Khóa luận Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái

80 trang huongle 80

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_thuc_trang_va_mot_so_bien_phap_nang_cao_hieu_qua_q.doc

Nội dung text: Khóa luận Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái

Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 4 1. Tính cấp thiết của đề tài 4 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 4 3. Đối tượng nghiên cứu 5 4. Phương pháp nghiên cứu 5 5. Kết cấu của khố luận 6 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHỊNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 7 1.1.Những vấn đề cơ bản về văn phịng 7 1.1.1. Khái niệm văn phịng 7 1.1.2. Chức năng của văn phịng 8 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phịng 10 1.1.4. Vai trị của văn phịng 16 1.2. Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phịng 17 1.2.1.Khái niệm quản trị văn phịng 17 1.2.2. Các nội dung của quản trị văn phịng 16 1.2.3. Mục tiêu của quản trị văn phịng 20 1.2.4.Vai trị của quản trị văn phịng 20 1.2.5.Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị văn phịng 22 CHƯƠNG 2 : THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Ở CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI 27 2.1. Giới thiệu khái quát về cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 27 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của cơng ty 27 2.1.2. Mục đích hoạt động và trách nhiệm của Cơng ty 27 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty 29 2.1. 4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty 32 2.1.5. Mèi quan hƯ cđa c«ng ty víi c¸c bªn liªn quan 36 Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 1
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 2.1.6. Định hướng phát triển của cơng ty trong thời gian tới 36 2.2 Thực tiễn cơng tác quản trị văn phịng tại cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 37 2.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phịng trong cơng ty 37 2.2.2. Chức năng,nhiệm vụ ,quyền hạn của văn phịng cơng ty 39 2.2.3. Trang thiết bị văn phịng 44 2.2.4. Nội dung cơng tác quản trị văn phịng 46 1.Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác 46 2. Bố trí, sắp xếp nơi làm việc cho các phịng, cán bộ nhân viên tồn cơng ty49 3. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác quản trị văn phịng 51 4. Phân cơng phối hợp trong cơng việc giữa nhân viên trong bộ phận văn phịng và giữa các phịng ban 52 5. Quản lý chi phí của cơng tác văn phịng 53 6. Quản trị cơ sở vật chất 53 7. Cơng tác quản lý nhân sự 56 8. Quản lý con dấu và giấy tờ pháp lý của cơ quan 57 9. Quy trình quản l ý bản đến, văn bản đi 59 2.2.5. Đánh giá chung trong quá trình hoạt động của phịng hành chính 65 CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Ở CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI 68 3.1. Nâng cao chất lượng nhân sự 68 3.1.1. Đối với người lãnh đạo 68 3.1.2. Đối với nhân viên văn phịng 70 3.1.3. Quản trị nhân sự kết hợp khoa học và nghệ thuật 71 3.2. Hồn thiện mơ hình tổ chức văn phịng 74 3.3. Đổi mới, hồn thiện cơng tác quản lý, điều hành trong cơng ty 74 3.4. Đổi mơi trang thiết bị , ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý 75 KẾT LUẬN 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 2
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Hình Nội dung Trang Hình 1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cơng ty 30 Hình 2: Quy trình sản xuất kinh doanh 32 Hình 3: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2008 34 Hình 4: Các chỉ tiêu tài chính chủ yếu của doanh nghiệp 35 Hình 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phịng Hành chính-Tổng hợp 38 Hình6 : Bảng thống kê trang thiết bị văn phịng tháng 3/2008 45 Hình 7 : Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đến 61 Hình 8: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi 64 Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 3
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Bước sang thế kỷ 21, đất nuớc ta cĩ nhiều bước tiến đáng kể trong nền kinh tế, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Hơn nữa trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt hiện nay. Đất nước ta đang đổi mới từng ngày, để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh hiệu quả các doanh nghiệp cần đề ra hàng loạt các chiến lược và chính sách khác nhau. Chính vì vậy một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đề khơng thể thiếu bộ phận văn phịng đây là bộ phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo cơng ty, văn phịng là cửa ngõ của mọi cơ quan, tổ chức với hoạt động đa dạng đĩ văn phịng được gọi là phịng văn, phịng vệ của các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là cơng cụ quản lý quan trọng, cần thiết bộ phận văn phịng cần được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho cơng tác quản trị của nhà quản lý. Tuy nhiên để bộ phận văn phịng hoạt động cĩ hiệu quả thực sự là cánh tay đắc lực của nhà quản lý địi hỏi phải cĩ sự quản lý, theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phịng. Nghiệp vụ quản lý quá trình hoạt động của văn phịng gọi là quản trị văn phịng. Trong quá trình thực tập tại cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái tơi nhận thấy ban giám đốc cơng ty đã nhận thức được tầm quan trọng của bộ phận văn phịng đã bước đầu quan tâm đến việc phát triển cung như định hướng mở rộng bộ phận này. Vì vậy cơng tác quản trị văn phịng của cơng ty bên cạnh những mặt tốt cịn nhiều mặt hạn chế dấn đến hiệu quả cơng tác quản trị văn phịng chưa cao. Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết tơi xin mạnh dạn trình bầy luân văn với đề tài: Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái. 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu a. Mục đích Nội dung khố luận tập trung nghiên cứu lý luân về văn phịng và quản trị văn phịng. Phân tích thực trạng về cơng tác quản trị văn phịng tại cơng ty TNHH Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 4
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Thương Mại Vận Tải An Thái từ đĩ tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và những nguyên nhân của chúng. Đặc biệt từ những nguyên nhân của những hạn chế, bất cập em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác quản trị văn phịng tại cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái để cơng tác quản trị văn phịng ngày càng đạt được hiệu quả cao hơn b. Nhiệm vụ Nghiên cứu khĩa luận về văn phịng bao gồm: khái nệm, chức năng, nhiêm vụ, vai trị của văn phịng. Cơng tác văn phịng như: các hoạt đơng của văn phịng, nghiệp vụ văn phịng. Quản trị văn phịng: khái niệm, nội dung, mục tiêu, vai trị, các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung quản trị văn phịng Định hướng hoạt động văn phịng của cơng ty An Thái những mặt tích cực, hạn chế và tìm ra nguyên nhân đề ra biện pháp khắc phục. 3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của khố luận là nội dung cơng tác quản trị văn phịng tức là mọi hoạt động của văn phịng cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái làm thế nào để điều hành quản lý cho tốt hơn cĩ hiệu quả cao hơn. 4. Phương pháp nghiên cứu Để hồn thành khố luận em đã sử dụng các phương pháp sau:  Phương pháp duy vất biện chứng  Phương pháp thống kê  Phương pháp so sánh  Phương pháp tổng hợp Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 5
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 5. Kết cấu của khố luận Ngồi lời mở đầu và kết luận chung khố luận được kết cấu gồm 3 chương: CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHỊNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG CHƯƠNG 2 : THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Ở CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 6
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHỊNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 1.1.Những vấn đề cơ bản về văn phịng 1.1.1. Khái niệm văn phịng Lý luận và thực tiễn đã chứng minh rằng, ngày nay trong nền kinh tế thị trường đa dạng hĩa hiện đại hĩa tất bật của cơng ty hay doanh nghiệp nào muốn hịa nhập và theo kịp nền kinh tế đều khơng thể khơng cĩ vị trí của văn phịng. Đặc biệt khi nước Việt Nam đang ra nhập WTO đã mở ra những cơ hội lớn để phát triển và khơng ít những thách thức và khĩ khăn để cĩ thể tồn tại và phát triển đúng hướng.Vì thế mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình một vị trí thế mạnh trên thị trường để cĩ sức cạnh tranh và khả năng phát triển. Hơn bao giờ hết, các nhà quản lý doanh nghiệp phải là người biết đĩn nhận thời cơ, linh hoạt, nhạy bén và sáng tạo và nắm bắt được nhiều thơng tin một cách chính xác, nhanh chĩng. Cơng việc này phần lớn dựa vào hoạt động của văn phịng trong doanh nghiệp. Tùy theo quy mơ của doanh nghiệp khác nhau mà hoạt động của văn phịng cĩ cấp độ khác nhau với tên gọi khác nhau. Những doanh nghiệp cĩ thẩm quyền hoặc cĩ quy mơ lớn thì thành lập văn phịng, những doanh nghiệp nhỏ thì cĩ phịng hành chính. Từ nội dung trên cĩ một số khái niệm cơ bản về văn phịng với gĩc độ khác nhau như sau. Theo phương diện tổ chức: văn phịng là một đơn vị cấu thành tổ chức. Theo tiêu chí chức năng: văn phịng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu tổng hợp hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý. Theo tính chất hoạt động: văn phịng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thơng tin phục vụ cho cơng tác điều hành của nhà quản trị. Ngồi ra văn phịng cịn được hiểu: văn phịng là trụ sở làm việc của cơ quan, là địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại của cơ quan. Tĩm lại: văn phịng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi đơn vị là bộ Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 7
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái máy điều hành tổng hợp của cơ quan,là nơi thu thập và xử lý thơng tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo,là nơi chăm no mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện về vật chất cho hoạt động của cơ quan được thơng suốt và hiệu quả. Nguồn(Trần Thị Ngà 2008) 1.1.2. Chức năng của văn phịng Văn phịng là một bộ phận tồn tại khách quan trong mối đơn vị, bởi vậy nĩ cũng cĩ những điều kiện tồn tại như bất kỳ một bộ phận nào thơng qua mối quan hệ đặc trưng với mơi trường mà nĩ tồn tại tức là nĩ vận động theo quy luật và chức năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống và các hoạt động cĩ ý thức, mục tiêu, chức năng tự điều chỉnh cho phù hợp với mơi trường . Văn phịng cĩ các chức năng chung như phục vụ sự lãnh đạo điều hành của lãnh đạo cơ quan cụ thể là thu thập, xử lý, truyền đạt thơng tin đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho sự hoạt động của cơng ty, tức là chăm lo cơng tác hậu cần, quản trị cho tồn bộ cơ quan. Cĩ hai nhĩm chức năng chính : chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần, chức năng tổ chức hội nghị. a. Chức năng tham mưu tổng hợp. Nội dung của cơng tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của cơng tác văn phịng Văn phịng giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình kế hoạch cơng tác, đề xuất chủ trương chính sách và cơng tác quả lý của cơ quan trong từng thời kỳ, tham mưu cho lãnh đạo đề ra quyết định quản lý, giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ chức thực hiện quyết định, tham mưu cho lãnh đạo những phương án, giải pháp xử lý những tình huống cụ thể. Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho cơng tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy địi hỏi người quản lý phải cĩ kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực, cĩ mặt ở mọi lúc mọi nơi, phải quyết định kịp thời chính xác mọi vấn đề. Điều đĩ Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 8
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái vượt khả năng thực hiện của các nhà quản lý. Do đĩ địi hỏi phải cĩ một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là cơng tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm gĩp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể là cơng tác tham mưu trong doanh nghiệp cĩ thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Thực tế các doanh nghiệp thường dặt bộ phận tham mưu tại văn phịng. Để cĩ ý kiến tham mưu văn phịng phải tổng hợp các thơng tin bên trong và bên ngồi doanh nghiệp từ đĩ phân tích, quản lý, sử dụng thơng tin theo quy tắc trình tự nhất định. Ngồi bộ phận tham mưu tại văn phịng cịn cĩ các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như: Cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn Để cĩ được những thơng tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ phịng ban chuyên mơn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp. Như vậy, văn phịng vừa là nơi thực hiện cơng tác tham mưu vừa là nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thơng tin, ý kiến của các phịng ban khác cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp. Văn phịng cịn là bộ phận trực tiếp giúp cho bộ phận điều hành quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp thơng qua các nghiệp vụ như: Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác năm, tháng, quý, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh nghiệp. Đồng thời văn phịng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về cơng tác soạn thảo văn bản b.Chức năng hậu cần. Tạo cơ sở vật chất cho các phịng ban đơn vị và cá nhân trong cơng ty, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch đề ra. Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng cao hiệu quả năng suât làm việc. Bảo đảm mơi trường sinh thái lành mạnh, tạo lên diện mạo cơng ty đồng hồng khang trang, gĩp phần xây dụng cơ quan theo hướng hiện đại. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 9
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Nội dung của cơng tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, cơng tác phí, sửa chữa lớn ,xây dựng các cơng trình phụ, phúc lợi tập thể. Cơng tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ. - Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục. - Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nước quy định. - Đảm bảo an ninh trật tự an tồn lao động trong cơ quan. - Tổ chức cơng tác lễ tân, giao tiếp, giữa vai trị chiếc cầu nối của đơn vị với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và với nhân dân. 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phịng 1. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch cơng tác tuần, tháng, quý, năm của cơ quan hoặc thủ trưởng cơ quan. Kế hoạch là hình ảnh tương lai của một cơ quan sau một khoảng thời gian. Nếu khơng xây dựng và thực hiện kế hoạch tốt thì hướng phát triển của cơ quan sẽ khơng rõ ràng, khơng cĩ bước đi và ít phải đến cho mỗi chặng đường. Trong cơ chế càng cĩ nhiều yếu tố “Động” thì kế hoạch càng phải chặt chẽ hơn, tránh rủi ro nhiều hơn. Tất cả các văn phịng đều phải thực hiện nhiệm vụ xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan đơn vị. Đặc biệt với cơng tác văn phịng việc lập kế hoạch hết sức quan trọng vì nĩ tránh tình trạng bị lơi kéo của cơng việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những chương trình cần thiết của văn phịng. Trong các loại kế hoạch thì kế hoạch tài chính cĩ ý nghĩa đặc biệt. Thứ nhất, kế hoạch tài chính đảm bảo nguồn lực quan trọng cho sự vận hành của cơ quan. Thứ hai, kế hoạch tài chính phải tuân thủ nhiều quy định chặt chẽ của quản lý nhà nước, Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 10
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái trong đĩ phải bám sát tình hình thực hiện để cĩ bước điều chỉnh kịp thời. Kế hoạch thật sự phải đi trước một bước. 2. Thu thập tổng hợp và xử lý thơng tin phục vụ cho quá trình ra quyết định. Thơng tin trong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các thơng báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong mơi trường bên ngồi cĩ liên quan đến hoạt động quản lý, những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và mơi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, khơng gian và thời gian đối với các khách thể quản lý. Đặc biệt đối với văn phịng của cơ quan là nơi trực tiếp giúp lãnh đạo điều hành bộ máy, cung cấp thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, cơng tác thơng tin lại càng quan trọng nĩ giữ vị trí then chốt trong cơng tác văn phịng. Về cơ bản cơng tác thơng tin của văn phịng phải cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị những thơng tin, văn bản, tư liệu cần thiết để phục vụ nghiên cưu thảo luận, quyết định những cơng việc đã được đặt ra trong chương trình, kế hoạch cơng tác. Thơng tin của văn phịng phục vụ lãnh đạo cơ quan giải quyết cơng việc hàng ngày, phối hợp các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời cĩ hiệu quả những nhiệm vụ, cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. 3. Theo dõi và đơn đốc nhắc nhở việc thực hiện các quyết định,chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Văn phịng phản ánh kết quả phải kiểm tra tình hình thực hiện các quyết định, chỉ thị, chương trình, kế hoạch cơng tác đã ban hành. Qua việc thu thập thơng tin phản hồi, giúp lãnh đạo đơn vị năm được nhận thức, dư luận của cán bộ, cơng chức và các đơn vị liên quan đối với các quyết định đã ban hành: những khĩ khăn, thuận lợi trong thực hiện quyết định và kiến nghị của các cấp, cơng tác thơng tin cĩ thể phát hiện các giả pháp hay và các mơ hình sáng tạo để nhân ra diện rộng. Văn phịng phải tổng hợp được tình hình hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vức hoạt động của cơ quan, để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ chương, biệp pháp lớn nhăm thực hiện chức năng, nhiệm Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 11
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái vụ của đơn vị và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc cơng khai trong cơ quan đơn vị. 4. Biên tập, ban hành văn bản. Hàng ngày văn phịng là nơi tiếp nhận các loại văn bản ra vào doanh nghiệp vì thế đây là hoạt động diễn ra thường xuyên, là cơng việc chính của văn phịng. Việc tiếp nhận giả quyết các loại văn bản cũng phải được tiến hành một cách khoa học, tuân theo các quy tắc nhất định thì giúp cho hoạt động của cơng ty được chính xác kịp thời. Văn bản là một phương tiện lưu trữ, truyền đạt thơng tin khá hiệu quả, Hiện nay nhiều doanh nghiệp sử dụng thơng tin này trong quản lý điều hành hoạt động, điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội phải tuân thủ các quyết định một cách chặt chẽ về việc ban hành văn bản. 5. Lưu trữ văn bản. * Thu thập bổ sung tài liệu đã giải quyết xong từ giai đoạn văn thư của cơ quan: +Xác định rõ phạm vi thu tài liệu : ở đơn vị nào? thành phần tài liệu nào? +Làm kế hoạch cụ thể để thu thập tài liệu từ giai đoạn văn thư. +Phải hưỡng dẫn, giúp đỡ về mặt nghiệp vụ đồi với các cá nhân đơn vị về cơng tác lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu để giao nộp. * Thu thập tài liệu cũ cịn để lại ở các cơ quan +Lập kế hoạch tiến hành thu tài liệu +Hưỡng dẫn các đơn vị lập hồ sơ, tất cả các tài liệu được giao nộp vào lưu trữ cơ quan, tiến hành chỉnh lý. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 12
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái * Nội dung bảo quản tài liệu : + Xây dựng nhà kho để bảo quản tài liệu lưu trữ :khu vực kho phải là nơi cĩ mơi trương sạch, khơng ơ nhiếm mơi trường. + khu vực kho phải xây dưng cao ráo, thống mát, cách xa ao hồ, sơng ngịi cống rãnh, mạch nước ngầm. +Cĩ trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ , cĩ thiết bị vận chuyển tài liệu . + Thiết bị phong chống cháy : hệ thống chữa cháy, hệ thống chữa cháy tự động ,thiết bị bảo vệ hệ thống cửa ra vào, phải làm bằng những vật liệu cĩ độ bền cao chịu được lửa, cửa sổ phải cĩ lứa sắt, gắn kính phản quang. + Thiết bị thơng giĩ chống ẩm : máy điều hồ, máy hút ẩm. +Thiết bị nhân bản . * Tổ chức quản lý tài liệu trong kho + Tài liệu trước khi vào kho phải khử trùng, kiểm tra sự chính xác giữa tài liệu và số liệu thống kê. + Xếp trong cặp,trong hộp và cĩ dán nhãn, tài liệu xếp trên giá theo trật tự số lưu trữ trong hộp. trong kho lưu trữ phải cĩ sơ đồ bảo quản. + Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác sử dụng phải kiểm tra tình trạng vật lí, chất lượng của tài liệu. Những tài liệu hư hỏng nặng, quý hiếm thì phải trực tiếp giữ bản gốc và khơng cho sử dụng bản gốc. Hàng năm phải kiểm tra tài liệu trong kho để năm được số lượng, chất lượng của tài liệu. 6. Tổ chức phục vụ các cuộc họp Cĩ thể nĩi hội họp là nơi phát huy quyền làm chủ của mọi người, để mọi người bầy tỏ ý kiến quan điểm giúp lãnh đạo đưa ra những ý kiến đúng đắn, tìm ra những biện pháp tối ưu. Hội họp cịn nâng cao tinh thần đồn kết, tính tập thể trong cơng ty Đánh giá, nhận xét một cách khách quan về hiệu quả cơng việc của nhân viên, phương thức quản lý của lãnh đạo. Từ đĩ nhận thấy được ưu điểm, nhược điểm trong cơng tác quản lý của lãnh đạo, đồng thời rút ra những kinh nghiệm trong việc điều hành hoạt động của lãnh đạo cơng ty. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 13
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Cơng nhân viên được bầy tỏ ý kiến của mình để nâng cao cơng tác quản lý, nâng cao hiệu quả lao động, phát huy tính sáng tạo của mỗi cá nhân. Cuộc họp thường kỳ, tổng kết giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế của cơng ty đồng thời cịn khiến cho các nhân viên nhận xét được thái độ, phương thức làm việc của mình ảnh hưởng đến hiệu quả lao động và chất lượng sản phẩm của cơng ty để họ ý thức hơn nữa vai trị của mình với sự hoạt động, phát triển của cơng tu nĩi chung và hoạt động của văn phịng nĩi riêng. Vậy làm thế nào để tổ chức hội nghị với chi phí, thời gian ít nhất nhưng lại cĩ thể thu được kết quả cao nhất. Phần lớn cơng tác này đều được thực hiện bởi bộ phận văn phịng trong cơng ty. Trong cơng ty hàng quý, năm thường tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết nhằm đánh giá những kết quả thực hiện và những khĩ khăn tồn tại để cùng họp bàn đưa ra những giải pháp khắc phục. Các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và các hoạt động khác là những hoạt động diễn ra thường xuyên trong bất kỳ một doanh nghiệp nào nhằm tổng kết đánh giá thảo luận những vấn đề cĩ liên quan đến doanh nghiệp và tăng mối quan hệ đồn kết, tạo ra sự gắn kết chặt chẽ, bền vững là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp phát triển đi lên. Đảm bảo các hoạt động này diễn ra cĩ hiệu quả là nhiệm vụ của cơng tác văn phịng dưới sự quản lý điều hành của lãnh đạo. 7. Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, lễ tân, tiếp khách của cơ quan. Xây dựng và củng cố mối quan hệ của cơ quan nĩi chung, của văn phịng nĩi riêng với các cơ quan cấp trên, ngang cấp với cơng dân và các bộ phận trong cơ quan. Tiếp khách là một trong những nghi lễ, một cơng cụ quan trọng để cơng ty giao lưu, tiếp xúc vơi các cá nhân, tổ chức trong và ngồi cơ quan nhằm đảm bảo sự hoạt động thơng suốt của quá trình quản lý giúp lãnh đạo cĩ điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả cơng việc từ phía bên ngồi. Văn phịng là cầu nối của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác. Muốn tồn tại và phát triển được thì khơng thể khơng hợp tác với các doanh nghiệp khác, Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 14
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái với mơi trường bên ngồi. Vì vậy hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp muốn được diễn ra thường xuyên cần cĩ sự trợ giúp của bộ phận văn phịng. Hoạt động lễ tân, tiếp khách là cơng tác đầu tiên của doanh nghiệp trong các hoạt động giao lưu giao tiếp, hợp tác làm ăn vì thế hoạt động này được đánh giá cách ứng xử của mỗi doanh nghiệp tạo ra thiện cảm, ấn tượng đầu tiên với mối đối tác. Khác với các hoạt động trong doanh nghiệp, văn phịng phải hoạt động thường xuyên trong mọi lĩnh vực đối nội, đối ngoại, kiểm tra giám sát nhằm đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn thơng tin của mọi đối tượng đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp ngay cả khi đơn vị ngừng hoạt động thì bộ phận văn phịng vẫn phải làm việc tiếp tục để đảm bảo cơng tác an ninh trật tự và thơng tin thơng suốt. Mặt khác, cần phải củng cố bộ máy văn phịng bởi hoạt động của văn phịng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và các đơn vị thơng qua hoạt động tham mưu, hậu cần vừa gắn với các phịng ban, bộ phận khác thơng qua nhiệm vụ kiểm tra đơn đốc, tự quản lý hoạt động của chính mình cho phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Vì thế để duy trì hoạt động của văn phịng cần cĩ sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các phịng ban, bộ phận, các cấp quản lý trong doanh nghiệp. Củng cố bộ máy trên mọi mặt cả về phương diện quản lý và đảm bảo tính hiện đại của văn phịng đặc biệt là trong giai đoạn bùng nổ cơng nghệ thơng tin địi hỏi các doanh nghiệp ra sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung của tồn cơng ty. Yêu cầu đĩ đặt ra rất cao với văn phịng về mặt tổ chức và điều hành cơng việc. 8. Bảo đảm nhu cầu hậu cần kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư tài sản của cơ quan. Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phịng, văn phịng làm tốt cơng tác hậu cần sẽ gĩp phần vào việc nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan. Cơng tác hậu cần nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Cung cấp các điều kiện phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 15
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái - Mua sắm quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo hoạt động của cơ quan hoạt động liên tục. - Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nước quy định. - Đảm bảo an ninh trật tự, an tồn lao động trong cơ quan. - Tổ chức cơng tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trị cầu nối của đơn vị với cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân. - Đảm bảo mơi trường sinh thái lành mạnh, hài hịa tạo lập diện mạo cơ quan trang nghiêm, văn minh hiện đại. 1.1.4. Vai trị của văn phịng Vai trị của cơng tác văn phịng được thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nĩ như sau: 1. Hoạt động của văn phịng là khâu nối quan trọng trong dây truyền của cả hệ thống cơ quan nhằm thực hiện các chủ trương chính sách của đảng và nhà nước trong cuộc sống. Với nhiệm vụ là đầu mối thu thập và sử lý thơng tin phục vụ lãnh đạo văn phịng, cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý nhà nước bảo đảm cho hoạt động thống nhất liên tục kịp thời của cơ quan, đơn vị, theo đúng chức năng quyên hạn, nhiệm vụ nhà nước giao. Thơng tin xét vê mặt hiệu quả sư dụng, luơn găn liêm vời hiệu quả quản lý. Mặt khác thơng tin cũng bổ sung và nâng cao chất lượng của kiểm tra trong quản lý nhà nước. Thơng tin là đối tượng lao động của cán bộ,cơng chức, là cơng cụ đắc lực của người quản lý, lá nhu cầu thường xuyên trong đời sống nhà nước, cũng như từng con người. Bằng việc thu thập và xử lý thơng tin của các phịng, các cấp quản lý ban hành quyết định quản lý theo đúng trình tự thủ tục, thẩm quyền đến các đối tượng quản lý đĩ là điều kiện tiên quyết để các chủ trương chính sách của đảng, pháp luật nhà nước đi vào suộc sống. Đồng thời văn phịng cũng là nơi tiếp nhận, trực tiếp triển khai hoặc đơn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý mà cơ quan mình cĩ nghĩa vụ thực hiện. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 16
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 2. Hoạt động của văn phịng gĩp phần quan trọng trong việc duy trì các hoạt động thường xuyên, liên tục, bền vững theo quy định của pháp luật của hệ thống cơ quan hành chính nĩi chung và hoạt động của mỗi cơ quan nĩi riêng. Gĩp phần duy trì sự ổn định và phát triển tồn diện của xã hội. Hoạt động của văn phịng là một chuỗi các hoạt động thường xuyên liên tục trước hết được đảm bảo thơng qua việc lập và đơn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện theo kế hoạch là nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của cơng sở. Làm việc theo kế hoạch tạo khả năng tiết kiệm trong hoạt động của cơng sở. Tạo điều kiện cho cơng tác kiểm tra, thực hiện chức năng kiểm tra trong điều hành hoạt động của cơng sở. 3. Văn phịng là đầu mối tạo nên sự phối hợp, hợp tác giữa các đơn vị, bộ phận trong cơ quan nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của hệ thống. Hoạt động của văn phịng cĩ tác dụng nâng cao năng xuất lao động, hiệu quả cơng tác trong cơ quan. Ngồi việc tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan ban hành các quyết định quản lý, văn phịng luơn luơn cĩ trách nhiệm kiểm tra, đơn đốc việc thực hiện các quyết định của đơn vị cĩ liên quan, chỉ ra các lệch chuẩn nếu cĩ các khĩ khăn vướng mắc của cơ sở để kịp thời trình lãnh đạo phương án giải quyết. 4. Văn phịng đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật, phục vụ các hoạt động, đảm bảo trật tự an tồn của cơ quan. Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phịng cơ quan đơn vị. Làm tốt cơng tác hậu cần văn phịng sẽ gĩp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức. 1.2. Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phịng 1.2.1.Khái niệm quản trị văn phịng Trước hết chúng ta cần nắm vững một số khái niệm sau: Quản trị hay cịn gọi là quản lý là khái niệm phổ biến trong khoa học xã hội thực tiễn, trên thực tế cĩ nhiều khái niệm về quản trị văn phịng sau đây là một số khái nệm cụa thể: Quản trị là quá trình hồn thành cơng việc thơng qua người khác. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 17
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Quản trị là hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, kiểm sốt cơng việc để đạt được mục tiêu đề ra của tổ chức. Quản trị là nghệ thuật hồn thành mục tiêu thơng qua con người. Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thơng qua quá trình hoạch định tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu đề ra của tổ chức. Tĩm lại: Quản trị là quá trình điều hành,phối hợp các yếu tố cĩ trong tổ chức để thực hiện các chức năng nhiệm vụ cụ thể được giao nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Khái niệm quản trị văn phịng: Để thực hiện tốt vai trị của mình văn phịng khơng chỉ được thừa nhận tồn tại chính thức trong mọi tổ chức. Quản trị văn phịng là quá trình tác động cĩ tổ chức cĩ định hướng của chủ thể đế các đối tượng trong văn phịng nhằm đạt được mục tiêu xác định. Nguồn( Trần Thị Ngà 2008) 1.2.2. Các nội dung của quản trị văn phịng 1. Phân tích dự báo mục tiêu và nguồn lực cho tổ chức - Muốn hoạt động của văn phịng theo hướng phát triển vá hiện đại hố địi hỏi các nhà quản lý phải phân tích được thực trạng về văn phịng, tiềm năng về các nguồn lực cĩ thể huy động được và nghiên cứu phát triển của văn phịng trong tương lai. - Kết quả phân tích được dùng để dự báo mục tiêu phát triển và dự báo những thuận lợi, kho khăn trong quá trình thực hiện . 2. Xây dựng kế hoạch chương trình hành động. - Kế hoạch hành động của văn phịng bao gồm: kế hoạch mục tiêu, kế hoạch tổ chức, kế hoạch về nguồn lực, kế hoạch tiến độ. - Những mục tiêu dài hạn phải được cụ thể hố bằng những chương trình hành động để tập trung nguồn lực thực hiện trong một thời gian nhất định. 3. Lãnh đạo điều hành thực hiện chương trình kế hoạch. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 18
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Chương trình kế hoạch được xây dụng mới chỉ là chú ý, định hướng nội dung hoạt động việc thực hiện kế hoạch đĩ cịn cĩ sự tham gia của các cấp và tồn thể cán bộ cơng chức của cơ quan tổ chức cho nên cần chuyển tải nội dung đến từng bộ phận từng cá nhân để họ thực hiện thống nhất mục tiêu, biện pháp và tự giác thực hiện . Các nhà quản trị phải sát sao chỉ đạo điều hành việc thực hiện các nội dung đã xây dụng. 4. Phân cơng phối hợp trong thực thi cơng vụ + Khi triển khai thực hiện kế hoạch chương trình từng phịng ban đơn vị và cá nhân phải được phân giao cụ thể theo nguyên tắc: + Giao nhiệm vụ cho cá nhân phải dựa vào năng lực, trình độ và sở trường của họ. + Đối với phịng ban đơn vị phải dựa vào chức năng. + Giữa hệ thống chức năng cũng phải cĩ cơ chế phối hợp để tạo thành một quy trình hành động thống nhất và gắn trách nhiệm trong thực hiện cơng việc. 5. Cung cấp nguồn lực + Quản trị văn phịng là quá trình tiêu hao các nguồn lực để đạt được mục tiêu của tổ chức muốn duy trì được hoạt động của tổ chức thì quản trị văn phịng cần cung cấp kịp thời đầy đủ nguồn lực theo yêu cầu. + Nguồn lực cần cho quá trình quản trị khong giống nhau vì vậy phải căn cứ vào chương trình, kế hoạch và điều kiện thực tế của tổ chức để cung ứng cho hợp lý. 6. Khích lệ các thành viên tham gia vào hoạt động văn phịng . Mục tiêu của hoạt động văn phong chỉ cĩ thể thực hiện được khi cĩ sự tham gia của các thành viên trong tổ chức họ khơng trực tiếp thực hiện kế hoạch bằng ý thức tự giác mà cịn chủ độnh sáng tạo trong việc cải tiến đề suất giải pháp để nâng cao năng suất, chất lượng cơng việc. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 19
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 7. Huấn luyện chuyên mơn nghiệp vụ cho cán bộ văn phịng lãnh đạo văn phịng cĩ kế hoạch đào tạo bồi dưỡng hưỡng dẫn chuyên mơn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ cơng nhân viên văn phịng theo yêu cầu phát triển . 1.2.3. Mục tiêu của quản trị văn phịng + Quản trị văn phịng trước hết là cơng cụ và cũng là mục tiêu quan trọng trong điều hành quản lý cơng ty liên quan đến yếu tố con người. Sự thành cơng hay thất bại của một doanh nghiệp đều do con người. vì vậy mục tiêu hàng đầu của quản trị văn phịng nhằm tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Thơng qua đĩ phát huy được khả năng, năng lực làm việc của từng nhân viên trong văn phịng. + Quản trị văn phịng hướng tới khảng định và nâng cao uy tín của người lãnh đạo trong doanh nghiệp. Một người lãnh đạo cĩ uy tín là người cĩ khả năng tuyên truyền, giáo dục cho mọi nhân viên trong văn phịng đồng thời trong cơ quan về quan điểm, đường lối, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, đưa nhân viên vào trật tự, kỉ cương, đồng thời tạo ra khơng khí làm việc thoải mái, khơng cứng nhắc, đồn kết giúp đỡ nhau trong cơng việc. + Xây dựng nét văn hĩa riêng cho doanh nghiệp, hiện đại, lịch sự phát huy tinh thần làm việc tập thể, đề cao tinh thần làm việc tự giác của mỗi cá nhân đem lại kết quả cao nhất cho hoạt động văn phịng. + Tổ chức, quản lý hệ thống thơng tin, văn bản trong doanh nghiệp một cách khoa học để sử dụng tối đa lời thế mà nguồn thơng tin, văn bản đem lại. + Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động cho văn phịng mang tính khoa học, chuyên nghiệp. + Đầu tư trang thiết bị hiện đại nhằm nâng cao cơng tác quản lý, điều hành văn phong nĩi riêng và doanh nghiệp nĩi chung phù hợp với mục tiêu chính sách phát triển của doanh nghiệp. 1.2.4.Vai trị của quản trị văn phịng Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 20
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Cơng tác tổ chức, quản lý văn phịng được thể hiện qua cách bố trí khoa học phù hợp với từng doanh nghiệp, cách sắp xếp nhân sự hợp lý, cách điều hành, quản lý của thủ trưởng văn phịng trong cơ cấu đĩ để mọi hoạt động của văn phịng được diễn ra liên tục và cĩ hiệu quả. Hiệu quả của cơng tác quản lý phụ thuộc vào sự điều hành, quản lý của lãnh đạo đối với nhân viên trong văn phịng, sử dụng tối đa các nguồn lực sẵn cĩ trong văn phịng. Điều này cĩ ý nghĩa rất quan trọng quyết định tới sự thành cơng , phát triển của doanh nghiệp biểu hiện qua các vai trị như sau: 1. Việc bố trí, tổ chức làm việc trong văn phịng giúp giải phĩng lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ khơng đáng cĩ, giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý, theo rõi, kiểm tra việc thực hiện các cơng việc và kịp thời khắc phục, xử lý các tình trạng ngồi dự kiến. Để nhận ra hiệu quả của cách quản lý điều hành của mình cho phù hợp, khoa học thơng qua bản kế hoạch, báo cáo, nhận xét, trắc nghiệm, thơng tin phản hồi dưới sự trợ giúp của văn phịng. Hơn nữa cơng tác văn phịng giúp gắn kết mối quan hệ thủ trưởng nhân viên tăng tính đồn kết trong văn phịng. 2. Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong việc tiếp nhận xử lý truyền tải thơng tin phục vụ cho hoạt động của đơn vị. Chiến thắng trong một hoạt động của doanh nghiệp quyết định bởi lợi thế về thơng tin. Cách tiếp nhận, quản lý thơng tin một cách khoa học, phân tích sử dụng thơng tin một cách chính xác, kịp thời, truyền tải thơng tin chính xác đầy đủ là những lợi thế cho tồn tạ và phát triển của doanh nghiệp. Mà muốn làm được điều này phần lớn phụ thuộc vào quá trình quản lý điều hành, tổ chức thực hiện các chức năng của văn phịng. 3. Đảm bảo cho việc sử dụng nguồn lực một cách khoa học, hợp lý sẽ phát huy được các thế mạnh, tiềm năng của cá nhân, nâng cao năng suất lao động và tiết kiện chi phí cho cơng tác văn phịng. Muốn vạy thì cơng tác sắp xếp, bố trí hợp lý cùng với phương thức lãnh đạo hài hịa sẽ tạo ra tâm lý làm việc thoải mái, chủ động nâng cao ý thức tự giác, kích thích tính sáng tạo trong cơng việc, tinh thần hăng say làm việc, phát huy tinh thân làm việc tập thể của cán bộ nhân viên. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 21
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 4. Đảm bảo phục vụ các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt động, đảm bảo trật tự an tồn của doanh nghiệp thơng qua các quyết định quản lý về cơ sở vật chất, quy định của doanh nghiệp. 5. Các cơng việc văn phịng được diễn ra theo quy trình, kế hoạch cụ thể làm nâng cao hiệu quả làm việc đồng thời lãnh đạo kịp thời theo dõi, kiểm tra, đánh giá được tiến độ cơng việc theo mục tiêu, tiêu chuẩn đề ra nên dễ dàng nhận ra những thiếu sĩt trong cơng tác quản lý và trong quá trình thực hiện cơng việc để điều chỉnh kịp thời cho phù hợp. 6. Tiết kiệm chi phí và quản lý chi tiêu, tận dụng tối đa các yếu tố thời gian, kinh phí, lao động, trang thiết bị trong doanh nghiệp thơng qua quy chế chung quy định về chi tiêu tài chính, quy trình sản xuất 7. Xây dựng được văn hĩa tổ chức cĩ tính tích cực, cho phép tạo được dấu ấn, diện mạo tốt đẹp với bên ngồi đồng thời cĩ ảnh hưởng tích cực đến tâm lý, thĩi quen và hành vi trong nội bộ. 8. Hình thành được thĩi quen học tập trong tổ chức, mọi người được học hỏi khơng ngừng, học từ những thành cơng đặc biệt là từ những sai sĩt, thất bại của mình và của người khác. 1.2.5.Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị văn phịng Văn phịng là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan, tổ chức cĩ chức năng tam mưu tổng hợp giúp lãnh đạo và đảm bảo hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức đĩ. Hoạt động của văn phịng chịu tác động của rất nhiều các yếu tố bên trong và bên ngồi. Cơng tác quản trị như thế nào cho phù hợp, linh động, khoa học, phù hợp vời sự phát triển của doanh nghiệp, với xu hướng chung của đất nước nhưng vẫn theo quy luật phát triển khách quan của thị trường, đảm bảo theo quy định của pháp luật để cĩ đủ sức cạnh tranh và tồn tại. Điều này địi hỏi nhà quản trị cân phải nghiên cứu tim ra các giải pháp tích cực của các yếu tố là mục tiêu của doanh nghiệp tổ chức nĩi chung và văn phịng nĩi riêng. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 22
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Luân văn sẽ đưa ra một vài yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác quản trị văn phịng như sau: 1.Quy mơ và cách thức tổ chức cơ quan + Hoạt động của văn phịng trước hết phụ thuộc vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan cấp trên trực tiếp của văn phịng cấp trên, phạm vi ảnh hưởng,đối tượng điều chỉnh, các mỗi quan hệ, các nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan đĩ tham gia. Chức năng nhiệm vụ của văn phịng cũng cĩ thể được quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Các điều kiện trên quy định quy mơ và tính chất hoạt động của mỗi văn phịng. Các quy định nĩi trên cùng với những chế độ, chính sách khác của nhà nước cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của mỗi văn phịng. Cũng trong yếu tố này, văn phịng chịu ảnh hưởng trong mỗi quan hệ tương tác với các đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức. + Cơ quan càng lớn càng cĩ nhiều bộ phận hoạt động trên địa bàn rộng thì cơng việc của văn phịng càng khĩ khăn , phức tạp + Chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban đơn vị khác nhau khơng được phân cơng rõ ràng thì sẽ ảnh hưởng đến cơng việc của văn phịng 2.Con người trong tổ chức + Trong quá trình chuyển đổi cơ chế hiện nay, yếu tố con người cĩ ý nghĩa hết sức to lớn đối với hoạt động của cơng tác văn phịng. Yếu tố này ngày nay càng quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào tạo nguồn nhân lực cho cơng tác văn phịng khơng được coi trọng. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phịng hiện nay đang thay đổi mạnh mẽ do những quy định của nhà nước về việc cơ quan nhà nước khơng thực hiện một số cơng việc mà văn phịng trước đây vẫn thực hiện. Việc áp dụng các biện pháp quản lý mới như khốn chi hành chính, giao quyền tự chủ cho cơ sở, thực hiện cơ chế khốn đối với các đơn vị sự nghiệp + Mọi hoạt động của văn phịng đều trực tiếp hay gián tiếp liên quan đến mỗi con người trong tổ chức vì vậy mỗi thành viên đều phải biết phối hợp hành động Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 23
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái trong thực hiện cơng vụ tạo điều kiện thuận lợi cho văn phịng thực hiện tốt chức năng ,nhiệm vụ của mình + Yếu tố con người trong văn phịng như: người lãnh đạo, nhân viên, khách hàng, đối tác liên quan khác đều ảnh hưởng, tác động trực tiếp đến kết quả hoạt động của văn phịng nĩi riêng và tồn doanh nghiệp nĩi chung, các nhân tố như: - Các nhà lãnh đạo quản lý: Là người tổ chức điều hành mọi hoạt động trong văn phong. Hoạt động văn phịng cĩ hiệu quả hay khơng, cĩ phù hợp với chủ trương đường lối chính sách của đảng nhá nước hay khơng, cĩ đạt được mục tiêu của doanh nghiệp hay khơng phụ thuộc vào năng lực, kỹ năng quản lý, sự nhạy bén, tính quyết đốn của người lãnh đạo. - Nhân viên: Nhân viên làm việc trong văn phịng địi hỏi là những người cĩ kỹ năng chuyên mơn, tay nghề, nắm bắt được đường lối, chính sách phát triển của cơ quan cũng như của đất nước, làm việc hăng say cĩ ý thức trách nhiệm cao trong cơng việc thì cĩ khả năng hồn thành tốt cơng việc được giao. - Khách hàng, đối tác: Đây là nhân tố quan trọng nhất trong ba yếu tố trên bởi chính họ mới là người duy trì và phát triển doanh nghiệp. Đây là kim chỉ nam trong mọi hoạt động, kế hoạch phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Quản trị văn phịng phải đúng hướng, kết hợp hài hịa giữa lợi ích của doanh nghiệp với lợi ích người tiêu dùng; doanh nghiệp tạo ra cho mình uy tín để phối hợp làm ăn với đối tác lâu dài, bền vững, tạo ra sự tin tưởng với khách hàng. 3. Hệ thống các quy định hoạt động của cơ quan nĩi chung và những quy định của văn phịng nĩi riêng . + Cơ chế hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước nĩi chung và hoạt động của tổ chức văn phịng nĩi riêng đang cĩ nhiều cải tiến. Vai trị của văn phịng ngày càng được đánh giá đầy đủ và rõ ràng. Sự ràng buộc giữa văn phịng và các đơn vị chuyên mơn ngày càng được củng cố, văn phịng ngày càng cĩ trách nhiệm hơn trong nhiệm vụ liên kết phối hợp giữa các đơn vị trong cơ quan, cĩ vai trị ngày càng quan trọng trong việc thực hiện các quy chế cơng khai, dân chủ chống lãng phí và chống tham nhũng Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 24
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái + Quy chế hoạt động của cơ quan và quy định của văn phịng gĩp phần tạo lập sự ràng buộc các mỗi quan hệ cơng vụ giữa lãnh đạo với nhân viên , giữa các phịng ban đơn vị với nhau và giữa con người trong tổ chức 4. Các thiết bị văn phịng + Chúng ta đang chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của cơng nghệ mới trong hầu hết các lĩnh vực, cơ chế vận hành và điều kiện làm việc của văn phịng đang ngày càng xa lạ đối với cách thức hoạt động truyền thống, điều đĩ địi hỏi phải cĩ sự đầu tư thích đáng, tồn diện cho cơng tác văn phịng. + Các thiết bị văn phịng hiện đại đầy đủ sẽ gĩp phần khơng nhỏ trong việc nâng cao năng suất ,chất lượng cơng việc của văn phịng ,mặt khác tạo tâm lý phấn khởi ,thoải mái yêu thích nghề nghiệp hững thú trong thực thi cơng vụ của mỗi cá nhân. 5. Yếu tố kinh tế xã hội Các doanh nghiệp đều phải vận hành theo các quy luật kinh tế xã hội nĩ quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp nĩi chung và bộ phận văn phịng nĩi riêng. Nếu thị trường, chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích doanh nghiệp đầu tư, hiện đại hĩa trang thiết bị trong doanh nghiệp trong đĩ cĩ văn phịng. Khơng những thế kinh tế ổn định, phát triển cịn gĩp phần cải tạo tự nhiên xã hội tạo ra mơi trường kinh tế vững chắc và lành mạnh. Mặt khác sự tăng trưởng, phát triển kinh tế đất nước, trong khu vực và thế giới cĩ ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp. Nĩ vừa là cơ hội vừa là thách thức địi hỏi doanh nghiệp khơng ngừng nâng cao, tự đổi mới và cĩ bước đi đúng hướng trong đĩ văn phịng và hoạt động quản lý cũng được quan tâm, cải tiến cho phù hợp với sự phát triển đĩ nhưng vấn phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt là xu thế trên thế giới tác động đến quản trị văn phịng thì địi hỏi doanh nghiệp khơng ngừng học hỏi sự tiến bộ, cập nhật các kỹ thuật phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp nhưng khơng đánh mất đi giá trị truyền thống, nét văn hĩa doanh nghiệp của đất nước và trong khu vực. 6. Yếu tố chính sách, pháp luật Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 25
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Chính sách pháp luật cĩ ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại, phát triển của bất cứ doanh nghiệp nào. Mỗi doanh nghiệp hoạt động đều dựa trên sự quản lý của nhà nước thơng qua hệ thống quản lý bằng quy định, pháp luật do nhà nước ban hành. Những chính sách quy định của nhà nước về văn phịng tạo ra hành lang pháp lý chung cho quá trình định hướng phát triển của doanh nghiệp, là căn cứ để văn phong xây dựng nội quy hoạt động, chính sách của mình. Những chính sách này phải đầy đủ, phù hợp và cĩ hiệu lực sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp nĩi chung và quy trình quản lý văn phịng nĩi riêng. Điều này cũng luơn địi hỏi hệ thống chính sách của mỗi doanh nghiệp phải luơn được hồn chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển trong mỗi thời kỳ và mang tính khả thi cao là điều kiện để cơng tác văn phịng được thực hiện cĩ hiệu quả, nâng cao uy tín của lãnh đạo văn phịng đồng thời tăng niềm tin và năng suất lao động của nhân viên. Những chính sách hoặc quy định bất hợp lý mang tính hình thức hoặc được hình thành một cách độc đốn sẽ dẫn đến sự hỗn loạn trong tổ chức, làm mất niềm tin, xẩy ra chống đối và khả năng thực thi thấp. Nên lãnh đạo văn phịng cần lựa chọn phương thức, đề ra những quy chế cho phù hợp. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 26
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái CHƯƠNG 2 : THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Ở CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI 2.1. Giới thiệu khái quát về cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của cơng ty Cơng ty TNHH TM Vận Tải An Thái, cĩ trụ sở tại 630 Lê Thánh Tơng - Hải An - TP Hải Phịng được thành lập từ ngày 1/6/2005 với số vốn ban đầu là2.000.000.000 đ. Do nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh năm 2007 Cơng ty đã huy động thêm số vốn là2.000.000.000đ, nâng tổng số vốn hiện cĩ lên 4.000.000.000đ. Trải qua gần 04 năm hoạt động, Cơng ty đã đạt được nhiều thành quả tương xứng với sự nỗ lực khơng ngừng của mình, tuy thời gian hoạt động chưa lâu nhưng Cơng ty đã sớm khẳng định được vị trí và uy tín của mình trên thị trường. Đến nay Cơng ty đã thực sự trở thành một trong những cơng ty cĩ uy tín trong lĩnh vực vận tải . Với đội ngũ cán bộ giỏi chuyên mơn, cơng nhân lành nghề, trang thiết bị hiện đại, các sản phẩm, dịch vụ của cơng ty luơn đáp ứng những tiêu chuẩn khắt khe của những khách hàng khĩ tính và Cơng ty đã chinh phục được nhiều khách hàng bằng tính chuyên nghiệp, chất lượng, sự nhiệt tình, thời gian phục vụ nhanh chĩng 2.1.2. Mục đích hoạt động và trách nhiệm của Cơng ty 2.1.2.1. Mục đích Do yêu cầu đẩy mạnh tiến trình hiện đại hĩa và cơng nghiệp hĩa đất nước, đồng thời do địi hỏi của nền kinh tế thị trường, một số doanh nghiệp Nhà nước hoạt động kém hiệu quả, chưa phát huy được vai trị chủ đạo trong nền kinh tế địi hỏi phải cĩ giải pháp tích cực. Vì vậy Cơng ty ra đời nhằm một số mục đích: - Giải quyết sự bế tắc khủng hoảng về vốn trong doanh nghiệp, tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng sản xuất kinh doanh, thu hút rộng rãi các nguồn vốn vào sản xuất kinh doanh. - Tạo việc làm cho người lao động. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 27
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 2.1.2.2. Trách nhiệm của Cơng ty - Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, doanh nghiệp chỉ kinh doanh khi cĩ đủ điều kiện theo qui định của pháp luật. Tự chủ trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả hoạt động kinh doanh của mình, chịu trách nhiệm trước khách hàng về sản phẩm do Cơng ty thực hiện. - Nghiên cứu, xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh cĩ hiệu quả, tổ chức lưu lượng hàng hĩa phong phú về số lượng, đa dạng về chủng loại mẫu mã và chất lượng nhằm đáp ứng yêu cầu của thị trường và mục tiêu phát triển của Cơng ty. + Tự huy động vốn để hoạt động kinh doanh, quản lý và sử dụng nguồn vốn đĩ, bảo tồn và phát triển nguồn vốn của mình theo đúng chế độ chính sách, đạt hiệu quả kinh tế, đảm bảo tự trang trải về tài chính đồng thời phải chấp hành đầy đủ các chế độ chính sách của pháp luật hiện hành. + Thực hiện đúng mọi chính sách chế độ và các qui định về lao động tiền lương, về quản lý tài sản, tài chính và chịu trách nhiệm về tính chất xác thực của các hoạt động tài chính của mình. Thực hiện đầy đủ các cam kết trong các hợp đồng mua bán, liên doanh hợp tác đầu tư với các tổ chức kinh tế thuộc các thành phần kinh tế khác. + Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo qui định của pháp luật. +Tuân thủ các qui định về thanh tra của cơ quan tài chính và cơ quan Nhà nước cĩ thẩm quyền theo qui định của pháp luật Cùng với sự phát triển đi lên và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, cơng ty thương xuyên bổ sung nhiều thiết bị mới, hiện đại phục vụ cho cơng tác tổ chức và quả lý cơng ty, cơng ty đã cĩ hợp tác liên doanh với nhiều cơng ty lớn trong ngành để khơng ngừng cải tiến nâng cao chất lượng phục vụ các sản phẩm, nâng cao uy tin của cơng ty trên thi trường, duy trì và liên tục cải tiến nâng cao hệ thơng quản lý chất lượng tốt nhât. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 28
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Trong giai đọan hiện nay cơng ty cũng đang gặp phải một số khĩ khăn ,thử thách mới như: sự hồ nhập thi trường quốc tế ở mức độ cao, đặc biệt là từ khi Việt Nam ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, thị trường Việt Nam sẽ được mở rộng hơn cho các doanh nghiệp nước ngồi, khiến cho mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt, các loại hình dịch vụ vận tải gia tăng, cạnh tranh rất quyêt liệt,về chất lượng sản phẩm và giá cả Song dưới sự lãnh đạo của giám đốc cơng ty cùng sự nhiệt tinh làm việc của tồn thể nhân viên cơng ty các chỉ tiêu kinh tế đều tăng so với cùng kỳ năm trước và cơng ty đang từng bước đi vào hoạt động ổn định theo đúng quỹ đạo . Sau 4 năm thành lập bắt đầu từ những ngày tháng gian khổ, song với sự lỗ lực của lãnh đạo cung các nhân viên trong cơng ty với sự quan tâm gúp đỡ của Đảng và nhà nước, cơng ty đã khơng ngừng phát triển cả về chiều rộng vá chiều sâu, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ, nâng cao chất lượng sản phẩm và trình độ quản lý, tạo dựng uy tín trên thi trường. Mục tiêu phát triển trong giai đoạn tới của cơng ty là khơng ngừng cải tiến chất lượng các dịch vụ mở rộng phạm vi hoạt động, đa dạng hố các loại hình dịch vụ đáp ứng nhu cầu ngay càng cao của khách hàng, đảm bảo uy tín chất lượng sản phẩm trên thị trường, sản phẩm cơng ty cung cấp đảm bảo chất lượng và uy tín tạo được chỗ đứng trên thị trường. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty Bộ máy quản lý và tổ chức của Cơng ty được áp dụng theo hình thức trực tuyến chức năng nhằm đáp ứng kịp thời thơng tin, số liệu cho các cấp lãnh đạo và ngược lại các chỉ thị, mệnh lệnh từ lãnh đạo sẽ được truyền đạt trực tiếp, rõ ràng và nhanh chĩng đến những người tổ chức thực hiện. Cơ cấu này phần nào thích ứng được với sự biến đổi của thị trường và làm giảm gánh nặng trong cơng tác quản lý của giám đốc. Đứng đầu Cơng ty là giám đốc, người chịu trách nhiệm hồn tồn trước Nhà nước và Cơng ty về mọi hoạt động của Cơng ty mình. Giám đốc cĩ quyền quyết Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 29
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái định mọi hoạt động kinh doanh của Cơng ty theo các chế độ chính sách, pháp luật của Nhà nước và qui định của Cơng ty. Về cơng tác lao động giám đốc cĩ quyền hoạch định, tuyển chọn lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Cơng ty, cĩ quyền kỷ luật và chấm dứt hợp đồng lao động đối với những vi phạm hợp đồng lao động. Giám đốc phải cĩ trách nhiệm tổ chức thực hiện tốt pháp lệnh bảo hộ lao động, đảm bảo an tồn vệ sinh lao động. Đối với các phịng ban thì Giám đốc làm việc theo chế độ thủ trưởng, hàng năm giao kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch với các phịng ban. Giúp việc cho Giám đốc cĩ một phĩ Giám đốc, được phân cơng phụ trách một số lĩnh vực cơng tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực được giao. Phĩ Giám đốc chịu trách nhiệm về các lĩnh vực liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty, giám sát các hoạt động của các phịng ban. Mỗi phịng ban đều cĩ chức năng, nhiệm vụ cụ thể và cĩ mối quan hệ mật thiết với nhau. Hình 1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cơng ty Giám đốc Phĩ giám đốc Bộ Bộ Bộ Bộ phận Bộ phận phận phận phận quản Hành kinh kỹ kế lý đội chính doanh thuật tốn xe tổng hợp Nguồn: Phịng hành chính tổng hợp cơng ty Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 30
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Giám đốc: là người quản lý cao nhất, cĩ quyền quyết định mọi vấn đề về chiến lược sản xuất kinh doanh cũng như quyền quyết định về nhân sự, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về tồn bộ hoạt động kinh doanh của Cơng ty . Phĩ giám đốc: là người trực tiếp giúp việc cho giám đốc và được giao phụ trách một số lĩnh vực chuyên mơn, được phân cơng phụ trách một số lĩnh vực cơng tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực được giao. Phĩ Giám đốc chịu trách nhiệm về các lĩnh vực liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Bộ phận kinh doanh :Cĩ nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc Cơng ty về việc lập và thực hiện kế hoạch SXKD của Cơng ty, tìm hiểu và mở rộng thị trường, xây dựng phương hướng chiến lược sản xuất kinh doanh . Bộ phận kỹ thuật: Phụ trách vấn đề kỹ thuật, là người chịu trách nhiệm trong lĩnh vực kỹ thuật cĩ nhiệm vụ sửa chữa bảo dưỡng máy mĩc thiết bị để thực hiện tốt việc vận hành chúng trong sản xuất. Bộ phận kế tốn : Cĩ nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về quản lý nhân sự, tuyển dụng và đào tạo cán bộ, tổ chức quản lý văn phịng, đề ra các nội dung quy chế của cơng ty, chịu trách nhiệm cơng tác bảo vệ tài sản, các thủ tục hành chính, cung cấp lưu trữ các văn bản, cơng văn, phụ trách cơng tác đối nội, đối ngoại của cơng ty, cĩ nhiệm vụ hạch tốn kinh tế về các hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp thơng tin , số liệu về hoạt động của sản xuất kinh doanh và các báo cáo tài chính cho đơn vị quản lý và giám đốc.Thực hiện việc quản lý về tiền - vốn, tính tốn chi trả lương cho người lao động. Bộ phận quản lý đội xe: Cĩ nhiệm vụ quản lý về giờ giấc đI lại của từng đầu xe, điều động xe mỗi khi cĩ đơn đặt hàng, kiểm tra tình trạng của các đầu xe để cĩ biện pháp xử lý kịp thời nhằm tránh rủi ro và nguy cơ thiệt hại về tài sản của Cơng ty. Đội xe: Đây là bộ phận tham gia trực tiếp vào việc sản xuất sản phẩm do vậy phải thể hiện được tính kỷ luật trong cơng việc đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 31
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Bộ phân hành chí tổng hợp : Lưu giữ các hồ sơ sổ sách quan trọng, các tài liệu, thơng báo, quyết định của Giám đốc. Phịng HC-TH đại diện cho cơng ty, khi cĩ cuộc gặp mặt, giao tiếp với khách hàng, văn phịng phải vạch ra kế hoạch đốn tiếp , hàng ngày văn phịng nhận các bưu phẩm bưu kiện, fax sau đĩ trình Giám đốc. Hàng ngày văn phịng phải lấy báo cáo từ các bộ phận phịng ban để cập nhật thơng tin hàng ngày. Nguồn nhân lực Để thành cơng trong việc phát triển sản xuất và kinh doanh, các doanh nghiệp phải hoạch định các kế hoạch phát triển trong tương lai của mình, trong đĩ phải hết sức coi trọng cơng tác đào tạo nguồn nhân lực. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, người lao động làm việc ở các doanh nghiệp cần phải cĩ tay nghề, cĩ trình độ chuyên mơn ngày càng cao. Đứng trước yêu cầu này, trong những năm qua ngồi việc nâng cao, đổi mới cách thức cơng việc, Cơng ty cịn đào tạo và tuyển thêm lao động cĩ trình độ tay nghề cao vào làm việc tại các phịng ban trong Cơng ty. Số lao động trong Cơng ty được chia làm 2 loại: Lao động trực tiếp và lao động gián tiếp, tùy theo chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận lao động. 2.1. 4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty Do đặc thù của ngành vận tải khơng cĩ sản phẩm tồn kho, sản phẩm của doanh nghiệp chỉ thực sự hình thành khi cĩ đơn đặt hàng của khách hàng. Quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cĩ thể tĩm tắt qua sơ đồ sau: Hình 2: Quy trình sản xuất kinh doanh Bốc xếp Hợp Điều Kiểm Vận và giao đồng động nhận, bốc chuyển nhận vận Phương xếp hàng hàng hĩa hàng chuyển tiện hố theo hố cho hợp đồng chủ hàng Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 32
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Nguồn: Phịng kinh doanh của cơng ty Căn cứ hợp đồng vận chuyển, bộ phận quản lý đội xe thực hiện việc điều động phương tiện chuyên chở tới địa điểm nhận hàng, cán bộ kinh doanh và người chuyên chở trước khi bốc xếp hàng hố lên phương tiện chuyên chở phải thực hiện việc kiểm nhận hàng hố với bên giao hàng. Sau khi thực hiện xong các cơng việc trên thì tiến hành vận chuyển hàng hố về địa điêm đã được thoả thuận trong hợp đồng, khi hàng hố về tới địa điểm quy định cán bộ kinh doanh và người chuyên chở phải kiểm nhận lại hàng hố và làm thủ tục bàn giao hàng hố cho chủ hàng. Cơng ty TNHH TM Vân Tải An Thái mới thành lập nhưng đã từng bước đứng vững và cĩ những bước phát triển ban đầu trong nền kinh tế thị trường. Doanh nghiệp mở sổ sách theo dõi đầy đủ, khơng để khách hàng chiếm dụng vốn Khấu hao Tài sản cố định theo đúng những quy định hướng dẫn của bộ tài chính. Doanh nghiệp đảm bảo đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách thuế, trả lãi vay ngân hàng theo đúng chính sách, chế độ thủ tục quy định. Doanh nghiệp luơn luơn cĩ những chính sách để nâng cao hiệu quả kinh doanh, mở rộng thị phần, tăng lợi nhuận, tạo điều kiện tăng thu nhập cho nhân viên. Về chi phí gồm: tiền lương, tiền điện, tiền nhà, tiền nước, trả lãi vay, khấu hao Tài sản cố định và các chi phí khác và ở mức hợp lý. Từ khi thành lập đến nay, Cơng ty luơn thực hiện đúng mọi qui định của Nhà nước và pháp luật. Cơng ty luơn duy trì, củng cố và phát triển các mối quan hệ làm ăn với khách hàng, đĩng gĩp một phần to lớn vào cơng cuộc cơng nghiệp hĩa - hiện đại hĩa đất nước. Sau đây là một số các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu trong những thời gian hoạt động vừa qua Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 33
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Hình 3: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2008 MÉu B02- DNN (Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH Năm 2008 Đơn vị tính:VNĐ Chỉ tiêu Mã số Năm nay Năm trước 1 2 3 4 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 100,696,852 90,634,512 2. Các khoản giảm trừ 02 - 3. Doanh thu thuần 10 100,696,852 90,634,512 4. Giá vốn hàng bán 11 55,382,310 50,123,654 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dv 20 45,314,542 40,510,858 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 17,796 15,657 7. Chi phí tài chính 22 - - 8.Chi Phí quản lý kd 24 35,110,627 30,731,256 9.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kd 30 10,221,711 9,795,259 10. Thu nhập khác 31 180,000 - 11. chi phí khác 32 180,000 - 12. Lợi nhuân khác 40 - - 13.Tổng lợi nhuận trước thuế 50 10,221,711 9,795,259 14. Chi phí thuế TNDN 51 2,862,079 2,742,672 15. Lợi nhuận sau thuế TNDN(60=50-51) 60 7,359,632 7,052,586 Nguồn: Phịng tài chính kế tốn cơng ty- (Năm2008) Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 34
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Hình 4: Các chỉ tiêu tài chính chủ yếu của doanh nghiệp Chỉ tiêu ĐVT Năm 2007 Năm 2008 So sánh(%) Chênh lệch Tổng thu Đ 90,650,169 100,894,378 111.3 10,244,209 Tổng chi Đ 83,597,582 93,535,016 111.9 9,937,434 Lợi nhuận Đ 7,052,587 7,359,362 104.3 306,775 Nguồn: Phịng tài chính kế tốn cơng ty Qua bảng số liệu Kết quả sản xuất kinh doanh của Cơng ty nhìn chung cho thấy tình hình sản xuất kinh doanh của cơng ty là cĩ hiệu quả nhưng chưa cao, được thể hiện qua các chỉ tiêu : - Doanh thu năm 2008 tăng so với năm 2007 là 10,244,209 tức tăng 11% chứng tỏ cơng ty đã kinh doanh tốt, chất lượng dịch vụ được nâng cao, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. - Chi phí năm 2008 so với năm 2007 tăng 9,937,434 tức tăng 11% Chí phí tăng là do việc đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất chất kỹ thuật của cơng ty và trong những năm qua trên thị trường cĩ cơng ty mới mở, sức cạnh tranh lớn, dịch vụ vận tải tăng song tốc độ tăng chi phí băng tốc độ tăng doanh thu của doanh nghiệp. Điều này chứng tỏ doanh nhiệp đã chưa tiết kiệm được chi phí ,chi phí tăng dấn đến lợi nhuận của doanh nghiệp thấp. - Lợi nhuận năm 2008 tăng so với năm 2007 là 306,775 tức tăng 4% Lợi nhuận của cơng ty tăng lên chứng tỏ cơng ty đã làm ăn cĩ lãi nhưng chưa cao là do cơng ty đã đầu tư nhiều máy mĩc thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 35
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái cho cơng tác sản xuất kinh doanh làm chi phí tăng lên giảm lợi nhuận vì vậy trong những năm tới cơng ty cần nâng cao hiệu quả kinh doanh, tiết kiệm chi phí tối đa và đưa ra những sản phẩm chất lượng cao cĩ sức cạnh tranh trên thi trương, cĩ những biện pháp quản lý tối ưu nhằm giúp cơng ty kinh doanh cĩ hiệu quả đem lại lợi nhận cao hơn. 2.1.5. Mèi quan hƯ cđa c«ng ty víi c¸c bªn liªn quan - Quan hệ với khách hàng: Cơng ty cĩ nhiều khách hàng trong nước và ngồi nước. Cơng ty cĩ những chính sách khuyến mại đặc biệt đối với những khách hàng lớn, chiết khấu thanh tốn với những khách hàng thanh tốn nhanh. - Quan hệ với ngân hàng: Cơng ty cĩ thể thơng qua Ngân hàng thực hiện các ủy nhiệm thu chi, các mối quan hệ tín dụng: vay vốn, trả lãi, quan hệ tiền gửi ngân hàng. Cơng ty cĩ thể bổ sung vốn kinh doanh nhờ mối quan hệ với Ngân hàng. - Quan hệ với các cơ quan pháp quyền Nhà nước: Doanh nghiệp hoạt động theo giấy phép kinh doanh, kinh doanh đúng ngành nghề theo pháp luật doanh nghiệp Việt nam, chấp hành thực hiện mọi nghĩa vụ với Nhà nước: Nộp thuế đúng hạn, các hoạt động bảo vệ mơi trường, phịng cháy chữa cháy. - Quan hệ với nhà cung cấp: Thơng qua các đơn đặt hàng của Cơng ty nhà cung cấp chuyển hàng đúng thời hạn, định kỳ Cơng ty chuyển khoản thanh tốn hoặc phía nhà cung cấp cử nhân viên đến Cơng ty nhận thanh tốn bằng tiền mặt. 2.1.6. Định hướng phát triển của cơng ty trong thời gian tới Bất kì một doanh nghiệp nào khi bước vào sản xuất kinh doanh đều mong muốn thu lại nhiều lợi nhuận. Trong một số năm gần đây cơng ty cũng gặt hái được những thành cơng đáng kể song cũng gặp phải khơng ít những khĩ khăn hiện tại cũng như trong tương lai cũng vậy, cơng ty đã đề ra những phương hướng phát triển trong những năn tới như sau: - Về cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơng ty sẽ đầu tư mua sắm những trang thiết bị như máy vi tính, máy in điện thoại, phục cho khối văn phịng cĩ đủ điều kiện làm Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 36
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái việc tốt nhất. Đầu tư cho các dịch vụ vận tải đảm bảo uy tín chất lượng, giữ được niềm tin của khách hàng sao cho đạt hiệu quả kinh doanh tốt nhất . - Về tài chính: Cĩ các chế độ tiền lương, tiền thưởng xứng đáng, đúng pháp luật đối với người lao động. Cân đối thu chi chặt chẽ hơn, lập báo cáo gửi giám đốc, tìm nguồn đầu tư để tăng vốn cho cơng ty. - Về lực lượng lao động: Khơng ngừng nâng cao nghiệp vụ nhân viên trong cơng ty, đồng thời tuyển dụng đội ngũ cán bộ cơng nhân viên cĩ trình độ tay nghề cao, năng lực tốt, nghiệp vụ chuyên mơn giỏi nâng cao chất lượng trong cơng việc. Đội ngũ cán bộ quản lý nâng cao chuyên mơn nghiệp vụ bằng các khĩa đào tạo ngắn hạn . quản lý- Về cơng tác kinh doanh: Tìm kiếm, ký kết nhiều hợp đồng tạo doanh thu ổn định cho cơng ty, đẩy mạnh cơng tác liên doanh, liên kết với các nhà đầu tư, thu hút vốn cho dự án, mở rộng kinh doanh ra nhiều mặt hàng đa dạng phong phú Cần cĩ những chiến lược phát triển kinh doanh cho phù hợp với xu hướng chung của cả nước. 2.2 Thực tiễn cơng tác quản trị văn phịng tại cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 2.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phịng trong cơng ty Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái khơng cĩ cơ cấu tổ chức văn phịng riêng, nội dung cơng tác văn phịng của cơng ty được đảm bảo bởi một đơn vị chức năng cĩ tên là phịng Hành chính-Tổng hợp, nhưng cũng thực hiện đầy đủ các chức năng và nhiệm vụ của văn phịng, dưới sự chỉ đạo của trưởng phịng Hành chính tổng hợp (tương đương như Chánh văn phịng). Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 37
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Hình 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phịng Hành chính - Tổng hợp cơng ty Trưởng phịng hành chính tổng hợp Phĩ phịng hành chính tổng hợp Nhân Nhân Nhân Nhân viên văn viên y viên văn viên thư tế phịng phục vụ Nguồn: phịng hành chính tổng hợp cơng ty Hiện nay phịng hành chính với số lượng nhân viên 8 người, những nhân viên này đều là những nhân viên cĩ chất lượng, và qua xét tuyển kỹ càng với trình độ được đào tạo qua các trường đại học cao đẳng, cĩ trình độ chuyên mơn nghiệp vụ cao. Nĩi chung với số lượng cơng việc hiện nay thì với số lượng người như trên là tương đối phù hợp. Với chế độ một thủ trưởng quản lý, điều hành trực tiếp các nhân viên cùng với sự điều hành gián tiếp của phĩ phịng hành chính đã dần củng cố bộ máy văn phịng hồn thiện với các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Xét về nhân sự của phịng hành chính hiện nay đang là điều kiện thuận lợi cho cơng tác tổ chức, quản trị văn phịng. Bởi về hầu hết các lãnh đạo và nhân viên trong văn phong đều ở độ tuổi trẻ, nhưng cĩ chuyên mơn và nghiệp vụ cao được đào tạo chuyên nghiệp trong đĩ: Trưởng, phĩ phịng đều tốt nghiệp sau đại học, Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 38
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái các nhân viên văn phịng đều tốt nghiệp đại học chuyên nghành hành chính văn phịng. Mặt khác trong quá trình hoạt động phịng hành chính được chú trọng, quan tâm phát triển hơn để khảng định vai trị là trợ thủ tham mưu đắc lực cho thủ trưởng và là cửa ngõ thơng tin quan trọng của cơng ty. Bởi lãnh đạo đã nắm bắt được vai trị quan trọng của thơng tin trong hoạt động của cơng ty và tầm quan trọng của thơng tin gắn liền với hoạt động của văn pịng. Chính vì vậy mặc dù gặp nhiều khĩ khăn nhưng trưởng phịng và các nhân viên trong văn phịng đã khẳng định vai trị quan trọng của họ và cơng tác văn phịng đối với sự tồn tại và phát triển của cơng ty. 2.2.2. Chức năng,nhiệm vụ ,quyền hạn của văn phịng cơng ty a.Chức năng chung của văn phong cơng ty - Thực hiện các kế hoạch từ Phịng kế hoạch kinh doanh đã được Giám đốc phê duyệt. - Quản lý con người, máy mĩc thiết bị trong phạm vi cơng ty. - Bảo đảm mơi trường làm việc phù hợp. - Tham mưu cho Ban Giám Đốc, Các Phịng ban khác về kế hoạch sản xuất, phát triển nguồn nhân lực - Phối hợp đào tạo, đánh giá nhân viên cùng phịng TCHC. - Nghiên cứu nâng cao năng suất, cải tiến chất lượng sản phẩm. - Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý chất lượng, Hệ thống Quản lý Mơi trường và Trách nhiệm Xã hội tại Cơng ty. b.Nhiệm vụ chung của văn phịng cơng ty - Thực hiện các chương trình làm việc theo kế hoạch do ban Giam đốc chuyển giao. - Báo cáo tình hình thực hiện cơng việc cho giám đốc . - Phối hợp cùng Phịng Quản lý chất lượng giải quyết các sự cố phát sinh về chất lượng trong sản xuất. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 39
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái - Quản lý và báo cáo tình hình nhân sự trong phịng Hành chính tổng hợp cũng như trong tồn cơng ty cho lãnh đạo, tổ chức đào tạo nguồn nhân lực cho cơng ty. - Quản lý máy mĩc, bảo trì máy mĩc định kỳ. c. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng nhân sự trong văn phịng  Trưởng phịng hành chính tổng hợp Lá người đứng đầu bộ phận văn phịng của cơng ty, là người cĩ trách nhiệm ngiệp vụ quản lý điều hành tồn bộ hoạt động của văn phịng Là người chịu trách nhiệm về một số cơng việc cĩ tính chuyên mơn như :Tổng hợp ,kiểm tra, giám sát Là người cĩ quyền điều hành tồn bộ các yếu tố trong văn phịng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ hoạt động của cơ quan, của tổ chức. Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về tình hình hoạt động của bộ phận văn phịng . Trưởng phịng thực hiện cơng tác tham mưu cho lãnh đạo về cơng tác tuyển dụng, bố trí nhân sự trong cơng ty, thường xuyên theo dõi, nắm bắt những thơng tin liên quan đến nhân sự để kịp thời giải quyết những thắc mắc của nhân viên. Đồng thời tham mưu cho lãnh đạo về cơng tác khen thưởng, kỷ luật, đánh giá chất lượng cơng việc, thẩm định dự án đầu tư của từng bộ phận, phịng ban chuyên mơn. + Tổng hợp các ý kiến của nhân viên trong doanh nghiệp sau khi được chuyên viên hành chính tổng hợp để trình lãnh đạo. + Chỉ đạo cơng tác lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch ngắn hạn, dài hạn của cơng ty, thực hiện việc kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện cơng việc, những kế hoạch đề ra, những nhiệm vụ được giao. + Tham gia các buổi ký kết hợp đồng đấu thầu của cơng ty bởi trưởng phịng là người tham mưu chiến lược kinh doanh cho cơng ty. + Thực hiện các chuyến đi cơng tác theo sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, kiểm tra quá trình hoạt động của cơng ty đảm bảo mọi hoạt động diễn ra cĩ hiệu quả cao nhất. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 40
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái + Thường xuyên tổ chức các cuộc họp tổng kết hàng tháng trong văn phịng để nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của văn phịng, từ đĩ tìm hiểu được nguyện vọng, ý kiến của các thành viên để cĩ phương pháp quản lý tốt hơn, nắm bắt được những thiếu sĩt trong cơng tác điều hành, quản lý, thực hiện những nhiệm vụ trong tháng.  Phĩ phịng hành chính tổng hợp + Giúp trưởng phịng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phịng ,cũng cĩ thể kiêm nhiệm trưởng một số bộ phận cĩ trong văn phịng, cĩ thể đảm nhiệm một số cơng việc cụ thể do chánh văn phịng giao phĩ. + Là người cĩ quyền điều hành các cơng việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách (Đối ngoại ,phụ trách đội xe, quản lý việc cho thuê hội trường của cơng ty ) ,và chụi trách nhiệm trước chánh văn phịng về kết quả hoạt động do mình phụ trách . + Chịu trách nhiệm trong cơng tác tuyển dụng, điều phối nhân sự trong cơng ty dưới sự chỉ đạo của trưởng phịng + Chỉ đạo việc quản lý hồ sơ, thường xuyên kiểm tra, theo dõi tình hình nhân sự để kịp thời bổ sung hoặc thuyên chuyển các lao động trong cơng ty. + Cùng với trưởng phịng thực hiện cơng tác lập kế hoạch đào tạo, gửi cán bộ đi học tại các trường để nâng cao trinh độ chuyên mơn Thực hiện việc chỉ đạo trực tiếp, đơn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các kế hoạch, nhiệm vụ đề ra đối với văn phịng, các chi nhánh, phong ban trong cơng ty. + Chịu trách nhiệm trong cơng tác hành chính văn thư trong cơng ty Tổ chức việc tiếp nhận,quản lý, sử dụng, lưu trữ văn bản đến đi trong cơng ty. Chức năng này hết sức quan trọng nhằm giúp cho cơng ty tìm ra những bạn hàng tiềm năng, định hướng nhu cầu trong tương lai giúp văn phịng lập kế hoạch khả thi.  Nhân viên văn phịng +Làm cơng tác thơng tin tuyên truyền trong cơng ty, nội dung quảng bá, quảng cáo sản phẩm theo yêu cầu. +Khai thác mạng internet: Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 41
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Hàng ngày nắm bắt các thơng tin trên mạng phục vụ cho giới thiệu sản phẩm, kinh doanh bán hàng.Tìm khách hàng hoặc những văn bản pháp luật mới hoặc chưa cĩ lưu trữ tại cơng ty . Cĩ trách nhiệm duy trì trang web của cơng ty . Cập nhật các thơng tin liên quan từ nơi khác đến thơng qua mạng điện tử, quản lý các thiết bị văn phịng về kỹ thuật, chất lượng và số lượng, hồn thành các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo văn phịng giao. + Là người trực tiếp trợ giúp cho lãnh đạo tổ chức thực hiện các cơng việc, giải phĩng lãnh đạo khỏi những cơng tác mang tính sự vụ để tập chung vào những vấn đề cơ bản + Xây dựng triển khai các kế hoạch thực hiện các cơng việc được giao. Tư vấn cho lãnh đạo về soạn thảo, ban hành văn bản theo quy định chung + Xây dựng kế hoạch làm việc, bố trí thời gian, địa điểm tiếp khách cho trưởng phịng và chịu trách nhiệm về những cơng việc được giao. + Giúp trưởng phịng kiểm tra, sắp xếp các văn bản vào tủ hồ sơ riêng. Thường xuyên báo cáo cho trưởng phịng biết tình hình thực hiện kế hoạch làm việc để khơng bị bỏ sĩt cơng việc. + Kiểm tra, chuẩn bị tài liệu, thiết kế nội dung cuộc họp cho trưởng phịng tại các cuộc họp. Bố trí phương tiện vận chuyển, nơi nghỉ ngơi cho chuyến đi cơng tác xa của lãnh đạo Tuy nhiên với vai trị là người giúp việc trực tiếp cho trưởng phĩ phịng, là người lập kế hoạch giúp thủ trưởng thực hiện các kế hoạch một cách khoa học đạt hiệu quả cao. Vì vậy những yêu cầu đối với người thư ký khơng chỉ là những kỹ năng chuyên mơn mà cịn cĩ những yếu tố giao tiếp đối xử với mọi người trong doanh nghiệp, khách của doanh nghiệp, thủ trưởng một cách nghệ thuật, cĩ mỗi quan hệ tơt với mọi người, tạo được thiện cảm, sự tin yêu đối với mọi người. Muốn làm được như thế người nhân viên văn phịng phải luơn trau dồi những kỹ năng giao tiếp, tạo cho mình phẩm chất tốt đẹp, xây dựng niềm tin trong doanh nghiệp.  Nhân viên phục vụ Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 42
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Phải đảm bảo sạch sẽ vệ sinh nước uống, đảm bảo cĩ đủ nước sơi phục vụ, dọn vệ sinh khu vực làm việc, nhân viên phục vụ hàng ngay phải đến sớm trước giờ làm việc của cơng ty ít nhất 30 phút để quét dọn vệ sinh tồn bộ trục đường chính và thu gom rác lá cây tập kết vế nơi quy định Hàng ngày tưới và chăm bĩn cây cảnh khu vực văn phịng giám đốc, làm sạch cỏ quét dọn ở các vườn hoa vườn cây trong cơng ty. Hồn thành các nhiệm vụ khi lãnh đạo giao  Nhân viên y tế Khám, cấp phát thuốc và điều trị cho cán bộ cơng nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu tại chỗ . Làm cơng tác vệ sinh phịng bệnh,vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ cơng nhân viên. Lập kế hoạch khám sức khoẻ định kỳ, lập hồ sơ về nghỉ hưu mất sức lao động để đưa ra hội đồng y khoa, hồn tất các hồ sơ trường hợp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cần giám định sức khoẻ. Hàng tháng xem xét tất cả các trương hợp ốm đau, thai sản tai nạn lao động để xác định đúng chế độ, quyền lợi cho người lao động . Lập dự trù mua thuốc dụng cụ khám chữa bệnh cho cán bộ nhân viên cơng ty và các sự kiện đột xuất như dịch bệnh, cháy nổ, bão lụt Hồn thành các nhiệm vụ khác do lãnh đạo giao phĩ.  Nhân viên văn thư lưu trữ Lưu giữ hồ sơ tài liệu của cơng ty (cơng văn di, cơng văn đến) lĩnh đủ vật tư giấy mực phục vụ cho cơng tác in ấn, sử dụng máy photocopy để sao các cơng văn gửi đi, gửi đến,các loại tài liệu, in ấn các tài liệu cho cơng ty, sau khi in xong giao tài liệu cho đối tượng đặt in và vào sổ, giải quyết tốt cơng tác phân loại cơng văn đi đến, đảm bảo độ mật và chính sác kịp thời của các thơng tin, nhận các tài liệu văn bản, thư, báo trí từ văn phịng để phát đến các đơn vị cá nhân, lưu trữ hố sơ tài liệu khoa học hợp lý dế tìm kiếm khi cần thiết. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 43
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái +Những yêu cầu đối với đội ngũ nhân viên văn phĩng : Tận tuy phục vụ cán bộ cơng chức trong cơng ty, mọi cơng cụ hành chính văn phịng đều xuất phát từ quyền lợi và lợi ích hợp phát. Bình tính, sáng suốt xử lý thơng tin, nhiệt tình tâm huyết với nghề nghiệp. Sáng tạo năng động trong cơ chế mới, phát huy nếp sống văn hố trong cộng đồng, cĩ lối sống lành mạnh tơn trọng lối sống cộng đồng. Phải biết mình biết người, làm việc cĩ khoa học, tiết kiệm thời gian, muốn đổi mới cần cĩ kiến thức và nhân cách. 2.2.3. Trang thiết bị văn phịng Yếu tố hiện đại hĩa văn phịng là trang thiết bị phục vụ cơng việc. Đây là nhân tố chính hỗ trợ cho cơng việc được hồn thành cĩ hiệu quả. Là cơng ty làm về dịch vụ vận tải vì thế yếu tố trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho cơng tác quản lý điều hành được lãnh đạo cơng ty rất coi trọng vì họ nhận ra được vai trị quan trọng của yếu tố này cĩ tác động tích cực cả tới tâm lý nhân viên. Trang thiết bị văn phịng tương đối đầy đủ đáp ứng được yêu cầu của cơng việc. Tuy nhiên phịng hành chính cịn tận dụng một số các trang thiết bị đã cũ ký và khơng đồng bộ như: bàn ghế, khay đựng tài liệu nên chưa tạo ra tính hiện đại, thẩm mỹ trong văn phịng. Mặc dù diện tích phịng hành chính tương đối hẹp nhưng để hỗ trợ điều đĩ là các trang thiết bị phục vụ trong cơng việc như: bàn ghế, hệ thống đèn chiếu sáng, hệ thống làm mát Mặt khác đối với việc quản lý và bảo vệ tài sản chung thì ban lãnh đạo cơng ty quy định trách nhiệm quản lý tài sản cho từng phịng ban nĩi chung và phịng hành chính nĩi riêng để nâng cao ý thức tự quản lý, bảo vệ tài sản chung. Các phịng ban cĩ nhu cầu thay thế, bổ sung các trang thiết bị phục vụ cơng việc thì phải cĩ báo cáo và đề xuất gửi phịng hành chính kiểm tra, xem xét trước khi trình lãnh đạo. Như vậy tránh được một số tình trạng tham ơ của cơng. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 44
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Một số thiết bị cơ bản của phịng hành chính tổng hợp được thồng kê qua bảng số liệu Hình6 : Bảng thống kê trang thiết bị văn phịng tháng 3/2008 Stt Loại thiết bị Số lượng(chiếc) 1 Máy tính 3 2 Máy in 2 3 Máy photocopy 1 4 Máy fax 1 5 Máy scan 1 6 Điện thoại 2 7 Máy gập giấy 5 8 Máy chiếu 1 9 Loa đài 1 10 Bình lọc nước 1 11 Điều hịa 1 12 Tủ hồ sơ 2 Nguồn: phịng hành chính tổng hợp cơng ty Ngồi trang thiết bị này ra thì văn phịng cịn cĩ trang thiết bị văn phịng phẩm khác như: con dấu, ghim, các tài liệu khác Với số lượng trang thiết bị như trên đối với văn phịng cơng ty là tương đối đây đủ và phù hợp cĩ thể đáp ứng được yêu cầu cơng việc giúp nhân viên văn phịng làm việc được thận lợi hơn. Tuy nhiên vẫn cịn một số trang thiết bị chưa được hiện đại như máy photo đã qua cũ và thương xuyên gặp sự cố, cần thay thế Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 45
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái thế mới, con lại các thiết bị văn phịng khác đếu rất hiện đại và phù hợp với cơng tác văn phịng trong cơng ty. Hiện đại hĩa văn phịng khơng chỉ là mục tiêu của riêng văn phịng cơng ty mà nĩ cịn là xu thế của mọi cơng ty hiện nay khi văn phịng đang trở thành phịng ban khơng thể thiếu của cơng ty, nĩ là bộ mặt của cơng ty. Cùng với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin, tin học máy tính, cơng nghệ truyền thơng đã làm cho hoạt động văn phịng thay đổi hầu hết. Các cơng việc giấy tờ đều được hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại. Do đĩ cách mua sắm các trang thiết bị và bố trí văn phịng đã và đang cĩ nhiều thay đổi theo xu hướng đĩ. 2.2.4. Nội dung cơng tác quản trị văn phịng. Các hoạt động trong văn phịng cơng ty cĩ hiệu quả hay khơng là tùy thuộc rất nhiều vào hiệu quả cơng tác quản trị văn phịng. Cơng tác quản trị văn phịng được thực hiện tốt sẽ làm cho cơng việc đạt kết quả cao, nhân viên văn phịng phấn khởi làm việc và các nguồn lực văn phịng được tận dụng tối đa. Cơng tác quản trị văn phịng tại cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái về cơ bản giống với lý thuyết song cũng cĩ mơt số sự khác biệt la do cơng ty đã vận dụng các lý thuyết vào thực tế trong cơng ty và cĩ sửa đổi cho phù hợp với tình hình hoạt động trong cơng ty cụ thể như sau: 1.Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác. Chương trình cơng tác là kế hoạch hành động, là cơ sở để ban lãnh đạo cơng ty chỉ đạo, điều hành, theo dõi tiến độ cơng việc theo từng thời gian được chủ động, vừa quán xuyến tồn diện các mặt cơng tác vừa nắm chắc cơng việc trọng tâm nhằm đạt được yêu cầu, mục tiêu cụ thể trong thời gian nhất định. Khối lượng cơng việc hàng ngày là ngồi sự kiểm sốt của người quản trị văn phịng. Tuy nhiên cĩ thể nhìn vào ghi chép cơng việc trong quá khứ và ngoại suy từ đĩ để cho một số chỉ dẫn về khối lượng cơng việc cĩ thể cĩ trong tương lai. Trong suốt quá trình hoạt động cơng ty đã xây dựng các chương trình cơng tác tuần, tháng, quý, năm một cách chi tiết lấy đĩ làm cơ sở thực hiện mục tiêu của cơng ty một cách tuần tự. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 46
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Kế hoạch cơng tác là sự định hướng, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu định hướng đĩ của doanh nghiệp, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Chương trình kế hoạch cơng tác được thể hiện bằng những văn bản cĩ tên loại tương ứng với tính chất của một văn bản dự kiến những cơng việc doanh nghiệp tổ chức phải làm trong một khoảng thời gian xác định nào đĩ. Sự dự báo cĩ tính phương hướng, chủ trương trong một khoảng thời gian dài nhiều năm thường được gọi là chương trình. Cĩ thể thấy chương trình, kế hoạch là phương tiện hoạt động của doanh nghiệp tổ chức nhằm đảm bảo cho các hoạt động đĩ được diễn ra liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra, là cơ sở đểu thủ trưởng doanh nghiệp tổ chức chỉ đạo, điều hành cơng việc trong từng thời gian vừa đảm bảo chủ động, quán xuyến tồn diện các mặt cơng tác, vừa thực hiện được các cơng việc trọng tâm, đảm bảo cơng việc thực hiện đúng tiến độ. Các loại chương trình: - Chương trình tổng thể: là những định hướng hoạt động chung của cơng ty trong một khoảng thời gian dài( từ 5 năm trở lên) - Chương trình cơng tác: Là sự định hướng hoạt động cho cơ quan, cá nhân về một lĩnh vực hoạt động nhất định. Ví dụ như: Chương trình đào tạo tiền cơng vụ; chương trình xây dựng văn bản cơng ty, Cũng cĩ chương trình cho mọi hoạt động như chương trình cuộc của cơng ty Thơng thường, để thực hiện các chương trình, phải xây dựng, tổ chức thực hiện nhiều kế hoạch. Các loại kế hoạch cơng tác: - Kế hoạch dài hạn: là những kế hoạch cĩ thời gian thực hiện từ 5 năm trở lên nhằm xác định phương hướng, nội dung cĩ tính chất chiến lược, lâu dài. Đối với loại kế hoạch này khi xây dựng quan trọng nhất là xác định được mục tiêu cuối cùng cần đạt tới trong một khoảng thời gian nhất định. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 47
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái - Kế hoạch trung hạn: là kế hoạch cĩ thời gian thực hiện từ một năm đến dưới 5 năm với nội dung cụ thể hĩa các phương hướng chiến lược của các chương trình, kế hoạch dài hạn. Thơng thường kế hoạch trung hạn nhằm thực hiện một giai đoạn, một bước của mục tiêu chung, mục tiêu chiến lược. Những chỉ tiêu của kế hoạch này khơng được mâu thuấn với chỉ tiêu của kế hoạch chiến lược. - Kế hoạch ngắn hạn: đây thực chất là lịch trình làm việc cụ thể để thực hiện chương trình kế hoạch trung hạn. Nội dung bao gồm các biện pháp mang tính tác nghiệp. Thời gian thực hiện thường dưới một năm (6 tháng, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần). Loại kế hoạch này cần được xây dựng chi tiết, gắn liền với nhiệm vụ cụ thể của đơn vị trong cơ quan, cơng sở. Các chỉ tiêu trong kế hoạch loại này cần được kiểm tra một cách cụ thể nhất,các biện pháp, phương tiện, điều kiện cĩ tính khả thi nhất. Ví dụ: Kế hoạch cơng tác 6 tháng cuối năm 2008 của cơng ty , kế hoạch cơng tác quí I, kế hoạch cơng tác tháng 12 năm 2008. Các căn cứ để lập chương trình kế hoạch: - Căn cứ vào yêu cầu của cấp trên đối với việc thực hiện cơng việc. - Căn cứ vào điều kiện, hồn cảnh cơng ty để triển khai thực hiện một cơng việc cụ thể, cần phải cĩ những nguồn lực nhất định, bao gồm: nhân lực, vật lực. Những nguồn lực này cịn phụ thuộc vào những nguồn lực của cơng ty. - Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan. - Căn cứ vào các qui định của pháp luật của Nhà Nước. Nguyên tác lập kế hoạch: Chương trình, kế hoạch phải cĩ tính thực tế, phải phù hợp với yêu cầu cơng việc. Bên cạnh các nguyên tắc chung, thực tế cho thẩy để xây dựng được bản chương trình, kế hoạch cĩ tính khả thi cần phải đáp ứng những nhu cầu cụ thể sau: - Cần xác định mục tiêu cơng việc phải cần làm và tiêu chí đánh giá như thế nào là đạt mục tiêu. - Kế hoạch phải cụ thể, phải thiết thực, kịp thời. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 48
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái - Đảm bảo những yêu cầu về nội dung, hình thức của văn bản quản lý hành chính Nhà nước và quy trình ban hành. - Cĩ sự thống nhất và linh hoạt trong các biện pháp thực hiện. Kết quả thực hiện: Văn phịng đã hỗ trợ cho ban giám đốc cũng như các phịng làm tốt cơng việc vì chương trình cơng tác luơn được lập sắn và chi tiết đến từng cá nhân thực hiện. Hơn nữa bộ phận văn phịng căn cứ vào chương trình làm việc đĩ để cung cấp trang thiết bị cần thiết phục vụ cho cơng việc của các phịng ban. Các bộ phận luơn cố gắng thực hiện tốt chương trình kế hoạch đề ra tránh được những tổn thất khơng đáng cĩ nhất là về kinh tế vì cơng ty là một doanh nghiệp kinh doanh vấn đề hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận luơn được đặt lên hàng đầu Khắc phục được tình trạng giải quyết cơng việc khơng đúng trình tự, khơng đúng thời gian và khơng đúng tiến độ của các phịng. 2. Bố trí, sắp xếp nơi làm việc cho các phịng, cán bộ nhân viên tồn cơng ty. Việc bố trí vị trí làm việc cĩ ảnh hưởng rất nhiều đế hiệu quả cơng việc, chất lượng cơng việc. Vì vậy mỗi doanh nghiệp cĩ sự bố trí khác nhau theo điều kiên của doanh nghiệp sao cho phù hợp, tận dụng tối đa mặt bằng của văn phịng. Phịng hành chính tổng hợp của cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái được bố trí theo sơ đồ mở- kín: gồm một phịng liền nhau, phịng làm việc của trưởng phịng với phĩ phịng và thư ký và tồn bộ nhân viên văn phịng Tuy nhiên khơng gian làm việc của phịng chưa rộng lắm, do diện tích mặt băng của cơng ty cịn chật hẹp, nhưng văn phịng cĩ cách bố trí khá phù hợp, hợp lý để tận dụng tối đa cơ sở vật chất, kỹ thuật, trưởng phịng và nhân viên cùng làm việc một phong để thận tiện cho quá trình trao đổi tài liệu và quản lý nhân viên. Các bàn làm việc của nhân viên sát nhau thuận tiện cho việc trao đổi giữa các nhân viên, nhưng chưa cĩ vách ngăn giữa các bàn làm việc. Phĩ phịng hành chính được bố trí ở vị trí ngay gần bàn làm việc của nhân viên để thuận lợi cho Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 49
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái việc quản lý và trao đổi với nhân viên. Tuy nhiên với cách bố trí như thế cũng ảnh hưởng rất lớn tới tâm lý làm việc của nhân viên trong văn phịng. +Sở dĩ cĩ cách bố trí như trên vì những nguyên nhân sau: - Tận dụng tối đa mặt bằng văn phịng, tiết kiệm và sử dụng cơ động về diện tích, bởi cơng ty cĩ diện tích mặt bằng khơng lớn lắm. - Giảm thiểu thời gian, chi phí cho việc di chuyển giữa các phịng ban, để trao đổi lưu truyền thơng tin, văn bản một cách dễ dàng. - Tạo mơi trường thơng thống cho nhân viên làm việc và hạn chế việc tiếp khách riêng tại phịng làm việc tạo ra sự tập trung cao cho cơng việc. - Thuận lợi cho cơng tác thu thập, xử lý, vận chuyển thơng tin. - Với cách bố trí như vậy giúp cho thủ trưởng tập trung cao trong cơng việc, hạn chế sự ảnh hưởng của mơi trường làm việc tới việc đưa ra quyết định, biện pháp, đảm bao cho thơng tin mật chuyển tới thủ trưởng. - Trong phịng được bố trí tủ đựng hồ sơ, tài liệu để thuận cho việc tìm kiếm, lưu trữ tài liệu - Bàn ghế dành cho khách chờ được đặt ngay trong phịng của văn phịng để thuận tiện cho quá trình tiếp khách của cơng ty + Với cách bố trí vị trí làm việc như vậy cũng tồn tại một số nhược điểm sau: - Phịng làm việc của trưởng phịng khơng được tách riêng nên ảnh hưởng đến sự tập trung của mỗi cá nhân, hơn nữa việc tiếp khách của trưởng phịng ngay tại phịng làm việc cũng ảnh hưởng đến tính tập trung và chất lương cơng việc của nhân viên, tạo cho khách cảm thấy khơng thoải mái trong khi trao đổi nhất là những vấn đề mang tính bí mật. - Bố trí vị trí của thư ký như thế khơng thuận tiện cho việc đĩn tiếp khách của thủ trưởng cơ quan, kém linh động hơn. - Các bàn lám việc của nhân viên chưa cĩ vách ngăn sẽ tạo ra khơng gian thơng thống cho văn phịng nhưng lại làm thiếu sự tập trung, tính chuyên mơn hĩa thấp trong cơng việc. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 50
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái - Bàn ghế đĩn khách được bố trí ngay tai phong làm việc của nhân viên như thế ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần làm việc của các nhân viên khác và khiến cho khách cảm thấy phiền tối, nhất là những vị khách quan trọng. 3. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác quản trị văn phịng. Hiện đại hĩa văn phịng là mục tiêu khơng chỉ của riêng văn phịng cơng ty mà nĩ cịn là xu thế của mọi cơng ty hiện nay khi văn phịng đang trở thành phịng ban khơng thể thiếu của cơng ty, nĩ là bộ mặt của cơng ty. Cùng với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin, tin học máy tính, cơng nghệ truyền thơng đã làm cho hoạt động của văn phịng thay đổi hầu hết. Các cơng việc giấy tờ đều được hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại. Do đĩ cách mua sắm các trang thiết bị và bố trí văn phịng đã và đang cĩ nhiều thay đổi theo xu hướng đĩ. Nắm bắt được tầm quan trọng của cơng nghệ thơng tin trong lĩnh vực quản lý thì ban lãnh đạo cơng ty đã kịp thời ứng dụng những thành tựu đĩ trong cơng tác quản lý văn phịng như: Mạng máy tính kết nối nội bộ: Giúp cho việc truyển tải thơng tin chính xác,đầy đủ, nhanh trĩng cho việc tiếp nhận và xử lý kịp thời những sai sĩt. - Cập nhật những thơng tin mới nhất, trao đổi thơng tin giữa các phịng ban - Giúp cho việc quản lý thơng tin của lãnh đạo được thường xuyên,chặt chẽ, luơn theo sát tình hình. - Tiết kiệm chi phí thời gian, tiền bạc của cơng ty - Khơng chỉ cĩ mạng nội bộ thì hệ thống thư điện tử cũng được áp dụng khá phổ biến trong hệ thống cơng ty bởi nĩ thuận lợi cho những thơng tin quan trọng, thơng tin khẩn, thơng tin gửi đích danh - Khơng những thế các phần mềm quản lý cịn là trợ thủ cho các nhà lãnh đạo, giúp cho khối lượng cơng việc được giảm bớt, theo dõi tình hình thường xuyên, chặt chẽ, tăng cường cơng tác quản lý của lãnh đạo. - Kết nối cơng nghệ Internet cho hệ thống mạng cơng ty giúp nhân viên, lãnh đạo cĩ thể cập nhật thơng tin nhanh nhất, kịp thới nắm bắt được cơ hội, quảng cáo, mang đến những thơng tin của cơng ty đến với mọi người Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 51
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái Cĩ thể nĩi sau một thời gian hoạt động cơng ty đã cĩ những lúc gặp phải nhiều khĩ khăn cả về vật chất, kỹ thuật, con người nhưng nhờ sự lỗ lực của ban lãnh đạo và nhân viên cơng ty thì giờ đây cơng ty đang ra sức củng cố cơng ty một cách hồn thiện về cả vật chất và con người. Hệ thống nhà kho cất trữ tài liệu hồ sơ cơng ty được đảm bảo an tồn, vệ sinh và phịng chống mối mọt. Nhà kho lưu trữ được bố trí các giá xếp tài liệu bằng kim loại và tránh ẩm mốc và được nhân viên lau dọn sạch sẽ. Dưới sự quản lý chặt chẽ, theo dõi, giám sát kịp thời đã nâng cấp các trang thiết bị văn phịng theo hướng hiện đại hĩa văn phịng. Khơng chỉ đối với văn phịng mà các phịng ban khác cũng dần được hiện đại hĩa nhằm phục vụ tốt hơn cho cơng việc. Điều này cĩ tác động tích cực đến chất lượng sản phẩm dịch vụ của cơng ty và trình độ quản lý của cơng ty được đánh giá cao. Quy định của cơng ty cũng quy định rõ trách nhiệm của phịng hành chính là theo dõi, quản lý việc khai thác các thơng tin trên mạng cĩ mục đích rõ ràng, cĩ hiệu quả cho cơng việc và giúp thư giãn trong quà trình làm việc của nhân viên nĩi chung để tránh tình trạng khai thác thơng tin thừa, khơng mang lại kết quả. 4. Phân cơng phối hợp trong cơng việc giữa nhân viên trong bộ phận văn phịng và giữa các phịng ban Sự phân chia cơng việc cho mọi nhân viên trong một phịng cũng như trong tồn cơng ty một cách hợp lý, khoa học là điều kiện tiên quyết quyết định đến chất lượng cơng việc của mỗi nhân viên. Nguyên tắc bố trí cơng việc là đúng người đúng, phân cơng cơng việc dựa trên năng lực, trình độ chuyên mơn, sở trường cá nhân và tâm lý của nhân viên. Điều này rất quan trọng vì nhân viên chỉ cảm thấy hứng thú với cơng việc khi cơng việc ma họ được phân cơng đúng ngành nghề mà họ đã từng học, từng nghiên cứu và yêu cầu cơng việc phải tương xứng với trình độ chuyên mơn của họ, khơng thể cĩ sự hồn thành tốt cơng việc nếu một nhân viên bình thường lại được giao một cơng việc địi hỏi trình độ chuyên mơn nghiệp vụ cao khi đĩ sẽ dẫn đến tâm lý chán chường. Và đối với một nhân viên văn phịng cũng vậy để hồn thành tốt cơng việc địi hỏi nhân viên văn phịng phải cĩ trình độ Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 52
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái chuyên mơn, kỹ năng nghiệp vụ hành chính văn phịng. Rất nhiều người từ trước đến nay vẫn cĩ quan niệm rằng cơng việc văn phịng ai cũng làm được khơng cần học. Nhưng phải làm ở mức độ nào, một người khơng hiểu biết gì về quy định hành chính văn phịng, khơng năm được cách soạn thảo văn bản thế nào cho đúng với quy định của nhà nước thì làm sao cĩ thể hồn thành tốt cơng việc, làm sao cĩ thể tham mưu cho lãnh đạo về cách soạn thảo văn bản hành chính. Chính vì vậy mà bộ phận văn phịng vẫn bị xem nhẹ ở nhiều cơng ty, nhiều người khơng học hành chính văn phịng nhưng vẫn được bố trí làm cán bộ văn phịng như vậy khĩ cĩ thể làm tốt cơng việc của mình. Kết quả đạt được: Việc phân cơng cơng việc một cách hợp lý tạo ra một khơng khí làm việc thoải mái, mọi người làm tốt cơng việc của mình theo đúng năng lực và chuyên mơn nghiệp vụ. Cơng việc được giải quyết một cách thận lợi và nhanh trĩng qua đây cho thấy nghệ thuật quản lý của nhà quản trị đã biết phân cơng cơng việc một cách hợp lý tạo ra năng suất lao động cao, mỗi cá nhân đã làm tốt cơng việc được giao, đảo bảo chất lượng cơng việc. Cơng tác văn phịng được thực hiện đều đặn hỗ trợ tích cực cho các phịng ban khác. 5. Quản lý chi phí của cơng tác văn phịng Bất cứ một cơ quan nào, một tổ chức, một doanh nghiệp muốn hoạt động được đều phải bỏ ra chi phí. Nhưng việc sử dụng chi phí như thế nào cho hiệu quả chi phí bỏ ra tiết kiệm nhất thì ở mỗi doanh nghiệp lại khơng giống nhau. Hiệu quả của cơng tác này quyết định bởi tài quản lý của người chịu trách nhiệm quản lý tài chính và ý thức trách nhiệm của nhân viên tồn cơng ty trong việc tiết kiệm chi phí để cĩ lợi nhuận cao nhất. Bộ phận văn phịng tuy là bộ phận khơng trực tiếp tham gia sản xuất, khơng trực tiếp tạo ra doanh thu, lợi nhuận cho cơng ty nhưng chi phí mà văn phịng bỏ ra phục vụ cho hoạt động của phịng mình và các phịng khác khơng phải là nhỏ. Đĩ là chi phí điện nước, tiền ăn trưa, chi phí văn phịng phẩm, tiền xăng xe ơ tơ,sửa chữa lớn nhỏ khu văn phịng. Nếu các khoản chi phí này được sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm sẽ giảm thiểu chi phí rất lớn trong tổng chi phí Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 53
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phịng tại Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái tồn cơng ty. Tiết kiệm khơng cĩ nghĩa là trang bị thiếu, tiết kiệm nhưng phải đảm bảo yêu cầu. Vì vậy bộ phận văn phịng cĩ nhiệm vụ phải trang bị đầy đủ các dụng cụ cũng như trang thiết bị cho các phịng ban. Bởi trang thiết bị mà đầy đủ thì cán bộ cơng nhân viên mới hăng say làm việc, làm việc cĩ hiệu quả, đồng thời bộ phận văn phịng phải quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng văn phịng phẩm để cĩ kế hoạch mua sắm kịp thời và phân phối cho các bộ phận. Thực tế ở cơng ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái chi phí điện, điện thoại bộ phận văn phịng quản lý chưa tốt. Mạng máy tính cá nhân khi ra ngồi trong thời gian dài vẫn cứ để ở chế độ hoạt động nhiều máy tính như vậy sẽ gây lãng phí điện. Chi phí tiền điện thoại cũng là một khoản khá lớn mà trong đĩ cĩ nhiều cuộc khơng vì mục đích cơng việc mà vì mục đích cá nhân. Trong giờ làm việc mọi người hay nĩi chuyện riêng hoặc lên mạng chát, đọc báo làm ảnh hưởng đến hiệu quả cơng việc. Tinh hình sử dụng văn phịng phẩm của các phịng ban trong cơng ty cũng xảy ra tình trạng lãng phí mà văn phịng khơng thể kiểm sốt được sự lãng phí đĩ vì văn phịng chưa đưa ra định mức sử dụng các định mức văn phịng phẩm. Kết quả đạt được: Bộ phận văn phịng đã trang bị đầy đủ cho các nhân viên trong cơng ty các trang thiết bị dụng cụ cá nhân phục vụ cho cơng việc của họ. Cơng ty tạo điều kiện cho nhân viên ăn trưa tại cơng ty cán bộ văn phịng đã tìm được hàng cơm hộp với giá 15000 đồng/ suất, được cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty đánh giá cao về chất lượng. Để tránh tình trạng thừa cơm gây lãng phí bộ phận văn phịng yêu cầu các phịng ban phải báo số lượng người ăn trưa trong ngày trước 11 giờ trưa để cán bộ văn phịng tổng hợp số lượng và báo cho nhà hàng, đây là một phương thức sử dụng hợp lý trong việc tiết kiệm chi phí Đối với việc sửa chữa nhỏ khu văn phịng bộ phận văn phịng cũng đưa ra phương thức tiết kiệm chi phí là nếu những hĩc cĩ thể tự sửa chữa được thì các bộ phận tự sửa chữa để khơng mất thêm chi phí thuê ngồi. Để quản lý chi phí của máy fax cán bộ văn phịng yêu cầu bộ phận sử dung máy fax phải vào sổ theo dõi ghi rõ nội dung, ngày tháng, số lượng bản fax. Sinh viên: Lương Thị Kim Ngân Lớp: QT901P 54