›
›

Giáo trình Phần mềm kế toán máy

pdf 201 trang huongle 7410
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Phần mềm kế toán máy", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_phan_mem_ke_toan_may.pdf

Nội dung text: Giáo trình Phần mềm kế toán máy

  1. Ủy ban Nhân dân Thành phố Hà Nội Sở Kế hoạch & Đầu tư Hà Nội CÔNG TY CỔ PHẦN SIS VIỆT NAM (SIS VIETNAM JSC) GIÁO TRÌNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY (Dùng cho khối các Doanh nghiệp vừa và nhỏ) SAS INNOVA 6.8 Hà Nội – 06/2009 1
  2. MỤC LỤC Giới thiệu 3 Thư ngỏ 4 Phần I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SAS INNOVA 6.8 5 1. SAS INNOVA và những phiên bản 5 2. Mục tiêu chính của SAS INNOVA 5 3. Những tính năng nổi bật của SAS INNOVA 6.8 6 4. Các phân hệ chính của SAS INNOVA 6.8 7 5. Các phân hệ nghiệp vụ và mối quan hệ giữa các phân hệ của SAS INNOVA 6.8 9 6. Các chứng từ, báo cáo chính của SAS INNOVA 6.8 10 7. Lựa chọn phương án tổ chức thông tin 10 8. Chứng từ trùng và khử chứng từ trùng trong SAS INNOVA 6.8 13 Phần II: PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAS INNOVA 6.8.1 14 Chương 1: KHỞI ĐỘNG LÀM VIỆC VỚI SAS INNOVA 6.8.1 14 1. Cài đặt SAS INNOVA 6.8.1 14 2. Khởi động SAS INNOVA 6.8.1 14 3. Các phím chức năng sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.1 14 4. Các công việc chuNn bị 15 5. Danh mục sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.1 15 6. Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ 24 7. Báo cáo trong SAS INNOVA 6.8.1 25 Chương 2: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA 6.8.1 26 1. Phân hệ Hệ thống 26 2. Phân hệ Tổng hợp 33 3. Phân hệ kế toán Vốn bằng tiền 39 4. Phân hệ kế toán Bán hàng (Bán hàng và công nợ phải thu) 46 5. Phân hệ kế toán Mua hàng (Mua hàng và công nợ phải trả) 55 6. Phân hệ Vật tư hàng hoá 62 7. Phân hệ Giá thành 69 8. Phân hệ Tài sản cố định 83 9. Phân hệ Báo cáo thuế, Báo cáo tài chính 87 Phần II: PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAS INNOVA 6.8.2 94 Chương 1: KHỞI ĐỘNG LÀM VIỆC VỚI SAS INNOVA 6.8.2 94 1. Cài đặt SAS INNOVA 6.8. 2 94 2. Khởi động SAS INNOVA 6.8.2 99 3. Các phím chức năng sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.2 100 4. Các công việc chuNn bị 100 5. Danh mục sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.2 101 6. Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ 110 7. Báo cáo trong SAS INNOVA 6.8.2 111 Chương 3: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA 6.8.2 112 1. Phân hệ Hệ thống 112 2. Phân hệ Tổng hợp 120 3. Phân hệ kế toán Vốn bằng tiền 126 4. Phân hệ kế toán Bán hàng (Bán hàng và công nợ phải thu) 132 5. Phân hệ kế toán Mua hàng (Mua hàng và công nợ phải trả) 141 6. Phân hệ Vật tư hàng hoá 148 7. Phân hệ Giá thành 155 8. Phân hệ Tài sản cố định 170 9. Phân hệ Báo cáo thuế, Báo cáo tài chính 173 Phần III: BỘ SỐ LIỆU DEMO 181 Bài thực hành số 1: Cài đặt và thực hành phân hệ Hệ thống 181 Bài thực hành số 2, 3: Thiết lập các danh mục từ điển và cập nhật số dư ban đầu 182 Bài thực hành số 4: Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 189 Bài thực hành số 5: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu. 192 Bài thực hành số 6: Kế toán vốn bằng tiền 193 Bài thực hành số 7: Kế toán hàng tồn kho, TSCĐ 195 Bài thực hành số 8: Kế toán tổng hợp, Giá thành sản xuất, Báo cáo tài chính 198 2
  3. Giới thiệu Công ty Cổ phần SiS Việt Nam Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần SIS Việt Nam Tên Tiếng Anh:SIS Viet Nam Joint Stock Company Tên giao dịch: SIS Việt Nam Trụ sở chính: Số 17/183 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: +84-4-35117785 Fax: +84-4-35117787 E-mail: sales@sisvn.com Website: www.sisvn.com và www.phanmemketoan.net Chi nhánh HCM: A917 CCHAGL, 357 Lê Văn Lương, Q7, HCM Điện thoại: +84-8-22230345 Fax: +84-8-22230456 Sản ph m và dịch vụ chính của SiS Việt Nam Phần mềm Kế toán dành cho doanh nghiệp Nhỏ và Vừa SAS INNOVA 6.8 Phần mềm Kế toán Quản trị Doanh nghiệp dành cho doanh nghiệp Vừa và Lớn SAS ERP 6.8 Phần mềm Quản trị Tổng thể Doanh nghiệp SIS ERP 6.0 .NET Tư vấn kế toán, thuế Đối tượng đọc tài liệu Kế toán các doanh nghiệp Kế toán trưởng doanh nghiệp Giám đốc tài chính Giám đốc các doanh nghiệp Các đối tượng có liên quan Nhóm tác giả biên soạn Thạc sỹ Lương Xuân Vinh, CEO, SIS Việt Nam Kỹ sư Phạm Trọng Chiều, SIS-TECH Manager, SiS Việt Nam Cử nhân Vũ Thị Dung, SAS INNOVA Consultancy Manager, SiS Việt Nam Cử nhân Đỗ Thị Thu Hương, SAS INNOVA Consultancy Deputy Manager, SIS Việt Nam 3
  4. Thư ngỏ Các bạn kế toán thân mến, kế toán là một môn khoa học và không thể thiếu trong nền Kinh tế đang phát triển hiện nay của Việt Nam. Doanh nghiệp nào cũng phải làm công tác kế toán dù là nhỏ nhất. Hiện cả Nước đã có trên 350.000 doanh nghiệp và sẽ tăng lên con số 1 triệu doanh nghiệp trong vòng 5-10 năm tới. Các kiến thức về kế toán cơ bản cũng như nâng cao đều rất quan trọng để các bạn hiểu được các khái niệm về kế toán. Tất cả các kiến thức đó cần được bổ sung thêm một kỹ năng sử dụng và khai thác phần mềm kế toán. Lý do rất đơn giản là hầu hết các doanh nghiệp đều đã trang bị máy tính và có đến trên 80% các doanh nghiệp đã trang bị internet. Xu hướng cũng như thực tiễn là phần lớn các doanh nghiệp sẽ không thực hiện công tác kế toán bằng thủ công hay excel nữa mà sẽ thực hiện công tác kế toán trên phần mềm. Có như vậy công tác kế toán mới đáp ứng kịp nhu cầu của Ban Giám đốc doanh nghiệp cũng như các Phòng ban khác. Kiến thức kế toán căn bản kết hợp với kỹ năng sử dụng thành thạo phần mềm kế toán sẽ giúp các bạn có đủ tự tin để làm nghề kế toán một cách vững vàng và chuyên nghiệp. Dần dần, phần mềm kế toán sẽ là một phần không thể thiếu trong quá trình học và làm kế toán, bởi lẽ kiến thức kế toán sẽ gắn liền với việc vận dụng trên môi trường và công cụ thực hiện như thế nào, nếu không dù hiểu về kế toán nhưng cũng không thể vận dụng được hoặc mất quá nhiều thời gian và không hiệu quả. Với kinh nghiệm thực tế triển khai và đưa vào khai thác tại gần 2.000 doanh nghiệp trên cả Nước, Công ty Cổ phần SiS Việt Nam đã giải quyết được rất nhiều bài toán kế toán hóc búa và mang lại hiệu quả cao cho rất nhiều doanh nghiệp. Một mặt, qua khảo sát và phân tích thực tế, chúng tôi nhận thấy phần lớn các doanh nghiệp đều chưa chú trọng đến qui trình vận hành kế toán, các chuNn thông tin, các qui định và nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mà chủ yếu chú trọng công tác làm báo cáo đầu ra. Đây chính là điểm mấu chốt cần tháo gỡ để vận hành công tác kế toán được nhanh chóng và hiệu quả nhất. Các doanh nghiệp muốn công tác kế toán tốt, cần qui trình hóa và chuNn hóa thông tin kế toán, các qui định cần thống nhất và đào tạo bài bản cho cán bộ kế toán. Và đặc biệt cần đưa các qui trình kế toán này vào phần mềm để tự động hóa nhiều khâu thực hiện kế toán nhằm giảm sai sót và có tính hướng dẫn cho từng người làm kế toán. Bên cạnh đó, để phản ánh nghiệp vụ kế toán chính xác, người làm kế toán cần đọc và tìm hiểu thêm các kiến thức về quản trị kinh doanh, bản chất vận hành của đồng tiền, hàng hóa và các kiến thức có liên quan đến ngành đặc thù của doanh nghiệp mà sau này mình sẽ tham gia làm kế toán tại đó. Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về công tác kế toán. Bên cạnh đó, kế toán là một trong những nghề tương đối đa dạng để có thể khai thác, các bạn có thể làm kế toán cho một doanh nghiệp, có thể tham gia làm kiểm toán, tư vấn kế toán, kiểm định và định giá. Đặc biệt, hiện nay trên Thế Giới cũng như tại các Thành phố lớn tại Việt Nam đã có trào lưu làm thuê kế toán (Outsourcing) hay Đại lý thuế, như vậy các bạn có thể trở thành những chuyên gia về kế toán và làm thuê kế toán cho nhiều doanh nghiệp một lúc hoặc là các Đại lý thuế. Các công việc này rất thú vị mang lại nhiều tiền bạc, chủ động và tự do, các bạn có thể ngồi một chỗ làm việc cho nhiều doanh nghiệp tại Việt nam hoặc thậm chí các doanh nghiệp đặt ở Nước ngoài thông qua mạng Internet. Chúc các bạn sẽ yêu thích môn kế toán máy và đặc biệt Phần mềm Kế toán Quản trị SAS INNOVA 6.8 của chúng tôi. Hy vọng sẽ gặp lại các bạn tại một doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 hoặc các bạn có thể trở thành đồng nghiệp của chúng tôi trong tương lai. Thân chào, Thay mặt Công ty Thạc sỹ Lương Xuân Vinh CEO, SIS Việt Nam 4
  5. Phần I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ SAS INNOVA 6.8 1. SAS INNOVA và những phiên bản Trải qua thời gian phát triển 8 năm đến năm 2009 công ty phần mềm SIS Việt Nam không ngừng nâng cấp và phát triển các dòng sản phNm của mình thể hiện qua các phiên bản với các mốc thời gian như sau: SAS 1.0: 10-2001 SAS 2.0: 03-2002 SAS 2.1: 06-2002 SAS 2.2: 10-2002 SAS 2.3: 03-2003 SAS 3.0: 01-2004 SAS 5.0: 05-2005 SAS INNOVA 5.5: 09-2006 SAS INNOVA 6.0: 07-2007 SAS INNOVA 6.8: 10-2007 SAS INNOVA 6.8.1: 10-2008 SAS INNOVA 6.8.2: 05-2009 2. Mục tiêu chính của SAS INNOVA Giải thoát doanh nghiệp/chủ doanh nghiệp khỏi nỗi lo thường trực về các thông tin, báo cáo kế toán, quyết toán, thuế, lãi/lỗ. Trút bớt gánh nặng về quản lý điều hành các hoạt động tài chính, kế toán. Quản lý kho, bán hàng, mua hàng, công nợ trở nên đơn giản, dễ kiểm soát. Giải phóng bức xúc thường xuyên phải đau đầu với các thay đổi về chính sách, chế độ kế toán, Báo cáo tài chính, Báo cáo thuế của Nhà Nước. Phiên bản SAS INNOVA 6.8 được thiết kế và lập trình theo quy định mới nhất hiện nay của Bộ Tài Chính như QĐ48, QĐ15 v/v ban hành Chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa; các Thông tư 60/2007/TT-BTC ra ngày 14 tháng 06 năm 2007 hướng dẫn thi hành một số Luật quản lý thuế; Thông tư 32/2007/ TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 158/2003/NĐ-CP ngày 10/12/2003, Nghị định số 148/2004/NĐ-CP ngày 23/7/2004 và Nghị định số 156/2005/NĐ-CP ngày 15/12/2005 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế giá trị gia tăng và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế giá trị gia tăng . Với sản phNm này, người sử dụng chỉ cần cập nhật các số liệu đầu vào phát sinh, phần mềm sẽ tự động tính toán và đưa ra các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế, thông tin về phân tích tài chính, thông tin quản trị sản xuất kinh doanh. 5
  6. 3. Những tính năng nổi bật của SAS INNOVA 6.8 Chương trình được thiết kế mở khả năng đáp ứng được nhu cầu hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Định khoản tự động Tích hợp mã vạch hai chiều theo quy định của Tổng Cục thuế. Tự động kiểm tra Mã số thuế (MST) hợp lệ của các hóa đơn và khách hàng Tích hợp chương trình hướng dẫn sử dụng trực quan bằng hình ảnh và lời nói. Thiết kế phục vụ kế toán quản trị, cho phép phân tích thông tin từ tổng hợp đến chi tiết và ngược lại, hỗ trợ công tác điều hành và ra quyết định tức thời. Quản lý số liệu theo nhiều đơn vị, nhiều xí nghiệp thành viên, nhiều mảng hoạt động. Quản lý số liệu theo nhiều năm làm việc, cho phép xem số liệu liên năm (đặc biệt trong các công trình xây dựng và các dây chuyền sản xuất). Theo dõi nhiều đơn vị tính của hàng hoá vật tư, cho phép tự động qui đổi đơn vị tính. Thêm nhiều trường tự do để người dùng tự định nghĩa. Khi có thay đổi về các qui định, quyết định của Bộ Tài Chính hoặc thay đổi trong quản lý, khách hàng có thể tự định nghĩa mà không cần Nhà sản xuất phải chỉnh sửa (giảm chi phí đáng kể về đầu tư cho Doanh nghiệp). Bổ xung thêm trạng thái của chứng từ nhằm mềm dẻo quá trình quản lý, giảm các khâu công việc chồng chéo, theo dõi được tình trạng xử lý của công việc, phản ánh chính xác tình trạng của công việc. Phân quyền chương trình đến từng chức năng, từng thao tác của người sử dụng. Hoàn thiện việc theo dõi dấu vết của người sử dụng, làm rõ trách nhiệm trong công việc, chuyên nghiệp hoá trong các khâu xử lý chứng từ. Tính giá vốn tức thời của từng hàng hoá, vật tư. Cho phép khấu trừ lùi thuế, tiện ích cho người sử dụng có thể tính thuế xuôi hoặc ngược. Cho phép quản lý theo lô hàng Có thể zoom màn hình làm việc với các chứng từ to nhỏ tuỳ ý Tính quản trị ngược: cho phép truy xuất ngược dữ liệu từ tổng hợp đến chi tiết, từ chi tiết xem và sửa chứng từ Tính quản trị xuôi: cho phép xem báo cáo ngay khi đang lập chứng từ Định khoản chênh lệch tỷ giá tự động Tham số hoá chương trình, cho phép khai báo các thông số của hệ thống một cách mềm dẻo: các hình thức ghi sổ, khai báo tính giá thành, phương pháp tính giá vốn, các đồng tiền sử dụng trong hệ thống, v.v. 6
  7. Khả năng ứng dụng cho nhiều hình thức kế toán khác nhau: nhật ký chung, nhật ký chứng từ, chứng từ ghi sổ và nhật ký sổ cái. Nhiều phương pháp tính giá: TB di động, TB tháng, NTXT, Giá đích danh. Có thể khai báo tính giá vốn đến từng hàng hoá, vật tư. Quản lý được nhiều loại tiền tệ với tỷ giá thay đổi hàng ngày: VND, USD, EURO, NDT, Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, có hướng dẫn sử dụng chi tiết. Khả năng sử dụng hai ngôn ngữ Anh-Việt song song Hệ thống từ điển chung thống nhất cho toàn hệ thống: danh mục đối tượng, danh mục tài khoản, danh mục hàng hoá, vật tư, Báo cáo bán hàng theo từng loại tiền tệ. 4. Các phân hệ chính của SAS INNOVA 6.8 4.1 Vốn bằng tiền Quản lý, lưu trữ chứng từ tiền mặt, ngân hàng. Truy xuất ngân quỹ tiền mặt, ngân hàng tức thời, Quản lý phát sinh ngoại tệ, tỷ giá ngoại tệ từng ngày. Cho phép theo dõi thanh toán tiền theo từng hoá đơn. 4.2 Kế toán mua hàng Theo dõi tình hình mua hàng: số lượng, giá trị hàng hoá nhập, tồn kho. Theo dõi thanh toán, công nợ với nhà cung cấp. Theo dõi hàng nhập khNu, chi phí mua hàng. Theo dõi công nợ phải trả đến từng khách hàng, nhà cung cấp, từng lần phát sinh giao dịch, hạn thanh toán. Theo dõi thanh toán bù trừ công nợ cho khách hàng, nhà cung cấp. Theo dõi chi tiết tạm ứng 4.3 Kế toán bán hàng Theo dõi tình hình bán hàng: số lượng, giá trị hàng hoá tồn kho và bán hàng. Đánh giá lãi/lỗ theo sản phNm, hàng hoá, vật tư. Theo dõi thanh toán công nợ của từng khách hàng. Theo dõi công nợ phải thu chi tiết từng khách hàng, theo từng lần phát sinh giao dịch, theo dõi hạn thanh toán, bù trừ công nợ 4.4 Kế toán vật tư hàng hóa Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn hàng hoá, vật tư thành phNm. Có nhiều phương pháp tính giá vốn hàng hàng tồn kho như: NTXT, TB Tháng, TB di động, Giá đích danh. Có thể áp dụng phương pháp tính giá vốn đến từng hàng hoá, vật tư. 4.5 Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ Quản lý chi tiết từng tài sản, công cụ theo bộ phận sử dụng, theo nguồn hình thành tài sản, theo mục đích sử dụng, đặc biệt tự động tính khấu hao và định khoản chi phí khấu hao tài sản cố định. 7
  8. Quản lý công cụ dụng cụ được khai báo trích phân bổ vào chi phí cho các kỳ 4.6 Kế toán chi phí, tính giá thành sản ph m Theo dõi chi phí, tập hợp chi phí đến từng sản phNm, phân tích chi phí theo khoản mục, yếu tố, tự động phân bổ, kết chuyển chi phí và tính giá thành sản phNm. Khả năng tính giá thành cho từng công đoạn cũng như sản phNm cuối cùng. Phương pháp áp dụng: hệ số, định mức, số phát sinh và giá thành phân bước. 4.7 Kế toán thuế Tờ khai thuế GTGT, bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra, các khoản thuế phải nộp Nhà nước được cập nhật theo mẫu biểu mới nhất. Báo cáo thuế tích hợp mã vạch hai chiều theo quy định Tổng Cục thuế. 4.8 Báo cáo, kế toán tài chính tổng hợp Tự động kết sinh các báo cáo, sổ kế toán theo qui định mới nhất của Bộ Tài Chính (khoảng 500 báo cáo các loại đã được thiết kế sẵn và dễ dàng sửa đổi). Tạo báo cáo động, truy vấn báo cáo động theo các tiêu chí quản lý. Cho phép tổng hợp số liệu kế toán ở mức từng công ty, từng mảng hoạt động. Cho phép tổng hợp từ các công ty thành viên, từ các chi nhánh, các mảng hoạt động. 8
  9. 5. Các phân hệ nghiệp vụ và mối quan hệ giữa các phân hệ của SAS INNOVA 6.8 5.1 Phân hệ nghiệp vụ: SAS INNOVA 6.8 có các phân hệ nghiệp vụ sau Phân hệ nghiệp vụ Phân hệ SAS INNOVA 6.8 Khai báo tham số hệ thống Hệ thống Kế toán tổng hợp Tổng hợp Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Vốn bằng bằng tiền Kế toán công nợ phải thu Bán hàng Kế toán công nợ phải trả Mua hàng Kế toán hàng tồn kho Vật tư hàng hóa Kế toán chi phí và giá thành Giá thành Kế toán tài sản cố định, CCDC Tài sản, CCDC Báo cáo thuế Báo cáo thuế Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính 5.2 Mối liên hệ giữa các phân hệ trong SAS INNOVA 6.8 9
  10. 6. Các chứng từ, báo cáo chính của SAS INNOVA 6.8 Các phân hệ của SAS INNOVA 6.8 được hình thành dựa theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo cách như sau: Chứng từ gốc Nhập vào chương trình Các báo cáo phục vụ quản lý. Từ đó người sử dụng có thể tra cứu nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương ứng với chức năng của mỗi phân hệ. Phân hệ Chứng từ Báo cáo, sổ sách - Phiếu thu - Sổ quỹ Vốn bằng - Phiếu chi - Sổ chi tiết tiền mặt tiền gửi NH tiền - Chứng từ thu chi ngoại tệ - Các nhật ký, bảng kê - Chứng từ ngân hàng - Hoá đơn bán hàng - Sổ chi tiết, tổng hợp công nợ phải - Hóa đơn bán dịch vụ Bán hàng thu - Hàng bán bị trả lại - Bảng cân đối phát sinh công nợ - Bút toán bù trừ công nợ người các khoản phải thu mua - Hoá đơn mua - Nhập khNu - Sổ chi tiết, tổng hợp công nợ phải - Hóa đơn mua dịch vụ Mua hàng trả nhà cung cấp - Hàng xuất trả lại nhà cung cấp - Bảng cân đối phát sinh công nợ các - Phiếu nhập chi phí khoản phải trả, - Bút toán bù trừ công nợ người mua - Xuất kho - Thẻ kho Vật tư hàng - Nhập kho - Bảng kê nhập xuất kho, hóa - Phiếu xuất điều chuyển - Báo cáo tổng hợp NXT, - Khai báo tài sản - Khai báo tăng, giảm TSCĐ, - Báo cáo chi tiết TSCĐ TSCĐ, CCDC - Báo cáo tăng giảm TSCĐ - Tính khấu hao TSCĐ, tính phân - Bảng phân bổ khấu hao CCDC bổ CCDC - Bảng tính khấu hao, - Phân bố khấu hao - Báo cáo chi tiết CCDC, - Điều chỉnh khấu hao - Xây dựng các mã vụ việc, mã - Báo cáo theo vụ việc khoản mục và nhập định mức, hệ số - Bảng tập hợp giá thành cho Giá thành cho tính giá thành quản trị từng sản phNm - Xuất nhập kho vật tư, thành phNm - Các báo cáo về giá thành, - Tập hợp, phân bổ, kết chuyển CP - Thẻ giá thành - Tính giá thành sản phNm - Phiếu kế toán Các hình thức ghi sổ: nhật ký chung; Tổng hợp - Các bút toán khác, phân bổ, kết Chứng từ ghi sổ; Nhật ký chứng từ chuyển để tạo ra báo cáo 7. Lựa chọn phương án tổ chức thông tin 7.1 Lựa chọn tương ứng với các danh mục Việc tổ chức thông tin có nhiều phương án khác nhau. Ví dụ, để theo dõi chi phí và doanh thu của công trình ta có thể đưa công trình vào tiểu khoản hoặc đưa theo dõi công trình thông qua trường vụ việc. Dưới đây sẽ trình bày các phương án tổ chức thông tin khác nhau trong SAS INNOVA 6.8. Trên cơ sở các phương án này, ta sẽ lựa chọn xem danh mục nào để quản lý đối tượng nào cho phù hợp: 10
  11. Đối tượng thông Phương án quản lý trong Ghi chú tin cần quản lý SAS INNOVA 6.8 Tài khoản sổ cái Danh mục tài khoản Danh mục tài khoản, tiểu Khoản mục phí khoản Danh mục từ điển tự do Vi dụ: định khoản sẵn cho Khai báo bút toán mặc định Danh mục Nghiệp vụ hạch một nghiệp vụ “ thu lãi tiền cho nghiệp vụ hạch toán toán gửi Ngân hàng” Nợ TK 112/Có 515” Khách hàng Danh mục khách hàng Danh mục phân loại khách Ví dụ: Phân theo địa lý, đại Phân loại khách hàng hàng lý/khách lẻ. Đối tượng công nợ phải thu Danh mục khách hàng Đối tượng phải thu nội bộ Danh mục khách hàng Đối tượng công nợ tạm ứng Danh mục khách hàng Danh mục nhà cung cấp và Nhà cung cấp Danh mục nhà cung cấp danh mục khách hàng là 1. Danh mục phân loại nhà cung Ví dụ: Phân theo nước, bán Phân loại nhà cung cấp cấp buôn/bán lẻ. Đối tượng công nợ phải trả Danh mục khách hàng Đối tượng phải trả nội bộ Danh mục khách hàng Dùng để cung cấp các Danh mục tài khoản ngân Tài khoản ngân hàng thông tin cần thiết khi in ủy hàng nhiệm chi từ chương trình Vật tư, CCDC, hàng hoá, Danh mục vật tư, hàng hoá thành phNm Danh mục phân loại vật tư, Phân loại vật tư, hàng hoá hàng hoá Kho hàng Danh mục kho hàng Danh mục thuế suất Danh mục thuế suất Bộ phận kinh doanh, nhân Danh mục bộ phận, nhân viên viên kinh doanh kinh doanh Danh mục giá bán Danh mục giá bán Danh mục giá xuất kho theo Danh mục giá xuất kho theo giá hạch toán giá hạch toán Hạng mục công trình xây Danh mục vụ việc dựng Công trình, dự án Danh mục phân loại vụ việc Đề án, dự án, vụ việc Danh mục vụ việc Đơn hàng gia công, sửa chữa, lắp ráp cần phải theo Danh mục vụ việc dõi tính giá thành Phân loại công trình, đề án, Danh mục phân loại vụ việc dự án Sử dụng trong trường hợp phải tính giá thành sản Sản phNm: tập hợp chi phí và Danh mục vụ việc phNm và số lượng sản tính giá thành phNm nhiều và hay thay đổi. Sử dụng trong trường hợp Danh mục tài khoản, tiểu chỉ tập hợp chi phí mà không tính giá thành sản khoản phNm và số lượng sản phNm không quá nhiều và 11
  12. ít thay đổi. Đối với các doanh nghiệp xây lắp, sản xuất trong trường hợp đã sử dụng trường vụ việc vào việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phNm. Trong trường hợp danh m ục từ điển tự do đã dùng Hợp đồng (mua/bán) Danh mục từ điển tự do vào việc khác. Danh mục vụ việc Đối với các doanh nghiệp dịch vụ hoặc thương mại. Đối với các đơn vị sản xuất có số lượng sản phNm không nhiều và dùng các tiểu khoản để tập hợp chi phí và tính giá thành cho các thành phNm. TSCĐ Danh mục tài sản cố định Phân loại TSCĐ Danh mục phân loại TSCĐ Nguồn vốn hình thành TSCĐ Danh mục nguồn vốn TSCĐ Lý do tăng giảm TSCĐ Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ Bộ phận sử dụng TSCĐ Danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ CCDC theo dõi việc phân bổ vào chi phí Danh mục CCDC Các loại tiền ngoại tệ Danh mục tiền tệ Tỷ giá quy đổi ngoại tệ Danh mục tỷ giá Trong trường hợp theo dõi các phát sinh chi phí hoặc Nhân viên Danh mục từ điển tự do thu tiền liên quan đến từng nhân viên. Các bộ phận, đơn vị, chi nhánh cần theo dõi hạch toán Danh mục tài khoản, tiểu chi phí và doanh thu hoặc khoản công nợ Danh mục từ điển tự do Các bộ phận, đơn vị, chi nhánh cần theo dõi để lên Danh mục đơn vị cơ sở được các báo cáo kế toán như 1 đơn vị độc lập 7.2 Tổ chức thông tin để quản lý các đơn vị thành viên và tổng hợp toàn công ty Trong phần này sẽ trình bày về phương án tổ chức thông tin để quản lý trong trường hợp công ty có nhiều đơn vị thành viên (chi nhánh, công ty con) nằm ở các vị trí địa lý khác nhau và số liệu được nhập tại các đơn vị thành viên rồi sau đó được chuyển về văn phòng công ty. Phương án 1, tại văn phòng công ty mỗi đơn vị thành viên sẽ có một cơ sở dữ liệu riêng và có 1 cở sở dữ liệu chung lưu trữ số liệu của toàn công ty. Khi số liệu của đơn vị thành viên gửi về thì sẽ import vào cơ sở dữ liệu của đơn vị thành viên và vào cơ sở dữ liệu chung của toàn công ty. 12
  13. Phương án 2, tại văn phòng công ty chỉ có 1 cơ sở dữ liệu chung của toàn công ty và khi số liệu gửi về thì import vào cơ sở dữ liệu chung. Cả 2 phương án đều cho phép xem số liệu của từng đơn vị thành viên và của toàn công ty. Phương án 1 sẽ tiện lợi và nhanh hơn khi xem số liệu của từng đơn vị thành viên. 8. Chứng từ trùng và khử chứng từ trùng trong SAS INNOVA 6.8 8.1 Quy định về cập nhật chứng từ trùng, liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Trường hợp có chứng từ trùng, liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, chỉ cập nhật một trong hai chứng từ phát sinh. Việc lựa chọn chứng từ để cập nhật vào máy thực hiện theo trình tự ưu tiên sau: Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền ngân hàng Giấy báo nợ (chi) qua ngân hàng ưu tiên hơn so với giấy báo có (thu), trong trường hợp chuyển tiền giữa hai ngân hàng 8.2 Quy định cập nhật chứng từ trùng liên quan đến nghiệp vụ mua hàng, bán hàng thanh toán tiền ngay Trường hợp mua hàng, bán hàng thanh toán tiền ngay, chương trình xử lý như sau: Khi cập nhật chứng từ Phiếu mua hàng, Hoá đơn bán hàng -> số liệu mới cập nhật vào Sổ kho, chưa cập nhật vào sổ cái Sau đó cập nhật vào Phiếu Chi, Thu -> số liệu sẽ được cập nhật vào Sổ cái Để giải quyết hiệu quả tối ưu vấn đề này, chương trình cho phép tạo phiếu thu, chi tự động ngay trên chứng từ Bán hàng, Mua hàng. Việc này giảm tải công việc, tiết kiệm thời gian cho kế toán và đảm bảo được tính chính xác của số liệu. (Chi tiết trong phân hệ Mua hàng, Bán hàng) 13
  14. Phần II: PHẦN MỀM KẾ TOÁN SAS INNOVA 6.8.1 Chương 1: KHỞI ĐỘNG LÀM VIỆC VỚI SAS INNOVA 6.8.1 1. Cài đặt SAS INNOVA 6.8.1 Để cài đặt SAS INNOVA 6.8.1 bạn cần phải có bộ cài đặt SAS INNOVA 6.8.1 theo các phiên bản của SAS INNOVA 6.8.1. Các bước thao tác cài đặt SAS INNOVA 6.8.1 được đặt ở chế độ tự động. Để có được bộ cài đặt bạn có thể download miễn phí trên www.sisvn.com hoặc www.phanmemketoan.net hoặc liên hệ trực tiếp với Công ty CP SIS Việt Nam để xin đĩa cài demo. Yêu cầu cấu hình tối thiểu đối với máy tính cài đặt SAS INNOVA 6.8.1 o Ram 256 o Pentium III 800 o Ổ cứng: chỗ trống 500 MB o Windows XP, Windows 2000, Windows 2000 Server 2. Khởi động SAS INNOVA 6.8.1 Khi hoàn thiện cài đặt, trên màn hình máy tính xuất hiện hai biểu tượng của SAS INNOVA 6.8.1 o Biểu tượng của SAS INNOVA Sas.ico o Biểu tượng của chương trình Hướng dẫn sử dụng trực tiếp SAS INNOVA 6.8.1 bằng hình ảnh và lời nói (Sử dụng bằng cách nháy chuột trực tiếp vào biểu tượng) Thao tác mở phần mềm: o Khởi động máy tính o Kích đúp vào biểu tượng SAS INNOVA 6.8.1 o Gõ tên và mật khNu để đăng nhập vào SAS INNOVA 6.8.1. (Mặc định ban đầu của chương trình khi đăng nhập là Tên SAS hoặc ABC, Mật khNu để trắng) 3. Các phím chức năng sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.1 Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức năng. Mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định. Trong chương trình đã cố gắng thống nhất mỗi phím chức năng chỉ sử dụng cho một mục đích duy nhất. Tuy nhiên để hiểu rõ hơn công dụng của mỗi phím trong từng trường hợp cụ thể cần phải đọc rõ hướng dẫn sử dụng trong từng trường hợp này. Dưới đây là công dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình: F1 - Trợ giúp F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục) F4 - Thêm một bản ghi mới F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm - Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp - Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật. F6 - Đổi mã F7 - In F8 - Xoá một bản ghi 14
  15. F10 – Tính Tổng cộng trong báo cáo hoặc sắp xếp các thông tin trên báo cáo. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu. ^F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu (Ctrl + F) ^G - Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số liệu. 4. Các công việc chu n bị 4.1 Lựa chọn hình thức ghi chép sổ sách kế toán SAS INNOVA 6.8.1 cho phép lựa chọn các hình thức ghi chép sổ sách kế toán sau: Sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chứng từ Sau khi các chứng từ gốc được cập nhật vào phần mềm, tuỳ theo sự lựa chọn hình thức sổ sách kế toán của người sử dụng, SAS INNOVA 6.8.1 cho phép in ra tất cả các báo biểu theo đúng mẫu và chế độ do BTC Việt Nam ban hành 4.2 Hệ thống, quy trình nghiệp vụ hạch toán nội bộ Để khai thác tối đa hiệu quả của phần mềm SAS INNOVA 6.8.1, cần xác định rõ yêu cầu quản lý, khả năng đáp ứng yêu cầu của phần mềm kế toán để lập ra quy định hạch toán kế toán nội bộ. Xác định rõ yêu cầu quản lý, các báo cáo quản lý Xác định rõ tổ chức thông tin, quy trình xử lý số liệu Quy định hạch toán cho các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, phát sinh đặc biệt Quy định về quy trình luân chuyển chứng từ Quy định về các báo biểu, báo cáo thực hiện theo thông tư quyết định nào Phân công công việc cho từng nhân viên kế toán, phù hợp với phần mềm kế toán cần áp dụng Xây dựng quy trình nghiệp vụ hạch toán cho từng phát sinh cụ thể Lập danh sách người sử dụng và phân quyền chi tiết cho từng người 5. Danh mục sử dụng trong SAS INNOVA 6.8.1 Khi thực hiện mã hóa một danh mục cần lưu ý các điểm sau: Mã phải là duy nhất trong danh mục Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu Trong trường hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng hệ thống mã phải tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm sẽ phát sinh. Trong một số trường hợp hệ thống mã hóa phải được xây dựng sao cho thật tiện lợi cho việc xử lý và lên các báo cáo. Dưới đây là một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hóa của các danh mục: Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm mới bắt đầu từ 00001. Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượng danh điểm lớn. Một tiện lợi khác của phương pháp này là các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC. Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ gợi nhớ đến tên của danh điểm. Ví dụ đối với khách hàng ta có thể mã hóa theo tên giao dịch của khách hàng: Cty ABC có mã là ABC, Cty XYZ có mã XYZ Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu, có thể áp dụng một số phương án khác nhau mà chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà có thể có đến 2-3 15
  16. cấp. Ví dụ đối với các đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh/thành phố, chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà nội thì đều bắt đầu bằng HN, TP HCM bắt đầu bằng HCM Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu được cập nhập tại các đơn vị thành viên sau đó được gửi về và tổng hợp toàn công ty thì đối với một số danh mục từ điển phải thống nhất trong toàn công ty, còn một số danh mục từ điển phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên. Lưu ý khi mã hoá không nên để xảy ra trường hợp mã của một danh điểm này lại là một phần trong mã của một danh điểm khác (tức là phải số ký tự nếu cùng cấp). Ví dụ không được mã KLABC và KLABC1. Trong trường hợp này phải mã là KLABC1 và KLABC2. Nên mã hoá sao cho các mã đều có độ dài bằng nhau. 5.1 Danh mục tài khoản Chức năng: Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán với hầu hết các thông tin được phản ánh trên các tài khoản. Việc xây dựng danh mục tài khoản phụ thuộc vào 2 yếu tố sau: o Yêu cầu quản lý do cơ quan, tổ chức đặt ra o Phương án tổ chức khai thác thông tin của phần mềm kế toán Đường dẫn: vào phần Tổng hợp\ Danh mục\ Tài khoản Các thông tin về tài khoản: Sử dụng các phím nóng F3, F4, F6, F8 để khai báo hoặc sửa chữa thông tin. Các thông tin cần khai báo bao gồm: Các thông tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm: Số hiệu tài khoản: Số hiệu tài khoản cần khai báo, chẳng hạn thêm tài khoản tiền VNĐ ngân hàng cấp 2 : Tài khoản 11211 Tên tài khoản: Tên gọi của tài khoản, ví dụ tên gọi của tài khoản trên là: Tài khoản tiền VNĐ NH ngoại thương VN Tên ngắn: Tên tiếng anh của tài khoản, Gõ tên tiếng Anh nếu cần Mã ngoại tệ: Loại tiền hạch toán 16
  17. Tài khoản mẹ: Đối với những TK là TK cấp 2 thì mới cần khai báo TK mẹ là TK cấp 1, ví dụ tài khoản mẹ của TK 11211 là 1121 Tài khoản có theo dõi công nợ hay không: Khai báo “0” là không theo dõi công nợ chi tiết thì TK này sẽ không lên bảng cân đối công nợ hay theo dõi chi tiểt cho từng đối tượng khách hàng; Khai báo “1” là TK theo dõi công nợ phải thu‟ Khai báo “2” là TK theo dõi công nợ phải trả. Tài khoản là tài khoản sổ cái hay không phải là tài khoản sổ cái: Các tài khoản sổ cái là các tài khoản được sử dụng khi lên các báo cáo quyết toán như bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Tính chất này của tài khoản còn phục vụ việc lên sổ cái của tài khoản và khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp chương trình sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái. Loại tài khoản: Loại tài khoản dùng để chia tài khoản theo tính chất của các tài khoản phục vụ cho việc phân tích số liệu kế toán. Loại của các tài khoản được chọn trong danh mục phân loại các tài khoản. 5.2 Danh mục ngoại tệ, tỷ giá Chức năng: Dùng để khai báo các loại ngoại tệ sử dụng trong quá trình hạch toán. Tỷ giá: cho phép khai báo các mức tỷ giá theo từng loại ngoại tệ. từng thời gian cụ thể (theo ngày) Đường dẫn: Hệ thống\ Danh mục\ Ngoại tệ, Tỷ giá 5.3 Danh mục đơn vị cơ sở Chức năng: Sử dụng danh mục đơn vị cơ sở trong trường hợp một công ty có nhiều chi nhánh, kinh doanh nhiều lĩnh vực khác nhau, cần theo dõi hoạt động chứng từ và lên các báo cáo riêng biệt theo từng chi nhánh, từng lĩnh vực hoạt động. Đường dẫn: Hệ thống\ Danh mục\ Đơn vị cơ sở 5.4 Danh mục nghiệp vụ hạch toán Chức năng: Định nghĩa các nghiệp vụ hạch toán cho các chứng từ bằng các mã hạch toán. Ví dụ xây dựng mã hạch toán cho nghiệp vụ chi lương là Nợ 334 và Có 1111 và khai báo bút toán này phát sinh cho chứng từ nào thì sau này khi chọn mã hạch toán. Đường dẫn: Tổng hợp\ Danh mục\ Nghiệp vụ hạch toán. Vào màn hình nhập nghiệp vụ hạch toán nhấn phím F4 thêm mới mã nghiệp vụ: 17
  18. Mã nghiệp vụ: Khai báo mã Tên nghiệp vụ hạch toán: Diễn giải tên nghiệp vụ Mã chứng từ: Khi enter qua trường này chương trình sẽ mở ra danh mục các mã chứng từ đã được khai báo ở Phân hệ Hệ thống, gắn mã chứng từ nào vào đây thì khi làm loại chứng từ đấy sẽ đưa lên các danh mục mã hạch toán có gắn mã chứng từ này. Tài khoản Nợ và Tài khoản Có: Khai báo cặp bút toán định khoản cho mã hạch toán này Tài khoản thuế Nợ và Tk thuế Có: Khai báo cho các nghiệp vụ liên quan đến thuế đầu vào và thuế đầu ra Tài khoản thuế nhập kh u: Khai báo cho bút toán nhập khNu Tài khoản chiết khấu: Khai báo cho bút toán bán hàng có chiết khấu 5.5 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục nhóm khách hàng; Phân khách hàng thành các nhóm tuỳ theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Ví dụ phần danh mục khách hàng theo các nhóm Các khách hàng có thể chia thành từng nhóm khách. Chương trình phân cấp đến 3 mức ví dụ: TËp hîp c¸c kh¸ch h ng, nh cung cÊp, c¸ nh©n M = MB CÊp 1 MiÒn b¾c. (Lo¹i nhãm = 1) MiÒn nam (Lo¹i nhãm = 2) H¶i d−¬ng H¶i phßng H néi CÊp 2 M = HN §.§a CÇu giÊy Ba ®×nh CÊp 2 C«ng ty C«ng ty XÝ nghiÖp XD & ®Çu S¶n xuÊt giÊy v bao M = BD t− ph¸t triÓn que h n §¹i b× h néi §èi t−îng HN T©y D−¬ng 18
  19. Theo mô hình trên nếu bạn muốn phân cấp quản lý đối tượng theo nhóm thì phải khai báo mã nhóm trước và tên nhóm. Đường dẫn: Bán hàng (mua hàng)\ Danh mục\ Danh mục phân nhóm khách hàng. Các thông tin cập nhật Kiểu phân nhóm: Chương trình xây dựng có 3 cấp nhóm, đặt các cấp 1,2,3 tương ứng. (Có thể hiểu theo các cấp tăng dần hoặc giảm dần) Mã nhóm khách hàng: Mã hoá nhóm khách hàng. Tuân thủ quy tắc mã hoá thông tin. Tên nhóm khách hàng: Nhập tên nhóm khách hàng Tên 2: Dùng đặt tên viết tắt hoặc tên tiếng Anh, hoặc ký hiệu riêng của nhóm khách hàng. 5.6 Danh mục khách hàng Chức năng: Danh mục khách hàng, nhà cung cấp dùng để quản lý khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả (tk 131, 136, 1388, 141, 331, 336 và 3388). Đường dẫn: Bán hàng (mua hàng)\ Danh mục\ Khách hàng. Cập nhật các thông tin: - Mã khách : Mã khách hàng, mã nhà cung cấp, mã cá nhân - Tên khách hàng : Tên khách hàng, tên nhà cung cấp - Tên 2 : Tên viết tắt, bí danh, của khách hàng - Điạ chỉ : Địa chỉ của khách hàng - Đối tác : Tên, địa chỉ của đối tác 19
  20. - Mã số thuế VAT : Nhập vào mã số thuế của đối tượng trên - Tài khoản ngầm định: ta có thể đặt trước tài khoản ngầm định cho khách hàng đó để khi vào các chứng từ của khách hàng đó thì sẽ tự động hạch toán SAS INNOVA6.8.1 phân cấp các khách hàng có thể đến 3 cấp khác nhau. Nếu bạn đã phân nhóm khách hàng theo hướng dẫn trên thì mục Nhóm khách hàng 1 nhập vào mã nhóm cấp 1 (theo trên bạn nhập MB), Nhóm khách hàng 2 nhập vào mã nhóm cấp 2 (theo trên bạn nhập HN), Nhóm khàch hàng 3 nhập vào mã nhóm thứ 3 (theo trên bạn nhập BD) Các thông tin dưới đây là các thông tin không bắt buộc, nếu có bạn hãy nhập, còn không có thể bỏ qua: Số điện thoại; Số Fax; Email; Ngân hàng giao dịch; Ghi chú 5.7 Danh mục vụ việc hợp đồng - Chức năng: Khai báo danh mục vụ việc hợp đồng nhằm mục đích tập hợp chi phí giá thành cho từng vụ việc hợp đồng hoặc quản lý các đối tượng khác. Thiết lập cơ sở ban đầu để tính chi phí giá thành - Đường dẫn: Giá thành\ Danh mục\Vụ việc, hợp đồng Các thông tin cập nhật: - Mã vụ việc : Mã vụ việc, hợp đồng - Tên vụ việc : Đặt tên cho vụ việc, hợp đồng - Tên 2 : Tên viết tắt, ký hiệu riêng hoặc tên tiếng Anh của vụ việc, hợp đồng - Tài khoản : Tên tài khoản theo dõi vụ việc, hợp đồng - Khách hàng : Mã khách hàng liên quan đến vụ việc, hợp đồng - Ngày bắt đầu: Ngày bắt đầu của vụ việc, hợp đồng - Ngày kết thúc: Ngày kết thúc của vụ việc, hợp đồng - Tiền nguyên tệ: Giá trị nguyên tệ ghi trên hợp đồng - Tiền VND : Giá trị VND (quy đổi) ghi trên hợp đồng 5.8 Danh mục kho hàng Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục kho hàng trong đơn vị Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Danh mục kho: 20
  21. Các thông tin cập nhật: - Mã kho : Khai báo mã kho - Tên kho : Khai báo tên kho - Tên 2 : Tên tiếng Anh, viết tắt hoặc ký hiệu riêng của kho - Kho/đại lý : Khai báo là kho của công ty hay đại lý - Tài khoản hàng tồn kho tại đại lý: Khai báo tài khoản để theo dõi hàng tồn kho tai các đại lý 5.9 Danh mục nhóm hàng hoá vật tư Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục nhóm hàng hoá, vật tư. Phân loại danh mục hàng hoá, vật tư theo yêu cầu quản lý của đơn vị Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Nhóm hàng hoá vật tư: 5.10 Danh mục hàng hoá vật tư Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục hàng hoá vật tư. Khai báo theo dõi chi tiết vật tư, hàng hoá, thành phNm. Đường dẫn: Vật tư hàng hoá\Danh mục\ Hàng hoá vật tư: 21
  22. Các thông tin cập nhật - Mã vật tư : Trường mã có 16 ký tự, có thể cả bằng chữ và số chú ý tạo mã sao cho khoa học để dễ tra cứu, và phải lường trước được số lượng hàng hoá vật tư phát sinh sau này - Part number : Có thể dùng đối với những đơn vị theo dõi Part number của hàng hoá - Tên vật tư : Khai báo tên vật tư hàng hoá, Tên VT hàng hoá và tên mã VT thường có mối liên hệ với nhau để dễ theo dõi tra cứu - Tên 2 : Tên viết tắt, tên tiếng Anh hoặc ký hiệu riêng của hàng hoá vật tư - Đơn vị tính : Đơn vị tính của hàng hoá, vật tư - Theo dõi tồn kho: Khai báo có theo dõi tồn kho hay không 0 – Không theo dõi tồn kho, sẽ không lên báo cáo tồn kho 1 – Có theo dõi tồn kho Cách tính giá tồn kho: Khai báo cách tính giá tồn kho của các hàng hoá, vật tư + Tính tồn kho theo phương pháp giá trung bình + Tính tồn kho theo phương pháp giá đích danh + Tính tồn kho theo phương pháp giá nhập trước, xuất trước + Tính tồn kho theo phương pháp trung bình từng lần nhập Khi khai báo trường này cần chú ý phải xác định trước và thống nhất cách tính giá của hàng hoá, khai báo hàng hoá tính theo giá nào thì vào chương trình phải tính theo giá đó. - Tk kho : Khai báo tài khoản theo dõi tồn kho của hàng hoá, vật tư (ví dụ Vật tư thì dùng TK 152, Thành phNm 155, Hàng hoá TK156 ) - Tk giá vốn : Khai báo tài khoản để hạnh toán giá vốn xuất cho hàng hoá, vật tư - Tk doanh thu : Khai báo tài khoản doanh thu - Tk hàng bán trả lại : Khai báo tài khoản hàng bán trả lại - Tk sản ph m dở dang: Khai báo tài khoản sản phNm dở dang, dùng để hạch toán chi phí, giá thành 22
  23. - Nhóm vật tư 1 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ nhất không - Nhóm vật tư 2 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ hai không - Nhóm vật tư 3 : Khai báo hàng hóa, vật tư có thuộc nhóm thứ ba không - Số lượng tồn tối thiểu: Khai báo số lượng tồn tối thiểu của hàng hoá vật tư. - Số lượng tồn tối đa : Khai báo số lượng tồn tối đa của hàng hoá, vật tư Lưu ý: Trong trường hợp không theo dõi tồn kho thì chương trình không cho khai báo Tk kho và Tk doanh thu 5.11 Danh mục bộ phận nhân viên bán hàng Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục bộ phận, phòng ban từ đó đưa ra được các báo cáo liên quan đến doanh số bán hàng theo nhân viên. Đường dẫn: Bán hàng\ Danh mục\ Hợp đồng bộ phận\ Bộ phận, nhân viên Các thông tin cập nhật - Mã bộ phận : Mã bộ phận, phòng ban - Tên bộ phận : Tên bộ phận, phòng ban - Tên 2 : Tên viết tắt, hoặc tên tiếng Anh hoặc ký hiệu riêng của bộ phận 5.12 Danh mục giá bán Chức năng: Cho phép khai báo giá bán tương ứng của từng hàng hoá vật tư, theo từng mốc thời gian. Danh mục giá bán chỉ dùng để hỗ trợ việc cập nhật giá bán hàng hoá. Người sử dụng có quyền sửa đổi giá bán cho từng hoá đơn. Đường dẫn: Bán hàng\ Danh mục\ Giá bán Các thông tin về danh mục giá bán gồm có: - Mã vật tư - Ngày bán - Giá bán ngoại tệ - Giá bán theo đồng tiền hạch toán Lưu ý là trong danh mục chỉ lưu giá bán cuối cùng cho từng mặt hàng. 5.13 Đổi mã và ghép mã các danh điểm trong các danh mục từ điển Trong một số trường hợp sẽ có nhu cầu đổi mã một danh điểm thành một mã khác cho đúng hoặc cho thống nhất. Trong một số trường hợp khác thì do nhầm lẫn nên có thể xảy ra khả năng là một danh điểm có tới 2 mã. Khi này thì sẽ có nhu cầu ghép 2 mã thành một mã hoặc là đổi một mã thành mã khác. Chương trình SAS INNOVA 6.8.1 cho phép đổi và ghép mã các danh điểm. Việc này được thực hiện ở phần cập nhật danh mục từ điển tương ứng thông qua chức năng F6. Khi đổi hoặc ghép mã chương trình sẽ tự động tìm kiếm mã hiện thời trong tất cả các dữ liệu và đổi thành mã cần thiết. 5.14 Các thao tác khi cập nhật chứng từ Khi cập nhật một chứng từ việc đầu tiên là xác định loại chứng từ để quyết định chọn phân hệ kế toán cho phù hợp. 23
  24. SAS INNOVA 6.8.1 bố trí màn hình cập nhật chứng từ gồm 4 phần: - Phần 1: Các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như ngày chứng từ, số chứng từ, mã khách hàng - Phần 2: Danh sách các định khoản, các mặt hàng trong chứng từ đó - Phần 3: Các tính toán như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí - Phần 4: Các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như xem, sửa, xoá, mới 6. Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ Trong SAS INNOVA 6.8.1, khi cập nhật chứng từ có các chức năng như sau: - Mới: vào chứng từ mới - Lưu: lưu chứng từ - In ctừ: in chứng từ trên máy. Với bản SAS INNOVA 6.8.1 nếu chọn in chứng từ hiện thời. Nếu muốn in nhiều chứng từ đưa vào chức năng “tìm” ra các chứng từ sau đó mới đặt lệnh in và ở màn hình in chọn ô „in tất cả hóa đơn”. - Sửa: sửa chứng từ hiện thời - Xoá: xoá chứng từ hiện thời - Xem: liệt kê các chứng từ đang xử lý để chọn một chứng từ. - Tìm: đưa vào các điều kiện để lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó ra. Có thể xem/sửa/xoá - Copy: khi copy các nội dung của một chứng từ đã có rồi - Quay ra: Chuyển sang nhập loại chứng từ khác (phải lưu chứng từ hiện thời trước): chuột phải và chọn chứng từ cần chuyển. Có một tiện lợi là tất cả các chức năng xử lý nêu trên đều nằm trên cùng một màn hình cập nhật chứng từ. Người sử dụng chỉ việc ở trong một màn hình và có thể thực hiện tất cả các xử lý cần thiết. Trong quá trình cập nhật chứng từ có thể dùng con trỏ nháy vào các ô trên hoặc dùng phím nóng ALT+ chữ gạch chân trong ô sáng đó. 6.1 Quy trình vào mới một chứng từ Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một “Hoá đơn mua hàng” - Chọn menu cần thiết, ví dụ: " Mua hàng\ Sơ đồ\ Hoá đơn mua hàng" - Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Chỉ có các nút >, > và > là hiện còn toàn các trường khác đều mờ. Con trỏ nằm tại nút >. - Tại nút > ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ. - Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí, - Tại nút > ấn phím Enter để lưu chứng từ. 6.2 Tiện ích khi cập nhật chứng từ Để tăng sự tiện lợi cho người sử dụng SAS INNOVA 6.8.1 cung cấp một loạt các tiện ích sau: - Dùng các phím Page Up, Page Down để xem các chứng từ trước hoặc sau chứng từ hiện thời. - Chọn nút > trên màn hình cập nhật để xem toàn bộ các chứng từ đã cập nhật trong lần cập nhật hiện thời. Sau khi thoát ra khỏi màn hình xem thì bản ghi hiện thời sẽ hiện trên màn hình cập nhật chứng từ. - Để tìm nhanh một khách hàng, một vật tư, trong khi cập nhật chứng từ ta có thể thực hiện bằng các cách như sau. Nếu ta không nhớ mã thì ta chỉ việc ấn phím Enter và toàn bộ danh mục cần thiết sẽ hiện lên cho ta chọn. Nếu ta nhớ một số ký tự đầu của mã thì 24
  25. ta gõ các ký tự đầu này rồi ấn phím Enter, chương trình sẽ hiện lên danh mục cần thiết và con trỏ sẽ nằm tại bản ghi có mã gần đúng nhất với mã ta gõ vào. Trong màn hình danh mục ta có thể tìm một xâu ký tự đặc biệt mà tên khách hàng / vật tư có chứa. - Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới, ngay trong khi cập nhật chứng từ thì ta chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết. Màn hình danh mục từ điển sẽ hiện lên và trong màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với danh mục như thêm, sửa, xoá các danh điểm trong danh mục. - Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết ta chọn nút >. - Trong khi nhập chứng từ nếu cần xem một báo cáo nào đó ta có thể kích chuột vào nút xem báo cáo và chọn báo cáo cần thiết để xem. - Trong khi nhập chứng từ nếu cần chuyển sang nhập chứng từ loại khác ta có thể kích chuột phải và chọn loại chứng từ cần thiết để nhập (lưu ý phải lưu chứng từ hiện thời lại rồi) 7. Báo cáo trong SAS INNOVA 6.8.1 7.1 Quy trình chung lên báo cáo Chọn phân hệ kế toán liên quan đến báo cáo cần kết xuất Chương trình sẽ hiện thị danh sách các báo cáo liên quan của phân hệ vừa chọn -> chọn báo cáo cần thiết Đặt điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo. Sau khi tính toán xong, chương trình sẽ hiển thị kết quả dưới dạng bảng số liệu. Ta có thể dùng các phím con trỏ để di chuyển xem các thông tin cần thiết. Trong đa số các báo cáo chương trình sẽ cho phép thay đổi các kiểu xem, ví dụ như sắp xếp các dòng theo mã hoặc theo tên hoặc theo giá trị hoặc nhóm các vật tư, khách hàng theo các tiêu chí khác nhau, Để làm việc này ta dùng phím F10 để lựa chọn kiểu xem. Chương trình sẽ hiện lên các lựa chọn để ta chọn kiểu xem cần thiết. Ta có thể thay đổi các kiểu xem khác nhau. Nếu muốn xem theo một kiểu khác ta lại chỉ việc dùng phím F10 một lần nữa. Nếu ta cần in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu dạng EXCEL hoặc DBF thì dùng phím F7. Chương trình hiện lên màn hình để ta chọn mẫu báo cáo vào đầu ra (máy in hay tệp dữ liệu). Đặc biệt chương trình cho phép sắp xếp thứ tự các cột báo cáo, thay đổi độ rộng của các cột hoặc dấu các cột số liệu để có thể lên một báo cáo nhanh theo yêu cầu. 7.2 Một số điểm cần lưu ý khi lên và xem báo cáo Khi xem báo cáo nếu ta muốn thay đổi trật tự sắp xếp của các cột hoặc thay đổi độ rộng của các cột hoặc muốn dấu bớt đi một số cột nào đó giống như trong EXCEL thì ta thực hiện các thao tác như di chuyển cột, thay đổi độ rộng của cột, che cột và sau đó ấn F7 để in và chọn chức năng báo cáo nhanh. Khi này chương trình sẽ đưa ra mẫu in giống như ta sắp xếp. Trong các báo cáo tổng hợp ta có thể xem các chi tiết phát sinh liên quan bằng cách dùng phím F5. Khi xem các chi tiết phát sinh ta có thể xem trực tiếp chứng từ gốc liên quan bằng cách kích vào nút xem chứng từ gốc. 25
  26. Khi in báo cáo ta có thể chọn ngôn ngữ in báo cáo: bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Khi in báo cáo ta có thể chọn in báo cáo theo mẫu báo cáo chỉ có cột thông tin về đồng tiền hạch toán (VNĐ) hoặc theo mẫu báo cáo có các cột thông tin về tiền nguyên tệ, tỷ giá hạch toán và tiền VNĐ. Chương 2: CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG SAS INNOVA 6.8.1 1. Phân hệ Hệ thống Chức năng: Các màn hình cập nhật chứng từ là đầu vào chính của toàn bộ hệ thống thông tin kế toán. SAS INNOVA 6.8.1 cho phép khai báo một số thông tin chung về các màn hình cập nhật chứng từ. Việc khai báo này nhằm 2 mục đích: Liên kết các thông tin đầu vào thành một hệ thống nhất để tiện cho xử lý số liệu. Tự động hoá việc cập nhật số liệu. 1.1 Tạo số liệu làm việc Thiết lập các thông số ban đầu của hệ thống. Chức năng này được thực hiện khi tiến hành cài đặt xong hoặc khi đổ các Update nâng cấp, chỉnh sửa chương trình gốc. 1.2 Chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu Số liệu được cập nhật và lưu giữ ở nhiều bảng số liệu khác nhau vì một số lý do có thể bị sai lệch về chỉ dẫn hoặc có sự không đồng bộ giữa các bảng số liệu. Khi chỉ dẫn của một bảng nào đó bị sai lệch hoặc bị mất thì khi xử lý số liệu chương trình sẽ đưa ra các thông báo như: “Out of Range”, “Index Tag Not Found”, "Not a table/DBF", Khi số liệu giữa các bảng bị mất đồng bộ thì lên báo cáo sẽ bị sai. Trong cả 2 trường hợp trên ta phải thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu. Ngoài ra, khi ta xoá số liệu thì số liệu chưa bị xoá hẳn mà chỉ bị đánh dấu xoá và sẽ không tham gia vào các tính toán. Cùng với thời gian những số liệu bị xoá có thể rất nhiều và sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý. Vì vậy, định kỳ khoảng một tháng một lần nên thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu để chương trình xoá hẳn các bản ghi bị đánh dấu xoá ra khỏi chương trình. 1.3 Chức năng sao chép vào/ ra số liệu Việc sao chép số liệu này nhằm mục đích để chuyển số liệu cho người dùng khác, ví dụ từ các đơn vị cấp dưới cho đơn vị cấp trên, từ các cửa hàng về công ty. Sau khi sao chép ra và chuyển cho người dùng khác, ví dụ là đơn vị cấp trên, thì đơn vị cấp trên sẽ thực hiện sao chép (copy) từ đĩa vào chương trình và sẽ có bộ số liệu giống như ở bản gốc. Ta cũng có thể dùng chức năng sao chép để lưu giữ số liệu. 1.4 Chức năng lưu trữ (Back up) số liệu Việc sao chép và lưu trữ số liệu cũng như chương trình là rất quan trọng. Mặc dù rất ít khi xảy ra nhưng vẫn có thể vào một ngày nào đó, vì lý do hỏng đĩa cứng, virus, xoá nhầm nên số liệu hoặc chương trình có thể bị hỏng. Để khắc phục hiểm hoạ này ta phải thực hiện lưu và cất giữ chương trình cũng như số liệu đã được cập nhật hàng ngày. Chương trình cho phép tự động lưu số liệu vào một ngày cố định trong tuần theo ngày ta khai báo ở phần khai báo tham số hệ thống. Đúng ngày khai báo này mỗi lần thoát ra khỏi chương trình, nếu ta chưa lưu số liệu và người sử dụng có thNm quyền lưu giữ số liệu thì chương trình sẽ hỏi là có lưu số liệu không. Nếu trả lời là có thì chương trình sẽ thực hiện lưu số liệu. Mỗi lần lưu thì chương trình sẽ lưu toàn bộ số liệu trong năm và lưu ra một tệp riêng. Tuy nhiên sau một số lần lưu nhất định được khai báo trong phần khai báo tham số hệ thống, chương trình sẽ ghi đè số liệu mới nhất lên số liệu cũ nhất. 26
  27. Ngoài việc lưu định kỳ tự động hàng tuần, khi cần thiết ta có thể lưu khi chạy chức năng lưu trữ số liệu. Số liệu lưu trữ để được cất trong thư mục Backup. Ngoài biện pháp lưu giữ số liệu như trên ta còn có thể thực hiện lưu giữ bằng một số công cụ khác như NC (Norton Commnader), Windows Explorer, 1.5 Quản trị người sử dụng SAS INNOVA 6.8.1 cho phép quản lý quyền truy nhập các chức năng theo từng người sử dụng. Khả năng này đảm bảo cho việc bảo mật và an toàn số liệu kế toán. Muốn truy nhập vào phần quản trị sử dụng ta phải nhập mật khNu của người sử dụng hiện thời. Phần khai báo người sử dụng chương trình và phân quyền truy nhập có các chức năng sau: Thêm người sử dụng (Là thêm mới người sử dụng). Sửa đổi người sử dụng (Sửa thông tin người sử dụng đã khai báo) Xoá người sử dụng (Là xoá hẳn 1 người sử dụng đã khai báo) Phân quyền (Người quản lý gắn quyền sử dụng từng phần hành cho người thừa hưởng). Chi tiết (phân quyền cho người sử dụng tới từng chứng từ). Khi khai báo người sử dụng ta phải cập nhật các thông tin sau: Tên: Tên được nhập vào khi vào chương trình (viết không dấu) Tên đầy đủ: Tên đầy đủ của người sử dụng. Mật khNu: Mật khNu truy nhập khi sử dụng chương trình. Nếu là người quản lý tích vào là người quản lý; nếu là người thừa hưởng ta không tích vào ô là người quản lý mà chọn người thừa hưởng ở ô thừa hưởng. Người quản lý có toàn quyền truy nhập các chức năng và được quyền thêm và phân quyền cho các người sử dụng khác. Người thừa hưởng chỉ được sửa đổi các thông tin như tên đầy đủ, đổi mật khNu truy nhập chương trình, và sử dụng các chức năng được phân. 27
  28. Đối với việc thêm, xoá hoặc phân quyền cho người sử dụng thì chỉ có người sử dụng là người quản lý thì mới thực hiện được các chức năng này. Khi phân quyền thì chương trình sẽ hiện lên 2 danh sách các chức năng: các chức năng được sử dụng và các chức năng không được sử dụng. Muốn thêm các chức năng được sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng cần thiết trong danh sách các chức năng không được sử dụng và sau đó chuyển các chức năng được đánh dấu sang danh sách các chức năng được sử dụng ( Bằng cách thêm quyền hoặc thêm tất). Ngược lại, muốn bớt các chức năng được sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng này trong danh sách các chức năng được sử dụng và sau đó chuyển các chức năng được đánh dấu sang danh sách các chức năng không được sử dụng (Bằng cách xoá quyền, hoặc xoá tất). Muốn phân quyền chi tiết cho từng người có quyền thêm mới một chứng từ, sửa, xoá một chứng từ ta chọn người cần phân quyền, sau đó chọn chức năng (chi tiết), người sử dụng được sử dụng chức năng nào thì tích vào chức năng đó. 28
  29. 1.6 Khai báo các tham số tuỳ chọn 1.6.1 Chức năng SAS INNOVA 6.8.1 cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể. Người sử dụng có thể khai báo các tham số tuỳ chọn đặc thù cho doanh nghiệp như: - Mã số thuế của doanh nghiệp - Mã đồng tiền hạch toán, 1.6.2 Mô tả các tham số hệ thống SAS INNOVA 6.8.1 cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể. Trong phân hệ Hệ thống có thể khai báo các tham số tuỳ chọn mô tả trong bảng dưới đây. Trong đó: Tham số Giải thích Các tuỳ chọn / Ví dụ Mã số thuế của doanh Mã số thuế của DN 0100727825-1 nghiệp Số quy ết định về chế độ Số quyết định này sẽ được in Ban hành theo QĐ số kế toán của Bộ tài chính trên góc các báo cáo tài chính 15/2006/QĐ-BTC The number of dicision Số quyết định này sẽ được in According to Dicision No. about set of accounting trên các báo cáo tài chính in 15/2006/QĐ-BTC regulations bằng tiếng Anh Ngày quyết định về chế Ngày quyết định này sẽ được Ngày 20 tháng 03 năm độ kế toán của Bộ tài in trên các báo cáo tài chính 2006 của Bộ Tài chính chính The date of dicision about Ngày quyết định này sẽ được dated 20 March 2006 of set of accounting in trên các báo cáo tài chính in the Ministry of Finance regulations bằng tiếng Anh Họ và tên của kế toán Họ và tên sẽ được in trên các Nguyễn Thị Duyên trưởng báo cáo kế toán Chief accountant name Họ và tên sẽ được in trên các Nguyen Thi Duyen báo cáo kế toán in bằng tiếng Anh Họ và tên của giám đốc Họ và tên sẽ được in trên các Lương Xuân Vinh 29
  30. báo cáo kế toán Director's name Họ và tên sẽ được in trên các Luong Xuan Vinh báo cáo kế toán in bằng tiếng Anh Mã đồng tiền hạch toán VND Ngôn ngữ ngầm định của 1, 2 báo cáo (1-Việt, 2-Anh) Báo cáo ngầm định là VNĐ hay ngoại tệ (1- 1, 2 VNĐ, 2-Ngoại tệ) Dấu phân cách hàng ".", ",", " " nghìn khi viết các số Dấu phân cách số thập ".", "," phân khi viết các số Khuôn dạng của trường Khuôn dạng khi nhập và xem 999 999 999 999 999 tiền báo cáo Khuôn dạng của trường Khuôn dạng khi nhập và xem 9 999 999 999 999 999.99 ngoại tệ báo cáo Khuôn dạng của trường tỷ Khuôn dạng khi nhập và xem 9 999 999.99 giá báo cáo Khuôn dạng của trường 999 999 999.999 số lượng Khuôn dạng của trường 9 999 999 999.99 giá Khuôn dạng của trường 9 999 999 999.9999 giá ngoại tệ Phông chữ khi lên báo .VnTime cáo Phông chữ tiêu đề của báo .VnHelvellnsH, 16, 0 cáo Phông chữ của báo cáo ở .VnArialH, 8, 0 phần chữ ký Số tệp hàng tuần được lưu Ví dụ khai báo là 50 thì số mỗi giữ lần lưu số liệu thì chương trình sẽ lưu ra một tệp riêng, đến lần 50 lưu thứ 51 (mới nhất) thì sẽ ghi đè lên lần lưu thứ nhất (cũ nhất) Thư mục copy vào/ra số \Copy\ liệu Dấu phân cách giữa tài . khoản và tiểu khoản Danh sách các đầu tài Khai báo này giúp cho chương khoản không có số dư trình nhận biết khi cập nhật các 5, 6, 7, 8, 9 số dư đầu kỳ Danh sách các tài khoản Dùng để kiểm tra việc khai báo 131, 136, 1388, 141, 331, công nợ tài khoản công nợ khi khai báo 336, 3388 danh mục tài khoản Tài khoản xác định kết Dùng khi lên báo cáo kết quả 911 quả sản xuất kinh doanh sản xuất kinh doanh Danh sách các tài khoản khử trùng trong mua bán 111, 112 hàng hoá, vật tư Cách tính giá trung bình: 1, 2 1 - Giá chung, 2 - Giá cho 30
  31. từng kho Cách tính giá NTXT: 1 - Đúng theo ngày, 2 - Đúng 1 theo tháng Phương pháp tính KH TSCĐ: 1 - theo tháng, 2 - 1, 2 theo tỷ lệ Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: 1 - theo 1, 2 nguyên giá, 2 - theo giá trị còn lại Phần trăm thuế suất của Nếu tiền hàng bao gồm cả tiền HD khấu trừ trực tiếp thuế (thuế trực tiếp) để tách 3 thuế chọn mã 3 - thuế khấu trừ lùi Cập nhật trường b.phận Khi trên HD bán hàng muốn của v.vụ bán hàng ( 0 – gắn hay không gắn mã nhân 0, 1 không, 1- có) viên, bộ phận bán hàng Đơn vị ngầm định Khi khai báo mã đơn vị ngầm định sẽ lên cho tất cả các Cty chứng từ mặc định mã đơn vị này Số dòng trong phiếu Để khi in chứng từ mặc định 10 mẫu in ra có bao nhiều dòng 1.6.3 Một số hiện tượng của chương trình do việc khai báo trong tham số hệ thống Mã số của doanh nghiệp: khi vào tờ khai thuế lên sai mã số thuế của doanh nghiệp là do chưa được khai báo trong hệ thống. Khai báo Cập nhật trường b.phận của v.vụ bán hàng: là mã 0 – không sử dụng trường Mã BPKD nên khi khai báo chứng từ không nhập được mã BPKD Hiện tượng khuôn dạng của trường tiền khai báo ít hơn hoặc lớn hơn rất nhiều lần với phát sinh: xem báo cáo về số lượng hoặc giá trị không hiện lên mà thay vào đó là các “dấu hoa thị” như sau 31
  32. Cách thức khắc phục vào Hệ thống/ Tham số tùy chọn khai báo lại khuôn dạng và vào lại chương trình. 1.7 Khai báo năm tài chính Đối với các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư trong nước, thông thường năm tài chính trùng với năm hành chính theo lịch thông thường, bắt đầu từ 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Và kỳ kế toán thông thường là tháng và trùng với tháng theo lịch hành chính, bắt đầu vào ngày 01/01 hàng tháng và kết thúc vào ngày cuối tháng 31/12. Tuy nhiên đối với đối với một số công ty có vốn đầu tư của nước ngoài thì năm tài chính có thể không trùng với năm hành chính và kỳ kế toán có thể không trùng với tháng theo lịch hành chính thông thường. Ví dụ, năm tài chính bắt đầu từ 01/04 của năm này và kết thúc vào 31/03 của năm sau, còn tháng hạch toán bắt đầu vào ngày 01 của tháng này và kết thúc vào ngày cuối của tháng sau. 1.8 Các thông tin chung liên quan đến màn hình cập nhật chứng từ Chức năng: khai báo các thông tin mặc định cho các giao diện của màn hình nhập chứng từ Trong đó khi cần xem và sửa các thông tin của đã khai báo của một màn hình nhập chứng từ ta tích con trỏ đến chứng từ cần sửa ví dụ “Phiếu nhập kho”, màn hình sẽ xuất hiện sau 32
  33. Mã ctừ Mã chứng từ do SAS INNOVA 6.8.1 quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và không được sửa. Mã chứng từ được dùng để nhận biết là dữ liệu, thông tin trên các báo cáo được cập nhật từ màn hình nào, từ phân hệ nào. Tên ctừ Tên của chứng từ. Thông tin này đã được SAS INNOVA 6.8.1 khai báo, nhưng có thể sửa lại cho phù hợp. Tên 2 Tên tiếng Anh của chứng từ. Thông tin này đã được SAS INNOVA 6.8.1 khai báo, nhưng có thể sửa lại cho phù hợp. Stt khi in bảng kê Thông tin này phục vụ việc sắp xếp các ctừ khi lên các báo cáo chi tiết liên quan đến nhiều loại ctừ khác nhau. Trong các báo cáo này, trong cùng một ngày thì các ctừ có stt bé hơn sẽ được sắp xếp trước các ctừ có stt lớn hơn. Mã ctừ khi in Trường này khai báo mã ctừ sẽ được in ra trong các báo cáo, sổ sách kế toán. Mã ctừ mẹ Trường này khai báo để tiện cho việc đánh số tự động các chứng từ. Mỗi khi thêm một chứng từ mới thì SAS INNOVA 6.8.1 tự động đánh số tăng thêm 1. Trong trường hợp các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhưng lại có cùng một hệ thống đánh số chứng từ thì phải khai báo các màn hình này có chung một mã chứng từ mẹ để cho chương trình nhận biết để đánh số tự động. Mã ctừ mẹ phải là mã chứng từ nào đó trong danh mục chứng từ. Trong trường hợp màn hình có hệ thống đánh số riêng thì mã chứng từ mẹ trùng với chính mã chứng từ. 2. Phân hệ Tổng hợp 2.1 Giới thiệu chung 2.1.1 Chức năng Phân hệ kế toán tổng hợp có thể dùng như một phân hệ cơ sở và độc lập hoặc liên kết thống nhất với tất cả các phân hệ khác của chương trình. Tại phân hệ kế toán tổng hợp ta có thể cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh. Ngoài ra phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ khác. Phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế. 2.1.2 Sơ đồ tổ chức 33
  34. 2.2 Cập nhật số liệu Các loại chứng từ, giao dịch cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào số các phân hệ khác được sử dụng. Nếu ta sử dụng càng nhiều các phân hệ khác (Tiền mặt-Tiền gửi, Phải thu, Phải trả, Vật tư, ) thì số chứng từ cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp càng ít. Nếu ta sử dụng tất cả các phân hệ khác của chương trình thì trong phân hệ kế toán tổng hợp chỉ phải cập nhật các bút toán điều chỉnh, khoá sổ cuối kỳ và một số bút toán khác. Trong phân hệ kế toán tổng hợp có 3 loại chứng từ sau: Phiếu kế toán tổng quát Các bút toán phân bổ tự động Các bút toán kết chuyển tự động 2.2.1 Phiếu kế toán Chức năng Phiếu kế toán tổng quát (PKT) dùng để cập nhật các bổ sung, các bút toán điều chỉnh hay các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không cập nhật ở các cửa sổ khác. Chương trình cho phép hạch toán nhiều nợ nhiều có trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 Nợ - nhiều Có hoặc 1 Có - nhiều Nợ. Chương trình cho cập nhật diễn giải về nghiệp vụ kinh tế phát sinh và vụ việc liên quan cho từng dòng hạch toán một. Cách cập nhật: Đường dẫn: Tổng hợp\ Sơ đồ\ Phiếu kế toán. 34
  35. Mã đơn vị: Nhập tên hoặc mã của các đơn vị, dùng để quản lý các công ty thành viên, các xí nghiệp thành viên hoặc các bộ phận - Mã này đã được thiết lập trong Danh mục đơn vị cơ sở Số chứng từ: Số thứ tự chứng từ trong PKT, chương trình ngầm định hoặc tự gõ Ngày hạch toán: Ngày ghi chứng từ vào sổ sách kế toán Ngày lập chứng từ: Là ngày phát sinh chứng từ Loại ngoại tệ: Là loại tiền được sử dụng khi phát sinh nghiệp vụ này (VND, USD, ) Tỷ giá (nếu là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1). Tài khoản : Tài khoản Nợ và tài khoản Có sẽ đuợc lưu trên 2 dòng khác nhau, chẳng hạn dòng thứ nhất nhập TK Nợ Mã khách: Có thể bỏ qua hoặc nhận. Nếu nhận gõ ký hiệu tắt của mã, nhấn ENTER, chương trình sẽ hỏi: Có chọn khách hàng không? Có thì chọn khách hàng, Không thì chọn nhà cung cấp, sẽ có danh sách hiện ra nhấn ENTER vào một khách hàng để chọn. Nếu khách hàng mới chưa có trong danh mục mã thì có thể nhấn F4 để tạo một mã khách mới ngay tại cửa sổ này. Phát sinh nợ: Nếu ô Tài khoản gõ TK ghi nợ thì gõ số tiền vào ô Phát sinh nợ và ngược lại. Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mã vụ việc: Có thể bỏ qua hoặc chọn mã vụ việc theo dõi liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã thiết lập trong Danh mục vụ việc hoặc tạo mới. Mã của trường tự do: Tương tự mã vụ việc Nhóm dk (nhóm định khoản): Trường hợp nghiệp vụ phát sinh có nhiều nợ và nhiều có thì với một nhóm nợ và có tương ứng sẽ cho cùng một nhóm định khoản, mỗi nhóm nợ và có khác nhau sẽ có nhóm dk khác nhau. Trường hợp có một nhóm nợ và có thì không cần nhập Phát sinh có: Sau khi nhận xong dòng 1 thì ENTER xuống dòng 2 để gõ tài khoản có và số tiền phát sinh có tương ứng. Chú ý các phát sinh bên nợ và bên có phái bắng nhau thì chương trình mới cho lưu. 35
  36. Lưu ý khi cập nhật các chứng từ nhiều Nợ nhiều Có Chương trình cho phép hạch toán nhiều Nợ nhiều Có trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 Nợ - nhiều Có hoặc 1 Có - nhiều Nợ. Tương ứng với mỗi nhóm này ta phải mã hoá thành các nhóm định khoản khác nhau ở trường nhóm định khoản. Ví dụ ta mã hoá từng cặp định khoản thứ nhất là số 1 và cặp định khoản thứ 2 là số 2 v.v. 2.2.2 Cập nhật số dư đầu năm Chức năng: Khi mới bắt đầu sử dụng chương trình ta nhập số dư đầu năm của các tài khoản. Đối với các năm tiếp theo ta chỉ việc thực hiện chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm mới sau khi đã khoá sổ kế toán cuối năm trước Đường dẫn: Tổng hợp\Nhập số dư đầu năm a. Vào số dư đầu năm của các tài khoản Khi cập nhật số dư đầu năm phải lưu ý các điểm sau: Khi nhập số dư của các tài khoản ngoại tệ thì phải nhập cả số dư ngoại tệ. Nếu sử dụng chương trình không phải bắt đầu từ đầu năm tài chính thì ngoài việc nhập số dư đầu kỳ còn phải nhập số dư đầu năm để có thể lên được bảng cân đối kế toán. Trong trường hợp này số dư đầu năm của các tài khoản công nợ được nhập cả dư nợ và dư có đồng thời trên một tài khoản. Đối với các tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết thì số dư của các tài khoản này sẽ được tập hợp sau khi vào số dư chi tiết của từng đối tượng công nợ. b. Vào số dư công nợ phải thu đầu kỳ Nhấn F4 để nhập một số dư mới: Nhập mã đơn vị, mã tài khoản, mã khách và vào số dư nợ/ có tiền VNĐ và số dư nợ/ có ngoại tệ tương ứng Sau khi nhập xong nhấn F10 để kiểm tra tổng số dư các khoản phải thu đã nhập vào chương trình c. Vào số dư công nợ phải trả đầu kỳ: Cách khai báo tương tự như Vào số dư công nợ phải thu đầu kỳ” d. Vào tồn kho hàng hoá đầu kỳ 36
  37. Nhấn F4 để tạo cập nhật thêm một số tồn kho mới: Gõ mã kho, mã vật tư Tồn đầu: là số lượng hàng hoá Dư đầu là tổng giá trị số dư hàng hoá đó. e. Vào tồn kho hàng hoá đầu kỳ theo phương pháp NTXT Tương tự như vào tồn kho đầu kỳ, nhưng có thêm ngày chứng từ để chương trình căn cứ vào đó để tính giá vốn cho hàng xuất. 2.2.3 Khai báo bút toán phân bổ kết chuyển tự động a. Bút toán kết chuyển tự động Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau để xác định kết quả kinh doanh: Kết chuyển giá vốn hàng bán Kết chuyển các khoản doanh thu, thu nhập Kết chuyển các khoản chi phí BH, QLDN, HĐTC, chi phí khác Trên cơ sở các bút toán kết chuyển nêu trên đều lặp lại giống nhau vào cuối các kỳ kế toán nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán kết chuyển cuối kỳ. Để thực hiện được việc kết chuyển tự động ta phải khai báo tài khoản “chuyển”, tài khoản “nhận” cho từng nhóm bút toán một và khai báo việc kết chuyển được thực hiện từ tài khoản ghi có sang tài khoản ghi nợ (ví dụ 642 - 911) hoặc ngược lại (ví dụ 511 - 911). Khi tạo bút toán kết chuyển SAS INNOVA 6.8.1 sẽ kết chuyển số tiền bằng tổng số phát sinh trừ tổng số giảm trừ trong kỳ. Để tiện dụng SAS INNOVA 6.8.1 cho phép các khả năng khai báo sau: Khai báo kết chuyển từ một tài khoản chi tiết này sang một tài khoản chi tiết khác. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết. Khi này SAS INNOVA 6.8.1 sẽ kết chuyển cho từng tài khoản chi tiết “chuyển” sang tài khoản “nhận”. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp khác. Khi này SAS INNOVA 6.8.1 sẽ kết chuyển tương ứng cho từng cặp tài khoản chi tiết “chuyển - nhận” có “đuôi” tiểu khoản giống nhau. Đường dẫn: Để tạo các bút toán kết chuyển vào phân hệ Tổng hợp\ Chức năng\ Khai báo các bút toán tự động\ Bút toán kết chuyển tự động khi đó sẽ xuất hiện bảng sau b. Bút toán phân bổ tự động Cuối kỳ ta phải phân bổ chi phí sản xuất chung (TK627), chi phí nhân công trực tiếp (TK622) (nếu không tập hợp được trực tiếp cho từng vụ việc) sang tài khoản liên quan để tính giá thành (TK154). Và phân bổ chi phí bán hàng (TK641), chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) sang tài khoản liên quan để tính kết quả kinh doanh (TK 911) theo các loại hình kinh doanh khác nhau (trong trường hợp tài khoản kết quả chia nhỏ ra các tài khoản con ứng với các loại hình kinh doanh khác nhau). 37
  38. Trên cơ sở các bút toán phân bổ nêu trên đều lặp lại giống nhau vào cuối các kỳ kế toán nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán phân bổ cuối kỳ. Đường dẫn: Để khai báo bút toán phân bổ tự động vào phân hệ Tổng hợp\ Chức năng\ Khai báo các bút toán tự động\ Bút toán phân bổ tự động Phần thông tin chung: Thông tin Ghi chú Stt bút toán Trình tự thực hiện các bút toán phân bổ trong trường hợp chương trình tự động thực hiện nhiều bút toán phần bổ cùng 1 lúc. Tên bút toán Tên bút toán sẽ được lưu trong phần diễn giải nội dung phát sinh. Tài khoản ghi Tài khoản sẽ phân bổ đi. có Trong trường hợp tài khoản phân bổ đi có nhiều tiểu khoản và các tiểu khoản này khi phân bổ có cùng một tiêu thức phân bổ thì có thể khai báo tài khoản sẽ phân bổ đi là tài khoản tổng hợp. Mã vụ việc Đây chính là vụ việc gắn với phát sinh của tài khoản ghi có. Mã vụ việc này được nhập khi số tiền phát sinh của tài khoản ghi có của vụ việc này được phân bổ cho các vụ việc khác Phân bổ theo 0 – Phân bổ theo hệ số: cho phép phân bổ tương ứng với mỗi vụ việc là một hệ số (phần trăm số tiền tương ứng với vụ việc đó). Khi đó sẽ không phải nhập tài khoản nợ và tài khoản có 1 – Phân bổ theo phát sinh vụ việc: Chương trình tự động tính hệ số phân bổ theo tỷ lệ giữa các vụ việc của cặp phát sinh TK nợ và TK có Để nhập dữ liệu vào phần thông tin chi tiết chọn phím Ctrl + F4, khi đó sẽ xuất hiện bảng sau: Phần thông tin chi tiết: Thông tin Ghi chú Tài khoản ghi nợ Tài khoản sẽ nhận phân bổ. Tài khoản phải là tài khoản chi tiết. Mã vụ việc Sử dụng trong trường hợp phân bổ được chi tiết hoá cho từng vụ việc. 38
  39. 2.3 Báo cáo a. Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung 1. Sổ nhật ký chung 2. Sổ nhật ký thu tiền 3. Sổ nhật ký chi tiền 4. Sổ nhật ký bán hàng 5. Sổ nhật ký mua hàng 6. Sổ cái của một tài khoản 7. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản 8. Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản 9. Số dư cuối kỳ của các tài khoản b. Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 1. Khai báo cách đánh số chứng từ ghi sổ 2. Đăng ký số chứng từ ghi sổ 3. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 4. Bảng tổng hợp chứng từ / Sổ chi tiết 5. Chứng từ ghi sổ 6. Sổ cái của một tài khoản 7. Sổ chi tiết của một tài khoản 8. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản 9. Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản 10. Số dư cuối kỳ của các tài khoản c. Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ 1. Nhật ký chứng từ số 1 - 10 2. Bảng kê số 1 - 11 3. Bảng phân bổ chi phí chung 4. Sổ cái của một tài khoản 5. Sổ chi tiết của một tài khoản 6. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản 7. Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản 8. Số dư cuối kỳ của các tài khoản d. Lọc tìm số liệu và báo cáo nhanh 1. Bảng kê chứng từ 2. Bảng kê chứng từ của một tài khoản 3. Tổng hợp số phát sinh của một tài khoản 4. Hỏi số dư của một tài khoản 5. Cân đối số phát sinh các tiểu khoản của một tài khoản 6. Cân đối phát sinh theo ngày của một tài khoản 3. Phân hệ kế toán Vốn bằng tiền 3.1 Giới thiệu chung 3.1.1 Chức năng: - Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay - Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ - Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau - Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng - Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán và theo các khoản mục chi phí 39
  40. 3.1.2 Sơ đồ tổ chức Chøng tõ PhiÕu thu, phiÕu chi Sæ phô NH (B¸o cã, b¸o nî) Mua b¸n ngo¹i tÖ Sè liÖu chuyÓn tõ ChuyÓn sè liÖu sang c¸c ph©n hÖ kh¸c c¸c ph©n hÖ kh¸c Ph©n hÖ kÕ to¸n KÕ to¸n tæng hîp Vèn b»ng tiÒn C«ng nî ph¶i thu C«ng nî ph¶i tr¶ B¸o c¸o NhËt ký thu, nhËt ký chi Sæ quü, sæ ng©n h ng Sè d− tiÒn mÆt, sè d− ng©n h ng Dßng tiÒn 3.2 Cập nhật số liệu: 3.2.1 Thu tiền mặt, thu qua ngân hàng - Đường dẫn: Vốn bằng tiền\ Sơ đồ\ Thu tiền mặt\ Thu qua ngân hàng - Mã đơn vị: Tên đơn vị cập nhật - Mã giao dịch: Ngầm định là 2 hoặc xoá đi nhấn ENTER để chọn mã giao dịch 40
  41. 1 - Thu chi tiết theo hoá đơn: Để quản lý được số tiền đó sẽ thu về của hoá đơn bán hàng nào? Nếu chọn mã này thì chương trình sẽ kê danh sách các hoá đơn của đối tượng khách hàng đó cho bạn lựa chọn. 2 - Thu của khách hàng: thu tiền của một khách hàng hoặc một mã khách hàng có chung nghiệp vụ kinh tế nhưng nhiều định khoản 3 - Thu của nhiều khách hàng : Thu tiền của nhiều đối tượng khác nhau trên một phiếu thu. Lúc này ô Mã khách bỏ qua mà mã khách sẽ khai báo ở cửa sổ dưới, tương ứng với mỗi định khoản là một mã khách khác nhau. Tương tự với các nhà cung cấp cũng thế. Mã hạch toán: Nhấn F4 để chọn ra bút toán định khoản về thu tiền đã được xây dựng từ trước. Mã khách: Gõ mã khách hoặc nhấn ENTER để tìm. Bạn khai báo khách hàng nộp tiền (thu tiền công nợ, thu lại tiền tạm ứng, thu tiền vay ). Đối với các tài khoản công nợ thì mã khách phải đầy đủ và chính xác, vì nó là cơ sở để lên các báo cáo công nợ đúng. Địa chỉ : Chương trình tự mặc định nếu địa chỉ của khách hàng đã khai báo trong Danh mục khách hàng. Người nộp tiền, mã khế ước: Không bắt buộc Số phiếu thu: Chương trình tự đánh số hoặc gõ lại Ngày lập phiếu thu: Ngày nhập chứng từ Ngày hạch toán : Là ngày phát sinh chứng từ Tỷ giá: Chương trình luôn để ở dạng mặc định tiền giao dịch là "VND" và với tỷ giá là 1. Nếu phiếu của bạn có nội dung là thu ngoại tệ thì bạn nhấn vào ô "VND", khi đó chương trình sẽ cho bạn một màn hình "Chọn ngoại tệ" và bạn sẽ chọn một ngoại tệ trong màn hình này bằng cách di chuyển vùng sáng đến đó, đồng thời nhấn nút "Chọn". (Lưu ý, màn hình "Chọn ngoại tệ" chỉ cung cấp cho bạn những loại ngoại tệ mà bạn đã khai báo ở "Danh mục tiền tệ") Tài khoản Nợ: Phiếu thu, phiếu báo Có dùng khi có phát sinh các nghiệp vụ thu tiền mặt nhập quỹ tiền mặt hoặc ngân hàng, tài khoản ghi nợ luôn được đặt sẵn là 111, 112. Bạn sẽ nhập tài khoản phát sinh có theo từng chứng từ phát sinh.(ví dụ thu tiền bán hàng: Có TK131, 141, ) Tài khoản Có: Tài khoản đối ứng với TK 111, 112 của Nghiệp vụ kinh tế phát sinh. *Nếu đã chọn Mã hạch toán thì chương trình sẽ tự động cập nhật TK Có, TK Nợ. - Phát sinh có: Số tiền phát sinh - Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Vụ việc, mã tự do: Dùng để hạch toán chi tiết cho từng hợp đồng, vụ việc, sản phNm Sau khi nhập liệu xong các chỉ tiêu thì nhấn nút "Lưu" để lưu phiếu thu đó. - Trạng thái: Chọn 1- Thông tin, số liệu đã vào các sổ sách báo cáo liên quan; Chọn 2- Chứng từ đã được lưu nhưng các thông tin, số liệu chưa vào các sổ sách báo cáo liên quan (ở chế độ chờ phát sinh thực tế thu tiền về). Để thực hiện tiếp thì chọn các ô chức năng tương ứng. Lưu ý: Khi lập phiếu thu tiền mặt và phiếu thu qua ngân hàng chi tiết theo từng hóa đơn: Khi thu tiền chi tiết theo hóa đơn ta phải chỉ rõ là thu tiền của hóa đơn nào. Trong trường hợp thu tiền của nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn. Tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản ghi trên hóa đơn và chương trình tự động lấy tài khoản này để hạch toán. 41
  42. Số tiền đã thu của hóa đơn hiện trên màn hình là tổng số tiền đã thu liên quan đến hóa đơn này trừ đi số tiền thu theo phiếu thu hiện tại. Trong trường hợp lọc chứng từ cũ ra sửa thì số tiền đã thu sẽ bao gồm cả các số tiền của các phiếu thu sau phiếu thu hiện thời. Khi loại tiền thu trên phiếu thu khác với loại tiền trên hóa đơn bán hàng thì phải nhập số tiền quy đổi tương ứng với loại tiền ghi trên hóa đơn. Lưu ý: Khi lập phiếu thu tiền mặt và thu qua Ngân hàng khác liên quan đến 1 khách hàng: Trong trường hợp sử dụng mã giao dịch 2 ta cũng có thể phân bổ số tiền đã thu cho từng hóa đơn bằng cách kích chuột vào nút "Số HĐ". Khi này chương trình sẽ cho hiện lên các hóa đơn liên quan đến khách hàng hiện thời chưa tất toán để ta thực hiện phân bổ số tiền thu cho các hóa đơn tương ứng. Lưu ý: Khi lập phiếu thu tiền mặt và thu qua NH khác liên quan đến nhiều khách hàng: Trong trường hợp một phiếu thu hoặc một giấy báo có liên quan đến nhiều khách thì các khách hàng sẽ được nhập ở từng dòng chi tiết. Lưu ý chung: Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì không được sửa mã giao dịch nữa. Để sửa mã giao dịch phải xóa hết các dòng chi tiết. 42
  43. 3.2.2 Chi tiền mặt, chi qua ngân hàng 43
  44. 3.3 Báo cáo kế toán vốn bằng tiền a. Báo cáo tiền mặt và tiền gửi, tiền vay ngân hàng 1. Sổ quỹ 2. Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi NH 3. Báo cáo số dư tại quĩ và tại các NH 4. Sổ nhật ký thu tiền 5. Sổ nhật ký chi tiền 6. Bảng kê chứng từ 45
  45. b. Báo cáo quản trị tiền mặt, tiền gửi NH 1. Sổ quỹ (in từng ngày) 2. Sổ chi tiết công nợ 3. Bảng cân đối số phát sinh theo ngày của một tk 4. Bảng cân đối ps các tiểu khoản của một tk 5. BC lưu chuyển tiền tệ (pp trực tiếp) 6. BC lưu chuyển tiền tệ (pp gián tiếp) 7. Sổ nhật ký thu tiền 8. Sổ nhật ký chi tiền 9. Bảng kê chứng từ 10. B.kê c.từ theo k/h,v/v,tiểu khoản và tk đ/ư. 11. Tổng hợp ps k/h,v/v, tiểu khoản và tk đ/ư. 12. Báo cáo theo dõi lãi tiền gửi. 4. Phân hệ kế toán Bán hàng (Bán hàng và công nợ phải thu) 4.1 Chức năng - Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch vụ. Cập nhật danh mục giá bán của hàng hoá. - Cập nhật các phiếu nhập hàng bán bị trả lại. - Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra. - Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng. - Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra. - Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng. - Phân hệ kế toán quản trị bán hàng và công nợ phải thu liên kết số liệu với kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp và kế toán hàng tồn kho. 4.2 Sơ đồ tổ chức 4.3 Cập nhật số liệu 4.3.1 Bán hàng 4.3.1.1 Hoá đơn bán hàng 46
  46. - Đường dẫn: Bán hàng/ Sơ đồ/ Hoá đơn bán hàng Căn cứ của việc lập phiếu này là các lệnh xuất kho, các đơn đặt hàng của người mua, cán bộ vật tư sẽ làm phiếu trước khi xuất hàng ra khỏi kho.Việc cập nhật dữ liệu Hoá đơn bán hàng gồm 3 loại thông tin: Thông tin về chứng từ, thông tin về hàng hoá và thông tin thuế. Mã khách hàng: Nhập mã khách hoặc tên tắt của mã khách thì danh sách của mã khách hàng sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục khách hàng bạn đã khai báo đầy đủ các trường liên quan. Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER .Nếu là khách hàng mới chưa có trong danh sách mã khách thì nhấn F4 để tạo mã mới. Mã khách hàng dùng để quản lý công nợ người mua. - Địa chỉ: Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục khách hàng - Người mua: Không bắt buộc - Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Mã NX – TK nợ: là Tk ngầm định khi khai báo mã khách hoặc tự gõ - Số hoá đơn: Số TT hoá đơn để quản lý việc xuất hàng và kê khai thuế - Số Seri: Số xê ri của hoá đơn để lên báo cáo thuế GTGT đầu ra - Ngày lập hoá đơn: Ngày cập nhật phiếu - Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, chương trình tự mặc định ngày lập hoá đơn là ngày hạch toán. - Tỷ giá: Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá - Bộ phận KD: Tên bộ phận đã khai báo trong danh mục bộ phận. Để có thể theo dõi doanh số,công nợ của bộ phận nào. - Đơn hàng: Không bắt buộc - Mã hàng: gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tư, đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER. - Mã kho : Gõ tên kho đang theo dõi hàng hoá đó - Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc bán hàng chẳng hạn Số hợp đồng, nếu chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc. - Giá bán : Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chương trình tự tính ra tiền VNĐ, TK Doanh thu, TK kho, TK giá vốn: được mặc định giống khai báo ở Danh mục Vật tư hàng hóa - Giá vốn hàng bán: Nếu vật tư hàng hoá được khai báo tính theo giá trung bình hoặc nhập trước xuất trước thì con trỏ sẽ chạy qua dòng giá vốn hàng bán. Cuối kỳ khi tính giá trung bình hoặc nhập trước xuất trước ở Phần Kế toán hàng tồn kho thì giá vốn sẽ tự động cập nhật vào các phiếu xuất kho này. 47
  47. - Mã thuế: Là mã thuế suất Trên màn hình có một ô vuông chứa các dòng cho phép bạn tích vào ô để thực hiện các công việc sau: + Ô "Sửa tiền thuế" cho phép bạn sửa lại số tiền thuế trong trường hợp tiền thuế tính ra là số lẻ. + Ô "Sửa hạch toán thuế" cho phép bạn sửa lại hạch toán đối với tài khoản ghi nợ, ghi có. + Ô "Nhập tiền ck" cho phép bạn nhập số tiền chiết khấu bán hàng. Nếu bạn không đánh dấu ô này thì khi nhập liệu chương trình sẽ không cho phép bạn nhập tiền chiết khấu. Cập nhật xong hoá đơn bán hàng bạn Lưu lại, nếu mã khách hàng của bạn chưa có mã số thuế VAT thì chương trình sẽ tự động đưa ra màn hình nhắc nhở khai báo khách hàng VAT. Nếu quên chưa cập nhật mã số thuế thì bạn cập nhật trực tiếp vào màn hình đó, hoặc nhấn Huỷ bỏ nếu khách hàng không có mã VAT. Lưu ý bạn khai báo các chỉ tiêu về khách hàng như thế nào thì Báo cáo thuế GTGT đầu ra sẽ lên như thế đó. Ngoài ra chương trình có thêm tiện ích: Tạo phiếu thu và Phiếu xuất kho tự động ngay trên hoá đơn bán hàng, với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay (Mã NX & TK Nợ là 111). Thao tác làm như sau: sau khi nhập các thông tin cho hoá đơn bán hàng trước khi “Lưu” chứng từ để tạo phiếu thu ta tích vào ô “Tạo phiếu thu” khi đó chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu tiền mặt lấy theo số thứ tự ở Phiếu thu tiền mặt trên phân hệ Vốn bằng tiền. Và cho phép in chứng từ “Phiếu thu” và “Phiếu xuất kho” ngay trên màn hình nhập chứng từ Hoá đơn bán hàng, bằng cách tích vào “In ctừ” chọn trong mục “In theo” chọn mã 2 là in Phiếu thu và mã 1 in Hoá đơn bán hàng và mã 3 là in Phiếu xuất kho. 48
  48. Ngoài ra chương trình cũng cho phép in nhiều hoá đơn liền một lúc khi đưa vào chức năng “Tìm” chứng từ lên các chứng từ muốn in. Lưu ý: Khi nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Liên quan đến hạch toán tài khoản vật tư (tài khoản hàng tồn kho), tài khoản doanh thu, giá vốn thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo các tài khoản này cho từng mặt hàng trong phần danh mục hàng hoá vật tư ở phân hệ hàng tồn kho và khai báo hạch toán thuế trong phần danh mục thuế suất. Các thông tin liên quan đến hóa đơn và khách hàng sẽ được chuyển vào bảng kê hóa đơn đầu ra. Nếu khách hàng chưa có địa chỉ hoặc mã số thuế thì khi lưu chứng từ chương trình sẽ bắt nhập thêm địa chỉ và mã số thuế. Nếu khách hàng là thường xuyên nhưng không có mã số thuế, để tránh việc chương trình hiện lên màn hình đòi nhập mã số thuế thì trong khai báo thông tin liên quan đến khách hàng ở trường mã số thuế ta nhập một ký tự bất kỳ. Giá bán của mặt hàng sẽ được lưu tự động lấy từ trong danh mục giá bán nhưng có thể sửa được trường giá bán. Khi lưu hóa đơn chương trình sẽ tự động lưu lại giá bán lần cuối cùng vào danh mục giá bán. Trong trường hợp doanh nghiệp có hệ thống giá bán thống nhất thì chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Chương trình cho phép sửa lại cặp định khoản thuế, số tiền thuế và cập nhật tiền chiết khấu. Để thực hiện các việc này chỉ việc chọn các nút tương ứng: Sửa hạch toán, Sửa tiền thuế, Nhập tiền chiết khấu. Trong trường hợp vật tư tính giá trung bình nhưng xuất với giá đích danh thì chọn nút đánh dấu xuất theo giá đích danh để cập nhật giá xuất. 4.3.1.2 Theo dõi thuế giá trị gia tăng hàng hoá, dịch vụ bán ra Chương trình cho phép người sử dụng nhập thuế suất và tự động tính số tiền thuế GTGT. Trong một số trường hợp đặc biệt người sử dụng được phép sửa số tiền để làm tròn số tiền thuế GTGT bị quá lẻ. 4.3.1.3 Bán hàng theo hệ thống giá thống nhất Đối với giá bán thì chương trình lưu giá bán lần cuối của từng mặt hàng và khi ta chọn một mặt hàng thì chương trình tự động gán giá này vào trường giá bán, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại giá bán cho đúng với giá bán trên hoá đơn. Trong trường hợp doanh nghiệp bán theo hệ thống giá thống nhất thì tuỳ theo cách thức xác định hệ thống giá bán chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp. 4.3.1.4 Theo dõi chiết khấu bán hàng Trong trường hợp bán hàng có chiết khấu thì chương trình cho phép nhập số tiền chiết khấu và tài khoản hạch toán chiết khấu bán hàng. Trong trường hợp chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán theo một hệ thống thống nhất thì chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu của doanh nghiệp. 4.3.1.5 Theo dõi doanh thu theo bộ phận và nhân viên bán hàng SAS INNOVA 6.8.1 cho phép quản lý doanh thu theo bộ phận kinh doanh và có thể đến tận nhân viên bán hàng. Việc quản lý này được thông qua danh mục bộ phận bán hàng và mỗi khi ta nhập một hoá đơn bán hàng thì phải chỉ rõ luôn là doanh thu được tính cho bộ phận nào hoặc cho nhân viên bán hàng nào. 4.3.1.6 Cập nhật giá vốn hàng bán Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp đích danh thì người sử dụng phải tự gõ giá vốn. Chương trình chọn phiếu nhập để thực hiện xuất hàng theo phiếu nhập. Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp giá trung bình tháng hoặc giá nhập trước xuất trước thì giá vốn được tính vào cuối tháng và chương trình sẽ cập nhật vào các phiếu xuất bán. 49
  49. 4.3.2 Cập nhật phiếu nhập hàng bán bị trả lại - Đường dẫn: Bán hàng\ Hàng bán bị trả lại Phiếu này dùng để cập nhật hàng bán bị khách hàng trả lại nhập kho. Phiếu cho phép bạn cập nhật giá thanh toán (công nợ) và giá vốn hàng xuất bán. Căn cứ vào đó chương trình sẽ tự động giảm công nợ phải thu, ghi tăng hàng tồn kho, giảm giá vốn và ghi nhận doanh thu hàng bán bị trả lại trong kỳ. Bạn phải tự nhập, chỉ ra được đúng số lượng, đơn giá của các mặt hàng nhập lại, từ đó chương trình mới tính đúng công nợ phải thu giảm. - Lưu ý: Giá bán : là giá bán hàng trên hoá đơn trước đây đã xuất cho khách hàng. TK Hàng bán trả lại, TK kho, TK giá vốn: được mặc định giống khai báo ở Danh mục Vật tư hàng hóa Giá vốn hàng bán: Đối với đơn vị tính theo phương pháp giá vốn trung bình thì khi nhập lại hàng bán trả lại cần đánh dấu vào ô Cập nhật giá TB cho vật tư tính giá TB, còn nếu tính giá vốn theo các phương pháp khác thì bạn phải tự cập nhật giá vốn cho hàng nhập lại. Mã thuế, TK thuế, tiền thuế : Được cập nhật như như hoá đơn đã xuất ra trước đó, Tk thuế là TK thuế GTGT đầu ra Đối với việc nhập lại những Dịch vụ trước đây đã cung cấp cho khách hàng thì bạn có thể vào phiếu Hoá đơn mua hàng Dịch vụ để nhập lại Chương trình cho phép tra cứu lại hoá đơn đã xuất bán ra trước đó.Trong trường hợp nhập hàng bán bị trả lại, trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp. Số hóa đơn là số hóa đơn của người mua xuất trả lại, còn trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà doanh nghiệp đã xuất ra trước đó cho người mua. Thông tin trên cột ghi chú sẽ được chuyển vào cột ghi chú của bảng kê hóa đơn đầu ra. Các thông tin liên quan đến phiếu nhập hàng bán bị trả lại cũng như cách thức nhập chứng từ này tương tự như nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đã trình bày ở trên. Theo dõi bán hàng trong trường hợp xuất hoá đơn vào cuối kỳ 50
  50. Trong một số trường hợp đặc biệt một số doanh nghiệp thường xuất hàng cho khách nhưng lại chỉ xuất hoá đơn vào cuối kỳ. Khi xuất kho trong kỳ mà chưa xuất hoá đơn thì làm phiếu xuất điều chuyển từ kho công ty sang kho đại lý (coi khách hàng là 1 đại lý). Khi xuất hoá đơn cho khách hàng thì làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho đại lý hoặc làm phiếu xuất điều chuyển lại từ kho đại lý về kho công ty và sau đó làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho công ty. 4.3.3 Cập nhật hóa đơn dịch vụ - Đường dẫn: Bán hàng/ Sơ đồ/ Hoá đơn dịch vụ Dùng để cập nhật những hoạt động bán hàng mà không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản Doanh thu: Ví dụ Doanh thu dịch vụ cho thuê, dịch vụ sửa chữa Cập nhật giống hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho nhưng không có mã hàng hoá. 4.3.4 Cập nhật bút toán bù trừ công nợ: - Đường dẫn: Bán hàng/ Sơ đồ/ Thu khác, bù trừ công nợ: Khi nhà cung cấp và người mua hàng cùng là một khách hàng nhưng có mã ở hai danh mục khác nhau: Vừa nằm ở danh mục nhà cung cấp, vừa nằm ở danh mục khách hàng thì tiền hàng bù trừ công nợ giữa hai tài khoản phải thu và phải trả với nhau hoặc bù trừ giữa hai khách hàng hay hai nhà cung cấp với nhau thì có thể dùng phiếu này để cập nhật. 51
  51. Lưu ý: Việc nhập thuế GTGT đầu ra trong trường hợp doanh thu được thực hiện trên địa bàn của các tỉnh/thành khác nhau. Đối với các đơn vị xây lắp có công trình nằm trên địa bàn của Tỉnh/Thành phố khác với Tỉnh/Thành phố nơi khai báo thuế thì thuế GTGT đầu ra được tách thành 2 phần: 4% thuế GTGT nộp tại Tỉnh/Thành phố nơi khai báo thuế và 1% thuế GTGT được nộp ở nơi công trình được thực hiện. Hoá đơn xây lắp này được nhập ở phần hoá đơn dịch vụ và tách thành 2 dòng: dòng thứ nhất là ghi thuế suất 4% và dòng thứ 2 ghi thuế suất 1%. Lưu ý là dòng thứ 2 không nhập doanh thu và người sử dụng phải tự nhập số tiền thuế 1% vào trường tiền thuế. Chương trình sẽ chuyển số liệu vào bảng kê thuế GTGT đầu ra gồm có 2 dòng: 1 dòng thuế suất 4% và 1 dòng thuế suất 1% và doanh thu chịu thuế trên từng dòng sẽ là doanh thu chịu thuế của cả hoá đơn. 4.3.5 Theo dõi hạn thu tiền theo hoá đơn và thời hạn thanh toán - Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải thu của từng hoá đơn cũng như thời hạn thu tiền của từng hoá đơn. - Để chỉ rõ hạn thu tiền khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn thu tiền kể từ ngày ta lập hoá đơn. 52
  52. Ta có thể khai báo số ngày ngầm định cho từng khách hàng khi khai báo các thông tin liên quan đến khách hàng ở phần danh mục khách hàng. Và có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn. - Đối với mỗi hoá đơn ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương trình sẽ hiểu số tiền phải thu vào ngày phải thu là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ muốn theo dõi thu tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn thu tiền thì không cần phải gõ thời hạn thanh toán. - Nếu vì một lý do nào đó ta cần phải điều chỉnh lại số tiền phải thu cho một hoá đơn thì ta cập nhật thông tin này ở menu “Sửa lại số tiền phải thu của các hoá đơn". - Số tiền đầu kỳ còn phải thu của từng hoá đơn bán hàng và hạn thu tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn” (Tổng hợp/ Sơ đồ/ Nhập số dư đầu năm). 53
  53. - Phiếu thu tiền của khách hàng được cập nhật ở phân hệ “Vốn bằng tiền”. Sau khi các phiếu thu tiền được cập nhật ta có thể phân bổ số tiền thu được cho các hoá đơn đã xuất ra. Việc này được thực hiện khi nhập phiếu thu tiền hoặc ở chức năng “Phân bổ thu tiền hàng cho các hoá đơn”. - Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải thu theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn bán hàng. Nếu loại tiền khi thu tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn. - Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số tiền còn phải thu của các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính lại số tiền còn phải thu của các hoá đơn". 4.4 Báo cáo 4.4.1 Báo cáo bán hàng Các báo cáo bán hàng gồm có: - Bảng kê hoá đơn bán hàng - Sổ nhật ký bán hàng - Bảng kê hoá đơn của một mặt hàng - Bảng kê hoá đơn nhóm theo khách hàng - Bảng kê hoá đơn nhóm theo dạng xuất bán - Bảng kê hoá đơn của một khách hàng - Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng - Báo cáo phân tích bán hàng theo thời gian (1) - Báo cáo phân tích bán hàng theo thời gian (2) - Báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, hợp đồng, - Báo cáo bán hàng nhóm theo 2 chỉ tiêu - Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán - Danh mục giá bán 4.4.2 Báo cáo công nợ phải thu Các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu gồm có: - Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng - Sổ chi tiết công nợ (lên cho tất cả các khách hàng) - Sổ tổng hợp công nợ chữ T của một khách hàng - Bảng cân đối số phát sinh công nợ của một tài khoản - Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ - Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ - Sổ chi tiết công nợ vật tư của khách hàng - Sổ chi tiết công nợ (lên cho tất cả các khách hàng, vật tư) - Bảng cân đối phát sinh công nợ vật tư trên nhiều tài khoản - Bảng tổng hợp số dư công nợ vật tư cuối kỳ - Bảng tổng hợp số dư công nợ vật tư đầu kỳ 4.4.3 Báo cáo quản trị Các báo cáo liên quan đến quản trị công nợ phải thu gồm có: - Hỏi số dư của một khách hàng - Bảng kê công nợ phải thu theo hoá đơn - Bảng kê chi tiết thu tiền của các hoá đơn - Bảng kê công nợ phải thu của các hoá đơn theo hạn thanh toán - Sổ nhật ký thu tiền bán hàng - Bảng kê chứng từ 54
  54. - Bảng kê chứng từ theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng. - Tổng hợp số phát sinh theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng. 4.4.4 Báo cáo theo hợp đồng, vụ việc Hệ thống báo cáo này cho phép xem báo cáo cho từng vụ việc hợp đồng đặc biệt là báo cáo lãi lỗ. - Bảng kê hoá đơn nhóm theo hợp đồng, vụ việc - Tổng hợp số phát sinh theo hợp đồng - Bảng cân đối số phát sinh của các hợp đồng - Báo cáo lỗ, lãi theo hợp đồng, vụ việc - Bảng kê thanh toán theo vụ việc, hợp đồng 5. Phân hệ kế toán Mua hàng (Mua hàng và công nợ phải trả) 5.1 Chức năng - Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung cấp và hợp đồng. - Tính thuế GTGT của hàng hoá mua vào. - Theo dõi các khoản phải trả, tình hình trả tiền và tình trạng phải trả cho các nhà cung cấp. - Cập nhật các phiếu nhập mua: nội địa, nhập khNu, chi phí mua hàng, hoá đơn mua dịch vụ. - Cập nhật các phiếu xuất trả lại nhà cung cấp. - Cập nhật các chứng từ phải thu khác và chứng từ bù trừ công nợ. - Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ - Phân hệ kế toán mua hàng liên kết số liệu với phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán hàng tồn kho. Để tăng tính hiệu suất cho người sử dụng SAS INNOVA đã đưa thêm tiện ích tạo tự động Phiếu Chi tiền mặt trên chứng từ Hóa đơn nhập mua khi mua trả tiền mặt. 5.2 Sơ đồ tổ chức 5.3 Cập nhật số liệu 5.3.1 Hoá đơn mua hàng: - Đường dẫn: Mua hàng\ Sơ đồ\ Hoá đơn mua hàng Dùng để cập nhật những chứng từ phát sinh đối với những hàng hoá nhập của những nhà cung cấp trong nước. Căn cứ để vào các phiếu nhập này là Hoá đơn bán hàng của nhà cung 55
  55. cấp. Dựa vào các thông tin được ghi trên hoá đơn này để nhập dữ liệu vào các Phiếu nhập mua: - Mã hạch toán: Nhấn F4 để chọn ra bút toán đã được định khoản sẵn trên phần mềm, chương trình sẽ tự động cập nhật vào mục TK nợ, TK có. - Mã khách - Đối với Phiếu nhập là mã nhà cung cấp: Nhập mã nhà cung cấp hoặc tên tắt của nhà cung cấp thì danh sách của mã nhà cung cấp sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục nhà cung cấp bạn đã khai báo đầy đủ các trường liên quan. Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER. Nếu là khách hàng mới chưa có trong danh sách mã nhà cung cấp thì nhấn F4 để tạo mã mới. Mã nhà cung cấp dùng để quản lý công nợ người bán. - Địa chỉ : Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục nhà cung cấp - Người giao: Không bắt buộc - Diễn giải : Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Mã NX – TK có: Chương trình sẽ tự động cập nhật khi ta chọn mã hạch toán hoặc nếu ta không chọn mã hạch toán thì phải tự nhập tài khoản vào. - Số đh: Số đơn hàng (Không bắt buộc) - Số hoá đơn; Số sêri; Ngày lập hoá đơn: Cập nhật từ các thông tin tương ứng từ Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, thông tin này sẽ lên Báo cáo thuế GTGT đầu vào. - Số phiếu nhập: Chương trình tự động đánh số hoặc tự gõ - Ngày lập phiếu nhập: Ngày cập nhật chứng từ - Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, ngày ghi trên hoá đơn nhà cung cấp. - Tỷ giá: Chương trình tự mặc định TG bằng 1. Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá - Mã hàng: gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tư, đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER, nếu tạo mới thì nhấn F4 để thêm một mã hàng mới. - Mã kho: Gõ tên kho nhập hàng hoá đó - Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc mua hàng chẳng hạn Số hợp đồng, nếu chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc hoặc không theo dõi có thể bỏ qua. - Giá tiền : Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chương trình tự tính ra tiền VNĐ - TK nợ : chương trình mặc định TK hàng hoá khai báo trong Danh mục hàng hoá - Mã tự do: không bắt buộc - Chi phí: Nhập những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: chi phí dịch vụ, vận chuyển được ghi trên cùng hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. (Chi phí này cùng mã với nhà cung cấp hàng hoá). 56
  56. Sau khi gõ tài khoản thuế chương trình sẽ hiện lên màn hình Nhập chứng từ giá trị gia tăng, bạn kiểm tra thông tin trên bảng đã đầy đủ chưa: Ngày tháng, Sêri, số hoá đơn, giá trị thuế và tiền hàng của hoá đơn đầu vào. Thông tin trên bảng này là cơ sở để lên báo cáo thuế GTGT đầu vào. Trên màn hình có một ô vuông chứa các dòng cho phép bạn tích vào ô để thực hiện các công việc sau: + Ô "Sửa tiền thuế" cho phép bạn sửa lại số tiền thuế trong trường hợp tiền thuế tính ra là số lẻ. + Ô "Sửa hạch toán thuế" cho phép bạn sửa lại hạch toán đối với tài khoản ghi nợ, ghi có. Ngoài ra chương trình có thêm tiện ích: Tạo phiếu chi tự động ngay trên hoá đơn mua hàng, với nghiệp vụ mua hàng thu tiền ngay. Thao tác làm như sau: sau khi nhập các thông tin cho hoá đơn mua hàng trước khi “Lưu” chứng từ, để tạo phiếu chi tự động ta tích vào ô “tạo phiếu chi” khi đó chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi tiền mặt ăn theo số thứ tự ở Phiếu chi tiền mặt trên phân hệ Vốn bằng tiền. 57
  57. Và cho phép in chứng từ “Phiếu chi” ngay trên màn hình nhập chứng từ Hoá đơn mua hàng, bằng cách tích vào “In ctừ” bằng cách chọn trong mục “In theo” chọn mã 2 là in Phiếu chi Lưu ý: Thời hạn trả tiền cho nhà cung cấp được tính dựa trên ngày hóa đơn của nhà cung cấp chứ không dựa vào ngày của phiếu nhập. Liên quan đến hạch toán tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán hàng tồn kho. Khi tính thuế GTGT chương trình cho phép khai báo có hay không tính thuế chỉ gồm tiền hàng hay gồm cả tiền thuế. 5.3.2 Cập nhật Phiếu nhập kh u: Dùng để nhập hàng hoá được nhập khNu từ nước ngoài, căn cứ vào số liệu trên các tờ khai Hải quan, thông báo thuế để cập nhật chứng từ vào đây. Về cách cập nhật giống như ở phiếu nhập mua nhưng khác ở chỗ: Phiếu nhập khNu sẽ được hạch toán theo nguyên tệ, tỷ giá hạch toán có thể lấy theo tỷ giá trên tờ khai Hải quan, chênh lệch tỷ giá được xác định khi thanh toán tiền hoặc khi đối chiếu công nợ. - Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Nhập khNu. - Các thông tin cập nhật trển phiếu nhập khNu tương tự như Phiếu nhập mua hàng. - Một số thông tin thêm: TK thuế nhập kh u: Gõ Tk thuế nhập khNu và số tiền thuế tương ứng vào ô bên cạnh. Chương trình xuất hiện một màn hình Nhập thuế nhập khNu, bạn sẽ tự cập nhật thuế nhập khNu theo thuế suất của từng mặt hàng đã ghi trên tờ khai Hải quan. Lưu ý trong trường hợp nhập khNu nhiều mặt hàng có cùng thuế suất, việc gõ tay rất mất thời gian, bạn có thế dùng Phiếu nhập chi phí mua hàng để vào, chương trình sẽ tự động phân bổ thuế cho các mặt hàng 58
  58. Tk thuế GTGT: Khi khai báo tài khoản thuế GTGT nhập khNu chương trình sẽ hiện lên màn hình Nhập chứng từ giá trị gia tăng để kiểm tra khai báo thuế GTGT như phiếu nhập mua, sau đó nhấn Nhận hoặc Huỷ 5.3.3 Cập nhật tiền chi phí mua hàng Dùng để cập nhật các loại chi phí liên quan đến việc mua hàng: Chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm hàng hoá, thuế nhập khNu, chi phí dịch vụ khác Cách thức cập nhật chi phí mua hàng liên quan đến chứng từ chi phí mua hàng và cách tính giá hàng tồn kho. Dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau trong việc cập nhật chi phí mua hàng: - Chi phí mua hàng được tính ngoài và áp vào giá vốn sau đó nhập cùng với phiếu nhập mua trong đó giá vốn đã có tính chi phí mua hàng. - Tổng chi phí mua hàng được nhập cùng với phiếu nhập mua ở trường tổng chi phí mua hàng. Sau đó chương trình sẽ hiện lên một cửa sổ để phân bổ số tiền mua hàng cho từng mặt hàng. Chương trình có trợ giúp phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn. - Chi phí mua hàng được nhập riêng như một chứng từ nhập mua: Khi này phần số lượng và đơn giá của từng mặt hàng để bằng không, còn trường tiền hàng thì nhập bằng số tiền chi phí được phân bổ cho mặt hàng. - Chi phí mua hàng được nhập ở phần "Phiếu nhập chi phí mua hàng": Dùng để nhập các chi phí liên quan đến việc nhập hàng mà ta cần phải phân bổ cho các mặt hàng nhập kho. Khi này ta phải chỉ rõ chi phí gắn với phiếu nhập mua nào. Chương trình có trợ giúp phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn. - Đường dẫn cập nhật Chi phí mua hàng chọn Mua hàng\Sơ đồ\Chi phí mua hàng. Cách cập nhật tương tự như phiếu NK nhưng mã khách ở đây là mã của nhà cung cấp các dịch vụ vận chuyển, bảo hiểm, hải quan Khi nhập xong số tiền vào ô chi phí sẽ xuất hiện màn hình Phân bổ chi phí, bạn đưa con trỏ vào ô Chọn PN ở cuối màn hình > Hiện ra cửa sổ Lọc chứng từ: gồm có Số chứng từ và ngày chứng từ. Nếu biết chính xác chi phí đó phân bổ cho phiếu nhập nào thì bạn chỉ cấn gõ số Phiếu nhập vào ô Số chứng từ, nếu không nhớ thì bạn chọn khoản thời gian nhập hàng từ ngày đến ngày hiện ra cửa sổ phiếu nhập mua > Đưa con trỏ đến phiếu nhập cần chọn nhấn ESC. Chọn PB tự động ở cuối màn hình thì chương trình tự động phân bổ chi phí cho phiếu nhập đó theo tỷ lệ giá trị hàng nhập > nhấn nút quay ra > trở về màn hình ban đầu, khai báo TK thuế hoặc không. 5.3.4 Cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng hoá, vật tư cho nhà cung cấp Phiếu này dùng để cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng mà trước đây đã nhập của nhà cung cấp. Căn cứ vào phiếu nhập hàng trước đây và hàng hoá thực tế trả lại để làm phiếu xuất này. - Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Trả lại nhà cung cấp. Khi đó sẽ xuất hiện bảng nhập dữ liệu sau: 59