›
›

Giáo trình Kế toán Excel (Chuẩn kiến thức)

pdf 76 trang huongle 3530
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Kế toán Excel (Chuẩn kiến thức)", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_ke_toan_excel_chuan_kien_thuc.pdf

Nội dung text: Giáo trình Kế toán Excel (Chuẩn kiến thức)

  1. Các ph n hành k toán ch y u. 1. K toán ti n m t 2. K toán ti n g i 3. K toán hàng t n kho 4. K toán tài s n c nh 5. K toán ti n l ư ng 6. K toán thu 7. K toán mua hàng 8. K toán bán hàng 9. K toán giá thành Tóm t t công vi c k toán: 1. Thi t l p thông tin v doanh nghi p và chính sách k toán doanh nghi p áp d ng. 2. Xây d ng danh m c: H th ng tài kho n, Khách hàng, nhà cung c p, hàng hóa, v t t ư, TSC 3. Cp nh t s d ư u kì c a các tài kho n. 4. Cp nh t nghi p v kinh t phát sinh. 5. Làm các bút toán cu i k , khóa s k toán. o (1)
  2. CH NG I: THI T L P THÔNG TIN DOANH NGHI P VÀ S D U K CÁC TÀI KHO N I. THI T L P THÔNG TIN BAN U VÀ XÂY D NG H TH NG DANH M C. 1. Thi t l p thông tin doanh nghi p. Tên doanh nghi p (ten): a ch (dc): Mã s thu (mst): Tác d ng c a vi c t tên cho các thông tin trên: khi chuy n sang các sheet s khác nhau chúng ta ph i cp nh t ít nh t các thông tin c b n trên, gi m thi u th i gian, công s c vi t l i các thông tin ó, chúng ta s t tên cho t ng thông tin và khi chuy n sang sheet s khác chúng ta ch c n ánh: = tên vi t t t, khi ó ta ã có thông tin y v i th i gian nhanh nh t. Cách t tên cho thông tin chúng ta s tìm hi u trong ph n t o l p danh m c. o (2)
  3. Chính sách k toán áp d ng: + Ch k toán áp dung: (Q 48) + ng ti n s d ng: + Hình th c k toán: (trong ph m vi sách chúng ta dùng hình th c k toán nh t ký chung) + Ph ư ng pháp k toán hàng t n kho: - Nguyên t c ghi nh n hàng t n kho: Giá g c. - Ph ư ng pháp tính giá hàng t n kho: (bình quân gia quy n). - Ph ư ng pháp h ch toán hàng t n kho: (kê khai th ưng xuyên). + Ph ư ng pháp tính kh u hao: ( ưng th ng). + Nguyên t c ghi nh n chênh l ch t giá: (theo t giá th c t t i th i im phát sinh giao d ch). + 2. XÂY D NG DANH M C - H th ng tài kho n k toán s d ng: o (3)
  4. Khi xây d ng danh m c tài kho n ta c n m các ti u kho n qu n lý chi ti t, ví d nh ư ti n g i ngân hàng, khách hàng, nhà cung c p, Vi c m bao nhiêu ti u kho n không quan tr ng, tuy nhiên nó c n ph i áp ng ưc 2 yêu c u sau: Tr ưc tiên là ph i tuân theo tài kho n m thu c h th ng tài kho n mà ch k toán ban hành và iu ti p theo là ph c v ưc yêu c u qu n lý c a t ng n v . - Xây d ng danh m c nhà cung c p Danh m c m c NCC g m có các ch tiêu sau: + S th t , mã NCC, tên nhà cung c p, mã s thu và a ch , chúng ta có th thêm vào b t c ch tiêu nào mà chúng ta mu n hay áp ng yêu c u qu n lý c a t ng doanh nghi p. + Chúng ta t tên cho mã NCC: M_NCC Trưc tiên chúng ta bôi en vùng t c t mã nhà cung c p n c t a ch và t dòng u tiên c a danh mc n hàng cu i cùng c a danh m c. o (4)
  5. Sau ó ta có các cách t tên cho vùng danh m c nhà cung c p nh ư sau: • Nh n t h p phím: Ctrl + F3 • Ch n menu sau: Insert./ Name/ Define Vi c 2 cách trên chúng u hi n ra c a s con/ h p tho i Define name nh ư hình sau: và ta ánh tên cho vùng mã nhà cung c p là: M_NCC o (5)
  6. • Ho c ánh tên vùng vào ô Name box o (6)
  7. + t tên cho danh m c NCC: DM_NCC Tr ưc tiên ta bôi en vùng danh m c nhà cung c p t c t mã nhà cung c p n c t a ch , t hàng u tiên n hàng cu i cùng c a danh m c. và chúng ta c ng t tên cho vùng b ng ba cách trên: • Nh n t h p phím: Ctrl + F3 • Menu: Insert/ name/ Define: xu t hi n h p tho i và ánh tên vào ó • ánh tên tr c ti p vào Name box. - Xây d ng danh m c khách hàng. Ta làm t ư ng t nh ư v i danh m c nhà cung c p + Danh m c c ng g m các ch tiêu: STT, Mã khách hàng, Tên khách hàng, Mã s thu và a ch , và các ch tiêu khác theo yêu c u qu n lý c a doanh nghi p. + t tên cho mã khách hàng: M_KH, danh m c khách hàng: DM_KH theo ba cách. - Xây d ng danh m c v t t ư – hàng hóa Danh m c hàng hóa g m các ch tiêu: STT, Mã hàng, Tên hàng, n v tính, Tài kho n và các ch tiêu khác theo yêu cu qu n lý. o (7)
  8. + Ta t tên cho vùng mã hàng hóa: M_HH. + t tên cho vùng danh m c hàng hóa t c t mã hàng cho t i c t tài kho n: DM_HH t tên theo ba cách nh ư bình th ưng Danh m c v t t ư g m các ch tiêu: STT, Mã v t t ư, Tên v t t ư, n v tính, Kho. + t tên cho vùng mã v t t ư: M_VT. + t tên cho vùng danh m c v t t ư: DM_VT. t tên theo ba cách nh ư bình th ưng o (8)
  9. Ta c ng xây d ng m t danh m c g m c hàng hóa, v t t ư l c s li u cho b ng kê nh p hàng hóa – vt t ư. Ta s t tên cho vùng: A4:Dn (n s th t dòng cu i cùng c a danh m c) Tên vùng: DM_HH_VT - Xây d ng danh m c tài s n c nh Ta xây d ng danh m c tài s n c nh theo các ch tiêu: STT, Mã TSC , Tên TSC , - Danh m c phòng ban Danh m c phòng ban g m có các ch tiêu: STT, Mã phòng ban, Tên phòng ban. Ta t tên cho danh m c phòng ban: M_PB, vùng ch có c t tên phòng ban. o (9)
  10. t tên theo 3 cách các danh m c tr ưc. - Danh m c nhân viên Danh m c nhân viên g m các ch tiêu: STT, Mã nhân viên, Tên nhân viên, Ch c v , Phòng ban, S tài kho n ngân hàng, Mã s thu cá nhân, M c l ư ng c b n, Gi m tr gia c nh. o (10)
  11. Sau ó ta ch n vùng ô E8:E23 nh ư hình v sau ó ch n Data/ Validation. Hi n ra c a s : Ta ch n List s hi n ra c a s : Ta ánh : =M_PB vào ô Source nh ư hình v và nh n OK Màn hình sau khi nh n nh ư sau: o (11)
  12. Bây gi ta s ánh mã nhân viên, tên nhân viên, ch c v , l ư ng c b n, gi m tr gia c nh, mã s thu , tài kho n ngân hàng c a t ng nhân viên. Riêng i v i Phòng ban nhân viên ó làm vi c ta ch vi c kích chu t vào và ch n phòng ban phù hp. o (12)
  13. n b ưc này chúng ta ã hi u ph n nào c a vi c t tên cho m t vùng d li u ch ưa . Khi t tên cho mt v ng d li u chúng ta có th ti t ki m th i gian cho ánh công th c và chúng ta c ng có th t o ưc list các danh sách, danh m c giúp chúng ta thao tác nhanh h n, ng b h n gi a các sheets s khác nhau và chính xác h n. i v i danh m c nhân viên ta s t tên cho : + Vùng Danh m c nhân viên : DM_NV + Vùng Mã nhân viên : M_NV, vùng là c t mã nhân viên. 3. H th ng s H th ng các s (m i s m t sheet) c b n c n có trong hình th c k toán nh t ký chung. + S nh t ký chung. + B ng cân i tài kho n. + S qu ti n m t. + B ng kê nh p hàng. o (13)
  14. + B ng kê xu t hàng. + Báo cáo nh p - xu t - t n. + S theo dõi tài s n c nh. + B ng tính l ư ng. + B ng tính giá thành. + S theo dõi công n ph i thu, ph i tr . C th : - S nh t ký chung: S nh t ký chung g m các ch tiêu c b n sau: + Tên, a ch , mã s thu công ty. + Tên s + Ngày tháng b t u ghi s và khóa s k toán + n v tính: + C t ngày tháng ghi s + Ch ng t : ngày tháng tháng t , s ch ng t . + Di n gi i + C t “ ã ghi s cái.” + Tài kho n h ch toán. + Tài kho n i ng + S phát sinh n , có + S d ư n , có: l ưu ý, nguyên t c chung là các tài kho n lo i 1 và 2 s có s d ư bên n và các tài kho n lo i 3, 4 s có s d ư bên có, khi ó ta s d u i c t s d ư còn l i khi ti n hành in s k toán. o (14)
  15. + Ngoài ra ta s m thêm các ch tiêu nh ư : tháng phát sinh ch ng t , và tài kho n l c s d ư u k . Và c t mã ch ng t ch c p nh t phi u thu, chi, phi u nh p nho, phi u xu t kho. - B ng cân i tài kho n. Bng cân i tài kho n g m: + Tên công ty: + a ch : + Tên s : + N m tài chính + S hi u tài kho n. + Tên tài kho n k toán. + S d ư u k : N và Có. + S phát sinh: N và Có. + S d ư cu i k : N và Có. + Ngoài ra ta còn m thêm m t s c t nh m ph c v cho các công vi c ti p sau: C t “1”, Mã, C t “X”. o (15)
  16. Vi b ng cân i tài kho n ta s t tên cho các vùng sau: + C t “mã”: MA + C t s hi u tài kho n: M_TK + S d ư có u k bên: SDCDK + S d ư n u k : SDNDK + S phát sinh có: SPSC + S phát sinh n : SPSN + S d ư n cu i k : SDNCK + S d ư có cu i k : SDCCK + C t “1”: M_1 - S qu ti n m t. S qu ti n m t g m: + Tên công ty: + a ch : + Tên s : o (16)
  17. + N m tài chính + Ngày tháng ghi s . + S phi u thu, chi. + Di n gi i. + Tài kho n i ng. + S ti n: Thu, Chi, T n. + Tháng báo cáo, tài kho n báo cáo, n i tháng và tài kho n báo cáo – giúp ph c v cho vi c in s . - B ng kê mua hàng. + Tên công ty + a ch + Tên + N m tài chính + Ch ng t : ngày tháng, và s hi u: 2 ch tiêu này ta s dùng công th c tìm. + S phi u nh p: ta s ph i ánh, b i m t phi u nh p ta có th nh p nhi u lo i hàng hóa khác nhau, s lưng, n v tính khác nhau, . + Tên v t t ư, n v tính: ta dùng công th c tìm. o (17)
  18. + Mã hàng hóa ta s c p nh t d a trên downlist ưc t o b ng cách: Bôi en c t mã hàng hóa và ch n data/validation, xu t hi n h p tho i và thao tác gi ng v i danh m c nhân viên khi tìm phòng ban. + Mã v t t ư hàng hóa: t nh p - Nh t ký bán hàng. + Tên công ty + a ch : + Tên b ng kê + N m tài chính + Ch ng t : ngày tháng, s hóa n GTGT nh p – ta dùng công th c tìm. + S phi u xu t kho: + Tên hàng hóa, v t t ư, n v tính – ta dùng công th c nh p + Mã v t t ư, hàng hóa – ta l y t Downlist. + Giá v n: ta dùng công th c tìm. + S l ưng mình t ánh. + Doanh thu: n giá, thành ti n – t nh p. + Mã v t t ư + Lãi l . o (18)
  19. - Báo cáo nh p - xu t - t n. + Tên, a ch công ty + Tên báo cáo + Tháng báo cáo => nh ư v y trong m t n m ta s có 12 b ng báo cáo nh p xu t t n hàng hóa. + STT, Mã hàng là mình t nh p. + Tên hàng, n v - dùng công th c nh p. + T n u k , nh p, xu t và t n kho cu i k v s l ưng và thành ti n. o (19)
  20. - S theo dõi tài s n c nh. Trong giáo trình này, ta s s d ng ph ư ng pháp tính và trích kh u hao tài s n c nh là ph ư ng pháp ưng th ng. Và c ng t ư ng t nh ư báo cáo nh p xu t t n, ta c ng có 12 b ng tính và trích kh u hao t ư ng ng v i 12 tháng trong n m. o (20)
  21. + B ng tính l ư ng. + B ng tính giá thành. II. C P NH T S D BAN U. 1. Khi c p nh t s d ư u k ta g m có các phân h nh ư sau: - Công n ph i thu. - Công n ph i tr . - Ti n g i ngân hàng. - Hàng t n kho. - Tài s n c nh. - Các tài kho n khác. o (21)
  22. 2. Các công vi c ph i làm khi c p nh t s d ư u k . - C p nh t vào b ng cân i tài kho n – ph n s d ư u k . - C p nh t vào các s liên quan nh ư báo cáo nh p xu t t n hàng hóa: c p nh t s l ưng, n giá, . 3. N i dung: - C p nh t vào b ng cân i tài kho n Mt s l ưu ý khi c p nh t s d ư u k các tài kho n: Ta ch c p nh t s d ư u k cho các tài kho n c p bé nh t. Ví d : v i tài kho n ti n g i ngân hàng thì ta m n ti u kho n c p 3, nh ư v y ta ch c p nh t cho các tài kho n c p ba này. Còn i v i các tài kho n cp cao h n, s d ư u k c a nó s là t ng c a các tài kho n c p bé h n. Tài kho n ti n m t s là t ng c a các ti u kho n, ta dùng công th c: =sum(E137:E139) tính ra s d ư u k c a tài kho n ti n m t. Còn i v i các ti u kho n ta s nh p tay. o (22)
  23. - C p nh t vào các s c bi t. ng th i v i vi c c p nh t s d ư u k vào b ng cân i s phát sinh ta còn ph i c p nh t nh ng thông tin u k khác vào các tài kho n quan trng trong k . + C p nh t vào báo cáo nh p xu t t n hàng hóa, v t t ư. u tiên ta s khai báo nh ng hàng hóa, v t t ư nào có s t n u k . • Cp nh t mã hàng hóa - ti t ki m th i gian ánh mã hàng hóa và tránh tr ưng h p gây khó kh n cho vi c nh mã hàng thì ta dung downlist c p nh t mã hàng hóa. - Bôi en c t mã hàng hóa, và ch n: Data/ validation - Xu t hi n h p tho i Data Validation. o (23)
  24. ta ch n list trong th Allow Ta ánh: = M_HH Nh ư v y ta ã t o ưc Downlist trên c t mã hàng hóa, vi c còn l i là kích vào bi u t ưng Downlist và ch n mã hàng hóa t ư ng ng. • Cp nh t tên hàng và n v tính – ta s dùng công th c tìm Công th c: Tìm tên hàng hóa : = if(mã hàng 0, vlookup(mã hàng, DM_HH, 3,0),””) • Và c p nh t s l ưng hàng t n, n giá và dùng công th c: thành ti n = n giá * s l ưng tính ct thành ti n. Ta s có 12 b ng báo cáo nh p xu t t n: Mi m t tháng ta s t tên cho vùng d li u c a tháng báo cáo ó: NXT_HH1 : B9:N20 NXT_HH2 : NXT_HH3 : + C p nh t vào s theo dõi công n ph i thu (s công n ph i tr làm t ươ ng t ) Gm s t ng h p tình hình công n ph i thu, ph i tr và s chi ti t 131, 331 – s này s c p nh t s d ư u k , tình hình t ng gi m các kho n ph i thu ph i tr c a t t c khách hàng, nhà cung c p trong k k toán. o (24)
  25. u k k toán, ta s c p nh t các thông tin cho s t ng h p công n ph i thu, ph i tr . • STT • Mã khách hàng/ nhà cung c p ta c ng dùng validation t o Downlist và c p nh t t t c các khách hàng có d ư u k công n ph i thu, ph i tr . (L ưu ý: M ột trong các cách check độ chính xác thông tin mình c ập nh ật thì s ố t ổng đầ u k ỳ c ủa tài kho ản c ộng n ợ ph ải thu, ph ải tr ả hay c ả các tài kho ản quan tr ọng khác ph ải b ằng s ố d ư ở b ảng cân đối tài kho ản). • Tài kho n 131, 331 là tài kho n l ưng tính nên s t n t i c s d ư bên n và bên có. Khi khách hàng tr tr ưc ti n hàng thì tài kho n 131 s có s d ư có. Và khi mình tr tr ưc ti n hàng thì tài kho n 331 s có s d ư n . • i v i tên khách hàng, ta s dùng công th c tìm. Công th c: = if(mã khách hàng <>0, vlookup(mã khách hàng, DM_KH, 2,0),””) o (25)
  26. + C p nh t vào B ng theo dõi tài s n c nh Ta s c p nh t STT và mã TSC , t mã TSC ta s dùng công th c tìm ra tên và n v tính c a tng TSC : Công th c: = Vlookup(mã TSC , DM_TSC , 2, 0) – tìm tên = Vlookup(mã TSC , DM_TSC , 3, 0) – tìm n v tính. Ti p t c ta s c p nh t ngày ư a vào s dung, s n m tính kh u hao, nguyên giá t ng TSC . Lưu ý: chúng ta có th tính m c kh u hao theo tháng, ho c theo ngày – iu này tùy thu c vào c im s n xu t kinh doanh, cách qu n lý, chính sách thu h i v n c a t ng n v mà thi t k các ch tiêu trong b ng tính và trích kh u TSC cho phù h p v i doanh nghi p mình. + Chi phí tr tr ưc Tư ng t v i TSC , ta c ng s có m t sheet theo dõi tình hình t ng gi m, phân b các chi phí tr tr ưc ng n h n, dài h n vào chi phí c a t ng k s n xu t kinh doanh (thông th ưng ó là giá tr công c d ng c ưc ưa vào s d ng – phân b d n vào chi phí sn xu t kinh doanh trong k ) Các ch tiêu trong b ng phân b chi phí tr tr ưc gi ng nh ư b ng tính và trích kh u hao TSC . o (26)
  27. CH NG II: C P NH T NGHI P V KINH T PHÁT SINH TRONG K Trình t c p nh t các nghi p v kinh t phát sinh: Khi c p nh t nghi p v kinh t phát sinh ta nên chú ý t i các nghi p v sau: - Thu, chi ti n - Mua hàng, bán hàng - Mua s m, thanh lý tài s n c nh. - Mua s m, ưa vào s d ng công c d ng c . - Xu t, nh p kho hàng hóa, nguyên v t li u. Vi các nghi p v trên ta c p nh t nh ư sau: - C p nh t vào s nh t ký chung. - C p nh t vào các s liên quan. Và v i các nghi p v còn l i ta ch c n c p nh t vào s nh t ký chung và cu i k k toán n m ta làm s cái tài kho n và s chi ti t tài kho n. Ta s h ch toán theo ki u m t n , m t có nh ư trên hình minh h a Và i v i 2 lo i nghi p v sau: + Thu, chi ti n + Xu t nh p kho hàng hóa, nguyên v t li u ta s c p nh t thêm s phi u thu, phi u chi, s phi u nh p kho, xu t kho vào c t mã ch ng t . + C t ngày tháng ch ng t ta s c p nh t b ng tay, thông th ưng thì ngày tháng ghi s chính là ngày tháng ch ng t do ó ta s dùng công th c r t n gi n c p nh t ngày tháng ghi s . ánh công th c vào ô D20 nh ư sau: = if(B20<>0, B20, “”) c p nh t ngày tháng ghi s cho nghi p v thanh toán ti n cưc internet tháng 12/2008. Sau ó ta dùng chu t kéo cho các xu ng các dòng còn l i c a c t ngày tháng ghi s . (l ưu ý: ta ch có th copy công th c c a ô trên xu ng các ô phía d ưi khi dùng chu t kéo và th khi ta con tr chu t vào góc bên ph i, phía d ưi c a ô (vùng ô) ch a công th c – khi ó con tr chu t s có hình d u c ng “+” + C t s hi u ch ng t : ta c n c vào ch ng t c a nghi p v kinh t phát sinh c p nh t. + C t di n gi i: di n gi i nghi p v kinh t phát sinh. o (27)
  28. + C t ã ghi ghi s cái: ta dùng chu t kéo cho nh ng nghi p v kinh t ã c p nh t vào s nh t ký chung. + C t tài kho n ta s dùng nh kho n cho nghi p v kinh t phát sinh + C t s phát sinh n : ta c p nh t b ng tay s ti n cho t ng nghi p v + C t s phát sinh có: ta dùng công th c c p nh t t ban u và copy công th c ó cho c k k toán n m (nh ư v y ta không ph i c p nh t s ti n phát sinh bên có mà khi ta ánh s ti n phát sinh n nó s t nhày). + C t tài kho n i ng: ta c ng dùng công th c c p nh t, và c ng gi ng nh ư s phát sinh có. Ta ch vi c c p nh t s c t tài kho n và c t s phát sinh n có s li u là c t tài kho n i ng c ng s t nhày. Công th c: Ta ánh công th c vào ô H20 công th c nh ư sau: = if(I20<>0, G21, G19) Ta s dùng chu t copy công th c này xu ng các ô còn l i c a c t tài kho n i ng. + Ph n s d ư u k ta s dùng công th c c p nh t s d ư u k . Tuy nhiên có m t s tài kho n c bi t ta ko dùng công th c l c s d ư u k ưc (n u mu n thì công th c s r t dài và khó nh ) do ó ta ch c p nh t ưc ph n l n s d ư u k c a các tài kho n mà thôi. Còn i v i các tài kho n c bi t thì ta s t c p nh t b ng tay – Công vi c này ta ch ti n hành vào cu i k k toán in s k toán chi ti t, s cái tài kho n hay khi phi l p các báo cáo tài chính b t th ưng ví d nh ư gi i th , chia tách, hp nh t, . tìm ra s d ư u k c a các tài kho n ta c ng c n ph i l p thêm m t s d ki n n a. nh ư trong hình v. Cách l c s d ư u k , chúng ta s ti p c n trong ch ư ng III. + Ct s d ư n và s d ư có: ta s dùng công th c tính. Công th c: Nh p vào ô K20 công th c sau: =IF(OR($P$1=1,$P$1=2),$K$19+SUBTOTAL(9,$I$20:I20)-SUBTOTAL(9,$J$20:J20),0) Nh p vào ô L20 công th c sau: =IF(OR($P$1=3,$P$1=4),$L$19+SUBTOTAL(9,$J$20:J20)-SUBTOTAL(9,$I$20:I20),0) Tìm hi u b n ch t c a công th c: Khi có ký t $ ng tr ưc dòng hay c t thì ưc hi u r ng ta s c nh dòng hay c t ó. Nh ư v y ta có 3 ki u c nh dòng - c t nh ư sau: C nh dòng mà ko c nh c t: K$20 – khi copy công th c sang các ô khác thì ch có a ch c t thay i mà a ch dòng không thay i. o (28)
  29. C nh c t mà ko c nh dòng: $K20 – khi copy công th c sang các ô khác thì ch có a ch dòng thay i mà a ch c t không thay i. C nh c dòng và c t: $K$20 – khi copy công th c sang b t k ô nào thì a ch c a ô ó không thay i. Vi công th c tính s d ư cu i k này ta có th ý th y: khi ta copy công th c t ô L20 xu ng các ô còn l i c a c t s d ư có thì các ô P1, L19, J20, I20 không b thay i, và các dòng ca c t I, J thì t nh ti n lên t ng n v m t. Bi vì hàm subtotal có ý ngh nh ư sau: =subtotal(9, vùng tính t ng). Hàm subtotal s tính t nh cho các d li u hi n lên trên màn hình khi ta ti n hành l c d li u. Các b n có th ki m tra b ng cách l c d li u theo m t ch tiêu nào ó, n c nh ư ta l c d li u c a tài kho n 142. ta s có k t qu nh ư sau: o (29)
  30. + C t “tháng”: c t này c ng ưc dùng khi in s k toán, ng th i khi k t h p v i c t s d ư ta có th ki m tra s li u và tìm ki m sai sót trong quá trình h ch toán ưc nhanh h n và chính xác h n. o (30)
  31. D li u ưc t o ra l c s d ư u k Ta s c p nh t t t c các nghi p v kinh t phát sinh trong k vào s nh t ký chung theo t ng tháng. Cu i k ta s có các bút toán cu i k : - Tính l ư ng - Trích kh u hao - Phân b chi phí tr tr ưc - K t chuy n doanh thu, chi phí. - Xác nh lãi/l trong k . o (31)
  32. 1. Nghi p v thu, chi ti n: - Ví d : Ti n c ưc internet tháng 05/01, giá tr ch ưa thu : 1.441.000, thu 10%, thanh toán b ng ti n m t. Ta s có 2 bút toán: N 642.2/ C 111.1 : 1.441.000 N 133.1/ C 111.1 : 144.100 ng th i v i vi c c p nh t vào s nh t ký chung ta s c p nh t sang s qu ti n m t. o (32)
  33. ây ta có th tách ph n giá tr hàng hóa, d ch v và thu riêng ho c có th gp chung là m t tùy theo yêu c u qu n lý và m c thu n ti n. o (33)
  34. Lưu ý : S d ư cu i ngày trên s nh t ký chung ph i kh p v i s t n cu i ngày trên s qu ti n m t. B t k m t nghi p v chi, thu ti n nào phát sinh u ph i c p nh t vào s qu ti n m t u tiên và s ti n trên s qu ph i b ng s ti n th c t có t i qu c a doanh nghi p. Nh ư v y ta có th tránh ưc tr ưng b xót nghi p v khi c p nh t s nh t ký chung. 2. Nghi p v mua hàng/ bán hàng Khi nói n nghi p v mua hàng/ bán hàng, có th là mua, bán hàng hóa, v t t ư, tài s n c nh, công c d ng c , d ch v , khi ó có th s phát sinh nghi p v chi ti n ho c là kho n công n ph i tr nhà cung c p/ ph i thu khách hàng. i v i các nhà cung c p hay khách hàng ch ch t c a công ty thì ta nên theo dõi chi ti t cho t ng nhà cung c p/ khách hàng bi t ưc tình hình thanh toán v i bên nhà cung c p nh ư th nào, s ã thu ca khách hàng là bao nhiêu, s d ư u k là bao nhiêu và cu i k thì mình còn ph i tr t ng nhà cung cp là bao nhiêu/ ph i thu là bao nhiêu. Và i v i nh ng nhà cung c p/ khách hàng nh l hay r t ít phát sinh nghi p v thì ta có th theo dõi chi ti t ho c không chi ti t tùy theo yêu c u c a nhà qu n lý. o (34)
  35. Ví d : 1. Ngày 09/01, mua 3 chi c mainboard foxcom G31 v nh p kho hàng hóa , n giá : 700.000 vnd ca công ty TNHH thi t b tin h c c Hà, Thu 5%, hóa n giá tr gia t ng s : 0036553. Ch ưa thanh toán. - C p nh t vào s nh t ký chung - Ch ưa thanh toán -> phát sinh công n ph i tr . - Mua v t t ư nh p kho -> C p nh t phi u nh p và báo cáo nh p xu t t n hàng hóa. N 156 :2.100.000 Có 331 :2.100.000 N 133 :210.000 Có 331 :210.000 Ta ý th y khi ta ánh s ti n phát sinh bên n và có tài kho n h ch toán c t tài kho n thì s li u trên c t tài kho n i ng và c t s phát sinh có t ng c p nh t, b i l ta ã quét công th c cho c k. Ti p theo ta s c p nh t s ti n ph i tr công ty c Hà sang sheet công n b ng chi ti t công n . o (35)
  36. Bng chi ti t công n này ta s dùng c p nh t t t c các kho n ph i thu, ph i tr trong k k toán, ca t t c khách hàng hay nhà cung c p (ch ch t hay không ch ch t). Khi ó t ng s phát sinh có và s phát sinh n c a TK 131 (hay 331) trên b ng cân i s phát sinh ph i b ng t ng s phát sinh bên có và bên n c a b ng chi ti t công n (khi l c cho t ng tài kho n 131, 331). i v i nh ng khách hàng, nhà cung c p ch ch t ta s ưa lên b ng t ng h p công n phía trên. Nh ư vy ta có th xem ưc t ng h p tình hình công n phi thu, ph i tr c a t t c khách hàng, nhà cung cp ch ch t. S phát sinh trên b ng t ng h p ta s c p nh t theo công th c sau : =sumif(vùng iu ki n, iu ki n tính t ng, vùng tính t ng) Trên th c t m t công ty A nào ó v a có th là nhà cung c p, v a có th là khách hàng c a công ty nên ta s c p nh t vào b ng t ng h p tình hình công n c a các công ty v a là khách hàng v a là nhà cung c p (t c là 1 công ty s có c 131, 331). Ta l p thêm m t c t g p ô mã KH/ NCC v i tài kho n t ư ng ng là công n ph i thu hay ph i tr . - Vùng iu ki n ây chính là vùng ch a c t này : vùng này ưc c nh b ng cách b m F4 m t l n vào a ch c a vùng ó trong công th c. o (36)
  37. - iu ki n tính t ng chính là a ch ô c a KH/NCC ó trong vùng v a ch n. Và ta b m F4 ba l n c nh c t nh ưng không có nh dòng t c là khi ta copy công th c thì ch có a ch dòng thay i mà a ch c t không b thay i. - Vùng tình t ng : Có th là c t s phát sinh có ho c s phát sinh n và vùng tính t ng c ng ưc c nh b ng cách b m F4 m t l n Sau khi ánh xong công th c cho dòng th nh t ta s copy công th c cho các dòng còn l i trong c t SPS có, n . Lưu ý : ta ch c n c p nh t công th c cho b ng t ng h p công n m t l n và s li u s t ng ưc cp nh t vào b ng t ng h p khi ta c p nh t vào b ng chi ti t công n . 2. Ngày 09/01, Chi phí ti p khách, giá ch ưa thu : 570.000vnd, thu 10%, c a công ty TNHH H ng Hưng. Ch ưa thanh toán. i v i khoàn chi phí ti p khách này ta ch c n c p nh t vào s nh t ký chung và b ng chi ti t nh ư nghi p trên. Còn n u doanh nghi p mu n ph c v yêu c u qu n lý thì có th c p nh t thêm vào b ng tng h p công n . Khi ó t ng s phát sinh n (có) trên b ng cân i s phát sinh ph i kh p v i t ng s phát sinh n (có) trên s t ng h p, chi ti t công n . Ta dùng công th c t ìm tên c a KH,NCC: = vlookup(G17,DMKH,2,0) Ta dùng Data/ validation to downlist Ta bôi en nh ư hình v (vùng A21:K30) và ch n Data/filter/autofilter ta s th y bi u tưng hình m i tên, ta kích chu t vào ây s hi n ra downlist ta l c d li u. Giúp ta bi t ưc c th tình hình công n c a t ng khách hàng, ho c c a t ng tháng. o (37)
  38. 3. Nghi p v nh p kho hàng hóa (làm t ươ ng t v i nh p kho v t t ư) Nh ư ví d m t c a nghi p v mua hàng hóa. Thì ng th i v i vi c c p nh t vào s nh t ký chung, b ng t ng h p công n ph i tr thì ta còn ph i cp nh t vào phi u nh p kho hàng hóa và báo cáo nh p xu t t n. Trong m i l n nh p kho hàng hóa, v t t ư ta có th nh p nhi u lo i v t t ư hàng hóa cho m t phi u nh p do ó ta ph i c p nh t b ng tay s l ưng, n giá cho t ng lo i v t t ư hàng hóa. Và c p nh t s phi u nh p s giúp ta tìm ưc s hóa n, ngày nh p c ng nh ư c t “tháng” nh p v i công th c sau: Ngày : =IF($C9 "",VLOOKUP($C9,nkc,3,0),"") NKC là vùng A20:Ln (n là a ch dòng cu i cùng c a s nh t ký chung). o (38)
  39. Bi u t ưng downlist Ct n v : =IF($F9 "",VLOOKUP($F9,DM_HH_VT,2,0),"") Vi c t thành ti n: Thành ti n = S l ưng * n giá Mã v t t ư, hàng hóa: bôi en c c t mã hàng r i dùng Data/Validation: xu t hi n c a s chon list và ánh vào ph n Source: =M_HH_VT Ct bên c nh c t mã hàng: = (mã hàng) & (tháng) ánh vào ô G9: =F9 & L9 Ct mã hàng hóa v t t ư : =IF(VLOOKUP(F9,DM_HH_VT,4,0)=156,"HH","VT") Ct tháng : =IF($C9<>0,MONTH($A9),$L8) b ng kê nh p ta c ng bôi en vùng ô A9:Ln và ch n Data/filter/auto filter. S hi n bi u t ưng downlist cho phép chúng ta l c d li u cho t ng tháng, t ng kho v t t ư hay hàng hóa. o (39)
  40. i v i b ng kê thì ta có th g p b ng kê phi u nh p kho v t t ư và hàng hóa làm m t bi u nh ưng báo cáo nh p xu t t n hàng hóa và báo cáo nh p xu t t n v t t ư ta làm riêng thành 2 bi u. Hai bi u này v c b n là gi ng nhau v các ch tiêu nên tôi ch trình bày báo cáo nh p xu t t n hàng hóa. Ct STT : Dùng chu t kéo Ct mã hàng : Dùng Validation t o downlist Ct bên c nh mã hàng : =(mã hàng) & (tháng báo cáo), tháng 1: = B9 & 1 Ct tên hàng : =IF($B9 0,VLOOKUP($B9,DMHH,3,0),"") Ct s l ưng, thành ti n u k ta ã c p nh t cùng v i c p nh t s d ư u k i v i tháng 1 i v i các tháng ti p theo trong k ta s dùng công th c tìm: Công th c: o (40)
  41. S l ưng nh p trong k : o (41)
  42. Ct n giá xu t kho: Chúng ta tính giá hàng xu t kho theo ph ư ng pháp bình quân gia quy n: Công th c: n giá xu t kho = (Thành ti n u k + thành ti n nh p trong k )/(s l ưng t n u k + s l ưng nh p trong k ). Công th c nh p vào ô J9: =IF(F9+H9=0,0,(G9+I9)/(F9+H9)), sau ó quét công th c cho c c t n giá xu t kho. Ct s lưng xu t trong k : =SUMIF(XHH!$G$11:$G$23,NXTHH!$C9,XHH!$H$11:$H$23) Ct thành ti n: S l ưng * n giá. Ngày 03/01/09, xu t kho bán 1 u báo ng DISC, 2 hitachi 35 HDD 500 GB Sata giá ch ưa thu l n l ưt là 1.400.000 và 350.000, thu 10%. Ta c ng c p nh t nghi p v ghi nh n giá v n (riêng bút toán giá v n ta làm vào cu i k k toán – th ưng là cu i tháng) và doanh thu bình th ưng lên s nh t ký chung nh ư các nghi p v khác, ng th i ta c p nh t vào b ng kê xu t kho và báo cáo nh p xu t t n hàng hóa. - B ng kê phi u xu t kho ta ch ưa c p nh t c t n giá xu t kho và c t thành ti n. Ct ngày tháng ch ng t : =IF($C11 "",VLOOKUP($C11,nkc,3,0),"") Ct phi u xu t : ta nh p tay – ng th i c ng ph i c p nh t vào s nh t ký chung theo bút toán ghi nh n doanh thu. Ct mã hàng : Dùng validation t o downlist Ct tên hàng : =IF($F11 "",VLOOKUP($F11,DM_HH,3,0),"") Ct s l ưng : Ta s t c p nh t b ng tay Ct mã v t t ư hàng hóa : =IF(F11 0,IF(C11<>0,MONTH(A11),N10),"") Bôi en vùng d li u c a b ng kê xu t và dùng filter: data/filter/auto filter s giúp chúng là l c d li u theo các ch tiêu khác nhau. o (42)
  43. Tính giá XK theo PP bình quân gia quy n nên ta ch có th tính ưc giá xu t kho vào th i im cu i k k toán khi mà bi t h t lưng hàng nh p trong k . Lưu ý: i v i nh ng hàng hóa mà ch ưa có trong danh m c, thì khi phát sinh ta ph i c p nh t thêm vào danh mc hàng hóa, v t t ư, và báo cáo nh p xu t t n hàng hóa. Còn trong tr ưng h p ã có trong danh m c hàng hóa và trong báo cáo nh p xu t t n thì khi phát sinh nghi p v liên quan n nó nh ư nh p hay xu t thì ta ch c p nh t vào b ng kê nh p hay b ng kê xu t mà không ph i c p nh t vào báo cáo nh p xu t t n vì nó s t ng l y s li u trên 2 b ng kê này tính toán các s li u trong BCNXT. Nh ư v y các công th c trong báo cáo nh p xu t t n ta ch c n c p nh t m t l n trong k và n u phát sinh thêm thì b sung không thì không ph i làm t i Lp phi u nh p xu t kho 2. S phi u nh p, xu t d ùng l àm c s in các d li u khác trong phi u NX 1. Danh sách các phi u nh p, xu t ã có trong k 3. Dùng công th c t ìm ra s th t dòng c a các hàng hóa có trong phi u nh p, xu t. o (43)
  44. Bưc 1: - Ta c p nh t các phi u nh p, xu t ã th c hi n trong k b ng tay nh ư (1), và t tên cho vùng s phi u nh p ph c v t o downlist. - Ta dùng validation t o downlist s phi u nh p xu t nh ư (2) Bưc 2: (quan tr ng nh t) - Ta nh p công th c vào ô I15 nh ư sau: =MATCH(E6,NHH!$C$9:$C$29,0) - Ti p n nh p công th c vào ô I16: =IF(TYPE(MATCH($E$6,OFFSET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))=16,"",TYPE(MATCH($E$6,OFF SET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))+PNXHH!I15) Và copy công th c này xu ng các ô còn l i c a c t I. - match (giá tr mu n tham chi u, vùng tham chi u, ki u tham chi u ) Giá tr mu n tham chi u ây là s phi u NX Vùng tham chi u là m t vùng ch m t c t ho c m t dòng. Ki u tham chi u: 0 – chính xác. Hàm match s tr v s th t c a giá tr mu n tham chi u trong c t ho c dòng ưc ch n. - Offset (ô tham chi u, s dòng l ch lên/ xu ng tính t ô tham chi u, s c t l ch sang trái/ ph i t ô tham chi u). Ta nhìn vào hình v trên. Công th c trên có th ưc hi u là: Offset( NHH!$C$9, 1, 0) o (44)
  45. Giá tr ưc tr v : PN01 Tc là giá tr ô C10 - Type (value) : hàm này s cho ta ki u/ lo i c a giá tr . Value Kêt qu tr v Ví d Kt qu Ki u s 1 =type(2007 – 5 + 6) 1 Ki u v n b n 2 = type(“excel”) 2 Ki u logic 4 = type(1>2) 4 Li 16 = type(gi i pháp excel) 16 Mng 64 = type({1,2,3,4}) 64 Ta ti p t c phân tích công th c sau: =IF(TYPE(MATCH($E$6,OFFSET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))=16,"",TYPE(MATCH($E$6,OFF SET(NHH!$C$9,PNXHH!I15,0),0))+PNXHH!I15) Khi ta dùng hàm offset tham chi u t i sheet NHH và có ô tham chi u là C9 (thu c c t mã phi u nhp) v i s dòng l ch xu ng là I15, s c t l ch là 0. Có 2 tr ưng h p x y ra: o (45)
  46. Mt là: s tr v cho ta giá tr gi ng h t v i S phi u nh p xu t ta c n tìm (2). Hai là: - Không tìm ưc giá tr nào - Tìm ưc m t giá tr khác ví d PN02, PN03. Eror in value ! – không tìm th y giá tr v ì c t không có s d òng l ch tham chi u d n n công th c match không ho t ng, v i ô K16 và K17: =match(PN01, PN01, 0) s tr v k t qu c a giá tr tìm ki m là 1, tuy nhiên v i các ô K18 : =match(PN01, PN02, 0) thì s hàm match s ko tìm ưc s th t c a PN01 mà b #NA t c là trong vùng ó giá tr không có nên ko tìm ưc. còn i v i các ô ti p theo: =match(PN01, #value!, 0), vùng tham chi u ã b l i nên k t qu tr v cng b l i: #value!. o (46)
  47. Ta có th nh ìn th y, m i m t m t h àng có m t s th t khác nhau trong c t tính t m t hàng u tiên, nên ta dùng công th c trên tìm ra trong m t phi u nh p thì th t c a các m t hàng c a phi u nh p ó là bao nhiêu. Ta có th th y thông qua các hình v sau: o (47)
  48. o (48)
  49. Bưc 3: Ta s in các thông s còn l i trong phi u nh p. - C t s th t : =IF(I15="","",COUNTA($B$15:B15)) và copy xu ng các ô còn l i. - C t tên nhãn hi u, : =IF(I15="","",INDEX(NHH!$D$9:$D$29,PNXHH!I15,0)) Index(vùng tham chi u, s th t dòng, s th t c t) Hàm index s tham chi u và tr v giá tr c n tìm theo s c t và s dòng mà mình t trong công th c. Trong tr ưng h p PN03: index(c t tên hàng, s th t c a m t hàng th nh t trong PN03 là 6 trong c t tên hàng, s th t c t là 0): giá tr tr v là tên c a m t hàng trong phi u nh p 06 và có s th t trong ct tên hàng là 06. Tư ng t v i các c t còn l i. - V i ô ngày tháng: =IF($I$1<>"",VLOOKUP($I$1,nkc,2,0),"") Ta vào Cells format nh d ng nh ư sau: Bưc 4: Vi các thông tin nh ư h và tên ng ưi giao ta có th dùng hàm vlookup(giá tr tìm ki m, vùng tìm ki m, s th c a c t ch a giá tr tìm ki m trong vùng tìm ki m, 0). Ta có th them các thông tin khác tùy thu c vào yêu c u qu n lý c a doanh nghi p. 4. Tài s n c nh. Khi có nghi p v mua s m hay thanh lý tài s n c nh thì ng th i v i vi c c p nh t vào s nh t ký chung nh ư bình th ưng ta còn ph i c p nh t vi c t ng gi m tài s n c nh vào s theo dõi tài s n c nh. o (49)
  50. ng th i chúng ta c ng nên m thêm m t sheet theo dõi tình hình thanh lý tài s n c nh trong k ca doanh nghi p. o (50)
  51. 5. Chi phí tr tr ưc. Ta c p nh t vào s nh t ký chung và sheet theo dõi chi phí tr tr ưc i v i nh ng chi phí phát sinh tng. 6. Phân h ti n l ư ng Bng ch m công: Ct STT: Ta có th dùng chu t kéo b ng cách b m 1, 2 sau ó bôi en 2 ô ó, r i kéo. Ho c ta có th dùng công th c sau: =IF(B7="","",MAX($A6:A$7)+1) Ct Mã nhân viên : ta dùng Validation: data/validation -> list -> =M_NV Ct H và tên : =IF(B7="","",VLOOKUP($B7,DM_NV,2,0)) Ct ch c v : =IF(B7="","",VLOOKUP($B7,DM_NV,3,0)) o (51)
  52. Ta t tên cho vùng bôi en kia: BCC Bng thanh toán ti n ti n l ư ng Ct mã nhân viên ta dùng validation t o downlist. Ct h và tên : =VLOOKUP($B11,DM_NV,2,0) Ct ch c v : =VLOOKUP($B11,DM_NV,3,0) Ct l ư ng c b n : =VLOOKUP($B11,DM_NV,5,0) Ct ti n l ư ng th c l nh: =E11+F11+G11+H11-I11 t tên cho vùng bôi en: BTTL Phi u chi l ư ng Ô E7 (mã nhân viên): ư a con tr chu t v v trí ô E7 và ch n Data/validation -> list -> =M_NV H và tên : =IF($E$7="","",VLOOKUP($E$7,DM_NV,2,0)) Ch c v : =IF($E$7="","",VLOOKUP($E$7,DM_NV,3,0)) o (52)
  53. Các ch tiêu còn l i s có công th c nh ư trong hình v d ưi ây. o (53)
  54. CH NG III: LÀM CÁC BÚT TOÁN CU I K 1. Tính và trích kh u hao tài s n c nh. 2. Phân b chi phí tr tr ưc. 3. Xác nh giá v n xu t trong k . 4. K t chuy n thu GTGT. 5. K t chuy n doanh thu, chi phí thu c ho t ng kinh doanh. 6. K t chuy n doanh thu, chi phí khác. 7. Xác nh k t qu kinh doanh, lãi/l . Ly s t ng bên b ng phân b chi phí tr tr ưc Ly s t ng bên b ng tính – trích kh u hao TSC 1. Tính và trích kh u hao tài s n c nh. Ta s l y s t ng c ng kh u hao k này bên b ng tính và trích kh u hao TSC ca t ng tháng hch toán sang s nh t ký chung c a tháng ó. o (54)
  55. 2. Phân b chi phí tr tr ưc Ta c ng l y s t ng bên b ng phân b chi phí tr tr ưc c p nh t sang s nh t ký chung o (55)
  56. 3. Xác nh giá v n xu t trong k . n cu i k k toán, ta có th bi t ưc trong k nh p bao nhiêu hàng hóa: s l ưng, n giá t ng lo i nh ư v y ta có th tính ưc giá xu t kho bình quân gia quy n cho t ng mã hàng hóa khác nhau. Ta s hch toán trên s nh t ký chung: N TK 632 : Có TK 156 : Có 2 cách ghi s li u vào nghi p v trên: - Sau khi có ưc n giá xu t, ta s tìm n nghi p v ghi nh n doanh thu và c p nh t giá v n cho các ln xu t bán hàng hóa ó. Ví d : 10/1/09 xu t 1 u DISC, do ch ưa có n giá xu t nên ta m i ch ghi nh n doanh thu bán nó, n cu i k k toán ta bi t ưc trong k nh p thêm 2 chi c n a và t n kho u kì là 5 chi c nên ta tính ưc n giá xu t là 1.128.571 Khi ó ta quay l i nghi p v ghi nh n doanh thu và ph n ánh bút toán ghi nh n giá v n: N TK 632 : 1.128.571 Có TK 156 : 1.128.571 - Cách th 2: ta s không tách ra thành các nghi p v ghi nh n giá v n cùng v i nghi p v ghi nh n doanh thu mà ta s l y s t ng trên báo cáo nh p xu t t n – c t thành ti n – xu t trong k . Và ghi nh n s ti n t ng. o (56)
  57. Sau khi có ưc giá xu t kho t ng lo i hàng hóa ta s ki m tra l i thông tin trên c t giá xu t ca sheet bng kê xu T 4. K t chuy n thu GTGT S thu GTGT k t chuy n trong k là s nh h n trong 2 s sau: - Thu GTGT u ra trong k (1) - (Thu GTGT k tr ưc chuy n sang + Thu GTGT u vào trong k ) (2) Bút toán k t chuy n: N 3331 : Giá tr nh h n Có 1331 : Giá tr nh h n Trong tr ưng h p (1) (2) : Ph n chênh l ch là s thu còn ph i n p trong k . S thu GTGT còn ư c kh u tr k tr ưc chuy n sang Nh p công th c này tính s thu GTGT u vào Công th c tính s thu GTGT u ra trong k o (57)
  58. 5. K t chuy n doanh thu, chi phí thu c ho t ng kinh doanh - Doanh thu : bán hàng và cung c p d ch v , doanh thu ho t ng tài chính. - Chi phí : bán hàng, qu n lý doanh nghi p, giá vn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí thu thu nh p doanh nghi p Lưu ý: chi phí thu thu nh p doanh nghi p ta s làm sau các bút toán k t chuy n chi phí, doanh thu kia. 6. K t chuy n doanh thu, chi phí khác. 7. Xác nh k t qu kinh doanh, lãi/l . Các công th c tính s li u ã có trong hình v . Ta hãy i tìm hi u công th c: Hàm sumif là hàm tính t ng có iu ki n: o (58)
  59. =sumif(vùng iu ki n, iu ki n, vùng tính t ng) = SUMIF($G$344:$G$530,515,$J$344:$J$530)- SUMIF($G$344:$G$530,515,$I$344:$I$530) Nh ư v y ây vùng iu ki n chính là vùng c t tài kho n và ưc bôi en b t u t dòng b t u hch toán c a tháng, k h ch toán n dòng k t thúc c a tháng, k h ch toán ó. iu ki n tính t ng chính là mã tài kho n mà mình ang mu n tính t ng. Vùng tính t ng là c t s phát sinh n hay s phát sinh có. Vì ây là các tài kho n doanh thu, chi phí do ó: Doanh thu k t chuy n sang 911 là: t ng doanh thu phát sinh bên có – t ng doanh thu phát sinh bên n . Chi phí k t chuy n sang 911 là: t ng chi phí phát sinh bên n - t ng chi phí phát sinh bên có. Riêng i v i bút toán k t chuy n l i nhu n sau thu ch ưa phân ph i thì tùy vào vi c t ng s phát sinh n c a 911 l n h n hay nh h n t ng s phát sinh có c a 911 mà ta s l y (n - có) hay (có – n ). CH NG IV: LÀM BÁO TÀI CHÍNH VÀ IN S K TOÁN I. C P NH P B NG CÂN I TÀI KHO N. - M o u tiên ki m tra tính chính xác c a b ng cân i tài kho n mình làm là t ng s phát sinh bên có ph i b ng t ng s phát sinh bên n . Do t ng s d ư n u k b ng t ng s d ư có u k => => T ng s d ư n cu i k b ng t ng s d ư có cu i k . - Th 2: Các tài kho n lo i 1, 2, 3, 4 s có s d ư u k và cu i k . Tuy nhiên các tài kho n u 5 -> 9 s không có s d ư u k c ng nh ư cu i k . - Th 3: SD K, SPS, SDCK ta l c trên s nh t ký chung c a t ng tài kho n và c a t t c các tài kho n ph i kh p v i SD K, SPS, SDCK trên b ng cân i tài kho n. Ta s s có m t b ng cân i tài kho n cho c k k toán n m. i v i b ng cân i tài kho n ta nên làm cho m i tháng m t b ng cân i tài kho n, vì khi phát sinh chênh l ch ta có th ki m tra ưc phát sinh chênh lêch t tháng nào và ta ã thu h p ưc ph m vi tìm ki m và ư ng nhiên s ti t ki m th i gian tìm l i sai và s a d h n. - S d ư u k c a b ng cân i tài kho n n m và c a tháng 1 ta ã c p nh t khi b t u k k toán. Và s d ư u k c a các tháng sau, ta copy/ paste special/ value t s d ư cu i k c a tháng tr ưc ó. o (59)
  60. Ho c ta có th dùng công th c tìm: Công th c: =vlookup(giá tr tìm ki m, vùng tìm ki m, s th t c a c t mu n tìm ki m, 0) Ví d : ta c p nh t s d ư u k cho tháng 3. Giá tr tìm ki m ây chính là mã tài kho n c a b ng cân i tài kho n c a tháng (111.1, 112.11, .) Vùng tìm ki m: là các t c t mã tài kho n -> c t s d ư có cu i k. Lưu ý: ta ch tìm ki m s phát sinh, s d ư c a các tài kho n ti u kho n (bé nh t). Ta không dùng công th c tìm ki m tài kho n t ng. i v i tài kho n t ng ta s dùng hàm =sum(vùng tính t ng) tính tng s phát sinh, s d ư c a các tài kho n ti u kho n ví d : 112 = 112.1 + 112.2 + 112.3 2 tài kho n t ng này u ưc dùng lp ch tiêu 110 – ti n và các kho n tư ng ư ng ti n trên BC KT nên ta gn cho nó mã hi u 110 Vi tài kho n 121 thì các kho n u t tài chính 3 tháng thì li c p nh t vào ch tiêu 121 – u t ư tài chính ng n hn o (60)
  61. o (61)
  62. Ct A: ta s ánh s 1 vào các dòng nào có ch a tài kho n c p 1. Ct B (c t “Mã”): ta s t o ra danh sách t t c các tài kho n t c p 1, 2 n các tài kho n ti u kho n cp bé h n c t C. Và t ư ng ng v i các tài kho n c p 2 ho c c p 3 ta s gán cho nó m t mã t ư ng ng v i các “Mã hi u” trong b ng cân i k toán. Nh ng tài kho n t ng mà nó ưc dùng l p các ch tiêu trong b ng cân i k toán và báo cáo k t qu ho t ng kinh doanh thì ta ch c n g n mã hi u cho tài kho n t ng mà không c n g n mã hi u cho các tài kho n ti u kho n c a nó. Tuy nhiên có nh ng tài kho n t ng mà các tài kho n ti u kho n c a nó l i ưc dùng l p các ch tiêu khác nhau trong b ng cân i k toán thì ta ch g n mã hi u cho các tài kho n ti u kho n mà l i không g n cho tài kho n t ng. Ct G – s phát sinh n : =SUMIF(NKC!$G$20:$G$2111,$C137,NKC!I$20:I$2111) NKC!$G$20:$G$2111: ây là vùng iu ki n chính là c t tài kho n h ch toán bên s nh t ký chung. $C137 : ây là iu kin tính t ng. o (62)
  63. Ct H – S phát sinh có: =SUMIF(NKC!$G$20:$G$2111,$C137,NKC!J$20:J$2111) Sau khi ánh xong công th c cho tài kho n ti n m t ta s copy công th c này cho các tài kho n ti u kho n khác trong b ng cân i tài kho n (l ưu ý: không paste công th c này cho các tài kho n t ng). Ct SDNCK và SDCCK: ta c ng ch dùng công th c =max(giá tr 1, giá tr 2, giá tr 3, , giá tr n) – (Hàm max s l y giá tr l n nh t) cho các tài kho n ti u kho n, còn i v i tài kho n t ng ta s dùng hàm =sum(). o (63)
  64. Kích chu t vào downlist và ch n “X” Khi hoàn t t công vi c c p nh t s phát sinh n và có ta s l c ra các tài kho n mà có s li u phát sinh. Bng cách b m vào downlist “X” và ch n X -> ta s có b ng cân i tài kho n sau khi l c nh ư sau: o (64)
  65. II. B NG CÂN I K TOÁN. Ta nh p công th c vào các ch tiêu con, ch tiêu t ng s là t ng c a các ch tiêu con. Công th c: Bên ph n tài s n: S d ư cu i n m: =IF(SUMIF(ma,$G13,SDNCK)<>0,SUMIF(ma,$G13,SDNCK),SUMIF(ma,$G13,SDCCK)*(-1)) “ma”: là c t mã tài kho n trên b ng cân i tài kho n n m SDNCK: là c t s d ư n cu i k trên b ng cân i tài kho n n m . T ư ng t v i các vùng ưc t tên còn l i. * (-1): Tài kho n lo i 1 và 2 có s d ư cu i k bên n tuy nhiên có nh ng tài kho n l i có s d ư bên có ví d nh ư tài kho n 214 ( tài kho n g c 211) – kh u hao tài s n c nh – khi lên b ng cân i k toán ta ph i ghi âm giá tr kho n kh u hao này. M t s tài kho n khác nh ư các kho n d phòng – chúng u là tài kho n iu ch nh – nó s ưc ghi âm iu ch nh cho tài kho n g c mà nó iu ch nh. o (65)
  66. Bên ph n ngu n v n: Lưu ý: M ột b ảng cân đố i k ế toán mu ốn đùng thì tr ước tiên t ổng tài s ản ph ải bằng t ổng ngu ồn v ốn. o (66)
  67. III. BÁO CÁO K T QU HO T NG S N XU T KINH DOANH. S li u trên báo cáo k t qu ho t ng s n xu t kinh doanh c t n m nay ta s l y t b ng cân i tài kho n n m S li u c t n m tr ưc ta l y t báo cáo tài chính c a n m tr ưc – c t s n m nay. o (67)
  68. IV. BÁO CÁO L U CHUY N TI N T . Khi l p báo cáo l ưu chuy n ti n t ta l p ra 2 ch T c a hai tài kho n 111 và 112. S li u ghi vào ph n bên n và bên có c a 111 và 112 ta s l y t s nh t ký chung. Bng cách ta chèn thêm m t c t – c t tài kho n c p 1 bên c nh c t “Tài kho n” bên s nh t ký chung. o (68)
  69. Sau ó ta dùng hàm subtotal tính t ng s phát sinh bên n và bên có c a tài kho n ó trong k k toán n m – công th c này s ưc t v trí cu i cùng c a s nh t ký chung (g i ý: ta ph i t công th c này ngoài vùng ch n làm autofilter, vì n u trong vùng khi ta l c 111, 112 nó s không hi n th t ng s phát sinh bên n , bên c a tài kho n l c). Ta k ch chu t vào downlist và ch n (custom ) – xu t hi n h p tho i. Ta ch n nh ư hình v . o (69)
  70. Tùy ch n này t ư ng ng v i vi c máy s l c t t c các nghi p v liên quan n tài kho n 111 và 112 trong k k toán (theo c t tài kho n c p 1). Sau ó ta s kích chu t vào downlist bên c t tài kho n i ng và ta s th y ưc t ng s phát sinh n và t ng s phát sinh bên có c a tài kho n i ng (tài kho n i ng v i tài kho n ti n) phía cu i c a vùng d li u. Ta s dùng t ng s phát sinh bên n , bên có c a tài kho n này c p nh t sang s ch T tài kho n 111, 112 bên báo cáo l ưu chuy n ti n t . o (70)
  71. Sau khi l c ưc s t ng c a t t c các tài kho n i ng v i tài kho n 111 và 112 ta s ti n hành t ng hp s ti n c a các tài kho n vào các ch tiêu trên báo l ưu chuy n ti n t . Ly ví d : S phát sinh bên n tài kho n 111: 400.000.000 – ây là kho n góp v n ch s h u nên ta s c p nh t vào ch tiêu 31 – ti n thu t phát hành c phi u, nh n v n góp c a ch s h u. Lưu ý: các kho ản chi phí ph ải được ghi nh ận lên báo cáo l ưu chuy ển ti ền t ệ theo hình th ức ghi s ố âm – () o (71)
  72. Và c bi t quan tr ng: S li u trên ch tiêu 70 – ti n và t ư ng ư ng ti n cu i n m ph i b ng v i s ti n trên ch tiêu ti n và t ư ng ư ng ti n trên b ng cân i k toán. S li u c t “S u n m”: ta l y t báo cáo tài chính c a n m tr ưc. V. THUY T MINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH. i v i b n thuy t minh báo cáo tài chính thì ta nh p tay hoàn toàn, Ph n I và II: ta có th xem báo cáo tài chính c a n m tr ưc c p nh t, vì chính sách k toán c a doanh nghi p ph i ưc áp d ng th ng nh t gi a các n m. Khi có s thay i thì ph i gi i trình cho s thay i chính sách k toán ó. Các ph n còn l i ta xem b ng cân i tài kho n n m c p nh t s li u. o (72)
  73. VI. IN S. có th in s k toán chi ti t hay s cái tài kho n ta làm nh ng b ưc sau: Bôi en toàn b nh t ký chung t dòng s 10 và t c t A n c t P. Ch n Data/filter/autofilter. Sau khi ch n s xu t hi n bi u t ưng m i tên – downlist giúp ta l c d li u. Dùng Validation t o d li u cho ô O1: Data/validation -> list -> = DM_TK ( ây là tên c a vùng danh m c tài kho n – ta t tên cho c t mã tài kho n bên b ng cân i tài kho n n m). t công th c cho ô J11: =IF(OR($P1=1,$P1=2),VLOOKUP($O1,CDPS,3,0),0) K11: IF(OR($P1=3,$P1=4),VLOOKUP($O1,CDPS,4,0),0) (l ưu ý: ta s c p nh t tay cho s d ư u k c a các tài kho n iu ch nh nh ư: 214, 159, ) Ta l c tài kho n c n in s b ng cách b m vào downlist trên c t “TK”. Sau ó ta s d u c t “TK” i Ti n hành c n ch nh sao cho hi n ra ưc các c t c n thi t in s cái tài kho n ho c s chi ti t tài kho n. Bưc cu i cùng là ti n hành in s . Kích chu t ph i vào v trí này và ch n Hide. o (73)
  74. ây là giao di n xem tr ưc khi in c a s chi ti t tài kho n 11211 HT o (74)
  75. MC L C Các ph n hành k toán ch y u. 1 Tóm t t công vi c k toán: 1 CH NG I: THI T L P THÔNG TIN DOANH NGHI P 2 VÀ S D U K CÁC TÀI KHO N 2 I. THI T L P THÔNG TIN BAN U VÀ XÂY D NG H TH NG DANH M C. 2 1. Thi t l p thông tin doanh nghi p. 2 2. XÂY D NG DANH M C 3 - Xây d ng danh m c nhà cung c p 4 - t tên cho danh m c NCC: DM_NCC 7 - Xây d ng danh m c khách hàng 7 - Xây d ng danh m c v t t ư – hàng hóa 7 - Xây d ng danh m c tài s n c nh 9 - Danh m c phòng ban 9 - Danh m c nhân viên 10 3. H th ng s 13 - S nh t ký chung: 14 - Bng cân i tài kho n 15 - S qu ti n m t. 16 - Bng kê mua hàng 17 - Nh t ký bán hàng. 18 - Báo cáo nh p - xu t - t n 19 - S theo dõi tài s n c nh 20 II. C P NH T S D BAN U. 21 1. Khi c p nh t s d ư u k ta g m có các phân h nh ư sau : 21 2. Các công vi c ph i làm khi c p nh t s d ư u k . 22 3. N i dung: 22 + C p nh t vào các s c bi t 23 + C p nh t vào báo cáo nh p xu t t n hàng hóa, v t t ư 23 + Cp nh t vào s theo dõi công n ph i thu (s công n ph i tr làm t ư ng t ) 24 + Cp nh t vào B ng theo dõi tài s n c nh 26 + Chi phí tr tr ưc 26 o (75)
  76. CH NG II: CP NH T NGHI P V KINH T PHÁT SINH TRONG K 27 1. Nghi p v thu, chi ti n: 32 2. Nghi p v mua hàng/ bán hàng 34 3. Nghi p v nh p kho hàng hóa (làm t ư ng t v i nh p kho v t t ư) 38 4. Tài s n c nh 49 5. Chi phí tr tr ưc. 51 6. Phân h ti n l ư ng 51 CH NG III: LÀM CÁC BÚT TOÁN CU I K 54 1.Tính và trích kh u hao tài s n c nh 54 2. Phân b chi phí tr tr ưc 55 3. Xác nh giá v n xu t trong k 56 4. K t chuy n thu GTGT 57 5. K t chuy n doanh thu, chi phí thu c ho t ng kinh doanh 58 6. K t chuy n doanh thu, chi phí khác. 58 7. Xác nh k t qu kinh doanh, lãi/l 58 CH NG IV: LÀM BÁO TÀI CHÍNH VÀ IN S K TOÁN 59 I. C P NH P B NG CÂN I TÀI KHO N. 59 II. B NG CÂN I K TOÁN. 65 III. BÁO CÁO K T QU HO T NG S N XU T KINH DOANH. 67 IV. BÁO CÁO LU CHUY N TI N T 68 V. THUY T MINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH. 72 VI. IN S 73 o (76)