Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu - Phạm Thùy Dương

75 trang huongle 250

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu - Phạm Thùy Dương", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

hoan_thien_to_chuc_ke_toan_thanh_toan_tai_cong_ty_tnhh_thuon.pdf

Nội dung text: Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu - Phạm Thùy Dương

Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Kế toán thanh toán là một mảng rất quan trọng trong công tác kế toán tại doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thƣơng mại. Trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt, yêu cầu quy mô hoạt động kinh doanh ngày càng phải đƣợc mở rộng và làm tăng số lƣợng các nhà cung cấp và khách hàng. Do đó, công tác tổ chức kế toán thanh toán cũng phải hoàn thiện hơn để quản lý tốt công nợ trong thanh toán, đảm bảo sự ổn định về tài chính cho doanh nghiệp. Xuất phát từ yêu cầu trên, trong quá trình thực tập tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu, em đã tiến hành chọn đề tài: “ Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại Ngọc Hiếu” 2- Mục đích nghiên cứu của đề tài: - Về mặt lý luận: hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiệp. - Về mặt thực tế: mô tả và phân tích thực trạng công tác kế toán thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài: * Đối tƣợng nghiên cứu: Công tác công tác kế toán thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu. * Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian: Đề tài đƣợc thực hiện tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu. - Về thời gian: đề tài đƣợc thực hiện từ ngày 12/04/2010 đến ngày 25/06/2010. - Việc phân tích đƣợc lấy từ số liệu năm 2009 của phòng Tài chính - Kế toán. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 1
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu 4. Phƣơng pháp nghiên cứu: - Phƣơng pháp chung: bao gồm các phƣơng pháp hạch toán kế toán (phƣơng pháp chứng từ, phƣơng pháp tài khoản, phƣơng pháp tổng hợp cân đối) các phƣơng pháp phân tích kinh doanh (phƣơng pháp chi tiết, phƣơng pháp so sánh). - Phƣơng pháp luận biện chứng đƣợc sử dụng trong khoá luận này chủ yếu là biện chứng trong mối liên hệ giữa thực tế với lí luận chung về hạch toán các nghiệp vụ thanh toán. 5. Kết cấu của khoá luận: Ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu của khoá luận gồm 3 chƣơng nội dung: Chương 1: Lý luận chung về kế toán thanh toán trong các doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu. Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 2
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP. 1.1 Khái niệm chung về thanh toán Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên (cá nhân hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thƣờng đƣợc sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một trao đổi có ràng buộc pháp lý. 1.2 Vai trò, vị trí của hoạt động thanh toán trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp  Vai trò: Hoạt động thanh toán có quan hệ trực tiếp với dòng tiền vào, ra trong kỳ kinh doanh, do đó nó ảnh hƣởng lớn tới tình hình tài chính của đơn vị. Việc đảm bảo cho hoạt động thanh toán đƣợc đảm bảo một cách linh hoạt, hợp lý và đạt hiệu quả cao sẽ đảm bảo khả năng thanh toán cho doanh nghiệp, đồng thời tận dụng đƣợc nguồn tài trợ vốn khác nhau. Do đó hoạt động thanh toán đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp.  Vị trí: Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ thì việc có đƣợc những thông tin cụ thể về số nợ, thời gian nợ và tình hình thanh toán với từng đối tƣợng trong từng khoản phải thu, phải trả là rất quan trọng. Trên cơ sở đó sẽ giúp cho nhà quản lý sẽ biết đƣợc khả năng thanh toán đối với những khoản phải trả cũng nhƣ khả năng thu hồi các khoản phải thu. Từ đó doanh nghiệp sẽ có những đối sách thu nợ, trả nợ kịp thời, đảm bảo các khoản công nợ sẽ đƣợc thanh toán đầy đủ, góp phần duy trì và phát triển mối quan hệ kinh doanh tốt với bạn hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp. Do đó hoạt động thanh toán có một vị trí rất quan trọng trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 3
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu 1.3 Phƣơng thức thanh toán và hình thức thanh toán  Phương thức thanh toán bằng tiền mặt: Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các hình thức thanh toán nhƣ: thanh toán bằng tiền Việt nam, trái phiếu ngân hàng, bằng ngoại tệ các loại và các loại giấy tờ có giá trị nhƣ tiền. Khi nhận đƣợc vật tƣ hàng hoá dịch vụ thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho ngƣời bán. Phƣơng thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp với các loại hình giao dịch với số lƣợng nhỏ và đơn giản bởi vì với các khoản mua có giá trị lớn thì việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thƣờng hình thức này áp dụng trong thanh toán với công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ  Phương thức thanh toán không bằng tiền mặt: Đây là phƣơng thức thanh toán đƣợc thực hiện bằng cách tính chuyển tài khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Thanh toán không bằng tiền mặt bao gồm các hình thức thanh toán sau: + Thanh toán bằng séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị đƣợc hƣởng có tên trên Séc. Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách về việc sử dụng séc. Séc chỉ phát hành khi ở ngân hàng có số dƣ. + Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu: Uỷ nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tƣợng khác. + Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình để chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nƣớc, và một số thanh toán khác + Thanh toán bù trừ: Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 4
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu phải đối chiếu giữa số tiền hai bên đƣợc thanh toán và số tiền phải thanh toán lẫn nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên đã tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số tiền chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thoả thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi. + Thanh toán bằng thư tín dụng – L/C: Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán. Khi giao hàng xong ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng bên bán. Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phƣơng, không tín nhiệm lẫn nhau. Trên thực tế hình thức này ít sử dụng trong thanh toán nội địa nhƣng lại đƣợc phát huy tác dụng và đƣợc sử dụng phổ biến trong thanh toán Quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. + Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này đƣợc sử dụng phổ biến cho các khoản thanh toán nhỏ. 1.4 Nội dung kế toán thanh toán với ngƣời mua 1.4.1 Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua 1. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng đối tƣợng phải thu, theo từng tài khoản nợ và từng lần thanh toán. 2. Trƣờng hợp bán hàng thu tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua Ngân hàng) thì không phản ánh vào tài khoản này. 3. Những khách hàng có giao dịch thƣờng xuyên hoặc có dƣ nợ lớn thì định kỳ phải tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, số còn nợ nếu cần thiết có thể yêu cầu khách hàng nhận nợ bằng văn bản. 4. Phải tiến hành phân loại nợ: loại nợ có thể trả đúng, quá hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ trích lập dự phòng hoặc có biện pháp xử lý đối với các khoản phải thu không đòi đƣợc. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 5
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu 1.4.2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua  Chứng từ, sổ sách sử dụng: - Hoá đơn bán hàng thông thƣờng (hoặc hoá đơn GTGT) do doanh nghiệp lập. - Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập. - Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, giấy Báo có - Bảng kê đối chiếu công nợ phải thu khách hàng - Sổ chi tiết TK 131 từng khách hàng - Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 - Sổ Nhật ký chung - Sổ cái TK 131  Tài khoản sử dụng: Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, kế toán sử dụng TK131 “Phải thu khách hàng”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm: Bên Nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tƣ, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và đƣợc xác định là đã bán trong kỳ. - Số tiền thừa trả lại cho khách Bên Có: - Số tiền khách hàng trả nợ. - Số tiền đã ứng trƣớc, trả trƣớc của khách hàng. - Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng đƣợc trừ vào nợ phải thu. - Trị giá hàng đã bán bị ngƣời mua trả lại đƣợc trừ vào nợ phải thu. - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thƣơng mại cho ngƣời mua đƣợc trừ vào nợ phải thu. Số dƣ bên Nợ: Số tiền còn phải thu từ khách hàng. Tài khoản này có thể có số dƣ bên Có. Số dƣ bên Có phản ánh số tiền nhận trƣớc, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 6
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu từng đối tƣợng cụ thể. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dƣ chi tiết theo từng đối tƣợng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. 1.4.3 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua 1.4.3.1 Kế toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người mua Kế toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 1.1): Sơ đồ 1.1: Trình tự hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người mua Chứng từ Sổ chi tiết Bảng tổng hợp (1) (2) gốc TK 131 chi tiết TK 131 (1) Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán chi tiết tiến hành ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng. (2) Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, bảng này sẽ dùng để đối chiếu với sổ cái TK 131. 1.4.3.2 Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người mua Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 1.2): Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 7
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Sơ đồ 1.2: Trình tự hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người mua 511 131 635 (1) (3) 333 (33311) 521, 531,532 (4) 333 (33311) 711 111, 112 (2) (5) 152, 153, 156, 6111 (6) 133 331 (7) 139 (8) 642 Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 8
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu (1) Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán bao gồm doanh thu và thuế GTGT đầu ra (2) Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán bao gồm thu nhập khác và thuế GTGT đầu ra (3) Chiết khấu thanh toán (4) Chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại và thuế GTGT đầu ra (nếu có). (5) Khách hàng ứng trƣớc hoặc thanh toán tiền hàng (6) Khách hàng thanh toán bằng hàng (theo phƣơng thức hàng đổi hàng) và thuế GTGT đầu vào (nếu có) (7) Bù trừ nợ (8) Nợ khó đòi phải xử lý xoá sổ bao gồm số đã lập dự phòng và số chƣa lập dự phòng 1.4.4 Nội dung kế toán thanh toán với ngƣời bán Các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời bán thƣờng xảy ra trong quan hệ mua bán vật tƣ, hàng hoá, dịch vụ giữa doanh nghiệp với ngƣời bán, nghiệp vụ này phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phƣơng thức trả chậm hoặc trả trƣớc tiền hàng, nghĩa là có quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp với ngƣời bán. Khi doanh nghiệp mua chịu thì sẽ phát sinh nợ phải trả, khi doanh nghiệp ứng trƣớc sẽ xuất hiện một khoản phải thu của ngƣời bán. 1.4.5 Nguyên tắc kế toán thanh toán với ngƣời bán 1. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng đối tƣợng phải trả, theo từng tài khoản nợ và từng lần thanh toán. 2. Trƣờng hợp bán hàng thu tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua Ngân hàng) thì không phản ánh vào tài khoản này. 3. Đối với những vật tƣ, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhƣng đến cuối tháng vẫn chƣa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận đƣợc hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của ngƣời bán. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 9
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu 4. Khi hạch toán chi tiết các khoản thanh toán với ngƣời bán, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán của ngƣời bán, ngƣời cung cấp ngoài hoá đơn mua hàng. 1.4.6 Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong kế toán thanh toán với ngƣời bán  Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng: - Các chứng từ về mua hàng: hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng( hoặc hoá đơn GTGT) do ngƣời bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, sản phẩm, hàng hoá, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận tài sản cố định - Chứng từ ứng trƣớc tiền: phiếu thu (do ngƣời bán lập) - Các chứng từ thanh toán tiền mua hàng: phiếu chi, giấy báo nợ, uỷ nhiệm chi, séc - Biên bản đối chiếu công nợ - Biên bản bù trừ công nợ - Phiếu nhập kho - Sổ chi tiết TK 331 từng đối tƣợng phải trả - Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 - Sổ Nhật ký chung - Sổ Cái TK 331  Tài khoản sử dụng: Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, kế toán sử dụng TK 331 “ Phải trả người bán”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm: Bên Nợ: - Số tiền đã trả cho ngƣời bán vật tƣ, hàng hoá, ngƣời cung cấp dịch vụ, ngƣời nhận thầu xây lắp. - Số tiền ứng trƣớc cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp, ngƣời nhận thầu xây lắo nhƣng chƣa nhận đƣợc vật tƣ, hàng hoá, dịch vụ, khối lƣợng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 10
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu - Số tiền ngƣời bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng. - Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thƣơng mại đƣợc ngƣời bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho ngƣời bán. - Giá trị vật tƣ, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại cho ngƣời bán. Bên Có: - Số tiền phải trả cho ngƣời bán vật tƣ, hàng hoá, ngƣời cung cấp dịch vụ và ngƣời nhận thầu xây lắp. - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tƣ, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp, ngƣời nhận thầu xây lắp. Tài khoản này có thể có số dƣ bên Nợ. Số dƣ bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trƣớc cho ngƣời bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho ngƣời bán theo chi tiết của từng đối tƣợng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dƣ chi tiết của từng đối tƣợng phản ánh ở tài khoản này để ghi hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. 1.4.7 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời bán 1.4.7.1 Kế toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán Kế toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời bán đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 1.3): Sơ đồ 1.3: Trình tự hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán Chứng từ gốc (1) Sổ chi tiết (2) Bảng tổng hợp TK 331 chi tiết TK 331 (1) Căn cứ các chứng từ gốc về thanh toán với ngƣời bán, kế toán chi tiết ghi vào sổ chi tiết TK 331 đƣợc mở riêng cho từng nhà cung cấp. Mẫu sổ chi tiết TK 331 đã đƣợc bộ tài chính ban hành và hƣớng dẫn cách ghi chép. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 11
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu (2) Cuối kỳ kế toán lập bàng tổng hợp chi tiết về việc thanh toán với ngƣời bán. Bảng tổng hợp này sẽ là căn cứ đối chiếu với sổ cái TK 331. 1.4.7.2. Kế toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với người bán Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời bán đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 1.4): Sơ đồ 1.4: Trình tự hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người bán 151, 152, 153, 111, 112, 141, 311, 331 155, 156, 211, 213 (1) (5) 133 131 (2) 142, 242, 627, 641, 642 (6) 152, 153, 156, 211, 611 (3) 121, 228, 241 133 (7) 515 (4) (1) Ứng trƣớc tiền cho ngƣời bán, thanh toán các khoản phải trả (2) Bù trừ các khoản phải thu, phải trả (3) Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại, chiết khấu thƣơng mại và thuế GTGT đầu vào tƣơng ứng (4) Chiết khấu thanh toán Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 12
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu (5) Mua vật tƣ, hàng hoá về nhập kho và mua TSCĐ có thuế VAT đầu vào (6) Mua vật tƣ hàng hoá đƣa ngay vào sử dụng, dịch vụ mua ngoài (7) Phải trả ngƣời bán về mua chứng khoán, về mua sắm TSCĐ, XDCB hoặc sửa chữa lớn. 1.5 Nội dung kế toán các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ 1.5.1 Tỷ giá và quy định về tỷ giá sử dụng  Tỷ giá: Tỷ giá hối đoái đƣợc hiểu là giá của một đơn vị ngoại tệ tính theo đồng nội tệ. Đây chính là giá cả của ngoại tệ trên thị trƣờng và đƣợc xác định dựa trên quan hệ cung cầu về ngoại tệ. Đƣợc coi là mấu chốt trong quản lý kinh tế vĩ mô, Tỷ giá hối đoái có tác động ngƣợc trở lại đến các mối quan hệ kinh tế, lên cán cân thanh toán quốc tế, lên giá cả hàng hoá trong nƣớc và lƣu thông tiền tệ Nhìn chung, tỷ giá hối đoái đƣợc chia thành nhiều loại khác nhau tuỳ vào mục đích xem xét, nghiên cứu mà chúng ta quyết định sử dụng loại tỷ giá nào. Tỷ giá hối đoái danh nghĩa là giá của một đơn vị ngoại tệ tính theo nội tệ và chƣa tính đến sức mua của đồng tiền. Tỷ giá hối đoái thực là tỷ giá danh nghĩa đã đƣợc điều chỉnh theo giá tƣơng đối giữa các nƣớc. Tỷ giá này tăng lên đồng tiền trong nƣớc đƣợc coi là bị giảm giá thực so với đồng tiền nƣớc ngoài và khi tỷ giá này giảm thì đồng tiền trong nƣớc đƣợc coi là bi tăng giá thực so với đồng tiền nƣớc ngoài. Tỷ giá hối đoái hiệu quả thực là tỷ giá đƣợc điều chỉnh theo một số các tỷ giá thực của các nƣớc đối tác thƣơng mại. Tỷ giá này đƣợc xem là thƣớc đo hữu hiệu khả năng cạnh tranh của một nƣớc trong quan hệ thƣơng mại với các nƣớc khác bởi nó xét đến tỷ giá thực giữa đồng tiền của một nƣớc với nhiều nƣớc tham gia trao đổi thƣơng mại với nƣớc đó. Tỷ giá hối đoái thực cân bằng là mức tỷ giá mà tại đó nền kinh tế đồng thời đạt cân bằng bên trong (cân bằng trên thị trƣờng hàng hoá phi mậu dịch) và cân bằng bên ngoài (cân bằng tài khoản vãng lai). Tỷ giá thực cân bằng có mối quan hệ mật thiết với các biến số kinh tế khác, nó thể hiện độ nhạy của các biến kinh tế đối với chính sách kinh tế vĩ mô đặc biệt là trong ngắn và trung hạn. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 13
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Sự hình thành tỷ giá hối đoái là quá trình tác động của nhiều yếu tố chủ quan và khách quan. Nhìn chung, có ba yếu tố chính tác động đến tỷ giá. Đó là mối quan hệ cung cầu về ngoại tệ, độ lệch về lãi suất và lạm phát giữa các nƣớc. Ngoài những yếu tố nêu trên tỷ giá hối đoái còn chịu ảnh hƣởng của các yếu tố khác, chẳng hạn nhƣ yếu tố tâm lý, chính sách của chính phủ, uy tín của đồng tiền  Các quy định về tỷ giá sử dụng: 1. Các doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam, hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán (Sau khi đƣợc chấp thuận của Bộ Tài chính). Việc quy đổi đồng ngoại tệ ra đồng Việt Nam, hoặc ra đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán về nguyên tắc doanh nghiệp phải căn cứ vào tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch là tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố để ghi sổ kế toán. 2. Doanh nghiệp đồng thời phải theo dõi nguyên tệ trên sổ kế toán chi tiết các Tài khoản: Tiền mặt, Tiền gửi Ngân hàng, Tiền đang chuyển, Các khoản phải thu, Các khoản phải trả và Tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán). 3. Đối với Tài khoản thuộc loại doanh thu, hàng tồn kho, TSCĐ, chi phí sản xuất, kinh doanh, chi phí khác, bên Nợ các Tài khoản vốn bằng tiền, Nợ phải thu, bên có các tài khoản Nợ phải trả khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải đƣợc ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch (Là tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh). Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 14
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu 4. Đối với bên Có của các Tài khoản vốn bằng tiền, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải đƣợc ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán (Theo một trong các phƣơng pháp : tỷ giá đích danh; tỷ giá bình quân gia quyền, tỷ giá nhập trƣớc, xuất trƣớc; tỷ giá nhập sau, xuất trƣớc). 5. Đối với bên Nợ của các Tài khoản Nợ phải trả, hoặc bên Có của các Tài khoản Nợ phải thu, khi phát sinh cách nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải đƣợc ghi sổ kế toán bằng Đồng Việt Nam, hoặc bằng đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán. 6. Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính. 7. Trƣờng hợp mua, bán ngoại tệ bằng Đồng Việt Nam thì hạch toán theo tỷ giá thực tế mua, bán. 1.5.2 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có liên quan đến ngoại tệ. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán có liên quan đến ngoại tệ thể hiện qua các sơ đồ sau: Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 15
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Sơ đồ 1.5: Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh giai đoạn đầu tư XDCB (Trước hoạt động) 151,152,153, 111, 112 331 211,213,241 Khi trả tiền cho ngƣời bán Số tiền Trị giá Ghi vật tƣ, theo tỷ phải trả 413 (4132) ngƣời hàng giá bán hoá,dịch ghi sổ, Số chênh lệch giữa Số chênh lệch giữa vụ, theo 1 tỷ giá ghi sổ > tỷ giá tỷ giá ghi sổ tỷ giá hối tỷ giá ghi sổ < tỷ giá hối xuất đoái ngày giao dịch đoái ngày giao dịch trƣớc; Nhập Nếu mua trả tiền ngay cho ngƣời bán sau xuất trƣớc. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 16
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Sơ đồ 1.6: Kế toán chênh lêch tỷ giá hối đoái thanh toán với người mua phát sinh trong giai đoạn hoạt động SXKD 131 111 (1112), 511,711 112 (1122) Doanh thu, thu nhập khác Tỷ giá ghi Số tiền phải thu (tỷ giá hối đoái giao dịch sổ kế toán khách hàng thực tế hoặc tỷ giá ngày nhận (tỷ giá hối đoái BQLNH) nợ ngày nhận nợ) 515 635 Lỗ chênh lệch tỷ Lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái giá hối đoái (tỷ giá ghi sổ kế toán ngày nhận nợ nhỏ (tỷ giá ghi sổ kế hơn tỷ giá ngày trả nợ) toán ngày nhận nợ lớn hơn ngày trả nợ) Sơ đồ 1.7: Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái thanh toán với người bán phát sinh trong giai đoạn SXKD 111 (1112), 331 112 (1122) Các TK liên quan Số tiền phải trả ngƣời bán (theo tỷ giá Nợ phải trả ngƣời bán ngày nhận nợ) (theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch BQLNH tại ngày giao dịch) 515 635 Lãi tỷ giá hối Lỗ tỷ giá hối đoái (tỷ giá hối đoái (tỷ giá hối đoái ngày chi đoái ngày chi tiền trả nợ nhỏ tiền trả nợ lớn hơn tỷ giá hối hơn tỷ giá hối đoái ngày đoái ngày nhận nợ) nhận nợ) Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 17
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Sơ đồ 1.8: Kế toán xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giai đoạn đầu tư XDCB (Trước hoạt động) 515 338 (3387) 413 (4132) 242 635 Định kỳ phân bổ K/c số dƣ Có TK 4132 K/c số dƣ Nợ TK 4132 Định kỳ phân bổ lãi tỷ giá hối đoái để phân bổ dần số lãi để phân bổ dần số lỗ lỗ tỷ giá hối đoái tỷ giá hối đoái của tỷ giá hối đoái của giai đoạn đầu tƣ giai đoạn đầu tƣ XDCB XDCB K/c toàn bộ số lãi tỷ giá hối đoái K/c toàn bộ số lỗ tỷ giá hối đoái (số dƣ Có TK 4132) của giai đoạn đầu tƣ (số dƣ Nợ TK 4132) của giai đoạn đầu tƣ XDCB vào doanh thu hoạt động tài chính XDCB vào chi phí tài chính Sơ đồ 1.9: Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản thanh toán cuối năm tài chính của hoạt độngSXKD Chênh lệch tỷ giá giảm khi cuối kỳ đánh giá các khoản phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ 413 (4131, 4132) 131 Chênh lệch tỷ giá tăng khi cuối kỳ đánh giá các khoản phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ 331 Lãi CLTG do đánh giá lại cuối năm Lỗ CLTG do đánh giá lại cuối năm Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 18
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu 1.6 Đặc điểm kế toán thanh toán theo các hình thức kế toán Thực hiện ghi chép vào sổ sách kế toán là công việc có khối lƣợng rất lớn và phải thực hiện thƣờng xuyên, hàng ngày. Do đó, cần phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý hệ thống kế toán mới có thể tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các chỉ tiêu kinh tế theo yêu cầu của công tác quản lý tại doanh nghiệp hoặc các báo cáo kế toán gửi cho cấp trên hay tại cơ quan nhà nƣớc. Hình thức tổ chức sổ kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Số lƣợng các mẫu sổ, kết cấu từng loại sổ, trình tự và phƣơng pháp ghi chép từng loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau và giữa sổ kế toán và báo cáo kế toán. Việc lựa chọn nội dung và hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp với doanh nghiệp phụ thuộc vào một số điều kiện sau: + Đặc điểm của từng loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tính chất phức tạp của hoạt động tài chính, quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, khối lƣợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít. + Yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ quản lý. + Trình độ nghiệp vụ và năng lực công tác của nhân viên kế toán. + Điều kiện và phƣơng tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán. Hiện nay, theo chế độ quy định có 5 hình thức tổ chức sổ kế toán : - Nhật ký- sổ cái - Nhật ký chung - Nhật ký chứng từ - Chứng từ ghi sổ - Kế toán máy Mỗi hình thức đều có ƣu nhƣợc điểm riêng và chỉ thực sự phát huy tác dụng trong những điều kiện thích hợp. 1.6.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung Trong điều kiện kế toán thủ công, hình thức này áp dụng trong loại hình kinh doanh đơn giản, quy mô hoat động vừa và nhỏ. Trình độ quản lý, trình độ kế toán thấp, có nhu cầu phân công lao động kế toán. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 19
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Hình thức này cũng áp dụng trong điều kiện kế toán máy, nó phù hợp với mọi loại hình hoạt động, quy mô và trình độ. Các loại sổ sử dụng: - Sổ Nhật ký chung - Sổ Nhật ký đặc biệt: mở cho các đối tƣợng phát sinh nhiều hoặc các đối tƣợng trọng yếu trong quản lý, có quan hệ đối chiếu thƣờng xuyên. - Sổ cái các tài khoản. - Sổ chi tiết các tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung: (1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc (hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi, ) tiến hành ghi sổ Nhật ký chung cho các nghiệp vụ phát sinh. Nếu doanh nghiệp mở sổ chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi sổ chi tiết có liên quan. (2) Căn cứ vào Sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản. Cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết cho từng đối tƣợng. (3) Tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. (4) Cuối kỳ cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Về nguyên tắc tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và phát sinh có trên sổ nhật ký chung cùng kỳ. (5) Cuối kỳ căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 20
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Sơ đồ 1.10: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Chứng từ gốc (Hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi, ) Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 331, 131 Sổ cái TK 331,131 Bảng tổng hợp chi tiết TK 331, 131 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng (định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra 1.6.2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái Hàng ngày ngƣời giữ Nhật ký - sổ cái nhận toàn bộ chứng từ gốc, kiểm tra, định khoản rồi ghi vào sổ. Mỗi chứng từ ghi vào một dòng ở cả hai phần nhật ký và sổ cái. Kế toán có thể lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại phát sinh nhiều lần trong tháng theo định kỳ sau đó căn cứ vào số liệu trên bảng này để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc liên quan đến các đối tƣợng cần hạch toán chi tiết sau khi ghi vào sổ cái đƣợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 21
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Cuối tháng sau khi ghi toàn bộ số liệu trên các chứng từ gốc vào Nhật ký - sổ cái và các sổ chi tiết có liên quan, kế toán cộng dồn phải đạt đƣợc quan hệ cân đối sau: Tổng cộng số tiền Tổng cộng phát sinh Tổng cộng phát sinh phát sinh ở phần = = bên Nợ các TK bên Có các TK Nhật ký và Tổng số dư Nợ cuối Tổng số dư Có cuối = kỳ của các TK kỳ của các TK Lập bảng tổng hợp các số liệu phát sinh trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo từng TK. Đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp với số liệu trên sổ cái theo từng TK. Sau khi đối chiếu số liệu thấy khớp đúng thì căn cứ vào các số liệu trên sổ cái và các sổ chi tiết để lập báo cáo kế toán. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 22
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Sơ đồ 1.11: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán theo hình thức Nhật ký sổ cái CHỨNG TỪ GỐC Sổ (thẻ) kế toán chi tiết TK 331, 131 Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại NHẬT KÝ - SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết (phần mở cho TK 131, 331) TK 331, 131 BÁO CÁO KẾ TOÁN Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng (định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 23
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu 1.6.3 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán tập hợp phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ kinh tế. Lập chứng từ ghi sổ cho các chứng từ cùng loại. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đƣợc ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để lấy số hiệu. Số hiệu của chứng từ ghi sổ chính là số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau khi đăng ký xong, số hiệu tổng hợp trên chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào sổ Cái các TK có liên quan. Cuối tháng, kế toán cộng sổ Cái để tính số phát sinh và số dƣ cuối kỳ các TK. Căn cứ vào số liệu cuối tháng kế toán lập bảng cân đối TK và các báo cáo kế toán. - Chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán kiểu rời dùng để hệ thống hoá chứng từ ban đầu theo các loại nghiệp vụ kinh tế. Thực chất là định khoản nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ gốc để tạo điều kiện cho việc ghi sổ Cái. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ Cái. - Sổ Cái: Dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản đƣợc phản ánh trên một vài trang sổ Cái. Căn cứ duy nhất để ghi vào sổ cái là các chứng từ ghi sổ đã đƣợc đăng ký qua sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Bảng cân đối tài khoản: Dùng để phản ánh tình hình đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép cũng nhƣ cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý. Quan hệ cân đối: Tổng số phát sinh bên Nợ Tổng số tiền trên “ Sổ = (bên Có) của tất cả các đăng ký CTGS” TK - Các sổ và thẻ hạch toán chi tiết: Dùng để phản ánh các đối tƣợng cần hạch toán chi tiết (vật liệu, dụng cụ, tài sản cố định, chi phí sản xuất, tiêu thụ ) Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 24
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Sơ đồ 1.12: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc (hoá đơn, phiếu thu, phiếu Sổ (thẻ) kế toán chi chi, ) tiết TK 331, 131 Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký CTGS Bảng tổng hợp chi Sổ cái TK 331, 131 tiết TK 331,131 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng (định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra 1.6.4 Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Hình thức Nhật ký - chứng từ gồm các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký chứng từ - Bảng kê - Sổ Cái - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ: (1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã đƣợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 25
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Nhật ký chứng từ đƣợc ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ. Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trƣớc hết đƣợc tập hợp hoặc phân loại trong các bảng phân bổ. (2) Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng hợp của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết dùng để lập Báo cáo Tài chính. Sơ đồ 1.13: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê số Nhật ký Thẻ và các sổ kế 11 chứng từ toán chi tiết TK số 5, 8 331, 131 Sổ cái TK Bảng tổng hợp 331, 131 chi tiết TK 331, 131 Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng (định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra 1.6.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 26
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đƣợc thực hiện theo một chƣơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kê toán đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của một rong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thi đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhƣng phải in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhƣng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính: (1) Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ thẻ kế toán có liên quan. (2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định: Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 27
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Sơ đồ 1.14: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán theo hình thức kế toán máy SỔ KẾ TOÁN Chứng từ PHẦN MỀM kế toán - Sổ tổng hợp KẾ TOÁN thanh toán AC-SOFT - Sổ chi tiết thanh toán Bảng tổng hợp - Báo cáo tài chính chứng từ kế toán - Báo cáo kế toán cùng loại quản trị MÁY VI TÍNH Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 28
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI NGỌC HIẾU 2.1 Đặc điểm chung ảnh hƣởng đến công tác hạch toán khoản thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Ngọc Hiếu 2.1.1 Lịch sử hình thành, phát triển của Công ty Trong nền kinh tế thị trƣờng với sự cạnh tranh bình đẳng giữa các thành phần kinh tế đã mở ra cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội để thử sức và vƣơn lên tự khẳng định mình. Việc khuyến khích đa dạng các ngành nghề sản xuất kinh doanh đáp ứng nhu cầu tại địa phƣơng và các tỉnh thành trong cả nƣớc là chủ trƣơng của Đảng và Nhà nƣớc ta. Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Ngọc Hiếu là một doanh nghiệp ngoài quốc doanh, đƣợc thành lập tháng 04 năm 2006 theo Giấy Chứng nhận Đăng ký kinh doanh số: 0202003318 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tƣ TP. Hải Phòng cấp. Công ty đã đƣợc thành lập dƣới hình thức là một công ty Thƣơng Mại do Bà Nguyễn Thị Nhạn làm giám đốc. Một số thông tin khái quát về Công ty nhƣ sau: - Tên Công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI NGỌC HIẾU - Trụ sở Công ty : Số 08 Máy Tơ, Quận Ngô Quyền, TP. Hải Phòng. - Mã số thuế : 0200661889 - Điện thoại : 0313 550316 - Fax : 0313 836485 Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Ngọc Hiếu đƣợc thành lập và đi vào hoạt động trong những năm đầu của thiên niên kỉ mới, mọi hoạt động kinh tế, xã hội đều có sự chuyển biến. Công ty đã gặp không ít những thuận lợi cũng nhƣ khó khăn trong quá trình phát triển mở rộng kinh doanh. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 29
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu  Những thuận lợi trong quá trình phát triển mở rộng kinh doanh của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Ngọc Hiếu: + Với đội ngũ lãnh đạo Công ty giàu kinh nghiệm, đƣợc đào tạo qua các trƣờng lớp chính quy. + Đƣợc sự ƣu đãi và giúp đỡ của các bạn hàng, các ban ngành, đặc biệt là sự giúp đỡ của Ngân hàng VIB Hải Phòng nên Công ty đã có một số vốn tƣơng đối và một nguồn hàng đủ lớn để phục vụ luân chuyển trong cả năm nên hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty vẫn đƣợc duy trì và phát triển. + Nhà nƣớc có nhiều chính sách ƣu đãi và khuyến khích phát triển các doanh nghiệp ngoài quốc doanh. + Đội ngũ cán bộ, nhân viên nhiệt tình, trình độ cao đã giúp Công ty đứng vững và phát triển đi lên từ những ngày đầu mới thành lập. + Công ty đã đƣợc nhiều bạn hàng, các công ty trong vùng và vùng lân cận đặt hàng.  Bên cạnh những thuận lợi đó Công ty cũng gặp không ít những khó khăn cần phải khắc phục: + Là một doanh nghiệp ngoài quốc doanh mới thành lập nên nguồn vốn Công ty còn hạn hẹp. Đây là một khó khăn chủ yếu của các doanh nghiệp hiện nay. + Đội ngũ công nhân viên làm việc nhiệt tình nhƣng chƣa nhiều khiến cho quy mô hoạt động của doanh nghiệp chƣa thật lớn. + Sự cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trƣờng khiến cho doanh nghiệp phải phát huy hết tính năng động và tính sáng tạo của mình để có thể đứng vững trên thị trƣờng. Trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, Đảng và Nhà nƣớc ta đề ra nhiều chủ trƣơng chính sách làm thay đổi bộ mặt của đất nƣớc. Điều này đã buộc các Doanh Nghiệp phải tự chủ trong kinh doanh, tự chủ về tài chính, tự chủ hạch toán kinh doanh và chịu trách nhiệm trƣớc kết quả kinh doanh của đơn vị mình trƣớc pháp luật. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 30
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Để tồn tại và phát triển Công Ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Ngọc Hiếu đã phải dựa vào sức mình, từng bƣớc đổi mới phƣơng thức kinh doanh, phƣơng thức quản lý, đổi mới mô hình quản lý nhân sự Hơn thế nữa để phát triển vững chắc, tăng uy tín của Công ty, Công ty luôn chú trọng đến công tác quản lý chất lƣợng hàng bán, bảo quản hàng hoá, thƣờng xuyên rút kinh nghiệm trong khâu quản lý điều hành, giữ vững ổn định trong kinh doanh, nâng cao trách nhiệm về nghĩa vụ, quyền lợi ngƣời lao động, hạn chế các tiêu cực nảy sinh, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Trong những năm gần đây, tình hình kinh doanh của Công ty đã dần đi vào ổn định, đã vƣợt qua nhiều khó khăn, thử thách và đã đạt đƣợc nhiều thành tích. Các chỉ tiêu phản ánh sự phát triển của Công ty trong 2 năm 2008,2009 Bảng hệ thống các chỉ tiêu ĐVT: Đồng STT Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 1 Tổng doanh thu 278.661.710.937 188.692.835.589 2 Các khoản giảm trừ - - 3 Doanh thu thuần 278.661.710.937 188.692.835.589 4 Giá vốn hàng bán 273.766.131.752 185.118.480.646 5 Lợi nhuận gộp 4.895.579.185 3.574.354.943 6 Chi phí tài chính 1.485.975.331 883.527.021 7 Chi phí quản lý kinh doanh 3.660.274.523 2.693.504.144 8 LN thuần từ HĐKD -250.670.669 -2.676.222 9 Lợi nhuận khác 41.150.072 29.781.381 a. Thu nhập khác 41.150.072 29.781.381 b. Chi phí khác 10 Tổng LN trƣớc thuế -209.520.597 27.105.159 11 Thuế TNDN 6.776.290 12 Lợi nhuận sau thuế -209.520.597 20.328.869 (Nguồn: trích Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008-2009 tại Công ty TNHH thương mại Ngọc Hiếu) Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 31
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Lỗ từ hoạt động kinh doanh giảm xuống, từ âm 250.670.669đ năm 2008 còn âm 2.676.222đ năm 2009. Nguyên nhân là nhờ vào kích cầu của Chính phủ các khoản cho vay ngắn hạn và Trung dài hạn đƣợc hỗ trợ lãi suất 4% đã thúc đẩy sắt thép VLXD trong ngành xây dựng phát triển mạnh. Từ khi thành lập và đi vào hoạt động đến nay, Công ty đã tồn tại và phát triển khá vững chắc. Mặc dù trong điều kiện hiện nay tuy còn nhiều khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh và cạnh tranh trên thị truờng nhƣng với sự năng động sáng tạo và không ngừng đổi mới, Ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty đã tạo thế đứng vững chắc cho Công ty tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trƣờng. 2.1.2 Đặc điểm kinh doanh của Công ty  Về nguồn vốn: Từ khi thành lập đến nay Công ty luôn cố gắng bảo toàn và phát triển, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn của mình một cách hiệu quả và hợp lý. Vốn điều lệ Công ty là : 3.200.000.000 (ba tỉ hai trăm triệu đồng)  Cơ sở vật chất của Công ty: Công ty đang từng bƣớc hiện đại hóa cơ sở vật chất để phục vụ công tác hành chính và công tác kinh doanh: + Nhà cửa vật kiến trúc: Nhà điều hành công ty, nhà văn phòng, kho hàng, nhà bảo vệ Công ty, + Máy móc thiết bị, Phƣơng tiện vận tải, truyền dẫn + Thiết bị, dụng cụ quản lý: máy điện thoại, máy in, máy vi tính, máy fax 2.1.3 Ngành nghề và quy trình kinh doanh tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu 2.1.3.1 Ngành nghề kinh doanh: Xuất phát từ cơ cấu nguồn vốn cũng nhƣ tình hình cơ sở vật chất hiện có, Công ty đã không ngừng phát triển kinh doanh, đa dạng các loại hình dịch vụ Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty bao gồm: - Kinh doanh hàng sắt, thép vật liệu xây dựng, đóng tàu. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 32
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu - Dịch vụ xuất nhập khẩu uỷ thác, giao nhận, vận tải hàng hoá. 2.1.3.2. Quy trình kinh doanh: Quy trình kinh doanh của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Ngọc Hiếu đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 2.1) : Sơ đồ 2.1. Quy trình kinh doanh của Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại Ngọc Hiếu Kiểm tra Nhập kho Mua hàng chất lƣợng hàng hoá Chào hàng hàng Ký hợp Đàm phán Xuất kho đồng mua mua bán Chào giá hàng Vận chuyển Thanh lý giao hàng hợp đồng Thanh toán Với một quy trình kinh doanh hợp lý và khoa học đối với một doanh nghiệp thƣơng mại, các khâu trong quá trình mua bán cung cấp dịch vụ có quan hệ chặt chẽ với nhau và luôn nhận đƣợc sự kiểm tra theo dõi thƣờng xuyên của bộ phận quản lý, Công ty đã ngày càng đạt đƣợc những hiệu quả nhất định trong công việc kinh doanh của mình. 2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Ngọc Hiếu tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Với cơ cấu này, các phòng ban chức năng đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 2.2) : Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 33
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại Ngọc Hiếu Giám đốc Phó giám đốc Phòng Phòng Phòng Kho Tổ chức Kinh Kế toán hàng Hành Doanh Tài chính chính Từ các hƣớng dẫn của các văn bản pháp luật và các quy định về cấp trên, Công ty áp dụng chế độ một thủ trƣởng . Bộ máy hoạt động quản lý cấp cao của Công ty bao gồm một Giám đốc và một Phó Giám đốc và các phòng ban trực thuộc. Vì thế ngƣời quản lý cấp cao nhất là Giám đốc Công ty. Ngƣời sử dụng tất cả các biện pháp kinh tế, hành chính tổ chức để điều chỉnh hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm chính về mọi mặt hoạt động của Công ty. - Giám đốc: là ngƣời đứng đầu, đại diện cho tƣ cách pháp nhân của Công ty và là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về hoạt động kinh doanh của Công ty. - Phó giám đốc: chịu trách nhiệm điều hành và giải quyết những vấn đề thuộc nội bộ Công ty, nghiên cứu thâu tóm các thông tin thị trƣờng và hoạt động của Công ty ngoài thị trƣờng. Phó giám đốc giúp giám đốc chỉ huy mọi hoạt động của Công ty. - Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ giúp Giám đốc trong công tác tổ chức văn thƣ, bảo hiểm lao động và các công tác hành chính khác, theo đúng pháp luật, đúng quy định của Nhà nƣớc. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 34
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu - Phòng kinh doanh: cã chøc n¨ng chñ yÕu lµ kinh doanh ®¶m b¶o nguån hµng vµ c©n ®èi nguån hµng trong toµn C«ng ty t×m kiÕm nguån hµng, ký kÕt hîp ®ång kinh tÕ vµ x©y dùng chiÕn l•îc kinh doanh, t×m hiÓu më réng thÞ tr•êng tiªu thô s¶n phÈm hµng hãa cho C«ng ty vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kinh doanh tr•íc Gi¸m ®èc C«ng ty. - Phòng kế toán: có nhiệm vụ giúp Giám đốc Công ty trong việc quản lý tài chính, xây dựng các kế hoạch tài chính ngắn hạn, dài hạn, thực hiện công tác kế toán thống kê của Công ty. Quản lý và thực hiện chặt chẽ chế độ tài vụ của Công ty theo đúng nguyên tắc quy định của Nhà nƣớc và ban giám đốc của Công ty. Hoàn thành việc quyết toán sổ sách và báo cáo tài chính, lƣu trữ và bảo mật hồ sơ chứng từ Thực hiện đúng nguyên tắc về chế độ tiền lƣơng, thƣởng theo quy định. Quản lý trực tiếp các quỹ của công ty, theo dõi và báo cáo kịp thời tình hình tài chính cho giám đốc. - Kho hàng: Nơi nhập xuất các loại hàng hoá: Sắt, thép vật liệu xây dựng đáp ứng nhu cầu của Công ty. 2.1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu 2.1.5.1. Mô hình bộ máy kế toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại Ngọc Hiếu Tổ chức bộ máy kế toán Công ty theo mô hình tập trung chuyên sâu mỗi ngƣời trong phòng kế toán đƣợc phân công phụ trách một công việc nhất định do vậy công tác kế toán tại Công ty là tƣơng đối hoàn chỉnh hoạt động không bị chồng chéo lên nhau. Mô hình bộ máy kế toán đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 2.3): Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 35
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Sơ đồ 2.3. Mô hình bộ máy kế toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại Ngọc Hiếu Kế toán trƣởng Kế toán tổng Kế toán kho hàng Kế toán thanh Thủ quỹ hợp toán Nhiệm vụ từng bộ phận: Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy kế toán. Mỗi cán bộ nhân viên đều đƣợc quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc và các cơ quan pháp luật về toàn bộ công việc kế toán của mình tại Công ty. Có nhiệm vụ theo dõi chung, chịu trách nhiệm hƣớng dẫn tổ chức phân công kiểm tra các công việc của nhân viên kế toán, đồng thời phải ký duyệt quyết toán quý, năm theo đúng quá trình kinh doanh. - Kế toán tổng hợp: Tập hợp toàn bộ các chi phí chung của Công ty và các hoạt động dịch vụ khác của Công ty. Giữ Sổ Cái tổng hợp cho tất cả các phần hành và ghi sổ cái tổng hợp của Công ty. Kế toán thuế, kế toán Ngân hàng, quản lý các hoá đơn, lập các báo cáo tài chính và báo cáo kế toán. - Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, giao dịch ngân hàng về các nghiệp vụ liên quan đến chuyển khoản vay ngân hàng, bảo lãnh, cuối tháng thanh toán tiền lƣơng phụ cấp và các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên, theo dõi kê khai và quyết toán các khoản thuế. Có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phải thu và phải trả, theo từng đối tƣợng và thời gian cụ thể để có kế hoạch thu hồi công nợ Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 36
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu và thanh toán cho ngƣời cung cấp, hàng tháng tiến hành đi đối chiếu công nợ với khách hang - Kế toán kho hàng: Chịu trách nhiệm về kế hoạch khối lƣợng, chất lƣợng, chất lƣợng hàng hoá mua vào, lập bảng kê hàng hoá mua vào, giá mua hàng, theo dõi và phối hợp với kế toán thanh toán để đề xuất phƣơng án mua hàng đáp ứng nhu cầu về hàng hoá, đảm bảo dự trữ hàng tồn kho hợp lý, trực tiếp theo dõi hàng tồn kho của Công ty. - Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm bảo quản tiền mặt, phản ánh thu, chi, tồn quỹ tiền mặt hằng ngày đối chiếu tồn quỹ thực tế với sổ sách để phát hiện những sai sót và xử lý kịp thời đảm bảo tồn quỹ thực tế tiền mặt cũng bằng số dƣ trên sổ sách. 2.1.5.2 Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Ngọc Hiếu là một doanh nghiệp hạch toán độc lập. Công ty hạch toán kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ. Giá trị hàng tồn kho đƣợc xác định theo phƣơng pháp bình quân gia quyền cả kỳ. Công ty cũng áp dụng phƣơng pháp khấu hao đƣờng thẳng để tính khấu hao tài sản cố định, tỷ lệ khấu hao đƣợc xác định căn cứ theo quyết định số 206/2003/QĐ - BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ tài chính. Hiện nay công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành Quyết Định số 15/2006 ngày 20/3/2006 của BTC, niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam. Để đáp ứng nhu cầu quản lý và thuận tiện cho việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 2.4): Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 37
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Sơ đồ 2.4. Sơ dồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại Ngọc Hiếu Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán Sổ nhật ký chung chi tiết Bảng tổng hợp Sổ cái chi tiết Bảng cân đối tài koản Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng (định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra Với hình thức kế toán nhật ký chung, hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để lập định khoản kế toán ghi trực tiếp vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. Cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ cái và lấy số liệu của sổ cái ghi vào bảng cân đối phát sinh các tài khoản tổng hợp. Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì sau khi ghi sổ nhật ký phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 38
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu liên quan, cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào đó lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng các số liệu, bảng cân đối số phát sinh đƣợc dùng làm căn cứ để lập bảng tổng kết tài sản và các báo biểu kế toán khác. Trình tự ghi sổ kế toán công nợ theo hình thức Nhật ký chung đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 2.5): Sơ đồ 2.5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán công nợ theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại Ngọc Hiếu Chứng từ gốc (Hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi, ) Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 331, 131 Sổ cái TK 331,131 Bảng tổng hợp chi tiết TK 331, 131 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng (định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 39
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu 2.1.6 Đặc điểm về đối tƣợng thanh toán, phƣơng thức và hình thức thanh toán tại Công ty. Do công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thƣơng mại nên các nghiệp vụ thanh toán càng trở nên có ý nghĩa quan trọng. Các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời bán, ngƣời mua là các nghiệp vụ thƣờng xuyên diễn ra đòi hỏi có sự tổ chức công tác hợp lý và có hiệu quả. Đối tƣợng thanh toán bao gồm tất cả các khách hàng có quan hệ mua bán hàng hoá với Công ty. Mọi khoản thanh toán của đơn vị phải đƣợc kế toán chi tiết từng nội dung thanh toán cho từng đối tƣợng phải thu, phải trả.Trƣờng hợp có số dƣ nợ lớn thì phải đối chiếu, xác nhận công nợ cho nhau, đồng thời phải nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật thanh toán, kỷ luật thu nộp ngân sách, tránh gây tổn thất kinh phí cho Nhà nƣớc. Hình thức thanh toán tại Công ty là hình thức thanh toán bằng tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc Phƣơng thức thanh toán tại Công ty là thanh toán không bằng tiền mặt và thanh toán bằng tiền mặt. Trong đó Công ty sử dụng chủ yếu phƣơng thức thanh toán không bằng tiền mặt để thanh toán tiền hàng với khách hàng thông qua thanh toán tại ngân hàng Công ty mở tài khoản. Phƣơng thức thanh toán này cho thấy nhiều ƣu điểm về tính nhanh gọn, đảm bảo an toàn. 2.2 Thực trạng kế toán thanh toán với ngƣời mua tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Ngọc Hiếu 2.2.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng Tài khoản sử dụng: TK 131: phải thu khách hàng Chứng từ và sổ sách sử dụng: - Hóa đơn Giá trị gia tăng - Phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, phiếu báo giá - Bảng kê đối chiếu công nợ phải thu khách hàng - Sổ chi tiết TK 131 từng khách hàng Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 40
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu - Bảng tổng hợp chi tiết TK131 - Sổ Nhật ký chung - Sổ cái TK 131 2.2.2 Kế toán tổng hợp và chi tiết thanh toán với ngƣời mua Kế toán thanh toán với ngƣời mua phải theo dõi chi tiết cho từng đối tƣợng phải thu, từng khoản phải thu, từng đơn đặt hàng và từng lần thanh toán. Mọi khoản nợ phải thu của đơn vị đều phải đƣợc kế toán ghi chi tiết theo từng đối tƣợng phải thu, từng nghiệp vụ thanh toán. Số nợ phải thu của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải thu trên tài khoản chi tiết của các con nợ. Trong kế toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ để có biện pháp thu hồi nợ kịp thời. Các khoản phải thu chủ yếu của Công ty bao gồm: - Các khoản phải thu với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa. - Các khoản phải thu đối với Nhà nƣớc theo các đơn đặt hàng. - Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý - Các khoản phải thu khác. Tháng 12 năm 2009 Công ty TNHH Thƣơng mại Ngọc Hiếu có rất nhiều các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua sau đây em xin trích dẫn một số nghiệp vụ chủ yếu: Nghiệp vụ 1: Ngày 01/12/2009, Công ty TNHH Kim khí Chƣơng Dƣơng nộp tiền vào tài khoản của Công ty tại Ngân hàng Quốc Tế thanh toán tiền hàng còn nợ cho Công ty theo HĐ0006895 (Liên 3: Nội bộ - biểu 2.1) mua từ ngày 02/11/2009. Công ty nhận đƣợc giấy báo có của Ngân hàng (biểu 2.2) và chi tiết tài khoản khách hàng (biểu 2.3) Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 41
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Biểu 2.1: Hoá đơn GTGT số 06895 HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG LT/2009B Liên 3 : Lƣu nội bộ 0006895 Ngày 02 tháng 11 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thƣơng mại Ngọc Hiếu Địa chỉ: 08 Máy Tơ - Ngô Quyền - HP Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0 2 0 0 6 6 1 8 8 9 Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH Kim Khí Chƣơng Dƣơng Địa chỉ: 485 Nguyễn Văn Cừ - Long Biên – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MS: 0 1 0 0 5 9 7 1 2 5 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lƣợng Đơn giá Thành tiền tính A B C 1 2 3=1x2 1 Thép tấm 6 ly * 1500 * 6000 Kg 1.271,7 8.809,5 11.203.041 8 ly * 1500 * 6000 Kg 1.130,4 8.809,5 9.958.259 10 ly * 1500 * 6000 Kg 10.597,5 8.761,9 92.854.235 Cộng tiền hàng: 114.015.535 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 5.700.777 Tổng cộng tiền thanh toán 119.716.312 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mƣời chín triệu bảy trăm mƣời sáu ngàn ba trăm mƣời hai đồng. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 42
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Biểu 2.2: Giấy báo Có VIBank GIẤY BÁO CÓ Số (Seq. No BTLR15/ NGÂN HÀNG QUỐC TẾ CREDIT ADVICE Ngày (date) 01/12/2009 Giờ (time) 08: 18: 35 AM Chi nhánh (Branch name): PGD DIỆN BIÊN PHỦ Mã số thuế (Branch VAT code): 0100233488-002 Mã số khách hàng: 00087997 CÔNG TY TNHH TM NGỌC HIẾU Client No. Số TK / Tên TK: 009704060014017 CÔNG TY TNHH TM NGỌC HIẾU RB A/C No / A/C Name Mã giao dịch: RMCR – GD GHI CO CHUYEN KHOAN Tran Type Nội dung: CT TNHH KIM KHI CHUONG DUONG CT CHO CT TNHH NGỌC HIẾU Narative Số tiền bằng chữ : Số tiền (Credit amount in figures & ccy code): 119,716,312 VND Credit amount in words Một trăm mƣời chín triệu bảy trăm mƣời sáu ngàn ba trăm mƣời hai đồng. Số dƣ (Ledger Balance & ccy): 257,485,841VND CR GIAO DỊCH VIÊN/NV NGHIỆP VỤ KIỂM SOÁT User ID BTTLR15063 Supervisor ID BTMGR0457 Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 43
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Biểu 2.3: Chi tiết tài khoản khách hàng CHI TIẾT TÀI KHOẢN KHÁCH HÀNG VIB Statement of Account NGÂN HÀNG QUỐC TẾ Từ ngày: 01/12/2009 đến ngày: 01/12/2009 Tran date from To Khách hàng 00087997 CÔNG TY TNHH TM NGỌC HIẾU Client Inf TÀI KHOẢN 009704060014017 VND 602 Account Detail Chứng từ Voucher Inf Mã NV Nội dung MGD PS Nợ PS Có Ngày Số CT Officer ID/Ref Remarks Tran_type Debit Credit Tran Date Seq No CT TNHH KIM KHI CHUONG DUONG 01/12/2009 625408509 BTLR15063 RMCR 119.716.312 CT CHO CTY TNHH NGOC HIEU CT TNHH THANH AN CT CHO CTY 01/12/2009 625418606 BTLR 7107 RMDC 657.044.343 TNHH NGOC HIEU CT TNHH TM NGOC HIEU TRA 01/12/2009 6254088756 0320967028803 FTDR 497.701.489 TIEN MUA THEP TAM 6 LY Số dƣ đầu (Previous Bal) 1.211.952.737 Phát sinh nợ (Total Debit Amt) 497.701.489 Phát sinh có (Total Credit Amt) 776.760.655 Số dƣ cuối (Actual Bal) 1.491.011.903 Nghiệp vụ 2: Ngày 30/12/2008, Công ty bán hàng cho Công ty Cổ phần ATB Ngọc Việt sau khi ký Hợp đồng kinh tế và có HĐGTGT (biểu 2.4), Công ty Cổ phần ATB Ngọc Việt chƣa thanh toán tiền hàng cho Công ty. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 44
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Biểu 2.4: Hoá đơn GTGT số 90002 HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG QU/2009B Liên 3 : Lƣu nội bộ 0090002 Ngày 30 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thƣơng mại Ngọc Hiếu Địa chỉ: Số 08 Máy Tơ - Ngô Quyền - HP Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0 2 0 0 6 6 1 8 8 9 Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Cổ phần ATB - Ngọc Việt Địa chỉ: Số 52 Đƣờng Hà Nội - Sở Dầu - HP Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MS: 0 2 0 0 7 2 0 9 6 8 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lƣợng Đơn giá Thành tiền tính A B C 1 2 3=1x2 1 Thép tấm 6 ly * 1500 * 6000 kg 100.323 9.238,1 926.793.906 Cộng tiền hàng: 926.793.906 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 46.339.695 Tổng cộng tiền thanh toán 973.133.601 Số tiền viết bằng chữ: Chín trăm bảy mƣơi ba triệu một trăm ba mƣơi ba ngàn sáu trăm lẻ một đồng. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 45 Biểu 2.5: Sổ chi tiết TK 131- Công ty TNHH Kim Khí Chương Dương
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI NGỌC HIẾU SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA TK: 131 Đối tƣợng: Công ty TNHH Kim Khí Chƣơng Dƣơng Loại tiền: VND Tháng 12 năm 2009 Chứng từ Thời Số phát sinh Số dƣ Ngày, TK hạn tháng Diễn giải đối Số Ngày đƣợc ghi sổ ứng Nợ Có Nợ Có hiệu tháng CK Số dƣ đầu 136.439.779 T12 Thu tiền 01/12 GBC 01/12 hàng 112 119.716.312 16.723.467 HĐ 06895 HĐ 28/12 28/12 Bán hàng 511 64.800.000 81.523.467 10299 Thuế VAT 3331 3.240.000 84.763.467 Thu tiền hàng 29/12 GBC 29/12 112 68.040.000 16.723.467 HĐ 10299 Cộng PS 68.040.000 187.756.312 trong kỳ Số dƣ cuối 16.723.467 T12 Căn cứ vào các chứng từ gốc trên (hoá đơn GTGT, giấy báo có của ngân hàng) kế toán chi tiết tiến hành ghi sổ chi tiết TK131 cho từng khách hàng (biểu 2.5: Sổ chi tiết TK 131- Công ty TNHH Kim Khí Chƣơng Dƣơng , biểu 2.6: Sổ chi tiết TK 131- Công ty Cổ phần ATB Ngọc Việt); cuối kỳ lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với ngƣời mua (biểu 2.7). Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 46
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Biểu 2.6: Sổ chi tiết TK 131 – Công ty Cổ phần ATB Ngọc Việt CTY TNHH THƢƠNG MẠI NGỌC HIẾU Số 08 Máy Tơ, Ngô Quyền, Hải Phòng SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA TK: 131 Đối tƣợng: Công ty Cổ phần ATB Ngọc Việt Loại tiền: VND Tháng 12 năm 2009 Chứng từ Thời Số phát sinh Số dƣ Ngày, TK hạn tháng Diễn giải đối Số Ngày đƣợc ghi sổ ứng Nợ Có Nợ Có hiệu tháng CK Số dƣ đầu T12 28.238.323 HĐ 30/12 30/12 Bán hàng 511 926.793.906 955.032.229 90002 Thuế VAT đầu 3331 46.339.695 1.001.371.924 ra HĐ 31/12 31/12 Bán hàng 511 77.015.268 1.078.387.192 90005 Thuế VAT đầu 3331 3.850.763 1.082.237.955 ra Cộng PS trong 1.053.999.632 - kỳ Số dƣ cuối T12 1.082.237.955 Biểu 2.7: Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 - Phải thu khách hàng CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI NGỌC HIẾU Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 47
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 131 - PHẢI THU KHÁCH HÀNG Từ ngày 01/12 đến ngày 31/12/2009 ĐVT: Đồng Số dƣ đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dƣ cuối kỳ STT Đối tƣợng Nợ Có Nợ Có Nợ Có CT Cổ phần Kim 1 40.268.600 40.268.600 khí Nam Việt CT TNHH Kim 2 Khí Chƣơng 136.439.779 68.040.000 187.756.312 16.723.467 Dƣơng Trƣờng CĐ Nghề 20 17.981.838 17.981.938 Bách Nghệ DNTN Thép Huy 21 24.670.725 24.670.725 Hoàng CT Cổ phần ATB 28 28.238.323 1.053.999.632 1.082.237.955 Ngọc Việt CT Vận tải & cung 29 65.240.224 39.564.000 93.258.003 11.546.221 ứng Xăng dầu Cộng 13.462.516.370 21.260.754.669 11.416.039.021 23.307.232.018 Chứng từ gốc đƣợc chuyển cho kế toán để ghi vào sổ nhật ký chung (biểu 2.8), từ sổ nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái TK131 (biểu 2.9). Sổ cái sẽ bao gồm tất cả nghiệp vụ liên quan tới ngƣời mua. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 48
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Biểu 2.8 : Sổ Nhật ký chung CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI NGỌC HIẾU NHẬT KÝ CHUNG Trích tháng 12 năm 2009 ĐVT: Đồng Chứng từ Đã Số hiệu TK Số phát sinh NT ghi STT Số Ngày, Diễn giải ghi sổ dòng Nợ Có Nợ Có hiệu tháng SC Số trang trƣớc 1.083.286.614.795 1.083.286.614.795 chuyển sang Thu tiền hàng 01/12 GBC 01/12 x 112 119.716.312 HĐ06895 x 131 119.716.312 Thu tiền hàng 01/12 GBC 01/12 x 112 657.044.343 HĐ10264 HĐ 27/11 x 131 657.044.343 10264 HĐ Bán hàng 30/12 30/12 x 131 973.133.601 90002 HĐ 90002 - Doanh thu x 511 926.793.906 - Thuế VAT đầu x 3331 46.339.695 ra Rút TM tại NH 30/12 Séc 30/12 x 111 20.000.000 Quốc Tế x 112 20.000.000 HĐ Bán hàng 30/12 30/12 x 131 19.617.143 10300 HĐ10300 - Doanh thu x 511 18.682.993 - Thuế VAT đầu x 3331 934.150 ra 31/12 UNC 31/12 Phí bảo vệ T12 x 642 4.000.000 x 112 4.000.000 Cộng PS T12 139.463.753.285 139.463.753.285 Luỹ kế PS 1.222.750.368.080 1.222.750.368.080 Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 49
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Biểu 2.9: Sổ Cái TK131- Phải thu khách hàng CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI NGỌC HIẾU SỔ CÁI Tài khoản: 131 - Phải thu khách hàng Trích tháng 12 năm 2009 ĐVT: Đồng Nhật ký Chứng từ Số phát sinh NT chung TK ghi Diễn giải đối Số Ngày sổ Trang Dòng ứng Nợ Có hiệu tháng Số dƣ đầu T1 Số dƣ đầu T12 13.462.516.370 Thu tiền hàng 01/12 GBC 01/12 112 HĐ06895 119.716.312 Thu tiền hàng 01/12 GBC 01/12 112 HĐ10264 657.044.343 HĐ Doanh thu bán 30/12 30/12 511 90002 hàng 926.793.906 Thuế VAT đầu 3331 ra 46.339.695 HĐ Doanh thu bán 30/12 30/12 511 10300 hàng 18.682.993 Thuế VAT đầu 3331 ra 934.150 Cộng phát sinh 21.260.754.669 11.416.039.021 Số dƣ cuối T12 23.307.232.018 2.3 Thực trạng kế toán thanh toán với ngƣời bán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Ngọc Hiếu 2.3.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng  Tài khoản sử dụng: TK 331- Phải trả người bán  Các chứng từ, sổ sách sử dụng: - Các hoá mua hàng. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 50
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu - Các phiếu chi, uỷ nhiệm chi hay giấy báo nợ của ngân hàng ghi nhận việc trả tiền cho khách hàng. - Biên bản đối chiếu công nợ. - Sổ chi tiết TK 331 từng đối tƣợng phải trả - Biên bản bù trừ công nợ. - Phiếu nhập kho - Bảng tổng hợp chi tiết TK331 - Sổ Nhật ký chung - Sổ Cái TK 331 2.3.2 Kế toán tổng hợp và chi tiết thanh toán với ngƣời bán Kế toán thanh toán với ngƣời bán phải theo dõi chi tiết theo từng đối tƣợng phải trả, từng nghiệp vụ thanh toá, từng đơn đặt hàng và từng lần thanh toán. Mọi khoản nợ phải trả đều đƣợc kế toán ghi chi tiết theo từng đối tƣợng phải trả, từng nghiệp vụ thanh toán. Số nợ phải trả của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải trả trên tài khoản chi tiết của các chủ nợ. Thanh toán kịp thời, đúng hạn cho các công nợ, cho ccác chủ nợ, tránh gây ra tình trạng dây dƣa kéo dài thời hạn trả nợ. Các khoản phải trả chủ yếu của Công ty bao gồm: - Các khoản nợ phải trả cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp hàng hoá. - Các khoản nợ vay, lãi về nợ vay phải trả. - Giá trị tài sản chƣa xác định đƣợc nguyên nhân chờ giải quyết. - Các khoản phải trả khác nhƣ: phạt bồi thƣờng vật chất, Trong tháng 12 năm 2009 Công ty có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thanh toán với ngƣời bán. Sau đây em xin trích một số nghiệp vụ phát sinh trong tháng: Nghiệp vụ 1: Ngày 09/12/2009, Công ty mua hàng của Công ty Cổ phần Vật tƣ Vận tải Hải Phòng sau khi ký hợp đồng kinh tế và có HĐGTGT số 81867 (biểu 2.10) Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 51
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Biểu 2.10 : Hoá đơn GTGT số 81867 HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG PE/2009B Liên 2: Giao cho khách hàng 0081867 Ngày 09 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Cty TNHH Vật tƣ Vận tải Hải Phòng Địa chỉ: 388 Lê Thánh Tông - HP Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0 2 0 0 4 2 9 0 4 3 Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH Thƣơng mại Ngọc Hiếu Địa chỉ: 08 Máy Tơ - Ngô Quyền - Hải Phòng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MS: 0 2 0 0 6 6 1 8 8 9 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lƣợng Đơn giá Thành tiền tính A B C 1 2 3=1x2 1 Thép cuộn 6, 8 ly kg 141.137 10.500 1.481.938.500 Cộng tiền hàng: 1.481.938.500 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 74.096.925 Tổng cộng tiền thanh toán 1.556.035.425 Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ năm trăm năm sáu triệu không trăm ba lăm ngàn bốn trăm hai lăm đồng. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 52
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Ngày 17/12/2009, Công ty thanh toán tiền hàng cho Công ty Cổ phần Vật tƣ Vận tải Hải Phòng. Giám đốc Công ty trực tiếp viết Uỷ nhiệm chi (biểu 2.11) chuyển tiền thanh toán cho Công ty Cổ phần Vật Tƣ Vận tải Hải Phòng tại Ngân hàng Quốc Tế. Biểu 2.11 : Uỷ nhiệm chi UỶ NHIỆM CHI VIB PAYMENT ORDER NGÂN HÀNG QUỐC TẾ Đề nghị ghi nợ tài khoản (Please debit account) Ngày (Date) 17/12/2009 Số tài khoản (A/C number) 009704 0600 14017 Số tiền (Amount) Tên tài khoản (A/C name) Công ty TNHH thương mại Ngọc Hiếu Bằng số 1.556.035.425đ In figure Địa chỉ (Address) Số 08 Máy Tơ – Ngô Quyền - Hải Phòng Bằng chữ Một tỷ năm trăm năm mươi Ngân hàng (With bank) VIBank - Hải Phòng In words sáu triệu không trăm ba Và ghi Có tài khoản(and credit account) mươi lăm ngàn bốn trăm Số tài khoản (A/C number) 109.204.76907.01.02 hai mươi lăm đồng. Tên tài khoản (A/C name) Công tyTNHH Vật Tư Vận Tải Hải Phòng Phí ngân hàng (Bank charges) Địa chỉ (Address) 388 Lê Thánh Tông - Hải Phòng Phí trong Phí ngoài Including Excluding Ngân hàng (With bank) Techcombank - Hải Phòng Nội dung (Details of payment) Kế toán trƣởng Chủ tài khoản ký và đóng dấu Chief Accountant A/C holder signature and stamp Thanh toán tiền hàng Dành cho ngân hàng (For bank use only) Giao dịch viên Kiểm soát Ngày (Date) Số bút toán Tài khoản ghi nợ Tài khoản ghi có Nghiệp vụ 2: Ngày 31/12/2009 Công ty mua hàng của Công ty Cổ phần kinh doanh kim khí Hải Phòng sau khi ký kết Hợp đồng kinh tế và có HĐGTGT số78863 (biểu 2.12). Công ty chƣa thanh toán tiền hàng Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 53
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Biểu 2.12: Hoá đơn GTGT số78863 HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG ML/2009B Liên 2: Giao cho khách hàng 0078863 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Kinh Doanh Kim Khí Hải Phòng Địa chỉ: 06 Nguyễn Trãi, Phƣờng Máy Tơ, Quận Ngô Quyền, TP.Hải Phòng Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0 2 0 0 6 7 2 9 8 6 Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH Thƣơng mại Ngọc Hiếu Địa chỉ: 08 Máy Tơ - Ngô Quyền - Hải Phòng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: CK MS: 0 2 0 0 6 6 1 8 8 9 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lƣợng Đơn giá Thành tiền tính A B C 1 2 3=1x2 1 Thép tấm 10ly * 1500 * 6000 kg 29.390 9.333 274.296.870 Cộng tiền hàng: 274.296.870 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 13.714.844 Tổng cộng tiền thanh toán 288.011.714 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm tám mƣơi tám triệu không trăm mƣời một ngàn bảy trăm mƣời bốn đồng. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Căn cứ vào các chứng từ gốc trên (hoá đơn GTGT, uỷ nhiệm chi của ngân hàng) kế toán chi tiết tiến hành ghi sổ chi tiết TK331 cho từng khách hàng (biểu 2.13: Sổ chi tiết TK 331- Công ty CP Vật tƣ Vận tải Hải Phòng, biểu 2.14: Sổ chi tiết TK 331- Công ty CP Kinh doanh Kim Khí Hải Phòng); cuối kỳ lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với ngƣời bán (biểu 2.15). Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 54
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Biểu 2.13 : Sổ chi tiết TK331 – Công ty CP Vật tư Vận tải Hải Phòng CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI NGỌC HIẾU SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI BÁN TK: 331 Đối tƣợng: Công ty Cổ phần Vật tƣ Vận tải Hải Phòng Loại tiền: VND Tháng 12 năm 2009 Chứng từ Thời Số phát sinh Số dƣ Ngày, TK hạn tháng Diễn giải đối ngày, đƣợc ghi sổ Số hiệu ứng Nợ Có Nợ Có tháng CK Số dƣ đầu 484.912.040 T12 Thanh toán 03/12 UNC 03/12 112 452.912.040 32.000.000 tiền hàng Thanh toán 05/12 UNC 05/12 112 32.000.000 - tiền hàng HĐ 09/12 09/12 Mua hàng 156 1.481.938.500 1.481.938.500 81867 Thuế VAT 1331 74.096.925 1.556.035.425 đầu vào HĐ 15/12 15/12 Mua hàng 156 1.142.867.000 2.698.902.425 81881 Thuế VAT 1331 57.143.350 2.756.045.775 đầu vào Thanh toán 17/12 UNC 17/12 tiền hàng HĐ 112 1.556.035.425 1.200.010.350 81867 Cộng PS 2.040.947.465 1.556.035.425 trong kỳ Số dƣ cuối 1.200.010.350 T12 Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 55
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Biểu 2.14: Sổ chi tiết TK331- Công ty CP Kinh Doanh Kim Khí HP CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI NGỌC HIẾU SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI BÁN TK: 331 Đối tƣợng: Công ty Cổ phần Kinh Doanh Kim Khí Hải Phòng Loại tiền: VND Tháng 12 năm 2009 Chứng từ Thời Số phát sinh Số dƣ Ngày, TK hạn tháng Diễn giải đối Số ngày, đƣợc ghi sổ ứng Nợ Có Nợ Có hiệu tháng CK Số dƣ đầu 6.723.807 T12 Thanh toán 12.484.500 5.760.693 PC 11/12 11/12 tiền hàng 111 36/12 HĐ78723 HĐ 274.296.870 268.536.177 31/12 31/12 Mua hàng 156 78863 Thuế VAT 13.714.844 281.962.986 1331 đầu vào Thanh toán 100.000.000 181.962.986 31/12 UNC 31/12 311 tiền hàng Cộng PS 112.484.500 288.011.714 trong kỳ Số dƣ cuối 181.962.986 T12 Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 56
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Biểu 2.15: Bảng tổng hợp chi tiết TK331 - Phải trả người bán CÔNG TY TNHH TM NGỌC HIẾU BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 331 - PHẢI TRẢ NGƢỜI BÁN Từ ngày 01/12 đến ngày 31/12/2009 ĐVT: Đồng Số dƣ đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dƣ cuối kỳ STT Đối tƣợng Nợ Có Nợ Có Nợ Có CT Cổ phần Thép 87.986.058 200.000.000 1.656.748.968 1.544.735.026 1 Châu Phong CT TNHH Phúc Tiến 715.458.014 308.234.873 128.514.585 535.737.726 2 HP CT Cổ phần Vật tƣ 484.912.040 2.040.947.465 1.556.035.425 1.200.010.350 17 Vận tải HP CT Cổ phần Kinh 6.723.807 112.484.500 288.011.714 181.962.986 18 Doanh Kim Khí HP Cộng 6.671.163.197 7.853.199.426 13.707.593.989 12.525.557.760 Chứng từ gốc đƣợc chuyển cho kế toán để ghi vào sổ nhật ký chung (biểu 2.16), từ sổ nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái TK331 (biểu 2.17). Sổ cái sẽ bao gồm tất cả nghiệp vụ liên quan tới ngƣời bán. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 57
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Biểu 2.16: Sổ Nhật ký chung CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI NGỌC HIẾU NHẬT KÝ CHUNG Trích tháng 12 năm 2009 ĐVT: Đồng Chứng từ Đã Số hiệu TK Số phát sinh NT ghi STT Ngày, Diễn giải ghi sổ Số hiệu dòng Nợ Có Nợ Có tháng SC Số trang trƣớc 1.083.286.614.795 1.083.286.614.795 chuyển sang Thanh toán 09/12 UNC 09/12 tiền v/c CT x 3388 59.850.000 Quyết Thắng x 112 59.850.000 HĐ 09/12 09/12 Mua hàng x 156 1.481.938.500 81867 Thuế VAT x 1331 74.096.925 đầu vào Phải trả x 331 1.556.035.425 ngƣời bán Thanh toán 17/12 UNC 17/12 tiền hàng x 331 1.556.035.425 HĐ81867 x 112 1.556.035.425 Trả vay 17/12 UNC 17/12 x 311 1.394.656.180 KƢ 127.06 x 112 1.394.656.180 HĐ 31/12 31/12 Mua hàng x 156 274.296.870 78863 Thuế VAT x 1331 13.714.844 đầu vào Phải trả x 331 288.011.714 ngƣời bán Cộng PS T12 139.463.753.285 139.463.753.285 Luỹ kế PS 1.222.750.368.080 1.222.750.368.080 Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 58
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Biểu 2.17 : Sổ Cái TK 331 - Phải thu khách hàng CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI NGỌC HIẾU SỔ CÁI Tài khoản: 331 - Phải trả ngƣời bán Trích tháng 12 năm 2009 Ngày Chứng từ Nhật ký chung TK Số phát sinh tháng Số Ngày Diễn giải đối Trang Dòng Nợ Có ghi sổ hiệu tháng ứng Số dƣ đầu T12 6.671.163.197 HĐ 09/12 09/12 Mua hàng 156 1.481.938.500 81867 Thuế VAT đầu 1331 74.096.925 vào Thanh toán tiền 17/12 UNC 17/12 112 1.556.035.425 hàng HĐ 81867 HĐ 31/12 31/12 Mua hàng 156 274.296.870 78863 Thuế VAT đầu 1331 13.714.844 vào Cộng phát sinh 7.853.199.426 13.707.593.989 Số dƣ cuối T12 12.525.557.760 Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 59
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu CHƢƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI NGỌC HIẾU 3.1 Đánh giá thực trạng công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu Sau gần bốn năm kể từ ngày thành lập và đi vào hoạt động kinh doanh thƣơng mại đến nay, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Ngọc Hiếu đã phải trải qua không ít khó khăn và thách thức để vƣơn lên tự khẳng định mình. Đặc biệt là trong điều kiện nền kinh tế thị trƣờng nhƣ hiện nay, muốn tồn tại thì phải cạnh tranh lẫn nhau. Nhƣng chính những rào cản đó lại là những động lực để Công ty nỗ lực, phát huy mọi thế mạnh của mình, từng bƣớc vƣơn lên phát triển và khẳng định vị thế của mình trên thị trƣờng. Mặc dù là một doanh nghiệp có tuổi đời còn non trẻ và phải đối mặt với những khó khăn thiếu thốn về mọi mặt nhƣng với sự năng động sáng tạo của đội ngũ quản lý và sự đồng lòng của cán bộ công nhân viên, Công ty đã có những cố gắng đáng ghi nhận trong việc tổ chức bộ máy quản lý nhằm đáp ứng đƣợc nhu cầu của thị trƣờng. Đó là kết quả của quá trình phấn đấu bền bỉ, liên tục của toàn Công ty, kết quả đó không chỉ đơn thuần là sự tăng trƣởng về mặt vật chất mà còn là sự lớn mạnh về trình độ quản lý của đội ngũ lãnh đạo Công ty. Trong quá trình kinh doanh của mình, Ban lãnh đạo Công ty luôn quan tâm và động viên cán bộ trong công ty rèn luyện về đạo đức, tinh thần cũng nhƣ kỹ năng nghiệp vụ, khuyến khích họ đoàn kết phấn đấu đi lên. Công tác quản lý và kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng cũng đã không ngừng đƣợc củng cố và hoàn thiện, thực sự trở thành công cụ đắc lực phục vụ cho quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty. Bởi chỉ có quản lý tốt thì kinh doanh mới tốt, công tác kế toán tốt thì thông tin kế Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 60
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu toán mới đảm bảo đƣợc cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ cho quản trị nội bộ cũng nhƣ làm cơ sở để đƣa ra những chiến lƣợc kinh doanh tối ƣu. Chính nhờ sự nỗ lực và học hỏi không ngừng đó khiến cho Công ty ngày một làm ăn có hiệu quả, uy tín của Công ty ngày đƣợc nâng cao, hoạt động kinh doanh ngày càng mở rộng, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng đƣợc cải thiện và đóng góp một phần vào ngân sách Nhà nƣớc. Qua thời gian tìm hiểu và tiếp cận thực tế về công tác kế toán, đƣợc sự quan tâm giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong Công ty và với những kiến thức tiếp thu đƣợc ở trƣờng, em nhận thấy công tác kế toán nói chung và công tác kế toán thanh toán nói riêng tại Công ty có những ƣu điểm và nhƣợc điểm sau: 3.1.1. Những ƣu điểm:  Về công tác quản lý: Là một doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập, Công ty đã tìm cho mình một bộ máy quản lý, một phƣơng thức kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất. Bộ máy kế toán của Công ty đƣợc tổ chức một cách hợp lý, khoa học và hoạt động có nề nếp, phù hợp với loại hình và quy mô của doanh nghiệp. Đồng thời có những biện pháp quản lý một cách chặt chẽ công việc ở tất cả các khâu, từng bộ phận trong Công ty một cách nhịp nhàng và có hiệu quả. Bên cạnh đó, Công ty cũng bổ sung các cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn và năng lực tốt đồng thời có những chế độ khen thƣởng cũng nhƣ kỷ luật kịp thời nhằm tạo kỷ cƣơng doanh nghiệp cũng nhƣ khuyến khích ngƣời lao động.  Về công tác kế toán: Trong điều kiện cơ chế quản lý mới, cũng nhƣ điều kiện quản lý kinh doanh thực tế của mình, bộ máy kế toán của công ty đƣợc tổ chức tƣơng đối gọn nhẹ và hoàn chỉnh theo mô hình kế toán tập trung. Đây là mô hình mà việc hạch toán đƣợc tập trung tại phòng kế toán của công ty. Mô hình này không những tạo điều kiện thuận lợi cho ban giám đốc trong việc kiểm tra, giám sát tình hình tài chính để có thể đƣa ra những quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời, mà còn tạo điều kiện cho công tác phân công lao động, chuyên môn hoá Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 61
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu theo các phần hành kế toán, nâng cao trình độ nghiệp vụ, ý thức trách nhiệm của cán bộ kế toán. Các phần hành kế toán đƣợc phân công tƣơng đối rõ ràng và khoa học cho từng kế toán viên, có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các phần hành với nhau, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phƣơng pháp tính toán, ghi chép. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu, phát hiện kịp thời những sai sót. Giúp ban lãnh đạo đánh giá đƣợc hiệu quả kinh doanh trong kỳ, qua đó xây dựng đƣợc kế hoạch kinh doanh phù hợp. Đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán trong công ty có trình độ nghiệp vụ, nắm vững và am hiểu các chế định kế toán, nhiệt tình yêu nghề và có trách nhiệm trong công việc. Trình độ của nhân viên không ngừng đƣợc nâng cao do thƣờng xuyên đƣợc đào tạo và bồi dƣỡng nghiệp vụ chuyên môn. Mỗi nhân viên kế toán đều có thể sử dụng đƣợc máy vi tính nên công việc kế toán đƣợc thực hiện nhanh chóng, số liệu luôn chính xác. Về hình thức sổ kế toán: Hiện nay, Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu đang áp dụng hình thức nhật ký chung, hình thức này khá đơn giản về quy trình hạch toán và phù hợp với quy mô và điều kiện công tác kế toán tại công ty. Với việc tổ chức bộ máy kế toán hợp lý và lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp đã góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả của công tác kế toán cũng nhƣ công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. Về điều kiện làm việc, Công ty đã đầu tƣ, trang bị cho bộ phận kế toán những trang thiết bị hiện đại. Mỗi kế toán viên đều đƣợc trang bị một máy vi tính riêng để mỗi ngƣời có thể hoàn thành công việc mình đƣợc giao một cách nhanh chóng và khoa học.  Về tổ chức kế toán thanh toán: Nhìn chung, kế toán thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán tại Công ty đã cung cấp đƣợc những thông tin cần thiết cho công tác quản lý nói chung và công tác quản lý tài chính nói riêng. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 62
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Hệ thống tài khoản áp dụng để theo dõi hoạt động thanh toán hoàn toàn tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán do Nhà nƣớc ban hành và đã đƣợc chi tiết cho từng đối tƣợng phải thu, phải trả. Sự chi tiết đó đã cho phép ban lãnh đạo nắm bắt đƣợc những số liệu cụ thể và chi tiết của hoạt động thanh toán, từ đó có thể ra các quyết định một cách chính xác và hợp lý. Việc thanh toán chủ yếu đƣợc thực hiện qua ngân hàng đã góp phần nâng cao công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. 3.1.2. Những hạn chế: Bên cạnh những ƣu điểm thì công tác kế toán thanh toán tại Công ty vẫn tồn tại một số nhƣợc điểm sau:  Hạn chế 1: Về biện pháp quản lý thu hồi nợ phải thu Hiện nay Công tác thu hồi nợ đọng của công ty còn nhiều hạn chế. Tính đến ngày 31/12/2009 số tiền phải thu khách hàng là 23.307.232.018đ tƣơng đƣơng với tổng tài sản là 29.326.947.890đ. Nhƣ vậy tỷ lệ phải thu khách hàng trên tổng tài sản là 79,47%. Với số vốn bị chiếm dụng lớn nhƣ vậy sẽ làm giảm tốc độ vòng quay vốn, giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh và tăng tính rủi ro cho doanh nghiệp.  Hạn chế 2: Về lập dự phòng phải thu khó đòi Hiện nay Công ty không tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. Với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thƣơng mại thì việc lập dự phòng là cần thiết và có lợi cho doanh nghiệp. Nó sẽ giảm bớt thiệt hại khi rủi ro xảy ra và thiệt hại đó một phần đã đƣợc tính vào chi phí.  Hạn chế 3: Về vấn đề ứng dụng tin học trong công tác kế toán Hiện nay công ty chƣa có một phần mềm riêng biệt để phục vụ công tác kế toán nên doanh nghiệp vẫn chƣa thực sự phát huy hết vai trò của máy tính trong công tác hạch toán kế toán, chƣa tiết kiệm đƣợc lao động của nhân viên kế toán và thời gian lập, ghi chép, tổng hợp số liệu và chuyển sổ. Nhất là vào cuối kỳ kế toán, khối lƣợng công việc là tƣơng đối lớn, nhân viên kế toán Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 63
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu phải làm thêm giờ, nếu không có phần mềm xử lý thì rất dễ xảy ra sai sót đáng tiếc. 3.2 Tính tất yếu, hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu Trong nền kinh tế thị trƣờng, luôn diễn ra sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp để tồn tại và phát triển. Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế toán, nếu tổ chức và hạch toán kế toán tốt thì không những phát sinh lợi nhuận cho công ty mà còn đảm bảo đúng pháp luật đề ra. Trong lĩnh vực kinh doanh thƣơng mại, các nghiệp vụ thanh toán càng trở nên có vai trò quan trọng, nó đòi hỏi việc hạch toán phải cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, đồng thời phải tạo ra sự tin tƣởng đối với các nhà cung cấp về khả năng tài chính của công ty. Vì vậy, tổ chức tốt công tác kế toán thanh toán còn góp phần làm lành mạnh hoá công tác tài chính của một doanh nghiệp. Đối với cơ quan cấp trên việc hoàn thiện công tác kế toán thanh toán còn tạo cho họ những thông tin, số liệu chính xác, phản ánh trung thực tình hình hoạt động kinh doanh, khả năng thanh toán của doanh nghiệp. 3.3 Yêu cầu và phƣơng hƣớng hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu Đối với doanh nghiệp, yếu tố thị trƣờng và cơ chế quản lý có ảnh hƣởng rất lớn tới tổ chức công tác kế toán. Do vậy cần phải thấy đƣợc những đặc trƣng của nền kinh tế thị trƣờng và sự tác động của các nhân tố khác tới việc tổ chức công tác kế toán để tìm ra các biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán, đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của doanh nghiệp đặt ra. Muốn vậy việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung và tổ chức kế toán thanh toán nói riêng cần phải tuân thủ theo các yêu cầu sau: - Phải tuân thủ chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành - Phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty - Phải đáp ứng đƣợc việc cung cấp thông tin kịp thời chính xác. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 64
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm hiệu quả Với mong muốn đƣợc đóng góp một phần công sức nhỏ bé của mình vào công việc hoàn thiện công tác kế toán thanh toán, làm cho kế toán thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế có hiệu lực, sau một thời gian tìm hiểu về các phần hành kế toán nói chung và đi sâu vào nghiên cứu tình hình thực tế về tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty, em xin mạnh dạn đƣa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu. 3.4 Nội dung và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu 3.4.1 Kiến nghị 1: Về biện pháp quản lý thu hồi nợ phải thu Công ty có thể áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán một cách hợp lý. Tỷ lệ chiết khấu thanh toán có thể lấy theo tỷ lệ lãi suất của ngân hàng. Khi khách hàng thanh toán trƣớc hạn, Công ty mang tiền hàng đó gửi vào ngân hàng và sẽ thu đƣợc khoản lãi. Phần lãi này có đƣợc là do khách hàng thanh toán trƣớc hạn và đƣợc coi là khoản chiết khấu thanh toán công ty trả cho khách hàng. Sau khi xác định đƣợc mức chiết khấu hợp lý, công ty cần thực hiện ghi chép thông qua tài khoản 635 “Chi phí tài chính”. Hàng tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào chứng từ ghi chép các khoản chiết khấu thanh toán dành cho từng khách hàng để hạch toán số liệu theo bút toán: Nợ TK 635 Có TK 131 (mở cho từng khách hàng) Ngoài ra, Công ty nên có chính sách thƣởng hợp lý cho những nhân viên thu nợ đạt đƣợc chỉ tiêu đề ra để động viên, khuyến khích nhân viên làm việc. 3.4.2 Kiến nghị 2: Về việc lập dự phòng phải thu khó đòi Công ty nên tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi theo thông tƣ 13/2006 TT- BTC ngày 27/02/2006 về hƣớng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tƣ tài Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 65
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu chính, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây lắp tại doanh nghiệp. Phải thu khó đòi là những khoản nợ đã quá hạn hai năm kể từ ngày đến hạn, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhƣng vẫn không đòi đƣợc. Quán triệt nguyên tắc thận trọng, đòi hỏi doanh nghiệp phải lập dự phòng khi có những bằng chứng tin cậy về các khoản phải thu khó đòi. Lập dự phòng phải thu khó đòi là việc doanh nghiệp tính trƣớc vào chi phí của doanh nghiệp một khoản chi, để khi có các khoản nợ khó đòi, không đòi đƣợc thì tình hình tài chính của doanh nghiệp không bị ảnh hƣởng. Việc lập dự phòng khó đòi đƣợc thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trƣớc khi lập báo cáo kế toán tài chính. Mức lập dự phòng đối với nợ phải thu khó đòi và việc xử lý xoá nợ phải thu khó đòi phải theo chế độ tài chính hiện hành. Căn cứ theo thông tƣ số 13/2006 của bộ tài chính đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng nhƣ sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dƣới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dƣới 2 năm + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dƣới 3 năm Tổng mức dự phòng các khoản phải thu khó đòi không quá 20 % tổng số phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính cuối năm. Sau khi phải lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi công ty phải tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng cho các khoản nợ vào bảng kê chi tiết làm căn cứ để tính toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Các khoản phải thu khó đòi đƣợc theo dõi trên TK 139. Xử lý khoản dự phòng: - Nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dƣ dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp không phải trích lập; - Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dƣ khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch; Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 66
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu Nợ TK 642: số chênh lệch Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi - Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dƣ khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 139: Số chênh lệch Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Xử lý tài chính các khoản nợ không có khả năng thu hồi: Trƣờng hợp có dấu hiệu chắc chắn không đòi đƣợc, kế toán ghi: Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 131: Phải thu của khách hàng hàng Hoặc ghi Có TK 138: phải thu khác Đồng thời ghi đơn bên Nợ TK 004 : Nợ khó đòi đã xử lý (Để theo dõi thu nợ khi khách hàng có điều kiện trả nợ - thời gian tối thiểu 5 năm). Trƣờng hợp số nợ đã xoá sổ nhƣng lại đòi đƣợc thì cho vào thu nhập khác: Nợ TK 111, 112 Có TK 711: Thu nhập khác Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý Khi xử lý khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi doanh nghiệp phải lập hồ sơ sau: - Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp. Trong đó ghi rõ giá trị của từng khoản nợ phải thu, giá trị nợ đã thu hồi đƣợc, giá trị thiệt hại thực tế (sau khi đã trừ đi các khoản thu hồi đƣợc). - Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa để làm căn cứ hạch toán, biên bản đối chiếu nợ đƣợc chủ nợ và khách nợ xác nhận hoặc Bản thanh lý hợp đồng kinh tế hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp, tổ chức hoặc các tài liệu khách quan khác chứng minh đƣợc số nợ tồn đọng và các giấy tờ tài liệu liên quan. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 67
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu - Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chƣa thu hồi đƣợc, đến thời điểm xử lý nợ doanh nghiệp đang hạch toán nợ phải thu trên sổ kế toán của doanh nghiệp. 3.4.3 Kiến nghị 3: Về vấn đề ứng dụng tin học trong công tác kế toán Công ty cần trang bị cho phòng kế toán một phần mềm kế toán máy thống nhất nhằm tự động hoá ở mức độ cao nhất công tác hạch toán nói chung và công tác kế toán thanh toán nói riêng, nối mạng thông tin nội bộ để kế toán có thể nắm bắt, trao đổi và kiểm tra hệ thống thông tin khi cần thiết, đồng thời phải tổ chức đào tạo để nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán về chƣơng trình kế toán máy nhằm quản lý chính xác đƣợc các con số. Hiện nay trên thị trƣờng có rất nhiều phần mềm kế toán do đó Công ty có thể chọn cho mình một chƣơng trình phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Sau đây là một số phần mềm kế toán máy Công ty có thể tham khảo và áp dụng: - Phần mềm MISA-SME: Phần mềm có đủ các tính năng nhƣ: Cập nhật các quyết định 15/2006/QĐ-BTC và quyết định 48/2006 QĐ-BTC; Cho phép hạch toán thu, chi theo nhiều đối tƣợng; Tự động xử lý chênh lệch tỷ giá tức thời hoặc vào cuối kỳ; Theo dõi công nợ chi tiết theo từng khách hàng, nhà cung cấp; Tự động tính lƣơng, thuế thu nhập, bảo hiểm; Tự động kết chuyển lãi – lỗ cuối kỳ; Kết xuất báo cáo ra nhiều định dạng khác nhau: Excel, Word - Phần mềm ACMAN: ACMAN đƣợc thiết kế và lập trình trên công nghệ hiện đại theo quy chuẩn của Bộ Tài chính. Với phần mềm nàyngƣời sử dụng chỉ cần cập nhật số liệu đầu vào phát sinh theo hệ thống chứng từ, máy tính sẽ tự động tính toán và đƣa ra các sổ sách báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và các thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp - Phần mềm kế toán MetaData Accounting: Đây là phần mềm đƣợc phát triển trên cơ sỏ phân tích tỉ mỉ, bao trùm hầu hết các phần hành kế toán của nhiều loại hình DN. Với tiêu chí “Đơn giản hoá, dễ sử dụng, đáp ứng tối đa nhu cầu quản lý kế toán của DN. Meta đƣợc đánh giá là phần mềm có hiệu quả cao Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 68
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu trong công tác kế toán - quản trị doanh nghiệp, phù hợp với loại hình doanh nghiệp: thƣơng mai dịch vụ, sản xuất và xây lắp - Phần mềm kế toán ASC: Do phân viện Công nghệ thông tin TP.HCM thực hiện từ cuối năm 1985. Phần mềm này đã đƣợc sử dụng bởi hàng trăm công ty, đơn vị. Trong đó có các công ty thuộc các loại hình hành chính sự nghiệp, sản xuất, dịch vụ xây dựng từ quy mô nhỏ cho đến rất lớn Trên đây là một số phƣơng hƣớng hoàn thiện công tác kế toán nói chung và tổ chức kế toán thanh toán nói riêng mà em xin mạnh dạn nêu ra. Mong rằng đó sẽ là những phƣơng hƣớng đem lại hiệu quả cho Công ty trong tƣơng lai. 3.5 Điều kiện để thực hiện các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán. 3.5.1 Về phía Nhà nước - Chính sách Nhà nƣớc ngày càng ban hành nhiều Quyết định, thông tƣ trong chế độ kế toán mang tính bắt buộc cao, tính pháp quy chặt chẽ do vậy Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu nói riêng và các Doanh nghiệp khác nói chung có một môi trƣờng tốt để hoàn thiện tổ chức kế toán của mình. - Các cơ sở đào tạo, hiệp hội nghề, các trƣờng Đại học, Cao đẳng về kế toán, kiểm toán ngày càng đƣợc mở rộng, quy mô lớn. Đây là điều kiện thuận lợi để kế toán của công ty có thể nắm bắt những thay đổi trong chế độ kế toán. 3.5.2 Về phía doanh nghiệp Việc hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán cần có những điều kiện sau: + Thực hiện tốt các chỉ tiêu kế toán tài chính năm 2009, quản lý và sử dụng tiền vốn, thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí. Triệt để cắt giảm mọi chi phí không cần thiết, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về quản lý tài chính, có biện pháp tích cực thu hồi công nợ, nắm bắt khả năng thanh toán của các đơn vị khách hàng để ngăn ngừa các hiện tƣợng thất thoát vật tƣ, tiền vốn để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 69
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu + Phấn đấu tìm kiếm các hợp đồng kinh tế mới để đảm bảo công ăn việc làm ổn định cho ngƣời lao động, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh. Để tận dụng đƣợc điều này công ty phải tận dụng các mối quan hệ có sẵn để có thể giao thiệp tạo các mối quan hệ mới với khách hàng mới và cử nhân viên đi khảo sát thị trƣờng đồng thời tìm kiếm khách hàng. + Bên cạnh đó công ty nên tạo mối quan hệ bền vững với các khách hàng: Một đặc điểm nổi bật trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay là tính cạnh tranh rất cao. Vì thế, việc giữ mối quan hệ bền vững lâu dài và tốt đẹp với khách hàng là điều rất cần thiết với doanh nghiệp để có thể tồn tại và phát triển. Đây cũng là yếu tố quyết định sự bình ổn doanh thu trong doanh nghiệp, để làm đƣợc điều này Công ty nên có các chính sách ƣu đãi với khách hàng. + Cần tổ chức sắp xếp lại bộ máy kế toán doanh nghiệp theo hƣớng kết hợp bộ phận kế toán tài chính và bộ phận kế toán quản trị cùng một bộ máy kế toán. Trên cơ sỏ đó bộ phận kế toán quản trị sử dụng các nguồn thông tin đầu vào chủ yếu từ kế toán tài chính để thu nhập, xử lý và lƣợng hoá thông tin theo chức năng riêng của mình. + Về nguồn nhân lực thực hiện kế toán: Có chính sách bồi dƣỡng nâng cao thêm nghiệp vụ chuyên môn về kế toán để đội ngũ các nhân viên kế toán nắm vững các nghiệp vụ kinh tế, luật kế toán, tài chính doanh nghiệp thích ứng với yêu cầu đòi hỏi của nền kinh tế thi trƣờng. Bên cạnh đó đội ngũ cán bộ kế toán còn phải là ngƣời có trách nhiệm, hết lòng vì công việc, nắm vững nghiệp vụ trong vị thế đƣợc giao, biết cách thực hiện và hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 70
Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại Ngọc Hiếu KẾT LUẬN Thực hiện tốt công tác kế toán thanh toán tại doanh nghiệp không những làm tăng cƣờng củng cố nề nếp tài chính tránh đƣợc những sai sót, nhầm lẫn, mà còn cung cấp đƣợc những thông tin quan trọng một cách chính xác, kịp thời tới nhà quản lý. Qua thời gian thực tập tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu, em đã đƣợc tìm hiểu thực tế về công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác tổ chức kế toán thanh toán nói riêng. Công ty và đặc biệt là phòng tài chính kế toán đã tạo điều kiện để em có thể nghiên cứu, tiếp cận thực tế, bổ sung những kiến thức đã học ở trƣờng từ đó đối chiếu lý luận với thực tiễn. Khóa luận: “Hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu” đã đề cập đến những vấn đề cơ bản sau:  Về mặt lý luận: Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiệp.  Về mặt thực tiễn: Phản ánh khá đầy đủ về tổ chức hạch toán kế toán thanh toán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại Ngọc Hiếu với số liệu chứng minh và tình hình thực tế năm 2009. Đồng thời khóa luận cũng đƣa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán thanh toán tại Công ty. Do hạn chế về hiểu biết lý luận và thực tiễn, hơn nữa thời gian thực tập tại Công ty có hạn nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong có đƣợc sự đóng góp và chỉ bảo của các thầy cô cùng cán bộ phòng kế toán trong Công ty để bài khóa luận của em đƣợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty cùng toàn thể các cô chú trong phòng kế toán và đặc biệt là thầy giáo - Thạc Sĩ Nguyễn Đức Kiên đã tạo điều kiện giúp đỡ để em có thể hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này. Hải Phòng, ngày 10 tháng 07 năm 2010 Sinh viên thực hiện Phạm Thuỳ Dương Sinh viên: Phạm Thuỳ Dương - Lớp QTL201K 71