Tài liệu 4 phong cách làm việc - Chương 10: Làm thế nào để nhận ra phong cách của người khác

130 trang huongle 6560

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tài liệu 4 phong cách làm việc - Chương 10: Làm thế nào để nhận ra phong cách của người khác", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

tai_lieu_4_phong_cach_lam_viec_chuong_10_lam_the_nao_de_nhan.pdf

Nội dung text: Tài liệu 4 phong cách làm việc - Chương 10: Làm thế nào để nhận ra phong cách của người khác

CHƯƠNG 10 Làm thế nào để nhận ra phong cách của người khác Sherlock Holmes mới chỉ gặp mặt người khách hàng của mình trong vài phút. Nhưng trong khoảng thời gian ngắn ngủi đó, ông đã biết được rất nhiều điều mà người cộng sự của mình là bác sĩ Watson không thấy được. Với sự khiêm tốn giả bộ, nhà thám tử lừng danh tuyên bố, “Sự thật là anh ta đã có quãng thời gian lao động chân tay và là hội viên của hội Tam Điển. Anh ta từng ở Trung Quốc và gần đây anh ta viết lách rất nhiều; tôi chẳng suy diễn điều gì cả”. Bác sĩ Watson vô cùng ngạc nhiên, người khách hàng chưa hề kể một chi tiết nào: làm thế nào mà Holmes biết được điều này? Holmes đã diễn giả sự quan sát đưa đến kết luận của mình như sau: Tay phải của người khách hàng to hơn tay trái điều đó chứng tỏ anh ta đã từng lao động chân tay. Một loại ghim đặc biệt vị khách hàng đeo trên ngực cho thấy anh ta là hội viên của hội Tam Điển. Vết xăm hình con cá trên cổ tay phải chỉ có thể được làm ở Trung Quốc. Một chi tiết khác cho biết anh ta ở đất nước này chính là đồng tiền xu Trung Quốc anh ta đang đeo trên sợi dây đồng hồ. Có một miếng vá lớn sáng màu trên cổ tay áo bên phải và có một miếng vá bằng phẳng ở tay áo phía cùi trỏ của người khách hàng chứng tỏ anh ta có thể phải tỳ mạnh tay lên bàn khi viết. Xác định phong cách của người khác chính là cách nghiên cứu người khác qua sự quan sát. Sự quan sát đòi hỏi tỉ mỉ hơn nhiều so với chỉ đơn thuần xem những gì đang diễn ra. Holmes đã từng nhận xét với Watson: “Anh nhìn nhưng anh không quan sát”. Sự quan sát là có mục tiêu và có trọng tâm. Đó là sự kiếm tìm đầu mối có liên quan. Chương này sẽ giúp bạn nâng cao năng lực quan sát của mình. Đầu tiên, bạn sẽ học cách phân biệt giữa quan sát thái độ với sự dò xét thái độ. Sau đó, bạn sẽ nghiên cứu cần phải tìm kiếm thái độ nào khi nhận ra phong cách của người khác; làm thế nào để điều chỉnh những đánh giá của bạn và làm thế nào để kiểm tra tính chính xác của bạn. Chương này sẽ khép lại bằng những lời khuyên trong việc giúp bạn nâng cao khả năng xác định phong cách của người khác.
Phân biệt giữa quan sát và sự suy đoán Xác định phong cách dựa trên những quan sát về hành vi bao gồm những điều mà con người làm; có thể nhìn thấy hoặc nghe thấy. Hành vi có thể được quan sát trực tiếp bao gồm tư thế, cử chỉ, sự biểu hiện trên khuôn mặt, những từ ngữ mà chúng ta nói và giọng điệu chúng ta thể hiện. Hành vi là cách biểu hiện bên ngoài của một con người vì thế mọi người có thể nhìn hoặc nghe thấy. Có nhiều điều chứa đựng bên trong vỏ bề ngoài của hành vi bao gồm: ý nghĩ, cảm nhận, thái độ, động lực niềm tin và thái độ. Chúng ta không thể quan sát những phẩm chất bên trong này. Không ai có thể biết chắc những gì đang xảy ra bên trong người khác. Chúng ta chỉ có thể suy đoán những gì người khác đang nghĩ hoặc đang cảm nhận. Dường như sự khác nhau giữa quan sát hành vi và suy đoán nó có vẻ rõ ràng và cơ bản khi bạn nghiên cứu nó ở chương này. Nhưng thậm chí sau khi con người đã nghiên cứu về sự khác biệt này thì khi được yêu cầu quan sát và miêu tả hành vi, họ thường báo cáo lại những suy đoán của mình. Ví dụ, trong các cuộc hội thảo của chúng tôi, sau khi phân biệt giữa quan sát và suy đoán, những người huấn luyện thực hiện một số hành vi cụ thể và yêu cầu những người tham dự miêu tả hành vi mà họ quan sát được. Ví dụ, người huấn luyện đi lại trong phòng, nói to hơn mọi khi và vung một nắm đấm mạnh. Khi được hỏi về hành vi vừa quan sát, phần lớn học viên nói với người huấn luyện: “Anh đang giận dữ”. Một cách vô thức, những người học viên không thông báo lại hành vi, thay vào đó, họ nói lên suy đoán của mình. Khi tiến hành nhận định thái độ của một người, bạn nên tập trung tuyệt đối vào mọi hành vi - vào những điều người đó nói hoặc làm. Trong khi quan sát hành vi, bạn nên tránh để tâm quá nhiều đến điều bạn nghe hoặc nhìn thấy. Đừng nghe theo tiếng gọi suy đoán trong đầu bạn hoặc đừng nên đưa ra suy đoán bất kỳ trong thời điểm này. Bạn có thể thấy chính mình phản ứng với hành vi (thích hoặc không thích). Tuy nhiên, bạn nên gạt chúng sang một bên và chỉ quan sát chính xác và đặc biệt nhất về những điều người khác đang làm. Sau đó, hãy xếp tất cả những thông tin về hành vi đó vào bộ nhớ của mình, vì thế bạn sẽ có một số liệu cơ bản cho việc sử dụng sau này. Bí quyết để quan sát thành công là “có khả năng nhớ lại hành vi của người khác mà không làm cho trí nhớ của mình bị hủy hoại bởi những suy đoán của mình về hành vi này”.
Cần tìm kiếm điều gì? Mặc dù một số người không nhận ra nhưng toàn bộ quá trình quan sát là một sự chọn lựa. Chúng ta có quá nhiều dữ liệu về cảm giác đến cùng một thời điểm khi quá trình quan sát diễn ra. Các nhà nghiên cứu giao tiếp ước tính rằng mỗi người nhận 10.000 cảm giác trong một giây - một con số nhiều hơn chúng ta nghĩ. Khi phản ứng với con số quá lớn này, trí óc của chúng ta phải lựa chọn, sắp xếp và thể hiện những động lực có tác động lớn lên bạn ở một thời điểm đặc biệt. Bất cứ khi nào ấn tượng về một cảm giác xuất hiện thì đó là do bạn quá tập trung vào nó mà không chú ý đến các dữ liệu khác đến cùng thời điểm. Khi nhận định phong cách, bạn nên tận dụng quá trình chọn lựa cảm giác này. Bạn tìm kiếm những đầu mối quan trọng nhất để tìm ra phong cách của người khác. Do phong cách được quy định bởi mức độ quyết đoán và dễ cảm nhận của một người nên bạn tập trung vào những manh mối liên quan, tới những khía cạnh hành vi quan trọng này. Mức độ quyết đoán Bảy kiểu hành vi (xem Hình 10-1) trở nên đặc biệt hữu ích trong việc xác định mức độ quyết đoán của một người. Phải nhớ bảy kiểu hành vi là một con số quá nhiều khi bạn thực hành nhận định phong cách lần đầu tiên. Thực tế, chỉ cần nhớ ba từ giúp bạn nhận ra những manh mối quan trọng: nhiều hơn, nhanh hơn, to hơn. Phong cách
bên phải dòng kẻ nói nhiều hơn, cử chỉ nhiều hơn và thể hiện nhiều năng lượng hơn những người khác. Họ nói và chuyển động nhanh hơn so với một nửa dân số. Họ nói cũng to hơn. Hoặc bạn có thể nhớ ba từ: ít hơn, chậm hơn, êm ái hơn. Đây là những từ miêu tả những người ít quyết đoán hơn, phong cách bên trái dòng kẻ thể hiện năng lực vận động ít hơn và có xu hướng nói ít hơn so với một nửa dân số. Họ vận động chậm hơn, nói chậm và nhẹ nhàng hơn, đồng thời có thái độ trầm lặng hơn. Hình 10-2: Thể hiện ba cặp từ vốn là những hướng dẫn đơn giản nhất để đánh giá mức độ quyết đoán của một người Các dấu hiệu của tính quyết đoán Dạng ngắn Ít hơn Nhiều hơn Quyết đoán Quyết đoán Ít hơn Nhiều hơn Chậm hơn Nhanh hơn Nhẹ nhàng hơn To hơn Mức độ dễ cảm Khi đánh giá mức độ quyết đoán của một người cũng là lúc ước tính mức độ dễ cảm của người đó. Liệu rằng một người thể hiện cảm xúc nhiều hơn hay ít hơn những người khác? Bởi vì ngôn ngữ không lời cung cấp những mạch nối cảm xúc hữu ích về mức độ dễ cảm nên bạn cần chú ý vào cử chỉ của người khác. Cảm xúc của con người càng rõ ràng bao nhiêu thì họ càng có xu hướng bộc lộ mình nhiều bấy nhiêu. Bạn cảm giác rằng mình có thể đọc được họ. Những người thể hiện nhiều cảm xúc này có sự sinh động trên nét mặt và sự thay đổi
giọng điệu nhiều hơn phần lớn những người khác. Cử chỉ điệu bộ của họ nới lỏng hơn và linh hoạt hơn. Hình 10-3. Những dấu hiệu hữu ích để nhận ra hành vi dễ cảm của người khác Dấu hiệu của tính dễ cảm Ít quyết Quyết đoán hơn đoán hơn Sự sinh động trên nét mặt như thế nào? Ít hơn Nhiều hơn Giọng nói vang nhiều như thế nào? Ít hơn Nhiều hơn Cử chỉ linh hoạt như thế nào? Ít hơn Nhiều hơn Trong Hình 10-3, có ba câu hỏi giúp bạn nhận ra mức độ dễ cảm của một người. Bạn có thể nhận ra sự giống nhau giữa ba loại manh mối về hành vi. Liệu rằng nó là sự thể hiện trên nét mặt, giọng nói hay cử chỉ thì những người dễ cảm hơn có sự đa dạng hơn, thể hiện sự sinh động hơn. Những người ít dễ cảm hơn là những người ít đa dạng hơn, kém sinh động trong việc thể hiện nét mặt, giọng nói và cử chỉ. Khi bạn xác định mức độ quyết đoán và dễ cảm của một người thì bạn có thể bước đầu nhận định được những phong cách của người đó (xem Hình 10-4).
Tổng kết lại những manh mối về phong cách Phong cách của một người không phải là mức độ quyết đoán cộng với mức độ dễ cảm. Nói cách khác, phong cách không chỉ là tập hợp của cả hai hệ thống manh mối hành vi này. Vì vậy, khi bạn không chắc chắn về phong cách của một người bạn nên kiểm tra lại bằng cách tổng kết lại tất cả những manh mối cho loại phong cách ấy. Sự mô tả về mỗi loại phong cách đã được trình bày ở Chương 6. Thay đổi cách đánh giá của bạn Việc xác định nửa quyết đoán và dễ cảm trong bảng biến thiên sẽ thể hiện thái độ đặc trưng của một người. Tuy nhiên, tính quyết đoán và dễ cảm trong từng loại phong cách có sự khác nhau cơ bản. Bởi vậy ta có thể xác định phần hình vuông trên bảng biến thiên thể hiện thái độ đặc trưng của một người. Điều này cho phép bạn đặt người ở phần hình vuông nhỏ hơn trong hình vuông lớn về phong cách khi bạn có sự thay đổi nhiều về cách nhận định phong cách thì thậm chí bạn có thể lập kế hoạch tốt hơn cho sự phù hợp phong cách. Để thực hiện sự thay đổi này, hãy chọn ra một người quyết đoán hơn hoặc ít quyết đoán hơn so với một nửa dân số. Nếu anh ấy hoặc cô ấy quyết đoán hơn một nửa dân số, hãy hỏi bản thân bạn rằng liệu rằng anh ấy hoặc cô ấy quyết đoán hơn hay ít quyết đoán hơn so với 75% dân số. Nếu người đó ít quyết đoán hơn một nửa dân số, hãy hỏi chính bạn rằng liệu rằng người ấy quyết đoán hơn hay ít quyết đoán hơn so với 25% dân số. Làm tương tự như vậy để xác định phần hình vuông thể hiện trục dễ cảm theo chiều thẳng đứng để mô tả phong cách của một người.
Bây giờ bạn đã có tất cả những thông tin cần thiết để xác định phần hình vuông nhỏ chỉ phong cách của một người. Trong Hình 10-5, hãy lưu ý rằng có phần bảng biến thiên thu nhỏ trong mỗi phần hình vuông lớn hơn. Khi mỗi trục của bảng bị chia đôi sẽ có bốn phần hình vuông nhỏ hơn; Khi mỗi đường trục được chia làm bốn phần thì sẽ có 16 phần hình vuông nhỏ. Mỗi phần hình vuông nhỏ có một cái tên gồm hai từ. Từ thứ hai chỉ rõ phần hình vuông dành cho một người. Đó là thông tin quan trọng nhất. Vì thế, chúng tôi để tên hình vuông là chữ in hoa. Chữ cái được dành cho phần hình vuông nhỏ hơn trong phần hình vuông đó được thể hiện bằng chữ cái in hoa và chữ viết thường. Mặc dù đôi khi việc nên biết phần hình vuông của bạn và của người khác trở nên hữu ích nhưng sự lựa chọn quá lâu không phải bao giờ cũng cần thiết. Chúng ta luôn bị ám ảnh với việc chúng ta có thể tiếp xúc suôn sẻ với người khác như thế nào bằng cách sử dụng phạm vi rộng như “bên trái dòng kẻ” hoặc “bên phải dòng kẻ”, và “phía trên dòng kẻ” hoặc “phía dưới dòng kẻ”. Những lời khuyên để nâng cao khả năng nhận định phong cách Bây giờ bạn đã biết quá trình chung để xác định phong cách. Dưới đây là một số lời khuyên có thể giúp bạn thực hiện điều này chính xác. Tạo điều kiện thuận lợi cho những người khác thể hiện phong cách thực sự của họ Mặc dù phong cách của một người được thể hiện trong phần lớn các tình huống nhưng nó được thể hiện rõ ràng nhất khi bạn bày tỏ sự quan tâm tới người nào đó và khuyến khích anh ta làm chủ cuộc đàm thoại. Nếu bạn áp đặt quá mạnh thái độ cơ bản của mình thì những người khác có thể đơn thuần phản ứng theo cách tiếp xúc của bạn chứ không cư xử theo những đặc trưng phong cách của anh ta.
Hình 10-5. 16 phần hình vuông nhỏ Hãy chú ý tới cử chỉ Một trong những đầu mối quan trọng nhất để nhận ra phong cách của người khác là ngôn ngữ phi lời nói. Nhưng trên thực tế, rất nhiều người lại không để tâm tới những đầu mối về cử chỉ. Hãy tự tập cho mình sự quan sát tinh tế hơn đến cử chỉ, dáng điệu, sự thể hiện nét mặt, nói nhanh, to và âm sắc giọng nói của người khác. Chúng tôi không khuyên rằng bạn nên bỏ đi
những đầu mối lời nói, nhưng chúng tôi chỉ muốn bạn để ý hơn nữa tới ngôn ngữ phi lời nói. Đừng để bị đánh lừa bởi cái tên Cái tên là rất thuận tiện, nhưng chúng có thể dễ gây ra hiểu lầm. Ví dụ, khi sử dụng từ ngữ “người thích lãnh đạo”, mọi người có thể nghĩ ngay tới hình ảnh tên bạo chúa với một chiếc roi da trên tay. Mặc dù vậy, khá đông những nhà nhân văn cũng là người thích lãnh đạo. Thêm nữa, mọi người thường có sự nhầm lẫn về nhận diện phong cách khi cho rằng một người là người thích lãnh đạo trong khi đó trên thực tế anh ta lại là người mang phong cách thích thể hiện. Một lý do khiến có quá nhiều người thích thể hiện bị nhận nhầm là người thích lãnh đạo là cái tên “người thích thể hiện” không thể hiện mức độ quyết đoán cao vốn là đặc trưng của loại phong cách này trong khi cái tên “người thích lãnh đạo” lại làm được điều đó. Một số người cho rằng tất cả những ai có tính quyết đoán cao là những người thích lãnh đạo trong khi trên thực tế, một nửa số người có tính quyết đoán cao lại là người thích thể hiện. Vì vậy, bạn nên tránh bị đánh lừa bởi tên phong cách. Nên coi sự nhận định ban đầu của bạn giống như một giả thuyết Đừng cho phép cảm nhận ban đầu của bạn về phong cách của người khác là một điều không thể thay đổi. Bạn nên tiếp tục lưu ý tới những thông tin mới về tính quyết đoán và tính dễ cảm của một người. Hãy kiểm tra giả thuyết của bạn một lần nữa dựa trên những đầu mối cụ thể về phong cách của con người. Sau đó, kiểm nghiệm giả thuyết này trong thực tiễn. Thực hiện điều này bằng cách điều chỉnh với những điều bạn gán cho phong cách của người khác. Nếu sự điều chỉnh phong cách của bạn diễn ra theo hướng tạo điều kiện thoải mái cho những người tiếp xúc với bạn thì có thể bạn đã đánh giá chính xác về phong cách của người đó. Nếu sự điều chỉnh không cải thiện được mối quan hệ thì có thể bạn đã suy đoán sai phong cách của người khác. Hãy tiếp tục quan sát và kiểm nghiệm và chắc chắn bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để làm cho người khác thoải mái khi tiếp xúc với bạn. Sự hiểu biết về phong cách của người khác là sự khởi đầu thông minh Chúng tôi luôn ngạc nhiên với sự hữu ích của những định nghĩa về phong cách con người trong việc hiểu, tiếp xúc và làm việc với người khác.
CHƯƠNG 11 Những phẩm chất tốt khi thái quá Vào một ngày hè oi bức, chuyên gia tư vấn Paul Mok đang nằm duỗi chân trên bãi biển Lordship tại Connecticut, nhâm nhi cuốn Bá tước Monte Cristo của nhà đại văn hào Alexandre Dumas. Đột nhiên một dòng chữ đập vào mắt ông đầy bất ngờ “Bất kỳ một đức tính nào nếu bị đẩy tới tận cùng thái cực của nó đều có thể biến thành tội ác”. Từ đây, Mok đã tìm ra cách lý giải những vấn đề làm đau đầu các khách hàng của mình. Ông cũng chợt nhận ra rằng hàng trăm vị giám đốc, nhà quản lý mà ông đã tham gia cố vấn gặp phải những xích mích với người này người khác không phải do những điểm yếu mà là do chính những điểm mạnh của họ. Theo Mok, họ đã quá lạm dụng những điểm mạnh của mình, khai thác chúng không phù hợp, sử dụng chúng tới mức tối đa, vượt quá giới hạn cần thiết. Và khi lên tới cực điểm, những mặt tích cực này bắt đầu phát huy tác dụng ngược lại, làm hại chính bản thân họ. Ở chương này, chúng ta sẽ tìm hiểu thế mạnh tiềm năng của mỗi một loại tính cách mà khi bị lạm dụng hoặc ứng xử không phù hợp sẽ không mang lại kết quả như mong đợi và gây ra những căng thẳng trong quan hệ giữa con người với con người trong xã hội. Sau đó, chúng ta sẽ làm rõ những gì có thể làm nhằm đảm bảo rằng những phẩm chất này sẽ luôn là những điểm mạnh mà không bị biến thành những điểm yếu. Cuối cùng chúng ta kết thúc cuộc thảo luận về mỗi một loại tính cách với một số những thế mạnh tiềm năng có thể trở thành những điểm yếu nếu không được phát huy đúng mức và thích hợp. Thế mạnh của người năng động: sự mạnh mẽ Người năng động là một tuýp người luôn hoạt động, biến mọi thứ từ lý thuyết trở thành thực tiễn. Tuy nhiên, trong quá trình rong ruổi nhằm đạt được mục tiêu của mình, những người năng động có thể trở nên không thân thiện với những người khác. Khi họ quá mạnh mẽ, họ có thể bị nhìn nhận như những kẻ tự cao tự đại, hay lấn át người khác và thích ra lệnh. Họ có thể chẳng quan tâm đến quyền lợi hoặc cảm xúc của ai ngoài họ. Khi họ áp đặt những mục tiêu và ý nghĩ của mình lên người khác, họ đã tự gây ra cho mình sự tức giận và phản đối của người khác.
Thuốc giải cho bệnh lấn át: lắng nghe nhiều hơn và hãy đưa ra những ý kiến mở Có rất nhiều cách mà những người năng động có thể áp dụng để điều chỉnh sự mạnh mẽ của mình khi nó ở trên mức bình thường. Họ có thể kiềm chế những hành động của mình hay việc thúc ép người khác ra quyết định cũng như những thái độ, cử chỉ tự cao tự đại của bản thân. Quan trọng hơn cả, họ nên lắng nghe nhiều hơn và đưa ra những ý kiến mở. Bạn không thể nghe được hết khi bạn là người nói quá nhiều. Để trở thành một người biết lắng nghe nhiều hơn, hãy giảm số lần “mở máy” của bạn. Biện pháp phân chia tỉ số có thể sẽ rất hiệu quả. Bạn có thể đặt ra mục tiêu xem mình sẽ nói bao nhiêu lần so với số lần bạn muốn nói trong một buổi nói chuyện. Ví dụ, Dolores cho rằng trong những lần gặp gỡ với Sean cô đã nói nhiều hơn là tỏ ra lắng nghe Sean. Dolores quyết định rằng cứ hai lần cô muốn nói một điều gì đó, cô sẽ chỉ mở miệng một lần mà thôi. Từ đó, tình hình đã được cải thiện rõ rệt trong những lần họ gặp nhau. Vì vậy, Dolores thường sử dụng “tỉ lệ mở máy” này trong các cuộc hẹn. Theo như Dolores giải thích, “thỉnh thoảng tôi nói liền hai lần một lúc khi tôi cảm thấy thích, nhưng sau đó tôi vẫn quyết tâm thực hiện theo tỉ lệ mà mình đã đặt ra. Sean là một người rất ít nói, vì vậy có những khoảng lặng làm chúng tôi cảm thấy bối rối, đặc biệt là lúc đầu, nhưng bây giờ thì ổn rồi. Một điều dễ thấy là giờ đây Sean cảm thầy thoải mái hơn trong những lần chúng tôi gặp nhau, anh ấy nói về rất nhiều những vấn đề quan trọng và đưa ra rất nhiều những ý tưởng hay ho. Đây là những điều mà đối với anh ấy trước đây là cực kỳ hiếm.” Khi đưa ra ý kiến của mình, hãy thử đưa ra các phương án mở. Những câu nói võ đoán thường chỉ cho thấy một cách duy nhất để nhìn nhận sự việc: cách của chính bạn. Ví dụ như: “Cách đúng đắn để giải quyết vấn đề này là ” hoặc “đây là phương pháp tiếp cận vấn đề trong trường hợp này ”. Những lời nói bảo thủ kèm theo một giọng nói đầy ra lệnh và một thái độ trịnh thượng chỉ gói gọn một thông điệp: Tôi sẽ không thay đổi ý kiến; Có bàn bạc thêm cũng vô ích; Tôi đã đưa ra phương án giải quyết đúng đắn rồi. Ngược lại, đưa ra những ý kiến mở giúp bạn cùng những người khác đưa ra các giải pháp chứ không áp đặt cách giải quyết của riêng bạn lên họ. Ví dụ, bạn có thể nói: “một cách khác để đạt được kết quả có thể là ” hoặc “đây là một ý tưởng mà chúng ta có thể xem xét ”. Giọng nói và thái độ của bạn nên nhẹ nhàng chứ không nên độc đoán. Mục đích của việc đưa ra những ý
kiến mở là để đem chúng ra bàn bạc chứ không phải thúc ép thông qua nó, là để cùng quyết định phương án hành động chứ không phải ra lệnh cho người khác hành động. Nếu bạn thấy rằng sự mạnh mẽ của mình đang lấn át người khác thì điều quan trọng nhất mà bạn có thể làm là hãy lắng nghe nhiều hơn và hiệu quả hơn. Khi bạn nói điều gì thì hãy đưa ra các phương án mở, tránh nhưng lời nói võ đoán, giáo điều Điều này sẽ giúp bạn điều chỉnh sự mạnh mẽ của mình cho phù hợp. Những điểm mạnh khác của người năng động cũng thường bị lạm dụng Ngoài sự mạnh mẽ, người năng động còn có nhiều khuynh hướng khác mà khi được khai thác đúng mức sẽ là những điểm mạnh. Tuy nhiên, nếu bị lạm dụng hoặc sử dụng không đúng cách sẽ biến thành những điểm yếu đối với cùng một tính cách. Sơ đồ 11-1 liệt kê những thế mạnh của người năng động khi bị áp dụng không đúng cách sẽ trở thành những mặt tiêu cực. Những người năng động thường sẽ làm việc hiệu quả hơn cũng như xây dựng được các mối quan hệ thân thiện hơn nơi công sở khi họ nhận thức được những điểm yếu lớn nhất của họ và tìm ra cách vượt qua chúng. Hình 11-1 cũng rất hữu ích cho những ai là người giám sát, huấn luyện những nhân viên thuộc tuýp người năng động. Hình 11-1. Những thế mạnh của người năng động khi bị áp dụng không đúng cách sẽ trở nên những mặt tiêu cực Điểm mạnh Khi bị lạm dụng Độc lập ® Tinh thần hợp tác kém Chú ý đến công việc ® Lạnh lùng Thẳng thắn ® Lỗ mãng Thực tế ® Thiển cận Thế mạnh của người thích thể hiện: sự tự nhiên
Sự tự nhiên rõ ràng là một lợi thế mà những người ưa thể hiện may mắn sở hữu. Nhưng nếu phẩm chất này bị đẩy tới cực điểm thì lại rất dễ gây khó khăn cho những người làm việc cùng với họ. Nếu hiện tại tuýp người này thích làm gì thì họ sẽ quên ngay những gì họ đã hứa trước đây, cho dù đó là việc có mặt đúng giờ tại một buổi họp hay việc hoàn thành một kế hoạch kịp thời hạn. Sau khi bị thất vọng vì hàng loạt những lời hứa không được giữ lời, người ta sẽ cảm thấy không thể tin tưởng tuýp người này được. Và một điều dễ hiểu là những người bị những người thích thể hiện cho “leo cây” như vậy tất nhiên sẽ rất tức giận. Liều thuốc cho sự thất hứa Có nhiều bí quyết giúp bạn tránh được sự thất hứa với những gì mà bạn đã hứa hoặc sẽ hứa trong tương lai. Đầu tiên, bạn cần phải luôn giữ lời hứa và xem bạn đã thực hiện chúng như thế nào, kết quả ra sao. Ngoài những buổi họp và những cuộc hẹn, hãy đánh dấu mốc ngày hoàn thành các kế hoạch đã đề ra. Hãy tính xem thời gian cần thiết cho mỗi dấu mốc đó là bao nhiêu và đánh dấu nó lên cuốn lịch của bạn. Nhiều người cho rằng sự ước lượng khoảng thời gian cần thiết để làm một việc gì đó của họ cần phải được nhân lên 1,5 hoặc 2 lần nếu tính cả những rủi ro và những khó khăn chưa thể lường trước được. Hãy tính thêm thời gian phòng khi có những trục trặc bất ngờ. Việc lên lịch như thế này rất cần sự phác thảo kế hoạch hợp lý. Các kế hoạch cần phải được chia thành các bước nhỏ. Những khó khăn cản trở việc hoàn thành mỗi bước này cũng như các phương án giải quyết chúng cần phải được xác định để có thể hoàn thành kế hoạch đúng thời hạn đã tính toán. Hơn nữa, mặc dù những người thích thể hiện quan tâm đến mọi người về nhiều mặt nhưng họ có thể không can dự vào những chuyện riêng của người khác. Đối với những người nhanh nhảu thì việc tham gia vào những chuyện của người khác làm họ mất quá nhiều thời gian. Ngoài ra, việc hợp nhất tất cả các ý kiến của mọi người có thể làm thay đổi ý tưởng ban đầu làm cho những người thích thể hiện mất hết cả hứng thú đối với kế hoạch mà họ đang thực hiện. Tuy vậy, do không cùng hợp tác với những người khác trong quá trình lên kế hoạch, những người thích thể hiện có thể sẽ không hoàn thành kế hoạch đúng thời hạn do thiếu sự giúp đỡ của người khác. Xác định rõ những ưu tiên và biết nỗ lực hết mình cho những ưu tiên này cũng sẽ giúp những người thích làm việc tự do có thể giữ được những lời hứa của mình. Cảm giác bị hấp dẫn bởi những khả năng thú vị mà nhưng
cơ hội mới có thể mang lại thật tuyệt. Nhưng thường thì việc bắt tay vào những công việc thuộc nhóm ưu tiên nhiều nhất sẽ khả thi hơn. Những thế mạnh khác của người thích thể hiện thường bị lạm dụng Cùng với sự tự nhiên của mình, người thích thể hiện còn có vài đặc điểm khác là thế mạnh nếu chúng được khai thác hiệu quả. Khi bị lạm dụng hoặc áp dụng không đúng, những phẩm chất này lại có thể biến thành những điểm yếu. Hình 11-2 nêu ra những thế mạnh tiềm năng của người thích thể hiện - chúng có thể trở thành những mặt tiêu cực nếu không biết điều chỉnh cho phù hợp. Những người thích thể hiện thường sẽ làm việc hiệu quả hơn và tạo lập được những mối quan hệ thân thiện hơn nơi công sở nếu họ nhận thức được những điểm yếu cơ bản nhất của họ và tìm ra được cách khắc phục chúng. Hình 11-2 cũng sẽ rất hữu ích cho những người chịu trách nhiệm giám sát và đào tạo những nhân viên thuộc tuýp người này. Hình 11-2. Những điểm mạnh của người thích thể hiện trở thành những điểm yếu khi bị lạm dụng Điểm mạnh Khi bị lạm dụng Nói năng trôi chảy ® Một thính giả tồi Nhanh nhẩu ® Thiếu kiên nhẫn Nhìn xa trông rộng ® Thiếu thực tế Thích đùa ® Gây mất trật tự Thế mạnh của tuýp người nặng về óc phân tích: luôn hướng tới chất lượng công việc Yêu cầu về chất lượng công việc là một ưu tiên hàng đầu đối với tuýp người nặng về óc phân tích. Tuy nhiên, nếu hành trình kiếm tìm sự xuất sắc này biến thành chủ nghĩa hoàn hảo thì nó lại trở thành một gánh nặng. Những người theo chủ nghĩa hoàn hảo không những đòi hỏi rất nhiều ở chính bản thân họ mà họ còn đặt ra cho người khác những tiêu chuẩn khắt khe đến nỗi chẳng ai đạt được. Thật khó chịu khi phải là một đồng nghiệp hoặc nhân
viên làm việc dưới quyền của những người không bao giờ hài lòng với bạn dù bạn đã cố gắng làm tốt đến thế nào đi chăng nữa. Những người đam mê sự hoàn hảo thường đặt ra những tiêu chuẩn cao ngất trời, cách xa mục tiêu đến cả ngàn dặm. Suy cho cùng, không có nhiệm vụ nào lại đi lạc hướng đến mức không thể quay lại từ đầu, không có bản báo cáo nào lại sai lệch đến mức không thể sửa chữa được. Điều này làm cho những người thích sự hoàn hảo quanh năm suốt tháng không hoàn thành được kế hoạch đúng thời hạn. Trong một nền kinh tế nơi mà tốc độ ra quyết định và thực thi công việc ngày càng có ý nghĩa quan trọng đối với sự thành công thì tốc độ sên bò của người tôn thờ chủ nghĩa hoàn hảo đã làm mất đi không biết bao nhiêu cơ hội. Họ quá tập trung đến từng chi tiết nhỏ mà quên mất cái tổng thể. Nicholas Thorndike đã từng nhắc nhở: “Bạn hãy cảnh giác với một nhân viên đường sắt, người có thể cho bạn biết từ New York đến Chicago có bao nhiêu thanh đệm đường ray nhưng lại không biết khi nào thì bán Hãng đường sắt Penn Central”. Thuốc giải cho bệnh hoàn hảo: cam kết hoàn thành công việc đúng thời hạn và hãy hào phóng lời khen nhiều hơn nữa Nhiều điểm tiêu cực của chủ nghĩa hoàn hảo có thể được khắc phục bằng cách cam kết thực hiện công việc trong một khoảng thời gian hợp lý và hoàn thành nó đúng thời hạn. Những người nặng về óc phân tích nếu cứ lặp đi lặp lại tình trạng không hoàn thành kế hoạch đúng thời hạn cần phải lập ra một bảng thời gian biểu hợp lý và thực hiện theo đó. Không giống như kiểu thất hẹn của người thích thể hiện, người nặng về óc phân tích thường rất sẵn sàng, thậm chí còn rất háo hức lập ra một bản kế hoạch hành động chi tiết với một thời gian biểu rõ ràng. Rắc rối mà họ gặp ở đây là việc họ không tuân thủ theo kế hoạch mà họ đã đặt ra. Để theo sát được lịch trình và đáp ứng được yêu cầu về thời hạn, người nặng về óc phân tích - những người luôn thấy có một cái gì đó chưa đạt tiêu chuẩn và luôn muốn khách hàng của mình hài lòng cần phải nghĩ rằng: “Nó chưa thật hoàn hảo, nhưng cũng tạm chấp nhận được” và chuyển sang công đoạn tiếp theo. Khi mọi người đều đã chắc chắn về những lời cam kết về thời hạn của mình, họ sẽ buộc phải dành ưu tiên cho những việc thực sự cần được chú trọng đặc biệt hơn. Khi những người thuộc chủ nghĩa hoàn hảo bắt đầu giữ đúng lời hứa, sự căng thẳng trong mối quan hệ của họ với những đồng nghiệp của họ sẽ tự khắc biến mất.
Một điều mà người đam mê sự hoàn hảo nên làm nữa là hãy biết nói lời cảm ơn thường xuyên hơn nữa. Hầu hết mọi người đều sẽ làm việc năng suất hơn và phấn khởi hơn nếu những cố gắng mà họ mang lại được thừa nhận. Tuy nhiên, những tiêu chuẩn của tuýp người hoàn hảo rất cao nên những người khác cũng khó lòng mà đạt được. Bạn sẽ cảm thấy bị đối xử bạc bẽo nếu làm việc cho những người thuộc tuýp người này bởi vì họ sẽ không cảm ơn bạn cho đến khi bạn đạt được nhưng tiêu chuẩn cao vời vợi của họ. Chúng tôi không định nói là bất kỳ ai cũng hám những lời khen ngợi không chân thành. Chúng tôi cho rằng một trong những cơ hội thích hợp nhất để bày tỏ sự đánh giá cao là khi ai đó đã phấn đấu làm việc trên mức bình thường xét từ một khía cạnh nào đó của công việc, thậm chí chỉ là một chút. Vì vậy, nếu bạn là một người thuộc chủ nghĩa hoàn hảo, đừng đợi đến khi mọi người vượt qua được những tiêu chuẩn khắt khe đến mức khó tin của mình, mà hãy bày tỏ sự ghi nhận chân thành của bạn bất cứ khi nào họ làm tốt hơn bình thường dù chỉ một phần nhỏ trong một công việc nào đó mà bạn muốn được cải thiện. Quá trình này, theo tên gọi của các nhà tâm lý là “quá trình hình thành”, sẽ giúp bạn đạt được sự như ý trong công việc trong khi vẫn cải thiện được mối quan hệ nơi công sở. Những điểm mạnh khác của người nặng về óc phân tích thường bị lạm dụng Cùng với đặc điểm luôn chú trọng tới chất lượng công việc, những người nặng về óc phân tích có thêm những đặc tính khác, chúng sẽ là những thế mạnh nếu được sử dụng hiệu quả. Tuy nhiên, khi bị lạm dụng hoặc áp dụng không phù hợp, những phẩm chất này lại biến thành những điểm hạn chế. Hình 11-3 cho thấy những thế mạnh tiềm năng của những người nặng về óc phân tích có thể trở thành những điểm yếu nếu không biết cách phát huy. Những người nặng về óc phân tích thường sẽ làm việc hiệu quả hơn và thiết lập được các mối quan hệ làm ăn tốt hơn nếu họ nắm rõ những thiếu sót nghiêm trọng nhất của họ và phương pháp khắc phục những thiếu sót này. Hình 11-3 cũng sẽ rất có ích cho những người chịu trách nhiệm quản lý những nhân viên thuộc tuýp người nặng về óc phân tích. Hình 11-3. Những điểm mạnh của người có óc phân tích trở thành điểm yếu nếu bị lạm dụng Điểm mạnh Khi bị lạm dụng
Thận trọng ® Không quyết đoán Cẩn thận ® Vụn vặt Chú ý đến công việc ® Xa lạ với mọi người Hệ thống ® Cứng nhắc Thế mạnh của người ôn hòa: sự hòa nhã Người ôn hòa luôn nhấn mạnh sự dung hòa trong cách làm việc. Song, những người hiền quá luôn có tinh thần hợp tác lại có xu hướng tránh những cuộc đôi co cãi vã gần như bằng mọi giá. Họ sẽ không nói ra những điều họ không bằng lòng, không khăng khăng giữ lập trường của mình và sẽ chịu thua thiệt trong những cuộc xung đột chứ không đi tới cùng để giải quyết vấn đề. Đối với kiểu người ôn hòa - người luôn tránh gây xung đột, họ thường giấu giếm những điều không vui. Nhưng thật trớ trêu, trong khi họ thường cố gắng duy trì các mối quan hệ bằng cách không nói thẳng ra, họ lại làm cho chúng ngày càng tệ hơn. Thông thường mọi người đều muốn biết đồng nghiệp của họ nghĩ gì thậm chí cả khi những người này có một quan điểm hoàn toàn khác. Việc người ôn hòa giấu giếm suy nghĩ của mình nghĩa là những người khác sẽ phải tốn công hơn để tìm ra phương án giải quyết vấn đề. Hoặc những người khác sẽ nghĩ rằng dường như người ôn hòa chẳng có chút đóng góp nào vào nỗ lực chung của cả nhóm. Vì vậy, dần dần mọi người cảm thấy khó chịu khi anh bạn đồng nghiệp của mình luôn đứng ngoài mọi cuộc tranh luận. Bằng cách tránh mọi cuộc xung đột, người ôn hòa có thể chẳng làm động chạm đến ai, nhưng thường thì vị thế của họ trong con mắt người khác cũng ít nhiều giảm sút do họ không bao giờ đưa ra ý kiến của mình đối với những vấn đề quan trọng. Thuốc giải cho việc luôn tránh những cuộc xung đột: hãy nói ra ý kiến của bạn Bước đầu tiên là phải động não. Một số người có thể suy nghĩ và phản ứng ngay tắp lự trước bất kỳ một chủ đề nào. Họ luôn biết rõ quan điểm của mình trước mọi vấn đề được nêu ra. Nhưng những người ôn hòa lại không
giống như vậy. Trong những cuộc tranh cãi gay gắt nhất, họ có thể sẽ câm lặng hoàn toàn và bạn không thể biết thực sự họ nghĩ gì và cảm nhận ra sao. Nếu bạn định hỏi họ thẳng thừng, họ sẽ không trả lời. Đặc trưng hơn nữa, những người ôn hòa không có khả năng nhìn một vấn đề từ nhiều khía cạnh. Chỉ đứng từ một góc độ thôi thì không thể giải quyết triệt để được bức xúc của một bên nào đó. Nếu bạn là người thuộc tuýp người này thì đây là những điều bạn có thể áp dụng trong những tình huống mà bạn cảm thấy thật khó để nói lên những ý kiến của mình. Hãy chuẩn bị trước: Nếu bạn sắp làm việc với một khách hàng mới, hãy tìm hiểu tất cả những gì có thể về anh ta/cô ta. Nếu đó là một thủ tục hay một quy trình mới, hãy đọc về nó hoặc trao đổi bàn bạc với những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực đó hơn mình. Trước một buổi họp nên nghiên cứu trước chương trình, những vấn đề sẽ được đưa ra trong buổi họp đó. Hãy quyết định xem bạn sẽ nói những gì về mỗi chủ đề và hãy tự chuẩn bị để đóng góp ý kiến của mình. Chú ý xem những vấn đề và những quyết định sẽ ảnh hưởng đến bạn và những thành viên trong nhóm cộng tác của bạn như thế nào. Có thể bạn không có quan điểm rõ ràng về một số vấn đề nào đó vì việc tạo ra các ý kiến không phải là mục đích nói đến của chúng tôi ở đây. Song, nhiều người ôn hòa không tập trung vào việc xem xem một quyết định có ảnh hưởng như thế nào đối với thời gian và công việc của họ do họ còn đang đắn đo xem những quyết định đó tác động ra sao lên những người khác. Quan tâm đến người khác là một điều rất tốt. Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy bối rối không biết phương án nào là tốt nhất thì hãy nhắc nhở bản thân xem một quyết định nào đó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến bạn, đến nhóm cộng sự hay những cam kết khác của bạn. Điều này sẽ giúp bạn biết được mình đang đứng ở đâu. Hãy trở nên quả quyết, song phải trên tinh thần xây dựng. Nhiều người ôn hòa gặp khó khăn trong việc nói lên những ý kiến của mình thì cho rằng họ chỉ có hai cách: thứ nhất là làm người khác dễ chịu, thứ hai là làm một người quả quyết mà không thể cùng lúc làm hai người. Họ tỏ ra rụt rè trong việc chỉ ra những khuyết điểm của ai đó chỉ vì họ sợ làm người đó bị mất mặt. May thay, có những cách cương quyết mà vẫn rất lịch sự và bảo đảm rằng chúng vẫn là thế mạnh của những người ôn hòa. Thường thì những người ôn hòa luôn thấy được những mặt tốt bên cạnh những điểm xấu. Vì vậy, họ thường nói theo kiểu như: “Tôi rất thích đề nghị của anh, rằng
chúng ta sẽ liên hệ lại với khách hàng trong vòng 24 giờ bởi vì điều này thể hiện rất rõ ràng cam kết làm thỏa mãn những yêu cầu của khách hàng của chúng ta. Nhưng điều làm tôi băn khoăn là sự quá tải của dịch vụ chăm sóc khách hàng của chúng ta, hiện nay chúng ta không có đủ nhân lực để duy trì mức độ phục vụ như vậy được”. Hình 11-4. Những thế mạnh của người ôn hòa biến thành điểm yếu khi bị lạm dụng Điểm mạnh Khi bị lạm dụng Có tài ngoại giao ® Luôn tránh các cuộc tranh luận Đáng tin cậy ® Hay ỷ lại Hay khích lệ người khác ® Dễ dãi Quan tâm đến mọi người ® Lơ là công việc Những thế mạnh khác thường bị lạm dụng ở kiểu người ôn hòa Ngoài những cách cư xử rất chan hòa thân thiện, tuýp người ôn hòa còn có những đặc điểm khác nếu được áp dụng hiệu quả sẽ trở thành những điểm mạnh. Tuy nhiên, nếu bị lạm dụng hoặc sử dụng không đúng, chúng sẽ biến thành những điểm yếu. Hình 11-4 liệt kê những thế mạnh tiềm năng đó. Những người ôn hòa sẽ năng động hơn cũng như có được mối quan hệ tốt hơn trong công việc nếu họ biết được những điểm yếu lớn nhất của họ và tìm ra được cách “chữa trị” chúng. Hình 11-4 cũng rất hữu ích cho những ai đang là sếp của những nhân viên thuộc tuýp người này. Điều làm cho các loại thuốc giải khó phát huy tác dụng Các điểm mạnh thuộc bất kỳ tính cách nào nói trên đều có khả năng biến thành những điểm yếu. Nếu bạn muốn làm việc hiệu quả hơn và cùng lúc mối quan hệ nơi công sở được cải thiện hơn thì chắc chắn bạn cần phải thay đổi một số cách ứng xử. Những phương án dưới đây sẽ giúp bạn điều chỉnh hành vi của mình nhằm củng cố mối quan hệ của bạn với những đồng nghiệp thuộc bất kỳ tuýp người nào mà chúng tôi đã đề cập ở trên. Một điều
buồn cười là một giải pháp chung cho tất cả là họ thường áp dụng những tính cách đối nghịch. Điều này phần nào có thể giúp họ vượt qua được những điểm yếu. Tuy nhiên, một thứ gây cản trở nhiều hơn lại nằm ở chỗ những cách ứng xử cần thiết đó lại là những tính cách không được người ta ưa thích. Chúng có thể là những đặc điểm mà anh ta/cô ta chỉ trích ở những người tuýp khác. Hãy yêu cầu một người ôn hòa cởi mở và thẳng thắn - một điều rất bình thường với những người năng động nhưng người ôn hòa lại không dám. Những người ôn hòa không thích sự thẳng thừng của những người năng động và nhìn nhận khái niệm “cởi mở thẳng thắn” méo mó thành “thẳng thừng và thô lỗ”. Nếu họ rập khuôn tính cách này quá tiêu cực, tất nhiên họ sẽ không thể khắc phục được những điểm yếu của mình. Sự ác cảm tương tự cũng xảy ra đối với những tính cách khác. Hãy thử yêu cầu một người thích thể hiện lập kế hoạch và theo sát các chi tiết nhiều hơn nữa giống như những người nặng về óc phân tích, họ sẽ từ chối ngay. Khi nghĩ đến một ví dụ khó chịu nhất về một người nặng về óc phân tích, người thích thể hiện sẽ thốt lên: “Gì cơ, anh muốn tôi sẽ giống Ted sao? Thử đi thử lại cùng một kết quả đến sáu lần. Hãy quên ngay nó đi.” Một người nặng về óc phân tích, nếu được khuyên nên thoải mái hơn với khách hàng hay nhân viên của mình, có thể sẽ hình dung ra hình ảnh của một người thích thể hiện hơi vui tính quá đáng và sẽ phản ứng ngay tắp lự: “Đó không phải là kiểu người dành cho tôi”. Hoặc một người năng động khi được yêu cầu hãy lắng nghe mọi người kiên nhẫn hơn nữa, có thể sẽ quyết định là không “phí phạm thời gian” ngồi nghe hết những câu chuyện tầm phào vớ vẩn mà một người rất ôn hòa dễ dàng thực hiện. Dù việc thay đổi cách xử sự cần thiết nhằm giữ cho bạn tránh được những hậu quả đau thương từ những điểm yếu của mình là rất gian nan nhưng nó cũng không khó như người ta vẫn nghĩ. Thường thì đoạn đường chông gai nhất nằm ở việc hiểu rõ được những cản trở trong cách suy nghĩ đối với việc chấp nhận những cách cư xử đặc biệt này. Chúng tôi không có ý nói rằng bạn phải phát triển những tính cách của tuýp người khác đến một mức độ thuần thục. Quan điểm của chúng tôi là nếu bạn có xu hướng lạm dụng một vài đặc điểm trong tính cách của mình, các mối quan hệ cũng như sự hiệu quả chung trong công việc của bạn sẽ có thể được cải thiện hơn bằng cách trau dồi một vài cách xử sự ngược lại với tính cách của bạn để bù đắp cho sự thiếu hụt. Đừng cố gắng bắt mình sống theo
những tính cách này. Hãy dừng lại ở một mức độ mà ở đó bạn chắc chắn những điểm yếu không còn ảnh hưởng đến bạn và công việc của bạn nữa. Làm sao để biết được khi nào bạn đang lạm dụng những điểm mạnh của mình Thỉnh thoảng khi cảm thấy bạn đang lạm dụng một vài điểm mạnh của mình, bạn có thể giảm bớt chúng đi một chút. Có những lúc bạn sẽ không nhận ra rằng bạn đang lạm dụng quá nhiều ở một điểm tích cực của bản thân. Điều này giống như việc lái xe trên một con đường thẳng băng. Bạn có thể sẽ tăng tốc lớn hơn dự định mà không hề nhận ra điều đó. Tương tự bạn cũng sẽ rất dễ phát huy một vài điểm mạnh trong tính cách của mình mà chẳng biết rằng bạn đang bắt đầu cư xử thái quá. Nhằm giúp bạn tăng cường nhận thức về vấn đề lạm dụng những điểm mạnh của mình cũng như trong việc xem xét những người khác sẽ phản ứng với bạn ra sao, Goethe đã đưa ra một nhận định: “Nếu bạn muốn biết rõ bản thân mình, hãy quan sát những gì mà hàng xóm của bạn đang làm.” Nếu sự thái quá trong cách hành xử của bạn làm mọi người khó chịu, bạn sẽ thấy những dấu hiệu căng thẳng nơi người đồng nghiệp mà bạn đang làm việc cùng. Dần dần, bạn sẽ nhận ra được những phản ứng của người khác nếu bạn đang khai thác điểm mạnh của mình quá đáng. Khi đã nhận thức được điều này, bạn có thể sẽ biết cách điều chỉnh những hành vi của mình và sẽ có những thay đổi phù hợp để bạn cũng như người khác đều cảm thấy dễ chịu. Bình thường mọi người thường có xu hướng không mấy thiện cảm với những người có phong cách khác với mình. Khi những thiên hướng trong tính cách của bạn bắt đầu trở nên thái quá, những người thuộc tuýp khác sẽ cảm thấy khó khăn hơn nếu phải làm việc cùng bạn. Bởi vậy, một trong những cách tối ưu nhằm cải thiện mối quan hệ của bạn với những người khác thông qua việc điều chỉnh tính cách là hãy giữ cho chúng ở một mức độ phù hợp và biết thay thế các hành vi đúng lúc, đúng chỗ. Thậm chí cả khi làm việc một mình, bạn cũng nên chắc chắn rằng bạn đang không quá ỷ lại vào những khả năng là thế mạnh của mình. Bất cứ khi nào bạn lạm dụng những điểm mạnh đó, chúng đều trở thành gánh nặng và sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu quả trong công việc và cuộc sống của chính bạn.
CHƯƠNG 12 Ứng xử trong những tình huống đặc biệt Điều chỉnh tính cách là cách sửa đổi hành vi của bạn nhằm đáp ứng yêu cầu của một tình thế nào đó. Những tính cách của người khác cũng có thể gây nên những thay đổi đáng kể đối với vấn đề này nhưng nếu chỉ lưu tâm đến chúng thôi thì cũng không cần thiết. Những đại biểu tham gia các cuộc hội thảo của chúng tôi muốn biết làm thế nào để đối mặt với các vấn đề trong tính cách khi những yếu tố khác gây ra sự phức tạp. Trong chương này, chúng tôi sẽ giải đáp sáu vấn đề được quan tâm nhiều nhất về việc nên điều chỉnh hành vi như thế nào: “Sẽ như thế nào nếu tôi điều chỉnh mình giống với sếp của tôi? Sẽ như thế nào nếu tôi điều chỉnh mình giống với các nhân viên của tôi? Sẽ như thế nào nếu tôi điều chỉnh mình giống với nhóm cộng sự của tôi? Sẽ như thế nào nếu như một người thích cư xử theo cách của họ nhưng điều này lại không phù hợp với công việc? Sẽ như thế nào nếu tôi không biết được người kia thuộc tuýp người nào? Sẽ như thế nào nếu tôi muốn cải thiện mối quan hệ của mình với một người có cùng tính cách với mình?” Điều chỉnh theo sếp của mình Mọi người thường băn khoăn xem có nên điều chỉnh phong cách của họ trong những cuộc gặp gỡ với các sếp của mình không vì mức độ rủi ro này thường cao hơn ở những mối quan hệ khác nơi công sở. Bạn sẽ mất nhiều hơn nếu bạn thử làm điều gì đó và không thành công. Tuy nhiên, nếu cứ lờ đi và không quan tâm đến việc tính cách của bạn có ảnh hưởng đến mối quan hệ hết sức quan trọng này như thế nào thì cũng không phải là một điều khôn ngoan. Trong cuốn Người quản lý giỏi, David Bradford và Alan Cohen đã chỉ rõ: “Nhân viên cấp dưới không bao giờ có thể lờ đi những khác biệt giữa bản tính thích chỉ huy của mình và sự lãnh đạo của sếp họ mà không xảy ra chuyện gì.” Cách để điều chỉnh tính cách của bạn cho phù hợp với sếp của mình rất đơn giản: Hãy đặt ra các câu hỏi. Hãy nói rằng bạn muốn thay đổi một vài cách xử sự của mình để đảm bảo rằng khi làm việc
chung với sếp, bạn không làm cho sếp khó chịu. Hãy tìm một cơ hội tốt để bàn bạc về việc điều chỉnh hành vi với sếp của bạn. Có thể đó là trong lúc tổng kết những kết quả đã đạt được trong một khoảng thời gian hay trong lúc sếp đang khen ngợi những gì bạn đã làm được hoặc ngay lúc bắt đầu một dự án, lúc bạn được giao những trách nhiệm mới. Tại một thời điểm bạn cảm thấy phù hợp, hãy hỏi sếp của bạn: “Anh/chị muốn tôi làm việc với anh/chị như thế nào?”. Nên nhớ là bạn phải nhận được câu trả lời cụ thể. Nếu không nhận được những gợi ý rõ ràng, bạn phải hỏi lại, ví dụ như: “Anh/chị muốn bao lâu thì tôi trình bản báo cáo về dự án này hoặc những dự án khác một lần? Có kèm theo những điều kiện nào nữa không?”, “Anh/chị muốn gặp tôi trực tiếp hay liên lạc qua điện thoại, thư điện tử hay nhắn lại bằng bút viết tay?”, “Anh/chị thích một bản phân tích chi tiết, một bản tóm tắt ngắn gọn với những đề xuất hay một phương án nào đó?”. Dùng ví dụ cũng là một ý kiến hay: “Trong bản báo cáo của tôi lần trước, tôi đã cung cấp thông tin nhiều hay ít?”, “Tôi có thể trình bày thông tin theo cách nào để tiện hơn cho anh/chị?”. Sau khi đã đặt ra các câu hỏi để biết sếp của bạn thích làm như thế nào, hãy thay đổi cách ứng xử của bạn cho phù hợp. Sau đó, thường xuyên xem xét những tiến triển của bạn trong quá trình thay đổi này. Có thể bạn còn muốn bổ sung những gì bạn biết được từ sau cuộc nói chuyện với sếp từ việc quan sát những ý thích của anh ấy/cô ấy. Sếp của bạn có tỏ ra thiếu kiên nhẫn nếu mọi người đến muộn không? Tốc độ đi lại và nói chuyện của sếp chậm hơn hay nhanh hơn của bạn? Bạn có thể quan sát xem những đồng nghiệp của mình giao tiếp với sếp của mình như thế nào và điều gì khiến cho sếp hài lòng. Bạn cũng có thể nhận ra những gì là không thích hợp. Thiết lập mối quan hệ tốt nơi công sở với sếp của bạn có thể là chìa khóa mang lại thành công trong công việc của bạn. Tuy nhiên, từ ý kiến của những người cùng làm việc với chúng tôi trong 20 năm qua, chúng tôi có thể nói rằng mối quan hệ giữa sếp và nhân viên thường rất căng thẳng và khó chịu cho cả đôi bên. Mặc dù việc điều chỉnh tính cách không phải là một liều thuốc tiên cho tất cả những mối quan hệ đang gặp rắc rối nhưng việc điều chỉnh tính cách cho phù hợp với sếp của bạn có thể làm cho mối quan hệ này trở nên dễ chịu hơn. Vì sếp là một trong những người quan trọng quyết định đến nghề nghiệp hiện tại của bạn nên việc bạn tạo lập một mối quan hệ hiệu quả hơn trong công việc bằng cách hòa hợp với cách làm việc của anh ấy/cô ấy là điều hết sức hợp lý.
Điều chỉnh cho phù hợp với nhân viên của bạn Một vài vị sếp rất ngạc nhiên trước đề nghị họ cần phải cố gắng hòa hợp với cách làm việc của các nhân viên cấp dưới của họ. Nhưng thường thì đó chính là cách làm tăng tính hiệu quả trong công việc của các nhân viên và do đó, năng suất của chính bạn cũng tăng lên. Hầu hết việc áp dụng khái niệm “phong cách làm việc” đối với những người mà chúng tôi đã nhắc tới đều rất đơn giản và không cần phải bàn bạc gì thêm. Tuy nhiên, có hai điểm cần được nhấn mạnh. Thứ nhất, hãy tạo cho mọi người sự tự do được làm việc theo cách của họ bất kỳ lúc nào có thể. Bạn sẽ không bao giờ có được năng suất công việc cao nhất từ các nhân viên của mình nếu bạn nhất nhất bắt họ phải làm việc theo cách của bạn. Một vị giám đốc quản lý doanh thu thuộc tuýp người thích thể hiện lúc nào cũng bắt các nhân viên bắt chước cách gọi điện thoại của mình. Cuối cùng, ông ta phải từ bỏ ý định khi một thành viên trong nhóm cộng sự của ông đã không thể, mà có lẽ là sẽ không chấp nhận yêu cầu ấy, đã trở thành người có năng suất lao động cao nhất công ty hết năm này qua năm khác. Việc cố gắng thay đổi cơ bản cách làm việc của người khác cũng là một chuyện phổ biến. Theo đại danh thủ bóng chày Graig Nettles, đó là những gì mà ban huấn luyện đội Yankee của New York đã làm đối với người đồng đội Tommy John chơi ở vị trí giao bóng của anh. Graig cho biết: “Họ cố gắng biến anh ta thành cầu thủ giao bóng luôn dùng sức mạnh chứ không phải là cầu thủ biết sử dụng sự khéo léo để giành chiến thắng. Anh ta đã chơi xuất sắc như vậy được 15 năm rồi, và bây giờ người ta muốn anh ta thay đổi. John nói rằng anh ấy muốn ra khỏi đội và đến lập nghiệp ở California”. Graig kết luận: “Tommy là cầu thủ giao bóng xuất sắc. Lẽ ra anh ấy vẫn chơi cho đội Yankee. Dù thế nào đi chăng nữa thì chuyện này cũng thật ngớ ngẩn.” Con đường dẫn tới thành công trong thể thao hay kinh doanh đều bắt đầu từ việc khuyến khích mọi người phát huy hết các điểm mạnh của mình bằng cách là chính bản thân họ. Người đứng đầu một tổ chức nên giúp đỡ những người khác phát triển bản thân họ tốt nhất hơn là biến họ thành một bản sao mờ nhạt của chính mình. Thứ hai, khi nào thích hợp, hãy sử dụng phương pháp điều chỉnh hành vi trong những buổi họp nhóm. Ở phần tiếp theo, chúng tôi sẽ trình bày rõ hơn về vấn đề này. Điều chỉnh cho phù hợp với cả nhóm
Trong một tuần, có lẽ việc đi họp chiếm khá nhiều thời gian của bạn. Nếu bạn là sếp, bạn sẽ phải gặp những người báo cáo công việc với bạn. Ngoài ra còn có những cuộc họp nhóm của các vị giám đốc, các tổ chuyên trách, những buổi họp hội đồng và những cuộc gặp gỡ khác nữa. Vậy việc điều chỉnh hành vi để phù hợp với cả nhóm sẽ ra sao khi các mẫu người thuộc bốn tuýp đã đề cập gặp nhau? Khi điều chỉnh hành vi để phù hợp với cả nhóm, hãy làm theo bốn bước mà bạn áp dụng cho một cá nhân: Nhìn nhận - Lên kế hoạch - Thực hiện - Đánh giá. Khi làm việc chung trong một nhóm, bạn phải nhìn nhận xem mỗi thành viên trong nhóm mình thuộc tuýp người nào. Sau đó, nhanh chóng phác thảo hệ thống các tính cách lên giấy hoặc hình dung trong đầu bạn và xác định vị trí các thành viên trong hệ thống như ở Hình 12-1. Một khi bạn đã biết được các loại tính cách của các thành viên đó và lên kế hoạch xem nên điều chỉnh hành vi như thế nào để phù hợp với cả nhóm, bạn hãy thực hiện và sau đó đánh giá quá trình cũng như kết quả của nó. Dưới đây là phương pháp một vị lãnh đạo đã sử dụng việc điều chỉnh hành vi để cải thiện năng suất công việc trong nhóm mình. Al Lewis là Giám đốc quản lý hệ thống thông tin cho vùng đông bắc của một tập đoàn sản xuất lớn. Ông đến xin ý kiến chúng tôi với lý do ông thường rất bực mình vì không làm sao bắt các nhân viên quản lý đầy năng lực của nhóm mình đóng góp ý kiến của họ trong các buổi họp hàng tuần. Tại những buổi họp này, các vấn đề được đưa ra, các quyết định được thông qua và các kế hoạch hành động được phác thảo ra. Dường như Al phải tự mình làm hết các công đoạn từ việc suy nghĩ, đóng góp kiến và giải quyết vấn đề. Chẳng ai có vẻ sẵn sàng có chút phản ứng hay nói lên suy nghĩ của mình hoặc thậm chí trình bày những vấn đề của chính họ. Tất cả các thành viên khác trong nhóm cũng đều công nhận rằng đây đúng là tình hình thực tế. Al muốn cả đội phải có tinh thần xây dựng, các thành viên phải tham gia đóng góp ý kiến nhiều hơn trong các buổi họp. Hình 12-1. Sau khi xác định tính cách của mỗi thành viên, hãy định vị họ trên một bảng hệ thống tính cách
Nhớ lại và xác định rõ các thành viên trong nhóm của bạn là một trong bốn bước đã nêu trong Chương 9. Sau đó, Al chuyển tiếp sang bước hai: lên kế hoạch. Anh quyết định điều chỉnh cách quả quyết của mình trong các cuộc họp. Anh chọn lựa bốn thay đổi: 1. Ngừng ngay việc là người đầu tiên đưa ra các ý kiến (trước đây điều này là một thói quen của anh). 2. Giảm thiểu sự tham gia của bản thân bằng cách giảm tần số nói xuống còn 1/3. 3. Sử dụng kỹ năng nghe để phác họa trong đầu những ý kiến của người khác. 4. Giảm bớt các mục trong chương trình để có nhiều thời gian hơn cho mỗi vấn đề. Lượng thời gian nhiều hơn không những cần thiết cho việc bàn bạc kỹ hơn mà còn có thể làm chậm lại tốc độ thảo luận nhằm phù hợp hơn với các thành viên kém nhanh nhạy trong nhóm. Al cũng đã dự kiến cử một người làm nhiệm vụ quan sát tiến trình của một vài buổi họp để giúp anh đưa ra các ý kiến phản hồi về những cách ứng xử cụ thể nào đó liên quan đến việc tham gia đóng góp ý kiến. Liz, người quan sát tiến trình này, sẽ gặp gỡ với nhóm một hoặc hai lần trước khi có những thay đổi để bắt đầu quá trình. Sau đó, cô sẽ đóng vai trò quan sát trong các cuộc họp liên tiếp với những nỗ lực nhằm khuyến khích sự tham gia đóng góp ý kiến của tất cả mọi người.
Bước thứ 3 là bước rất khó. Mặc dù Al đã cố gắng thay đổi chỉ một vài những hành vi của mình thì anh cũng đang đi ngược lại những thói quen thường nhật của bản thân. Tuy nhiên, anh đã thực hiện được điều thứ nhất: không là người đầu tiên đưa ra ý kiến. Anh cũng chỉ nói bằng 1/3 số lần trước đây và sử dụng kĩ năng nghe có phân tích và suy xét. Những ghi chép lại của Liz cũng xác nhận những thay đổi này. Al ngạc nhiên khi thấy mình mệt mỏi và căng thẳng như thế nào sau buổi họp. Hình 12-2. Các thành viên trong nhóm của Al được xác định trong bảng hệ thống tính cách Bước 4: Đánh giá, được Liz chủ trì vào cuối buổi họp. Liz cho biết nói chung Al đã làm theo những gì anh đặt ra, song hầu hết mọi người vẫn không tham gia. Cuộc họp vẫn tồn tại những khoảng thời gian trống rất dài và khó chịu. Tất cả các thành viên tham dự đều công nhận buổi họp đó thật kinh khủng. Tuy nhiên, họ hy vọng rằng đó chỉ là một trong số ít những tình huống mà sự thay đổi các hành vi lại có xu hướng làm mọi việc trở nên tệ hơn. Cả nhóm quyết định sẽ tiếp tục sự thử nghiệm này thêm bốn lần nữa. Một trong những dấu hiệu đầu tiên cho thấy những nỗ lực của Al đã thành công khi một thành viên trong nhóm đã lên tiếng: “Al đã làm phần việc của mình rồi, giờ đến lượt chúng ta thay đổi”. Mỗi một người cam kết sẽ tự thay đổi một hoặc hai hành vi của mình trong buổi họp kế tiếp. Điều này được ghi lên một tấm bảng gắn trên tường vào đầu cuộc họp. Đến buổi họp thứ tư, cả
nhóm đã có những bước tiến dài và không có dấu hiệu thụt lùi. Sự tham gia đóng góp ý kiến của các thành viên trong cuộc họp đã tăng lên hơn 70%, chất lượng các quyết định đưa ra cũng đã được cải thiện (theo đánh giá của Al), và công việc của họ cũng đã hiệu quả hơn trước. Năm năm sau, Al tâm sự với chúng tôi: “Thời gian đó thật là khó khăn, nhưng những nỗ lực điều chỉnh hành vi của cả đội đã thu được những thành công rực rỡ. Bảy năm qua, chi nhánh của chúng tôi đã phát triển không ngừng. Cách hoạt động mới đã giúp chúng tôi đương đầu với những biến động và giúp đội ngũ nhân viên của chúng tôi sẵn sàng với những thăng tiến trong công việc.” Do mỗi nhóm người không chỉ đơn thuần là sự tập hợp của các cá nhân, vì vậy điều chỉnh hành vi của mỗi cá nhân để phù hợp với cả nhóm là điều rất quan trọng. Khi bạn làm được điều này, những ý kiến của bạn sẽ bớt được sự mâu thuẫn với người khác. Không nghi ngờ gì nữa, sự linh hoạt của bạn chắc chắn sẽ nâng cao năng suất làm việc của cả nhóm. Điều chỉnh theo một người và theo một nhiệm vụ được giao Thỉnh thoảng sự điều chỉnh hành vi để phù hợp với đồng nghiệp có thể làm giảm hiệu quả làm việc của cả hai người. Dưới đây là một số lời chỉ dẫn mà theo chúng tôi rất hữu ích trong trường hợp việc điều chỉnh hành vi khác biệt so với yêu cầu của công việc. § Đầu tiên, hãy xây dựng mối quan hệ thân thiện với đồng nghiệp bằng cách điều chỉnh hành vi của mình cho khớp với họ. § Trong quá trình này, không nên có những hành vi làm ảnh hưởng đến công việc. § Khi mối quan hệ thân thiện đã được xác lập, hãy điều chỉnh cho phù hợp với nhiệm vụ được giao. § Khi cần thiết, hãy biết dung hòa giữa hai sự điều chỉnh: với đồng nghiệp và với công việc. Sau đây là một câu chuyện diễn ra thực tế trong đời thường. Tony, một mẫu người ôn hòa được phân công thực hiện một dự án với Shelly, một người thuộc tuýp thích thể hiện. Trước đây, họ đã từng cộng tác với nhau trong hai dự án và cả hai lần, họ đều không hòa hợp. Sau khi biết về lý thuyết
“phong cách con người”, Tony thấy rằng hầu hết vấn đề là do họ có những cách làm việc khác nhau. Lần này, anh quyết định sẽ cải thiện mối quan hệ giữa họ bằng cách điều chỉnh mình cho phù hợp với Shelly. Dự án mà họ sẽ thực hiện là về việc kiểm tra chi tiết một khối lượng lớn thông tin về các xu hướng mua sắm của khách hàng. Việc nghiên cứu các dữ liệu chi tiết không phải là sở trường của người ôn hòa, nhưng hơn bất kỳ tuýp người nào khác, người thích thể hiện là người ít phù hợp nhất. (Xem Hình 12-3). Tony cho rằng anh đang lâm vào một tình huống tiến thoái lưỡng nan. Anh sợ rằng nếu như mình thay đổi cách làm việc cho giống với đồng nghiệp thì dự án sẽ thất bại, còn nếu anh làm theo những gì công việc yêu cầu thì mối quan hệ nơi công sở của anh với Shelly sẽ ngày càng tồi tệ. Dưới đây là những gì Tony đã tiến hành để vừa hoàn thành dự án rất thành công vừa cải thiện được mối quan hệ với Shelly. Trong mỗi giai đoạn làm việc với nhau, Tony đều giữ cho tốc độ của mình và của Shelly ngang bằng nhau. Anh quyết tâm điều chỉnh theo một số đặc điểm trong tính cách của Shelly mà có tác động tốt hoặc chí ít thì cũng không làm ảnh hưởng đến công việc chung của hai người. Anh quyết định rằng để điều chỉnh tính cách của mình theo Shelly, anh sẽ phải tăng tốc độ nói năng, đi lại, ra quyết định và cởi mở hơn trong việc trình bày ý kiến. Anh cũng sẽ tránh tình trạng quá tập trung vào cái tổng thể mà quên đi các chi tiết. Mặc dù đặc điểm này có thể rất có ích trong một số trường hợp nhưng lại có thể gây ra tổn thất rất lớn cho dự án lần này. Một khi mối quan hệ thân thiện với Shelly đã được thiết lập, Tony bắt đầu điều chỉnh theo công việc. Anh biết rằng họ cần phải có một hệ thống phân tích các dữ liệu tổng quát hiệu quả. Do đây không phải là sở trường của cả Tony lẫn Shelly, anh đã gợi ý rằng họ nên nhờ một đồng nghiệp giỏi về khả năng phân tích hướng dẫn họ. Sau khi hệ thống đã được thiết lập, ngày nào Tony và Shelly cũng phải làm đi làm lại cái công việc là nhập các dữ liệu của khách hàng. Và ngay sau đó, có thể đoán ngay được là Shelly đã cảm thấy chán ngấy công việc tỉ mẩn và lặp đi lặp lại này. Khi Shelly bắt đầu bị ảnh hưởng bởi sự nhàm chán đơn điệu của công việc, Tony nhận ra anh cần phải điều chỉnh một lần nữa để phù hợp hơn với đồng nghiệp. Ngoài việc trở nên cởi mở và quả quyết hơn trong các hành động của mình và tăng tốc độ nói và làm việc của mình lên, Tony còn tìm cách làm quen với tính cách của Shelly. Anh thường kể một vài câu chuyện vui, đó cũng là cách giúp anh thư giãn. Anh cũng tìm ra những cách khác khiến công việc trở nên dễ chịu hơn. Do đây không phải là thói quen của anh và Tony cũng khá vất vả trong
vai trò mới này nên anh đã quyết định giảm bớt những nỗ lực này vì Shelly cũng đã cảm thấy thoải mái với anh và với công việc của họ. Khi nào thấy cần thiết, anh đều thực hiện những thay đổi cho phù hợp với Shelly. Nếu không, anh sẽ chỉ tập trung chủ yếu vào công việc xử lý dữ liệu. Tony đã rất vất vả trong việc điều chỉnh bản thân cho phù hợp với bạn đồng nghiệp và dự án của họ. Song, anh nghĩ rằng những kết quả thu được sẽ là một minh chứng cho những nỗ lực đó. Dự án đó đã thành công rực rỡ và mối quan hệ của họ trở nên khăng khít hơn bao giờ hết. Theo Tony, “Dự án lần này thành công vượt xa hai dự án trước, hai dự án trước đều làm cho tôi và Shelly cảm thấy căng thẳng và khó chịu với nhau”. Tony nhận thấy dần dần anh rất “nghề” trong việc điều chỉnh mình để phù hợp với Shelly, và với những dự án sau, anh đã tốn ít công sức hơn cho việc này. Do mối quan hệ ngày càng thân mật hơn, Shelly đã vui vẻ đón nhận cách làm việc của Tony. Hình 12-3. Những gì công việc yêu cầu có thể rất khác so với những gì cần thiết trong việc điều chỉnh hành vi của bạn cho phù hợp với đồng nghiệp của bạn
Khi bạn không thể xác định một người thuộc tính cách nào Có những lúc bạn muốn điều chỉnh hành vi của mình cho phù hợp với người khác nhưng lại gặp khó khăn trong việc xác định tính cách của họ. Vậy bạn sẽ làm thế nào? Thậm chí cả khi bạn không biết được người đó thuộc loại tính cách nào, bạn vẫn có thể định vị được họ bằng một trong hai thước đo cơ bản của các hành vi do các kiểu tính cách qui định: sự quyết đoán và khả năng phản ứng. Miguel, một người thuộc tuýp ôn hòa muốn điều chỉnh bản thân cho phù hợp với Krystal, đồng nghiệp của anh nhưng anh không thể xác định được Krystal thuộc loại tính cách nào. Mặc dù anh biết rõ rằng cô quyết đoán hơn anh. Điều này đã giúp anh rất nhiều trong sự điều chỉnh này. Anh có thể sẽ phải tăng tốc độ lên một chút, đưa ra ý kiến chắc chắn hơn hoặc thử tất cả các cách để giúp cho anh có thể trở nên quyết đoán hơn. Nhiều lúc khi bạn không thể xác định được một người thuộc loại tính cách nào, hãy đặt anh ấy/cô ấy vào một trong các vòng tròn trung tâm nhỏ của hệ thống. Nếu bạn cũng ở một trong các vòng tròn trung tâm đó, có thể bạn không cần phải điều chỉnh tính cách của mình theo người ở gần bạn trên sơ đồ. Nếu bạn ở một trong những vòng tròn bên ngoài, hãy điều chỉnh bản thân cho phù hợp với những người ở giữa. Sau đây là một số điều giúp bạn trong trường hợp bạn không chắc chắn lắm về tính cách của một người nào đó. § Hãy giảm bớt một số hành vi ở mức độ thái quá của bạn, như đã nêu trong Chương 11.
§ Nếu bạn thấy rằng người đó đang căng thẳng, hãy đoán xem những hành vi nào của bạn gây ra điều đó và hãy thay đổi chúng trong một thời gian. § Hãy làm ngược lại với những gì mà bạn thường làm. Vì vậy, nếu bạn ít nói và khiêm tốn, hãy tạm thời nói to hơn, nhiều hơn và quyết đoán hơn. Nếu bạn đã rất mạnh mẽ rồi thì hãy giảm đi một chút và hãy san sẻ trách nhiệm cho những người khác nhiều hơn. Nếu bạn dễ nổi nóng thì hãy bình tĩnh hơn. Hoặc nếu bạn thường giấu giếm những cảm xúc của mình thì hãy thể hiện chúng ra ngoài nhiều hơn nữa. Làm ngược lại những gì bạn thường làm là một phương pháp rất hữu ích khi: 1/Mối quan hệ trở nên đặc biệt căng thẳng. 2/Bạn không mấy thành công trong những nỗ lực khác nhằm hợp tác tốt hơn trong công việc với đồng nghiệp. Đối với người có cùng tính cách với bạn Từ đầu cuốn sách đến giờ chúng tôi đã chỉ ra rằng sự khác biệt về cá tính thường gây ra sự căng thẳng trong quan hệ giữa người với người. Song, sự tương đồng trong tính cách cũng có thể trở thành nguyên nhân của những va chạm nếu không được xử lý đúng đắn. Một vài năm trước, chúng tôi chứng kiến một câu chuyện tương tự kéo dài ròng rã trên kênh truyền hình của cả nước. Tổng thống Mỹ Nixon, thuộc tuýp người năng động đang giữ chức trong Nhà Trắng còn Dan Rather, một người cũng thuộc tuýp người năng động làm Chủ tịch Tập đoàn CBS. Tại các cuộc họp báo, mỗi khi hai người này bất đồng quan điểm là lại nổ ra những cuộc tranh cãi. Mối quan hệ của họ trở nên tồi tệ đến mức các cuộc xung đột giữa họ đôi khi còn được khai thác và đưa tin rộng rãi hơn cả các vấn đề thực sự được bàn bạc trong các cuộc họp. Sự thù địch của Nixon với tuýp người năng động như Rather có thể dễ thấy qua việc Nhà Trắng xếp Rather vào danh sách một trong những nhân vật khét tiếng nhất. Tất nhiên, chúng tôi không nói rằng nguyên nhân duy nhất gây nên sự xung đột giữa Nixon và Rather là do những nét tương đồng trong tính cách của họ. Nhưng sự bất hòa đó mang những điểm đặc trưng cho cách mà những người năng động, trong những trường hợp xấu nhất, xích mích với nhau. Ví dụ, khi xảy ra những va chạm giữa hai người năng động thì đó là do họ quá quả quyết và tự tin. Cách giải quyết ở đây là hãy biết lắng nghe nhiều hơn, đưa ra những ý kiến mở và tránh ép buộc người khác không cần thiết.
Khi giữa hai người thích thể hiện có xích mích, thường thì vấn đề cũng tương tự như vậy. Khi sự quả quyết lên đến mức độ quá cao: hãy áp dụng phương pháp giống như chúng tôi đã đề cập ở trên: hãy biết lắng nghe nhiều hơn, đưa ra những ý kiến mở và cố gắng không ép buộc người khác nếu không cần thiết. Hơn bất kỳ tuýp người nào, người thích thể hiện luôn muốn mình nổi bật. Nếu cuộc xích mích chỉ là do ai sẽ là trung tâm, một trong các bên hãy tạm thời nhường bước. Khi những người ôn hòa bực tức với nhau, thường vấn đề là một người luôn ngồi ở ghế sau, đợi người khác ra quyết định. Vì không ai chịu dẫn đầu, sẽ chẳng có động lực, chẳng có tiến bộ hay thành quả nào hết. Giải pháp đưa ra là một người hãy đứng ra lãnh đạo, định hướng mục tiêu, trọng tâm của hành động và đưa ra quyết định. Khi những người nặng về óc phân tích trở nên bất hòa, có thể đó là do họ đã không quyết đoán hoặc quá cầu toàn đến mức họ lỡ hẹn hết lần này sang lần khác. Sau khi bị thúc giục, họ có thể nổi cáu với nhau nhiều hơn. Cách giải quyết ở đây là phải quyết đoán cũng như thực tế hơn để biết những gì là cần thiết. Một vấn đề khác mà những người nặng về óc phân tích có thể gặp nhiều hơn ở các nhóm khác là họ luôn muốn mình phải đúng. Nếu trường hợp này xảy ra, hãy biết lắng nghe nhiều hơn, đưa ra các ý kiến mở và cố gắng tạo ra một quan điểm chung cho vấn đề đang được bàn bạc. Một phương án chung cho bạn khi có những bất hòa xảy ra giữa bạn và người có cùng tính cách với bạn là hãy điều chỉnh hành vi của bạn theo những người ở góc đối diện của sơ đồ. Người năng động: Điều chỉnh về phía người ôn hòa. Người thích thể hiện: Điều chỉnh về phía người nặng về óc phân tích. Người ôn hòa: Điều chỉnh về phía người năng động. Người nặng về óc phân tích: Điều chỉnh về phía người thích thể hiện. Trong chương này, chúng tôi đã trình bày với bạn cách làm thế nào để áp dụng phương pháp điều chỉnh tính cách vào những tình huống đặc biệt và đối với một số loại mối quan hệ nhất định. Khi bạn đưa lý thuyết “phong cách con người” vào trong cuộc sống, chắc chắn bạn sẽ thấy được những ứng dụng quan trọng của nó vào những việc như: khen ngợi thành tích làm việc, giao nhiệm vụ, huấn luyện, đặt ra các mục tiêu, lên kế hoạch, quản lý thời gian, đọc và viết thư điện tử, gửi thư thoại, v.v Chúng tôi cũng nhận
thấy rằng khái niệm “Phong cách con người” giúp chúng ta tìm ra các giải pháp cải thiện được hầu như tất cả các mặt trong cuộc sống bộn bề công việc của mình. Nó cũng rất hữu ích cho tình bạn cũng như các mối quan hệ khác trong gia đình.
CHƯƠNG 13 Ba phương pháp để tạo lập được những mối quan hệ tốt Có những lúc chúng tôi cảm thấy rất bối rối. Từng là những giảng viên rất tâm huyết với vấn đề điều chỉnh tính cách con người nhiều năm nay, chúng tôi đã chứng kiến những bước chuyển biến đáng kể trong các mối quan hệ công sở nhờ có phương pháp này. Nhiều người tâm sự với chúng tôi về những thành công không ngờ mà họ đã đạt được trong việc cải thiện những mối quan hệ rất căng thẳng trong công việc trước đây. Một số người khác thì cho chúng tôi biết về những khác biệt rõ rệt mà việc điều chỉnh tính cách đem lại cho những mối quan hệ của họ với người bạn đời và con cái của họ. Vậy, rõ ràng việc điều chỉnh tính cách là một phương pháp rất hiệu quả. Điều làm chúng tôi thấy khó hiểu là một số người rất thuần thục trong việc điều chỉnh tính cách lại không thành công trong việc cải thiện những mối quan hệ của họ với những người khác. Ngay lập tức, chúng tôi tiến hành khảo sát về vấn đề này. Và đây là kết quả chúng tôi đã tìm ra. Mặc dù việc điều chỉnh tính cách là một cách rất hữu hiệu trong việc làm giảm sự khác biệt trong cá tính của mọi người nhưng chỉ có nó thôi thì chưa đủ cho một mối quan hệ tốt phát triển. Qua việc khảo sát lại lần này, chúng tôi thấy có hàng loạt các nhân tố khác chi phối lên các mối quan hệ. Việc đối xử hầu như theo cách mà họ muốn là rất quan trọng. Đó chính là nền tảng cho những mối quan hệ bền vững. Để đạt được kết quả như mong muốn, việc điều chỉnh tính cách hay bất kỳ phương pháp nào nhằm cải thiện các mối quan hệ đều phải dựa trên cơ sở này. Nền tảng cho những mối quan hệ thân thiện Nguyên tắc vàng chính là sự kết hợp khéo léo những tinh hoa trong các cách đối nhân xử thế trong xã hội từ xưa đến nay. Ví dụ, Hillel, một học giả người Do Thái sống ở thế kỉ thứ nhất, đã giải quyết được vấn đề cơ bản cho dân tộc mình. Vào thời điểm đó, những người Do Thái ngoan đạo đã phải gồng mình theo 613 điều răn mà chỉ có 248 điều là tích cực còn 365 điều thì
hết sức vô lý. Chỉ riêng phải ghi nhớ tất cả những điều này đã là một việc không thể đối với một người bình thường chứ đừng nói gì đến việc phải tuân theo chúng. Hillel đã đưa ra phương án giải quyết là tổng kết tất cả các điều răn đó trong một câu: “Điều gì mình không muốn thì cũng đừng làm với người khác. Đây là nội dung chính của tất cả các điều răn. Tất cả những điều còn lại chỉ là sự minh họa cho phương châm này mà thôi.” Nguyên tắc này đặc biệt rất hữu ích cho những quốc gia đa văn hóa. Thực ra, nguyên tắc vàng này có thể dễ dàng nhận thấy trong các sách giáo lý của tất cả các loại tôn giáo lớn trên thế giới. Phật giáo: Đừng làm tổn thương người khác theo cái cách mà bạn thấy rằng nó cũng có thể khiến bạn bị tổn thương. (Udana-Varga, 5, trang 18) Đạo Bà La Môn: Đây là một câu tóm tắt bổn phận của con người: Điều gì làm bạn tổn thương thì hãy đừng làm với người khác. (Sử thi Mahabharata, 5, 1517) Đạo Thiên Chúa: Hãy đối xử với người khác theo các mà họ đã đối xử với mình, bởi đây chính là điều răn của các Đấng Tối cao. (Matthew 7:12 và Luke 6:31) Đạo Khổng Tử: Đây là câu châm ngôn về lòng yêu thương con người: Đừng đối xử với người khác theo cách mà bạn không muốn họ đối xử với mình. (Kỷ sở bất dục vật thi ư nhân, Luận ngữ, 15, 23) Đạo Hồi: Không ai có được đức tin cho đến khi anh mong cho anh em mình những điều mà anh cũng mong cho chính mình. (Sunnah) Đạo Lão: Hãy coi những thành công của bạn như chính thành công của mình và những mất mát của bạn là những mất mát của bản thân. (Đạo Đức Kinh) Đạo thờ Lửa: Con người có một tính thiện rất đáng quí: Những gì không tốt cho mình thì cũng tránh không làm với người khác. (Dadistan-i-dinik, 94, 5) Một điều đáng chú ý nữa là các dân tộc với những nền văn hóa khác nhau đều có quan niệm chung cơ bản về việc đối nhân xử thế. Bạn sẽ thấy Quy tắc vàng cũng là lời khuyên răn về cách cư xử chung cho cả loài người.
Mặc dù vậy, nhiều người lo ngại rằng liệu những lời giáo huấn từ ngày xưa có phù hợp trong môi trường kinh doanh rất khốc liệt như ngày nay không? May thay, điều này đã được thử nghiệm trong nhiều môi trường sản xuất công nghiệp và có những kết quả rất khả quan. J.C Penny, nhà sáng lập ra dây chuyền các đại lý bán lẻ lớn nhất nước Mỹ, đã đề ra nguyên lý sau và coi nó như phương châm hoạt động của công ty ông. Ông vui vẻ khẳng định rằng: “Quy tắc vàng vẫn rất có giá trị”. Tư tưởng triết học của các ngành công nghiệp Worthington được gói gọn trong một câu: “Chúng tôi đối xử với các khách hàng, nhân viên, các nhà đầu tư và nhà cung cấp theo cái cách mà chúng tôi muốn họ đối xử lại với mình”. Tổng giám đốc của Tập đoàn Marion Laboratories, Ewing Kauffman, đã lập ra các công ty dược có tốc độ phát triển chóng mặt nhất và đem lại nhiều lợi nhuận nhất chỉ bằng cách áp dụng triệt để Quy tắc vàng này. Khi được hỏi tại sao ông lại áp dụng Quy tắc vàng này vào việc quản lý công ty, ông cho biết: “Bởi vì đó là một cách làm rất tốt trong kinh doanh”. Tương tự, thành công của hãng mỹ phẩm của Mary Kay Ash trong hai thập kỷ đầu phát triển của nó đã làm kinh ngạc biết bao nhiêu chuyên gia phân tích kinh tế và những đối thủ cạnh tranh. Bà đã điều hành tập đoàn nổi tiếng của mình bằng những gì mà bà cho là Quy tắc vàng trong quản lý. Vì vậy, lời chỉ dẫn này - một trong những quy tắc cổ xưa nhất và được biết tới nhiều nhất trong các cách đối nhân xử thế vẫn có tác dụng rất lớn trong thế giới kinh doanh hết sức phức tạp hiện nay. Hầu hết mọi người muốn được đối xử như thế nào? Để hiểu rõ hơn trong việc nên áp dụng Quy tắc vàng vào những mối quan hệ nơi công sở hiện nay ra sao, chúng tôi đã lấy ý kiến của hàng trăm vị khách mời tham gia trong các hội thảo bàn về Phong cách con người để tìm ra đáp án cho câu hỏi họ muốn được đối xử như thế nào? Chúng tôi đã rất ngạc nhiên khi biết rằng trong tất cả các diễn đàn đó, họ thường đưa ra ba đáp án chung, và đây đều là những câu trả lời ngay lập tức của họ. Họ muốn được đối xử với: § Sự tôn trọng § Sự công bằng § Sự trung thực. Sau đó, chúng tôi quan sát các vị lãnh đạo, những người tiêu biểu trong việc tạo lập được những mối quan hệ bền vững trong kinh doanh. Chúng tôi
thấy rằng họ đều có cả ba phẩm chất này trong cách giao tiếp ứng xử với người khác. Ngược lại, những vị giám đốc gặp rắc rối trong những mối quan hệ nơi công sở thường thiếu ít nhất một trong ba điều nói trên. Trong các cuộc hội thảo chúng tôi bắt đầu nhấn mạnh tầm quan trọng của những phẩm chất trên, và các thành viên tham gia đều thấy rằng đây là chìa khóa cho sự tiếp xúc, giao tế nơi công sở, đặc biệt là đối với những mối quan hệ đang tiến triển. Chúng tôi đã tiến hành tìm hiểu thế nào là công bằng, trung thực và tôn trọng trong những mối quan hệ của con người. Và đây là kết quả. Tôn trọng Sự tôn trọng đóng một vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng những mối quan hệ bền vững. Có lẽ đó cũng là lý do tại sao nhiều ông chủ thành đạt của các tập đoàn lớn đều nói rằng: Tôn trọng người khác cũng là một ngành kinh doanh đem lại nhiều lợi nhuận. Thomas Watson (con), Tổng giám đốc IBM, giải thích “Phương pháp quản lý con người của IBM được thực hiện trên một đức tin đơn giản rằng: nếu chúng ta tôn trọng tất cả mọi người và giúp họ tự tôn trọng chính mình thì công ty chắc chắn sẽ làm ăn phát đạt”. Sự tôn trọng được dựa trên một thực tế là: mỗi cá nhân, trên hết đều là một con người. Sự tôn trọng được thể hiện qua việc không gièm pha nói xấu người khác và tạo cho họ sự thoải mái dễ chịu ở mức độ cao nhất, sự tôn trọng chính là vỏ ngoài của lòng tốt. Bởi vì mỗi cá nhân đều là một con người Thỉnh thoảng mọi người cảm thấy ngạc nhiên trước đề nghị hãy thể hiện sự kính trọng với những người họ làm việc cùng. Ví dụ, họ có thể phản ứng kiểu như: “Một người phải thế nào mới được tôi tôn trọng chứ?”. Do một số ít người luôn sống theo những tiêu chuẩn khắt khe nên hầu hết những người họ quen biết đều không được họ coi trọng. Những người không đạt được những phẩm chất mà họ yêu cầu thường bị họ phớt lờ. Thậm chí, họ còn có thái độ khinh thường, dè bỉu chỉ bởi vì trên hết, “Họ không xứng đáng nhận được sự tôn trọng của tôi”. Sự tôn trọng mà chúng ta đang nhắc đến ở đây không liên quan gì tới năng lực giỏi hay kém. Nó không giống như việc xứng đáng được nhận phần
thưởng. Sự tôn trọng được dành cho một ai đó đơn giản chỉ vì anh ấy hoặc cô ấy là một con người. Trong thời buổi này, trình độ năng lực của một con người là rất quan trọng. Khả năng yếu kém trong công việc cần phải được khắc phục. Nếu việc khắc phục và đào tạo không cải thiện được tình hình thì anh sẽ bị cho thôi việc. Tuy nhiên, trong những cuộc nói chuyện rất tế nhị về vấn đề này, việc đối xử với nhân viên vẫn cần có sự tôn trọng. Cách không làm mất mặt người khác trong giao tiếp Tôn trọng hoặc không tôn trọng người khác được thể hiện trong cách chúng ta nói chuyện với người khác. Chẳng có gì lạ nếu ai đó cảm thấy bị coi khinh bởi cách nói của người khác với họ. Trong cuốn Thư ký tối mật của tác giả T.S Eliot, Elizabeth đã tâm sự với chồng: “Thật kỳ lạ, Claude ạ, nhưng đây là lần đầu tiên em nói chuyện với anh mà không cảm thấy mình là một kẻ ngốc. Lúc nào anh cũng làm cho em cảm thấy rằng em là người không đáng được nói chuyện.” Claude đáp lời: “Còn em thì lúc nào cũng cho anh cái cảm giác rằng những gì mà em quan tâm luôn nằm ngoài cuộc nói chuyện của chúng ta.” Tình trạng mà Elizabeth và Claude gặp phải xảy ra thường xuyên nơi công sở. Một số cách nói chuyện và lắng nghe thể hiện sự tôn trọng, những cách khác lại không. Khi một người nào đó đang nói, hãy tôn trọng anh ấy hoặc cô ấy bằng cách hoàn toàn tập trung chú ý lắng nghe. Khi giao tiếp bằng lời, bạn nên ăn nói hòa nhã chứ không nên có thái độ của kẻ bề trên. Người đặc biệt linh hoạt có thể thể hiện sự không đồng tình của mình mà vẫn tỏ ra tôn trọng người khác cũng như ý kiến của họ. Có thái độ đúng mực Những gì mà mọi người quan niệm về thái độ đúng mực thực ra là những quy tắc ứng xử có văn hóa - thông thường đây là những cách được mọi người công nhận. Bằng cách định nghĩa thế nào là có thái độ đúng đắn trong nhiều tình huống, những quy tắc ứng xử có văn hóa này giúp chúng ta giao tiếp dễ dàng và hiệu quả hơn. Khi chúng ta chào hỏi đồng nghiệp vào buổi sáng, chúng ta không cần phải đau đầu suy nghĩ xem nên nói hoặc làm gì.
Chúng ta chỉ cần nói rất bình thường: “Hôm nay cô thế nào, Michelle?” Cô ấy sẽ biết rằng bạn không tìm kiếm một bản tường trình chuyên ngành y khoa hay những báo cáo về tâm trạng hiện tại của mình. “Tôi ổn. Thế còn anh?” là tất cả những gì cô ấy cần nói. Không cần phải hỏi han quá nhiều - chỉ là một cách dễ chịu để bắt đầu một ngày mới. Những quy tắc ứng xử có văn hóa này là một điều kiện tiên quyết cho những cách cư xử trong xã hội. Không có những nhất trí trong giao tiếp, chúng ta sẽ không thể điều hành một tập đoàn hay các loại hình tổ chức khác. Những quy tắc ứng xử có văn hóa này quan trọng hơn chúng ta nghĩ rất nhiều khi chúng ta được dạy hãy biết nói lời cảm ơn cô Harriet vì món quà sinh nhật của cô. Các quy tắc ứng xử có văn hóa bảo đảm an toàn hơn cho các giao tiếp dưới góc độ tâm lý - một nguyên nhân khác của việc tại sao những cách cư xử đúng đắn lại rất quan trọng. Các nhà tâm lý học đã khám phá ra rằng con người rất dễ bị tổn thương về mặt tâm lý. Bạn có thể hiểu rõ điều này bằng chính những kinh nghiệm từ bản thân. Kể cả đối với những người với cái tôi rất lớn cũng có thể cảm thấy bị coi thường, coi nhẹ, bị bỏ mặc, bị người khác từ chối hoặc ghét bỏ. Chẳng cần phải nói thì ai cũng biết những cảm giác này tồi tệ hoặc có ảnh hưởng nghiêm trọng tới năng suất công việc như thế nào rồi. Tiến sĩ Edgar Schein, một nhà tâm lý học tổ chức, cho chúng tôi biết rằng khi bạn thử nghiệm những quy tắc ứng xử có văn hóa này trong giao tiếp ngoài xã hội, bạn sẽ thấy rằng chức năng chính của chúng là để bảo vệ con người khỏi bị tổn thương. Quan sát những mặt tốt của xã hội làm người ta cảm thấy an toàn về mặt tình cảm. Jonathan Swift, tác giả cuốn Những cuộc phiêu lưu của Gulliver lưu ý rằng “Thái độ cư xử đúng mực là một nghệ thuật tạo cho người khác cảm thấy dễ chịu khi nói chuyện cùng. Bất kỳ ai làm cho ít người cảm thấy khó chịu nhất chính là người có cách cư xử tuyệt vời nhất.” Tóm lại khi một người cư xử khiếm nhã với người khác thì người kia sẽ cảm thấy không thoải mái và bị tổn thương về mặt tình cảm. Nếu điều này xảy ra thường xuyên, bạn có thể đánh cá rằng người đã bị đối xử không ra gì sẽ không bao giờ giúp người đã cư xử khiếm nhã với họ kia thành công cả. Đó là lý do tại sao cách cư xử thô lỗ là một ngành kinh doanh không có lãi. Vỏ ngoài của lòng tốt
Tất nhiên, đúng là có một vài hành vi của con người làm mất đi mặt tích cực của những quy tắc ứng xử này. Theo như kết quả quan sát của tác giả Dorothy Parker, “Những người quá thuần thục trong các nghi thức xã giao, gần như không bao giờ mắc sai lầm thường tạo ra sự nhàm chán. Khi một người cư xử khéo léo giả tạo thì không bao giờ có được những mối quan hệ chân thành với người khác”. Tinh thần phía sau một hành động thường thể hiện rất rõ trong cách cư xử. Có sự khác biệt lớn giữa việc chỉ lịch sự không thôi và tốt bụng thực sự. Sự tốt bụng là sự kết hợp giữa việc nhận thức về các quy tắc ứng xử ngoài xã hội với sự quan tâm thật sự đến những cảm giác của người khác. Đó là một cách rất nhạy cảm và sáng tạo để thể hiện lòng tốt trong cuộc sống. Thái độ đối xử tôn trọng và chân thành với người khác chính là biểu hiện bề ngoài của lòng tốt. Sự công bằng Khi chúng tôi hỏi những người khác rằng họ muốn được đối xử như thế nào thì “được đối xử công bằng” thường là câu trả lời đầu tiên của họ. Đối xử với người khác công bằng là hành động vô tư và không có thành kiến đối với họ. Không may là những người có thiện chí không phải lúc nào cũng đồng tình với định nghĩa thế nào là công bằng. Khái niệm này thường bị hoàn cảnh chi phối. Những người có đạo đức có thể sẽ phản đối về một mức lương ngang nhau giữa một người là nhân viên, một người là giám đốc trong cùng một công ty. Mặc dù không có cách nào để quyết định xem thế nào là tuyệt đối công bằng trong mọi tình huống, hai câu hỏi dưới đây có thể giúp bạn cư xử công bằng, hợp lý khi bạn giao tiếp với người khác. Thứ nhất, hãy thử hỏi bản thân xem bạn có đang tiến hành phương pháp “cả hai bên đều có lợi” hay không. Trong hầu hết các tình huống, ai cũng muốn giành phần thắng là một ước nguyện chính đáng. Nhưng một điều thường được thừa nhận là: nếu người này thắng, người kia ắt phải thua. Phương pháp cả hai bên đều có lợi yêu cầu một sự thay đổi trong tư duy. Thay vì tôi hoặc bạn, sẽ là tôi và bạn. Người nào áp dụng phương pháp này đã làm cho tất cả các bên đều không bị thua thiệt.
Sau khi đã nghĩ ra phương pháp này rồi, bạn có thể kiểm tra sự công bằng của nó bằng việc tự hỏi bản thân một câu hỏi khác. Immanuel Kant, một nhà triết học và đạo đức học người Đức, đã dạy chúng ta cách kiểm tra hành vi của mình với câu hỏi: “Tôi có sẵn sàng là khách thể của những hành động của tôi không?” Giả dụ khi bạn biết được thế nào là công bằng trong một tình huống, bạn sẽ phải hành động theo nó. Thường thì điều này không dễ bởi vì nó có nghĩa là quyền lợi của bản thân hoặc của một tổ chức mà bạn đang làm việc cho có thể bị giảm sút. Cuối cùng sự công bằng đồng nghĩa với việc vô tư, không thiên vị khi bạn có thể vơ lấy cái lợi cho bản thân. Tuy nhiên, bất chấp những thách thức và khó khăn đó, một vài người vẫn nổi tiếng là công bằng thậm chí trong những tình huống rất khó xử. Tiêu biểu là Jock Conlan, một cầu thủ bóng chày của đội White Sox của Chicago. Năm 1935, trong một trận đấu với đội St. Louis Browns, trọng tài chính bị ngất do kiệt sức vì trời nóng quá. Cả hai đội đã đồng ý cử Conlan làm trọng tài cho thời gian còn lại của trận đấu. Và anh đã thực hiện ngay nhiệm vụ, trên mình vẫn mang sắc phục của đội White Sox. Những mối quan hệ tốt được tạo lập bằng cách đối xử với những người khác công bằng. Điều này đồng nghĩa với việc áp dụng phương pháp cả hai bên đều có lợi và bảo đảm rằng cán cân công lý không bị nghiêng về phía bạn không công bằng. Nó cũng đòi hỏi sự vô tư khi phải đắn đo đứng trước những quyết định rất khó xử. Sự trung thực Sự trung thực không phải là điều tự nhiên mà có. Nó là thành quả của việc tu dưỡng đạo đức nghiêm khắc. George Washington từng nói: “Tôi hy vọng rằng tôi sẽ luôn có được sự kiên định và phẩm chất tốt để luôn gìn giữ được điều mà tôi cho là bất kỳ ai dù ở địa vị nào cũng đều mong muốn, đó là đức tính của một con người trung thực”. Một trong những vị Tổng thống được kính trọng nhất của Mỹ, Tổng thống Abraham Lincoln, đã được mọi người gọi là “Abe trung thực”. Sự trung thực là một tố chất quan trọng góp phần tạo nên khả năng lãnh đạo. Những người trung thực luôn thực hiện ba điều sau: Thứ nhất, họ kiên quyết không đưa ra những lời bịa đặt. Họ không nói dối. Họ không thêm thắt các sự kiện. Họ không bẻ cong sự thật về phía có lợi cho họ. Họ không
nói: “Kế hoạch vẫn đang tiến triển tốt” khi kế hoạch đó đang gặp trục trặc. Họ không nói: “công việc của anh đang được bảo đảm” khi họ biết anh ta có thể bị mất việc bất kỳ lúc nào. Khi người trung thực nói ra điều gì là họ đã rất chắc chắn về điều đó rồi. Thứ hai, những người ngay thẳng không bao giờ cất giữ những thông tin quan trọng. Họ không giấu giếm sếp họ các vấn đề bằng sự im lặng. Họ đưa ra các phản hồi kịp thời đối với các nhân viên của họ. Nhiều người cũng căm ghét sự dối trá nhưng cũng chưa trung thực bởi vì, do rất nhiều lý do, họ sẽ không tiết lộ những thông tin có ý nghĩa quan trọng với sự thành công của người khác. Những người trung thực thẳng thắn nói ra sự thực cho dù làm vậy có thể họ sẽ gặp bất lợi. Hành động này nghe có vẻ ngờ nghệch hơn là trung thực. Song, chúng ta đang nói về sự trung thực công tâm của một con người dù biết nếu nói ra sự thật có thể sẽ phải chịu những hậu quả xấu nhưng họ vẫn làm. Cuối cùng, những người trung thực thật sự luôn là chính mình. Họ không cố tỏ ra là người khác. Họ không ra vẻ ta đây. Tóm lại, chúng tôi dùng một câu nói rất phổ biến vào một vài thập kỷ trước đây: “Những gì bạn thấy là những gì bạn có”. (Có nghĩa là nếu bạn thấy họ bề ngoài như thế nào thì quả thực họ đúng là như vậy.) Đức Giáo hoàng John XXIII đã luôn nhận được tình cảm ấm áp của những người dân thuộc mọi tôn giáo, một phần bởi vì ông rất thực tế và không bao giờ sống giả dối. Là con của một gia đình nông dân nghèo, ông không bao giờ cố gắng che giấu xuất thân thấp kém của mình. Sau khi được bổ nhiệm làm Đức Giáo hoàng, việc đầu tiên mà ông làm là đến thăm Regina Coeli, một nhà tù lớn ở thành Rome. Trong khi cầu nguyện cho các tù nhân, ông nói rằng lần cuối ông có mặt ở nhà tù là lúc vào thăm anh họ mình. Ông không bao giờ giả vờ là một vị Thánh sau những ô cửa kính màu trong nhà thờ. Ông được nhân dân mọi nơi ưa chuộng bởi vì một điều hiếm có là ông đã để cho cả thế giới nhìn thấy con người thực, không tô vẽ của mình. Các tờ báo thường miêu tả Đức Giáo hoàng John XXIII là một con người chân thực, không mang mặt nạ hay che giấu bản thân bao giờ. Một vài người rất trung thực nhưng lại tỏ ra không tôn trọng người khác. Tuy nhiên, một con người thực sự linh hoạt khi đối xử với người khác tôn trọng mà vẫn đảm bảo được sự trung thực của mình. Người làm được điều
này xuất sắc là Roger William, người sáng lập Rhode Islands và là một trong những người tích cực nhất lên tiếng bênh vực cho quyền tự do tôn giáo ở các thuộc địa ở Mỹ. Là người ủng hộ mạnh mẽ cho tự do và công lý, William kêu gọi và đòi hỏi sự đối xử công bằng hơn với người thổ dân da đỏ ở Mỹ. Ông cũng lên tiếng chỉ trích mạnh mẽ việc khủng bố tôn giáo ở đây. Trong những lá thư gửi tới những kẻ không cùng chiến tuyến, bao giờ ông cũng xác định rõ quan điểm của mình, sau đó ông chúc họ sức khỏe và bày tỏ mong muốn rằng những thông điệp của Chúa sẽ đến được với tất cả mọi người. Một nhà chuyên viết tiểu sử nói về con người tiên phong đầy quyết tâm này như sau: “Những mối quan hệ của ông với những con người thuộc mọi đảng phái, sắc tộc trên thế giới này được đánh dấu bằng cả sự tranh luận thẳng thắn và sự thân thiện ” William là một bậc thầy trong việc tiến hành hàng loạt những cuộc đấu tranh lý luận mà vẫn giữ được sự kính trọng và sự yêu mến thậm chí của kẻ thù dành cho mình. Qua nhiều năm, chúng tôi nhận thức rằng nếu chúng ta không đối xử với người khác trung thực, công bằng và kính trọng, việc điều chỉnh hành vi sẽ không đạt mấy kết quả. Khi chúng ta luôn trung thực, công bằng và tôn trọng người khác, họ sẽ biết rằng họ có thể tin tưởng chúng ta. Sự tin tưởng là một nhân tố quan trọng nhất để tạo ra và duy trì những mối quan hệ khăng khít. Đây là nền tảng cho tất cả các mối quan hệ thân thiện. Những mối quan hệ khăng khít được tạo lập từ việc luôn luôn trung thực, công bằng và tôn trọng người khác nhất quán từ đầu đến cuối. Thỉnh thoảng mới tôn trọng người khác, đôi khi mới công bằng và chỉ trung thực khi nào lương tâm mách bảo thì không thể xây dựng được những mối quan hệ bền chặt. Những phẩm chất này cần phải là một phần luôn luôn hiện diện trong cách làm việc và cư xử với những người khác của bạn. Hãy tưởng tượng xem cuộc sống của bạn sẽ thay đổi như thế nào nếu bạn có thể làm cho những mối quan hệ tồi tệ của bạn trở nên tốt hơn và những mối quan hệ đã tốt đẹp rồi thì còn tốt đẹp hơn nữa. Những gì mà bạn biết được về việc điều chỉnh hành vi con người khi được kết hợp với sự trung thực, công bằng và tôn trọng người khác sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc đạt được mục tiêu này. Hầu hết mọi người khi được giới thiệu cách làm việc này đều thấy rằng phương pháp này giúp họ hiểu biết nhiều hơn về những động lực quan trọng trong những mối quan hệ của họ. Lý thuyết “phong cách con người” cung cấp cho bạn sự hướng dẫn chi tiết cho việc tạo lập những mối quan hệ
tốt hơn. Hãy xem phần phụ lục để xem bạn thuộc loại tính cách nào để có được những hướng dẫn cụ thể về cách điều chỉnh bản thân cho phù hợp. § Người ôn hòa: xem trang 239 § Người thích lãnh đạo: xem trang 269 § Người thích thể hiện: xem trang 307 § Người người nặng về óc phân tích: xem trang 339 Chúng tôi chúc các bạn thành công và hạnh phúc khi có được những mối quan hệ thân thiện như mình mong muốn thông qua việc điều chỉnh tế nhị hành vi của bản thân và tất nhiên, không thể thiếu được sự trung thực, công bằng và tôn trọng người khác.
PHỤ LỤC Cách điều chỉnh cho phù hợp với mỗi loại tính cách khác nhau như thế nào?
PHỤ LỤC: Cách điều chỉnh cho phù hợp với mỗi loại tính cách khác nhau như thế nào? PHỤ LỤC I Dành cho người ôn hòa: điều chỉnh cho phù hợp với mỗi loại tính cách khác nhau như thế nào? Mục đích của Phụ lục I là để hướng dẫn cho người ôn hòa những cách cụ thể để tạo ra những mối quan hệ hiệu quả hơn trong công việc với những người có tính cách khác và cả những người có tính cách giống với họ. Hầu hết các đề xuất đưa ra chỉ là những thay đổi tạm thời các hành vi ứng xử mà bạn chỉ mất vài phút để thực hiện trước khi bắt đầu lại những thói quen làm bạn thấy thoải mái hơn của mình. Tuy nhiên, chúng tôi cũng đã đề cập đến một số sự lựa chọn, ví dụ như việc xác định mục tiêu mang tính lâu dài hơn. Do phần phụ lục này được sắp xếp nhằm mục đích trợ giúp bạn, vì vậy đừng cố gắng đọc một mạch từ đầu đến cuối. Thay vào đó, hãy tìm phần nào có loại tính cách mà bạn muốn điều chỉnh theo: § Những người người nặng về óc phân tích: trang 240 § Những người thích thể hiện: trang 249 § Những người thích lãnh đạo: trang 256 § Những người ôn hòa khác: trang 266 Hãy đọc phần đó xem bạn có thể làm gì để người khác dễ dàng cộng tác hiệu quả hơn với bạn trong công việc. Sau đó, khi bạn muốn cải thiện mối quan hệ của mình với một người có tính cách khác mình hãy đọc các phần nói về vấn đề đó. Bằng cách đọc theo nhu cầu này, bạn sẽ nhanh chóng kết thúc hết các mục và củng cố được những mối quan hệ quan trọng của bạn. Điều chỉnh cho phù hợp với người nặng về óc phân tích
Nếu bạn là một người ôn hòa thì bạn có khá nhiều điểm chung đối với người nặng về óc phân tích. Các bạn tương đồng nhau ở một trong hai khía cạnh của hành vi: cả hai đều ít quả quyết hơn hầu hết những người còn lại. Do vậy, người nặng về óc phân tích có xu hướng đánh giá cao sự nhẫn nhịn của bạn. Trong việc điều chỉnh mình cho phù hợp với người nặng về óc phân tích, thách thức chủ yếu mà bạn gặp phải là việc phải hòa hợp với một số tính cách ít được đón nhận hơn ở người đó. Bạn có thể tạo ra những mối quan hệ hiệu quả hơn trong công việc với họ bằng cách tạm thời áp dụng một trong bốn loại hành vi mà trong mỗi loại chúng tôi đã đề cập chi tiết. Không cần thiết phải áp dụng tất cả, hãy chỉ chọn lấy một số thôi. Có thể bạn sẽ tìm ra được những cách khác để xây dựng được những mối quan hệ thân thiện hơn nơi công sở với một người cụ thể nào đó mà bạn nghĩ tới. Hãy chú ý hơn tới công việc Người nặng về óc phân tích thường chú ý hơn tới công việc trong khi người ôn hòa lại thường quan tâm đến người khác. Khi làm việc với người nặng về óc phân tích, có thể bạn sẽ cần lưu ý hơn đến những khía cạnh sau: 1. Hãy đúng giờ. Những người nặng về óc phân tích có ý thức về thời gian hơn những người ôn hòa. Họ không muốn bạn trễ hẹn. 2. Hãy bắt tay vào công việc ngay. Đừng gây nên ấn tượng là bạn ở đó để nói chuyện phiếm. Nhưng cũng đừng quá chú ý đến công việc mà không quan tâm đến ai. Hãy hạn chế nói chuyện riêng. Thường thì nói một vài câu chào hỏi mở đầu là thích hợp song bạn cũng nên nói ngắn gọn thôi và cũng không nên đề cập những chuyện quá riêng tư. Sau đó hãy bắt tay vào công việc chính của bạn. 3. Hãy nghiêm chỉnh hơn. Người ôn hòa rất dễ cư xử dễ dãi - điều mà những người nặng về óc phân tích thấy không phù hợp. Hãy ăn mặc đúng theo tác phong nơi công sở (phù hợp với nguyên tắc của công ty bạn). Không lạm dụng tiếng lóng. 4. Hãy có thái độ dè dặt hơn. Người ôn hòa thường thân thiện hơn hầu hết những người khác. Nhưng những đồng nghiệp thuộc tuýp người nặng về óc phân tích lại cảm thấy thoải mái nếu bạn có thái độ dè dặt hơn khi giao tiếp với họ.
Tránh thể hiện cảm xúc mạnh mẽ Bạn có thể hòa hợp hơn với người nặng về óc phân tích bằng cách để lộ những cảm xúc của mình ra ngoài ít hơn. Hãy dè dặt hơn nhưng đừng tỏ ra lạnh lùng và cách biệt với mọi người. 1. Giảm việc giao tiếp bằng mắt. Những người nặng về óc phân tích ít khi giao tiếp bằng mắt, họ không cảm thấy thoải mái với việc này như những người khác. 2. Hạn chế những biểu hiện qua sắc mặt của bạn. Những người nặng về óc phân tích thường có một khuôn mặt nghiêm nghị, đặc biệt khi bàn chuyện công việc. Ngược lại, những người ôn hòa thường dễ dàng mỉm cười. Vì vậy, để điều chỉnh cho phù hợp với những người nặng về óc phân tích, hãy lưu ý tới điều này bằng cách làm sao cho sắc mặt của bạn phù hợp với đồng nghiệp. 3. Giới hạn những cử chỉ, điệu bộ của bạn. Những người nặng về óc phân tích biểu hiện điệu bộ ít hơn những người thuộc các nhóm còn lại. Hơn nữa, vì những cảm xúc lại thường được gửi gắm qua những cử chỉ, những ngôn ngữ cơ thể nên khi làm việc cùng một người nặng về óc phân tích, tốt nhất là nên sử dụng chúng ít thôi. 4. Tránh động chạm. Những người nặng về óc phân tích thường không thấy thoải mái nếu người khác chạm vào họ. Hãy tôn trọng điều này và tránh động chạm. 5. Hãy nói về những gì bạn nghĩ hơn là về những gì bạn cảm thấy. Hãy nghĩ kỹ hơn về những gì bạn sẽ bàn bạc với người nặng về óc phân tích. Cách dùng từ của bạn cũng rất quan trọng. Giữa “Tôi nghĩ ” và “Tôi cảm thấy ” là một sự khác biệt rõ rệt. Tiếp theo, hãy dùng những cách nói thực tế hơn. Những người nặng về óc phân tích đánh giá cao sự thay đổi trong bầu không khí của cuộc nói chuyện khi bạn dùng những cụm từ như: “Tôi đã phân tích tình hình ”, “Mục đích của tôi khi thực hiện điều này là ”, “Kế hoạch của tôi cho quí kế tiếp là ”, “Một kết luận logic là ”, “Hãy để tôi tìm hiểu thông tin thêm trước khi đưa ra ý kiến của mình về vấn đề này”. Tại sao lại không dùng những từ ngữ mà họ thích nghe? 6. Đừng cảm thấy buồn trước thái độ thờ ơ, lãnh đạm của người nặng về óc phân tích. Nếu một người nặng về óc phân tích tỏ ra hơi xa cách, thờ ơ thì cũng đừng tự băn khoăn trừ khi bạn có lý do để tin rằng bạn đã làm điều gì
đó để họ tức giận. Những người thuộc nhóm này có khuynh hướng khó tiếp cận và giữ khoảng cách với những người khác. Hãy chấp nhận tính cách này của họ và cho rằng điều đó là bình thường. Bạn sẽ chỉ làm mọi chuyện thêm tồi tệ hơn nếu bạn bình phẩm và phán xét họ trong đầu hoặc bắt đầu nói với bản thân rằng họ thật tệ hay làm việc với họ thật khó chịu. Hãy làm việc có hệ thống Những người nặng về óc phân tích muốn mọi thứ liên quan đến họ phải ngăn nắp và có hệ thống. Họ sẽ thấy mối quan hệ nơi công sở của bạn với họ trở nên dễ chịu hơn nếu bạn làm việc có hệ thống. 1. Hãy đặt ra các tiêu chuẩn cao. Hãy cố gắng đặt ra các tiêu chuẩn càng cao càng tốt trong công việc của bạn. Hãy chắc chắn thực hiện những gì bạn nói. Những người nặng về óc phân tích sẽ dễ mất hứng hơn bất cứ ai khi ai đó hứa và không giữ lời. 2. Lên kế hoạch cho công việc. Những người nặng về óc phân tích là những chuyên gia lập kế hoạch và sẽ rất thích thú khi được làm việc với những người biết lập ra những bản kế hoạch chi tiết, rõ ràng. 3. Thực hiện kế hoạch. Những người nặng về óc phân tích coi kế hoạch là một con đường thích hợp để đi đến thành quả - điều cần phải được thực hiện nghiêm ngặt. Lưu ý cần phải nâng cao tính tổ chức của bạn hơn bình thường. Nhưng cũng không cần tỉ mỉ quá mức như họ. 4. Hãy phát huy những phương thức làm việc hiệu quả. Những người nặng về óc phân tích rất thích những phẩm chất nổi bật. Một cách để họ đạt được những phẩm chất này là qua việc phát huy những phương thức làm việc hiệu quả. Khi có vấn đề nảy sinh, họ thích những người cùng làm việc với mình tìm ra những phương án giải quyết hay nhất và sau đó lập ra một quy trình tuần tự và khi thực hiện theo nó chắc chắn sẽ mang lại những kết quả tuyệt vời. Sự lưu tâm để tạo ra được những quy trình đó không dễ dàng với người ôn hòa. Nhưng bạn có thể làm được điều đó. Cơ hội dành cho bạn là ở việc bạn có thể tìm thấy những lĩnh vực cần đến những phương thức làm việc mới này. Khi bạn phát huy chúng, bạn có thể nâng cao được năng suất công việc và thiết lập được những mối quan hệ vững chắc hơn với những người nặng về óc phân tích mà bạn đang làm việc cùng. 5. Không ngừng cải tiến những phương thức làm việc. Hơn hầu hết những người khác, những người nặng về óc phân tích rất quan tâm đến việc luôn
cải thiện tình hình. Hãy giúp họ làm được điều này bằng cách ngày càng hoàn thiện một số quy trình quan trọng trong lĩnh vực công việc của bạn. 6. Hãy cẩn thận hơn trong công việc và tuân theo những quy trình đã được thiết lập. Những người nặng về óc phân tích là những người rất khắt khe trong việc yêu cầu bạn tuân theo những quy trình đã đặt ra trong công việc. Nếu cố gắng, bạn có thể nghĩ ra những phương thức để đạt được những kết quả khả quan hơn khi bạn tuân theo nó nghiêm ngặt hơn. Làm được như vậy, chắc chắn bạn sẽ củng cố được mối quan hệ của mình với những người nặng về óc phân tích. Hãy có sự chuẩn bị tốt, tỉ mỉ và thực chất trong công việc Những người nặng về óc phân tích - những người ưa chuộng chủ nghĩa hoàn hảo nhất trong những nhóm còn lại - rất kỹ tính trong cách mà bạn trình bày vấn đề với họ. Họ muốn bạn phải có sự tổ chức sắp xếp đâu ra đấy thật chi tiết và rõ ràng. Khi trình bày các ý tưởng hoặc đề xuất với những người kiểu này, sẽ tốt hơn nếu bạn kết hợp những điều sau: 1. Hãy có sự chuẩn bị trước. Những người nặng về óc phân tích muốn rằng bạn sẽ tận dụng tối đa thời gian của họ, đừng để đến đâu hay đến đó, hãy suy nghĩ và chuẩn bị trước. Hãy tập trung tất cả các dữ liệu mà bạn cần. Hãy dự đoán những gì mà họ có thể hỏi bạn, thậm chí trong những buổi họp chỉ có hai người thì cũng nên lập chương trình trước. Bạn hãy nhớ đưa chương trình đó cho họ xem trước. Có thể họ muốn biết trước về những chủ đề sẽ được bàn bạc. Hầu hết những gợi ý sau đây đều sẽ được thực hiện tốt hơn nếu bạn chuẩn bị mọi thứ tốt hơn bình thường. 2. Hãy trình bày ý kiến rõ ràng, hợp lý. Giải thích cách suy nghĩ của mình có hệ thống. Sẽ rất tốt nếu bạn đưa ra các ý tưởng của mình theo một chuỗi trật tự, logic. Đó là cách mà người nặng về óc phân tích thường làm. Bạn thường nghe thấy họ nói “Đầu tiên ”, “Thứ hai ” v.v Khi nói chuyện với họ, bạn cũng làm tương tự như vậy. 3. Đi vào các chi tiết. Khi trình bày một vấn đề với những người thuộc nhóm này, bạn đừng chỉ quá chú ý vào những điểm chính. Những người nặng về óc phân tích rất thích đi vào các chi tiết. Họ muốn chắc chắn rằng họ không bỏ sót bất kỳ khía cạnh nào của vấn đề trước khi ra một quyết định. Bạn sẽ được họ tin tưởng nếu như họ thấy rằng bạn quan tâm đến từng chi tiết nhỏ.
4. Hãy đưa ra lý do hợp lý cho việc thu hẹp các sự lựa chọn. Những người nặng về óc phân tích muốn cân nhắc tất cả các sự lựa chọn. Trong khi xu hướng này giúp họ có được những quyết định đúng đắn thì đôi khi nó cũng làm cho họ trở nên do dự, không quyết đoán. Bạn có thể giúp họ loại bỏ những phương án ít phù hợp hơn bằng cách đưa ra những lý do thực sự và logic. 5. Hãy đề cập những vấn đề và những điểm bất lợi trong đề xuất của bạn. Ngoài việc nói đến những thuận lợi trong những ý kiến bạn đưa ra, hãy nói đến mặt trái của nó nữa. Người nặng về óc phân tích sẽ đánh giá bạn rất cao nếu bạn làm được điều này. Sau đó, hãy xây dựng lòng tin của họ đối với bạn bằng cách đề xuất những cách giải quyết vấn đề kèm theo những hạn chế trong những đề xuất đó. 6. Hãy giải thích tại sao sự lựa chọn của bạn là tối ưu nhất. Đối với người nặng về óc phân tích, “tối ưu nhất” nghĩa là sự kết hợp của chất lượng, tính kinh tế và ít rủi ro. Bạn phải cân nhắc về sự tương đối của mỗi tiêu chí trên của những người thuộc nhóm này trong những hoàn cảnh cụ thể. “Tối ưu nhất” đối với kiểu người này bao gồm cả những lợi ích lâu dài cũng như trước mắt. Hãy bàn đến kế hoạch sắp tới bằng những khả năng như: “Đây là một dự tính về những điều có thể xảy ra ” Giống như bạn, người nặng về óc phân tích cũng rất dè dặt và thận trọng trước những rủi ro. Vì vậy, nếu có thể hãy chỉ ra rằng tại sao phương pháp của bạn lại khá an toàn. 7. Hãy cung cấp những bằng chứng xác thực và chính xác. Khi nói chuyện với những người nặng về óc phân tích, sẽ không khôn ngoan nếu cứ dùng những ý kiến và đề xuất của người khác làm bằng cớ của mình. Những sự kiện xác thực sẽ thuyết phục được những người thuộc loại này. Do họ có những ý kiến khách quan, bạn nên tránh để cảm xúc can dự vào. Nếu những người khác có thể chấp nhận sự tương đối thì những người nặng về óc phân tích muốn thông tin phải chính xác tỉ mỉ. Vì vậy, hãy cố gắng chính xác trong việc báo cáo với những người thuộc loại này. 8. Chú ý tới công việc, tránh lạc đề. Khi chuẩn bị bàn công chuyện và đột nhiên bạn nhớ tới những vấn đề ngoài lề khác, hãy tạm gác chúng lại. Khi bàn công việc xong, hãy nhanh chóng và lịch sự cáo lui, đi giải quyết vấn đề của bạn. 9. Hãy cung cấp các tài liệu bằng văn bản và tăng cường viết. Những người nặng về óc phân tích có xu hướng thích viết hơn là nói. Dù vậy, trình
bày bằng miệng vẫn là phương pháp hay nhất. Bằng cách này, bạn có thể thấy được những phản ứng của họ cũng như trực tiếp trả lời được những câu hỏi mà họ đặt ra cho bạn. Đồng thời, hãy chiều theo sở thích của họ bằng cách cung cấp cho họ những tài liệu bằng văn bản được chuẩn bị kĩ càng hoặc một bản báo cáo tiếp sau đó. Nếu quyết định đã được đưa ra, bạn có thể bổ sung thêm thời gian biểu tuần tự cho việc thực hiện. 10. Hãy chuẩn bị để nghe nhiều hơn những gì bạn muốn biết. Khi những người nặng về óc phân tích nói, họ thường đưa ra nhiều thông tin hơn hầu hết mọi người cho là cần thiết. Họ thường giải thích quan điểm của họ và bàn bạc về tiến trình của các dự án và bạn có thể cảm thấy họ đang sa đà vào quá nhiều chi tiết. Những chi tiết nhỏ nhặt ấy có thể nhàm chán và khó theo dõi nhưng hãy kiên nhẫn và lắng nghe. Họ sẽ đánh giá cao sự chăm chú của bạn. Và trong đó biết đâu có thể có những thông tin mà bạn cần. Trong những nỗ lực đầu tiên điều chỉnh tính cách cho phù hợp với những người nặng về óc phân tích, có thể bạn sẽ thấy hữu ích khi xem lại chân dung của những người thuộc nhóm này ở Chương 6, trang 70 - 77. Điều chỉnh cho phù hợp với người thích thể hiện Là một người ôn hòa, bạn cũng có điểm chung với người thích thể hiện. Bạn tương đồng với họ về một trong hai thước đo tính cách: cả hai bạn đều dễ thông cảm với người khác hơn là những người thuộc hai nhóm còn lại. Bởi vậy, người thích thể hiện có xu hướng đánh giá cao sự nhiệt tình, thân thiện và quan tâm của bạn đối với mọi người. Thách thức lớn nhất của bạn trong việc điều chỉnh bản thân cho phù hợp với người thích thể hiện là phải hòa hợp với một vài biểu hiện nhiều khi hơi ngạo mạn của họ. Bạn có thể tạo ra những mối quan hệ hiệu quả hơn trong công việc với họ bằng cách tạm thời áp dụng một số cách ứng xử sau. Đối với mỗi cách ứng xử này, hàng loạt các chi tiết cụ thể được đề cập. Hãy chỉ thử một số những hành vi mà bạn cần nhấn mạnh hơn với một người cụ thể mà bạn đã hình dung ra trong đầu. Tăng tốc độ lên Những người thích thể hiện có xu hướng làm mọi thứ nhanh hơn những người ôn hòa. Thường bạn sẽ cộng tác hiệu quả hơn với họ nếu bạn tăng tốc độ làm việc lên để phù hợp hơn với họ.