nhập trƣớc xuất trƣớc, Nhập sau xuất trƣớc), Tỷ giá nhận nợ. Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo Tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm lập Bảng cân đối kế toán. Trƣờng hợp mua bán ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì hạch toán theo Tỷ giá thực tế mua, bán. 1.4.2. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán có liên quan đến ngoại tệ  Tài khoản sử dụng: TK 131 – Phải thu khách hàng TK 331 – Phải trả ngƣời bán TK 635 – Chi phí tài chính (Nếu lỗ tỷ giá) TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Nếu lãi tỷ giá) Cuối kỳ kế toán tiến hành điều chỉnh tỷ giá số dƣ phải thu và gốc phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân hàng tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. 11
 Sơ đồ hạch toán thanh toán với người mua bằng ngoại tệ: TK 511 TK 131 TK 1112, 1122 Doanh thu bán hàng Mua vật tƣ, TSCĐ Tỷ giá thực tế Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá giao dịch TK 3331 TK 515 TK 635 Thuế GTGT đầu ra Lãi Lỗ TK 413 Lãi chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại cuối năm Lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại cuối năm Sơ đồ 1.3. Trình tự hạch toán thanh toán với ngƣời mua bằng ngoại tệ 12
 Sơ đồ hạch toán thanh toán với người bán bằng ngoại tệ TK 1112, 1122 TK 331 TK 151, 152 Thu nợ bằng ngoại tệ Mua vật tƣ, hàng hóa về nhập kho Tỷ giá thực tế Tỷ giá thực tế TK 515 TK635 Lãi Lỗ TK 133 Thuế GTGT TK 413 Lãi chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại cuối năm Lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại cuối năm Sơ đồ 1.4. Trình tự hạch toán thanh toán với ngƣời bán bằng ngoại tệ 13
1.5 Đặc điểm kế toán thanh toán theo các hình thức kế toán. Hình thức kế toán Nhật kí chứng từ Hình thức kế toán Nhật kí - Sổ cái Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Hình thức kế toán Nhật kí chung Hình thức kế toán trên máy vi tính 1.5.1. Hình thức nhật kí chứng từ Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập Báo cáo tài chính. Chứng từ kế toán (hóa đơn mua hàng, bán hàng, các chứng từ gốc liên quan) Sổ chi tiết TK Bảng kê NHẬT KÝ CHỨNG TỪ (số 5, 8) 131, 331 Bảng tổng hợp chi SỔ CÁI TK 131, 331 tiết TK 131, 331 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kì Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.5. Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán theo hình thức Nhật kí – Chứng từ 14
1.5.2. Hình thức Nhật ký – Sổ cái Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đƣợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển số kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Chứng từ kế toán (hóa đơn chứng từ, phiếu thu) Bảng tổng hợp chứng từ Sổ kế toán chi tiết kế toán cùng loại TK 131, 331 NHẬT KÝ - SỔ CÁI (mở cho TK 131, 331) Bảng tổng hợp chi tiết TK 131, 331 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kì Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.6. Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, bán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái 15
1.5.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ đƣợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải đƣợc kế toán trƣởng duyệt trƣớc khi ghi sổ kế toán Chứng từ kế toán (hóa đơn mua hàng, phiếu chi ) Bảng tổng hợp chứng từ Sổ kế toán chi tiết kế toán cùng loại TK 131, 331 Sổ đăng kí CHỨNG TỪ GHI SỔ chứng từ ghi sổ SỔ CÁI TK 131, 331 Bảng tổng hợp chi tiết TK 131, 331 Bảng cân đố i số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kì Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.7. Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, bán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 16
1.5.4. Hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: tất các các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Chứng từ kế toán (hóa đơn Sổ chi tiết TK 131, 331 mua hàng, phiếu chi ) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI TK 131, 331 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kì Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ1.8. Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, bán theo hình thức Nhật ký chung. 17
1.5.5. Hình thức kế toán trên máy tính Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán trên máy tính: Công việc kế toán đƣợc thực hiện theo một chƣơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán theo quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhƣng phải in đƣợc đầy đủ Sổ kế toán và Báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy tính. Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhƣng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính: Hằng ngày, kế toán căn cứ vào Chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Cuối tháng kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập Báo cáo tài chính. Thực hiện các thao tác để in Báo cáo tài chính theo quy định. CHỨNG TỪ SỔ KẾ TOÁN KẾ TOÁN PHẦN MỀM - Sổ tổng hợp TK 131, 331 KẾ TOÁN - Sổ chi tiết TK 131, 331 BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ - Báo cáo tài chinh KẾ TOÁN - Báo cáo kế toán quản trị CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.9. Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, bán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 18
1.6. Phân tích một số chỉ tiêu về khả năng thanh toán của doanh nghiệp  Hệ số khả năng thanh toán tổng quát Hệ số thanh toán tổng quát = Hệ số này thể hiện mối quan hệ giữa tổng tài sản hiện có của doanh nghiệp so với tổng số nợ phải trả. Hệ số này càng thấp thì khả năng thanh toán của doanh nghiệp càng kém, còn khi hệ số này lớn hơn một thì mới đảm bảo khả năng thanh toán của doanh nghiệp  Hệ số khả năng thanh toán nợ ngắn hạn Hệ số thanh toán ngắn hạn = Hệ số khả năng thanh toán nợ ngắn hạn là thƣơng số giữa tài sản ngắn hạn với các khoản nợ ngắn hạn. Nó thể hiện mức độ đảm bảo tài sản ngắn hạn với nợ ngắn hạn. Nếu hệ số này xấp xỉ một thì doanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán nợ ngắn hạn  Hệ số khả năng thanh toán nhanh Hệ số thanh toán nhanh = Hệ số khả năng thanh toán nhanh là khả năng thanh toán nợ ngay của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có hệ số thanh toán nhanh lớn hơn 0,5 thì có khả năng thanh toán các khoản nợ tới và quá hạn tƣơng đối tốt còn các doanh nghiệp có hệ số này dƣới 0,5 thì có thể gặp khó khăn trong việc thanh toán các khoản nợ tới và quá hạn. Trƣờng hợp lý tƣởng là doanh nghiệp có hệ số này bằng 1.  Hệ số nợ phải thu và nợ phải trả Hệ số nợ phải trả, nợ phải thu = Hệ số này đối với doanh nghiệp có tình hình tài chính lành mạnh thƣờng xấp xỉ bằng 1. Nếu hệ số này >1 thể hiện rằng doanh nghiệp đang chiếm dụng đƣợc vốn của ngƣời khác còn nếu hệ số này < 1 thể hiện doanh nghiệp đang bị ngƣời khác chiếm dụng vốn. Đây là nhóm các hệ số quan trọng. Nó phản ánh rõ nhất tình trạng tài chính của doanh nghiệp tại thời điểm xem xét. Các nhà quản lý doanh nghiệp căn cứ vào nhóm các hệ số này để đƣa ra các đối sách về việc có cần huy động thêm hay không các nguồn tài chính một cách thích hợp, kịp thời để đảm bảo an toàn khả năng thanh toán của doanh nghiệp. 19
CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA, NGƢỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THIẾT BỊ ĐIỆN THANH LINH 2.1. Đặc điểm chung ảnh hƣởng đến công tác hạch toán các khoản thanh toán tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh đƣợc thành lập căn cứ vào Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH 11 đƣợc Quốc hội nƣớc CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 29/11/2005 và các văn bản hƣớng dẫn thi hành Luật Doanh Nghiệp. Thông tin về công ty - Tên đơn vị: Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh - Tên giao dịch: TL ELECEQUIP - Địa chỉ trụ sở: Số 79 ngõ 185 đƣờng Tôn Đức Thắng, P.An Dƣơng, Q.Lê Chân, TP. Hải Phòng - Điện thoại: 031 3835359 - Fax: 031 3637410 - Email: thanhlinhtn.2013@gmail.com - Giấy phép kinh doanh: 0201084497 Lĩnh vực kinh doanh: - Bán buôn máy móc, thiết bị, vật liệu điện - Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng - Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm. - Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp - Hoạt động kiến trúc và tƣ vấn kĩ thuật có liên quan. Ngành nghề kinh doanh chính: Bán buôn máy móc, thiết bị vật liệu điện (máy phát điện, động cơ điện và thiết bị khác dùng trong mạch điện) 2.1.2. Đặc điểm các mặt hàng sản xuất, kinh doanh tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Tại công ty Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh mặt hàng kinh doanh chính là máy móc, thiết bị điện  Sản phẩm chính : Cáp đồng 2 ruột, bọc cách điện PVC, vỏ bọc PVC- CVV2X Đặc điểm sản phẩm dây cáp điện Tiêu chuẩn áp dụng: TCVN 5935-1/IEC 60502-1 Tổng quan: Quy cách: Cu/PVC và Cu/PVC/PVC Ruột dẫn: Đồng 99,99 % Số lõi: 1,2,3,4,5 Kết cấu: Nhiều sợi bện tròn/Tròn có ép nén cấp 2. Mặt cắt danh định: Từ 0,75 mm2 đến 800 mm2 20
Điện áp danh định: 0,6/1 kV Nhiệt độ làm việc dài hạn cho phép tối đa: 700o C Nhiệt độ cực đại cho phép khi ngắn mạch với thời gian không quá 5 giây: * 140o C với mặt cắt lớn hơn 300mm2 * 160o C với mặt cắt nhỏ hơn hoặc bằng 300mm2 Dạng mẫu mã: Hình tròn Quy cách đóng gói: Đóng lô hoặc đóng cuộn theo yêu cầu của khách hàng. Ứng dụng: Cáp điện lực 1 đến 4 lõi , ruột đồng, cách điện và vỏ bằng nhựa PVC, dùng để truyền tải, phân phối điện trong công nghiệp, tần số 50 Hz, lắp đặt cố định 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh. Hội đồng thành viên Giám đốc Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng Nhân sự Sơ đồ 2.1. Bộ máy tổ chức của Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Chủ tịch HĐTV kiêm Giám đốc Là ngƣời lãnh đạo cao nhất, lập ra các định hƣớng phát triển cho công ty, đồng thời giám sát bộ máy quản lí, các hoạt động kinh doanh, chính sách nhân sự, tài chính Phòng Kế toán Thực hiện và giám sát các công việc về tài chính trong công ty Phòng kinh doanh Có nhiệm vụ lập kế hoạch, tiếp thị, khai thác nguồn hàng, phụ trách công tác hợp đồng, tìm kiếm và thiết lập quan hệ với khách hàng Phòng nhân sự Chịu trách nhiệm lên kế hoạch và tuyển dụng nguồn nhân lực cho công ty; quản lý chung bảng lƣơng cho các cấp quản trị và nhân viên; trợ giúp lãnh đạo trong việc đánh giá nhân sự, quan hệ lao động, phân công nhân sự 21
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh.  Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: bộ máy kế toán đƣợc tổ chức theo mô hình tập trung Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kế toán chi phí, bán hàng và xác định kết quả Kế toán trƣởng Kế toán tài sản cố định Kế toán tiền lƣơng Kế toán thuế Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh. Kế toán trưởng kiêm Kế toán tổng hợp: - Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty - Chịu trách nhiệm trực tiếp trƣớc giám đốc và công ty về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trƣởng. - Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán - Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán và phù hợp với hoạt động của công ty - Lập Báo cáo tài chính Kế toán thuế kiêm kế toán tiền lương: - Trực tiếp làm việc cơ quan thuế khi có phát sinh. - Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào, đầu ra - Hàng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu ra của toàn công ty, phân loại theo thuế suất - Theo dõi báo cáo tình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách, hoàn thuế của Công ty - Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lƣơng, tiền thƣởng, các khoản trợ cấp phải trả cho ngƣời lao động. 22
Kế toán chi phí, bán hàng và xác định kết quả - Tính giá vốn hàng bán - Nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp - Xác nhận hoá đơn bán hàng, chứng từ thanh toán - Kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng theo từng chứng từ phát sinh công nợ, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng, cán bộ thu nợ và cán bộ quản lý cấp trên. Kế toán TSCĐ: Theo dõi, tham gia kiểm kê đánh giá lại tài sản cố định theo quy định Thủ quỹ - Thực hiện thu, chi tiền mặt đồng thời kiểm tra, kiểm soát các loại chứng từ trƣớc khi thu chi - Đối chiếu bảng kê thu, chi tiền khớp đúng với chứng từ và thực tế. Đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán  Chính sách kế toán chủ yếu áp dụng tại Công ty TNHH TM&DV thiết bị điện Thanh Linh - Chế độ kế toán công ty áp dụng: Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa do Bộ trƣởng Bộ Tài chính ban hành - Kì kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 - Kì hạch toán: theo tháng - Đơn vị tiền tệ ghi chép sổ kế toán: Đồng Việt Nam - Phƣơng pháp tính thuế GTGT: Khấu trừ - Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên - Phƣơng pháp tính khấu hao cho TSCĐ: Khấu hao đƣờng thẳng - Hình thức kế toán áp dụng: Nhật kí chung 23
Chứng từ kế toán (Hóa đơn Sổ, thẻ kế toán chi tiết mua hàng, hóa đơn bán hàng, TK 131, 331 phiếu thu, phiếu chi ) Sổ Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 131, 331 TK 131, 331 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kì Đối chiếu Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán công nợ theo hình thức kế toán Nhật kí chung tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh. 2.1.5.Đặc điểm về đối tƣợng thanh toán, phƣơng thức và hình thức thanh toán tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh.  Đặc điểm về đối tượng thanh toán Nếu phân theo đối tƣợng thanh toán thì công ty có một số loại quan hệ thanh toán nhƣ sau: Quan hệ thanh toán nội bộ công ty. Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngƣời mua. Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên đối tác kinh doanh. Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với Ngân sách Nhà nƣớc Các quan hệ thanh toán khác Ngoài các quan hệ thanh toán trên thì trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty còn có quan hệ thanh toán với Ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản vay, quan hệ thế chấp, kí quỹ Trong tất cả các quan hệ thanh toán kể trên thì quan hệ thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán có vai trò hết sức quan trọng và diễn ra thƣờng xuyên nhất đồng thời cũng chiếm tỷ trọng cao nhất. Nghiệp vụ thanh toán với ngƣời bán, ngƣời mua của công ty diễn ra thƣờng xuyên và có quy mô lớn. Nghiệp vụ thanh toán phát sinh ngay từ giai 24
đoạn đầu của quá trình kinh doanh khi doanh nghiệp mua hàng hóa đầu vào của nhà cung cấp đến khi doanh nghiệp bán dịch vụ, hàng hóa cho khách hàng và kết thúc một chu trình kinh doanh. Thông tin về hoạt động thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán không chỉ đƣợc thể hiện trên các Báo cáo tài chính mà còn đƣợc thể hiện cả trên Báo cáo kế toán quản trị và là mối quan tâm của các đối tƣợng trong và ngoài doanh nghiệp.  Phương thức và hình thức thanh toán tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Các phƣơng thức thanh toán là yếu tố quan trọng trong quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với tất cả các đối tƣợng và đƣợc thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng kinh tế. Các phƣơng thức thanh toán hiện nay rất đa dạng và phong phú nhƣng về cơ bản có thể chia thành thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Trong hai loại thanh toán trên thì thanh toán dùng tiền mặt đang ngày càng thu hẹp và nhƣờng chỗ cho thanh toán không dùng tiền mặt bởi những tiện ích mà nó mang lại. Thanh toán không dùng tiền mặt tiết kiệm thời gian, an toàn đồng thời giảm lƣợng tiền mặt trong lƣu thông giúp Nhà nƣớc kiểm soát lạm phát do thừa tiền. Hình thức áp dụng chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản. Thanh toán bằng chuyển khoản gồm chủ yếu là thanh toán bằng ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi. Những giao dịch và việc thanh toán bằng tiền mặt là không an toàn thì sẽ sử dụng phƣơng thức thanh toán này. Trong hình thức này thì Ngân hàng sẽ đóng vai trò là trung gian thực hiện việc thanh toán giữa công ty với ngƣời bán và ngƣời mua và thu phí chuyển khoản. Nhìn chung hầu hết các hoạt động thanh toán đều đƣợc công ty thực hiện bằng chuyển khoản, hạn chế đến mức thấp nhất việc thanh toán bằng tiền mặt. 2.2. Thực trạng kế toán thanh toán với ngƣời mua (khách hàng) tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh. 2.2.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với ngƣời mua 2.2.1.1 Chứng từ sử dụng Hóa đơn GTGT Phiếu thu Giấy báo có 25
2.2.1.2. Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng về số tiền bán hàng hóa Công ty sử dụng tài khoản 131 – Phải thu khách hàng, tài khoản này đƣợc theo dõi chi tiết cho từng khách hàng. Tài khoản 131 có kết cấu và nội dung nhƣ sau Bên Nợ: Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp và đƣợc xác định là đã bán trong kì Số tiền thừa trả lại cho khách hàng Xóa sổ khoản phải thu khách hàng không thu đƣợc Bên Có: Số tiền khách hàng đã trả nợ Số tiền đã nhận ứng trƣớc, trả trƣớc của khách hàng Doanh thu của số hàng đã bán bị ngƣời mua trả lại (có thuế GTGT, hoặc không có thuế GTGT) Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thƣơng mại cho ngƣời mua Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng Số dư bên Có: phản ánh số tiền nhận trƣớc, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tƣợng cụ thế. Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lấy số dƣ chi tiết của từng đối tƣợng của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. 2.2.1.3. Sổ sách sử dụng Số chi tiết thanh toán với ngƣời mua TK 131 Bảng tổng hợp thanh toán với ngƣời mua TK 131 Sổ cái TK 131 Sổ Nhật kí chung 2.2.2. Kế toán tổng hợp và chi tiết thanh toán với ngƣời mua tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh 26
Biểu 2.1. Hóa đơn GTGT số 0000204 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 3: Lƣu nội bộ Kí hiệu:AA/13P Ngày 04 tháng 12 năm 2014 Số: 0000204 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THIẾT BỊ ĐIỆN THANH LINH Mã số thuế: 0201084497 Địa chỉ: Số 79 ngõ 185 đƣờng Tôn Đức Thắng, P.An Dƣơng, Q.Lê Chân, TP Hải Phòng Điện thoại: 0313.835359 Fax: 0313.637410 TK: 280009796908 Ngân hàng TMCP Nhà Hà Nội – Habubank – CN Lê Chân, HP Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Cửa hàng kinh doanh tổng hợp Nguyễn Ngọc Bình. MST: 0201132895 Địa chỉ: Số 144 đại lộ Tôn Đức Thắng – Xã An Đồng – Huyện An Dƣơng – Thành phố Hải Phòng Hình thức thanh toán: CK/TM Số tài khoản: Đơn vị Số Đơn STT Tên hàng hóa, dịch vụ Thành tiền tính lƣợng giá 1 2 3 4 5 6=4x5 Bán vật tƣ hàng hóa kèm bảng kê 80.992.000 Cộng tiền hàng: 80.992.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 8.099.200 Tổng cộng tiền thanh toán: 89.091.200 Số tiền viết bằng chữ: Tám mƣơi chín triệu không trăm chín mƣơi mốt nghìn hai trăm đồng. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn) (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 27
Biểu 2.2. Bảng kê chi tiết hàng hóa xuất bán đính kèm HĐ 0000204 BẢNG KÊ CHI TIẾT HÀNG HÓA XUẤT BÁN Đính kèm hóa đơn Ký hiệu AA13P – Số 0000204, ngày 04 tháng 12 năm 2014 Bên bán: Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Địa chỉ: Số 79 ngõ 185 Tôn Đức Thắng, P.An Dƣơng, Q.Lê Chân, TP.Hải Phòng MST: 0201084497 Bên mua: Cửa hàng kinh doanh tổng hợp Nguyễn Ngọc Bình Địa chỉ: Số 144 đại lộ Tôn Đức Thắng, Xã An Đồng, Huyện An Dƣơng, TP.Hải Phòng Số Đơn giá STT Chủng loại hàng hóa ĐVT Thành tiền lƣợng chƣa có VAT 1 Ống nhựa xoắn F25/32 m 900 5.000 4.500.000 2 Ống nhựa xoắn F50/65 m 350 15.000 5.250.000 3 Rơle trung gian 220V Chiếc 35 51.200 1.792.000 4 Rơle trung gian 24 VDC Chiếc 40 51.200 2.048.000 5 Vỏ tủ điện 1100x700x300 Bộ 5 2.000.000 10.000.000 6 Aptomat 3P-250A MCCB Cái 5 1.500.000 7.500.000 7 Aptomat 3P-125A MCCB Cái 3 1.500.000 4.500.000 8 Aptomat 3P-100A MCCB Cái 2 1.500.000 3.000.000 9 Aptomat 1P-40A MCB Cái 10 300.000 3.000.000 10 Aptomat 1P – 10A-> 40A MCB Bộ 2 321.000 642.000 11 Meka trong 9 ly (1.2x2.4) Tấm 10 3.876.000 38.760.000 Cộng: 80.992.000 Bằng chữ: Tám mƣơi triệu chín trăm chín mƣơi hai nghìn đồng chẵn Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) Ví dụ 1: Ngày 04/12/2014 bán hàng chƣa thu tiền cho Cửa hàng kinh doanh tổng hợp Nguyễn Ngọc Bình theo HĐGTGT 0000204 (Biểu 2.1) trị giá 89.091.200 đồng (đã có VAT). Kế toán dựa vào HĐGTGT 0000204 (Biểu 2.1) ghi sổ Nhật kí chung (Biểu 2.8) Căn cứ số liệu trên sổ Nhật kí chung kế toán ghi Sổ cái TK 131 (Biểu 2.9) Để theo dõi chi tiết công nợ, kế toán căn cứ vào HĐGTGT 0000204 (Biểu 2.1) ghi Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (Cửa hàng kinh doanh tổng hợp Nguyễn Ngọc Bình) (Biểu 2.10) 28
Biểu 2.3. Hóa đơn GTGT số 0000205 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 3: Lƣu nội bộ Kí hiệu: AA/13P Ngày 05 tháng 12 năm 2014 Số: 0000205 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THIẾT BỊ ĐIỆN THANH LINH Mã số thuế: 0201084497 Địa chỉ: Số 79 ngõ 185 đƣờng Tôn Đức Thắng, P.An Dƣơng, Q.Lê Chân, TP Hải Phòng Điện thoại: 0313.835359 Fax: 0313.637410 TK: 280009796908 Ngân hàng TMCP Nhà Hà Nội – Habubank – CN Lê Chân, HP Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty cổ phần thƣơng mại và dịch vụ Khánh Linh MST: 0800440320 Địa chỉ: Lô 76.54 Khu ĐTM phía Tây Nam Cƣờng – P.Thanh Bình – TP Hải Dƣơng. Hình thức thanh toán: CK/TM Số tài khoản: Đơn vị Số STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn giá Thành tiền tính lƣợng 1 2 3 4 5 6=4x5 01 Ống nhựa xoắn F125/160 m 165 65.000 10.725.000 02 Ống nhựa xoắn F100/130 m 150 48.500 7.275.000 Cộng tiền hàng: 18.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.800.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 19.800.000 Số tiền viết bằng chữ: Mƣời chín triệu tám trăm nghìn đồng Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn) (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) Ví dụ 2: Ngày 05/12/2014 bán hàng chƣa thu tiền cho Công ty cổ phần thƣơng mại và dịch vụ Khánh Linh theo HĐGTGT 0000205 (Biểu 2.3) trị giá 19.800.000 đồng (đã có VAT) Kế toán dựa vào HĐGTGT 0000205 (Biểu 2.3) ghi sổ Nhật kí chung (Biểu 2.8) Căn cứ số liệu trên sổ Nhật kí chung, kế toán ghi Sổ cái TK 131(Biểu 2.9) Để theo dõi chi tiết công nợ, kế toán căn cứ vào HĐGTGT 0000205 (Biểu 2.3) ghi Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (Công ty cổ phần thƣơng mại và dịch vụ Khánh Linh) (Biểu 2.11) 29
Biểu 2.4. Hóa đơn GTGT số 0000210 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 3: Lƣu nội bộ Kí hiệu: AA/13P Ngày 16 tháng 12 năm 2014 Số: 0000210 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THIẾT BỊ ĐIỆN THANH LINH Mã số thuế: 0201084497 Địa chỉ: Số 79 ngõ 185 đƣờng Tôn Đức Thắng, P.An Dƣơng, Q.Lê Chân, TP Hải Phòng Điện thoại: 0313.835359 Fax: 0313.637410 TK: 280009796908 Ngân hàng TMCP Nhà Hà Nội – Habubank – CN Lê Chân, HP Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH Thiên Trƣờng. MST: 0800344881 Địa chỉ: Khu Xuân Dƣơng – Phƣờng Tứ Minh – Thành phố Hải Dƣơng. Hình thức thanh toán: CK/TM Số tài khoản: Đơn vị Số STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn giá Thành tiền tính lƣợng 1 2 3 4 5 6=4x5 01 Cáp ngầm DSTA 4x25 m 3450 129.986 448.451.700 02 Dây Cu/PVC 1x10 màu tiếp địa m 3450 11.419 39.395.550 Cộng tiền hàng: 487.847.250 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 48.784.725 Tổng cộng tiền thanh toán: 536.631.975 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm ba mƣơi sáu triệu sáu trăm ba mƣơi mốt nghìn chín trăm bảy lăm đồng Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn) (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) Ví dụ 3: Ngày 16/12/2014 bán hàng chƣa thu tiền cho Công ty TNHH Thiên Trƣờng theo HĐGTGT 0000210 (Biểu 2.4) trị giá 536.631.975 đồng Kế toán dựa vào HĐGTGT 0000210 (Biểu 2.4) ghi sổ Nhật kí chung (Biểu 2.8) Căn cứ số liệu trên sổ Nhật kí chung, kế toán ghi Sổ cái TK 131 (Biểu 2.9) Để theo dõi chi tiết công nợ, kế toán căn cứ vào HĐGTGT 0000210 ghi Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (Công ty TNHH Thiên Trƣờng) (Biểu 2.12) 30
Biểu 2.5. Giấy báo có của Ngân hàng TMCP Sài Gòn Hà Nội Ngày in/Printed date: 20/12/2014 Giao dịch viên/Teller: DUNGVTT Số giao dịch/Trans no: TASF20124795702 NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN HÀ NỘI GIẤY BÁO CÓ/CREDIT SLIP Ngày/date: 20/12/2014 ĐƠN VỊ THỤ HƢỞNG/BENEFICIARY Tên tài khoản/Customer name: CTY TNHH TM VA DV TBI DIEN THANH LINH Số tài khoản/Account number: 1001496243 Tổng số tiền bằng số/Amount: 70.000.000 VND ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN/PAYMENT Tên tài khoản/Customer name: CUA HANG KINH DOANH TONG HOP NGUYEN NGOC BINH Số tài khoản/Account number: Số tiền bằng chữ/Amount in words: Bảy mƣơi triệu đồng Nội dung/Content: THANH TOAN TIEN HANG CHO CTY TNHH TM VA DV TBI DIEN THANH LINH GIAO DỊCH VIÊN KIỂM SOÁT TELLER CHECKER (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) Ví dụ 4: Ngày 20/12/2014 Cửa hàng kinh doanh tổng hợp Nguyễn Ngọc Bình thanh toán 70.000.000 đồng bằng chuyển khoản Kế toán dựa vào Giấy báo có (Biểu 2.5) để ghi Sổ Nhật ký chung (Biểu 2.8) Căn cứ số liệu trên sổ Nhật kí chung, kế toán ghi Sổ cái TK 131 (Biểu 2.9) Để theo dõi chi tiết công nợ, kế toán căn cứ vào Giấy báo có ghi Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (Cửa hàng kinh doanh tổng hợp Nguyễn Ngọc Bình) (Biểu 2.10) 31
Biểu 2.6. Phiếu thu số 39 Đơn vị: Công ty TNHH TM&DV Mẫu số 01-TT thiết bị điện Thanh Linh (Ban hành theo QĐ48/2006/QĐ-BTC 79/185 Tôn Đức Thắng, Lê Chân, Hải Phòng Ngày 14/09/2006 của Bộ trƣởng BTC) Quyển số: 03 PHIẾU THU Số: 39 Ngày 20/12/2014 Nợ: 111 Có: 131 Họ và tên ngƣời nộp tiền: Nguyễn Khánh Tùng Địa chỉ: Công ty cổ phần thƣơng mại và dịch vụ Khánh Linh - Lô 76.54 Khu ĐTM phía Tây Nam Cƣờng – P.Thanh Bình – TP Hải Dƣơng. Lí do nộp: Thanh toán tiền hàng Số tiền: 19.800.000 Viết bằng chữ: Mƣời chín triệu tám trăm nghìn đồng. Kèm theo: Ngày 20 tháng 12 năm 2014. Giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời nộp tiền Ngƣời lập phiếu Thủ quỹ (Kí, đóng dấu) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): +Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): +Số tiền quy đổi: (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) Ví dụ 5: Ngày 20/12/2014 thu toàn bộ tiền hàng trị giá 19.800.000 đồng theo HĐGTGT 0000205 (Biểu 2.3) của Công ty cổ phần thƣơng mại và dịch vụ Khánh Linh bằng tiền mặt Kế toán dựa vào Phiếu thu (Biểu 2.6) để ghi Sổ Nhật ký chung (Biểu 2.8) Căn cứ số liệu trên sổ Nhật kí chung, kế toán ghi Sổ cái TK 131 (Biểu 2.9) Để theo dõi chi tiết công nợ, kế toán căn cứ vào Phiếu thu ghi Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (Công ty cổ phần thƣơng mại và dịch vụ Khánh Linh) (Biểu 2.11) 32
Biểu 2.7. Giấy báo có của Ngân hàng TMCP Sài Gòn Hà Nội Ngày in/Printed date: 25/12/2014 Giao dịch viên/Teller: LOANNTK3 Số giao dịch/Trans no: TASF251214906770 NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN HÀ NỘI GIẤY BÁO CÓ/CREDIT SLIP Ngày/date: 25/12/2014 ĐƠN VỊ THỤ HƢỞNG/BENEFICIARY Tên tài khoản/Customer name: CTY TNHH TM VA DV TBI DIEN THANH LINH Số tài khoản/Account number: 1001496243 Tổng số tiền bằng số/Amount: 280.000.000 VND ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN/PAYMENT Tên tài khoản/Customer name: CTY TNHH THIEN TRUONG Số tài khoản/Account number: Số tiền bằng chữ/Amount in words: Hai trăm tám mƣơi triệu đồng. Nội dung/Content: THANH TOAN TIEN HANG CHO CTY TNHH TM VA DV TBI DIEN THANH LINH GIAO DỊCH VIÊN KIỂM SOÁT TELLER CHECKER (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) Ví dụ 6: Ngày 25/12/2014 Công ty TNHH Thiên Trƣờng thanh toán 280.000.000 đồng bằng chuyển khoản Kế toán dựa vào Giấy báo có (Biểu 2.7) để ghi Sổ Nhật ký chung (Biểu 2.8) Căn cứ số liệu trên sổ Nhật kí chung, kế toán ghi Sổ cái TK 131 (Biểu 2.9) Để theo dõi chi tiết công nợ, kế toán căn cứ vào Giấy báo có ghi Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (Công ty TNHH Thiên Trƣờng) (Biểu 2.12) 33
Căn cứ vào các biểu (HĐ0000204 biểu 2.1, HĐ2000205 biểu 2.3, HĐ2000210 biểu 2.4, GBC biểu 2.5, PT biểu 2.6, GBC biểu 2.7) kế toán ghi vào sổ Nhật kí chung như Biểu 2.8 Biểu 2.8. Trích sổ Nhật kí chung Đơn vị: Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Mẫu số: S03a – DNN (Ban hành theo QĐ số Thanh Linh 48/2006/QĐ-BTC ngày Địa chỉ: 79/185 Tôn Đức Thắng, An Dƣơng, Lê Chân, HP 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ NHẬT KÍ CHUNG Năm 2014 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Số hiệu Số phát sinh Diễn giải SH NT TK Nợ Có Số trang trƣớc chuyển sang Bán hàng cho Cửa hàng kinh 131 89.091.200 HĐ000 04/12 doanh tổng hợp Nguyễn 511 80.992.000 0204 Ngọc Bình 3331 8.099.200 Bán hàng cho Công ty cổ 131 19.800.000 HĐ000 05/12 phần thƣơng mại và dịch vụ 511 18.000.000 0205 Khánh Linh 3331 1.800.000 131 536.631.975 HĐ000 Bán hàng cho Công ty 16/12 511 487.847.250 0210 TNHH Thiên Trƣờng 3331 48.784.725 Cửa hàng kinh doanh tổng 112 70.000.000 GBC 20/12 hợp Nguyễn Ngọc Bình 131 70.000.000 thanh toán tiền hàng Công ty cổ phần thƣơng mại 111 19.800.000 PT39/3 20/12 và dịch vụ Khánh Linh thanh 131 19.800.000 toán tiền hàng Công ty TNHH Thiên 112 280.000.000 GBC 25/12 Trƣờng thanh toán tiền hàng 131 280.000.000 Cộng phát sinh T12 2.477.560.350 2.477.560.350 Cộng lũy kế 33.762.794.524 33.762.794.524 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 34
Căn cứ vào sổ Nhật ký chung (Biểu 2.8), kế toán ghi vào Sổ cái TK 131 như Biểu 2.9 Biểu 2.9. Trích sổ cái TK 131 Đơn vị: Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Mẫu số: S03b – DNN Địa chỉ: 79/185 Tôn Đức Thắng, An Dƣơng, Lê Chân, Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CÁI Năm 2014 Tài khoản: 131- Phải thu khách hàng NT Chứng từ Số hiệu Số tiền Diễn giải ghi sổ Số hiệu NT TK ĐƢ Nợ Có Số dƣ đầu năm 746.342.171 04/12 HĐ0000204 04/12 Bán hàng cho Cửa hàng kinh doanh tổng hợp Nguyễn Ngọc Bình 511 80.992.000 3331 8.099.200 05/12 HĐ0000205 05/12 Bán hàng cho Công ty cổ phần thƣơng mại và dịch vụ Khánh Linh 511 18.000.000 3331 1.800.000 16/12 HĐ0000210 16/12 Bán hàng cho Công ty TNHH Thiên Trƣờng 511 487.847.250 3331 48.784.725 20/12 GBC 20/12 Cửa hàng kinh doanh tổng hợp Nguyễn Ngọc Bình thanh toán nợ 112 70.000.000 20/12 PT39 20/12 Công ty cổ phần thƣơng mại và dịch vụ Khánh Linh thanh toán nợ 111 19.800.000 25/12 GBC 25/12 Công ty TNHH Thiên Trƣờng thanh toán nợ 112 280.000.000 Cộng phát sinh T12 722.450.000 540.000.000 Cộng lũy kế năm 4.592.923.256 4.186.778.533 Số dƣ cuối năm 1.152.486.894 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 35
Căn cứ vào HĐ 0000204 (Biểu 2.1), GBC ngày 20/12 (Biểu 2.5) kế toán ghi Sổ chi tiết TK 131 mở cho Cửa hàng kinh doanh tổng hợp Nguyễn Ngọc Bình như Biểu 2.10 Biểu 2.10. Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (Cửa hàng kinh doanh tổng hợp Nguyễn Ngọc Bình) Đơn vị: Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Mẫu số S13 – DNN Địa chỉ: 79/185 Tôn Đức Thắng, An Dƣơng, Lê Chân, Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA Tháng 12/2014 Tài khoản: 131 Đối tƣợng: Cửa hàng kinh doanh tổng hợp Nguyễn Ngọc Bình NT Chứng từ TK đối Số phát sinh Số dƣ Diễn giải ghi sổ Số hiệu NT ứng Nợ Có Nợ Có Số dƣ đầu tháng 10.000.000 04/12 HĐ0000204 04/12 Bán hàng các loại theo bảng kê 511 80.992.000 90.992.000 Thuế GTGT đầu ra 3331 8.099.200 99.091.200 20/12 GBC 20/12 Thanh toán tiền hàng 112 70.000.000 70.000.000 Cộng phát sinh 89.091.200 70.000.000 Số dƣ cuối kì 29.091.200 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 36
Căn cứ vào HĐ 0000205 (Biểu 2.2), PT 39/3 (Biểu 2.6) kế toán ghi Sổ chi tiết TK 131 mở cho Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Khánh Linh như Biểu 2.11 Biểu 2.11. Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (Công ty cổ phần thƣơng mại và dịch vụ Khánh Linh) Đơn vị: Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Mẫu số S13 – DNN Địa chỉ: 79/185 Tôn Đức Thắng, An Dƣơng, Lê Chân, Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA Tháng 12/2014 Tài khoản: 131 Đối tƣợng: Công ty cổ phần thƣơng mại và dịch vụ Khánh Linh NT ghi Chứng từ TK đối Số phát sinh Số dƣ Diễn giải sổ Số hiệu NT ứng Nợ Có Nợ Có Số dƣ đầu tháng - 05/12 HĐ0000205 05/12 Mua ống dẫn xoắn các loại 511 18.000.000 18.000.000 Thuế GTGT đẩu ra 3331 1.800.000 19.800.000 20/12 PT39/3 20/12 Thanh toán tiền hàng 111 19.800.000 19.800.000 Cộng phát sinh 19.800.000 19.800.000 Số dƣ cuối kì - (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 37
Căn cứ vào HĐ 0000210 (Biểu 2.4), GBC ngày 25/12/2014 (Biểu 2.7), kế toán ghi Sổ chi tiết TK 131 mở cho Công ty TNHH Thiên Trường như Biểu 2.12 Biểu 2.12. Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua (Công ty TNHH Thiên Trƣờng) Đơn vị: Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Mẫu số S13 – DNN Địa chỉ: 79/185 Tôn Đức Thắng, An Dƣơng, Lê Chân, Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA Tháng 12/2014 Tài khoản: 131 Đối tƣợng: Công ty TNHH Thiên Trƣờng NT ghi Chứng từ TK đối Số phát sinh Số dƣ Diễn giải sổ Số hiệu NT ứng Nợ Có Nợ Có Số dƣ đầu tháng 25.500.000 16/12 HĐ0000210 16/12 Mua hàng hóa các loại 511 487.847.250 513.347.250 Thuế GTGT đầu ra 3331 48.784.725 562.131.975 25/12 GBC 25/12 Thanh toán tiền hàng 111 280.000.000 280.000.000 Cộng phát sinh 536.631.975 280.000.000 Số dƣ cuối kì 282.131.975 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 38
Căn cứ vào các sổ chi tiết mở cho TK 131, kế toán lập Bảng tổng hợp TK 131 vào cuối tháng như Biểu 2.13 Biểu 2.13. Trích Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng Đơn vị: Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Địa chỉ: 79/185 Tôn Đức Thắng, An Dƣơng, Lê Chân, HP BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 131 Tháng 12/2014 Số dƣ đầu kỳ Số phát sinh Số dƣ cuối kỳ STT Mã KH Tên khách hàng Nợ Có Nợ Có Nợ Có 9 131_NNB Cửa hàng kinh doanh tổng hợp 10.000.000 - 89.091.200 70.000.000 29.091.200 - Nguyễn Ngọc Bình 10 131_KHL Công ty cổ phần thƣơng mại và - - 19.800.000 19.800.000 - - dịch vụ Khánh Linh 11 131_THT Công ty TNHH Thiên Trƣờng 25.500.000 - 536.631.975 280.000.000 282.131.975 - Cộng 970.036.894 - 722.450.000 540.000.000 1.152.486.894 - (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 39
2.3. Thực trạng kế toán thanh toán với ngƣời bán (nhà cung cấp) tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh. 2.3.1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với ngƣời bán 2.3.1.1. Chứng từ sử dụng Hóa đơn GTGT Phiếu nhập kho Phiếu chi Giấy báo Nợ Ủy nhiệm chi 2.3.1.2. Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp về số tiền mua hàng hóa, công ty sử dụng tài khoản 331 – Phải trả ngƣời bán, tài khoản này đƣợc theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp và có kết cấu nhƣ sau: Bên Nợ: Số tiền đã trả cho ngƣời bán vật tƣ, hàng hóa, ngƣời cung cấp dịch vụ, ngƣời nhận thầu xây lắp Số tiền ứng trƣớc cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp, ngƣời nhận thầu xây lắp nhƣng chƣa nhận đƣợc vật tƣ, hàng hóa, dịch vụ, khối lƣợng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao Số tiền ngƣời bán chấp nhận giảm giá hàng hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thƣơng mại đƣợc ngƣời bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ và khoản nợ phải trả cho ngƣời bán Giá trị vật tƣ, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại ngƣời bán Bên Có Số tiền phải trả cho ngƣời bán vật tƣ, hàng hóa, ngƣời cung cấp dịch vụ và ngƣời nhận thầu xây lắp Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tƣ, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp, ngƣời nhận thầu xây lắp. Số dư bên Nợ (nếu có): phản ánh số tiền đã ứng trƣớc cho ngƣời bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho ngƣời bán theo chi tiết của từng đối tƣợng cụ thể. Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lấy số dƣ chi tiết của từng đối tƣợng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và “Nguồn vốn”. 2.3.1.3. Sổ sách sử dụng Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua TK 331 Bảng tổng hợp thanh toán với ngƣời mua TK 331 Số cái TK 331 Sổ Nhật ký chung 40
2.3.2. Kế toán tổng hợp và chi tiết thanh toán với ngƣời bán Biểu 2.14. Hóa đơn GTGT số 0001768 HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Kí hiệu:MT/13P Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0001768 Ngày 02 tháng 12 năm 2014 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI MẠNH TUẤN MST:0800638377 Địa chỉ: 18 Tiền Phong – Phƣờng Quang Trung – TP Hải Dƣơng Điện thoại:0320 3890961 * Fax: 0320 3891062 Số tài khoản: 030005235177 –NH Sacombank Hải Dƣơng – Chi nhánh Thống Nhất Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH TM&DV thiết bị điện Thanh Linh Địa chỉ: 79/185 Tôn Đức Thắng, P.An Dƣơng, Q.Lê Chân, Hải Phòng. Tài khoản số: Tại ngân hàng: Hình thức thanh toán: CK/TM MST: 0201084497 Số STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Đơn giá Thành tiền lƣợng 01 Quạt trần 1m4 DVT Chiếc 32 455.000 14.560.000 02 Quạt treo tƣờng 400 ED Chiếc 02 220.000 440.000 Cộng tiền hàng: 15.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 16.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Mƣời sáu triệu năm trăm nghìn đồng. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn) (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) Ví dụ 7: Ngày 02/12/2014 mua quạt các loại theo HĐGTGT 0001768 (Biểu 2.14) trị giá 16.500.000 đồng của Công ty TNHH thƣơng mại Mạnh Tuấn (đã có VAT), chƣa thanh toán - Kế toán dựa vào HĐGTGT0001768 (Biểu 2.14) ghi Sổ Nhật kí chung (Biểu 2.26) - Căn cứ vào Sổ Nhật kí chung, kế toán ghi Sổ cái TK 331(Biểu 2.27) - Để hạch toán chi tiết, kế toán dựa vào HĐGTGT0001768 ghi Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán (Công ty TNHH thƣơng mại Mạnh Tuấn) (Biểu 2.28) 41
Biểu 2.15. Phiếu chi số 28 Đơn vị: Công ty TNHH TM&DV Mẫu số 02-TT thi ết bị điện Thanh Linh (Ban hành theo QĐ48/2006/QĐ-BTC 79/185 Tôn Đức Thắng, Lê Chân, Hải Phòng Ngày 14/09/2006 của Bộ trƣởng BTC) Quyển số: 04 PHIẾU CHI Số: 28 Ngày 10/12/2014 Nợ: 331 Có: 111 Họ và tên ngƣời nhận tiền: Trần Tuấn Anh Đ ịa chỉ: Công ty TNHH thƣơng mại Mạnh Tuấn – Số 18 Tiền Phong, P. Quang Trung, TP Hải Dƣơng . Lí do chi: Thanh toán tiền hàng theo HĐ 0001768 cho Công ty TNHH thƣơng mại Mạnh Tuấn S ố tiền: 16.500.000 (Viết bằng chữ): Mƣời sáu triệu năm trăm nghìn đồng Kèm theo: Ngày 10 tháng 12 năm 2014. Giám đốc Kế toán trƣởng Thủ quỹ Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận tiền (Kí, đóng dấu) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): +T ỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): +S ố tiền quy đổi: (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) Ví dụ 8: Ngày 10/12/2014 thanh toán toàn bộ tiền hàng theo HĐGTGT 0001768 (Biểu 2.14) trị giá 16.500.000 đồng bằng tiền mặt cho Công ty TNHH thƣơng mại Mạnh Tuấn - Kế toán dựa vào Phiếu chi (Biểu 2.15) ghi sổ Nhật kí chung (Biểu 2.26) - Căn cứ vào Sổ Nhật kí chung, kế toán ghi Sổ cái TK 331(Biểu 2.27) - Để hạch toán chi tiết, kế toán dựa vào Phiếu chi ghi Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán (Công ty TNHH thƣơng mại Mạnh Tuấn) (Biểu 2.28) 42
Biểu 2.16. Hóa đơn GTGT số 0024722 CÔNG TY CỔ PHẦN DÂY VÀ CÁP ĐIỆN THƢỢNG ĐÌNH Địa chỉ: Ngõ 320 đƣờng Khƣơng Đình-cụm 3 đƣờng Hạ Đình-Q.Thanh Xuân-TP Hà Nội Tên chi nhánh: 216 Nguyễn Văn Linh - P.Dƣ Hàng Kênh - Q.Lê Chân - TP Hải Phòng Mã số thuế: 0100892628 Số tài khoản: Ngân hàng: Mẫu số: 01GTKT3/001 HÓA ĐƠN Kí hiệu: TD/11P GIÁ TRỊ GIA TĂNG Số: 0024722 Liên 2: Giao cho ngƣời mua Ngày 10 tháng 12 năm 2014 Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Địa chỉ: 79/185 Tôn Đức Thắng – P.An Dƣơng – Q. Lê Chân – TP. Hải Phòng Hình thức thanh toán: CK Mã số thuế: 0201084497 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền 1 Cáp ngầm DSTA 4x25 m 2600 128.074 332.992.400 2 Cáp Cu PVC 1x10 m 3450 11.251 38.815.950 3 Cáp ngầm DSTA 4x10 m 35 127.858 4.475.030 Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng: 376.283.380 Tiền thuế GTGT: 37.628.338 Tổng cộng tiền thanh toán: 413.911.718 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm mƣời ba triệu chín trăm mƣời một nghìn bảy trăm mƣời tám đồng. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) Ví dụ 9: Ngày 10/12/2014 mua hàng theo HĐGTGT 0024722 (Biểu 2.16) trị giá 413.911.718 đồng (đã bao gồm VAT) của Công ty cổ phần dây và cáp điện Thƣợng Đình, chƣa thanh toán - Kế toán dựa vào HĐGTGT 0024722 (Biểu 2.16) ghi Sổ Nhật kí chung (Biểu 2.26) - Căn cứ vào Sổ Nhật kí chung, kế toán ghi Sổ cái TK 331(Biểu 2.27) - Để hạch toán chi tiết, kế toán dựa vào HĐGTGT 0024722 ghi Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán (Công ty cổ phần dây và cáp điện Thƣợng Đình) (Biểu 2.29) 43
Biểu 2.17. Hóa đơn GTGT số 0002186 HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Kí hiệu: AA/13P Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0002186 Ngày 17 tháng 12 năm 2014 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH VẬT TƢ THIẾT BỊ THƢƠNG MẠI QUANG THẮNG MST:0200944573 Địa chỉ: Quầy số KI – 178A tầng 1 Trung tâm thƣơng mại chợ Sắt, phƣờng Phạm Hồng Thái, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng. Điện thoại: Số tài khoản: tại ngân hàng Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh MST: 0201084497 Hình thức thanh toán: CK/TM Địa chỉ: 79/185 Tôn Đức Thắng, P.An Dƣơng, Q.Lê Chân, Hải Phòng. Tài khoản số: Tại ngân hàng: Đơn vị STT Tên hàng hóa, dịch vụ Số lƣợng Đơn giá Thành tiền tính Vật tƣ hàng hóa 80.122.200 (kèm bảng kê chi tiết) Cộng tiền hàng: 80.122.200 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 8.012.220 Tổng cộng tiền thanh toán: 88.134.420 Số tiền viết bằng chữ: Tám mƣơi tám triệu một trăm ba mƣơi tƣ nghìn bốn trăm hai mƣơi đồng Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn) (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 44
Biểu 2.18. Bảng kê chi tiết hàng hóa xuất bán đính kèm HĐ 0002186 BẢNG KÊ CHI TIẾT HÀNG HÓA XUẤT BÁN Đính kèm hóa đơn Ký hiệu AA13P – Số 0002186, ngày 17 tháng 12 năm 2014 Bên bán: Công ty TNHH vật tƣ thiết bị thƣơng mại Quang Thắng Địa chỉ: Quầy số KI – 178A tầng 1 Trung tâm thƣơng mại chợ Sắt, phƣờng Phạm Hồng Thái, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng. MST: 0200944573 Bên mua: Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Địa chỉ: Số 79 ngõ 185 Tôn Đức Thắng, P.An Dƣơng, Q.Lê Chân, TP.Hải Phòng Số STT Chủng loại hàng hóa ĐVT Đơn giá Thành tiền lƣợng 1 Ống nhựa xoắn F125/160 M 165 62.000 10.230.000 2 Ống nhựa xoắn F100/130 M 1000 40.000 40.000.000 3 Kiểm định hệ thống nối đất Ht 5 1.000.000 5.000.000 4 Mối hàn hóa nhiệt bộ 10 100.000 1.000.000 5 Đèn chỉ hƣớng ra EXIT bộ 5 200.000 1.000.000 6 Ống sun PVC D25 M 500 3.000 1.500.000 7 Ống cứng PVC D20 Cây 140 10.000 1.400.000 8 Aptpmat 3P 40A Cái 10 300.000 3.000.000 9 Dây đồng trục 5C M 800 2.000 1.600.000 10 Dây điện 2x0.75 M 800 3.000 2.400.000 11 Kim thu sét phát xạ LIVA - BX175 bộ 2 6.000.000 12.000.000 bán kính bảo vệ 102m 12 Ampe kế thang đo 250A cái 10 99.220 992.200 Cộng: 80.122.200 Bằng chữ: Tám mƣơi triệu một trăm hai mƣơi hai nghìn hai trăm đồng. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) Ví dụ 10: Ngày 17/12/2014 mua hàng theo HĐGTGT 0002186 (Biểu 2.17) của Công ty TNHH vật tƣ thiết bị thƣơng mại Quang Thắng trị giá 88.134.420 đồng (đã có VAT), chƣa thanh toán - Kế toán dựa vào HĐGTGT 0002186 (Biểu 2.17) ghi Sổ Nhật kí chung (Biểu 2.26) - Căn cứ vào Sổ Nhật kí chung, kế toán ghi Sổ cái TK 331(Biểu 2.27) - Để hạch toán chi tiết, kế toán dựa vào HĐGTGT 0002186 ghi Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán (Công ty TNHH vật tƣ thiết bị thƣơng mại Quang Thắng) (Biểu 2.30) 45
Biểu 2.19. Ủy nhiệm chi của Ngân hàng Sài Gòn Hà Nội ỦY NHIỆM CHI/PAYMENT ORDER Ngày (Date): 25/12/2014 Số bút toán: TK ghi Nợ: ĐƠN VỊ CHUYỂN TIỀN (Applicant) Tk ghi Có: Tên tài khoản: Công ty TNHH TM&DV thiết bị điện Thanh Linh SỐ TIỀN (Amount) Account Name Bằng số (In figures): 200.000.000 Số tài khoản/Account No: 1001496243 Bằng chữ (In words): Hai trăm triệu đồng. Tại ngân hàng/With bank: SHB Văn Cao Phí NH: Phí trong Phí ngoài ĐƠN VỊ NHẬN TIỀN (Beneficiary) Bank Including Excluding Tên đơn vị nhận tiền: Công ty cổ phần dây và cáp điện Thƣợng Đình charges Beneficiary Số TK/CMT/HC: 030005235177 Account No/ID card/PP No. Ngày cấp/Date of issue Nơi cấp: Nội dung (Details of payment): thanh toán tiền hàng Tại ngân hàng/With bank: Sacombank Place of issue CN Lạch Tray ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN (Applicant) NGÂN HÀNG A (Bank of applicant) NGÂN HÀNG B (Bank of Beneficicary) Ghi sổ ngày (dated) Ghi sổ ngày (dated) Kế toán trƣởng Chủ tài khoản Giao dịch viên Kiểm soát Giao dịch viên Kiểm soát Chief Accountant A/C Holder Teller Supervisor Teller Supervisor (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 46
Biểu 2.20. Hóa đơn GTGT 0006567 của Ngân hàng Sài Gòn Hà Nội Mẫu số (Form): 01GTKT2/001 NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN HÀ NỘI Ký hiệu hóa đơn (Serial): NB/14T SAI GON – HA NOI COMMERCIAL JOINT STOCK BANK Số hóa đơn (VAT No): 0006567 Tên ĐV(Branch name): CHI NHANH VAN CAO Số chứng từ: LPSF251214488491 Mã số thuế (Tax code): Địa chỉ (Adress): HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG VAT INVOICE Liên 2:Giao cho khách hàng (Copy 2: For customer) Ngày hóa đơn ( Date: dd/mm/yy): 25/12/2014 Tên khách hàng (Customer name): CTY TNHH TM VA DV THIET BI DIEN THANH LINH Số tài khoản (Account no): 1001496243 Địa chỉ (Address): 79/185 TON DUC THANG, P.AN DUONG, Q.LE CHAN MST/CMND (Tax code/ID code): 0201084497 Tỷ giá (Exchange Rate): Số tiền (Amount): 10.000 VND Quy đổi (Equivalent): Thuế suất (VAT rate): 10% Thuế GTGT (VAT amount): 1.000 VND Quy đổi (Equivalent): Tổng số tiền (Total amount): 11.000 VND Quy đổi (Equivalent): Bằng chữ (Amount in word): Mƣời một ngàn đồng Diễn giải (Description): PHI CHUYEN TIEN Khách hàng (Customer) Giao dịch viên (Teller) Kiểm soát viên(Checker) Giám đốc (Director) Ký, ghi rõ họ tên Ký, ghi rõ họ tên Ký, ghi rõ họ tên Ký, ghi rõ họ tên (Signature & Full name) (Signature & Full name) (Signature & Full name) (Signature & Full name) (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 47
Biểu 2.21. Giấy báo nợ của Ngân hàng Sài Gòn Hà Nội Ngày in/Printed date: 25/12/2014 Giao dịch viên/Teller: Maker Số giao dịch/Trans no: LPSF251214488491 NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN HÀ NỘI GIẤY BÁO NỢ/DEBIT SLIP Ngày/date: 25/12/2014 ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN/PAYMENT Tên tài khoản/Customer name: CTY TNHH TM VA DV TBI DIEN THANH LINH S ố tài khoản/Account number: 1001496243 Mã số thuế/CMT/Tax code/ID card: 0201084497 Tổng số tiền bằng số/Amount: ĐƠN VỊ THỤ HƢỞNG/BENEFICIARY 200.000.000 VND Tên tài khoản/Customer name: S ố tài khoản/Account number: S ố tiền bằng chữ/Amount in words: Hai trăm triệu đồng. N ội dung/Content: THANH TOAN TIEN HANG CHO CTY CP DAY VA CAP DIEN THUONG DINH GIAO DỊCH VIÊN KIỂM SOÁT TELLER CHECKER (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) Ví dụ 11: Ngày 25/12/2014 thanh toán 200.000.000 đồng cho Công ty cổ phần dây và cáp điện Thƣợng Đình bằng chuyển khoản - Kế toán dựa vào Ủy nhiệm chi (Biểu 2.19), Giấy báo nợ (Biểu 2.21) ghi sổ Nhật kí chung (Biểu 2.26) - Căn cứ vào Sổ Nhật kí chung, kế toán ghi Sổ cái TK 331(Biểu 2.27) - Để hạch toán chi tiết, kế toán dựa vào Ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ ghi Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán (Công ty cổ phần dây và cáp điện Thƣợng Đình) (Biểu 2.29) 48
Biểu 2.22. Phiếu chi số 32 Đơn vị: Công ty TNHH TM&DV Mẫu số 02-TT thiết bị điện Thanh Linh (Ban hành theo QĐ48/2006/QĐ-BTC 79/185 Tôn Đức Thắng, Lê Chân, Hải Phòng Ngày 14/09/2006 của Bộ trƣởng BTC) Quyển số: 04 PHIẾU CHI Số: 32 Ngày 26/12/2014 Nợ: 331 Có: 111 Họ và tên ngƣời nhận tiền: Ngô Lan Anh Địa chỉ: Công ty TNHH điện và dịch vụ hàng hải Hà Anh – 38 Điện Biên Phủ, Hồng Bàng, Hải Phòng. Lí do chi: Đặt trƣớc tiền hàng cho Công ty TNHH điện và dịch vụ hàng hải Hà Anh. Số tiền: 15.000.000 (Viết bằng chữ): Mƣời lăm triệu đồng Kèm theo: Ngày 26 tháng 12 năm 2014. Giám đốc Kế toán trƣởng Thủ quỹ Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận tiền (Kí, đóng dấu) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): +Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): +Số tiền quy đổi: (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) Ví dụ 12: Ngày 26/12/2014 công ty trả trƣớc tiền hàng cho Công ty TNHH điện và dịch vụ hàng hải Hà Anh bằng tiền mặt theo Phiếu chi số 32 (Biểu 2.22), số tiền 15.000.000 đồng - Kế toán dựa vào Phiếu chi số 32 (Biểu 2.22) ghi sổ Nhật kí chung (Biểu 2.26) - Căn cứ vào Sổ Nhật kí chung, kế toán ghi Sổ cái TK 331(Biểu 2.27) - Để hạch toán chi tiết, kế toán dựa vào Phiếu chi ghi Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán (Công ty TNHH điện và dịch vụ hàng hải Hà Anh) (Biểu 2.31) 49
Biểu 2.23. Ủy nhiệm chi của Ngân hàng Sài Gòn Hà Nội ỦY NHIỆM CHI/PAYMENT ORDER Ngày (Date): 29/12/2014 Số bút toán: TK ghi Nợ: Tk ghi Có: ĐƠN VỊ CHUYỂN TIỀN (Applicant) Tên tài khoản: Công ty TNHH TM&DV thiết bị điện Thanh Linh SỐ TIỀN (Amount) Account Name Bằng số (In figures): 80.000.000 Số tài khoản/Account No: 1001496243 Tại ngân hàng/With bank: SHB Văn Cao Bằng chữ (In words): Tám mƣơi triệu đồng. Phí NH: Phí trong Phí ngoài ĐƠN VỊ NHẬN TIỀN (Beneficiary) Bank charges Including Excluding Tên đơn vị nhận tiền: Công ty TNHH vật tƣ thiết bị thƣơng mại Quang Thắng Beneficiary Số TK/CMT/HC: 102010001826719 Account No/ID card/PP No. Ngày cấp/Date of issue Nơi cấp: Nội dung (Details of payment): thanh toán tiền hàng Tại ngân hàng/With bank: Vietinbank Place of issue CN Hồng Bàng ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN (Applicant) NGÂN HÀNG A (Bank of applicant) NGÂN HÀNG B (Bank of Beneficicary) Ghi sổ ngày (dated) Ghi sổ ngày (dated) Kế toán trƣởng Chủ tài khoản Giao dịch viên Kiểm soát Giao dịch viên Kiểm soát Chief Accountant A/C Holder Teller Supervisor Teller Supervisor (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 50
Biểu 2.24. Hóa đơn GTGT số 0006843 Mẫu số (Form): 01GTKT2/001 NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN HÀ NỘI Ký hiệu hóa đơn (Serial): NB/14T SAI GON – HA NOI COMMERCIAL JOINT STOCK BANK Số hóa đơn (VAT No): 0006843 Tên ĐV(Branch name): CHI NHANH VAN CAO Số chứng từ: LPSF291214807305 Mã số thuế (Tax code): Địa chỉ (Adress): HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG VAT INVOICE Liên 2:Giao cho khách hàng (Copy 2: For customer) Ngày hóa đơn ( Date: dd/mm/yy): 29/12/2014 Tên khách hàng (Customer name): CTY TNHH TM VA DV THIET BI DIEN THANH LINH Số tài khoản (Account no): 1001496243 Địa chỉ (Address): 79/185 TON DUC THANG, P.AN DUONG, Q.LE CHAN MST/CMND (Tax code/ID code): 0201084497 Tỷ giá (Exchange Rate): Số tiền (Amount): 10.000 VND Quy đổi (Equivalent): Thuế suất (VAT rate): 10% Thuế GTGT (VAT amount): 1.000 VND Quy đổi (Equivalent): Tổng số tiền (Total amount): 11.000 VND Quy đổi (Equivalent): Bằng chữ (Amount in word): Mƣời một ngàn đồng Diễn giải (Description): PHÍ CHUYỂN TIỀN Khách hàng (Customer) Giao dịch viên (Teller) Kiểm soát viên (Checker) Giám đốc (Director) Ký, ghi rõ họ tên Ký, ghi rõ họ tên Ký, ghi rõ họ tên Ký, ghi rõ họ tên (Signature & Full name) (Signature & Full name) (Signature & Full name) (Signature & Full name) (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 51
Biểu 2.25. Giấy báo nợ của Ngân hàng Sài Gòn Hà Nội Ngày in/Printed date: 29/12/2014 Giao dịch viên/Teller: Maker Số giao dịch/Trans no: LPSF291214807305 NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN HÀ NỘI GIẤY BÁO NỢ/DEBIT SLIP Ngày/date: 29/12/2014 ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN/PAYMENT Tên tài khoản/Customer name: CTY TNHH TM VA DV TBI DIEN THANH LINH Số tài khoản/Account number: 1001496243 Mã s ố thuế/CMT/Tax code/ID card: 0201084497 Tổng số tiền bằng số/Amount: ĐƠN VỊ THỤ HƢỞNG/BENEFICIARY 80.000.000 VND Tên tài khoản/Customer name: Số tài khoản/Account number: Số ti ền bằng chữ/Amount in words: Tám mƣơi triệu đồng. Nội dung/Content: THANH TOAN TIEN HANG CHO CTY TNHH VTU TBI TM QUANG THANG GIAO DỊCH VIÊN KIỂM SOÁT TELLER CHECKER (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) Ví dụ 13: Ngày 29/12/2014 thanh toán 80.000.000 đồng cho Công ty TNHH vật tƣ thiết bị thƣơng mại Quang Thắng bằng chuyển khoản - Kế toán dựa vào Ủy nhiệm chi (Biểu 2.23), Giấy báo nợ (Biểu 2.25) ghi sổ Nhật kí chung (Biểu 2.26) - Căn cứ vào Sổ Nhật kí chung, kế toán ghi Sổ cái TK 331(Biểu 2.27) - Để hạch toán chi tiết, kế toán dựa vào Ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ ghi Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán (Công ty TNHH vật tƣ thiết bị thƣơng mại Quang Thắng) (Biểu 2.30) 52
Căn cứ vào các chứng từ (HĐ0001768 Biểu 2.14, PC 28/4 Biểu 2.15, HĐ 0024722 Biểu 2.16, HĐ 0002186 Biểu 2.17, UNC ngày 25/12/2014 Biểu 2.19, GBN ngày 25/12/2014 Biểu 2.21, PC 32/4 Biểu 2.22, UNC ngày 29/12/2014 Biểu 2.23, GBN ngày 29/12/2014 Biểu 2.25) kế toán ghi sổ Nhật kí chung như Biểu 2.26 Biểu 2.26. Trích Sổ Nhật kí chung Mẫu số: S03a – DNN Đơn vị: Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: 79/185 Tôn Đức Thắng, An Dƣơng, Lê Chân, HP ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ NHẬT KÍ CHUNG Năm 2014 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Số Số phát sinh Diễn giải hiệu SH NT TK Nợ Có Số trang trƣớc chuyển sang 156 15.000.000 HĐ0001 Mua quạt các loại của công ty TNHH thƣơng 02/12 133 1.500.000 768 mại Mạnh Tuấn 331 16.500.000 156 376.283.380 HĐ0024 Mua dây cáp các loại của công ty CP dây và cáp 10/12 133 37.628.338 722 điện Thƣợng Đình 331 413.911.718 Thanh toán tiền hàng theo HĐ 0001768 cho 331 16.500.000 PC28/4 10/12 công ty TNHH thƣơng mại Mạnh Tuấn 111 16.500.000 156 80.122.200 HĐ0002 Mua hàng hóa các loại của công ty TNHH 17/12 133 8.012.220 186 VTTB thƣơng mại Quang Thắng 331 88.134.420 GBN, a) Thanh toán tiền cho công ty CP dây và cáp 331 200.000.000 25/12 UNC điện Thƣợng Đình 112 200.000.000 HĐGT 642 10.000 GT0006 25/12 b) Phí chuyển tiền 133 1.000 567 112 11.000 Trả trƣớc tiền hàng cho công ty TNHH điện và 331 15.000.000 PC32/4 26/12 dịch vụ hàng hải Hà Anh 111 15.000.000 GBN, a) Thanh toán tiền hàng cho công ty TNHH 331 80.000.000 29/12 UNC VTTB thƣơng mại Quang Thắng 112 80.000.000 HĐGT 642 10.000 GT0006 29/12 b) Phí chuyển tiền 133 1.000 843 112 11.000 Cộng phát sinh T12 2.477.560.350 2.477.560.350 Cộng lũy kế 33.762.794.524 33.762.794.524 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 53
Căn cứ vào sổ Nhật kí chung (Biểu 2.26), kế toán ghi vào Sổ cái TK 331 (Biểu 2.27) Biểu 2.27. Trích sổ cái TK 331 Đơn vị: Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Mẫu số: S03b – DNN Địa chỉ: 79/185 Tôn Đức Thắng, An Dƣơng, Lê Chân, Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CÁI Năm 2014 Tài khoản: 331- Phải trả ngƣời bán NT Chứng từ Số hiệu Số tiền Diễn giải ghi sổ Số hiệu NT TK ĐƢ Nợ Có Số dƣ đầu năm 1.315.734.105 02/12 HĐ0001768 02/12 Mua quạt các loại của công ty TNHH thƣơng mại Mạnh Tuấn 156 15.000.000 133 1.500.000 10/12 HĐ0024722 10/12 Mua dây cáp các loại của công ty CP dây và cáp điện Thƣợng Đình 156 376.283.380 133 37.628.338 10/12 PC28/4 10/12 Thanh toán tiền hàng theo HĐ 0001768 cho công ty TNHH thƣơng mại Mạnh Tuấn 111 16.500.000 17/12 HĐ0002186 17/12 Mua hàng hóa các loại của công ty TNHH VTTB thƣơng mại Quang Thắng 156 80.122.200 133 8.012.220 25/12 GBN 25/12 Thanh toán tiền hàng cho công ty CP dây và cáp điện Thƣợng Đình 112 200.000.000 26/12 PC32/4 26/12 Trả trƣớc tiền hàng cho công ty TNHH điện và dịch vụ hàng hải Hà Anh 111 15.000.000 29/12 GBN 29/12 Thanh toán tiền hàng cho công ty TNHH VTTB thƣơng mại Quang Thắng 112 80.000.000 Cộng phát sinh T12 410.255.800 744.388.090 Cộng lũy kế năm 2.759.591.633 4.360.944.383 Số dƣ cuối năm 2.917.086.855 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 54
Căn cứ vào HĐ 0001768 (Biểu 2.14), PC 28/4 (Biểu 2.15), kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 331 mở cho Công ty TNHH thương mại Mạnh Tuấn (Biểu 2.28) Biểu 2.28. Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán (Công ty TNHH thƣơng mại Mạnh Tuấn) Đơn vị: Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Mẫu số S13 – DNN Địa chỉ: 79/185 Tôn Đức Thắng, An Dƣơng, Lê Chân, Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI BÁN Tháng 12/2014 Tài khoản: 331 Đối tƣợng: Công ty TNHH thƣơng mại Mạnh Tuấn NT ghi Chứng từ TK đối Số phát sinh Số dƣ Diễn giải sổ Số hiệu NT ứng Nợ Có Nợ Có Số dƣ đầu tháng - 02/12 HĐ0001768 02/12 Mua quạt các loại 156 15.000.000 15.000.000 Thuế GTGT đầu vào 133 1.500.000 16.500.000 Thanh toán tiền hàng theo 10/12 PC28/4 10/12 111 16.500.000 16.500.000 HĐ 0001768 Cộng phát sinh 16.500.000 16.500.000 Số dƣ cuối kì - (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 55
Căn cứ vào HĐ 0024722 (Biểu 2.16), GBN ngày 25/12/2014 (Biểu 2.21), kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 331 mở cho Công ty cổ phần dây và cáp điện Thượng Đình (Biểu 2.29) Biểu 2.29. Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán (Công ty cổ phần dây và cáp điện Thƣợng Đình) Đơn vị: Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Mẫu số S13 – DNN Địa chỉ: 79/185 Tôn Đức Thắng, An Dƣơng, Lê Chân, Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI BÁN Tháng 12/2014 Tài khoản: 331 Đối tƣợng: Công ty cổ phần dây và cáp điện Thƣợng Đình NT ghi Chứng từ TK đối Số phát sinh Số dƣ Diễn giải sổ Số hiệu NT ứng Nợ Có Nợ Có Số dƣ đầu tháng 50.000.000 10/12 HĐ0024722 10/12 Mua dây cáp các loại 156 376.283.380 426.283.380 Thuế GTGT đầu vào 133 37.628.338 463.911.718 25/12 GBN 25/12 Thanh toán tiền hàng 112 200.000.000 200.000.000 Cộng phát sinh 200.000.000 413.911.718 Số dƣ cuối kì 263.911.718 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 56
Căn cứ vào HĐ 0002186 (Biểu 2.17), GBN ngày 29/12/2014 (Biểu 2.23), kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 331 mở cho Công ty TNHH vật tư thiết bị thương mại Quang Thắng (Biểu 2.30) Biểu 2.30. Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán (Công ty TNHH vật tƣ thiết bị thƣơng mại Quang Thắng) Đơn vị: Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Mẫu số S13 – DNN Địa chỉ: 79/185 Tôn Đức Thắng, An Dƣơng, Lê Chân, Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI BÁN Tháng 12/2014 Tài khoản: 331 Đối tƣợng: Công ty TNHH vật tƣ thiết bị thƣơng mại Quang Thắng NT ghi Chứng từ TK đối Số phát sinh Số dƣ Diễn giải sổ Số hiệu NT ứng Nợ Có Nợ Có Số dƣ đầu tháng 20.000.000 17/12 HĐ0002186 17/12 Mua hàng hóa các loại 156 80.122.200 100.122.200 Thuế GTGT đầu vào 133 8.012.220 108.134.420 29/12 GBN 29/12 Thanh toán tiền hàng 112 80.000.000 80.000.000 Cộng phát sinh 80.000.000 88.134.420 Số dƣ cuối kì 28.134.420 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 57
Căn cứ vào PC 32/4 (Biểu 2.22), kế toán ghi vào Sổ chi tiết TK 331 mở cho Công ty TNHH điện và dịch vụ hàng hải Hà Anh (Biểu 2.31) Biểu 2.31. Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán (Công ty TNHH điện và dịch vụ hàng hải Hà Anh) Đơn vị: Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Mẫu số S13 – DNN Địa chỉ: 79/185 Tôn Đức Thắng, An Dƣơng, Lê Chân, Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI BÁN Tháng 12/2014 Tài khoản: 331 Đối tƣợng: Công ty TNHH điện và dịch vụ hàng hải Hà Anh NT ghi Chứng từ TK đối Số phát sinh Số dƣ Diễn giải sổ Số hiệu NT ứng Nợ Có Nợ Có Số dƣ đầu tháng - Trả trƣớc tiền hàng cho công ty TNHH điện và 26/12 PC32/4 26/12 111 15.000.000 15.000.000 dịch vụ hàng hải Hà Anh Số dƣ cuối kì 15.000.000 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 58
Căn cứ vào Sổ chi tiết mở cho TK 331, kế toán tổng hợp TK 331 vào cuối tháng như Biểu 2.32 Biểu 2.32. Trích Bảng tổng hợp chi tiết phải trả ngƣời bán Đơn vị: Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Địa chỉ: 79/185 Tôn Đức Thắng, An Dƣơng, Lê Chân, Hải Phòng BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 331 Tháng 12/2014 Số dƣ đầu kỳ Số phát sinh Số dƣ cuối kỳ STT Mã KH Tên khách hàng Nợ Có Nợ Có Nợ Có Công ty TNHH thƣơng 14 331_MAT - - 16.500.000 16.500.000 - - mại Mạnh Tuấn Công ty cổ phần dây và 15 331_THĐ - 50.000.000 200.000.000 413.911.718 - 263.911.718 cáp điện Thƣợng Đình Công ty TNHH vật tƣ 16 331_QTH thiết bị thƣơng mại - 20.000.000 80.000.000 88.134.420 - 28.134.420 Quang Thắng Công ty TNHH điện và 17 331_HAA - - 15.000.000 - 15.000.000 - dịch vụ hàng hải Hà Anh Cộng 70.000.000 385.734.105 410.255.800 744.388.090 100.000.000 3.017.086.855 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 59
Căn cứ trên số liệu Bảng tổng hợp TK 131 (Biểu 2.13), Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 (Biểu 2.32 ) kế toán phản ánh vào chỉ tiêu tương ứng với mã số 131, 132, 312 của Bảng cân đối kế toán năm 2014 Biểu 2.33. Bảng cân đối kế toán BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trƣởng BTC) Niên độ tài chính năm 2014 Mã số thuế: 0201084497 Ngƣời nộp thuế: Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Đơn vị tiền: Đồng Việt Nam STT Chỉ tiêu Mã TM Số cuối năm Số đầu năm TÀI SẢN A- TÀI SẢN NGẮN HẠN A 100 4,345,202,401 3,115,651,132 (100 = 110+120+130+140+150) I I. Tiền và các khoản tƣơng đƣơng tiền 110 719,350,418 1,208,042,864 II. Đầu tƣ tài chính ngắn II 120 0 0 hạn(120=121+129) III III. Các khoản phải thu ngắn hạn 130 2,813,271,358 1,097,342,171 1 1. Phải thu của khách hàng 131 1,152,486,894 1,097,342,171 2 2. Trả trƣớc cho ngƣời bán 132 100.000.000 70.000.000 IV IV. Hàng tồn kho 140 812,580,625 794,801,473 V. Tài sản ngắn hạn khác [150]= [151] + V 150 0 15,464,624 [152] +[157] + [158] B - Tài sản dài hạn B 200 91,242,424 6,333,331 (200=210+220+230+240) I I. Tài sản cố định 210 87,575,757 0 II II. Bất động sản đầu tƣ 220 0 0 III III. Các khoản đầu tƣ tài chinh dài hạn 231 0 0 IV IV. Tài sản dài hạn khác 240 3,666,667 6,333,331 TỔNG CỘNG TÀI SẢN (250=100+200) 250 4,436,444,825 3,121,984,463 NGUỒN VỐN A A. NỢ PHẢI TRẢ ([300] = [310] + [330]) 300 3,323,154,100 2,023,327,010 I. Nợ ngắn hạn ([310] = [311] + [312] + I [313] + [314] + [315] + [316] + [318] 310 3,323,154,100 2,023,327,010 +[323] + [327] + [328] + [329]) 2 2. Phải trả cho ngƣời bán 312 3.017086.855 1,315,734,105 II. Nợ dài hạn ([330] = [331] + [332] + II 330 0 0 [334] + [336] + [338] + [339]) B B - VỐN CHỦ SỞ HỮU (400 = 410) 400 1,113,290,725 1,098,657,453 I I. Vốn chủ sở hữu 410 1,113,290,725 1,098,657,453 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 440 4,436,444,825 3,121,984,463 (440 = 300 + 400) (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh) 60
2.4. Thực trạng phân tích tình hình tài chính thông qua phân tích tình hình, nhu cầu và khả năng thanh toán tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Hiện tại Công ty không tiến hành phân tích tình hình tài chính thông qua các chỉ tiêu thanh toán. 61
CHƢƠNG 3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI VIỆC TĂNG CƢỜNG QUẢN LÝ CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THIẾT BỊ ĐIỆN THANH LINH 3.1. Đánh giá thực trạng công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thiết bị điện, để có thể đứng vững trên thị trƣờng trong nƣớc cũng nhƣ vƣơn ra tầm quốc tế, trong những năm gần đây công ty đã chủ động mở rộng lĩnh vực kinh doanh. Việc mở rộng kinh doanh đồng nghĩa với việc số lƣợng ngƣời cung cấp và khách hàng của công ty cũng ngày càng nhiều và đa dạng hơn. Bạn hàng ngoài những khách hàng truyền thống còn có thêm nhiều khách hàng mới cùng với lƣợng giao dịch ngày càng nhiều, do vậy công tác kế toán công nợ với nhà cung cấp và khách hàng của công ty ngày càng đƣợc coi trọng và hoàn thiện hơn trƣớc. Kế toán thanh toán với ngƣời mua và ngƣời bán của Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh bao gồm cả ƣu và nhƣợc điểm. Nhiệm vụ của kế toán là phải tìm cách phát huy những điểm mạnh và hạn chế, tìm cách khắc phục những điểm yếu để công tác quản lý tài chính ngày càng hiệu quả hơn 3.1.1. Ƣu điểm Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung của Công ty đƣợc bố trí hợp lý, chặt chẽ, hạch toán hoạt động có nề nếp với những nhân viên có năng lực, nhiệt tình trong công việc, trình độ nghiệp vụ kế toán của cán bộ kế toán luôn luôn đƣợc nâng cao. Về hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức sổ “Nhật ký chung”. Hình thức kế toán này có ƣu điểm đơn giản, dễ áp dụng. Các nghiệp vụ kế toán phát sinh đƣợc phản ánh rõ ràng trên sổ Nhật ký chung, các sổ cái và sổ chi tiết theo trình tự thời gian và định khoản. Tuy nhiên hình thức này cũng có những nhƣợc điểm là khối lƣợng công việc ghi chép lớn do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng một lúc phải ghi chép vào nhiều loại sổ khác nhau. Việc áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung là hoàn toàn phù hợp với trình độ đội ngũ cán bộ kế toán, tình hình trang bị phƣơng tiện kỹ thuật trong công tác tính toán, xử lý thông tin phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh cũng nhƣ yêu cầu quản lý của Công ty Về chứng từ kế toán: Kế toán đã áp dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ - BTC. Quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý và hiệu quả. Công tác lƣu giữ chứng từ đƣợc các cán bộ phòng kế toán thực hiện cẩn thận và hợp lý Về hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ - BTC đƣợc Công ty áp dụng đầy đủ, việc mở các tài khoản chi tiết cũng rất hợp lý và khoa học 62
Công tác thanh toán: Công tác thanh toán nợ đƣợc đánh giá chung là tốt. Công ty thƣờng không để dƣ nợ quá hạn, nợ đọng mà luôn thu xếp thanh toán, chi trả đúng hạn, kịp thời và đầy đủ. Trong mọi quan hệ thanh toán nợ phải trả nhà cung cấp, công ty thực hiện tốt. Đây là một điểm tốt tạo đƣợc uy tín đối với các nhà cung cấp, từ đó gián tiếp tạo cho quá trình kinh doanh của công ty luôn đƣợc liên tục, đáp ứng nhu cầu về vật tƣ thiết bị cho khách hàng ngay cả thời điểm phục hồi sau khủng hoảng kinh tế trong năm vừa qua Công tác thu đòi công nợ: Để công tác thu đòi công nợ đƣợc tiến hành kịp thời, chính xác kế toán công nợ đã đƣợc phân công tiến hành kiểm soát, lập hồ sơ, lƣu hồ sơ, tổ chức thu đòi công nợ một cách chặt chẽ và thƣờng xuyên có sự quản lý và góp ý đúng mực của bộ phận quản lý (trƣởng phòng kế toán). Ngoài việc chuẩn bị hồ sơ thanh toán tốt, các cán bộ kế toán công nợ luôn có sự linh hoạt trong tìm hiểu thông tin và tiếp cận khách hàng 3.1.2. Hạn chế Bên cạnh những ƣu điểm đã đạt đƣợc công tác và tổ chức kế toán của Công ty còn gặp những khó khăn sau: Về việc trích lập và sử dụng các khoản dự phòng: Công ty không tiến hành đánh giá và lập các khoản dự phòng với khoản mục phải thu khách hàng, công ty không sử dụng TK 139 - Dự phòng nợ phải thu khó đòi. Mặc dù khách hàng của Công ty có hoạt động kinh doanh tƣơng đối tốt, việc trả nợ chủ yếu là đúng hạn tuy nhiên trong nền kinh tế có nhiều biến động các khoản nợ phải thu cũng có thể gặp những rủi ro nhất định, doanh nghiệp khó có thể phản ứng kịp thời nếu không có sự theo dõi sát sao với các khoản mục phát sinh. Trong năm khi có các khoản nợ không thu hồi đƣợc Công ty hạch toán thẳng vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, điều này là không hợp lý, không phản ánh rõ đƣợc nguyên nhân phát sinh chi phí, dẫn đến cung cấp thông tin kế toán không chính xác. Về tin học hóa công tác kế toán: Hiện nay công ty đã đƣợc trang bị hệ thống máy tính hiện đại giúp cho công việc kế toán đƣợc giảm đi một cách đáng kể, tuy vậy công ty chƣa sử dụng các phần mềm kế toán Về thực trạng phân tích tình hình tài chính thông qua phân tích tình hình, nhu cầu và khả năng thanh toán: Hiện tại Công ty không tiến hành phân tích tình hình tài chính thông qua các chỉ tiêu thanh toán. 3.2. Tính tất yếu phải hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với việc tăng cƣờng quản lý công nợ tại công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Doanh nghiệp phải hoàn thiện, đổi mới không ngừng công tác kế toán nói chung trong đó có công tác kế toán thanh toán để phù hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay. Nghiệp vụ thanh toán xảy ra cả trong quá trình mua hàng và quá trình tiêu thụ, các nghiệp vụ thanh toán có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Thông qua việc kiểm tra, tính toán, ghi chép, 63
phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống phƣơng pháp khoa học của kế toán – chứng từ, tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán – có thể biết đƣợc thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời về sự vận động của tài sản, nguồn vốn. Ngoài ra các Báo cáo tài chính còn cung cấp thông tin cho các đối tƣợng quan tâm về tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có những quyết định đầu tƣ đúng đắn trong từng thời kỳ. Bên cạnh đó, tổ chức tốt công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán còn góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói chung cũng nhƣ làm lành mạnh hóa công tác tài chính của một doanh nghiệp. Đối với các cơ quan quản lý cấp trên, việc hoàn thiện công tác kế toán thanh toán còn tạo ra những thông tin, số liệu chính xác phản ánh trung thực tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 3.3. Yêu cầu và phƣơng hƣớng hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán với việc tăng cƣờng quản lý công nợ tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh Để có thể hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với ngƣời bán và ngƣời mua tại Công ty TNHH thƣơng mại và dịch vụ thiết bị điện Thanh Linh thì các phƣơng hƣớng và biện pháp đƣa ra phải đảm bảo một số yêu cầu sau: Hoàn thiện công tác kế toán phải đƣợc thực hiện dựa trên cơ sở tuân thủ các chính sách kinh tế của Nhà nƣớc nói chung và chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành. Nhà nƣớc quản lý nền kinh tế thông qua các công cụ kinh tế vĩ mô, để có thể tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh phải chấp hành đầy đủ các quy định nhà nƣớc ban hành. Doanh nghiệp phải tuân thủ chính sách chế độ kế toán thì thông tin kế toán mới thống nhất, việc kiểm tra kiểm soát của nhà nƣớc mới có thể thực hiên đƣợc. Các thông tin kế toán đƣợc lập dựa trên cơ sở tuân thủ các quy định này sẽ giúp cho việc thu thập thông tin kế toán có chất lƣợng và khoa học, hữu ích cho quá trình phân tích, đánh giá và kiểm tra hoạt động tài chính của công ty Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với ngƣời mua và ngƣời bán phải đảm bảo việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời phản ánh các hoạt động tài chính trong công ty, không để xảy ra tình trạng thông tin bị dồn ứ, không cung cấp kịp thời cho nhu cầu quản trị trong nội bộ công ty cũng nhƣ những đối tƣợng quan tâm khác. Nếu thông tin không đƣợc cung cấp kịp thời có thể gây ảnh hƣởng đến việc xử lý các tình huống xấu có thể xảy tra trong doanh nghiệp. Còn đối với các đối tƣợng quan tâm bên ngoài doanh nghiệp nhƣ ngân hàng, nhà đầu tƣ mà không đƣợc cung cấp thông tin kịp thời có thể công ty sẽ mất đi cơ hội đầu tƣ đồng thời để lại ấn tƣợng không tốt cho việc kinh doanh sau này. Việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời là rất quan trọng những cũng không vì thế mà kế toán có thể đƣa ra các thông tin thiếu chính xác. Các thông tin nhƣ vậy sẽ không thực sự có giá trị trong việc ra quyết định. Do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán không chỉ đảm bảo tính kịp thời mà cả tính chính xác của thông tin kế toán. 64