›
›

Hướng dẫn sử dụng sẽ hướng dẫn người sử dụng hạch toán nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán MISA SME.NET 201

pdf 196 trang huongle 6810
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Hướng dẫn sử dụng sẽ hướng dẫn người sử dụng hạch toán nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán MISA SME.NET 201", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfhuong_dan_su_dung_se_huong_dan_nguoi_su_dung_hach_toan_nghie.pdf

Nội dung text: Hướng dẫn sử dụng sẽ hướng dẫn người sử dụng hạch toán nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán MISA SME.NET 201

  1. Hướng dẫn sử dụng sẽ hướng dẫn người sử dụng hạch toán nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010
  2. MỤC LỤC GIỚI THIỆU 5 CÁCH ĐỌC TÀI LIỆU 9 GIẢI THÍCH KÝ HIỆU, KIỂU CHỮ TRONG TÀI LIỆU 11 GIẢI THÍCH KÝ HIỆU TRONG SƠ ĐỒ MÔ HÌNH HÓA CÁC HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN 12 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LÀM VIỆC VỚI MISA SME.NET 2010 13 BẢNG KÊ PHÍM TẮT TRONG MISA SME.NET 2010 14 CHƯƠNG 01: BẮT ĐẦU VỚI MISA SME.NET 2010 20 1. Khởi động MISA SME.NET 2010 20 2. Tạo dữ liệu kế toán mới 20 3. Mở dữ liệu kế toán 20 CHƯƠNG 02: CÁC THAO TÁC THƯỜNG DÙNG 22 1. Sao chép chứng từ 22 2. Định khoản tự động 23 3. Thêm nhanh danh mục 24 4. Lọc dữ liệu 25 5. Tìm kiếm 26 CHƯƠNG 03: THIẾT LẬP THÔNG TIN VÀ SỐ LIỆU KẾ TOÁN BAN ĐẦU27 1. Thiết lập thông tin về hệ thống 27 2. Nhập số dư ban đầu 28 2.1. Số dư TK theo dõi chi tiết theo TK ngân hàng 29 2.2. Số dư TK theo dõi chi tiết theo VTHH, CCDC 31 2.3. Số dư TK theo dõi chi tiết theo Đối tượng 32 2.4. Số dư TK theo dõi chi tiết theo Đối tượng tập hợp chi phí 34 2.5. Số dư TK theo dõi chi tiết theo Ngoại tệ 35 2.6. Số dư các TK khác 36 CHƯƠNG 04: QUY TRÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRÊN MISA SME.NET 2010 37 1. Ngân sách 41 1.1. Nội dung 41 1.2. Quy trình thực hiện 42 1
  3. 2. Kế toán Quỹ 45 2.1. Nội dung 45 2.2. Mô hình hóa hoạt động kế toán tiền mặt 47 2.3. Quy trình thực hiện 48 3. Kế toán Ngân hàng 51 3.1. Nội dung 51 3.2. Mô hình hóa hoạt động tiền gửi 53 3.3. Quy trình thực hiện 54 4. Kế toán Mua hàng 60 4.1. Nội dung 60 4.2. Mô hình hóa hoạt động mua hàng 63 4.3. Quy trình thực hiện 63 5. Kế toán Bán hàng 73 5.1. Nội dung 73 5.2. Mô hình hóa hoạt động bán hàng 75 5.3. Quy trình thực hiện 76 6. Kế toán Kho 87 6.1. Nội dung 87 6.2. Mô hình hóa hoạt động VTHH, CCDC 89 6.3. Quy trình thực hiện 90 7. Kế toán Công cụ dụng cụ 99 7.1. Nội dung 99 7.2. Quy trình thực hiện 99 8. Kế toán Tài sản cố định 104 8.1. Nội dung 104 8.2. Mô hình hóa hoạt động kế toán TSCĐ 106 8.3. Quy trình thực hiện 107 9. Kế toán Tiền lương 114 9.1. Nội dung 114 9.2. Mô hình hóa hoạt động Tiền lương 116 9.3. Quy trình thực hiện 117 10. Kế toán Giá thành 123 2
  4. 10.1. Nội dung 123 10.2. Mô hình hoạt động Kế toán giá thành 126 10.3. Quy trình thực hiện 126 11. Kế toán Thuế 135 11.1. Nội dung 135 11.2. Mô hình hóa hoạt động 136 11.3. Quy trình thực hiện 137 12. Hợp đồng 142 12.1. Nội dung 142 12.2. Quy trình thực hiện 143 13. Cổ đông 145 13.1. Nội dung 145 13.2. Quy trình thực hiện 147 14. Kế toán Tổng hợp 153 14.1. Nội dung 153 14.2. Quy trình thực hiện 155 CHƯƠNG 05: HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC VÀ MÃ HOÁ THÔNG TIN 160 1. Mục đích và ý nghĩa 160 2. Cách đánh mã thông tin 160 2.1. Quy ước chung 160 2.2. Cách tổ chức mã hoá thông tin 161 CHƯƠNG 06: QUẢN TRỊ DỮ LIỆU KẾ TOÁN 164 1. Sao lưu dữ liệu kế toán 164 2. Phục hồi dữ liệu kế toán 165 3. Xóa dữ liệu kế toán 166 4. Đổi mật khẩu 167 5. Sửa thông tin cá nhân 167 6. Quản lý người dùng 168 7. Vai trò và quyền hạn 169 8. Nhật ký truy cập 170 PHỤ LỤC 01: MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC 171 1. Bàn làm việc 171 3
  5. 2. Báo cáo nhanh 172 3. Nạp dữ liệu báo cáo 173 4. Ghi sổ/Bỏ ghi sổ theo lô 176 5. Bảo trì dữ liệu 176 6. Quản lý tài liệu 177 7. Quản lý công việc 178 8. Khóa sổ kỳ kế toán 179 9. Bỏ khóa sổ kỳ kế toán 180 PHỤ LỤC 02: CÁC NGHIỆP VỤ CẦN LƯU Ý 181 1. Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng hoặc rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ 181 2. Bán hàng 181 3. Mua hàng 181 4. Thu tiền khách hàng 182 5. Trả tiền nhà cung cấp 182 6. Mua tài sản cố định 182 7. Thanh lý, nhượng bán tài sản cố định 183 8. Tính khấu hao tài sản cố định 183 9. Kết chuyển lãi lỗ 183 PHỤ LỤC 03: HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI MISA SME.NET 2010 THEO MÔ HÌNH ĐA CHI NHÁNH 184 1. Một số đặc điểm về mô hình công ty đa chi nhánh 184 1.1. Giới thiệu chung 184 1.2. Một số khái niệm cơ bản 184 1.3. Mô hình công ty đa chi nhánh 184 1.4. Mô hình công ty mẹ - công ty con 185 2. Triển khai MISA SME.NET 2010 theo mô hình đa chi nhánh 186 2.1. Mục đích, ý nghĩa 186 2.2. Quy trình làm việc trên MISA SME.NET 2010 với mô hình công ty đa chi nhánh 186 4
  6. Giới thiệu GIỚI THIỆU MISA SME.NET 2010 là phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm được thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, tích hợp với nhau tạo thành một hệ thống quản trị tài chính chặt chẽ. MISA SME.NET 2010 được phát triển trên nền tảng công nghệ mới nhất - Microsoft.NET, tích hợp hàng loạt những tính năng ưu việt, tự động hóa tất cả các nghiệp vụ kế toán, dữ liệu tài chính được cập nhật từng giây, là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong công tác hạch toán kế toán. MISA SME.NET 2010 sử dụng bộ mã Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001, tuân thủ quy định của Chính phủ về việc lưu trữ và trao đổi dữ liệu. Qua nhiều năm triển khai phần mềm, các sản phẩm của Công ty Cổ phần MISA đã được người dùng tín nhiệm và hiện nay đã có hàng vạn khách hàng doanh nghiệp trên khắp 63 tỉnh/thành trong cả nước đang sử dụng. Với 15 năm phát triển, Công ty Cổ phần MISA đã giành được những thành công lớn với nhiều bằng khen và các giải thưởng chuyên môn uy tín. • 04 Giải Sao Khuê năm 2005, 2008, 2009 do Hiệp hội doanh nghiệp phần mềm Việt Nam (VINASA) trao tặng. • 18 Bằng khen cho doanh nghiệp có thành tích xuất sắc trong lĩnh vực CNTT của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông, UBND Tp Hà Nội, UBND Tp Hồ Chí Minh • 06 Cúp vàng CNTT-TT do Hội Tin học Việt Nam trao tặng. • 09 BITCup - Giải pháp CNTT-TT hay nhất trong năm (2004 - 2010) do khách hàng bình chọn thông qua Tạp chí Thế giới Vi tính và Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế IDG. • 11 Huy chương vàng ICT Việt Nam (2000 - 2010) và rất nhiều Cúp vàng, giải thưởng cao quý khác MISA SME.NET 2010 luôn cập nhật các chế độ kế toán, tài chính mới nhất: • Thông tư số 130/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008 hướng dẫn thi hành một số điều của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp. 5
  7. Giới thiệu • Thông tư số 129/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008 hướng dẫn thi hành một số điều của Luật thuế giá trị gia tăng. • Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. • Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp. • Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán. • Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp. Để có thể học và sử dụng được MISA SME.NET 2010, người sử dụng cần đọc các cuốn tài liệu sau: ♦ Hướng dẫn cài đặt: Hướng dẫn các bước cài đặt phần mềm. ♦ Hướng dẫn sử dụng: Hướng dẫn làm thế nào để thực hiện quy trình hạch toán các nghiệp vụ kế toán trong phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010. ♦ Bài tập thực hành: Ví dụ số liệu kế toán cụ thể, quy trình hạch toán và các báo cáo đầu ra trên phần mềm MISA SME.NET 2010. Cuốn Hướng dẫn sử dụng sẽ hướng dẫn người sử dụng hạch toán nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010. Nội dung cuốn sách này bao gồm: - Chương 01: Bắt đầu với MISA SME.NET 2010 - Chương 02: Các thao tác thường dùng - Chương 03: Thiết lập thông tin và số liệu kế toán ban đầu - Chương 04: Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 - Chương 05: Hướng dẫn tổ chức và mã hóa thông tin - Chương 06: Quản trị dữ liệu kế toán - Phụ lục 01: Một số chức năng khác - Phụ lục 02: Các nghiệp vụ cần lưu ý 6
  8. Giới thiệu - Phụ lục 03: Hướng dẫn triển khai MISA SME.NET 2010 theo mô hình đa chi nhánh Trong mỗi chương/phụ lục sẽ trình bày các nội dung xoay quanh vấn đề "Làm thế nào để hạch toán kế toán doanh nghiệp bằng phần mềm MISA SME.NET 2010?". Chương 01: Trình bày các vấn đề: Khởi động phần mềm, tạo dữ liệu kế toán mới và mở dữ liệu kế toán. Đây là những công việc cần thiết khi bắt đầu làm việc với phần mềm. Chương 02: Trình bày các thao tác mà người sử dụng thường xuyên thực hiện như: Cách sao chép để tạo nhanh các chứng từ mới; cách lập chứng từ với định khoản tự động; cách lọc, tìm kiếm nhanh chứng từ trong hệ thống, Chương 03: Trình bày cách thiết lập các thông tin về hệ thống và khai báo số dư ban đầu của doanh nghiệp. Chương 04: Trình bày quy trình hạch toán từng phần hành kế toán trên MISA SME.NET 2010 như: Kế toán Quỹ, Kế toán Ngân hàng, Kế toán Mua hàng, Kế toán Bán hàng Trong từng phần hành sẽ trình bày các nội dung: Giới thiệu phân hệ, mô hình hóa hoạt động gắn với từng phân hệ, quy trình thực hiện trên phần mềm, xem và in chứng từ, sổ sách, báo cáo. Sau khi đọc xong Chương 04, người sử dụng sẽ nắm được mỗi phần hành kế toán trên sẽ xử lý các nghiệp vụ kế toán nào? ở đâu? nhập như thế nào? xem, in báo cáo như thế nào? Chương 05: Được viết nhằm mục đích gợi ý và hướng dẫn người sử dụng cách tổ chức và mã hóa các thông tin khi khai báo như: Mã Phòng ban, mã Khách hàng, nhà cung cấp, mã Vật tư, hàng hóa, mã Tài sản cố định Chương 06: Hướng dẫn người sử dụng quản trị dữ liệu kế toán của mình như: Sao lưu dữ liệu kế toán nhằm hạn chế tối đa rủi ro với dữ liệu kế toán của doanh nghiệp, phục hồi dữ liệu kế toán trong trường hợp dữ liệu kế toán đang làm việc bị hỏng không thể khắc phục được hoặc dữ liệu bị mất, đổi mật khẩu đăng nhập, phân quyền cho người dùng Phụ lục 01: Hướng dẫn sử dụng một số chức năng khác của phần mềm như: 7
  9. Giới thiệu Bảo trì dữ liệu, Quản lý tài liệu, Khóa sổ kỳ kế toán Phụ lục 02: Hướng dẫn một số nghiệp vụ cần lưu ý trong quá trình hạch toán. Phụ lục 03: Hướng dẫn các doanh nghiệp triển khai dữ liệu kế toán MISA SME.NET 2010 theo mô hình công ty đa chi nhánh. Với mong muốn sản phẩm ngày càng hoàn thiện, MISA rất mong nhận được các ý kiến đóng góp từ phía người sử dụng.  Mọi ý kiến đóng góp xin liên hệ: MISA HÀ NỘI Nhà I, Khách sạn La Thành, 218 Đội Cấn, Q.Ba Đình, Tp.Hà Nội Tel: 04 3762 7891; Fax: 04 3762 9746 Email: esales@han.misa.com.vn MISA HỒ CHÍ MINH 92-94 Đường 9A, KDC Trung Sơn, Bình Hưng, Bình Chánh, Tp.HCM Tel: 08 5431 8318; Fax: 08 5431 8211 Email: esales@hcm.misa.com.vn MISA ĐÀ NẴNG Lô 06, B1.3 Dương Đình Nghệ, Q.Sơn Trà, Tp.Đà Nẵng Tel: 0511 366 7555; Fax: 0511 366 7556 Email: esales@dng.misa.com.vn MISA BUÔN MA THUỘT 57A Mai Hắc Đế, Tp.Buôn Ma Thuột, tỉnh Đăk Lăk Tel: 0500 381 7400; Fax: 0500 381 7402 Email: esales@bmt.misa.com.vn MISA CẦN THƠ 131 Trần Hưng Đạo, P.An Phú, Q.Ninh Kiều, Tp.Cần Thơ Tel: 0710 377 6468; Fax: 0710 376 9880 Email: esales@cth.misa.com.vn 8
  10. Cách đọc tài liệu CÁCH ĐỌC TÀI LIỆU Phần mềm kế toán MISA là phần mềm ứng dụng Công nghệ Thông tin trong lĩnh vực quản lý Tài chính - Kế toán. Khi đưa vào sử dụng, người dùng cần phải biết định hướng các công việc phải làm, quy trình và các thao tác thực hiện để đạt được mục đích của việc làm kế toán máy. Vấn đề định hướng công việc và quy trình thực hiện các thao tác xử lý nghiệp vụ kế toán bằng phần mềm MISA SME.NET 2010 sẽ được trình bày trong cuốn tài liệu này. Để đọc và hiểu được cuốn tài liệu này, yêu cầu người sử dụng phải có một trình độ nhất định về nghiệp vụ kế toán. Khi đọc tài liệu này phải có sự đối chiếu so sánh giữa công việc của kế toán trước đây với công việc làm kế toán trên máy tính bằng MISA SME.NET 2010. Từ đó hiểu được thực chất về phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010 và đưa vào vận dụng một cách hiệu quả vào công tác kế toán của doanh nghiệp. Thực chất với phần mềm MISA SME.NET 2010, người sử dụng chỉ cần khai báo và nhập các thông tin của nghiệp vụ kế toán, hệ thống sẽ tổng hợp lên các báo cáo kế toán liên quan Cuốn tài liệu này sẽ giúp người sử dụng trả lời các vấn đề theo từng bước công việc và trong từng phần hành kế toán cụ thể. Đối với người sử dụng đã thành thạo về phần mềm kế toán (đã hiểu được khái niệm về kế toán trên máy tính hoặc đã sử dụng phần mềm kế toán khác), chỉ cần đọc hiểu khái quát quy trình thực hiện từng phần hạch toán kế toán và nắm một số chú ý đặc trưng của phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010. Đối với người sử dụng đã biết sử dụng máy vi tính nhưng chưa làm kế toán trên máy tính cần phải xem qua giao diện của phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010, sau đó đọc cuốn tài liệu này để biết được trình tự công việc phải thực hiện. Đối với người sử dụng chưa có kiến thức cơ bản về tin học, trước khi đọc tài liệu hướng dẫn của phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010 cần phải học 9
  11. Cách đọc tài liệu cách dùng chuột và cách gõ phím soạn văn bản tiếng Việt. Khi đọc tài liệu cần phải đọc kỹ từng phần, xem kỹ giao diện của phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010. Cách tốt nhất người sử dụng nên cài đặt, dùng thử nghiệm một thời gian ngắn, vừa đọc tài liệu, vừa học và thực hành ngay với cuốn Bài tập thực hành trên máy để hiểu về phần mềm MISA SME.NET 2010. Tóm lại, tùy theo khả năng nắm bắt kiến thức về phần mềm kế toán mỗi người sử dụng sẽ chọn cho mình một cách học và cách đọc tài liệu riêng sao cho việc vận dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2010 vào công tác tài chính kế toán có hiệu quả nhất, trong thời gian ngắn nhất. Cuốn tài liệu này được viết nhằm mục đích cho mọi đối tượng là kế toán có thể đọc và hiểu được cách hạch toán các nghiệp vụ kế toán doanh nghiệp bằng phần mềm MISA SME.NET 2010. 10
  12. Giải thích ký hiệu, kiểu chữ trong tài liệu GIẢI THÍCH KÝ HIỆU, KIỂU CHỮ TRONG TÀI LIỆU Kiểu chữ Ý nghĩa BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế CCDC Công cụ dụng cụ Chú ý Các thông tin cần chú ý. NSD phải đặc biệt lưu ý đến phần này. CT Chứng từ DLKT Dữ liệu kế toán DN Doanh nghiệp GTGT Giá trị gia tăng HT Hạch toán KPCĐ Kinh phí công đoàn NSD Người sử dụng QĐ Quyết định Phần cột chạy dọc bên trái của màn hình, cho phép Thanh tác nghiệp NSD thêm chứng từ, xem danh sách danh mục/chứng từ, hoặc xem nhanh các báo cáo liên quan, TK Tài khoản TSCĐ Tài sản cố định UNC Ủy nhiệm chi Vào menu Tệp\Báo cáo Vào menu Tệp chọn phần Báo cáo VD Ví dụ VTHH Vật tư Hàng hóa XDCB Xây dựng cơ bản 11
  13. Giải thích ký hiệu trong sơ đồ mô hình hóa các hoạt động kế toán GIẢI THÍCH KÝ HIỆU TRONG SƠ ĐỒ MÔ HÌNH HÓA CÁC HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN Ký hiệu Ý nghĩa Initial - Điểm bắt đầu một luồng sự kiện Final - Điểm kết thúc luồng sự kiện Action - Diễn tả một hành động nhỏ nhất trong đặc tả hành vi. Có nhiều đầu vào, đầu ra hoặc không có Control Flow - Diễn tả việc bắt đầu một hoạt động sau một hoạt động đã hoàn thành => giúp mô hình hóa chuỗi hoạt động không liên quan đến đối tượng cụ thể Fork - Diễn tả hoạt động có nhiều luồng ra và các luồng đồng thời xảy ra Join - Diễn tả hoạt động có nhiều đầu vào và các đầu vào xảy ra đồng thời Decision - Diễn tả hoạt động có một đầu vào và nhiều đầu ra. Sử dụng cho chọn lựa kiểu đúng, sai Note - Ghi chú 12
  14. Sơ đồ quy trình làm việc với MISA SME.NET 2010 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LÀM VIỆC VỚI MISA SME.NET 2010 Công việc (1): Tham khảo phần Tạo dữ liệu kế toán mới (trang 20) Công việc (2): Tham khảo phần Mở dữ liệu kế toán (trang 20) Công việc (3): Tham khảo phần Nhập số dư ban đầu (trang 28) Công việc (4): Tham khảo Chương 04 (trang 37) Công việc (5): Tham khảo Chương 04 (trang 37) Công việc (6): Tham khảo phần Sao lưu dữ liệu kế toán (trang 164) Công việc (7): Tham khảo phần Phục hồi dữ liệu kế toán (trang 165) Công việc (8): Tham khảo phần Kết chuyển lãi lỗ (trang 156) Công việc (9): Tham khảo phần Khóa sổ kỳ kế toán (trang 179) 13
  15. Bảng kê phím tắt trong MISA SME.NET 2010 BẢNG KÊ PHÍM TẮT TRONG MISA SME.NET 2010 STT Tên phân hệ/chức năng Phím tắt I. Phím tắt áp dụng tại mọi nơi trong phần mềm 1 Bàn làm việc Shift + F2 2 Quỹ Shift + F3 3 Ngân hàng Shift + F4 4 Mua hàng Shift + F5 5 Bán hàng Shift + F6 6 Kho Shift + F7 7 Tài sản cố định Shift + F8 8 Tiền lương Shift + F9 9 Thuế Shift + F10 10 Giá thành Shift + F11 11 Hợp đồng Shift + F12 12 Cổ đông Alt + F2 13 Ngân sách Alt + F3 14 Tổng hợp Alt + F5 15 Phân tích tài chính Alt + F6 16 Bảo mật Alt + F7 17 Quản lý tài liệu Alt + F8 18 Quản lý công việc Alt + F9 19 Khai báo thông tin ban đầu Alt + F10 20 Gửi Email hàng loạt Alt + F11 21 Xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình F1 22 Nạp F5 23 Sử dụng công cụ máy tính của Windows F12 14
  16. Bảng kê phím tắt trong MISA SME.NET 2010 STT Tên phân hệ/chức năng Phím tắt II. Phím tắt chỉ áp dụng tại màn hình Sơ đồ quy trình của từng phân hệ 1. Quỹ 1.1 Phiếu thu Ctrl + 0 2.2 Phiếu chi Ctrl + 1 2. Ngân hàng 2.1 Tiền đang chuyển Ctrl + 2 2.2 Nộp tiền vào tài khoản Ctrl + 3 2.3 Ngân hàng trực tuyến Ctrl + 4 2.4 Séc/ Ủy nhiệm chi Ctrl + 5 2.5 Thẻ tín dụng Ctrl + 6 2.6 Chuyển tiền nội bộ Ctrl + 7 2.7 Đối chiếu ngân hàng Ctrl + 8 3. Mua hàng 3.1 Đơn mua hàng Shift + A 3.2 Mua hàng Shift + B 3.3 Mua hàng không qua kho Shift + C 3.4 Nhận hóa đơn Shift + D 3.5 Mua dịch vụ Shift + E 3.6 Hàng mua trả lại, giảm giá Shift + F 3.7 Trả tiền nhà cung cấp Shift + G 3.8 Đối trừ chứng từ Shift + H 4. Bán hàng 4.1 Báo giá Shift + I 4.2 Đơn đặt hàng Shift + J 4.3 Bán hàng chưa thu tiền Shift + K 4.4 Bán hàng thu tiền ngay Shift + L 15
  17. Bảng kê phím tắt trong MISA SME.NET 2010 STT Tên phân hệ/chức năng Phím tắt 4.5 Hàng bán trả lại, giảm giá Shift + M 4.6 Thu tiền khách hàng Shift + N 4.7 Đối trừ chứng từ Shift + O 4.8 Tính lãi nợ quá hạn Shift + P 4.9 Thông báo công nợ Shift + Q 4.10 Thiết lập chính sách giá Shift + R 5. Kho 5.1 Nhập kho Shift + S 5.2 Xuất kho Shift + T 5.3 Lắp ráp, Tháo dỡ Shift + U 5.4 Chuyển kho Shift + V 5.5 Điều chỉnh tồn kho Shift + X 5.6 Tính giá xuất kho Shift + Y 6. Tài sản cố định 6.1 Mua TSCĐ và ghi tăng Ctrl + Shift + A 6.2 Ghi tăng khác Ctrl + Shift + B 6.3 Điều chỉnh TSCĐ Ctrl + Shift + C 6.4 Tính khấu hao Ctrl + Shift + D 6.5 Điều chuyển tài sản Ctrl + Shift + E 6.6 Ghi giảm Ctrl + Shift + F 7. Tiền lương 7.1 Chấm công Ctrl + Shift + G 7.2 Lập bảng lương Ctrl + Shift + H 7.3 Hạch toán chi phí lương Ctrl + Shift + I 7.4 Trả lương Ctrl + Shift + J 7.5 Thanh toán bảo hiểm, thuế TNCN Ctrl + Shift + K 16
  18. Bảng kê phím tắt trong MISA SME.NET 2010 STT Tên phân hệ/chức năng Phím tắt 8. Giá thành 8.1 Kỳ tính giá thành Ctrl + Shift + R 8.2 Tập hợp chi phí trực tiếp Ctrl + Shift + S 8.3 Phân bổ chi phí Ctrl + Shift + T 8.4 Kết chuyển chi phí Ctrl + Shift + U 8.5 Đánh giá sản phẩm dở dang Ctrl + Shift + V 8.6 Nghiệm thu/Tính giá thành Ctrl + Shift + X 8.7 Định mức phân bổ Ctrl + Shift + Y 8.8 Định mức sản phẩm Ctrl + Shift + Z 9. Thuế 9.1 Lập bảng kê mua vào Ctrl + Shift + N 9.2 Lập bảng kê bán ra Ctrl + Shift + O 9.3 Khấu trừ thuế Ctrl + Shift + P 9.4 Nộp thuế Ctrl + Shift + Q 10. Hợp đồng 10.1 Hợp đồng mua Ctrl + Shift + L 10.2 Hợp đồng bán Ctrl + Shift + M 11. Cổ đông 11.1 Đăng ký mua cổ phần Ctrl + J 11.2 Sổ cổ đông Ctrl + K 11.3 Chia cổ tức Ctrl + L 12. Ngân sách 12.1 Dự toán chi Ctrl + A 12.2 Cấp phát Ctrl + B 12.3 Tình hình sử dụng ngân sách Ctrl + C 17
  19. Bảng kê phím tắt trong MISA SME.NET 2010 STT Tên phân hệ/chức năng Phím tắt 13. Tổng hợp 13.1 Chứng từ nghiệp vụ khác Ctrl + G 13.2 Kết chuyển lãi lỗ Ctrl + H 13.3 Khóa sổ kỳ kế toán Ctrl + I III. Phím tắt áp dụng tại màn hình chứng từ/danh mục 1 Thêm mới chứng từ/danh mục Ctrl + N 2 Xem hoặc sửa chứng từ/danh mục Ctrl + E 3 Xóa chứng từ/danh mục Ctrl + D 4 Cất chứng từ Ctrl + S 5 Hoãn thao tác với chứng từ Ctrl + U 6 Ghi sổ chứng từ Ctrl + G 7 Bỏ ghi sổ chứng từ Ctrl + B 8 Duyệt danh sách chứng từ Ctrl + L 9 Mở Tiện ích trong chứng từ Ctrl + T 10 Mở Mẫu của chứng từ Ctrl + M 11 In chứng từ/danh mục Ctrl + P 12 Xem chứng từ liền trước F7 13 Xem chứng từ liền sau F8 14 Đóng chứng từ Ctrl + F4 IV. Một số phím tắt đặc biệt khác 1 Tìm kiếm nhanh danh mục trong giao diện nhập liệu F3 Tại các giao diện như nhập kho, xuất kho, mua hàng, 2 bán hàng cần theo dõi mã quy cách của vật tư, hàng F6 hóa, nhấn phím F6 để nhập chi tiết theo mã quy cách 3 Thêm nhanh danh mục trong giao diện nhập liệu F9 Giao diện nhập số dư ban đầu TK 154, nhấn phím F9 4 F9 để nhập chi tiết theo TK chi phí đối ứng 18
  20. Bảng kê phím tắt trong MISA SME.NET 2010 Ngoài ra, tại các màn hình, khi NSD nhấn phím Alt sẽ xuất hiện các ký tự được gạch chân trong tên của các chức năng. Để thực hiện chức năng nào, NSD nhấn phím Alt + Phím ký tự được gạch chân trong tên của chức năng đó. Ví dụ: Tại màn hình Thêm mới Nhân viên, NSD nhấn phím Alt sẽ xuất hiện các ký tự được gạch chân. Để lưu Nhân viên đang được thêm mới, NSD nhấn tổ hợp phím Alt + C (vì ký tự “C” trong chức năng Cất được gạch chân). 19
  21. Bắt đầu với MISA SME.NET 2010 CHƯƠNG 01: BẮT ĐẦU VỚI MISA SME.NET 2010 1. Khởi động MISA SME.NET 2010 Đây là thao tác thường xuyên mà NSD phải thực hiện hàng ngày khi bật máy tính và làm việc với MISA SME.NET 2010. Cách khởi động phần mềm là: Vào Start\Programs\MISA SME.NET 2010\MISA SME.NET 2010. Sau khi cài đặt MISA SME.NET 2010, hệ thống tự động tạo ra biểu tượng của chương trình trên màn hình Desktop. NSD có thể khởi động MISA SME.NET 2010 bằng cách kích đúp chuột vào biểu tượng này. 2. Tạo dữ liệu kế toán mới Có 02 cách tạo DLKT mới để làm việc: - Tạo mới từ đầu: Cho phép NSD tạo ra một DLKT mới hoàn toàn, không có số liệu mà chỉ có một số danh mục đã được thiết lập sẵn như danh mục Hệ thống tài khoản, Tài khoản kết chuyển, Định khoản tự động . - Tạo mới từ dữ liệu năm trước: Cho phép tạo mới một DLKT từ DLKT của năm trước, NSD sẽ tận dụng được các danh mục như: Khách hàng, nhà cung cấp, Nhân viên, Vật tư, hàng hóa và số dư đầu kỳ. Thao tác chi tiết xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình bằng cách nhấn phím F1, sau đó trên cây thư mục Contents bên trái màn hình, kích chọn Tra cứu tính năng\Tạo dữ liệu kế toán MISA SME.NET 2010. NSD có thể tạo nhiều DLKT trong một năm tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, tuy nhiên các DLKT này chỉ chứa một số liệu kế toán riêng và hoàn toàn độc lập với nhau. 3. Mở dữ liệu kế toán Để thực hiện được việc cập nhật số liệu kế toán, NSD cần phải mở DLKT đã tạo. Thao tác chi tiết xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình bằng cách nhấn phím F1, sau đó trên cây thư mục Contents bên trái màn hình, kích chọn Tra cứu tính năng\Menu Tệp\Mở dữ liệu kế toán. 20
  22. Bắt đầu với MISA SME.NET 2010 Sau khi mở dữ liệu thành công, xuất hiện màn hình chính của chương trình: Phần mềm MISA SME.NET 2010 được tích hợp từ 13 phân hệ, trong đó có 10 phân hệ tương ứng với 10 phần hành kế toán và 3 phân hệ khác hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm: - Theo dõi tình hình chi tiêu theo dự toán của từng văn phòng, chi nhánh (Phân hệ Ngân sách) - Kế toán tiền mặt tại quỹ (Phân hệ Quỹ) - Kế toán tiền gửi ngân hàng (Phân hệ Ngân hàng) - Kế toán mua hàng (Phân hệ Mua hàng) - Kế toán bán hàng (Phân hệ Bán hàng) - Kế toán vật tư, hàng hóa, CCDC (Phân hệ Kho, CCDC) - Kế toán TSCĐ (Phân hệ TSCĐ) - Kế toán tiền lương (Phân hệ Tiền lương) - Kế toán giá thành (Phân hệ Giá thành) - Kế toán thuế (Phân hệ Thuế) - Quản lý hợp đồng mua, hợp đồng bán (Phân hệ Hợp đồng) - Quản lý cổ đông (Phân hệ Cổ đông) - Kế toán tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính (Phân hệ Tổng hợp) 21
  23. Các thao tác thường dùng CHƯƠNG 02: CÁC THAO TÁC THƯỜNG DÙNG 1. Sao chép chứng từ  Nội dung MISA SME.NET 2010 cho phép NSD thêm mới nhanh một chứng từ với các nội dung tương tự một chứng từ khác đã có sẵn trong hệ thống. Chức năng này có tác dụng rất lớn trong trường hợp NSD cần thêm một loạt chứng từ cùng loại vào hệ thống. Ví dụ: Ngày 05/05/20XX, tại doanh nghiệp A có phát sinh 05 nghiệp vụ chi tiền mặt. Khi đó, kế toán tại doanh nghiệp A chỉ cần vào phân hệ Quỹ và thêm mới 01 phiếu chi. Với 04 phiếu chi còn lại, lần lượt thực hiện chức năng sao chép chứng từ và sửa chứng từ được sao chép cho phù hợp để tạo thành chứng từ mới.  Cách thực hiện - Tại màn hình danh sách chứng từ, kích chọn chứng từ cần sao chép. - Kích chuột phải, chọn Nhân bản. - Chương trình sẽ sinh ra một chứng từ mới có nội dung như chứng từ cũ, NSD chỉ cần sửa lại các thông tin cho phù hợp với chứng từ mới. Ví dụ: sửa diễn giải, số tiền - Sau đó nhấn nút > để lưu chứng từ mới. Với các danh mục, NSD cũng có thể thực hiện chức năng sao chép để tạo nhanh danh mục mới có nội dung tương tự danh mục đã có sẵn trong hệ 22
  24. Các thao tác thường dùng thống. Cách thao tác chi tiết tương tự như sao chép chứng từ và được áp dụng cho các loại danh mục sau: Tài khoản kết chuyển; Định khoản tự động; Phòng ban; Chi nhánh; Loại khách hàng, nhà cung cấp; Khách hàng, nhà cung cấp; Nhân viên; Biểu tính thuế thu nhập; Ký hiệu chấm công; Kho; Vật tư, Hàng hóa; Công cụ dụng cụ; Tài sản cố định; Loại cổ phần; Nhà đầu tư; Nhóm cổ đông; Ngân hàng; Tài khoản ngân hàng; Thẻ tín dụng; Điều khoản thanh toán; Phương thức vận chuyển; Nhóm hàng hóa dịch vụ mua vào và Loại chứng từ. 2. Định khoản tự động  Nội dung MISA SME.NET 2010 cho phép NSD tiết kiệm thao tác nhập liệu chứng từ bằng cách thực hiện định khoản tự động. Với các nghiệp vụ thường phát sinh ở doanh nghiệp như: Vay ngắn hạn bằng tiền mặt, nộp thuế GTGT, chi tiền điện, tiền nước NSD có thể lập sẵn bút toán định khoản. Sau đó mỗi khi lập chứng từ có liên quan đến các nghiệp vụ này, NSD chỉ cần chọn định khoản đã lập, ngay lập tức các thông tin về Diễn giải, TK Nợ, TK Có sẽ được tự động điền vào chứng từ của NSD. MISA SME.NET 2010 đã cung cấp sẵn một hệ thống các định khoản thường xuyên phát sinh tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, NSD có thể tạo thêm định khoản hoặc sửa đổi định khoản cho phù hợp với doanh nghiệp mình.  Cách thực hiện - Để thêm mới hoặc sửa đổi các định khoản, vào menu Danh mục\Tài khoản\Định khoản tự động. Tại màn hình Định khoản tự động, thực hiện chức năng Thêm, Sửa, Xóa các nghiệp vụ cho phù hợp với doanh nghiệp của NSD. - Khi thêm một chứng từ, VD: Chứng từ Phiếu thu, NSD kích chuột phải vào dòng chứng từ cần thêm, chọn Định khoản sau đó chọn nghiệp vụ có liên quan, ngay lập tức thông tin Diễn giải, TK Nợ, TK Có sẽ được tự động điền vào dòng chứng từ đó. 23
  25. Các thao tác thường dùng 3. Thêm nhanh danh mục  Nội dung Tại màn hình nhập liệu chứng từ hoặc khai báo danh mục, MISA SME.NET 2010 cho phép NSD thêm nhanh một danh mục khác trực tiếp tại đây mà không phải quay về chính danh mục đó để thêm mới. Ví dụ: Khi thêm mới một Phiếu chi, kế toán tại doanh nghiệp A phát hiện thông tin Người nhận chưa có sẵn trong danh mục Nhà cung cấp. Khi đó, kế toán không cần thoát ra khỏi Phiếu chi hiện tại và quay về danh mục Khách hàng, nhà cung cấp để thêm người nhận, mà chỉ cần thực hiện chức năng Thêm nhanh người nhận ngay tại màn hình chứng từ Phiếu chi.  Cách thực hiện - Trên màn hình chi tiết của chứng từ hoặc danh mục, tại các ô có biểu tượng (Ví dụ: ô Đối tượng trên màn hình Phiếu thu), NSD kích chuột vào biểu tượng này hoặc nhấn phím F9 để thêm nhanh danh mục. - Nhập thông tin cần thiết vào hộp hội thoại Thêm mới - Nhấn nút > để lưu và chọn danh mục đó vào chứng từ hoặc danh mục hiện tại. 24
  26. Các thao tác thường dùng Riêng đối với các chứng từ, NSD có thể thêm nhiều loại danh mục khác nhau bằng cách kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ để thêm. 4. Lọc dữ liệu  Nội dung Tại màn hình danh sách chứng từ hoặc danh mục, MISA SME.NET 2010 cho phép NSD tìm kiếm nhanh đối tượng trong danh sách bằng cách lọc dữ liệu. Ví dụ: Tại màn hình danh sách Phiếu chi, kế toán muốn tìm Phiếu chi với người nhận là Hoàng Mạnh Cường. Khi đó, kế toán chỉ cần thực hiện chức năng lọc là có thể nhanh chóng tìm thấy Phiếu chi đó.  Cách thực hiện - Tại thanh lọc dữ liệu trên màn hình danh sách chứng từ hoặc danh mục, chọn cột để nhập điều kiện lọc, ví dụ: Tại danh sách Phiếu chi, cột Người nhận như hình sau: - Nhập vào từ khóa để tìm kiếm, ví dụ: cường (không phân biệt viết hoa, thường), màn hình danh sách sẽ chỉ còn lại các chứng từ có người nhận tên là Cường. Kết quả trả về như hình sau: Với các màn hình danh sách khác có thanh lọc dữ liệu, NSD có thể thực hiện thao tác lọc tương tự với một cột bất kỳ như trên. 25
  27. Các thao tác thường dùng 5. Tìm kiếm  Nội dung MISA SME.NET 2010 cho phép NSD tìm nhanh chứng từ nào đó đã được nhập vào một phân hệ bất kỳ trong hệ thống.  Cách thực hiện. - Vào menu Tiện ích\Tìm kiếm hoặc kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. - Trên hộp hội thoại Tìm kiếm, chọn điều kiện tìm kiếm thích hợp. - Nhấn nút > để thêm điều kiện vào phần Các điều kiện đã chọn. - Nhấn nút > để tìm chứng từ với điều kiện đã chọn. Kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị ở màn hình danh sách bên dưới. Từ kết quả tìm kiếm này, NSD có thể truy ngược về chứng từ gốc để xem chi tiết hoặc sửa bằng cách kích đúp chuột vào dòng chứng từ tìm thấy. 26
  28. Thiết lập thông tin và số liệu kế toán ban đầu CHƯƠNG 03: THIẾT LẬP THÔNG TIN VÀ SỐ LIỆU KẾ TOÁN BAN ĐẦU Để hạch toán kế toán bằng phần mềm, người sử dụng cần thiết lập thông tin và số liệu kế toán ban đầu trước khi tiến hành cập nhật các nghiệp vụ phát sinh (chứng từ gốc) hàng ngày. Thông tin cần thiết lập ban đầu bao gồm các thông tin như: Người ký các chứng từ, sổ sách, báo cáo, Thông tin giấy phép sử dụng và logo in trên các báo cáo, Định dạng số lượng, số tiền Về số liệu kế toán ban đầu, đó chính là số dư đầu kỳ trên sổ kế toán, số dư này có thể là số dư của các tài khoản, số dư tồn kho, số dư công nợ, Chương này sẽ trình bày mục đích, ý nghĩa của từng loại thông tin được thiết lập và khai báo với trình tự như sau: - Thiết lập thông tin về hệ thống - Nhập số dư ban đầu 1. Thiết lập thông tin về hệ thống  Nội dung MISA SME.NET 2010 có chức năng Tuỳ chọn hệ thống cho phép thiết lập một số tuỳ chọn có tính ngầm định trong chương trình khi nhập số liệu hoặc khi xem báo cáo kế toán. Những tuỳ chọn này bao gồm: - Tùy chọn riêng - Tùy chọn chung - Công ty - Người ký - Báo cáo - Tiền lương - Vật tư hàng hóa - Định dạng số - Sao lưu 27
  29. Thiết lập thông tin và số liệu kế toán ban đầu  Cách thực hiện Việc thiết lập thông tin về hệ thống được thực hiện trong menu Hệ thống\Tuỳ chọn. Cách thao tác và thông tin chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem trợ giúp trực tuyến trên màn hình. Trong phần này NSD ngầm định những thông tin thường xuyên sử dụng và thiết lập các tuỳ chọn cho trường hợp thường xảy ra. 2. Nhập số dư ban đầu Việc nhập số dư ban đầu chỉ thực hiện một lần duy nhất khi bắt đầu sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2010. Trước khi tiến hành nhập số dư ban đầu NSD phải vào menu Danh mục\Tài khoản\Hệ thống tài khoản kiểm tra lại Hệ thống tài khoản xem có cần mở chi tiết cho các tài khoản trong hệ thống hay không? Vì phần mềm MISA SME.NET 2010 đã thiết lập sẵn một hệ thống tài khoản chuẩn theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC hoặc Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, đồng thời cũng thiết lập sẵn các tài khoản cần theo dõi chi tiết như: TK 131 chi tiết theo khách hàng, TK 331 chi tiết theo nhà cung cấp, TK 141 chi tiết theo nhân viên Do vậy, NSD cần chú ý các tài khoản đã được tích chọn Chi tiết theo thì không cần phải mở tiết khoản để theo dõi chi tiết nữa. VD: Đơn vị có nhiều tài khoản mở tại các ngân hàng khác nhau và muốn theo dõi số liệu chi tiết cho từng tài khoản đó thì không cần phải mở tiết khoản cho tài khoản này mà chỉ cần chọn tài khoản 1121 tích chi tiết theo TK ngân hàng sau đó khai báo danh mục các tài khoản ngân hàng trong hệ thống và có thể in, xem báo cáo chi tiết đến từng tài khoản ngân hàng. Trong phần này sẽ hướng dẫn cách nhập số dư theo từng nhóm như sau: - Số dư TK theo dõi chi tiết theo TK ngân hàng - Số dư TK theo dõi chi tiết theo VTHH, CCDC - Số dư TK theo dõi chi tiết theo Đối tượng (Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên) - Số dư TK theo dõi chi tiết theo Đối tượng tập hợp chi phí 28
  30. Thiết lập thông tin và số liệu kế toán ban đầu - Số dư TK theo dõi chi tiết theo Ngoại tệ - Số dư TK khác Trường hợp năm tài chính tiếp theo NSD muốn làm trên một dữ liệu kế toán mới (Sổ sách kế toán mới) thì chương trình cho phép kết chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm sau (chức năng Tạo mới từ dữ liệu năm trước). 2.1. Số dư TK theo dõi chi tiết theo TK ngân hàng  Nội dung Cho phép NSD nhập số dư ban đầu cho tài khoản 112 có theo dõi chi tiết theo từng tài khoản được mở tại các ngân hàng khác nhau.  Cách thực hiện Bước 1: Khai báo các danh mục liên quan - Danh mục Ngân hàng: Phần mềm đã thiết lập sẵn danh sách các ngân hàng phổ biến, tuy nhiên NSD có thể thêm mới ngân hàng bằng cách vào menu Danh mục\Ngân hàng, nhấn nút > trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Ngân hàng và nhấn nút >. - Danh mục Tài khoản ngân hàng: Để thêm mới Tài khoản ngân hàng, NSD 29
  31. Thiết lập thông tin và số liệu kế toán ban đầu vào menu Danh mục\Tài khoản ngân hàng, nhấn nút > trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Tài khoản ngân hàng và nhấn nút >. - Danh mục Loại tiền: Phần mềm đã thiết lập sẵn danh sách các loại tiền phổ biến, tuy nhiên NSD có thể thêm mới loại tiền bằng cách vào menu Danh mục\Khác\Loại tiền, nhấn nút > trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Loại tiền và nhấn nút >. Bước 2: Nhập số dư cho TK theo dõi chi tiết theo TK Ngân hàng - Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu, kích đúp chuột vào TK 1121 hoặc TK 1122. - Đối với TK 1121, NSD nhập số dư TK 1121 vào cột Dư Nợ tương ứng với từng Tài khoản ngân hàng. - Đối với TK 1122, NSD chọn loại tiền, nhập tỷ giá và số dư bằng ngoại tệ tương ứng với từng Tài khoản ngân hàng. - Sau đó nhấn nút > để lưu số dư ban đầu của TK 1121 và 1122. - Thông tin chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem trợ giúp trực tuyến trên màn hình. 30
  32. Thiết lập thông tin và số liệu kế toán ban đầu 2.2. Số dư TK theo dõi chi tiết theo VTHH, CCDC  Nội dung Cho phép NSD nhập số dư ban đầu cho tài khoản theo dõi chi tiết theo VTHH, CCDC. VD: TK 151, 152, 153, 155, 156, 157, 158.  Cách thực hiện Bước 1: Khai báo các danh mục liên quan - Danh mục Kho: Phần mềm đã thiết lập sẵn danh mục các kho thường dùng, tuy nhiên NSD có thể thiết lập lại hoặc thêm mới danh mục kho cho phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị bằng cách vào menu Danh mục\Kho, nhấn nút > trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Kho và nhấn nút >. - Danh mục Loại VTHH, CCDC: Phần mềm cho phép thiết lập danh mục loại VTHH, CCDC theo hình cây và đã thiết lập sẵn một danh mục loại, tuy nhiên NSD có thể thiết lập lại hoặc thêm mới danh mục loại cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp bằng cách vào menu Danh mục\Loại vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ, nhấn nút > trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Loại VTHH, CCDC và nhấn nút >. - Danh mục Vật tư, Hàng hóa: Để thêm mới vật tư, hàng hóa, NSD vào menu Danh mục\Vật tư, Hàng hóa, nhấn nút > trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Vật tư, hàng hóa và nhấn nút >. - Danh mục Công cụ, dụng cụ: Để thêm mới công cụ, dụng cụ, NSD vào menu Danh mục\Công cụ, dụng cụ, nhấn nút > trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Công cụ, dụng cụ và nhấn nút >. Bước 2: Nhập số dư cho TK theo dõi chi tiết theo VTHH, CCDC - Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu, kích đúp chuột vào tài khoản cần nhập số dư ban đầu chi tiết theo VTHH, CCDC. 31
  33. Thiết lập thông tin và số liệu kế toán ban đầu - Chọn kho cần nhập số tồn kho đầu kỳ cho VTHH, CCDC, sau đó nhập số lượng và giá trị tồn của từng VTHH, CCDC trong kho tương ứng, nhấn nút > để lưu. - Thông tin chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem trợ giúp trực tuyến trên màn hình. 2.3. Số dư TK theo dõi chi tiết theo Đối tượng  Nội dung Cho phép NSD nhập số dư ban đầu cho các tài khoản theo dõi chi tiết theo đối tượng như Khách hàng, Nhà cung cấp và Nhân viên như: TK 131, 1361, 1368, 141, 311, 331, 336.  Cách thực hiện Bước 1: Khai báo các danh mục liên quan - Danh mục Loại khách hàng, nhà cung cấp: Để thêm mới loại khách hàng, nhà cung cấp, NSD vào menu Danh mục\Loại khách hàng, nhà cung cấp, nhấn nút > trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Loại khách hàng, nhà cung cấp và nhấn nút >. 32
  34. Thiết lập thông tin và số liệu kế toán ban đầu - Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp: Để thêm mới khách hàng, nhà cung cấp NSD vào menu Danh mục\Khách hàng, Nhà cung cấp, nhấn nút > trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Khách hàng, Nhà cung cấp và nhấn nút >. - Danh mục Phòng ban: Để thêm mới phòng ban, NSD vào menu Danh mục\Phòng ban, nhấn nút > trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Phòng ban và nhấn nút >. - Danh mục Nhân viên: Để thêm mới nhân viên, NSD vào menu Danh mục\Nhân viên, nhấn nút > trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Nhân viên và nhấn nút >. Bước 2: Nhập số dư cho TK theo dõi chi tiết theo Đối tượng - Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu, kích đúp chuột vào tài khoản cần nhập số dư ban đầu chi tiết theo đối tượng. - Nhập số tiền vào cột Dư Nợ hoặc Dư Có theo từng đối tượng, đối với TK vừa chi tiết theo đối tượng vừa chi tiết theo ngoại tệ thì phải chọn Loại tiền, sau đó nhập tỷ giá và số dư tương ứng với từng đối tượng. Nhấn nút > để lưu số dư. 33
  35. Thiết lập thông tin và số liệu kế toán ban đầu - Thông tin chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem trợ giúp trực tuyến trên màn hình. 2.4. Số dư TK theo dõi chi tiết theo Đối tượng tập hợp chi phí  Nội dung Cho phép NSD nhập số dư ban đầu cho tài khoản theo dõi chi tiết theo Đối tượng tập hợp chi phí, VD: TK 1541.  Cách thực hiện Bước 1: Khai báo các danh mục liên quan - Danh mục Đối tượng tập hợp chi phí: Để thêm mới đối tượng tập hợp chi phí, NSD vào menu Danh mục\Đối tượng tập hợp chi phí, nhấn nút > trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Đối tượng tập hợp chi phí và nhấn nút >. Bước 2: Nhập số dư cho TK theo dõi chi tiết theo Đối tượng tập hợp chi phí - Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu, kích đúp chuột vào tài khoản cần nhập số dư ban đầu chi tiết theo đối tượng tập hợp chi phí (TK 1541). - Nhập số tiền vào cột Dư Nợ tương ứng với từng đối tượng tập hợp chi phí, nhấn nút > để lưu số dư đầu kỳ. 34
  36. Thiết lập thông tin và số liệu kế toán ban đầu - Thông tin chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem trợ giúp trực tuyến trên màn hình. Trong Hệ thống tài khoản, phần mềm ngầm định TK 154 có 2 tiết khoản là TK 1541- Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang, TK 1542 - Chi phí lắp ráp, tháo dỡ. TK 1541 là tài khoản chi tiết theo đối tượng tập hợp chi phí, dùng để tập hợp và tính giá thành sản phẩm, do đó, khi nhập số dư đầu kỳ chi tiết theo đối tượng tập hợp chi phí thì phải chọn tài khoản 1541. 2.5. Số dư TK theo dõi chi tiết theo Ngoại tệ  Nội dung Cho phép NSD nhập số dư ban đầu cho các tài khoản có số dư theo đồng ngoại tệ như: USD, EUR, (VD: TK 1112, 1132, 315, 341, 342).  Cách thực hiện Bước 1: Khai báo các danh mục liên quan - Danh mục Loại tiền: Tham khảo phần nhập số dư TK 112 trang 29. Bước 2: Nhập số dư cho các TK chi tiết theo Ngoại tệ - Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu, kích đúp chuột vào tài khoản cần nhập số dư ban đầu chi tiết theo Ngoại tệ. 35
  37. Thiết lập thông tin và số liệu kế toán ban đầu - NSD chọn loại tiền, sau đó, nhập tỷ giá và số tiền vào cột Dư Nợ hoặc Dư Có tương ứng với từng tài khoản, nhấn nút > để lưu số dư. - Thông tin chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem trợ giúp trực tuyến trên màn hình. 2.6. Số dư các TK khác  Nội dung Nhập số dư đầu năm cho các tài khoản còn lại (không theo dõi chi tiết), ví dụ: TK 111, 113, 211, 411,  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu, kích đúp chuột vào tài khoản cần nhập số dư. - Nhập số dư cho từng tài khoản vào cột Dư Nợ hoặc Dư Có (tùy theo tính chất dư bên Nợ hoặc dư bên Có của tài khoản), nhấn nút > để lưu số dư vừa nhập. - Thông tin chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem trợ giúp trực tuyến trên màn hình. 36
  38. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 CHƯƠNG 04: QUY TRÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRÊN MISA SME.NET 2010 Với phần mềm MISA SME.NET 2010, NSD chỉ cần cập nhật số liệu kế toán phát sinh còn toàn bộ các sổ sách kế toán sẽ được hệ thống tự động xử lý và in ra các báo cáo từ chi tiết đến tổng hợp. Khi có nghiệp vụ kế toán phát sinh, NSD phải nhập đúng và đủ các thông tin của nghiệp vụ đó vào phần mềm, hệ thống sẽ tự động tổng hợp số liệu lên các báo cáo kế toán liên quan. Vấn đề đặt ra là NSD phải biết nhập những thông tin gì? nhập ở đâu? và nhập như thế nào? Hệ thống đã phân chia thành các phân hệ theo từng nghiệp vụ kế toán cụ thể trên menu Nghiệp vụ. Mỗi nghiệp vụ kế toán sẽ được xử lý trong một hộp hội thoại nhất định. Tuy nhiên sẽ có một số nghiệp vụ kế toán phải được xử lý đồng thời ở hai hay nhiều hộp hội thoại liên quan. Chương này hướng dẫn NSD cách hạch toán nghiệp vụ kế toán bằng phần mềm MISA SME.NET 2010 trên các phần hành sau: - Quỹ - Ngân hàng - Mua hàng - Bán hàng - Kho - Công cụ dụng cụ - Tài sản cố định - Tiền lương - Giá thành - Thuế - Tổng hợp Đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh, tài chính của doanh nghiệp thông qua các phân hệ: 37
  39. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 - Ngân sách - Hợp đồng - Cổ đông Hệ thống kế toán doanh nghiệp được xây dựng bằng phần mềm MISA SME.NET 2010 áp dụng các hình thức kế toán sau: - Nhật ký chung - Nhật ký - Sổ cái - Chứng từ ghi sổ - Nhật ký - Chứng từ - Kế toán máy Một số thông tin thống nhất chung cho các quy trình hạch toán: Mỗi phần hành kế toán có quy trình hạch toán riêng, tuy nhiên trên các màn hình nhập liệu chứng từ trong menu Nghiệp vụ của MISA SME.NET 2010 lại có một số khái niệm và thao tác thực hiện giống nhau như sau: Ngày chứng từ: Là ngày của chứng từ kế toán (VD: Phiếu thu, Phiếu chi, ). Ngày hạch toán: Là ngày ghi sổ của chứng từ. Số chứng từ: Là số của chứng từ kế toán, hệ thống sẽ tự động hiển thị tăng số chứng từ cho các chứng từ được thêm mới. NSD cũng có thể sửa đổi lại số chứng từ theo quy ước của doanh nghiệp (VD: Số Phiếu thu, Số Phiếu chi ). Diễn giải: Diễn giải nội dung chủ yếu của nghiệp vụ kế toán (hoặc diễn giải theo từng dòng định khoản chi tiết). TK Nợ/TK Có: Nhập tài khoản chi tiết nhất của bút toán định khoản. Nếu nghiệp vụ kế toán có định khoản một Nợ nhiều Có hoặc một Có nhiều Nợ, phải tách làm nhiều dòng cùng TK Nợ nhưng khác TK Có hoặc cùng TK Có nhưng khác TK Nợ. Loại tiền: Lựa chọn loại tiền sử dụng trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Việt Nam đồng (VND), Đô la Mỹ (USD), Đồng Bảng Anh (GBP) Tỷ giá: Nhập tỷ giá hối đoái. Số tiền: Nhập số tiền chi tiết của nghiệp vụ kế toán phát sinh. 38
  40. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 Đối tượng: Chọn đối tượng liên quan tới nghiệp vụ kế toán phát sinh trong danh sách đối tượng đã khai báo (Khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên). Việc chọn đối tượng nhằm mục đích theo dõi, quản lý được các giao dịch như: thu, chi, nhập, xuất, công nợ, theo từng đối tượng. Hoặc thể hiện tên của người nộp tiền, người nhận tiền, người giao, người nhận hàng trên các chứng từ, báo cáo. Ngoài ra với các báo cáo công nợ có thể theo dõi chi tiết đến từng đối tượng như: Báo cáo công nợ theo khách hàng, nhà cung cấp, Đối tượng tập hợp chi phí: Cho phép chọn các đối tượng tập hợp chi phí liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh để tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm. Hợp đồng: Chọn hợp đồng liên quan tới các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mã thống kê: Nhằm mục đích thống kê các chứng từ được nhập vào phần mềm theo một tiêu thức cụ thể. Loại hóa đơn: Loại hóa đơn (Hóa đơn thông thường, Hóa đơn GTGT ) liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngày hóa đơn: Ngày hóa đơn (Hóa đơn thông thường, Hóa đơn GTGT ) liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ký hiệu HĐ: Ký hiệu hóa đơn (Hóa đơn thông thường, Hóa đơn GTGT ) liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Số hóa đơn: Số hóa đơn (Hóa đơn thông thường, Hóa đơn GTGT ) liên quan đến nghiệp vụ kế toán phát sinh. Thuế suất: Thuế suất thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT. TK thuế: Tài khoản hạch toán thuế GTGT đầu vào hoặc thuế GTGT đầu ra. Đối với các tài khoản được đánh dấu theo dõi chi tiết trong Danh mục\Tài khoản\Hệ thống tài khoản, khi hạch toán bắt buộc phải chọn thông tin chi tiết đó. VD: Tài khoản 331 theo dõi chi tiết theo đối tượng (Nhà cung cấp), khi hạch toán bắt buộc phải chọn thông tin tại cột Đối tượng. Trong mỗi phần hành kế toán, nội dung hướng dẫn bao gồm các phần sau: - Nội dung: Trình bày nội dung chi tiết của các phần hành kế toán. - Mô hình hóa các hoạt động: Là sơ đồ mô hình hóa quy trình xử lý của 39
  41. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 từng phần hành trên phần mềm. - Quy trình thực hiện: Là các bước thực hiện trong các phần hành kế toán. + Chứng từ đầu vào: Là các chứng từ gốc mà người nhập số liệu kế toán dùng làm căn cứ để nhập số liệu và hạch toán. + Khai báo các danh mục: Là việc khai báo các danh mục sẽ được sử dụng trong quá trình nhập liệu trên từng phần hành kế toán. + Cách thực hiện trên phân hệ: Là việc thực hiện các bước nhập số liệu trên từng phân hệ của phần mềm. + Xem và in chứng từ, sổ sách, báo cáo: Xem và in các chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán có liên quan đến từng nghiệp vụ. Giới thiệu màn hình danh sách chứng từ cụ thể: Màn hình danh sách chứng từ bao gồm: • Thanh tác nghiệp: Gồm 03 phần - Thêm: Cho phép thêm các chứng từ thuộc phân hệ hiện thời. - Danh sách: Cho phép xem nhanh danh sách chứng từ hoặc danh mục liên quan đến phân hệ hiện thời. 40
  42. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 - Báo cáo: Cho phép xem nhanh các báo cáo liên quan đến phân hệ hiện thời. • Màn hình danh sách: Danh sách các chứng từ của nghiệp vụ hiện thời. • Các thông tin liên quan: Thông tin chi tiết về chứng từ được chọn ở màn hình danh sách. 1. Ngân sách 1.1. Nội dung Phân hệ Ngân sách cho phép lập dự toán ngân sách đầu năm, nhập ngưỡng cảnh báo khi chi tiêu, nhập số tiền cấp phát của cấp trên, kiểm soát tình hình chi tiêu ngân sách theo từng tháng, quý, năm và cảnh báo khi chi vượt ngưỡng chi tiêu. Phân hệ này áp dụng phù hợp với công ty đa chi nhánh, tổng công ty có nhu cầu kiểm soát chi tiêu của các chi nhánh, văn phòng đại diện. Chức năng Giải quyết các vấn đề Dự toán chi - Nhập số tiền dự toán cho các khoản chi sẽ phát sinh trong kỳ hoạt động của các chi nhánh, văn phòng đại diện chi tiết theo từng tháng. Đồng thời cho phép nhập ngưỡng cảnh báo đối với từng mục chi để giúp cho việc cảnh báo khi có mục chi vượt ngưỡng chi tiêu. Cấp phát - Nhập số tiền cấp phát của tổng công ty cho từng chi nhánh, văn phòng đại diện tương ứng các khoản chi sẽ phát sinh trong tháng. Tình hình sử dụng - Báo cáo tình hình sử dụng ngân sách cho phép ngân sách xem và so sánh giữa số dự toán với số đã cấp phát của tổng công ty, số thực chi với số đã cấp phát trong tháng của chi nhánh, văn phòng đại diện. Đồng thời kiểm tra được các chứng từ phát sinh đối với từng mục chi. 41
  43. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 Mục chi - Khai báo và quản lý danh sách các mục chi hoạt động Chi nhánh - Khai báo danh mục chi nhánh, văn phòng đại diện phục vụ cho việc lập và theo dõi tình hình chi tiêu chi tiết theo từng chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp. (Chức năng này chỉ hoạt động khi dữ liệu kế toán của doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và người sử dụng mở dữ liệu kế toán với quyền Tổng công ty) 1.2. Quy trình thực hiện 1.2.1. Khai báo các danh mục Để thực hiện các chức năng trong phân hệ Ngân sách, NSD cần phải khai báo các danh mục sau: - Danh mục Chi nhánh: Để thêm mới danh mục Chi nhánh, NSD vào menu Danh mục\Chi nhánh, nhấn nút > trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Chi nhánh và nhấn nút >. (Danh mục này chỉ xuất hiện khi dữ liệu kế toán của doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và người sử dụng mở dữ liệu kế toán với quyền Tổng công ty.) - Danh mục Mục chi: Phần mềm đã thiết lập sẵn một danh sách các mục chi thường xuyên đối với một doanh nghiệp, tuy nhiên NSD có thể thiết lập lại hoặc thêm mới mục chi bằng cách vào menu Danh mục\Khác\Mục chi, nhấn nút > trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Mục chi và nhấn nút >. Với Tổng công ty có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện có thể thiết lập một danh mục Mục chi chuẩn và trong trường hợp Tổng công ty và các chi nhánh hạch toán riêng dữ liệu (Nghĩa là không nhập liệu thông qua Internet để tập trung vào một dữ liệu kế toán) thì có thể xuất khẩu danh mục Mục chi này để gửi cho các chi nhánh, văn phòng đại diện nhập khẩu vào từng dữ liệu riêng. 42
  44. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 1.2.2. Cách thực hiện trên phân hệ Ngân sách 1.2.2.1. Dự toán chi  Nội dung Thông thường cuối năm trước hoặc đầu năm mới, sau khi nhận nhiệm vụ hoặc kế hoạch hàng năm của tổng công ty giao xuống, các chi nhánh, văn phòng đại diện sẽ tiến hành lập dự toán kinh phí để có thể hoàn thành được kế hoạch hoặc nhiệm vụ đó. Các khoản kinh phí đó thường là: Chi lương, chi mua sắm TSCĐ, CCDC, chi phí bằng tiền khác, Bảng dự toán chi này có thể xuất khẩu thành file hoặc in ra để nộp cho tổng công ty duyệt và ra quyết định cấp phát, đồng thời tổng công ty có thể nhập khẩu file dự toán chi của cấp dưới gửi lên.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Ngân sách\Dự toán chi, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột vào biểu tượng Dự toán chi trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân sách. - Chọn Năm nhập dự toán. - Sau đó, nhập số tiền dự toán của từng tháng, nhập ngưỡng cảnh báo chi tiêu theo từng tháng, quý hoặc năm tương ứng với từng mục chi, nhấn nút > để lưu bảng dự toán đã lập. - Thao tác chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Dự toán chi bằng cách di chuột vào biểu tượng Dự toán chi trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân sách, sau đó chọn chức năng tương ứng. NSD có thể thực hiện xuất khẩu file dự toán để gửi lên tổng công ty hoặc nhập khẩu file dự toán do các chi nhánh gửi lên bằng cách kích chuột vào biểu tượng hoặc trên thanh công cụ. 43
  45. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 1.2.2.2. Cấp phát  Nội dung Cho phép các chi nhánh nhập số tiền được tổng công ty duyệt và cấp phát để thực hiện các hoạt động chi tiêu trong kỳ.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Ngân sách\Cấp phát. - Chọn Năm nhập cấp phát. - Sau đó, nhập số tiền cấp phát của từng tháng tương ứng với từng mục chi, nhấn nút > để lưu bảng cấp phát vừa nhập. - Thao tác chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. NSD cũng có thể nhập số Cấp phát dự toán bằng cách kích chuột vào biểu tượng Cấp phát trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân sách. 1.2.2.3. Tình hình sử dụng ngân sách  Nội dung Cho phép các chi nhánh kiểm tra, đối chiếu giữa số tiền dự toán với số tiền được cấp phát của tổng công ty, số tiền thực chi trong tháng với số tiền được cấp phát. Đồng thời, có thể xem được danh sách các chứng từ chi phí phát sinh cho từng mục chi.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Ngân sách\Tình hình sử dụng ngân sách, xuất hiện hộp hội thoại thống kê tình hình thực hiện dự toán của từng mục chi. - Chọn Năm. Tại đây, NSD có thể thấy được chênh lệch giữa số đã cấp và số dự toán, số thực chi và số đã cấp phát. Khi kích chọn vào từng mục chi phần mềm sẽ hiển thị lên danh sách các chứng từ chi phí phát sinh của mục chi đó, NSD có thể kích đúp chuột vào từng chứng từ chi để xem chi tiết và chỉnh sửa chứng từ (nếu cần). - Thao tác chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. 44
  46. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 NSD cũng có thể xem Tình hình sử dụng ngân sách bằng cách kích chuột vào biểu tượng Tình hình sử dụng ngân sách trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân sách. 1.2.3. Xem và in sổ sách, báo cáo - Xem và in báo cáo về ngân sách ngay tại màn hình phân hệ Ngân sách bằng cách kích chọn báo cáo cần in trên thanh tác nghiệp nằm bên trái màn hình. VD: Bảng dự toán chi, Báo cáo tình hình sử dụng ngân sách, - NSD còn có thể xem và in sổ sách, báo cáo bằng cách kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ, chọn thư mục Ngân sách, sau đó chọn mẫu báo cáo cần xem hoặc in. Để theo dõi được tình hình thực hiện ngân sách và để xem được báo cáo phân tích ngân sách, khi lập các chứng từ kế toán liên quan đến chi ngân sách cần phải chọn Mục chi tương ứng tại cột Mục chi. 2. Kế toán Quỹ 2.1. Nội dung Phân hệ Quỹ cho phép lập Phiếu thu, Phiếu chi và xem được tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp tại bất kỳ thời điểm nào. Chức năng Giải quyết các vấn đề Phiếu thu Cho phép hạch toán nghiệp vụ thu tiền mặt, lập và in Phiếu thu trong các trường hợp như: - Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ. - Thu hồi các khoản nợ phải thu, các khoản đầu tư ngắn hạn, các khoản ký cược, ký quỹ. - Các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân. - Nhận khoản ký cược, ký quỹ của các doanh nghiệp khác bằng tiền mặt. 45
  47. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 Phiếu chi Cho phép hạch toán nghiệp vụ chi tiền mặt, lập và in Phiếu chi trong các trường hợp như: - Xuất quỹ gửi vào tài khoản tại ngân hàng. - Xuất quỹ mua chứng khoán ngắn hạn, dài hạn hoặc đầu tư vào công ty con, góp vốn liên kết. - Xuất quỹ thanh toán các khoản nợ phải trả. - Xuất quỹ sử dụng cho hoạt động tài chính, hoạt động khác. - Sổ quỹ - Xem và in Sổ quỹ tiền mặt (S07-DN). Khách hàng, Nhà - Khai báo danh mục Khách hàng, nhà cung cấp có cung cấp hoạt động thu, chi tiền mặt với doanh nghiệp. Nhân viên - Khai báo danh sách Nhân viên trong doanh nghiệp để quản lý hoạt động thu, chi tiền mặt của doanh nghiệp theo từng nhân viên. 46
  48. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 2.2. Mô hình hóa hoạt động kế toán tiền mặt 2.2.1. Thu tiền mặt 2.2.2. Chi tiền mặt 47
  49. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 2.3. Quy trình thực hiện 2.3.1. Chứng từ đầu vào - Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Giấy đề nghị thanh toán - Biên lai thu tiền - Chứng từ khác có liên quan 2.3.2. Khai báo các danh mục Để thực hiện các thao tác trên phân hệ Quỹ, NSD cần phải khai báo các danh mục liên quan sau: - Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp - Danh mục Nhân viên - Danh mục Loại tiền Thao tác khai báo các danh mục này, tham khảo hướng dẫn trong phần Nhập số dư ban đầu hoặc nhấn phím F1 để xem trợ giúp trực tuyến tương ứng với từng danh mục. 2.3.3. Cách thực hiện trên phân hệ Quỹ 2.3.3.1. Phiếu thu  Nội dung Cho phép kế toán hạch toán nghiệp vụ thu tiền mặt, lập và in Phiếu thu khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền mặt.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Quỹ\Phiếu thu, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới Phiếu thu. - Nhập các thông tin chung như: Đối tượng, Địa chỉ, Người nộp, Lý do 48
  50. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 nộp, Số chứng từ kèm theo, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ. - Chọn Loại tiền, Tỷ giá (nếu có), chọn Nhân viên bán hàng/thu nợ (nếu cần). - Tại trang Hạch toán, NSD có thể chọn bút toán định khoản tự động đã thiết lập sẵn bằng cách kích chuột phải chọn Định khoản và chọn bút toán định khoản phù hợp, hoặc NSD nhập thông tin chi tiết tại các cột Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, và các cột khác (nếu có), ví dụ: Đối tượng, Hợp đồng, Mã thống kê - Tại trang Thuế (trang Thuế chỉ nhập khi nghiệp vụ phát sinh có thuế GTGT), NSD nhập Thuế suất, Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Đối tượng khác (nếu có). - Thao tác lập và chỉnh sửa Phiếu thu, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Phiếu thu bằng cách di chuột vào biểu tượng Phiếu thu trên sơ đồ quy trình của phân hệ Quỹ, sau đó chọn chức năng tương ứng. NSD có thể thêm nhanh Đối tượng như Khách hàng, Nhà cung cấp bằng cách tại ô Đối tượng kích chuột vào biểu tượng hoặc nhấn phím F9. Ngoài ra, NSD cũng có thể thêm nhanh các danh mục khác bằng cách kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. 2.3.3.2. Phiếu chi  Nội dung Cho phép kế toán hạch toán nghiệp vụ chi tiền mặt, lập và in Phiếu chi khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền mặt.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Quỹ\Phiếu chi, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới Phiếu chi. - Nhập các thông tin chung như: Đối tượng, Địa chỉ, Người nhận, Lý do 49
  51. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 chi, Số chứng từ kèm theo, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ. - Chọn Loại tiền, Tỷ giá (nếu có), chọn Nhân viên mua hàng/nhận tiền (nếu cần). - Tại trang Hạch toán, NSD có thể chọn bút toán định khoản tự động đã thiết lập sẵn bằng cách kích chuột phải chọn Định khoản và chọn bút toán định khoản phù hợp, hoặc NSD nhập thông tin chi tiết tại các cột Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, và các cột khác (nếu có), ví dụ: Đối tượng, Hợp đồng, Mã thống kê - Tại trang Thuế (Trang Thuế chỉ nhập khi nghiệp vụ phát sinh có thuế GTGT), NSD nhập Thuế suất, Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Đối tượng khác (nếu có). - Thao tác lập và chỉnh sửa Phiếu chi, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Phiếu chi bằng cách di chuột vào biểu tượng Phiếu chi trên sơ đồ quy trình của phân hệ Quỹ, sau đó chọn chức năng tương ứng. 2.3.4. Xem và in chứng từ, sổ sách, báo cáo - In các chứng từ liên quan đến phiếu thu, phiếu chi bằng cách: Tại màn hình nhập liệu chứng từ, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P và chọn mẫu chứng từ muốn in. - Xem và in sổ sách, báo cáo kế toán ngay tại màn hình phân hệ Quỹ bằng cách kích chọn sổ sách, báo cáo cần in trên thanh tác nghiệp nằm bên trái màn hình. VD: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền, - NSD còn có thể xem và in sổ sách, báo cáo bằng cách kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ, chọn thư mục Quỹ, sau đó chọn mẫu sổ sách cần xem hoặc in. Tùy theo nghiệp vụ thu, chi tiền mặt mà khi nhập liệu Phiếu thu, Phiếu chi cần nhập các thông tin bắt buộc. Ví dụ: Nếu Phiếu thu, Phiếu chi liên quan 50
  52. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 đến đối tượng công nợ phải thu, phải trả hoặc nhân viên thì khi nhập liệu phải chọn đối tượng đó. Phần mềm đáp ứng được nghiệp vụ một Phiếu thu, Phiếu chi có nhiều bút toán định khoản một Nợ nhiều Có hoặc một Có nhiều Nợ, Ví dụ nghiệp vụ thanh toán tạm ứng và có thu hồi tạm ứng thừa (Định khoản Nợ TK 6427, Nợ TK 1111/Có TK 141) 3. Kế toán Ngân hàng 3.1. Nội dung Phân hệ Ngân hàng cho phép lập và in Séc, Ủy nhiệm chi, Séc tiền mặt, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có ; cho phép hạch toán và theo dõi các khoản tiền đang chuyển, các khoản chi tiêu bằng thẻ tín dụng của doanh nghiệp. Đồng thời, cho phép NSD kết nối với ngân hàng để thực hiện giao dịch trực tuyến như xem số dư, in sao kê, chuyển khoản thanh toán (Chức năng này chỉ thực hiện được đối với các ngân hàng cho phép kết nối trực tuyến). Ngoài ra, phân hệ Ngân hàng còn có chức năng Đối chiếu để doanh nghiệp thực hiện đối chiếu giữa số liệu tại sổ kế toán với bảng sao kê của ngân hàng. Chức năng Giải quyết các vấn đề Séc/Ủy nhiệm chi Cho phép hạch toán nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng, lập và in Séc chuyển khoản, Ủy nhiệm chi, Séc tiền mặt trong các trường hợp: - Trả tiền nhà cung cấp bằng tiền gửi. - Các khoản chi khác bằng tiền gửi. - Nộp tiền vào Cho phép hạch toán nghiệp vụ thu tiền gửi ngân 51
  53. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 tài khoản hàng và in Giấy báo Có trong các trường hợp: - Thu tiền của khách hàng bằng tiền gửi. - Thu hồi các khoản tiền ký quỹ, ký cược, nhận góp vốn liên doanh, góp vốn cổ phần, bằng tiền gửi. - Các khoản thu khác bằng tiền gửi ngân hàng. Ngân hàng - Cho phép kết nối với ngân hàng để thực hiện giao dịch trực tuyến trực tuyến như xem số dư, in sao kê, chuyển khoản thanh toán (Chức năng này chỉ thực hiện được đối với các ngân hàng cho phép kết nối trực tuyến). Thẻ tín dụng - Cho phép hạch toán và theo dõi các nghiệp vụ chi tiền bằng các loại Thẻ tín dụng khác nhau. Đối chiếu - Cho phép thực hiện đối chiếu giữa số dư của ngân hàng và các chứng từ thu, chi tiền gửi trên sổ kế toán của doanh nghiệp. Sổ tiền gửi - Xem và in Sổ tiền gửi ngân hàng (S08-DN). Khách hàng, - Khai báo danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp có nhà cung cấp hoạt động thu, chi với doanh nghiệp bằng tiền gửi ngân hàng. Nhân viên - Khai báo danh mục Nhân viên trong doanh nghiệp để theo dõi việc thu, chi tiền gửi ngân hàng theo từng nhân viên. Tài khoản - Khai báo danh mục Tài khoản ngân hàng mà 52
  54. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 ngân hàng doanh nghiệp mở tại các ngân hàng. Phần mềm cho phép mở nhiều Tài khoản ngân hàng tại một ngân hàng. 3.2. Mô hình hóa hoạt động tiền gửi 3.2.1. Thu tiền gửi 3.2.2. Chi tiền gửi 53
  55. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 3.3. Quy trình thực hiện 3.3.1. Chứng từ đầu vào - Giấy báo Nợ - Giấy báo Có - Séc tiền mặt, Séc chuyển khoản - Ủy nhiệm chi - Ủy nhiệm thu - Chứng từ khác liên quan 3.3.2. Khai báo các danh mục Để thực hiện các thao tác trên phân hệ Ngân hàng, NSD cần phải khai báo các danh mục liên quan sau: - Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp - Danh mục Nhân viên - Danh mục Ngân hàng - Danh mục Tài khoản ngân hàng Thao tác khai báo các danh mục này, tham khảo hướng dẫn trong phần Nhập số dư ban đầu hoặc nhấn phím F1 để xem trợ giúp trực tuyến tương ứng với từng danh mục. 3.3.3. Cách thực hiện trên phân hệ Ngân hàng 3.3.3.1. Tiền đang chuyển  Nội dung Cho phép NSD lập và in các chứng từ kế toán trong các trường hợp: Khách hàng thông báo đã trả tiền qua Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng (Tiền chuyển đến); lập UNC, Séc để chuyển tiền trả nợ cho nhà cung cấp nhưng nhà cung cấp chưa nhận được tiền (Tiền chuyển đi).  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Tiền đang chuyển, kích chuột vào 54
  56. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm, để thêm mới chứng từ Tiền đang chuyển. - Tích chọn Tiền chuyển đi hoặc Tiền chuyển đến và nhập các thông tin chung về Đơn vị trả tiền, Đối tượng nhận tiền, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ - Chọn Loại tiền, Tỷ giá (nếu có), chọn Nhân viên chuyển tiền. - NSD có thể chọn bút toán định khoản tự động đã thiết lập sẵn bằng cách kích chuột phải chọn Định khoản và chọn bút toán định khoản phù hợp hoặc nhập các thông tin chi tiết như: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Đối tượng, - Thao tác lập và chỉnh sửa chứng từ Tiền đang chuyển, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. 3.3.3.2. Nộp tiền vào tài khoản  Nội dung Cho phép NSD hạch toán các nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng và in Giấy báo Có, cho phép quản lý việc thu tiền gửi ngân hàng theo từng tài khoản ngân hàng mà không cần phải mở tiết khoản cho tài khoản Tiền gửi ngân hàng.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Nộp tiền vào tài khoản, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới chứng từ Nộp tiền vào tài khoản. - Nhập các thông tin chung như: Đối tượng, Địa chỉ, Nộp vào TK, Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ - Chọn Loại tiền, Tỷ giá (nếu có), chọn Nhân viên bán hàng/thu nợ (nếu có). - Tại trang Hạch toán: NSD có thể chọn bút toán định khoản tự động đã thiết lập sẵn bằng cách kích chuột phải chọn Định khoản và chọn bút toán định khoản phù hợp hoặc nhập vào các thông tin như: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Đối tượng, 55
  57. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 - Tại trang Thuế (trang Thuế chỉ nhập khi nghiệp vụ phát sinh có thuế GTGT), nhập các thông tin về thuế và hóa đơn như: Thuế suất, Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu HĐ, - Thao tác lập và chỉnh sửa chứng từ Nộp tiền vào tài khoản, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ Nộp tiền vào tài khoản bằng cách di chuột vào biểu tượng Nộp tiền vào tài khoản trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng. 3.3.3.3. Ngân hàng trực tuyến  Nội dung Cho phép NSD kết nối với ngân hàng để thực hiện giao dịch trực tuyến như xem số dư, in sao kê, chuyển khoản thanh toán Chức năng này chỉ thực hiện được đối với các ngân hàng cho phép kết nối trực tuyến.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Ngân hàng trực tuyến. - Trên hộp hội thoại Ngân hàng trực tuyến, NSD chọn Tài khoản ngân hàng, nhập Mã số truy cập và mật khẩu, nhập Số CIF (số CIF là mã số của chủ tài khoản do ngân hàng quản lý, mỗi chủ tài khoản sẽ được cấp một mã số duy nhất), sau đó nhấn nút > để thực hiện chức năng cần thiết như: Xem số dư, in bảng sao kê - Thao tác thực hiện việc tra cứu Ngân hàng trực tuyến, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. NSD cũng có thể thực hiện chức năng Ngân hàng trực tuyến bằng cách kích chuột vào biểu tượng Ngân hàng trực tuyến trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân hàng. 3.3.3.4. Séc/Ủy nhiệm chi  Nội dung Cho phép NSD hạch toán nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng, lập và in Séc, Ủy 56
  58. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 nhiệm chi ; cho phép quản lý việc chi tiêu tiền gửi theo từng tài khoản ngân hàng mà không cần phải mở tiết khoản cho tài khoản Tiền gửi ngân hàng.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Séc/Ủy nhiệm chi, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới chứng từ Séc/Ủy nhiệm chi. - Tích chọn chứng từ cần lập là Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản hoặc Séc tiền mặt. - NSD nhập các thông tin chung về Đơn vị trả tiền, Đối tượng nhận tiền, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ - Chọn Loại tiền, nhập Tỷ giá (nếu có), chọn Nhân viên mua hàng (nếu có). - Tại trang Hạch toán, NSD có thể chọn bút toán định khoản tự động đã thiết lập sẵn bằng cách kích chuột phải chọn Định khoản và chọn bút toán định khoản phù hợp hoặc nhập các thông tin như: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Đối tượng, Mục chi, - Tại trang Thuế (trang Thuế chỉ nhập khi nghiệp vụ phát sinh có thuế GTGT), nhập các thông tin về thuế và hóa đơn như: Thuế suất, Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu HĐ, - Thao tác lập và chỉnh sửa chứng từ Séc/Ủy nhiệm chi, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ Séc/Ủy nhiệm chi trong kỳ bằng cách di chuột vào biểu tượng Séc/Ủy nhiệm chi trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng. 3.3.3.5. Thẻ tín dụng  Nội dung Cho phép NSD hạch toán và theo dõi các nghiệp vụ chi tiền bằng Thẻ tín dụng.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Thẻ tín dụng, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để 57
  59. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 thêm mới chứng từ thanh toán bằng Thẻ tín dụng. - NSD nhập các thông tin chung về Thẻ tín dụng, Đối tượng nhận tiền, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ - Chọn Loại tiền, nhập Tỷ giá (nếu có), chọn Nhân viên mua hàng (nếu có). - Tại trang Hạch toán nhập các thông tin như: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Đối tượng, Mục chi, Phần mềm đã ngầm định TK Có là 311 - Vay ngắn hạn. - Tại trang Thuế (trang Thuế chỉ nhập khi nghiệp vụ phát sinh có thuế GTGT), nhập các thông tin về thuế và hóa đơn như: Thuế suất, Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu HĐ, - Thao tác chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ thanh toán bằng Thẻ tín dụng trong kỳ bằng cách di chuột vào biểu tượng Thẻ tín dụng trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng. 3.3.3.6. Chuyển tiền nội bộ  Nội dung Cho phép NSD lập và in các chứng từ chuyển tiền nội bộ từ Tài khoản ngân hàng này sang Tài khoản ngân hàng khác, cho phép hạch toán số phí chuyển tiền nội bộ.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Chuyển tiền nội bộ, kích chuột vào biểu tượng hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới chứng từ Chuyển tiền nội bộ. - NSD nhập các thông tin chung như: Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ. - Tại trang Hạch toán nhập các thông tin như: Từ TK ngân hàng, Đến TK ngân hàng, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Mục chi, Phần mềm cho phép nhập trên nhiều dòng: Dòng thể hiện số tiền chuyển nội bộ, dòng thể hiện số 58
  60. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 phí chuyển tiền - Tại trang Thuế (trang Thuế chỉ nhập khi nghiệp vụ phát sinh có thuế GTGT) nhập các thông tin về thuế và hóa đơn như: Thuế suất, Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu HĐ, - Thao tác chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. 3.3.3.7. Đối chiếu với ngân hàng  Nội dung Cho phép NSD thực hiện đối chiếu giữa số dư của ngân hàng và các chứng từ thu, chi tiền gửi trên sổ kế toán của doanh nghiệp để kịp phát hiện chênh lệch và tìm ra nguyên nhân của sự chênh lệch. Nguyên nhân chênh lệch có thể do: Có những phát sinh đã được kế toán ghi sổ nhưng ngân hàng vẫn chưa thực hiện, hoặc ngược lại ngân hàng đã thực hiện nhưng kế toán chưa ghi chép, hoặc do sai số trên chứng từ. Nếu sai sót từ phía doanh nghiệp thì kế toán cần điều chỉnh lại. Nếu là do sai sót từ phía ngân hàng so với chứng từ gốc thì doanh nghiệp báo với ngân hàng để ngân hàng kiểm tra và điều chỉnh.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Đối chiếu ngân hàng. - Tại màn hình Đối chiếu với ngân hàng, NSD chọn TK ngân hàng cần đối chiếu, nhập Ngày đối chiếu, chọn Loại tiền, nhập Số dư tại ngân hàng (là số dư trên Sổ phụ ngân hàng tính đến ngày đối chiếu). - Sau đó, NSD nhấn nút >, phần mềm sẽ hiển thị lên tất cả các chứng từ thu tiền gửi, chi tiền gửi tại TK ngân hàng đã chọn. NSD tiến hành đối chiếu các chứng từ phát sinh này với các chứng từ phát sinh trên Sổ phụ ngân hàng, lần lượt đánh dấu vào các Chứng từ đã đối chiếu (chứng từ được đánh dấu phải có trên Sổ kế toán và Sổ phụ ngân hàng). - Sau khi đánh dấu các chứng từ đã đối chiếu, NSD nhấn nút >, phần mềm sẽ tính ra Số dư TK ngân hàng trên Sổ kế toán tại thời điểm đối chiếu, so sánh với Số dư tại ngân hàng đã nhập ở trên và tính toán ra số chênh lệch (nếu có). 59
  61. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 - Trên màn hình Đối chiếu với ngân hàng, NSD có thể kiểm tra các chứng từ đã thực hiện đối chiếu bằng cách nhấn nút > hoặc bỏ đối chiếu để thực hiện đối chiếu lại bằng cách nhấn nút >. - Thao tác chi tiết, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. NSD cũng có thể thực hiện chức năng Đối chiếu với ngân hàng bằng cách kích chuột vào biểu tượng Đối chiếu trên sơ đồ quy trình của phân hệ Ngân hàng. 3.3.4. Xem và in chứng từ, sổ sách - In các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ Tiền đang chuyển, Séc/Ủy nhiệm chi, Nộp tiền vào tài khoản bằng cách: Tại màn hình chứng từ chi tiết, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P và chọn mẫu chứng từ muốn in. - Xem và in sổ sách, báo cáo kế toán ngay tại màn phân hệ Ngân hàng bằng cách kích chọn sổ sách, báo cáo cần in trên thanh tác nghiệp nằm bên trái màn hình. VD: Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ - NSD còn có thể xem và in sổ sách, báo cáo bằng cách kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ, chọn thư mục Ngân hàng, sau đó chọn mẫu sổ sách cần xem hoặc in. Để xử lý bút toán trùng: Khi xuất tiền mặt nộp vào ngân hàng (Nợ TK 112/Có TK 111), kế toán thực hiện nghiệp vụ này trong phân hệ Quỹ để có thể in được phiếu chi. 4. Kế toán Mua hàng 4.1. Nội dung Phân hệ Mua hàng cho phép lập và in Đơn mua hàng, Hóa đơn mua hàng, Hóa đơn mua dịch vụ, Chức năng Trả tiền nhà cung cấp cho phép in được chứng từ trả tiền nhà cung cấp như Phiếu chi, Séc chuyển khoản, Ủy nhiệm 60
  62. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 chi Đồng thời, cho phép in các báo cáo liên quan phục vụ nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Ngoài ra, phân hệ này còn giải quyết được tất cả các nghiệp vụ phức tạp trong mua hàng như: Mua hàng không qua kho, Hàng mua trả lại, Giảm giá hàng mua, hàng về trước hóa đơn về sau, mua hàng nhập khẩu có thuế nhập khẩu, có thuế tiêu thụ đặc biệt, mua hàng có chi phí mua hàng và tự động phân bổ chi phí mua hàng để tính vào giá trị nhập kho Chức năng Giải quyết các vấn đề Đơn mua hàng - Cho phép lập và in Đơn mua hàng. Mua hàng - Cho phép lập và in Hóa đơn mua hàng. - Mua hàng trong nước. - Mua hàng nhập khẩu có thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt. - Mua hàng trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau - Mua hàng chưa thanh toán hoặc thanh toán ngay. - Mua hàng hóa có theo dõi mã quy cách như số khung, số máy của xe máy, ô tô, số sim, số IMEI của điện thoại Nhận hóa đơn - Cho phép khai báo thông tin về thuế và hóa đơn mua hàng của số hàng mua đã nhập kho nhưng chưa có hóa đơn. Nhập hóa đơn - Cho phép lập và in các Hóa đơn mua dịch vụ như: dịch vụ chi phí mua hàng, dịch vụ điện, nước, điện thoại, Internet, 61
  63. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 Hàng trả lại - Cho phép lập và in Hóa đơn hàng mua trả lại, giảm giá chứng từ Giảm giá hàng mua. Trả tiền - Cho phép thực hiện trả tiền nhà cung cấp, xem và nhà cung cấp in các chứng từ trả tiền nhà cung cấp (Phiếu chi, Séc chuyển khoản, Ủy nhiệm chi ) Tổng hợp - Xem và in báo cáo Tổng hợp công nợ phải trả. công nợ phải trả Sổ chi tiết mua hàng - Xem và in Sổ chi tiết mua hàng. Nhà cung cấp - Khai báo danh mục Nhà cung cấp để hạch toán và quản lý việc mua hàng, trả nợ theo từng Nhà cung cấp. Nhân viên - Khai báo danh mục Nhân viên trong doanh nghiệp để quản lý việc mua hàng và trả nợ Nhà cung cấp qua Nhân viên. Kho - Khai báo danh mục Kho VTHH, CCDC để quản lý VTHH, CCDC theo từng kho. 62
  64. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 Vật tư hàng hóa - Khai báo danh mục VTHH để quản lý VTHH trong các kho của doanh nghiệp. 4.2. Mô hình hóa hoạt động mua hàng 4.3. Quy trình thực hiện 4.3.1. Chứng từ đầu vào - Hóa đơn GTGT. - Bảng kê mua hàng. - Phiếu nhập kho. - Các chứng từ phản ánh thanh toán công nợ. - 4.3.2. Khai báo các danh mục Để thực hiện các thao tác trên phân hệ Mua hàng, NSD cần phải khai báo các danh mục liên quan sau: 63
  65. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 - Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp - Danh mục Nhân viên - Danh mục Kho - Danh mục Vật tư, Hàng hóa - Danh mục Công cụ, dụng cụ - Danh mục Tài khoản ngân hàng Thao tác khai báo các danh mục này, tham khảo hướng dẫn trong phần Nhập số dư ban đầu hoặc nhấn phím F1 để xem trợ giúp trực tuyến tương ứng với từng danh mục. 4.3.3. Cách thực hiện trên phân hệ Mua hàng 4.3.3.1. Đơn mua hàng  Nội dung Cho phép lập và in Đơn mua hàng, đồng thời quản lý danh sách Đơn mua hàng. Đơn mua hàng đã lập có thể làm căn cứ để nhập hóa đơn mua hàng sau này.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Đơn mua hàng, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới Đơn mua hàng. - NSD nhập các thông tin chung như: Đối tượng, Địa chỉ, Mã số thuế, Diễn giải, Địa điểm giao hàng, Ngày đơn hàng, Số đơn hàng. - Chọn Loại tiền, nhập Tỷ giá (nếu có), chọn Điều khoản thanh toán, Ngày giao hàng, Hạn thanh toán, Phương thức vận chuyển, Nhân viên mua hàng (nếu có). - Sau đó, nhập các thông tin chi tiết trên trang Hàng tiền như: Mã hàng, Diễn giải, Số lượng, Đơn giá (Tại ô Mã hàng hoặc ô Kho, NSD có thể nhấn phím F9 để thêm nhanh danh mục VTHH hoặc danh mục Kho.) - NSD chọn % thuế GTGT trong trang Thuế và nhập các thông tin khác trong trang Thống kê theo nhu cầu quản lý như: Hợp đồng, Mã thống kê 64
  66. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 - Thao tác lập và chỉnh sửa Đơn mua hàng, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Đơn mua hàng bằng cách di chuột vào biểu tượng Đơn mua hàng trên sơ đồ quy trình của phân hệ Mua hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng. 4.3.3.2. Mua hàng  Nội dung Cho phép NSD lập và in Hóa đơn mua hàng, bao gồm mua hàng chưa thanh toán, mua hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, Séc, Ủy nhiệm chi.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Mua hàng, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm, để thêm mới chứng từ mua hàng. - Chọn hình thức thanh toán: Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay. Nếu chọn hình thức là Thanh toán ngay thì chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt hay Thẻ tín dụng. - Phần mềm ngầm định tích chọn Đã nhận hóa đơn, trong trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau thì người sử dụng bỏ tích chọn này. - Trường hợp chọn Chưa thanh toán: + NSD nhập các thông tin chung trong phần Phiếu nhập như: Đối tượng, Địa chỉ, Người giao, Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ, + Chọn hình thức mua hàng là Trong nước hay Nhập khẩu, chọn Đơn hàng, Loại tiền, Tỷ giá, Hạn thanh toán, Nhân viên mua hàng (nếu có), . + Nếu chọn từ Đơn mua hàng đã lập trước đó thì phần mềm tự động điền thông tin của đơn hàng vào phần chi tiết hàng hóa, NSD có thể bỏ một số dòng chi tiết bằng cách kích chuột phải vào dòng cần bỏ, chọn Xóa 65
  67. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 dòng chứng từ. Nếu không chọn từ đơn hàng đã lập trước đó thì nhập các thông tin chi tiết trên trang Hàng tiền như: Mã hàng, Kho, TK Nợ, TK Có, Số lượng, Đơn giá, Tỷ lệ CK (nếu có). Tại cột Số lượng, để nhập mã quy cách cho vật tư, hàng hóa NSD gõ số lượng vật tư, hàng hóa cần nhập sau đó nhấn phím F6 hoặc kích chuột phải chọn Nhập mã quy cách và nhập một mã quy cách rồi sinh các mã tiếp theo, theo hướng dẫn trên hộp hội thoại. + Với những hóa đơn mua hàng có chi phí mua hàng cần phân bổ chi phí mua hàng cho nhiều mặt hàng, sẽ chia làm hai trường hợp: o Trường hợp 1: Có nhiều chứng từ chi phí mua hàng liên quan đến 1 hóa đơn mua hàng thì phải nhập các chứng từ này trong phần Nhập hóa đơn dịch vụ trước khi lập hóa đơn mua hàng (Cách nhập hóa đơn mua dịch vụ xem trong phần Mua dịch vụ trang 69). o Trường hợp 2: Chỉ có một chứng từ chi phí mua hàng, NSD có thể nhập hóa đơn mua dịch vụ trong phần Nhập hóa đơn dịch vụ trước khi lập hóa đơn mua hàng hoặc không. - Với trường hợp có một chứng từ chi phí mua hàng tương ứng với một hóa đơn mua hàng và chứng từ này chưa được nhập vào phần Nhập hóa đơn dịch vụ: Sau khi nhấn nút >, xuất hiện hộp hội thoại Phân bổ chi phí mua hàng. NSD nhập tổng giá trị chi phí mua hàng cần phân bổ vào Tổng chi phí mua hàng sau đó chọn tiêu thức phân bổ là theo Số lượng hoặc Giá trị, sau đó nhấn nút >. Sau khi nhấn nút >, phần mềm sẽ tự động sinh chứng từ chi phí mua hàng trên giao diện Mua dịch vụ và ngầm định một số thông tin của hóa đơn mua hàng sang như nhà cung cấp, hình thức thanh toán NSD có thể sửa lại các thông tin này cho phù hợp. Nhấn nút > và > để chuyển về chứng từ mua hàng đang nhập. Đồng thời chứng từ chi phí mua hàng này sẽ được hiển thị tại trang Chứng từ chi phí của hóa đơn mua hàng này. 66
  68. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 - Với trường hợp một hóa đơn mua hàng có nhiều chứng từ chi phí hoặc có một chứng từ chi phí nhưng chứng từ chi phí này đã được nhập ở phần Nhập hóa đơn dịch vụ thì sau khi nhấn nút >, NSD nhấn nút >, chọn Khoảng thời gian và nhấn nút >, phần mềm sẽ liệt kê tất cả các chứng từ mua dịch vụ có tích chọn Là chi phí mua hàng trong khoảng thời gian đã chọn. NSD tích chọn vào các chứng từ chi phí mua hàng liên quan đến hóa đơn mua hàng đang nhập và nhấn nút > để trở lại màn hình Phân bổ chi phí mua hàng, tổng chi phí được phân bổ của các chứng từ chi phí mua hàng sẽ được tự động điền vào phần Tổng chi phí mua hàng. NSD chọn tiêu thức phân bổ theo Giá trị hoặc theo Số lượng, sau đó nhấn nút >, nhấn nút >. Chi phí mua hàng sẽ được phân bổ cho từng mặt hàng và cộng vào giá trị nhập kho của VTHH, đồng thời chứng từ chi phí mua hàng sẽ được hiển thị tại trang Chứng từ chi phí. + Trong trang Thuế, nhập % thuế NK (trường hợp mua hàng nhập khẩu), % thuế TTĐB (nếu có), % thuế GTGT, TK đối ứng thuế GTGT (là TK 1331 nếu đã nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu, là TK 1388 hoặc 3388 nếu chưa nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu); nhập thông tin về hóa đơn: Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, + Trong trang Thống kê, nhập các thông tin phục vụ quản lý như: Mục chi, Hợp đồng, - Trường hợp chọn Thanh toán ngay: + NSD lựa chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt hoặc Thẻ tín dụng. + Nhập thông tin trên trang Phiếu nhập: Tương tự như trường hợp mua hàng chưa thanh toán. 67
  69. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 + Với trường hợp thanh toán ngay NSD có thể nhập các thông tin về chứng từ thanh toán tương ứng như: Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Séc, ở trang tương ứng. - Thao tác lập và chỉnh sửa chi tiết chứng từ Mua hàng, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. Khi lựa chọn hình thức thanh toán ngay. VD: Thanh toán ngay bằng tiền mặt sẽ có 2 trang chứng từ là Phiếu nhập và Phiếu chi, thông tin chi tiết trên các trang Hàng tiền, Thuế, Thống kê, Chứng từ chi phí trên 2 chứng từ là giống nhau, chỉ khác nhau về phần Thông tin chung và Thông tin chứng từ để phục vụ cho việc in phiếu nhập kho và phiếu chi. Với các hình thức thanh toán ngay khác cũng thực hiện tương tự. NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ Mua hàng kèm hóa đơn hoặc không kèm hóa đơn bằng cách di chuột vào biểu tượng Mua hàng trên sơ đồ quy trình của phân hệ Mua hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng. 4.3.3.3. Mua hàng không qua kho  Nội dung Cho phép NSD nhập các hóa đơn mua VTHH không qua nhập kho như mua chuyển ngay ra công trình xây dựng, chuyển cho sản xuất, phát sinh tại doanh nghiệp.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Mua hàng không qua kho, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới Hóa đơn mua hàng. - Thao tác trên chứng từ này tương tự thao tác trên phần Hóa đơn mua hàng (Tham khảo phần Mua hàng trang 65). - Thao tác lập và chỉnh sửa chi tiết chứng từ mua hàng không qua kho, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. 68
  70. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 4.3.3.4. Nhận hóa đơn  Nội dung Cho phép NSD khai báo các thông tin về hóa đơn cho các chứng từ mua hàng đã lập trước đó nhưng chưa có hóa đơn để giải quyết nghiệp vụ hàng về trước, hóa đơn về sau.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Nhận hóa đơn, sau đó chọn Nhà cung cấp, nhập Ngày hạch toán thuế GTGT, chọn khoảng thời gian phát sinh chứng từ mua hàng chưa có hóa đơn, nhấn nút >, chọn chứng từ mua hàng đã được lập, nhấn nút >, phần mềm sẽ hiển thị lại chứng từ mua hàng đã lập, cho phép NSD nhập các thông tin cần thiết về hóa đơn. - Thao tác thực hiện nhận hóa đơn, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. NSD cũng có thể thực hiện chức năng Nhận hóa đơn bằng cách kích chuột vào biểu tượng Nhận hóa đơn trên sơ đồ quy trình của phân hệ Mua hàng. Ngày hạch toán thuế GTGT chính là ngày để hạch toán nghiệp vụ thuế GTGT đầu vào Nợ TK 133/Có TK 331, 111, 112 và là ngày để kê hóa đơn lên Bảng kê mua vào 4.3.3.5. Mua dịch vụ  Nội dung Cho phép NSD nhập các chứng từ mua dịch vụ đối với những khoản dịch vụ phát sinh tại doanh nghiệp như tiền điện, tiền nước, chi phí vận chuyển,  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Mua dịch vụ, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới chứng từ Mua dịch vụ. - Chọn hình thức thanh toán là Chưa thanh toán hay Thanh toán ngay. Nếu dịch vụ này là chi phí mua hàng (Chi phí vận chuyển, bốc xếp, tháo dỡ ) 69
  71. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 thì đánh dấu mục Là chi phí mua hàng. - Nhập các thông tin chung như: Đối tượng, Địa chỉ, Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ, Chọn Loại tiền, Tỷ giá, Nhân viên mua hàng (nếu có). - Chọn Mã dịch vụ (VD: Có thể đặt mã các dịch vụ tiền điện, tiền điện thoại, Internet, chung là DVMN - Dịch vụ mua ngoài). Nếu là chi phí mua hàng thì chọn mã là CPMH – Chi phí mua hàng. - Nhập các thông tin chi tiết trên trang Hạch toán, Thuế và Thống kê (nếu có). - Thao tác lập và chỉnh sửa chứng từ Mua dịch vụ, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. 4.3.3.6. Hàng mua trả lại, giảm giá  Nội dung Cho phép NSD lập và quản lý các hóa đơn hàng mua trả lại, chứng từ hàng mua giảm giá phát sinh trong kỳ.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Hàng mua trả lại, giảm giá, kích chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm, chọn Hàng mua trả lại hoặc Hàng mua giảm giá để thêm mới chứng từ phù hợp. + Trường hợp chọn Hàng mua trả lại, tại trang Hóa đơn NSD có thể chọn trả lại cho chứng từ nào bằng cách nhấn vào nút >, toàn bộ các thông tin chung và thông tin chi tiết của chứng từ mua hàng đã lập trước đó sẽ được tự động lấy lên. NSD nhập thông tin về Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ. Thay đổi một số thông tin chi tiết như: Chọn mã hàng cần trả lại, số lượng hàng trả lại, Sau đó sang trang Phiếu xuất để kiểm tra lại chứng từ xuất hàng trả lại. Nếu không chọn từ chứng từ mua hàng đã lập, NSD có thể nhập trực tiếp thông tin trả lại trên màn hình nhập liệu. 70
  72. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 + Trường hợp chọn Hàng mua giảm giá, NSD có thể chọn giảm giá cho chứng từ nào bằng cách nhấn vào nút >, toàn bộ các thông tin chung và thông tin chi tiết của chứng từ sẽ được tự động lấy lên căn cứ vào chứng từ mua hàng đã lập trước đó. NSD nhập thông tin về Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ. Thay đổi một số thông tin trên trang chi tiết như: Chọn mã hàng được giảm giá, số tiền được giảm, Nếu không chọn từ chứng từ mua hàng đã lập trước đó NSD có thể nhập trực tiếp thông tin giảm giá trên màn hình nhập liệu. - Thao tác lập và chỉnh sửa chứng từ Hàng mua trả lại, giảm giá, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách hàng mua trả lại, giảm giá bằng cách di chuột vào biểu tượng Hàng trả lại, giảm giá trên sơ đồ quy trình của phân hệ Mua hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng. Phần mềm cho phép lập một chứng từ hàng mua trả lại, hàng mua giảm giá có các mặt hàng được chọn từ nhiều hóa đơn mua hàng đã lập trước đó bằng thao tác chọn chứng từ. 4.3.3.7. Trả tiền nhà cung cấp  Nội dung Cho phép NSD lập chứng từ trả tiền nhà cung cấp, theo dõi và quản lý được công nợ phải trả theo từng hóa đơn.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Trả tiền nhà cung cấp, chọn nhà cung cấp cần trả tiền trong danh sách, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới chứng từ Trả tiền nhà cung cấp. - Chọn phương thức thanh toán bằng Tiền mặt, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt hoặc Thẻ tín dụng. Nhập các thông tin chung, thông tin chứng từ. Chọn Loại tiền, Tỷ giá, Số tiền, Nhân viên mua hàng, - Tích chọn hóa đơn được trả tiền trên trang Hóa đơn, sau đó sang trang 71
  73. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 Hạch toán để nhập và kiểm tra lại thông tin về bút toán hạch toán. - Thao tác lập và chỉnh sửa chứng từ Trả tiền nhà cung cấp, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ Trả tiền nhà cung cấp bằng cách di chuột vào biểu tượng Trả tiền nhà cung cấp trên sơ đồ quy trình của phân hệ Mua hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng. 4.3.3.8. Đối trừ chứng từ  Nội dung MISA SME.NET 2010 cho phép thực hiện việc đối trừ giữa số tiền đã trả cho nhà cung cấp bằng Phiếu chi trong phân hệ Quỹ (hay Séc/Ủy nhiệm chi trên phân hệ Ngân hàng), hoặc công nợ đã ghi giảm trên chứng từ hàng mua trả lại, giảm giá (chưa xác định cho hóa đơn mua hàng nào), với công nợ trên các hóa đơn mua hàng chưa thanh toán. Chức năng này nhằm mục đích theo dõi, quản lý công nợ theo tuổi và theo từng hóa đơn mua hàng.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Đối trừ chứng từ, chọn Nhà cung cấp cần thực hiện đối trừ. - Thao tác thực hiện và chỉnh sửa, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. Chức năng này chỉ thực hiện việc đối trừ đối với các chứng từ đã thanh toán hoặc đã ghi giảm công nợ nhà cung cấp nhưng chưa biết thanh toán hay ghi giảm cho hóa đơn mua hàng nào. 4.3.4. Xem và in chứng từ, sổ sách, báo cáo - In các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng bằng cách: Tại màn hình chứng từ chi tiết, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ và chọn mẫu chứng từ muốn in. - Xem và in sổ sách, báo cáo ngay tại màn hình của phân hệ Mua hàng bằng cách kích chọn sổ sách, báo cáo cần in trên thanh tác nghiệp nằm 72
  74. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 bên trái màn hình. VD: Sổ nhật ký mua hàng, Chi tiết công nợ phải trả, Tổng hợp công nợ phải trả, - NSD còn có thể xem và in sổ sách, báo cáo bằng cách kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ, chọn thư mục Mua hàng, sau đó chọn mẫu sổ sách, báo cáo muốn xem hoặc in. 5. Kế toán Bán hàng 5.1. Nội dung Phân hệ Bán hàng cho phép lập và in Báo giá, Đơn đặt hàng, Hóa đơn bán hàng ; cho phép giải quyết các nghiệp vụ như: Hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán ; tự động tính lãi nợ cho những khoản nợ quá hạn, in thông báo công nợ đến từng khách hàng; cho phép in các báo cáo liên quan phục vụ nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Chức năng Giải quyết các vấn đề Báo giá - Cho phép lập và in báo giá để gửi cho khách hàng. Đơn đặt hàng - Cho phép nhập các đơn đặt hàng của khách hàng gửi tới. Bán hàng chưa - Cho phép lập và in hóa đơn bán sản phẩm, hàng thu tiền hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng vẫn chưa thu được tiền. Thu tiền khách hàng - Cho phép lập và in chứng từ thu tiền của khách hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. 73
  75. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 Tính lãi nợ - Cho phép tính tiền lãi đối với các khoản phải thu đã quá hạn. Thông báo công nợ - Cho phép lập thông báo công nợ và gửi cho khách hàng để đối chiếu. Bán hàng thu - Cho phép lập chứng từ thu tiền, hóa đơn bán hàng tiền ngay trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay. Hàng trả lại, giảm giá - Cho phép lập và in Hóa đơn hàng bán trả lại, chứng từ Giảm giá hàng bán. Sổ chi tiết bán hàng - Xem và in Sổ chi tiết bán hàng. Tổng hợp công nợ - Xem và in báo cáo Tổng hợp công nợ phải thu. phải thu Khách hàng - Khai báo danh mục Khách hàng để hạch toán và quản lý việc bán hàng, công nợ theo từng Khách hàng. 74
  76. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 Nhân viên - Khai báo danh mục Nhân viên trong doanh nghiệp để quản lý việc bán hàng và thu tiền Khách hàng theo Nhân viên. Kho - Khai báo danh mục Kho VTHH, CCDC để quản lý VTHH, CCDC theo từng kho. Vật tư hàng hóa - Khai báo danh mục VTHH để quản lý VTHH trong các kho của doanh nghiệp. 5.2. Mô hình hóa hoạt động bán hàng 75
  77. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 5.3. Quy trình thực hiện 5.3.1. Chứng từ đầu vào - Đơn đặt hàng của khách hàng - Hóa đơn bán hàng - Phiếu xuất kho - Phiếu nhập hàng bán trả lại - Phiếu thu - Giấy báo Có - 5.3.2. Khai báo các danh mục Để thực hiện các thao tác trên phân hệ Bán hàng, NSD cần phải khai báo các danh mục liên quan sau: - Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp - Danh mục Nhân viên - Danh mục Kho - Danh mục Vật tư, hàng hóa Thao tác khai báo các danh mục này, tham khảo hướng dẫn trong phần Nhập số dư ban đầu hoặc nhấn phím F1 để xem trợ giúp trực tuyến tương ứng với từng danh mục. 5.3.3. Cách thực hiện trên phân hệ Bán hàng 5.3.3.1. Báo giá  Nội dung Cho phép NSD lập và in báo giá gửi cho khách hàng. Đồng thời, phần mềm cho phép chuyển các thông tin trên báo giá đã lập lên đơn đặt hàng hoặc hóa đơn bán hàng nhằm giảm bớt các thao tác nhập số liệu.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Báo giá, kích chuột vào biểu tượng 76
  78. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới Báo giá. - Nhập các thông tin chung như Đối tượng, Địa chỉ, Mã số thuế, Diễn giải, Số báo giá, Ngày báo giá, - Chọn Loại tiền, nhập Tỷ giá (nếu có), chọn Điều khoản thanh toán, Nhân viên bán hàng (nếu có), - Sau đó, nhập các thông tin chi tiết trên trang Hàng tiền như: Mã hàng, Diễn giải, Số lượng, Đơn giá, (Tại ô Mã hàng hoặc ô Kho, NSD có thể nhấn phím F9 để thêm nhanh danh mục VTHH hoặc danh mục Kho) - NSD chọn Thuế suất trong trang Thuế và nhập các thông tin khác trong trang Thống kê theo nhu cầu quản lý như: Hợp đồng, Mã thống kê, - Thao tác lập và chỉnh sửa Báo giá, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Báo giá bằng cách di chuột vào biểu tượng Báo giá trên sơ đồ quy trình của phân hệ Bán hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng. 5.3.3.2. Đơn đặt hàng  Nội dung Cho phép NSD lập đơn đặt hàng của khách hàng gửi tới. NSD có thể lập đơn đặt hàng dựa hoặc không dựa trên báo giá có sẵn. Nội dung của đơn đặt hàng có thể làm căn cứ thực hiện việc bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Đơn đặt hàng, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới Đơn đặt hàng. - Nhập các thông tin chung như: Đối tượng, Địa chỉ, Mã số thuế, Diễn giải, Ngày đơn hàng, Số đơn hàng, Ngày giao hàng, - Nếu lập đơn đặt hàng dựa trên một báo giá có sẵn, NSD chọn Báo giá, lập tức toàn bộ thông tin về báo giá đã chọn sẽ được tự động điền vào đơn đặt 77
  79. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 hàng. NSD có thể chỉnh sửa thông tin cho phù hợp (nếu cần). - Nếu lập đơn đặt hàng không dựa trên báo giá nào, NSD chọn Loại tiền, nhập Tỷ giá (nếu có), chọn Điều khoản thanh toán, Nhân viên bán hàng (nếu có), NSD chọn Thuế suất trong trang Thuế và nhập các thông tin khác trong trang Thống kê theo nhu cầu quản lý như: Hợp đồng, Mã thống kê - Thao tác lập và chỉnh sửa Đơn đặt hàng, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Đơn đặt hàng bằng cách di chuột vào biểu tượng Đơn đặt hàng trên sơ đồ quy trình của phân hệ Bán hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng. 5.3.3.3. Bán hàng chưa thu tiền  Nội dung Cho phép NSD lập hóa đơn bán hàng trong trường hợp bán hàng chưa thu tiền, đồng thời, lập được phiếu xuất kho thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán tương ứng với từng hóa đơn bán hàng đã lập hoặc lập hóa đơn bán hàng từ những phiếu xuất kho chưa lập hóa đơn.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Bán hàng chưa thu tiền, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới chứng từ Bán hàng chưa thu tiền. - NSD có thể tích chọn ô Kiêm phiếu xuất hoặc Không kiêm phiếu xuất. - Trường hợp tích Kiêm phiếu xuất, trên màn hình nhập liệu, phần Hóa đơn, NSD nhập các thông tin chung như: Đối tượng, Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ; chọn Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu HĐ, Loại tiền, Tỷ giá, Nhân viên bán hàng (nếu có). NSD có thể thực hiện việc lập chứng từ bán hàng chưa thu tiền từ các báo giá hoặc đơn đặt hàng đã được lập trước đó bằng cách chọn Số báo giá tại cột Báo giá hoặc Số đơn hàng tại cột Đơn đặt hàng. 78
  80. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 + Nếu chọn từ báo giá hoặc đơn đặt hàng đã lập trước đó thì phần mềm tự động điền thông tin của báo giá hoặc đơn đặt hàng vào phần chi tiết hàng hóa, NSD có thể bỏ một số dòng chi tiết bằng cách kích chuột phải vào dòng cần bỏ, chọn Xóa dòng chứng từ. + Nếu chứng từ bán hàng không được lập từ đơn đặt hàng hoặc báo giá đã lập thì NSD nhập các thông tin chi tiết trên trang Hàng tiền như: Mã hàng, Kho, TK Nợ, TK Có, Số lượng, Đơn giá, Tỷ lệ CK (nếu có). Nếu hàng bán có theo dõi mã quy cách, để chọn mã quy cách cho vật tư, hàng hóa NSD gõ số lượng vật tư, hàng hóa cần nhập sau đó nhấn phím F6 hoặc kích chuột phải chọn Chọn mã quy cách và tích chọn các mã quy cách cần bán. + NSD chọn Thuế suất, TK kho trong trang Thuế, giá vốn và nhập các thông tin khác trong trang Thống kê theo nhu cầu quản lý như: Hợp đồng, Mã thống kê, + Tích sang trang Phiếu xuất, NSD cần nhập các thông tin chi tiết như: Lý do xuất, Số chứng từ của Phiếu xuất. Sau đó nhấn nút >. - Trường hợp tích Không kiêm phiếu xuất, NSD chọn Đối tượng sau đó nhấn nút >; chọn khoảng thời gian sinh phiếu xuất và nhấn nút >; tích chọn vào các phiếu xuất cho lần lập hóa đơn này, nhấn nút >; nhập thông tin về Hóa đơn và một số thông tin cần thiết khác trong trang Hàng tiền, Thuế, giá vốn, Thống kê như: Tỷ lệ CK, Thuế suất, Hợp đồng, Mã thống kê - Thao tác lập và chỉnh sửa chứng từ Bán hàng chưa thu tiền, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Bán hàng chưa thu tiền bằng cách di chuột vào biểu tượng Bán hàng chưa thu tiền trên sơ đồ quy trình của phân hệ Bán hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng. Nếu NSD đã chọn Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất khi tạo dữ liệu kế toán thì phần mềm luôn ngầm định trên hóa đơn bán hàng là Kiêm phiếu xuất và ngược lại. 79
  81. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 5.3.3.4. Bán hàng thu tiền ngay  Nội dung Cho phép NSD lập Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho (trường hợp lập Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất), lập Phiếu thu, Giấy báo Có khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt, tiền gửi. Đồng thời, cho phép lập Hóa đơn bán hàng từ các phiếu xuất kho đã lập trước đó.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Bán hàng thu tiền ngay, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới chứng từ Bán hàng thu tiền ngay. - Trường hợp bán hàng kiêm phiếu xuất, NSD tích Kiêm phiếu xuất. + NSD chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt hoặc Chuyển khoản. + Trong phần Hóa đơn, NSD nhập các thông tin chung như Đối tượng, Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ; nhập thông tin hóa đơn bán hàng: Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Ký hiệu HĐ, chọn Báo giá (trường hợp lập Hóa đơn bán hàng từ Báo giá), chọn Đơn đặt hàng (trường hợp lập HĐ bán hàng từ Đơn đặt hàng), chọn Loại tiền, Tỷ giá, NV bán hàng (nếu có). + NSD nhập các thông tin chi tiết trong trang Hàng tiền, Thuế, giá vốn như: Mã hàng, Kho, SL, ĐG, TK Nợ, TK Có, Tỷ lệ CK (nếu có), Thuế suất Nếu hàng hóa có theo dõi mã quy cách, sau khi nhập số lượng, NSD nhấn phím F6 hoặc kích chuột phải chọn Chọn mã quy cách, tích chọn các mã quy cách cần bán. + NSD có thể nhập thêm các thông tin trong trang Thống kê phục vụ nhu cầu quản lý như: Đối tượng, Mục chi, Hợp đồng, Mã thống kê, + Trong phần Phiếu thu (trường hợp thu tiền bán hàng bằng tiền mặt), NSD nhập Người nộp tiền, Lý do nộp, ngày và số của Phiếu thu hoặc phần Giấy báo Có (trường hợp thu tiền bằng tiền gửi), NSD chọn TK ngân hàng khách hàng trả vào, nhập ngày chứng từ, số chứng từ. 80
  82. Quy trình hạch toán kế toán trên MISA SME.NET 2010 + Trong phần Phiếu xuất, NSD nhập Người nhận, Lý do xuất, ngày, số Phiếu xuất và kiểm tra lại TK Kho và TK giá vốn trong trang Thuế, giá vốn. - Trường hợp bán hàng không kiêm Phiếu xuất, NSD tích Không kiêm phiếu xuất. + NSD chọn phương thức thanh toán, chọn Đối tượng sau đó nhấn nút >, chọn khoảng thời gian phát sinh phiếu xuất và nhấn nút >, tích chọn các phiếu xuất cho lần lập hóa đơn này, nhấn nút >. + NSD không cần khai báo VTHH trong trang Hàng tiền nữa, NSD nhập các thông tin chung về Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ ở các phần Hóa đơn, Phiếu thu, Giấy báo Có và các thông tin về Hóa đơn. Đồng thời nhập thêm các thông tin trong phần chi tiết hàng hóa như Tỷ lệ CK, Thuế suất, Hợp đồng, Mã thống kê (nếu có), - Thao tác lập và chỉnh sửa chứng từ bán hàng thu tiền ngay, NSD nhấn phím F1 để xem hướng dẫn trực tuyến trên màn hình. Nếu NSD lập Hóa đơn bán hàng từ Đơn đặt hàng hoặc Báo giá thì các thông tin về hàng hóa trên Báo giá, Đơn đặt hàng sẽ được hiển thị trong trang Hàng tiền và trang Thuế, giá vốn. NSD cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách chứng từ Bán hàng thu tiền ngay bằng cách di chuột vào biểu tượng Bán hàng thu tiền ngay trên sơ đồ quy trình của phân hệ Bán hàng, sau đó chọn chức năng tương ứng. 5.3.3.5. Hàng bán trả lại, giảm giá  Nội dung Cho phép NSD lập và in Hóa đơn hàng bán trả lại, Chứng từ giảm giá hàng bán khi khách hàng trả lại hàng hoặc doanh nghiệp thực hiện giảm giá cho lô hàng đã bán do kém phẩm chất, sai quy cách,  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Hàng bán trả lại, giảm giá, kích chuột vào mũi tên trên biểu tượng trên thanh công cụ hoặc kích chuột 81