›
›

Khóa luận Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư–lưu trữ tại công ty tnhh phúc tiến

doc 85 trang huongle 60
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư–lưu trữ tại công ty tnhh phúc tiến", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • dockhoa_luan_nghien_cuu_thuc_trang_va_giai_phap_nham_nang_cao_h.doc

Nội dung text: Khóa luận Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư–lưu trữ tại công ty tnhh phúc tiến

  1. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN LỜI MỞ ĐẦU Trong bất kì một doanh nghiệp nào cũng có sử dụng các loại văn bản giấy tờ vì văn bản, giấy tờ được dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương, chính sách của Đảng, của Nhà nước; để báo cáo thỉnh thị; liên hệ công tác giữa các cơ quan, các ngành, các cấp; ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và các tài liệu cần thiết Mọi văn bản giấy tờ đều tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư – lưu trữ để quản lí được thống nhất và sử dụng có hiệu quả. Do đó công tác văn thư – lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động, ưu khuyết điểm của cơ quan. Công tác văn thư - lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức. Làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư - lưu trữ là không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào. Sau thời gian thực tập tại công ty TNHH Phúc Tiến em nhận thấy công tác văn thư - lưu trữ của công ty còn nhiều bất cập. Do vậy bằng những kiến thức học được từ nhà trường và tình hình thực tế công tác văn thư - lưu trữ tại công ty em đã quyết định chọn đề tài: “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến”. - Mục đính nghiên cứu đề tài: + Tìm hiểu chung về công tác văn thư – lưu trữ. + Phân tích đánh giá thực trạng của công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến để thấy được điểm mạnh, điểm yếu trên cơ sở đó đề xuất một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 1
  2. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN - Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Là cơ sở lí luận về công tác văn thư – lưu trữ, thực tiễn hoạt động văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. Cụ thể là: + Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty. + Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của công ty, đặc biệt là của phòng Hành chính - Quản trị. + Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. + Phân tích, đánh giá kết quả hoạt động của công tác văn thư - lưu trữ. Từ đó chỉ ra điểm mạnh, mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. + Đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. - Phương pháp nghiên cứu: Khoá luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: + Phương pháp duy vật biện chứng. + Phương pháp điều tra khảo sát. + Phương pháp đối thoại phỏng vấn. + Phương pháp thống kê. + Phương pháp so sánh. + Phương pháp phân tích. + Phương pháp tổng hợp. Bài khoá luận gồm 3 chương: Chương 1: Một số lí luận chung về công tác văn thư – lưu trữ. Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 2
  3. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN CHƯƠNG 1 MỘT SỐ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ 1.CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1.Khái niệm công tác văn thư Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về công tác văn thư. Nhưng có hai khuynh hướng đáng chú ý là: + Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lí văn bản giấy tờ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư bao gồm hai nội dung chủ yếu: tổ chức giải quyết văn bản và quản lí quy trình chuyển giao văn bản trong cơ quan, tổ chức. + Công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan tổ chức, tổ chức và quản lí văn bản trong các cơ quan đó. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư được quan niệm rộng hơn chính xác hơn. *Tóm lại: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lí, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ, là một phần của quá trình xử lí thông tin. 1.2.Vị trí của công tác văn thư Công tác văn thư được xác định là hoạt động của bộ máy quản lí nói chung. Trong hoạt động của bộ phận văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lí Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lí Nhà nước. 1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư Công tác văn thư đảm bảo việc thông tin cho hoạt động lãnh đạo của Đảng và quản lí Nhà nước. Các văn bản hình thành trong công tác văn thư là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị đạt hiệu quả. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 3
  4. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN Quan niệm đúng về công tác văn thư là một điều kiện đảm bảo cho công tác này phát triển. Nếu quan niệm không đúng sẽ dẫn tới phương pháp chỉ đạo, quản lí đối với công tác văn thư cũng không đúng và kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lí trong cơ quan tổ chức. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, đúng chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Đây là nguồn bổ sung tài liệu chủ yếu, thường xuyên cho lưu trữ quốc gia và lưu trữ cơ quan. 1.4.Yêu cầu của công tác văn thư Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ. Do đó quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây: + Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lí và giải quyết văn bản kịp thời góp phần hoàn thành tốt công việc của cơ quan. + Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến soạn thảo văn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đều phải được thực hiện theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng. + Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan đều thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy trong quá trình tiếp nhận, nhân bản, gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật. + Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kĩ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lí Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có năng suất chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với điều kiện cụ thể của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu coi thường việc áp dụng tiến bộ của khoa học kĩ thuật, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 4
  5. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 1.5.Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc chủ yếu sau: - Thứ nhất: Xây dựng và ban hành văn bản. + Soạn thảo văn bản + Trình duyệt và kí văn bản + Ban hành văn bản - Thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản, nội dung công việc này bao gồm: + Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đến. + Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đi. + Tổ chức quản lí văn bản mật. + Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ. -Thứ ba: Tổ chức sử dụng con dấu. 1.5.1.Xây dựng và ban hành văn bản Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lí Nhà nước là toàn bộ các công việc diễn ra từ khi bắt đầu đến khi hoàn chỉnh một văn bản, trong đó các công việc được diễn ra theo một trình tự nhất định. Nội dung quy trình bao gồm các phần sau: - Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, yêu cầu của cơ quan, tổ chức để soạn thảo văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ thể hay điều chỉnh một mối quan hệ xã hội nào đó. - Trình duyệt và kí văn bản + Sau khi văn bản được soạn thảo thì người soạn thảo văn bản phải trình văn bản lên Chánh văn phòng để kiểm tra lại việc đánh máy, xem xét lại thể thức, thủ tục văn bản, kí nháy văn bản trước khi trình thủ trưởng duyệt văn bản. + Thủ trưởng cơ quan xem xét duyệt, kí theo thẩm quyền và chịu trách nhiệm pháp lí về văn bản kí. - Ban hành văn bản: Đây là bước không thể thiếu trong quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Sau khi văn bản được kí thì chuyển sang bộ phận văn thư hoàn tất các thủ tục để ban hành văn bản. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 5
  6. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 1.5.2.Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản 1.5.2.1.Quy trình xử lí văn bản đến Văn bản đến là những giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo do cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến. Tất cả những văn bản đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào đều phải đăng kí vào sổ quản lí thống nhất ở bộ phận văn thư. Văn bản đến cơ quan phải được xử lí nhanh chóng, chính xác và bí mật. Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi chuyển đến các đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết giải quyết. * Trình tự giải quyết văn bản đến như sau: Bước 1: Kiểm tra sơ bộ Khi văn bản đến cơ quan thì cán bộ văn thư nhận và kiểm tra sơ bộ bì văn bản nhằm mục đích xem có đúng văn bản gửi cho cơ quan mình hay không? Số lượng bì văn bản có đủ không? Kiểm tra bì văn bản còn nguyên vẹn không? Có dấu hiệu bị bóc rách, bị mất văn bản bên trong hay không? Nếu có phải lập biên bản gửi cho người có trách nhiệm. Sau khi nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan, cán bộ văn thư phải phân loại văn bản nhận thành 2 loại: - Loại văn bản phải đăng kí vào sổ bao gồm 2 loại: + Loại được phép bóc bì văn bản: Bao gồm những văn bản gửi đến mà phần nơi nhận đề tên cơ quan. + Loại không được phép bóc bì văn bản: Bao gồm những văn bản gửi đích danh tên thủ trưởng, những văn bản gửi cấp dưới, những văn bản gửi các tổ chức trong cơ quan như: Văn bản gửi cho tổ chức Đảng, văn băn gửi cho công đoàn, văn bản gửi cho đoàn thanh niên - Loại văn bản không phải đăng kí vào sổ: Là tất cả thư riêng, sách báo, tạp chí Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 6
  7. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN Bước 2: Bóc bì văn bản Bóc bì văn bản đến được tiến hành theo các nguyên tắc sau: - Những văn bản có đóng dấu “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” khi nhận cần được mở trước để đảm bảo về mặt thời gian. Trường hợp đã quá thời gian yêu cầu trong văn bản thì cán bộ văn thư cần ghi rõ thời gian nhận được văn bản đó trên bì thư và vào sổ văn bản đến. - Khi rút văn bản ra khỏi phong bì yêu cầu động tác phải nhẹ nhàng, khéo léo tránh làm rách văn bản hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, hay làm mất dấu bưu điện Soát lại phong bì xem có bỏ sót văn bản hay không? - Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bản với các thành phần tương ứng ghi trên văn bản. Trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ văn bản cán bộ văn thư phải kí xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản. - Nếu văn bản gửi nhầm địa chỉ thì phải gửi lại cho cơ quan gửi văn bản đó. - Đối với văn bản mà ngày, tháng ghi trên văn bản quá xa so với ngày đến thì phải giữ lại phong bì. - Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ mật: + Nếu cán bộ văn thư được thủ trưởng cơ quan phân công trực tiếp bóc bì văn bản mật thì bóc văn bản đó như những văn bản bình thường khác. + Nếu thủ trưởng cơ quan không phân công cán bộ văn thư bóc bì văn bản mật thì không được phép bóc bì mà phải chuyển cho người có trách nhiệm bóc bì, khi vào sổ văn bản đó thì cán bộ văn thư sẽ bỏ trống phần trích yếu nội dung văn bản. Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến - Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến để xác nhận văn bản đó đã qua bộ phận văn thư và ghi nhận ngày tháng đến cơ quan. - Dấu đến được đóng vào khoảng trên góc trái ( phần lề văn bản ), dưới phần số và kí hiệu. - Đối với công văn dấu đến được đóng bên dưới phần trích yếu nội dung văn bản. - Nếu là văn bản mật thì đóng dấu vào bì thư. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 7
  8. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN - Mẫu dấu đến như sau: 5 cm Tên cơ quan nhận văn bản 3 cm - Số đến - Ngày đến ĐẾN - Chuyển - Lưu hồ sơ số - Số đến: Là số thứ tự đăng kí của các văn bản đến cơ quan trong một năm ( tính từ ngày 01 tháng 01đến ngày 31 tháng12 hàng năm ) - Ngày đến: Là ngày cơ quan nhận văn bản và đăng kí vào sổ văn bản đến. - Chuyển: Thủ trưởng hoặc người được giao phụ trách công tác văn thư của cơ quan ghi ý kiến phân phối lên văn bản đến đơn vị hoặc các nhân có trách nhiệm giải quyết. Bước 4: Trình văn bản - Mọi văn bản nhận được cán bộ văn thư đều phải trình lên thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính để xem xét và cho ý kiến phân phối. Những văn bản đến phải trình ngay trong ngày tốt nhất là trong từng buổi. Khi trình văn bản phải chú ý văn bản khẩn phải trình ngay sau khi nhận văn bản. Khi trình văn bản thì những văn bản quan trọng phải đặt lên trên. - Sau khi có ý kiến phân phối, cán bộ văn thư nhận lại văn bản để vào sổ văn bản đến, cán bộ văn thư phải nắm được nội dung văn bản, nội dung ý kiến chỉ đạo Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 8
  9. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN của lãnh đạo ( nếu có ) và chuyển đến các đơn vị, phòng, ban có trách nhiệm giải quyết. Bước 5: Vào sổ văn bản đến Vào sổ đăng kí văn bản đến đây là một khâu quan trọng trong việc tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đến. Nhờ đó mà lãnh đạo cơ quan nắm được số lượng văn bản đến cơ quan hàng ngày, nắm được nội dung văn bản và biết được đối tượng giải quyết văn bản. Từ đó dễ dàng kiểm tra văn bản do ai giải quyết và mức độ giải quyết đến đâu? Khi vào sổ đăng kí văn bản đến tránh đánh trùng số hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thống kê và tra tìm tài liệu. Có nhiều hình thức để đăng kí văn bản đến. Ví dụ: Đăng kí văn bản đến bằng sổ, có thể dùng thẻ đăng kí, có thể đăng kí trên máy vi tính Văn bản đến ngày nào thì cần vào sổ và chuyển giao ngay trong ngày đó. Tuỳ theo số lượng văn bản cơ quan nhận được trong một năm nhiều hay ít để lập các sổ. + Đối những cơ quan có số lượng văn bản đến nhiều thì lập các sổ sau: 01 sổ đăng kí văn bản quy phạm pháp luật 01 sổ đăng kí văn bản mật 01 sổ đăng kí văn bản thường của các cơ quan gửi đến 01 sổ đăng kí đơn thư. + Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đến ít thì lập các sổ sau: 01 sổ đăng kí văn bản mật 01 sổ đăng kí chung cho tất cả các văn bản gửi đến cơ quan. * Dưới đây là mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đến: Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 9
  10. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN Tên cơ quan (đơn vị ) Năm SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN Từ số . đến số . Từ ngày . đến ngày . Quyển số +) Nội dung đăng kí trong sổ văn bản đến: gồm 10 cột Cơ Trích Ngày quan Số, kí Ngày, yếu nội đến Số đến gửi hiệu tháng dung Lưu Nơi Kí Ghi văn văn văn văn hồ sơ nhận nhận chú bản bản bản bản 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Đối với văn bản mật đến thì mẫu sổ đăng kí giống như sổ đăng kí văn bản thường nhưng có thêm cột “Mức độ mật” sau cột số 6. Bước 6: Chuyển giao văn bản - Sau khi có ý kiến phân phối lãnh đạo thì văn bản phải được cán bộ văn thư phải chuyển ngay đến đơn vị, phòng ban hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu giải quyết. - Cán bộ văn thư phải chuyển giao văn bản trực tiếp đến người có trách nhiệm giải quyết, tuyệt đối không nhờ đơn vị hoặc cá nhân khác chuyển hộ hoặc nhận hộ văn bản. Không để người không có trách nhiệm xem văn bản, tài liệu của cá nhân hay đơn vị khác trong cơ quan. - Văn bản đến ngày nào phải được chuyển giao ngay trong ngày đó. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 10
  11. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN - Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển đến tay người có trách nhiệm, chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính. - Trước khi chuyển giao văn bản đến người có trách nhiệm giải quyết, cán bộ văn thư phải đăng kí vào sổ chuyển giao văn bản và người nhận văn bản phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản của cơ quan. * Mẫu sổ chuyển giao văn bản: Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc cá nhân nhận Kí nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 Đối với văn bản “Mật” thì mẫu sổ chuyển giao văn bản giống như sổ chuyển giao văn bản thường, chỉ thêm cột mức độ mật vào sau cột 3. Bước 7: Tổ chức giải quyết văn bản đến và theo dõi giải quyết văn bản đến trong cơ quan a) Tổ chức giải quyết văn bản đến - Đối với văn bản thường: Nội dung nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của đơn vị, cá nhân nào thì do đơn vị, cá nhân đó trực tiếp giải quyết + Tất cả những văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh chóng đặc biệt đối những văn bản khẩn, đột xuất phải xin ý kiến giải quyết khi nhận được văn bản đó. + Đối với những văn bản gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý kiến lãnh đạo ghi ở lề thì không được đóng dấu ở lề văn bản và soạn thảo văn bản để trả lời dựa trên ý kiến của lãnh đạo. + Những văn bản có ý kiến lãnh đạo phải lưu lại trong hồ sơ công việc của cán bộ thừa hành chuyên môn. + Chỉ lãnh đạo mới có quyền ghi ý kiến trên lề văn bản, còn ý kiến đề xuất của cán bộ điều hành thì ghi ra tờ khác. + Các đơn vị trong cơ quan không được tự ý ghi ý kiến riêng lên văn bản, không được gạch chân những dòng trong văn bản đến. Những văn bản đề cập tới Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 11
  12. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN những vấn đề quan trọng như chương trình kế hoạch thì phải do thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng cơ quan giải quyết. + Khi trình lãnh đạo để xin ý kiến giải quyết một vấn đề gì đó thì cán bộ thừa hành phải trình tất cả các văn bản có liên quan đến văn bản mới nhất nhận được. + Đối với văn bản mật: +) Chỉ phổ biến những nội dung mật trong văn bản với những người có trách nhiệm. +) Không được mang văn bản mật, tài liệu mật về nhà riêng hoặc đi công tác nếu văn bản đó có liên quan đến chuyến công tác. Khi cần phải đem văn bản mật về nhà hoặc đi công tác thì phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan và khi đi công tác không được nhờ người khác giữ hộ và không được để những nơi không an toàn. +) Không sao chụp, ghi chép những bí mật trong văn bản. +) Không trao đổi những điều bí mật của văn bản trong điều kiện không an toàn. b) Theo dõi kiểm tra việc giải quyết văn bản đến - Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với quy định, chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước. - Người phụ trách công tác văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến độ chuyển giao văn bản. - Theo dõi văn bản là việc xem xét văn bản đã được giải quyết chưa? Giải quyết có đúng thời gian hay không? Đúng tinh thần chỉ đạo hay không? Đó là công việc của cán bộ văn thư. 1.5.2.2. Quy trình xử lí văn bản đi Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lí văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài đều phải đăng kí và làm thủ tục gửi đi ở bộ phận văn thư của cơ quan. Bước1: Đăng kí văn bản đi - Đăng kí văn bản đi là quá trình ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi như số, kí hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản vào những phương tiện đăng kí như sổ đăng kí văn bản đi, thẻ, máy vi tính nhằm quản lí chặt chẽ văn bản đi. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 12
  13. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN - Trước khi đăng kí văn bản vào sổ văn bản đi thì nhân viên văn thư phải kiểm tra thể thức văn bản, đây là vấn đề hết sức quan trọng không thể thiếu hoặc có sai sót. Tất cả những văn bản viết sai thể thức đều không được chấp nhận. - Ghi số lên văn bản: Số của văn bản là số đăng kí thứ tự của văn bản trong năm kể từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Tất cả những văn bản gửi đi đều đăng kí tập trung ở bộ phận văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số của cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị, tổ chức soạn thảo ra văn bản. - Ghi ngày tháng lên văn bản: Ngày, tháng ghi trong văn bản là ngày, tháng văn bản được đăng kí vào sổ văn bản đi. Ngày, tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trong sổ văn bản đi phải giống nhau, phải rõ ràng và chính xác. - Đóng dấu vào văn bản đi: Đóng dấu là khâu quan trọng không thể thiếu đối với văn bản trước khi gửi. Thiếu con dấu có nghĩa là văn bản đó không có giá trị hiệu lực về mặt pháp lí. Cán bộ văn thư không được đóng dấu “Mật”, “Khẩn” vào văn bản nếu chưa có ý kiến của người có thẩm quyền kí văn bản đó. - Đăng kí văn bản đi vào sổ: Sau khi đóng dấu xong thì cán bộ văn thư vào sổ đăng kí văn bản đi. Yêu cầu khi vào sổ phải đầy đủ, chính xác số, kí hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản nhằm quản lí chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng. Tuỳ theo số lượng văn bản cơ quan gửi đi nhiều hay ít mà lập sổ đăng kí văn bản đi cho phù hợp. + Nếu cơ quan ban hành ít văn bản trong năm thì chỉ cần lập 2 sổ đăn kí văn bản đi: 01 sổ đăng kí văn bản mật đi 01 sổ đăng kí văn bản đi chung. + Nếu cơ quan ban hành nhiều văn bản trong năm thì cần lập 3 sổ đăng kí văn bản đi. 01 sổ đăng kí văn bản mật đi 01 sổ đăng kí văn bản đi thường 01 sổ đăng kí văn bản đi quy phạm pháp luật. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 13
  14. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN + Nội dung đăng kí sổ văn bản đi gồm 6 cột: Ngày tháng Số, kí hiệu Trích yếu nội Nơi nhận Nơi giữ văn bản Ghi chú văn bản văn bản dung văn bản văn bản lưu 1 2 3 4 5 6 + Với văn bản mật thì mẫu sổ đăng kí cũng giống như mẫu đăng kí văn bản đi thường những chỉ thêm cột “Mức độ mật” sau cột số 3. Bước 2: Chuyển giao văn bản đi + Các văn bản đi phải được chuyển đi ngay trong ngày khi đã có chữ kí của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan. + Những văn bản khẩn được chuyển đi trước. + Việc gửi văn bản đi phải đúng địa chỉ nơi nhận ghi trên văn bản. + Những văn bản có nội dung quan trọng phải kèm theo phiếu gửi và gửi đến đúng nơi nhận ghi trong văn bản. Mẫu phiếu gửi được lập như sau: Tên cơ quan Quốc hiệu Số ./ Kí hiệu Tiêu ngữ Kính gửi: Tên tài liệu: Ngày .tháng .năm . Ngày tháng năm . Người kí nhận Chức vụ Họ và tên Lưu ý: Trên phiếu gửi phải ghi đầy đủ, chính xác mọi chi tiết để tránh nhầm lẫn và đề nghị khi nhận được văn bản thì nơi nhận phải gửi trả lại phiếu gửi cho nơi gửi. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 14
  15. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN Khi gửi văn bản đi thì phải giữ lại bản chính để đưa vào lưu trữ, để thuận tiện cho việc tra cứu và sử dụng thì những văn bản lưu phải được sắp xếp theo từng loại, năm nào để riêng năm đó. Những văn bản lưu phải là bản chính có đầy đủ thể thức theo quy định của Nhà nước. Đối với bản lưu là văn bản mật thì khi đưa vào lưu trữ cần sắp xếp theo mức độ mật. Bì đựng văn bản phải chọn loại giấy bền đẹp, dày, dai, ngoài bì phải ghi đầy đủ và chính xác tên cơ quan, số kí hiệu văn bản, địa chỉ nơi nhận, phải ghi rõ ràng và không được viết tắt. Mọi văn bản gửi đi đều phải vào sổ chuyển giao văn bản Mẫu sổ chuyển giao văn bản như sau: Tên cơ quan, đơn vị SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN Ngày tháng năm . Ngày tháng Số, kí hiệu văn bản, Số lượng Nơi nhận văn Kí nhận và gửi văn bản hoặc phiếu gửi tờ văn bản bản đóng dấu 1 2 3 4 5 Bước 3: Sắp xếp và quản lí văn bản lưu - Bất cứ văn bản nào được ban hành bao giờ cũng được lưu ít nhất 2 bản: 1 bản lưu tại bộ phận văn thư cơ quan, 1 bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn. - Cách sắp xếp hồ sơ lưu tại bộ phận văn thư đối với những văn bản đăng kí chung và đánh số tổng hợp thì chỉ cần dựa vào thời gian ban hành văn bản để thực hiện việc sắp xếp. + Văn bản nào có số văn bản nhỏ, ngày, tháng ban hành trước thì xếp lên trên. + Văn bản có số văn bản lớn, ngày tháng ban hành sau thì xếp dưới. - Bảo quản và phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng văn bản Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 15
  16. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN + Cán bộ văn thư cơ quan phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo năm hoặc theo nhiệm kì lên giá, tủ hồ sơ của cơ quan, và có trách nhiệm bảo quản văn bản lưu đến khi nộp vào bộ phận lưu trữ. + Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm trong việc nghiên cứu sử dụng, tra tìm các văn bản lưu tại chỗ. 1.5.2.3.Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan a) Lập hồ sơ Hồ sơ là một tập hay nhiều tập văn bản có liên quan mật thiết với nhau về một công việc, về một quá trình, về một con người trong quá trình hoạt động để giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, một cá nhân, được sắp xếp theo một trình tự khoa học vào một hồ sơ, có thể có nhiều đơn vị bảo quản hoặc chỉ có một đơn vị bảo quản. Lập hồ sơ là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và yêu cầu về lập hồ sơ để lập những văn bản tài liệu thành các hồ sơ và phải thực hiện theo những quy trình nghiệp vụ để đảm bảo hồ sơ lập ra có chất lượng. *Tác dụng của việc lập hồ sơ - Việc lập hồ sơ giúp cho việc sắp xếp văn bản khoa học có hệ thống, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả. - Quản lí toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lí chặt chẽ tài liệu. - Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ. *Những nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ: - Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao. - Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh có sự liên hệ mật thiết, phản ánh được tình hình tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc. Nội dung của những văn bản trong hồ sơ phải khớp với tên hồ sơ, nếu là hồ sơ về một vấn đề, một sự việc thì không để lẫn vào những văn bản về những vấn đề, những sự việc khác, nếu là một tập văn bản dùng tên gọi thì không để văn bản khác lẫn vào. - Những văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lí và phải đủ thể thức. Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc, chỉ đưa vào hồ sơ những bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 16
  17. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN *Nội dung và phương pháp lập hồ sơ: Theo quy định lập hồ sơ là công việc bắt buộc từ thủ trưởng cơ quan đến cán bộ chuyên môn nghiệp vụ đều phải lập hồ sơ công việc mình làm. Lập hồ sơ bao gồm các bước sau đây: - Bước 1: Lập bảng danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ là bản dự kiến những hồ sơ phải nộp, phải lập trong một năm của các cá nhân hay đơn vị trên cơ sở cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, chức năng quyền hạn của cơ quan đó. Để lập hồ sơ được chủ động, chính xác, đầy đủ, nhất là những hồ sơ phản ánh hoạt động của cơ quan thì phải có sự chuẩn bị trước những vấn đề sau: + Phân loại các đề mục trong hồ sơ để lập và lưu trữ theo các đề mục đó. + Dự kiến tiêu đề của hồ sơ. + Dự kiến thời hạn bảo quản: Cở sở của dự kiến này là ý nghĩa, tác dụng nghiên cứu trước mắt và lâu dài của hồ sơ. + Nơi lập hồ sơ: quy định cho bộ phận nào phải lập và lập về nội dung gì? - Bước 2: Mở hồ sơ Căn cứ vào bảng danh mục hồ sơ, nếu cơ quan chưa có danh mục hồ sơ thì cán bộ nhân viên căn cứ vào kinh nghiệm làm việc và thực tế công việc trong năm để viết sẵn một bìa thường lệ để quản lí văn bản “đi, đến”. Mỗi hồ sơ chỉ có một tờ bìa, bên ngoài ghi số, kí hiệu và tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phải ghi ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, phản ánh khái quát nội dung sự việc. Khi một sự việc, một vấn đề bắt đầu được hình thành thì một hồ sơ sẽ được mở. - Bước 3: Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ Khi hồ sơ đã được mở, bắt đầu từ văn bản nguồn, những văn bản giấy tờ đã giải quyết hoặc đang giải quyết của công việc thì tập hợp vào hồ sơ. Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy đủ những văn bản, giấy tờ không được để lẫn lộn, mất mát kể cả một số văn bản nháp, tư liệu có liên quan đến sự việc trong hồ sơ. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 17
  18. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN - Bước 4: Sắp xếp văn bản trong hồ sơ Tuỳ theo đặc điểm của từng loại hồ sơ mà chọn cách sắp xếp cho thích hợp. + Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi của văn bản: Tức là đưa những văn bản có cùng tên gọi giống nhau vào một tập hồ sơ. + Sắp xếp theo nội dung vấn đề: Là tập hợp và sắp xếp những văn bản bao gồm nhiều tên loại, nhiều tác giả có nội dung về một vấn đề. + Sắp xếp theo đặc trưng thời gian: Tất cả những văn bản, giấy tờ có cùng một thời gian nhất định thì được đưa vào trong một hồ sơ. + Sắp xếp theo đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan hay cá nhân làm ra văn bản. Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những văn bản của cùng một tác giả. + Sắp xếp theo đặc trưng địa chỉ: Tức là tập hợp những văn bản của nhiều cơ quan trong cùng một khu vực địa lí. - Bước 5: Kết thúc hồ sơ Sau khi công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ lập hồ sơ phải có trách nhiệm kiểm tra xem xét hồ sơ để: + Nếu thấy thiếu văn bản giấy tờ thì phải sưu tầm, bổ sung. + Loại ra các văn bản trùng, thừa, các văn bản nháp, các tư liệu sách báo không cần thiết để trong hồ sơ. + Đánh số tờ văn bản trong hồ sơ. + Ghi mục lục văn bản: Tên đơn vị MỤC LỤC VĂN BẢN Số, kí hiệu Ngày, tháng Tên loại, Ghi STT văn bản văn bản trích yếu Tác giả Tờ số chú 1 2 3 4 5 6 7 Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 18
  19. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN +Viết tờ kết thúc: TỜ KẾT THÚC Hồ sơ số: Hồ sơ này gồm có: Mục lục văn bản: . Tình trạng tài liệu: . Ngày tháng năm Người lập hồ sơ - Bước 6: Viết bìa hồ sơ Chữ viết trên bìa hồ sơ phải rõ ràng, cẩn thận, chính xác đầy đủ theo quy định chung của Nhà nước. Bìa hồ sơ bao gồm các yếu tố sau: + Tên cơ quan và tên đơn vị tổ chức. + Tiêu đề hồ sơ. + Ngày tháng bắt đầu, ngày tháng kết thúc. + Số lượng tờ. + Thời gian bảo quản. b) Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan - Những văn bản đã được lập thành hồ sơ thì được phép lưu trữ ở phòng ban, đơn vị hay cá nhân một năm sau đó nộp hồ sơ về cơ quan lưu trữ 10 năm. Sau 10 năm, tổng kết, phân loại, đánh giá sẽ loại bỏ bớt một số tài liệu không cần thiết, còn những hồ sơ quan trọng được nộp về cơ quan lưu trữ cấp trên. - Khi nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị xem xét những hồ sơ cần phải bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. - Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời thì để lại đơn vị, nếu hồ sơ hết thời gian bảo quản thì sẽ được đánh giá lại nếu không cần lưu thì hồ sơ tài liệu đó sẽ được tiêu huỷ theo quy định chung của Nhà nước. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 19
  20. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN - Cán bộ văn thư - lưu trữ căn cứ vào nghiệp vụ kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kĩ thuật xem xét thời hạn bảo quản, làm thủ tục thống kê, sắp xếp lên tủ, giá làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, sử dụng. 1.5.2.4.Tổ chức quản lí văn bản mật Văn bản mật là những văn bản chứa đựng các nội dung bí mật của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Mức độ mật được quy định 3 cấp “Mật”, “Tối Mật”, “Tuyêt Mật”. Việc quản lí hồ sơ tài liệu mật phải được quản lí chặt chẽ. Bộ phận văn thư- lưu trữ phải lập sổ theo dõi văn bản hồ sơ tài liệu mật “đi, đến” và theo dõi quản lí ở các bộ phận có liên quan. Định kì 3 tháng một lần, tổ chức kiểm tra việc quản lí hồ sơ tài liệu mật trong cơ quan, có báo cáo kết quả cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp biết, nếu phát hiện có mất mát, thất lạc phải báo cáo kịp thời cho cơ quan có trách nhiệm xử lí theo quy định của Nhà nước. 1.5.2.5.Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu a) Nguyên tắc quản lí và sử dụng con dấu Tất cả các doanh nghiệp Nhà nước hay tư nhân dù lớn hay nhỏ, hoạt động dưới bất kì hình thức nào đều phải có con dấu riêng của cơ quan. Bởi theo Nghị định số 62CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ đã quy định: “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang và một số chức danh ( gọi tắt là các cơ quan tổ chức) khẳng định giá trị pháp lí của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan tổ chức và công dân phải được quản lí thống nhất theo quy định của Nghị định này của Chính phủ”. Do đó việc tổ chức quản lí và sử dụng con dấu là vấn đề hết sức cần thiết. b) Một số quy định cho việc quản lí và sử dụng con dấu - Con dấu phải giao cho cán bộ văn thư giữ và có trách nhiệm đóng dấu. Chỉ có người giữ con dấu mới được tự tay đóng dấu vào văn bản, tất cả cán bộ công nhân viên trong cơ quan, tổ chức không ai được mượn con dấu để đóng dấu vào văn bản. Trường hợp người giữ dấu vắng mặt, thì con dấu phải được giao cho người khác theo chỉ định của lãnh đạo cơ quan. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 20
  21. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN - Con dấu chỉ được đóng lên những văn bản sau khi đã có chữ kí của người có thẩm quyền. - Phải sử dụng mực dấu do Nhà nước quy định, không được dùng mực dễ phai, con dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn đóng trùm lên 1/3 chữ kí về bên trái, người được giao giữ con dấu không được tuỳ tiện mang con dấu theo người. - Nhân viên quản lí con dấu phải thường xuyên lau chùi không để dấu bị vỡ mẻ hay dơ bẩn, tuyệt đối không được dùng vật cứng để cọ rửa con dấu. - Phải có giá chuyên dùng để treo con dấu. - Hết giờ làm phải cất con dấu vào nơi chắc chắn có thể là két sắt hoặc tủ sắt, khoá cẩn thận và niêm phong. - Không cho người không có trách nhiệmủư dụng con dấu. - Việc khắc dấu phải theo quy định của Nhà nước tại nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ. c) Các loại dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn - Dấu chỉ mức độ mật: chỉ rõ tính chất bí mật của sự việc nêu ra trong nội dung văn bản. Dấu chỉ mức độ mật gồm 3 loại: “Mật”, “Tối Mật”, “Tuyệt Mật”. Mức độ mật của văn bản do người kí văn bản quyết định. Văn bản có dấu chỉ mức độ mật được đặt trong 2 lớp phong bì. Bì bên trong đóng dấu chỉ mức độ mật, bì bên ngoài đóng dấu chỉ kí hiệu độ mật như: A : Mật B : Tối mật C : Tuyệt mật - Dấu chỉ mức độ khẩn: Mức độ khẩn chỉ rõ sự cần thiết phải chuyển ngay văn bản đến tay người nhận. Mức độ khẩn gồm 3 loại: “Khẩn”, “Thượng Khẩn”, “Hoả tốc”. Mức độ khẩn của văn bản do người kí văn bản quyết định. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 21
  22. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 2. CÔNG TÁC LƯU TRỮ 2.1.Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lí thông tin. Tất cả những văn bản đến đã qua xử lí, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ. 2.2. Khái niệm phông lưu trữ Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức, đơn vị hay cá nhân có ý nghĩa chính trị, ý nghĩa khoa học, ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa kinh tế và các ý nghĩa khác được thu thập và bảo quản trong kho lưu trữ thích hợp. 2.3.Khái niệm tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội. Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lí Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lí luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân. 2.4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 2.4.1. Ý nghĩa lịch sử Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin chính xác nhất, trung thực nhất để nghiên cứu lịch sử vì tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt động của một cá nhân, một cơ quan tổ chức và các sự kiện lịch sử của một quốc gia trong suốt tiến trình hoạt động. 2.4.2. Ý nghĩa khoa học Tài liệu lưu trữ ghi lại và phản ánh mọi hoạt động khoa học của cá nhân, cơ quan và quốc gia trên các lĩnh vực. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 22
  23. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN Tài liệu lưu trữ là bằng chứng của sự phát triển khoa học và phục vụ cho các đề tài khoa học: + Ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công việc nghiên cứu hiện tại. + Giúp cho việc tổng kết đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự nhiên và xã hội để dự đoán tiến trình phát triển của xã hội, quy luật tự nhiên nhằm tránh những hiểm hoạ cho con người. 2.4.3. Ý nghĩa thực tiễn Tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho công việc thực hiện chủ trương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, phục vụ cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng và cơ quan nói chung. Do tính chất và tầm quan trọng như vậy mà tài liệu lưu trữ trở thành di sản đặc biệt quý giá của mỗi quốc gia, dân tộc. 2.5.Chức năng của công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước với chức năng bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Dó đó công tác lưu trữ có những chức năng sau: + Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh, an toàn, và bí mật các loại tài liệu lưu trữ. + Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm góp phần thực hiện tốt các đường lối, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai đoạn. Hai chức năng trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hoà sẽ tạo tiền đề để thực hiện tốt chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ. 2.6.Nội dung công tác lưu trữ 2.6.1.Phân loại tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào đặc trưng phổ biến của việc hình thành tài liệu để chia chúng ra thành các khối hoặc các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau, với mục đích quản lí và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Việc phân loại Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 23
  24. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN đòi hỏi phải có phương pháp sắp xếp thích hợp, phù hợp với yêu cầu sử dụng của từng cơ quan. Có nhiều phương pháp phân loại hồ sơ như: phân loại theo cơ cấu tổ chức, phân loại theo thời gian, phân loại theo ngành hoạt động, phân loại theo đặc trưng vấn đề 2.6.2. Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, của cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn để thu thập bổ sung những tài liệu có giá trị cho phòng lưu trữ và loại ra những tài liệu hết giá trị. 2.6.3.Thu thập bổ sung tài liệu vào phòng (kho) lưu trữ Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một nội dung được tiến hành thường xuyên nhằm từng bước hoàn hiện phòng lưu trữ quốc gia nói chung và từng phòng lưu trữ cụ thể. Thu thập bổ sung gồm giai đoạn thu thập tài liệu giải quyết xong từ bộ phận văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệu lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử. Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ đặc biệt chú ý đến những tài liệu được hình thành ở các đơn vị, cơ quan, ngoài ra còn chú ý sưu tầm những tài liệu còn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân nhiều khi những tài liệu này rất có giá trị mà không lưu trữ được trong các tổ chức lưu trữ của Nhà nước. Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm và thu thập thêm, làm phong phú và hoàn chỉnh thêm tài liệu vào các phông lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ trung ương và địa phương theo những nguyên tắc thống nhất. Bổ sung tài liệu cần phải tiến hành thường xuyên, có tính thiết thực kịp thời, đặc biệt chú ý tới khả năng sử dụng chúng trong thực tế. Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong điều kiện mở rộng việc sử dụng các phương tiện kĩ thuật hiện đại. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 24
  25. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 2.6.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ Là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài. Tài liệu lưu trữ được hình thành từ những vật liệu chủ yếu như: Giấy, phim nhựa Tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kĩ thuật bảo quản. Không chỉ bảo quản tài liệu lưu trữ về mặt vật lí mà còn phải bảo vệ được các tài liệu có liên quan đến an ninh chính trị, bí mật quốc gia. Điều này đòi hỏi phải có hệ thống kho lưu trữ tương đối hoàn chỉnh đáp ứng được hai yêu cầu: + Bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm chống lại sự phân huỷ tự nhiên. + Chống lại sự đánh cắp, phá hoại tài liệu lưu trữ của kẻ thù. Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: + Đề ra và thực hiện đúng các chế độ quy định sử dụng các biện pháp khoa học kĩ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ. + Áp dụng các biện pháp khoa học kĩ thuật cùng kinh nghiệm lưu trữ để hạn chế đến mức tối đa các quá trình lão hoá tự nhiên của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của chúng. 2.6.5.Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của cơ quan tổ chức lưu trữ. Về nguyên tắc tài liệu lưu trữ không phải chỉ bảo quản đóng kín mà chúng còn có ý nghĩa khi được khai thác phục vụ cho toàn xã hội. Nội dung chủ yếu của việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụ cho độc giả, công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. Mục đích cao nhất của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 25
  26. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 2.6.6.Phục vụ tra cứu sao lục Đây là hoạt động quan trọng trong công tác lưu trữ đòi hỏi phải đáp ứng kịp thời, nhanh chóng, an toàn, nhưng phải đảm bảo không làm hư hại hay mất mát tài liệu. Khi muốn tra cứu tài liệu yêu cầu cần phải: + Thông báo tài liệu lưu trữ theo những chủ đề nhất định. + Cung cấp bản sao, tránh làm thất lạc tài liệu. Để phục vụ tốt cho việc tra cứu, sao lục tài liệu đồng thời tạo điều kiện cho công tác bảo quản tài liệu thì đòi hỏi cán bộ làm công tác lưu trữ cần lập sổ giao nhận tài liệu hàng ngày, lập phiếu đề nghị sao lục. *Mẫu phiếu đề nghị sao lục tài liệu lưu trữ: Phiếu đề nghị sao lục tài liệu lưu trữ Họ và tên: Đơn vị công tác: Tài liệu sao lục: Lí do sao lục: . Ngày tháng năm . Người đề nghị 2.6.7.Tiêu huỷ tài liệu Tiêu huỷ tài liệu trong trường hợp tài liệu không còn bất cứ giá trị nào đối với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Mục đích chính của công tác này nhằm giải phóng chỗ để giảm bớt số lượng hồ sơ phải lưu trữ bảo quản. Trước khi tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu cần phải được đánh giá theo các tiêu chí sau: + Giá trị chính trị: Hồ sơ, tài liệu có tác dụng trong công tác lãnh đạo, định hướng hoạt động của cơ quan để xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của đất nước và của địa phương. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 26
  27. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN + Giá trị khoa học: Là chứng cứ tư liệu cho các công trình nghiên cứu cho việc xây dựng các đề án và các kế hoạch. + Giá trị thực tiễn: Phục vụ tra cứu hàng ngày Khi đánh giá giá trị tài liệu thì cần xem xét nội dung của tài liệu, tác giả ban hành, địa điểm và hoàn cảnh hình thành phải thành lập “Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ”. Sau khi đánh giá những hồ sơ tài liệu không cần thiết, hết giá trị, trùng lặp, hết thời hạn bảo quản sẽ được đưa vào tiêu huỷ. Những tài liệu tiêu huỷ phải được ban hành bằng quyết định tiêu huỷ (có danh mục cụ thể). Khi tiêu huỷ phải đốt hoặc dùng máy nghiền có sự chứng kiến của những người có trách nhiệm. Tuyệt đối không được bán giấy vụn hoặc xé bỏ sơ sài. Sau khi tiêu huỷ tài liệu phải lập biên bản tiêu huỷ có chữ kí của cán bộ lưu trữ, chữ kí của đại diện hội đồng xác định giá trị tài liệu và xác nhận của lãnh đạo cơ quan. 2.7.Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư - lưu trữ 2.7.1.Môi trường làm việc Môi trường làm việc là yếu tố quyết định trực tiếp tới tâm lí làm việc của cán bộ công nhân viên. Môi trường làm việc tốt là sự bố trí một cách hợp lí khoa học phòng làm việc, cũng như các trang thiết bị và phương tiện trong phòng làm việc. Phòng làm việc phải đảm bảo được các yếu tố sau: + Thoáng mát: Phòng làm việc phải đảm bảo độ thông thoáng, tức là nhiệt độ và độ ẩm trong phòng làm việc phải thích hợp không làm ảnh hưởng đến sức khoẻ của nhân viên bởi sức khoẻ là vấn đề quyết định trực tiếp đến năng suất chất lượng công việc. + Sạch sẽ: Yếu tố này rất cần thiết vì nó đảm bảo vệ sinh môi trường cho người làm công tác văn thư - lưu trữ, tránh được các bệnh lây nhiễm qua đường hô hấp. + Ánh sáng: Ánh sáng tác động rất nhiều đến tâm lí, sức khoẻ của nhân viên đặc biệt là tác động lên thị giác. Vì vậy phòng làm việc phải đảm bảo đủ ánh sáng Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 27
  28. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN tự nhiên không nên lạm dụng nhiều ánh sáng đèn vì dễ tạo ra cho nhân viên cảm giác mệt mỏi và nhức mắt. + Màu sắc: Màu sắc cũng tạo cảm giác thoải mái khi làm việc, phòng làm việc cần phải chú ý đến những gam màu nhẹ, hài hoà tránh những gam màu nóng dễ gây ức chế cho nhân viên. + Tiếng ồn: Ảnh hưởng đến tinh thần và sự tập trung của nhân viên vì nó dễ gây ra sự phân tán dễ dẫn đến nhầm lẫn vì vậy nơi không có tiếng ồn là nơi làm việc lí tưởng nhất. Ngoài ra với môi trường làm việc của nhân viên lưu trữ cần chú ý thêm các yếu tố: +) Trang thiết bị phòng chống hoả hoạn: Cần có còi báo cháy, bình cứu hoả, nhân viên được thực hành quy trình phòng cháy chữa cháy. +) Nhiệt độ và độ ẩm: Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới đối tượng lưu trữ do đó phải giữ nhiệt độ và độ ẩm thích hợp với từng loại tài liệu lưu trữ. 2.7.2.Khoa học công nghệ Khi khoa học công nghệ chưa phát triển, công tác văn thư - lưu trữ chủ yếu được làm theo phương pháp thủ công, dựa vào sức người là chính nên nhiều khi sử dụng nhiều nhân lực mà hiệu quả đem lại không cao, chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc. Ngày nay với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, sự phát triển của máy móc đặc biệt là máy vi tính với việc kết nối mạng Internet thì công tác văn thư - lưu trữ đã không ngừng được cải thiện, nâng cao về chất lượng. Khoa học kĩ thuật và công nghệ phát triển sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác thu thập và xử lí thông tin nói chung và công tác văn thư - lưu trữ nói riêng. Con người sẽ làm việc năng suất, hiệu quả hơn khi được trang bị đầy đủ các phương tiện làm việc hiện đại như: máy vi tính, điện thoại, máy photo, máy fax Với công tác lưu trữ thì việc tra cứu thông tin được nhanh chóng, chính xác hơn và tránh được một số thủ tục hành chính không cần thiết. Khi muốn tra cứu một thông tin thông thường nào đó thì cán bộ công Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 28
  29. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN nhân viên có thể tự tra cứu trên mạng nội bộ của cơ quan, nhân viên văn thư - lưu trữ chỉ chịu trách nhiệm quản lí các văn bản và thông tin mang tính chất bí mật. 2.7.3.Trình độ của cán bộ văn thư - lưu trữ Khoa học kĩ thuật công nghệ ngày càng phát triển và có nhiều tiện ích nhưng để vận hành chúng một cách có hiệu quả đòi hỏi mỗi cán bộ văn thư - lưu trữ phải có kĩ năng sử dụng thành thạo các thiết bị hiện đại này. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp muốn công tác văn thư - lưu trữ của đơn vị mình phát huy được tác dụng và làm việc có hiệu quả thì phải chú ý nhiều đến việc nâng cao trình độ và năng lực của người làm công tác văn thư - lưu trữ. Ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì sự quyết tâm, sự say mê, nhiệt tình và tâm huyết với công việc cũng là nguồn hỗ trợ rất lớn đối với hiệu quả của công tác văn thư - lưu trữ. 2.8.Mối quan hệ giữa văn thư và lưu trữ Trong quá trình thu thập và xử lí thông tin, văn thư và lưu trữ có mối quan hệ khăng khít với nhau. Nếu thiếu hoặc làm thiếu một trong hai công tác này thì việc xử lí thông tin sẽ không được thực hiện. Vì thế trong điều lệ công tác công văn giấy tờ kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 29/3/1963 của Hội đồng Chính phủ đã quy định: “Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Nhà nước. Làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu là hai công tác không thể thiếu được đối với quản lí Nhà nước”. Do vậy, công tác văn thư càng làm tốt và chính xác bao nhiêu thì công tác lưu trữ càng phát huy được tác dụng bấy nhiêu, tạo điều kiện cho việc xử lí thông tin một cách khoa học, chính xác và có hiệu quả. Ngược lại, lưu trữ lại là sự tích luỹ kinh nghiệm bổ sung tư liệu phục vụ cho công tác văn thư, do vậy cần phải quan tâm tới chất lượng công tác văn thư. Công tác văn thư và công tác lưu trữ trong mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần được quan tâm đầu tư một cách thích đáng để hai nghiệp vụ này hỗ trợ lẫn nhau và phát huy được hết vai trò tác dụng của mình trong quá trình xử lí thông tin. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 29
  30. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 1.1.Quá trình hình thành và phát triển - Tên giao dịch : CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN - Địa chỉ : xã Bắc Sơn - huyện An Dương – TP.Hải Phòng. - Số điện thoại : 0313.850.073 - Fax : 0313.749.497 - Thành lập : ngày 12 tháng 02 năm 1999 - Giấy phép kinh doanh số : 050411, do sở kế hoạch & đầu tư thành phố Hải Phòng cấp. - Tài khoản số : 0200101001551 - tại ngân hàng thương mại cổ phần Hàng Hải - Hải Phòng. - Mã số thuế : 0200424503 GIÁM ĐỐC CÔNG TY: Cử nhân kinh tế: HÀ VĂN PHÚC * Diện tích công ty TNHH Phúc Tiến: Tổng diện tích sử dụng : 22.600 m2 (Hai mươi hai ngàn sáu trăm mét vuông). Trong đó : + Cảng bốc xếp vật tư : 2.000m2 (Hai ngàn mét vuông) Địa chỉ : km 9 - Quán Toan - Hồng Bàng - Hải Phòng + Mặt bằng văn phòng công ty : 100m2 (Một trăm mét vuông). + Diện tích sử dụng : 200m2 (Hai trăm mét vuông). + Nhà xưởng + trạm trộn bê tông : 20.000m2 (Hai mươi ngàn mét vuông ). Địa chỉ : xã Bắc Sơn - huyện An Dương – TP.Hải Phòng. + Diện tích mặt bằng cửa hàng Phúc Tiến: 400m2 (Bốn trăm mét vuông ) Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 30
  31. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN * Công ty TNHH Phúc Tiến được thành lập năm 1999, những năm đầu thành lập công ty gặp rất nhiều khó khăn: + Công ty đặt trụ sở trên địa bàn phường Quán Toan - quận Hồng Bàng - TP.Hải Phòng. Giám đốc và nhân viên làm việc chung trong một văn phòng với tổng diện là 80m2. + Lĩnh vực hoạt động chỉ dừng lại ở việc kinh doanh vật liệu xây dựng, dịch vụ vận tải. + Tổng số cán bộ và công nhân của công ty là 20 người, với các trang thiết bị phục vụ cho công việc thiếu thốn, lạc hậu, không đáp ứng được yêu cầu của công việc. + Công ty có 2 tàu hút cát, 3 máy xúc, 5 ôtô kamas. * Năm 2003 công ty mở rộng thêm các lĩnh vực hoạt động: Xây dựng công trình, san lấp mặt bằng. * Năm 2003 công ty đã xây dựng xưởng sản xuất trên địa bàn xã Bắc Sơn- huyện An Dương-TP.Hải Phòng với tổng diện tích là 20.000 m 2, xây dựng mới 2 trạm trộn bê tông trong khu vực xưởng sản xuất của công ty và đã đưa vào hoạt động năm 2006. - Năm 2007 công ty quyết định mở rộng địa bàn hoạt động và đã xây dựng thêm 1 trạm trộn bê tông tại Hải Dương. - Năm 2008 xây dựng cửa hàng chuyên cung cấp phụ tùng trang thiết bị ôtô tại phường Quán Toan - quận Hồng Bàng-TP.Hải Phòng. - Các phương tiện vận tải hiện có tổng số là 42 chiếc ( bao gồm xe chuyên trở vật liệu xây dựng, xe trộn bê tông, xe xúc lật, xe cẩu, xe ủi đặc biệt công ty còn trang bị 3 chiếc xe 4 chỗ ngồi phục vụ cho việc đi lại của Giám đốc và nhân viên văn phòng ) - Tổng số nhân viên hiện có là 205 nhân viên ( bao gồm cả nhân viên văn phòng và công nhân tại xưởng ) tăng gấp 10 lần so với năm 1999. * Từ năm 2004 trở lại đây hoạt động chủ yếu của công ty là khai thác, kinh doanh vật liệu xây dựng, xây dựng công trình, san lấp mặt bằng, sản xuất bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 31
  32. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN * Trong quá trình trưởng thành và phát triển, công ty đã thực hiện tổ chức thi công các công trình trong địa bàn thành phố Hải Phòng được các chủ đầu tư đánh giá cao về chất lượng công trình và đặt nhiều niềm tin vào công ty TNHH Phúc Tiến. Ví dụ các công trình sau : + Xây dựng các hạng mục công trình thuộc cụm công nghiệp thép Cửu Long (văn phòng điều hành, hệ thống đường giao thông nội bộ, các hạng mục móng, nền nhà xưởng ) đã và đang thi công đạt được hiệu quả cao. + Xây dựng các hạng mục công trình nhà máy gang thép Vạn Lợi. + Xây dựng các hạng mục công trình Công ty cơ khí VIDPOL + Xây dựng các hạng mục công trình trong cảng Vật Cách. + Thi công hệ thống cọc bê tông, hệ thống thoát nước, hệ thống tường bao thuộc nhà máy cơ khí xây dựng Tam Bảo. + Xây dựng công trình công ty thép và cơ khí vật liệu Hải Phòng. + Xây dựng công trình công ty cổ phần An Khánh. + Xây dựng nhà điều hành hai tầng công ty TNHH Phúc Tiến tại xã Bắc Sơn - huyện An Dương - TP Hải Phòng. + Xây dựng hệ thống đường giao thông nội bộ, hệ thống thoát nước thuộc công ty TNHH Phúc Tiến tại xã Bắc Sơn - huyện An Dương –TP.Hải Phòng. Các công trình được công ty TNHH Phúc Tiến tiến hành thi công đều được các chủ đầu tư đánh giá cao về kĩ thuật, mĩ thuật, và tiến độ thi công. 1.2.Chức năng, nhiệm vụ Công ty TNHH Phúc Tiến là một trong những công ty sản xuất những sản phẩm cung cấp cho các công trình xây dựng như bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm, gạch BLOCK, gạch tự chèn , hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, thi công san lấp mặt bằng, phục vụ việc chuyên chở hàng hoá, khai thác nguyên vật liệu đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế, góp phần vào sự phát triển kinh tế của Hải Phòng và công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 32
  33. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN Công ty TNHH Phúc Tiến là một đơn vị chủ lực trong chuyên ngành: - Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, các cơ sở hạ tầng, đường giao thông, thuỷ lợi, xây dựng các nhà máy xí nghiêp, san lấp mặt bằng. - Vận tải thuỷ - bộ. - Cung cấp nguyên vật liệu, vật tư cho việc xây dựng các công trình - Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng. - Sản xuất gạch BLOCK- tự chèn. - Cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm. Công ty lấy chất lượng và mẫu mã sản phẩm làm mục tiêu hàng đầu theo yêu cầu của khách hàng. Vì vậy, tất cả các công trình đã và đang được công ty TNHH Phúc Tiến tiến hành thi công đều đạt chất lượng cao kĩ thuật, mĩ thuật đẹp, mang lại hiệu quả lớn, góp phần vào sự phát triển của thành phố Hải Phòng thêm đẹp, thêm hiện đại hơn. Công ty tổ chức sản xuất kinh doanh trong điều kiện trang thiết bị chuyên dùng đồng bộ, cơ giới hoá cao, số lượng lớn, và không ngừng được cải tiến phù hợp với đặc điểm thi công công trình. Đặc biệt công ty còn có cảng bốc xếp tập kết vật tư, hàng hoá cung cấp vật tư kịp thời cho các công trình thi công không qua các khâu trung gian cung cấp vật tư của các công ty khác. Đây là một trong những yếu tố quan trọng trong việc thi công các công trình thuận lợi nhanh chóng và chất lượng hiệu quả cao. Công ty TNHH Phúc Tiến là đơn vị chấp hành tốt các quy định về quản lí tài chính, tăng trưởng kinh tế phát triển khá, đảm bảo chế độ quản lí, nộp thuế vào ngân sách Nhà nước, được các cơ quan quản lí tín nhiệm. Các công trình được công ty tổ chức thi công đều đạt chất lượng hiệu quả, đúng kế hoạch đảm bảo thời gian, giá thành hợp lí. Công ty TNHH Phúc Tiến luôn coi trọng việc phát huy năng lực về kinh nghiệm tổ chức sản xuất, khả năng điều hành, trang thiết bị luôn được đầu tư cải Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 33
  34. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN tiến, bảo tồn và phát huy nguồn vốn, đảm bảo và nâng cao không ngừng đời sống lao động, mạnh dạn áp dụng công nghệ tiên tiến để không ngừng đáp ứng những yêu cầu tốt nhất của thị trường. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 34
  35. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 1.3.Cơ cấu tổ chức 1.3.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG KĨ KH - VẬT KẾ TỔ HÀNH THUẬT TƯ TOÁN – CHỨC CHÍNH - ATLĐ TÀI VỤ NHÂN QUẢN SỰ TRỊ ĐỘI ĐỘI ĐỘI TỔ TỔ VSMT ĐỘI ĐỘI BÊ ĐỘI XE ÉP BÊ MỘC XÂY XÂY TÔNG XE LU TÔNG CỐP TẠI DỰNG DỰNG MÁY VẬN XÚC THUỶ PHA SỐ 1 SỐ 2 THÀNH TẢI CẨU LỰC CÔNG PHẨM TRƯỜNG TỔ TỔ TỔ TỔ TỔ TỔ XẤY XÂY XÂY XÂY XÂY XÂY DỰNG DỰNG DỰNG DỰNG DỰNG DỰNG SỐ 1.1 SỐ 1.2 SỐ 1.3 SỐ 2.1 SỐ 2.2 SỐ 2.3 Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 35
  36. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận 1.3.2.1. Giám đốc Giám đốc là người đại diện cho công ty, là chủ thể điều hành mọi hoạt động của công ty, hợp tác quan hệ với đối tác và cơ quan quản lí theo chức năng Nhà nước quy định, kí kết các hợp đồng, tổ chức thực hiện các dự án, các công trình được giao thầu hoặc trúng thầu. Là người trực tiếp giao nhiệm vụ thi công cho đội trưởng các đội thi công công trình thông qua lệnh sản xuất đến các đơn vị tổ chức thi công. 1.3.2.2. Phó giám đốc Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty ( công tác vận hành, sửa chữa, đảm bảo sản xuất ổn định, quản lí vật tư, máy móc thiết bị, và phân công trực tiếp sản xuất ) theo phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân công thực hiện. 1.3.2.3. Phòng kế toán - tài vụ Có nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc nguồn kinh phí kịp thời phục vụ cho việc mua sắm nguyên vật liệu, vật tư để thi công công trình đồng thời chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc công ty về chuyên môn nghiệp vụ, kịp thời báo cáo, thanh quyết toán với khách hàng, cán bộ công nhân viên trong công ty. 1.3.2.4. Phòng kế hoạch - vật tư Chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc về lĩnh vực mình quản lí, xây dựng kế hoạch cung cấp, khai thác nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị đảm bảo các tiêu chuẩn về chất lượng, về giá cả để kịp thời phục vụ cho quá trình thi công đúng tiến độ. 1.3.2.5. Phòng kĩ thuật - an toàn lao động Chịu trách nhiệm trước công ty về mặt kĩ thuật, mĩ thuật và chất lượng công trình mà mình trực tiếp thi công, đồng thời có trách nhiệm triển khai học an toàn lao động và kiểm tra đôn đốc không để xảy ra mất an toàn lao động trong quá trình thi công. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 36
  37. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 1.3.2.6. Phòng tổ chức nhân sự Xây dựng kế hoạch tổ chức nhân sự đảm bảo đúng đủ trình độ chuyên môn nghiệp cụ cho công tác quản lí và thi công không để xảy ra thiếu nhân sự, yếu năng lực trong công tác đồng thời chịu trách nhiệm quản lí chỉ đạo trực tiếp bộ phận thu dọn vệ sinh môi trường trong các công trình mà công ty thi công. 1.3.2.7.Phòng hành chính - quản trị Phòng hành chính - Quản trị có nhiệm vụ nắm chế độ chính sách, đào tạo bồi dưỡng nâng cao tay nghề của cán bộ công nhân viên, lập lịch công tác cho ban Giám đốc, tham mưu cho Giám đốc về các chế dộ chính sách liên quan đến người lao động. Làm công tác văn thư - lưu trữ hồ sơ, tiếp khách, quản lí xe con Tổ chức chăm sóc sức khoẻ, khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Chịu trách nhiệm mua sắm trang thiết bị, vật dụng cho toàn khối văn phòng, chuẩn bị cơ sơ vật chất thiết bị cho các cuộc họp, hội nghị 1.3.2.8. Các tổ, đội sản xuất Các đội công trình, đội xe cơ giới và các tổ đội khác được nhận nhiệm vụ tổ chức thực hiện thi công các công trình đạt chất lượng theo yêu cầu thiết kế, tổ chức lực lượng lao động, tiếp nhận thiết bị vật tư sử dụng vào công trình, đảm bảo an toàn thi công. Tiếp nhận và xử lí kịp thời các yêu cầu về kĩ thuật, chất lượng và tiến độ của chủ đầu tư và công ty để thực hiện thi công có hiệu quả. Các tổ, đội có trách nhiệm quản lí lao động trực tiếp trên công trình, điều hành tiến độ thi công đảm bảo các yêu cầu thiết kế và các nhiệm vụ khác của công ty. 1.4.Nguồn lực lao động 1.4.1.Cơ sở vật chất kĩ thuật Hiện nay tổng diện tích của công ty là 22.600 m2 trong đó: + 400m2 là diện tích cửa hàng Phúc Tiến chuyên cung cấp và sửa chữa các loại phụ tùng xe vận tải, xe chuyên dùng tại số 205 phường Quán Toan - quận Hồng Bàng – Tp Hải Phòng. + 2.000m2 là diện tích cảng bốc xếp vật tư tại khu vực cảng Vật Cách. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 37
  38. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN + 20.200m2 là diện tích văn phòng, nhà xưởng và trạm trộn bê tông tại xã Bắc Sơn - huyện An Dương – Tp Hải phòng. Được xây dựng vào năm 1999 tuy thời gian hoạt động mới được 10 năm nhưng công ty đã nhanh chóng mở rộng và phát triển quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty TNHH Phúc Tiến là một công ty có uy tín trong lĩnh vực xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, đường giao thông, san lấp mặt bằng, sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông thương phẩm Hiện nay khối lượng đơn đặt hàng ngày càng nhiều, do đó để đáp ứng nhu cầu của khách hàng công ty đã không ngừng mua mới, sữa chữa nhiều loại trang thiết bị, phương tiện để phục vụ có hiệu quả cho công việc. Dưới đây là bảng danh mục thiết bị, phương tiện vận chuyển và thiết bị đo lường: Năm Nước sản STT Tên thiết bị Mã số sản xuất Tình Nơi quản lí xuất trạng I Thiết bị sản xuất 1 Trạm trộn bê tông TBSX01 2006 Việt Nam Tốt Bãi công ty 2 Xe bơm bê tông 1671 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 3 Xe bơm bê tông 1622 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 4 Xe trộn bê tông 2029 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 5 Xe trộn bê tông 2312 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 6 Xe trộn bê tông 1276 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 7 Xe trộn bê tông 2321 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 8 Xe trộn bê tông 2282 2007 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 9 Xe trộn bê tông 4265 2007 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 10 Xe trộn bê tông 9604 2007 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 11 Xe tải ben dofeng 18 T 9717 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 12 Xe tải ben dofeng 18 T 0287 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 13 Xe tải ben 5 Tấn 0439 1990 Đức Tốt Bãi công ty 14 Xe cẩu tự hành 8 Tấn 2157 1991 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 38
  39. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 15 Xe cẩu 16 Tấn 4391 1990 Nga Tốt Bãi công ty 16 Xe lu 13 tấn TBSX02 1990 Nhật Bản Tốt Bãi công ty 17 Xe lu 15 tấn TBSX03 1991 Nhật Bản Tốt Bãi công ty 18 Xe ủi TBSX04 1991 Nhật Bản Tốt Bãi công ty 19 Xe xúc lật 0159 1991 Nhật Bản Tốt Bãi công ty 20 Xe xúc đào SOLA200W TBSX05 1995 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 21 Xe xúc đào SOLA200W TBSX06 1995 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 22 Xe xúc đào SOLA130W TBSX07 1993 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 23 Máy trộn bê tông 500L TBSX08 2000 Việt Nam Tốt Bãi công ty 24 Máy trộn bê tông 500L TBSX09 2000 Việt Nam Tốt Bãi công ty 25 Xe nâng hang 6 tấn 0120 1993 Nhật Bản Tốt Bãi công ty 26 Máy ép cọc bê tông TBSX10 1993 Việt Nam Tốt Bãi công ty 27 Cần trục 5 tấn TBSX11 2004 Việt Nam Tốt Bãi công ty 28 Máy phát điện 125KVA TBSX12 2002 Nhật Bản Tốt Bãi công ty 29 Xe trộn bê tông 8923 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 30 Xe trộn bê tông 8931 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 31 Xe trộn bê tông 8756 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 32 Xe kamaz 4026 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 33 Xe kamaz 3473 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 34 Xe bơm bê tông 1333 2008 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 35 Xe bơm bê tông 4035 2008 Hàn Quốc Tốt Bãi công ty 36 Xe téc chở xi măng 0202 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty 37 Xe téc chở xi măng 1132 2008 Trung Quốc Tốt Bãi công ty II Thiết bị đo lường 1 Cân cốt liệu cát, đá TBĐL01 Việt Nam Tốt Bãi công ty trạm trộn 2 Cân cốt liệu xi măng TBĐL02 Việt Nam Tốt Bãi công ty trạm trộn 3 Cân cốt liệu nước trạm TBĐL03 Việt Nam Tốt Bãi công ty trộn 4 Cân điện tử ô tô 100 tấn TBĐL04 Việt Nam Tốt Bãi công ty III Phương tiện vận chuyển 1 Tàu thuỷ 100 tấn HP-1517 Việt Nam Tốt Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 39
  40. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 2 Sà lan chở Vật liệu xây HP-3401 VIệt Nam Tốt dựng 01 3 Sà lan chở vật liệu xây HP-3519 Việt Nam Tốt dựng 02 4 Sà lan chở hàng số 01 HP-4275 Việt Nam Tốt 5 Sà lan chở hàng số 02 HP-1429 Việt Nam Tốt 1.4.2.Cơ cấu lao động - Năm 1999 công ty TNHH Phúc Tiến được thành lập với tổng số nhân viên là 20 người. Sau 10 năm thành lập cùng với việc mở rộng về địa bàn hoạt động cũng như lĩnh vực sản xuất kinh doanh vì vậy số lượng công nhân viên cua công ty đã được tăng lên gấp 10 lần so với năm 1999, hiện nay số lượng công nhân viên của công ty là 205 người ( số liệu do phòng nhân sự cung cấp ) - Trong cuộc khủng hoảng kinh tế năm 2008, công ty cũng bị ảnh hưởng rất nhiều nhưng do mở rộng quy mô hoạt động bằng biện pháp xây dựng trạm trộn bê tông trên địa bàn tỉnh Hải Dương nên công ty không phải cắt giảm nhân công, vì vậy số lượng công nhân vẫn được duy trì. + Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là: 205 người. Trong đó: Lao động trực tiếp: 169 người, tăng 36 người so với năm 2007 Lao động gián tiếp: 36 người, giảm 8 người so với năm 2007 Qua tìm hiểu về mặt số liệu em thấy rằng lao động gián tiếp của công ty năm 2008 đã giảm 8 người so với năm 2007. Chứng tỏ rằng bộ máy quản lí của công ty đã được thu gọn, ban Giám đốc công ty đã áp dụng biện pháp tối ưu hoá trong việc sử dụng con người, giảm bớt lực lượng lao động không cần thiết, bồi dưỡng và nâng cao trình độ của nhân viên văn phòng để có thể kiêm nhiệm nhiều công việc. + Độ tuổi bình quân: Độ tuổi lao động cũng ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc. Công ty TNHH Phúc Tiến với tính chất và đặc thù của công việc do đó đòi hỏi phải có sức khoẻ tốt vì vậy công nhân của công ty có độ tuổi trung bình là 28 tuổi đây là độ tuổi phù hợp với công việc mang tính chất nặng nhọc, cần nhiều đến sức khoẻ như tại công ty TNHH Phúc Tiến. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 40
  41. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN + Do đặc điểm về lĩnh vực sản xuất kinh doanh, tính chất công việc nên ở công ty TNHH Phúc Tiến lao động chủ yếu là nam giới, cụ thể năm 2009: +) Lao động nữ: 32 người, chiếm 15,6% tổng số cán bộ công nhân viên. +) Lao động nam: 173 người, chiếm 84,4% tổng số cán bộ công nhân viên. + Trình độ chuyên môn: +) 13 người có trình độ đại học, chiếm 6,4% tổng số cán bộ công nhân viên +) 25 người có trình độ cao đẳng- trung cấp, chiếm 12,2%. +) Công nhân kĩ thuật 56 người, chiếm 27,3%. Còn lại 54,1% là lao động không qua đào tạo. Ban lãnh đạo công ty nhận thấy trình độ của người lao động là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh vì vậy công ty thường xuyên cử cán bộ công nhân viên đi học những khoá đào tạo ngắn hạn để nâng cao trình độ quản lí, trình độ kĩ thuật. Bên cạnh đó công ty còn thường xuyên tổ chức cuộc thi tay nghề cho những công nhân không qua đào tạo, qua đó lựa chọn những người có khả năng và ý thức tổ chức kỉ luật đi học nghề ngắn hạn tại trường Cao đẳng nghề công nghiệp Hải Phòng. + Thời gian lao động: Được thực hiện theo quy định của công ty Sáng từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút. Chiều từ 13 giờ 30 phút 17 giờ. Mỗi tuần làm việc từ thứ 2 đến thứ 7. Được nghỉ vào các dịp lễ tết và các ngày khác theo quy định của Nhà nước. 1.5.Một số kết quả sản xuất kinh doanh +Kết quả hoạt động kinh doanh (trong 3 năm 2006-2007-2008) Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 41
  42. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN CHỈ TIÊU NĂM 2006 NĂM 2007 NĂM 2008 Doanh thu 24,578,907,520 đ 42,643,627,531đ 86,363,988,946đ Tổng chi phí 21,328,602,420 đ 36,974,074,794 đ 72,638,609,145đ 13,725,379,801đ Lợi nhuận doanh nghiệp 3,250,305,100 đ 5,669,552,733 đ Tổng lợi nhuận chịu thuế 3,250,305,100 đ 5,669,552,737 đ 13,725,379,800đ TNDN Nộp ngân sách 910,085,420 đ 1,587,474,766 đ 3,842,106,344 đ Lợi nhuận sau thuế 2,340,219,672 đ 4,082,077,971 đ 9,882273,457 đ Lương bình quân/người/tháng 1,460,000 đ 1,750,000 đ 2,475,000 đ Qua bảng thống kê số liệu trên ta thấy trong 3 năm từ 2006 đến 2008, tốc độ tăng trưởng về các mặt của công ty năm sau gấp từ 1,7 đến 2 lần năm trước cụ thể là: + Doanh thu năm 2007 là 42,643,627,531đ tăng 18,064,720,010 đ so với năm 2006 là 24,578,907,520 đ ( tăng 73,5%). Năm 2008 doanh thu đạt 86,363,988,946đ tăng 61,785,081,420 đ so với năm 2007 là 42,643,627,531đ ( tăng 144,85%). + Lợi nhuận đạt được năm 2007 là 5,669,552,737đ so với năm 2006 là 3,250,305,100 đ tăng 74,4%. Lợi nhuận năm 2008 là 13,725,379,801đ so với năm 2007 là 5,669,552,737đ tăng 142%. Các chỉ tiêu khác như nộp ngân sách và lương bình quân năm sau đều cao hơn năm trước. Căn cứ vào những số liệu trên thấy rằng công ty đang phát triển rất đúng hướng, mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều đem lại lợi nhuận, các kế hoạch được triển khai thực hiện, hoàn thành một cách nhanh chóng, vượt kế hoạch đề ra. Công ty đã và đang hoạt động rất có hiệu quả, đời sống của người lao động được ổn định. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 42
  43. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN Do đảm bảo về chất lượng thi công các công trình, công ty TNHH Phúc Tiến đã nhận được rất nhiều hợp đồng có giá trị từ 100.000.000 đồng trở lên từ năm 2005 đến cuối năm 2008 S T TÊN CÔNG TRÌNH GIÁ TRỊ HĐ CHỦ ĐẦU TƯ T 1 Đường ra mố 3+4 cầu cảng Vật 183,294,000 đ CTCP cảng Vật Cách Cách 2 Nhà ngân hàng Á Châu - cảng Vật 209,441,000 đ CTCP cảng Vật Cách Cách 3 Cải tạo nâng cấp bãi chứa hàng 329,205,000 đ CTCP cảng Vật Cách cầu 192m 4 Sửa chữa nâng cấp đường khu vực 337,444,000 đ CTCP cảng Vật Cách trước cửa xưởng cơ giới 5 Cụm CN thép Cửu Long 406,000,000 đ CTCP thép Cửu Long 6 Sửa chữa nâng cấp nhà làm việc 254,500,000 đ CTCP cảng Vật Cách xưởng cơ giới 7 Sửa chữa hào cáp điện, rãnh thoát 129,320,000 đ CTCP thép Cửu Long nước, tường rào và nhà cân 8 Sửa chữa nâng cấp đường trước 123,891,000 đ CTCP cảng Vật Cách cửa kho B1+B2 9 Đường từ mố 3 + mố 4 đến cầu 436,550,000 đ CTCP cảng Vật Cách 192m 10 Cty LD đúc cơ khí VIDPOL 1,015,550,000 đ Cty LD đúc cơ khí VIDPOL 11 Cty CP thép Cửu Long 510,120,000 đ CTCP thép Cửu Long 12 Cảng Chùa Vẽ 1,334,400,000 đ CTCP ĐT&XD Việt Linh Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 43
  44. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 13 Cụm CN thép Cửu Long 4,320,550,000 đ CTCP thép Cửu Long 14 Công ty xây dựng 18 406,120,000 đ Cty XD 18 15 Sửa chữa nâng cấp bãi chứa hàng 522,000,000 đ CTCP cảng Vật Cách kho A1 16 Công ty CP XD số 1 VINACONEX 134,240,000 đ CTCP XD số 1 VINACONEX 17 Công ty xây dựng 204 1,488,942,000 đ Cty XD 204 18 Công ty An Khánh 5,600,500,000 đ CTCP An Khánh 19 Sửa chữa bãi cầu 61m Hạ Lưu 244,655,000 đ CTCP cảng Vật Cách 20 Công ty CP ĐT&XD 34 184,000,000 đ CTCP Đt&XD 34 21 Sửa chữa kho bãi B2 248,081,000 đ CTCP cảng Vật Cách 22 Đúc và ép cọc bê tông móng của 685,545,000 đ Cty TNHH xây lắp nhà xưởng số1+số2 &VLCN 23 Cụm CN thép Cửu Long 2,088,358,000 đ CTCP thép Cửu Long 24 Công ty TNHH Phúc Tiến 12,000,000,000 đ Cty TNHH Phúc Tiến Trên đây chỉ là một số công trình công ty đã thi công và khách hàng đã thanh toán hết hợp đồng cho công ty, còn rất nhiều các hợp đồng khác có quy mô lớn nhưng do khách hàng chưa thanh toán cho công ty nên không thống kê vào danh sách này. Trong những năm qua công ty đã nhận được rất nhiều đơn đặt hàng điều này chứng tỏ rằng uy tín của công ty ngày càng được khẳng định, có được sự tín nhiệm của các chủ đầu tư. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 44
  45. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 1.6.Thuận lợi, khó khăn 1.6.1. Thuận lợi - Từ khi thành lập đến nay công ty thường xuyên đảm bảo mức tăng trưởng năm sau cao hơn năm trước. Công ty đã đầu tư đổi mới công nghệ sản xuất, cải thiện môi trường làm việc ngày càng tốt hơn cho cán bộ công nhân viên, để từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. - Sản phẩm của công ty TNHH Phúc Tiến sản xuất ra được khách hàng ưa chuộng và tiêu thụ nhanh trên thị trường vì có giá thành rẻ hơn so với các công ty khác vì công ty có thể tự khai thác được nguồn nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất do vậy mà không cần phải thông qua các khâu trung gian nên giảm được chi phí đầu vào. - Môi trường kinh doanh tương đối thuận lợi, đối thủ cạnh tranh tại thị trường Hải Phòng ít, sức cạnh tranh cũng không đáng kể, nhiều công ty sản xuất những sản phẩm cùng loại cũng phải nhập sản phẩm của công ty ( tại Hải Phòng công ty đã chiếm hơn 60% thị phần trong lĩnh vực sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn và bê tông thương phẩm) - Ở vào một vị trí giao thông quan trọng và thuận tiện, nguồn nguyên liệu dồi dào. - Mức lương và chính sách đãi ngộ của công ty dành cho cán bộ công nhân viên không ngừng được nâng cao qua từng thời kì khiến đời sống của công nhân tốt hơn và họ yên tâm sản xuất. - Giám đốc công ty năng động, sáng tạo trong công tác quản lí, luôn quan tâm đến đời sống của công nhân viên trong công ty, với phương trâm “200 lao động là 200 gia đình, thu nhập của lao động ổn định thì kinh tế của gia đình họ cũng sẽ được đảm bảo”. 1.6.2. Khó khăn - Khách hàng đòi hỏi ngày càng cao về chất lượng và mĩ thuật. Vì vậy công ty phải không ngừng cải tiến về kĩ thuật công nghệ, “phải trao cho khách hàng những gì họ đang cần và sẽ cần chứ không phải trao cho họ những gì mình có”. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 45
  46. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN - Công ty chưa chú trọng vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên do vậy chưa đáp ứng được với sự thay đổi của môi trường kinh tế. - Các hoạt động nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại còn thiếu và hiệu quả không cao. - Cơ sở vật chất còn thiếu so với quy mô sản xuất kinh doanh của công ty. 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN Công tác văn thư - lưu trữ là không thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào. Nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức. Làm tốt công tác văn thư - lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Công tác văn thư - lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản thuộc phòng Hành chính - Quản trị. Mọi hoạt động của bộ phận văn thư - lưu trữ đều thông qua sự chỉ đạo trực tiếp của phòng Hành chính - Quản trị. 2.1.Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính - Quản trị TRƯỞNG PHÒNG BỘ BỘ BỘ BỘ PHẬN BỘ PHẬN PHẬN PHẬN VỆ SINH PHẬN VĂN CẤP BẢO VỆ MÔI Y TẾ THƯ- DƯỠNG - LÁI XE TRƯỜNG LƯU VĂN TRỮ PHÒNG Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 46
  47. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN + Chế độ làm việc tại phòng Hành chính - Quản trị là làm việc theo chế độ thủ trưởng. Theo chế độ làm việc này nhân viên của các bộ phận chịu sự lãnh đạo trực tiếp của trưởng phòng, mọi vấn đề báo lên cấp trên đều phải thông qua trưởng phòng. 2.2.Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận 2.2.1.Trưởng phòng Trưởng phòng là người đứng đầu và lãnh đạo phòng Hành chính - Quản trị, là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các vấn đề của phòng mình. Là người tham mưu, báo cáo và đề xuất các ý kiến giải quyết công việc với Giám đốc. 2.2.2.Bộ phận văn thư - lưu trữ Tổ chức tiếp nhận và xử lí thông tin, văn bản “đi, đến” công ty. Soạn thảo văn bản theo sự chỉ đạo của trưởng phòng. Tổ chức lưu trữ và bảo quản tài liệu, tổ chức tra tìm và sử dụng các thông tin, văn bản cần thiết để phục vụ cho hoạt động của công ty. Đóng dấu và quản lý con dấu của công ty. 2.2.3.Bộ phận cấp dưỡng Chuẩn bị bữa ăn trưa cho toàn bộ cán bộ quản lí và công nhân của công ty, chuẩn bị nước uống hàng ngày, các bữa ăn bồi dưỡng cho công nhân làm thêm giờ. Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm 2.2.4.Bộ phận bảo vệ - lái xe + Bảo vệ: có trách nhiệm giữ gìn và bảo vệ tài sản của công ty, không cho phép người lạ tự ý vào công ty. Hướng dẫn cho khách đến công ty liên hệ công việc nơi mà họ cần đến. Tiếp nhận hồ sơ của người đến xin việc. + Lái xe: Luôn ở tư thế sẵn sàng để đưa đón lãnh đạo, lái xe phục vụ cho đội ngũ nhân viên văn phòng đi công tác hoặc liên hệ giải quyết công việc của công ty. Đảm bảo an toàn về tính mạng của lãnh đạo khi ở trên xe, giữ gìn và bảo vệ xe. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 47
  48. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 2.2.5.Bộ phận vệ sinh môi trường văn phòng Hàng ngày quản lí khu vực văn phòng và hội trường của công ty đảm bảo luôn ngăn nắp, sạch sẽ. Thường xuyên chăm sóc cây cảnh, thảm cỏ tại nơi làm việc. Làm tốt công tác vệ sinh công nghiệp toàn bộ mặt bằng và hành lang khu vực văn phòng. Quản lí khu vực nhà vệ sinh và hệ thống nước thải bẩn của công ty. Phối hợp với các phòng ban liên quan tổ chức kiểm tra đo các yếu tố của môi trường lao động và có biện pháp nhằm đảm bảo điều kiện môi trường lao động theo tiêu chuẩn quy định. 2.2.6.Bộ phận y tế - Khám, cấp thuốc cho cán bộ nhân viên trong công ty, sơ cấp cứu tại chỗ. - Làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên. - Luôn có mặt để giải quyết kịp thời các trường hợp tai nạn lao động, cùng các đơn vị liên quan định kì tổ chức huấn luyện cách sơ cấp cứu cho người lao động. - Mua thuốc và các dụng cụ y tế cần thiết phục vụ công tác khám chữa bệnh. - Sau khi điều trị xong hoàn chỉnh hồ sơ để giám định tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cho người lao động hưởng chế độ theo quy định hiện hành. 2.3.Nhân sự tại phòng Hành chính - Quản trị Nhân sự tại phòng Hành chính - Quản trị: gồm 21 người được bố trí công việc như sau: Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 48
  49. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN Chức danh Số lượng Trình độ Trưởng phòng 01 ĐH Bộ phận văn thư-lưu trữ 01 Trung cấp Bộ phận cấp dưỡng - tạp vụ 05 THPT Bộ phận bảo vệ - lái xe 12 THCS Bộ phận VSMT 01 THPT Bộ phận y tế 01 Trung cấp 2.4.Vị trí và điều kiện làm việc của bộ phận văn thư – lưu trữ 2.4.1.Vị trí và cách bố trí nơi làm việc của bộ phận văn thư-lưu trữ Vị trí đặt phòng làm việc được xem là một trong những yếu tố quyết định lớn đến chất lượng và hiệu quả công việc. Khi bố trí phòng làm việc cần đảm bảo thuận tiện, giải quyết công việc được nhanh chóng, khoa học và nhất là phải dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm tính chất công việc để bố trí nơi làm việc cho hợp lí. Công ty TNHH Phúc Tiến là công ty có diện tích mặt bằng tương đối lớn nhưng diện tích đặt nơi làm việc của khối văn phòng công ty lại rất nhỏ, tập trung trong một dãy nhà 2 tầng với tổng cộng là 8 phòng làm việc bao gồm cả phòng hội trường, nhà kho. Phòng Hành chính - Quản trị nằm ở tầng 1, gần cổng ra vào, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ công việc, tiếp nhận giải quyết mọi vấn đề được nhanh chóng. Bộ phận văn thư - lưu trữ được bố trí ngay trong phòng Hành chính - Quản trị cùng với các bộ phận khác. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 49
  50. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN SƠ ĐỒ BỐ TRÍ NƠI LÀM VIỆC CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ-LƯU TRỮ 8 8 8 10 8 9 4 5 (2) 8 3 8 (2) 6 7 8 8 8 (1) (2) BÀN TIẾP KHÁCH (1) Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 50
  51. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN *Giải thích sơ đồ: (1): Cửa ra vào (2): Cửa sổ (3): Bàn trưởng phòng (4): Bàn để máy in, máy fax (5): Bàn làm việc của cán bộ văn thư-lưu trữ (6): Bàn của nhân viên tạp vụ (7): Bàn của nhân viên VSMT (8): Tủ đựng hồ sơ tài liệu (9): Máy photo (10): Tủ sắt đựng con dấu và các giấy tờ quan trọng. Công ty sắp xếp bố trí phòng Hành chính - Quản trị theo kiểu phòng làm việc chung, bàn làm việc của cán bộ nhân viên trong phòng được sắp xếp theo hình chữ U, khi ngồi làm việc thì mặt của nhân viên đều hướng ra ngoài và có xu hướng quay về phía người trưởng phòng. Phòng Hành chính - Quản trị được bố trí theo hình thức phòng mở, phía ngoài được kê 1 bộ bàn ghế dùng để tiếp khách, phía trong là nơi làm việc của cán bộ nhân viên trong phòng. Giữa nơi tiếp khách và nơi làm việc được ngăn cách bởi một tấm vách có cửa thông. * Ưu điểm của các bố trí này là: + Việc di chuyển của nhân viên trong phòng và việc giao tiếp giữa họ nhanh hơn, thuận tiện hơn. + Bố trí phòng làm việc theo kiểu này không làm phân tán nhân viên trong quá trình làm việc. Nhân viên sẽ chịu sự quản lí giám sát của trưởng phòng vì vậy mà nhân viên tích cực làm việc hơn. * Nhược điểm: + Ồn ào, dễ làm phân tán sự chú ý của nhân viên. 2.4.2. Điều kiện làm việc của bộ phận văn thư - lưu trữ Do được bố trí cùng với các bộ phận khác trong phòng Hành chính - Quản trị nên về cơ sở vật chất kĩ thuật và điều kiện làm việc của bộ phận văn thư - lưu trữ phải sử dụng trang thiết bị trong phòng chung với các bộ phận khác. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 51
  52. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN Hệ thống cơ sở vật chất kĩ thuật của phòng: STT Tên các thiết bị, dụng cụ Số lượng Đơn vị 1 Máy vi tính 2 bộ 2 Máy in 1 chiếc 3 Fax 1 chiếc 4 Máy điều hoà 3 chiếc 5 Máy photocopy 1 chiếc 6 Điện thoại bàn 1 chiếc 7 Tủ đựng tài liệu 9 chiếc 8 Bàn ghế làm việc 4 bộ 9 Bàn ghế tiếp khách 1 bộ 10 Đèn chiếu sáng 3 chiếc 11 Đồng hồ treo tường 1 cái Các tủ đựng hồ sơ tài liệu được đặt sát tường sau các bàn làm việc. Nhưng hầu hết các tủ này đều phục vụ cho công việc của nhân viên văn thư - lưu trữ Máy in, máy fax, máy photo được đặt trên bàn phía tay phải cán bộ văn thư - lưu trữ sử dụng chung cả phòng nhưng chỉ có nhân viên văn thư - lưu trữ thường xuyên sử dụng nên về cơ bản vẫn do cán bộ văn thư - lưu trữ phụ trách. Trong phòng có 2 máy vi tính thì được đặt ở bàn của trưởng phòng và đặt ở bàn của cán bộ văn thư - lưu trữ. Nhân viên văn thư - lưu trữ được trang bị đầy đủ những đồ dùng về văn phòng phẩm để phục vụ cho công việc như: bút viết, mực, giấy, cặp hồ sơ, dao, kéo, keo dán, băng dính, bì thư có in logo của công ty Công ty còn trang bị cho nhân viên văn thư - lưu trữ một quyển lịch để bàn để theo dõi thời gian, ngày, tháng đảm bảo cho việc vào sổ văn bản đến, ghi ngày tháng lên văn bản đi, soạn thảo và chuẩn bị văn bản. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 52
  53. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 2.4.3.Nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên văn thư - lưu trữ - Tiếp nhận và xử lí văn bản giấy tờ từ cơ quan, doanh nghiệp khác gửi đến. - Chuyển văn bản, giấy tờ do công ty phát hành. - Soạn thảo văn bản của ban Giám đốc và văn bản của phòng Hành chính - Quản trị. - Nhận thông báo từ ban Giám đốc sau đó phổ biến lại cho các phòng ban, đơn vị khác. - Quản lí và đóng dấu theo chức năng, nhiệm vụ. 2.5.Hoạt động của bộ phận văn thư - lưu trữ Công việc chủ yếu hàng ngày của nhân viên văn thư - lưu trữ là tiếp nhận, xử lí văn bản, quản lí và sử dụng con dấu, quản lí và sử dụng tài liệu lưu trữ. 2.5.1.Tiếp nhận và xử lí văn bản giấy tờ 2.5.1.1.Quy trình xử lí văn bản đến Công ty TNHH Phúc Tiến là một công ty có quy mô vừa nên số lượng văn bản hàng năm mà bộ phận văn thư tiếp nhận được không nhiều. Các văn bản mà bộ phận văn thư đã nhận được chủ yếu là công văn, chỉ thị, quyết định, thông báo của cơ quan thuế, công ty kiểm toán, các ngân hàng Các hợp đồng kinh tế, đơn chào hàng, các hoá đơn yêu cầu thanh toán chi phí điện thoại, hoá đơn thanh toán tiền nước, điện - Mọi văn bản giấy tờ gửi đến công ty do nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhân viên nơi gửi mang đến đều đã đưa qua bộ phận văn thư, nhân viên văn thư đã xử lí văn bản theo đúng trình tự các bước. - Tất cả văn bản tài liệu đến công ty đều đã được nhân viên văn thư trình lên ban lãnh đạo hoặc trưởng phòng Hành chính xem xét và cho ý kiến trước khi phân phối cho phòng ban hoặc cá nhân giải quyết. Những văn bản đã có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo, được nhân viên văn thư chuyển tới tận tay người có trách nhiệm giải quyết. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 53
  54. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN - Mọi trường hợp chuyển giao văn bản giữa nhân viên văn thư với các phòng ban hoặc giữa nhân viên văn thư với cá nhân trong công ty đều có kí nhận, trong đó bao gồm người nhận là Giám đốc. Sau đây là trình tự các bước xử lí văn bản của nhân viên văn thư tại công ty TNHH Phúc Tiến: a) Kiểm tra sơ bộ văn bản Mọi văn bản gửi đến công ty đều được nhân viên văn thư kiểm tra xem văn bản đó có đúng gửi cho công ty hay không? Trường hợp nhầm địa chỉ nhân viên văn thư đã gửi trả lại nơi gửi hoặc trả lại nhân viên bưu điện. Khi thấy bì văn bản có dấu hiệu bị rách hoặc có hiện tượng bị bóc thì nhân viên văn thư đã lập biên bản và có sự chứng kiến của người đưa thư. b)Phân loại và bóc bì văn bản * Việc phân loại văn bản đã giúp cho nhân viên văn thư xác định chính xác loại vào sổ văn bản đến và loại không phải vào sổ văn bản đến. - Loại phải đăng kí vào sổ văn bản đến bao gồm 2 loại: + Loại được phép bóc bì: Gồm các văn bản giấy tờ đề tên công ty mà không đóng dấu chỉ mức độ “mật”, không phải văn bản đề đích danh tên người nhận, không phải thư riêng thì nhân viên văn thư tiến hành bóc bì văn bản và đăng kí văn bản vào sổ văn bản đến. + Loại không được phép bóc bì: Gồm tất cả các văn bản mà ngoài bì thư ghi đích danh cá nhân, đơn vị, phòng ban trong công ty, thì nhân viên văn thư đã thực hiện theo quy định không bóc bì mà chỉ đăng kí vào sổ văn bản đến. - Loại không phải đăng kí vào sổ văn bản đến: Bao gồm các loại sách báo, tạp chí, thư riêng * Bóc bì văn bản: Nhân viên văn thư của công ty đã nhận thức được công việc bóc bì văn bản là công việc rất phức tạp. Vì vậy khi bóc bì văn bản nhân viên văn thư luôn rất thận trọng và đã tuân thủ các nguyên tắc sau: Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 54
  55. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN - Những phong bì có dấu chỉ mức độ “Khẩn” gửi cho công ty thì được nhân viên văn thư bóc ngay sau khi nhận để trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết nhằm đảm bảo về mặt thời gian. Đối với những văn bản gửi đích danh cá nhân, phòng ban trong công ty thì nhân viên văn thư không bóc bì mà đã chuyển đến người nhận một cách nhanh nhất (chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính). Khi bóc bì văn bản nhân viên văn thư luôn thực hiện rất nhẽ nhàng và khéo léo, dồn văn bản về phía bên trái của bì thư rồi dùng kéo cắt sát mép phải của bì thư theo đường gân phía không có văn bản. Sau đó lấy văn bản ra, đối chiếu số, kí hiệu ghi ở ngoài phong bì với số, kí hiệu ghi ở bên trong văn bản. Những văn bản gửi không đúng địa chỉ thì nhân viên văn thư đã gửi trả lại cho nơi gửi văn bản đó. Trường hợp có phiếu gửi sau khi nhận đủ văn bản nhân viên văn thư đã kí xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi, rồi gửi phiếu lại cho cơ quan gửi văn bản. Nhiều văn bản nhận được mà ngày, tháng ghi trên văn bản quá xa so với ngày đến thì nhân viên văn thư đã giữ lại phong bì và ghim bì thư cùng với văn bản đó. - Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ mật: Tại công ty TNHH Phúc Tiến những văn bản có dấu chỉ mức độ mật nhân viên văn thư không được phép bóc bì văn bản mà chỉ vào sổ văn bản mật đến, khi vào sổ thì nhân viên văn thư bỏ trống cột trích yếu nội dung văn bản. Vì vậy khi nhận được những văn bản mật nhân viên văn thư đã vào sổ đăng kí văn bản mật đến sau đó chuyển ngay văn bản đó đến những người có trách nhiệm giải quyết theo đúng thời gian quy định. c) Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến - Mọi văn bản gửi đến cho công ty đã được nhân viên văn thư đóng dấu đến lên văn bản nhằm mục đích là xác nhận văn bản đã qua bộ phận văn thư và ghi nhận ngày tháng đến công ty. * Mẫu dấu đến của công ty Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 55
  56. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 5 cm CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 3 cm - Số đến - Ngày đến ĐẾN - Dấu đến được đóng vào khoảng trên góc trái ( phần lề văn bản ), dưới phần số và kí hiệu. - Đối với công văn dấu đến được đóng bên dưới phần trích yếu văn bản. d) Vào sổ đăng kí văn bản đến Công ty lập sổ đăng kí văn bản đến vào mỗi năm, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 hàng năm đến ngày 31 tháng12 hàng năm. Theo quy định của công ty thì văn bản đến ngày nào thì đều được vào sổ ngay trong ngày đó, tuyệt đối không được để sang ngày hôm sau để tránh thất lạc hoặc mất mát. Trước khi tiến hành vào sổ nhân viên văn thư xác định rõ loại vào sổ và loại không phải vào sổ: + Loại phải vào sổ đăng kí: Bao gồm tất cả các loại văn bản giấy tờ gửi cho công ty như: quyết dịnh, chỉ thị, thông báo, công văn Ví dụ : +) Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán mới. +) Thông báo lãi suất cho vay của ngân hàng thương mại cổ phần Hàng Hải. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 56
  57. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN + Loại không phải vào sổ đăng kí: gồm thư riêng, báo đọc, hoá đơn thu tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại nhân viên văn thư không phải vào sổ đăng kí mà trực tiếp chuyển đến tay cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Bìa sổ đăng kí văn bản đến như sau: CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN Từ số đến số Từ ngày đến ngày Quyển số Nội dung trong sổ như sau: Lưu Nơi nhận S Ngày Số, kí Ngày Trích yếu nội hồ hoặc Kí T đến Nơi gửi hiệu văn tháng văn dung văn bản sơ số người nhận T bản bản nhận 02/04/09 NHTMCP 28/03/2009 Thông báo lãi Phòng kế 32 Hàng Hải 982 suất cho vay 1 toán 03/04/09 Bộ Lao Động Chỉ định tổ chức 33 Thương Binh 12 31/03/2009 kiểm tra chất 2 Phó Giám và Xã Hội lượng sản phẩm, đốc hàng hoá * Sau khi vào sổ văn bản đến bước tiếp theo nhân viên văn thư chuyển giao văn bản đến và lưu văn bản e) Chuyển giao văn bản và lưu văn bản Sau khi vào sổ đăng kí nhân viên văn thư đã trình văn bản lên Giám đốc để xin ý kiến phân phối văn bản. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 57
  58. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN Theo ý kiến của Giám đốc, nhân viên văn thư đã nhân bản văn bản đó và chuyển cho các bộ phận phòng ban có liên quan. Thực hiện theo quy định của công ty trong quá trình phân phối văn bản nhân viên văn thư đã tận tay chuyển văn bản đến các phòng ban và cá nhân có liên quan để giải quyết, không nhờ cá nhân, bộ phận chuyển hộ hoặc nhận hộ văn bản. *Nội dung sổ chuyển giao văn bản: Ngày Số, kí hiệu Số lượng Cá nhân, đơn vị Kí nhận Ghi chuyển văn bản văn bản nhận văn bản chú 1 2 3 4 5 6 19/10/2007 286 1 Phòng kế toán Phạm.T.Thảo Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 58
  59. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN *Quy trình tiếp nhận chuyển giao văn bản đến Người thực hiện Nhân viên Trưởng Cán bộ văn thư phòng HC-QT Giám đốc Lãnh đạo chuyên Lưu trữ Công việc đơn vị môn Tiếp nhận văn bản Phân loại bóc bì Đóng dấu đến Choý kiến phân phối Đăng kí văn bản Nhân bản Người giải quyết Phương pháp giải quyết Lưu Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 59
  60. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN 2.5.1.2.Quy trình xử lí văn bản đi - Các loại văn bản mà công ty ban hành như: + Quyết định + Kế hoạch + Biên bản + Hợp đồng + Báo cáo + Giấy đề nghị + Giấy mời + Giấy giới thiệu + Thông báo + Nội quy, quy định - Nơi nhận là các cơ quan quản lí Nhà nước như cơ quan thuế, cơ quan kiểm định tiêu chuẩn chất lượng, cơ quan kiểm toán Nhà nước Ngoài ra còn là những ngân hàng, những bạn hàng, đối tác làm ăn của công ty. - Để thuận tiện cho công việc được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả thì tại công ty TNHH Phúc Tiến văn bản của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban đó tự soạn thảo, sau khi soạn thảo xong đều đã chuyển lên cho nhân viên văn thư để nhân viên văn thư trình lên Giám đốc phê duyệt. Nhân viên văn thư chỉ soạn thảo văn bản của ban Giám đốc và văn bản của phòng Hành chính - Quản trị. * Quy trình giải quyết văn bản đi: - Tất cả văn bản sau khi soạn thảo xong nhân viên văn thư đã trình lên Giám đốc hoặc phó Giám đốc để xin chữ kí. - Sau khi đã có chữ kí của lãnh đạo nhân viên văn thư đóng dấu lên văn bản theo đúng quy định của Nhà nước, dấu công ty được đóng trùm lên một phần ba chữ kí về phía bên trái, còn dấu chức danh đóng dưới chữ kí về phía bên phải. Có bao nhiêu bản gửi thì nhân viên văn thư đóng bấy nhiêu dấu không có tình trạng bỏ sót, hay đóng ngược hoặc đóng mờ. - Ghi số và ngày tháng lên văn bản. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 60
  61. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN - Tiếp theo nhân viên văn thư vào sổ đăng kí văn bản đi: + Cũng như vào sổ đăng kí văn bản đến, các yêu cầu trong sổ đăng kí văn bản đi đã được nhân viên văn thư ghi chép một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác bằng bút mực hoặc bút bi, không có hiện tượng sử dụng loại mực dễ phai hay dập xoá khi vào sổ đăng kí văn bản đi. + Số thứ tự văn bản cũng được ghi từ số 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. + Bìa sổ đăng kí văn bản đi : CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN Đi Từ số đến số Từ ngày đến ngày Quyển số Nội dung của sổ đăng kí văn bản đi của công ty như sau: S Số Ngày ban T Nơi gửi văn hành văn Ngày gửi Nơi nhận Trích yếu Người kí Ghi T bản bản văn bản văn bản chú 12 P.HC-QT 027 01/03/2009 01/03/2009 Công ty cổ Biên bản đối chiếu Giám đốc phần thép khối lượng sắt Cửu Long 16 P.HC-QT 012 05/03/2009 05/03/2009 Công ty Hợp đồng mua bê Phó TNHH tông Giám đốc Minh Nguyệt Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 61
  62. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN - Cuối cùng nhân viên văn thư cho văn bản vào trong phong bì, dán kín, sau đó ghi rõ địa chỉ hoặc tên người nhận ở ngoài bì thư và dán tem. + Bì Thư của công ty được làm bằng giấy dày,dai, góc trên cùng bên trái của bì thư có in biểu tượng của công ty TNHH Phúc Tiến đó là chữ “pt”. + Những thông tin bên ngoài bì thư đã được nhân viên văn thư ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác và khớp với những thông tin ghi trong văn bản. + Đối với những văn bản có nội dung quan trọng nhân viên văn thư đều lập phiếu gửi, gửi kèm với văn bản trong bì thư Mẫu phiếu gửi: Công ty TNHH Phúc Tiến Công hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Số: Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Hải phòng, ngày .tháng .năm PHIẾU GỬI Kính gửi: . Tên tài liệu: Ngày .tháng năm . Phòng Hành chính-Quản trị Người kí nhận Dấu đơn vị Chữ kí Họ tên, chức vụ Đề nghị khi nhận được văn bản thì gửi lại phiếu này. - Gửi văn bản đi: Văn bản đi của công ty TNHH Phúc Tiến được gửi đi bằng nhiều phương thức: + Thứ nhất: Văn bản đi được gửi qua đường bưu điện + Thứ hai: Chuyển văn bản trực tiếp đến các cơ quan tổ chức trên cùng địa bàn lãnh thổ. Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 62
  63. NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚC TIẾN Nhưng dù văn bản được gửi ở bất cứ hình thức nào cũng cần đảm bảo nhanh chóng, chính xác, kịp thời và đúng địa chỉ. *Sơ đồ quy trình của văn bản đi: Người thực hiên Cán bộ Lãnh đạo Giám đốc Trưởng phòng Nhân viên Công việc chuyên môn đơn vị HC-QT văn thư Dự thảo văn bản Lấy ý kiến Duyệt văn bản Kiểm tra Nhân bản Kí văn bản Đăn kí văn bản Gửi Lưu 2.5.2.Công tác quản lí và sử dụng con dấu Công ty TNHH Phúc Tiến có các loại dấu sau: + Dấu của công ty + Dấu chức danh Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng, Kế toán trưởng + Dấu đăng kí văn bản đến. - Nguyên tắc quản lí và sử dụng con dấu tại công ty: + Nhân viên văn thư trực tiếp quản lí con dấu. Con dấu được để tại công ty và nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu lên văn bản khi văn bản đã có chữ kí của lãnh đạo. Không đóng dấu khống chỉ vào văn bản, giấy tờ khi chưa có chữ kí của cấp có thẩm quyền hoặc đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi chưa có nội dung. + Con dấu được đặt trong hộp gỗ hình chữ nhật, có lớp vải mềm ở dưới đáy hộp để đảm bảo con dấu không bị hư hại hoặc biến dạng. Thông thường khi nhân viên văn thư có mặt trong phòng làm việc thì hộp dấu được đặt trên mặt bàn của Sinh viên: VŨ KHẮC TUẤN - LỚP QT 901P 63