Khóa luận Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng DanhTKV

Nội dung text: Khóa luận Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng DanhTKV

1. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Lời mở đầu 1. Tính cấp thiết của đề tài: Trong giai đoạn hiện nay, nền kinh tế thị trường đang phát triển theo hướng đa dạng hoá, hiện đại hoá, mở cửa hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới đã tạo cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội cũng như thách thức lớn. Điều này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tìm ra cho mình một hướng đi đúng phù hợp với yêu cầu thực tế và thích nghi được với sự biến đổi của thị trường. Yêu cầu đó đặt ra cho mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình để đạt hiệu quả cao nhất đồng thời có thể làm chủ trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Để làm được điều đó doanh nghiệp phải xác định rõ mình muốn đi đâu? phải đi như thế nào? những khó khăn, thách thức nào phải vượt qua? Và quan trọng hơn cả là làm thế nào để mọi thành viên trong doanh nghiệp cùng đồng tâm, nhất trí, nỗ lực hết mình vì thành công chung của doanh nghiệp. Điều này trước hết phụ thuộc vào công tác quản lý mà hoạt động quản lý gắn liền với công tác văn phòng. Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu được trong các cơ quan nhà nước cũng như các tổ chức sản xuất kinh doanh, nó là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là tai, là mắt, là cánh tay nối dài của lãnh đạo, là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thông văn bản đến, văn bản đi. Đồng thời văn phòng còn thực hiện các công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần giúp cho hoạt động của toàn cơ quan được thông suốt, đạt hiệu quả cao. Tổ chức tốt công tác văn phòng sẽ giúp cho lãnh đạo quản lý điều hành có hiệu quả hoạt động của cơ quan. Công tác văn phòng còn là cơ sở đảm bảo cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất chất lượng, thực hiện đúng đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo giữ gìn bí mật nhà nước và cơ quan, giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt cũng như lâu dài. Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV là một trong những doanh nghiệp đứng đầu về khai thác và tiêu thụ than của cả nước, một thành viên trực thuộc Tập đoàn Công nghiệp than- khoáng sản Việt Nam. Một doanh nghiệp hạch toán độc lập, có bề dày hình thành và phát triển, có uy tín trên thị trường trong và ngoài Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 1
2. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV nước. Do vậy, công tác quản lý, điều hành cũng như công tác văn phòng của Công ty đều phải hoạt động thống nhất và thông suốt đảm bảo cho Công ty phát huy hết nội lực mang lại hiệu quả kinh doanh cao. Qua quá trình thực tập, đối chiếu lý luận với thực tiễn hoạt động văn phòng tại Công ty tôi đã nhận thức được vai trò quan trọng của hoạt động văn phòng trong toàn bộ hoạt động của Công ty, hoạt động văn phòng ở đây mặc dù đã có những cố gắng nhưng chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến việc giải quyết các công việc nhiều khi còn chậm trễ, cho nên vấn đề nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là rất cần thiết. Vì vậy tôi đã chọn đề tài cho khoá luận tốt nghiệp của mình là: “ Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV”. 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài: Đề tài khoá luận nhằm đạt được các mục đích sau: - Khảo cứu lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng. - Đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV. - Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài : - Khảo cứu lý luận về văn phòng, khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng, khái niệm quản trị văn phòng, các nguyên tắc quản trị và tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng. - Đánh giá hoạt động văn phòng, bao gồm : + Phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV. + Phân tích cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Công ty đặc biệt là của văn phòng Công ty. + Mô tả, đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Công ty thấy được những ưu điểm, những hạn chế và nhuyên nhân dẫn đến hạn chế đó. Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 2
3. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV - Đề xuất các giải pháp về nhân sự, các điều kiện vật chất của văn phòng, các nghiệp vụ kỹ thuật đối với hoạt động văn phòng và các điều kiện để thực thi các giải pháp đó. 3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là : - Lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng. - Thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV, như : các nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, công tác lập chương trình kế hoạch công tác, chương trình hội nghị, cung cấp các điều kiện vật chất, tài chính cho hoạt động - Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng Công ty về ưu điểm và hạn chế và nguyên nhân của hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV. Phạm vi nghiên cứu khoá luận tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV _ Số 185 Nguyễn Văn Cừ- Vàng Danh- Uông Bí- Quảng Ninh. Thời gian từ ngày 08/04/09 đến ngày10/06/ 09. 4. Phương pháp nghiên cứu: Bài khoá luận sử dụng một số phương pháp luận sau: - Phương pháp duy vật biện chứng. - Phương pháp phân tích, tổng hợp. - Phương pháp so sánh. - Phương pháp thống kê. 5. Bố cục của khoá luận: Khoá luận ngoài lời mở đầu và kết luận gồm có 3 chương: Chương I: Lý luận cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng. Chương II: Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV. Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV. Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 3
4. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Chương I: lý luận cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng 1.1. Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng 1.1.1. Khái niệm văn phòng Mỗi cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ đều cần có sự hoạt động của văn phòng. Đó là bộ máy thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc, phục vụ cho cơ quan, cho thủ trưởng cơ quan, đảm bảo mọi công tác quản lý, điều hành được tập trung, thống nhất, hoạt động được thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Hoạt động của cơ quan, tổ chức phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó yếu tố chủ quan thuộc về quản lý, thuộc về thủ trưởng. Hơn bao giờ hết các nhà quản lý phải là người biết đón nhận thời cơ, linh hoạt, nhạy bén và sáng tạo, nắm bắt được nhiều thông tin một cách chính xác, nhanh chóng, cho nên muốn có những quyết định đúng đắn, khoa học, khách quan phải căn cứ vào những ý kiến tham gia trợ giúp, những ý kiến đó được phân tích, chọn lọc, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo. Công việc này phần lớn dựa hết vào bộ phận văn phòng. Tuỳ theo quy mô, tính chất công việc của cơ quan, tổ chức mà hoạt động văn phòng có các cấp độ khác nhau với những tên gọi khác nhau. Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng như: - Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. - Văn phòng là bộ máy tham mưu, tổng hợp quan trọng, một cánh tay đắc lực phục vụ điều hành của lãnh đạo. - Văn phòng còn được hiểu là đầu mối của cơ quan cấp trên với các phòng, ban, ngành, nơi thu nhận, phân tích, quản lý sử dụng thông tin theo yêu cầu của nhà lãnh đạo. - Văn phòng đảm bảo các điều kiện vật chất cho cơ quan, cho hoạt động của lãnh đạo cơ quan được thường xuyên, liên tục và đạt được mục tiêu đề ra. - Trong các doanh nghiệp văn phòng được hiểu là bộ phận phân tích xử lý Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 4
5. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV thông tin, yểm trợ hành chính góp phần vào việc điều hành và ra quyết định của các nhà quản lý sao cho kịp thời, có hiệu quả. - Văn phòng cũng được dùng để gọi các tổ chức độc lập được pháp luật thừa nhận với tên gọi như: Văn phòng luật sư, Văn phòng nghị sĩ, Văn phòng kiến trúc sư Theo nghĩa chung nhất, văn phòng được hiểu là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo và đảm bảo hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức đó.( Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức- Học viện Hành chính Quốc gia- 2008). 1.1.2. Chức năng của văn phòng Văn phòng có 2 nhóm chức năng chính sau : a. Chức năng tham mưu tổng hợp : Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về vấn đề thống kê, vấn đề xử lý thông tin dữ liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý, là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Nhà quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Để làm được điều đó người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác mọi vấn đề. Điều đó vượt quá khả năng thực hiện của người quản lý, do đó đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp. Công tác này thuộc về bộ phận văn phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc, trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán Để có được những thông tin chuyên sâu thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các phòng ban Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 5
6. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV chuyên môn nghiệp vụ, tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp. Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu, vừa là nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho lãnh đạo. Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho việc điều hành, quản lý của lãnh đạo thông qua các nghiệp vụ như: xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng, tuần cho lãnh đạo cơ quan; tổ chức triển khai việc thực hiện các kế hoạch đó. Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản b. Chức năng hậu cần : Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều kiện vật chất : Nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính Các điều kiện, phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan đơn vị. Nội dung của công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đó là hoạt động mang tính đặc thù của hoạt động văn phòng. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính, phương tiện xong hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tùy thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng. Cho nên phương châm chung của hoạt động văn phòng là chi phí thấp mhất để đạt hiệu quả cao nhất. Tóm lại văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần, các chức năng này vừa độc lập, vừa bổ sung, hỗ trợ cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. 1.1.3. Nội dung hoạt động văn phòng Với mỗi chức năng riêng thì văn phòng có những mục tiêu cụ thể tương ứng, do vậy để thực hiện tốt được các chức năng nói trên văn phòng cần thực hiện các nội dung (nhiệm vụ) cơ bản sau : ( Theo Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan, tổ Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 6
7. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV chức- Học viện Hành chính Quốc gia- 2008). 1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế của cơ quan, đơn vị Mọi tổ chức được sinh ra và vận hành đi vào hoạt động đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, có quy chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động đó. Mỗi doanh nghiệp, tổ chức đều lập ra cho mình những quy chế, nội quy hoạt động cho phù hợp với điều kiện hoạt động của doanh nghiệp đó. Trìmh tự xây dựng nội dung dự thảo lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh, thông qua lãnh đạo, ban hành theo dõi, đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các nội quy, quy chế thuộc về bộ phận văn phòng đảm nhiệm. Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan, tổ chức được thành lập và đi vào hoạt động. 2. Xây dựng và tổ chức chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều có mục tiêu, định hướng thông qua hoạt động chiến lược. Muốn thực hiện được đều này cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể cho từng bộ phận phòng ban. Mỗi loại kế hoạch được giao cho những bộ phận chuyên trách xây dựng và chỉ đạo thực hiện. Song muốn đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp thì các kế hoạch này phải được kết nối thành một hệ thống các kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể đó sẽ do văn phòng xây dựng, tổng hợp, theo dõi đôn đốc các phòng ban, bộ phận cùng triển khai thực hiện theo mục tiêu của doanh nghiệp. Qua đó các phòng ban sẽ được kết nối mật thiết, đồng bộ hơn trong công việc. Ngoài ra, căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng trực tiếp xây dựng các chương trình kế hoạch công tác cụ thể cho từng tuần, tháng, quý, năm cho toàn cơ quan và lãnh đạo, giúp cho việc triển khai thực hiện được khoa học, đạt hiệu quả cao. 3. Thu thập tổng hợp, xử lý và sử dụng thông tin phục vụ hoạt động điều hành, quản lý doanh nghiệp. Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào yếu tố thông tin mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng. Có rất nhiều loại thông tin khác nhau như :Thông tin kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, thông tin thuận, thông tin phản hồi, thông tin dự báo đây là nguồn, là căn cứ để nhà quản lý Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 7
8. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV đưa ra các quyết định một cách kịp thời sáng suốt và có hiệu quả. Văn phòng được coi là cửa ngõ thông tin của cơ quan vì mọi thông tin đầu vào và đầu ra đều được thu thập xử lý chuyển phát tại văn phòng. Từ các thông tin tiếp nhận được( thông tin bên ngoài, thông tin nội bộ) văn phòng sẽ phân loại theo kênh thích hợp để chuyển tải, lưu giữ. Đây là hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức, của văn phòng nên văn phòng cần phải tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt khi thu nhận, xử lý, chuyển phát, bảo quản thông tin. Nếu thông tin được thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác và được xử lý khoa học đáp ứng yêu cầu của quản lý thì sẽ giúp lãnh đạo có những quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không thiết thực, kém hiệu quả ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp. Văn phòng luôn cập nhật luồng thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài từ đó báo cáo kịp thời tình hình thực tế của doanh nghiệp và những khó khăn thách thức bên ngoài để có thể đề xuất, kiến nghị các biện pháp giải quyết, thực hiện dưới sự điều hành của thủ trưởng cơ quan. 4. Biên tập, phát hành và quản lý văn bản Văn phòng là nơi tiếp nhận các loại văn bản ra vào cơ quan vì thế đây là hoạt động diễn ra thường xuyên và là công việc chính của văn phòng. Văn phòng là bộ phận chính tham mưu, trợ giúp cho lãnh đạo về văn bản do đó việc biên tập, phát hành và quản lý văn bản là nhiệm vụ trọng tâm. Văn bản là một phương tiện lưu trữ, truyền đạt thông tin khá hiệu quả. Hiện nay nhiều doanh nghiệp sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động, điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý, đúng thẩm quyền và có tác động tích cực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo ban hành những văn bản có giá trị. Bộ phận đó phải nắm vững thồng tin đầu vào, xử lý và sử dụng thông tin, thực hiện soạn thảo văn bản, đó là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư trong văn phòng. Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 8
9. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV 5. Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách của cơ quan Hoạt động tiếp khách là hoạt động rất quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức, làm tốt công tác này sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp về doanh nghiệp mình đối với đối tác. Văn phòng chính là cầu nối giữa doanh nghiệp mình với các doanh nghiệp khác. Do vậy hoạt động tiếp khách là một hoạt động chủ yếu của văn phòng. Các cuộc họp, hội nghị, hội thảo là những hoạt động diễn ra thường xuyên trong bất kỳ một doanh nghiệp nào nhằm tổng kết đánh giá, thảo luận về những vấn đề có liên quan đến doanh nghiệp và tăng cường mối quan hệ đoàn kết, tạo ra sự gắn kết chặt chẽ, bền vững là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp phát triển đi lên, đảm bảo các hoạt động này diễn ra có hiệu quả là nhiệm vụ của công tác văn phòng dưới sự quản lý, điều hành của lãnh đạo. 6. Duy trì hoạt động thường nhật và củng cố bộ máy văn phòng Khác với các hoạt động khác trong doanh nghiệp, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong mọi lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy, kiểm tra, giám sát nhằm đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp ngay cả khi đơn vị ngừng hoạt động vào những ngày nghỉ cuối tuần hay nghỉ lễ tết thì bộ phận văn phòng vẫn phải làm việc liên tục 24/24 giờ để đảm bảo công tác an ninh trật tự và thông tin được thông suốt. Mặt khác cần phải củng cố bộ máy văn phòng bởi hoạt động của văn phòng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và các đơn vị thông qua nhiệm vụ tham mưu, hậu cần, vừa gắn với các phòng ban bộ phận khác thông qua nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, tự quản lý hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động của doanh nghiệp. Vì thế để duy trì được hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các phòg ban, bộ phận, các cấp quản lý trong doanh nghiêp. Củng cố bộ máy trên mọi mặt cả về phương diện quản lý và đảm bảo tính hoạt động của văn phòng đặc biệt là trong giai đoạn bùng nổ thông tin đòi hỏi các doanh nghiệp ra sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung nhưng phải phù hợp với sự phát triển chung của toàn công ty. Yêu cầu đó đặt ra rất cao với văn phòng về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc. Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 9
10. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV 7. Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của doanh nghiệp Bất kỳ cơ quan, tổ chức nào muốn hoạt động đều phải có các yếu tố vật chất, kỹ thuật cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu để duy trì sự tồn tại vừa là vật trung gian gắn kết tổ chức với môi trường bên ngoài, đồng thời là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức. Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động như : Nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện nhận và truyền tin, công cụ lao động, văn phòng phẩm Vì vậy văn phòng cần theo dõi, kiểm tra thường xuyên mức độ sử dụng các yếu tố đó, căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp đầy đủ, kịp thời. Mặt khác về yếu tố tài chính thì văn phòng phải thường xuyên theo dõi tình hình sử dụng tài chính của công ty, lập báo cáo và căn cứ vào kế hoạch dự toán kinh phí để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và lập kế hoạch tài chính mới theo quy định của thủ trưởng cơ quan. Vật chất và tài chính là yếu tố đảm bảo diễn ra các hoạt động trong doanh nghiệp, sử dụng một cách hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp nên cần có sự quản lý khoa học, chặt chẽ, chính xác. Điều đó cần các doanh nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất. 8. Đảm bảo công tác an ninh, trật tự và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp Văn phòng thực hiện nhiệm vụ tổ chức công tác bảo vệ trật tự, an toàn vệ sinh môi trường trong và ngoài cơ quan. An ninh trật tự là điều kiện để hoạt động của doanh nghiệp có thể diễn ra một cách suôn sẻ, bền vững. điều này có ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất lao động, tinh thần làm việc của các cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Đảm bảo an toàn trong doanh nghiệp như : - Đảm bảo an toàn cho người lao động theo quy định với từng chức danh nghề nghiệp. - Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn, điều kiện môi trường nơi làm việc, thực hiện công tác cấp phát thuốc cho công nhân viên. - Đảm bảo an toàn về tài sản, phòng chống cháy nổ, đảm bảo an toàn trang thiết Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 10
11. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV bị làm việc. - Đảm bảo an ninh, trật tự : +Thường trực, bảo vệ, tuần tra canh gác trong doanh nghiệp. + Kiểm tra và vận hành hệ thống bảo vệ. - Đảm bảo độ an toàn của các phương tiện giao thông vận tải. - Phối hợp, liên kết với địa phương và các cơ quan trong bảo vệ trật tự an toàn. Trên đây là những nội dung chủ yếu của hoạt động văn phòng mà doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu chung nhằm đạt được mục tiêu của mình một cách có hiệu quả cao nhất. Tuy vậy còn tuỳ theo những tính chất, đặc trưng của từng doanh nghiệp mà văn phòng còn có những nội dung khác cho phù hợp. 1.1.4. Vai trò của văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức, nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức. Theo ThS. Trần Thị Ngà-( 2007) thì vai trò của văn phòng được thể hiện như sau : Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo cơ quan đều thông qua Văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, bộ phận khác. Đồng thời văn phòng là bộ phận theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại giữa các tổ chức khác với cơ quan mình. Văn phòng được coi như cửa ngõ thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì các thông tin đến và đi đều qua bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng, nó quyết định đến sự thành bại của mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng là bộ máy giúp việc cho các nhà lãnh đạo. Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động tổ chức, điều hành. Văn phòng là cầu nối giữa các chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài cơ quan. Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 11
12. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Văn phòng là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các đơn vị nói chung và cho các nhà lãnh đạo nói riêng. 1.1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng Bất kỳ một bộ phận, tổ chức nào khi đi vào hoạt động cũng chịu ảnh hưởng, tác động của nhiều yếu tố, văn phòng cũng không nằm ngoài sự tác động đó. Vậy công tác quản trị văn phòng chịu ảnh hưởng của những yếu tố gì? Luận văn sẽ đưa ra một vài yếu tố cơ bản sau: ( Theo PGS- TS. Đồng Thị Thanh Phương, ThS. Nguyễn Thị Ngọc An – 2008) 1. Yếu tố con người : Nguồn nhân lực trong văn phòng giúp cho công tác điều hành, thực hiện các công việc trong văn phòng một cách có hiệu quả và duy trì các hoạt động của văn phòng, doanh nghiệp. Yếu tố con người là yếu tố quan trọng hàng đầu bởi nó liên quan đến ý thức tổ chức quản lý, điều hành, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu không có yếu tố này hoặc yếu tố này chưa tốt thì văn phòng ngừng hoặc kết quả làm việc sẽ kém, biết khai thác yếu tố này dưới năng lực, nghệ thuật quản lý, điều hành sẽ giúp cho việc vận hành bộ máy văn phòng được thường xuyên và có hiệu quả, tiết kiệm chi phí, tăng tính sáng tạo, tạo ra sản phẩm có chất lượng đủ khả năng cạnh tranh với thị trường. Ngược lại thừa hay thiếu nguồn nhân lực, bố trí sai vị trí chức năng chuyên môn sẽ kìm hãm, bế tắc trong công việc văn phòng. Yếu tố con người trong văn phòng gồm : Người lãnh đạo, nhân viên, khách hàng, đối tác liên quan khác đều ảnh hưởng, tác động trực tiếp đến kết quả hoạt động của văn phòng nói riêng và toàn doanh nghiệp nói chung. * Các nhà lãnh đạo, quản lý: Là người tổ chức quản lý, điều hành mọi hoạt động trong văn phòng. Hoạt động văn phòng có đạt hiệu quả hay không, có phù hợp với chủ trương chính sách, đường lối của Đảng và Nhà nước hay không, có đạt được mục tiêu của doang nghiệp hay không phụ thuộc vào năng lực, kỹ năng quản lý, sự nhạy bén, tính quyết đoán của người lãnh đạo. Để có thể điều hành, tổ chức, quản lý tốt bộ máy văn phòng, đảm bảo hoạt động liên tục, có hiệu quả, đòi hỏi người lãnh đạo, quản lý phải có sự hiểu biết sâu sắc, khả năng chuyên môn cao, có kinh nghiệm quản lý để nhận biết chính xác Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 12
13. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV năng lực của mỗi nhân viên, để bố trí sắp xếp cho phù hợp với năng lực, khả năng làm việc của mỗi người nhằm chỉ đạo thực hiện đúng hướng để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. * Nhân viên: Nhân viên làm việc trong văn phòng đòi hỏi là những người có kỹ năng chuyên môn, tay nghề, nắm bắt được đường lối, chính sách phát triển của cơ quan cũng như của đất nước, làm việc hăng say, có ý thức trách nhiệm cao, có chuyên môn nghiệp vụ trong công việc thì mới có khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đây là nhân tố tác động trực tiếp đến quá trình hoàn thành công việc vì thế họ cần nhận được sự chỉ đạo, động viên đúng mức từ phía nhà quản lý để có thể tận tâm với công việc. Sự ảnh hưởng của hai nhân tố trên có tác động rất lớn tới hiệu quả công việc. Chính vì thế cần có sự kết hợp hài hoà, nghệ thuật quản lý của nhà lãnh đạo, sự hiểu biết, đoàn kết giúp đỡ nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ chug. * Khách hàng, đối tác: Đây là nhân tố quan trọng nhất trong 3 yếu tố, bởi chính họ mới là người duy trì và phát triển doanh nghiệp. Đây là kim chỉ nam cho mọi hoạt động, kế hoạch phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Quản trị văn phòng phải đúng hướng, kết hợp hài hoà giữa mục đích của doanh nghiệp và lợi ích người tiêu dùng; doanh nghiệp tạo ra cho mình uy tín để phối hợp làm ăn với các đối tác lâu dài, bền vững, tạo ra sự tin tưởng của khách hàng. 2. Yếu tố tổ chức: Hoạt động của văn phòng trước hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của lãnh đạo cấp trên trực tiếp của văn phòng, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng điều chỉnh, các mối quan hệ, các nghĩa vụ và quyền hạn mà cơ quan tham gia. Các điều kiện đó quy định quy mô, tính chất hoạt động cảu mỗi văn phòng. Các quy định trên cùng với các chế độ, chính sách khác của nhà nước cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của văn phòng. Cùng trong yếu tố tổ chức này văn phòng chịu ảnh hưởng trong mối quan hệ tương tác với các bộ phận, đơn vị khác trong tổ chức. Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 13
14. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV 3. Yếu tố kinh tế- xã hội: Các quy luật kinh tế, xã hội có tác động đến sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp, tổ chức, vì vậy nó có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt đọng của doanh nghiệp nói chung và của văn phòng nói riêng. Nếu chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích doanh nghiệp tăng cường đầu tư, hiện đại hoá trang thiét bị trong doanh nghiệp trong đó có văn phòng. Nền kinh tế thị trường ổn định,phát triển còn góp phần cải tạo tự nhiên, xã hội, tạo ra môi trường kinh tế vững chắc, lành mạnh. Mặt khác sự tăng trưởng, phát triển kinh tế đất nước trong khu vực và trên thế giới có ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp. Nó vừa là cơ hội, vừa là thách thức đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bước đi đúng hướng trong tương lai, do đó hoạt động quản lý cũng như hạot động của vănphòng phải được cải tiến, phát triển cho phù hợp với sự phát triển chung đó. 4. Yếu tố chính sách, pháp luật Chính sách pháp luật có ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại,phát triển của mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Mọi doanh nghiệp hoạt động đều dựa trên sự quản lý của Nhà nước thông qua hệ thống quản lý bằng quy định, bằng pháp luật do Nhà nước ban hành. Những chính sách quy định của nhà nước về văn phòng tạo ra hành lang pháp lý chung cho quá trình định hướng phát triển của mỗi doanh nghiệp, là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế hoạt động, chính sách cho mình. Những chính sách này phải đầy đủ, phù hợp, có hiệu lực thi hành, nó sẽ tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp nói chung và quá trình quản lý của văn phòng nói riêng. Điều này cũng đòi hỏi hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp, tổ chức phải luôn được hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi thời kỳ và mang tính khả thi cao, đây cũng là điều kiện để công tác văn phòng được thực hiện và hoạt động có hiệu quả. Những chính sách hoặc quy định bất hợp lý mang tính hình thức hoặc được hình thành một cách độc đoán sẽ dẫn đến sự rối loạn trong tổ chức, làm mất niềm tin, tạo ra sự chống đối và khả năng thực thi thấp. Vì vậy lãnh đạo văn phòng cần Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 14
15. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV phải lựa chọn phương thức, đề ra những quy chế cho phù hợp. 5. Yếu tố môi trường làm việc: Môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ của văn phòng, cũng như mọi hoạt động chung của doanh nghiệp tổ chức. Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc của nhân viên, có tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng. Văn phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng, giúo tạo dựng động cơ thúc đẩy công việc, nhiệt tình trong công việc, các điều kiện này cũng giúp giảm bớt sự mệt mỏi, căng thẳng về cả tinh thần lẫn thể chất, giúp cải thiện năng suất chất lượng công việc, hạn chế sự mệt mỏi, sai sót trong quá trình thực hiện công việc. 6. Yếu tố khoa học công nghệ: Ngày nay, do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều các cơ quan, đơn vị ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động văn phòng mà chủ yếu là lĩnh vực công nghệ thông tin. Nếu như các công việc văn phòng chỉ được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả hoạt động văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc sẽ chậm, kém chính xác. Chính vì vậy mà yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa rất lớn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, điều này cần được các cơ quan, đơn vị xem xét và áp dụng kịp thời. Tóm lại: Dưới sự tác động của các yếu tố trên đều có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng. Vì vậy công tác điều hành, tổ chức, quản lý, đưa ra các quyết định, chính sách phù hợp có khả năng thực thi cao sẽ là nhân tố tích cực nâng cao hiệu quả hoạt động của vănphòng nói riêng và của toàn cơ quan nói chung. 1.2. Hiệu quả hoạt động của văn phòng 1.2.1. Khái niệm quản trị văn phòng Để hiểu được khái niệm quản trị văn phòng trước nhất ta làm rõ khái niệm quản trị. Có một số khái niệm về quản trị như sau: - Quản trị là quá trình hoàn thành công việc thông qua người khác. Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 15
16. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV - Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, kiểm soát công việc để đạt được mục tiêu đã đề ra của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. - Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên của một tổ chức thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đề ra. - Quản trị là một nghệ thuật hoàn thành mục tiêu đã đặt ra thông qua con người. Tóm lại, quản trị là quá trình điều hành, phối hợp các yếu tố có trong tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể được giao nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Để thực hiện tốt vai trò của mình văn phòng không chỉ được thừa nhận tồn tại chính thức trong mỗi cơ quan tổ chức mà cần được quản trị một cách khoa học để duy trì và phát triển văn phòng theo yêu cầu của nhà quản trị. Theo ThS. Trần Thị Ngà- 2007: Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể đến các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã đặt ra. 1.2.2. Tiêu chí để đánh giá hiệu quả văn phòng Văn phòng là bộ phận rất quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng được tổ chức một cách khoa học có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan, có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng đem lại hiệu quả cao hơn. Để đánh giá được hiệu quả hoạt động văn phòng ta có thể dựa vào một vài tiêu chí sau: Tính thời hạn: Tính thời hạn đảm bảo cho mọi công việc trong văn phòng được thực hiện kịp thời, đúng tiến độ, mọi hoạt động tham mưu, giúp việc cũng như đôn đốc, kiểm tra được thực hiện đồng đều, phối hợp chặt chẽ với các phòng ban, đơn vị, giúp cho các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo ban hành đúng thời điểm, bởi hoạt động của văn phòng là hoạt động tham mưu, trợ giúp cho lãnh đạo, cho mọi hoạt động chung của công ty nên văn phòng chậm trễ thì các phòng ban, đơn vị khác cũng chậm trễ theo. Như vậy đảm bảo được các điều kiện đó thì hoạt động văn phòng sẽ diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, không chồng chéo. Tính hiệu quả: Bất kỳ một hoạt động, công việc nào khi đi vào thực hiện đều Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 16
17. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV cần phải đạt được hiệu quả. Đối với văn phòng đây là tiêu chuẩn rất cần thiết. Để đảm bảo được tính hiệu quả cho công việc, đáp ứng được mục tiêu đề ra văn phòng cần phải làm tốt công tác lập chương trình kế hoạch cho khoa học, thường xuyên theo dõi kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện các công ciệc để có những điều chỉnh cho hợp lý. Tính hiệu lực: Tính hiệu lực thể hiện ở chỗ các cơ quan, tổ chức đó có ban hành được các quy định, quy chế đối với hoạt động chung của toàn cơ quan cũng như đối với bộ phận văn phòng hay không và những quy chế, quy định ban hành ra có nhận được sự đồng thuận của nhân viên và chấp hành, nghiêm chỉnh hay không, nét văn hoá nơi công sở và lối sống của nhân viên có lành mạnh, tạo được diện mạo tốt đẹp về cơ quan mình hay không. Tất cả làm nên tính hiệu lực trong hoạt động văn phòng cũng như của công ty. 1.2.3. Nguyên tắc quản trị văn phòng Thuật ngữ nguyên tắc được hiểu đó là những tiêu chuẩn, hành vi mà mọi tổ chức và cá nhân phải tuân theo. Các nguyên tắc được xây dựng trên cơ sở từ thực tiễn hoạt động do vậy các nguyên tắc không phải là bất biến. Khi điều kiện khách quan thay đổi các nguyên tắc cũng thay đổi theo. Để hoạt động văn phòng đạt được hiệu quả thì các nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao vì người quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, tổ chức, tạo động lực thúc đẩy lĩnh vực mình phụ trách nên đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao. Trình độ của người quản lý tỷ lệ thuận với phạm vi quản lý và trình độ tiên tiến của các biện pháp quản lý, có nghĩa là người quản lý giỏi, nghiệp vụ hành chính cao càng rộng thì phạm vi và cấp bậc cho phép sẽ càng lớn. Do vậy người quản lý phải là người đầu tiên thực hiện nghiêm chỉnh các nguyên tắc quản trị của văn phòng. Hoạt động văn phòng cần phải đảm bảo theo đúng các nguyên tắc sau: ( Theo PGS- TS. Đồng Thị Thanh Phương, ThS. Nguyễn Thị Ngọc An – 2008) Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 17
18. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV 1.Nguyên tắc pháp chế : Pháp chế được hiểu là việc thực hiện các quy định, quy chế, nội quy văn phòng ban hành buộc mọi người trong cơ quan phải thực hiện theo đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh và chính xác. Khi các quyết định, quy chế, nội quy về hoạt động văn phòng được xây dựng và ban hành thì buộc các nhà quản trị văn phòng phải tiếp nhận, tuân theo các quy định, quy chế đó, đồng thời giáo dục, tuyên truyền cho mọi thành viên trong văn phòng phải thực hiện các quy định, quy chế đó một cách nghiêm chỉnh. Trong quá trình thực hiện các quy định, quy chế ai vi phạm sẽ chịu hình thức xử lý tuỳ thuộc theo mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan. 2. Nguyên tắc tập trung dân chủ : Nguyên tắc này đảm bảo cho việc thu hút CBCNV trong cơ quan cùng tham gia vào việc quản lý của cơ quan. Đối với hoạt động văn phòng nguyên tắc này nhằm phát huy năng lực, tinh thần trách nhiệm của toàn thể thành viên trong văn phòng tham gia vào mọi hoạt động văn phòng. Đây được xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng. 3. Nguyên tắc liên tục: Văn phòng cơ quan là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm bảo phục vụ các dịch vụ hành chính, đáp ứng các nhu cầu của cơ quan. Do vậy dòng thông tin quản lý phải liên tục, thông suốt. Nguyên tắc này yêu cầu thể hiện trong thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính, thực hiện chế độ thường trực giao tiếp, giải quyết công việc hàng ngày, chế độ phân công uỷ quyền trách nhiệm, các chế độ về báo cáo, thống kê, văn thư không để xảy ra tình trạng gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn vị văn phòng với nhau. 4. Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm: Tổ chức, cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là một tập hợp những người có mối quan hệ với nhau thông qua một hệ thống quyền hạn và trách nhiệm chung để đạt đến một mục tiêu chung. Bởi vậy quyền hạn và trách nhiệm là hai yếu tố phải được kết hợp với nhau mới tạo ra hiệu quả của một tổ chức, có Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 18
19. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV nghĩa là có quyền hạn thì phải có trách nhiệm tương ứng với thẩm quyền được trao cho để xử lý công việc, phải làm hết quyền hạn được giao và phải chịu hậu quả pháp lý về những hành vi công việc của mình. Nguyên tắc này là con đường dẫn đến thành công của một cơ quan, tổ chức, do đó cần phải coi trọng thực hiện nguyên tắc này. Để đảm bảo cho các nguyên tắc trên thực tế được thực hiện nghiêm chỉnh, vai trò chỉ huy của người đứng đầu cơ quan, tổ chức là rất quan trọng. Người lãnh đạo phải kịp thời phát hiện những sai sót, trục trặc trong quá trình vận hành để điều chỉnh cho công việc của cơ quan luôn ổn định và phát triển đúng hướng. Tóm lại: Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng cho thấy vị trí đạc biệt quan trọng của văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. Vì thế việc không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng trong mỗi tổ chức là việc làm hết sức cần thiết và quan trọng. Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 19
20. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Chương II: Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty - Tên công ty : Công ty cổ phần than vàng danh- TKV - Tên giao dịch quốc tế : Vinacomin -Vangdanh Coal Joint Stock Company - Tên vết tắt bằng tiếng Việt : TVD - Địa chỉ : 185 Nguyễn Văn Cừ, Vàng Danh, Uông Bí, Quảng Ninh - Điện thoại : 0333 853 104 - Fax : 0333 853 102 - Email : vangdanhcoal@vnn.vn - Số vốn điều lệ : 123.340.000.000 VND - Số cổ phần : 12.334.000 cổ phần Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV tiền thân là Mỏ than Vàng Danh là một doanh nghiệp nhà nước có bề dày lịch sử từ những năm đầu thế kỷ XX. Ngày 6 tháng 6 năm 1964 Bộ công nghiệp nặng ra quyết định số 262/BCNNg-KB2 chính thức thành lập Mỏ than Vàng Danh. Từ đó đến nay Mỏ than Vàng Danh là một đơn vị thành viên của Tổng công ty than Việt Nam, có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập trong Tổng công ty, có con dấu riêng, được mở tài khoản và quan hệ tín dụng với ngân hàng (Quyết định số 881/TVN-HĐQT ngày 27 tháng 5 năm 1996 của Tổng công ty than Việt Nam ). Ngày 17 tháng 9 năm 1996 Bộ công nghiệp ra quyết định số 2604/QĐ - TCCB thành lập doanh nghiệp Mỏ than Vàng danh - thành viên của Tổng công ty than Việt Nam - nay là Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam. Ngày 16 tháng 10 năm 2001, Mỏ được đổi tên thành Công ty than Vàng Danh theo quyết định số 405/QĐ-HĐQT của Hội đồng Quản trị Tổng công ty than Việt Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 20
21. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Nam. Đến ngày 8 tháng 11 năm 2006 Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đoàn Công nghiệp Than -Khoáng sản Việt Nam đã ký ban hành quyết định số 2456/QĐ- HĐQT đổi tên Công ty than Vàng Danh thành Công ty than Vàng Danh-TKV, doanh nghiệp hạch toán độc lập của tập đoàn TKV. Nhằm thực hiện chính sách cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nước của Đảng, Nhà nước và tập đoàn TKV, ngay từ những tháng đầu năm 2007, Công ty đã tiến hành nhiều hoạt động chuẩn bị cho việc cổ phần hoá công ty.Ngày 03 tháng 04 năm 2007 Công ty Than Vàng Danh được cổ phần hoá theo Quyết định số 1119/QĐ-BCN của Bộ Công nghiệp, thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp là ngày 01 tháng 07 năm 2007. Công ty Cổ phần Than Vàng Danh-TKV từ khi thành lập (06/06/1964) đến nay đã khai thác được gần 20 triệu tấn than, tăng trưởng kinh tế bình quân là 9,9%/năm, riêng từ năm 1990 đến nay đạt 11%/năm. Công ty đã được Nhà nước tặng thưởng nhiều Huân chương lao động cho tập thể và các cá nhân. Đặc biệt, năm 1996 Công ty nhận giải thưởng Sao vàng ( GOLD STAR) về chất lượng sản phẩm của Tổ chức thương mại quốc tế -BID tại Madrit-Tây Ban Nha. Năm 1999 Công ty được Nhà nước tặng thưởng Huân chương lao động hạng Ba cho tập thể CBCNV Công ty cổ phần than Vàng Danh trong lúc bối cảnh ngành than Việt Nam đang gặp rất nhiều khó khăn về tiêu thụ. Năm 2003, ghi nhận nỗ lực phấn đấu và thành tích mà cán bộ, công nhân viên công ty đã đạt được, Chủ tịch nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ra quyết định phong tặng danh hiệu Anh hùng Lao động thời kỳ đổi mới cho Công ty than Vàng Danh. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty luôn chú trọng việc bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinh doanh, hoàn thành và hoàn thành vượt mức chỉ tiêu kế hoạch mà tập đoàn đề ra, đóng góp đầy đủ những khoản nộp ngân sách Nhà nước, thường xuyên đảm bảo đủ việc làm và nâng cao đời sống cho CBCNV. Công ty cổ phần than Vàng Danh -TKV không ngừng phát triển cả về số lượng và chất lượng sản phẩm. Quy mô sản xuất được mở rộng, công nghệ khai thác được áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong nước và của nước ngoài, trình độ đội ngũ cán bộ quản lý, trình độ tay nghề công nhân ngày càng được nâng cao. Nhiều năm gần đây, các chỉ tiêu kinh tế - xã hội đều đạt khá với xu hướng năm sau cao hơn năm trước. Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 21
22. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Công ty than Uông Bí và Tập đoàn CN than-khoáng sản Việt Nam, cùng với sự giúp đỡ, tạo điều kiện của địa phương, các cấp, các ngành, các cơ quan, doanh nghịêp, CBCNVC Công ty cổ phần than Vàng Danh-TKV đã phát huy truyền thống “Kỷ luật-Đồng tâm” của thợ mỏ, luôn luôn tin tưởng vào sự nghgiệp đổi mới, phát huy truyền thống lao động cần cù và sáng tạo, phát huy nội lực, từng bước tháo gỡ khó khăn, không ngừng đổi mới cách nghĩ, cách làm, đổi mới cách tổ chức thực hiện, đặc biệt là đổi mới công tác quản lý, đưa Công ty hoà nhập vào sự phát triển chung của ngành than, của đất nước. Trải qua 45 năm hoạt động, Công ty đã đứng vững và từng bước khẳng định mình, chiếm một chỗ đứng quan trọng trên thị trường và ngày càng phát triển mạnh mẽ. 2.1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh than của Công ty a. Đặc điểm sản xuất kinh doanh: Công ty than Vàng Danh-TKV là một doanh nghiệp khai khoáng, sản phẩm chính là than, trong đó bao gồm các loại: Than cục, than cám và than bùn. - Than cục cỡ hạt từ 15mm  150mm, được tiêu thụ trong nước dùng cho các ngành sản xuất như: đúc, luyện kim, cơ khí, sản xuất phân bón. Ngoài ra còn dùng để xuất khẩu cho các thị trường nước ngoài: Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc và một số nước Nam Phi. - Than cám 3 cỡ hạt từ 0mm  15mm, cám 4, 5, 6 tiêu thụ cho nhà máy nhiệt điện Uông Bí, Phả Lại, Ninh Bình, các nhà máy xi măng và xuất khẩu sang các nước Pháp, Đức, ấn Độ. - Than bùn tiêu thụ phục vụ cho công tác dân sinh, sản xuất vật liệu xây dựng: Gốm, sứ Các loại than tiêu thụ nội địa và xuất khẩu đều được sản xuất theo tiêu chuẩn Việt nam (TCVN) và tiêu chuẩn ngành (TCN). Ngoài khai thác, chế biến và tiêu thụ than, Công ty còn kinh doanh các nghành nghề: - Vận tải đường sắt, đường bộ, đường thuỷ; - Xây lắp các công trình Mỏ, công nghiệp,dân dụng và giao thông; Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 22
23. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV - Sản xuất vật liệu xây dựng, quản lý và khai thác cảng Điền Công; - Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị và hàng hoá; - Kinh doanh dịch vụ ăn uống và khách sạn; - Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật. Trong bài khoá luận này do thời gian và kiến thức có hạn nên em chỉ đi sâu nghiên cứu vào quy trình sản xuất - chế biến - tiêu thụ than. b. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất than của Công ty: Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV là một công ty khai thác than hầm lò lớn nhất Tập đoàn CN than-khoáng sản Việt Nam, với dây chuyền khép kín, đồng bộ kéo dài trên 20km. Công nghệ khai thác cơ bản theo thiết kế của Liên xô (cũ) và Ba lan. Hiện nay các thiết bị khai thác của Công ty chủ yếu của Ba lan và Trung quốc. Công ty luôn chấp hành nghiêm chỉnh quy trình quy phạm kỹ thuật về an toàn trong khai thác và không ngừng cải tiến và đổi mới công nghệ sản xuất. Năm 2007, Công ty đã tiến hành thay đổi kỹ thuật chống lò từ cột thuỷ lực đơn sang giá thuỷ lực ở những chỗ có thể chống bằng giá thuỷ lực. Đưa vào sử dụng một số thiết bị mới như: máy Combai đào lò, xe khoan Tamrok, giàn chống tự hành, máy khấu đồng bộ, giàn chống thuỷ lực KDT, hệ thống tuyển cấp 2. Công nghệ khai thác và sản xuất than của Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV bao gồm các công đoạn được thể hiện qua sơ đồ sau: Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 23
24. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Biểu 01: Sơ đồ quy trình công nghệ khai thác và sản xuất than của Công ty Cổ phần Than Vàng Danh-TKV Đào lò kiến thiết cơ bản và đào lò chuẩn bị sản xuất Tổ chức khai thác than nguyên khai Vận tải than trong hầm lò Sàng, tuyển, chế biến than Sản phẩm nhập kho và mang đi tiêu thụ Nội dung cơ bản của các công đoạn trong quy trình công nghệ sản xuất than được mô tả như sau: * Công nghệ đào lò cơ bản và đào lò chuẩn bị sản xuất Sau khi đã thăm dò địa chất, xác định được vị trí của tầng than, các phân xưởng K bắt đầu nổ mìn bóc lớp đất đá bên ngoài chân vỉa, dùng vỉ chống bằng thép Propin 27 và các tấm bê tông để chèn hông lò và đào đường lò chính chuẩn bị cho các phân xưởng khai thác thực hiện quá trình khai thác than. * Công nghệ khai thác than nguyên khai. Khi đã có đường lò chuẩn bị, các phân xưởng khai thác sử dụng công nghệ thủ công bán cơ giới, chủ yếu bằng phương pháp khoan, nổ mìn để tách than ra khỏi lớp khoáng sàng. Than sau công nghệ này được gọi là than nguyên khai. Dòng than này được thông qua hệ thống máng trượt nằm trong lò chợ (lò đang khai thác) tự Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 24
25. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV trượt xuống hệ thống máng cào vận tải tại chân lò và đổ vào bun ke chứa. * Công nghệ vận tải than trong hầm lò. Từ bun ke chứa, than được thông qua hệ thống máng rót đổ vào các va gông và được tàu điện kéo trên tuyến đường sắt đổ vào quang lật của nhà máy tuyển. * Công nghệ sàng tuyển, chế biến than. Tại nhà máy tuyển, than được chạy trên dây chuyền công nghệ sàng tuyển. Tuỳ theo yêu cầu phẩm cấp, chủng loại than theo nhu cầu của thị trường mà tại đây than được sàng tuyển ra làm nhiều loại. Than thành phẩm được đưa vào bun ke chứa của nhà máy và được rót xuống va gông, được đầu tầu kéo trên hệ thống đường sắt đưa ra cảng Điền Công để tiêu thụ, một số sản phẩm được tập trung vào kho chứa qua hệ thống vận tải bằng ô tô, máy xúc. 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Với mô hình trực tuyến - chức năng, cơ cấu tổ chức của công ty năm 2008 được thể hiện ở sơ đồ sau: Biểu 02: Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 25
26. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Sơ đồ tổ chức của Công ty cổ phần Than Vàng Danh-TKV năm 2008 Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Giám đốc PGĐ PGĐ PGĐ PGĐ PGĐ Kỹ Sản xuất Đầu tư Cơ điện - Đời sống thuật vận tải Kế toán trưởng Phòng kỹ thuật khai Phòng tổ chức lao động thác Phòng trắc địa- địa chất Văn phòng thi đua Phòng cơ điện- vận tải Phòng kế hoạch Phòng vận tải Phòng TK-KT-TC Phòng ĐT-XD-MT Phòng thanh tra pháp Phòng an toàn chế và kiểm toán nội bộ Phòng bảo vệ-quân sự Phòng điều độ sản xuất Phòng quản trị Phòng tiêu thụ- KCS Phòng vật tư Phòng cơ tuyển Phòng y tế Phòng thông gió Mỏ Ngành phục vụ - Các phân xưởng sản xuất (24): khối khai thác và đào lò - Các phân xưởng sản xuất (12): các đơn vị dây chuyền, mặt bằng Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 26
27. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Nguồn: Phòng tổ chức- lao động Ghi chú: - Chỉ đạo trực tuyến : - Chỉ đạo trực tiếp : - Chỉ đạo gián tiếp : Năm 2008, bộ máy tổ chức quản lý của Công ty bao gồm: 1. Giám đốc: 2. Phó giám đốc: 5 người - Phó giám đốc kỹ thuật - Phó giám đốc sản xuất - Phó giấm đốc đầu tư - Phó giám đốc cơ điện vận tải - Phó giám đốc đời sống 3. Kế toán trưởng: 4. Các phòng ban phân xưởng của Công ty gồm: - 17 phòng kỹ thuật, nghiệp vụ - 3 đơn vị phục vụ - 36 phân xưởng sản xuất Mỗi phòng ban, phân xưởng của Công ty Cổ phần than Vàng Danh - TKV đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể được Giám đốc Công ty giao để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận : * Đại hội đồng Cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, có quyền quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn được Luật pháp và điều lệ Công ty quy định. - Thông qua định hướng phát triển của Công ty. - Quyết định các loại cổ phần và tổng số cổ phần từng loại được quyền chào bán và quyết định mức cổ tức hàng năm. - Bầu hoặc bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát. Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 27
28. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV - Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản ghi trong báo cáo tài chính gần nhất. - Thông qua báo cáo tài chính hàng năm. - Xem xét và xử lý những vi phạm của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát. - Quyết định tổ chức lại hoặc giải thể Công ty. * Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản trị của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng Cổ đông. Hội đồng quản trị thường xuyên giám sát hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của Công ty. Có quyền quyết định chiến lược phát triển của Công ty, kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể Công ty. * Ban kiểm soát: Là cơ quan kiểm tra hoạt động tài chính của Công ty, giám sát việc chấp hành chế độ hạch toán, hoạt động của hệ thống kiểm tra và kiểm toán nội bộ của Công ty. Ban kiểm soát kiểm định báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến hoạt động tài chính khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của đại hội đồng Cổ đông hoặc theo yêu cầu của Cổ đông lớn. Ban kiểm soát báo cáo Đại hội đồng Cổ đông về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và hoạt động của hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ. * Giám đốc:. Giám đốc do hội đồng quản trị Tập đoàn CN than-khoáng sản Việt Nam bổ nhiệm, là người quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty,chịu trách nhiệm trước Nhà nước, pháp luật, trước Tập đoàn CN than- khoáng sản Việt nam và cán bộ công nhân viên của công ty về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. * 5 Phó giám đốc: Do Hội đồng quản trị Tập đoàn CN than-khoáng sản Việt Nam bổ nhiệm, các Phó Giám đốc được Giám đốc phân công hoặc ủy quyền phụ trách các lĩnh vực như: Đầu tư phát triển, điều độ sản xuất, kinh tế đời sống Phó Giám đốc sản xuất: - Chỉ đạo, xây dựng và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch tháng, quý, năm cả về Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 28
29. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV số lượng và chất lượng an toàn. - Điều động lao động ở các phân xưởng để thực hiện các mục tiêu kế hoạch. Phó giám đốc kỹ thuật : - Chỉ đạo các phương án kỹ thuật, xây dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm trình tập thể lãnh đạo Công ty. - Chỉ đạo việc xây dựng, sửa đổi theo dõi kết quả thực hiện định mức kinh tế kỹ thuật, công tác kỹ thuật, bảo hộ lao động. - Là chủ tịch hội đồng khoa học kỹ thuật và phụ trách các phòng kỹ thuật, khai thác, KCS, trắc địa, địa chất, an toàn, và đầu tư xây dựng, có quyền thay Giám đốc hay Phó Giám đốc sản xuất khi các đồng chí này đi vắng. Phó Giám đốc cơ điện vận tải: + Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc trong công tác cơ điện và vận tải. + Trực tiếp chỉ đạo phòng cơ điện và phòng vận tải Phó giám đốc phụ trách đầu tư: - Chỉ đạo phòng Vật tư, Kế hoạch, phòng tiêu thụ, ban kiểm toán Phó Giám đốc phụ trách đời sống: - Phụ trách các vấn đề về văn hoá, đời sống công nhân viên, giúp giám đốc trực tiếp kiểm tra việc phân phối tiền lương, tiền thưởng, cùng với kế toán trưởng quản lý quỹ lương, tổ chức việc trả lương đến người lao động, chỉ đạo phòng quản trị, ngành phục vụ ăn uống. * 1 kế toán trưởng: Do Hội đồng quản trị Tập đoàn CN than-khoáng sản Việt Nam bổ nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm của kế toán trưởng là giúp giám đốc quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác kiểm toán, thống kê tài chính của công ty. * Phòng điều độ sản xuất: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty điều hành trực tiếp các phân xưởng đào lò, khai thác, vận tải, sàng tuyển, chế biến than đảm bảo cho sản xuất được nhịp nhàng, đúng tiến độ. * Phòng kỹ thuật khai thác: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty về việc thiết kế các đường lò xây dựng (kỹ thuật) cơ bản, lò chợ, lập hộ chiếu khai thác, lập biện pháp thi công, giám sát thi công và nghiệm thu. * Phòng an toàn: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty hướng dẫn và kiểm tra Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 29
30. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV việc thực hiện các quy trình quy phạm về công tác an toàn lao động trong công ty. * Phòng cơ điện- vận tải: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty, có nhiệm vụ thiết kế quản lý kỹ thuật điện hầm lò, điện mặt bằng, các loại thiết bị động lực. * Phòng vận tải: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty và có nhiệm vụ thiết kế chỉ đạo, giám sát việc sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải đường bộ, đường sắt, đường thuỷ. * Phòng vật tư: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty thực hiện việc cung ứng nguyên vật liệu, quản lý kho thiết bị, xăng dầu lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất. * Phòng Trắc địa - địa chất: Tham mưu giúp Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác trắc địa, địa chất, ranh giới Mỏ của Công ty. * Phòng Đầu tư - Xây dựng - Môi trường: Tham mưu giúp giám đốc về công tác xây dựng cơ bản cho toàn doanh nghiệp như đầu tư, xây dựng mới, nâng cấp công trình, dự toán công trình, tổ chức nghiệm thu công trình, trợ giúp cho giám đốc về công tác cơ điện, vận tải, kiểm tra việc thực hiện quy trình, quy phạm kỹ thuật với các đơn vị sản xuất, xây dựng mức năng suất thiết bị. * Phòng tiêu thụ- KCS: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty,chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý chất lượng sản phẩm than, có nhiệm vụ nhận chỉ tiêu tiêu thụ từ Tổng công ty giao từ đó thực hiện công tác tiêu thụ than theo chỉ tiêu và giám sát quá trình xuất than cho mọi khách hàng. * Phòng cơ tuyển: Tham mưu giúp Giám đốc trong lĩnh vực quản lý công tác công nghệ tuyển than. * Phòng Thông gió Mỏ: Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực quản lý kiểm soát công tác thông gió, khí Mỏ. * Phòng tổ chức lao động: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty về quản lý nhân lực, có nhiệm vụ tuyển dụng, bố trí sử dụng lao động hợp lý. Tổ chức đào tạo, thăng tiến kỷ luật, định mức lao động tiền lương, nghiệm thu sản phẩm và thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên của công ty. * Phòng kế hoạch: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty và có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất và sản phẩm cho tháng, quý, năm và kế hoạch tác nghiệp cung Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 30
31. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV ứng đầu vào, đầu ra * Phòng thống kê, kế toán, tài chính: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty tập hợp xử lý các số liệu thống kê phản ánh kết quả quá trình sản xuất kinh doanh theo từng thời kỳ. Giúp giám đốc quản lý tài chính - tổ chức công tác hạch toán kế toán, hạch toán thống kê theo quy định hiện hành. * Phòng thanh tra pháp chế và kiểm toán nội bộ: Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực quản lý, thanh tra kiểm toán báo cáo, kiểm soát các thủ tục, chứng từ kế toán, tài chính. * Phòng bảo vệ quân sự: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty tổ chức lực lượng bảo vệ tuần tra canh gác trên các vị trí sản xuất của công ty. Tổ chức thanh kiểm tra các vụ việc xảy ra trong nội bộ công ty. Tổ chức huấn luyện dân quân tự vệ sẵn sàng chiến đấu và sẵn sàng đáp ứng về con người cho mặt trận. * Văn phòng thi đua: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty phục vụ công tác văn phòng,công tác quản lý hành chính nhà nước, quản lý văn thư,điều động xe, tổ chức các hội nghị, tiếp khách đến công ty làm việc, tổng kết các phong trào thi đua khen thưởng trong toàn công ty * Ngành phục vụ: Chăm lo phục vụ đời sống cho cán bộ công nhân viên của công ty, tổ chức phục vụ ăn cơm công nghiệp cho cán bộ công nhân viên có nhu cầu. Ngoài ra còn tổ chức các dịch vụ kinh doanh đúng pháp luật, phục vụ cho khách tới làm việc tại Công ty và các cuộc họp đại hội công nhân viên chức. * Phòng quản trị: Quản lý thiết bị văn phòng, hệ thống điện nước dân dụng phục vụ điện nước nội bộ Công ty, quản lý vệ sinh các khu tập thể và khu làm việc, phục vụ tắm, giặt, sấy quần áo cho CBCNV. * Phòng y tế: Lập kế hoạch khám sức khoẻ định kỳ cho CBCNV hàng năm, mở sổ sách theo dõi cấp phát thuốc, quản lý hồ sơ theo dõi sức khoẻ CBCNV, khám cấp cứu sơ bộ bệnh nhân và giới thiệu bệnh nhân tới bệnh viện theo tuyến. * Các bộ phận sản xuất (các phân xưởng). Tổ chức sản xuất ở Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV được áp dụng theo hình thức tổ chức sản xuất liên tục theo quy trình công nghệ. Với hình thức này, Công ty tổ chức hình thành dây chuyền sản xuất khép kín từ khâu đào lò xây dựng cơ bản Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 31
32. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV cho đến khâu vận chuyển đi tiêu thụ. Các bộ phận sản xuất (các phân xưởng) tham gia vào quá trình sản xuất - tiêu thụ than đảm nhận một công nghệ riêng. Hiện nay, công ty có 4 khối sản xuất, đó là: + Khối phân xưởng đào lò: Gồm các phân xưởng Đ1, K1, K2, K3, K4, K5, K6, K7, K8, K9, K10, K11 đóng vai trò là bộ phận sản xuất chính có nhiệm vụ đào lò kỹ thuật cơ bản, lò chuẩn bị (còn gọi là lò cái) theo đúng thiết kế và biện pháp thi công để bàn giao lại cho các phân xưởng khai thác. + Khối phân xưởng khai thác: Gồm các phân xưởng: KT1, KT2, KT3, KT4, KT5, KT6, KT7, KT8, KT9, KT10, KT11, KT12, Lộ thiên là bộ phận sản xuất chính, các phân xưởng này trực tiếp nhận lò chuẩn bị từ các phân xưởng K để thực hiện tiến độ sản xuất khai thác than ( khấu than) theo đúng quy trình công nghệ. + Khối các phân xưởng phụ vụ sản xuất. Là các phân xưởng: Điện, Cơ điện lò, Thông gió, Gia công vật liệu- xây dựng các phân xưởng này có nhiệm vụ sản xuất ra các vật liệu phục vụ cho khối sản xuất chính như: gỗ tà vẹt, tấm bê tông chèn hông lò, các ốc vít gông lò và phục vụ cho quá trình sản xuất chính. + Khối các phân xưởng vận tải, sàng tuyển, tiêu thụ. Gồm các phân xưởng: phân xưởng Vận tải lò, Vận tải giếng, Tuyển than, Vận chuyển, Đầu máy cầu đường, Cảng, Ôtô, Chế biến than. Các phân xưởng này thực hiện những công việc phục vụ cho quá trình vận chuyển, chế biến và tiêu thụ than. 2.1.4. Một số nét về nhân sự của Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Tính đến tháng 01 năm 2009, lực lượng lao động của Công ty có 5.706 người, trong đó có 721 nữ. Kết cấu lao động của Công ty như sau: - Đại học : 389 người chiếm 6,28% - Cao đẳng : 561 người chiếm 9,83% - Trung cấp : 249 người chiếm 4,36% - Công nhân kỹ thuật : 4.358 người chiếm 76,38% - Lao động phổ thông : 149 người chiếm 2,61% Để thực hiện có hiệu quả lực lượng lao động, Công ty đã thường xuyên rà Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 32
33. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV soát, sắp xếp lại lao động một cách khoa học nhằm tăng cường lao động cho khu vực sản xuất chính, giảm lao động ở khâu phục vụ và phụ trợ. Công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề cho CBCNV luôn đươc quan tâm. Từ năm 2003 đến năm 2008 Công ty đã gửi đi đào tạo trung cấp 36 người, cao đẳng và đại học 69 người, sau đại học 3 người. Các lớp bổ túc chuyên đề, bổ túc nâng bậc được tổ chức hàng năm cho hơn 7.237 lượt người. Công tác tuyển dụng lao động cũng được quan tâm hơn về chất lượng nhằm từng bước xây dựng đội ngũ công nhân ngày càng vững mạnh, đáp ứng với nhu cầu sản xuất của Công ty và sự nghiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. 2.1.5. Kết quả hoạt động của Công ty các năm 2007-2008 Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV là một trong số những đơn vị đứng đầu Tập đoàn Công nghiệp than- khoáng sản Việt Nam về sản lượng khai thác than hầm lò, về đổi mới công nghệ và tốc độ tăng trưởng. Sản phẩm đặc trưng của công ty là than hầm lò, khai thác tại mỏ than Vàng Danh. Trong những năm qua sản lượng khai thác than và doanh thu về than của công ty tăng đáng kể, cụ thể như sau: Biểu 03 : Bảng thống kê sản lượng than và doanh thu của Công ty các năm 2007-2008 Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2007 Năm 2008 Than nguyên khai Tấn 3.042.532 2.919.487 Than sạch Tấn 2.561.421 2.466.407 Mét đào lò mới m 41.041,6 38.185,5 Bốc đất lộ vỉa m 3 2.704.197 3.668.420 Tiêu thụ than Tấn 2.629.302 2.467.000 Tổng doanh thu Tr.đồng 1.295.748 1.635.379 Lương bình quân Đồng/người/tháng 5.210.000 5.800.000 Lợi nhuận Tr.đồng 36.398,33 76.973,9 Nộp ngân sách NN Tr.đồng 59.117,70 80.286,0 Nguồn: Phòng TK- TK-TC Trong 2 năm gần đây Công ty luôn đổi mới công nghệ sản xuất, không Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 33
34. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV ngừng phấn đấu, nêu cao tinh thần lao đông hăng say nhằm đạt mục tiêu sản lượng năm sau cao hơn năm trước và làm ăn có lãi. Công ty đã đạt được thành tích đáng kể, cụ thể: + Năm 2007 Than nguyên khai thực hiện: 3.042.532 tấn/ 2.750.000 tấn KH = 110 %. Doanh thu đạt: 1.295.748 Trđ. Lợi nhuận: 36.398 Trđ. Nộp ngân sách Nhà nước: 59.117,7Trđ. + Năm 2008 Than nguyên khai thực hiện: 2.919.487 tấn/ 2.900.000 tấn KH = 101%. Doanh thu đạt: 1.635.379 Trđ. Lợi nhuận: 76.973,9 Trđ. Nộp ngân sách Nhà nước: 80.286 Trđ. Từ những thành tựu trên ta thấy Công ty vẫn đang hoạt động có hiệu quả, công ty cần phát huy các mặt tích cực, phát huy các nhân tố làm tăng doanh thu, lợi nhuận, và hạn chế các mặt tiêu cực, giảm chi phí. 2.1.6. Những thuận lợi và khó khăn chủ yếu của Công ty 2.1.6.1. Thuận lợi Bước vào thực hiện kế hoạch, mục tiêu cho năm 2009 Công ty Cổ phần than Vàng Danh-TKV đang có nhiều thuận lợi, tạo điều kiện cho tập thể cán bộ, công nhân viên của công ty hoàn thành nhiệm vụ mà Tập đoàn giao phó cũng như thực hiện tốt những mục tiêu mà ban Giám đốc Công ty đã đề ra. Đó là: - Đà thắng lợi trong sản xuất kinh doanh của những năm gần đây. Kết quả đầu tư kiên trì nhiều năm qua. - Thế và lực của công ty ngày càng được củng cố và nâng cao. Công ty luôn nhận được sự quan tâm, tạo điều kiện hỗ trợ lớn từ Tập đoàn CN Than- Khoáng sản Việt Nam, lãnh đạo tỉnh Quảng Ninh và các đơi vị liên quan. - Sự thống nhất cao trong nội bộ: Tập thể lãnh đạo và CBCNV của Công ty luôn đoàn kết, gắn bó lâu dài với Công ty cũng như luôn chung sức, chung lòng, kiên trì thực hiện các mục tiêu Công ty đã đề ra. - Đội ngũ lao động giàu kinh nghiệm, lành nghề: Đội ngũ lao động tay nghề giỏi, với bề dày kinh nghiệm nhiều năm trong nghề khai thác mỏ là thế mạnh của Công ty, đây là nguồn nội lực giúp Công ty đứng vững trong điều kiện môi trường kinh doanh cạnh tranh và hội nhập mạnh mẽ hiện nay. Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 34
35. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV 2.1.6.2. Khó khăn Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi đó vẫn còn tồn tại nhiều khó khăn: -Hạn chế trong áp dụng cơ giới hoá khai thác: Đặc thù của Công ty là khai thác, sản xuất than hầm lò, trong khi đó các vỉa than của Công ty lại năm trong vùng phay phá, uốn nếp nhiều. Trong tổng số các vỉa than từ vỉa 4 đến vỉa 9 của Công ty, có tới 40% vỉa dốc đứng, khoảng 25% vỉa mỏng đặc biệt trong cùng một vỉa không đồng nhất về chiều dày, nhiều phay phá và đứt gãy, uốn nếp dẫn đến việc khó khăn trong áp dụng cơ giới hoá khai thác, hạn chế năng suất lao động. - Tình hình khai thác ngày càng khó khăn: Hiện nay tài nguyên mức thông thuỷ từ mức +122 lên lộ vỉa đã cạn kiệt, chỉ còn xấp xỉ 8 triệu tấn, để mở rộng sản xuất Công ty phải mở các cặp giếng nghiêng từ +122 xuống phần âm (khoảng -150). Việc đầu tư khai thác xuống sâu và xa hơn là rất tốn kém; Công nghệ khai thác, vận tải, thông gió, thoát nước, cảnh báo khí mỏ đều phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy phạm do vậy dẫn đến giá thành sản xuất cao. - Rủi ro trong vấn đề an toàn lao động: So với khai thác than lộ thiên, khai thác than hầm lò có độ rủi ro rất cao: Các biến động về địa chất có thể dẫn đến nguy cơ đổ lò; yếu tố kiến tạo và địa hình có thể dẫn đến bục nước, bục khí Những rủi ro trên đều làm tăng chi phí cho công tác an toàn bảo hộ lao động, ảnh hưởng đến năng suất lao động và tâm lý cho con người và sản xuất. - Cơ chế thị trường đầy khó khăn bởi sự cạnh tranh gay gắt giữa cac doanh nghiệp, sức ép nặng nề về công ăn việc làm dẫn đến tình trạng cạnh tranh không lành mạnh. - Tình hình giá cả vật tư biến động, không ổn định, liên tục tăng đã ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty như: Sắt thép, gỗ chống lò, xăng, dầu, điện năng Trước tình hình đó, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ, công nhân, viên chức trong toàn Công ty phải nỗ lực phấn đấu, phát huy truyền thống lao động cần cù, sáng tạo nẵm bắt thời cơ, tận dụng những thuận lợi để khắc phục khó khăn đưa công ty hoàn thành nhiệm vụ được giao và ngày càng phát triển vững mạnh. Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 35
36. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV 2.2. Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV 2.2.1. Tổ chức bộ máy văn phòng Công ty Biểu 04: Sơ đồ bộ máy văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Chuyên Bộ Bộ Bộ phận Bộ Bộ viên phận phận văn thư, phận phận lưu trữ in ấn liên lạc tạp vụ lái xe Nguồn: Văn phòng- thi đua Hiện nay văn phòng Công ty có 18 người, bao gồm: 1 Chánh văn phòng, 1 phó Chánh văn phòng, 1 chuyên viên, 2 nhân viên văn thư- liên lạc, 1 nhân viên lưu trữ, 2 nhân viên in ấn, 2 nhân viên tạp vụ, 8 nhân viên lái xe. So với khối lượng công việc phải đảm nhận thì số lượng nhân viên như vậy chưa cân đối, công việc nhiều mà người làm ít, đặc biệt là ở bộ phận văn thư, đánh máy photo, nhiều lúc công việc chưa được giải quyết kịp thời gây chậm trễ, ảnh hưởng đến các hoạt động khác của Công ty. Cán bộ nhân viên trong văn phòng hầu hết đều ở độ tuổi <=45, họ đều là những người có thời gian công tác lâu năm, có kinh nghiệm, tâm huyết với nghề, nắm bắt được tình hình thực tế của Công ty. Lãnh đạo văn phòng đều là những Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 36
37. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV người có trình độ chuyên môn cao, được đào tạo chuyên nghiệp, trong đó: Trưởng, phó phòng, chuyên viên, nhân viên lưu trữ đều tốt nghiệp đại học, văn thư tốt nghiệp cao đẳng, còn lại là trung cấp. Hàng năm, văn phòng thường tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ nhân viên trong văn phòng để nâng cao thêm trình độ. Với vai trò là đầu mối thông tin của toàn cơ quan, là trợ thủ tham mưu đắc lực cho lãnh đạo, văn phòng Công ty ngày càng được quan tâm phát triển, cán bộ nhân viên văn phòng cũng không ngừng phát huy sức sáng tạo, năng động, khẳng định vai trò quan trọng của mình và công tác văn phòng đối với sự tồn tại phát triển chung của Công ty. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận nghiệp vụ được cụ thể như sau: * Chánh văn phòng: - Là người đứng đầu bộ phận văn phòng của công ty, là người có trách nhiệm, có nghiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng. - Chịu trách nhiệm về một số công việc có tính chuyên trách như: tỗng hợp, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện những kế hoạch đề ra, những nhiệm vụ được giao. - Chịu trách nhiệm trước Công ty, ban lãnh đạo, pháp luật về nhiệm vụ tổ chức, quản lý, điều hành bộ phận văn phòng. - Chánh văn phòng được giám đốc uỷ quyền ký các bản sao, giấy đi đường, ký giấy giới thiệu (trong một số lĩnh vực thông thường), thông báo, ký lệnh điều xe chở người phục vụ CBCNV Công ty - Quan hệ trực tiếp với các đơn vị trong công ty giải quyết các vấn đề thuộc chức trách của Chánh văn phòng, hoặc theo yêu cầu của Giám đốc công ty. - Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc và hội đồng thi đua khen thưởng Công ty trong công tác thi đua khen thưởng, công tác tuyên truyền để CBCNVC phấn đấu hoàn thành toàn diện và vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty; đồng thời làm thủ tục trình cấp trên khen thưởng. - Thường xuyên tổ chức các cuộc họp tổng kết hàng tháng trong văn phòng để nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của văn phòng, từ đó tìm hiểu được nguyện Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 37
38. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV vọng, ý kiến của các thành viên để có những phương thức quản lý tốt hơn, nắm bắt được những thiếu sót trong công tác điều hành, quản lý, thực hiện những nhiệm vụ trong tháng. * Phó chánh văn phòng: - Giúp Chánh văn phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng, và đảm nhiệm một số công việc cụ thể do Chánh văn phòng giao. - Trực tiếp chỉ đạo và thực hiện cùng với chuyên viên hỗ trợ lãnh đạo về lập văn bản, soạn thảo và sử dụng văn bản một cách có hiệu quả. - Lập kế hoạch công tác cho lãnh đạo, kế hoạch hoạt động của Công ty, xây dựng nội quy, quy chế làm việc của Công ty, hướng dẫn việc thực hiện các nội quy, quy chế đó. - Xây dựng kế hoạch sử dụng, quản lý trang thiết bị kỹ thuật, thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng để kịp thời sửa chữa, thay thế trang thiết bị cho phù hợp với tình hình phát triển của Công ty. - Điều hành các công việc thuộc lĩnh vực đối nội, đối ngoại, công tác thi đua khen thưởng, phụ trách đội xe, quản lý việc cho thuê hội trường của Công ty và chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng, lãnh đạo Công ty và kết quả hoạt động do mình phụ trách. * Chuyên viên: - Biên tập, quản lý các văn bản, giấy tờ, tài liệu của văn phòng và của Công ty. - Lập các báo cáo trình ban lãnh đạo. -Tham mưu cho Chánh văn phòng về công tác văn phòng của Công ty. * Nhân viên văn thư - liên lạc: - Chịu trách nhiệm quản lý con dấu của Công ty và các con dấu chức danh. - Xác định kiểm tra chữ ký, đóng dấu các tài liệu, văn bản của Công ty theo quy định. Nhận, phân loại, vào sổ theo dõi công văn đi, công văn đến - Nhận và chuyển các cuộc điện thoại của Công ty. - Nhận các tài liệu, văn bản, thư, báo chí từ văn phòng để phát đến các cá nhân, đơn vị trong và ngoài Công ty. Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 38
39. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV * Nhân viên lưu trữ: Lưu trữ, bảo quan tài liệu, hồ sơ do văn phòng quản lý ( công văn đến, công văn đi, công tác thi đua khen thưởng ),giữ bí mật tài liệu. * Nhân viên in ấn: - Lĩnh đủ vật tư giấy, mực phục vụ công việc in ấn. - Soạn thảo các văn bản và chứng thư bằng máy vi tính. - Sử dụng máy photo để sao chép các công văn gửi đến, các loại tài liệu theo yêu cầu đặt in. Sau khi in xong giao tài liệu cho đối tượng đặt in và yêu cầu ký sổ. - Hàng tháng tổng kết các loại vật tư photo, in ấn. - Thực hiện bảo quản tốt thiết bị, vệ sinh ngăn nắp nơi làm việc. * Nhân viên lái xe: - Chịu trách nhiệm đưa đón lãnh đạo trong các chuyến công tác. - Quản lý và chịu trách nhiệm bảo quản xe của Công ty. - Mang xe đi bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo các chuyến đi an toàn cho lãnh đạo. * Nhân viên tạp vụ: - Chịu trách nhiệm dọn dẹp văn phòng Công ty. - Chuẩn bị các hội nghị các cuộc họp của văn phòng, đảm bảo nước uống, chè, thuốc, nước nóng phục vụ cho văn phòng và việc đón tiếp khách. 2.2.2. Điều kiện làm việc, trang thiết bị của văn phòng Cách thức bố trí phòng làm việc: Việc bố trí vị trí làm việc có ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả và chất lượng công việc, vì vậy mỗi doanh nghiệp có sự bố trí khác nhau theo điều kiện của doanh nghiệp mình sao cho phù hợp, tận dụng tối đa mặt bằng của văn phòng tạo điều kiện, không gian thuận tiện cho nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao. Văn phòng Công ty Cổ phần Than Vàng Danh-TKV được bố trí theo kiểu sơ đồ đóng, các bộ phận được tách bạch thành các phòng riêng, có cửa ra vào có thể đóng kín. Văn phòng Công ty gồm 5 phòng được bố trí như sau : Phòng của Chánh văn phòng được bố trí trên tầng 2 để tiện liên lạc với lãnh đạo Công ty, phòng lưu Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 39
40. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV trữ được bố trí riêng trên tầng 5 - đây là kho lưu trữ chung của toàn công ty. Các phòng còn lại được bố trí ngay tầng 1 gần cửa ra vào chính của Công ty. Ngay cửa ra vào là phòng khách, bên cạnh là phòng của Phó chánh văn phòng và chuyên viên, đối diện là phòng văn thư - liên lạc, bên cạnh là phòng máy photo và máy vi tính, cuối cùng là phòng lái xe, tạp vụ. Hệ thống văn phòng Công ty được bố trí theo dây truyền đường thẳng không ngược chiều và chồng chéo nhau. Các đơn vị phòng ban, bộ phận có mối quan hệ thường xuyên hàng ngày với nhau được bố trí gần nhau. Tuy nhiên không gian làm việc của các phòng không rộng lắm, do diện tích mặt bằng của công ty còn chật hẹp và còn nhiều phòng ban khác. Các phòng đều được trang cấp các thiết bị đầy đủ phục vụ công việc, có tủ đựng hồ sơ tài liệu riêng thuận tiện cho việc tìm kiếm, lưu trữ tài liệu. Trên mỗi phòng đều có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính từng phòng làm việc, từng chức danh công vụ thuận tiện cho việc tìm kiếm liên hệ công tác. Để thích nghi phù hợp với các điều kiện công việc của Công ty, văn phòng Công ty được bố trí khoa học, linh hoạt, thuận tiện tạo điều kiện cho CBCNV làm việc có hiệu quả hơn. Hệ thống văn phòng theo kiểu này có những thuận lợi sau: + Đảm bảo yếu tố an toàn, bí mật của công việc. + Đảm bảo tính riêng tư của mỗi nhân viên trong văn phòng. + Bố trí văn phòng theo kiểu này sẽ không làm phân tán nhân viên trong quá trình làm việc, giúp họ tập trung hơn. + Các phòng tiếp khách, văn thư - liên lạc, lưu trữ, phòng photo, phòng lái xe đều được bố trí tại tầng 1 thuận tiện cho việc giao dịch nơi công sở. Song với kiểu bố trí văn phòng như vậy cũng có những nhược điểm: + Sự di chuyển của nhân viên các bộ phận và giao tiếp giữa họ chưa nhanh và thuận tiện. + Các phòng riêng chiếm nhiều diện tích, làm tăng chi phí về tiền điện, trang thiết bị văn phòng + Khó thay đổi công việc và vị trí nếu cần. Trang thiết bị làm việc trong văn phòng: Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 40
41. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Máy móc thiết bị hiện đại giúp cho năng suất lao động tăng lên, công việc được tiến hành liên tục. Trang thiết bị làm việc là nhân tố chính hỗ trợ cho công việc được hoàn thành nhanh chóng và có hiệu quả cao. Nhận thức được điều đó trong những năm qua Công ty đã đầu tư trang thiết bị, máy móc hiện đại cho văn phòng tương đối đầy đủ. Các thiết bị văn phòng đã trang bị như: bàn làm việc, bàn tiếp khách, tủ đựng hồ sơ tài liệu, các loại máy móc như máy vi tính, máy in, máy photo coppy Các phương tiện văn phòng phẩm: ghim, con dấu, hộp dấu. Các phương tiện thông tin liên lạc: Điện thoại, máy fax Ngoài ra báo chí là một phương tiện giải trí hữu ích và là nguồn cung cấp thông tin rất hữu hiệu cho người lao động và nhà quản lý. Hiện nay Công ty cũng đã đặt mua các loại báo chí để có thể đáp ứng các nhu cầu về thông tin cho các phòng ban, đơn vị và cán bộ công nhân viên trong Công ty. Các thiết bị dụng cụ được trang bị cho văn phòng cụ thể như sau: Biểu 05: Bảng thống kê các thiết bị, dụng cụ trong văn phòng STT Tên các loại dụng cụ, thiết bị Số lượng Đơn vị 1 Máy vi tính 4 Bộ 2 Máy in 4 Bộ 3 Máy fax 2 Chiếc 4 Máy photo 4 Chiếc 5 Điều hoà nhiệt độ 5 Chiếc 6 Máy điện thoại bàn 5 Cái 7 Ô tô 6 Chiếc 8 Quạt các loại 10 Chiếc 9 Tủ đựng tài liệu hồ sơ 10 Chiếc 10 Bàn ghế làm việc 10 Bộ 11 Bàn ghế tiếp khách 1 Bộ Nguồn: Văn phòng- thi đua Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 41
42. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV 2.3. Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại văn phòng Công ty 2.3.1. Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin a. Một số khái niệm về thông tin: ( Theo ThS. Trần Thị Ngà- 2007) Thông tin là cơ sở để tham chiến được thực hiện bằng hệ thông máy vi tính để lưu trữ hoặc truyền đi về một chủ đề. Thông tin là nội dung các sự kiện được đưa đến giúp con người nhận biết được nội dung của sự kiện đó. Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp đối tượng tiếp nhận thông tin ra được những quyết định đúng đắn nhằm đạt được mục tiêu mong muốn. Thông tin trong lĩnh vực quản trị là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tượng yếu tố của hệ thống đó và giữa hệ thống đó với môi trường. b. Vai trò của thông tin: Thông tin là một nhu cầu thường xuyên không thể thiếu trong đời sống xã hội của con người. Trong doanh nghiệp thông tin được coi là mạch máu của tổ chức, liên kết các bộ phận của tổ chức lại với nhau. Trong hoạt động quản lý, thông tin có ảnh hưởng quan trọng đến chất lượng của quản lý vì kết quả lao động của người lãnh đạo là các quyết định quản lý. Vì vậy thông tin có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý. Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra những quyết định quản lý, nhà quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên cấp dưới để kịp thời nắm bắt tình hình của tổ chức từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn kịp thời. Thông tin còn giúp nhà lãnh đạo duy trì được sự điều hành, điều chỉnh, quản lý của mình, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện của nhân viên thông qua hệ thống mạng thông tin nội bộ. Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV có 56 phòng ban đơn vị, do vậy công tác thông tin là rất cần thiết. Thông tin được truyền tải, cập nhật thường xuyên từ các phòng ban đơn vị đến lãnh đạo công ty qua các phương tiện truyền thông như: điện thoại, fax, mạng thông tin nội bộ của Công ty Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 42
43. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Đối với hoạt động của văn phòng thì thông tin có thể được coi là nguồn duy trì sự hoạt động của văn phòng, thiếu nhân tố này thì hoạt động của văn phòng sẽ bị đình trệ. Văn phòng sẽ là trung gian thu thập, tổng hợp thông tin từ các nguồn để trình lãnh đạo, xây dựng các kế hoạch, chương trình công tác của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Tóm lại thông tin có vai trò quan trọng trong mọi hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Thông tin đúng đắn, chính xác, kịp thời giúp nhà quản lý ra những quyết định đúng đắn, điều chỉnh các sai lệch kịp thời, làm cho chất lượng quản lý ngày càng nâng cao. Ngược lại, thông tin thiếu chính xác, không kịp thời có thể dẫn đến những quyết định sai lầm và gây ảnh hưởng đến hoạt động của toàn cơ quan. Vì vậy thu thập, cung cấp thông tin kịp thời, có chất lượng cao cho hoạt động quản lý và cho đới sống xã hội là rất quan trọng. c. Quy trình quản lý, cung cấp thông tin trong Công ty: Hoạt động thông tin trong văn phòng Công ty được thực hiện theo quy trình sau: Biểu 06: Sơ đồ quy trình cung cấp thông tin Cần thông tin gì Ai thu nhập, xử lý, cung cấp Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Hệ thống thông Thời gian nào tin Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Công ty mà lãnh đạo công ty yêu cầu bộ phận văn phòng phải cung cấp những thông tin gì để phục vụ công tác điều hành và quản lý, giao cho ai, bộ phận nào có trách nhiệm thu thập, xử lý và phân phối thông tin, ở đó người ta được trang bị bằng các phương tiện, hệ thống thông tin như thế nào để đáp ứng được yêu cầu một các kịp thời trong những thời điểm cần Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 43
44. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV thiết. Và cứ thế quay vòng. Xác định nhu cầu thông tin trong Công ty: Để tiến hành thu thập thông tin, trước hết cần xác định nhu cầu thông tin. Có rất nhiều loại thông tin đến công ty, có những thông tin tích cực và có cả những thông tin gây ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Vì vậy nhân viên văn phòng sẽ căn cứ vào mục tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh của công tymà xác định nhu cầu thông tin cho phù hợp. Số lượng các loại thông tin rất phong phú và đa dạng, nhưng không phải tất cả các thông tin đều có giá trị như nhau. Vì thế cần xác định rõ số lượng, loại thông tin nào cần thu thập. Đây là vấn đề cốt lõi trong quản lý thông tin, nó là cơ sở cho việc hình thành thông tin nội bộ, nó giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không thích hợp cho việc ra quyết định trong tổ chức. Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin: Xuất phát từ nhu cầu thông tin mà bộ phận văn phòng sẽ xây dựng và tổ chức nguồn thông tin. Đối với Công ty, văn phòng chia ra thành 2 loại nguồn thông tin, đó là: thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài. Thông tin nội bộ được thu thập từ các cán bộ nhân viên ở từng bộ phận, phòng ban, các cấp quản lý trong công ty, qua các bản báo cáo, các biên lai, chứng từ, kết quả khảo sát trước đây nguồn thông tin này giúp cho văn phòng nắm rõ được tình hình thực tế của công ty về mọi mặt, từ đó tư vấn cho lãnh đạo ra những quyết định đúng hướng và hoàn thành tốt công tác hậu cần trong công ty. Thông tin bên ngoài được thu thập từ các nguồn như khách hàng, người cung cấp, đối thủ cạnh tranh, qua sách báo, tạp chí, văn bản hoặc các công trình nghiên cứu của các nhà khoa học , đặc biệt là qua mạng Internet. Những thông tin này cho phép văn phòng cập nhật được tình hình bên ngoài có tác động như thế nào đến hoạt động của công ty. Thu thập thông tin: Văn phòng được coi là cửa sổ của các luồng thông tin, là bộ lọc thông tin. Hầu hết các thông tin bên ngoài và thông tin nội bộ đều phải quan văn phòng để thu thập, xử lý, phối hợp. Các thông tin được văn phòng tiếp nhận qua các kênh Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 44
45. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV thông tin như: Thông tin từ trên xuống, thông tin nội bộ, các cuộc họp, nghiên cứu , dưới các hình thức như: văn bản, lời nói, thông tin ghi nhận qua dư luận, thông tin dự đoán Việc tiếp nhận thông tin thích hợp sẽ góp phần nâng cao số lượng, chất lượng của hệ thống thông tin trong công ty. Phân tích và xử lý thông tin: Đây là công việc đòi hỏi cán bộ nhân viên văn phòng phải có sự hiểu biết để phân tích, đánh giá các thông tin, tài liệu đã thu thận được để có được các thông tin đầu ra cung cấp cho lãnh đạo. Việc xác định nhu cầu thông tin rõ ràng, kịp thời sẽ giúp cho việc phân tích, xử lý thông tin được nhanh chóng, chính xác và có tính khả thi cao. Căn cứ vào quy định của công ty văn phòng có trách nhiệm phân tích, xử lý thông tin liên quan đến tình hình, kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, chính sách phát triển của Nhà nước , các thông tin liên quan đến thủ tục hành chính, các quy định, thông tư hướng dẫn của Đảng và Nhà nước cũng như của Tập đoàn CN than- khoáng sản VN. Văn phòng sẽ kết hợp cùng các bộ phận chức năng chuyên môn cùng bàn bạc và đưa ra ý kiến, đề xuất báo cáo với lãnh đạo công ty. Cung cấp, phổ biến thông tin: Các thông tin đầu vào sau khi được phân tích, xử lý và trình lãnh đạo phê duyệt thì văn phòng sẽ cung cấp, phổ biến thông tin cho các đối tượng liên quan thông qua các hình thức như: văn bản, hội nghị, phổ biến trao đổi qua điện thoại, trực tiếp Lưu trữ, bảo quản thông tin: Thông tin trong doanh nghiệp được sử dụng không chỉ một lần hoặc một vài lần mà cần được lưu trữ, bảo quản để sử dụng lâu dài. Các nguồn thông tin trong công ty được lưu trữ trên các file văn bản, các đĩa dữ liệu trong hệ thống máy tính của văn phòng, trong phòng quản trị mạng của công ty Hình thức này giúp cho việc lưu trữ được gọn nhẹ, bảo mật, đảm bảo chất lượng thông tin và dễ dàng tìm kiếm tra cứu. Kết quả thực hiện: Thời gian qua công tác thu thập, xử lý và truyền tải thông tin của công ty đã được bộ phận văn phòng thực hiện theo đúng nguyên tắc, Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 45
46. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV đúng định hướng mục tiêu đề ra. Công tác thông tin đã đạt được những kết quả sau: - Đảm bảo các thông tin cung cấp đầy đủ, chính xác, trung thực. - Văn phòng đã giúp lãnh đạo củng cố công tác thông tin giữa các phòng ban, đơn vị trong toàn công ty. - Truyền tải thông tin đến đúng các đối tượng tiếp nhận. - Thu thập các thông tin cần thiết giúp lãnh đạo ra các quyết định đúng đắn, kịp thời. Bên cạnh các kết quả đã đạt được công tác thông tin của văn phòng còn nhiều tồn tại, cụ thể: - Các thông tin cung cấp nhiều khi còn chưa cụ thể, rõ ràng, vẫn còn tình trạng cung cấp thông tin chung chung, mơ hồ. - Thông tin gửi lên cho cấp trên nhiều khi còn chậm chưa kịp thời. - Công tác xử lý thông tin phản hồi vẫn chưa được chú ý thực hiện đồng bộ cùng với các hoạt động khác của công ty, có những văn bản được ban hành khá lâu nhưng việc đôn đốc triển khai thực hiện còn chậm. - Công ty đã trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện làm việc song một số máy móc thường xuyên hỏng hóc, đã qua sử dụng nhiều năm đã ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Hiện tại hệ thống máy vi tính của văn phòng ở các bộ phận văn thư, đánh máy chưa được nối mạng internet nên việc thu thập thông tin trên mạng chưa thu được hiệu quả. 2.3.2. Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Công tác văn thư - lưu trữ là nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần than Vàng Danh-TKV. Đây là đầu mối quan trọng cho các hoạt động quản lý văn bản diễn ra trong Công ty. Nghiệp vụ văn thư: Công tác văn thư của Công ty bao gồm 3 nội dung đó là: - Xây dựng và ban hành văn bản như: Soạn thảo văn bản, đánh máy, ban hành văn bản. - Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản (Văn bản đến, Văn bản đi). - Quản lý và sử dụng con dấu. Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 46
47. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV a. Xây dựng và ban hành văn bản: * Khái niệm văn bản: Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay bằng mội loại ký hiệu nhất định nào đó. Trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý, thể hiện ý chí, mệnh lệnh cuả chủ thể quản lý, là phương tiện để điều chỉnh các mối quan hệ quản lý. * Vai trò của văn bản: - Văn bản là phương tiện phổ biến truyền đạt thông tin và các quyết định quản lý, giúp cho việc giải quyết các công việc của công ty được nhanh chóng, chính xác, có chất lượng, đúng đường lối, chính sách. - Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. - Lưu trữ những hồ sơ, tài liệu một cách đầy đủ, chính xác phục vụ cho công việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt và lâu dài. * Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: Soạn thảo văn bản là nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư trong văn phòng. Văn thư sẽ căn cứ vào sự chỉ đạo, yêu cầu của lãnh đạo soạn thảo các văn bản cần thiết phục vụ quá trình quản lý. Khi soạn thảo phải đảm bảo đầy đủ nội dung, hiệu lực pháp lý của văn bản, theo đúng Nghị định, thông tư của nhà nước ban hành. Trong công ty, việc soạn thảo và ban hành văn bản do chuyên viên và nhân viên văn thư thuộc bộ phận đánh máy, in ấn chịu trách nhiệm. Các văn bản sau khi soạn thảo, lấy ý kiến tham gia sẽ được công bố và ban hành. Việc ban hành văn bản không phải do bộ phận văn phòng đảm nhận hết mà những văn bản mang tính chuyên môn sẽ do các phòng ban chức năng soạn thảo và gửi lên văn phòng trình duyệt giám đốc hoặc người có thẩm quyền. b. Quy trình tổ chức, quản lý văn bản đến * Khái niệm: Mọi văn bản được gửi tới cơ quan mình đều được gọi chung là văn bản đến. Văn bản đến là phương tiện chứa thông tin từ nguồn bên ngoài, nội bộ Công ty được chuyển đến bộ phận văn phòng với mục đích khác nhau. Văn bản đến cơ quan có thể là: công văn, quyết định, thông báo, thư, sách báo, tạp chí Vì vậy quá trình tổ chức quản lý văn bản đến được nhân viên văn thư đảm nhiệm và thực Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 47
48. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV hiện theo những quy tắc chung nhất định. * Vai trò: Đây là nguồn cung cấp thông tin chủ yếu của Công ty, giúp các nhà lãnh đạo nắm được tình hình bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, đồng thời nhận được các quyết định quản lý của cấp trên gửi xuống, những thông tin thị trường có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Từ đó công ty có biện pháp, kế hoạch sản xuất kinh doanh, xác định mục tiêu cụ thể và các bước tiến hành thực hiện một cách cụ thể nhất. Thiếu nguồn văn bản đến hoạt động của công ty có thể bị đình trệ, không nắm rõ được tình hình, lãnh đạo khó quản lý, theo sát được kế hoạch, mục tiêu của Công ty mình. * Quy trình xử lý văn bản đến được tiến hành theo các bước sau: Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra sơ bộ văn bản đến Văn bản được chuyển đến cơ quan trước hết phải qua bộ phận văn thư. Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận văn bản và kiểm tra sơ bộ văn bản đến đảm bảo đúng tiêu chuẩn quy định của văn phòng. Mục đích của bước này là xem văn bản gửi có đúng địa chỉ không? số lượng bì văn bản có đủ không? kiểm tra phong bì văn bản có nguyên vẹn không, có dấu hiệu bị bóc rách, bị mất văn bản bên trong hay không? nếu có phải báo cho Phó phòng để lập biên bản. Bước 2: Phân loại văn bản Sau khi nhận đủ số lượng văn bản văn thư tiến hành phân loại văn bản theo 2 tiêu chí: Loại văn bản phải vào sổ đăng ký và loại văn bản không phải vào sổ đăng ký. - Loại văn bản phải vào sổ đăng ký là: tất cả các văn bản gửi cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan, cho những người có chức vụ lãnh đạo của cơ quan. - Loại văn bản không phải vào sổ đăng ký: sách, báo, tạp chí, thư riêng Bước 3: Bóc bì văn bản: Sau khi phân loại văn thư tiến hành bóc bì văn bản theo nguyên tắc: - Những phong bì có dấu hiệu khẩn thì phải bóc ngay sau khi nhận. - Khi bóc bì văn bản không được làm rách văn bản bên trong, không được làm mất phần số, ký hiệu của các văn bản đã ghi rõ ở ngoài phần phong bì. - Không được làm mất dấu bưu điện ở ngoài. Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 48
49. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV - Đối với văn bản thường, sau khi phân loại văn bản thì tiến hành bóc bì, lấy văn bản nhẹ nhàng không làm rách. - Đối chiếu số ký hiệu ghi ở ngoài phong bì với số ký hiệu ghi ở trong văn bản xem có trùng khớp nhau không. - Nếu văn bản gửi không đúng thì phải gửi lại cho cơ quan gửi văn bản đó - Nếu có phiếu gửi sau khi nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi rồi trả phiếu cho cơ quan gửi văn bản. - Đối với những văn bản có những ngày tháng ghi văn bản nhận quá xa nên giữ phong bì lại. - Đối với những văn bản mật sau khi bóc bì ngoài thấy dấu hiệu văn bản mật thì có 2 trường hợp: + Nếu trực tiếp người văn thư được thủ trưởng phân công bóc bì và đăng ký văn bản mật thì bóc văn bản như văn bản bình thường. + Nếu thủ trưởng cơ quan không phân công bóc bì và đăng ký văn bản mật thì phải chuyển bì cho người có trách nhiệm bóc bì và đăng ký vào sổ. Bước 4: Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến của văn bản Mục đích của công việc này là nhằn xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày tháng văn bản đến cơ quan. - Mẫu dấu đến: Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV Đến Số: Ngày: - Dấu đến được đóng ở phía trên, góc trái ( phần lề văn bản), dưới phần số và ký hiệu. - Đối với công văn thì dấu đến được đóng bên dưới phần trích yếu văn bản. Bước 5 : Phân phối văn bản Sau khi bóc bì và đóng dấu đến lên văn bản, văn thư trình lên Chánh văn Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 49
50. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV phòng cho ý kiến về việc phân phối văn bản. Chánh văn phòng xem và cho ý kiến vào lề, nhân viên văn thư lấy lại văn bản và chuyển giao cho các phòng ban, bộ phận trong công ty. Bước 6 : Đăng ký, vào sổ văn bản đến Đây là khâu quan trọng nhất của quá trình giải quyết văn bản đến. Mục đích của bước này là nắm được văn bản đến cơ quan, nắm được nội dung văn bản và biết được đối tượng giải quyết văn bản. Từ đó dễ dàng kiểm tra văn bản do ai giải quyết và mức độ giải quyết đến đâu. Hiện nay hình thức đăng ký văn bản trong văn phòng là đăng ký vào sổ. Mỗi văn bản chỉ được ghi đăng ký một lần tránh trùng lặp, văn bản đến được ghi vào sổ ngay ngày nhận. Biểu 07 : Mẫu sổ đăng ký văn bản đến 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Số và Ngày Số Ngày Tên cơ quan Tên loại và Ký Ghi ký hiệu tháng Nơi nhận đến đến gửi VB đến trích yếu VB nhận chú VB VB Quyết định Sở tài chính 632,63 p.KH ,P.Đ 849 9/3/09 8/3/09 phê duyệt giá Hùng tỉnh QN 3,634 T-XD.VP thuế QĐ khen TKV(Hà thưởng các p.TC-LĐ, 860 20/3/09 710 20/3/09 Hùng Nội) tập thể và cá VP nhân Nguồn : Văn phòng thi đua Đối với văn bản ‘mật’ : văn bản ‘Mật’ được vào sổ riêng theo mẫu sau : Biểu 08: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến - Mật 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Số Ngày Tên cơ Số và Ngày Mức Tên loại Nơi Ký Ghi đến đến quan gửi ký hiệu tháng độ và trích nhận nhận chú VB đến VB VB mật yếu VB 20 7/3/0 TKV(H 100 7/3/09 Mật Chiến p.KH Hùng 9 à Nội) lược kinh doanh tháng 5/09 Nguồn : Văn phòng thi đua Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 50
51. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV Bước 7 : Chuyển giao văn bản đến Sau khi có ý kiến phân phối văn bản của thủ trưởng cơ quan thì văn thư phải chuyển ngay đến tận tay người có trách nhiệm giải quyết, tuyệt đối không được nhờ đơn vị khác hoặc người khác nhận hộ. Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển đến tay người có trách nhiệm, chậm nhất là 30phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính. Trước khi chuyển giao văn bản đến người giải quyết, văn thư phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản và người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của cơ quan. Biểu 09: Mẫu sổ chuyển giao văn bản 1 2 3 4 5 6 Ngày chuyển Số lượng văn Số và ký hiệu Người nhận Ký nhận Ghi chú bản VB 10/3/09 03 462,436,3099 Phân xưởng Thanh Điện Nguồn : Văn phòng thi đua Bước 8 : Tổ chứcgiải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến Mục đích của bước này là nhằm theo dõi, quản lý việc thi hành các quyết định thông qua cấc văn bản của các phòng ban, đơn vị có đúng với văn bản yêu cầu và tiến độ thực hiện văn bản có đúng với quy định hay không. Từ đó đánh giá được chất lượng làm việc của các phòng ban, đơn vị có hoàn thành nhiệm vụ được giao hay không, từ đó báo cáo tình hình thi đua, khen thưởng, kỷ luật cho phù hợp. Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét, giải quyết kịp thời nhanh chóng, đảm bảo đối với những văn bản khẩn cấp, đột xuất phải xin ý kiến giải quyết ngay khi nhận được văn bản đó. c. Quy trình tổ chức, quản lý văn bản đi: * Khái niệm: Tất cả các loại văn bản, giấy tờ được gửi ra ngoài cơ quan đều được gọi là văn bản đi. Văn bản đi là thông điệp của công ty với các tổ chức, đơn vị, cá nhân khác nên trong quá trình soạn thảo thì nội dung văn bản phải là những tư tưởng, thông điệp chung của toàn công ty. Vì vậy màue trưởng văn thư nhân viên văn thư phải Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 51
52. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV nắm rõ được mục tiêu, chiến lược của công ty thật chính xác. * Vai trò: Văn bản đi truyền đạt thông tin, quyết định, tư tưởng của công ty đỗi với các cấp quản lý. Mặt khác nó phản ánh vị thế, vai trò, quyền lực của công ty đối với các đối tượng nhận văn bản. Văn bản đI thể hiện thình hình, phạm vi hoạt động, sự giao tiếp của công ty với các đối tượng bên ngoài. Chính vì thế, văn bản đi phải thể hiện được tình hình phát triển, quy mô, vị thế và còn giới thiệu cho các đối tượng biết về công ty. * Quy trình quản lý văn bản đi được tiến hành như sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản Mọi văn bản trước khi vào sổ gửi đi đều được kiểm tra thể thức nhằm đảm bảo chất lượng của văn bản. Các văn bản được soạn thảo bởi các phòng ban chuyên môn đều được chuyển qua văn phòng để kiểm tra đóng dấu, vào sổ văn bản đi. Sau khi kiểm tra xong nếu văn bản chưa có chữ ký của thủ trưởng, văn thư phải xin chữ ký và đóng dấu doanh nghiệp. Bước 2: Vào sổ văn bản đi Việc vào sổ văn bản đi nhằm quản lý toàn bộ các văn bản giấy tờ ra khỏi cơ quan đúng quy định , hợp pháp và thống kê văn bản đi của công ty phục vụ công tác quản lý điều hành công ty. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Biểu 10: Mẫu sổ văn bản đi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 STT Ngày Số và Tên loại và Người Đơn vị Đơn vị Số Ghi chú tháng ký hiệu trích yếu VB ký nhận lưu VB lượng VB VB (người và văn VB đi nhận) thư 226 13/3/09 Công văn đăng Thuỷ Tập VP 01 ký mục tiêu thi đoàn đua 2009 TKV Nguồn: văn phòng thi đua Sinh viên: Lê Thịnh - Lớp QT 901P 52