Khóa luận Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Nội dung text: Khóa luận Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

1. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 2 3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu của đề tài 2 4. Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài 3 5. Kết cấu của khóa luận 3 CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 4 1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng 4 1.1.1 Khái niệm văn phòng 4 1.1.2 Vị trí của văn phòng 6 1.1.3 Vai trò của văn phòng 7 1.1.4 Chức năng của văn phòng 8 1.1.5 Nhiệm vụ của văn phòng 10 1.5.1.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị 11 1.1.5.2 Xây dựng và quản lý chƣơng trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị 11 1.1.5.3 Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin 12 1.1.5.4 Trợ giúp về văn bản 12 1.1.5.5 Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức 13 1.1.5.6 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng 13 1.1.5.7 Duy trì hoạt động thƣờng nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng 14 1.1.6 Nội dung hoạt động của văn phòng trong cơ quan , tổ chức 14 1.1.6.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc 14 1.1.6.2 Điều hành công việc văn phòng 15 1.1.6.3 Xây dựng quy chế làm việc 16 1.1.6.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 16 1.1.6.5 Nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ 17 1.1.6.6 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị 18 1.1.6.7 Công tác hậu cần 19 1.1.6.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực 20 1.1.7 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng 20 1.1.8 Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động văn phòng 21 Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001P
2. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành 1.1.9 Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng 22 1.1.9.1 Nguyên tắc pháp chế 23 1.1.9.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ 23 1.1.9.3 Nguyên tắc liên tục 23 1.1.9.4 Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm 23 1.1.9.5 Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính 24 1.2 Công tác văn phòng 24 1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng 24 1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng 25 1.2.3 Hiệu quả của công tác văn phòng 25 Kết luận chƣơng 1: 26 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI HOÀNG THÀNH 27 2.1 Khái quát về công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành 27 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 27 2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 28 2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 28 2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 29 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 33 2.1.4 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của công ty 34 2.1.5 Năng lực nhân sự của công ty 35 2.1.6 Các sản phẩm và mặt hàng của công ty đang thực hiện 36 2.1.7 Chiến lƣợc, định hƣớng phát triển kinh doanh của công ty 36 2.1.8.1 Đặc điểm kinh doanh của công ty 38 2.1.8.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 39 2.1.9 Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động. 40 2.1.9.1 Thuận lợi 40 2.1.9.2 Khó khăn 41 2.2 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành 41 2.2.1 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự 41 2.2.2 Điều kiện làm việc của văn phòng 45 2.2.2.1 Trang thiết bị của văn phòng 45 2.2.2.2 Môi trƣờng làm việc của văn phòng 46 2.2.3 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành 46 Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001P
3. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành 2.2.3.1 Công tác tham mƣu, tổng hợp 46 2.2.3.3 Công tác thông tin 51 2.2.3.4 Công tác văn thƣ, lƣu trữ 55 2.2.3.4.1 Công tác văn thƣ 55 2.2.3.4.2 Công tác lƣu trữ 67 2.2.3.5 Công tác tổ chức hội nghị 70 2.2.3.6 Công tác hậu cần 76 2.2.3.7 Công tác bảo vệ và công tác tạp vụ 81 2.2.3.7.1 Công tác bảo vệ 81 2.2.3.7.2 Công tác tạp vụ 82 CHƢƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI HOÀNG THÀNH 84 3.1 Giải pháp về công tác tham mƣu, tổng hợp 84 3.2 Giải pháp về công tác thông tin 86 3.3 Giải pháp về công tác văn thƣ, lƣu trữ 87 3.4 Giải pháp về công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị 89 3.5 Giải pháp về việc tổ chức và bố trí nhân sự 90 3.6 Giải pháp về công tác hậu cần 90 3.7 Giải pháp về công tác bảo vệ, tạp vụ 91 3.8 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của đội ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng 91 3.9 Xây dựng môi trƣờng làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ nhân viên 94 3.10 Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban, bộ phận 95 3.11 Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001 : 2000 vào hoạt động của văn phòng. 95 KẾT LUẬN 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO 98 Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001P
4. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Bƣớc sang thế kỉ 21, đất nƣớc ta đã có nhiều bƣớc tiến đáng kể trong nền kinh tế. Đặc biệt từ sau khi nƣớc ta ra nhập tổ chức thƣơng mại thế giới WTO, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Hơn thế nữa trong nền kinh tế thị trƣờng cùng với sự cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn nâng cao chất lƣợng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau. Một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mƣu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng đƣợc gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị. Vì vậy với tƣ cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ phận văn phòng càng đƣợc khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị. Hoàng Thành là công ty mới thành lập (năm 2002) nhƣng các thành viên của công ty có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực sửa chữa, phá dỡ tàu cũ và kinh doanh vận tải thủy bộ, dịch vụ bến bãi. Trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển đến nay công ty đã tạo lập đƣợc một vị thế vững chắc, một hình ảnh tin tƣởng trong con mắt của đối tác. Mục tiêu của công ty là đƣa Hoàng Thành trở thành thƣơng hiệu hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất các thiết bị cơ khí phục vụ cho ngành công nghiệp đóng tàu. Để thực hiện đƣợc mục tiêu đó thì một trong những giải pháp không thể thiếu đó là nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng. Trong quá trình thực tập em nhận thấy công tác văn phòng tại công ty bên cạnh những kết quả đã đạt đƣợc thì vẫn Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 1
5. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành còn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến hiệu quả của công tác văn phòng là chƣa cao. Chính vì vậy đƣợc sự hƣớng dẫn tận tâm của cô giáo – TH S.Trần Thị Ngà và toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty em đã chọn đề tài: “ Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành ” với mục đích áp dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp một phần nhỏ bé để hoàn thiện và phát huy hiệu quả hoạt động của văn phòng tại công ty đƣợc tốt hơn. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành để thấy đƣợc những điểm mạnh cũng nhƣ những điểm yếu còn tồn tại và từ đó đề xuất những kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại công ty. 3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu của đề tài Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu của khóa luận là cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng, thực trạng về công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành nhƣ: - Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty. - Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh cũng nhƣ những thuận lợi và khó khăn mà công ty gặp phải. - Tìm hiểu thực trạng về công tác văn phòng tại công ty nhƣ công tác tham mƣu tổng hợp, công tác hậu cần, phục vụ, công tác thông tin, công tác văn thƣ, lƣu trữ, công tác tổ chức cuộc họp hội nghị trên cơ sở đó phân tích đánh giá kết quả đã đạt đƣợc, những điểm còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó. - Đƣa ra một số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn phòng tại công ty. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 2
6. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành 4. Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài Để hoàn thành khóa luận em đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu sau: - Phƣơng pháp duy vật biện chứng - Phƣơng pháp phân tích tổng hợp - Phƣơng pháp điều tra, khảo sát - Phƣơng pháp thống kê - Phƣơng pháp so sánh - Phƣơng pháp phỏng vấn, đối thoại 5. Kết cấu của khóa luận Ngoài lời mở đầu và kết luận chung, kết cấu của khóa luận gồm 3 chƣơng: - Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng. - Chƣơng 2: Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành. - Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 3
7. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức ngƣời ta luôn nhấn mạnh đến vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng đƣợc coi là bộ máy thực hiện các chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trƣởng cơ quan. Nó đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý đƣợc tập trung một cách thống nhất, hoạt động thƣờng xuyên liên tục và có hiệu quả. Vậy văn phòng là gì ? Văn phòng đƣợc hiểu theo nhiều nghĩa dƣới những góc độ tiếp cận khác nhau: - Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo. Ngƣời ta có thể gọi là "Văn phòng giám đốc", "Văn phòng Nghị sỹ". - Văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ. Thí dụ "Văn phòng Bộ", "Văn phòng Uỷ ban nhân dân" - Văn phòng đƣợc hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan Nhà nƣớc, trong các xí nghiệp. Nhƣ vậy: Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lƣu trữ các loại công văn giấy tờ trong cơ quan. Nói đến văn phòng ngƣời ta thƣờng nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thƣ. - Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị. Cả bốn cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng nhƣng thƣờng nó chỉ phản ánh đƣợc một khía cạnh nào đó của thuật ngữ văn phòng. Để đƣa ra đƣợc một định nghĩa chính xác về văn phòng chúng ta cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức. Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì: - Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trƣờng theo các phƣơng án sử dụng khác nhau nhằm thu đƣợc kết quả tối ƣu trong từng hoạt động của đơn vị. Nhƣ vậy ở đầu vào, việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông tin cần cho quản lý để ra các quyết định chính xác là một nội dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 4
8. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành - Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bƣớc công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu mong muốn.  Để công tác văn phòng đạt đƣợc kết quả cần có những điều kiện cơ bản sau đây: Thứ nhất: Bộ máy văn phòng phải đƣợc tổ chức thích hợp. Ở các cơ quan, đơn vị có qui mô lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy văn phòng cần có đầy đủ các bộ phận với số lƣợng nhân viên cần thiết để thực thi mọi hoạt động của văn phòng đƣợc độc lập, đáp ứng đầy đủ cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức. Nhƣng đối với các đơn vị có qui mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ thì bộ máy văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu. Ở đây từng con ngƣời có thể kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau miễn là có thể đáp ứng đƣợc những yêu cầu hoạt động của cơ quan. Từ thực tế này, có những nhà nghiên cứu hành chính đã đƣa ra quan điểm "không nhất thiết cơ quan, đơn vị nào cũng phải có một tổ chức văn phòng". Ở các cơ quan lớn có văn phòng, các cơ quan nhỏ có phòng hành chính, còn ở các tổ chức kinh doanh đơn lẻ thì cần một, hai ngƣời đủ năng lực trình độ đảm nhận tất cả các công việc liên quan đến văn phòng. Thứ hai: Văn phòng phải có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất định, tức là phải có một cơ sở hạ tầng cụ thể nhƣ nhà xƣởng, phƣơng tiện, thiết bị và các điều kiện vật chất khác đảm bảo cho các hoạt động thuận lợi. Vị trí, qui mô của các yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức, quản lý, vào qui mô hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nhƣ vậy, nếu chúng ta quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh thì văn phòng bao gồm các yếu tố vật chất hiện hữu nhƣ nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con ngƣời có trong văn phòng, cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm tòan bộ quá trình thu thập, xử lý, vận chuyển thông tin, từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 5
9. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Từ những nhận thức khái quát về nội dung và đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng đã nêu trên, chúng ta có thể đƣa ra một định nghĩa chính xác về văn phòng cơ quan nhƣ sau: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt và hiệu quả. 1.1.2 Vị trí của văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mƣu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng đƣợc gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị. Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong mọi hoạt động của cơ quan tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các nhà quản lý về công tác thông tin, điều hành, cung cấp điều kiện kĩ thuật phục vụ công việc quản lý điều hành. Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện công việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của ngƣời đứng đầu trong tổ chức. Do văn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Văn phòng giữ vai trò cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, các cơ quan ngang cấp và cơ quan cấp dƣới với nhân dân. Khác với các bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang tính thƣờng xuyên liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên tục cả ngày lẫn đêm ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động, những ngày nghỉ, lễ tết, thứ 7, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan. Với các vị trí trên, văn phòng giữ một vị trí trọng tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 6
10. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành 1.1.3 Vai trò của văn phòng Văn phòng của bất kỳ cơ quan tổ chức nào ra đời cũng là một yếu tố tất yếu khách quan, văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hƣởng to lớn đến hiệu quả và chất lƣợng hoạt động của cơ quan. Nói cách khác văn phòng vừa là bộ phận đầu não, vừa là bộ mặt của cơ quan, là nơi thu nhận và phát ra những lƣợng thông tin kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan đơn vị đƣợc trôi chảy và đạt hiệu quả cao. Vai trò quan trọng đó của văn phòng đƣợc thể hiện trên các phƣơng diện sau: Thứ nhất: Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức, bởi vì các quyết định chỉ đạo của thủ trƣởng đều phải thông qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng có trách nhiệm theo dõi đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Nhƣ vậy đây là chức năng vô cùng quan trọng, các bộ phận phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt. Nếu văn phòng không làm việc thì mọi họat động của cơ quan sẽ bị ngừng trệ. Thứ hai: Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ đối ngoại của cơ quan. Văn phòng đƣợc coi là “cổng gác thông tin” của cơ quan tổ chức, bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận đƣợc văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lƣu trữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của một tổ chức. Thứ ba: Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo. Đó là vì thông qua văn phòng các nhà lãnh đạo điều hành quản lý cấp dƣới bằng hệ thống các văn bản nhƣ là: thông báo, quyết định Thứ tư: Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức. Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của cá nhân, phòng ban tới thủ trƣởng để đạt đƣợc mọi mục tiêu của cơ quan tổ chức. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 7
11. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Thứ năm: Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tƣợng quản lý trong và ngoài tổ chức. Ví dụ: các quyết định quản lý của thủ trƣởng phải thông qua bộ phận văn phòng để ra các văn bản chuyển đến các phòng ban, cá nhân có liên quan, các thông tin phản hồi cũng đƣợc thông qua văn phòng để chuyển đến thủ trƣởng. Thứ sáu: Văn phòng đƣợc ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt động của các phòng ban đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng nhƣ: xây dựng mới, sữa chữa, mua sắm các trang thiết bị hoạt động. Với những vai trò to lớn đó, các nhà quản trị hiện nay đã quan tâm xây dựng, củng cố văn phòng trong cơ quan tổ chức mình theo hƣớng hiện đại hóa. Đồng thời nhận thức đƣợc hoạt động văn phòng là hoạt động nghề nghiệp nên trong xã hội đã tồn tại tất yếu ngành văn phòng. Quyết định của văn phòng chính phủ đã lấy ngày 28 tháng 8 hàng năm làm ngày truyền thống của văn phòng, của hệ thống chính quyền nhà nƣớc Việt nam. 1.1.4 Chức năng của văn phòng Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hoặc doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng đƣợc hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhƣng dù đƣợc tổ chức theo cách nào thì Văn phòng cũng có hai chức năng cơ bản: tham mƣu, tổng hợp và hậu cần. 1. Chức năng tham mƣu, tổng hợp Nhiều nhà nghiên cứu chia chức năng này thành hai nội dung cơ bản là tham mƣu và tổng hợp. Nội dung của công tác tham mƣu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất cả hai nội dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trƣởng cơ quan, đơn vị. Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác. Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về ngƣời thủ trƣởng), bởi vậy muốn có những quyết định đúng đắn, mang tính khoa học, ngƣời thủ trƣởng cần căn cứ vào những yếu tố Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 8
12. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành khách quan nhƣ những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những ngƣời trợ giúp. Những ý kiến đó đƣợc tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đƣa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phƣơng án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các trƣờng hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) để lựa chọn một quyết định tối ƣu. Đây chính là nội dung tham mƣu của công việc văn phòng. Nhƣng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngƣợc trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tƣợng mà Văn phòng thu thập đƣợc. Những thông tin ấy cần phải đƣợc sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lƣu giữ và sử dụng theo yêu cầu của ngƣời quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể. Hoạt động nhƣ trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng. Chức năng tham mƣu đƣợc thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể nhƣ xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chƣơng trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản Nhƣ vậy hai nội dung tham mƣu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là hai công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trƣởng cơ quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ƣu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan. Chức năng tham mƣu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mƣu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mƣu. Cũng từ đó việc lựa chọn, bồi dƣỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có định hƣớng đáp ứng tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, trong đó cần xác định rõ văn phòng không chỉ là cái “hộp thƣ” hay “một cái máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có những con ngƣời phấn đấu vƣơn lên, sáng tạo, có đƣợc những ý kiến đề xuất xác đáng; đồng thời cũng cần tránh coi văn phòng là “tổng tham mƣu”, bao biện làm thay những công việc không đúng chức năng. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 9
13. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành 2. Chức năng hậu cần Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, thiết bị, công cụ, tài chính Các điều kiện và phƣơng tiện ấy phải đƣợc quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng đƣợc bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu phƣơng tiện và nguồn tài chính, song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phƣơng thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó nhƣ thế nào của mỗi tổ chức văn phòng. Chi phí tiết kiệm và phù hợp nhất để đạt hiệu quả cao nhất là phƣơng châm hoạt động của công tác văn phòng. Tóm lại: Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông qua các chức năng tham mưu tổng hợp, hậu cần và các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan cho sự tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó. 1.1.5 Nhiệm vụ của văn phòng Từ chức năng chung, chức năng cơ bản của văn phòng, ngƣời ta lại phân thành các chức năng cụ thể, chi tiết, những chức năng cụ thể, chi tiết ấy lại gắn với mỗi không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể nên còn gọi là những nhiệm vụ. Theo những chức năng trên văn phòng có thể xây dựng nhiều nhiệm vụ. Ví dụ với chức năng tham mƣu sẽ có nhiệm vụ trƣớc mắt, nhiệm vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thƣờng xuyên hay nhiệm vụ đột xuất. Trong tham mƣu lại có tham mƣu về chiến lƣợc kinh doanh, tham mƣu về công tác tuyển dụng, đãi ngộ nhân sự Đó là những nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng phải thực hiện chức năng tham mƣu. Tƣơng tự nhƣ vậy các chức năng hậu cần và tổng hợp, với cách tiếp cận này, nhiệm vụ chính của văn phòng tập trung vào các công việc sau đây: Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 10
14. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành 1.5.1.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị Mọi tổ chức muốn đƣợc sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động. Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan đơn vị, do tính chất hoạt động, vai trò, chức năng, nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan đƣợc tổ chức và đi vào hoạt động. 1.1.5.2 Xây dựng và quản lý chƣơng trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị Các phòng ban đơn vị đều có định hƣớng mục tiêu hoạt động thông qua các chiến lƣợc phát triển chung của cơ quan, tổ chức. Bản chiến lƣợc chỉ dự định cho thời gian dài 10-20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần cần phải có kế hoạch, chƣơng trình cụ thể. Ví dụ: kế hoạch hoạt động của đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà có nhiều loại khác nhau nhƣ kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài chính Mỗi loại kế hoạch trên đƣợc giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng và thực hiện. Đơn vị muốn đạt đƣợc mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. Căn cứ vào chiến lƣợc phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chƣơng trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ đơn vị mình đƣợc giao để các sản phẩm, dịch vụ đƣợc làm ra với chất lƣợng tốt, giá thành giảm. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chƣơng trình, kế hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết và đồng bộ hơn. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 11
15. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành 1.1.5.3 Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin. Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính ; những thông tin thuận, thông tin phản hồi; thông tin thực tế, thông tin dự báo. Thông tin là nguồn là căn cứ để lãnh đạo đƣa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu quả. Lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà phải có ngƣời trợ giúp trong lĩnh vực này. Ngƣời trợ giúp đó không ai khác chính là văn phòng. Văn phòng đƣợc coi nhƣ “cổng gác thông tin” vì tất cả thông tin đến hay đi đều đƣợc chuyển phát, thu thập và xử lý tại văn phòng. Tất cả những thông tin tiếp nhận đƣợc (cả bên ngoài và nội bộ) đều đƣợc văn phòng phân loại theo những kênh thích hợp để chuyển tải và lƣu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong văn phòng, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của cơ quan tổ chức. Vì vậy văn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Nếu thông tin đƣợc thu thập đầy đủ, kịp thời, đƣợc xử lý một cách khoa học và đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có đƣợc những quyết định nhanh chóng, kịp thời và chính xác. Nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả, gây ảnh hƣởng xấu đến mục tiêu của đơn vị. 1.1.5.4 Trợ giúp về văn bản Văn bản là một phƣơng tiện lƣu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay có rất nhiều cơ quan, tổ chức sử dụng phƣơng tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tƣợng bị quản lý về kinh tế, chính trị , xã hội phải tuân thủ một cách chặt chẽ các quy định về công tác lƣu trữ và ban hành văn bản. Hiện nay ở nƣớc ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các vấn đề phát sinh liên quan đến văn bản của cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền. Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các Bộ, Ngành đã ban hành một số văn bản Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 12
16. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức nhƣ hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự Văn băn luật và pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ nhƣ: điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính. Để ban hành đƣợc những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý đúng thẩm quyền, có tác động tích cực đến đối tƣợng điều chỉnh cần phải có những bộ phận nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt đƣợc thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin. Bộ phận đó chính là văn phòng. 1.1.5.5 Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động của toàn bộ cơ quan, tổ chức Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào muốn tồn tại và phát triển đều phải có các yếu tố kỹ thuật, vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu để duy trì sự hoạt động của tổ chức, vừa là trung gian để gắn kết tổ chức với môi trƣờng. Đồng thời nó còn là phƣơng tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động nhằm đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức. Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động của mình gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phƣơng tiện truyền và nhận thông tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thƣờng xuyên, liên tục. Vì vậy văn phòng cần phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chƣơng trình hoạt động của cơ quan mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu các yếu tố đó không đƣợc cung cấp đầy đủ về chất lƣợng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao đều ảnh hƣởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này các cơ quan, tổ chức thƣờng ƣu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ. 1.1.5.6 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thống nhất của toàn bộ hệ thống. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 13
17. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Tuy nhiên cũng phải thấy đƣợc tính thống nhất, đa dạng, phong phú của công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng đƣợc cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra. Mặt khác, trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải nỗ lực hết sức để theo kịp với sự phát triển chung. Trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm trong khối văn phòng. Nhiệm vụ đó đặt ra cho văn phòng yêu cầu rất cao trong công tác tổ chức quản lý và điều hành công việc. 1.1.5.7 Duy trì hoạt động thƣờng nhật của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng Khác với hoạt động của các bộ phận, đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức, văn phòng phải hoạt động thƣờng xuyên, liên tục trong lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát hoạt động của cả cơ quan, tổ chức. Đặc tính hoạt động này xuất phát từ những chức năng của văn phòng (tham mƣu, tổng hợp và hậu cần) để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn thông tin của mọi đối tƣợng với hoạt động của cơ quan tổ chức. Vì lý do đó mà ngoài bộ phận nhân sự làm việc trong giờ hành chính văn phòng còn có một bộ phận phải làm việc vào ban đêm, làm việc cả trong những ngày nghỉ để đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan tổ chức. Nhƣ vậy hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nghiệp vụ trợ giúp tham mƣu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra đôn đốc, lại vừa tổ chức theo dõi các hoạt động của mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế để duy trì hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong toàn cơ quan, tổ chức. 1.1.6 Nội dung hoạt động của văn phòng trong cơ quan , tổ chức 1.1.6.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc  Tổ chức bộ máy Cơ cấu tổ chức hay nói các khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải đƣợc thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc. Mọi hoạt động của bộ máy từ cấp trên xuống cấp dƣới phải thông suốt, có hiệu quả, các mối quan hệ phải xác định rõ ràng. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 14
18. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và kết hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình. Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp hơn trong tổ chức phải đƣợc xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng ban để tránh sự trùng lặp không cần thiết.  Phân công công việc Trong một tổ chức, đặc biệt là trong công tác văn phòng, việc phân công công việc phải dựa vào những cơ sở sau: - Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền, hai yếu tố này do luật quy định. Mỗi cơ quan tổ chức đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau. Vì vậy đặc điểm hoạt động, nhiệm vụ đƣợc giao của từng cơ quan, tổ chức đó là hoàn toàn khác nhau. Từ đó việc phân công lao động trong các cơ quan đó cũng khác nhau. - Phân công theo khối lƣợng công việc. Việc phân công này phải dựa vào kế hoạch công tác đƣợc duyệt theo tính chất của mỗi loại công việc, theo yêu cầu của công việc trong thực tế. - Nguyên tắc quan trọng của phân công công việc trong cơ quan, tổ chức đó là biên chế cơ quan. - Không có chức năng, nhiệm vụ nào mà không có tổ chức hoặc con ngƣời đảm nhiệm, không có tổ chức con ngƣời sẽ không đƣợc phân công nhiệm vụ. - Một chức năng, nhiệm vụ không đƣợc giao cho nhiều đơn vị hoặc nhiều ngƣời đảm nhiệm. 1.1.6.2 Điều hành công việc văn phòng Điều hành công việc văn phòng là yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động văn phòng. Điều hành công việc văn phòng là sự đảm bảo cho các cán bộ dƣới quyền thực hiện tốt nhất công việc đƣợc giao, đảm bảo cho họ tiếp nhận một cách chính xác và kịp thời triển khai công việc đƣợc giao. Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một khâu cần thiết nào đó nhằm khuyến khích cán bộ nhân viên làm việc để đem lại hiệu quả cao nhất. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 15
19. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Để tránh hiện tƣợng trì trệ của công việc văn phòng thì công tác điều hành phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Mệnh lệnh điều hành phải đúng với năng lực thực tế của ngƣời thực thi. - Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hòa, có thể hỗ trợ nhau trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan. - Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện. 1.1.6.3 Xây dựng quy chế làm việc Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải đƣợc cụ thể hóa bằng hệ thống văn bản. Quy chế đƣợc ban hành căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức để cụ thể hóa cách thức hoạt động công vụ thông qua quy định về trách nhiệm, quyền hạn của cá nhân, đơn vị để cụ thể hóa quan hệ công tác, cách thức phối hợp và quy định cụ thể về một số chế độ công tác quan trọng. Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại: Thứ nhất: Quy chế mang tính quy phạm chung đƣợc áp dụng cho toàn bộ các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nƣớc. Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm vụ nhƣ: tuyển dụng, xếp ngạch lƣơng, vấn đề đào tạo Thứ hai: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, phòng ban mang tính chất đặc thù. Quy chế làm việc tốt góp phần: - Đảm bảo sự thống nhất trong thực thi công vụ. - Có cơ sở để ngăn ngừa những việc làm sai trái, tùy tiện. - Là công cụ để phối hợp trong quá trình thực thi công vụ. - Chống lãng phí các nguồn lực của cơ quan, tổ chức. - Là công cụ để phát huy dân chủ trong cơ quan, tổ chức. - Là căn cứ để tạo lề lối làm việc khoa học, chuyên nghiệp. - Gián tiếp tạo năng suất lao động. - Là cơ sở của hoạt động kiểm tra, giám sát. 1.1.6.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị Tổ chức hội nghị là một trong những nội dung hoạt động quan trọng của văn phòng. Hội nghị là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 16
20. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Hội nghị đƣợc tổ chức tốt sẽ phát huy đƣợc tính dân chủ, tạo mọi điều kiện cho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm, nêu lên những hiểu biết của mình về vấn đề mà hội nghị đang bàn bạc, mọi ngƣời đang quan tâm. Qua hội nghị, những tƣ tƣởng mới, quan điểm mới đƣợc phổ biến, truyền bá, những khó khăn thách thức đƣợc bàn bạc, tháo gỡ, các công việc đƣợc triển khai nhanh ít sai sót và mang lại hiệu quả tốt hơn. Về mặt kinh tế, nếu hội nghị đƣợc tổ chức tốt sẽ thu đƣợc nhiều thông tin bổ ích, tạo đƣợc sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong và ngoài cơ quan, thu đƣợc chất lƣợng và hiệu quả cao trong công việc. 1.1.6.5 Nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thƣ, lƣu trữ rất quan trọng. Làm tốt nhiệm vụ này chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt và có hiệu quả.  Công tác văn thƣ Công tác văn thƣ là toàn bộ những công việc đảm bảo cho việc thông tin quản lý bằng văn bản. Nó bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, soạn thảo văn bản, lƣu trữ văn bản đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nƣớc, doanh nghiệp và các tổ chức xã hội. Nội dung của công tác văn thƣ bao gồm: - Xây dựng văn bản: đó là việc soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, duyệt văn bản, trình ký, in ấn và ban hành văn bản. - Quản lý văn bản bao gồm: quản lý văn bản đi, đến, lƣu trữ, lâp, nộp hồ sơ. - Quản lý con dấu. Công tác văn thƣ trong mỗi cơ quan, tổ chức phải đảm bảo yêu cầu về tính nhanh chóng, chính xác, tính bí mật và tính hiện đại.  Công tác lƣu trữ Lƣu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức một cách khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết. Nội dung công tác lƣu trữ bao gồm: Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 17
21. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành - Các khâu nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học và tổ chức tài liệu phông lƣu trữ quốc gia nhƣ: phân loại, xác định giá trị, bổ sung tài liệu vào các phòng, kho lƣu trữ, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chức phòng đọc, giới thiệu công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu. - Nghiệp vụ lƣu trữ cần phải đƣợc tiến hành theo phƣơng pháp khoa học lƣu trữ. Từ đó phải giải quyết nhiệm vụ là xây dựng hệ thống lý luận khoa học về lƣu trữ. - Xây dựng một hệ thống tổ chức thích hợp từ Trung ƣơng đến cơ sở, có sự chỉ đạo và quản lý thống nhất, có những quy định chặt chẽ về lựa chọn, bổ sung, bảo quản và sử dụng tài liệu, áp dụng các biện pháp kỹ thuật tổ chức tài liệu. Các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác lƣu trữ bao gồm: Phân loại tài liệu lƣu trữ. Xác định giá trị tài liệu lƣu trữ. Bổ sung tài liệu vào các phông, kho lƣu trữ. Thống kê tài liệu lƣu trữ. Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ. Bảo quản tài liệu lƣu trữ. Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn. 1.1.6.6 Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị Thông tin đƣợc coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung và trong hoạt động văn phòng nói riêng. Thông tin là những tin tức mới đƣợc thu nhận, cảm thụ và đƣợc đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó. Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo cho hoạt động của cả cơ quan và của từng đơn vị, bộ phận đƣợc cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết. Từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất. Mục tiêu đó đƣợc thực hiện có thể dựa vào hệ thống các văn bản quản lý, mệnh lệnh đƣợc truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dƣới. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 18
22. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện các mục đích sau: - Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hƣởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị. - Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan nhằm: Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan, tổ chức. Lập kế hoạch chi tiêu để đạt đƣợc những mục tiêu đó. Tổ chức và sử dụng các nguồn nhân lực sao cho có hiệu quả cao nhất. Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ công nhân viên trong cơ quan. Kiểm tra việc thực hiện công việc. 1.1.6.7 Công tác hậu cần Công tác hậu cần đƣợc hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho ngƣời lao động, các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, vật tƣ, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung ứng. Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: - Quản lý chi tiêu, kinh phí (lƣơng chính, phụ cấp lƣơng, bảo hiểm xã hội, tiền thƣởng, công tác phí, giao dịch, khánh tiết ) - Quản lý biên chế quỹ lƣơng, tài sản cố định, vật tƣ. - Đảm bảo các diều kiện làm việc cho cơ quan, tổ chức. - Các loại công vụ khác nhƣ: Phục vụ phƣơng tiện đi lại, phục vụ các chuyến công tác cho lãnh đạo cơ quan. Phục vụ nƣớc uống hằng ngày cho cán bộ nhân viên trong cơ quan. Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan, tổ chức. Phục vụ các điều kiện vật chất, trang thiết bị cho các cuộc hội họp, lễ tân, khánh tiết của cơ quan. Dịch vụ sửa chữa vừa và nhỏ cho cơ quan, tổ chức. Bảo vệ trật tự an toàn cho cơ quan, tổ chức. Trong từng trƣờng hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 19
23. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành 1.1.6.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng tùy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình, trong đó có nguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của các thành viên trong tổ chức nói riêng. Công tác quản lý nguồn nhân lực bao gồm các nội dung sau: - Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơ quan, đơn vị. - Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quyết định ban hành trong cơ quan, đơn vị. - Quản lý về số lƣợng, chất lƣợng lao động. - Công tác tổ chức tiền lƣơng của cán bộ công nhân viên. - Công tác đào tạo, bồi dƣỡng, phát triển nguồn nhân lực. - Chế độ chính sách cho ngƣời lao động. - Khen thƣởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng. 1.1.7 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan tức là làm cho môi trƣờng văn phòng phù hợp với yêu cầu và khả năng của nhân viên không chỉ trong việc thiết kế văn phòng mà còn trong quá trình tổ chức nguồn nhân lực và thực hiện các hoạt động văn phòng. Tổ chức khoa học văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan tổ chức, có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng cơ quan đem lại hiệu quả cao. Văn phòng là bộ máy tham mƣu, giúp việc cho thủ trƣởng cơ quan, đơn vị. Vì vậy văn phòng có đƣợc tổ chức khoa học mới đảm bảo cho các hoạt động của cơ quan diễn ra trôi chảy, thuận lợi, không chồng chéo và giảm bớt gánh nặng cho thủ trƣởng cơ quan, đơn vị. Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan, tổ chức phải đƣợc tiến hành thƣờng xuyên, kịp thời nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 20
24. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Để tổ chức đƣợc khoa học văn phòng cần căn cứ vào các điều kiện sau: - Trình độ chuyên môn và sự hiểu biết của cán bộ công nhân viên trong văn phòng để có thể bố trí, sắp xếp đúng ngƣời, đúng việc. Đây là cơ sở cho công tác quản trị văn phòng đem lại hiệu quả cao. - Căn cứ vào các hoạt động tâm lý xã hội tác động đến cơ quan và văn phòng. - Căn cứ vào cơ sở vật chất và trang thiết bị mà văn phòng đƣợc cung ứng. 1.1.8 Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động văn phòng Văn phòng của cơ quan, đơn vị khi đi vào hoạt động sẽ chịu ảnh hƣởng bởi nhiều các yếu tố đó là: Thứ nhất là việc sắp xếp nhân sự. Đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn đến hoạt động văn phòng của cơ quan. Nếu việc sắp xếp nhân sự văn phòng không khoa học, các mối quan hệ không đƣợc xác định rõ ràng, rành mạch thì sẽ không đem lại hiệu quả trong công việc. Tùy theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan có thể lựa chọn, bố trí, sắp xếp nguồn nhân lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của tổ chức dựa trên cơ sở cơ cấu và chất lƣợng nguồn nhân lực. Thứ hai là tổ chức lao động. Tổ chức lao động là việc áp dụng những biện pháp tổng hợp, kỹ thuật, tổ chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào thực hiện công việc văn phòng nhằm khai thác một cách có hiệu quả nhất các nguồn vật chất và lao động, đảm bảo sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho cán bộ công nhân viên. Do ngƣời lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp đều nhằm làm cho ngƣời lao động làm việc có hiệu quả cao, làm cho bản thân ngƣời lao động ngày càng hoàn thiện và phát triển. Thứ ba là công tác công nghệ thông tin. Do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, nên ngày càng nhiều các cơ quan đơn vị áp dụng thông tin vào hoạt động văn phòng của mình. Nếu nhƣ các công việc văn phòng chỉ đƣợc thực hiện theo phƣơng pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả của công tác văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác. Chính vì vậy yếu tố công nghệ thông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn, ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng, cần đƣợc các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 21
25. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Thứ tư là công tác văn thƣ, lƣu trữ. Công tác văn thƣ, lƣu trữ nằm trong nghiệp vụ hành chính. Đây chính là nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt công tác này sẽ làm cho hoạt động văn phòng đem lại hiệu quả cao. Thứ năm là môi trƣờng làm việc. Môi trƣờng làm việc là yếu tố ảnh hƣởng trực tiếp đến ngƣời lao động, đến việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ cơ bản của văn phòng. Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trƣờng làm việc của nhân viên. Nó tác động rất lớn đến hoạt động công vụ của văn phòng. Văn phòng có điều kiện vật chất tốt làm cho nhân viên vui vẻ, hài lòng, giúp tạo dựng động cơ, thúc đẩy nhiệt tình trong công việc. Các điều kiện này cũng góp phần làm giảm bớt sự mệt mỏi, căng thẳng về cả tinh thần lẫn thể chất. Điều này sẽ làm cải thiện năng suất và chất lƣợng công việc, hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện. Các yếu tố của môi trƣờng làm việc bao gồm: - Y tế và phúc lợi - Sự sạch sẽ trong văn phòng - Sự an toàn - Trang trí văn phòng - Nhiệt độ văn phòng - Âm thanh, tiếng ồn - Yếu tố văn hóa tổ chức Nhìn chung bộ phận văn phòng trong bất cứ doanh ngiệp nào cũng tồn tại, phát triển dƣới sự ảnh hƣởng trực tiếp của các yếu tố trên. Nhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản trị cùng với các nhân viên văn phòng của mình là tìm ra giải pháp duy trì sự tác động tích cực của các yếu tố đó nhằm củng cố bộ máy văn phòng phát triển nói riêng và uy tín của doanh nghiệp nói chung. 1.1.9 Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng Thuật ngữ nguyên tắc đƣợc hiểu là những tiêu chuẩn hành vi mà mọi tổ chức và cá nhân phải tuân theo. Các nguyên tắc đƣợc xây dựng trên cơ sở thực tiễn do vậy nó không phải là bất biến. Khi điều kiện khách quan thay đổi các nguyên tắc cũng thay đổi theo. Việc tổ chức hoạt động của văn phòng cơ quan phải đảm bảo theo đúng nguyên tắc đƣợc ban hành, sau đây là một số nguyên tắc chính. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 22
26. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành 1.1.9.1 Nguyên tắc pháp chế Pháp chế đƣợc hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy văn phòng ban hành buộc mọi cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải thực hiện đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh và chính xác. Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng đƣợc xây dựng và ban hành thì buộc các nhà quản trị văn phòng phải tiếp nhận và tuân theo các quy chế, quy định đó. Đồng thời nhà quản trị phải giáo dục, tuyên truyền cho các thành viên trong văn phòng nghiêm chỉnh thực hiện. Trong quá trình thực hiện nếu ai vi phạm sẽ chịu hình thức xử lý tùy thuộc theo mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan, tổ chức. 1.1.9.2 Nguyên tắc tập trung dân chủ Nguyên tắc này nhằm đảm bảo thu hút cán bộ công nhân viên cùng tham gia vào công tác quản lý của cơ quan, tổ chức. Đối với hoạt động văn phòng nguyên tắc này nhằm phát huy tối đa năng lực, tinh thần trách nhiệm của cá nhân trong tổ chức. Đây đƣợc xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực, hiệu quả của hoạt động văn phòng. 1.1.9.3 Nguyên tắc liên tục Văn phòng của cơ quan, tổ chức là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm bảo thực hiện các dịch vụ hành chính đáp ứng các nhu cầu của tổ chức. Do vậy dòng thông tin quản lý phải liên tục, thông suốt. Nguyên tắc này thể hiện trong thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính, thực hiện chế độ thƣờng trực, giải quyết công việc hằng ngày, chế độ phân công ủy quyền trách nhiệm, các chế độ về báo cáo, thống kê, văn thƣ không để xảy ra tình trạng gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn vị với nhau. 1.1.9.4 Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm Tổ chức cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là tập hợp những ngƣời có mối quan hệ với nhau thông qua hệ thống quyền hạn và trách nhiệm chung để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức. Bởi vậy quyền hạn và trách nhiệm là hai yếu tố phải đƣợc kết hợp mới tạo ra hiệu quả của một tổ chức. Có nghĩa là có quyền hạn thì phải có trách nhiệm tƣơng ứng với thẩm quyền đƣợc giao. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 23
27. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Nguyên tắc này là con đƣờng dẫn tới thành công của tổ chức do đó cần phải đƣợc coi trọng thực hiện. 1.1.9.5 Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính Vì nhà quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, tổ chức, tạo động lực thúc đẩy lĩnh vực phụ trách nên đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao. Trình độ của ngƣời quản lý tỷ lệ thuận với phạm vi quản lý và trình độ tiên tiến của các biện pháp quản lý. Điều đó có nghĩa là ngƣời quản lý có trình độ chuyên môn nghiệp vụ càng cao thì phạm vi và cấp bậc quản lý cho phép sẽ càng lớn. Để đảm bảo cho các nguyên tắc trên thực tế đƣợc thực hiện nghiêm chỉnh, vai trò chỉ huy của ngƣời đứng đầu công sở là rất quan trọng. Ngƣời lãnh đạo phải kịp thời phát hiện những sai sót, trục trặc trong quá trình vận hành để điều chỉnh cho công việc của cơ quan luôn ổn định và phát triển đúng định hƣớng. 1.2 Công tác văn phòng 1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì: - Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trƣờng theo các phƣơng án sử dụng khác nhau nhằm thu đƣợc kết quả tối ƣu trong từng hoạt động của đơn vị. Nhƣ vậy ở đầu vào, việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông tin cần cho quản lý để ra các quyết định chính xác là một nội dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng. - Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bƣớc công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu mong muốn. Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 24
28. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành 1.2.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có thể khẳng định rằng văn phòng là bộ phận không thể thiếu đƣợc trong cơ quan, tổ chức. Văn phòng hoặc phòng Hành chính là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là tai, là mắt của cơ quan, tổ chức. Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cƣơng khoa học thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả. Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế xã hội hay hành chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập và sử dụng thông tin để có thể ra đƣợc quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho tổ chức và cho xã hội. Yếu tố quyết định đến sự thành bại của tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn. Hoạt động thông tin lại gắn với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên để để tăng cƣờng và phát huy đƣợc vai trò của công tác văn phòng đòi hỏi lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoa học, thủ trƣởng cơ quan cần trực tiếp và thƣờng xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh. Một văn phòng trì trệ, yếu kém là biểu hiện sự thiếu quan tâm của lãnh đạo. Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng hoặc Trƣởng phòng, Phó phòng Hành chính (cơ quan không có văn phòng) là ngƣời trợ thủ đắc lực của thủ trƣởng về công tác văn phòng. Hàng ngày Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng giúp thủ trƣởng điều hành mọi công việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm trƣớc thủ trƣởng cơ quan về công tác văn phòng. 1.2.3 Hiệu quả của công tác văn phòng Cơ quan, tổ chức muốn đi vào hoạt động cần phải có nguồn nhân lực, vật lực, tài lực và hệ thống thông tin. Song hiệu quả hoạt động phải tùy thuộc vào phƣơng thức quản lý, tùy thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó nhƣ thế nào của văn phòng mỗi cơ quan, tổ chức. Phƣơng châm hoạt động chung của công tác văn phòng đó là: “chi phí tiết kiệm và phù hợp nhất để đạt hiệu quả cao nhất”. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 25
29. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Công thức: K H= C Trong đó: H: là hiệu quả của công tác văn phòng K: là kết quả mà văn phòng đã đạt đƣợc C: là những chi phí mà văn phòng đã chi ra Văn phòng tuy không phải là bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất, không trực tiếp tạo ra doanh thu, lợi nhuận cho tổ chức nhƣng những chi phí mà văn phòng bỏ ra để phục vụ cho hoạt động của mình và hoạt động của các phòng ban khác không phải là nhỏ. Đó là những chi phí về điện nƣớc, điện thoại, văn phòng phẩm, tiền xăng xe ô tô, chi phí tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các khoản chi phí phục vụ cho việc sữa chữa lớn nhỏ khu văn phòng Nếu các khoản chi phí này đƣợc sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm sẽ giảm thiểu một khoản chi phí khá lớn trong tổng chi phí của toàn cơ quan, tổ chức. Để đạt đƣợc hiệu quả cao nhất thì đòi hỏi văn phòng phải có những kế hoạch, chƣơng trình hành động phù hợp mà không làm lãng phí nguồn kinh phí của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra hiệu quả của công tác văn phòng còn thể hiện ở khía cạnh định tính tức là thực hiện đúng quan diểm, chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng và Nhà nƣớc. Kết luận chƣơng 1: Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng nêu trên, ta thấy văn phòng giữ một vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Văn phòng là mắt xích nối các bộ phận trong cơ quan, tổ chức lại với nhau, là tiền đề cho cơ quan, tổ chức phát triển. Bởi vậy trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu đƣợc bộ phận văn phòng, cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn với các yêu cầu của công việc là hết sức cần thiết. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 26
30. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI HOÀNG THÀNH 2.1 Khái quát về công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành đƣợc thành lập theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh của công ty TNHH có 2 thành viên trở lên số 0202000855 ngày 30/07/2002, cấp lần hai thay giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh ngày 11/06/2003 đăng kí thay đổi lần 4 ngày 24/11/2005, đăng kí thay đổi lần thứ 5 ngày 18/12/2006 và đăng kí thay đổi lần thứ 6 ngày 31/03/2008, đăng kí thay đổi lần thứ 7 ngày 13/05/2009 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tƣ Thành Phố Hải Phòng cấp. Công ty là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, có tƣ cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh theo luật doanh nghiệp, các quy định hiện hành của nhà nƣớc và điều lệ của công ty. Là một công ty chuyên sản xuất các sản phẩm cơ khí của ngành đóng tàu phải kể đến: khóa giáo, giàn giáo, cao bản, lõi nhựa, cuộn dây hàn cho các công ty có danh tiếng trong lĩnh vực đóng tàu nhƣ công ty công nghiệp tàu thủy Nam Triệu, công ty cổ phần công nghiệp Việt Hoàng, công ty cổ phần Vật liệu hàn. Đồng thời công ty còn kinh doanh xuất nhập khẩu các máy móc, thiết bị công nghiệp nhƣ: xe cẩu, xe nâng, đầu kéo, ô tô Tên công ty: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI HOÀNG THÀNH Địa chỉ trụ sở chính: Số 31 tập thể Phân Đạm, phƣờng Trại Chuối, quận Hồng Bàng, TP Hải Phòng. - Điện thoại: 031.3540160 - Fax: 031.3528037 - Email: hoangthanhtd@hn.vnn.vn Địa chỉ nhà máy: khu Kiến Thiết, phƣờng Sở Dầu, quận Hồng Bàng, HP - Điện thoại: 031.3528240 - Fax: 031.3528037 - Email: hoangthanhtd@hn.vnn.vn Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 27
31. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Vốn pháp định: 4 tỷ Vốn điều lệ: 60 tỷ đồng Ngân hàng mở tài khoản: Ngân hàng Nông Nghiệp và phát triển nông thôn HP. - Số tài khoản: 2100211044469 - Mã số thuế: 0200469085 - Ngƣời đại diện theo pháp luật của công ty: Chức danh: Giám đốc Họ và tên: Vũ Thị Liên Giới tính: (Nữ) Sinh ngày: 27/06/1963 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam Chứng minh nhân dân số: 030873324 Ngày cấp: 27/09/2000 Nơi cấp: Công an Hải Phòng - Danh sách thành viên góp vốn: STT Tên Nơi đăng ký hộ Giá trị Phần Số giấy Ghi thành khẩu thƣờng trú vốn góp vốn góp CMND chú viên (1000đ) (%) Số 31 tập thể Phân Vũ Thị 1 Đạm, Trại Chuối, 15.000.000 25 030873324 Liên Hồng Bàng, HP Vũ Đình Số 19/212 Lê Lợi, 2 15.000.000 25 031252835 Nghiệp Ngô Quyền, HP Số 31 tập thể Phân Vũ Đình 3 Đạm, Trại Chuối, 15.000.000 25 031277683 Đoàn Hồng Bàng, HP Số 31 tập thể Phân Vũ Đình 4 Đạm, Trại Chuối, 15.000.000 25 031277685 Hoan Hồng Bàng, HP 2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 2.1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất cũng nhƣ quy mô sản xuất, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý một cấp. Giám đốc đứng đầu lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp đến từng xƣởng, giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc và các phòng ban chức năng. Thông qua sự trợ giúp của các Phó giám đốc, Giám đốc có thể nắm bắt đƣợc tình hình sản xuất của các xƣởng, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 28
32. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Giám đốc P.Xuất Phó GĐ kỹ Phó GĐ Phó GĐ P. Tổ chức nhập khẩu thuật kinh doanh tài chính HC - NS P.Kỹ thuật P.Marketing P.Tài chính Xƣởng sản Xƣởng sản Xƣởng sửa xuất cơ khí xuất nhựa chữa MMTB 2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Đứng đầu là Giám đốc giữ vai trò chủ chốt, thay mặt công ty chịu trách nhiệm pháp lý đối với nhà nƣớc, và hoạt động sản xuất kinh doanh. * Phó Giám đốc kỹ thuật - Chịu sự quản lý chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, kiểm tra bản thiết kế các sản phẩm, hƣớng dẫn thực hiện sản xuất sản phẩm đúng theo thiết kế đảm bảo chất lƣợng và tiến độ sản xuất, an toàn lao động, xử lý thay đổi thiết kế trong điều kiện cho phép, lập biện pháp kiểm tra kỹ thuật an toàn cho máy móc thiết bị. Quản lý Phòng kỹ thuật. - Là phòng chuyên môn chuyên kiểm tra kĩ thuật của sản phẩm, máy móc, theo dõi giám sát quá trình sản xuất sản phẩm, thẩm định theo dõi chất lƣợng của sản phẩm. - Quản lý, hoạch định chiến lƣợc trƣớc mắt và lâu dài về công tác kỹ thuật, xây dựng, duy trì và phát triển hệ thống chất lƣợng của công ty. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 29
33. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành - Báo cáo định kỳ và đột xuất việc thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực do phòng quản lý theo quy định. - Quản lý công chức, tài sản do Giám đốc công ty giao cho phòng. - Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc công ty. * Phó Giám đốc tài chính - Theo dõi, kiểm tra về các hoạt động kinh tế - tài chính của tất cả các bộ phận trong công ty. Ghi chép và thu thập số liệu, trên cơ sở đó cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời, chính xác, cùng Giám đốc phân tích, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, hiệu quả sản xuất kinh doanh. Thanh toán và kiểm tra tình hình thanh toán với ngân hàng, Nhà nƣớc, khách hàng, cán bộ công nhân viên. Quản lý phòng tài chính. - Tham mƣu phƣơng hƣớng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính, thực hiện các quyết định tài chính của Giám đốc công ty và tổ chức, thực hiện công tác kế toán sao cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, đúng quy chế, chế độ theo quy định hiện hành. - Thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đƣợc cấp, đƣợc tài trợ, đƣợc hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các khoản thu phát sinh ở đơn vị. Đề xuất phƣơng hƣớng, biện pháp cải tiến quản lý tài chính hàng năm. - Phát hành và luân chuyển các chứng từ kế toán theo quy định . - Lƣu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán theo quy định của nhà nƣớc. - Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính, cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định hiện hành của nhà nƣớc, phục vụ cho việc quản lý điều hành của Giám đốc công ty. * Phó Giám đốc kinh doanh - Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lập dự toán tiêu thụ sản phẩm, quản lý công tác thu mua hàng hóa, thực hiện đối chiếu quyết toán hàng hóa, sản phẩm theo kế hoạch, dự toán tiêu thụ. Quản lý phòng Marketing. - Xây dựng các chiến lƣợc, kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện. - Thiết lập giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối của công ty. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 30
34. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành - Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho công ty. - Nghiên cứu thị trƣờng phục vụ việc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. - Quảng bá, tiếp thị hỉnh ảnh và thƣơng hiệu của công ty cũng nhƣ dự án đến với khách hàng. - Thu hút đầu tƣ và tổ chức các cuộc xúc tiến đầu tƣ. - Phối hợp với các bộ phận liên quan nhƣ phòng kế toán, kỹ thuật, phân phối nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng. * Phòng Tổ chức Hành chính - Nhân sự - Tham mƣu cho Giám đốc việc bố trí, sắp xếp cán bộ quản lý ở các phòng ban, các xƣởng. Phòng đứng ra lập hợp đồng giao khoán nhân công cho từng xƣởng sản xuất theo từng loại sản phẩm. - Giải quyết các thủ tục hành chính, tổ chức các cuộc họp hội nghị, công tác tiếp khách, bảo vệ - Quản lý có hiệu quả các thiết bị văn phòng phẩm. - Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định. - Soạn thảo các văn bản theo quy định của pháp luật, theo yêu cầu công việc của công ty. Quản lý công văn đến, công văn đi và các tài liệu có liên quan trong công ty, sắp xếp và quản lý, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý văn bản tài liệu lƣu hồ sơ công ty. - Theo dõi công tác quản lý lao động tiền lƣơng, các chế độ chính sách với ngƣời lao động, Bảo hiểm xã hội. Thi đua, tính toán và xây dựng kế hoạch tiền lƣơng theo kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức lao động. - Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự, đảm bảo chất lƣợng theo yêu cầu, chiến lƣợc của công ty. - Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện việc quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 31
35. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành - Tổ chức việc quản lý nhân sự của toàn công ty, xây dựng quy chế lƣơng thƣởng, các biện pháp kích thích ngƣời lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho ngƣời lao động. - Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trƣơng, quy định, chỉ thị của Giám đốc công ty. - Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa công ty với ngƣời lao động trong công ty. - Tổ chức công tác bảo vệ, y tế, hậu cần * Phòng xuất, nhập khẩu - Tham mƣu cho Giám đốc việc nhập khẩu những máy móc thiết bị, làm thủ tục liên quan đến vấn đề nhập khẩu nhƣ: hợp đồng nhập khẩu, vay ngân hàng để mở LC nhập khẩu, thủ tục hải quan và làm thủ tục giao nhận hàng từ cảng về đến kho, thực hiện đối chiếu quyết toán hàng hóa sau mỗi lần nhập khẩu. * Các xƣởng sản xuất và sửa chữa máy móc thiết bị - Đây là nơi trực tiếp tiến hành sản xuất sản phẩm và sửa chữa máy móc thiết bị nhập khẩu (vì hàng nhập khẩu của công ty đa phần là những hàng hóa đã qua sử dụng chất lƣợng còn 80%). Các xƣởng chịu sự quản lý và tổ chức của các phòng ban (nhƣ sơ đồ đã nêu). - Căn cứ vào quy mô, đặc điểm sản xuất, tổ chức quản lý, bộ máy kế toán của công ty đƣợc xây dựng theo mô hình kiểu tập trung. Toàn bộ công việc kế toán đƣợc thực hiện ngay tại phòng Tài chính – kế toán của công ty. Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ tổ chức thực hiện tổ chức hạch toán và quản lý tài chính của công ty. - Tại các xƣởng sản xuất, chỉ cần có một nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập, xử lý chứng từ ban đầu rồi gửi lên phòng Tài chính – kế toán của công ty, thực hiện cấp phát nguyên liệu theo yêu cầu của công ty hay của từng xƣởng sản xuất. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 32
36. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của công ty - Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký vào mục đích kinh doanh. Bảo đảm và phát triển nguồn vốn đƣợc giao, thực hiện tốt về phân phối lao động, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên. Thực hiện nghĩa vụ và trách nhiệm đối với nhà nƣớc, không vi phạm pháp luật. - Công ty Hoàng Thành có trách nhiệm khai thác và sử dụng một cách hợp lý có hiệu quả nguồn vốn, chủ động không ngừng tăng nguồn vốn tự có, mở rộng tài sản, đổi mới trang thiết bị kĩ thuật nâng cao năng suất lao động. Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, làm tròn nghĩa vụ của công ty đối với nhà nƣớc - Có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển dài hạn theo đúng mục tiêu kế hoạch nhà nƣớc giao. Căn cứ nhu cầu thị trƣờng thông qua đại hội công nhân viên chức. - Chuẩn bị đầy đủ các chỉ tiêu, tiêu chuẩn mà cấp trên ban hành, tổ chức hoàn thiện các tiêu chuẩn về định mức lao động thỏa thuận ghi rõ trong quy định của công ty. Công ty chủ động xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ của nhân viên. - Thƣờng xuyên chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên, thực hiện đầy đủ các chính sách đảm bảo công tác phân phối lao động đƣợc công bằng nhƣ: tiền lƣơng, tiền thƣởng, bảo hộ lao động, đảm bảo an ninh trật tự xã hội - Xây dựng các chỉ tiêu khen thƣởng để khuyến khích cán bộ công nhân viên phát huy đƣợc khả năng của mình. Đồng thời có những biện pháp để xử lý sai phạm. - Công ty có quyền tuyển chon đội ngũ nhân viên của mình theo yêu cầu của sản xuất và chỉ tiêu đề ra của công ty.Thực hiện rộng rãi các chế độ hợp đồng lao động thay thế chế độ tuyển dụng và biên chế nhà nƣớc, có quyền hạn chấm dứt hợp đồng khi hết thời hạn hợp đồng hoặc khi nhân viên vi phạm hợp đồng lao động. Có thể tuyển nhân viên thay thế ở những vị trí mà nhân viên hiện tại không đáp ứng đƣợc yêu cầu của công việc. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 33
37. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành - Công ty có quyền tự do liên kết kinh tế với các tổ chức kinh doanh khác trên cơ sở tự nguyện giữa các bên, không giới hạn vị trí địa lý, quy mô hoạt động, tiến tới một mối quan hệ hợp tác cùng có lợi. 2.1.4 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của công ty - Dịch vụ xuất nhập khẩu. - Kinh doanh bất động sản, ô tô, xe máy, thiết bị phụ tùng ô tô - xe máy, máy móc, thiết bị, vật liệu xây dựng, kim khí, phế liệu, thứ liệu, nông lâm sản (trừ mặt hàng nhà nƣớc cấm). - Sản xuất vật liệu xây dựng, phụ tùng ô tô xe máy, sản phẩm cơ khí. - Sản xuất kinh doanh nhựa công nghiệp và dân dụng. - Kinh doanh thiết bị điện, thiết bị y tế, thiết bị bƣu chính viễn thông, thiết bị dùng cho phòng thí nghiệm, thiết bị kiểm nghiệm đo lƣờng. - Đại lý ký gửi hàng hóa, kinh doanh sắt thép xi măng. - Phá dỡ tàu cũ. - Dịch vụ vận tải hàng hóa, hành khách thủy bộ. - Xây lắp đƣờng dây và trạm biến áp đến 110 KV. - Xây dựng công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi. - Kinh doanh văn phòng cho thuê. Trải qua hơn 7 năm hình thành và phát triển đến nay công ty đã tạo lập đƣợc một vị thế vững chắc, một hình ảnh tin tƣởng trong con mắt của các đối tác. Các đối tác thƣờng xuyên của công ty là: - Tổng công ty CNTT Nam Triệu - Công ty cổ phần đầu tƣ và XD Nam Triệu - Công ty cổ phần CN Việt Hoàng - Công ty CN vật liệu hàn Nam Triệu - Xí nghiệp vật liệu cách điện - Công ty CPTM và XDTH miền Bắc - Công ty cổ phần xây dựng số 15 - XNKD kim khí và dịch vụ vật tƣ số 2 - Xí nghiệp XNK XD – công ty xây lắp TM Hải Phòng - Công ty đầu tƣ và XD Nam Triệu - Công ty sửa chữa tàu biển Nam Triệu Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 34
38. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành 2.1.5 Năng lực nhân sự của công ty Công ty với các chính sách đãi ngộ xứng đáng, khen thƣởng động viên kịp thời, môi trƣờng làm việc năng động, công ty đã thu hút đƣợc một đội ngũ kĩ sƣ, cử nhân, công nhân, thợ các ngành nghề đủ năng lực để thực hiện tốt các nhiệm vụ của công ty. Tính đến thời điểm tháng 1 năm 2009 tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 169 ngƣời, với cơ cấu cụ thể nhƣ sau: Bộ phận quản lý : 30 ngƣời - Ban giám đốc : 04 ngƣời - Phòng kế toán : 07 ngƣời - Phòng Tổ chức HC – NS : 08 ngƣời - Quản đốc phân xƣởng : 08 ngƣời - Phòng bảo vệ : 03 ngƣời Bộ phận chuyên môn : 11 ngƣời - Phòng kỹ thuật nghiệp vụ : 05 ngƣời - Phòng bảo vệ : 06 ngƣời Tổ sản xuất : 128 ngƣời - Tổ sản xuất cơ khí : 68 ngƣời - Tổ sản xuất nhựa : 60 ngƣời Năng lực chuyên môn của cán bộ chủ chốt trong công ty ( Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính - Nhân sự). STT Họ và tên Năm Số năm Trình độ chuyên Chức vụ sinh công tác môn 1 Vũ Thị Liên 1960 17 Cử nhân TC-KT GĐ công ty PGĐ công 2 Vũ Đình Nghiệp 1963 15 Kĩ sƣ XD ty PGĐ công 3 Vũ Đình Hoan 1976 9 Kĩ sƣ máy ty Kế toán 4 Vũ Đình Đoàn 1973 12 Cử nhân kế toán trƣởng Trƣởng 5 Phạm Văn Long 1977 4 Kĩ sƣ cơ khí phòng KT Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 35
39. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành 2.1.6 Các sản phẩm và mặt hàng của công ty đang thực hiện - Sản xuất, gia công, và lắp dựng khung nhà công nghiệp của khu công nghiệp Nomora. - Các sản phẩm phục vụ cho lĩnh vực đóng tàu nhƣ: khóa giáo, giàn giáo, cao bản, bể mạ nhúng kẽm, lõi nhựa cuộn dây hàn Công ty đã ký kết các hợp đồng nguyên tắc hàng năm với các công ty nhƣ: công ty công nghiệp tàu thủy Nam Triệu, công ty CP công nghiệp Việt Hoàng, công ty TNHH 1 thành viên đóng tàu Phà Rừng, công ty công nghiệp vật liệu hàn, Nhà máy đóng tàu Sông Cấm - Nhà tiền chế kiểu 02 Mini. - Các loại hàng hóa nhập khẩu nhƣ: Xe ô tô các loại, đầu kéo Mỹ, các loại cần cẩu, xe nâng, máy xúc những mặt hàng mà trong nƣớc chƣa sản xuất đƣợc. - Thi công, cải tạo, thiết kế đƣờng dây 35 KV. - Ngoài ra công ty còn tham gia kinh doanh thƣơng mại khá đa dạng tạo nguồn vốn cho lĩnh vực sản xuất và xuất nhập khẩu có tiềm năng phát triển mạnh trên cơ sở những kết quả đã đạt đƣợc. 2.1.7 Chiến lƣợc, định hƣớng phát triển kinh doanh của công ty Cùng với sự phát triển của nền kinh tế Thành phố Hải Phòng, công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành đã đƣa ra phƣơng hƣớng và các chỉ tiêu kế hoạch cụ thể để phấn đấu nâng cao năng lực sản xuất phục vụ cho ngành đóng tàu và đạt hiệu quả. Với định hƣớng của Thành phố Hải Phòng là phát triển mạnh các lĩnh vực phục vụ cho công nghiệp đóng tàu và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu sửa chữa tàu trong nƣớc, mở rộng nhà máy đóng tàu, do đó nhu cầu tăng mạnh về các sản phẩm dùng cho ngành đóng tàu là tất yếu. Trong những năm tới, công ty dự định sẽ phát triển thêm một số ngành nghề nhƣ: Xây dựng trạm biến áp điện, xây dựng nhà máy đóng tàu, xây tòa nhà thƣơng mại cho thuê Theo kế hoạch của công ty đề ra, công ty sẽ phát huy những sản phẩm vốn có phục vụ cho ngành đóng tàu có trọng tải lớn nhƣ: lõi nhựa cuộn dây hàn, khóa giáo, giàn giáo, cao bản, cửa tàu đồng thời công ty sẽ xây dựng nhà máy đóng tàu, mở rộng sản xuất góp phần vào mục tiêu phát triển của tỉnh nhà. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 36
40. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Mặc dù là công ty mới thành lập (năm 2002) nhƣng các thành viên của công ty có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực sửa chữa, phá dỡ tàu cũ và kinh doanh vận tải thủy bộ, dịch vụ bến bãi. Hiện tại công ty đang tiến hành sản xuất các sản phẩm nhựa và cơ khí. Tập trung vào sản xuất, mở rộng quy mô hƣớng tới các công ty đóng tàu trong và ngoài nƣớc. Công ty đang đƣa vào thử nghiệm sản xuất bộ bàn bệt vệ sinh, phụ kiện vệ sinh. Về thƣơng mại: công ty đang xây dựng một trung tâm thƣơng mại 11 tầng để vừa điều hành vừa cho thuê văn phòng. Công ty đang dự định mở một văn phòng đại diện bên Mỹ, để thuận tiện cho việc giao dịch vì phần lớn các thiết bị nhƣ đầu kéo, cẩu đều đƣợc nhập khẩu từ Mỹ. Theo quan điểm và định hƣớng phát triển lâu dài, công ty phải xây dựng đƣợc một thƣơng hiệu mạnh ngay thị trƣờng trong nƣớc. Để đạt đƣợc mục đích, nội lực của công ty phải không ngừng nâng cao và cải thiện về mọi mặt. Về hệ thống quản lý: Công ty áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 do trung tâm QUACERT cấp. Về chính sách chất lƣợng: Chính sách chất lƣợng của công ty xây dựng nhằm khẳng định sự phát triển bền vững, ổn định lâu dài và hợp tác các bên cùng có lợi, cùng hƣớng đến sự phát triển chung của xã hội. Chính sách hành động đƣợc thể hiện qua các nội dung: - Đối với sản phẩm dịch vụ của công ty phải đạt: Chất lƣợng – Năng xuất – Hiệu quả - Nguyên tắc cam kết hoạt động sản xuất kinh doanh với khách hàng: Đạt chất lƣợng – Đủ số lƣợng – Đúng thời hạn – Đáp ứng đúng nhu cầu Đa dạng hóa hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích phát triển bền vững là chiến lƣợc mà hội đồng thành viên công ty đã quyết định và lựa chọn. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 37
41. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Hoạt động sản xuất của công ty đạt tốc độ tăng trƣởng cao ( Nguồn: phòng Tài chính – Kế toán). STT Năm Tốc độ tăng trƣởng (% / năm) 1 2006 50,4 2 2007 112,9 3 2008 162 Hàng năm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có lợi nhuận, số lao động trong công ty từ 25 ngƣời trong năm 2002 đến nay đã tăng lên hơn 100 ngƣời. Lƣơng bình quân của công nhân cũng tăng. Công ty hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ tài chính với nhà nƣớc. 2.1.8 Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 2.1.8.1 Đặc điểm kinh doanh của công ty Với chức năng và nhiệm vụ chính của công ty là sản xuất các sản phẩm cơ khí, nhựa công nghiệp phục vụ cho ngành đóng tàu, thì công ty còn nhập khẩu một số máy móc thiết bị phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh. Là sản phẩm cơ khí và sản phẩm nhựa công nghiệp nên mang tính đặc thù riêng của ngành nhƣ: Kết cấu phức tạp, sản phẩm sản xuất đòi hỏi phải có cơ sở hạ tầng lớn, đòi hỏi phải có vốn đầu tƣ lớn. Hiện nay, đối với hoạt động sản xuất cơ khí và nhựa công nghiệp, công ty đang triển khai phƣơng thức giao khoán cho các bộ phận sản xuất cơ sở thông qua hợp đồng giao khoán. Mức khoán phụ thuộc vào từng sản phẩm cụ thể, các Quản đốc phân xƣởng nhận khoán có trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức sản xuất, công ty sẽ cung ứng vật tƣ, máy móc thiết bị và nhân công đồng thời phải tổ chức công tác ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ tốt nhằm phản ánh đầy đủ, khách quan, kịp thời, chính xác để phục vụ cho công việc quản lý của công ty. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 38
42. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Đây là phƣơng thức quản lý mới, thích hợp với cơ chế thị trƣờng vì nó mở rộng quyền tự chủ về hoạt động sản xuất, phƣơng thức tổ chức quản lý, tổ chức lao động hợp lý và phát huy khả năng sẵn có của đơn vị cơ sở. Từ khi thành lập và đi vào hoạt động, công ty luôn chấp hành nghiêm chỉnh mọi nghĩa vụ đối với nhà nƣớc, hoạt động trong mọi lĩnh vực kinh doanh đã đăng ký và đảm bảo làm ăn có lãi, tạo công ăn việc làm cho hàng trăm ngƣời lao động, đảm bảo đời sống cho cán bộ nhân viên. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty đã đƣợc các ban ngành, bạn hàng trong và ngoài thành phố đánh giá cao và đƣợc coi là một doanh nghiệp có tiềm năng phát triển tốt. 2.1.8.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Kể từ khi hoạt động đến nay, công ty đã có nhiều cố gắng nỗ lực trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Mặc dù bị ảnh hƣởng của rất nhiều những biến động nền kinh tế, nhƣng công ty đã cố gắng khắc phục mọi khó khăn, thử thách, từng bƣớc ổn định tổ chức, triển khai hoạt động sản xuất kinh doanh theo mục tiêu tăng trƣởng phát triển của toàn công ty. Tình hình sản xuất của công ty trong một số năm gần đây ĐVT: Triệu đồng Năm Tỷ lệ (%) Chỉ tiêu 2007 2008 2009 2008/2007 2009/2008 Tổng doanh thu 23.281 27.657 72.689 118,7 262,8 - Sản xuất 10.281 12.057 34.890 117,2 289,3 - Thƣơng mại 13.000 15.600 37.799 120,0 242,3 Doanh thu thuần 3.281 27.657 72.689 118,7 262,8 - Sản xuất 10.281 12.057 34.890 117,2 289,3 - Thƣơng mại 13.000 15.600 37.799 120,0 242,3 Lợi nhuận TT 320 400 1.290 125,0 322,5 Tỷ suất LN/ DT 1.37 1.45 1.77 105,8 122,0 Nộp NSNN 1.567 2.415 3.485 154,1 144,3 Tổng quỹ lƣơng 1.034 2.282 3.234 220,6 142,1 TNBQđ/ngƣời/tháng 1.200.000 1.350.000 1.500.000 112,5 125,0 (Nguồn: phòng Tài chính – Kế toán) Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 39
43. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Nhƣ vậy qua bảng tình hình sản xuất của công ty qua các năm gần đây cho ta thấy, kết quả kinh doanh của từng năm, năm sau cao hơn năm trƣớc đạt mức tăng trƣởng cao từ 320.000.000đ/ 01 năm đến 1.290.000.000đ. Trong đó doanh thu về sản xuất và thƣơng mại là tƣơng đƣơng nhau, điều này chứng tỏ cả hai lĩnh vực kinh doanh của công ty đều đạt hiệu quả cao kinh doanh tốt và có lợi nhuận. Thu nhập bình quân của ngƣời lao động cũng tăng lên rõ rệt từ mức 1.200.000 đến 1.500.000đ/ ngƣời/ tháng. Điều này chứng tỏ rằng công ty đang sản xuất kinh doanh ổn định, hiệu quả và có lãi, thực hiện tốt nghĩa vụ đối với nhà nƣớc, duy trì đƣợc mức vốn sản xuất ổn định của công ty. Trong những năm tới công ty cần tiếp tục phát huy để phát triển và mở rộng quy mô sản xuất hơn nữa. Trên cơ sở đã đạt đƣợc trong hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã đƣợc đánh giá là một trong những doanh nghiệp có tiềm năng về sản xuất và xuất, nhập khẩu. 2.1.9 Những thuận lợi và khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty gặp nhiều thuận lợi nhƣng cũng không ít những khó khăn, nền kinh tế thì biến động không ngừng, việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp diễn ra ngày một gay gắt. Tuy nhiên công ty luôn tự tin và lựa chọn cho mình một hƣớng đi riêng và điều đó đã đem lại thành công trên các lĩnh vực kinh doanh của công ty. 2.1.9.1 Thuận lợi Là công ty thành lập tuy chƣa lâu, nhƣng Hoàng thành đang từng bƣớc đƣa lĩnh vực kinh doanh của mình lên vị trí cao trong nền kinh tế Việt Nam. Đội ngũ lãnh đạo và công nhân viên trong công ty với bề dày kinh nghiệm trình độ chuyên môn cao đã đƣa công ty trở thành tổ chức luôn đƣợc khách hàng trong và ngoài nƣớc đánh giá cao. Công ty đã tận dụng đƣợc nguồn vốn ƣu đãi hàng năm của chính phủ để mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh. Công ty kí kết đƣợc các hợp đồng dài hạn nên đầu ra tƣơng đối ổn định. Điểm mạnh của Hải Phòng là về đóng tàu và cầu cảng nên việc sản xuất và tiêu thụ tƣơng đối dễ dàng. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 40
44. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Công ty luôn nhận đƣợc sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời cùng sự quan tâm của quận Hồng Bàng, các cơ quan chức năng, các bạn hàng và Ngân hàng tạo điều kiện cho công ty trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình. Ngoài ra, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm qua cũng là nguồn động viên khích lệ cho cán bộ công nhân viên hăng hái thi đua, lao động sản xuất, phấn đấu đạt doanh thu cao nhất. Mặt khác xây dựng uy tín và thƣơng hiệu của công ty trên thị trƣờng trong nƣớc cũng nhƣ quốc tế đã tạo ra vị thế vững chắc cho công ty trong cơ chế thị trƣờng hiện nay. 2.1.9.2 Khó khăn Trong quá trình hoạt động công ty đã gặp không ít những khó khăn, thử thách vừa khách quan vừa chủ quan. Do ảnh hƣởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu, kéo theo nền kinh tế trong nƣớc cũng suy giảm. Thị trƣờng giá cả vật tƣ thì biến động mạnh, giá các nguyên vật liệu chính để sản xuất nhƣ sắt thép, nhựa điện năng tăng cao đặc biệt là nhiên liệu tăng, chi phí nhân công cũng tăng dẫn đến chi phí nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất sản phẩm tăng, giá thành tăng làm cho công ty khó cạnh tranh và lợi nhuận cũng sẽ giảm xuống. Do mở rộng quy mô nên nguồn vốn còn chƣa quy về một mối, hơn nữa 70% nguồn vốn của công ty là vốn đi vay. Trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty vẫn còn nghèo làn và lạc hậu chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu đa dạng của khách hàng. Thêm vào đó công ty còn có rất nhiều đối thủ cạnh tranh trên phạm vi cả nƣớc.Vì vậy việc giữ vững vị thế của công ty cũng nhƣ sự tín nhiệm của khách hàng là rất khó khăn đòi hỏi công ty phải có những biện pháp cụ thể để khắc phục khó khăn. 2.2 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành 2.2.1 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 41
45. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Trƣởng Phòng Phó trƣởng phòng Nhân Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận viên lái xe tạp vụ bảo vệ y tế tổ chức VT-LT nhân sự Văn phòng công ty bao gồm: Trƣởng phòng: 01 ngƣời Bộ phận lái xe: 04 ngƣời Phó trƣởng phòng: 01 ngƣời Bộ phận y tế: 02 ngƣời Nhân viên văn thƣ, lƣu trữ: 01 ngƣời Bộ phận bảo vệ: 03 ngƣời Bộ phận tạp vụ: 03 ngƣời Bộ phận tổ chức nhân sự: 02 ngƣời Chức năng cụ thể của từng bộ phận trên nhƣ sau: * Trƣởng phòng - Là ngƣời đứng đầu phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự là ngƣời có trách nhiệm, có nghiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của phòng. Trƣởng phòng chịu trách nhiệm về một số công việc có tính chuyên môn nhƣ tổng hợp, kiểm tra, giám sát và có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kì hoạt động của cơ quan. Bên cạnh đó, Giám đốc ủy quyền cho Trƣởng phòng ký các bản sao, giấy đi đƣờng, ký giấy giới thiệu (trong một số lĩnh vực thông thƣờng), thông báo - Tham mƣu cho Giám đốc và hội đồng thi đua khen thƣởng trong công tác thi đua khen thƣởng, công tác tuyên truyền để cán bộ công nhân viên phấn đấu hoàn thành toàn diện và vƣợt mức công việc, chỉ tiêu đề ra, đồng thời làm thủ tục trình cấp trên khen thƣởng niên hạn, khen thƣởng thời kỳ và khen thƣởng đột xuất. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 42
46. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành * Phó trƣởng phòng - Là ngƣời giúp Trƣởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng, cũng có thể kiêm nhiệm trƣởng một số bộ phận trong văn phòng và có thể đảm nhiệm một số công việc cụ thể do Trƣởng phòng giao. Đồng thời Phó phòng cũng là ngƣời có quyền điều hành các công việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách nhƣ đối ngoại, phụ trách đội xe - Tham mƣu chỉ đạo về việc thực hiện các nội quy, quy chế của công ty, biên tập quản lý các văn bản, tài liệu, giấy tờ * Nhân viên văn thƣ, lƣu trữ - Chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo đúng quy định của cơ quan và pháp luật Nhà nƣớc. - Đảm bảo phát hành các văn bản đi, đến thông suốt và kịp thời trong và ngoài cơ quan theo đúng quy định của cơ quan và pháp luật. - Quản lý sổ sách, các thƣ từ và bƣu phẩm chuyển đến và gửi đi của cơ quan, chuyển công văn, bƣu phẩm đến các cá nhân, đơn vị, bộ phận. - Phát hành các văn bản hành chính ra ngoài cơ quan, xử lý công văn theo sự phân công của Trƣởng phòng và lƣu trữ đúng quy định các loại văn bản theo quy trình lƣu trữ của cơ quan. - Chịu trách nhiệm trƣớc Trƣởng phòng về tiến độ, chất lƣợng và sự đáp ứng yêu cầu của công việc đƣợc phân công, soạn thảo các văn bản chứng từ bằng máy vi tính. - Tham mƣu đề xuất cho lãnh đạo những vấn đề phát sinh trong lĩnh vực mình đang thực hiện, làm các công việc khác do Trƣởng phòng phân công. Chủ động đề nghị, đánh giá nhận xét đề xuất xử lý các công việc liên quan. * Bộ phận tạp vụ - Có nhiệm vụ vệ sinh, lao công tạp vụ hàng ngày, đảm bảo quét dọn giữ vệ sinh sạch sẽ. - Phục vụ nƣớc phòng họp, phòng khách, phòng Giám đốc, Phó giám đốc. - Chăm sóc các khu vƣờn của công ty, thƣờng xuyên làm tốt công tác vệ sinh toàn bộ mặt bằng và các hành lang của công ty đảm bảo khang trang, sạch đẹp. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 43
47. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành * Bộ phận lái xe - Mua sắm văn phòng phẩm, vật tƣ khi có yêu cầu. - Theo dõi quản lý tài sản của phòng và công ty, đề xuất lên lãnh đạo về công tác sửa chữa vật dụng. - Có kế hoạch đƣa đón tiếp khách, bố trí ăn nghỉ cho khách khi có yêu cầu. - Lái xe đảm bảo an toàn cho lãnh đạo và khách, quản lý bảo dƣỡng kiểm tra độ an toàn của xe theo đúng quy định. - Thực hiện một số công việc theo sự phân công của lãnh đạo văn phòng. * Bộ phận y tế - Bộ phận này có nhiệm vụ khám và cấp thuốc, điều trị cho cán bộ công nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu tại chỗ, làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên. - Luôn luôn bố trí nhân viên thƣờng trực để giải quyết kịp thời các trƣờng hợp tai nạn lao động, bệnh cấp tính và cấp cứu xảy ra bất cứ lúc nào. * Bộ phận bảo vệ - Tổ nhân viên bảo vệ gồm 03 ngƣời, một ngày làm việc chia thành 3 ca, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện công tác bảo vệ trong 1 ca, mỗi tuần thay đổi ca một lần. - Tổ chức công tác bảo vệ cơ quan, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ gian xâm nhập, giữ gìn tài sản tập thể và cá nhân trong cơ quan. - Thƣờng trực tại cổng 24/24h để hƣớng dẫn khách đến liên hệ công tác, nhắc nhở mọi ngƣời các quy định ra vào công ty. - Thƣờng xuyên tuần tra bao quát toàn khu vực trong phạm vi quản lý của công ty, ngăn chặn ngƣời ngoài vào công ty khi không có yêu cầu công tác, giám sát kiểm tra ngƣời mang tài sản của công ty ra ngoài (khi có sự nghi ngờ). - Quản lý chìa khóa các phòng làm việc trong công ty, mở và đóng cửa phòng đúng quy định về giờ làm việc tại công ty. * Bộ phận tổ chức nhân sự - Bố trí, sắp xếp cán bộ quản lý ở các phòng ban, các xƣởng, lập hợp đồng giao khoán nhân công cho từng xƣởng sản xuất theo từng loại sản phẩm. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 44
48. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành - Quản lý dữ liệu nhân sự của công ty, tuyển dụng nhân sự, thực hiện ký kết hợp đồng lao động, xét hoàn thành chế độ tập sự, chế độ chính sách liên quan đến ngƣời lao động 2.2.2 Điều kiện làm việc của văn phòng 2.2.2.1 Trang thiết bị của văn phòng Yếu tố hiện đại hóa văn phòng là trang thiết bị phục vụ công việc. Đây là nhân tố chính hỗ trợ cho công việc đƣợc hoàn thành hiệu quả. Máy móc thiết bị đƣợc trang bị đầy đủ, hiện đại, phù hợp với nhu cầu công tác thực tế sẽ giúp năng suất lao động tăng lên. Phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự của công ty Hoàng Thành đƣợc bố trí ở tầng 2 của dãy nhà 3 tầng. Các trang thiết bị trong phòng đƣợc trang bị khá đầy đủ bao gồm các loại sau: - Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lƣu trữ và truyền đạt các thông tin xử lý nhƣ: máy photo coppy, máy in, máy fax, điện thoại - Các phƣơng tiện làm việc nhƣ: bàn ghế làm việc, giá đựng tài liệu, các loại file đựng hồ sơ - Các trang thiết bị đảm bảo cho công việc của văn phòng đƣợc diễn ra bình thƣờng, an toàn và hiệu quả nhƣ: các thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió, thiết bị chiếu sáng Bảng thống kê các dụng cụ, trang thiết bị văn phòng chính STT Tên thiết bị Số lƣợng ĐVT 1 Máy vi tính 5 Bộ 2 Máy in 5 Chiếc 3 Máy photo 1 Cái 4 Máy fax 1 Cái 5 Tủ hồ sơ 2 Cái 6 Giá đựng tài liệu 3 Cái 7 Bàn làm việc 4 Cái 8 Ghế 10 Cái 9 Máy điều hòa 2 Chiếc 10 Điện thoại bàn 3 Máy 11 Quạt 2 Chiếc 12 Bình nóng lạnh 1 Chiếc ( Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự) Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 45
49. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành 2.2.2.2 Môi trƣờng làm việc của văn phòng Lãnh đạo công ty đã nhận thức đƣợc sức mạnh tập thể và con ngƣời là yếu tố thúc đẩy sự phát triển của công ty, nên đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để cho cán bộ công nhân viên có thể làm việc đạt hiệu quả cao, sáng tạo, phát huy đƣợc hết khả năng của mỗi cá nhân nhƣ: trang bị các phần mềm tiên tiến phục vụ cho công việc, thƣờng xuyên cử cán bộ công nhân viên đi học tập và chuyển giao công nghệ ở các nƣớc phát triển, tạo điều kiện cho các kỹ sƣ, cử nhân kinh tế tham gia các khóa đào tạo văn bằng 2 chuyên ngành kỹ thuật và quản lý Bên cạnh đó công ty cũng không ngừng chăm lo đời sống tinh thần cũng nhƣ vật chất cho ngƣời lao động. Công ty có nhà ăn đƣợc trang bị sạch đẹp, có chế độ ƣu tiên đối với phụ nữ, các chế độ lƣơng thƣởng và phúc lợi xã hội. Công ty cũng thƣờng xuyên tổ chức cho cán bộ công nhân viên đi du lịch, tổ chức tặng quà cho học sinh nghèo vƣợt khó là con em cán bộ nhân viên trong công ty. Tạo bầu không khí làm việc vui vẻ hòa đồng giữa các nhân viên trong công ty. 2.2.3 Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành 2.2.3.1 Công tác tham mƣu, tổng hợp Công tác tham mƣu ra đời mang tính tất yếu khách quan. Bởi lẽ để đạt đƣợc hiệu quả cao trong lãnh đạo, quản lý, điều hành đòi hỏi các nhà quản lý phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi và phải tinh thông trên nhiều lĩnh vực. Đồng thời nhà quản lý cũng phải nhanh chóng đƣa ra đƣợc những quyết định quản lý, điều hành chính xác, kịp thời để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực tế. Điều đó đã vƣợt quá khả năng của các nhà quản lý, đòi hỏi phải có một lực lƣợng trợ giúp các nhà quản lý trên mọi phƣơng diện, đó là công tác tham mƣu. Công tác tham mƣu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý để họ đƣa ra đƣợc những quyết định tối ƣu, mang tính khách quan, kịp thời, mang tính hiệu lực và hiệu quả. Trong thực tế các cơ quan, tổ chức thƣờng đặt bộ phận tham mƣu tại văn phòng để giúp cho hoạt động của công tác này đƣợc thuận lợi. Đồng thời việc làm này cũng tăng cƣờng đƣợc hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho các nhà quản lý. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 46
50. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Ngoài bộ phận tham mƣu tại văn phòng còn có các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ cũng làm công tác tham mƣu cho lãnh đạo trên từng lĩnh vực, từng vấn đề có tính chuyên sâu. Công tác tham mƣu là một nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng công ty. Trong quá trình hoạt động văn phòng đã làm tốt chức năng tham mƣu trên các mặt sau: - Tham mƣu giúp lãnh đạo lập chƣơng trình công tác năm, tháng, quý, tuần theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao. - Tham mƣu cho lãnh đạo để lãnh đạo đƣa ra đƣợc những quyết định đúng đắn và chính xác nhất. - Tham mƣu cho Giám đốc việc tổ chức quản lý, lƣu trữ công văn giấy tờ, phục vụ công tác đối nội, đối ngoại, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định của Chính phủ và Bộ Công an. Tham mƣu cho Giám đốc trong việc ra thông báo hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thống nhất trong toàn công ty. - Văn phòng còn tham mƣu cho Giám đốc công ty trong công tác đón tiếp khách, trang trí phục vụ các cuộc họp, hội nghị của công ty. Công tác thông tin tổng hợp của văn phòng thƣờng giao cho nhóm cán bộ hoặc chuyên viên nghiên cứu tổng hợp. Nhiệm vụ chính của nhóm này là: - Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức. - Theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý, thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin. Từ đó tổng hợp tình hình làm cơ sở cho việc phân tích những thuận lợi, khó khăn và kết quả đạt đƣợc để tham mƣu cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức. - Tổng hợp chƣơng trình công tác chung cho toàn công ty trong từng năm, từng quý, từng tháng dựa trên cơ sở những kế hoạch mà cán bộ chuyên trách đề ra. Ngoài các nhiệm vụ trên công tác tổng hợp của nhóm còn phải xây dựng quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức nói chung và văn phòng nói riêng. Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải bao quát đƣợc hết các lĩnh vực hoạt động của các bộ phận, phòng ban, đơn vị và của mọi thành viên trong tổ chức. Có nhƣ vậy quy chế mới đảm bảo tính thống nhất, tính đồng bộ. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 47
51. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Văn phòng đã thể hiện là nơi thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp những thông tin hữu ích theo yêu cầu của lãnh đạo công ty trong giới hạn chức năng và nhiệm vụ của mình nhƣ công tác văn thƣ, lƣu trữ, công tác tổ chức hội nghị, tổ chức đón tiếp khách, quản lý các trang thiết bị văn phòng  Những kết quả đã đạt đƣợc Xây dựng chƣơng chình công tác tháng, quý, năm không trùng lặp, chồng chéo lên nhau. Tham mƣu cho Giám đốc ra thông báo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đƣa công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính vào nề nếp, phù hợp với quy định của nhà nƣớc và thống nhất trong toàn công ty. Tham mƣu cho Giám đốc những ý kiến đề xuất có ích trong việc quản lý công tác mạng, tin học, viễn thông, đảm bảo là cầu nối giữa các đơn vị trong và ngoài công ty, áp dụng công nghệ thông tin vào những hoạt động của công ty. Văn phòng đã tham mƣu cho Giám đốc trong việc tổ chức và đón tiếp các đoàn khách đến thăm công ty nhƣ các đoàn khách của Chính phủ, các Bộ , Ngành, địa phƣơng, các đối tác làm ăn của công ty. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị khoa học và có hiệu quả nhƣ các cuộc họp giao ban, họp 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, các lớp tập huấn về công tác Đảng, công tác Đoàn và công tác quản lý Tham mƣu cho Giám đốc trong việc quản lý tài sản cố định của công ty và việc cấp phát các máy móc thiết bị, văn phòng phẩm cho các phòng ban, bộ phận. Tổng hợp tình hình hoạt động của công tác văn thƣ, lƣu trữ, các thông tin và ý kiến đề xuất của cán bộ công nhân viên. Thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra, đôn đốc các phòng ban, đơn vị thực hiện các chƣơng trình đã đề ra.  Những mặt còn tồn tại Hiện nay văn phòng công ty chỉ giới hạn tham mƣu về các lĩnh vực hành chính quản trị văn phòng nhƣ các nghiệp vụ về văn thƣ, lƣu trữ, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, quản lý các trang thiết bị tài sản của công ty, soạn thảo văn bản. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 48
52. Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành Cán bộ văn phòng vẫn còn thiếu chủ động và tự giác trong việc đề xuất, tham gia và đƣa ra ý kiến. Việc phân công công việc cho các nhân viên trong văn phòng không cụ thể, rõ ràng dẫn đến tình trạng nhân viên thƣờng ỷ lại làm cho công việc không đƣợc hoàn thành kịp thời. Không làm công tác tổng hợp trên mọi lĩnh vực hoạt động của công ty.  Nguyên nhân Văn phòng không thể làm công tác tham mƣu trên tất cả mọi lĩnh vực hoạt động của công ty mà chỉ có thể tham mƣu về công tác hành chính quản trị văn phòng. Còn các lĩnh vực hoạt động khác của công ty nhƣ sản xuất kinh doanh, dịch vụ thƣơng mại, thi công các dự án là do các phòng ban chức năng tƣơng ứng tham mƣu trực tiếp cho lãnh đạo công ty. Ví dụ nhƣ phòng kinh doanh của công ty tham mƣu cho Giám đốc về các kế hoạch và chiến lƣợc kinh doanh, công tác nghiên cứu thị trƣờng, sản phẩm. Phòng kỹ thuật tham mƣu về cách thức và quy trình sản xuất sản phẩm Nhân viên chƣa có ý thức tự giác cao trong công việc. Ngoài ra công ty cũng chƣa có những biện pháp kích thích khả năng sáng tạo của nhân viên. 2.2.3.2 Xây dựng chƣơng trình làm việc Chƣơng trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều hành của công ty đƣợc toàn diện, đảm bảo thực thi đƣợc những nhiệm vụ trƣớc mắt cũng nhƣ lâu dài của công ty. Văn phòng công ty đã xây dựng chƣơng trình làm việc thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, đơn vị phòng ban cần thực hiện. Thực hiện xây dựng chƣơng trình làm việc theo đúng nguyên tắc, giải quyết nhiều công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao, nhanh chóng không đùn đẩy công việc cho ngƣời khác. Công tác xây dựng chƣơng trình làm việc của công ty Hoàng Thành đƣợc thực hiện theo trình tự sau đây: - Chƣơng trình làm việc tháng: Hàng tháng các phòng ban, đơn vị trong công ty căn cứ vào dự kiến chƣơng trình làm việc quý, những vấn đề còn tồn đọng và phát sinh để điều chỉnh chƣơng trình làm việc theo tháng sau. Dự kiến chƣơng trình làm việc tháng đƣợc gửi cho Giám đốc chậm nhất vào ngày 28 hàng tháng. Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 49