Giáo trình Hệ thống thông tin quản lí - Chương 2: Các hệ thống thông tin cộng tác

Nội dung text: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lí - Chương 2: Các hệ thống thông tin cộng tác

1. HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Chương 2 Các Hệ thống thông tin cộng tác
2. Điều có thể xảy ra: “Nhận được Email, nhưng không mở file đính kèm” Felix lỡ vài buổi họp và không biết các vấn đề đã được quyết định trong các buổi trước Đưa ra nhiều giả định về khách hàng và cách kinh doanh không dựa trên dữ kiện nào Lãng phí thời gian để nói lại những vấn đề cũ Gián đoạn cuộc họp vì điện thoại Liệu bạn có muốn tiếp tục làm việc với những người luôn bị lỡ thông tin? Sếp đã tới cuộc họp. Liệu bạn có thể kể lại các vấn đề của nhóm? Xem Video kịch bản Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-2
3. Giới thiệu chương Hãy bắt đầu bằng việc định nghĩa và giải thích khái niệm về cộng tác - collaboration. Sau đó hãy sử dụng mô hình 5 thành phần và xem xét mối quan hệ với 2 thành phần “quy trình” và “con người”. Ba hệ thống cộng tác khác nhau hỗ trợ giao tiếp, quản lý thông tin nhóm và quản lý luồng công việc. Chúng ta xem xét cộng tác trong ngữ cảnh kinh doanh và nghiên cứu khả năng hỗ trợ của các HTTT đối với việc giải quyết vấn đề, quản lý dự án và ra quyết định. Khi học chương này, lưu ý rằng “cộng tác” là 1 trong 4 kỹ năng Robert Reich đã chỉ ra đối với người lao động. Khả năng sử dụng các hệ thống cộng tác là kỹ năng cần thiết trong môi trường hiện đại – đặc biệt với các nhóm làm việc phân tán. Các kỹ năng cộng tác giúp các công ty tăng năng suất, thực hiện công việc có chất lượng hơn và tiết kiệm thời gian và chi phí. 2-3
4. Câu hỏi nghiên cứu Q1: Cộng tác là gì ? Q2: Các thành phần của HTTT cộng tác? Q3: Sử dụng hệ cộng tác như thế nào để tăng thông tin liên lạc trong đội làm việc? Q4 Sử dụng hệ cộng tác để quản lý nội dung? Q5: Sử dụng Microsoft SharePoint cho đội dự án? Q6: Các doanh nghiệp sử dụng hệ cộng tác như thế nào? Q7: 2025? Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-4
5. Q1: Cộng tác là gì? Sự cộng tác được hình thành khi từ 2 người trở lên cùng làm việc để đạt được cùng mục tiêu Giao tiếp, chia sẻ thông tin, chia sẻ tri thức, kết hợp các kỹ năng, chia sẻ thời gian Hợp tác khác với Cộng tác Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-5
6. Tầm quan trọng của phản hồi Một người thực hiện Tốn nhiều thời gian để có thể xây dựng nhóm cộng tác Những người khác nhận xét và đánh giá Yes Thực hiện thay đổi Thay đổi? Xong No Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-6
7. Hiệu quả của sự cộng tác được thúc đẩy bởi ba yếu tố quan trọng Kỹ năng giao tiếp và khả năng của các thành viên nhóm Giao tiếp Khả năng cung cấp và nhận phản hồi Khả năng sử dụng hệ thống truyền thông hiệu quả Cần phải biết ai đã thực hiện những thay đổi, khi Quản lý nào và tại sao. Hệ thống quản lý nội dung theo dõi và báo cáo dữ liệu đó nội dung Các thành viên có quyền và đặc quyền khác nhau. Luồng công việc là một quá trình hoặc thủ tục để tạo, chỉnh sửa, sử dụng và xử lý nội dung Quản lý luồng Xác định thứ tự cụ thể của các nhiệm vụ đề ra, bao gồm công việc các quá trình xử lý thay đổi và từ chối Đảm bảo công việc được hoàn thành một cách có trật tự Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-7
8. Q2: Các thành phần của HTTT cộng tác Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-8
9. Các loại quy trình cộng tác Quy trình sử • Thực hiện nhiệm vụ cơ bản như tạo ra các thông báo, đọc và lưu dụng phần trữ tài liệu, thêm các mục vào mềm cộng tác danh sách, Quy trình xây • Liên quan đến việc nhóm sẽ thực dựng dự án hiện cộng tác như thế nào cộng tác Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-9
10. Quy trình cộng tác Giai đoạn Quyết định và quy trình Khởi tạo Quyền của nhóm nghiên cứu là gì? Mục đích của nhóm là gì? Ai là thành viên của đội? Những gì được mong đợi từ thành viên trong nhóm? Vai trò và quyền thành viên trong nhóm là gì? Lên kế hoạch Những công việc cần phải được thực hiện? Làm thế nào để các nhiệm vụ liên quan đến nhau? Ai chịu trách nhiệm cho mỗi công việc? Khi nào nhiệm vụ sẽ được hoàn thành? Thực hiện Thực hiện các nhiệm vụ dự án Báo cáo trạng thái công việc Quản lý ngoại lệ Đóng gói Chúng ta đang thực hiện? Tài liệu kết quả của nhóm Tài liệu bài học nhóm cho các đội khác trong tương lai Kết thúc dự án Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-10
11. Các đặc điểm quan trọng và không quan trọng của cộng tác viên 12 đặc điểm quan trọng nhất 9 đặc điểm ít quan trọng nhất 1. Nhiệt tình về chủ đề của sự hợp tác 1. Được tổ chức tốt 2. Cởi mở và ham hiểu biết 2. Một người nào đó tôi thích ngay lập 3. Nói lên suy nghĩ của mình tức 4. Quay lại với mình và những người khác 3. Đã giành được sự tin tưởng của tôi một cách kịp thời 4. Có kinh nghiệm như một cộng tác viên 5. Sẵn sàng để tham gia vào các cuộc trò 5. Kỹ năng thuyết trình và thuyết phục chuyện khó khăn. 6. Thích giao du và năng động 6. Là một người biết lắng nghe sâu sắc 7. Một người nào đó tôi biết trước 7. Khéo léo trong việc gửi / nhận thông tin 8. Có uy tín thành lập trong lĩnh vực hợp phản hồi tiêu cực tác 8. Sẵn sàng đưa ra những ý tưởng không 9. Là một doanh nhân có kinh nghiệm phổ dụng 9. Tự quản lý và yêu cầu "bảo trì thấp“ 10. Biết các cam kết 11. Sẵn sàng thâm nhập vào chủ đề với sự nhiệt huyết cao 12. Suy nghĩ khác hơn tôi làm/mang các quan điểm khác Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-11
12. Q3: Sử dụng các HTTT cộng tác Gặp nhau tại cùng một thời điểm, nhưng không nhất thiết phải không cùng một lúc hoặc trong ở cùng vị trí địa lý cùng một vị trí địa lý Có thể bao gồm các cuộc gọi hội nghị, mặt đối mặt các cuộc Có thể bao gồm diễn đàn thảo họp hoặc các cuộc họp trực tuyến luận hoặc trao đổi email Đồng bộ Không đồng bộ Lịch được chia sẻ Lời mời và tham dự Một địa điểm Nhiều địa điểm Một hoặc nhiều địa điểm Ứng dụng văn phòng Cuộc gọi hội nghị Email như Word và Hội thảo Diễn đàn thảo luận PowerPoint Text chat Đội khảo sát Google Text Microsoft SharedView Windows Live SkyDrive Hội nghị truyền hình Các cuộc họp ảo Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-12
13. Virtual Meetings – Họp ảo • Không yêu cầu tất cả mọi người phải ở cùng một vị trí và cùng một thời điểm • Các công cụ cuộc họp ảo ―Cuộc gọi thảo luận: có thể gặp khó khăn để sắp xếp đúng thời điểm ―Trò chuyện bằng văn bản: dễ dàng hơn để sắp xếp nếu mọi người đều có thể nhắn tin di động ―Hội thảo truyền hình: đòi hỏi tất cả mọi người phải có các thiết bị thích hợp ―Email: quen thuộc nhất nhưng có hạn chế trong quản lý nội dung ― Diễn đàn thảo luận: nội dung có tổ chức hơn so với email ―Đội điều tra: dễ quản lý nhưng không cung cấp nhiều thảo luận tương tác Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-13
14. Vận dụng Sinh viên nên bỏ các cuộc họp face-to-face Group calendar: Outlook, Evite Virtual meetings: Synchronous Conference calls Webinars: WebEx, SharedView Multiparty text chat: Groove Video conferencing: Live Meeting Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-14
15. Tham gia một cuộc họp trên mạng ―Figure 2-5 Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-15
16. Ví dụ về Diễn đàn Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-16
17. Ví dụ về điều tra thông qua mạng Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-17
18. Q4: Sử dụng hệ thống cộng tác cho quản lý nội dung Có 3 cách chia sẻ nội dung Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-18
19. Chia sẻ nội dung không kiểm soát • File đính kèm email được dùng lâu nhất và có nhiều vấn đề ―Một người nào đó có thể không nhận được email, bỏ qua nó, không để ý, hoặc không lưu các tập tin đính kèm ―Khó khăn để quản lý tập tin đính kèm • Máy chủ chia sẻ file cung cấp một vị trí lưu trữ duy nhất cho tất cả các thành viên trong nhóm ―Sử dụng công nghệ FTP để truy cập các file ―Vị trí cần biết để tìm kiếm các tài liệu ―Vấn đề có thể xảy ra nếu nhiều thành viên trong nhóm sử dụng một file cùng một lúc Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-19
20. Chia sẻ nội dung và quản lý phiên bản • Quản lý các phiên bản ―theo dõi sự thay đổi các văn bản và cung cấp các tính năng và chức năng để thích ứng công việc đồng thời • Hệ thống quản lý phiên bản: 1. Google Docs 2. Windows Live SkyDrive Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-20
21. Chia sẻ nội dung và quản lý phiên bản (tt) • Không mất phí • Lưu trữ, chỉnh sửa các file trên Google server • Nhiều người dùng có thể truy nhập vào các file tại cùng thời điểm • Google tập hợp các thay đổi vào một tài liệu duy nhất Google Docs • Luôn giữ lại phiên bản trước khi thay đổi & • Lưu lại tên người đã thay đổi và thời điểm thay đổi Spreadsheets • Theo dõi các bản sửa đổi với các lần chỉnh sửa • Tài liệu được ghi lại với định dạng Word, Excel, • Tự động thông báo cho các thành viên trong nhóm Google bằng email những tài liệu tồn tại và một siêu liên kết đến tài khoản nhóm Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-21
22. Chia sẻ nội dung và kiểm soát phiên bản • Mỗi thành viên trong nhóm được cấp một tài khoản với một tập các quyền • Kiểm soát nhiều hơn thay đổi tài liệu ―Sử dụng các thư mục chia sẻ (hay còn gọi là thư viện) để lưu trữ tài liệu ―Người dùng được cấp phép quyền đối với các tài liệu ―Các quyền: • Người dùng chỉ được phép đọc-ghi với thư viên 1; đọc và sửa đổi đối với thư viện 2; đọc, chỉnh sửa và xóa phép thư viện 3 và thậm chí không có quyền để xem thư viện 4 ―Yêu cầu người dùng kiểm tra các tài liệu và kiểm tra xem chúng trở lại Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-22
23. Kiểm tra văn bản Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-23
24. Lịch sử phiên bản Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-24
25. Q5: Sử dụng Microsoft SharePoint cho đội dự án? • Cho phép tạo, thực hiện, quản trị website • Có thể dễ dàng để tạo ra site SP hợp tác và thiết lập nó để sử dụng cho các dự án sinh viên • Các tính năng SP được giới thiệu cho các đội sinh viên ―Một site SP là tập hợp các nguồn tài nguyên mà được tạo ra và quản lý bởi SP và được truy nhập bằng cách sử dụng giao thức HTTP, HTML và các giao thức liên quan Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-25
26. Example Student Team Site Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-26
27. Example Web Links Library Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-27
28. Luồng công việc • Một văn bản được duyệt tuần tự Luồng tuần tự từ người này sang người khác Luồng song • Một văn bản được duyệt đồng song thời bởi nhiều người • Luồng công việc được định nghĩa SharePoint site trên SharePoint nhằm thiết lập được các quy tắc cần tuân thủ Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-28
29. SharePoint Team Calendar Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-29
30. SharePoint Task List Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-30
31. Thực hiện SharePoint Survey Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-31
32. Ví dụ về SharePoint Wiki Page Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-32
33. Ví dụ về SharePoint Blog Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-33
34. Q6: Sử dụng hệ cộng tác nhằm mục đích? Giải Quyết vấn đề Các Hệ thống Quản lý dự án cộng tác Ra quyết định Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-34
35. Sử dụng để giải quyết vấn đề Vấn đề: Hiểu được sự khác nhau giữa: “what is” và “what ought to be” Phân biệt: người xác định và người nắm rõ một vấn đề. Hai đối tượng này khác hẳn nhau Vấn đề: Tara định nghĩa các vấn đề là Felix không theo dõi thông tin các cuộc họp. Felix cho rằng cần tăng doanh thu trong khi nhóm đang tập trung vào tiết kiệm chi phí. Các thành viên khác có thể có những định nghĩa khác Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-35
36. Sử dụng các hệ thống cộng tác để quản lý dự án Giai đoạn Công việc phải làm Công cụ hợp tác Khởi tạo Quyền của nhóm nghiên cứu là gì? Các cuộc điều tra Mục đích của nhóm là gì? Danh sách thảo luận Ai là thành viên của đội? Thư viện tài liệu Những gì được mong đợi từ thành viên trong nhóm? Webinar Vai trò và quyền thành viên trong nhóm là gì? Phiên trò chuyện bằng văn bản Lên kế Những công việc cần phải được thực hiện? Danh sách công việc hoạch Làm thế nào được các nhiệm vụ liên quan đến nhau? Thư viện tài liệu Ai chịu trách nhiệm cho mỗi công việc? Webinar Khi nào nhiệm vụ sẽ được hoàn thành? Phiên trò chuyện bằng văn bản Thực hiện Thực hiện các nhiệm vụ dự án Danh sách công việc (cập nhật) Báo cáo trạng thái công việc Thư viện tài liệu Quản lý ngoại lệ Danh sách thảo luận Wikis Đóng gói Chúng ta đang thực hiện? Các cuộc điều tra Tài liệuProcedures kết quả của nhóm and Decisions for ProjectDanh Phases sách thảo luận Tài liệu bài học nhóm cho các đội khác trong tương lai Webinar Kết thúc dự án Wikis Thư viện tài liệu Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-36
37. Sử dụng các hệ thống cộng tác để ra quyết định • Cấp quyết định và loại quyết định Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-37
38. Sử dụng các hệ thống cộng tác để ra quyết định Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-38
39. Quyết định trong hoạt động doanh nghiệp • Quyết định tác nghiệp (Operational decisions) ―Tập trung vào các hoạt động day-to-day: chúng ta nên đặt bao nhiêu vật dụng từ nhà cung cấp A? ―Lấy được dữ liệu từ các hệ thống xử lý giao dịch ―Yêu cầu rất ít sự hợp tác • Quyết định quản trị (Managerial decisions) ―Tập trung vào việc phân bổ và sử dụng tài nguyên: Có bao nhiêu kỹ sư thực hiện dự án B? ―Yêu cầu sự cộng tác nào đó • Quyết định chiến lược (Strategic decisions) ―Tập trung vào mục tiêu, các vấn đề tổ chức: chúng ta có nên bắt đầu một dòng sản phẩm mới? ―Gần như luôn luôn hợp tác Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-39
40. Hai loại quyết định Có một phương thức “hiểu” và Quyết định “chấp nhận” cho việc ra quyết định có cấu trúc Có sẵn giải pháp tối ưu Yêu cầu rất ít sự hợp tác Quyết định Phương thức “no agreed-on decision-making” Không cấu Giải pháp chưa tối ưu trúc Thường là quy trình cộng tác Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-40
41. Q7: 2025? Các cuộc họp face-to-face (F2F) rất ít. Nhân viên không cần thiết để có mặt ở cơ quan sẽ làm việc ở nhà, hoặc toàn thời gian hoặc ít nhất là vài ngày một tuần Giảm các chuyến công tác Hầu hết các công ty đào tạo sẽ được trực tuyến, chủ yếu là không đồng bộ Hội nghị trực tuyến - ảo Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-41
42. An toàn – bảo mật trong cộng tác Các hệ thống cộng tác đối mặt với các vấn đề an ninh Liệu dữ liệu để trên máy chủ Google, Dropbox có an toàn. Điều gì sẽ đảm bảo an ninh cho các dữ liệu của bạn? Điều gì sẽ xảy ra nếu mất mát hoặc sai lệch dữ liệu? Bạn có dám chắc chắn những trao đổi riêng tư của bạn không bị theo dõi? Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 2-42