Giáo trình nguyên lí kế toán - Chương 5+6: Quy trình kế toán - Hệ thống thông tin kế toán - Nguyễn Thu Ngọc

Nội dung text: Giáo trình nguyên lí kế toán - Chương 5+6: Quy trình kế toán - Hệ thống thông tin kế toán - Nguyễn Thu Ngọc

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TPHCM Mục tiêu CHƯƠNG 5+6 • Sau khi nghiên cứu xong chương này, bạn cĩ thể: – Nêu các bước cơng việc trong một quy trình kế tốn. Quy trình kế tốn - –Giải thích vai trị và những yêu cầu của chứng từ kế tốn. Hệ thống thơng tin – Trình bày nội dung và kết cấu các loại sổ sách kế tốn kế tốn chủ yếu. – Trình bày mục đích, yêu cầu và nội dung tổ chức cơng tác kế tốn trong một doanh nghiệp. – Trình bày những vấn đề cơ bản của việc ứng dụng cơng Trình bàybày:: LýNguy ễn Thu Ngọc nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn 1 2 2 Tổng quan về quy trình kế Nội dung tốn •Tổng quan về quy trình kế tốn • Khái niệm • Chứng từ kế ttáốn •Các nội dung của quy trình kế tốn •Sổ sách kế tốn •Kiểm sốt nội bộ và cơng tác kế tốn •Hệ thống thơng tin kế tốn 3 3 4 4 1
2. Các nội dung của quy trình kế Khái niệm quy trình kế tốn tốn • Quy trình kế tốn là các bước của • Quy trình kế tốn bao gồm: một quá ttìrình xử lý dữ liệu để hình –Ghi chép ban đầu trên chứng từ kế tốn thành thơng tin kế tốn. –Xử lý trên sổ sách kế tốn –Lập và trình bày các báo cáo kế tốn •Lồng ghép trong quy trình kế tốn là việc kiểm sốt các hoạt động 5 5 6 6 Quy trình kế tốn Kiểm sốt nội bộ và kế tốn •Kiểm sốt nội bộ là quá trình do Dữ liệu Ghi chép Phân loại, Cung cấp Thơng người quản lý, hội đồng quản trị và kinh tế ban đầu ghi chép, thơng tin tin (Chứng tổng hợp (Báo cáo) các nhân viên của đơn vị chi phối, nĩ từ) (Sổ sách) được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu của đơn vụ nĩi chung. • KSNB tăng cường độ tin cậy của báo cáo tài chính 7 7 8 8 2
3. Các thí dụ Chứng từ kế tốn • Phân chia trách nhiệm giữa kế tốn •Chứng từ kế tốn là những giấy tờ và và thủ quỹ vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ •Phê duyệt các nghiệp vụ trước khi kinh tế tài chính phát sinh và đã thực hiện hồn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế • Đối chiếu các số liệu định kỳ tốn. • Kiểm tốn nội bộ 9 9 10 10 Vai trị của chứng từ Phân loại chứng từ • Là khâu ghi chép ban đầu cĩ ý nghĩa quan • Phân loại theo nội dung phản ảnh: trọng đối với chất lượng thơng tin kế tốn. – Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy • Là phương tiện truyền đạt thơng tin phục báo Nợ, Giấy báo Cĩ vụ cho việc quản lý. –Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho • Là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp –Chứng từ về lao động và tiền lương: Bảng của nghiệp vụ kinh tế. chấm cơng, Bảng thanh tốn tiền lương •Cĩ ýýg nghĩa ppýpháp lý trong việc giải qyquyết –Chứng từ về bán hàng: Hố đơn GTGT (y(hay các vụ tranh chấp, kiện tụng. Hố đơn bán hàng) –Chứng từ về TSCĐ: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý 11 11 12 12 3
4. Phân loại chứng từ Phân loại chứng từ • Phân loại theo cơng dụng của chứng • Phân loại theo nguồn gốc của chứng từ : từ : –Chứng từ mệnh lệnh –Chứng từ bên trong –Chứng từ chấp hành –Chứng từ bên ngồi –Chứng từ liên hợp 13 13 14 14 Phân loại chứng từ Bài tập thực hành • Phân loại theo tính bắt buộc : •Cho biết chứng từ sau đây thuộc loại –Chứng từ bắt buộc chứng từ nào theo các cááhch phân loại đã học: –Chứng từ hướng dẫn –Phiếu chi tiền mặt –Hĩa đơn bán hàng của người bán – Đơn đặt hàgàng 15 15 16 16 4
5. Yêu cầu đối với chứng từ Các yếu tố của chứng từ •Phải bảo đảm tính trung thực, khách •Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế tốn; quan, tính chính xác của số liệu. •Nggy,ày, tháng, năm lập chứng từ kế tốn; •Tên , địa chỉ, mã số thuế (nếu cĩ) của đơn vị •Chứng từ kế tốn phải cĩ đầy đủ các yếu hoặc cá nhân lập chứng từ; tố theo qui định. •Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu cĩ) của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ; • Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy •Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát đủ, gạch bỏ phần cịn trống. Khơng được sinh • Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tẩy xĩa, sửa chữa trên các chứng từ. tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền ghi bằng chữ. •Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt chứng từ và những người cĩ liên quan đến chứng từ kế tốn. 17 17 18 18 Bài t ậppththựcchànhhành Phân tích sự cần thiết của các nội dung trên chứng từ Lưu chuyển chứng từ •Lập và phản ảnh nghiệp vụ kinh tế •Lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận •Kiểm tra chứng từ •Hồn chỉnh chứng từ và ghi sổ kế tốn •Lưu trữ và bảo quản chứng từ 19 19 20 20 5
6. Lập và phản ảnh nghiệp vụ kinh tế Lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận •Chứng từ được lập tại bộ phận phát sinh •Chứng từ thường lưu chuyển qua nhiều bộ nghiệp vụ phận trước khi được dùng ghi sổ: •Chứng từ được lập thành nhiều liên, trong –Xét duyệt nghiệp vụ đĩ thường cĩ 1 liên để lưu trữ tại bộ phận –Thực hiện nghiệp vụ lập • Để thiết kế, đánh giá quá trình lưu chuyển • Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, chứng từ, người ta sử dụng lưu đồ chứng từ được lập trong máy tính và in ra (flowchart) 21 21 22 22 Lập hĩa đơn Kế tốn Kiểm tra chứng từ •Người kế tốn cần kiểm tra chứng từ trước A Vận đơn Lập Ghi Hĩa đơn Nhậtkýt ký khi ghi nhận: –Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ảnh trên chứng từ. Hĩa đơn Nhật ký –Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Hĩa đơn –Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin Vận đơn trên chứng từ. KH Sổ cái Hĩa đơn –Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội N bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại chứng từ kế tốn. N 23 23 24 24 6
7. Hồn chỉnh chứng từ và ghi sổ Lưu trữ và bảo quản •Trước khi ghi sổ kế tốn cần hồn • Sau khi ghi sổ kế tốn xong, chứng chỉnh chứng từ: từ kế ttáốn cần phải được sắp xếp, – Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá; phân loại, bảo quản và lưu trữ theo – Phân loại chứng từ; quy định của Luật kế tốn. –Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định •Khi cần thanh lý phải lập biên bản khoản kế tốn trên chứng từ. ghi lại những tài liệu đã được thanh lý. • 25 25 26 26 Sổ sách kế tốn Khái niệm • Khái niệm •Sổ sách kế tốn là nơi ghi chép và • Phân loại sổ sách kế tốn lưu giữ các nghi ệp vụ. • Các hình thức tổ chức sổ sách kế •Sổ sách kế tốn cần được ghi chép tốn dựa trên chứng từ kế tốn •Giới thiệu hình thức nhật ký chung •Sổ sách kế tốn là căn cứ để lập báo cáo tài chính 27 27 28 28 7
8. Phân loại sổ sách kế tốn Nhật ký chung (biểu mẫu rút gọn) Chứng từ Tài khoản Số tiền • Phân loại theo phương pháp ghi chép vào sổ Diễn giải kế tốn Số Ngày Nợ Có Nợ Có – Sổ ghi theo trình tự thời gian là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp C1 2.1 Chi tiếp khách 642 2.000.000 cho việc kiểm tra, tra cứu khi cần thiết. Thí dụ: Nhật ký. 111 2.000.000 – Sổ ghi theo hệ thống là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phân loại theo tài khoản tổng hợp và N1 2.1 Nhập hàng 156 2.000.000 chi tiết, giúp kế tốn lưu trữ thơng tin và phản ảnh kiểm 331 2.000.000 tra từng đối tượng kế tốn. Ví dụ: Sổ cái, Sổ chi tiết 15.000.000 – Sổ liên hợp: là loại sổ kết hợp vừa ghi theo trình tự thời T1 3.1 Thu tiền bán hàng 111 gian, vừa ghi theo hệ thống trên cùng một trang sổ. 511 15.000.000 29 29 30 30 Sổ cái – Tài khoản Tiền mặt Phân loại sổ sách kế tốn Chứng từ Tài Số tiền • Phân loại theo mức độ phản ảnh các Diễn giải khoản đối ứng đối tượng kế tốn Số Ngày Nợ – Sổ tổng hợp là sổ kế tốn ghi chép các nghiệp Số dư 1.1.2001 20.000.000 vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản. Thí dụ: Sổ cái. 01 2.1 Bán thu tiền mặt 511 15.000.000 – Sổ chi tiết gồm các sổ, thẻ chi tiết được mở 01 2.1 Chi tiếp khách 642 2.000.000 để phản ảnh một cách chi tiết hơn cho những 02 313.1 Chi mua vật liệu 152 7. 000. 000 số liệu đã được phản ảnh trê n sổ tổng hợp. Thí dụ: Sổ chi tiết vật tư, Cộng số phát sinh 120.000.000 95.000.000 – Sổ kết hợp hạch tốn tổng hợp với hạch tốn chi tiết. Số dư 1.2.2001 45.000.000 31 31 32 32 8
9. Sổ chi tiết khách hàng – CTy X Chứng từ Số tiền Phân loại sổ sách kế tốn Diễn giải Tài khoản đối ứng Số Ngày Nợ Có • Phân loại theo kết cấu sổ – Sổ đối chiếu kiểu hai bên kết cấu sổ được chia làm Dư 1.1.01 3.000.000 hai bên để phản ảnh hai mặt vận động đối lập của đối tượng kế tốn. – Sổ kiểu một bên các cột số liệu phản ảnh các đối tượng H1 2.1 Giao hàng 511 1.000.000 kế tốn được bố trí ở cùng một bên của trang sổ. – Sổ kiểu nhiều cột sổ cĩ kết cấu nhiều cột để phản ảnh cho từng tài khoản hoặc phản ảnh chi tiết cho một tài 2.000.000 T1 2.1 Thu tiền H245, 1.12.00 111 khoản nào đĩ theo từng nội dung kinh tế. – Sổ kiểu bàn cờ phản ảnh quan hệ đối ứng giữa các tài khoản liên quan hoặc mối quan hệ qua lại giữa hai cách T4 5.1 Thu tiền H231,5.12.00 111 1.000.000 phân loại khác nhau của cùng một đối tượng. Cộng tháng 1.01 1.000.000 3.000.000 Dư 1.2.01 1.000.000 33 33 34 34 Phân loại sổ sách kế tốn Các hình thứctc tổ chứcsc sổ sách • Phân loại theo cách tổ chức sổ • Hình thức kế tốn là việc tổ chức hệ thống sổ – Sổ đĩng thành quyển: Sổ cái, Nhật ký – Sổ sách kế tốn bao gồm số lượng sổ, kết cấu sổ và cái mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, – Sổ tờ rời: thẻ kho, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết vật tổng hợp các số liệu từ chứng từ gốc để cung cấp tư, sản phẩm, hàng hố các chỉ tiêu lập báo cáo kế tốn: – Sổ điện tử trong hệ thống kế tốn xử lý bằng – Hình thức kế tốn Nhật ký chung; máy vi tính, các sổ kế tốn được thiết kế dưới – Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái; dạng các tập tin lưu trữ trong các đĩa từ, kế – Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ; tốn ghi sổ bằng cách nhập dữ liệu. – Hình thức kế tốn Nhật ký- Chứng từ; – Hình thức kế tốn trên máy vi tính. 35 35 36 36 9
10. Hình thức Nhật ký chung Nhật ký chi quỹ tiền mặt Chứng từ Ghi Có TK 111, Ghi Nợ TK Diễn giải 112 152 642 Cộng Chứng từ kế tốn Số Ngày C1 2/1 Chi tiếp khách 2.000.000 2.000.000 Sổ nhật ký đặc SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế tốn C2 3/1 Mua vật liệu 7.000.000 7.000.000 biệt chi tiết C3 3/1 Nộp ngân hàng 15.000.000 15.000.000 1.800.000 Sổ Cái Bảng tổng hợp C4 5/1 Trả tiền điện thoại chi tiết Bảng cân đối tài khoản Cộng 65.000.000 25.000.000 5.000.000 95.000.000 BÁO CÁO TÀI CHÍNH 37 37 38 38 Bài t ậppththựcchànhhành •Cho biết những thơng tin sau cĩ thể Hệ thống thơng tin kế tốn tìm thấy trong sổ sách kế tốn nào? • Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong – Nghiệp vụ mua hàng theo hĩa đơn số kế tátốn xxx ngày yyy của cơng ty ABC. –Nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền theo •Giới thiệu Hệ thống thơng tin kế tốn hĩa đơn số nn ngày dd. –Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ trong kỳ của tài sản M. –Nghiệp vụ kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ. 39 39 40 40 10
11. Ứng dụng CNTT trong kế tốn •Các mức độ ứng dụng CNTT trong kế tốn: –Hệ thống xử lý bán thủ cơng với sự trợ giúp của các bảng tính Excel –Hệ thống phần mềm kế tốn dạng điều khiển bằng trình đơn (Menu – Driven- Syy)stems) –Hệ thống hoạch định nguồn lực tồn doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) 41 41 42 42 Hệ thống thơng tin kế tốn •Hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm các phân hệ cơ bản: – Phân hệ mua hàng – Phân hệ bán hàng – Phân hệ nhân sự – Phân hệ sổ cái • Trong doanh nghiệp sản xuất, cịn cĩ thêm phân hệ sản xuất 43 43 44 44 11
12. Hệ thống thơng tin kế tốn Thí dụ -Phân hệ bán hàng Phân Chức năng Các bộ phận Các dữ liệu liên hệ liên quan quan Bán Xử lý đơn đặt - Bộ phận - Dữ liệu hàng hàng khách bán hàng khách hàng hàng, chứng từ - Bộ phận - Dữ liệu bán giao hàng và giao hàng hàng hĩa đơn của - Bộ phận kế - Dữ liệu kho đơnvn vị, theo dõi tốn hàng thu tiền và cập - Bộ phận - Dữ liệu sổ cái nhật kho. kho 45 45 46 46 Vận hành hệ thống thơng tin kế Vai trị của cơ sở dữ liệu tốn •Khai báo hệ thống • Quy trình vận hành –Nhập dữ liệu –Xử lý dữ liệu –Kết xuất báo cáo 47 47 48 48 12