Sổ tay công nghệ thông tin và truyền thông cho doanh nghiệp - Chương 5 đến Chương 7

Nội dung text: Sổ tay công nghệ thông tin và truyền thông cho doanh nghiệp - Chương 5 đến Chương 7

1. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 73 Chûúng 5: CAÁC HÏÅ THÖËNG THÖNG TIN QUAÃN LYÁ TÑCH HÚÅP • Sûå cêìn thiïët phaãi aáp duång caác hïå thöëng tñch húåp. • Àõnh nghôa vaâ mö taã caác hïå thöëng thöng tin quaãn lyá tñch húåp ERP vaâ CRM. • Triïín khai caác hïå thöëng ERP. • ÛÁng duång ERP taåi Viïåt Nam. • Vai troâ cuãa CIO. Àïí khùæc phuåc sûå keám hiïåu quaã cuãa caác phêìn mïìm hiïån coá, haäy mua thïm möåt phêìn mïìm! Trong kyâ suy thoaái kinh tïë toaân cêìu hiïån taåi, nhiïìu cöng ty àaä raâ soaát laåi vaâ phaát hiïån ra rùçng nhiïìu phêìn mïìm chûa àûúåc khai thaác thûåc sûå, möåt söë phêìn mïìm khaác thò khöng thïí tñch húåp àûúåc vúái nhau, kïët quaã laâ böå phêån tin hoåc cûá phònh ra vaâ tiïu töën ngên saách, trong khi nùng suêët lao àöång chung khöng tùng lïn bao nhiïu. Möåt chuyïån khaá vui laâ caác cöng ty tin hoåc àaáp ûáng laåi vêën àïì naây bùçng caách thuyïët phuåc khaách haâng mua thïm möåt phêìn mïìm khaác àïí tñch húåp caác phêìn mïìm hiïån coá cuãa hoå. Caác hïå thöëng naây àûúåc goåi laâ EAIS22, vaâ baán khaá chaåy! Thïë laâ,àïí giaãm àöå phûác taåp do coá quaá nhiïìu phêìn mïìm, giaãi phaáp laåi laâ: mua thïm möåt phêìn mïìm nûäa! Hoãi: Thûåc tïë àuáng laâ nhiïìu doanh nghiïåp trong giai àoaån àêìu tû trûúác àaä trang bõ cho caác böå phêån chûác nùng caác phêìn mïìm àïí giuáp hoå nêng cao hiïåu quaã cöng viïåc. Nhûng caác baáo caáo chuáng àûa ra nhiïìu khi "khêåp khiïîng" khi cêìn so vúái nhau, nïn trûúác yïu cêìu laâm baáo caáo töíng húåp cho laänh àaåo, àaânh phaãi "àöëi phoá" theo caách gheáp nöëi vaâ àiïìu chónh caác kïët quaã thu àûúåc cuãa caác hïå thöëng riïng reä, nhiïìu khi phaãi "bùçng tay".Vêåy thò caái EAIS àoá laâ coá ñch chûá? ___ 22 "Enterprise-wide Application Integration System" - Hïå thöëng tñch húåp ûáng duång phaåm vi toaân xñ nghiïåp SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP 73
2. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 74 Àaáp: Àuáng, àêy laâ möåt tònh hònh thûúâng xêíy ra khi doanh nghiïåp àaä trang bõ àûúåc caác hïå thöëng thöng tin höî trúå taác nghiïåp, vaâ do caác àoâi hoãi múái, gùæt gao hún vïì quaãn lyá vaâ kinh doanh, xuêët hiïån caác nhu cêìu tñch húåp thöng tin giûäa caác hïå thöëng àoá.Trïn thûåc tïë, nhiïìu khi àïí gheáp nöëi thuã cöng caác kïët quaã xûã lyá cuãa nhiïìu hïå thöëng khaác nhau cho kõp haån, àaä phaãi "àöëi phoá", thñ duå chó àûa ra àûúåc tònh hònh cuãa tuêìn trûúác, thaáng trûúác, hoùåc chó haån chïë trong möåt söë chó tiïu "lúán", v.v. do khöng kiïím tra àûúåc hïët moåi chi tiïët. Àoá möåt trong caác nguyïn nhên chñnh laâm uy tñn cuãa CNTT trong doanh nghiïåp bõ soái moân. Ngay caã laänh àaåo cuäng phên vên: liïåu coá nïn ûu aái cho àêìu tû vaâo CNTT nûäa khöng, vò xem ra nhu cêìu cuãa böå phêån CNTT vïì àêìu tû vaâ nêng cêëp laâ "vö têån", maâ vêîn khöng àaáp ûáng àûúåc hoaân toaân yïu cêìu thöng tin cho laänh àaåo doanh nghiïåp. Caác hïå thöëng EAIS laâ möåt giaãi phaáp tònh thïë. Noá khöng giaãi quyïët àûúåc têån göëc vêën àïì. Chûa kïí àïën viïåc nhiïìu khi àêy laâ caác hïå thöëng khöng reã chuát naâo. Àún giaãn laâ vò àïí xêy dûång nïn chuáng, caác haäng phêìn mïìm phaãi àêìu tû cöng sûác giaãi quyïët khaá nhiïìu vêën àïì phûác taåp cuãa viïåc "hêåu tñch húåp" nhû vêåy. Hoãi: Vêåy giaãi phaáp "khöng tònh thïë" laâ gò? Àaáp: Cuäng laâ phaãi àêìu tû vaâo caác hïå thöëng phêìn mïìm múái! Tuy nhiïn,àêy phaãi laâ caác hïå thöëng quaãn lyá àûúåc xêy dûång trïn tiïëp cêån töíng thïí vïì quaãn lyá úã mûác toaân doanh nghiïåp, trïn nïìn taãng tñch húåp tûâ àêìu toaân böå caác thöng tin cuãa doanh nghiïåp, chûá khöng chaåy theo "gheáp nöëi" caác kïët quaã àêìu ra cuãa caác hïå thöëng riïng reä. Caác hïå thöëng naây, goåi laâ caác hïå thöëng quaãn lyá tñch húåp, hoùåc hïå thöëng liïn chûác nùng, laâ möåt sûå nêng cêëp toaân diïån cuãa caác hïå thöëng chûác nùng riïng reä noái trong Chûúng trûúác. Àêy laâ bûúác phaát triïín àêìu tû têët yïëu, khi yïu cêìu nêng cao hiïåu quaã kinh doanh àoâi hoãi caác nhaâ quaãn lyá phaãi nùæm àûúåc toaân böå, "ngay lêåp tûác", thöng tin moåi mùåt cuãa doanh nghiïåp trong caác möëi quan hïå cuãa chuáng, chûá khöng phaãi caác maãng thöng tin riïng reä tûâng mùåt. Àêy thûúâng laâ luác doanh nghiïåp cêìn nêng cao hiïåu quaã quaãn lyá möåt caách cú baãn, thñ duå khi àaåt àûúåc sûå phaát triïín rêët maånh vïì quy mö hoaåt àöång, hoùåc àûáng trûúác caác sûác eáp maånh meä cuãa thõ trûúâng, phaãi giaãi quyïët àöìng thúâi rêët nhiïìu vêën àïì quaãn lyá phûác taåp nhùçm giûä àûúåc mûác tùng trûúãng vaâ võ thïë caånh tranh. Nöíi tiïëng vaâ phöí biïën nhêët trong caác hïå thöëng quaãn lyá tñch húåp hiïån nay laâ caác hïå thöëng hoaåch àõnh nguöìn lûåc doanh nghiïåp (viïët tùæt trong tiïëng Anh laâ ERP), quaãn lyá quan hïå vúái khaách haâng (viïët tùæt laâ CRM), vaâ quaãn lyá chuöîi cung ûáng (SCM). Trïn hònh 5.1 laâ sú àöì phaãn aánh caác quan hïå vaâ hoaåt àöång cuãa doanh nghiïåp trong trong böëi caãnh CNTT-TT hiïån taåi,vúái ûáng duång cuãa caác hïå thöëng trïn. Àïí duy trò àûúåc mûác àöå tùng trûúãng, doanh nghiïåp phaãi tùng cûúâng hiïåu quaã cuãa caã caác hoaåt àöång "hêåu trûúâng" (nöåi böå doanh nghiïåp), nhû chuyïín tûâ quaãn lyá riïng reä sang quaãn lyá tñch húåp caác hoaåt àöång chïë taåo, saãn xuêët, nghiïn cûáu, cöng nghïå, kïë toaán, taâi chñnh, v.v. (hïå thöëng ERP). Àöìng thúâi, phaãi tùng cûúâng quaãn lyá caã caác hoaåt àöång "mùåt tiïìn", hûúáng ra ngoaâi biïn giúái cuãa doanh nghiïåp, nhû quaãn lyá chuöîi cung ûáng (SCM), quaãn lyá quan hïå vúái khaách haâng (CRM). Nhû coá thïí thêëy trïn sú àöì naây, hïå thöëng thöng tin cuãa doanh nghiïåp khöng coân coá thïí àoáng kñn trong nöåi böå 74 SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP
3. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 75 àûúåc nûäa, maâ bùæt àêìu phaãi múã röång cho caác quan hïå vúái "bïn ngoaâi", vúái möi trûúâng hoaåt àöång cuãa doanh nghiïåp. Haå têìng cho caác hïå thöëng naây laâ Internet, maång nöåi böå (intranet), caác maång ngoaåi böå (extranet) cuãa doanh nghiïåp, cuâng caác HTTT vaâ CSDL cêëp xñ nghiïåp (quy mö toaân doanh nghiïåp) àaä àûúåc nhùæc àïën trong Chûúng 4. Internet Nhaâ cung cêëp vaâ caác àöëi taác kinh doanh Extranet Quaãn lyá chuöîi cung ûáng (SCM) Mua, Phên phöëi, Hêåu cêìn Cöng nghïå & Kïë toaán vaâ ERP Chïë taåo vaâ Saãn xuêët ERP Nghiïn cûáu Taâi chñnh Quaãn lyá quan hïå khaách haâng (CRM) Tiïëp thõ Baán haâng Dõch vuå Extranet Ngûúâi tiïu duâng vaâ caác khaách haâng cuãa Doanh nghiïåp Hònh 5.1: Mö hònh möi trûúâng hoaåt àöång cuãa doanh nghiïåp trong "thúâi àaåi" Internet. Hoãi: Coá thïí mö taã, möåt caách toám tùæt, vïì chûác nùng caác hïå thöëng tñch húåp trong sú àöì naây nhû thïë naâo? Àaáp: Nhû àaä noái, 3 hïå thöëng quaãn lyá tñch húåp hay àûúåc nhùæc àïën nhêët hiïån nay laâ: • Hoaåch àõnh nguöìn lûåc doanh nghiïåp (ERP)23, • Quaãn trõ quan hïå khaách haâng (CRM)24, • Quaãn trõ chuöîi cung ûáng (hay dêy chuyïìn cung cêëp - SCM)25. ___ 23 "Enteprise Resource Planning"- Coá thïí coi tiïìn thên cuãa ERP laâ caác hïå thöëng MRP, viïët tùæt cuãa tûâ Material Requirement Planning (Hoaåch àõnh nhu cêìu nguyïn liïåu), vaâ MRP II, viïët tùæt cuãa tûâ Manufacturing Resource Planning (Hoaåch àõnh nguöìn lûåc saãn xuêët), chaåy trïn caác hïå thöëng maáy lúán (mainframe) vaâ maáy mini trong thúâi kyâ 1960-1970. Àïën nhûäng nùm 1990, cuâng vúái sûå phaát triïín cuãa cöng nghïå phêìn cûáng vaâ caác maång maáy tñnh doanh nghiïåp dûåa trïn cêëu truác client /server, trong àoá phöí biïën duâng caác maáy PC Server thay cho maáy lúán, caác hïå thöëng naây nhûúâng chöî cho ERP. 24 "Customer Relationship Management" 25 "Supply Chain Management" SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP 75
4. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 76 Vïì ERP: ERP laâ möåt hïå thöëng quaãn lyá tñch húåp caác nguöìn lûåc cuãa doanh nghiïåp, bao truâm lïn toaân böå caác hoaåt àöång chûác nùng chñnh cuãa doanh nghiïåp nhû kïë toaán, quaãn trõ nhên lûåc, quaãn lyá saãn xuêët, quaãn trõ hïå thöëng hêåu cêìn, vaâ quaãn trõ hïå thöëng baán haâng. ERP trïn thûåc tïë coá nhiïìu loaåi, traãi röång tûâ caác hïå thöëng ERP duâng cho caác têåp àoaân àa quöëc gia, àïën caác hïå thöëng ERP àûúåc thiïët kïë cho caác doanh nghiïåp nhoã hún. Thêåp kyã 90 laâ thúâi kyâ hoaâng kim cuãa caác hïå thöëng ERP lúán. Àêy laâ nhûäng hïå thöëng àùæt tiïìn (chó riïng phêìn mïìm àaä trõ giaá nhiïìu triïåu àö la Myä), vaâ viïåc triïín khai chuáng cuäng khöng àún giaãn, doanh nghiïåp khöng thïí tûå triïín khai àûúåc maâ phaãi duâng caác chuyïn viïn tû vêën àûúåc àaâo taåo chuyïn sêu vaâ töën keám26. Caác cöng ty àa quöëc gia thi nhau triïín khai ERP cho tûâng chi nhaánh vaâ nöëi liïìn caác chi nhaánh cuãa hoå trïn toaân cêìu. Àöíi laåi laâ hiïåu quaã cao vïì moåi mùåt, tûâ nùng suêët lao àöång àïën quaãn lyá chi phñ vaâ chêët lûúång dõch vuå khaách haâng. ERP laâ xûúng söëng cuãa moåi hïå thöëng quaãn lyá trong caác cöng ty hoaåt àöång hiïåu quaã hiïån nay trïn thïë giúái. Coá thïí noái caác cöng ty àoá seä ngûâng hoaåt àöång nïëu hïå thöëng ERP cuãa hoå bõ truåc trùåc, vò bùçng caách thuã cöng, cöng ty khöng thïí kiïím soaát àûúåc hoaåt àöång vúái haâng trùm chi nhaánh vaâ haâng triïåu giao dõch diïîn ra haâng ngaây trïn khùæp thïë giúái. Vúái caác cöng ty têìm cúä nhoã hún, ERP cuäng laâ cöng cuå chñnh àïí hoå tùng hiïåu quaã quaãn lyá, nhû trûúâng húåp Cöng ty nöåi thêët T noái trong Chûúng 2. Nhû àaä noái, àiïìu quan troång nhêët cuãa caác hïå thöëng naây chñnh laâ úã tiïëp cêån töíng thïí àïën caác vêën àïì quaãn lyá doanh nghiïåp, khöng phaãi chó tin hoåc hoáa tûâng phêìn nhû caác hïå thöëng taác nghiïåp riïng reä. Vïì CRM: CRM laâ khaái niïåm múái àûúåc phöí duång rêët gêìn àêy. CRM àùåt troång têm vaâo khaã nùng giao tiïëp vúái bïn ngoaâi (khaách haâng, nhaâ cung cêëp) cuãa möåt hïå thöëng quaãn lyá, do àoá coá tïn goåi Quaãn trõ quan hïå khaách haâng. CRM quaãn lyá tûâ phên tñch thõ trûúâng, lêåp kïë hoaåch tiïëp thõ vaâ baán haâng, àïën caác hoaåt àöång tiïëp thõ nhû chiïën dõch tiïëp thõ trûåc tiïëp qua thû, email ; quaãn lyá caác àún àùåt haâng; vaâ quaãn lyá hoaåt àöång chùm soác khaách haâng, nhû caác trung têm dõch vuå khaách haâng, höî trúå qua Internet, höî trúå tûå àöång CRM coân phên tñch nhiïìu chiïìu vïì khaách haâng àïí giuáp doanh nghiïåp àõnh hûúáng caác hoaåt àöång phaát triïín saãn phêím vaâ baán haâng. CRM hiïån nay chuã yïëu duâng cöng nghïå web vaâ Internet, dûåa trïn nhêån àõnh nhûäng cöng cuå naây taåo diïån tiïëp xuác röång nhêët cho hïå thöëng, vúái khaã nùng truy cêåp bêët kyâ tûâ àiïím naâo. Ngoaâi quaãn trõ quan hïå khaách haâng, caác hïå thöëng quaãn trõ quan hïå vúái àöëi taác PRM27 cuäng àûúåc phaát triïín àïí phöëi húåp hoaåt àöång giûäa doanh nghiïåp vaâ caác àöëi taác, nhùçm tùng cûúâng hiïåu quaã phuåc vuå khaách haâng chung cuãa caã hïå thöëng vaâ giaãm chi phñ caác hoaåt àöång thiïëu phöëi húåp cuãa caác àöëi taác gêy ra. Vïì SCM: Khaái niïåm vïì Dêy chuyïìn cung cêëp àûúåc àõnh nghôa laâ quaá trònh tûâ khi doanh nghiïåp tòm kiïëm vaâ mua nguyïn vêåt liïåu cêìn thiïët, saãn xuêët ra saãn phêím, vaâ àûa saãn phêím àoá àïën tay khaách haâng. Noái chung hïå thöëng phêìn mïìm SCM seä phuåc vuå caác cöng viïåc tûâ lêåp kïë hoaåch mua nguyïn vêåt liïåu, lûåa choån nhaâ cung cêëp, àûa ra caác quy trònh theo àoá nhaâ cung cêëp seä phaãi tuên thuã trong viïåc cung cêëp nguyïn vêåt liïåu cho doanh nghiïåp, lêåp kïë hoaåch cho ___ 26 Chi phñ tû vêën ERP thûúâng tûâ 800 - 2.000 USD/ngaây cöng, vaâ thúâi gian tû vêën coá thïí lïn túái haâng ngaân ngaây cöng cho möåt cöng ty haång trung. 27 "Partner Relationship Management" 76 SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP
5. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 77 lûúång haâng saãn xuêët, quaãn lyá quaá trònh giao haâng bao göìm quaãn lyá kho vaâ lõch giao haâng, cho àïën quaãn lyá haâng traã laåi vaâ höî trúå khaách haâng trong viïåc nhêån haâng. SCM laâ hoå phêìn mïìm khoá chuêín hoaá vaâ àõnh nghôa nhêët trong caác hïå phêìn mïìm quaãn lyá. Möåt phêìn mïìm SCM coá thïí chó nhùæm vaâo möåt khêu trong caã dêy chuyïìn cung cêëp, nhû hïå thöëng quaãn lyá bûu kiïån cuãa United Parcel Services Inc. (UPS) hoùåc Federal Express (FedEx) têåp trung theo doäi bûu kiïån khi chuáng ài tûâ àiïím trung chuyïín naây qua àiïím trung chuyïín khaác, trong khi phêìn mïìm mua haâng cuãa General Electric (GE) têåp trung vaâo viïåc àûa caác yïu cêìu vïì phuå kiïån cuãa GE lïn maång vaâ töí chûác cho caác nhaâ cung cêëp trïn khùæp thïë giúái àêëu thêìu cung cêëp. Caác nhaâ saãn xuêët phêìn mïìm SCM cuäng phên taán vaâ thûúâng têåp trung xêy dûång saãn phêím chuyïn sêu cho möåt khêu naâo àoá trong dêy chuyïìn cung cêëp. Hïå thöëng ERP thûúâng cuäng cung cêëp nhiïìu tñnh nùng cuãa SCM.Trong Söí tay chó giúái thiïåu vïì ERP vaâ CRM. Hoãi: ERP cuå thïí bao göìm nhûäng gò? Àaáp: Coá nhiïìu caách miïu taã chûác nùng vaâ thaânh phêìn cuãa möåt hïå ERP.Theo taâi liïåu chñnh thûác cuãa CIBRES28, möåt ERP tiïu chuêín seä göìm caác chûác nùng, vúái caác phên hïå keâm theo, sau àêy: 1. Kïë toaán taâi chñnh - Söí caái - Söí phuå tiïìn mùåt, söí phuå ngên haâng - Baán haâng vaâ caác khoaãn phaãi thu - Mua haâng vaâ caác khoaãn phaãi traã 2. Lûúng 3.Taâi saãn cöë àõnh 4. Hêåu cêìn - Quaãn lyá kho vaâ töìn kho - Quaãn lyá giao nhêån - Quaãn lyá nhaâ cung cêëp 5. Saãn xuêët - Lêåp kïë hoaåch saãn xuêët29 - Lêåp kïë hoaåch nguyïn vêåt liïåu30 - Lêåp kïë hoaåch phên phöëi31 - Lêåp kïë hoaåch àiïìu phöëi nùng lûåc32 ___ 28 CIBRES - Cú quan töí chûác thi vaâ cêëp chûáng chó CIERP (Certified Implementer of ERP - chuyïn viïn triïín khai hïå thöëng ERP), möåt trong nhûäng chûáng chó quöëc tïë quan troång nhêët àöëi vúái chuyïn viïn tû vêën ERP. 29 MPS - Master Production Schedule. 30 MRP - Material Requirements Planning. 31 DRP - Distribution Requirements Planning. 32 CRP - Capability Requirements Planning. SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP 77
6. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 78 - Cöng thûác saãn phêím33 - Quaãn lyá luöìng saãn xuêët34 - Quaãn lyá maä vaåch35 - Quaãn lyá lïånh saãn xuêët36 6. Dûå baáo vaâ lêåp kïë hoaåch 7. Cöng cuå lêåp baáo caáo Nhû vêåy, ERP laâ möåt töí húåp caác thaânh phêìn daânh cho caác phoâng ban chûác nùng trong möåt doanh nghiïåp nhû kïë toaán, baán haâng, vêåt tû, saãn xuêët Caác hïå ERP cuå thïí coá thïí göìm khöng àêìy àuã caác thaânh phêìn trïn. Nhûng, nhû àaä noái, "tñch húåp" múái laâ àiïìu chñnh yïëu nhêët cuãa ERP.Tñch húåp úã àêy hiïíu laâ moåi phên hïå trong ERP cuöëi cuâng àïìu àûa dûä liïåu vïì möåt CSDL chung vaâ duy nhêët, sau àoá dûä liïåu seä tûå tòm àûúâng ài àïí coá mùåt trong caác bûúác xûã lyá tiïëp theo úã nhûäng böå phêån liïn quan, cuäng nhû trïn caác baáo caáo taâi chñnh vaâ quaãn trõ. Noái möåt caách khaác, khöng coá dûä liïåu naâo cêìn phaãi nhêåp vaâo hai lêìn trong toaân böå hïå thöëng naây, laâ àiïìu khoá traánh khi doanh nghiïåp sûã duång nhiïìu hïå thöëng chûác nùng riïng reä trûúác kia, dêîn àïën phaãi duâng caác hïå thöëng EAIS nhû möåt giaãi phaáp tònh thïë noái úã àêìu chûúng naây. Hoãi: Dûä liïåu "tûå tòm àûúâng ài àïí coá mùåt " theo nghôa naâo? Àaáp: Haäy xem qua möåt vñ duå: nhên viïn baán haâng A nhêåp àún àùåt haâng göìm 15 thuâng keåo vaâo phên hïå "Baán haâng" (thuöåc chûác nùng "Kïë toaán - taâi chñnh"), àún àùåt haâng naây seä kñch hoaåt chûác nùng kiïím tra kho trong phên hïå "Kho" (trong chûác nùng "Hêåu cêìn"), nïëu thêëy trong kho coân loaåi haâng àoá thò phên hïå "Kho" seä taåo ra möåt Phiïëu xuêët kho chúâ sùén, àöìng thúâi àaánh dêëu giûä 15 thuâng keåo laåi (àïí khöng bõ xuêët cho àún àùåt haâng khaác). Khi thuã kho in Phiïëu xuêët kho vaâ thûåc xuêët ra 15 thuâng keåo, hïå thöëng laåi tiïëp tuåc kñch hoaåt phên hïå "Kïë toaán taâi chñnh" vaâ taåo ra hoaá àún cho khaách haâng. Khi nhên viïn kïë toaán in hoaá àún, phên hïå "Kïë toaán taâi chñnh" seä tiïëp tuåc taåo ra buát toaán ghi núå vaâo taâi khoaãn phaãi thu cuãa khaách haâng (hoùåc vaâo tiïìn mùåt nïëu khaách haâng traã tiïìn ngay) vaâ ghi coá vaâo doanh thu. Nhû vêåy caã thuã kho lêîn nhên viïn kïë toaán àïìu coá dûä liïåu vaâ taåo ra caác chûáng tûâ cêìn thiïët maâ khöng ai phaãi goä laåi àún àùåt haâng àoá. Àêy laâ caách tiïëp cêån "lêëy dûä liïåu laâm trung têm", àaãm baão cho cuâng möåt dûä liïåu khöng àûúåc taåo ra hai lêìn trong hïå thöëng, vaâ dûä liïåu àûúåc di chuyïín theo àuáng luöìng xûã lyá àaä àõnh cho noá. Àiïìu naây mang rêët nhiïìu yá nghôa. Coá thïí kïí ra möåt söë lúåi ñch chñnh nhû sau: • Loaåi boã caác sai soát coá thïí xaãy ra khi nhiïìu ngûúâi cuâng nhêåp möåt dûä liïåu:Trúã laåi vñ duå trïn nïëu nhên viïn A àiïìn tay àún àùåt haâng vaâ viïët con söë "15" röìi xuêët cho khaách haâng Trêìn Huâng,khi chûáng tûâ naây àïën tay thuã kho do chûä viïët thaáu laåi nhòn ra thaânh "16" vaâ xuêët ra 16 thuâng, hoùåc khi chûáng tûâ àïën tay nhên viïn kïë toaán ___ 33 BoM - Bill of Material 34 Product Routings 35 Bar Coding 36 Work Order 78 SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP
7. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 79 laåi bõ goä nhêìm thaânh "Trêìn Hûng" Nhûäng sai soát nhû vêåy gêy ra tònh traång nhên viïn A coá xu hûúáng tûå ài theo doäi moåi khêu vaâ coá söí theo doäi riïng cho caác khaách haâng liïn quan àïën mònh, àïí àaãm baão rùçng löîi cuãa ngûúâi khaác khöng gêy aãnh hûúãng túái cöng viïåc cuãa anh ta, vaâ vö tònh hay hûäu yá nhên viïn A trúã thaânh "laänh chuáa caát cûá" möåt maãng dûä liïåu khaách haâng naâo àoá cuãa doanh nghiïåp. Caác cú chïë kiïím tra cheáo thûúâng rêët khoá khùn khi vêëp phaãi nhûäng "laänh àõa" naây, vaâ thûã tûúãng tûúång möåt ngaây naâo àoá nhên viïn A nghó viïåc, ngûúâi tiïëp nhêån seä khoá khùn thïë naâo trong viïåc xaác lêåp laåi nhûäng giao dõch vúái maãng khaách haâng naây. • Tùng töëc àöå doâng cöng viïåc: Roä raâng töëc àöå cuãa möåt nhên viïn cêìm chûáng tûâ giêëy chaåy tûâ phoâng naây sang phoâng khaác khöng thïí saánh vúái töëc àöå cuãa chûáng tûâ àiïån tûã chaåy trïn maång maáy tñnh. ERP coân tùng töëc àöå doâng cöng viïåc bùçng caách giaãi quyïët caác "nuát cöí chai". Theo caách thûác àêìu tû cho tûâng chûác nùng, giaã sûã möåt doanh nghiïåp àaä trang bõ cuåc böå àûúåc caác hïå thöëng phêìn mïìm cho böå phêån kïë toaán vaâ baán haâng, nhûng böå phêån kho chûa àûúåc trang bõ, thò böå phêån kho luác naây coá nguy cú thaânh möåt "nuát cöí chai" laâm chêåm laåi nùng suêët laâm viïåc chung vaâ bùæt caác böå phêån khaác phaãi chúâ. ERP vúái caách tiïëp cêån àöìng böå seä laâ cöng cuå àïí giaãi quyïët caác "nuát cöí chai" naây. Ngoaâi ra, nïëu doanh nghiïåp cêìn tñnh toaán vúái dûä liïåu, nhû tûâ àún àùåt haâng àïí tñnh ra khöëi lûúång nguyïn vêåt liïåu cêìn mua, hoùåc àûa ra kïë hoaåch saãn xuêët töëi ûu cho caác àún àùåt haâng, thò seä khöng coá caách naâo laâm tay cho kõp nïëu nhûäng tñnh toaán naây khöng àûúåc tñch húåp ngay trong hïå thöëng quaãn lyá. • Têåp trung dûä liïåu: Lúåi ñch cuãa viïåc naây rêët roä raâng, thay vò duy trò nhiïìu CSDL cuåc böå vúái dûä liïåu nhiïìu khi "caäi nhau", doanh nghiïåp seä coá möåt CSDL thöëng nhêët vaâ têåp trung. Möåt vñ duå dïî thêëy cuãa CSDL têåp trung laâ cho pheáp thûúâng xuyïn àûa ra caác baáo caáo chñnh xaác vaâ kõp thúâi cho laänh àaåo, khùæc phuåc tònh traång chung trong caác doanh nghiïåp, nhêët laâ doanh nghiïåp lúán vaâ phûác taåp nhû caác töíng cöng ty, laâ chó coá thïí ra àûúåc baáo caáo taâi chñnh vaâi lêìn trong möåt nùm vaâ söë liïåu thûúâng chêåm so vúái thûåc tïë nhiïìu tuêìn hoùåc thêåm chñ nhiïìu thaáng. Dûä liïåu têåp trung coân laâ àiïìu kiïån àêìu tiïn cho viïåc phên tñch caác dûä liïåu theo nhiïìu goác nhòn khaác nhau (goåi laâ "khai phaá dûä liïåu"37), nhùçm àûa ra nhûäng baáo caáo mang tñnh trúå giuáp quyïët àõnh kinh doanh. • Dïî daâng kiïím soaát: Möåt CSDL vaâ caác quy trònh nghiïåp vuå têåp trung seä giuáp ban laänh àaåo dïî daâng aáp duång caác cú chïë kiïím soaát nöåi böå. Chûác nùng "tòm vïët" cuãa hïå thöëng ERP cho pheáp nhanh choáng tòm ra nguöìn göëc nhûäng buát toaán cêìn kiïím tra, cuäng nhû nhûäng nhên viïn liïn quan àïën àûúâng ài cuãa buát toaán àoá. Hoãi:Vúái caác chûác nùng maånh nhû vêåy, ERP coá thay thïë àûúåc caác quy trònh nghiïåp vuå vaâ caách thûác quaãn lyá cuãa doanh nghiïåp àûúåc khöng? Àaáp: Qua nhûäng lúåi ñch vûâa kïí trïn cuãa ERP,coá thïí taåo ra caãm giaác àêy laâ "chiïëc àuäa thêìn" giaãi quyïët hêìu hïët caác khoá khùn vïì quaãn lyá cuãa doanh nghiïåp. Àêy coá leä laâ ûúác mú cuãa caác nhaâ quaãn lyá doanh nghiïåp hiïån nay. Tuy nhiïn àïí biïën chuáng thaânh hiïån thûåc, nhûäng khoá ___ 37 "Data mining" - xem Giaãi nghôa thuêåt ngûä vaâ khaái niïåm. SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP 79
8. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 80 khùn vaâ gian khoá rêët nhiïìu.Trûúác hïët, cêìn coá möåt quan niïåm roä raâng vïì möëi quan hïå nhên quaã giûäa caách thûác quaãn lyá vaâ viïåc aáp duång ERP: àïí aáp duång thaânh cöng ERP doanh nghiïåp cêìn húåp lyá hoaá vaâ chuêín hoaá caác quy trònh nghiïåp vuå, vaâ ngûúåc laåi ERP seä giuáp cuãng cöë caác quy trònh àaä àûúåc chuêín hoaá vïì mùåt logic naây. Vñ duå: khêu nhêåp haâng cuãa doanh nghiïåp quy àõnh phaãi qua ba bûúác 1, 2, 3. Khi laâm bùçng tay nhên viïn coá thïí vò lyá do naây khaác "laâm tùæt", boã qua möåt bûúác naâo àoá. Nhûng nïëu quy trònh ba bûúác naây àûúåc àûa vaâo trong phêìn mïìm, khöng ai coá thïí boã qua bûúác naâo, vò àún giaãn laâ nïëu khöng hoaân thaânh bûúác trûúác thò phêìn mïìm seä khöng cho àöång vaâo bûúác sau.Toám laåi, muöën sûã duång hiïåu quaã ERP, doanh nghiïåp phaãi coá caác quy trònh quaãn lyá tiïn tiïën phuâ húåp. Àöëi vúái caác nhaâ quaãn lyá, àiïìu cêìn nhúá laâ ERP khöng tûå taåo ra sûå thay àöíi vïì quy trònh laâm viïåc. Sûå thay àöíi àoá cêìn àûúåc nghô túái vaâ bùæt àêìu triïín khai trûúác khi aáp duång ERP. Ngûúåc laåi ERP seä goáp phêìn àùæc lûåc cuãng cöë nhûäng quy trònh laâm viïåc múái theo yá àöì nhaâ quaãn lyá. ERP giuáp nhaâ quaãn lyá taåo ra cú chïë kiïím soaát nöåi böå àaáng tin cêåy vaâ taåo ra möåt nhõp laâm viïåc àöìng böå vúái sûå phên chia traách nhiïåm roä raâng, nhûng àöìng thúâi laåi phöëi húåp chùåt cheä giûäa caác böå phêån trong doanh nghiïåp. ERP khöng àún thuêìn chó laâ möåt phêìn mïìm, àoá laâ möåt phong caách quaãn lyá múái. Hoãi: Nhû vêåy viïåc àûa möåt hïå thöëng ERP vaâo hoaåt àöång cuäng khöng àún giaãn? Àaáp: Àuáng vêåy. Caác nhaâ quaãn lyá cêìn àùåc biïåt quan têm àïën viïåc triïín khai caác hïå thöëng ERP. Sûå thêët baåi cuãa nhiïìu dûå aán CNTT möåt phêìn do khaách haâng mua hïå thöëng khöng àaáp ûáng nhu cêìu, nhûng phêìn lúán hún laâ do sai soát trong triïín khai, dêîn àïën hïå thöëng múái khöng ài àûúåc vaâo cöng viïåc cuãa doanh nghiïåp.Vò vêåy, bïn caånh viïåc phaát triïín caác hïå thöëng ERP,ngûúâi ta cuäng àêìu tû nghiïn cûáu vïì viïåc triïín khai ERP.Khaác vúái triïín khai caác hïå thöëng ûáng duång chuyïn biïåt, triïín khai ERP löi cuöën nhiïìu bïn tham gia. Chi tiïët vïì caác bïn tham gia vaâo quaá trònh naây àûúåc trònh baây trong phêìn àûúåc àoáng trong khung dûúái àêy. Triïín khai ERP Caác chuã thïí liïn quan àïën triïín khai ERP: - Nhaâ cung cêëp hïå thöëng: Ngûúâi taåo ra saãn phêím ERP,vñ duå Oracle, Exact, SAP Àïí cho goån seä goåi laâ Haäng phêìn mïìm. - Nhaâ baán leã vúái dõch vuå gia tùng (VAR)38: Àêy laâ hïå thöëng phên phöëi cho Haäng phêìn mïìm. - Nhaâ tû vêën triïín khai : Àêy laâ ngûúâi trûåc tiïëp triïín khai ERP cho khaách haâng. Hoå cuäng thûúâng laâ nhûäng ngûúâi cung cêëp dõch vuå höî trúå sau triïín khai. Nhaâ tû vêën triïín khai seä gùåp vêën àïì nïëu nhû VAR àûa cho khaách haâng möåt hïå thöëng khöng phuâ húåp, ngûúåc laåi VAR khöng thïí tû vêën cho khaách haâng maâ khöng hiïíu cùån keä vïì hïå thöëng àõnh giúái ___ 38 Tiïëng Anh laâ "Value Added Reseller" 80 SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP
9. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 81 thiïåu, tûác laâ coá kiïën thûác tû vêën triïín khai.Vò möëi tûúng taác nhû vêåy nïn trong àa söë trûúâng húåp nhaâ tû vêën triïín khai cuäng chñnh laâ VAR, triïín khai cho khaách haâng caác hïå thöëng maâ hoå tû vêën. Do lyá do naây, khaái niïåm VAR thûúâng bao haâm VAR kiïm Nhaâ tû vêën triïín khai. Àiïím khaác biïåt cùn baãn giûäa VAR vaâ Haäng phêìn mïìm hïå thöëng: Haäng phêìn mïìm laâ cöng ty tin hoåc vúái lûåc lûúång àa söë laâ caác chuyïn viïn lêåp trònh vaâ kyä sû hïå thöëng,VAR laåi thûúâng xuêët thên tûâ caác àún võ tû vêën quaãn trõ.VAR khöng cêìn biïët phêìn mïìm àûúåc taåo ra nhû thïë naâo, maâ chó cêìn biïët doanh nghiïåp cêìn chu trònh nghiïåp vuå naâo àïí giúái thiïåu cho hoå hïå thöëng ERP thñch húåp, vaâ giuáp hoå sûã duång àûúåc hïå thöëng múái naây.Toám laåi,möåt chuyïn viïn cuãa VAR cêìn 50% kiïën thûác ERP vaâ 50% vïì nghiïåp vuå quaãn lyá. Cöng viïåc cuãa VAR cuäng giöëng nhû möåt kiïën truác sû khöng cêìn biïët caách laâm ra viïn gaåch hay caánh cûãa, nhûng rêët gioãi trong viïåc gheáp nhûäng vêåt liïåu àoá laåi phuâ húåp vúái yïu cêìu sûã duång vaâ tuái tiïìn cuãa khaách haâng. Nhûäng VAR uy tñn trïn thïë giúái coá tiïíu sûã töët vïì tû vêën quaãn lyá rêët maånh. Möåt söë xuêët thên ra tûâ nhûäng haäng kiïím toaán haâng àêìu, nhû Accenture (Myä) àûúåc taách ra tûâ haäng Andersen Worldwide; Cap Gemini Ernst & Young tûâ sûå húåp nhêët cuãa böå phêån tû vêën cuãa Ernst & Young vaâ cöng ty tû vêën tin hoåc haâng àêìu chêu Êu Cap Gemini; IBM Consulting tûâ sûå húåp nhêët böå phêån tû vêën cuãa IBM vaâ böå phêån tû vêën cuãa haäng kiïím toaán PriceWaterhouseCoopers v.v Taåi Viïåt Nam, caác VAR naây chûa chñnh thûác hiïån diïån, mùåc duâ caác haäng kiïím toaán sinh ra chuáng nhû KPMG/Arthur Andersen, Ernst & Young, PriceWaterhouseCoopers àïìu àaä coá mùåt tûâ lêu. Caác VAR lúán naây àûúåc chia ra nhiïìu böå phêån, möîi böå phêån phuå traách möåt hïå thöëng ERP.Ngoaâi ra coân coá nhiïìu VAR nhoã hún chuyïn chuá vaâo möåt hïå thöëng ERP. Hoãi: Nhû vêåy, viïåc triïín khai ERP seä laâ möåt cöng viïåc töën keám? Àaáp: Àoá thûåc sûå laâ möåt cöng viïåc trònh àöå cao, quyïët àõnh viïåc thaânh baåi cuãa möåt dûå aán àêìu tû ERP,vaâ do vêåy töën keám. Khi caác haäng saãn xuêët ERP hoùåc tû vêën cuãa nûúác ngoaâi trònh diïîn saãn phêím cho khaách haâng, hoå khöng bao giúâ quïn nhêën maånh giaá trõ cuãa "phûúng phaáp luêån"39 triïín khai, vaâ viïåc haäng mònh coá möåt "phûúng phaáp luêån" ûu viïåt hún caác àöëi thuã. Àêëy chñnh laâ caái "giaá" cuãa hoå.Trong caác baãn chaâo giaá cuãa hoå phñ triïín khai thûúâng bùçng hoùåc hún giaá trõ cuãa phêìn mïìm. Tiïëc rùçng caác haäng phêìn mïìm vaâ khaách haâng Viïåt Nam thò xûa nay thûúâng quen khöng tñnh phñ triïín khai, coi àoá nhû möåt phêìn "gia tùng", möåt khoaãn phuå thïm (nïëu muöën baán àûúåc phêìn mïìm!).Vò coi àoá laâ phêìn phuå nïn hoùåc laâ laâm qua loa cho xong, hoùåc ngûúåc laåi ngûúâi baán haâng àaânh "cùæn rùng chõu thiïåt" nïëu nhû cuöëi cuâng thúâi gian vaâ nhên lûåc àöí vaâo viïåc triïín khai töën keám gêëp nhiïìu lêìn dûå kiïën maâ chùèng coá cú súã gò àïí tñnh phñ cho khaách haâng.Vò vêåy, àaä àïën luác caác nhaâ saãn xuêët vaâ khaách haâng sûã duång phêìn mïìm ERP (vaâ caác hïå thöëng kïë toaán hiïån àaåi) taåi Viïåt Nam cêìn bùæt àêìu laâm quen vúái viïåc lêåp kïë hoaåch vaâ ngên saách möåt caách nghiïm tuác cho vêën àïì triïín khai, taách rúâi noá khoãi phñ cho phêìn mïìm. Hoãi: Àïí triïín khai ERP,cêìn laâm nhûäng gò? Àaáp: Caã phña triïín khai vaâ khaách haâng cêìn thöëng nhêët lêåp ra möåt Ban chó àaåo, göìm laâ laänh àaåo cêëp cao cuãa doanh nghiïåp, nhû giaám àöëc, phoá giaám àöëc, kïë toaán trûúãng, vaâ möåt söë phuå ___ 39 Methodology - àöi chöî trong Söí tay seä goåi goån laâ phûúng phaáp (triïín khai), nïëu khöng súå lêìm lêîn. SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP 81
10. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 82 traách trûåc tiïëp nhû trûúãng caác phoâng, ban. Nhiïåm vuå cuãa Ban chó àaåo laâ thiïët lêåp chiïën lûúåc chung cho viïåc phaát triïín ERP cho doanh nghiïåp, àïì ra caác yïu cêìu cho hïå thöëng. Caác yïu cêìu naây cêìn gùæn vúái nhûäng muåc tiïu cuå thïí vaâ coá thúâi haån hoaân thaânh. Tiïëp àïën, cêìn àûa ra ngay möåt cú cêëu nhên sûå kõp thúâi vaâ húåp lyá. Cuå thïí: Vïì phña khaách haâng, cêìn möåt ngûúâi laâm Chuã nhiïåm dûå aán.Võ naây baáo caáo trûåc tiïëp cho Ban chó àaåo vaâ laâ ngûúâi chõu traách nhiïåm chñnh tûâ phña doanh nghiïåp trong viïåc àiïìu haânh dûå aán. Cöng viïåc chñnh cuãa chuã nhiïåm dûå aán laâ: thiïët lêåp caác àöëi thoaåi, àiïìu àöång nguöìn lûåc dûå aán, àiïìu phöëi ngên saách dûå aán, theo doäi tiïën àöå Muöën laâm àûúåc nhûäng àiïìu naây chuã nhiïåm dûå aán phaãi laâ möåt caán böå quaãn lyá hiïíu biïët vïì caác quy trònh nghiïåp vuå cuãa caác phoâng ban trong doanh nghiïåp, àöìng thúâi coá àuã nùng lûåc àïí àûa ra caác giaãi phaáp cho töí dûå aán khi cêìn thiïët. Vïì phña nhaâ triïín khai, cêìn möåt ngûúâi giûä vai troâ Tû vêën chñnh vaâ phuå traách triïín khai dûå aán, vaâ caác nhaâ tû vêën khaác: tû vêën quaãn lyá, tû vêën hïå thöëng, tû vêën kyä thuêåt. Nhiïåm vuå cuãa tû vêën chñnh laâ àûa ra kïë hoaåch triïín khai dûå aán àïí thöng qua Chuã nhiïåm dûå aán (phña khaách haâng). Trong quaá trònh triïín khai, tû vêën chñnh seä chó àaåo hoaåt àöång cuãa caác tû vêën quaãn lyá, tû vêën hïå thöëng vaâ tû vêën kyä thuêåt, àaãm baão caác muåc tiïu àûúåc doanh nghiïåp àïì ra trong baãn àõnh nghôa yïu cêìu40, àaãm baão caác möëc hoaân thaânh àuáng haån. Tû vêën quaãn lyá rêët cêìn cho doanh nghiïåp trong giai àoaån chuêín bõ triïín khai ERP.Trong quaá trònh triïín khai ERP, tû vêën quaãn lyá cêìn coá mùåt trong àöåi hònh triïín khai àïí giuáp tû vêën hïå thöëng hiïíu roä nhûäng quy trònh kinh doanh cêìn thiïët cho doanh nghiïåp . Tû vêën hïå thöëng laâ chuyïn gia vïì hïå thöëng ERP dûå àõnh triïín khai cho khaách haâng.Tû vêën hïå thöëng seä thiïët lêåp caác cêëu hònh cho hïå thöëng àïí phaãn aánh àuáng caác quy trònh kinh doanh cuãa khaách haâng, thiïët lêåp phoâng thûã nghiïåm vaâ caác mêîu thûã nghiïåm, cuäng nhû tiïën haânh àaâo taåo cho khaách haâng.Tû vêën hïå thöëng laâ ngûúâi tiïën haânh 80-90% cöng viïåc haâng ngaây trong quaá trònh triïín khai dûå aán.Trong khi Tû vêën quaãn lyá vaâ Tû vêën chñnh coá thïí mang tñnh töíng quan, sûã duång àûúåc cho nhiïìu saãn phêím ERP khaác nhau thò Tû vêën hïå thöëng thûúâng àûúåc chuyïn mön hoáa cho tûâng saãn phêím ERP.Àöëi taác chñnh cuãa Tû vêën quaãn lyá laâ caác trûúãng böå phêån nghiïåp vuå vaâ nhûäng ngûúâi duâng haåt giöëng taåi doanh nghiïåp. Tû vêën kyä thuêåt laâ möåt nhên viïn tin hoåc thuêìn tuáy. Traách nhiïåm cuãa Tû vêën kyä thuêåt laâ khaão saát cú súã haå têìng vïì CNTT cuãa doanh nghiïåp, àûa ra caác àïì xuêët giuáp doanh nghiïåp caãi taåo cú súã haå têìng (phêìn cûáng, cêëu truác maång nöåi böå, maång diïån röång, àûúâng truyïìn ) àïí hïå thöëng múái coá thïí chaåy àûúåc.Tû vêën kyä thuêåt seä giaãi quyïët caác vêën àïì nhû: chuyïín àöíi dûä liïåu, àiïìu chónh maä nguöìn cuãa hïå thöëng, caác vêën àïì vúái hïå àiïìu haânh, tñch húåp hïå thöëng Tû vêën kyä thuêåt laâ ngûúâi caâi àùåt phêìn mïìm vaâ àaãm baão cho caác böå phêån cêëu thaânh nhû cú súã dûä liïåu, giao diïån ngûúâi duâng cuãa hïå thöëng múái hoaåt àöång nhõp nhaâng vúái nhau. Ngûúâi duâng haåt giöëng: Ngûúâi duâng haåt giöëng laâ nhûäng ngûúâi duâng chñnh àûúåc caác phoâng ban phña khaách haâng choån ra laâm viïåc vúái nhaâ triïín khai. Ngûúâi duâng haåt giöëng seä theo saát caác tû vêën trong suöët thúâi gian dûå aán àûúåc triïín khai taåi böå phêån cuãa hoå, giuáp àúä vaâ phöëi húåp ___ 40 Requirement Specification hoùåc Definition, möåt vùn baãn coá tñnh cam kïët giûäa khaách haâng vaâ nhaâ triïín khai vïì têët caã caác yïu cêìu cêìn àaåt àûúåc cuãa dûå aán. Àêy laâ möåt taâi liïåu rêët quan troång àïí triïín khai, vaâ laâ cú súã giaãi quyïët nhûäng tranh chêëp phaáp lyá giûäa hai bïn nïëu xaãy ra. 82 SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP
11. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 83 vúái tû vêën àïí hiïíu vïì cêëu hònh cuãa hïå thöëng àûúåc caâi àùåt ûáng duång nhû thïë naâo. Ngûúâi naây seä àûa ra caác mêîu thu nhoã cuãa ûáng duång doanh nghiïåp duâng kiïím thûã hïå thöëng vaâ caác thûã nghiïåm heåp àïí kiïím tra hïå thöëng trûúác khi múã röång triïín khai cho toaân böå doanh nghiïåp. Ngûúâi duâng haåt giöëng laâ àöëi tûúång cuãa viïåc àaâo taåo sêu vïì sûã duång hïå thöëng, theo nghôa hoå seä laâ nhûäng ngûúâi àûúåc nhaâ triïín khai chuyïín giao kyä nùng laâm chuã hïå thöëng. Sau khi nhaâ triïín khai ruát ài ngûúâi duâng haåt giöëng seä laâ nhûäng ngûúâi huêën luyïån vaâ trúå giuáp cho nhûäng ngûúâi duâng khaác trong böå phêån cuãa hoå.Viïåc choån vaâ chó àõnh ngûúâi duâng haåt giöëng khöng nhûäng cêìn choån ngûúâi coá nùng lûåc maâ coân phaãi cên nhùæc caác yïëu töë khaác nhû thúâi gian hoå coá thïí giaânh cho dûå aán, nhûäng giaán àoaån coá thïí xaãy ra Phuå traách chêët lûúång: nhiïìu nhaâ triïín khai ngoaâi Tû vêën chñnh coân àûa vaâo àöåi hònh triïín khai möåt Phuå traách chêët lûúång. Phuå traách chêët lûúång thûúâng laâ ngûúâi coá cûúng võ rêët cao tûâ phña nhaâ triïín khai. Khöng can thiïåp gò vaâo chuyïn mön cuäng nhû cöng viïåc haâng ngaây cuãa dûå aán, vai troâ chñnh cuãa Phuå traách chêët lûúång laâ àaãm baão khaách haâng haâi loâng vúái viïåc triïín khai cuãa dûå aán. Phuå traách chêët lûúång laâ ngûúâi cuöëi cuâng Chuã nhiïåm dûå aán coá thïí liïn hïå trong trûúâng húåp khöng haâi loâng vúái Tû vêën chñnh úã mûác khöng thïí daân xïëp àûúåc. Hoãi: Caác giai àoaån triïín khai cuå thïí nhû thïë naâo? Àaáp: Sau àêy àûa ra caác bûúác triïín khai mêîu àïí tham khaão. Cêìn noái thïm rùçng àêy cuäng laâ "mêîu" àïí triïín khai phêìn lúán caác dûå aán ûáng duång CNTT caác giai àoaån khaác nhau vaâo doanh nghiïåp, khöng chó cho triïín khai ERP.Têët nhiïn, vïì quy mö vaâ möåt söë chi tiïët coá thïí khaác nhau àöëi vúái tûâng loaåi dûå aán vaâ böëi caãnh cuå thïí cuãa doanh nghiïåp. Phûúng phaáp triïín khai "mêîu" naây göìm 5 giai àoaån: phên tñch vaâ lêåp kïë hoaåch, thiïët kïë, chuyïín àöíi dûä liïåu, chaåy thûã, chuyïín giao. Phûúng phaáp triïín khai naây chó àïì cêåp àïën caác bûúác liïn quan trûåc tiïëp àïën viïåc triïín khai ERP maâ khöng bao göìm viïåc tû vêën vïì quaãn lyá hoùåc viïåc thûåc hiïån nhûäng nêng cêëp cêìn thiïët cho phêìn cûáng (maáy chuã, maång ). Bûúác 1: Phên tñch vaâ lêåp kïë hoaåch: Muåc tiïu: Àûa ra vaâ thöëng nhêët vúái khaách haâng àõnh nghôa (àùåc taã) yïu cêìu cuãa doanh nghiïåp. Caác cöng àoaån: - Thiïët lêåp àöåi dûå aán vaâ phoâng dûå aán. - Thiïët lêåp caác thuã tuåc quaãn trõ dûå aán. - Àùåt ra vaâ thöëng nhêët caác muåc tiïu cuãa dûå aán. - Àùåt ra vaâ thöëng nhêët kïë hoaåch dûå aán. - Caâi àùåt hïå thöëng ERP lïn hïå thöëng maáy chuã vaâ caác maáy traåm. - Thiïët kïë caác mêîu thûã cho caác nghiïåp vuå chñnh. Möåt tònh hònh phöí biïën úã nûúác ta laâ caác doanh nghiïåp (thaânh cöng) àïìu phaát triïín nhanh vaâ rêët nùng àöång, mö hònh hoaåt àöång, saãn phêím vaâ cú cêëu töí chûác cuãa doanh nghiïåp biïën àöíi tûâng ngaây. Khi àûa ra vaâ thöëng nhêët vïì yïu cêìu cuãa doanh nghiïåp, noái chung caác doanh nghiïåp àïìu cöë gùæng tiïn liïåu khaã nùng phaát triïín cuãa SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP 83
12. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 84 hoå trong thúâi gian möåt vaâi nùm túái, nhûng thûåc tïë cho thêëy nhiïìu khi nhûäng tiïn liïåu naây cuäng thay àöíi liïn tuåc.Trong nhûäng dûå aán tûúng àöëi daâi (trïn saáu thaáng) coá thïí gùåp möåt vêën àïì gay cêën laâ khi dûå aán àïën nhûäng giai àoaån cuöëi doanh nghiïåp laåi yïu cêìu thay àöíi lúán vïì chûác nùng hïå thöëng, dêîn àïën viïåc phaãi laâm laåi, vaâ dûå aán khöng kïët thuác àûúåc. Bûúác 2:Thiïët kïë Caác cöng àoaån: - Àûa ra caác quy trònh nghiïåp vuå. - Thiïët kïë caác àêìu vaâo, ra cuãa dûä liïåu vaâ caác giao diïån. - Thiïët lêåp vaâ thûã cêëu hònh hïå thöëng. - Huêën luyïån ngûúâi duâng. Bûúác 3. Chuyïín àöëi dûä liïåu Caác cöng àoaån: - Àõnh nghôa yïu cêìu vïì chuyïín àöíi dûä liïåu. - Àûa ra phûúng phaáp vaâ thuã tuåc chuyïín àöëi. - Chuyïín àöíi dûä liïåu tûâ hïå thöëng cuä sang hïå thöëng múái. - Kiïím tra xaác nhêån dûä liïåu trïn hïå thöëng. Bûúác 4. Chaåy thûã Caác cöng àoaån: - Chaåy thûã àïí kiïím tra - Àiïìu chónh lêìn cuöëi Bûúác 5. Baân giao Caác cöng àoaån: - Chaåy chñnh thûác. - Kiïím toaán hïå thöëng vaâ àaánh giaá chêët lûúång. - Chuyïín sang cho böå phêån höî trúå. Caác àiïím cêìn ghi nhúá hoãi khi trang bõ ERP Yïu cêìu Nhaâ triïín khai ERP trònh baây vaâ khùèng àõnh: 1. Caách hoå seä triïín khai hïå thöëng, 2. Sûå tham gia cuãa doanh nghiïåp vaâo quaá trònh triïín khai, 3. Danh saách caác chuyïn viïn khaác nhau tham gia triïín khai, 4. Ngên saách cêìn cho viïåc triïín khai, (ngoaâi ngên saách cho viïåc mua phêìn mïìm). Chuá yá: Khöng nïn tòm caách cùæt giaãm ngên saách triïín khai, vò noá seä dêîn àïën viïåc nhaâ cung cêëp ERP phaãi cùæt ngùæn thúâi gian hoùåc cùæt búát nhên lûåc, laâm giaãm chêët lûúång cuãa viïåc triïín khai. Kïët quaã laâ doanh nghiïåp khöng duâng àûúåc hïët khaã nùng cuãa hïå thöëng 84 SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP
13. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 85 Hoãi: ERP phûác taåp, vaâ coá thïí coá chi phñ khaá cao nhû vêåy, viïåc ûáng duång taåi Viïåt Nam hiïån nay coá khaã thi? Àaáp: ÛÁng duång ERP vaâo quaãn lyá laâ möåt bûúác phaát triïín têët yïëu sau nhiïìu nùm caác doanh nghiïåp Viïåt Nam àaä aáp duång caác hïå thöëng phêìn mïìm kïë toaán taâi chñnh.AÁp duång àûúåc ERP seä giuáp doanh nghiïåp giaãi quyïët nhiïìu baâi toaán quaãn lyá coá àùåc trûng tñch húåp, àaä bùæt àêìu trúã nïn bûác xuác àöëi vúái nhiïìu doanh nghiïåp, vñ duå caác vêën àïì sau àêy: • Taåo hïå thöëng kiïím soaát taâi chñnh nöåi böå vúái caác kiïím tra cheáo. • Taåo caác baáo caáo phên tñch theo nhiïìu chiïìu möåt caách nhanh choáng. • Quaãn lyá möåt hïå thöëng nhiïìu kho àïí traánh tònh traång núi naây xuêët núi kia khöng nhêåp. • Quaãn lyá cöng núå khaách haâng. • Quaãn lyá haâng saãn xuêët dúã dang, vêåt tû thu höìi, haâng traã laåi • Tñnh giaá thaânh saãn xuêët. v.v Coá leä àêy laâ àöång lûåc chñnh àïí ERP hiïån nay trúã thaânh chuã àïì quan têm cuãa rêët nhiïìu doanh nghiïåp vaâ caác Cöng ty CNTT úã nûúác ta. Tuy nhiïn, nhû àaä noái úã trïn, muöën aáp duång àûúåc ERP trûúác hïët phaãi chuêín hoaá àûúåc quy trònh nghiïåp vuå, vò vêåy khöng phaãi doanh nghiïåp naâo cuäng duâng àûúåc ERP. ERP giaânh cho nhûäng doanh nghiïåp thûåc sûå hûúáng túái möåt "vùn hoaá quaãn lyá" raânh maåch, nghiïm tuác vaâ àaä bûúác àûúåc nhûäng bûúác àaáng kïí trïn con àûúâng naây. Caác doanh nghiïåp àaä aáp duång ISO laâ nhûäng àöëi tûúång rêët töët àïí triïín khai ERP. Àïí viïåc ûáng duång ERP trúã nïn möåt dûå aán khaã thi vaâ thaânh cöng àöëi vúái caác doanh nghiïåp Viïåt Nam, cêìn ài tûâng bûúác, tûâ thêëp àïën cao theo möåt kïë hoaåch àûúåc cên nhùæc thêëu àaáo, traánh tònh traång "chaåy quaá nhanh trong khi chên coân yïëu".Vêën àïì chuã yïëu laâ caác thaânh viïn, tûâ nhên viïn àïën laänh àaåo, trong doanh nghiïåp àïìu cêìn thúâi gian àïí laâm quen vúái ERP vaâ nhûäng sûå thay àöíi trong caách laâm viïåc ài keâm vúái viïåc aáp duång ERP. Doanh nghiïåp coá thïí triïín khai ERP theo nhiïìu giai àoaån. Caác giai àoaån chñnh nhû sau: Giai àoaån 1: Triïín khai caác phên hïå liïn quan àïën kïë toaán taâi chñnh. Caác phên hïå naây noái chung cung cêëp caác chûác nùng cuãa möåt phêìn mïìm kïë toaán nhû hiïån nay nhiïìu doanh nghiïåp àaä duâng.Vò vêåy giai àoaån 1 seä tûúng àöëi dïî daâng. Giai àoaån 2: Triïín khai caác phên hïå liïn quan àïën hêåu cêìn nhû quaãn lyá kho, quaãn lyá viïåc giao nhêån haâng Caác phên hïå naây seä lêåp tûác tûå tñch húåp vaâo caác phên hïå kïë toaán. Sau giai àoaån naây ERP àaä quaãn lyá gêìn nhû moåi phoâng ban trong doanh nghiïåp, chó trûâ dûúái phên xûúãng. Giai àoaån 3: Àöëi vúái caác doanh nghiïåp saãn xuêët, giai àoaån naây seä triïín khai caác phên hïå liïn quan àïën quaãn lyá saãn xuêët vaâ giaá thaânh saãn phêím.Tuây tûâng hïå thöëng ERP, viïåc quaãn lyá saãn xuêët coá thïí rêët chi tiïët àïën tûâng giúâ maáy vaâ giúâ cöng lao àöång. Giai àoaån 1 vaâ 2 noái chung coá thïí triïín khai taåi moåi doanh nghiïåp. Giai àoaån 3 àoâi hoãi viïåc saãn xuêët cuãa doanh nghiïåp phaãi tûúng àöëi quy cuã vaâ hiïån àaåi. Coá thïí doanh nghiïåp chó choån aáp duång ERP àïën giai àoaån 2 nïëu thêëy viïåc quaãn lyá phên xûúãng cuãa mònh coân quaá nhiïìu yïëu SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP 85
14. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 86 töë phi chuêín.Viïåc aáp duång àûúåc ERP àïën giai àoaån 3 trûúác mùæt coá thïí chó thûåc hiïån àûúåc taåi möåt söë doanh nghiïåp àêìu àaân. Hoãi: Vêåy àaä coá nhiïìu cöng ty triïìn khai ERP thaânh cöng taåi Viïåt Nam chûa? Àaáp: Nhûäng ngûúâi àêìu tiïn triïín khai ERP taåi Viïåt Nam laâ caác cöng ty nûúác ngoaâi. Khi vaâo àêìu tû taåi Viïåt Nam,hoå mang theo hïå thöëng quaãn lyá cuãa hoå, phêìn nhiïìu àaä dûåa trïn caác giaãi phaáp ERP cuãa Cöng ty meå. Caác ûáng duång naây coá nïìn taãng laâ caác quy trònh quaãn lyá hiïån àaåi, nïn rêët hiïåu quaã.Tuy vêåy, àïí triïín khai thaânh cöng, cuäng àoâi hoãi hoå phaãi nöî lûåc vaâ töën nhiïìu thúâi gian.Thñ duå vïì trûúâng húåp cuãa Cöng ty BT sau àêy ngoaâi viïåc minh hoåa cho möåt kiïíu mêîu ûáng duång ERP "thûåc sûå", coân minh hoaå caách thûác àïí coá àûúåc thaânh cöng àoá. AÁp duång ERP taåi Cöng ty BT Cöng ty BT laâ chi nhaánh cuãa möåt cöng ty Thuåy Àiïín taåi Viïåt Nam chuyïn chïë taåo biïën thïë (loaåi lúán). Cöng ty meå àaä sûã duång taåi têët caã caác chi nhaánh trïn toaân cêìu möåt hïå thöëng ERP khaá nöíi tiïëng. Hïå thöëng naây cuäng àûúåc àûa vaâo Viïåt Nam àaä gêìn 10 nùm,vaâ sûã duång àûúåc têët caã caác phên hïå tûâ taâi chñnh túái hêåu cêìn vaâ quaãn lyá saãn xuêët. Hïå thöëng Quaãn lyá Saãn xuêët cuãa BT quaãn lyá àûúåc chi phñ theo caách àõnh mûác: vïì mùåt vêåt tû hoå coá thïí "cheã nhoã" möåt chiïëc biïën thïë (coá haâng vaån chi tiïët) xuöëng àïën tûâng con öëc vñt, vïì mùåt quaãn lyá nguöìn lûåc hoå quaãn lyá àûúåc túái tûâng giúâ laâm viïåc cuãa tûâng chiïëc maáy vaâ tûâng giúâ lao àöång cuãa tûâng cöng nhên. Khi BT nhêån àûúåc möåt àún àùåt haâng, hoå nhêåp àún àùåt haâng naây vaâo hïå ERP, hïå thöëng (Phên hïå Àún àùåt haâng) ngay lêåp tûác chaåy chûác nùng MRP "cheã nhoã" àún àùåt haâng ra túái tûâng chi tiïët phuå tuâng, sau àoá Phên hïå Kho kiïím tra töìn kho àïí biïët seä phaãi àùåt mua nhûäng loaåi naâo. Hïå thöëng sau àoá chuyïín thöng tin naây sang Phên hïå Hêåu cêìn àïí taåo ra dûå kiïën mua nguyïn vêåt liïåu, vaâ ngûúâi duâng chó viïåc in dûå kiïën naây ra dûúái daång caác PO vaâ gûãi àïën caác nhaâ cung cêëp cuãa BT àïí goåi nguyïn vêåt liïåu. Àöìng thúâi vúái viïåc chaåy MRP, hïå thöëng cuäng goåi àïën Phên hïå Saãn xuêët vaâ duâng chûác nùng "routing" chia nhoã viïåc saãn xuêët ra caác cöng àoaån (cho tûâng phên xûúãng), tiïëp theo trong tûâng phên xûúãng Phên hïå Saãn xuêët taåo tiïëp caác lïånh saãn xuêët cho tûâng maáy vaâ tûâng cöng nhên liïn quan.Têët nhiïn àïí laâm àûúåc viïåc naây Phên hïå Saãn xuêët phaãi duyïåt qua têët caã caác cöng viïåc khaác àaä naåp vaâo hïå thöëng trûúác àoá àïí coá thïí biïët thúâi gian naâo caác maáy vaâ cöng nhên coân tröëng lõch. Lïånh saãn xuêët naây coá thúâi gian roä raâng vaâ sau khi in ra àûa cho caác quaãn àöëc, hoå chó viïåc theo àoá böë trñ giúâ maáy vaâ phên lõch cho cöng nhên. Àêy laâ mûác sûã duång ERP cao nhêët, söë doanh nghiïåp àaä laâm àûúåc àïën mûác naây úã Viïåt Nam coá leä chó àïëm trïn àêìu ngoán tay.Têët nhiïn BT cuäng àaä àêìu tû rêët lúán vaâo àêy.Trong 3-4 nùm àêìu sûã duång hïå thöëng hoå àûa sang möåt CFO (Giaám àöëc Taâi chñnh), laâ ngûúâi rêët coá kinh ngiïåm sûã duång ERP úã chñnh quöëc, öng naây vûâa àûa vaâo ûáng duång caác quy trònh (àaä àûúåc chuêín hoáa cho hïå ERP àûúåc choån), vûâa hûúáng dêîn nhên viïn sûã duång hïå naây. Sau 3 nùm doanh nghiïåp múái àaåt àûúåc àïën mûác nhû trïn. Möåt söë kinh nghiïåm thu àûúåc qua vñ duå naây: - Cêìn coá sûå chó àaåo vaâ quyïët têm tûâ caác cêëp àiïìu haânh, - Cêìn triïín khai quy trònh song song vúái phêìn mïìm, 86 SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP
15. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 87 - Kiïn quyïët duy trò viïåc sûã duång hïå thöëng cho àïën khi ngûúâi duâng caãm thêëy thoaãi maái, nïëu BT khöng laâm chùåt trong mêëy nùm àêìu thò chùæc khöng thaânh cöng àûúåc vò hïå thöëng ERP àûúåc duâng khaá khoá sûã duång, - Coá sûå höî trúå töët tûâ phña nhaâ cung cêëp. Viïåc triïín khai ERP taåi caác cöng ty cuãa Viïåt Nam múái bùæt àêìu àûúåc chuá yá nhiïìu tûâ nùm 2003. Theo Taåp chñ PCWorld Viïåt Nam vaâ möåt söë nguöìn khaác, caác Cöng ty triïín khai súám caác dûå aán ERP úã Viïåt Nam coá thïí kïí àïën Baão Minh (triïín khai nùm 2003),Theáp Miïìn Nam (2003), Vinatex (2003).Trong nùm 2004 nhiïìu dûå aán ERP quy mö lúán àûúåc àöìng loaåt triïín khai taåi caác Cöng ty nhû Saigon Coop, Bibica, Savimex, Töíng Cöng ty Lûúng thûåc Miïìn Nam, Vinamilk. Caác doanh nghiïåp nhoã hún cuäng àaä bùæt àêìu triïín khai, vúái caác giaãi phaáp phuâ húåp vúái quy mö, vaâ coá nhûäng doanh nghiïåp àaä taåo àûúåc caác quy trònh quaãn lyá rêët hiïån àaåi nhúâ ûáng duång ERP, thñ duå Cöng ty nöåi thêët T taåi thaânh phöë Höì Chñ Minh àaä nïu trong Chûúng 2.Tuy nhiïn,nhòn chung caác doanh nghiïåp Viïåt Nam vêîn àang úã giai àoaån bùæt àêìu triïín khai caác ûáng duång loaåi naây, hêìu hïët caác dûå aán àïìu chó têåp trung vaâo caác chûác nùng taâi chñnh kïë toaán vaâ möåt vaâi phên hïå hêåu cêìn - kho vêån nhû vêåt tû, mua haâng vaâ rêët ñt khi triïín khai phên hïå saãn xuêët. Coá leä coân quaá súám àïí noái vïì sûå thaânh cöng hay thêët baåi cuãa caác dûå aán naây. Àiïìu coá thïí khùèng àõnh àûúåc, àoá laâ: haânh trònh ûáng duång ERP taåi Viïåt Nam àaä khúãi àöång vaâ ngaây möåt söi nöíi, nhöån nhõp. Nhûäng nhaâ phaát triïín phêìn mïìm trong nûúác cuäng nùng àöång goáp phêìn vaâo thõ trûúâng nhiïìu nùm qua, bùæt àêìu bùçng nhûäng phêìn mïìm kïë toaán tûå viïët. Möåt söë àaä bùæt àêìu àûa ra nhûäng giaãi phaáp ERP nöåi àõa "àoáng goái".Tiïu biïíu cho caác cöng ty naây laâ AZ Software, Diginet, FPT, Khaã Thi, Laåc Viïåt, Misa, Pythis, Fast, Effect Chuã àïì vïì ERP vaâ ûáng duång taåi Viïåt Nam àang coân àûúåc caác taåp chñ chuyïn mön thaão luêån söi nöíi. Baån coá thïí tòm hiïíu vïì vêën àïì naây, chùèng haån trïn "Thïë giúái Vi tñnh", seri B, caác söë ra trong caác nùm 2004 vaâ 2005.Trong phêìn àïí trong khung sau àêy laâ toám tùæt möåt söë yá kiïën trao àöíi trñch tûâ caác cuöåc thaão luêån àoá.Theo töi, caác yá kiïën trñch ra úã àêy àïìu rêët thuá võ, Baån nïn àïí têm tòm hiïíu chuáng. Möåt söë yá kiïën vïì ûáng duång ERP taåi Viïåt Nam Xu hûúáng ERP theo ngaânh (YÁ kiïën cuãa öng Giaám àöëc àiïìu haânh khu vûåc Àöng Dûúng, Cöng ty SAP Asia Pte Ltd.) SAP coá mùåt taåi Viïåt Nam khoaãng giûäa nùm 2003.Àïën nay, taåi Viïåt Nam,SAP coá khoaãng 25 khaách haâng.Trûâ töíng cöng ty Baão Minh laâ khaách haâng baãn àõa àêìu tiïn vaâ duy nhêët, coân laåi àïìu laâ caác cöng ty con thuöåc têåp àoaân toaân cêìu hay liïn doanh. Trïn toaân cêìu, thõ phêìn cuãa SAP úã thõ trûúâng doanh nghiïåp vûâa vaâ nhoã rêët lúán. Nhûng hiïån taåi, ûáng duång ERP taåi Viïåt Nam chó múái trong giai àoaån àêìu nïn SAP chó têåp trung vaâo khu vûåc haânh chñnh cöng vaâ caác töíng cöng ty. Àêy laâ kinh nghiïåm cuãa SAP: möåt khi caác cöng ty lúán ûáng duång ERP,CRM thaânh cöng, caác cöng ty nhoã seä bùæt chûúác, ài theo. SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP 87
16. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 88 Coá thïí chia caác doanh nghiïåp ûáng duång ERP thaânh ba loaåi. Möåt laâ nhûäng doanh nghiïåp ûáng duång tiïn phong, caác "caánh chim àêìu àaân".Thûúâng hoå laâ nhûäng cöng ty hay têåp àoaân lúán. Sau àoá, nhiïìu cöng ty khaác bùæt àêìu nhêån ra lúåi ñch cuãa caác phêìn mïìm quaãn lyá vaâ àûa chuáng vaâo ûáng duång, coá thïí goåi hoå laâ nhûäng doanh nghiïåp "theo àuöi".Tuy nhiïn,vêîn coân möåt söë ñt caác cöng ty khaác chûa vaâo cuöåc maâ chó àûáng ngoaâi quan saát. Chó sau möåt thúâi gian, nhûäng cöng ty àûáng ngoaâi àoá múái nhaãy vaâo cuöåc.Viïåt Nam, theo àaánh giaá cuãa SAP,àang trong giai àoaån ûáng duång tiïn phong. Nhû töíng cöng ty Baão Minh chùèng haån, hoå àang rêët thêån troång tòm àûúâng; hoå nhû nhûäng thûåc khaách lêìn àêìu àïën möåt quaán ùn: chó nïëm möåt vaâi moán, chûá khöng kïu thêåt nhiïìu moán trong thûåc àún. Gêìn àêy, caác doanh nghiïåp ûáng duång ERP trïn thïë giúái coá xu hûúáng mua nhûäng mö àun chuyïn mön hoáa thay cho viïåc tiïëp cêån nhûäng mö àun taâi chñnh, nhên sûå ngay tûâ àêìu. Chùèng haån, caác nhaâ maáy seä choån triïín khai SCM (hïå quaãn lyá dêy chuyïìn cung ûáng) àêìu tiïn; nïëu laâ doanh nghiïåp hûúáng dõch vuå, hoå seä choån CRM (hïå quaãn lyá quan hïå khaách haâng), Portal (cöíng giao tiïëp àiïån tûã) hay BI (hïå thöëng kï theo doäi hoaåt àöång doanh nghiïåp). Nhûäng doanh nghiïåp àaä coá ERP thò khöng ngûâng hiïåu chónh giaãi phaáp àïí hïå thöëng chaåy caâng töët hún hoùåc tiïëp tuåc nêng cêëp cêëu truác hïå thöëng, thaânh caác hïå thöëng coá kiïën truác dûåa trïn caác dõch vuå web. Àêy chñnh laâ hiïån traång ûáng duång trïn nhûäng thõ trûúâng àaä sang giai àoaån trûúãng thaânh, taåi caác quöëc gia phaát triïín.Vêîn coân möåt söë doanh nghiïåp bùæt àêìu ûáng duång vúái mö àun taâi chñnh, nhên sûå nhûng söë naây àang giaãm dêìn. ERP nöåi coá nhiïìu thïë maånh (YÁ kiïën cuãa Cöng ty cöí phêìn Tin hoåc Laåc Viïåt) ERP Viïåt Nam coá möåt söë thïë maånh coá thïí caånh tranh àûúåc vúái ERP nûúác ngoaâi.Trûúác tiïn, nhaâ cung cêëp trong nûúác cuäng chñnh laâ doanh nghiïåp nïn hiïíu roä nhûäng quy trònh, thoái quen, têåp quaán riïng cuãa doanh nghiïåp Viïåt Nam, àöìng thúâi tiïëp cêån àûúåc nïìn kyä thuêåt cöng nghïå tiïn tiïën tûâ nûúác ngoaâi.Thûá hai, tuy ERP Viïåt Nam coá möåt söë tñnh nùng khöng thïí so vúái ERP nûúác ngoaâi, nhûng trong caác lônh vûåc taâi chñnh kïë toaán, lao àöång, phuác lúåi xaä höåi, hay nhûäng thay àöíi vïì luêåt lïå, quy àõnh trong möi trûúâng kinh doanh thò phêìn mïìm Viïåt Nam cêåp nhêåt dïî daâng, sûãa àöíi nhanh choáng hún. Chi phñ àêìu tû cho ERP Viïåt Nam kïí caã licence, tû vêën cuäng reã hún rêët nhiïìu (10 lêìn trúã lïn) so vúái phêìn mïìm nûúác ngoaâi. Àêìu tû ERP trong nûúác cho möåt àún võ 5 ngûúâi duâng laâ 20.000 USD, so vúái 300.000 USD nïëu mua ERP nûúác ngoaâi. Ngoaâi ra vúái ERP nûúác ngoaâi, doanh nghiïåp khoá dûå toaán ngên saách vaâ thúâi gian daânh cho hïå thöëng. Vúái nhaâ triïín khai ERP trong nûúác, nhu cêìu thay àöíi phêìn mïìm theo quy trònh quaãn lyá cuãa khaách haâng seä dïî daâng àûúåc àaáp ûáng. Giao diïån tiïëng Viïåt cuãa caác phêìn mïìm nöåi àõa cuäng thên thiïån hún vúái àa söë ngûúâi duâng. ERP nöåi chûa uyïín chuyïín (YÁ kiïën cuãa öng Giaám àöëc tû vêën Pricewaterhouse Coopers, khu vûåc Àöng Dûúng). Töi biïët möåt söë giaãi phaáp ERP nöåi: giao diïån töët, coá thïí thñch ûáng àûúåc khaá nhiïìu nhûäng yïu cêìu vïì chûác nùng hiïån taåi cuãa caác cöng ty Viïåt Nam. Nhûng so vúái giaãi phaáp ERP ngoaåi (chùèng haån SAP), mûác àöå uyïín chuyïín vêîn coân yïëu. Nhû thïë naâo laâ uyïín chuyïín? Möåt doanh nghiïåp coá thïí seä coá thïm möåt cöng ty con trong tûúng lai.Vêåy cêìn taách söí kïë toaán cuãa hai cöng ty, phên chia quyä àêìu tû ERP naâo àaáp ûáng dïî daâng nhûäng àiïìu naây laâ uyïín chuyïín. Ngoaâi ra, khöng thïí xem phêìn mïìm chó tuên thuã chuêín mûåc baáo caáo taâi chñnh úã Viïåt Nam laâ lúåi thïë caånh tranh vò doanh nghiïåp cuäng cêìn giao dõch vúái àöëi taác nûúác ngoaâi, nïn phêìn mïìm cêìn tuên theo chuêín mûåc kïë toaán quöëc tïë. Chuáng töi àaánh giaá cao giaãi phaáp ERP ngoaåi, song laâ cöng 88 SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP
17. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 89 ty tû vêën, chuáng töi luön tön troång yá kiïën khaách haâng. Nïëu khaách haâng yïu cêìu, chuáng töi vêîn àûa phêìn mïìm Viïåt Nam vaâo danh saách xem xeát. Theo Thïë giúái Vi tñnh,seri B. Hoãi: Coân hïå thöëng quaãn trõ quan hïå vúái khaách haâng (CRM) cuå thïí laâ möåt hïå thöëng nhû thïë naâo? Àaáp: Möåt caách töíng quaát, CRM laâ hïå thöëng nhùçm phaát hiïån caác àöëi tûúång tiïìm nùng, biïën hoå thaânh khaách haâng, vaâ sau àoá giûä caác khaách haâng naây úã laåi vúái cöng ty. Nhû vêåy CRM laâ möåt töíng húåp cuãa nhiïìu kyä thuêåt tûâ marketing àïën quaãn lyá thöng tin hai chiïìu vúái khaách haâng, cuäng nhû rêët nhiïìu cöng cuå phên tñch haânh vi cuãa tûâng phên khuác thõ trûúâng àöëi vúái haânh vi mua sùæm cuãa tûâng khaách haâng. Haåt nhên cuãa hïå thöëng CRM laâ möåt CSDL töíng húåp vïì khaách haâng, thu thêåp vïì tûâ caác böå phêån trong cöng ty (Hònh 5.2). Haâng loaåt cöng cuå phên tñch àûúåc aáp duång trïn dûä liïåu cuãa CSDL naây, vaâ àûa ra baáo caáo cho caác àöëi tûúång khaác nhau. Qua viïåc töëi ûu hoáa caác chu trònh dõch vuå, cung cêëp cho caác nhên viïn baán haâng vaâ dõch vuå khaách haâng caác thöng tin àêìy àuã vïì khaách haâng, CRM cho pheáp caác cöng ty thiïët lêåp caác quan hïå coá lúåi hún vúái khaách haâng, trong khi vêîn giaãm àûúåc chi phñ hoaåt àöång. Cuå thïí: • Böå phêån baán haâng coá thïí ruát ngùæn chu kyâ baán haâng vaâ nêng cao caác àõnh mûác quan troång nhû doanh thu trung bònh theo nhên viïn, giaá trõ trung bònh àún haâng vaâ doanh thu trung bònh theo khaách haâng. • Böå phêån tiïëp thõ coá thïí nêng cao tyã söë phaãn höìi cuãa caác chiïën dõch tiïëp thõ àöìng thúâi giaãm chi phñ liïn quan àïën viïåc tòm ra àöëi tûúång tiïìm nùng vaâ biïën hoå thaânh khaách haâng. • Böå phêån chùm soác khaách haâng coá thïí nêng cao nùng suêët phuåc vuå khaách haâng cuãa tûâng nhên viïn, nêng cao hïå söë thoãa maän, àöìng thúâi giaãm thúâi gian phaãn höìi vaâ thúâi gian giaãi quyïët möîi yïu cêìu tûâ khaách haâng . Sûå thaânh cöng cuãa hïå thöëng CRM thïí hiïån úã mûác àöå dïî daâng khi khaách haâng trao àöíi thöng tin vúái cöng ty: theo bêët cûá caách naâo khaách haâng thñch, vaâo bêët cûá luác naâo, thöng qua bêët cûá kïnh liïn laåc naâo, bùçng bêët cûá ngön ngûä naâo Duâ rùçng caác yïu cêìu tûâ khaách haâng coá thïí phaãi ài qua nhûäng kïnh nöåi böå phûác taåp àïí àïën vúái àuáng böå phêån phuå traách vïì saãn phêím / dõch vuå àoá (nhêët laâ trong caác cöng ty àa quöëc gia vúái nhiïìu vùn phoâng vaâ nhiïìu nhoám saãn phêím), nhûng thöng qua hïå thöëng CRM khaách haâng vêîn coá caãm giaác àang giao tiïëp vúái möåt thûåc thïí duy nhêët vaâ nhêån àûúåc sûå chùm soác mang tñnh caá nhên. Xem vñ duå vïì ûáng duång CRM cuãa Hilton úã trang 91. SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP 89
18. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 90 Web vaâ E-mail Phên tñch Trung têm àiïån thoaåi CSL CSL Khaách thöng tin thöng tin haâng khaách haâng khaách haâng Chi nhaánh Àöëi taác Marketing Hònh 5.2: Mö taã hoaåt àöång cuãa hïå thöëng CRM Hoãi: Cêëu truác chûác nùng cuå thïí cuãa möåt hïå CRM nhû thïë naâo? Àaáp: Khöng coá àõnh nghôa duy nhêët vïì cêëu truác möåt hïå thöëng CRM, vò quaãn lyá vaâ khai thaác quan hïå khaách haâng (göìm thöng tin vïì khaách haâng) biïën àöíi nhiïìu theo tûâng cöng ty cuå thïí. Möåt hïå thöëng CRM thûåc tïë coá thïí bao göìm möåt hoùåc nhiïìu tñnh nùng nhû liïåt kï dûúái àêy: Tiïëp thõ • Quaãn trõ chiïën dõch tiïëp thõ: caác cöng cuå giuáp lêåp kïë hoaåch, thûåc hiïån kïë hoaåch vaâ àaánh giaá hiïåu quaã caác chiïën dõch quaãng caáo. Cöng cuå naây coân giuáp xaác àõnh caác phên khuác thõ trûúâng, choån caác mêîu àöëi tûúång, lêåp kïë hoaåch nhiïìu bûúác vaâ nhiïìu kïnh vïì thöng tin quaãng baá, theo vïët caác phaãn höìi vaâ phên tñch kïët quaã thu àûúåc. • E-marketing (tiïëp thõ àiïån tûã): taåo cöng cuå tiïëp thõ trûåc tuyïën thiïët yïëu trong hoaåt àöång thûúng maåi àiïån tûã, tiïëp thõ söë hoáa trûåc tiïëp vaâ caác giao tiïëp khaác trïn web. Cöng cuå naây coá thïí göìm caác phên hïå thûåc hiïån viïåc quaãng caáo trïn Internet, thûåc hiïån caác chiïën dõch phaát phiïëu giaãm giaá vaâ nhûäng viïåc tûúng tûå. • Caác cöng cuå tûå àöång hoáa tiïëp thõ khaác: giuáp lêåp kïë hoaåch tiïëp thõ, nghiïn cûáu tiïëp thõ, quaãn trõ thûúng hiïåu, giuáp laâm viïåc nhoám, vaâ quaãn lyá caác taâi saãn liïn quan àïën tiïëp thõ (vñ duå nhû caác tuã laâm maát maâ haäng Coca Cola cho caác àaåi lyá mûúån àïí àûång saãn phêím nûúác ngoåt cuãa haäng). Baán haâng • Tûå àöång hoáa lûåc lûúång baán haâng: cung cêëp cho nhên viïn baán haâng caác thöng tin liïn quan àïën khaách haâng vaâ caác cöng cuå trúå giuáp viïåc baán haâng, tùng hiïåu suêët sûã duång thúâi gian cuãa nhên viïn baán haâng. Coá thïí göìm caác phên hïå quaãn trõ caác möëi liïn hïå vaâ àöëi tûúång tiïìm nùng, phên hïå taåo caác baãn chaâo haâng, phên hïå thûåc hiïån viïåc baán haâng, theo vïët haânh vi cuãa khaách haâng, phên tñch hiïåu suêët laâm viïåc cuãa nhên viïn baán haâng vaâ phên hïå dûå àoaán doanh söë. • Trung têm traã lúâi khaách haâng:caác phên hïå quaãn lyá viïåc höî trúå caác khaách haâng hiïån coá cuäng nhû cung cêëp thöng tin saãn phêím / dõch vuå cho khaách haâng tiïìm nùng. Cöng cuå naây thöng thûúâng gùæn liïìn vúái hïå thöëng maång àiïån thoaåi hoùåc caác hïå 90 SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP
19. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 91 thöëng trao àöíi àa kïnh. Coá thïí coá thïm caác phên hïå àaâo taåo trûåc tuyïën (tûâ xa) cho àöåi nguä baán haâng, phên hïå taåo caác baãn trònh diïîn trïn Power Point, hoùåc tûå sinh ra caác thû chaâo haâng. • Quaãn trõ dêy chuyïìn cung ûáng: múã röång dêy chuyïìn cung cêëp àïën têån khaách haâng, bao göìm caác phên hïå quaãn lyá vïì thöng tin saãn phêím, taåo caác catalö trûåc tuyïën, dûå àoaán yïu cêìu vaâ töëi ûu hoáa viïåc laâm giaá; • Quaãn trõ quan hïå vúái caác àaåi lyá/àöëi taác: quaãn trõ maång lûúái àöëi taác, quaãn lyá viïåc phên chia thõ trûúâng cho àaåi lyá, quaãn lyá hoa höìng cho àaåi lyá vaâ dûå àoaán doanh söë. Dõch vuå khaách haâng • Quaãn trõ dõch vuå höî trúå: caác cöng cuå àûúåc àûa vaâo caác trung têm traã lúâi hoùåc caác trung têm höî trúå qua Internet, göìm caác phên hïå: quaãn trõ trao àöíi khaách haâng, trúå giuáp liïn laåc nhiïìu kïnh web-email, theo vïët cuöåc goåi, cho pheáp khaách haâng tûå phuåc vuå (tûå tòm kiïëm caác höî trúå cho saãn phêím / dõch vuå trïn maång extranet cuãa cöng ty). • Àûúâng dêy noáng: caác phûúng tiïån vaâ phêìn mïìm cho pheáp khaách haâng coá thïí goåi àiïån trûåc tiïëp àïën böå phêån dõch vuå 24/7 (24 giúâ möîi ngaây, 7 ngaây möîi tuêìn). Thûúâng bao göìm tiïån ñch traã lúâi tûå àöång giuáp khaách haâng tûå tòm cêu traã lúâi cho möåt söë cêu hoãi thûúâng gùåp liïn quan àïën saãn phêím / dõch vuå hoå àang sûã duång. • Quaãn trõ caác dõch vuå taåi chöî: trúå giuáp taåi hiïån trûúâng (àõa àiïím cuãa khaách haâng), nhû quaãn lyá vïì hêåu cêìn, xïëp haâng caác yïu cêìu tûâ khaách haâng vaâ àùåt lõch cho àöåi höî trúå, quaãn lyá kho vêåt tû liïn quan àïën dõch vuå cho khaách haâng CRM, vúái caác chûác nùng rêët maånh nhû trïn àêy, cuâng vúái ERP laâ nhûäng ûáng duång CNTT chiïën lûúåc taåo nïn caác ûu thïë caånh tranh cuãa doanh nghiïåp, seä baân àïën nhiïìu hún trong Chûúng sau. Ûng duång CRM taåi Hilton Nùm 1999, phêìn lúán caác doanh nghiïåp phaãi boã cöng sûác xem xeát caác vêën àïì liïn quan àïën Y2K. Hilton Hotel Corp. cuäng vêåy, nhûng gaä khöíng löì vïì khaách saån naây (hiïån xêy dûång, súã hûäu, quaãn lyá hoùåc giûä quyïìn kinh doanh hún 1800 khaách saån, khu nghó maát khùæp thïë giúái) coân coi dõp chuyïín sang nùm 2000 nhû cú höåi àïí thay thïë hïå thöëng àùåt chöî dûåa trïn mainfraim cuä vaâ triïín khai giaãi phaáp E.5 Suite cuãa E.tiphany Inc., möåt hïå quaãn trõ quan hïå khaách haâng (CRM) múái. Hïå thöëng naây àûúåc àûa vaâo khai thaác vaâo thaáng 6-2001.Vúái giaãi phaáp CRM naây, Hilton hiïån nay coá thïí phên tñch tònh traång giûä phoâng, caác mêîu thuï dõch vuå, vaâ caác thöng tin vïì khaách haâng. Phêìn mïìm coân cho pheáp caác chuã khaách saån cuãa Hilton thu thêåp vaâ phên tñch caác thöng tin àoá àïí cung cêëp caác dõch vuå töët hún cho khaách, àïí àiïìu haânh chûúng trònh giûä khaách cuãa Cöng ty, vaâ tiïën haânh caác chiïën dõch quaãng caáo. Kïët quaã, Hilton coá thïí quaãn lyá hoaåt àöång hiïåu quaã hún, khai thaác töët hún caác nguöìn duâng cho tiïëp thõ cuãa hoå. Caác phên tñch naây, sûã duång giao diïån web, coá thïí hoaân têët trong voâng vaâi phuát. Sûã duång Hilton intranet, caác töíng giaám àöëc khaách saån, caác àaåi lyá baán haâng, caác àiïìu phöëi viïn vaâ caác nhaâ phên tñch coá thïí truy vêën hïå thöëng CRM cuãa Hilton, àûúåc nöëi vúái caác hïå thöëng àùåt chöî client/server. Àiïìu naây cho pheáp caác ngûúâi duâng cuãa Hilton lêåp àûúåc tûác thò caác baáo caáo riïng, trong àoá chó roä tó lïå àùåt phoâng, söë ngûúâi trïn möåt phiïëu giûä chöî, núi phaát yïu cêìu giûä chöî, vaâ caác thöng tin SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP 91
20. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 92 vïì khaách. Caác dûä liïåu naây àûúåc chuyïín vaâo Excel hoùåc Power Point, vaâ ngûúâi duâng coá thïí xem chuáng dûúái daång àöì thõ. Ngûúâi duâng hïå thöëng coân coá thïí ài sêu vaâo caác dûä liïåu àùåc biïåt, nhû biïët àûúåc khaách haâng cuãa mònh ài cöng taác hay ài nghó. "Chuáng töi coá thïí nhêån àûúåc caác phên àoaån thõ trûúâng, lûúång àùng kyá chöî hiïån taåi, vaâ dûå baáo àûúåc kiïíu àùng kyá sùæp túái" - Flynn, phoá Chuã tõch phuå traách marketing cuãa Hilton, noái. Hilton cuäng xaác àõnh àûúåc caác dõch vuå ûu àaäi dûåa trïn thöng tin vïì khaách haâng.Thñ duå, àöëi vúái caác khaách haâng àaä nghó taåi Hilton trïn 100 lêìn , seä àûúåc nêng cêëp phuåc vuå vaâ hûúãng thïm caác dõch vuå, coân àöëi vúái khaách múái àïën lêìn àêìu, seä àûúåc nhêån caác thöng tin böí sung vaâ trúå giuáp vïì hïå thöëng dõch vuå cuãa khaách saån. Hilton àaä àêìu tû nhiïìu cöng sûác àïí caác nhên viïn cuãa mònh khai thaác hïå thöëng naây trong cöng viïåc, vaâ àang coá kïë hoaåch nêng cêëp caác chûác nùng cuãa hïå thöëng, nhùçm taåo àiïìu kiïån thûåc thi quan àiïím "khaách haâng laâ trung têm" trong têët caã caác chi nhaánh, àiïìu seä giuáp thu höìi nhanh vöën àêìu tû. Nguöìn: Lisa Pcarille. Suite Dreams, CRM Magazine 3/2002. Hoãi: Vúái caác ûáng duång lúán nhû vêåy, vai troâ cuãa CIO trong giai àoaån naây nhû thïë naâo? Àaáp: Roä raâng, vúái caác ûáng duång CNTT úã giai àoaån naây, doanh nghiïåp phaãi coá möåt Giaám àöëc vïì CNTT, hay CIO.Võ giaám àöëc naây laâ ngûúâi hoaåch àõnh chiïën lûúåc àêìu tû cho CNTT cuãa doanh nghiïåp, àöìng thúâi cuäng laâ ngûúâi töí chûác caác Dûå aán têìm cúä nhû ERP,CRM, quaãn lyá möåt ngên saách rêët lúán cuãa Cöng ty. CIO do vêåy àûúng nhiïn coá vai troâ quyïët àõnh trong sûå phaát triïín cuãa doanh nghiïåp noái chung. Sûå coá mùåt cuãa CIO vaâ vai troâ cuãa CIO trong doanh nghiïåp chñnh laâ biïíu trûng cho giai àoaån phaát triïín cao vïì ûáng duång CNTT-TT trong doanh nghiïåp. Hoåa sô NOP (Taåp chñ Thïë giúái Vi tñnh,seri B) àaä minh hoåa möåt caách thuá võ vai troâ cuãa CIO trong bûác tranh vui sau àêy. Hoãi: Möåt CIO cêìn àaáp ûáng nhûäng tiïu chuêín naâo? Àaáp: Ngaây 29/5/2005, Höåi nghõ vaâ Lïî trao thûúãng CIO Àöng Dûúng lêìn thûá nhêët do Têåp àoaân Dûä liïåu quöëc tïë (IDG) vaâ Phoâng Cöng nghiïåp vaâ Thûúng maåi Viïåt Nam (VCCI) töí chûác àaä diïîn ra taåi Haâ Nöåi. Caác tiïu chñ xeát trao thûúãng CIO Àöng Dûúng àúåt naây ghi trong khung dûúái àêy. Coá thïí coi àêy laâ möåt chó dêîn rêët töët vïì caác tiïu chuêín maâ möåt möåt CIO hiïån àaåi cêìn àaåt àûúåc. 92 SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP
21. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 93 Caác tiïu chñ àûúåc xem xeát nhûng khöng giúái haån göìm: Quaãn lyá tri thûác: nhùçm taåo àiïìu kiïån cho viïåc nùæm bùæt, trao àöíi vaâ truyïìn baá tri thûác, kinh nghiïåm vaâ caách thûåc hiïån hiïåu quaã trong töí chûác, vúái caác àöëi taác kinh doanh trûåc tiïëp vaâ caác àún võ cung ûáng dõch vuå gia tùng. Caãi tiïën kinh doanh trûåc tuyïën: saáng kiïën sûã duång maáy tñnh hoùåc maång àïí thiïët lêåp caác kïnh baán haâng múái, taåo thïm nguöìn thu múái, hoùåc àa daång hoáa lônh vûåc hoaåt àöång cuãa àún võ. Quaãn lyá nhên sûå: phûúng phaáp quaãn lyá nhên sûå nhùçm phaát huy cao nhêët tiïìm nùng cuãa nhên viïn. Dêy chuyïìn cung ûáng: tûâ khêu lûu kho nöåi böå àïën khêu saãn xuêët, quaãn lyá quan hïå vúái nhaâ cung ûáng vaâ àöëi taác tûâ khêu thûúång nguöìn àïën haå nguöìn. Tñch húåp: Khaã nùng tñch húåp caác hïå thöëng dûä liïåu, thöng tin phûác taåp vaâ cú cêëu töí chûác nhùçm nêng cao hiïåu quaã hoaåt àöång cuãa àún võ. Dõch vuå khaách haâng: nêng cao chêët lûúång dõch vuå khaách haâng thöng qua viïåc caãi tiïën dõch vuå, trung têm tûå phuåc vuå, trûåc tuyïën, trung têm töíng àaâi, vaâ caác kïnh khaác coá liïn quan àïën khaách haâng. Baão mêåt: Baão mêåt àöëi vúái hïå thöëng vaâ caác yá tûúãng múái, caác löî höíng haå têìng maång, caác thöng tin quan troång vïì khaách haâng vaâ kinh doanh. Gia cöng: caách thûác àún võ quaãn lyá quan hïå vúái caác àún võ gia cöng àïí mang laåi nhûäng kïët quaã töët nhêët tûâ caác möëi quan hïå àoá. Quaãn lyá chi phñ: nhûäng yá tûúãng múái trong viïåc sûã duång hïå thöëng CNTT giuáp àún võ giaãm chi phñ, àöìng thúâi tùng hiïåu quaã hoaåt àöång cuãa toaân àún võ. Lûúång hoáa giaá trõ CNTT: caách àún võ àaánh giaá caác àêìu tû cho CNTT thöng qua nghiïn cûáu caác cöng cuå phên tñch nhû ROI (hiïåu quaã thu àûúåc tûâ àêìu tû), EVA (giaá trõ kinh tïë gia tùng), baãng cên àöëi söë liïåu vaâ caác phûúng phaáp khaác nhùçm lûúång hoáa giaá trõ cuãa caác àêìu tû vïì CNTT. Theo Thïë giúái Vi tñnh,seri B, söë thaáng 5/2005. SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP 93
22. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 94 Toám tùæt nöåi dung Chûúng 5: 1. Yïu cêìu vïì thöng tin quaãn lyá doanh nghiïåp giai àoaån naây àoâi hoãi möåt caách tiïëp cêån toaân thïí trong xêy dûång vaâ aáp duång caác hïå thöëng quaãn lyá. Àoá laâ caác hïå thöëng dûåa trïn viïåc tñch húåp thöng tin, phên tñch caác dûä liïåu coá sûå nhêët quaán cao àûúåc têåp trung trong caác cú súã dûä liïåu toaân doanh nghiïåp. Àêìu tû cho caác hïå thöëng quaãn lyá töíng húåp nhû ERP, CRM laâ àoâi hoãi khaách quan àöëi vúái doanh nghiïåp, vaâ chuáng àem laåi hiïåu quaã quaãn lyá rêët cao, laâ sûác maånh caånh tranh vûúåt tröåi cuãa caác doanh nghiïåp nïëu aáp duång thaânh cöng. 2. ERP laâ caác hïå thöëng lúán, bao truâm lïn gêìn nhû toaân böå caác chûác nùng hoaåt àöng doanh nghiïåp, tûâ taâi chñnh - kïë toaán, quaãn lyá vêåt tû - kho vêån, àïën quaãn lyá saãn xuêët. Caác hïå thöëng naây coá nhiïìu loaåi, phuâ húåp vúái caác quy mö vaâ àùåc thuâ doanh nghiïåp khaác nhau, chia thaânh nhiïìu phên hïå, coá thïí triïín khai tûâng phêìn. Caác phên hïå theo kiïën truác cuãa ERP seä tûå tñch húåp vúái nhau trong quaá trònh triïín khai. 3. Triïín khai caác hïå thöëng nhû ERP laâ vêën àïì rêët phûác taåp, phaãi àûúåc tiïën haânh coá phûúng phaáp, kïë hoaåch cuå thïí, vúái sûå tham gia cuãa nhiïìu chuyïn gia coá caác traách nhiïåm vaâ trònh àöå khaác nhau. Chi phñ triïín khai ERP cao, cuäng nhû vai troâ khöng thïí thiïëu cuãa nhaâ tû vêën, laâ nhûäng àiïím khaác biïåt chñnh so vúái viïåc triïín khai caác hïå thöëng chûác nùng riïng biïåt trong giai àoaån trûúác. 4. Triïín khai ERP taåi caác doanh nghiïåp Viïåt Nam àang trúã thaânh möåt nhu cêìu thûåc tïë, vaâ àaä àûúåc bùæt àêìu taåi nhiïìu doanh nghiïåp. Hiïån àaä coá mùåt taåi Viïåt Nam nhiïìu hïå thöëng ERP,vúái caác quy mö khaác nhau, caã cuãa caác haäng nöíi tiïëng cuãa nûúác ngoaâi vaâ caác saãn phêím nöåi àõa.Viïåc triïín khai ERP taåi Viïåt Nam cêìn laâm tûáng bûúác, vaâ noái chung àang trong giai àoaån àêìu, phaãi vûâa laâm vûâa ruát kinh nghiïm. 5. Caác saãn phêím ERP vaâ àöåi nguä triïín khai ERP taåi Viïåt Nam hiïån nay coân ñt vaâ moãng, têåp trung vaâo möåt söë cöng ty tin hoåc, nhûng àaä coá àûúåc caác ûu thïë nhêët àõnh so vúái saãn phêím vaâ lûåc lûúång nûúác ngoaâi. Lûåa choån giaãi phaáp triïín khai, phêìn mïìm vaâ nhaâ tû vêën triïín khai laâ baâi toaán coân cêìn àûúåc tiïëp tuåc nghiïn cûáu möåt caách thêån troång. 6. Caác hïå thöëng quaãn trõ quan hïå khaách haâng (CRM) laâ möåt cöng cuå caånh tranh rêët hiïåu quaã cuãa caác doanh nghiïåp. Àêy laâ hïå thöëng bao truâm têët caã caác hoaåt àöång liïn quan àïën khaách haâng, vaâ cuäng nhû ERP,coá thïí triïín khai vaâ tñch húåp dêìn dêìn theo nhu cêìu. 7. Vai troâ cuãa CIO taåi doanh nghiïåp trong giai àoaån naây trúã nïn vö cuâng quan troång. Möåt söë thuêåt ngûä vaâ khaái niïåm àaä duâng trong chûúng: Internet, intranet, extranet Hïå thöëng quaãn lyá töíng húåp. Phên tñch nhiïìu chiïìu dûä liïåu, Khai phaá dûä liïåu. 94 SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP
23. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 95 Chûúng 6: ÀÊÌU TÛ CNTT ÀÏÍ BIÏËN ÀÖÍI DOANH NGHIÏÅP, TAÅO LÚÅI THÏË CAÅNH TRANH QUÖËC TÏË. • Àoáng goáp cuãa CNTT taåo lúåi thïë caånh tranh trong mö hònh caånh tranh "cöí àiïín". • Caác àùåc àiïím múái cuãa caånh tranh hiïån àaåi vaâ vai troâ cuãa CNTT. • Taái kyä nghïå nhû laâ quaá trònh biïën àöíi doanh nghiïåp àïí taåo lúåi thïë caånh tranh. • Vêën àïì caånh tranh quöëc tïë cuãa caác doanh nghiïåp Viïåt Nam. Cuöåc tranh luêån múái vïì vai troâ cöng nghïå thöng tin taåi Myä "Taåp chñ Kinh doanh Harvard" söë thaáng 5-2003 àaä giêåt tñt hïët sûác giêåt gên:"CNTT chùèng àaáng gò"41 cho baâi baáo cuãa Nicholas Carr, vaâ àaä gêy nïn möåt sûå êìm ô rêët lúán cho túâ baáo naây.Taác giaã baâi baáo naây cho rùçng: CNTT chùèng coá gò hún laâ möåt loaåi haå têìng cú súã trong kinh doanh hiïån àaåi, giöëng nhû àûúâng sùæt, àiïån, ûu thïë cuãa noá cuäng chó nhû ûu thïë cuãa àöång cú àöët trong, àaä trúã thaânh möåt thaânh quaã quaá û laâ chung cho bêët kyâ cöng ty naâo muöën duâng noá àïí "xoay súã". Chùèng cêìn coá saáng kiïën gò trong ûáng duång CNTT, chó cêìn boã ra möåt khoaãn chi cêìn thiïët. Carr coân cho rùçng: nguy cú chñnh hiïån nay khöng phaãi laâ chûa sûã duång hïët sûác maånh cuãa CNTT, maâ laâ chi quaá nhiïìu cho noá. Trûúác nhûäng phaát biïíu trïn,quan àiïím cuãa Giaám àöëc àiïìu haânh (CEO) caác Têåp àoaân lúán ra sao? Traã lúâi cêu hoãi "CNTT quan troång nhû thïë naâo àöëi vúái General Electric (GE)?", Jeff Immelt, CEO cuãa GE khùèng àõnh: "Àoá laâ nhu cêìu bûác thiïët cuãa doanh nghiïåp. Chuáng töi trûúác hïët laâ möåt cöng ty àõnh hûúáng dõch vuå, vaâ àiïìu coá yá nghôa söëng coân àöëi vúái nùng suêët laâ cöng nghïå, chûá khöng phaãi laâ viïåc àêìu tû vaâo nhaâ maáy hay thiïët bõ. Chuáng töi àang nhùæm túái phaãi àaåt àûúåc 20% thu höìi tûâ àêìu tû cho cöng nghïå, vaâ seä àêìu tû tûâ 2,5 àïën 3 tyã àö la möîi nùm". Michael Dell, CEO cuãa ___ 41 Nicholas Carr. "IT Doesn't Matter". Harvard Business Review May 2003. SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP 95
24. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 96 Dell, thò nhêën maånh: "Àöëi vúái chuáng töi, CNTT laâ möåt lúåi thïë to lúán. Àöëi vúái Wal-Mart42, GE, vaâ nhiïìu cöng ty khaác, cöng nghïå laâ lúåi thïë to lúán vaâ tiïëp tuåc laâ lúåi thïë to lúán ". Caác chuyïn gia vïì CNTT àaä chó ra cuå thïí hún, rùçng vïì cú baãn Carr àaä hiïíu sai vïì CNTT.Anh ta chó nghô àoá àún giaãn laâ möåt múá nhûäng maång vaâ maáy tñnh (phêìn cûáng).Anh ta khöng nhòn nhêån túái àiïìu cùn baãn cuãa CNTT laâ phêìn mïìm, vaâ vúái phêìn mïìm ta coá thïí àiïìu chónh vaâ quaãn lyá thöng tin vaâ tri thûác cuãa con ngûúâi. Charles Fitzgerarld, möåt giaám àöëc chiïën lûúåc cuãa Microsoft cho rùçng Carr àaä khöng àaánh giaá àuáng phêìn TT trong CNTT. "Caái göëc laâm nïn ûu thïë caånh tranh trong kinh doanh laâ úã chöî anh laâm gò vúái thöng tin maâ cöng nghïå àaä giuáp anh truy nhêåp àûúåc túái.Anh àaä ûáng duång noá nhû thïë naâo trong viïåc giaãi quyïët caác vêën àïì kinh doanh cuå thïí". Coân Paul Strassman, ngûúâi àaä coá 42 nùm laâm CIO cho General Foods, Xerox, Lêìu Nùm goác, vaâ múái àêy nhêët laâ NASA, noái: "CNTT ngaây nay laâ möåt lônh vûåc tû baãn tri thûác. Àoá chuã yïëu laâ möåt khöëi lûúång to lúán cuãa lao àöång vaâ phêìn mïìm". Fortune, 09/6/2003. Trñch theo James O B'rient, saách àaä dêîn. Hoãi: Nhû vêåy sai lêìm cuãa ngûúâi cho rùçng "CNTT chùèng àaáng gò" úã trïn laâ do anh ta khöng hiïíu àuáng vïì CNTT? Àaáp: Vïì yá kiïën cuãa öng Carr, öng Chuã tõch têåp àoaân Intel àaä phên tñch: hiïån nay, trong möåt vaâi lônh vûåc heåp, úã möåt söë khu vûåc cuå thïí, thñ duå xûã lyá giao dõch thûúng maåi taåi Myä vaâ möåt phêìn chêu Êu, ûáng duång CNTT àaä àaåt àûúåc sûå chñn muöìi, vaâ viïåc ûáng duång noá àaä thaânh chuyïån bònh thûúâng, giöëng nhû sûã duång caác cú súã haå têìng cöng nghïå khaác. Nhûng Carr àaä suy diïîn möåt caách sai lêìm vaâ quaá àaáng tûâ tònh hònh thêëy àûúåc úã möåt phaåm vi heåp ra caã möåt lônh vûåc lúán laâ vai troâ CNTT noái chung.Trïn thûåc tïë,nhiïìu cöng ty vêîn coi CNTT laâ lúåi thïë caånh tranh lúán nhêët cuãa hoå hiïån taåi vaâ trong tûúng lai. Nhûng vêën àïì chñnh ruát ra tûâ cêu chuyïån trïn àêy àuáng laâ nhêån thûác vïì CNTT. Nhêån thûác sai, àuáng hún laâ phiïën diïån, nïn àaä khöng àaánh giaá àûúåc vïì noá, cuäng nhû lúåi thïë maâ noá coá trong caånh tranh hiïån nay. Noái àïën lúåi thïë maâ CNTT coá thïí àûa laåi cho caác doanh nghiïåp hiïån nay, laâ noái àïën lúåi thïë trong xûã lyá thöng tin, trong lao àöång tri thûác, laâ phêìn mïìm, nhû hai võ chuyïn gia cuãa Microsoft vaâ NASA àaä phaát biïíu.Tûác laâ ai coá nùng lûåc xûã lyá thöng tin töët hún seä laâ ngûúâi giaânh àûúåc ûu thïë caånh tranh nhiïìu hún trong thúâi àaåi hiïån nay. Àiïìu thuá võ laâ caái chuyïån hiïíu lêìm vïì vai troâ cuãa CNTT àoá laåi xaãy ra taåi Myä, vaâ möåt taåp chñ vïì kinh doanh cuãa Harvard laåi gêy nïn cuöåc tranh caäi naây. Hoãi: Nhû vêåy vêîn laâ cuöåc tranh luêån vïì vai troâ cuãa CNTT.Vai troâ naây àöëi vúái doanh nghiïåp àaä coá nhûäng thay àöíi cú baãn naâo cho àïën nay? Àaáp: Quan niïåm vïì vai troâ cuãa CNTT cho àïën gêìn àêy vêîn thûúâng giúái haån trong viïåc nêng cao hiïåu quaã hoaåt àöång cuãa doanh nghiïåp. Àêìu tiïn, nhúâ ûáng duång CNTT àaä giaãi àûúåc caác ___ 42 Möåt têåp àoaân baãn leã khöíng löì hiïån nay. 96 SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP
25. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 97 baâi toaán quaãn lyá tûúãng chûâng "khöng thïí giaãi" (trong thúâi haån chêëp nhêån àûúåc) trûúác àêy, chùèng haån baâi toaán töëi ûu kñch thûúác lúán vúái nhiïìu raâng buöåc phûác taåp - möåt baâi toaán mêëu chöët cuãa quaãn lyá kinh tïë vô mö, hay baâi toaán höî trúå quyïët àõnh kinh doanh Àöìng thúâi thúâi gian giaãi caác baâi toaán naây coân àûúåc ruát xuöëng àaáng kïí: trong khoaãng vaâi giúâ, thêåm chñ vaâi phuát, thay vò haâng thaáng trúâi so vúái trûúác àoá.Vò vêåy caác hïå thöëng maáy tñnh àaä àûúåc xem laâ nhên töë chñnh laâm nïn cuöåc "caách maång" vïì quaãn lyá hiïån àaåi. Song, yá nghôa cuãa CNTT-TT, vúái tû caách laâ möåt cuöåc caách maång, lúán hún nhiïìu so vúái viïåc giaãi quyïët möåt caách "siïu viïåt" caác baâi toaán noái trïn. Sûå ra àúâi cuãa Internet trïn phaåm vi thûúng maåi vaâo nhûäng nùm 80 vaâ àùåc biïåt nhûäng nùm 90 àaä thûåc sûå àem laåi caách maång trong quaãn lyá kinh doanh thöng qua viïåc àûa kinh doanh lïn möi trûúâng maång.Vúái nïìn taãng laâ Internet, CNTT-TT tûâ àoá àaä vûúåt ra khoãi khuön khöí laâ möåt cöng cuå nêng cao nùng suêët hay hiïåu quaã, trúã thaânh möåt cöng cuå biïën àöíi phûúng thûác kinh doanh. Cuäng tûâ àoá CNTT-TT àaä laâm thay àöíi cú baãn caånh tranh trïn thõ trûúâng vaâ vò thïë cuäng dêîn àïën sûå thay àöíi trong quaãn lyá, vêån haânh doanh nghiïåp. Nhûäng cöng ty thaânh cöng haâng àêìu trïn thïë giúái àaä vûúåt qua ngûúäng sûã duång CNTT thaânh cöng trong viïåc cùæt giaãm chi phñ saãn xuêët kinh doanh, nêng cao nùng suêët lao àöång, àïí àaåt túái viïåc sûã duång CNTT-TT nhû möåt cöng cuå caånh tranh vaâ taåo nïn aãnh hûúãng thõ trûúâng. Doanh nghiïåp luác naây phaãi sûã duång moåi loaåi cöng cuå CNTT-TT hoå coá, nhû caác HTTT àaä trònh baây trong caác Chûúng trûúác àêy, àïí tùng lúåi thïë caånh tranh cuãa mònh, giaãm lúåi thïë caånh tranh cuãa àöëi thuã, vaâ àaåt àûúåc caác muåc tiïu chiïën lûúåc khaác cuãa doanh nghiïåp. Tuy vêîn cêìn nhêën maånh rùçng CNTT khöng phaãi laâ möåt cöng cuå quaãn lyá vaån nùng vaâ tûå noá khöng laâm nïn lúåi thïë caånh tranh cho doanh nghiïåp, vaâ rùçng àiïìu kiïån tiïn quyïët cuãa thaânh cöng vêîn laâ chiïën lûúåc kinh doanh, nhûng phaãi thûâa nhêån CNTT laâ cöng cuå haâng àêìu àïí thûåc thi chiïën lûúåc kinh doanh trong thúâi àaåi ngaây nay. Noái caách khaác, CNTT àaä tòm àûúâng vaâo baân hoaåch àõnh chiïën lûúåc, àïí caác cöng ty xêy dûång chiïën lûúåc xoay quanh caác giaãi phaáp vïì cöng nghïå, thay cho caách suy nghô truyïìn thöëng. Hoãi: Nïn hiïíu "chiïën lûúåc kinh doanh" cuãa doanh nghiïåp nhû thïë naâo? Àaáp: Chiïën lûúåc kinh doanh laâ sûå taåo ra võ thïë cuãa möåt doanh nghiïåp trïn thõ trûúâng maâ noá tham gia, thöng qua nhûäng àõnh hûúáng cuå thïí trong quaãn lyá hoaåt àöång vaâ ûáng phoá vúái thõ trûúâng. Chiïën lûúåc kinh doanh àem àïën lúåi thïë caånh tranh cho doanh nghiïåp thöng qua sûå khaác biïåt àûúåc taåo nïn so vúái caác àöëi thuã caånh tranh cuãa mònh. Thñ duå: • Möåt doanh nghiïåp maâ hoaåt àöång phuå thuöåc nhiïìu vaâo yïëu töë con ngûúâi seä cêìn quan têm nhiïìu àïën chiïën lûúåc phaát triïín con ngûúâi. Möåt cöng ty tû vêën maâ taâi saãn chó laâ con ngûúâi vaâ tri thûác seä phaãi quan têm àïën viïåc tuyïín duång ngûúâi gioãi, coá khaã nùng laâm viïåc töët, àaâo taåo liïn tuåc vaâ gòn giûä hoå. SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP 97
26. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 98 • Trong khi àoá, möåt doanh nghiïåp hoaåt àöång trong möåt ngaânh caånh tranh cao vïì giaá caã trûúác hïët seä phaãi àêìu tû àïí baão àaãm sûác caånh tranh vïì giaá caã, àöìng thúâi cuäng tñnh àïën nhûäng phûúng thûác khaác àïí caånh tranh khi khaã nùng giaãm giaá àaä túái haån. • Möåt doanh nghiïåp coá võ thïë nhû laâ möåt cöng ty "gêìn àöåc quyïìn", do àaä chiïëm thõ phêìn lúán, khöng phaãi seä maäi maäi giûä võ thïë àoá. Hoå cêìn àêìu tû àïí giûä võ thïë àaä coá möåt caách lêu daâi vaâ àiïìu àoá coá thïí àaåt àûúåc thöng qua möåt chiïën lûúåc thñch húåp. • Möåt doanh nghiïåp nhoã, hay doanh nghiïåp múái tham gia thõ trûúâng phaãi tñnh àïën nhûäng cú höåi bûát phaá àïí ngaây möåt caãi thiïån võ thïë cuãa mònh trïn thõ trûúâng. Möîi doanh nghiïåp coá tham voång phaát triïín vaâ nêng cao aãnh hûúãng cuãa mònh trïn thõ trûúâng àïìu xêy dûång cho mònh möåt chiïën lûúåc, möåt caách tûå phaát hay coá yá thûác. Ngaây caâng coá nhiïìu doanh nghiïåp xêy dûång chiïën lûúåc möåt caách coá yá thûác thöng qua viïåc aáp duång caác kinh nghiïåm vaâ kiïën thûác quaãn trõ kinh doanh quöëc tïë. Hiïån nay chuáng ta àang chûáng kiïën sûå phaát triïín cuãa möåt khöng gian kinh doanh caånh tranh hún, ngaây caâng ñt phuå thuöåc vaâo cú höåi nhêët thúâi, maâ phuå thuöåc vaâo chiïën lûúåc vaâ sûå thûåc hiïån chiïën lûúåc möåt caách taâi tònh cuãa caác nhaâ quaãn lyá kinh doanh. Trong phêìn àoáng khung dûúái àêy laâ mö hònh vïì caác lûåc caånh tranh "cöí àiïín" maâ doanh nghiïåp phaãi coá chiïën lûúåc àïí àûúng àêìu vúái chuáng. Mö hònh 5 lûåc caånh tranh cöë àiïín Nùm lûåc caånh tranh maâ doanh nghiïåp phaãi àöëi àêìu, theo Michael Porter, göìm: Sûå kònh àõch cuãa àöëi thuã trong cuâng lônh vûåc Möëi àe doåa tûâ nhûäng ngûúâi múái àïën Möëi àe doåa tûâ caác saãn phêím, dõch vuå thay thïë Sûác maånh thûúng lûúång cuãa khaách haâng Sûác maånh thûúng lûúång cuãa nhaâ cung cêëp Caác chiïën lûúåc caånh tranh cú baãn cuãa doanh nghiïåp thûúâng àûúåc nhùæc àïën laâ: giaá thaânh, sûå khaác biïåt, sûå saáng taåo, sûå tùng trûúãng vaâ sûå liïn kïët. Hoãi: Vêåy CNTT tham gia vaâo thûåc hiïån caác chiïën lûúåc kinh doanh naây nhû thïë naâo? Àaáp: CNTT laâ cöng cuå àùæc lûåc trong viïåc thûåc thi caác chiïën lûúåc kinh doanh.Trong phêìn àoáng trong khung dûúái àêy laâ toám tùæt caác ûáng duång cuãa CNTT trong viïåc thûåc thi caác chiïën lûúåc caånh tranh cú baãn cuãa doanh nghiïp vûâa nïu. Caác chiïën lûúåc kinh doanh töët, phuâ húåp àaä giuáp rêët nhiïìu doanh nghiïåp thaânh cöng. Noái cho chùåt cheä, thò nhûäng thaânh cöng nhû thïë coá thïí coá hay khöng coá vai troâ àoáng goáp cuãa CNTT. 98 SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP
27. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 99 Nùm chiïën lûúåc caånh tranh cú baãn vaâ caác ûáng duång cuãa CNTT höî trúå chuáng Giaá thaânh: Duâng CNTT àïí giaãm àaáng kïë chi phñ cho caác quaá trònh kinh doanh Duâng CNTT àïí haå thêëp chi phñ cho khaách haâng hoùåc nhaâ cung cêëp Sûå khaác biïåt: Àûa caác ûáng duång CNTT múái vaâo àïí taåo nïn sûå khaác biïåt cuãa saãn phaãm vaâ dõch vuå Sûã duång CNTT trong viïåc laâm giaãm sûå khaác biïåt trong saãn phêím cuãa àöëi thuã Sûã duång CNTT taåo tiïu àiïím chuá yá cho saãn phêím vaâ dõch vuå trong caác àiïím nhêën àûúåc choån loåc thñch húåp trïn thõ trûúâng. Sûå saáng taåo: Taåo ra caác saãn phêím vaâ dõch vuå múái coá chûáa caác thaânh phêìn CNTT Duâng CNTT trong viïåc phaát triïín thõ trûúâng hoùåc caác àiïím nhêën thõ trûúâng múái, àöåc àaáo Duâng CNTT trong viïåc thay àöíi têån göëc caác quaá trònh kinh doanh, cho pheáp cùæt giaãm chi phñ, nêng cao chêët lûúång, hiïåu quaã, dõch vuå khaách haâng, hoùåc giaãm thúâi gian àûa saãn phêím ra thõ trûúâng möåt caách cú baãn (taái kyä nghïå quaá trònh kinh doanh). Tùng trûúãng: Duâng CNTT trong quaãn lyá quaá trònh múã röång kinh doanh khu vûåc hoùåc toaân cêìu. Duâng CNTT àïí àa daång hoáa vaâ tñch húåp caác saãn phaãm vaâ dõch vuå. Liïn kïët: Duâng CNTT taåo ra caác töí chûác aão giûäa caác àöëi taác kinh doanh Phaát triïín caác HTTT liïn xñ nghiïåp kïët nöëi qua Internet vaâ extranet àïí höî trúå caác möëi liïn hïå chiïën lûúåc vúái khaách haâng, caác nhaâ cung cêëp, caác nhaâ thêìu phuå vaâ caác àöëi taác khaác. Song, sûå tham gia cuãa CNTT vaâo quaãn lyá doanh nghiïåp, tûác laâ sûå tham gia cuãa CNTT vaâo viïåc thûåc thi caác chiïën lûúåc nhû thïë ngaây caâng trúã nïn phöí biïën hún trïn thõ trûúâng. Caâng ngaây ngûúâi ta caâng ñt àûúåc chûáng kiïën thaânh cöng ngoaån muåc trong kinh doanh maâ khöng coá sûå àoáng goáp cuãa CNTT. Thñ duå, vúái UPS, möåt haäng vêån chuyïín toaân cêìu haâng àêìu cuãa Myä, thò viïåc ruát ngùæn töëi àa thúâi gian chuyïín bûu kiïån túái khaách haâng vaâ khaã nùng ghi nhêån löå trònh cuãa bûu kiïån taåi bêët kyâ thúâi àiïím naâo laâ yïëu töë caånh tranh chiïën lûúåc so vúái caác àöëi thuã caånh tranh khaác.Viïåc UPS súám thiïët lêåp vaâ vêån haânh hïå thöëng DIAD43 àaä giuáp UPS vûúåt lïn trïn caác àöëi thuã cuãa mònh. Tuy theo saát caác bûúác ài chiïën lûúåc cuãa doanh nghiïåp, baãn thên CNTT laâ möåt hïå thöëng phûác taåp vúái nhiïìu nhên töë phuå thuöåc lêîn nhau vaâ àoâi hoãi tûå noá cuäng cêìn möåt chiïën lûúåc phaát triïín àïí phuåc vuå töët nhêët cho nhu cêìu quaãn lyá vaâ phaát triïín doanh nghiïåp. Giaám àöëc CNTT (CIO) cêìn xaác àõnh àûúåc nhûäng ûu tiïn vaâ thûá tûå àêìu tû nhùçm àaåt àûúåc muåc tiïu chiïën lûúåc ___ 43 DIAD (Delivery Information Acquisition Device) - thiïët bõ thu thêåp thöng tin chuyïín phaát SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP 99
28. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 100 Hïå thöëng ghi nhêån löå trònh cuãa bûu kiïån cuãa UPS Khi FedEx àûa hïå thöëng ghi nhêån löå trònh bûu kiïån dûåa trïn maång khöng dêy cuãa hoå vaâo hoaåt àöång, UPS bõ sûác eáp lúán phaãi traã lúâi bùçng möåt maång tûúng tûå nhûng dõch vuå töët hún. Kïët quaã laâ vaâo thaáng 2-1993 hoå àaä àûa àûúåc dõch vuå dûä liïåu dûåa trïn maång tïë baâo44 cêëp quöëc gia vaâo khai thaác.Vaâ àêy laâ khúãi àêìu cho möåt thúâi kyâ khai thaác maånh meä cöng nghïå khöng dêy, Interrnet vaâ caác cöng nghïå phuå trúå khaác nhùçm àaåt àûúåc lúåi thïë trong caånh tranh, cuäng nhû tùng nùng suêët cuãa nhên viïn. Nhúâ cöng nghïå tïë baâo vaâ sûå liïn kïët röång raäi vúái hún 70 haäng vêån chuyïín, ngay tûâ trûúác nùm 1996, caác thöng tin vïì phaát haânh bûu kiïån àaä àûúåc chuyïín tûâ 50.000 phûúng tiïån vêån taãi vïì kho dûä liïåu trïn maáy chuã cuãa UPS taåi Mahway, NJ, cho pheáp UPS coá àûúåc caác thöng tin ghi nhêån löå trònh têët caã caác bûu kiïån mùåt àêët vaâ haâng khöng trong ngaây.Trûúác àêy phaãi ngaây höm sau múái coá àûúåc thöng tin naây. Vúái thiïët bõ thu thêåp thöng tin chuyïín phaát (DIAD), UPS hiïån laâ haäng duy nhêët coá thïí ghi nhêån caã thöng tin chuyïín phaát, caã chûä kyá cuãa khaách haâng. Dûä liïåu naây sau àoá àûúåc àûa vaâo maång qua caác modem àiïån thoaåi tïë baâo do Motorola cung cêëp. Maång tïë baâo cung cêëp kïët nöëi giûäa caác phûúng tiïån vêån taãi cuãa UPS vúái UPSnet (maång viïîn thöng riïng cuãa UPS). Hïå thöëng naây àûúåc thiïët lêåp coá dûå phoâng àïí àaãm baão an toaân, vúái àöå dû thûâa tïë baâo, truy nhêåp keáp àïën UPSnet, vaâ kïët nöëi böåi àïën hïå thöëng dûä liïåu. Vïì lúåi thïë caånh tranh vaâ lúåi ñch, UPS tin rùçng dõch vuå dûä liïåu chuyïín maåch tïë baâo cuãa hoå hiïån nay laâ maång vö tuyïën maånh nhêët coá thïí khai thaác àûúåc. Noá phuã soáng möåt vuâng àõa lyá röång hún vaâ laâm viïåc tin cêåy hún caác maång vö tuyïën di àöång khaác. Lúåi ñch chñnh maâ khaách haâng coá àûúåc laâ: truy nhêåp lêåp tûác àïën thöng tin chuyïín phaát cuãa hún 5 triïåu bûu kiïån möîi ngaây, vuâng phuã àõa lyá röång hún bêët kyâ maång viïîn thöng di àöång naâo khaác, nhúâ vêåy maâ ngaây caâng coá nhiïìu hún thöng tin chuyïín phaát coá thïí nhêån àûúåc trong "thúâi gian thûåc"45, àöå öín àõnh cao nhúâ àöå dû dõch vuå vaâ hïå thöëng sao lûu dûä liïåu, vaâ mïìm deão trong tiïëp nhêån caác cöng nghïå maång tûúng lai. UPS àaä nêng cêëp hïå thöëng phêìn cûáng DIAD cuãa mònh lïn DIAD III nùm 1999 vaâ hiïån nay lïn DIAD IV, tùng àaáng kïí khaã nùng nhêån tin thúâi gian thûåc. Nguöìn: www.mobileinfo.com/Case_Study/ups.htm möåt caách hiïåu quaã nhêët. Chùèng haån, nïëu doanh nghiïåp coá nhu cêìu àêìu tû cho kinh doanh trïn maång (thûúng maåi àiïån tûã) vaâ àûa vaâo aáp duång hïå thöëng quaãn lyá quan hïå khaách haâng (CRM) thò CIO cuãa doanh nghiïåp cêìn phaãi quyïët àõnh caác bûúác àêìu tû cuå thïí vaâ quaãn lyá quan hïå cuãa caác hïå thöëng àoá trong bûác tranh töíng thïí CNTT cuãa doanh nghiïåp. Caác vêën àïì àoá chñnh laâ nöåi dung cuãa chiïën lûúåc CNTT cuãa doanh nghiïåp. Nhû àaä noái trong Phêìn 1, ___ 44 Maång tïë baâo (Cellular system) laâ maång àiïån thoaåi di àöng (ÀTDÀ) coá cêëu truác giöëng nhû töí ong, caác ö (cell) cuãa noá sûã duång möåt söë kïnh nhêët àõnh. Caác ö saát nhau sûã duång caác kïnh khaác nhau, coân caác ö caách nhau coá thïí chung kïnh. Do àoá söë kïnh coá thïí àûúåc tùng lïn àaáng kïí. Möîi ö coá chûáa möåt traåm thu phaát göëc (BS: Base Station) riïng vaâ bao phuã möåt vuâng tûúng àöëi nhoã. Caác BS giao tiïëp vúái nhau thöng qua Trung têm chuyïín maåch hay Töíng àaâi. ( 45 Thúâi gian thûåc (real time) - noái vïì khaã nùng nhêån àûúåc kïët quaã xûã lyá theo yïu cêìu cuãa khaách vïì mùåt thúâi gian (thñ duå "trong voâng 5 phuát").Trong caác hïå khöng phaãi "thúâi gian thûåc", kïët quaã xûã lyá nhêån àûúåc tuây thuöåc vaâo thúâi gian xûã lyá cuãa hïå thöëng. 100 SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP
29. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 101 nguyïn tùæc cú baãn phaãi àûúåc tuên thuã chùåt cheä laâ chiïën lûúåc CNTT phaãi phuâ húåp vúái chiïën lûúåc kinh doanh cuãa doanh nghiïåp. Hoãi: Ngoaâi viïåc àoáng goáp vaâo caác chiïën lûúåc caånh vïì giaá, khaác biïåt, saáng taåo, v.v. àaä nïu, CNTT coân giuáp taåo lúåi thïë trong caác chiïën lûúåc caånh tranh naâo khaác? Àaáp: Hiïån nay CNTT coân àûúåc duâng trong caác chiïën lûúåc nhû: • "giûä khaách haâng vaâ nhaâ cung ûáng", theo nghôa xêy dûång caác möëi quan hïå "coá lúåi" múái vúái hoå. Caác quan hïå naây seä ngùn caãn hoå boã haäng àïí chaåy sang phña àöëi thuã, hoùåc laâm cho hoå caãm thêëy ngaåi nguâng khi chêëp nhêån caác quan hïå ñt lúåi ñch hún. Caác cöë gùng àêìu tiïn theo hûúáng naây laâ ûáng duång CNTT phuåc vuå viïåc tùng chêët lûúång dõch vuå khaách haâng vaâ nhaâ cung ûáng, qua caác hoaåt àöång phên phöëi, tiïëp thõ, baán haâng vaâ dõch vuå. • kiïën taåo caái goåi laâ "giaá cho sûå chuyïín hûúáng" àöëi vúái khaách haâng vaâ nhaâ cung cêëp muöën boã mònh, bùçng caách àêìu tû CNTT vaâo laâm cho khaách vaâ nhaâ cung ûáng bõ lïå thuöåc hún vaâo viïåc tiïëp tuåc sûã duång hïå thöëng thöng tin cuãa mònh, àaä àûúåc àöíi múái vaâ mang laåi lúåi ñch cho caã hai phña. • caác giaãi phaáp "àêíy cao caác raâo caãn" cho viïåc thêm nhêåp vaâo thõ trûúâng truyïìn thöëng cuãa mònh, bùçng caách àêìu tû CNTT àïí tùng cûúâng caác tñnh nùng vaâ sûå saáng taåo cuãa caác saãn phêím vaâ dõch vuå, laâm naãn loâng caác cöng ty múái muöën nhaãy vaâo. Möåt khña caånh quan troång khaác trong taåo lúåi thïë caånh tranh hiïån taåi laâ doanh nghiïåp cêìn kiïën taåo caác nùng lûåc CNTT chiïën lûúåc àïí tranh thuã àûúåc caác cú höåi khi noá túái.Trong nhiïìu trûúâng húåp, nùng lûåc naây cuäng chñnh laâ thaânh quaã cuãa viïåc àêìu tû CNTT àïí nêng cao hiïåu quaã quaá trònh kinh doanh trong caác giai àoaån trûúác.Vaâ khi àaä coá àûúåc nïìn taãng CNTT qua caác àêìu tû naây, cöng ty coá thïí duâng noá laâm àoân bêíy vïì CNTT àïí phaát triïín caác saãn phêím vaâ dõch vuå múái, khöng thïí thûåc hiïån àûúåc trûúác àoá khi chûa àaåt àïën mûác àêìu tû vïì CNTT nhû hiïån giúâ. Quay laåi trûúâng húåp UPS, súã dô hoå vûúåt qua àûúåc FedEx trong ûáng duång cöng nghïå khöng dêy, vaâ giúâ laâ Internet, laâ do hoå àaä àêìu tû rêët lúán vaâo caác hïå thöëng dûä liïåu söë hoáa, nhû maä vaåch, vaâ vaâo UPSnet trûúác àoá. Cuäng phaãi thêëy rùçng, trong thúâi àaåi Internet hiïån nay, ûu thïë caånh tranh cuãa möåt doanh nghiïåp coá nguy cú bõ àe doåa hún bao giúâ hïët búãi caác àöëi thuã, cuäng nhû caác lûåc caånh tranh khaác, xuêët hiïån haâng ngaây. Do vêåy, doanh nghiïåp phaãi ûáng phoá möåt caách nùng àöång vaâ saáng taåo, thêåm chñ phaãi thay àöíi àïí phaát triïín, cêëu truác laåi caác muåc tiïu kinh doanh vaâ cú chïë quaãn yá nïëu cêìn thiïët. Hoãi: Àêìu tû CNTT vaâo viïåc laâm thay àöíi doanh nghiïåp nhû thïë naâo? Àaáp: Nhû àaä biïët, doanh nghiïåp phaát triïín theo nhûäng chu kyâ nhêët àõnh vïì saãn phêím, dõch vuå vaâ caác nhaâ quaãn lyá cêìn nùæm àûúåc quy luêåt vaâ thúâi gian cuãa nhûäng chu kyâ àoá àïí coá caác quyïët àõnh vïì chiïën lûúåc. Caác chiïën lûúåc àïí thay àöíi thûúâng cêìn àïën trong giai àoaån cuöëi cuãa möåt chu kyâ phaát triïín doanh nghiïåp. Caác quyïët àõnh chiïën lûúåc mang àïën sûå thay àöíi SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP 101
30. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 102 coá tñnh chêët cêëu truác laåi noái trïn cêìn phaãi àûúåc àaáp ûáng bùçng sûå thay àöíi vaâ hoaân thiïån cuãa hïå thöëng CNTT.Thûåc tïë cho thêëy, chó khi doanh nghiïåp àêìu tû vaâo caác hïå thöëng thöng tin quaãn lyá tñch húåp, nhû àïì cêåp úã Chûúng 5, múái coá thïí taåo nïn hay àoâi hoãi nhûäng thay àöíi vïì quaãn lyá vaâ vêån haânh cuãa doanh nghiïåp. Sûå thay àöíi maånh nhêët maâ CNTT coá thïí àem túái cho doanh nghiïåp laâ viïåc taái kyä nghïå46 quaá trònh kinh doanh, goåi goån laâ taái kyä nghïå.Taái kyä nghïå laâ viïåc tû duy laåi möåt caách nïìn taãng,thiïët kïë laåi möåt caách cú baãn caác quaá trònh kinh doanh àïí àaåt àûúåc sûå tiïën böå vûúåt bêåc vïì giaá, chêët lûúång, töëc àöå vaâ dõch vuå. Nhû vêåy, taái kyä nghïå laâ viïåc töí húåp möåt chiïën lûúåc khuyïën khñch àöíi múái kinh doanh vúái möåt chiïën lûúåc taåo ra sûå tiïën triïín cú baãn cuãa caác quaá trònh kinh doanh, sao cho cöng ty coá thïí trúã nïn maånh hún rêët nhiïìu, thaânh möåt àöëi thuã caånh tranh thaânh cöng hún nhiïìu trïn thõ trûúâng. AÁp duång ERP trong doanh nghiïåp laâ möåt hònh thûác cuãa viïåc taái kyä nghïå caác quaá trònh saãn xuêët nöåi taåi, coân caác hïå thöëng CRM nhû trònh baây trong Chûúng trûúác laâ möåt sûå taái kyä nghïå trong quan hïå vúái khaách haâng. Noá phaãn aãnh xu thïë "lêëy khaách haâng laâm trung têm" trong kinh doanh hiïån àaåi, khaác vúái viïåc lêëy giaá caã laâm trung têm trong caác giai àoaån trûúác. Baãng 6.1 sau àêy cho so saánh àaåi thïí giûäa viïåc ûáng duång CNTT vaâo nêng cao hiïåu quaã kinh doanh thöng thûúâng vaâ vaâo taái kyä nghïå. Nhû coá thïí thêëy, taái kyä nghïå cho khaã nùng thu höìi àêìu tû cao, nhûng nguy cú thêët baåi cuäng cao.Vò vêåy, cho duâ àêy laâ möåt xu thïë khaách quan, nhûng khöng phaãi doanh nghiïåp naâo cuäng coá thïí taái kyä nghïå thaânh cöng. Baãng 6.1 So saánh giûäa "taái kyä nghïå" vaâ "nêng cao hiïåu quaã"47 Nêng cao hiïåu quaã Taái kyä nghïå Àõnh nghôa Nêng cao hiïåu quaã cuãa caác quaá Thiïët kïë laåi möåt caách cú baãn caác quaá trònh hiïån coá trònh kinh doanh Àöëi tûúång Moåi quaá trònh Caác quaá trònh kinh doanh chiïën lûúåc Caác khaã nùng àêìu tiïn CNTT trong viïåc àún giaãn hoáa CNTT trong thiïët kïë laåi töí chûác cöng viïåc Khaã nùng thu höìi Tùng trûúãng 10% - 50% Tùng trûúãng gêëp 10 lêìn Caác thay àöíi Cöng viïåc cuä, chó hiïåu quaã hún Cùæt giaãm lúán cöng viïåc, caác cöng viïåc múái, thiïët kïë laåi cú baãn cöng viïåc Nguy cú thêët baåi vaâ Mûác Thêëp Cao àöå phaá saãn ___ 46 Reengineering, (hoùåc Re-engineering). 47 Trñch theo James A. O'Brient, MIS, 6th Edt, Chûúng 2. 102 SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP
31. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 103 Hoãi: Àöëi vúái möåt doanh nghiïåp, nhûäng thay àöíi úã mûác naâo àoâi hoãi phaãi thay àöíi caã quy trònh quaãn lyá doanh nghiïåp? Àaáp: Vúái sûå thay àöíi cuãa thõ trûúâng, cuãa cöng nghïå doanh nghiïåp cêìn phaãi thay àöíi, àêìu tiïn laâ àïí thñch ûáng, sau àoá laâ àïí caånh tranh. Noái chung, trong quaá trònh thay àöíi naây, viïåc ûáng duång cöng nghïå múái thûúâng àoâi hoãi phaãi thay àöíi dêy chuyïìn saãn xuêët, vaâ sûå thay àöíi cuãa dêy chuyïìn saãn xuêët naây aãnh hûúãng àïën quy trònh quaãn lyá. Song, sûå thay àöíi cuãa thõ trûúâng vaâ hònh thûác kinh doanh múái laâ nhên töë aãnh hûúãng maånh meä nhêët túái quy trònh quaãn lyá. Thñ duå: thõ trûúâng chuyïín phaát bûu kiïån thïë giúái ngaây caâng múã röång, cuâng vúái caác yïu cêìu ngaây caâng cao cuãa khaách haâng vïì chêët lûúång dõch vuå, vaâ sûác eáp caånh tranh cuãa caác àöëi thuã nhû FedEx, àaä buöåc UPS trong vñ duå nïu trïn phaãi àêìu tû àöíi múái cöng nghïå theo doäi löå trònh bûu kiïån, dûåa trïn hïå thöëng DIAD vaâ maång tïë baâo, vaâ trúã thaânh möåt trong caác nhaâ khai thaác maång tïë baâo lúán nhêët. Möåt doanh nghiïåp laâm xuêët khêíu haâng myä nghïå, khúãi nghiïåp vaâ coá àûúåc thaânh cöng tûâ möåt mùåt haâng mêy tre, nay cêìn chuyïín sang xuêët khêíu myä nghïå töíng húåp, caã àöì göëm, haâng thïu vaâ caác mùåt haâng thuã cöng àùåc thuâ khaác. Doanh nghiïåp naây seä phaãi thay àöíi caách thûác quaãn lyá àïí coá thïí chuã àöång àûúåc trong viïåc àaáp ûáng caác àún haâng, àöi khi rêët àùåc thuâ cuãa khaách, möåt caách kõp thúâi.Vêën àïì laâ khöng thïí múã röång hoùåc xêy thïm caác kho haâng àïí tñch trûä vaâ baão quaãn caác saãn phêím rêët khoá tñnh naây. Dïî thêëy, trong trûúâng húåp naây nïëu khöng thay àöíi quy trònh quaãn lyá theo hûúáng duy trò àûúåc möëi quan hïå trûåc tuyïën àïën tûâng nhaâ saãn xuêët, nhaâ cung cêëp, doanh nghiïåp xuêët khêíu trïn seä coá nguy cú khöng hoaân thaânh àûúåc nhiïìu húåp àöìng, dêîn àïën khöng duy trò àûúåc cöng viïåc kinh doanh. Nïìn taãng kyä thuêåt àïí thûåc hiïån caác quan hïå trûåc tuyïën nhû trïn khöng gò hún laâ cöng nghïå Internet. Hoãi: Àöëi vúái nhûäng sûå thay àöíi vïì quaãn lyá nhû trong caác vñ duå trïn àêy, ûáng duång CNTT seä thay àöíi thïë naâo? Àaáp:Trong trûúâng húåp doanh nghiïåp chuyïín àöíi tûâ chöî kinh doanh coá möåt hay möåt söë mùåt haâng truyïìn thöëng sang nhiïìu mùåt haâng hún, têët nhiïn seä cêìn möåt hïå thöëng cho pheáp quaãn lyá nhiïìu mùåt haâng hún. Nhûng viïåc tùng söë mùåt haâng cuäng coá thïí dêîn túái tùng söë nhaâ cung cêëp vaâ tùng söë khaách haâng vúái nhûäng nhu cêìu trúã nïn phûác taåp hún.Thñ duå, khi möåt doanh nghiïåp chuyïín àöíi tûâ xuêët khêëu chó möåt mùåt haâng, vúái khoaãng 10 nhaâ cung cêëp chñnh vaâ 100 cú súã phêìn phöëi vúái tñnh chêët hoaåt àöång gêìn giöëng nhû nhau, thaânh möåt doanh nghiïåp xuêët khêëu khoaãng vaâi chuåc mùåt haâng, seä cêìn phaãi quaãn lyá haâng trùm nhaâ cung cêëp vaâ haâng trùm cú súã phên phöëi vúái tñnh chêët hoaåt àöång noái chung laâ khaác nhau. ÛÁng duång CNTT phaãi àaáp ûáng sûå thay àöíi úã têët caã caác khêu cuãa "dêy chuyïìn kinh doanh"48 múái cuãa doanh nghiïåp, tûâ saãn xuêët (bïn trong), àïën thu mua (àöëi vúái caác nhaâ cung cêëp), vaâ ___ 48 Coân goåi laâ "chuöîi giaá trõ" (Value Chain) - khaái niïåm do Michael Porter àûa ra, xem möåt haäng nhû möåt chöîi (hoùåc möåt dêy chuyïìn, hoùåc möåt maång) caác hoaåt àöång cú súã nhùçm gia tùng giaá trõ cho caác saãn phêím vaâ dõch vuå, vaâ do vêåy cuäng tùng thïm giaá trõ cho haäng. Chuöîi giaá trõ bao göìm caác quaá trònh sú cêëp vaâ caác quaá trònh höî trúå. Caác quaá trònh sú cêëp göìm: hêåu cêìn, saãn xuêët, tiïëp thõ - baán haâng, vaâ dõch vuå khaách haâng. Caác quaá trònh höî trúå göìm: quaãn trõ - phöëi húåp, quaãn lyá nhên lûåc, phaát triïín cöng nghïå vaâ tiïu thuå. SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP 103
32. Nov21.qxp 30/11/2005 12:21 CH Page 104 phên phöëi (àöëi vúái khaách haâng). Nhû àaä trònh baây trong Chûúng trûúác, trong tònh huöëng nhû vêåy thò àêìu tû CNTT khöng coân laâ vêën àïì "nêng cao hiïåu quaã" cuãa caác giao dõch trong caác khêu cuãa dêy chuyïìn kinh doanh vöën coá, maâ àaä phaãi laâ caác hïå thöëng quaãn lyá tñch húåp, duâ quy mö coá thïí nhoã, mang caác yïëu töë cuãa kinh doanh àiïån tûã, nhû seä àïì cêåp àïën sau àêy. Vai troâ cuãa nhaâ cung cêëp vaâ khaách haâng trong hoaåt àöång cuãa doanh nghiïåp trúã nïn quan troång hún bao giúâ hïët.Viïåc àêìu tû CNTT àïí tòm hiïíu thõ trûúâng vaâ cú höåi kinh doanh, tòm kiïëm múã mang diïån khaách haâng vaâ nhaâ cung cêëp, nêng cao chêët lûúång dõch vuå "hûúáng vïì khaách haâng", taåo caác möëi quan hïå "cuâng coá lúåi" vúái hoå, v.v. laâ neát nöíi bêåt trong giai àoaån hiïån nay. ÛÁng duång Internet vaâ caác cöng nghïå liïn quan trúã thaânh chuã àaåo trong ûáng duång CNTT taåi doanh nghiïåp, dêìn dêìn àûa doanh nghiïåp vaâo möi trûúâng kinh doanh àiïån tûã. Toám laåi, thay àöíi theo hûúáng kinh doanh àiïån tûã laâ neát àùåc trûng trong cêëu truác laåi caác quaá trònh kinh doanh hiïån nay. Àïí thûåc hiïån viïåc naây, viïåc ûáng duång cöng nghïå Internet, bao göìm cöng nghïå web, caác maång intranet vaâ extranet, trong moåi hoaåt àöång, noái riïng trong viïåc khai thaác caác CSDL vaâ cú súã tri thûác cuãa doanh nghiïåp, laâ caác ûáng duång chuã àaåo. Hoãi: Kinh doanh àiïån tûã vaâ thûúng maåi àiïån tûã coá laâ möåt khöng? Àaáp: Tuy cuâng laâ cöng viïåc kinh doanh tiïën haânh trïn nïìn cöng nghïå Internet,nhûng àêy laâ hai lônh vûåc khöng hoaân toaân giöëng nhau. Thûúng maåi àiïån tûã (TMÀT - hay e-commerce) laâ mua baán, tiïëp thõ, laâm dõch vuå, giao haâng vaâ thanh toaán àöëi vúái caác saãn phêím, dõch vuå vaâ thöng tin trïn Internet, intranet, extranet vaâ caác maång khaác, giûäa caác xñ nghiïåp àûúåc nöëi maång vaâ khaách haâng (tûúng lai vaâ hiïn taåi), nhaâ cung cêëp, vaâ caác àöëi taác kinh doanh khaác. Caác doanh nghiïåp vaâ khaách haâng thûåc hiïån caác giao dõch buön baán giaán tiïëp thöng qua caác website baán haâng. Ngûúâi baán duâng caác website cuãa mònh àïí giúái thiïåu saãn phêím, dõch vuå, vaâ cung cêëp caác dõch vuå cho khaách mua möåt caách thuêån tiïån nhêët. Ngûúâi mua vaâo website cuãa ngûúâi baán tòm kiïëm haâng hoáa (saãn phêím hoùåc dõch vuå), choån lûåa, vaâ àùåt mua nïëu chuáng àaáp ûáng yïu cêìu. Coá caác daång thûác TMÀT giûäa doanh nghiïåp vúái doanh nghiïåp (B2B), doanh nghiïåp vúái khaách haâng (B2C), khaách haânh vúái khaách haâng (C2C), v.v. Àêy laâ möåt sûå àöíi múái tuyïåt vúâi caác phûúng thûác mua baán.Tuy nhiïn, àïí thûåc hiïån thûúng maåi àiïån tûã àoâi hoãi phaãi thiïët lêåp caác thuã tuåc cú baãn vïì thanh toaán, xaác thûåc, an ninh giao dõch, v.v. trïn maång cöng cöång.Vò vêåy,TMÀT hiïån nay àûúåc aáp duång úã nhiïìu mûác àöå khaác nhau, tuây vaâo sûå sùén saâng cuãa caác haå têìng cöng nghïå cuäng nhû phaáp lyá àaä coá. Kinh doanh àiïån tûã (KDÀT - hay e-business), laâ thuêåt ngûä do Lou Gastner, Giaám àöëc àiïìu haânh cuãa IBM àùåt ra, àïí chó "moåi quaá trònh kinh doanh àûúåc thûåc hiïån trïn caác HTTT", chuã yïëu chó caác quaá trònh kinh doanh dûåa trïn cöng nghïå web hiïån nay. KDÀT coá thïí àûúåc triïín khai trïn caác maång Internet cöng cöång, caác maång nöåi böå (intranet) vaâ caác maång ngoaåi böå (extranet) riïng. Hònh 5.1 trong Chûúng 5 chñnh laâ minh hoåa cho möåt mö hònh kinh doanh àiïån tûã nhû vêåy. Möåt caách khaái quaát, KDÀT laâ phûúng phaáp cho pheáp caác cöng ty liïn kïët caác quaá trònh kinh doanh nöåi böå vúái caác quaá trònh bïn ngoaâi möåt caách hiïåu quaã vaâ mïìm deão hún, giuáp hoå cöång 104 SÖÍ TAY CÖNG NGHÏÅ THÖNG TIN VAÂ TRUYÏÌN THÖNG CHO DOANH NGHIÏÅP