Giáo trình Kế toán Doanh nghiệp thương mại xây lắp (Phần 1)

Nội dung text: Giáo trình Kế toán Doanh nghiệp thương mại xây lắp (Phần 1)

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP THS. NGUYỄN THỊ HẠNH DUYÊN ===  === KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI XÂY LẮP VINH, NĂM 2011 =  = 1
2. TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP THS. NGUYỄN THỊ HẠNH DUYÊN ===  === KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI XÂY LẮP (Giáo trình đào tạo từ xa) VINH, NĂM 2011 =  = 2
3. Phân công biên soạn: - Chủ biên : Thạc sỹ Nguyễn Thị Hạnh Duyên - Các tác giả: - Thạc sỹ Nguyễn Thị Hạnh Duyên - chủ biên & biên soạn chương 2; - Thạc sỹ Nguyễn Hoàng Dũng - biên soạn chương 1 và chương 3; - Thạc sỹ Nguyễn Thị Thanh Hòa - biên soạn chương 4; 3
4. LỜI MỞ ĐẦU Xuất phát từ cơ sở lý thuyết và nghiên cứu thực tiễn của các tác giả khác nhau, cuốn sách này mong muốn đạt được các mục tiêu: - Chương trình đào tạo “kế toán doanh nghiệp” giúp học viên hiểu và có kỹ năng tốt từ chi tiết đến tổng hợp về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp thương mại, dịch vụ và xây lắp một cách hiệu quả nhất (tổ chức công tác kế toán như:chứng từ, sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, hạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế GTGT và thuế TNDN, trong doanh nghiệp xây lắp một cách thuần thục) - Chương trình đào tạo “kế toán doanh nghiệp” giúp học viên hiểu mối quan hệ giữa kế toán và hoạt động thương mại, dịch vụ, xây dựng, lắp đặt máy móc, thiết bị, biết sử dụng những thông tin kế toán về hoạt động thương mại, dịch vụ và xây lắp để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành một doanh nghiệp thương mại,dịch vụ, xây lắp có hiệu quả nhất. - Chương trình đào tạo “kế toán doanh nghiệp” giúp học viên biết cách sử dụng tư vấn pháp luật về lĩnh vực thương mại,dịch vụ, xây lắp, tư vấn thuế, kế toán và các luật có liên quan trong mọi hoạt động của một doanh nghiệp thương mại, xây lắp. Tác giả và các cộng sự hy vọng rằng, cuốn sách này có thể mang lại những giá trị lý thuyết và thực tiễn cho các đối tượng: - Các kế toán viên, kế toán tổng hợp, kế toán trưởng tại các doanh nghiệp thương mại, xây lắp và các cán bộ kế toán tại các loại hình doanh nghiệp khác. - Các cá nhân yêu thích nghề kế toán doanh nghiệp thương mại, xây lắp. - Các sinh viên năm cuối đã có kiến thức cơ bản về kế toán doanh nghiệp. Nội dung của cuốn sách bao gồm 4 chương sau: Chương 1 Kế toán trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại; Chương 2 Kế toán trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu; Chương 3 Kế toán trong các doanh nghiệp kinh doanh du lịch, dịch vụ; Chương 4 Kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp. Tham gia biên soạn cuốn sách gồm tập thể giáo viên bộ môn Kế toán – Khoa Kinh tế, Đại học Vinh: - Thạc sỹ Nguyễn Thị Hạnh Duyên - chủ biên & biên soạn chương 2; - Thạc sỹ Nguyễn Hoàng Dũng - biên soạn chương 1 và chương 3; - Thạc sỹ Nguyễn Thị Thanh Hòa - biên soạn chương 4; 4
5. Mặc dù đã dồn nhiều công sức và tâm huyết nhưng do trình độ và hạn chế về thời gian nên cuốn sách không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Vì vậy, tác giả và các cộng sự rất mong muốn nhận được những ý kiến đóng góp chân thành của các nhà khoa học. Xin chân thành cảm ơn ! TẬP THỂ TÁC GIẢ 5
6. DANH MỤC VIẾT TẮT BĐS Bất động sản BHTN Bảo hiểm thất nghiệp BHYT Bảo hiểm y tế BT Bút toán BHXH Bảo hiểm xã hội CCDC Công cụ dụng cụ CKTM Chiết khấu thương mại CP Chi phí CT Công trình DN Doanh nghiệp DT Doanh thu DV Dịch vụ GG Giảm giá GTGT Giá trị gia tăng HMCT Hạng mục công trình HT Hoàn thành KD Kinh doanh KQKD Kết quả kinh doanh KPCĐ Kinh phí công đoàn MMTB Máy móc thiết bị NCTT Nhân công trực tiếp NVLTT Nguyên vật liệu trực tiếp UBND Ủy ban nhân dân QLDN Quản lý doanh nghiệp TGXQ Tỷ giá xuất quỹ TK Tài khoản TNDN Thu nhập doanh nghiệp TSCĐ Tài sản cố định TTĐB Tiêu thụ đặc biệt XDCB Xây dựng cơ bản SXC Sản xuất chung 6
7. Chương 1 KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH THƯƠNG MẠI Chương 1 gồm bảy nội dung: 1.1. Đặc điểm kinh doanh thương mại và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp thương mại 1.2. Kế toán mua hàng 1.3. Kế toán bán hàng 1.4. Kế toán chi tiết hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại 1.5. Kế toán chi phí lưu thông, chi phí quản lý 1.6. Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp Thương mại 1.7 Câu hỏi và bài tập vận dụng Mục tiêu chung: Giúp học viên nắm được các kiến thức cơ bản về những vấn đề chung và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại bao gồm đặc điểm hoạt động thương mại, chế độ kế toán vận dụng trong doanh nghiệp thương mại, kế toán mua hàng, bán hàng trong doanh nghiệp thương mại và một số điểm khác biệt trong công tác kế toán giữa doanh nghiệp thương mại và các loại hình doanh nghiệp khác. Trên cơ sở đó, học viên vận dụng vào thực tiễn công tác kế toán trong các doanh nghiệp thương mại Mục tiêu cụ thể: Cung cấp kiến thức cơ bản cho học viên về: - Khái niệm, đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại - Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại - Kế toán mua hàng, kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại - Kế toán chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp - Kế toán xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại 1.1. ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH THƯƠNG MẠI VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1.1. Đặc điểm doanh nghiệp thương mại Khái niệm: Thương mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất với tiêu dùng. Hoạt động thương mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thương mại của thương nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thương nhân với nhau hoặc 7
8. giữa thương nhân với các bên có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ du lịch thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại nhằm mục đích lợi nhuận hoặc nhằm thực hiện các chính sách kinh tế-xã hội. Đặc điểm: - Đặc điểm hoạt động và tổ chức kinh doanh: Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hoá. Lưu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá. Tổ chức kinh doanh thương mại có thể theo nhiều mô hình khác nhau như tổ chức công ty bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty mô giới, công ty xúc tiến thương mại - Đặc điểm về hàng hoá, sự vận động của hàng hóa: Hàng hoá trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về (hoặc hình thành từ các nguồn khác) với mục đích để bán. Hàng hoá trong doanh nghiệp được hình thành chủ yếu do mua ngoài. Ngoài ra, hàng hoá còn có thể được hình thành do nhận vốn góp, do nhận thu nhập liên doanh, do thu hồi nợ, Mục đích của hàng hoá là mua về để bán chứ không phải sử dụng để chế tạo sản phẩm hay thực hiện các dịch vụ trong doanh nghiệp. Hàng hoá trong doanh nghiệp có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau như: phân theo ngành hàng (hàng công nghệ phẩm: hàng nông, lâm, sản, thực phẩm; hàng tư liệu sản xuất, hàng tư liệu tiêu dùng; hàng hoá BĐS, ), phân theo nguồn hình thành (hàng mua trong nước; hàng nhập khẩu; hàng nhận vốn góp ), phân theo bộ phận kinh doanh Tuỳ theo hàng hoá kinh doanh và trình độ quản lý của mình mà mỗi doanh nghiệp tiêu thức phân loại hàng hoá cho phù hợp. Qua đó, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán cũng như công tác quản lý, xác định một cách chính xác kết quả kinh doanh từng mặt hàng, ngành hàng cũng như kết quả kinh doanh của từng bộ phận kinh doanh. Sự vận động của hàng hoá trong kinh doanh cũng không giống nhau, tuỳ thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng (hàng công – nghệ phẩm, hàng nông – lâm sản – thực phẩm ). Do đó, chi phí thu mua và thời gian lưu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng. - Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hoá: Lưu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thương mại có thể theo một hai phương thức là bán buôn và bán lẻ. Bán buôn hàng hoá là bán cho người kinh doanh trung gian chứ không bán thẳng cho người tiêu dùng. Bán lẻ hàng hóa là việc bán thẳng cho người tiêu dùng, từng cái, từng cái một. 1.1.2. Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại 1.1.2.1. Khái niệm, nội dung 8
9. Khái niệm: Tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp là việc tạo ra mối liên hệ qua lại theo một trật tự xác định giữa đối tượng và phương pháp của hạch toán kế toán để ban hành và tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong các đơn vị hạch toán. Đó là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc tổ chức ghi chép của kế toán trên các yếu tố chứng từ, đối ứng tài khoản, sổ kế toán và trên hệ thống báo cáo kế toán phục vụ mục tiêu quản lý các đối tượng kế toán tại đơn vị. Tổ chức hạch toán kế toán phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như quy mô của doanh nghiệp; nhu cầu thông tin và trình độ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán; trình độ trang bị và sử dụng kỹ thuật xử lý thông tin Nội dung: Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thương mại gồm: - Tổ chức thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ đó. Muốn thực hiện điều đó phải tổ chức hạch toán ban đầu để ghi nhận thông tin vào chứng từ kế toán và tổ chức luân chuyển chứng từ để kiểm tra và ghi sổ kế toán kịp thời. - Tổ chức hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán nhằm đáp ứng được những yêu cầu của thông tin kế toán. Muốn thực hiện điều đó phải tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán để có thể hệ thống hoá thông tin kế toán. - Tổ chức cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính vĩ mô và vi mô. Muốn thực hiện điều đó phải tổ chức việc lập các báo cáo kế toán định kỳ, các báo cáo kế toán nội bộ, bao gồm cả báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh theo yêu cầu quản lý nội bộ ngành, nội bộ doanh nghiệp. - Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ nhằm đảm bảo thực hiện đúng đắn các chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng. 1.1.2.2. Tổ chức hạch toán ban đầu Đặc trưng của hạch toán kế toán là ghi nhận thông tin phải có căn cứ là chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là bằng cứ xác minh nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh của chúng. Phương pháp chứng từ kế toán được sử dụng để nghi nhận thông tin kế toán vào các chứng từ kế toán. Tổ chức thu nhận thông tin vào chứng từ kế toán là một công việc chủ yếu của tổ chức kế toán ở các đơn vị kế toán. Nội dung công việc tổ chức này chủ yếu là tổ chức hạch toán ban đầu ở các bộ phận trong đơn vị và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ kinh tế Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của quy trình kế toán nhưng không hoàn toàn do nhân viên kế toán thực hiện, mà do mọi người lao động trong đơn vị công tác thực hiện. Để thu nhận được thông tin về các nghiệp vụ, kinh tế, tài chính phát sinh cần phải tổ chức hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận trong đơn vị bao gồm những nội dung chủ yếu sau: - Cần quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để có thể ghi nhận được đầy đủ nội dung thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phù hợp với yêu cầu thu nhận thông tin kế toán. - Cần quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu ở từng bộ phận trong đơn vị khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Hướng dẫn họ cách ghi nhận thông tin vào chứng từ, đảm bảo ghi đầy đủ các yếu tố 9
10. của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kế toán và có thể kiểm tra, kiểm soát được nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ. Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp thương mại, học viên tham khảo thêm trong chế độ kế toán doanh nghiệp và chế độ quản lý hóa đơn, chứng từ; quy định xử phạt vi phạm chế độ chứng từ hiện hành của nhà nước. 1.1.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán * Khái niệm, nhiệm vụ Khái niệm: Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản thực chất là việc xây dựng hệ thống các tài khoản ghi đơn, ghi kép để hệ thống hóa các chứng từ theo trình tự thời gian và theo từng đối tượng cụ thể nhằm mục đích cung cấp thông tin phục vụ quản lý. Nói cách khác, đó là việc vận dụng phương pháp đối ứng tài khoản để xây dựng hệ thống tài khoản trên góc độ ban hành và vận dụng chế độ tài khoản kế toán cho các đơn vị hạch toán. Nội dung tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản: - Tổ chức lựa chọn hệ thống tài khoản tổng hợp; - Tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết theo yêu cầu của quản trị. Nhiệm vụ tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản - Xây dựng một hệ thống các tài khoản tổng hợp, tài khoản phân tích, tài khoản so sánh, tài khoản điều chỉnh, tài khoản ghi đơn, tài khoản ghi kép - Phải xây dựng hệ thống chính sách, chế độ tài chính, nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán cho từng loại tài khoản. - Xây dựng chế độ ghi chép trên tài khoản kế toán, mối quan hệ giữa các tài khoản trong quá trình ghi chép, để phản ánh đối tượng kế toán. * Hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản kế toán: Là cách thức kế toán phân loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo từng đối tượng của kế toán. Nói cách khác, Tài khoản kế toán là trang sổ (bảng kê) được mở cho từng chỉ tiêu kinh tế, tài chính để ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình và sự biến động của chỉ tiêu mà tài khoản phản ánh nhằm hệ thống hoá được thông tin kế toán theo từng chỉ tiêu. Tài khoản được phân loại thành tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết, để phản ánh những chỉ tiêu kinh tế tổng hợp và chi tiết. Hệ thống tài khoản: Là danh mục hệ thống hóa toàn bộ tài khoản sử dụng thống nhất trong nền kinh tế quốc dân theo từng lĩnh vực. - Nội dung của hệ thống tài khoản: + Quy định số lượng, tên gọi, nội dung và kết cấu của từng tài khoản; + Hướng dẫn phương pháp ghi chép trên từng tài khoản; 10
11. + Quy định trách nhiệm, quyền hạn của doanh nghiệp trong việc vận dụng hệ thống tài khoản vào thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp. - Vai trò của hệ thống tài khoản kế toán: + Cụ thể hoá chuẩn mực, nguyên tắc kế toán và chế độ quản lý tài chính của nhà nước; + Định hướng doanh nghiệp trong việc tổ chức thực hiện chế độ kế toán. Hệ thống danh mục tài khoản kế toán sử dụng trong doanh nghiệp thương mại học viên tham khảo tại chế độ tài khoản kế toán doanh nghiệp và các quyết định, thông tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung hiện hành. 1.1.2.4. Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán * Sổ kế toán Khái niệm: Sổ kế toán là những tờ sổ được thiết kế một cách khoa học và hợp lý, có mối liên hệ mật thiết với nhau được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng nội dung các phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu từ các chứng từ kế toán. Sổ kế toán là biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất dùng cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán và yêu cầu quản lý để mở đủ các loại sổ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp. Phân loại sổ kế toán: Bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết + Sổ kế toán tổng hợp: - Sổ nhật ký: dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kỳ và từng niên độ theo trình tự thời gian phát sinh và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Phương pháp ghi trên sổ nhật ký: Các nghiệp vụ sau khi đã được lập chứng từ hợp lý, hợp lệ, được sắp xếp theo thứ tự thời gian xảy ra nghiệp vụ để đăng ký ghi vào sổ Nhật ký. Đặc trưng cơ bản của sổ nhật ký là: Tính thời gian của thông tin; không phân loại theo đối tượng phản ánh trên sổ; không phản ánh số dư đầu kỳ, cuối kỳ của tài khoản trên sổ Nhật ký, chỉ phản ánh số biến động của các đối tượng– gọi là số phát sinh; tính chất sao chụp nguyên vẹn thông tin từ chứng từ một cách có hệ thống. Sổ Nhật ký với chức năng lưu giữ lai lịch số liệu kế toán trên căn cứ chứng từ kế toán, nên theo thông lệ sổ Nhật ký được lưu trữ trong thời gian tối thiểu là 10 năm hoạt động liên tục của đơn vị. - Sổ Cái: Dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng kỳ và từng niên độ theo các tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. 11
12. Trên mỗi sổ cái đều thể hiện các đặc trưng cơ bản là: Sổ mở cho một tài khoản hoặc một số tài khoản liên quan mật thiết với nhau; sổ ghi chép cả số dư và số biến động tăng, giảm của đối tượng mở sổ; Sổ ghi chép định kỳ, không ghi nhật ký; số liệu kế toán được ghi chép trên sổ cái cũng là số liệu đã được phân loại và hệ thống hoá theo đối tượng. + Sổ kế toán chi tiết: Dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng chi tiết theo yêu cầu quản lý, Số liệu trên sổ chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký, sổ Cái. Các phương pháp chữa sổ kế toán Trong quá trình ghi sổ kế toán có thể phát sinh các sai sót ở dạng sau: - Số đã ghi khác với số thực tế nhưng vẫn đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ - Ghi sai nội dung kinh tế của nghiệp vụ. - Ghi trùng lắp hoặc bỏ sót nghiệp vụ kinh tế. Khi phát hiện sai sót kế toán phải tiến hành sửa chữa trên sổ kế toán, trong quá trình chữa sổ phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Không được làm mất số đã ghi sai trên sổ - Tuỳ theo từng trường hợp mà chọn đúng phương pháp quy định. - Sau khi sửa, người chữa sổ phải ký xác nhận vào phần số liệu được sửa chữa Kế toán sử dụng một trong các phương pháp chữa sổ sau: Phương pháp cải chính: được áp dụng trong trường hợp sai sót sau: - Sai sót trong diễn giải. - Sai sót về số liệu đã ghi khác với số thực tế nhưng chưa ảnh hưởng đến số tổng cộng (chưa cộng sổ) Khi phát hiện sai sót, kế toán tiến hành sửa chữa bằng cách: Gạch ngang chổ đã ghi bằng mực đỏ để xoá bỏ, sau đó ghi lại chữ hoặc số đúng lên phía trên bằng mực thường. Phương pháp ghi số âm: được áp dụng cho các trường hợp sai sót sau: - Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản trên sổ kế toán. - Số liệu đã ghi lớn hơn số thực tế nhưng vẫn đúng quan hệ đối ứng tài khoản - Ghi trùng bút toán về nghiệp vụ kinh tế phát sinh 12
13. Khi phát hiện sai sót, kế toán tiến hành sửa chữa bằng cách: - Ghi lại định khoản đã ghi sai với số liệu ghi bằng mực đỏ để huỷ bút toán đã ghi - Ghi lại định khoản đúng của nghiệp vụ kinh tế. - Trường hợp nếu ghi trùng bút toán khi chữa chỉ cần ghi lại một bút toán đã ghi bằng mực đỏ để huỷ bút toán đã ghi trùng. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận Phương pháp ghi bổ sung: được áp dụng trong trường hợp: - Số đã ghi nhỏ hơn số thực tế nhưng vẫn đúng quan hệ đối ứng tài khoản. - Bỏ sót nghiệp vụ kinh tế Khi phát hiện sai sót, kế toán tiến hành sửa chữa bằng cách: Ghi lại một định khoản với số tiền đúng bằng số chênh lệch còn thiếu hoặc bỏ sót của nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Khi dùng phương pháp này phải lập một “Chứng từ ghi sổ bổ sung” do kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận Trường hợp doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính thì tiến hành sữa như sau: - Đối với những sai sót phát hiện trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước thì phải sữa chữa trực tiếp trên sổ kế toán của năm đó trên máy tính - Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót. - Các trường hợp sữa chữa khi ghi sổ trên máy vi tính đều được thực hiện theo “phương pháp ghi số âm” hoặc “phương pháp ghi bổ sung” * Tổ chức sổ kế toán Khái niệm: Tổ chức sổ kế toán là việc tổ chức, vận dụng phương pháp ghi chép trên các đối tượng của kế toán để tổ chức ban hành và vận dụng chế độ sổ kế toán vào các đơn vị cơ sở. Chế độ sổ kế toán là những quy định về hình thức sổ, cơ cấu và mẫu sổ, trình tự ghi sổ theo từng hình thức. Nó là cầu nối giữa chứng từ kế toán và báo cáo kế toán. Chế độ sổ kế toán là những quy định về hình thức sổ, cơ cấu và mẫu sổ, trình tự ghi sổ theo từng hình thức, là cầu nối giữa chế độ chứng từ và báo cáo kế toán. Theo quyết định 15, chế độ sổ kế toán gồm: - Những quy định chung: 13
14. - Hình thức sổ kế toán - Danh mục mẫu sổ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp - Nội dung và phương pháp ghi sổ tổng hợp Vai trò tổ chức sổ kế toán: - Hướng dẫn các đơn vị kế toán trong việc xây dựng hệ thống sổ. - Bảo đảm tính đồng bộ, thống nhất sổ kế toán ở các đơn vị kinh tế khác nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thanh, kiểm tra sổ kế toán ở các đơn vị. - Hướng dẫn phương pháp ghi sổ kế toán. Ý nghĩa của tổ chức sổ kế toán - Đảm bảo thực hiện dễ dàng chức năng ghi chép, hệ thống hoá số liệu kế toán. - Giúp kế toán và quản lý doanh nghiệp giám sát, quản lý chặt chẽ các đối tượng thông qua quá trình ghi sổ - Giúp doanh nghiệp tiết kiệm lao động kế toán (ghi sổ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng khối lượng công tác kế toán của doanh nghiệp) Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán - Xác định được các hình thức sổ kế toán phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp - Nắm vững quy định đối với từng hình thức sổ kế toán như số lượng, kết cấu, trình tự ghi chép trên từng mẫu sổ - Nắm vững các yếu tố bên trong từng sổ, cách ghi, các phương pháp chữa sổ - Các phương pháp thụ thập thông tin từ các sổ kế toán. - Nắm vững các công việc tiến hành cuối ngày, định kỳ, cuối tháng, quý, năm theo từng hình thức sổ để cung cấp thông tin phục vụ quản lý nhanh chóng, kịp thời, chính xác. * Hình thức sổ kế toán Khái niệm: Là một hệ thống các loại sổ kế toán, có chức năng ghi chép, kết cấu nội dung khác nhau, được liên kết với nhau trong một trình tự hạch toán trên cơ sở chứng từ kế toán. Cơ sở lựa chọn hình thức sổ: Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau. Có thể dựa vào các điều kiện sau để xây dựng hình thức sổ kế toán cho một đơn vị hạch toán. 14
15. - Đặc điểm và loại hình sản xuất cũng như quy mô sản xuất. - Yêu cầu và trình độ quản lý hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị - Trình độ nghiệp vụ và năng lực của cán bộ kế toán - Điều kiện và phương tiện vật chất hiện có của đơn vị Hình thức sổ kế toán bao gồm: - Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái; - Hình thức kế toán Nhật ký chung; - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ; - Hình thức kế toán máy vi tính. Nội dung, kết cấu các mẫu sổ kế toán, đặc trưng và trình tự hạch toán theo từng hình thức sổ kế toán học viên tham khảo trong chế độ sổ kế toán doanh nghiệp và các quy định hiện hành. 1.1.2.5. Tổ chức vận dụng chế độ báo cáo tài chính * Khái niệm, mục đích của hệ thống báo cáo tài chính Khái niệm: Hệ thống báo cáo kế toán tài chính là hệ thống báo cáo kế toán phản ánh một cách tổng quát về tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp và một số tình hình khác cần thiết cho các đối tượng quan tâm, sử dụng thông tin kế toán với các mục đích khác nhau để ra các quyết dịnh phù hợp. Mục đích của hệ thống báo cáo kế toán tài chính: Báo cáo tài chính được sử dụng để cung cấp thông tin của một doanh nghiệp về: - Tài sản - Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu - Doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác - Lãi, lỗ và phân phối kết quả kinh doanh - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước - Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán - Các luồng tiền Yêu cầu lập và trình bày Báo cáo tài chính Quy định ở Chuẩn mực 21- Chuần mực kế toán Việt Nam, bao gồm: 15
16. - Trung thực và hợp lý - Lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán phù hợp với quy định của từng chuẩn mực kế toán nhằm đảm bảo cung cấp thông tin thích hợp với nhu cầu ra quyết định kinh tế của người sử dụng và cung cấp được các thông tin đáng tin cậy. * Hệ thống báo cáo tài chính hiện hành. Theo chế độ kế toán hiện hành hệ thống báo cáo kế toán tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính Hệ thống Báo cáo tài chính năm (Mẫu B01, 02, 03, 09 - DN) được áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp thuộc các ngành và các thành phần kinh tế. Hệ thống Báo cáo tài chính giữa niên độ ( Mẫu B01a, 02a, 03a, 09a - DN) được áp dụng cho các doanh nghiệp nhà nước, các doanh nghệp niêm yết trên thị trường chứng khoán và các doanh nghiệp khác khi tự nguyện lập Báo cáo tài chính giữa niên độ. Các Công ty, Tổng công ty có đơn vị kế toán trực thuộc ngoài việc lập Báo cáo tài chính năm của Công ty, Tổng công ty còn phải lập Báo cáo tài chính tổng hợp (Mẫu B01, 02, 03,09 - DN) vào cuối kỳ kế toán năm dựa trên báo cáo tài chính của cácđơn vị trực thuộc. Công ty Mẹ và Tập đoàn phải lập Báo cáo tài chính hợp nhất (Mẫu B01, 02, 03, 09 - DN/HN) để tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài chính, kinh doanh của đơn vị. Danh mục báo cáo tài chính, phương pháp lập các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính học viên tham khảo trong chế độ báo cáo tài chính và các quy định hiện hành của Nhà nước. 1.2. KẾ TOÁN MUA HÀNG 1.2.1. Những vấn đề chung Đặc điểm Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưu thông hàng hoá, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến tiêu dùng thông qua mua bán; trong đó, mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá. Thông qua mua hàng, quan hệ trao đổi và quan hệ thanh toán tiền hàng giữa người mua và người bán về trị giá hàng hoá được thực hiện. Cũng qua quá trình mua hàng, vốn của doanh nghiệp được chuyển hoá từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá. Doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng nhưng mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Trong các doanh nghiệp thương mại, hàng hoá được coi là hàng mua khi thoả mãn đồng thời các điều kiện sau: 16
17. - Phải thông qua một phương thức mua - bán – thanh toán tiền hàng nhất định; - Doanh nghiệp đã nắm được quyền sở hữu về hàng hoá mất quyền sở hữu về tiền hay một loại hàng hoá khác; - Hàng mua vào nhằm mục đích để bán hoặc qua sản xuất gia công để bán. Ngoài ra, hàng mua về vừa dùng cho hoạt động kinh doanh, vừa để tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp mà chưa phân biệt rõ giữa các mục đích thì vẫn coi là hàng mua. Phương thức mua hàng Thời điểm xác định và ghi nhận việc mua hàng đã hoàn thành là khi: - Đơn vị đã nhận được hàng hoá từ nhà cung cấp; - Đã thanh toán tiền cho nhà cung cấp hoặc chấp nhận thanh toán. Tuy nhiên tuỳ thuộc vào từng phương thức mua hàng mà thời điểm xác định hàng mua có khác nhau. Các doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng theo hai phương thức: Phương thức mua hàng trực tiếp và phương thức chuyển hàng. - Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán để nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hay để mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất, tại thị trường và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá về doanh nghiệp. Theo phương thức nay, thời điểm xác định hàng mua là khi đã thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán cho người bán. - Mua theo phương thức chuyển hàng: Bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, chuyển hàng tới cho bên mua, giao hàng tại kho của bên mua hay tại địa điểm do bên mua quy đinh trước. Trong trường hợp này, hàng hoá đựơc xác định là hàng hoá mua khi bên mua đã nhận được hàng (do bên bán chuyển đến), đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán với người bán. Việc xác định đúng phạm vi và thời điểm xác định hàng mua có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp, nó bảo đảm cho việc ghi chép chỉ tiêu hàng mua một cách đầy đủ kịp thời, chính xác, giúp cho lãnh đạo có cơ sở để chỉ đạo nghiệp vụ mua hàng; đồng thời quản lý chặt chẽ hàng hoá đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, giám sát chặt chẽ hàng mua đang đi đường, tránh những tổn thất về hàng hoá trong quá trình vận chuyển. Tính giá thực tế hàng nhập kho + Giá thực tế hàng mua Tính giá hàng mua là việc xác định giá ghi sổ của hàng hoá mua vào. Theo quy định, khi phản ánh trên các sổ sách kế toán, hàng hoá được phản ánh theo giá thực tế nhằm bảo đảm nguyên tắc giá phí. 17
18. Giá thực tế của hàng hoá mua vào được xác định theo công thức sau: Giá thực tế Giá mua của Chi phí thu của hàng = + hàng hoá mua hàng hoá mua ngoài Trong đó: - Giá mua hàng hoá: Gồm giá mua phải trả theo hoá đơn hay hợp cộng (+) với số thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt cùng các khoản chi phí hoàn thiện, sơ chế trừ (-) khoản giảm giá mua được hưởng. - Chi phí thu mua hàng hoá: Gồm các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc thu mua hàng hoá nhu vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức, công tác phí của bộ phận thu mua + Giá trị hàng hoá thuê ngoài hay tự gia công, chế biến Giá thực tế hàng hoá thuê ngoài hay hàng hoá tự gia công, chế biến được xác định như sau: Giá thực tế thuê Trị giá mua Chi phí liên ngoài hoặc tự gia = hàng hoá xuất + quan đến việc công gia công gia công Phương thức thanh toán tiền hàng Việc thanh toán tiền hàng trong khâu mua được thực hiện theo các phương thức và hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào mức độ tín nhiệm giữa hai đơn vị. Thông thường việc thanh toán tiền hàng được thực hiện theo hai phương thức: - Phương thức thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận đươc hàng, doanh nghiệp thương mại mua hàng thanh toán ngay tiền ngay cho người bán, có thể bằng tiền mặt cán bộ tạm ứng, bằng chuyển khoản, có thể thanh toán bằng (hàng đổi hàng) - Phương thức thanh toán chậm trả: Đơn vị đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thoả thuận. Nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ mua hàng - Theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình mua hàng về số lượng, kết cấu, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả hàng mua và thời điểm mua hàng. - Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng người cung cấp và theo từng hợp đồng hoặc đơn đặt hàng,tình hình thanh toán với nhà cung cấp. - Cung cấp thông tin kịp thời tình hình mua bán hàng và thanh toán tiền hàng cho chủ doanh nghiệp và các cán bộ quản lý, làm căn cứ cho đề xuất những quýêt định trong chỉ đạo, tiến hành lao động kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2.2. Kế toán mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.2.2.1. Hạch toán ban đầu 18
19. - Chứng từ sử dụng + Chứng từ nguồn: Hoá đơn mua hàng, hợp đồng với người cung cấp + Chứng từ thực hiện: - Bảng kê thu mua hàng hoá không có hoá đơn (04/GTGT) (do cán bộ nghiệp vụ lập): Trong trường hợp mua hàng ở thị trường tự do hay mua trực tiếp tại các hộ sản xuất, cán bộ thu mua phải lập bảng kê. Trên bảng kê mua hàng phải ghi rõ tên, địa chỉ người bán; số lượng, đơn giá mua của từng mặt hàng; tổng giá thanh toán. B ẢNG KÊ THU MUA HÀNG HÓA MUA VÀO KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN (Tháng năm 200 ) - Tên cơ sở sản xuất kinh doanh: Mã s ố : - Địa chỉ: - Địa chỉ nơi tổ chức thu mua: - Người phụ trách thu mua: Ngày Người bán Hàng hóa mua vào mua Tên người bán Địa chỉ Tên mặt hàng Số Đơn Tổng Giá Ghi chú hàng lượng giá thanh toán 1 2 3 4 5 6 7 8 Cộng - Tổng giá trị hàng hoá mua vào: Ngày tháng năm 200 Ngày tháng năm 200 Người lập bảng kê Giám đốc cơ sở (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá: Được lập và sử dụng trong một số trường hợp nếu xét thấy cần thiết phải thành lập Ban kiểm nghiệm hàng hoá thu mua nhằm mục đích xác định số lượng, quy cách, chất lượng vật tư, hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Biên bản này được lập trong các trường hợp: - nhập kho với số lượng lớn; - hàng hoá có tính chất lý hoá phức tạp; - quý hiếm. .- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – VT) là chứng từ dùng làm căn cứ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm vật chất với người liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho có thể do cán bộ cung ứng hoặc kế toán hàng tồn kho lập làm 2 liên đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài - Phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toán tạm ứng : Phản ánh việc thanh toán mua hàng. - v.v 19
20. Các chừng từ kế toán bắt buộc phải lập kịp thời, đúng mẫu quy định và đầy đủ các yếu tố nhằm đảm bảo tính pháp lý khi ghi sổ kế toán. Việc luân chuyển chứng từ cần có kế hoạch cụ thể, đảm bảo ghi chép kịp thời, đầy đủ - Chương trình luân chuyển + Bước 1: Người giao hàng đề nghị nhập kho hàng hoá, vật tư ,sản phẩm + Bước 2: Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá nếu cần + Bước 3: Phòng cung ứng vật tư hoặc bộ phận sản xuất lập phiếu nhập kho, phụ trách phòng ký phiếu nhập kho + Bước 4: Thủ kho tiến hành kiểm nhận, ghi số lượng thực tế nhập kho, ký phiếu (và chuyển cho người giao hàng ký phiếu), sau đó ghi thẻ kho, rồi chuyển cho kế toán hàng tồn kho + Bước 5: Kế toán hàng tồn kho sau khi tiếp nhận, kiểm tra phiếu nhập, tiến hành ghi đơn giá, tính thành tiền và định khoản, phân loại chứng từ, ghi sổ tổng hợp và chi tiết. + Bước 6: Kế toán tiến hành tổ chức bảo quản, lưu giữ Phiếu nhập kho 1.2.2.2. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng  Tài khoản sử dụng Để hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản sau: * Tài khoản 156 “Hàng hoá”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của (tăng, giảm) theo giá thực tế của loại hàng hoá của doanh nghiệp, bao gồm hàng hoá tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hoá bất động sản. Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số quy định sau: - Kế toán nhập, xuất, tồn kho hàng hoá được phản ánh theo nguyên tắc giá gốc quy định trong chuẩn mực số 02 - Phải theo dõi riêng biệt giá mua và chi phí thu mua hàng hoá - Kế toán có thể áp dụng một trong bốn phương pháp tính giá trị hàng tồn kho theo quy định trong chuẩn mực số 02 - Kế toán chi tiết hàng hoá phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, thứ hàng hoá. Kết cấu và nội dung Bên Nợ: - Giá mua của hàng hoá nhập kho, nhập quầy. - Chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh. - Trị giá hàng hoá thuê ngoài gia công, chế biến hoàn thành, nhập kho, nhập quầy (gồm giá mua vào và chi phí gia công, chế biến ). - Trị giá hàng hoá bị người mua trả lại nhập kho, nhập quầy. - Trị giá hàng hoá phát hiện thừa qua kiểm kê tại kho, tại quầy. 20
21. - Trị giá hàng hoá bất động sản mua vào hoặc kết chuyển từ bất động sản đầu tư. Bên có: - Trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho, xuất quầy. - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. - Các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng. - Trị giá hàng hoá trả lại cho người bán - Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu tại kho, tại quầy. - Trị giá hàng hoá bất động sản đã bán hoặc chuyển thành bất động sản đầu tư, tài sản cố định. Số dư bên Nợ: - Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho, tồn quầy. - Chi phí mua của hàng tồn kho, của hàng gửi bán. Tài khoản 156 “ Hàng hoá “ có 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hoá”: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng hoá tại kho, tại quầy. - Tài khoản 1562 “Chi phí thu mua hàng hoá”: Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá và tình hình phân bổ chi phí thu mua hàng hoá hiện có trong kỳ cho khối lượng hàng đã bán trong kỳ và tồn cuối kỳ. - Tài khoản 1567 “Hàng hoá bất động sản”: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá bất động sản trong doanh nghiệp. * Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của các loại mặt hàng hoá, vật tư mua vào đã xác định là hàng mua nhưng chưa được nhập kho hay kiểm nghiệm, bàn giao cho các bộ phận trong kỳ (kể cả hàng đang còn gửi tại kho người bán). Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 151 như sau: Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng hoá, vật tư đang đi dường cuối kỳ. Bên có: - Giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường các kỳ trước về nhập kho hoặc chuyển bán thẳng đã bàn giao kỳ này - Trị giá hàng hoá, vật tư đang đi đường các kỳ trước mất mát, thiếu hụt phát hiện kỳ này. Số dư nợ: Trị giá hàng hoá, vật tư đang đi đường cuối kỳ. Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán, kế toán mua hàng còn sử dụng các tài khoản có liên quan như 111, 112,331,133  Phương pháp hạch toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ - Khi mua hàng về nhập kho, chuyển bán hoặc bán giao tay ba, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561), 157: Giá mua hàng hoá (chưa có thuế GTGT) 21
22. Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán giao tay ba Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK 111, 112, 141, 311: Số đã thanh toán Có TK 331: Phải trả người bán - Trường hợp mua hàng háo có bao bì đi kèm tính giá riêng, khi nhập kho, chuyển bán thẳng, kế toán ghi: Nợ tài khoản 153(1532), 157: Giá trị bao bì kèm theo có tính giá riêng. Nợ tài khoản 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có tài khoản liên quan (111, 112, 113, 311, 331, ): Giá thanh toán. + Bao bì của hàng hóa bán giao tay ba Nợ TK 1388, 111, 112: Giá bao bì đã gồm thuế GTGT Có TK 3388, 112, 111: Giá bao bì đã gồm thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT của bao bì bán giao tay ba Có TK 33311: Thuế GTGT của bao bì bán giao tay ba - Trường hợp bao bì kèm theo phải trả lại cho người bán, trị giá bao bì kèm theo hàng hoá, ghi: Nợ TK 002: Đồng thời phản ánh số tiền ký cược về trị giá bao bì theo yêu cầu của người bán, ghi: Nợ TK 144: Số tiền ký cược ngắn hạn. Có TK liên quan (111, 112, 311, ): Số tiền đã đem đi ký cược theo yêu cầu của bên bán. - Nếu doanh nghiệp đặt trước tiền mua hàng cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331 (Chi tiết đối tượng): Có TK liên quan (111, 112, 311): Số tiền đã đặt trước. + Khi người bán chuyển hàng đến cho doanh nghiệp, hàng được nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561): Giá mua hàng hoá thực nhập. Nợ TK 153(1532): Trị giá bao bì thực nhập. Nợ TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có TK 331: Tổng giá thanh toán của hàng hoá và bao bì kèm theo - Khi mua hàng, phát sinh các chi phí như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi , kế toán ghi: Nợ TK 156 (1562): Chi phí thu mua (chưa có thuế GTGT). Nợ TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ ( nếu có) Có TK 111, 112, 311: Số chi phí thu mua đã thanh toán. Có TK 331, 334, 338, : Số chi phí thu mua chưa trả. 22
23. - Trường hợp mua hàng nhưng cuối tháng hàng chưa về đến doanh nghiệp, kế toán lưu giữ hồ sơ về hàng mua ở tệp hàng mua đang đi trên đường và phản ánh: Nợ TK 151: Giá mua của hàng đang đi đường ( chưa thuế GTGT). Nợ TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có tài khoản liên quan (111, 112, 113, 311, 331 ) : Tổng giá thanh toán + Khi hàng mua đang đi đường đã về nhập kho hay gửi bán thẳng, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561): Giá trị hàng mua đi đường kỳ trước nhập kho. Nợ TK 157: Giá trị hàng mua đi đường kỳ trước gửi bán kỳ này. Nợ TK 632: Giá trị hàng mua đi đường kỳ trước bàn giao trực tiếp cho khách hàng kỳ này. Có TK 151: Giá trị hàng mua đi đường kỳ trước đã kiểm nhập trong kỳ này. - Trong trường hợp hàng mua đã nhập kho nhưng cuối tháng chưa có hoá đơn, kế toán ghi số theo giá tạm tính (không bao gồm cả thuế GTGT): Nợ TK 156 (1561): Giá tạm tính của hàng hoá nhập kho. Có TK 331: Phải trả người bán. Khi có hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế (giá ghi trên hoá đơn): + Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bổ sung phần chênh lệch theo định khoản: Nợ TK 156 (1561): Phần chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá mua thực tế của hàng hoá nhập kho ( chưa kể thuế GTGT). Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT theo hoá đơn Có TK liên quan 111, 112, 331 + Nếu giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính, kế toán ghi đỏ phần chênh lệch theo định khoản: Nợ TK 156 (1561): Phần chênh lệch giữa giá tạm tính lớn hơn giá mua thực tế của hàng hoá nhập kho (ghi đỏ). Nợ TK 133 (1331): Số thuế GTGT được khấu trừ theo hoá đơn Có 331: Phần chênh lệch giữa tổng giá thanh toán tạm tính lớn hơn tổng giá thanh toán thực tế phải trả người bán. - Trường hợp mua hàng khi nhập kho phát hiện thiếu hàng, kế toán chỉ ghi tăng hàng hoá theo trị giá hàng thực nhận, căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết, cùng nhau xử lý + Khi chưa xác định được nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 156 ( 1561): giá trị thực nhập. Nợ TK 1381: Số bị thiếu chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 133 ( 1331): Số thuế GTGT theo hoá đơn Có TK liên quan ( 111,112, 331 ): Tổng giá thanh toán 23
24. + Khi tìm được nguyên nhân và xử lý số hàng thiếu: * Nếu người bán giao thiếu và giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 156 ( 1561):Người bán giao tiếp số thiếu. Có TK138 ( 1381): Xử lý số thiếu. - Nếu người bán không còn hàng, ghi giảm số tiền phải trả: Nợ TK 331 : Ghi giảm số tiền phải trả người bán. Có TK 138 ( 1381): Xử lý số thiếu. Có TK 133 ( 1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu. - Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK 111, 112, 138 (1388), 334: Cá nhân phải bồi thường. Có TK 138 ( 1381): Xử lý số thiếu. Có TK 133 ( 1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu. - Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân: Nợ TK 811: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu. - Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn, về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý.Về mặt kế toán, ghi như sau: + Nếu nhập toàn bộ số hàng: Nợ TK 156 (1561): Giá mua toàn bộ số hàng (chưa thuế GTGT). Nợ TK 133(1331): Thuế giá trị gia tăng tính theo số hoá đơn. Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn. Có TK 338(3381): Trị giá số hàng thừa chưa có thuế GTGT. Khi xử lý số thừa, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi: - Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý. Có TK 156(1561): Xuất kho trả lại só thừa cho người bán. - Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa ( giá chưa có thuế GTGT). Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT tương ứng với số hàng thừa. Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa. - Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi giảm giá vốn: Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân. 24
25. - Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng. Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao trả cho chủ hàng hoặc được giảm giá, ghi: Nợ TK liên quan (331, 111, 112, 1388 .): Tổng giá thanh toán Có TK 156 (1561): Giá mua của hàng trả lại hay khoản giảm giá hàng mua được hưởng (chưa kể thuế GTGT). Có TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng tương ứng với số hàng mua trả lại hoặc giảm giá hàng mua được hưởng. - Trường hợp hàng mua chuyển bán thẳng không qua kho, ghi: Nợ TK 157: Giá mua hàng chuyển thẳng bán hay ký gửi, đại lý. Nợ TK 632: Giá mua hàng giao bán trực tiếp cho khách hàng ( giao tay ba). Nợ TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. Có TK liên quan ( 111, 112, 331, 311, ): Tổng giá thanh toán của hàng chuyển thẳng. Khi thanh toán tiền mua hàng: + Nếu không được hưởng chiết khấu thanh toán, kế toán ghi Nợ TK331: Số tiền thanh toán cho người bán Có TK 111, 112, 311: Số thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi Có TK 515: Số chiết khấu thanh toán được hưởng (nếu có). + Nếu thanh toán bằng hàng, kế toán ghi các bút toán sau: BT1) Phản ánh tổng giá thanh toán của hàng giao trả: Nợ TK 331: Tổng giá thanh toán của hàng đem đi trao đổi. Có TK 511: Doanh thu của số hàng đem đi trao đổi theo giấ bán của hàng tương ( chưa kể thuế đầu ra). Có TK 3331 ( 33311): Thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp tương ứng. BT2) Phản ánh trị giá mua của hàng hoá xuất kho trao đổi ( trả nợ): Nợ TK 632: Trị giá mua của hàng đem đi trao đổi. Có TK 156(1561): Trị giá mua hàng xuất kho. BT3) Phản ánh tổng giá thanh toán của hàng hoá nhận về: Nợ TK 156 (1561): Trị giá mua của số hàng nhận về ( giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 ( 1331): Thuế giá trị gia tăng đầu vào của số hàng nhận về. Có TK 331: Tổng giá thanh toán của hàng nhận về. - Trường hợp doanh nghiệp phải bỏ chi phí để hoàn thiện hàng hoá (tự làm hoặc thuê ngoài gia công) + Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng xuất thuê gia công Nợ TK154: Giá mua chưa thuế Nợ TK 133: 25
26. Có TK111, 112, 331 Hoặc Nợ TK154 Có TK1561: Giá thực tế xuất kho + Phản ánh các chi phí liên quan đến thuê ngoài gia công. Nợ TK 154: Tập hợp chi phí gia công Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 . + Khi hoàn thiện nhập kho: Nợ TK 1561: Giá thực tế hàng nhập kho Có TK 154: - Mua hàng hoá bất động sản về để bán, ghi Nợ TK 156 (1567): Giá mua chưa thuế Nợ TK 133 (1332): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan: Các chi phí liên quan đến việc mua hàng hoá bất động sản: Nợ TK 156 (1567): Giá mua chưa thuế Nợ TK 133 (1332): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan: - Trường hợp bất động sản đầu tư chuyển thành hàng tồn kho, khi chủ sở hữu có quyết định sửa chữa, nâng cấp để bán: Khi có quyết định sửa chữa nâng cấp để bán Nợ TK 1567: Giá trị còn lại Nợ TK 2147: Số đã hao mòn Có TK 217: Nguyên giá BĐS đầu tư Các chi phí phát sinh trong quá trình sửa chữa, nâng cấp, triển khai cho mục đích bán Nợ TK 154: Chi phí sửa chữa, nâng cấp Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111, 112, 152, 331 Khi kết thúc giai đoạn sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, kết chuyển toàn bộ chi phí, ghi: Nợ TK 1567: Có TK 154: 1.2.3. Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ 1.2.3.1. Khái niệm và tài khoản sử dụng 26
27. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản anh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hó trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hoá, vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá vốn Trị giá vốn thực Trị giá vốn của hàng Trị giá vốn của thực tế của = tế của hàng hoá + hoá thực tế tăng - hàng hoá còn lại hàng hoá còn lại đầu kỳ thêm trong kỳ cuối kỳ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng các tài khoản sau: *Tài khoản 611 “ Mua hàng” ( tiểu khoản 6112 – Mua hàng hoá ): Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng hoá mua vào và tăng thêm do các nguyên nhân khác trong kỳ. Tài khoản 6112 “ Mua hàng hoá “ có nội dung phản ánh như sau: Bên Nợ: - Trị giá hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ đầu kỳ ( tồn kho, tồn quầy, gửi bán, ký gửi, đại lý, hàng mua đang đi đường) - Trị giá hàng hoá thu mua và tăng khác trong kỳ. Bên Có: - Trị giá hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ cuối kỳ ( tồn kho, tồn quầy, ký gửi, đại lý, gửi bán, hàng mua đang đi đường ). - Trị giá hàng mua trả lại hay giảm giá hàng mua được hưởng trong kỳ - Trị giá hàng hóa xuất trong kỳ. TK 611 ( 6112) cuối kỳ không có số dư và được mở chi tiết theo từng chủng loại hàng hoá, từng lô hàng tại từng kho, từng quầy tuỳ theo trình độ kế toán và yêu cầu cung cấp thông tin cho quản lý. * Tài khoản 156 “hàng hoá”: Phản ánh giá trị thức tế hàng hoá tồn kho, tồn quầy. Bên Nợ: Phản ánh thực tế hàng hoá tồn kho, tồn quầy cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng hoá tồn kho, tồn quầy đầu kỳ. Dư Nợ: Phản ánh giá thực tế hàng hoá tồn kho, tồn quầy. Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường”: Phản ánh giá thực tế hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua đang đi đường tại thời điểm kiểm kê. Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế hàng mua đang đi đường cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng mua đang đi đường đầu kỳ. Dư Nợ: Phản ánh giá thực tế hàng mua đang đi đường. Tài khoản 157 có thể mở chi tiết theo từng chủng loại hàng hoá, từng lô hàng hoá, Từng hoá đơn mua hàng * Tài khoản 157 “Hàng gửi bán”: Phản ánh giá thực tế ( gia vốn) hàng hoá đang gửi bán, ký gửi, đại lý. Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế hàng hoá đang gửi bán, ký gửi, đại lý cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng hoá đang gửi bán, ký gửi, đại lý đầu kỳ. 27
28. Dư Nợ: Phản ánh giá thực tế hàng hoá đang gửi bán, ký gửi, đại lý. Tài khoản 157 có thể mở chi theo từng chủng loại hang hoá, từng lô hàng hoá, từng hóa đơn bán hàng, từng khách hàng Ngoài các tài khoản nói trên, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như 111,112, 331, 331.138 Các tài khoản này có nội dung phản ánh tương tự như trong các doanh nghiệp vận dụng phương pháp kê khai thường xuyên. 1.2.3.2. Phương pháp hạch toán Đầu kỳ kinh doanh, kế toán tiến hành kết chuyển trị giá hàng hoá còn lại, chưa tiêu thụ: - Kết chuyện trị giá hàng hóa tồn kho, tồn quầy: Nợ TK 611 (6112- chi tiết đối tượng ). Có TK 156 ( chi tiết đối tượng ) - Kết chuyện giá trị vốn hàng gửi bán, ký gửi, đại lý: Nợ TK 611 ( 6112 – chi tiết đối tượng ). Có TK 157 ( chi tiết đối tượng ). - Kết chuyển giá trị hàng mua đang đi đường: Nợ TK 611( 6112 – chi tiết đối tượng ). Có TK 151 ( chi tiết đối tượng). Trong kỳ kinh doanh, căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tình hình nhập, xuất, tăng, giảm hàng hoá, kế toán ghi các bút toán sau: + Phản ánh giá thực tế hàng hoá tăng thêm trong kỳ: Nợ TK 611 ( 6112 – chi tiết đối tượng): giá mua (chưa thuế gia tăng – nếu mua ngoài) hoặc giá thoả thuận (nếu nhận cấp phát, tặng thưởng, nhận vốn góp liên doanh ). Nợ TK 133 (1331). Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ ( nếu mua ngoài). Có TK liên quan ( 111, 112, 331, 411 ): Tổng giá thanh toán của hàng hoá ( nếu mua ngoài) hay giá thoả thuận ( nếu tăng do các nguyên nhân khác). + Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: Nợ TK 611 ( 6112 – chi tiết đối tượng): Chi phí thu mua. Nợ TK 133 (1331): Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ ( nếu thuê ngoài). Có TK liên quan ( 111, 112, 331, 334, 338 ): Tổng chi phí thu mua thực tế phát sinh. + Trường hợp hàng mua trả lại hoặc được giảm giá hàng mua: Nợ các TK liên quan ( 111, 112, 331, 1388 ): Tổng giá thanh toán của hàng mua tar lại giảm giá hàng mua được hưởng. Có TK 611( 6112 – Chi tiết đối tượng): Giá mua (chưa kể thuế GTGT) của hàng trả lại hay giảm giá hàng mua. 28
29. Có TK 133 ( 1331): Thuế giá trị gia tăng tương ứng. + Trị giá mua của hàng bán bị trả lại trong kỳ: Nợ TK 611 ( 6112): Nếu kiểm nhận, nhập kho hay đang gửi lại kho người mua. Có TK 632: Trị giá mua thực tế của hàng bán bị trả lại. Cuối kỳ kinh doanh, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định trị giá hàng hoá còn lại chưa tiêu thụ, kế toán ghi các bút toán kết chuyển sau: - Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho, tồn quầy: Nợ TK 156 ( chi tiết đối tượng ). Có TK 611 ( 6112 – Chi tiết đối tượng ). - Kết chuyển trị giá vốn hàng đang gửi bán, ký gửi, đại lý: Nợ TK 157 ( chi tiết đối tượng ). Có TK 611 ( 6112 – Chi tiết dối tượng). - Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi đường: Nợ TK 151 ( chi tiết đối tượng ). Có TK 611 ( 6112 – Chi tiết đối tượng). - Kết chuyển trị giá hàng xuất trong kỳ: Nợ TK 632: Giá thực tế hàng hoá xuất trong kỳ. Có TK 611 ( 6112 – Chi tiết đối tượng): Giá thực tế hàng hoá xuất trong kỳ. 1.3. HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG 1.3.1. Những vấn đề chung 1.3.1.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng trong thương mại Khái niệm: Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện; vốn của doanh nghiệp thương mại được chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hoá sang hình thái giá trị ( tiền tệ), doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, bù đắp những chi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng kinh doanh Đặc điểm: - Đối tượng phục vụ: Đối tượng phục vụ của các doanh nghiệp thương mại là người tiêu dùng, bao gồm các cá nhân, các đơn vị sản xuất, kinh doanh khác và các cơ quan, tổ chức xã hội. - Phương thức và hình thức bán hàng: Các doanh nghiệp kinh doanh thương mại có thể bán hàng theo nhiều phương thức khác nhau như bán buôn; bán lẻ hàng hoá; ký gửi, đại lý. Trong mỗi phương thức bán hàng lại có thể thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau ( trực tiếp; chuyển hàng, chờ nhập ). . Bán buôn hàng hoá là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra. Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được 29
30. thực hiện. Hàng thường được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn. Giá bán biến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Trong bán buôn thường bao gồm hai phương thức: - Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho: Bán buôn hàng hoá qua kho là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó, hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dưới hai hình thức + Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp + Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng - Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: Theo phương thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua. Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức: + Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (bán giao tay ba) + Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng. . Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc cho tổ chức kinh tế mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định, và được thực hiện dưới các hình thức sau: - Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: theo hình thức này, nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua được tách rời. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Hết ca bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hang cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã tiêu thụ trong ca và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ. - Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách, hết ca, nhân viên làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Đồng thời, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán ra trong ca, và lập báo cáo bán hàng. - Hình thức bán lẻ tự phục vụ (tự chọn): Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, mang đến bàn tính tiền để tính và thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu tiền kiểm hàng, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền. Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng và bảo quản hàng hoá ở quầy do mình phụ trách. - Hình thức bán trả góp: Bán hàng trả góp, trả chậm là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua. Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Thông thường số tiền trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau, trong đó bao gồm một phần doanh thu gốc và một phần lãi trả chậm và có thể xác định theo công thức sau: 30
31. PV x r 1 Số tiền phải thu đều đặn hàng kỳ = 1 - t (1 + r) Trong đó: PV: giá trị hiện tại của số tiền phải thu (gốc) r: tỷ lệ lãi suất t: số kỳ thu tiền (thời gian thu) . Phương thức gửi đại lý, ký gửi: Bán hàng đại lý, ký gửi là phương thức mà bên chủ hàng (bên giao đại lý) xuất hàng giao cho bên nhận đại lý, ký gửi (gọi là bên đại lý) để bán. Bên đại lý sẽ được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. - Phạm vi hàng hoá đã bán: Theo quy định, hàng hoá được coi là hàg bán phải thoả mãn các điều kiện sau: + Phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo phương thức nhất định. + Hàng hoá phải được chuyển quyền sở hữu từ doanh nghiệp thương mại sang người mua, đã thu được tiền hoặc khách hàng chấp nhận nợ + Hàng hoá bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, do doanh nghiệp mua vào hoặc gia công, chế biến hay nhận vốn góp, nhận cấp phát Ngoài ra, các trường hợp sau cũng được coi là hàng bán: + Hàng hoá xuất để đổi lấy hàng hoá khác + Hàng hoá xuất để trả lương, tiền thưởng cho công nhân viên + Hàng hoá xuất làm quà biếu, tặng, quảng cáo + Hàng hoá xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Giá bán hàng hoá và thời điểm ghi nhận doanh thu trong doanh nghiệp thương mại: + Giá bán hàng hóa là giá ghi trên hợp đồng, trên hoá đơn. + Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm hàng hoá được xác định là tiêu thụ, đây là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ doanh nghiệp thương mại sang người mua. Thời điểm này phụ thuộc vào các phương thức bán hàng. Ví dụ: Bán buôn trực tiếp qua kho: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm hàng ra ra khỏi kho, doanh nghiệp thương mại lập hóa đơn về hàng đã bán Bán lẻ hàng hoá: Là thời điểm nhận được báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng 31
32. 1.3.1.2. Chứng từ sử dụng và tài khoản sử dụng Chứng từ sử dụng + Hoá đơn giá trị gia tăng + Phiếu xuất kho; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý + Báo cáo bán hàng: Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý + Thẻ quầy hàng; Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày. + Các chứng từ thanh toán Tài khoản sử dụng - TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ mà doanh nghiệp đã thực hiện kể cả doanh thu cho thuê và doanh thu bán bất động sản đầu tư và các khoản giảm doanh thu. Kết cấu TK 511: TK 511 - Số thuế phải nộp (thuế tiêu thụ đặc biệt, Tổng số doanh thu bán hàng và cung thuế xuất khẩu và thuế GTGT nếu tính cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ. theo phương pháp trực tiếp) tính trên doanh số bán trong kỳ. - Số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại kết chuyển trừ vào doanh thu. - Kết chuyển số doanh thu thuần về tiêu thụ. TK 511 cuối kỳ không có số dư. TK 511 gồm có 5 tiểu khoản: + 5111 ”Doanh thu bán hàng hoá”: + 5112 ”Doanh thu bán các thành phẩm” Dùng cho các doanh nghiệp sản xuất như công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp, lâm nghiệp + 5113 ”Doanh thu cung cấp dịch vụ”: Sử dụng cho các ngành kinh doanh dịch vụ (giao thông, bưu điện, du lịch, dịch vụ khoa học kỹ thuật ) + 5114 ”Doanh thu trợ cấp, trợ giá”: Các khoản trợ cấp, trợ giá của Nhà nước cho DN khi thực hiện nhiệm vụ cung cấp hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước. 32
33. + 5117 "Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư": phản ánh doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư của doanh nghiệp. - TK 512 “Doanh thu nội bộ”: Dùng để phản ánh doanh thu và các khoản ghi giảm doanh thu về số hàng hoá, dịch vụ, sản phẩm tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, Tổng công ty, tập đoàn hạch toán toàn ngành. Ngoài ra, TK này còn được sử dụng để theo dõi một số nội dung được coi là tiêu thụ nội bộ khác như sử dụng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ vào hoạt động SXKD hay trả lương, thưởng cho công nhân viên chức. TK 512 được chi tiết thành 3 tiểu khoản: 5111 “Doanh thu bán hàng hoá” 5112 “Doanh thu bán thành phẩm” 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” Nội dung phản ánh của TK 512 tương tự TK 511. - TK 531 “Hàng bán bị trả lại”: Dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại. Kết cấu TK 531: TK 531 Tập hợp doanh thu của số hàng đã tiêu thụ Kết chuyển doanh thu của số hàng bán bị trả lại bị trả lại TK 531 cuối kỳ không có số dư. - TK 532 “Giảm giá hàng bán”: Dùng để theo dõi toàn bộ các khoản giảm giá hàng bán chấp nhận cho khách hàng theo giá bán đã thoả thuận về lượng hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ. Kết cấu TK 532: TK 532 Tập hợp các khoản giảm giá hàng bán Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng chấp thuận cho người mua trong kỳ bán vào bên nợ TK 511, 512 TK 532 cuối kỳ không có số dư. - TK 521 “Chiết khấu thương mại”: Dùng để theo dõi toàn bộ các khoản chiết khấu thương mại chấp nhận cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận về lượng hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ. Kết cấu TK 521: TK 521 33
34. Tập hợp các khoản chiết khấu thương mại Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu (bớt giá, hồi khấu) chấp thuận cho người thương mại vào bên Nợ TK 511, 512 mua trong kỳ TK 521 cuối kỳ không có số dư. TK 521 chi tiết thành 3 TK cấp 2 TK 5211 "Chiết khấu hàng hoá" TK 5212 "Chiết khấu thành phẩm" TK 5213 "Chiết khấu dịch vụ" - TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ. Ngoài ra, TK 632 còn phản ánh chi phí kinh doanh bất động sản đầu tư, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giá trị vật tư hàng hoá sản phẩm thiếu thừa trong định mức, các chi phí không hợp lý không được tính vào nguyên giá TSCĐ Kết cấu TK 632: TK 632 Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ - Giá vốn hàng bán bị trả lại trong kỳ đã cung cấp (đã được coi là tiêu thụ trong kỳ) - Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ TK 632 cuối kỳ không có số dư. 1.3.2. Kế toán các nghiệp vụ bán buôn hàng hóa theo các phương thức bán hàng 1.3.2.1. Kế toán bán buôn trực tiếp (qua kho hoặc chuyển thẳng) + Kế toán giá vốn - Nếu bán buôn trực tiếp qua kho Nợ TK632: Trị giá vốn Có TK 1561: Giá thực tế xuất kho - Nếu bán buôn trực tiếp theo hình thức chuyển thẳng (bán giao tay ba) Nợ TK632: Trị giá mua chưa thuế Nợ TK133: Thuế GTGT đầu vào 34
35. Có TK 151, 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán phải trả + Kế toán doanh thu Nợ TK 131, 111, 112 : Có TK 511, 512: Giá bán chưa thuế Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra + Bao bì tính giá riêng Trường hợp bán buôn trực tiếp qua kho Nợ TK 1388: Giá thanh toán của bao bì thực hiện Có TK1532: Trị giá bao bì tính xuất kho Có TK 33311: Thuế GTGT của bao bì Trường hợp bán giao tay ba Nợ TK 1388, 111, 112 : Giá thanh toán của bao bì thực hiện Có TK 3388, 112 : Gia thanh toán của bao bì trả cho người bán Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của bao bì Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra của bao bì - Trường hợp khách hàng được hưởng chiết khấu thanh toán, số chiết khấu đã chấp thuận cho khách hàng được tính vào chi phí hoạt động tài chính. Nợ TK 635: Tổng số chiết khấu khách hàng được hưởng Có TK 111, 112: Xuất tiền trả cho người mua Có TK 131: Trừ vào số tiền phải thu ở người mua Có TK 3388: Số chiết khấu chấp nhận nhưng chưa thanh toán cho người mua - Chiết khấu thương mại phát sinh Nợ TK 521: Số chiết khấu thương mại khách hàng được hưởng Nợ TK 3331(33311): Thuế GTGT trả lại cho khách hàng tương ứng với số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh Có TK 131: Trừ vào số tiền phải thu ở người mua - Theo chế độ hiện hành, trường hợp khách hàng không có giao dịch mua hàng hoá, dịch vụ nữa thì doanh nghiệp phải thực hiện chi tiền hồi khấu cho khách hàng và 35
36. được tính vào khoản chi khuyến mại (bán hàng). Số tiền hồi khấu chi trả hay chấp nhận chi trả cho khách hàng được ghi như sau Nợ TK 641: Ghi tăng chi phí bán hàng Có TK 111, 112, 3388: Khoản hồi khấu đã trả bằng tiền hay chấp nhận trả - Trường hợp phát sinh các khoản giảm giá hàng bán (do hàng hoá không bảo đảm chất lượng quy cách ), kế toán ghi: Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán khách hàng được hưởng Nợ TK 3331(33311): Thuế GTGT trả lại cho khách hàng tương ứng với số giảm giá hàng bán Có TK 111, 112: Xuất tiền trả cho người mua C Có TK 131, 3388: Trừ vào số tiền phải thu ở người mua hoặc chấp nhận nhưng chưa thanh toán cho người mua - Trường hợp hàng đã tiêu thụ bị người mua trả lại do hàng hoá không đúng quy cách, phẩm chất, kế toán ghi: + Phản ánh trị giá vốn của hàng bán bị trả lại Nợ TK 1561: Giá vốn hàng hóa nhập lại kho Nợ TK 157: Gửi tại kho người mua Có TK 632: Giá vốn hàng bị trả lại + Phản ánh giá thanh toán của số hàng bán bị trả lại Nợ TK 531: Doanh thu của hàng bị trả lại Nợ TK 3331(33311): Thuế GTGT trả lại cho khách hàng tương ứng Có TK 111, 112, 131 : Tổng giá thanh toán của hàng đã tiêu thụ bị trả lại - Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu của hàng bán bị trả lại vào tổng doanh thu bán hàng trong kỳ + Kết chuyển chiết khấu thương mại Nợ TK 511: Ghi giảm doanh thu tiêu thụ Có TK 521: Kết chuyển chiết khấu thương mại + Kết chuyển doanh thu hàng bị trả lại Nợ TK 511: Ghi giảm doanh thu tiêu thụ Có TK 531: Kết chuyển doanh thu hàng bị trả lại 36
37. + Kết chuyển giảm giá hàng bán Nợ TK 511: Ghi giảm doanh thu tiêu thụ Có TK 532: Kết chuyển số giảm giá hàng bán + Kết chuyển số doanh thu thuần về tiêu thụ Nợ TK 511, 512: Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ Có TK 911: Hoạt động tiêu thụ + Kết chuyển giá vốn hàng bán được kết chuyển trừ vào kết quả Nợ TK 911: Hoạt động tiêu thụ Có TK 632: Kết chuyển giá vốn hàng bán 1.3.2.2. Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng, chờ chấp nhận - Khi xuất hàng hoá tại kho chuyển thẳng đến cho người mua Nợ TK157: Có TK1561: Giá thực tế hàng hoá xuất kho Có TK1532: Giá bao bì luân chuyển - Trường hợp bán buôn chuyển thẳng, không qua kho, kế toán phản ánh tổng giá thanh toán của hàng chuyển thẳng: Nợ TK157: Giá mua chưa thuế và giá trị bao bì tính giá riêng Nợ TK133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 : Tổng giá thanh toán - Chi phí vận chuyển nếu doanh nghiệp chịu Nợ TK641: Chi phí vận chuyển, bốc xếp chưa có thuế GTGT Nợ TK133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 : Tổng giá thanh toán - Khi hàng chuyển đi được bên mua kiểm nhận, chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán một phần hay toàn bộ, doanh nghiệp thương mại phải lập hoá đơn giá trị gia tăng về lượng hàng đã được chấp nhận giao cho khách hàng. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT, kế toán ghi + Phản ánh giá bán của hàng được chấp nhận Nợ TK liên quan 111, 112, 131 : Tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu tiêu thụ của số hàng được chấp nhận 37
38. Có TK 3331(33311): Thuế GTGT phải nộp của hàng tiêu thụ + Phản ánh giá trị bao bì tính giá riêng thực hiện Nợ TK 1388, 111, 112 : Giá thanh toán Có TK 157 (Bao bì): Giá trị bao bì Có TK 33311: Thuế GTGT của bao bì + Phản ánh trị giá vốn của hàng được chấp nhận Nợ TK 632: Tập hợp giá vốn hàng bán Có TK 157: Giá vốn của hàng được chấp nhận - Số hàng gửi đi bán bị từ chối khi chưa được xác nhận là tiêu thụ Nợ TK 1561: Giá trị của hàng hóa nhập lại kho Nợ TK 1532: Giá trị bao bì nhập lại kho Có TK 157: Trị giá vốn số hàng bị trả lại - Trường hợp hàng đã coi là tiêu thụ bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán phát sinh được hạch toán giống như phương thức tiêu thụ trực tiếp. 1.3.2.3. Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng, không tham gia thanh toán Về thực chất, doanh nghiệp thương mại đứng ra làm trung gian, môi giới giữa bên bán và bên mua để hưởng hoa hồng (do bên bán hoặc bên mua trả). Bên mua chịu trách nhiệm nhận hàng và thanh toán cho bên bán. Số hoa hồng môi giới được hưởng, ghi: Nợ TK 111, 112,131 : Giá thanh toán của hoa hồng môi giới được hưởng Có TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ môi giới Có TK33311: Thuế GTGT phải nộp Các chi phí liên quan đến môi giới Nợ TK641: Chi phí bán hàng Nợ TK133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK111, 112, 331 : Giá thanh toán 1.3.3. Kế toán các nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa 1.3.3.1. Các nghiệp vụ bán lẻ tại quầy hàng, cửa hàng Đối với các doanh nghiệp thương mại có các quầy hàng, cửa hàng trực tiếp bán lẻ hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho khách hàng có giá trị thấp dưới mức quy định không phải lập hoá đơn (trừ trường hợp người mua có yêu cầu cung cấp hoá đơn thì phải lập theo đúng quy định). Theo quy định, người bán hàng hoá, dịch vụ phải lập Bảng kê bán lẻ theo từng lần bán, theo từng loại hàng; cuối ngày (ca) phải gửi bảng 38
39. kê cho bộ phận kế toán làm căn cứ tính doanh thu và thuế GTGT. Bộ phận kế toán phân loại doanh thu theo loại hàng hoá, dịch vụ bán lẻ và theo nhóm thuế suất thuế GTGT; xác định doanh thu và thuế GTGT phải nộp. Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ có mẫu sau: (mẫu 06/GTGT) BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ Ngày tháng năm . Tên cơ sở kinh doanh: Địa chỉ: . Họ và tên người bán: Địa chỉ nơi bán hàng: TT Tên hàng hóa, dịch Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền vụ A B C 1 2 3 Tổng cộng tiền thanh toán: . Tổng số tiền (Bằng chữ): Người bán (Ký, ghi rõ họ và tên) + Ghi nhận doanh thu hàng bán lẻ Nợ TK 111, 112, 113: Tổng giá thanh toán Có TK5111: Giá bán chưa thuế Có TK3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp + Các khoản thừa thiếu tiền hàng so với lượng hàng đã bán Nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm vật chất đối với tiền hàng và hàng bán ra, nên khi thiếu nhân viên bán hàng phải bồi thường, doanh thu vẫn ghi nhận trên báo cáo bán hàng. Đối với những hàng hoá có tỷ lệ hao hụt định mức trong khâu bán, khi nộp thiếu tiền hàng, đưa vào tài sản thiếu chờ xử lý, mà chưa xử lý ngay, cuối kỳ, xử lý số thiếu phải bồi thường sau khi đã trừ đi hao hụt định mức. - Khi thu tiền hàng, nếu thiếu: Nợ TK 111, 112, 113: Số tiền thực tế thu được Nợ TK 1388: Số tiền bắt bồi thường Nợ TK 1381: Số tiền thiếu chờ xử lý Có TK511: Doanh thu chưa thuế GTGT Có TK3331: Thuế GTGT phải nộp - Khi thu tiền hàng, nếu thừa: 39
40. Nợ TK111, 112, : Số tiền thực tế nộp quỹ Có TK511: Doanh thu chưa thuế GTGT Có TK3331: Thuế GTGT phải nộp Có TK3381: Số tiền thừa chưa rõ nguyên nhân + Phản ánh giá vốn Nợ TK632: Giá vốn hàng bán Có TK1561 (chi tiết quầy hàng): Giá thực tế hàng xuất kho 1.3.3.2. Kế toán bán hàng trả góp, trả chậm Về mặt hạch toán, khi hàng bán trả góp, trả chậm giao cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ và kế toán ghi các bút toán sau: - Phản ánh trị giá vốn của hàng tiêu thụ: Nợ TK 632: Tập hợp giá vốn hàng bán Có TK 1561: Trị giá hàng hóa xuất kho - Phản ánh giá bán trả góp, trả chậm theo hoá đơn GTGT Nợ TK 111, 112 : Số tiền người mua thanh toán lần đầu tại thời điểm mua Nợ TK 131: Tổng số tiền người mua còn nợ Có TK 511(5111, 5112): Doanh thu tính theo giá bán trả một lần tại thời điểm giao hàng (giá thanh toán ngay) Có TK 3331(33311): Thuế GTGT phải nộp tính trên giá bán trả một lần Có TK 338(3387): Doanh thu chưa thực hiện - Tổng số lợi tức trả chậm, trả góp - Kết chuyển tiền lãi về bán hàng trả góp, trả chậm tương ứng với từng kỳ kinh doanh: Nợ TK 338(3387): Ghi giảm doanh thu chưa thực hiện Có TK 515: Lãi bán hàng trả góp, trả chậm. - Số tiền người mua thanh toán ở các kỳ sau: Nợ TK 111, 112: Số tiền thực tế thu được Có TK 131: Số tiền người mua đã thanh toán 1.3.4. Kế toán bán hàng trả chậm, trả góp và đại lý ký gửi 40
41. Tại đơn vị giao đại lý (chủ hàng) - Khi xuất hàng giao cho các cơ sở đại lý, căn cứ phiếu xuất kho, kế toán phản ánh giá trị thực tế xuất kho hàng ký gửi Nợ TK 157: Giá thực tế hàng gửi đại ký Có TK 1561: Giá thực tế hàng xuất kho - Khi nhận bảng kê hoá đơn bán ra của số hàng đã được các cơ sở đại lý, ký gửi bán gửi về, kế toán lập hoá đơn GTGT và phản ánh tổng giá thanh toán của hàng đã bán: Nợ TK 131: Tổng giá bán (cả thuế GTGT) Có TK 511: Doanh thu bán hàng qua đại lý Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra của hàng đã bán Đồng thời phản ánh giá vốn của hàng ký gửi thực tế đã bán Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157: Kết chuyển giá vốn hàng gửi bán - Căn cứ hợp đồng ký kết với các cơ sở đại lý, ký gửi và hoá đơn GTGT về hoa hồng do cơ sở đại lý chuyển đến, kế toán phản ánh hoa hồng trả cho cơ sở nhận bán hàng đại lý, ký gửi: Nợ TK 641: Hoa hồng trả cho đại lý, ký gửi Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT tính trên số hoa hồng đại lý Có TK 131(chi tiết đại lý): Tổng số hoa hồng - Khi nhận tiền do cơ sở nhận bán hàng đại lý, ký gửi thanh toán Nợ TK 111, 112: Thu bằng tiền, chuyển khoản Có TK 131: Số tiền hàng đã thu Tại các đại lý hoặc đơn vị nhận bán hàng ký gửi Theo chế độ kế toán hiện hành (QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006), khi nhận hàng đại ký bán đúng giá, hưởng hoa hồng, căn cứ vào giá trị hàng do chủ hàng bàn giao, kế toán ghi theo tổng giá thanh toán. Nợ TK 003: Trị giá hàng nhận bán đại lý - Khi xuất hàng đại lý đem bán, phải lập hoá đơn GTGT theo quy định giao cho người mua, trong đó ghi rõ giá bán chưa có thuế, thuế suất, mức thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán theo đúng giá quy định của chủ hàng. 41
42. Nợ TK 111, 112, 131 : Tổng giá thanh toán của hàng đại lý đã thu hay còn phải thu Có TK 3388 (chi tiết bên giao đại lý): Giá bán chưa thuế GTGT Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp - Khi nhận được hóa đơn GTGT của đơn vị giao đại lý lập về số hàng nhận bán đã thực hiện được. Nợ TK 3388(chi tiết bên giao đại lý): Giá bán chưa thuế GTGT Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hóa nhận bán hộ Có TK 331: Số tiền phải trả cho bên giao đại lý - Khi xác định hoa hồng đại lý được hưởng, kế toán ghi Nợ TK 331(chi tiết bên giao đại lý): Ghi giảm số tiền phải trả cho bên giao đại lý Có TK 511: Hoa hồng đại lý được hưởng chưa có thuế GTGT phải nộp Có TK 3331(33311): Thuế GTGT đầu ra phải nộp tính trên hoa hồng đại lý - Khi thanh toán tiền cho bên giao đại lý, kế toán ghi Nợ TK 331(chi tiết bên giao đại lý): Ghi giảm số tiền phải thanh toán cho bên giao đại lý Có TK 111, 112 : Số tiền đã thanh toán cho bên giao đại lý 1.3.5. Kế toán bán hàng theo phương thức khoán a. Trường hợp tập thể, cá nhân không mở sổ sách kế toán riêng - Khi giao hàng hoá, tiền vốn cho người nhận khoán Nợ TK1388: Có TK 111, 112, 1561 - Phản ánh số doanh thu khoán phải thu hoặc đã thu Nợ TK111, 112,1388: Tổng số khoán Có TK511: Có TK3331 - Phản ánh chi phí cho người nhận khoán 42
43. Nợ TK641: Nợ TK133: Có TK 334, 338, 214, 111, 112 : b. Trường hợp tập thể, cá nhân nhận khoán mở sổ sách kế toán riêng Theo luật GTGT, các tập thể, cá nhân nhận khoán gọn, tự lo chi phí và thu nhập, phải trực tiếp đăng ký, kê khai, nộp thuế GTGT với cơ quan thuế nơi kinh doanh. Mọi quan hệ thanh toán giữa công ty và người nhận khoán được theo dõi qua tài khoản 1368 và 3368. b1: Hạch toán tại đơn vị giao khoán - Khi xuất hàng chuyển đi cho cơ sở nhận khoán, sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ, kế toán ghi Nợ TK 157: Giá trị gửi cho đơn vị nhân khoán Có TK 1561: Giá trị hàng hóa xuất kho - Khi hàng đã bán được, kế toán lập hoá đơn GTGT về hàng đã bán, đồng thời ghi nhận các bút toán: a. Phản ánh trị giá vốn hàng đã tiêu thụ Nợ TK 632: Tập hợp giá vốn hàng bán Có TK 157: Kết chuyển trị giá vốn hàng đã bán b. Phản ánh tổng giá thanh toán hàng tiêu thụ nội bộ Nợ TK 111, 112, 1368 : Tổng giá thanh toán hàng tiêu thụ nội bộ Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 3331(33311): Thuế GTGT phải nộp - Trường hợp phát sinh các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chi phí bán hàng kế toán phản ánh tương tự như tiêu thụ bên ngoài. Cuối kỳ, kết chuyển các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ nếu có Nợ TK 512: Ghi giảm doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 521, 531, 532: Đồng thời xác định và kết chuyển doanh thu thuần nội bộ Nợ TK 512: Kết chuyển doanh thu thuần tiêu thụ nội bộ 43
44. Có TK 911: Doanh thu tiêu thụ nội bộ b2: Hạch toán tại các đơn vị nhận khoán - Khi nhận được hàng hoá do đơn vị giao khoán chuyển đến, căn cứ vào hoá đơn GTGT do đơn vị giao khoán chuyển đến, kế toán ghi nhận trị giá hàng thu mua nội bộ Nợ TK 156(1561): Giá mua nội bộ chưa có thuế GTGT Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 336, 111, 112 : Tổng giá thanh toán hàng mua nội bộ đã trả hay phải trả Khi tiêu thụ số hàng này, tuỳ theo phương thức tiêu thụ, kế toán tại cơ sở phụ thuộc hạch toán giống như các trường hợp tiêu thụ trực tiếp, chuyển hàng, đại lý - Khi bán được hàng, kế toán đơn vị phụ thuộc phản ánh tổng giá thanh toán hàng đã bán Nợ TK 111, 112, 131 : Tổng giá thu từ khách hàng Có TK 511(5111): Doanh thu bán hàng Có TK 3331(33311): Thuế GTGT phải nộp 1.4. KẾ TOÁN CHI TIẾT HÀNG HOÁ - Tại kho: Thủ kho vào thẻ kho theo từng lô hàng hoặc từng mặt hàng, định kỳ lập bảng kê nhập, xuất, tồn hàng hoá - Tại quầy hàng: Nhân viên tiến hành ghi chép theo 2 phương pháp sau: + Phương pháp hạch toán về mặt giá trị: Nhân viên bán hàng sử dụng “Sổ nhận hàng và thanh toán” để ghi chép. Sổ này chỉ sử dụng khi các quầy hàng bán ít mặt hàng và chỉ theo dõi về mặt giá trị. Khi nhận hàng để bán, nhân viên bán hàng phải tính tiền theo giá bán lẻ và chịu trách nhiệm về số hàng đã nhận, bán đến đâu, nộp tiền đến đó. Cuối tháng (định kỳ), tiến hành kiểm kê số hàng có ở quầy, đối chiếu với số tiền còn nợ, xác định số tiền thừa hoặc thiếu. Mẫu sổ như sau: SỔ NHẬN HÀNG VÀ THANH TOÁN Đơn vị: Chứng từ Trị giá hàng Số tiền đã Số tiền còn Diễn giải SH NT nhận nộp lại Hàng tồn đầu tháng Hàng tăng thêm trong tháng - Nhận từ . - 44
45. Nộp tiền bán hàng - . - . + Phương pháp hạch toán về số lượng và giá trị: Nhân viên bán hàng mở “Thẻ quầy hàng” để theo dõi tình hình biến động theo từng mặt hàng. Mẫu số 02 –BH THẺ QUẦY HÀNG Ngày lập thẻ: . Tờ số: - Tên hàng: Quy cách: . - Đơn vị tính: . Đơn giá: Nhập Xuất bán Xuất khác Cộng tồn Tên Tồn từ Nhập Tồn đầu và Ngày người đầu kho khác cuối nhập tháng bán ngày trong trong SL ST SL ST ngày trong hàng (ca) ngày ngày (ca) ngày (ca) A B 1 2 3 4=1+2+3 5 6 7 8 9 Cộng - Tại phòng kế toán: Kế toán lựa chọn 1 trong 3 phương pháp: - Phương pháp Thẻ song song - Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp Sổ Số dư Phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho hàng hoá Thẻ hoặc sổ chi tiết Thẻ kho hàng hoá Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng 45
46. Phương pháp đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Bảng kê nhập hàng hoá Bảng tổng hợp Sổ kế nhập, toán tổng Thẻ kho Sổ đối chiếu luân xuất, tồn hợp hàng chuyển kho hàng hoá hoá Phiếu xuất kho Bảng kê xuất hàng hoá Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng 46
47. Phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ kế Bảng tổng hợp nhập Thẻ kho Sổ số dư toán tổng xuất tồn kho vật tư hợp về hàng hoá vật tư hàng hoá Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng 1.5. KẾ TOÁN CHI PHÍ LƯU THÔNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ 1.5.1. Kế toán chi phí mua hàng Chi phí mua hàng hoá là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hoá mà đơn vị bỏ ra có liên quan đến việc thu mua hàng hoá. Thuộc chi phí thu mua gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền thuê kho, thuê bến, bãi, công tác phí của bộ phận thu mua, hoa hồng thu mua - Khi phát sinh các khoản chi phí mua hàng hoá Nợ TK1562: Chi phí mua hàng phát sinh Nợ TK133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK331, 111, 112: Giá thanh toán - Cuối kỳ, phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ Nợ TK632: Giá vốn hàng bán Có TK1562: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ cuối kỳ 1.5.2. Kế toán chi phí bán hàng 1.5.2.1. Khái niệm và tài khoản sử dụng 47
48. Khái niệm: Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ trong kỳ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng Chi phí bán hàng bao gồm: - Chi phí nhân viên bán hàng: là toàn bộ các khoản tiền lương phải trả cho công nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá và các khoản tính theo lương như BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ. - Chi phí vật liệu, bao bì: là các khoản chi phí về vật liệu, bao bì để đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá dùng để sửa chữa TSCĐ dùng trong khâu bán hàng, nhiên liệu cho vận chuyển sản phẩm, hàng hoá. - Chi phí dụng cụ đồ dùng: là chi phí về công cụ, dụng cụ, tính toán, làm việc ở khâu bán hàng và cung cấp dịch vụ. - Chi phí khấu hao TSCĐ: chi phí khấu hao TSCĐ dùng ở khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ như nhà kho, cửa hàng phương tiện vận chuyển, bốc dỡ. - Chi phí bảo hành hàng hóa: là các khoản chi phí bỏ ra để sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá trong thời gian quy định và bảo hành. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ như chi phí thuê tài sản, thuê kho, thuê bến bãi - Chi phí bằng tiền khác: là các chi phí bằng tiền phát sinh trong tiêu thụ của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ nằm ngoài các chi phí trên như chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng Tài khoản sử dụng: Hạch toán chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK 641 “Chi phí bán hàng”: Dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Kết cấu TK 641: TK 641 Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ - Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. TK 641 cuối kỳ không có số dư. TK 641 được mở chi tiết: 48
49. TK 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng TK 6415 – Chi phí bảo hành sản phẩm TK 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6413 – Chi phí dụng cụ đồ dùng TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ 1.5.2.2. Phương pháp kế toán - Tính ra tiền lương và phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ sản phẩm tiêu thụ Nợ TK 641(6411): Tập hợp chi phí nhân viên bán hàng Có TK 334: Lương phải trả - Trích KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN theo tỷ lệ quy định vào chi phí: Nợ TK 641(6411): Tập hợp chi phí nhân viên bán hàng Có TK 338(3382, 3383, 3384, 3389): KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN - Giá trị vật liệu xuất dùng phục vụ cho bán hàng, cho toàn doanh nghiệp Nợ TK 641(6412): Tập hợp chi phí vật liệu, bao gói Có TK 152: Giá trị vật tư xuất kho - Các chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho việc tiêu thụ: Nợ TK 641(6413): Chi phí công cụ, dụng cụ bán hàng Có TK 153: Xuất dùng với giá trị nhỏ phân bổ 1 lần Có TK 242: Chi phí công cụ dụng cụ thuộc loại phân bổ nhiều lần - Trích lập dự phòng phải trả về chi phí sửa chữa, bảo dưỡng sản phẩm, hàng hoá Nợ TK 641(6415) Có TK 352: Trích lập dự phòng phải trả - Trích khấu hao TSCĐ Nợ TK 641(6414): Chi phí khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng Có TK 214: Khấu hao TSCĐ - Giá trị dịch vụ mua ngoài liên quan đến bán hàng (kể cả hoa hồng đại lý, hoa hồng uỷ thác ) Nợ TK 641(6417): Trị giá dịch vụ mua ngoài liên quan đến bán hàng Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 49
50. Có TK 331, 131, 3388 : Tổng giá thanh toán của dịch vụ mua ngoài - Chi phí theo dự toán tính vào chi phí bán hàng kỳ này Nợ TK 641(chi tiết tiểu khoản) Có TK 242: Phân bổ dần chi phí trả trước Có TK 335: Trích trước chi phí phải trả theo kế hoạch vào chi phí bán hàng - Các chi phí khác bằng tiền phát sinh trong kỳ: Nợ TK 641(6418) Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Có TK 111, 112 - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng (phế liệu thu hồi, vật tư xuất dùng không hết ) Nợ TK 111, 138 : Số tiền thu được Có TK 641: Ghi giảm chi phí bán hàng - Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 911: Trừ vào kết quả trong kỳ Có TK 641: Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ 1.5.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 1.5.3.1. Khái niệm, tài khoản sử dụng Khái niệm: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào bao gồm: chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung. Chi phí quản lý doanh nghiệp chi ra các khoản chi phí sau: - Chi phí nhân viên quản lý: gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc, nhân viên các phòng ban của doanh nghiệp và khoản trích theo lương nhân viên quản lý theo tỷ lệ quy định. - Chi phí vật liệu quản lý: trị giá thực tế các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ của doanh nghiệp. - Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phòng cho công tác quản lý chung của doanh nghiệp. - Chi phí khấu hao TSCĐ: khấu hao của TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp 50
51. - Thuế phí, lệ phí: các khoản thuế như thuế nhà ,đất, thuế môn bài - Chi phí dự phòng: khoản trích dự phòng phải thu khó đòi - Chi phí dịch vụ mua ngoài: như tiền điện, nước, thuê sửa chữa TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp. - Chi phí bằng tiền khác: các khoản chi phí bằng tiền ngoài các khoản nêu trên, như chi phí hội nghị, tiếp khách Tài khoản sử dụng: Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Kết cấu TK 642: TK 642 - Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp - Các khoản được phép ghi giảm chi thực tế phát sinh trong kỳ. phí quản lý (nếu có) - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang bên Nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. TK 642 cuối kỳ không có số dư. TK 642 được mở chi tiết thành các TK cấp 2: TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý DN TK 6425: Thuế, phí, lệ phí TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý TK 6426: Chi phí dự phòng TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6428: Chi phí bằng tiền khác 1.5.3.2. Phương pháp hạch toán - Tính ra tiền lương và phụ cấp phải trả cho bộ máy quản lý gián tiếp ở doanh nghiệp Nợ TK 642(6421): Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp Có TK 334: Lương phải trả - Trích KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí: 51
52. Nợ TK 642(6421): Chi phí quản lý doanh nghiệp nhân viên quản lý văn phòng Có TK 338(3382, 3383, 3384, 3389): KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN - Giá trị vật liệu xuất dùng phục vụ cho toàn doanh nghiệp Nợ TK 642(6422): Chi phí vật liệu dùng chung cho quản lý doanh nghiệp Có TK 152: Giá trị vật tư xuất dùng - Các chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho việc tiêu thụ + Đối với loại phân bổ một lần Nợ TK 642(6423): Chi phí công cụ, dụng cụ hoạt động quản lý chung toàn DN Có TK 153: Xuất dùng với giá trị nhỏ phân bổ 1 lần + Đối với loại phân bổ nhiều lần Khi xuất dùng, kế toán ghi Nợ TK 142: Thời gian nhỏ hơn 1 năm Nợ TK 242: Thời gian lớn hơn một năm Có TK 153: Chi phí công cụ dụng cụ thuộc loại phân bổ nhiều lần Khi phân bổ vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ, kế toán ghi Nợ TK 642(6423): Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 142, 242: Chi phí trả trước - Trích khấu hao TSCĐ Nợ TK 642(6424): Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ chung cho doanh nghiệp Có TK 214: Khấu hao TSCĐ bộ phận quản lý doanh nghiệp - Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu phà, lệ phí vệ sinh đô thị: Nợ TK 642(6425): Thuế, phí, lệ phí Có TK 111, 112 : - Giá trị dịch vụ mua ngoài Nợ TK 642(6427): Chi phí dịch vụ mua ngoài chung cho toàn DN Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá thanh toán của dịch vụ mua ngoài 52
53. - Cuối niên độ kế toán trích lập dự phòng phải thu khó đòi cho năm tiếp theo, kế toán ghi Nợ TK 642(6426): Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi - Trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Nợ TK 642(6426): Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 351: Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm - Trích lập dự phòng phải trả về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác (nếu có) Nợ TK 642(6426): Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 352: Dự phòng phải trả - Chi phí theo dự toán tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp kỳ này Nợ TK 642(chi tiết tiểu khoản): Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 242: Phân bổ dần chi phí trả trước Có TK 335: Trích trước chi phí phải trả theo kế hoạch vào chi phí QLDN - Các chi phí khác bằng tiền phát sinh trong kỳ: Nợ 642(6428): Chi phí quản lý doanh nghiệp khác phát sinh Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112 : Số tiền phát sinh - Các khoản ghi giảm chi phí QLDN (phế liệu thu hồi, vật tư xuất dùng không hết ) Nợ TK 111, 138 : Số thu hồi Có TK 642: Ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp - Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911: Trừ vào kết quả trong kỳ Có TK 642: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 1.6. HẠCH TOÁN XÁC ĐỊNH KQKD TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.6.1. Kế toán kết quả hoạt động tiêu thụ hàng hóa 1.6.1.1. Tài khoản sử dụng 53
54. Hạch toán kết quả các hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ nói riêng, kế toán đều sử dụng TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”: TK này dùng để xác định kết quả của toàn bộ các hoạt động kinh doanh. Kết cấu TK 911: TK 911 - Chi phí hoạt động kinh doanh liên quan - Tổng số doanh thu thuần về tiêu thụ đến kết quả (giá vốn hàng bán, chi phí bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ và về hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí kinh doanh bất động sản đầu tư trong tài chính, chi phí kinh doanh bất động sản kỳ. đầu tư) - Tổng số doanh thu thuần hoạt động - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp , chi tài chính trong kỳ. phí khác - Tổng số thu nhập thuần khác - Kết chuyển kết quả các hoạt động kinh doanh (lợi nhuận) - Các khoản ghi giảm thuế thu nhập doanh nghiệp. - Kết chuyển kết quả các hoạt động kinh doanh (lỗ) TK 911 cuối kỳ không có số dư. 1.6.1.2. Phương pháp kế toán - Cuối kỳ kinh doanh, tiến hành kết chuyển doanh thu thuần về bán hàng, cung cấp dịch vụ, doanh thu thuần về kinh doanh bất động sản đầu tư Nợ TK 511: Kết chuyển doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ TK 512(5121, 5122, 5123): Doanh thu nội bộ thuần Có TK 911(hoạt động tiêu thụ) - Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu thụ Nợ TK 911(hoạt động tiêu thụ) Có TK 632: Kết chuyển giá vốn hàng bán - Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trừ vào kết quả trong kỳ Nợ TK 911(hoạt động tiêu thụ) Có TK 641: Kết chuyển chi phí bán hàng Có TK 642: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 1.6.2. Kế toán doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động tài chính 54
55. Hoạt động tài chính là những hoạt động có liên quan đến việc huy động, quản lý, phân phối và sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp: như hoạt động tham gia liên doanh, đầu tư chứng khoán (cổ phiếu, trái phiếu, chứng chỉ quỹ đầu tư), cho thuê tài sản, kinh doanh bất động sản Doanh thu hoạt động tài chính là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được từ hoạt động tài chính hoặc kinh doanh về vốn trong kỳ kế toán. Doanh thu hoạt động tài chính bao gồm: - Tiền lãi: Lãi tiền gửi, lãi cho vay vốn, thu lãi bán hàng trả chậm, bán hàng trả góp, lãi đầu tư trái phiếu, tín phiếu - Khoản lãi từ hoạt động đầu tư mua bán chứng khoán ngắn hạn, dài hạn - Cổ tức và lợi nhuận được chia từ liên doanh, liên kết - Chênh lệch lãi do mua bán ngoại tệ, khoản lãi chênh lệch tỷ giá ngoại tệ - Chiết khấu thanh toán được hưởng do mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ, TSCĐ - Thu nhập khác liên quan đến hoạt động tài chính Chi phí hoạt động tài chính là những chi phí liên quan đến các hoạt động về vốn, các hoạt động đầu tư tài chính và các nghiệp vụ mang tính chất tài chính của doanh nghiệp. Chi phí hoạt động tài chính bao gồm: - Chi phí liên quan đến hoạt động đầu tư chứng khoán (chi phí nắm giữ, bán chứng khoán, khoản lỗ khi bán chứng khoán) - Chi phí hoạt động liên doanh (ngoài số vốn góp) kể cả khoản lỗ trong liên doanh - Chi phí liên quan đến hoạt động cho vay vốn - Chi phí liên quan đến mua bán ngoại tệ - Chi phí lãi vay vốn kinh doanh, khoản chiết khấu thanh toán khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ - Chênh lệch lỗ khi mua bán ngoại tệ, khoản lỗ chênh lệch tỷ giá ngoại tệ - Trích lập dự phòng giảm giá đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn - Chi phí khác liên quan đến hoạt động tài chính Vì thế, tất cả những khoản chi phí và những khoản thu nhập có liên quan đến hoạt động đầu tư về vốn hoặc kinh doanh về vốn tạo thành chỉ tiêu chi phí và doanh thu của hoạt động tài chính. 1.6.2.1. Kế toán doanh thu hoạt động tài chính Tài khoản sử dụng - TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính”: Phản ánh các khoản doanh thu và các khoản ghi giảm doanh thu thuộc hoạt động tài chính trong kỳ. Thuộc doanh thu hoạt động tài chính: lãi cho vay, lãi tiền gửi, lãi bán hàng trả chậm, trả góp, lãi đầu tư trái phiếu, tín phiếu, cổ tức được hưởng, lợi nhuận được chia Kết cấu TK 515: 55
56. TK 515 - Các khoản ghi giảm doanh thu hoạt động Các khoản doanh thu thuộc hoạt động tài chính (giảm giá hàng bán, chiết khấu tài chính thực tế phát sinh trong kỳ. thương mại, doanh thu hàng bán trả lại và thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp thuộc hoạt động tài chính). - Kết chuyển tổng số doanh thu thuần hoạt động tài chính. TK 515 cuối kỳ không có số dư. Phương pháp hạch toán - Các khoản lãi được chia từ hoạt động liên doanh, cổ tức, lãi định kỳ của trái phiếu, lãi tiền cho vay Nợ TK 111, 112, 152, 153, 156 Nợ TK 131, 138, 121, 128, 221, 228 Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính - Khoản lãi khi bán chứng khoán Nợ TK 111, 112 : Giá bán Có TK 121, 221: Giá gốc Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính (số lãi) - Khoản chiết khấu thanh toán khi mua hàng được hưởng Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính - Khoản lãi khi bán hàng trả chậm, trả góp Nợ TK 111, 112: Số tiền thu ngay Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng (số tiền cho trả chậm) Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Có TK 338(3387): Doanh thu chưa thực hiện (số lãi) - Hàng kỳ xác định và kết chuyển doanh thu chưa thực hiện vào doanh thu trong kỳ Nợ TK 338(3387): Doanh thu chưa thực hiện 56
57. Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính - Khoản lãi chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tính vào thu nhập hoạt động tài chính Nợ TK 111, 112, 131, 331 Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính - Cuối kỳ hạch toán kết chuyển các khoản doanh thu hoạt động tài chính Nợ TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính Có TK 911(hoạt động tài chính) 1.6.2.2. Kế toán chi phí hoạt động tài chính Tài khoản sử dụng - TK 635 “Chi phí tài chính”: Phản ánh toàn bộ các khoản chi phí và các khoản lỗ liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính, chi phí đi vay, chi phí cho vay, chi phí góp vốn liên doanh, chi phí nhượng bán chứng khoán Kết cấu TK 635: TK 635 Tập hợp toàn bộ các khoản chi phí thuộc - Kết chuyển toàn bộ chi phí hoạt động hoạt động tài chính thực tế phát sinh trong tài chính vào TK 911 kỳ (kể cả các khoản lỗ) TK 635 cuối kỳ không có số dư. Phương pháp hạch toán - Tập hợp chi phí hoạt động tài chính (chi phí liên doanh, chi phí đầu tư chứng khoán ngắn hạn, dài hạn, chi phí đầu tư vào công ty liên doanh đồng kiểm soát, chiết khấu thanh toán, ) Nợ TK 635: Chi phí hoạt động tài chính Có TK 121, 128, 129, 221, 222, 228, 229, 413 - Hoàn nhập các khoản dự phòng giảm giá đầu tư không dùng đến Nợ TK 129, 229: Hoàn nhập dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn, dài hạn Có TK 635: Ghi giảm chi phí tài chính - Giá vốn hàng bán bị trả lại thuộc hoạt động tài chính Nợ TK 121, 221, 228 Giá vốn của các khoản đầu tư tài chính Có TK 635: Ghi giảm chi phí tài chính 57
58. - Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính trừ vào kết quả vào cuối kỳ Nợ TK 911(hoạt động tài chính) Có TK 635: Kết chuyển chi phí 1.6.3. Kế toán chi phí và thu nhập hoạt động khác 1.6.3.1. Khái niệm Chi phí khác là các khoản chi phí của các hoạt động ngoài hoạt động sản xuất kinh doanh tạo ra doanh thu của doanh nghiệp. Đây là những khoản lỗ do các sự kiện hay các nghiệp vụ riêng biệt với hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp gây ra, cũng có thể là những khoản chi phí bị bỏ sót, bỏ quên từ năm trước. Chi phí khác bao gồm: - Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ - Giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý, nhượng bán - Các khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế - Các khoản bị phạt thuế, truy nộp thuế - Các khoản chi phí do ghi nhầm hoặc bỏ sót khi ghi sổ kế toán - Các khoản chi phí khác Thu nhập khác là các khoản thu nhập không phải là doanh thu của doanh nghiệp. Đây là các khoản thu nhập được tạo ra từ các hoạt động khác ngoài hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp. Thu nhập khác gồm: - Thu nhập từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ - Tiền thu được phạt do khách hàng, đơn vị khác vi phạm hợp đồng - Thu các khoản nợ khó đòi đã xử lý xoá sổ - Các khoản thuế được nhà nước miễn giảm trừ thuế thu nhập doanh nghiệp. - Các khoản tiền thưởng của khách hàng liên quan đến tiêu thụ hàng hoá sản phẩm, dịch vụ không tính trong doanh thu - Thu nhập quà biếu, quà tặng bằng tiền - Các khoản thu nhập kinh doanh của năm trước bị bỏ sót hay quên ghi sổ kế toán nay phát hiện ra - Các khoản chi phí, thu nhập khác xảy ra không mang tính chất thường xuyên, khi phát sinh phải có các chứng từ hợp lý, hợp pháp mới được ghi sổ kế toán. 1.6.3.2. Kế toán thu nhập hoạt động khác a. Tài khoản sử dụng - TK 711 “Thu nhập khác”: TK này dùng để hạch toán các khoản thu nhập khác. 58
59. Kết cấu TK 711: TK 711 - Số thuế GTGT phải nộp (nếu có) tính Các khoản thu nhập khác phát sinh theo PP trực tiếp với các khoản thu nhập trong kỳ. khác (nếu có) ở DN nộp thuế GTGT theo ph ư ơng ph áp trực tiếp. - Cuối kỳ, kết chuyển các khoản thu nhập khác trong kỳ sang TK 911 TK 711 cuối kỳ không có số dư. b. Phương pháp hạch toán - Thu hồi nợ khó đòi đã xử lý xoá sổ trước đây: Nợ TK 111, 112, 152 Có TK 711: Thu nhập khác Đồng thời ghi đơn: Có TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý - Thu hồi các khoản nợ không ai đòi: Nợ TK 331, 338 Có TK 711 - Các khoản thu nhập khác (được phạt, được bồi thường) Nợ TK 111, 112, 334 Có TK 711 - Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại thuộc hoạt động khác (nếu có): Nợ TK 711 Có TK 111, 112, 131 - Kết chuyển số thu nhập thuần khác Nợ TK 711 Có TK 911 1.6.3.3. Kế toán chi phí hoạt động khác Tài khoản sử dụng - TK 811 “Chi phí khác”: TK này dùng để hạch toán các khoản chi phí khác. Kết cấu TK 811: 59
60. TK 811 Các khoản chi phí khác phát sinh Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ các khoản chi phí khác phát sinh trong kỳ vào TK 911 TK 811 cuối kỳ không có số dư. Phương pháp hạch toán - Các khoản bị phạt do vi phạm hợp đồng, bị phạt thuế Nợ TK 811 Có TK 111, 112, 333, - Số chênh lệch thực tế giữa giá trị vốn góp được ghi nhận nhỏ hơn giá thực tế của vật tư hàng hoá hay giá trị còn lại của TSCĐ khi góp vốn liên doanh, liên kết Nợ TK 222, 223: Ghi trị vốn góp được ghi nhận Nợ TK 214: Giá trị hao mòn luỹ kế của TSCĐ góp vốn Nợ TK 811: Khoản chênh lệch về vốn góp Có TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ góp vốn Có TK 152, 153, 154, 155, 156 : Giá thực té vật tư, tài sản, hàng hoá góp vốn - Các chi phí khác thực tế phát sinh (giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý, nhượng bán, ): Nợ TK 811 Có TK 211, 213, 111, 112, 144 - Cuối kỳ, kết chuyển chi phí khác Nợ TK 911 (Hoạt động khác) Có TK 811 1.6.4. Kế toán xác định kết quả kinh doanh và phân phối kết quả kinh doanh 1.6.4.1. Khái niệm Hoạt động sản xuất kinh doanh trong một doanh nghiệp thường bao gồm các hoạt động sau: + Hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ: là hoạt động sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư. + Hoạt động tài chính: là hoạt động về vốn và đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn với mục đích kiếm lời. 60
61. + Hoạt động khác: bao gồm các hoạt động xảy ra ngoài dự kiến của doanh nghiệp và những hoạt động chưa kể ở trên. Trong quan hệ với báo cáo tài chính, hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ và hoạt động tài chính được gọi chung là hoạt động kinh doanh. Kết quả hoạt động kinh doanh là kết quả cuối cùng trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm) được xác định là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần và thu nhập thuần của tất cả các hoạt động đó với toàn bộ chi phí bỏ ra, được biểu hiện qua chỉ tiêu “lợi nhuận” hoặc “lỗ”. thông thường, công việc tính kết quả thường được diễn ra vào cuối kỳ kinh doanh. kết quả hoạt động kinh doanh (lợi nhuận hay lỗ) từ các hoạt động kinh doanh bao gồm: - Kết qủa bán hàng và cung cấp dịch vụ (kể cả kinh doanh bất động sản đầu tư) được xác định như sau: doanh thu thuần về giá chi phí kết quả bán chi phí bán hàng, cung cấp vốn quản lý hàng và cung = - - bán - dịch vụ, doanh thu hàng doanh cấp dịch vụ hàng bđsđt bán nghiệp hay: kết quả lợi nhuận chi phí chi phí quản lý = - - bán hàng gộp bán hàng doanh nghiệp - Kết quả hoạt động tài chính (lợi nhuận thuần hay lỗ thuần từ hoạt động tài chính) được tính như sau: kết quả doanh thu thuần chi phí = - hđtc hđtài chính hđtc - Kết quả hoạt động kinh doanh kết quả hoạt động kết quả hoạt động bán hàng, cung cấp kết quả hoạt = + kinh doanh dịch vụ, kinh doanh bất động sản đầu tư động tài chính - Kết quả hoạt động khác (lợi nhuận hay lỗ khác) được tính như sau: kết quả hđ khác = thu nhập thuần khác - chi phí khác - Tổng lợi nhuận thuần (hay lỗ thuần) trước thuế thu nhập doanh nghiệp được tính theo công thức sau: kết quả hoạt kết quả hoạt kết quả hoạt Tổng lợi nhuận = + + động bán hàng động tài chính động khác Kết quả kinh doanh là chỉ tiêu được biểu hiện qua chỉ tiêu lợi nhuận hoặc lỗ. được tính vào lợi nhuận thực hiện trong năm của doanh nghiệp còn bao gồm lợi nhuận năm trước phát hiện trong năm nay và được trừ đi khoản lỗ của năm trước nếu có đã xác định trong quyết toán. cơ sở kinh doanh sau khi đã quyết toán thuế với cơ quan thuế mà bị lỗ thì được chuyển lỗ sang năm sau, số lỗ này được trừ vào thu nhập chịu thuế. thời gian được chuyển lỗ không quá 5 năm. 61