Giáo trình Tiếp cận tổng thể và đa chiều về hệ thống thông tin kế toán - Huỳnh Thị Hồng Hạnh

Nội dung text: Giáo trình Tiếp cận tổng thể và đa chiều về hệ thống thông tin kế toán - Huỳnh Thị Hồng Hạnh

1. Huỳnh Thị Hồng Hạnh*, Nguyễn Mạnh Toàn Để tổ chức một hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) hiệu quả nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho hoạt động quản lý thì việc nhận thức đúng bản chất của HTTTKT là hết sức quan trọng. Sử dụng các phương pháp nghiên cứu lý thuyết, bài báo tổng hợp và hệ thống hóa các nghiên cứu trong và ngoài nước về HTTTKT trên sáu cách tiếp cận khác nhau. Đồng thời với việc nhận diện từng cách tiếp cận xét cả lý luận và thực tiễn, bài báo cũng đưa ra những hạn chế trong việc tiếp cận HTTTKT chỉ trên một khía cạnh hoặc một số yếu tố cấu thành HTTTKT. Kế thừa và phát triển các kết quả nghiên cứu đã có, bài viết đề xuất một cách tiếp cận mới mang tính tổng thể và đa chiều về HTTTKT để mô tả một cách khái quát và trực quan về mối liên hệ và tính thống nhất giữa các yếu tố cấu thành của HTTTKT. Từ khóa: Kế toán, hệ thống thông tin, tiếp cận tổng thể, yếu tố. 1. Đặt vấn đề các phần tử đó. Các phần tử của hệ thống có tính Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) không chỉ độc lập tương đối, tuy vậy, để hiểu bản chất của một là công cụ đắc lực cho việc kiểm soát, điều hành và hệ thống không chỉ xem xét các phần tử một cách ra quyết định của các cấp quản lý bên trong và bên riêng lẻ, độc lập nhau mà quan trọng hơn là phải ngoài tổ chức mà còn đóng vai trò ngày càng quan nghiên cứu kết cấu, hiểu rõ mối liên hệ giữa các trọng trong việc phối hợp hoạt động và nâng cao phần tử để tổ chức phối hợp hoạt động nhằm thực hiệu quả tác nghiệp của các bộ phận chức năng. Tổ hiện tốt chức năng của hệ thống. chức HTTTKT hiệu quả, phát huy đầy đủ vai trò, HTTTKT là một hệ thống gồm nhiều yếu tố cấu chức năng của hệ thống này trong điều kiện ứng thành có mối liên hệ rất phức tạp. Tùy thuộc vào dụng công nghệ thông tin (CNTT) nhằm tạo ra mục tiêu nghiên cứu có thể tiếp cận HTTTKT dưới những thông tin kế toán hữu ích là một trong những nhiều góc độ khác nhau. Tuy nhiên, mỗi cách tiếp mối quan tâm hàng đầu của bất kỳ tổ chức nào. Điều cận nghiên cứu về HTTTKT hiện nay thường chỉ đó chỉ thực hiện tốt khi nhận thức được đúng bản chú trọng đến một khía cạnh hoặc một vài yếu tố chất và vai trò quan trọng của HTTTKT. của hệ thống này, chưa có nghiên cứu nào khái quát Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ chặt một cách đầy đủ, mối liên hệ bản chất của tất cả các chẽ, tác động qua lại với nhau để tạo thành một yếu tố cấu thành HTTTKT. Vấn đề đang đặt ra là chỉnh thể thống nhất nhằm thực hiện một mục tiêu nghiên cứu HTTTKT cần thiết phải tiếp cận trên nhất định (Richard và cộng sự 2012; Romney và quan điểm hệ thống. Steinbart, 2012; Wilkinson và Cerullo, 1997; Bài viết sử dụng các phương pháp nghiên cứu lý Gelinas và Sutton, 2002; Nguyễn Văn Ba, 2005). thuyết để tổng hợp và hệ thống các nghiên cứu trong Như vậy, nói đến hệ thống cần phải xem xét cả hai và ngoài nước liên quan đến khái niệm và các yếu điều kiện. Thứ nhất là tập hợp các phần tử của hệ tố cấu thành HTTTKT, từ đó phát triển cách tiếp cận thống. Thứ hai là những mối liên hệ lẫn nhau giữa tổng thể và đa chiều về HTTTKT. Cách tiếp cận mới Số 192 tháng 6/2013 80
2. này chú trọng phân tích các mối liên hệ chặt chẽ và 2.2. Cách tiếp cận theo chu trình thống nhất giữa các yếu tố cấu thành của HTTTKT, Trong những năm gần đây, đã có nhiều các đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng CNTT. nghiên cứu tiếp cận HTTTKT theo chu trình (cycle 2. Các cách tiếp cận hiện tại hệ thống thông tin approach). Điều này xuất phát từ việc nhìn nhận kế toán trong quá trình hoạt động của một tổ chức có những 2.1. Cách tiếp cận hướng đến đối tượng kế toán công việc được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một trình tự nhất định qua nhiều HTTTKT là một khái niệm khá mới mẻ, do vậy khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá để nghiên cứu bản chất và các mối liên hệ bên trong nhân tham gia thực hiện. Chẳng hạn, trong doanh của HTTTKT trước hết phải xuất phát từ việc nghiệp sản xuất, có thể tổ chức các hoạt động thành nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và đối tượng của bốn chu trình cơ bản là chu trình bán hàng và thu HTTTKT. Hiện nay tồn tại quan điểm đồng nhất tiền, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình sản khái niệm HTTTKT và kế toán. Theo đó, HTTTKT xuất và tài chính (Romney và Steinbart, 2012; thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu kế toán Wikinson và Cerullo, 1997). Để đảm bảo các hoạt và các dữ liệu liên quan khác để tạo ra những thông động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc lập kế hoạch, nhằm đạt được hiệu quả cao, cần phải phối hợp hoạt kiểm soát, phối hợp, phân tích và ra quyết định động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng (Salehi và cộng sự, 2010; Richard và cộng sự, 2012; tham gia trong cùng một chu trình. Chính vì thế, bên Romney và Steinbart, 2012 ). Theo cách tiếp cận cạnh việc tổ chức HTTTKT theo từng phần hành, để này, HTTTKT thực hiện hai chức năng cơ bản: theo dõi và cung cấp thông tin về từng đối tượng kế thông tin và kiểm soát về sự hình thành và vận động toán, cần thiết phải tiếp cận HTTTKT theo chu của tài sản nhằm bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu trình. Cách tiếp cận này hướng đến các đối tượng sử quả các nguồn lực của tổ chức. Đáng lưu ý là dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ từng HTTTKT không cung cấp thông tin và kiểm soát về loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận tất cả các mặt hoạt động mà chỉ cung cấp thông tin chức năng nào trong một chu trình kinh doanh để tổ và kiểm soát các đối tượng của kế toán. Mọi sự hình chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền thành và biến động của các đối tượng kế toán phải truy cập khai thác dữ liệu, thông tin đó một cách được ghi nhận, thông tin và kiểm soát theo từng lần nhanh chóng và chính xác nhất (Nguyễn Mạnh phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, theo từng loại, Toàn, 2011). Cách tiếp cận nghiên cứu HTTTKT nhóm đối tượng và tổng hợp cho toàn đơn vị. theo chu trình là cách tiếp cận mới, có ý nghĩa to lớn Hiện nay để theo dõi, hạch toán, quản lý và cung trong kiểm soát nội bộ, tổ chức HTTTKT phù hợp cấp thông tin về các đối tượng kế toán người ta với điều kiện ứng dụng CNTT, đặc biệt khi các tổ thường tổ chức HTTTKT theo các phần hành. Toàn chức có ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực bộ dữ liệu kế toán được phân loại và xử lý theo từng doanh nghiệp (Enterprise Resourse Planning – phần hành nhất định như phần hành kế toán tiền, kế ERP). Tuy nhiên, cách tiếp cận này cũng chưa thể toán hàng tồn kho, kế toán thanh toán, kế toán chi hiện một cách toàn diện mối quan hệ giữa việc tổ phí sản xuất và giá thành sản phẩm, kế toán tiêu chức thông tin kế toán theo chu trình với các yếu tố thụ, Kế toán các phần hành theo dõi và cung cấp khác của HTTTKT. thông tin về số dư đầu kỳ, số phát sinh tăng, phát 2.3. Cách tiếp cận theo hướng tổ chức công tác sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng đối kế toán và bộ máy kế toán tượng kế toán. Mỗi phần hành kế toán có thể do một Con người là yếu tố quan trọng nhất, quyết định nhân viên kế toán phụ trách một cách độc lập. Nhân đến sự hình thành và tồn tại của HTTTKT cho dù hệ viên phụ trách phần hành kế toán nào thì chịu trách thống đó được thực hiện thủ công hay ứng dụng nhiệm thu thập, kiểm tra các chứng từ liên quan và CNTT hiện đại. Tiếp cận HTTTKT chú trọng đến thực hiện việc phân loại, ghi sổ kế toán theo từng yếu tố con người cũng là một cách tiếp cận phổ đối tượng kế toán thuộc phần hành. Cách tiếp cận biến, trong đó hướng nghiên cứu chủ yếu là các mô này hướng đến đối tượng kế toán, là cách tiếp cận hình tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế phổ biến nhất, và còn được xem là cách tiếp cận toán. Mô hình tổ chức công tác kế toán liên quan theo phần hành kế toán. đến phân công trách nhiệm trong xử lý thông tin kế Số 192 tháng 6/2013 81
3. toán giữa các cấp trong một hệ thống quản lý tùy Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011, tr.22). thuộc vào phân cấp quản lý tài chính. Việc phân Như các hệ thống thông tin khác, HTTTKT có công công tác kế toán giữa các cấp quản lý và trong đầu vào, quy trình xử lý và đầu ra. nội bộ từng cấp là cơ sở hình thành nên bộ máy kế - Dữ liệu đầu vào: là các dữ kiện từ các hoạt động toán. Bộ máy kế toán là tập hợp những người làm kế kinh tế phát sinh như mua vật tư, hàng hóa, bán toán được phân công chức năng, nhiệm vụ cụ thể và hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, thanh toán tiền có quan hệ mật thiết với nhau nhằm đảm bảo thực lương, công nợ, đầu tư Thông tin về các dữ liệu hiện toàn bộ công tác kế toán của một tổ chức (Đoàn đầu vào được ghi nhận chủ yếu thông qua các chứng Xuân Tiên, 2006). Cách thức tổ chức bộ máy kế từ kế toán. toán phổ biến hiện nay là tổ chức theo các phần hành kế toán nhằm theo dõi, hạch toán, quản lý và - Quy trình xử lý: quy trình này bao gồm các bước công việc từ thu thập các dữ liệu kế toán, đến cung cấp thông tin về các đối tượng kế toán cụ thể. việc phân loại, xử lý, lưu trữ, phân tích, tổng hợp Việc tổ chức bộ máy kế toán đóng vai trò then chốt trong quá trình xử lý và cung cấp thông tin kế toán, các dữ liệu này để cung cấp các thông tin kế toán. chính vì thế nghiên cứu về HTTTKT không thể Quy trình xử lý của HTTTKT rất phức tạp, đòi hỏi sự vận dụng hợp lý hệ thống các phương pháp kế không đề cập đến việc tổ chức bộ máy kế toán. Tuy toán trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, các chuẩn nhiên, cách tiếp cận này chỉ chú trọng đến yếu tố con người và tổ chức bộ máy nhân sự trong hoạt mực kế toán và hệ thống các phương tiện kỹ thuật động kế toán, chưa thể hiện rõ nét các mối liên hệ CNTT. Để cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết ở các mức độ khác nhau, trong giai đoạn xử lý thông giữa việc tổ chức bộ máy - với con người đóng vai tin, quan trọng nhất là việc tổ chức vận dụng hệ trò trung tâm - và các thành tố khác của HTTTKT. thống tài khoản kế toán để làm căn cứ cho việc phân 2.4. Cách tiếp cận HTTTKT với tư cách là một loại và hệ thống hóa thông tin theo từng loại đối hệ thống thông tin tượng kế toán, từng loại chỉ tiêu phục vụ nhu cầu Việc ứng dụng CNTT đã tạo ra những thay đổi thông tin của người sử dụng với phương tiện vật lớn trong lĩnh vực kế toán, nhất là phương thức xử chất biểu hiện là hệ thống các sổ kế toán. lý dữ liệu và cung cấp thông tin đã có những bước - Đầu ra: là các thông tin kế toán đáp ứng theo đột phá so với quy trình xử lý thủ công trước đây. yêu cầu của người sử dụng, bao gồm các đối tượng Khi đó, kế toán đã phát triển nhanh chóng mang bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng như phục nhiều đặc trưng của ngành hệ thống thông tin và vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ khái niệm hệ thống thông tin kế toán (Accounting chức. Phương tiện biểu hiện những thông tin tổng Information Systems) được biết đến rộng rãi như là hợp và chi tiết đã được xử lý để cung cấp cho người sự giao thoa của hai khái niệm hệ thống thông tin và sử dụng là hệ thống báo cáo kế toán gồm báo cáo tài kế toán (Phạm Văn Đăng, 2011). Theo cách tiếp chính và các báo cáo kế toán quản trị. Trong điều này, HTTTKT là hệ thống con của hệ thống thông kiện ứng dụng CNTT, đầu ra của HTTTKT còn là tin quản lý (Management Information System– MIS) tất cả những thông tin kế toán cần thiết phục vụ (Richard và cộng sự, 2012; Romney và Steinbart, công tác quản lý và tác nghiệp mà các bộ phận chức 2012). Khái niệm về HTTTKT theo cách tiếp cận hệ năng có thể được phân quyền truy cập. thống thông tin đã xuất hiện tại Việt Nam trong Cách tiếp cận như trên thể hiện được chức năng những năm gần đây (Thiều Thị Tâm và cộng sự, 2008; Nguyễn Thế Hưng, 2006 ) và khá tương thông tin của HTTTKT, cho phép nghiên cứu để xác đồng với khái niệm HTTTKT phổ biến trên thế giới. định cụ thể các yếu tố đầu vào, đầu ra và quy trình xử lý của hệ thống nhưng ở mức độ rất khái quát, Theo đó, HTTTKT là “một bộ phận cấu thành quan chưa thể hiện được đầy đủ các yếu tố cấu thành của trọng của hệ thống thông tin quản lí trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, HTTTKT. các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học 2.5. Cách tiếp cận thông qua việc xác định các nhằm thu thập, xử lí và cung cấp thông tin về tình yếu tố cấu thành HTTTKT hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp Để có thể nhìn nhận một cách đầy đủ và toàn diện cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh hơn, một số nghiên cứu tiếp cận HTTTKT thông nghiệp trong từng kì nhất định” (Nguyễn Mạnh qua việc mô tả những phần tử cấu thành nên hệ Số 192 tháng 6/2013 82
4. thống này. Ở mức độ khái quát, HTTTKT là tập hợp ứng dụng CNTT đang được coi trọng. Hơn nữa, một các nguồn lực con người và các phương tiện được số nghiên cứu chỉ ra rằng việc tổ chức dữ liệu kế thiết kế để chuyển các dữ liệu tài chính và các dữ toán một cách riêng lẻ, độc lập không giúp khai liệu khác thành thông tin (Bodmar và Hopwood, thác, kế thừa các dữ liệu và thông tin từ các bộ phận 1995). Trong điều kiện tin học hóa, các thiết bị phần chức năng khác trong tổ chức cũng như việc chia sẻ cứng và các phần mềm kế toán là một trong những thông tin kế toán đến các bộ phận, hỗ trợ các bộ yếu tố quan trọng của hệ thống (Domeika, 2005). phận khác trong hoạt động tác nghiệp cũng gặp Romney và Steinbart (2012) nhấn mạnh thêm tầm nhiều hạn chế (Salehi và cộng sự, 2010; Nguyễn quan trọng của hoạt động kiểm soát nội bộ và đảm Mạnh Toàn, 2011). Do vậy, nhằm nâng cao hiệu quả bảo an toàn dữ liệu của HTTTKT nên xem các công khai thác sử dụng thông tin, phối hợp đồng bộ cụ kiểm soát nội bộ cũng là yếu tố cấu thành nguồn lực về thông tin thì thực hiện chia sẻ dữ liệu HTTTKT. Như vậy, HTTTKT có sáu yếu tố cấu chung cho các hoạt động, cho phép người sử dụng thành cơ bản: (1) con người, (2) thủ tục và quy trình truy vấn dữ liệu trong môi trường thời gian thực là xử lý thông tin, (3) dữ liệu về các hoạt động, (4) cơ cần thiết (Marnewick và Labuschagne, 2005). Một sở hạ tầng CNTT gồm máy tính và các thiết bị kết hệ thống như vậy chính là hệ thống ERP, trong đó nối thông tin, (5) phần mềm kế toán kể cả cơ sở dữ HTTTKT đóng vai trò là hạt nhân (Deshmukh, liệu kế toán và (6) công cụ kiểm soát nội bộ 2006). (Romney và Steinbart, 2012). 3. Cách tiếp cận tổng thể và đa chiều về hệ Cách tiếp cận trên đây tuy đã cung cấp một cách thống thông tin kế toán nhìn khá toàn diện, làm cơ sở cho việc phân tích và Qua việc tổng hợp trình bày trên cho thấy có thiết kế HTTTKT nhưng cũng mới chỉ ra được các nhiều cách tiếp cận khác nhau để hiểu được khái yếu tố cơ bản chứ chưa thể hiện được mối quan hệ niệm và bản chất của HTTTKT. Mỗi cách tiếp cận giữa các yếu tố cấu thành nên HTTTKT. đều có ý nghĩa lý luận và thực tiễn nhất định. Tuy 2.6. Cách tiếp cận HTTTKT trong điều kiện tin nhiên, việc chỉ đề cập đến một khía cạnh hoặc một học hóa số yếu tố cấu thành của HTTTKT chưa cho phép hệ Quy trình xử lý thủ công của hệ thống kế toán thống hóa và khái quát hóa được các mối liên hệ bản trước đây cơ bản đã được thay thế bằng hệ thống xử chất giữa các yếu tố cấu thành nên hệ thống. Trên cơ lý trên máy tính nên đề cập đến HTTTKT là nói đến sở kế thừa các nghiên cứu trước đây, tác giả trình hệ thống được xử lý bằng máy tính (Lucey, 1991). bày một cách tiếp cận mới mang tính tổng thể và đa HTTTKT khi đó là hệ thống dựa trên máy tính để xử chiều, cho phép mô tả một cách khái quát và trực lý thông tin kế toán và hỗ trợ việc ra quyết định để quan về mối liên hệ và tính thống nhất giữa các yếu kiểm soát các hoạt động của tổ chức (Nicolaou, tố cấu thành của HTTTKT. 2000). Theo cách tiếp cận này, việc ứng dụng các Mặc dù có rất nhiều yếu tố cấu thành nên phần mềm kế toán, tổ chức cơ sở dữ liệu kế toán, HTTTKT, tuy vậy để thuận tiện cho việc nghiên cứu quy trình xử lý và tổng hợp dữ liệu trong điều kiện và trình bày một cách trực quan, các yếu tố này có Số 192 tháng 6/2013 83
5. thể được chia thành ba nhóm: (1) phần hành kế toán, bộ phận kế toán. Để thực hiện đầy đủ chức năng của (2) chu trình hoạt động và (3) các yếu tố còn lại gồm chu trình đòi hỏi phải có sự phối hợp hoạt động và nguồn lực, phương pháp, quy trình hạch toán và có kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận này. Các đối thể bao gồm cả các công cụ kiểm soát nội bộ. Ba tượng kế toán có liên quan đến chu trình cung ứng nhóm này có mối liên hệ chặt chẽ và thống nhất với thường bao gồm vật tư/hàng hóa, tiền mặt, tiền gửi nhau. Trước tiên, ta xem xét mối liên hệ giữa các ngân hàng, công nợ phải trả cho nhà cung cấp chu trình hoạt động và các phần hành (đối tượng) kế Việc theo dõi, hạch toán và cung cấp thông tin về sự toán, sau đó sẽ xem xét mối liên hệ giữa các phần biến động của các đối tượng này do các phần hành hành kế toán với các nguồn lực, phương pháp và kế toán có liên quan đảm nhiệm. Vùng được in đậm quy trình hạch toán. và các dấu “x” trên Hình 2 minh họa mối liên hệ giữa chu trình cung ứng với các phần hành kế toán 3.1. Mối liên hệ giữa các chu trình hoạt động và tiền, vật tư, công nợ và tổng hợp. các phần hành kế toán Tương tự như vậy, việc tổ chức thông tin trong Mọi chu trình hoạt động đều nhằm thực hiện một chu trình bán hàng và thu tiền với hai chức năng cơ nhiệm vụ tương đối trọn vẹn và có liên quan đến bản là bán hàng và thu tiền có liên quan đến các việc huy động, sử dụng các nguồn lực của tổ chức. phần hành kế toán là hàng hóa/thành phẩm, tiền Vì vậy, trong mỗi chu trình, ngoài các bộ phận khác mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ phải thu của khách như phòng cung ứng, phòng kinh doanh, bộ phận hàng Bộ phận này mua hàng (hoặc bán hàng) sản xuất, bộ phận tài chính đều có sự tham gia của nhưng bộ phận khác lại thực hiện chi (hoặc thu) tiền các phần hành kế toán để cùng thực hiện trọn vẹn đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ và chặt chẽ về chức năng của chu trình. Ví dụ, xem xét việc tổ chức mặt thông tin. Trong trường hợp chỉ chú trọng đến thông tin trong chu trình cung ứng qua minh họa ở tổ chức hạch toán theo các phần hành (đối tượng) kế Hình 2. toán, người ta quan tâm đơn thuần đến việc hạch Chu trình này thực hiện hai chức năng cơ bản là toán thu tiền, chi tiền (đối với phần hành kế toán mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp. Các tiền mặt) hoặc nhập kho, xuất kho vật tư/ hàng hóa nghiệp vụ mua hàng liên quan đến hoạt động của bộ (đối với phần hành kế toán vật tư, hàng hóa) mà phận cung ứng, trong khi đó theo dõi công nợ và không nhấn mạnh đến chức năng, vai trò của kế toán thanh toán tiền cho nhà cung cấp là chức năng của trong việc tham gia vào các chu trình để góp phần Hình 2. Mối liên hệ giữa chu trình hoạt động và đối tượng kế toán (Nguồn: Tác giả tự xây dựng) Số 192 tháng 6/2013 84
6. thực hiện một cách có hiệu quả các hoạt động của tổ hiện bằng phương pháp chứng từ. Mỗi đối tượng kế chức. Cần phải thấy rằng, kế toán thực hiện việc toán được phản ánh trên một số loại chứng từ nhất theo dõi công nợ khách hàng, thu đúng, thu đủ, thu định và mỗi chứng từ là một minh chứng cho từng kịp thời tiền bán hàng là tích cực tham gia và thể lần biến động của một đối tượng kế toán cụ thể. Tiếp hiện vai trò quan trọng của kế toán trong chu trình đó, ở giai đoạn xử lý, tài khoản được sử dụng để doanh thu. Trong khi đó việc chi tiền liên quan đến theo dõi tình hình và sự biến động của từng loại tài việc thanh toán đúng, đủ và kịp thời cho nhà cung sản, nguồn vốn và sự vận động của chúng trong quá cấp, phục vụ cho hoạt động cung ứng. trình kinh doanh. Mỗi tài khoản (bao gồm tài khoản Như vậy, rõ ràng là mỗi chu trình hoạt động đều tổng hợp và tài khoản chi tiết) sẽ gắn liền với từng có liên quan đến nhiều đối tượng kế toán. Ngược lại, đối tượng kế toán cụ thể. Các loại sổ kế toán, báo sự biến động của bất kỳ đối tượng kế toán nào cũng cáo kế toán cũng phải được thiết kế phù hợp để ghi có liên quan đến một chu trình hoạt động cụ thể. nhận, lưu trữ và cung cấp các thông tin tổng hợp của Hiểu rõ mối liên hệ giữa từng chu trình và các phần toàn đơn vị và chi tiết cho từng đối tượng kế toán. hành kế toán liên quan đến chu trình có ý nghĩa Nói cách khác, khi nghiên cứu chứng từ, tài khoản, quan trọng trong việc tổ chức HTTTKT theo chu sổ kế toán và báo cáo kế toán nhất thiết cũng phải trình hướng đến các đối tượng sử dụng thông tin và xem xét trong mối liên hệ với các đối tượng, phần phối hợp hoạt động một cách hiệu quả giữa kế toán hành kế toán và các chu trình hoạt động có liên và các bộ phận chức năng khác trong tổ chức, đặc quan. Ví dụ, khi đề cập đến chứng từ kế toán, không biệt trong điều kiện ứng dụng CNTT. thể nói chung chung mà phải xác định rõ chứng từ liên quan đến đối tượng kế toán nào, do phần hành 3.2. Mối liên hệ giữa các phần hành kế toán với nào theo dõi và hạch toán, phát sinh trong chu trình các nguồn lực, phương pháp và quy trình hạch nào Có như vậy thì việc tổ chức chứng từ kế toán toán mới thực sự cụ thể và có ý nghĩa. Giữa các phần hành (đối tượng) kế toán với các Ngoài ra để đảm bảo thực hiện tốt chức năng nguồn lực, phương pháp và quy trình hạch toán thông tin và kiểm soát của HTTTKT cũng cần phải cũng có mối liên hệ chặt chẽ, thống nhất với nhau. có các công cụ kiểm soát nội bộ nhằm giảm thiểu Nếu như việc tổ chức thành các chu trình hoặc việc những rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động của tổ theo dõi quản lý theo từng đối tượng kế toán mang chức nói chung và đối với HTTTKT nói riêng. Các tính trừu tượng, thể hiện bằng các ý niệm, thì việc công cụ kiểm soát này được xây dựng trên cơ sở đặc sử dụng các phương pháp kế toán, các nguồn lực điểm từng loại đối tượng kế toán, theo từng chu (con người, các phương tiện kỹ thuật) và quy trình trình và từng giai đoạn của quy trình tạo lập thông hạch toán biểu hiện mặt cụ thể của HTTTKT. tin kế toán. Mỗi phần hành kế toán thường được theo dõi bởi Mối liên hệ và tính thống nhất giữa ba nhóm yếu một kế toán viên cụ thể nên bộ máy kế toán cũng tố phần hành kế toán, chu trình hoạt động với các phải được tổ chức phù hợp để phân công, phân phương pháp, nguồn lực, quy trình hạch toán và nhiệm đối với từng kế toán viên trong việc hạch công cụ kiểm soát nội bộ được thể hiện một cách toán tổng hợp và hạch toán chi tiết theo từng phần trực quan theo không gian ba chiều như Hình 3. hành (đối tượng) kế toán. Như vậy, có thể thấy rằng, tất cả hoạt động của Mỗi người trong bộ máy kế toán, tương ứng với một tổ chức đều thuộc các chu trình nhất định và chức năng nhiệm vụ của mình, được trang bị các mỗi chu trình hoạt động đều có liên quan đến các phương tiện làm việc, bao gồm các thiết bị CNTT, phần hành kế toán. Nhân viên kế toán phần hành với sự phân quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu kế toán sự hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật sẽ thu thập, thông qua các phần mềm kế toán để cập nhật và truy kiểm tra chứng từ, thực hiện phân loại, ghi sổ kế xuất các dữ liệu có liên quan đến phần hành mình toán và báo cáo thông tin về đối tượng kế toán thuộc phụ trách trách nhiệm theo dõi. Trong toàn bộ quá trình hoạt Để đảm bảo chức năng thông tin và kiểm soát của động, các công cụ kiểm soát nội bộ cũng được sử HTTTKT đòi hỏi việc thực hiện hạch toán kế toán dụng để giúp thực hiện đầy đủ chức năng của từng phải tuân theo quy trình và các phương pháp kế chu trình, hướng đến việc đạt được mục tiêu chung toán. Việc hạch toán ghi chép ban đầu được thực của tổ chức. Số 192 tháng 6/2013 85
7. Hình 3. Mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành HTTTKT (Nguồn: Tác giả tự xây dựng) 4. Kết luận số yếu tố cấu thành HTTTKT. Từ đó, bài viết trình Qua việc tổng hợp và hệ thống hóa các nghiên bày một cách tiếp cận mới mang tính tổng thể và đa cứu trong và ngoài nước, bài viết đã giới thiệu sáu chiều về HTTTKT. Cách tiếp cận mới, mô tả một cách tiếp cận nghiên cứu về khái niệm và bản chất cách khái quát và trực quan về mối liên hệ và tính của HTTTKT hiện nay. Bên cạnh việc nhận diện ý thống nhất giữa các yếu tố cấu thành của HTTTKT, nghĩa lý luận và thực tiễn của từng cách tiếp cận về giúp hiểu rõ hơn bản chất HTTTKT và nhờ đó có HTTTKT, tác giả cũng chỉ ra những hạn chế trong thể ứng dụng trong quá trình phân tích, thiết kế và việc tiếp cận HTTTKT trên một khía cạnh hoặc một tổ chức một HTTTKT hiệu quả. Tài liệu tham khảo: Bodmar, G.H., Hopwood W.S (1995), Accounting Information Systems, 7th edition, New Jersey, Prentice Hall. Deshmukh, A. (2006): Digital Accounting: The effect of the Internet and ERP on Accounting, Hershey, PA: Idea Group Publishing, IRM Press. Đoàn Xuân Tiên (2006), Giáo trình Tổ chức công tác kế toán, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội. Domeika, P. (2005), “Secondary Economic Information of an Enterprise and its Computerized Arrangement”, Engineering Economics. Gelinas U.R, Sutton S.G (2002), Accounting Information System, South –Western. Lucey, T. (1991) Management Information systems, London: DP Publications Ltd. Marnewick C., Labuschagne L. (2005), “A conceptual model for emterprise resource planning”, Information Man- agement & Computer Security, 13(2). Nicolaou, A. (2000), “A Contingency Modal of Perceived Effectiveness in Accounting Information Systems: Organization Coordination And Control Effects”, International Journal of Accounting Information Systems, Vol.1. Số 192 tháng 6/2013 86
8. Nguyễn Văn Ba (2005), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà Nội. Nguyễn Mạnh Toàn (2011), “Tiếp cận theo chu trình – cơ sở để nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán”, Tạp chí kế toán và kiểm toán, số 92. Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Hệ thống thông tin kế toán, Nhà xuất bản tài chính. Nguyễn Thế Hưng (2006), Hệ thống thông tin kế toán (Lý thuyết, bài tập và bài giải), Nhà xuất bản Thống kê. Phạm Văn Đăng (2011) “Đối tượng thông tin kế toán của mô hình tổng kế toán nhà nước”, Tạp chí Nghiên cứu khoa học kiểm toán, 40-41. Richard B.D, Ulric G.JR, patrick R.W (2012), Accounting Information Systems: Foundations in Enterprise Risk Man- agement, 9th edition, South – Western. Romney M.B, Steinbart P.J (2012), Accounting Information Systems, 12th edition, Prentice Hall. Salehi M., Rostami, V., Mogadam, A. (2010), “Usefulness of Accounting Information System in Emerging Economy: Empirical Evidence of Iran” International Journal of Economics and Finance, 2(2). Thiều Thị Tâm, Nguyễn Việt Hưng, Phạm Quang Huy, Hệ thống thông tin kế toán, Nhà xuất bản Thống kê, 2008. Wikinson J.W., Cerullo M.J. (1997), Accounting Information Systems, 3rd edition, John Wiley & Sons, Inc. An intergrated and multi-dimensional approach to accounting information system Abstract Understanding the essence of the accounting information systems (AIS) is crucial in order to develop an effective AIS. This article reviews the domestic and international previous studies on AIS using six differ- ent approaches. The article identifies the shortcoming in AIS approaches based on only one aspect or some elements of AIS. Building on the findings from the previous research, the article suggests a new integrated and multi-dimensional of AIS to give a brief and visual description of the linkages and consistency among the elements of AIS. Thông tin tác giả: * Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Thạc sĩ, Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng. + Lý lịch khoa học: + Lĩnh vực nghiên cứu chính: Ứng dụng tin học trong công tác kế toán, Hệ thống thông tin kế toán, Kế toán quản trị. Các công trình nghiên cứu đã được đăng ở một số tạp chí như Phát triển kinh tế, Tạp chí Kế toán, Tạp chí Khoa học và công nghệ. + Email: hanhkt2000@yahoo.com Nguyễn Mạnh Toàn, Phó giáo sư, tiến sĩ Ban Kế hoạch tài chính, Đại học Đà Nẵng. + Lý lịch khoa học: + Lĩnh vực nghiên cứu chính: Kế toán quản trị, Phân tích tài chính, Ứng dụng tin học trong công tác kế toán, Mô hình cân bằng tổng thể và ứng dụng trong thực tế, Mô hình cân đối liên ngành, liên vùng. Các công trình nghiên cứu đã được đăng trên các tạp chí như Kinh tế và Phát triển, Tạp chí Phát triển kinh tế, Economic Development Review, Tạp chí Kế toán, Tạp chí Khoa học và công nghệ Số 192 tháng 6/2013 87