Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp (Phần 1)

138 trang huongle 5720

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp (Phần 1)", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_ke_toan_hanh_chinh_su_nghiep_phan_1.pdf

Nội dung text: Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp (Phần 1)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP THS. ĐƯỜNG THỊ QUỲNH LIÊN ===  === KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP VINH, NĂM 2011 =  = 1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA - QUAN HỆ DOANH NGHIỆP THS. ĐƯỜNG THỊ QUỲNH LIÊN ===  === KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP (Giáo trình đào tạo từ xa) VINH, NĂM 2011 =  = 2
Phân công biên soạn: - Chủ biên : Th.s Đường Thị Quỳnh Liên - Các tác giả: 1. ThS Đường Thị Quỳnh Liên - Chủ biên, biên soạn các chương 4, 5, 6, 7 2. ThS Phạm Thị Thúy Hằng - Biên soạn các chương 2, 3, 8. 3. ThS Phạm Thị Kim Yến - Biên soạn các chương 1, 9. 3
LỜI NÓI ĐẦU Nhằm đáp ứng yêu cầu công tác giảng dạy và nghiên cứu học tập của cán bộ, sinh viên Trường Đại học Vinh, Khoa Kinh tế tổ chức biên soạn giáo trình "Kế toán hành chính sự nghiệp" dùng làm tài liệu lưu hành nội bộ đào tạo chuyên ngành Kế toán cho hệ đào tạo từ xa. Giáo trình bao gồm những kiến thức cơ bản về Kế toán hành chính sự nghiệp theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Giáo trình đề cập đến tổ chức kế toán và phương pháp hạch toán các phần hành kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Qua đó, giúp bạn đọc có thể nắm bắt được nội dung của kế toán vốn bằng tiền, kế toán vật tư tài sản, kế toán thanh toán, kế toán nguồn kinh phí, kế toán hoạt động thu chi từ hạch toán ban đầu (chứng từ, sổ sách, tài khoản sử dụng) đến phương pháp kế toán các nghiệp vụ trong từng phần hành kế toán. Hy vọng rằng giáo trình sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích và thiết thực trong công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập ở Trường Đại học Vinh cũng như các đối tượng khác. Tham gia biên soạn giáo trình gồm tập thể các giáo viên Bộ môn Tài chính Kế toán, Khoa Kinh tế, trường Đại học Vinh: 1. ThS Đường Thị Quỳnh Liên - Chủ biên, biên soạn các chương 4, 5, 6, 7 2. ThS Phạm Thị Thúy Hằng - Biên soạn các chương 2, 3, 8. 3. ThS Phạm Thị Kim Yến - Biên soạn các chương 1, 9. Tập thể tác giả đã có rất nhiều cố gắng trong công tác biên soạn để nội dung giáo trình cập nhật các thông tư, quyết định và luôn gắn liền với thực tiễn. Tuy nhiên, đây là quá trình biên soạn lần đầu nên không thể tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót nhất định. Tập thể tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp chân thành của bạn đọc để nâng cao chất lượng nội dung giáo trình trong các lần xuất bản sau. Xin chân thành cảm ơn bạn đọc! Thay mặt tập thể tác giả THS ĐƯỜNG THỊ QUỲNH LIÊN 4
DANH MỤC VIẾT TẮT HCSN Hành chính sự nghiệp QĐ Quyết định TSCĐ Tài sản cố định BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế BHTN Bảo hiểm thất nghiệp KPCĐ Kinh phí công đoàn XDCB Xây dựng cơ bản KP Kinh phí ĐĐH Đơn đặt hàng CP Chính phủ TGHĐ Tỷ giá hối đoái CCVC Công chức viên chức NN Nhà nước NĐ Nghị định 5
Chương 1 TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Chương 1 gồm ba nội dung: 1.1. Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp 1.2. Tổ chức kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp 1.3. Câu hỏi ôn tập Mục tiêu chung: giúp học viên nắm được các kiến thức cơ bản về những vấn đề chung nhất của kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm khái niệm, nguyên tắc, nhiệm vụ của hạch toán kế toán. Mặt khác học viên cũng nắm được các kiến thức cơ bản về đối tượng nghiên cứu của kế toán hành chính sự nghiệp cũng như các nội dung tổ chức kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Mục tiêu cụ thể: cung cấp kiến thức cơ bản cho học viên về: - Khái niệm, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp - Các nguyên tắc tổ chức kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp - Nhiệm vụ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp - Trình bày các nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp (Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, hình thức kế toán và bộ máy kế toán) 1.1. KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1.1. Đơn vị hành chính sự nghiệp và kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị hành chính sự nghiệp là một loại hình đơn vị được Nhà nước quyết định thành lập, giao thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về một hoạt động nào đó như: các cơ quan quản lý nhà nước theo ngành; cơ quan chính quyền; các cơ quan quyền lực Nhà nước; các tổ chức đoàn thể; các đơn vị sự nghiệp kinh tế; sự nghiệp văn hoá- xã hội; các tổ chức đoàn thể vũ trang Đặc trưng cơ bản của các đơn vị hành chính sự nghiệp là được sự trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ Nhà nước hoặc từ quỹ công theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp. Điều đó đòi hỏi việc quản lý chi tiêu phải đúng mục đích, đúng dự toán đã phê duyệt theo từng nguồn kinh phí, từng nội dung chi tiêu theo tiêu chuẩn, quy định của Nhà nước. Xét trên góc độ quản lý tài chính, các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cùng một ngành thường được thiết lập theo một hệ thống dọc hình thành lên các cấp dự toán khác nhau: Đơn vị dự toán cấp I: là cơ quan chủ quản của các đơn vị hành chính sự nghiệp theo ngành, bao gồm các Bộ ở Trung ương, các Sở ở cấp Tỉnh (Thành phố), hoặc các phòng ở cấp Huyện (Quận). Đơn vị dự toán cấp I trực tiếp nhận nhận dự toán Ngân 6
sách Nhà nước, phân bổ dự toán cho các đơn vị cấp dưới theo sự uỷ quyền của cơ quan tài chính, tổ chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán kinh phí của toàn ngành. Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp I, nhận dự toán Ngân sách Nhà nước từ đơn vị dự toán cấp I, phân bổ cho các đơn vị dự toán cấp III, tổ chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán kinh phí của mình và của các đơn vị dự toán cấp dưới. Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị trực tiếp sử dụng vốn Ngân sách Nhà nước, nhận dự toán từ đơn vị dự toán cấp II hoặc cấp I (nếu không có cấp II), có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán kinh phí của đơn vị mình và của đơn vị trực thuộc (nếu có). Việc phân chia thành các đơn vị dự toán khác nhau trong cùng một ngành hành chính sự nghiệp chỉ có ý nghĩa tương đối. Xác định một đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc loại hình đơn vị dự toán cấp nào là tuỳ thuộc vào mối quan hệ giữa nó với các đơn vị dự toán khác trong cùng một ngành hoặc với cơ quan tài chính. Trong điều kiện nước ta hiện nay, ngoài mô hình phổ biến được tổ chức theo 3 cấp dự toán trên, ở một số ngành đặc thù còn có mô hình quản lý kinh phí với năm hoặc sáu cấp dự toán như quốc phòng, an ninh. Các đơn vị này khi chi tiêu phải thực hiện công tác kế toán và quyết toán kinh phí với đơn vị dự toán cấp trên như quy định với đơn vị dự toán cấp III với cấp II và cấp II với cấp I. Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí; tình hình sử dụng các loại vật tư, tài sản công; tình hình chấp hành dự toán thu chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị. 1.1.2. Nhiệm vụ của kế toán hành chính sự nghiệp Hạch toán kế toán ra đời và tồn tại để thực hiện hai chức năng là phản ánh và giám đốc. Hai chức năng này được cụ thể hoá thành các nhiệm vụ cho mỗi loại hình kế toán. Với kế toán hành chính sự nghiệp đối tượng hạch toán kế toán là kinh phí, sự hình thành các nguồn kinh phí, phân phối và sử dụng kinh phí tại mỗi đơn vị trong khuôn khổ chế độ quản lý tài chính Nhà nước. Nên kế toán hành chính sự nghiệp phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh tại đơn vị. - Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở mỗi đơn vị; kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách tài chính Nhà nước. - Theo dõi và kiểm tra tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới. 7
- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định. Cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu. Phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vỗn, quỹ ở đơn vị. 1.1.3. Nguyên tắc tổ chức kế toán hành chính sự nghiệp Tổ chức kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp là việc tạo ra một mỗi liên hệ qua lại theo một trật tự xác định giữa các yếu tố chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp - cân đối kế toán trong từng nội dung công việc kế toán cụ thể nhằm thu thập thông tin chính xác, kịp thời. Để thực hiện tốt chức năng thông tin và kiểm tra của mình, tổ chức hạch toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp cần quán triệt các nguyên tắc sau đây: - Nguyên tắc phù hợp: Việc tổ chức hạch toán kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp phải có sự phù hợp với từng cấp dự toán (cấp I, cấp II, cấp III) và phù hợp với quy mô hoạt động và khối lượng nghiệp vụ phát sinh của đơn vị. - Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải sao cho vừa gọn, nhẹ, tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo thu thập thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc phân nhiệm phát sinh từ yêu cầu quản lý an toàn công quỹ Nhà nước và phân công lao động hợp lý. Theo nguyên tắc này, tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp đòi hỏi phải tách rời chức năng chuẩn chi, chuẩn thu với chức năng thực hiện chi, thực hiện thu của cán bộ, không được để một cán bộ kiêm nhiệm cả hai chức năng này. Việc tách hai chức năng chuẩn chi (chuẩn thu) với chức năng thực hiện chi (thu) chính là cơ sở để Nhà nước tạo lập ra sự kiểm soát lẫn nhau giữa hai cán bộ đó. 1.2.TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Tổ chức hạch toán kế toán trong trong các đơn vị hành chính sự nghiệp nói riêng và trong các đơn vị khác nói chung là việc tạo ra mối liên hệ qua lại theo một trật tự xác định giữa các yếu tố chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp -cân đối kế toán trong từng nội dung công việc kế toán cụ thể nhằm thu thập thông tin cần thiết cung cấp cho quản lý. Tổ chức hạch toán kế toán bao hàm nhiều nội dung khác nhau, trong đó chủ yếu là tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, vận dụng hệ thống sổ sách, hệ thống báo cáo kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức công tác kế toán. Để thực hiện tốt chức năng thông tin và kiểm tra của mình, người làm kế toán phải nắm vững được việc tổ chức hạch toán kế toán, đảm bảo sao cho với bộ máy kế toán gọn, nhẹ, tinh giản nhưng làm việc có hiệu quả, thu thập thông tin kịp thời, chính xác, số liệu cung cấp dễ hiểu, rõ ràng. Việc tổ chức công tác kế toán tại mỗi đơn vị hành chính sự nghiệp phải xuất phát từ các căn cứ cơ bản sau: 8
- Căn cứ vào quy mô hoạt động của đơn vị: Tuỳ theo quy mô hoạt động của đơn vị thuộc cấp dự toán nào hoặc khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít mà lựa chọn các yếu tố trong tổ chức hạch toán kế toán cho phù hợp; - Căn cứ vào nội dung cơ bản của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp hiện hành mà lựa chọn các nội dung cần thiết để tổ chức công tác kế toán hscn trong đơn vị cho hợp lý. 1.2.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Để thu thập thông tin đầy đủ, có độ chính xác cao về tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí, phục vụ kịp thời cho kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các định mức chi tiêu và làm căn cứ để ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là những minh chứng về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành trong việc sử dụng kinh phí và tình hình thu, chi Ngân sách của các đơn vị. Chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ này. Đơn vị hành chính sự nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù chưa có mẫu chứng từ quy định tại danh mục mẫu chứng từ trong chế độ kế toán này thỡ ỏp dụng mẫu chứng từ quy định tại chế độ kế toán riêng trong các văn bản pháp luật khác hoặc phải được Bộ Tài chính chấp thuận Căn cứ vào chế độ kế toán hành chính sự nghiệp hiện hành đã quy định một hệ thống chứng từ dùng chung cho đơn vị hành chính sự nghiệp, kết hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị mà lựa chọn các chứng từ trong hệ thống đó sử dụng cho đơn vị. Ví dụ: Phiếu nhập kho (Mẫu số C20-HD), Phiếu xuất kho (Mẫu C21-HD) chỉ có thể sử dụng cho các đơn vị có kho vật liệu, sản phẩm hàng hoá mà thôi, những đơn vị không có vật liệu, sản phẩm hàng hoá thì không sử dụng chứng từ này. Trên cơ sở hệ thống chứng từ bắt buộc và hướng dẫn của Nhà nước ban hành, kế toán sẽ xác định những chứng từ cần thiết mà đơn vị phải sử dụng, từ đó hướng dẫn các cá nhân và bộ phận liên quan nắm được cách thức lập (hoặc tiếp nhận), kiểm tra và luân chuyển chứng từ. Lưu ý là ngoài hệ thống chứng từ Nhà nước quy định chung đơn vị không được tự ý đặt bất kỳ một mẫu chứng từ nào khác. Danh mục chứng từ kế toán sử dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. 9
LOẠI S CHỨNG TấN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU TT TỪ KẾ TOÁN BB HD 1 2 3 4 5 A Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định này I Chỉ tiêu lao động tiền lương 1 Bảng chấm cụng C01a-HD x 2 Bảng chấm công làm thêm giờ C01b-HD x 3 Giấy báo làm thêm giờ C01c-HD x 4 Bảng thanh toán tiền lương C02a-HD x 5 Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm C02b-HD x 6 Bảng thanh toán học bổng (Sinh hoạt phí) C03-HD x 7 Bảng thanh toán tiền thưởng C04-HD x 8 Bảng thanh toán phụ cấp C05-HD x 9 Giấy đi đường C06-HD x 10 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ C07-HD x 11 Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm C08-HD x 12 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài C09-HD x 13 Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán C10-HD x 14 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương C11-HD x 15 Bảng kê thanh toán công tác phí C12-HD x II Chỉ tiêu vật tư 1 Phiếu nhập kho C 20 - HD x 2 Phiếu xuất kho C 21 - HD x 3 Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ C 22 - HD x 4 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng C 23 - HD x hóa 5 Bảng kê mua hàng C 24 - HD x 6 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, C 25 - HD x hàng hoá III Chỉ tiêu tiền tệ 1 Phiếu thu C 30 - BB x 2 Phiếu chi C 31 - BB x 3 Giấy đề nghị tạm ứng C 32 - HD x 4 Giấy thanh toán tạm ứng C 33 - BB x 5 Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho đồng Việt Nam) C 34 - HD x 6 Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, C 35 - HD x kim khí quí, đá quí) 10
7 Giấy đề nghị thanh toán C 37 - HD x 8 Biên lai thu tiền C 38 - BB x 9 Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập C 40a- HD x huấn 10 Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập C 40b- HD x huấn IV Chỉ tiêu tài sản cố định 1 Biên bản giao nhận TSCĐ C 50 - BD x 2 Biên bản thanh lý TSCĐ C 51 - HD x 3 Biên bản đánh giá lại TSCĐ C 52 - HD x 4 Biên bản kiểm kê TSCĐ C 53 - HD x 5 Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành C54 - HD x 6 Bảng tính hao mòn TSCĐ C55a - HD x 7 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ C55b - HD x B Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác 1 Vé 2 Giấy xác nhận hàng viện trợ không hoàn lại 3 Giấy xác nhận tiền viện trợ không hoàn lại 4 Bảng kê chứng từ gốc gửi nhà tài trợ 5 Đề nghị ghi thu- ghi chi ngân sách tiền, hàng viện trợ 6 Hoá đơn GTGT 01 GTKT- x 3LL 7 Hoá đơn bán hàng thông thường 02 GTGT- x 3LL 8 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03PXK- 3LL x 9 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04 H02- 3LL x 10 Hoá đơn bán lẻ (Sử dụng cho máy tính tiền) x 11 Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá 04/GTGT x đơn 12 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH 13 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản 14 Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt 15 Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thư- điện cấp séc bảo chi 16 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng 17 Giấy nộp trả kinh phí bằng tiền mặt 18 Giấy nộp trả kinh phí bằng chuyển khoản 19 Bảng kê nộp séc 20 Uỷ nhiệm thu 11
21 Uỷ nhiệm chi 22 Giấy rút vốn đầu tư kiêm lĩnh tiền mặt 23 Giấy rút vốn đầu tư kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thư- điện cấp séc bảo chi 24 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư 25 Giấy nộp trả vốn đầu tư bằng tiền mặt 26 Giấy nộp trả vốn đầu tư bằng chuyển khoản 27 Giấy ghi thu – ghi chi vốn đầu tư 1.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Quyết định 19/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 30/03/2006 để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Đơn vị được bổ sung thêm các Tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán mà Bộ Tài chính đó quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị. Trường hợp các đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (các tài khoản 3 chữ số) ngoài các Tài khoản đó cú hoặc cần sửa đổi, bổ sung Tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 trong Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định thỡ phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản. - Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phõn; - Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2); - Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3); - Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009 Loại 1: Tiền và vật tư: Phản ánh tiền mặt; tiền gửi ngân hàng; đầu tư tài chính ngắn hạn, nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ và sản phẩm, hàng hoá. Loại 2: Tài sản cố định: phản ánh nguyên giá tài sản cố định, hao mòn tài sản cố định, đầu tư tài chính dài hạn và xây dựng cơ bản dở dang. Loại 3: Thanh toán: phản ánh các khoản thanh toán phát sinh như thanh toán các khoản phải thu, các khoản tạm ứng, các khoản phải trả, các khoản phải nộp Ngân sách Loại 4: Nguồn kinh phí: phản ánh nguồn kinh phí của đơn vị như nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án, nguồn vốn kinh doanh, chênh lệch tỷ giá Loại 5: Các khoản thu: phản ánh toàn bộ các khoản thu phát sinh trong đơn vị như thu phí và lệ phí, thu sự nghiệp, thu hoạt động sản xuất, kinh doanh, cung ứng dịch vụ 12
Loại 6: Các khoản chi: phản ánh toàn bộ các khoản chi phát sinh trong đơn vị như chi hoạt động, chi dự án, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh Loại 0: Tài khoản ngoài bảng: Bao gồm các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản được sử dụng để giải thích một số chỉ tiêu liên quan mà các tài khoản trong bảng chưa phản ánh được rõ nét. Các tài khoản này được ghi đơn. Thuộc loại này gồm có 6 tài khoản cấp 1 và 5 tài khoản cấp 2 như tài khoản tài sản thuê ngoài, dự toán kinh phí, ngoại tệ các loại Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp là một trong những nội dung quan trọng của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Nó được thiết lập nhằm phục vụ cho việc hạch toán nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp từ việc hình thành nguồn kinh phí, phân phối kinh phí, sử dụng kinh phí và quyết toán kinh phí, từ các chi tiêu hành chính sự nghiệp thuần tuý đến các chi tiêu sản xuất, kinh doanh dịch vụ Chính vì vậy, sử dụng các tài khoản nào trong hệ thống tài khoản chung cho phù hợp với hoạt động của đơn vị là phụ thuộc vào hoạt động đặc thù của đơn vị đó. Cụ thể là: Với các đơn vị hành chính sự nghiệp thuần tuý thì không cần phải sử dụng tới những tài khoản phản ánh quá trình sản xuất, kinh doanh như tài khoản chi hoạt động sản xuất, kinh doanh; tài khoản sản phẩm, hàng hoá hay các đơn vị không có ngoại tệ hoặc sự biến động về ngoại tệ trong mỗi kỳ hạch toán không nhiều thì cũng không cần sử dụng đến tài khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái. Với một vài đơn vị cá biệt mà hệ thống tài khoản dùng chung cho các đơn vị hành chính sự nghiệp không đủ phản ánh hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì đơn vị có thể xin bổ sung thêm tài khoản nhưng nhất thiết phải được sự chấp thuận của Bộ Tài chính. HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN HIỆN HÀNH SỐ PHẠM VI STT HIỆU TấN TÀI KHOẢN ÁP DỤNG GHI CHÚ TK LOẠI 1: TIỀN VÀ VẬT TƯ 1 111 Tiền mặt Mọi đơn vị 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng, bạc, kim khớ quý, đá quý 2 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Mọi đơn vị Chi tiết theo 1121 Tiền Việt Nam từng TK tại 1122 Ngoại tệ từng NH, KB 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 13
3 113 Tiền đang chuyển Mọi đơn vị 4 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn Đơn vị có phát 1211 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn sinh 1218 Đầu tư tài chính ngắn hạn khác 5 152 Nguyên liệu, vật liệu Mọi đơn vị Chi tiết theo yêu cầu quản 6 153 Công cụ, dụng cụ Mọi đơn vị lý 7 155 Sản phẩm, hàng hoá Đơn vị có hoạt Chi tiết 1551 Sản phẩm động SX, KD theo sản phẩm, 1552 Hàng hoá hàng hoá LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 8 211 TSCĐ hữu hình Mọi đơn vị Chi tiết theo 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc yêu cầu quản 2112 Máy múc, thiết bị lý 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm 2118 Tài sản cố định khác 9 213 TSCĐ vô hình Mọi đơn vị 10 214 Hao mòn TSCĐ Mọi đơn vị 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ vô hình 11 221 Đầu tư tài chính dài hạn 2211 Đầu tư chứng khoán dài hạn 2212 Vốn góp 2218 Đầu tư tài chính dài hạn khác 12 241 XDCB dở dang 14
2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ LOẠI 3: THANH TOÁN 13 311 Các khoản phải thu Mọi đơn vị Chi tiết theo 3111 Phải thu của khách hàng yêu cấu 3113 Thuế GTGT được khấu trừ Đơn vị được quản lý 31131 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng khấu trừ thuế hoá, dịch vụ GTGT 31132 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 3118 Phải thu khác 14 312 Tạm ứng Mọi đơn vị Chi tiết từng đối tượng 15 313 Cho vay Đơn vị có dự Chi tiết 3131 Cho vay trong hạn án tín dụng từng đối tượng 3132 Cho vay quá hạn 3133 Khoanh nợ cho vay 16 331 Các khoản phải trả Mọi đơn vị Chi tiết 3311 Phải trả người cung cấp từng đối tượng 3312 Phải trả nợ vay 3318 Phải trả khác 17 332 Các khoản phải nộp theo lương Mọi đơn vị 3321 Bảo hiểm xã hội 3322 Bảo hiểm y tế 3323 Kinh phí công đoàn 3324 Bảo hiểm thất nghiệp 18 333 Các khoản phải nộp nhà nước Các đơn vị có 3331 Thuế GTGT phải nộp phát sinh 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Phí, lệ phí 15
3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3337 Thuế khác 3338 Các khoản phải nộp khác 19 334 Phải trả công chức, viên chức Mọi đơn vị 20 335 Phải trả các đối tượng khác Chi tiết theo từng đối tượng 21 336 Tạm ứng kinh phí 22 337 Kinh phí đó quyết toán chuyển năm sau 3371 Nguyên liệu, vật liệu, cụng cụ, dụng cụ tồn kho 3372 Giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành 3373 Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành 23 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới Các đơn vị Chi tiết cấp trên cho từng đơn vị 24 342 Thanh toán nội bộ Đơn vị có phát sinh LOẠI 4 – NGUỒN KINH PHÍ 25 411 Nguồn vốn kinh doanh Đơn vị có hoạt Chi tiết động SXKD theo từng nguồn 26 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản Đơn vị cú phỏt sinh 27 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái Đơn vị có ngoại tệ 28 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý 4211 Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên 16
4212 Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh 4213 Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng Đơn vị có đơn của Nhà nước đặt hàng của Nhà nước 4218 Chênh lệch thu, chi hoạt động khác 29 431 Các quỹ Mọi đơn vị 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ ổn định thu nhập 4314 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp 30 441 Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ Đơn vị có đầu bản 4411 Nguồn kinh phí NSNN cấp tư XDCB dự 4413 Nguồn kinh phí viện trợ án 4418 Nguồn khác 31 461 Nguồn kinh phí hoạt động Mọi đơn vị Chi tiết từng 4611 Năm trước nguồn KP 46111 Nguồn kinh phí thường xuyên 46112 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4612 Năm nay 46121 Nguồn kinh phí thường xuyên 46122 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4613 Năm sau 46131 Nguồn kinh phí thường xuyên 46132 Nguồn kinh phí không thường xuyên 32 462 Nguồn kinh phí dự án Đơn vị có 4621 Nguồn kinh phí NSNN cấp dự án 4623 Nguồn kinh phí viện trợ 4628 Nguồn khác 33 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Đơn vị có đơn Nhà nước đặt hàng của Nhà nước 34 466 Nguồn kinh phí đó hình thành TSCĐ Mọi đơn vị 17
LOẠI 5: CÁC KHOẢN THU 35 511 Các khoản thu Đơn vị có 5111 Thu phí, lệ phí phát sinh 5112 Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước 5118 Thu khác 36 521 Thu chưa qua ngân sách Đơn vị có 5211 Phí, lệ phí phát sinh 5212 Tiền, hàng viện trợ 37 531 Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh Đơn vị có HĐ SXKD LOẠI 6: CÁC KHOẢN CHI 38 631 Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh Đơn vị có hoạt Chi tiết theo động SXKD động SXKD 39 635 Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Đơn vị có đơn đặt hàng của Nhà nước 40 643 Chi phí trả trước Đơn vị có phát sinh 41 661 Chi hoạt động Mọi đơn vị 6611 Năm trước 66111 Chi thường xuyên 66112 Chi không thường xuyên 6612 Năm nay 66121 Chi thường xuyên 66122 Chi không thường xuyên 6613 Năm sau 66131 Chi thường xuyên 66132 Chi không thường xuyên 42 662 Chi dự án Đơn vị có Chi tiết theo 18
6621 Chi quản lý dự án dự án dự án 6622 Chi thực hiện dự án LOẠI 0: TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 1 001 Tài sản thuê ngoài 2 002 Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công 3 004 Khoán chi hành chính 4 005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng 5 007 Ngoại tệ các loại 6 008 Dự toán chi hoạt động 0081 Dự toán chi thường xuyên 0082 Dự toán chi không thường xuyên 7 009 Dự toán chi chương trình, dự án 0091 Dự toán chi chương trình, dự án 0092 Dự toán chi đầu tư XDCB 1.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách và hình thức kế toán Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị hành chính, sự nghiệp. Các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước và Chế độ kế toán này. Đối với các đơn vị kế toán cấp I và cấp II (Gọi tắt là cấp trên) ngoài việc mở sổ kế toán theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình cũng phải mở sổ kế toán theo dõi việc phân bổ dự toán, tổng hợp việc sử dụng kinh phí và quyết toán kinh phí của các đơn vị trực thuộc (đơn vị kế toán cấp II và cấp III) để tổng hợp báo cáo tài chính về tình hình sử dụng kinh phí và quyết toán với cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp. Các hình thức sổ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm: - Hình thức sổ kế toán nhật ký chung; - Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái; - Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ; - Hình thức sổ kế toán trên máy vi tính. Căn cứ vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị, khối lượng nghiệp vụ kế toán, trình độ của nhân viên kế toán, các phương tiện tính toán, đơn vị sẽ lựa chọn cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp. Tổ chức sổ kế toán về thực chất là việc 19
kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác nhau theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hoá và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý của từng đơn vị hành chính sự nghiệp. Mỗi đơn vị hành chính sự nghiệp đều được phép lựa chọn một hình thức sổ kế toán thích hợp, nhưng mỗi hình thức sổ kế toán đều được quy định những loại sổ tương ứng. 1.1.3.1. Hình thức sổ kế toán Nhật ký -Sổ cái a. Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái có những đặc điểm sau: Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - sổ cái Tách biệt việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ khác nhau là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Không cần lập bảng cân đối tài khoản cuối kỳ, vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ cái ở dòng cộng cuối kỳ của Nhật ký - Sổ cái. b. Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái - Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đó được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký- Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho) phát sinh nhiều lần trong một ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đó được dùng để ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, sau khi đó phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong thống vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toỏn tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng số tiền của cột Tổng số tiền phát sinh Tổng số tiền phát “ Số tiền phát sinh” = Nợ của tất cả các = sinh Có của tất ở phần Nhật ký tài khoản cả các tài khoản Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản 20
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. - Số liệu trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái, trên Sổ, Thẻ kế toán chi tiết và “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái, được thể hiện trên Sơ đồ sau: 21
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÍ- SỔ CÁI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG SỔ HỢP CHỨNG SỔ THẺ QUỸ TỪ KẾ TOÁN KẾ TOÁN CNG LOẠI CHI TIẾT NHẬT K- SỔ CI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BO CO TI CHNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng c. Các loại sổ kế toán của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái Về mặt tổ chức hệ thống sổ kế toán để hệ thống hoá thông tin kế toán, bất kỳ hình thức kế toán nào cũng có hai loại sổ là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp của các hình thức kế toán thì khác nhau về nội dung và kết cấu mẫu sổ; còn sổ kế toán chi tiết của các hình thức kế toán thì nội dung và kết cấu mẫu sổ tương tự nhau. - Sổ nhật ký - sổ cái: Là một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất, vừa làm sổ nhật ký ghi chép nội dung nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian vừa dùng làm sổ cái để tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ đó theo các tài khoản kế toán. Sổ Nhật ký - Sổ Cái gồm nhiều trang chia làm hai phần (Một phần Nhật ký, một phần sổ Cái) Sổ này được mở cho từng niên độ kế toán và khoá sổ hàng tháng. Kết cấu mẫu sổ như sau: 22
Đơn vị: SỔ NHẬT KÝ - SỔ CÁI Địa chỉ: Năm Chứng tử Tổng số TK TK Ngày tiền tháng Diễn giải N N SH NT phát Có Có vào sổ ợ ợ sinh Số dư đầu kỳ Cộng số dư cuối kỳ n Số dư đầu kỳ n +1 - Sổ kế toán chi tiết: được mở rộng cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết để cụ thể hoá số liệu kế toán đã ghi ở các tài khoản cấp 1. Số lượng sổ kế toán chi tiết rất nhiều tuỳ thuộc vào những yêu cầu thông tin chi tiết phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị. Kết cấu mẫu sổ kế toán chi tiết rất đa dạng, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý đối với từng đối tượng cần ghi chép chi tiết. Để xây dựng được kết cấu sổ kế toán chi tiết cần nắm được các yếu tố cơ bản của kế toán như: + Phải có cột ghi số và ngày của chứng từ, vì mọi số liệu kế toán đều được ghi sổ trên cơ sở các chứng từ kế toán. + Nội dung vắn tắt của nghiệp vụ kinh tế, tài chính được ghi vào sổ kế toán. + Các cột để phản ánh các chỉ tiêu số lượng (hiện vật và giá trị) nhằm chi tiết hoá chỉ tiêu đã ghi ở tài khoản cấp 1. ở sổ chi tiết, chỉ tiêu số lượng phản ánh cả bằng thước đo hiện vật và thước đo giá trị. + Các chỉ tiêu cần theo dõi chi tiết, cụ thể khác theo yêu cầu cần quản lý (như thời hạn thanh toán đối với công nợ, nguyên giá TSCĐ và thời hạn sử dụng của TSCĐ, số khấu hoa luỹ kế của TSCĐ ). Trong điều kiện công việc kế toán thực hiện bằng máy vi tính thì mỗi khoản mục chi phí trong mẫu sổ chi tiết chi phí một tài khoản chi tiết chi phí. Sổ kế toán chi tiết có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. 1.2.3.2. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung a. Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung Hình thức kế toán Nhật ký chung có các đặc điểm sau: - Tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là sổ Nhật ký chung và sổ cái. - Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản tổng hợp (tài khoản cấp 1) 23
b. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đó được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đó ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thời đồng thời với việc ghi vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khoá Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính. Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện trên Sơ đồ: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÍ CHUNG CH Ứ NG T Ừ K Ế TOÁN SỔ NHẬT K CHUNG SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ CI BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BO CO TI CHNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng c. Các loại sổ kế toán của hình thức kế toán Nhật ký chung 24
- Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ nhật ký chung (nhật ký chuyên dùng nếu có) và sổ cái. + Sổ Nhật ký chung: là sổ ghi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trật tự thời gian phát sinh của chúng. Mẫu sổ nhật ký chung như sau: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm Chứng từ Đã ghi sổ Tài khoản Số tiền Diễn giải Số Ngày Cái ghi Nợ Có Trang trước chuyển sang Cộng Đối với các đơn vị lớn có nhiều nghiệp vụ cùng loại phát sinh, người ta có thể mở các Nhật ký chuyên dùng (như Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng, Nhật ký tiền mặt, Nhật ký tiền gửi ngân hàng). Thực chất các Nhật ký chuyên dùng là các bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để tập hợp số liệu và định kỳ cộng lại lấy số liệu tổng hợp để ghi vào Nhật ký chung nhằm giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ Cái. Trong hướng dẫn chế độ kế toán hiện hành ở nước ta quy định có thể lấy số liệu tổng hợp ở Nhật ký chuyên dùng để ghi thẳng vào sổ Cái không cần ghi qua Nhật ký chung. Như vậy các Nhật ký chuyên dùng này được coi như những bộ phận cấu thành của Nhật ký chung. + Sổ cái: là sổ các tài khoản cấp 1 để ghi phân loại các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo hệ thống để hệ thống hoá thông tin kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp. Mỗi tài khoản được mở một tờ sổ riêng. SỔ CÁI Tên Tài khoản Số hiệu TK Năm Chứng từ Nhật ký chung Tài khoản Số tiền Diễn giải Số Ngày Số trang Số TT dòng đối ứng Nợ Có Tháng 1/9N Số dư đầu tháng Cộng - Sổ kế toán chi tiết: Được mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết để hệ thống hoá thông tin kế toán một cách chi tiết, cụ thể hơn đáp ứng yêu cầu quản lý ở tổ chức. 1.2.3.3. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ a. Đặc điểm của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 25
- Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái. - Lập chứng từ ghi sổ trên cơ sở chứng từ gốc để làm thủ tục ghi sổ kế toán tổng hợp. - Việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán tách rời nhau, ghi theo hai đường khác nhau vào hai loại sổ kế toán là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - - Căn cứ để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ, còn căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc đính kèm theo các chứng từ ghi sổ đã lập. - Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ Cái. b. Nội dung và trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức kế toán Chứng từ ghi sổ: - Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đó được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”. Từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái. - Cuối tháng sau khi đó ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong thỏng vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, kế toán tiến hành khoá Sổ Cái để tính ra số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên Sổ Cái, tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thỡ sử dụng để lập “Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính. Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các Chứng từ kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sử dụng để ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng khoá các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảng tổng hợp chi tiết" theo từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết" của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán theo hỡnh thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện trên Sơ đồ sau: 26
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP SỔ, THẺ CHỨNG TỪ SỔ QUỸ KẾ TOÁN KẾ TOÁN CHI TIẾT CNG LOẠI SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ CHỨNG TỪ GHI SỔ BẢNG GHI SỔ TỔNG HỢP CHI SỔ CÁI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHNH Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng c. Các loại sổ kế toán và nội dung, kết cấu mẫu sổ của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ - Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ ghi theo trật tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ là chứng từ do nhân viên kế toán lập trên cơ sở các chứng từ gốc nhận được để làm thủ tục ghi sổ kế toán. Mỗi chứng từ ghi sổ chỉ ghi một định khoản kế toán. Khi lập chứng từ ghi sổ phải ghi số thứ tự chứng từ ghi sổ đã lập để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Số thứ tự chứng từ ghi sổ có thể đánh số thứ tự theo kỳ kế toán (từng quý) hoặc theo niên độ kế toán. Mẫu chứng từ ghi sổ và mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ như sau 27
CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ ghi sổ số Ngày tháng năm Tài khoản ghi Nội dung nghiệp vụ Số tiền Nợ Có Kèm theo chứng từ gốc. SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm CTGS CTGS Số tiền Số tiền Số Ngày Số Ngày + Sổ Cái: Là sổ tài khoản cấp 1 căn cứ để ghi sổ Cái là các chứng từ ghi sổ đã lập. Kết cấu mẫu trang sổ Cái cũng tương tự như mẫu trang sổ cái trong hình thức kế toán Nhật ký chung. + Sổ kế toán chi tiết: Cũng được mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết như các hình thức kế toán trên. Trình tự hệ thống hoá thông tin theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ cũng tương tự như trình tự hệ thống hoá thông tin theo hình thức kế toán Nhật ký chung. 1.2.3.4. Hình thức kế toán trên máy vi tính a. Đặc điểm của Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp. b. Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trờn máy vi tính - Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đó được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phầm mềm kế toán. 28
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đó được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đó in ra giấy. Cuối kỳ kế toán sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính được thể hiện trên Sơ đồ sau: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM - Sổ tổng hợp KẾ TON - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP BÁO CÁO CHỨNG TỪ KẾ MÁY VI TNH TI CHNH TOÁN CNG LOẠI Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra c. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó. Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định. 29
DANH MỤC CÁC SỔ KẾ TOÁN 1- Danh mục sổ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp cơ sở Ký hiệu Phạm vi TT TấN SỔ mẫu sổ ỏp dụng 1 2 3 4 1 Nhật ký- Sổ Cái S01- H 2 Chứng từ ghi sổ S02a- H 3 Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ S02b- H 4 Sổ Cái (Dựng cho hình thức kế toán Chứng từ S02c- H ghi sổ) 5 Sổ Cái (Dựng cho hình thức kế toán Nhật ký S03- H chung) 6 Sổ Nhật ký chung S04- H 7 Bảng cân đối số phát sinh S05-H 8 Sổ quỹ tiền mặt (Sổ chi tiết tiền mặt) S11- H 9 Sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc S12- H 10 Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ S13- H Đơn vị có ngoại tệ 11 Sổ kho (Hoặc thẻ kho) S21- H Đơn vị có kho vật liệu, 12 Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng S22- H dụng cụ, sản phẩm, cụ, sản phẩm, hàng hoá hàng hoá 13 Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, S23- H công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá 14 Sổ tài sản cố định S31 - H 15 Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi S32 - H sử dụng 16 Sổ chi tiết các tài khoản S33- H 17 Sổ theo dõi cho vay (Dựng cho dự án tín dụng) S34- H 18 Sổ theo dõi dự toán ngân sách S41- H 19 Sổ theo dõi nguồn kinh phí S42- H 20 Sổ tổng hợp nguồn kinh phí S43- H 21 Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán S45- H Đơn vị có đầu tư chứng khoán 22 Sổ chi tiết doanh thu S51- H Đơn vị có hoạt động sản xuất kinh doanh 23 Sổ chi tiết các khoản thu S52- H 24 Sổ theo dõi thuế GTGT S53- H Đơn vị có nộp thuế 30
25 Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại S54- H GTGT 26 Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm S55- H 27 Sổ chi tiết chi hoạt động S61- H 28 Sổ chi tiết chi dự án S 62 - H Đơn vị có dự án 29 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (Hoặc đầu tư S63 - H Đơn vị có hoạt XDCB) động SXKD 30 Sổ theo dõi chi phí trả trước S71- H 31 Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc S72- H 2- Danh mục sổ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp I, II (Cấp trên) STT TÊN SỔ Ký hiệu mẫu sổ 1 2 3 1 Sổ tổng hợp quyết toán ngân sách và nguồn khác của đơn Mẫu số S04/CT- H vị 1.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo kế toán áp dụng hiện nay trong các đơn vị hành chính sự nghiệp về cơ bản tuân thủ theo chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 19/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 30/03/2006 và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán Nhà nước. Đây là hệ thống báo cáo tài chính, được lập theo quý hoặc năm. Bên cạnh hệ thống báo cáo tài chính này, các đơn vị hành chính sự nghiệp phải tự xây dựng và lập một số báo cáo quản trị, phục vụ cho quản lý nội bộ. 1.2.5. Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp đòi hỏi phải gọn nhẹ và hiệu quả. Tổ chức bộ máy kế toán phụ thuộc vào quy mô hoạt động của mỗi đơn vị. Với đơn vị dự toán có quy mô nhỏ, số người trong bộ máy kế toán chỉ cần đến hai người, họ phải kiêm nhiệm các công tác khác. Các đơn vị dự toán có quy mô lớn, bộ máy kế toán có thể lên đến 8 hoặc 10 người. Điểm đặc biệt trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của bộ máy kế toán ở các đơn vị hành chính sự nghiệp là ngoài tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị, còn phải thực hiện các nhiệm vụ quản lý tài chính như: lập dự toán kinh phí, phân bổ kinh phí và kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng kinh phí ở các cấp dự toán trực thuộc hoặc ở các bộ phận. Quy mô hoạt động của mỗi đơn vị dự toán dù lớn hay nhỏ, các phần hành kế toán trong mỗi đơn vị vẫn bao gồm: 31
- Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến động (tăng, giảm) các loại vốn bằng tiền của đơn vị (Tiền mặt; tiền gửi ngân hàng, kho bạc bao gồm cả đồng Việt Nam, ngoại tệ, các chứng chỉ có giá và vàng, bạc, đá quý) - Kế toán vật tư, tài sản: Có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động của vật tư, sản phẩm, hàng hoá tại đơn vị; số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến động của tài sản cố định, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn tài sản tại đơn vị. - Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, các khoản phải nộp, phải cấp cũng như tình hình thanh toán và còn phải thanh toán với các đối tượng (người mua, người bán, người cho vay, cấp trên, cấp dưới, Ngân sách, công nhân viên ) - Kế toán nguồn kinh phí: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm trong kỳ của các nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án, nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định, nguồn vốn kinh doanh, các quỹ, nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản của đơn vị. - Kế toán các khoản thu: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phát sinh trong đơn vị như các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu hoạt động sản xuất, kinh doanh tại đơn vị cũng như tình hình phân phối, sử dụng và thanh toán các khoản thu. - Kế toán các khoản chi: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản chi phát sinh trong đơn vị như các khoản chi hoạt động sự nghiệp, chi dự án cũng như tình hình xét duyệt và thanh quyết toán theo từng khoản chi. Ngoài ra, tại các đơn vị có tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh, kế toán còn phải theo dõi các khoản chi hoạt động sản xuất, kinh doanh, trên cơ sở đó, xác định kết quả hoạt động của đơn vị. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu, vào Sổ cái tài khoản. Từ đó tiến hành lập các báo cáo tài chính, kết hợp với Trưởng phòng kế toán tiến hành phân tích quyết toán của đơn vị. Từ sự hình thành các phần hành kế toán như trên, đơn vị sẽ xác định trình tự luân chuyển chứng từ và xử lý các nghiệp vụ trong quá trình tổ chức hạch toán ở bộ máy kế toán của mỗi đơn vị. HƯỚNG DẪN HỌC TẬP 1.3. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Trình bày một số quy định chung về kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp? Câu 2: Nêu nhiệm vụ, nguyên tắc tổ chức kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp? Câu 3: Tổ chức kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm những nội dung nào? Cho biết những loại tài khoản kế toán áp dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp? Câu 4: Đơn vị hành chính sự nghiệp sử dụng những hình thức tổ chức sổ kế toán nào? Nêu trình tự ghi sổ của hình thức Nhật ký sổ cái? 32
Câu 5: Đơn vị hành chính sự nghiệp sử dụng những hình thức tổ chức sổ kế toán nào? Trình bày trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung? Câu 6: Hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ sử dụng những loại sổ kế toán nào? Cho biết đặc điểm và mẫu các loại sổ đó? Câu 7: Kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm những phần hành kế toán nào? Nêu nhiệm vụ của mỗi phần hành? Câu 8: Hệ thống chứng từ và tài khoản mà đơn vị hành chính sự nghiệp sử dụng có những đặc điểm gì? Hãy so sánh điểm khác biệt với các doanh nghiệp? Câu 9: Trình bày các phương pháp sửa chữa sai sót trên sổ kế toán? Cho ví dụ minh họa? Câu 10: Hệ thống báo cáo kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm những báo cáo chủ yếu nào? Trình bày mục đích các báo cáo đó? TÓM TẮT CHƯƠNG 1 - Đơn vị hành chính sự nghiệp là đơn vị do Nhà nước có quyết định thành lập, thực hiện nhiệm vụ chuyên môn chính trị nhất định nào đó.Xét trên góc độ quản lý tài chính, các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cùng một ngành thường được thiết lập theo một hệ thống dọc hình thành lên các cấp dự toán khác nhau: Đơn vị dự toán cấp 1, đơn vị dự toán cấp 2 và đơn vị dự toán cấp 3. - Kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu về tinh hình kinh phí, sử dụng kinh phí, tình hình vật tư tài sản tiền vốn - Nguyên tắc tổ chức kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp gồm có: nguyên tắc phù hợp, nguyên tắc tiết kiệm hiệu quả và nguyên tắc bất kiêm nhiệm. - Nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm: tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức vận dụng sổ kế toán và hình thức kế toán, tổ chức báo cáo tài chính, tổ chức bộ máy kế toán. 33
Chương 2 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN Chương 2 gồm năm nội dung: 2.1. Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền 2.2. Kế toán tiền mặt tại quỹ 2.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng, Kho bạc 2.4. Kế toán tiền đang chuyển 2.5. Câu hỏi và bài tập vận dụng Mục tiêu chung: giúp học viên nắm được các kiến thức cơ bản về đặc điểm, nội dung vốn bằng tiền và phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng kho bạc và tiền đang chuyển. Mục tiêu cụ thể: cung cấp kiến thức cơ bản cho học viên về: - Khái niệm, nội dung vốn bằng tiền - Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền - Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền - Chứng từ sử dụng, tài khoản sử dụng, nguyên tắc hạch toán và phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ - Chứng từ sử dụng, tài khoản sử dụng, nguyên tắc hạch toán và phương pháp hạch toán tiền gửi ngân hàng, Kho bạc - Chứng từ sử dụng, tài khoản sử dụng, nguyên tắc hạch toán và phương pháp hạch toán tiền đang chuyển 2.1. NHIỆM VỤ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 2.1.1. Nội dung vốn bằng tiền Tiền là tài sản kinh phí hoặc vốn trong các đơn vị hành chính sự nghiệp được tồn tại trực tiếp dưới hình thức giá trị. Các loại tiền ở đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ở ngân hàng, Kho bạc, các công ty tài chính (tiền Việt Nam và ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý và các loại chứng chỉ có giá). 2.1.2. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền Hạch toán các loại tiền của đơn vị hành chính sự nghiệp phải tuân thủ các quy định sau: - Phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam . - Các đơn vị có sử dụng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. - Hạch toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phải tính ra tiền theo giá thực tế để ghi sổ và theo dõi về chi tiết về mặt số lượng, chất lượng, trọng lượng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng thứ từng loại. 34
2.1.3. Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền - Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số hiện có và tình hình biến động của các loại tiền Việt Nam ở đơn vị hành chính sự nghiệp như: tiền mặt, vàng, bạc, kim khí quý, các loại chứng chỉ có giá, tiền gửi ngân hàng hoặc kho bạc nhà nước. - Kiểm tra và giám đốc chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu, chi và quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc, quản lý ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành. 2.2. KẾ TOÁN TIỀN MẶT 2.2.1. Nguyên tắc kế toán tiền mặt - Chỉ phản ánh vào tài khoản “Tiền mặt” giá trị tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, thực tế nhập, xuất quỹ. - Kế toán quỹ tiền mặt phải phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số hiện có, tình hình biến động các loại tiền phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị, luôn đảm bảo khớp đúng giữa giá trị ghi trên sổ kế toán và sổ quỹ. Mọi chênh lệch phát sinh phải xác định nguyên nhân, báo cáo lãnh đạo, kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. - Kế toán tiền mặt phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành và các quy định về thủ tục thu, chi, nhập quỹ, xuất quỹ, kiểm soát trước quỹ, giữ quỹ và kiểm kê của nhà nước. 2.2.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng 2.2.2.1. Chứng từ sử dụng - Phiếu thu (C30-BB) - Phiếu chi (C31-BB) - Giấy đề nghị tạm ứng (C32-HD) - Giấy thanh toán tạm ứng (C33-BB) - Hoá đơn GTGT (01GTKT-3LL) - Biên bản kiểm kê quỹ (C34-HD) 2.2.2.2. Tài khoản sử dụng Kế toán tiền mặt tại quỹ sử dụng các tài khoản sau: - TK 111 .Tiền mặt. Nội dung của tài khoản này được phản ánh như sau Bên nợ: - Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý, đá quý và chứng chỉ có giá. - Số tiền mặt phát hiện thừa khi kiểm kê. - Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại ngoại tệ. Bên có: - Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý và chứng chỉ có giá. - Số tiền mặt phát hiện thiếu khi kiểm kê. - Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại ngoại tệ. 35
Dư nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ,vàng bạc, kim khí quý, đá quý và chứng chỉ có giá tồn quỹ. Tài khoản 111 có 4 tài khoản cấp 2 - TK 1111 - Tiền Việt nam: phản ánh thu, chi tồn quỹ tiền Việt nam. - TK 1112 - Ngoại tệ: phản ánh thu, chi tồn quỹ ngoại tệ. - TK 1113 - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: phản ánh giá trị vàng bạc,kim khí quý, đá qúy nhập, xuất tồn quỹ tiền mặt. 2.2.3. Phương pháp hạch toán - Khi rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về nhập quỹ tiền mặt của đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 111: Số tiền mặt Có TK 112: TGNH, Kho bạc - Nhận các khoản kinh phí bằng tiền mặt, căn cứ vào phiếu thu, ghi: Nợ TK 111: Số tiền mặt nhập quỹ Có TK 441: Nhận kinh phí đầu tư XDCB Có TK 461: Nhận kinh phí hoạt động Có TK 462: Nhận kinh phí dự án Có TK 465: Nhận kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Khoản tiền nhận là kinh phí rút từ dự toán chi ngân sách, dự toán chi chương trình dự án thì kế toán ghi Có TK 008, 009 - Khi thu được các khoản thu sự nghiệp, lệ phí và các khoản thu khác Nợ TK 111: Số tiền mặt nhập quỹ Có TK 511: Các khoản thu bằng tiền mặt - Khi thu được các khoản thu của khách hàng, tiền thừa tạm ứng hoặc được kho bạc cho tạm ứng kinh phí bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111: Số tiền mặt nhập quỹ Có TK 311, 311(3118): Các khoản phải thu Có TK 312: Tạm ứng (Thu hồi tạm ứng) Có TK 336: Tạm ứng của kho bạc - Thu thanh lý nhượng bán TSCĐ bằng tiền mặt, căn cứ vào phiếu thu và các chứng từ liên quan, kế toán ghi Nợ TK 111: Số tiền mặt nhập quỹ Có TK 5118: Các khoản thu khác (Số thu về thanh lý hoặc giá nhượng bán) Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp - Chệnh lệch tăng giá do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ thực tế tăng), kế toán ghi Nợ TK 111: Tiền mặt (1112) Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá - Khi thu tiền bán hàng hoặc dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, ghi Nợ TK 111: Tiền mặt (tổng giá thanh toán) Có TK 531: Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh (Giá bán chưa có thuế GTGT) 36
Có TK 3331(33311): Thuế GTGT đầu ra phải nộp - Khi thu tiền mặt bán hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi Nợ TK 111: Tiền mặt (tổng giá thanh toán) Có TK 531: Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh - Thu hồi số kinh phí cấp dưới chi không hết nộp lên bằng tiền mặt, kế toán đơn vị c ấp trên ghi Nợ TK 111: Số tiền mặt nhập quỹ Có TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới bằng tiền mặt - Chi tiền mặt mua vật liệu, công cụ, hàng hoá, TSCĐ kế toán căn cứ vào phiếu chi Nợ TK 152,153: Giá trịvật liệu, dụng cụ mua đã nhập kho Nợ TK 155: Giá trị sản phẩm, hàng hoá mua đã nhập kho Nợ TK 211, 213: Nếu mua TSCĐ đưa vào sử dụng ngay Nợ TK 631: Dùng ngay cho sản xuất kinh doanh Nợ TK 311(3): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có) Có TK 111: Tổng giá thanh toán - Chi tiền mặt để mua TSCĐ đưa vào sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án Nợ TK 211: Mua TSCĐ hữu hình Nợ TK 213: Mua TSCĐ vô hình Nợ TK 311(3): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có) Có TK 111: Số tiền mặt thực chi (tổng giá thanh toán) Đồng thời căn cứ vào nguồn sử dụng để mua sắm TSCĐ để ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ nếu là TSCĐ đầu tư bằng các nguồn kinh phí, các quỹ và ghi tăng nguồn vốn kinh doanh (nếu là TSCĐ dùng để thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh) Nợ TK 431: Các quỹ Nợ TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Nợ TK 661: Chi hoạt động Nợ TK 662: Chi dự án Nợ TK 635: Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh - Khi chi các khoản đầu tư XDCB, chi hoạt động sự nghiệp, chi thực hiện chương trình, dự án, đề tài, chi hoạt động SXKD bằng tiền mặt, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước, chi phí trả trước, kế toán ghi: Nợ TK 241: XDCB dở dang Nợ TK 661: Chi hoạt động Nợ TK 662: Chi dự án Nợ TK 631: Chi hoạt động SXKD Nợ TK 635: Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Nợ TK 643: Chi phí trả trước 37
Có TK 111: Số tiền mặt thực chi - Khi thanh toán các khoản nợ phải trả, các khoản nợ, vay hoặc chi trả lương và các khoản khác bằng tiền mặt, KT ghi Nợ TK 331: Các khoản phải trả (3311, 3312, 3318) Nợ TK 334: Phải trả công chức, viên chức Có TK 111: Số tiền mặt thực chi - Chi tạm ứng bằng tiền mặt, hoặc cấp kinh phí cho cấp dưới hoặc cho vay (các đơn vị thực hiện dự án tín dụng), KT ghi Nợ TK 312: Tạm ứng Nợ TK 313: Cho vay Nợ TK 341: Cấp kinh phí cho cấp dưới Có TK 111: Số tiền mặt thực chi - Chi các quỹ, nộp các khoản thuế, phí, lệ phí, nộp BHXH, mua thẻ BHYT, chi KPCĐ (nếu có) bằng tiền mặt, ghi Nợ TK 431: Các quỹ Nợ TK 333(3331, 3332, 3338): Các khoản phải nộp nhà nước Nợ TK 332(3321, 3322, 3323): Các khoản phải nộp theo lương Có TK 111: Số tiền mặt thực chi - Số tiền mặt thiếu phát hiện khi kiểm kê Nợ TK 311(3118): Các khoản phải thu Có TK 111: Tiền mặt - Chênh lệch giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ (tỷ giá ngoại tệ giảm) Nợ TK 413: Chênh lệch tỷ giá Có TK 111(1112): Tiền mặt Ví dụ 1: Có tài liệu tại một đơn vị hành chính sự nghiệp trong tháng 8/N như sau (đơn vị: 1.000 đồng) 1. Mua văn phòng phẩm dùng cho hoạt động sự nghiệp 4.400 (bao gồm cả thuế GTGT 10%). 2. Rút TGNH về nhập quỹ 20.000 3. Chi tiền mặt mua TSCĐ dùng cho hoạt động SXKD giá mua bao gồm cả thuế GTGT 10% là 220.000. 4.Chi tiếp khách 2.500 5. Xuất kho bán trực tiếp cho công ty Y một số sản phẩm trị giá bán chưa thuế GTGT 400.000, thúê suất thuế GTGT 10%, khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt.Biết giá thành đơn vị 350.000. 6. Thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên bằng tiền mặt 10.000. Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh 38
1. Nợ TK 661: 4.400 5. Nợ TK 111: 440.000 Có TK 111; 4.400 Có TK 511(8): 400.000 2. Nợ TK 111: 20.000 Có TK 333(11): 40.000 Có TK 112: 20.000 Nợ TK 511(8): 350.000 3. Nợ TK 211: 200.000 Có TK 155: 350.000 Nợ TK 311(3): 20.000 6. Nợ TK 334: 10.000 Có TK111: 220.000 Có TK 111: 10.000 4. Nợ TK 661: 2.500 Có TK 111: 2.500 2.3. KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG, KHO BẠC 2.3.1. Nguyên tắc kế toán Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Hạch toán trên tài khoản tiền gửi ngân hàng, kho bạc phải căn cứ vào giấy báo có, báo nợ hoặc bảng sao kê của ngân hàng, kho bạc, kèm theo các chứng từ gốc. - Hạch toán phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đã quý ở Ngân hàng, Kho bạc cả về số lượng, giá trị . 2.3.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng 2.3.2.1. Chứng từ sử dụng Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc sử dụng các chứng từ sau: - Giấy báo Nợ - Giấy báo Có - Giấy nộp tiền vào tài khoản - Bảng kê nộp séc - Uỷ nhiệm thu - Uỷ nhiệm chi - Bảng sao kê của ngân hàng, Kho bạc kèm theo các chứng từ gốc. 2.3.2.2. Tài khoản sử dụng Để hạch toán tổng hợp tiền gửi ngân hàng, kho bạc kế toán sử dụng TK 112 “Tiền gửi ngân hàng, kho bạc" phản ánh số hiện có, tình hình biến động tất cả các loại tiền của đơn vị gửi tại Ngân hàng, Kho bạc. Nội dung của tài khoản này được phản ánh như sau: Bên nợ: Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng, Kho bạc Bên có: Các khoản tiền rút ra từ Ngân hàng, Kho bạc. Dư nợ: Số tiền hiện còn gửi ở Ngân hàng, Kho bạc. TK 112" Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc" gồm 3 tài khoản cấp 2: - TK 1121 - Tiền Việt nam: phản ánh các khoản tiền Việt nam đang gửi tại Ngân hàng, kho bạc. - TK 1122 - Tiền ngoại tệ: Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại Ngân hàng, kho bạc. 39
- TK 1123 - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng,bạc, kim khí quý, đá quý đang gửi tại Ngân hàng, Kho bạc. 2.3.3. Phương pháp hạch toán - Nộp tiền gửi vào ngân hàng, kho bạc. Căn cứ vào báo nợ, báo có của Ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 112: TGNH, KB Có TK 111: Số tiền mặt đã gửi vào Ngân hàng, kho bạc - Thu được các khoản nợ phải thu bằng tiền gửi ngân hàng, căn cứ giấy báo có của ngân hàng, ghi Nợ TK 112: TGNH, KB Có TK 311: Các khoản phải thu Có TK 312: Tạm ứng Có TK 342: Thanh toán nội bộ Có TK 313: Thu hồi số vốn vay (tiền gốc) - Khi nhận được kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, vốn kinh doanh, kinh phí đầu tư XDCB, kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước trong dự toán kinh phí, bằng lệnh chi tiền các nguồn khác, KT ghi Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh Có TK 465: Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng Nhà nước Nếu tiền gửi ngân hàng, kho bạc tăng do rút dự toán chi hoạt động, dự toán chi chương trình, dự án thì ghi Có TK 008, 009. - Khi thu tiền gửi ngân hàng, kho bạc bán hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế Nợ TK 112: Tổng giá thanh toán Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Có TK 531: Giá bán chưa có thuế GTGT - Khi thu tiền gửi ngân hàng, kho bạc bán hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 112: Tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT) Có TK 531: Thu hoạt động sản xuất kinh doanh - Chênh lệch tăng do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng) Nợ TK 112: TGNH, KB Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá - Chênh lệch giảm do đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp ngoại tệ giảm giá) Nợ TK 413: Chênh lệch tỷ giá Có TK 112: TGNH, KB - Mua vật liệu, dụng cụ, hàng hoá thanh toán trực tiếp bằng tiền gửi 40
Nợ TK 152,153,155(1,2): Giá trị vật tư, hàng hoá Có TK 112: TGNH, KB - Khi cấp kinh phí cho cấp dưới hoặc nộp thanh toán các khoản vãng lai khác cho các đơn vị cấp trên hoặc cấp dưới Nợ TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới Nợ TK 342: Thanh toán nội bộ Có TK 112: TGNH, KB - Chi bằng tiền gửi ngân hàng, kho bạc cho mục đích đầu tư XDCB, cho hoạt động SXKD, cho thực hiện dự án, chi theo đơn đặt hàng nhà nước Nợ TK 241: XDCB dở dang Nợ TK 631: Chi hoạt động SXKD Nợ TK 661: Chi hoạt động Nợ TK 662: Chi dự án Nợ TK 635: Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 112: TGNH, KB - Cuối niên độ kế toán, theo chế độ tài chính quy định đơn vị phải nộp lại số kinh phí sử dụng không hết, khi nộp lại kinh phí, KT ghi Nợ TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Nợ TK 462: Nguồn kinh phí dự án Nợ TK 465: Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 112: TGNH, KB 2.4. KẾ TOÁN TIỀN ĐANG CHUYỂN 2.4.1. Chứng từ sử dụng Tiền đang chuyển là những khoản tiền mà đơn vị nộp vào Ngân hàng, kho bạc, đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại Ngân hàng, Kho bạc để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Có, báo Nợ của Ngân hàng, Kho bạc. Hạch toán tiền đang chuyển sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu chi (C31-BB) - Giấy nộp tiền - Báo Nợ, báo Có - Chứng từ nhận tiền của đơn vị cơ sở 2.4.2. Tài khoản sử dụng TK 113 - Tiền đang chuyển. Nội dung của tài khoản này phản ánh như sau: Bên nợ: - Các khoản tiền đã xuất quỹ nộp vào Ngân hàng, Kho bạc, các khoản phải thu gửi vào Ngân hàng, kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo có - Các khoản tiền đã làm thủ tục chuyển trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo nợ của Ngân hàng, Kho bạc. Bên có: -Khi nhận được giấy báo có hoặc bảng kê - Nhận được giấy báo nợ về số tiền đã trả cho đơn vị khác. Dư nợ: Số tiền đang chuyển cuối kỳ. 41
Tài khoản 113 có 2 tài khoản cấp 2: - TK 1131 - Tiền Việt Nam: phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển - TK 1132 - Tiền ngoại tệ: Phản ánh số ngoại tệ đang chuyển. 2.4.3. Phương pháp hạch toán - Nộp tiền gửi vào Ngân hàng, Kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo Có của Ngân hàng, Kho bạc, kế toán ghi: Nợ TK 113: Số tiền đang chuyển vào Ngân hàng, Kho bạc Có TK 111: Xuất quỹ chuyển vào Ngân hàng, Kho bạc. - Làm thủ tục chuyển trả tiền cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được báo Nợ của Ngân hàng, Kho bạc, kế toán ghi: Nợ TK 113: Số tiền đang chuyển vào Ngân hàng, Kho bạc Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng, Kho bạc. - Khách hàng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản, séc nhưng chưa nhận được báo Có của Ngân hàng, Kho bạc, kế toán ghi: Nợ TK 113: Số tiền đang chuyển vào Ngân hàng, Kho bạc. Có TK 311: Các khoản phải thu. - Thu tiền bán hàng, cung cấp dich vụ và các khoản nợ của khách hàng nộp thẳng vào Ngân hàng, Kho bạc nhưng chưa nhận được giấy báo Có của Ngân hàng, Kho bạc, kế toán ghi: Nợ TK 113: Tiền đang chuyển Có TK 311: Số tiền khách hàng trả nợ Có TK 531: Thu hoạt động sản xuất kinh doanh. - Cấp kinh phí, chuyển tiền cho đơn vị cấp dưới: đã làm thủ tục chuyển tiền nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng, Kho bạc, kế toán ghi: Nợ TK 113: Tiền đang chuyển Có TK 112:Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc. - Làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc để nộp nhưng đơn vị cấp trên chưa nhận được tiền, kế toán ghi: Nợ TK 113: Tiền đang chuyển Có TK 112: Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc. - Nhận được giấy báo Có hoặc bảng kê sao của Ngân hàng, Kho bạc báo các khoản tiền đang chuyển đã vào tài khoản của đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 112: Số tiền đã vào tài khoản ở Ngân hàng, Kho bạc Có TK113: Tiền đang chuyển - Nhận được giấy báo Nợ hoặc bản kê sao của Ngân hàng, Kho bạc về số tiền đã chuyển trả cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331: Số tiền đã thanh toán Có TK 113: Số tiền đã thanh toán. 42
HƯỚNG DẪN HỌC TẬP 2.5. CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP VẬN DỤNG 2.5.1. Câu hỏi ôn tập Câu 1: Nêu khái niệm các loại tiền? Vốn bằng tiền trong đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm những loại nào? Trình bày nguyên tắc và nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền? Câu 2: Trình bày nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ? Nguyên tắc đó thể hiện như thế nào trong hạch toán tiền mặt tại quỹ? Câu 3: Nêu tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ? Câu 4: Cho biết tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc? Câu 5: Nêu tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán tiền đang chuyển? 2.5.2. Bài tập vận dụng Bài số 1 Cho nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh sau: 1.Phiếu thu số 10 ngày 2/5/N: NSNN cấp kinh phí hoạt động 45.000.000 2.Phiếu thu số 11 ngày 2/5/N: rút tiền gửi kho bạc nhập quỹ: 10.000.000 3.Phiếu chi số 20 ngày 3/5/N: Mua VL nhập kho: 17.000.000 4.Phiếu chi số 21 5/5/N chi lương cho viên chức cơ quan: 9.000.000 5.Phiếu thu số 12 ngày 9/5/N thu sự nghiệp: 13.000.000 6.Phiếu thu số 13 ngày 14/5 khách hàng trả nợ 17.000.000 7.Trả nợ người bán theo phiếu chi số 22 ngày 16/5 10.000.000 8.Thu lãi tín phiếu theo phiếu thu số 14 ngày 20/5: 5.000.000 9.Thu hồi khoản tạm ứng thừa theo phiếu thu số 15 ngày 21/5: 4.000.000 10.Mua TSCĐ hữu hình 25.000.000 đưa vào sử dụng ở bộ phận văn phòng và đầu tư bằng nguồn kinh phí hoạt động theo phiếu chi số 23 ngày 21/5 11.Cấp kinh phí cho cấp dưới theo phiếu chi số 24 ngày 25/5: 15.000.000 Yêu cầu: Định khoản và phản ánh vào TK 111. Biết rằng số dư đầu kỳ TK 111: 15.000.000 Bài số 2 Cho tài liệu về tiền gửi ngân hàng I.Số dư đầu kỳ TK 112: 760.000.000 ; TK 111 : 287 000 000 II.Nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh 1.Giấy báo Nợ số 100 ngày 6/5 trả nợ người bán: 10.000.000 2.Ngân sách cấp kinh phí qua kho bạc theo giấy báo Có số 200 ngày 6/5: 50.000.000 43
3.Thu sự nghiệp gửi vào kho bạc: 15.000.000 đơn vị đã nhận giấy báo có số 205 ngày 8/5 4.Khách hàng trả nợ kỳ trước đơn vị nhận được giấy báo có số 211 ngày 10/5 với số tiền: 25.000.000 5.Giấy báo Nợ số 120 ngày 12/5 mua hàng hoá nhập kho với giá chưa có thuế 18.000.000, VAT 10% 6.Cấp kinh phí cho cấp dưới theo Giấy báo Nợ số 125 ngày 15/5: 30.000.000 7.Nhận kinh phí dự án theo giấy báo có số 215 ngày 15/5: 25.000.000 8.Rút TGKB về quỹ để chi tiêu theo giấy báo Nợ số 126 ngày 15/5: 10.000.000 9.Mua TSCĐ hữu hình bằng kinh phí dự án theo giấy báo Nợ số130 ngày 16/5: giá chưa thuế 20.000.000, VAT 10% 10.Thu hồi nợ từ đơn vị cấp dưới theo giấy báo có số 300 ngày 17/5: 5.000.000 11.Thu lệ phí qua kho bạc theo giấy báo có số 301 ngày 17/5: 10.000.000 12.Chuyển tiền trả cho người nhận thầu sửa chữa lớn TSCĐ: 20.000.000 theo giấy báo Nợ số 140 ngày 20/5 13.Chuyển tiền mua TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động sự nghiệp bằng kinh phí hoạt động: 40.000.000 theo giấy báo Nợ số 148 ngày 20/5 Yêu cầu: Định khoản, lập sổ tiền gửi ngân hàng, chứng từ ghi sổ, sổ cái TK112. Bài số 3 Trích tài liệu kế toán tại đơn vị HCSN trong tháng 6 I.Số dư đầu kỳ TK 111: 800.000 TK 112: 2.000.000 II.Nghiệp vụ kinh tế phát sinh 1.Ngày 3: +NSNN cấp kinh phí hoạt động: 400.000, kinh phí dự án: 420.000 theo phiếu thu số 01 +Giấy báo nợ số 100: -Mua vật tư nhập kho với giá chưa thuế 150.000, VAT 10% phục vụ HCSN -Mua hàng hoá nhập kho giá chưa thuế 100.000, VAT 10% +Phiếu chi số 15 trả lương cho CNV khối HCSN 100.000, Khối dự án: 15.000 +Phiếu thu số 02 khách hàng trả nợ tháng trước 150.000 +Phiếu thu số 03 rút TGKB về quỹ tiền mặt: 200.000 +Phiếu chi số 16 Tạm ứng cho phòng HCQT 400.000 44
2.Mua TSCĐ hữu hình theo giấy báo Nợ 115 ngày 5: giá chưa thuế 4.000.000, VAT 10% phục vụ sự nghiệp, đầu tư bằng NV ĐTXDCB 3.Thu hồi koản nợ theo giấy báo có số 60 ngày 6: 250.000 4.Ngày 12/2: +Phiếu chi số 17: cấp kinh phí cho cấp dưới 170.000 +Giấy báo Nợ số 117 chi cho bộ phận hành chính sự nghiệp 100.000 và dự án 350.000 5.Ngày 15/2: +Phiếu chi số 18: trả các khoản nợ vay 230.000 +Phiếu chi số 19 tạm ứng cho cán bộ M 100.000 +Khách hàng nộp tiền hàng tháng trước theo giấy báo có số 70: 27.500.000 6.Ngày 20/2 thu hồi tạm ứng thừa theo phiếu thu số 3: 150.000 7.Ngày 21/2 Phiếu chi số 20 mua VL nhập kho giá mua chưa thuế 250.000, VAT 10% phục vụ bộ phận hành chính sự nghiệp 8.Ngày 28/2 +Phát hiện thừa quỹ khi kiểm kê chưa rõ nguyên nhân: 75.000 +Đánh giá lại ngoại tệ với tỷ giá giảm: 150.000 Yêu cầu: Định khoản, phản ánh vào tài khoản Bài số 4 Tài liệu cho tại đơn vị HCSN M tháng 4/N (đơn vị tính: 1.000đ) I. Số dư đầu kỳ - TK 111: 300.000 - TK 112: 240.000 II. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh 1. Ngày 4/4: Rút dự toán chi hoạt động về quỹ tiền mặt 180.000. 2. Ngày 6/4: Chi tiền mặt mua vật liệu văn phòng nhập kho 135.000. 3. Ngày 6/4: Rút tiền gửi kho bạc về quỹ tiền mặt để chuẩn bị chi lương 120.000. 4. Ngày 12/4: Chi mua TSCĐ bằng tiền mặt 150.000, đã bàn giao cho bộ phận văn phòng sử dụng cho hoạt động thường xuyên. 5. Ngày 14/4: Thu sự nghiệp bằng tiền gửi kho bạc 187.500. 6. Ngày 15/4: Cấp kinh phí hoạt động cho cấp dưới bằng chuyển khoản kho bạc 75.000, bằng tiền mặt 30.000. 7. Ngày 18/4: Thu phí, lệ phí bằng tiền mặt 112.500. 8. Ngày 19/4: Thu bán thanh lý TSCĐ bằng tiền mặt 18.000. 9. Ngày 24/4: Nộp bằng tiền mặt cho Nhà nước các khoản thu phí, lệ phí 112.500. 10. Ngày 25/4: Thanh toán cho người bán hàng bằng tiền gửi kho bạc 82.500. 45
11. Ngày 25/4: Rút dự toán chi hoạt động bằng tiền gửi kho bạc 60.000. 12. Ngày 28/4: Nhận lệnh chi tiền bằng tiền gửi kho bạc 180.000. 13. Ngày 29/4: Rút tiền gửi kho bạc về quỹ tiền mặt để chi theo lệnh chi tiền 180.000. 14. Ngày 30/4: Chi tiền mặt theo lệnh chi tiền 142.500, số còn lại nộp Nhà nước bằng chuyển khoản kho bạc. Yêu cầu 1. Định khoản và ghi vào sơ đồ tài khoản các nghiệp vụ phát sinh. 2. Mở và ghi vào Sổ quỹ, Nhật ký chung, Sổ cái TK 111, 112 của hình thức Nhật ký chung. Bài số 5 Tài liệu cho tại đơn vị HCSN X hoạt động trong lĩnh vực sự nghiệp Giáo dục đào tạo, tháng 8/N có các tài liệu sau (Đơn vị 1.000đ) Số dư ngày 1/8: TK 111: 60.000 1. Ngày 2/8: Rút dự toán chi hoạt động về tài khoản TGKB thuộc kinh phí dự án 280.000, kinh phí hoạt động thường xuyên 920.000. 2. Ngày 3/8: Rút TGKB về quỹ tiền mặt thuộc kinh phí hoạt động thường xuyên 920.000, kinh phí dự án 280.000. 3. Ngày 4/8: Chi tiền mặt trả lương viên chức 640.000, trả học bổng sinh viên 30.000. 4. Ngày 5/8: Chi tiền mặt tạm ứng đề tài nghiên cứu khoa học 120.000. 5. Ngày 6/8: Thu đào tạo hợp đồng bằng tiền mặt 1.060.000. 6. Ngày 8/8: Nộp tài khoản TGKB số tiền mặt thu 1.060.000. 7. Ngày 11/8: Thu học phí các hệ đào tạo bằng tiền mặt 1.240.000. 8. Ngày 14/8: Nộp tiền mặt vào kho bạc 1.240.000. 9. Ngày 17/8: Chi tiền mặt tạm ứng cho viên chức 15.200 đi công tác. 10. Ngày 17/8: Chi tiền mặt mua vật liệu văn phòng đã nhập kho theo giá mua 68.800. 11. Ngày 18/8: Chi phí hội họp định kỳ tháng ghi chi thường xuyên bằng tiền mặt 6.000. 12. Ngày 20/8: Mua đồ dùng văn phòng trang bị cho các đơn vị trong trường đã chi bằng tiền mặt 36.000, thuộc kinh phí thường xuyên. 13. Ngày 21/8: Chi tiền mặt mua máy vi tính văn phòng trang bị trung tâm bằng kinh phí chương trình dự án 160.000. 14. Ngày 24/8: Thanh toán số thực chi hoạt động thường xuyên từ tiền tạm ứng 11.200, số còn lại nộp hoàn quỹ tiền mặt 4.000. 15. Ngày 25/8: Thanh toán tạm ứng đề tài nghiên cứu khoa học ghi chi dự án 120.000. 16. Ngày 30/8: Nộp tài khoản TGKB số tiền mặt 800.000. Yêu cầu 1. Định khoản và phản ánh vào tài khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2. Mở và ghi sổ kế toán của hình thức Chứng từ ghi sổ. Bài số 6 46
Tài liệu cho tại đơn vị HCSN K trong tháng 6/N (đơn vị 1.000đ) Dư quỹ tiền mặt 45.000 1. Rút dự toán chi hoạt động về tài khoản TGKB thuộc kinh phí dự án 210.000, kinh phí hoạt động 690.000. 2. Rút TGKB về quỹ tiền mặt thuộc kinh phí hoạt động 690.000, kinh phí dự án 210.000. 3. Chi tiền mặt trả lương viên chức và các khoản phải trả khác cho viên chức 480.000, trả học bổng sinh viên 22.500. 4. Chi tạm ứng cho dự án đề tài nghiên cứu khoa học 90.000. 5. Thu sự nghiệp bằng tiền mặt 795.000. 6. Nộp tiền mặt vào tài khoản TGKB 750.000. 7. Chi tạm ứng tiền công tác phí 11.400. 8. Chi tiền mua vật liệu văn phòng nhập kho 51.600. 9. Chi hội họp định kỳ bằng tiền mặt cho hoạt động thường xuyên 4.500, cho dự án 5.500. 10. Thanh toán tiền tạm ứng công tác phí, ghi chi hoạt động thường xuyên 8.400, số còn lại nhập quỹ tiền mặt. 11. Hoàn tạm ứng số chi thực tế cho dự án theo chứng từ 90.000. Yêu cầu 1. Định khoản và ghi vào sơ đồ tài khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2. Mở và ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung, Sổ cái TK 111. TÓM TẮT CHƯƠNG 2 - Vốn bằng tiền là tài sản kinh phí hoặc vốn tồn tại trực tiếp dưới hình thái giá trị. Vốn bằng tiền bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, kho bạc và tiền đang chuyển. - Hạch toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc về tiền tệ thống nhất và nguyên tắc cập nhật.Phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam .Các đơn vị có sử dụng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Hạch toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phải tính ra tiền theo giá thực tế để ghi sổ và theo dõi về chi tiết về mặt số lượng, chất lượng, trọng lượng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng thứ từng loại. - Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền là phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số hiện có và tình hình biến động của các loại tiền Việt Nam ở đơn vị hành chính sự nghiệp như: tiền mặt, vàng, bạc, kim khí quý, các loại chứng chỉ có giá, tiền gửi ngân hàng hoặc kho bạc nhà nước. Kiểm tra và giám đốc chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu, chi và quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc, quản lý ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành. - Chứng từ sử dụng, tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. 47
Chương 3 KẾ TOÁN VẬT LIỆU, DỤNG CỤ VÀ SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Chương 3 gồm năm nội dung: 3.1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá vật liệu, dụng cụ và sản phẩm, hàng hóa 3.2. Nhiệm vụ kế toán 3.3. Kế toán vật liệu, dụng cụ 3.4. Kế toán sản phẩm, hàng hóa 3.5. Câu hỏi và bài tập vận dụng Mục tiêu chung: giúp học viên nắm được các kiến thức cơ bản về đặc điểm, phân loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa và phương pháp hạch toán vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Mục tiêu cụ thể: cung cấp kiến thức cơ bản cho học viên về: - Khái niệm, đặc điểm, phân loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa - Đánh giá vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (tính giá nhập kho và giá xuất kho) - Nguyên tắc hạch toán vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa - Nhiệm vụ kế toán vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa - Chứng từ sử dụng, tài khoản sử dụng, nguyên tắc hạch toán và phương pháp hạch toán vật liệu, dụng cụ - Chứng từ sử dụng, tài khoản sử dụng, nguyên tắc hạch toán và phương pháp hạch toán sản phẩm, hàng hóa 3.1. ĐẶC ĐIỂM, PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ VẬT LIỆU, DỤNG CỤ VÀ SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ 3.1.1. Đặc điểm vật liệu, dụng cụ và sản phẩm, hàng hoá 3.1.1.1. Đặc điểm vật liệu, công cụ dụng cụ Vật liệu là đối tượng lao động. Đặc điểm của vật liệu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng giống như trong các đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh là chỉ tham gia vào một chu kỳ hoạt động kinh doanh nhất định và khi tham gia vào qúa trình hoạt động vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu và chuyển hết giá trị vào chi phí trong kỳ. Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian quy định đối với TSCĐ. Khác với vật liệu dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ hoạt động, giá trị của nó chuyển dịch từng phần vào chi phí hoạt động, nó không bị thay đổi hình thái vật chất cho đến khi bị hư hỏng hay vứt bỏ. 3.1.1.2. Đặc điểm của sản phẩm, hàng hoá Do đặc thù hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm hoạt động sản xuất kinh doanh thương mại, kinh doanh dịch vụ hoặc các hoạt động nghiên cứu thí 48
nghiệm Vì vậy, sản phẩm trong đơn vị hành chính sự nghiệp là kết quả của quá trình hoạt động sự nghiệp hoặc hoạt động sản xuất thực hành, sản xuất dịch vụ như nghiên cứu thí nghiệm, sản xuất thử. Hàng hoá là những vật phẩm, sản phẩm do đơn vị mua về để bán với mục đích hỗ trợ cho hoạt động sự nghiệp và phục vụ kinh doanh của đơn vị. Khi tiêu thụ thì giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, hàng hoá đều được thực hiện. 3.1.2. Phân loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá 3.1.2.1. Phân loại vật liệu Vật liệu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.Mỗi loại có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình hoạt động của đơn vị. Phân loại vật liệu để thuận tiện trong việc quản lý và sử dụng có hiệu quả. Vật liệu được phân thành những loại sau: - Nguyên liệu, vật liệu: là đối tượng lao động trong quá trình hoạt động. Trong các đơn vị hoạt động SXKD nguyên vật liệu chính là yếu tố cấu tạo nên chính thực thể của sản phẩm. - Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình hoạt động của đơn vị như than, củi, xăng dầu - Phụ tùng thay thế: Là loại vật liệu dùng để thay thế sửa chữa các chi tiết, bộ phận của máy móc thiết bị, phương tiện vận tải 3.1.2.2. Phân loại công cụ, dụng cụ Theo công dụng,CCDC trong các đon vị hành chính sự nghiệp được phân thành các loại sau: - Công cụ lao động: các dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho nhân viên như ấm, chén, phích nước, bàn, ghế,tủ tài liệu - Các vật dụng bảo hộ trong quá trình làm việc: quần áo bảo hộ, khẩu trang, găng tay - Các công cụ, dụng cụ khác. 3.1.2.3. Phân loại sản phẩm, hàng hoá Sản phẩm, hàng hoá được phân loại theo ngành hàng để quản lý tương tự như phân loại sản phẩm, hàng hoá trong doanh nghiệp. 3.1.3. Đánh giá vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá 3.1.3.1. Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ, hàng hoá, sản phẩm nhập kho * Vật liệu, dụng cụ mua ngoài Vật liệu dùng cho hoạt động thường xuyên, dự án, đề tài được tính theo giá mua thực tế ghi trên hoá đơn (tổng giá thanh toán) cộng các khoản thuế không được hoàn lại (thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT nếu không được khấu trừ). Các 49
chi phí liên quan tới quá trình thu mua (chi phí thu mua, vận chuyển, bốc xếp ) được ghi trực tiếp vào các tài khoản chi phí có liên quan (các TK loại 6). Đối với vật liệu, dụng cụ dùng cho hoạt động SXKD chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ mua ngoài dùng vào hoạt động SXKD là giá mua không có thuế GTGT. Đối với vật liệu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng cho hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt động HCSN hoặc hoạt động dự án, hoặc để thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước: Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ mua ngoài là tổng giá mua có thuế GTGT, tức là tổng giá thanh toán. * Vật liệu, dụng cụ tự chế: Giá thực tế là toàn bộ chi phí thực tế hợp lý, hợp lệ đơn vị bỏ ra để sản xuất, vật liệu dụng cụ đó. * Vật liệu, dụng cụ thu hồi: Giá thực tế là giá do hội đồng đánh giá tài sản của đơn vị xác định trên cơ sở giá trị hiện còn của vật liệu, dụng cụ đó. * Hàng hoá mua về để kinh doanh: Giá thực tế bao gồm giá ghi trên hoá đơn mua hàng cộng các khoản thuế không được hoàn lại (thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế GTGT nếu không được khấu trừ hoặc hoàn lại) cộng với chi phí thu mua, vận chuyển. * Sản phẩm do đơn vị tự sản xuất: Giá thực tế nhập kho là giá thành thực tế của sản phẩm hoàn thành nhập kho. * Sản phẩm thu hồi được trong nghiên cứu, chế thử, thí nghiệm : Giá nhập kho được xác định trên cơ sở giá có thể mua bán được trên thị trường (do hội đồng định giá của đơn vị xác định). 3.1.3.2. Giá thực tế của vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho Giá thực tế vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá được tính theo một trong các phương pháp sau: - Giá thực tế bình quân gia quyền Giá thực tế VL, DC, SP, Giá đơn vị bình quân Số lượng VL, DC, SP, = x HH xuất trong kỳ VL, DC, SP, HH HH xuất trong kỳ Giá đơn vị bình quân Giá thực tế VL, DC, SP, HH tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = VL, DC, SP, HH Số lượng VL, DC, SP, HH tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Ưu điểm: Phương pháp này dễ tính, che dấu sự biến động của giá cả. Nhược điểm: Độ chính xác không cao, công việc tính giá chỉ thực hiện vào cuối tháng nên ảnh hưởng ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin kịp thời cho kế toán. 50
3.1.3.3. Giá thực tế nhập trước, xuất trước Theo phương pháp này, số hàng hoá nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Phương pháp này thích hợp với những đơn vị sử dụng ít loại vật liệu, sản phẩm, hàng hoá. Số lần nhập, xuất vậtliệu, sản phẩm hàng hoá ít. 3.1.3.4. Giá thực tế nhập sau, xuất trước Theo phương pháp này, giả định những hàng mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên. 3.1.3.5. Giá thực tế đích danh Giá thực tế đích danh được dùng trong các đơn vị sử dụng vật liệu, sản phẩm, hàng hoá có giá trị lớn, ít chủng loại hoặc giá trị được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đên lúc xuất dùng. Giá vật liệu xuất kho theo phương pháp này được tính trên cơ sở số lượng nguyên hàng xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô hàng xuất kho đó. Ưu điểm: Xác định được ngay giá trị vật liệu, sản phẩm, hàng hoá khi xuất kho. Nhược điểm: Phương pháp này chỉ thích hợp đối với những đơn vị nêu trên do vậy không thích hợp với những đơn vị sử dụng nhiều loại vật liệu, sản phẩm, hàng hoá có giá trị nhỏ. 3.2. NHIỆM VỤ KẾ TOÁN VẬT LIỆU, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ 3.2.1. Nguyên tắc hạch toán - Phải chấp hành đầy đủ các quy định về quản lý, nhập xuất kho vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. Tất cả các loại hàng tồn kho này khi nhập xuất đều phải cân, đo, đong, đếm và bắt buộc phải lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. - Hạch toán chi tiết các loại hàng tồn kho phải được thực hiện đồng thời ở kho và ở phòng kế toán. - Chỉ hạch toán vào TK 152,153, 155 số vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực tế nhập xuất qua kho của đơn vị. - Hạch toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá phải theo giá thực tế. 3.2.2. Nhiệm vụ hạch toán - Ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. - Giám đốc, kiểm tra tình hình thực hiện các định mức sử dụng, tình hình hao hụt, dôi thừa góp phần tăng cường quản lý sử dụng một cách hợp lý tiết kiệm vật tư, dụng cụ, hàng hoá, sản phẩm, ngăn ngừa các hiện tượng tham ô lãng phí. - Tham gia đánh giá, kiểm kê vật liệu, hàng hoá, sản phẩm theo đúng quy định của chế độ nhà nước. 51
3.3. KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ 3.3.1. Kế toán vật liệu, dụng cụ 3.3.1.1. Chứng từ sử dụng - Phiếu xuất kho (Mẫu số C21-HD) - Phiếu nhập kho (Mẫu số C21-HD) - Hoá đơn GTGT (do bên bán lập) - Hoá đơn bán hàng - Giấy báo hỏng,mất công cụ dụng cụ - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ - Các chứng từ thanh toán như phiếu chi, giấy báo nợ 3.3.1.2. Tài khoản sử dụng Để hạch toán tổng hợp nhập xuất vật liệu, dụng cụ, kế toán sử dụng tài khoản * TK 152 “Vật liệu, dụng cụ”Nội dung của tài khoản này phản ánh như sau: Bên nợ: Giá trị thực tế vật liệu nhập kho, thừa khi kiểm kê. Bên có: Giá trị thực tế vật liệu xuất kho, thiếu khi kiểm kê. Dư nợ: Giá trị vật liệu hiện còn trong kho của đơn vị * TK 153 “Dụng cụ”Nội dung của tài khoản này phản ánh như sau: Bên nợ: Giá trị thực tế dụng cụ nhập kho, thừa khi kiểm kê. Bên có: Giá trị thực tế dụng cụ xuất kho, thiếu khi kiểm kê. Dư nợ: Giá trị dụng cụ hiện còn trong kho của đơn vị. 3.3.1.3. Phương pháp kế toán - Mua vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, dự án, đề tài, thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước Nợ TK 152, 153: tổng giá thanh toán Có TK 111, 112, 331, 312: tổng giá thanh toán - Mua vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh + Đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 152,153: Giá chưa có thuế GTGT Nợ TK 3113: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 Tổng giá thanh toán + Đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc sản xuất kinh doanh hàng hoá , dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT thì thuế GTGT đầu vào Nợ TK 152,153: tổng giá thanh toán Có TK 111, 112, 331 Tổng giá thanh toán Ví dụ: Mua vật liệu nhập kho dùng cho hoạt động SXKD giá mua ghi trên hoá đơn: 250.000.000 đồng, thuế GTGT10%. Đơn vị đã thanh toán toàn bộ tiền hàng bằng chuyển khoản. Chi phí vận chuyển đã thanh toán bằng tiền mặt là 4.400.000 đồng (trong đó thuế GTGT là 400.000 đồng).Đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Các bút toán ghi sổ: (ĐVT: Triệu đồng) 52
- Nợ TK 152: 250 Nợ TK 311(3): 25 Có TK 112: 275 - Nợ TK 661: 4 Nợ TK 311(3): 0,4 Có TK 111: 4,4 - Nhập kho vật liệu, dụng cụ do được cấp kinh phí hoặc cấp vốn Nợ TK 152,153: Vật liệu, dụng cụ Có TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án Có TK 465: Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước - Nhập khẩu vật liệu, dụng cụ dùng cho sản xuất hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Phản ánh giá thực tế vật liệu, dụng cụ nhập kho Nợ TK 152,153: Giá mua + thuế nhập khẩu Có TK 111,112,331: Số tiền phải trả người bán Có TK 333(7): Thuế nhập khẩu phải nộp. +Thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu được khấu trừ Nợ TK 311(3): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 33312: Thuế GTGT phải nộp - Nhập khẩu vật liệu, dụng cụ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 152,153: Giá có thuế GTGT + Thuế nhập khẩu Có TK 111,112,331: Số tiền phải trả người bán Có TK 338(7): Thuế nhập khẩu phải nộp Có TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu. - Vật liệu, công cụ dụng cụ đã xuất dùng nhưng sử dụng không hết nhập lại kho: Nợ TK 152,153: Giá trị thực tếVL,CCDC xuất kho Có TK 241: XDCB dở dang Có TK 661: Chi hoạt động Có TK 662: Chi dự án Có TK 631: Chi hoạt động SXKD Có TK 635: Chi theo đơn đặt hàng Nhà nước - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thừa khi kiểm kê Nợ TK 152,153: Nguyên vật liệu, CCDC Có TK 331 (8): Các khoản phải trả khác - Khi xuất kho nguyên vật liệu, CCDC sử dụng cho hoạt động của đơn vị Nợ TK 661: chi hoạt động Nợ TK 662: chi dự án 53
Nợ TK 635: chi theo đơn đặt hàng Nhà nước Nợ TK 631: chi hoạt động SXKD Nợ TK 241: XDCB dở dang Có TK 152,153: giá thực tế NVL,CCDC xuất kho - Cấp kinh phí cho cấp dưới bằng vật liệu, công cụ dụng cụ Nợ TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới Có TK 152, 153:giá trị vật liệu, CCDC xuất kho - Phát hiện nguyên vật liệu,CCDC thiếu khi kiểm kê Nợ TK 311: Có TK 152,153: - Đối với vật liệu, dụng cụ đã quyết toán năm trước + Đối với vật liệu, dụng cụ còn sử dụng được trong năm khi xuất vật liệu, dụng cụ ra sử dụng Nợ TK 3371: Kinh phí quyết toán chuyển sang năm sau Có TK 152,153: Vật liệu, dụng cụ + Cuối năm cần xác định rõ số vật liệu, dụng cụ tồn kho năm trước chuyển sang năm sau, nhưng không còn sử dụng được Nợ TK 3371 Có TK 152 - Cuối năm ghi số vật liệu, dụng cụ tồn kho thuộc nguồn kinh phí Nợ TK 661 Nợ TK 662 Có TK 3371 Ví dụ: Vật liệu A tồn kho đầu tháng 01/2011 số lượng 500 kg, giá nhập kho 4.000đ/kg thành tiền 2.000.000đ Trong tháng 01/2011 có các nghiệp vụ liên quan về vật liệu phát sinh như sau: 1. Mua vật liệu A chưa trả tiền cho người bán 4.150.000đ (số lượng 1.000kg, giá mua 4.150đ/kg) 2. Ngày 10: Xuất vật liệu A dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp 600 kg 3. Mua vật liệu A trả bằng tiền mặt 6.150.000 (số lượng 1.500kg, giá mua 4.100đ/kg) 4. Ngày 12: Xuất vật liệu A dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp 1.800kg 5. Rút dự toán chi hoạt động chuyển tiền mua vật liệu A 4.180.000đ (số lượng 1.000kg, giá mua 4.180đ/kg) 6. Ngày 15: Xuất vật liệu A dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp 1.200kg 7. Xuất quỹ chi trả tiền công vận chuyển, bốc vác vật liệu 200.000đ 8. Rút dự toán chi hoạt động chuyển trả tiền người bán 4.150.000đ Yêu cầu: 1. Tính giá vật liệu A xuất dùng theo phương pháp bình quân cuối tháng. 2. Định khoản các nghiệp vụ trên. Giải: 54
1. Tính giá xuất kho vật liệu A 500 x 4.000 + 1.000 x 4.150 + 1.500 x 4.100 + 1.000 x 4.180 16.480 = = 4,12 500 + 1.000 + 1.500 + 1.000 4.000 Ngày 10: 600 x 4,12 = 2.472 Ngày 12: 1.800 x 4,12 = 7.416 Ngày 15: 1.200 x 4,12 = 4.944 2. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (đơn vị: 1.000đ) 1) Nợ TK 152: 4.150 5) a. Nợ TK 152: 4.180 Có TK 331: 4.150 Có TK 461: 4.180 2) Nợ TK 661: 2.472 b. Có TK 008: 4.180 Có TK 152: 2.472 6) Nợ TK 661: 4.944 3) Nợ TK 152: 6.150 Có TK 152: 4.944 Có TK 111: 6.150 7) Nợ TK 661: 200 4) Nợ TK 661: 7.416 Có TK 111: 200 Có TK 152: 7.416 8) a.Nợ TK 331: 4.150 Có TK 461: 4.150 b. Có TK 008: 4.150 3.3.2. Kế toán sản phẩm, hàng hoá 3.3.2.1. Chứng từ sử dụng - Phiếu xuất kho (Mẫu số C21-HD) - Phiếu nhập kho (Mẫu số C20-HD) - Hoá đơn GTGT (01GTKT-3LL) - Hoá đơn bán hàng (02GTGT-3LL) - Bảng kê mua hàng (Mẫu số C23-HD) - Các chứng từ thanh toán (phiếu chi, báo nợ ) 3.3.2.2. Tài khoản sử dụng Để hạch toán tổng hợp sản phẩm, hàng hoá kế toán sử dụng tài khoản 155 “Sản phẩm, hàng hoá”. Nội dung của tài khoản này phản ánh như sau: Bên nợ: Giá trị sản phẩm, hàng hoá nhập kho, thừa khi kiểm kê Bên có: Giá trị sản phẩm hàng hoá xuất kho, thiếu khi kiểm kê Dư nợ: Giá trị sản phẩm, hàng hoá hiện có trong kho của đơn vị. TK 155 "Sản phẩm, hàng hoá" có 2 tài khoản cấp 2: TK 1551 - Sản phẩm: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại sản phẩm. TK 1552- Hàng hoá: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại hàng hoá. 3.3.2.3. Phương pháp hạch toán - Nhập kho sản phẩm do bộ phận sản xuất tạo ra, sản phẩm thu được từ hoạt động chuyên môn, nghiên cứu, chế thử, thử nghiệm Nợ TK 155(1):Giá trị sản phẩm 55
Có TK 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 661: Chi hoạt động Có TK 662: Chi dự án - Khi mua hàng hoá dùng vào hoạt động SXKD, hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì trị giá hàng hoá nhập kho là giá chưa có thuế GTGT Nợ TK 155(2): Giá trị chưa thuế Nợ TK 3113: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán - Khi mua hàng hoá dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thì trị giá thực tế hàng hoá nhập kho là tổng giá thanh toán Nợ TK 155: Tổng giá thanh toán Có TK 111, 112, 331 Tổng giá thanh toán - Nhập khẩu hàng hoá Nợ TK 155(2): trị giá hàng hoá+ thuế nhập khẩu Có TK 333(7): Thuế nhập khẩu Có TK 111,112,331 + Thuế GTGT của hàng nhập khẩu được khấu trừ Nợ TK 311(3): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 333(12): - Sản phẩm thừa khi kiểm kê Nợ TK 155: Có TK 331: thừa không rõ nguyên nhân Có TK 631: Ghi giảm chi phí HĐKD (thừa trong định mức) + Xử lý số sản phẩm thừa Nợ TK 331(8): Có TK 461,462,411,511: - Trị giá thực tế sản phẩm, hàng hoá xuất kho để bán, để phục vụ cho mục đích XDCB, cho các hoạt động trong đơn vị Nợ TK 531: Thu hoạt động SXKD Có TK 155 Đồng thời ghi doanh thu bán hàng + Nếu bán sản phẩm, hàng hoá chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, đơn vị phải lập hoá đơn GTGT ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, thuế GTGT đầu ra và tổng giá thanh toán, ghi: Nợ TK 111, 112, 311 Tổng giá thanh toán Có TK 531: Thu hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 333(3331): Thuế GTGT phải nộp + Nếu bán sản phẩm, hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, đơn vị phải lập hoá đơn bán hàng, ghi Nợ TK 111, 112, 311 Tổng giá thanh toán 56
Có TK 531: Thu hoạt động sản xuất kinh doanh - Xuất kho sản phẩm để sử dụng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, dự án, đơn đặt hàng, đầu tư XDCB Nợ TK 661,662,635,241, Có TK 155(1): Giá trị thực tế sản phẩm xuất kho - Phát hiện sản phẩm, hàng hoá thiếu khi kiểm kê (chưa rõ nguyên nhân) Nợ TK 311(8): Có TK 155(1,2): + Khi xử lý số sản phẩm, hàng hoá thiếu Nợ TK 334: trừ vào thu nhập Nợ TK 631: tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 661: Tính vào chi hoạt động Nợ TK 662: Tính vào chi dự án Có TK 155(1,2): Giá trị sản phẩm hàng hoá thiếu trong định mức đã xác định được nguyên nhân Ví dụ Có tài liệu về sản phẩm A tại một đơn vị HCSN X. Đơn vị thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (đơn vị tính: 1.000đ) - Số dư của TK 155: 120.000 (số lượng 300 cái x 400/cái) - Trong kỳ có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau: 1. Ngày 5/6 sản xuất nhập kho sản phẩm A đợt 1: 1.000 cái, giá thành đơn vị 450/sp. 2. Ngày 10/6 xuất kho 350 sản phẩm A, giá bán đơn vị cả thuế GTGT 10% là 550 bán cho công ty Y. 3. Ngày 15/6 sản xuất nhập kho sản phẩm A đợt 2: 1.200 cái , giá thành đơn vị 420/sp. 4. Ngày 18/6 xuất kho 1.400 sản phẩm A, giá bán có thuế GTGT 10% cho 1.400 sản phẩm A là 770.000. Yêu cầu: 1. Tính giá thực tế xuất kho sản phẩm A theo phương pháp nhập trước xuất trước. 2. Định khoản kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên. Giải 1. Tính giá thực tế xuất kho sản phẩm A Ngày 10/6 : 300 x 400 + 50 x 450 = 142.500 Ngày 18/6: 950 x 450 + 450 x 420 = 616.500 2. Định khoản kế toán 1) Nợ TK 155(1551): 450.000 3) Nợ TK 155(1551): 504.000 (1.200 x 420) Có TK 631: 450.000 Có TK 631: 504.000 2) a. Nợ TK 531: 142.500 4) a. Nợ TK 531: 616.500 Có TK 155(1551): 142.500 Có TK 155(1551): 616.500 b. Nợ TK 311: 192.500 ( 350 x 550) b. Nợ TK 311: 770.000 Có TK 531: 175.000 Có TK 531: 700.000 Có TK 3331: 17.500 Có TK 3331: 70.000 57
HƯỚNG DẪN HỌC TẬP 3.4. CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP VẬN DỤNG 3.4.1. Câu hỏi ôn tập Câu 1: Hãy nêu nguyên tắc quản lý và đặc điểm các loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá trong đơn vị hành chính sự nghiệp? Câu 2: Trong đơn vị hành chính sự nghiệp vật liệu, dụng cụ được phân loại như thế nào? Câu 3: Trình bày cách tính giá nhập kho vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá trong đơn vị hành chính sự nghiệp? Câu 4: Có mấy phương pháp tính giá xuất kho vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá? Cho ví dụ minh hoạ? Câu 5: Hạch toán vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá sử dụng các tài khoản chủ yếu nào? Nêu nội dung, kết cấu các tài khoản đó? Câu 6: Hãy nêu nội dung, kết cấu các tài khoản chủ yếu mà kế toán vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá sử dụng? Câu 7: Trình bày phương pháp hạch toán vật liệu, dụng cụ trong đơn vị hành chính sự nghiệp qua sơ đồ tài khoản? Câu 8: Trình bày phương pháp hạch toán sản phẩm, hàng hoá trong đơn vị hành chính sự nghiệp qua sơ đồ tài khoản? Câu 9: Nêu nhiệm vụ kế toán vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá?Hãy ghi các bút toán trong trường hợp cuối năm vật liệu, dụng cụ tồn kho thuộc nguồn kinh phí năm báo cáo? Câu 10: Hãy trình bày phương pháp hạch toán vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá trường hợp đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ? 3.4.2. Bài tập vận dụng Bài số 1 Trích tài liệu kế toán về các vật liệu tại một đơn vị HCSN như sau: I.Tồn đầu kỳ VL A: SL 13.000 kg, ĐG: 4.500 đ/kg VL B: SL 4.700 kg, ĐG: 4.200đ/kg II.Nghiệp vụ phát sinh trong kỳ 1. Ngày 2/12 nhập kho VL A phục vụ dự án theo giá thanh toán 8.500.000, VAT 10%, SL 1.700 kg chưa trả tiền cho người bán 2. Chi phí vận chuyển đã trả bằng TGNH với giá thanh toán 200.000. Chi phí bốc xếp trả bằng tiền mặt giá chưa thuế 450 000, VAT 5%. 3. Ngày 5/12 nhập kho VL để phục vụ SXKD đã trả bằng TGNH +Giá mua VL A chưa thuế 9 600 000, VAT 10%, SL :2 000 kg + Giá mua VL B chưa thuế 10.000.000, VAT 10%, SL 2.500 kg 58