Khóa luận Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng

Nội dung text: Khóa luận Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng

1. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong giai đoạn hiện nay, nền kinh tế thị trường đang phát triển theo hướng đa dạng hoá, hiện đại hoá, mở cửa hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới đã tạo cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội cũng như thách thức lớn. Điều này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tìm ra cho mình một hướng đi đúng phù hợp với yêu cầu thực tế và thích nghi được với sự biến đổi của thị trường. Yêu cầu đó đặt ra cho mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình để đạt hiệu quả cao nhất đồng thời có thể làm chủ trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Để làm được điều đó doanh nghiệp phải định hướng rõ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và phương hướng hành động của mình. Bên cạnh đó thì doanh nghiệp cũng phải xác định được những khó khăn, thách thức phải vượt qua trong quá trình thực hiện mục tiêu đã đề ra của mình. Nhưng quan trọng hơn cả là làm thế nào để mọi thành viên trong doanh nghiệp cùng đồng tâm, nhất trí, nỗ lực hết mình vì thành công chung của doanh nghiệp. Điều này trước hết phụ thuộc vào công tác quản lý mà hoạt động quản lý gắn liền với công tác văn phòng. Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu được trong các cơ quan nhà nước cũng như các tổ chức sản xuất kinh doanh. Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan thực hiện các công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần giúp cho hoạt động của toàn cơ quan được thông suốt đạt hiệu quả cao, là “tai”, là “mắt”, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo, là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi. Tổ chức tốt công tác văn phòng sẽ giúp cho lãnh đạo quản lý điều hành có hiệu quả hoạt động của cơ quan. Công tác văn phòng còn là cơ sở đảm bảo cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất, hiệu quả, thực hiện đúng đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo giữ gìn bí mật nhà nước và cơ quan, giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt cũng như lâu dài. Trên thực tế có rất nhiều nghiên cứu, lý luận về văn phòng và các hoạt động Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 1
2. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng của văn phòng nhưng lại có rất ít những nghiên cứu về văn phòng của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Đặc biệt là không có nghiên cứu nào nói về văn phòng của chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng. Qua quá trình thực tập, đối chiếu lý luận với thực tiễn hoạt động văn phòng tại Ngân hàng em đã nhận thức được vai trò quan trọng của hoạt động văn phòng trong toàn bộ hoạt động của Ngân hàng, hoạt động văn phòng ở đây mặc dù đã có những cố gắng nhưng chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến việc giải quyết các công việc nhiều khi còn chậm trễ, cho nên vấn đề nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là rất cần thiết. Vì vậy đã chọn đề tài cho khoá luận tốt nghiệp của mình là: “ Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng ”. 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài : Đề tài khoá luận nhằm đạt được các mục đích sau: Khảo cứu lý luận về văn phòng, hoạt động văn phòng và quản trị văn phòng. Đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài : Khảo cứu lý luận về văn phòng, khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng, khái niệm quản trị văn phòng, các nguyên tắc quản trị và tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng. Đánh giá hoạt động văn phòng, bao gồm : Phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng Phân tích cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Ngân hàng đặc biệt là của văn phòng Ngân hàng. Mô tả, đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Ngân hàng thấy được những ưu điểm, những hạn chế và nguyên nhân dẫn đến hạn chế đó. Đề xuất các giải pháp về nhân sự, các điều kiện vật chất của văn phòng, các Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 2
3. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng nghiệp vụ kỹ thuật đối với hoạt động văn phòng và các điều kiện để thực thi các giải pháp đó. 3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu : Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là : Hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng như : nghiệp vụ thu thập xử lý thông tin, nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch Mặc dù một số vấn đề khác liên quan như quản trị văn phòng cũng được đề cập đến để đối chiếu, nhưng khóa luận chủ yếu tập trung nghiên cứu sâu về hoạt động văn phòng ở Ngân hàng. Phạm vi thời gian nghiên cứu của khóa luận là : khoảng thời gian mà thông tin được sử dụng trong khóa luận là từ năm 2007- 2009. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu : Khoá luận vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như: - Phương pháp phân tích. - Phương pháp so sánh. - Phương pháp thống kê. - Phương pháp tổng hợp. 5. Kết cấu của khóa luận Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và danh mục tài liệu, khóa luận được bố cục thành ba chương: Chương I: Cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng Chương II: Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 3
4. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng CHƢƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 1.1. Lý luận chung về văn phòng 1.1.1. Khái niệm văn phòng Nền kinh tế nước ta hiện nay đã và đang đứng trước muôn vàn cơ hội để hội nhập, phát triển cũng như phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có thể tồn tại, phát triển đúng hướng trong nền kinh tế thị trường ngày càng đa dạng hoá, hiện đại hoá.Vì vậy, mỗi doanh nghiệp, tổ chức phải tìm cho mình một vị trí, một lợi thế vững vàng trên thương trường để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng phát triển. Muốn làm được điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng động, sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định được vị trí quan trọng của mình trong việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý. Bất cứ một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào, muốn duy trì hoạt động của mình đều phải thành lập văn phòng hoặc một bộ phận để thực hiện chức năng của văn phòng. Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hành chính, giấy tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý Đối với một cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn giản bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc. Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng hành chính hoặc ghép phòng hành chính với phòng tổ chức hoặc phòng tổ chức sản xuất kinh doanh. Ở đó chỉ cần một đến hai người đảm đương tất cả các công việc của văn phòng. Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từ nhu cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định. Nhưng tùy theo tính chất, Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 4
5. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp. Do đó, trong chương này chúng ta sẽ tập trung tìm hiểu những cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng. Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về văn phòng, ở các góc độ tiếp cận khác nhau thì khái niệm về văn phòng cũng khác nhau. Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức để thực hiện một phần chức năng nhiệm vụ của tổ chức. Khi tiếp cận văn phòng theo tiêu chi chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ chức. Còn tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. Ngoài ra, nghiên cứu theo góc độ thực tế, văn phòng còn có thể hiểu là phòng làm việc của nhà lãnh đạo.Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ chức, là địa điểm của mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc.Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, của tổ chức. Hiểu theo nghĩa chung nhất: ( Hồ Ngọc Cẩn (2003 : tr.10) “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”. 1.1.2. Chức năng của văn phòng Văn phòng có 2 nhóm chức năng chính sau : - Chức năng tham mưu tổng hợp : Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về vấn đề thống kê, vấn đề xử lý thông tin dữ liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 5
6. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý, là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Nhà quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Để làm được điều đó người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác mọi vấn đề. Điều đó vượt quá khả năng thực hiện của người quản lý, do đó đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp. Công tác này thuộc về bộ phận văn phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc, trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như: công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán Để có được những thông tin chuyên sâu thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ, tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp. Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu, vừa là nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho lãnh đạo. Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho việc điều hành, quản lý của lãnh đạo thông qua các nghiệp vụ như: xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng, tuần cho lãnh đạo cơ quan; tổ chức triển khai việc thực hiện các kế hoạch đó. Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản - Chức năng hậu cần : Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều kiện vật chất : Nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính Các điều kiện, phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 6
7. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan đơn vị. Nội dung của công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đó là hoạt động mang tính đặc thù của hoạt động văn phòng. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính, phương tiện xong hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tùy thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa bổ sung, hỗ trợ cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. 1.1.3.Vai trò của văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức.Văn phòng có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức. Theo ThS. Bùi Thị Thanh Nhàn( 2009) thì vai trò của văn phòng được thể hiện như sau : Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo cơ quan đều thông qua Văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, bộ phận khác. Đồng thời, văn phòng là bộ phận theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại giữa các tổ chức khác với cơ quan mình. Văn phòng được coi như cửa ngõ thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì các thông tin đến và đi đều qua bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng, nó quyết định đến sự thành bại của mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần, các chức năng này vừa độc lập, vừa bổ sung, hỗ trợ cho nhau. Tất cả công việc của văn phòng phải làm là để đạt mục tiêu của nhà quản lý. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 7
8. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động cho tất cả các phòng ban, các đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng. 1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng 1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng Với mỗi chức năng riêng thì văn phòng có những mục tiêu cụ thể tương ứng, do vậy để thực hiện tốt được các chức năng nói trên văn phòng cần thực hiện các nội dung cơ bản sau : 1.2.1.1. Xây dựng và tổ chức chƣơng trình, kế hoạch công tác của cơ quan Khái niệm: Chương trình kế hoạch công tác là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu, định hướng đó của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nào đó. Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo thứ tự thời gian, nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu nhất định của tổ chức. Chương trình là các định hướng, biện pháp lớn nhằm thực hiện một mục đích đã đề ra; là lịch trình làm việc thể hiện nội dung các công việc đặt ra trong một thời gian nhất định. Chương trình, kế hoạch công tác được thể hiện bằng những văn bản có tên loại tương ứng với tính chất của một văn bản, dự kiến các công việc doanh nghiệp phải làm trong một khoảng thời gian nhất định. Vai trò: Chương trình, kế hoạch công tác có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý. Là phương tiện hoạt động quan trọng của cơ quan, tổ chức để đảm bảo cho những hoạt động được thực hiện liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra. Là cơ sở để chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian, vừa đảm bảo chủ động, quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa thực hiện được công việc Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 8
9. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng trọng tâm, đúng tiến độ. Giúp cho hoạt động của từng cá nhân, của toàn cơ quan có mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, luôn chủ động, không bị lôi cuốn vào công việc sự vụ, có thể ứng phó trước những sự kiện bất ngờ, những tình huống đột xuất. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều có mục tiêu, định hướng thông qua hoạt động chiến lược. Muốn thực hiện được điều này cần phải có chương trình, kế hoạch cụ thể cho từng bộ phận, phòng ban. Mỗi loại kế hoạch được giao cho bộ phận chuyên trách xây dựng và chỉ đạo thực hiện. Song muốn đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp thì các kế hoạch này phải được kết nối thành một hệ thống các kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể đó sẽ do văn phòng xây dựng, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các phòng ban, bộ phận cùng triển khai thực hiện theo mục tiêu của doanh nghiệp. Qua đó, các phòng ban sẽ được kết nối mật thiết, đồng bộ hơn trong công việc. Ngoài ra, căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng trực tiếp xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác cụ thể cho từng tuần, tháng, quý, năm cho cơ quan và lãnh đạo, giúp cho việc triển khai được khoa học, đạt hiệu quả cao. 1.2.1.2. Xây dựng quy chế Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức, quy định của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định các cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả. Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại quy chế: Loại 1: Quy chế mang tính chất quy phạm chung được áp dụng trong toàn bộ cơ quan trong bộ máy nhà nước. Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm vụ như tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo, xét tuyển. Loại 2: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các đơn vị, phòng ban mang tính chất đặc thù. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 9
10. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Ngoài ra, có quy chế làm việc cho toàn cơ quan, tổ chức và quy chế của từng đơn vị. Bên cạnh đó, các tổ chức còn ban hành các quy chế quy định về các lĩnh vực công tác quan trọng của cả cơ quan hoặc đơn vị. 1.2.1.3. Tổ chức hội họp. Khái niệm về hội họp: Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý. Nhìn chung, hội họp thường được hiểu là một hình thức tập hợp một số đông người ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông tin hoặc cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó. Mục tiêu của hội họp Việc tổ chức hội họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô cũng như tính phức tạp nhưng đều hướng tới mục tiêu chung như sau: Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị. Là một cơ hội để đánh giá nhân viên và phát hiện nhân tài. Để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt được sự nhất trí về quan điểm, nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sự ủng hộ cũng như phối hợp. Để phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các quy chế dân chủ và để phát huy trí tuệ tập thể. Ý nghĩa của hội họp Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình ra quyết định. Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, để phát huy tính trí tuệ của tập thể. Đó là hình thức để tập thể lao động ra quyết định hoặc để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập, trao đổi thông tin Chính vì nhiều mục đích như vậy nên người thủ trưởng phải Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 10
11. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng xem xét tính chất công việc để đưa ra nội dung của cuộc họp, thành phần cũng như thời gian của cuộc họp. Để các cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp. 1.2.1.4. Nghiệp vụ văn thƣ – lƣu trữ Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư – lưu trữ giữ vị trí rất quan trọng. Làm tốt nhiệm vụ này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt và hiệu quả. a. Nghiệp vụ văn thư: Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây: Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, đánh máy, ban hành văn bản. Khái niệm văn bản: Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay bằng mội loại ký hiệu nhất định nào đó. Trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, thể hiện ý chí, mệnh lệnh cuả chủ thể quản lý, là phương tiện để điều chỉnh các mối quan hệ quản lý. Vai trò của văn bản: Văn bản là phương tiện phổ biến truyền đạt thông tin và các quyết định quản lý, giúp cho việc giải quyết các công việc của công ty được nhanh chóng, chính xác, có chất lượng, đúng đường lối, chính sách. Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Lưu trữ những hồ sơ, tài liệu một cách đầy đủ, chính xác phục vụ cho công việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt và lâu dài. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 11
12. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng - Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đến. Khái niệm: Mọi văn bản được gửi tới cơ quan mình đều được gọi chung là văn bản đến. Văn bản đến là phương tiện chứa thông tin từ nguồn bên ngoài, nội bộ Ngân hàng được chuyển đến bộ phận văn phòng với mục đích khác nhau. Văn bản đến cơ quan có thể là: công văn, quyết định, thông báo, thư, sách báo, tạp chí Vì vậy, quá trình tổ chức quản lý văn bản đến được nhân viên văn thư đảm nhiệm và thực hiện theo những quy tắc chung nhất định. Vai trò: Đây là nguồn cung cấp thông tin chủ yếu của Ngân hàng, giúp các nhà lãnh đạo nắm được tình hình bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, đồng thời nhận được các quyết định quản lý của cấp trên gửi xuống, những thông tin thị trường có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. Từ đó, Ngân hàng có biện pháp, kế hoạch kinh doanh, xác định mục tiêu cụ thể và các bước tiến hành thực hiện một cách cụ thể nhất. Thiếu nguồn văn bản đến hoạt động của Ngân hàng có thể bị đình trệ, không nắm rõ được tình hình, lãnh đạo khó quản lý, theo sát được kế hoạch, mục tiêu của mình. - Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đi Khái niệm: Tất cả các loại văn bản, giấy tờ được gửi ra ngoài cơ quan đều được gọi là văn bản đi. Văn bản đi là thông điệp của Ngân hàng với các tổ chức, đơn vị, cá nhân khác nên trong quá trình soạn thảo thì nội dung văn bản phải là những tư tưởng, thông điệp chung của toàn Ngân hàng. Vì vậy, nhân viên văn thư phải nắm rõ được mục tiêu, chiến lược của Ngân hàng thật chính xác. Vai trò: Văn bản đi truyền đạt thông tin, quyết định, tư tưởng của Ngân hàng đối với các cấp quản lý. Mặt khác, văn bản phản ánh vị thế, vai trò, quyền lực của Ngân hàng đối với các đối tượng nhận văn bản. Văn bản đi thể hiện tình hình, phạm vi hoạt động, sự giao tiếp của Ngân hàng với các đối tượng bên ngoài. Chính vì thế, văn bản đi phải thể hiện được tình hình phát Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 12
13. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng triển, quy mô, vị thế và còn giới thiệu cho các đối tượng biết về Ngân hàng. - Quản lý và sử dụng con dấu. b. Nghiệp vụ lưu trữ : Khái niệm: Công tác lưu trữ là hoạt động giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Chức năng của công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của nhu cầu xã hội là sử dụng tài liệu lưu trữ, thông tin quá khứ để phục vụ các hoạt động thực tiễn của con người hiện tại. Công tác lưu trữ là hoạt động quan trọng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả để phục vụ nhu cầu hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm: - Thu thập bổ sung tài liệu vào các phòng lưu trữ. - Xác định giá trị tài liệu, phân loại, đăng ký, thống kê. - Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn. 1.2.1.5. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị Khái niệm: Theo Th. Bùi thị Thanh Nhàn( 2009 ): Thông tin là cơ sở để tham chiến được thực hiện bằng hệ thống máy vi tính để lưu trữ hoặc truyền đi về một chủ đề. Thông tin là nội dung các sự kiện được đưa đến giúp con người nhận biết được nội dung của sự kiện đó. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 13
14. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp đối tượng tiếp nhận thông tin ra được những quyết định đúng đắn nhằm đạt được mục tiêu mong muốn. Thông tin trong lĩnh vực quản trị là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tượng yếu tố của hệ thống đó và giữa hệ thống đó với môi trường. Vai trò của thông tin: Thông tin là một nhu cầu thường xuyên không thể thiếu trong đời sống xã hội của con người. Trong doanh nghiệp thông tin được coi là mạch máu của tổ chức, liên kết các bộ phận của tổ chức lại với nhau. Trong hoạt động quản lý, thông tin có ảnh hưởng quan trọng đến chất lượng của quản lý vì kết quả lao động của người lãnh đạo là các quyết định quản lý. Vì vậy, thông tin có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý. Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra những quyết định quản lý, nhà quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên cấp dưới để kịp thời nắm bắt tình hình của tổ chức từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời. Thông tin còn giúp nhà lãnh đạo duy trì được sự điều hành, điều chỉnh, quản lý của mình, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện của nhân viên thông qua hệ thống mạng thông tin nội bộ. Thông tin là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng. Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó. Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là bảo đảm cho hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, từng bộ phận trong cơ quan được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 14
15. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện các mục đích sau: - Là để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị. - Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan. Đặc biệt thông tin cần thiết để: Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan. Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó. Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có kết quả và hiệu quả cao nhất. Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, công nhân viên trong cơ quan. Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mong muốn đóng góp. Kiểm tra việc thực hiện công việc. 1.2.1.6. Công tác hậu cần Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị tài chính mà văn phòng phải cung ứng. Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hoạt động hậu cần của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan. Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm. 1.3. Các yêu tố ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng Bất kỳ một bộ phận, tổ chức nào khi đi vào hoạt động cũng chịu ảnh hưởng, tác động của nhiều yếu tố, văn phòng cũng không nằm ngoài sự tác động đó. Trong hoạt động văn phòng cũng chịu một vài yếu tố như : Yếu tố thứ nhất đó là việc sắp xếp nhân sự: Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn đến hoạt động văn phòng của cơ quan. Nếu như việc sắp xếp nhân sự văn phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 15
16. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng không khoa học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì trong công việc sẽ không đem lại hiệu quả. Tùy theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan có thể lựa chọn, sắp xếp nguồn lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của mình dựa trên cơ sở về cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực. Yếu tố thứ hai là tổ chức lao động: tổ chức lao động là việc áp dụng những biện pháp tổng hợp kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào việc thực hiện công việc văn phòng nhằm sử dụng cao nhất các nguồn vật chất và lao động, đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho cán bộ công nhân viên.Do người lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp nhằm tạo điều kiện cho người lao động làm việc hiệu có quả cao và làm cho bản thân người lao động ngày càng hoàn thiện và phát triển. Yếu tố thứ ba là công tác công nghệ thông tin: do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều, các cơ quan, đơn vị áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của mình. Nếu như các công việc văn phòng chỉ được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả hoạt động văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác. Chính vì vậy mà yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, cần được các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời. Yếu tố thứ tư là công tác văn thư – lưu trữ: nằm trong nghiệp vụ hành chính. Đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng của cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòng đem lại hiệu quả cao. Yếu tố thứ năm là môi trường làm việc: môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc của nhân viên tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng. Văn phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng có thể giúp tạo Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 16
17. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng dựng động cơ thúc đẩy công việc, nhiệt tình trong công việc. Các điều kiện này cũng giảm bớt sự mệt mỏi và căng thẳng về cả tinh thần lẫn vật chất mà điều kiện này sẽ cải thiện năng suất và chất lượng công việc, hạn chế sự mệt mỏi và những sai sót trong quá trình thực hiện công việc. Các yếu tố môi trường làm việc gồm: y tế và phúc lợi, sự sạch sẽ trong văn phòng, an toàn, yếu tố văn hóa tổ chức 1.4. Lý luận chung về quản trị văn phòng Hiệu quả hoạt động văn phòng , như trên đã nói, chịu tác động của nhiều yếu tố trong nội bộ tổ chức hoặc từ môi trường bên ngoài. Trong đó, quản trị văn phòng hay yếu tố quản lý, điều hành văn phòng đóng vai trò quyết định. 1.4.1. Khái niệm quản trị văn phòng Để hiểu được khái niệm quản trị văn phòng trước hết cần hiểu rõ khái niệm quản trị. Có một số khái niệm về quản trị như sau (PGS. TS. Đồng Thị Thanh Phương( 2008, tr. 18) : Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên của một tổ chức thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đề ra. Tóm lại, quản trị là quá trình điều hành, phối hợp các yếu tố có trong tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể được giao nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Để thực hiện tốt vai trò của mình văn phòng không chỉ được thừa nhận tồn tại chính thức trong mỗi cơ quan tổ chức mà cần được quản trị một cách khoa học để duy trì và phát triển văn phòng theo yêu cầu của nhà quản trị. Từ đó có thể quan niệm : Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể đến các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã đặt ra. 1.4.2. Mục tiêu của quản trị văn phòng Quản trị văn phòng hướng tới mục tiêu là khẳng định và nâng cao uy tín người lãnh đạo trong cơ quan, doanh nghiệp. Đồng thời, tạo ra không khí làm việc Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 17
18. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng thoải mái, đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc. Tổ chức quản lý hệ thống thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp một cách khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà các nguồn thông tin mang lại. Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động mang tính khoa học và chuyên nghiệp Đầu tư trang thiết bị và từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng nhằm khẳng định vai trò của văn phòng đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Cách thức bố trí và tổ chức làm việc trong văn phòng hợp lý, khoa học sẽ giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý, theo dõi, kiểm tra công việc và để kịp thời khắc phục những tình huống không lường trước xảy ra ngoài dự kiến. Hiệu quả cách quản lý điều hành của lãnh đạo có phù hợp, khoa học không chính là việc thông qua các bản kế hoạch, báo cáo, phiếu nhận xét, trắc nghiệm, các thông tin phản hồi với sự trợ giúp của bộ phận văn phòng. Ngoài ra, công tác văn phòng cũng làm gắn kết mối quan hệ giữa lãnh đạo với nhân viên để làm tăng tính đoàn kết trong văn phòng. Làm giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong việc tiếp nhận, xử lý, truyền tải thông tin phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp. Và lợi thế về thông tin gúp phần quyết định đến sự thành công trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Từ việc tiếp nhận, quản lý thông tin một cách khoa học, phân tích thông tin, truyền tải thông tin chính xác, kịp thời đều là lợi thế cho việc tồn tại và phàt triển của doanh nghiệp. Để làm được điều này điều này, phần lớn phụ thuộc vào việc quản lý điều hành, tổ chức thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực khoa học, hợp lý sẽ phát huy được tiềm năng thế mạnh của mỗi cá nhân, nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng. Việc sắp xếp, bố trí hợp lý cùng với cách lãnh đạo hài hoà sẽ tạo tâm lý làm việc thoải mái, chủ động nâng cao ý thức tự giác, kích thích tính sáng tạo trong công việc, tinh thần làm việc hăng say và phát huy tinh thần làm việc tập thể của mọi người. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 18
19. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Tiết kiệm chi phí và quản lý chi tiêu, tận dụng tối đa mọi nguồn lực cả con người và các trang thiết bị trong cơ quan, doanh nghiệp thông qua các nội quy, quy chế hoạt động. Xây dựng môi trường văn hóa công sở có tính tích cực, cho phép tạo được dấu ấn, diện mạo tốt đẹp với mọi người bên ngoài và có ảnh hưởng tích cực đến tâm lý thói quen, hành vi của mỗi cá nhân trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp. Tạo dựng thói quen học tập , mọi người được học hỏi từ những thành công và từ những sai sót, thất bại của mình cũng như của người khác. Tiểu kết chƣơng Trên đây là một số cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng trong cơ quan tổ chức. Qua đó chúng ta hiểu được vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và nội dung hoạt động của văn phòng. Chính vì văn phòng là bộ phận giữ vị trí rất quan trọng trong cơ quan, tổ chức cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu công việc là vấn đề hết sức cần thiết. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 19
20. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Chƣơng II: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN THÀNH PHỐ HẢI PHÕNG Đặt vấn đề Để thấy được tầm quan trọng của công tác văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng, trong chương này sẽ tập trung nghiên cứu về các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại văn phòng Chi nhánh như: nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin, nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách Từ đó, có thể rút ra được những ưu, nhược điểm và nguyên nhân của những hạn chế đó để có những giải pháp kịp thời, hiệu quả để nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh. Chương này là căn cứ để đề ra các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở chương 3. 2.1. Giới thiệu khái quát về chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng - Tên công ty: Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng - Tên quốc tế: Viet Nam Bank for Agriculture and Rural Development- Hai Phong Branch - Địa chỉ: 283- Lạch Tray- Ngô Quyền- Hải Phòng - Điện thoại: 0313.728.901 - Fax: 0313.728.313 Nền kinh tế Việt Nam đang vững bước trong quá trình hội nhập và toàn cầu hóa. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, hệ thống Ngân hàng NNo&PTNT nước ta cũng đang hoàn thiện và phát triển không ngừng. Thực thi Nghị định số 53/HĐQT, Tổng giám đốc Ngân hàng nhà nước Việt Nam có quyết định số 32/NH-QĐ về tổ chức và hoạt động của Ngân hàng thương Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 20
21. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng mại quốc doanh. Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng được thành lập theo quyết định số 54N/NH-QĐ ngày 12/04/1988 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Trong hơn 20 năm qua, chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng đã phải trải qua nhiều gia đoạn phát triển khác nhau với tên gọi và nhiệm vụ khác nhau theo từng thời kì phát triển của đất nước: Chi nhánh Ngân hàng Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng(1988-1990). Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Thành phố Hải Phòng( 1991-1996), Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành Phố Hải Phòng (1996 đến nay). Đối mặt với những khó khăn thách thức, ngay từ những ngày đầu mới thành lập chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng đã triển khai một số giải pháp nhằm chuyển hướng hoạt động, kiên quyết thực thi các biện pháp một cách quyết liệt của từng thời kì theo chức năng, nhiệm vụ phục vụ sự phát triển của đất nước nói chung và của Hải Phòng nói riêng. Cụ thể là: *Thời kỳ 1988-1990: Chi nhánh được thành lập theo Quyết định số 54N/NH-QĐ ngày 12/04/1988 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam với tên gọi là: Chi nhánh Ngân hàng Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng. Về mạng lưới hoạt động, gồm có 1 chi nhánh Ngân hàng phát triển thành phố và 9 chi nhánh Ngân hàng cơ sở( gồm chi nhánh Ngân hàng cấp huyện, khu vực Cát Hải thị xã Kiến An, Đồ Sơn). Về nhân sự, tổng số CBCNV có 816 người, trong đó 572 cán bộ nữ, 85 cán bộ lãnh đạo, trình độ đại học và cao đẳng có 57 người (chiếm tỉ lệ 10,7%), trung cấp 444 người (chiếm tỷ lệ 54,4%), sơ cấp và chưa qua đào tạo 285 người (chiếm tỷ lệ 34,9%). Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 21
22. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Khi mới thành lập, chi nhánh Ngân hàng Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng có nhiệm vụ chủ yếu là phục vụ phát triển nông nghiệp, nông thôn. Tuy nhiên, trong thời kỳ này Chi nhánh cũng gặp nhiều khó khăn như địa bàn hoạt động rộng lớn dàn trải ở tất cả các quận, huyện, thị xã và hải đảo, cơ sở vật chất kĩ thuật lạc hậu, xuống cấp. Đứng trước những khó khăn đó, chi nhánh đã triển khai thực hiện một số biện pháp quyết liệt đó là: mở rộng mạng lưới, tinh giảm biên chế, nâng cao trình độ nghiệp vụ, thể chế hoá hoạt động cho vay Hộ nông dân, tăng cường liên kết với các tổ chức đoàn thể đặc biệt là Hội nông dân, Hội phụ nữ trong việc chuyển tải vốn đến hội nông dân, mở rộng cho vay đa năng và kinh doanh đối ngoại, phát triển quan hệ quốc tế. Kết quả hoạt động thời kì này về mạng lưới mở rộng thêm 9 điểm giao dịch đưa số điểm giao dịch toàn hệ thống lên 19 điểm. *Thời kỳ 1990-1996: Theo quyết định số 78/NH- QĐ ngày 16/10/1990 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc đổi tên của chi nhánh với tên gọi: Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Thành phố Hải Phòng. Trong thời kỳ này cùng với sự phát triển của đất nước Chi nhánh cũng đạt được một số thành tựu to lớn như: Về mạng lưới, đến năm 1996 có 59 điểm giao dịch, tăng 49 điểm so với khi thành lập tại nhiều vùng dân cư gồm 1 chi nhánh Ngân hàng thành phố, 9 ngân hàng cấp huyện, 6 ngân hàng cấp 3, 4 phòng giao dịch và 39 bàn tiết kiệm. Công tác huy động vốn: đến cuối năm 1996 có tổng nguồn vốn huy động đạt 348 tỷ đồng, tăng 300 tỷ, gấp 7,25 lần so với năm 1990, tốc độ tăng trưởng bình quân giai đoạn 1990-1996 đạt 104% năm, nguồn vốn chủ yếu sau: TG kho bạc nhà nước 11 tỷ đồng, tỷ trọng 3% TG các TCKT 15 tỷ đồng, tỷ trọng 4% TG tiết kiệm 144 tỷ đồng, tỷ trọng 41% TG kỳ phiếu, trái phiếu 178 tỷ đồng, tỷ trọng 51% Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 22
23. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Nguồn vốn ngoại tệ 672 ngàn USD, chưa cao song đó đáp ứng kịp thời nhu cầu ngoại tệ đầu tư cho các doanh nghiệp hoạt động SXKD xuất nhập khẩu. Tổng dư nợ đến cuối năm 1996 là 412 tỷ tăng 360 tỷ tăng gấp 8 lần so với năm 1990, tốc độ tăng trưởng bình quân giai đoạn 1990-1996 đạt 117%/năm, trong đó dư nợ cho vay + Ngắn hạn: 271 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng 66% + Trung và ngắn hạn: 50 tỷ, chiếm tỷ trọng 12% + Dư nợ cho vay ngoại tệ quy đổi 25 tỷ, chiếm tỷ trọng 6% + Dư nợ cho vay ECIP 44 tỷ, chiếm tỷ trọng 11% + Dư nợ cho vay hộ nghèo 22 tỷ, chiếm tỷ lệ 5% Giai đoạn 1990-1996 chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Hải Phòng bước đầu đã tạo ra những bước đột phá trong hoạt động kinh doanh theo cơ chế thị trường, đã mở ra được nhiều các sản phẩm dịch vụ và thu được kết quả tương đối khả quan song trong giai đoạn này vẫn còn một số khó khăn như: nguồn vốn chưa đáp ứng đủ nhu cầu vốn cho đầu tư, các hình thức huy động vốn còn đơn điệu . *Giai đoạn 1996 đến nay: Chi nhánh được đổi tên thành Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp Thành phố Hải Phòng theo quyết định số 34/NH- QĐ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Thời kỳ này, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng xác định đây là thời kì cực kì khó khăn cần phải khắc phục, năm 1997- 1998 tốc độ phát triển kinh tế chậm lại do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế tài chính Châu Á- Thái Bình Dương, thành phố Hải Phòng có nhiều doanh nghiệp SXKD kém hiệu quả nợ ngân hàng không trả được. Để khắc phục những khó khăn khách quan và chủ quan, từng bước lập lại sự ổn định trong hoạt động kinh doanh đòi hỏi phải kiên quyết đổi mới mọi mặt hoạt động Ngân hàng, tăng cường chỉ đạo điều hành trong toàn hệ thống. Bằng những giải pháp mang tính đột phá và cách làm mới của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 23
24. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Phòng như tinh giảm biên chế, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ đã giúp phần giảm thiểu những khó khăn của ngân hàng trong giai đoạn này. Về mạng lưới, cho đến cuối năm 2009 Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng có 45 điểm giao dịch. Hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của toàn hệ thống Ngân hàng, chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng cũng không ngừng hoàn thiện mình, ngày càng đa dạng hoá các nghiệp vụ và thực hiện nhiều dịch vụ ngân hàng mới để phục vụ khách hàng tốt nhất. Kết quả đạt được của NHNo&PTNT Hải Phòng đạt đựơc trong những năm vừa qua với hiệu quả năm sau cao hơn năm trước. Điều này thể hiện tiềm năng phát triển, sự cố gắng không ngừng của NHNo&PTNT Hải Phòng. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng Trải qua hơn 20 năm tồn tại và phát triển, Ngân hàng luôn đổi mới để hòa mình vào cùng với sự phát triển của đất nước. Bằng việc sử dụng những hệ thống điện tử hiện đại, an toàn và tin cậy, đạt hiệu quả cao kết hợp với đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, tận tụy, NHNo&PTNT Hải Phòng luôn cố gắng để trở thành một trong những chi nhánh hoạt động hiệu quả nhất trong hệ thống NHNo&PTNT cả nước. Cụ thể, Ngân hàng đă thực hiện những nhiệm vụ sau : - Huy động vốn : + Khai thác và nhận tiền gửi của các tổ chức cá nhân và tổ chức tín dụng khác trong nước và nước ngoài dưới các hình thức tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn và các loại khác bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ. + Phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kì phiếu và giấy tờ có giá khác để huy động vốn của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của Ngân hàng Nông nghiệp. + Tiếp nhận nguồn vốn tài trợ, vốn uỷ thác của Chính phủ . - Cho vay : Cho vay ngắn hạn, trung, dài hạn và các loại cho vay khác theo quy định của NHNo Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 24
25. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng - Kinh doanh ngoại hối: Huy động và cho vay, mua, bán ngoại tệ, thanh toán quốc tế, bảo lãnh, tái bảo lãnh, chiết khấu, tái chiết khấu bộ chứng từ và dịch vụ khác về ngoại hối theo chính sách quản lý ngoại hối của chính phủ, NHNN và NHNo - Cung cấp dịch vụ thanh toán ngân qũy gồm: + Cung ứng các phương tiện thanh toán + Thực hiện các dịch vụ thanh toán trong nước cho khách hàng + Thực hiện các dịch vụ thu và phát tiền mặt cho khách hàng - Kinh doanh các dịch vụ ngân hàng khác: + Kinh doanh các dịch vụ ngân hàng bao gồm: Thu phát tiền mặt, mua bán vàng, bạc ngoại tệ, máy rút tiền tự động, dịch vụ thẻ, két sắt, nhận bảo quản, cất giữ, chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá khác, thẻ thanh toán, nhận uỷ thác cho vay của các tổ chức tín dụng, tài chính, tổ chức cá nhân trong và ngoài nước và các dịch vụ được NHNN&NHNo cho phép. + Cầm cố chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá ngắn hạn khác theo quy định của NHNo. + Thực hiện dịch vụ cầm đồ theo quy định của pháp luật và quy định của NHNo + Thực hiện đồng tài trợ, đầu mối tài trợ cấp tín dụng theo quy định và thực hiện các nghiệp vụ tài trợ thương mại khác theo quy định của NHNo. + Bảo lãnh vay, bảo lãnh thanh toán, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh đảm bảo chất lượng sản phẩm + Quản lý nhà khách, nhà nghỉ và cơ sở đào tạo trên địa bàn do NHNo giao. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 25
26. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng kế hành kế dịch kinh tín điện kiểm toán chính hoạch vụ và doanh dụng toán soát và nhân tổng marke ngoại nội bộ ngân sự hợp ting hối qu ỹ Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban được quy định định cụ thể như sau: Ban giám đốc : Giám đốc điều hành hoạt động chung của chi nhánh . Ba phó giám đốc hoạt động theo sự phân công, uỷ quyền của giám đốc theo như sơ đồ tổ chức ở trên. Phòng kế toán ngân quỹ : Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê theo quy định của NHNN, NHNo&PTNT Việt Nam. Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương đối với các chi nhánh trên địa bàn. Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dụng theo quy định của NHNo& PTNT trên địa bàn. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 26
27. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Phòng hành chính nhân sự : Xây dựng chương trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh và có trách nhiệm thường xuyên đôn đốc việc thực hiện chương trình đó được giám đốc phê duyệt. Xây dựng và triển khai chương trình giao ban nội bộ chi nhánh và các chi nhánh NHNo trực thuộc trên địa bàn. Tư vấn pháp chế trong việc thực thi các nhiệm vụ cụ thể về giao kết hợp đồng, hoạt động tố tụng, tranh chấp dân sự, hình sự, kinh tế, lao động, hành chính liên quan đến cán bộ, nhân viên của chi nhánh. Phòng Kế hoạch tổng hợp : Trực tiếp quản lý cân đối nguồn vốn đảm bảo cơ cấu về kỳ hạn, loại tiền tệ, loại tiền gửi và quản lý các hệ số an toàn theo quy định của NHNN và NHNo. Phòng kinh doanh ngoại hối: Các nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ, thanh toán quốc tế trực tiếp theo quy định. Thực hiện công tác thanh toán quốc tế quy định. Tham mưu cho giám đốc chi nhánh điều hành nguồn vốn và chịu trách nhiệm đề xuất chiến lược khách hàng, chiến lược huy động vốn tại địa phương và giải pháp phát triển nguồn vốn. Đầu mối quản lý thông tin về kế hoạch phát triển, tình hình thực hiện kế hoạch, thông tin kinh tế và thông tin phòng ngừa rủi ro tín dụng. Phòng dịch vụ và marketing: Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ giao dịch với khách hàng( từ khâu tiếp xúc, tiếp nhận yêu cầu sử dụng dịch vụ ngân hàng của khách hàng, hướng dẫn thủ tục giao dịch, mở tài khoản, gửi tiền rút tiền, thanh toán chuyển tiền ) tiếp thị giới thiệu sản phẩm dịch vụ ngân hàng, tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ khách hàng về dịch vụ, tiếp thu, đề xuất hướng dẫn cải tiến để không ngừng đáp ứng sự hài lòng của khách hàng. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 27
28. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Thông qua mạng SWIFT Ngân hàng Nông nghiệp thực hiện các nghiệp vụ tín dụng, bảo lãnh ngoại tệ có liên quan đến thanh toán quốc tế. Thực hiện các dịch vụ kiều hối và chuyển tiền, mở tài khoản khách hàng nước ngoài. Phòng điện toán: Tổng hợp, thống kê và lưu trữ số liệu, thông tin liên quan đến hoạt động của chi nhánh. Xử lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hạch toán kế toán, kế toán thống kê, hạch toán nghiệp vụ và tín dụng và các hoạt động khác phục vụ cho kinh doanh. Chấp hành báo cáo, thống kê và cung cấp số liệu, thông tin quy định. Quản lý, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị tin học. Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ: Xây dựng chương trình công tác năm, quý phù hợp với chương trình công tác kiểm tra, kiểm soát của Ngân hàng Nông nghiệp và đặc điểm của đơn vị mình. Tuân thủ tuyệt đối sự chỉ đạo nghiệp vụ kiểm tra, kiểm toán. Tổ chức thực hiện kiểm tra, kiểm soát theo đề cương, chương trình công tác kiểm tra, kiểm soát của Ngân hàng Nông nghiệp và kế hoạch của đơn vị, kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh ngay tại hội sở và các chi nhánh phụ thuộc. Tổ chức kiểm tra, xác minh tham mưu cho giám đốc giải quyết đơn thư thuộc thẩm quyền. Phòng tín dụng: Đầu mối tham mưu cho giám đốc chi nhánh, xây dựng chiến lược khách hàng tín dụng, phân loại khách hàng và đề xuất chính sách ưu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm mở rộng theo hướng đầu tư tín dụng khép kín, sản xuất, chế biến, tiêu thụ, xuất khẩu và gắn tín dụng với lưu thông và tiêu dùng. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 28
29. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng 2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng từ năm 2007-2009 2.2.1. Tình hình huy động vốn Hình 2.2 :Tình hình huy động vốn Đơn vị: Tỷ đồng Năm Năm Năm So sánh 2008/07 So sánh 2009/08 Chỉ tiêu 2007 2008 2009 Số tiền % Số tiền % Tổng nguồn vốn 3268 3945 3610 677 20,71 -335 -8,49 Phân theo kỳ hạn Không kỳ hạn 1711 1166 891 -545 -31,85 -275 -23,58 Có kỳ hạn<12t 759 2152 2083 1393 183,53 -69 -3,2 Có kỳ hạn≥12t 798 627 636 -171 -21,42 9 1,43 Phân theo TPKT Tiền gửi dân cư 1938 2464 2588 526 27,14 124 5,03 Tiền gửi TCKT 1329 1368 1019 39 2,93 -349 -25,51 Phân theo loại tiền Nội tệ 2930 3549 3214 619 21,12 -335 -9,43 Ngoại tệ(quy đổi 338 396 396 58 17,15 0 0 sang VND) ( Nguồn: Báo cáo kết quả Hoạt động Kinh doanh các năm 2007-2009) Huy động vốn được coi là nhiệm vụ trọng tâm bên cạnh các hình thức huy động vốn truyền thống, Chi nhánh đã áp dụng những hình thức huy động vốn phong phú, đa dạng, tăng cường công tác kiểm soát nội bộ, đối với hoạt dộng kế toán huy động vốn, thực hiện tốt chính sách khách hàng và chiến lược Marketing. Kết quả tổng nguồn vốn huy động năm 2008 đạt 3945 tỷ tăng 677 tỷ so với năm 2007 tương ứng tăng 20,71%. Năm 2009 đạt 3.610 tỷ đồng, giảm 335 tỷ đồng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 29
30. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng so với năm 2008 tương ứng giảm 8,49%. Năm 2009 tổng nguồn vốn huy động giảm so với năm 2008 nguyên nhân do sự cạnh tranh gay gắt giữa các ngân hàng, bên cạnh đó là sự xuất hiện của nhiều ngân hàng ngoài quốc doanh. Tuy vậy, nguồn vốn của Chi nhánh vẫn tương đối ổn định và đạt chỉ tiêu đề ra. 2.2.2. Dƣ nợ cho vay Hình 2.3: Dư nợ cho vay Đơn vị: Tỷ đồng Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Chỉ tiêu Số Tỷ Số Tỷ % so với Số Tỷ %so với tiền trọng tiền trọng 2007 tiền trọng 2008 Tổng dư nợ 2748 100 3239 100 17,86 3788 100 14,51 Dư nợ theo TPKT DNNN 349 12,7 321 9,9 -8,02 309 8,15 -3,73 DN ngoài QD 912 33,18 1097 33,86 20,28 1376 36,32 25,43 Hộ kinh 1468 53,42 1808 55,81 23,16 2084 55,01 15,26 doanh HTX 19 0,69 13 0,4 -31,5 19 0,5 46,1 Dư nợ theo thời gian Ngắn hạn 1545 56,22 2042 63,04 32,16 2186 57,70 7,05 Trung-Dài 1203 43,78 1197 36,96 -0,49 1115 29,43 -6,85 hạn Dư nợ theo loại tiền Dư nợ nội tệ 2291 83,37 2790 86,13 21,78 3301 87,14 18,31 Dư nợ ngoại 457 16,63 449 13,87 -1,75 487 12,86 8,46 tệ ( Nguồn: Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh các năm 2007-2009) Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 30
31. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Bên cạnh hoạt động huy động vốn phải kể đến hoạt động cho vay và đầu tư của ngân hàng . Vào năm 2008 tổng dư nợ là 3308 tỷ tăng 491 tỷ so với năm 2007, tốc độ tăng đạt 17,86% đạt 99% kế hoạch năm 2008 Nhà nước giao. Đến năm 2009 thì tổng dư nợ tiếp tục tăng 549 tỷ, tốc độ tăng 14,51% đạt 97,4% kế hoạch năm 2009, chiếm 8,8% thị phần dư nợ trên địa bàn. Nhận xét về cơ cấu tổng dư nợ cho vay: Dư nợ theo thành phần kinh tế: dư nợ các doanh nghiệp nhà nước đã giảm một cách đáng kể năm 2007 : 349 tỷ chiếm tỷ trọng 12,7% thì sang năm 2008 chỉ còn 321 tỷ chiếm tỷ trọng 9,9% và giảm 8,02% so với năm 2007, năm 2009 còn 309 tỷ chiếm tỷ trọng 8,15% giảm 3,73% so với năm 2008. Dư nợ Doanh nghiệp ngoài Quốc doanh năm 2007 là 912 tỷ, năm 2008 là 1097 tỷ tăng 20,28% so với năm 2007,năm 2009 là 1376 tỷ tăng 25,43% so với năm 2008. Với vai trò là 1 NHNo nên cho vay hộ kinh doanh chiếm 1 tỷ trọng lớn trong dư nợ theo thành phần kinh tế cụ thể: năm 2007 là 1468 tỷ, chiếm tỷ trọng 53,42% năm 2008 là 1808 tỷ chiếm tỷ trọng 55,81% tăng 23,16% so với năm 2007, năm 2009 là 2084 chiếm 55,01% tăng 25,26% so với năm 2008. Dư nợ Hợp tác xã chiếm 1 phần rất nhỏ. Dư nợ theo thời gian: Nhìn vào hình 2.3 ta thấy rằng dư nợ ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn hơn so với dư nợ trung và dài hạn. Cụ thể năm 2007 cho vay ngắn hạn 1545 tỷ, cho vay dài hạn 1203 tỷ. Năm 2008 cho vay ngắn hạn 2042 tỷ, cho vay trung và dài hạn 1197 tỷ. Năm 2009 cho vay ngắn hạn 2186, cho vay trung và dài hạn 1115 tỷ. Dư nợ theo loại tiền: Nhu cầu vay vốn bằng ngoại tệ được NHNo&PTNT Hải Phòng đáp ứng chủ yếu để thanh toán tiền nhập khẩu hàng hóa dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc để thực hiện các dự án đầu tư, phương án sản xuất, kinh doanh hàng hóa xuất khẩu. Do vậy hoạt động xuất nhập khẩu có thể lý giải cho tình hình dư nợ cho vay bằng ngoại tệ năm 2008 giảm 1,75% so với năm 2007 nhưng vào năm 2009 lại tăng 8,46% so với năm 2008. Ngoài ra tỷ trọng dư nợ nội tệ hay ngoại tệ của NH phụ thuộc rất nhiều vào dự báo của NH cũng như Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 31
32. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng của khách hàng về rủi ro lãi suất và rủi ro tỷ giá trong thời gian tới, cụ thể là trong thời gian vay. 2.2.3. Dƣ nợ quá hạn Hình 2.4:Dư nợ quá hạn Đơn vị : Tỷ đồng Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 %so Chỉ tiêu Số Tỷ Số Tỷ %so với Số Tỷ với tiền trọng tiền trọng 2007 tiền trọng 2008 Tổng dư nợ 2748 100 3239 100 17,86 3788 100 16,94 Nợ quá hạn 35 1,27 29 0,89 -17,14 23 0,6 -20,68 ( Nguồn Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh các năm 2007-2009) Từ 2007 đến nay, cùng với sự phát triển hoạt động cho vay tiêu dùng trong và ngoài nước, chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng đã đạt được một số kết quả khá tốt. Điều này thể hiện qua tình hình dư nợ quá hạn. Năm 2008 đã giảm 17,14% so với năm 2007 và năm 2009 lại giảm 20,68 so với năm 2008. 2.2.4. Doanh số kinh doanh ngoại tệ Hình 2.5:Doanh số kinh doanh ngoại tệ Đơn vị: triệu USD So sánh08/07 So sánh 09/08 Chỉ tiêu hoạt Năm Năm Năm Tăng,giảm(+,-) Tăng,giảm(+,-) động kinh doanh 2007 2008 2009 Số tiền % Số tiền % D/s mua ngoại tệ 53,631 61,5 81,2 7,869 14,67 19,7 32,03 D/s bán ngoại tệ 53,655 60,435 81,2 6,78 12,63 20,765 34,35 ( Nguồn: Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh các năm 2007-2009) Nhìn vào doanh số kinh doanh ngoại tệ , cho thấy trong những năm qua hoạt động kinh doanh ngoại tệ của Ngân hàng đã đật được những kết quả khả quan: doanh số năm sau cao hơn năm trước. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 32
33. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Hình 2.6: Kết quả HĐKD năm 2007-2009 Đơn vị : Tỷ đồng Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Tổng thu 405 517 625 Tổng chi 372 435 515 Chênh lệch thu/chi 33 82 110 ( Nguồn: Báo cáo Kết quả Hoạt động Kinh doanh các năm 2007- 2009) Trong 3 năm gần đây, kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh tăng trưởng rõ rệt. Riêng trong năm 2008 lợi nhuận tăng 82 tỷ đồng so với năm 2007, mặc dù năm 2009 tình hình kinh tế trong nước và quốc tế gặp khó khăn nhưng lợi nhuận của chi nhánh vẫn tăng 110 tỷ đồng so với năm 2008. Từ những kết quả trên cho thấy, hoạt động kinh doanh của chi nhánh ngày một tăng trưởng vững chắc. Đây là một điều kiện tốt để Ngân hàng có thể thiết lập mạng lưới điểm phòng dịch, bàn tiết kiệm nhiều hơn tạo ra được kết quả kinh doanh tốt trong thời gian tới. 2.3. Đơn vị văn phòng ở chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng 2.3.1. Tổ chức bộ máy văn phòng ở chi nhánh Ngân hàng Hình 2.7: Cơ cấu tổ chức phòng hành chính-nhân sự TRƯỞNG PHÒNG N.V NHÂN N.V N.V KTV NHÂN VĂN VIÊN TỔ THƯỜNG SỬA VIÊN THƯ HÀNH CHỨC TRỰC CHỮA LÁI LƯU CHÍNH NHÂN BẢO VỆ ĐIỆN XE TRỮ SỰ NƯỚC Nguồn: Phòng HCNS Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 33
34. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Với chức năng là bộ phận tham mưu giúp việc cho giám đốc, văn phòng đã luôn thực hiện đầy đủ, chính xác và kịp thời các nhiệm vụ mà cấp trên giao phó, truyền đạt, truyền đạt những chủ trương chính xác của Đảng và Nhà nước theo đúng chính sách nhiệm vụ được giao. Bộ máy tổ chức hành chính của phòng hành chính nhân sự đã căn cứ vào khối lượng và độ phức tạp của công việc cho nên cán bộ công nhân viên trong văn phòng được định biên là 14 người. a. Trưởng phòng: 01 người Tổ chức đôn đốc, kiểm tra giám sát và quản lý các bộ phận cấp dưới, tham gia công tác tại bộ phận tổng hợp, giúp lãnh đạo tổng hợp, xây dựng các đề án, kế hoạch sản xuất, kế hoạch đầu tư chiều sâu, tái sản xuất mở rộng theo hướng phát triển của Ngân hàng theo từng thời kỳ. Xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, hợp đồng thuê mướn cải tạo, sửa chữa nhà làm việc của cơ quan, điện, nước, điện thoại, và theo dõi quản lý tài sản của các phòng làm việc của cơ quan. Hàng năm thực hiện kiểm kê tài sản cố địnhcũng như tài sản trang bị cho cơ quan làm việc. Tổ chức cơ chế quản lý chuyên môn nghiệp vụ như: y tế, thống kê số liệu, chế độ báo cáo Đề xuất các phương án thuộc cơ chế quản lý, lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ do mình phụ trách với lãnh đạo Ngân hàng. Viết báo cáo tổng kết, chuẩn bị nội dung cho lãnh đạo họp, dự hội nghị, tổ chức các cuộc họp tổng kết, hội nghị, khách hàng, phối hợp các công đoàn tổ chức, đại hội công nhân viên chức hàng năm. Trên cơ sở tổng hợp các ý kiến của các đơn vị chức năng, giúp lãnh đạo xây dựng các đề án tổ chức, lập kế hoạch xây dựng cơ bản trình lãnh đạo duyệt. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 34
35. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng b. Cán sự văn thư: 02 người Hàng ngày, cán sự văn thư lưu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của các cơ quan hữu quan và các cơ quan đơn vị trực thuộc gửi đến; Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửi đi đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, đúng nguyên tắc; Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ toàn Ngân hàng; hướng dẫn các cơ quan đơn vị về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, bảo quản tốt công văn giấy tờ. Quản lý và sử dụng tốt con dấu của Ngân hàng, các loại giấy tờ khống chỉ, giấy giới thiệu, giấy đi đường. Quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định mua sắm và phân phối văn phòng phẩm hàng tháng cho cơ quan; Thông báo các cuộc họp của Ngân hàng, tiếp khách. Số lượng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng, tương đương với sự tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lượng công việc của văn phòng. Để đảm bảo nâng cao chất lượng của công tác này, Ngân hàng đã có những quy định cụ thể cho việc giải quyết công văn đến và đi. Trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ, phòng thường xuyên có công văn hướng dẫn đến các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt các nghị định 142CP ngày 28/9/1963 của HĐBT về điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ Nghị định 62/CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật thường xuyên và đánh máy chữ bằng máy vi tính và máy photocopy tài liệu cho cơ quan. Sử dụng thành thạo tác dụng, tính năng của máy vi tính, máy photocopy để thực hiện công việc được giao. Nhận các bản thảo công văn đánh máy của các phòng nghiệp vụ gửi đến để đánh máy đảm bảo bí mật, chính xác, kịp thời. Các tài liệu đánh máy, tài liệu photocopy phải được ghi chép số lượng để thanh quyết toán giấy tờ và văn phòng phẩm phục vụ cho công việc in ấn. Ghi sổ theo dõi các bản thảo công văn đánh máy photocopy đúng số lượng bản thảo được duyệt. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 35
36. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Thực hiện nghiêm chỉnh qui chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính, máy photocopy được trang bị cho cơ quan. c. Nhân viên bảo vệ, thường trực cơ quan: 04 người Thực hiện nghiêm chỉnh chức năng, nhiệm vụ của bảo vệ thường trực cơ quan được chính phủ qui định. Thực hiện tốt công tác quản lý người cư trú lại trong cơ quan làm việc. Theo dõi khai báo tạm trú, tạm vắng với cơ quan phường nơi đặt trụ sở của cơ quan. Có trách nhiệm ngăn ngừa nghiêm cấm những cá nhân tổ chức đánh bạc, rượu chè, gây rối trật tự trong khu vực cơ quan. Đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy trong cơ quan, tham gia tập huấn phòng cháy chữa cháy với công an thành phố. d. Kỹ thuật viên sửa chữa ô tô, điện, nước: 02 người Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về sửa chữa ô tô, điện nước thường xuyên, sử dụng thành thạo những dụng cụ trang thiết bị để thực hiện công việc được giao. Bên cạnh đó thì cần phải quản lý kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn được giao như: hướng dẫn theo dõi, kiểm tra xe ô tô con, đội xe của văn phòng thường xuyên để đảm bảo cho hoạt động được thường xuyên, thực hiện đúng qui trình kỹ thuật, qui trình công nghệ, qui phạm, tiêu chuẩn, định mức. Hướng dẫn cho công nhân lái xe những thao tác kỹ thuật, những hư hỏng thường xảy ra trên đường và đột xuất để lái xe xử lý khi gặp phải. Trực tiếp sửa chữa ô tô, điện, nước và quản lý máy camera, video của cơ quan, phục vụ các cuộc họp ký kết hợp đồng, động thổ và các ngày lễ, kỷ niệm của cơ quan. Đề xuất biện pháp cải tiến kỹ thuật trong phạm vi công việc phụ trách. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 36
37. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng e. Nhân viên lái xe: 03 người Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về thao tác vận hành điều khiển lái xe ô tô, sử dụng thành thạo các trang thiết bị, máy móc, dụng cụ trang thiết bị ô tô để thực hiện công tác được giao. Quản lý sử dụng tốt xe ô tô được giao như: Tăng cường kiểm tra theo dõi, bảo dưỡng sửa chữa vật đảm bảo cho hoạt động của xe ô tô con được thường xuyên liên tục. Giữ gìn bảo quản xe tốt sạch sẽ, tiết kiệm trong việc sử dụng xăng dầu, xăm lốp, phụ tùng. Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng xăng dầu và báo cáo hoạt động của xe, quyết toán xăng dầu hàng tháng. Lái xe an toàn tuyệt đối, phục vụ đúng giờ theo sự điều động phân công của lãnh đạo văn phòng. f. Nhân viên hành chính: 01 người Phụ trách công tác hành chính, quản lý và đề xuất công tác quản lý của cơ quan. Bên cạnh đó, nhân viên hành chính còn phải chịu trách nhiệm về các vật dụng văn phòng phẩm. Ngoài việc duy trì theo dõi CBCNV thực hiện nội quy của Ngân hàng, theo dõi thi đua khen thưởng. Nhân viên hành chính còn phải theo dõi tiến độ làm việc của CBCNV để chấm công đảm bảo quyền lợi cho người lao động. g. Nhân viên tổ chức nhân sự: 01 người Nhân viên nhân sự Ngân hàng có nhiệm vụ tham mưu để xây dựng các hoạt động của Ngân hàng. Đồng thời, cũng phải tổ chức sắp xếp nhân sự cho Ngân hàng sao cho phân công lao động được hợp lý, đúng chuyên môn, ngành nghề. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 37
38. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Hình 2.8: Bảng thống kê trình độ cán bộ, nhân viên của phòng hành chính- nhân sự Trình độ Số Stt Chức danh, chức vụ Đại Cao Trung Sơ cấp & chƣa lƣợng học đẳng cấp qua đào tạo 1 Trưởng phòng 1 1 2 Nhân viên văn thư 2 2 3 Nhân viên hành chính 1 1 4 Tổ chức nhân sự 1 1 5 NV. sửa chữa điện nước 2 1 1 6 Lái xe 3 3 7 Bảo vệ 4 4 Tổng 14 5 1 1 7 ( Nguồn: Phòng HCNS) 2.3. 2. Điều kiện làm việc, trang thiết bị của văn phòng Điều kiện làm việc: Phòng Hành chính- Nhân sự được sắp xếp theo kiểu phòng làm việc chung, có vách ngăn cách, diện tích phòng làm việc được phân theo đặc điểm và tính chất công việc của cán bộ nhân viên. Tuy phải tận dụng tối đa những cơ sở vật chất sẵn có nhưng phòng có một cách bố trí hợp lý, phù hợp với điều kiện vật chất của Ngân hàng. Văn phòng Ngân hàng được bố trí khoa học theo sơ đồ mở để tạo cho CBCNV làm việc có hiệu quả. Cách bố trí này có những thuận lợi: + Tận dụng được tốt hơn mặt bằng sẵn có của Ngân hàng và trong đó sơ đồ bố trí có thể thay đổi dễ dàng. + Di chuyển của nhân viên văn phòng và giao tiếp giữa họ trở nên thuận tiện hơn. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 38
39. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng + Có một môi trường văn phòng tốt đặc biệt là về chiếu sáng và thông gió. Các bàn làm việc của nhân viên được xếp gần nhau nên việc di chuyển, trao đổi giữa nhân viên trong phòng được nhanh hơn. Các tủ tài liệu, hồ sơ được bố trí ngay sau bàn làm việc của các nhân viên rất thuận lợi cho việc tìm kiếm, cất trữ tài liệu. Tuy nhiên, cách bố trí sắp xếp của văn phòng Ngân hàng cũng còn tồn tại một số nhược điểm: + Bố trí các bàn làm việc kê sát nhau nhưng không có vách ngăn cho nên thiếu tập trung trong công việc, tính chuyên môn hoá thấp, an ninh kém. Trang thiết bị làm việc trong văn phòng: Máy móc, thiết bị hiện đại giúp cho năng suất lao động tăng lên, công việc được tiến hành liên tục. Trang thiết bị làm việc là nhân tố chính hỗ trợ cho công việc được hoàn thành nhanh chóng và có hiệu quả cao. Nhận thức được điều đó trong những năm qua Ngân hàng đã đầu tư trang thiết bị, máy móc hiện đại cho văn phòng tương đối đầy đủ. Các thiết bị văn phòng đã trang bị như: bàn làm việc, bàn tiếp khách, tủ đựng hồ sơ tài liệu, các loại máy móc như máy vi tính, máy in, máy photo coppy Các phương tiện văn phòng phẩm: ghim, con dấu, hộp dấu. Các phương tiện thông tin liên lạc: Điện thoại, máy fax Ngoài ra, báo chí là một phương tiện giải trí hữu ích và là nguồn cung cấp thông tin rất hữu hiệu cho người lao động và nhà quản lý. Hiện nay, Ngân hàng cũng đã đặt mua các loại báo chí để có thể đáp ứng các nhu cầu về thông tin cho các phòng ban, đơn vị và cán bộ công nhân viên trong Ngân hàng. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 39
40. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Các thiết bị dụng cụ được trang bị cho phòng HC-NS cụ thể như sau: Hình 2.9: Bảng thống kê các thiết bị, dụng cụ trong phòng HC-NS STT Tên các loại dụng cụ, thiết bị Số lƣợng Đơn vị 1 Máy vi tính 3 Bộ 2 Máy in 3 Bộ 3 Máy fax 2 Chiếc 4 Máy photo 2 Chiếc 5 Điều hoà nhiệt độ 2 Chiếc 6 Máy điện thoại bàn 4 Cái 7 Ô tô 4 Chiếc 8 Quạt các loại 4 Chiếc 9 Tủ đựng tài liệu hồ sơ 6 Chiếc 10 Bàn ghế làm việc 6 Bộ 11 Bàn ghế tiếp khách 1 Bộ Nguồn: Phòng HC-NS 2.4. Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu ở văn phòng chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng 2.4.1. Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin Chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng có nhiều phòng ban đơn vị và các chi nhánh, do vậy công tác thông tin là rất cần thiết. Thông tin được truyền tải, cập nhật thường xuyên từ các phòng ban đơn vị đến lãnh đạo Ngân hàng qua các phương tiện truyền thông như: điện thoại, fax, mạng thông tin nội bộ của Ngân hàng Đối với hoạt động của văn phòng thì thông tin có thể được coi là nguồn duy trì sự hoạt động của văn phòng, thiếu nhân tố này thì hoạt động của văn phòng sẽ bị đình trệ. Văn phòng sẽ là trung gian thu thập, tổng hợp thông tin từ các nguồn để trình lãnh đạo, xây dựng các kế hoạch, chương trình công tác của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 40
41. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Tóm lại, thông tin có vai trò quan trọng trong mọi hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Thông tin đúng đắn, chính xác, kịp thời giúp nhà quản lý ra những quyết định đúng đắn, điều chỉnh các sai lệch kịp thời, làm cho chất lượng quản lý ngày càng nâng cao. Ngược lại, thông tin thiếu chính xác, không kịp thời có thể dẫn đến những quyết định sai lầm và gây ảnh hưởng đến hoạt động của toàn cơ quan. Vì vậy, thu thập, cung cấp thông tin kịp thời, có chất lượng cao cho hoạt động quản lý và cho đời sống xã hội là rất quan trọng. b. Quy trình thu thập, sử dụng, tổ chức sử dụng thông tin trong Ngân hàng: Hoạt động thông tin trong văn phòng Ngân hàng được thực hiện theo quy trình sau: Hình 2.10: Sơ đồ quy trình cung cấp thông tin Xác định nhu cầu Xác định nguồn thông tin thông tin Chức năng, nhiệm vụ của Ngân hàng Thu thập thông tin Xử lý và tổ chức sử dụng thông tin Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Ngân hàng mà lãnh đạo Ngân hàng yêu cầu bộ phận văn phòng phải cung cấp những thông tin gì để phục vụ công tác điều hành và quản lý, giao cho ai, bộ phận nào có trách nhiệm thu thập, xử lý và phân phối thông tin, ở đó người ta được trang bị bằng các phương tiện, hệ thống thông tin như thế nào để đáp ứng được yêu cầu một các kịp thời trong những thời điểm cần thiết và cứ thế quay vòng. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 41
42. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Xác định nhu cầu thông tin trong Ngân hàng: Để tiến hành thu thập thông tin, trước hết cần xác định nhu cầu thông tin. Có rất nhiều loại thông tin đến Ngân hàng, có những thông tin tích cực và có cả những thông tin gây ảnh hưởng đến hoạt động của Ngân hàng. Vì vậy, nhân viên văn phòng sẽ căn cứ vào mục tiêu, kế hoạch kinh doanh của Ngân hàng mà xác định nhu cầu thông tin cho phù hợp. Số lượng các loại thông tin rất phong phú và đa dạng, nhưng không phải tất cả các thông tin đều có giá trị như nhau. Vì thế, cần xác định rõ số lượng, loại thông tin nào cần thu thập. Đây là vấn đề cốt lõi trong quản lý thông tin, nó là cơ sở cho việc hình thành thông tin nội bộ, nó giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định trong tổ chức. Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin: Xuất phát từ nhu cầu thông tin mà bộ phận văn phòng sẽ xây dựng và tổ chức nguồn thông tin. Đối với Ngân hàng, văn phòng chia ra thành 2 loại nguồn thông tin, đó là: thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài. Thông tin nội bộ được thu thập từ các cán bộ nhân viên ở từng bộ phận, phòng ban, các cấp quản lý trong Ngân hàng, qua các bản báo cáo, các biên lai, chứng từ, kết quả khảo sát trước đây nguồn thông tin này giúp cho văn phòng nắm rõ được tình hình thực tế của Ngân hàng về mọi mặt, từ đó tư vấn cho lãnh đạo ra những quyết định đúng hướng và hoàn thành tốt công tác hậu cần trong Ngân hàng. Thông tin bên ngoài được thu thập từ các nguồn như khách hàng, người cung cấp, đối thủ cạnh tranh, qua sách báo, tạp chí, văn bản hoặc các công trình nghiên cứu của các nhà khoa học , đặc biệt là qua mạng Internet. Những thông tin này cho phép văn phòng cập nhật được tình hình bên ngoài có tác động như thế nào đến hoạt động của Ngân hàng. Nhân viên văn thư sẽ chịu trách nhiệm thu thập hai loại thông tin này để tổng hợp, xây dựng và tổ chức thông tin một cách hiệu quả nhất. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 42
43. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Thu thập thông tin: Văn phòng được coi là cửa sổ của các luồng thông tin, là bộ lọc thông tin. Hầu hết các thông tin bên ngoài và thông tin nội bộ đều phải quan văn phòng để thu thập, xử lý, phối hợp. Các thông tin được văn phòng tiếp nhận qua các kênh thông tin như: Thông tin từ trên xuống, thông tin nội bộ, các cuộc họp, nghiên cứu , dưới các hình thức như: văn bản, lời nói, thông tin ghi nhận qua dư luận, thông tin dự đoán Việc tiếp nhận thông tin sẽ được phòng Hành chính- Nhân sự thu thập một cách có chọn lọc. Việc tiếp nhận thông tin phù hợp sẽ góp phần nâng cao số lượng, chất lượng của hệ thống thông tin trong Ngân hàng. Phân tích và xử lý thông tin: Đây là công việc đòi hỏi nhân viên văn phòng của phòng HCNS ( chính là nhân viên văn thư) phải vận dụng sự hiểu biết của mình để phân tích, đánh giá các thông tin, tài liệu đã thu thận được để có được các thông tin đầu ra cung cấp cho lãnh đạo. Yêu cầu của công việc này là phải tổng hợp được tình hình, phản ánh đúng bản chất sự việc, do đó phải kiểm tra tính chính xác, hợp lý của tài liệu, hệ thống chỉnh lý, tổng hợp, phân tích số liệu, so sánh, đánh giá để có được những thông tin đảm bảo yêu cầu đặt ra. Nhân viên văn thư khi làm công tác xử lý thông tin phải xác định thông tin chính và thông tin hỗ trợ. Đồng thời phải biết loại bỏ hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn, thiếu cơ sở khoa học. Căn cứ vào quy định của Ngân hàng, văn phòng có trách nhiệm phân tích, xử lý thông tin liên quan đến tình hình, kế hoạch kinh doanh của Ngân hàng, chính sách phát triển của Nhà nước , các thông tin liên quan đến thủ tục hành chính, các quy định, thông tư hướng dẫn của Đảng và Nhà nước cũng như của Ngân hàng nhà nước và Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam. Văn phòng sẽ kết hợp cùng các bộ phận chức năng chuyên môn cùng bàn bạc và đưa ra ý kiến, đề xuất báo cáo với lãnh đạo Ngân hàng. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 43
44. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Cung cấp, phổ biến thông tin: Các thông tin đầu vào sau khi được phân tích, xử lý và trình lãnh đạo phê duyệt thì văn phòng sẽ cung cấp, phổ biến thông tin cho các đối tượng liên quan thông qua các hình thức như: văn bản, hội nghị, phổ biến trao đổi qua điện thoại, trực tiếp Để việc truyền đạt và phổ biến thông tin nhanh chóng, kịp thời đến các phòng ban, phòng HCNS đã sử dụng tối đa công nghệ thông tin (hệ thống mạng internet nội bộ, điện thoại nội bộ). Do đó, giảm bớt được thời gian và chi phí trong quá trình chuyển phát thông tin. Lưu trữ, bảo quản thông tin: Thông tin trong doanh nghiệp được sử dụng không chỉ một lần hoặc một vài lần mà cần được lưu trữ, bảo quản để sử dụng lâu dài. Các nguồn thông tin trong công ty được lưu trữ trên các file văn bản, các đĩa dữ liệu trong hệ thống máy tính của văn phòng, trong phòng quản trị mạng của Ngân hàng Hình thức này giúp cho việc lưu trữ được gọn nhẹ, bảo mật, đảm bảo chất lượng thông tin và dễ dàng tìm kiếm tra cứu. Kết quả thực hiện: Thời gian qua công tác thu thập, xử lý và truyền tải thông tin của Ngân hàng đã được bộ phận văn phòng thực hiện theo đúng nguyên tắc, đúng định hướng mục tiêu đề ra. Công tác thông tin đã đạt được những kết quả sau: - Đảm bảo các thông tin cung cấp đầy đủ, chính xác, trung thực. - Văn phòng đã giúp lãnh đạo củng cố công tác thông tin giữa các phòng ban, đơn vị trong toàn Ngân hàng. Truyền tải thông tin đến đúng các đối tượng tiếp nhận. - Thu thập các thông tin cần thiết giúp lãnh đạo ra các quyết định đúng đắn, kịp thời. Bên cạnh các kết quả đã đạt được công tác thông tin của văn phòng còn nhiều tồn tại, cụ thể: - Các thông tin cung cấp nhiều khi còn chưa cụ thể, rõ ràng, vẫn còn tình trạng cung cấp thông tin chung chung, mơ hồ. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 44
45. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng - Thông tin gửi lên cho cấp trên nhiều khi còn chậm chưa kịp thời. - Công tác xử lý thông tin phản hồi vẫn chưa được chú ý thực hiện đồng bộ cùng với các hoạt động khác của Ngân hàng, có những văn bản được ban hành khá lâu nhưng việc đôn đốc triển khai thực hiện còn chậm. 2.4.2. Nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ 2.4.2.1. Nghiệp vụ văn thƣ Công tác văn thư - lưu trữ là nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động văn phòng của Chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng. Đây là đầu mối quan trọng cho các hoạt động quản lý văn bản diễn ra trong Ngân hàng. Công tác văn thư của Ngân hàng bao gồm 3 nội dung đó là: - Xây dựng và ban hành văn bản như: Soạn thảo văn bản, đánh máy, ban hành văn bản. - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản (Văn bản đến, Văn bản đi). - Quản lý và sử dụng con dấu. a. Xây dựng và ban hành văn bản Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: Hình 2.11 : Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản Chuẩn bị Soạn thảo văn Duyệt bản thảo, bản sửa chữa, bổ sung Kiểm tra, ký và Đánh máy, nhân ban hành văn bản bản Soạn thảo văn bản là nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư trong văn phòng. Tại Chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng, nhân viên văn thư sẽ căn cứ vào sự chỉ đạo, yêu cầu của lãnh đạo soạn thảo các văn bản cần thiết phục vụ quá Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 45
46. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng trình quản lý. Khi soạn thảo phải đảm bảo đầy đủ nội dung, hiệu lực pháp lý của văn bản, theo đúng Nghị định, thông tư của nhà nước ban hành. Các văn bản sau khi soạn thảo, lấy ý kiến tham gia sẽ được công bố và ban hành. Việc ban hành văn bản không phải do bộ phận văn phòng đảm nhận hết mà những văn bản mang tính chuyên môn sẽ do các phòng ban chức năng soạn thảo và gửi lên văn phòng trình duyệt giám đốc hoặc người có thẩm quyền. b. Quy trình tổ chức , quản lý văn bản đến Tại chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng việc tổ chức và quản lý văn bản đến cũng thực hiện tương tự như quy trình chỉ ra trong lý luận. Cụ thể là : Quy trình xử lý văn bản đến được tiến hành theo các bước sau: Hình 2.12: Quy trình xử lý văn bản đến Tiếp nhận, Phân loại văn Bóc bì văn bản Đóng dấu đến, kiểm tra sơ bộ bản ghi số đến, ngày đến Tổ chức, giải Chuyển giao Đăng ký, vào Phân phối văn quyết, theo dõi văn bản đến sổ văn bản đến bản văn bản đến Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra sơ bộ văn bản đến Văn bản được chuyển đến cơ quan trước hết phải qua bộ phận văn thư. Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận văn bản và kiểm tra sơ bộ văn bản đến đảm bảo đúng tiêu chuẩn quy định của văn phòng. Mục đích của bước này là xem văn bản gửi có đúng địa chỉ không? số lượng bì văn bản có đủ không? kiểm tra phong bì văn bản có nguyên vẹn không, có dấu hiệu bị bóc rách, bị mất văn bản bên trong hay không? nếu có phải báo cho Trưởng phòng để lập biên bản. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 46
47. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Bước 2: Phân loại văn bản Văn bản tại chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng được phân loại theo 2 tiêu chí đặc trưng: Loại văn bản phải vào sổ đăng ký và loại văn bản không phải vào sổ đăng ký. Loại văn bản phải vào sổ đăng ký là: tất cả các văn bản gửi cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan, cho những người có chức vụ lãnh đạo của cơ quan. Loại văn bản không phải vào sổ đăng ký: sách, báo, tạp chí, thư riêng Bước 3: Bóc bì văn bản: Tại Ngân hàng, bóc bì văn bản được tiến hành theo nguyên tắc: Những phong bì có dấu hiệu “ khẩn” thì phải bóc ngay sau khi nhận. Khi bóc bì văn bản không được làm rách văn bản bên trong, không được làm mất phần số, ký hiệu, dấu bưu điện của các văn bản đã ghi rõ ở ngoài phần phong bì. Đối với văn bản thường, sau khi phân loại văn bản thì tiến hành bóc bì, lấy văn bản nhẹ nhàng không làm rách. Bên cạnh đó, nhân viên văn thư cần đối chiếu số ký hiệu ghi ở ngoài phong bì với số ký hiệu ghi ở trong văn bản xem có trùng khớp nhau không. Nếu văn bản gửi không đúng thì phải gửi lại cho cơ quan gửi văn bản đó. Nếu có phiếu gửi sau khi nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi rồi trả phiếu cho cơ quan gửi văn bản. Đối với những văn bản có những ngày tháng ghi văn bản nhận quá xa nên giữ phong bì lại. Tại chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng, việc bóc bì đối với văn bản “ mật” quy định phải chuyển bì cho người có trách nhiệm bóc bì và đăng ký vào sổ. Bước 4: Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến của văn bản Mục đích của công việc này là nhằn xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày tháng văn bản đến cơ quan. Mẫu dấu đến: Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 47
48. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Hình 2.13: Mẫu dấu đến của chi nhánh NHNNo& PTNT Hải Phòng Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng Đến Số: Ngày: Dấu đến được đóng ở phía trên, góc trái ( phần lề văn bản), dưới phần số và ký hiệu. Đối với công văn thì dấu đến được đóng bên dưới phần trích yếu văn bản. Bước 5 : Phân phối văn bản Sau khi bóc bì và đóng dấu đến lên văn bản, văn thư trình lên Trưởng phòng cho ý kiến về việc phân phối văn bản.Trưởng phòng xem và cho ý kiến vào lề, nhân viên văn thư lấy lại văn bản và chuyển giao cho các phòng ban, bộ phận trong Ngân hàng. Bước 6 : Đăng ký, vào sổ văn bản đến Đây là khâu quan trọng nhất của quá trình giải quyết văn bản đến. Mục đích của bước này là nắm được văn bản đến cơ quan, nắm được nội dung văn bản và biết được đối tượng giải quyết văn bản. Từ đó, dễ dàng kiểm tra văn bản do ai giải quyết và mức độ giải quyết đến đâu. Hiện nay, hình thức đăng ký văn bản trong văn phòng tại Ngân hàng là đăng ký vào sổ. Mỗi văn bản chỉ được ghi đăng ký một lần tránh trùng lặp, văn bản đến được ghi vào sổ ngay ngày nhận. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 48
49. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Hình 2.14 : Mẫu sổ đăng ký văn bản đến 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số và Ngày Số Ngày Tên cơ quan Tên loại và Ký Ghi ký hiệu tháng Nơi nhận đến đến gửi VB đến trích yếu VB nhận chú VB VB Quyết định P.KT&NQ Sở tài chính 632,633 8/3/ 849 9/3/10 phê duyệt giá ,P.KHTH, Lệ Hải Phòng ,634 2010 thuế VP Ngân hàng QĐ khen nông nghiệp và 20/3/ thưởng các P.HC-NS, 860 20/3/10 710 Lệ phát triển nông 2010 tập thể và cá VP thôn Việt Nam nhân Nguồn : Phòng hành chính- nhân sự( 2010) Văn bản „Mật‟ được vào sổ riêng theo mẫu sau : Hình 2.15: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến - Mật 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Số Ngày Tên cơ Số và Ngày Mức Tên loại và Nơi Ký Ghi đến đến quan gửi ký hiệu tháng độ trích yếu VB nhận nhận chú VB đến VB VB mật 20 7/3/10 Ngân hàng 100 7/3/ Mật Chiến lược P.KH Hùng NNo& 2010 kinh doanh TH PTNT tháng 5/10 Việt Nam Nguồn : Phòng Hành chính – Nhân sự( 2010) Bước 7 : Chuyển giao văn bản đến Sau khi có ý kiến phân phối văn bản của thủ trưởng cơ quan thì văn thư phải chuyển ngay đến tận tay người có trách nhiệm giải quyết, tuyệt đối không được nhờ đơn vị khác hoặc người khác nhận hộ. Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 49
50. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng chuyển đến tay người có trách nhiệm, chậm nhất là 30phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính. Trước khi chuyển giao văn bản đến người giải quyết, văn thư phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản và người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của cơ quan. Hình 2.16: Mẫu sổ chuyển giao văn bản 1 2 3 4 5 6 Ngày Số lượng Số và ký Người Ký nhận Ghi chú chuyển văn bản hiệu VB nhận 10/3/10 03 462, 436, Phòng Thanh 3099 kinh doanh ngoại hối Nguồn : Phòng Hành chính- Nhân sự( 2010) Bước 8 : Tổ chức, giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến Mục đích của bước này là nhằm theo dõi, quản lý việc thi hành các quyết định thông qua cấc văn bản của các phòng ban, đơn vị có đúng với văn bản yêu cầu và tiến độ thực hiện văn bản có đúng với quy định hay không. Từ đó, đánh giá được chất lượng làm việc của các phòng ban, đơn vị có hoàn thành nhiệm vụ được giao hay không, từ đó báo cáo tình hình thi đua, khen thưởng, kỷ luật cho phù hợp. Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét, giải quyết kịp thời nhanh chóng, đảm bảo đối với những văn bản khẩn cấp, đột xuất phải xin ý kiến giải quyết ngay khi nhận được văn bản đó. Việc quản lý văn bản đến của Ngân hàng đã thực hiện đúng theo trình tự quy định, giải quyết một cách khoa học, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 50
51. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng c. Quy trình tổ chức , quản lý văn bản đi Ở Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng về cơ bản thực hiện tương tự quy trình được chỉ ra trong lý luận. Cụ thể là: Hình 2.17: Quy trình quản lý văn bản đi Kiểm tra Vào sổ Bao gói Chuyển Bảo quản, thể thức văn bản văn bản đi văn bản đi lưu trữ, văn bản đi sắp xếp Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản Mọi văn bản trước khi vào sổ gửi đi đều được kiểm tra thể thức nhằm đảm bảo chất lượng của văn bản. Các văn bản được soạn thảo bởi các phòng ban chuyên môn đều được chuyển qua văn phòng để kiểm tra đóng dấu, vào sổ văn bản đi. Sau khi kiểm tra xong nếu văn bản chưa có chữ ký của thủ trưởng, văn thư phải xin chữ ký và đóng dấu doanh nghiệp. Bước 2: Vào sổ văn bản đi Việc vào sổ văn bản đi nhằm quản lý toàn bộ các văn bản giấy tờ ra khỏi cơ quan đúng quy định , hợp pháp và thống kê văn bản đi của công ty phục vụ công tác quản lý điều hành Ngân hàng. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 51
52. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Hình 2.18: Mẫu sổ văn bản đi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 STT Ngày Số và Tên loại và Người Đơn vị Đơn vị Số Ghi tháng ký trích yếu ký nhận lưu VB lượng chú VB hiệu VB (người và văn VB đi VB nhận) thư 226 13/3/10 Công văn Thuỷ Ngân VP 01 đăng ký hàng mục tiêu NNo& thi đua PTNT 2010 Việt Nam Nguồn: Phòng Hành chính-Nhân sự( 2010) Bước 3: Bao gói văn bản đi Để việc gửi văn bản đi không bị nhầm lẫn, nhân viên văn thư cần căn cứ vào những nơi mà Ngân hàng thường xuyên có quan hệ gửi văn bản để từ đó lập các cặp đựng tài liệu để chia văn bản thành từng nhóm doanh nghiệp. Làm thủ tục đăng ký xong, nhân viên văn thư chia văn bản gửi cho doanh nghiệp, cơ quan cần liên hệ kèm theo một phong bì và viết địa chỉ. Bước 4: Chuyển văn bản đi Văn bản được gửi đi ngay trong ngày đăng ký văn bản, văn thư có thể gửi theo đường bưu điện ( nếu nơi nhận xa), hoặc trực tiếp mang đến tận nơi nhận và vào sổ chuyển giao văn bản. Đối với văn bản mật, văn bản quan trọng thì gưỉ kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra, theo dõi. Bước 5: Bảo quản, lưu trữ, sắp xếp văn bản đi Văn bản đi bất kể do bộ phận, phòng ban, cá nhân nào soạn thảo dều phải giữ lại ít nhất 02 bản chính, một bản lưu ở đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ theo dõi Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 52
53. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng công việc, một bản lưu ở văn thư để tra tìm khi cần thiết. Các văn bản được đánh mã số, lập danh mục hồ sơ theo mã số đó và đưa vào lưu tữ trong kho, định kỳ nhân viên văn thư kiểm tra số lượng văn bản trong kho và tình hình bảo quản như thế đã an toàn, hiệu quả chưa. Các văn bản khi hết hạn lưu trữ và không còn giá trị sử dụng nữa thì nhân viên văn thư lập hồ sơ đề nghị huỷ bỏ, nếu hồ sơ hết hạn bảo quản nhưng vẫn có thể dùng để tham khảo sẽ được bảo quản tiếp. c. Quản lý và sử dụng con dấu Con dấu của Ngân hàng được sắp xếp gọn gàng trên giá theo thứ tự nhất định, dễ thấy khi sử dụng. Hết thời gian làm việc, cán bộ văn thư cất vào tủ có khóa. Cán bộ văn thư không mang dấu ra khỏi trụ sở làm việc, không nhờ người khác cất hộ, không làm biến dạng con dấu và thường xuyên lau chùi con dấu cho sạch sẽ. Khi con dấu bị mất thì cán bộ văn thư báo ngay cho lãnh đạo và các cấp có thẩm quyền. Cán bộ văn thư chỉ đóng dấu khi văn bản đã đúng thể thức, đã có chữ ký của lãnh đạo vào bản chính. Dấu trong văn bản được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùng lên chữ ký một phần ba hoặc một phần tư về phía trái. Mực dấu là màu đỏ tươi, màu cờ Tổ quốc. Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm về con dấu mà mình đóng trước giám đốc Ngân hàng và pháp luật. Kết quả đạt đƣợc của công tác văn thƣ : Thời gian qua, công tác văn thư tại Chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng đã được thực hiện tốt, việc trang bị các thiết bị như máy vi tính, máy in vào công tác soạn thảo in ấn, ban hành văn bản làm cho văn bản của Ngân hàng được nâng cao về hình thức trình bày, nghiêm túc và có tính thẩm mỹ. Thông tin trong văn bản tương đối chuẩn mực và được trình bày một cách khoa học đúng theo mẫu hướng dẫn của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội Vụ mà Ngân hàng đã gửi đến các phòng ban đơn vị. Việc giải quyết, quản lý văn bản đến và đi của Ngân hàng đã thực hiện đúng theo trình tự quy định, được giải quyết một cách khoa học, đảm bảo tính chính xác. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 53
54. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Cán bộ văn thư làm việc lâu năm nên có nhiều kinh nghiệm trong việc giải quyết các công việc có liên quan đến nghiệp vụ. Văn thư đã được trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại nhưng vẫn chưa khai thác hết chức năng của máy để phục vụ cho công việc của mình mà hầu như chỉ dùng máy tính như một công cụ để đánh máy, việc đăng ký văn bản đến và đi vẫn được thực hiện trên sổ sách mà chưa đăng ký bằng máy vi tính. Hiện nay, Ngân hàng cũng đã áp dụng được vào hoạt động văn phòng các quy định về nghiệp vụ văn thư- lưu trữ như: Thông tư liên tịch số 55 của Bộ nội vụ- Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nghị định 101/CP ngày 23/9/1997 của Chính phủ về công tác văn thư 2.4.2.2. Nghiệp vụ lƣu trữ Các khâu của nghiệp vụ lưu trữ mà phòng HCNS thực hiện gồm có: Phân loại tài liệu lưu trữ: là việc phân chia các tài liệu, văn bản thành từng khối, tập nhằm tổ chức một cách khoa học và sủ dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ: là việc nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh và lựa chọn để đưa vào bảo quản lưu trữ những tài liệu có giá trị kinh tế, văn hóa, khoa học Đồng thời loại ra, hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ. Bổ sung tài liệu lưu trữ: là việc sưu tầm, thu thập, hoàn chỉnh thêm tài liệu vào kho lưu trữ theo những phương pháp, nguyên tắc thống nhất Thống kê tài liệu lưu trữ: là việc sử dụng phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản lưu trữ. Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm hoàn thiện và đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ. Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 54
55. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: là công tác nhằm đảm bảo cho Chi nhánh những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích kinh tế, khoa học, tuyên truyền, giáo dục, văn hóa và các quyền lợi khác của toàn thể cán bộ công nhân viên. Phòng HC-NS thực hiện bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định của Ngân hàng NNo&PTNT Việt Nam như sau( Trích điều 22 trong quy định thực hiện công tác lưu trữ của Ngân hàng NNo&PTNT Việt Nam): - Hồ sơ, tài liệu được bảo quản tại cơ quan, đơn vị phải phân loại, chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ kịp thời cho mọi yêu cầu khai thác, tra cứu. - Hồ sơ, tài liệu được lưu trữ phải là những tài liệu có ý nghĩa giá trị đối với nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. - Cơ quan, đơn vị phải thường xuyên tiến hành xác định tài liệu lưu trữ nhằm mục đích: + Xác định thời hạn bảo quản cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu. + Phân loại hồ sơ, tài liệu để loại bỏ những hồ sơ, tài liệu hết hạn bảo quản, hết giá trị không cần lưu trữ tiếp để huỷ. Việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản phải đúng quy trình. - Thời gian lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu theo các thời hạn sau: + Hồ sơ, tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử phát triển của cơ quan, đơn vị, hồ sơ của cán bộ đương chức, về hưu phải được bảo quản vĩnh viễn. + Những hồ sơ, tài liệu, báo cáo có giá trị thực tiễn trong thời gian lâu dài thì được bảo quản ít nhất 10 năm. + Những tài liệu liên quan đến công tác kế toán thì thực hiện theo chế độ quy định của Nhà nước. Kết quả thực hiện nghiệp vụ lưu trữ phòng HC-NS Phòng HC-NS thực hiện nghiệp vụ lưu trữ là việc giữ lại và tổ chức khoa học các văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trong hoạt động của Chi nhánh, cán bộ công nhân viên Chi nhánh để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 55
56. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng thực hiện nghiệp vụ này theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 4/4/2001 và Nghị định của Chính phủ số: 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia. 2.4.3. Lập chƣơng trình kế hoạch, tổ chức chuyến đi, công tác cho lãnh đạo Đối với Ngân hàng, ngành nghề kinh doanh chủ yếu là kinh doanh tiền tệ, cho vay và nhận gửi tiền. Do vậy, lập kế hoạch, chương trình công tác là rất quan trọng. Công việc này do bộ phận văn phòng đảm nhiệm. Quy trình lập kế hoạch: Văn phòng sẽ tập hợp các số liệu, phân tích tình hình hoạt động của từng phòng ban thông qua báo cáo, kế hoạch của riêng từng phòng ban để lập chương trình kế hoạch hoạt động chung cho toàn Ngân hàng và thông báo cho các phòng ban biết cùng phối hợp thực hiện. Công tác này khiến cho hoạt động của toàn Ngân hàng trở nên đồng nhất, tránh tình trạng chồng chéo công việc và giúp lãnh đạo quản lý chặt chẽ, theo dõi kịp thời mức độ thực hiện công viêc của từng phòng ban. Cũng căn cứ vào các báo cáo, kế hoạch, tình hình kinh doanh của Ngân hàng, nhân viên văn phòng tiến hành phân tích, đánh giá thời gian, tốc độ thực hiện công viêc để lập kế hoạch làm việc hàng ngày, hàng tuần cho lãnh đạo Ngân hàng. Với các chuyến đi công tác của lãnh đạo Ngân hàng, trưởng, phó phòng, nhân viên văn phòng phải lập kế hoạch cụ thể cho từng chuyến đi giúp lãnh đạo có những định hình cụ thể. Khi lập kế hoạch phải nắm rõ được mục tiêu của chuyến đi, nội dung công tác, thời gian công tác, cán bộ tham dự Từ đó, sẽ hoạch toán kinh phí cho phù hợp với từng chức năng, trách nhiệm của người đi công tác. Văn phòng liên hệ trước với nơi đến công tác, chuẩn bị các tài liệu, hồ sơ cần thiết có liên quan để cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo. căn cứ vào mục đích, tầm quan trọng của chuyến đi để bố trí phương tiện đi lại cho lãnh đạo, sau khi đã lựa chọn phương tiện văn phòng sẽ liên hệ đặt vé trước nếu là phương tiện công cộng hoặc thông báo cho lái xe nếu đi xe của Ngân hàng. Trước chuyến đi công tác thì văn phòng phải tổ chức cuộc họp bàn giao giữa giám đốc và các phó giám đốc Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 56