Khóa luận Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức-Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3

90 trang huongle 80

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức-Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_mot_so_bien_phap_phat_trien_nhan_su_phong_to_chuc.pdf

Nội dung text: Khóa luận Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức-Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3

Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 LỜI CÁM ƠN Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất của mình đến Thạc sĩ Bùi Thị Thanh Nhàn, ngƣời đã tận tình hƣớng dẫn và chỉ bảo em trong suốt thời gian thực hiện đến khi hoàn thành bài khóa luận này. Em xin chân thành cảm ơn các bác, các cô, chú trong văn phòng Tổ chức – Hành chính đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập, tìm hiểu vầ công tác văn phòng tại Công ty, giúp em có những số liệu cần thiết để hoàn thành bài khóa luận này. Em cũng xin chân thành cảm ơn tới tất cả các thầy, cô giáo trong khoa đã tin tƣởng và giao cho em nhiệm vụ to lớn này. Cuối cùng cho phép em gửi lời cảm ơn tới gia đình và bạn bè, những ngƣời thân đã động viên khích lệ em trong suốt thời gian qua. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, tháng 6 năm 2010. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 LỜI MỞ ĐẦU I . Lý do chọn đề tài Trong quá trình phát triển kinh tế và yêu cầu toàn cầu hóa, đặc biệt là trong công cuộc cải cách hành chính và cải cách tƣ pháp hiện nay, một trong những vấn đề đặt ra là phải nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong các cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt công tác quản trị văn phòng có ý nghĩa quan trọng trong công việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức trong tình hình hiện nay. Văn phòng giống nhƣ một bộ não chỉ đạo sự hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức. Và nhân tố làm nên thành công của hoạt động văn phòng chính là làm tốt công tác đào tạo nguồn nhân lực văn phòng, đầu tƣ và nghiên cứu sắp xếp nhân lực văn phòng một cách hợp lý nhất. Hầu hết các doanh nghiệp thành công đều là các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và làm tốt công tác đào tạo nguồn nhân lực, đầu tƣ và nghiên cứu sắp xếp nhân lực văn phòng. Nguồn nhân lực văn phòng là nhân tố tác động tích cực nhất đến hoạt động thông tin, hoạt động quản lý của công ty. Do đó xây dựng nguồn nhân lực hợp lý có hiệu quả là mục tiêu của công tác văn phòng. Làm tốt công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nghĩa là giải quyết tốt các yếu tố quyết định - con ngƣời, là cơ sở để phân công, chuyên môn hóa các hoạt động văn phòng, tổ chức triển khai nhân sự một cách có hiệu quả. Với những gì đã đƣợc học hỏi thời gian qua trong nhà trƣờng và những gì đƣợc thực tế trực tiếp hai tháng qua tại Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3, lƣợng kiến thức em thu đƣợc đƣợc về công tác văn phòng, em nhận thấy vấn đề đặt ra cần thiết hiện nay tại văn phòng là phải có những giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng nhân sự văn phòng . Xuất phát từ thực tiễn đó em quyết định chọn đề tài: “Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3”. II . Mục đích: Trên cơ sở nghiên cứu công tác sắp xếp nhân sự và các hoạt động văn phòng tại phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3, đánh giá chất lƣợng của công tác sắp xếp nhân sự và hiệu quả hoạt động văn phòng nhằm đƣa ra một số biện pháp phát triển nhân sự tại Phòng Tổ chức – Hành chính. III . Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu: Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là công tác nhân sự và hoạt động văn phòng của phòng Tổ chức – Hành chính tại Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 IV . Phƣơng pháp nghiên cứu: Sử dụng phƣơng pháp phân tích, thống kê, quan sát để đề xuất ra các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác nhân sự văn phòng. V . Kết cấu của khóa luận: Khóa luận gồm có: - Phần mở đầu. - Phần nội dung gồm 3 chƣơng: + Chƣơng một : Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác tổ chức nhân sự văn phòng. + Chƣơng hai : Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3. + Chƣơng ba : Đề cập đến một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG, CÔNG TÁC TỔ CHỨC NHÂN SỰ VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng. 1.1.1 . Khái niệm: Nền kinh tế nƣớc ta hiện nay đã và đang đứng trƣớc muôn vàn cơ hội để hội nhập phát triển cũng nhƣ phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có thể tồn tại, phát triển đúng hƣớng trong nền kinh tế thị trƣờng ngày càng đa dạng hóa, hiện đại hóa. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp tổ chức phải tìm cho mình một vị trí, một lợi thế vững vàng trên thƣơng trƣờng để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng phát triển hòa nhịp cùng nền kinh tế thế giới. Muốn làm đƣợc điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng động, sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định đƣợc vị trí quan trọng của mình trong việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý. Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng nhƣ là : Theo tiêu chí tổ chức: Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức. Theo tiêu chí chức năng: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt dộng tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý. Theo tiêu chí hoạt động: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị. Văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của tổ chức. Nó là một chỉnh thể gồm có việc tổ chức quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm đạt đƣợc những kết quả mong muốn. Từ sự phân tích ở trên ta thấy có rất nhiều cách tiếp cận, nhiều cách nghiên cứu để hiểu về khái niệm văn phòng. Từ đó có thể kết luận là: “Văn phòng là một thực thể khách quan tồn tại trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan đƣợc thông suốt và hiệu quả.” 1.1.2. Vai trò, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng : Qua cách tiếp cận về văn phòng nhƣ đã nêu ở trên phần nào chúng ta cũng thấy đƣợc vai trò, vị trí quan trọng của văn phòng. Thứ nhất, văn phòng là bộ máy giúp việc tham mƣu cho lãnh đạo, cơ quan, tổ chức để giải quyết mọi công việc của cơ quan. Tất cả mọi việc đều phải thông qua công tác văn phòng. Văn phòng là nơi nắm giữ mọi thông tin đi và đến, văn phòng chính là bộ phận nghiên cứu phát triển, đề xuất các vấn đề có liên quan đến Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 quyết định của lãnh đạo, giúp lãnh đạo điều hành công việc một cách nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả. Thứ hai, văn phòng đảm bảo các điều kiện vật chất cho cơ quan, cho hoạt động của lãnh đạo cơ quan đƣợc thƣờng xuyên, liên tục và đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Ngoài ra, văn phòng là một cỗ máy tổng hợp, điều hành mọi hoạt động của cơ quan. Mặt khác, văn phòng còn là bộ mặt của cơ quan, nơi giao tiếp, liên hệ trao đổi công việc của cơ quan mình với cơ quan khác, với các công tác và các ban ngành có liên quan. 1.1.2.1. Vai trò: - Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan. - Văn phòng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đặc biệt, là quan hệ đối ngoại của cơ quan, là cầu nối giữa chủ thể với các đối tƣợng trong và ngoài tổ chức. - Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo, tất cả các việc của văn phòng phải làm là để đạt mục tiêu của nhà quản lý. - Văn phòng là trung tâm, là khâu nối các hoạt động quản lý điều hành của cơ quan. - Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của tất cả các phòng ban, các đơn vị nói chung và của các nhà lãnh đạo nói riêng. 1.1.2.2. Chức năng: Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức mà văn phòng đƣợc tổ chức lớn, nhỏ khác nhau, nhƣng dù tổ chức ở mức độ nào, văn phòng cũng có ba chức năng cơ bản là : tham mƣu, tổng hợp và hậu cần. 1. Chức năng tham mưu: Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan ( thuộc về ngƣời quản lý ), bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, ngƣời quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan nhƣ những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngƣời trợ giúp. Những ý kiến đó đƣợc văn phòng tập hợp, chọn lọc để đƣa ra những quyết định chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phƣơng án giải quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn ( ít bị sức ép, gò bó ) và mang tính chuyên sâu trong các trƣờng hợp giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế). Chức năng này đƣợc gọi là chức năng tham mƣu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác văn phòng. Tóm lại tham mƣu là một hoạt động trợ giúp cho lãnh đạo nhằm đề xuất ý kiến, quyết định đúng đắn kịp thời mang lại hiệu quả cao nhất. Muốn tham mƣu tốt dựa trên hoạt động tổng hợp thông tin tốt. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 2. Chức năng tổng hợp: Đối với doanh nghiệp việc thu thập thông tin rất cần thiết, tất cả những thông tin và những vấn đề tƣ vấn cho các nhà quản lý dều xuất phát từ những thông tin đầu vào và đầu ra, đồng thời tất cả những thông tin ngƣợc, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọ đối tƣợng. Văn phòng là đầu mối thu thập và đƣa ra những thông tin hữu ích vào việc sử dụng và quản lý theo yêu cầu của các nhà quản lý. Quá trình thu thập,quản lý sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý, đó cũng chính là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng tham mƣu mà còn có vai trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức đặc biệt đối với mỗi doanh nghiệp. Từ hai chức năng trên ta thấy tham mƣu và tổng hợp là hai công việc riêng lẻ nhƣng lại nhằm vào mục đích thống nhất là trợ giúp cho lãnh đạo có đƣợc cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định tối ƣu nhất phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. 3. Chức năng hậu cần: Văn phòng là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng ban chức năng khác nhau trong cơ quan để thực hiện các hoạt động hoặc các dự án chuyên biệt. Mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị không thể thiếu điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, thiết bị, công cụ, tài chính Những vấn đề đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi. Trụ sở phòng làm việc của cơ quan, tổ chức văn phòng phải có cách sắp xếp phù hợp với mỗi loại việc, với mỗi vị trí làm việc trong từng điều kiện môi trƣờng làm việc cụ thể cho dù các thiết bị đơn sơ hay hiện đại cũng phải đƣợc bố trí hợp lý, tiện lợi, hiệu quả. Những vật dụng thƣờng xuyên, nguồn tài chính cung cấp cho hoạt động của cơ quan đơn vị do văn phòng cung cấp phải trên cơ sở định mức tiêu dùng hoặc kỳ hạn sử dụng. Muốn hoạt động phải có nguyên vật liệu và nguồn tài chính song hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phƣơng thức quản lý sử dụng các yếu tố đó nhƣ thế nào của các cơ quan, đơn vị. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham mƣu, tổng hợp, hậu cần Các chức năng này vừa có tính độc lập nhƣng vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức. Trong đó chức năng tổng hợp là cực kỳ cần thiết, quyết định đến sự thành bại của cơ quan, doanh nghiệp. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng: Để thực hiện các chức năng của văn phòng, văn phòng cần có những nhiệm vụ chủ yếu sau: + Phục vụ sự chỉ đạo và điều hành công việc của lãnh đạo cơ quan. Văn phòng phải chịu sự theo dõi, đôn đốc, tổng kết kết quả thực hiện các chƣơng trình, kế hoạch làm việc trong cơ quan. Thông báo ý kiến, kết luận và chỉ đạo của lãnh đạo đến các cá nhân và bộ phận liên quan. Định kỳ làm báo cáo tổng kết về tình hình hoạt động của cơ quan theo tuần, tháng, quý, năm. Xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan trong việc giải quyết những công việc mới hoặc đột xuất. + Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị của cơ quan. Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến việc thành lập và hoạt động của cơ quan. Xây dựng các quy chế, quy trình về quản lý hồ sơ, tài liệu, con dấu, soạn thảo văn bản, xử lý các văn bản đến đi, quản lý các sổ sách, biểu mẫu trong cơ quan. Xây dựng các chƣơng trình, các nội dung cho các sự kiện quan trọng cơ quan. Ví dụ nhƣ: sơ kết, tổng kết, các buổi gặp mặt, các ngày lễ lớn, các kỳ đại hội, hội nghị khách hàng . + Tổ chức thực hiện việc cải cách hành chính, quản lý chất lƣợng theo ISO hoặc chuyển đổi tổ chức quản lý. + Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thƣ, lƣu trữ trong toàn thể cơ quan đồng thời hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các công tác này ở các bộ phận chức năng khác trực thuộc cơ quan. + Tổ chức tập huấn các nghiệp vụ: văn thƣ, lƣu trữ , tổ chức các sự kiện trong cơ quan, xây dựng lịch trình công tác. + Tham mƣu, tổ chức thực hiện công tác xây dựng bộ máy của cơ quan và bố trí nhân sự. Tham mƣu cho lãnh đạo cơ quan thực hiện công tác tổ chức cán bộ đúng với quy định. Xây dựng bộ máy trong cơ quan, bố trí nhân sự cho các phòng ban sao cho đáp ứng đúng yêu cầu hoạt động phát triển của cơ quan. Xây dựng kế hoạch phát triển nhân sự, kế hoạch tuyển dụng nhân sự và các chính sách đãi ngộ trong cơ quan. Lập và quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên và giải quyết các thủ tục, các chính sách có liên quan đến vấn đề nhân sự. Ví dụ: Kí hợp đồng lao động, các thủ tục về nghỉ việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm . + Tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán của cơ quan.  Quản lý nguồn kinh phí của cơ quan theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác tài chính kế toán ( trong trƣờng hợp cơ quan không có phòng Tổ chức , kế toán chuyên trách nghiệp vụ này). Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3  Quản lý vật tƣ, tài sản, bảo dƣỡng, mua sắm, sửa chữa, thanh lý theo quy định.  Xây dựng quỹ lƣơng và xét duyệt phân bổ quỹ lƣơng và các kinh phí hành chính khác đối với đơn vị trực thuộc.  Xây dựng định mức lao động và đánh giá tiền lƣơng để trình lên lãnh đạo ký duyệt. + Tổ chức thực hiện các thông tin trong cơ quan, đại diện cho cơ quan và lãnh đạo cơ quan cung cấp các thông tin cho các cơ quan truyền thông đại chúng và các tổ chức cá nhân khác có liên quan theo quy định của pháp luật.  Giúp lãnh đạo trong giao tiếp đối nội, đối ngoại.  Tổ chức lƣu trữ và bảo mật thông tin.  Triển khai xây dựng mạng thông tin nội bộ để cho quá trình truyền đạt thông tin trong nội bộ đƣợc thông suốt và nhanh chóng. 1.2. Công tác quản trị văn phòng: 1.2.1. Khái niệm: Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hƣớng của chủ thể đến các đối tƣợng trong văn phòng nhằm đạt đƣợc mục tiêu nhất định. 1.2.2.Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng: Từ việc phân tích chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có thể khẳng định văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức.Văn phòng hoặc phòng hành chính là “ bộ nhớ” của các nhà lãnh đạo, là tai, là mắt của cơ quan, đơn vị. Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cƣơng, khoa học thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và hiệu quả. Trong thời đại bùng nổ thông tin các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính sự nghiệp đều quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể đƣa ra quyết định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho đơn vị, cho xã hội. Yếu tố quyết định đến thành bại của cơ quan tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và có thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức, đơn vị. Hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng đặc biệt có vị trí quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Tuy nhiên để tăng cƣờng và phát huy đƣợc vai trò của công tác vào văn phòng đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoa học.Thủ trƣởng cơ quan, đơn vịcần trực tiếp và thƣờng xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh.Ngoài ra, bộ máy văn phòng phải đƣợc tổ chức thích hợp, tùy theo quy mô và tính chất hoạt động của các cơ quan, tổ chức, bộ máy văn phòng có thể tổ chức đầy đủ các bộ phận và số lƣợng nhân viên hoặc tổ chức gọn nhẹ ở mức tối thiểu.Văn phòng phải có địa điểm hoạt động, trang thiết bị cần thiết và các điều kiện vật chất khác đảm bảo cho hoạt động của văn phòng. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 1.2.3. Nội dung công tác tổ chức quản trị văn phòng: - Phân tích, dự báo mục tiêu và nguồn lực cho tổ chức. Hƣớng hoạt động văn phòng theo hƣớng hiện đại hóa, phát triển bền vững đòi hỏi các nhà quản trị phải phân tích đƣợc thực trạng văn phòng. Đánh giá đƣợc các tiềm năng, nguồn lực của văn phòng. - Xây dựng kế hoạch và chƣơng trình hoạt động. Dựa trên mục tiêu tổ chức đã đạt đƣợc bộ phận văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch hoạt động cho toàn bộ tổ chức bao gồm: kế hoạch mục tiêu ( kế hoạch tổng thể ), kế hoạch tổ chức ( phân bổ các quỹ về nhân sự, tài chính, tổ chức ). kế hoạch nguồn lực và kế hoạch tiến độ thực hiện. Những mục tiêu dài hạn cần đƣợc cụ thể hóa thành những mục tiêu cụ thể để chủ động tập trung nguồn lực nhằm đạt đƣợc mục tiêu một cách tốt nhất. - Lãnh đạo điều hành việc thực hiện các chƣơng trình kế hoạch. Văn phòng phải chuyển tải những nội dung trong kế hoạch hoạt động đến từng bộ phận và cá nhân trong tổ chức để họ thống nhất về mục tiêu, về biện pháp và cùng nhau tự giác thực hiện. Các nhà quản trị phải chỉ đạo, điều hành công việc một cách sát sao đúng với chƣơng trình kế hoạch đã xây dựng. - Phân công, phối hợp trong thực thi công việc. Khi triển khai thực hiện kế hoạch từng phòng ban, từng đơn vị, từng cá nhân phải đƣợc phân công nhiệm vụ theo nguyên tắc phải căn cứ theo chức năng của từng phòng ban, đơn vị, cá nhân. Căn cứ trên năng lực, trình độ và sở trƣờng của cá nhân. Trong khi phân công công việc nhà quản trị cần lƣu ý tạo điều kiện và xây dựng các cơ chế phối hợp hoạt động để tạo thành một khối thống nhất trong việc thực thi các nhiệm vụ đề ra. - Cung cấp nguồn lực. Để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức thì phải sử dụng và tiêu hao các nguồn lực trong tổ chức đó và văn phòng sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm cung cấp kịp thời và đầy đủ các nguồn lực theo yêu cầu hoạt động. Ở mỗi một phòng ban và giai đoạn hoạt động nhu cầu nguồn lực không giống nhau. - Thu hút các thành viên tham gia vào hoạt động văn phòng. Mục tiêu của tổ chức chỉ có thể đạt đƣợc khi có sự tham gia của tất cả các thành viên. Vì vậy bộ phận văn phòng phải biết tác động để cho toàn bộ nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình với ý thức tự giác, tinh thần sáng tạo, chủ động cải tiến công việc, đề xuất sáng kiến góp phần nâng cao chất lƣợng công việc và hoàn thành tốt các nhiệm vụ và công tác văn phòng. - Điều chỉnh các hoạt động. Trong quá trình quản lý và điều hành việc thực thi các kế hoạch giữa các bộ phận, các cá nhân hoặc trong từng giai đoạn thƣờng là không đều nhau có thể xảy ra sai lệch so với định hƣớng ban đầu vì thế cần điều chỉnh. - Tổng kết rút kinh nghiệm. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Việc tổng kết rút kinh nghiệm để có đƣợc để có đƣợc những bài học mang tính lí luận và thực tiễn trong một tổ chức là rất cần thiết. Vì thế yêu cầu đặt ra cho bộ phận văn phòng khi làm công tác này là phải nghiêm túc, đánh giá tổng kết một cách toàn diện có hệ thống. - Huấn luyện chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên văn phòng. Văn phòng phải có trách nhiệm trong việc lập kế hoạch và chỉ đạo, việc đào tạo, bồi dƣỡng, hƣớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên văn phòng đáp ứng đúng yêu cầu phát triển của tổ chức. 1.2.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác tổ chức quản trị văn phòng: Hoạt động văn phòng chịu ảnh hƣởng của nhiều yếu tố, yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài. Các yếu tố bên ngoài ảnh hƣởng gián tiếp dến hoạt động của văn phòng bao gồm yếu tố tự nhiên và yếu tố xã hội gọi là môi trƣờng hoạt động của văn phòng. Các yếu tố bên trong thƣờng đa dạng, phong phú và rất quan trọng, quyết định hiệu quả hoạt động của văn phòng , cần quan tâm toàn diện nhất là những yếu tố cơ bản sau: * Quy mô và hình thức tổ chức của cơ quan: Các cơ quan càng lớn càng có nhiều đơn vị trực thuộc hoặc có nhiều hoạt động trên nhiều địa bàn khác nhau thì công tác quản trị càng khó khăn và phức tạp. Nếu nhƣ hình thức tổ chức trong một cơ quan không khoa học, việc phân công các chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong tổ chức không cụ thể thì công tác quản trị văn phòng cũng sẽ gặp những khó khăn nhất định. * Con ngƣời trong tổ chức: Tính hữu hiệu của bất kỳ tổ chức, cơ quan nào là tuy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên mà nhất là tài nguyên về nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của từng thành viên nói riêng. * Quy chế hoạt động của tổ chức nói chung và của bộ phận văn phòng nói riêng: Quy chế hoạt động của cơ quan và các quy định của văn phòng góp phần tạo lập ra sự ràng buộc các mối quan hệ công tác và các mối quan hệ này sẽ quyết định đến kết quả hoạt động tổ chức trong đó có công tác quản trị văn phòng * Trang thiết bị văn phòng: Văn phòng là một bộ phận quản lý, ở đó có các cán bộ công nhân viên đƣợc đào tạo về các nhiệm vụ văn phòng thực hiện các nhiệm vụ thu thập, xử lý, lƣu trữ và truyền đạt thông tin phục vụ cho công tác điều hành quản lý tổ chức hành chính. Vì vậy việc trang thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố giúp cho việc giải quyết công việc thuận lợi hơn. Nếu trang thiết bị hiện đại sẽ giúp cho Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 công việc của phòng thuận lợi, kịp thời và nhanh hơn, ngƣợc lại nếu trang thiết bị cũ hoặc hay hỏng hóc, khó sử dụng sẽ khiến gây cản trở công việc, làm cho công việc trở nên chậm trễ. Nhƣ vậy để văn phòng đƣợc hoạt động thuận lợi, ngoài sự nỗ lực, cố gắng bên trong của văn phòng, các yếu tố bên ngoài cũng ảnh hƣởng lớn đến việc phát huy chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Ngƣời đứng đầu cơ quan tổ chức cần thƣờng xuyên quan tâm, xây dựng, hoàn thiện đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoạt động có hiệu quả. 1.2.5. Ý nghĩa khoa học của công tác quản trị văn phòng trong cơ quan nhà nƣớc: Trong nền kinh tế thị trƣờng, đặc biệt trong giai đoạn Việt Nam là thành viên của tổ chức WTO, công tác văn phòng ( quản trị văn phòng ) có vai trò quan trọng đặc biệt đối với một tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức. Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất và biến đổi theo hoạt động của văn phòng. Quản trị văn phòng hợp lý khoa học tức là nếu các yếu tố đó đƣợc tổ chức hợp lý, khoa học sẽ mang hiệu quả kinh tế và những giá trị thực tế to lớn nhƣ sau: 1.2.5.1. Tạo nên một tổ chức ổn định, hợp lý Chức năng đầu tiên của quản trị văn phòng là tổ chức cơ quan, đơn vị theo một nội dung, phƣơng thức nhất định trong khi mục tiêu của quản lý là năng suất, chất lƣợng và hiệu quả. Bởi vậy ngay từ khâu tổ chức đơn vị, các nhà quản trị đã phải quan tâm tạo dựng một tổ chức hợp lý, khoa học. 1.2.5.2. Cho phép tăng khả năng linh động của tổ chức Tính linh động của một tổ chức phụ thuộc cả vào công tác tổ chức, quản lý và điều hành. Nếu các yếu tố cầu thành tổ chức đƣợc xếp đặt đúng đắn, phù hợp về lƣợng và chất sẽ tạo nên khả năng vận động thông thoáng dễ dàng. Yếu tố điều hành sẽ tạo nên sức mạnh vận hành của các yếu tố đƣợc tổ chức thông qua việc xác định mối quan hệ giữa các yếu tố và sự phối kết hợp giữa chúng. Những hoạt động đó nếu đƣợc tổ chức khoa học và hợp lý sẽ làm tăng khả năng linh động của mỗi yếu tố và của cả tổ chức. 1.2.5.3. Hạn chế đƣợc những ách tắc trong thu nhận và chuyển phát thông tin Hoạt động văn phòng liên quan trực tiếp và toàn diện đến thu nhận, xử lý, quản lý, sử dụng và lƣu trữ thông tin. Bởi vậy thông tin trong tổ chức bị ách tắc sẽ làm cho hoạt động của cơ quan trì trệ và đứt đoạn hoặc vận động sai mục tiêu. Cả hai kết quả đó đều không phải mong muốn của các nhà quản trị nên họ luôn có ý thức tổ chức, điều hành hệ thống thông tin của đơn vị một cách tốt nhất. Điều đó phù hợp với yêu cầu tổ chức quản trị văn phòng khoa học. 1.2.5.4. Tạo lập ý thức tự giác của ngƣời lao động trong tổ chức Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Tổ chức cơ quan bao gồm cả tổ chức nhân sự, một yếu tố đặc biệt quan trọng trong các yếu tố nên các nhà quản trị đã có ý thức tạo ra một cơ cấu nhân sự hợp lý. Bố trí nhân sự hợp lý đã tạo điều kiện nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị, phát huy đƣợc lợi thế về chuyên môn hóa, về tâm lý lao động. Điều này chỉ có thể đạt đƣợc khi tổ chức quản trị đơn vị khoa học. 1.2.5.5. Tiết kiệm chi phí cho tổ chức Quản trị khoa học sẽ tạo ra sự hài hòa, hợp lý giữa các yếu tố có trong tổ chức, cho phép sử dụng triệt để về số lƣợng và có thể khai thác hết năng lực của chúng để phục vụ cho hoạt động có mục đích của tổ chức. Điều đó cũng chứng tỏ kết quả tiết kiệm do tổ chức quản trị khoa học, hợp lƣ. 1.2.5.6. Giúp cho việc kiểm tra, giám sát chặt chẽ, kịp thời các hoạt động diễn ra trong tổ chức Mỗi bộ phận, cá nhân đều có những nhiệm vụ cụ thể, không giống nhau về quá trình, về thời điểm hoạt động nên rất khó theo dõi, kiểm tra. Muốn giám sát có kết quả các hoạt động của đơn vị thì công tác tổ chức, quản trị văn phòng phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý. Tính khoa học đƣợc thực hiện từ khi tổ chức cơ quan đơn vị đến khi điều khiển, điều chỉnh, giám sát hoạt động của các nhà quản trị. 1.2.6. Một số nguyên tắc trong công tác quản trị văn phòng: Thuật ngữ “ nguyên tắc” đƣợc hiểu đó là những tiêu chuẩn hành vi mà mọi tổ chức, cá nhân phải tuân theo. Các nguyên tắc đƣợc xây dựng trên cơ sở từ thực tiễn sau đó đƣợc kiểm tra bởi thực tiễn, do vậy các nguyên tắc không phải là bất biến. Khi điều kiện khách quan thay đổi, các nguyên tắc cũng thay đổi theo. Việc tổ chức hoạt động văn phòng công ty phải đảm bảo theo các nguyên tắc đã đƣợc ban hành . 1.2.6.1 Nguyên tắc pháp chế Pháp chế đƣợc hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy Văn phòng, buộc mọi ngƣời trong cơ quan phải thực hiện đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh và chính xác. Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng đƣợc xây dựng, ban hành thì buộc các nhà quản trị phải tiếp nhận, tuân theo các quy chế, quy tắc đó, đồng thời giáo dục, tuyên truyền cho mọi thành viên trong văn phòng phải thực hiện các quy chế, quy định đó. Ai vi phạm sẽ chịu hình thức xử lý tùy theo mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan. 1.2.6.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ Nguyên tắc tập trung dân chủ là hai mặt của một vấn đề. Để mọi mặt của đơn vị cùng hƣớng về một mục tiêu chung nhà quản lý phải tạo lập sự thống nhất trong công tác điều hành, phải giải quyết những vấn đề đƣợc coi là có lợi cho tổ chức trên cơ sở quy tắc, quy chế thể chế chung. Nguyên tắc này đảm bảo cho việc thu hút cán bộ, công nhân viên trong cơ quan cùng tham gia vào công việc quản lý của cơ quan. Đối với hoạt động văn phòng, nguyên tắc này nhằm phát huy năng Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 lực, tính trách nhiệm của toàn thể thành viên trong văn phòng tham gia vào mọi hoạt động của văn phòng, đây đƣợc xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động văn phòng. 1.2.6.3 Nguyên tắc liên tục Văn phòng công ty là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm bảo phục vụ các dịch vụ hành chính, đáp ứng các nhu cầu của cơ quan. Do vậy dòng thông tin quản lý phải liên tục, thông suốt. Yêu cầu thể hiện trong thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính, thực hiện chế độ thƣờng trực, giao tiếp giải quyết công việc hàng ngày, chế đọ phân công ủy quyền trách nhiệm không để xảy ra tình trạng gián đoạn, ngừng trệ công việc ở văn phòng, giữa các bộ phận văn phòng với nhau. 1.2.6.4 Nguyên tắc trách nhiệm gắn với quyền hạn, nghĩa vụ Hoạt động quản trị gắn liền, trực tiếp với kết quả hoạt động đơn vị nên phải gắn đƣợc trách nhiệm của các nhà quản trị với nghĩa vụ của họ. Đồng thời để thực thi công việc của họ còn cần phải có những quyền hạn nhất định theo phân cấp nên không chỉ gắn trách nhiệm với nghĩa vụ mà còn gắn trách nhiệm với quyền hạn. Quyền hạn càng cao thì trách nhiệm càng lớn. 1.2.6.5 Nguyên tắc sử dụng kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ, chuyên môn hành chính cao Vì ngƣời quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, đơn vị, tạo động cơ thúc đẩy lĩnh vực phụ trách nên đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ hành chính cao. Trình độ của ngƣời quản lý tỉ lệ thuận với phạm vi quản lý và trình độ tiên tiến cảu các biện pháp quản lý. Điều đó là ngƣời quản lý giỏi có nghiệp vụhành chính cao, phạm vi và cấp bậc cho phép càng lớn. 1.2.7. Hiện đại hóa công tác văn phòng: Hiện đại hóa công tác văn phòng là đòi hỏi bức xúc của xã hội trong giai đoạn phát triển hiện nay. Hiện đại hóa công tác văn phòng phải đƣợc tiến hành trên một số lĩnh vực chủ yếu sau: - Tổ chức bộ máy văn phòng gọn nhẹ, hiệu quả. - Trang thiết bị văn phòng phải hiện đại hóa. - Từng bƣớc công nghệ hóa công tác văn phòng, xây dựng văn phòng điện tử. - Không ngừng cải tiến nghiệp vụ hành chính văn phòng. 1.3. Công tác quản trị và phát triển nhân sự văn phòng hành chính: 1.3.1. Khái niệm: 1.3.1.1 Nhân sự: Nhân sự là thuật ngữ chỉ tất cả những ngƣời đang làm việc trong một tổ chức nào đó. Nhân lực là thuật ngữ chỉ con ngƣời đƣợc xem xét ở thể động. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Con ngƣời đƣợc coi là nguồn nhân lực quý giá nhất của tổ chức, nó cũng khan hiếm , cạn kiệt, biến động và biến mất. Điều này đặt ra thách thức đối với nhà quản lý. 1.3.2. Quản trị nhân sự: Quản trị nhân sự là tất cả các hoạt động nhằm xây dựng, phát triển, sử dụng đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lƣợng lao động phù hợp với yêu cầu công việc cả về chất và lƣợng. Quản trị nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho ngƣời lao động trong tổ chức nhằm đạt đƣợc mục tiêu chiến lƣợc và định hƣớng viễn cảnh của tổ chức ( Nguyễn Hữu Thân – Quản trị nhân sự) Quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo và phát triển, duy trì con ngƣời của một tổ chức nhằm đạt đƣợc hiệu quả tối ƣu cho cả tổ chức lẫn nhân viên ( Trần Kim Dung – Quản trị nguồn nhân lực). 1.3.3. Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác tổ chức nhân sự: - Phải luôn quan tâm đến con ngƣời trong tổ chức ngay từ đầu, phát triển và duy trì họ để có đƣợc năng suất làm việc tốt nhất. - Phải xây dựng hệ thống chính sách nhân sự đúng đắn và hợp lý. - Luôn tăng cƣờng về chất cho đội ngũ lao động. - Luôn tìm kiếm thông tin về nguồn nhân lực mới để bổ sung thay thế khi cần. - Quản trị nhân sự ngày càng mang tính cạnh tranh gay gắt nên nó đòi hỏi các tổ chức phải xây dựng các chƣơng trình kế hoạch nhân sự cụ thể (quy hoạch và dự báo) cũng nhƣ các giải pháp về nhân sự kịp thời, chính xác. 1.3.4. Chức năng công tác tổ chức nhân sự 1.3.4.1. Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân sự. Nhằm đảm bảo có đủ số lƣợng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp Bao gồm các hoạt động: dự báo và hoạch định nhân sự, phân tích công việc, thu thập và lƣu giữ, xử lý các thông tin về nguồn nhân lực của doanh nghiệp và tuyển dụng. 1.3.4.2. Nhóm chức năng đào tạo và phát triển: Nhằm nâng cao nhân lực của nhân viên, đảm bảo họ có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao và tạo điều kiện cho nhân viên đƣợc phát triển tối đa các năng lực cá nhân. Bao gồm các hoạt động : hƣớng nghiệp, huấn luyện, đào tạo các kỹ năng thực hành, bồi dƣỡng nâng cao trình độ lành nghề và cập nhật kiến thức công nghệ mới cho cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 1.3.4.3. Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân sự: Nhằm duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn lao động của doanh nghiệp. Bao gồm các hoạt đông: kích thích, động viên nhân viên (lƣơng, thƣởng, phụ cấp và các đãi ngộ khác) và duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp (thỏa ƣớc lao động, giải quyết tranh chấp lao động, cải thiện môi trƣờng làm việc, bảo hiểm và an toàn lao động, y tế, ). 1.3.5. Nội dung công tác tổ chức nhân sự văn phòng: 1.3.5.1. Hoạch định nhân sự văn phòng: Hoạch định nguồn tài nguyên nhân sự là một tiến trình quản trị bao gồm việc phân tích các nhu cầu và khả năng cung ứng nhân sự cho một tổ chức dƣới những điều kiện thay đổi, sau đó triển khai các chính sách và biện pháp nhằm thỏa mãn nhu cầu đó. Định hƣớng phát triển của tổ Trình độ chức trang bị máy móc,thiết bị cho lao động Kế hoạch,phƣơng án hoạt động cụ thể Trình độ của nhân lực Định mức lao động Nhu cầu nhân lực (cơ cấu Nhu cầu thay thế cho số về hƣu, nhân lực cần có) chuyển đi nơi khác và đi đào tạo Số hiện có phù hợp với yêu cầu của các vị trí Nhu cầu tuyển thêm mới kể cả chuyển đổi và đào tạo lại cấp tốc Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Căn cứ xác định nhu cầu nhân sự trong tổ chức *Các nội dung hoạch định nhân sự: Phân tích khả năng cung ứng (sức cung lao động): a. Phân tích sức cung nội bộ: Phân tích sức cung nội bộ về công việc: Bao nhiêu ngƣời sẽ Hiện tại có bao nhiêu ngƣời trong 1 công việc ở lại vị trí cũ, ai chuyển vị trí, ai bị Tƣơng lai cần có bao nhiêu ngƣời trong 1 công việc sa thải *Hạn chế: - Số lƣợng công việc trong tƣơng lai có thể sẽ thay đổi: giữ nguyên, xóa bỏ hoặc sáp nhập. - Việc dịch chuyển công việc có thể không diễn ra theo dự kiến. - Số lao động sẽ dịch chuyển có đảm bảo đƣợc năng suất cao hơn hay bằng trƣớc hay không. *Phân tích sức cung nội bộ về nhân lực Làm thế nào để biết đƣợc năng lực của nhân viên? Một số phƣơng pháp thƣờng áp dụng:  Bản kê kỹ năng: là bản tóm tắt các kỹ năng chủ chốt của ngƣời lao động, bao gồm: các chƣơng trình đào tạo, các chứng chỉ, kinh nghiệm làm việc, những nhận xét của cấp trên về khả năng làm việc, sở thích, sức khỏe và tuổi đời.  Biểu đồ thay thế: liệt kê những cá nhân có đƣợc thuyên chuyển hoặc đề bạt sang những vị trí chủ chốt trong doanh nghiệp, với cách này tổ chức có thể dễ dàng nhận dạng những ứng viên sáng giá nhất cho các vị trí trống. b. Sức cung bên ngoài: Mức cung bên ngoài: đƣợc tạo ra nhờ các hoạt động của doanh nghiệp nhằm thu hút và tuyển chọn nhân lực gia nhập vào doanh nghiệp đó. Các yếu tố cần tính toán khi phân tích sức cung bên ngoài: + Điều kiện dân số xã hội. + Điều kiện kinh tế, quốc tế. + Khả năng cạnh tranh thu hút nhân sự của doanh nghiệp. Hạn chế: Độ chính xác không cao. Giá trị của chúng là ở chỗ tạo ra đƣợc một khuôn khổ để xem xét có thể tìm kiếm đƣợc lao động ở đâu và họ sẽ tham gia vào bộ phận nào của tổ chức. Phân tích quan hệ cung cầu và phƣơng pháp điều chỉnh Các khả năng có thể xảy ra là: + Cung cầu tƣơng xứng Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 + Dƣ thừa + Thiếu hụt Nội dung Thiếu hụt lao động Dƣ thừa lao động Số lƣợng +Tuyển dụng thêm từ ngoài + Tạm dừng việc tuyển +Sử dụng lao động tạm thời dụng nếu có thể ( không + Giờ phụ trội: nâng năng suất lao thay thế nhân viên tại các động/ngƣời hoặc trên thời gian lao vị trí trống) động nhƣng phải tính toán đến việc đào + Giảm bớt số giờ lao tạo, thiết kế lại công việc, trả thù lao và động. trợ cấp hợp lý. + Nghỉ tạm thời. + Hợp đồng gia công : ký hợp đồng với + Khuyến khích nghỉ hƣu các hãng sản xuất cho mình. sớm. + Có thể phải tính toán đến việc sa thải. Chất lƣợng + Bố trí, sắp xếp lại hoặc thuyên chuyển lao động cho hợp lý. + Đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ. Kiểm tra, đánh giá tình hình hoặc định nhân sự. 1.3.5.2. Tuyển dụng nhân sự 1. Chuẩn bị tuyển dụng Thành lập Hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lƣợng, thành phần và quyền hạn của Hội đồng Nghiên cứu kỹ các văn bản, quy định của Nhà nƣớc và tổ chức liên quan đến việc tuyển dụng lao động Thăm dò nguồn tuyển Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn: đối với tổ chức, đối với phòng ban hoặc bộ phận và đối với cá nhân thực hiện công việc. Phác thảo thông báo tuyển dụng, bộ hồ sơ xin việc, các mẫu trắc nghiệm và phỏng vấn. 2. Thông báo tuyển dụng Hình thức: Gửi thông báo đến cơ sở đào tạo; Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động; Quảng cáo trên đài, báo, truyền hình; Yết thị trƣớc doanh nghiệp. Yêu cầu của thông báo tuyển dụng: + Quảng cáo về công ty và công việc để ngƣời xin việc hiểu hơn về uy tín, tính hấp dẫn của công việc. + Mô tả kỹ chức năng, nhiệm vụ của công việc cần tuyển. + Quyền lợi nếu ứng viên tuyển dụng (lƣơng, cơ hội đào tạo, thăng tiến, môi trƣờng làm việc, ) Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 + Hƣớng dẫn về thủ tục hành chính, hồ sơ, cách thức liên hệ với DN tuyển dụng. 3. Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ Tất cả hồ sơ xin việc thu đƣợc phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết để tiện cho sử dụng sau này. Những thông tin chủ yếu về ứng viên cần ghi lại khi nghiên cứu hồ sơ là: + Học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác + Khả năng, tri thức + Sức khoẻ + Mức độ lành nghề + Đạo đức, nguyện vọng Nên thiết kế các bộ mẫu hồ sơ riêng cho từng ứng viên theo công việc và chức danh để dễ dàng khám phá ra các ứng viên có trình độ thực sự. Qua việc nghiên cứu hồ sơ, sẽ loại bớt 1 số ứng viên hoàn toàn không đáp ứng đƣợc các tiêu chuẩn của công việc. Nhờ đó số ứng viên sẽ giảm dần và chi phí tuyển dụng cũng giảm 4. Phỏng vấn, kiểm tra và trắc nghiệm Phỏng vấn: Là hình thức tiếp xúc trực tiếp với ngƣời xin việc, với mục đích là đƣa ra các kết luận về chuyên môn, tay nghề, ngoại ngữ, ngoại hình, kinh nghiệm làm việc, khả năng hoà nhập và định hƣớng của các ứng viên, từ đó tìm ra các ứng viên xuất sắc nhất, thích hợp với vị trí cần tuyển. Thời gian cho một cuộc phỏng vấn có thể từ 15 đến 45 phút tuỳ theo yêu cầu và mục đích tuyển dụng. Việc tiến hành phỏng vấn ứng viên có thể diễn ra làm hai giai đoạn: - Phỏng vấn sơ bộ: - Phỏng vấn sâu: 5. Phỏng vấn, kiểm tra và trắc nghiệm Các hình thức phỏng vấn: Phỏng vấn không chỉ dẫn: - Là hình thức nói chuyện, không có bản câu hỏi trƣớc, thƣờng việc đặt câu hỏi là dựa trên câu trả lời trƣớc của ứng viên hoặc theo quan điểm của ngƣời phỏng vấn. - Hình thức này thƣờng mất nhiều thời gian, độ tin cậy thấp do tính chủ quan của ngƣời phỏng vấn. - Thƣờng áp dụng khi tuyển các chức vụ cao cho DN. Phỏng vấn theo mẫu: - Là hình thức phỏng vấn theo 1 hệ thống câu hỏi mẫu đƣợc chuẩn bị trƣớc. - Hình thức này tốn ít thời gian và có mức độ chính xác, tin cậy cao hơn. Phỏng vấn theo nhóm: Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 - Là hình thức 1 nhóm phỏng vấn viên hoặc 1 hội đồng cùng hỏi 1 ứng viên. - Hình thức này có nhiều ƣu điểm phỏng vấn viên đều đƣợc nghe câu trả lời nên sự đánh giá sẽ chính xác hơn nhƣng nó có thể gây ra tâm lý căng thẳng cho cac ứng viên. Phỏng vấn căng thẳng - Là hình thức phỏng vấn làm cho ứng viên bị căng thẳng về tâm lý bằng các câu hỏi mang tính nặng nề hoặc xoáy mạnh vào tâm lý của ứng viên nhằm phát hiện ra cách phản ứng và giải quyết vấn đề của ứng viên khi bị căng thẳng trong công việc. - Nên áp dụng hình thức này khi thật cần thiết theo yêu cầu công việc và phỏng vấn viên phải là những ngƣời có nhiều kinh nghiệm. Kiểm tra và trắc nghiệm: Là hình thức đánh giá sự hiểu biết, sự khéo léo, trí nhớ của các ứng viên. Hình thức này có ƣu điểm là dễ so sánh kết quả kiểm tra trắc nghiệm giữa nhiều ứng viên khác nhau. Trắc nghiệm có thể bằng cách bút vấn, khẩu vẫn hoặc bằng máy tính, hình vẽ, Các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm: Tìm hiểu về tri thức hiểu biết: gồm trắc nghiệm trí thông minh và khả năng đặc biệt của ứng viên. Tìm hiểu năng khiếu Tìm hiểu sự khéo léo và thể lực của ứng viên: bằng cách cho ứng viên tham gia làm một số thao tác sẽ phải thực hiện theo yêu cầu của công việc Tìm hiểu tính cách và sở thích. Đánh giá thành tích: nhằm phát hiện ra khả năng tiếp thu kiến thức và kinh nghiệm thực tế của ứng viên trong thực hiện công việc. Thực hiện công việc mẫu (kiểm tra tay nghề): nhằm đánh giá kinh nghiệm và khả năng thực hành của ứng viên 6. Tuyển dụng nhân sự + Xác minh, điều tra (sƣu tra lý lịch) + Kiểm tra sức khoẻ + Quyết định tuyển dụng 1.3.5.3. Bố trí và sử dụng nhân viên: Bố trí và sử dụng nhân viên hợp lý: Các nhà quản trị nhân sự phải biết cách sắp xếp, điều chỉnh và tạo ra sự hội nhập cho từng nhân viên vào guồng máy hoạt động chung nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng đội ngũ lao động. Nguyên tắc của việc bố trí và sử dụng nhân viên là phải đảm bảo “đúng ngƣời, đúng việc” nhằm nâng cao năng suất lao động, chất lƣợng phục vụ, phát huy năng lực sở trƣờng của ngƣời lao động và tạo động cơ cho họ lao động tốt. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 1. Định mức lao động: là lƣợng lao động sống hợp lý để tạo ra một đơn vị sản phẩm hay để hoàn thành một nhiệm vụ công tác nào đó trong những điều kiện nhất định. 2. Tổ chức lao động và công việc: Là việc sắp xếp đội ngũ lao động phù hợp với từng loại công việc nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động và tạo động lực cho họ làm việc bao gồm: a.Phân công lao động cần kết hợp giữa phân công lao động và hợp tác lao động. b.Xác định quy chế làm việc: là sự quy định về thời gian làm việc và nghỉ ngơi hợp lý đối với ngƣời lao động và những nội quy làm việc khác mà ngƣời lao động phải tuân theo. Việc làm này cần phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm của tổ chức, với pháp luật hiện hành và khả năng làm việc lâu dài của ngƣời lao động. c.Tổ chức chỗ làm việc : là bố trí một diện tích và không gian làm việc của mình một cách an toàn và hiệu quả. 3. Căn cứ và nguyên tắc bố trí nhân sự tại văn phòng: * Căn cứ 1.Chức năng và nhiệm vụ của VP 2.Tính chất công việc, chuyên môn nghiệp vụ 3. Chỉ tiêu biên chế 4. Trình độ, năng lực của nhân viên 5. Kết quả hoạt động công việc thực tế 6. Nhu cầu, nguyện vọng của cá nhân * Nguyên tắc 1. Nguyên tắc theo yêu cầu của công việc: đảm bảo đúng ngƣời đúng việc 2. Nguyên tắc chuyên môn hóa nhằm nâng cao trình độ, kỹ năng lành nghề, nâng cao năng suất 3. Nguyên tắc công khai: để tiện liên hệ, trao đổi khi cần và đảm bảo tính công bằng 4. Nguyên tắc liên hoàn: nhằm giúp cho quá trình hoạt động của VP cũng nhƣ tổ chức luôn nhịp nhàng, thông suốt. 5. Nguyên tắc chủ động thay thế: không nên cứng nhắc, dập khuôn và máy móc trong bố trí NS để có thể luân chuyển hay điều động nhân viên khi cần 1.3.5.4. Đánh giá nhân sự: 1. Khái niệm: Đánh giá thành tích công tác là hệ thống công thức xét duyệt và đánh giá sự hoàn thành công việc của một cá nhân theo định kỳ. 2. Mục đích: Đối với tổ chức: + Việc đánh giá nhân viên giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa các sai lầm trong quá trình làm việc, giúp họ phát triển một cách toàn diện nhằm nâng cao năng suất lao động. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 + Có căn cứ để hoạch định nguồn nhân sự một cách hợp lý. + Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng và phát triển nhân sự một cách hợp lý. + Điều chỉnh các hoạt động nhân sự cho phù hợp. Đối với nhân viên: + Giúp họ biết đƣợc khả năng hoàn thành công việc của mình + Nhìn nhận những sai lầm đã mắc phải trong quá trình làm việc để tự hoàn thiện bản thâm để có cơ hội phát triển và thăng tiến. 3. Định kỳ đánh giá : + Việc đánh giá thƣờng đƣợc tổ chức định lỳ theo tháng, quý, 6 tháng hoặc theo năm. + Ngoài ra có thể đánh giá đột xuất ( phi chính thức, trong những trƣờng hợp cần thiết). 4. Nội dung và trình tự đánh giá: + Xác định các yêu cầu cơ bản của đánh giá. + Lựa chọn phƣơng pháp đánh giá thích hợp. + Huấn luyện lãnh đạo và những ngƣời làm công tác đánh giá. + Thảo luận với những nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá. + Tiến hành đánh giá theo tiêu chuẩn mẫu trong việc thực hiện công việc. + Thảo luận với nhân viên về kết quả đánh giá. + Xác định mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên để họ phấn đấu cho kỳ tiếp theo. + Xác định các yêu cầu cơ bản của đánh giá: + Lãnh đạo cần xác định rõ các tiêu chí đánh giá, bao gồm: tiêu chuẩn về hành vi và tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc. + Xác định mức độ liên hệ của các tiêu chí đánh giá với việc thực hiện mục tiêu của tổ chức. A. Lựa chọn phƣơng pháp đánh giá thích hợp: + Phù hợp với quan điểm và tính cách của nhà quản trị. + Phù hợp với văn hóa của tổ chức. + Phù hợp với tính chất công việc và đặc điểm của nhân viên. + Khai thác đƣợc chính xác và đầy đủ thành tích công tác của đối tƣợng đánh giá. B. Huấn luyện lãnh đạo và những ngƣời làm công tác đánh giá: Cần phải đảm bảo rằng: tất cả những ngƣời làm công tác đánh giá đều phải đƣợc huấn luyện về kỹ năng đánh giá nhằm đảm bảo tính chính xác, công bằng và tiết kiệm cho quá trình đánh giá nhân viên. 5. Các phƣơng pháp đánh giá: + Phƣơng pháp thang điểm + Phƣơng pháp xếp hạng  Xếp hạng luân phiên  So sánh cặp Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 + Phƣơng pháp ghi chép các vụ việc quan trọng + Phƣơng pháp đánh giá bằng văn bản tƣờng thuật + Phƣơng pháp theo tiêu chuẩn công việc + Phƣơng pháp thang điểm đánh giá căn cứ vào hành vi + Phƣơng pháp quản trị bằng mục tiêu 1.3.5.5. Đào tạo và phát triển nhân sự: Đây là một yêu cầu tất yếu của công tác quản trị nhân sự những nguyên nhân sau: + Sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ, sự thay đổi của môi trƣờng hoạt động của tổ chức (kinh tế, xã hội, văn hóa ) + Đào tạo và phát triển nhân sự sẽ góp phần đắc lực vào việc thực hiện chƣơng trình, kế hoạch chiến lƣợc của tổ chức. *Mục đích: Nhằm trang bị những kỹ năng và kiến thức cho ngƣời lao động theo từng thời kỳ hoạt động để nâng cao chất lƣợng công việc và năng suất lao động. * Nội dung đào tạo và phát triển: + Đào tạo và bồi dƣỡng kỹ năng chuyên môn, giao tiếp ứng xử, ngôn ngữ, trình độ quản lý *Hình thức đào tạo: + Hình thức đào tạo + Gửi đi đào tạo lại các trƣờng chuyên nghiệp + Mở các lớp chuyên đề ngắn hạn tại doanh nghiệp + Tổ chức thi tay nghề + Thảo luận theo chủ đề +Kèm cặp tại chỗ 1.3.5.6. Đãi ngộ nhân sự: Đãi ngộ nhân sự thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đối với ngƣời lao động thông qua hệ thống lƣơng, thƣởng (vật chất) và cách đối xử , quan tâm tới cá nhân ngƣời lao động cũng nhƣ gia đình họ (tinh thần) từ đó tạo nên bầu không khí hòa thuận, gắn bó và tôn trọng lẫn nhau vì mục tiêu chung của tổ chức. Các hình thức đãi ngộ: + Tiền lƣơng (lƣơng khoán hoặc lƣơng theo thời gian) việc xác định chính sách lƣơng phải căn cứ kết quả lao động đã đƣợc đánh giá chính xác và phân phối lƣơng phải công khai. + Tiền thƣởng: là công cụ bổ trợ và tăng cƣờng sức mạnh đòn bẩy của tiền lƣơng. + Khen thƣởng và kỷ luật: phải chính xác, nghiêm minh, kịp thời. + Các chính sách đối với nhân viên và gia đình họ: thăm hỏi, tặng quà nhân ngày lễ, tết, sinh nhật, đau ốm + Tạo động lực thông qua việc thỏa mãn các nhu cầu về sự tôn trọng, công bằng và thăng tiến cho ngƣời lao động. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 CHƢƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TỔ CHỨC- HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM TRUNG ƢƠNG 3 2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3: 2.1.1. Một số nét khái quát về Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3  Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3  Tên tiếng Anh: CENTRAL PHAMARCEUTICAL JOINT STOCK COPANY No3  Tên viết tắt: FORIPHARM  Trụ sở chính: Số 16 Lê Đại Hành, phƣờng Minh Khai, quận Hồng Bàng, Hải Phòng.  Điện thoại: (84-31)3842576  Fax : (84-31)3823125  Email : foriphram@hn.vnn.vn  Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 0203000632 do Sở Kế hoạch và Đầu tƣ thành phố Hải Phòng cấp; đăng ký lần đầu ngày 01 tháng 12 năm 2003, đăng ký thay đổi lần thứ 5 ngày 27 tháng 4 năm 2007  Biểu tƣợng của Công ty  Vốn điều lệ: 25.000.000.000 đồng (Hai lăm tỷ đồng). (Theo bản Xác nhận vốn Điều lệ số 57/CV-AASC ngày 24/05/2007 của Công ty Dịch vụ Tƣ vấn tài chính kế toán và kiểm toán-Chi nhánh Tp.Hồ Chí Minh) 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của Doanh nghiệp Xí nghiệp dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 trực thuộc Bộ Y Tế, đƣợc thành lập từ năm 1962 với chức năng chuyên sản xuất thuốc Đông dƣợc. Trải qua hơn 48 năm xây dựng và trƣởng thành cán bộ công nhân viên xí nghiệp đoàn kết quyết tâm vƣợt khó xây dựng xí nghiệp từng bƣớc đi lên. Từ 1 gara ô-tô cũ là nơi sản xuất tạm thời của 1 phân xƣởng thuốc nam-thuốc bắc, đến nay xí nghiệp đã xây dựng thành 1 cơ sở sản xuất hiện đại với đủ tiện nghi đảm bảo yêu cầu sản xuất thuốc tốt theo tiêu chuẩn quốc gia. Thực hiện chủ trƣơng cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nƣớc, tháng 11/2003, Xí nghiệp Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 chuyển thành Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng Foriphram. Tháng 09/2006, Công ty đổi thành Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Với truyền thống hơn 48 năm sản xuất thuốc, đặc biệt là thuốc Đông dƣợc, Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 là một trong ngững đơn vị đầu ngành trong cả nƣớc với những sản phẩm thuốc đƣợc bào chế từ các nguyên liệu có nguồn gốc thiên nhiên, là sự kết hợp giữa nền y học cổ truyền dân tộc với công nghệ khoa học hiện đại. Với đội ngũ cán bộ đại học, sau đại học dày dạn kinh nghiệm, lực lƣợng công nhân Dƣợc lành nghề đã đƣợc đào tạo cơ bản về sản xuất thuốc Đông dƣợc tại Trung Quốc, Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 đã và đang sản xuất hơn 80 loại thuốc đáp ứng yêu cầu trong nƣớc và xuất khẩu nhƣ: thuốc viên nén, viên nang, viên bao, thuốc hoàn cứng, hoàn mềm, cao xoa, thuốc nƣớc, Toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty đã cam kết theo đuổi mục tiêu chất lƣợng. Vì vậy, trong những năm qua, nhiều sản phẩm của Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 đƣợc tặng thƣởng huy chƣơng vàng, huy chƣơng bạc tại nhiều hội chợ trong nƣớc và Quốc tế; nhiều năm đƣợc ngƣời tiêu dùng bình chọn là “Hàng Việt Nam chất lƣợng cao” do báo Sài Gòn tiếp thị tổ chức. Với những thành tích đã đạt đƣợc, Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 đã đƣợc nhà nƣớc tặng thƣởng Huân chƣơng lao động hạng 3, Huân chƣơng lao động hạng 2. Thƣơng hiệu Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 với hơn 48 năm hoạt động đã đi sâu vào tiềm thức và dành đƣợc niềm tin của ngƣời tiêu dùng với nhiều sản phẩm Đông dƣợc nổi tiếng trong và ngoài nƣớc nhƣ Cao Sao Vàng, hoàn Bổ Thận Âm, hoàn Bổ Thận Dƣơng, hoàn Sâm Nhung, hoàn Hà Xa Đại Tạo, hoàn Lục Vị, hoàn Quy Tỳ, hoàn Thập Toàn Đại Bổ, Hoạt Huyết Dƣỡng Não, Bidentin, Phong Tê Thấp, Kimraso Để sản phẩm ngày càng phục vụ tốt hơn cho sức khỏe ngƣời dân và có sức cạnh tranh cao tiến tới hội nhập khu vực và quốc tế, năm 2007 Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 đã thực hiện dự án đầu tƣ giai đọan 1 với kinh phí hơn 30 tỷ đồng bao gồm xây dựng, lắp đặt thiết bị 2 dây chuyền sản xuất thuốc viên, thuốc nƣớc đạt tiêu chuẩn GMP-WHO, phòng Kiểm tra chất lƣợng đạt tiêu chuẩn GLP, kho bảo quản thuốc đạt tiêu chuẩn GSP cùng cảnh quan, môi trƣờng toàn bộ khu vực sản xuất ở địa điểm mới tại xã Nam Sơn,huyện An Dƣơng, thành phố Hải Phòng.Sau năm 2008,công ty thực hiện tiếp giai đoạn 2 của dự án với kinh phí hơn 50 tỷ đồng bao gồm xây dựng, lắp đặt thiết bị dây chuyền chiết xuất dƣợc liệu, sản xuất thuốc đông dƣợc, cao xoa, thuốc mỡ đạt tiêu chuẩn GMP. Sang đầu năm 2010 Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 đã bắt đầu tiến hành cho nhà máy tại xã Nam Sơn đi vào chính thức hoạt động. Công Ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 luôn nỗ lực phấn đấu đảm bảo sản phẩm luôn đạt chất lƣợng cao nhất để xứng đáng sự tin cậy của ngƣời tiêu dùng. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 2.1.3.Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp: 2.1.3.1. Chức năng của doanh nghiệp: Các ngành, nghề kinh doanh của Công ty theo Giấy chứng nhận ĐKKD:  Sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu dƣợc phẩm, hóa chất, mỹ phẩm, thực phẩm, vật tƣ và máy móc thiết bị y tế.  Kinh doanh, gieo trồng, chế biến dƣợc liệu.  Pha chế thuốc theo đơn.  Tƣ vấn, dịch vụ khoa học kỹ thuật, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực y dƣợc.  Kinh doanh các ngành nghề khác mà pháp luật không cấm. Công ty có thể mở rộng, thu hẹp hoặc thay đổi phạm vi hoạt động do Đại hội đồng cổ đông quyết định. 2.1.3.2. Nhiệm vụ của doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 là công ty cổ phần nên nhiệm vụ chủ yếu là đảm bảo đƣợc mức lợi nhuận đề ra, đảm bảo lợi ích cho các thành viên sáng lập trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu về đạo đức kinh doanh. Tạo nguồn vốn để mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, nộp thuế theo đúng nghĩa vụ cho nhà nƣớc. Thực hiện tốt các chính sách của Nhà nƣớc quy định: chính sách tiền lƣơng, chính sách kinh doanh theo đúng pháp luật, từ đó thu hút thêm nhân viên, tạo công ăn việc làm cho ngƣời lao động, mở rộng quy mô của doanh nghiệp 2.1.4. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Hiện nay Công ty đƣợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng trong đó có 2 cấp quản lý cao nhất là cấp công ty và cấp phân xƣởng. Bên cạnh đó Công ty còn có các phòng ban chức năng, nhƣng các bộ phận này không trực tiếp ra quyết định xuống phân xƣởng mà chủ yếu làm nhiệm vụ tham mƣu cho cấp trên trong quá trình chuẩn bị ban hành và thực hiện các quyết định thuộc phạm vi chuyên môn của mình. Theo chủ trƣơng cổ phần hóa của Nhà nƣớc đến 11/2003 công ty đã chuyển sang hoạy động theo mô hình cổ phần, cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty tuân thủ theo quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ tổ chức của hoạt động của Công ty. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 2.1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Đ ạ i hội đồng cổ đông Hội đồng Quản trị Ban kiểm soát Giám Đốc Phó Giám Đốc sản xuất Phó Giám Đốc kinh doanh Phó Giám Đốc chất lƣợng Phân Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng xƣởng nghiên Kế hoạch Kinh đảm bảo Kiểm sản cứu và vật tƣ Doanh và chất tra chất xuất phát Marketing lƣợng lƣợng triển Phòng Phòng Chi Chi Cửa hàng Tài Tổ chức nhánh nhánh Hải chính hành Hồ Chí Hà Nội Phòng Kế toán chính Minh (Nguồn : Phòng Tổ chức – hành chính) Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 2.1.4.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 1. Đại hội đồng cổ đông Công ty: Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông họp ít nhất mỗi năm một lầnvà đƣợc triệu tập họp theo quyết định của Hội Đồng Quản Trị trong thời gian từ 45 – 60 ngày, kể từ ngày kết thúc năm tài chính hoặc theo yêu cầu của ít nhất 3/5 số thành viên Hội đồng quản trị hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% số cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất 6 tháng hoặc của Ban kiểm soát trong trƣờng hợp Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ của ngƣời quản lý. Đại hội đồng cổ đông quyết định các vấn đề sau: - Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần đƣợc quyền chào bán của từng loại, quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần - Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát - Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát gây thiệt hại cho Công ty và cổ đông Công ty - Quyết định tổ chức lại và giải thể Công ty - Quyết định sửa đổi bổ sung Điều lệ Công ty - Thông qua báo cáo tài chính hàng năm - Thông qua định hƣớng phát triển Công ty, quyết định bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản đƣợc ghi trong sổ kế toán của Công ty. - Quyết định mua lại hơn 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại - Các quyền và nghĩa vụ khác quy định tại Luật doanh nghiệp 2. Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý của Công ty do Đại hội đồng cổ đông Công ty bầu ra, số thành viên HĐQT là 05 thành viên. Thành viên HĐQT bao gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch và thành viên đƣợc trúng cử với đa số phiếu theo số cổ phần bằng thể thức trực tiếp bỏ phiếu. HĐQT có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan tới mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. HĐQT họp mỗi tháng 1 lần. Trƣờng hợp đặc biệt khoảng cách giữa 2 kỳ họp không quá 3 tháng.Trƣờng hợp cần thiết HĐQT có thể họp phiên bất thƣờng theo yêu cầu của: - Chủ tịch HĐQT - Ít nhất 3/5 số thành viên HĐQT - Kiểm soát viên trƣởng hoặc 2/3 số thành viên trong Ban kiểm soát - Giám đốc Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ sau: - Quản lý Công ty theo Điều lệ, Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, bảo toàn vốn của Công ty và tuân thủ theo đúng Pháp luật Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 - Thực hiện trích lập các quỹ thuộc thẩm quyền, chia cổ tức và cách thức sử dụng quỹ theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông - Bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc, Phó giám đốc, Kế toán trƣởng, Giám đốc Trung tâm, Giám đốc Chi nhánh, Trƣởng văn phòng đại diện và duyệt phƣơng án tổ chức Bộ máy nhân sự của các đơn vị trực thuộc - Kiến nghị, bổ sung và sửa đổi Điều lệ Công ty - Quyết định triệu tập, chuẩn bị nội dung và tổ chức các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thƣờng niên và bất thƣờng - Quyết định tiền lƣơng, tiền thƣởng cho Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trƣởng và các chức danh thuộc quyền quản lý của HĐQT. Trƣờng hợp Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc thì mức lƣơng và thƣởng của Giám đốc do Đại hội đồng cổ đông quyết định - Quyết định 1 số công việc kinh doanh thuộc thẩm quyền của HĐQT theo đề nghị của Giám đốc - Quyết định quy chế tuyển dụng, cho thôi việc nhân viên của Công ty. Quyết định khen thƣởng kỉ luật nhân viên thuộc quyền quản lý của HĐQT và quyết định múc bồi thƣờng vật chất khi nhân viên gây thiệt hại cho Công ty - Quyết định giải pháp phát triển thị trƣờng, tiếp thị và công nghệ, thông qua hợp đồng mua bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản đƣợc ghi trong sổ kế toán của Công ty - Trình Đại hội đồng cổ đông quyết định các vấn đề sau: + Thành lập hoặc giải thể các chi nhánh, văn phòng đại diện + Kế hoạch phát triển dài hạn của Công ty, kế hoạch huy động vốn + Tăng, giảm vốn Điều lệ và chuyển nhƣợng cổ phần + Chƣơng trình thực hiện đối với các dự án đầu tƣ có giá trị từ 30% Vốn điều lệ trở lên - Các báo cáo hoạt động của HĐQT, kết quả kinh doanh, quyết toán tài chính hàng năm, phƣơng án phân phối lợi nhuận, chia cổ tức - HĐQT có thể đình chỉ các quyết định của Giám đốc nếu thấy trái pháp luật và vi phạm Điều lệ, Nghị quyết và các quy định của HĐQT - Chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật, vi phạm Điều lệ, những sai phạm trong quản lý gây thiệt hại cho Công ty - Xem xét quyết định việc chuyển nhƣợng các cổ phiếu có ghi danh 3. Ban Kiểm Soát: Ban kiểm soát (BKS) Công ty là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty. BKS Công ty gồm 03 thành viên do Đại hội đồng cổ đông bầu và bãi nhiễm. Trƣởng BKS phải là cổ đông của Công ty BKS có các quyền và nhiệm vụ sau đây: - Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 - Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của Công ty, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của Công ty khi xét thấy cần thiết - Thƣờng xuyên thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động, tham khảo ý kiến của HĐQT trƣớc khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông - Báo cáo Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lƣu giữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính, các báo cáo khác của Công ty, tính trung thực, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty - Báo cáo với Đại hội đồng cổ đông về tình hình tài chính bất thƣờng, những ƣu khuyết điểm trong hoạt động quản lý tài chính của HĐQT và Giám đốc theo ý kiến độc lập của měnh. Nếu biết sai phạm mŕ không báo cáo thě phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật - Trƣởng BKS hoặc 2/3 số thành viên BKS có quyền yêu cầu HĐQT họp phiên bất thƣờng hoặc yêu cầu HĐQT triệu tập cuộc họp Hội đồng cổ đông bất thƣờng - Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty - Không đƣợc tiết lộ bất cứ bí mật gì về hoặc có liên quan đến Công ty - Kiểm soát viên đƣợc hƣởng thù lao theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Chi phí cho hoạt động của Kiểm soát viên đƣợc hạch toán vào chi phí quản lý của Công ty 4. Giám đốc Giám đốc của Công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm. Giám đốc Công ty là ngƣời điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đƣợc giao. Giám đốc có các quyền và nghĩa vụ sau: + Quyết định về tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty + Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị +Tổ chức thực hiện những kế hoạch kinh doanh và phƣơng án đầu tƣ của Công ty + Kiến nghị phƣơng án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty + Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh tổ chức trong Công ty, trừ các chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức + Quyết định lƣơng và phụ cấp (nếu có) đối với ngƣời lao động trong Công ty kể cả những cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Tổng Giám đốc Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 + Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Pháp luật, quyết định của Hội đồng quản trị. 5. Phó Giám đốc Gồm: Phó Giám đốc kinh doanh, Phó Giám đốc sản xuất, Phó Giám đốc chất lƣợng. Đây là bộ phận có nhiệm vụ giúp việc cho Giám đốc trong các công việc hàng ngày của Công ty. Mỗi Phó Giám đốc chịu trách nhiệm về một lĩnh vực. Nhiệm kì của các Phó giám đốc là 05 năm 6. Phân xƣởng sản xuất Bao gồm nhiều tổ sản xuất có nhiệm vụ tiến hành sản xuất sản phẩm theo kế hoạch đã đƣợc vạch ra. Mỗi tổ sản xuất có một tổ trƣởng chiu trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra công việc của các công nhân trong tổ của mình. 7. Phòng Nghiên cứu và phát triển Có nhiệm vụ: - Nghiên cứu phát triển sản xuất sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm cũ nhằm đáp ứng ngày càng cao nhu cầu phòng và chữa bệnh của ngƣời dân. - Khảo sát thực tế về tình hình tiêu thụ sản phẩm, xu hƣớng điều trị - Chủ động nghiên cứu thị trƣờng, thị hiếu ngƣời tiêu dựng và tính năng điều trị của sản phẩm theo nhu cầu của ngƣời dân. 8. Phòng Kinh doanh Marketing Chịu sự điều hành trực tiếp của Phó giám đốc kinh doanh về công tác tổ chức mua, bán hàng hoá vật tƣ, dịch vụ.Phòng này có trách nhiệm thực hiện các hợp đồng mua bán vật tƣ hàng hoá. Làm công tác tiếp thị kinh doanh và tổ chức bán hàng dự trữ. Tìm cách để tiêu thụ đƣợc hàng hoá và quảng bá về các sản phẩm của Công ty. 9. Phòng Kế hoạch vật tƣ Chịu trách nhiệm lập các kế hoạch sản xuất theo các đơn hàng, lập kế hoạch thu mua và nhập khẩu vật tƣ, nguyên liệu đảm bảo cho sản xuất đƣợc diễn ra liên tục dƣới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty. 10. Phòng đảm bảo chất lƣợng Có nhiệm vụ: - Chỉ đạo và kiểm tra thực hiện quy trình kĩ thuật. - Soạn thảo, ban hành và hƣớng dẫn thực hiện các quy trình theo tiêu chuẩn. - Điều tra xử lý sự cố, xem xét khiếu nại của khách hàng. - Đánh giá nhà cung cấp nguyên liệu, bao bì - Kiểm tra môi trƣờng. - Đào tạo và huấn luyện tay nghề cán bộ công nhân viên - Thu hồi, tái chế, thanh lý sản phẩm, nguyên liệu, bao bì - Xây dựng các hồ sơ pháp lý với các cơ quan có thẩm quyền về quyền sản xuất, quyền sở hữu công nghiệp Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 - Lập hồ sơ đăng kí thuốc - Thiết kế mẫu mã bao bì sản phẩm 11. Phòng Kiểm tra chất lƣợng Có nhiệm vụ kiểm tra chất lƣợng của nguyên vật liệu đầu vào, dây chuyền sản xuất và thành phẩm. Kết quả kiểm tra sẽ đƣợc chuyển lên phòng Đảm bảo chất lƣợng để xét duyệt và đƣa ra quyết định cuối cùng trƣớc khi đƣa nguyên liệu vào sản xuất và giới thiệu sản phẩm ra ngoài thị trƣờng. 12. Phòng Tổ chức hành chính Có nhiệm vụ tổ chức tuyển dụng toàn bộ lao động phục vụ cho nhu cầu lao động tại phân xƣởng cũng nhƣ tại các phòng ban trực thuộc Công ty. Bố trí sắp xếp cán bộ trong Công ty, tổ chức đào tạo và tuyển dụng lao động. Thực hiện các thủ tục hành chính: lễ tân, tiếp khách, truyền đạt các thông tin chỉ thị hai chiều, văn thƣ. 13. Phòng Kế toán thống kê Chịu trách nhiệm các nghiệp vụ kế toán, hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. Thực hiện nghĩa vụ về chế độ báo cáo thuế, tài chính đối với các cơ quan chức năng quản lý của Nhà nƣớc về các hoạt động kinh tế tại doanh nghiệp mình. Đảm bảo huy động nguồn vốn vay cho Công ty. Nhận xét: Nhìn vào sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận ta thấy Công ty đã có cơ cấu tổ chức hợp lý, có sự phân cấp rõ ràng, và không bị chồng chéo về chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban trong toàn Công ty. Các thành viên trong từng bộ phận chỉ chịu trách nhiệm về công việc trong phạm vi phòng ban mình. Từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân. Tất cả các thành viên trong Công ty đều phải thủ theo các quy định chung của Công ty. 2.1.5. Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: PHÂN TÍCH KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG MỘT SỐ NĂM GẦN ĐÂY Để phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong một số năm gần đây ta lập bảng số liệu số 01 Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Bảng số 01:Bảng tóm tắt một số chỉ tiêu về hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2005 đến 2009 Đơn vị tính: Triệu đồng STT CHỈ TIÊU N2005 N2006 N2007 N2008 N2009 01 TỔNG DOANH THU 22,345 35,778 45,456 50,567 55,575 02 TỔNG CHI PHÍ 20,478 30,584 43,429 46,777 48,123 03 TỔNG LỢI NHUẬN 1,867 5,194 2,027 3,790 7,452 04 THUẾ TNDN 523 1,454 567 1,061 1.863 05 LÃI RÒNG 1,344 3,740 1,460 2,729 5.589 06 THU NHẬP BQ 1.000 1.300 1.350 1.450 1.650 (Nguồn: Công ty Cổ phần Trung ương 3) Qua bảng số 01 ta thấy: Lãi ròng là chỉ tiêu để đánh giá lợi ích của doanh nghiệp có đƣợc từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhìn vào bảng trên thì lãi ròng đƣợc tính theo công thức: Lãi ròng = Tổng lợi nhuận - Thuế TNDN Từ đó ta tính đƣợc Lãi ròng năm 2005 là 1,344 triệu đồng và đến năm 2006 thì tăng lên thành 3,740 triệu đồng. Nguyên nhân là do doanh số năm 2006 tăng 13,433 triệu đồng, khoảng 60 % so với năm 2005. Chi phí cho sản xuất kinh doanh cũng tăng từ 20,478 triệu đồng lên 30,584 triệu đồng, tăng khoảng 49% so với năm 2005. Nhƣ vậy tốc độ tăng doanh thu nhanh hơn tốc độ tăng chi phí nên lãi ròng năm 2006 cao hơn năm 2005. Doanh số của Công ty tăng là do Công ty chú trọng hơn đến các hoạt động chiêu thị cổ động nhƣ tổ chức chữa bệnh cho ngƣời nghèo ở một số huyện ở Nam Định, Thái Bình. Đồng thời đào tạo đội ngũ trình dƣợc viên trẻ, năng động và có năng lực. Sang năm 2007, mặc dù tổng doanh thu vẫn tiếp tục tăng lên đạt 45,456 triệu đồng nhƣng chi phí của Công ty lại khá lớn so với các năm trƣớc 43,429 triệu đồng, tăng 42% so với năm 2006. làm cho lãi ròng giảm còn 1,460 triệu đồng. Với đà phát triển nhƣ thế, lãi ròng trong 2 năm sau lần lƣợt tăng thành 2,729 triệu và 5,365 triệu. Do doanh thu của 2 năm đều tăng và tốc độ nhanh hơn tăng chi phí. Nhƣ thế ta thấy đƣợc lợi ích của Công ty ngày càng tăng chứng tỏ sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của Công ty. Bên cạnh tạo ra lợi ích cho Công ty mình thì Công ty còn góp phần xây dựng lợi ích xã hội thông qua khoản thuế thu nhập doanh nghiệp nộp vào ngân sách Nhà nƣớc. Năm 2006 Công ty đóng góp khoản thuế khá lớn là 1,454 triệu do tổng lợi nhận của Công ty năm đó khá cao 5,194 triệu đồng. Các năm còn lại thuế thu nhập tăng dần theo lợi nhuận thu đƣợc. Các khoản này đóng góp vào sự phát triển của toàn xã hội. Công ty sản xuất có lãi thì thu nhập của ngƣời lao động cũng đƣợc tăng theo. Và thu nhập của ngƣời lao động đƣợc trích từ số tiền lãi mà doanh nghiệp tạo ra sau khi trừ các khoản thuế phải nộp. Thu nhập của lao động năm 2005 là 1 triệu đồng 1 ngƣời 1 tháng, đến năm 2006 đã tăng lên thành 1.3 triệu, năm 2007 là Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 1,35 triệu, năm 2008 là 1,45 triệu và gần đây nhất là năm 2009 với mức lƣơng là 1.65 triệu. Do Công ty sản xuất kinh doanh có lãi nên đời sống ngƣời lao động ngày càng đƣợc nâng cao, mức lƣơng trả cho ngƣời lao động đƣợc tăng lên. 2.1.6.Những thuận lợi và khó khăn của Công ty: Xuất phát là một doanh nghiệp Nhà nƣớc trực thuộc Bộ Y tế với hơn 48 năm hoạt động và phát triển Công ty đã áp dụng đƣợc những công thức và công nghệ sản xuất của Trung Quốc là quốc gia hàng đầu trong lĩnh vực bào chế thuốc. Tuy với quy mô sản xuất vừa nhƣng các sản phẩm của Công ty lại có chất lƣợng khá tốt và Công ty đã tạo dựng đƣợc cho mình lòng tin và sự tín nhiệm của khách hàng về các sản phẩm của mình. Do vậy Công ty không chỉ tạo dựng đƣợc uy tín với khách hàng mà còn tạo dựng đƣợc uy tín với các nhà cung cấp, với bạn hàng. Từ sự phân tích các yếu tố về tài sản, nguồn vốn, công nghệ, lao động, cơ cấu tổ chức, uy tín của Công ty ta thấy đƣợc Công ty có những thuận lợi và khó khăn . 2.1.6.1.Những thuận lợi của công ty là  Là đơn vị tiền thân trong ngành sản xuất Đông dƣợc (hình thành từ năm 1962), cùng với việc áp dụng những công thức và công nghệ sản xuất của Trung Quốc, Công ty Cổ phần Dƣợc Phẩm TW3 có kinh nghiệm và năng lực sản xuất khá tốt so với các Công ty cùng ngành. Đồng thời, trong suốt quá trình hoạt động, Công ty đã tạo đƣợc hình ảnh tốt đẹp và sự tin tƣởng trong con mắt đánh giá của ngƣời tiêu dùng, đặc biệt là ở một số sản phẩm nhƣ: Hoàn Bổ thận âm, Hoàn Sâm nhung, Hoàn Lục vị, Hoàn Hà Xa Đại Tạo, Hoàn Thập toàn đại bổ, Cao Sao Vàng, .Vì thế, đây cũng chính là một lợi thế cạnh tranh của Công ty.  Việc quản lý tốt các chi phí đã giúp cho các sản phẩm của Công ty vừa có chất lƣợng cao nhƣng giá thành hợp lý.  Công ty có một đội ngũ cán bộ, nhân viên trình độ cao, các công nhân lành nghề, giàu kinh nghiệm mà không phải dễ dàng có đƣợc trong khoảng thời gian ngắn. Đây chính là tài sản quí giá nhất của Công ty và cũng chính là tiềm lực để Công ty phát triển lâu dài và bền vững. 2.1.6.2.Những khó khăn của công ty là:  Năng lực thiết bị còn chƣa đáp ứng đƣợc hết nhu cầu sản xuất. Tuy nhiên, sau khi dự án xây dựng nhà máy sản xuất thuốc theo tiêu chuẩn GMP- WTO hoàn thành và đƣa vào hoạt động thì khó khăn này sẽ không còn tồn tại nữa.  Phần lớn nguyên liệu đầu vào của Công ty đều đƣợc nhập khẩu ủy thác nên sự thay đổi đột ngột của giá cả cũng làm ảnh hƣởng phần nào đến giá thành sản phẩm của Công ty. Do đó, Công ty sẽ chuyển hƣớng sang nhập khẩu trực tiếp để giảm bớt sự phụ thuộc vào các nhà cung cấp nguyên liệu, chủ động hơn trong việc quản lý giá cả của nguồn nguyên liệu đầu vào.  Việc giá dầu tăng lên trong 2 năm qua cũng là yếu tố quan trọng ảnh hƣởng đến hoạt động sản xuất của Công ty. Cùng với xu hƣớng đi lên của giá dầu, Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 các nguyên liệu phục vụ cho quy trình sản xuất thuốc cũng theo đó mà tăng lên. Điều này ảnh hƣởng đến các chi phí cho giá vốn hàng bán và các chi phí khác cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Do đó, lợi nhuận thu về cũng giảm xuống.  Thị trƣờng dƣợc phẩm ngày càng cạnh tranh mạnh mẽ hơn khi các Công ty nƣớc ngoài cũng nhƣ các Công ty trong nƣớc không ngừng cải tiến công nghệ, đƣa ra nhiều sản phẩm mới, cải tiến mẫu mã và hình thức quảng cáo, khuyến mãi. Trƣớc tình hình này, Công ty cũng bị ảnh hƣởng về thị phần và Công ty cần phải có những chính sách và chiến lƣợc hiệu quả để phát triên kinh doanh đồng thời tăng vị thế và sức cạnh tranh của Công ty trong ngành. 2.1.7. Số lƣợng ngƣời lao động trong công ty: Tổng số lao động của Công ty tại thời điểm 31/12/2009 là 170 ngƣời, cơ cấu lao động theo trình độ đƣợc thể hiện trong bảng sau: Bảng số lƣợng ngƣời lao động của Công ty Tiêu chí Số lƣợng ( ngƣời) Tỷ lệ Cao đẳng, trung cấp, sơ cấp 136 80% Trên đại học 10 5.88% Đại học 24 14.11% Tổng 170 100% (Nguồn : Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3) Công ty có đội ngũ cán bộ đại học, sau đại học dày dạn kinh nghiệm: 10 Dƣợc sỹ chuyên khoa cấp 1, lực lƣợng công nhân dƣợc lành nghề đã đƣợc đào tạo cơ bản về sản xuất thuốc Đông dƣợc tại Trung Quốc – quốc gia có nền đông dƣợc phát triển hàng đầu thế giới. Với lực lƣợng lao động trên cùng với bề dầy hoạt động 45 năm trong ngành dƣợc, Công ty đã nắm đƣợc nhiều bí quyết cũng nhƣ kỹ thuật bào chế các loại thuốc có chất lƣợng cao. Với các nhóm ngành đặc thù nhƣ y và dƣợc, vai trò của đội ngũ cán bộ có chuyên sâu, thành thạo công việc và có nhiều kinh nghiệm thật sự là thế mạnh của Công ty trong môi trƣờng kinh doanh cạnh tranh nhƣ hiện nay Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 2.1.8. Mục tiêu của Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 cụ thể năm 2010 là: + Đầu tƣ công nghệ hiện đại, đổi mới trang thiết bị và đổi mới quản lý để nghành công nghiệp Dƣợc từng bƣớc đáp ứng nguồn nguyên liệu làm thuốc. Đến hết năm 2010, tất cả các cơ sở sản xuất, kinh doanh, nghiên cứu và kiểm nghiệm Dƣợc phẩm đều đạt tiêu chuẩn thực hành tốt ( Good pratice – GP) + Xây dựng cơ sỏ công nghiệp sản xuất kháng sinh và hóa dƣợc, sản xuất các nguyên liệu làm thuốc có thế mạnh, đặc biệt từ dƣợc liệu. + Cung ứng đủ thuốc thƣờng xuyên và có chất lƣợng, không để thiếu các thuốc thuộc danh mụ thuốc thiết yếu, thuốc cho các chƣơng trình mục tiêu y tế quốc gia ( thuốc phòng chống sốt rét, phòng chống lao, phòng chống bƣớu cổ ). Chú trọng bảo đảm đầy đủ các dịch vụ cung ứng thuốc cho nhân dân vùng khó khăn. + Bảo đảm sử dụng thuốc an toàn, hợp lý và hiệu quả. + Bảo đảm sản xuất từ trong nƣớc đáp ứng 60% nhu cầu thuốc phòng bệnh và chữa bệnh của xã hội, mức tiêu dùng bình quân đạt 12-15usd/ngƣời/năm; có 1.5 dƣợc sỹ đại học / 10000 dân. + Tháng 11 năm 2004, Bộ trƣởng Bộ y tế đã ra quyết định số 3886/2004/QĐ-BHYT về triển khai áp dụng các nguyên tắc tiêu chuẩn thực hành tốt sản xuất thuốc theo khuyến cáo của Tổ chức y tế thế giới ( GMP-WTO). Theo hƣớng dẫn, đến hết năm 2005, tát cả các cơ sở sản xuất thuốc tân dƣợc phải thực hiện theo nguyên tắc, tiêu chuẩn GMP, đến hết năm 2007 tất cả các cơ sở sản xuất thuốc tân dƣợc thao nghuyên tắc tiêu chuẩn GMP-WHO, đến hết 2010 tất cả các doanh nghiệp có chức năng sản xuất thuốc dƣợc liệu phải đạt tiêu chuẩn GMP- WHO. + Theo số liệu của Vụ điều trị - Bộ Y tế, chi tiêu tiền thuốc của ngƣời dân đạt khoảng 630 triệu USD / năm. Dự kiến, với mức tiêu thụ 12-15 USD / ngƣời / năm thì đến năm 2010 mức chi tiêu tiền thuốc của ngƣời dân đạt khoảng 900 triệu USD. + Từ các số liệu ghi nhận và định hƣớng phát triển nghành dƣợc của Chính phủ chúng ta có thể nhận định rằng thị trƣờng dƣợc phẩm trong nƣớc còn tiềm năng phát triển rất lớn cho các doanh nghiệp sản xuất trong nƣớc, nhất là các doanh nghiệp có GMP, trong việc đáp ứng cho nhu cầu xã hội thay thế hành nhập ngoại. 2.2 . Công tác tổ chức tại văn phòng Tổ chức – Hành chính tại Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3. Trong bất cứ một Công ty, một doanh nghiệp nào, văn phòng luôn đóng một vai trò quan trọng, quyết định đến thành bại của công ty đó về lĩnh vực hoạt động kinh doanh của mình. Văn phòng chính là bộ máy giúp việc của thủ trƣởng cơ quan. Các vấn đề thông tin đƣợc văn phòng thu thập, sàng lọc, nghiên Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 cứu, đề xuất đến thủ trƣởng cơ quan và ngƣợc lại các ý kiến chỉ đạo của cơ quan đều đƣợc văn phòng truyền đạt và theo dõi việc kiểm tra, thực hiện. Ngoài ra, văn phòng còn là bộ mặt của cơ quan, nơi giải quyết các vấn đề của cơ quan với các cơ quan khác. Và văn phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 cơ quan đầu não giải quyết các công việc hành chính của toàn bộ Công ty. Văn phòng Tổ chức – Hành chính là văn phòng trung tâm nơi chuyển giao và tiếp nhận tất cả các thông tin, các thủ tục giấy tờ, công văn, đơn đặt hàng, của các cơ quan pháp luật và của khách hàng gửi đến Công ty và các phòng ban có liên quan thông qua bộ phận văn thƣ trong văn phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần dƣợc phẩm trung ƣơng 3. Văn phòng Tổ chức – hành chính có nhiệm vụ sàng lọc những thông tin đó trình lãnh đạo Công ty và các phòng ban có liên quan. Từ đó lãnh đạo Công ty đƣa ra các biện pháp chỉ đạo hợp lý và mang tính khả thi cao nhất. Có thể nói văn phòng Tổ chức – Hành chính đóng vai trò kết nối lãnh đạo với toàn bộ các phòng ban chức năng và phân xƣởng trong công ty. 2.2.1.Cơ cấu tổ chức phòng hành chính Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty là tổng hợp các bộ phận đƣợc chuyên môn hóa với những trách nhiệm, phạm vi nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau. Mô hình quản lý Công ty cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 gồm các phòng ban nghiệp vụ chuyên môn, trong đó Văn phòng tổ chức – Hành chính ngày càng chú trọng, quan tâm phát triển hõn ðể khẳng ðịnh vai trò trợ thủ tham mƣu đắc lực cho thủ trƣởng và là “ cửa ngõ thông tin” của Công ty Cổ phần góp phần quan trọng vào việc điều hành và ra quyết định của nhà quản lý sao cho kịp thời, hiệu quả. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức – Hành chính: Trƣởng phòng Phó phòng Bộ phận Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ lái xe phận phận phận phận y phận nhân sự văn thƣ vệ sinh tế bảo vệ, và tự vệ khánh tiết (Nguồn: P. Tổ chức – Hành chính) Bảng phân bổ số lƣợng nhân viên phòng Tổ chức – hành chính: Ch ứ c danh Số lƣợng(ngƣời) Trƣởng phòng 1 Phó phòng 1 Cán bộ chế độ chính sách lƣơng 1 Nhân viên văn thƣ lƣu trữ 1 Nhân viên nhân sự 2 Bộ phận vệ sinh 2 Bộ phận y tế 1 Bộ phận lái xe 3 Bộ phận bảo vệ , tự vệ 8 T ổ ng 20 ( Nguồn: P. Tổ chức – hành chính) 2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức- Hành chính: 2.2.2.1. Các chức năng: Tham mƣu cho Tổng giám đốc về công tác xây dựng tiêu chuẩn cán bộ và chức năng mô hình tổ chức, xây dựng các quy chế, chính sách về cán bộ, đào tạo, điều động và bổ nhiệm cán bộ, quản lý cán bộ và hồ sơ nhân sự. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Quản lý, bảo vệ tài sản công ty. Thực hiện công tác hành chính quản trị. 2.2.2.2. Nhiệm vụ của phòng Tổ chức – hành chính: - Xây dựng kế hoạch lao động tiền lƣơng, quản lý lao động và định mức lao động. - Triển khai và tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với ngƣời lao động. - Quản lý hành chính quản trị công ty, lƣu trữ công văn giấy tờ, quản lý con dấu, nhận chuyển công văn đến, đi. -Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh quốc phòng tại công ty. -Công tác y tế cơ quan: Quản lý hồ sơ sức khỏe và theo dõi tình trạng sức khỏe của cán bộ công nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ và bệnh nghề nghiệp (nếu có) cho ngƣời lao động. -Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh môi trƣờng ngoài khu vực sản xuất. -Soạn thảo các quy trình liên quan đến nhân sự nhƣ đào tạo, tuyển dụng. -Phối hợp để tổ chức, theo dõi các lớp đào tạo tập huấn và nâng bậc. - Tổ chức khảo sát năng suất lao động, phân tích thời gian sử dụng lao động. -Xây dựng mức lao động và điều chỉnh mức lao động cho phù hợp. -Lập danh sách cán bộ công nhân viên để xét nâng bậc lƣơng. Theo dõi, thực hiện các chế độ chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. -Quản lý lực lƣợng dự bị động viên của công ty. -Phối hợp với mạng lƣới an toàn vệ sinh thực hiện chế độ kiểm tra an toàn vệ sinh lao đông, phòng cháy chữa cháy theo quy định. -Quản lý lực lƣợng bảo vệ, tự vệ, phòng cháy chữa cháy. -Quản lý và điều động xe ô tô của công ty. -Hành chính quản trị, quản lý nhà đất, quản lý văn thƣ,con dấu. -Quản lý mạng lƣới điện thoại, quản lý tài sản rẻ tiền mau hỏng. -Quản trị sửa chữa chống thấm, chống dột, chống nấm mốc mối mọt. -Lập dự trù mua văn phòng phẩm theo yêu cầu của bộ phận phục vụ sản xuất kinh doanh. -Quản lý, vận hành máy photocopy; phụ trách tiếp tân. 2.2.2.3. Quyền hạn của phòng Tổ chức – Hành chính 1. Thay mặt lãnh đạo công ty kiểm tra việc thực hiên nội quy, quy chế kỷ luật lao động và các vấn đề khác liên quan đến nhân sự và hành chính. 2. Giải quyết các sự vụ về hành chính, quản trị trong công ty theo sự ủy quyền của Giám đốc. 2.2.2.4. Phân công trách nhiệm nhân viên văn phòng phòngTổ chức – Hành chính: - Trƣởng phòng: Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 + Là ngƣời đứng đầu bộ phận văn phòng Tổ chức – Hành chính, là ngƣời có trách nhiệm và nghĩa vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng. + Có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ hoạt động của cơ quan, của tổ chức. + Là ngƣời phụ trách chung – trực tiếp tham mƣu cho giám đốc Công ty trong công tác : tổ chức đội ngũ cán bộ trong công ty, công tác quản lý lao động lao động ngành nghề trong các phòng ban, xí nghiệp + Chịu trách nhiệm kiểm tra theo dõi trực tiếp công tác an toàn lao động, công tác an ninh trật tự, tham gia công tác thi đua, công tác tuyên truyền để cán bộ công nhân viên phấn đấu hoàn thành toàn diện và vƣợt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. - Phó phòng: + Hỗ trợ và tham gia điều hành chung công việc trong phòng. Giúp trƣởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng, cũng có thể kiêm nhiệm trƣởng một số bộ phận trong phòng, có thể đảm nhiệm một số công việc có thể do trƣởng phòng giao. + Là ngƣời trực tiếp phụ trách quản lý đất đai, công tác phòng chống bão lũ, hỏa hạn. + Chịu trách nhiệm trƣớc trƣởng phòng về kết quả hoạt động do mình phụ trách. - Nhân viên văn thƣ: Đây là bộ phận thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong văn phòng, tổ chức, sử dụng thông tin đầu vào, đầu ra của công ty nên giữ vai trò quan trọng trong quản lý công tác thông tin của văn phòng nói riêng và của công ty nói chung. Nhiệm vụ của nhân viên văn thƣ: + Chịu trách nhiệm về quản lý và sử dụng con dấu của công ty, đảm bảo an toàn quy chế + Xử lý văn bản đến, đi của công ty theo đúng quy trình xử lý công văn, giấy tờ. + Trực tiếp quản lý các thiết bị văn phòng + Soạn thảo các văn bản liên quan đến nhiệm vụ của phòng theo sự phân công của trƣởng phòng và gửi cho các đơn vị, cơ quan có liên quan. + Thực hiện công tác lễ tân theo yêu cầu của công ty. - Cán bộ chế độ chính sách lao động tiền lƣơng: + Là nhân viên chịu sự lãnh đạo của phụ trách phòng Tổ chức – hành chính, triển khai công việc đƣợc giao về chế độ chính sách, lao động tiền lƣơng cho ngƣời lao động. + Chịu trách nhiệm thực hiện và hƣớng dẫn các đơn vị triển khai việc thực hiện chế độ chính sách và bảo hiểm xã hội cho ngƣời lao động theo quy định hiện Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 hành của nhà nƣớc, của nghành và của công ty. Tập hợp, thống kê lƣu trữ tài liệu, số liệu thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội ( nhƣ: Chế độ hƣu trí, mất sức, thanh toán lƣơng Bảo hiểm xã hội, chế độ thu hút Dƣợc sĩ ) Theo dõi nắm bắt các thay đổi, biến động về nhân lực, về tiền lƣơng để tiến hành lên báo cáo tăng giảm hàng tháng, hàng kỳ, và cả năm trình phụ trách phòng Tổ chức – hành chính ký duyệt. . Thực hiện các công việc của công tác lao động tiền lƣơng nhƣ : giúp phụ trách phòng tổng hợp, phân loại và lƣu giữ các chứng từ chi trả tiền lƣơng và các khoản chi trong chế độ tiền lƣơng của toàn công ty. Kiểm tra bảng biểu thanh toán tiền lƣơng, tiền thƣởng và các sự vụ khác của các đơn vị trực thuộc trƣớc khi trình phụ trách phòng phê duyệt. Làm lƣơng và trực tiếp thực hiện chế độ cho cán bộ công nhân viên công ty. . Theo dõi diễn biến tiền lƣơng và tập hợp thống kê nâng bậc lƣơng hàng năm. Làm các báo cáo về công tác lao động tiền lƣơng. . Phối hợp với y tế thực hiện quản lý và cấp phát thẻ bảo hiểm y tế cho toàn thể cán bộ công nhân viên chức của công ty. Giúp y tế làm danh sách khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ công nhân viên hàng năm. . Làm một số công việc dƣới sự hƣớng dẫn của phụ trách phòng. Theo dõi thời gian nghỉ không hƣởng lƣơng và báo cáo cho phụ trách phòng để quản lý lao động, làm căn cứ để tính thƣởng và giải quyết các chế độ khác. Cập nhật tất cả các số liệu thông tin khác phục vụ cho công tác chuyên môn. . Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của phụ trách phòng. 2.2.3.Công tác sắp xếp bố trí văn phòng Để làm việc có hiệu quả và thuận tiện thì sắp xếp và bố trí văn phòng là một vấn đề hết sức cần thiết và đặc biệt quan trọng. Nó chi phối, ảnh hƣởng trực tiếp lên trạng thái tâm lý làm việc của nhân viên,ảnh hƣởng đến năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên. Phòng tổ chức – hành chính gồm có hai phòng ban, hai phòng ban nằm ngay cạnh nhau. Phòng thứ nhất nhìn đối diện với cổng ra vào,cách cổng ra vào bên tay trái 30m,đây là phòng của các nhân viên phòng Tổ chức – hành chính. Phòng thứ hai là của trƣởng phòng nằm ngay sau phòng của các nhân viên của phòng Tổ chức – hành chính, có hai cửa. Một cửa nhìn về phía xƣởng sản xuất đây là cửa ra vào để đón tiếp khách hay những bộ phận, đơn vị đến liên hệ, làm việc. Còn một cửa thông sang phòng các nhân viên,để tiện kiểm tra,làm việc với các nhân viên của phòng . Phòng trƣởng phòng đƣợc bố trí làm hai phòng nhỏ,ngăn cách bởi một tủ hồ sơ. Phía bên ngoài là bàn làm việc và bàn ghế tiếp khách, còn phía sau tủ thì là nơi lƣu trữ hồ sơ nằm ngay trung gian giữa phòng của nhân viên và trƣởng phòng. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 *Ƣu điểm: Tận dụng đƣợc mặt bằng sẵn có của công ty. Dễ dàng trong việc thực hiện nhiệm vụ lễ tân Có môi trƣờng làm việc tốt đặc biệt là về thiết bị chiếu sáng và thông gió Dễ dàng cho việc tìm tài liệu. *Nhƣợc điểm Do nằm ngay mặt đƣờng nên chịu ảnh hƣởng của các tiếng ồn dẫn đến xao nhãng, mất tập trung Kiểm tra nhân viên làm việc khó mặc dù hai phòng có cửa thông nhau nhƣng cửa kính thông ra hai phòng lại nằm ở gần chỗ để hồ sơ mà bàn làm việc của trƣởng phòng đặt phía gần cửa tiếp khách nên không thể quan sát đƣợc. 2.2.3.1.Trang thiết bị văn phòng Văn phòng là một bộ phận quản lý, ở đó có các cán bộ công nhân viên đƣợc đào tạo về các nhiệm vụ văn phòng thực hiện các nhiệm vụ thu thập, xử lý, lƣu trữ và truyền đạt thông tin phục vụ cho công tác điều hành quản lý tổ chức hành chính. Vì vậy việc trang thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố giúp cho việc giải quyết công việc thuận lợi hơn. Các trang thiết bị của văn phòng công ty bao gồm 3 loại: o Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lƣu trữ và truyền đạt các thông tin quản lý nhƣ : máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại. o Các phƣơng tiện làm việc : bàn làm việc, tủ giá đựng sách, giá đựng tài liệu, các loại kẹp hồ sơ. o Trang thiết bị phù hợp đảm bảo cho văn phòng hoạt động bình thƣờng an toàn: thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió, thiết bị chiếu sáng. o Số lƣợng trang thiết bị cho phòng tổ chức hành chính đƣợc bố trí tƣơng đối đầy đủ, đáp ứng nhu cầu sử dụng của các nhân viên làm việc tại văn phòng Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Bảng thống kê các thiết bị văn phòng : Stt Tên thiết bị Số lƣợng 1 Máy photocopy 1 2 Máy vi tính 3 3 Máy điều hòa 2 4 Máy in 3 5 Điện thoại 3 6 Tủ đựng hồ sơ 4 7 Máy fax 2 8 Tủ lạnh 1 9 Bàn làm việc 8 10 Bàn ghế tiếp khách 1 11 Giá đựng sách báo tài liệu 3 12 Quạt 5 13 Đèn 6 ( Nguồn : phòng Tổ chức-hành chính) Trang thiết bị tại phòng hành chính đƣợc trang bị đầy đủ, đáp ứng đƣợc nhu cầu sử dụng cho nhân viên.Điều đó đã tạo cho nhân viên một môi trƣờng làm việc thuận lợi hơn và tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên khi làm việc. 2.2.3.2.Môi trƣờng làm việc: Môi trƣờng làm việc là một yếu tố ảnh hƣởng đến sức khỏe ngƣời lao động . Hiện nay do địa thế của công ty nằm ngay mặt đƣờng, nhiều ô tô qua lại nên không tránh khỏi ảnh hƣởng của không khí, mang theo mùi khó chịu,ảnh hƣởng của tiếng ồn. ngoài các yếu tố vật chất yếu tố tinh thần cũng đóng một vai trò quyết định, ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả lao động. Vì vậy hàng năm công ty thƣờng tổ chức khám sức khỏe định kỳ, tổ chức nghỉ mát, thăm nom những nhân viên đau ốm chính điều này đã thúc đẩy công nhân viên cố gắng làm việc hơn. 2.2.4.Nghiệp vụ tổ chức công việc 2.2.4.1.Quy trình xử lý thông tin Có nhiều cách để phân loại thông tin. Nhìn chung Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm trung ƣơng 3 đã phân loại thông tin nhƣ sau: Thông tin của Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3 gồm 3 loại +Thông tin công khai: là những thông tin đƣợc phổ biến đến toàn thể cổ đông trong Công ty và những ngƣời có liên quan. +Thông tin nội bộ: là những thông tin chỉ đƣợc phổ biến trong nội bộ Công ty. +Thông tin bảo mật: là những thông tin đƣợc giữ bí mật trong công ty. Chỉ một vài cán bộ liên quan trực tiếp đƣợc biết và quản lý thông tin này. Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, ban kiểm soát và những ngƣời đƣợc Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, ban kiểm soát ủy quyền mới đƣợc cung cấp thông tin. *Những thông tin về tổ chức nhân sự: Những thông tin về tổ chức nhân sự đƣợc lƣu giữ tại phòng Tổ chức – hành chính theo đúng pháp lệnh lƣu trữ. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 1. Những thông tin về tổ chức nhân sự đƣợc công khai: o Quyết định thành lập công ty. o Đăng ký kinh doanh o Số cổ đông, số ngƣời lao động, cơ cấu bộ máy quản lý điều hành. o Điều lệ, nội quy, kỷ luật lao động. o Thảo ƣớc lao động tập thể 2. Những thông tin nội bộ về tổ chức nhân sự o Sổ đăng ký cổ đông o Các loại hợp đồng o Hồ sơ cán bộ, sổ BHXH, sổ lao động của ngƣời lao động. * Thông tin về ngiên cứu phát triển sản phẩm: 1. Mọi hồ sơ về kết quả nghiên cứu, thử nghiệm đƣợc lƣu trữ tại phòng nghiên cứu phát triển và không đƣợc công bố. 2. Kế hoạch, tiến độ nghiên cứu phát triển sản phẩm, kỹ thuật công nghệ là những thông tin bảo mật. Trong quá trình thực hiện chỉ cán bộ nghiên cứu, trƣởng phòng nghiên cứu, ủy viên HĐQT phụ trách nghiên cứu mới đƣợc biết, đồng thời có trách nhiệm báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm lên Ban giám đốc. 3. Bí quyết, thủ thuật bào chế là những thông tin bảo mật. Chỉ những cán bộ có liên quan đƣợc biết. 4. Các thông tin khác về nghiên cứu phát triển chỉ đƣợc phổ biến khi đƣợc sự đồng ý của HĐQT, Ban giám đốc. 5. Các chuyên gia hợp tác chỉ đƣợc phép thực hiện các công việc ghi trong thỏa thuận bằng văn bản chính thức với công ty. * Thông tin về đăm bảo chất lƣợng, kiểm tr chất lƣợng. 1. Quy trình sản xuất, hồ sơ sản xuất, hồ sơ kiểm tra chất lƣợng thực tế là những thông tin bảo mật. Trong quá trình thực hiện chỉ có những cán bộ liên quan đƣợc biết và chịu trách nhiệm bảo quản, lƣu trữ. 2. Các nguyên tắc đảm bảo chất lƣợng, kiểm tra chất lƣợng, quy định sủ dụng, bảo dƣỡng nhà xƣởng, máy móc thiết bị là thông tin nội bộ, đƣợc phổ biến cho ngƣời lao động để thực hiện. 3. Trƣởng phòng Kiểm tra chất lƣợng đƣợc phép gửi tiêu chuẩn cơ sở sản phẩm của Công ty cho Trung tâm kiểm nghiệm Dƣợc các tỉnh, thành phố, phiếu kiểm nghiệm cho khách hàng khi họ yêu cầu. * Thông tin về sản xuất : 1. Kế hoạch sản xuất, nhu cầu cung ứng hàng tháng, quý năm , chi phí sản xuất, công suất máy móc thiết bị là những thông tin nội bộ, chỉ đƣợc phổ biến đến những bộ phận có liên quan trong công ty. 2. Ngƣời ngoài Công ty không đƣợc vào khu vực sản xuất khi chƣa đƣợc sự đồng ý của Ban giám đốc. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 3. Không đƣợc quay phim chụp ảnh khu vực sản xuất khi chƣa đƣợc sự đồng ý của Ban giám đốc. * Thông tin về Marketing và bán hàng: 1. Các thông tin hình ảnh Công ty, Hình ảnh sản phẩm nhƣ biểu tƣợng Công ty, nhãn hiệu hàng hóa, công dụng, cách dùng của sản phẩm là những thông tin công khai, càng phổ biến rộng rãi càng tốt. 2. Các thông tin về chiến lƣợc tiếp thị, bán hàng, cách định giá, các số liệu về số lƣợng hàng hóa bán ra, chi phí quảng cáo, thị phần, mức tăng trƣởng, hiệu quả bán hàng, hồ sơ khách hàng, kết quả nghiên cứu thị trƣờng là những thông tin bảo mật. Chỉ những cán bộ làm việc trực tiếp mới đƣợc nắm giữ, chỉ đƣợc cung cấp khi có yêu cầu của HĐQT, Ban giám đốc. * Thông tin về tái chính kế toán: 1. Các thông tin về bảng cân đối kế toán, tổng kết tài sản, báo cáo lãi, lỗ, báo cáo thu nhập chƣa phân phối là những thông tin bảo mật. Chỉ có các cán bộ tài chính kế toán nắm giữ và chỉ cung cấp khi có yêu cầu của HĐQT, Ban giám đốc, Ban kiểm soát. 2. Hiệu quả sản xuất kinh doanh, lợi nhuận ròng, cơ cấu phân bổ các quỹ, cổ tức là những thông tin công khai, đƣợc công bố trong Đại hội cổ đông. 3. Các số liệu tài chính, kế toán nếu gửi cho cơ quan quản lý cấp trên, các cơ quan hữu quan phải đƣợc thông qua và nhất trí của HĐQT, Ban giám đốc. Tại công ty Cổ phần Dƣợc phẩm trung ƣơng 3 ngoài việc nhận thông tin qua hệ thống văn bản công ty thì thông tin cồn đƣợc thu nhận qua hệ thống các công nghệ hiện đại nhƣ: điện thoại, máy fax, chuyển phát nhanh, internet, nhờ công nghệ hiện đại này công tác quản lý và sử dụng thông tin của công ty trở nên hiệu quả và đảm bảo hơn. Việc thu nhận và xử lý thông tin cũng luôn đƣợc ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong công ty chú trọng vì vậy mà các thông tin luôn đảm bảo các yêu cầu về tính chính xác, tính đầy đủ, tính hệ thống và tính kịp thời. Văn phòng công ty thực hiện truyền phát thông tin từ lãnh đạo xuống ngƣời lao động, giữa công ty với công ty khác, giữa công ty với các cơ quan chức năng có liên quan, từng bƣớc đảm bảo thông tin 2 chiều. Văn phòng công ty cũng quan tâm đến việc củng cố công tác thông tin nộ bộ đặc biệt là từ cấp dƣới lên cấp trên đã tổ chức thông tin khá nhanh nhạy có hiệu quả, thực hiện tƣơng đối tốt chế độ gửi thông tin theo quy điịnh của công ty bao gồm đầy đủ nội dung, trình bày rõ ràng qua hệ thống văn bản. Thông qua hệ thống thông tin giúp lãnh đạo công ty nắm đƣợc tình hình thông tin về vật tƣ, lao động, những thay đổi về kỹ thuật, khoa học công nghệ qua đó có chủ trƣơng, chính sách, phƣơng pháp sản xuất sao cho phù hợp. hình ảnh công ty cũng nhý các sản phẩm của công ty ðýợc giới thiệu ðến ðối tác, khách hàng tiềm nãng. Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3 Ngoài ra còn trang bị cho ngƣời lao động không chỉ về chủ trƣơng, đƣờng lối chính sách của Đảng và nhà nƣớc, về chuyên môn nghiệp vụ mà còn cả về kinh tế, chính trị xã hội để nâng cao dân trí ngƣời lao động. Ngƣời ta cho rằng trong thế giới thƣơng mại, có với sự gia tăng các yêu cầu thông tin và những phát triển trong kỹ thuật xử lý làm cho hoạt động văn phòng ngày càng có vị trí quan trọng hơn trong công ty. Đánh giá đƣợc tầm quan trọng đó phòng Tổ chức – hành chính rất chú trọng trong việc thu nhận và xử lý thông tin. Với việc trang bị đầy đủ các phƣơng tiện thông tin hiện đại nhƣ: máy điện thoại, máy fax, máy tính nối mạng đã tạo điều kiện hết sức thuận tiện cho bộ máy toàn công ty hoạt động hiệu quả Nhƣng bên cạnh những ƣu điểm đó em nhận thấy văn phòng vẫn còn những hạn chế tồn tại là: - Công ty chƣa có hệ thống mạng nội bộ dẫn đến hiệu quả làm việc chƣa cao, ban lãnh đạo công ty vẫn thƣờng xuyên phải xuống các phòng ban lấy số liệu, giấy tờ. - Một số bộ phận, phòng ban đơn vị chƣa chấp hành tốt các quy định về chế độ thông tin theo quy định của nhà nƣớc và công ty. Thông tin gửi vẫn còn chậm. - Công tác xử lý thông tin phản hồi vẫn chƣa đƣợc chú ý thực hiện đồng bộ cùng với các hoạt động khác, có những văn bản đƣợc ban hành khá lâu nhƣng việc đôn đốc triển khai thực hiện vẫn còn chậm. - Mặc dù văn phòng công ty đƣợc trang bị đầy đủ các phƣơng tiện làm việc nhƣng một số máy móc, thiết bị hỏng hóc, cũ kỹ ảnh hƣởng đến chất lƣợng công việc. Nguyên nhân của những hạn chế trên đó là: - Ban lãnh đạo vẫn chƣa thƣờng xuyên đôn đốc các đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin, chƣa bàn bạc với các đơn vị, phòng ban để cải thiện nâng cao chất lƣợng thông tin. - Các phƣơng tiện thông tin tuy đƣợc trang bị đầy đủ nhƣng đã đƣợc sử dụng trong nhiều năm cộng thêm có những nhân viên chƣa sử dụng đúng cách dẫn đến tình trạng hỏng hóc. 2.2.4.2.Công tác văn thƣ lƣu trữ Đối với công tác văn phòng thì nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ giữ một vị trí vô cùng quan trọng, làm tốt đƣợc nghiệp vụ này cũng chính là thực hiện các hoạt động văn phòng một cách thông suốt và có hiệu quả. Đây chính là đầu mối quan trọng cho các hoạt động quản lý văn bản diễn ra trong công ty. Bao gồm các nội dung: 1.Công tác văn thƣ: Gồm có các nội dung: - Soạn thảo ban hành văn bản - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P