Khóa luận Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty cổ phần công trình Giao thông Hải Phòng

Nội dung text: Khóa luận Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty cổ phần công trình Giao thông Hải Phòng

1. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Mở đầu Lý do chọn đề tài Hiện nay, Việt Nam đang dần khẳng định vị trí của mình trên trường quốc tế đòi hỏi mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị cần nỗ lực rất nhiều, trong đó đặc biệt là sự cố gắng không chút mệt mỏi của các nhà quản trị trong việc hoàn thành và hoàn thành một cách xuất sắc nhiệm vụ của mình được giao phó. Những đóng góp của công tác văn phòng đối với hoạt động của doanh nghiệp đã được thừa nhận.Bởi vậy cần có được cái nhìn đúng để có sự quan tâm, đầu tư đúng mức để có những bước đi đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Cổ phần hoá Doanh nghiệp là một bước ngoặt quan trọng đối với Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.Trong quá trình cổ phần hoá, công ty một mặt được khẳng định năng lực quản lý, một mặt là những khó khăn để tồn tại và phát triển hơn nữa. Để làm được điều này công ty đã không ngừng áp dụng những KH- KT hiện đại, nâng cao trình độ của công nhân kỹ thuật, hoàn thiện công tác quản lý, đặc biệt là khẳng định vai trò của văn phòng để trở thành trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo và công ty nói chung. Trong quá trình học tập và nghiên cứu các môn học chuyên ngành quản trị văn phòng, tôi đã nhận thức được tầm quan trọng của văn phòng và hoạt động văn phòng đối với doanh nghiệp.Trong thời gian thực tập, được tìm hiểu tình hình thực tế hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng, do đó tôi đã chọn đề tài: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng làm nội dung của luận văn tốt nghiệp. Mục tiêu Và NHIệm vụ nghiên cứu Xây dựng văn phòng vững mạnh là yếu tố tất yếu để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả, hiệu lực của công tác lãnh đạo.Do vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức được quan tâm đặc biệt. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 1
2. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn: + Nghiên cứu lý luận về văn phòng: khái niệm, chức năng, nhiệm vụ.Lý luận về hoạt động văn phòng: vai trò, ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng, các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng + Đánh giá hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng: quá trình hình thành và phát triển công ty, ngành nghề kinh doanh, khái quát về phòng TC- HC, các nghiệp vụ chính, thuận lợi, tồn tại + Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng ở Công ty: định hướng chung, giải pháp cụ thể Phạm vi nghiên cứu Thực tế có nhiều cách hiểu và quan niệm khác nhau về hoạt động văn phòng phản ánh nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Nội dung luận văn này đi sâu tìm hiểu về thực tế hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng. Phương pháp nghiên cứu Luận văn áp dụng phương pháp luận biện chứng. Phương pháp này cụ thể bao gồm ba phương pháp chính là: nghiên cứu tài liệu về lý luận văn phòng và hoạt động văn phòng, quan sát và phân tích, so sánh với thực tế văn phòng và hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng. Kết cấu của luận văn Bố cục của luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Lí luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng. Chương 2: Thực tế về hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng. Chương 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty CPCTGT Hải Phòng. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 2
3. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Chương 1 Lí luận chung về văn phòng và hoạt động văn Phòng 1.1 Lí luận chung về văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Nền kinh tế nước ta hiện nay đã và đang đứng trước muôn vàn cơ hội để hội nhập phát triển cũng như phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có thể tồn tại, phát triển đúng hướng trong nền kinh tế thị trường ngày càng đa dạng hoá, hiện đại hoá.Vì vậy, mỗi doanh nghiệp tổ chức phải tìm cho mình một vị trí, một lợi thế vững vàng trên thương trường để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng phát triển hoà nhịp cùng nền kinh tế thế giới. Muốn làm được điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng động, sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định được vị trí quan trọng của mình trong việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý. Có một số khái niệm cơ bản về Văn phòng dưới các góc độ khác nhau:(theo Th.s Trần Thị Ngà, 2006, Bài giảng cho lớp QT901P trường ĐHDLHP). * Xét theo phương diện tổ chức:Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức. * Xét theo tiêu chí chức năng : Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý. * Xét theo tính chất hoạt động : Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. * Ngoài ra còn có thể hiểu: Văn phòng là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Trong thực tế văn phòng còn được tổ chức hoạt động tương đối độc lập như một cánh tay nối dài của cơ quan cấp trên trực tiếp, một cơ cấu tổ chức thay mặt cơ quan, đơn vị thực hiện những nhiệm vụ ở ngoài cơ quan, đơn vị chính. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 3
4. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Trong một số trường hợp khác, văn phòng gần như là một cơ quan hoàn chỉnh, là hình bóng thu nhỏ của cơ quan chính như các văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp tại các vùng, khu vực hay ở nước ngoài . Văn phòng cũng được dùng để gọi các tổ chức độc lập được pháp luật thừa nhận với tên gọi như : văn phòng luật sư, văn phòng tư vấn, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sư Khi thực hiện hoạt động hậu cần với nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất và tài chính, văn phòng còn được hiểu như một “thủ kho” về tài chính, tài sản. Luận văn này xem xét văn phòng theo cách nhìn nhận chung nhất.Văn phòng được hiểu là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của đơn vị doanh nghiệp, là nơi làm việc về giấy tờ, nơi nào thực hiện các hoạt động, sản xuất hàng hoá, làm dịch vụ hoặc làm công việc hành chính đều có nơi giao dịch bằng giấy tờ thì gọi là văn phòng.Văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp. Như vậy, văn phòng có thể được xem xét như một hệ thống bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Đầu vào đó là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về những lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trường theo các phương án khác nhau nhằm thu được những kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đầu ra là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo.Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác điều hành thông tin trong cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức. Hiểu một cách toàn diện hơn: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo vật chất cho hoạt động của cơ quan. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 4
5. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng 1.1.2 Chức năng của Văn phòng Câu hỏi được đặt ra là “Vì sao ở mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị lại cần phải quan tâm và đẩy mạnh công tác văn phòng?”.Vì văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạo, cho tổ chức rất nhiều trong việc ra quyết định quản lý. Doanh nghiệp hay tổ chức nào dù có qui mô lớn hay nhỏ, cũng đều có văn phòng là cửa ngõ trung tâm, là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác điều hành, quản lý. Để thể hiện rõ được điều đó, chúng ta nghiên cứu văn phòng với hai chức năng chính: 1.1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp. Để đạt được hiệu quả cao trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành đòi hỏi các nhà quản lý phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi và phải tinh thông trên mọi lĩnh vực. Đồng thời phải nhanh chóng đưa ra được quyết định quản lý chính xác, kịp thời để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực tế. Điều đó đã vượt qua khả năng của các nhà quản lý, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp họ trên mọi phương diện, đó là công tác tham mưu, tổng hợp. Chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng được phản ánh thông qua hoạt động có tính đa dạng và tổng hợp trong việc tham vấn cho quá trình điều hành của lãnh đạo. Cụ thể là “tham mưu” bao hàm nội dung tham vấn, còn “tổng hợp” liên quan đến quá trình thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hoặc khách quan như : tổ chức bộ máy, quy chế hoạt động, con người, trang thiết bị, cơ sở vật chất, phong cách lãnh đạo của thủ trưởng Muốn có quyết định đúng đắn, khoa học người lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ gúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thường và phần lớn được thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối ưu. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 5
6. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng tin phản hồi mà văn phòng thu thập được. Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu. Đồng thời, văn phòng có chức năng giúp lãnh đạo cơ quan điều hoà, phối hợp các hoạt động chung của các đơn vị trực thuộc. 1.1.2.2. Chức năng hậu cần Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động bình thường của tổ chức. Làm tốt công tác hậu cần có nghĩa là văn phòng đã nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Hậu cần thường là những công việc dịch vụ như tạo ra cơ sở vật chất, hỗ trợ mọi trang thiết bị, phương tiện cho người lao động để nâng cao năng suất lao động, tăng thêm hiệu quả làm việc. Công tác hậu còn là diện mạo của cơ quan, thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản tiết kiệm đảm bảo cho đời sống của CBCNV. Bên cạnh đó, công tác hậu cần cũng được coi như công cụ quản lý hiệu quả. Việc chuẩn bị các chỉ tiêu kế hoạch sẽ góp phần vào việc hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch đó cũng như việc tổ chức thành công các hội nghị, hội thảo. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức năng quan trọng trên. Các chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi doanh nghiệp. 1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng Trên cơ sở các chức năng như đã trình bày ở trên, văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như sau: Một là, xây dựng và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan chương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ quan. Hai là, thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo đồng thời tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan. Ba là, đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 6
7. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Bốn là, tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý và kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành. Năm là, thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, theo dõi việc giải quyết các văn bản đó. Sáu là, tổ chức giao tiếp trong nội bộ cơ quan với bên ngoài và hỗ trợ việc tiếp khách, tiếp dân, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện, công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, mình với các cơ quan khác, cũng như với nhân dân nói chung. Bẩy là, lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của thủ trưởng. Tám là, mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan. Chín là, tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan. Mười là, thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính- văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết. 1.2. Lí luận chung về hoạt động văn phòng 1.2.1 Vai trò của hoạt động văn phòng Vai trò của công tác văn phòng được thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó. Trước hết, hoạt động của văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền của cả hệ thống các cơ quan nhà nước nhằm thực hiện hoá các chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước trong cuộc sống. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 7
8. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo văn phòng, cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý nhà nước, bảo đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của các cơ quan, đơn vị, theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được nhà nước giao. Thông tin, xét về hiệu quả sử dụng, luôn gắn liền với hiệu quả quản lý. Mặt khác, thông tin cũng bổ sung và nâng cao chất lượng của kiểm tra trong quản lý nhà nước.Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ, công chức, là công cụ đắc lực của người quản lý, là nhu cầu thường xuyên trong đời sống nhà nước, xã hội cũng như từng con người, từng tế bào của xã hội. Bằng việc thu nhận và xử lý thông tin của các văn phòng, các cấp quản lý ban hành các quyết định quản lý theo đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền tới các đối tượng quản lý, đó là điều kiện tiên quyết để các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước đi vào cuộc sống. Đồng thời, văn phòng cũng là nơi tiếp nhận, trực tiếp triển khai hoặc đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý mà cơ quan mình có nghĩa vụ thực hiện. Hoạt động của văn phòng góp phần quan trọng trong việc duy trì các hoạt động thường xuyên, liên tục, bền vững theo quy định của pháp luật của hệ thống cơ quan hành chính nói chung và hoạt động của mỗi cơ quan nói riêng. Góp phần duy trì sự ổn định và phát triển toàn diện của xã hội. Hoạt động của văn phòng là một chuỗi các hoạt động thường xuyên, liên tục trước hết được đảm bảo thông qua việc lập và đôn đốc thực hiện các chương trình, kế hoạch. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện theo kế hoạch là nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của văn phòng. Có kế hoạch, việc điều hành công việc sẽ tập trung vào các mục tiêu, có thể ứng phó được với những biến động, những thay đổi có thể xảy ra trong quá trình quản lý cũng như tạo khả năng tiết kiệm trong hoạt động của văn phòng. Văn phòng là đầu mối tạo nên sự phối hợp, hợp tác giữa các đơn vị, bộ phận trong cơ quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của cả hệ thống. Hoạt động của văn phòng có tác dụng nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công tác trong toàn cơ quan. Ngoài việc tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan ban hành các quyết định quản lý, văn phòng luôn luôn có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 8
9. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng quyết định của các đơn vị có liên quan và giúp cho lãnh đạo đưa ra phương án giải quyết kịp thời, nhanh chóng. Văn phòng đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ các hoạt động, bảo đảm trật tự, an toàn của cơ quan. Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức. 1.2.2. ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng Mọi hoạt động của văn phòng có được diễn ra liên tục và hiệu quả hay không là hoàn toàn phụ thuộc vào cách bố trí , sắp xếp nhân viên khoa học, hợp lý cũng như nghệ thuật điều hành, quản lý của nhà lãnh đạo.Việc tổ chức công tác văn phòng một cách khoa học có ý nghĩa vô cùng quan trọng vì nó quyết định tới sự thành công, phát triển của doanh nghiệp. 1.2.2.1. Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức. Sự tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức liên quan đến nhiều yếu tố, trong đó có những yếu tố tiên quyết khẳng định vị trí của cơ quan, tổ chức trong hệ thống các chủ thể quản lý như : địa bàn hoạt động, lĩnh vực hoạt động, quy mô, chất lượng, đối thủ cạnh tranh Những vấn đề đó liên quan mật thiết đến nội dung của công tác văn phòng, mà trước hết là việc thu thập, phân tích và xử lý thông tin để có thể có được những dự báo chính xác, đúng đắn phục vụ cho việc quản lý, điều hành của lãnh dạo đối với cơ quan, tổ chức. Một khi những công việc đó được tính toán kỹ lưỡng và thực hiện đầy đủ, có khoa học sẽ là cơ sở vững chắc cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức.Văn phòng thường xuyên là nơi góp phần quan trọng trong việc xây dựng các chương trình lớn, các kế hoạch dài hạn, các quy chế hoạt động của mỗi cơ quan, các hoạt động đó mang tính định hướng, lâu dài và có tầm quan trọng với bất cứ cơ quan nào. 1.2.2.2. Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Trong thời kỳ “bùng nổ thông tin” như hiện nay, mọi thắng lợi trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được quyết định bởi lợi thế về thông tin. Nhưng việc thu Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 9
10. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng thập, xử lý và chuyển tải thông tin lại phụ thuộc vào sự phân công, giao trách nhiệm, lề lối và phương pháp làm việc, cũng như trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức văn phòng. Bởi vậy, tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ giảm bớt được thời gian lãng phí và những ách tắc trong xử lý và lưu chuyển thông tin. Vấn đề cần quan tâm chính là hợp lý hoá tổ chức và biên chế sao cho chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận, mỗi cán bộ, công chức phải được phân định rõ ràng. Để tiến tới mục tiêu đó cần xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đó là những quyết định về lề lối, nề nếp làm việc ở từng bộ phận. Chúng khẳng định tạo lập và ràng buộc các mối quan hệ công tác giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận với nhau Mục tiêu chung không thể đạt hiệu quả cao nếu quy chế xây dựng không đạt yêu cầu mà dễ dẫn tới sự vận hành rời rạc của từng mắt xích trong cơ cấu vận hành của bộ máy tổ chức. Do đó, việc tổ chức khoa học công tác văn phòng trở nên hết sức cần thiết trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. 1.2.2.3. Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực. Các nguồn lực của cơ quan, tổ chức tồn tại dưới nhiều dạng như : nhân lực, vật lực và trí lực. Các nguồn lực đó chỉ có thể được huy động, sử dụng một cách có hiệu quả khi áp dụng những phương thức tác động và vận hành chúng một cách khoa học. Trước hết, yếu tố con người là không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.Yếu tố này phải là một khối thống nhất về hành động, là sự tổng hoà, phối hợp nhịp nhàng những trách nhiệm và sự hiểu biết khác nhau. Hơn thế nữa, sự hoà đồng, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên là một điều kiện quan trọng để đi tới mục tiêu chung.Từ đó cần tiếp cận yếu tố con người dưới cách nhìn thật khoa học, từ mọi góc độ, không thể phiến diện. Con người luôn hướng tới việc hợp lý hoá những hoạt động của mình, trong đó có việc sử dụng những điều kiện vật lực và trí lực sao cho có hiệu quả nhất. Sự nhận thức thế giới khách quan ngày càng một sâu sắc hơn, những thiết bị ngày một hiện đại, đa chức năng hơn là những trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hoá những hoạt động của con người trên mọi lĩnh vực.Tuy nhiên, nếu không biết kết hợp sao cho khoa học, đúng đắn, phù hợp Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 10
11. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng với pháp luật thì các nguồn lực có thể sẽ không được huy động và sử dụng hiệu quả. 1.2.2.4. Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng Công tác văn phòng diễn ra thường xuyên, liên tục và cần đến những chi phí đáng kể cho những tác nghiệp quản lý văn phòng mang tính gián tiếp. Những chi phí hành chính- văn phòng có thể chiếm khoảng 5-10% tổng chi phí cho hoạt động chung và sẽ được tính vào giá thành sản phẩm. Việc giảm bớt khoản chi phí này là hết sức cần thiết và việc đó hoàn toàn có thể thực hiện được một khi công tác văn phòng được tối ưu hoá trên những cơ sở khoa học nhất định. 1.2.2.5.Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức Năng suất lao động chịu ảnh hưởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Những yếu tố liên quan đến tổ chức bộ máy, cơ cấu và các nguyên tắc vận hành bộ máy đó, những yếu tố con người và vật chất phục vụ sự vận hành Các yếu tố nếu được tổ chức một cách khoa học sẽ góp phần nâng cao hiệu suất lao động của mỗi cơ quan, tổ chức. Một trong những tiền đề quan trọng để tiến hành hiệu quả các hoạt động văn phòng chính là tâm lý lao động.Trong điều kiện tâm lý thoải mái, chủ động, hoà hợp con người sẽ phát huy hết được những khả năng sáng tạo, những thế mạnh của mình. Chính vì thế, văn phòng cần tham mưu xây dựng và thực hiện một quy chế hoạt động dân chủ, khuyến khích người lao động về tinh thần cũng như vật chất 1.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng Văn phòng là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo và đảm bảo hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức đó. Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, luôn vận động chịu sự chi phối của các yếu tố môi trường và nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của văn phòng. Rõ ràng, doanh nghiệp muốn có đủ sức cạnh tranh và tồn tại trên thương trường thì bắt buộc các nhà quản lý phải năng động nghiên cứu tìm ra các biện pháp tối ưu để tận dụng cơ hội cũng như khắc phục khó khăn, duy trì những tác Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 11
12. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng động tích cực của các yếu tố nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp nói chung, của văn phòng nói riêng. Bởi thế, câu hỏi đặt ra là “ Hoạt động văn phòng đã phải chịu sự tác động của các yếu tố bên trong và bên ngoài như thế nào? ”. Hình 1: Sơ đồ các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng Yếu Nguồn tố nhân tổ lực chức cơ chế điều kiện Văn hoạt cơ sở phòng động vật chất của gắn với văn hiện đại phòng hoá Bầu không khí làm việc 1.2.3.1 Yếu tố tổ chức Hoạt động của văn phòng trước hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan cấp trên trực tiếp của văn phòng, phạm vi ảnh hưởng đối tượng điều chỉnh, các mối quan hệ, các nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan đó tham gia. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể được quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Các điều kiện trên quy định quy mô và tính chất hoạt động của mỗi văn phòng. Các quy định đó cùng với các chế độ, chính sách khác của nhà nước cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của mỗi văn phòng. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 12
13. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Mỗi doanh nghiệp hoạt động đều dựa trên sự quản lý của Nhà nước thông qua hệ thống quản lý bằng quy định, pháp luật do Nhà nước ban hành. Những chính sách, quy định của nhà nước về văn phòng tạo ra hành lang pháp lý chung cho quá trình định hướng phát triển của mỗi doanh nghiệp. Hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp đòi hỏi luôn được hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi thời kỳ và mang tính khả thi cao là cơ sở để hoạt động văn phòng thực hiện hiệu quả, nâng cao uy tín của lãnh đạo văn phòng và tăng năng suất lao động của nhân viên.Những chính sách hoặc quy định bất hợp lý, mang tính hình thức hoặc được hình thành một cách độc đoán, chủ quan sẽ dẫn đến sự rối loạn trong nội bộ, sự mất niềm tin, rệu rã tinh thần, sự chống đối và đương nhiên kết quả thực thi thấp. Cùng trong yếu tố tổ chức này, văn phòng chịu ảnh hưởng trong mối quan hệ tương tác với các đơn vị khác trong cơ quan. Do vậy, mọi hoạt động giữa các phòng ban, đơn vị với Văn phòng phải biết kết hợp mật thiết, đồng bộ với nhau trong công việc. 1.2.3.2 Nguồn nhân lực Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiện nay, yếu tố con người có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động văn phòng.Yếu tố này ngày càng có vai trò hết sức quan trọng vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không được coi trọng. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện nay đang thay đổi mạnh mẽ do các quy định mới của Nhà nước về việc cơ quan nhà nước không thực hiện một số loại công việc mà văn phòng trước đây vẫn thực hiện.Việc áp dụng các biện pháp quản lý mới như khoán chi hành chính, thực hiện cơ chế khoán với các đơn vị sự nghiệp Nguồn nhân lực trong văn phòng liên quan mật thiết đến ý thức tổ chức quản lý, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu nhà lãnh đạo biết khai thác yếu tố này dưới nghệ thuật quản lý có khoa học sẽ thuân lợi cho việc vận hành bộ máy văn phòng thường xuyên, linh hoạt. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 13
14. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Yếu tố con người trong văn phòng bao gồm: nhà lãnh đạo, nhân viên, khách hàng, đối tác ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và kết quả làm việc của văn phòng nói riêng. *Các nhà lãnh đạo: Là người quản lý, điều hành mọi hoạt động trong văn phòng. Doanh nghiệp có đạt được mục tiêu đề ra hay không là phụ thuộc vào hoạt động văn phòng có khoa học hay không, phụ thuộc vào khả năng quản lý, thông minh, quyết đoán, nhạy bén của người lãnh đạo. Để quản lý tốt bộ máy văn phòng, người lãnh đạo cần có một số phẩm chất cơ bản sau: + Có tầm nhìn chiến lược. + Có tham vọng thành đạt. + Có kỹ năng quản lý cần thiết như lập kế hoạch, kiểm tra, phân công công việc, động viên khuyến khích nhân viên làm việc có hiệu quả, bố trí, sắp xếp công việc sao cho đúng người, đúng việc để phát huy cao nhất khả năng của từng nhân viên. + Có kỹ năng giao tiếp tốt. *Nhân viên Đây là nhân tố tác động trực tiếp đến quá trình hoàn thành công việc của văn phòng. Nếu như nhân viên hiểu rõ được chức năng, nhiệm vụ của mình, của văn phòng thì khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ của họ sẽ cao hơn. Ngược lại, hoạt động văn phòng sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu như nhân viên văn phòng không hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, không có thái độ đúng mực với công việc của văn phòng. Để thực thi hiệu quả cá nhân nhân viên cần các yếu tố cấu thành năng lực công tác, bao gồm: kiến thức, khả năng và hành vi phù hợp với nhiệm vụ. Cụ thể là, nhân viên văn phòng cần có: + Kiến thức, hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ. + Các kỹ năng cần thiết để có thể hoàn thành tốt công việc. + Cách ứng xử, thái độ cần thiết trong công việc: cần cù, cẩn thận, linh hoạt, sáng tạo; giúp đỡ, hỗ trợ lãnh đạo, đoàn kết, thân thiện với các nhân viên khác. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 14
15. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Các nhân viên cần có được sự quan tâm, hỗ trợ, chỉ đạo từ phía nhà quản lý để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao phó. Để có thể gặt hái được kết quả cao trong công việc thì đòi hỏi có sự phối hợp nhịp nhàng, hài hoà giữa nghệ thuật quản lý của nhà lãnh đạo cùng sự đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau giữa các nhân viên trong văn phòng. *Khách hàng, đối tác Đây là kim chỉ nam cho sự phát triển của hoạt động văn phòng. Nhân tố này vô cùng quan trọng với sứ mệnh duy trì và phát triển doanh nghiệp, có liên quan tới kế hoạch phát triển hình ảnh của doanh nghiệp trong tương lai. Hoạt động văn phòng đúng hướng là phải có sự kết hợp khéo léo giữa lợi ích của người tiêu dùng và lợi ích của doanh nghiệp. Có như thế doanh nghiệp mới tạo được sự tin tưởng với khách hàng cũng như uy tín với đối tác làm ăn lâu dài. 1.2.3.3 Cơ chế hoạt động của văn phòng Cơ chế hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước nói chung và hoạt động của tổ chức văn phòng nói riêng đang có nhiều cải tiến. Vai trò của văn phòng ngày càng được đánh giá đầy đủ và rõ ràng.Sự ràng buộc trách nhiệm giữa văn phòng và các đơn vị chuyên môn ngày càng được củng cố.Văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong nhiệm vụ liên kết phối hợp giữa các đơn vị trong cơ quan, có vai trò ngày càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, chống lãng phí và nạn tham nhũng. 1.2.3.4 Bầu không khí làm việc Khoa học đã chứng minh bầu không khí làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất lao động của CBCNV, làm ảnh hưởng đến hiệu quả của mọi hoạt động trong văn phòng. Bên cạnh việc sắp xếp nơi làm việc, muốn tăng năng suất và hiệu quả công việc thì các nhà lãnh đạo phải quan tâm đến những yếu tố tác động đến con người nhằm tạo bầu không khí làm việc dễ chịu, sao cho nhân viên có ý thức làm chủ cao. Con người thường bị ảnh hưởng bởi hai yếu tố: tâm lý và sinh lý. - Về tâm lý: Nếu làm việc trong một môi trường tốt, đầy đủ ánh sáng, có nhiệt độ thích hợp, thoáng khí, thì họ sẽ cảm thấy thoải mái và hăng say làm việc. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 15
16. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng - Về sinh lý: Nếu nhân viên được làm việc trong môi trường yên tĩnh, thoáng đãng thì họ sẽ khoẻ khoắn hơn, có hưng phấn hơn để thực hiện mọi công việc một cách tốt nhất. Ngược lại, bầu không khí làm việc mà nặng nề và căng thẳng thì sẽ dẫn đến tình trạng chán chường, không thiết tha với công việc ảnh hưởng tới kết quả làm việc của nhân viên văn phòng. Do vậy, bầu không khí làm việc cho nhân viên văn phòng cần được quan tâm, chú ý nhiều hơn là nhiệm vụ quan trọng của các nhà lãnh đạo. 1.2.3.5 Điều kiện cơ sở vật chất gắn với hiện đại hoá Chúng ta đang chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của các công nghệ mới trong hầu hết các lĩnh vực. Cơ chế vận hành và điều kiện làm việc của văn phòng hiện đại đang ngày càng xa lạ với cách thức hoạt động truyền thống, điều đó đòi hỏi phải có sự đầu tư thích đáng, toàn diện cho công tác văn phòng. * ) Yếu tố cơ sở vật chất, trang thiết bị Mọi trang thiết bị văn phòng là công cụ truyền tải và thực hiện việc ra quyết định quản lý của lãnh đạo. Yếu tố này có ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo cũng như chất lượng công việc.Trang thiết bị tuy đầy đủ nhưng sắp xếp không khoa học, hợp lý thì việc truyền đạt quyết định của nhà quản lý tất yếu sẽ gặp khó khăn.Vì vậy, yếu tố này đòi hỏi không chỉ đủ về số lượng, phù hợp với nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh mà còn phải đảm bảo tính hiện đại hoá và các nhà quản lý phải biết bố trí sắp xếp thật khoa học mang tính thẩm mỹ, tránh lãng phí *) Yếu tố khoa học công nghệ Ngày nay với sự tiến bộ vượt bậc của khoa học công nghệ đã giúp cho quá trình tổ chức quản lý, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trở nên thuận lợi và tăng năng suất lao động, các quyết định quản lý của lãnh đạo nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Khi văn phòng được áp dụng khoa học công nghệ hiện đại sẽ giúp cho các hoạt động văn phòng ngày càng chuyên nghiệp, nhanh chóng, chính xác, kịp thời và tối ưu hoá nghiệp vụ văn phòng. Đầu tư trang thiết bị hiện đại trong văn Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 16
17. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng phòng trở thành xu thế tất yếu của bất cứ doanh nghiệp nào muốn nâng cao hiệu quả quản lý, năng lực cạnh tranh trên thương trường. Nhìn chung, bộ phận văn phòng trong bất cứ doanh nghiệp nào cũng tồn tại, phát triển dưới sự ảnh hưởng trực tiếp của các yếu tố trên. Nhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản trị cùng với các nhân viên văn phòng của mình luôn nghiên cứu tìm giải pháp duy trì sự tác động tích cực của các yếu tố đó nhằm củng cố bộ máy văn phòng phát triển nói riêng và uy tín của doanh nghiệp nói chung. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 17
18. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Chương 2 Thực tế hoạt động văn phòng của công ty công trình giao thông hải phòng 2.1 Giới thiệu chung về Công ty CPCTGT Hải Phòng 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CPCTGT Hải Phòng. - Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Công trình giao thông Hải Phòng - Tên viết tắt : HP - TRANSECO Jointstock Company - Trụ sở chính : 155 Niệm Nghĩa - Lê Chân - Thành phố Hải Phòng - Điện thoại :(84-31) 856438 - 85881 - Số Fax : (84 - 31) 856727 2.1.1.1 Giai đoạn trước khi cổ phần hoá Công ty được thành lập vào ngày 16/01/1970 theo Quyết định số 2214/UBND của UBND Thành phố Hải Phòng, với tên gọi trước đây là Công ty Cầu đường trực thuộc Sở giao thông công chính Hải Phòng. Công ty là doanh nghiệp hạng 1 chuyên xây dựng các công trình giao thông. Ngày 12/11/1992, Công ty được thành lập lại theo quyết định số 1291/QĐ-TCCQ của Chủ tịch UBND Thành phố Hải Phòng về việc chuyển đổi tên thành Công ty Cổ phần công trình giao thông Hải Phòng. Là một Doanh nghiệp Nhà nước, Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản giao dịch tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hải Phòng. Công ty Cổ phần công trình giao thông Hải Phòng được cổ phần hoá theo quyết định số 562/QĐ-UB ngày 04/3/2004 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng về việc tiến hành cổ phần hoá Công ty công trình giao thông Hải Phòng. Một số thông tin cơ bản về Công ty tại thời điểm cổ phần hoá. a. Vốn kinh doanh tại thời điểm cổ phần hoá (31/12/2003) Vốn kinh doanh tại thời điểm cổ phần hoá : 11.080.425.687đ Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 18
19. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Trong đó: Phân theo cơ cấu vốn + Vốn cố định : 8.099.702.546đ + Vốn lưu động : 980.723.141đ Phân theo nguồn hình thành + Vốn ngân sách : 6.637.226.693đ + Vốn tự bổ sung : 4.443.198.994đ b. Tình hình hoạt động của Công ty trước khi cổ phần hoá * Thị trường: + Những năm qua, Công ty đã mở rộng liên doanh liên kết với các Tổng Công ty lớn như CIENCO1, Thăng Long, Bạch Đằng, CIENCO 8 và các doanh nghiệp hoạt động cùng ngành nghề để tham gia thầu các công trình khu vực Hải Phòng, Hà Nội, Quảng Ninh, Cao Bằng, Hà Giang, Ninh Bình và các tỉnh khu vực miền Trung và miền Nam. Công ty đã được Thành phố, Sở GTCC Hải Phòng giao là chủ đầu tư các dự án lớn của Thành phố, như dự án xây dựng Cầu Bính, đối tác liên doanh khu kinh tế Đình Vũ + Công ty đã tham gia thi công các dự án lớn của Bộ GTVT như đường Hồ Chí Minh, Quốc lộ 1A Thường Tín - Cầu Giẽ, Quốc lộ 18 Nội Bài - Bắc Ninh, thi công thảm bê tông màu đô thị Hà Nội, Asphalt hoá đường đô thị Hải Phòng. + Sản phẩm bê tông nhựa Asphalt của Công ty được tư vấn trong nước và nước ngoài đánh giá cao. Các công nghệ bê tông dự ứng lực cho thi công cầu làng nghề truyền thống của Công ty không ngừng được tăng cường và phát triển. Công ty đã thi công hệ thống cầu bê tông dự ứng lực công nghệ cao, đúc dầm có chiều dài 33m cho công trình Quốc lộ 18 Bắc Ninh - Nội Bài, công trình Quốc lộ 2 Hà Giang, công trình Quốc lộ 3 Hoà Bình. * Đầu tư phát triển Trong những năm qua, Công ty CPCTGT Hải Phòng đã chú trọng đến việc đầu tư nhằm nâng cao năng lực sản xuất. Sản phẩm bê tông Asphalt đã được phát triển mạnh từ chỗ chỉ có 1 trạm có công suát 24T/h, nay Công ty đã đầu tư và có 4 Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 19
20. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng trạm với công suất 30T/h, 48T/h, 60T/h và 120T/h cùng với các trang thiết bị đồng bộ cho việc thi công nền mặt đường theo tiêu chuẩn quốc tế. 2.1.1.2. Giai đoạn cổ phần hoá Công ty Ngày 14/02/2005, Công ty Công trình Giao thông Hải Phòng có quyết định chuyển thành Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng theo hình thức bán một phần vốn Nhà nước hiện có tại Doanh nghiệp kết hợp với phát hành cổ phiếu nhằm thu hút thêm vốn để thành lập Công ty Cổ phần. Công ty có vốn điều lệ : 12.600.000.000đ Trong đó: + Vốn cổ đông Nhà nước : 6.804.000.000đ (chiếm 54%) + Vốn cổ đông Doanh nghiệp : 5.266.000.000đ (chiếm 41,79%) + Vốn cổ đông ngoài Doanh nghiệp : 530.000.000đ (chiếm 4,21%) Hình2 : Bảng chỉ tiêu phản ảnh tình hình tài chính Công ty từ 2006 đến 2008 Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính Công ty từ năm 2006 đến năm 2008. Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Doanh thu thuần(đồng) 110.000.000.000 121.000.000.000 133.100.000.000 2. Giá vốn hàng bán(đồng) 99.000.000.000 108.900.000.000 119.700.000.000 3. Lợi nhuận gộp (đồng) 11.000.000.000 12.100.000.000 13.310.000.000 4. Nộp NS nhà nước(đồng) 1.681.803.633 1.951.574.178 2.735.737.530 5. Lao động (người) 650 700 750 6.Thu nhập BQ (người/tháng) 1.500.000 1.800.000 2.000.000 Nguồn: phòng Tổ chức - Hành chính Nhìn vào các chỉ tiêu trên, ta có thể nhận thấy 3 năm qua, doanh thu của Công ty tăng lên. Bên cạnh đó, các khoản nộp ngân sách, lợi nhuận và thu nhập bình quân hàng năm của người lao động cũng tăng lên, đời sống cán bộ công nhân viên ổn định. Điều này chứng tỏ Công ty luôn bám sát các giải pháp đề ra để chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ đúng hướng, tăng cường quản lý, kiểm tra, đôn đốc trên tất cả các Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 20
21. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng lĩnh vực tài chính kế toán, tiến độ thi công, chất lượng công trình. Kết quả này là sự nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên hăng say lao động sản xuất, sự quản lý và hoạt động có hiệu quả của Giám đốc cùng với các phòng ban trong Công ty. 2.1.2. Ngành nghề kinh doanh: Công ty Cổ phần công trình giao thông Hải Phòng có các ngành nghề kinh doanh chính sau: - Xây dựng các công trình giao thông. - Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn - Kinh doanh máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, vật tư, nguyên nhiên vật liệu phục vụ sản xuất. - Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, nhà ở. - Thiết kế kết cấu công trình dân dụng, nhà ở, công trình cầu đường. - Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị. - Các hoạt động kinh doanh khác được pháp luật cho phép. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức và qui trình công nghệ sản xuất * Đặc điểm tổ chức sản xuất : Là một ngành xây lắp hoạt động diễn ra dưới điều kiện sản xuất thiếu tính ổn định, luôn biến đổi theo địa điểm và giai đoạn thi công. Quá trình sản xuất mang đặc thù của ngành xây dựng cơ bản, chi phí lớn, thời gian kéo dài, quá trình sản xuất phức tạp chia làm nhiều giai đoạn, nhu cầu về vốn lớn. * Qui trình công nghệ sản xuất : Quy trình công nghệ sản xuất các mặt hàng chủ yếu của Công ty được thể hiện qua sơ đồ dưới đây: Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 21
22. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Hình 3: Quy trình công nghệ của Công ty. Đào lấp san Làm nền Chồng đá hộc Rải đá nền đường chân khay 2 x 4 Lu nén Tưới nhựa Lu nén Rải thảm Tưới nhựa Lu nén ASFAN dính bám 2.1.4 Thuận lợi và khó khăn của Công ty CPCTGT Hải Phòng. a. Thuận lợi - Trước hết là sự chỉ đạo, quan tâm của lãnh đạo. Lãnh đạo công ty luôn đề cao phương châm hành động: “ Tích cực chủ động Khắc phục khó khăn Lao động sáng tạo Hoàn thành tốt nhiệm vụ” - Công ty có đội ngũ cán bộ kỹ sư, công nhân lành nghề nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc và nhiệm vụ được giao, có tâm huyết gắn bó với công ty, có chuyên ngành xây dựng cầu đường, có khả năng thi công và quản lý những công trình lớn yêu cầu kỹ thuật cao. - Việc nâng cấp đầu tư, cải tiến dây chuyền sản xuất thảm bê tông Asphalt, trạm bê tông thương phẩm công suất cao, hiện đại, từng bước đáp ứng được công tác đấu thầu các công trình giao thông, công trình xây dựng và cạnh tranh trong điều kiện cơ chế thị trường. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 22
23. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng - Công tác điều hành có cải tiến và đạt hiệu quả ở nhiều mặt, khắc phục được nhiều sai sót, tiết kiệm được chi phí, phát huy được tính năng động, sáng tạo mang lại kết quả thiết thực. b. Khó khăn : - Sau khi cổ phần hoá, tình hình tài chính của công ty cũng gặp một số khó khăn như việc thu hồi công nợ thấp, mặt khác công ty nâng cấp cải tạo hàng loạt máy móc thiết bị và đầu tư thêm trạm bê tông xi măng có công suất cao và sắp xếp lại các tổ chức phòng ban, xí nghiệp thành viên. - Giá cả vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị luôn biến động nên khiến cho kế hoạch sản xuất, doanh thu mọi kế hoạch khác đều bị thu hẹp. - Số lao động vì điều kiện tuổi tác, nghề nghiệp không có khả năng đào tạo lại, trình độ về tay nghề, công tác quản lý không thể đảm bảo được yêu cầu của doanh nghiệp sau khi chuyển đổi sang Công ty Cổ phần. - Giá hàng hoá sản phẩm dịch vụ phục vụ đời sống tăng cao, ảnh hưởng đến sức mua và đời sống CBCNV. 2.1.5 Chiến lược, hướng phát triển kinh doanh trong những năm tới - Tiếp tục sản xuất kinh doanh theo ngành, nghề đã được đăng kí : Xây dựng các công trình giao thông, các công trình dân dụng, công nghiệp, nhà ở. Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn. Kinh doanh máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, vật tư, nguyên nhiên vật liệu phục vụ sản xuất. Thiết kế kết cấu công trình dân dụng, nhà ở, công trình cầu đường. - Chú trọng, quan tâm hơn đến việc đầu tư các trang thiết bị đồng bộ cho việc thi công nền mặt đường theo tiêu chuẩn quốc tế. - Tiếp tục mở rộng liên doanh liên kết với các Tổng Công ty lớn như Thăng Long, CIENCO 1, CIENCO 8 và các doanh nghiệp hoạt động cùng ngành nghề để tham gia thầu các công trình xây lắp Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 23
24. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng 2.1.6 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty a. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Hình 4: Cơ cấu tổ chức Công ty CPCTGT Hải Phòng Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Giám đốc Phó giám đốc điều Phó giám đốc hành sản xuất nội chính Phòng KT Phòng vật tư Phòng kế toán Phòng dự án Phòng tổ chức kỹ thuật thiết bị tài vụ hành chính XN cầu XN cầu XN cung ứng XN thi công XN bê tông đường 1 đường 2 vật tư cơ giới Asphalt Nguồn : phòng Tổ chức- Hành chính Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 24
25. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng b. Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy quản lý *. Đại hội đồng cổ đông - Thông qua định hướng phát triển của Công ty. - Quyết định các loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng lợi được quyền chào, bán và quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần. - Bầu hoặc bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát. - Quyết định bổ sung hoặc sửa đổi điều lệ Công ty. - Thông qua báo cáo tài chính hàng năm. - Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho Công ty và cổ đông của Công ty. - Quyết định việc tổ chức lại hoặc giải thể Công ty. *. Hội đồng quản trị - Quyết định chiến lược phát triển của Công ty. - Kiến nghị loại cổ phần và số lượng cổ phần được chào bán cho từng loại. - Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn. - Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty. - Trình bày báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông. - Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp đại hội đồng cổ đông. - Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể Công ty. *. Ban kiểm soát - Xem xét báo cáo của Công ty về hệ thống kiểm soát nội bộ, xem xét kết quả điều tra nội bộ và ý kiến phản hồi của Ban quản lý điều hành Công ty. - Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của Công ty. - Thường xuyên thông báo với Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động, tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình các báo cáo, kết luận và kiến nghị lên đại hội đồng cổ đông. - Báo cáo đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc lập sổ kế toán, ghi chép, lưu giữ chứng từ và báo cáo tài chính, các báo cáo khác của Công ty. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 25
26. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng - Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty. - Chịu trách nhiệm trước đại hội đồng cổ đông về những sai phạm gây thiệt hại cho Công ty trong khi thực hiện nhiệm vụ. *. Giám đốc Là người đại diện theo pháp luật, có quyền điều hành cao nhất của Công ty, là người chịu trách nhiệm toàn bộ về mọi hoạt động của Công ty, từ việc huy động vốn, đảm bảo công ăn việc làm và ổn định thu nhập cho công nhân đến việc quyết định phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. *. Các phó giám đốc Công ty có 2 phó giám đốc: Phó giám đốc điều hành sản xuất và Phó giám đốc nội chính. Là người giúp việc cho Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty, theo phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân công thực hiện. *. Các phòng ban nghiệp vụ +) Phòng Tổ chức - Hành chính: Tham mưu cho Giám đốc quản lý công tác nghiệp vụ, văn thư và quản trị hành chính khu vực văn phòng, các đơn vị sản xuất toàn Công ty. Tham mưu cho Giám đốc về chính sách lao động, xã hội và các chế độ, quyền lợi chính sách của cán bộ công nhân viên, điều động cán bộ công nhân viên cho hợp lý. Tham mưu tuyển dụng ký kết hợp đồng lao động, giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động. +) Phòng Kinh tế kỹ thuật: Có nhiệm vụ tham mưu và giúp Giám đốc theo dõi, giám sát thi công, đo đạc, kiểm tra, đánh giá chất lượng công trình, cấp phát hạn mức vật tư, xác nhận khối lượng công việc đã thực hiện. Tổ chức nghiệm thu, lập hồ sơ hoàn công và quyết toán công trình. Hướng dẫn quy trình công nghệ thi công, tham mưu nghiên cứu trong lĩnhv ực khoa học kỹ thuật chuyên ngành. +) Phòng Dự án: Là phòng có nhiệm vụ chuẩn bị thủ tục lập hồ sơ dự thầu các công trình xây lắp. Tham khảo và tìm kiếm thị trường. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 26
27. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng +) Phòng Kế toán tài vụ: Theo dõi, quản lý về mặt tài chính trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, hạch toán kế toán thống kê các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bảo đảm cung cấp vốn kịp thời cho nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty. +) Phòng Vật tư thiết bị: Có nhiệm vụ cung ứng vật tư cho các đơn vị sản xuất. Theo dõi quản lý vật tư theo quy định của Công ty, cùng với xí nghiệp thi công cơ giới theo dõi, quản lý lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị. *. Các xí nghiệp sản xuất - Xí nghiệp cầu đường 1: Là xí nghiệp có nhiệm vụ chủ yếu xây dựng cầu và cấu kiện bê tông. - Xí nghiệp cầu đường 2: Là xí nghiệp có nhiệm vụ chủ yếu làm mới, trùng tu các công trình đường giao thông, sân bay, bến bãi - Xí nghiệp cung ứng vật tư và xây dựng công trình: Là xí nghiệp cung cấp chủ yếu nguồn vật tư tự khai thác và sản xuất để phục vụ cho các công trình. - Xí nghiệp bê tông Asphalt: Là bộ phận chuyên sản xuất thảm bê tông Asphalt phục vụ cho việc rải thảm mặt đường nhựa. - Xí nghiệp thi công cơ giới: Là xí nghiệp quản lý và sử dụng toàn bộ phương tiện máy móc thiết bị để phục vụ thi công các công trình. Cùng với phòng vật tư thiết bị định kỳ lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị. Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng giúp cho Công ty đảm bảo được tính thống nhất trong quản lý đồng thời chuyên môn háo được chức năng, sử dụng có hiệu quả và hợp lý năng lực chuyên môn của các nhân viên trong Công ty. Từng phòng ban xí nghiệp được bố trí hợp lý, chức năng rõ ràng phối hợp với nhau thành bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, phát huy được khả năng trong cơ chế thị trường. c. Bố trí nhân sự của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng. * Cơ cấu nhân sự Hình 5: Bảng thống kê nhân sự của Công ty tháng 1/2009 Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 27
28. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Tổng Trình độ Độ tuổi Phòng số ban Cao Đại Cao Trung Phổ học học đẳng cấp thông >50 >30 >20 Ban giám đốc 1 2 3 3 Phòng tổ chức hành chính 1 2 4 3 3 1 12 13 Phòng Kinh tế kỹ thuật 1 2 5 6 2 8 Phòng dự án 1 3 3 1 2 4 7 Phòng kế toán tài vụ 3 4 2 3 2 7 Phòng vật tư thiết bị 3 5 2 2 4 4 10 Xí nghiệp cầu đường 1 5 65 98 95 73 168 Xí nghiệp cầu đường 2 3 27 138 88 80 168 Xí nghiệp cung ứng vật tư 34 2 120 75 81 156 và xây dựng công trình Xí nghiệp thi công cơ giới 56 96 82 70 152 Xí nghiệp bê tông Asphalt 30 70 68 32 100 Tổng số 4 25 233 527 3 792 Nguồn:PhòngTC-HC Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 28
29. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng *Sắp xếp bố trí lao động +)Ưu điểm: - Nổi bật trong công tác lao động những năm qua là đã quan tâm đến lực lượng cán bộ khoa học kỹ thuật được đào tạo chính quy qua các trường Đại học chuyên ngành. - Việc thực hiện đào tạo và đào tạo lại được quan tâm, đạt được một số kết quả, với số học viên đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ trước mắt và lâu dài của công ty. - Việc bố trí sắp xếp lao động hiện nay hợp lý: Bố trí cán bộ có cống hiến lâu năm, có nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình trong công tác, bố trí cán bộ có trình độ năng lực phù hợp và đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ giao phó, kết hợp chặt chẽ lực lượng cán bộ được đào tạo đầy đủ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn để nâng cao hiệu quả của cán bộ. +)Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm trong công tác cán bộ của công ty còn có mặt yếu điểm là: Nhìn chung số cán bộ có trình độ trung cấp nhiều, vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Hiện nay, Công ty còn thiếu những chuyên gia đầu ngành giỏi về lĩnh vực quản lý kinh tế, giỏi về chuyên môn kỹ thuật nghiệp vụ. 2.2 Thực tế về hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hoá với những trách nhiệm, phạm vi nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau. Mô hình quản lý công ty gồm các phòng ban nghiệp vụ chuyên môn, trong đó phòngTổ chức- Hành chính của Công ty CPCTGT Hải phòng ngày càng chú trọng, quan tâm phát triển hơn để khẳng định vai trò trợ thủ tham mưu đắc lực cho thủ trưởng và là “cửa ngõ thông tin” của Công ty góp phần quan trọng vào việc điều hành và ra quyết định của nhà quản lý sao cho kịp thời, hiệu quả. Cơ cấu của Văn phòng Tổ chức-Hành chính được sơ đồ hoá như sau: Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 29
30. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Hình 6: Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tổ chức -Hành chính Trưởng phòng Phó phòng Nhân Nhân Nhân Nhân Nhân Nhân viên văn viên tạp viên in viên lái viên y tế viên bảo thư, lưu vụ ấn, công xe vệ trữ tác văn phòng Nguồn: Phòng Tổ chức-Hành chính 2.2.1 Khái quát về phòng Tổ chức - Hành chính 2.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức - Hành chính * Chức năng : Văn phòng trong phòng Tổ chức- Hành chính của Công ty có chức năng tham mưu giúp việc cho Hội đồng quản trị và Giám đốc trong quản lý, điều hành công việc về các mặt cụ thể sau: - Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị, phòng ban để báo cáo với lãnh đạo chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Công ty. - Tổ chức quản lý công tác nghiệp vụ, văn thư và quản trị- hành chính khu vực văn phòng, các đơn vị sản xuất toàn Công ty. Quản lý công văn bản đi, đến và hồ sơ lưu trữ tài liệu căn cứ theo điều lệ văn thư lưu trữ của nhà nước và pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 30
31. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng - Thừa lệnh Tổng giám đốc ký sao lục các văn bản pháp quy của nhà nước có liên quan đến việc điều hành công việc của công ty. - Tổ chức, quản lý mạng lưới thông tin liên lạc toàn công ty. - Tham mưu cho Giám đốc sắp xếp bộ máy, xây dựng kế hoạch tiếp nhận và tuyển dụng lao động, bố trí cán bộ công nhân, nghiên cứu bố trí sắp xếp nơi làm việc trong cơ quan đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. - Tham mưu cho lãnh đạo công ty và thủ trưởng cơ quan giải quyết công tác tổ chức thường trực, bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự và an ninh trong cơ quan, đảm bảo cho cơ quan làm việc được duy trì . Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tốt công tác cho lãnh đạo và các phòng đi công tác. * Nhiệm vụ :  Tổ chức tiền lương - Hàng năm căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh xây dựng kế hoạch tiếp nhận lao động, bố trí sắp xếp bộ máy, bố trí lực lượng lao động đáp ứng nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh. - Xây dựng tiêu chuẩn cán bộ, làm các thủ tục đề bạt, bãi miễn cán bộ, làm các thủ tục giải quyết với CBCN - LĐ về thi đua khen thưởng, về vi phạm nội quy, quy chế Công ty để trình hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật của Công ty. - Tiếp nhận hồ sơ, viết hợp đồng lao động, làm các thủ tục khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động trình Giám đốc ký, quản lý hồ sơ lao động, theo dõi quản lý lao động ở các đơn vị sản xuất các phòng nghiệp vụ. - Tổ chức đào tạo và nâng cấp bậc cho CBCN - LĐ. - Hàng năm căn cứ nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh xây dựng kế hoạch tiền lương, tiền thưởng, thống kê theo dõi tiền lương hàng tháng, quý, năm báo cáo cấp trên. - Thẩm định trình duyệt tổng hợp đơn giá, tiền lương hàng tháng báo cáo Giám đốc. - Cùng các phòng nghiệp vụ khác, các đơn vị sản xuất xây dựng đơn giá tiền lương và kiểm tra việc thực hiện chi trả tiền lương đối với CBCN - LĐ. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 31
32. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng  Công tác an toàn lao động, y tế - Hàng năm xây dựng kế hoạch về công tác an toàn lao động như tuyên truyền, hướng dẫn kiểm tra, mua sắm dụng cụ bảo hộ lao động, xây dựng phương án công tác an toàn lao động khi công trường triển khai thi công, quản lý hồ sơ và làm sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động theo hướng dẫn của cơ quan quản lý. - Lập hồ sơ theo dõi sức khoẻ CBCN - LĐ toàn Công ty. - Tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động, khám chữa bệnh, làm các thủ tục thanh toán các chế độ cho người lao động khi bị ốm, tai nạn lao động.  Hành chính quản trị - Mở sổ sách theo dõi tài sản thuộc lĩnh vực hành chính - quản trị văn phòng Công ty và các đơn vị sản xuất. - Quản lý theo dõi hồ sơ sử dụng đất và thuế đất hàng năm. - Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước. - Mở sổ sách theo dõi công văn đi, đến báo cáo Giám đốc. - Đánh máy, photocopy các văn bản theo yêu cầu của các phòng hoặc theo lệnh của Giám đốc. - Mua sắm văn phòng phẩm, dụng cụ hành chính theo kế hoạch đã được Giám đốc phê duyệt hoặc theo lệnh Giám đốc. - Đón tiếp khách đến quan hệ, giao dịch làm việc với Công ty và hướng dẫn khách đến làm việc với các bộ phận hoặc báo cáo Giám đốc. - Phục vụ nấu nướng khối văn phòng Công ty, phục vụ hội nghị, làm công tác vệ sinh thuộc khu vực làm việc văn phòng Công ty. - Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội và phòng chống hoả hoạn, các tệ nạn cờ bạc, rượu chè trong cơ quan. - Quản lý tốt xe ô tô con của văn phòng công ty. Bố trí sắp xếp phương tiện ô tô phục vụ cho lãnh đạo và các cơ quan đoàn thể, các phòng chức năng nghiệp vụ đi công tác được kịp thời. - Sửa chữa xe ô tô, điện, nước trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho làm việc trong ngày của cơ quan. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 32
33. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng 2.2.1.2. Phân công trách nhiệm *Trưởng phòng (1 người) : - Là người đứng đầu bộ phận văn phòng của Công ty, là người có trách nhiệm, có nghiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng. - Có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ hoạt động của cơ quan, của tổ chức. - Là người phụ trách chung- trực tiếp tham mưu cho Giám đốc Công ty trong công tác: Tổ chức cán bộ trong Công ty, công tác quản lý lao động ngành nghề trong các phòng ban, Xí nghiệp, công tác sắp xếp bộ máy, lao động, chế độ tiền lương, tiền thưởng, thực hiện chính sách với người lao động trong Công ty Cổ phần và chế độ của Nhà nước ban hành. - Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi trực tiếp công tác an toàn lao động, an toàn thi công trên các công trình và công tác an ninh trật tự, tham gia công tác thi đua, sáng kiến sáng tạo Công ty, công tác tuyên truyền để CBCNV phấn đấu hoàn thành toàn diện và vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. * Phó phòng (1 người): - Hỗ trợ và tham gia điều hành chung công việc trong phòng. Giúp trưởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng, cũng có thể kiêm nhiệm trưởng một số bộ phận trong văn phòng, có thể đảm nhiệm một số công việc cụ thể do trưởng phòng giao. - Là người trực tiếp phụ trách công tác đào tạo, nâng bậc lương, quản lý đất đai, xây dựng cơ bản, công tác phòng chống bão lụt và tìm kiếm cứu nạn trong Công ty, công tác Đảng vụ công ty. - Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về kết quả hoạt động do mình phụ trách. * Nhân viên văn thư, lưu trữ Đây là bộ phận thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong văn phòng, tổ chức, sử dụng thông tin đầu vào, đầu ra của Công ty nên giữ vai trò quan trọng trong quản lý công tác thông tin của văn phòng nói riêng và của Công ty nói chung. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 33
34. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng +) Nhân viên lưu trữ (1 người) : - Lưu giữ tài liệu, hồ sơ do Văn phòng quản lý (công văn đến, công văn đi, công tác thi đua khen thưởng). Số lượng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng, tương đương với sự tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lượng công việc của văn phòng. Hình 7: Bảng thống kê số lượng công văn đi và công văn đến. Năm Văn bản đến Văn bản đi 2006 700 510 2007 800 600 2008 910 700 Nguồn:Phòng Tổ chức-Hành chính - Làm công tác thông tin tuyên truyền trong Công ty, nội dung quảng bá, quảng cáo các sản phẩm theo yêu cầu. - Quản lý các thiết bị văn phòng về kỹ thuật, chất lượng và số lượng. - Hàng ngày nắm bắt các thông tin trên mạng phục vụ cho giới thiệu sản phẩm, kinh doanh. Tìm khách hàng và những văn bản pháp luật mới hoặc chưa có lưu trữ tại Công ty. +)Nhân viên văn thư (1người): - Đầu giờ làm việc kiểm tra khoá cửa, các vị trí xung quanh nơi làm việc, nếu có gì khác lạ báo cáo cho lãnh đạo đơn vị và phòng bảo vệ để xác minh. - Trực tổng đài điện thoại của Công ty. - Quản lý con dấu của Công ty và các con dấu chức danh. - Xác định, kiểm tra chữ ký, ghi sổ và đóng dấu các tài liệu, văn bản của Công ty theo quy định. - Vào sổ theo dõi. - Làm nhiệm vụ tiếp tân. - Hết giờ sắp xếp tài liệu, để đúng vị trí quy định vệ sinh nơi làm việc, tắt điện, khoá cửa trước khi rời vị trí làm việc. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 34
35. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng * Nhân viên tạp vụ(1 người) : Phục vụ nước uống: Phải đảm bảo vệ sinh sạch sẽ và đầy đủ: + Khu vực nấu nước, bể chứa dự trữ nước. + Nguồn nước, dụng cụ nấu nước. + Dụng cụ chứa nước uống tại các đơn vị sản xuất. Đảm bảo có đủ nước sôi phục vụ: + Các phòng ban gián tiếp trước giờ làm việc. + Các đơn vị sản xuất theo giờ quy định. Quản lý chung về vệ sinh môi trường: - Hàng ngày quản lý nhà khách của Công ty đảm bảo luôn ngăn nắp, sạch sẽ. - Thường xuyên làm tốt công tác vệ sinh của Công ty đảm bảo khang trang, sạch đẹp; kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo hộ lao động, vệ sinh lao động và an toàn thực phẩm trong phạm vi đơn vị quản lý. - Quản lý các khu nhà vệ sinh và hệ thống thải bẩn của Công ty. - Tham gia kiểm tra, đôn đốc vệ sinh môi trường lao động tại các vị trí sản xuất trong Công ty. Phối hợp với các phòng ban liên quan tổ chức kiểm tra, đo các yếu tố của môi trường lao động theo tiêu chuẩn quy định. * Nhân viên in ấn, công tác văn phòng(1 người) : +) In ấn - Lĩnh đủ vật tư giấy, mực phục vụ in ấn. - Sử dụng máy photocopy để sao các công văn gửi đi, gửi đến, các loại tài liệu: bản vẽ tài liệu kĩ thuật, sản xuất kinh doanh theo yêu cầu đặt in. - Thực hiện in lưới theo yêu cầu đặt in đối với những tài liệu, biểu mẫu sử dụng số lượng nhiều. - Sau khi in xong giao tài liệu cho đối tượng đặt in và yêu cầu ký sổ. - Hàng tháng tổng kết các loại vật tư phôtô, in ấn. - Ngắt điện thiết bị công tác, quạt, chiếu sáng, chiếu sáng trước khi rời vị trí làm việc. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 35
36. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng +) Công tác văn phòng - Nhận các tài liệu, văn bản, thư, báo chí từ văn phòng để phát đến các đơn vị cá nhân vào thời gian từ 9h hàng ngày. - Phát các tài liệu, văn bản hoặc mời họp đột xuất. * Nhân viên y tế (1người) : - Khám, cấp thuốc và điều trị cho cán bộ công nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu tại chỗ. - Làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên. - Lập kế hoạch khám sức khoẻ định kỳ khám bệnh nghề nghiệp. Khám sức khoẻ cho người xin tuyển dụng vào Công ty. Quản lý hồ sơ và nắm chắc tình trạng sức khoẻ của CBCNV, tư vấn với người sử dụng lao động về tình hình sức khoẻ của CBCNV để bố trí công việc phù hợp. - Bố trí nhân viên y tế thường trực để giải quyết kịp thời các trường hợp tai nạn lao động, bệnh cấp tính và cấp cứu xảy ra bất cứ lúc nào. Cùng các đơn vị liên quan định kỳ tổ chức huấn luyện cách sơ cấp cứu cho người lao động. - Tham gia điều tra các vụ tai nạn lao động xảy ra đối với CBCNV Công ty. Sau khi điều trị xong phải hoàn chỉnh hồ sơ để giám định tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cho người lao động hưởng chế độ theo quy định hiện hành. - Mua thuốc, các dụng cụ, y cụ cần thiết phục vụ công tác khám chữa bệnh cho CBCNV toàn Công ty. * Nhân viên bảo vệ (3người) : - Bảo vệ văn phòng Công ty, tham gia hỗ trợ công tác hành chính trong khu vực văn phòng Công ty. - Có nhiệm vụ trông coi phương tiện đi lại cho CBCNV làm việc trong Công ty. Hướng dẫn khách đến Công ty để xe đạp, xe máy đúng nơi quy định. Chỉ dẫn cho khách đến Công ty biết chỗ làm việc của mỗi phòng ban. - Theo dõi quá trình thực hiện công việc được giao về bảo vệ an ninh trật tự an toàn trong cơ quan 24/24 giờ trong ngày. - Có trách nhiệm ngăn ngừa nghiêm cấm những cá nhân tổ chức đánh bạc rượu Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 36
37. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng chè gây rối trật tự trong khu vực cơ quan. * Nhân viên lái xe (3 người) : - Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về thao tác vận hành điều khiển lái xe ô tô con, sử dụng thành thạo các trang thiết bị, máy móc, dụng cụ trang thiết bị ô tô để thực hiện công tác được giao. - Quản lý sử dụng tốt xe ô tô được giao như :Tăng cường kiểm tra theo dõi, bảo dưỡng sửa chữa vặt đảm bảo cho hoạt động của xe được thường xuyên liên tục. - Giữ gìn bảo quản xe tốt sạch sẽ, tiết kiệm trong việc sử dụng xăng dầu, xăm lốp, phụ tùng. - Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng xăng dầu và báo cáo hoạt động của xe, quyết toán xăng dầu hàng tháng. - Lái xe an toàn tuyệt đối, phục vụ đúng giờ theo sự điều động phân công của lãnh đạo văn phòng. 2.2.1.3. Điều kiện làm việc * Cách thức tổ chức phòng làm việc Là một cơ quan văn phòng, công ty thực hiện vai trò quản lý - lãnh đạo, việc tổ chức bố trí đang có sự nghiên cứu để phù hợp với quy mô và tính chất hoạt động của cơ quan. Việc bố trí các phòng ban để đảm bảo được sự khoa học, hiện đại cần luôn luôn tuân theo một số nguyên tắc nhất định. Những nguyên tắc này thể hiện tính liên kết, gắn bó, tạo sự thuận lợi trong phối hợp công việc, tránh những chồng chéo hay phiền hà cho công chức và khách đến làm việc. Tuy nhiên, để thực hiện tốt những nguyên tắc này không phải là một điều đơn giản, bởi ngoài sự điều hành tổ chức, việc bố trí các phòng ban còn phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện cơ sở vật chất. Hoạt động của các Phòng ban trong cơ quan chủ yếu diễn ra trong các phòng làm việc. Phòng làm việc của công chức đó là những khoảng không gian nhất định được trang bị và bố trí những điều kiện cần thiết để công chức thực hiện và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao phó. Bản thân Công ty vẫn còn tồn tại một số điểm Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 37
38. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng không thuận lợi trong việc bố trí mà cơ quan đang nghiên cứu, để tìm ra những phương án hợp lý hơn vì diện tích mặt bằng của Công ty còn chật hẹp. Phòng Tổ chức- Hành chính được sắp xếp theo kiểu phòng làm việc chung, có vách ngăn cách, diện tích phòng làm việc được phân theo đặc điểm và tính chất công việc của cán bộ nhân viên. Tuy phải tận dụng tối đa những cơ sở vật chất sẵn có nhưng phòng có một cách bố trí hợp lý, phù hợp với điều kiện vật chất của Công ty. Văn phòng Công ty được bố trí khoa học theo sơ đồ mở để tạo cho CBCNV làm việc có hiệu quả. Cách bố trí này có những thuận lợi: + Tận dụng được tốt hơn mặt bằng sẵn có của Công ty và trong đó sơ đồ bố trí có thể thay đổi dễ dàng. + Di chuyển của nhân viên văn phòng và giao tiếp giữa họ trở nên thuận tiện hơn. + Có một môi trường văn phòng tốt đặc biệt là về chiếu sáng và thông gió. Các bàn làm việc của nhân viên được xếp gần nhau nên việc di chuyển, trao đổi giữa nhân viên trong phòng được nhanh hơn.Các tủ tài liệu, hồ sơ được bố trí ngay sau bàn làm việc của các nhân viên rất thuận lợi cho việc tìm kiếm, cất trữ tài liệu. Tuy nhiên, cách bố trí sắp xếp của văn phòng Công ty cũng còn tồn tại một số nhược điểm: - Bố trí các bàn làm việc kê sát nhau nhưng không có vách ngăn cho nên thiếu tập trung trong công việc, tính chuyên môn hoá thấp, an ninh kém. - Do việc tận dụng các cơ sở vật chất sẵn có nên các vật dụng như bàm ghế tương đối cũ kỹ và không đồng bộ, không tạo được sự thẩm mỹ trong văn phòng. * Trang thiết bị làm việc Hiện nay, trong công cuộc đổi mới đất nước, cùng với sự thay đổi và phát triển của nền kinh tế, rất nhiều các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các doanh nghiệp đã và đang thay đổi, xây dựng và tổ chức văn phòng của cơ quan theo hình mẫu một văn phòng hiện đại. Các văn phòng này được tổ chức theo hướng tinh giảm nhân lực, tiết kiệm tối đa diện tích làm việc, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào tổ chức và hoạt động của các văn phòng, tối ưu hoá các nghiệp vụ hành chính văn phòng và một vấn đề được đặc biệt coi trọng đó là trang thiết bị. Trang thiết bị văn phòng phải đảm bảo được các yêu cầu sau đây: Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 38
39. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng - Trang thiết bị văn phòng phải mang tính kinh tế. - Trang thiết bị văn phòng phải mang tính tiện dụng: nhiều chức năng, dễ sử dụng. - Trang thiết bị văn phòng phải mang tính hiện đại :đáp ứng yêu cầu ngày càng cao (nhanh chóng, kịp thời, chính xác) của công việc văn phòng, có khả năng tương thích cao với các hệ thống trang thiết bị của các cơ quan khác có liên quan. Trang thiết bị văn phòng của Công ty tương đối đầy đủ đáp ứng được yêu cầu tối thiểu của công việc. Đồ đạc trong phòng được sắp xếp, bố trí có thể chuyển đổi được dễ dàng nên linh động hơn. Hiện nay các trang thiết bị trong văn phòng gồm có: + Bàn ghế làm việc của nhân viên và bàn ghế tiếp khách. + Tổng đài điện thoại, máy điện thoại( máy điện thoại của nhân viên văn thư riêng biệt với máy điện thoại của Trưởng phòng). + Máy photocopy, máy in, máy vi tính để phục vụ cho soạn thảo và photo tài liệu. + Hệ thống chiếu sáng gồm đèn tuýp và đèn bàn. + Hệ thống làm mát: 02 quạt trần. + Văn phòng phẩm như : máy dập ghim, hồ dán, băng dính, giấy tờ, bút, kéo, cặp hồ sơ + Và một số trang thiết bị khác như: lịch treo tường, đồng hồ Tuy nhiên, Phòng Tổ chức- Hành chính vẫn còn tồn tại một số vấn đề sau: Một số nhân viên có kỷ luật chưa tốt khi sử dụng máy móc thiết bị gây ra những tổn thất trong công việc. Do văn phòng được bố trí làm việc với sơ đồ mở nên không thể tránh khỏi tiếng ồn trong văn phòng như việc xô ghế hay tiếng động do thiết bị gây ra Công ty nên sử dụng việc gắn cao su vào chân ghế nhằm làm giảm tiếng ồn trong văn phòng. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 39
40. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng * Không khí làm việc Các nhân viên trong phòng đều chấp hành tốt các nội qui, qui chế làm việc của Công ty. Hơn nữa thái độ làm việc thân thiện, giúp đỡ nhau trong công việc của các nhân viên nhằm phát huy tinh thần làm việc tập thể, tạo nên bầu không khí thoải mái. Nhân viên cư xử với nhau một cách một cách vui vẻ, hoà đồng; đối với công việc được giao luôn thể hiện sự tự nguyện, nhiệt tình. Do đó việc thực hiện nhiệm vụ của mỗi nhân viên cũng tốt hơn.Thể hiện: + Các nhân viên ủng hộ trưởng phòng của mình trong công việc. + Lợi ích tập thể luôn được đề cao. + Có tinh thần học hỏi. + Thực thi nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao. + Được tạo điều kiện để tự do sáng tạo trong công việc. + Có tinh thần dân chủ lành mạnh. + Kỷ luật, khen thưởng phân minh. 2.2.2 Hoạt động Văn phòng ở Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng. 2.2.2.1 Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin a/. Vai trò của thông tin Trước hết, thông tin được hiểu là tất cả những gì có thể cung cấp cho con người hiểu biết về đối tượng được quan tâm trong tự nhiên và xã hội, diễn ra trong không gian và thời gian, về những vấn đề chủ quan và khách quan làm cơ sở đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời có hiệu quả và ý nghĩa. Nhu cầu khai thác, xử lý và truyền thông tin ngày càng trở nên cấp thiết. Nó có thể tạo ra một hệ thống liên hoàn, đồng bộ, chính xác, tạo ra mối liên kết, sự phối hợp nhịp nhàng giữa văn phòng Công ty và các đơn vị trực thuộc với hiệu quả rõ rệt. Hệ thống thông tin được thu thập, xử lý khoa học sẽ giúp cho bộ máy tổ chức hoạt động gọn nhẹ và hữu hiệu. Đối với hoạt động của phòng Tổ chức - Hành chính thì thông tin được coi là nguồn duy trì sự hoạt động của phòng. Nếu thiếu nhân tố này thì hoạt động của Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 40
41. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng phòng sẽ bị trì trệ, kém linh hoạt vì “ không có thông tin khác gì như người không có mắt”. Lênin đã khẳng định rằng: “ Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất”. Trên thực tế thông tin đã từng được coi là yếu tó quyết định sự thành công của một tổ chức. Việc nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu lực quản lý của công ty ngày càng có ý nghĩa quyết định đối với sự nghiệp phát triển. Là một cơ quan thực hiện vai trò quản lý và lãnh đạo, Công ty rất cần tới hệ thống thông tin và các sản phẩm công nghệ thông tin. Nó sẽ cho phép thực hiện tự động các quy trình xử lý thông tin theo yêu cầu của hệ thống quản lý với hiệu quả cao về tốc độ, độ chính xác, khả năng truyền dẫn, tìm kiếm, chọn lọc, phân tích và lưu trữ. Như vậy, ta không thể phủ nhận vai trò quan trọng và hết sức to lớn của thông tin trong hoạt động của Văn phòng công ty. b/. Qui trình quản lý, cung cấp thông tin trong Văn phòng b.1 Xác định nhu cầu thông tin trong công ty Đối với thông tin từ bên ngoài việc thu thập, tiếp nhận các thông tin dưới hình thức văn bản như : quyết định, công văn và các thông tin nội bộ được tiếp nhận dưới hình thức văn bản: quyết định, tờ trình đều do văn phòng đảm nhiệm. Có rất nhiều loại thông tin đến công ty cho nên việc tiếp nhận thông tin như thế nào để không làm ảnh hưởng đến công ty là một trọng trách lớn của văn phòng. Trước khi tiếp nhận nguồn thông tin thì bộ phận văn thư dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng căn cứ vào mục tiêu, kế hoạch sản xuất, kinh doanh sẽ xác định nhu cầu thông tin. Số lượng thông tin rất phong phú, đa dạng nhưng không phải tất cả thông tin đều có giá trị như nhau.Vì thế, cần xác định rõ số lượng, loại thông tin nào cần thu nhập. Nhiệm vụ của văn phòng phải sưu tập, nắm rõ tình hình thực tế, xu hướng phát triển, mục tiêu của công ty để có thể tham mưu cho lãnh đạo những thông tin cần thiết, xác định rõ những thông tin nào có ảnh hưởng đến mục tiêu của công ty trong tương lai. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 41
42. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Tóm lại,việc xác định nhu cầu thông tin trong công ty là cơ sở của việc hình thành hệ thống thông tin nội bộ, giảm nhẹ tình trạng thu thập thông tin không hợp lý. b.2 Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin Văn phòng xây dựng và tổ chức 2 loại nguồn thông tin : nội bộ và bên ngoài. - Thông tin bên ngoài được thu thập qua sách báo, qua thông tin khách hàng, người cung cấp, các đối thủ cạnh tranh, công trình nghiên cứu và nhất là thu nhận thông tin qua Internet. Những thông tin này cho phép văn phòng cập nhật tình hình bên ngoài để xác định sự ảnh hưởng của nó đến hoạt động của Công ty ra sao. - Thông tin nội bộ được thu thập từ các cán bộ nhân viên, các phòng ban đơn vị, các cấp quản lý, các cuộc khảo sát, chứng từ giúp cho văn phòng nắm rõ tình hình thực tế của công ty về hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình trang thiết bị phục vụ công việc Văn phòng cần phải đánh giá chính xác tầm quan trọng, sự tác động của các nguồn thông tin được thu thập đến sự phát triển của công ty như thế nào để từ đó xử lý các thông tin một cách hợp lý nhất, hiệu quả nhất. Nói cách khác, văn phòng cần khai thác thế mạnh của công nghệ thông tin thật nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Ví dụ cụ thể: Các chính sách xây dựng và phát triển Ngành Giao thông vận tải, các chính sách đầu tư của Nhà nước, chính sách thu hút đầu tư nước ngoài đều rất cần thiết trong việc giúp cho Công ty dễ dàng nắm bắt những cơ hội, khó khăn thử thách trên thương trường từ đó đưa ra chiến lược kế hoạch sản xuất kinh doanh cụ thể, xác thực. b.3 Thu thập thông tin Văn phòng là cánh cửa đón nhận các luồng thông tin, là môi trường lọc thông tin. Tất cả các thông tin bên ngoài và nội bộ đều được văn phòng thu thập, xử lý.Văn phòng tiếp nhận các thông tin đó thông qua các kênh thông tin : là thông tin nội bộ, các cuộc họp, từ trên xuống dưới dưới nhiều hình thức: văn bản, lời nói Công việc thu thập thông tin chính xác sẽ góp phần quan trọng nâng cao cả về chất và lượng của hệ thống thông tin trong Công ty. Quá trình thu nhận này cần Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 42
43. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng tuân theo một qui tắc, chuẩn mực nhất định theo trình tự được quy định thành văn bản để nhân viên thực hiện khoa học . b.4 Phân tích, xử lý và phổ biến thông tin Khi xác định rõ nhu cầu thông tin trong công ty thì việc phân tích, xử lý thông tin sẽ theo chức năng chuyên môn của nhân viên văn phòng, từ đó tiến hành bàn bạc thống nhất với những thông tin có chất lượng cao, tin cậy và có tính khả thi. Căn cứ theo qui định của Công ty thì văn phòng có trách nhiệm phân tích xử lý thông tin liên quan đến chính sách phát triển, quyết định, thông tư của Nhà nước và cấp trên ban hành. Đối với những thông tin liên quan đến chính sách, kế hoạch đầu tư xây dựng công trình cầu đường của Nhà nước, các gói thầu xây dựng đều được nhân viên văn phòng tổng hợp , sau đó báo cáo lên lãnh đạo.Việc phân tích các thông tin này đòi hỏi diễn ra chặt chẽ, phải có sự phối hợp ăn ý giữa Phòng Tổ chức - Hành chính cùng với các phòng ban khác cùng thống nhất ý kiến, đưa ra các đề xuất báo cáo lãnh đạo. Đối với những thông tin liên quan đến thủ tục ban hành qui định, chính sách, thông tư hướng dẫn của Đảng và Nhà nước thì Trưởng phòng có trách nhiệm phân tích báo cáo với Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo kịp thời. Như vậy, công việc phân tích xử lý thông tin đòi hỏi Trưởng phòng cùng các nhân viên văn phòng phải có sự hiểu biết để phân tích, đánh giá chính xác tài liệu đã thu thập nhằm có được thông tin đầu ra có chất lượng cung cấp cho lãnh đạo. Sau khi phân tích, đánh giá xử lý và trình lãnh đạo phê duyệt các thông tin đầu vào thì văn phòng có nhiệm vụ cung cấp, phổ biến thông tin cho các đối tượng liên quan thông qua hình thức: văn bản, điện thoại, mail b.5 Lưu trữ, bảo quản thông tin Thông tin trong doanh nghiệp phải được bảo quản, lưu trữ để sử dụng lâu dài. Các nguồn thông tin trong công ty được lưu trữ trên các file văn bản trong hệ thống máy tính văn phòng, các đĩa dự liệu nên khiến cho việc lưu trữ gọn nhẹ, bảo mật, đảm bảo chất lượng thông tin và dễ dàng khi tìm kiếm. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 43
44. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng *Kết quả thực hiện : Qui trình tiếp nhận, xử lý và truyền tải thông tin như ở trên đã được thực hiện một cách uyển chuyển, linh hoạt trong văn phòng công ty. Nó đã giúp cho công tác thông tin luôn được cập nhật, xử lý kịp thời để có những định hướng đúng đắn, giúp lãnh đạo nhanh chóng ra được quyết định chính xác. Ví dụ cụ thể: Những năm vừa qua, Ban lãnh đạo công ty nhận định về xu hướng phát triển nền kinh tế nước ta sau khi gia nhập WTO, trước tình hình đó Công ty CPCTGT Hải Phòng đã đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại, đầu tư vốn kỹ thuật nhằm cải tiến dây chuyền sản xuất thảm bê tông Asphalt, trạm bê tông thương phẩm công suất cao, hiện đại từng bước đáp ứng được công tác đấu thầu các Công trình Giao thông, công trình xây dựng và cạch tranh trong điều kiện cơ chế thi trường. Nhờ có đội ngũ nhân viên trong cơ quan cùng thảo luận về tình hình kinh tế Việt Nam hội nhập nên đã đưa ra các quyết định kịp thời và sáng suốt. Theo quy định số 3720/HĐQT, công ty quy định rõ:  Phòng Tổ chức - Hành chính có trách nhiệm đối với thông tin thu thập và cung cấp cho công ty, các phòng ban, cá nhân theo đúng pháp luật quy định.  Trưởng phòng chịu trách nhiệm kiểm tra, phân tích các thông tin đầu vào và đảm bảo sự liên tục của thông tin trong hoạt động của văn phòng và công ty  Các nhân viên văn phòng chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, điều lệ của công ty, không được rò rỉ thông tin và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với thông tin trong phạm vi, quyền hạn của mình.  Truyền đạt các quyết định, công văn từ cấp trên một cách đầy đủ chính xác, kịp thời.  Thường xuyên văn phòng phải có thông tin phản hồi, những đánh giá, đề xuất kiến nghị từ nội bộ công ty, từ phía khách hàng, cấp trên đều phải xem xét cụ thể chi tiết không để sót thông tin và được trình lãnh đạo xem xét, giải quyết kịp thời. (*) Một số điều lệ như trên trong qui định của Công ty đã được nhân viên Văn phòng tuân thủ chấp hành làm đúng theo quy định. Căn cứ vào quy định đó, phòng Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 44
45. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Tổ chức - Hành chính luôn khuyến khích tạo mọi điều kiện cho nhân viên đưa ra nhiều sáng kiến để thu thập được các thông tin phản hồi từ phía khách hàng và nội bộ Công ty như : phiếu nhận xét, đánh giá, phiếu thăm dò ý kiến khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ, thái độ làm việc, tinh thần trách nhiệm của các nhân viên văn phòng nói riêng và nhân viên Công ty nói chung. Chính vì vậy mà văn phòng luôn nhận được đề nghị, đề xuất của các đơn vị, phòng ban cũng như của khách hàng để kịp thời tổng hợp những thông tin mang tính chiến lược cho công ty và giải đáp các thắc mắc của khách hàng một cách chu đáo. Ngoài những mặt đã đạt được, việc tổ chức công tác thông tin của Công ty vẫn còn bộc lộ nhiều thiếu sót như : - Nhiều báo cáo nộp chậm thời gian yêu cầu, báo cáo quá dài nhưng lại thiếu thông tin tổng hợp, chắt lọc, nghèo nàn thông tin, chưa đáp ứng được yêu cầu cần thiết cho sự chỉ đạo. - Công tác xử lý thông tin phản hồi đôi khi vẫn chưa được chú ý thực hiện đồng bộ cùng với các hoạt động khác, có tình trạng “ đánh trống bỏ dùi”. Nhiều văn bản đã ban hành khá lâu nhưng việc đôn đốc triển khai còn chậm.( như việc thực hiện các quy định về an toàn lao động), 2.2.2.2 Nghiệp vụ soạn thảo văn bản a/ Vai trò của văn bản Văn bản nói chung là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định. Đối với Công ty CPCTGT Hải Phòng nói riêng, với các doanh nghiệp nói chung thì văn bản được sử dụng là phương tiện phổ biến truyền đạt thông tin và các quyết định quản lý. Nếu làm tốt nghiệp vụ quản lý văn bản sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động phục vụ kịp thời cho sự lãnh đạo, điều hành công việc có hiệu quả : + Truyền đạt đầy đủ, kịp thời các thông tin cần thiết. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 45
46. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng + Giúp cho việc giải quyết công việc cuả công ty được nhanh chóng, chính xác có chất lượng, đúng đường lối, chính sách, chế độ. + Lưu trữ những hồ sơ, tài liệu một cách đầy đủ, chính xác phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt và lâu dài. b/Qui trình soạn thảo văn bản b1. Xác định mục đích yêu cầu đối tượng và hình thức văn bản +) Mục đích: đưa ra một quyết định, chủ trương, biện pháp cần thiết để hướng dẫn, giải thích văn bản cấp trên hay giải quyết vấn đề bức xúc trong xã hội. - Thông tin cho đối tượng quản lý về tình hình và vấn đề nào đó. - Báo cáo kết quả hoạt động của cơ quan, ngành, tổ chức trong đề xuất vấn đề mới, xin ý kiến cấp trên chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra. +) Yêu cầu văn bản đảm bảo vấn đề nhân lực, tài lực, vật lực để văn bản đảm bảo hiệu quả cao nhất. Văn bản được soạn thảo và ban hành phải được xác định rõ yêu cầu của văn bản, đối tượng nhận văn bản, tên văn bản và những thể thức cần thiết theo đúng qui định của pháp luật hiện hành. b2. Thu thập thông tin và xử lý thông tin - Thông tin là những căn cứ chủ yếu nhất để các nhà quản lý đưa ra được các chính sách, quyết định quản lý chuẩn xác. - Thông tin được thu thập phải kiểm tra nhằm đảm bảo tính khách quan chính xác, tránh hiện tượng chủ quan, định kiến sẵn nguồn thông tin.Cần có sự hệ thống hoá và chỉnh lý thông tin theo yêu cầu của vấn đề đặt ra và cần giải quyết. b3. Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết, viết bản thảo: * Xây dựng dàn bài: Sắp xếp văn bản theo từng phần, từng chương mục cho khoa học, hợp lý, đảm bảo tính logic, có trọng tâm, trọng điểm. * Lập đề cương chi tiết : nhằm tiết kiệm thời gian, công sức, giữ được ý chủ động, sắp xếp được ý trước, ý sau có trình tự logic, khoa học và có sự cân đối giữa các phần của văn bản. Soạn đề cương xong nên tranh thủ ý kiến tham gia góp ý của những người có trách nhiệm duyệt trước để có sự bổ sung, điều chỉnh cần thiết. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 46
47. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng * Viết bản thảo: Là làm cho ý chính trong đề cương được thể hiện thành câu văn, đoạn văn có tính liên kết với nhau chặt chẽ nên viết 1 mạch liên tục để khỏi đứt mạch ý, để cho lời văn thống nhất từ đầu đến cuối. b4. Bước duyệt và kí văn bản Văn bản phải được xem xét, duyệt và ký theo thẩm quyền được giao về cả nội dung và hình thức. b5. Ban hành triển khai văn bản: đây là bước không thể thiếu được trong quy trình văn bản. Văn thư của cơ quan đảm bảo phát hành văn bản kịp thời, đúng nghiệp vụ, ghi số văn bản, ngày tháng vào sổ công văn đi kịp thời, chính xác và giúp thủ trưởng triển khai văn bản, theo dõi thực hiện văn bản rồi sơ kết tổng kết báo cáo cho thủ trưởng. * Kết quả thực hiện: Nhìn chung, trong quá trình soạn thảo, ban hành VB nhân viên văn thư đã làm tròn trách nhiệm của mình nên các văn bản được soạn thảo tuân theo đúng qui định về thể thức, quyền hạn, trách nhiệm qui định nhưng vẫn mắc một số sai sót trong việc trình bày văn bản : như nội dung còn dài dòng, các bước ban hành theo thủ tục cứng nhắc nên xảy ra trường hợp VB được chuyển đi chậm. Nguyên nhân do qui định về Hướng dẫn thực hiện các thủ tục hành chính còn cứng nhắc, áp dụng chưa linh động, còn thủ tục. Nên hàng tháng phòng Tổ chức- Hành chính thường họp phòng tổng kết, đánh giá kết quả làm việc trong tháng, lấy ý kiến của nhân viên về các qui định của công ty, cách thức, quy trình làm việc như thế có phù hợp, cứng nhắc không, mọi người cùng đưa ra ý kiến để giảm bớt thủ tục rườm rà nhưng vẫn đảm bảo đúng qui định, đúng trách nhiệm. 2.2.2.3 Nghiệp vụ tiếp nhận, quản lý văn bản a/ Vai trò Tiếp nhận, lưu trữ văn bản là quá trình nhận các tài liệu nói chung là các VB từ bên ngoài hay nội bộ Công ty chuyển vào thông qua phòng Tổ chức - Hành chính. Nghiệp vụ tiếp nhận, quản lý văn bản được nhân viên văn thư tiến hành theo qui trình cụ thể mà công ty qui định.Tiến hành theo qui trình được đánh giá là quản lý Văn bản khoa học, hợp lý. Nếu làm tốt nghiệp vụ này sẽ mang lại lợi ích như sau: Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 47
48. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng - Dễ dàng quản lý, tra cứu, kiểm tra VB. Hàng ngày có rất nhiều loại văn bản chuyển ra, vào công ty, nếu không được phân loại thì khó xử lý, thực hiện. Do vậy, các loại văn bản này đều được phân loại theo thể thức văn bản ban hành, nhân viên văn thư tiến hành phân loại theo cách: văn bản nội bộ và văn bản từ bên ngoài, trong đó các loại văn bản lại được phân chia theo thể thức văn bản như :thông báo, quyết định, công văn, VB mật, VB khẩn cấp xử lý ngay - Kiểm tra chính xác thể thức VB, trách nhiệm ban hành VB có đúng với quy định chung của công ty nói riêng và pháp luật nói chung hay không. Giúp lãnh đạo nắm rõ được nguồn gốc, nội dung chính, ngày ban hành văn bản vì các văn bản đến công ty đều được vào sổ riêng có trích yếu nội dung( trừ VB mật,gửi đích danh). - Thuận lợi khi tra cứu, tìm kiếm văn bản. Những văn bản sau khi trình lãnh đạo phê duyệt được chuyển phát tới cá nhân, phòng ban có trách nhiệm giải quyết thì văn bản đó được lưu lại một bản quản lý tại Phòng Tổ chức - Hành chính để tiện lợi cho việc tra cứu, kiểm tra lại thông tin, theo dõi quá trình thực hiện VB, dễ dàng tìm kiếm khi cần. - Ngoài phương thức vào sổ văn bản bằng những tập hồ sơ riêng thì còn được tiến hành quản lý, lưu trữ trên máy tính.Công ty đã áp dụng tiến bộ của KH- KT trong quản lý giúp quản lý gọn nhẹ, chính xác, đảm bảo an toàn, tiện lợi khi tra cứu, kiểm tra VB. b/ Quy trình tổ chức, xử lý văn bản *. Quy trình xử lý văn bản đến. Bước 1: Kiểm tra sơ bộ - Mục đích: xem có đúng văn bản gửi cho cơ quan mình không? Số lượng bì văn bản có đủ không? Kiểm tra phong bì văn bản có nguyên vẹn không? Có dấu hiệu bị bóc rách, bị mất văn bản bên trong hay không? Nếu có phải lập biên bản gửi cho người có trách nhiệm. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 48
49. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Bước 2: Phân loại sơ bộ Sau khi nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan, cán bộ văn thư phân loại văn bản nhận thành 2 loại: 1 loại phải đăng ký vào sổ, 1 loại không phải đăng ký. + Loại văn bản phải đăng ký tất cả các văn bản gửi cho cơ quan, thủ trưởng trong cơ quan, cho những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan. + Loại văn bản không phải đăng ký: sách, báo, tạp chí, thư riêng. Bước 3: Bóc bì văn bản Những phong bì có dấu hiệu khẩn thì phải được bóc ngay sau khi nhận. Khi bóc bì văn bản không được làm rách văn bản bên trong, không được làm mất phần số, kí hiệu của các văn bản đã ghi ở phần ngoài phong bì. Không được làm mất dấu bưu điện ở ngoài Đối với văn bản thường sau khi phân loại văn bản thì tiến hành bóc bì : lấy văn bản thật nhẹ nhàng và không làm rách văn bản. Nếu văn bản gửi không đúng phải trả lại cho cơ quan đã gửi văn bản đó. Đối với các văn bản thuộc đơn từ khiếu nại, đề xuất, kiến nghị cần kiểm tra và giữ lại phong bì đính kèm theo văn bản làm chứng. Bước 4: Đóng dấu đến, ghi sổ đến, ngày đến - Mục đích: xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày tháng đến cơ quan. - Mẫu đến: Tên cơ quan nhận văn bản Đến - Số đến - Ngày đến - Chuyển - Lưu hồ sơ số - Dấu đến được đóng vào khoảng trên góc trái (phần lề văn bản), dưới phần số và kí hiệu. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 49
50. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Dưới đây là hình thức 1 loại sổ văn bản : Hình 8: Mẫu sổ “Giao nhận tài liệu từ bên ngoài” GIAO NHậN TàI LIệU Từ BÊN NGOàI : (không thuộc văn bản đến) BM- 05- 06 Ngày Đơn vị Nội dung Số Người Ghi nhận gửi tài liệu lượng nhận chú 25/04/2008 Cty TM Giấybáogiá 02 tờ Việt á máytính xách tay Lý Nguồn: Phòng Tổ chức-Hành chính Bước 5: Trình thủ trưởng và người phụ trách xem xét, cho ý kiến phân phối văn bản đến Trưởng phòng xem và cho ý kiến vào lề, nhân viên văn thư lấy lại văn bản và chuyển giao cho các phòng ban , bộ phận trong công ty. Bước 6: Đăng ký, vào sổ văn bản đến - Nắm được số lượng văn bản đến cơ quan, nắm được nội dung văn bản và biết được đối tượng giải quyết văn bản. Từ đó dễ dàng kiểm tra văn bản do ai giải quyết và mức độ giải quyết đến đâu. - Mỗi văn bản chỉ được đăng ký 1 lần tránh trùng lặp.Văn bản đến phải được vào sổ ngay ngày nhận. Bước 7: Phân phối chuyển giao văn bản đến - Văn bản phải được chuyển giao đúng và trực tiếp cho đơn vị và cá nhân người có trách nhiệm giải quyết, tuyệt đối không nhờ đơn vị hoặc người khác nhận hộ. - Văn bản đến ngày nào phải được phân phối và chuyển giao ngay trong ngày đó: + Trình xin ý kiến phân phối văn bản: sau khi bóc bì, đóng dấu lên văn bản, cán bộ văn thư đăng ký một phần văn bản vào sổ, rồi trình tất cả mọi văn bản giấy tờ đã Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 50
51. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng nhận choTrưởng phòng, sau đó trình lên thủ trưởng cơ quan để ghi ý kiến phân phối lên văn bản. + Chuyển giao văn bản đến: . Sau khi có ý kiến phân phối văn bản của thủ trưởng cơ quan thì phải chuyển ngay đến tận tay người có trách nhiệm giải quyết. . Trước khi chuyển giao văn bản đến người giải quyết, văn thư phải đăng kí vào sổ chuyển giao văn bản và người nhận văn bản phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản của cơ quan. Bước8. Tổ chức giải quyết văn bản đến và theo dõi giải quyết văn bản đến trong cơ quan *) Tổ chức giải quyết văn bản đến: + Đối với văn bản thường: nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của đơn vị, cá nhân nào thì do đơn vị cá nhân đó trực tiếp giải quyết. - Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh đặc biệt đối với những văn bản khẩn cấp, đột xuất phải xin ý kiến giải quyết khi nhận được văn bản đó. - Đối với những văn bản gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo khi có ý kiến lãnh đạo ghi ở lề thì không được đóng dấu ở lề văn bản và soạn thảo văn bản để trả lời dựa trên ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. - Những văn bản có ý kiến lãnh đạo phải lưu lại trong hồ sơ công việc của cán bộ thừa hành chuyên môn. + Đối với văn bản mật: - Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách nhiệm. - Không sao chụp, ghi chép những bí mật của văn bản.Không được trao đổi những điều bí mật của văn bản trong điều kiện không đảm bảo an toàn. *)Theo dõi kiểm tra giải quyết văn bản đến - Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản theo quy định, chế độ chính sách của Đảng và nhà nước. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 51
52. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng - Người phụ trách công tác văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến độ chuyển giao văn bản. Hình 9: Mẫu sổ: “Sổ đăng ký văn bản mật” Sổ đăng ký văn bản mật BM- 03- 05 Người Người Số Trích Mức ký nhận Văn lượng Ngày Số, kí Ghi yếu độ văn văn bản văn Stt tháng hiệu chú têngọi mật bản bản lưu tại bản 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 12/08/2007 102/KD Chiến Mật Thu Lý P.Tổ 01 lược Chức kinh Hành doanh chính Nguồn:Phòng Tổ chức-Hành chính *Kết quả thực hiện: Nhân viên văn thư đã tiến hành theo đúng qui trình mà công ty đã qui định dưới sự quản lý, kiểm tra thường xuyên của Trưởng phòng, phó phòng trong việc quản lý, ban hành, chuyển phát các loại VB được Giám đốc đánh giá cao tính chuyên môn nghiệp vụ của các nhân viên trong phòng Tổ chức - Hành chính. Lãnh đạo Công ty thường xuyên khuyến khích bộ phận văn phòng phát huy sáng tạo, đổi mới phương thức mang tính khoa học, hiện đại, thường xuyên học hỏi các phương thức quản lý VB có hiệu quả cao. Đầu năm 2009 vừa qua, lãnh đạo có cuộc trao đổi kinh nghiệm quản lý với Trưởng, phó phòng và trao đổi về tính chuyên nghiệp của các nghiệp vụ văn phòng dành cho nhân viên văn phòng. Tuy nhiên việc áp dụng theo qui trình một cách cứng nhắc đôi lúc cũng gây ra Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 52
53. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng nhược điểm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chung. Ví dụ cụ thể: Trong trường hợp văn thư đang bận giải quyết một số công việc với lãnh đạo mà có nhân viên bưu điện đến giao tài liệu, bắt buộc phải đợi nhân viên văn thư xuống ký nhận trong khi đó các nhân viên trong phòng Tổ chức-Hành chính có thể hỗ trợ nhau trong công việc. Vì vậy, nó ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả công việc quản lý, ban hành văn bản trong trường hợp có công văn, thông báo khẩn cần được giải quyết nhanh chóng. * Quy trình xử lý văn bản đi Bước1: Đăng ký văn bản đi - Ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi và những phương tiện đăng kí nhằm quản lý chặt chẽ văn bản đi. - Trước khi đăng kí văn bản vào sổ, văn thư sẽ phải hoàn thiện những thủ tục phát hành: +) Ghi số lên văn bản: là số đăng kí của văn bản trong năm kể từ ngày đầu năm. +) Những cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì lấy số văn bản theo nhiệm kỳ đó. +) Tất cả văn bản đi đều đăng ký tập trung ở văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số ở cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị tổ chức thảo ra văn bản. - Ghi ngày tháng lên văn bản: ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký vào các phương tiện: sổ, máy tính. - Đăng kí văn bản đi bằng sổ: +) Nếu cơ quan ban hành ít văn bản trong một năm thì lập 2 sổ: sổ đăng kí văn bản mật đi, sổ đăng ký văn bản đi chung. +) Nếu cơ quan ban hành nhiều văn bản đi trong một năm thì lập 3 sổ: sổ văn bản đi mật, sổ văn bản đi thường, sổ văn bản quy phạm pháp luật. Bước 2: Chuyển giao văn bản đi - Các văn bản đi phải được đăng ký và chuyển đi ngay trong ngày khi đã có chữ kí của người có thẩm quyền và dấu. Những văn bản có mức độ khẩn phải được chuyển đi trước. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 53
54. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng Những văn bản có nội dung quan trọng phải kèm phiếu gửi và phải gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản. - Lựa chọn và trình bày phong bì tuỳ theo số lượng văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước to hay nhỏ để chọn phong bì cho phù hợp. - Gửi văn bản đi: Đối với văn bản ban hành trong nội bộ cơ quan khi phát hành cũng phải đăng ký vào sổ và yêu cầu người nhận văn bản phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản đó. Chuyển văn bản đi theo đường bưu điện, yêu cầu nhân viên bưu điện kí xác nhận và đóng dấu vào các cột mục của sổ chuyển giao. - Kiểm tra việc gửi đi: Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo việc kiểm tra văn bản từ khi ban hành văn bản đến quá trình gửi đi. Trưởng phòng kiểm tra nội dung, thể thức, thủ tục, quy chế văn bản đi. Cá nhân người phụ trách đơn vị phải kiểm tra về mặt nội dung và xem xét sự hình thành và xử lý văn bản đi tại đơn vị mình phụ trách. Văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản đi của cơ quan bằng cách dùng phiếu gửi qua đường bưu điện. Bước3. Sắp xếp và quản lý văn bản lưu: - Bất cứ cơ quan ban hành văn bản bao giờ cũng lưu ít nhất là 2 bản: 1 là lưu tại bộ phận văn thư của cơ quan, 1 bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn. - Cách sắp xếp hồ sơ lưu tại văn thư đối với những văn bản đăng ký chung và đánh số tổng hợp thì chỉ cần dựa vào số và thời gian ban hành văn bản để thực hiện việc sắp xếp: Văn bản nào có số nhỏ, ngày, tháng trước thì xếp lên trên. Văn bản nào có số lớn, ngày, tháng sau thì xếp xuống dưới. - Bảo quản và phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng văn bản. Văn thư cơ quan phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo năm hoặc theo nhiệm kì, lên giá tủ của cơ quan, có trách nhiệm bảo quản văn bản lưu đến khi nộp Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 54
55. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng vào lưu trữ. Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm cho việc nghiên cứu sử dụng tra tìm các văn bản lưu tại chỗ. * Kết quả thực hiện : Đối với việc soạn thảo, chuyển phát các VB đi đã được các nhân viên trong văn phòng và lãnh đạo Công ty kiểm tra, xem xét một cách chi tiết, cụ thể trước khi chuyển đi. Bởi nó thể hiện ngôn luận,thái độ, quan điểm, cách thức quản lý, của Công ty nói chung. Vì thế nhân viên trong văn phòng luôn phải tuân thủ qui trình một cách chính xác và chịu trách nhiệm với công việc của mình, đề cao tinh thần tập thể trong công việc chung. Hình 10 : Mẫu sổ : “Sổ công văn đi” SÔ CÔNG VĂN ĐI BM- 03- 03 Số công Phòng ra Ngày ra Nội dung Nơi văn công văn công văn công văn nhận Nguồn: Phòng Tổ chức-Hành chính 2.2.2.4 Nghiệp vụ quản lý, sử dụng con dấu Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với mọi mặt của đời sống xã hội.Trong các doanh nghiệp các văn bản được ban hành và đảm bảo giá trị pháp lý bằng yếu tố quan trọng là con dấu. Con dấu thể hiện quyền lực của doanh nghiệp Tổ chức quản lý, sử dụng con dấu là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư, bởi con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ pháp lý với nhà nước và tổ chức khác. Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P 55