Kĩ năng quả lí thời gian - Nguyễn Vũ Thùy Chi

Nội dung text: Kĩ năng quả lí thời gian - Nguyễn Vũ Thùy Chi

1. TRNG  I HC AN GIANG D ÁN PHE Biên son: Nguyn V! Thùy Chi $ng Anh Tài An Giang, tháng 01/2007
2. M'C L'C PH)N M*T THI GIAN & QU.N LÝ THI GIAN 1 1. Giá tr5 c7a th9i gian 1 2. Bn ;ang s ng th9i gian t?t nh@ thA nào? 1 3. Hãy phân tích cách bn ;ang s ng th9i gian 3 4. Nguyên nhân dJn ;An viLc s ng th9i gian ch@a t?t là gì? 6 5. QuQn lý th9i gian 7 PH)N HAI XÁC UNH M'C TIÊU CWA CÔNG VIYC 8 1. Xác ;5nh m>c tiêu 8 1.1 Mc tiêu chính 9 1.2 Mc tiêu h tr 9 1.3 Mc tiêu nên có 9 2. Nh\ng ;$c ;i]m c7a m>c tiêu 10 2.1. Rõ ràng 10 2.2. Phân chia thi gian thc hin c th 10 2.3. Phù hp kh$ n%ng c&a ng'i t( ch)c ho+c cá nhân -'c giao thc hin mc tiêu 10 2.4. Quan tr1ng 10 2.5. Phù hp v4i -i m chung c&a t5p th 10 2.6. Ph$i có thách th)c nh'ng ph$i kh$ thi 10 3. Phân loi m>c tiêu 11 4. S` ;?i ngh5ch gi\a tính cap bách và tbm quan trdng c7a công viLc (van ;g) 13 5. Phân chia m>c tiêu thành nhigu công viLc c> th], có th] th`c hiLn ;@kc và xác ;5nh mmc ;n @u tiên 14 6. TiAn hành công viLc ;] ;t ;@kc m>c tiêu 18 TÓM TpT 19
3. PH)N BA CÔNG C' QU.N LÝ THI GIAN 20 1. r th5 quQn lý th9i gian 20 2. L5ch công viLc 23 PH)N BsN LÀM THu NÀO w Sx D'NG THI GIAN HIYU QU.? 30 1. Làm viLc có ty chmc 30 2. Lzp kA hoch tr@|c 30 3. BiAt rõ khi nào làm viLc hiLu quQ nhat 30 4. Tzp tính k~ luzt ;?i v|i bQn thân 31 5. Ghi li nh\ng thc mc trong khi th`c hiLn và dành th9i gian trao ;yi 31 6. S ng nguyên tc SMART 31 7. ViLc hôm nay không ;] ngày mai 33 8. Ki]m soát ;@kc nh\ng s` lãng phí c7a bn: tránh “nh\ng k‚ ;ánh cp th9i gian” 33 8.1. Thay -(i th) t 'u tiên công vic do ph$i gi$i quy=t r&i ro 33 8.2. >in tho?i 33 8.3. Thi=u mc tiêu và th) t 'u tiên 33 8.4. CA gBng quá nhiCu? 34 8.5. Khách -=n th%m quá nhiCu 34 8.6. Phân quyCn không hiu qu$ 34 8.7. Bàn làm vic lIn xIn 34 8.8. S chLn chM - gián -o?n 35 8.9. Không có kh$ n%ng “nói không” 35 8.10. G+p gR - s lãng phí thi gian 35 9. Có th] l`c t?t 35 TÓM TpT 36
4. K nng qu n lý thi gian PH)N M*T THI GIAN & QU.N LÝ THI GIAN 1. Giá tr5 c7a th9i gian “N=u b?n muAn bi=t giá trW thi gian c&a mIt n%m, hãy hYi nhZng sinh viên n%m cuAi còn n môn h1c ph$i d k\ thi tAt nghip n%m sau.” Câu tr$ li s] là ? “Giá mà h_i -ó mình dành thi gian nhiCu han cho vic h1c”, “b4c gì lúc -ó có thi gian dài han”, “Giá mà có thi gian nhiCu han “, Thi gian là mIt khái nim trMu t'ng, vô hình và không th nBm bBt -'c nh'ng nó l?i có tác -Ing chi phAi và $nh h'dng -=n m1i khía c?nh trong cuIc sAng c&a mi chúng ta. Thi gian là th) tài s$n, là ngu_n vAn quý báu và -Ic -áo mà mi ng'i -Cu -'c h'dng nh' nhau Theo quy lu5t t nhiên thi gian s] t -=n và -i mIt cách nhg nhàng nh'ng s] không bao gi quay trd l?i. Thi gian là ngu_n lc có gi4i h?n, không th làm m4i l?i -'c và chng không th mua hay thuê m'4n -'c c&a ng'i khác. MIt ki s' -ã tính -'c rjng v4i mIt thanh sBt n+ng 5kg, n=u làm -inh s] bán -'c 10 USD, n=u làm kim may s] bán -'c 300 USD còn n=u dùng làm nhZng cái lò xo -_ng h_ s] -em l?i 25.000 USD. Nh' v5y, cùng mIt l'ng nguyên liu -Lu vào nh'ng v4i nhZng -Lu ra khác nhau s] cho nhZng giá trW không giAng nhau. Mi chúng ta -Cu có 86.400 giây/ngày, 365 ngày/n%m nh' nhau, tuy nhiên vic sn dng “nguyên liu” thi gian -ó nh' th= nào, dùng chúng - làm gì là tùy thuIc vào quy=t -Wnh c&a cá nhân mi ng'i. N=u b?n bi=t sn dng thi gian tAt thì chBc chBn b?n s] -?t -'c nhiCu han nhZng gì mà b?n có th . 2. Bn ;ang s ng th9i gian t?t nh@ thA nào? B?n hãy hoàn thành tAt 10 câu hYi trBc nghim d'4i -ây bjng cách khoanh tròn vào ô tr$ li -úng nhot v4i vic sn dng thi gian c&a b?n, sau -ó hãy cIng các k=t qu$ l?i - có -'c mIt -áp án vC vic sn dng thi gian c&a cá nhân b?n. 1
5. K nng qu n lý thi gian BN S DNG THI GIAN CA MÌNH CÓ T!T KHÔNG? TR. LI KuT CÂU H…I Th'ng Thpnh Ch'a QU. xuyên tho$ng bao gi 1. Mi ngày b?n -Cu bY ra mIt kho$ng thi gian 3 2 1 nhot -Wnh - lên k= ho?ch làm vic cho ngày mai 2. B?n s] gi$i quy=t nhZng von -C l4n tr'4c tiên 3 2 1 3. B?n có th hoàn thành m1i vic trong k= ho?ch 3 2 1 hàng ngày 4. B?n có th ung dung hoàn thành công vic -úng 3 2 1 thi h?n 5. Góc h1c t5p c&a b?n luôn ng%n nBp, g1n gàng 3 2 1 6. B?n có th tìm thoy nhZng tài liu -ã -'c cot 3 2 1 giZ lâu mIt cách nhanh chóng. 7. B?n có th'ng g+p khó kh%n trong vic quy=t 3 2 1 -Wnh xem s] làm vic gì k= ti=p 8. B?n -ã bao gi không kWp nIp bài t5p theo -úng 3 2 1 yêu cLu c&a giáo viên do có nhiCu gián -o?n 9. B?n có vMa %n vMa -1c sách, báo, 3 2 1 10. B?n có th'ng xuyên chpnh l?i -_ng h_ -eo tay 3 2 1 và -_ng h_ treo t'ng - thi gian -'c chính xác Tyng s? ;i]m c7a bn 2
6. K nng qu n lý thi gian ÁP ÁN CHO VIYC Sx D'NG THI GIAN CWA B N • im ca bn t 27 n 30 im. B?n rot giYi trong vic sBp x=p và sn dng thi gian , hiu qu$ h1c t5p và công vic c&a b?n s] cao n=u b?n ti=p tc duy trì tAt thói quen sBp x=p và sn dng thi gian, thành công chBc chBn s] njm trong tLm tay b?n. • im ca bn t 24 n 26 im. N%ng lc sBp x=p và sn dng thi gian c&a b?n là khá tAt, n=u nh' b?n dành thêm thi gian quan tâm -Lu t' vào vic sBp x=p và sn dng thi gian c&a b?n hp lý han thì hiu qu$ h1c t5p và công vic c&a b?n s] cao han. • im ca bn t 10 n 23 im. Kh$ n%ng sBp x=p và sn dng thi gian c&a b?n hai kém. Hãy phân tích tp mp các nguyên nhân - có th sBp x=p và sn dng thi gian hp lý han. 3. Hãy phân tích cách bn ;ang s ng th9i gian N=u b?n là ng'i -ang sn dng thi gian c&a mình ch'a tAt thì vic -Lu tiên mà b?n nên làm là hãy cA gBng mô t$ l?i mIt cách chi ti=t và chính xác “bmc tranh” vC cách sn dng thi gian c&a b?n. Hin t?i, b?n -ang dành bao nhiêu thi gian trong ngày cho vic h1c t5p? Nghe -in tho?i? G+p gR b?n bè? Truy c5p Internet? >i mua sBm? >1c sách, báo, t?p chí? v.v Vic phân tích cách b?n phân phAi và sn dng thi gian là gi$i pháp duy nhot giúp b?n bi=t mình -ang lãng phí thi gian vào nhZng vic gì - có th phân b( l?i mIt cách hiu qu$ han. NHvT KÝ THxI GIAN Nh5t ký thi gian là mIt công c mà b?n sn dng - ghi l?i cách b?n sn dng thi gian cho nhZng công vic c th . Nh5t ký thi gian s] giúp b?n có -'c cái nhìn t(ng quan vC hin tr?ng vic sn dng thi gian c&a b?n và thông qua -ó b?n có th hi u -'c b?n -ang sn dng thi gian nh' th= nào. MIt vài sinh viên sau khi thc hin ghi nh5t ký thi gian -ã nói:”Bây gi thì tôi có th hi u phLn nào lý do t?i sao ch'a bao gi tôi có thi gian cho nhZng công vic quan tr1ng, th5t -an gi$n vì tôi -ã phung phí thi gian quá nhiCu.” 3
7. K nng qu n lý thi gian V!y làm th nào  l!p &'c nh!t ký thi gian? B?n s] l5p nh5t ký thi gian bjng cách chia ngày h1c t5p, làm vic c&a b?n thành nhiCu phLn nhY kho$ng 30 phút. Có l] nên bBt -Lu tM thi -i m b?n bBt tay vào công vic -Lu tiên và cho -=n khi b?n k=t thúc công vic làm cuAi cùng trong ngày - nghp nghai. M{u nh5t ký thi gian d'4i -ây b?n có th tham kh$o cho lLn sn dng -Lu tiên và có th chpnh sna cho phù hp v4i lWch trình làm vic c&a b?n. Thm , ngày tháng n‡m Th9i gian KAt quQ Th9i ;i]m Hot ;nng s ng ;t ;@kc 6.00 . . 6.30 . 7.00 . 7.30 . 8.00 . 8.30 . . 11.30 . 12.00 . 13.00 . 13.30 . . 19.30 . 20.00 . 20.30 . 21.00 . 21.30 . 22.00 . B'4c quan tr1ng ti=p theo là b?n cLn ph$i ghi nh5n chính xác b?n -ã sn dng thi gian nh' th= nào, tuLn t theo thi gian tot c$ m1i ho?t -Ing trong ngày h1c t5p, làm vic c&a b?n. Không chp nhZng vic l4n, chi=m nhiCu thi gian hay -ã -'c lên lWch sBp -+t tr'4c nh' lên l4p, h1p nhóm, -i h1c thêm hay -i làm thêm mà c$ nhZng vic nhY nh'ng chng chi=m mIt khAi l'ng thi gian trong ngày làm vic c&a chúng ta nh' -i ch, nou cam, -i mua -_ cùng b?n hay ng_i tán g{u v4i b?n bè Bn c+n ph i ghi nh!t ký thi gian bao lâu? > có th phân tích vic sn dng thi gian b?n ph$i ghi nh5t ký thi gian ít nhot là 3 ngày, k=t qu$ phân tích s] tAt han n=u b?n có th ghi nh5t ký thi gian trong vòng 1 tuLn. 4
8. K nng qu n lý thi gian PHÂN TÍCH NHvT KÝ THxI GIAN Công vic phân tích thi gian bao g_m 2 b'4c: • Phân lo?i các công vic thành các nhóm công vic • Nh5n -Wnh cách phân b( thi gian Vic phân lo?i công vic thành các nhóm công vic da theo b$n chot c&a công vic. Thông th'ng b?n nên phân thành 3 nhóm công vic nh' sau: • Nhóm 1: Bao g_m nhZng công vic phc v nhu cLu cá nhân nh' v sinh cá nhân, %n uAng, gi+t quLn áo, &i -_ v.v . • Nhóm 2: Bao g_m nhZng công vic liên quan, phc v cho vic h1c t5p, công tác • Nhóm 3: Bao g_m nhZng công vic b?n dành cho xã hIi, nhZng công vic liên quan -=n gia -ình và sd thích c&a b?n. Sau khi hoàn thành vic phân lo?i công vic vào các nhóm 1 – 2 – 3, b?n s] tính t l phLn tr%m thi gian c&a mi nhóm công vic. S] là lý t'dng n=u b?n dành kho$ng 25% thi gian cho nhóm công vic sA 1, 50% cho nhóm công vic sA 2 và 25% thi gian còn l?i cho nhóm công vic sA 3. Còn b?n, sau khi phân nhóm công vic thì t l phLn tr%m thi gian c&a mi nhóm công vic c&a cá nhân b?n là bao nhiêu ? Nhóm 1 – NhZng công vic phc v nhu cLu cá nhân .% Nhóm 2 – NhZng công vic liên quan phc v cho vic h1c t5p, công tác .% Nhóm 3 – NhZng công vic xã hIi, gia -ình và sd thích c&a b?n % Hãy dành 1 phút - v] bi u -_ phân bA thi gian c&a b?n và so sánh nó v4i bi u -_ thi gian lý t'dng và ghi l?i nh5n xét c&a b?n Bi]u ;r phân b? th9i gian lý t@ˆng Bi]u ;r phân b? th9i gian c7a bn Nhóm công Nhóm công vic s 1 vic s 1 25% % Nhóm công Nhóm công vic s 3 vic s 3 25% % Nhóm công Nhóm công vic s 2 vic s 2 50% % 5
9. K nng qu n lý thi gian Vic nh5n -Wnh -'c cách b?n -ã phân b( thi gian c&a mình có th -'c thc hin thông qua vic tr$ li mIt sA câu hYi nh': • B?n -ang dành thi gian nhiCu nhot cho nhóm công vic nào? • Bao nhiêu thi gian -'c b?n dành cho vic h1c t5p? • B?n có -ang nh5n quá nhiCu công vic so v4i kh$ n%ng c&a b?n? • Bao nhiêu % thi gian c&a b?n -ã bW “-ánh cBp” vào nhZng vic không ph$i là c&a b?n ho+c không thc s cLn -=n s có m+t c&a b?n? • Vic sn dng thi gian -ã phù hp v4i mc tiêu c&a b?n trong giai -o?n hin t?i? >=n -ây thì b?n -ã có th -'a ra -'c k=t lu5n cho vic phân tích cách sn dng thi gian c&a chính mình. Hãy dành 5 phút - suy ngh và ghi l?i nhZng k=t lu5n c&a b?n. 4. Nguyên nhân dJn ;An viLc s ng th9i gian ch@a t?t là gì? Theo b?n, có nhZng nguyên nhân nào khi=n b?n -ang sn dng thi gian ch'a tAt. Hãy suy ngh và ghi l?i kho$ng 3 – 5 nguyên nhân chính. Có th có rot nhiCu nguyên nhân khi=n b?n sn dng thi gian ch'a tAt, nh'ng ch& y=u có th k -=n nhZng nguyên nhân chính nh' • Thiu các &u tiên / m1c tiêu: >ây có l] là nguyên nhân gây lãng phí thi gian quan tr1ng nhot. Nó $nh h'dng -=n tot c$ chúng ta c$ vC ph'ang din nghC nghip l{n cá nhân. NhZng ng'i hoàn thành hLu h=t nhZng công vic trong mIt ngày bi=t chính xác h1 muAn hoàn thành cái gì. Không may là quá nhiCu ng'i trong chúng ta ngh rjng mc -ích và mc tiêu là von -C c&a n%m ch) không ph$i mAi quan tâm hàng ngày. Chúng ta dành quá nhiCu thi gian cho nhZng vic nhY mà không t5p trung vào nhZng vic quan tr1ng cho công vic và cuIc sAng c&a mình. • Khách không mi: Ba tM ch=t chóc nhot có th c'4p -i thi gian c&a b?n là “Có r$nh không”. Th& ph?m d -ây là ai? b?n h1c, b?n ký túc xá, b?n ch, • i4n thoi – Internet: >ây là ph'ang tin thông tin tuyt vi nhot nh'ng chng có th là k‚ thù l4n nhot -Ai v4i s hiu qu$ n=u b?n không bi=t cách ki m soát vic sn dng nó. 6
10. K nng qu n lý thi gian • Không có kh nng nói “không”: N=u ng'i ta có th d_n công vic ho+c von -C lên vai b?n thì h1 s] làm -oy. MIt sA ng'i hay bW c%ng thƒng vì thi=u ki n%ng “nói không” do s làm ng'i khác ph5t ý. • Góc h=c t!p ba b>n: Hãy nhìn l?i bàn h1c c&a mình. N=u b?n nhìn thoy ít han 80% din tích c&a nó thì có th b?n -ang v'4ng vào mAi “c%ng thƒng bàn gioy”. Góc h1c t5p c&a nhZng sinh viên thành công luôn ng%n nBp, g1n gàng và s?ch s]. • Trì hoãn: >ây là k‚ cBp thi gian l4n nhot, không ph$i là ra quy=t -Wnh mà là tránh né ra quy=t -Wnh. B?n có th t%ng -áng k qui thi gian hiu qu$ bjng cách gi$m b4t chLn chM. • 5. QuQn lý th9i gian NhZng ng'i thành công nhot th= gi4i có -i m gì chung? H1 -Cu là nhZng chuyên gia vC qu$n lý thi gian! B?n không th thc s thành công cho -=n khi b?n bi=t cách qu$n lý thi gian thích hp. B?n hi u “Qu$n lý thi gian” ngha là gì? Hãy dành mIt vài phút - suy ngh và ghi l?i cách b?n hi u vC qu$n lý thi gian. Có nhiCu cách hi u vC khái nim “Qu$n lý thi gian” nh': • T5p trung dành nhiCu thi gian vào nhZng vic quan tr1ng • Quy=t -Wnh sn dng thi gian mIt cách tAt nhot • Làm -'c nhiCu vic han trong mIt kho$ng thi gian nhot -Wnh • Không lãng phí thi gian vào nhZng vic không liên quan • Ki m soát thi gian -'c tAt han. • Tránh -'c vic vIi vã hoàn thành công vic vào phút cuAi. Tot c$ nhZng cách hi u trên vC qu$n lý thi gian -Cu -úng và chúng ta có th -'a ra mIt cách hi u chung cho khái nim Qu$n lý thi gian nh' sau: QuQn lý th9i gian có ngh‰a ki]m soát t?t hŠn cách bn s ng th9i gian và ;@a ra nh\ng quyAt ;5nh sáng su?t vg cách bn s ng nó. 7
11. K nng qu n lý thi gian PH)N HAI XÁC UNH M'C TIÊU CWA CÔNG VIYC Mc tiêu là -ích -=n c&a mIt công vic hay mIt von -C cLn thc hin. Vic xác -Wnh mc tiêu trong công vic s] giúp chúng ta xem xét và thc hin công vic c&a mình mIt cách logic, và -?t hiu qu$ cao. Vì v5y, chúng ta s] ti=t kim thi gian trong quá trình thc hin công vic -ó. B?n không th quy=t -Wnh ph$i làm gì hôm nay n=u không bi=t mình muAn -?t -'c -iCu gì vào ngày mai. M1i k= ho?ch hoàn thin vic sn dng thi gian -Cu ph thuIc vào vic b?n hi u rõ các mc tiêu c&a chính mình.1 1. Xác ;5nh m>c tiêu Ch?y -ua v4i thi gian? Xác -Wnh mc tiêu trong công vic là vic xác -Wnh k=t qu$ cLn -?t -'c khi ti=n hành thc hin mIt công vic v4i mIt giá trW hay m)c ý ngha nào -ó. Xác -Wnh mc tiêu nhjm: T5p trung cho công vic quan tr1ng nhot, xác -Wnh -'c ph'ang h'4ng làm vic, ít tAn thi gian cho nhZng vic không quan tr1ng, h?n ch= vic lãng phí thi gian. Do v5y, b'4c -Lu tiên khi ti=n hành công vic là chúng ta cLn ph$i xác -Wnh mc tiêu c th cLn -?t -'c khi hoàn tot công vic -ó. Qua -ó s] giúp chúng ta: - T5p trung vào vic gi$i quy=t von -C chính - Xác -Wnh -'c các b'4c thc hin hay nhZng gi$i pháp c th khi ti=n hành thc thi công vic - T5p trung gi$i quy=t nhZng công vic quan tr1ng, h?n ch= bW phân tán vào nhZng công vic không quan tr1ng - T?o -Ing lc phon -ou - Ti=t kim thi gian - Gi$i quy=t -'c von -C, -?t -'c hiu qu$ cao, -?t -'c s hài lòng giZa các thành viên trong nhóm hay trong t( ch)c. Mi công vic khác nhau s] có các mc tiêu t'ang )ng khác nhau, nên giá trW mong -i -?t -'c chng s] khác nhau. Vic thc hin tMng mc tiêu c th -òi hYi cLn có kho$ng thi gian c th - -?t -'c. Vì v5y, mc tiêu có th -?t -'c trong kho$ng thi gian ngBn hay trong thi gian dài tùy thuIc vào tính chot và tLm quan tr1ng c&a công vic cLn gi$i quy=t. Và trong quá trình thc hin mIt công vic, ng'i ta th'ng chia mc tiêu thành m1c tiêu chính, m1c tiêu hB tr' (mc tiêu ph) và m1c tiêu nên có. 1 Biên dWch Lê Tuyên. Qu n lý thi gian. 2004. TP. H_ Chí Minh: NXB Tr‚ 8
12. K nng qu n lý thi gian 1.1 Mc tiêu chính Mc tiêu chính là mc tiêu có tính quy=t -Wnh -Ai v4i s thành công c&a công vic mà chúng ta thc hin. N=u mc tiêu này bW trì hoãn hay bW lch h'4ng trong quá trình thc hin thì công vic c&a b?n không th -?t -'c giá trW mong muAn ho+c không -?t -'c hiu qu$ cao nh' -ã -C ra. Nên mc tiêu chính là mc tiêu ph$i -?t -'c trong quá trình thc thi công vic c&a b?n. Ví d: - >Ai v4i sinh viên nói chung, mc tiêu chính là ph$i -?t -'c v%n bjng tAt nghip -?i h1c sau 4 n%m h1c. - >Ai v4i các doanh nghip nói chung, mc tiêu chính là tAi -a hóa li nhu5n - Mc tiêu chính c&a các Giám -Ac là hoàn thành k= ho?ch v4i k=t qu$ cao nhot. - 1.2 Mc tiêu h tr Mc tiêu h tr là các mc tiêu góp phLn h tr vic thc hin m tiêu chính. NhZng mc tiêu này chng quan tr1ng nh'ng th'ng -'c thc hin trong dài h?n. Các mc tiêu h tr là cLu nAi - -?t -'c mc tiêu chính. Ví d: - >Ai v4i sinh viên nói chung, mc tiêu chính là ph$i -?t -'c v%n bjng tAt nghip -?i h1c sau 4 n%m h1c. Các mc tiêu ph là ph$i hoàn thành tAt các k\ thi h1c k\, n( lc han nZa trong h1c t5p, - >Ai v4i các doanh nghip nói chung, mc tiêu chính là tAi -a hóa li nhu5n, các mc tiêu ph có th là n( lc ti=t kim chi phí, n( lc các h1at -Ing xúc ti=n bán hàng, - Mc tiêu chính c&a các Giám -Ac là hoàn thành k= ho?ch v4i k=t qu$ cao nhot, mc tiêu h tr có th là vic tuy n -'c các Tr'dng phòng giYi, huon luyn nghip v cho các nhân viên - góp phLn -?t -'c mc tiêu chính. - 1.3 Mc tiêu nên có M1c tiêu nên có là mc tiêu nhjm h tr cho vin thc hin mc tiêu chính tAt han. Do v5y, n=u có các m1c tiêu nên có thì nó s] h tr tAt han cho các mc tiêu chính m+c dù s] phát sinh thêm thêm chi phí. Tuy nhiên, n=u không có nhZng mc tiêu này thì chúng ta v{n thc hin -'c mc tiêu chính. Ví d: - Trong các doanh nghip thì m1c tiêu nên có th'ng là các trang thi=t bW hay v%n phòng làm vic, vì n=u có -Ly -& các trang thi=t bW làm vic hin -?i s] giúp cho các nhân viên làm vic v4i hiu suot cao han, và n=u v%n phòng làm vic thông thoáng và tho$i mái s] t?o bLu không khí tAt cho nhân viên làm vic - M1c tiêu nên có -Ai v4i sinh viên có th là h thAng th' vin -Ly -& các lo?i sách và sA l'ng nhiCu, sinh viên có -iCu kin ti=p c5n thc ti‰n và )ng dng lý thuy=t vào thc ti‰n th'ng xuyên han - 9
13. K nng qu n lý thi gian 2. Nh\ng ;$c ;i]m c7a m>c tiêu Thông th'ng mc tiêu có nhZng -+c -i m sau -ây: 2.1. Rõ ràng N=u mc tiêu không rõ ràng s] làm b?n mot nhiCu thi gian. Vì v5y mc tiêu rõ ràng s] giúp b?n thc hin tAt công vic -'c giao. >+c bit, khi b?n muAn ng'i khác giúp mình thc hin mIt công vic nào -ó, b?n ph$i cho h1 bi=t rõ mc tiêu chng nh' thi gian - hoàn thành công vic -ó. 2.2. Phân chia thi gian thc hin c th Khi nào s] hoàn thành -'c mc tiêu này? Vic xác -Wnh -'c thi gian thc hin mIt công vic s] giúp b?n tránh -'c vic mot thi gian -Lu t' cho công vic khác nh'ng không góp phLn hoàn thành mc tiêu c&a mình. 2.3. Phù hp kh$ n%ng c&a ng'i t( ch)c ho+c cá nhân -'c giao thc hin mc tiêu >iCu này s] khuy=n khích b?n n( lc thc hin mc tiêu hay nhim v -'c giao. N=u mc tiêu v't ngoài kh$ n%ng c&a b?n s] khi=n cho b?n n$n chí trong vic thc hin mc tiêu -ã giao, t?o tâm lý không tAt trong khi thc hin công vic và gây nên s)c \. 2.4. Quan tr1ng Vic xác -Wnh mc tiêu -?t -'c cLn ph$i gBn liCn v4i mIt m)c ý ngha hay tLm quan tr1ng nào -ó. >iCu này s] giúp b?n thoy hãnh din han khi hoàn thành mc tiêu này và nó s] t?o -Ing lc, kích thích b?n n( lc làm vic tAt han trong thi gian t4i. Ng'c l?i, n=u mc tiêu b?n nêu ra không có ý ngha hay tLm quan tr1ng gì s] làm cho b?n chán n$n khi thc hin và th'ng s] xuot hin câu hYi: “Thc hin vic này - làm gì?” hay “T?i sao ph$i thc hin vic này, trong khi vic làm này không có ý ngha gì c$?”, nh' v5y k=t qu$ -?t -'c s] không cao ho+c b?n s] không bao gi -?t -'c mc tiêu -ã -C ra. 2.5. Phù hp v4i -i m chung c&a t5p th Trong cuIc sAng b?n không th tách khYi cIng -_ng, t5p th hay mIt nhóm -ang sAng xung quanh b?n. Do v5y mc tiêu mà b?n xác -Wnh hay -C ra ph$i phù hp v4i nhZng -+c -i m chung c&a t5p th - có s &ng hI c( vh c&a t5p th , t?o -Ing lc cho b?n hoàn thành mc tiêu mIt cách tAt nhot. N=u mc tiêu c&a b?n tách ri ho+c -i ng'c l?i v4i li ích c&a t5p th thì b?n s] bW cô l5p ho+c b?n s] -Ai m+t v4i làn sóng ph$n -Ai b?n mIt cách m?nh m] nên b?n khó có th -?t -'c mc tiêu -ã -C ra. 2.6. Ph$i có thách th)c nh'ng ph$i kh$ thi Khi b?n -+t ra mc tiêu nào -ó thì nó luôn -òi hYi b?n ph$i n( lc nhiCu han - -?t -'c mc tiêu -ã -C ra. Tuy nhiên, nó ph$i phù hp thc ti‰n và kh$ n%ng c&a b?n (b?n có th thc hin -'c). N=u mc tiêu quá xa ri thc ti‰n, v't quá kh$ n%ng c&a b?n thì cho dù b?n có n( lc -=n -âu chng không th -?t -'c mc tiêu -ó. Nh' v5y, v4i nhZng -+c -i m trên s] giúp b?n -+t mc tiêu phù hp v4i b$n thân và có tính thách th)c, t?o -Ing lc - b?n phon -ou vut qua khó kh%n - -=n -ích cuAi cùng. 10
14. K nng qu n lý thi gian 3. Phân loi m>c tiêu Khi b?n cLn -?t -'c mIt -iCu mong muAn trong t'ang lai, b?n ph$i -+t cho mình nhZng mc tiêu nhot -Wnh, xác -Wnh -âu là m1c tiêu chính, m1c tiêu hB tr' và m1c tiêu nên có. Sau khi xác -Wnh -'c các mc tiêu, b?n cLn '4c l'ng thi gian thc hin c&a tMng mc tiêu c th - xác -Wnh -'c thi gian hoàn thành tMng mc tiêu -ó. Bên c?nh -ó, b?n cLn xem xét l?i nhZng ho?t -Ing trong nhZng ngày tr'4c -ây - xác -Wnh -'c Phân lo?i mc tiêu ra sao? nhZng y=u tA nào chi phAi thi gian c&a b?n nhiCu nhot, tM -ó b?n s] có s -iCu chpnh phù hp - t5p trung gi$i quy=t nhZng von -C chính, quan tr1ng góp phLn hoàn thành mc tiêu. Ví d 1: XÁC UNH M‹C U TIÊN CHO CÔNG VIYC CWA B N2 M>c tiêu Mmc @u tiên Din giQi >?t -'c 500,000USD 'u tiên tài Chính CLn thi=t - md rIng sang -Wa -i m th) tr bên ngoài cho nhZng kho$n mc hai. Cna hàng không th phát tri n mà có th chop nh5n -'c không có -?i lý th) hai Doanh thu hàng n%m tM các ca sd Chính Trong bAn n%m ho?t -Ing là 6 triu USD và li nhu5n sau thu= là 700,000USD >ào t?o David - anh ta có th -$m H tr Trong n%m t4i. Tôi không th md cna trách các ho?t -Ing d cna hàng th) hàng th) hai cho -=n khi David sŠn nhot sàng -$m trách vic qu$n lý cna hàng th) nhot Phát tri n dây chuyCn cung )ng có H tr Có kh$ n%ng cBt gi$m chi phí hàng hóa chi phí thop và -úng hgn và chi phí hàng t_n 600,000USD hàng n%m C$i thin ch'ang trình li ích s)c Nên có NhZng li ích cho s)c khYe c&a chúng khYe mà không thêm nhiCu chi phí ta còn ít c?nh tranh so v4i nhZng nhà bán l‚ khu vc khác Nâng cop h thAng k= toán Nên có MIt h thAng tAt han s] ti=t kim thi gian và cho nhiCu thông tin kWp thi - ra quy=t -Wnh và ki m soát Phát tri n website th'ang m?i -in H tr Ph'ang án tAt nhot - t%ng doanh thu tn mà không cLn ph$i thêm din tích sàn 2 Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý thi gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng Hp 11
15. K nng qu n lý thi gian Ví d 2: XÁC UNH M‹C U TIÊN CHO CÔNG VIYC CWA B N: “Ph$i -?t -'c lo?i khá trong h1c k\ này” M>c tiêu Mmc @u tiên Din giQi Xác -Wnh ph'ang pháp h1c t5p Chính Nh4 lâu, có ki=n th)c chuyên môn sâu -úng -Bn (tham gia h1c nhóm, (có nhZng bài t5p hay tình huAng khó, th'ng xuyên -+t câu hYi -Ai v4i tôi cLn có s giúp -R ho+c trao -(i v4i thLy cô và b?n bè n=u tôi ch'a hi u b?n bè - hi u von -C rõ han, không t?o rõ von -C, ) các l h(ng tri th)c, ) CLn cù, siêng n%ng Chính Dành nhiCu thi gian - h1c t5p, nghiên c)u chuyên môn và các lnh vc khác Có trang thi=t bW, ph'ang tin phc H tr Nâng cao tri th)c, ti=p c5n thc ti‰n và v vic h1c t5p (th' vin, dng c thu th5p -'c nhiCu dZ liu ho+c s thí nghim, sách, báo, internet, TV, ki=n - d{n ch)ng, ch)ng minh cho máy tính, nhZng phát bi u ho+c bài vi=t c&a tôi Tham gia các ho?t -Ing th thao Nên có Mi ngày dành 60 phút vào bu(i chiCu, tM 16h30 -=n 17h30 ho+c 17h00 -=n 18h00 Tham gia các hình th)c gi$i trí khác Nên có Thpnh tho$ng tham gia các ho?t -Ing ngoài tri: picnic, dã ngo?i, hay xem bi u di‰n v%n ngh, Qua -ó cho thoy, vic phân lo?i -úng các lo?i mc tiêu s] giúp b?n -?t -'c -iCu mong muAn v4i k=t qu$ tAt và ti=t kim -'c thi gian. Tuy nhiên, mc tiêu th'ng là nhZng công vic hay von -C mà b?n s] -?t -'c trong t'ang lai (ngBn h?n ho+c dài h?n), và trong t'ang lai có th s] có nhZng thay -(i nhot -Wnh d chính b$n thân b?n ho+c nhZng thay -(i do các y=u tA bên ngoài gây ra. Nên b?n cLn ph$i th'ng xuyên xem xét (c5p nh5t) l?i các mc tiêu c&a mình sao cho phù hp v4i xu th= phát tri n c&a thi -?i chng nh' phù hp v4i b$n thân b?n trong tMng thi k\ nhot -Wnh. 5nh kŒ xem xét các m>c tiêu c7a bn bng cách ;$t câu hi:3 Các mc tiêu này có còn thc t= không? Các mc tiêu này có còn phù hp không? Các mc tiêu này có còn liên quan không? N=u bY mc tiêu này thì có $nh h'dng -=n ng'i khác không (tr'ng hp trong t5p th )? 3 Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý thi gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng Hp 12
16. K nng qu n lý thi gian Thay -(i - thích )ng v4i nhZng bi=n -(i c&a môi tr'ng là rot quan tr1ng, nh'ng không vì th= mà b?n th'ng xuyên thay -(i mc tiêu c&a mình chp vì nhZng khó kh%n nhot thi. Khi thay -(i mc tiêu, b?n ph$i chú ý -=n nhZng -i m sau: NhZng thay -(i -ó s]: • Không nên $nh h'dng l4n -=n t5p th hay thi u sA nào -ó có liên quan -=n mc tiêu c&a b?n tM tr'4c -ó • Không nên lch h'4ng so v4i mc tiêu ban -Lu • Không nên chuy n b?n sang mIt mc tiêu m4i hoàn toàn • Không trái v4i -?o -)c, truyCn thAng v%n hóa xã hIi -'c sA -ông công chúng chop nh5n 4. S` ;?i ngh5ch gi\a tính cap bách và tbm quan trdng c7a công viLc (van ;g) Trong cuIc sAng hàng ngày b?n dành nhiCu thi gian - gi$i quy=t nhiCu công vic hay von -C khác nhau, trong -ó có mIt von -C mà các b?n th'ng hay -Ai m+t, -ó là tính cop bách c&a công vic. Công vic cop bách là công vic -òi hYi cLn -'c gi$i quy=t ngay. Tuy nhiên, m1i công vic cop bách ch'a hƒn phc v hay h tr cho vic thc hin mc tiêu hay s thành công c&a b?n trong t'ang lai. Thông th'ng mc tiêu chính -'c hoàn thành trong t'ang lai, vì v5y tính cop thi=t c&a các mc tiêu chính không mang tính t)c thi. Ví d: Mc tiêu chính c&a b?n là -?t -'c tom bjng tAt nghip -?i h1c lo?i giYi sau khi tAt nghip. Mc tiêu chính c&a b?n là h1c k\ này ph$i thi qua h=t các môn (không thi l?i môn nào) Mc tiêu chính c&a b?n là s] làm vic cho công ty liên doanh sau khi tAt nghip Mc tiêu chính c&a b?n là sau 03 n%m công tác, b?n s] làm Tr'dng phòng nhân s c&a mIt công ty, 02 n%m ti=p theo s] là Phó Giám -Ac, Mc tiêu chính c&a b?n là trd thành gi$ng viên sau khi tAt nghip, sau 02 n%m h1c xong Master và trd thành gi$ng viên giYi, 03 n%m ti=p theo -i h1c nghiên c)u sinh ti=n si, Tot c$ mc tiêu trên ph$i -'c thc hin trong t'ang lai, không ph$i thc hin ngay l5p t)c. Tuy nhiên, trong thc t= b?n l?i luôn bW mot thi gian và công s)c cho nhZng công vic cop bách nh'ng không ph$i là các mc tiêu chính c&a b?n. Th'ng các mc tiêu dài h?n hay g+p ph$i von -C này, vì b?n ngh rjng còn nhiCu thi gian - thc hin mc tiêu c&a mình nên không cLn ti=n hành thc hin mc tiêu ngay l5p t)c. Ví d: Hàng tháng b?n -'c gia -ình cho b?n 400.000-_ng, b?n d ki=n s] ti=t kim - dành 100.000-_ng/tháng, qua h1c k\ này b?n s] mua 2 bI quLn áo tM sA tiCn tích lhy -ó. Tuy nhiên, sau 3 tháng xe -?p c&a b?n bW h' hYng n+ng và ph$i thay th= s'n xe m4i và mIt sA bI ph5n khác, -iCu này làm b?n mot 250.000-_ng. Và b?n s] cA gBng ti=p tc - dành trong thi gian t4i - mua quLn áo. B?n vMa nh5n -'c h1c b(ng trW giá 5 triu -_ng, b?n d ki=n tuLn t4i s] mua mIt máy vi tính giá kho$ng 4,5 triu -_ng và 0,5 triu còn l?i s] chi tiêu vào vic khác. Tuy nhiên, 4 ngày sau khi b?n nh5n -'c h1c b(ng, b?n bW mot -in tho?i di -Ing, vì v5y b?n -ã l5p t)c chi 2 triu - mua 13
17. K nng qu n lý thi gian -in tho?i m4i. B?n ngh rjng, b?n s] n( lc h1c t5p - có ca hIi nh5n -'c mIt lo?i h1c b(ng t'ang t - r_i sau -ó s] mua ngay máy vi tính. Lúc 9h00 b?n -ang làm bài t5p - -Lu gi chiCu nIp bài cho thLy d?y môn toán, kho$ng 9h15 b?n c&a b?n -=n mi b?n -i uAng café - trao -(i mIt sA von -C. B?n ngh: b?n muAn bi=t von -C -ó là gì nên b?n -ã t?m ng'ng làm bài t5p và -i uAng café. B?n -ang làm bài t5p trên máy vi tính (d tLng trt) -'c kho$ng 20 phút, mIt ng'i b?n khác -=n nh b?n lên tLng 1 (phòng -1c sách c&a th' vin) - gi$i thích cho b?n oy mIt von -C mà b?n oy không hi u khi -ang -1c sách. B?n t?m dMng làm bài t5p c&a mình và lên tLng 1 giúp b?n mình. Qua các ví d trên cho thoy, m1i von -C mà b?n gi$i quy=t -Cu không liên quan gì -=n mc tiêu chính c&a b?n, m+c dù b?n c$m thoy rjng nhZng vic này -'ang nhiên ph$i làm, nh'ng nó l?i lãng phí thi gian c&a b?n. Chƒng nhZng th=, mà nó còn h'4ng b?n ngày càng xa ri mc tiêu c&a mình, nh'ng th5t s b?n chƒng có la ch1n khác; -iCu này chng -úng vì b?n giúp b?n bè hay ng'i khác là l] -'ang nhiên vì -ó là tinh thLn t'ang tr l{n nhau trong cuIc sAng, là truyCn thAng ?o -)c xã hIi. > gi$i quy=t nhZng von -C này, b?n cLn l5p k= ho?ch làm vic c th , vi=t lWch làm vic rõ ràng. Hàng tuLn, b?n s] xem xét l?i nhZng công vic mà b?n -ang -Ai m+t hàng ngày. Qua -ó, b?n s] thoy -'c nhZng công vic nào liên quan -=n các mc tiêu chính và mc tiêu h tr c&a b?n, công vic nào mang tính cop bách nh'ng l?i không liên quan -=n các mc tiêu c&a b?n. Vì v5y n=u trong cuIc sAng, b?n không có nhZng nguyên tBc nhot -Wnh -Ai v4i b$n thân thì rot khó qu$n lý -'c thi gian c&a b?n và b?n s] luôn c$m thoy công vic (không quan tr1ng) c&a b?n ngày càng nhiCu, không th gi$i quy=t kWp thi m+c dù b?n -ã n( lc h=t kh$ n%ng và t5p trung công s)c - gi$i quy=t chúng. >iCu quan tr1ng là b?n ph$i phân bit -'c -âu là công vic cop bách và quan tr1ng (?), -âu là công vic chp -an thuLn là cop bách (?). > làm -'c -iCu này, b?n ph$i th'ng xuyên luyn t5p và thc hin công vic theo mIt k= ho?ch và lWch trình c th . MIt khi b?n phân bit -'c hai lo?i công vic trên, b?n s] có cách bA trí thi gian mIt cách hp lý nhot chng nh' khi nào nên tM chAi nhZng công vic cop bách nh'ng không quan tr1ng. Và nh' v5y b?n -ã gi$i quy=t -'c von -C -Ai nghWch giZa tính cop bách và tLm quan tr1ng c&a công vic. 5. Phân chia m>c tiêu thành nhigu công viLc c> th], có th] th`c hiLn ;@kc và xác ;5nh mmc ;n @u tiên Nh5n bi=t và x=p lo?i mc tiêu là -iCu cLn thi=t n=u b?n có ý -Wnh nghiêm túc vC vic t5n dng hLu h=t thi gian c&a b?n4. Tuy v5y, có mIt sA mc tiêu chính quá l4n và -òi hYi thi gian dài - hoàn thành chúng nên b?n không th trc ti=p gi$i quy=t -'c chúng ngay, mà b?n cLn ph$i chia chúng thành nhZng công vic c th - thu5n tin trong qu$n lý và thc hin tMng vic mIt theo trình t logic. L4n-nhY hay quan tr1ng-khŒn cop? 4 Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c, Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý thi gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng Hp 14
18. K nng qu n lý thi gian Ví d: Mc tiêu chính c&a b?n Thành là b?n muAn có -'c tom bjng tAt nghip -?i h1c lo?i giYi. Mc tiêu chính c&a chW Tuy=t là b?n sau 10 n%m làm vic, chW s] xây -'c c%n nhà khang trang trong nIi ô TP. Long Xuyên. Mc tiêu chính c&a b?n Nguyên là sau 2 n%m d?y h1c s] trd thành giáo viên giYi. Mc tiêu chính c&a b?n C'ng là sau 3 n%m làm vic s] trd thành ki s' giYi. Các mc tiêu trên không th thc hin -'c ngay mà cLn ph$i -'c chia ra thành nhZng nhim v c th ph$i -?t -'c hàng tuLn, hàng tháng, hàng quý, hàng n%m, Nhìn chung, vic dùng mc tiêu - qu$n lý thi gian c&a b?n s] vô cùng quan tr1ng, vì v5y b?n có th v5n dng các b'4c sau -ây - qu$n lý thi gian hiu qu$ han: • Chia nhY mc tiêu thành nhiCu công vic (nhim v) c th và kh$ thi • Xác -Wnh m)c -I 'u tiên: sau khi chia mc tiêu thành nhiCu công vic c th b?n hãy ti=n hành phân lo?i nhZng công vic -ó theo m)c -I 'u tiên theo th) t I, II và III. M)c 'u tiên I: nhZng công vic dành cho mc tiêu chính c&a b?n, -ó là nhZng công vic mang tính cop bách và quan tr1ng M)c 'u tiên II: nhZng công vic dành cho mc tiêu h tr, -ó là nhZng công vic mang tính cop bách và tLm quan tr1ng chp d m)c trung bình ho+c chp là cop bách ho+c tLm quan tr1ng cao (chp mIt y=u tA duy nhot) và ng'c l?i, M)c 'u tiên III: nhZng công vic cop bách ho+c không cop bách nh'ng không quan tr1ng lBm. • SBp x=p vic thc hin công vic th5t logic, phù hp: Vic thc hin các công vic theo mIt th) t tr'4c sau s] giúp b?n hoàn thành các công vic mIt cách nhWp nhàng, công vic -'c hoàn thành tr'4c h tr công vic sau. Ví d: Nhóm c&a b?n (03 b?n) chuŒn bW báo cáo vC mIt ch& -C c&a mIt môn h1c, quy trình thc hin có th nh' sau: Thu th5p dZ liu  L5p dàn ý (outline)  La ch1n các ý chính  SBp x=p các ý cho m?ch l?c  Báo cáo thn (di‰n t5p)  Hiu chpnh  Báo cáo chính th)c Nh' v5y mAi quan h giZa các công vic là ph thuIc l{n nhau, công vic sau ph$i ch s khdi -Lu và k=t thúc c&a công vic tr'4c -ó (nh' ví d trên). Tuy nhiên, không ph$i tot c$ các công vic -Cu theo tuân th& quy lu5t nh' th=, công vic sau s] -'c ti=n hành sau công vic tr'4c -ó mIt kho$ng thi gian nhot -Wnh ch) không nhot thi=t ph$i ch công vic tr'4c -ó k=t thúc m4i bBt -Lu ho+c có th thc hin các công vic song song v4i nhau. Ví d: Vic các b?n thc hin v sinh làm -gp toàn bI khuôn viên tr'ng, do toàn bI khuôn viên tr'ng quá l4n nên ph$i -'c chia thành nhiCu khu vc khác nhau, mi l4p hay mi khoa s] thc hin mIt khu vc nhot -Wnh. Nh' v5y, các l4p hay khoa có th thc hin phLn vic c&a mình song song v4i nhau hay chp tr'4c sau mIt kho$ng thi gian ngBn. Không nhot thi=t ph$i ch mIt l4p hay khoa nào -ó khdi -Lu và k=t thúc thì l4p hay khoa khác m4i ti=p tc phLn vic c&a mình. 15
19. K nng qu n lý thi gian Vì v5y, khi ti=n hành phân chia mc tiêu thành nhiCu công vic khác nhau, b?n cLn l'u ý -=n mAi quan h giZa các công vic - xác -Wnh thi -i m bBt -Lu c&a mi công vic cho phù hp nhjm ti=t kim thi gian. • b4c l'ng thi gian hoàn thành mi nhim v: >ây không ph$i là mIt công vic d‰ dàng cho các b?n, có nhZng công l+p -i l+p d m)c -I th'ng xuyên thì b?n d‰ dàng '4c l'ng thi gian - thc hin chúng. Ví d: B?n s] rot d‰ dàng '4c l'ng kho$ng thi gian cLn có - -i tM nai b?n d -=n tr'ng h1c, vì nó di‰n ra hàng ngày, th5m chí nhiCu lLn trong mIt ngày. 16
20. K nng qu n lý thi gian NHIYM V' VÀ THI GIAN5 M>c tiêu: Gi4i thiu mIt lo?t các chuyên -C -ào t?o nIi bI-ban -Lu là hai lLn mIt tháng trong thi gian ba tháng (t(ng cIng sáu lLn). N=u -'c quan tâm nhiCu và có hiu qu$, nhZng lo?t chuyên -C này s] -'c ti=p tc |c l@kng th9i gian NhiLm v> Hot ;nng (phút) Ghi chú 1 H1p lLn -Lu tiên - phân 60 G_m Ramon, Harriet, tích chi=n l'c Julie, và Peter 2 H1p lLn hai: Xác -Wnh -C tài 75 G_m tot c$ nhZng ng'i và ng'i thuy=t trình trên cIng thêm Fred 3 Suy tính -Wa -i m t( ch)c 120 chuyên -C, vic giao ti=p và thúc -Œy nIi bI 4 H1p riêng tMng ng'i thuy=t 240 trình 5 Tri n khai chuyên -C giao 180 Liên quan -=n ti=p thW ti=p 6 Giám sát thc hin 180 7 >ánh giá h5u chuyên -C 60 NhZng gì -4 làm -'c và ch'a làm -'c 8 Gdi th' c$m an và món quà 60 nhY cho tMng ng'i thuy=t trình Tyng th9i gian 975 S? gi9: 16,25 Tuy nhiên, trong cuIc sAng nhZng von -C m4i luôn phát sinh và rot khó - b?n '4c l'ng -'c thi gian cLn thi=t - hoàn thành chúng. Trong tr'ng hp này, b?n cLn thi=t tham kh$o ý ki=n c&a b?n bè, thLy cô hay ng'i thân c&a mình, - '4c l'ng kho$ng thi gian t'ang -Ai hp lý cho công vic -ó. Và b?n cLn xác -Wnh thêm kho$ng chênh lch tM ±10% -=n ±20% - d trù nhZng phát sinh không trông -i có th x$y ra. 5 Biên dWch: Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu. CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý thi gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng Hp 17
21. K nng qu n lý thi gian Sau khi b?n chia mc tiêu thành nhiCu công vic và '4c l'ng thi gian hoàn thành chúng, b?n cLn ph$i xem xét l?i lLn nZa, -iCu chpnh kWp thi th) t 'u tiên c&a tMng công vic cho phù hp v4i nhZng thay -(i c&a xã hIi. Và n=u có th , hãy -+t niCm tin và giao vic cho ng'i khác - b?n có nhiCu thi gian gi$i quy=t nhZng công vic chính và quan tr1ng. Bên c?nh -ó, mIt trong nhZng von -C không kém phLn quan tr1ng - -?t -'c mc tiêu, -ó là b?n cLn ph$i sBp x=p các công vic trong s( nh5t ký c&a b?n theo m)c -I quan tr1ng ho+c theo th) t 'u tiên - thu5n tin cho b?n trong quá trình thc hin các công vic (có th -iCu phAi v4i các b?n khác hay -_ng nghip). Ví d: Trd l?i v4i ví d vC nhóm b?n báo cáo chuyên -C môn h1c, b?n có th phân công b?n A giYi vC sn dng máy tính tìm ki=m dZ liu trên m?ng, b?n B thích -1c sách s] tìm dZ liu trong sách, báo, và b?n giYi vC vic lnh vc vi=t thì b?n s] vi=t dàn ý (outline), 6. TiAn hành công viLc ;] ;t ;@kc m>c tiêu Tr'4c khi ti=n hành công vic, b?n hãy xác -Wnh von -C sau theo nguyên tBc 5W-2H nh' sau: T?i sao ph$i thc hin công vic này (Why)? NIi dung là gì (What)? Khi nào s] thc hin (When)? Thc hin nh' th= nào (How)? Thc hin trong bao lâu (How long)? V4i ai (Who)? • -âu (Where)? Tr$ li cho các câu hYi trên s] giúp b?n hoàn thành công vic c&a mình mIt cách tAt nhot, bdi vì -ó là nhZng -Wnh h'4ng chung cho b?n trong vic thc thi hay gi$i quy=t mIt von -C. 18
22. K nng qu n lý thi gian TÓM TpT - Xác -Wnh mc tiêu trong công vic là mIt trong nhZng y=u tA qu$n lý thi gian hiu qu$. N=u b?n ch'a xác -Wnh -'c mc tiêu trong công vic thì khó có th qu$n lý tAt thi gian c&a b?n. - Thông th'ng, mc tiêu -'c chia làm ba lo?i: Mc tiêu chính, mc tiêu h tr và mc tiên nên có. - NhZng -+c -i m c&a mc tiêu là ph$i rõ ràng, phân b( -'c thi gian, phù hp kh$ n%ng c&a b?n, quan tr1ng, phù hp mc tiêu chung c&a t5p th và có tính thn thách nh'ng khà thi. - Có th b?n s] mot nhiCu thi gian và công s)c cho nhZng vic cop bách nh'ng không quan tr1ng. Hãy cA gBng ki m soát von -C này. - Các mc tiêu th'ng -?t -'c trong t'ang lai và t'ang -Ai l4n, vì v5y b?n cLn chia mc tiêu thành nhiCu công vic c th , kh$ thi và xác -Wnh m)c 'u tiên thc hin các công vic -ó. PhAi hp thc hin công vic cùng v4i các cá nhân ho+c t( ch)c. - Tr'4c khi ti=n hành thc hin công vic b?n nên áp dng nguyên tBc “5W-2H” - thc hin công vic -?t -'c hiu qu$ cao. 19
23. K nng qu n lý thi gian PH)N BA CÔNG C' QU.N LÝ THI GIAN 1. r th5 quQn lý th9i gian >_ thW qu$n lý thi gian là mIt công c thông minh giúp b?n quy=t -Wnh tính khŒn cop và tLm quan tr1ng c&a mIt công vic c th nào -ó. TÍNH KHJN CLP MIt vic -'c coi là khŒn cop khi nó -òi hYi s chú ý ngay l5p t)c. Khi mIt vic ph$i hoàn thành vào mIt thi -i m nhot -Wnh, khi thi h?n cuAi cùng -=n gLn nó s] trd nên khŒn cop han. Gi$ sn b?n có ba công vic sau: 1. Lên k= ho?ch dã ngo?i cho l4p sau khi tAt nghip. 2. Tìm ý t'dng cho -C tài thc t5p tAt nghip 3. Hoàn thành bài t5p cá nhân - nIp cho gi$ng viên vào sáng th) hai tuLn t4i Xét theo tính khŒn cop thì vic hoàn thành bài t5p khŒn cop han vì thi h?n cuAi cùng gLn kC han. Chuy=n dã ngo?i s] -'c t( ch)c sau khi các thành viên trong l4p -ã hòan thành -C tài tAt nghip nên vic tìm ý t'dng cho -C tài thc t5p thì khŒn cop han. B?n có th bi u di‰n 2 công vic này trên mIt trc thƒng -)ng nh' sau: + KhŒn cop
    
    
    - Bài t5p cá nhân  - Ý t'dng cho -C tài thc t5p tAt nghip  - K= ho?ch dã ngo?i cho l4p tháng t4i — KhŒn cop Khi thi gian trôi -i, c$ ba công vic s] có xu h'4ng chuy n dLn lên phía trên c&a trc thƒng -)ng, công vic ngày càng khŒn cop han. TNM QUAN TRRNG MIt vic -'c coi là quan tr1ng khi nó có mIt ý ngha l4n ho+c s] gây ra mIt k=t qu$/h5u qu$ -áng k . M)c -I quan tr1ng c&a công vic không bW $nh h'dng bdi thi gian trôi -i. Trd l?i ví d nêu trên, xét vC tLm quan tr1ng c&a công vic thì vic hoàn thành bài t5p cá nhân t'ang -Ai không quan tr1ng dù khŒn cop han, vic tìm ý t'dng cho -C tài thc t5p tAt 20
24. K nng qu n lý thi gian nghip là rot quan tr1ng m+c dù ch'a khŒn cop, vic lên k= ho?ch cho chuy=n dã ngo?i là ít quan tr1ng nhot so v4i hai vic còn l?i vào thi -i m hin t?i. Chúng ta có th sn dng mIt trc ngang - th hin hai -iCu này nh' sau: 
    
    
     − Quan trdng + Quan trdng B?n có nh5n xét gì vC th) t 3 công vic trong ví d trên theo m)c -I khŒn cop và quan tr1ng? >an gi$n là th) t các công vic theo m)c -I quan tr1ng -ã thay -(i so v4i th) t theo tính khŒn cop. Thông th'ng, th) t s] khác nhau khi sBp x=p theo m)c -I quan tr1ng và khŒn cop. S THT QUUN LÝ THXI GIAN K=t hp hai trc quan tr1ng và khŒn cop, chúng ta s] có -_ thW qu$n lý thi gian nh' sau: + KhŒn cop
    
    
    - Quan tr1ng + Quan tr1ng   - KhŒn cop Khi k=t hp m)c -I quan tr1ng và khŒn cop c&a ba công vic trên -_ thW qu$n lý thi gian ta có th bi=t -'c rjng: • Vic hoàn thành bài t5p cá nhân thì khŒn cop han là vic tìm ý t'dng cho -C tài thc t5p tAt nghip, vì th= nó cLn -'c hoàn tot s4m han. • Vic tìm ý t'dng cho -C tài thc t5p tAt nghip quan tr1ng han vic lên k= ho?ch dã ngo?i cho l4p, vì v5y công vic này cLn -'c dành s quan tâm suy ngh, -Lu t' thi gian nhiCu han. • Vic lên k= ho?ch dã ngo?i cho l4p vào tháng t4i xét vC m)c -I quan tr1ng và khŒn cop so v4i 2 vic tr'4c -Cu thop han nên có th gi$i quy=t sau cùng. S( d*ng +, th- qu0n lý th3i gian là m6t cách h8u ích +: xem xét nh8ng +òi h?i +@Ac +Bt ra cho th3i gian cEa bGn, nó giúp b?n -'a ra quy=t -Wnh vC trình t gi$i quy=t các công vic mIt cách nhanh chóng và -$m b$o -?t -'c nhZng mc tiêu -ã -C ra. Nhìn l?i công vic ý t'dng cho -C tài thc t5p tAt nghip, b?n -ã l'ng tr'4c -'c m)c -I quan tr1ng nh'ng do có quá nhiCu vic cLn ph$i gi$i quy=t gop nên công vic -ó v{n ch'a thc hin -'c. >=n giZa tuLn v%n phòng Khoa có thông báo danh sách các sinh viên -& tiêu 21
25. K nng qu n lý thi gian chuŒn làm lu5n v%n tAt nghip trong -ó có b?n -_ng thi chng có thông báo vC vic các gi$ng viên trong khoa s] t' von cho sinh viên vC vic ch1n -C tài tAt nghip vào ngày th) ba tuLn t4i, - tham gia bu(i t' von này sinh viên cLn ph$i chuŒn bW sa bI mIt sA thông tin liên quan -=n -C tài -Wnh ch1n. >=n -ây thì công vic này có s di chuy n trên -_ thW thi gian. + KhŒn cop   - Quan tr1ng + Quan tr1ng 
    
    
    - KhŒn cop Khi th3i gian trôi +i thì m6t công viKc khMn cNp sQ trR nên khMn cNp hTn. M6t công viKc sQ thay +Wi mXc +6 quan trYng nZu nh@ các 0nh h@Rng hoBc kZt qu0 cEa nó thay +Wi. BYN Ô PHNN T[ C\A S THT QUUN LÝ THXI GIAN >_ thW qu$n lý thi gian -'c t?o nên bdi 4 ô vuông hay g1i là các ô phLn t'. Bjng vic th hin các công vic vào các ô phLn t' t'ang )ng, chúng ta s] phân lo?i công vic. Vic này s] giúp chúng ta làm rõ nhZng mAi nguy hi m hay r&i ro nhot -Wnh n=u mIt công vic nào -ó không -'c thc hin B?n hãy liên t'dng -_ thW trên m+t phƒng c&a -_ng h_, bAn ô phLn t' lúc này có th -'c g1i tên thành: Ô 0 – 3 gi, Ô 3 – 6 gi, Ô 6 – 9 gi, Ô 9 – 12 gi. + KhŒn cop Ô 9 -12 gi9 Ô 0 – 3 gi9 Ô nhanh và ;Šn giQn Ô @u tiên hàng ;bu - Quan tr1ng + Quan tr1ng Ô 6 -9 gi9 Ô 3 – 6 gi9 Ô lãng phí Ô lzp kA hoch - KhŒn cop Vic phân lo?i các công vic vào các ô t'ang )ng và hi m h1a có th x$y ra -'c tóm tBt trong b$ng d'4i -ây. 22
26. K nng qu n lý thi gian Ô phbn t@ Loi công viLc Hi]m hda Ô 0 -3 gi Công vic vMa khŒn cop Công vic có th không -'c thc hin tAt vMa quan tr1ng Ô 'u tiên hàng -Lu Ô 3 – 6 gi Công vic không khŒn cop Công vic có th s] không bao gi -'c nh'ng quan tr1ng thc hin Ô l5p k= ho?ch Ô 6 – 9 gi Công vic khŒn cop nh'ng Chúng ta th'ng bY thi gian - làm nhZng t'ang -Ai kém quan tr1ng vic này. Ô lãng phí Ô 9 – 12 gi Công vic vMa không khŒn Quá nhiCu thi gian có th -'c bY ra cho cop chng chƒng quan tr1ng vic tuy khŒn cop nh'ng không quan tr1ng Ô nhanh và -an gi$n Bây gi sau khi hi u rõ vC -_ thW qu$n lý thi gian, b?n hãy thc hành bjng cách ghi l?i nhZng công vic mà b?n -ã làm trong ngày hôm qua, th hin chúng vào -_ thW qu$n lý thi gian và xác -Wnh th) t các công vic theo -_ thW qu$n lý thi gian. Sau cùng hãy so sánh s khác bit v4i thc t= b?n -ã thc hin. Hãy ghi l?i mIt vài nh5n xét c&a b?n. 2. L5ch công viLc > có th ki m soát và sn dng thi gian c&a mình mIt cách hiu qu$ b?n cLn ph$i trù tính và l5p k= ho?ch tr'4c cho thi gian c&a mình. Hai trong sA nhZng công c cLn thi=t mà mIt ng'i qu$n lý thi gian giYi th'ng có -ó là : Cu?n nhzt ký và L5ch công viLc Cu?n nhzt ký dành cho vic l5p k= ho?ch dài h?n, - ghi l?i nhZng cuIc hgn, s kin và nhZng cam k=t cho mIt thi -i m nào -ó trong t'ang lai (các tháng trong n%m và n%m k= ti=p) do -ó b?n nên có sŠn nh5t ký c&a n%m hin t?i và n%m k= ti=p. M{u nh5t ký d'4i -ây -'c gi4i thiu mang tính chot gi ý - các b?n tham kh$o, b?n có th t t?o nh5t ký riêng phù hp v4i tính chot công vic c&a chính b?n, -iCu này hoàn toàn rot tAt. 23
27. K nng qu n lý thi gian YEAR PLANNER - 2007 January February December 1. Mon 1.Thur 1. Sat . 2. Tues 2.Fri . 2. Sun 28. Sun 28.Wed 28. Fri 29. Mon 29. Sat 30. Tues 30. Sun . 31. Wed 31. Mon L5ch làm viLc dành cho vic l5p k= ho?ch ngBn h?n (cho mIt tuLn ho+c mIt ngày). Vic lên lWch làm vic s] giúp b?n theo dõi -'c s ti=n tri n nhiCu vic cùng lúc và l5p k= ho?ch cho b'4c ti=p theo trong chui các công vic. LÀM TH^ NÀO ` LaP [bC LTCH LÀM VIcC? Vic l5p lWch làm vic ph$i tr$i qua 3 b'4c theo trình t nh' sau: Lzp danh sách các công viLc mu?n làm QuyAt ;5nh trình t` giQi quyAt các công viLc mu?n làm Phân by th9i gian cho các công viLc L]p danh sách ( LiKt kê danh sách nh8ng công viKc mu_n làm) B?n hãy ghi l?i tot c$ nhZng vic b?n muAn làm trong mIt kho$ng thi gian c th (mIt tuLn, mIt ngày). MIt sA công vic có tính chot l+p -i l+p l?i th'ng xuyên do -+c -i m vic h1c t5p, công vic c&a b?n nh' -i h1c chính khóa, -i h1c thêm, v.v nh'ng khi l5p lWch làm vic b?n v{n ph$i tính -=n nhZng vic này vì th= cách tAt nhot là b?n hãy ghi luôn chúng vào danh sách. > l5p -'c danh sách nhZng công vic muAn làm b?n cLn sn dng mIt t gioy riêng và sn dng mIt sA tiêu -C theo m{u gi ý d'4i -ây: S? thm t` Công viLc Nhzn xét Th9i gian @|c tính . . . Trong cIt S? thm t` b?n hãy -iCn sA th) t liên tc tM 1 cho -=n công vic cuAi cùng mà b?n lit kê ra. 24
28. K nng qu n lý thi gian Trong cIt Công viLc b?n s] ghi l?i tot c$ nhZng công vic mà b?n muAn làm trong tuLn t4i ho+c ngày mai, k c$ nhZng công vic th'ng xuyên, cA -Wnh l+p l?i. Trong cIt Nhzn xét b?n nên ghi thi h?n ph$i hoàn thành công vic. MIt sA công vic có th xác -Wnh sŠn thi h?n ph$i hoàn thành, mIt sA công vic khác thì có thi h?n ph$i hoàn thành tr'4c khi mIt s vic khác có th bBt -Lu. Trong cIt Th9i gian @|c tính b?n s] ghi l?i l'ng thi gian (sA phút) cLn thi=t - thc hin công vic. Chúng ta hãy cùng nhau xem xét ví d1 d&ji ây  có th hiu rõ hln vm quá trình l!p lnch làm vi4c ca cá nhân. Lan Ph'ang là sinh viên n%m 3 ngành K= toán doanh nghip, cô -'c các b?n trong l4p tín nhim bLu làm l4p tr'dng c&a l4p. Cô -ã lit kê 1 danh sách các công vic mà cô muAn làm vào ngày mai (th) hai) nh' sau: Th9i gian STT Công viLc Ghi Chú @|c tính >1c 2 cuAn t?p chí Th= gi4i ph nZ - tr$ cho 30’ 1. Loan vào sáng mAt. Phác th$o sa bI k= ho?ch thành l5p câu l?c bI 60’ 2. Ti=ng Anh cho l4p. 3. H1c 3 ti=t môn Lu5t doanh nghip. TM 13.00 -=n 15.30 150’ Tìm tài liu trên Internet chuŒn bW cho h1p Ph$i xong tr'4c 90’ 4. nhóm báo cáo môn Qu$n trW doanh nghip. 10.00 G1i -in cho giáo viên d?y ThW tr'ng Ch)ng 15’ 5. khoán vC -Wa -i m h1c bù sáng th) t'. H1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW doanh Hgn lúc 10.00 90’ 6. nghip. 7. Vi=t báo cáo tháng. 30’ 8 >i th%m Mai Am ph$i nh5p vin. 60’ a H1c ti=ng Anh bu(i tAi t?i trung tâm ngo?i TM 19.00 -=n 20.30 90’ 9. ngZ. 10. >ánh cLu lông v4i Linh. >ã hgn lúc 17.00 60’ 25
29. K nng qu n lý thi gian QuyZt +-nh trình tb gi0i quyZt công viKc trong danh sách. Vic xác -Wnh trình t gi$i quy=t công vic trong danh mc ph$i tr$i qua 2 b'4c nhY: • B'4c th) nhot: Xác -Wnh các công vic có thi h?n ph$i hoàn thành và sBp x=p chúng theo thi gian Loan -ã tách nhZng công vic -ã xác -Wnh thi h?n hoàn thành trong danh sách bao g_m các công vic sA 3 – 4 – 6 – 9 – 10. C%n c) vào thi h?n xác -Wnh c&a các công vic và thi gian '4c tính, Loan -ã sBp x=p th) t gi$i quy=t các công vic này nh' sau: STT Công viLc Ghi Chú Th9i gian @|c tính Tìm tài liu trên Internet chuŒn bW cho Ph$i xong tr'4c 4. 90’ h1p nhóm báo cáo môn QTDN 10.00 H1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW 6. Hgn lúc 10.00 90’ doanh nghip 3. H1c 3 ti=t môn Lu5t doanh nghip TM 13.00 -=n 15.30 150’ 10. >ánh cLu lông v4i Linh >ã hgn lúc 17.00 60’ H1c ti=ng Anh bu(i tAi t?i trung tâm 9. TM 19.00 -=n 20.30 90’ ngo?i ngZ • B'4c th) hai: Th hin nhZng vic còn l?i trong danh mc vào -_ thW qu$n lý thi gian. B'4c này s] giúp b?n -'a ra -'c quy=t -Wnh -'c trình t gi$i quy=t các công vic da trên m)c -I quan tr1ng và tính khŒn cop c&a công vic. >ây là mIt b'4c quan tr1ng mà b?n không nên bY qua vì n=u không b?n s] có khuynh h'4ng gi$i quy=t các công vic d‰ dàng, thú vW tr'4c r_i m4i -=n các công vic khó kh%n và ph)c t?p. V4i ví d c&a Loan, trong danh sách s] còn l?i các công vic sA 1 – 2 – 5 – 7 – 8, các công vic này không có thi h?n xác -Wnh nên vic sBp x=p trình t gi$i quy=t các công vic này Loan -ã sn dng -_ thW qu$n lý thi gian nh' sau: + KhŒn cop    - Quan tr1ng  + Quan tr1ng  - KhŒn cop K=t qu$ c&a vic bi u di‰n các công vic lên -_ thW qu$n lý thi gian cho phép Loan có -'c th) t gi$i quy=t các công vic còn l?i nh' sau : 5  7  2  8  1 Phân bW th3i gian (Quy=t -Wnh kho$ng thi gian s] dành cho mi công vic) 26
30. K nng qu n lý thi gian Sau khi k=t thúc b'4c 2, b?n -ã có th sBp x=p l?i danh sách công vic cLn làm ban -Lu theo mIt trình t m4i. B?n có th sn dng m{u gi ý d'4i -ây - lên danh sách trình t gi$i quy=t công vic SA th) t Công vic Thi gian '4c tính Thi gian d ki=n K=t qu$ SA th) t -'c ghi nh5n trong cIt S? thm t` là sA th) t ban -Lu, s] không có gì ng?c nhiên n=u sA th) t có th s] không bBt -Lu tM con sA 1 và chng không liên tc. Trong cIt Công viLc b?n nên ghi nIi dung ngBn g1n và nhZng -iCu cLn l'u ý - tính thi gian thc hin công vic. BoN Sq IrN CÔNG VIcC VÀO DANH SÁCH THEO TRÌNH Tw NÀO? Sau khi k=t thúc b'4c 2, trong tay b?n có 2 danh mc th) t công vic: • Danh mc th) t các công vic -ã xác -Wnh chính xác thi h?n ph$i hoàn thành: B?n nên sBp nhZng công vic trong danh mc này vào danh sách tr'4c theo mAc thi gian • Danh mc th) t các công vic còn l?i: SBp x=p công vic vào các kho$ng thi gian còn trAng trong danh sách theo th) t. Trong cIt Th9i gian d` kiAn b?n s] -iCn vào thi gian d ki=n bBt -Lu và k=t thúc công vic da trên l'ng thi gian '4c tính cLn thi=t - hoàn thành công vic. Quay trd l?i ví d vC lWch làm vic c&a Loan, bjng vic -iCn các công vic theo th) t -ã có d b'4c 2 cIng v4i thi gian '4c tính cLn thi=t - hoàn thành mi công vic, Loan -ã phân b( thi gian cho các công vic ngày mai nh' sau: 27
31. K nng qu n lý thi gian S? Th9i gian Th9i gian d` Công viLc KAt quQ thm t` @|c tính kiAn th`c hiLn G1i -in cho giáo viên d?y ThW 5 tr'ng Ch)ng khoán vC -Wa -i m 15’ 7.00 – 7.15 h1c bù sáng th) t'. 7 Vi=t báo cáo tháng 30’ 7.15 – 7.45 Tìm tài liu trên Internet chuŒn bW 4 cho h1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW 75’ 7.45 – 9.00 doanh nghip Phác th$o sa bI k= ho?ch thành l5p 2 60’ 9.00 – 10.00 câu l?c bI Ti=ng Anh cho l4p. H1p nhóm báo cáo môn Qu$n trW 6 90’ 10.00 – 11.30 doanh nghip Nghp tr'a – ChuŒn bW -i h1c 75’ 11.30 – 12.45 3 H1c 3 ti=t môn Lu5t doanh nghip 150’ 13.00 – 15.30 8 >i th%m Mai Am ph$i nh5p vin 60’ 15.30 – 16.30 10 >ánh cLu lông v4i Linh 60’ 17.00 – 18.00 V sinh cá nhân – šn tAi 45’ 18.00 – 18.45 H1c ti=ng Anh bu(i tAi t?i trung tâm 9 90’ 19.00 – 20.30 ngo?i ngZ >1c 2 cuAn t?p chí Th= gi4i ph nZ 1 30’ 21.00 – 21.30 - tr$ cho Loan vào sáng mAt. Lên k= ho?ch làm vic cho ngày mai 30’ 21.30 – 22.00 B?n hãy dành kho$ng 2 phút và ghi l?i mIt vài nh5n xét c&a b?n sau khi -1c xong lWch làm vic ngày mai c&a Loan. Trong thc t= khi xây dng và thc hin lWch làm vic b?n cLn l'u ý mIt sA -i m d'4i -ây: • Hãy nh4 rjng các ngày làm vic c&a b?n chBc chBn có nhZng thi -i m sinh lc cao ho+c thop, chƒng h?n nh' bu(i chiCu là thi -i m mà nhiCu ng'i gi$m sinh lc. Nên x=p lWch cho nhZng vic và ho?t -Ing quan tr1ng -òi hYi tính sáng t?o và 28
32. K nng qu n lý thi gian n%ng l'ng vào bu(i sáng – thi -i m mà b?n tpnh táo và d_i dào sinh lc nhot. NhZng vic linh tinh hàng ngày nên x=p vào nhZng thi -i m sinh lc thop • Khi sBp lWch làm vic nên t?o ra mIt sA kho$ng trAng thi gian - gi$i quy=t kh&ng ho$ng và nhZng -iCu ngoài mong -i • Hãy cA gBng k=t hp các công vic có th - ti=t kim thi gian. • Khi lWch h1c t5p, làm vic c&a b?n có s thay -(i, hãy ghi l?i nhZng gì -ã thc s x$y ra - có bin pháp -iCu chpnh kWp thi cho phù hp v4i s thay -(i mà v{n -$m b$o -'c mc tiêu -ã -+t ra ban -Lu. • CuAi mi chu k\ (tuLn, ngày) cLn ghi l?i k=t qu$ vic thc hin công vic, hãy chuy n nhZng công vic. >=n -ây thì b?n -ã hoàn tòan có th sn dng công c -_ thW qu$n lý thi gian, s( nh5t ký và lWch làm vic - lên k= ho?ch qu$n lý thi gian vàng ng1c c&a chính b$n thân mình. 29
33. K nng qu n lý thi gian PH)N BsN LÀM THu NÀO w Sx D'NG THI GIAN HIYU QU.? B?n th'ng qu$n lý thi gian c&a mình nh' th= nào? B?n có bao gi c$m thoy mình không -& thi gian - làm công vic trong ngày? B?n có khi nào thoy mình -ã kit s)c nh'ng v{n không hoàn tot -'c m1i vic6. Có nhZng ngày b?n chƒng có vic gì - làm, chng có hôm b?n ph$i ch?y -ua h=t tAc lc v4i thi gian mà v{n còn hàng -Ang vic ch'a gi$i quy=t h=t. Có th do công vic c&a b?n ch'a (n -Wnh nh'ng nguyên nhân chính là vì b?n ch'a bi=t cách sBp x=p thi gian7. 1. Làm viLc có ty chmc SBp -+t bàn làm vic g1n gàng, ng%n nBp, khoa h1c v4i h thAng h_ sa, tài liu riêng, có lWch công tác chính cho c$ kho$ng thi gian dài v4i các công vic c th hàng ngày, và -Mng quên mIt cái s1t rác d bên c?nh. SBp x=p bàn làm vic, nhZng t5p tin trên máy vi tính, email - b?n có th tìm thoy d‰ dàng. Quá nhiCu thi gian -ã bW lãng phí cho vic tìm thông tin mà b?n bi=t rjng -áng lý ra b?n có th thu x=p tAt han. Benjamin Franklin -ã tMng nói tAt nhot là: "MIt nai cho m1i th), m1i th) trong mIt nai c&a nó". Có th sn dng mIt sA ch'ang trình trong máy tính - qu$n lý công vic, sành -iu mIt tý thì chai PDA gBn theo ng'i (-in tho?i di -Ing thì không ghi -&), ghi l?i các nhim v ph$i làm sBp t4i (cùng các thông tin quan tr1ng) vào lWch bi u trong máy tính. >ánh dou nhZng công vic 'u tiên ho+c v)t bY nhZng gioy t không cLn dùng. Có th ghi chú thêm thông tin trên nhZng t gioy note (sticker) nhY dán tr'4c m+t nh'ng nh4 là các mŒu gioy này ngoài vic khi=n cho bàn làm vic trông không -gp mBt còn có th bW bay -i mot. 2. Lzp kA hoch tr@|c > -=n -Lu gi sáng m4i lên k= ho?ch trong ngày là quá muIn. Hãy sBp x=p vic th5t c th tM chiCu hôm tr'4c. Hãy tách riêng các công vic và xác -Wnh rõ vic nào nên làm ngay hôm sau, vic nào nên làm tr'4c trong tuLn này, vic nào có th - l?i. >'ang nhiên, danh sách các công vic có th thay -(i hàng ngày vì phát sinh thêm vic m4i. 3. BiAt rõ khi nào làm viLc hiLu quQ nhat N=u thoy mình làm vic vào bu(i sáng là hiu qu$ nhot, t?i sao l?i không -'a nhZng công vic quan tr1ng vào bu(i sáng? NhZng thi gian không ph$i là “-pnh” thì dành - làm nhZng công vic mang tính chot th'ng nh5t, kém hop d{n han. Chng có ng'i thoy h1 chp vi=t lách hiu qu$ trong không gian yên tnh vào lúc nna -êm. Chng không ph$i thói quen xou nh'ng s] bot li vì n=u muAn hYi han, -in tho?i thì chp có cách ch -=n sáng hôm sau. 6 14.06.2006, Qu$n lý thi gian hiu qu$ (trc tuy=n). Theo Career. >1c tM: (-1c ngày 05.12.2006) 7 Ph'ang Hoa. ngày 16.09.2006. Qu$n lý thi gian - làm vic tAt han (trc tuy=n). Theo BBC. >1c tM: (-1c ngày 05.12.2006) 30
34. K nng qu n lý thi gian 4. Tzp tính k~ luzt ;?i v|i bQn thân Thay vì th'ng xuyên kéo lê c$ -Ang vic, cLn xác -Wnh h?n chót - hoàn thành tMng công vic. MIt mgo nhY là n=u cLn hoàn tot mIt vic vào 17h chiCu th) N%m thì hãy bBt mình k=t thúc vào lúc 12h tr'a. Nên gi$i quy=t các vic khó tr'4c, sau -ó tha h_ d?o chai. 5. Ghi li nh\ng thc mc trong khi th`c hiLn và dành th9i gian trao ;yi Nên có mIt cuAn s( nhY trong túi. Khi ngh ra -iCu gì thì ghi l?i ngay. Phát tri n mIt chi=n l'c rõ ràng v4i nhZng câu hYi quan tr1ng: Tin t)c d -ây là gì? BAi c$nh ra sao? žnh h'dng th= nào và khía c?nh con ng'i c&a câu chuyn là gì? Hãy trao -(i vC cách th)c làm vic c&a mình v4i mIt ng'i có kinh nghim. H1 có th giúp b?n -i -úng h'4ng, -R mot thi gian tìm hi u. 6. S ng nguyên tc SMART8 - CuIc sAng ngày nay v4i s -òi hYi ngày càng cao trong công vic bBt buIc chúng ta ph$i có ki n%ng làm vic tAt - có th thích nghi -'c v4i nó, -?t -'c k=t qu$ cao trong công vic chng nh' cân bjng -'c cuIc sAng cá nhân và gia -ình. Tuy nhiên, v4i qui thi gian bot bi=n thì không ph$i lúc nào chúng ta chng có th gi$i quy=t hài hoà -'c vic này. Mi ngày có 24 ti=ng, mIt tuLn có 7 ngày, 1 tháng có 30 ngày và mIt n%m qua -i chp sau 365 ngày. V5y thì t?i sao trong mIt chMng mc thi gian nhot -Wnh, có ng'i chƒng làm nên trò trAng gì trong khi mIt sA ng'i làm -'c vô khAi vic l4n lao to tát? Ph$i ch%ng h1 có mIt kh$ n%ng siêu phàm và qui thi gian nhiCu han so v4i nhZng ng'i bình th'ng khác? Qui thi gian c&a m1i ng'i là nh' nhau, vì th=, câu tr$ li không njm d ch chúng ta có bao nhiêu thi gian - làm các công vic -ó nh' th= nào cho hiu qu$. >a sA các chuyên gia vC qu$n lý nhân s cho rjng - sn dng thi gian c&a mình mIt cách tAt nhot, tr'4c h=t, mi cá nhân ph$i nh5n -Wnh n%ng lc làm vic c&a b$n thân da trên phân tích nhZng -i m m?nh, -i m y=u -Ai v4i công vic mình -ang -$m nhim, tM -ó mà bi=t mình mong muAn -iCu gì trong s nghip d thi -i m hin t?i chng nh' trong t'ang lai. >ây chính là công vic -+t cho b$n thân mình mIt mc tiêu - h'4ng t4i. Làm th= nào - xác -Wnh -'c mc tiêu chính xác? Trong kinh doanh hin -?i chng nh' trong cuIc sAng hàng ngày, ng'i ta th'ng -C c5p -=n nguyên tBc SMART, t)c là mc tiêu -'c xây dng da trên nhZng tiêu chí sau: • S-Specific: C th , rõ ràng và d‰ hi u; • M-Measurable: >o -=m -'c; • A-Achievable: Có th -?t -'c bjng chính kh$ n%ng c&a mình; • R-Realistic: Thc t=, không vi‰n vông; • Time bound: Thi h?n - -?t -'c mc tiêu -ã v?ch ra. Trong -ó, tiêu chí “-o -=m -'c” gBn v4i nhZng con sA c th . Ví d, mc tiêu c&a tôi là trd thành ng'i giàu, v5y giàu th= nào? Ngha là cLn ph$i có con sA c th - -o -=m -'c. Ví d mIt tp hay m'i tp Han th= nZa, chZ “M” còn mang tính -Ing viên (Motivation), -iCu này s] luôn thôi thúc, t?o ra niCm mong muAn cháy bYng - t5p trung m1i ho?t -Ing nhjm h'4ng t4i mc tiêu n lc phon -ou - -?t -'c. 8 07.07.2005. Nguyên tBc SMART trong ngh thu5t qu$n lý thi gian hiu qu$ (trc tuy=n). >1c tM: SuNghiep/Lam/Nguyen_tac_SMART_trong_quan_ly_thoi_gian/ (-1c ngày 15.12.2006) 31
35. K nng qu n lý thi gian Chng -Ai khi ng'i ta nhLm l{n giZa chZ “A” và chZ “R”. Tuy nhiên, -iCu “có th thc hin -'c” không -_ng nhot v4i “thc t=”. MIt ng'i -'c mi vC làm giám >Ac tài chính ngân hàng th'ang m?i c( phLn, bjng cop chuyên môn và kinh nghim -iCu hành -Cu siêu h?ng (A) mà không có “Chân” trong hIi -_ng qu$n trW (R) thì không th có ca hIi trd thành T(ng Giám -Ac c&a ngân hàng -ó -'c. TM ví d này có th hi u, n=u có -Ly -& -iCu kin thuIc tiêu chí A mà thi=u -i tiêu chí R thì không th -?t -'c mc tiêu. >iCu này còn -úng han trong -i sAng chính trW. B'4c ti=p theo sau khi xác -Wnh -'c M1c tiêu SMART là hãy vi=t mc tiêu -ó ra gioy, -+t trên bàn làm vic hay bot c) ch nào mà b?n có th nhìn thoy hàng ngày. Cách này giúp b?n luôn ngh -=n nó và thúc -Œy b?n hành -Ing h'4ng t4i mc tiêu -C ra. Sau -ó, hãy l5p k= ho?ch chi ti=t - thc hin. Nh' v5y, khi b?n ra tr'ng và -i làm vic, b?n s] tính -'c mi tuLn, mi tháng, mi n%m b?n s] ph$i ki=m -'c bao nhiêu và r_i lên k= ho?ch c th - -?t mc tiêu -ó, mi n%m ph$i ti=t kim moy chc triu, khi nào mua -ot,cot nhà. Trong khi l5p k= ho?ch, cLn thi=t ph$i chia nhY mc tiêu ra - bi=t con -'ng b?n -i bao xa, b?n -ã -i -'c chMng nào (-?t -'c bao nhiêu % k= ho?ch) và ti=p tc bao lâu nZa - vC -ích. >iCu này chng giAng nh' tLm quan tr1ng c&a nhZng cIt cây sA khi -i trên -'ng v5y. Khi -ó b?n s] bi=t hôm nay, ngày mai r_i tháng này và n%m này ph$i làm gì. TAt nhot, nên vi=t sa -_ phân tích công vic hàng ngày - bi=t vic gì cLn làm tr'4c, vic gì làm sau, vic gì là quan tr1ng (important) và vic gì gop, cLn làm ngay (urgent). Tâm lý chung c&a chúng ta là vic gì d‰ và thích thì làm tr'4c, vic khó và không thích thì - l?i làm sau. Th5t t h?i là vic khó càng - lâu, càng khó thc hin và -ôi khi vic gop l?i không hC quan tr1ng. Hãy liên t'dng t4i câu chuyn vC chi=c bình và nhZng viên sYi, n=u ngay tM -Lu b?n cho vào chi=c bình -Ly cát thì s] không có cách nào - x=p nhZng viên -á ho+c sYi vào -ó nZa nh'ng khi b?n x=p lLn l't -á-sYi-cát, b?n còn ch)a -'c c$ n'4c cùng trong mIt chi=c bình. Von -C quan tr1ng không ph$i chi=c bình ch)a -'c bao nhiêu th) mà quan tr1ng là b?n ph$i bi=t phân bit -'c công vic nào là khó “-á hIc” và -âu là nhZng viên sYi hay cát trong cuIc -i, bi=t cách qu$n lý thi gian hiu qu$ - cân bjng cuIc sAng. - Trong kinh doanh: Cách qu$n lý thi gian hiu qu$ th'ng -'c nhìn nh5n tM 2 khía c?nh, ng'i qu$n lý và nhân viên. T?i sao ng'i ch& doanh nghip luôn c$m thoy thi=u thi gian và quá t$i vC công vic? Th'ng thì m)c -I quá t$i công vic c&a ng'i qu$n lý tu\ thuIc vào quá trình hình thành, quy mô doanh nghip, ngành nghC kinh doanh. Tuy nhiên, tâm lý chung c&a ng'i lãnh -?o là luôn không h=t vic. NhZng ng'i tham công ti=c vic, làm vic -=n 18 ti=ng mIt ngày h1 v{n c$m thoy ch'a -&, -ôi khi h1 ao '4c “ph$i chi 1 ngày có 25 ti=ng, 1 tuLn có 8 ngày và 1 n%m có 366 ngày ” và h1 luôn ph?m ph$i mIt tIi là “loy cBp thi gian c&a gia -ình”. V5y có ph'ang pháp nào - cân bjng thi gian cho công vic, nghp ngai gi$i trí và cho gia -ình? V4i mIt doanh nghip m4i ra -i thì hoàn toàn có th chop nh5n -'c v4i s quá t$i vC công vic và luôn ph$i làm thêm rot nhiCu ti=ng trong mIt ngày -Ai v4i ng'i lãnh -?o. Nh'ng tình tr?ng -ó không th kéo dài mãi, mou chAt -Lu tiên là ng'i ch& doanh nghip ph$i bi=t cách xây dng h thAng, qui trình làm vic, ti=p theo là xây dng ngay -Ii ngh k= c5n. Ti=p -=n là phân quyCn cho nhân viên thì -òi hYi ph$i th5t rõ ràng c th , ph$i -+t niCm tin vào ng'i -'c giao vic và hãy lùi l?i phía sau - nhân vin có s ch& -Ing trong gi$i quy=t công vic. N=u các cop qu$n lý bên d'4i gi$i quy=t các s v tAt thì ng'i lãnh -?o s] yên tâm làm nhZng vic “khó” -úng vai trò c&a mình. Vì th=, -iCu quy=t -Wnh hiu qu$ qu$n lý thi gian c&a ng'i lãnh -?o chính là hiu qu$ làm vic c&a -Ii ngh nhân viên. 32
36. K nng qu n lý thi gian • khía c?nh nhân viên, - thi gian làm vic -?t hiu qu$ cao nhot, nhân viên ph$i xác -Wnh -'c mc tiêu c&a mình, bi=t l_ng ghép mc tiêu cá nhân v4i mc tiêu c&a doanh nghip - lên k= ho?ch công vic c&a b$n thân. Ng'i qu$n lý nên h'4ng d{n nhân viên xây dng mIt mc tiêu Smart, sau -ó cùng thAng nhot nhau vC mc tiêu -ó. Khi -ã có -'c s -_ng thu5n giZa nhân viên và cop qu$n lý thì vic còn l?i chp là lên k= ho?ch c th - -?t mc tiêu -C ra. Vic phân bit cái quan tr1ng và cái cLn làm ngay -Ai v4i nhân viên không quan tr1ng nh' v4i ng'i qu$n lý vì công vic c&a nhân viên th'ng theo chuyên môn c th và ít nhZng von -C phát sinh. Thay vào -ó, tính k lu5t vC thi gian v4i b$n thân là th) cc k\ quan tr1ng. Vì v5y, khi -ã thAng nhot vC mc tiêu giZa cop qu$n lý và nhân viên -ó s] có -Ing lc làm vic và h1 s] t5n dng tAi -a thi gian làm vic - -?t mc tiêu.
    Làm vic có t( ch)c 7. ViLc hôm nay không ;] ngày mai B?n nên cA gBng làm xong phLn vic -ã có trong k= ho?ch c&a tMng ngày. >iCu -ó s] -em l?i cho b?n c$m giác tho$i mái, -Ly h)ng khdi - b'4c sang mIt ngày m4i. N=u trong ngày m1i vic không -'c gi$i quy=t xong, s] gây ùn tBc. NhZng vic -ó, n=u làm vC sau s] khó han ho+c không th thc hin -'c. NhZng ng'i thành -?t luôn tuân th& nguyên tBc này mIt cách trit - . 8. Ki]m soát ;@kc nh\ng s` lãng phí c7a bn: tránh “nh\ng k‚ ;ánh cp th9i gian”9 > qu$n lý tAt thi gian, tr'4c h=t b?n cLn ph$i xác -Wnh -'c nhZng thi gian th'ng bW lãng phí. Qua -ó xác -Wnh -'c các yêu tA nào cLn ph$i -'c c$i thin. D'4i -ây chúng tôi xin nêu ra mIt sA nguyên nhân th'ng g+p làm gi$m hiu qu$ công vic và xin t?m g1i nhZng nguyên nhân -ó là lnhZng k‚ -ánh cBp thi gian: 8.1. Thay -(i th) t 'u tiên công vic do ph$i gi$i quy=t r&i ro Rni ro là -iCu không ai muAn, nh'ng n=u nó x$y ra, b?n luôn ph$i 'u tiên gi$i quy=t tr'4c bjng bot c) giá nào. 8.2. >in tho?i B?n -ã tMng bao gi -iên -Lu vì mIt ngày có quá nhiêu cuIc g1i mà không liên quan -=n công vic? ChBc là có! Công c hZu hiu nhot trong giao ti=p c&a chúng ta là -in tho?i chng s] có th là k‚ thù nguy hi m n=u b?n không bi=t làm th= nào - ki m soát. 8.3. Thi=u mc tiêu và th) t 'u tiên >ây có th là nguyên do l4n nhot và quan tr1ng nhot gây ra s lãng phí thi gian. MIt nhà quán lý giYi luôn bi=t chính xác vic h1 cLn làm và th) t 'u tiên c&a tMng vic. B?n hãy sBp x=p thi gian mi ngày - gi$i quy=t các công vic 'u tiên và chng cLn linh ho?t dành -& thi gian cho nhZng vic bot ng x$y ra. Hãy h1c cách nói “không” v4i nhZng vic không ph$i là 'u tiên. 9 Nguy‰n Bình. 21.10.2005. NhZng k‚ -ánh cBp thi gian (trc tuy=n). Theo Nhà qu n lý . >1c tM: (-1c ngày 12.12.2006) 33
37. K nng qu n lý thi gian Nh\ng viên gch c nh10 NhZng nhim v ít 'u tiên và các von - m4i có th -'c thc hin vào giZa các khAi thi gian khác trong c$ ngày. >ó có th là giúp -R các nhân viên, tr$ li nhanh các câu hYi, và nhZng công vic khác không thích hp v4i các khAi thi gian quan tr1ng nh'ng v{n cLn thi=t ph$i thc hin. Vic cou trúc thi gian mi ngày làm vic c&a b?n nên bBt -Lu v4i s phân b( kho$ng trAng cho mIt viên g?ch thi gian l4n, sau -ó là các viên g?ch cR trung bình cho mIt vài nhóm ho?t -Ing khác nhau. Các viên g?ch thi gian cR nhY sau -ó s] lop -Ly kho$ng trAng còn l?i. N=u b?n làm m1i th) ng'c l?i và thc thi h=t tot c$ các nhim v nhY tr'4c khi sBp x=p thi gian cho nhZng công vic quan tr1ng nhot c&a b?n, b?n có th k=t thúc mIt ngày làm vic mà ch'a th gi$i quy=t -'c các nhim v 'u tiên hàng -Lu. Sau cùng, n=u b?n muAn sBp x=p thi gian mIt cách hiu qu$, li khuyên -+t ra là b?n nên: “Suy ngh tr'4c khi bBt tay vào mIt vic gì -ó”. B?n có bi=t rjng mIt nghiên c)u c&a các nhà khoa h1c châu Âu cho thoy m1i ng'i th'ng rot vIi vàng tr'4c bZa %n tr'a. Do -ó, - tránh nhZng nhLm l{n, sai sót, b?n không nên thc hin nhZng công vic quan tr1ng vào tr'4c bZa %n tr'a. 8.4. CA gBng quá nhiCu? Ngày nay, có nhiCu b?n hàng ngày ph$i hoàn thành công vic c&a ngày hôm qua và công vic c&a ngày hôm nay thì còn -ang chot -Ang lên và các b?n luôn d trong tr?ng thái c%ng thƒng. 8.5. Khách -=n th%m quá nhiCu Có nhiCu khách -=n g+p là -iCu rot bình th'ng, tuy nhiên n=u chp là nhZng ng'i b?n, -_ng nghip -=n - trao -(i d%m ba câu chuyn chƒng liên quan gì -=n công vic thì qu$ là rBc rAi. 8.6. Phân quyCn không hiu qu$ Phân quyCn tAt là mIt y=u tA then chAt cho c$ nhZng nhà qu$n lý và lãnh -?o. MIt nhà qu$n lý tuyt vi ph$i có kh$ n%ng giao vic, phân quyCn cho nhân viên và ph$i -$m b$o m1i vic -'c thc hin -úng yêu cLu. >ây là cách tAt nhot - xây dng mIt nhóm làm vic hiu qu$ và gi$m s)c ép công vic c&a chính b$n thân nhà qu$n lý. Nguyên tBc ph( bi=n -Ai v4i von -C này là n=u nhân viên có th làm mIt vic bjng 80% so v4i b?n thì hãy giao vic -ó cho nhân viên. T'ang t nh' th=, khi làm các bài t5p nhóm các b?n không phân công nhim v -úng kh$ n%ng c&a mi ng'i, th5m chí s b?n mình không hoàn thành nhim v nên b?n làm tot c$ m1i vic. >iCu này làm b?n c$m thoy mt mYi, nhiCu vic làm không th kWp và d{n -=n -iCu t h?i han là làm cho có, ch) không quan tâm -=n chot l'ng c&a công vic. 8.7. Bàn làm vic lIn xIn Khi b?n -1c xong bài vi=t này, b?n hãy nhìn l?i bàn làm vic c&a mình nhé. N=u b?n thoy bàn mình nó lIn xIn, nhiCu khi b?n ph$i mot rot nhiCu công s)c m4i tìm -'c t5p tài liu mà s=p 10 TrLn Ph'ang Minh (DWch tM Entrepreneur). 08.10.2006. NhZng “viên g?ch” thi gian (trc tuy=n). Theo Bwportal. >1c tM: (-1c ngày 16.12.2006) 34
38. K nng qu n lý thi gian -ang cLn gop thì qu$ thc b?n -ang bW stress -oy. Vì v5y, b?n ph$i luôn tâm nim, ng'i làm vic hiu qu$ nhot th'ng có bàn làm vic rot ng%n nBp. 8.8. S chLn chM - gián -o?n “K‚ trIm" thi gian l4n nhot không ph$i là ra quy=t -Wnh mà chính là né tránh quy=t -Wnh. Bjng vic gi$m b4t s chLn chM, b?n s] có nhiCu thi gian - làm các vic khác có hiu qu$ han. Tránh s gián -o?n: B?n có th -óng cna phòng làm vic l?i th'ng xuyên n=u chp có mIt mình. N=u mIt -_ng nghip -=n bàn làm vic c&a b?n - tán g{u mà b?n không có thi gian thì b?n hãy lWch s gi$i thích rjng b?n quá b5n và -C nghW s] g+p sau. 8.9. Không có kh$ n%ng “nói không” Nguyên tBc chung là n=u mIt ng'i có th trút công vic ho+c von -C c&a h1 lên vai mIt ng'i khác thì h1 s] làm. MIt trong nhZng -iCu phiCn toái nhot c&a mIt ng'i là thi=u ki n%ng nói “không" do s làm ng'i khác mot lòng. 8.10. G+p gR - s lãng phí thi gian NhZng nghiên c)u cho thoy trung bình các nhà qu$n lý ph$i “chi” t4i 17 gi mIt tuLn cho các cuIc gR và 6 gi - lên lWch làm vic và nhiCu thi gian kéo theo mà rot khó ki m soát. NhiCu nhà qu$n lý có kinh nghim -ã thMa nh5n rjng, có t4i 1/3 thi gian -'c sn dng mIt cách lãng phí cho các cuIc g+p vô vW và không có trong k= ho?ch. B?n luôn “t%ng c'ng" qu$n lý chính mình là cách tAt nhot - h?n ch= tAi -a s lãng phí thi gian. Sn dng thi gian mIt cách “rIng rãi”: Tránh vic sn dng thi gian cho nhZng chuyn không cLn thi=t ho+c trong lúc b?n -ang t5p trung thc hin công vic -C ra. Ví d nh', n=u b?n -ang làm vic, b?n chp nên md email khi nào b?n có -& thi gian - -1c nó và tr$ li nó, ho+c xóa nó 9. Có th] l`c t?t MuAn làm vic có hiu qu$, tr'4c tiên b?n ph$i có mIt th lc tAt. B?n cLn t5p th dc, %n ng& -iCu -I, tránh làm vic quá s)c. Có s)c khYe tAt b?n m4i có th làm vic -'c lâu dài và bCn bp. Không chp công vic ph( thông sn dng ca bBp, mà công vic -òi hYi nhiCu chot xám chng cLn b?n có mIt th lc tAt. >iCu này càng cLn khi nhWp sAng công nghip hin nay -òi hYi ng'i lao -Ing ph$i làm vic v4i mIt c'ng -I cao. 35
39. K nng qu n lý thi gian TÓM TpT Ý t'dng vC qu$n lý thi gian -ã có tM cách nay han 100 n%m. Tuy nhiên thu5t ngZ “qu$n lý thi gian“ -ã t?o cho ta hi u sai vC vic mà mIt ng'i có th làm -'c. Thi gian là không th qu$n lý -'c, chúng ta chp có th qu$n lý b$n thân và thi gian ta sn dng. Nh' v5y qu$n lý thi gian và thc chot là qu$n lý b$n thân chúng ta.11 Nh' v5y, li gi$i cho bài toán thi gian njm trong tay b?n, tot c$ chp còn là vic b?n suy ngh và thc hin các nhim v -+t ra nh' th= nào mà thôi. B?n cLn phân tích nhZng gì b?n làm vào ngày mai, tuLn t4i, tháng t4i, -_ng thi b?n chng nên cBt b4t nhZng chi ti=t vn v+t - phát huy tAi -a kh$ n%ng c&a b?n. Và b?n nên nh4 rjng, s quy=t tâm và kiên trì là h=t s)c cLn thi=t. Không có quy=t tâm nào là ng4 ngŒn mà chp có nhZng ng'i không quy=t tâm m4i là nhZng ng'i ng4 ngŒn. Và mi ngày, mi ng'i -Cu có thi gian bjng nhau, 24 gi. Nên vic sn dng thi gian hp lý s] góp phLn giúp b?n -?t -'c các mc tiêu -ã -C ra, gi$m áp lc thi gian trong gi$i quy=t công vic, trong mIt chMng mc nào -ó -iCu này còn giúp b?n ti=t kim -'c chi phí và thành công trong công tác chng nh' trong cuIc sAng. Hãy là ng'i làm ch& thi gian 11 Nguy‰n Bình. 21.10.2005. NhZng k‚ -ánh cBp thi gian (trc tuy=n). Theo Nhà qu$n lý. >1c tM: (-1c ngày 19.12.2006) 36
40. TÀI LIYU THAM KH.O Bích Nga, Ton Ph'4c và Ph?m ThW Sáu (Biên dWch). CŒm nang kinh doanh Harvard (Harvard Business Essentials): Qu n lý thi gian (Time management). 2006. TP. H_ Chí Minh: NXB T(ng Hp Brian, Poser. 2003. Time management for students. Toronto (Ontario, Canada): Counselling and Development Centre Lê Tuyên (Biên dWch). Qu$n lý thi gian. 2004. TP. H_ Chí Minh: NXB Tr‚ MIt sA Website: www.chungta.com, www.dddn.com.vn, www19.dantri.com.vn/vieclam