Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp (Phần 2)

Nội dung text: Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp (Phần 2)

1. Chương 6 KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ, VỐN Chương 6 gồm bốn nội dung: 6.1. Nhiệm vụ kế toán nguồn kinh phí, vốn 6.2. Kế toán nguồn kinh phí, vốn hoạt động 6.3. Kế toán nguồn vốn và các quỹ 6.4. Câu hỏi và bài tập vận dụng Mục tiêu chung: giúp học viên nắm được các kiến thức cơ bản về khái niệm, nội dung nguồn kinh phí, vốn trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Đồng thời qua đó, học viên cũng được giới thiệu về phương pháp hạch toán nguồn kinh phí vốn hoạt động và phương pháp hạch toán nguồn vốn và các quỹ. Mục tiêu cụ thể: cung cấp kiến thức cơ bản cho học viên về: - Khái niệm, nội dung các nguồn kinh phí, vốn - Nguyên tắc kế toán các nguồn kinh phí, vốn - Nhiệm vụ kế toán các nguồn kinh phí, vốn - Chứng từ sử dụng, tài khoản sử dụng, nguyên tắc hạch toán và phương pháp hạch toán các nguồn kinh phí, vốn hoạt động (kế toán nguồn kinh phí hoạt động, kế toán nguồn kinh phí dự án, kế toán nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước, kế toán nguồn kinh phí xây dựng cơ bản, kế toán nguồn kinh phí hình thành TSCĐ ) - Chứng từ sử dụng, tài khoản sử dụng, nguyên tắc hạch toán và phương pháp hạch toán các nguồn vốn và các quỹ (kế toán nguồn vốn kinh doanh, kế toán chênh lệch đánh giá lại tài sản, kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái, kế toán chênh lệch thu chi chưa xử lý, kế toán các quỹ) 6.1. NHIỆM VỤ KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ, VỐN 6.1.1. Nội dung nguồn kinh phí, vốn Các đơn vị hành chính sự nghiệp khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, cần có một lượng tài sản nhất định như TSCĐ, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ Các tài sản này được hình thành từ ngân sách Nhà nước cấp, được cấp trên cấp, bổ sung từ các khoản thu Nguồn kinh phí và vốn của các đơn vị hành chính sự nghiệp là nguồn tài chính mà các đơn vị hành chính sự nghiệp sử dụng để phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị, chuyên môn có tính chất hành chính sự nghiệp hoặc có tính chất kinh doanh của mình. Nguồn kinh phí và vốn của đơn vị hành chính sự nghiệp thường bao gồm : - Nguồn vốn kinh doanh - Chênh lệch tỷ giá hối đoái - Chênh lệch đánh giá lại tài sản - Chênh lệch thu chi chưa xử lý - Các quỹ 139
2. - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB - Nguồn kinh phí hoạt động - Nguồn kinh phí dự án - Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Kinh phí các loại trong các đơn vị hành chính sự nghiệp thường được hình thành từ các nguồn chủ yếu sau: - Ngân sách nhà nước hoặc đơn vị cấp trên cấp theo dự toán được giao để thực hiện nhiệm vụ được giao. - Các khoản thu sự nghiệp được để lại đơn vị gồm thu các loại phí, lệ phí phần được để lại đơn vị sử dụng theo quy định của pháp luật, thu sự nghiệp khác và thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. - Các khoản tài trợ, viện trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước. - Các khoản thu hội phí, đóng góp của các hội viên. - Các nguồn khác 6.1.2. Nguyên tắc kế toán Kế toán nguồn kinh phí, vốn cần quán triệt các nguyên tắc sau: - Đơn vị phải hạch toán đầy đủ, rành mạch, rõ ràng từng nguồn vốn, kinh phí, từng quỹ và phải theo dõi chi tiết theo từng nguồn hình thành vốn, kinh phí. - Việc kết chuyển từ nguồn vốn, kinh phí, quỹ này sang nguồn vốn, kinh phí, quỹ khác phải chấp hành theo đúng chế độ và làm các thủ tục cần thiết. Trường hợp mua TSCĐ, đầu tư XDCB bằng các quỹ hoặc bằng kinh phí đầu tư XDCB thì khi công tác mua sắm, XDCB đã hoàn thành đưa vào sử dụng phải hạch toán giảm các quỹ hoặc giảm kinh phí đầu tư XDCB và tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. - Không được ghi tăng nguồn kinh phí trong các trường hợp sau: + Các khoản thu phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính. + Các khoản tiền, hàng viện trợ chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính. - Kinh phí phải được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung dự toán được giao, đúng tiêu chuẩn và đúng định mức của nhà nước. Cuối niên độ kế toán kinh phí không sử dụng hết phải hoàn trả Ngân sách hoặc cấp trên, hoặc chuyển qua năm sau tuỳ theo từng nguồn kinh phí theo quy định của chế độ tài chính. - Cuối mỗi kỳ kế toán, đơn vị phải làm thủ tục đối chiếu, thanh quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng theo từng loại kinh phí với cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản, cơ quan chủ trì thực hiện các chương trình, dự án theo đúng quy định của chế độ hiện hành. 6.1.3. Nhiệm vụ kế toán Kế toán nguồn kinh phí, vốn cần thực hiện các nhiệm vụ sau đây: - Phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ và rõ ràng số hiện có, tình hình biến động của từng nguồn kinh phí của đơn vị. 140
3. - Giám đốc chặt chẽ kế hoạch huy động và sử dụng các nguồn kinh phí của đơn vị. Đảm bảo cho việc sử dụng các nguồn kinh phí đúng mục đích, hợp lý và có hiệu quả. - Thường xuyên phân tích tình hình sử dụng nguồn kinh phí của đơn vị nhằm phát huy hiệu quả của từng nguồn kinh phí. 6.2. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ, VỐN HOẠT ĐỘNG 6.2.1. Kế toán nguồn kinh phí hoạt động Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí nhằm duy trì và đảm bảo sự hoạt động theo chức năng của các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp. Kinh phí hoạt động được hình thành từ: - Ngân sách Nhà nước cấp hàng năm. - Các khoản thu hội phí và các khoản đóng góp của các hội viên - Bổ sung từ các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khác tại đơn vị theo quy định của chế độ tài chính. - Bổ sung từ chênh lệch thu lớn hơn chi (từ lợi nhuận sau thuế) của hoạt động sản xuất kinh doanh. - Bổ sung từ các khoản thu khác theo quy định của chế độ tài chính. - Tiếp nhận các khoản viện trợ phi dự án. - Các khoản được biếu tặng, tài trợ của các đơn vị, cá nhân trong và ngoài đơn vị. 6.2.1.1. Chứng từ sử dụng Kế toán nguồn kinh phí hoạt động sử dụng các chứng từ chủ yếu như: thông báo dự toán kinh phí được cấp, giấy phân phối dự toán kinh phí, giấy nộp trả kinh phí, giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt, giấy rút dự toán bằng chuyển khoản, chuyển tiền, giấy báo Có 6.2.1.2. Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp, kế toán sử dụng TK 461 "Nguồn kinh phí hoạt động" Nội dung, kết cấu TK 461: Bên Nợ: - Số kinh phí hoạt động nộp trả Ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên. - Kết chuyển số chi hoạt động (Số chi thường xuyên và số chi không thường xuyên đã được phê duyệt quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động). - Kết chuyển số kinh phí hoạt động đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới (đơn vị cấp trên ghi) - Kết chuyển số kinh phí hoạt động thường xuyên còn lại (phần kinh phí thường xuyên tiết kiệm được) sang TK 421 "Chênh lệch thu chi chưa xử lý". - Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động. Bên Có: - Số kinh phí đã nhận của ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên. - Kết chuyển số kinh phí đã nhận tạm ứng của kho bạc thành nguồn kinh phí hoạt động. 141
4. - Số kinh phí nhận được do các hội viên nộp hội phí và đóng góp, do được viện trợ phi dự án, tài trợ, do bổ sung từ các khoản thu phí, lệ phí, từ các khoản thu sự nghiệp, hoặc từ chênh lệch thu lớn hơn chi từ lợi nhuận sau thuế của hoạt động sản xuất kinh doanh, từ các khoản thu khác phát sinh ở đơn vị. SDCK bên Có: - Số kinh phí được cấp trước cho năm sau (nếu có). - Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn hoặc nguồn kinh phí đã dùng nhưng quyết toán chưa được duyệt. TK 461 được chi tiết thành 3 TK chi tiết cấp 2 và mỗi TK cấp 2 được chi tiết thành 2 TK cấp 3 như sau: - TK 4611: Năm trước: Phản ánh nguồn kinh phí hoạt động được cấp thuộc năm trước đã sử dụng nhưng quyết toán chưa được duyệt y, trong đó: + TK 46111: Nguồn kinh phí thường xuyên: Phản ánh nguồn kinh phí hoạt động được ngân sách cấp bổ sung cho chi thường xuyên, phần kinh phí được để lại đơn vị thuộc năm trước đã sử dụng đang chờ duyệt năm nay. + TK 46112: Nguồn kinh phí không thường xuyên: Phản ánh nguồn kinh phí tinh giảm biên chế, kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất và mua sắm sửa chữa TSCĐ bằng nguồn kinh phí sự nghiệp thuộc năm trước đã sử dụng đang chờ duyệt năm nay. - TK 4612: Năm nay: phản ánh nguồn kinh phí năm nay bao gồm các khoản kinh phí năm trước chuyển sang, các khoản kinh phí nhận theo số được cấp hay đã thu năm nay. + TK 46121: Nguồn kinh phí thường xuyên: phản ánh hoạt động được ngân sách cấp bổ sung cho chi thường xuyên và các khoản thu tại đơn vị dịch vụ thuộc năm nay. + TK 46122: Nguồn kinh phí không thường xuyên: phản ánh nguồn kinh phí tinh giảm biên chế, kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất thuộc năm nay. Cuối năm, số kinh phí đã sử dụng trong năm nếu quyết toán chưa được duyệt sẽ chuyển từ TK 4612 "Năm nay" sang TK 4611 "Năm trước" để theo dõi đến khi quyết toán được duyệt. - TK 4613: Năm sau: phản ánh những khoản kinh phí đã được cấp trước cho năm sau, những khoản kinh phí chưa sử dụng hết được cấp có thẩm quyền cho phép chuyển sang năm sau. Cuối năm trước, trước khi khoá sổ kế toán số kinh phí phản ánh trên TK 4613 "Năm sau" được chuyển sang TK 4612 "Năm nay". + TK 46131: Nguồn kinh phí thường xuyên: phản ánh nguồn kinh phí hoạt động được ngân sách cấp bổ sung cho chi thường xuyên, phần kinh phí được để lại đơn vị được cấp trước cho năm sau. + TK 46132: Nguồn kinh phí không thường xuyên: phản ánh nguồn kinh phí tinh giảm biên chế, kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất được cấp trước cho năm sau. Hạch toán trên TK 461 cần tôn trọng các nguyên tắc sau: - TK 461 "Nguồn kinh phí hoạt động" được áp dụng ở mọi đơn vị HCSN và được theo dõi trên sổ chi tiết theo từng nguồn hình thành (NSNN cấp, cấp trên cấp, nhận viện trợ, từ các nguồn khác như thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp khác, thu khác ). Các đơn vị là 142
5. cơ quan Nhà nước thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính phải mở sổ chi tiết theo dõi nguồn kinh phí đã nhận để thực hiện chế độ tự chủ và nguồn kinh phí đã nhận nhưng không thực hiện chế độ tự chủ. - Đơn vị không được ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động trong các trường hợp sau: + Các khoản thu phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính. + Các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án đã nhận nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính. - Đơn vị không được quyết toán ngân sách các khoản chi từ các khoản tiền, hàng viện trợ và các khoản phí, lệ phí phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng chưa có chứgn từ ghi thu ghi chi ngân sách. - Đơn vị chi được ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án và các khoản phí, lệ phí đã thu nộp ngân sách nhưng được để lại chi khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính. - Kinh phí hoạt động phải được sử dụng đúng mục đích, đúng tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước và trong phạm vi dự toán đã được duyệt cho phù hợp với quy định của chế độ tài chính. - Để theo dõi, quản lý và quyết toán số kinh phí hoạt động, các đơn vị phải mở sổ chi tiết nguồn kinh phí hoạt động theo chương, loại, khoản, nhóm, mục, tiểu mục quy định trong Mục lục ngân sách Nhà nước để theo dõi việc tiếp nhận và sử dụng theo từng nguồn hình thành. - Cuối kỳ, kế toán đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động với cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính theo chế độ tài chính quy định. Số kinh phí sử dụng chưa hết được xử lý theo chế độ tài chính hiện hành quy định cho từng loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp. - Cuối mỗi niên độ kế toán, nếu số chi hoạt động bằng nguồn kinh phí hoạt động chưa được duyệt y quyết toán, thì kế toán ghi chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm nay sang kinh phí hoạt động năm trước (Nợ TK 4612/Có TK 4611). 6.2.1.3. Phương pháp hạch toán - Nhận kinh phí hoạt động được cấp bằng hiện vật, hoặc bằng tiền, ghi Nợ TK 111, 112, 152, 153, 155: Nhận bằng tiền, vật tư, hàng hoá Nợ TK 331: Nhận kinh phí chuyển trả trực tiếp cho người bán, người cho vay Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động - Nhận kinh phí được cấp từ Ngân sách hoặc cấp trên bằng TSCĐ hữu hình đưa ngay vào sử dụng, ghi Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Đồng thời ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 143
6. - Khi được cấp kinh phí hoạt động theo dự toán chi hoạt động được giao + Khi đơn vị được quyết định của cấp có thẩm quyền giao dự toán chi hoạt động, ghi Nợ TK 008 "Dự toán chi hoạt động". - Khi rút dự toán chi hoạt động ra sử dụng, ghi Có TK 008 "Dự toán chi hoạt động". Đồng thời ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt (Rút dự toán chi hoạt động về quỹ tiền mặt) Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu (Rút dự toán chi hoạt động mua nguyên liệu, vật liệu nhập kho) Nợ TK 153: Công cụ, dụng cụ (Rút dự toán chi hoạt động mua công cụ, dụng cụ nhập kho) Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình (Rút dự toán chi hoạt động mua TSCĐ hữu hình) Nợ TK 213: TSCĐ vô hình (Rút dự toán chi hoạt động mua TSCĐ vô hình) Nợ TK 241: XDCB dở dang Nợ TK 331: Các khoản phải trả (Rút dự toán chi hoạt động chuyển trả cho người bán, người cho vay) Nợ TK 661: Chi hoạt động (Rút dự toán chi hoạt động chi trực tiếp) Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Trường hợp mua TSCĐ đồng thời ghi Nợ TK 661: Chi hoạt động Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ - Trường hợp dự toán chi ngân sách chưa được cấp có thẩm quyền giao khi đơn vị được kho bạc cho ứng trước kinh phí. + Khi nhận tạm ứng của Kho bạc, ghi Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153: Công cụ, dụng cụ Nợ TK 331: Các khoản phải trả Nợ TK 661: Chi hoạt động Có TK 336: Tạm ứng kinh phí + Khi đơn vị được cấp có thẩm quyền giao dự toán, ghi Nợ TK 008 “Dự toán chi hoạt động” + Khi Kho bạc tiến hành thu hồi số tạm ứng của đơn vị, căn cứ vào giấy đề nghị Kho bạc thanh toán tạm ứng và giấy rút dự toán, chuyển số đã nhận tạm ứng thành nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên, ghi Có TK 008 “Dự toán chi hoạt động” Đồng thời ghi Nợ TK 336: Tạm ứng kinh phí Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động - Nhận ngân sách nhà nước cấp bằng lệnh chi, khi nhận được tiền, ghi Nợ TK 112: TGNH, Kho bạc (Nếu được chuyển về TKTG dự toán) Nợ TK 331: Các khoản phải trả (Cấp chuyển thẳng cho người được hưởng) Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động 144
7. - Các khoản thu khác được phép ghi tăng nguồn kinh phí (hội phí, thu đóng góp, thu biếu tặng, thu viện trợ, tài trợ của các tổ chức, cơ quan, hội viên ) Nợ TK 111, 112: Nếu thu bằng tiền Nợ TK 152, 153, 155 : Nếu thu bằng hiện vật Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động - Các khoản thu khác nếu được bổ sung nguồn kinh phí thường xuyên, ghi Nợ TK 511: Các khoản thu (5118- Thu khác) Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động - Các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án + Trường hợp đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ phi dự án để dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, ghi Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211, 241 Có TK 521: Thu chưa qua ngân sách (5212- Tiền, hàng viện trợ) Trường hợp nhận viện trợ bằng TSCĐ đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ, ghi Nợ TK 661: Chi hoạt động Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ + Trường hợp đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ phi dự án đã tiếp nhận, kế toán kết chuyển ghi tăng nguồn kinh phí hoạt động, ghi Nợ TK 521: Thu chưa qua ngân sách (5212- Tiền, hàng viện trợ) Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Trường hợp đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ phi dự án để dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, ghi Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211, 241 Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Nếu được viện trợ bằng TSCĐ đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ, ghi Nợ TK 661: Chi hoạt động Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ - Các đơn vị sự nghiệp có tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh khi bổ sung chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động SXKD (lợi nhuận sau thuế) vào nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên, ghi Nợ TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4212- Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh) Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động - Các đơn vị sự nghiệp khi được bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ các khoản chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên hoặc chênh lệch thu, chi hoạt động khác, hoặc chênh lệch thu chi hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi Nợ TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4211, 4213, 4218) Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động 145
8. - Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số kinh phí hoạt động đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới, kế toán đơn vị cấp trên kết chuyển ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động Nợ TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới (Chi tiết kinh phí hoạt động) - Trường hợp cuối niên độ kế toán, theo chế độ tài chính quy định, nếu đơn vị phải nộp lại số kinh phí sử dụng không hết, khi nộp lại kinh phí ghi Nợ TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH, Kho bạc - Cuối niên độ kế toán các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động thì nguồn kinh phí hoạt động đã sử dụng được kết chuyển từ năm nay sang năm trước. Nợ TK 4612: Năm nay Có TK 4611: Năm trước - Kết chuyển chi hoạt động năm trước được duyệt vào nguồn kinh phí hoạt động khi báo cáo quyết toán năm được duyệt, ghi Nợ TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động (4611- năm trước) Có TK 661: Chi hoạt động (6611- năm trước) - Nguồn kinh phí hoạt động của năm trước được xác định chưa sử dụng khi xét duyệt báo cáo quyết toán năm theo chế độ tài chính quy định, nếu được chuyển thành nguồn kinh phí hoạt động năm nay, ghi Nợ TK 4611: Năm trước Có TK 4612: Năm nay - Khi báo cáo quyết toán năm trước được duyệt, xác định chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên (số tiết kiệm), nếu được kết chuyển sang TK 4211 "Chênh lệch thu chi hoạt động thường xuyên" theo quy định của chế độ tài chính, ghi Nợ TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động(46111- Nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên) Có TK 421:Chênh lệch thu chi chưa xử lý (4211- Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên) - Đầu năm sau, kết chuyển số kinh phí đã phản ánh trên TK 4613 "Năm sau" sang TK 4612 "Năm nay", ghi Nợ TK 4613: Năm sau Có TK 4612: Năm nay Ví dụ: 1. Nhận thông báo phân phối dự toán kinh phí của cấp trên cấp 28.000.000đ. 2. Rút dự toán chi hoạt động về quỹ tiền mặt 18.000.000đ 3. Nhận kinh phí bằng TSCĐ hữu hình do ngân sách cấp trị giá 15.000.000đ. 4. Xuất quỹ chi hoạt động hành chính sự nghiệp 22.000.000đ. 5. Cuối niên độ kế toán, các khoản chi hoạt động theo chế độ tài chính phải nộp lại số kinh phí sử dụng không hết vào kho bạc 6.000.000đ. Giải: 146
9. 1. Nợ TK 008: 28.000.000 3. b. Nợ TK 661: 15.000.000 2. a. Nợ TK 111: 28.000.000 Có TK 466: 15.000.000 Có TK 461: 28.000.000 4. Nợ TK 661: 22.000.000 b. Có TK 008: 18.000.000 Có TK 111: 22.000.000 3. a. Nợ TK 211: 15.000.000 5. Nợ TK 461: 6.000.000 Có TK 461: 15.000.000 Có TK 111: 6.000.000 6.2.2. Kế toán nguồn kinh phí dự án Nguồn kinh phí dự án là nguồn được Nhà nước cấp phát kinh phí hoặc được Chính phủ, các tổ chức và cá nhân viện trợ, tài trợ trực tiếp để thực hiện các chương trình, dự án, đề tài đã được phê duyệt. 6.2.2.1. Chứng từ sử dụng Kế toán nguồn kinh phí dự án sử dụng các chứng từ sau: dự toán chi chương trình, dự án được giao; giấy rút dự toán kiêm lĩnh tiền mặt; giấy rút dự toán kiêm chuyển khoản; lệnh chi tiền. 6.2.2.2. Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí dự án, chương trình, đề tài, kế toán sử dụng TK 462 "Nguồn kinh phí dự án" Nội dung, kết cấu TK 462: Bên Nợ: - Số kinh phí dự án sử dụng không hết nộp lại cho Ngân sách Nhà nước hoặc nhà tài trợ. - Kết chuyển số chi của chương trình, dự án, đề tài được duyệt quyết toán với nguồn kinh phí của từng chương trình, dự án, đề tài. - Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí dự án. - Đơn vị cấp trên kết chuyển số kinh phí dự án đã cấp trong kỳ cho đơn vị cấp dưới. Bên Có: - Nguồn kinh phí dự án, chương trình, đề tài đã thực nhận trong kỳ. - Khi kho bạc thanh toấn số kinh phí tạm ứng, chuyển số đã nhận tạm ứng thành nguồn kinh phí dự án. SDCK bên Có: Nguồn kinh phí dự án chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng quyết toán chưa được duyệt. TK 462 được chi tiết thành 3 TK cấp 2, trong đó chi tiết theo từng nguồn hình thành và theo năm tài khoá. - TK 4621 "Nguồn kinh phí NSNN cấp": TK này phản ánh nguồn kinh phí NSNN cấp để thực hiện chương trình, dự án, đề tài. - TK 4623 "Nguồn kinh phí viện trợ": TK này phản ánh nguồn kinh phí chương trình, dự án do các nhà tài trợ nước ngoài đảm bảo theo nội dung ghi trong cam kết giữa Chính phủ Việt Nam, ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố với nhà tài trợ nước ngoài. - TK 4628 "Nguồn khác": TK này phản ánh nguồn khác được dùng để thực hiện dự án, chương trình, đề tài. 147
10. Hạch toán trên TK 462 cần tôn trọng các nguyên tắc sau: - TK 462 chỉ sử dụng cho những đơn vị được Nhà nước cấp phát kinh phí hoặc các nhà tài trợ nước ngoài cấp phát kinh phí để thực hiện các chương trình, dự án, đề tài đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt. - Đơn vị không được ghi tăng nguồn kinh phí dự án các khoản tiền, hàng viện trợ theo chương trình, dự án đã nhận nhưng chưa cso chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính. Các khoản tiền, hàng viện trợ theo chương trình, dự án đã nhận khi có chứng từ ghi thu, chi ngân sách mới được ghi tăng nguồn kinh phí dự án của đơn vị. - TK 462 được hạch toán chi tiết theo từng chương trình, dự án, đề tài và theo từng nguồn cấp phát kinh phí, đồng thời phải theo dõi chi tiết nguồn kinh phí NSNN cấp, nguồn kinh phí được viện trợ và nguồn kinh phí khác. Quá trình sử dụng kinh phí phải phản ánh theo mục lục ngân sách Nhà nước. - Kinh phí chương trình, dự án, đề tài phải được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung hoạt động và phạm vi dự toán đã được phê duyệt. Không phản ánh vào TK 462 nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước, nguồn kinh phí đầu tư XDCB. - Cuối kỳ kế toán và khi kết thúc dự án, đề tài đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí chương trình, dự án, đề tài với cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính và nhà tài trợ. Ngoài ra, các đơn vị còn phải làm thủ tục quyết toán theo nội dung công việc, theo từng kỳ (năm, 6 tháng ) từng giai đoạn và toàn bộ chương trình, dự án, đề tài theo các nội dung chi và mục lục NSNN của từng chương trình,dự án, đề tài và theo khoản mục chi tiết theo quy định quản lý của từng chương trình, dự án, đề tài. 6.2.2.3. Phương pháp hạch toán a. Nguồn kinh phí ngân sách Nhà nước cấp - Ngân sách cấp kinh phí chương trình, dự án, đề tài bằng dự toán chi chương trình, dự án + Nhận dự toán chi chương trình, dự án được cấp có thẩm quyền giao, ghi: Nợ TK 009(0091): Dự toán chi chương trình, dự án + Rút dự toán chi chương trình, dự án để chi trả trực tiếp hoặc thanh toán trực tiếp tài Kho bạc, ngân hàng, ghi Nợ TK 111: Rút dự toán chi chương trình, dự án về quỹ tiền mặt Nợ TK 152, 153: Rút dự toán chi chương trình, dự án mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho Nợ TK 331: Rút dự toán chi chương trình, dự án chuyển trả cho người bán, người cho vay Nợ TK 241: Rút dự toán chi chương trình, dự án chi XDCB Nợ TK 662: Rút dự toán chi chương trình, dự án chi trực tiếp Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án Đồng thời ghi Có TK 0091 “Dự toán chi chương trình, dự án” 148
11. - Khi chưa được giao dự toán, đơn vị được kho bạc cho tạm ứng kinh phí, ghi Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153: Công cụ, dụng cụ Nợ TK 331: Các khoản phải trả Nợ TK 662: Chi dự án Có TK 336: Tạm ứng kinh phí - Khi đơn vị làm thủ tục thanh toán tạm ứng với kho bạc (khi được giao dự toán) đơn vị được phép ghi tăng nguồn kinh phí dự án, ghi Nợ TK 336: Tạm ứng kinh phí Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án (4621- Nguồn kinh phí NSNN cấp) Đồng thời ghi Có TK 009(0091) "Dự toán chi chương trình, dự án" - Đơn vị được ngân sách cấp bằng lệnh chi tiền, khi nhận được giấy báo Có của kho bạc, ghi Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án (4621- Nguồn kinh phí NSNN cấp) - Tiếp nhận kinh phí chương trình, dự án, đề tài bằng bằng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hoặc bằng tiền, ghi Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153: Công cụ, dụng cụ Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án (4621- Nguồn kinh phí NSNN cấp) - Nhận kinh phí được cấp bằng TSCĐ hữu hình Nợ TK 211: Nhận kinh phí (kể cả nhận viện trợ) bằng TSCĐ hữu hình Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án Đồng thời ghi tăng chi dự án và nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Nợ TK 662: Chi dự án Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ b. Nguồn kinh phí viện trợ theo chương trình, dự án - Đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ không hoàn lại, ghi Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211, 331, 662 Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án Nếu được viện trợ bằng TSCĐ, đồng thời ghi Nợ TK 662: Chi dự án Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ - Đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ không hoàn lại, ghi Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211, 331, 662 Có TK 521: Thu chưa qua ngân sách 149
12. Nếu được viện trợ bằng TSCĐ, đồng thời ghi Nợ TK 662: Chi dự án Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về các khoản tiền, hàng viện trợ đã tiếp nhận, kế toán kết chuyển ghi tăng nguồn kinh phí dự án Nợ TK 521: Thu chưa qua ngân sách Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án - Khi đơn vị cấp trên cấp kinh phí dự án cho các đơn vị cấp dưới để thực hiện dự án, kế toán đơn vị cấp trên ghi Nợ TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới Có TK 111, 112 - Cuối kỳ kết chuyển số kinh phí dự án đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới, kế toán đơn vị cấp trên ghi Nợ TK 462: Nguồn kinh phí dự án Có TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới - Khi đơn vị cấp dưới nhận được kinh phí dự án do đơn vị cấp trên cấp bằng tiền, hiện vật, căn cứ vào các chứng từ nhận tiền, hàng ghi Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153: Công cụ, dụng cụ Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án (4623 - Nguồn kinh phí viện trợ) - Trường hợp được bổ sung nguồn kinh phí dự án từ các khoản thu của đơn vị, ghi Nợ TK 511: Các khoản thu Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án (4628- Nguồn khác) - Đối với các chương trình, dự án tín dụng, cho vay + Khi nhận được tiền viện trợ không hoàn lại của nước ngoài, kế toán phản ánh sốa vốn viện trợ đã nhận để làm vốn cho vay khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách, ghi Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: TGNH, Kho bạc Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án + Nếu nhận tiền do ngân sách cấp vốn đối ứng làm vốn cho vay, ghi Nợ TK 112: TGNH, Kho bạc Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án (4621- Nguồn kinh phí NSNN cấp) + Khi xuất tiền cho vay, ghi Nợ TK 313: Cho vay Có TK 111, 112 + Số lãi được xử lý theo quy định của cơ chế tài chính khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách, ghi Nợ TK 511: Các khoản thu (5118- Thu khác) 150
13. Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án + Khi nhà tài trợ nước ngoài đồng ý xoá nợ, ghi Nợ TK 462: Nguồn kinh phí dự án (4623 - Nguồn kinh phí viện trợ) Có TK 313: Cho vay + Khi kết thúc dự án, phía nước ngoài bàn giao vốn cho phía Việt nam, căn cứ quyết định của cấp có thẩm quyền Nếu giao vốn cho đơn vị đang thực hiện dự án để bổ sung nguồn kinh phí hoạt động theo quyết định của cấp có thẩm quyền, kế toán ghi Nợ TK 462: Nguồn kinh phí dự án (4623- Nguồn kinh phí viện trợ) Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động (4612- Năm nay) Nếu nộp trả NSNN số vốn sử dụng để cho vay, ghi Nợ TK 462: Nguồn kinh phí dự án (4623- Nguồn kinh phí viện trợ) Có TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH, Kho bạc - Cuối kỳ kế toán hoặc khi kết thúc chương trình, dự án căn cứ vào số thực chi dự án kết chuyển chi dự án vào nguồn kinh phí dự án khi quyết toán được duyệt, ghi Nợ TK 462: Nguồn kinh phí dự án Có TK 662: Chi dự án - Cuối kỳ kế toán năm hoặc khi kết thúc chương trình, dự án, số kinh phí dự án sử dụng không hết phải nộp NSNN hoặc nhà tài trợ (nếu có), ghi Nợ TK 462: Nguồn kinh phí dự án Có TK 111: Tiền mặt Có TK 112: TGNH, Kho bạc Ví dụ: Nguồn kinh phí dự án tại một đơn vị HCSN trong kỳ như sau: (1.000đ) 1. Nhận thông báo dự toán chi chương trình, dự án 300.000đ. 2. Rút dự toán chi chương trình, dự án mua một TSCĐ, nguyên giá 150.000đ. 3. Báo cáo của đơn vị cấp dưới về số dự toán chi chương trình, dự án thực rút 100.000đ. 4. Nhận kinh phí dự án do ngân sách cấp bằng tiền mặt 200.000đ, bằng vật liệu 50.000, tài sản cố định 250.000đ. 1. Nợ TK 0091: 300.000 4. a. Nợ TK 111: 200.000 2. a. Nợ TK 211: 150.000 Nợ TK 152: 50.000 Có TK 462: 150.000 Nợ TK 211: 250.000 b. Nợ TK 662: 150.000 Có TK 462: 500.000 Có TK 466: 150.000 b. Nợ TK 662: 250.000 3. Nợ TK 341: 100.000 Có TK 466: 250.000 Có TK 462: 100.000 6.2.3. Kế toán nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB) của các đơn vị hành chính sự nghiệp được hình thành do ngân sách nhà nước cấp, cấp trên cấp, hoặc được bổ sung từ các khoản thu tại đơn vị, hoặc được tài trợ, biếu tặng. Kinh phí, vốn XDCB được sử dụng 151
14. cho mục đích đầu tư mở rộng quy mô TSCĐ được sử dụng cho mục đích đầu tư mở rộng hành chính sự nghiệp hoặc hoạt động kinh doanh. 6.2.3.1. Nguyên tắc kế toán - TK 441 "Nguồn kinh phí đầu tư XDCB" chỉ sử dụng ở đơn vị có hoạt động đầu tư XDCB (kể cả phương thức tự làm, giao thầu). - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB được dùng để mua sắm TSCĐ, xây dựng các công trình đã được Nhà nước phê duyệt. - Công tác đầu tư XDCB phải tôn trọng và chấp hành và tôn trọng quy định của Luật xây dựng. - Nguồn kinh phí đầu tư XDCB phải được theo dõi theo từng công trình, hạng mục công trình, theo nội dung kinh phí đầu tư XDCB và phải theo dõi số kinh phí nhận được từ khi khởi công đến khi hoàn thành bàn giao đưa công trình vào sử dụng. - Toàn bộ các khoản tiền, hàng đơn vị được viện trợ không hoàn lại nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định thì không được ghi tăng nguồn kinh phí. Đồng thời, đơn vị không được quyết toán ngân sách các khoản chi từ các khoản tiền, hàng viện trợ khi đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách. - Khi dự án đầu tư xây dựng công trình hoàn thành, đơn vị phải tiến hành bàn giao đưa công trình vào sử dụng và làm thủ tục quyết toán kinh phí đầu tư XDCB, đồng thời phải ghi giảm nguồn kinh phí đầu tư XDCB và ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. 6.2.3.2. Tài khoản sử dụng Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động nguồn kinh phí đầu tư XDCB, kế toán sử dụng: - TK 441 "Nguồn kinh phí đầu tư XDCB". Nội dung, kết cấu TK 441 như sau: Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguồn kinh phí đầu tư XDCB do: - Các khoản chi phí đầu tư XDCB xin duyệt bỏ đã được duyệt y. - Kết chuyển nguồn kinh phí đầu tư XDCB thành nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ khi xây dựng mới, cải tạo mở rộng, nâng cấp và mua sắm TSCĐ hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng. - Kết chuyển số kinh phí đầu tư XDCB đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới (đơn vị cấp trên ghi) - Hoàn lại nguồn kinh phí, vốn XDCB cho Nhà nước hoặc cấp trên. - Các khoản khác làm giảm nguồn kinh phí đầu tư XDCB. Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng nguồn kinh phí đầu tư XDCB do: - Nhận được kinh phí, vốn đầu tư XDCB do ngân sách hoặc cấp trên cấp. - Chuyển các quỹ và các khoản thu theo quy định thành nguồn kinh phí, vốn đầu tư XDCB. - Các khoản khác làm tăng nguồn kinh phí đầu tư XDCB do được viện trợ, biếu tặng SDCK bên Có: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB chưa sử dụng hoặc đã sử dụng nhưng chưa được quyết toán. 152
15. TK 441 chi tiết thành 3 TK cấp 2 sau: - TK 4411 "Nguồn kinh phí NSNN cấp": Phản ánh số kinh phí đầu tư XDCB do ngân sách cấp để xây dựng mới, cải tạo, mở rộng, nâng cấp công trình. Nguồn kinh phí đầu tư XDCB có thể được ngân sách cấp trực tiếp hoặc cấp thông qua cấp trên. - TK 4413 " Nguồn kinh phí viện trợ": Phản ánh số kinh phí đầu tư XDCB được viện trợ theo chương trình, dự án để xây dựng mới, cải tạo, mở rộng, nâng cấp công trình. - TK 4418 "Nguồn khác": Phản ánh nguồn kinh phí khác để thực hiện đầu tư XDCB như: kinh phí đóng góp từ những người được hưởng lợi từ dự án (đóng góp bằng tiền, hiện vật, ngày công lao động), nguồn tài trợ, từ các khoản thu sự nghiệp, từ các quỹ 6.2.3.3. Phương pháp hạch toán - Phản ánh số kinh phí đầu tư XDCB do ngân sách hoặc cấp trên cấp (kể cả trường hợp nhận vật tư, thiết bị viện trợ được ghi thu, ghi chi qua ngân sách). Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: TGNH, Kho bạc Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153: Công cụ dụng cụ Có TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB - Trường hợp nhận kinh phí XDCB bằng dự toán chi đầu tư XDCB được giao + Khi được giao dự toán chi đầu tư XDCB ghi Nợ TK 009(0092): Dự toán chi đầu tư XDCB + Khi rút dự toán chi đầu tư XDCB để chi tiêu, kế toán ghi Có TK 009(0092): Dự toán chi đầu tư XDCB Đồng thời phản ánh số dự toán chi đầu tư XDCB đã rút Nợ TK 111: Tiền mặt (Rút dự toán chi XDCB về quỹ tiền mặt) Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu (Rút dự toán chi XDCB mua nguyên liệu, vật liệu) Nợ TK 153: Công cụ, dụng cụ (Rút dự toán chi XDCB mua công cụ, dụng cụ) Nợ TK 331: Các khoản phải trả (Rút dự toán chi XDCB chuyển trả cho người bán, người cho vay) Nợ TK 241: XDCB dở dang (Rút dự toán chi XDCB chi trực tiếp) Có TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB - Nhận được kinh phí đầu tư XDCB do ngân sách cấp bằng lệnh chi tiền, ghi Nợ TK 112: TGNH, Kho bạc Có TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB - Nhận kinh phí đầu tư XDCB để chuyển trả kinh phí đã tạm ứng từ kho bạc khi được giao dự toán, ghi Nợ TK 336: Tạm ứng kinh phí Có TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Đồng thời ghi Có TK 009(0092): Dự toán chi đầu tư XDCB - Khi cấp kinh phí đầu tư XDCB cho các đơn vị cấp dưới, ghi Nợ TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới Có TK 111, 112, 152, 441 153
16. Trường hợp rút dự toán chi đầu tư XDCB để cấp cho các đơn vị cấp dưới đồng thời ghi Có TK 009(0092): Dự toán chi đầu tư XDCB - Bổ sung nguồn kinh phí đầu tư XDCB từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, ghi Nợ TK 431(4314): Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp Có TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB - Khi được nhà tài trợ hoặc khi nhận các khoản đóng góp từ những người được hưởng lợi từ dự án, ghi Nợ TK 111, 112, 152, 153, 241 Có TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB - Khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ theo chương trình, dự án để đầu tư XDCB + Trường hợp đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách khi tiếp nhận tiền, hàng, viện trợ, ghi Nợ TK 111, 112, 152, 153, 241, 331 Có TK 521: Thu chưa qua ngân sách (5212- Tiền, hàng viện trợ) + Khi nhận được chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về số tiền, hàng viện trợ, ghi Nợ TK 521: Thu chưa qua ngân sách (5212- Tiền, hàng viện trợ) Có TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB + Trường hợp đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi qua ngân sách ngay khi tiếp nhận tiền, hàng viện trợ, ghi Nợ TK 111, 112, 152, 153, 241 Có TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB - Khi việc mua sắm TSCĐ, xây dựng công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng, báo cáo quyết toán kinh phí đầu tư XDCB được phê duyệt, ghi + Tăng nguyên giá TSCĐ Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình Nợ TK 213: TSCĐ vô hình Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153: Công cụ, dụng cụ Nợ TK 441: Nguồn KP đầu tư XDCB (Các khoản chi phí đầu tư XDCB xin duyệt bỏ đã được duyệt y) Nợ TK 311: Các khoản phải thu (3318- Phải thu khác ) (Chi phí đầu tư XDCB xin duyệt bỏ hoặc số chi sai không được duyệt y phải thu hồi) Có TK 241: XDCB dở dang + Kết chuyển nguồn hình thành TSCĐ Nợ TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ - Cuối kỳ, kết chuyển số kinh phí đầu tư XDCB đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới, kế toán đơn vị cấp trên ghi Nợ TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới 154
17. - Khi trả lại kinh phí đầu tư XDCB cho Ngân sách Nhà nước, hoặc nộp lên cấp trên, ghi Nợ TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 111, 112 : Tiền mặt, TGNH, Kho bạc Ví dụ: Trích tài liệu kế toán về nguồn kinh phí đầu tư XDCB ở một đơn vị hành chính sự nghiệp (1.000đ) 1. Nhận được kinh phí đầu tư XDCB do ngân sách cấp 500.000, trong đó: - Tiền mặt: 20.000 - Tiền gửi kho bạc: 480.000 2. Nhận kinh phí đầu tư XDCB do ngân sách cấp bằng vật tư, thiết bị, trị giá 30.000. 3. Bổ sung nguồn kinh phí đầu tư XDCB từ quỹ phúc lợi 15.000. 4. Bộ phận XDCB bàn giao một công trình đầu tư bằng kinh phí đầu tư XDCB đưa vào sử dụng. Tổng chi phí đầu tư XDCB được duyệt 380.000. Tài sản đầu tư được sử dụng cho hoạt động hành chính sự nghiệp. 5. Bộ phận XDCB bàn giao một công trình đầu tư bằng nguồn kinh phí đầu tư XDCB đưa vào sử dụng ở bộ phận sản xuất, kinh doanh. Tổng chi phí đầu tư XDCB được duyệt 180.000. 6. Tổng số chi phí đầu tư XDCB xin duyệt bỏ đã được duyệt y 1.000. Giải: 1. Nợ TK 111: 20.000 4. a. Nợ TK 211: 380.000 Nợ TK 112: 480.000 Có TK 241(2412): 380.000 Có TK 441: 500.000 b. Nợ TK 441: 380.000 2. Nợ TK 152: 30.000 Có TK 466: 380.000 Có TK 441: 30.000 5. a. Nợ TK 211: 180.000 3. Nợ TK 431(4312): 15.000 Có TK 241(2412): 180.000 Có TK 441: 15.000 b. Nợ TK 441: 180.000 6. Nợ TK 441: 1.000 Có TK 411: 180.000 Có TK 241(2412): 1.000 6.2.4. Kế toán nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước hình thành do ngân sách Nhà nước, do cấp trên cấp, trên cơ sở dự toán được duyệt (theo khối lượng công việc thực hiện và đơn giá của Nhà nước) và được bổ sung từ kết quả chênh lệch thu, chi của hoạt động thực hiện theo đơn đặt hàng. 6.2.4.1. Nguyên tắc kế toán - TK 465 "Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước" chỉ sử dụng cho những đơn vị được Ngân sách Nhà nước cấp phát kinh phí theo đơn đặt hàng để thực hiện theo đơn đặt hàng đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt. Không phản ánh vào TK 465 nguồn kinh phí của các chương trình, dự án, đề tài, các khoản kinh phí ngân sách cấp để thực hiện tinh giảm biên chế, thực hiện nhiệm vụ đột xuất Nhà nước giao 155
18. - TK 465 được theo dõi và hạch toán chi tiết theo mục lục NSNN và theo từng nguồn kinh phí ngân sách cấp theo từng đơn đặt hàng của Nhà nước. - Cuối kỳ kế toán và khi hoàn thành việc đặt hàng của Nhà nước, đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước với cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định của chế độ tài chính. 6.2.4.2. Tài khoản sử dụng Để theo dõi việc tiếp nhận, sử dụng và thanh quyết toán nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng trong việc điều tra, thăm dò, khảo sát, đo đạc theo dự toán và đơn giá đặt hàng của Nhà nước, kế toán sử dụng TK 465 "Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước". Kết cấu TK 465 như sau: Bên Nợ: - Phản ánh giá trị khối lượng, sản phẩm, công việc hoàn thành theo đơn đặt hàng của Nhà nước khi được nghiệm thu thanh toán. - Kết chuyển số kinh phí theo đơn đặt hàng đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới (đơn vị cấp trên ghi) - Số kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước không sử dụng hếtphải nộp lại Nhà nước (do không hoàn thành khối lượng). Bên Có: Phản ánh việc tiếp nhận nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước. SDCK bên Có: Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước hiện còn chưa được quyết toán. 6.2.4.3. Phương pháp hạch toán - Nhận được dự toán Nhà nước giao theo đơn đặt hàng, ghi Nợ TK 008: Dự toán chi hoạt động (Chi tiết dự toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước) - Nhận được kinh phí Nhà nước cấp hoặc cấp trên cấp để thực hiện theo đơn đặt hàng bằng tiền, bằng nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, ghi Nợ các TK 111, 112, 152, 153 Có TK 465: Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước - Rút dự toán chi theo đơn đặt hàng để sử dụng, ghi Nợ các TK 111, 112, 152, 153, 211, 241, 331, 635 Có TK 465: Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Đồng thời ghi Có TK 008: Dự toán chi hoạt động (Chi tiết dự toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước) Trường hợp mua TSCĐ đồng thời ghi Nợ TK 635: Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ - Nhận nguồn kinh phí Nhà nước cấp theo đơn đặt hàng bằng lệnh chi, ghi Nợ TK 112: TGNH, Kho bạc Có TK 465: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 156
19. - Các chi phí phát sinh các khoản chi phí thực tế cho khối lượng, sản phẩm, công việc theo đơn đặt hàng của Nhà nước ghi Nợ TK 635: Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 111, 152, 153, 312, 331, 332, 334, 643, 465 Trường hợp rút dự toán để chi trực tiếp đồng thời ghi Có TK 008: Dự toán chi hoạt động (Chi tiết dự toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước) - Khi tạm ứng kinh phí của Kho bạc + Nhập quỹ số kinh phí tạm ứng của Kho bạc, ghi Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 336: Tạm ứng kinh phí + Khi thanh toán tạm ứng với Kho bạc và làm thủ tục rút dự toán, kết chuyển số tạm ứng đã thanh toán thành nguồn kinh phí, ghi Nợ TK 336: Tạm ứng kinh phí Có TK 465: Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Đồng thời ghi Có TK 008: Dự toán chi hoạt động - Rút dự toán thuộc kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước cấp cho đơn vị cấp dưới, ghi Nợ TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới Có TK 465: Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Đồng thời ghi Có TK 008: Dự toán chi hoạt động (Chi tiết dự toán chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước) - Cấp kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước cho các đơn vị cấp dưới bằng hiện vật, ghi Nợ TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới Có TK 111, 112, 152, 153 - Cuối kỳ, kết chuyển số kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước đã cấp trong kỳ cho các đơn vị cấp dưới để ghi giảm nguồn kinh phí, kế toán đơn vị cấp trên ghi Nợ TK 465: Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới - Nếu số kinh phí đã nhận sử dụng không hết, phải nộp lại Ngân sách, khi xuất tiền nộp Ngân sách Nhà nước, ghi Nợ TK 465: Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 111, 112 - Giá trị khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành khi được nghiệm thu thanh toán theo giá thanh toán (bằng khối lượng thực tế x giá thanh toán), ghi Nợ TK 465: Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 511: Các khoản thu (5112- Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước) 6.2.5. Kế toán nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 157
20. Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ chính là một bộ phận kinh phí ngân sách Nhà nước cấp cho đơn vị dùng cho hoạt động HCSN đã tạo ra các loại TSCĐ (TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình) gọi là kinh phí tạo ra TSCĐ hiện có. Theo chế độ, tại thời điểm kết toán sổ sách, số dư nguồn kinh phí này tương ứng phản ánh giá trị còn lại của TSCĐ kinh phí hiện có tại đơn vị hạch toán. Toàn bộ kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phí quỹ cơ quan hay kinh phí đầu tư XDCB sau khi hình thành nên TSCĐ đều được ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. 6.2.5.1. Nguyên tắc hạch toán - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ tăng trong các trường hợp: + Hoàn thành việc xây dựng, mua sắm TSCĐ bằng các nguồn kinh phí đầu tư XDCB, kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước và các quỹ để dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp hoặc hoạt động văn hoá phúc lợi. + Nhận TSCĐ do Nhà nước, do cấp trên cấp hoặc đơn vị khác bàn giao. + Đánh giá lại TSCĐ theo quyết định của Nhà nước. + Các trường hợp tăng khác. - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ giảm trong các trường hợp: + Phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ trong quá trình sử dụng. + Các trường hợp ghi giảm TSCĐ: thanh lý, nhượng bán, nộp lại cấp trên, chuyển giao đơn vị khác. + Các trường hợp giảm khác. - Không hạch toán vào TK 466 các trường hợp TSCĐ tăng đầu tư mua sắm bằng nguồn vốn kinh doanh, bằng nguồn vốn đầu tư XDCB hoặc bằng các quỹ khi hoàn thành đưa vào sử dụng cho bộ phận sản xuất kinh doanh. Trường hợp này khi TSCĐ đưa vào sử dụng, ghi Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình Có TK 111, 112, 241 Đồng thời ghi Nợ TK 441: Quỹ đầu tư XDCB Nợ TK 431: Các quỹ Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh 6.2.5.2. Tài khoản sử dụng Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ bao gồm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ hữu hình và nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ vô hình dùng cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án, kế toán sử dụng TK 466 "Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ". Kết cấu, nội dung TK 466: Bên Nợ:Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ giảm do: - Phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ hàng năm. - Giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý, nhượng bán, chuyển giao theo quyết định của cấp có thẩm quyền và các trường hợp giảm khác 158
21. - Giảm nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) do đánh giá lại (trường hợp giảm). Bên Có: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ tăng do: - Giá trị TSCĐ mua sắm, xây dựng hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng. - Giá trị TSCĐ nhận của các đơn vị khác bàn giao, được biếu, tặng, viện trợ và các trường hợp tăng khác - Tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) do đánh giá lại (trường hợp tăng). SDCK bên Có: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ hiện có của đơn vị. 6.2.5.3. Phương pháp hạch toán - Khi mua sắm TSCĐ hoàn thành, sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án bằng nguồn kinh phí; nhận cấp phát bằng TSCĐ hoặc đầu tư, xây dựng , kế toán ghi + Nếu không phải qua lắp đặt, ghi Nợ TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ Có TK 461, 462, 331, 241, 111, 112 + Nếu phải qua lắp đặt, chạy thử ghi Nợ TK 241: XDCB dở dang (2411) Có TK 111, 112, 461, 462, 465 Khi lắp đặt, chạy thử xong, bàn giao đưa TSCĐ vào sử dụng, ghi Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình Có TK 241: XDCB dở dang(2411) + Cả hai trường hợp trên đều phải ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Nợ TK 661: Chi hoạt động (Nếu mua sắm TSCĐ bằng nguồn kinh phí hoạt động) Nợ TK 662: Chi dự án (Nếu mua sắm TSCĐ bằng nguồn kinh phí dự án) Nợ TK 635: Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước (Nếu mua sắm TSCĐ bằng nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước) Nợ TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư XDCB (Nếu mua sắm TSCĐ bằng nguồn kinh phí đầu tư XDCB) Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ - Trường hợp đầu tư mua sắm bằng dự toán kinh phí ngoài các bút toán trên, kế toán còn ghi Có TK 008 “Dự toán chi hoạt động” Hoặc Có TK 009 “Dự toán chi chương trình dự án” - Khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ hình thành bằng nguồn kinh phí, bút toán ghi giảm TSCĐ Nợ TK 214: Giá trị hao mòn luỹ kế Nợ TK 466: Giá trị còn lại Có TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ - Trường hợp điều chuyển TSCĐ từ cấp trên hoặc từ đơn vị khác + Đơn vị có TSCĐ điều chuyển, căn cứ biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ liên quan, ghi 159
22. Nợ TK 214: Giá trị hao mòn luỹ kế Nợ TK 466: Giá trị còn lại Có TK 211, 213: Nguyên giá + Đơn vị nhận TSCĐ được điều chuyển, căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ liên quan, ghi Nợ TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ Có TK 466: Giá trị còn lại Có TK 214: Giá trị hao mòn luỹ kế - Khi được viện trợ bằng TSCĐ + Trường hợp đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ngay khi tiếp nhận TSCĐ viện trợ Đối với TSCĐ viện trợ phi dự án để dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, ghi Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Đối với TSCĐ viện trợ theo chương trình, dự án dùng cho hoạt động dự án, ghi Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án Các trường hợp trên đồng thời ghi Nợ TK 661: Chi hoạt động (Nếu nhận TSCĐ viện trợ phi dự án dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp) Nợ TK 662: Chi dự án (Nếu nhận TSCĐ viện trợ theo chương trình, dự án để dùng cho hoạt động dự án) Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ + Trường hợp đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách khi tiếp nhận TSCĐ viện trợ, ghi Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình Có TK 521: Thu chưa qua ngân sách (5212- Tiền, hàng viện trợ) Đồng thời ghi Nợ TK 661: Chi hoạt động (Nhận TSCĐ viện trợ phi dự án dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp) Nợ TK 662: Chi dự án (Nhận TSCĐ viện trợ theo chương trình, dự án dùng cho hoạt động dự án) Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về TSCĐ viện trợ đã tiếp nhận, kế toán kết chuyển ghi tăng các nguồn kinh phí có liên quan Nợ TK 521: Thu chưa qua ngân sách Có TK 461, 462 (Căn cứ vào mục đích viện trợ) - Cuối năm, tính và phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ, căn cứ bảng tính hao mòn, ghi Nợ TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Có TK 214: Hao mòn TSCĐ (2141, 2142) 160
23. - Trường hợp đánh giá lại TSCĐ theo quyết định của Nhà nước + Trường hợp đánh giá làm giảm bớt giá trị hao mòn, tăng nguyên giá TSCĐ Nợ TK 211, 213: Phần nguyên giá TSCĐ tăng Có TK 466: Phần giá trị còn lại tăng Có TK 214: Phần giá trị hao mòn tăng + Trường hợp đánh giá làm tăng giá trị hao mòn, giảm nguyên giá TSCĐ Nợ TK 214: Phần giá trị hao mòn giảm Nợ TK 466: Phần giá trị còn lại giảm Có TK 211, 213: Phần nguyên giá giảm Ví dụ: Tài liệu về nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ tại một đơn vị hành chính sự nghiệp (1.000đ) 1. Thanh lý một TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, nguyên giá 150.000, giá trị hao mòn luỹ kế 130.000. TSCĐ thuộc nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. 2. Mua một TSCĐ hữu hình bằng nguồn kinh phí quản lý dự án, giá mua 250.000, đã trả bằng tiền mặt 100.000, bằng tiền gửi kho bạc 150.000. 3. Xác định giá trị hao mòn vào cuối niên độ kế toán của TSCĐ 50.000. Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên. 1. Nợ TK 214: 130.000 2. b. Nợ TK 662(6621): 250.000 Nợ TK 466: 20.000 Có TK 466: 250.000 Có TK 211: 150.000 c. Có TK 009(0091): 250.000 2. a. Nợ TK 211: 250.000 3. Nợ TK 466: 50.000 Có TK 111: 100.000 Có TK 214: 50.000 Có TK 112: 150.000 6.3. KẾ TOÁN CÁC NGUỒN VỐN VÀ CÁC QUỸ 6.3.1. Kế toán nguồn vốn kinh doanh Nguồn vốn kinh doanh trong các đơn vị hành chính sự nghiệp là nguồn vốn dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị hoặc các đơn vị ngoài nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ của đơn vị. Nguồn vốn kinh doanh của đơn vị hành chính sự nghiệp được hình thành từ các nguồn: - Nhận vốn kinh doanh do Ngân sách Nhà nước cấp hoặc cấp trên hỗ trợ. - Đơn vị trích từ các quỹ hoặc huy động cán bộ, viên chức trong đơn vị đóng góp. - Nhận vốn góp của các tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị. - Đơn vị bổ sung từ chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh. - Các khoản khác (nếu có) 6.3.1.1. Tài khoản sử dụng Nguồn vốn kinh doanh được kế toán theo dõi trên TK 411 "Nguồn vốn kinh doanh". TK này được mở chi tiết theo từng nguồn hình thành vốn. TK 411 dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguồn vốn dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh 161
24. ở đơn vị hoặc làm những việc ngoài các nguồn kinh phí đã phản ánh ở TK 441, 461, 462, 465. Tài khoản này chỉ áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp có tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và có hình thành nguồn vốn kinh doanh riêng. Mỗi loại nguồn vốn kinh doanh phải được hạch toán theo dõi riêng. Tài khoản này không hạch toán các khoản kinh phí được Ngân sách Nhà nước cấp, cấp trên cấp để chi hoạt động, chi dự án, cho thực hiện theo đơn đặt hàng của Nhà nước. Kết cấu TK Nguồn vốn kinh doanh Bên Nợ:Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguồn vốn kinh doanh. - Trả lại vốn cho ngân sách nhà nước tạm cấp hỗ trợ cho đơn vị. - Trả vốn cho sản xuất, kinh doanh, dịch vụ cho các thành viên đóng góp. - Trả vốn cho cấp trên - Ghi giảm để bù lỗ (nếu có) Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng nguồn vốn kinh doanh như nhận cấp phát, nhận vốn góp, trích bổ sung từ lợi nhuận SDCK bên Có: Phản ánh nguồn vốn kinh doanh hiện có. 6.3.1.2. Phương pháp hạch toán - Nhận vốn do Ngân sách cấp (giao), do cấp trên cấp, do liên doanh góp, do nhận viện trợ, quà tặng, quà biếu ghi Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: TGNH, Kho bạc Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153: Công cụ, dụng cụ Nợ TK 155: Sản phẩm, hàng hoá Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh - Trường hợp Ngân sách cấp bằng dự toán chi chương trình, dự án + Khi nhận dự toán chi chương trình, dự án, kế toán ghi Nợ TK 009 “Dự toán chi chương trình, dự án” (chi tiết vốn cấp dự toán) + Khi rút dự toán chi chương trình, dự án thuộc nguồn vốn kinh doanh, kế toán ghi Có TK 009 Đồng thời phản ánh số dự toán chi chương trình, dự án đã thực rút Nợ TK 111, 112: Nhận bằng tiền mặt nhập quỹ, bằng chuyển khoản Nợ TK 331: Chuyển trả trực tiếp cho người bán, người cho vay Nợ TK 631, 152, 1556: Chi dùng trực tiếp cho hoạt động kinh doanh hay mua sắm vật tư, hàng hoá Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh (chi tiết ngân sách cấp) - Các thành viên đóng góp hoặc bổ sung nguồn vốn kinh doanh từ các quỹ hay từ chênh lệch thu chi của hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi Nợ TK 111, 112: Nhận bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Nợ TK 431: Bổ sung từ các quỹ 162
25. Nợ TK 421: Bổ sung từ chênh lệch thu chi (4212) Có TK 411: Ghi tăng nguồn vốn kinh doanh - Khi đầu tư mua sắm, XDCB TSCĐ dùng cho sản xuất kinh doanh bằng các quỹ hay bằng nguồn kinh phí XDCB, khi TSCĐ hoàn thành đưa vào sử dụng cho hoạt động SXKD, kế toán ghi Nợ TK 211, 213 Có TK 111, 112, 331, 241 Đồng thời kế toán kết chuyển nguồn Nợ TK 431, 441: Giảm các quỹ hay nguồn kinh phí đầu tư XDCB Có TK 411: Ghi tăng nguồn vốn kinh doanh - Hoàn trả vốn cho ngân sách, cấp trên hoặc cho các thành viên góp vốn Nợ TK 411(chi tiết theo nguồn) Có TK liên quan (111, 112, 3312 ) - Ghi giảm vốn kinh doanh khi kinh doanh bị thua lỗi kéo dài, quyết định giảm vốn Nợ TK 411 (chi tiết theo nguồn) Có TK 421: Kết chuyển số lỗ từ kinh doanh - TSCĐ thuộc nguồn vốn kinh doanh phát hiện thiếu chưa xác định nguyên nhân, ghi Nợ TK 311(3118): Các khoản phải thu (Giá trị còn lại) Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn) Có TK 211: TSCĐ hữu hình (Nguyên giá) Khi có quyết định xử lý giá trị tài sản dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh bị thiếu hụt, mất mát Nợ TK 411: Giảm nguồn vốn kinh doanh Nợ TK 334: Phải trả công chức, viên chức Có TK 311: Các khoản phải thu (3118- Phải thu khác) Ví dụ Một đơn vị hành chính sự nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ như sau (đơn vị 1.000đ) 1. Nhận được vốn kinh doanh do Ngân sách cấp bằng hiện vật trị giá 1.500.000 trong đó: - Vật liệu: 700.000 - Dụng cụ: 800.000 2. Nhận được vốn kinh doanh do Ngân sách cấp bằng tiền 6.000.000, trong đó: - Tiền mặt: 1.000.000 - Tiền gửi: 5.000.000 3. Các thành viên góp vốn kinh doanh bằng tiền mặt 3.000.000. 4. Bổ sung nguồn vốn kinh doanh từ chênh lệch thu chi chưa xử lý 2.600.000. 5. Nhận vốn kinh doanh do Ngân sách cấp bằng TSCĐ hữu hình có nguyên giá 10.000.000. Yêu cầu: Lập định khoản kế toán Giải: 163
26. 1. Nợ TK 152: 700.000 3. Nợ TK 111: 3.000.000 Nợ TK 153: 800.000 Có TK 411: 3.000.000 Có TK 411: 1.500.000 4. Nợ TK 421: 2.600.000 2. Nợ TK 111: 1.000.000 Có TK 411: 2.600.000 Nợ TK 112: 5.000.000 5. Nợ TK 211: 10.000.000 Có TK 411: 6.000.000 Có TK 411: 10.000.000 6.3.2. Kế toán chênh lệch đánh giá lại tài sản 6.3.2.1. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 412 "Chênh lệch đánh giá lại tài sản". TK này dùng để phản ánh số chênh lệch đánh giá lại vật tư, tài sản cố định hiện có và tình hình xử lý số chênh lệch đó. Chỉ được tiến hành đánh giá lại vật tư, TSCĐ khi có quyết định của Nhà nước về kiểm kê đánh giá lại tài sản. Số chênh lệch đánh giá lại tài sản được hạch toán và xử lý theo đúng các quy định trong chế độ tài chính hiện hành. Nội dung, kết cấu TK 412 Bên Nợ: Số chênh lệch giảm do đánh giá lại vật tư, TSCĐ. Bên Có: Số chênh lệch tăng do đánh giá lại vật tư, TSCĐ. SDCK bên Nợ: Số chênh lệch giảm do đánh giá lại vật tư, TSCĐ chưa được xử lý. SDCK bên Có: Số chênh lệch tăng do đánh giá lại vật tư, TSCĐ chưa được xử lý. 6.3.2.2. Phương pháp hạch toán - Khi có quyết định của Nhà nước về đánh giá lại vật tư, TSCĐ, đơn vị phải tiến hành kiểm kê và đánh giá lại vật tư, TSCĐ. Sau khi tổng hợp kết quả kiểm kê, xác định số chênh lệch và nguyên nhân, đề xuất cách xử lý, trình cấp có thẩm quyền quyết định. Trong khi chờ xử lý, kế toán ghi như sau: + Trường hợp giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, TSCĐ tăng (giá đánh giá lại cao hơn giá trị ghi sổ), số chênhlệch tăng, ghi Nợ TK 152, 153, 155: Phần chênh lệch giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá tăng) Nợ TK 211, 213: Phần chênh lệch nguyên giá TSCĐ tăng Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản + Trường hợp giá đánh giá lại nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, TSCĐ giảm (giá đánh giá lại thấp hơn giá trị ghi sổ), số chênh lệch giảm ghi Nợ TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 152, 153, 155: Phần chênh lệch giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá giảm) Có TK 211, 213: Phần chênh lệch nguyên giá TSCĐ giảm + Trường hợp đánh giá lại giá trị hao mòn TSCĐ tăng, ghi Nợ TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK 214: Hao mòn TSCĐ (Phần chênh lệch giá trị hao mòn tăng) + Trường hợp đánh giá lại giá trị hao mòn TSCĐ giảm, ghi Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ (Phần chênh lệch giá trị hao mòn giảm) 164
27. Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản - Khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về xử lý số chênh lệch đánh giá lại vật tư, TSCĐ + Nếu TK 412 có chênh lệch giảm, ghi Nợ TK liên quan Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản + Nếu TK 412 có chênh lệch tăng, ghi Nợ TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK liên quan 6.3.3. Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái 6.3.3.1. Tài khoản sử dụng Kế toán chênh lệch tỷ giá sử dụng TK 413 "Chênh lệch tỷ giá hối đoái". TK 413 dùng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ để phản ánh số chênh lệch tỷ giá hối đoái của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ của hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động dự án và các khoản chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm tài chính các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ và tình hình xử lý số chênh lệch tỷ giá ngoại tệ đó. Nội dung, kết cấu TK 413 Bên Nợ: - Chênh lệch tỷ giá phát sinh (lỗ tỷ giá hối đoái) trong kỳ của các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ của hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động dự án. - Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (lỗ tỷ giá hối đoái) của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ của hoạt động sản xuất kinh doanh. - Kết chuyển số chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm tài chính (lãi tỷ giá hối đoái) của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ của hoạt động sản xuất kinh doanh vào TK 531 "Thu hoạt động sản xuất kinh doanh". - Kết chuyển số chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm tài chính (lãi tỷ giá hối đoái) của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ của hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động dự án vào TK 661 "Chi hoạt động" hoặc TK 662 "Chi dự án". Bên Có: - Chênh lệch tỷ giá phát sinh (lãi tỷ giá hối đoái) của các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ của hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động dự án. - Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (lãi tỷ giá hối đoái) của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ của hoạt động sản xuất kinh doanh. - Kết chuyển số chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái) của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ của hoạt động sản xuất kinh doanh vào TK 631 "Chi hoạt động sản xuất kinh doanh". - Kết chuyển số chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái) của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ của hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động dự án vào TK 662 "Chi dự án". SDCK bên Nợ: Số chênh lệch tỷ giá (lỗ tỷ giá) chưa xử lý đến cuối kỳ báo cáo. 165
28. SDCK bên Có: Số chênh lệch tỷ giá (lãi tỷ giá) chưa xử lý đến cuối kỳ báo cáo. 6.3.3.2. Nguyên tắc kế toán chênh lệch tỷ giá - Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán theo các tỷ giá sau: + Khi nhận kinh phí hoạt động, kinh phí dự án do ngân sách nhà nước cấp bằng ngoại tệ, các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp khác và thu chưa qua ngân sách bằng ngoại tệ, các khoản chi và giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, TSCĐ mua bằng ngoại tệ dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động dự án được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái do Bộ tài chính công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Các khoản chi phí sản xuất kinh doanh và giá trị vật tư, dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ, TSCĐ mua bằng ngoại tệ, dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch là tỷ giá giao dịch thực tế hoặc theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố (tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng) tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Số phát sinh bên Có các TK Tiền mặt, TGNH, Kho bạc, 113, 311, 312 và số phát sinh bên Nợ TK 331, 334, 335 bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán của từng tài khoản có liên quan theo một trong bốn phương pháp: giá thực tế đích danh, giá bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước) + Đối với các nghiệp vụ mua bán ngoại tệ đã thanh toán tiền được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua bán thực tế tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Đơn vị được đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính của hoạt động sản xuất kinh doanh theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm kết thúc năm tài chính. - Đơn vị không được đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ (TK 111, 112, 113, các TK phản ánh các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ) của hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động dự án thuộc nguồn kinh phí ngân sách Nhà nước hoặc có nguồn gốc ngân sách nhà nước. - Phải mở sổ theo dõi nguyên tệ trên sổ kế toán chi tiết của các TK 111, 112, 311, 331 và trên TK 007 "ngoại tệ các loại". - Đơn vị chỉ được phản ánh các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái vào TK 413 "Chênh lệch tỷ giá hối đoái" trong các trường hợp sau: + Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ của các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ của hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động dự án. + Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính của các TK 111, 112, 113, các TK phản ánh các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ của hoạt động sản xuất kinh doanh. 166
29. - Các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ của hoạt động sản xuất kinh doanh được phản ánh vào TK 531 "Thu hoạt động sản xuất kinh doanh" (nếu lãi tỷ giá hối đoái) hoặc TK 631 "Chi hoạt động sản xuất kinh doanh" (nếu lỗ tỷ giá hối đoái". - Số chênh lệch tỷ giá hối đoái phản ánh trên TK 413 được xử lý như sau: + Đối với các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính của hoạt động sản xuất kinh doanh sau khi bù trừ trên TK 413 được kết chuyển vào bên Có TK 531 "Thu hoạt động sản xuất kinh doanh" (nếu lãi tỷ giá hối đoái) hoặc vào bên Nợ TK 631 "Chi hoạt động sản xuất kinh doanh" (nếu lỗ tỷ giá hối đoái). Việc xử lý lãi, lỗ tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính phải theo quy định của chế độ tài chính. + Đối với các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh của hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động dự án được kết chuyển vào TK 661 "Chi hoạt động" hoặc TK 662 "Chi dự án" 6.3.3. Phương pháp hạch toán - Khi phát sinh các khoản thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và các khoản thu khác bằng ngoại tệ, ghi Nợ TK 111, 112, 311: Tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng hoặc tỷ giá giao dịch thực tế Có TK 531: Thu hoạt động sản xuất kinh doanh (Tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng hoặc tỷ giá giao dịch thực tế) Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (Tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng hoặc tỷ giá giao dịch thực tế) (2) Khi nhận viện trợ bằng ngoại tệ, ghi - Trường hợp đơn vị dùng tỷ giá thực tế, căn cứ tỷ giá do Bộ tài chính công bố kế toán quy đổi ngoại tệ ra đồng VN và ghi sổ Nợ TK 111, 112, 152, 211, 661, 662 (Tỷ giá do Bộ tài chính công bố) Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động (Các khoản viện trợ phi dự án) (Tỷ giá do Bộ tài chính công bố) Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án (Các khoản viện trợ thuộc chương trình, dự án) (Tỷ giá do Bộ tài chính công bố) - Mua vật tư, thiết bị, dụng cụ, hàng hoá, TSCĐ hoặc các chi phí phát sinh bằng ngoại tệ bằng nguồn kinh phí dự án viện trợ dùng cho hoạt động dự án, hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động dự án bằng nguồn kinh phí NSNN + Trường hợp thanh toán ngay số tiền mua vật tư, dụng cụ, hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ, ghi Nợ TK 152, 153, 211, 661, 662: (Tỷ giá Bộ tài chính công bố) Nợ TK 413: Số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ kế toán lớn hơn tỷ giá Bộ tài chính công bố Có TK 111, 112: Tỷ giá ghi sổ kế toán 167
30. Có TK 413: Số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ kế toán nhỏ hơn tỷ giá Bộ tài chính công bố) + Trường hợp chưa thanh toán, ghi Nợ TK 152, 153, 211, 661, 662: (Tỷ giá Bộ tài chính công bố) Có TK 331: Tỷ giá Bộ tài chính công bố + Khi xuất ngoại tệ trả nợ, ghi Nợ TK 331: Tỷ giá ghi sổ TK 331 Nợ TK 413: Chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ TK 331 nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ TK 111, 112) Có TK 111. 112: Tỷ giá ghi sổ kế toán TK 111, 112 Có TK 413: Chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ TK 331 lớn hơn tỷ giá ghi sổ TK 111, 112) Các trường hợp trên nếu mua TSCĐ đồng thời ghi Nợ TK 661, 662 Có TK 466 - Mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ bằng ngoại tệ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh + Trường hợp thanh toán ngay Nợ TK 152, 153, 155, 211: (Tỷ giá giao dịch BQLNH hoặc tỷ giá giao dịch thực tế) Nợ TK 631: Số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ kế toán lớn hơn tỷ giá giao dịch BQLNH hoặc tỷ giá giao dịch thực tế Có TK 111, 112: Tỷ giá ghi sổ kế toán Có TK 531: Số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ kế toán nhỏ hơn tỷ giá giao dịch BQLNH hoặc tỷ giá giao dịch thực tế + Trường hợp chưa thanh toán, ghi Nợ TK 152, 153, 155, 211: (Tỷ giá giao dịch BQLNH hoặc tỷ giá giao dịch thực tế) Có TK 331: Tỷ giá giao dịch BQLNH hoặc tỷ giá giao dịch thực tế + Khi xuất ngoại tệ trả nợ, ghi Nợ TK 331: Tỷ giá ghi sổ TK 331 Nợ TK 631: Số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ kế toán TK 111, 112 lớn hơn tỷ giá ghi sổ kế toán TK 331 Có TK 111. 112: Tỷ giá ghi sổ kế toán TK 111, 112 Có TK 531: Số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ kế toán 111, 112 nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ kế toán TK 331 (6) Cuối kỳ kế toán đánh giá lại số dư ngoại tệ của các TK 111, 112, các khoản phải thu, các khoản phải trả theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do NHNNVN công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính. - Trường hợp tỷ giá ghi sổ kế toán > tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo tài chính, ghi + Đối với vốn bằng tiền các khoản phải thu, ghi Nợ TK 413: Chênh lệch tỷ giá Có TK 111(1112), 112(1122), 311 168
31. + Đối với các khoản nợ phải trả, ghi Nợ TK 331: Các khoản phải trả Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá - Trường hợp tỷ giá ghi sổ kế toán thu (lỗ) hoạt động sản xuất kinh doanh. - Kết chuyển số chênh lệch thu > chi hoạt động thường xuyên, hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước, hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác vào các tài khoản liên quan theo quy định của chế độ tài chính. 169
32. - Kết chuyển chênh lệch thu chi hoạt động sản xuất kinh doanh còn lại sau thuế thu nhập doanh nghiệp bổ sung nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên, nguồn vốn kinh doanh hoặc trích lập các quỹ. - Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Ngân sách Nhà nước. Bên Có: - Số chênh lệch thu lớn hơn chi (lãi) hoạt động thường xuyên, hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước, hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác. - Kết chuyển số chênh lệch chi lớn hơn thu khi có quyết định xử lý. SDCK bên Nợ: Chênh lệch chi lớn hơn thu chưa xử lý. SDCK bên Có: Chênh lệch thu lớn hơn chi chưa xử lý. Đơn vị sự nghiệp có thu, TK 421 có 4 TK cấp 2: - TK 4211 "Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên": Phản ánh số chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên và việc xử lý số chênh lệch này. - TK 4212 "Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh" Phản ánh số chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh và việc xử lý số chênh lệch này. - TK 4213 "Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước": Phản ánh số chênh lệch giữa giá thanh toán với giá thực tế của khối lượng công việc hoàn thành được nghiệm thu thanh toán bàn giao và việc xử lý số chênh lệch này. - TK 4218 "Chênh lệch thu, chi hoạt động khác": Phản ánh chênh lệch thu, chi hoạt động sự nghiệp và các hoạt động khác. 6.3.4.3. Phương pháp hạch toán * Kế toán chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh - Cuối kỳ, kế toán tính toán và kết chuyển số chênh lệch giữa thu và chi của hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi + Nếu chênh lệch thu > chi (lãi), ghi Nợ TK 531: Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh Có TK 421: Chênh lệch thu chi chưa xử lý (4212- Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh) + Nếu chênh lệch chi > thu (lỗ), ghi Nợ TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4212- Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh) Có TK 531: Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh - Hàng quý, căn cứ vào số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, ghi Nợ TK 421: Chênh lệch thu chi chưa xử lý (4212- Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh) Có TK 333: Các khoản phải nộp Nhà nước (3334- Thuế TNDN) - Khi nộp thuế TNDN vào NSNN, ghi Nợ TK 333: Các khoản phải nộp Nhà nước (3334- Thuế TNDN) Có TK 111, 112 170
33. - Số bổ sung nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên hoặc nguồn vốn kinh doanh từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (từ lợi nhuận sau thuế), ghi Nợ TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4212- Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh) Có TK 431: Các quỹ - Cuối năm, khi báo cáo quyết toán thuế được duyệt y, xác định số thuế TNDN phải nộp thêm. + Trường hợp số thuế TNDN phải nộp thực tế theo quyết toán thuế năm đã duyệt y > số đã nộp hàng quý trong năm của cơ quan thuế, thì số chênh lệch phải nộp thêm ghi Nợ TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4212- Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh) Có TK 333: Các khoản phải nộp Nhà nước (3334- Thuế TNDN) + Trường hợp số thuế TNDN phải nộp thực tế theo quyết toán thuế năm đã duyệt y < số đã nộp hàng quý trong năm của cơ quan thuế, thì số chênh lệch ghi Nợ TK 333: Các khoản phải nộp Nhà nước (3334- Thuế TNDN) Có TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4212- Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh) - Trường hợp được cơ quan có thẩm quyền cho phép giảm thuế TNDN thì số thuế được giảm ghi Nợ TK 333: Các khoản phải nộp Nhà nước (3334- Thuế TNDN) Có TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4212- Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh) * Kế toán chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên Khi báo cáo quyết toán năm trước được duyệt, xác định số chênh lệch giữa nguồn kinh phí hoạt động lớn hơn chi hoạt động thường xuyên nếu được kết chuyển sang TK 4211 theo quy định của chế độ tài chính, ghi Nợ TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động (46121- nguồn kinh phí thường xuyên) Có TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4211- Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên) - Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động thường xuyên vào các tài khoản liên quan theo quy định của chế độ tài chính, ghi Nợ TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4211- Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên) Có TK liên quan (TK 461 ) * Kế toán chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước - Xác định số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước khi được nghiệm thu thanh toán khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành, ghi Nợ TK 511: Các khoản thu (5112- Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước) Có TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4213- Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước) 171
34. - Bổ sung nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị từ số chênh lệch thu lớn hơn chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi Nợ TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4213- Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước) Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động - Trích lập các quỹ từ số chênh lệch thu lớn hơn chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi Nợ TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4213- Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước) Có 431: Các quỹ * Kế toán chênh lệch thu chi hoạt động khác - Cuối kỳ, kết chuyển số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác của đơn vị theo quy định của chế độ tài chính Nợ TK 511: Các khoản thu (5118- Thu khác) Có TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4218- Chênh lệch thu chi hoạt động khác) - Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác vào các tài khoản liên quan theo quy định của chế độ tài chính, ghi Nợ TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4218- Chênh lệch thu chi hoạt động khác) Có TK liên quan (461, 342 ) 6.3.5. Kế toán các quỹ Các quỹ của đơn vị hành chính sự nghiệp được hình thành từ kết quả chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên, hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước và được hình thành từ các khoản khác theo quy định của chế độ tài chính. Ở đơn vị hành chính sự nghiệp các quỹ bao gồm: - Quỹ khen thưởng - Quỹ phúc lợi - Quỹ ổn định thu nhập - Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp. 6.3.5.1. Tài khoản sử dụng Để theo dõi nguồn hình thành và sử dụng các quỹ, kế toán sử dụng TK 431 "Các quỹ" Kết cấu TK 431: Bên Nợ: Các khoản chi từ các quỹ. Bên Có: Số trích lập các quỹ từ chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thường xuyên, hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước, hoạt động sản xuất kinh doanh và từ các khoản khác theo quy định của chế độ tài chính. SDCK bên Có: Số quỹ hiện còn chưa sử dụng. TK 431 chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2 - TK 4311: Quỹ khen thưởng: Phản ánh việc hình thành và sử dụng quỹ khen thưởng của đơn vị. 172
35. - TK 4312: Quỹ phúc lợi: Phản ánh việc hình thành và sử dụng quỹ phúc lợi của đơn vị. - TK 4313: Quỹ ổn định thu nhập: Phản ánh việc hình thành và sử dụng quỹ ổn định thu nhập của đơn vị. - TK 4314: Qũy phát triển hoạt động sự nghiệp: Phản ánh việc hình thành và sử dụng quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp của đơn vị. 6.3.5.2. Phương pháp hạch toán - Trong kỳ, nếu đơn vị được tạm trích lập các quỹ tính vào chi hoạt động từ chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên theo quy định của chế độ tài chính, ghi Nợ TK 661: Chi hoạt động Có TK 431: Các quỹ - Trích lập các quỹ từ chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động thường xuyên, hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi Nợ TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý Có TK 431: Các quỹ - Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nếu được bổ sung vào quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, ghi Nợ TK 511: Các khoản thu (5118- Thu khác) Có TK 431: Các quỹ (4314- Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp) - Trích khấu hao TSCĐ đầu tư mua sắm bằng nguồn kinh phí do ngân sách cấp hoặc có nguồn gốc từ ngân sách dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh nếu được bổ sung quỹ, ghi Nợ TK 631: Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 431: Các quỹ (4314- Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp) - Nhận cấp phát, nhận viện trợ, nhận tặng thưởng bổ sung các quỹ Nợ TK liên quan (111, 112, 152, 1556 ) Có TK 431(4311, 4312, 4313, 4314): Ghi tăng các quỹ - Trường hợp mua sắm TSCĐ bằng các quỹ dùng cho hoạt động HCSN, dự án hoặc hoạt động phúc lợi Nợ TK 211, 213: Có TK 111, 112, 331 Khi mua sắm, xây dựng TSCĐ hoàn thành, bàn giao, đưa vào sử dụng đồng thời ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ, ghi giảm các quỹ Nợ TK 431: Các quỹ Có TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (Nếu dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án) - Trường hợp mua TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh bằng các quỹ + Hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ chưa có thuế GTGT 173
36. Nợ TK 3113: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 : Tổng giá thanh toán + Hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT Nợ TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT Có TK 111, 112, 331 : Tổng giá thanh toán Cả hai trường hợp trên đồng thời ghi tăng nguồn vốn kinh doanh, ghi giảm các quỹ Nợ TK 431: Các quỹ Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh - Sửa chữa lớn TSCĐ bằng quỹ phúc lợi dùng cho hoạt động văn hoá, phúc lợi + Khi phát sinh chi phí, ghi Nợ TK 241: XDCB dở dang Có TK 111, 112 + Khi công việc hoàn thành kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành, ghi giảm quỹ phúc lợi, ghi Nợ TK 431: Các quỹ (4312- Quỹ phúc lợi) Có TK 241: XDCB dở dang (2413- Sửa chữa lớn TSCĐ) - Giảm các quỹ khi nộp cấp trên hay cấp bổ sung cho cấp dưới, chi tiêu cho hoạt động nghiên cứu và đào tạo, bù lỗ, chi cho cán bộ, công chức + Tại đơn vị cấp trên: Nợ TK 431: Các quỹ Có TK 342: Thanh toán nội bộ (Số quỹ phải nộp, phải cấp) Có TK liên quan (111, 112, 334 ): Số quỹ phải chia, đã chia cho cán bộ, công chức Có TK 421: Số quỹ dùng bù lỗ + Tại đơn vị cấp dưới Khi nhận được quyết định của cấp trên về phân phối các quỹ cho đơn vị, ghi Nợ TK 342: Thanh toán nội bộ Có TK 431: Các quỹ Khi nhận được tiền cấp trên cấp xuống Nợ TK 111, 112 Có TK 342: Thanh toán nội bộ - Cấp dưới phải nộp cấp trên khi phân phối các quỹ theo chế độ quy định, ghi Nợ TK 431: Các quỹ Có TK 342: Thanh toán nội bộ Có TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH (Nếu nộp ngay cho cấp trên) - Chi các quỹ để khen thưởng, trả lương cho công chức, viên chức và người lao động từ các quỹ, ghi Nợ TK 431: Các quỹ Có TK 334: Phải trả công chức, viên chức Ví dụ: 174
37. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau: 1. Khi cấp trên ra quyết định phân phối quỹ cơ quan cho cấp dưới 40.000.000đ. 2. Khi nhận được tiền của cấp trên cấp xuống 40.000.000đ. 3. Khi cơ quan chi khen thưởng cho cán bộ công nhân viên chức 30.000.000đ. 4. Khi cơ quan chi quỹ phúc lợi cho cán bộ CNVC 10.000.000đ. 5. Xuất quỹ chi khen thưởng cho CBCNVC 30.000.000đ. Giải: 1. Nợ TK 342: 40.000 4. Nợ TK 431(4312): 10.000 Có TK 431: 40.000 Có TK 111: 10.000 2. Nợ TK 111: 40.000 5. Nợ TK 334: 30.000 Có TK 342: 40.000 Có TK 111: 30.000 3. Nợ TK 431(4311): 30.000 Có TK 334: 30.000 HƯỚNG DẪN HỌC TẬP 6.4. CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP VẬN DỤNG 6.4.1. Câu hỏi ôn tập Câu 1: Khái niệm nguồn kinh phí, vốn của các đơn vị hành chính sự nghiệp? Nêu nội dung nguồn kinh phí, vốn? Câu 2: Kế toán nguồn kinh phí trong đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm những phần hành kế toán nào? Nêu nội dung, kết cấu các tài khoản chủ yếu mà nguồn kinh phí hoạt động và kế toán nguồn kinh phí dự án sử dụng? Câu 3: Kế toán nguồn vốn và các quỹ trong đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm những phần hành kế toán nào? Nêu công dụng, kết cấu các tài khoản chủ yếu mà kế toán nguồn vốn sử dụng? Câu 4: Trình bày nội dung nguồn vốn kinh doanh ở đơn vị hành chính sự nghiệp? Câu 5: Nêu nguyên tắc kế toán nguồn kinh phí, vốn trong đơn vị hành chính sự nghiệp? Câu 6: Trình bày phương pháp kế toán nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước trong đơn vị hành chính sự nghiệp? Câu 7: Trình bày phương pháp kế toán nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ trong đơn vị hành chính sự nghiệp? Câu 8: Các quỹ của đơn vị hành chính sự nghiệp được hình thành từ các nguồn nào? Trình bày phương pháp kế toán các quỹ trong đơn vị hành chính sự nghiệp? Câu 9: Nêu nội dung các khoản chênh lệch thu, chi phản ánh ở TK 421 "Chênh lệch thu, chi chưa xử lý" ở đơn vị hành chính sự nghiệp? Câu 10: Trình bày phương pháp hạch toán nguồn kinh phí đầu tư XDCB ở đơn vị hành chính sự nghiệp? 6.4.2. Bài tập vận dụng Bài số 1 Tài liệu cho tại đơn vị hành chính sự nghiệp G (đơn vị 1.000đ) I. Tình hình kinh phí và sử dụng kinh phí ngày 1/10/N 175
38. - Kinh phí hoạt động năm nay (4612): 1.484.800 - Kinh phí hoạt động cấp trước năm sau (4613): 512.000 - Chi hoạt động thường xuyên (6612): 1.484.800 - Chi hoạt động thường xuyên trước cho năm sau (6613): 512.000 II. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh quý IV/N 1. Rút dự toán chi hoạt động quý IV về tài khoản tiền gửi kho bạc 2.560.000. 2. Bổ sung kinh phí hoạt động qúy IV/N từ nguồn thu sự nghiệp 11.540.480. 3. Nhận cấp phát kinh phí theo lệnh chi tiền 64.000. 4. Chi từ kinh phí hoạt động (kể cả chi theo lệnh chi) - Chi cho lao động thuộc quỹ lương phải trả 1.024.000 - Chi lương cho lao động hợp đồng phải trả 384.000 - Các khoản phải nộp theo lương ghi chi (19%) 194.560 - Chi phụ cấp khác ngoài dự toán chi hoạt động được ghi chi viên chức là 8.448.000 - Chi thanh toán tiền học bổng cho sinh viên theo quyết định 3.584.000. - Chi trả tiền điện nước cho hoạt động thường xuyên bằng tiền gửi kho bạc 51.200, bằng tiền mặt 38.400. - Xuất dùng công cụ lâu bền cho hoạt động 20.480 - Mua máy tính văn phòng cho hoạt động thường xuyên 202.240 trả bằng tiền gửi kho bạc, đã bàn giao cho sử dụng. - Số kinh phí cấp phát cho đơn vị phụ thuộc bằng tiền mặt là 217.600 5. Chi kinh phí quý trước kết chuyển chờ duyệt. 6. Kết chuyển số kinh phí đã cấp trong kỳ cho đơn vị phụ thuộc. 7. Kinh phí chi quý IV kết chuyển chờ duyệt trong năm (N+1). Yêu cầu 1. Định khoản và ghi tài khoản các nghiệp vụ kinh tế quý IV. 2. Mở và ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung cho quý IV. Bài số 2 Tài liệu tại đơn vị hành chính sự nghiệp T trong năm tài chính N có tình hình kinh phí hoạt động và chi tiêu kinh phí như sau (đơn vị 1.000đ) I. Số dư ngày 1/12/N - Kinh phí hoạt động (4612): 783.000 - Kinh phí hoạt động cấp trước năm sau (4613): 270.000 - Chi kinh phí hoạt động (6612) 783.000 - Chi kinh phí hoạt động trước cho năm sau (6613): 270.000 II. Các nghiệp vụ tháng 12/N 1. Rút dự toán chi hoạt động quý IV/N về tiền gửi kho bạc 1.350.000. 2. Bổ sung kinh phí hoạt động năm N bằng nguồn thu sự nghiệp 6.075.000. 3. Nhận cấp phát theo lệnh chi tiền 33.750. 4. Chi hoạt động thường xuyên được ghi chi hoạt động trong tháng 12/N. - Chi lương cho viên chức 675.000 176
39. - Chi lương cho lao động hợp đồng 202.500 - Các khoản phải nộp theo lương ghi chi 114.750 - Chi trả phụ cấp khác cho lao động trong đơn vị ngoài dự toán chi hoạt động được ghi chi hoạt động thường xuyên 4.455.000. - Học bổng phải trả cho sinh viên theo quyết định 1.890.000. - Chi điện nước bằng tiền gửi kho bạc 27.000, chi nộp điện thoại bằng tiền mặt 20.250. - Xuất dụng cụ lâu bền cho hoạt động thường xuyên 10.800. - Mua máy tính văn phòng cho hoạt động thường xuyên 63.450, đã bàn giao sử dụng. 5. Quyết toán kinh phí năm tài chính N chưa được duyệt kết chuyển chờ duyệt trong năm (N+1). Yêu cầu 1. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế. 2. Mở và ghi sổ kế toán cho tháng 12/N theo hình thức Nhật ký chung. 3. Số kinh phí năm trước được duyệt sẽ hạch toán như thế nào? Bài số 3 Tài liệu cho tại đơn vị hành chính sự nghiệp Y (đơn vị 1.000đ) 1. Nhận dự toán chi hoạt động được phân phối 1.440.000. 2. Rút dự toán chi hoạt động về quỹ tiền mặt để chi 320.000. 3. Rút dự toán chi hoạt động trả tiền mua vật tư nhập kho 16.000. 4. Rút dự toán chi hoạt động mua dụng cụ dùng trực tiếp cho bộ phận 144.000. 5. Rút dự toán chi hoạt động cấp cho đơn vị phụ thuộc 192.000. 6. Chi phí sửa chữa lớn khu nhà văn phòng thuê thầu đã bàn giao cho sử dụng 12.800. 7. Rút dự toán chi hoạt động thanh toán tiền cho nhà thầu sửa chữa lớn 12.800. 8. Tổng số tiền lương phải trả viên chức ghi trong năm 160.000. 9. Quỹ phải nộp theo lương được ghi chi hoạt động 27.200. 10. Dùng dự toán chi hoạt động mua TSCĐ hữu hình đã bàn giao cho sử dụng theo giá mua 288.000, chi phí lắp đặt chạy thử bằng tiền mặt 3.600. 11. Xuất kho vật liệu cho hoạt động 16.000. 12. Rút dự toán chi hoạt động về quỹ tiền mặt 120.000. 13. Rút dự toán chi hoạt động chi trả tiền mua vật liệu văn phòng dùng ngay cho hoạt động 20.000. 14. Cấp kinh phí hoạt động cho đơn vị phụ thuộc bằng tiền mặt 216.000. 15. Cấp kinh phí cho cấp dưới bằng dự toán kinh phí rút 240.000. 16. Chi dịch vụ điện nước cho hoạt động là 120.400, trong đó chi bằng dự toán chi hoạt động rút 87.200, còn lại chi tiền mặt 33.200. 17. Kết chuyển số kinh phí cấp cho cấp dưới theo số kinh phí cấp phát năm tài chính. 18. Ghi kết chuyển kinh phí và sử dụng kinh phí năm nay chờ duyệt năm sau. Yêu cầu 1. Định khoản và ghi tài khoản. 2. Mở và ghi sổ các nghiệp vụ trên sổ của hình thức Nhật ký chung. Bài số 4 177
40. Tài liệu cho tại đơn vị HCSN M quý II/N (1000đ) Số dư đầu kỳ TK 462: 20.000 Trong kỳ có các nghiệp vụ phát sinh: 1. Dự toán chi chương trình dự án quý II được phân phối 250.000. 2. Rút dự toán chi chương trình dự án về quỹ tiền mặt để chi 125.000 trong đó 30% kinh phí Ngân sách Nhà nước, 70% kinh phí viện trợ. 3. Mua vật liệu bằng tiền mặt cho thực hiện dự án 25.000. 4. Rút dự toán chi chương trình dự án chi mua vật liệu cho thực hiện dự án 25.000. 5. Mua TSCĐ hữu hình cho thực hiện dự án 100.000, trong đó trả bằng tiền mặt 50.000, thanh toán bằng dự toán chi chương trình dự án 50.000. 6. Lương phải trả ghi chi phí dự án 7.500, trong đó chi quản lý dự án 1.125, thực hiện dự án 6.375. 7. Mua thiết bị cho quản lý dự án 52.500, trong đó trả bằng tiền mặt 30.000, trả bằng dự toán chi chương trình dự án rút 22.500. 8. Tính các khoản chi mua vật liệu dùng trực tiếp cho quản lý dự án 7.500, trả bằng dự toán chi chương trình dự án rút. 9. Chi tiền mặt cho thực hiện dự án 2.250, quản lý dự án 1.375. 10. Rút dự toán chi chương trình dự án chi trực tiếp dịch vụ mua ngoài cho thực hiện dự án 7.500, cho quản lý dự án 5.250. 11. Dịch vụ điện nước trả bằng tiền mặt cho quản lý dự án 5.000, cho thực hiện dự án 5.000. 12. Rút dự toán chi chương trình dự án chi thanh toán dịch vụ mua cho quản lý dự án 2.250, thực hiện dự án 5.000. 13. Quyết toán kinh phí dự án và tình hình sử dụng kinh phí dự án quý II/N. Yêu cầu 1. Định khoản và ghi tài khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 2. Mở và ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung, Sổ cái TK 462, TK 662, TK 009. TÓM TẮT CHƯƠNG 6 - Nguồn kinh phí và vốn của các đơn vị hành chính sự nghiệp là nguồn tài chính mà các đơn vị hành chính sự nghiệp sử dụng để phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị, chuyên môn có tính chất hành chính sự nghiệp hoặc có tính chất kinh doanh của mình. - Nguồn kinh phí và vốn của đơn vị hành chính sự nghiệp thường bao gồm :Nguồn vốn kinh doanh, Chênh lệch tỷ giá hối đoái, Chênh lệch đánh giá lại tài sản, Chênh lệch thu chi chưa xử lý, Các quỹ, Nguồn kinh phí đầu tư XDCB, Nguồn kinh phí hoạt động, Nguồn kinh phí dự án, Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước, Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Kinh phí các loại trong các đơn vị hành chính sự nghiệp thường được hình thành từ các nguồn chủ yếu: Ngân sách nhà nước hoặc đơn vị cấp trên cấp theo dự toán được giao để thực hiện nhiệm vụ được giao. Các khoản thu sự nghiệp được để lại 178
41. đơn vị gồm thu các loại phí, lệ phí phần được để lại đơn vị sử dụng theo quy định của pháp luật, thu sự nghiệp khác và thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị . - Chứng từ sử dụng, tài khoản sử dụng, nguyên tắc hạch toán và phương pháp hạch toán các nguồn kinh phí, vốn hoạt động (kế toán nguồn kinh phí hoạt động, kế toán nguồn kinh phí dự án, kế toán nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước, kế toán nguồn kinh phí xây dựng cơ bản, kế toán nguồn kinh phí hình thành TSCĐ ) - Chứng từ sử dụng, tài khoản sử dụng, nguyên tắc hạch toán và phương pháp hạch toán các nguồn vốn và các quỹ (kế toán nguồn vốn kinh doanh, kế toán chênh lệch đánh giá lại tài sản, kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái, kế toán chênh lệch thu chi chưa xử lý, kế toán các quỹ) Chương 7 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU Chương 7 gồm bốn nội dung: 7.1. Kế toán các khoản thu 7.2. Kế toán thu chưa qua ngân sách Nhà nước 7.3. Kế toán thu hoạt động sản xuất kinh doanh 7.4. Câu hỏi và bài tập vận dụng Mục tiêu chung: giúp học viên nắm được các kiến thức cơ bản về phương pháp hạch toán các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, các khoản thu khác. Đồng thời cũng làm rõ về kế toán thu chưa qua ngân sách Nhà nước và thu hoạt động sản xuất kinh doanh trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Mục tiêu cụ thể: cung cấp kiến thức cơ bản cho học viên về: - Khái niệm, nội dung các khoản thu (thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước, thu thanh lý nhượng bán TSCĐ, các khoản thu khác ) - Nguyên tắc kế toán các khoản thu - Chứng từ sử dụng, tài khoản sử dụng, nguyên tắc hạch toán và phương pháp hạch toán các khoản thu (kế toán thu phí, lệ phí, kế toán thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước, kế toán thu sự nghiệp, kế toán thu thanh lý nhượng bán TSCĐ, kế toán các khoản thu khác ) - Chứng từ sử dụng, tài khoản sử dụng, nguyên tắc hạch toán và phương pháp hạch toán thu chưa qua ngân sách - Nội dung các khoản thu hoạt động sản xuất kinh doanh. Chứng từ sử dụng, tài khoản sử dụng, nguyên tắc hạch toán và phương pháp hạch toán thu hoạt động sản xuất kinh doanh. 7.1. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU 7.1.1. Khái niệm và nội dung các khoản thu Đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện các nhiệm vụ được giao theo chức năng và chuyên môn hoạt động. Do vậy, các khoản thu trong đơn vị hành chính sự nghiệp là 179
42. các khoản thu phát sinh từ các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ và các khoản thu khác. Các khoản thu theo chế độ quy định và được phép của Nhà nước phát sinh ở đơn vị đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm: - Các khoản thu phí và lệ phí theo quy định của pháp lệnh phí, lệ phí được Nhà nước giao theo chức năng từng đơn vị như: học phí, viện phí, thu phí phát thanh truyền hình, phí kiểm định, phí phân tích ). - Thu sự nghiệp: các khoản thu gắn với hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao. - Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước. - Các khoản thu khác như: Thu về lãi tiền gửi, lãi cho vay vốn thuộc các chương trình, dự án viện trợ, thu về nhượng bán, thanh lý vật tư, TSCĐ của đơn vị không phân biệt hình thành từ nguồn kinh phí hoặc nguồn vốn kinh doanh. 7.1.2. Nguyên tắc kế toán Kế toán các khoản thu cần quán triệt các nguyên tắc sau đây: - Khi thu phí và lệ phí, các đơn vị phải sử dụng biên lai thu tiền do Bộ tài chính phát hành hoặc được Bộ tài chính (Tổng cục Thuế) chấp nhận cho in và sử dụng. Nếu được phép in, trước khi sử dụng phải đăng ký với Bộ Tài chính hoặc cơ quan được Bộ Tài chính uỷ quyền. - Tất cả các khoản thu của đơn vị phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác vào tài khoản 511 "Các khoản thu". Sau đó căn cứ vào chế độ tài chính hiện hành mà kết chuyển số đã thu từ bên Nợ TK 511 sang bên Có của các tài khoản liên quan. - Kế toán phải mở sổ chi tiết các khoản thu cho phù hợp với yêu cầu quản lý của từng ngành để theo dõi các khoản thu của từng loại theo từng hoạt động. 7.1.3. Kế toán các khoản thu 7.1.3.1. Chứng từ sử dụng Kế toán các khoản thu sử dụng các chứng từ chủ yếu như phiếu thu (Mẫu số C30-BB), giấy báo Có, Biên lai thu tiền (Mẫu số C38-BB) 7.1.3.2. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 511 "Các khoản thu" dùng để phản ánh tất cả các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị hành chính sự nghiệp và tình hình xử lý các khoản thu đó. TK 511 chi tiết thành 3 TK cấp 2: - TK 5111: Thu phí, lệ phí: Phản ánh các khoản thu phí, lệ phí theo quy định của Nhà nước và việc sử dụng các khoản thu đó. - TK 5112: Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước: Phản ánh các khoản thu từ khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành theo đơn đặt hàng của Nhà nước được nghiệm thu thanh toán. - TK 5118: Thu khác: Phản ánh các khoản thu sự nghiệp và các khoản thu khác như: thu thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ); các khoản thu về giá trị còn lại của TSCĐ thuộc nguồn Ngân sách Nhà nước và công cụ 180
43. dụng cụ đang sử dụng phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý , các khoản thu do các đơn vị trực thuộc nộp từ phần thu sự nghiệp để chi cho các hoạt động chung của đơn vị theo quy chế chi tiêu nội bộ; thu lãi tiền gửi ngân hàng và các khoản thu khác. Kết cấu, nội dung TK 511 Bên Nợ: - Số thu phí, lệ phí phải nộp ngân sách. - Kết chuyển số thu được để lại đơn vị để trang trải chi phí cho việc thu phí, lệ phí và số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách ghi bổ sung nguồn kinh phí hoạt động. - Kết chuyển số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách nhưng được để lại chi sang TK 521 "Thu chưa qua ngân sách" do cuối kỳ chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách. - Số thu sự nghiệp phải nộp lên cấp trên để thành lập quỹ điều tiết ngành (nếu có). - Kết chuyển số chi thực tế theo đơn đặt hàng của Nhà nước trừ vào thu theo theo đơn đặt hàng của Nhà nước để xác định chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước. - Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi về thực hiện theo đơn đặt hàng của Nhà nước sang TK 421 "Chênh lệch thu, chi chưa xử lý". - Kết chuyển số thu về lãi tiền gửi và lãi cho vay vốn thuộc các dự án viện trợ sang các tài khoản liên quan. - Chi phí thanh lý, nhượng bán nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, TSCĐ. - Chi trực tiếp cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác. - Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác sang các tài khoản liên quan. - Kết chuyển số chênh lệch thu lớn hơn chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ sang các tài khoản liên quan. Bên Có: - Các khoản thu phí, lệ phí và các khoản thu sự nghiệp khác. - Các khoản thu theo đơn đặt hàng cảu Nhà nước theo giá thanh toán khi nghiệm thu bàn giao khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành. - Các khoản thu khác như thu về lãi tiền gửi và lãi cho vay thuộc các chương trình dự án viện trợ, thu thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ ) - Kết chuyển chênh lệch chi lớn hơn thu về nhượng bán, thanh lý TSCĐ, vật tư, công cụ, dụng cụ; chênh lệch chi lớn hơn thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước; chênh lệch chi lớn hơn thu hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác sang các tài khoản liên quan. SDCK bên Có: Phản ánh các khoản thu chưa được kết chuyển. Chú ý: Về nguyên tắc, cuối mỗi kỳ kế toán phải tính toán số thu để kết chuyển sang các tài khoản có liên quan, do đó TK 511 không có số dư. Tuy nhiên, trong một số trường hợp TK 511 có thể có số dư bên Có. 7.1.3.3. Phương pháp hạch toán * Đơn vị có thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khác 181
44. - Khi phát sinh các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp và các khoản thu khác theo quy định của chế độ tài chính, ghi Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: TGNH, Kho bạc Có TK 511: Các khoản thu (5111- Thu phí, lệ phí, 5118- Thu khác) - Đối với các khoản được coi là tạm thu vì chưa xác định được chắc chắn số thu của các đối tượng nộp, ghi + Khi tạm thu tiền mặt, TGNH Nợ TK 111, 112 Có TK 311: Các khoản phải thu + Khi xác định các đối tượng phải nộp chính thức, ghi Nợ TK 311: Các khoản phải thu Có TK 511: Các khoản thu (5111- Thu phí, lệ phí, 5118- Thu khác) + Xuất quỹ trả lại do nộp thừa, ghi Nợ TK 311: Các khoản phải thu Có TK 111: Tiền mặt + Nộp thiếu đối tượng phải nộp thêm, ghi Nợ TK 111: Tiền mặt Có TK 511: Các khoản thu (5118- Thu khác) - Xác định số phí, lệ phí đã thu được phải nộp ngân sách (nếu có), ghi Nợ TK 511: Các khoản thu (5111- Thu phí, lệ phí) Có TK 333: Các khoản phải nộp Nhà nước (3332- Phí, lệ phí) - Xác định số phí, lệ phí phải nộp cấp trên theo quy định của chế độ tài chính (nếu có), ghi Nợ TK 511: Các khoản thu (5111- Thu phí, lệ phí) Có TK 342: Thanh toán nội bộ - Số phí, lệ phí đã thu được Nhà nước cho để lại đơn vị để trang trải chi phí cho việc thu phí, lệ phí, ghi Nợ TK 511:Các khoản thu (5111- Thu phí, lệ phí) Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động - Số phí, lệ phí đã thu phải nộp Ngân sách Nhà nước nhưng được để lại chi khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách thì ghi bổ sung nguồn kinh phí hoạt động, ghi Nợ TK 511: Các khoản thu (5111- Thu phí, lệ phí) Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động (46121- Nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên) - Cuối kỳ, kế toán xác định số phí, lệ phí đã thu trong kỳ phải nộp ngân sách Nhà nước để lại chi theo quy định nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách, ghi Nợ TK 511: Các khoản thu (5111- Thu phí, lệ phí) Có TK 521: Thu chưa qua ngân sách (5211- Phí, lệ phí) - Sang kỳ kế toán sau, khi đơn vị có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về các khoản phí, lệ phí đã thu của kỳ trước phải nộp ngân sách được để lại chi, ghi 182
45. Nợ TK 521: Thu chưa qua ngân sách (5211- Phí, lệ phí) Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động - Kết chuyển số chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác theo quy định của chế độ tài chính vào các tài khoản liên quan, ghi Nợ TK 511: Các khoản thu (5118- Thu khác) Có TK 333: Các khoản phải nộp Nhà nước Có TK 342: Thanh toán nội bộ Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 431: Các quỹ Có TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4218) Có TK 461, 462, 441, 431 - Cuối kỳ, nếu có chênh lệch chi lớn hơn thu của hoạt động sự nghiệp và hoạt động khác, ghi Nợ các TK liên quan Có TK 511: Các khoản thu (5118- Thu khác) * Đơn vị thực hiện theo đơn đặt hàng của Nhà nước - Khi đơn vị có khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành được nghiệm thu thanh toán theo giá thanh toán (bằng khối lượng thực tế x giá thanh toán), ghi Nợ TK 465: Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 511: Các khoản thu (5112- Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước) Đồng thời kết chuyển chi phí thực tế theo đơn đặt hàng của Nhà nước vào thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước để xác định chênh lệch thu, chi hoạt động theo đơn đặt hàng, ghi Nợ TK 511: Các khoản thu (5112- Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước) Có TK 635: Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước - Kết chuyển chênh lệch thu lớn hơn chi về thực hiện theo đơn đặt hàng của Nhà nước sang TK 421, ghi Nợ TK 511: Các khoản thu (5112- Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước) Có TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4213- Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước) - Trích lập các quỹ hoặc bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ số chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước, ghi Nợ TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4213- Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước) Có TK 431: Các quỹ Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động * Kế toán thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ (1) Đối với TSCĐ do Ngân sách cấp hoặc có nguồn gốc từ ngân sách - Khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ, kế toán ghi Nợ TK 466: Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại) Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn) 183
46. Có TK 211, 213: TSCĐ (Nguyên giá) - Số chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi Nợ TK 511: Các khoản thu (5118- Thu khác) Có TK 111, 112, 331 - Số thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi Nợ TK 111, 112, 152 Có TK 511: Các khoản thu (5118- Thu khác) - Chênh lệch thu lớn hơn chi do thanh lý, nhượng bán TSCĐ được hạch toán vào tài khoản liên quan theo quy định của chế độ tài chính, ghi Nợ TK 511: Các khoản thu (5118- Thu khác) Có TK 333: Các khoản phải nộp Nhà nước (Nếu phải nộp NSNN) Có TK 461, 462: Nếu được bổ sung nguồn kinh phí Có TK 342: Thanh toán nội bộ (Nếu phải nộp cấp trên) Có TK 431: Các quỹ (4314- Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp) - Trường hợp chênh lệch chi lớn hơn thu do thanh lý, nhượng bán TSCĐ được hạch toán vào tài khoản liên quan theo quyết định của cấp có thẩm quyền, ghi Nợ TK 661, 662 Có TK 511: Các khoản thu (5118- Thu khác) b. Đối với TSCĐ thuộc nguồn vốn vay hoặc nguồn vốn kinh doanh - Khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ, kế toán ghi Nợ TK 511: Các khoản thu (5118- Thu khác) (Giá trị còn lại) Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn) Có TK 211, 213: TSCĐ (Nguyên giá) - Số chi về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi Nợ TK 511: Các khoản thu (5118- Thu khác) Có TK 111, 112, 331 - Số thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi Nợ TK 111, 112, 311 Có TK 511: Các khoản thu (5118- Thu khác) Có TK 333: Các khoản phải nộp NN(3331- Thuế GTGT phải nộp) (Nếu có) - Chênh lệch thu lớn hơn chi do thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi Nợ TK 511: Các khoản thu (5118- Thu khác) Có TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4212- Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh) - Chênh lệch chi lớn hơn thu do thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi Nợ TK 421: Chênh lệch thu, chi chưa xử lý (4212- Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh) Có TK 511: Các khoản thu (5118- Thu khác) * Kế toán các khoản thu về TSCĐ thuộc nguồn Ngân sách Nhà nước và công cụ, dụng cụ đang sử dụng phát hiện thiếu chờ xử lý - Khi công cụ, dụng cụ đang sử dụng phát hiện thiếu khi kiểm kê, ghi 184