Giáo trình Hệ thống thông tin quản lí - Chương 8: Quy trình nghiệp vụ và phát triển HTTT

Nội dung text: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lí - Chương 8: Quy trình nghiệp vụ và phát triển HTTT

1. HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Chương 8 Quy trình nghiệp vụ và phát triển HTTT
2. Tóm tắt Giả sử câu lạc bộ Fox Lake đã thuê bạn thay vị trí của Laura. Bạn sẽ tiếp tục như thế nào? Theo Jeff “vấn đề lớn nhất ở đây là chia sẻ các trang thiết bị, cơ sở vật chất, bảo trì đúng thời điểm, theo dõi việc sửa chữa. Bạn sẽ giải quyết các vấn đề này ra sao? Bạn sẽ tư vấn những gì cho Fox Lake? Bạn sẽ bắt đầu bằng việc tạo bảng tính hay cơ sở dữ liệu để lên lịch bảo trì? Nếu vậy, Fox Lake sẽ sử dụng phương án nào để giải quyết các vấn đề đó? Thứ nhất bạn sẽ bắt đầu bằng việc tạo ra HTTT có quy trình đặt lịch sử dụng các trang thiết bị hay cơ sở vật chất. Thứ hai bạn có thể bắt đầu bởi một quy trình nghiệp vụ cho việc lập kế hoạch tổ chức đám cưới và từ đó thấy sự cần thiết của HTTT, bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu? Để trả lời câu hỏi trên chúng ta sẽ thảo luận hai nội dung chính trong chương này: quản lý quy trình nghiệp vụ và phát triển HTTT. Hai chủ đề này liên quan chặt chẽ với nhau và đôi khi trùng nhau. 1-2
3. Nội dung Q1 Tại sao tổ chức cần phải quản lý quy trình nghiệp vụ ? Q2 Các giai đoạn của quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM)? Q3 Biểu đồ quy trình (có sử dụng ký pháp mô hình hóa quy trình nghiệp vụ) hỗ trợ việc xác định và giải quyết một số vấn đề của quy trình nghiệp vụ? Q4 Quy trình nghiệp vụ hay HTTT xuất hiện trước? Q5 Các hoạt động phát triển hệ thống? Q6 Tại sao phát triển hệ thống và quy trình nghiệp vụ lại khó khăn và mạo hiểm? Q7 Các nhân tố dẫn tới thành công cho dự án phát triển hệ thống và quy trình? Q8 2024? Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-3
4. Q1: Tại sao tổ chức cần quản lý quy trình nghiệp vụ Resources— Activities— Decisions Roles Repository Transform — — People, or — resources and A question Sets of facilities, or Collection of information of that can be procedures computer business one type into answered programs records resources and Yes or No that are information of assigned to another type roles Business Process Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-4
5. Các bước thực hiện quy trình đặt hàng Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-5
6. Tại sao quy trình này cần được quản lý? Các quy trình không thực hiện hoặc thực hiện không tốt Thay đổi trong công nghệ Thay đổi trong kinh doanh: • Thị trường (khách hàng mới), dòng sản phẩm, chuỗi cung ứng, chính sách công ty, tổ chức công ty (sát nhập / mua lại), tình hình quốc tế, môi trường kinh doanh Video Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-6
7. Tại sao quy trình này cần được quản lý? Các quy trình •Không cung cấp kết quả theo yêu cầu hoặc thực hiện hoặc gây ra nhầm lẫn thực hiện •Không tuân theo mục tiêu của tổ chức, không tốt chiến lược cạnh tranh Thay đổi trong • Toàn bộ quy trình cần được đánh giá khi công nghệ mới ảnh hưởng lớn đến bất kỳ công nghệ hoạt động nào trong quy trình • Thị trường (khách hàng mới), dòng sản Thay đổi trong phẩm, chuỗi cung ứng, chính sách công kinh doanh ty, tổ chức công ty (sát nhập / mua lại), tình hình quốc tế, môi trường kinh doanh Video Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-7
8. Q2 Các giai đoạn của quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM)? Continuous process improvement new model as-is model Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-8
9. Mục đích của việc quản lý quy trình nghiệp vụ Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-9
10. Q3 Biểu đồ quy trình (sử dụng ký pháp mô hình hóa quy trình nghiệp vụ) hỗ trợ việc xác định và giải quyết một số vấn đề của quy trình ? • Bản thiết kế cho quy trình mới và các Mô hình hóa thành phần hệ thống. Nếu mô hình quy trình không đầy đủ và không chính xác thì các thành phần không thể được tạo ra một nghiệp vụ cách chính xác. • Đưa ra bộ chuẩn về các ký pháp cho tài Object liệu quy trình nghiệp vụ hay còn gọi là bộ Management ký pháp mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (Business Process Modeling Notation - Group (OMG) BPMN), www.bpmn.org. Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-10
11. Bộ ký pháp mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (BPMN Symbols) Business Process Modeling Notation (BPMN) Object Management Group (OMG) Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-11
12. Quy trình đặt hàng (Quy trình cũ) Process flow or sequence of activities Flow of messages and data Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-12
13. Quy trình kiểm tra tín dụng khách hàng Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-13
14. Sử dụng biểu đồ quy trình để xác định một số vấn đề của quy trình • Giám đốc điều hành phân phối hàng cho các đơn đặt hàng Hình 10-5 và • Người quản lý tín dụng cấp phát tín dụng cho các khách đặt hàng 10-6 cho thấy • Thực hiện các phân bổ trên nếu đơn quy trình có đặt hàng được chấp thuận một số vấn đề • Nếu bị từ chối, không thực hiện các công việc trên • Có thể thay đổi: Xác định quy trình độc lập cho Reject Order Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-14
15. Quy trình nghiệp vụ có thể được cải tiến như thế nào ? Cách tiếp cận Thay đổi cấu trúc Brute-force quy trình • Không thay đổi • Không thay đổi việc quy trình phân phối tài nguyên • Thêm người hoặc • Thêm nguồn tài nguyên thiết bị Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-15
16. Quy trình đặt hàng (Quy trình đã xét duyệt lại) Thêm nguồn lực để kiểm tra tín dụng và thay đổi thứ tự của hàng tồn kho và kiểm tra tín dụng Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-16
17. Quy trình đặt kế hoạch đám cưới và bảo trì cơ sở vật chất tại Fox Lake Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-17
18. Q4: Quy trình nghiệp vụ hay HTTT xuất hiện trước? • HTTT và quy trình nghiệp vụ không giống nhau Quy trình  HTTT được nhúng vào bên trong nghiệp vụ quy trình nghiệp vụ  Nhiều hoạt động của quy trình và HTTT liên nghiệp vụ không phải là một phần quan với của HTTT  Một quy trình nghiệp vụ có thể sử nhau như dụng 0, 1 hoặc nhiều HTTT thế nào?  Một HTTT cụ thể có thể được sử dụng bởi 1 hoặc nhiều quy trình nghiệp vụ Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-18
19. Các quy trình Fox Lake chỉ ra các thành phần của HTTT Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-19
20. Mối quan hệ Nhiều-Nhiều giữa quy trình nghiệp vụ và HTTT Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-20
21. HTTT hay Quy trình xuất hiện trước ? Quy trình nghiệp vụ xuất hiện trước Identify System Need Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-21
22. HTTT xuất hiện trước 5 bước phát triển HTTT Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-22
23. Và câu trả lời là . . . •Tốt hơn là bắt đầu với quy trình nghiệp vụ Trên lý thuyết •Các quy trình và hệ thống gắn kết với chiến lược và định hướng của tổ chức •Các tổ chức ngày nay nên kết hợp hai Trong thực tế cách tiếp cận trên. Factor that • Nếu tổ chức bắt đầu với quy trình nghiệp vụ và chọn ứng dụng làm việc cho quy overtakes all trình đó, thì ứng dụng phải có các chức năng và tính năng cần thiết cho các quy is off-the-shelf trình nghiệp vụ khác được thiết kế trong software tương lai 8-23 Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng
24. Q5 Các hoạt động phát triển hệ thống Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-24
25. Pha xác định hệ thống Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-25
26. Làm thế nào để xác định hệ thống đã hoàn thành? • Purpose: Tăng doanh thu từ các sự kiện đám cưới Xác định phạm vi • Goals: Hạn chế hoặc phát hiện ra (scope) các xung đột lịch trình, cải thiện việc theo dõi bảo trì của hệ thống Fox • Scope: Xác định người dùng, quy trình nghiệp vụ cần thiết, cơ sở Lake vật chất, nhiệm vụ, sự kiện liên quan Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-26
27. Đội dự án Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-27
28. Xác định yêu cầu Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-28
29. Thiết kế các thành phần hệ thống Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-29
30. Các hoạt động thực thi Conversion types 1. Pilot 2. Phased 3. Parallel 4. Plunge Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-30
31. Các lựa chọn chuyển đổi hệ thống • Thực thi toàn bộ hệ thống với một phần nghiệp vụ Pilot • Ưu điểm — hạn chế nghiệp vụ thực thi khi hệ thống bị lỗi • Hệ thống được cài đặt trong các giai đoạn và mô đun Phased • Mỗi phần sẽ được cài đặt và kiểm thử • Hoàn thành hệ thống mới và cũ thực thi cùng một lúc Parallel • Rất an toàn nhưng chi phí cao • Mạo hiểm cao khi hệ thống bị lỗi, không quay lại được thời điểm trước đó Plunge • Chỉ được sử dụng nếu hệ thống mới không quan trọng đối với hoạt động công ty Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-31
32. Thiết kế và thực thi 5 thành phần Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-32
33. Pha bảo trì hệ thống Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-33
34. Q6: Tại sao phát triển hệ thống và các quy trình nghiệp vụ lại khó khăn và rủi ro? Rất nhiều dự án không bao giờ được hoàn thành. Một số dự án hoàn thành nhưng lại vượt 200-300% ngân sách Một số dự án hoàn thành trong ngân sách và đúng tiến độ nhưng không bao giờ đạt được mục tiêu một cách thỏa đáng. Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-34
35. 5 chiến lược lớn phát triển hệ thống Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-35
36. 5 chiến lược lớn phát triển hệ thống (tt) • Hệ thống thực hiện công việc cụ thể nào? • Làm thế nào để người quản lý tổ chức sự kiện đám cưới có thể sử dụng hệ thống mới để dự trữ phòng hoặc tòa nhà cho đám cưới? Khó khăn • Màn hình nhập dữ liệu sẽ như thế nào? • Làm thế nào để người lập kế hoạch sẽ thêm hoặc bớt khi xác định các trang thiết bị trong mỗi lần tổ chức đám cưới? yêu cầu • Hệ thống nên thực hiện gì khi đám cưới bị hủy bỏ? • Giao diện hệ thống lập kế hoạch trang thiết bị với hệ thống kế toán ra sao? • Hệ thống có cần dự trữ sàn nhà hay không gian đặt tủ lạnh trong phòng bếp của nhà hàng? Phải tạo ra môi trường mà những câu hỏi khó cần được hỏi và trả lời Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-36
37. 5 chiến lược lớn phát triển hệ thống (tt) Các yêu cầu thay đổi • Các dự án lớn, dài nhằm thay đổi mục tiêu Các khó khăn trong lập kế hoạch và dự trù ngân sách • Bao lâu để xây dựng nó? • Mất bao thời gian để xây dựng mô hình dữ liệu? • Xây dựng chương trình ứng dụng csdl cần bao nhiêu thời gian? • Thời gian để kiểm thử? • Thời gian để phát triển và kiếm tài liệu về các quy trình? • Thời gian để huấn luyện? • Bao nhiêu giờ lao động? Chi phí lao động? • Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư là gì? Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-37
38. 5 chiến lược lớn phát triển hệ thống (tt) Công nghệ thay đổi Bạn có muốn ngừng sự phát triển để chuyển sang công nghệ mới? Sẽ tốt hơn nếu hoàn thành việc phát triển theo kế hoạc hiện tại? Tại sao phải xây dựng hệ thống out-of-date? Bạn có đủ khả năng để quản lý các thay đổi của dự án? Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-38
39. 5 chiến lược lớn phát triển hệ thống (tt) Một số nhân viên cũ sẽ mất thời gian và • Brooks’ Law năng suất lao động khi “Thêm nhân sự vào dự án sẽ đào tạo nhân viên mới làm cho dự án chậm hơn” Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-39
40. Q7: Các nhân tố dẫn tới thành công cho dự án phát triển hệ thống và quy trình? • Tạo cấu trúc work-breakdown • Dự tính thời gian và chi phí • Lên kế hoạch cho một dự án • Điều chỉnh kế hoạch thông qua trade-offs • Quản lý các chiến lược phát triển Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-40
41. Tạo cấu trúc Work-Breakdown (WBS) WBS cho pha xác định của hệ thống Order-Entry Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-41
42. Cấu trúc Work-Breakdown định hướng quản lý dự án như thế nào? • Hệ thống thứ tự các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành một dự án • Mỗi nhiệm vụ kết thúc với phân phối Work- • Tài liệu, thiết kế, nguyên mẫu, mô Breakdown hình dữ liệu, thiết kế cơ sở dữ liệu, màn hình nhập dữ liệu làm việc, Structure • Xác định nhiệm vụ phụ thuộc (WBS) • Dự tính thời gian hoàn thành nhiệm vụ, chi phí và lao động cần thiết • Được tạo ra bởi phần mềm quản lý dự án, ví dụ như Microsoft Project Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-42
43. Dự tính thời gian và chi phí Tránh rủi ro lịch lớn và không bao giờ phát • Các gói bản quyền bao gồm các quy trình triển hệ thống và phần nghiệp vụ và các thành phần HTTT mềm in-house • Cam kết không chặt chẽ về ngày hoàn thành và “Chúng tôi không biết” chức năng cuối của hệ thống Các dự án trước đây, nếu có thể • Các dòng code và ngành hoặc công ty để tính trung bình thời gian yêu cầu Ước tính tốt nhất • /cocomo_main.html Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-43
44. Biểu đồ Gantt của WBS cho pha xác định của một dự án Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-44
45. Tạo một kế hoạch cho dự án: Biểu đồ Gantt với Resources Assigned Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-45
46. Phân tích đường quan trọng Trình tự các hoạt động xác định ngày hoàn thành sớm nhất Đường dài nhất qua các hoạt động • Các nhiệm vụ phụ thuộc cần được giảm bớt • Một số nhiệm vụ được chuyển đến đường khác để rút ngắn đường quan trọng Một số nhiệm vụ trên đó nếu thực hiện chậm sẽ ảnh hưởng tiến độ hoàn thành dự án Chuyển một số nhiệm vụ quan trọng đến đường khác để rút ngắn thời gian hoàn thành dự án Baseline WBS (final WBS) Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-46
47. Điều chỉnh kế hoạch thông qua các thỏa hiệp Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-47
48. Quản lý các chiến lược phát triển • Các nhóm độc lập có thể ở các địa điểm khác Phối hợp nhau • Thêm người kéo theo sự tương tác tăng lên, Không kinh tế làm cho dự án chậm đi • Thiết lập các chính sách quản lý, thực hành, Quản lý cấu hình các công cụ để duy trì kiểm soát tài nguyên Các sự kiện • Cơ hội từ các sự kiện bất ngờ không mong đợi • Hạn chế thời gian lãng phí, chi phí tăng, tinh Duy trì đội cổ vũ thần suy sụp Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-48
49. Q8: 2025? Tiếp tục tập trung vào việc điều chỉnh các quy trình nghiệp vụ và hệ thống thông tin với chiến lược kinh doanh, mục tiêu đặt ra Hệ thống máy tính thay đổi và thích nghi dễ dàng hơn trong tương lai Xuất hiện mô hình kinh doanh phần mềm mới Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng 8-49