Bài giảng Nguyên lí kế toán - Chương 5 + 6: Quy trình kế toán - Hệ thống thông tin kế toán

Nội dung text: Bài giảng Nguyên lí kế toán - Chương 5 + 6: Quy trình kế toán - Hệ thống thông tin kế toán

1. Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán Mục tiêu Sau khi nghiên cứu xong chương này, bạn có thể: Chương 5 + 6 . Nêu các bước công việc trong một quy trình kế toán. . Giải thích vai trò và những yêu cầu của chứng từ Quy trình kế toán - kế toán. Hệ thống thông tin kế toán . Trình bày nội dung và kết cấu các loại sổ sách kế toán chủ yếu. . Trình bày mục đích, yêu cầu và nội dung tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp. . Trình bày những vấn đề cơ bản của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán 1 2 Tổng quan về quy trình kế toán Tổng quan về quy trình Chứng từ kế toán kế toán Hệ thống thông tin Quy trình Nội dung xử lý thông tin Hệ thống thông tin kế Sổ sách kế toán Kiểm soát toán nội bộ và công tác kế toán 3 4 1
2. Hệ thống thông tin kế toán Quy trình xử lý dữ liệu . Quá trình hoạt động của doanh nghiệp phát sinh Cung cấp thông tin các nghiệp vụ kinh tế (dữ liệu) . Kế toán thu thập, xử lý dữ liệu để tạo thành các Sổ kế Báo cáo tài chính toán thông tin hữu ích cho những người sử dụng Chứng Bảng CĐKT từ kế Báo cáo KQHĐKD toán Báo cáo LCTT Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận của hệ thống Bản TMBCTC thông tin quản lý nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng để đưa ra các quyết định. Kiểm soát các hoạt động 5 6 Kiểm soát nội bộ và công tác kế toán Chứng từ kế toán • Kiểm soát nội bộ là quá trình được thiết lập  Khái niệm trong tổ chức, để đảm bảo đạt các mục tiêu của tổ  Vai trò của chứng từ chức:  Phân loại chứng từ • Tính tin cậy của BCTC  Yêu cầu đối với chứng từ • Hiệu quả của các hoạt động  Yếu tố của chứng từ • Việc tuân thủ các quy định  Lưu chuyển chứng từ 7 8 2
3. Khái niệm Vai trò của chứng từ kế toán: – Là khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật đối với chất lượng thông tin kế toán. mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát – Là phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế việc quản lý. toán. – Là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. – Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ tranh chấp, kiện tụng 9 10 Phân loại chứng từ Phân loại chứng từ (tiếp) Theo nội dung phản ảnh o Theo nội dung phản ảnh Chứng từ về tiền • Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy o Theo công dụng tệ báo Có Chứng từ về hàng o Theo nguồn gốc • Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho tồn kho o Chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp (chứng Chứng từ về lao • Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền từ ghi sổ) động và tiền lương lương Chứng từ về bán hàng • Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán hàng) Chứng từ về • biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh TSCĐ lý 11 12 3
4. Phân loại chứng từ (tiếp) Phân loại chứng từ (tiếp) • Chứng từ mệnh lệnh Phân loại theo công • Chứng từ chấp hành • Chứng từ liên hợp Chứng từ tổng dụng của chứng từ Chứng từ gốc hợp Được lập ngay Tập hợp từ các Phân loại theo • Chứng từ bên trong khi nghiệp vụ chứng từ gốc nguồn gốc của kinh tế phát sinh cùng loại chứng từ • Chứng từ bên ngoài 13 14 Công ty TNHH Sunrise KCN Sóng Thần Ban hành theo TT 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC Ví dụ 1 07 1 3 2015 14/07/0001 Cho biết chứng từ sau đây thuộc loại chứng từ Nguyễn Ngọc Thịnh nào theo các cách phân loại đã học: Cơ sở Tân Hưng Thanh toán tiền mua hàng 18.810.000 (Mười tám triệu tám trăm mười . Lập “Phiếu thu tiền mặt” để thu nợ khách ngàn đồng) 1 hóa đơn GTGT hàng 1 3 2015 . Nhận “Hóa đơn bán hàng” từ người bán . Lập “Đơn đặt hàng” giao cho khách hàng Minh họa mẫu chứng từ 16 4
5. 1 Yêu cầu đối với chứng từ 2 • Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính Các chính xác của số liệu. 4 yếu • Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo 5 tố qui định. của • Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, chứng gạch bỏ phần còn trống. Không được tẩy xóa, từ sửa chữa trên các chứng từ. 17 Luân chuyển chứng từ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; - Chứng từ được lập tại bộ phận phát sinh nghiệp vụ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; - Chứng từ được lập thành nhiều liên, trong đó thường có 1 liên để lưu trữ tại bộ phận lập Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ - Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, chứng từ được lập kế toán; trong máy tính và in ra Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. 19 20 5
6. Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt kế toán - Hoàn chỉnh chứng từ: - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá; - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính Phân loại chứng từ; phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản kế toán trên kế toán với các tài liệu khác có liên quan; chứng từ. - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng - Sử dụng chứng từ đã hoàn chỉnh để ghi sổ kế toán phù từ kế toán. hợp 21 22 Bài tập thực hành 1 Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán • Hãy ghép cặp: 1. Thực hiện định khoản vào a. Chứng từ mệnh lệnh chứng từ trước khi ghi sổ - Sau khi ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải 2. Phiếu chào hàng b. Chứng từ về lao động được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy 3. Phiếu chi tiền mặt c. Phiếu nhập kho định của Luật kế toán. 4. Bảng chấm công d. Hóa đơn nhận từ bên bán - Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những tài liệu đã 5. Chứng minh hàng mua đã e. Hoàn chỉnh chứng từ nhập kho được thanh lý. 6. Hóa đơn giao cho khách f. Chứng từ chấp hành hàng g. Chứng từ bên trong 24 23 6
7. Khái niệm . Sổ sách kế toán là nơi ghi chép và lưu giữ các Khái niệm Phân loại sổ sách kế toán nghiệp vụ. . Sổ sách kế toán cần được ghi chép dựa trên chứng từ kế toán Sổ sách kế toán . Sổ sách kế toán là căn cứ để lập báo cáo tài chính Các hình thức tổ Giới thiệu hình chức sổ sách kế thức nhật ký toán chung 25 26 Phân loại sổ sách kế toán Phân loại theo phương pháp ghi chép vào sổ kế toán . Sổ ghi theo trình tự thời gian là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp cho việc kiểm tra, tra cứu khi cần thiết. Thí dụ: Nhật ký. . Sổ ghi theo hệ thống là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phân loại theo tài khoản tổng hợp và chi tiết, giúp kế toán lưu trữ thông tin và phản ảnh kiểm tra từng đối tượng kế toán. Ví dụ: Sổ cái, Sổ chi tiết . Sổ liên hợp: là loại sổ kết hợp vừa ghi theo trình tự thời gian, vừa ghi theo hệ thống trên cùng một trang sổ. 27 28 7
8. Phân loại sổ sách kế toán (tiếp) Phân loại theo mức độ phản ảnh các đối tượng kế toán . Sổ tổng hợp là sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản. Thí dụ: Sổ cái. . Sổ chi tiết gồm các sổ, thẻ chi tiết được mở để phản ảnh một cách chi tiết hơn cho những số liệu đã được phản ảnh trên sổ tổng hợp. Thí dụ: Sổ chi tiết vật tư, . Sổ kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết. 29 30 Phân loại sổ sách kế toán (tiếp) Phân loại theo cách tổ chức sổ . Sổ đóng thành quyển: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái . Sổ tờ rời: thẻ kho, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá . Sổ điện tử trong hệ thống kế toán xử lý bằng máy vi tính, các sổ kế toán được thiết kế dưới dạng các tập tin lưu trữ trong các đĩa từ, kế toán ghi sổ bằng cách nhập dữ liệu. 31 32 8
9. Các hình thức tổ chức sổ sách kế toán Giới thiệu hình thức Nhật ký chung Hình thức kế toán là việc tổ chức hệ thống sổ sách Chứng từ kế toán kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp các số liệu từ chứng từ gốc để cung cấp các Sổ nhật ký SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán đặc biệt chi tiết chỉ tiêu lập báo cáo kế toán: – Hình thức kế toán Nhật ký chung; Sổ Cái Bảng tổng hợp – Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; chi tiết – Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; Bảng cân đối tài – Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ; khoản – Hình thức kế toán trên máy vi tính. BÁO CÁO TÀI CHÍNH 33 34 Mẫu Sổ Nhật ký Chi tiền Ví dụ 2 Chứng từ Ghi Có TK 111, ghi Nợ TK Diễn giải Số Ngày 112 152 642 Cộng Cho biết những thông tin sau có thể tìm thấy trong sổ sách kế toán nào? C1 2.1 Chi Tiếp khách 800.000 a. Nghiệp vụ mua hàng theo hóa đơn số 0001234 ngày 11/11/2011 của công ty ABC N1 2.1 Mua NVL 500.000 b. Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ trong tháng 11/20x1 của tài sản M. c. Nghiệp vụ kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ T1 5.1 Nộp tiền vào NH 400.000 Cộng 35 36 9
10. Bài tập thực hành 2 Bài tập thực hành 2 (tiếp) SỐ NHẬT KÝ CHUNG Có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty ABC Ngày Chứng từ gốc Số phát sinh Đã ghi Số TT Số hiệu trong tháng 4/20x1 như sau: ghi Diễn giải Số Ngày sổ cái dòng TK 1. Ngày 10: Chủ sở hữu bổ sung vốn kinh doanh bằng sổ Nợ Có TGNH là 600 triệu đồng. 2. Ngày 12: Vay ngắn hạn bằng tiền mặt là 100 triệu đồng 3. Ngày 15: Xuất kho hàng hóa với giá trị là 200 triệu đồng để bán cho khách hàng A với giá bán 260 triệu đồng, chưa thu tiền khách hàng A 4. Ngày 30: Trích khấu hao TSCĐ P là 1,6 triệu đồng. Yêu cầu: Hãy nêu tên chứng từ phát sinh cho từng nghiệp vụ và phản ánh tình hình trên vào sổ Nhật ký chung 37 Hệ thống thông tin kế toán Ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán • Ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán Lợi ích: Các mức độ ứng dụng o Giảm bớt khối lượng công – Hệ thống xử lý bán thủ • Giới thiệu Hệ thống thông tin kế toán việc công với sự trợ giúp của các bảng tính Excel • Các phân hệ ứng dụng cơ bản của hệ thống thông tin oTăng tốc độ xử lý – Hệ thống phần mềm kế kế toán o Giúp công tác kế toán toán dạng điều khiển bằng chuyển sang hướng trình bày trình đơn (Menu – Driven- • Vai trò của cơ sở dữ liệu và phân tích thông tin. Systems) • Vận hành hệ thống thông tin kế toán – Hệ thống hoạch định nguồn lực toàn doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) 39 40 10
11. Minh họa Hệ thống xử lý bằng bảng phần mềm kế toán Minh họa Hệ thống xử lý bằng bảng tính Excel 41 42 Hệ thống thông tin kế toán  Các phân hệ ứng dụng cơ bản  Vai trò của cơ sở dữ liệu  Vận hành hệ thống thông tin kế toán 43 44 11
12. Các phân hệ ứng dụng cơ bản Ví dụ 3 . Phân hệ mua hàng Giới thiệu Phân hệ bán hàng . Phân hệ bán hàng Phân hệ Chức năng Các bộ phận Các dữ liệu liên . Phân hệ nhân sự liên quan quan Bán hàng Xử lý đơn đặt hàng - Bộ phận bán - Dữ liệu khách . Phân hệ sổ cái khách hàng, chứng hàng hàng Trong doanh nghiệp sản xuất, còn có thêm phân từ giao hàng và - Bộ phận giao - Dữ liệu bán hàng hóa đơn của đơn vị, hệ sản xuất hàng - Dữ liệu kho hàng theo dõi thu tiền và - Bộ phận kế - Dữ liệu sổ cái cập nhật kho. toán - Bộ phận kho 45 46 Vai trò của cơ sở dữ liệu Vận hành hệ thống thông tin kế toán Cơ sở dữ liệu  Khai báo hệ thống giúp tránh được trùng  Quy trình vận hành lắp về nhập • Nhập dữ liệu liệu, đảm bảo tính nhất • Xử lý dữ liệu quán về quản • Kết xuất báo cáo lý dữ liệu và giúp kết xuất dữ liệu từ nhiều nguồn với độ chính xác cao Tham vấn Xử lý Ra báo cáo 47 48 12