Bài giảng Quản trị Logistics kinh doanh - Chương 2: Các chức năng của quản trị

Nội dung text: Bài giảng Quản trị Logistics kinh doanh - Chương 2: Các chức năng của quản trị

1. CHƯƠNG 2 CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ
2. Phần 1. Hoạch định 1. Hoạch định a. Khái niệm: Là một quá trình liên quan đến tư duy và ý chí của con người, bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và định rõ chiến lược, chính sách, thủ tục, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu.
3. b. Phân biệt Dự báo Kế hoạch - Nhận định, đánh giá - Sự cam kết sự việc, hiện tượng - Tiến hành một số hoạt trong tương lai. động chuyên biệt để đạt mục tiêu - Dự báo không có hệ thống mục tiêu hay - Mang tính liên tục giải pháp thực hiện
4. b. Phân biệt Chính sách Thủ tục - Là những đường lối căn - Lề lối, cách thức làm bản để hướng dẫn một việc. đơn vị thực hiện mục - Tuân theo tiêu chuẩn tiêu chung. nhất định do cấp thẩm - Chính sách chung-riêng quyền quy định
5. b. Chủ trương-Chương trình Chủ trương Chương trình - Phương hướng chỉ đạo - Loại tác nghiệp sắp hành động xếp theo thời gian - Ranh giới cho hành - Thực hiện nhiệm vụ động nào đó - Hoàn thiện chủ trương
6. c. Các giai đoạn của việc hoạch định: * 3 1 Kế hoạch Kế hoạch Ngân sách chiến lược 2 Chương trình Hành động
7. www.themegallery.com 2. Phân loại 2.1 Hoạch định chiến lược Là một quá trình nhận xét, phân tích, đánh giá và lựa chọn các phương án khả thi nhất nhằm đạt được mục tiêu lâu dài một cách hiệu quả nhất mà doanh nghiệp đã đề ra. Company Logo
8. www.themegallery.com 2. Phân loại 2.2 Hoạch định tác nghiệp Là triển khai các chiến lược trong những tình huống cụ thể- trong khoảng thời gian ngắn (quí, năm) và sử dụng nguồn lực hiệu quả để hoàn thành nhiệm vụ đề ra. Company Logo
9. www.themegallery.com 3. Tiến trình hoạch định chiến lược 1) Nhận thức cơ hội-đe dọa-điểm mạnh-điểm yếu 2) Thiết lập các mục tiêu 3) Phát triển các tiền đề để hoạch định 4) Xác định các phương án 5) So sánh và đánh giá các phương án 6) Lựa chọn phương án 7) Hoạch định các kế hoạch phụ trợ 8) Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ 9) Thực hiện chiến lược Company Logo
10. 4. Các yếu tố tác động đến việc thay đổi chiến lược Sự thay đổi cấp quản trị hay chủ sở hữu Thay đổi Thay đổi của chiến lược Hoạch định môi trường phù hợp chiến lược vĩ mô TỔNG KẾT Hoạch định Thay đổi của MT - kết quả tác nghiệp vi mô – hiệu quả Thực hiện Các kế hoạch chiến lược phụ trợ
11. 5.Những nguyên tắc khi hoạch định - Cơ sở cho thiết lập chiến lược - Mọi thành viên thống nhất - Rõ ràng, chặt chẽ khi triển khai - Gắn với các hệ thống kiểm tra - Quản trị viên tham gia trực tiếp - Xác định quyền hạn-trách nhiệm
12. Phần 2.TỔ CHỨC 1. Khái niệm tổ chức Tổ chức là một trong những chức năng quan trọng của quản trị. Nó liên quan đến việc thành lập các bộ phận trong tổ chức bao gồm các khâu (bộ phận chức năng) và các cấp (cao, trung, cơ sở) nhằm xác lập quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận để đảm bảo hoạt động trong một tổ chức.
13. 2 Nguyên tắc của tổ chức quản trị Nguyên tắc: Thống nhất chỉ huy Hiệu quả Cân đối Linh hoạt
14. 3 Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức 1. Mục tiêu và Chiến lược của DN 2. Nguồn lực của DN 3. Qui trình, bí quyết công nghệ của DN 4. Môi trường vĩ mô & vi mô của DN 5. Mức độ qui mô của DN 6. Vị trí địa lý của DN 7. Quan điểm và thái độ của ban lãnh đạo 8. Thái độ của đội ngũ công nhân, viên chức
15. 4. Các vấn đề trong công tác tổ chức 4.1 Tầm hạn quản trị Là tầm hạn kiểm soát có hiệu quả của nhà quản trị đối với nhân viên hoặc công việc. Mức độ của tầm hạn quản trị được thể hiện qua số tầng nấc trung gian mà nhà quản trị trực tiếp kiểm soát. 4.2 Quyền hành trong quản trị Quyền hành là năng lực cho phép nhà quản trị yêu cầu nhân viên cấp dưới phải hành động theo chỉ đạo của mình.
16. 5. Các mô hình bộ máy tổ chức 5.1 Cấu trúc đơn giản * - 2 hay 3 cấp Giám - Quyền hạn tập trung vào Đốc một người - SX-KD nhỏ, lẻ - DN mới thành lập - Chi phí thấp NV NV NV NV - Gọn nhẹ, nhanh chóng 1 2 3 4
17. 5. Các mô hình bộ máy tổ chức 5.2 Theo chức năng: Giám Đốc - Tập trung từng nhóm - Mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể Tài Kinh Kỹ Mark - Có riêng từng nhà chính doanh Thuật quản trị chuyên môn - DN vừa & nhỏ Đại Siêu Cửa Lý Thị hàng
18. 5. Mô hình theo chức năng Ưu điểm Nhược điểm - Sử dụng nguồn lực hiệu - Phân chia sâu các bộ quả phận chức năng - Phát huy tài năng nhân - Mục tiêu chung DN dễ viên bị chi phối - Khó phối hợp, quản lý các bộ phận - Kém linh hoạt - Khó đào tạo quản trị cấp cao
19. 5.3 Mô hình tổ chức theo phân ngành Giám Theo sản phẩm Đốc - Xác định rõ mục tiêu - Nhanh, nhạy - Chuyên môn hóa cao Tài SF SF SF chính A B C - Số lượng NV đông - Quản trị viên phân tán, khó phối hợp - Các bộ phận dễ xảy KD Mark ra mâu thuẫn
20. 5.3 Mô hình tổ chức theo phân ngành Theo thị trường Giám - Dễ thực hiện chương trình Đốc hành động - Đào tạo nhân viên tại địa phương TP Tài Hà Cần - Dễ phối hợp các bộ phận HCM chính Nội Thơ - Khó thống nhất - Yêu cầu nhiều nhà quản trị giỏi - Khó ra quyết định & kiểm KD Mark tra
21. 5.3 Mô hình tổ chức theo phân ngành Theo khách hàng Giám - Hiểu rõ khách hàng Đốc - Chuyên môn cao - Dễ mâu thuẫn Bán Tài Giao Cảng - Khó phối hợp các bộ hàng chính Nhận Vụ phận - Khó khen thưởng, kỷ luật KD Mark
22. 5.4 Tổ chức hỗn hợp (phân ngành & chức năng) Tổng giám đốc HC- Tài Kinh TT Mark TT NS chính Doanh A B Chức năng: Tài chính, kinh doanh, Mark .
23. Phần 3. Điều khiển 1. Khái niệm Lãnh đạo hay điều khiển là chức năng chung của quản trị liên quan tới các hoạt động hướng dẫn, đào tạo, đôn đốc, động viên và thúc đẩy những thành viên trong tổ chức làm việc với hiệu quả cao để đạt được mục tiêu đã được đề ra của tổ chức đó.
24. 2. Một số nguyên tắc chính về lãnh đạo MỐI QUAN HỆ GIỮA ĐỘNG CƠ THÚC ĐẨY VÀ HÀNH ĐỘNG Những Nhữngtrạng thái Sự Những Hành động nhu cầu mong muốn căng thẳng thỏa mãn
25. 2. Một số nguyên tắc chính về lãnh đạo - Ủy quyền: là việc trao cho người khác quyền hạn và trách nhiệm để thực hiện một hoạt động nhất định. - Quá trình ủy quyền: Xác định các Giao trách Giao Kiểm tra nhiệm và kết quả nhiệm vụ theo dõi mong muốn quyền hạn
26. 2. Một số nguyên tắc chính về lãnh đạo Lưu ý khi ủy quyền - Tôn trọng người được ủy quyền - Tạo sự yên tâm - Sẵn sàng giao quyền ra quyết định - Thể hiện sự tin cậy - Sẵn sàng chấp nhận thất bại - Kiểm tra tế nhị, khéo léo
27. 3. Lãnh đạo và Phong cách lãnh đạo 3.1 Nhà lãnh đạo Là một thành viên của tổ chức, có trình độ chuyên môn, có kỹ năng quản lý, sử dụng tốt các nguồn lực hiện có nhắm hướng tổ chức đến mục tiêu đã đề ra, góp phần đem lại hiệu quả kinh tế cao cho tổ chức.
28. 3. Lãnh đạo và phong cách lãnh đạo 3.2 Phân loại phong cách lãnh đạo ♦ Phong cách lãnh đạo quyền lực (độc đoán) ♦ Phong cách dân chủ ♦ Phong cách tự do
29. 4. Lý thuyết động viên tinh thần làm việc Lý thuyết 2 bản chất của D. Mc. Gregor: Thuyết X Thuyết Y - Là những người lười biếng - Coi làm việc như bản năng không thích làm việc, ít tham vui chơi giải trí. vọng. - Sáng tạo khéo léo - Luôn tìm cách trốn, lảng - Muốn tự điều khiển và kiểm tránh công việc. soát bản thân →Cần giám sát chặt chẽ →Con người sẽ gắn bó với tổ chức nếu được khen ngợi và động viên kịp thời.
30. Phần 4. Kiểm tra 1.Khái niệm: Kiểm tra quản trị là một nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập những tiêu chuẩn, những hệ thống phản hồi thông tin nhằm so sánh những thành tựu thực hiện với định mức đã đề ra, để đảm bảo rằng những nguồn lực đã và đang được sử dụng có hiệu quả nhất, đạt được mục tiêu của tổ chức.
31. 2. Mục đích của kiểm tra quản trị - Các nguồn lực được sử dụng hữu hiệu. - Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn theo thứ tự ưu tiên. - Phát hiện kịp thời và nhanh chóng sửa sai - Cải tiến công việc, tiết kiệm thời gian & công sức
32. 3. Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm tra Bao gồm: 1) Nội dung kiểm tra phù hợp mục đích của DN. 2) Thừa nhận kết quả tích cực của đối tượng KT 3) Xây dựng mối quan hệ tích cực giữa 2 bên 4) Phải đảm bảo tính khách quan 5) Phù hợp với đặc điểm của tổ chức 6) Kiểm tra phải tiết kiệm, hiệu quả 7) Phải đưa ra giải pháp, hướng đến hành động
33. 4. Tiến trình kiểm tra 4.1 Đối tượng kiểm tra: chiến lược, quản lý, tác nghiệp 4.2 Các tiêu chuẩn kiểm tra Là cơ sở để đo lường kết quả thực hiện bằng những chỉ tiêu mang tính định lượng: - Số giờ công - Số lượng hàng phế phẩm - Chi phí - Doanh thu
34. 4. Tiến trình kiểm tra 4.3 Định lượng kết quả đạt được a) Chỉ tiêu Marketing ❖ Doanh số bán hàng ❖ Thị phần ❖ Hành vi-thái độ khách hàng ❖ Kinh phí Marketing ❖ Hiệu quả chiêu thị
35. 3.4. Tiến Tiến trình trình kiểmkiểm tra 4.3 Định lượng kết quả đạt được b) Chỉ tiêu nguồn nhân lực - Tổng sản lượng, năng suất lao động - Thời gian làm việc, đi trễ, về sớm, nghỉ - Quan điểm, nhận thức - Trình độ chuyên môn - Kết quả thực hiện công việc
36. 4. Tiến trình kiểm tra 4.3 Định lượng kết quả đạt được c) Chỉ tiêu sản xuất - Yếu tố đầu vào - Sản phẩm đầu ra: chất lượng & số lượng - Hiệu quả sản xuất: tiến độ sản xuất, sản phẩm hư hỏng
37. 4. Tiến trình kiểm tra 4.4 Đo lường kết quả thực hiện So sánh kết quả thực hiện với những tiêu chuẩn ban đầu để kịp thời có những biện pháp sữa chữa.
38. 4. Tiến trình kiểm tra 4.5 Điều chỉnh sai lệch Hoạt động Phát hiện sai lầm Hoạt động Thông tin Sửa chữa Phản hồi Sửa chữa
39. 4. Tiến trình kiểm tra 4.6 Biện pháp khắc phục ❖ Sửa đổi tiêu chuẩn kiểm tra ❖ Sửa đổi mục tiêu hoạt động DN ❖ Hệ thống các nguồn lực ❖ Các chương trình hành động ❖ Các hoạt động dự phòng
40. 4. Tiến trình kiểm tra 4.7 Đánh giá & rút kinh nghiệm - Quá trình kiểm tra - Ưu & nhược của đối tượng kiểm tra - Phân tích những sai lầm - Biện pháp khắc phục