Khóa luận Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà–Bộ Xây dựng

97 trang huongle 80

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà–Bộ Xây dựng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_mot_so_giai_phap_nang_cao_hieu_qua_hoat_dong_van_p.pdf

Nội dung text: Khóa luận Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà–Bộ Xây dựng

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể các thầy cô giáo trong bộ môn Quản trị Kinh doanh trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng đã giúp đỡ em trong suốt 4 năm học vừa qua. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ông chánh Văn phòng Lê Duy Hiếu, và cô Phạm Thị Toan – phòng Văn thƣ và các cô chú nhân viên trong Văn phòng Tổng công ty Sông Đà đã giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian thực tập tại công ty và đã cung cấp rất nhiều tài liệu để em có thể hoàn thành khóa luận này. Đặc biệt, em xin đƣợc gửi lời cảm ơn tới cô giáo - Tiến sỹ Trần Thị Thanh Thủy là ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn em hoàn thành khóa luận này. Sinh viên Trần Thị Thanh Thúy Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng HỆ THỐNG CÁC TỪ VIẾT TẮT - TCT : Tổng công ty - BP : Bộ phận - CBCNV : Cán bộ công nhân viên - KHCN : Khoa học công nghệ - KHKT : Khoa học kỹ thuật - PL : pháp luật - VT – LT: Phòng văn thƣ – lƣu trữ - SXKD : Sản xuất kinh doanh - KHKT : Khoa học kỹ thuật - CNTT : Công nghệ thông tin - QĐ : Quy định - VP : Văn phòng - TT: Thông tin Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng HỆ THỐNG CÁC BẢNG BIỂU Tên bảng biểu Trang Hình 1.1 : Các yếu tố môi trƣờng bên ngoài ảnh hƣởng tới 21 hiệu quả hoạt động VP Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của TCT Sông Đà 37 Hình 2.3 : Bảng thống kê số lƣợng công nhân viên TCT Sông 40 Đà Hình 2.4 : Bảng lƣơng TB của nhân viên TCT Sông Đà 41 Hình 2.5 : Bảng tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh 2007- 42 2009 Hình 2.6 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng TCT Sông Đà 45 Hình 2.7 : Quy trình thu thập và xử lý thông tin ở TCT Sông 48 Đà Hình 2.8 : Quy trình soạn thảo văn bản 55 Hình 2.9 : Tổng hợp văn bản TCT phát hành 2007 – 2009 56 Hình 2.10: Mẫu sổ công văn đi của TCT 58 Hình 2.11: Mẫu sổ công văn đến của TCT 59 Hình 2.12 : Tổng hợp văn bản đến và đi năm 2007 – 2009 60 Hình 2.13: Biểu đồ công văn đến và đi 2007 – 2009 60 Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài Trong bối cạnh tranh ngày càng gay gắt nhƣ hiện nay, dù là kinh doanh trong lĩnh vực, nghành nghề nào thì mỗi doanh nghiệp đều phải tự vƣơn lên để khẳng định vị thế của mình: xây dựng uy tín thƣơng hiệu, củng cố và hiện đại hóa cơ cấu bên trong cũng nhƣ tăng cƣờng hiệu quả đầu tƣ, sản xuất kinh doanh bên ngoài Để làm đƣợc điều đó, chúng ta không thể bỏ qua sự hỗ trợ đắc lực và hết sức quan trọng của công tác văn phòng. Hiện nay, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lƣợng cho quá trình quản lý. Thắng lợi trong cạnh tranh phát triển của các tổ chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thông tin về chính trị, kinh tế, văn hoá – xã hội, công nghệ - kỹ thuật tiên tiến . Để tăng cƣờng nguồn lực thông tin phải khoa học - hợp lý, phải thu đƣợc chuyên môn hoá thành một bộ phận chức năng trong tổ chức. Vì thế việc củng cố, hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Trƣớc yêu cầu chung đó, việc nghiên cứu hoạt động văn phòng cần phải đạt đƣợc sự hiểu biết ở mức độ sâu sắc. Tổng công ty Sông Đà là một trong những doang nghiệp đứng đầu về xây dựng các công trình giao thông, dân dụng, công nghiệp của nƣớc ta và chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ xây dựng. Với nhiều năm hoạt động, Tổng công ty đã tích lũy đƣợc nhiều kinh nghiệm trong sản xuất, và xây dựng đƣợc một thƣơng hiệu vững mạnh trên thị trƣờng. Hiện nay, Tổng công ty đã trang bị cho mình một hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại cùng với một đội ngũ kỹ thuật, công nhân viên đông đảo có tay nghề và trình độ chuyên môn cao sẵn sàng đón nhận những thách thức, cơ hội mới. Do vậy, công tác quản lý, điều hành cũng nhƣ công tác văn phòng của Tổng công ty Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng đều phải hoạt động thống nhất và thông suốt đảm bảo cho Tổng công ty phát huy hết nội lực mang lại hiệu quả kinh doanh cao. Việc xây dựng văn phòng vững mạnh là một trong những yếu tố rất quan trọng để giúp doanh nghiệp đổi mới phƣơng thức lãnh đạo và đạt hiệu quả làm việc tốt nhất đồng thời nâng cao chất lƣợng và hiệu quả của công tác lãnh đạo. Đặc biệt trong thời gian thực tập tại Văn phòng Tổng công ty Sông Đà, đƣợc tiếp xúc với công việc thực tế, kết hợp với việc khảo cứu các lý luận làm nền tảng về công tác văn phòng, em càng nhận thức sâu sắc hơn về vị trí, vai trò quan trọng của văn phòng. Hiện nay, tuy có rất nhiều công trình nghiên cứu về văn phòng nói chung, nhƣng tài liệu nghiên cứu về văn phòng một cách chyên sâu và hệ thống về Tổng công ty Sông Đà và đặc biệt là về hoạt động văn phòng của Tổng công ty này thì hầu nhƣ chƣa có. Vì vậy, em chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà” để mạnh dạn đƣa ra một vài giải pháp hy vọng có thể giúp ích cho công tác văn phòng của Tổng công ty đạt hiệu quả cao hơn. 2. Mục đích nghiên cứu đề tài Đề tài của khóa luận nhằm đạt đƣợc những mục đích sau: - Khảo cứu lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng - Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà - Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà 3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu của khóa luận là thực tiễn hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà. Công tác quản trị văn phòng đƣợc đƣa ra ở đây chỉ nhằm mục đích để tham khảo, so sánh. Cụ thể nhƣ sau: - Cơ sở lý luận về văn phòng và nghiên cứu thực tiễn các hoạt động của văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng - Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty. - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh và đặc biệt là bộ phận văn phòng của công ty. - Nghiên cứu thực trạng công tác văn phòng của công ty nhƣ: công tác văn thƣ lƣu trữ, công tác tham mƣu tổng hợp, công tác hậu cần, - Đánh giá hiệu quả các hoạt động văn phòng công ty nhƣ: Ƣu điểm, mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Trên cơ sở đó đƣa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả và góp phần hoàn thiện công tác văn phòng tại công ty. 4.Giả thuyết nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu của khóa luận này là: Một là: Hoạt động văn phòng là một trong những nhân tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Hai là: Vì quy mô tổ chức quá lớn cho nên trong công tác văn phòng của công ty vẫn còn những thiếu sót nhất định Ba là: Những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng phải nhanh chóng, đồng bộ. 5. Phương pháp nghiên cứu Trong khóa luận sử dụng những phƣơng pháp luận duy vật biện chứng một số phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể bao gồm phƣơng pháp phân tích, so sánh đối chiểu, tổng hợp và thống kê. 6. Bố cục của luận văn Ngoài phần Mở đầu và phần Kết luận, khóa luận đƣợc chia thành 3 chƣơng: Chƣơng I : Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng Chƣơng II : Thực tiễn hoạt động Văn phòng tại TCT Sông Đà Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Chƣơng III : Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại TCT Sông Đà Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Chương I: Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng Chƣơng này tập trung vào nghiên cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng. Khái niệm, chức năng của văn phòng sẽ đƣợc trình bày để làm rõ vai trò của văn phòng trong cơ quan tổ chức. Tiếp theo đó, những nội dung chính của văn phòng và các yếu tố ảnh hƣởng sẽ đƣợc phân tích nhằm cung cấp cơ sở lý luận soi sáng cho việc đánh giá thực tiễn ở các chƣơng sau. 1.1 Lý luận chung về văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Khi Việt Nam gia nhập vào WTO, bên cạnh việc đón nhận những thuận lợi, những cơ hội phát triển lớn, Việt Nam còn phải đƣơng đầu với không ít khó khăn, thử thách để tồn tại và phát triển. Vì thế muốn đứng vững đƣợc, đòi hỏi mỗi tổ chức, doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình một hệ thống văn phòng vững chắc, linh hoạt và hiện đại. Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan, văn phòng đƣợc hiểu nhƣ một bộ máy điều hành, tổng hợp giúp thủ trƣởng điều hành hoạt động của cơ quan đơn vị đó. Nhƣ vậy, văn phòng có thể đƣợc xem xét nhƣ là một hệ thống bao gồm các tác nghiệp có tính đặc thù nhất định nhƣ trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ thông tin về kinh tế, xã hội, hành chính đồng thời phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác điều hành thông tin trong cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động cơ quan, tổ chức. Tùy theo quy mô của doanh nghiệp khác nhau mà hoạt động của văn phòng có cấp độ khác nhau với tên gọi khác nhau. Những doanh nghiệp có Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng thẩm quyền hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những doanh nghiệp nhỏ thì có phòng hành chính. Hiện nay, văn phòng đƣợc nhìn nhận ở nhiều góc độ khác nhau (Trần Thị Ngà, 2008): Theo phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức. Theo tiêu chí chức năng: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mƣu tổng hợp hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý. Theo tính chất hoạt động: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. Khi thực hiện hoạt động hậu cần với cơ sở vật chất và tài chính, văn phòng còn đƣợc hiểu nhƣ một “thủ kho” thu nhỏ về tài chính, tài sản. Ngoài ra văn phòng còn đƣợc hiểu: văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, là địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại của cơ quan. Văn phòng cũng đƣợc dùng để gọi các tổ chức đƣợc pháp luật thừa nhận với tên gọi nhƣ : văn phòng luật sƣ, văn phòng tƣ vấn, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sƣ Trong thực tế, Văn phòng còn đƣợc xem nhƣ nhƣ là một cơ quan hoàn chỉnh, là hình bóng thu nhỏ của cơ quan chính nhƣ các văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp tại các vùng, khu vực hay ở nƣớc ngoài. Tóm lại: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi đơn vị, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện về vật chất cho hoạt động của cơ quan đƣợc thông suốt và hiệu quả (Trần Thị Ngà, 2008) 1.1.2 Chức năng của văn phòng Mỗi doanh nghiệp, tổ chức dù lớn hay nhỏ, đều xem văn phòng là bộ máy trung tâm đầu não, là “cửa ngõ thông tin” liên kết mọi mối quan hệ trong công ty hay với bên ngoài. Văn phòng có hai nhóm chức năng chính sau: Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng a. Chức năng tham mưu – tổng hợp Để đƣa ra đƣợc những quyết định đúng đắn, nếu chỉ dựa vào cá nhân mình là điều vƣợt quá khả năng của ngƣời quản lý. Khi đó chính là lúc văn phòng thực hiện chức năng của mình đó là tham mƣu – tổng hợp giúp nhà quản lý giảm bớt gánh nặng công việc và đƣa ra những quyết định kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Tham mƣu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ƣu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể là công tác tham mƣu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tƣơng đối với chủ thể quản lý. Thực tế các doanh nghiệp thƣờng đặt bộ phận tham mƣu tại văn phòng. Để có ý kiến tham mƣu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mƣu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mƣu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu nhƣ: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán Để có đƣợc những thông tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mƣu là đầu mối tiếp nhận các phƣơng án tham mƣu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phƣơng án hành động tổng hợp. Nhƣ vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mƣu vừa là nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp. Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho bộ phận điều hành quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ nhƣ: Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác năm, tháng, quý, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh nghiệp. Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tƣ vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản b. Chức năng hậu cần. Chức năng hậu cần là đảm bảo mọi điều kiện để hoạt động của doanh nghiệp diễn ra bình thƣờng, tạo cơ sở vật chất cho các phòng ban đơn vị và cá nhân trong công ty, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chƣơng trình, kế hoạch đề ra, hỗ trợ trang thiết bị, phƣơng tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng cao hiệu quả năng suất làm việc của công nhân viên. Đây là hoạt động mang tính chất đặc thù của văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Không chỉ thế, chức năng này của văn phòng còn bảo đảm môi trƣờng sinh thái của công ty lành mạnh, tạo lên diện mạo đoàng hoàng, khang trang, góp phần xây dựng cơ quan theo hƣớng hiện đại. Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lƣơng chính, phụ cấp lƣơng, bảo hiểm xã hội, tiền thƣởng, công tác phí, sửa chữa lớn, xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể. Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Cung cấp các điều kiện, phƣơng tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ. - Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dƣỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đƣợc tiến hành liên tục. - Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nƣớc quy định. - Đảm bảo an ninh trật tự an toàn lao động trong cơ quan. - Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò là chiếc cầu nối của đơn Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng vị với các cơ quan cấp trên, cấp dƣới, ngang cấp và với nhân dân. Tóm lại, Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham mƣu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng. 1.1.3 Nhiệm vụ của văn phòng Để thực hiện tốt các chức năng trên của mình, văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu nhƣ sau: - Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị - Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin - Soạn thảo và ban hành văn bản - Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động cơ quan - Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng: Đây là việc làm thiết thực mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên cũng phải thấy đƣợc tính thống nhất đa dạng, phong phú trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng đƣợc cao nhất yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại bùng nổ thông tin này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý, điều hành công việc. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng - Duy trì hoạt động thƣờng nhật của văn phòng: Khác với các hoạt động khác trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thƣờng xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy, vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát. Đặc tính này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn tin của mọi đối tƣợng với hoạt động của cơ quan, đơn vị. Theo cách đó, văn phòng bao gồm một bộ phận làm việc trong giờ hoạt động chung của đơn vị còn một bộ phận không lớn làm việc liên tục ngày đêm ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt. Hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp, tham mƣu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế duy trì đƣợc hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị. - Đảm bảo công tác an ninh trật tự và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp: Văn phòng thực hiện nhiệm vụ tổ chức của công tác bảo vệ trật tự, an toàn vệ sinh môi trƣờng trong và ngoài cơ quan. An ninh trật tự là điều kiện để doanh nghiệp có thể hoạt động diễn ra suôn sẻ, bền vững. Điều này có ảnh hƣởng trực tiếp tới năng suất lao động, tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Đảm bảo an toàn doanh nghiệp nhƣ: Đảm bảo an toàn cho ngƣời lao động; Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, môi trƣờng làm việc, đảm bảo điều kiện y tế cho nhân viên; Đảm bảo an toàn về tài sản, cháy nổ trong cơ quan; Đảm bảo an ninh trật tự: triển khai hệ thống bảo vệ, thƣờng trực, bảo vệ, tuần tra canh gác trong cơ quan; Phối hợp, liên kết với địa phƣơng và các cơ quan để giữ gìn an ninh trật tự 1.1.4 Vai trò của văn phòng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Văn phòng là cửa ngõ, đầu vào của mọi cơ quan, có vai trò rất quan trọng trong hoạt động điều hành, quản lý của cơ quan. Vai trò của văn phòng đƣợc thể hiện nhƣ sau: - Hoạt động của văn phòng là khâu nối quan trọng trong dây chuyền của cả hệ thống cơ quan nhằm thực hiện các chủ trƣơng chính sách của đảng và nhà nƣớc trong cuộc sống. Với nhiệm vụ là đầu mối thu thập và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo văn phòng, cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý nhà nƣớc bảo đảm cho hoạt động thống nhất liên tục kịp thời của cơ quan, đơn vị, theo đúng chức năng quyền hạn, nhiệm vụ nhà nƣớc giao. Thông tin xét về mặt hiệu quả sử dụng, luôn gắn liền với hiệu quả quản lý. Mặt khác thông tin cũng bổ sung và nâng cao chất lƣợng của kiểm tra trong quản lý nhà nƣớc. Thông tin là đối tƣợng lao động của cán bộ, công chức, là công cụ đắc lực của ngƣời quản lý, là nhu cầu thƣờng xuyên trong đời sống nhà nƣớc, cũng nhƣ từng con ngƣời. Bằng việc thu thập và xử lý thông tin của các phòng, các cấp quản lý ban hành quyết định quản lý theo đúng trình tự thủ tục, thẩm quyền đến các đối tƣợng quản lý đó là điều kiện tiên quyết để các chủ trƣơng chính sách của đảng, pháp luật nhà nƣớc đi vào suộc sống. Đồng thời văn phòng cũng là nơi tiếp nhận, trực tiếp triển khai hoặc đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý mà cơ quan mình có nghĩa vụ thực hiện. - Hoạt động của văn phòng góp phần quan trọng trong việc duy trì các hoạt động thƣờng xuyên, liên tục, bền vững theo quy định của pháp luật của hệ thống cơ quan hành chính nói chung và hoạt động của mỗi cơ quan nói riêng. Góp phần duy trì sự ổn định và phát triển toàn diện của xã hội. Hoạt động của văn phòng là một chuỗi các hoạt động thƣờng xuyên liên tục trƣớc Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng hết đƣợc đảm bảo thông qua việc lập và đôn đốc việc thực hiện chƣơng vụ trọng tâm hàng đầu của công sở. Làm việc theo kế hoạch tạo khả năng tiết kiệm trong hoạt động của công sở. Tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, thực hiện chức năng kiểm tra trong điều hành hoạt động của công sở. - Văn phòng là đầu mối tạo nên sự phối hợp, hợp tác giữa các đơn vị, bộ phận trong cơ quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của hệ thống. Hoạt động của văn phòng có tác dụng nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công tác trong cơ quan. Ngoài việc tham mƣu giúp lãnh đạo cơ quan ban hành các quyết định quản lý, văn phòng luôn luôn có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định của đơn vị có liên quan, chỉ ra các lệch chuẩn nếu có các khó khăn vƣớng mắc của cơ sở để kịp thời trình lãnh đạo phƣơng án giải quyết. - Văn phòng đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật, phục vụ các hoạt động, đảm bảo trật tự an toàn của cơ quan. Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan đơn vị. Làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức. 1.2 Lý luận chung về hoạt động văn phòng 1.2.1 Nội dung hoạt động văn phòng a. Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp. Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố tối thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, dự báo Thông tin là nguồn, là căn cứ để ngƣời lãnh đạo, quản lý đƣa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu quả. Ngƣời lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin đƣợc mà phải có Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng ngƣời trợ giúp trong lĩnh vực này là văn phòng. Văn phòng đƣợc coi nhƣ “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều đƣợc thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ), văn phòng phân loại theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lƣu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thƣ – lƣu trữ khi thu thập, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin. Nếu thông tin đƣợc thu thập đầy đủ, kịp thời, đƣợc xử lý khoa học đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có đƣợc quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả ảnh hƣởng xấu đến mục tiêu của đơn vị. Môt số khái niệm về thông tin - Thông tin là cơ sở để tham chiếu đƣợc thực hiện bằng hệ thống máy vi tính để lƣu trữ hoặc truyền đi một chủ đề. - Thông tin là nội dung các sự kiện đƣợc đƣa đến giúp con ngƣời nhận biết đƣợc nội dung của sự kiện đó - Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa đƣợc sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp đối tƣợng tiếp nhận thông tin ra đƣợc những quyết định đúng đắn nhằm đạt mục tiêu mong muốn Vai trò của Thông tin Thông tin là một nhu cầu thƣờng xuyên không thể thiếu trong đời sống xã hội của con ngƣời. Trong doanh nghiệp, thông tin đƣợc coi là mạch máu của tổ chức, liên kết các bộ phận tổ chức lại với nhau. Trong hoạt động quản lý, thông tin có ảnh hƣởng quan trọng đến chất lƣợng của quản lý. Vì vậy thông tin có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý. Thông tin là cơ sở để các nhà quản lý đƣa ra những quyết định quản lý, các nhà quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên, cấp dƣới để kịp thời nắm bắt tình hình của tổ chức từ đó đƣa ra những quyết định đúng đắn kịp thời. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Thông tin còn giúp nhà lãnh đạo duy trì đƣợc sự điều hành, quản lý của mình, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện của nhân viên thông qua hệ thống mạng thông tin nội bộ. Đối với hoạt động của văn phòng thì thông tin có thể đƣợc coi là nguồn duy trì hoạt động của văn phòng, thiếu nhân tố này thì hoạt động văn phòng sẽ bị đình trệ. Văn phòng là cửa ngõ thông tin của mỗi công ty, thu thập, tổng hợp thông tin từ các nguồn để trình lãnh đạo, xây dựng các kế hoạch, chƣơng trình công tác của lãnh đạo, cơ quan, tổ chức. Tóm lại, thông tin có vai trò quan trọng trong mọi hoạt động quản lý hành chính Nhà nƣớc. Thông tin đúng đắn, chính xác, kịp thời giúp nhà quản lý đƣa ra những quyết định đúng đắn, làm cho chất lƣợng quản lý ngày càng đƣợc nâng cao. Ngƣợc lại, nếu thông tin bị sai lệch, thiếu chính xác, chậm trễ có thể gây ra những thiệt hại, ảnh hƣởng tới hoạt động của toàn cơ quan. Vì vậy, việc thu thập thông tin kip thời, chính xác là điều rất quan trọng Việc thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng nhằm thực hiện các mục đích sau: - Để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hƣởng hoạt động của doanh nghiệp. - Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của doanh nghiệp, đặc biệt là những thông tin cần thiết để: Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của doanh nghiệp; Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt đƣợc kết quả đó; Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quả cao nhất; Lựa chọn, đánh giá và phát triển CBCNV trong doanh nghiệp; Nhà quản lý hƣớng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trƣờng mà mọi ngƣời mong muốn đóng góp; Kiểm tra việc thực hiện công việc. b. Xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Mọi tổ chức muốn đƣợc sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động. Nhƣng các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan đƣợc tổ chức và đi vào hoạt động. Các quy chế làm việc của doanh nghiệp đƣợc xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của CBCNV, quy định mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, quy định cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả. Khi xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp văn phòng cần chú ý có hai loại quy chế mà văn phòng trực tiếp phải thực hiện: - Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp. - Quy chế tổ chức và hoạt động riêng cho văn phòng. c. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị. Cuộc họp, hội nghị của doanh ngiệp là sự gặp mặt của các nhà quản lý trong doanh nghiệp nhằm đƣa ra các chiến lƣợc sản xuất kinh doanh. Các cuộc họp hội nghị là hình thức phát huy dân chủ, phát huy trí tuệ của tập thể. Đó là hình thức tập thể lao động ra quyết định hoặc bàn bạc công việc liên quan đến doanh nghiệp, sử dụng để học tập, trao đổi kinh nghiệm, thông tin Chính vì nhiều mục đích nhƣ vậy nên lãnh đạo phải xem xét tính công việc để đƣa ra nội dung cuộc họp, thành phần cũng nhƣ thời gian của cuộc họp. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Để các cuộc họp, hội nghị tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chƣơng trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp và cả những yếu tố vật chất phục vụ cuộc họp. d. Công tác văn thư - lưu trữ. Công tác văn thƣ lƣu trữ giữ vị trí quan trọng trong hoạt động văn phòng của mỗi cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt hiệu quả. Công tác văn thư. Công tác văn thƣ là toàn bộ công việc liên quan đến việc liên quan đến soạn thảo văn bản, tổ chức quản lý văn bản, sử dụng quản lý con dấu và tổ chức khoa học văn bản trong cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thƣ là đảm bảo thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện đƣợc soạn thảo, quản lý và sử dụng theo nguyên tắc văn thƣ là phƣơng tiện thiết yếu đảm bảo công việc của cơ quan hoạt động có hiệu quả. Công tác văn thƣ bao gồm những nội dung chính sau đây: Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Xây dựng và ban hành văn bản: Văn bản là một phƣơng tiện lƣu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phƣơng tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tƣợng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lƣu trữ và lƣu hành văn bản. Hiện nay ở nƣớc ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền. Căn cứ vào luật, chính phủ, các bộ, ngành đã ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức. Văn bản luật và pháp quy trên sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ nhƣ điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thƣờng nhật. Để ban hành đƣợc những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng thẩm quyền và có tác động đích thực đến đối tƣợng điều chỉnh, cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt đƣợc thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin, đó chính là văn phòng. Nội dung này bao gồm các công việc : Soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy và nhân văn bản, trình ký và ban hành văn bản. - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản: Nội dung này bao gồm : Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến; Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi; Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật; Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ. - Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Trong doanh nghiệp thƣờng có hai loại con dấu sau: dấu doanh nghiệp và dấu văn phòng. Ngoài hai loại dấu trên doanh nghiệp còn có thể sử dụng các con dấu nhƣ: dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn, dấu đến, dấu tên cơ quan, dấu họ tên của những ngƣời có thẩm quyền ký văn bản trong doanh nghiệp. Dấu của doanh nghiệp là thành phần đảm bảo tính chân thực và hợp pháp của văn bản. Vì vậy việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt của nhà nƣớc và của doanh nghiệp. Đó là: Mỗi doanh nghiệp chỉ đƣợc sử dụng một con dấu loại giống nhau. Con dấu doanh nghiệp phải do thủ trƣởng doanh nghiệp hoặc chánh văn phòng giao cho ngƣời có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn lƣu giữ. Ngƣời giữ và bảo quản con dấu phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về việc giữ và đóng dấu, cho nên con dấu không đƣợc cho ngƣời khác mƣợn. Khi đi vắng phải bàn giao cho ngƣời đƣợc trƣởng phòng chỉ định. Ngƣời giữ con dấu không đem con dấu doanh nghiệp về nhà hoặc đi công tác. Con dấu phải đƣợc bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay cho lãnh đạo. Việc khắc con dấu phải do Bộ nội vụ ( nay là bộ công an) quản lý. Mực dấu phải sử dụng đúng loại mực quy định có màu đỏ tƣơi. Công tác lưu trữ. Lƣu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khao học những văn bản, tài liệu có giá trị đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp để làm bằng chứng và để tra cứu khi cần thiết Công tác lƣu trữ bao gồm các nội dung sau: Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng - Phân loại tài liệu: là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu thuộc phông trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lƣu trữ và các phông lƣu trữ phản ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp. - Xác định giá trị tài liệu: là quy định thời gian cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để huỷ bỏ. Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn đƣợc những tài liệu có giá trị, đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ. - Bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc đƣợc thực hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lƣu trữ. Công việc này có ý nghĩa rất quan trọng, đồng thời nó cũng là một công việc khó khăn, đặc biệt trong điều kiện lịch sử, địa lý, khí hậu nƣớc ta. - Tiêu huỷ tài liệu khi hết hạn: Tài liệu khi hết hạn sử dụng phải đƣợc đánh giá lại và tiêu huỷ để giảm bớt chi phí bảo quản. e. Công tác hậu cần Mỗi cơ quan, đơn vị muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố kĩ thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là vật trung gian gắn kết tổ chức với môi trƣờng. Đồng thời còn là phƣơng tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế, xã hội. Các yếu tố kĩ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phƣơng tiện nhận và truyền tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thƣờng xuyên liên tục vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chƣơng trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ về số lƣợng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao đều ảnh hƣởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thƣờng ƣu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Nhƣ vậy, công tác hậu cần đƣợc hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho ngƣời lao động, các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, vật tƣ, thiết bị tài chính mà văn phòng phải cung ứng. Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật nhƣ cung cấp thông tin, tài liệu, tƣ liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hoạt động hậu cần của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan. Trong từng trƣờng hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm. f. Công tác quản lý nguồn nhân lực Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan tổ chức, đơn vị nào cũng tùy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình trong đó có nguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng một vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm đến nguồn lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức nói chung và của từng thành viên trong tổ chức nói riêng. Công tác quản lý nhân lực bao gồm các nội dung sau: Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơ quan, đơn vị; Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quy định, quyết định ban hành trong cơ quan; Quản lý về số lƣợng, chất lƣợng lao động; Công tác tổ chức tiền lƣơng của cán bộ, công nhân viên; Công tác đào tạo, bồi dƣỡng và phát triển nguồn nhân lực; Chế độ chính sách cho ngƣời lao động; Khen thƣởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng 1.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, vì thế tất yếu sẽ bị tác động bởi môi trƣờng bên ngoài, và những yếu tố này đã tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của văn phòng. Chúng ta đi vào nghiên cứu một số yếu tổ ảnh hƣởng sau: Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Hình 1.1 : Các yếu tố ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động VP YẾU TỐ NGUỒN TỔ NHÂN CHỨC LỰC CƠ CHẾ CƠ SỞ HOẠT VĂN VẬT ĐỘNG PHÒNG CHẤT CỦA VP BẦU HỆ KHÔNG THỐNG KHÍ LÀM QĐ, VIỆC CHÍNH SÁCH a. Yếu tố tổ chức Hoạt động văn phòng trƣớc hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan cấp trên trực tiếp của văn phòng, phạm vi ảnh hƣởng, đối tƣợng điều chỉnh, các mối quan hệ, các nghĩa vụ quyền lợi của cơ quan đó tham gia. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể đƣợc quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Đồng thời, văn phòng cũng chịu ảnh hƣởng trong mối quan hệ tƣơng tác với các đơn vị khác trong cơ quan. Do vậy, mọi hoạt động giữa các phòng ban, đơn vị với văn phòng phải kết hợp mật thiết, đồng bộ với nhau trong công việc. b. Nguồn nhân lực Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý nhƣ hiện nay, yếu tố con ngƣới có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động văn phòng. Yếu tố này càng quan trọng vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng chƣa đƣợc coi trọng. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện nay đang thay đổi mạnh mẽ do các quy định mới của Nhà nƣớc về việc cơ quan Nhà nƣớc không thực hiện một số loại công việc mà văn phòng trƣớc đây vẫn thực hiện. Nguồn nhân lực trong văn phòng liên quan mật thiết đến ý thức tổ chức quản lý, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu nhà lãnh đạo biết khai thác yếu tố này dƣới nghệ thuật quản lý có khoa học sẽ thuận lợi cho việc vận hành bộ máy văn phòng thƣờng xuyên linh hoạt. Yếu tố con ngƣời trong văn phòng bao gồm : nhà lãnh đạo, nhân viên, khách hàng, đối tác ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và kết quả làm việc của văn phòng nói riêng. Nhà lãnh đạo: Là ngƣời quản lý, điều hành mọi hoạt động trong văn phòng. Doanh nghiệp có đạt đƣợc mục tiêu đề ra hay không là phụ thuộc vào hoạt động văn phòng có khoa học hay không, phụ thuộc vào khả năng quản lý, thông minh, quyết đoán nhạy bén của ngƣời lãnh đạo. Để quản lý tốt bộ máy văn phòng, ngƣời lãnh đạo phải có một số phẩm chất cơ bản sau: Một là : Có tầm nhìn chiến lƣợc Hai là : Có tham vọng Ba là : Có kỹ năng quản lý cần thiết: lập kế hoạch, kiểm tra, phân công công việc, động viên nhân viên làm việc có hiệu quả, bố trí công việc đúng ngƣời, đúng việc để phát huy khả năng cao nhất của nhân viên. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Nhân viên: Đây là nhân tố tác động trực tiếp đến quá trình hoàn thành công việc của văn phòng. Nếu nhƣ nhân viên hiểu rõ đƣợc chức năng, vai trò, nhiệm vụ của mình, của văn phòng thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình hơn. Ngƣợc lại, hoạt động văn phòng sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu nhƣ nhân viên văn phòng không hiểu rõ chức năng của mình, không có thái độ đúng mực với công việc. Để hoàn thành tốt công việc, nhân viên văn phòng cần các yếu tố năng lực, bao gồm : kiến thức, khả năng và hành vi phù hợp với nhiệm vụ. Cụ thể, nhân viên văn phòng cần có: Kiến thức, hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ ; Các kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc; Cách ứng xử, thái độ cần thiết trong công việc: cần cù, cẩn thận, linh hoạt, sáng tạo, giúp đỡ lãnh đạo, thân thiện, hòa đồng với các nhân viên khác. Tóm lại: các nhân viên văn phòng cần có đƣợc sự quan tâm, hỗ trợ, chỉ đạo từ nhà quản lý để hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao phó. Để đạt hiệu quả công việc cao nhất, cần có sự phối hợp nhịp nhàng, hài hòa giữa nghệ thuật quản lý của nhà lãnh đạo cùng sự đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau giữa các nhân viên trong văn phòng. Khách hàng, đối tác: Đây là kim chỉ nam cho hoạt động văn phòng. Nhân tố này vô cùng quan trọng với sứ mệnh duy trì và phát triển của doanh nghiệp, có liên quan tới kế hoạch phát triển hình ảnh của doanh nghiệp trong tƣơng lai. Hoạt động văn phòng đúng hƣớng là phải có sự kết hợp khéo léo giữa lợi ích của ngƣời tiêu dùng và lợi ích của doanh nghiệp. Có nhƣ thế doanh nghiệp mới tạo đƣợc sự tin tƣởng với khách hàng cũng nhƣ uy tín với đối tác làm ăn lâu dài. c. Cơ chế hoạt động của văn phòng Cơ chế hoạt động của cơ quan hành chính nhà nƣớc nói chung và hoạt động của tổ chức văn phòng nói riêng đang có nhiều cải tiến. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Vai trò của văn phòng càng ngày càng đƣợc đánh giá đầy đủ và rõ ràng. Sự ràng buộc trách nhiệm giữa văn phòng và các đơn vị chuyên môn ngày càng đƣợc củng cố. Văn phòng đã có trách nhiệm hơn trong nhiệm vụ liên kết phối hợp giữa các đơn vị trong cơ quan, vai trò càng quan trọng trong thực hiện các quy chế công khai, chống lãng phí và nạn tham nhũng. d. Bầu không khí làm việc Khoa học đã chứng minh bầu không khí làm việc có ảnh hƣởng rất nhiều đến năng suất lao động của CBCNV, làm ảnh hƣởng đến hiệu quả của mọi hoạt động trong văn phòng. Bên cạnh việc sắp xếp nơi làm việc, muốn tăng năng suất và hiệu quả công việc thì các nhà lãnh đạo phải quan tâm đến những yếu tố tác động đến con ngƣời nhằm tạo bầu không khí làm việc dễ chịu, để nhân viên có ý thức làm chủ cao. Con ngƣời thƣờng bị ảnh hƣởng bởi hai yếu tố: tâm lý và sinh lý. Về tâm lý: nếu làm việc trong môi trƣờng tốt, đầy đủ ánh sáng, nhiệt độ thích hợp, thì nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái và làm việc hăng say. Về sinh lý: nếu nhân viên làm việc trong môi trƣờng thoáng đãng, thoải mái, yên tĩnh thì họ sẽ cảm thấy khỏe khuắn hơn, có hƣng phấn để thực hiện công việc tốt nhất. Ngƣợc lại,bầu không khí làm việc mà nặng nề và căng thẳng thì sẽ dẫn đến tình trạng chán chƣờng, không thiết tha với công việc ảnh hƣởng tới kết quả làm việc của nhân viên văn phòng. Do vậy, bầu không khí làm việc cho nhân viên văn phòng cần dƣợc nhà lãnh đạo quan tâm, chú ý nhiều hơn nữa. e. Điều kiện cơ sở vật chất Ngày nay, khoa học công nghệ đang phát triển mạnh mẽ trong hầu hết các lĩnh vực. Cơ chế vận hành và điều kiện làm việc của văn phòng cổ điển không còn thích hợp nữa. Vì vậy các nhà lãnh đạo cần quan tâm nhiều đến công tác đầu tƣ, đổi mới các trang thiết bị trong văn phòng. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Yếu tố vật chất, trang thiết bị Yếu tố trang thiết bị văn phòng có ảnh hƣởng rất lớn đối với hiệu quả làm việc, công tác quản lý điều hành của cán bộ trong văn phòng. Trang thiết bị lạc hậu sẽ không đáp ứng đƣợc khối lƣợng công việc lớn và đòi hỏi tốc độ giải quyết nhanh nhƣ hiên nay. Ngƣợc lại, nếu trang thiết bị đầy đủ nhƣng sắp xếp, bố trí không khoa học, thuận tiện, hợp lý thì sẽ gây cản trở đến việc truyền đạt quyết định của nhà quản lý, đồng thời công việc của nhân viên sẽ không đạt hiệu quả cao. Nhƣ vậy, yếu tố này đòi hỏi không chỉ ở số lƣợng, chất lƣợng của trang thiết bị, mà còn đòi hỏi tính hiện đại hóa, sắp xếp khoa học và thẩm mỹ, tránh lãng phí. Yếu tố khoa học công nghệ Ngày nay, nhờ sự phát triển vƣợt bậc của KHCN đã giúp công việc quản lý của các nhà lãnh đạo trở nên dễ dàng hơn. Khi văn phòng đƣợc áp dụng KHCN hiện đại sẽ giúp hoạt động văn phòng trở nên chuyên nghiệp, chính xác, nhanh chóng, và tối ƣu hóa nghiệp vụ văn phòng. Đầu tƣ trang thiết bị văn phòng trở thành xu thế tất yếu của bất cứ doanh nghiệp nào muốn nâng cao hiệu quả quản lý, nâng sức cạnh tranh của doanh nghiệp mình trên thị trƣờng. f. Hệ thống quy định, chính sách - Yếu tố quy định, chính sách tác động rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp nói chung và của văn phòng nói riêng. Nếu kinh tế phát triển, các chính sách xã hội thuận lợi thì sẽ tạo cơ hội cho các doanh nghiệp phát triển lớn mạnh, điều đó đồng nghĩa với việc mỗi doanh nghiêp phải không ngừng nâng cao, tự đổi mới mình do đó hoạt động quản lý cũng nhƣ hoạt động văn phòng phải đƣợc cải tiến cho phù hợp với sự phát triển chung đó. - Yếu tố pháp luật: mỗi một doanh nghiệp hoạt động đều phải dựa trên sự quản lý của Nhà nƣớc bằng quy định, pháp luật do Nhà nƣớc ban hành. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Những chính sách pháp luật của nhà nƣớc tạo nên hành lang pháp lý bắt buộc các doanh nghiệp phải tuân theo, lấy đó làm căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế hoạt động, chính sách của mình. Những chính sách này phải đầy đủ, phù hợp với pháp luật nói chung và với đƣơng lối hoạt động của doanh nghiệp mình nói riêng. Điều này cũng đòi hỏi hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp, tổ chức phải luôn phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi thời kỳ và mang tính khả thi cao, tránh nhƣng quy định độc đoán gây rối loạn trong tổ chức,làm mất niềm tin và không có tính khả thi. Vì vậy, lãnh đạo doanh nghiệp phải lựa chọn phƣơng thức, đề ra quy chế cho phù hợp. Có thể nói, bất kỳ bộ phận văn phòng nào cũng chịu ảnh hƣởng trực tiếp bởi những yếu tố trên. Chính vì thế các nhà lãnh đạo doanh nghiệp mình phải luôn nhìn nhân rõ những yếu tố đó, tìm những phƣơng pháp khắc phục những thiếu sót nhằm củng cố bộ phận văn phòng ngày càng vững chắc và hoạt động đạt hiệu quả cao nhất. 1.3 Lý luận chung về Quản trị văn phòng 1.3.1 Quản niệm về Quản trị văn phòng Hiệu quả hoạt động của văn phòng thuộc rất lớn vào sự điều hành, quản lý của lãnh đạo đối với nhân viên trong phòng, sử dụng tối đa các nguồn lực trong văn phòng. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng quyết định tới sự thành công, phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà các nhà lãnh đạo luôn đặt ra mục tiêu rõ ràng để công tác quản trị văn phòng đạt đƣợc kết quả tốt nhất: Quản trị văn phòng trƣớc hết là công cụ và cũng là mục tiêu quan trọng trong điều hành quản lý công ty liên quan đến yếu tố con ngƣời. Sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp đều do con ngƣời. Vì vậy mục tiêu hàng đầu của quản trị văn phòng nhằm tăng cƣờng sự gắn kết giữa các thành Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng viên trong doanh nghiệp. Thông qua đó phát huy đƣợc khả năng, năng lực làm việc của từng nhân viên trong văn phòng. Quản trị văn phòng nhằm hƣớng tới khẳng định và nâng cao uy tín của ngƣời lãnh đạo trong doanh nghiệp. Một ngƣời lãnh đạo có uy tín là ngƣời có khả năng tuyên truyền, giáo dục cho mọi nhân viên trong văn phòng đồng thời trong cơ quan về quan điểm, đƣờng lối, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nƣớc làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, đƣa nhân viên vào trật tự, kỉ cƣơng, đồng thời tạo ra không khí làm việc thoải mái, không cứng nhắc, đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc. Xây dựng nét văn hóa riêng cho doanh nghiệp, hiện đại, lịch sự phát huy tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần làm việc tự giác của mỗi cá nhân đem lại kết quả cao nhất cho hoạt động văn phòng. Tổ chức, quản lý hệ thống thông tin, văn bản trong doanh nghiệp một cách khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà nguồn thông tin, văn bản đem lại. Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động cho văn phòng mang tính khoa học, chuyên nghiệp. Đầu tƣ trang thiết bị hiện đại nhằm nâng cao công tác quản lý, điều hành văn phong nói riêng và doanh nghiệp nói chung phù hợp với mục tiêu chính sách phát triển của doanh nghiệp. 1.3.2 Các nội dung của quản trị văn phòng Một là : Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Chƣơng trình công tác là kế hoạch hành động, là cơ sở để ban lãnh đạo công ty chỉ đạo, điều hành, theo dõi tiến độ công việc theo từng thời gian đƣợc chủ động, vừa quán xuyến toàn diện các mặt công tác vừa nắm chắc công việc trọng tâm nhằm đạt đƣợc yêu cầu, mục tiêu cụ thể trong thời gian nhất định. Khối lƣợng công việc hàng ngày là ngoài sự kiểm soát của ngƣời quản trị văn phòng. Tuy nhiên có thể nhìn vào ghi chép công việc trong quá khứ và ngoại suy từ đó để cho một số chỉ dẫn về khối lƣợng công việc có thể có trong tƣơng lai. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Hai là : Xây dựng và vận hành cơ cấu tổ chức hợp lý Phƣơng hƣớng chung của chƣơng trình cải cách nhà nƣớc về hành chính của chính phủ trong giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển thì xây dựng mô hình văn phòng gọn nhẹ với chức năng, nhiệm vụ rõ ràng cụ thể mang tính chuyên nghiệp trong quản lý của lãnh đạo và chuyên môn sâu của các nghiệp vụ. Các mô hình về bộ phận văn phòng trong doanh nghiệp đƣợc xây dựng sao cho phù hợp với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực kinh doanh của mỗi doanh nghiệp để có thể khai thác tối đa các nguồn lực sắn có trong doanh nghiệp mình. Ba là : Quản lý nguồn nhân sự Nhân sự là một yếu tố quan trọng, không thể thiếu đối với sự tồn tại và phát triển của một cơ quan, tổ chức. Vì vậy công tác quản lý nguồn nhân sự sao cho tốt, sao cho hiệu quả là vấn đề mà các nhà quản trị doanh nghiệp rất quan tâm. Duy trì đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn cao và thâm niên công tác lâu năm là vấn đề hết sức quan trọng vì khi đó doanh nghiệp sẽ không phải chi trả khoản chi cho tuyển dụng và đào tạo ngƣời mới. Nhƣng hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đang đứng trƣớc trƣớc thực trạng đó là nguồn nhân sự luôn luôn biến động vì sự ra đi của nhân viên cũ và sự gia nhập của nhân viên mới do đó doanh nghiệp không có đội ngũ nhân sự làm việc chuyên nghiệp. Điều này đặt ra yêu cầu cho nhà lãnh đạo phải làm sao để quản lý, thu hút nguồn nhân lực giỏi đồng thời vẫn giữ nguồn nhân lực ổn định Bốn là : Xây dựng quy chế làm việc và phân công công việc hiệu quả Ngƣời lãnh đạo muốn quản lý đƣợc nhân viên của mình thì phải đƣa ra một quy chế làm viêc hợp lý, khoa học để tất cả nhân viên tuân theo. Có nhƣ vậy mới công việc mới tạo đƣợc hệ thống, lấy đó làm quy chuẩn để dễ dàng đánh giá đƣợc thái độ làm việc của nhân viên trong văn phòng. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Bên cạnh việc xây dựng quy chế làm việc rõ ràng, cụ thể, nhà lãnh đạo còn phải biết phân công công viêc một cách hợp lý, khoa hoc, đúng ngƣời đúng việc. Làm đƣợc điều đó, không chỉ giúp cho nhân viên cảm thấy thoải mái, tin tƣởng vào khả năng lãnh đạo của cấp trên, mà còn giúp họ phát huy đƣợc tối đa khả năng của mình, đạt đƣợc hiệu quả cao nhất trong công việc. Năm là : Kiểm tra, đánh giá kết quả làm việc của nhân viên Thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả làm việc của nhân viên không chỉ giúp nhà quản lý năm rõ đƣợc năng lực của mỗi nhân viên, mà còn dựa vào kết quả đánh giá đó để khen, thƣởng khích lệ cho những nhân viên đạt kết quả cao trong công việc để họ cố gắng hơn nữa, đồng thời thúc đẩy tinh thần phấn đấu của các nhân viên khác Sáu là : Xây dựng văn hóa công sở Xây dựng văn hóa công sở cũng là yếu tố cần thiết để nhà quản trị đƣa doanh nghiệp của mình hội nhập với nền văn minh nhân loại. Xây dựng văn hóa công sở đó là : không hút thuốc, đánh bài, ăn nói thiếu văn hóa nơi công sở, trang phục lịch sự Đó chính là những nét văn hóa đẹp làm nên bộ mặt của doanh nghiêp Bảy là : Cung cấp đầy dủ điều kiện cơ sở vật chất Điều kiện cơ sở vật chất là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng khi cơ sở vật chất đƣợc trang bị đầy đủ và hiện đại là điều kiện thúc đẩy nhân viên làm việc hăng say, nhiệt tình đạt hiệu quả công việc cao. Đồng thời cơ sở vật chất đƣợc trang bị đầy đủ hiện đại là một trong những yếu tố đánh giá khả năng tổ chức và điều kiện làm việc của mỗi cơ quan. Chính vì vậy mà nhà quản trị, phải tạo mọi điều kiện, cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị cho văn phòng để đảm bảo công việc đƣợc tiến hành thuận lợi, nhanh chóng. Tiểu kết chương Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Hệ thống lý luận về văn phòng và công tác văn phòng trên đây đã phần nào giúp hiểu rõ về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và các nghiệp vụ cơ bản của hoạt động văn phòng. Mục đích của khóa luận là nghiên cứu về hoạt động văn phòng, do đó, lý luận về quản trị văn phòng chỉ đƣợc đƣa vào với tính chất tham khảo. Qua đó, có thể thấy rõ đƣợc văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của doanh nghiệp, có vị trí quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một tổ chức, doanh nghiệp. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Chƣơng II: Thực tiễn hoạt động Văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà Chƣơng này tập trung vào phân tích, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng Tổng công ty Sông Đà – Bộ xây dựng trên cơ sở lý luận đã đƣợc trình bày ở chƣơng I. Chƣơng này đƣợc bắt đầu bằng việc giới thiệu khái quát về Tổng công ty Sông Đà, nhằm mô tả bối cảnh trong đó hoạt động văn phòng đƣợc thực hiện và đánh giá cụ thể. 2.1 Giới thiệu khái quát về Tổng công ty Sông Đà Tổng công ty Sông Đà có tên giao dịch Quốc tế là Sông Đà Contruction Corporation viết tắt là SDC đƣợc thành lập vào ngày 01/06/1961 theo Quyết định số 90-TTg ngày 07/03/1994 của Thủ tƣớng Chính phủ và ủy quyền của Thủ tƣớng Chính phủ tại Thông báo số 5825/ĐMDN ngày 13/05/1995, theo Quyết định số 966/BXD-TCLĐ ngày 15/11/1995 của Bộ Xây dựng. Tổng công ty lấy tên ban đầu là “ Công ty xây dựng Thủy điện Thác Bà”. Tổng công ty là chủ đầu tƣ các nhà máy xi măng Hòa Bình, Yaly, xi măng Hạ Long, nhà máy thép Việt Ý, khu đô thị Mỹ Đình – Mễ Trì, khu công nghiệp Phố Nối A, Đình Trám cùng nhiều cơ sở sản xuất công nghiệp khác. Ngoài ra Tổng công ty đã tham gia xây dựng hầu hết các công trình thủy điện lớn của đất nƣớc nhƣ thủy điện Thác Bà, Hòa Bình, Trị An, Vĩnh Sơn, Yaly cung cấp đến 60% sản lƣợng điện cho cả nƣớc góp phần công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nƣớc. Trên 40 năm phát triển và trƣởng thành, Tổng công ty đã tích lũy đƣợc nhiều kinh nghiệm trong thiết kế, thi công và điều hành sản xuất. Ngày nay Tổng công ty đã có một đội ngũ kỹ thuật và nhân viên lành nghề. Chú trọng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng đầu tƣ đổi mới trang thiết bị, Tổng công ty là đơn vị duy nhất ở Việt Nam có lực lƣợng thiết bị thi công chuyên nghành tiên tiến hiện đại. Với những thành tích và đóng góp to lớn cho sự nghiệp xây dựng đất nƣớc, Tổng công ty đã hai lần đƣợc tặng thƣởng huân chƣơng Hồ Chí Minh cùng nhiều Huân chƣơng cao quý khác đặc biệt đầu năm 2004 Tổng công ty vinh dự đƣợc Đảng và Nhà nƣớc phong tặng danh hiệu Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới. Định hƣớng phát triển của tổng công ty trong giai đoạn 2005 – 2010 là: Xây dựng và phát triển thành tập đoàn kinh tế lớn mạnh, đa dạng hóa ngành nghề, đa dạng hóa sản phẩm trên cơ sở duy trì và phát triển nghành nghề xây dựng truyền thống để đảm bảo Tổng công ty là một nhà thầu mạnh có khả năng làm tổng thầu các công trình lớn ở trong nƣớc và Quốc tế, nâng cao năng lực cạnh tranh, góp phần quan trọng vào sự nghiệp công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nƣớc. 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của TCT Sông Đà Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng công ty Sông Đà căn cứ theo đề nghị của của Hội đồng quản trị Tổng công ty xây dựng Sông Đà tại Tờ trình số 64TCT/HĐQT ngày 09/04/2000 và đề nghị của Vụ trƣởng vụ tổ chức lao động đƣợc đề ra rõ nhƣ sau: Về chức năng: - Tổng công ty Sông Đà là một doanh nghiệp Nhà nƣớc thuộc Bộ xây dựng có chức năng tham gia xây dựng các công trình, các công trình giao thông, thủy điện - Ngoài ra Tổng công ty còn có chức năng thực hiện sản xuất kinh doanh, phối hợp với các cơ quan, doanh nghiệp trong quản lý lao động. Về nhiệm vụ: Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Nhiệm vụ chính của TCT thuộc các công việc về xây dựng bao gồm: - Nạo vét và bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình. - Thi công các loại móng công trình - Khoan phun sử lý chống thấm, thi công bằng phƣơng pháp nổ mìn. - Xây lắp kết cấu công trình, lắp đặt thiết bị cơ, điện, nƣớc công trình, gia công lắp đặt kết cấu, lắp đặt thiết bị công nghệ, đƣờng dây và trạm biến áp, đƣờng ống các loại. - Hoàn thiện xây dựng, trang trí nội thất và tạo kiến trúc cảnh quan công trình. - Xây dựng các công trình thủy điện, kênh mƣơng, đê đập, đƣờng hầm, hồ chứa nƣớc - Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp nhóm A. - Xây các công trình giao thông, đƣờng bộ, sân bay, bến cảng Ngoài ra, TCT còn có những nhiệm vụ sau: đầu tƣ xây dựng nhà, cơ sở hạ tầng, tƣ vấn xây dựng, sản xuất vật liệu xây dựng, xuất nhập khẩu vật tƣ, thiết bị, công nghệ xây dựng, đầu tƣ sản xuất kinh doanh điện thƣơng phẩm, nƣớc sạch. Đƣa ngƣời Việt Nam đi làm có thời hạn ở nƣớc ngoài, liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh doanh trong nƣớc và nƣớc ngoài phù hợp với luật pháp và chính sách của Nhà nƣớc; Tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ KHCN và công tác đào tạo và bồi dƣỡng cán bộ, công nhân trong Tổng công ty. Về quyền hạn: - TCT có quyền quản lý, sử dụng vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác của nhà nƣớc giao và các nguồn lực huy động khác theo quy định của pháp luật để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ đƣợc nhà nƣớc giao và phát triển kinh doanh. - TCT có quyền giao lại cho các doanh nghiệp thành viên quản lý, sử dụng các nguồn lực mà TCT đã nhận từ nhà nƣớc. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng - TCT có quyền đầu tƣ, góp cổ phần, phát hành, mua bán cổ phiếu, trái phiếu, mua một phần hoặc toàn bộ tái sản của doanh nghiệp khác theo quy định của pháp luật. - TCT có quyền chuyển nhƣợng, thay thế, cho thuê, thế chấp, cầm đồ tài sản thuộc quyền quản lý của Tổng công ty. - TCT có quyền quản lý, tổ chức kinh doanh nhƣ sau: Tổ chức bộ máy, tổ chức kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ Nhà nƣớc giao và yêu cầu phát triển của TCT. Đổi mới công nghệ, thiết bị hiện đại. Đặt chi nhánh, đại diện của Tổng công ty trong nƣớc và nƣớc ngoài theo quy định pháp luật. Lựa chọn, phân chia thị trƣờng giữa các doanh nghiệp thành viên, đƣợc xuất - nhập khẩu theo quy định. Quyết định khung giá, thống nhất giá nhập khẩu tối thiểu, giá nhập khẩu tối đa trừ những sản phẩm và dịch vụ do nhà nƣớc đặt giá. Xây dựng và áp dụng định mức lao động, vật tƣ, đơn giá tiền lƣơng trên đơn vị sản phẩm. Phân cấp việc tuyển chọn, thuê mƣớn, bố trí sử dụng, đào tạo lao động, lựa chọn phƣơng thức trả lƣơng, thƣởng và các quyền khác của ngƣời sử dụng lao động theo quy định. Quyền quan hệ hợp tác trực tiếp với đối tác kinh doanh, tổ chức chính phủ và phi chính phủ nƣớc ngoài theo quy định. - TCT có quyền quản lý tài chính nhƣ sau: Đƣợc sử dụng vốn, các quỹ và các nguồn lực khác theo nguyên tắc bảo toàn, có hiệu quả. Tự huy động vốn để sản xuất kinh doanh nhƣng không làm thay đổi hình thức sở hữu đối với TCT. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Đƣợc thành lập, quản lý và sử dụng các quỹ tập trung, quỹ khấu hao tài sản cố định, tỷ lệ trích, chế độ sử dụng và quản lý các quỹ này theo quy định của Bộ tài chính. Đƣợc sử dụng phần lợi nhuận còn lại sau khi đã làm đủ nghĩa vụ đối với Nhà nƣớc, lập quỹ đầu tƣ, phát triển và các quỹ khác theo quy định để chia cho ngƣời lao động. Đƣợc hƣởng chế độ trợ cấp, trợ giá hoặc ƣu đãi khác của Nhà nƣớc khi thực hiện nhiệm vụ sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ quốc phòng, an ninh. Đƣợc hƣởng các chế độ đầu tƣ hoặc tái đầu tƣ theo quy định. - TCT có quyền từ chối và tố cáo mọi yêu cầu cung cấp các nguồn lực không đƣợc pháp luật quy định của bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào, trừ những khoản tự nguyện đóng góp vì mục đích nhân đạo và công ích. 2.1.2 Cơ cấu tổ chức: a. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Sông Đà Tổng công ty Sông Đà có 30 đơn vị thành viên, trong đó có 14 công ty là hạch toán phụ thuộc, hoạt động trên phạm vi cả nƣớc, với đội ngũ hơn 30.000 cán bộ kỹ thuật và công nhân lành nghề (trong đó có hơn 4000 cán bộ kỹ thuật, quản lý có trình độ Đại học và trên Đại học) cùng máy móc trang thiết bị hiện đại. Mô hình quản lý mà công ty áp dụng là mô hình “trực tuyến chức năng” : - Hội đồng quản trị - Ban kiểm soát - Ban Tổng giám đốc - Bộ máy giúp việc: + Các phòng, ban chức năng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng + Các đại diện, văn phòng đại diện ở trong, ngoài nƣớc + Các Ban quản lý, Ban điều hành dự án + Các đơn vị hạch toán phụ thuộc + Các đơn vị sự nghiệp -Các đơn vị thành viên của TCT Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Hình 2.2. Cơ cấu tổ chức của TCT Sông Đà HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT TỔNG GIÁM ĐỐC PTGĐ PTGĐ PTGĐ PTGĐ PTGĐ PTGĐ PTGĐ KIÊM CT KIÊM TP KỸ TP ĐẦU TƢ TP KINH KIÊM GĐ KIÊM GĐ ĐIỆN - VL C.TỊCH THUẬT TẾ - TÀI BĐH SƠN BĐH XMHL CHÍNH LA T.QUANG P.ĐẦU P.THIẾ P.PHÁP P.TỔ P.QUẢ P.KINH P.KẾ P. TÀI VĂN TƢ T BỊ CHẾ CHỨC N LÝ TẾ HOẠCH CHÍNH PHÒNG CÔNG ĐÀO KỸ – KẾ NGHỆ TẠO THUẬT TOÁN CÁC BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÁC VPĐD TỔNG CÔNG TY CÁC BAN ĐIỀU HÀNH TRONG VÀ NGOÀI NƢỚC CT THÀNH VIÊN CÁC ĐƠN VỊ PHỤ CÁC CT CỔ PHẦN CÁC CÔNG TY TRƢỜNG CAO 100% VỐN NHÀ THUỘC (CHI PHỐI) LIÊN KẾT ĐẲNG NGHỀ NƢỚC SÔNG ĐÀ Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng b. Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các đơn vị Hội đồng quản trị: Là cơ quan có toàn quyền quyết định mọi vấn đề quan trọng liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty. Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, khen thƣởng, kỷ luật, mức lƣơng và các lợi ích khác của Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, Kế toán trƣởng,Giám đốc chi nhánh, theo đề xuất của Tổng giám đốc. - Ban kiểm soát: Ban kiểm soát là tổ chức giám sát Hội đồng quản trị trong việc quản lý và điều hành công ty, kiểm tra tính trung thực, hợp lý, hợp pháp và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính của công ty và có những kiến nghị khắc phục những sai phạm. - Ban Tổng giám đốc: Bao gồm 1 Tổng giám đốc và 7 Phó tổng giám đốc Tổng giám đốc là ngƣời đại diện theo pháp luật của công ty, Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm một trong số các thành viên của Hộ đồng quản trị hoặc đi thuê bên ngoài. Tổng giám đốc là ngƣời điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty, trên cơ sở nhiệm vụ và quyền hạn đƣợc quy định tại điều lệ của công ty và Hợp đồng đƣợc ký với nhà quản trị. Chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị và pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đƣợc giao. Các Phó tổng giám đốc giúp Tổng giám đốc điều hành công việc đầu tƣ, kỹ thuật, kinh tế tài chính Các Phó tổng giám đốc có nhiệm vụ chính nhƣ sau: nghiên cứu thị trƣờng, nắm bắt các nguồn hàng, dự án, xây dựng các phƣơng án kinh doanh đảm bảo hiệu quả kinh tế. Trực tiếp chỉ đạo các dự án công trình. Đề xuất với Tổng giám đốc các biện pháp mở rộng và phát triển Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng sản xuất kinh doanh. Đƣợc Tổng giám đốc ủy quyền giải quyết một số công việc liên quan về khai thác kinh doanh sản xuất, ủy quyền ký các hợp đồng liên doanh nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh. - Phòng kinh tế - kế hoạch: Tham mƣu giúp Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Tổng công ty trong các khâu quản lý, xây dựng công tác kế hoạch, công tác thống kê, công tác kinh tế, công tác hợp đồng kinh tế và công tác vật tƣ (sản xuất, thu mua, theo dõi, giám sát vật tƣ) của Tổng công ty. Phòng gồm 17 ngƣời chia thành 3 tổ mỗi tổ có 5 ngƣời có một trƣởng phòng và 3 phó phòng. - Phòng đầu tư Giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc TCT về công tác Quản lý đầu tƣ và xây dựng của Tổng công ty bao gồm: Lập, thẩm định và trình duyệt các dự án đầu tƣ, các dự án kinh doanh, liên kết đầu tƣ trong và ngoài nƣớc. Theo dõi, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện các giai đoạn đầu tƣ của TCT là các đơn vị thành viên - Phòng quản lý kỹ thuật Giúp việc cho Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị và lĩnh vực quản lý kỹ thuật - chất lƣợng, an toàn thi công xây lắp công trình và các hoạt động KHKT, đổi mới công nghệ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. - Phòng thiết bị - công nghệ Giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong các lĩnh vực: Tổ chức thực hiện công tác đấu thầu thiết bị, vật tƣ, phụ tùng. Quản lý công tác lắp đặt thiết bị Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Nghiên cứu và đề xuất việc ứng dụng các công nghệ tiên tiến trong lĩnh vực thiết bị vào sản xuất. - Phòng tài chính – kế toán Giúp tổ chức, chỉ đạo công tác tài chính – tín dụng trong TCT theo đúng điều lệ, đề xuất các giải pháp cần thiết nhằm thu hút, tạo lập và sử dụng hợp lý nguồn tài chính, các quỹ tiền tệ của TCT đạt hiệu quả cao nhất. Bảo đảm đáp ứng đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của Tổng công ty. Giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong lĩnh vực kế toán và hạch toán kinh doanh trong toàn TCT. Giúp họ kiểm soát băng đồng tiền theo quy định về Quản lý kinh tế của Nhà nƣớc và của Tổng công ty. Kiểm soát hoạt động tài chính của các đơn vị trong TCT. - Phòng pháp chế Giúp Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc thực hiện các công viêc sản xuất kinh doanh theo đúng quy định của nhà nƣớc và pháp luật, tuân thủ những chính sách, quy chế do Nhà nƣớc ban hành. Đồng thời tiến hành xử lý đối với những nhân viên bị kỷ luật theo đúng quy định của TCT - Phòng tổ chức – đào tạo Hỗ trợ lãnh đạo trên các lĩnh vực: Công tác tổ chức, công tác cán bộ. Chế độ chính sách đối với ngƣời lao động Công tác đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực Tuyển mộ nhân lực - Văn phòng Tổng công ty Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Là đầu mối quan trọng giải quyết các công việc giúp cho lãnh đạo TCT điều hành và chỉ đạo thống nhất tập trung hoạt động sản xuất kinh doanh. Tổ chức các hoạt động, các sự kiện cho TCT. c. Thực trạng đội ngũ CBCNV và Chính sách đối với CBCNV Số lƣợng cán bộ của Tổng công ty Sông Đà tính đến 30/9/2009 là 7.026 cán bộ, tổng số công nhân kỹ thuật là trên 20.000 ngƣời: Hình 2.3 : Bảng thống kê số lƣợng công nhân viên TCT Sông Đà Trình độ, tay nghề Số lƣợng (ngƣời) Sau Đại học 91 Đại học 5.026 Cao đẳng 775 Trung cấp 1.588 Tay nghề bậc 2/7 5.342 Tay nghề bậc 3/7 7.888 Tay nghề bậc 4/7 2.969 Tay nghề bậc 5/7 1.877 Tay nghề bậc 6/7 717 Tay nghề bậc 7/7 210 ( Phòng Tổ chức – Đào tạo, 2009) Hiện tại Tổng công ty đang cần tuyển dụng và đào tạo khoảng trên 3000 công nhân kỹ thuật thuộc các lĩnh vực nghề mà các đơn vị tại các công trình trọng điểm của công ty còn thiếu nhƣ : nghề nề, nghề bê tông, cốt thép, nghề hàn để kịp thời đáp ứng cho nhu cầu tuyển dụng của các đơn vị Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Tổng công ty áp dụng trả lƣơng theo quy định của nhà nƣớc. Các cán bộ, chuyên viên quản lý thì đƣợc hƣởng lƣơng theo bậc lƣơng nghề nghiệp đào tạo. Hàng năm có tổng kết đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn đơn vị trực thuộc Tổng công ty và xét thƣởng cá nhân, đơn vị có thành tích xuất sắc trong lao động . Tổng công ty có quỹ phúc lợi dùng trong công tác động viên thăm hỏi những ngƣời ốm đau, trợ cấp những đối tƣợng khó khăn mất việc làm. Có chính sách khuyến khích động viên cán bộ công nhân viên tổ chức các cuộc tham quan, nghỉ mát, chế độ nghỉ phép đƣợc áp dụng. Thƣờng xuyên tổ chức các khóa đào tạo do các chuyên gia nƣớc ngoài giảng dạy về chủ đề “biện pháp quản lý và tổ chức thi công các công trình” , các lớp ngoại ngữ do trƣờng đại học ngoại ngữ giảng dạy, sau khóa học có kiểm tra cấp chứng chỉ. Phƣơng tiện làm việc của các cán bộ quản lý trong các phòng ban đƣợc trang bị đầy đủ, hầu hết các cán bộ quản lý đều biết ngoại ngữ và biết sử dụng thành thạo máy tính trong tính toán, lập các biện pháp thi công, quản lý tài chính, quản lý thông tin Các công nhân trên công trƣờng đều đƣợc đào tạo về kỹ thuật cũng nhƣ biện pháp an toàn trong thi công, thiết bị bảo hộ lao động đƣợc trang bị đầy đủ, các biện pháp phòng cháy chữa cháy thƣờng đƣợc kiểm tra. Ngoài ra còn tổ chức thi chọn những cán bộ an toàn viên giỏi toàn công ty. Hình 2.4 : Bảng lƣơng TB của nhân viên TCT Sông Đà Năm Kế hoạch Thực hiện 2007 2.45 2.672 2008 3.2 3.34 2009 4.1 4.23 (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán) Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng nhập bình quân một CBCNV/tháng năm 2008 : Thực hiện đạt 104% so với kế hoạch, tăng 25% (2007) Thu nhập bình quân một CBCNV/tháng năm 2009 : Thực hiện đạt 118% so với kế hoạch, tăng 28% (2008) Nhìn vào bảng lƣơng trung bình của cán bộ công nhân viên của Tổng công ty Sông Đà có thể thấy mức lƣơng trung bình của cán bộ công nhân viên là tƣơng đối cao, mức thực hiện các năm gần đây đều tăng so với kế hoạch chứng tỏ Tổng công ty Sông Đà đã quan tâm đến đời sống công nhân viên, và đảm bảo cho nhân viên nhận đƣợc mức lƣơng đúng với năng suất làm việc của mình. 2.1.3 Tình hình sản xuất kinh doanh Tông công ty Sông Đà là một trong những công ty đƣớng đầu về tốc độ tăng trƣởng. Trong những năm gần đây, công ty luôn đổi mới công nghệ sản xuất, không nghừng phấn đấu, nêu cao tinh thần lao động hăng say nhằm mục tiêu lợi nhuận năm sau cao hơn năm trƣớc nên tình hình doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng đáng kể. Cụ thể nhƣ sau: Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Hình 2.5 : Tình hình sản xuất kinh doanh 2007- 2009 Của TCT Sông Đà Đvt: tỷ đồng Chỉ tiêu 2007 2008 2009 Năm KH TT KH TT KH TT Tổng giá 12.700 15.300 18.000 18.510 20.500 20.870 trị SXKD Doanh 12.205 12.600 15.000 15.500 17.000 18.715 thu Nộp Nhà 511 620 700 730 800 1.452 nƣớc Lợi 574 750 750 830 900 2.055 nhuận ( Nguồn: Phòng Tài chính – kế toán) Năm 2007: Tổng giá trị sản xuất kinh doanh thực hiện đạt 120% so với kế hoạch, tăng 46 % (2006); Doanh thu thực hiện đạt 103% so với kế hoạch, tăng 50% (2006); Các khoản nộp Nhà nƣớc thực hiện đạt 121%, tăng 46% (2006); Lợi nhuận thực hiện đạt 131% so với kế hoạch, tăng 66% (2006). Năm 2008 : Tổng giá trị sản xuất kinh doanh thực hiện đạt 103% so với kế hoạch, tăng 21 % (2007); Doanh thu thực hiện đạt 103% so với kế hoạch, Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng tăng 23% (2007); Các khoản nộp Nhà nƣớc thực hiện đạt 104%, tăng 18% (2007); Lợi nhuận thực hiện đạt 111% so với kế hoạch, tăng 11% (2007). Năm 2009 : Tổng giá trị sản xuất kinh doanh thực hiện đạt 102% so với kế hoạch, tăng 13% (2008); Doanh thu thực hiện đạt 110% so với kế hoạch, tăng 21% (2008); Các khoản nộp Nhà nƣớc thực hiện đạt 182%, tăng 99% (2008); Lợi nhuận thực hiện đạt 228% so với kế hoạch, tăng 154% (2008). Từ những thành tựu trên ta thấy Tổng công ty Sông Đà đang hoạt động hết sức hiệu quả, đạt đƣợc mức tăng trƣởng khá cao đăc biệt là trong năm 2009. Công ty cần phát huy những mặt tích cực, phát huy hết các nhân tố làm tăng doanh thu, lợi nhuận và hạn chế các mặt tiêu cực, tiết giảm chí phí để đạt đƣợc những kết quả cao hơn nữa. 2.1.4 Những thuận lợi khó khăn của Tổng công ty Về mặt thuận lợi: Tổng công ty có một thƣơng hiệu mạnh trong lĩnh vực đầu tƣ, xây dựng, có tốc độ tăng trƣởng cao trong những năm vừa qua. Tổng công ty trực thuộc dƣới sự quản lý của Bộ xây dựng do vậy luôn nhận đƣợc sự hỗ trợ về nhiều mặt: công việc, thị trƣờng, tài chính Bên cạnh đó, TCT hiện có lực lƣợng thiết bị máy móc tƣơng đối hoàn chỉnh phục vụ thi công các công trình giao thông, dân dụng, công nghiệp và sản xuất vật liệu xây dựng. Đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm, năng động, sáng tạo thích ứng với mọi cơ chế thị trƣờng, với tinh thần chủ động giám nghĩ dám làm, có nhiều sách kiến cải tiến kỹ thuật, có trách nhiệm cao. Đội ngũ cán bộ và công nhân kỹ thuật lành nghề, luôn sẵn sàng làm việc với hết khả năng của mình. Tập thể cán bộ có tinh thần đoàn kết, kỷ luật, đồng tâm hợp lực cao trong mọi công việc sản xuất kinh doanh của TCT Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng TCT có năng lực tài chính đáp ứng đƣợc công trình nhận thầu có giá trị tầm cỡ quốc gia, có hệ thống quản lý chất lƣợng phù hợp với hoạt động thi công. Những mặt khó khăn: Khi Việt Nam gia nhập WTO ngày càng có nhiều doanh nghiệp nƣớc ngoài đầu tƣ vào Việt Nam, họ có cơ sở vật chất hiện đại, nguồn nhân lực đƣợc đào tạo chuyên sâu, có kỹ năng tay nghề cao khiến cho sức ép trong cạnh tranh trong ngành ngày càng gay gắt. Phần lớn TCT phải đấu thầu theo từng công trình hạng mục điều đó dẫn đến việc sản xuất kinh doanh không diễn ra liên tục. Nhiều công trình xây lắp xong lại chƣa đƣợc thanh quyết toán dẫn tới tình trạng ứ đọng vốn. Việc thiết kế thi công một số dự án không kịp thời, việc tập trung nhân lực, máy móc thiết bị thi công của một số đơn vị thi công còn thiếu, chƣa đồng bộ. TCT hoạt động trong nghành xây dựng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện khí hậu thời tiết, cho nên việc khí hậu thời tiết thất thƣờng cũng làm ảnh hƣởng không nhỏ đến tiến độ và chất lƣợng công trình. 2.2 Khái quát về văn phòng Tổng công ty Sông Đà 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của VP TCT Nhìn chung, văn phòng Tổng công ty Sông Đà đã thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của mình theo hệ thống lý thuyết đã đƣa ra ở trên. 2.2.2 Cơ cấu tổ chức: Văn phòng TCT đƣợc tổ chức một cách thống nhất, chặt chẽ đƣợc tổ chức nhƣ sau: - 01 Chánh văn phòng - 03 Phó chánh văn phòng - Các bộ phận trực thuộc văn phòng Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Bộ phận tổng hợp Bộ phận văn thƣ lƣ trữ Bộ phận lễ tân Bộ phận lái xe Bộ phận y tế Bộ phận tổng đài Bộ phận bảo vệ Hình 2.6 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng TCT ( Phòng Tổ chức – Đào tạo, 2010) Chánh văn phòng P.chánh văn phòng Bộ phận BP Văn BP hành Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận tổng hợp thƣ LT chính lễ tân lái xe y tế tổng đài bv quản trị (03 CB) (04 CB) (02 CB) (04 CB) (03 CB) (02 CB) (03 CB) (03 CB) Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Các bộ phận trong văn phòng đƣợc Chánh văn phòng quy định chức năng, nhiệm vụ rõ ràng và chịu trách nhiệm về công việc đƣợc giao trƣớc Chánh văn phòng. 2.2.3 Tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng. Về tổ chức lao động Tổng công ty Sông Đà có đội ngũ cán bộ đông đảo và đƣợc tổ chức hợp lý. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận mà có cách tổ chức lao động khác nhau sao cho phù hợp. Trong cơ cấu tổ chức Văn phòng, đứng đầu là Chánh văn phòng, giúp việc cho Chánh văn phòng là 03 Phó chánh văn phòng. Ngoài giúp việc cho Chánh văn phòng, thì Phó chánh văn phòng còn có nhiệm vụ trực tiếp phụ trách các bộ phận trong văn phòng Tổng công ty và thay mặt Chánh văn phòng điều hành các công việc khi Chánh văn phòng đi vắng. Nhìn chung, các cơ cấu tổ chức của Văn phòng tƣơng đối hợp lý. Cán bộ đã có ý thức trong công việc của mình, hoàn thành nhiệm vụ, công việc đƣợc giao song vẫn còn những mặt tồn tại nhất định. Đó là trình độ các chuyên viên còn ít, trình độ chuyên môn của các cán bộ còn hạn chế chƣa đƣợc nâng cao Về trang thiết bị văn phòng Trong một cơ quan, trang thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu đối với bất kỳ văn phòng nào. Để hoạt động văn phòng đạt hiệu quả cao không chỉ cần có một đội ngũ cán bộ giỏi đƣợc tổ chức khoa học hợp lý mà cần phải có các trang thiết bị văn phòng hiện đại tiên tiến. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Thực tế cho thấy trong một cơ quan có trang thiết bị đầy đủ và hiện đại thì công việc của cơ quan sẽ đƣợc tiến hành nhanh chóng và đạt hiệu quả cao Tại Văn phòng Tổng công ty Sông Đà, trang thiết bị Văn phòng tƣơng đối đầy đủ. Trong mỗi phòng đƣợc trang bị những thiết bị hiện đại nhƣ : máy vi tính, máy in, điện thoại, điều hòa, bàn ghế làm việc Cụ thể từng phòng nhƣ sau : - Phòng Chánh văn phòng : máy vi tính, điện thoại, bàn làm việc, bàn để máy tính, điều hòa, tủ đựng tài liệu, giá để tài liệu, bộ bàn ghế uống nƣớc, tiếp khách - Phòng Phó chánh văn phòng : máy vi tính, bàn để vi tính, bàn làm việc, điều hòa, tiếp khách, tủ đựng tài liệu, giá để tài liệu, ghế đệm xoay - Phòng văn thƣ : máy vi tính, bàn để máy vi tính, điện thoại, máy fax, máy in, máy photo, tủ đựng tài liệu, giá để tài liệu, ghế đệm xoay, ghế xuân hòa, điều hòa Những dụng cụ văn phòng phẩm cần thiết cũng đƣợc trang bị đầy đủ nhƣ: ghim cài, dao dọc giấy, bàn dập ghim, kéo, giấy, tem, phong bì Hiện nay, cơ quan đã sử dụng hệ thống Internet để quản lý và truy cập thông tin. Bộ phận văn phòng cũng đã đƣợc nối mạng. Hầu hết các phòng đều đƣợc nối mạng vì vậy việc cập nhật thông tin cập nhật khá nhanh để phục vụ cho hoạt động của văn phòng. Mặc dù, văn phòng đã đƣợc trang thiết bị hiện đại nhƣng bên cạnh đó vẫn có trang bị cũ, lạc hậu. Ví dụ nhƣ máy vi tính thƣờng xuyên bị trục trặc, hỏng. Vì vậy, cơ quan cần thƣờng xuyên kiểm tra, sửa đổi mới trang thiết bị văn phòng cho phù hợp. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Trang thiết bị văn phòng và cách bố trí trang thiết bị văn phòng đã hỗ trợ rất nhiều cho cán bộ làm việc, các trang thiết bị sắp xếp khá phù hợp. Ví dụ: ở phòng văn thƣ giá để tài liệu là những giá dài, nhiều ngăn và có quy định cụ thể về từng loại tài liệu ( ghi biển đề tên từng loại tài liệu). Vị trí đặt giá tài liệu và những vật phẩm cần thiết đều đƣợc đặt trong tầm tay cán bộ công nhân viên. Chính vì vậy khi cần sử dụng không mất công tìm kiếm. Măc dù hiện nay mỗi phòng đều đã đƣợc trang bị máy photo riêng nhƣng máy photo ở phòng văn thƣ vẫn có nhiều ngƣời đến sử dụng. Chính vì vậy đã gây ra sự lộn xộn, nên hạn chế điều này. Những điều kiện khác nhƣ ánh sáng, nhiệt độ luôn đƣợc đảm bảo tốt vì trong mỗi phòng đều có quạt điện, máy điều hòa, bóng đèn huỳnh quang. Xung quanh công ty có những khuôn viên trồng cây tạo cảnh quan đẹp, không khí thoáng mát làm giảm đi sự mệt mỏi, căng thẳng của nhân viên. Nhìn chung, những yêu cầu lý thuyết về trang thiết bị Văn phòng Tổng công ty đã có nhiều ƣu điểm nhƣng không tránh khỏi những thiếu sót nhỏ. Hiện nay công ty đang từng bƣớc khắc phục những thiếu sót để nâng cao hơn nữa chất lƣợng làm việc của cán bộ. 2.3 Các nghiệp vụ văn phòng cơ bản ở Tổng công ty Sông Đà 2.3.1 Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin a. Công tác thu thập và xử lý thông tin ở TCT Sông Đà Công tác thông tin của Tổng công ty đƣợc thực hiện trình tự theo sáu bƣớc sau: Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Hình 2.7 : Quy trình thu thập và xử lý thông tin ở TCT Sông Đà Xác định nhu cầu Xây dựng & tổ Thu thập thông tin thông tin chức nguồn TT Lƣu trữ bảo quản Cung cấp & phổ Phân tích và xử lý TT biến TT thông tin Bước1 : Xác định nhu cầu thông tin Để tiến hành thu thập và xử lý thông tin, trƣớc hết phải xác định nhu cầu thông tin xem công ty mình cần những loại thông tin nào, thông tin nào có ảnh hƣởng tốt, hoặc tác động tiêu cực đến công ty, thông tin nào gấp phải thông báo ngay cho lãnh đạo. Tuy nhiên, không phải thông tin nào cũng có giá trị nhƣ nhau, vì vậy phải biết sàng lọc, phân loại những thông tin có giá trị, loại bỏ thông tin thừa tránh gây tình trạng thông tin chồng chéo, rối loạn làm ảnh hƣởng đến công việc của nhà quản lý. Bước 2: Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin Thông tin trong TCT Sông Đà đƣợc phân chia rõ thành hai nguồn đó là : Thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài công ty. Thông tin nội bộ là nguồn thông tin thu thập đƣợc từ các cán bộ công nhân viên trong công ty, các chi nhánh, văn phòng đại diện, các công ty con, các loại hóa đơn, chứng từ Nguồn thông tin này giúp cho bộ phận văn phòng nắm bắt rõ tình hình hoạt động thực tế của công ty, theo dõi sát sao đƣợc tiến độ làm việc, tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị trong công ty. Từ đó tham mƣu, tƣ vấn cho nhà lãnh đạo đƣa ra những quyết định hợp lý, khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong bộ máy làm việc của công ty. Thông tin bên ngoài công ty: Thông tin này có thể thu thập bằng rất nhiều biên pháp khác nhau nhƣ từ khách hàng, đối tác, đối thủ cạnh tranh, Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng sách báo, ti vi, các văn bản của chính quyền, địa phƣơng đặc biệt là từ Internet. Những nguồn thông tin này cũng giúp cho văn phòng có thể thấy đƣợc những cơ hội, thách thức, nguồn đầu tƣ ở bên ngoài từ đó cập nhật cho nhà lãnh đạo tình hình, xu thế bên ngoài sẽ có tác động nhƣ thế nào đến sự phát triển của công ty. Thông tin mà văn phòng thu thập đƣợc từ hai nguồn này rất phong phú, đa dạng. Tùy theo từng cấp độ, chủng loại mà văn phòng phải tổng hợp lại thành hệ thống, phân chia rõ ràng theo từng loại rồi mới trình lên cho cấp trên xem xét để nguồn thông tin đƣợc sử dụng nhanh và có hiệu quả nhất, không làm giảm giá trị của thông tin. Bước 3: Thu thập thông tin Mọi thông tin đều phải qua bộ phận văn phòng để thu thập, xử lý. Thông tin đƣợc thu thập bằng các hình thức nhƣ: văn bản, lời nói, thƣ từ Thu thập đƣợc càng nhiều thông tin càng giúp nhà lãnh đạo đƣa ra đƣợc những quyết đinh đúng đắn. Việc tiếp nhận thông tin thích hợp đã góp phần nâng cao chất lƣợng thông tin trong Tổng công ty. Quá trình thu thập, tiếp nhận thông tin đƣợc thực hiện theo những chuẩn mực, quy tắc nhất định nhờ đó mà việc thu thập thông tin đã đƣợc nhân viên văn phòng trong Tổng công ty Sông Đà thực hiện một cách khoa học, chính xác. Bước 4: Phân tích và xử lý thông tin Để phân tích và xử lý đƣợc thông tin đòi hỏi nhân viên văn phòng phải là ngƣời có trình độ, chuyên môn để đánh giá giá trị của thông tin rồi mới trình cho lãnh đạo giải quyết. Công việc này cần tiến hành nhanh chóng và chính xác để việc xử lý thông tin đƣợc nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Văn phòng chính là bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp ttrong việc phân tích và xử lý thông tin liên quan đến chính sách phát triển, thông tƣ , quyết định, nghị định của Nhà nƣớc và cấp trên ban hành. Còn những thông Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng tin liên quan đến chính sách, kế hoạch đầu tƣ xây dựng thì sẽ đƣợc nhân viên văn phòng tập hợp và báo cáo lãnh đạo sau đó phối hợp với các phòng ban chức năng cùng giải quyết. Bước 5: Cung cấp và phổ biến thông tin Sau khi thông tin đã qua quá trình xử lý và đƣợc lãnh đạo phê duyệt, nhân viên văn phòng sẽ thực hiện nhiệm vụ thông báo, cung cấp nhanh chóng thông tin này cho những đối tƣợng đƣợc chỉ thị giải quyết bằng các hình thức nhƣ thông báo bằng giấy tờ, văn bản, thƣ từ, fax, email, điện thoại Bước 6: Lưu trữ bảo quản thông tin Nguồn thông tin mà bộ phận văn phòng thu thập đƣợc, sau khi xử lý xong phải đƣợc lƣu lại bảo quản để sử dụng lâu dài vì những thông tin này có thể đƣợc sử dụng lại nhiều lần. Chính vì vậy công tác bảo quản lƣu trữ thông tin cũng là việc hết sức cần thiết. Thông tin có thể đƣợc lƣu lại bằng nhiều hình thức nhƣ bằng văn bản, hoặc lƣu giữ lại trên các file hoặc đĩa mềm Đánh giá chung Trong công tác thu thập và xử lý thông tin, bộ phận văn phòng đã hết sức lỗ lực để hoàn thành nhiệm vụ của mình và đạt đƣợc những kết quả sau: Đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời tới lãnh đạo và các phòng ban chức năng và giúp cho ban lãnh đạo củng cố công tác thông tin giữa các phòng ban, đơn vị trong toàn Tổng công ty. Không chỉ thế, văn phòng đã tiến hành truyền thông tin đến đúng các đối tƣợng tiếp nhận trong thời gian nhanh nhất, việc lƣu trữ thông tin tƣơng đối đầy đủ và có hệ thống và đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thông tin để đảm bảo thông tin đƣợc cập nhật nhanh chóng, đơn giản hóa việc chuyển thông tin cho các đối tƣợng tiếp nhận ở xa, và góp phần làm cho công tác lƣu trữ trở Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng nên gọn nhẹ, bảo mật nhƣng vẫn dễ dàng khi cần tìm kiếm. Bên cạnh những kết quả đã đạt đƣợc ở trên, công tác thông tin tại Tổng công ty vẫn còn tồn tại một số thiếu sót, đó là: Các nguồn thông tin cung cấp nhiều khi còn chƣa cụ thể, rõ ràng, vẫn còn tình trạng cung cấp những thông tin chung chung, mơ hồ, thông tin gửi lên cho cấp trên có lúc còn chậm, chƣa kịp thời. Mặc dù văn phòng đã đƣợc trang bị máy vi tính nối mạng internet nhƣng đôi khi máy tính bị hỏng, hoặc virut làm mất thông tin. Thông tin thu thập đƣợc thỉnh thoảng chƣa phân loại kỹ nên dẫn đến tình trạng bị trùng lặp. Nguyên nhân của tình trạng trên là do ban lãnh đạo chƣa thƣờng xuyên đôn đốc, hƣớng dẫn nhân viên thực hiện tốt công tác bảo đảm thông tin, trình độ tin học, ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên còn hạn chế. Hiên nay khối lƣợng công việc văn phòng ngày càng nhiều trong khi số lƣợng nhân viên còn chƣa đủ Nhìn chung, bộ phận văn phòng của Tổng công ty Sông Đà đã hết sức cố gắng làm tốt công tác thu thập và xử lý thông tin để đảm bảo cho nguồn thông tin trong toàn công ty luôn thông suốt, nhanh chóng và chính xác. Mặc dù vẫn còn những thiếu sót nhỏ, nhƣng vẫn không làm ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động của công ty. 2.3.2 nghiệp vụ văn thư – lưu trữ a. Nghiệp vụ văn thư Nhiệm vụ của phòng Văn thư - Nhận và vào sổ công văn đến - Vào sổ công văn đi - Đóng dấu và quản lý con dấu Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng - Thực hiện chế độ báo cáo : Báo cáo ngay cho Chánh văn phòng nhắc nhở các phòng, cá nhân khi có sai sót trong việc thực hiện quy định về công văn, giấy tờ. - Đánh máy các văn bản : Phòng văn thƣ chỉ đánh máy các văn bản do Chánh văn phòng hoặc phó Chánh văn phòng giao cho - Quản lý máy Fax Nhân viên trong phòng văn thƣ phải có nhiệm vụ trực tiếp quản lý và sử dụng máy fax, trong trƣờng hợp ngƣời giao sử dụng máy fax đã vắng mặt thì chỉ có cán bộ phụ trách bộ phận mới đƣợc vào máy fax. Fax gửi đi trong nƣớc phải có chữ ký của trƣởng, phó phòng trở lên, ghi rõ số fax nơi nhận. Fax gửi đi phải đƣợc sự đồng ý của Chánh văn phòng. Nhân viên văn thƣ phải có sổ theo dõi fax đi – đến, ghi rõ thời gian, ngày tháng năm,tên cơ quan nơi nhận (hoặc gửi), nội dung và thứ tự luân chuyển, kể cả đơn vị và cá nhân đƣợc giao xử lý, phải lƣu lại một bản sao hoặc nội dung tài liệu trên cuống fax. Ngoài ra, nhân viên văn thƣ còn phải thực hiện đúng chế độ bảo quản và sử dụng máy fax, giữ máy luôn sạch sẽ và học hỏi sửa chữa những hỏng hóc thông thƣờng. - Chuyển công văn tài liệu : Khi công văn đƣợc chuyển ra ngoài cho các đơn vị, cơ quan thì phải cho vào phong bì ghi địa chỉ nơi nhận rõ ràng và chính xác. Nếu gửi theo đƣờng bƣu điện thì phải dán tem và gửi ngay, chậm nhất là cuối buổi trong ngày. Những công văn chuyển tay gửi cho các đơn vị trong Tổng công ty ở gần thì không cần phong bì. Những công văn giấy tờ quan trọng, xét thấy cần thiết phải đề nghị gửi theo đƣờng thƣ bảo đảm. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Khi nhận đƣợc công văn, giấy tờ, fax, chữ ngoài phong bì, nhân viên văn thƣ phải đọc sơ bộ qua để biết mức độ khẩn của chúng để gửi ngay đến ngƣời cần xử lý. Công văn khẩn, thƣợng khẩn phải xin ý kiến của Chánh văn phòng sau đó tìm mọi cách chuyển công văn đi nhanh nhất Những công văn, giấy tờ trong nội bộ cơ quan nếu không phải là loại khẩn thì chậm nhất trong 2 giờ từ khi nhận đƣợc phải chuyển đến đúng địa chỉ cho ngƣời cần giải quyết, hết giờ làm việc trong ngày không đƣợc để lại. Nếu vì lý do nào đó mà không chuyển đƣợc công văn, giấy tờ trong ngày thì phải báo cáo cho Chánh văn phòng biết và cất cẩn thận tại cơ quan, không mang về nhà riêng. Khi đƣa cho ngƣời nhận hoặc để trên bàn (khi ngƣời nhận đi vắng) nhân viên chuyển không đƣợc kẹp công văn tài liệu vào báo chí. - Sao lục các văn bản Nhân viên văn thƣ phải là ngƣời trực tiếp quản lý và theo dõi máy Photocopy trong quá trình phô tô tài liệu, văn bản của công ty. Khi sao lục các văn bản, giấy tờ chuyển cho các phòng ban, nhân viên văn thƣ căn cứ ý kiến của ngƣời xử lý đƣợc ghi trên phiếu trình hoặc trực tiếp vào công văn để quyết định số lƣợng bản sao, ghi rõ nơi nhận vào công văn và giữ lại bản chính để lƣu giữ. Nhân viên văn thƣ chỉ nhận sao lục các văn bản nói trên và của lãnh đạo văn phòng giao. Văn bản, tài liệu của các phòng, ban khác do nhân viên của các phòng ban đó chịu trách nhiệm. - Tổ chức thực hiện công tác lƣu trữ công văn, giấy tờ - Viết giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng, giấy nghỉ phép Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Tại Tổng công ty Sông Đà những năm gần đây công tác văn thƣ đã đƣợc chú trọng. Trƣớc đây, công tác văn thƣ đƣợc tiến hành theo quy định số 622TCT/VP ngày 30/10/1995 về việc xử lý, ký duyệt và lƣu trữ công văn. Nhƣng hiện nay, đã đƣợc thay bằng quy định số 348TCT/VPTH ngày 09/08/2001 chỉ rõ là các việc tiếp nhận, xử lý, soạn thảo và ban hành văn bản cho phù hợp với sự phát triển của Tổng công ty. Trong cơ cấu của Tổng công ty văn thƣ đƣợc tổ chức theo hình thức văn thƣ tập trung. Do quy mô của Tổng công ty lớn, có nhiều phòng ban nên khi soạn thảo theo từng chuyên nghành của các phòng đó sẽ đƣợc tập trung lại văn phòng tổng hợp. Hình thức văn thƣ này có thuận lợi là văn bản đƣợc soạn thảo ra sẽ đúng với chuyên nghành của từng phòng nhƣng công văn, giấy tờ vẫn đƣợc tập trung vào một đầu mối duy nhất vì vậy việc quản lý văn bản sẽ đƣợc thống nhất chặt chẽ. Công tác văn thƣ đƣợc thực hiện bởi bốn cán bộ văn thƣ chuyên trách, công việc đƣợc phân chia rõ ràng : Trƣởng bộ phận văn thƣ: là ngƣời quản lý con dấu, chịu trách nhiệm chính trƣớc Chánh văn phòng về công tác văn thƣ : quản lý văn bản, đón dấu, nghe điên thoại Cán bộ văn thƣ 1: giúp một số việc cho trƣởng bộ phận văn thƣ nhƣ : đóng dấu, phô tô tài liệu, gửi các công văn giấy tờ đến các đơn vị thành viên Cán bộ văn thƣ 2: vào sổ xử lý, sổ chuyển giao công văn, chia báo, chuyển công văn, giấy mời đến lãnh đạo và các phòng ban Cán bộ văn thƣ 3: Chuyên về vi tính và quản lý tài liệu lƣu trữ Tất cả cán bộ trong phòng văn thƣ đều thuộc biên chế Nhà nƣớc. Khối lƣợng công viêc phải xử lý mỗi ngày tƣơng đối nhiều. Để nâng cao trình độ Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng chuyên môn của cán bộ văn thƣ, hàng năm công ty đã cử cán bộ đi học nhằm bồi dƣỡng, nâng cao nghiệp vụ, đã tham gia các lớp đào tạo do Bộ xây dựng và trƣờng Trung học lƣu trữ và Quản trị văn phòng I tổ chức. Tông công ty rất quan tâm đến công tác văn thƣ, thƣờng xuyên kiểm tra, họp tổng kết công tác văn thƣ định kỳ. Chánh văn phòng là ngƣời viết báo cáo sơ kết, tổng kết công tác văn phòng để trình cho lãnh đạo. Hiện nay, phòng văn thƣ đã đƣợc trang bị đầy đủ để phục vụ cho công tác văn thƣ : máy fax, máy photo, máy in, máy tính, giá để tài liệu Soạn thảo và ban hành văn bản Quy trình này đƣợc tiến hành nhƣ sau : Hình 2.8 : Quy trình soạn thảo văn bản Soạn thảo văn bản Trình xét duyệt Ký văn bản Ban hành văn bản Nhân bản văn bản Công việc soạn thảo văn bản thƣờng do các chuyên viên có đủ trình độ năng lực nghiệp vụ theo chuyên môn của từng phòng và đƣợc tiến hành theo đúng trình tự mô tả ở trên. Hệ thống văn bản do TCT ban hành gồm các loại: - Quyết định : Quy đinh, quyết định về các chủ trƣơng, chính sách, các vấn đề về tổ chức bộ máy, nhân sự của Tổng công ty - Công văn hành chính : để giao tiếp giữa Tổng công ty với các cơ quan bên ngoài nhƣ để trả lời, hƣớng dẫn, kiểm tra, đề nghị - Thông báo : thƣờng dùng để báo tin, thông báo về một sự việc nào đó Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Ngoài ra, còn có các văn bản hành chính thông thƣờng khác nhƣ : Tờ trình, báo cáo, biên bản, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng Hình 2.9 : Tổng hợp văn bản TCT phát hành 2007 – 2009 Loại VB Quyết Công văn Tờ trình Thông Tổng số định hành báo và các VB chính lọai VB Năm khác 2007 805 3.629 622 13.520 17.586 2008 930 2.675 731 13.467 17.785 2009 611 3.429 584 14.512 19.209 (Nguồn: Phòng Văn thƣ – Lƣu trữ, 2009) Nhìn chung, số lƣợng văn bản Tổng công ty Sông Đà phát hành trong những năm gần đây đều tăng lên, năm sau nhiều hơn năm trƣớc do Tổng công ty không ngừng mở rộng phạm vi hoạt động của mình, tăng cƣờng hợp tác với các công ty khác, khối lƣợng công việc tăng lên nhiều do đó văn bản công ty phát hành cũng tăng lên. Thể thức văn bản Khi phát hành, tất cả văn bản của Tổng công ty đều phải căn cứ theo quy định số 384/TCT/VPTH ngày 09/08/2001 của TCT về thể thức văn bản và phải đảm bảo những thông tin sau: - Quốc hiệu - Tác giả văn bản - Số kí hiệu văn bản - Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng - Tên và trích yếu nội dung - Nội dung văn bản - Nơi nhận - Chữ ký - Mức độ mật, khẩn. Các yếu tố thông tin đƣợc trình bày trong văn bản do công ty ban hành tƣơng đối rõ ràng, theo đúng quy định tại Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Ngôn ngữ, văn phong rõ ràng, mạch lạc Mặc dù vậy, một số văn bản vẫn còn thiếu sót nhất định về thể thức do căn chỉnh phông chữ không đúng với quy định. Nhƣng những sai sót này căn bản là rất ít. Theo quy định của văn phòng Chính phủ nói chung, với cơ quan cấp trên chủ quản đều đƣợc trình bày một kiểu chữ (cùng là in đậm) VD : BỘ XÂY DỰNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 01 tháng 03 năm 2010 Theo lý thuyết, những ngày ban hành văn bản từ ngày 1-9 thì phải ghi thêm số 0 vào trƣớc để tránh sự thay đổi ngày trong văn bản. Sai sót trên đây cần đƣợc khắc phục để việc ban hành văn bản đƣợc thống nhất giúp quản lý văn bản dễ dàng, chặt chẽ hơn. Quản lý văn bản Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Về quản lý văn bản đi Tất cả văn bản do cơ quan gửi đi đăng ký tại văn thƣ gọi là công văn đi. Trƣớc khi gửi đi đều phải qua văn thƣ để cán bộ văn thƣ kiểm tra về mặt thể thức để đảm bảo văn bản gửi đi có đầy đủ giá trị pháp lý. Sau đó văn thƣ vào sổ công văn đi, bỏ công văn vào phong bì, viết tên ngƣời nhận, tên ngƣời gửi trên phong bì rồi gửi công văn qua đƣờng bƣu điện. Đối với công văn gửi đi gần thì trực tiếp ký nhận vào sổ quản lý văn bản. VD: công văn gửi đến phòng ban nào thì ngƣời phòng ban đó nhận công văn và trực tiếp ký nhận vào sổ quản lý văn bản. Công văn gửi đi xa thì có kèm theo phiếu gửi TCT gồm các loại sổ đăng ký công văn đi nhƣ sau: - Sổ đăng ký quyết định - Sổ đăng ký công văn hành chính Công văn gửi đi đƣợc lƣu lại ở phòng văn thƣ là bản gốc có ký nháy của Chánh văn phòng. Hình 2.10: Mẫu sổ công văn đi của TCT Số, ký Ngày Tên loại Người Nơi Đơn vị, Số Ghi hiệu văn tháng và trích ký nhận người lượng chú bản văn bản yếu nội văn bản nhận bản dung văn bản lưu bản (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) ( Phòng văn thƣ, 2010) Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Ngoài ra, văn thƣ còn quản lý công văn trên máy vi tính. Việc quản lý trên máy vi tính có ƣu điểm là chặt chẽ, khoa học, tra cứu nhanh khi cần thiết. Mặc dù vậy, nhiều chƣơng trình bị lỗi mạng hoặc bị vi rút xâm nhập làm hỏng chƣơng trình quản lý. Để khắc phục tình trạng này, văn phòng đã tiến hành in ngay những văn bản nhập vào máy sau đó đóng thành từng quyển sổ riêng để quản lý. Nhìn chung việc quản lý công văn đi của Tổng công ty khá chặt chẽ và thống nhất. Các công văn đều đƣợc đăng ký cả vào sổ và máy vi tính để quản lý tốt, tránh mất mát hay thất lạc công văn. Về quản lý văn bản đến Những văn bản từ cơ quan khác gửi đến đều phải qua phòng văn thƣ và đƣợc quản lý chặt chẽ. Thủ tục chuyển giao văn bản đến của Tổng công ty Sông Đà nhƣ sau : văn thƣ tiếp nhận công văn, bóc bì (trừ những công văn mật và những công văn ghi rõ “ngƣời có tên sau mới đƣợc bóc bì”, đóng dấu đến, vào sổ công văn đến. Sau đó phân loại để xác định bộ phận giải quyết. Đối với những văn bản gửi đích danh bộ phận thì văn thƣ thông báo cho các bộ phận có công văn đến lấy giải quyết. Những công văn có dấu “khẩn”, “thƣợng khẩn” hay “hỏa tốc” văn thƣ có trách nhiệm chuyển ngay đến lãnh đạo để kịp thời giải quyết. Công văn đến trong ngày nào thì văn thƣ chuyển cho lãnh đạo ngay trong ngày hôm đó. Nói chung, phòng văn thƣ làm việc khá nghiêm túc theo quy định không để tình trạng tồn văn bản sang ngày hôm sau mới đƣợc chuyển cho lãnh đạo. Sổ công văn đến của TCT Sông Đà đã thực hiện đúng với mẫu quy định, các cột mục đƣợc trình bày rõ ràng. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng Hình 2.11: Mẫu sổ công văn đến của TCT Ngày Số Tác Số, ký Ngày Tên loại và Đơn vị Ký Ghi đến trích yếu nội hoặc đến giả hiệu tháng nhận chú dung người nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (Phòng văn thƣ, 2010) TCT thƣờng nhận công văn đến từ các bộ chủ yếu là Bộ xây dựng, Tổng công ty Điện lực Việt Nam, các doanh nghiệp Nhà nƣớc, công ty nƣớc ngoài, ủy ban nhân dân, ban quản lý các dự án Số lƣợng văn bản đến Tổng công ty ngày càng nhiều trong những năm gần đây do nhu cầu về xây dựng, kinh doanh càng cao. Nhìn chung, việc quản lý văn bản đến của TCT đã từng bƣớc đƣợc quan tâm. Các trình tự tiếp nhận, quản lý văn bản khá chặt chẽ và hợp lý. Sinh viên: Trần Thị Thanh Thúy Lớp: QT1001P