Giáo trình Kỹ năng giao tiếp đàm phán trong kinh doanh

Nội dung text: Giáo trình Kỹ năng giao tiếp đàm phán trong kinh doanh

1. Trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà Nội Giỏo trỡnh Kỹ năng giao tiếp đàm phỏn trong kinh doanh Chủ biờn GS.TSKH Vũ Huy Từ
2. Lời nói đầu Trong cơ cấu kiến thức của chương trình đào tạo nhóm ngành kinh tế, kinh doanhvà quản lý kinh doanh của Trường Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội, môn học Kỹ năng giao tiếp, đàm phán trong kinh doanh được dặt trong mục kiến thức ngành thuộc phần kiến thức giáo dục chuyên nghiệp, với thời lượng 3 ĐVHT. Điểm đặc thù về kiến thức của môn học Kỹ năng giao tiếp, đàm phán trong kinh doanh là ở chỗ nó không nặng về mục tiêu kiến thức lý luận mà chủ yếu là nhằm mục tiêu rèn luyện kỹ năng thực hành. Nói khác đi, môn học này không chỉ là giảng giải về lý thuyết mà chủ yếu là về thực hành. Kết thúc môn học này mà sinh viên mới chỉ nắm được lý thuyết là chưa đủ, mà còn phải có năng lực thực hành về các hoạt động giao tiếp và đàm phán trong kinh doanh. Trong khi học Kỹ năng giao tiếp, đàm phán trong kinh doanh sinh viên phải rèn, tập tương đối thành thạo 2 nhóm kỹ năng: kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh và kỹ năng đàm phán trong kinh doanh. Đây là hai nhóm kỹ năng cần thiết cho mọi người, mọi tổ chức trong cuộc sống, trong mọi nghề nghiệp, nhưng đặc biệt cần thiết và không thể thiếu cho những nhà kinh doanh trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay. Bất kỳ một cuộc giao tiếp nào, một cuộc đàm phán nào cũng phải sử dụng 4 kỹ năng cơ bản của giao tiếp là: nói, nghe, đọc, viết; đều phải thông qua giao tiếp bằng các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ. Vì vậy giáo trình này được kết cấu gồm: Chương I: Kỹ năng xử lý văn bản ( Bao gồm nhóm kỹ năng tiếp nhận văn bản và nhóm kỹ năng tạo lập văn bản) do GS.TS.Lê A biên soạn, có sự tham gia của PGS.TS. Nguyễn Quang Ninh ( tiểu mục IV của mục B), Chương II: Kỹ năng thuyết trình ( bao gồm cả kỹ năng nói ứng khẩu) do các giảng viên Lê Quang Huy và Nguyễn Đăng Quang biên soạn. Chương III: Giao tiếp trong kinh doanh, Chương IV: Đàm phán trong kinh doanh và một phụ trương: Giao tiếp tìm việc làm ( để sinh viên tham khảo) do GS.TSKH. Vũ Huy Từ biên soạn. Chủ biên GS.TSKH Vũ Huy Từ. 3
3. Mục lục Nội dung trang Lời nói đầu 3 Chương I: Kỹ năng xử lý văn bản 7 A. Kỹ năng Tiếp nhận văn bản khoa học, chính luận ( Kỹ năng đọc) 7 I. Phân tích văn bản khoa học 7 II. Tóm tắt văn bản khoa học 9 1. Mục đích của việc tóm tắt 9 2. Yêu cầu chung của việc tóm tắt 10 3. Cách tóm tắt văn bản 10 III. Kỹ năng đọc hiểu giáo trình trước khi nghe giảng 12 1- Các mức độ đọc giáo trình. 12 2- Đọc hiểu toàn bộ giáo trình môn học 13 B. Kỹ năng viết ( Tạo lập văn bản khoa học, chính luận) 15 I. Định hướng - Xác định chủ đề văn bản 15 1. Xác định mục đích viết - Viết để làm gì? 15 2. Xác định các nhân vật giao tiếp - Viết cho ai đọc? 15 3. Xác định hoàn cảnh viết - Viết trong hoàn cảnh nào? 15 4. Xác định hệ thống chủ đề văn bản 15 II - Xây dựng lập luận phục vụ chủ đề văn bản 18 1. Tìm luận cứ 18 2. Tìm cách luận chứng 20 3. Biết cách sử dụng các phương tiện liên kết lập luận 21 III - Xây dựng đề cương văn bản 21 1. Tác dụng và yêu cầu của một đề cương 21 2. Các bước lập đề cương cho văn bản 22 3. Hình thức trình bầy đề cương 23 4. Một số lỗi thường mắc khi lập đề cương 24 IV. luyện viết đoạn văn trong văn bản khoa học, chính luận 26 1. Yêu cầu chung của việc viết đoạn văn trong văn bản 26 2. Luyện viết đoạn văn có câu chủ đề 29 3. Viết đoạn mở, đoạn kết 32 4 Những lỗi thường mắc khi viết đoạn văn 34 Câu hỏi ôn tập 38 Chương II: Kỹ năng thuyết trình 39 I. Các bước chuẩn bị cho buổi thuyết trình. 39 1. Xác định tình huống buổi thuyết trình 39 2. Tìm hiểu trước về thính giả 40 3. Lựa chọn hình thức thuyết trình 40 4. Định rõ mục tiêu thuyết trình và thu thập thông tin, tư liệu 42 5. Soạn đề cương bài nói 42 II. Những yêu cầu khi thuyết trình 44 1. Nhịp cầu ánh mắt 44 2. Ngữ điệu của giọng nói 45 4
4. 3. Ngôn ngữ ngoại hình 46 4. Sự đồng cảm của thính giả 47 5. Sử dụng phương tiện nhìn 48 III. Các bước của một buổi thuyết trình và Những mẫu câu cho các 49 bước đó. 1- Bắt đầu thuyết trình 50 2- Công bố chủ đề, mục đích, và sơ phác sườn bài nói 50 3- Nhắc trước đến tài liệu sẽ phát (nếu có) 52 4- Đi vào nội dung chính 52 5- Khích động cử toạ 52 6- Chuyển qua chủ đề khác. 53 7- Nhắc đến các phần khác cuả bài nói đã hoặc sẽ đề cập. 54 8- Nói về các phương án chọn lựa. 54 9- Những thuận lợi và khó khăn. 54 10- Nhấn mạnh những điều quan trọng. 55 11- Sử dụng các phương tiện nhìn 55 12- Đưa ra những khuyến nghị 56 13- Tóm tắt lại và kết thúc 56 14- Xử lý các câu hỏi của cử toạ 56 15- Từ biệt 57 Câu hỏi ôn tập 60 Chương III: Giao tiếp trong kinh doanh 61 a. kháI quát chung về giao tiếp 61 I. Khái niệm giao tiếp, các loại hình giao tiếp 61 1. Khái niệm. 61 2. Các loại hình giao tiếp. 61 II. Cấu trúc của hoạt động giao tiếp. 63 1. Truyền thông trong giao tiếp. 63 2. Quá trình nhận thức lẫn nhau trong giao tiếp. 63 3. Quá trình tác động qua lại, ảnh hưởng lẫn nhau trong giao tiếp. 66 III . Các phương tiện của giao tiếp 69 1. Phương tiện giao tiếp ngôn ngữ 70 2. Phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ 71 B. kỹ năng Giao tiếp trong kinh doanh 74 I. Những đặc tính và nguyên tắc của giao tiếp trong kinh doanh. 74 1. Đặc tính của giao tiếp trong kinh doanh. 74 2. Các nguyên tắc giao tiếp trong kinh doanh 75 II. Phong cách, kỹ năng giao tiếp 77 1. Phong cách giao tiếp, 77 2. Kỹ năng giao tiếp: 78 III. Kỹ năng nghe 79 1. Vai trò của nghe trong giao tiếp 79 2. Lợi ích của việc biết lắng nghe người khác 80 3. Những thói quen xấu trong khi nghe và những tác hại do nghe kém 80 5
5. 4. Lắng nghe, (nghe có hiệu quả) 81 IV. Kỹ năng đặt câu hỏi. 82 1. Dùng câu hỏi để thu thập thông tin. 82 2. Các loại câu hỏi: 82 3. Dùng câu hỏi nhằm những mục đích khác. 84 V. Kỹ năng giao tiếp bằng điện thoại 85 1. Điện thoại - phương tiện giao tiếp đặc biệt 86 2. Kỹ năng nghiệp vụ sử dụng điện thoại 87 VI. Kỹ năng giao tiếp bằng thư tín 89 1. Một số quy tắc cần tuân thủ khi viết một lá thư trong hoạt động kinh 89 doanh. 2. Một số loại thư giao dịch trong kinh doanh. 90 VII. Giao tiếp trong môi trường doanh nghiệp 103 1. Giao tiếp nội bộ doanh nghiệp 103 2. Giao tiếp với bên ngoài. 108 Câu hỏi ôn tập, bài tập thực hành 110 Chương IV: đàm phán trong kinh doanh 114 I. Khái niệm, đặc điểm của đàm phán kinh doanh. 114 1. Khái niệm đàm phán kinhdoanh. 114 2. Đặc điểm của đàm phán kinh doanh. 114 II. Chiến lược, chiến thuật đàm phán kinh doanh: 115 1. Chiến lược đàm phán kinh doanh 116 2. Chiến thuật đàm phán kinh doanh 119 III. Các giai đoạn và hình thức đàm phán trong kinh doanh 120 1. Các giai đoạn đàm phán trong kinh doanh. 120 2. Các hình thức đàm phán giao dịch: 130 IV. Phá thế găng trong đàm phán. 132 1. Thế găng và nguyên nhân hình thành thế găng 132 2. Kỹ xảo phá thế găng. 135 V. Một số phong cách đàm phán trên thế giới 139 1. Phong cách đàm phán châu á 139 2. Phong cách đàm phán châu Âu 141 Câu hỏi ôn tập, bài tập thực hành 142 Phụ trương: Giao tiếp tìm việc làm (Chương tham khảo) 145 1. Tầm quan trọng của vấn đề tìm việc: 145 2. Những phẩm chất gây ấn tượng đối với người tuyển dụng (ông chủ) 145 3. Tìm nơi làm việc tốt nhất: Cần biết được: 146 4. Các bước tiến hành trong quá trình tìm việc 148 5. Phỏng vấn, một vấn đề đảm bảo quan trọng trong tìm việc làm 148 Tài liệu tham khảo 154 6
6. Chương i Kỹ năng xử lý văn bản A. Kỹ năng Tiếp nhận văn bản khoa học, chính luận ( Kỹ năng đọc) Văn bản là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp ngôn ngữ ở dạng viết. Đó là một tập hợp gồm nhiều câu, nhiều đoạn, nhiều chương, nhiều phần nhưng có tính trọn vẹn về nội dụng, tính hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới mục tiêu giao tiếp nhất định. Mỗi văn bản hướng tới một mục tiêu nhất định. Đó chính là mục đích giao tiếp của văn bản và trả lời cho các câu hỏi: Văn bản viết ra nhằm mục đích gì? Để làm gì? Mục tiêu của văn bản quy định việc lựa chọn chất liệu của nội dung, việc tổ chức chất liệu nội dung, việc lựa chọn phương tiện ngôn ngữ và tổ chức văn bản theo một cách thức nhất định ( phong cách chức năng ). Trong đời sống hàng ngày cũng như trong việc học tập và nghiên cứu khoa học của sinh viên, việc đọc để tiếp nhận đầy đủ, chính xác một văn bản của người khác là một việc diễn ra thường xuyên, liên tục. Nhà kinh doanh cũng hàng ngày phải tiếp xúc và xử lý các văn bản viết. Muốn nắm bắt được những nội dung thông tin có trong văn bản, muốn hiểu được văn bản một cách sâu sắc, người đọc phải có kĩ năng tiếp nhận văn bản. Nhưng kĩ năng tiếp nhận văn bản lại không phải tự nhiên có được mà cần phải qua một quá trình rèn luyện nghiêm túc, công phu và bền bỉ mới có thể đạt tới. Bởi vậy việc rèn luyện kĩ năng tiếp nhận văn bản là điều hết sức cần thiết đối với mỗi người sinh viên. Kỹ năng tiếp nhận văn bản bao gồm các thao tác tư duy và thao tác ngôn ngữ sau đây. I. Phân tích văn bản khoa học Để có thể tiếp nhận đầy đủ và chính xác những nội dung thông tin có trong văn bản, trước hết cần phải phân tích văn bản. Việc phân tích văn bản càng thực hiện tốt bao nhiêu thì việc lĩnh hội, tiếp nhận văn bản càng đạt hiệu quả cao bấy nhiêu. Để phân tích văn bản, ta phải trả lời ba câu hỏi sau: 1. Văn bản này viết về cái gì ? Câu hỏi này buộc ta phải tìm hiểu về mảng hiện thực được nói tới trong văn bản. Đó là đề tài của văn bản. 7
7. Mảng hiện thực này thường rất phong phú, đa dạng. Đó có thể là một sự việc, một hiện tượng; đó có thể là một suy nghĩ, một tâm trạng; và đó cũng có thể là một sự kiện, một vấn đề được tác giả quan tâm. Làm thế nào để có thể phát hiện ra mảng hiện thực đang được tác giả trình bày trong đó? Thông thường để phát hiện mảng hiện thực tác giả đưa vào văn bản, người ta dựa vào: + Đầu đề văn bản Nhìn chung, đầu đề của các văn bản, đặc biệt là trong các văn bản khoa học tự nó chỉ ra hiện thực và nhiều khi cả giới hạn, pham vi của hiện thực được phản ánh. Vì vậy, dựa vào đầu đề, chúng ta có thể xác định chính xác được nội dụng của văn bản và đến thẳng được những vấn đề mà văn bản đặt ra. + Các đề mục trong văn bản Không phải văn bản nào cũng có đề mục, nhưng đối với các văn bản khoa học có chứa các đề mục thì chính những đề mục đó sẽ góp phần làm sáng rõ thêm cho đầu đề văn bản và giúp chúng ta xác định càng chính xác hơn nội dung của văn bản. + Các từ ngữ được lặp đi lặp lại nhiều lần trong văn bản Trong văn bản, những từ ngữ thể hiện đề tài thường được lặp đi lặp lại nhiều lần nhằm duy trì sự thống nhất nội dung của văn bản. 2. Văn bản này viết ra nhằm mục đích gì ? Câu hỏi này hướng chúng ta tới việc tìm hiểu chủ đề chung và chủ đề bộ phận của văn bản. Thông qua mảng hiện thực khách quan được đưa vào trong văn bản, bao giờ người viết cũng nhằm đạt tới một mục đích nhất định. Nhưng cái đích đó có đạt được hay không lại tùy thuộc vào cách xử lý hiện thực được đưa vào văn bản của tác giả. Có thể cùng một hiện thực nhưng cách xử lý khác nhau sẽ dẫn chúng ta tới cách nhìn nhận và đánh giá khác nhau đối với văn bản. Cách xử lý hiện thực và hướng người viết cần đạt đến chính là chủ đề chung của văn bản. Cái đích đó, tùy từng văn bản cụ thể, sẽ có sự khác nhau. Có thể đó là sự ca ngợi, sự đồng tình, ủng hộ; cũng có thể là sự phê phán, chỉ trích hoặc đó cũng có thể là sự bộc lộ tâm tình, bày tỏ thái độ đối với hiện thực được nói tới trong văn bản. Bởi vậy, việc xác định hệ thống chủ đề của văn bản là cần thiết đối với việc phân tích tìm hiểu nội dung văn bản. 8
8. Chủ đề của văn bản khoa học thường được nói rõ ở đầu đề của văn bản. Để tìm hiểu chủ đề chung của văn bản, ngoài việc dựa vào đầu đề và các mục lớn nhỏ trong văn bản, chúng ta còn cần phải: - Dựa vào phần mở đầu và kết thúc văn bản Đây là những phần mở ra và khép lại toàn bộ văn bản. Chính hai phần này thể hiện tập trung nhất nội dung cơ bản nhất của văn bản. - Dựa vào hệ thống những câu chủ đề chứa đựng trong các đoạn văn (cũng thường là các chủ đề bộ phận). Phối hợp xem xét đầu đề của văn bản, các câu chủ đề của đoạn văn với việc tìm hiểu phần mở đầu và kết thúc văn bản, chúng ta xác định được chủ đề của văn bản. 3. Văn bản này có bố cục như thế nào? Câu hỏi này buộc chúng ta phải tìm hiểu kĩ về kết cấu logic của văn bản, cách lập luận trong văn bản Nói cách khác, ta phải tìm hiểu về những yếu tố thuộc hình thức tổ chức của văn bản. Cùng một đề tài và chủ đề, nghĩa là cùng một nội dung, nhưng cách tổ chức khác nhau sẽ đem lại những hiệu quả khác nhau, đặc biệt đối với văn bản văn học. Bố cục của văn bản khoa học thường dễ phát hiện nhờ một hệ thống đề mục từ lớn đến nhỏ theo lối viết diễn dịch. Tóm lại, để tiếp nhận văn bản một cách có hiệu quả, ta cần phải thực hiện các thao tác phân tích văn bản để tìm hiểu đề tài, hệ thống chủ đề và hình thức tổ chức của văn bản. Chỉ khi hiểu rõ những yếu tố này ta mới có thể nói rằng ta có khả năng hiểu đầy đủ và sâu sắc văn bản. II. Tóm tắt văn bản khoa học Sau khi phân tích và tìm hiểu văn bản, đặc biệt là văn bản khoa học, chúng ta thường có nhu cầu tóm tắt lại văn bản đó. Tóm tắt văn bản chủ yếu là ghi lại những nội dung chính của văn bản gốc dưới dạng dồn nén các thông tin theo một mục đích nào đó đã được định trước. Với những văn bản phong cách khác nhau việc tóm tắt văn bản, cũng sẽ có sự khác nhau. Dưới đây chúng ta sẽ chỉ đề cập tới những thao tác chủ yếu của việc tóm tắt các văn bản thuộc phong cách khoa học. 1. Mục đích của việc tóm tắt Tóm tắt văn bản khoa học có nhiều mục đích khác nhau. Có thể kể ra dưới đây một vài mục đích chính: 9
9. - Giúp ta lưu giữ tài liệu ở dạng ngắn gọn nhất. - Giúp ta nhớ nhanh những thông tin về nội dung cơ bản, những ý cốt lõi, những luận điểm chủ yếu của văn bản gốc. - Khi cần thiết có thể sự dụng bản tóm tắt làm trích dẫn hoặc làm căn cứ để khôi phục lại nội dung thông tin của văn bản gốc . - Giúp việc nhìn bao quát toàn bộ nội dung cũng như quá trình lập luận, dắt dẫn của văn bản gốc trở nên dễ dàng hơn. 2. Yêu cầu chung của việc tóm tắt Việc tóm tắt văn bản cần đạt những yêu cầu sau: - Bản tóm tắt phải đảm bảo ngắn gọn, cô đọng so với bản gốc. Cần loại bỏ tất cả các chi tiết phụ, rườm rà làm dài dòng văn bản tóm tắt. - Đảm bảo phản ánh trung thành những nội dung cơ bản, những hướng đích và cách thức lập luận, trình bầy nội dung của văn bản gốc. Tuyệt đối không được làm sai lạc tư tưởng, ý đồ của tác giả; tuyệt đối không được xuyên tạc hoặc thêm bớt bất kì một chi tiết nào vào bản tóm tắt khiến cho bản tóm tắt khác với bản gốc. - Bản tóm tắt cần phải phù hợp với mục đích đặt ra. Bản tóm tắt càng ngắn, càng gọn mà vẫn thoả mãn được mục đích đặt ra thì càng tốt. 3. Cách tóm tắt văn bản Giả sử sau khi đã phân tích, tìm hiểu đầy đủ văn bản “ Nghệ thuật quảng cáo hiện đại”, chúng ta tiến hành tóm tắt văn bản này. Để văn bản tóm tắt đạt được những yêu cầu như chúng ta vừa nêu ra ở mục trên, ta có thể tiến hành tóm tắt văn bản lần lượt theo các bước sau: 3.1. Bước 1 : Định hướng tóm tắt ở bước này chúng ta cần phải : - Xác định rõ mục đích tóm tắt Đây là bước khởi đầu chi phối tất cả các quá trình tóm tắt sau này, từ việc chọn cách tóm tắt, lọc các chi tiết đến việc tính toán độ dài ngắn của văn bản. Vì thế, chỉ khi chúng ta định rõ được mục đích thì việc tóm tắt mới nên bắt đầu tiến hành. - Chọn cách tóm tắt Dựa vào mục đích đặt ra, chúng ta lựa chọn cách tóm tắt sao cho phù hợp Có thể nêu ra ở đây một vài cách tóm tắt thường hay được sử dụng: 10
10. + Tóm tắt thành đề cương. + Tóm tắt thành văn bản nhỏ + Tóm tắt thành một câu ( nén câu ) 3.2. Bước 2 : Tiến hành tóm tắt Sau bước định hướng tóm tắt, nghĩa là đã xác định được mục đích và cách tóm tắt, chúng ta bắt đầu tiến hành tóm tắt văn bản. Dựa vào kết quả của việc phân tích và tìm hiểu văn bản, chúng ta có thể triển khai việc tóm tắt văn bản một cách thuận lợi. Ta hãy cùng tóm tắt văn bản “ Nghệ thuật quảng cáo hiện đại” được nói tới ở trên theo 3 cách. a. Cách 1 : Tóm tắt văn bản thành đề cương. Trước hết là tóm tắt thành đề cương khung (đề cương tổng quát) sau đó chi tiết hoá bộ khung đó để có được đề cương chi tiết của văn bản. + Dựa vào hệ thống chủ đề bộ phận của văn bản gốc để hình thành bộ khung cho đề cương tóm tắt văn bản. Đối với văn bản có sẵn các đề mục thì mỗi đề mục đó sẽ ứng với một ý lớn, một mục trong đề cương. Đối với văn bản không có đề mục ta cần dựa vào các chủ đề bộ phận để lập thành từng mục ý cho đề cương. Khi lập bộ khung đề cương, chúng ta nên chú ý sử dụng các kí hiệu chữ số Lamã ( I, II, III ), chữ số ả rập (1,2,3 ), các con chữ hoa (A,B,C) để tách các bậc ý lớn nhỏ, ý chính phụ cho thật rõ ràng. Đối với các văn bản gốc đã có sẵn kí hiệu, ta có thể dùng ngay các kí hiệu đó cho văn bản tóm tắt. Đối với các văn bản không có kí hiệu sẵn, chúng ta phải dựa vào các bậc ý trong văn bản mà ghi kí hiệu cho phù hợp. Điều quan trọng là nhất thiết phải dùng cùng một loại kí hiệu cho những ý ngang bậc nhau, không dùng hai ba loại kí hiệu cho cùng một bậc ý. Không phải văn bản nào cũng cần dùng các kí hiệu (nhất là đối với các văn bản có độ dài chừng khoảng một hai trang in), nhưng việc dùng kí hiệu sẽ giúp chúng ta hiểu sâu hơn về cách lập luận, cách dắt dẫn của người viết, đồng thời chúng ta cũng bao quát được các bậc ý một cách rõ ràng hơn. b. Cách 2 : Tóm tắt thành văn bản nhỏ Tóm tắt thành văn bản nhỏ là việc rút gọn văn bản gốc về mặt dung lượng thành văn bản tóm tắt có dung lượng nhỏ hơn nhưng vẫn giữ được những nội dung cơ bản, những ý chính của văn bản gốc. 11
11. Văn bản tóm tắt thường có bố cục ba phần tương tự như văn bản gốc: - Phần mở đầu và phần kết thúc có thể được tóm tắt bằng cách đưa câu chủ đề có trong phần mở đầu và phần kết thúc của văn bản gốc vào bản tóm tắt. Đối với văn bản gốc không có câu chủ đề, ta cần phải tìm cách tóm tắt các ý đó thành một hoặc hai câu để đưa vào bản tóm tắt của mình-Phần triển khai có thể được tóm tắt lần lượt bằng cách bám theo hệ thống các luận điểm được trình bầy trong văn bản gốc. Các luận điểm này thường được thể hiện ngay trong câu chủ đề của các đoạn văn, vì thế khi tóm tắt, ta có thể sử dụng những câu chủ đề này. Nếu như văn bản không sử dụng câu chủ đề trong đoạn văn, ta phải tự khái quát ý của từng đọan hoặc một vài đoạn thành một hoặc hai câu để đưa vào bản tóm tắt. Khi sắp xếp các câu như vậy, ta cần sử dụng các phương tiện ngôn ngữ thích hợp liên kết các câu lại sao cho văn bản tóm tắt trở thành một thể thống nhất, mạch lạc . Khi tóm tắt các văn bản khoa học, cần lưu ý sử dụng hệ thống thuật ngữ phù hợp với văn bản gốc. c. Cách 3 : Tóm tắt thành một câu Cách này đòi hỏi chúng ta phải nắm được đề tài và chủ đề của văn bản (dựa vào câu chủ đề trong các đoạn văn) rồi tự tóm tắt toàn bộ văn bản thành một câu. iII. Kỹ năng đọc hiểu giáo trình trước khi nghe giảng Đây là khâu đầu tiên trong quá trình tự học mà sinh viên phải làm tốt để tạo tiền đề cho cuộc đối thoại GV-SV trong giờ giảng 1- Các mức độ đọc giáo trình. a- Đọc biết : đọc nhanh, đọc lướt để biết được giáo trình có viết về cái đó và cái đó nằm ở chỗ nào trong giáo trình . b- Đọc hiểu : đọc lại, chậm hơn để giải thích được các nội dung đã biết theo chiều xuôi. c- Đọc sâu : đọc lại, đặt ngược vấn đề hoặc đi sâu vào những đoạn, những ý, những cụm từ cảm thấy có vấn đề, đặt câu hỏi tại sao và tự trả lời . Hãy tra cứu các loại từ điển có liên quan. d- Đọc mở rộng : đọc thêm giáo trình của các tác giả khác hoặc đọc tài liệu tham khảo trong đó trình bày kỹ hơn vấn đề đã viết trong giáo trình. 12
12. 2- Đọc hiểu toàn bộ giáo trình môn học Đây là công việc của giai đoạn cuối môn học hoặc giai đoạn ôn tập và thi . 2.1. Qua tất cả các chương mục đã học hãy tìm ra vấn đề trung tâm của môn học và xác định mối quan hệ nội tại giữa vấn đề trung tâm với các vấn đề còn lại . Từ đó vẽ ra được sơ đồ quan hệ giữa chủ đề chung với các chủ đề bộ phận và các tiểu ý. Trong hệ thống kiến thức môn học hãy tìm ra nhóm kiến thức cơ bản nhất (nhóm khái niệm, qui luật, nguyên tắc, quan điểm) chi phối các kiến thức còn lại. Thử tìm cách vẽ ra được cái cây kiến thức chủ yếu của môn học. 2.2. Xác lập mối quan hệ lôgic giữa các chương mục, giữa các nhóm kiến thức : - Quan hệ: nền tảng và phái sinh - Quan hệ: nhân quả, tuỳ thuộc. - Quan hệ: đồng đẳng, thứ bậc. - Quan hệ: dọc và ngang. 2.3. So sánh nội dung môn học này với nội dung các môn học gần gũi và các môn học rất khác biệt để phát hiện dược ranh giới giữa chúng và đặc trưng của mỗi môn học đó. Cẩm nang số 1 Kỹ năng phân tích văn bản Thứ tự công việc cần làm Các kỹ năng cần tập thành thạo Trả lời các câu hỏi sau: 1.1 Tìm hiểu đầu đề của văn bản 1. Văn bản này viết về 1.2 Điểm các đề mục trong văn bản cái gì? (nếu văn bản có đề mục) (Đề tài của văn bản) 1.3 Phát hiện các từ ngữ được lập lại nhiều lần trong văn bản 2.1 Tìm hiểu qua đầu đề và các đề mục lớn nhỏ trong văn bản 1. Văn bản này viết nhằm 2.2 Tìm hiểu đoạn mở đầu văn bản mục đích gì? 2.3 Tìm hiểu đoạn kết văn bản (Chủ đề của văn bản) 2.4 Tìm hiểu những câu chủ đề bộ phận chứa đựng trong từng đoạn văn 2. Văn bản có bố cục như 3.1 Dựa vào các đề mục đã có trong văn bản. Nếu không thế nào? có đề mục dựa vào nội dung của đoạn mở, đoạn kết (Hình thức tổ chức của văn và các chủ đề bộ phận mà xác định bố cục. bản) 13
13. Cẩm nang số 2 Tóm tắt văn bản Thứ tự công việc phải làm Các kỹ năng cần tập thành thạo • Xác định mục đích tóm tắt • Chọn cách tóm tắt 1.1 Tìm hệ thống chủ đề bộ phận của văn bản gốc bằng cách tìm chủ đề ở mỗi đoạn của văn bản. 1.2 Dựa vào hệ thống chủ đề bộ phận để lập khung 1. Tóm tắt thành đề cương cho đề cương. khung (Đề cương sơ lược) 1.3 Nêu văn bản có chia sẵn đề mục thì lấy hệ thống đề mục làm khung cho đề cương tóm tắt. 1.4 Đánh số khung đề cương bằng các ký hiệu phù hợp 2. Tóm tắt thành đề cương 2.1 Đưa ý lớn, ý nhỏ phù hợp vào mỗi đề mục của chi tiết khung đề cương. 3. Tóm tắt thành văn bản nhỏ 3.1 Giữ lại các câu chủ đề bộ phận 4. Tóm tắt thành một câu 4.1 Đó là câu chủ đề chung của cả văn bản. Câu hỏi ôn tập 1- Để phân tích một văn bản chúng ta cần đặt ra và trả lời những câu hỏi nào ? Làm thế nào để trả lời từng câu hỏi đó ? 2- Phân tích một văn bản nhằm mục đích gì ? 3- Có mấy cách tóm tắt văn bản ? Cách nào quan trọng nhất tại sao? 4- Muốn tóm tắt vản bản thành đề cương cần thực hiện những thao tác nào ? 5- Muốn tóm tắt văn bản thành văn bản nhỏ cần thực hiện những thao tác nào? Kỹ năng đọc hiểu giáo trình trước khi nghe giảng               Kỹ năng tối thiểu nhất thiết phải thành thạo:  - Tìm chủ đề chung và chủ đề bộ phận của văn bản. - Tóm tắt văn bản thành đề cương khung và đề cương chi tiết. 14
14. b. Kỹ năng viết ( Tạo lập văn bản khoa học, chính luận). Tạo lập văn bản là một trong hai quá trình giao tiếp dưới dạng viết. Nó không đơn thuần là việc sử dụng các phương tiện ngôn ngữ để viết văn bản mà bao gồm nhiều giai đoạn: định hướng, lập chương trình biểu đạt, thực hiện chương trình và kiểm tra hiệu đính. I. Định hướng - Xác định chủ đề văn bản Khi bắt tay viết một văn bản, cần định hướng rõ rệt cho văn bản đó tức là xác định chủ đề chung và các chủ đề bộ phận của văn bản. Công việc định hướng này bao gồm các thao tác chủ yếu sau : 1. Xác định mục đích viết - Viết để làm gì? Văn bản bao giờ cũng được viết ra nhằm một mục đích nhất định. Đích của văn bản chi phối toàn bộ văn bản từ nội dung đến cách viết như thế nào. Bởi vậy, công việc đầu tiên của người cầm bút là hãy trả lời câu hỏi : Viết để làm gì? 2. Xác định các nhân vật giao tiếp - Viết cho ai đọc? Trong hoạt động giao tiếp ở dạng viết có hai loại nhân vật : Người viết và người đọc. Nhiều khi người ta quen thuộc với việc viết nên ít để ý đến tư cách của người viết với người đọc. Thực ra, mỗi khi viết một văn bản, người viết luôn luôn xuất hiện với một tư cách nhất định và tùy theo tư cách ấy mà có cách viết khác nhau. Chẳng hạn, cùng một người nhưng mỗi lần viết thư lại có thể trong mỗi tư cách khác nhau. Khi là con, khi là bạn, khi là học trò, khi lại là công chức. Từ nội dung đến cách viết các bức thư ấy có nhiều điểm khác nhau như chúng ta đã biết. Nội dung và cách viết còn phụ thuộc vào người đọc. Tuỳ thuộc vào trình độ, thái độ, chính trị, tình cảm, sở thích của người đọc mà người viết chọn cách xử lý văn bản. 3. Xác định hoàn cảnh viết - Viết trong hoàn cảnh nào? Viết trong hoàn cảnh thời gian, không gian văn hoá - xã hội như thế nào? Đặc điểm của hoàn cảnh viết cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình tạo lập văn bản. 4. Xác định hệ thống chủ đề văn bản Quá trình xây dựng văn bản gắn liền với quá trình xác định hệ thống chủ đề: Từ chủ đề chung đến chủ đề bộ phận văn bản. Chủ đề chung là vấn đề cơ bản, bao trùm lên toàn bộ văn bản. Chủ đề chung được thể hiện thông qua các chủ đề bộ phận của văn bản. Chủ đề bộ phận chính là các nội dung nhằm triển khai, làm sáng tỏ cho nội dung 15
15. của chủ đề chung. Chúng chính là các mặt, các khía cạnh, các phương tiện biểu hiện của chủ đề chung. Hãy phân tích chủ đề chung và chủ đề bộ phận trong văn bản sau : Khắc phục lạm phát Trong lịch sử của mình các nước trên thế giới đều trải qua lạm phát với những mức độ khác nhau. Nhưng nguyên nhân lạm phát đều có điểm chung nhưng mỗi nền kinh tế đều có những đặc điểm riêng biệt, nên lạm phát của mỗi nước lại mang tính chất trầm trọng và phức tạp khác nhau. Để thoát khỏi lạm phát, chiến lược chống lạm phát của mỗi quốc gia không thể không xét đến những đặc điểm riêng biệt của mình. Nếu không tính đến những cái riêng của mỗi nước thì giải pháp chung được lựa chọn thường là : - Đối với mọi cuộc siêu lạm phát và lạm phát phi mã hầu như đều gắn chặt với sự tăng trưởng nhanh chóng về tiền tệ, có mức độ thâm hụt ngày càng lớn về ngân sách và có độ tăng lương danh nghĩa cao. Vì vậy, giảm mạnh tốc độ tăng cung tiền, cắt giảm mạnh mẽ chi tiêu ngân sách và kiểm soát có hiệu quả việc tăng lương danh nghĩa chắc chắn sẽ chặn đứng và đẩy lùi lạm phát. Thực chất của giải pháp trên là tạo ra cú sốc cầu ( giảm cung tiền, tăng lãi suất, giảm thu nhập dẫn tới giảm tiêu dùng, đầu tư, chi tiêu chính phủ ) đẩy nền kinh tế đi xuống dọc đường Phillips ngắn hạn và do vậy cũng gây ra một mức độ suy thoái và thất nghiệp nhất định. Nếu biện pháp trên được giữ vững, nền kinh tế sẽ tự điều chỉnh và sau một thời gian giá cả sẽ đạt ở mức lạm phát thấp hơn và sản lượng trở lại tiềm năng ( đường Phillips sẽ chuyển dịch xuống dưới ). Tốc độ giảm lạm phát sẽ tuỳ thuộc vào sự kiên trì và liên tục của các biện pháp chính sách. - Đối với lạm phát vừa phải muốn kiềm chế và đẩy từ từ xuống mức thấp hơn cũng đòi hỏi áp dụng các chính sách nói trên. Tuy nhiên, vì biện pháp trên kéo theo sự suy thoái và thất nghiệp- một cái giá đắt - nên việc kiểm soát chính sách tiền tệ và chính sách tài khoá trở nên phức tạp và đòi hỏi thận trọng. Đặc biệt với các nước đang phát triển không chỉ cần kiềm chế lạm phát mà còn đòi hỏi có sự tăng trưởng nhanh.Trong điều kiện đó việc kiểm soát chặt chẽ các chính sách tài khóa và tiền tệ vẫn là những biện pháp cần thiết, nhưng cần có sự phối hợp, tính toán tỉ mỉ với mức thận trọng cao hơn. Về lâu dài ở các nước này, chăm lo mở rộng sản lượng tiềm năng bằng các nguồn vốn 16
16. trong và ngoài nước cũng là một trong những hướng quan trọng nhất để đảm bảo vừa nâng cao sản lượng, mức sống vừa ổn định giá cả một cách bền vững. - Có thể xoá bỏ hoàn toàn lạm phát hay không ? Cái giá phải trả của việc xoá bỏ hoàn toàn lạm phát không tương xứng với lợi ích đem lại của nó. Vì vậy các quốc gia thường chấp nhận lạm phát ở mức thấp và xử lý ảnh hưởng của nó bằng việc chỉ số hoá các yếu tố chi phí như tiền lương, lãi suất, giá vật tư Đó là cách làm cho sự thiệt hại của lạm pháp là ít nhất. Chủ đề chung của văn bản trên đây là : Giải pháp chống lạm phát của mỗi quốc gia. Chủ đề chung này được triển khai cụ thể bằng các chủ đề bộ phận: Giải pháp chống siêu lạm phát, giải pháp chống lạm phát ở mức độ vừa phải và xoá bỏ lạm phát. Cơ sở cơ bản để triển khai chủ đề chung thành các chủ đề bộ phận là hai loại quan hệ sau đây: * Các quan hệ mang tính khách quan - Quan hệ có tính chất nội tại giữa đối tượng và các thành tố tạo nên đối tượng, ví dụ, chủ đề chung: Nạn ô nhiểm môi trường có các chủ đề bộ phận với tư cách là các thành tố của môi trường sau: + Nạn ô nhiễm đất. + Nạn ô nhiễm nước. + Nạn ô nhiễm không khí. - Quan hệ giữa đối tượng với môi trường xung quanh nó, ví dụ chủ đề ô nhiễm môi trường có thể được triển khai theo hướng xét quan hệ giữa con người với môi trường để làm sáng tỏ các khía cạnh : ô nhiễm môi trường ảnh hưởng đến cuộc sống con người như thế nào, con người tác động đến môi trường ra sao * Các quan hệ mang tính chất chủ quan Quan hệ mang tính chất chủ quan là quan hệ giữa người viết với đối tượng được phản ánh, thể hiện sự nhận thức, phân loại, đánh giá đối với các nội dung trình bầy về đối tượng chẳng hạn chủ đề chung nguyên nhân của tình trạng đọng vốn trong các ngân hàng có thể được triển khai thành các chủ đề bộ phận sau : + Mạng lưới các ngân hàng được mở rộng, đồng tiền ổn định, thu nhập của người dân nâng cao. + Nhiều doanh nghiệp còn tư tưởng bao cấp, ỷ lại vào nguồn vốn cấp phát của nhà nước mà không chủ động vay vốn ngân hàng. 17
17. + Còn vướng mắc về cơ chế cho vay nên chưa tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng. + Năng lực của cán bộ ngân hàng còn hạn chế. II - Xây dựng lập luận phục vụ chủ đề văn bản Đối với những văn bản có mục đích tác động vào nhận thức người đọc, thuyết phục họ tin vào những điều được trình bầy như văn bản chính luận, văn bản khoa học thì lập luận giữ một vai trò rất quan trọng. Lập luận là đưa ra các lý lẽ và bằng chứng nhằm hướng người đọc, người nghe đến kết luận mà người viết, người nói cho là đúng đắn. Như vậy, để có một lập luận, người viết phải biết tìm các lý lẽ, bằng chứng ( các luận cứ ) và biết cách trình bày các luận cứ một cách thuyết phục để đạt được mục đích của bài viết. 1. Tìm luận cứ Có 3 loại luận cứ: dẫn chứng thực tế; số liệu thống kê; luận điểm đã được chứng minh. 1.1. Các dẫn chứng thực tế, có tính chất “ người thật việc thật “. Nêu dẫn chứng thực tế với tư cách là luận cứ có tác dụng đánh trực tiếp vào trực giác người đọc, huy động được vốn sống của họ. Cách nêu dẫn chứng này lại giản tiện, không cần thiết phải tra cứu. Tuy nhiên dẫn chứng thực tế phải phản ánh đúng bản chất thì mới có giá trị thuyết phục. 1.2. Số liệu thống kê là loại luận cứ có sức thuyết phục lớn, đặc biệt trong các văn bản khoa học, chính luận và hành chính Khi nêu số liệu, cần chỉ rõ nguồn gốc của chúng ( điều tra trực tiếp hay lấy từ nguồn tư liệu đáng tin cậy nào ). Ví dụ: Điều đáng lưu ý là hiện tượng vốn thừa, gắn liền với nợ quá hạn phải trả gia tăng. Theo báo cáo đã được công bố, tỉ lệ nợ quá hạn đến đầu tháng 9-1996 lên 4,37%, cá biệt có ngân hàng thương mại cổ phần tỉ lệ này lên đến con số trên dưới 10%. Nhưng nhiều ý kiến cho rằng đó không phải là con số đúng mà thực tế còn cao hơn. 1.3. Các luận điểm đã được chứng minh là đúng, hoặc đã được mọi người thừa nhận. Trích dẫn các luận điểm thường được sử dụng có hiệu quả trong các văn bản khoa học và chính luận. Có hai cách trích dẫn luận điểm: trích dẫn trực tiếp và trích dẫn gián tiếp. 18
18. a. Trích dẫn trực tiếp : Tư liệu được trích dẫn nguyên văn và đặt trong dấu ngoặc kép. Người trích dẫn cần chú thích rõ xuất xứ trích dẫn để người đọc có thể kiểm tra làm tăng sức tin cậy của luận chứng. Ví dụ : “Tất cả mọi người sinh ra đều có quyền bình đẳng. Tạo hoá cho họ những quyền không ai có thể xâm phạm được, trong những quyền đấy, có quyền được sống, quyền tự do, và quyền mưu cầu hạnh phúc “. Lời bất hủ ấy ở trong bản Tuyên ngôn độc lập năm 1776 của Mỹ. Suy rộng ra câu ấy có nghĩa là : Tất cả mọi dân tộc trên thế giới đều sinh ra bình đẳng, dân tộc nào cũng có quyền sống, quyền sung sướng và quyền tự do”. b. Trích dẫn gián tiếp : Tư liệu trích dẫn không cần phải chính xác từng câu chữ so với nguyên văn mà chỉ cốt truyền đạt được ý tưởng của văn bản. Các thông tin xuất xứ từ tư liệu cũng cần chỉ ra. Ví dụ : Trong tác phẩm nổi tiếng “Nguồn gốc các loài” E.Darwin đã khẳng định rằng tất cả các giống gà nuôi trên thế giới đều bắt nguồn từ loài gà rừng Đông Nam á. Khi trích dẫn ý kiến, quan điểm của người khác, cần lưu ý một số điểm sau: 1) Nếu trích dẫn trực tiếp, không được tự ý thêm bớt từ ngữ của câu được trích dẫn. 2) Nếu cần thiết, có thể lược bỏ phần nào đó ý kiến trích dẫn. Tuy nhiên việc lược bỏ này không được làm sai lệch tư tưởng của tác giả.Đoạn bị lược bỏ được thay bằng kí hiệu [ ] 3) Nếu có lí do xác đáng,người trích có thể thêm một số từ ngữ nào đó vào ý kiến trích dẫn ( chẳng hạn để nhấn mạnh hoặc giải thích ).Cần đặt từ ngữ được thêm vào trong ngoặc đơn và nói rõ đó là lời của ai. Ví dụ: Khi trích dẫn Di chúc của Bác, người dẫn đã thay thế từ trong trường hợp sau đây : “ Tôi có ý định đến ngày đó ( tức ngày giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước - BMT), tôi đi khắp hai miền Nam Bắc để chúc mừng đồng bào, cán bộ và chiến sĩ anh hùng “ - Các lý lẽ, nhiều khi để bênh vực cho một ý kiến nào đó, người ta có thể căn cứ vào các “ lẽ thường “ được mọi người chấp nhận như trường hợp sau đây : Chúng ta chống bệnh chủ quan, chống bệnh hẹp hòi, đồng thời cũng phải chống thói ba hoa. Vì thói này cũng hại như hai bệnh kia. Vì thói ba hoa còn tức là bệnh chủ quan và bệnh hẹp hòi chưa khỏi hẳn. 19
19. 2. Tìm cách luận chứng Tính thuyết phục của lập luận chẳng những phụ thuộc vào lý lẽ, bằng chứng mà còn phụ thuộc vào cách luận chứng, tức là biết vận dụng các phép suy luận lôgíc để trình bày các lý lẽ và dẫn chứng một cách hợp lý nhất để chứng minh cho luận điểm đã nêu ra. 2.1 Lập luận diễn dịch Diễn dịch là cách lập luận xuất phát từ các tri thức chung, đã được kiểm nghiệm mà suy ra các tri thức riêng. Ví dụ: Muốn làm bạn phải hiểu nhau. Nếu không hiểu nhau không thành bạn. Người tuyên truyền không điều tra, không phân tách, không nghiên cứu không hiểu biết quần chúng, chỉ gặp sao nói vậy, bạ gì viết nấy, nhất định thất bại. 2.2 Lập luận quy nạp Quy nạp là cách lập luận ngược với diễn dịch. Đó là cách suy luận đi từ những biểu hiện cụ thể riêng biệt đến những nhận định tổng quát. 2.3 Lập luận quy nạp kết hợp với diễn dịch Việt Nam là một quốc gia thống nhất gồm nhiều dân tộc cùng sinh sống, kề vai sát cánh với nhau trong suốt quá trình dựng nước và giữ nước. Các dân tộc thiểu số nước ta cư trú xen kẽ trên địa bàn rộng lớn, có vị trí chiến lược đặc biệt quan trọng về chính trị, kinh tế, an ninh, quốc phòng và bảo vệ môi trường sinh thái. Đồng bào các dân tộc thiểu số nước ta có truyền thống đoàn kết lâu đời trong đấu tranh chống giặc ngoại xâm, chế ngự thiên nhiên, khắc phục thiên tai và xây dựng đất nước. Mỗi dân tộc có sắc thái văn hoá riêng, góp phần tạo nên sự đa dạng, phong phú của nền văn hoá Việt Nam thống nhất. 2.4 Lập luận bằng cách nêu phản đề Lập luận này còn gọi là lập luận bác bỏ. Người lập luận đưa ra những ý kiến trái ngược với ý kiến của mình rồi lần lượt bác bỏ từng luận điểm của họ bằng cách chỉ ra tính vô lý của lập luận, bác bỏ từng luận cứ, nêu hậu quả tai hại của quan điểm cần bác bỏ. Ví dụ: Thế mà có nhiều cán bộ ta xem khinh việc tuyên truyền của địch. Các đồng chí ấy nói: Ai chẳng biết đế quốc Pháp - Mỹ là độc ác, Việt gian bù nhìn là xấu xa. Ai 20
20. chẳng biết dân ta, chính phủ ta, cụ Hồ ta một lòng vì dân vì nước và kháng chiến nhất định thắng lợi. Cho nên dù địch tuyên truyền mấy cũng chẳng ai nghe. Nghĩ như vậy là họ sai lầm, là chủ quan khinh địch là rất nguy hiểm, là để một thứ vũ khí sắc bén cho địch chống lại. Nhân dân ta tốt thật. Nhưng ta nên nhớ câu chuyện anh Tăng. Địch tuyên truyền xảo quyệt và bền bỉ, ngày này đến ngày khác, năm này đến năm khác. “Giọt nước nhỏ lâu, đá cũng mòn". Cho nên không khỏi có một số đồng bào bị địch tuyên truyền mãi mà hoang mang. 3. Biết cách sử dụng các phương tiện liên kết lập luận Trong khi luận chứng, một mặt các luận điểm phải được trình bầy rõ ràng tách bạch nhau, nhưng mặt khác, chúng phải được liên kết chặt chẽ với nhau để tạo nên một chỉnh thể hướng tới mục đích của bài viết. Vì vậy, các phương tiên liên kết lập luận giữ một vai trò hết sức quan trọng. Về mặt nội dung, có thể sử dụng các phương tiện liên kết với các ý nghĩa khác nhau, chẳng hạn : - ý nghĩa trình tự : Trước tiên, thoạt tiên, thoạt đầu, trước hết, sau đó, tiếp theo, một là, hai là, ba là, cuối cùng, rút cuộc, - ý nghĩa tương đồng : Trước tiên, thoạt tiên, thoạt đầu, trước hết, sau đó, tiếp theo, một là, hai là, ba là, cuối cùng, rút cuộc, - ý nghĩa tương phản : Nhưng, song, tuy nhưng, tuy vậy, tuy nhiên, ngược lại, thế mà, có điều - ý nghĩa nhân quả : Bởi thế, vì vậy, do vậy, cho nên, như vậy, do đó Về mặt chức năng, các phương tiện liên kết có thể thực hiện các chức năng sau : - Dẫn nhập luận cứ : Vì, bởi vì, do vì - Dẫn nhập kết luận : Nên, cho nên, vì vậy, như vậy, do đó, do vậy - Nối kết giữa các luận cứ : Ngoài ra, bên cạnh đó, vả lại, nhưng, hơn thế nữa, thêm vào đó, một mặt, mặt khác III - Xây dựng đề cương văn bản 1. Tác dụng và yêu cầu của một đề cương Đề cương được coi là bản phác thảo về nội dung đại lược của một văn bản. Có được một đề cương tốt đã là một đảm bảo khá chắc chắn cho sự thành công của việc viết văn bản. Việc lập đề cương trước khi viết một văn bản có những lợi ích sau: 21
21. Tránh được tình trạng văn bản triển khai sai đích, lạc trọng tâm. Nội dung của văn bản càng phong phú, phức tạp, càng cần phải có đề cương chi tiết. Thông qua việc lập đề cương người viết có điều kiện suy nghĩ sâu và toàn diện hơn để rà soát, điều chỉnh và phát triển sâu thêm những ý quan trọng, bỏ những ý trùng lặp, đồng thời sắp xếp các ý trong bài hợp lý hơn, tránh được tình trạng mất cân đối giữa các phần. 2. Các bước lập đề cương cho văn bản 2.1 Xác lập hệ thống ý (lập ý) a. Xác lập các ý lớn. Trên đây, chúng ta đã bàn đến việc xác lập hệ thống chủ đề cho văn bản. Việc xác lập hệ thống ý có liên quan đến công việc xác định chủ đề của văn bản. Có thể quan niệm thực chất của việc xác lập các ý lớn chính là xác lập các chủ đề bộ phận phục vụ cho chủ đề chung của văn bản. b. Xác lập các ý nhỏ. Các ý lớn cần được cụ thể hoá, triển khai thành các ý nhỏ. Đến lượt mình các ý nhỏ lại được triển khai thành các ý nhỏ hơn nữa. Chẳng hạn, khi bàn về vấn đề ô nhiễm môi trường thì việc xem xét thực trạng ô nhiễm môi trường là chủ đề bộ phận ( ý lớn ). ý lớn này có thể triển khai thành các ý nhỏ: - Ô nhiễm nguồn nước - Ô nhiễm không khí - Ô nhiễm đất đai Các ý nhỏ lại được triển khai cụ thể hơn. Chẳng hạn ý “ ô nhiễm nguồn nước “ có thể được triển khai thành các ý sau: - Ô nhiễm nước sông - Ô nhiễm nước biển - Ô nhiễm nước ngầm 2.2 Sắp xếp ý, xây dựng bố cục (lập dàn bài) Cần đảm bảo sao cho người đọc dễ tiếp thu nhất và người viết có thể trình bầy tiết kiệm nhất, không bị trùng lặp. Đề cương có bố cục 3 phần : Mở đầu, khai triển và kết luận. a. Phần mở đầu Phần mở đầu có những nội dung cơ bản sau : - Đưa ra những thông tin nền làm bối cảnh cho chủ đề chung của văn bản. Đây là phần đặt vấn đề có tác dụng dẫn nhập tới chủ đề và mục đích của bài viết. Nếu mở đầu theo lối trực tiếp thì không cần nội dung này. - Giới thiệu chủ đề chung của văn bản và mục đích của bài viết. - Định hướng triển khai chủ đề chung. 22
22. b. Phần khai triển Phần khai triển là phần chính của văn bản. Phần này có thể được trình bày bằng nhiều cách khác nhau tuỳ thuộc vào loại vấn đề được trình bày, kiểu loại văn bản, đối tượng mà văn bản hướng tới, hoặc cũng có thể tuỳ thuộc vào sở truờng của người viết. Tuy vậy, nhìn chung phần triển khai thường được trình bày theo một số kiểu cơ bản sau. - Trình bày theo trình tự thời gian. Phương thức trình bày này thường được sử dụng để miêu tả các sự kiện lịch sử, các văn bản có tính chất tự thuật như tiểu sử, báo cáo quá trình công tác. Phương thức này cũng hay gặp trong văn bản khoa học để miêu tả quá trình thí nghiệm, quá trình phản ứng hoá học, quá trình biến đổi tâm sinh lý hay quá trình vận hành của máy móc. Các trình bày này rất đơn giản: sự kiện, thao tác nào xảy ra trước được trình bày trước; sự kiện, thao tác nào xảy ra sau thì trình bày sau. - Trình bày vấn đề theo các quan hệ logic khách quan, tồn tại thực tế. Cách trình bày này dựa trên các mối quan hệ nội tại của đối tượng, như quan hệ nguyên nhân-kết quả, quan hệ chỉnh thể-bộ phận, quan hệ không gian (xa đến gần, phải qua trái, trên xuống dưới ). Theo cách này, chủ đề chung của văn bản dần dần được thể hiện trong các chủ đề bộ phận và được xem xét cụ thể và cặn kẽ hơn theo một trình tự logic nhất định. - Trình bày theo sự đánh giá chủ quan của người viết. Một mặt đối tượng có logic nội bộ của mình, mặt khác đối tượng lại được nhìn nhận theo sự đánh giá chủ quan của người viết, chẳng hạn như có thể trình bày theo mức độ quan trọng của các chủ đề bộ phận của văn bản, theo định hướng giao tiếp đặt ra. - Trình bày theo tâm lý cảm xúc của người viết. Cách trình bày này thích hợp với các đề tài có tính chất cảm xúc cá nhân, đời sống riêng tư. c. Phần kết luận Phần này có những nội dung cơ bản sau: - Tóm lược và nhấn mạnh ý cơ bản trong phần triển khai - Đưa ra bình luận về chủ đề đã được bàn đến và hướng tới hành động. 3. Hình thức trình bầy đề cương Một đề cương tốt cần phải được trình bầy dưới hình thức sáng rõ biểu hiện được các mối quan hệ và tiến trình triển khai nội dung. Bởi vậy, cần phải chú ý một số phương tiện sau: 3.1. Đặt tiêu đề cho các phần, các chương, các mục ( tức cho hệ thống ý của văn bản ). Tiêu đề cần ngắn gọn, phù hợp với nội dung cần triển khai. Thông thường tiêu đề có cấu tạo là một ngữ danh từ, ngữ động từ hoặc câu đơn ngắn gọn. Các tiêu đề cùng một cấp độ được biểu bằng thị cùng một kết cấu ngữ pháp. 23
23. 3.2. Dùng các ký hiệu chỉ thứ tự và chỉ quan hệ giữa các tiêu đề một cách nhất quán, hợp lý, phản ánh được thứ tự trình bầy, quan hệ ngang cấp hay khác cấp, bình đẳng hay phụ thuộc. Có thể sử dụng các số Lamã, ả rập, các chữ cái, các dấu -, +, Sau đây là một đề cương để chúng ta tham khảo ở đây đề tài được bàn luận đến là vấn đề hiệu quả nguồn vốn. Chủ đề của bài viết là phân tích sự kém hiệu quả trong việc sử dụng vốn ở nước ta. Do đó bài viết có tiêu đề: Cần sử dụng có hiệu quả nguồn vốn I . Phần mở đầu Sử dụng vốn kém hiệu quả: thực trạng yếu kém, nguyên nhân và giải pháp nâng cao II . Phần triển khai 1. Những non yếu của việc sử dụng vốn ở nước ta. a) Non yếu của việc sử dụng vốn trong nước - Huy động vốn trong dân còn thấp. - Đọng vốn - Sử dụng vốn thiếu hiệu quả b) Non yếu trong việc sử dụng vốn nước ngoài - Thu hút vốn đầu tư nước ngoài còn thấp - Giải vốn chậm - Sử dụng vốn thiếu hiệu quả 2. Nguyên nhân của những yếu kém trong việc sử dụng vốn a) Về phía người sử dụng vốn b) Về phía ngân hàng c) Về phía chế độ chính sách của nhà nước 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. a) Đào tạo cán bộ đủ năng lực và phẩm chất b) Sửa đổi hoàn thiện chính sách tài chính, tín dụng c) Hoàn thiện mặt bằng pháp lý, cải cách thủ tục hành chính trong việc vay vốn. d) Đầu tư đúng hướng III. Phần kết luận 4. Một số lỗi thường mắc khi lập đề cương 4.1 Xa đề hoặc lạc đề ở bước định hướng, người viết đã xác định mục đích của văn bản đồng thời cũng xác định nội dung và chủ đề của nó. 24
24. Khi lập đề cương, cần quán triệt các nhân tố này. Nếu không đề cương của văn bản sẽ rơi vào tình trạng xa đề, lạc đề. Biểu hiện cụ thể của loại lỗi này là: - Có thành tố nội dung không phù hợp với nội dung và mục đích của toàn văn bản. - Có thành tố nội dung phát triển quá chi tiết, quá xa không thích hợp với vai trò của nó trong toàn văn bản. 4.2 Thiếu ý Vấn đề cần trình bầy trong văn bản phải được triển khai qua các thành tố nội dung đề cương ( các ý lớn, ý nhỏ ). Các thành tố đó cần được xác lập đầy đủ và toàn diện để đủ sức làm sáng tỏ cho chủ đề chung, nêu bật được ý đồ của người viết. Đề cương triển khai phiến diện, hoặc sơ sài là đề cương thiếu ý. Chẳng hạn, nếu đề cương vừa dẫn trên đây thiếu một trong ba ý (những non yếu trong việc sử dụng vốn, nguyên nhân của hiện tương yếu kém trong việc sử dụng vốn, một số kiến nghị ) là đề cương thiếu ý ( nội dung phát triển không đầy đủ ). 4.3 Nội dung trùng lặp Khi lập đề cương cần tránh hiện tượng trùng lập: Nhiều mục khác nhau nhưng ý không khác nhau. Chẳng hạn, khi phân tích tư tưởng “ Không có gì quý hơn độc lập tự do” có người xác lập các thành tố nội dung như sau: (1) Độc lập tự do quý hơn của cải. (2) Độc lập tự do quý hơn hạnh phúc riêng tư. (3) Độc lập tự do quý hơn cuộc sống giầu sang sung sướng. (4) Độc lập tự do quý hơn tính mạng cá nhân. Trong việc xác lập đề cương trên, thành tố nội dung (3 ) tuy diễn đạt bằng một hình thức khác nhưng là sự lặp lại thành tố (1) và thành tố (2). 4.4 Nội dung mâu thuẫn. Giả dụ, khi viết về việc sử dụng vốn và triển khai thành các ý: (1) Những thành công trong việc sử dụng vốn. (2) Những nguyên nhân của sự thành công. (3) Một số kiến nghị nhằm khắc phục non yếu trong việc sử dụng vốn là không lôgíc. 4.5 Nội dung lộn xộn, trình tự không hợp lý Ví dụ : Sử dụng có hiệu quả nguồn vốn: (1) Những non yếu trong việc sử dụng vốn (2) Một số giải pháp 25
25. (3) Nguyên nhân của việc sử dụng vốn không hợp lý. Cẩm nang số 3 Xây dựng đề cương chi tiết văn bản Trình tự công việc Các thao tác chủ yếu phải thực hiện 6.1. Định hướng 1.1 Hãy tự trả lời: - Viết để làm gì? viết - Viết cho ai đọc? - Viết trong hoàn cảnh nào? 1.2 Hãy xác định chủ đề chung, rồi đến các chủ đề bộ phận. 6.2. Xây dựng đề 2.1 Xây dựng phần mở (I) cương - Giới thiệu chủ đề chung và chủ đề bộ phận sẽ viết 2.2 Xây dựng phần triển khai (II) - Xác định ý lớn 1 (= chủ đề bộ phận 1) (1) Xác định ý nhỏ, rồi các ý nhỏ hơn - Xác định ý lớn 2 ( = chủ đề bộ phận 2 ) (2) Xác định ý nhỏ, rồi các ý nhỏ hơn 2.3 Xây dựng phần kết luận (III) - Tóm lược ý và đưa ra ý kiến riêng 6.3. Xây dựng lập 3.1 Chọn luận cứ (chọn lý lẽ bằng chứng) luận để triển khai - Chọn bằng chứng thực tế đề cương thành - Chọn số liệu thống kê văn bản - Chọn các luận điểm đã được chứng minh 3.2 Chọn cách luận chứng (chọn cách trình bày luận cứ) - Trình bày diễn dịch - Trình bày lối quy nạp - Trình bày theo lịch sử (theo trình tự thời gian) - Trình bày theo logic (theo quan hệ logic khách quan) 3.3 Chọn cách liên kết lập luận - Theo trình tự, tương đồng hoặc tương phản - Theo nhân quả IV. luyện viết đoạn văn trong văn bản khoa học, chính luận 1. Yêu cầu chung của việc viết đoạn văn trong văn bản. Đoạn văn là một đơn vị tạo thành văn bản, trực tiếp đứng trên câu để diễn đạt một nội dung nhất định, được mở đầu bằng chữ lùi đầu dòng, viết hoa và kết thúc bằng dấu ngắt đoạn. 26
26. Theo cách hiểu này về đoạn văn, chúng ta thấy: một mặt, đoạn văn phải đảm bảo được sự thống nhất nội tại giữa các câu trong đoạn; mặt khác, đoạn văn phải thể hiện được những mối quan hệ giữa mình với các đoạn văn khác trong cùng văn bản. Nói một cách khác, đoạn văn vừa cần đảm bảo được tính hướng nội ( để duy trì được mối quan hệ giữa các câu trong đoạn, để tách biệt được mỗi câu với các câu văn khác), vừa phải đảm bảo được tính hướng ngoại, (để duy trì mối quan hệ giữa các đoạn văn trong văn bản, để chứng tỏ đoạn văn đó là một phần của văn bản). Từ cách hiểu như trên về đoạn văn, để viết được một đoạn văn khoa học đúng và hay, chúng ta cần đảm bảo những yêu cầu chủ yếu sau đây: 1.1. Đoạn văn phải có sự thống nhất về chủ đề Đoạn văn được coi là có sự thống nhất chủ đề khi mà trong suốt quá trình triển khai đoạn văn, tác giả chỉ tập trung viết về cùng một hiện thực (hoặc một vài hiện thực có liên quan chặt chẽ với nhau) và cùng hướng theo một chủ đích nhất định. Nói cách khác, để đoạn văn có được sự thống nhất chủ đề, các câu trong đoạn văn chỉ nên xoay quanh, chỉ nên tập trung nói tới sự vật, sự việc, hiện tượng hoặc một vấn đề duy nhất nhằm thực hiện tốt nhất hướng đích được đặt ra. Nếu như trong một đoạn văn, ta cần phải nói tới một đối tượng khác nữa thì tốt nhất là nên tách đối tượng đó ra để trình bầy trong một đoạn văn khác. Ví dụ: Đá quí muốn mang tên ngọc phải hội tụ đủ những yếu tố đăc sắc mà các loại đá thường không có. Đầu tiên, nó phải hoàn toàn trong suốt, không có bọt,cát hoặc bụi, nghĩa là đạt đến độ hoàn hảo. Với kim cương thì phải hoàn toàn không mầu; ruby (hồng ngọc) phải có mầu đỏ máu bồ câu; saphir (lam ngọc) mầu xanh lục phơn phớt sáng; emerald (ngọc bích) mầu xanh lá cây sáng Đó là chuẩn để tăng giá trị viên đá. Tính “quí phái” của đá còn nằm ở đặc tính chiết quang, tán sắc mạnh, tạo ra vẻ sáng rực rỡ, lóng lánh ngũ sắc đầy quyến rũ. Ngoài ra, độ cứng vô địch của kim cương và nhóm cương thạch (corundum) làm cho đá quí bền vững với năm tháng, không bao giờ bị cát bụi thời gian làm phai mờ vẻ sáng ngời độc đáo vốn có. (Nguyễn Ngọc Thạo - Vén bức màn bí mật về đá quí Việt Nam) Đoạn văn này đã có sự thống nhất chủ đề vì trong suốt quá trình triển khai viết đoạn văn, tác giả chỉ tập trung nói tới một hiện thực duy nhất nhằm khẳng định những 27
27. đặc tính quí của ngọc mà các loại đá bình thường khác không có: trong suốt (không đục), chiết quang và cứng. 1.2. Đoạn văn phải chặt chẽ về lôgic Tính chặt chẽ về lôgic trong một đoạn văn được đảm bảo bởi sự phù hợp ở mức độ cao giữa tính lôgic trong việc thể hiện sự tồn tại, vận động của bản thân đối tượng hiện thực đang được tác giả đề cập tới với tính logic trong việc tác giả trình bầy về chính đối tượng đó. Để đạt được tính chặt chẽ về lôgic trong việc thể hiện sự tồn tại, vận động của bản thân đối tượng hiện thực đang được đề cập đến trong đoạn văn, ta cần phải chú ý: thể hiện đầy đủ và chính xác sự tồn tại, vận động của bản thân đối tượng như nó vốn có trong thực tế. Điều này buộc chúng ta phải tôn trọng hiện thực: chỉ nói tới cái đối tượng có, không nói tới cái đối tượng không có. Để đạt được tính chặt chẽ về lôgic trong việc trình bầy của tác giả về chính đối tượng đó, khi viết đoạn văn ta cần phải chú ý: ý sau không đối lập, không phủ nhận ý trước; ý sau tiếp nối và phát triển ý trước, nhất quán với ý trước; các ý phải được trình bầy theo đúng qui luật của nhận thức, của tư duy. Ví dụ: ta có thể trình bầy lần lượt các ý theo quan hệ nguyên nhân - kết quả, giả thiết - kết quả, tăng tiến, nhượng bộ; hoặc ta cũng có thể trình bầy các ý theo tầm quan trọng tăng dần hay giảm dần đối với chủ đề; hoặc ta cũng có thể trình bầy theo trình tự không gian : từ xa đến gần, từ rộng đến hẹp, từ ngoài vào trong hay ngược lại; hoặc ta cũng có thể trình bầy theo trình tự thời gian: cái gì diễn ra trước nói trước, cái gì diễn ra sau nói sau Chính cách thể hiện các ý theo một trình tự hợp lý như vậy tự nó cũng đã giúp cho lôgic của việc trình bày trở nên chặt chẽ. Dưới đây là một ví dụ cụ thể Đoạn văn được trình bầy theo kiểu nêu liên tục một chuỗi các mối quan hệ nguyên nhân - kết quả Cuộc đời tôi là một chuỗi nếu như: Từ nhỏ, tôi chỉ muốn làm một ông chủ trại như bố tôi, và không chịu học nếu như mẹ tôi không bắt sống ở Luân Đôn. Tôi sẽ trượt trong kỳ thi vào đại học y, nếu như tôi không phải là một thành niên giỏi bơi lội, có thể đại diện cho nhà trường trong những Ôlimpic thể thao của sinh viên. Tôi sẽ suốt đời làm một thầy thuốc nông thôn, nếu như giáo sư Wright không chọn tôi làm phụ tá cho ông tại 28
28. phòng thí nghiệm riêng, nơi tôi tìm ra pênixilin. Phát minh này tôi dự tính phải 15 - 20 năm mới triển khai được trong thực tế. Nếu như chiến tranh thế giới chưa xẩy ra, thương vong không nhiều đến mức các loại thuốc chưa kiểm tra cũng được phép sử dụng, thì pênixilin chưa chứng minh được công hiệu của mình và bản thân tôi chưa được giải Nôben. (Lời ông Fleming trả lời các nhà báo nhân dịp ông được nhận giải thưởng Nôben năm 1945. Báo Hoá học ngày nay. Số 3. 1993) Qua ví dụ trên, chúng ta đều có thể thấy rằng chính việc trình bầy nội dung theo một trình tự hợp lý, nhất quán đã tạo ra tính lôgic chặt chẽ của đoạn văn. 1.3. Đoạn văn phải phù hợp với phong cách chung của văn bản khoa học, chính luận Mỗi đoạn văn viết ra vừa phải đảm bảo sự thống nhất về chủ đề và chặt chẽ về lôgic trong nội bộ đoạn văn, vừa phải đảm bảo mối quan hệ chung về phong cách với các đoạn văn khác trong cùng văn bản khoa học, chính luận. 2. luyện viết đoạn văn có câu chủ đề Câu chủ đề là câu quan trọng nhất của đoạn văn, mang những thông tin chính của đoạn văn. Khi sử dụng phù hợp, câu chủ đề có những tác dụng rất lớn: • Về phía người viết, câu chủ đề giúp cho việc thể hiện nội dung đúng hướng, duy trì được sự thống nhất chung cho toàn đoạn văn. Chính câu chủ đề giúp cho nội dung đoạn văn chỉ xoay quanh một nội dung nghĩa, tránh được tình trạng viết lan man, dàn trải, không tập trung ý trong quá trình triển khai. • Về phía người đọc, câu chủ đề giúp cho việc xác định được hướng tiếp nhận nội dung một cách nhanh chóng, chính xác; phân biệt đươc những thông tin chính với các thông tin phụ, bổ sung có trong đoạn văn. Để viết câu chủ đề đạt hiệu quả cao, khi viết chúng ta cần phải chú ý đến những đặc điểm sau đây của câu chủ đề: 2.1 Về mặt nội dung, câu chủ đề phải thể hiện được những ý chính, khái quát và định hướng được nội dung triển khai cho toàn bộ đoạn văn. Ví dụ 1: Khí hậu và thời tiết có ảnh hưỏng sâu sắc tới hoạt động của các phương tiện giao thông vận tải. ở nước ta, về mùa mưa lũ, hoạt động của ngành vận tải ôtô và đường sắt gặp nhiều trở ngại, ở những khúc sông, tàu bè chỉ có thể qua lại trong mùa nước lớn. Còn ở 29
29. những xứ lạnh, về mùa đông, nước sông đóng băng, tàu bè không qua lại được, còn các sân bay nhiều khi phải ngừng hoạt động do sương mù dầy đặc hay do tuyết rơi khá dầy. (Sách giáo khoa Địa lý 10 - NXBGD) Câu chủ đề trong đoạn văn trên đã nêu lên vấn đề cần bàn luận: ảnh hưởng của thời tiết và khí hậu đến sự hoạt động của các phương tiện giao thông vận tải. Các câu tiếp theo trong đoạn văn đã được viết ra theo đúng sự định hướng này trong câu chủ đề. Ví dụ 2: Gần đây xuất hiện tình hình loạn mốt làm chóng mặt mọi người mà nguyên nhân chính là người dùng bị động, bắt chước chứ không xuất phát từ một căn cứ thẩm mĩ nào xác đáng. Vừa may chiếc áo, mua đôi giầy, uốn tóc theo kiểu A, đang hí hửng, bỗng thấy chị em bạn mặc áo khác theo kiểu B lạ hơn, thế là vứt bộ đồ vừa may vào gầm tủ, tức tưởi đi may sắm theo kiểu của bạn, dù đang túng thiếu, dù không phù hợp với hình thể, thời tiết. Cũng không thiếu những trường hợp mua áo quần may sẵn của nước ngoài in những từ chẳng văn minh lịch sự, cũng cứ thản nhiên đi ra đường, vào chợ bởi không biết ngoại ngữ ấy hoặc biết nhưng bất chấp “cứ chơi” (Nguyễn Chí Tình - Loạn mốt. Báo Hà Nội mới) Trong đoạn văn này, câu chủ đề đã nêu được nội dung chung, khái quát của toàn bộ đoạn văn. 2.2 Về mặt dung lượng, câu chủ đề thường có dung lượng không lớn. Trong nhiều trường hợp, câu chủ đề là câu ngắn nhất so với các câu khác trong đoạn văn. Điều này đảm bảo cho các ý chứa trong câu chủ đề cô đọng hơn, nổi bật hơn, và nội dung cần thể hiện cũng sẽ vì thế trở nên rõ ràng hơn, dễ nhận biết hơn đối với người tiếp nhận. Ví dụ: Tham nhũng đang là vấn đề được quan tâm hàng đầu ở châu á. Mới đây, chính phủ Nam Triều Tiên đã bắt giam hai cựu tướng lãnh về tội nhận hối lộ một triệu đô la. Giới lập pháp ở Đài Loan hiện phải công khai tài sản của mình và rồi đây các viên chức cao cấp cũng sẽ làm điều đó. Cũng do tham nhũng, đảng Dân chủ tự do cầm quyền ở Nhật Bản đã mất đa số ở hạ viện. (Báo Tuổi trẻ - Ngày 5/8/1993) So sánh các câu trong cùng đoạn văn này, ta thấy dung lượng của câu chủ đề nhỏ hơn, nghĩa là số lượng từ ngữ của câu chủ đề ít hơn các câu khác. Điều này đảm bảo cho nội dung được thể hiện trong câu chủ đề nổi bật lên so với những câu khác. 30
30. 2.3 Về mặt kết cấu ngữ pháp, câu chủ đề thường là câu đầy đủ hai thành phần chính. Bởi vậy khi viết câu chủ đề, chúng ta cần viết câu có cả chủ ngữ và vị ngữ. Điều này giúp cho câu chủ đề thể hiện chính xác cả đối tượng trình bày lẫn nội dung trình bày trong đoạn văn. Theo dõi các ví dụ đã dẫn ở trên, chúng ta thấy các câu chủ đề thường có đủ cả hai thành phần chính: - Khí hậu và thời tiết / có ảnh hưởng - Tham nhũng / đang là vấn đề được quan tâm Chúng ta hãy theo dõi thêm một số câu chủ đề dưới đây về mặt kết cấu ngữ pháp để thấy rõ hơn về đặc điểm của câu chủ đề: - Tàn phá rừng / cũng là làm mất đi nguồn cung cấp dưỡng khí cho sự sống - Con người / đang nghiên cứu sử dụng loại nhiên liệu cấu tạo từ hidrô nặng. - Sau trận mưa rào, mọi vật / đều sáng và tươi. 2.4 Về mặt vị trí, câu chủ đề thường đứng ở đầu đoạn văn, Mặc dù về mặt lý thuyết, câu chủ đề có thể đứng ở bất cứ vị trí nào trong đoạn văn. Đứng ở vị trí đầu như vậy, câu chủ đề dược người đọc nhận ra nhanh hơn và cũng vì vậy việc định hướng nắm bắt nội dung cũng trở nên dễ dàng hơn, chính xác hơn. Ví dụ: - Câu chủ đề đứng ở vị trí đầu đoạn văn: Thiếu chỗ chơi cho trẻ em, tác hại không thể lường hết được. Các em xuống lòng đường đá bóng, lên vỉa hè đánh cầu lông, quật con quay bất cứ lúc nào Tất cả đều là mất trật tự, không an toàn cho đường phố. Tất cả đều gây cản trở giao thông và có thể gây ra những trường hợp nguy hiểm khó tránh khỏi. Vì phải tự túc chỗ chơi, không ít em trèo cây kều ve, bắt tổ chim; một số em ra sông, hồ bơi lội Nhiều trường hợp đáng tiếc đã xẩy ra. (Hữu Tầm - Chỗ chơi cho trẻ em, một vấn đề bức xúc. Báo Pháp luật và đời sống) Đây là đoạn văn có câu chủ đề đứng ở đầu đoạn. Loại đoạn này được gọi là đoạn diễn dịch. - Câu chủ đề đứng ở cuối đoạn văn Làng xóm ta xưa kia lam lũ quanh năm mà vẫn quanh năm đói rách. Làng xóm ta ngày nay bốn mùa nhộn nhịp cảnh làm ăn tập thể. Đâu đâu cũng có tập thể, nhà gửi 31
31. trẻ, nhà hộ sinh, câu lạc bộ, sân và kho của hợp tác xã, nhà mới của xã viên. Đời sống vật chất ngày càng ấm no, đời sống tinh thần ngày càng tiến bộ. (Hồ Chí Minh) Đây là đoạn văn có câu chủ đề đứng ở vị trí cuối và được coi là câu kết đoạn. Loại đoạn này còn được gọi là đoạn qui nạp. 3. Viết đoạn mở, đoạn kết Dù là bài viết hay bài nói đều phải có đoạn mở và đoạn kết. “Trong hầu hết trường hợp, bước đầu và bước cuối là những bước khó thành công nhất”. (Dale Carnegle- Dẫn theo Nguyễn Hiến Lê). Quả đúng như vậy. Khi bạn tiếp xúc ai lần đầu, có phải lúc mới gặp mặt và lúc từ biệt là những phút lúng túng, khó khăn nhất không ?. Các chuyên gia về khoa viết nhất là về khoa nói đều cho rằng đoạn mở là quan trọng nhất nên cũng khó nhất. Mở bài thất bại thì sau đó người ta không muốn đọc tiếp nữa (nếu là bài viết ) hoặc không muốn nghe tiếp nữa (nếu là bài nói). Một đoạn kết hay sẽ làm người ta nhớ mãi bài viết hoặc bài nói của bạn. Vì vậy bạn hãy để hết tâm trí vào đoạn mở và đoạn kết. Nếu đi nói bạn nhất thiết phải soạn kỹ và học thuộc đoạn mở và đoạn kết, không được để xảy ra bất kỳ sự vấp váp, nhầm lẫn, lỡ lời đáng tiếc nào ở hai khâu này. 3.1- Viết đoạn mở Có 2 cách mở bài (viết hoặc nói): mở bài trực tiếp và mở bài gián tiếp. a. Mở bài trực tiếp Giới thiệu ngay chủ đề và mục đích của bài viết (nói). Thí dụ: Một bài viết về “Nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng” đã mở bài như sau: “Hàng hoá làm ra trong nền kinh tế thị trường, không có mục đích nào khác là để bán cho người tiêu dùng. Còn người tiêu dùng lại chỉ mua những thứ mà họ cần và hợp sở thích, thị hiếu của họ mà thôi. Vì vậy muốn tiêu thụ được sản phẩm, hay nói cách khác là muốn doanh nghiệp tồn tại và phát triển thì vấn đề quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp chính là nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng.” b. Mở bài gián tiếp Dùng một vấn đề có liên quan đến chủ đề của bài viết để thu hút sự chú ý và dẫn dắt người đọc đến chủ đề mà tác giả sẽ bàn luận. Như vậy đoạn mở gián tiếp sẽ có cấu tạo như sau: Đoạn dẫn nhập + Đoạn giới thiệu chủ đề 32
32. Thí dụ: Bài viết về “Hệ thống quản lý về trách nhiệm xã hội SA 8000” có đoạn mở như sau: “ Trong bối cảnh hội nhập kinh tế khu vực và thế giới, một nhu cầu bức thiết đặt ra đối với doanh nghiệp Việt Nam là phải không ngừng tăng cường năng lực cạnh tranh, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, đồng thời xây dựng được hình ảnh thân thiện với người tiêu dùng. Một trong những yêu cầu gắt gao của người tiêu dùng tại các nước Châu Âu và Bắc Mỹ (hiện đang là những thị trường tiềm năng với sức tiêu thụ mạnh) là các nhà sản xuất và cung ứng dịch vụ phải có sự cam kết chặt chẽ về trách nhiệm đối với xã hội, trong đó đối tượng cơ bản là những người lao động. Vì vậy Hệ thống quản lý về trách nhiệm xã hội (SA 8000) đang là một vấn đề được các doanh nghiệp rất quan tâm.” Phần thân bài tác giả đưa ra 3 tiểu mục. • SA 8000 là gì ? • Tác động của SA 8000 đến người mua hàng • Lợi ích của các doanh nghiệp áp dụng SA 8000 3.2- Viết đoạn kết Đoạn kết phải thống nhất với nội dung của phần thân, với đoạn mở và với chủ đề Có nhiều cách viết đoạn kết tuỳ theo dụng ý của người viết và yêu cầu của bài viết (bài nói). • Tóm tắt ý trong phần thân bài. • Tóm tắt + đưa ra lời bình luận hoặc chính kiến. • Tóm tắt + kết luận + mở rộng vấn đề. • Tóm tắt + kết luận + thúc đẩy hành động. • Tóm tắt + đưa ra một danh ngôn, một triết lý. Các ví dụ dưới đây sẽ minh hoạ cho các kiểu đoạn kết nói trên. Thí dụ : Bài viết về “Nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng” có đoạn kết như sau: “Tóm lại kinh doanh thời nay thật không dễ dàng. Thị hiếu người tiêu dùng thay đổi mau lẹ, thật khó mà đoán trước được. Chỉ có trên cơ sở nghiên cứu một cách toàn diện các biến động về nhu cầu thị hiếu, giá trị của người tiêu dùng, dưới tác động của quá trình đổi mới, trong điều kiện giao lưu quốc tế, có sự ảnh hưởng mạnh mẽ của tâm lý tiêu dùng thời đại cùng với sự thay đổi về thói quen, tập quán, phong tục của người 33
33. Việt Nam mới thành công trên thương trường ngày nay. Trong lĩnh vực này chắc chắn tâm lý học sẽ đóng góp một phần không nhỏ.” Đoạn kết trên đây không chỉ đóng lại, mà còn nhấn mạnh và mở rộng vấn đề. 4 Những lỗi thường mắc khi viết đoạn văn 4.1. Về nội dung Lỗi về nội dung đoạn văn thể hiện ở một số điểm sau đây : a) Lạc ý Đây là một trong những lỗi hay gặp nhất trong các đoạn văn có câu chủ đề nên lên một ý nào đó nhưng khi triển khai, các câu đứng ở phần sau lại phân tán, không tập trung làm rõ ý đó hoặc đang triển khai ý đó lại đột ngột chuyển sang trình bầy ý khác. Ví dụ : Trong ca dao Việt Nam, những bài về tình yêu nam nữ là những bài nhiều hơn cả. Họ yêu gia đình, yêu cái tổ ấm cùng nhau chung sống, yêu nơi chôn nhau cắt rốn. Họ yêu người làng, người nước, yêu từ cảnh ruộng đồng đến công việc trong xóm, ngoài làng. Tình yêu đó nồng nhiệt, đằm thắm và sâu sắc. Đoạn văn này có câu chủ đề nêu nội dung sẽ triển khai là những bài về tình yêu nam nữ, nhưng các câu sau lại không nói tới tình yêu đó mà lại nói tới những tình cảm hoàn toàn khác. Đoạn văn đã mắc lỗi lạc chủ đề. Để tránh lỗi này, không nên viết những câu không đi đúng vào chủ đề đã định. b) Thiếu ý Thiếu ý là lỗi thường gặp trong các đoạn văn có câu chủ đề nêu nhiều ý nhưng khi triển khai đoạn văn, các ý đó không được trình bầy đầy đủ. ở đây, các câu đứng sau câu chủ đề chưa lấp đầy ý cho câu chủ đề, chưa làm rõ ý trong câu chủ đề. Ví dụ : Cư dân Văn Lang rất ưa ca hát và nhảy múa. Họ hát trong những đêm trăng hoặc ngày hội. Họ còn hát trong lúc chèo thuyền, săn bắt. Những nhạc cụ đệm cho những điệu hát thường là trống đồng, khèn, sáo, cồng Đoạn văn nêu lên hai nội dung : ca hát và nhảy múa . Nhưng khi triển khai đoạn văn này mới chỉ đề cập đến nội dung ca hát, còn nội dung nhảy múa chưa được nói tới. Đoạn văn này đã mắc lỗi triển khai thiếu hụt ý. 34
34. c) Loãng ý Đây là loại lỗi thường mắc trong những đoạn văn có chứa quá nhiều câu bậc 2 hoặc bậc 3. Sự lấn át về mặt số lượng của những loại câu này sẽ làm cho nội dung bị dàn trải, phân tán và vì thế gây nên tình trạng loãng ý. Ví dụ : Bên cạnh con cò, con trâu được nói nhiều hơn cả trong ca dao, dân ca Việt Nam. Con trâu không mấy lúc thảnh thơi, cho nên khi nghĩ đến cuộc đời nhọc nhằn của mình, người nông dân thường nghĩ đến con trâu. Con cò tuy có vất vả, tuy phải lặn lội bờ sông nhưng còn có lúc được bay lên trời xanh. Con cò, con vạc, con nông là những con vật rất gần gũi với người lao động. Chúng mang những đức tính cần cù, chịu khó của người nông dân chân lấm tay bùn. Những lúc cần bộc bạch nỗi niềm, người nông dân thường đem con vật đó ra để tâm sự. Trong đoạn văn này câu mở đầu cho ta biết đoạn văn sẽ trình bầy về con trâu trong ca dao, dân ca Việt Nam. Nhưng trong khi khai triển, đoạn văn lại nói nhiều về con cò, con vạc Chính điều này đã làm cho đoạn văn bị loãng ý. Để chữa loại lỗi này, cần mạnh dạn lược bỏ các câu bậc 2, bậc 3và thêm vào đoạn văn những câu bậc 1, trực tiếp phục vụ cho chủ đề. d) Lặp ý Đây là hiện tượng một đoạn văn có chứa nhiều câu trùng ý nhau, câu sau lặp lại nội dung đã có trong câu trước. Các câu trong đoạn lặp lại nhau càng nhiều thì nội dung trong đoạn văn càng nghèo nàn. Ví dụ : Mọi vật trong bài thơ Mùa thu câu cá của Nguyến Khuyến đều buồn. Mùa thu câu cá là một bài thơ buồn. Cảnh vật đều phảng phất nỗi buồn mang mác. Nỗi buồn như thấm vào cả mọi vật. Cảnh vật nào dường như cũng chứa nỗi buồn riêng. Đọc đoạn văn, chúng ta đều thấy các ý bị lặp lại, nội dung không có sự phát triển và vì vậy ý trong đoạn trở nên luẩn quẩn. Đoạn văn đã mắc lỗi lặp ý. Để tránh lỗi này, không viết những câu lặp ý. đ) Mâu thuẫn ý Trong đoạn văn, nếu ý câu trên trái ngược với ý câu dưới, phủ nhận ý câu dưới; còn ý câu dưới lại bác bỏ ý câu trên, không phù hợp với ý câu trên, ta nói đoạn văn bị mâu thuẫn ý. 35
35. Ví dụ : Đoàn thuyền đánh cá ra khơi trong cảnh màn đêm buông xuống. Sóng biển cài then, đêm sập cửa, vũ trụ đi vào yên tĩnh, vắng lặng. Bốn bề không còn một tiếng động. Lá cờ nhỏ trên đỉnh cột buồm bay phần phật trước gió. Những đường chỉ viền óng ánh như sáng rực trong đêm. Tiếng sóng vỗ mạn thuyền rì rầm nghe như bản nhạc vô tận của biển cả ngân nga muôn lời tâm sự. Những khuôn mặt rám nắng, những cánh tay gân guốc, bắp thịt nổi cuồn cuộn khẩn trương chuẩn bị nhổ neo lên đường. Trong đoạn văn này, hai câu đã xác định thời gian, không gian và cảnh vật làm nền cho việc miêu tả là “màn đêm buông xuống”, “đêm sập cửa”, “yên tĩnh, vắng lặng”, vì vậy không thể có được những chi tiết miêu tả như: Cờ bay phần phật, như bản nhạc vô tận và cũng không thể nhìn rõ được những khuôn mặt rám nắng, những cánh tay gân guốc, bắp thịt nổi cuồn cuộn. Viết như vậy là mâu thuẫn. Để tránh lỗi này cần đảm bảo tôn trọng hiện thực khách quan, đảm bảo trình bày đối tượng theo đúng những quy luật tư duy. e) Đứt mạch ý Đoạn văn đứt mạch ý là đoạn văn không tạo thành một chuỗi liên tục ý, giữa các câu có sự gián đoạn hoặc nhảy cóc về ý, khiến cho mối quan hệ giữa các câu trở nên không rõ ràng. Ví dụ : Lòng thương người của Nguyễn Du bao trùm lên toàn bộ Truyện Kiều. Đoạn trích nào trong sách giáo khoa ông cũng thương xót Kiều. Bởi vì Kiều là người chịu biết bao nỗi đắng cay của cuộc đời. Trong đoạn văn này, giữa câu thứ nhất và câu thứ hai, giữa câu thứ hai và câu thứ ba đã bị đứt mạch ý. Vì sự đứt mạch ý này nên nội dung đoạn văn trở nên khó hiểu hoặc không hiểu được. Để sửa lỗi đứt mạch ý này, ta cần xác định rõ mối quan hệ giữa các câu, rồi dựa vào mối quan hệ đó mà thêm các từ ngữ chuyển tiếp hoặc câu chuyển tiếp sao cho phù hợp. 36
36. Cẩm nang số 4 Viết đoạn văn Các câu hỏi Các yêu cầu và thao tác phải thực hiện 7.1. Đoạn văn là - Đó là một đơn vị của văn bản, trực tiếp đứng trên gì? câu. - Diễn đạt nội dung xác định - Mở đầu bằng chữ cái lùi đầu dòng, viết hoa - Kết thúc bằng dấu ngắt đoạn 7.2. Thế nào là một 2.1. Các câu trong đoạn văn chỉ được viết về một hiện đoạn văn viết đúng thực duy nhất, theo một mục đích duy nhất (yêu cầu và hay? thống nhất về chủ đề) 2.2. Các ý (các câu) trong đoạn văn phải nối tiếp nhau một cách lôgíc (yêu cầu chặt chẽ về lôgíc) 7.3. Viết đoạn văn 3.1. Câu chủ đề là câu quan trọng nhất, mang thông tin có câu chủ đề như chính và định hướng cho toàn bộ đoạn văn thế nào? 3.2. Câu chủ đề đứng ở đầu đoạn văn thì tạo ra đoạn diễn dịch. 3.3. Câu chủ đề đứng ở cuối đoạn văn (câu kết đoạn) thì tạo ra đoạn quy nạp. 3.4. Câu chủ đề kép ( 1 ở đầu và 1 ở cuối đoạn thì tạo ra đoạn tổng phân hợp. 7.4. Viết đoạn mở 4.1. Đoạn mở trực tiếp: Giới thiệu ngay chủ đề văn bài như thế nào? bản 4.2. Đoạn mở gián tiếp: Đoạn dẫn nhập + đoạn giới thiệu chủ đề. 7.5. Viết đoạn kết 5.1. Tóm tắt ý cơ bản của văn bản cho văn bản như 5.2. Hoặc: Tóm tắt + đưa chính kiến thế nào? 5.3. Hoặc: Tóm tắt + mở rộng vấn đề 5.4. Hoặc: Tóm tắt + kêu gọi hành động 37
37. Câu hỏi ôn tập 1- Định hướng viết một văn bản nghĩa là gì ? 2- Thế nào là chủ đề chung và chủ đề bộ phận của một văn bản 3- Cơ sở để triển khai chủ đề chung thành chủ đề bộ phận? 4- Lập ý là gì ? Lập dàn bài là gì ? Lập luận là gì ? 5- Thế nào là một đoạn văn? 6- Để viét một đoạn văn đúng cần phải dảm bảo những yêu cầu gì? 7- Cách viết đoạn mở, đoạn kết và đoạn văn có câu chủ đề?               Kỹ năng nhất thiết phải thành thạo:  - Xác định hệ thống chủ đề của văn bản định viết và lập đề cương văn bản viết đó. - Viết đúng đoạn mở, đoạn kết và đoạn văn có câu chủ đề 38
38. Chương II Kỹ năng thuyết trình Một con người có hiểu biết sâu rộng lại có khả năng diễn đạt tốt bằng lời nói, thì có thể giáo dục, thuyết phục và động viên người khác tư duy đúng và hành động có hiệu quả, phục vụ cho một mục đích cao quý. Là nhà điều hành, quản lý kinh doanh hoặc nhà khoa học, chuyên gia, bạn thường được yêu cầu - hoặc đó là nhiệm vụ của bạn - trình bày ý kiến tại các cuộc họp, hội nghị, hội thảo. Đôi khi, bạn cần ứng khẩu phát biểu trước đám đông. Đừng bao giờ lúng túng khi bị đột kích bất ngờ. Kỹ năng thuyết trình là một vũ khí quan trọng và lợi hại, một thế mạnh cạnh tranh của con người, trong bất cứ điều kiện và hoàn cảnh nào. ở nước ta, trong bối cảnh một nền kinh tế thị trường, chủ động hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực thì kỹ năng giao tiếp nói trở nên tối cần thiết với mọi người, từ người dân thường cho tới các nhà lãnh đạo quốc gia. ở các trường Đại học Mỹ, kỳ thi cuối khoá của sinh viên cho cả những ngành kỹ thuật, đều bao gồm môn thi hùng biện bắt buộc. Nếu không qua được môn thi hùng biện, sinh viên sẽ không được cấp bằng, dù cho tất cả các môn khác đều đạt loại ưu. I. Các bước chuẩn bị cho buổi thuyết trình. 1. Xác định tình huống buổi thuyết trình Bài nói của một diễn giả bao giờ cũng diễn ra trong một hoàn cảnh cụ thể, cho một đối tượng cụ thể và nhằm một mục đích cụ thể - gọi tắt là tình huống cụ thể. Tình huống cụ thể qui định bài thuyết trình về nhiều phương diện: Từ nội dung đến hình thức, từ ngôn ngữ đến phong cách v.v Bài nói phù hợp với tình huống cụ thể là điều kiện đầu tiên quyết định thành công của buổi thuyết trình. Diễn giả cần phân biệt các tình huống sau đây: - Nói trong khung cảnh trang nghiêm, nghi lễ - Nói trong không khí thân mật, bạn bè - Nói trong dịp giao lưu, hội thảo - Nói trong hoàn cảnh có sự kiện vui hoặc buồn - . 39
39. 2. Tìm hiểu trước về thính giả Tìm hiểu càng kỹ thì càng tốt. Tuy nhiên ít nhất cần có được thông tin: - Về lứa tuổi, giới tính và vị trí xã hội của thính giả - Về trình độ văn hoá và nghề nghiệp - Về tâm trạng xã hội và về những câu hỏi của thính giả có liên quan đến chủ đề bài thuyết trình. Những thông tin trên giúp diễn giả cân nhắc, lựa chọn nội dung cần nói hoặc cần tránh, lựa chọn cách giao tiếp và phong cánh nói, dự đoán trước tình huống thuận hoặc không thuận sẽ xuất hiện trong qúa trình nói và phương pháp ứng xử 3. Lựa chọn hình thức thuyết trình Đọc bài soạn trên giấy hay nói miệng có chuẩn bị ? Thuyết trình có 2 cách. Cách thứ nhất: soạn kỹ văn bản trên giấy rồi đọc lên đúng như đã viết. Nên dùng cách này trong các trường hợp như đọc báo cáo khoa học, báo cáo tổng kết, diễn văn, tham luận, lời tuyên bố, đọc lời khai mạc và lời bế mạc, trình bày kế hoạch,.v.v Cách thứ hai: nói miệng có chuẩn bị, tức là nói không nhìn vào văn bản, nói theo cảm hứng, điều chỉnh nội dung, phong cách theo diễn biến của hoàn cảnh, mặc dù có sẵn một dàn bài chi tiết trong tay nhưng không đọc; chỉ đôi lúc liếc nhanh để tìm một chi tiết nào đó cần nói chính xác (thí dụ: các con số, tỉ lệ phần trăm .), hoặc cần dẫn nguyên văn một đoạn trích v.v Thuyết trình bằng cách đọc bài viết sẵn thì bảo đảm độ chính xác về nội dung và thời gian, thể hiện tính trang trọng bằng ngôn ngữ chọn lọc,gọt giũa. Nếu có giọng đọc tốt, lại biết đọc diễn cảm, hùng biện thì cách thuyết trình này có hiệu quả cao. Tuy nhiên khi đọc một văn bản đã viết sẵn thì giao tiếp diễn ra một chiều, người đọc không phát huy được thế mạnh của giao tiếp ngôn từ, đặc biệt là của giao tiếp phi ngôn từ, do đó ít lôi cuốn được người nghe. Nếu đọc dài thì người nghe mệt mỏi, không muốn nghe tiếp. Hơn nữa trong nhiều trường hợp giao tiếp có tính đời thường, dân dã, tình cảm, trong khuôn khổ phi hành chính, phi quan chức mà đọc trịnh trọng một bài viết sẵn thì không thích hợp, thậm chí buồn cười. Một giám đốc hoặc một quan chức cấp trên khi đến thăm công nhân đang làm việc trong một phân xưởng mà phải rút túi lấy bài viết sẵn ( nhiều khi lại do một người khác viết hộ) ra đọc thì quá quan cách và trở nên xa lạ với công nhân. Trong trường hợp này và những trường hợp tương tự thì nói miệng có chuẩn bị lại phù hợp hơn, có hiệu quả hơn. Nói miệng không được chuẩn bị từ trước gọi là ứng khẩu. Trong cuộc sống, kể cả trong các cuộc hội thảo, hội nghị nhiều trường hợp chúng ta cần nói ứng khẩu để trình 40
40. bày một chính kiến mới nảy sinh trong đầu. ứng khẩu thì chỉ nên nói ngắn gọn. Vì vậy cần đi thẳng vào chủ đề định nói (không vòng vo tam quốc) với một vài lập luận dễ hiểu, gây ấn tượng. Cần xắp xếp thật nhanh trong đầu mấy ý chủ yếu trước khi nói. Nói ứng khẩu thì tự nhiên, sinh động, dễ uyển chuyển theo hoàn cảnh, dễ hấp dẫn người nghe, thường có yếu tố hùng biện và yếu tố “trò chuyện”. ứng khẩu cũng có nhược điểm phải đề phòng. ứng khẩu mà thiếu chuẩn bị chu đáo thì dễ nói lan man, đi chệch mục tiêu, ngôn từ nói ra nhiều khi không chuẩn, từ ngữ sử dụng cũng có khi không thích hợp, ý trùng lặp, lập luận thiếu chặt chẽ, nói hết thời gian quy định mà chưa xong các nội dung cần nói v v Để khắc phục những hạn chế trên có người lại cố gắng nói miệng bằng cách học thuộc lòng từng chữ trong văn bản viết. đây là lối nói theo cách học sinh “trả bài” cho thính giả, vừa không tự nhiên vừa dễ thất bại. Lời khuyên: phải soạn ra giấy nhưng không đọc mà nói miệng. Trên diễn đàn làm sao vừa nhớ, vừa ứng khẩu, nhưng chỉ lo nhớ, sợ quên thì ứng khẩu sẽ thiếu tự nhiên. Đề cương văn bản nói không giống với văn bản đọc. Trước hết là do văn bản nói khác nhiều so với văn bản viết. Văn bản nói Văn bản viết - Sử dụng giọng nói, ngữ điệu, cử chỉ, nét - Sử dụng chữ viết, dấu câu (hình vẽ, mặt, điệu bộ, ánh mắt. tranh ảnh, sơ đồ, bảng biểu). - Được và nên sử dụng những từ ngữ đặc - Không dùng những từ ngữ đặc trưng trưng cho ngôn ngữ nói. cho ngôn ngữ nói. - Được và nên sử dụng các yếu tố dư, thừa, - Kết cấu câu chặt chẽ, không dùng các lặp lại. yếu tố dư, thừa, lặp lại. - Dù có chuẩn bị kỹ từ trước (đề cương chi - Có điều kiện chuẩn bị, cân nhắc kỹ câu tiết, bài viết, nói thử, tìm biết đối tượng văn, từ ngữ, cách lập luận, độ dài thời nghe .) thì khi nói vẫn có yếu tố ngẫu gian v.v. hứng, điều chỉnh, tuỳ thuộc vào hoàn cảnh nói. Do đó, văn bản nói thường khác văn bản viết đã chuẫn bị 41
41. Dùng văn nói trong văn bản viết hoặc dùng văn bản viết để nói là 2 loại sai lầm thường gặp, cần tránh. Trường hợp đã có một văn bản viết sẵn nội dung rất hay, muốn dùng nó để nói thì phải chuyển văn bản viết thành văn bản nói. Muốn thế phải tóm tắt văn bản viết thành đề cương chi tiết dùng cho nói miệng (xem chương II) Đề cương nói miệng cần tính đến các đặc điểm nói trên của văn bản nói. Hai là, đề cương nói miệng phải tạo thụân lợi cho sự khôi phục trí nhớ trong quá trình nói. Người đọc diễn văn có thể nhìn liên tục vào văn bản viết để nhớ lại bằng mắt những nội dung đã chuẩn bị trước khi đọc. Người nói miệng nói chung không nên làm điều này, mặc dù đề cương đang cầm trong tay hoặc đang đặt trước mặt. Họ chỉ được phép đôi khi liếc nhanh bản đề cương. Trong suốt thời gian nói người phát biểu ý kiến phải dùng mắt và điệu bộ để “nói” với thính giả. Trong quá trình nói, đề cương đã chuẩn bị chỉ có thể tái hiện trong trí nhớ người nói chuyện dưới dạng biểu tượng hình ảnh, thiếu vắng các chi tiết. Vì vậy đề cương bài nói nên được soạn thảo theo hình thức sơ đồ các ý lớn, ý nhỏ, trong đó phát triển các ý một cách lôgíc dễ nhớ. Đề cương chỉ nên gồm các câu, từ ngắn gọn, nối kết với nhau theo quan hệ không gian thứ bậc hoặc không gian mạng để dễ nhớ lại trong lúc phát biểu ý kiến. 4. Định rõ mục tiêu thuyết trình và thu thập thông tin, tư liệu Từ 1 và 2 chúng ta xác định mục tiêu bài nói. Đây là sợi chỉ đỏ xuyên suốt nội dung bài nói, đồng thời là mũi tên định hướng diễn giả trong suốt quá trình nói, giúp cho diễn giả không bị các ý tưởng nảy sinh ngẫu nhiên cuốn đi chệch khỏi dòng tư tưởng chủ đạo. Tóm lại nội dung bài nói phải xoay quanh chủ đề; quá trình nói phải bám chắc chủ đề. Mục tiêu thuyết trình định hướng việc thu thập thông tin, sưu tầm tư liệu để đưa vào nội dung bài nói. Những thông tin, tư liệu đưa vào bài nói phải đảm bảo các yêu cầu sau: Thông tin mới; phù hợp với đối tượng; phải mang tính thời sự, cấp thiết. 5. Soạn đề cương bài nói Bước này gồm những công việc sau: - Từ chủ đề, mục tiêu sẽ tiến hành việc tìm ý lớn, ý nhỏ - Sắp xếp các ý đã chọn thành một đề cương khung - Chi tiết hoá đề cương khung thành bài nói 42
42. Kết cấu chung của bài nói gồm các phần Phần mở đầu bài nói 1. Chào mừng và tự giới thiệu 2. Nói rõ chủ đề và mục đích 3. Vạch ra trình tự bài nói Phần thân bài nói 4. Trình bày những ý chủ yếu cần nói 5. Tóm tắt và kết luận Phần cuối bài nói 6. Giải đáp câu hỏi 7. Từ biệt Khi thiết kế bài nói, cần lưu ý là các phần giới thiệu, tóm tắt và kết luận phải ngắn gọn. Phần thân phải chiếm đại bộ phận thời gian của cuộc thuyết trình. Có thể sơ đồ hóa các bước chuẩn bị cho một buổi thuyết trình như sau: Xác định tình huống buổi thuyết trình - Xác định hoàn cảnh thuyết trình - Tìm hiểu về thính giả - Định rõ mục tiêu thuyết trình và thu thập thông tin,tư liệu Lựa chọn hình thức thuyết trình, ngôn ngữ, phong cách Soạn đề cương bài thuyết trình - Triển khai mục tiêu thuyết trình thành các ý lớn, ý nhỏ - Chi tiết hóa bài thuyết trình thành đề cương khung gồm ba phần Tập thuyết trình 43
43. II. những yêu cầu khi thuyết trình Khi viết ta chỉ diễn đạt tư tưởng bằng chữ thôi; khi nói, ta không những, diễn nó bằng lời, mà còn bằng giọng, bằng mắt, bằng điệu bộ, bằng tất cả vẻ bề ngoài thể hiện được nội tâm của ta nữa. 1. Nhịp cầu ánh mắt Bạn nên nhớ rằng không giống như trường hợp các diễn viên, đối với một diễn giả, tiếp xúc bằng ánh mắt là một trong những phương tiện quan trọng, trực tiếp và hiệu quả nhất để thiết lập quan hệ với thính giả thông qua nhịp cầu giữa các cặp mắt của người nói và của người nghe. Nhìn vào cử toạ và ngừng một chút trước khi nói. Thông thường, khi bạn đến bục giảng, bao giờ trong phòng cũng hơi ồn ào, mất trật tự đôi chút. Một diễn giả vừa bước lên bục đã nói ngay là thể hiện sự hấp tấp, thiếu đĩnh đạc và dễ gây ấn tượng không đẹp ban đầu. Khi nói, bạn hãy duy trì nhịp cầu cặp mắt với cử tọa, nhìn vào mắt từng người và dừng lại lâu hơn ở những người nào đó trông có vẻ chăm chú, háo hức, thích thú nghe bạn. Qua cặp mắt sáng rực, họ chuyển tải đến bạn một thông điệp đầy ý nghĩa của sự đồng tình, khuyến khích nên nguồn yểm trợ mạnh về tinh thần và tình cảm cho bạn, để bạn tự tin và cố gắng làm cho bài nói của mình hấp dẫn hơn. Một diễn giả lãng trí nhìn lơ láo lên trần, ngó mông lung ra ngoài cửa sổ, hoặc chỉ nhìn vào một nhóm cử tọa nào đó là thể hiện một thái độ không đẹp, không nghiêm túc. Nếu thính giả cảm thấy bạn không quan tâm đến họ, thì chắc chắn họ cũng quên bạn đi cùng với những điều bạn nói. Hơn nữa, qua mạng lưới tiếp xúc bằng mắt, bạn có thể nhận được tín hiệu cho biết liệu kênh giao tiếp đã mở hay còn đóng, và nhận được hồi âm phản ứng của người nghe về thông điệp của bạn. Nói chung, không nên cầm bài nói viết sẵn đọc lên từng chữ, từng câu như kiểu một bản tuyên ngôn hay một bài diễn văn. Cử toạ sẽ nghĩ rằng giá như diễn giả phát cho mỗi người một bản để họ tự đọc lấy còn hơn. Một bài nói đem đọc nguyên văn sẽ không có tính tươi mới, sinh động và hấp dẫn. Càng không nên học thuộc lòng như kiểu học sinh cấp một trả bài trước thầy cô giáo. Cách trình bày theo kiểu thuộc lòng không thể tạo ra sự nhộn nhịp và hứng thú, làm mất tính linh hoạt. Sự tương tác mặt đối mặt đòi hỏi tư duy sống động để phát biểu chứ không phải lặp lại những điều đã học thuộc như con 44
44. vẹt. Tuy nhiên, nếu bạn phải trình bày một chủ đề đặc biệt phức tạp (chẳng hạn như một báo cáo nghiên cứu trong hội thảo khoa học) trước các thành viên của một tập thể chuyên nghiệp, bạn vẫn có thể đọc lên một số đoạn trong tài liệu đã viết ra. Nhưng ngay cả trong trường hợp này trong khi đọc, thỉnh thoảng bạn vẫn phải ngửng đầu lên nhìn vào cử toạ để sự giao tiếp bằng mắt không bị gián đoạn. Trường hợp cử toạ lảng tránh không nhìn bạn hoặc chỉ nhìn mơ hồ đâu đó, chắc chắn là họ không chú ý lắng nghe bạn. Điều này đòi hỏi bạn phải thay đổi cách tiếp cận và phương pháp làm cho họ quan tâm đến nội dung bài nói. 2. Ngữ điệu của giọng nói Rõ ràng giọng nói là công cụ giao tiếp chính của bạn, nên bạn phải chú tâm học hỏi để biết cách sử dụng giọng nói được đúng đắn, và liên tục hoàn thiện giọng nói, nếu như bạn muốn trở thành một diễn giả sáng giá, một nhà hùng biện. Giọng nói tốt là một năng khiếu bẩm sinh, thế nhưng bằng rèn luyện khổ công bạn có thể cải tiến đáng kể chất lượng giọng nói của mình. Ngoài thanh quản cố định ra, ba bộ phận linh hoạt của cơ quan phát âm là môi, hàm và lưỡi. Trong khi nói, nếu một trong ba bộ phận này hoạt động không bình thường, thì người nghe rất vất vả vì các âm phát ra không chính xác. Nếu có thể, thu bài nói của bạn vào một cuộn băng, nghe lại thử để xem giọng nói còn chỗ nào sai. Cũng nên để ý cung cách những người nói giỏi thay đổi âm lượng, âm tần, âm sắc, âm điệu thế nào cho phù hợp với tư duy, ý tưởng, tình cảm mà họ chuyển tải. Nếu bạn có chút nghi hoặc nào về cách phát âm một từ (trường hợp ngoại ngữ) hoặc về một thành ngữ chính xác (trường hợp tiếng mẹ đẻ), nên tra ngay từ điển không do dự. Tập lấy thói quen khi tra từ điển để biết nghĩa, cũng phải xem cách phát âm của từ. Nên tranh thủ mọi cơ hội để nói cho lưu loát và gẫy gọn; thực hành và kinh nghiệm sẽ tạo cho bạn sự tự tin và tính chính xác. Trong quá trình nói, thỉnh thoảng nên có những chỗ ngắt quãng ngắn để lấy hơi, và nhất là để chia ý của bạn thành những phần nhỏ khiến người nghe có thời đoạn cần thiết cho việc tiếp thu một ý trước khi bạn chuyển sang một ý khác. Nếu ngắt quãng có hơi dài, cũng không sao. Không ai sẽ nghĩ rằng bạn phải ngừng để nhớ đoạn kế tiếp của bài nói. Hơn nữa, đối với người nói, thời gian ngắt quãng bao giờ cũng có vẻ dài hơn là thực sự. 45
45. Bạn cần ghi nhớ những điều này khi phát biểu: * Phát âm một cách chuẩn xác, nhấn mạnh những điểm cần thiết ở những chỗ phải nhấn. Tránh nói huyên thiên và phát âm sai. Phát âm sai (nói ngọng) dễ khiến cho thính giả hiểu lầm và coi thường bạn. * Nói đủ lớn để mọi người có thể nghe rõ ràng, không quá nhỏ khiến người nghe phải vất vả lắng tai, thậm chí không hiểu được gì. * Nói nhanh là một biểu hiện thiếu tự tin, trừ trường hợp đó là một cố tật. Mà đã là cố tật thì phải sửa. Cần nói theo một tốc độ mà cử toạ có thể theo dõi để hiểu được điều bạn nói. Bình thường, bạn nên nói khoảng 125 đến 150 từ mỗi phút. Nên kiểm tra tốc độ của bạn để đưa vào giới hạn này. Nhưng nói quá chậm lại khiến cho người nghe rất mệt óc chờ đợi từng từ và thậm chí phát bực bội vì mất thì giờ. * Thay đổi âm lượng, nhịp độ, âm điệu của giọng nói cho phù hợp với ngữ cảnh là điều cốt tử để chuyển tải thông điệp của bạn. Một bài nói đều đều đơn điệu như kiểu mưa rơi từng giọt khiến thính giả chán ngắt và rất dễ ngủ gật. * Tránh nói giọng mũi, giọng ồm ồm, ề à, nên lấy hơi từ trong cổ họng để có giọng trầm vang xa, và để đỡ mệt hơn là lấy hơi từ đầu môi cuối lưỡi. Cố gắng không chêm vào đầu hoặc giữa câu nói những từ đệm, những mẩu từ vô nghĩa như: “cái“, “ấy thế là“, “vấn đề“, “đâm ra là“, “coi như là“, “chẳng qua là“, “nói thật chứ“, “hoá ra là“, vân vân và vân vân. Những kiểu chêm, đệm cũng là một cố tật khó chữa. Song với việc nhận thức rõ đó là một yếu tố cản trở sự thành đạt, và với một quyết tâm cao rèn luyện kiên trì, có phương pháp, bất kỳ ai cũng có thể dần dần khắc phục được. 3. Ngôn ngữ ngoại hình Lời nói không phải là phương tiện giao tiếp duy nhất trong sự tương tác mặt đối mặt giữa người thuyết trình và các thính giả. Toàn bộ ngoại hình, tư thế của bạn - từ nét mặt, tư thế đến cử chỉ - được huy động một cách tổng hợp vào cuộc nói. Với trang phục gọn gàng, nghiêm chỉnh, với nét mặt vui tươi và một chút mỉm cười, bạn sẽ thấy thoải mái dễ dàng thiết lập một quan hệ thân tình, hữu nghị, một mối đồng cảm với mọi người ngay từ lúc bắt đầu. Ăn mặc luộm thuộm, tóc tai bù xù có thể gây ác cảm, khó chịu cho đám đông. 46
46. Khi được mời lên nói bạn hãy bước ra chững chạc, không quá nhanh, không quá chậm, và đứng trước bục thoải mái. Đừng nhìn xuống sàn và cũng không ngó lên trần, bạn hãy đưa mắt quan sát một vòng qua thính giả, tạo nên sợi giây giao lưu tình cảm đầu tiên với họ. Buông hai tay thanh thản tự nhiên và đặt tờ đề cương bài nói của bạn lên bàn giảng. Không bồn chồn hồi hộp, bạn hãy cố gắng thở đều đặn, sâu, nhẹ nhàng. Khi nói, thỉnh thoảng bạn nên dùng tay làm các cử động vừa phải, minh hoạ cho ý của mình, nhưng nhất thiết không vung mạnh hoặc múa may. Múa may thái quá khiến cho bạn trở thành anh hề vụng dại và lố bịch dưới con mắt của thính giả. Nếu có sẵn micro, hãy điều chỉnh đúng tầm và để cách miệng bạn chừng 20 đến 25cm, bảo đảm âm phát ra vừa phải. Để micro quá xa hoặc quá gần, tiếng nói của bạn sẽ yếu hoặc rồ lên khó chịu. Có thể bạn hơi hồi hộp, thậm chí trống ngực đập mạnh; không hề gì, đó là chuyện bình thường. Sự hồi hộp của bạn, nếu có, thính giả cũng không dễ cảm nhận được, một khi bạn không tự bộc lộ trên sắc diện hoặc tái mét hoặc đỏ bừng, hoặc cử động vụng về. Thực tế, những nghiên cứu gần đây đã chứng minh rằng một chút hồi hộp có thể tạo ra sự phấn khích cho một số diễn giả phát huy cảm hứng hoặc ngẫu hứng. 4. Sự đồng cảm của thính giả Một diễn giả lão luyện bao giờ cũng cố gắng “ so giây “ để đạt tới cùng một bước sóng với thính giả, vì không làm như vậy, một rào chắn vô hình về tâm thức sẽ dựng lên giữa bạn và người nghe. Chỉ cần lướt nhìn khắp hội trường một lượt, bạn đã có thể cảm nhận ra rằng cử tọa là một tập thể hăng say chờ đợi tiếp thu bài nói, hay là một tốp người không mấy thân thiện. Trước khi nói bạn cần ước lượng tuổi tác, giới tính, nghề nghiệp và mối quan tâm của họ. Thông thường, trước đó, thông qua những thông tin sơ bộ, bạn đã biết được thành phần xã hội của cử tọa. Giờ bạn có thể thấy trên vẻ mặt của họ những cặp mắt sáng lên với hy vọng hay là rầu rĩ ủ dột vì phải cưỡng bức đến ngồi nghe. Trực giác nhạy bén và lương tri sáng suốt là hai điều cần thiết để trở thành diễn giả thông minh, mà bạn nên vận dụng để chọn cách tiếp cận thích hợp với cử tọa. Trong nhiều trường hợp, nếu bạn nói theo kiểu trực tiếp, bạn sẽ được chú ý lắng nghe. Cố gắng 47
47. nói chuyện thẳng với họ. Mỗi thính giả phải cảm thấy như bạn nói riêng với họ, như giữa hai người đối thoại thân mật. Để hấp dẫn người nghe, không cần phải sử dụng nhiều lời lẽ hùng hồn, thống thiết, văn hoa như kiểu động viên quần chúng lao vào một cuộc cách mạng hay một chiến dịch đấu tranh. Trái lại, bạn hãy nói một cách điềm đạm với niềm tin và sự chân thành về những quan tâm tức thời của họ, những điều quen thuộc đối với họ. Như vậy chắc chắn bạn có thể lôi cuốn họ lắng nghe. Nếu vấn đề bạn nêu ra hơi khô khan, khó hiểu, nên điểm xuyết vào một ít màu sắc, tình tiết có tính chất cá nhân hoặc địa phương. Trường hợp cần thiết và có thể, nên kịch tính hoá một số ý tưởng để phá vỡ hàng rào giao tiếp. Tuy vậy, điều hay nhất là nên tập trung vào các ý tưởng, vào những gì mà bạn muốn thông báo cho thính giả hơn là vào chuyện bạn gây ấn tượng hoặc cảm tình tốt, tất nhiên sự kiện này cũng quan trọng. Các nhà diễn thuyết có kinh nghiệm cho rằng bạn phải cảnh giác với những chi tiết thừa và những giải thích dài dòng không đúng chỗ, vì những cái đó gây bực bội cho thính giả. 5. Sử dụng phương tiện nhìn Bộ não con người thu nhận các thông tin khác nhau qua năm giác quan. Tri giác của chúng ta tạo nên các hình ảnh của thế giới bên ngoài bằng cách phối hợp các thông tin nghe, nhìn và những thông tin khác. Thông tin chuyển tải bằng lời nói chiếm một vị trí quan trọng trong đời sống chúng ta, trong khi sự tiến hoá của văn minh đã tạo ra một lực thúc đẩy mạnh mẽ cho thông tin thị giác, và cơ thể con người cũng cảm nhận một cách dễ dàng hơn những thông tin phức tạp nhất từ thị giác. Chúng ta thấy xúc động hơn khi cầm trong tay một bông hồng thật so với khi nghe tiếng nói phát ra âm thanh “bông hồng“. Trong thuyết trình, các phương tiện nhìn có thể làm cho bài nói của bạn hữu hiệu hơn. Thính giả bao giờ cũng thấy bị kích thích, thú vị và quan tâm nhiều hơn khi thấy tận mắt điều được trình bày. Lời giải thích của bạn cùng với việc sử dụng một phương tiện nhìn sẽ trở nên sống động hơn và dễ hiểu, thậm chí được lưu giữ lâu trong bộ nhớ. Một số phương tiện có thể giúp bạn tốt là các bản đồ, hình vẽ, sơ đồ, phim ảnh, máy chiếu “slide“ và “overhead“, kể cả bảng đen, bảng trắng. 48
48. Sự lựa chọn của bạn phụ thuộc vào chủ đề, vào thính giả, và khả năng có sẵn phương tiện gì. Nhưng nên nhớ rằng quá nhiều phương tiện có thể làm hiệu quả kém đi - “đa cơ loạn mục“. Để có thể đạt được hiệu quả tốt nhất khi dùng các phương tiện nhìn, bạn cần nhớ: * Phối hợp đồng bộ phương tiện nhìn với việc nói miệng và sử dụng phương tiện khi bạn đề cập tới hạng mục cần đến. * Nếu có thể, nên đặt sơ đồ, hình vẽ, bản đồ ở một chỗ thuận tiện, dễ lấy ra khi cần. * Lúc sử dụng, phương tiện nhìn phải được bố trí tại nơi mọi người có thể trông thấy. Nếu cần, nên xem xét trước hình thế của hội trường, phòng họp để quyết định sắp xếp. * Diễn dịch ý nghĩa của phương tiện cho người nghe và dẫn dắt sự chú ý của họ nếu bạn muốn họ ghi chép khi cần. * Đứng sang một bên và sử dụng chiếc que trỏ khi giới thiệu. * Phương tiện phải rõ ràng, sắc nét, chỉ nên nhấn mạnh những khía cạnh bạn coi là có ý nghĩa. Đừng nhồi nhét vào đó quá nhiều thông tin. III. các bước của một buổi thuyết trình và Những mẫu câu cho các bước đó. Chẻ nhỏ ra, các phần của bài nói bao gồm một số bước chung xuất hiện ở bất cứ trường hợp thuyết trình nào. Có tất cả 15 bước tổng quát như sau: 1. Bắt đầu thuyết trình 2. Công bố mục đích, sơ phác sườn bài nói 3. Nhắc trước đến tài liệu sẽ phát (nếu có) 4. Đi vào nội dung chính 5. Khích động cử toạ 6. Chuyển sang chủ đề khác 7. Nhắc đến các phần khác của bài nói đã hoặc sẽ đề cập 8. Nói về các phương án chọn lựa 9. Những thuận lợi và khó khăn 10. Nhấn mạnh những điều quan trọng 11. Sử dụng các phương tiện nhìn 12. Đưa ra các khuyến nghị 13. Tóm tắt và kết luận 49
49. 14. Xử lý các câu hỏi của cử toạ 15. Từ biệt Dưới đây là một số mẫu câu bạn có thể dùng trong khi thuyết trình, để cử toạ biết bạn sắp sửa nói gì, hoặc để tập trung sự chú ý của họ. 1- Bắt đầu thuyết trình (Chào mừng cử tọa và tự giới thiệu) - (Kính) chào quý vị. Xin hoan nghênh mọi người đã tới đây buổi hôm nay. Tên tôi là ở cơ quan /công ty - (Kính) chào các bạn. Tôi rất phấn khởi được đến đây phục vụ các bạn. Tôi tên là - (Kính) chào quý bà, quý ông. Tên tôi là Giám đốc công ty - (Kính) chào mọi người. Tôi tên là ở cơ quan /công ty Tôi rất hân hạnh có được cơ hội giới thiệu các dịch vụ/ sản phẩm mới của chúng tôi với các bạn. - (Kính) chào các bạn. Cám ơn các bạn đã tới đây. Xin tự giới thiệu. Tôi tên là làm việc ở cơ quan /công ty (Nói một chút về mình): - Trước khi bắt đầu, cho phép tôi được nói đôi điều về bản thân. Tôi đã làm việc ở công ty trong năm - Kinh nghiệm của tôi trong lĩnh vực này bắt đầu từ năm khi tôi vào làm việc ở một viện thiết kế (Hoan nghênh cử tọa): - Hoan nghênh các vị/ bạn đã đến Xin cám ơn vì đã tạo cho tôi có cơ hội nói chuyện với các vị. - Xin cám ơn vì đã mời tôi tới nói chuyện với các vị ngày hôm nay. 2- Công bố chủ đề, mục đích, và sơ phác sườn bài nói Sau phần giới thiệu, phải công bố với cử toạ mục đích của bài nói và cho họ biết vắn tắt những điều gì sẽ được trình bày. Cũng nên xác định cả thời gian cần thiết cho việc thuyết trình. (Công bố chủ đề và mục đích): - Điều tôi định làm hôm nay là giới thiệu để các bạn biết sử dụng có hiệu quả các dịch vụ tư vấn vào hoạt động kinh doanh của mình. - Như các bạn biết, tôi đến đây để nói về cách thức nâng cao kỹ năng thuyết trình của các bạn. 50
50. - Mục đích bài nói của tôi là để giúp các bạn tranh thủ được lợi thế trong đàm phán hợp đồng. - Trong bài thuyết trình buổi sáng nay của tôi, các bạn sẽ nắm vững được thuật thu hút khách hàng mới và giữ khách hàng cũ. - Tôi muốn nhân cơ hội này để giải thích với các bạn những thay đổi chúng ta dự định thực hiện ở công ty và trình bày lý do tại sao những thay đổi đó là cần thiết. (Sơ phác sườn bài nói): - Trước hết tôi sẽ nói với các bạn về bản thân chúng ta và công việc chúng ta làm, rồi chúng ta xem xét khách hàng cần gì ở chúng ta và tôi sẽ giải thích chúng ta làm cách gì để đáp ứng những nhu cầu đó. Cuối cùng tôi sẽ đưa ra giá cả của chúng ta và cho các bạn thấy rằng sản phẩm của chúng ta đáng giá cao hơn đồng tiền bỏ ra mua. - Như các bạn biết, tôi đến đây để gợi ý một số giải pháp cho vấn đề. Đầu tiên tôi sẽ phác ra những phương pháp chúng ra dùng để xác định các nguyên nhân của vấn đề, rồi tôi sẽ biện luận về những phát kiến của chúng ta, và cuối cùng chúng ta xem xét các phương án giải quyết và tôi sẽ đưa ra khuyến nghị. - Tôi chia bài nói thành ba phần chính:  Thứ nhất, tôi muốn nhắc lại với các bạn tình hình ra sao vào thời điểm này năm trước;  Thứ hai, tôi sẽ bàn đến thành tựu của chúng ta trong sáu tháng vừa qua;  Và cuối cùng, tôi sẽ xem xét đến mục tiêu sáu tháng sắp tới của chúng ta. - Tôi sẽ bắt đầu với một số bình luận tổng quan về công nghiệp tư vấn Việt Nam, rồi tôi sẽ lần lượt đi vào thực trạng của mỗi loại hình tư vấn. Sau đó chúng ta sẽ xem xét triển vọng sắp tới của công nghiệp tư vấn trên đất nước ta. - Tôi sẽ nói về ba lĩnh vực chủ yếu:  Trước hết, phác qua lịch sử hình thành của công ty,  sau đó, kiểm điểm công việc kinh doanh hiện nay của công ty,  và sau chót, trao đổi về các dự án tương lai chúng ta đang chuẩn bị. (Nói trước thời gian cần thiết cho việc thuyết trình): - Các bạn chỉ cần dành ra khoảng 30 phút - Bài nói sẽ được trình bày trong buổi sáng nay, sau mỗi 45 phút, sẽ có 10 phút nghỉ giải lao 51
51. (Nói trước khi nào sẽ giải đáp câu hỏi): - Nếu các bạn đồng ý, tôi sẽ giải đáp câu hỏi vào cuối buổi thuyết trình. - Các bạn đừng ngần ngại, cứ ngắt lời tôi vào bất ký lúc nào cần đưa ra câu hỏi. 3- Nhắc trước đến tài liệu sẽ phát (nếu có) Tài liệu phát sau thuyết trình có thể làm cho cử toạ thoải mái vì chỉ cần nghe mà không phải chăm chú ghi chép. Nên cho cử toạ biết ngay từ lúc bắt đầu thuyết trình liệu bạn có thể phát tài liệu cho họ (cả các bản sao trên phương tiện nhìn) hay không. - Các bạn không cần phải ghi chép. Cuối buổi thuyết trình, tôi sẽ đưa các bạn toàn bộ tài liệu có tất cả các điểm quan trọng. - Các bạn không nên mất công ghi lại những gì trên phương tiện nhìn. Sau buổi thuyết trình, tôi sẽ đưa mọi bản sao cho các bạn. 4- Đi vào nội dung chính - Chúng ta hãy bắt đầu từ những bước nguyên thuỷ. Hoạt động tư vấn ở Việt nam thai nghén khi đất nước có chủ trương đổi mới, từ cuối thập kỷ 80 - Trước hết tôi xin điểm qua thành tựu của hãng trong năm ngoái - Giờ chúng ra hãy đi vào nội dung chủ yếu của đề tài. Thứ nhất 5- Khích động cử toạ Điều quan trọng là làm cho người nghe cảm thấy họ được lôi cuốn tham gia vào quá trình diễn biến của cuộc thuyết trình. Bạn có thể thực hiện được yêu cầu này bằng cách đưa ra những câu hỏi có tính chất kích thích cử toạ phải động não, hoặc bằng cách “gán ý tưởng cho cử toạ”. (Đưa ra câu hỏi kích thích động não) - Giả sử một trong những khách hàng lớn tuột khỏi tay bạn. Bạn sẽ ứng xử như thế nào đây? Phải nghiêm túc xem lại chất lượng dịch vụ - Chiến dịch này bị thất bại. Vậy chúng ta rút ra từ đó bài học gì? Chúng ta rút được kinh nghiệm là không bao giờ được cao ngạo, tự mãn - Trong hai năm qua, có sự tụt giảm mạnh về các dự án đầu tư nước ngoài. Nguyên nhân vì đâu? Rõ ràng, khủng hoảng tài chính ở châu á là yếu tố chính - Ban lãnh đạo đã quyết định thực hiện một số thay đổi về cơ cấu trong công ty. Điều này sẽ có ảnh hưởng gì đến bộ phận của chúng ta? Đáng tiếc, hậu quả của nó là có một số người dôi dư 52
52. - Các bạn đã biết là dịch vụ của chúng ta thực sự đáp ứng nhu cầu của thị trường hiện nay. Làm thế nào để vẫn cung cấp được các dịch vụ này với giá cả thấp như vậy? Hiển nhiên là phải thu hút nhiều khách hàng và duy trì chất lượng - Có nhu cầu to lớn về loại hình sản phẩm này ở Lào. Như vậy thì công ty ta phải tính sao đây? Phải chuẩn bị cử đại diện ở Vientiane - Vậy, tại sao chúng ta để mất khách hàng ở thành phố Hồ Chí Minh vào tay những công ty cạnh tranh? Tôi cho rằng dịch vụ cung ứng của chúng ta quá chậm. - Nếu nhìn vào biểu đồ này, các bạn sẽ thấy việc nghiên cứu đã bị kéo dài quá mức. Giải thích điều đó thế nào đây? Trước hết, phải nói rằng những khảo sát ban đầu đã choán một thời gian dài không bình thường (Chú ý: sau mỗi câu hỏi trên, ngừng lại khoảng 4 - 5 giây để cử toạ suy nghĩ, rồi hãy đưa ra ý tưởng của bạn). (Gán ý tưởng cho cử toạ). - Tôi tin chắc là tất cả nhất trí với tôi rằng chúng ta phải có những nỗ lực to lớn hơn để nâng cao kết quả bán hàng ở vùng Viễn Đông nước Nga - Các bạn ai cũng biết về dự án hiện nay do Ban Nghiên cứu và Triển khai đang tiến hành - Một số người trong các bạn có thể đã qua kinh nghiệm bản thân tương tự như vậy - Các anh chị có biết rằng chúng ta đến nay đã gửi đi mười ngàn phiếu điều tra không? - Tôi hy vọng các bạn sẽ hiểu ra rằng những thay đổi đó là cần thiết nếu như chúng ta muốn vượt lên - Năm năm vừa qua, đã có những vấn đề nhức nhối trong lĩnh vực đấu thầu quốc tế. Tất cả mọi người đều hiểu tôi muốn nói gì 6- Chuyển qua chủ đề khác. (Cử toạ sẽ dễ dàng theo dõi thuyết trình của bạn, nếu bạn cho họ biết lúc nào thì chuyển sang chủ đề khác). - Thế là chúng ta đã xem xét các vấn đề và giờ đây tôi sẽ cân nhắc vài giải pháp khả dĩ - Đã xem xét tất cả các phương án có thể có, chúng ta hãy chuyển sang phân tích những thuận lợi và khó khăn của từng phương án 53
53. - Đến đây chúng ta bước sang điểm tiếp theo, đó là vấn đề làm thế nào thu hút được nhiều vốn đầu tư hơn - Giờ chúng ta chuyển sang vấn đề môi trường. Như các bạn đã biết, chúng ta đã tận lực để bảo đảm công việc xử lý phế thải - Như vậy, tôi đoán chắc các bạn nhất trí rằng đây là một sản phẩm mới rất hấp dẫn. Bây giờ chúng ta chuyển qua vấn đề giá cả hãng đã định ra 7- Nhắc đến các phần khác cuả bài nói đã hoặc sẽ đề cập. (Đôi khi, bạn cần nhắc đến một điều gì đó mà bạn đã đề cập ở phần trước hoặc sẽ đề cập tới sau này). - Tôi muốn trở lại một điểm mà tôi đã nêu ra trước đây, đó là chất lượng của mặt hàng có nhãn hiệu mới nhất chúng tôi vừa đưa ra thị trường - Như tôi đã nói vừa nãy, gia tăng thị phần là một trong những ưu tiên hàng đầu của chúng ta trong năm tới - Giá cả của năm sau sẽ chỉ được cao hơn năm nay hai phần trăm. Tôi sẽ quay lại điểm này trong chốc lát sau - Chúng ta hãy điểm lại vấn đề này 8- Nói về các phương án chọn lựa. (Đôi lúc bạn muốn biện luận về vài ba phương án chọn lựa khả dĩ). - Theo tôi, có hai phương án chọn lựa khả dĩ mở ra trước chúng ta. Một là thiết lập ngay chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh. Phương án thứ hai là cử vào đó những đại diện của văn phòng đang hoạt động tại miền Trung - Có những phương án chọn lựa nào mở ra cho chúng ta? Đó là chúng ta có thể sửa đổi, cải tiến ít nhiều mẫu mã hiện hữu. Hoặc chúng ta có thể xem xét triển khai một mẫu mã mới 9- Những thuận lợi và khó khăn. (Bạn vạch ra những khía cạnh tích cực và tiêu cực của một hai phương án chọn lựa bằng cách nêu lên những thuận lợi và khó khăn của từng phương án). - Tôi đã phác ra ba phương hướng hành động. Giờ đây cần xem xét những thuận lợi/ ưu việt của từng phương hướng ra sao? Tôi ngả về phương hướng thứ ba bởi vì chi phí rõ ràng là thấp nhất - Lợi ích của việc chuyển địa điểm vào miền Trung là có nhiều triển vọng nhất vì gần vùng nguyên liệu. Những ưu việt khác là lao động rẻ hơn, và nói chung phù 54