Giáo trình Nguyên lí kế toán - Chương 3: Tài khoản và ghi số kép

Nội dung text: Giáo trình Nguyên lí kế toán - Chương 3: Tài khoản và ghi số kép

1. Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán Mục tiêu • Sau khi nghiên cứu xong chương này, bạn có thể: • Giải thích tính chất và kết cấu của tài khoản kế toán; Chương 3 • Áp dụng nguyên tắc ghi sổ kép để xác định và ghi nhận ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh tế Tài khoản và ghi sổ kép phát sinh vào các tài khoản kế toán; • Xác lập và nhận biết mối quan hệ giữa tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết; • Lập và sử dụng Bảng cân đối tài khoản. 1 2 Nội dung Nhắc lại một số khái niệm  Nhắc lại một số khái niệm Phương trình kế toán:  Tài khoản kế toán  Vận dụng tài khoản kế toán và ghi sổ kép Nợ phải Vốn chủ Tài sản  Lập Bảng cân đối tài khoản trả sở hữu  Tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết Phương trình kế toán phản ảnh các đối tượng kế toán và quan hệ giữa các đối tượng kế toán 3 4 1
2. Nhắc lại một số khái niệm (tiếp) Định nghĩa Sự vận động của các đối tượng kế toán Phân loại Nợ phải trả Nợ phải trả Tài Tài Tài khoản Kết cấu tài khoản sản Vốn chủ sản Vốn chủ sở hữu sở hữu Tài khoản và Bảng cân đối kế toán Thời điểm 1/1 Thời điểm 31/12 5 6 Định nghĩa Phân loại tài khoản Tài khoản kế toán là việc phân loại đối tượng kế  TK Tài sản toán để tổ chức phản ảnh và kiểm tra một cách  TK Nợ phải trả thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình và  TK Vốn chủ sở hữu sự vận động biến đổi của từng đối tượng . Theo dõi sự biến động của đối tượng kế toán là Sự biến động của tình hình tài chính do sự biến đổi Tiền mặt sử dụng TK Tiền mặt. của đối tượng kế toán Kiểm soát việc ghi chép trên TK thông qua tính cân đối của PTKT 7 8 2
3. Ví dụ 1 Kết cấu tài khoản Hãy nêu tên đối tượng kế toán thuộc loại Tài khoản . Chứng từ TK Số tiền - Tài sản Diễn giải Số Ngày đối ứng Nợ Có - Nợ phải trả Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ - Vốn chủ sở hữu Tổng số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ 9 10 Kết cấu tài khoản (tiếp) Kết cấu tài khoản (tiếp)  Các thông tin cơ bản:  Các thông tin khác . Số dư đầu kỳ: tình trạng của đối tượng kế toán đầu kỳ kế toán dưới dạng số tiền – Ngày và số hiệu chứng từ . Số phát sinh trong kỳ: các nghiệp vụ làm gia tăng – Diễn giải nội dung nghiệp vụ hay giảm đi của đối tượng kế toán, chi tiết theo nội dung giao dịch, ngày tháng và số tiền – Tài khoản đối ứng . Số dư cuối kỳ: tình trạng của đối tượng kế toán cuối kỳ kế toán dưới dạng số tiền 11 12 3
4. Kết cấu tài khoản (tiếp) Kết cấu tài khoản (tiếp) Dạng đầy đủ Dạng rút gọn (Tài khoản chữ T) Tài khoản Tiền mặt TK Tiền mặt Tháng 01/20x1 Nợ Có Chứng từ TK Số tiền Diễn giải 10.000.000 Số Ngày đối ứng Nợ Có Số dư ngày 1/1/20x1: 10.000.000 (TGNH) 25.000.000 PT01 03/01 Rút tiền gởi NH nhập TGNH 25.000.000 20.000.000 (PTNV) quỹ 8.000.000 (Tạm ứng) PC01 05/01 Chi trả lương PTNV 20.000.000 PC02 18/01 Chi tạm ứng cho NV TƯ 8.000.000 (PTKH) 22.000.000 PT02 25/01 Khách hàng trả nợ PTKH 22.000.000 24.000.000 (TGNH) PC03 28/01 Nộp tiền ngân hàng TGNH 24.000.000 47.000.000 52.000.000 Cộng phát sinh 47.000.000 52.000.000 13 5.000.000 14 Số dư ngày 31/01/20x1 5.000.000 Kết cấu tài khoản (tiếp) Kết cấu tài khoản (tiếp)  Bên Nợ: Cột bên tay trái của TK Nợ Tài khoản Tài sản Có  Bên Có: Cột bên tay phải của TK Số dư đầu kỳ Tại sao gọi là bên Đó là quy ước (dịch Nợ, bên Có? từ debit và credit) Số phát sinh tăng Số phát sinh giảm trong kỳ trong kỳ Cộng số phát sinh Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ 15 16 4
5. Ví dụ 2 Tài khoản Tiền gởi ngân hàng Tháng Năm  Số dư tiền gởi ngân hàng của doanh nghiệp ngày 30/4/20x1: Chứng từ TK Số tiền Diễn giải 86.000.000đ. Số Ngày đối ứng Nợ Có 1. Giấy báo Nợ (GBN) số 381 ngày 5/5: Rút TGNH về quỹ tiền Số dư ngày 1.5.20x1 mặt: 16.000.000đ. 2. Giấy báo Có (GBC) số 024 ngày 8/5: Khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản: 45.000.000đ. 3. GBC số 236 ngày 14/5: Thu tiền bán hàng bằng chuyển khoản: 165.000.000đ. 4. GBN số 374 ngày 20/5: Chuyển khoản thanh toán cho người bán: 132.000.000đ 5. GBN số 428 ngày 25/5: Rút tiền gởi ngân hàng thanh toán nợ vay ngắn hạn: 75.000.000đ. 6. GBN số 532 ngày 29/5: Nộp thuế bằng chuyển khoản: Cộng phát sinh 12.000.000đ. 17 Số dư ngày 31/05/20x1 18 Yêu cầu: Phản ảnh vào TK “Tiền gởi ngân hàng” Nợ Tài khoản “TGNH” Có Kết cấu tài khoản (tiếp) Tài khoản Nợ phải trả, Nợ Có Vốn chủ sở hữu Số dư đầu kỳ Số phát sinh giảm Số phát sinh tăng trong kỳ trong kỳ Cộng số phát sinh Cộng số phát sinh 19 Số dư cuối kỳ 20 5
6. Ví dụ 3 Nợ Tài khoản “Vay ngắn hạn” Có  Có số liệu về khoản “Vay ngắn hạn” như sau: - Trong kỳ: . Vay ngắn hạn bằng tiền là 80.000.000đ . Dùng tiền gởi ngân hàng để trả bớt nợ vay ngắn hạn 60.000.000đ. . Vay tiền để trả nợ người bán vật tư 20.000.000đ Yêu cầu: Phản ánh vào tài khoản “Vay ngắn hạn”. 21 22 Tài khoản và Bảng cân đối kế toán Hệ quả do kết cấu tài khoản Bảng cân đối kế toán Nợ phải Vốn chủ Bảng cân đối kế toán TK Tài sản Tài sản Đầu kỳ Cuối kỳ trả sở hữu DĐK Tăng Giảm Tài sản TK Tài sản TK Nguồn vốn DCK Tài sản Số Dư Nợ Số Dư Có TK Nguồn vốn Nguồn vốn DĐK Giảm Tăng TỔNG SỐ DƯ NỢ TỔNG SỐ DƯ CÓ Nguồn vốn DCK CÁC TÀI KHOẢN CÁC TÀI KHOẢN 24 23 6
7. Bài tập thực hành 1 Bài tập thực hành 1 (tiếp)  Công ty ABC có số liệu đầu kỳ như sau:  Trong kỳ công ty có các nghiệp vụ sau: . Tiền mặt: 220 1. Mua TSCĐ 180 chưa trả tiền người bán 2. Vay ngân hàng 100 bằng tiền mặt . Phải thu khách hàng: 180 3. Mua hàng hóa 200 trả bằng tiền mặt . Hàng hóa: 400 4. Khách hàng trả nợ 80 bằng tiền mặt . Vay nợ: 100 5. Chủ sở hữu góp vốn 300 bằng tiền mặt . Phải trả người bán 250 . Vốn góp của CSH: 450 25 26 Bài tập thực hành 1 (tiếp) Giới thiệu Yêu cầu a. Lập Bảng Cân đối kế toán đầu kỳ Nguyên tắc b. Vẽ các tài khoản chữ T và ghi số dư đầu kỳ Ghi sổ kép Cơ sở ghi sổ kép c. Ghi các nghiệp vụ lên tài khoản. Kiểm tra việc ghi sổ kép d. Tính số dư cuối kỳ trên các TK Áp dụng vào tài khoản e. Lập Bảng Cân đối kế toán cuối kỳ 27 28 7
8. Giới thiệu Nguyên tắc  Được Pacioli công bố vào Một nghiệp vụ sẽ được ghi ít nhất vào 2 tài thế kỷ 15 trong tác phẩm “Summa de Arimethica khoản, một TK được ghi bên Nợ, một TK được Geomatria Proportioni et ghi bên Có với cùng một số tiền như nhau. Proportionalità” Luca Pacioli (1445-1510) 29 30 Ví dụ 4 Bài tập thực hành 2 Nghiệp vụ: Mua hàng hóa 200, chưa trả tiền cho người bán Xác định đối tượng ảnh hưởng của các nghiệp vụ sau: Đối tượng ảnh hưởng Biến động Số tiền 1. Xuất quỹ tiền mặt gởi vào ngân hàng Hàng hóa Tăng 200 2. Dùng lợi nhuận chưa phân phối để lập quỹ khen Phải trả NB Tăng 200 thưởng. Vận dụng nguyên tắc 3. Mua hàng hóa chưa trả tiền người bán ghi trên TK 4. Trả nợ vay ngắn hạn bằng tiền mặt Hàng hóa tăng Ghi bên Nợ với số tiền 200 Phải trả người bán tăng Ghi bên Có với số tiền 200 31 32 8
9. Bài tập thực hành 2 (tiếp) Cơ sở của ghi sổ kép Đối Loại Biến Ghi NV  Do tính cân đối của phương trình kế toán, tất cả mọi tượng TK động NỢ/CÓ 1 Tiền gởi ngân hàng Tài sản Tăng Nợ nghiệp vụ đều quy về 4 nghiệp vụ chính: Tiền mặt Tài sản Giảm Có 1. Tài sản A tăng, tài sản B giảm 2 Ln chưa pp VCSH GiẢM NỢ Quỹ kt NPT TĂNG CÓ 2. Nguồn vốn X tăng, nguồn vốn Y giảm 3. Tài sản A tăng, nguồn vốn X tăng 3 HÀNG HÓA TS TĂNG NỢ PHẢI TRẢ NB NPT TĂNG CÓ 4. Tài sản B giảm, nguồn vốn Y giảm  Một nghiệp vụ sẽ ảnh hưởng đến ít nhất 2 tài khoản 4 VAY NH NPT GiẢM NỢ TM TS GiẢM CÓ 33 34 Ý nghĩa của ghi sổ kép Hệ quả của nguyên tắc ghi sổ kép o Phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán theo: Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có . Đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ của các tài khoản = của các tài khoản . Mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán o Tài sản và nguồn vốn được theo dõi chặt chẽ và có hệ thống 35 36 9
10. Áp dụng nguyên tắc ghi sổ kép vào tài khoản Ví dụ 5 Nghiệp vụ: Mua hàng hóa 200, chưa trả tiền cho người bán  Định khoản: Xác định cách ghi chép một nghiệp vụ vào các tài khoản theo nguyên tắc ghi sổ kép Đối tượng Biến động Loại TK Ghi Nợ/Có – Phân tích các TK bị ảnh hưởng Hàng hóa Tăng Tài sản Nợ – Xác định số tiền ghi vào mỗi TK Phải trả NB Tăng Nợ phải trả Có – Kiểm tra lại nguyên tắc ghi sổ kép  Bút toán: Cách gọi khác của định khoản Định khoản / Bút toán – Bút toán/ Định khoản: đơn giản: Chỉ liên Nợ TK Hàng hóa: 200 quan đến 2 tài khoản – Bút toán/ Định khoản phức tạp: Liên quan Có TK Phải trả người bán: 200 đến hơn 2 tài khoản 37 38 Ví dụ 5 (tiếp) Ví dụ 6 Nghiệp vụ trên được trình bày lại dưới dạng tài  Có các giao dịch sau: khoản chữ T như sau: 1. Mua nguyên vật liệu 120, trả ½ đã bằng chuyển Nợ TK Phả trả NB Có Nợ TK Hàng hóa Có khoản, số còn lại nợ người bán. 2. Xuất quỹ tiền mặt 200 để trả nợ vay ngân hàng. 200 200 3. Nhận góp vốn 400 bằng TSCĐ  Thực hiện các định khoản và phản ánh vào TK chữ T 39 40 10
11. Ví dụ 6 (tiếp) Ví dụ 6 (tiếp) Đối Loại Biến Nợ TK “TGNH” Có Nợ TK “NVL” Có NV Định khoản tượng TK động 60 120 1. Nguyên vật liệu TS Tăng Nợ TK “NVL”: 120 Nợ TK “PTNB” Có Tiền gởi NH TS Giảm Có TK “TGNH”: 60 60 Phải trả NB NPT Tăng Có TK “PTNB”: 60 Nợ TK “TM” Có Nợ TK “Vay nợ” Có 2. Vay nợ NPT Giảm Nợ TK “Vay nợ”: 200 200 200 Tiền mặt TS Giảm Có TK “TM”: 200 Nợ TK “Vốn góp” Có 3. TSCĐ TS Tăng Nợ TK “TSCĐ”: 400 Nợ TK “TSCĐ” Có 400 400 Vốn góp VCSH Tăng Có TK “VG”: 400 Bài tập thực hành 3 Mở rộng phương trình kế toán Tháng 3/20x1, Minh và Hằng quyết định hùn vốn để mở tiệm photo SV. Tài sản = Nợ phải trả + Vốn CSH 1. Minh góp vốn bằng tiền mặt là 200 triệu đồng, Hằng góp bằng tiền gởi ngân hàng 300 triệu đồng. 2. Mua giấy photo giá 120 triệu đồng, trả bằng chuyển khoản Vốn góp Doanh Chi phí (Vốn đầu tư của CSH) 3. Mua 2 máy photo siêu tốc với giá 60 triệu thu đồng/máy, chưa trả tiền người bán. 4. Mua 10 hộp mực photo, giá 30 triệu đồng, trả bằng tiền mặt. 44 5. Dùng TGNH trả ½ nợ người bán máy photo. 43 Yêu cầu: Định khoản và phản ánh vào TK chữ T 11
12. Mở rộng phương trình kế toán (tiếp) Mở rộng phương trình kế toán (tiếp) TK TK Tài sản = Nợ phải trả + Vốn CSH Nợ Có Nợ Có Doanh thu Chi phí TK Tài sản TK Nợ phải trả TK Vốn góp Số phát sinh Số phát sinh Số phát sinh Số phát sinh + - - + - + giảm trong kỳ giảm trong kỳ tăng trong kỳ tăng trong kỳ TK Doanh thu - + TK Chi phí + - 45 46 Ví dụ 7 Ví dụ 7 (tiếp)  Có các giao dịch tại cty ABC như sau: Bảng phân tích TK phát sinh và định khoản như sau 1. Bán hàng hóa với giá bán 300 triệu đồng, chưa Đối Loại Biến NV Định khoản thu tiền khách hàng. Tượng / TK TK động 2. Giá trị hàng hóa đã xuất kho để bán là 200 triệu đồng. 1 Phải thu KH TS + Nợ TK PTKH: 300.000.000 3. Chi phí vận chuyển hàng bán là 1,2 triệu đồng, Doanh thu bán hàng DT + Có TK “DTBH”: 300.000.000 chưa trả tiền. 2 Giá vốn hàng bán CP + Nợ TK “GVHB”: 200.000.000 Yêu cầu: Thực hiện các định khoản. Hàng hóa TS - Có TK “HH”: 200.000.000 3 Chi phí bán hàng CP + Nợ TK “CPBH”: 1.200.000 47 Phải trả người bán NPT + Có TK “PTNB”: 1.200.000 12
13. Bài tập thực hành 4 Bảng cân đối tài khoản  Cty Hoa Mai chuyên bán máy in, có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 4/20x1 như sau:  Để đối chiếu, kiểm tra số liệu ghi chép trên các 1. Chi tiền mặt 1 triệu đồng để đăng quảng cáo trong tài khoản kế toán; tháng. 2. Bán 10 máy in với giá bán là 480 triệu đồng, đã  Phát hiện sai sót thông qua sự mất cân đối. thu bằng tiền mặt, giá vốn của hàng đã bán là 400 triệu đồng. 3. Chi tiền mặt trả nợ cho người bán hàng hóa là 32 triệu đồng. 4. Chi tiền mặt trả tiền thuê văn phòng trong tháng này là 8 triệu đồng. 49 50 Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ phát sinh. Bảng cân đối tài khoản (tiếp) Bảng cân đối tài khoản (tiếp) Bảng cân đối tài khoản  Thường lập vào cuối mỗi kỳ kế toán, sau khi định Tháng (quý) Năm Căn cứ vào khoản các nghiệp vụ Căn cứ vào Căn cứ vào SDCK của SDĐK của dòng Tổng phát các TK  Không phát hiện sai sót nếu sai sót nguyên tắc các TK sinh trên TK ghi sổ kép vẫn được đảm bảo Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ Tài khoản Nợ Có Nợ Có Nợ Có Cộng A A B B C C51 52 13
14. Ví dụ 8 Tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết  TK tổng hợp (TK cấp I): phản ảnh tổng quát các  Sử dụng số liệu của Bài tập thực hành 1 để lập đối tượng kế toán cùng loại, ví dụ: Bảng cân đối tài khoản  TK Tài sản cố định hữu hình: phản ảnh tình hình tăng, giảm, hiện có của toàn bộ TSCĐ hữu hình của DN (gồm nhà cửa, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải )  TK Phải trả cho người bán: phản ảnh tình hình tăng, giảm, hiện có của các khoản phải trả người bán, không phân biệt là người bán nào  TK chi tiết (TK cấp I,II, ): chi tiết hoá cho TK tổng hợp  TK Phải trả cho người bán: mở chi tiết để phản ảnh tình hình công nợ và thanh toán đối với từng người bán A, 53 người bán B, 54 Mối quan hệ giữa TK chi tiết và TK tổng hợp Ví dụ 9  Khi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phải Mua hàng hóa chưa trả tiền cho người bán, chi tiết ghi chép đồng thời trên TK cấp I, TK cấp II, cấp III hàng mua như sau: hàng A là 52 triệu đồng, hàng B là 28 triệu đồng. và các sổ kế toán chi tiết có liên quan Số dư TK tổng hợp = Tổng SD các TK chi tiết thuộc nó Định khoản: Kế toán tổng hợp – kế toán chi tiết Nợ TK “Hàng hóa” : 80.000.000 SPS trên TK tổng hợp = Tổng SPS các TK chi tiết thuộc nó (Nợ TK Hàng hóa A: 52.000.000 Nợ TK Hàng hóa B: 28.000.000) Có TK “Phải trả cho người bán”: 80.000.000 55 56 14
15. Ví dụ 9 (tiếp) Bài tập thực hành 5 Số nợ phải trả cho người bán đến ngày 30/06/20x1 là 56.000.000đ (trong TK “Phải trả người bán” TK “Hàng hóa” đó, phải trả người bán A: 36.000.000 đ; phải trả người bán C: 20.000.000đ). 80.000.000 80.000.000 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 7/20x1: 1. Mua 1 TSCĐ hữu hình chưa thanh toán cho người bán Y, giá 100.000.000đ. 2. Mua hàng hoá nhập kho chưa thanh toán tiền cho người bán C: 52.000.000đ. TK “Hàng hóa A” TK “Hàng hóa B” 3. Rút tiền gởi ngân hàng Z để: . Thanh toán cho người bán A: 20.000.000đ. 52.000.000 28.000.000 . Thanh toán cho người bán C: 60.000.000đ. 4. Vay dài hạn ngân hàng Z để thanh toán cho người bán Y một nửa số tiền mua TSCĐ ở nghiệp vụ 1. Yêu cầu: Mở TK tổng hợp và TK chi tiết của TK phải trả người bán để phản ảnh tình hình trên. 58 15