Khóa luận Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng

Nội dung text: Khóa luận Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng

1. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 4 1. Tính cấp thiết và mục đích nghiên cứu đề tài 4 2. Phạm vi nghiên cứu 5 3. Phương pháp nghiên cứu 5 4. Kết cấu của khóa luận 5 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 6 1.1.MỘT SỐ QUAN NIỆM VỀ VĂN PHÒNG 6 1.1.1. Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng 6 1.1.2. Khái niệm văn phòng 6 1.2. VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG 7 1.2.1. Vị trí của văn phòng 7 1.2.2. Vai trò của văn phòng 8 1.3. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG 9 1.3.1. Chức năng của văn phòng 9 1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng 11 1.4. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ 14 1.4.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc 14 1.4.2. Điều hành công việc văn phòng 15 1.4.3. Xây dựng quy chế 16 1.4.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 16 1.4.5. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ 16 1.4.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị 17 1.4.7. Công tác hậu cần 18 1.4.8. Công tác quản lý nguồn nhân lực 18 1.5. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KHOA HỌC VĂN PHÒNG 19 1.5.1. Hiệu quả hoạt động của văn phòng cơ quan 19 Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P1
2. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng 1.5.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng 20 1.5.3. Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng 21 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1: 24 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 25 2.1. MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 25 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Sở Tài nguyên và Môi trường 25 2.1.2. Vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng 26 2.1.3. Tổ chức và chế độ làm việc 31 2.1.4. Một số hoạt động cơ bản của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng 35 2.1.5. Những thuận lợi và khó khăn 35 2.2. TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 40 2.2.1. Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức – Hành chính (TC – HC) 40 2.2.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ 45 2.2.3. Chế độ làm việc 45 2.2.4. Các trang thiết bị văn phòng 46 2.2.5. Một số nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại phòng Tổ chức – Hành chính 47 2.2.5.1. Công tác thông tin 47 2.2.5.2. Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác 49 2.2.5.3. Công tác hậu cần 50 2.2.5.4. Việc tổ chức chuyến đi công tác cho ban lãnh đạo cơ quan 51 2.2.5.5. Công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị 55 2.2.5.6. Công tác văn thư – lưu trữ 59 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2: 65 Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P2
3. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 66 3.1. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THÔNG TIN, BÁO CÁO 66 3.2. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP 68 3.3. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HẬU CẦN 69 3.4. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO 70 3.5. GIẢI PHÁP VỀ TỔ CHỨC BỐ TRÍ NHÂN SỰ 70 3.6. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 71 3.7. GIẢI PHÁP VỀ ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CÁN BỘ, CÔNG CHỨC 72 KẾT LUẬN CHUNG 74 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 75 Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P3
4. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết và mục đích nghiên cứu đề tài Văn phòng (hiểu theo nghĩa là bộ máy điều hành các công việc của cơ quan, tổ chức) giữ một vai trò then chốt, có ảnh hưởng rất to lớn và sâu rộng đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất, nhanh chóng nhất cho lãnh đạo xử lý, song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp được trôi chảy, đạt hiệu quả cao. Trong bối cảnh tiếp tục thực hiện giai đoạn II (2006-2010) của Đề án tiếp tục đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hoá công sở của nền hành chính, việc đổi mới lề lối làm việc hành chính văn phòng vẫn là công tác trọng tâm đối với nhiều cơ quan, tổ chức. Bởi lẽ, công tác văn phòng cần được nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính trong giai đoạn phát triển mới của đất nước. Điều này đem lại những thành quả nhất định trong công tác văn phòng. Qua thời gian thực tập tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, em nhận thấy văn phòng của Sở hoạt động chưa thật hiệu quả, công tác văn phòng chưa được quan tâm đúng mức dẫn đến việc giải quyết các công việc nhiều khi còn hạn chế. Bên cạnh đó khối lượng công việc của Sở ngày càng tăng dẫn đến khối lượng công việc của văn phòng cũng tăng theo cho nên vấn đề nâng cao hiệu quả công tác văn phòng là rất cần thiết. Xuất phát từ thực trạng đó, em đã chọn đề tài “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng”. Đề tài nhằm nghiên cứu lý luận về văn phòng và phân tích nội dung hoạt động của văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác văn phòng tại Sở. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P4
5. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng 2. Phạm vi nghiên cứu Khoá luận nghiên cứu về các hoạt động của văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng. 3. Phương pháp nghiên cứu Khoá luận đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp phân tích - Phương pháp tổng hợp - Phương pháp so sánh - Phương pháp thống kê - Phương pháp duy vật biện chứng - Phương pháp phỏng vấn, đối thoại 4. Kết cấu của khóa luận Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được bố cục thành ba chương: Chương 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng Chương 2: Thực trạng hoạt động văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P5
6. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1.MỘT SỐ QUAN NIỆM VỀ VĂN PHÒNG 1.1.1. Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng Bất cứ một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào, muốn duy trì hoạt động của mình đều phải thành lập văn phòng hoặc một bộ phận để thực hiện chức năng của văn phòng. Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hành chính, giấy tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý Đối với một cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn giản bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc. Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng hành chính hoặc ghép phòng hành chính với phòng tổ chức hoặc phòng tổ chức sản xuất kinh doanh. Ở đó chỉ cần một đến hai người đảm đương tất cả các công việc của văn phòng. Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từ nhu cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định. Nhưng tùy theo tính chất, quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp. 1.1.2. Khái niệm văn phòng Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về văn phòng, ở các góc độ tiếp cận khác nhau thì khái niệm về văn phòng cũng khác nhau. Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức để thực hiện một phần chức năng nhiệm vụ của tổ chức. Khi tiếp cận văn phòng theo tiêu chí chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ chức. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P6
7. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng Còn tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. Ngoài ra, nghiên cứu theo góc độ thực tế, văn phòng còn có thể hiểu là phòng làm việc của nhà lãnh đạo.Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ chức, là địa điểm của mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc.Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, của tổ chức. Tóm lại: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả. 1.2. VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG 1.2.1. Vị trí của văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức bởi vì văn phòng luôn luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị khác trong tổ chức. Chính vì thế với vị trí hoạt động đa dạng đó mà văn phòng còn được gọi là “phòng văn”, “phòng vệ”, “phòng ở” cho các nhà lãnh đạo. Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong mọi hoạt động của tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các nhà quản lý về công tác thông tin điều hành, cung cấp điều kiện kỹ thuật phục vụ cho việc quản lý, điều hành. Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Do văn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Văn phòng giữ vai trò Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P7
8. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp và cơ quan cấp dưới với nhân dân. Khác với các bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang tính chất thường xuyên liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên tục cả ngày lẫn đêm, ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động, những ngày nghỉ, lễ tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan. 1.2.2. Vai trò của văn phòng Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan và tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ thị của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng cũng phải theo dõi, đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là mối quan hệ đối với các tổ chức khác vào cơ quan mình. Văn phòng được coi như cổng gác thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì thông tin đến hay đi đều qua bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng, nó quyết định đến thành bại của tổ chức. Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo. Văn phòng tổng hợp mọi thông tin, dữ liệu thu thập được trong quá trình hoạt động của mình sau đó sẽ báo cáo lại cho lãnh đạo. Ngoài ra, văn phòng còn là nơi lưu chuyển các văn bản dưới các quyết định của nhà lãnh đạo đến các bộ phận, phòng ban cấp dưới và giúp thủ trưởng thực hiện các mục tiêu đề ra. Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động tổ chức, điều hành của cơ quan, tổ chức. Các bộ phận khác thì làm việc theo chuyên môn nghiệp vụ còn văn phòng là trung tâm khâu nối các bộ phận đó với nhau thành một hệ thống. Trong quá trình hoạt động khi có vướng mắc, trục trặc thì văn phòng là nơi báo cáo tình hình cho lãnh đạo để kịp thời giải quyết. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P8
9. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức. Chủ thể quản lý hay người quản lý có thể bao gồm một con người cụ thể, một nhóm người, hay một tập thể người lãnh đạo (hội đồng quản trị); còn đối tượng quản lý là nhóm đối tượng thuộc về kỹ thuật, tồn tại hữu sinh dưới sự chỉ huy của con người. Văn phòng là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các đơn vị nói chung và cho các nhà lãnh đạo nói riêng. Bởi lẽ mọi vấn đề về hậu cần chủ yếu là do văn phòng đảm nhiệm, văn phòng cung cấp tất cả các nhu cầu về vật chất cho các bộ phận, phòng ban trong cơ quan. 1.3. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG 1.3.1. Chức năng của văn phòng Dựa trên quy mô và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan mà văn phòng được tổ chức lớn nhỏ khác nhau. Nhưng dù ở bất kỳ một cơ quan tổ chức nào văn phòng vẫn đảm bảo 3 chức năng là tham mưu, tổng hợp và hậu cần. * Chức năng tham mưu Tham mưu là hoạt động nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý của nhà lãnh đạo và nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Trong hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào, các nhà quản lý trước khi đưa ra quyết định đều dựa trên rất nhiều yếu tố. Bên cạnh yếu tố chủ quan của nhà quản lý, muốn ra được những quyết định mang tính khoa học, tính thực tiễn nhà quản lý cần căn cứ vào nhiều yếu tố khách quan như ý kiến tham gia góp ý của người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến này được văn phòng tổng hợp, chọn lọc đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho nhà quản lý những thông tin, phương án, sự phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động tham mưu trợ giúp của văn phòng rất cần thiết đối với các cấp quản lý. Hơn nữa những ý kiến đóng góp tham mưu của người trợ giúp còn mang tính chuyên sâu, giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định phù hợp với yêu cầu thực tiễn. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P9
10. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng * Chức năng tổng hợp Văn phòng luôn luôn thu thập, quản lý, sử dụng thông tin ở cả đầu vào và đầu ra, thông tin trên mọi đối tượng lĩnh vực có liên quan đến quá trình hoạt động của cả cơ quan tổ chức. Tất cả những thông tin thu thập được văn phòng sẽ tổng hợp, phân tích và sử dụng theo yêu cầu của nhà quản lý. Quá trình này luôn phải tuân theo những quy tắc và trình tự nhất định mới có thể mang lại kết quả. Chức năng tổng hợp và chức năng tham mưu có mối quan hệ gắn bó với nhau vì chức năng tham mưu tạo cơ sở, có tác dụng thiết thực với chức năng tổng hợp; ngược lại muốn làm tốt chức năng tham mưu thì phải làm tốt chức năng tổng hợp. Cả hai chức năng này đều nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định tối ưu nhất, phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức; quyết định đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức. * Chức năng hậu cần Chức năng hậu cần là chức năng mang tính đặc thù trong văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả, duy trì hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính Các điều kiện phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nội dung của công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Trụ sở và phòng làm việc cần phải được sắp xếp một cách phù hợp với từng loại công việc, với từng cán bộ trong môi trường làm việc cụ thể. Nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động ở cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng và kỳ hạn sử dụng. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính, phương tiện nhưng hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng. Cho nên phương châm chung của hoạt động văn phòng là chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 10
11. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng Có thể nói rằng văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, bổ sung, hỗ trợ cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. 1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng Để thực hiện tốt các chức năng trên của mình, văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu như sau: * Thứ nhất là: Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động. Nhưng các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động. * Thứ hai là: Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu thông qua chiến lược phát triển. Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10-20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. Căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng năm, tháng, quý, tuần cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 11
12. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung của đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn. * Thứ ba là: Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố tối thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, dự báo Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, quản lý đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin được mà phải có người trợ giúp trong lĩnh vực này là văn phòng. Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ), văn phòng phân loại theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư – lưu trữ khi thu thập, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học đáp ứng được yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có được quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị. * Thứ tư là: Trợ giúp về văn bản Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản. Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ vào luật, chính phủ, các bộ, ngành đã ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 12
13. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng Văn bản luật và pháp quy trên sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật. Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng thẩm quyền và có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh, cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin, đó chính là văn phòng. * Thứ năm là: Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động cơ quan Mỗi cơ quan, đơn vị muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố kĩ thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là vật trung gian gắn kết tổ chức với môi trường. Đồng thời còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế, xã hội. Các yếu tố kĩ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện nhận và truyền tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên liên tục vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ về số lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ. * Thứ sáu là: Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng Đây là việc làm thiết thực mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất đa dạng, phong phú trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại bùng nổ thông tin này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 13
14. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý, điều hành công việc. *Thứ bảy là: Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng Khác với các hoạt động khác trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy, vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát. Đặc tính này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn tin của mọi đối tượng với hoạt động của cơ quan, đơn vị. Theo cách đó, văn phòng bao gồm một bộ phận làm việc trong giờ hoạt động chung của đơn vị còn một bộ phận không lớn làm việc liên tục ngày đêm ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt. Hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp, tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế duy trì được hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị. 1.4. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ Nội dung hoạt động văn phòng thực chất là vấn đề tổ chức công việc văn phòng. Hoạt động văn phòng bao gồm những nội dung sau: 1.4.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc * Tổ chức bộ máy: Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc, mọi hoạt động trong bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt có hiệu quả, các mối quan hệ phải xác định rõ ràng. Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và kết hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình. Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp hơn trong tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng ban để tránh sự lặp lại hoặc trùng lặp không cần thiết. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 14
15. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng * Phân công công việc: Trong một tổ chức đặc biệt là trong công tác văn phòng việc phân công công việc phải dựa vào những cơ sở sau: - Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền (hai yếu tố này do luật (pháp luật) quy định). Mỗi cơ quan đơn vị đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau trong xã hội. Vì vậy đặc điểm hoạt động, nhiệm vụ được giao của từng cơ quan, tổ chức đó là hoàn toàn khác nhau, từ đó việc phân công lao động trong các cơ quan, đơn vị đó cũng khác nhau. - Phân công theo khối lượng công việc của cơ quan: việc phân công công việc này phải dựa trên các cơ sở sau: + Dựa vào kế hoạch công tác được phê duyệt: theo tính chất của mỗi loại công việc, theo yêu cầu công việc trong thực tế. + Nguyên tắc quan trọng cho việc phân công công việc của cơ quan hay tổ chức đó là biên chế cơ quan. Không có chức năng, nhiệm vụ nào mà không có tổ chức hoặc con người đảm nhiệm. Không có tổ chức, con người nào lại không được phân công nhiệm vụ. Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều tổ chức, nhiều cơ quan hoặc nhiều người đảm nhiệm. 1.4.2. Điều hành công việc văn phòng Yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động văn phòng đó là điều hành công việc trong văn phòng. Điều hành công việc trong văn phòng là sự đảm bảo cho cán bộ dưới quyền thực hiện tốt nhất công việc được giao đảm bảo cho họ tiếp nhận chính xác, kịp thời triển khai công việc được giao. Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một khâu cần thiết nào đó để khuyến khích cán bộ làm việc nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. Để tránh hiện tượng trì trệ trong công việc thì điều hành công việc phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Mệnh lệnh điều hành phải đúng với thực tế của người thực thi. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 15
16. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng - Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hoà có thể hỗ trợ nhau trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan. - Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện. 1.4.3. Xây dựng quy chế Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức, quy định của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định các cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả. Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại quy chế: - Loại 1: Quy chế mang tính chất quy phạm chung được áp dụng trong toàn bộ cơ quan trong bộ máy nhà nước. Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm vụ như tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo, xét tuyển. - Loại 2: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các đơn vị, phòng ban mang tính chất đặc thù. 1.4.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, để phát huy tính trí tuệ của tập thể. Đó là hình thức để tập thể lao động ra quyết định hoặc để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập, trao đổi thông tin Chính vì nhiều mục đích như vậy nên người thủ trưởng phải xem xét tính chất công việc để đưa ra nội dung của cuộc họp, thành phần cũng như thời gian của cuộc họp. Để các cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp. 1.4.5. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư – lưu trữ giữ vị trí rất quan trọng. Làm tốt nhiệm vụ này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt và hiệu quả. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 16
17. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng * Nghiệp vụ văn thư Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây: - Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, đánh máy, ban hành văn bản. - Quản lý và giải quyết văn bản bao gồm quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi. - Quản lý và sử dụng con dấu. * Nghiệp vụ lưu trữ Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị để làm bằng chứng và để tra cứu thông tin khi cần thiết. Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm: - Thu thập bổ sung tài liệu vào các phòng lưu trữ. - Xác định giá trị tài liệu, phân loại, đăng ký, thống kê. - Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn. 1.4.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị Thông tin là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng. Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó. Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là bảo đảm cho hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, từng bộ phận trong cơ quan được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 17
18. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện các mục đích sau: - Là để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị. - Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan. Đặc biệt thông tin cần thiết để: + Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan. + Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó. + Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có kết quả và hiệu quả cao nhất. + Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, công nhân viên trong cơ quan. + Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mong muốn đóng góp. + Kiểm tra việc thực hiện công việc. 1.4.7. Công tác hậu cần Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị tài chính mà văn phòng phải cung ứng. Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hoạt động hậu cần của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan. Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm. 1.4.8. Công tác quản lý nguồn nhân lực Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan tổ chức, đơn vị nào cũng tùy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình trong đó có nguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng 1 vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm đến nguồn lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức nói chung và của từng thành viên trong tổ chức nói riêng. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 18
19. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng Công tác quản lý nhân lực bao gồm các nội dung sau: - Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơ quan, đơn vị. - Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quy định, quyết định ban hành trong cơ quan - Quản lý về số lượng, chất lượng lao động - Công tác tổ chức tiền lương của cán bộ, công nhân viên - Công tác đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực. - Chế độ chính sách cho người lao động - Khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng 1.5. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KHOA HỌC VĂN PHÒNG Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan tức là làm cho môi trường VP phù hợp với các yêu cầu và khả năng của nhân viên không chỉ trong việc thiết kế văn phòng mà còn trong quá trình tổ chức nguồn lực văn phòng và thực hiện các hoạt động văn phòng. Để tổ chức được khoa học văn phòng cần căn cứ vào các điều kiện sau: - Căn cứ vào trình độ chuyên môn và sự hiểu biết của cán bộ công nhân viên trong văn phòng để có thể bố trí, sắp xếp con người cho đúng người, đúng việc. Đây là cơ sở đầu tiên cho công tác quản trị văn phòng đem lại hiệu quả cao. - Căn cứ vào cơ sở vật chất và trang thiết bị mà văn phòng được cung ứng. 1.5.1. Hiệu quả hoạt động của văn phòng cơ quan Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan, có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng cơ quan đem lại hiệu quả cao. Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc của thủ trưởng, cơ quan tổ chức nên các hoạt động của thủ trưởng, cơ quan diễn ra được trôi chảy, thuận lợi không chồng chéo làm giảm bớt gánh nặng công việc cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, nơi giao tiếp công việc của cơ quan với các cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan với nhân dân, với khách hàng. Thông qua văn phòng cơ quan, các cơ quan bên ngoài, bạn hàng có thể hiểu phần nào hình thức Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 19
20. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng hoạt động, tổ chức hoạt động của cơ quan từ đó có thể đánh giá được khả năng và vị trí của cơ quan trong quá trình hoạt động văn phòng luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ các vật dụng cần thiết, các thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan thông suốt, có hiệu quả cao, không trì trệ. Chính vì những lý do như vậy nên tổ chức khoa học văn phòng cơ quan phải được tiến hành thường xuyên, kịp thời, có khoa học nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. 1.5.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng Văn phòng cơ quan khi đi vào hoạt động sẽ chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố đó là: Yếu tố thứ nhất đó là việc sắp xếp nhân sự: Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn đến hoạt động văn phòng của cơ quan. Nếu như việc sắp xếp nhân sự văn phòng không khoa học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì trong công việc sẽ không đem lại hiệu quả. Tùy theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan có thể lựa chọn, sắp xếp nguồn lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của mình dựa trên cơ sở về cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực. Yếu tố thứ hai là tổ chức lao động: tổ chức lao động là việc áp dụng những biện pháp tổng hợp kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào việc thực hiện công việc văn phòng nhằm sử dụng cao nhất các nguồn vật chất và lao động, đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho cán bộ công nhân viên.Do người lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp nhằm tạo điều kiện cho người lao động làm việc hiệu có quả cao và làm cho bản thân người lao động ngày càng hoàn thiện và phát triển. Yếu tố thứ ba là công tác công nghệ thông tin: do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật ngày càng nhiều, các cơ quan, đơn vị áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của mình. Nếu như các công việc văn phòng chỉ được thực hiện theo phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả hoạt động văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác. Chính vì vậy mà yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn ảnh Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 20
21. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, cần được các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời. Yếu tố thứ tư là công tác văn thư – lưu trữ: công tác văn thư – lưu trữ nằm trong nghiệp vụ hành chính. Đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng của cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòng đem lại hiệu quả cao. Yếu tố thứ năm là môi trường làm việc: môi trường làm việc là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc của nhân viên tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng. Văn phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng có thể giúp tạo dựng động cơ thúc đẩy công việc, nhiệt tình trong công việc. Các điều kiện này cũng giảm bớt sự mệt mỏi và căng thẳng về cả tinh thần lẫn vật chất mà điều kiện này sẽ cải thiện năng suất và chất lượng công việc, hạn chế sự mệt mỏi và những sai sót trong quá trình thực hiện công việc. Các yếu tố môi trường làm việc gồm: - Y tế và phúc lợi. - Sự sạch sẽ trong văn phòng. - Sự an toàn. - Trang trí văn phòng. - Nhiệt độ văn phòng. - Âm thanh, tiếng ồn. - Yếu tố văn hóa tổ chức. 1.5.3. Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng * Nguyên tắc pháp chế Pháp chế được hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy văn phòng ban hành buộc mọi người trong cơ quan phải thực hiện đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh và chính xác. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 21
22. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng được xây dựng ban hành thì buộc các nhà quản trị văn phòng phải tiếp nhận, tuân theo các quy chế, quy định đồng thời giáo dục, tuyên truyền cho mọi thành viên trong văn phòng phải thực hiện các quy chế, quy định đó một cách nghiêm chỉnh. Trong quá trình thực hiện các quy chế, quy định đó ai vi phạm sẽ chịu hình thức xử lý tùy thuộc theo mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan. * Nguyên tắc tập trung dân chủ Nguyên tắc tập trung dân chủ là đảm bảo cho việc thu hút cán bộ công nhân viên trong cơ quan cùng tham gia vào việc quản lý của cơ quan. Đối với hoạt động văn phòng nguyên tắc này nhằm phát huy năng lực trách nhiệm của toàn thể thành viên trong văn phòng tham gia vào mọi hoạt động văn phòng, đây được xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực hiệu quả hoạt động của văn phòng. * Nguyên tắc liên tục Văn phòng cơ quan là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm bảo phục vụ các dịch vụ hành chính, đáp ứng các nhu cầu của cơ quan. Do vậy dòng thông tin quản lý phải liên tục, thông suốt. Nguyên tắc này yêu cầu thể hiện trong thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giới làm việc hành chính thực hiện chế độ thường trực giao tiếp, giải quyết công việc hằng ngày, chế độ phân công ủy quyền trách nhiệm, các chế độ về báo cáo thống kê, văn thư Không để xảy ra tình trạng gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn vị văn phòng với nhau. * Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm Tổ chức cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là một tập hợp những người có quan hệ với nhau thông qua một hệ thống quyền hạn và trách nhiệm chung để đạt đến một mục tiêu chung. Bởi vậy quyền hạn và trách nhiệm là hai yếu tố phải được kết hợp mới tạo ra hiệu quả của một tổ chức, có nghĩa là có quyền hạn thì phải có trách nhiệm tương ứng thẩm quyền được giao và phải chịu hậu quả pháp lý về những hành vi công việc của mình. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 22
23. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng Nguyên tắc này là con đường dẫn đến thành công của một tổ chức, cơ quan. Do đó nguyên tắc này phải được coi trọng thực hiện. * Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao Vì người quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, đơn vị tạo động lực thúc đẩy lĩnh vực phụ trách nên đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao. Trình độ của người quản lý tỉ lệ thuận với phạm vi quản lý và trình độ tiên tiến của các biện pháp quản lý. Điều đó có nghĩa là người quản lý giỏi, có nghiệp vụ hành chính cao càng rộng, phạm vi và cấp bậc cho phép sẽ càng lớn. Để đảm bảo cho các nguyên tắc trên thực tế được thực hiện nghiêm chỉnh , vai trò chỉ huy của người đứng đầu công sở là rất quan trọng. Ngươi lãnh đạo phải kịp thời phát hiện những sai sót, trục trặc trong quá trình vận hành để điều chỉnh cho công việc của cơ quan luôn ổn định và phát triển đúng định hướng. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 23
24. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Trên đây là một số yếu tố lý luận về văn phòng và công tác văn phòng trong cơ quan tổ chức. Qua đó chúng ta hiểu được vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và nội dung hoạt động của văn phòng. Chính vì văn phòng là bộ phận giữ vị trí rất quan trọng trong cơ quan, tổ chức cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu công việc là vấn đề hết sức cần thiết. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 24
25. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 2.1. MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Sở Tài nguyên và Môi trường Tên giao dịch : Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng Trụ sở đặt tại : 275 Lạch Tray - Ngô Quyền - Hải Phòng Số điện thoại : 0313732425 Số fax : 03137326272 Website : www.haiphong.gov.vn/sotainguyen Giám đốc Sở : Bùi Quang Sản - Trước năm 1981, Sở Tài nguyên và Môi trường có tên gọi là Phòng quản lý ruộng đất thuộc uỷ ban nông nghiệp thành phố Hải Phòng. -Năm 1982, Sở chuyển tên thành Ban chỉ đạo thống kê đất thuộc UBND TP Hải Phòng. - Từ năm 1985, Sở đổi tên thành Ban quản lý ruộng đất trực thuộc UBND TP Hải Phòng. - Từ năm 1987, Sở đã đổi tên thành Ban quản lý đất đai trực thuộc UBND TP Hải Phòng. - Tiếp đó ngày 19/10/1994 căn cứ vào quyết định 1111/QĐ - Tổ chức chính quyền quyết định thành lập Sở địa chính Hải Phòng. - Sau đó ngày 19/10/2001 căn cứ vào quyết định 2957/QĐ – UB thành lập Sở địa chính – nhà đất Hải Phòng. - Cuối cùng là từ năm 2003 đến nay,Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng căn cứ vào: + Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 25
26. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng + Quyết định số 45/2003/QĐ-TTg ngày 02/4/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Sở Tài nguyên và Môi trường, đổi tên Sở Khoa học, Công nghệ và Môi trường thành Sở Khoa học và công nghệ thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh,thành phố trực thuộc trung ương và thông tư liên tịch số 01/2003/TTLT- BTNMT-BNV ngày 15/7/2003 của Bộ Tài nguyên và Môi trường - Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của cơ quan chuyên môn giúp Uỷ ban nhân dân quản lý nhà nước về Tài nguyên và Môi trường ở địa phương + Thông báo số 183/TB-TU ngày 15/8/2003 của Ban Thường vụ Thành uỷ về công tác tổ chức, cán bộ của Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Khoa học và Công nghệ,Sở Xây dựng đã quyết định thành lập Sở Tài nguyên và Môi trường thuộc Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng, trên cơ sở tổ chức, bộ máy Sở Địa chính – Nhà đất hiện tại và tiếp nhận chức năng nhiệm vụ, tổ chức, biên chế quản lý nhà nước, tổ chức và biên chế sự nghiệp các lĩnh vực: . Tài nguyên nước (từ Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chuyển sang). . Tài nguyên khoáng sản (từ Sở Công nghiệp chuyển sang). . Môi trường (từ Sở Khoa học, Công nghệ và Môi trường chuyển sang) Sở Tài nguyên và Môi trường có tư cách pháp nhân, mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước thành phố và sử dụng con dấu theo quy định. Trụ sở Sở Tài nguyên và Môi trường thành phố Hải Phòng đặt tại 275 Lạch Tray- Ngô Quyền- Hải Phòng 2.1.2. Vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng * Vị trí và vai trò Sở Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn giúp Uỷ ban nhân dân thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc và bản đồ. Sở Tài nguyên và Môi trường chịu sự quản lý trực tiếp của Uỷ ban nhân dân thành phố về tổ chức, biên chế và các mặt công tác theo chức năng nhiệm vụ Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 26
27. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng được giao, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trường. * Chức năng và nhiệm vụ Với vị trí và vai trò quan trọng như trên, Sở Tài nguyên và Môi trường có những chức năng và nhiệm vụ cụ thể là :  Trình Uỷ ban nhân dân thành phố ban hành các quyết định và chỉ thị về quản lý tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc và bản đồ (sau đây gọi chung là tài nguyên và môi trường) trên địa bàn thành phố Hải Phòng theo phân cấp của Chính phủ.  Trình Uỷ ban nhân dân thành phố quy hoạch phát triển, chương trình, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm về tài nguyên và môi trường phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội của thành phố.  Trình Uỷ ban nhân dân thành phố quyết định các biện pháp bảo vệ tài nguyên và môi trường ở địa phương, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện.  Tổ chức, chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chương trình, quy hoạch, kế hoạch sau khi được xét duyệt; Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông tin về tài nguyên và môi trường.  Về tài nguyên đất:  Giúp Uỷ ban nhân dân thành phố lập quy hoạch, kế hoạch, sử dụng đất và điều chỉnh quy hoạch kế hoạch sử dụng đất cấp thành phố; hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện.  Tổ chức thẩm định, trình Uỷ ban nhân dân thành phố xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất của quận, huyện, thị xã và kiểm tra việc thực hiện.  Trình Uỷ ban nhân dân thành phố quyết định giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, chuyển quyền sử dụng đất, chuyển mục đích sử dụng đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân thành phố.  Tổ chức thực hiện việc điều tra khảo sát, đo đạc đánh giá phân hạng đất và lập bản đồ địa chính; đăng ký đất đai, lập, quản lý, chỉnh lý hồ sơ địa chính; Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 27
28. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng thống kê, kiểm kê đất đai; ký hợp đồng thuê đất theo quy định của pháp luật; đăng ký giao dịch bảo đảm quyền sử dụng đất, tài sản gắn liên với đất đối với các tổ chức.  Tham gia định giá các loại đất ở địa phương theo khung giá,nguyên tắc,phương pháp định giá các loại đất do Chính phủ quy định.  Về tài nguyên khoáng sản:  Trình Uỷ ban nhân dân thành phố cấp, gia hạn hoặc thu hồi giấy phép khai thác, chế biến khoáng sản làm vật liệu xây dựng thông thường, than bùn và khai thác tận thu khoáng sản, chuyển nhượng quyền hoạt động khoáng sản thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân thành phố theo quy định của pháp luật.  Giúp Uỷ ban nhân dân thành phố chủ trì phối hợp với các bộ, ngành có liên quan để khoanh vùng cấm hoặc tạm thời cấm hoạt động khoáng sản trình Chính phủ xem xét quyết định.  Về tài nguyên nước và khí tượng thuỷ văn:  Trình Uỷ ban nhân dân thành phố cấp, gia hạn, thu hồi giấy phép hoạt động điều tra, thăm dò, khai thác, sử dụng tài nguyên nước, xả nước thải vào nguồn nước theo phân cấp; kiểm tra việc thực hiện.  Trình Uỷ ban nhân dân thành phố cấp, gia hạn, thu hồi giấy phép hoạt động của các công trình khí tượng thuỷ văn chuyên dùng tại địa phương; chỉ đạo việc kiểm tra thực hiện sau khi được cấp phép.  Tổ chức việc điều tra cơ bản, kiểm kê, đánh giá tài nguyên nước theo hướng dẫn của Bộ tài nguyên và môi trường.  Tham gia xây dựng phương án phòng chống, khắc phục hậu quả thiên tai ở thành phố.  Về môi trường:  Trình Uỷ ban nhân dân thành phố cấp, gia hạn, thu hồi quyết định phê duyệt báo cáo đánh giá tác động môi trường đối với cơ sở sản xuất kinh doanh theo phân cấp. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 28
29. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng  Cấp, gia hạn, thu hồi giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn môi trường cho các tổ chức, cá nhân theo phân cấp.  Thẩm định báo cáo đánh giá tác động môi trường của các dự án, cơ sở theo phân cấp.  Tổ chức thu phí bảo vệ môi trường theo quy định của pháp luật.  Về đo đạc và bản đồ:  Thẩm định và đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp phép hoặc uỷ quyền cấp phép hoạt động đo đạc và bản đồ cho các tổ chức và cá nhân đăng ký hoạt động đo đạc và bản đồ trên địa bàn thành phố Hải Phòng.  Trình Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt kết quả thẩm tra, thẩm định chất lượng công trình, sản phẩm đo đạc và bản đồ địa chính, đo đạc và bản đồ chuyên dụng của thành phố. Tổ chức xây dựng hệ thống điểm đo đạc, cơ sở chuyên dụng, thành lập hệ thống bản đồ địa chính, bản đồ chuyên đề phục vụ các mục đích chuyên dụng.  Theo dõi việc xuất bản, phát hành bản đồ và kiến nghị với cơ quan quản lý nhà nước về xuất bản, việc đình chỉ phát hành, thu hồi các ấn phẩm bản đồ có sai sót về thể hiện chủ quyền quốc gia, địa giới hành chính, địa danh thuộc địa phương; ấn phẩm bản đồ có sai sót nghiêm trọng về kỹ thuật.  Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các dịch vụ công trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường theo quy định của pháp luật.  Chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về quản lý tài nguyên và môi trường ở cấp huyện và cấp xã.  Phối hợp với cơ quan có liên quan trong việc bảo vệ các công trình nghiên cứu, quan trắc về khí tượng thuỷ văn, địa chất khoáng sản môi trường, đo đạc bản đồ.  Thanh tra, kiểm tra việc thi hành pháp luật,giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm pháp luật về tài nguyên và môi trường theo quy định của pháp luật.  Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ về quản lý tài nguyên và môi trường ; tham gia hợp tác quốc tế; xây dựng hệ thống thông tin, Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 29
30. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng lưu trữ tư liệu về tài nguyên và môi trường theo quy định của pháp luật.  Tham gia thẩm định các dự án, công trình có nội dung liên quan đến lĩnh vực tài nguyên và môi trường.  Báo cáo định kỳ 6 tháng, 1 năm và đột xuất tình hình thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực công tác được giao cho thành phố và Bộ tài nguyên và môi trường.  Quản lý về tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức thuộc sở, trong ngành và cán bộ xã, phường, thị trấn làm công tác quản lý về tài nguyên và môi trường theo quy định của bộ tài nguyên và môi trường và Uỷ ban nhân dân thành phố.  Quản lý tài chính, tài sản của sở theo quy định của pháp luật và phân cấp của Uỷ ban nhân dân thành phố .  Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố giao. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 30
31. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng 2.1.3. Tổ chức và chế độ làm việc * Sơ đồ bộ máy SƠ ĐỒ BỘ MÁY SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG Giám đốc Sở TN&MT ) Phó Giám đốc Văn phòng sở Phó Giám đốc Phòng Quản lý Bộ phận nhận và Thanh tra sở Môi trường trả kết quả Phòng Quản lý Phòng Quản lý Phòng pháp chế TNKS Nước & Tài nguyên đất KTTV Trung tâm quan Phòng bản đồ - Trung tâm phát trắc Môi trường địa chính triển quỹ đất Văn phòng ĐK Trung tâm thông QSDĐ Công ty Xây tin TN - MT dựng và Tư vấn TN - MT Trung tâm kỹ thuật TN - MT * Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các phòng ban trong Sở Giám đốc Sở: Giám đốc Sở điều hành mọi hoạt động của cơ quan và trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác và các đơn vị cụ thể như sau: Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 31
32. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng - Phụ trách lĩnh vực: Công tác tổ chức cán bộ; Tài chính, Quy hoạch - Kế hoạch; Cải cách hành chính. - Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng; Chủ tịch Hội đồng Khoa học; Chủ tịch Hội đồng thẩm định - Phụ trách các phòng: Văn phòng Sở; Phòng quản lý tài nguyên đất; Phòng Bản đồ - Địa chính và các đơn vị sự nghiệp: Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất, Trung tâm kỹ thuật tài nguyên – môi trường. Giám đốc Sở là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm trước Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân thành phố, Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Sở; chịu trách nhiệm báo cáo công tác của ngành trước Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân thành phố và Bộ Tài nguyên và Môi trường khi được yêu cầu. Phó giám đốc Sở: Phó giám đốc Sở 1 : - Phụ trách lĩnh vực: Tài nguyên Khoáng sản - Nước – Khí tượng thuỷ văn; Môi trường; Công nghệ thông tin. - Phó Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng; Phó Chủ tịch Hội đồng khoa học. - Phụ trách các phòng: Quản lý môi trường; Tài nguyên Khoáng sản - Nước và Khí tượng thuỷ văn và các đơn vị sự nghiệp; Trung tâm Quan trắc môi trường; Trung tâm thông tin Tài nguyên – Môi trường Phó giám đốc Sở 2 : - Phụ trách lĩnh vực: Thanh tra; Tiếp công dân; Công tác bồi thường giải phóng mặt bằng. - Phụ trách các phòng: Pháp chế; Thanh tra Sở và các đơn vị: Trung tâm Phát triển quỹ đất, Công ty xây dựng và tư vấn Tài nguyên – Môi trường. Các Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về lĩnh vực được phân công. Ngoài nhiệm vụ được phân công trên các Phó Giám đốc được cử tham gia thành viên các Ban chỉ đạo, Hội đồng tư vấn của thành phố và Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 32
33. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng các công trình trọng điểm thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; Được uỷ quyền giải quyết các công việc khác khi Giám đốc vắng mặt hoặc theo yêu cầu công tác. Văn phòng Sở: - Chịu sự lãnh đạo, điều hành trực tiếp và toàn diện của Sở Tài nguyên và Môi trường. - Có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Sở trong các lĩnh vực: Tổ chức bộ máy và cán bộ; nhân sự và tiên lương; tổng hợp, thi đua – khen thưởng; văn thư – lưu trữ; quản trị hành chính; tài chính – tài vụ; nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa”. Phòng quản lý môi trường: - Là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của Sở Tài nguyên và Môi trường. - Có chức năng tham mưu cho Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về bảo vệ môi trường trên địa bàn thành phố Hải Phòng. Phòng quản lý tài nguyên khoáng sản - nước và khí tượng thủy văn: - Là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường. - Có chức năng giúp Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về Tài nguyên Khoáng sản - Nước và Khí tượng thuỷ văn trên địa bàn thành phố Hải Phòng theo quy định của pháp luật. Phòng bản đồ - địa chính: - Là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường. - Có chức năng giúp Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về Tài nguyên Khoáng sản - Nước và Khí tượng thuỷ văn trên địa bàn thành phố Hải Phòng theo quy định của pháp luật. Phòng quản lý tài nguyên đất: - Tham mưu cho Giám đốc Sở thực hiện chức năng quản lý nhà nước về quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất; lập hồ sơ giao đất; cho thuê đất; thu hồi đất; chuyển mục đích sử dụng đất; chuyển quyền sử dụng đất. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 33
34. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng Phòng pháp chế: - Giúp Giám đốc Sở thực hiện quản lý nhà nước bằng pháp luật trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường; Tổ chức thực hiện công tác xây dựng các văn bản hướng dẫn thi hành pháp luật về tài nguyên và môi trường thuộc thẩm quyền của UBND thành phố; Thẩm định, rà soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật; Kiểm tra các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Giám đốc Sở; Tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về tài nguyên và môi trường đối với các tổ chức và công dân trên địa bàn thành phố; Kiểm tra việc thực hiên pháp luật. Thanh tra Sở: Thực hiện chức năng thanh tra hành chính và thanh tra chuyên ngành về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường, khí tượng thuỷ văn, đo đạc và bản đồ theo quy định của pháp luật. Trung tâm quan trắc môi trường: Có chức năng giúp Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về bảo vệ môi trường bao gồm: quan trắc, giám sát, phòng chống ô nhiễm, cải thiện chất lượng môi trường, ứng dụng công nghệ, điều tra, xây dựng cơ sở dữ liệu, đào tạo cán bộ kỹ thuật về bảo vệ môi trường, tuyên truyền, giáo dục pháp luật về bảo vệ môi trường. -Thực hiện các hoạt động tư vấn, dịch vụ cho các tổ chức và công dân trong lĩnh vực quan trắc, phân tích môi trường và ứng dụng các biện pháp về bảo vệ môi trường. Trung tâm thông tin tài nguyên – môi trường: - Giúp Giám đốc Sở thực hiện việc triển khai xây dựng, quản lý, khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường của thành phố Hải Phòng phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của ngành và đáp ứng nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng. - Lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu về tài nguyên và môi trường. - Quản lý công trình xây dựng đo đạc hình thành trong quá trình quản lý nhà nước về địa chính trên địa bàn thành phố theo phạm vi quản lý và phân cấp của Bộ Tài nguyên và Môi trường. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 34
35. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng 2.1.4. Một số hoạt động cơ bản của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng * Lập và thực hiện quy hoạch – kế hoạch sử dụng đất - Lập quy hoạch – kế hoạch sử dụng đất các cấp: Từ nhu cầu sử dụng đất cho phát triển đô thị và công nghiệp trong giai đoạn từ 2008 – 2010 và đến 2020 là rất lớn nên ngành đã chủ động tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố lập đề án điều chỉnh, kế hoạch sử dụng đất đến năm 2010 và quy hoạch sử dụng đất đến năm 2020 của thành phố. - Thực hiện quy hoạch – kế hoạch sử dụng đất (giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất): Năm 2008 Sở đã trình UBND thành phố ban hành thông báo chủ trương thu hồi đất 37 dự án, diện tích 272,6 ha. Thực hiện kế hoạch sử dụng đất thành phố Hải Phòng - theo nghị quyết 36 ngày 28/12/2006 của Chính phủ, năm 2008 đã thực hiện thu hồi đất, giao đất, cho thuê đất 64 dự án, diện tích 772,39 ha, đạt 103,9% kế hoạch năm 2008, trong đó: khu vực đô thị 30 dự án, diện tích 339,36 ha; khu vực nông thôn 34 dự án, diện tích 433,03 ha. * Đăng ký thống kê, kiểm kê đất đai và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất Thực hiện chỉ thị số 31/CT-TTg ngày 14/12/2007 của TTCP về kiểm kê quỹ đất đang quản lý, sử dụng của các tổ chức được nhà nước giao đất, cho thuê đất, UBND thành phố đã thành lập ban chỉ đạo do lãnh đạo UBND thành phố làm trưởng ban, giám đốc Sở TN&MT làm phó ban thường trực. Sở TN&MT với trách nhiệm cơ quan thường trực ban chỉ đạo đã xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện đúng theo tiến độ theo quy định của ban chỉ đạo Trung ương và Bộ TN&MT. Qua kiểm kê thấy phần lớn các tổ chức được nhà nước giao đất, cho thuê đất có ý thức quản lý, sử dụng đất theo quy định của pháp luật đất đai (xây dựng nhà xưởng sản xuất, văn phòng làm việc, cửa hàng, xây dựng tường bao để bảo vệ đất). Nhưng vẫn còn nhiều tổ chức sử dụng đất không có hiệu quả, lãng phí tài nguyên đất; có hiện tượng xin giao đất, thuê đất nhưng không sử dụng đất do hạn chế về năng lực tài chính và tự ý chuyển nhượng không đúng quy định. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 35
36. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng Năm 2008 là năm thứ ba tiếp tục thực hiện Nghị quyết của Hội đồng nhân dân thành phố khóa 13, hoàn thành cấp giấy quyền sử dụng đất cho hộ gia đình, cá nhân trên địa bàn thành phố. * Về hoạt động đo đạc bản đồ và xây dựng giá đất Thẩm định nguồn gốc đất phục vụ công tác bồi thường, giải phóng mặt bằng 11 dự án công trình trọng điểm có vướng mắc phức tạp với diện tích 488,28 ha gồm 551 hộ gia đình, cá nhân và 15 tổ chức. Hoạt động đo đạc bản đồ có nhiều tiến bộ cả về phương tiện kỹ thuật và chất lượng, Trung tâm kỹ thuật tài nguyên môi trường đã chủ động cải tiến công nghệ trang bị thêm máy móc hiện đại để đảm đương những công trình trọng điểm. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các quận, huyện đều được Sở phê duyệt đề án làm căn cứ pháp lý để hoạt động đo vẽ, lập trích lục, trích sao hồ sơ địa chính đáp ứng yêu cầu giao đất, thu hồi đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và bồi thường giải phóng mặt bằng. Công tác xây dựng giá đất là nhiệm vụ mới nhưng ngành chưa có cán bộ và kinh nghiệm, được sự hỗ trợ tích cực của ngành Tài chính với sự nỗ lực của các thành viên trong tổ công tác liên ngành Tài chính – Tài nguyên và Môi trường, sự phối kết hợp chặt chẽ với các ngành, đăch biệt là sự chủ động trong khảo sát, đề xuất của các quận, huyện và nghiên cứu tham khảo mức giá đất của các tỉnh, thành phố liền kề và có cùng vị thế đã xây dựng bảng giá đất năm 2009 đảm bảo tiến độ báo cáo UBND thành phố trình Hội đồng nhân dân thành phố tại kỳ họp thứ 14 để ra nghị quyết thông qua ngày 10/12/2008. * Bồi thường giải phóng mặt bằng Trong năm 2008, tại 14 quận, huyện (trừ Bạch Long Vỹ) đã thực hiện bồi thường 212 dự án với diện tích 2091,69 ha; 17.049 hộ có đất bị thu hồi, trong đó có 4.740 hộ có đất thổ cư; 881 hộ phải bố trí tái định cư; tổng số tiền bồi thường, hỗ trợ: 4.040 triệu đồng, 7.389 hộ đã nhận tiền bồi thường, còn 1.535 hộ chưa nhận tiền bồi thường do nhiều nguyên nhân. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 36
37. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng Công tác bồi thường giải phóng đang gặp nhiều thách thức lớn do tâm lý chờ đợi giá đất thay đổi hàng năm; vấn đề chính sách giải quyết lao động và việc làm, bố trí tái định cư và những vấn đề xã hội khác. Thực tiễn công tác giải phóng mặt bằng trong năm qua đã chứng minh việc liên tục thể chế hoàn thiện cơ chế chính sách về bồi thường, hỗ trợ và tái định cư đồng thời với việc phân cấp triệt để là hướng chỉ đạo đúng, hiệu quả. Thành phố chỉ tập trung việc hoạch định chính sách, kiểm tra, hướng dẫn và tháo gỡ khó khăn, vướng mắc cho cấp huyện và chủ đầu tư. * Đấu giá quyền sử dụng đất tạo vốn đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng Việc đấu giá quyền sử dụng đất đã đưa chính sách đất đai vào cuộc sống, việc đấu giá công khai, minh bạch là thể hiện công bằng xã hội, dân chủ, công khai, từng bước làm lành mạnh hóa thị trường bất động sản ở cả đô thị và nông thôn đã chứng minh hiệu quả về kinh tế, lượng đất sử dụng hàng năm cho nhu cầu ở tại khu vực nông thôn chỉ bằng 1/3 những năm trước đây nhưng số thu từ sử dụng đất lại đạt từ 1,5 đến 2 lần hàng năm tại các huyện. Việc đấu giá quyền sử dụng đất ở vừa thực hiện đúng luật đất đai vừa chấm dứt tình trạng giao đất trái thẩm quyền ở khu vực nông thôn từng diễn ra trong những năm trước đây. * Quản lý tài nguyên khoáng sản, tài nguyên nước Năm 2008 cấp giấy phép thăm dò khoáng sản cho 07 dự án với tổng diện tích 432,87 ha. Thành phố đã quyết định phê duyệt kết quả thăm dò đánh giá trữ lượng khoáng sản cát làm vật liệu san lấp 03 dự án với tổng diện tích 204,58 ha, trữ lượng 7.718.470 mét khối. Thành phố đã ký cấp giấy phép khai thác khoáng sản: 07 doanh nghiệp, diện tích 31,79 ha, trữ lượng 2.694.131 mét khối. Cấp giấy phép khai thác nước dưới đất và cấp giấy phép cho một số tổ chức. * Quản lý và bảo vệ môi trường Kiểm tra, thanh tra việc tuân thủ Luật Bảo vệ môi trường và hiện trạng gây ô nhiễm môi trường của các doanh nghiệp trong địa bàn thành phố, kiểm soát hoạt động nhập khẩu phế liệu, báo cáo đánh giá môi trường Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 37
38. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng 2.1.5. Những thuận lợi và khó khăn * Thuận lợi Sở Tài nguyên và Môi trường đã hoàn thành 06 chương trình, đề án thành phố giao trong năm 2008, đó là: Đề án thành lập Chi cục Bảo vệ môi trường, đề án thành lập Quỹ bảo vệ môi trường, đề án GPMB nhanh các dự án trọng điểm, đề án tăng cường quản lý đất đai và phát triển thị trường bất động sản, giai đoạn 2 dự án hỗ trợ năng lực thiết bị công nghệ thông tin, sắp xếp địa điểm làm việc các đơn vị sự nghiệp của Sở, quy hoạch sử dụng đất thành phố Hải Phòng đến năm 2020. Bên cạnh đó, Sở Tài nguyên và Môi trường kịp thời tham mưu cho thành phố một số giải pháp thực hiện để giải phóng mặt bằng, giao đất các dự án trọng điểm: dự án Đường ô tô cao tốc Hà Nội - Hải Phòng, khu công nghiệp Đình Vũ, khu đô thị và sân golf Sông Giá, khu công nghiệp An Dương (Thâm Quyến) đảm bảo yêu cầu tiến độ của thành phố và nhà đầu tư. Không những vậy, Sở Tài nguyên và Môi trường thực hiện chủ đề tiếp tục CCHC và giải phóng mặt bằng hiệu qủa, nâng cao chất lượng cải cách thủ tục hành chính, kịp thời sửa đổi, bổ sung cơ chế chính sách về giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, bồi thường GPMB, các khoản phí, lệ phí, giảm thời gian giải quyết, đưa công tác CCHC vào nề nếp đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính; thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong quá trình giải quyết thủ tục tại tất cả các phòng và văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, trung tâm quan trắc môi trường của Sở. Theo như thường lệ, Sở vẫn định kỳ hàng tháng tổ chức giao ban với phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện để kiểm tra tiến độ thực hiện nhiệm vụ và hướng dẫn, giải quyết những vướng mắc của địa phương, tổ chức toàn thể cán bộ công chức học tập, nghiên cứu chính sách pháp luật, thông tin khoa học, công nghệ và kỹ năng lãnh đạo quản lý, từng bước nâng cao nghiệp vụ và ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức trong Sở, trong Ngành. Ngoài ra, Sở còn định kỳ 3 tháng một lần tổ chức giao lưu trực tuyến với các doanh nghiệp và công dân đúng yêu cầu của Bộ, đảm bảo chất lượng và nội dung trả lời, kịp thời gian; đối thoại với các Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 38
39. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng doanh nghiệp có vướng mắc, bị chậm thời gian trong các lĩnh vực giao đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (QSDĐ), hoạt động khoáng sản, nhập khẩu phế liệu. Đặc biệt, Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng luôn nhận được sự hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trường về chuyên môn nghiệp vụ và kịp thời tháo gỡ những vướng mắc về cơ chế chính sách để và kịp thời giải quyết các nhu cầu bức thiết của tổ chức và công dân trên địa bàn thành phố trong các lĩnh vực giao đất, hoạt động khoáng sản và bảo vệ môi trường. * Khó khăn Bên cạnh những thuận lợi trên, trong quá trình hoạt động Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng cũng đã gặp phải không ít khó khăn, bất lợi, điển hình là: - Nhiều việc giải quyết còn chậm, lúng túng trong việc đề xuất giải pháp tháo gỡ khó khăn, chưa kịp thời báo cáo xin ý kiến cấp trên để giải quyết các việc tồn đọng trong thời điểm nhạy cảm giữa chính sách cũ và chính sách mới nhất là về chế độ giao đất và bồi thường giải phóng mặt bằng, chưa hoàn thành 2 đề án (Đề án thực hành tiết kiệm trong sử dụng tài nguyên đất, khoáng sản, nước gắn liền với việc thanh tra, kiểm tra và thu hồi đất do vi phạm luật đất đai và Đề án quy hoạch khoanh vùng cấm hoạt động khoáng sản gắn với quy hoạch hoạt động khoáng sản làm vật liệu xây dựng thông thường đến 2010 – 2020) phải chuyển sang năm 2009. - Do chậm triển khai việc lập và trình duyệt quy hoạch khoanh vùng cấm hoạt động khoáng sản nên không lập được quy hoạch hoạt động khoáng sản dẫn đến việc phải tham vấn, xin ý kiến nhiều ngành, nhiều cấp kéo dài thời gian, nhất là việc giới thiệu trùng nhiều nhà đầu tư vào cùng một địa điểm, gây phức tạp kéo dài thời gian giải quyết công việc và bức xúc cho doanh nghiệp. - Chưa kiểm soát được nguy cơ ô nhiễm môi trường nhất là kiểm tra việc chấp hành luật bảo vệ môi trường(BVMT) sau khi báo cáo được hội đồng thẩm định phê duyệt; tình hình ô nhiễm ngày càng gia tăng, việc nhập khẩu phế liệu làm nguyên vật liệu sản xuất không tuân thủ luật BVMT, không được làm sạch tại nơi xuất khẩu, đang diễn biến phức tạp, ô nhiễm môi trường các nguồn nước sinh hoạt của Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 39
40. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng thành phố chưa được ngăn chặn kịp thời, tình trạng rác thải sinh hoạt, rác thải công nghiệp để bừa bãi tại nơi công cộng, dọc các trục đường giao thông và khá phổ biến chưa được chính quyền địa phương và các ngành tập trung xử lý. - Chưa luân chuyển được các vị trí công tác theo nghị định 158/2007/NĐ-CP ngày 27/10/2007 của Chính phủ, Chỉ thị 13/CT-CT ngày 17/04/2008 của Chủ tịch UBND thành phố và Quyết định 921/QĐ-BTNMT của Bộ trưởng Bộ TN&MT. Sự kêu ca, phàn nàn của các tổ chức, doanh nghiệp tuy có giảm dần trong mấy năm qua nhưng chưa chấm dứt. 2.2. TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 2.2.1. Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức – Hành chính (TC – HC)  Sơ đồ cơ cấu Trưởng phòng Phó trưởng phòng Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận văn thư lái xe tạp vụ y tế bảo vệ tổ chức cán bộ (Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 40
41. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng Bảng thống kê trình độ cán bộ, nhân viên của phòng TC- HC Trình độ Stt Chức danh, chức vụ Số lượng Đại Cao Trung Sơ cấp & chưa học đẳng cấp qua đào tạo 1 Trưởng phòng 1 1 2 Phó trưởng phòng 1 1 3 Tổ chức cán bộ 2 2 4 Văn thư 2 2 5 Y tế 1 1 6 Lái xe 3 3 7 Tạp vụ 1 1 8 Bảo vệ 3 3 Tổng 14 4 1 2 7 ( Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)  Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong phòng TC - HC * Trưởng phòng Trưởng phòng là người đứng đầu phòng TC –HC, là người có trách nhiệm, có nghiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của phòng TC – HC. Trưởng phòng chịu trách nhiệm về một số công việc có tính chuyên trách như tổng hợp, kiểm tra, giám sát và có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ hoạt động của cơ quan. Bên cạnh đó, Giám đốc Sở ủy quyền cho trưởng phòng ký các bản sao, giấy đi đường, ký giấy giới thiệu (trong một số lĩnh vực thông thường), thông báo, ký lệnh điều xe chở người phục vụ cán bộ công nhân viên. Không những vậy, trưởng phòng còn tham mưu giúp việc cho Giám đốc Sở và hội đồng thi đua khen thưởng Sở trong công tác thi đua khen thưởng, công tác tuyên truyền để cán bộ công nhân viên phấn đấu hoàn thành toàn diện và vượt mức công việc, chỉ tiêu đề ra; đồng thời làm thủ tục trình cấp trên khen thưởng niên hạn, khen thưởng thường kỳ và khen thưởng đột xuất. * Phó trưởng phòng Phó trưởng phòng là người giúp trưởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng, cũng có thể kiêm nhiệm trưởng một số bộ phận trong văn Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 41
42. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng phòng và có thể đảm nhiệm một số công việc cụ thể do trưởng phòng giao. Đồng thời, phó trưởng phòng cũng là người có quyền điều hành các công việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách như đối ngoại, phụ trách đội xe, quản lý việc cho thuê hội trường của Sở * Bộ phận văn thư Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của bộ phận văn thư trong Sở là: - Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo đúng quy định của cơ quan và pháp luật Nhà nước. - Đảm bảo phát hành các văn bản đi – đến thông suốt và kịp thời trong và ngoài cơ quan theo đúng quy định của cơ quan và pháp luật. - Chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan. - Quản lý sổ sách các thư từ và bưu phẩm chuyển đến và gửi đi của cơ quan. - Chuyển công văn, bưu phẩm đến các cá nhân, đơn vị, bộ phận. - Phát hành các văn bản hành chính ra ngoài cơ quan, xử lý công văn theo sự phân công của trưởng phòng và lưu trữ đúng quy định các loại văn bản, theo quy trình lưu trữ của cơ quan. - Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về tiến độ, chất lượng và sự đáp ứng yêu cầu của công việc được phân công. - Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng phân công. - Tham mưu đề xuất cho lãnh đạo những vấn đề phát sinh trong lĩnh vực mình đang thực hiện. - Chủ động đề nghị, đánh giá nhận xét đề xuất xử lý các công việc liên quan. * Bộ phận lái xe Bộ phận lái xe có 3 lái xe và được phòng TC – HC giao cho điều khiển 3 chiếc xe ô tô như sau: + Một chiếc TOYOTA 16A.0889 – 12 chỗ ngồi + Một chiếc MITSUBISHI 16A.1457 – 7 chỗ ngồi + Một chiếc TOYOTA 16A.1367 – 4 chỗ ngồi Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 42
43. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng Ba chiếc xe này do phòng TC – HC quản lý, khi lãnh đạo Sở cần dùng thì trưởng phòng sẽ bố trí lái xe phục vụ lãnh đạo. * Bộ phận tạp vụ Phục vụ nước uống: - Phải đảm bảo vệ sinh sạch sẽ và đầy đủ. + Khu vực nấu nước, bể chứa dự trữ nước. + Nguồn nước, dụng cụ lấy nước. + Dụng cụ chứa nước tại văn phòng. - Đảm bảo có đủ nước sôi phục vụ: các phòng ban gián tiếp trước giờ làm việc theo quy định. Quản lý chung về vệ sinh môi trường: - Hằng ngày quản lý nhà khách của Sở đảm bảo luôn ngăn nắp sạch sẽ. - Thường xuyên chăm sóc các khu vườn của nhà khách cũng như tại nơi làm việc của các phòng ban. - Thường xuyên làm tốt công tác vệ sinh công nghiệp toàn bộ mặt bằng và các hành lang được phân giao quản lý của Sở đảm bảo khang trang, sạch đẹp. - Quản lý sơ đồ mặt bằng và hệ thống thoát thải nước công nghiệp (nổi và ngầm) đảm bảo thông suốt, chống úng ngập. Quản lý các khu nhà vệ sinh và hệ thống thải bẩn của Sở. * Bộ phận y tế Bộ phận này có nhiệm vụ khám và cấp thuốc, điều trị cho cán bộ nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu tại chỗ, làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên. Đồng thời bộ phận y tế còn lập kế hoạch khám sức khỏe định kỳ, khám sức khỏe cho người xin tuyển dụng vào Sở, quản lý hồ sơ và nắm chắc tình trạng sức khỏe của cán bộ công nhân viên, tư vấn với phòng tổ chức cán bộ về tình hình sức khỏe của cán bộ công nhân viên để bố trí công việc phù hợp. Bộ phận này luôn luôn bố trí nhân viên thường trực để giải quyết kịp thời các trường hợp tai nạn lao động, bệnh cấp tính và cấp cứu xảy ra bất cứ lúc nào. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 43
44. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng * Bộ phận bảo vệ Tổ nhân viên bảo vệ gồm có 03 người, một ngày làm việc chia thành 03 ca, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện công tác bảo vệ trong 01 ca. Bộ phận bảo vệ của cơ quan có chức năng và nhiệm vụ rất quan trọng, đó là: - Tổ chức công tác bảo vệ cơ quan, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ gian xâm nhập, giữ gìn tài sản tập thể và cá nhân trong cơ quan. - Tổ chức phối hợp cùng với chính quyền địa phương thực hiện các biện pháp nhằm ngăn chặn và phát hiện kịp thời các hành vi phạm pháp, tệ nạn xã hội xảy ra trong khu vực cơ quan. - Phối hợp cùng các đơn vị khác trong cơ quan nhắc nhở mọi người đến cơ quan thực hiện các quy định nhằm giữ vững kỷ cương nề nếp. Đề xuất các biện pháp, giải pháp nhằm đảm bảo trật tự trị an kỷ cương trong Sở. - Thường trực tại cổng chính 24/24 để hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, nhắc nhở mọi người chấp hành các quy định khi đến Sở. - Thường xuyên tuần tra bao quát toàn khu khu vực trong phạm vi quản lý của Sở, ngăn chặn người ngoài vào Sở khi không có yêu cầu công tác; giám sát, kiểm tra người mang tài sản của Sở ra khỏi cơ quan (khi có nghi ngờ). - Quản lý chìa khóa các phòng làm việc trong cơ quan. Mở và đóng cửa phòng đúng qui định về giờ làm việc tại Sở. * Bộ phận tổ chức cán bộ Bộ phận tổ chức cán bộ của Sở chủ yếu quản lý và thực hiện các công việc như sau: - Quản lý dữ liệu nhân sự trong Sở: quản lý, lưu trữ, cập nhật hồ sơ nhân sự của CBCC và lao động hợp đồng - Tuyển dụng nhân sự - Thực hiện ký kết hợp đồng lao động. - Xét hoàn thành chế độ tập sự. - Chế độ chính sách liên quan đến người lao động: các chế độ thăm hỏi, hiếu hỉ, tang lễ, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm tai nạn con người - Nâng, chuyển ngạch công chức, nâng bậc lương. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 44
45. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng 2.2.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ * Vị trí và chức năng Phòng Tổ chức – Hành chính là đơn vị thuộc Sở, có chức năng giúp giám đốc Sở quản lý, điều hành, chỉ đạo thực hiện công tác tổ chức cán bộ, tài chính – kế toán và hành chính quản trị của ngành, cơ quan. * Lĩnh vực phụ trách Phòng Tổ chức – Hành chính phụ trách các lĩnh vực công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, hành chính, quản trị, tài vụ, tự vệ, trật tự và an toàn của Sở. * Nhiệm vụ - Công tác tổ chức cán bộ - nhân sự, tiền lương và đào tạo Giúp giám đốc Sở về công tác tổ chức bộ máy các phòng chuyên môn giúp việc, các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở. Quản lý cán bộ, công chức và người lao động thuộc cơ quan Sở; thực hiện chế độ tiền lương và chính sách xã hội đối với cán bộ, công chức, người lao động thuộc cơ quan Sở và toàn ngành. Xây dựng và phối hợp với phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện thực hiện kế hoạch đào tạo và đào tạo lại cán bộ chuyên môn thuộc quận, huyện, thị xã theo tiêu chuẩn của Ngành. - Công tác tài chính – kế toán Lập kế hoạch thu chi tài chính thường xuyên hàng tháng, quý, năm, 5 năm và đột xuất; lập kế hoạch chi tiêu nội bộ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan Sở. Đảm bảo tiền lương, phụ cấp, các khoản được thanh toán đối với cán bộ, công chức và người lao động kịp thời, đúng quy định. Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ tài chính kế toán theo các quy định hiện hành đối với các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở. Kết hợp với các cơ quan có liên quan kiểm tra việc sử dụng ngân sách nhà nước trong Ngành định kỳ và đột xuất. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 45
46. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng - Công tác hành chính quản trị Tiếp nhận công văn đến, chuyển công văn đi và lưu trữ, nộp lưu trữ văn bản của Sở theo quy định của pháp luật về lưu trữ và bảo mật. Trực tiếp chuyển giao các công văn khẩn của Sở tới các đơn vị trong và ngoài Ngành trên địa bàn thành phố đảm bảo thời gian để kịp thời triển khai gấp nhiệm vụ. Lập kế hoạch mua sắm, sử dụng vật tư, văn phòng phẩm; đảm bảo đủ điều kiện vật chất, hậu cần, kỹ thuật và phương tiện làm việc phục vụ hoạt động chung của cơ quan Sở, các phòng chuyên môn và lãnh đạo Sở. Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các hội nghị, hội thảo, hướng dẫn và đón tiếp khách đến cơ quan làm việc, liên hệ công tác, chuẩn bị nội dung và đảm bảo hậu cần cho công tác đối ngoại. Đảm bảo an toàn, an ninh, trật tự trong cơ quan Sở, phối hợp cùng chính quyền địa phương, tham gia gìn giữ trật tự chung trong khu vực cơ quan; phòng, chống cháy nổ. Tổ chức công tác y tế, chăm sóc sức khỏe đối với cán bộ, công chức, viên chức, đảm bảo vệ sinh môi trường. Quản lý tài sản công theo quy định của pháp luật. 2.2.3. Chế độ làm việc Phòng Tổ chức – Hành chính làm việc theo chế độ thủ trưởng. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc Sở về toàn bộ hoạt động của phòng. Phó trưởng phòng giúp việc trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về nhiệm vụ được giao. Trong trường hợp lãnh đạo Sở giao nhiệm vụ trực tiếp cho phó trưởng phòng hoặc cán bộ, công chức, viên chức thì phó trưởng phòng hoặc cán bộ, công chức, viên chức phải có trách nhiệm thi hành và báo cáo với trưởng phòng. Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ do trưởng phòng hoặc phó trưởng phòng giao và chịu trách nhiệm về việc thực hiện các nhiệm vụ đó. 2.2.4. Các trang thiết bị văn phòng Phương tiện và các điều kiện làm việc phục vụ công tác là các yếu tố không thể thiếu để cán bộ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Điều kiện tốt, cán bộ Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 46
47. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng tốt là hai yếu tố quyết định sự thành công trong công việc. Ban lãnh đạo của Sở qua nhiều thế hệ rất quan tâm đến các phương tiện làm việc, phương tiện đi lại, trang thiết bị văn phòng phục vụ công tác nhất là máy tính, qua từng thời kỳ máy móc được thay thế, trang bị ngày càng đầy đủ hiện đại phù hợp với nhu cầu công tác thực tế. Từ đó đã đóng góp không nhỏ trong việc hoàn thành tốt công việc được giao một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời và chất lượng, đặc biệt là phải quan tâm phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin. Phòng Tổ chức - Hành chính của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng được bố trí ở tầng một. Các trang thiết bị làm việc được trang bị khá đầy đủ. Bảng thống kê các dụng cụ, trang thiết bị văn phòng STT Tên các loại thiết bị, dụng cụ Số lượng Đơn vị 1 Máy vi tính 3 Bộ 2 Máy in 3 Bộ 3 Máy Fax 2 Chiếc 4 Ô tô 3 Chiếc 5 Máy điều hoà 3 Chiếc 6 Máy photocopy 1 Chiếc 7 Điện thoại bàn 2 Chiếc 8 Tủ đựng tài liệu 1 Chiếc 9 Tủ đựng đồ cho nhân viên 1 Chiếc 10 Bàn ghế làm việc 3 Bộ 11 Bàn ghế tiếp khách 1 Bộ ( Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) 2.2.5. Một số nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại phòng Tổ chức – Hành chính 2.2.5.1. Công tác thông tin Trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị thì nhu cầu về thông tin là rất lớn. Không những vậy, nhu cầu này còn rất đa dạng và thường xuyên biến đổi. Nó được xác định tùy thuộc vào từng công việc hay từng loại công việc, vào phạm vi hoạt Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 47
48. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng động của các cơ quan. Mục tiêu phục vụ thông tin cho các hoạt động của Sở là bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho từng bộ phận, từng đơn vị trong Sở, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của Sở đạt được hiệu quả cao nhất. Tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, công tác thu thập và xử lý thông tin được phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện như sau: Thông tin chủ yếu được thu thập từ các nguồn: - Nguồn thông tin tiếp nhận được từ các quyết định, thông báo, các chương trình kế hoạch của Bộ Tài nguyên và Môi trường, của ủy ban nhân dân thành phố - Nguồn thông tin từ ban lãnh đạo Sở và các phòng ban chuyên môn trong nội bộ Sở. - Nguồn thông tin từ ban lãnh đạo Đảng và chính quyền thành phố Hải Phòng. - Nguồn thông tin thu thập qua hệ thống báo cáo của các đơn vị cấp dưới gửi lên. - Nguồn thông tin thu được qua các cuộc họp, giao ban như:họp giao ban lãnh đạo Sở, họp giao ban lãnh đạo các phòng, đơn vị sự nghiệp thuộc Sở và các phòng tài nguyên và môi trường quận huyện (hàng tháng, hàng quý) để đánh giá việc thực hiện các chỉ thị, nghị quyết của cấp trên - Nguồn thông tin từ việc giao tiếp với dân (các ý kiến đóng góp). * Trong quá trình hoạt động, công tác thông tin tại Sở đã đạt được những kết quả đáng kể sau: - Đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, trung thực. - Văn phòng đã giúp ban lãnh đạo củng cố công tác thông tin giữa các phòng ban, đơn vị trong toàn Sở. - Tiến hành truyền thông tin đến đúng các đối tượng tiếp nhận. - Thu thập các thông tin cần thiết giúp lãnh đạo ra các quyết định đúng đắn. * Bên cạnh những kết quả đã đạt được ở trên, công tác thông tin tại Sở vẫn còn tồn tại một số thiếu sót, đó là: - Các thông tin cung cấp nhiều khi còn chưa cụ thể, rõ ràng, vẫn còn tình trạng cung cấp những thông tin chung chung, mơ hồ. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 48
49. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng - Thông tin gửi lên cho cấp trên có lúc còn chậm, chưa kịp thời. - Văn phòng đã được trang bị máy vi tính nối mạng internet nhưng việc thu thập thông tin trên mạng chưa thu được kết quả cao. * Sở dĩ còn có những thiếu sót trên là do các nguyên nhân: - Ban lãnh đạo chưa thường xuyên đôn đốc, hướng dẫn nhân viên thực hiện tốt công tác bảo đảm thông tin. - Trình độ tin học, ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên còn hạn chế. - Văn phòng nhiều khi phải giải quyết quá nhiều công việc trong khi đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn là chưa cao. 2.2.5.2. Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác Chương trình công tác của một cơ quan là sự định hình công việc hàng năm, là mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý theo thời gian nhất định: năm, quý, tháng, tuần, ngày. Việc xây dựng chương trình công tác tại Sở do trưởng phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện. Các chương trình công tác được xây dựng là chương trình công tác năm, quý, tháng. Chương trình công tác năm: Người soạn thảo dựa trên chương trình kế hoạch của Bộ Tài nguyên và Môi trường giao, các dữ liệu liên quan từ các phòng ban trong cơ quan, sau đó tiến hành tổng hợp,điều chỉnh và cân đối lại rồi soạn thảo thành chương trình công tác năm. Bản chương trình được in và gửi tới ban lãnh đạo và các phòng ban chuyên môn để làm căn cứ thực hiện. Chương trình công tác quý (3 tháng): chương trình công tác quý được xây dựng trên cơ sở các công việc lớn phải thực hiện trong chương trình kế hoạch năm. Các công việc phát sinh sẽ được đưa thêm vào. Chương trình công tác tháng: đây là bản chi tiết công việc phải làm trong quý. Người soạn thảo chương trình phân bổ các công việc cụ thể cho từng phòng ban, phòng ban nào sẽ thực hiện các công việc gì, thời gian thực hiện là trong bao lâu. Chương trình công tác tuần, ngày, của các phòng ban do các phòng ban tự xây dựng dựa trên chương trình công tác tháng. Phòng Tổ chức – Hành chính xây dựng chương trình làm việc tuần, ngày cho ban lãnh đạo Sở. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 49
50. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng Chương trình công tác sau khi được ban hành thì phòng Tổ chức – Hành chính có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các phòng ban thực hiện đúng theo bản chương trình đã xây dựng. * Công tác này đã đạt được các kết quả sau: - Các chương trình công tác đã đưa ra đầy đủ các công việc chính, cần thiết phải thực hiện theo các khoảng thời gian. - Việc lập chương trình diễn ra nhanh chóng, đúng thời gian quy định. - Giúp cho ban lãnh đạo và các phòng ban phải giải quyết các công việc theo trình tự khoa học, đúng chức năng, thẩm quyền, công việc không chồng chéo. * Trong quá trình hoạt động, công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác còn có những hạn chế chưa được khắc phục là: - Vẫn còn hiện tượng các phòng ban giải quyết các công việc chưa đúng theo kế hoạch. - Chương trình công tác lập ra nhiều khi còn chưa phù hợp với thực tiễn. * Nguyên nhân của những hạn chế trên là do: - Văn phòng chưa tích cực giám sát, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của các phòng ban. - Chưa làm tốt công tác sơ kết, tổng kết, đánh giá kết quả việc thực hiện chương trình để điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp. 2.2.5.3. Công tác hậu cần Công tác hậu cần trong các cơ quan, đơn vị là rất cần thiết, nơi nào có hoạt động thì nơi đó có nhu cầu cần cung ứng những điều kiện trang bị và nguồn tài chính, do đó việc bảo đảm cung ứng đầy đủ các điều kiện cần thiết cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị được trôi chảy, thuận lợi là nhiệm vụ của văn phòng. Tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, công tác tổ chức phục vụ hậu cần đã được ban lãnh đạo Sở rất quan tâm. Hàng năm, phòng Tổ chức – Hành chính căn cứ vào số kinh phí từ ngân sách nhà nước cấp để lập kế hoạch mua sắm sửa chữa cung cấp các trang thiết bị có giá trị lớn, bản kế hoạch được trình lên giám đốc Sở để xin ý kiến và duyệt ký. Sau khi được duyệt ký, phòng Tổ chức – Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 50
51. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng Hành chính sẽ tiến hành mua sắm các trang thiết bị và phân phối cho các phòng ban trong cơ quan. Đối với việc sửa chữa thường xuyên và cung ứng những dụng cụ và văn phòng phẩm cho đội ngũ cán bộ, nhân viên thì trong quá trình thực hiện công việc, bộ phận, phòng ban nào có nhu cầu thì sẽ thông báo để văn phòng tiến hành thực hiện. * Trong thời gian qua, công tác hậu cần đã đạt được những kết quả sau: - Đảm bảo các văn phòng phẩm phục vụ, cán bộ, công chức của toàn Sở như giấy, bút, cặp đựng tài liệu - Hầu hết các phòng ban đều được trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại, internet được nối tới các phòng ban. - Đảm bảo các điều kiện làm việc như phòng làm việc có đầy đủ bàn ghế, tủ đựng cá nhân, tủ đựng tài liệu, các máy móc, thiết bị chuyên dùng * Những hạn chế còn tồn đọng trong công tác hậu cần: - Việc mua sắm, sửa chữa thường xuyên chưa được nhiều. - Cán bộ, nhân viên còn lãng phí trong việc sử dụng các văn phòng phẩm. * Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trên là: - Nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp không đều giữa các năm. - Nhân viên chưa thực hiện tốt quy chế chi tiêu nội bộ và thực hành tiết kiệm của Sở. 2.2.5.4. Việc tổ chức chuyến đi công tác cho ban lãnh đạo cơ quan Hàng năm ban lãnh đạo Sở thường xuyên phải đi dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo Vì vậy phòng Tổ chức – Hành chính có nhiệm vụ lập kế hoạch và chuẩn bị các phương tiện cần thiết để chuyến đi công tác của lãnh đạo đạt hiệu quả cao. Việc lập kế hoạch cho chuyến đi công tác là hết sức quan trọng, nó quyết định tính hiệu quả của chuyến đi. Khi lập kế hoạch công tác phòng Tổ chức – Hành chính thường đưa vào bản kế hoạch những nội dung sau: - Mục đích của chuyến đi. - Nội dung của chuyến đi. - Thành phần của chuyến đi. - Thời gian đi, địa điểm đến, phương tiện đi lại, những giấy tờ, tài liệu cần chuẩn bị, dự trù kinh phí bao nhiêu Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 51
52. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng Những nội dung được lập ra một cách đầy đủ, chi tiết sau đó in ra thành văn bản và trình lên giám đốc Sở để xin ý kiến. Sau khi có ý kiến của giám đốc Sở, nếu có chỗ sai sót phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành chỉnh sửa cho phù hợp và sẽ theo bản kế hoạch đã lập ra để tiến hành chuẩn bị cho chuyến đi công tác của ban lãnh đạo. Những công việc được tiến hành để chuẩn bị cho chuyến đi công tác bao gồm: * Liên hệ với nơi ban lãnh đạo sẽ đến công tác Tất cả các chuyến đi công tác đều được liên hệ trước với nơi ban lãnh đạo sẽ đến công tác.Việc liên hệ sẽ do trưởng phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện. Đối với những chuyến công tác xa và dài ngày, hình thức liên hệ chủ yếu là gọi điện thoại trực tiếp đến nơi ban lãnh đạo sẽ đến công tác và gửi văn bản kèm theo. Đối với chuyến công tác gần thì trưởng phòng sẽ đến nơi công tác và trực tiếp liên hệ với những người có trách nhiệm. Việc liên hệ trước này nhằm mục đích để nơi đến công tác sắp xếp lịch đón tiếp, lịch làm việc và có thể bố trí chỗ ăn, nghỉ cho khách Khi đến liên hệ thường có các nội dung như sau: + Dự kiến ngày, tháng, đoàn sẽ đến công tác. + Thành phần của đoàn gồm những ai? + Mục đích của đoàn đến sẽ giải quyết được những gì? + Thời gian đoàn sẽ ở lại trong bao lâu Sau khi đã liên hệ xong với nơi đến công tác, trưởng phòng Tổ chức – Hành chính sẽ báo cáo lại với giám đốc Sở. Trước khi đoàn công tác xuất phát, trưởng phòng sẽ gọi điện cho nơi đến công tác để thông báo về thời gian đoàn xuất phát thời gian đoàn sẽ tới, những thay đổi hoặc bổ sung nếu có . * Chuẩn bị nội dung Đây là phần quan trọng nhất của chuyến đi công tác. Nếu là chuyến đi quan trọng thì mức độ chuẩn bị sẽ phức tạp, còn những chuyến đi thông thường thì mức độ chuẩn bị sẽ đơn giản hơn. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 52
53. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng * Chuẩn bị tư liệu, tài liệu Tùy theo mục đích, yêu cầu của chuyến đi công tác mà phòng Tổ chức – Hành chính chuẩn bị cho ban lãnh đạo những tư liệu, tài liệu có liên quan. Những tài liệu này khi chuẩn bị xong thì được cho vào túi hoặc cặp đựng hồ sơ một cách cẩn thận và giao cho giám đốc Sở hoặc người do giám đốc Sở chỉ định mang theo trong suốt chuyến đi công tác. * Chuẩn bị giấy tờ cá nhân Trước chuyến đi công tác, cán bộ văn thư chuẩn bị giấy giới thiệu, giấy đi đường cho các cán bộ, công chức cùng đi với lãnh đạo trong chuyến đi công tác. Tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, loại giấy tờ này có mẫu sẵn, cán bộ văn thư tiến hành điền họ tên và những thông tin cần thiết vào các loại giấy tờ trên rồi nộp cho trưởng phòng để trình lên giám đốc Sở hoặc phó giám đốc Sở để xin chữ ký. Sau khi có chữ ký của lãnh đạo, văn thư đóng dấu rồi giao cho từng người trong đoàn đi công tác. Ngoài ra, cán bộ văn thư cũng có trách nhiệm nhắc nhở mọi người mang theo các giấy tờ cần thiết khác như giấy chứng minh nhân dân, giấy chứng nhận học hàm, học vị * Chuẩn bị phương tiện giao thông Hiện tại, Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng có ba chiếc xe ô tô: một chiếc TOYOTA 16A.0889 – 12 chỗ ngồi, một chiếc TOYOTA 16A.1367 – 4 chỗ ngồi và một chiếc MITSUBISHI 16A.1457 – 7 chỗ ngồi. Đến nay, ba chiếc xe này vẫn sử dụng tốt và là phương tiện chủ yếu phục vụ cho chuyến đi công tác của ban lãnh đạo Sở. Ba chiếc xe này do phòng Tổ chức – Hành chính quản lý, khi lãnh đạo Sở cần dùng thì trưởng phòng bố trí lái xe phục vụ lãnh đạo. Tuy nhiên nếu chuyến đi công tác quá xa thì phương tiện đi lại sẽ là máy bay. Khi đó việc mua vé máy bay thường do cán bộ văn thư chịu trách nhiệm. Sau khi mua vé xong cán bộ văn thư thông báo cho mọi người trong đoàn giờ bay chính xác, địa điểm bay từ đâu đến đâu, có những phương tiện gì để đón đưa ở hai đầu và giá vé máy bay. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 53
54. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng * Chuẩn bị kinh phí Kinh phí cho chuyến đi công tác là tiền tạm ứng cho người đi công tác để chi tiêu vào các khoản: ăn, ở, đi lại Nếu lãnh đạo Sở đi công tác một mình thì bộ phận kế toán giao trực tiếp tiền tạm ứng cho lãnh đạo, còn nếu có nhiều người đi cùng thì tiền tạm ứng được giao cho một người trong đoàn đã được ban lãnh đạo phân công. Người giữ tiền tạm ứng có trách nhiệm chi trả các khoản chi phí trong suốt chuyến đi và lấy lại các hóa đơn, chứng từ cần thiết để khi đi công tác về sẽ thanh toán với bộ phận kế toán. * Chuẩn bị các nhu cầu khác Trước khi đoàn công tác lên đường, bộ phận y tế chuẩn bị một số thuốc chữa bệnh thông thường như thuốc ho, thuốc cảm cúm, thuốc giảm đau, cao dán để đoàn mang theo phòng khi trong đoàn có người ốm đau. Khi liên hệ với nơi đến công tác, nếu họ không bố trí được chỗ ăn ở cho đoàn khách thì phòng Tổ chức – Hành chính sẽ trực tiếp gọi điện đến một số khách sạn hoặc nhà nghỉ hoặc có thể nhờ nơi đến công tác đặt phòng và đặt ăn cho đoàn công tác. Thực tế cho thấy việc chuẩn bị cho chuyến đi công tác của lãnh đạo Sở được phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn có những mặt hạn chế. * Trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho ban lãnh đạo cơ quan, những kết quả đạt được là: - Các giấy tờ, tư liệu, tài liệu liên quan đến chuyến đi công tác của lãnh đạo luôn được đảm bảo đầy đủ. - Phương tiện giao thông phục vụ cho nhu cầu đi lại của lãnh đạo trong chuyến công tác được bố trí nhanh chóng, phù hợp với yêu cầu đặt ra. - Việc liên lạc trước với nơi sẽ đến công tác để bố trí chỗ ăn, ở cho đoàn đi công tác được phòng Tổ chức – Hành chính chuẩn bị rất chu đáo. - Đảm bảo kinh phí phục vụ cho chuyến đi. Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 54
55. Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên Môi trường Hải Phòng * Những hạn chế còn tồn đọng: - Việc lập chương trình làm việc cho đoàn công tác tại nơi đến công tác nhiều khi còn chung chung, sơ sài, chưa thật chi tiết. - Việc điều chỉnh những thay đổi, bổ sung trong kế hoạch của lãnh đạo còn chưa phù hợp. * Nguyên nhân dẫn đến các hạn chế trên là: - Phòng Tổ chức – Hành chính chưa nắm được chi tiết các công việc mà ban lãnh đạo sẽ làm tại nơi đến công tác. - Việc nắm bắt các thông tin từ ban lãnh đạo còn chưa kịp thời. 2.2.5.5. Công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị Họp là một trong những hoạt động thường xuyên, có tính phổ biến ở các cơ quan, tổ chức hiện nay để phổ biến các chủ trương, chính sách và bàn bạc để tìm ra các biện pháp quản lý, điều hành. Hội thảo là một dạng họp để thảo luận về những vấn đề có tính chất khoa học, phục vụ cho hoạt động quản lý. Lễ hội là những hoạt động có tính chất kỷ niệm những mốc lịch sử quan trọng trong chặng đường phát triển của cơ quan, hoặc nhân dịp cơ quan được biểu dương, khen thưởng nhằm ghi nhận những kết quả đã đạt được và động viên cán bộ, nhân viên tiếp tục cố gắng làm việc tốt hơn. Trong ba hoạt động trên thì họp là hoạt động diễn ra thường xuyên nhất. Các hội nghị là cuộc gặp mặt, một cuộc họp có tổ chức của một số đông người nhằm thông báo, trao đổi, bàn bạc, lấy ý kiến hoặc biểu thị ước vọng và tạo ra sự phối hợp hoạt động nhằm giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm. Tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, các hội nghị thường được tổ chức là hội nghị tổng kết; hội nghị triển khai công tác; tổ chức giao ban với phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện để kiểm tra tiến độ thực hiện nhiệm vụ và hướng dẫn giải quyết những vướng mắc của địa phương, tổ chức toàn thể cán bộ công chức học tập, nghiên cứu chính sách pháp luật, thông tin khoa học công nghệ và kỹ năng lãnh đạo quản lý, từng bước nâng cao nghiệp vụ và ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức trong Sở, trong ngành; tổ chức giao lưu trực tuyến với các Sinh viên: Phạm Thị Ánh Nguyệt - Lớp QT901P 55