Tài liệu hướng dẫn sử dụng Esoft Financials

150 trang huongle 5580

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tài liệu hướng dẫn sử dụng Esoft Financials", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

tai_lieu_huong_dan_su_dung_esoft_financials.pdf

Nội dung text: Tài liệu hướng dẫn sử dụng Esoft Financials

Công ty phần mềm ESoft - TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ESOFT FINANCIALS Hà Nội - 2005
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft Mục lục 1 Các chức năng cơ bản 7 1.1 Truy cập chương trình 8 1.2 Màn hình cập nhật danh mục và dữ liệu dạng lưới 8 1.3 Thao tác chung trên các màn hình cập nhật chứng từ 10 1.4 Các hộp thoại cơ bản 12 1.4.1 Hộp thoại ký tự 12 1.4.2 Hộp thoại ngày tháng 12 1.4.3 Hộp thoại danh sách 12 1.4.4 Hộp thoại chọn mã 12 1.5 Màn hình chọn danh sách 13 1.6 Hộp thoại in ấn 14 1.7 Xem và In báo cáo 14 1.7.1 Danh sách báo cáo 14 1.7.2 Chọn điều kiện in báo cáo 15 1.7.3 Đặt các lựa chọn in báo cáo 17 1.7.4 Thay đổi cấu hình báo cáo 18 1.7.5 Sử dụng màn hình xem báo cáo 20 1.7.6 Xem dữ liệu 21 1.7.7 Truy cập ngược về chi tiết và chứng từ gốc 21 1.7.8 Kết xuất ra file Excel 22 1.7.9 Khai báo công thức các báo cáo tài chính và quản trị 22 1.7.9.1 Khai báo các dòng chỉ tiêu 22 1.7.9.2 Khai báo cách lấy số liệu cho mỗi dòng chỉ tiêu 23 1.7.9.3 Danh sách các nguồn số liệu và các chi tiết liên quan có thể khai 24 2 Các chức năng hệ thống 30 2.1 Thiết lập cấu hình hệ thống 30 2.1.1 Thông số chung 30 2.1.2 Thông số báo cáo 31 2.1.3 Thông số ngầm định 32 2.1.4 Kế toán 33 2.1.5 Vật tư hàng hóa 34 2.1.6 Giá thành 35 2.2 Các chức năng hệ thống khác 36 2.2.1 Thay đổi mật khẩu 36 2.2.2 Thông số máy in 36 2.2.3 Khai báo và phân quyền người sử dụng 37 2.2.3.1 Xác định nhóm người sử dụng 37 2.2.3.2 Phân quyền chức năng hệ thống cho các nhóm 38 2.2.3.3 Quản trị người sử dụng 38 2.2.4 Khóa sổ, bỏ khóa sổ dữ liệu 39 2.2.5 Xuất khẩu dữ liệu 39 2.2.5.1 Sự cần thiết phải sao lưu số liệu 39 2.2.5.2 Xuất khẩu dữ liệu 39 2.2.6 Nhập khẩu dữ liệu 41 2.2.7 Lưu toàn bộ dữ liệu 43 2.2.8 Quản trị dữ liệu 43 2.2.9 Kết xuất mẫu báo cáo 43 2.2.10 Nhận mẫu báo cáo 43 2.2.11 Đăng ký bản quyền 44 2.2.12 Kết chuyển số dư 44 3 Cập nhật danh mục từ điển 45 3.1 Kế toán 45 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 2/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft 3.1.1 Danh mục Tài khoản 45 3.1.2 Danh mục chứng từ kế toán 45 3.1.3 Danh mục ngoại tệ 46 3.1.4 Danh mục tỷ giá ngoại tệ 46 3.1.5 Danh mục Nhóm đối tượng pháp nhân 46 3.1.6 Danh mục Nhóm đối tượng pháp nhân 1 47 3.1.7 Danh mục Nhóm đối tượng pháp nhân 2 47 3.1.8 Danh mục CBCNV 47 3.1.9 Danh mục đối tượng pháp nhân 47 3.1.10 Danh mục khoản mục chi phí 48 3.1.11 Danh mục Nhóm khoản mục chi phí 48 3.1.12 Danh mục Nhóm đối tượng tập hợp 48 3.1.13 Danh mục đối tượng tập hợp 48 3.1.14 Danh mục nhóm Đối tượng giá thành 49 3.1.15 Danh mục Đối tượng tính giá thành 49 3.1.16 Danh mục định mức công nợ 49 3.2 Vật tư hàng hoá 50 3.2.1 Danh mục đơn vị tính 50 3.2.2 Danh mục hệ số quy đối đơn vị tính 50 3.2.3 Danh mục kho hàng 50 3.2.4 Danh mục loại thuế 50 3.2.5 Danh mục nhóm phương thức nhập xuất 50 3.2.6 Danh mục phương thức nhập xuất vật tư 51 3.2.7 Danh mục nhóm vật tư hàng hoá 51 3.2.8 Danh mục nhóm vật tư hàng hoá 1 51 3.2.9 Danh mục nhóm vật tư hàng hoá 2 51 3.2.10 Danh mục hàng hoá , sản phẩm 52 3.2.11 Danh mục Vật tư 52 3.2.12 Danh mục vật tư bộ 52 3.2.13 Danh mục phương thức thanh toán 53 3.2.14 Danh mục phương tiện vận chuyển 53 3.2.15 Danh mục giá 53 3.2.16 Định mức tồn kho vật tư 53 3.2.17 Nhu cầu vật tư theo kế hoạch 54 3.3 Tài sản cố định 54 3.3.1 Danh mục Nhóm tài sản cố định 54 3.3.2 Danh mục loại tài sản cố định 54 3.3.3 Danh mục lý do tăng giảm 55 3.3.4 Danh mục nguồn vốn 55 3.3.5 Danh mục hiện trạng tài sản 55 3.3.6 Danh mục nước 55 3.4 Giá thành 55 3.4.1 Danh mục quan hệ đtgt và sản phẩm 55 3.4.2 Quan hệ tk và đtgt 56 3.4.3 Danh mục hệ số quy đổi sản phẩm 56 3.4.4 Danh mục tỷ lệ hoàn thành sp 56 3.4.5 Danh mục tỷ lệ phần trăm sản phẩm 56 3.4.6 Danh mục chi phí theo kế hoạch 57 3.4.7 Danh mục định mức ngày giờ công 57 3.4.8 Danh mục định mức tiền lương 57 3.4.9 Danh mục định mức nguyên vật liệu chính 57 3.4.10 Danh mục loại định mức 57 3.4.11 Định mức sử dụng vật tư 58 3.4.12 Số lượng sản phẩm theo kế hoạch 58 3.5 Hợp đồng 58 3.5.1 Danh mục tình trạng hợp đồng 58 3.6 Hệ thống 58 3.6.1 Danh mục nhóm đơn vị thành viên 58 3.6.2 Danh mục các đơn vị thành viên 59 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 3/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft 3.6.3 Danh mục báo cáo 59 3.6.4 Danh mục các loại bảng 59 3.6.5 Danh mục Control Text 59 3.6.6 Danh mục các trường 59 3.6.7 Danh mục Form configuration 59 3.6.8 Danh mục Grid configuration 59 3.6.9 Thực đơn 60 3.6.10 Danh mục các thông báo 60 4 Phân hệ kế toán 60 4.1 Cập nhật số dư tài khoản ban đầu 60 4.2 Chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, tiền lương và các chức từ kế toán khác 61 4.2.1 Thêm chứng từ mới 61 4.2.2 In chứng từ 62 4.2.3 Tìm, sửa và xóa chứng từ 62 4.2.4 Kê khai thuế GTGT 63 4.2.5 Các chức năng khác 64 4.3 Chứng từ công nợ phải thu và phải trả 64 4.3.1 Thêm chứng từ mới 64 4.3.2 In chứng từ 65 4.3.3 Tìm, sửa và xóa chứng từ 65 4.3.4 Các chức năng khác 66 4.4 Bút toán ngoài bảng 66 4.5 Chứng từ thông báo thuế 67 4.6 Thanh toán tạm ứng 67 4.7 Thanh toán, bù trừ công nợ 69 4.7.1 Xác định chi tiết số dư ban đầu 69 4.7.2 Bù trừ công nợ các khoản phát sinh 70 4.7.3 Đã thanh toán 71 4.8 Liệt kê và tìm kiếm chứng từ 72 4.9 Liệt kê và tìm kiếm chứng từ thuế GTGT 74 4.10 Kê khai thuế GTGT 75 4.11 Khai báo chứng từ ghi sổ 76 5 Phân hệ hàng hóa, sản phẩm và vật tư 78 5.1 Cập nhật tồn kho hàng hoá, sản phẩm hoặc vật tư ban đầu 78 5.2 Cập nhật chứng từ nhập xuất 78 5.2.1 Các thông tin trên các màn hình này 79 5.2.2 Cách thao tác 81 5.3 Liệt kê chứng từ vật tư hàng hóa 83 5.4 Kiểm kê điều chỉnh hàng tồn kho 84 5.5 Tính giá vốn bình quân hàng hoá, vật tư xuất kho 85 5.6 Lắp ghép, bóc tách vật tư hàng hóa 86 5.7 Phân bổ chứng từ CCDC 87 5.8 Phân bổ chi phí mua ngoài 88 5.8.1 Nguyên tắc 88 5.8.2 Cách cập nhật và phân bổ 89 5.8.2.1 Cách cập nhật 89 5.8.2.2 Cách phân bổ 89 6 Phân hệ tài sản cố định 89 6.1 Cập nhật thẻ tài sản cố định 89 6.2 Cập nhật thiết bị của thẻ tài sản cố định 91 6.3 In thẻ tài sản cố dịnh 91 6.4 Cập nhật số khấu hao cuối năm trước 92 6.5 Cập nhật tài sản cố định thế chấp 93 6.6 Thanh lý nhượng bán tài sản cố định 94 6.7 Ngừng khấu hao tài sản cố định 94 6.8 Nâng cấp, đánh giá tăng tài sản cố định 95 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 4/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft 6.9 Đánh giá giảm tài sản cố định 95 6.10 Tính khấu hao tài sản cố định 96 6.11 Điều chỉnh khấu hao tài sản cố định 97 6.12 Phân bổ khấu hao tài sản cố định 98 6.12.1 Cách truy cập 98 6.12.2 Khai báo các công thức phân bổ 98 6.12.3 Các tiêu thức phân bổ 99 6.12.3.1 Tiêu thức gõ vào 99 6.12.4 Nguyên tắc phân bổ 99 6.12.5 Xóa các chứng từ phân bổ 99 6.13 Kết chuyển chứng từ khấu hao tài sản cố định 99 6.14 Đặt lọc, tìm kiếm thẻ tài sản cố định 100 7 Phân hệ giá thành 101 7.1 Số lượng sản phẩm hoàn thành 101 7.2 Số lượng sản phẩm dở dang 101 7.3 TH chi phí sản xuất dở dang 102 7.4 TH chi phí sản xuất phát sinh 103 7.5 TH các khoản giảm giá thành 104 7.6 Tính giá thành sản phẩm 105 7.7 Số lượng kết chuyển giữa các giai đoạn 106 7.8 Kết chuyển giá thành bán thành phẩm giữa các giai đoạn 107 7.9 Áp giá chứng từ nhập 108 8 Phân hệ hợp đồng 109 8.1 Theo dõi hợp đồng mua hàng và bán hàng 109 8.1.1 Cập nhật hợp đồng đơn hàng 109 8.1.1.1 Thêm chứng từ mới 109 8.1.1.2 Phần chi tiết công nợ 110 8.1.2 Tìm, sửa và xóa hợp đồng, đơn hàng 110 8.1.3 Các chức năng khác 111 8.1.4 Cập nhật số dư hợp đồng đơn hàng 111 8.1.5 Cập nhật hợp đồng trên chứng từ nhập xuất vật tư hàng hóa 111 8.2 Theo dõi hợp đồng vay và cho vay 111 8.2.1 Cập nhật khế ước vay và cho vay 111 8.2.1.1 Thêm chứng từ mới 112 8.2.1.2 Tìm, sửa và xóa hợp đồng 112 8.2.1.3 Các chức năng khác 113 8.2.2 Cập nhật số dư khế ước 113 8.2.3 Cập nhật hợp đồng trên chứng từ 114 8.2.4 Cập nhật lãi suất 114 8.2.5 Tính lãi 114 8.2.6 Điều chỉnh lãi suất 114 8.2.7 Kết chuyển lãi suất 115 9 Các chức năng xử lý cuối kỳ 115 9.1 Kết chuyển cuối kỳ 115 9.1.1 Khai báo các công thức kết chuyển 116 9.1.2 Chạy các công thức kết chuyển để tạo chứng từ 117 9.1.3 Xóa các chứng từ kết chuyển 117 9.1.4 Xem chứng từ kết quả 118 9.2 Phân bổ chi phí cuối kỳ 118 9.2.1 Cách truy cập 118 9.2.2 Khai báo các công thức phân bổ 118 9.2.3 Các tiêu thức phân bổ 119 9.2.3.1 Tài khoản bất kỳ 119 9.2.3.2 Tiêu thức gõ vào 119 9.2.3.3 Các tiêu thức khác 120 9.2.4 Nguyên tắc phân bổ 120 9.2.5 Cách xây dựng các công thức phân bổ 120 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 5/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft 9.2.6 Chạy các công thức kết chuyển để tạo chứng từ 120 9.2.7 Xóa các chứng từ phân bổ 121 9.2.8 Xem chứng từ kết quả 121 10 Các báo cáo 121 11 Lựa chọn phần mềm kế toán 129 11.1 Sự cần thiết áp dụng phần mềm kế toán mới 129 11.2 Các bước tiến hành 131 12 Customize chương trình 135 1.1 Customize các cột trên các grid 135 1.2 Customize thực đơn 135 1.3 Customize các mục cập nhật trên chứng từ 135 1.4 Customize các tiêu đề trên các form cập nhật 136 1.5 Customize các báo cáo 136 13 Các mẫu bút toán phân bổ thường gặp 137 13.1 Ví dụ 1: Phân bổ chi phí sản xuất chung theo nguyên vật liệu 137 13.2 Ví dụ 2: Phân bổ chi phí bán hàng theo doanh thu 137 13.3 Ví dụ 3: Phân bổ chi phí sản xuất chung theo tiêu thức gõ vào 138 13.4 Phân bổ chi phí sản xuất chung theo hệ số quy đổi về sản phẩm tiêu chuẩn 139 14 Các mẫu tính giá thành thường gặp 140 14.1 Tính giá thành sản phẩm Than 140 14.1.1 Khai thác than hầm lò 140 14.1.2 Khai thác than lộ thiên 140 14.1.3 Sàng tuyển 141 14.1.4 Các loại đối tuợng tính giá thành 141 14.1.5 Các loại sản phẩm 141 14.1.6 Các danh mục liên quan 141 14.1.7 Quy trình tính giá thành 141 14.1.7.1 Kiểm tra việc phân bổ và kết chuyển chi phí 141 14.1.7.2 Nhập chi phí sản xuất dở dang đầu năm 142 14.1.7.3 Nhập sản lượng hoàn thành 142 14.1.7.4 Nhập số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ 142 14.1.7.5 Nhập số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ 142 14.1.7.6 Tập hợp chi phí sản xuất phát sinh 143 14.1.7.7 Tập hợp các khoản giảm giá thành 143 14.1.7.8 Khai báo số lượng kết chuyển 143 14.1.7.9 Tính giá thành 144 14.1.8 Hạch toán kết quả tính giá thành 145 14.2 Tính giá thành sản phẩm cơ khí 145 14.2.1 Khai báo 146 14.2.2 Tập hợp chi phí 146 14.2.3 Kết chuyển và phân bổ chi phí 146 14.2.4 Tính giá thành 147 14.2.5 Tính giá vốn hàng xuất kho 148 15 Các câu hỏi thường gặp 148 15.1 Các câu hỏi chung 148 15.2 Sử dụng chương trình 149 Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 6/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft 1 Mở đầu Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và trong quản lý Tài chính Kế toán nói riêng là một trong những mục tiêu chiến lược hàng đầu đã và đang được các nhà quản lý quan tâm Với mục đích cung cấp một giải pháp tốt nhất phục vụ có hiệu quả quá trình quản lý Tài chính-Kế Toán phù hợp với mọi loại hình sản xuất kinh doanh.Hệ phần mềm kế toán ESOFT FINANCIALS là sản phẩm kết hợp giữa công nghệ mới nhất và hệ thống nghiệp vụ Kế toán- Tài chính, trải qua nhiều năm phát triển và thực tiễn ESOFT FINANCIALS thể hiện là phần mềm ứng dụng kế toán tài chính mạnh nhất,đầy đủ nhất,thuận tiện nhất cho mọi người,mọi lĩnh vực ngành nghề và những người làm công tác tài chính kế toán. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển và triển khai phần mềm kế toán tài chính tại Việt Nam, sản phẩm của Công ty Esoft ngày càng khẳng định được vị thế của mình trên thị trường phần mềm với một số khách hàng lớn tiêu biểu như: Tổng công ty than Việt Nam và các đơn vị thành viên, các công ty liên doanh, sản xuất, thương mại và dịch vụ trong nước, Lịch sử phát triển sản xuất, thương mại thế giới cho thấy doanh nghiệp thành đạt là doanh nghiệp luôn sẵn sàng tiếp cận và đầu tư cho công nghệ tiên tiến nhất. Esoft Financials tự hào đã và đang góp phần vào sự thành đạt của các doanh nghiệp. ☺Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về Công ty Cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – Esoft Số 9 - Nguyễn Đình Chiểu – Hai Bà Trưng – Hà Nội Điện thoại: 04. 9421586 – Fax: 04.9421925 Email: iscesoft@hn.vnn.vn Website: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 7/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft 2 Các chức năng cơ bản. 2.1 Truy cập chương trình Có 2 cách truy cập: - Kích đúp chuột vào biếu tượng ESoft Financials trên màn hình Windows. - Chọn Start\Programs\Esoft\Esoft Financials\Esoft Financials. 2.2 Màn hình cập nhật danh mục và dữ liệu dạng lưới Các màn hình này đều có một khuôn dạng cơ bản gồm một lưới cập nhật, trong đó chứa tất cả các dữ liệu cần cập nhật (giống như bảng tính trong Excel). Đi kèm mỗi màn hình là thanh công cụ trợ giúp việc khai thác các chức năng trên màn hình. Tiêu đề cột Dòng tổng nhóm Vùng tổng nhóm Dòng lọc dữ liệu Dòng tổng cộng Dữ liệu được cập nhật và chỉnh sửa trực tiếp trên lưới dữ liệu. Các chức năng có thể thực hiện bao gồm: Di chuyển giữa các ô: Dùng phím Tab, Enter hoặc Shift + Tab, hoặc dùng chuột. Thêm 1 dòng mới: Kích nút > trên thanh công cụ hoặc nhấn cặp phím Ctrl+N. Xóa 1 dòng đã có Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 8/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft Chọn dòng cần xóa, sau đấy kích chuột trái vào dòng đó và chọn >; hoặc kích nút > trên thanh công cụ; hoặc nhấn cặp phím Ctrl + Del (.) Ghi lại sự thay đổi Kích nút > trên thanh công cụ hoặc ấn phím Ctrl + S Copy Nếu bạn muốn nhập một dòng mới bằng cách copy 1 dòng hiện có sang, chọn dòng cần copy sau đó kích nút > trên thanh công cụ (hoặc phím Ctrl+Y). Kết xuất sang Excel - Bạn có thể kết xuất dữ liệu sang file Excel bằng cách kích nút > trên thanh công cụ. Nếu trên các màn hình không có thanh công cụ, bạn có thể kích chuột lên lưới dữ liệu và ấn phím F11 để kết xuất dữ liệu trong lưới ra file Excel. - Chương trình sẽ tự bật ra hộp thoại hỏi tên file Excel chưa dữ liệu. Dùng các chức năng thông thường như khi bạn đang soạn văn bản để nhập vào tên file Excel. Nhận dữ liệu từ file Excel - Nếu bạn có 1 file dữ liệu bằng Excel muốn nhận vào màn hình hiện tại, bạn có thể làm như sau : o Chỉnh sửa File Excel sao cho số cột và thứ tự các cột giống như màn hình lưới dữ liệu. o Ấn F2 trên màn hình lưới dữ liệu. o Chọn File Excel đã có. o Dữ liệu trong file excel sẽ được đưa vào lưới dữ liệu, bạn có thể phải chỉnh sửa nếu cần trước khi lưu lại. Tìm kiếm - Kích nút > trên thanh công cụ (Ctrl+F). Màn hình tìm kiếm xuất hiện: - Gõ vào thông tim tìm kiếm và kích nút > để thực hiện. Màn hình dữ liệu sẽ tự đưa về dòng thoả mãn điều kiện tìm kiếm. Lọc Kích nút > trên thanh công cụ hoặc phím F6. Dòng lọc dữ liệu sẽ xuất hiện. Gõ thông tin cần lọc vào từng ô tương ứng của dòng lọc. Màn hình sẽ chỉ thể hiện dữ liệu thoả mãn các thông tin lọc gõ vào. Chú ý: các điều kiện lọc có phân biệt chữ hoa và chữ thường. In danh mục Kích lên nút > hoặc nhấn cặp phím Ctrl + P. Trên màn hình xem trước khi in, kích biểu tượng máy in trên thanh công cụ để in ra máy in. Sắp xếp Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 9/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft Bạn có thể kích lên tiêu đề của một cột nào đó để sắp xếp thứ tự theo cột đó. Có thể sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần bằng cách kích tiếp lên tiêu đề cột đó. Khi sắp xếp, bên cạnh tiêu đề cột xuất hiện mũi tên chỉ thứ tự sắp xếp đang có. Tiện ích khác - Nếu bạn thực hiện một vài thay đổi và chưa lưu lại, bạn có thể quay trở về trạng thái trước khi thay đổi bằng cách kích nút > hoặc phím Ctrl+K - Một số danh mục, có một khoảng trống trên bảng tính gọi là vùng tổng nhóm, bạn có thể kéo tiêu đề của một cột nào đó lên khoảng trống, khi đó danh sách hiện ra sẽ được tự động nhóm theo cột đó. - Ngoài ra bạn cũng có thể dùng phím phải chuột trên lưới dữ liệu để thực hiện các chức năng vừa nêu trên thay vì dùng thanh công cụ. 2.3 Thao tác chung trên các màn hình cập nhật chứng từ Các màn hình cập nhật chứng từ (như chứng từ kế toán, vật tư hàng hóa, ) đều có một mẫu chung bao gồm màn hình cập nhật có phần thông tin chung, 1 hoặc nhiều lưới dữ liệu đi kèm với thanh công cụ để thực hiện các chức năng. Các chức năng chính bao gồm: Thêm mới chứng từ Kích chuột vào nút > hoặc nhấn cặp phím Ctrl + N. Lưu chứng từ Sau khi làm xong 1 chứng từ hoặc chỉnh sửa xong, kích chuột vào nút > hoặc nhấn cặp phím Ctrl + S Copy chứng từ Nếu bạn muốn copy dòng chứng từ hiện tại sang 1 chứng từ mới để chỉnh sửa, kích nút > trên thanh công cụ. Xoá chứng từ Kích chuột vào nút > hoặc nhấn cặp phím Ctrl + D. Thêm dòng trong lưới dữ liệu. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 10/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft - Con trỏ phải đang hiển thị trong lưới dữ liệu. - Kích chuột phải lên lưới dữ liệu và chọn > hoặc nhấn cặp phím Ctrl + Insert Xoá dòng trên lưới dữ liệu - Con trỏ phải đang hiển thị trong lưới dữ liệu. - Chọn lên dòng cần xóa. - Kích chuột phải, chọn >. Hoặc dùng phím cặp phím Ctrl+Del(.). Tìm kiếm chứng từ - Kích chuột vào nút > trên thanh công cụ hoặc dùng cặp phím Ctrl+F. - Nhập các thông tin cần thiết tùy theo từng loại chứng từ. - Kích nút >, trên lưới dữ liệu sẽ hiện ra các chứng từ thoả mãn điều kiện tìm kiếm. - Chọn lên dòng chứng từ cần xem hoặc sửa, sau đấy kích nút > để quay trở lại màn hình cập nhật. Các thông tin của chứng từ vừa chọn sẽ hiện lên màn hình cập nhật cho phép chỉnh sửa. In chứng từ Tùy theo từng màn hình cập nhật, bạn có thể kích nút > trên thanh công cụ hoặc phím (Ctrl+P) để in chứng từ. Chi tiết in cho từng loại chứng từ được hướng dẫn chi tiết ở từng phần hành. Nạp lại các danh mục Trong khi cập nhật chứng từ, nếu liên quan đến việc cập nhật chi tiết thông tin từ một danh mục nào đó (ví dụ: đtpn, kmcp, ) và bạn thấy thông tin danh mục còn thiếu.Ví dụ bạn chưa thấy có tài khoản mình cần và phải mở màn hình cập nhật danh mục tài khoản để cập nhật. Thông thường trong màn hình chọn, bạn có thể ấn Insert để cập nhật thêm thông tin danh mục đó. Tuy nhiên nếu như bạn dùng chức năng danh mục từ điển để cập nhật, hay người khác cập nhật ở máy khác ngay lúc ấy, bạn sẽ không thấy thông tin danh mục vừa nhập xuất hiện trên màn hình của bạn để có thể chọn. Để làm thông tin vừa cập nhật xuất hiện, bạn sẽ có 2 cách: o Thoát màn hình cập nhật của mình ra và vào lại. o Kích nút > (Ctrl+R) trên thanh công cụ. Trợ giúp trực tuyến Bạn có thể truy cập vào trợ giúp trực tuyến khi cần bằng cách kích chuột vào nút > hoặc nhấn phím F1. Chuyển về chứng từ liền trước - Phải đang hiển thị chứng từ hiện tại trên màn hình cập nhật chứng từ. - Kích chuột vào nút > (Ctrl + PageUp) Chuyển về chứng từ tiếp sau - Phải đang hiển thị chứng từ hiện tại trên màn hình cập nhật chứng từ. - Kích chuột vào nút > (Ctrl + PageDown) Đóng màn hình cập nhật chứng từ - Sau khi thao tác xong với màn hình cập nhật chứng từ. Kích chuột vào nút > (Ctrl + F4) để đóng màn hình lại. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 11/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft 2.4 Các hộp thoại cơ bản Trên các màn hình cập nhật, có một số hộp thoại cơ bản bạn cần thao tác với bao gồm: 2.4.1 Hộp thoại ký tự Hộp thoại loại này cho phép bạn gõ thông tin là các câu, từ cần thiết tùy theo nội dung thông tin cần nhập vào. 2.4.2 Hộp thoại ngày tháng Hộp thoại này dùng để gõ vào thông tin về ngày tháng. Các gõ nhanh nhất là gõ ngày dưới dạng DDMMYY. Ví dụ để gõ ngày 25/03/2005 bạn chỉ cần gõ: 250305. Nếu muốn bạn có thể kích chuột vào nút mũi tên xuống bên cạnh hộp thoại. Hộp thoại lịch xuất hiện cho phép bạn chọn một ngày theo mong muốn. 2.4.3 Hộp thoại danh sách Hộp thoại này chứa một danh sách các giá trị để bạn chọn 1 giá trị phù hợp. Bạn có thể chọn giá trị bằng các cách sau: - Dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để di chuyển - Gõ ký tự đầu của giá trị bạn muốn tìm nhiều lần cho đến khi bạn tìm thấy giá trị mong muốn. - Kích chuột lên nút mũi tên xuống và dùng chuột để chọn 1 giá trị trong danh sách hiện ra. 2.4.4 Hộp thoại chọn mã Hộp thoại này có mục đích giống như hộp thoại danh sách để cho phép bạn chọn 1 giá trị đã có trong 1 danh mục từ điển. Các thao tác: - Nếu bạn nhóm mã của giá trị trong danh mục, bạn có thể gõ trực tiếp vào đây. Khi đó tên của giá trị tương ứng sẽ xuất hiện. Ví dụ mã của kho Nguyên vật liệu khác trong danh mục là K04. Nếu bạn nhớ thì có thể gõ K04 vào. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 12/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft - Nếu bạn không nhớ có thể gõ một ký tự bất kỳ sau đó ấn ENTER, màn hình chọn từ danh sách sẽ xuất hiện cho phép bạn chọn một giá trị trong danh sách. - Nếu bạn gõ sai mã, màn hình chọn từ danh sách cũng sẽ xuất hiện. 2.5 Màn hình chọn danh sách Đây là màn hình được sử dụng rất phổ biến trong chương trình. Chức năng của nó là cho phép bạn chọn một giá trị trong danh mục để cập nhật trên các màn hình cập nhật chứng từ và danh mục khác. Để chọn một giá trị, bạn cần tìm đến dòng thỏa mãn yêu cầu bằng các các cách: - Dùng chuột để tìm, di chuyển và kích lên dòng cần chọn. - Dùng các phím lên và xuống hoặc PageUp và PageDown để di chuyển và tìm đến dòng cần chọn. Tuy nhiên nếu dữ liệu của danh mục cần chọn là rất nhiều thì việc di chuyển bằng chuột và các phím di chuyển sẽ mất nhiều thời gian. Khi đó bạn có thể giới hạn danh sách bằng cách sau: - Gõ một phần mã hoặc tên của giá trị mà bạn muốn tìm vào các ô Mã hoặc Tên tương ứng. - Sau khi ấn phím > hoặc >, trong danh sách sẽ lọc ra những dòng thỏa mãn giá trị mà bạn gõ vào. - Ví dụ, nếu trong màn hình trên, bạn gõ vào >, khi đó lưới dữ liệu sẽ chỉ hiện những vật tư có tên là “Bu lông”. - Sau khi lưới dữ liệu đã được lọc bớt, bạn có thể dùng các chức năng di chuyển ở trên để đến dòng cần chọn. Sau khi tìm được dòng cần chọn bạn có thể quay lại màn hình ban đầu bằng cách: - Ấn phím >. - Hoặc kích đúp chuột lên dòng cần chọn. Khi đó chương trình sẽ trả giá trị vừa chọn về màn hình tương ứng ban đầu. Bạn cũng có thể dùng phím > để thôi không chọn và quay lại màn hình ban đầu. Nếu giá trị mà bạn cần chọn không thể tìm thấy trong danh sách, bạn có thể dùng phím > để cập nhật thêm. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 13/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft 2.6 Hộp thoại in ấn Khi in chứng từ, báo cáo trong chương trình, bạn sẽ gặp hộp thoại in ấn như sau: Cách thao tác: - Chọn máy in cần in ra trong hộp thoại Máy in. - Chọn trang in: Tất cả, trang hiện tại hay từ trang đến trang. - Sô bản in: ngầm định là 1. - Xem kẽ: Khi đánh dấu này và bạn in nhiều hơn 1 bản in, chương trình sẽ in xen kẽ, nghĩa là hết trang 1 cả các bản in rồi mới đến trang 2 của các bản in. - Sau khi chọn xong, kích > để in ra. 2.7 Xem và In báo cáo 2.7.1 Danh sách báo cáo Sau khi vào các thực đơn xem báo cáo, màn hình danh sách báo cáo xuất hiện cho phép bạn chọn 1 báo cáo để xem: Trong màn hình này, các báo cáo sẽ được chia thành từng nhóm. Sau khi chọn nhóm báo cáo ở danh sách bên trái, danh sách bên phải sẽ xuất hiện các báo cáo bạn có thể xem. Cách xem và in báo cáo - Chọn báo cáo cần xem sau đấy kích nút >, hoặc kích đúp chuột lên tên báo cáo cần xem. - Thao tác xem báo cáo được trình bày ở phần sau. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 14/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft Làm một báo cáo mới Nếu bạn muốn làm một báo cáo mới dựa trên một báo cáo đã có và chỉnh sửa đi một ít về khuôn dạng và thông tin. bạn có thể làm như sau: - Chọn báo cáo đã có mà bạn muốn dùng. - Kích nút >. - Gõ vào các thông tin gồm: o Mã báo cáo đích: Theo nguyên tắc RPT_xxxx, trong đó xxxx thông thường là tên viết tắt, tuy nhiên cần tránh trùng lắp với mã một báo cáo đã có. Khi trùng lắp, hệ thống sẽ báo lỗi và bạn có thể sửa sang một mã khác. o Tên báo cáo đích: Gõ vào tiêu đề của báo cáo mà bạn sẽ làm. o Nhóm báo cáo: Xác định nhóm báo cáo mà bạn sẽ đưa báo cáo mới này vào. o Kích >. Bạn sẽ quay lại với màn hình danh sách báo cáo. Bạn có thể phải di chuyển qua một nhóm báo cáo khác rồi quay lại nhóm mình cần xem để chương trình có thể cập nhật lại danh sách báo cáo. Khi đó bạn sẽ thấy báo cáo vừa thêm xuất hiện trong danh sách. o Việc thay đổi thông tin, khuôn dạng của báo cáo mới này được trình bày trong phần sau. 2.7.2 Chọn điều kiện in báo cáo Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 15/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft Khi chọn in một báo cáo, màn hình xem và in báo cáo xuất hiện. Trong phần đầu, bạn sẽ phải chọn các thông tin cần đưa vào để xem và in báo cáo. Chọn thời gian xem báo cáo - Chọn thời gian xem báo cáo trong hộp thoại kỳ báo cáo. Hộp thoại Từ ngày và Đến ngày sẽ tự động hiện thị giá trị tương ứng. - Nếu bạn muốn xem theo một thời gian không có trong hộp thoại Kỳ báo cáo bạn có thể chọn Tuỳ ý, sau đó gõ khoảng thời gian Từ ngày và Đến ngày cần xem vào các ô tương ứng. Chọn các điều kiện lọc dữ liệu - Tuỳ vào yêu cầu về xem báo cáo và tuỳ nguyên tắc xem của từng báo cáo, bạn sẽ phải chọn các thông tin đầu vào cần thiết. Ví dụ để xem bảng tổng hợp công nợ, bạn sẽ phải chọn tài khoản công nợ. - Để chọn thông tin đầu vào, bạn sẽ chọn loại thông tin đầu vào ở hộp thoại Danh mục. - Khi đó danh sách phía trên hiện ra tất cả các giá trị của danh mục mà bạn cần chọn. - Bạn có thể dùng chuột hoặc phím di chuyển để tìm đến dòng cần chọn, sau đó kích nút > (hoặc ấn phím ENTER, hoặc kích đúp chuột) để đưa giá trị này sang danh sách các giá trị đã chọn. - Bạn có thể dùng phím Shift để chọn nhiều giá trị trước khi dùng nút > để đưa qua. - Bạn có thể dùng nút >> để đưa tất cả các giá trị sang danh sách chọn. - Tuy nhiên khi danh sách cần chọn có rất nhiều giá trị, bạn sẽ gặp khó khăn khi tìm đến giá trị mình muốn. Khi đó bạn có thể gõ mã hoặc một phần tên của giá trị cần chọn lên ô phía trên danh sách và ấn ENTER. Khi đó con trỏ sẽ tự nhảy đến dòng thỏa mãn điều kiện rồi có thể kích nút > hoặc ấn luôn phím ENTER để đưa qua danh sách lựa chọn. - Để loại bỏ các giá trị đã chọn, bạn có thể tìm đến dòng tương ứng bên danh sách bên phải và kích nút < để loại bỏ. Bạn cũng có thể dùng nút << để loại bỏ tất cả giá trị đã chọn. Chú ý: - Nếu bạn không chọn giá trị nào của một loại danh mục sẽ đồng nghĩa với bạn chọn tất cả các giá trị của danh mục ấy. Ví dụ nếu bạn không chọn đối tượng pháp nhân, chương trình sẽ lấy số liệu của tất cả các đối tượng pháp nhân. - Các lựa chọn trong màn hình này sẽ được lưu lại để lần sau khi bạn chạy báo cáo này, các giá trị này sẽ được đưa vào trước. Tuy nhiên các giá trị này chỉ được lưu trên máy trạm, vì vậy nếu bạn qua một máy khác để chạy thì giá trị lựa chọn sẽ bị mất đi. Chọn nguồn số liệu - Có 2 loại nguồn số liệu: o Số liệu số cái (đã khử trùng): các chứng từ ghi vào số cái, đã loại bỏ các chứng từ trùng. o Số liệu chưa khử trùng: bao gồm cả các chứng từ trùng. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 16/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft o Thông thường bạn sẽ chọn Số liệu sổ cái, trong một số báo cáo, tùy vào yêu cầu khử trùng nghịêp vụ, bạn sẽ phải chọn số liệu chưa khử trùng và khi đấy phải chọn các các loại chứng từ trong phần chọn danh mục đầu vào. 2.7.3 Đặt các lựa chọn in báo cáo Trong màn hình này, bạn có thể đặt lại các thông số để đưa ra khuôn dạng báo cáo phù hợp với mong muốn. Chương trình sẽ tự lưu lại các thay đổi cho lần sau. - Tên báo cáo: Tiêu đề của báo cáo - Kỳ báo cáo: kỳ in báo cáo sẽ hiện thị trên màn hình khi in. - Ngày in: ngầm định là ngày hiện tại, bạn có thể sửa lại nếu có yêu cầu. - Ngôn ngữ: chọn tiếng Việt (VN) hoặc tiếng Anh (EN). - Tổng hợp – chi tiết: Khi in tổng hợp, chương trình sẽ chỉ hiện thị các dòng tổng nhóm như đặt ở phần cấu hình báo cáo. Khi in chi tiết, chương trình sẽ in chi tiết từng dòng số liệu tùy theo mẫu biểu báo cáo. - Loại tiền tệ: o Ttệ HT: tiền tệ dùng làm đơn vị tiền tệ hạch toán chính. o Ttệ phụ: Đơn vị tiền tệ phụ nếu sử dụng. o Ttệ Ntệ: đơn vị tiền tệ phát sinh gốc bằng ngoại tệ trên chứng từ. - Tiêu đề: Có thể chọn các hiện thị tương ứng về các lựa chọn đầu vào trên báo cáo. Ví dụ bạn muốn hiện trên báo cáo tên tài khoản mà mình lựa chọn. Khi đó bạn sẽ chọn Tiêu đề 1 là Tài khoản. Có tối đa 5 cấp tiêu đề phụ để lựa chọn. - Hiển thị STT: Trên báo cáo sẽ có thêm cột số thứ tự các dòng. - Số phần báo cáo: Khi báo cáo có quá nhiều cột, không thể hiện đủ lên một trang báo cáo, bạn có thể cắt ra thành nhiều phần, chương trình sẽ tự động chia báo cáo thành nhiều phần cho phù hợp. - In tiểu khoản: Có một số báo cáo (các nhật ký và bảng kê), nếu bạn chọn in tiểu khoản, khi đấy các cột sẽ hiện các tiểu khoản chi tiết, nếu không, các cột sẽ chỉ hiện các tài khoản cấp 1. - Số dư: Hiển thị số dư đầu và cuối của tài khoản. - Số dư ntệ: Hiển thị số dư dầu và cuối bằng ngoại tệ của tài khoản. - Lũy kế: Hiển thị tổng phát sinh lũy kế từ đầu năm của tài khoản. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 17/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft - Lũy kế ntệ: hiển thị tổng phát sinh lũy kế bằng ngoại tệ từ đầu năm của tài khoản. - Định dạng trang in: Bạn có thể đặt định dạng trang in bằng cách chọn khổ giấy (A3, A4), kiểu giấy (dọc hoặc ngang), và cách lề cho trang in. - Các footer: Trên báo cáo thường có các footer ghi tên người lập, người duyệt. Tùy từng báo cáo bạn có thể gõ lại các footer cho phù hợp. Nếu không dùng footer nào, bạn có thể xoá đi các ô tương ứng. - Chọn font chữ: Bạn có thể xác định font chữ, màu sách, kích cỡ, kiểu chữ cho 5 phần khác nhau của báo cáo( Title: tiêu đề chính của báo cáo; Subtitle: các tiêu đề con của báo cáo; Header: phần tiêu đề trên các cột; Group: Các dòng tổng cộng và tổng nhóm; Detail: các dòng chi tiết báo cáo; Footer: phần cuối của báo cáo). Đầu tiền bạn chọn phần cần thay đổi font trong hộp thoại Loại: Đối với từng loại, bạn chọn lại Font, Kiểu, cỡ và màu sắc trong các hộp thoại tương ứng. 2.7.4 Thay đổi cấu hình báo cáo Trong màn hình này, bạn có thể làm các việc sau: - Chọn các cột báo cáo cần hiển thị, dấu các cột. - Gõ tiêu đề cho các cột, độ rộng các cột, nhóm các cột tiêu đề thêm 1 cấp. - Sắp xếp thứ tự của các cột báo cáo. - Nhóm báo cáo theo nhiều cấp tùy ý - Sắp xếp dữ liệu trong báo cáo - Đưa các điều kiện tùy ý vào để lọc in báo cáo. Trên lưới dữ liệu chứa các cột của báo cáo. Mỗi cột 1 dòng. Bạn có thể chọn lên nút > (để hiện tất cả các cột có thể có), > (để chỉ hiện các cột đã được chọn). - Chọn hoặc bỏ chọn 1 cột: Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu lên cột Hiển thị - Gõ tiêu đề cho các cột: Gõ lại thông tin ở cột Tên hiển thị cho dòng tương ứng. - Xác định độ rộng của cột: Gõ lại độ rộng ở mục Rộng cho từng dòng. Lưu ý độ rộng ở đây là tương đối, chương trình sẽ dựa trên độ rộng của trang in để chia theo tỷ lệ gõ vào. Nếu bạn tăng cột này thì chương trình sẽ tự giảm cột khác. - Các thông tin khác trên lưới: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 18/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft o Tổng: Nếu đánh dấu sẽ in tổng cộng của cột lên các dòng nhóm. Chỉ được với các cột thuộc loại NUMBER. o Nhóm: Dùng để phân nhóm các tiêu đề cột thêm 1 cấp. Các cột có cùng nhóm tiêu đề có cùng mã. Mã đặt theo thứ tự ABC. o Tên nhóm: Tên hiển thị của các nhóm tiêu đề. o Formula: Trong các báo cáo của Esoft Financials, bạn có thể đặt thêm các cột mới không có trong báo cáo dựa trên các cột đã có. Khi đó bạn sẽ sử dụng 5 cột mới (EXTRA_1, EXTRA_2, EXTRA_3, EXTRA_4, EXTR_5) dạng số và 5 cột dạng ký tự ( EXTRASTRING_1, EXTRASTRING_2, EXTRASTRING_3, EXTRASTRING_4, EXTRASTRING_5) và đặt giá trị tại ô Formula sử dụng các toán tử +, -, *, / và một số hàm công tác để tính toán. Ví dụ để hiện cột Tổng tiền dựa trên 2 cột TIEN_HANG, TIEN_THUE_VAT, bạn có thể đặt công thức cho cột EXTRA_1 ở dạng TIEN_HANG+TIEN_THUE_VAT. o SIG: Đây là chức năng đặc biệt. Khi in tổng hợp, nếu bạn muốn hiển thị 1 cột nào đó không nằm trong trường nhóm thì phải đánh dấu vào cột ấy ở đây. Khi đó giá trị đầu tiên của dòng chi tiết sẽ xuất hiện ở dòng tổng hợp. Chính vì vậy, bạn phải đảm bảo các dòng chi tiết có cùng giá trị. Ví dụ trong báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa, bạn phải thực hiện như thế này ở cột Đvt. Nói chung tính năng này ít dùng, và chỉ dùng khi cần thiết. o Loại: Kiểu dữ liệu, không sửa được. Thay đổi thứ tự các cột trên báo cáo Chọn cột báo cáo bạn cần thay đổi vị trí trên lưới dữ liệu, sau đó dùng các nút di chuyển lên và xuống bên cạnh lưới dữ liệu để di chuyển vị trí của cột đấy về vị trí mong muốn. Cách nhóm theo một chỉ tiêu nào đó: Để nhóm dữ liệu theo một chỉ tiêu nào đó, bạn có thể dùng chức năng Nhóm. Chức năng này bao gồm việc xác định cột dữ liệu có thể dùng để nhóm bằng cách chọn trong danh sách trong hộp thoại Nhóm 1 đến 5. Nếu cột dữ liệu này ứng với 1 danh mục trong chương trình, bạn có thể khai danh mục đó ở hộp thoại bên cạnh. Khi đó tên của giá trị nhóm sẽ được lấy lên. Có tối đa 5 cấp nhóm. Chú ý: Định đạng font của dòng nhóm sẽ khác với dòng chi tiết như khai báo trên định dạng Font. Khi in tổng hợp, dòng chi tiết không được hiển thị, chính vì vậy dòng nhóm cấp cuối cùng sẽ tương đương với dòng chi tiết. Khi đó nếu bạn đặt dòng nhóm cuối cùng là Nhóm 5, chương trình sẽ tự động áp dụng định dạng Font chữ chi tiết cho Nhóm 5 chứ không dùng định dạng nhóm. Cách sắp xếp: Bạn có thể dùng mục Sắp xếp để sắp xếp dữ liệu trên báo cáo theo dữ liệu trên các cột. Để thực hiện việc này, bạn chọn thông tin cột cần sắp xếp và kiểu sắp xếp (ASC: từ trên xuống; DESC từ dưới lên theo thứ tự ABC). Có thể dùng tối đa 5 cấp sắp xếp. Tuy nhiên, chương trình tự đặt sắp xếp theo các nhóm trước, sau đấy trong cùng nhóm thấp nhất mới áp dụng các khai báo sắp xếp này. Đk In: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 19/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft Mặc dù ở màn hình lọc dữ liệu đã cho phép bạn đưa vào các điều kiện để lọc báo cáo. Tuy nhiên nếu bạn muốn khai thác các điều kiện sâu hơn thì phải dùng chức năng điều kiện in ở đây. Chức năng này được thực hiện bằng cách gõ 1 điều kiện Logic căn cứ trên các cột hiển thị trên báo cáo. Ví dụ trong báo cáo nhập xuất tồn kho, nếu bạn chỉ muốn in những dòng có tồn cuối mà không in ra những mặt hàng đã hết tồn kho (dù có nhập xuất) thì có thể đặt: LUONG_CKY 0 ở điều kiện in. 2.7.5 Sử dụng màn hình xem báo cáo Khi chọn xong các điều kiện đầu vào và đặt xong cấu hình, bạn kích nút > để xem báo cáo. Các thao tác có thể thực hiện trên màn hình này bao gồm: - Di chuyển giữa các trang báo cáo dùng các nút > (Trang đầu tiên), > (Trang trước đó), > (Trang kế tiếp) hoặc > (Trang cuối cùng). - Đến một trang nhất định bằng cách kích nút > trên thanh công cụ sau đấy gõ vào số trang cần di chuyển đến. - Kích nút > để in báo cáo. - Trong màn hình chọn máy in, bạn có thể chọn máy in để in ra trong hộp thoại Máy in. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 20/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft - Chọn trang in là Tất cả các trang, trang hiện tại hay từ trang đến trang. - Gõ vào số bản in. - Kích > để in ra. - Kích nút > và chọn mức độ để phóng to, thu nhỏ báo cáo. - Kích nút > và gõ vào chuỗi tìm kiếm để tìm đến dòng báo cáo thỏa mãn điều kiện tìm kiếm. Khi chương trình tìm được đúng dòng, nó sẽ tự động tô màu đỏ ô dữ liệu thích hợp. Ấn F3 để tìm ô tiếp theo. - Đối với các báo cáo tổng hợp nhiều đơn vị thành viên, dùng nút > để ghi lại trước khi gửi đi hoặc tổng hợp. - Ngoài ra bạn có thể di chuyển đến từng dòng tổng nhóm trên báo cáo bằng cách kích nút >, sau đấy dùng cây báo cáo bên trái màn hình để di chuyển. 2.7.6 Xem dữ liệu Nếu bạn chỉ muốn xem dữ liệu thì không nhất thiết phải hiển thị ra màn hình báo cáo, vì màn hình báo cáo chủ yếu phục vụ việc in, sẽ không thuận tiện khi xem số liệu. Vì vậy, thay vì kích nút >, bạn có thể kích nút > Ở đây bạn có thể xem dữ liệu và di chuyển giữa các dòng và các ô dễ dàng hơn. Ngoài ra bạn cũng có thể dùng chức năng lọc trên các cột, hoặc chức năng tổng nhóm như đã hướng dẫn ở phần màn hình dữ liệu dạng lưới để thao tác. 2.7.7 Truy cập ngược về chi tiết và chứng từ gốc Trên màn hình xem dữ liệu ở trên, bạn có thể truy cập ngược về chứng từ gốc hoặc chi tiết các chứng từ bằng cách sau: - Truy cập trở lại chứng từ gốc: Nếu sổ đang xem liệt kê chi tiết từng chứng từ, bạn có thể chọn lên dòng cần xem, sau đấy ấn F4 (hoặc kích đúp lên dòng đó) để quay trở về chứng từ gốc liên quan đến dòng báo cáo đó. - Liệt kê chi tiết: Nếu sổ đang xem chứa số liệu tổng hợp, bạn có thể kích đúp lên từng dòng hoặc ấn F4, hệ thống sẽ quay trở về màn hình liệt kê chứng từ gồm tất cả các chứng từ gốc liên quan đến dòng số liệu tổng hợp trên báo cáo của bạn để kiểm tra và Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 21/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft đối chiếu, từ đây bạn có thể sử dụng các thao tác trên màn hình liệt kê chứng từ để lọc, sửa và quay trở lại chứng từ gốc. 2.7.8 Kết xuất ra file Excel Bạn cũng có thể đưa các báo cáo của Esoft Financials ra Excel để tiếp tục xử lý. Khi đó bạn có thể dùng nút > trên màn hình xem in báo cáo. Ngoài ra bạn cũng có thể đưa báo cáo Esoft ra dạng Word, PDF, khi dùng chức năng Export trên màn hình xem báo cáo. 2.7.9 Khai báo công thức các báo cáo tài chính và quản trị Các báo cáo tài chính và quản trị sẽ có thêm mục khai công thức để xác định cách lấy số liệu. Khi xem các báo cáo này, bạn sẽ thấy nút > để truy cập màn hình khai báo công thức. 2.7.9.1 Khai báo các dòng chỉ tiêu Lưới dữ liệu phía trên chứa các dòng chỉ tiêu của báo cáo. Bạn có thể thêm, sửa, xóa các dòng chỉ tiêu theo yêu cầu bằng cách dùng các nút trên thanh công cụ. Các thông tin gồm: - Số TT: Cột số TT khi hiện lên các báo cáo. - Tên chỉ tiêu: Tên chỉ tiêu báo cáo. - Mã số: Mã số chỉ tiêu báo cáo, phải đặt duy nhất cho 1 báo cáo. - In đậm: in đậm dòng chỉ tiêu này khi ra báo cáo. - Hiển thị: In hay không in dòng chỉ tiêu này trên báo cáo. - Công thức: đặt bằng cách dùng các toán tử +,- các dòng công thức khác. Ví dụ trong báo cáo kết quả kinh doanh, dòng mã số 10 sẽ bằng dòng mã số 01 trừ đi dòng mã số 03. - Danh mục: tự động lấy số liệu nhóm theo 1 danh mục nào đó, bao gồm (tùy theo các nguồn số liệu): DM_DTPN, DM_NHOM_DTPN, DM_NHOM_DTPN_1, DM_NHOM_DTPN_2, DM_KMCP, DM_NHOM_KMCP, DM_DTTH, DM_NHOM_DTTH, DM_DTGT, DM_NHOM_DTGT, DM_VTHH, Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 22/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft DM_NHOM_VTHH, DM_NHOM_VTHH1, DM_NHOM_VTHH2, DM_KHO,DM_PTNX. - Chỉ lấy >0: Chỉ in ra giá trị khi giá trị tính toán được là > 0. 2.7.9.2 Khai báo cách lấy số liệu cho mỗi dòng chỉ tiêu Khi bạn chọn lên một dòng chỉ tiêu, ở lưới dữ liệu phía dưới sẽ hiện cách lấy dữ liệu cho mỗi dòng chỉ tiêu. Mỗi dòng chỉ tiêu trên báo cáo có thể có nhiều cột dữ liệu. Ví dụ Bảng cân đối kế toán có 2 cột là Đầu năm và Cuối kỳ. Khi khai báo cách lấy số liệu, phải khai báo cho từng cột. Thêm 1 dòng khai báo: kích nút > Xóa 1 dòng khai báo: chọn dòng cần xoá rồi kích nút >. Cách ghi của mỗi dòng: - Cột số: Số thứ tự của cột mà dòng này áp dụng. Ví dụ trên Bảng cân đối kế toán, cột 1 sẽ tương ứng với Số đầu năm. - Nguồn số liệu: chọn nguồn lấy số liệu. - Cộng/trừ: chọn toán tử. - Giá trị: Nếu nguồn số liệu là giá trị gõ vào thì bạn phải gõ giá trị cần đưa vào ở đây. - Các chi tiết liên quan: Tài khoản chọn, Tài khoản đối ứng, Đối tượng pháp nhân, . Tùy vào từng nguồn số liệu mà bạn phải chọn các chi tiết liên quan. Ví dụ nếu bạn muốn khai báo chỉ tiêu lấy doanh thu thuần, bạn sẽ phải chọn nguồn số liệu là Phát sinh có kỳ này, sau đấy gõ vào mục tài khoản là 511, gõ vào mục tài khoản đối ứng là 911. Trong các ô chi tiết liên quan (tài khoản, tài khoản đối ứng, ), bạn có thể kích đúp chuột, chương trình sẽ hiện lên danh sách cho phép bạn cho 1 hoặc nhiều giá trị. - Có thể dùng thêm mục Pđ (phủ định) của từng chi tiết liên quan để khai cho thuận tiện Nguyên tắc khai báo - Một cột số liệu tương ứng với một chỉ tiêu sẽ có thể được kết hợp nhiều dòng khai báo. Ví dụ nếu bạn muốn lấy số dư đầu năm của tài khoản 131, bạn sẽ khai 2 dòng: dòng 1 là số dư nợ đầu năm với toán tử >, dòng 2 là số dư có đầu năm với toán tử >. o Trong hộp thoại hiện ra, gõ mã số của dòng chỉ tiêu Tiền mặt tại quỹ (111), rồi kích nút >. o Các dòng khai báo của chỉ tiêu 111 sẽ được đưa sang chỉ tiêu 112. Khi đó bạn chỉ cần sửa lại tài khoản chọn thành 112 là đã khai xong cho chỉ tiêu này. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 23/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft Sau khi khai báo xong, kích nút > để lưu lại, chương trình sẽ quay trở lại màn hình xem và in báo cáo. 2.7.9.3 Danh sách các nguồn số liệu và các chi tiết liên quan có thể khai Trong bảng này liệt kê các nguồn số liệu chính và các chi tiết phải khai báo. Mã số Tên nguồn Diễn giải Các chi tiết liên quan có thể khai số liệu 000000 Giá trị gõ Cho phép gõ giá trị vào vào ô tương ứng trên báo cáo GT0001 Sản lượng Lấy sản lượng hoàn Mã sản phẩm, mã đối tượng tập hợp tính giá thành trong kỳ xem thành báo cáo GT0002 Giá thành Lấy tổng số giá thành Mã TK, Mã sản phẩm, mã giai đoạn, mã tổng số sản phẩm theo kỳ báo khoản mục chi phí, mã nhóm khoản mục cáo chi phí, mã đối tượng giá thành GT0003 Chi phí sản Lấy chi phí sản xuất Mã TK, Mã sản phẩm, mã giai đoạn, mã xuất dd dkỳ dở dang đầu kỳ theo khoản mục chi phí, mã nhóm khoản mục kỳ báo cáo chi phí, mã đối tượng giá thành GT0004 Chi phí sản Lấy chi phí sản xuất Mã TK, Mã sản phẩm, mã giai đoạn, mã xuất dd ckỳ dở dang cuối kỳ theo khoản mục chi phí, mã nhóm khoản mục kỳ báo cáo chi phí, mã đối tượng giá thành GT0005 Chi phí sản Lấy chi phí sản xuất Mã TK, Mã sản phẩm, mã giai đoạn, mã xuất phát phát sinh theo kỳ báo khoản mục chi phí, mã nhóm khoản mục sinh cáo chi phí, mã đối tượng giá thành GT0006 Sản lượng Lấy sản lượng hoàn Mã sản phẩm, mã đối tượng tập hợp tính giá thành từ đầu năm đến thành lũy cuối kỳ báo cáo kế GT0007 Giá thành Lấy tổng giá thành từ Mã TK, Mã sản phẩm, mã giai đoạn, mã tổng số lũy đầu năm đến cuối kỳ khoản mục chi phí, mã nhóm khoản mục kế báo cáo chi phí, mã đối tượng giá thành GT0008 Cpsx dở Lấy chi phí sản xuất Mã TK, Mã sản phẩm, mã giai đoạn, mã dang đnăm dở dang đầu năm khoản mục chi phí, mã nhóm khoản mục chi phí, mã đối tượng giá thành GT0009 Cpsx đở Lấy chi phí sản xuất Mã TK, Mã sản phẩm, mã giai đoạn, mã dang lũy kế dở dang tại thời điểm khoản mục chi phí, mã nhóm khoản mục cuối kỳ trong khoảng chi phí, mã đối tượng giá thành thời gian tính giá thành từ đầu năm đến kỳ báo cáo GT0010 Cpsx phát Lấy tổng chi phí phát Mã TK, Mã sản phẩm, mã giai đoạn, mã sinh lũy kế sinh từ đầu năm đến khoản mục chi phí, mã nhóm khoản mục cuối kỳ báo cáo chi phí, mã đối tượng giá thành KH0001 Số kế Lấy số kế hoạch của Mã kế hoạch hoạch năm năm kế toán KH0002 Kế hoạch Lấy số kế hoạch theo Mã kế hoạch quý quý Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 24/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft KH0003 Kế hoạch Lấy số kế hoạch theo Mã kế hoạch tháng tháng KH0004 Kế hoạch Lấy số kế hoạch theo Mã kế hoạch theo kỳ kỳ báo cáo bcáo KT0001 Số dư Nợ Lấy số dư bên nợ Mã tk, mã tk đối ứng, loại ngoại tệ, đầu năm trong bảng số dư đầu ma_dtpn_co,ma_kmcp_co, năm cho tài khoản ma_lydo_tg_co,ma_nguon_von_co,ma_hi chọn en_trang_co, ma_dtth_co,ma_dtgt_co, ma_nhom_dtth_co,ma_nhom_kmcp_co,m a_nhom_dtth_co,ma_nhom_dtgt_co KT0002 Số dư Có Lấy số dư bên có Mã tk, mã tk đối ứng, loại ngoại tệ, đầu năm trong bảng số dư đầu ma_dtpn_co,ma_kmcp_co, năm cho tài khoản ma_lydo_tg_co,ma_nguon_von_co,ma_hi chọn en_trang_co, ma_dtth_co,ma_dtgt_co, ma_nhom_dtth_co,ma_nhom_kmcp_co,m a_nhom_dtth_co,ma_nhom_dtgt_co KT0003 Ps nợ đến Lấy số phát sinh nợ từ Mã tk, mã tk đối ứng, loại ngoại tệ, đầu kỳ ngày đầu năm đến ma_dtpn_co,ma_kmcp_co, ngày trước ngày báo ma_lydo_tg_co,ma_nguon_von_co,ma_hi cáo en_trang_co, ma_dtth_co,ma_dtgt_co, ma_nhom_dtth_co,ma_nhom_kmcp_co,m a_nhom_dtth_co,ma_nhom_dtgt_co KT0004 Ps có đến Lấy số phát sinh có từ Mã tk, mã tk đối ứng, loại ngoại tệ, đầu kỳ ngày đầu năm đến ma_dtpn_co,ma_kmcp_co, ngày trước ngày báo ma_lydo_tg_co,ma_nguon_von_co,ma_hi cáo en_trang_co, ma_dtth_co,ma_dtgt_co, ma_nhom_dtth_co,ma_nhom_kmcp_co,m a_nhom_dtth_co,ma_nhom_dtgt_co KT0005 Ps nợ đến Lấy số phát sinh nợ từ Mã tk, mã tk đối ứng, loại ngoại tệ, cuối kỳ ngày đầu năm đến ma_dtpn_co,ma_kmcp_co, ngày cuối kỳ báo cáo ma_lydo_tg_co,ma_nguon_von_co,ma_hi en_trang_co, ma_dtth_co,ma_dtgt_co, ma_nhom_dtth_co,ma_nhom_kmcp_co,m a_nhom_dtth_co,ma_nhom_dtgt_co KT0006 Ps có đến Lấy số phát sinh có từ Mã tk, mã tk đối ứng, loại ngoại tệ, cuối kỳ ngày đầu năm đến ma_dtpn_co,ma_kmcp_co, ngày cuối kỳ báo cáo ma_lydo_tg_co,ma_nguon_von_co,ma_hi en_trang_co, ma_dtth_co,ma_dtgt_co, ma_nhom_dtth_co,ma_nhom_kmcp_co,m a_nhom_dtth_co,ma_nhom_dtgt_co KT0101 PS Nợ kỳ Lấy số phát sinh nợ Mã tk, mã tk đối ứng, loại ngoại tệ, này trong khoảng thời ma_dtpn_co,ma_kmcp_co, gian báo cáo ma_lydo_tg_co,ma_nguon_von_co,ma_hi en_trang_co, ma_dtth_co,ma_dtgt_co, ma_nhom_dtth_co,ma_nhom_kmcp_co,m a_nhom_dtth_co,ma_nhom_dtgt_co KT0102 PS Có kỳ Lấy số phát sinh có Mã tk, mã tk đối ứng, loại ngoại tệ, này trong khoảng thời ma_dtpn_co,ma_kmcp_co, Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 25/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft gian báo cáo ma_lydo_tg_co,ma_nguon_von_co,ma_hi en_trang_co, ma_dtth_co,ma_dtgt_co, ma_nhom_dtth_co,ma_nhom_kmcp_co,m a_nhom_dtth_co,ma_nhom_dtgt_co KT0103 PS Nợ kỳ Lấy số phát sinh nợ Mã tk, mã tk đối ứng, loại ngoại tệ, trước trong khoảng thời ma_dtpn_co,ma_kmcp_co, gian trước đó tương ma_lydo_tg_co,ma_nguon_von_co,ma_hi ứng với kỳ báo cáo en_trang_co, ma_dtth_co,ma_dtgt_co, ma_nhom_dtth_co,ma_nhom_kmcp_co,m a_nhom_dtth_co,ma_nhom_dtgt_co KT0104 PS Có kỳ Lấy số phát sinh có Mã tk, mã tk đối ứng, loại ngoại tệ, trước trong khoảng thời ma_dtpn_co,ma_kmcp_co, gian trước đó tương ma_lydo_tg_co,ma_nguon_von_co,ma_hi ứng với kỳ báo cáo en_trang_co, ma_dtth_co,ma_dtgt_co, ma_nhom_dtth_co,ma_nhom_kmcp_co,m a_nhom_dtth_co,ma_nhom_dtgt_co KT0109 Ps nợ quý Lấy số phát sinh nợ Mã tk, mã tk đối ứng, loại ngoại tệ, này theo quý tương ứng ma_dtpn_co,ma_kmcp_co, của kỳ báo cáo ma_lydo_tg_co,ma_nguon_von_co,ma_hi en_trang_co, ma_dtth_co,ma_dtgt_co, ma_nhom_dtth_co,ma_nhom_kmcp_co,m a_nhom_dtth_co,ma_nhom_dtgt_co KT0110 Ps có quý Lấy số phát sinh có Mã tk, mã tk đối ứng, loại ngoại tệ, này theo quý tương ứng ma_dtpn_co,ma_kmcp_co, của kỳ báo cáo ma_lydo_tg_co,ma_nguon_von_co,ma_hi en_trang_co, ma_dtth_co,ma_dtgt_co, ma_nhom_dtth_co,ma_nhom_kmcp_co,m a_nhom_dtth_co,ma_nhom_dtgt_co KT0201 PS Nợ VAT Lấy số phát sinh nợ Mã tk, mã tk đối ứng, loại ngoại tệ, kỳ này liên quan đến kê khai ma_dtpn_co,ma_kmcp_co, thuế VAT t r ê n T K ma_lydo_tg_co,ma_nguon_von_co,ma_hi (133) en_trang_co, ma_dtth_co,ma_dtgt_co, ma_nhom_dtth_co,ma_nhom_kmcp_co,m a_nhom_dtth_co,ma_nhom_dtgt_co, mã thuế VAT KT0202 PS Có VAT Lấy số phát sinh có Mã tk, mã tk đối ứng, loại ngoại tệ, kỳ này liên quan đến kê khai ma_dtpn_co,ma_kmcp_co, thuế VAT t r ê n T K ma_lydo_tg_co,ma_nguon_von_co,ma_hi (3331) en_trang_co,ma_dtth_co, ma_dtgt_co, ma_nhom_dtth_co,ma_nhom_kmcp_co,m a_nhom_dtth_co,ma_nhom_dtgt_co, mã thuế VAT KT0203 Ps nợ Lấy phát sinh nợ Mã tk, mã tk đối ứng, loại ngoại tệ, doanh số doanh số kê khai thuế ma_dtpn_co,ma_kmcp_co, VAT k ỳ này VAT ma_lydo_tg_co,ma_nguon_von_co,ma_hi en_trang_co,ma_dtth_co, ma_dtgt_co, ma_nhom_dtth_co,ma_nhom_kmcp_co,m a_nhom_dtth_co,ma_nhom_dtgt_co, mã thuế VAT Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 26/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft KT0204 Ps có doanh Lấy phát sinh có Mã tk, mã tk đối ứng, loại ngoại tệ, số VAT k ỳ doanh số kê khai thuế ma_dtpn_co,ma_kmcp_co, này VAT ma_lydo_tg_co,ma_nguon_von_co,ma_hi en_trang_co, ma_dtth_co,ma_dtgt_co, ma_nhom_dtth_co,ma_nhom_kmcp_co,m a_nhom_dtth_co, ma_nhom_dtgt_co, mã thuế VAT KT0901 Dư nợ công Lấy số dư nợ công nợ Mã TK nợ cuối kỳ theo đối tượng pháp nhân đến cuối kỳ (sử dụng cho những tài khoản công nợ) KT0902 Dư có công Lấy số dư có công nợ Mã TK nợ cuối kỳ theo đối tượng pháp nhân đến cuối kỳ (sử dụng cho những tài khoản công nợ) KT0903 Dư nợ công Lấy số dư nợ công nợ Mã TK nợ đầu năm đầu năm theo đối tượng pháp nhân (bảng số dư đầu năm) KT0904 Dư có công Lấy số dư có công nợ Mã TK nợ đầu năm đầu năm theo đối tượng pháp nhân (bảng số dư đầu năm) TBTH01 Số phải nộp Lấy số thuế VAT p h ải Không có kỳ này nộp theo kỳ báo cáo trong phần chứng từ thông báo thuế TBTH02 Số được Lấy số thuế VAT được Không có hoàn kỳ hoàn theo kỳ báo cáo này trong phần chứng từ thông báo thuế TBTH03 Số miễn Lấy số thuế VAT được Không có giảm kỳ miễn giảm theo kỳ này báo cáo trong phần chứng từ thông báo thuế TBTH04 Số phải nộp Lấy số thuế VAT p h ải Không có đến đầu kỳ nộp từ đầu năm đến đầu kỳ báo cáo trong phần chứng từ thông báo thuế TBTH05 Số được Lấy số thuế VAT được Không có hoàn đến hoàn từ đầu năm đến đầu kỳ đầu kỳ báo cáo trong phần chứng từ thông báo thuế TBTH06 Số mễn Lấy số thuế VAT được Không có Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 27/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft giảm đến miễn giảm từ đầu đầu kỳ năm đến đầu kỳ báo cáo trong phần chứng từ thông báo thuế TSCD01 Nguyên giá Lấy nguyên giá tài Nhóm tài sản cố định, mã nguồn vốn, mã đầu kỳ sản cố định đầu kỳ hiện trạng TSCD02 Nguyên giá Lấy nguyên giá tài Nhóm tài sản cố định, mã nguồn vốn, mã tscđ tăng sản cố định tăng trong hiện trạng, mã lý do trong kỳ kỳ TSCD03 Nguyên giá Lấy nguyên giá tài Nhóm tài sản cố định, mã nguồn vốn, mã tscđ giảm sản cố định giảm hiện trạng, mã lý do trong kỳ trong kỳ TSCD04 Nguyên giá Lấy nguyên giá tài Nhóm tài sản cố định, mã nguồn vốn, mã tscđ cuối kỳ sản cố định cuối kỳ hiện trạng TSCD05 Hao mòn Lấy hao mòn tài sản Nhóm tài sản cố định, mã nguồn vốn, mã TSCĐ đầu cố định đầu kỳ hiện trạng, mã lý do kỳ TSCD06 Hao mòn Lấy hao mòn tài sản Nhóm tài sản cố định, mã nguồn vốn, mã TSCĐ tăng cố định tăng trong kỳ hiện trạng, mã lý do trong kỳ TSCD07 Hao mòn Lấy hao mòn tài sản Nhóm tài sản cố định, mã nguồn vốn, mã TSCĐ giảm cố định giảm trong kỳ hiện trạng, mã lý do trong kỳ TSCD08 Hao mòn Lấy hao mòn tài sản Nhóm tài sản cố định, mã nguồn vốn, mã TSCĐ cuối cố định cuối kỳ hiện trạng, mã lý do kỳ TSCD09 Nguyên giá Nguyên giá tài sản cố Nhóm tài sản cố định, mã nguồn vốn, mã TSCĐ đã định đã hết khấu hao hiện trạng, mã lý do hết KH đầu tính đến thời điểm kỳ đầu kỳ báo cáo TSCD10 Nguyên giá Nguyên giá tài sản cố Nhóm tài sản cố định, mã nguồn vốn, mã TSCĐ đã định đã hết khấu hao hiện trạng, mã lý do hết KH tính đến thời điểm cuối kỳ cuối kỳ báo cáo VT0000 Vthh sl dư Lấy số dư về mặt số Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã đầu năm lượng của vật tư hàng kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã hoá đầu năm nhóm ptnx VT0001 Vthh tiền Lấy số dư về mặt Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã vốn dư đầu thành tiền (tiền vốn) kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã năm của vật tư hàng hoá nhóm ptnx đầu năm VT0101 Vthh sl Lấy số lượng vật tư Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã nhập kỳ hàng hoá nhập trong kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã này kỳ báo cáo nhóm ptnx VT0102 Vthh sl Lấy số lượng vật tư Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã xuất kỳ này hàng hoá xuất trong kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã kỳ báo cáo nhóm ptnx VT0103 Vthh sl Lấy số lượng vật tư Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 28/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft nhập đến hàng hoá nhập từ kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã đầu kỳ ngày đầu năm đến nhóm ptnx đầu kỳ báo cáo VT0104 Vthh sl Lấy số lượng vật tư Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã xuất đến hàng hoá xuất từ ngày kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã đầu kỳ đầu năm đến đầu kỳ nhóm ptnx báo cáo VT0105 Vthh sl Lấy số lượng vật tư Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã nhập đến hàng hoá xuất từ ngày kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã cuối kỳ đầu năm đến đầu kỳ nhóm ptnx báo cáo VT0106 Vthh sl Lấy số lượng vật tư Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã xuất đến hàng hoá xuất từ ngày kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã cuối kỳ đầu năm đến cuối kỳ nhóm ptnx báo cáo VT0107 Vthh sl Lấy số lượng vật tư Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã nhập kỳ hàng hoá nhập trong kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã trước khoảng thời gian nhóm ptnx tương ứng của kỳ liền kề trước đó VT0108 Vthh sl Lấy số lượng vật tư Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã xuất kỳ hàng hoá xuất trong kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã trước khoảng thời gian nhóm ptnx tương ứng của kỳ liền kề trước đó VT0201 Vthh tiền Lấy giá trị vật tư hàng Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã nhập kỳ hoá nhập kho theo kỳ kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã này báo cáo nhóm ptnx VT0202 Vthh tiền Lấy giá trị vật tư hàng Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã vốn xuất kỳ hoá xuất khi theo kỳ kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã này báo cáo nhóm ptnx VT0203 Vthh doanh Lấy doanh số xuất (số Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã số xuất kỳ lượng * đơn giá xuất) kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã này của vật tư hàng hoá nhóm ptnx theo kỳ báo cáo VT0301 Vthh tiền Lấy giá trị nhập vật tư Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã nhập đến hàng hoá từ đầu năm kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã đầu kỳ đến đầu kỳ báo cáo nhóm ptnx VT0302 Vthh tiền Lấy giá trị vật tư hàng Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã vốn xuất hoá xuất từ đầu năm kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã đến đầu kỳ đến đầu kỳ báo cáo nhóm ptnx VT0303 Vthh doanh Lấy doanh số xuất (số Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã số xuất đến lượng * đơn giá xuất) kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã đầu kỳ của vật tư hàng hoá từ nhóm ptnx đầu năm đến đầu kỳ báo cáo VT0401 Vthh tiền Lấy giá trị vật tư hàng Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã nhập đến hoá nhập từ đầu năm kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã cuối kỳ đến cuối kỳ báo cáo nhóm ptnx Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 29/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft VT0402 Vthh tiền Lấy giá vốn hàng xuất Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã vốn xuất từ đầu năm đến cuối kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã đến cuối kỳ báo cáo nhóm ptnx VT0403 Vthh doanh Lầy doanh số xuất (số Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã số xuất đến lượng * đơn giá xuất) kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã cuối kỳ vật tư hàng hoá từ đầu nhóm ptnx năm đến cuối kỳ báo cáo VT0501 Vthh tiền Lấy giá tri vật tư hàng Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã nhập kỳ hoá nhập kho tương kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã trước ứng của kỳ liền kề nhóm ptnx trước đó VT0502 Vthh tiền Lấy giá tri vật tư hàng Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã vốn xuất kỳ hoá xuất kho tương kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã trước ứng của kỳ liền kề nhóm ptnx trước đó VT0503 Vthh doanh Lấy doanh số xuất (số Mã vthh, mã ntệ, mã đtpn, mã ptnx, mã số xuất kỳ lượng * đơn giá) vật kho, mã nhóm dtpn, mã nhóm vthh, mã trước tư hàng hoá xuất kho nhóm ptnx theo khoảng thời gian tương ứng của kỳ liền kề trước đó 3 Các chức năng hệ thống 3.1 Thiết lập cấu hình hệ thống 3.1.1 Thông số chung - Ngày đầu năm : Ngày bắt đầu sử dụng chương trình để hạch toán kế toán. Thông thường là ngày 01/01 của năm. - Năm làm việc : Năm làm việc hiện tại Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 30/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft - Tên chương trình: Tên phần mềm, sử dụng trong các tiêu đề màn hình. - Mã đơn vị: Mã số của đơn vị sử dụng chương trình. Quan trọng khi tổng hợp báo cáo nhiều đơn vị. Mã của mỗi đơn vị phải duy nhất trong toàn bộ hệ thống các chương trình. - Tên đơn vị: Tên đơn vị sử dụng chương trình. - Đvị cấp trên: Tên của đơn vị cấp trên. - Địa chỉ: Địa chỉ đơn vị. - Quận/huyện: Địa bàn Quận/huyện mà đơn vị trực thuộc. - Tỉnh/T.Phố: Địa bàn Tỉnh/T.Phố mà đơn vị trực thuộc. - Số điện thoại. - Fax. - Email. - Số tài khoản: Số tài khoản ngân hàng, dùng để in chứng từ và một số báo cáo. - Tên ngân hàng: Ngân hàng đăng ký tài khoản. - Mã số thuế: Mã số thuế đăng ký doanh nghiệp. 3.1.2 Thông số báo cáo Khai báo các thông số phục vụ báo cáo - Logo : Logo, biểu tượng của Đơn vi sử dụng chương trình được in ra trong các báo cáo. - Nơi báo cáo: Tỉnh, thành phố sử dụng khi in trên các báo cáo - Font tiêu đề: Chọn font sử dụng tiêu đề để in ra trong các báo cáo. - Font báo cáo: Chọn font sử dụng các khi in chi tiết báo cáo. - Hiện thị Explorer bar: Hiển thị thanh truy cập nhanh đến các chức năng thường dùng bên trái màn hình chương trình. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 31/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft 3.1.3 Thông số ngầm định - Sử dụng đtpn: Có sử dụng đối tượng pháp nhân - Sử dụng kmcp: Có sử dụng khoản mục chi phí - Sử dụng đtth: Có sử dụng đối tượng tập hợp - Sử dụng đtgt: Có sử dụng đối tượng giá thành - Sử dụng nguồn vốn: Có sử dụng nguồn vốn trong chương trình hay không. - Sử dụng hiện trạng tài sản: Có sử dụng hiện trạng tài sản cố định khi cập nhật các bút toán hay không. - Sử dụng ptnx lq : Sử dụng phương thức nhập xuất liên quan - Sử dụng đtpn lq : Sử dụng đối tượng pháp nhân phương thức nhập xuất liên quan - Sử dụng ptnx ctcn : Sử dụng phương thức nhập xuất trên màn hình chứng từ công nợ phải thu và phải trả. - Debug: Hiển thị chi tiết thông báo lỗi. - Mã ttệ ht: Loại tiền hạch toán - Mã ttệ ngầm định: Loại tiền tệ ngầm định khi làm chứng từ. - Tỷ giá tính toán: Loại tỷ giá dùng để tính toán: TT (thực tế) hoặc HT (hạch toán) - Mã ttệ phụ: Đơn vị tiền tệ phụ cần theo dõi. - Các giá trị thập phân nhằm xác định phần thập phân khi gõ các giá trị thuộc loại tương ứng: o Thập phân tỷ giá o Thập phân số lượng o Thập phân số tiền NTỆ o Thập phân số tiền VND o Thập phân đơn giá ngoại tệ o Thập phân đơn giá VND o Thập phân hệ số giá Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 32/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft 3.1.4 Kế toán Các thông số có thể khai báo: - Mã chứng từ in ủy nhiệm chi: Gõ vào các loại chứng từ dùng để in theo mẫu Uỷ nhiệm chi khi khai báo danh mục chứng từ. - Loại ctừ ntệ: Các mã chứng từ liên quan đến ngoại tệ. - Mã ctừ in phiếu thu: Gõ vào các mã chứng từ thuộc loại phiếu thu tiền mặt. - Mã ctừ in phiếu chi: Gõ vào các mã chứng từ thuộc loại phiếu chi tiền mặt. - Mã hợp đồng bán hàng, mã hợp đồng mua hàng: Khi khai báo danh mục loại hợp đồng, cần khai báo thêm ở đây những mã chứng từ thuộc loại bán hàng hay mua hàng. - Sô dòng trang đầu, số dòng trang sau: Tùy vào từng máy, có thể phải xác định lại số dòng ở trang đầu và trang sau khi in sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Mã báo cáo ctgs: Khai báo mã của báo cáo dùng để in chứng từ ghi sổ. Đtpn không theo dõi: Khai báo một đối tượng pháp nhân trong danh mục đối tượng pháp nhân là khách hàng không cần theo dõi chi tiết, phục vụ cho mục đích cập nhật chứng từ khi không cần theo dõi theo đối tượng pháp nhân. Số dư âm trên BCDPS: Cho phép nhập số dư tài khoản ban đầu số âm và xuất hiện số âm đó trên bảng cân đối số phát sinh. Nếu không đánh dấu mục này, bảng cân đối số phát sinh sẽ tự động đưa số âm sang bên đối ứng. Các file mẫu phiếu in: Nếu bạn sửa lại mẫu phiếu thu chi, ủy nhiệm chi, bạn nên đổi tên file và đổi lại các thông số tương ứng ở đây. Điều này sẽ tránh cho khi nâng cấp chương trình, các thay đổi của bạn bị xóa đi. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 33/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft 3.1.5 Vật tư hàng hóa Các thông số quan trọng bao gồm: - PP xđ giá vốn hàng hóa: chọn phương pháp tính giá vốn hàng hóa khi làm chứng từ xuất. - PP xđ giá vốn nvl: chọn phương pháp tính giá vốn vật tư khi xuất kho. - Nếu đánh dấu lên mục PP giá vốn cho từng vật tư hàng hóa thì 2 khai báo trên không còn giá trị, mà khi đó phương pháp tính giá vốn khi xuất kho được xác định cho từng loại vật tư hàng hóa khai báo trong danh mục vật tư hàng hóa. - Ptnx chuyển kho: Gõ vào các mã ptnx thuộc loại nhập xuất chuyển kho khi khai báo danh mục phương thức nhập xuất. Các chứng từ thuộc mục này sẽ không lên báo cáo nhập xuất tồn kho khi in cho tất cả các kho. - Pt nhập chuyển kho, Pt xuất chuyển kho: Khai báo mã pt xuất chuyển kho và nhập chuyển kho khi khai danh mục phương thức nhập xuất. Dùng để tạo chứng từ nhập chuyển kho tự động khi làm chứng từ xuất chuyển kho. - Ptnx đc tăng, Ptnx đc giảm: Dùng trong chức năng kiểm kê kho, để tạo các chứng từ điều chỉnh chênh lệch do kiểm kê. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 34/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft - Tk giá vốn theo kho: Nếu được đánh dấu, chương trình sẽ cho khai báo tài khoản ghi nợ giá vốn vật tư hàng hóa cho từng kho. Nếu không, chương trình sẽ cho khai báo tài khoản ghi nợ giá vốn cho từng vật tư hàng hóa. - Số ctừ theo ptnx: Đánh số chứng từ tự động theo từng loại ptnx, nếu không chương trình sẽ đánh số tự động theo từng loại chứng từ là nhập hay xuất mà thôi. - Cho xuất âm hàng hóa, cho xuất âm vật tư: Nếu bỏ đánh dấu, chương trình sẽ không cho phép làm chứng từ xuất kho nếu làm cho tồn khi bị âm. - Tk CP chờ K/C: Khai báo các tài khoản thuộc loại chi phí chờ kết chuyển, dùng cho chức năng phân bổ tự động công cụ dụng cụ. - Nhóm CBCNV: bắt buộc đặt là CBCNV. Để phân biệt các đtpn là khách hàng hay là CBCNV. - Sử dụng cp: hiện thông tin về chi phí mua bán hàng trên màn hình nhập xuất. - Sử dụng ck, giảm giá: hiện thông tin về chiết khấu và giảm giá trên màn hình nhập xuất. - Sử dụng đvt 1: hiện thông tin về đơn vị tính phụ trên màn hình nhập xuất. - Thuế ttdb: hiện thông tin về thuế TTDB trên màn hình nhập xuất. - Lưu khi cập nhật: Chương trình sẽ tự động lưu chứng từ nhập xuất khi làm xong 1 dòng chứng từ. - Pt không áp giá: Dùng để khai báo cáo loại ptnx mà chương trình không áp lại giá bình quân khi áp lại giá vốn bình quân cho các chứng từ xuất. - Pt nhập lại kho trkỳ: Khi khai báo, những chứng từ nhập kho thuộc loại này sẽ được áp lại giá vốn bình quân bằng giá vốn bình quân của hàng hóa xuất kho. - Pt nhập KIT, Pt xuất KIT: dùng để khai báo loại ptnx dùng khi tự động tạo chứng từ bóc tách và lắp ghép vật tư hàng hóa. - Các file mẫu phiếu in: Nếu bạn sửa lại mẫu phiếu nhập xuất kho, bạn nên đổi tên file và đổi lại các thông số tương ứng ở đây. Điều này sẽ tránh cho khi nâng cấp chương trình, các thay đổi của bạn bị xóa đi. 3.1.6 Giá thành - Tk giá thành định mức: thông thường là 154 - Tk nvl chính: thông thường là 154. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 35/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft - Kmcp nvl chính: Khai báo loại khoản mục chi phí được xem là vật liệu chính. - Tk chi phí sxps: tài khoản tập hợp các chi phí phát sinh khi tính giá thành . Thông thường là 154. - Tk nợ giảm giá thành, tk có giảm giá thành: Dùng để xác định các khoản giảm giá thành. - Tk xuất bán trực tiếp: thông thường là 632 khai báo khi có nghiệp vụ xuất bán trực tiếp thành phẩm mà không nhập kho. - Sử dụng số lượng: đánh đấu nếu bạn muốn theo dõi chi tiết số lượng vật tư cho từng sản phẩm tính giá thành. 3.2 Các chức năng hệ thống khác 3.2.1 Thay đổi mật khẩu Cho phép thay đổi mật khẩu của người sử dụng khi người sử dụng không muốn sử dụng mật khẩu cũ. Gõ vào các thông tin - Tên: Tên người sử dụng - Mật khẩu cũ: Nhập mật khẩu cũ (mật khẩu đang sử dụng) - Mật khẩu mới: Nhập mật khẩu mới - Xác nhận: Gõ lại mật khẩu mới Sau đó kích > để thực hiện việc thay đổi. Chú ý: Thường mật khẩu là các chữ cái hoặc chữ số viết liền nhau, nên bạn không nên đặt mật khẩu có dấu cách hoặc có các ký hiệu lạ. 3.2.2 Thông số máy in Cho phép chọn máy in và thiết lập các thông số liên quan đến cấu hình máy in. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 36/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft Cách thiết lập các thông số máy in giống như đối với các ứng dụng Windows thông thường khác và phụ thuộc vào loại máy in sử dụng. Bạn có thể tham khảo người quản trị mạng để biết thêm thông tin. 3.2.3 Khai báo và phân quyền người sử dụng Nội dung của công tác khai báo và phân quyền người sử dụng gồm có: - Xác định các nhóm người sử dụng phần mềm. - Đối với mỗi nhóm người sử dụng, xác định xem nhóm đó có quyền thực hiện những chức năng nào của hệ thống. - Tạo người sử dụng và xác định nhóm cho mỗi người sử dụng. 3.2.3.1 Xác định nhóm người sử dụng Người sử dụng của hệ thống được phân ra thành các nhóm với những chức năng sử dụng tương đương để dễ dàng cho việc phân quyền. Cách thực hiện: - Vào mục danh mục nhóm người sử dụng trong cập nhật danh mục từ điển Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 37/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft Cách ghi: - Mã nhóm NSD: Mã cho nhóm người sử dụng, mỗi nhóm có duy nhất một mã. Dưới 15 ký tự. - Tên nhóm NSD: Tên nhóm người sử dụng. Sử dụng các thao tác cơ bản trong mục 2.2 để cập nhật dữ liệu. 3.2.3.2 Phân quyền chức năng hệ thống cho các nhóm Đối với một cặp nhóm người sử dụng - nhóm chức năng, người quản trị cần xác định xem nhóm người sử dụng đó có được thực hiện chức năng tương ứng hay không. Cách thực hiện: - Vào danh mục phân quyền sử dụng trong phần cập nhật danh mục từ điển Cách ghi: - Mã nhóm users: Xác định nhóm người sử dụng. - Mã QSD: Nhóm chức năng tương ứng. - ON/OFF: Đánh dấu nếu nhóm người sử dụng có quyền đối với chức năng tương ứng. 3.2.3.3 Quản trị người sử dụng Cách thực hiện: - Vào Hệ thống -> Quản trị người sử dụng Cách ghi: - Mã user: đặt mã cho người sử dụng, thông thường là tên viết tắt cho dễ nhớ. - Tên user: tên đầy đủ - Mã nhóm user: xác định người sử dụng thuộc nhóm nào. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 38/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft 3.2.4 Khóa sổ, bỏ khóa sổ dữ liệu Chức năng này dùng để thực hiện việc khóa sổ dữ liệu cho từng kỳ kế toán, tránh các thay đổi không cần thiết vào dữ liệu của thời kỳ đã làm và nộp báo cáo. Hệ thống sẽ không cho phép thêm mới hoặc thay đổi chứng từ ở kỳ đã khóa sổ. Cách thực hiện: - Vào Hệ thống -> Khóa sổ, bỏ khóa sổ dữ liệu - Các kỳ sổ liệu đã khóa hiện lên trong lưới dữ liệu. Khóa sổ: - Kích nút > - Chọn loại chứng từ cần khóa sổ (Hàng hóa/ Kế toán) - Gõ ngày đầu và ngày cuối của thời kỳ cần khóa sổ và mục tương ứng. - Kích nút >. Mở khóa: - Chọn dòng đã khóa sổ cần hủy - Kích nút > - Kích nút >. 3.2.5 Xuất khẩu dữ liệu 3.2.5.1 Sự cần thiết phải sao lưu số liệu Nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu cho hệ thống. Việc sao lưu dữ liệu định kỳ là việc làm rất cần thiết đề phòng việc mất số liệu kế toán hoặc hỏng cơ sở dữ liệu đang làm việc do nhiều nguyên nhân khác nhau. Thao tác sao lưu sẽ tạo ra một bản sao toàn bộ cơ sở dữ liệu của hệ thống cho phép làm giảm tới mức tối thiểu hậu quả khi có sự cố. Dữ liệu sao lưu cần để ở vị trí an toàn: Đĩa mềm, ổ cứng, băng từ 3.2.5.2 Xuất khẩu dữ liệu Các bước thực hiện: - Vào Hệ thống -> Xuất khẩu dữ liệu Sao lưu các danh mục Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 39/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft - Chọn Tab Danh mục - Đánh dấu các danh mục cần sao lưu Sao lưu chứng từ kế toán - Chọn Tab Chứng từ kế toán - Không sau lưu: Chọn mục này nếu bạn không muốn sao lưu chứng từ kế toán. - Sao lưu toàn bộ chứng từ kế toán: Chọn mục này nếu bạn muốn sao lưu toàn bộ chứng từ kế toán. - Chọn sao lưu chứng từ kế toán theo khoảng thời gian: Chọn mục này vào gõ vào ngày bắt đầu và ngày kết thúc để sao lưu chứng từ kế toán trong khoảng thời gian. Ngày vào sổ của chứng từ sẽ được sử dụng để xác định thời gian. Sao lưu chứng từ TSCĐ - Chọn Tab Chứng từ TSCĐ - Không sau lưu: Chọn mục này nếu bạn không muốn sao lưu chứng từ tài sản cố định. - Sao lưu toàn bộ chứng từ TSCĐ: Chọn mục này nếu bạn muốn sao lưu toàn bộ chứng từ tài sản cố định. Sao lưu chứng từ vật tư hàng hóa - Chọn Tab Chứng từ VTHH - Không sau lưu: Chọn mục này nếu bạn không muốn sao lưu chứng từ vật tư hàng hóa. - Sao lưu toàn bộ chứng từ VTHH: Chọn mục này nếu bạn muốn sao lưu toàn bộ chứng từ vật tư hàng hóa. - Chọn sao lưu chứng từ VTHH theo khoảng thời gian: Chọn mục này vào gõ vào ngày bắt đầu và ngày kết thúc để sao lưu chứng từ vật tư hàng hóa trong khoảng thời gian. Ngày vào sổ của chứng từ sẽ được sử dụng để xác định thời gian. Sau khi chọn xong những phần cần sao lưu, kích nút để xác định file và đường dẫn cần sao lưu ra. Cuối cùng, kích > để tiến hành sao lưu. Chú ý : Bạn nên sao lưu dữ liệu thường xuyên, định kỳ để đề phòng việc mất số liệu kế toán hoặc hỏng dữ liệu đang làm việc. Đảm bảo cho dữ liệu của bạn không bị mất mát khi có sự cố xẩy ra. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 40/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft 3.2.6 Nhập khẩu dữ liệu Các bước thực hiện: - Vào Hệ thống -> Khôi phục dữ liệu - Kích nút để chọn file dữ liệu đã sao lưu trước đây để phục hồi lại. - Trong hộp thoại hiện ra, chọn file dữ liệu làm nguồn số liệu để phục hồi. - Kích >. Phục hồi các danh mục Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 41/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft - Chọn Tab Danh mục - Đánh dấu các danh mục cần phục hồi Phục hồi chứng từ kế toán - Chọn Tab Chứng từ kế toán - Không phục hồi: Chọn mục này nếu bạn không muốn phục hồi chứng từ kế toán. - Phục hồi toàn bộ chứng từ kế toán: Chọn mục này nếu bạn muốn phục hồi toàn bộ chứng từ kế toán. - Chọn phục hồi chứng từ kế toán theo khoảng thời gian: Chọn mục này vào gõ vào ngày bắt đầu và ngày kết thúc để phục hồi chứng từ kế toán trong khoảng thời gian. Ngày vào sổ của chứng từ sẽ được sử dụng để xác định thời gian. Phục hồi chứng từ TSCĐ - Chọn Tab Chứng từ TSCĐ - Không sau lưu: Chọn mục này nếu bạn không muốn phục hồi chứng từ tài sản cố định. - Phục hồi toàn bộ chứng từ TSCĐ: Chọn mục này nếu bạn muốn phục hồi toàn bộ chứng từ tài sản cố định. Phục hồi chứng từ vật tư hàng hóa - Chọn Tab Chứng từ VTHH - Không sau lưu: Chọn mục này nếu bạn không muốn phục hồi chứng từ vật tư hàng hóa. - Phục hồi toàn bộ chứng từ VTHH: Chọn mục này nếu bạn muốn phục hồi toàn bộ chứng từ vật tư hàng hóa. - Chọn phục hồi chứng từ VTHH theo khoảng thời gian: Chọn mục này vào gõ vào ngày bắt đầu và ngày kết thúc để phục hồi chứng từ vật tư hàng hóa trong khoảng thời gian. Ngày vào sổ của chứng từ sẽ được sử dụng để xác định thời gian. Cuối cùng, kích > để tiến hành phục hồi. Chú ý : Trước khi phục hồi số liệu, cần sao lưu dữ liệu ra trước để đề phòng các bất trắc xảy ra. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 42/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft 3.2.7 Lưu toàn bộ dữ liệu Chức năng này cho phép bạn làm một bản lưu của toàn bộ dữ liệu hiện có, phòng khi có rủi ro về phần cứng. Cách thực hiện: - Tạo một thư mục trên máy tính để lưu dữ liệu. - Vào Hệ thống -> Lưu toàn bộ dữ liệu - Gõ vào đường dẫn đến thư mục vừa tạo ở trên. - Kích > Chương trình sẽ tự động lưu toàn bộ dữ liệu vào 1 file trong thư mục vừa tạo có dạng ESOFTBACKUPDDMMYYYY 3.2.8 Quản trị dữ liệu Dùng để đặt lại các trường khóa khi có báo lỗi “Trường khóa chính bị trùng” khi đang cập nhật chứng từ. Cách thực hiện: - Vào Hệ thống -> Quản trị dữ liệu - Đánh dấu lên mục kiểm tra các khóa tự động. - Kích >. 3.2.9 Kết xuất mẫu báo cáo Mục đích: Khi bạn đã khai báo và đặt cấu hình cho một báo cáo nào đó, nếu bạn muốn kết xuất cấu hình và các khai báo đó ra ngoài để chuyển cho một người khác cũng dùng chương trình này, bạn có thể dùng chức năng này để kết xuất các khai báo của 1 hoặc nhiều báo cáo ra 1 file bên ngoài để chuyển đi. Cách dùng: - Vào Hệ thống -> Kết xuất mẫu báo cáo - Đánh dấu vào các báo cáo bạn cần lưu khai báo ra ngoài. - Kích nút > để chọn file cần lưu ra. - Kích nút > để thực hiện Sau khi lưu ra file, bạn có thể gửi file đấy đi đến một máy khác và dùng chức năng Nhận mẫu báo cáo để nhận lại. 3.2.10 Nhận mẫu báo cáo Nếu bạn đang dùng chương trình và nhờ nhà cung cấp hay ai đó hỗ trợ khai báo định dạng và công thức cho một báo cáo nào đó. Họ sẽ gửi cho bạn một file dạng abc.zip chứa báo cáo bạn cần. Khi đó bạn dùng chức năng này để đưa báo cáo đã khai vào chương trình. Cách thực hiện: - Vào Hệ thống -> Nhận mẫu báo cáo - Kích nút > để chọn file abc.zip mà bạn vừa nhận được. - Các báo cáo người ta gửi cho bạn sẽ hiện ra. - Đánh dấu vào các báo cáo mà bạn cần đưa vào chương trình. - Kích nút > để thực hiện. Khi xong, vào phần xem báo cáo, bạn sẽ thấy các báo cáo để xem và in. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 43/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft 3.2.11 Đăng ký bản quyền Khi dùng chương trình, bạn phải đăng ký bản quyền, nếu không chương trình sẽ báo lỗi chưa đăng ký khi xem báo cáo. Cách thực hiện: - Vào Trợ giúp -> Đăng ký bản quyền - Copy dòng Restration No. và gửi lại cho nhà cung cấp. - Sau khi nhận được từ nhà cung cấp số Serial, bạn quay lại màn hình này và nhập vào mục Serial Key. Chú ý: Bạn cần lưu lại số serial key được cấp, để khi phải cài lại máy hay cài lại phần mềm, bạn có thể dùng số serial key được cấp để đăng ký lại. 3.2.12 Kết chuyển số dư Thông thường, khi bắt đầu một năm mới, đơn vị sẽ dùng chức năng tạo dữ liệu để tạo năm mới làm việc. Sau khi khóa sổ số liệu năm trước, bạn cần thực hịên chức năng chuyển số dư và các số liệu cuối năm trước cần thiết sang năm mới. Cách truy cập: - Vào Hệ thống -> Kết chuyển số dư từ năm trước Cách thực hiện: - Chọn dữ liệu năm trước. - Chọn 1 trong các phần và làm lần lượt khi cần: o Tk: số dư tài khoản o Vthh: Tồn kho hàng hóa, vật tư, sản phẩm. o Tscd: Số liệu tài sản cố định. o Cpsxdd: Chi phí sản xuất dở dang cuối năm trước để làm chi phí dở dang đầu năm nay. o Btpb, Btkc: Công thức bút toán phân bổ và kết chuyển của tháng 12 năm trước thành công thức của tháng 1 năm này. - Có thể kết chuyển từ phần ở các thời điểm khác nhau. - Sau khi chọn xong kích > để thực hiện. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 44/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft 4 Cập nhật danh mục từ điển Các Danh mục trong Esoft Financials tồn tại để chương trình có thể quản lý được toàn diện hoạt động của doanh nghiệp . Nội dung của các danh mục này được tạo ra ban đầu khi chương trình bắt đầu hoạt động . Trong quá trình nhập liệu các danh mục này thường xuyên được mở rộng .Người sử dụng có thể cập nhật thêm các mục trong phần lớn các danh mục ngay trong khi đang cập nhật dữ liệu . Esoft luôn kiểm tra sao cho không có hai mục nào trùng nhau trong cùng một danh mục. Cách truy cập: - Vào Hệ thống -> Cập nhật danh mục từ điển - Chọn từng loại danh mục trong hộp thoại loại danh mục. - Chọn lên danh mục cần cập nhật rồi kích nút >. Cách cập nhật: - Dùng các thao tác trong mục 2.2 để cập nhật 4.1 Kế toán 4.1.1 Danh mục Tài khoản Mục đích: Dùng để khai báo các tài khoản kế toán sử dụng tại đơn vị Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã tk: Mở theo quy định của nhà nước - Tên tài khoản:Tên tài khoản - Tổng hợp: Có phải là TK tổng hợp (chương trình không cho phép cập nhật dữ liệu vào thẳng tài khoản này mà sẽ cập nhật thông qua các tiểu khoản của nó). - Nhóm TK : Phân loại tài khoản. - Đtpn,Kmcp,Đtth, Đtgt, Nvốn, Lý do tg, Hiện trạng, : Xác định các chi tiết liên quan đến tài khoản. Khi cập nhật chứng từ, chương trình sẽ bắt buộc phải nhập các chi tiết liên quan này khi phát sinh bút toán có tài khoản tương ứng. - Thuế: Đánh dấu nếu các bút toán liên quan đến tài khoản này cần kê khai chi tiết thuế GTGT. - NB: Nếu tài khoản thuộc loại tài khoản ngoài bảng. - Kiểu sd: Chọn kiểu số dư của tài khoản (Nợ/Có). Chú ý nếu tài khoản công nợ là lưỡng tính (dư cả 2 bên) thì phải chọn là NOCO - Tỷ giá: Nếu loại tỷ giá đơn vị áp dụng là tỷ giá HT, khi đó bạn phải xác định xem tài khoản nào dùng tỷ giá HT để tính toán, còn tài khoản nào dùng tỷ giá TT để tính toán. 4.1.2 Danh mục chứng từ kế toán Mục đích: Dùng để phân loại các chứng từ kế toán Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Loại ctừ: Mã loại chứng từ. - Mã TK: Mã TK ngầm định. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 45/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft - Nợ có: Xác định xem tài khoản ngầm định là bên nợ hay bên có. - Tên chứng từ: Tên của loại chứng từ. - Loại ctừ: Nhóm loại chứng từ. - Tk trùng: Xác định các tài khoản khử trùng. Có thể chỉ khai báo tài khoản tổng hợp ngăn cách nhau bằng các dấu (,). Bắt buộc phải có 2 dấu (,) đầu và cuối. - Số ctừ cuối: Số chứng từ cuối cùng hiện có trong dữ liệu. Khi cập nhật hệ thống sẽ tự lấy số tiếp theo để đánh số chứng từ. - Ngoại tệ: Đánh dấu nếu loại chứng từ này liên quan đến ngoại tệ. - Tên ngân hàng, số tài khoản, địa chỉ ngân hàng: Đối với mã chứng từ tương ứng với chứng từ ngân hàng in ủy nhiệm chi, cần gõ và các thông số này để khi in ủy nhiệm chi cho đúng. Cách cập nhật Xem Phần 1.2 để biết được các chức năng của chúng. 4.1.3 Danh mục ngoại tệ Mục đích Sử dụng để cập nhận chứng từ theo nhiều loại tiền tệ khác nhau, ngay cả khi không có phát sinh bằng ngoại tệ, vẫn phải có một loại tiền tệ là VND. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã ngoại tệ: Mã ngoại tệ. - Tên ngoại tệ: Tên ngoại tệ tương ứng với Mã ngoại tệ đó. 4.1.4 Danh mục tỷ giá ngoại tệ Mục đích: Dùng để cập nhật tỷ giá các loại ngoại tệ so với đơn vị tiền tệ hạch toán. Bắt buộc phải có ít nhất 1 dòng tỷ giá HT ngay cả khi đơn vị dùng tỷ giá TT để tính toán. Tỷ giá TT được cập nhật cho từng thời điểm, khi đó chương trình sẽ tự lấy tỷ giá TT lên chứng từ. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã ntệ: Mã ngoại tệ - Tỷ giá: Tỷ giá của ngoại tệ so với VNĐ. - Loại tg: Loại tỷ giá (Chọn loại tỷ giá hạch toán hay thực tế ) - Ngày HL: Ngày hiệu lực để bắt đầu tính cho tỷ giá đó. 4.1.5 Danh mục Nhóm đối tượng pháp nhân Mục đích: Phân loại các đối tượng pháp nhân, để khi theo dõi sổ sách và báo cáo có thể nhóm theo các cấp khác nhau. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã NĐtpn: Mã nhóm đối tượng pháp nhân. - Tên nhóm đtpn: Tên nhóm đtpn tương ứng. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 46/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft 4.1.6 Danh mục Nhóm đối tượng pháp nhân 1 Mục đích: Phân loại các đối tượng pháp nhân, để khi theo dõi sổ sách và báo cáo có thể nhóm theo các cấp khác nhau. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã NĐtpn 1: Mã nhóm đối tượng pháp nhân. - Tên nhóm đtpn 1: Tên nhóm đtpn tương ứng. 4.1.7 Danh mục Nhóm đối tượng pháp nhân 2 Mục đích: Phân loại các đối tượng pháp nhân, để khi theo dõi sổ sách và báo cáo có thể nhóm theo các cấp khác nhau. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã NĐtpn 2: Mã nhóm đối tượng pháp nhân. - Tên nhóm đtpn 2: Tên nhóm đtpn tương ứng. 4.1.8 Danh mục CBCNV Mục đích: Dùng để cập nhật các cán bộ công nhân viên trong đơn vị. Các đối tượng này sử dụng để theo dõi chi tiết liên quan đến đtpn trên các tài khoản. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã Đtpn: Mã đối tượng pháp nhân (Mỗi một đối tượng pháp nhân thì chỉ có duy nhất một mã tương ứng). - Tên đối tượng: Tên tương ứng với Mã đối tượng pháp nhân được chọn. - Loại Đtpn: bắt buộc là CBCNV - Nhóm Đtpn, Nhóm đtpn 1, Nhóm đtpn 2: Chọn nhóm đối tượng pháp nhân tương ứng. Cách cập nhật Xem Phần 1.2 để biết được các chức năng của chúng. 4.1.9 Danh mục đối tượng pháp nhân Mục đích: Cập nhật thông tin về khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ khác. Sử dụng để theo dõi chi tiết các tài khoản công nợ. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã Đtpn: Mã đối tượng pháp nhân, mỗi đối tượng pháp nhân có một mã duy nhất. - Tên Đtpn: Tên đối tượng pháp nhân. - Loại Đtpn: Chọn một trong những loại đtpn: khách hàng, nhà cung cấp. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 47/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft - Nhóm ĐTPN, Nhóm ĐTPN1, Nhóm ĐTPN2: Phân lợi đối tượng pháp nhân, dùng để theo dõi sổ sách và báo cáo theo nhiều cấp. Tuỳ vào yêu cầu có thể sử dụng 0 hoặc nhiều cấp khác nhau. - Địa chỉ: Địa chỉ của đối tượng pháp nhân. - Số điện thoại: Số điện thoại liên lạc của đối tượng pháp nhân (nếu có). - Mã số thuế: Mã số thuế của đối tượng pháp nhân (nếu có) 4.1.10 Danh mục khoản mục chi phí Mục đích: Sử dụng để theo dõi chi tiết các tài khoản chi phí theo các yếu tố. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã kmcp: Mã khoản mục chi phí. - Tên khoản mục chi phí: Tên khoản mục chi phí tương ứng với Mã khoản mục chi phí duy nhất đó. - Mã nhóm kmcp: Phân loại các khoản mục chi phi. 4.1.11 Danh mục Nhóm khoản mục chi phí Mục đích: Phân loại các khoản mục chi phí, dùng để theo dõi sổ sách và báo cáo theo các cấp khác nhau. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã nhóm kmcp: Mã nhóm khoản mục chi phí . - Tên nhóm kmcp: Tên nhóm kmcp tương ứng với Mã nhóm kmcp duy nhất đó. 4.1.12 Danh mục Nhóm đối tượng tập hợp Mục đích: Phân loại các đối tượng tập hợp, để khi theo dõi sổ sách và báo cáo, có thể nhóm theo các cấp khác nhau. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã nđtth: Mã nhóm đối tượng tập hợp. - Tên nhóm đtth: Tên nhóm đtth tương ứng với Mã nhóm đối tượng tập hợp duy nhất đó. 4.1.13 Danh mục đối tượng tập hợp Mục đích: Sử dụng để theo dõi chi tiết các tài khoản theo các đối tượng theo yêu cầu quản lý. Đối tượng tập hợp được sử dụng nhiều nhất trong các tài khoản chi phí, khi đó đây sẽ là các phòng ban, bộ phận, phân xưởng sản xuất và sử dụng chi phí. Một trường hợp khác cần đến đối tượng tập hợp là khi muốn theo dõi các hoạt động kinh doanh khác nhau, khi đó mỗi đối tượng tập hợp là 1 hoạt động kinh doanh, và các tài khoản 511, 632 sẽ phải mở chi tiết theo đối tượng tập hợp. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 48/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft - Mã đtth: Mã đối tượng tập hợp. - Tên Đtth:Tên đối tượng tập hợp tương ứng với Mã đối tượng tập hợp duy nhất đó. - Nhóm đtth: Nhóm đối tượng tập hợp (bao gồm nhiều đối tượng tập hợp). 4.1.14 Danh mục nhóm Đối tượng giá thành Mục đích: Phân loại các đối tượng giá thành, để trên các sổ sách và báo cáo có thể nhóm theo các cấp khác nhau. Ngoài ra, còn sử dụng để nhóm các đối tượng giá thành là các công đoạn khác nhau của cùng một sản phẩm. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã nhóm đtgt: Mã nhóm đối tượng giá thành. - Tên nhóm đtgt: Tên nhóm đtgt tương ứng với Mã nhóm đối tượng giá thành duy nhất đó. 4.1.15 Danh mục Đối tượng tính giá thành Mục đích: Đối tượng giá thành được sử dụng để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Khi có nghiệp vụ tính giá thành, các tài khoản chi phí phải theo dõi chi tiết theo đối tượng tính giá thành. Xem thêm phần hướng dẫn sử dụng giá thành để biết chi tiết cách khai báo và sử dụng đối tượng giá thành. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã đtgt: Mã đối tượng giá thành - Tên đối tượng giá thành: Tên đối tượng giá thành tương ứng với Mã đối tượng giá thành duy nhất đó. - Nhóm đtgt: Phân loại đối tượng giá thành. - Số TT: Thứ tự của các đối tượng giá thành trong cùng một quá trình sản xuất có nhiều công đoạn. Chỉ áp dụng khi khai báo nhiều đối tượng giá thành tương ứng với từng công đoạn sản xuất trong 1 quy trình sản xuất ra 1 sản phẩm nào đó. Ví dụ sản phẩm A qua 3 công đoạn là CD1, CD2, CD3 tương ứng với 3 đối tượng giá thành tại 3 công đoạn đó là DT1,DT2,DT3. Khi đấy các đối tượng giá thành này sẽ có thứ tự là 1,2,3. 4.1.16 Danh mục định mức công nợ Mục đích: Khai báo định mức công nợ cho phép của từng khách hàng. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Tk: Chọn tài khoản công nợ (Tk 13, Tk 33). - Đtpn: Chọn đối tượng pháp nhân tương ứng với tài khoản công nợ đó. - Định mức: Gõ vào số tiền xác định định mức dư nợ tương ứng với đối tượng pháp nhân được chọn. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 49/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft 4.2 Vật tư hàng hoá 4.2.1 Danh mục đơn vị tính Mục đích: Cập nhật đơn vị tính cho từng loại vật tư hàng hóa sử dụng trong đơn vị. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã Đvt: Mã đơn vị tính. - Tên đơn vị tính: Tên đơn vị tính. 4.2.2 Danh mục hệ số quy đối đơn vị tính Mục đích: Dùng để quy đổi đơn vị tính của các loại vật tư hàng hóa trong một doanh nghiệp về một đơn vị chuẩn tương ứng với nó. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã vthh: Loại vật tư hàng hóa áp dụng hệ số quy đổi này, có thể không cần nếu hệ số quy đổi không phụ thuộc loại vật tư hàng hóa (ví dụ hệ số quy đổi giữa Tấn và Kg luôn là 1000). - Đơn vị tính chuẩn: Loại đơn vị tính chuẩn cho vật tư hàng hoá. - Đơn vị tính phụ: Loại đơn vị tính phụ cho vật tư hàng hoá. - Hệ số quy đổi: Hệ số quy đổi giữa đơn vị tính chuẩn và đơn vị tính phụ. 4.2.3 Danh mục kho hàng Mục đích: Khai báo các kho hàng hóa, vật liệu công cụ tại đơn vị. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã kho : Mã kho hàng. - Tên kho: Tên kho hàng - Mã đtpn: Đơn vị quản lý kho. - Trong trường hợp hệ thống chọn khai báo tài khoản ghi nợ giá vốn hàng hóa theo kho, nhập vào mã tk kho. 4.2.4 Danh mục loại thuế Mục đích: - Khai báo các loại thuế và các mức thuế tương ứng. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Loại thuế : Mã loại thuế - Tên loại thuế: Tên loại thuế. - Thuế suất: Thuế suất của loại thuế tương ứng. 4.2.5 Danh mục nhóm phương thức nhập xuất Mục đích: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 50/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft Phân loại các hình thức nhập xuất vật tư hàng hóa. Nhằm mục đích quản lý việc mua hàng, bán hàng và kho hàng. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Nhóm ptnx :Nhóm phương thức nhập xuất. - Tên nhóm ptnx: Tên nhóm phương thức nhập xuất. 4.2.6 Danh mục phương thức nhập xuất vật tư Mục đích: Dùng để khai báo các hình thức nhập xuất vật tư, hàng hóa, sản phẩm. Sử dụng trong khi làm các chứng từ nhập xuất để phân loại chứng từ, qua đó theo dõi việc mua hàng bán hàng theo từng hình thức. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã ptnx: Mã phương thức nhập xuất - Tên ptnx :Tên phương thức nhập xuất - N/x:Chọn loại nhập hay xuất - Loại ptnx:Tên loại phương thức nhập xuất ví dụ một trong các phương thức (NMUA,NCK,NSP,NKH,XBAN,XCK,XSD,XKH). Việc chọn ở đây sẽ xác định phương thức này thể hiện ở màn hình cập nhật chứng từ tương ứng nào. - Mã nhóm ptnx: xác định nhóm ptnx cho phương thức này. - Định khoản ngầm định: các cột định khoản ngầm định nhằm khai báo trước các tài khoản liên quan đến chứng từ đó. Khi cập nhật chứng từ, chương trình sẽ tự lấy lên các tài khoản ngầm định này. 4.2.7 Danh mục nhóm vật tư hàng hoá Mục đích: Nhằm phân loại các vật tư hàng hóa để có thể dễ dàng theo dõi vật tư hàng hóa theo nhiều cấp nhóm khác nhau. Các thông tin: - Mã NVthh : Mã nhóm vật tư hàng hóa - Tên nhóm vật tư hàng hoá: Tên nhóm vật tư hàng hoá 4.2.8 Danh mục nhóm vật tư hàng hoá 1 Mục đích: Nhằm phân loại các vật tư hàng hóa để có thể dễ dàng theo dõi vật tư hàng hóa theo nhiều cấp nhóm khác nhau. Các thông tin: - Mã NVthh 1 : Mã nhóm vật tư hàng hóa - Tên nhóm vật tư hàng hoá 1: Tên nhóm vật tư hàng hoá 4.2.9 Danh mục nhóm vật tư hàng hoá 2 Mục đích: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 51/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft Nhằm phân loại các vật tư hàng hóa để có thể dễ dàng theo dõi vật tư hàng hóa theo nhiều cấp nhóm khác nhau. Các thông tin: - Mã NVthh 2: Mã nhóm vật tư hàng hóa - Tên nhóm vật tư hàng hoá 2: Tên nhóm vật tư hàng hoá 4.2.10 Danh mục hàng hoá , sản phẩm Mục đích: - Khai báo các loại hàng hóa, sản phẩm sử dụng trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã vthh: Mã hàng hoá. - Tên Vthh: Tên hàng hoá. - ĐVT: Loại đơn vị tính chuẩn hàng hóa. - Đvt 1: Đơn vị tính phụ cần theo dõi của loại hàng hóa này. - Loại vthh: Loại hàng hóa (hàng hoá hay sản phẩm) - Nhóm vthh, Nhóm vthh 1, Nhóm vthh 2: Các phân loại vật tư hàng hóa. Tùy yêu cầu phân nhóm trên sổ sách và báo cáo, có thể dùng 0 hoặc nhiều nhóm vật tư hàng hóa. - Tk kho: tài khoản kho theo dõi loại hàng hóa này. - Tk doanh thu: tài khoản hạch toán doanh thu khi bán hàng hóa này. - Pp gvốn: Cách tính giá vốn chứng từ xuất loại hàng hóa này, chỉ phải cập nhật khi đơn vị chọn tính giá vốn tùy theo từng vật tư hàng hóa. 4.2.11 Danh mục Vật tư Mục đích: Khai báo các loại vật tư, công cụ dụng cụ sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã vthh: Mã vật tư. - Tên Vthh: Tên vật tư. - ĐVT: Loại đơn vị tính chuẩn của vật tư. - Đvt 1: Đơn vị tính phụ cần theo dõi của loại vật tư này. - Loại vthh: Thuộc loại vật tư hay hàng hóa (luôn là NVL) - Nhóm vthh, Nhóm vthh 1, Nhóm vthh 2: Các phân loại vật tư. Tùy yêu cầu phân nhóm trên sổ sách và báo cáo, có thể dùng 0 hoặc nhiều nhóm vật tư hàng hóa. - Tk kho: tài khoản kho theo dõi loại vật tư này. - Tk doanh thu: tài khoản hạch toán doanh thu khi bán vật tư này. - Pp gvốn: Cách tính giá vốn chứng từ xuất loại vật tư này, chỉ phải cập nhật khi đơn vị chọn tính giá vốn tùy theo từng vật tư hàng hóa. 4.2.12 Danh mục vật tư bộ Mục đích: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 52/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft Khai báo các vật tư hàng hóa là các bộ bao gồm nhiều thành phần chi tiết. Sử dụng trong chức năng lắp ghép, bóc tách vật tư hàng hóa. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã bộ: Mã bộ vật tư hàng hóa là bộ. - Tên bộ: Tên vật tư hàng hóa tương ứng. - Mã Vthh: Mã vật tư hàng hóa là chi tiết của bộ. - Tên vật tư: Tên vật tư hàng hóa tương ứng. - Số lượng: Số lượng vật tư hàng hoá chi tiết trong 1 đơn vị bộ. 4.2.13 Danh mục phương thức thanh toán Mục đích: Xác định các phương thức thanh toán trong các nghiệp vụ mua bán vật tư, hàng hóa. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã pt ttoán: Mã phương thức thanh toán. - Tên pt ttoán: Tên phương thức thanh toán . - Thời hạn: Thời hạn thanh toán kể từ ngày giao dịch mua bán xảy ra. 4.2.14 Danh mục phương tiện vận chuyển Mục đích: Khai báo các phương tiện vận chuyển (xe, tàu, ) nếu đơn vị có nhu cầu quản lý phương tiện. Khi đó đơn vị phải khai báo sử dụng phương tiện trong thông số hệ thống. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã ptiện: Mã phương tiện vận chuyển - Tên ptiện: Tên phương tiện vận chuyển. 4.2.15 Danh mục giá Mục đích: Nhằm quản lý và cập nhật giá cả của vật tư hàng hoá theo từng thời điểm. Chương trình sẽ tự lấy giá lên các chứng từ. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã Đvt: Mã đtpn: mã khách hàng áp dụng giá bán mua này. Có thể để trống nếu không xác định giá cho từng khách hàng. - Mã vthh: Vật tư hàng hóa áp dụng giá này. - Đơn giá: mức giá áp dụng - Ngày hl: ngày bắt đầu áp dụng mức giá. - Loại giá: HT: giá ht của vật tư hàng hóa theo phương pháp giá HT. BAN: giá bán của vật tư hàng hóa, chương trình sẽ lấy lên trên chứng từ xuất. MUA: giá mua của vật tư hàng hóa, chương trình sẽ lấy lên trên chứng từ nhập. 4.2.16 Định mức tồn kho vật tư Mục đích: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 53/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft Khai báo định mức tồn kho cho phép của từng loại vật tư hàng hóa, nhằm quản trị hiệu quả hơn về tồn kho. Hiện đang được sử dụng để lên báo cáo Tồn kho vật tư theo định mức. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã kho: Mã kho chứa vật tư hàng hóa. - Tên kho: Tên kho chứa vật tư hàng hóa. - Mã Vthh: Mã vật tư hàng hoá khai báo định mức. - Tên Vthh: Tên vật tư hàng hoá khai báo định mức. - Số lượng: Số lượng tồn kho định mức cho phép. 4.2.17 Nhu cầu vật tư theo kế hoạch Mục đích: Khai báo nhu cầu vật tư cho từng phân xưởng, cho từng đối tượng sử dụng vật tư (là các sản phẩm, các công trình, ) trong tháng. Nhằm mục đích theo dõi và đối chiếu vật tư sử dụng theo nhu cầu. Hiện đang được sử dụng trên báo cáo sử dụng vật tư theo kế hoạch. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Kỳ số liệu: chọn thời gian áp dụng mức nhu cầu vật tư khai báo ở đây. - Mã đtth: Mã phân xưởng sử dụng vật tư. - Tên đtth: Tên phân xưởng sử dụng vật tư. - Mã đtgt: Mã đối tượng sử dụng vật tư. - Tên đối tượng giá thành: Tên đối tượng sử dụng vật tư. - Mã vthh: Mã vật tư hàng hoá. - Tên vật tư hàng hoá: Tên vật tư hàng hoá. - Số lượng: Số lượng tương ứng của nguyên liệu vật tư hàng hoá dùng để sản xuất ra đối tượng sử dụng vật tư tương ứng. 4.3 Tài sản cố định 4.3.1 Danh mục Nhóm tài sản cố định Mục đích: Phân loại các tài sản cố định để dễ theo dõi trên sổ sách và báo cáo. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã nhóm TSCĐ : Mã nhóm tài sản cố định - Tên nhóm TSCĐ : Tên nhóm tài sản cố định 4.3.2 Danh mục loại tài sản cố định Mục đích: Khai báo các loại tài sản cố định, theo quy định về phân loại của nhà nước. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã tscđ: Mã loại tài sản cố định - Tên TSCĐ : Tên loại tài sản cố định Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 54/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft - Mã nhóm TSCĐ : Phân nhóm cho loại tài sản cố định. 4.3.3 Danh mục lý do tăng giảm Mục đích: Nhằm mục đích quản lý tình hình biến động của tài sản. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã lý do tg: Mã cho lý do tăng giảm. - Tên lý do tg : Tên lý do tăng giảm. - Tăng /giảm : Tăng, hoặc giảm. 4.3.4 Danh mục nguồn vốn Mục đích: Khai báo các loại nguồn vốn sử dụng tại đơn vị Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã nvốn: Mã cho nguồn vốn. - Tên nguồn vốn: Tên của nguồn vốn. 4.3.5 Danh mục hiện trạng tài sản Mục đích: Khai báo các hiện trạng sử dụng tài sản, nhằm theo dõi xem các tài sản hiện tại đang ở tình trạng nào. Các hiện trạng thường có là đang sử dụng; chưa sử dụng, ngừng khấu hao, chờ thanh lý, Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã hiện trạng: Mã hiện trạng tài sản cố định. - Tên hiện trạng: Tên hiện trạng. 4.3.6 Danh mục nước Mục đích: Khai báo các nước sử dụng trong việc quản lý nơi sản xuất của tài sản cố định. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã nước : Mã nước sản xuất - Tên nước : Tên nước sản xuất 4.4 Giá thành 4.4.1 Danh mục quan hệ đtgt và sản phẩm Mục đích: Khai báo quan hệ giữa các đối tượng tính giá thành trong quá trình sản xuất và các sản phẩm sản xuất được. Xem thêm phần nghiệp vụ giá thành để biết chi tiết cách sử dụng. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 55/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft - Mã đtgt : Mã đối tượng giá thành . - Tên đối tượng giá thành: Tên đối tượng giá thành tương ứng. - Mã sp: Mã sản phẩm thuộc vào đối tượng giá thành trên. - Tên sp: Tên sản phẩm tương ứng. 4.4.2 Quan hệ tk và đtgt Mục đích: Sử dụng khi phân bổ một khoản chi phí sang nhiều đối tượng giá thành. Khi đó nếu đơn vị khai báo nhiều tiểu khoản tương ứng với các đối tượng giá thành này, chương trình sẽ biết được tương ứng với đối tượng giá thành nào là tài khoản phân bổ nào để làm bút toán kết quả phân bổ. Xem thêm phần bút toán phân bổ để biết chi tiết. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã tk: Mã tài khoản. - Mã đtgt: Mã đối tượng giá thành tương ứng với tài khoản đó. 4.4.3 Danh mục hệ số quy đổi sản phẩm Mục đích: Khai báo hệ số quy chuẩn của các sản phẩm về một đơn vị sản phẩm chuẩn. Sử dụng trong khi phân bổ chi phí và tính giá thành theo phương pháp hệ số. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã sản phẩm : Mã sản phẩm - Tên sp: Tên sản phẩm tương ứng - Hệ số : Hệ số quy đổi giữa sản phẩm tương ứng và sản phẩm chuẩn. 4.4.4 Danh mục tỷ lệ hoàn thành sp Mục đích: Sử dụng để xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ theo phương pháp tỷ lệ hoàn thành và giá thành định mức. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã sp : Mã sản phẩm. - Tên sp: Tên sản phẩm tương ứng với Mã sản phẩm đã chọn. - Tỷ lệ ht: Tỷ lệ hoàn thành của sản phẩm dở dang so với sản phẩm hoàn chỉnh. 4.4.5 Danh mục tỷ lệ phần trăm sản phẩm Mục đích: Khai báo tỷ lệ phần trăm của sản phẩm so với một sản phẩm quy chuẩn. Dùng trong khi phân bổ theo tiêu thức tỷ lệ phần trăm sản phẩm. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã sản phẩm : Mã sản phẩm - Tên sp: Tên sản phẩm tương ứng - Tỷ lệ: tỷ lệ phần trăm của sản phẩm này so với sản phẩm tiêu chuẩn. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 56/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft 4.4.6 Danh mục chi phí theo kế hoạch Mục đích: Khai báo kế hoạch chi phí cho từng loại sản phẩm trong quá trình sản xuất. Sử dụng khi tính giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ theo kế hoạch. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã Tk: mã tài khoản chi phí - Kmcp: Yếu tố chi phí - Sản phẩm : Sản phẩm áp dụng kế hoạch chi phí - Chi phí: Số tiền chi phí theo kế hoạch cho sản phẩm đó. 4.4.7 Danh mục định mức ngày giờ công Mục đích: Khai báo định mức ngày giờ công tiêu hao để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Sử dụng khi phân bổ theo tiêu thức định mức ngày giờ công. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã sản phẩm : Mã sản phẩm - Tên sp: Tên sản phẩm tương ứng - Định mức: ngày giờ công để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm đó. 4.4.8 Danh mục định mức tiền lương Mục đích: Khai báo số tiền chi phí cho nhân công để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã sản phẩm : Mã sản phẩm - Tên sp: Tên sản phẩm tương ứng - Định mức: số tiền chi phí nhân công để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm theo định mức. 4.4.9 Danh mục định mức nguyên vật liệu chính Mục đích: Khai báo định mức sử dụng nguyên vật liệu chínhbằng giá trị tiền cho 1 đơn vị sản phẩm Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Kmcp: Mã khoản mục chi phí nguyên vật liệu trong định mức. - Tên kmcp: Tên kmcp tương ứng. - Mã sản phẩm : Mã sản phẩm - Tên sp: Tên sản phẩm tương ứng - Định mức: Số tiền định mức để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm đó. 4.4.10 Danh mục loại định mức Mục đích Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 57/150
Công ty cổ phần giải pháp phần mềm thương mại – ESoft Khai báo các loại định mức sử dụng để xác định loại định mức 1 sản phẩm sản xuất tuân theo khi tính giá thành định mức. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã loại đm : Mã loại định mức. - Tên loại định mức : Tên loại định mức tương ứng. 4.4.11 Định mức sử dụng vật tư Mục đích: Cập nhật định mức sử dụng vật tư cho từng loại sản phẩm trong từng thời kỳ. Dùng trong phương pháp tính giá thành theo định mức. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Kỳ số liệu: Thời kỳ áp dụng định mức này. - Loại đm : Loại định mức. - Sản phẩm: Mã sản phẩm. - Tên sp: Tên sản phẩm tương ứng với Mã sản phẩm đã chọn. - Mã vthh : Mã vật tư sử dụng. - Tên vthh: Tên vật tư tương ứng với mã vật tư đã chọn. - Số lượng: Số lượng vật tư hàng hóa sử dụng cho 1 đơn vị sản phẩm theo định mức. 4.4.12 Số lượng sản phẩm theo kế hoạch Mục đích: Nhằm khai báo số lượng sản phẩm sản xuất theo từng thời kỳ theo kế hoạch đặt ra. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Kỳ số liệu: Khoảng thời gian thực hiện kế hoạch này. - Mã sp: Mã sản phẩm. - Tên sp: Tên sản phẩm tương ứng với Mã sản phẩm đã chọn. - Số lượng : Số lượng sản phẩm cần được sản xuất trong kỳ theo kế hoạch. 4.5 Hợp đồng 4.5.1 Danh mục tình trạng hợp đồng Mục đích: Dùng để theo dõi tình trạng của hợp đồng giữa người mua và người bán. Yêu cầu khi Lưu thông tin dữ liệu - Mã hiện trạng: Mã hiện trạng. - Tên hiện trạng: Tên hiện trạng. 4.6 Hệ thống 4.6.1 Danh mục nhóm đơn vị thành viên Mục đích: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng ESoft Financials Trang 58/150