Khóa luận Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng - Nguyễn Thị Ánh Nguyệt

Nội dung text: Khóa luận Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng - Nguyễn Thị Ánh Nguyệt

1. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Sau Đại hội VII năm 1986, nền kinh tế nước ta chuyển từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Kể từ đó nền kinh tế nước ta đã thay đổi nhanh chóng theo chiều hướng tích cực, cùng với đó là sự ra đời và phát triển của các doanh nghiệp có quy mô lớn, vừa, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Để tận dụng những thời cơ thuận lợi, hạn chế được những khó khăn, vượt thách thức để mục tiêu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh luôn đạt được doanh số năm sau cao hơn năm trước thì các doanh nghiệp phải luôn luôn đổi mới, tự hoàn thiện mình. Công tác văn phòng đã đóng góp không nhỏ vào mục tiêu lợi nhuận, doanh thu mà tổ chức đã đặt ra. Văn phòng vốn được coi là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức bởi văn phòng là tai, là mắt, là cánh tay nối dài của lãnh đạo, làm nhiệm vụ hỗ trợ cho lãnh đạo. Đây là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các phòng ban trong tổ chức chính vì vậy với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được coi là thứ vũ khí không thể thiếu đối với các nhà quản trị. Việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là một yêu cầu tất yếu đặt ra cho mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Bởi nếu coi nhẹ công tác văn phòng, văn phòng không có kỷ cương, hoạt động không khoa học thì mọi công việc sẽ bị ách tắc, đình trệ, ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó. Qua thời gian em thực tập tại phòng Hành chính – Kế toán của Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng, em nhận thấy công tác văn phòng mặc dù có nhiều cố gắng song vẫn còn thiếu sót do Chi nhánh tập trung nhiều hơn vào hoạt động kinh doanh dịch vụ giám định và công tác tài chính kế toán. Từ những lý do trên nên em chọn đề tài: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng”. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 1
2. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Xây dựng văn phòng vững mạnh là yếu tố tất yếu để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả, hiệu lực của công tác lãnh đạo. Vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức được quan tâm đặc biệt. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận: - Nghiên cứu lý luận những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng. - Mô tả, đánh giá thực trạng các nghiệp vụ văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng đồng thời thông qua đó em muốn đưa ra một số kiến nghị của bản thân về công tác văn phòng tại Chi nhánh. 3. Phạm vi nghiên cứu Hoạt động của công tác văn phòng trong thực tế có nhiều cách hiểu và quan niệm khác nhau, phản ánh nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Nội dung của khóa luận này đi sâu tìm hiểu về thực tế hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Bài khóa luận sử dụng một số phương pháp sau: điều tra, thống kê, tổng hợp, so sánh đối chiếu. 5. Bố cục khóa luận: gồm 3 chương Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng. Chƣơng 2: Thực trạng về công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng. Chƣơng 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 2
3. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề cơ bản của văn phòng. 1.1.1 Khái niệm văn phòng. Văn phòng thường được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau và ở mỗi quốc gia trong từng thời kỳ lịch sử cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội, sự tiến bộ của khoa học quản lý, cách hiểu về văn phòng cũng có sự thay đổi và phát triển. Tùy theo quy mô và tính chất công việc của công ty, hoạt động văn phòng có các cấp độ khác nhau, với các tên gọi khác nhau. Ví dụ: Các cơ quan Nhà nước ở Trung ương có: Văn phòng Quốc hội, văn phòng của các cơ quan, đoàn thể ở Trung ương; ở địa phương có Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND các cấp, các sở, ban, ngành, thuộc UBND tỉnh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang, doanh nghiệp đều có tổ chức văn phòng giúp việc hoặc phòng Hành chính. Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng như: -Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong cơ quan. Văn phòng được hiểu như là bộ máy giúp thủ trưởng điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị. -Là địa điểm giao tiếp của cơ quan. -Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức, đơn vị (phòng Hành chính – Tổng hợp). Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu là hoạt động trong cơ quan Nhà nước và trong các tổ chức chính trị xã hội. Như vậy: Theo nghĩa rộng, văn phòng là một bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức cho các nhà lãnh đạo quản lý đảm bảo cho các cơ quan, tổ chức, các nhà quản lý lãnh đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình một cách có hiệu lực và hiệu quả. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 3
4. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Theo nghĩa hẹp, văn phòng là nơi làm việc, và diễn ra các hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan, tổ chức. Theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng – NXB Thống kê năm 2008 định nghĩa về văn phòng theo nghĩa chung nhất như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”. 1.1.2 Vai trò, vị trí của Văn phòng. Qua cách tiếp cận về văn phòng như đã nêu trên phần nào chúng ta thấy được vai trò, vị trí quan trọng của văn phòng. - Văn phòng là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo, cơ quan, tổ chức để giải quyết mọi công việc của cơ quan, là “Tai mắt” của Thủ trưởng cơ quan. Văn phòng là nơi nắm giữ mọi thông tin đi và đến, văn phòng chính là bộ phận nghiên cứu phát triển, đề xuất các vấn đề có liên quan đến quyết định của lãnh đạo, giúp lãnh đạo điều hành công việc một cách nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả. Nếu văn phòng không làm việc thì cả hệ thống cũng ngừng hoạt động - Văn phòng đảm bảo các điều kiện vật chất cho cơ quan, cho hoạt động của lãnh đạo cơ quan được thường xuyên, liên tục và đạt được mục tiêu đề ra. Mọi vấn đề về hậu cần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện, đến mua sắm các máy móc, trang thiết bị cũng đều do văn phòng làm cả. - Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức và công dân. Với ý nghĩa Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan thì thông qua Văn phòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở. Văn phòng làm trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp đến cho lãnh đạo. Văn phòng được ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ. Công tác Văn phòng có vai trò, vị trí quan trọng trong quá trình hoạt động của Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 4
5. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng cơ quan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động chung của cơ quan. 1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Chức năng: Văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạo, cho tổ chức rất nhiều trong việc ra quyết định quản lý. Để thể hiện rõ được điều đó chúng ta nghiên cứu văn phòng với 3 chức năng chính sau : Chức năng tham mưu : Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Thực tế các doanh nghiệp thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc trình tự nhất định. Hoạt động tham mưu, trợ giúp cho các cấp quản lý của những người trợ giúp là rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu bởi nó vừa mang tính tham mưu, vừa mang tính chuyên sâu. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán Để có được những thông tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp. Chức năng tổng hợp: Đối với một doanh nghiệp việc thu thập thông tin là rất cần thiết. Tất cả những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ những thông tin đầu vào và đầu ra, đồng thời cả những thông tin ngược, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng và văn phòng là đầu mối thu thập và đưa ra những thông tin hữu ích vào việc sử dụng và quản lý theo yêu cầu của các nhà quản lý. Quá trình thu thập, quản lý sử dụng thông tin phải tuân thủ theo những Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 5
6. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý, đó cũng chính là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng tham mưu mà còn có vai trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức, đặc biệt đối với mỗi doanh nghiệp. Chức năng hậu cần: Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện vật chất, trang thiết bị để đảm bảo cho hoạt động bình thường của một tổ chức. Hoạt động của bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều kiện vật chất như: Nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính . Những điều kiện vật chất đó phụ thuộc vào văn phòng mà công tác hậu cần của văn phòng phải cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cho mọi đơn vị, bộ phận và các cá nhân trong tổ chức. Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chỉ tiêu kinh phí, lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, công tác phí, sửa chữa lớn, xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể. Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ. - Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục. - Quản lý chỉ tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước quy định. - Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan. - Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò là chiếc cầu nối của đơn vị với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và với nhân dân. Tóm lại: Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông qua các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập vừa bổ sung, hỗ trợ cho nhau nhằm tạo sự cần thiết khách quan tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 6
7. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng  Nhiệm vụ: Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên Văn phòng của cơ quan đó có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung Văn Phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau: (theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng – NXB Thống kê năm 2008) 1. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp: Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòng ban khác nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hướng phát triển cơ quan, doanh nghiệp. Trong cơ chế càng có nhiều yếu tố “Động” thì kế hoạch càng phải chặt chẽ hơn, tránh rủi ro nhiều hơn. Tất cả các văn phòng đều phải thực hiện nhiệm vụ xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan đơn vị. Đặc biệt với công tác văn phòng việc lập kế hoạch hết sức quan trọng vì nó tránh tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những chương trình cần thiết của văn phòng. 2. Thu thập tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ cho quá trình ra quyết định: Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin. Thông tin bao gồm: thông tin kinh tế chính trị, văn hóa, xã hội, môi trường .Những thông tin thuận, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo. Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra được những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà cần phải có người trợ giúp trong lĩnh vực mà không ai khác chính là văn phòng. Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì có liên quan đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không những của văn phòng mà còn cả cơ quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về văn thư lưu trữ trong quản lý thông tin. Thông tin được thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 7
8. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng đạo cơ quan, doanh nghiệp giải quyết công việc hàng ngày, điều hòa, phối hợp với các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình. 3. Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản: Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ vào luật, Chính phủ các bộ, ngành đã ban ngành một số văn bản quan trọng liên quan đến hoạt động kinh tế chính trị của cá đơn vị tổ chức như: Hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự Văn bản luật và văn bản pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy quy chế các quy định hành chính. Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý, đúng thẩm quyền, có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu vào phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin. Đó chính là văn phòng. 4. Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại: Văn phòng là cầu nối của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác. Muốn tồn tại và phát triển được thì không thể không hợp tác với các doanh nghiệp khác, với môi trường bên ngoài. Vì vậy hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp muốn được diễn ra thường xuyên cần có sự trợ giúp của bộ phận văn phòng. Khác với các hoạt động trong doanh nghiệp, văn phòng phải hoạt động thường xuyên trong mọi lĩnh vực đối nội, đối ngoại, kiểm tra giám sát nhằm đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp ngay cả khi đơn vị ngừng hoạt động thì bộ phận văn phòng vẫn phải làm việc tiếp tục để đảm bảo công tác an ninh trật tự và thông tin thông suốt. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 8
9. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng 5. Xây dựng củng cố bộ máy văn phòng và duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng: Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất của toàn bộ hệ thống. Việc chăm lo, bồi dưỡng cho cán bộ văn phòng có năng lực, trình độ am hiểu kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính là nhiệm vụ cấp bách đối với các cơ quan, doanh nghiệp. Việc củng cố bộ máy văn phòng phải được diễn ra trên cả góc độ quản lý và đảm bảo tính hiện đại của văn phòng. Nhất là khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải nỗ lực, cố gắng để kịp với tốc độ phát triển xã hội nói chung nhưng cũng phải phù hợp với sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp mình. Ngoài ra, hoạt động của văn phòng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và các phòng ban, đơn vị khác thông qua chức năng tham mưu, hậu cần đồng thời cũng gắn với hoạt động của các bộ phận, phòng ban này thông qua việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện. Vậy nên để duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng cần có sự phối hợp đồng bộ, mật thiết của các bộ phận, phòng ban chuyên môn trong cơ quan, doanh nghiệp. 6. Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chỉ tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, doanh nghiệp: Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng. Làm tốt công tác hậu cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan, doanh nghiệp. Công tác hậu cần nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau: - Cung cấp các điều kiện phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ. - Mua sắm quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo hoạt động của cơ quan được diễn ra liên tục. - Quản lý chỉ tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước quy định. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 9
10. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng - Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan. - Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò cầu nối của đơn vị với cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân. - Đảm bảo môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa tạo lập diện mạo cơ quan trang nghiêm, văn minh hiện đại. 7. Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức khỏe cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp: Công tác đảm bảo an toàn gồm các nội dung sau: - Bảo vệ sức khỏe, đảm bảo an toàn lao động cho người lao động theo quy định đối với từng chức danh nghề nghiệp. - Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trường nơi làm việc - Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn cho các trang thiết bị. - Đảm bảo an ninh trật tự: thường trực, bảo vệ, tuần tra, canh gác cơ quan trong và ngoài giờ làm việc; kiểm tra và vận hành hệ thống bảo vệ. - Đảm bảo độ an toàn của các phương tiện giao thông vận tải. - Phối hợp, liên kết với địa phương và liên cơ quan, doanh nghiệp trong bảo vệ trật tự an toàn xã hội. 1.1.4 Những yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động văn phòng 1.1.4.1 Môi trƣờng bên trong doanh nghiệp, tổ chức Các yếu tố thuộc bên trong doanh nghiệp, tổ chức gồm có: cơ cấu tổ chức, văn hóa tổ chức, chiến lược phát triển, nguồn nhân lực, cơ chế hoạt động văn phòng, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật. a. Yếu tố cơ cấu tổ chức: Hoạt động của văn phòng trước hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, doanh nghiệp, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng điều chỉnh, các mối quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan, doanh nghiệp đó tham gia. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể được quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Các điều kiện trên quy định quy Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 10
11. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng mô và tính chất hoạt động của mỗi văn phòng. Các quy định đó cùng với các chế độ, chính sách khác của Nhà nước cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của văn phòng. Cùng trong yếu tố tổ chức này, hoạt động văn phòng chịu ảnh hưởng trong mối quan hệ tương tác với các phòng ban, bộ phận khác trong cơ quan, doanh nghiệp. b. Yếu tố văn hóa tổ chức, doanh nghiệp: Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu, văn hóa đã thực sự trở thành một sức mạnh quan trọng của mỗi cá nhân, mỗi doanh nghiệp và mỗi quốc gia. Văn hóa tổ chức có thể hiểu theo nhiều định nghĩa khác nhau: - Theo Tunstall (1983): Văn hóa tổ chức có thể được mô tả như một tập hợp chung các tín ngưỡng, thông lệ, hệ thống giá trị, quy chuẩn hành vi ứng xử và cách thức hoạt động riêng của từng tổ chức. Các mặt đó quy định mô hình hoạt động của tổ chức và cách ứng xử của các thành viên trong tổ chức đó. - Theo Farmar (1990): Văn hóa tổ chức được hiểu là tổng của các quan niệm, niềm tin, giá trị - những yếu tố mà các thành viên của tổ chức chia sẻ, chuyển tải thông qua: "Làm cái gì ? Làm như thế nào ? và Ai làm ?". Những định nghĩa trên tạo nên quan niệm về văn hóa tổ chức mà trong thực tế được biểu đạt gắn với từng loại hình thể chế nghề nghiệp như: sản xuất - kinh doanh, hành chính, giáo dục - đào tạo Từ các định nghĩa nêu trên có thể đưa ra quan niệm chung nhất về văn hóa tổ chức, đó là: "Văn hóa tổ chức là toàn bộ các yếu tố văn hóa được chủ thể (tổ chức) chọn lọc, tạo ra, sử dụng và biểu hiện trong quá trình hoạt động từ đó tạo nên bản sắc riêng có của một tổ chức". Trong bối cảnh toàn cầu hóa, một tổ chức phải là nơi thu hút đội ngũ nhân viên có chất lượng cao cả ở trong nước và quốc tế. Tuy nhiên khi môi trường làm việc có tính đa dạng về nguồn gốc xuất thân, dân tộc, tôn giáo hay trình độ học vấn dường như sẽ xuất hiện mâu thuẫn là làm giảm những giá trị văn hóa mà các thành viên của tổ chức đó đang cố gắng để xây dựng và gìn giữ. Do đó khi xây dựng văn hóa tổ chức nếu không xem xét đến khía cạnh này, chính văn hóa sẽ là rào cản cho sự đổi mới, hợp tác và hội nhập. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 11
12. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Văn hóa doanh nghiệp có vai trò (tích cực nếu nó phù hợp với môi trường thay đổi, với tiến bộ xã hội và tác động tiêu cực khi nó đã lỗi thời) trong việc: - Tạo ra bản sắc riêng và tính thống nhất trong cam kết của lãnh đạo và của mọi thành viên trong doanh nghiệp về mục đích và mục tiêu mà doanh nghiệp phải đạt tới. - Văn hóa doanh nghiệp có thể cải tiến hoặc có thể bóp méo một hệ thống thông tin chính thức trong doanh nghiệp; tác động tới tiến trình cải tổ của doanh nghiệp thông qua gây ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi chiến lược hoặc và cơ cấu của doanh nghiệp. Vì vậy, một quốc gia không thể tồn tại và phát triển nếu không bảo tồn, gìn giữ được nền văn hóa truyền thống của mình. Một gia đình sẽ không thể đầm ấm sum vầy và đóng góp tích cực cho xã hội nếu không có gia phong, gia giáo. Cũng như vậy một doanh nghiệp sẽ không thể có một sự nghiệp lâu dài, bền vững nếu không có một nền văn hóa đặc thù hoặc tệ hơn, môi trường văn hóa của doanh nghiệp lại là một bầu không khí căng thẳng ức chế hoặc đầy rẫy bất công. c. Yếu tố chiến lược của tổ chức: Một vấn đề hết sức quan trọng đối với một tổ chức đó là hoạch định chiến lược phát triển. Hoạch định chiến lược phát triển thường phụ thuộc rất lớn ở vai trò của các nhà lãnh đạo. Tuy nhiên một chiến lược dù tốt đến mấy chỉ có thể thành công khi tạo dựng được niềm tin và quyết tâm của các cá nhân trong tổ chức đó theo đuổi và thực hiện. Thực tế đã chứng minh nếu không xác định được một chiến lược phát triển đúng, nhà doanh nghiệp rất có thể tự mình lao vào những cạm bẫy không thể rút ra được, dẫn đến tình hình kinh doanh sa sút và thậm chí phá sản. Doanh nghiệp có thể đặt mục tiêu và quyết định đầu tư vào một lĩnh vực mới với hy vọng phát triển, nhưng đó không đánh giá được hết đối thủ cạnh tranh, tiềm lực của mình mà có thể dẫn đến thua lỗ. Nguyên nhân dẫn đến việc doanh nghiệp ngày càng sa sút có thể rất nhiều; có thể rõ ràng hoặc còn tiềm ẩn. Có thể do doanh nghiệp không có một bộ máy tổ chức hợp lý, quản lý nhân sự chưa hiệu quả, chi phí quản lý quá Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 12
13. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng cao, hoặc cũng có thể do sản phẩm của doanh nghiệp không được đổi mới, thị phần ngày càng giảm, không sử dụng đúng các chiến lược về giá, marketing Khi nghiên cứu môi trường để hoạch định chiến lược phát triển, người ta thường quan tâm đến sự phù hợp của chiến lược trên cơ sở xem xét ở các khía cạnh: cấu trúc, hệ thống, con người và văn hóa của tổ chức. Trong quá trình xây dựng chiến lược, doanh nghiệp luôn “đứng trên đỉnh núi” để nhìn bao quát mọi vấn đề. Không ôm đồm mọi thứ, doanh nghiệp xác định rõ: làm cái gì và không làm cái gì, cái nào cần ưu tiên, bước nào là nền tảng cho các bước tiếp theo, các nguồn lực được phân bổ như thế nào cho phù hợp Một chiến lược đúng thì các thành tố cấu thành chiến lược phải đúng (từ mục tiêu cho đến việc chọn hướng đi, cách thức đi, những nguồn lực cần thiết và phương thức vận hành chiến lược theo từng giai đoạn sao cho phù hợp). d.Yếu tố nhân sự: Trong quá trình phát triển doanh nghiệp, đầu tư vào chất xám, vào con người là quan trọng nhất. Năng lực làm việc của con người là vô tận. Họ cần có áp lực công việc để trưởng thành và sáng tạo hơn. Lãnh đạo doanh nghiệp cần phải biết cách thúc đẩy tinh thần cho nhân viên, tạo điều kiện để nhân viên cùng nhau thi thố khẳng định chính mình. Một môi trường làm việc có thể đánh thức tiềm năng của nhân viên, góp phần đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất là rất quan trọng. Người quản lý tốt là người biết sử dụng quyền uy chứ không phải quyền lực để điều khiển nhân viên. Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiện nay, con người có ý nghĩa rất to lớn đối với hoạt động của công tác văn phòng. Yếu tố này ngày càng có vai trò quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không được coi trọng, thậm chí văn phòng là nơi dồn dịch những người dôi dư, khó sắp xếp ở các bộ phận khác trong cơ quan. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện đang thay đổi mạnh mẽ do những quy định mới của Nhà nước. Vì vậy, yếu tố con người rất quan trọng, bởi liên quan đến việc tổ chức quản lý, điều Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 13
14. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng hành, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu không có yếu tố này hoặc yếu tố này hoạt động không tốt thì văn phòng ngừng trệ hoặc làm việc kém hiệu quả. Khai thác tốt yếu tố này với năng lực, nghệ thuật quản lý điều hành sẽ giúp cho hoạt động của văn phòng diễn ra thường xuyên, có hiệu quả, tăng tính sáng tạo, tiết kiệm chi phí Ngược lại, sẽ kìm hãm, bế tắc trong các hoạt động của văn phòng. Do đó, đòi hỏi nhân viên là những người có kỹ năng chuyên môn, ý thức trách nhiệm cao thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. e. Yếu tố cơ chế hoạt động của văn phòng: Cơ chế hoạt động của văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay đang có nhiều cải tiến. Vai trò của văn phòng ngày càng được đánh giá đầy đủ và rõ ràng hơn. Sự ràng buộc trách nhiệm giữa văn phòng với các phòng ban chuyên môn ngày càng được củng cố. Văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong việc liên kết phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp, có vai trò ngày càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, chống lãng phí và chống tham nhũng. f. Yếu tố cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng được đảm bảo giúp truyền tải và thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo, có ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất lao động, chất lượng công việc, tác động đến quá trình quản lý điều hành của các nhà lãnh đạo. Yêu cầu đặt ra đối với yếu tố này là luôn đầy đủ về số lượng, phù hợp với nhu cầu quản lý, sản xuất kinh doanh, phải đảm bảo tính hiện đại hóa trang thiết bị và người lãnh đạo phải kết hợp bố trí, sắp xếp khoa học, hợp lý tạo tính thẩm mỹ, tránh thất thoát, lãng phí 1.1.4.2 Môi trƣờng bên ngoài doanh nghiệp, tổ chức Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghiệp, tổ chức gồm có: chính sách, pháp luật, kinh tế xã hội. a. Yếu tố chính sách, pháp luật của Nhà nước: Chính sách, pháp luật trực tiếp ảnh hưởng đến sự tồn tại, phát triển của cơ quan, doanh nghiệp vì mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều hoạt động dựa trên sự quản Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 14
15. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng lý của Nhà nước bằng các quy định, pháp luật do Nhà nước ban hành. Những chính sách quy định của Nhà nước về văn phòng tạo ra hành lang pháp lý chung cho quá trình định hướng phát triển của doanh nghiệp, là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy hoạt động, chính sách của mình. Những chính sách này phải đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp nói chung và quy trình quản lý văn phòng nói riêng. Điều này cũng luôn đòi hỏi hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp phải luôn được hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi thời kỳ và mang tính khả thi khá cao là điều kiện để công tác văn phòng được thực hiện có hiệu quả, nâng cao uy tín của lãnh đạo văn phòng đồng thời tăng niềm tin và năng suất lao động của nhân viên. Những chính sách hoặc quy định bất hợp lý mang tính hình thức hoặc được hình thành một cách độc đoán sẽ dẫn đến sự hỗn loạn trong tổ chức, làm mất niềm tin, xảy ra chống đối và khả năng thực thi thấp. Vì vậy, lãnh đạo văn phòng cần lựa chọn phương thức, đề ra những quy chế cho phù hợp. b. Yếu tố kinh tế xã hội: Mọi doanh nghiệp đều phải vận hành hoạt động theo các quy luật kinh tế, xã hội vì các quy luật đó có tác động rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp và cả hoạt động của văn phòng. Nếu thị trường, chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích doanh nghiệp đầu tư, hiện đại hóa trang thiết bị trong doanh nghiệp trong đó có văn phòng. Không những kinh tế ổn định, phát triển mà còn góp phần cải tạo tự nhiên xã hội tạo ra môi trường kinh tế vững chắc và lành mạnh. Mặt khác sự tăng trưởng, phát triển kinh tế đất nước, trong khu vực và thế giới có ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp. Nó vừa là cơ hội vừa là thách thức đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bước đi đúng hướng trong đó văn phòng và hoạt động quản lý cũng được quan tâm, cải tiến cho phù hợp với sự phát triển đó nhưng vẫn phù hợp với sự phát triển của danh nghiệp, đặc biệt là xu thế trên thế giới tác động đến quản trị văn phòng thì đòi hỏi doanh nghiệp không ngừng học hỏi sự tiến bộ, cập nhật các kỹ thuật phù hợp với Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 15
16. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng thực trạng của doanh nghiệp nhưng không đánh mất đi giá trị truyền thống, nét văn hóa doanh nghiệp của đất nước và trong khu vực. Như vậy, sự tác động của các yếu tố trên đều ảnh hưởng đều hoạt động văn phòng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, cần vận dụng những điều kiện thuận lợi, tác động tích cực, hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực để hoạt động của doanh nghiệp cũng như hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả tốt nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí hoạt động. 1.2 Những vấn đề cơ bản về công tác văn phòng. 1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng Hiểu văn phòng theo quan điểm hệ thống thì: - Đầu vào của công tác văn phòng bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo, tổ chức quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính, môi trường theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được các kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị. - Đầu ra của công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm công việc tổ chức quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, đơn vị nhằm đạt được kết quả mong muốn. 1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng. Từ việc phân tích chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có thể khẳng định văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng hoặc phòng Hành chính là “bộ nhớ” của các nhà lãnh đạo, là tai, là mắt của cơ quan, đơn vị. Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương, khoa học thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và hiệu quả. Trong thời đại “bùng nổ thông tin” các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính sự nghiệp đều quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể ra quyết định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội. Yếu tố Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 16
17. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng quyết định đến thành bại của cơ quan tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức, đơn vị. Hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác vào văn phòng đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoa học. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh. Một văn phòng trì trệ yếu kém, lộm thuộm là biểu hiện của sự thiếu quan tâm của thủ trưởng. Chánh, phó văn phòng hoặc trưởng phòng hoặc phó phòng Hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của thủ trưởng về công tác văn phòng. Hàng ngày Chánh, phó văn phòng giúp thủ trưởng điều hành mọi công việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng. 1.3 Hiệu quả của hoạt động công tác văn phòng. Tổ chức kế hoạch hoạt động công tác văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp có tác dụng thúc đẩy hoạt động của văn phòng cơ quan đem lại hiệu quả cao. Bởi vì: - Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc của thủ tướng cơ quan, doanh nghiệp nên hoạt động của lãnh đạo cơ quan, tổ chức sẽ trôi chảy, thuận lợi không chồng chéo, làm giảm bớt gánh nặng công việc cho người lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp. - Văn phòng là một bộ máy của cơ quan, nơi giao tiếp công việc của cơ quan với nhân dân, với khách hàng. Thông qua văn phòng, các cơ quan bên ngoài, bạn hàng có thể hiểu được phần nào hình thức hoạt động, loại hình kinh doanh sản xuất cách thức tổ chức hoạt động của cơ quan từ đánh giá được khả năng và vị trí trên thị trường của cơ quan. Trong quá trình hoạt động văn phòng luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ các loại vật dụng cần thiết, các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan thông suốt có hiệu quả cao, không trì trệ. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 17
18. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Tóm lại: Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng cho thấy vị trí đặc biệt quan trọng của văn phòng trong mỗi cơ quan tổ chức vì thế việc không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng trong mỗi tổ chức là việc làm hết sức cần thiết và càng trở nên quan trọng hơn trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh với những đòi hỏi khắt khe trên tất cả lĩnh vực trong đó có công tác văn phòng. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 18
19. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng CHƢƠNG II THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH VINACONTROL HẢI PHÒNG 2.1 Giới thiệu khái quát về Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng và Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng Ngay sau ngày miền Bắc hoàn toàn giải phóng, công tác xuất nhập khẩu được hình thành và ngày càng mở rộng để phục vụ cho công cuộc xây dựng lại đất nước. Nhà nước ta đã quan tâm đến việc quản lý hàng hóa XNK. Vì vậy ngay từ tháng 4/1955, Phòng Kiểm nghiệm hàng hóa XNK đã ra đời, nằm trong Sở Hải Quan Trung ương. Trước tình hình công tác xuất nhập khẩu hàng hóa ngày càng phát triển ngày 24/10/1957 Bộ trưởng Bộ Thương Nghiệp (tiền thân của Bộ Ngoại Thương sau này) đã có quyết định số 514/BTN-TCCB tách phòng Kiểm nghiệm thuộc Sở Hải Quan, để thành lập Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK. Hoạt động của Cục Kiểm nghiệm nhằm quản lý hàng hóa XNK về chất lượng, số lượng, khối lượng, bao bì đóng gói, ký mã hiệu v.v và cấp giấy chứng nhận cho các lô hàng hợp cách xuất khẩu nhằm bảo vệ và giữ uy tín hàng hóa XNK của Việt Nam trên thị trường thế giới, bảo vệ chính đáng của 2 bên mua bán. Cục Kiểm nghiệm gồm 3 nhiệm vụ lớn là: kiểm nghiệm hàng hóa XNK, giám định hàng hóa XNK và kiểm dịch thực vật cho hàng hóa XNK. Do quá trình phát triển đi lên theo hướng chuyên sâu, năm 1962 Nhà nước có quyết định giao nhiệm vụ kiểm dịch thực vật sang Bộ Nông Lâm Nghiệp quản lý và đến năm 1974 Bộ Ngoại Thương có quyết định số 513/BNgT-TCCB ngày 16/7/1974 tách Sở giám định hàng hóa XNK ra khỏi Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK và đổi tên thành Công ty giám định hàng hóa XNK Việt Nam (Vinacontrol). Từ đó Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK cũng như Công ty giám định hàng hóa XNK Vinacontrol ngày càng có điều kiện phát triển và mở rộng không ngừng. Từ chỗ chỉ có 3 phòng ở Cục (Hà Nội) và một Phân cục ở Hải Phòng, để đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển của công tác XNK, nhất là sau khi miền Nam hoàn toàn giải phóng, tổ chức bộ máy của Cục có bước phát triển vượt bậc. Cơ Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 19
20. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng quan Văn phòng Cục tại Hà Nội có 10 phòng và 8 đơn vị trực thuộc tại các cảng khẩu và khu vực xuất nhập khẩu lớn trong cả nước từ Hải Phòng, Quảng Ninh, Vinh, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nha Trang, TP.Hồ Chí Minh đến Cần Thơ. Mỗi đơn vị trực thuộc Cục ngoài chức năng chủ yếu là quản lý chất lượng hàng xuất khẩu còn có trách nhiệm giúp đỡ các tổ chức kiểm nghiệm của các đơn vị sản xuất, kinh doanh, hàng xuất khẩu (KCS) tạo thành một mạng lưới quản lý chất lượng hàng xuất khẩu rộng lớn trong cả nước. Bước ngoặt mang tính quyết định đối với Vinacontrol là cuối năm 1988 đầu năm 1989 theo Quyết định số 402/KTĐN-TCCB ngày 12/11/1988 của Bộ Kinh tế Đối ngoại hợp nhất 2 tổ chức Cục Kiểm nghiệm hàng hóa XNK và Công ty giám định hàng hóa XNK thành Công ty giám định hàng hóa XNK Vinacontrol. Đây là thời điểm đánh dấu bước phát triển đặc biệt quan trọng của Vinacontrol trong cơ chế thị trường. Từ ngày 01/06/2005 Công ty chính thức hoạt động theo chế độ sở hữu cổ phần với: Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH VINACONTROL. Tên giao dịch: THE VIET NAM SUPERINTENDENCE AND INSPECTION JOINT STOK COMPANY. Tên viết tắt: VINACONTROL. Địa chỉ: Số 54 – Trần Nhân Tông – Hà Nội. Giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0103008113. Vốn điều lệ: 78.750.000.000 đồng (bảy mươi tám tỷ bảy trăm năm mươi triệu đồng chẵn). Ngƣời đại diện theo pháp luật của Công ty: Ông Bùi Duy Chính – Chủ tịch Hội đồng quản trị. Ngày21/12/2006, Công ty chính thức niêm yết cổ phiếu trên trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội với: 1. Mã chứng khoán là VNC. 2. Khối lượng đăng ký giao dịch: 7.785.000 cổ phiếu. 3. Giá trị đăng ký giao dịch: 78,75 tỷ đồng. Vinacontrol được thành lập ngày 24/10/1957, nay đã trở thành tổ chức giám định lớn nhất Việt Nam. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 20
21. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Hình 1: Mô hình tổ chức của Vinacontrol ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT TỔNG GIÁM ĐỐC VĂN PHÒNG CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC CÔNG TY Vinacontrol Hà Nội - Vinacontrol Lạng Sơn - Vinacontrol Vinh P.Tổ chức hành chính Vinacontrol Hải Phòng Vinacontrol Quảng Ninh Phòng tài chính - Vinacontrol Hoành Bồ - Vinacontrol Móng Cái - Vinacontrol Cửa Ông - Vinacontrol Uông Bí P.Kỹ thuật tổng hợp Vinacontrol Đà Nẵng - Vinacontrol Quy Nhơn - VP đại diện Quảng Ngãi Phòng thí nghiệm Vinacontrol TP.HCM - Vinacontrol Nha Trang - Vinacontrol Cần Thơ - Vinacontrol Phú Mỹ - VP đại diện Đắc lắc (Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng) Công ty thẩm định giá Vinacontrol Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 21
22. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Vinacontrol Hải Phòng được thành lập năm 1957 với tên gọi Chi nhánh giám định hàng hóa XNK Hải Phòng, khi chuyển sang hình thức Công ty cổ phần đã đổi tên thành Chi nhánh Công ty Cổ phần giám định VInacontrol – Hải Phòng theo quyết định số 06/HĐQT – QĐ. Địa chỉ : 56 – 80, Phạm Minh Đức, Ngô Quyền, Hải Phòng - Tel : (84 – 31) 3760065 – 3760453 - Fax : (84 – 31) 3760103 - Email : Vinacontrolhp@hn.vnn.vn Là một đơn vị có truyền thống lâu đời nhất Vinacontrol, nhiều năm qua Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng luôn được khách hàng trong và ngoài nước đánh giá cao về chất lượng phục vụ, giám định hàng hóa. Chi nhánh luôn hoàn thành tốt chỉ tiêu kế hoạch về doanh thu, đảm bảo tỷ suất lợi nhuận Công ty giao, thu nhập của CBCNV ổn định và được nâng cao. * Về tầm nhìn : VINACONTROL phấn đấu trở thành tổ chức giám định có uy tín trên thế giới, tiến tới trở thành tập đoàn kinh tế mạnh. * Về sứ mệnh : VINACONTROL chú trọng xây dựng và phát triển đội ngũ, áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ và khoa học quản lý vào hoạt động của Công ty, để tạo ra các dịch vụ và sản phẩm tốt nhất cho khách hàng. Đảm bảo lợi ích cho khách hàng, người lao động, cổ đông và cộng đồng. 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh. a. Các sản phẩm và dịch vụ chính 1. Giám định máy móc thiết bị 2. Giám định hàng hải 3. Dịch vụ phòng thí nghiệm 4. Giám định Container và hàng hóa trong Container 5. Sản phẩm dầu mỏ và dầu thô 6. Lâm đặc sản 7. Khoáng sản và hóa chất 8. Lương thực, thực phẩm và hàng hóa 9. Hàng tiêu dùng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 22
23. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng 10. Hàng thủ công mỹ nghệ 11. Giám định hàng hóa phục vụ quản lý Nhà nước và những lĩnh vực khác 12. Tư vấn áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế 13. Dịch vụ hun trùng 14. Dịch vụ thẩm định giá b. Các dịch vụ cụ thể. + Giám định về quy cách, phẩm chất, tình trạng, số lượng, khối lượng, bao bì đóng gói, ký mã hiệu đối với mọi loại hàng hóa (trong đó bao gồm cả máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ, đá quý, kim loại quý hiếm .). + Giám sát hàng hóa trong quá trình sản xuất, giao nhận, bảo quản, vận chuyển, xếp dỡ; Giám sát quá trình lắp ráp thiết bị dây chuyền công nghệ; Thẩm định, tư vấn, giám sát công trình xây dựng. + Giám định các phương tiện vận tải, container; Các dịch vụ giám định về hàng hải; Giám định an toàn con tàu trước khi xếp hạng, phá dỡ hoặc sửa chữa. + Dịch vụ lấy mẫu, phân tích và thử nghiệm mẫu. + Giám định tổn thất: đại lý giám định tổn thất, phân bổ tổn thất cho các công ty bảo hiểm trong nước và quốc tế. + Các dịch vụ có liên quan: Khử trùng, giám định không phá hủy; Kiểm tra kết hàn các công trình; Kiểm tra các thiết bị và thiết bị đo lường; Kiểm tra và lập bảng dung tích các loại bồn chứa, sà lan; Kiểm đếm; Niêm phong - cặp chì; Dịch vụ kiểm tra chất lượng hệ thống quản lý theo yêu cầu của khách hàng + Giám định theo yêu cầu của mọi đối tượng để cung cấp chứng từ phục vụ công tác quản lý của Nhà nước thuộc các lĩnh vực như: Xuất xứ hàng hóa; Quản lý chất lượng, an toàn, vệ sinh hàng hóa; Nghiệm thu, quyết toán công trình đầu tư; Bảo vệ môi trường (giám định về vệ sinh công nghiệp, giám định và xử lý nước, nước thải ); Các dịch vụ thông quan. + Dịch vụ thẩm định giá tài sản (bao gồm máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ, bất động sản, xác định giá trị doanh nghiệp ) để phục vụ cho những mục đích như mua bán tài sản, cầm cố, thế chấp, vay vốn ngân hàng, thanh lý tài sản, cổ phần hóa doanh nghiệp, đấu thầu Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 23
24. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng + Tư vấn, đánh giá, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo các tiêu chuẩn quốc tế, tư vấn về chất lượng hàng hóa, về pháp lý thương mại. + Dịch vụ giám định và dịch vụ khác theo sự ủy thác của mọi tổ chức giám định trong nước và quốc tế. + Dịch vụ khách sạn và cho thuê văn phòng. 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng Hình 2 : Sơ đồ tổ chức Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng Giám đốc Phó giám đốc Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng nghiệp Giám Giám Giám thí HC – vụ tổng định 1 định 2 định 3 nghiệm KT hợp Chuyên Nhóm Nhóm Nhóm Giám Nhóm Nhóm Nhóm viên nông máy bông, định phân hành kế sản, móc, vải sợi, viên tích chính, toán hóa thiết bị sắt thép hàng tổ chức chất hải (Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng) Toàn Chi nhánh có 80 người phân thành 6 phòng: phòng Nghiệp vụ tổng hợp, phòng Hành chính – Kế toán, phòng Giám định 1, phòng Giám định 2, phòng Giám định 3 và phòng Thí nghiệm. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 24
25. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Về trình độ có: * Trình độ đại học: 62 người - Trong đó: - Đại học chuyên ngành: 38 người - Cử nhân kinh tế: 14 người - Cử nhân ngoại ngữ: 09 người - Cử nhân luật: 01 người * Trình độ cao đẳng: 14 người * Trình độ sơ cấp: 04 người Trình độ Giới tính Tuổi Phòng/ Đại Cao Sơ 31- ban Khác Nam Nữ >=50 <=30 học đẳng cấp 49 BGĐ 3 3 3 HC-KT 6 2 4 7 5 5 4 3 NVTH 4 2 2 1 3 GĐ1 15 4 1 15 6 5 12 4 GĐ2 20 2 1 28 2 4 18 8 GĐ3 11 4 2 17 11 6 TN 3 2 5 2 3 (Nguồn: Phòng HC – KT ) Năm 2009, Chi nhánh đã tuyển dụng 11 lao động mới, làm thủ tục và ký hợp đồng không xác định thời hạn cho 17 người, giải quyết chế độ nghỉ hưu cho 1 trường hợp, chấm dứt hợp đồng lao động với 2 trường hợp. Chi nhánh đã làm thủ tục xét duyệt thực hiện nâng lương cho 35 người. Sắp xếp và ổn định lại vị trí làm việc cho phù hợp với các vị trí công tác, nhiệm kỳ 2 Hội đồng Quản trị năm 2009 đã tái đề cử Giám đốc, Phó Giám đốc, 3 Trưởng phòng, 5 Phó phòng và đề bạt 1 Trưởng phòng mới vì trong năm Chi nhánh đã tách bộ phận giám định hàng hải của phòng Giám định 2 thành lập phòng Giám định 3. Trong năm qua Chi nhánh đã tổ chức 4 lớp tự đào tạo tai Chi nhánh với 44 người tham gia, gửi đào tạo trên công ty với 22 lượt người tham gia. Ngoài ra Chi nhánh còn mở lớp đào Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 25
26. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tạo về sử dụng thiết bị phòng cháy chữa cháy với 41 người tham gia. Số lƣợng giám Hình thức Lĩnh vực giám định định viên việc làm Nông sản và các sản phẩm chế biến 4 Hợp đồng dài hạn Sản phẩm công nghiệp nhẹ, thủ công mỹ nghệ, Hợp đồng dài hạn 4 hàng tiêu dùng Tài nguyên thiên nhiên và các chế phẩm (dầu 16 Hợp đồng dài hạn mỏ và các chế phẩm dầu mỏ; khoáng sản và 5 Hợp đồng ngắn hạn các sản phẩm khoáng sản ) Giám định máy móc, phụ tùng thiết bị, dây 14 Hợp đồng dài hạn truyền công nghệ 6 Hợp đồng ngắn hạn Giám định các mặt hàng bách hóa giày dép, 10 Hợp đồng dài hạn bông vải sợi, hàng kim khí. 4 Hợp đồng ngắn hạn (Nguồn: Phòng HC – KT ) Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng trong Chi nhánh *Phòng nghiệp vụ tổng hợp: + Phòng nghiệp vụ tổng hợp giúp Giám đốc chỉ đạo kỹ thuật nghiệp vụ giám định toàn Chi nhánh. + Phòng nghiệp vụ tổng hợp giúp Giám đốc nghiên cứu, phát triển và khai thác thị trường giám định. + Thống kê tổng hợp. + Đào tạo giám định viên. + Duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000 *Phòng Giám định 1: Phòng giám đinh 1 chuyên giám định các mặt hàng sau: + Lương thực, nông sản, thực phẩm : Gạo, lạc, sữa, bột mỳ, lúa mỳ, malt, dầu thực vật, thuốc lá, rượu, các loại đồ uống, chè, rau quả xuất khẩu, đồ hộp . + Hàng công nghiệp: Dăm gỗ các loại, nhựa thông. + Hóa chất: Tân dược, hạt nhựa, xà phòng, phân bón và hóa chất các loại + Khoáng sản: Clinker, xi măng, thạch cao, than, nhựa đường, gạch chịu lửa, vữa chịu nhiệt, quặng apatite, quặng kim loại . + Xăng dầu các loại: Jet A1, dầu gốc, gas hóa lỏng. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 26
27. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng *Phòng Giám định 2: Phòng giám định 2 chuyên giám định các mặt hàng sau: + Kim loại và sản phẩm: Sắt, thép các loại. + Hàng công nghiệp và tiêu dùng: Vải, giày dép, quần áo, nguyên phụ liệu ngành may, giấy các loại, hàng bách hóa, nguyên liệu sản xuất (bông, len, xơ, sợi), đay tơ. + Máy móc thiết bị, dây truyền sản xuất. + Phương tiện vận tải. Thẩm định giá: công trình, nhà xưởng, đất đai, máy móc thiết bị, dây truyền sản xuất và các loại tài sản cố định khác. Giám định container. *Phòng Giám định 3: Phòng giám định 3 chuyên giám định hàng hải với các loại hình sau: + Giám định khối lượng hàng rời bằng phương pháp đo mớn nước tàu, mớn nước xà lan. + Giám định khối lượng các loại hàng lỏng trên tàu và trên bồn (xăng dầu. gas lỏng, nhựa đường, hóa chất, dầu thực vật). + Dịch vụ kiểm đếm. + Giám định tình trạng hàng hóa, tình trạng hầm tàu trước khi dỡ hàng. + Giám sát quá trình dỡ hàng. + Giám định bàn giao tàu (trước khi thuê/ khi trả). + Giám định an toàn phương tiện vận tải biển. + Giảm định tổn thất hàng hóa chuyên chở bằng đường biển. + Giám định hầm tàu, kín chắc hầm tàu, nhiệt độ hầm tàu. + Cặp chì hầm tàu. *Phòng thí nghiệm: + Phân tích các loại mẫu hàng. *Phòng Hành chính – Kế toán Phòng HC – KT có vai trò rất quan trọng của công ty. Chịu trách nhiệm về những công việc sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 27
28. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng + Vấn đề về nhân sự, chế độ chính sách điều động tuyển chọn, lãnh đạo quản lý toàn bộ hồ sơ của nhân viên trong công ty. + Xây dựng kế hoạch, chương trình làm việc của ban lãnh đạo, các chương trình đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên. + Lập chương trình công tác, tham mưu cho Giám đốc điều động, bổ nhiệm lao động cho hợp lý, theo dõi khối văn phòng. + Có nhiệm vụ thực hiện đúng chức năng quản lý nguồn vốn, giám sát sự vận động của vốn trong quá trình sản xuất, việc sử dụng vốn có mục đích và kết quả thu được của công ty. + Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê do Nhà nước quy định, nắm bắt và xử lý các thông tin kinh tế phục vụ cho hoạt động của công ty. + Hoạch toán đầy đủ các khoản thu, chi, công nợ .làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước. Hướng dẫn công tác mở sổ sách đầy đủ và các biểu báo cáo, theo dõi phân tích hoạt động kinh doanh theo đúng pháp lệnh thống kê kế toán. + Chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp, hội nghị, quan hệ hợp tác đối nội, đối ngoại của công ty. + Giải quyết các vấn đề có liên quan đến văn bản (Văn bản đến, văn bản đi), văn thư, con dấu, đánh máy, lưu trữ hồ sơ, bảo hộ lao động, chế độ hưu trí . + Chịu trách nhiệm quản lý xe đưa đón lãnh đạo đi công tác và khách hàng của công ty. + Có trách nhiệm trang trí phòng làm việc và mua sắm các trang thiết bị đáp ứng cho toàn bộ công việc của công ty. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 28
29. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng 2.1.4 Kết quả hoạt động của Chi nhánh. BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH (Đơn vị: đồng) Mã Thuyết Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 số minh 1.Doanh thu bán hàng và cung cấp 01 9.331.255.899 14.347.655.05 dịch vụ 2.Các khoản giảm trừ doanh thu 02 3.Doanh thu thuần về bán hàng và 10 9.331.255.899 14.347.655.05 cung cấp dịch vụ 4.Giá vốn hàng bán 11 7.163.922.046 10.147.258.76 5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và 20 2.167.333.853 4.200.396.249 cung cấp dịch vụ 6.Doanh thu hoạt động tài chính 21 20.458.368 21.603.427 7.Chi phí tài chính 22 8.Chi phí bán hàng 24 828.279.867 9.Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 653.187.913 1.006.584.525 10.Lợi nhuận thuần từ hoạt động 30 1.534.604.308 2.387.135.284 kinh doanh 11.Thu nhập khác 31 52.059.562 224.121.721 12.Chi phí khác 32 13.Lợi nhuận khác 40 52.059.562 224.121.721 14.Tổng LN kế toán trước thuế 50 1.586.663.870 2.611.257.005 15.Chi phí thuế TNDN 51 44.265.884 16.Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 17.Lợi nhuận sau thuế TNDN 60 1.142.397.986 2.611.257.005 18.Lãi cơ bản trên cổ phiếu 70 32.633.416 (Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng) Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 29
30. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Trong đó: + MS01 là Doanh thu về cung cấp dịch vụ giám định và cho thuê văn phòng + MS10 là Doanh thu thuần trao đổi dịch vụ + MS21 chia thành: - Lãi tiền gửi, tiền cho vay là 21.593.027 - Lãi chênh lệch tỷ giá đã thực hiện 10.400 Bảng so sánh các chỉ tiêu chính năm 2008 và 2009 (Đơn vị: đồng) Thực hiện Kế hoạch Thực hiện So sánh(%) Chỉ tiêu năm 2008 năm 2009 năm 2009 KH NT Doanh thu 9.331.255.899 9.900.000.000 14.347.655.035 147,19 156,01 Lợi nhuận 1.534.604.308 1.683.000.000 2.387.135.284 155,23 170,18 Đơn giá 63,4% 63,4% 63,4% 100 100 tiền lương Lao động 57 72(b/quân 12th) 126,32 Năm 2009 Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng không những đạt được kế hoạch kinh doanh cao nhất từ trước đến nay mà còn là một bước đột phá về hoàn thành kế hoạch. Chi nhánh đã hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch được giao về doanh số thực hiện ngay từ tháng 8/2009 và là đơn vị hoàn thành kế hoạch sớm nhất của Công ty, được Chủ tịch Hội đồng quản trị khen thưởng. Cả 3 phòng giám định trong Chi nhánh cũng đều hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao. Phòng giám định 2 thực hiện kế hoạch vượt mức sớm nhất từ tháng 8/2009, phòng giám định 3 thực hiện vượt mức kế hoạch sau một tháng (tháng 9/2009), sau đó là phòng giám định 1. Đây là những tiền đề quan trọng để Chi nhánh Hải Phòng bước sang năm 2010 một năm được dự báo là rất khó khăn do tình hình suy giảm kinh tế đang diễn ra gây trở ngại rất nhiều. 2.1.4.1 Kết quả đạt đƣợc + Về khách hàng: Trong năm 2009, Chi nhánh vẫn giữ được uy tín với khách hàng trong và ngoài nước do kinh nghiệm hoạt động hơn 50 năm qua. Tổng số khách hàng của Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 30
31. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Chi nhánh năm 2009 là 985 khách hàng đến yêu cầu giám định, tăng 27,6% so với năm 2008, trong đó có 560 khách hàng cũ. Cơ cấu khách hàng được phân chia theo doanh thu như sau: - Khách hàng có doanh thu trên 50 triệu đồng: có 60 khách hàng, mang lại doanh số 10,579 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng khoảng 73% doanh thu năm 2009, tăng 39,5% về số lượng khách hàng và 6,5% về tỷ lệ so với doanh thu năm 2008. - Khách hàng có doanh thu trên 100 triệu đồng: có 32 khách hàng, mang lại doanh số là 8,6 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng 59,3% doanh thu, tăng 33,3% về số lượng khách hàng và tăng 6,2% về tỷ lệ so với doanh thu năm 2008. - Khách hàng có doanh thu trên 200 triệu đồng là 15 khách hàng, mang lại doanh số 6,12 tỷ, chiếm tỷ trọng 42,2% doanh thu, tăng 66,6% về số lượng khách hàng và 10,4% về tỷ lệ so với doanh thu năm 2008. Trong số đó có 1 khách hàng nước ngoài. - Khách hàng có doanh thu trên 300 triệu đồng là 7 khách hàng, mang lại doanh số 4,118 tỷ. So với năm 2008 số lượng khách hàng tăng 75% và tỷ lệ so với doanh số tăng 9,4%. + Về mặt hàng: Mặt hàng có doanh số lớn nhất là máy móc thiết bị và dây truyền sản xuất có doanh thu là 6,088 tỷ đồng chiếm 42% tổng doanh số của Chi nhánh năm 2009. + Về loại hình giám định: - Giám định hàng nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn nhất với doanh thu là 10,017 tỷ đồng - Giám định hàng xuất khẩu có doanh thu là 2,284 tỷ đồng - Giám định hàng nội địa mang lại doanh thu 2,108 tỷ đồng - Giám định hàng hải mang lại doanh thu 2,310 tỷ đồng. 2.1.4.2 Những thuận lợi Thuận lợi của VINACONTROL Hải Phòng là do có bề dày kinh nghiệm hơn 50 năm hoạt động với phần lớn đội ngũ cán bộ công nhân viên là các kỹ sư chuyên ngành, các kỹ thuật viên và các chuyên gia am hiểu, lành nghề, dày dạn kinh nghiệm trong công tác giám định. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 31
32. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Lượng khách hàng của Vinacontrol nói chung và Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng nói riêng là truyền thống lâu năm và luôn giữ được uy tín đối với họ. Mặt khác, đối với khách hàng nước ngoài thì họ chỉ công nhận chứng thư giám định do Vinacontrol cung cấp hoặc tổ chức giám định nước ngoài cung cấp hoặc tổ chức giám định trong nước nhưng tầm cỡ và khả năng phải tương đương như Vinacontrol. Như vậy các tổ chức giám định khác rất khó cạnh tranh với Vinacontrol bởi chữ TÍN rất đảm bảo từ trước đến nay. Trung tâm Phân tích và thử nghiệm 1 của Công ty đặt tại Hà Nội có đủ phương tiện để phân tích nhiều loại hàng hóa khác nhau. Giám định viên được trang bị các phương tiện cần thiết phục vụ cho công tác giám định theo yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra, Vinacontrol Hải Phòng còn được sự hỗ trợ có hiệu quả của các phòng thử nghiệm thuộc các viện nghiên cứu, các trường đại học, các trung tâm thí nghiệm quốc gia của nhiều chuyên ngành trên toàn quốc. Vinacontrol Hải Phòng đặt tại trung tâm thành phố, đây là một trong những trung tâm thương mại, trung tâm công nghiệp lớn ở miền Bắc cũng như toàn quốc, Hải Phòng có cảng biển là điều kiện rất thuận lợi cho công tác giám định của Chi nhánh. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009 đã tăng trưởng, đây là nguồn động viên khích lệ cho tất cả cán bộ công nhân viên hăng hái thi đua, lao động sản xuất, phấn đấu đạt doanh thu cao nhất. Mặt khác uy tín và thương hiệu của Vinacontrol Hải Phòng ngày càng được nâng cao trên thị trường trong nước cũng như quốc tế đã tạo ra vị thế vững chắc cho Chi nhánh trong cơ chế thị trường. 2.1.4.3 Những khó khăn Khách quan: Tại Hải Phòng có khoảng gần 40 tổ chức giám định, như vậy đối thủ cạnh tranh của Chi nhánh rất nhiều và cạnh tranh ngày càng khó khăn. Tình hình suy giảm kinh tế đất nước trong ảnh hưởng cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu và chỉ số giá cả không ổn định có tác động không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung, của Chi nhánh nói riêng. Đây là khó khăn chung của cả nền kinh tế. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 32
33. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Kể từ tháng 8 đến tháng 11 năm 2009 số lượng yêu cầu giám định đã giảm do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế chung, song kế hoạch doanh thu năm sau cứ phải cao hơn năm trước do đó doanh số của Chi nhánh giảm so với những tháng trước đó. Ngoài ra sức ép từ phía các cổ đông là phải luôn mang lại lợi nhuận lớn nhất cho họ, vì vậy mà đã khó khăn lại chịu sức ép nên việc thực hiện mục tiêu doanh số cũng có ảnh hưởng. Chủ quan Bộ phận kế toán của phòng HC-KT chưa chủ động xây dựng được chương trình, kế hoạch cụ thể để giảm thiểu nợ đọng của Chi nhánh. Nhất là các khoản tồn nợ lâu ngày của các khách hàng như: Công ty cấp nước Hà Nam, Nhà máy tôn mạ màu Việt Pháp, thép Vạn Lợi. Trong tình hình suy giảm kinh tế hiện nay, việc giảm thiểu nợ đọng là một vấn đề trở nên rất khó khăn. Mặt khác công tác tài chính kế toán vẫn còn bộc lộ những điểm yếu trong việc tham mưu cho lãnh đạo để quản lý việc chi tiêu tiền, quản lý nguồn vốn, kinh doanh có hiệu quả. Trang thiết bị thí nghiệm của Chi nhánh vẫn còn nghèo nàn và chỉ tập trung vào một số chỉ tiêu đơn giản. Chi nhánh đã đầu tư một hệ thống thiết bị kiểm tra Gas tương đối hiện đại nhưng hiệu suất hoạt động vẫn chưa cao. Do cảng Hải Phòng mặc dù là một đầu mối nhập khẩu và kinh doanh Gas lỏng nhưng hầu hết các khách hàng kinh doanh nhập khẩu Gas lỏng lại không có yêu cầu giám định chất lượng, chủ yếu là giám định về tỷ trọng, vì vậy mà hiệu suất đầu tư chưa cao. Số mặt hàng cần kiểm tra giám định thì nhiều nhưng lại phân tán và số lượng ít, do đó Chi nhánh khó có khả năng đầu tư, đổi mới trang thiết bị hiện đại. Chủ động nâng cao tinh thần phục vụ của một vài giám định viên chưa trở thành ý thức trong họ. Trong năm 2009 Chi nhánh đã có bổ sung thêm một số dịch vụ mới như: thẩm định giá, thẩm định công trình xây dựng, giám định môi trường nhưng chưa được ban lãnh đạo và các giám định viên khai thác, phát triển mở rộng dịch vụ này. Việc quan tâm đến chất lượng công tác trong các phòng giám định của một số giám định viên vẫn còn coi nhẹ. Các sai sót trong chứng thư mặc dù được cập nhật và tổ chức rút kinh nghiệm song vẫn còn chậm. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 33
34. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng 2.2 Tổ chức bộ máy phòng hành chính – kế toán. 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính – kế toán. Thực hiện công tác tổ chức cho Chi nhánh, chủ yếu là việc tổ chức nhân sự: tuyển lao động, sắp xếp bố trí công việc cho nhân viên, đào tạo, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công việc của cán bộ, công nhân viên tại Chi nhánh. Thực hiện nhiệm vụ hành chính: mua sắm và quản lý trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của các Chi nhánh, tiếp khách, giao dịch, công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, công văn, giấy tờ, bảo vệ, lái xe Thực hiện nghiệp vụ kế toán và theo dõi tình hình tài chính của Chi nhánh, bao gồm: kế toán tiền mặt, lương, công nợ, các khoản phải trả, các khoản phải thu, các khoản phải chi . Có nhiệm vụ thực hiện đúng chức năng quản lý, giám sát sự vận động của vốn trong quá trình kinh doanh, việc sử dụng vốn có mục đích và phải có kết quả thu được cho Công ty. Tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê do Nhà nước quy định, nắm bắt và xử lý các thông tin kinh tế phục vụ cho hoạt động của Chi nhánh. Hạch toán đầy đủ các khoản thu, chi, công nợ và làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước. Thực hiện công tác mở sổ sách và các biểu, báo cáo đầy đủ, theo dõi phân tích hoạt động kinh doanh theo dúng pháp lệnh thống kê kế toán. Căn cứ vào mô hình tổ chức, quản lý và điều hành chung của Chi nhánh và căn cứ vào khối lượng công việc thực tế của phòng HC – KT để phát huy tối đa hiệu quả công tác, nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng CBCNV trong phòng phối kết hợp chặt chẽ trong việc hoàn thành khối lượng công việc của phòng với các đơn vị, các phòng ban liên quan trong Chi nhánh phòng HC – KT đề xuất mô hình tổ chức theo sơ đồ: Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 34
35. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Hình 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng HC – KT Trưởng phòng Phó phòng Bộ phận hành Bộ phận chính, tổ chức kế toán Kế toán Nhân viên Nhân viên Nhân viên Thủ quỹ, văn thư hành thủ kho tổng hợp lao công chính – lái xe (Nguồn: Vinacontrol hải Phòng) Căn cứ vào sơ đồ tổ chức trên cơ cấu nhân sự được bố trí như sau: Trưởng phòng Trưởng phòng là người phụ trách chung toàn phòng HC-KT, là người có trách nhiệm quản lý, điều hành toàn bộ mọi hoạt động của phòng HC-KT và chịu trách nhiệm về một số công việc mang tính chuyên trách như công tác tổng hợp, kiểm tra, giám sát Quản lý chung công tác hành chính quản trị - nhân sự: + Quản lý lưu trữ hồ sơ nhân sự của Chi nhánh. + Tổ chức cán bộ, hồ sơ tuyển dụng, báo cáo đào tạo. + Phụ trách công tác quản lý hệ thống chất lượng của phòng. + Theo dõi tiền lương của CBCNV. Đảm bảo quyền lợi theo đúng hợp đồng lao động. Quản lý chung công tác: + Kế toán theo dõi thu, chi qua 2 ngân hàng: Ngoại thương & Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 35
36. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Techcombank trên hệ thống phần mềm FAST. + Cập nhật doanh thu những hóa đơn đã thu qua ngân hàng trên hệ thống phần mềm quản lý doanh số nghiệp vụ. + Chế độ chính sách, hưu trí người lao động (BHXH). + Hành chính quản trị & Công tác Quân sự Chi nhánh + Phân công công việc đột xuất cho nhân viên trong phòng. Trưởng phòng HC-KT có quyền tổ chức, điều hành toàn bộ yếu tố trong phòng cho phù hợp với yêu cầu hoạt động của toàn Chi nhánh. Trưởng phòng HC-KT chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh về kết quả hoạt động của phòng HC-KT. Phó phòng Phó phòng đồng thời là trưởng bộ phận kế toán của phòng HC-KT và điều hành các công việc thuộc lĩnh vực kế toán tổng hợp. Phó phòng thực hiện các công việc sau: - Kế toán chi tiền mặt. - Kế toán theo dõi, quản lý hóa đơn bán ra (Doanh số). - Theo dõi và tính phân bổ khấu hao giá trị tài sản của Chi nhánh. - Kế toán lương, BHXH, BHYT, thuế TNCN của người lao động. - Tổng hợp báo cáo hóa đơn mua vào, bán ra (gồm cả VAT) hàng tháng, kế toán in báo cáo tổng hợp công tác quyết toán của Chi nhánh tháng, quý, năm theo yêu cầu của Công ty. - Báo cáo quyết toán thuế tháng, năm. - Lưu trữ chứng từ kế toán. - Phục vụ Công tác kiểm toán năm. - Điều hành mọi công việc của phòng khi Trưởng phòng đi vắng, hoặc đi công tác. Phó phòng chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về kết quả hoạt động của bộ phận Kế toán do phó phòng quản lý. Bộ phận hành chính, tổ chức Bộ phận này gồm các nhân viên và công việc của từng người như sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 36
37. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng - Nhân viên văn thư: làm nhiệm vụ: + Thường trực cơ quan tại số 56-Phạm Minh Đức. + Hướng dẫn khách đến làm việc tại các bộ phận. + Nhân viên văn thư nhận báo, theo dõi công văn đến, vào sổ công văn trình Giám đốc duyệt, phát cho các bộ phận theo quy định. + Theo dõi gửi công văn đi theo yêu cầu cho khách hàng ngoại tỉnh. + Giao công văn (Chứng thư, hóa đơn) trực tiếp cho khách hàng nội tỉnh. + Thực hiện một số công việc đột xuất theo sự phân công của lãnh đạo phòng. - Nhân viên hành chính – lái xe: thực hiện công việc: + Lái xe đảm bảo an toàn, quản lý và đề nghị bảo dưỡng kiểm tra xe an toàn theo đúng định kỳ quy định. + Làm công tác lễ tân: đưa đón tiếp khách, bố trí ăn nghỉ cho khách khi có yêu cầu. + Quản lý và đề xuất công tác sửa chữa tài sản nhà cửa cơ quan khi bị hư hỏng. + Mua sắm văn phòng phẩm, vật tư khi có yêu cầu. + Theo dõi quản lý kiểm kê tài sản của phòng và đôn đốc các phòng kiểm kê vật tư tài sản cuối năm của Chi nhánh. + Theo dõi công cụ cần kiểm định. + Chuyển công văn đến khách hàng nội tỉnh khi được phân công. + Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo phòng. - Nhân viên lao công (hợp đồng công nhật) + Làm công việc vệ sinh, lao công tạp vụ cơ quan ( 56 & 80 - Phạm Minh Đức) hàng ngày, đảm bảo quét dọn giữ vệ sinh sạch sẽ. + Phục vụ nước phòng khách, phòng họp, phòng Giám đốc, Phó giám đốc Bộ phận kế toán Bộ phận kế toán thực hiện các nhiệm vụ: thủ quỹ, kế toán tài vụ. Trong đó Phó phòng đảm nhiệm công tác kế toán tổng hợp và nhân viên thủ quỹ. * Công việc của nhân viên thủ quỹ: - Quản lý kho văn phòng phẩm và hóa chất. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 37
38. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng - Cấp phát vật tư, văn phòng phẩm, sắp xếp vệ sinh kho hàng tuần. - Quản lý quỹ, lập phiếu thu phí giám định bằng tiền mặt, chi tiền mặt theo lệnh chi. - In hóa đơn bán ra của Chi nhánh. - Báo cáo sử dụng hóa đơn theo quy định. - Vào doanh thu những hóa đơn đã thu tiền mặt qua hệ thống phấn mềm quản lý doanh số nghiệp vụ. - Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo phòng. * Nhân viên kế toán: - Kế toán theo dõi chi tiết thu hồi công nợ. - Thông báo đề nghị khách hàng thanh toán phí giám định. - Kế toán theo dõi kho: Xuất, Nhập vật tư văn phòng phẩm. - Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo phòng. 2.2.2 Hoạt động của Phòng Cơ cấu tổ chức của Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng tuy không tách riêng biệt thành bộ phận văn phòng riêng nhưng các chức năng của phòng HC – KT lại thể hiện như là bộ phận văn phòng của Chi nhánh. Do đó khi em thực tập và tìm hiểu hoạt động tổ chức văn phòng ở Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng chỉ tập trung tìm hiểu về cơ cấu cũng như chức năng, nhiệm vụ phòng HC – KT. Mỗi bộ phận của phòng HC – KT của Vinacontrol Hải Phòng hoạt động với mục tiêu sau: * Bộ phận Tổ chức cán bộ: 1. Đảm bảo quản lý chặt chẽ toàn bộ hồ sơ của CBCNV trong chi nhánh. 2. Cập nhật số liệu vào hồ sơ kịp thời như lên lương, tăng, giảm lao động - Thực hiện việc theo dõi, quản lý việc lên lương của CBCNV kịp thời, chính xác, đúng kỳ hạn. - Giải quyết chế độ BHXH, làm thủ tục hưu trí với cơ quan BHXH thành phố đúng thời gian quy định cho CBCNV, chốt sổ bảo hiểm định kỳ hàng năm với bảo hiểm Quận. - Thực hiện tốt, đúng quy trình công tác tuyển dụng lao động khi có yêu Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 38
39. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng cầu theo đúng quy chế Công ty đề ra. * Bộ phận hành chính: * Mua sắm: Đảm bảo mua sắm vật tư văn phòng phẩm và các nhu yếu phẩm khác đúng kế hoạch đã dự trữ để kịp thời phục vụ cho công tác chuyên môn, không để chờ vật tư văn phòng phẩm quá 4 đến 8 giờ. - 100% công việc mua sắm phải theo danh sách nhà cung ứng đã được duyệt. - Mua sắm phải đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý và đã được lãnh đạo duyệt trước vào các thông báo giá. - Phải cập nhật kho đầy đủ khi vật tư đã được mua về cơ quan. * Cấp phát: Cấp phát đúng, đủ, kịp thời, những vật tư, ấn phẩm khi có nhu cầu của chuyên môn mà đã được lãnh đạo duyệt theo phiếu lĩnh vật tư. - Không được tự động cấp phát khi chưa có lệnh của lãnh đạo Chi nhánh. - Phải kiêm kê và thông báo cho cán bộ phụ trách biết những vật tư cần thiết khi kho còn số lượng ít để có kế hoạch mua bổ sung. - Bảo quản kho phải ngăn nắp, cẩn thận, dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm. - Trước khi ra về kiểm tra kho tắt điện, khóa cửa để tránh hỏa hoạn hoặc mất cắp xảy ra. - Phục vụ cho việc khánh tiết, đón tiếp khách chu đáo. - Đôn đốc vệ sinh sạch sẽ cơ quan nhất là những khu vực công cộng. - Quản lý chặt chẽ tài sản mà cơ quan giao cho cá nhân quản lý, không được để mất mát, thất lạc, phải kiêm kê tài sản thường xuyên. * Bộ phận lái xe: - Luôn bảo vệ, giữ gìn, bảo quản xe sạch sẽ, luôn kiêm tra hệ thống an toàn xe, theo dõi kiểm định xe đúng thời hạn, tiết kiệm xăng dầu. - Phấn đấu lái xe an toàn (100%) cho người và tài sản. - Người lái xe phải chấp hành tốt sự phân công, điều động của lãnh đạo các cấp, phục vụ công tác khẩn trương, nhanh nhẹn, thực hiện đúng giờ. - Tinh thần, thái độ phục vụ hòa nhã, đúng mực, làm tròn nghĩa vụ và trách nhiệm của người lái xe. - Các phòng có nhu cầu công tác bằng xe con phải đăng ký vào sổ xin Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 39
40. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng xe của phòng HC - KT và được Giám đốc duyệt. Phải bàn giao xe trong tình trạng trước khi giao và nhận xe. * Bộ phận văn thƣ: - Bộ phận văn thư nhận, gửi vào sổ công văn kịp thời, ghi chép danh mục công văn đầy đủ. - Bộ phận văn thư sao gửi cho các bộ phận ngay trong ngày khi đã được Giám đốc phê duyệt. - Không để thất lạc công văn. - Khi các phòng nhận công văn phải ký nhận vào sổ(100%). - Giao công văn, chứng thư kịp thời theo yêu cầu chuyên môn. * Bộ phận thƣờng trực, bảo vệ: - Giữ gìn an ninh trật tự được đảm bảo. - Không bỏ vị trí công tác. - Không để xảy ra mất mát tài sản của cơ quan, của CBCNV và của khách hàng đến Chi nhánh làm việc. Nếu để xảy ra hậu quả mất mát tùy theo mức độ cá nhân phải chịu trách nhiệm bồi thường. - Bộ phận thường trực, bảo vệ có nhiệm vụ hướng dẫn khách hàng đến các bộ phận làm việc một cách chu đáo. * Bộ phận kế toán tài vụ * Thu: Phải kết hợp chặt chẽ với các phòng Nghiệp vụ và 3 phòng Giám định đảm bảo việc cấp phát hóa đơn thu phí giám định được nhanh chóng, kịp thời, chính xác, hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng hủy và sửa chữa hóa đơn. - Kiểm tra, phát hiện và thông báo cho các bộ phận có liên quan về nội dung thu phí giám định và hình thức thanh toán cho đầy đủ trước khi phát hóa đơn cho khách hàng. - Phát hành hóa đơn đầu ra kịp thời, đầy đủ, cập nhật báo cáo kế toán đúng thời gian. - Đẩy mạnh công tác thu phí giám định bằng nhiều hình thức tiền mặt, nhất là hình thức nhờ thu qua ngân hàng, yêu cầu phải đầy đủ thủ tục dấu và chữ ký của chủ hàng trên giấy yêu cầu khi công việc đã hoàn thành. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 40
41. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng - Công tác hạch toán thu chi phải đảm bảo chính xác, kịp thời giảm tỷ lệ nợ đọng xuống mức thấp nhất theo quy định của Công ty. * Chi: Chi trả kịp thời, đúng thời gian quy định theo chế độ hiện hành các khoản như: Thuế môn bài năm, Thuế đất, thuế VAT tháng, thuế TNCN và các khoản nghĩa vụ nộp về Công ty, BHXH, Y Tế, KPCĐ nộp cấp trên. - Không để bị phạt về tài chính các khoản thực hiện sai cơ chế tài chính hiện hành. - Công tác thanh toán nội bộ, sau khi nhận được chứng từ của các cá nhân và phòng giao nộp, kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và thanh toán ngay sau khi đã được duyệt, chậm nhất không quá 2 ngày khi chứng từ đầy đủ. - Tất cả các chứng từ thanh toán phải được kiểm tra 100% theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Từ chối ngay những chứng từ không đúng quy định. - Thanh toán các khoản phải trả như: Lương, BHXH, BHYT, KPCĐ đúng thời gian đã quy định của Chi nhánh, nếu có thay đổi phải báo cáo và xin ý kiến Giám đốc. - Bộ phận kế toán tài vụ giúp Giám đốc quản lý chặt chẽ chi phí, nếu phát hiện những chi phí bất hợp lý làm giảm tỷ lệ lợi nhuận và giảm lương phải báo cáo Giám đốc biết để chỉ đạo. - Phải đảm bảo công tác hạch toán được chính xác đúng theo yêu cầu về chuyên môn của Công ty đề ra. * Thủ quỹ - Thủ quỹ cấp phát tiền kịp thời khi lệnh chi đã được Giám đốc duyệt. - Thực hiện đúng chế độ thu, chi tiền mặt theo nguyên tắc tài chính hiện hành, nghĩa là khi chi tiền phải có đầy đủ chữ ký trên phiếu chi. - Khi chi tạm ứng đợt này người xin tạm ứng phải thanh toán hết tạm ứng của đợt trước. - Khi cấp phát tiền phải đảm bảo 100% không sai sót, mất mát. - Cuối thứ 6 hàng tuần và ngày cuối cùng của tháng bộ phận kế toán tài vụ phải kiểm kê quỹ tiền mặt để đối chiếu số đã thu chi với sổ sách kế toán và có báo cáo tồn tiền mặt tại quỹ. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 41
42. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng 2.2.3 Điều kiện làm việc của phòng 2.2.3.1 Công tác sắp xếp bố trí văn phòng Phòng HC – KT của Vinacontrol Hải Phòng được bố trí theo không gian mở - đóng gồm 3 phòng làm việc: 1 phòng làm việc của Trưởng phòng, 1 phòng làm việc của nhân viên thuộc bộ phận hành chính ở trụ sở 56-Phạm Minh Đức và 1 phòng làm việc của Phó phòng cùng các nhân viên kế toán ở trụ sở 80- Phạm Minh Đức. Riêng nhân viên văn thư được bố trí bàn làm việc ngay bên ngoài cửa phòng làm việc của Trưởng phòng. Không gian làm việc của 3 phòng không rộng, do Chi nhánh có 2 địa điểm và diện tích mặt bằng cũng không phải là rộng nên việc bố trí như vậy đã tận dụng tối đa cơ sở vật chất kỹ thuật và mặt bằng. Phòng làm việc của Phó phòng và các nhân viên kế toán được bố trí theo không gian mở. Vì không khí làm việc thoải mái, cởi mở tạo sự hứng khởi làm việc, thư giãn khi căng thẳng nên tâm lý làm việc của mọi người không bị ảnh hưởng nhiều. Với việc bố trí một phòng làm việc riêng cho Trưởng phòng giúp Trưởng phòng tập trung cao trong công việc, hạn chế được sự ảnh hưởng các tác động bên ngoài, đảm bảo những thông tin mật chuyển cho Trưởng phòng. Các phòng đều được bố trí tủ đựng hồ sơ, tài liệu, văn bản để thuận tiện cho việc tìm kiếm và lưu trữ. Riêng phòng làm việc của Trưởng phòng được bố trí tới 3 tủ đựng hồ sơ. Vì Vinacontrol Hải Phòng có 2 trụ sở làm việc nên việc phòng HC – KT phải chia mỗi bộ phận ở một địa điểm cũng là để thuận lợi làm việc với các phòng ban khác và đảm bảo hoạt động của toàn Chi nhánh luôn được diễn ra thông suốt. Song việc bố trí bàn ghế tiếp khách như vậy dễ làm ảnh hưởng tới công việc của Trưởng phòng, nhân viên hoặc gián đoạn giao tiếp với khách. Đặc biệt, sự tập trung vào công việc của họ sẽ giảm và khách không thoải mái khi trao đổi. Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Việc tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho cơ quan, doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 42
43. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng 2.2.3.2 Trang thiết bị văn phòng Vinacontrol Hải Phòng hoạt động kinh doanh dịch vụ giám định nên yếu tố trang thiết bị kỹ thuật, máy móc hiện đại để phục vụ cho công tác giám định cũng như quản lý điều hành đều được Ban giám đốc chú trọng đầu tư hợp lý. Vì điều này tác động tích cực tới tâm lý làm việc của nhân viên, trong đó phải kể đến trang thiết bị văn phòng tương đối đầy đủ để đáp ứng được yêu cầu công việc. Văn phòng là một bộ phận của hệ thống quản lý ở đó có các CBCNV được đào tạo về các nhiệm vụ văn phòng thực hiện nhiệm vụ thu thập xử lý lưu trữ và truyền đạt thông tin phục vụ cho công tác điều hành quản lý tổ chức chính vì vậy việc trang bị thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố giúp cho việc giải quyết công việc được thuận lợi hơn. Các trang thiết bị của văn phòng của Chi nhánh gồm 3 loại: - Các trang thiết bị phục vụ cho công tác thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt các thông tin quản lý như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax, máy điện thoại . - Các phương tiện làm việc như: bàn làm việc, tủ giá đựng sách - Các trang thiết bị phù hợp đảm bảo cho văn phòng hoạt động bình thường, an toàn: thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió, thiết bị chiếu sáng . Số lượng các trang thiết bị trong phòng Hành chính được bố trí tương đối đầy đủ, đáp ứng nhu cầu sử dụng của các nhân viên làm việc tại phòng: Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 43
44. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Hình 4: Bảng thống kê trang thiết bị văn phòng (tháng 12/2009). STT Loại thiết bị Số lƣợng (chiếc) 1 Máy vi tính 06 2 Máy photo 01 3 Máy in 04 4 Điện thoại 08 5 Máy fax 02 6 Máy điều hòa 03 7 Máy chiếu 01 8 Máy scan 03 9 Loa đài 01 10 Tủ hồ sơ 06 11 Bàn làm việc 10 12 Bàn tiếp khách 03 13 Quạt 03 (Nguồn: Phòng HC – KT, Vinacontrol Hải Phòng) 2.3 Nội dung cơ bản hoạt động hành chính văn phòng ở Chi nhánh. 2.3.1 Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin. Thông tin trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp có vai trò quan trọng và được ví như là mạch máu hoạt động có liên quan đến kết quả hoạt động, sự thành bại hay quy mô phát triển mở rộng phạm vi hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó. Phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là nhằm đảm bảo cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị đó được cung cấp những thông tin cần thiết tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đem lại hiệu quả. Điều đó có thể được thực hiện thông qua hệ thống văn bản quản lý và các công nghệ hiện đại. Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng ngoài công việc thu nhận thông tin qua hệ thống văn bản công ty thì thông tin còn được thu nhận qua hệ thống các công nghệ hiện đại như: điện thoại, máy fax, chuyển phát nhanh, internet Nhờ những công nghệ hiện đại này mà công tác quản lý và sử dụng thông tin của công ty trở nên hiệu quả và đảm bảo hơn. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 44
45. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Quy trình tổ chức công tác thông tin của phòng (có 4 bước) Bước 1: Thu thập thông tin Khi thu thập thông tin, đầu tiên phòng xác định nhu cầu về thông tin của Chi nhánh. Bởi vì số lượng các loại thông tin rất phong phú và đa dạng nhưng không phải tất cả các thông tin đó đều có giá trị như nhau, đây là vấn đề cốt lõi trong quản lý thông tin của phòng. Đây là cơ sở trong việc hình thành thông tin nội bộ, nó giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định trong Chi nhánh. Ngoài việc tiếp nhận thông tin theo hệ thống, tính chất, lĩnh vực hoạt động của Chi nhánh mà còn phải thu thập thông tin theo yêu cầu của ban lãnh đạo Chi nhánh. Kênh thông tin cần thu thập gồm có: + Kênh thông tin theo ngành trong từng phòng ban, trong Công ty, Chi nhánh, trong phạm vi trong nước, quốc tế. + Kênh thông tin qua các báo cáo định kỳ, qua các cuộc họp giao ban, hội nghị . + Kênh thông tin qua giao tiếp với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp. + Kênh thông tin qua việc tra cứu các văn bản Nhà nước. Phòng HC-KT của Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng được coi là cửa sổ của mọi luồng thông tin, là bộ lọc thông tin cho Chi nhánh. Hầu hết các thông tin bên ngoài và thông tin nội bộ đều phải qua phòng này để thu thập và xử lý, phối hợp Bước 2: Phân tích và xử lý thông tin Đây là công việc đòi hỏi người làm công tác thông tin của phòng HC-KT (chính là nhân viên văn thư) phải sử dụng sự hiểu biết của mình để phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số lượng thông tin đã thu nhận để đưa ra các thông tin đầu ra cung cấp cho cấp trên. Yêu cầu của công việc này là phải tổng hợp được tình hình, phản ánh đúng bản chất sự việc, do đó phải kiểm tra tính chính xác, hợp lý của tài liệu, hệ thống chỉnh lý, tổng hợp, phân tích số liệu, so sánh, đánh giá để có được những thông tin đảm bảo yêu cầu đặt ra. Nhân viên văn thư khi làm công tác xử lý thông tin phải xác định thông tin chính và thông tin hỗ trợ. Đồng thời phải biết loại bỏ hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn, thiếu cơ sở khoa học. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 45
46. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Bước 3: Truyền đạt, phổ biến thông tin Các thông tin đầu vào sau khi được phân tích, xử lý, cho các thông tin đầu ra cần được truyền đạt, phổ biến nhanh chóng kịp thời đến các phòng ban, bộ phận, đối tượng cần thiết thông qua các hình thức truyền đạt như: văn bản, cuộc họp, hội nghị, phổ biến trao đổi qua điện thoại hoặc trực tiếp . Bước 4: Bảo quản, lưu trữ thông tin Vì thông tin không phải chỉ được sử dụng một lần hoặc một vài lần mà cần phải được lưu trữ bảo quản để sử dụng lâu dài. Do vậy thông tin phải được bảo quản, lưu trữ theo các phương pháp khoa học và theo yêu cầu cầu nghiệp vụ lưu trữ, bảo quản thông tin. Có các phương pháp bảo quản như sau: + Qua hệ thống máy tính điện tử của Chi nhánh. + Qua hệ thống phim ảnh. + Sắp xếp vào các cặp, tủ tài liệu ngăn nắp, gọn gang. Kết quả thực hiện nghiệp vụ thông tin: Tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng ngoài công việc thu nhận thông tin qua hệ thống văn bản thì thông tin còn được thu nhận qua hệ thống các công nghệ hiện đại như: điện thoại, máy fax, chuyển phát nhanh, internet Nhờ những công nghệ hiện đại này công tác quản lý và sử dụng thông tin của Chi nhánh trở nên hiệu quả và đảm bảo hơn. Việc thu nhận và xử lý thông tin cũng luôn được ban lãnh đạo và CBCNV trong Chi nhánh chú trọng vì vậy các thông tin luôn đảm bảo các yêu cầu: Tính hệ thống, tính tổng hợp Tính đầy đủ Tính chinh xác Tính kịp thời, linh hoạt Tính đơn giản, dễ hiểu Tính kinh tế Trong năm 2009 vừa qua, kinh tế biển ngày càng phát triển và sự cần thiết thành lập một phòng giám định chuyên về lĩnh vực hàng hải đã được Chi nhánh nhận định từ trước. Do vậy, Chi nhánh quyết định tách bộ phận giám định hàng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 46
47. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng hải của phòng Giám định 2 để thành lập phòng Giám định 3 chuyên giám định về lĩnh vực hàng hải, phương tiện vận tải biển. Nhân viên phòng HC – KT luôn tuân thủ một số điều lệ quy định của Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng: + Phòng HC –KT và phòng Nghiệp vụ tổng hợp có trách nhiệm đối với việc thu thập, cung cấp thông tin cho các phòng ban, cá nhân đúng quy định của Công ty. + Phòng HC –KT phải truyền đạt các quyết định, công văn từ Công ty xuống đầy đủ, chính xác và kịp thời. + Các nhân viên chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, điều lệ của Công ty và Chi nhánh, không được để thông tin rò rỉ và phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với thông tin trong phạm vi quyền hạn của mình. + Trưởng các phòng HC –KT và Nghiệp vụ tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra, phân tích các thông tin đầu vào và đảm bảo sự liên tục của thông tin trong hoạt động của Chi nhánh. + Các thông tin được thu thập từ các kênh, dưới mọi hình thức đã được chọn theo yêu cầu, mục tiêu của Chi nhánh tránh tình trạng thừa hay thiếu thông tin, thông tin không phù hợp. + Thường xuyên có thông tin phản hồi, những kiến nghị, đề xuất từ nội bộ Chi nhánh, từ khách hàng, đối tác, từ Công ty đều được xem xét cụ thể, chi tiết, chính xác để trình lên Giám đốc xem xét, có hướng giải quyết kịp thời. Do thực hiện theo quy định nên phòng HC – KT luôn tổng hợp kịp thời những thông tin từ các phòng ban, tổ, đội giám định ngoài hiện trường, đưa ra những thông tin mang tính chiến lược cho Chi nhánh và giải đáp thắc mắc, kiến nghị của khách hàng một cách chu đáo, nhiệt tình. Bên cạnh những kết quả đạt đƣợc còn có mặt hạn chế sau: - Mặc dù phòng HC – KT và các phòng Nghiệp vụ được trang bị đầy đủ các phương tiện làm việc nhưng một số máy móc, thiết bị hỏng hóc, cũ ảnh hưởng đến chất lượng công việc. - Hệ thống mạng điện thoại nội bộ bị trục trặc phải lỗi kỹ thuật nên nhiều Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 47
48. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng khi thông tin từ phía khách hàng, các phòng ban, tổ, đội đang giám định ở hiện trường không thực hiện được. Khi có những tình huống xảy ra ngoài dự định cần phải xin ý kiến lãnh đạo giải quyết, những lúc như vậy mà hệ thống liên lạc bị trục trặc làm ảnh hưởng tới hiệu quả công tác giám định và phải mất thêm thời gian thực hiện. 2.3.2 Công tác hậu cần của phòng Hành chính – Kế toán Công tác hậu cần là công tác không thể thiếu trong các cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tạo cơ sở vật chất cho đội ngũ CBCNV trong cơ quan của đơn vị để họ thực hiện tốt chương trình kế hoạch mà họ đã đề ra, hỗ trợ các phương tiện, dụng cụ cần thiết để CBCNV nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác đồng thời bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh hài hòa, tạo diện mạo cho cơ quan, đơn vị đàng hoàng sạch sẽ góp phần xây dựng cơ quan theo hướng hiện đại hòa nhập với các nước khu vực và trên thế giới. Công tác hậu cần trong các cơ quan đơn vị là rất cần thiết, nơi nào có hoạt động thì nơi đó có nhu cầu cần cung ứng những điều kiện trang thiết bị và nguồn tài chính, do đó việc đảm bảo đầy đủ các điều kiện cần thiết cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị được trôi chảy, thuận lợi là nhiệm vụ của văn phòng. Tại Chi nhánh Viancontrol Hải Phòng công tác hậu cần rất được ban Lãnh đạo Chi nhánh quan tâm. Hàng năm phòng HC – KT sẽ căn cứ vào số kinh phí để mua sắm trang thiết bị, sửa chữa, cung cấp các trang thiết bị có giá trị lớn. Sau khi ký duyệt phòng HC – KT tiến hành mua sắm các trang thiết bị và phân phối tới các phòng ban trong cơ quan. Đối với việc sửa chữa thường xuyên và cung ứng những dịch vụ và văn phòng phẩm cho đội ngũ CBCNV thì trong quá trình thực hiện công việc bộ phận, phòng ban nào có nhu cầu thì sẽ thông báo để văn phòng tiến hành thực hiện. Về công tác hậu cần, phòng HC-KT thực hiện các công việc cụ thể như sau: 1. Quản lý chỉ tiêu kinh phí gồm có: Lương chính, phụ cấp lương, BHXH, tiền thưởng, công tác phí, hội nghị phí. tiền giao dịch, mua sắm TSCĐ, máy móc trang thiết bị, sửa chữa lớn, xây dựng công trình, phúc lợi tập thể và các chỉ tiêu khác. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 48
49. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng 2. Quản lý biên chế quỹ lương Phòng HC-KT lập thành danh sách cán bộ công nhân viên kèm cả mức lương tương ứng của từng người để gửi cho Techcombank trả lương cho các công nhân viên qua thẻ. Quỹ lương của Chi nhánh được cấu thành bởi số biên chế được duyệt, mức lương phụ cấp, trợ cấp của từng người. Việc xét duyệt quỹ lương này được trả theo nghị định 205CP, Lương khoán theo doanh thu của Chi nhánh. 3. Quản lý tài sản cố định TSCĐ của Chi nhánh gồm có: - Nhà cửa, vật kiến trúc - Hệ thống thiết bị máy móc - Phương tiện kỹ thuật và phương tiện vận chuyển Đây là những TSCĐ có giá trị lớn quyết định đến năng lực hoạt động kinh doanh của Chi nhánh nên cần được coi trọng việc quản lý và sử dụng. Để quản lý có hiệu quả phòng HC-KT đã phân loại TSCĐ, lập hồ sơ TSCĐ, có sổ sách tính toán trích khấu hao hàng tháng, ghi chép việc xuất, nhập kịp thời và đúng thủ tục. Phải nắm chắc về số lượng và chất lượng để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa, thanh lý, huy động phục vụ cho các phòng ban của Chi nhánh. Đồng thời phòng đã xây dựng quy chế bảo vệ TSCĐ, thực hiện việc kiểm kê cuối năm, định kỳ và bất thường khi có sự thay đổi khác. 4. Quản lý hàng hóa vật tư khác Các loại vật tư khác bao gồm: văn phòng phẩm, công cụ, vật tư, thiết bị, phương tiện kỹ thuật. Để quản lý tốt các loại vật tư này phòng đã thực hiện như sau: + Xác định định mức sử dụng vật tư hàng hóa và công bố công khai. + Cấp phát đúng đối tượng, đúng tiêu chuẩn cho từng cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh. + Khi mua về phải làm phíếu nhập, khi cấp phát làm phiếu xuất theo đúng nguyên tắc xuất nhập của kế toán. + Người làm công tác thủ kho có đủ tín nhiệm. + Có nội quy quản lý, sử dụng và bảo vệ. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 49
50. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng 5. Đảm bảo điều kiện làm việc cho Chi nhánh gồm có: + Bố trí phòng làm việc tiện lợi cho các giao dịch của Chi nhánh + Trang bị các thiết bị làm việc cho cán bộ công nhân viên 6. Các hoạt động khác + Phục vụ các phương tiện đi lại, các chuyến công tác của lãnh đạo Chi nhánh. + Phục vụ nước uống hàng ngày cho cán bộ công nhân viên của Chi nhánh. + Phục vụ việc tiếp khách của Chi nhánh. + Phục vụ các điều kiện vật chất, trang thiết bị cho các cuộc họp, lễ tân của Chi nhánh. + Thực hiện sửa chữa vừa và nhỏ. + Bảo vệ trật tự an toàn cho Chi nhánh. *Trong thời gian qua công tác hậu cần đã đạt được những kết quả sau: - Đảm bảo các văn phòng phẩm phục vụ cán bộ, công chức của toàn Công ty. - Hầu hết các phòng ban đều được trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại. - Internet được nối tới các phòng ban. - Đảm bảo các điều kiện làm việc. - Các trang thiết bị làm việc được cung cấp khá đầy đủ. *Những hạn chế tồn đọng: - Việc mua sắm, sửa chữa thường xuyên chưa được diễn ra liên tục. - Cán bộ, nhân viên còn lãng phí trong việc sử dụng các văn phòng phẩm. *Nguyên nhân: - Nguồn kinh phí hạn chế. - Nhân viên chưa thực hiện tốt quy chế chi tiêu nội bộ và chưa thực sự tiết kiệm. 2.3.3 Công tác văn thƣ lƣu trữ Công tác văn thư là toàn bộ công việc về xây dựng ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong cơ quan, doanh nghiệp. Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin cần thiết phục vụ các nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nhu cầu thông tin được cung Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 50
51. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng thông tin ở dạng văn bản là chủ yếu. Công tác văn thư vừa có chức năng là đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp vừa có chức năng truyền đạt, phổ biến thông tin bằng văn bản. Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Nội dung của những tài liệu được hình thành và được nhận trong quá trình giải quyết các công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Nội dung bao gồm: + Xây dựng, ban hành văn bản + Tổ chức giải quyết, quản lý văn bản + Quản lý và sử dụng con dấu + Lập và quản lý hồ sơ Trong đó, phòng HC-KT thực hiện việc tổ chức giải quyết, quản lý văn bản rất chặt chẽ theo đúng mục tiêu chất lượng của phòng với nguyên tắc là: - Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký vào sổ văn bản đến. - Trước khi văn bản được giao cho các bộ phận, phòng ban giải quyết phải trình Giám đốc Chi nhánh xem xét. - Người nhận văn bản đến phải ký nhận vào sổ văn bản đến. - Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời. 2.3.3.1 Kỹ thuật soạn thảo văn bản Việc bố trí các yếu tố của thể thức văn bản, quy định cách trình bày đều được thực hiện theo đúng Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ. Nhân viên thực hiện việc soạn thảo văn bản phải đảm bảo các nguyên tắc khi soạn thảo văn bản sau: (1) Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp (2) Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức (3) Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định đối với các chức danh của Chi nhánh (4) Văn bản phải đảm bảo tính khả thi (5) Văn bản phải được trình bày bằng phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 51
52. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Nguyên tắc soạn thảo văn bản của Chi nhánh: 1. Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp: Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành phải có nội dung phù hợp với Hiến pháp và Luật pháp hiện hành. Văn bản của cơ quan Nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp và không trái với quy định trong văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên. Các văn bản quy phạm pháp luật trái với Hiến pháp, trái với các văn bản Luật và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên phải được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành. 2. Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức: Văn bản phải đảm bảo đúng thể thức Nhà nước quy định, nếu văn bản không đúng thể thức thì văn bản sẽ không có giá trị pháp lý. 3. Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định: Đối với văn bản quy phạm pháp luật, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của cơ quan quản lý nhà nước đã được phân định rõ nhằm tránh việc chồng chéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan. Đối với văn bản hành chính thông thường, các cơ quan, doanh nghiệp, đều có thể ban hành để phục vụ cho công việc quản lý, điều hành, giao dịch . Mỗi cơ quan, doanh nghiệp không thể soạn thảo và ban hành một văn bản vượt quá thẩm quyền hoặc không đúng chức năng của cơ quan đã được pháp luật quy định. 4. Văn bản phải đảm bảo tính khả thi: Nếu là văn bản pháp luật thì phải phù hợp với nội dung và vấn đề mà văn bản đó điều chỉnh. Một văn bản chỉ đề cập đến những vấn đề có liên quan với nhau, còn những vấn đề khác phải được soạn thảo và trình bày ở một văn bản khác. 5. Văn bản phải được trình bày bằng phong cách hành chính công vụ: Đây là phong cách ngôn ngữ dùng trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà nước. Khi soạn thảo văn bản hành chính nói chung cần đảm bảo các yêu cầu của phong cách này mới tạo ra các văn bản hành chính hoàn chỉnh. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 52
53. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng .Quy trình soạn thảo văn bản của Chi nhánh được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Chuẩn bị Việc xác định mục đích của văn bản: Khi dự định ban hành một văn bản cần xác định rõ văn bản ban hành giải quyết vấn đề gì. Xác định nội dung, tên loại văn bản cần soạn thảo: xác định vấn đề cần trình bày, từ đó xác định biểu mẫu trình bày của văn bản cần soạn thảo. Xác định đối tượng nhận văn bản: Xác định đối tượng mà văn bản tác động đến. Thu thập và xử lý thông tin: Tập hợp thông tin, cần lựa chọn những thông tin cần thiết và chính xác, loại bỏ những thông tin không cần thiết, trùng lặp hoặc có độ tin cậy thấp. Bước 2: Làm dàn bài và đề cƣơng Dựa trên những thông tin đã thu thập người soạn thảo văn bản cần lựa chọn các thông tin để đưa vào từng phần trong cấu trúc của mẫu văn bản đã lựa chọn và sắp xếp những ý chính để tạo thành đề cương. Soạn đề cương xong nên tranh thủ ý kiến tham gia góp ý của những người có trách nhiệm duyệt trước để có sự bổ sung, điều chỉnh cần thiết. Bước 3: Viết thành văn Dựa trên đề cương theo mẫu, người soạn thảo sẽ viết thành văn từng phần trình bày từ thể thức đến nội dung văn bản (văn bản này thường được gọi là bản thảo). Bước 4: Duyệt và ký văn bản Người soạn thảo văn bản trình bày lại bản thảo sạch sẽ để trình duyệt. Bản thảo được duyệt gọi là bản gốc, đây là cơ sở pháp lý để hình thành bản chính. Khi văn bản hoàn chỉnh trình Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền sẽ duyệt các vấn đề sau: + Thẩm quyền ban hành + Thể thức của văn bản + Nội dung của văn bản Thẩm quyền ký văn bản ở Chi nhánh được quy đinh: - Giám đốc Chi nhánh ký các văn bản quan trọng như: quyết định, hợp đồng, kế hoạch, phương án, báo cáo, tờ trình, công văn. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 53
54. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng - Phó Giám đốc được ký thay Giám đốc theo sự ủy nhiệm của Giám đốc Chi nhánh về những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công. -Trong trường hợp Giám đốc, Phó Giám đốc đi vắng thì Giám đốc Chi nhánh có thể ủy quyền cho một cán bộ dưới quyền của mình một cấp (thường là Trưởng phòng HC – KT hoặc là Trưởng phòng Nghiệp vụ tổng hợp) ký thừa ủy quyền một số văn bản. Trong văn bản được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến 4 nội dung sau: duyệt, số nhân bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký người duyệt. Vị trí ghi ở lề trái, dưới số và ký hiệu văn bản. Bước 5: Hoàn chỉnh, ban hành và triển khai văn bản Từ bản gốc đã duyệt hình thành bản trình ký (tuyệt đối trung thành với bản gốc). Trước khi trình ký phải kiểm tra kỹ văn bản về thể thức, nội dung, lối diễn đạt. Trình bày văn bản cho Trưởng phòng HC-KT hoặc Giám đốc trực tiếp kiểm tra và ký tắt về phía bên phải thành phần thể thức ký của bản trình ký. Nhân bản bản trình ký, trình Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền ký chính thức. Đóng dấu lên chữ ký, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Chuyển văn bản đến các cá nhân, phòng ban có liên quan trong nội bộ Chi nhánh và bên ngoài Chi nhánh. Sau đó phải có kế hoạch theo dõi việc tổ chức thực hiện để kịp thời điều chỉnh rút kinh nghiệm trong việc ban hành văn bản mới. Kết quả thực hiện nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản là nghiệp vụ không của riêng nhân viên văn thư và công việc ban hành văn bản không chỉ do phòng HC – KT đảm nhiệm hết mà những vấn đề cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ giám định do phòng Nghiệp vụ tổng hợp và phòng Giám định soạn thảo, trình gửi Giám đốc duyệt hoặc người có thẩm quyền được Giám đốc ủy nhiệm duyệt. 2.3.3.2 Quy trình quản lý văn bản đến Bước 1: Nhận công văn, phân loại, bóc bì văn bản - Nhận công văn: kiểm tra văn bản mới nhận, nếu không thuộc Chi nhánh thì phải gửi trả lại nơi gửi. Nếu phong bì bị rách, bị bóc hoặc bị mất thì phải lập biên bản ngay với sự chứng kiến của người đưa công văn. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 54
55. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng - Phân loại văn bản: + Loại vào sổ đăng ký: Là những công văn, giấy tờ gửi cho Chi nhánh, Giám đốc hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong Chi nhánh. + Loại không phải vào sổ đăng ký: Thư riêng, báo, tạp chí + Loại bóc bì: Các văn bản ngoài bì đề tên Chi nhánh, chức danh lãnh đạo của Chi nhánh. + Loại không được bóc bì (chỉ ghi vào sổ): những công văn ghi rõ người nhận, gửi Đảng ủy, các đoàn thể trong Chi nhánh. - Bóc bì phải khéo để không bị rách văn bản bên trong. Công văn có dấu mật thì không được bóc bì, phải chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết. Bước 2: Đóng dấu đến - Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi nhận ngày, tháng, số văn bản đến. - Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào dưới số ký hiệu, trích yếu của công văn. - Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến, ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản. Hình 5: Mẫu dấu đến VINACONTROL HẢI PHÒNG Số đến: . CÔNG Ngày: VĂN Chuyển: ĐẾN Lưu: (Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng) Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đến Mỗi văn bản chỉ được đăng ký 1 lần tránh trùng lặp. Văn bản đến phải được vào sổ ngay ngày nhận. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 55
56. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Hình 6: Bìa sổ đăng ký Công văn đến VINACONTROL VINACONTROL HẢI PHÒNG SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Từ số đến số . Từ ngày đến ngày . Quyển số (Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng) Hình 7: Nội dung trong sổ đăng ký công văn đến Ký Số văn Trích yếu nội Nơi Ký STT Ngày đến hiệu Nơi gửi bản dung nhận nhận văn bản CTCP đầu tư và phát Mở kiểm tra 25 12/03/2009 135 CV P.GĐ2 Quang triển điện thiết bị điện Miền Bắc I Lịch mở lớp đào 40 20/03/2009 140 TGĐ Vinacontrol tạo giám định P.NVTH Đô viên xăng dầu (Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng) Bước 4: Trình văn bản đến Thủ trưởng xem và cho ý kiến vào lề, nhân viên văn thư lấy lại văn bản và chuyển giao cho các phòng ban, bộ phận trong Chi nhánh. Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 56