›

Khóa luận Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng-Xí nghiệp xây dựng và vật tư Bạch Đằng

pdf 75 trang huongle 110
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng-Xí nghiệp xây dựng và vật tư Bạch Đằng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_mot_so_bien_phap_gop_phan_nang_cao_hieu_qua_hoat_d.pdf

Nội dung text: Khóa luận Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng-Xí nghiệp xây dựng và vật tư Bạch Đằng

  1. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong cơ cấu của mọi tổ chức luôn có một bộ phận đóng vai trò là bộ máy tham mưu, giúp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị của các tổ chức, doanh nghiệp để có được năng suất cao nhất và hiệu quả nhất đó chính là bộ phận văn phòng, cho dù văn phòng có đơn vị đặt là phòng Hành chính - Tổng hợp, phòng Hành chính - Tổ chức hay là Hành chính - kế toán nhưng đều thực hiện các chức năng quan trọng đó là: tham mưu, tồng hợp, hậu cần. Hoạt động văn phòng với các nghiệp vụ: thông tin, văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếp khách, cung cấp trang thiết bị làm việc chính là nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp có hiệu quả hơn và đóng góp cao hơn vào việc thực hiện mục tiêu của tổ chức mình. Nếu coi nhẹ công tác văn phòng, văn phòng không có kỷ cương, hoạt động không khoa học thì mọi công việc sẽ bị ách tắc, đình trệ, ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan tổ chức, doanh nghiệp đó. Vì vậy việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là một yêu cầu tất yếu đặt ra cho mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng là đơn vị hạch toán độc lập với toàn bộ hệ thống Cảng Hải Phòng, có bề dày hình thành và phát triển, có uy tín trên thị trường, đã và đang vượt qua những thử thách, khắc phục khó khăn nhằm hoàn thành những chỉ tiêu, kế hoạch mà Tổng công ty giao phó. Những thành tựu đó có một phần đóng góp quan trọng của Văn phòng được xem như “tai”, là “mắt”, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo, làm nhiệm vụ hỗ trợ cho lãnh đạo, cố gắng thực hiện tốt các công việc mình nhưng trong quá trình công tác vẫn còn có những khuyết điểm, thiếu sót. Trong thời gian tới, trước những cơ hội mới, thử thách mới Văn phòng Chi nhánh công ty cần có những biện pháp để khắc phục những nhược điểm, những yếu kém còn tồn tại và phát huy mặt mạnh, những ưu điểm để hoạt động có hiệu quả hơn đóng góp vào Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 1
  2. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng thành công chung của Chi nhánh công ty. Chính vì vậy, đơn vị cần có những biện pháp cụ thể để cho Văn phòng tại Chi nhánh hoạt động đạt hiệu quả cao hơn nữa nên em chọn đề tài: “ Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng”. 2. Mục đích nghiên cứu Các mục đích nghiên cứu của Khoá luận này là: 1- Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng trong cơ quan, tổ chức. 2- Phân tích, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng. 3- Đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng ở Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng. 3. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các hoạt động trong văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng, bao gồm các nội dung chủ yếu như nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin, lập chương trình kế hoạch công tác, nghiệp vụ văn thư lưu trữ, nghiệp vụ hậu cần. Về phạm vi nghiên cứu đó là phạm vi về thời gian tức là nghiên cứu các hoạt động văn phòng trong thời gian 2 năm trở lại đây kể từ năm 2008. 4. Giả thuyết nghiên cứu Một là, hoạt động Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc cơ quan, tổ chức đạt được hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững. Hai là, Văn phòng ở Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng đã có những đóng góp quan trọng vào quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi nhánh. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 2
  3. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Ba là, trước những thách thức mới đối với Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng hoạt động của Văn phòng cần được không ngừng cải tiến. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện mục đích nghiên cứu, Khóa luận đã vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như phương pháp so sánh, đối chiếu, phân tích, tổng hợp, khảo cứu tài liệu và quan sát. 6. Đóng góp của khóa luận vào hoạt đông thực tiễn văn phòng Khóa luận nghiên cứu này không chỉ đơn thuần là một bài khóa luận tốt nghiệp hay là một tài liệu tham khảo sau này hoặc là khóa luận nghiên cứu này chỉ được áp dụng vào hoạt động thực tiễn văn phòng tại Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đăng mà lý luận chung của khóa luận còn được áp dụng vào hoạt động thực tiễn của các đơn vị khác nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động thực tế văn phòng tại đơn vị đó. 7. Bố cục khóa luận: Khoá luận được kết cấu thành 03 phần, bao gồm: Phần Mở đầu Phần Nội dung Trong phần nội dung bao gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng Chương 2: Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phòng Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng Phần kết luận. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 3
  4. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng CHƢƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÕNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG 1.1 Lý luận chung về văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Để đưa ra được một định nghiã chính xác về Văn phòng chúng ta cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức. Nếu xem xét công tác Văn phòng theo quan điểm hệ thống thì: Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trường, v v theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị. Như vậy ở đầu vào, việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo nhng thông tin cần cho quản lý để ra các quyết định chính xác là một nội dung hoạt động rất đặc thù của công tác Văn phòng. Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu mong muốn. Ngoài ra, trong các cơ quan, doanh nghiệp, văn phòng được hiểu như là một bộ máy tham mưu, tổng hợp quan trọng, một cánh tay đắc lực phục vụ việc điều hành của lãnh đạo. Đôi khi văn phòng còn phản ánh sự kết hợp của các phòng ban khác nhau như: phòng Hành chính-Kế toán, phòng Hành chính tổng hợp, phòng Tổ chức – Hành chính Các văn phòng này thực hiện chức năng khái quát của các đơn vị hỗ trợ, phục vụ điều hành cho toàn cơ quan, doanh nghiệp. Nói theo cách khác thì văn phòng là hình bóng thu nhỏ của cơ quan, doanh nghiệp như các văn phòng đại diện của tổ chức, doanh nghiệp tại các địa phương, vùng, khu vực hay ở nước ngoài. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 4
  5. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Từ những nhận thức khái quát về nội dung và đặc điểm hoạt động của công tác Văn phòng đã nêu trên, chúng ta có thể đưa ra một định nghĩa về văn phòng như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”(1:10) 1.1.2 Vai trò của văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức, nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan. Các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo cơ quan đều thông qua Văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, bộ phận khác. Đồng thời văn phòng là bộ phận theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ đối ngoại của cơ quan, là cầu nối giữa chủ thể và các đối tượng trong và ngoài tổ chức. Văn phòng được coi như cửa ngõ thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì các thông tin đến và đi đều qua bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ. Văn phòng là trung tâm, là khâu nối các hoạt động quản lý điều hành của cơ quan. Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo, tất cả các công việc của văn phòng phải làm là để đạt được mục tiêu của nhà quản lý. Văn phòng là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các đơn vị nói chung và cho các nhà lãnh đạo nói riêng. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 5
  6. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng 1.1.3 Chức năng của văn phòng Từ lý luận và thực tiễn cho thấy văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo. Do đó, văn phòng có 2 nhóm chức năng cơ bản đó là: - Nhóm chức năng tham mưu, tổng hợp; - Nhóm chức năng hậu cần 1.1.3.1 Chức năng tham mƣu, tổng hợp Tham mưu tổng hợp có thể được hiểu là hoạt động trợ giúp cho các nhà lãnh đạo nhằm đưa ra được những quyết định tối ưu mang tính khách quan kịp thời và có hiệu lực hiệu quả. (Bùi Thị Thanh Nhàn, 2009) Nhiều nhà nghiên cứu chia chức năng này thành hai nội dung cơ bản là tham mưu và tổng hợp. Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất cả hai nội dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác. Tham mưu để nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc thu thập, phân tích, tổng hợp, xử lý khoa học đầy đủ, chính xác những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được. Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về người thủ trưởng), bởi vậy muốn có những quyết định đúng đắn, mang tính khoa học, người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 6
  7. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) để lựa chọn một quyết định tối ưu. Đây chính là nội dung tham mưu của công việc văn phòng. Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tượng mà Văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể. Hoạt động như trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng. Như vậy, hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là hai công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan. 1.1.3.2 Chức năng hậu cần Hoạt động của bất ký một cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính Những điều kiện vật chất đó thuộc về văn phòng mà công tác hậu cần của văn phong phải cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức cho mọi đơn vị, bộ phận và các nhân trong tổ chức. Trụ sở làm việc cần phải sắp đặt phù hợp với mọi loại công việc, với mỗi người cán bộ công chức trong từng điều kiện, trong từng môi trường cụ thể. Những vật dụng thường xuyên như là nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động của cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng hoặc kỳ hạn sử dụng. Muốn hoạt động phải có phương tiện, nguyên liệu, vật liệu và nguồn tài nguyên. Song hiệu quả hoạt động còn tùy thuộc vào phương thức quản lý và sử Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 7
  8. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi cơ quan. Chi phí thấp nhất để đạt được kêt quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông qua các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng vừa độc lập, vừa bổ sung, hỗ trợ nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó. 1.2 Lý luận về hoạt động văn phòng 1.2.1. Các nội dung cơ bản của hoạt động văn phòng 1 - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp. Khái niệm: - Chương trình, kế hoạch làm việc là hình ảnh tương lai của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định. - Chương trình, kế hoạch là phương tiện hoạt động quan trọng của người lãnh đạo hoặc của mỗi cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp để đảm bảo cho những hoạt động được thực hiện theo đúng mục tiêu và yêu cầu đặt ra. - Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức hoặc mỗi cá nhân. - Chương trình hiểu theo 2 nghĩa: Một là các định hướng và biện pháp lớn nhằm thực hiện một mục đích đặt ra. Chương trình có độ dài trung hạn trở lên Hai là lịch trình làm việc để thực hiện nội dung công việc đặt ra trong một thời gian nhất định. Việc lập kế hoạch giúp cho: - Giảm thiểu lãng phí lao động, thời gian, tiền bạc - Đảm bảo cho những hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra liên tục thống nhất đúng mục tiêu, yêu cầu đặt ra, tránh cho công việc khỏi bị trùng lặp và giẫm chân lên nhau. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 8
  9. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng - Giúp cho người làm việc thấy rõ mục tiêu, hướng đi cụ thể, đây là cơ sở để các nhà quản trị tổ chức, chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian, đảm bảo việc thực hiện đúng tiến độ. Nội dung quy trình lập chương trình kế hoạch công tác: Bước 1: Công tác chuẩn bị Bước 2: Xây dựng chương trình kế hoạch dự thảo Bước 3: Trưng cầu ý kiến Bước 4: Thảo luận thông qua Bước 5: Ban hành Chương trình – Kế hoạch Bước 6: Theo dõi giám sát và kiểm tra Yêu cầu đối với với người thực hiện: Phải quản lý, theo dõi cả 2 loại Chương trình và Kế hoạch Phải hiểu rõ trách nhiệm của thủ trưởng trong từng công việc cụ thể Phải nắm được chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong cơ quan Phải biết trách nhiệm, thẩm quyền của mình trong quá trình thực hiện 2 - Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin Khái niệm: Thông tin là nội dung các sự kiện được đưa đến giúp con người nhận biết được nội dung của sự kiện đó. Thông tin là dữ liệu có ý nghĩa, được sử dụng để biểu thi những vấn đề cụ thể giúp đối tượng tiếp nhận thông tin ra được những quyết định đúng đắn nhằm đạt được mục tiêu mong muốn. (Bùi Thị Thanh Nhàn: 2009, Bài giảng Quản trị văn phòng) Như vậy, thông tin hiểu theo một cách khái quát nhất là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết. Vai trò của thông tin: Thông tin trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp có vai trò quan trọng có liên quan đến kết quả hoạt động, sự thành bại hay quy mô phát triển mở rộng phạm vi hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 9
  10. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra những quyết định quản lý, nhà quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên cấp dưới để kịp thời nắm bắt tình hình của tổ chức từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời. Thông tin còn giúp nhà lãnh đạo duy trì được sự điều hành, điều chỉnh, quản lý của mình, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện của nhân viên thông qua hệ thống mạng thông tin nội bộ. Nội dung, quy trình hoạt động công tác thông tin: Bước 1: Thu thập thông tin Tùy theo mục đích sử dụng và tính chất các vấn đề cần giải quyết phải lựa chọn ra cho mình cách thức thu thập thông tin hợp lý, có thể qua các kênh thu thập sau: - Theo ngành, cấp, cơ quan trong phạm vi trong và ngoài nước. - Theo hệ thống báo cáo. - Qua giao tiếp thu thập sơ cấp. - Qua tra cứu văn bản tài liệu lưu trữ. Bước 2: Xử lý thông tin Là sự tác động chủ quan của các chủ thể lên các dữ liệu đã thu thập để có được những thông tin theo mục đích xác định. Để đảm bảo có được những thông tin mong muốn cần áp dụng những phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh, đánh giá. Phải xác định được thông tin chính và thông tin hỗ trợ, biết loại bỏ những thông tin thiếu căn cứ pháp lý. Bước 3: Truyền đạt thông tin Cần xác định rõ: Nội dung và khối lượng thông tin, thời gian và hình thức truyền đạt cũng như đối tượng tiếp nhận thông tin. Yêu cầu khi truyền đạt: Chính xác, đấy đủ, cụ thể, rõ ràng và phải chịu trách nhiệm về những thông tin đã truyền đạt. Bước 4: Bảo quản thông tin Thông tin phải được bảo quản lưu trữ cẩn thận, theo các phương pháp Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 10
  11. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng khoa học, qua hệ thống máy tính, phim ảnh, sắp xếp theo thứ tự vào tủ, giá ngăn nắp gọn gàng. Yêu cầu đối với tổ chức, xử lý thông tin: Thứ nhất: Thông tin ban đầu phải phù hợp với yêu cầu đặt ra. Thông tin từ các dữ liệu được chuyển đến cơ quan tổ chức có thể đến từ nhiều kênh khác nhau vì vậy yêu cầu người nhận tin phải biết phân loại thông tin đồng thời phải xác định được thông tin nào cần thiết, có giá trị sử dụng, thông tin nào cần loại bỏ. Để nâng cao người tiếp nhận phải xử lý ngay sau khi nhận được tin và tiến hành phân loại theo phương thức hợp lý nhất. Thứ hai: Thông tin phải đảm bảo tính thống nhất. Để chắc chắn thông tin có đạt được yêu cầu này thì người tiếp nhận thông tin phải biết cách xắp xếp thông tin vào một hệ thống theo từng kênh, từng nhóm hay từng tệp dữ liệu tùy theo mục đích sử dụng. Việc chia thông tin theo từng kênh từng nhóm sẽ có lợi ích cho việc tìm kiếm thông tin sau này đồng thời cũng làm cho quá trình kiểm soát, kiểm tra thông tin sau này được dễ dàng giúp loại bỏ những thông tin sai lệch không phù hợp với mục đích sử dụng qua đó có thể kịp thời cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách chuẩn xác nhất. Thứ ba: Thông tin phải đảm bảo chất lượng. Phải đảm bảo được 6 tiêu chí sau: - Tính chính xác - Tính đầy đủ - Tính kip thời - Tính đơn giản, dễ hiểu. - Tính hệ thống - Tính thời sự Thứ tư: Thông tin phải đảm bảo tính tiết kiệm. Do thông tin được khai thác từ nhiều nguồn khác nhau với chất lượng khác nhau nên người nhận khai thác tin cần phải biết khai thác đến đâu là đủ về lượng và về chất. Việc khai thác đủ thông tin có thể tiết kiệm được công sức, tiền bạc đồng thời giúp đảm bảo tính khoa học tránh lan man gây nhiễu thông tin. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 11
  12. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng 3 – Nghiệp vụ Văn thư, lưu trữ Khái niệm công tác văn thƣ Theo gốc tiếng Hán, Văn có nghĩa là văn tự, “ thư” có nghĩa là thư tịch. Theo các quan niệm của các triều đại phong kiến thì làm công tác văn thư tức là làm những công việc có liên quan đến văn tự, thư tịch. Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan tổ chức bởi tất cả các cơ quan tổ chức đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau Làm công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản tức là làm công tác văn thư. Như vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau: Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan tổ chức.( Bộ Tư pháp : 2009) Vai trò của công tác văn thƣ Công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng chính xác, có năng suất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc chế độ đồng thời đảm bảo quản lý công việc của cơ quan được chặt chẽ và chính xác. Cụ thể, công tác văn thư là điều kiện để: - Cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của các cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác đồng thời giữ được bí mật cho cơ quan. - Hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ thủ tục, gốp phần cải cách hành chính phục vụ cho công việc đổi mới. - Tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu chế tác và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản. - Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra, đánh giá về hoạt động của cơ quan, giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực để thực hiện việc tra cứu thông tin quá khứ là tiền đề cho công tác lưu trữ. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 12
  13. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Yêu cầu của công tác văn thƣ Để đảm bảo được vai trò quan trọng trên đối với hoạt động của Chi nhánh, công tác văn thư phải đảm bảo được các yêu cầu sau: - Nhanh chóng: Nếu giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung, làm giảm ý nghĩa của những sự việc, những hoạt động nêu ra trong văn bản. - Chính xác: Về mặt nội dung, thể thức, quy trình kỹ thuật phải được đảm bảo chính xác từ việc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản phải được đảm bảo theo đúng quy định. - Bí mật: Trong nội dung của nhiều văn bản chứa đựng rất nhiều bí mật của cơ quan, doanh nghiệp do đó trong quá trình thực hiện, công tác văn thư phải đảm bảo giữ bí mật theo quy định của Nhà nước. Giữ gìn thông tin bí mật khi nhận được văn bản, khi ban hành văn bản là một đòi hỏi bắt buộc với những người làm công tác văn thư. Nội dung Nội dung công tác văn thư bao gồm các nghiệp vụ cụ thể sau: - Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan tổ chức. Bao gồm: Giải quyết văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản mật, hoạt động lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ. 4 – Nghiệp vụ quản lý văn bản đến và văn bản đi Quản lý văn bản đến Khái niệm: Những văn bản, tài liệu thư từ do các cơ quan, các tổ chức và cá nhân bên ngoài gửi đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào gọi chung là văn bản đến. Nguyên tắc quản lý văn bản đến: - Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký. - Trước khi văn bản được giao giải quyết phải qua lãnh đạo cơ quan xem xét. - Người nhận văn bản đến phải ký vào sổ. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 13
  14. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng - Văn bản đến phải được tổ chức giải quyết kịp thời. Quy trình quản lý văn bản đến: Bước 1: Nhận công văn, phân loại, bóc bì văn bản Bước 2: Đóng dấu đến Bước 3 : Vào sổ đăng ký văn bản đến Bước 4: Trình văn bản đến Bước 5: Giao trách nhiệm giải quyết Bước 6: Chuyển tới các phòng, các đối tượng giải quyết Bước 7: Tìm phương án giải quyết Bước 8 Theo dõi giải quyết. Quản lý văn bản đi Khái niệm: Tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành để quản lý điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ quan được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. Nguyên tắc quản lý văn bản đi: - Tất cả văn bản đi phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở văn thư. - Tất cả văn bản đi phải được kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi gửi đi. Quy trình quản lý văn bản đi: Bước 1: Kiểm tra văn bản Bước 2: Đóng dấu lên văn bản Bước 3: Vảo sổ đăng ký văn bản đi theo đúng quy định Bước 4: Chuyển phát Bước 5: Lưu văn bản đi 5 - Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu Khái niệm: Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với mọi mặt của đời sống xã hội. Trong các doanh nghiệp các văn bản được ban hành và đảm bảo giá trị pháp lý bằng yếu tố quan trọng là con dấu. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 14
  15. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Vai trò: Con dấu thể hiện quyền lực của doanh nghiệp. Tổ chức quản lý, sử dụng con dấu là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư bởi con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ pháp lý với nhà nước và tổ chức khác. 6 - Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách. Khái niệm: Tiếp khách là một trong những nghi lễ giao lưu, tiếp xúc của cá nhân, cơ quan này với cá nhân, tổ chức khác nhằm đảm bảo sự hoạt động thông suốt của quá trình quản lý giúp lãnh đạo có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả công việc từ bên ngoài. Lễ tân là hoạt động diễn ra ở mọi lĩnh vực của đời sống xã hội: chính trị,kinh tế, văn hoá, quốc phòng Lễ tân là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân kinh doanh trong và ngoài nước Vai trò: Tiếp khách là hình thức giao lưu của công ty với các cá nhân, tổ chức trong và ngoài cơ quan về những vấn đề liên quan đến hoạt động, kinh doanh, phát triển của công ty. Đây là nghiệp vụ quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp tổ chức nào cũng cần phải có. Tiếp khách giúp công ty mở rộng mối quan hệ, giao lưu với bên ngoài, hợp tác làm ăn, trao đổi kinh nghiệm, giao lưu văn hoá với nhau Trong việc tiếp khách của công ty, văn phòng đóng một vai trò quan trọng. Văn phòng không chỉ làm nhiệm vụ đơn thuần là đón khách và tổ chức các buổi hẹn gặp, làm việc mà còn trực tiếp giải quyết những yêu cầu của một số khách xin gặp giám đốc. Nhiệm vụ quan trọng trực tiếp của văn phòng trong công tác tiếp khách là: Tổ chức thoả thuận, đón nhận, sắp xếp khách. Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho yêu cầu tiếp khách, chẳng hạn như sắp xếp bàn tiếp khách, bàn trà, mua sắm các đồ dùng cần thiết, chuẩn bị tài liệu Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 15
  16. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng phục vụ cho quá trình bàn bạc công việc. Trong một số trường hợp văn phòng công ty đã thực hiện việc trực tiếp tiếp khách thay cho giám đốc. 7 - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, doanh nghiệ, đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng quản lý nguồn kinh phí của cơ quan theo quy định của Pháp luật, thực hiện công tác tài chính kế toán (nếu cơ quan không có phòng tài vụ), quản lý vật tư tài sản (mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng, thanh lý theo quy định), xây dựng quỹ lương và xét duyệt phân bổ quỹ lương và các kinh phí hành chính khác đối với các đơn vị trực thuộc. Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng. Làm tốt công tác hậu cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan, doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm trang thiết bị hiện đại, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và lập kế hoạch tài chính mới theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp. Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các hoạt động trong cơ quan, doanh nghiệp. Sử dụng một cách có hiệu quả và tiết kiệm có ảnh hưởng trực tiếp đến chính hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó nên cần có sự quản lý chặt chẽ, khoa học. Do đó các cơ quan, doanh nghiệp cần tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Đảm bảo an ninh, trật tự an toàn trong cơ quan, doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng. Công tác đảm bảo an toàn gồm các nội dung sau: - Bảo vệ sức khoẻ, đảm bảo an toàn lao động cho người lao động theo quy định đối với từng chức danh nghề nghiệp. - Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trường nơi làm việc. - Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn cho các trang thiết bị. - Đảm bảo độ an toàn của các phương tiện giao thông vận tải. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 16
  17. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng - Phối hợp, liên kết với địa phương và liên cơ quan, doanh nghiệp trong bảo vệ trật tự an toàn xã hội. Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng để phục vụ yêu cầu chung nhằm đạt được mục tiêu của cơ quan, doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất. Tuy nhiên, do đặc trưng, tính chất hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp khác nhau mà văn phòng có những nhiệm vụ khác phù hợp với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó. 1.2.2. Các yếu tố ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng Môi trƣờng bên trong tổ chức Các yếu tố bên trong tổ chức: Tổ chức, nguồn nhân lực, cơ chế hoạt động văn phòng, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật. Về cơ cấu tổ chức: Thông thường cơ cấu tổ chức của văn phòng thường được chia theo 3 nhóm nhiệm vụ chính: Nhóm 1: Các nhiệm vụ tổ chức chuyên môn, nghiệp vụ như: Tài chính, kế toán, thống kê, kế hoạch. Nhóm 2: Các nhiệm vụ thu thập thông tin, soạn thảo và sử lý văn bản tài liệu Nhóm 3: Các nhiệm vụ thuộc công tác tổng hợp hành chính nhân sự Tùy theo quy mô chiến lược và tính chất hoạt động của mỗi tổ chức mà cơ cấu của mỗi văn phòng sẽ được thiết kế khác nhau. Cho nên hoạt động của văn phòng trước hết phụ thuộc và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, doanh nghiệp, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng điều chỉnh, các mối quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan, doanh nghiệp đó tham gia. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể được quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Các điều kiện trên quy định quy mô và tính chất hoạt động của mỗi văn phòng. Các quy định đó cùng với các chế độ, chính sách khác của Nhà nước cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của văn phòng. Cùng trong yếu tố tổ chức này, hoạt động văn phòng chịu ảnh hưởng trong mối quan hệ tương tác với các phòng ban, bộ phận khác trong cơ quan, doanh nghiệp. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 17
  18. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Về đội ngũ nhân sự: Hiện nay, tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh thì yếu tố con người có ý nghĩa rất to lớn. Yếu tố này ngày càng có vai trò quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không được coi trọng, thậm chí văn phòng là nơi dồn dịch những người dôi dư, khó sắp xếp ở các bộ phận khác trong cơ quan. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện đang thay đổi mạnh mẽ do những quy đinh mới của Nhà nước. Việc áp dụng những biện pháp quản lý mới như khoán chi, giao quyền tự chủ cho cơ sở, thực hiện cơ chế khoán Tóm lại, yếu tố con người rất quan trọng, bởi liên quan đến việc tổ chức quản lý, điều hành, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu không có yếu tố này hoặc yếu tố này hoạt động không tốt thì văn phòng ngừng hoặc làm việc kém hiệu quả. Khai thác tốt yếu tố này với năng lực, nghệ thuật quản lý điều hành sẽ giúp cho hoạt động của văn phòng diễn ra thường xuyên, có hiệu quả, tăng tính sáng tạo, tiết kiệm chi phí Ngược lại, sẽ kìm hãm, bế tắc trong các hoạt động của văn phòng. Do đó, đòi hỏi người lãnh đạo phải biết điều hành tổ chức, quản lý tốt bộ máy văn phòng và đòi hỏi nhân viên là những người có kỹ năng chuyên môn, ý thức trách nhiệm cao thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Về cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng được đảm bảo giúp truyền tải và thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo, có ảnh hưởng trực tiếp tới năng xuất lao động, chất lượng công việc, tác động dến quá trình quản lý điều hành của các nhà lãnh đạo. Yêu cầu đặt ra đối với yếu tố này là luôn đầy đủ về số lượng, phù hợp với nhu cầu quản lý, sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo tính hiện đại hoá trang thiết bị và người lãnh đạo phải kết hợp bố trí, sắp xếp khoa học, hợp lý tạo tính thẩm mỹ, tránh thất thoát, lãng phí. Môi trƣờng bên ngoài tổ chức. Các yếu tố ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài: Yếu tố chính sách, pháp luật, kinh tế - xã hội. Chính sách, pháp luật: Chính sách, pháp luật trực tiếp ảnh hưởng đến sự tồn tại, phát triển của cơ quan, doanh nghiệp vì mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 18
  19. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng hoạt động dựa trên sự quản lý của Nhà nước bằng các quy định, pháp luật do Nhà nước ban hành. Những chính sách, quy định của Nhà nước về văn phòng là hành lang pháp ly chung, là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế hoạt động. Những chính sách này đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực thi hành cao sẽ tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng. Bên cạnh đó, hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp phải luôn hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển mỗi thời kỳ và có tính khả thi cao là điều kiện để công tác văn phòng thực hiện có hiệu quả hơn. Kinh tế - xã hội: Mọi doanh nghiệp đều phải vận hành hoạt động theo các quy luật kinh tế, xã hội vì các quy luật đó có tác động rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp và cả hoạt động của văn phòng. Nếu thị trường và chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích các doanh nghiệp tăng cường đầu tư, hiện đại hoá trang thiết bị trong doanh nghiệp. Ngoài ra, môi trường kinh tế, xã hội ổn định, phát triển còn góp phần cải tạo tự nhiên, xã hội tạo môi trường kinh tế lành mạnh. Hơn nữa, sự tăng trưởng, phát triển kinh tế đất nước, khu vực và cả thế giới đều có ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp. Đây vừa là cơ hội vừa là thách thức đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bước đi đúng hướng trong đó hoạt động văn phòng cũng được quan tâm, cải tiến cho phù hợp với xu thế phát triển hiện nay. Như vậy, với sự tác động của các yếu tố trên đều ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, cần vận dụng những điều kiện thuận lợi, tác động tích cực, hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực để hoạt động của doanh nghiệp cũng như hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả tốt nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí hoạt động. Ngoài ra, để công tác văn phòng đạt được kết quả cần có những điều kiện cơ bản sau đây: Thứ nhất: Bộ máy Văn phòng phải được tổ chức thích hợp. Ở các cơ quan, đơn vị có qui mô lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy Văn phòng cần có đầy Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 19
  20. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng đủ các bộ phận với số lượng nhân viên cần thiết để thực thi mọi hoạt động của văn phòng được độc lập, đáp ứng đầy đủ cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức. Nhưng đối với các đơn vị có qui mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy Văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu. Ở đây từng con người có thể kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau miễn là có thể đáp ứng được những yêu cầu hoạt động của cơ quan. Từ thực tế này, có những nhà nghiên cứu hành chính đã đưa ra quan điểm "không nhất thiết cơ quan, đơn vị nào cũng phải có một tổ chức Văn phòng". Ở các cơ quan lớn có văn phòng, các cơ quan nhỏ có phòng hành chính, còn ở các tổ chức kinh doanh đơn lẻ thì cần một, hai người đủ năng lực trình độ đảm nhận tất cả các công việc liên quan đến văn phòng. Thứ hai: Văn phòng phải có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất định, tức là phải có một cơ sở hạ tầng cụ thể như nhà xưởng, phương tiện, thiết bị và các điều kiện vật chất khác đảm bảo cho các hoạt động thuận lợi. Vị trí, qui mô của các yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức, quản lý, vào qui mô hoạt động của cơ quan, đơn vị. Như vậy, nếu chúng ta quan sát Văn phòng ở trạng thái tĩnh thì Văn phòng bao gồm các yếu tố vật chất hiện hữu như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người có trong Văn phòng, cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Nếu quan sát Văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, vận chuyển thông tin, từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị. 1.2.3. Quản trị văn phòng Hoạt động văn phòng chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác nhau, như trên đã trình bày. Trong đó, quản lý, điều hành văn phòng, hay còn gọi là quản trị văn phòng đóng vai trò then chốt. 1.2.3.1. Quan niệm về Quản trị văn phòng Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể đến các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt được mục tiêu nhất định (Bùi Thị Thanh Nhàn: 2009). Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 20
  21. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng 1.2.3.2. Mục tiêu của quản trị văn phòng - Quản trị văn phòng hướng tới mục tiêu là khẳng định và nâng cao uy tín người lãnh đạo trong cơ quan, doanh nghiệp, làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, doanh nghiệp. Đồng thời tạo ra không khí làm việc thoải mái, đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc. - Tổ chức quản lý hệ thống thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp một cách khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà các nguồn thông tin mang lại. - Xây dựng nét văn hoá công sở hiện đại, lịch sự phát huy tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần tự giác của mỗi cá nhân để mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động văn phòng. - Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động mang tính khoa học và chuyên nghiệp. - Đầu tư trang thiết bị và từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng nhằm khẳng định vai trò của văn phòng đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tiểu kết Chƣơng Chương này đã trình bày các lý luận chung về văn phòng, mô tả các nội dung chính của hoạt động văn phòng và khẳng định vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 21
  22. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng CHƢƠNG 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG Ở CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG HẢI PHÕNG - XÍ NGHIỆP XẾP DỠ VÀ VẬN TẢI BẠCH ĐẰNG TẠI HẢI PHÕNG. 2.1 Giới thiệu khái quát về Chi nhánh công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng 2.1.1 Quá trình phát triển Chi nhánh Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của hệ thống Cảng biển Việt Nam nói chung, Cảng Hải Phòng nói riêng. Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng cũng đang hoàn thiện và phát triển không ngừng. Tiền thân của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng là Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Đình Vũ được thành lập vào tháng 4 năm 2001, tại thời điểm đó xí nghiệp chủ yếu thực hiện các nhiệm vụ: Khai thác bến nổi Bạch Đằng, giao nhận ủy thác hàng hóa. Đến tháng 1 năm 2003 do điều kiện mở rộng và phát triển, xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Đình Vũ xáp nhập với Xí nghiệp Giao nhận kho vận trở thành Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng với quy mô lớn hơn, lực lượng lao động có thời điểm lên tới hơn 300 người, xí nghiệp đã mở rộng hơn ngành nghề kinh doanh. Ngoài kinh doanh, thực hiện nhiệm vụ ở trên thì Xí nghiệp còn thực hiện các nhiệm vụ: Bốc xếp hàng hóa, bảo quản và giao nhận hàng hóa, kiểm đếm hàng hóa, vận tải hàng hóa bằng các phương tiện, trong đó vận chuyển hàng hóa trên tàu chuyên tuyến Hải Phòng – Lào Cai được coi là hoạt động chủ lực của Xí nghiệp. Đến tháng 6 năm 2008 theo quyết định 3088 – 12/08/2007 của Bộ giao thông vận tải chuyển đổi mô hình sản xuất kinh doanh từ hạch toán phụ thuộc trở thành hạch toán độc lập. Việc phát triển trở thành Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 22
  23. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng thành công ty hạch toán độc lập sẽ tạo điều kiện để doanh nghiệp chủ động hơn trong sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động, tối đa hóa sử dụng vốn. Theo định hướng chiến lược của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng sẽ tiến tới cổ phần hóa với số vốn đầu tư của Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng chiếm trên 51% vốn điều lệ. Như vậy Chi nhánh Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng được thành lập trên cơ sở chuyển nguyên trạng Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng thuộc Cảng Hải Phòng theo quyết định số 1882/QĐ-HĐTV ngày 30/06/2008 của Hội đồng thành viên Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng. Chi nhánh có địa chỉ tại số 4 Hoàng Diệu- Phường Minh Khai – Quận Hồng Bàng – Thành phố Hải Phòng, hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0214001386, đăng ký lần đầu ngày 29/7/2008 do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hải Phòng cấp. Ngành nghề kinh doanh của Chi nhánh bao gồm: bốc xếp hàng hóa, bảo quản và giao nhận hàng hóa, vận tải hàng hóa bằng các loại phương tiên, kinh doanh kho bãi, chuyển tải hàng hóa, cung ứng dịch vụ hàng hải và kinh doanh xuất nhập khẩu. Hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ không ngừng của hệ thống Cảng biền, Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng luôn đa dạng hóa nâng cao chất lượng phục vụ đảm bảo kết quả hoạt động năm sau cao hơn năm trước, đảm bảo đời sống, lợi ích của cán bộ công nhân viên trong toàn Xí nghiệp. 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của chi nhánh Trải qua những năm hoat động, Xí nghiệp luôn đổi mới để hòa mình cùng với sự phát triển của đất nước. Bằng việc sử dụng những trang thiết bị, phương tiện vận tải hiện đại, an toàn và tin cậy đạt hiệu quả cao kết hợp với đội ngũ nhân viên năng động nhiệt tình, tận tụy. Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng luôn cố gắng để trở thành một trong những chi nhánh hoạt động có hiệu Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 23
  24. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng quả nhất trong hệ thống Cảng Hải Phòng. Cụ thể Xí nghiệp đã thực hiện những nhiệm vụ sau: - Dịch vụ vận tải bằng đường sắt: Dịch vụ vận tải Container bằng đường sắt được xác định là hoạt động chủ lực của Xí nghiệp. Với hệ thống kho bãi, trang thiết bị có sẵn tại Hải Phòng (Bãi 4A và 4B gần ga đường sắt) và Lào Cai (bãi hàng tại ga Lào Cai) và hơn 400 vỏ Container, Xí nghiệp tổ chức khai thác hàng hóa vận chuyển trên tuyến đường sắt Hải Phòng – Lào Cai. Các mặt hàng chủ yếu gồm xi măng, quặng, kim loại thô (chiều Hải Phòng – Lào Cai) và phân bón, apatit,kim loại màu, hàng bách hóa (chiều Lào Cai – Hải Phòng). Mật độ chạy tàu bình quân khoảng 3 ngày / đôi tàu. - Dịch vụ vận tải Container bằng đường biển: Dịch vụ được thực hiện trên cơ sở thuê, mua các slot của các hang tàu, khai thác đồng thời các vỏ container của công ty và của hãng tàu. Nguồn hàng khai thác chính là mặt hàng vận tải bằng đường sắt từ Lào Cai về Hải Phòng và xuất tiếp đi TP Hồ Chí Minh bằng đường biển. - Dịch vụ bốc xếp hàng hóa: Xí nghiệp tổ chức dịch vụ bốc xếp hàng hóa tại bến nổi Bạch Đằng và bãi 4B gần ga đường sắt Hải Phòng. Do không có nhân lực bôc xếp hàng hóa nên Xí nghiệp sẽ là đầu mối ký hợp đồng cung cấp dịch vụ với khách hàng và thuê lao động từ bên ngoài thực hiện. - Dịch vụ cầu bến: Tại bến nổi Bạch Đằng, Xí nghiệp phối hợp với Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng, cảng vụ Hải Phòng, các chủ tàu và các đại lý tàu để sắp xếp kế hoạch điều động tàu, phục vụ buộc cởi dây Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 24
  25. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Hải Phòng Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Hải Phòng. BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG NGHIỆP BÃI HÀNH KINH TÀI CHÍNH VỤ LÀO CHÍNH DOANH TỔNG KẾ CAI TOÁN HỢP (Nguồn: Phòng Hành chính, 2008) Chức năng và nhiệm vụ của các phòng: Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng được tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, dưới sự quản trị điều hành của Ban Giám đốc, trong đó giúp việc cho Giám đốc là Phó Giám đốc và sau đó là các phòng nghiệp vụ. 1. Giám đốc: Do Hội đồng thành viên Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng bổ nhiệm với nhiệm kỳ không quá 05 năm. Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Chi nhánh công ty . Thực hiện chức năng: Chỉ đạo mọi hoạt động của công ty theo đúng phương hướng sản xuất kinh doanh mà Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng đề ra. Phê duyệt các kế hoạch sản xuất kinh doanh từng thời kỳ. Phê duyệt và công bố chính sách chất lượng mục tiêu chất lượng. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 25
  26. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Thực hiện quản lý, đảm bảo duy trì có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng. Chủ trì các cuộc họp. Quản lý nhân viên,thúc đẩy khuyến khích, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của mình. 2. Phó giám đốc: 01 Phó giám đốc kỹ thuật giúp việc cho giám đốc, tổng hợp, tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc về mảng kỹ thuật của ngành nghề dịch vụ mà Chi nhánh đang kinh doanh. 3. Phòng hành chính Gồm 09 người bao gồm: Trưởng phòng, nhân viên văn thư lưu trữ, nhân viên hành chính, bảo vệ lái xe. Thực hiện nhiệm vụ: (Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính-Kế toán được trình bày cụ thể ở phần 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính Chi nhánh Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng) 4. Phòng tài chính kế toán Gồm 04 người bao gồm cả Kế toán trưởng do Hội đồng thành viên công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng bổ nhiệm. Thực hiên nhiệm vụ: - Mở sổ sách kế toán, đăng ký hình thức kế toán theo quy định của Nhà nước. - Thực hiện các nghiệp vụ kế toán tại Chi nhánh. - Lập các báo cáo tài chính của Chi nhánh Công ty. - Quyết toán thuế, giải quyết công nợ. - Theo dõi việc chấm công và trả lương nhân viên. 5. Phòng kinh doanh Gồm 05 người bao gồm trưởng phòng và 02 cán bộ thực hiện công tác Marketing, 02 cán bộ thực hiện xử lý các chứng từ, sổ sách liên quan tới giao nhận hàng hóa, container và các nghiệp vụ kinh doanh khác của Chi nhánh Công ty. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 26
  27. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng 6. Phòng nghiệp vụ tổng hơp Gồm 23 người trực tiếp thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Chia thành các tổ: - Tổ trực ban chỉ đạo - Tổ khai thác tàu - Tổ kho hàng, giao nhận - Tổ xe cơ giới - Tổ thống kê cấp phát (Nguồn: Phòng Hành chính,2008) 7. Bãi Lào Cai Gồm 07 người, trong đó có 1 tổ trưởng chịu trách nhiệm quản lý tại bãi Lào Cai, nhiệm vụ: tổ chức thu gom, giao nhận hàng hóa vận tại bằng đường sắt tại Lào Cai. 8. Về cơ cấu lao động: Hình 2.2: Bảng kê nhân sự năm 2009 Trình độ Giới tính Tuổi Phòng Đại Cao Trung >= 31- < Tổng ban Khác Nam Nữ học đằng cấp 50 49 31 BGĐ 2 2 2 2 HC 1 2 6 7 2 2 5 2 9 TC KT 2 2 1 3 1 3 4 KD 3 1 1 3 2 1 3 1 5 TH 2 3 18 21 2 8 15 23 B. LC 1 1 5 7 0 7 7 Tổng 11 9 1 29 40 10 6 26 18 50 (Nguồn: Phòng Hành chính,2009) Đối với trình độ Đại học, trong đó chuyên môn về: - Kỹ thuật : 4 Người - Cử nhân kinh tế: 7 người Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 27
  28. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Theo báo cáo của Công đoàn Chi nhánh Công ty: Trong năm 2009, chi nhánh đã tuyển dụng thêm 13 lao động mới thay thế cho 4 lao động tại Bãi Lào Cai xin nghỉ việc, 7 lao động tại phòng Tổng hợp xin nghỉ, 1 nhân viên phòng Kế toán tài chính và 1 nhân viên phòng kinh doanh nghỉ hưu. Mặc dù năm 2008 và năm 2009 Chi nhánh công ty đã gặp không ít khó khăn nhưng Chi nhánh vẫn cố gắng ổn định mức lương cho công nhân viên và xét duyệt nâng lương cho 14 nhân viên, tháng 4 năm 2009 Giám đốc lâm thời chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và vận tải Bạch Đằng chính thức nhận Quyết định bổ nhiệm Giám đốc chính thức của chi nhánh. Ngoài ra chi nhánh định kỳ tổ chức gửi nhân viên lên tổng công ty theo học các khóa đào tạo do Tổng công ty tổ chức giảng dạy nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên và các lớp đào tạo về sử dụng thiết bị phòng cháy chữa cháy do Công an thành phố tổ chức cũng không thể thiếu nhân viên tham dự. Cho đến cuối năm 2009 chi nhánh có 4 đồng chí được bình bầu công nhân viên sản xuất tiên tiến của Cảng Hải Phòng. 2.1.4 Kết quả hoạt động của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phòng - Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng: 2.1.4.1 Tình hình sản xuất kinh doanh. Xí nghiệp XD & VT Bạch Đằng là một đơn vị hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực dịch vụ. Trong những năm 2008, 2009 còn bị ảnh hưởng của nền suy thoái kinh tế toàn cầu, nền kinh tế nước ta cũng phải chịu sự ảnh hưởng đáng kể và biểu hiện rõ là các loại hình dịch vụ mà đơn vị đang làm. Sản lượng tại khu bến nổi Bạch Đằng năm 2008 chỉ bằng nửa so với năm 2007. Những tháng cuối năm 2008 và những tháng đầu năm 2009, lượng hàng thông tuyến Hải Phòng – Lào Cai bị suy giảm nghiêm trọng, phải dãn lịch trình đoàn tàu từ 2 ngày/ chuyến xuống 4 ngày/ chuyến có thời điểm phải dừng đoàn tàu do không đủ lượng hàng chạy. Thời gian qua, để tồn tại và phát triển, Xí nghiệp đã có sự thay đổi các dịch vụ của mình có tính toán đến hiệu quả của các dịch vụ: Chấm dứt dịch vụ kiểm kiện chấm bay cont, dịch vụ vận tải hàng rời Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 28
  29. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng (Thạch cao, Clinke, đá Pozolan ). Tập trung khai thác hai mảng dịch vụ chính: Khai thác bến nổi Bạch Đằng và khai thác đoàn tàu chuyên tuyến Hải Phòng – Lào Cai. Rõ ràng việc chấm dứt một số dịch vụ của Xí nghiệp đã làm cho Cán bộ công nhân viên có trăn trở lo lắng về công ăn việc làm, doanh thu, thu nhập của công nhân viên và hướng đi tiếp của đơn vị trong thời gian tới. Vượt qua khó khăn gặp phải, lãnh đạo Xí nghiệp luôn tự chủ tìm kiếm công công ăn việc làm cho CBCNV, góp phần thu hút thêm nguồn hàng thông qua Cảng tại vùng nước gần Cảng và đặt nền móng cho tiềm năng hàng hóa đến với Cảng, ngoài ra Xí nghiệp luôn được sự quan tâm tạo điều kiện trên mọi lĩnh vực kinh doanh của các cấp lãnh đạo Cảng các đơn vị, phòng ban chức năng trong toàn Cảng. Để đáp lại thì tập thể CBCNV Xí nghiệp đoàn kết phấn đấu vươn lên, không ngại khó ngại khổ sẵn sàng làm nhiệm vụ mới tự chủ từng bước ổn định và phát triển và cụ thể sau đây là báo cáo chi tiết về hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong những năm gần đây. Hình 2.3: Kết quả hoạt động kinh doanh Đơn vị tính: Đồng 2008 2009 TỶ LỆ CÁC CHỈ TIÊU KH TT KH TH 2008 2009 DOANH THU 36.500.000.000 34.343.821.240 35.000.000.000 35.794.850.615 94% 102% CHI PHÍ 38.000.000.000 40.772.023.925 38.000.000.000 39.793.391.119 107% 104% LỢI NHUẬN (1.500.000.000) (6.428.202.685) (3.000.000.000) (3.998.540.504) THU NHẬP 4.313.948 5.402.550 6.200.000 6.643.425 125% 107% BÌNH QUÂN ( Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính , 2009) Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng: Trong năm 2008 và đầu năm 2009 doanh nghiệp gặp phải không ít khó khăn đáng kể trong hoạt động sản xuất kinh doanh về sản lượng sản xuất chỉ đạt 380.000 tấn đạt 54% so với KH giao đầu năm và đạt sản lượng bằng 55% so với Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 29
  30. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng năm 2007 vì vậy mà doanh thu năm 2008 đã không hoàn thành được chỉ tiêu đạt 34.343.821.240.đ đạt 94% so với kế hoạch đề ra, tuy rằng Xí nghiệp đã không hoàn thành chỉ tiêu về doanh thu nhưng cũng phải thừa nhận rằng năm 2008 một năm mà nền kinh tế nước ta chịu ảnh hưởng đáng kể của cuộc suy thoái toàn cầu ít nhiều nó đã ảnh hưởng tới các nghành dịch vụ mà Xí nghiệp đang phục vụ và khai thác. “ Lửa thử vàng, gian nan thử sức” trong tình cảnh khó khăn như vậy, cán bộ lãnh đạo Xí nghiệp luôn tự chủ tìm kiếm các nguồn hàng mới củng cố, duy trì nguồn hàng cũ, mạnh dạn cắt giảm những ngành dịch vụ có kết quả kinh doanh không cao, tập trung vào những dịch vụ có hiệu quả đem lại nguồn doanh thu tính luơng cho cán bộ CNV trong Xí nghiệp và biểu hiện khả quan cho thấy rằng thu nhập bình quân của Cán bộ công nhân viên trong toàn xí nghiệp vẫn được đảm bảo đạt 5,402,550 đạt 125% so với kế hoạch. Còn về phần chi phí mặc dù đã quán triệt trong toàn bộ Xí nghiệp sản xuất đẩy mạnh tăng cường tiết kiệm đặc biệt là chi phí quản lý, và giảm chi phí thuê ngoài nhưng do phải xoay sở làm nhiều loại hình dịch vụ nhưng kết quả lại không cao đã đẩy tổng chi phí của doanh nghiệp lên tới hơn 40 tỷ vượt quá 7% so với kế hoạch kéo theo đó là lợi nhuận của của doanh nghiệp chỉ đạt được là (-6 tỷ hơn) không hoàn thành so với kế hoạch đề ra là (-1 tỷ hơn) đây là kết quả kinh doanh mà Xí nghiệp không mong muốn. Đứng từ góc độ thực tế nhìn vào thì cũng tạm chấp nhận được nhưng ít nhiều cũng thấy được dấu hiệu khả quan từ kết quả kinh doanh những quý cuối năm 2008 mong rằng sang năm 2009 thì doanh nghiệp duy trì sự tập trung, sáng tạo đẩy mạnh tiết kiệm vượt qua khó khăn vững bước phát triển . Tới giữa năm 2009 tình hình kinh tế đất nước có nhiều sự thay đổi tích cực, chính phủ đã chuyển đổi từ thực hiện thắt chặt kinh tế kiểm soát lạm phát sang thúc đẩy và phát triển nền kinh tế, tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh và ổn định đây có thể coi là dấu hiệu khả quan cho sự phát triển của kinh tế đất nước nói chung và cho các doanh nghiệp xí nghiệp nói riêng. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 30
  31. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Năm 2009 vượt qua khó khăn trước mắt đồng thời cũng có nhiều cơ hội mở ra cho đơn vị, trong giai đoạn hậu suy thoái chiều hướng hướng phục hồi của nền kinh tế phải nắm bắt được các cơ hội đó để phục hồi để ổn định và để phát triển hơn. Trong giai đoạn này, Xí nghiệp chuyển đổi cơ chế hoạt động theo mô hình mới sẽ có điều kiện để tăng tính tự chủ trong SXKD, tăng cường thêm cơ sở vật chất, tăng thêm vốn cố định và lưu động, cho tới nay thì tài sản cố định của Xí nghiệp bao gồm: - Nhà cửa, vật kiến trúc: + Bãi số 4 diện tích 2700 m2 tại Cổng số 1 Cảng Hải Phòng, khu vực sát ga đường sắt để tổ chức khai thác hàng hóa vận tải bằng tuyến đường sắt Hải Phòng – Lào Cai. + Nhà trực ban, văn phòng làm việc. + Cầu tàu phục vụ gần Đồn biên phòng Đình Vũ. - Phương tiện vận tải: + 03 Bến phao neo tại bến Bạch Đằng. + 02 Tàu chở công nhân làm việc tại phao neo bao gồm 01 tàu công suất 90 CV và 1 tàu 23 CV. + 01 Tàu cần trục 25 tấn. + 02 Xe nâng hàng 42 tấn, 02 xe nâng hàng 3 tấn, 01 xe nâng hàng 4 tấn. + 02 đầu kéo, 05 rơ-mooc. + 400 vỏ container. + Ôtô du lịch Deawoo 4 chỗ. + Ngoài ra còn có các tài khoản khác như là máy tính , điện thoại , fax, điều hòa nhiệt độ trang bị cho các phòng ban. (Phòng Kế toán – Tài chính: 2009, Biên bản kiểm kê Tài sản cố định Quý 2) Được trang bị thêm về cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật giúp cho Xí nghiệp đẩy mạnh khai thác dịch vụ và đã đạt được nhiều thành tích khả quan doanh thu đạt được 35.794.850.615 đồng đạt 102% so với kế hoạch và giảm chi Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 31
  32. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng phí xuống còn 39.793.391.119 đồng và chỉ bị thua lỗ (3.998.540.504) đây là dấu hiệu tốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Theo phân tích của các chuyên gia kinh tế, hiện nay hoạt động vận tải biển thế giới đã có tín hiệu khả quan, tuy nhiên thì cần phải có thời gian dài để hoàn toàn hồi phục. Xét các điều kiện của thị trường hàng hải và nội lực của Xí nghiệp trong giai đoạn 2010 – 2012, Công ty đề ra mục tiêu cụ thể là duy trì sự ổn định SXKD, đạt mức tăng trưởng bình quân về doanh thu khoảng 6% năm, đảm bảo thu nhập của người lao động từ 4 tới 5 triệu đồng trên 1 tháng và kinh doanh có lãi. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009 đã tăng trưởng, đây là nguồn động viên khích lệ cho tất cả cán bộ công nhân viên hăng hái thi đua, lao động sản xuất, phấn đấu đạt doanh thu cao nhất, góp phần tạo uy tín và thương hiệu của Cảng Hải Phòng nói chung ngày càng được nâng cao trên thị trường trong nước cũng như quốc tế. 2.1.4.2 Thuận lợi và khó khăn Thuận lợi: Thuận lợi lớn nhất mà Chi nhánh có được đó là sự đầu tư, giúp đỡ của Tổng công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải phòng, sự phối hợp chặt chẽ của các Chi nhánh thành viên khác đi trước là Chi nhánh Hoàng Diệu, Chi nhánh Đình Vũ, và hơn hết đó là sự tin tưởng gắn bó của các khách hàng lâu năm của Chí nhánh luôn tin tưởng tạo điều kiện làm việc cho chi nhánh. Ngoài ra cùng với đội ngũ công nhân viên lao động nhiệt tình, sáng tạo cộng với được trang bị về cơ sở vật chất kỹ thuật tiên tiến, hiện đại nhất giúp cho việc giải quyết công việc trở nên đơn giản gọn nhẹ hơn. Mặt khác, tuyến tàu chuyên tuyến Hải Phòng – Lào Cai xí nghiệp được đảm nhận khai thác còn ít đối thủ cạnh tranh đây cũng coi là một điểm thuận lợi cho Chi nhánh vì tuyến đường thông thương Hải Phòng - Lào Cai do điều kiện tự nhiên nên rất khó vận chuyển, chỉ với vận chuyển bằng đường sắt chuyên tuyến thì mới nhanh chóng mà giá cả thì lại hợp lý. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 32
  33. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Khó khăn Khó khăn lớn nhất hiện nay đối với Chi nhánh đó là nguồn hàng, toàn bộ ban Giám đốc, cùng với nhân viên Chi nhánh cùng cố gắng, nỗ lực thực hiện để duy trì và ổn định nguồn hàng cũ, và tìm ra nguồn hàng mới đảm bảo cho thông tuyến Hải Phòng - Lào Cai chạy được ổn định. Do năm 2008 tuyến đường biển Hải Phòng – TP Hồ Chí Minh chi nhánh đã tạm thời tạm dừng hoạt động do gặp nhiều vấn đề phát sinh không thuận lợi gây nên thua lỗ cho Chi nhánh, nhận thấy đấy vẫn là dịch vụ đầy tiềm năng cho nên Tổng Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng quyết định tái đầu tư phục hồi dịch vụ vận chuyển hàng hóa Hải Phòng – TP Hồ Chí Minh và giao cho Chi nhánh khôi phục và thực hiện.(Nguồn: Kế hoạch sản xuất Quý I – Năm 2010). Trước cơ hội cũng như thách thức này Chi nhánh phải thực hiên: - Khôi phục Bãi Cảng TP Hồ Chí Minh. - Tuyển thêm nhân lực. - Thực hiện chiến lược Marketing để có nguồn hàng mới. Ngoài ra, Chi nhánh cũng chịu áp lực tương đối lớn từ Tổng công ty vì đã thua lỗ hơn 2 năm. Chính vì thế trong năm 2010 toàn thể Cán bộ, công nhân viên toàn Chi nhánh sẽ phải cố gắng, tích cực hoạt động hơn nữa góp phần vào việc giải quyết những khó khăn cho Chi nhánh. 2.2 Giới thiệu khái quát về Phòng Hành chính Chi nhánh Công ty TNHH một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng. 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính. Tổng hợp tình hình chung của các phòng ban báo cáo với lãnh đạo quản lý để có hướng chỉ đạo chung. Tổ chức các cuộc họp hội nghị, kỉ niệm ngày lễ lớn của Xí nghiệp, thông báo và mới dự hội nghị, hội thảo, sơ kết tổng kết Giải quyết công việc đối nội đối ngoại của Xí nghiệp. Tổ chức quản lý hành chính toàn bộ Xí nghiệp. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 33
  34. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Tổ chức chỉ đạo công tác y tế của Công ty, cấp phát thuốc chăm sóc sức khỏe ban đầu cho CBCNV. Thực hiện công tác y tế trong Xí nghiệp. Theo dõi và thông báo kip thời các đợt dịch bệnh phát sinh để chỉ đạo cho toàn Xí nghiệp phòng dịch bệnh, vệ sinh môi trường. Theo dõi và chăm sóc sức khỏe cho cán bộ công nhân viên cơ quan. Xây dựng chương trình công tác lịch làm việc cho lãnh đạo. Tổ chức thường trực và bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự an ninh. Quản lý và theo dõi, phân loại khách đến làm việc với lãnh đạo. Giữ vững an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ hỏa hoạn,các tệ nạn cờ bạc rượu chè trong cơ quan. Sửa chữa xe ô tô, điện nước trong Xí nghiệp kịp thời đáp ứng cho làm việc ngày của Xí nghiệp. Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tốt công tác cho lãnh đạo đi công tác. Có kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng trang thiết bị. Lập kế hoạch chi tiêu hàng năm cho cơ quan. Ký kết các hợp đồng sửa chữa, cải tạo nhà làm việc, oto con, thuê mượn địa điểm phục vụ hội nghị. Theo dõi tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp theo hàng tháng, hàng quý, năm. Vào cuối tháng nhận báo cáo của các đơn vị phòng ban về: Thực hiện sản xuất kinh doanh; tình hình thực hiện và còn có các vướng mắc gì mà cần đề nghị cấp trên giải quyết. Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất của văn bản, phân loại xử lý trình lãnh đạo giải quyết rồi phân phối cho các phòng ban kịp thời và nhanh chóng. Theo dõi giải quyết công văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp nghiệp vụ giải quyết công văn giấy tờ đảm bảo thời gian và đúng với quy định. Nhận các văn bản, bản thảo của các phòng nghiệp vụ duyệt cho đánh máy và Photocopy. Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ của các đơn vị trong toàn Xí nghiệp. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 34
  35. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Quản lý cấp phát giấy giới thiệu, giấy đi đường và giấy tờ công văn khác. Quản lý sử dụng các loại con dấu theo đúng chế độ và quy định. Quản lý tài sản của cơ quan bao gồm các trang thiết bị phục vụ làm việc sinh hoạt trong cơ quan. 2.2.2 Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng 2.2.2.1 Tổ chức: Hình 2.4: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính TRƢỞNG PHÕNG NHÂN NHÂN NHÂN VIÊN VIÊN VIÊN TỔ VĂN HÀNH LÁI BẢO THƯ CHÍNH XE VỆ LƯU TRỮ (Nguồn: Phòng Hành chính - 2008) 2.2.2.2 Chức năng nhiệm vụ: Trƣởng phòng: 01 người. Tổ chức đôn đốc, kiểm tra giám sát và quản lý các bộ phận của cấp dưới, tham gia công tác tại bộ phận tổng hợp, giúp lãnh đạo tổng hợp, xây dựng các đề án, kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu tư chiều sâu, tái sản xuất mở rộng theo hướng phát triển của Công ty theo từng thời kỳ. Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, hợp đồng thuê mướn cải tạo, sửa chữa nhà làm việc của cơ quan, điện, nước, điện thoại, và theo dõi quản lý tài sản của các phòng làm việc của cơ quan. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 35
  36. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Hàng năm thực hiện kiểm kê tài sản cố định cũng như tài sản trang bị cho cơ quan làm việc. Đề xuất các phương án thuộc cơ chế quản lý thuộc lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ mình phụ trách với lãnh đạo Xí nghiệp Viết các báo cáo tổng kết, chuẩn bị nội dung cho lãnh đạo họp, dự hội nghị, tổ chức các cuộc họp tổng kết, hội nghị, khách hàng, phối hợp các công đoàn tổ chức, đại hội công nhân viên chức hàng năm. Trên cơ sở tổng hợp ý kiến của các đơn vị chức năng, giúp lãnh đạo xây dựng các đề án tổ chức, lập kế hoạch xây dựng cơ bản trình lãnh đạo duỵêt. Nhân viên văn thƣ, lƣu trữ: 01 người Hàng ngày, cán sự văn thư lưu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của các cơ quan hữu quan, các cơ quan đơn vị và các phòng ban gửi đến; Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửi đi đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, đúng nguyên tắc; Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ toàn Xí nghiệp; Hướng dẫn các phòng ban của đơn vị về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, bảo quản tốt công văn giấy tờ; Quản lý và sử dụng tốt con dấu của Xí nghiệp, các loại giấy tờ khống chỉ, giấy giới thiệu, giấy đi đường; Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định mua sắm và phân phối văn phòng phẩm hàng tháng cho Xí nghiệp; Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật thường xuyên và soạn thảo văn bản bằng máy vi tính và máy photocopy tài liệu cho cơ quan. Sử dụng thành thạo tác dụng, tính năng của máy vi tính, máy photocopy để thực hiện công việc được giao. Nhận các bản thảo công văn đánh máy của các phòng nghiệp vụ gửi đến để đánh máy đảm bảo bí mật, chính xác, kịp thời. Các tài liệu đánh máy, tài liệu photocopy phải được ghi chép số lượng để thanh quyết toán giấy tờ và văn phòng phẩm phục vụ cho công việc in ấn; Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 36
  37. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Ghi sổ theo dõi các bản thảo công văn đánh máy photocopy đúng số lượng bản thảo được duyệt. Thực hiện nghiêm chỉnh qui chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính, máy photocopy được trang bị cho Xí nghiệp. Ngoài ra nhân viên này còn kiêm nhiệm thêm công tác y tế của Xí nghiệp, thực hiện công tác cấp phát thuốc, sơ cứu Nhân viên hành chính: 01 người. Phụ trách công tác hành chính của Xí nghiệp. Cấp phát giấy giới thiệu, giấy đi đường và giấy tờ công văn khác. Quản lý sử dụng các loại con dấu theo đúng chế độ và quy định. Quản lý và đề xuất công tác quản lý của Xí nghiệp. Chịu trách nhiệm về các vật dụng văn phòng phẩm. Duy trì việc theo dõi CBCNV thực hiện nội quy của Xí nghiệp, theo dõi thi đua khen thưởng. Theo dõi quản lý tài sản của cơ quan, nếu hỏng đề xuất để sửa chữa. Theo dõi tiến độ làm việc của CBCNV để chấm công đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Kiêm nhiệm trực tiếp sửa chữa điện nước, máy móc trang thiết bị văn phòng Nhân viên bảo vệ: 04 người Thực hiện nghiêm chỉnh chức năng, nhiệm vụ của bảo vệ thường trực cơ quan. Thực hiện tốt công tác quản lý người cư trú lại trong cơ quan làm việc Có trách nhiệm ngăn ngừa nghiêm cấm những cá nhân tổ chức đánh bạc rượu chè gây rối trật tự trong khu vực cơ quan; Đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy trong cơ quan, Nhân viên lái xe: 02 người Thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô kü thuËt vÒ thao t¸c vËn hµnh ®iÒu khiÓn l¸i xe « t«, sö dông thµnh th¹o c¸c trang thiÕt bÞ, m¸y mãc, dông cô trang thiÕt bÞ « t« ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c ®•îc giao; Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 37
  38. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Qu¶n lý sö dông tèt xe « t« ®•îc giao nh•: T¨ng c•êng kiÓm tra theo dâi, b¶o d•ìng söa ch÷a vËt ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng cña xe « t« con ®•îc th•êng xuyªn liªn tôc. Gi÷ g×n b¶o qu¶n xe tèt s¹ch sÏ, tiÕt kiÖm trong viÖc sö dông x¨ng dÇu, x¨m lèp, phô tïng; Mua s¾m x¨ng dÇu, qu¶n lý sö dông x¨ng dÇu vµ b¸o c¸o ho¹t ®éng cña xe, quyÕt to¸n x¨ng dÇu hµng th¸ng; L¸i xe an toµn tuyÖt ®èi, phôc vô ®óng giê theo sù ®iÒu ®éng ph©n c«ng cña l·nh ®¹o v¨n phßng. 2.2.2.3 Điều kiện làm việc của phòng. + Bố trí phòng làm việc: Việc bố trí phòng làm việc có ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả, chất lượng công việc. Vì vậy mỗi cơ quan, doanh nghiệp có sự bố trí khác nhau tuỳ theo điều kiện của mỗi cơ quan, doanh nghiệp đó sao cho phù hợp, tận dụng tối đa diện tích mặt bằng các phòng làm việc. + Yêu cầu bố trí văn phòng: - Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phòng. - Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận của văn phòng. - Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên, giúp họ hoàn thành công việc với năng suất cao nhất. - Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác thu thập và xử lý thông tin. - Tiết kiệm chi phí lắp đặt. Tuy phòng hành chính chi nhánh công ty có 9 nhân viên bao gồm cả trưởng phòng nhưng thực ra tại văn phòng chỉ có 3 người đó là trưởng phòng và 2 nhân viên hành chính và văn thư còn tổ bảo vệ và nhân viên lái xe có 1 phòng thường trực trước cửa cơ quan nhằm tiện cho việc thực hiện nhiệm vụ của mình. Do điều kiện cơ sở hạ tầng còn nhỏ nhưng khang trang sạch sẽ và phong hành chính Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 38
  39. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng được bố trí ở ngay cổng gần vào cơ quan nhằm tiện đón tiếp khách đến cơ quan làm việc, phía trên tầng 2 là phòng của Giám đốc và phòng của Phó giám đốc cho tiện việc trao đổi và thực hiện các nhiệm vụ mà cấp trên giao phó. Bên cạnh phía trong là phòng ban chức năng bao gồm: phòng kinh doanh tiếp đến phòng thường trực, phòng tổng hợp và cuối cùng là phòng kế toán tài chính. Việc bố trí như vậy rất thuận lợi cho việc hoạt động của phòng hành chính có thể dễ dàng trao đổi xủ lý công việc. Trong phòng hành chính có 1 phòng nhỏ của Trưởng phòng, phòng bên ngoài vừa tiếp khách đến vừa là phòng làm việc của 2 nhân viên văn thư lưu trữ và nhân viên hành chính. Về trang thiết bị làm việc: Các phòng đều được bố trí tủ đựng hồ sơ, tài liệu, văn bản để thuận tiện cho việc tìm kiếm và lưu trữ. Riêng phòng làm việc của Trưởng phòng được bố trí tới 3 tủ đựng hồ sơ. Có 2 bộ bàn ghế tiếp khách: 1 được đặt tại phòng làm việc của các nhân viên thuộc bộ phận hành chính và 1 bộ được bố trí trong phòng làm việc của Trưởng phòng. Về thiết bị văn phòng: Phòng hành chính được trang bị, đầu tư một cách hợp lý, không quá hiện đại nhưng cũng đủ để thực hiện các công tác, các nghiệp vụ văn phòng. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 39
  40. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Hình 2.5: Bảng kê thiết bị văn phòng (Tháng 12/2009) STT Loại thiết bị Số lượng (chiếc) 1 Máy vi tính 03 2 Máy photo 01 3 Máy in 02 4 Điện thoại 03 5 Máy fax 01 6 Máy điều hoà 02 7 Máy scan 01 8 Loa đài 01 9 Tủ hồ sơ 06 10 Bàn làm việc 03 11 Bàn tiếp khách 02 12 Quạt 03 ( Nguồn: Phòng Hành chính,2009) 2.3 Nội dung hoạt động văn phòng ở Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp Xếp dỡ và Vận tải Bạch Đằng 2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin Yêu cầu về tổ chức thu thập thông tin và xử lý thông tin của Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng - Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng: - Thông tin ban đầu phải phù hợp với yêu cầu mà chi nhánh đặt ra: Thông tin từ các dữ liệu chuyển tới chi nhánh đến từ nhiều nguồn khác nhau nhưng những thông tin chu yếu được chuyển tới chi nhánh đó là thông tin tàu cập Cảng Hải Phòng, hay là thông tin về thời gian chuyến tàu chuyên tuyến Hải Phòng - Lào Cai, hoặc là thông báo về giá cả của lô hàng cũng có thể là các thông báo, các quyết định mà Tổng Công ty chuyển xuống cho chi nhánh đối với lượng thông tin đầu vào như vậy thì yêu cầu đối với người tiếp nhận thông tin phải biết phân loại thông tin đồng thời phải xác định được thông tin nào cần Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 40
  41. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng thiết, có giá trị sử dụng, thông tin nào là không phù hợp với yêu cầu của chi nhánh đặt ra. Vì thế người tiếp nhận phải sử lý ngay khi nhận được tin và tiến hành phân loại theo phương thức hợp lý nhất. - Thông tin phải đảm bảo tính thống nhất: Sau khi người tiếp nhận thông tin đã phân loại thông tin thì phải xắp xếp thông tin ra từng từng khối, từng tệp dữ liệu theo mục đích sử dụng. Những Quyết định, những thông báo thì được xếp riêng; Báo cáo thực hiện sản xuất từ dưới bãi được xếp riêng Việc chia theo từng nhóm như vậy sẽ có ích cho việc tìm kiếm thông tin sau này đồng thời cũng làm cho quá trình kiểm soát kiểm tra thông tin sau này được dễ dàng giúp loại bỏ những thông tin sai lệch không phù hợp với mục đích sử dụng qua đó có thể kịp thời cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách chuẩn xác nhất. - Thông tin phải đảm bảo chất lượng. Chất lượng thông tin phải đảm bảo được các tiêu chí sau: + Tính đầy đủ + Tính chính xác + Tính kịp thời + Tính hệ thống + Đơn giản – dễ hiểu + Tính thời sự Tại chi nhánh, thông tin phải đáp ứng được 6 yếu tổ trên. Thông thường, khi một nghiệp vụ kinh tế của Chi nhánh phát sinh, thông tin về nghiệp vụ đó nếu thiếu 1 trong 6 yếu tố trên thì sẽ gây ảnh hưởng không tốt tới kết quả thực hiện của nghiệp vụ đó. Giả sử rằng thông tin gửi về phòng Hành chính nhận được về lịch trình tàu hỏa từ Lao Cai về Hải Phòng và đề nghị phía Hải Phòng tiếp nhận, nếu thông tin không đủ, thiếu thông tin về khối lượng hàng hoặc là không chính xác thì phia Chi nhánh sẽ không biết phải phân công bao nhiêu độ xe tiếp nhận hàng hóa, phải nhận bao nhiêu nhân lực để bốc xếp hàng hóa hoặc là phân công nhiều tổ bốc xếp hơn lượng hàng thông báo xẽ gây lãng phí, ít hơn sẽ làm chậm tiến độ công việc gây thiệt hại về kinh tế. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 41
  42. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Quy trình thu thập thông tin: Bước 1: Thu thập thông tin. Trước khi thu thập thông tin phải xác định được xem là Chi nhánh cần những thông tin gì và cần biết tới giá trị sử dụng của nó tức là trước tiên cần phải xác định nhu cầu thông tin của chi nhánh, đây chính là cốt lõi trong quản lý thông tin của phòng. Xác định được nhu cầu rồi sẽ giảm thiểu thiểu tình trạng thiếu thông tin hoặc thu thập được những thông tin không cần thiết không thích hợp. Ngoài việc tiếp nhận thông tin theo hệ thống, tính chất, lĩnh vực hoạt động của Chi nhánh mà còn phải thu thập thông tin theo yêu cầu của ban lãnh đạo Chi nhánh. Kênh thông tin cần thu thập gồm có: + Kênh thông tin theo ngành trong từng phòng ban, trong Công ty, Chi nhánh, trong phạm vi trong nước, quốc tế. + Kênh thông tin qua các báo cáo định kỳ, qua các cuộc họp giao ban, hội nghị + Kênh thông tin qua giao tiếp với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp. + Kênh thông tin qua việc tra cứu các văn bản Nhà nước. Bước 2: Xử lý thông tin. Đó là sự tác động chủ quan của chủ thể lên các dữ liệu đã thu thập để có được những thông tin theo mục đích xác định. Đòi hỏi nhân viên xử lý phải sử dụng sự hiểu biết của mình phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số lượng thông tin đã thu nhận, xác định được thông tin chính và thông tin bổ trợ, biết loại bỏ hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ pháp lý căn cứ thực tiễn và thiếu cơ sở khoa học để đưa ra được thông tin đầu ra đảm bảo được yêu cầu. Tại Chi nhánh phòng Hành chính đảm nhận việc phân tích xử lý thông tin liên quan tới chính sách, kế hoạch sản xuất đều được nhân viên phòng tập hợp và kết hợp với nhân viên phòng nghiệp vụ bàn bạc đưa ra ý kiến, đề xuất và báo cáo cho cấp trên. Bước 3: Truyền đạt và phổ biến thông tin. Thông tin đầu vào qua quá trình xử lý cần được truyền đạt, phổ biến nhanh chóng kịp thời đến các phòng ban, bộ phận hữu quan. Cần xác định rõ về Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 42
  43. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng nội dung và khối lượng thông tin, thời gian và hình thức truyền đạt cũng như đối tượng tiếp nhận thông tin, cần áp dụng công nghệ hiện đại vào việc truyền đạt thông tin, sử dụng hệ thống mạng Internet, mạng nội bộ để giảm bớt thời gian cũng như chi phí trong quá trình truyền thông tin. Yêu cầu khi truyền đạt: Chính xác, đầy đủ, cụ thể, rõ ràng và phải chịu trách nhiệm về những thông tin đã truyền đạt. Bước 4: Bảo quản, lưu trữ thông tin. Thông tin phải được bảo quản lưu trữ cẩn thận theo các phương pháp khoa học đảm bảo cho thông tin sử dụng được nhiều lần, lâu dài. Các phương pháp bảo quản như sau: - Qua hệ thống máy tính điện tử của Chi nhánh - Sắp xếp vào các cặp, tủ tài liệu ngăn nắp, gọn gàng. Như vậy, về hoạt động thu thập và xử lý thông tin tại Chi nhánh Công ty đã bám sát vào lý luận, vận dụng lý luận để áp dụng vào thực tiễn hoạt động và đã đóng góp một phần vào thành tựu của Chi nhánh Công ty: Phòng hành chính đã thực hiện truyền phát thông tin từ lãnh đạo xuống người lao động, giữa Chi nhánh với các công ty khác, với nội bộ Chi nhánh các phòng ban chức năng và cơ sơ trực thuộc, từng bước đảm bảo thông tin hai chiều, thực hiện tốt chế độ thông tin báo cáo theo quy định của Nhà nước và của Chi nhánh. Phòng Hành chính cũng rất quan tâm đến việc củng cố công tác thông tin nội bộ, đặc biệt là cấp dưới lên cấp trên, lên các phòng ban chức năng đảm bảo thông tin nhanh nhạy và có hiệu quả đúng theo quy định và bao hàm đầy đủ các nội dung. Sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại như máy fax, điện thoại, mạng Internet đảm bảo tốt cho việc trao đổi thông tin. Giúp cho chi nhánh nắm được tình hình thị trường, nguồn hàng, cũng như lao động, máy móc phương tiện khoa học kỹ thuật mới để chi nhánh có những phương pháp, kế hoạch sản xuất phù hợp. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 43
  44. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Các nhân viên chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, điều lệ của Chi nhánh, không được để thông tin rò rỉ và phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với thông tin trong phạm vi quyền hạn của mình. Trưởng các phòng Hành chính và Nghiệp vụ có trách nhiệm kiểm tra, phân tích các thông tin đầu vào và đảm bảo sự liên tục của thông tin trong hoạt động của Chi nhánh. 2.3.2 Nghiệp vụ văn thƣ. 2.3.2.1 Thực tế hoạt động văn thƣ tại phòng Hành chính Chi nhánh công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng- Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng Soạn thảo văn bản: Việc xây dựng và ban hành văn bản tại Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng- Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng đã thực hiện đúng theo các quy định văn bản : Nghị định 101/CP ngày 23/9/1997 của Chính phủ quy định thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản. Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ nên một số yếu tố của thể thức văn bản chưa được thực hiện đúng theo quy định của Thông tư đó. Quy trình soạn thảo văn bản Quá trình soạn thảo văn bản tại phòng Hành chính Chi nhánh được phân ra làm 2 nhóm: Nhóm các văn bản do các phòng ban nghiệp vụ soạn thảo, nhóm các văn bản do phòng trực tiếp soạn thảo. Đối với các văn bản do các phòng ban khác soạn thảo thì phòng Hành chính có trách nhiệm cung cấp thông tin về mặt pháp lý, kỹ thuật giúp cho các phòng ban khác hoàn thành soạn thảo theo đúng quy định. Còn đối với các văn bản do phòng Hành chính soạn thảo, quá trình soạn thảo có thể được thể hiện qua mô hình sau: Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 44
  45. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Hình 2.6: Quy trình soạn thảo văn bản: Xác định hình thức nội dung văn bản Thu thập xử lý thông tin liên quan Dự thảo Soạn thảo chính thức Chỉnh xửa Trình duyệt văn bản (Nguồn: Phòng Hành chính, 2008) Sau khi thực hiện xong quy trình soạn thảo văn bản như đã trình bày ở trên, các nhân viên tiếp tục thực hiện công việc tiếp theo. Đánh máy và nhân bản Khi văn bản đã được lãnh đạo thông qua, nhân viên văn thư tiến hành đánh máy nhân bản. Ở công đoạn này, nhân viên luôn thực hiện: - Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. - Nhân bản đúng số lượng quy định. - Giữ gìn nội dung văn bản thực hiện đánh máy, nhân bản đúng theo thời gian quy định. Ký văn bản Sau khi văn bản được đánh máy và chỉnh sửa xong, nhân viên văn thư kẹp văn bản vào bìa trình ký theo mẫu, chuyển tới cho trưởng phòng xem xét, duyệt, sau đó trình lãnh đạo ký, văn bản được đem sao, photo và tiến hành đánh dấu theo quy định. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 45
  46. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng 2.3.3 Nghiệp vụ tiếp nhận và quản lý văn bản Nguyên tắc quản lý văn bản đến tại Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng: - Tất cả các văn bản từ bên ngoài chuyển đến đều được tập trung ở phòng Hành chính để vào sổ đăng ký văn bản đến. Trong trường hợp có phiếu gửi kèm thì nhân viên văn thư ký nhận và trả lại phiếu gửi cho đơn vị, cá nhân gửi đến. - Nếu văn bản đến không đúng thủ tục hành chính, nhàu nát, không đọc được, dấu đen hoặc văn bản gửi nhầm thì làm thủ tục trả lại nơi gửi. Quy trình xử lý văn bản đến tại Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng – Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng. Hình2.7: Quy trình xử lý văn bản đến Ban giám Văn thư Trưởng phòng đốc (Nguồn: Phòng Hành chính, 2008) Việc xử lý các văn bản đến ở phòng Hành chính Chi nhánh công ty được thực hiện cụ thể theo mô hình sau: Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 46
  47. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Không phải Chuyển trực tiếp cho bóc bì người nhận Nhận văn bản Phân loại Bóc bì Đóng dấu đến Vào sổ Theo dõi Chuyển Trình bày đăng ký việc giải giao văn văn bản quyết bản (Nguồn: Phòng Hành chính, 2008) Quy trình xử lý cụ thể văn bản đến tại Chi nhánh Công ty Bước 1: Nhận công văn, phân loại, bóc bì văn bản - Nhận công văn: kiểm tra văn bản mới nhận, nếu không thuộc Chi nhánh thì phải gửi trả lại nơi gửi. Nếu phong bì bị rách, bị bóc hoặc bị mất thì phải lập biên bản ngay với sự chứng kiến của người đưa công văn - Phân loại văn bản: + Loại vào sổ đăng ký: Là những công văn, giấy tờ gửi cho Chi nhánh, Giám đốc hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong Chi nhánh. + Loại không phải vào sổ đăng ký: Thư riêng, bản tin, báo, tạp chí. + Loại bóc bì: Các văn bản ngoài bì đề tên Chi nhánh, chức danh lãnh đạo của Chi nhánh, không có dấu mật. + Loại không được bóc bì: Chỉ vào sổ nhưng không được bóc bì mà chuyển cả bì gồm những công văn ghi rõ tên người nhận, các đoàn thể trong Chi nhánh Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 47
  48. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Bước 2: Đóng dấu đến - Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi nhận ngày, tháng, số văn bản đến. - Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào dưới số, ký hiệu, trích yếu của công văn. - Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến, ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản. Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đến Việc vào sổ phải đảm bảo ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, không viết bút chì, dập xoá hoặc viết tắt, tránh trùng số hoặc bỏ sót số. Các yếu tố nội dung cần phải ghi vào các mẫu sau: Hình 2.8: Mẫu bìa sổ đăng ký “ Văn bản đến” Chi nhánh Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ số .đến số Từ ngày đến ngày Quyển số (Nguồn:Phòng Hành chính: 2008) Nguyên tắc ghi sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến của Chi nhánh Cty. Nhân viên văn thư Phòng Hành chính đã thực hiện như sau: Ghi số và ký hiệu rất rõ ràng, đầy đủ, không viết tắt những từ không thông dụng, không dập xóa, không viết bằng bút mực dễ phai hoặc bút chì. Nhân viên văn thư tự vào sổ, tự kẻ mẫu sổ. Đối với ngày dưới 10, đối với tháng dưới 3 thì có số 0 ở đằng trước. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 48
  49. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Hình 2.9: Mẫu nội dung đăng ký “ Công văn đến” Ký Số hiệu Trích yếu nội Nơi Ký Stt Ngày đến văn Nơi gửi văn dung nhận nhận bản bản 11 05/01/2010 210 QĐ Tổng công Giao kế hoạch Phòng Ngô ty TNHH sản xuất kinh Kinh Thế Một thành doanh quý 1 năm doanh Hà viên Cảng 2010 cho xí Hải Phòng nghiệp 12 05/01/2010 117 TB Công ty Thông báo tăng Phòng Ngô đường sắt giá cước đoàn Kinh Thế Việt Nam – tàu chuyên tuyến doanh Hà Phòng khai Lào Cai – Hải thác kinh Phòng doanh (Nguồn: Phòng Hành chính, 2010) Bước 4: Trình văn bản đến. Trình văn bản đến cho Trưởng phòng Hành chính rồi ban Giám đốc (Có thể là Giám đốc hoặc Phó Giám đốc) xem xét, cho ý kiến phân phối. Sau đó văn thư nhận lại để bổ sung vào sổ công văn đến, nắm nội dung công văn và ý kiến lãnh đạo để chuyển cho các phòng ban, người có trách nhiệm giải quyết. Bước 5: Giao trách nhiệm giải quyết Bước 6: Chuyển đến các phòng, đối tượng giải quyết Văn bản đến phải được giao trong ngày, đến đúng và trực tiếp cho người chịu trách nhiệm giải quyết và người đó phải ký xác nhận vào phần “ký nhận” trong sổ “Đăng ký công văn đến” của văn thư. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 49
  50. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Không để người không có trách nhiệm xem công văn, tài liệu của người khác. Bước 7: Theo dõi giải quyết. Quy trình quản lý văn bản đi được tiến hành như sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản Mọi văn bản trước khi vào sổ gửi đi đều được kiểm tra thể thức nhằm đảm bảo chất lượng của văn bản. Các văn bản được soạn thảo bởi các phòng ban chuyên môn đều được chuyển qua văn phòng để kiểm tra đóng dấu, vào sổ văn bản đi. Sau khi kiểm tra xong nếu văn bản chưa có chữ ký của thủ trưởng, văn thư phải xin chữ ký và đóng dấu doanh nghiệp. Bước 2: Vào sổ văn bản đi Việc vào sổ văn bản đi nhằm quản lý toàn bộ các văn bản giấy tờ ra khỏi cơ quan đúng quy định , hợp pháp và thống kê văn bản đi của công ty phục vụ công tác quản lý điều hành công ty. Hình 2.10: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Ngày Số văn Ký Nơi nhận Trích yếu nội STT Ghi chú tháng bản hiệu công văn dung 04 10/01/2010 14 TB Công ty Cổ Thông báo về phần Hải Việt tăng giá cước vận chuyển hàng hóa 05 10/01/2010 15 TB Công ty Thông báo về TNHH tăng giá cước Hồng Hà vận chuyển hàng hóa (Nguồn: Phòng Hành chính, 2010) Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 50
  51. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Bước 4: Chuyển phát Bước 5: Lưu văn bản đi Mỗi văn bản đều phải được lưu ít nhất 2 bản: 1 bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, 1 bản lưu ở văn thư để tra tìm phục vụ khi cần thiết. Những bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại, văn bản của ngăn nào để riêng ngăn đấy và bản lưu phải là bản chính. Nhận thấy: Tại Chi nhánh công ty việc giải quyết, quản lý văn bản đến và đi của công ty đã thực hiện đúng theo trình tự quy định, được giải quyết một cách khoa học, đảm bảo tính chính xác, cán bộ văn thư làm việc lâu năm nên có nhiều kinh nghiệm trong việc giải quyết các công việc có liên quan đến nghiệp vụ. Tuy nhiên, tại phòng Hành chính đã trang bị máy vi tính hiện đại nhưng cán bộ, nhân viên vẫn chưa khái thác hết chức năng của máy vi tính vào thực hiện nghiệp vụ văn thư, chủ yếu chỉ dùng để soạn thảo văn bản còn việc đăng ký văn bản đến và đi vẫn được thực hiện trên sổ sách mà chưa đăng ký bằng máy vi tính. Xét thấy, văn phòng cần có giải pháp nâng cao trình độ, kỹ năng tin học văn phòng cho cán bộ nhân viên để có khẳ năng khai thác triệt để giá trị sử dụng của máy vi tính. 2.3.4.Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu Quy trình quản lý và sử dụng con dấu tại Chi nhánh Công ty tuân theo những quy định sau: Con dấu của Chi nhánh được để tại cơ quan, được cất trong hộp để ở trong tủ có khoá do nhân viên văn thư có trách nhiệm, có chuyên môn lưu giữ. Đây cũng là người trực tiếp đóng dấu lên văn bản và chịu trách nhiệm về bảo quản con dấu. Nhân viên văn thư không được mang con dấu đi một cách tuỳ tiện, không được mang con dấu rời khỏi cơ quan hoặc giao cho người không có trách nhiệm sử dụng. Dấu được đóng trên các văn bản phải đúng thể thức: Có chữ ký của người có thẩm quyền ký. Nhân viên văn thư không được đóng dấu khống chỉ vào văn bản. Dấu cơ quan không đóng vào phần chữ ký của văn bản cấp đơn vị (chỉ đóng dấu đơn vị hoặc không đóng dấu), trong trường hợp cần thiết thì đóng dấu treo (ở Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 51
  52. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng phần tên cơ quan ban hành) hoặc đóng dấu xác nhận chữ ký. Khi đóng dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái. Nếu dấu đóng mờ hoặc không rõ thì phải đóng lại, dấu đóng lại không trùm lên dấu cũ mà phải đóng về phía bên trái dấu cũ. Nhân viên văn thư sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn với con dấu mình đã đóng. 2.3.5 Nghiệp vụ lƣu trữ Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của Chi nhánh Công ty để làm bằng chứng, tra cứu thông tin cần thiết trong quá trình hoạt động. Công tác văn thư tại Chi nhánh công ty TNHH Một thành viên Càng Hải Phòng – Xí nghiệp XD và VT Bạch Đằng được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Phân loại tài liệu lưu trữ: Đây là khâu rất quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở các văn bản được lưu tại văn thư mà văn thư tiến hành phân loại các tài liệu một cách phù hợp thuận lợi cho việc lưu trữ. Tổ chức phân loại tài liệu lưu trữ một cách khoa học sẽ giúp cho đối tượng sử dụng một cách hiệu quả, thuận tiện những tài liệu đó. Bước 2 : Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Bộ phận lưu trữ xác định giá trị tài liệu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và trên cơ sở đó lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị. Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã thực sự hết ý nghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần gìn giữ được những tài liệu có giá trị đồng thời loại bỏ được những tài liệu hết giá trị, giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 52
  53. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Bước 3 : Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Mục đích của việc bảo quản: - Chống và loại trừ các khả năng làm mất tài liệu và lộ thông tin tài liệu. Tài liệu lưu trữ được bố trí trong kho lưu trữ của toàn Chi nhánh công ty. Phòng lưu trữ được trang bị các phương tiện bảo quản: Quạt thông gió, máy điều hoà, máy hút ẩm, dụng cụ đo nhiệt, giá tủ xếp tài liệu, đảm bảo thông thoáng không ẩm mốc, không dễ bắt lửa, an toàn tuyệt đối cho tài liệu. Tài liệu được xếp trong các cặp, các hộp được dán nhãn ghi đầy đủ các thông tin để dễ thống kê và tra tìm. Sau đó tài liệu được xếp lên giá theo trật tự số lưu trữ được ghi trên hộp. Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác sử dụng phải kiểm tra tình trạng vật lý, chất lượng của tài liệu. Những tài liệu hư hỏng nặng, quý hiếm thì phải trực tiếp giữ bản gốc và không cho sử dụng bản gốc. Hàng năm phải kiểm tra tài liệu trong kho để nắm được số lượng và chất lượng của tài liệu. Cần dùng các biện pháp khoa học để khôi phục các đặc điểm ban đầu và gia cố kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Bước 4: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là khâu cuối cùng của công tác lưu trữ. Có thể nói việc sử dụng bảo quản tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động lưu trữ. Do đó phải có những phương pháp, biện pháp, cách thức sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hợp lý, khoa học để phát huy tác dụng và hiệu quả của tài liệu lưu trữ trên các lĩnh vực: khoa học, kỹ thuật, kinh tế nhằm phục vụ nhu cầu công tác thực tiễn của cơ quan. Chi nhánh Công ty cũng đưa ra những quy định đối với nhân viên làm công tác lưu trữ: Sắp xếp bảo quản tài liệu lưu trữ một cách khoa học, nắm rõ quy định về việc sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan nhằm đảm bảo tài liệu lưu trữ được sử dụng đúng mục đích và hợp lý, đồng thời giúp cho việc tra tìm một cách nhanh chóng, chính xác, đáp ứng nhu cầu của người tra cứu, phát huy tác Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 53
  54. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng dụng của tài liệu lưu trữ. Việc phòng Hành chính áp dụng lý luận vào việc thực hiện bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định của Chi nhánh công ty như sau: Hồ sơ, tài liệu, chứng thư giám định được bảo quản tại cơ quan phải phân loại, chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ kịp thời cho mọi yêu cầu khai thác, tra cứu. Hồ sơ, tài liệu, quy trình, phương pháp giám định, chứng thư giám định được lưu trữ phải là những tài liệu có ý nghĩa giá trị đối với nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. Phòng Hành chính phải thường xuyên tiến hành xác định tài liệu lưu trữ nhằm mục đích: - Xác định thời hạn bảo quản cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu, quy trình, phương pháp giám định, chứng thư giám định. - Phân loại hồ sơ, tài liệu để loại bỏ những hồ sơ, tài liệu hết hạn bảo quản, hết giá trị không cần lưu trữ tiếp để huỷ. Bên cạnh những kết quả đạt được công tác lưu trữ còn có điểm chưa thực hiện tốt: - Các phòng ban lưu trữ tài liệu trọng phạm vi phòng mình quản lý, còn chậm nộp tài liệu vào kho lưu trữ của công ty, gây khó khăn trong việc tra cứu, sử dụng tài liệu của các phòng ban khác. - Hồ sơ tài liệu của các phòng ban nộp đến phòng Hành chính sắp xếp chưa được gọn gàng nhiều lúc còn nhàu nát, bụi bẩn 2.3.6 Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách. Việc đón tiếp khách của Chi nhánh cũng rất được coi trọng vì vị trí văn phòng nằm ngay phía trước cơ quan, chịu trách nhiệm đón tiếp khách đầu tiên và đó là những vị khách có thể tạo ra những cơ hội hợp tác kinh doanh, những hợp đồng kinh tế mang lại doanh thu cho Chi nhánh. Khách đến Chi nhánh có nhiều loại: khách ngoài doanh nghiệp (khách hàng, khách đến liên hệ công tác, khách quen, nhân viên ngân hàng, người đến xin việc, người than phiền ); khách nội bộ Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 54
  55. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng doanh nghiệp (Trưởng, Phó và nhân viên các phòng ban đến liên hệ công tác, nhân viên xin gặp Giám đốc ) hoặc là khách từ trên Tổng công ty xuống. Nhân viên hành chính hoặc văn thư nhiều khi có thể là trưởng phòng khi đón tiếp khách phải phân loại khách để ứng xử tốt: Đối với khách hàng: khách hàng đang có hợp đồng yêu cầu vận chuyển hàng hóa và khách hàng tương lai bao giờ cũng được tiếp đón bất kỳ lúc nào. Đối với khách đến kiến nghị về cung cách làm việc, tình hình giao nhận hàng .thì phải lắng nghe, thông cảm với khách, giữ thái độ bình tĩnh, tránh tranh luận với khách và đồng cảm với khách hàng và từ từ giải thích với khách. Đối với khách là cán bộ hay nhân viên từ trên Tổng Công ty TNHH Một thành viên Cảng Hải Phòng xuống làm việc với chi nhánh thì nhân viện đón tiếp phải nhanh chóng xắp xếp gặp lãnh đạo hay dẫn khách tới phòng ban chức năng có liên quan. Việc áp dụng lý luận về nghiệp vụ lễ tân, đón tiếp khách vào hoạt động đón tiếp khách và đã mang lại hiệu quả: - Cán bộ, nhân viên phòng Hành chính hay bất cứ một cán bộ, nhân viên thuộc phòng nào cũng phải thực hiện đón tiếp khách theo đúng nội quy, quy định của Chi nhánh công ty. - Văn phòng đã xếp lịch tiếp khách cho lãnh đạo hợp lý, hạn chế tối đa tình trạng trùng lặp giờ giao tiếp. - Việc tiếp khách đảm bảo nguyên tắc hữu nghị, lịch sự, chu đáo và an toàn. - Giúp lãnh đạo tiếp những khách không quan trọng và chuẩn bị tốt việc tiếp đãi khách của Chi nhánh. 2.3.7 Nghiệp vụ cung cấp trang thiết bị, điều kiện làm việc. Đây là một công tác không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, tổ chức, đặc biệt là đối với văn phòng công ty, nó có ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả công việc của mỗi nhân viên. Về nghiệp vụ này, phòng Hành chính thực hiện các công việc cụ thể như sau: Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 55
  56. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng t¹i Chi nh¸nh C«ng ty TNHH Mét thµnh viªn C¶ng H¶i Phßng – XÝ nghiÖp XD vµ VT B¹ch §»ng Quản lý chi tiêu kinh phí gồm có: Lương chính, phụ cấp lương, BHXH, tiền thưởng, công tác phí, hội nghị phí. Tiền giao dịch, mua sắm TSCĐ, máy móc trang thiết bị, sửa chữa lớn, xây dựng công trình, phúc lợi tập thể và các chi khác. Quản lý tài sản cố định: TSCĐ của Chi nhánh gồm có: - Nhà cửa, vật kiến trúc. - Hệ thống thiết bị máy móc. - Phương tiện kỹ thuật và phương tiện vận chuyển. Đây là những TSCĐ có giá trị lớn quyết định đến năng lực hoạt động kinh doanh của Chi nhánh nên cần được coi trọng việc quản lý và sử dụng. Phòng Hành chính có nhiệm vụ thu thập lại những thông tin về việc sử dụng tài sản cố định của các phòng ban trong Chi nhánh công ty lập hồ sơ theo dõi tính toán quản lý cả về lượng và chất để có kế hoạch mua sắm mới hay sửa chữa, thanh lý để phục vụ cho các phòng ban chức năng một cách tốt nhất Quản lý hàng hóa vật tư khác: Các loại vật tư khác bao gồm: văn phòng phẩm, công cụ, vật tư, thiết bị, phương tiện kỹ thuật. Để quản lý tốt các loại vật tư này phòng đã thực hiện như sau: Xác định định mức sử dụng vật tư hàng hóa và công bố công khai. Cấp phát đúng đối tượng, đúng tiêu chuẩn cho từng cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh. Khi mua về phải làm phíếu nhập, khi cấp phát làm phiếu xuất theo đúng nguyên tắc xuất nhập của kế toán. Đảm bảo điều kiện làm việc cho Chi nhánh gồm có: Bố trí phòng làm việc tiện lợi cho các giao dịch của Chi nhánh. Trang bị các thiết bị làm việc cho cán bộ công nhân viên. Các hoạt động khác: Phục vụ các phương tiện đi lại, các chuyến công tác của lãnh đạo Chi nhánh. Phục vụ nước uống hàng ngày cho cán bộ công nhân viên của Chi nhánh. Phục vụ việc tiếp khách của Chi nhánh. Thực hiện sửa chữa vừa và nhỏ. Sinh viªn: NguyÔn §øc Long - QT1001P 56