Bài giảng Quản trị học - Tổ chức các thành tố của cấu trúc tổ chức - Nguyễn Minh Đức

Nội dung text: Bài giảng Quản trị học - Tổ chức các thành tố của cấu trúc tổ chức - Nguyễn Minh Đức

1. Bài gi ng QU ẢN TR Ị HỌC NGUY N MINH Đ C ĐI H C NƠNG LÂM TPHCM 1 © Nguy n Minh Đ c 2009 Ni dung mơn hc v Tng quan v qu n tr hc v T ch c, các thành t ca cu trúc t ch c v Lãnh đo, qu n lý nhĩm & k năng giao ti p v Ho ch đnh, t ch c & phát tri n cơng vi c v Hưng ng đi mi & thay đi v Xây dng mi quan h đ làm vi c hi u qu 2 © Nguy n Minh Đ c 2009
2. Ch ươ ng 2 TT CHCH C,C, CÁCCÁC THÀNHTHÀNH TT CCAA CC UU TRÚCTRÚC TT CHCH CC 3 © Nguy n Minh Đ c 2009 Ni dung v Đnh ngh ĩa t ch c & cu trúc t ch c v Mc tiêu ca t ch c v Các nguyên tc ca t ch c qu n tr v Các tiêu chu n thi t k b máy t ch c v Cu trúc ca t ch c v Các thành t trong mt cu trúc t ch c v Cu trúc t ch c trong xu hưng mi v Qui trình làm vi c v Qu n tr nhân s 4 © Nguy n Minh Đ c 2009
3. T ch c, các thành t ca CTTC v Đnh ngh ĩa t ch c “Organizing is a process of arranging tasks, allocating resources and arranging activities to implement the plans (for accomplish a goal)” 5 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Đnh ngh ĩa t ch c “T ch c là qui trình hat đng thành lp nên các b ph n, các cp đng th i xác lp mi quan h v quy n hn và trách nhi m gi a các b ph n đĩ nh m th c hi n mc tiêu chung” 6 © Nguy n Minh Đ c 2009
4. T ch c, các thành t ca CTTC v Cu trúc t ch c là gì? “C
   u trúc t ch c là mt h th ng: Cơng vi c, Qui trình cơng vi c (workflows), Báo cáo, Các quan h & Giao ti p qua li” 7 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Mục tiêu của tổ ch ức §Môi trường nội bộ thuận lợi §Phát huy năng lực để hoàn thành mục tiêu 8 © Nguy n Minh Đ c 2009
5. T ch c, các thành t ca CTTC v Các nguyên tc ca t ch c qu n tr § Thống nhất chỉ huy § Nguyên tắc cân đối: Quyền hành, Trách nhiệm, Công việc § Nguyên tắc linh hoạt § Nguyên tắc hiệu quả 9 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Các nhân t nh hưng § Chi n lưc cơng ty § Mơi tr ưng (vĩ mơ & vi mơ) § K thu t cơng ngh ca doanh nghi p § Đa lý § Phong cách lãnh đo 10 © Nguy n Minh Đ c 2009
6. T ch c, các thành t ca CTTC v Cu trúc t ch c § Các tiêu chu n thi t k b máy t ch c • Số lượng nhân viên • Thời gian làm việc • Tính ch ất của công việc • Lãnh thổ, sản phẩm, khách hàng • Qui trình, thiết bị: (bộ phận đúc, cắt gọt ) • , 11 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Cu trúc t ch c § Cu trúc t ch c theo ch c n ă ng § Cu trúc t ch c theo sn ph m § Cu trúc t ch c theo khách hàng § Cu trúc t ch c theo đa lý (vùng lãnh th ) § Cu trúc t ch c theo Qui trình làm vi c § Cu trúc t ch c theo ma tr n 12 © Nguy n Minh Đ c 2009
7. T ch c, các thành t ca CTTC v Cu trúc t ch c § Cu trúc t ch c theo ch c n ă ng Tng Giám Đc G Đ Bán hàng G Đ Marketing G Đ Tài Chính G Đ Nhà máy Cơng ty Colgate Palmolive Vi t Nam 13 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Cu trúc t ch c § Cu trúc t ch c theo sn ph m Tng Giám Đc G Đ Marketing G Đ Tài Chính G Đ Nhân s Hàng gia dng Hàng đ i n máy Hàng ni th t Si u Th ABC 14 © Nguy n Minh Đ c 2009
8. T ch c, các thành t ca CTTC v Cu trúc t ch c § Cu trúc t ch c theo khách hàng Tng Giám Đc Kh i tiêu dùng Kh i doanh nghi p Kh i du hc Ngân hàng ABC 15 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Cu trúc t ch c § Cu trúc t ch c theo đa lý Tng Giám Đc G Đ Châu Á G Đ Châu Âu G Đ Châu M G Đ Châu Phi G Đ Vi t Nam G Đ Thái Lan G Đ Nh t Bn 16 © Nguy n Minh Đ c 2009
9. T ch c, các thành t ca CTTC v Cu trúc t ch c § Cu trúc t ch c theo qui trình làm vi c G Đ bán hàng qua Đ T Nghe đ i n th ai X lý đơn hàng Giao hàng 17 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Cu trúc t ch c § Cu trúc t ch c theo ma tr n Ban Giám Đc Cơng ty Nhà Đt ABC G Đ G Đ G Đ G Đ Marketing Tài Chính Bán hàng Nhân s D an A D an B D an C 18 © Nguy n Minh Đ c 2009
10. T ch c, các thành t ca CTTC v Các thành t trong mt cu trúc t ch c § Sơ đ t ch c (Organization chart) § Con ng ưi § H th ng thơng tin (Mi quan h gi a các b ph n & v trí trong sơ đ t ch c) 19 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Cu trúc t ch c trong xu hưng mi § Lý do • Trong th i gian ti th tr ưng cĩ nhi u bi n đng v: –Lc lưng lao đng – Nhu cu th tr ưng – Tính cnh tranh – Tồn cu hĩa • Do đĩ: –T ch c ph i n ă ng đng – Thơng tin chính xác – Nh t quán – Ph i hp cao , 20 © Nguy n Minh Đ c 2009
11. T ch c, các thành t ca CTTC v Cu trúc t ch c trong xu hưng mi § Đ a thành ph n § Th p “tng” (decrease hierarchy) § Linh hat cao § Tính đc lp cao § Nhân viên nhi u k n ă ng & n ă ng lc § V ă n hĩa t ch c ph i “Ci m, hp tác & cam kt § , 21 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Cu trúc t ch c trong xu hưng mi Khách hàng H tr Nhân viên N lc th o mãn nhu cu khách hàng H tr Nhĩm tr ưng or qu n lý H tr nhân viên & gi i quy t vn đ H tr Qu n lý cao cp Truy n đt chi n lưc & nhi m v ca t ch c 22 © Nguy n Minh Đ c 2009
12. T ch c, các thành t ca CTTC v Tm hn & phân quy n trong t ch c § Tm hn qu n tr “Tm hn qu n tr là s lưng nhân s mà nhà qu n tr cp trên cĩ th qu n lý mt cách hi u qu ” 23 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Tm hn & phân quy n trong t ch c § Các nhân t nh hưng đn tm hn • Kh n ă ng ca cp dưi • Tính chính xác & rõ ràng ca k hach • Phân cơng cơng vi c cho tng cá nhân b ph n • Bi n đng ca mơi tr ưng (Vi mơ & vĩ mơ) •H th ng thơng tin qua li •S ln ti p xúc cá nhân cn thi t do đc thù , 24 © Nguy n Minh Đ c 2009
13. T ch c, các thành t ca CTTC v Tm hn & phân quy n trong t ch c § Ví d: TG Đ G Đ TC G Đ BH G Đ NS Qlý 1 Qlý 2 Qlý 3 Giám sát 1 Giám sát 2 Giám sát 3 Tm hn hp 25 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Tm hn & phân quy n trong t ch c § Ví d: TG Đ G Đ TC G Đ BH G Đ NS G Đ TM G Đ Mkting G Đ Đ N Qlý 1 Qlý 2 Qlý 3 Qlý 4 Qlý 5 Qlý 6 Giám sát 1 Giám sát 2 Giám sát 3 Giám sát 4 Giám sát 5 Giám sát 6 Tm hn rng 26 © Nguy n Minh Đ c 2009
14. T ch c, các thành t ca CTTC v Tm hn & phân quy n trong t ch c § Tm hn qu n tr •Tm hn hp – Ưu đ i m: » Ch t ch » Thơng tin nhanh, chính xác – Nh ưc đ i m » Nhi u lúc cp trên can thi p sâu » T ă ng thêm nhi u cp qu n lý (tn kém) »To kho ng cách quá xa gi a cp cao & th p nh t 27 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Tm hn & phân quy n trong t ch c § Tm hn qu n tr •Tm hn rng – Ưu đ i m: » Gi m thi u s cp qu n lý »To s gn gũi gi a các cp – Nh ưc đ i m » Ng ưi qu n lý cĩ th quá ti » Nguy cơ khơng qu n lý đưc cp dưi » Thơng tin ch m , 28 © Nguy n Minh Đ c 2009
15. T ch c, các thành t ca CTTC v Tm hn & phân quy n trong t ch c § Phân quy n và y quy n • Phân quy n Là xu hưng phân tán quy n ra quy t đnh ca nhà qu n tr cao cp cho các nhà qu n tr cp dưi. Th c ch t ca phân quy n là phân chia quy n đi u hành cho cán b cp dưi • y quy n Là giao phĩ quy n hành & trách nhi m ca mình cho ng ưi khác đ th c hi n mt hay mt vài nhi m v nh t đnh 29 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Tm hn & phân quy n trong t ch c § Các nguyên tc trong phân quy n & y quy n • Giao quy n theo kt qu mong mu n • Giao quy n theo ch c n ă ng • Giao quy n theo nguyên tc bc thang • Giao quy n theo cp bc • Th ng nh t trong mnh lnh • Nguyên tc tính tuy t đi trong trách nhi m •Tươ ng xng gi a quy n hn & trách nhi m 30 © Nguy n Minh Đ c 2009
16. T ch c, các thành t ca CTTC v Tm hn & phân quy n trong t ch c § Các yu t xác đnh mc đ phân quy n • Quy mơ t ch c (cơng ty) •Lch s hình thành & phát tri n •Mc đ mong mu n đưc đc lp ca cp dưi • N ă ng lc ca cán b cp dưi • Lãnh th (rng hay hp) •H th ng ki m tra ra sao? • Phong cách lãnh đo • Tính n ă ng đng ca t ch c • Áp lc mơi tr ưng 31 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Tm hn & phân quy n trong t ch c § Các ngh thu t khi phân quy n & y quy n • Tin cy vào cp dưi •Sn lịng giao quy n • Ch p nh n th t bi ca ng ưi khác • Cĩ ph ươ ng pháp ki m tra, đ ơn đc , 32 © Nguy n Minh Đ c 2009
17. T ch c, các thành t ca CTTC v Qui trình làm vi c § Thi t k t ch c là gì? Là qui trình hình thành cu trúc tt nh t đ ph c v mc tiêu & s mng ca t ch c (Is the process of creating structures that best serve the mission & objectives of organization) 33 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Qui trình làm vi c § Các yu t quan tr ng khi thi t k t ch c Mơi tr ưng Con ng ưi Chi n lưc Qui mơ K thu t (chuyên mơn) 34 © Nguy n Minh Đ c 2009
18. T ch c, các thành t ca CTTC v Qui trình làm vi c § Các ki u ca thi t k t ch c • Bureaucratic design (thi t k ki u hành chính) Giám Đc Tr ưng phịng Tr ươ ng Phịng Tr ưng phịng 35 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Qui trình làm vi c §Các ki u ca thi t k t ch c • Adaptive design (thi t k theo ki u th tr ưng) 36 © Nguy n Minh Đ c 2009
19. T ch c, các thành t ca CTTC v Qui trình làm vi c § Qui trình (workflow) Là s di chuy n cơng vi c t mt đi m đn mt đi m khác trong h th ng 37 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Qui trình làm vi c đ Giao hàng Gi ơn hàng Nhà cung ng n ơ đ Phịng mua hàng Kho nh n hàng i hĩa G Gi đơn hàng Phịng k tĩan (copy) Phi u nh n hàng Ki m tra & thanh tốn 38 © Nguy n Minh Đ c 2009
20. T ch c, các thành t ca CTTC v Qui trình làm vi c § Các bưc khi thi t k qui trình làm vi c • Li t kê các b phân & phịng ban liên quan • Li t kê các cơng vi c •Sp xp th t cơng vi c • Thi t k mch thơng tin đ liên lc & ki m sốt •V hay mơ t chi ti t qui trình • Áp dng • Đ i u ch nh nu cn thi t 39 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Qu n tr nhân s § Qu n tr nhân s là gì? • Là qui trình: – Thu hút, tuy n dng – Phát tri n – Duy trì ch t lưng (cao) ca lc lưng lao đng trong doanh nghi p 40 © Nguy n Minh Đ c 2009
21. T ch c, các thành t ca CTTC v Qu n tr nhân s § Mc tiêu ca qu n tr nhân s RIGHT PEOPLE IN THE RIGHT PLACE 41 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Qu n tr nhân s § Tính đ a dng trong nhân s • Đ a dng v v ă n hĩa • Đ a dng v gi i tính • Đ a dng v tơn giáo • Đ a dng v qu c gia • Đ a dng trong ngành nh • , 42 © Nguy n Minh Đ c 2009
22. T ch c, các thành t ca CTTC v Qu n tr nhân s § Các bưc trong chi n lưc ho ch đnh nhân s Xem xét li nhi m v, mc tiêu & chi n lưc cơng ty Xem xét li mc tiêu & chi n lưc nhân s Đánh giá nhân s hi n ti So sánh D báo nhu cu nhân s K ho ch phát tri n & b xung ngu n nhân lc 43 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Qu n tr nhân s § THU HÚT,TUY N D NG § ĐÀO T O & PHÁT TRI N § DUY TRÌ CH T L ƯNG 44 © Nguy n Minh Đ c 2009
23. T ch c, các thành t ca CTTC v Qu n tr nhân s § THU HÚT,TUY N D NG • Qui trình tuy n dng – Ngu n tuy n dng »Ni bơ » Bên ngịai – Mơ t cơng vi c »C th » Rõ ràng » , 45 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Qu n tr nhân s § Thu hút,tuy n dng • Ch n la & ra quy t đnh H sơ xin vi c Nghèo nàn Ph ng vn Thi u tham vng & ch t lưng Ki m tra (Test) Th p Tham kh o cơng ty cũ Khơng đánh giá cao Th c hàng Ch ưa phù hp vi yêu cu Phân tích & ra quy t đnh Khơng đt – Lo i 46 © Nguy n Minh Đ c 2009
24. T ch c, các thành t ca CTTC v Qu n tr nhân s § Đào to & phát tri n • Đào to – Đào to trên cơng vi c – Đào to (trong lp hc) 47 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Qu n tr nhân s § Đào to & phát tri n • Phát tri n nhân viên –H th ng đánh giá kt qu (Performance Appraisal system) – Ghi nh n các yêu cu phát tri n k n ă ng ca nhân viên Xem form performance appraisal 48 © Nguy n Minh Đ c 2009
25. T ch c, các thành t ca CTTC v Qu n tr nhân s § Duy trì ch t lưng , • Phát tri n ngh nghi p ca nhân viên • Cân bng cu c sng & cơng vi c • Ch đ phúc li • Th ă ng ti n & xoay vịng 49 © Nguy n Minh Đ c 2009 T ch c, các thành t ca CTTC v Qu n tr nhân s § Các vn đ cn lưu ý • An tịan & sc kh e trong cơng vi c • Phân bi t đi x • Qu y ri tình dc nơi cơng s 50 © Nguy n Minh Đ c 2009