Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại công ty TNHH Thanh Biên - Phạm Thị Hồng Nhung

90 trang huongle 490

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại công ty TNHH Thanh Biên - Phạm Thị Hồng Nhung", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_cong_tac_ke_toan_hang_hoa_tai_cong_ty_t.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại công ty TNHH Thanh Biên - Phạm Thị Hồng Nhung

Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển, nhất định phải cĩ phương án kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế. Để đứng vững và phát triển trong điều kiện: cĩ sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp phải nắm bắt và đáp ứng được tâm lý, nhu cầu của người tiêu dùng với sản phẩm cĩ chất lượng cao, giá thành hạ, mẫu mã phong phú, đa dạng chủng loại. Muốn vậy, các doanh nghiệp thương mại phải giám sát tất cả các quy trình từ khâu mua hàng đến khâu tiêu thụ hàng hố để đảm bảo việc bảo tồn và tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn, giữ uy tín với bạn hàng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ cơng nhân viên, doanh nghiệp đảm bảo cĩ lợi nhuận để tích luỹ mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh. Hàng hĩa là một bộ phận tài sản lưu động chiếm giá trị lớn và cĩ vị trí quan trọng trong tồn bộ quá trình sản xuất kinh doanh. Thơng tinh chính xác, kịp thời về hàng hĩa khơng những giúp cho doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, mà cịn giúp cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra bình thường, khơng gây ứ đọng vốn và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp khơng bị gián đoạn. Để đạt được mục tiêu lợi nhuận: Đạt lợi nhuận cao và an tồn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, cơng ty phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý, trong đĩ hạch tốn kế tốn là cơng cụ quan trọng, khơng thể thiếu để tiến hành quản lý các hoạt động kinh tế, kiểm tra việc sử dụng, quản lý tài sản, hàng hố nhằm đảm bảo tính năng động, sáng tạo và tự chủ trong sản xuất kinh doanh, tính tốn và xác định hiệu quả của từng hoạt động sản xuất kinh doanh làm cơ sở vạch ra chiến lược kinh doanh. Qua thời gian thực tế tìm hiểu tại cơng ty TNHH Thanh Biên trong thời gian thực tập, em đã hiểu sâu hơn về cơng tác kế tốn hàng hĩa và tầm quan trọng của nĩ. Từ kiến thức em đã được học và thực tế tìm hiểu, em đã quyết định chon đề tài làm khĩa luận tốt nghiệp cho mình là: “Hồn thiện cơng tác kế tốn hàng hĩa tại cơng ty TNHH Thanh Biên”. Đặc biệt cĩ sự giúp đỡ của các thầy cơ trong khoa quản trị kinh doanh, nhất là dưới sự hướng dẫn của thầy Th.s Nguyễn Văn Thụ và các anh chị trong phịng kế tốn của Cơng ty đã giúp em hồn thành khĩa luận này. Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 1
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Nội dung khĩa luận được trình bày trong 3 chương: Chương 1: Những vấn đề cơ bản về cơng tác kế tốn hàng hĩa trong doanh nghiệp thương mại. Chương 2: Thực trạng cơng tác kế tốn hàng hĩa tại cơng ty TNHH Thanh Biên. Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn hàng hĩa tại cơng ty TNHH Thanh Biên. Mặc dù bản thân em đã cố gắng nghiên cứu, tìm hiểu, song do thời gian cĩ hạn, vấn đề nghiên cứu phức tạp nên khơng thể tránh khỏi những thiếu sĩt. Em mong nhận được sự chỉ bảo, gĩp ý kiến của các anh chị trong phịng kế tốn cùng các thầy cơ để em hồn thiện bài khĩa luận và nâng cao kiến thức cho bản thân nhằm phục vụ tốt quá trình cơng tác thực tế sau này. Em xin chân thành cảm ơn! Hải phịng, ngày 25 tháng 6 năm 2014 Sinh viên Phạm Thị Hồng Nhung Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 2
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng CHƢƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CƠNG TÁC KẾ TỐN HÀNG HĨA TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1. Những vấn đề chung về cơng tác kế tốn hàng hĩa trong doanh nghiệp thƣơng mại. 1.1.1. Sự cần thiết phải tổ chức cơng tác kế tốn hàng hĩa trong doanh nghiệp thƣơng mại Trong nền kinh tế hiện nay, sự cạnh tranh thị trường của các doanh nghiệp đang diễn ra hết sức gay gắt. Hoạt động doanh nghiệp thương mại diễn ra theo thu chì T-H-T, hay nĩi cách khác nĩ bao gồm hai giai đoạn mua và bán hàng hĩa. Để quản lý một cách tốt nhất đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, khơng phân biệt thành phần kinh tế, lĩnh vực hoạt động hay hình thức sở hữu nào đều phải sử dụng đồng thời hàng loạt các cơng cụ quản lý khác nhau, trong đĩ, kế tốn được coi là cơng cụ hữu hiệu và quan trọng nhất. Và để điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh thương mại của mình, các cơng ty cần tổ chức cơng tác kế tốn hàng hĩa như một cơng cụ đắc lực để hỗ trợ điều đĩ. Đối với doanh nghiệp thương mại, hàng hĩa chiếm tỉ trọng khá lớn trong cơ cấu tài sản lưu động của doanh nghiệp, là một khâu trong quá trình luân chuyển vốn lưu động trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Giá trị hàng tồn kho cho thấy tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp cĩ bị ứ động hay khơng? Do vậy, hàng tồn kho cũng như mọi tài sản khác cần quản lý chặt chẽ để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. 1.1.2. Khái niệm, đặc điểm của hàng hĩa Khái niệm: Thương mại theo luật thương mại Việt Nam ( được quốc hội khĩa IX, kỳ họp thứ 12 thơng qua ngày 10/05/1997) là hành vi mua bán hàng hĩa, dịch vụ nhằm mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội. Hàng hĩa trong DNTM tồn tại dưới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, cĩ thể thỏa mãn một nhu cầu nào đĩ của con người, được thực hiện thơng qua mua bán trên thị trường. Nĩi cách khác là hàng hĩa trong DNTM là những hàng hĩa, vật tư, mà doanh nghiệp mua vào để bán phục vụ cho nhu cầu sản Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 3
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng xuất và tiêu dùng của xã hội. Trị giá hàng mua vào, bao gồm: Giá mua, các loại thuế khơng được hồn lại, chi phí thu mua hàng hĩa như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác cĩ liên quan trực tiếp đến việc mua hàng hĩa. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua khơng đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua hàng hĩa. Hàng hĩa trong DNTM cĩ những đặc điểm sau: - Hàng hố rất đa dạng và phong phú: Sản xuất khơng ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luơn biến đổi và cĩ xu hướng ngày càng tăng dẫn đến hàng hố ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại. - Hàng hố cĩ đặc tính lí, hố, sinh học: Mỗi loại hàng cĩ các đặc tính lí, hố, sinh học riêng. Những đặc tính này cĩ ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hố trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra. - Hàng hố luơn thay đổi về chất lượng, mẫu mã, thơng số kỹ thuật Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất, vào nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng. Nếu hàng hố thay đổi phù hợp với nhu cầu tiêu dùng thì hàng hố được tiêu thụ và ngược lại -Trong lưu thơng, hàng hố thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng. Khi kết thúc quá trình lưu thơng, hàng hố mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất. - Hàng hố cĩ vị trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp thương mại, quá trình vận động của hàng hố cũng là quá trình vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp. - Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hố tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hố. -Bán hàng là giai đoạn cuối cùng kết thúc quá trình lưư thơng hàng hố, sự chuyển hố vốn kinh doanh từ vốn hàng hố sang vốn tiền tệ. -Bảo quản và dự trữ hàng hố là khâu trung gian của lưu thơng hàng hố, hàng hố vận chuyển từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng. Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thường, các doanh nghiệp phải cĩ kế hoạch dự trữ hàng Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 4
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng hố một cách hợp lý. Cĩ thể khẳng định rằng hàng hĩa cĩ 1 vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Do đĩ, việc tập trung quản lý 1 cách chặt chẽ tất cả các khâu, từ thu mua, dự trữ, đến tiêu thụ, trên tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả là cần thiết và cĩ ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm, chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Kế tốn hàng hĩa là cơng cụ quan trọng và khơng thể thiếu của quản lý hàng hĩa cả về cả mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, ngăn ngừa hạn chế đến mức thấp nhất, nhưng mất mát, hao hụt hàng hĩa trong các khâu của quá trình kinh doanh thương mại làm tăng lợi nhuận của cơng ty. 1.1.3 Nhiệm vụ của kế tốn hàng hĩa trong doanh nghiệp thƣơng mại. - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn kho hàng hĩa. Tính giá thành thực tế của hàng hĩa đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoặc thu mua hàng hĩa về mặt số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch tốn hàng hĩa, hướng dẫn kiểm tra các bộ phận, tự trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch tốn ban đầu về hàng hĩa ( lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở các sổ thực hiện các chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong cơng tác kế tốn, tạo điều kiện cho cơng tác lãnh đạo, chỉ đạo cơng tác kế tốn trong phạm vi ngành kinh tế và tồn bộ nền kinh tế quốc dân. - Tham gia kiểm kê đánh giá hàng hĩa theo chế độ Nhà nước quy định, lập báo cáo về tình hình nhập- xuất- tồn hàng hĩa phục vụ cơng tác quản lý và lãnh đạo. Tiến hành phân tích kinh tế, tình hình cung cấp, tiêu thụ hàng hĩa để tăng cường quản lý hàng hĩa một cách cĩ hiệu quả trong hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, để đạt được mục tiêu tăng doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. 1.1.4 Phân loại và đánh giá giá trị của hàng hĩa. 1.1.4.1 Phân loại hàng hĩa Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 5
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Theo tính chất thương phẩm kết hợp với đặc trưng kỹ thuật thì hàng hố được chia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiều nhĩm hàng, mỗi nhĩm hàng cĩ nhiều mặt hàng, mỗi mặt hàng lại cĩ giá cả khác nhau. Hàng hố gồm cĩ các ngành hàng: - Hàng kim khí điện máy - Hàng hố chất mỏ - Hàng xăng dầu - Hàng dệt may, bơng vải sợi - Hàng da cao su - Hàng gốm sứ, thuỷ tinh - Hàng mây, tre đan - Hàng rượu bia, thuốc lá Theo nguồn gốc sản xuất, hàng hĩa được chia thành: - Ngành hàng nơng sản - Ngành hàng lâm sản - Ngành hàng thuỷ sản Theo khâu lưu thơng, hàng hố được chia thành: - Hàng hố ở khâu bán buơn - Hàng hố ở khâu bán lẻ Theo phương thức vận động, hàng hĩa được chia thành: - Hàng hố chuyển qua kho - Hàng hố chuyển giao bán thẳng Việc phân loại và xác định những hàng nào thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp ảnh hưởng tới việc tính chính xác của hàng tồn kho phản ánh trên bảng cân đối kế tốn và ảnh hưởng tới các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh. Vì vậy, việc phân loại hàng tồn kho là cần thiết và quan trọng đối với doanh nghiệp Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 6
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng 1.1.4.2 Đánh giá giá trị của hàng hĩa. Tính giá hàng hĩa là dùng tiền để biểu thị giá trị của hàng hĩa theo nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Kế tốn nhập xuất tồn kho hàng hĩa phải phản ánh theo giá trị thực tế (hay theo giá gốc). Tùy theo từng loại hình doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế cĩ thuế GTGT hay khơng cĩ thuế GTGT. Giá thực tế của hàng hĩa là tồn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải bỏ ra để cĩ được loại hàng hĩa đĩ. Giá trị thực tế bao gồm giá bản thân hàng hĩa và chi phí thu mua, chi phí gia cơng, chi phí chế biến. a) Tính giá hàng hĩa nhập kho Theo chuẩn mực kế tốn số 02, hàng hĩa tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần cĩ thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần cĩ thể thực hiện được. - Giá gốc hàng hĩa bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để cĩ được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Chi phí mua của hàng hĩa bao gồm: giá mua, các loại thuế khơng được hồn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác cĩ liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua khơng đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. - Chi phí chế biến hàng hĩa bao gồm những chi phí cĩ liên quan trực tiếp đế sản phẩm hàng hĩa như chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung (cố định và biến đổi) phát sinh trong quá trình chuyển hĩa hàng hĩa thành thành phẩm. - Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngồi chi phí thu mua và chi phí chế biến hàng tồn kho. Chi phí khơng được tính vào giá gốc hàng hĩa gồm: + Chi phí bán hàng. + Chi phí quản lý doanh nghiệp. Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 7
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng + Chi phí bảo quản hàng tồn kho (trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản trong quá trình mua hàng). Đối với hàng hĩa nhập kho thì giá thực tế mua ngồi được xác định theo từng nguồn nhập, cụ thể: - Đối với hàng hĩa mua ngồi: Giá thực tế = Giá + Các khoản thuế+ Chi phí – Các khoản giảm giá, nhập kho mua khơng hồn lạithu mua chiết khấu thương mại Giá mua ghi trên hĩa đơn là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hợp đồng hay hĩa đơn tùy thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng, cụ thể là: + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá mua hàng hĩa là giá chưa cĩ thuế GTGT đầu vào. + Đối vơi doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hàng khơng chịu thuế GTGT thì giá mua là tổng thanh tốn. Các khoản thuế khơng hồn lại: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT (khơng khấu trừ) Chi phí thu mua hàng hĩa: Chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi, bảo hiểm hàng mua, hao hụt trong định mức cho phép, cơng tác phí của bộ phận thu mua, Chiết khấu thƣơng mại: Là số tiền mà doanh nghiệp được giảm trừ do đã mua hàng hĩa, dịch vụ với số lượng lớn theo thỏa thuận. Giảm giá hàng mua: Là số tiền người bán giảm trừ cho người mua do hàng kém phẩm chất, sai quy cách khoản này ghi giảm giá mua hàng hĩa. - Đối với hàng hĩa mà doanh nghiệp nhận gĩp vốn Giá thực tế= Giá hàng hĩa + Chí phí liên quan nhập kho do Hội đồng định giá - Đối với hàng hĩa điều chuyển: Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 8
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Giá thực tế = Giá hàng hĩa+ Chi phí liên quan nhập kho do Hội động định giá - Hàng hĩa được biếu tặng: Giá thực tế = Giá thực được xác + Chi phí vận chuyển nhập kho định theo giá thị trường bốc xếp  Đối với hàng tồn kho là hàng hĩa ở doanh nghiệp thương mại thì giá nhập cần phải chi tiết giá mua và chi phí thu mua hàng hĩa theo chuẩn mực kế tốn số 02 “ Hàng tồn kho”, giá gốc hàng hĩa ở các cơng ty thương mại được xác định trên cơ sở giá mua, các khoản thuế khơng được hồn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác cĩ liên quan trực tiếp đến việc mua hàng. Trong đĩ, ta cần phận biệt: Giá mua hàng hĩa: Là chỉ tiêu được dùng để phản ánh số hiện cĩ và tình hình biến động của hàng hĩa trong kho tính theo trị giá mua vào: Giá mua = Giá mua của hàng + Các khoản thuế hàng hĩa thực nhập khơng hồn lại Trường hợp hàng hĩa mua về cần phải gia cơng, sơ chế, phân loại để tăng thêm giá trị hoặc khả năng bán ra của hàng hĩa thì chi phí này được tính vào giá mua hàng hĩa Trường hợp cơng ty thương mại được giảm các khoản chiết khấu thương mại do mua hàng với số lượng lớn hoặc được giảm giá hàng mua do hàng mua khơng đúng quy cách, phẩm chất thì những khoản này được trừ khỏi chit tiêu giá mua hàng hĩa. Chi phí thu mua hàng hĩa: Là chỉ tiêu phản ánh chi phí phát sinh liên quan đến số hàng hĩa đã nhập kho trong kỳ và tình hình phân bổ chi phí mua hàng hiện cĩ trong kỳ cho khối lượng hàng đã bán trong kỳ và tồn kho thực tế cuối kỳ (kể cả hàng tồn trong kho và hàng gửi đi bán, hàng gửi đại lý chưa bán được) Chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hĩa như: Chi phí bảo hiểm hàng hĩa, tiền thuê kho, thuê bến bãi; chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đưa hàng hĩa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp, các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hĩa Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 9
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Phân bổ chi phí thu mua hàng hĩa. Về lý thuyết, tồn bộ chi phí thu mua hàng hĩa phải được tính tốn phân bổ cho hàng hĩa đã bán và hàng tồn kho chưa bán được vào lúc cuối kỳ. Khi doanh nghiệp kế tốn hàng tồn kho bằng phương pháp kê khai thường xuyên thì hàng ngày khi xuất kho hàng hĩa để bán kế tốn sẽ tính tốn và ghi chép vào các tài khoản cĩ liên quan theo chỉ tiêu giá mua hàng hĩa. Đến cuối kỳ trước khi xác định kết quả kinh doanh, kế tốn phải phân bổ chi phí thu mua hàng hĩa cho hàng đã bán trong kỳ và hàng hĩa tồn kho cuối kỳ để tính giá vốn của hàng hĩa đã bán và hàng hĩa chưa bán trong kỳ. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thu mua hàng hĩa tùy thuộc vào tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp nhưng phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế tốn. Cĩ thể vận dụng các phương pháp kế tốn chi phí thu mua như sau:  Phân bổ theo trị giá mua CP thu mua phân Chi phí thu + CP thu mua phát Trị giá mua phân bổ bổ cho hàng tồn sinh trong kỳ mua hàng cho hàng = đầu kỳ * xuất xuất bán Trị giá mua hàng Trị giá mua hàng bántrong + trong kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ kỳ Phương pháp này cĩ giá trị mang tính chính xác cao, thích hợp trong trường hợp hàng nhập cĩ chênh lệch giá trị lớn, nhưng tính tốn phức tạp trong trường hợp số lượng nhập suất lớn.  Phân bổ theo số lượng Chi phí thu CP thu mua phân + CP thu mua phát Số lượng mua phân bổ cho hàng tồn sinh trong kỳ hàng xuất bổ cho hàng đầu kỳ = * bántrong xuất bán Số lượng hàng Số lượng hàng kỳ trong kỳ tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Phương pháp này tính tốn dễ dàng nhưng cho kết quả mang tính chất tương đối vì chỉ phụ thuộc vào số lượng hàng nhập. Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 10
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng b) Tính giá hàng hĩa xuất kho Theo chuẩn mực kế tốn số 02 về hàng tồn kho, việc tính giá hàng tồn kho được xác định theo một trong 4 phương pháp sau: phương pháp thực tế đích danh, phương pháp giá đơn vị bình quân, phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) và phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO). a) Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, hàng hĩa xuất kho thuộc lơ hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lơ hàng đĩ để tính. Đây là phương án tốt nhất, nĩ tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế tốn; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nĩ tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nĩ. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp mà cĩ ít loại mặt hàng, giá trị hàng tồn kho lớn, mặt hàng ổn định và mang tính chất đơn chiếc cĩ thể theo dõi riêng và nhận diện được từng lơ hàng. Ưu điểm: - Phương pháp đơn giản và dễ tính tốn - Chi phí của hàng bán ra phù hợp - Giá trị hàng tồn kho phản ánh theo đúng giá trị thực tế của nĩ. Nhược điểm: Là phương pháp địi hỏi nhiều cơng sức nhất nên khơng phù hợp với các doanh nghiệp cĩ nhiều loại hàng. b) Phương pháp giá bình quân Theo phương pháp này, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị của từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Phương pháp bình quân cĩ thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lơ hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp cĩ tính ổn định về giá cả hàng hĩa khi nhập, xuất kho. Phương pháp bình quân gia quyền này cĩ thể được thực hiện theo cả kỳ hoặc sau mỗi lần nhập (bình quân liên hồn) + Theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 11
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ. Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế tốn hàng tồn kho căn cứ vào giá mua, giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân: Trị giá thực tế hàng hĩa + Trị giá thực tế hàng hĩa tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Giá bình quân = Cả kỳ dự trữ Số lƣợng hàng hĩa + Số lƣợng hàng hĩa tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Ưu điểm: - khá đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính tốn một lần vào cuối kỳ. Nhược điểm: - cơng tác kế tốn dồn vào cuối kỳ ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác. - chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thơng tin kế tốn ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ - Độ chính xác khơng cao + Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập(bình quân liên hồn: Sau mỗi lần nhập hàng hố, kế tốn phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng xuất giữa 2 lần nhập kế tiếp để tính giá xuất theo cơng thức sau: Đơn giá Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trƣớc lần xuất thứ i xuất kho = lần thứ i Số lƣợng hàng tồn đầu kì+Số lƣợng hàng nhập trƣớc lần xuất thứ i Ưu điểm: là khắc phục được những hạn chế của phương pháp trên Nhược điểm: Tính tốn phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều cơng sức. Do đặc điểm trên mà phương pháp này được áp dụng ở các doanh nghiệp cĩ ít chủng loại hàng tồn kho, cĩ lưu lượng nhập xuất ít. Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 12
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng cịn lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất ở thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lơ hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ cịn tồn kho. c) Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này được áp dụng nhiều, đặc biệt là trong các doanh nghiệp theo dõi đơn giá thực tế từng lần nhập. Ưu điểm: Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc cĩ xu hướng giảm, cho phép kế tốn cĩ thể tính giá hàng hĩa xuất kho kịp thời. Nhược điểm: Phương pháp này làm cho doanh thu hiện tại khơng phù hợp với những chi phí hiện tại d) Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập .Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tình theo đơn gía của những lần nhập đầu tiên. Hiện nay phương pháp này ít được áp dụng vì tình hình giá cả hiện nay luơn cĩ sự biến động điều này làm ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp theo dõi đơn giá từng lần nhập và phù hợp trong điều kiện cĩ lạm phát. Ưu điểm: Phương pháp này thích hợp trong trường hợp đơn giá thực tế hàng hĩa nhập kho trong từng lần tăng dần, đảm bảo thu hồi vốn nhanh và tồn kho ít. Nhược điểm: Chất lượng của việc tính giá phụ thuộc vào sự ổn định của giá cả hàng hĩa. Trường hợp giá cả hàng hĩa biến động mạnh thì việc xuất kho theo phương pháp này sẽ mất tính chính xác và gây bất hợp lý. Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 13
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng 1.2 Nội dung cơng tác kế tốn hàng hĩa trong doanh nghiệp thƣơng mại. 1.2.1 Kế tốn chi tiết hàng hĩa trong doanh nghiệp thƣơng mại 1.2.1.1 Phương pháp thẻ song song - Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ hàng hố theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu, hàng hĩa, thành phẩm, cơng cụ, dụng cụ cùng nhãn hiệu qui cách ở cùng một kho. Hàng ngày, khi nhận chứng từ nhập, xuất hàng hố, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất từ chứng từ vào thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dịng, mỗi ngày thủ kho ghi số tồn kho và ghi vào tồn kho. Sau khi ghi vào thẻ kho xong, thủ kho sắp xếp lại chứng từ rồi chuyển những chứng từ đĩ cho nhân viên kế tốn. Khi giao nhận, khải ký vào phiếu giao nhận chứng từ để làm cơ sở xác định trách nhiệm. - Tại phịng kế tốn: Kế tốn sử dụng số (thẻ) kế tốn chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất kho cho từng thứ hàng hố theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Định kỳ, nhân viên kế tốn xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đĩ ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế tốn kiểm tra lại chứng từ, hồn chỉnh chứng từ rồi ghi vào sổ (thẻ) chi tiết hàng hĩa. Mỗi chứng từ được ghi 1 dịng. Cuối tháng kế tốn lập bảng kê nhập- xuất- tồn trên sổ kế tốn tổng hợp, sau đĩ đối chiếu với thẻ kho, sổ kế tốn tổng hợp, và số liệu kiểm kê thực tế. Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 14
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Trình tự ghi sổ nhƣ sau (sơ đồ 1.1): Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế tốn chi tiết Bảng kê nhập – xuất - tồn Sổ kế tốn tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: Ưu điểm: Phương pháp thẻ song song đơn giản, dễ thực hiện, đảm bảo sự chính xác của thơng tin và cĩ khả năng cung cấp thơng tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. Hiện nay, phương pháp này được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phịng kế tốn cịn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng của kế tốn. Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp cĩ ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh khơng thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên mơn của các nhân viên kế tốn chưa cao Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 15
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng 1.2.1.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp này được xây dựng trên cơ sở cải tiến phương pháp thẻ song song - Tại kho:Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ hàng hố theo chỉ tiêu số lượng giống như phương pháp thẻ song song. - Tại phịng kế tốn: Kế tốn sử dụng “ Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép từng thứ hàng hố theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “ Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ hàng hố được ghi một dịng trên sổ. Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc bảng kê) để ghi vào “Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Đồng thời kế tốn thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với số liệu trên thẻ kho và trên sổ kế tốn tài chính liên quan. Trình tự ghi sổ đƣợc khái quát nhƣ sau (sơ đồ 1.2) Thẻ kho Phi ếu nhập kho Phiếu xuất kho B ảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ kế tốn tổng hợp Ghi chú: Ghi cuối ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 16
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ thực hiện do khối lượng ghi chép của kế tốn được giảm bớt vì chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: + Cĩ sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng giữa ghi chép của thủ kho và kế tốn. + Khối lượng ghi chép của kế tốn dồn vào cuối tháng quá nhiều nên ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thơng tin kế tốn cho các đối tượng khác nhau. Điều kiện áp dụng: thích hợp với các doanh nghiệp cĩ chủng loại hàng hĩa ít, khơng cĩ điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn hàng ngày. Phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế. 1.2.1.3 Phương pháp sổ số dư - Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ hàng hố theo chỉ tiêu số lượng. Đồng thời, cuối tháng thủ kho cịn ghi vào “sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của từng loại hàng hố. “Sổ số dư” do kế tốn lập cho từng kho, được mở cho cả năm. Trên “sổ số dư” hàng hố được sắp xếp theo thứ, nhĩm, loại. Sau mỗi nhĩm, loại, cĩ dịng cộng nhĩm, cộng loại. Cuối mỗi tháng. “sổ số dư”được chuyển cho thủ kho để ghi chép. - Tại phịng kế tốn: Kế tốn định kỳ xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên “ thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Sau đĩ, kế tốn ký xác nhận vào phiếu nhận chứng từ. Mở bảng kê lũy kế nhập và bảng kê lũy kế xuất. Cuối tháng căn cứ vào các bảng kê này để cộng số tiền theo từng nhĩm hàng hĩa để ghi vào Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn. Đối chiếu số liệu trên bảng lũy kế nhập – xuất – tồn với số liệu trên sổ kế tốn tổng hợp. Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 17
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Trình tự ghi sổ cĩ thể khái quát theo sơ đồ sau (sơ đồ 1.3): Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phi ếu giao nhận Phiếu giao nhận chứng từ chứng từ Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn Sổ kế tốn tổng hợp Ghi chú: Ghi cuối ngày: Ghi cuối tháng: Kiểm tra, đối chiếu: Ưu điểm: Trong điều kiện thực hiện kế tốn bằng phương pháp thủ cơng thì phương pháp sổ số dư được coi là phương pháp cĩ nhiều ưu điểm: hạn chế việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phịng kế tốn, cho phép kiểm tra thường xuyên cơng việc ghi chép ở kho, quản lý được hàng hĩa, kế tốn ghi chép đều đặn trong tháng bảo đảm cung cấp số liệu được chính xác và kịp thời, nâng cao cơng tác kế tốn. Nhược điểm: Khơng theo dõi được chi tiết đến từng loại hàng hĩa, phải căn cứ vào thẻ kho mới cĩ được số liệu về tình hình nhập – xuất – tồn của từng loại hàng hĩa. Điều kiện áp dụng: Thường xuyên áp dụng cho các doanh nghiệp cĩ nhiều chủng loại hàng hĩa, việc nhập xuất diễn ra thường xuyên, doanh nghiệp xây dựng được hệ thống giá hạch tốn và xây dựng hệ thống danh điểm Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 18
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng hàng hĩa hợp lý, trình độ chuyên mơn nghiệp vụ của cán bộ kế tốn vững vàng. 1.2.2 Kế tốn tổng hợp hàng hĩa trong doanh nghiệp thƣơng mại 1.2.2.1 Kế tốn tổng hợp hàng hĩa theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, cĩ hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn hàng hĩa trên các sổ kế tốn. Khi doanh nghiệp áp dụng việc hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên thì các tài khoản kế tốn hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện cĩ, tình hình biến động tăng, giảm hàng hĩa.Do vậy, trị giá hàng hĩa tồn kho trên sổ sách kế tốn cĩ thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế tốn. - Cơng thức tính giá hàng tồn kho: Trị giá hàng tồn = Trị giá hàng tồn + Trị giá hàng - Trị giá hàng kho cuối kỳ kho đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ Tuy hạch tốn phức tạp, tốn nhiều thời gian cơng sức và phải ghi chép nhiều sổ sách, nhưng phương pháp này cung cấp thơng tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Phương pháp này thường được áp dụng cho các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng cĩ giá trị lớn như: máy mĩc, thiết bị, hàng cĩ kỹ thuật, chất lượng cao.  Chứng từsử dụng. Phiếu nhập kho (Mẫu số: 01 – VT) Phiếu xuất kho (Mẫu số: 02 – VT) Hĩa đơn bán hàng (Mẫu số: 01GTK3/001) Các chứng từ khác cĩ liên quan  Tài khoản sử dụng.  TK 156: Hàng hĩa Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện cĩ và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hố của doanh nghiệp bao gồm hàng hố tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hố bất động sản. Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 19
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng . Bên Nợ TK 156: - Trị giá mua vào của hàng hĩa theo hĩa đơn mua hàng (Bao gồm các loại thuế khơng được hồn lại) ; - Chi phí thu mua hàng hĩa; - Trị giá hàng hĩa thuê ngồi gia cơng (gồm giá mua vào và chi phí gia cơng) - Trị giá hàng hĩa đã bán bị người mua trả lại; - Trị giá hàng hĩa phát hiện thừa khi kiểm kê; . Bên Cĩ TK 156: - Trị giá của hàng hĩa xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị phụ thuộc, thuê ngồi gia cơng, hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh; - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hĩa đã bán trong kỳ; - Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng; - Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng; - Trị giá hàng hĩa trả lại cho người bán; - Trị giá hàng hĩa phát hiện thiếu khi kiểm kê; . Số Dư bên Nợ: - Trị giá mua vào của hàng hĩa tồn kho. - Chi phí thu mua của hàng hĩa tồn kho. TK 156 cĩ 2 TK cấp 2: - Tài khoản 1561 - Giá mua hàng hố: Phản ánh trị giá hiện cĩ và tình hình biến động của hàng hố mua vào và đã nhập kho (Tính theo trị giá mua vào). - Tài khoản 1562 - Chi phí thu mua hàng hố: Phản ánh chi phí thu mua hàng hố phát sinh liên quan tới số hàng hố đã nhập kho trong kỳ và tình hình phân bổ chi phí thu mua hàng hố hiện cĩ trong kỳ cho khối lượng hàng hố đã bán trong kỳ và tồn kho thực tế cuối kỳ (Kể cả tồn trong kho và hàng gửi đi bán, hàng gửi đại lý, ký gửi chưa bán được). Chi phí thu mua hàng hố hạch tốn vào tài khoản này chỉ bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hố như: Chi phí bảo hiểm hàng hố, tiền thuê kho, thuê bến bãi,. . . chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đưa hàng hố từ nơi mua về đến kho doanh Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 20
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng nghiệp; các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hố.  TK 157: Hàng gửi đi bán: phản ánh giá trị hàng hĩa đã gửi bán cho khách hàng hoặc nhờ bán đại lý, ký gửi nhưng chưa kịp thanh tốn  TK632: Giá vốn hàng bán: phản ánh trị giá vốn của hàng hĩa  TK151: Hàng mua đang đi đường : phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng hĩa mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa nhập về kho doanh nghiệp mà đang đi trên đường. Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 21
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch tốn hàng hĩa theo phƣơng pháp kê khai thuờng xuyên. TK 121,122,131 TK 156- Hàng hĩa TK 632 NK hàng hĩa, CP thu mua Xuất HH bán, trao đổi, TK 1331 TK 157 TK33312Thuế GTGT(nếu cĩ) Xuất HH gửi bán Thuế hàng nhập khẩu TK3333 TK154 Thuế NK phải nộp Xuất HH gia cơng, chế biến TK154 TK331 HH gia cơng nhập kho Hàng giảm giá, trả lại người bán TK 412 TK133 HH nhận từ gĩp vốn TK 222,223 TK 711 HH mang đi gĩp vốn HH được biếu tặng TK 8 11 HH mang đi biếu tặng TK338 TK138 HH phát hiện thừa khi kiểm kê HH phát hiện thiếu khi kiểm kê Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 22
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng 1.2.2.2 Kế tốn tổng hợp hàng hĩa theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp khơng theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động hàng hĩa trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng hĩa tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và xuất dùng cho việc kinh doanh của doanh nghiệp. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng hĩa cuối kỳ trên sổ kế tốn tổng hợp và từ đĩ tính ra giá trị xuất bán trong kỳ. Theo phương pháp này, mọi biến động của hàng hĩa khơng theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho, giá trị hàng hĩa nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên một tài khoản riêng (TK 612 – Mua hàng). Do đĩ, độ chính xác khơng cao mặc dù tiết kiệm được cơng sức ghi chép. Phương pháp này chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hĩa cĩ giá trị thấp, thường xuyên xuất bán. Giá trị hàng hĩa = Giá trị hàng hĩa + Giá trị hàng hĩa - Giá trị hàng hĩa xuất bán trong kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ  Chứng từ, tài khoản sử dụng * Tài khoản 612- Mua hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hĩa mua vào, nhập kho hoặc đưa vào kinh doanh trong kỳ. . Bên Nợ: + Kết chuyển giá gốc hàng hố tồn kho đầu kỳ (Theo kết quả kiểm kê); + Giá gốc hàng hố mua vào trong kỳ; hàng hố đã bán bị trả lại . Bên Cĩ: + Kết chuyển giá gốc hàng hố tồn kho cuối kỳ (Theo kết quả kiểm kê); + Giá gốc hàng hố xuất sử dụng trong kỳ, hoặc giá gốc hàng hố xuất bán (Chưa được xác định là đã bán trong kỳ); + Giá gốc hàng hố mua vào trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá. Tài khoản 612 khơng cĩ số dư cuối kỳ và được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 là: Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 23
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng + Tài khoản 6121 - Mua nguyên liệu, vật liệu + Tài khoản 6122 - Mua hàng hố  Trình tự hạch tốn Trình tự hạch tốn giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch tốn tổng quát hàng hĩa theo phƣơng pháp kiểm kê địnhkỳ. TK121,122, TK612 TK156 331 Kết chuyển giá trị Hàng mua ngồi nhập kho Kết chuyển giá trị hàng tồn kho đầu kỳ hàng tồn kho cuối kỳ Chi phí thu mua hàng hĩa TK157 TK331 Kết chuyển giá trị hàng gửi Hàng được giảm giá đi bán nhưng chưa tiêu hàng mua trả lại thu đầu kỳ người bán TK157 TK3333 Thuế nhập khẩu phải Kết chuyển giá trị nộp hàng gửi bán nhưng chưa tiêu thụ cuốikỳTK 632 TK3331 TK912 Thuế GTGT hàng nhập khẩu Giá trị hàng xuất Kết chuyển giá vốn (nộp thuế theo PPTT) trong kỳ hàng bán trong kỳ Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 24
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng 1.3 Kế tốn dự phịng giảm giá hàng hĩa Việc lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho được quy định trong chuẩn mực kế tốn số 02 như sau: Cuối kỳ kế tốn, khi giá trị thuần cĩ thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá trị gốc thì phải lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phịng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch gữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần cĩ thể thực hiện được của chúng. Việc lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện cho từng mặt hàng tồn kho. Việc ước tính giá trị thuần cĩ thể thực hiện được của hàng tồn kho phải dựa trên bằng chứng tin cậy thu thập được tại thời điểm ước tính. Việc ước tính này phải tính đến sự biến động của giá cả hoặc chi phí trực tiếp liên quan đến các sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc năm tài chính, mà sự kiện này được xác nhận với các điều kiện ở thời điểm ước tính. Ngồi ra, khi ước tính giá trị thuần cĩ thể thực hiện được phải tính đến mục đích của việc dự trữ hàng tồn kho. Để hạch tốn nghiệp vụ dự phịng giảm giá hàng tồn kho, kế tốn sử dụng TK159 – Dự phịng giảm giá hàng tồn kho Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải lập khi cĩ những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần cĩ thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho. Kết cấu của TK159 – Dự phịng giảm giá hàng tồn kho như sau: . Bên Nợ: Giá trị dự phịng giảm giá hàng tồn kho được hồn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ; . Bên Cĩ: Giá trị dự phịng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ. . Số dư bên Cĩ: Giá trị dự phịng giảm giá hàng tồn kho hiện cĩ cuối kỳ. Thời điểm hồn nhập dự phịng đã lập và lập dự phịng mới được tiến hành tại thời điểm khố sổ kế tốn để lập báo cáo tài chính năm. * Nghiệp vụ hạch tốn: 1. Cuối kỳ kế tốn năm, khi lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 25
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Cĩ TK 159 - Dự phịng giảm giá hàng tồn kho. 2. Cuối kỳ kế tốn năm tiếp theo: - Nếu khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế tốn năm nay lớn hơn khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phịng giảm giá hàng tồn kho) Cĩ TK 159 - Dự phịng giảm giá hàng tồn kho. - Nếu khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế tốn năm nay nhỏ hơn khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi: Nợ TK 159 - Dự phịng giảm giá hàng tồn kho Cĩ TK 632- Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phịng giảm giá hàng tồn kho). 1.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế tốn vào cơng tác kế tốn hàng hĩa trong doanh nghiệp thƣơng mại. Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế tốn sau: - Hình thức kế tốn Nhật ký chung - Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái - Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ - Hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ - Hình thức kế tốn trên máy vi tính Trong mỗi hình thức sổ kế tốn cĩ những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế tốn. Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mơ, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế tốn, điều kiện trang bị kỹ thuật tính tốn, lựa chọn một hình thức kế tốn phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế tốn đĩ, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ , quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế tốn. 1.4.1 Hình thức kế tốn Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 26
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đĩ. Sau đĩ, lấy số liệu trên các sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức Nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung - Sổ Cái - Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết Trình tự ghi sổ kế tốn hàng tồn kho theo hình thức kế tốn Nhật ký chung (Sơđồ 1.6) 1 Chứng từ gốc (Phiếu nhập, phiếu xuất ) Sổ nhật ký Sổ, thẻ kế tốn chung chi tiết TK 156 Bảng tổng hợp Sổ cái TK 156 chi tiết TK 153, 156 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày : Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 27
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu kiểm tra : 1.3.2 Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế tốn) trên cùng một quyển sổ kế tốn tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cái là các chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại. Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ Cái gồm các loại sổ kế tốn sau: - Nhật ký – Sổ Cái - Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết Trình tự ghi sổ kế tốn hàng hĩa theo hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ Cái ( sơ đồ 1.7) Chứng từ gốc (Phiếu nhập, phiếu xuất ) Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế tốn chứng từ kế tốn chi tiết TK 156 cùng loại Bảng tổng hợp Nhật ký – Sổ cái chi tiết TK 156 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày : Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 28
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu kiểm tra : 1.3.3 Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế tốn tổng hợp là Chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế tốn tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái Chứng từ ghi sổ do kế tốn lập trên cơ sở từng chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại, cĩ cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và cĩ chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế tốn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế tốn. Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm cĩ các loại sổ kế tốn sau: - Chứng từ ghi sổ - Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ - Sổ Cái - Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết Trình tự ghi sổ kế tốn hàng hĩa theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ (Sơ đồ 1.8) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 29
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Chứng từ gốc (Phiếu nhập, phiếu xuất ) Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế tốn chứng từ kế chi tiết TK tốn cùng loại 156 Sổ đăng ký chứng từ ghi Chứng từ ghi sổ sổ Bảng tổng Sổ Cái TK 156 hợp chi tiết TK 156 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu kiểm tra : 1.3.4 Hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ: - Tập hợp và hệ thống hĩa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Cĩ của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đĩ theo các tài khoản đối ứng Nợ. Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 30
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hĩa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) - Kết hợp rộng rãi việc hạch tốn tổng hợp với hạch tốn chi tiết trên cùng một sổ kế tốn và trong cùng một quá trình ghi chép - Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập Báo cáo tài chính. Hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ gồm các loại sổ kế tốn sau: - Nhật ký chứng từ - Bảng kê - Sổ Cái - Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Trình tự ghi sổ kế tốn hàng tồn kho theo hình thức Nhật ký – Chứng từ (Sơ đồ 1.9) Chứng từ kế tốn và các bảng phân bổ ậ ổ ẻ Bảng kê số 8 Nh t ký S , th số 10 chứng từ số 8 kế tốn chi tiết TK 153,156 Bảng tổng hợp Sổ Cái TK chi tiết 156 TK 156 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 31
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu kiểm tra : 1.3.5 Hình thức kế tốn trên máy vi tính. Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tốn máy: Cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn: Hình thức kế tốn Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ; hoặc kết hợp các hình thức kế tốn theo quy định. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của hình thức kế tốn trên máy tính: phần mềm vi tính được thiết kế theo Hình thức kế tốn nào sẽ cĩ các loại sổ của hình thức kế tốn đĩ nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế tốn ghi bằng tay. Trình tự ghi sổ kế tốn hàng hĩa trên máy tính (Sơ đồ 1.10) -Phiếu nhập Sổ kế tốn -Phiếu xuất -Sổ chi tiết TK 156 -Nhật kí chung Phần -Sổ cái TK 156 mềm kế tốn Bảng tổng hợp Báo cáo tài chính chi tiết hàng hĩa Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu kiểm tra : Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 32
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY TNHH THANH BIÊN 2.1 Khái quát chung về cơng ty TNHH Thanh Biên 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Cơng ty TNHH Thanh Biên được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0200720693 do Sở kế hoạch và đầu tư cấp ngày 06/12/2006 với lĩnh vực hoạt động chủ yếu là kinh doanh thép, dịch vụ vận tải, cho thuê kho bãi Tên đăng kí: Cơng ty TNHH Thanh Biên Tên tiếng anh: Thanh Biên Limited Company Tên viết tắt: THANH BIEN CO.,LTD Trụ sở giao dịch: Km12 quốc lộ 5, xã An Hưng, huyện An Dương, Hải Phịng Mã số thuế: 0200720693 Điện thoại: 031.3587646 Fax: 031.3924493 Email: sthanhbienthao@gmail.com Người đại diện theo pháp luật: Giám đốc Trần Thị Phương Thanh. Cơng ty TNHH Thanh Biên là doanh nghiệp tư nhân cĩ tư cách pháp nhân, hạch tốn kinh tế độc lập, cĩ con dấu riêng và tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Trải qua hơn 8 năm hình thành và phát triển, với sự quản lý kinh doanh của lãnh đạo cơng ty và sự nhiệt tình của các cán bộ cơng nhân viên cơng đã đưa cơng ty ngày một phát triển, đáp ứng được nhu cầu của các đối tác làm ăn. Cơng ty đã và đang đạt được bước chuyển mình mang tính đột phá cả về mặt chất lượng cũng như quy mơ, đời sống các cán bộ, cơng nhân viên được nâng cao. Cơng ty khơng ngừng mở rộng các lĩnh vực kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường cũng như tiềm năng sẵn cĩ của mình. 2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh  Hình thức pháp lý Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 33
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Cơng ty TNHH Thanh Biên là doanh nghiệp tư nhân cĩ tư cách pháp nhân, hạch tốn kinh tế độc lập, cĩ con dấu riêng và tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Cũng như các doanh nghiệp tư nhân khác, Cơng ty TNHH Thanh Biên cịn được quyền chủ động trong quan hệ tìm kiếm việc làm, khai thác vật tư, kiểm sốt nguồn vốn và lao động cũng như kí hợp đồng kinh tế và mở tài khoản tại Ngân hàng.  Ngành nghề kinh doanh - Kinh doanh sắt thép, xi măng, vật liệu xây dựng, - Dịch vụ vận tải - Cho thuê kho bãi và lưu giữ hàng hĩa 2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý Căn cứ vào yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh, cơng ty TNHH Thanh Biên tổ chức quản lý theo mơ hình quản trị theo chức năng. Với cơ cấu này cơng việc quản trị được tiến hành theo chức năng. Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty TNHH Thanh Biên Giám đốc Phịng tài Phịng Phịng Phịng chính kinh kếhoạch hành kếtốn doanh chính tổng hợp Cơng ty TNHH Thanh Biên được tổ chức với bộ máy chặt chẽ, thống nhất. + Giám đốc: Là người điều hành hoạt động hàng ngày của cơng ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi quyết định của mình về sự phát triển của cơng ty. + Phịng tài chính kế tốn: Cĩ nhiệm vụ tổ chức các hoạt động về kế hoạch tài chính và cơng tác kế tốn theo luật của Nhà nước quy định, bao gồm: Lập kế hoạch tài chính, dự trữ ngân sách hàng năm cho từng dự án của cơng ty, tổ chức theo dõi và kinh doanh các cơng việc, chi tiêu và thực hiện các chính sách tài chính của cơng ty và của nhà nước. Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 34
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng + Phịng kinh doanh: Làm tham mưu cho Giám đốc thiết lập các kế hoạch về tồn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, xây dựng phương án kinh doanh, soạn thảo hợp đồng kinh tế. + Phịng kế hoạch: Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. + Phịng hành chính tổng hợp: quản lý, tuyển chọn cán bộ cơng nhân viên cĩ năng lực, tay nghề. Bảo quản lưu trữ con dấu, giấy tờ và cơng văn của cơng ty, cung cấp các thiết bị văn phịng, chịu trách nhiệm đối nội, đối ngoại. 2.1.4 Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty TNHH Thanh Biên 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế tốn Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo hình thức tập trung, hình thức tổ chức này được xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của cơng ty. Tồn bộ cơng tác kế tốn được thực hiện ở bộ phận kế tốn của cơng ty, từ việc thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ chi tiết đến việc lập báo cáo kế tốn. Ưu thế của việc tổ chức cơng tác kế tốn tập trung là tồn bộ thơng tin được năm bắt. Từ đĩ cĩ thể kiểm tra đánh giá, chỉ đạo kịp thời. Đặc trưng của phương pháp này là mọi nhân viên kế tốn được điều hành trực tiếp bởi kế tốn trưởng. Cơ cấu bộ máy kế tốn của cơng ty TNHH Thanh Biên: Đứng đầu là kế tốn trưởng. Kế tốn viên chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế tốn trưởng. Để phù hợp với quy mơ hoạt động sản xuất kinh doanh, gĩp phần tiết kiệm giảm lao động gián tiếp, bộ máy kế tốn của Cơng ty TNHH Thanh Biên được tổ chức như sau: Sơ đồ 2.2: Cơ cấu bộ máy của phịng Tài chính- Kế tốn Kế tốn trưởng Kế tốn Kế tốn Thủ Kế tốn Kế tốn quỹ thuế kho hàng vốn bằng cơng nợ tiền Phịng kế tốn cơng ty bao gồm: Kế tốn trưởng: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc cơng ty và Nhà nước về thơng tin kế tốn cung cấp, tổ chức điều hành cơng tác kế tốn Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 35
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng của cơng ty, đơn đốc, giám sát, hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các cơng việc do các nhân viên kế tốn thực hiện. Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm bảo quản tiền mặt, thực hiện thu chi đối với các chứng từ thanh tốn đã được phê duyệt. Kế tốn vốn bằng tiền: Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền, theo dõi thanh tốn thu chi, các thủ tục thanh tốn trong cơng ty bằng Tiền mặt và Tiền gửi Ngân hàng. Kế tốn thuế: Theo dõi hĩa đơn chứng từ đầu ra và đầu vào để phản ánh và sổ sách liên quan. Lập báo cáo cho thuế TNDN, thuế GTGT. Kế tốn kho hàng:Theo dõi tình hình nhập xuất tồn của hàng hĩa trong kho, nắm bắt được chính xác số lượng, giá trịnhập xuất tồn của hàng hố. Kế tốn cơng nợ: Theo dõi các khoản cơng nợ phải thu, phải trả trong cơng ty và giữa cơng ty với khách hàng. 2.1.4.2 Chế độ kế tốn áp dụng tại doanh nghiệp 1. Kỳ kế tốn năm bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12. 2. Chế độ kế tốn áp dụng: Chế độ kế tốn doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. 3. Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam. 4. Hình thức sổ kế tốn áp dụng: Sổ nhật ký chung. 5. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc được quy định cụ thể cho từng loại vật tư, hàng hĩa. - Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. 6. Phương pháp khấu hao TSCĐ: TSCĐ được khấu hao theo phương pháp đường thẳng. 7. Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ. 8. Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân liên hồn. Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 36
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng 2.1.4.3 Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản tại cơng ty - Áp dụng hệ thống chứng từ ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ/BTC ngày 20 tháng 03 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. - Áp dụng theo bảng hệ thống tài khoản kế tốn mới nhất theo quyết định số 15/2006 ngày 20 tháng 03 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. 2.1.4.4 Hệ thống sổ sách kế tốn và hình thức kế tốn - Hệ thống sổ kế tốn sử dụng để ghi chép và tổng hợp số liệu, các chứng từ kế tốn theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế tốn và các chế độ của Nhà nước, căn cứ vào quy mơ, đặc điểm sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Vì vậy Cơng ty sử dụng hệ thống sổ sách của hình thức “ Nhật ký chung”. Để giảm bớt thời gian ghi sổ kế tốn theo phương pháp thủ cơng cùng với việc phát triển cơng nghệ thơng tin, đáp ứng yêu cầu cùa cơng việc, cơng ty đã sử dụng phần mềm kế tốn IT-SOFT. Việc sử dụng phần mềm kế tốn giúp tiết kiệm thời gian đẩy mạnh sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm này được thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, đồng thời tích cực chặt chẽ với nhau tạo hệ thống quản trị tài chính doanh nghiệp hồn hảo. Phần mềm này cĩ thể chạy trên máy tính các mạng cục bộ cho phép nhiều người cùng chia sẻ một cơ sở dữ liệu. Hình ảnh: Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 37
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Sơ đồ trình tự kế tốn nhƣ sau ( Sơ đồ 2.3) Chứng từ gốc Phần mềm máy tính Nhật ký chung Sổ chi tiết hàng hĩa Sổ cái Sổ tổng hợp chi tiết hàng hĩa Bảng cân đối SPS Báo cáo tài chính Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 38
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế tốn trên máy tính Chứng từ kế Sổ kế tốn tốn -Sổ chi tiết -Nhật kí chung Phần -Sổ cái mềm kế tốn Bảng tổng hợp Báo cáo tài chính chứng từ kế tốn Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu kiểm tra : Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung: Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh thực tế dùng để làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi cĩ để nhập số liệu vào máy tính theo trình tự được lập sẵn trên máy. Các số liệu được xử lý thơng qua phần mềm đã được cài sẵn trên máy phân tách và đưa vào sổ cái, sổ chi tiết liên quan đến các tài khoản . Khi đến cuối kỳ, kế tốn thực hiện các bước khĩa sổ và lập báo cáo tài chính tự máy sẽ tổng hợp lên các báo cáo. Số liệu tại các sổ tổng hợp, chi tiết hay trên các báo cáo đều đảm bảo chính sách, trung thực theo thơng tin đã nhập vào. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Cĩ trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh cĩ trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ. Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 39
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng 2.1.4.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn Hệ thống báo cáo tài chính của cơng ty gồm: - Bảng cân đối kế tốn (Mẫu: B01 – DNN) - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu: B02 – DNN) - Bảng lưu chuyển tiền tệ (Mẫu: B03 – DNN) - Bảng cân đối số phát sinh (Mẫu: F01 – DNN) - Thuyết minh Báo cáo tài chính (Mẫu: B09 – DNN) - Các Báo cáo quản trị của cơng ty. 2.2 Thực trạng tổ chức kế tốn hàng hĩa tại cơng ty TNHH Thanh Biên 2.2.1.1 Thủ tục nhập xuất  Thủ tục nhập kho Căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế, lượng hàng dự trữ trong kho và đơn đặt hàng của các khách hàng, phịng kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua hàng. Khi đã tham khảo bảng báo giá hợp lý, phịng kinh doanh trình kế hoạch mua hàng lên Giám đốc xét duyệt. Nhân viên phịng kinh doanh đi mua hàng, cĩ trách nhiệm nhận hàng đầy đủ và mang hĩa đơn GTGT, Biên bản giao nhận hàng hĩa về cơng ty. Hàng hĩa được vận chuyển về kho của cơng ty (cơng ty tự vận chuyển hoặc thuê ngồi). Tại kho, thủ kho cùng kế tốn kho kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hĩa và tiến hành nhập kho. Sau khi kiểm tra về tính hợp lý, hợp pháp của hĩa đơn GTGT của hàng mua về, kế tốn kho nhập số liệu vào phần mềm kế tốn và in Phiếu nhập kho hàng hĩa. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, 1 liên chuyển cho thủ kho và 1 liên phịng kế tốn giữ. Các số liệu được xử lý thơng qua phần mềm đã được cài sẵn trên máy phân tách và đưa vào sổ cái 156, sổ chi tiết Tài khoản 156 và Bảng tổng hợp chi tiết hàng hĩa và sổ Nhật ký chung. Cách tính giá hàng hĩa nhập kho: Giá thực tế hàng = Giá ghi trên + Chi phí vận chuyển - Các khoản hĩa nhập kho hĩa đơn bốc dỡ giảm trừ Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 40
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Ví dụ 01: Theo hĩa đơn số 0002818 ngày 10/12/2013, cơng ty mua thép D8 của cơng ty TNHH Kim Khí Hà Nội, số lượng 12.134 kg, đơn giá 12.300 đ/kg, VAT 10%, cơng ty chưa thanh tốn cho người bán. Thủ tục nhập kho hàng tại Cơng ty TNHH Thanh Biên nhƣ sau: + Ơng Phạm Văn Tuấn – nhân viên giao nhận được phịng kinh doanh cử đi mua thép D8 của Cơng ty TNHH Kim Khí Hà Nội. Ơng Tuấn giao hàng cho thủ kho,giao Hĩa đơn GTGT và Biên bản giao nhận hàng hĩa cho phịng kế tốn. + Tại kho, ơng Phạm Văn Tài – Thủ kho cùng bà Nguyễn Thị Nhung– kế tốn kho tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hĩa và nhập hàng vào kho. + Bà Nguyễn Thị Nhung kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hĩa đơn GTGT số 0002818( biểu số 01) và Biên bản giao nhận hàng hĩa ( biểu số 02) , căn cứ vào đĩ nhập số liệu vào phần mềm kế tốn và in Phiếu nhập kho số 02289 ( biểu số 03). Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, 1 liên chuyển cho thủ kho và 1 liên phịng kế tốn giữ. Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 41
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 2: Giao người mua Kýhiệu: AA/12P Ngày 10 tháng 12 năm 2013 Số: 0002818 Đơn vị bán hàng: CƠNG TY TNHH KIM KHÍ HÀ NỘI Mã số thuế: : 0100100368 - 028 Địa chỉ: Km 3 Đường Phan Trọng Tuệ, xã Tam Hiệp, huyện Thanh Trì, Tp Hà Nội Số tài khoản: 33769579 tại Ngân hàng ACB, chi nhánh Thanh Trì – Hà Nội Điện thoại: 04 3296 3699 Fax: 04 3924 2699 Họ tên người mua hàng Tên đơn vị.: Cơng ty TNHH Thanh Biên Mã số thuế:0 2 0 0 7 2 0 6 9 3 Địa chỉ: Km 12 Quốc lộ 5, xã An Hưng, huyện An Dương, Tp Hải Phịng Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản. Số tài khoản STT Tên hàng hĩa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 1 Thép cuộn D8 Kg 12 134 12 300 149 248 200 Cộng tiền hàng: 149 248 200 Thuế suất GTGT: 10 % , Tiền thuế GTGT: 14 924 820 Tổng cộng tiền thanh tốn 164 173 020 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm sáu mươi tư triệu, một trăm bẩy mươi ba nghìn, khơng trăm hai mươi đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đĩng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hố đơn) (Biểu số 01 : Hĩa đơn GTGT số 0002818) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 42
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Cơng ty TNHH Kim Khí HàNộiCỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc o0o o0o BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG Ngày 10 tháng 12 năm 2013 I. Bên giao hàng : CƠNG TY TNHH KIM KHÍ HÀ NỘI MST : 0100100368 – 028 Địa chỉ : Km 3 Đường Phan Trọng Tuệ - Tam Hiệp – Thanh Trì – Hà Nội Đại diện : Phạm Tân Dũng - Chức vụ: Nhân viên giao nhận hàng Điện thoại : 04 32962699 - Fax : 04 39242699 II. Bên nhận hàng : CƠNG TY TNHH THANH BIÊN Địa chỉ :Km 12 Quốc lộ 5, xã An Hưng, huyện An Dương, TP. Hải Phịng Đại diện : Phạm Văn Tuấn - Chức vụ: Nhân viên giao nhận hàng Xe vận chuyển : 16N - 5077 Cùng nhau làm biên bản giao nhận hàng với nội dung như sau: ST Số lƣợng Trọng lƣợng Mã hàng Đơn giá Thành tiền T (cây) (Kg) 1 Thép cuộn D8 12.134 12.300 149.248.200 2 3 4 Thành tiền 149.248.200 5 Thuế VAT 10% 14.924.820 Tổng cộng 164.173.020 Bằng chữ : Một trăm sáu mươi tư triệu, một trăm bẩy mươi ba nghìn, khơng trăm hai mươi đồng ./. Biên bản được lập thành 2 bản cĩ giá trị pháp lý như nhau, bên nhận giữ 1 bản, bên giao giữ 1 bản. Bên giao hàng Bên nhận hàng (Biểu số 02:Biên bản giao nhận hàng hĩa) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 43
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Cơng ty TNHH Thanh Biên Mẫu số: 01 – VT Km 12 Quốc lộ 5 – An Hưng - (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC An Dương – Hải phịng Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày10 tháng12 năm2013 Nợ : TK 156 Số: 02289 Cĩ : TK 122 - Họ và tên người giao: Ơng Phạm Văn Tuấn - Theo Hĩa đơn số 0002818 ngày 10 tháng 12năm 2013của cơng ty TNHH Kim Khí Hà Nội Nhập tại kho: Cơng ty TNHH Thanh Biên. Số lượng Mã Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm Đơn hàng STT chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, vị Theo Thực Đơn giá Thành tiền hàng hĩa tính chứng từ nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép cuộn D8 D8 Kg 12 134 12 134 12 300 149 248 200 Cộng 12 134 12134 149 248 200 - Tổng số tiền(viết bằng chữ): Một trăm bốn chín triệu, hai trăm bốn mươi tám nghìn, hai trăm đồng. - Số chứng từ gốc kèm theo: Hĩa đơn GTGT số 0002818 Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế tốn trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Biểu số 03: Phiếu nhập kho số 02289) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 44
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Ví dụ 02: Theo hĩa đơn số 0004729 ngày 12/12/2013, cơng ty mua 12.223 kg thép cây D10 của cơng ty TNHH Nhật Tiến với đơn giá 12.500 đ/kg, VAT 10%, chưa thanh tốn cho người bán. Thủ tục nhập kho hàng tại Cơng ty TNHH Thanh Biên nhƣ sau: + Ơng Phạm Văn Tuấn – nhân viên giao nhận được phịng kinh doanh cử đi mua thép D10 của Cơng ty TNHH Cổ Phần Nhật Tiến. Ơng Tuấn giao hàng cho thủ kho,giao Hĩa đơn GTGT và Biên bản giao nhận hàng hĩa cho phịng kế tốn. + Tại kho, ơng Phạm Văn Tài – Thủ kho cùng bà Nguyễn Thị Nhung – kế tốn kho tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hĩa và nhập hàng vào kho. + Bà Nguyễn Thị Nhung kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hĩa đơn GTGT số 0004729( biểu số 04) và Biên bản giao nhận hàng hĩa ( biểu số 05), căn cứ vào đĩ nhập số liệu vào phần mềm kế tốn và in Phiếu nhập kho số 02310 ( biểu số 06). Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, 1 liên chuyển cho thủ kho và 1 liên phịng kế tốn giữ. Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 45
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 2: Giao khách hàng Kýhiệu: AA/12P Ngày 12 tháng 12 năm 2013 Số: 0004729 Đơn vị bán hàng: CƠNG TY TNHH NHẬT TIẾN Mã số thuế: : 0200919993 Địa chỉ: 95/292 Lạch Tray – Lê Chân – Hải Phịng. Số tài khoản: 60120089 tại Ngân hàng ACB, chi nhánh Quán Toan – HP Điện thoại: 0313 771 289 Fax: 0313 771 189 Họ tên người mua hàng Tên đơn vị.: Cơng ty TNHH Thanh Biên Mã số thuế: 0200720693 Địa chỉ: Km12 Quốc lộ 5, xã An Hưng, huyện An Dương, Tp Hải Phịng Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản. Số tài khoản STT Tên hàng hĩa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 1 Thép cây D10 Kg 12 223 12 500 152 787 500 Cộng tiền hàng: 152 787 500 Thuế suất GTGT: 10 % , Tiền thuế GTGT: 15 278 750 Tổng cộng tiền thanh tốn 168 066 250 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm sáu mươi tám triệu, khơng trăm sáu mươi sáu nghìn, hai trăm trăm năm mươi đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đĩng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hố đơn) ( Biểu số 04 : HDGTGT số 0004729) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 46
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc o0o BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG Hơm nay, ngày 12 tháng 12 năm 2013 I. Bên giao hàng : CƠNG TY TNHH NHẬT TIẾN MST : 0200919993 Địa chỉ : 95/292 Lạch Tray – Lê Chân – Hải Phịng Tài khoản: 60120089 tại Ngân hàng ACB, chi nhánh Quán Toan – Hải Phịng Đại diện : Phạm Trọng Thủy - Chức vụ: Nhân viên giao nhận hàng Điện thoại: 0313 771 289 - Fax : 0313 771 189 II. Bên nhận hàng : CƠNG TY TNHH THANH BIÊN Địa chỉ :Km 12 Quốc lộ 5, xã An Hưng, huyện An Dương, TP. Hải Phịng Đại diện : Phạm Thế Thái - Chức vụ: Nhân viên giao nhận hàng Xe vận chuyển : 16N - 5077 Cùng nhau làm biên bản giao nhận hàng với nội dung như sau: Số lƣợng Trọng lƣợng STT Mã hàng Đơn giá Thành tiền (cây) (Kg) 1 Thép cây D10 12.223 12.500 152.787.500 2 3 4 Thành tiền 152.787.500 5 Thuế VAT 10% 15.278.750 Tổng cộng 168.066.250 Bằng chữ : Một trăm sáu mươi tám triệu, khơng trăm sáu mươi sáu nghìn, hai trăm năm mươi đồng ./. Biên bản được lập thành 2 bản cĩ giá trị pháp lý như nhau, bên nhận giữ 1 bản, bên giao giữ 01 bản. Bên giao hàng Bên nhận hàng (Biểu số 05: Biên bản giao nhận hàng hĩa) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 47
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Cơng ty TNHH Thanh Biên Mẫu số: 01 – VT Km 12 Quốc lộ 5 – An Hưng - (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC An Dương – Hải phịng Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 12 tháng 12 năm 2013 Nợ : TK 156 Số: 02310 Cĩ : TK 331 - Họ và tên người giao: Ơng Phạm Văn Tuấn - Theo Hĩa đơn số 0004729 ngày 12 tháng 12năm 2013của cơng ty TNHH Nhật Tiến. Nhập tại kho: Cơng ty TNHH Thanh Biên. Số lượng Mã Tên, nhãn hiệu quy cách, hàng Đơn vị STT phẩm chất vật tư, dụng cụ Theo Đơn giá Thành tiền tính Thực nhập sản phẩm, hàng hĩa chứng từ A B C D 1 2 3 4 1 Thép cây D10 D10 Kg 12 223 12 223 12 500 152 787 500 Cộng 12 223 12223 152 787 500 - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm năm mươi hai triệu, bẩy trăm tám mươi bẩy nghìn, năm trăm đồng. - Số chứng từ gốc kèm theo: Hĩa đơn GTGT số 0004729 Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế tốn trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Biểu số 06: Phiếu nhập kho số 02190) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 48
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng  Thủ tục xuất kho Khi cĩ khách mua hàng, phịng kinh doanh nhận đơn hàng và chuyển cho kế tốn kho. Kế tốn kho kiểm tra xem hàng hĩa cĩ đủ khơng và tiến hành lập Phiếu xuất kho. Kế tốn sẽ nhập số lượng vào phần mềm, phần mềm sẽ tự động tính giá theo phương pháp bình quân liên hồn và in ra Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được in thành 2 bản, 1 bản chuyển xuống cho thủ kho và 1 bản phịng kế tốn giữ. Nếu bên mua hàng cĩ nhu cầu thì in thêm 1 bản cho bên mua hàng. Tại kho, thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho phịng kế tốn chuyển xuống tiến hành xuất kho. Kế tốn căn cứ vào Phiếu xuất kho lập Hĩa đơn GTGT (Giám đốc ký duyệt) và Biên bản giao nhận hàng hĩa giao cho nhân viên giao nhận hàng hĩa. Nhân viên giao nhận hàng hĩa nhận hàng và Chứng từ (gồm Hĩa đơn GTGT và Biên bản giao nhận hàng hĩa) giao cho người mua. (Cơng ty vận chuyển hoặc khách hàng tự vận chuyển). Ví dụ 03: Xuất bán hàng hĩa Theo hĩa đơn số 0004311 ngày 13/12/2013, xuất bán 752 kg thép D8 cho Cơng ty TNHH Trung Hạnh. Đơn giá bán là 12.450 đ/kg, đơn giá xuất kho phần mềm tự động tính theo phương pháp bình quân liên hồn là 12.300 đ/kg, VAT 10%. Khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt. Thủ tục xuất kho tại Cơng ty TNHH Thanh Biên nhƣ sau: + Sau khi nhận được đơn hàng của Trung Hạnh, Ơng Đồn Ngọc Thảo chuyển đơn hàng sang cho kế tốn kho. + Bà Nguyễn Thị Nhung –kế tốn kho kiểm tra lại lượng hàng hĩa và nhập số liệu vào phần mềm kế tốn rồi in Phiếu xuất kho số 03181 (biểu số 07).Phiếu xuất kho được lập thành 2 bản, 1 bản chuyển xuống cho thủ kho và 1 bản phịng kế tốn giữ. + Tại kho, Ơng Phạm Văn Tài căn cứ vào phiếu xuất kho phịng kế tốn đưa xuống và tiến hành xuất kho. + Kế tốn theo phiếu xuất kho lập hĩa đơn số 0004311 (biểu số 08), Giám đốc ký duyệt. Đồng thời kế tốn lập biên bản giao nhận hàng hĩa (biểu số 09) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 49
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng +Ơng Phạm Thế Thái – Nhân viên giao nhận ký phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận hàng hĩavà giao752kg D8cho người mua hàng của cơng ty TNHH Trung Hạnh.Kế tốn giaohĩa đơn GTGT cho khách hàng (cĩ chữ ký của người mua). Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 50
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Cơng ty TNHH Thanh Biên Mẫu số: 02 – VT Km 12 Quốc lộ 5 – An Hưng - (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC An Dương – Hải phịng Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 13 tháng 12 năm 2013 Nợ : TK 632 Số: 03181 Cĩ : TK 156 - Họ và tên người nhận: Ơng Phạm Thế Thái - Lý do xuất kho: Xuất bán cho cơng ty TNHH Trung Hạnh Xuất tại kho: Cơng ty TNHH Thanh Biên. Số lượng Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm Mã Đơn STT chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng vị Thực Đơn giá Thành tiền Yêu cầu hàng hĩa tính xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép cuộn D8 D8 Kg 752 752 12 300 9 249 600 Cộng 752 752 9 249 600 - Tổng số tiền(viết bằng chữ): Chín triệu, hai trăm bốn mươi chín nghìn, sáu trăm đồng. - Số chứng từ gốc kèm theo: HD GTGT số 0004311 Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận hàng Thủ kho Kế tốn trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Biểu số 07: Phiếu xuất kho số 03181) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 51
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 3: Lưu hành nội bộ Kýhiệu: AA/12P Ngày 13 tháng 12 năm 2013 Số: 00004311 Đơn vị bán hàng: CƠNG TY TNHH THANH BIÊN Mã số thuế: : 0200720693 Địa chỉ: Km12 - Quốc lộ 5 – An Hưng – An Dương – Hải Phịng Số tài khoản: 2 5 0 6 5 0 3 9 tại Ngân hàng ACB, chi nhánh Quán Toan – Hải Phịng Điện thoại: 0313 587 646 Fax: 0313 924 493 Họ tên người mua hàng Tên đơn vị.: Cơng ty TNHH Trung Hạnh Mã số thuế: 0200453141 Địa chỉ: Thơn Ngọc Khê, xã Phù Ninh, huyện Thủy Nguyên, Tp Hải Phịng Hình thức thanh tốn: Tiền mặt. Số tài khoản STT Tên hàng hĩa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 1 Thép cuộn D8 Kg 752 12 450 9 362 400 Cộng tiền hàng: 9 362 400 Thuế suất GTGT: 10 % , Tiền thuế GTGT: 936 240 Tổng cộng tiền thanh tốn 10 298 640 Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu, hai trăm chín mươi tám nghìn, sáu trăm bốn mươi đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đĩng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hố đơn) ( Biểu số 08: HDGTGT số 0004311) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 52
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc o0o BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG Hơm nay, ngày 13 tháng 12 năm 2013 I. Bên giao hàng : CƠNG TY TNHH THANH BIÊN MST : 0 2 0 0 7 2 0 6 9 3 Địa chỉ : Km12 – QL5 – An Hưng – An Dương – Hải Phịng Tài khoản : 2 5 0 6 5 0 3 9 tại Ngân hàng ACB, chi nhánh Quán Toan – HP Đại diện : Đồn Ngọc Thảo - Chức vụ: Nhân viên giao nhận hàng Điện thoại : 0313 587 646 - Fax : 0313 924 493 II. Bên nhận hàng : CƠNG TY TNHH TRUNG HẠNH Địa chỉ :Thơn Ngọc Khuê, xã Phù Ninh, huyện Thủy Nguyên, TP. Hải Phịng Đại diện: Phạm Văn Tuấn - Chức vụ : Nhân viên giao nhận hàng Xe vận chuyển : 16 L - 2078 Cùng nhau làm biên bản giao nhận hàng với nội dung như sau: Số Trọng ST Mã hàng lƣợng lƣợng Đơn giá Thành tiền T (cây) (Kg) 1 Thép cuộn D8 752 12.450 9.362.400 2 3 5 Thành tiền 9.362.400 6 Thuế VAT 10% 936.240 Tổng cộng 10.298.640 Bằng chữ :Mươi triệu, hai trăm, chín mươi tám nghìn, sáu trăm bốn mươi đồng. Biên bản được lập thành 2 bản cĩ giá trị pháp lý như nhau, bên nhận giữ 1 bản, bên giao giữ 1 bản. Bên giao hàng Bên nhận hàng (Biểu số 09: Biên bản giao nhận hàng hĩa) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 53
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Ví dụ 04: Xuất bán hàng hĩa Theo hĩa đơn số 0004312 ngày 13/12/2013, xuất bán 6470 kg thép D10 cho Cơng ty TNHH Trung Hạnh. Đơn giá xuất bán là 12.650 đ/kg, đơn giá xuất kho phần mềm tự động tính theo phương pháp bình quân liên hồn là 12.500 đ/kg, VAT 10%. Khách hàng thanh tốn bằng chuyển khoản. Thủ tục xuất kho tại Cơng ty TNHH Thanh Biên nhƣ sau: + Sau khi nhận được đơn hàng của Trúc Mai, Ơng Đồn Ngọc Thảo chuyển đơn hàng sang cho kế tốn kho. + Bà Nguyễn Thị Nhung – kế tốn kho kiểm tra lại lượng hàng hĩa, nhập số lượng vào phần mềm kế tốn và in Phiếu xuất kho số 03182 (biểu số 10). Phiếu xuất kho được lập thành 2 bản, 1 bản chuyển xuống cho thủ kho và 1 bản phịng kế tốn giữ. + Tại kho, Ơng Phạm Văn Tài căn cứ vào phiếu xuất kho phịng kế tốn đưa xuống và tiến hành xuất kho. + Kế tốn theo phiếu xuất kho lập hĩa đơn số 0004312 (biểu số 12), kế tốn trưởng ký duyệt. Đồng thời kế tốn lập biên bản giao nhận hàng hĩa (biểu số 12) +Ơng Phạm Thế Thái – Nhân viên giao nhận ký phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận hàng hĩa và giao 6470 kg D10 cho người mua hàng của cơng ty TNHH Trúc Mai. Kế tốn giao Hĩa đơn GTGT cho khách hàng (cĩ chữ ký của người mua hàng). Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 54
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Cơng ty TNHH Thanh Biên Mẫu số: 02 - VT Km 12 Quốc lộ 5 – An Hưng - (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC An Dương – Hải phịng Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 13 tháng 12 năm 2013 Nợ : TK 632 Số: 03182 Cĩ : TK 156 - Họ và tên người nhận: Ơng Phạm Thế Thái - Lý do xuất kho: Xuất bán cho cơng ty TNHH Trúc Mai Xuất tại kho: Cơng ty TNHH Thanh Biên. Lơ: ngày 12/12 nhập của Cơng ty TNHH Nhật Tiến Số lượng Mã Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm Đơn hàng STT chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, vị Thực Đơn giá Thành tiền Yêu cầu hàng hĩa tính xuất A B C D 1 2 3 4 D1 1 Thép cây D10 Kg 6 470 6 470 12 500 80 875 000 0 Cộng 6 470 6 470 80 875 000 - Tổng số tiền : Chín triệu, hai trăm bốn mươi chín nghìn, sáu trăm đồng. - Số chứng từ gốc kèm theo: HD GTGT số 0004312 Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận hàng Thủ kho Kế tốn trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Biểu số 10: Phiếu xuất kho số 03182) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 55
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 3: Lưu hành nội bộ Kýhiệu: AA/12P Ngày 13 tháng 12 năm 2013 Số: 00004312 Đơn vị bán hàng: CƠNG TY TNHH THANH BIÊN Mã số thuế: : 0200720693 Địa chỉ: Km12 - Quốc lộ 5 – An Hưng – An Dương – Hải Phịng Số tài khoản: 2 5 0 6 5 0 3 9 tại Ngân hàng ACB, chi nhánh Quán Toan – Hải Phịng Điện thoại: 0313 587 646 Fax: 0313 924 493 Họ tên người mua hàng Tên đơn vị.: Cơng ty TNHH Trúc Mai Mã số thuế: 0200632870 Địa chỉ: Thơn Nam Hịa, xã An Hưng, huyện An Dương, Tp Hải Phịng Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản. Số tài khoản STT Tên hàng hĩa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4x5 1 Thép cây D10 Kg 6470 12 650 81 845 500 Cộng tiền hàng: 81 845 500 Thuế suất GTGT: 10 % , Tiền thuế GTGT: 8 184 550 Tổng cộng tiền thanh tốn 90 030 050 Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi triệu, khơng trăm ba mươi nghìn, khơng trăm năm mươi đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đĩng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hố đơn) (Biểu số 12: HD GTGT số 0004312) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 56
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc o0o BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG Hơm nay, ngày 13 tháng 12 năm 2013 I. Bên giao hàng : CƠNG TY TNHH THANH BIÊN MST : 0 2 0 0 7 2 0 6 9 3 Địa chỉ : Km12 – QL5 – An Hưng – An Dương – Hải Phịng Tài khoản : 2 5 0 6 5 0 3 9 tại Ngân hàng ACB, chi nhánh Quán Toan – HP Đại diện : Đồn Ngọc Thảo - Chức vụ: Nhân viên giao nhận hàng Điện thoại : 0313 587 646 Fax : 0313 924 493 II. Bên nhận hàng : CƠNG TY TNHH TRƯC MAI Địa chỉ : Thơn Nam Hịa, xã An Hưng, huyện An Dương, TP. Hải Phịng Đại diện : Ơng Trần Thịnh Đạt - Chức vụ: Nhân viên giao nhận hàng Xe vận chuyển : 16 N - 5077 Cùng nhau làm biên bản giao nhận hàng với nội dung như sau: ST Số lƣợng Trọng lƣợng Mã hàng Đơn giá Thành tiền T (cây) (Kg) 1 Thép cây D10 6.470 12.650 81.845.500 2 3 5 Thành tiền 81.845.500 6 Thuế VAT 10% 8.184.550 Tổng cộng 90.030.050 Bằng chữ : Chín mươi triệu, khơng trăm ba mươi nghìn, khơng trăm năm mươi đồng ./. Biên bản được lập thành 2 bản cĩ giá trị pháp lý như nhau, bên nhận giữ 1 bản, bên giao giữ 1 bản. Bên giao hàng Bên nhận hàng (Biểu số 12: Biên bản giao nhận hàng hĩa) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 57
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng 2.2.1.2 Phương pháp kế tốn chi tiết hàng hĩa tại cơng ty TNHH Thanh Biên Một trong những yêu cầu của cơng tác quản lý hàng hĩa địi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho cho từng nhĩm, từng loại hàng hĩa cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế tốn chi tiết hàng hĩa Cơng ty sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Hạch tốn chi tiết hàng hĩa là việc hạch tốn kết hợp giữa kho và phịng kế tốn nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại hàng hĩa cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Kế tốn chi tiết ở Cơng ty sử dụng phương pháp thẻ song song và cĩ một số điều chỉnh cho phù hợp với chương trình quản lý hàng hĩa. Để tổ chức thực hiện được tồn bộ cơng tác kế tốn hàng hĩa nĩi chung và kế tốn chi tiết hàng hĩa nĩi riêng, thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế tốn để phản ánh tất cả các nghiệp vụ cĩ liên quan đến nhập, xuất hàng hĩa. Chứng từ kế tốn là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế tốn. Để đảm bảo cung cấp thơng tin nhanh và thơng tin định kỳ về tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hố cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền theo từng thứ (mặt hàng), từng nhĩm, từng loại ở từng nơi bảo quản, sử dụng hàng hố, tại cơng ty TNHH Thanh Biên hạch tốn chi tiết hàng hố phải đảm bảo các yêu cầu sau: 1. Tổ chức hạch tốn chi tiết hàng hố ở từng kho và ở bộ phận kế tốn của doanh nghiệp. 2. Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại, nhĩm, thứ (mặt hàng) của hàng hố cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. 3. Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số liệu kế tốn chi tiết với số liệu hạch tốn chi tiết ở kho; giữa số liệu kế tốn chi tiết với số liệu kế tốn tổng hợp hàng hố. 4. Cung cấp kịp thời các thơng tin cần thiết hàng ngày, tuần kỳ theo yêu cầu quản trị hàng hố. Trách nhiệm quản lý hàng hố trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều bộ phận, nhưng việc quản lý trực tiếp nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hố do thủ kho và bộ phận kế tốn hàng tồn kho đảm nhận. Vì vậy giữa thủ kho và kế tốn phải cĩ Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 58
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng sự liên hệ, phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để hạch tốn chi tiết hàng hố. Vì vậy, cơng ty TNHH Thanh Biên đã dùng phương pháp thẻ song song. Sơ đồ 2.5: Quá trình hạch tốn theo phƣơng pháp thẻ song song Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế tốn chi tiết Bảng kê nhập – xuất - tồn Sổ kế tốn tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra + Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm hàng hố ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế tốn lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trước khi giao cho thủ kho ghi chép. Hàng ngày khi cĩ nghiệp vụ nhập, xuất vật tư, hàng hố thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu phát hàng hố. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lượng nhập, xuất vật tư, hàng hố vào thẻ kho của thứ hàng hố cĩ liên quan. Mỗi chứng từ được ghi một dịng trên thẻ kho, cuối ngày thẻ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột “tồn” của thẻ kho. + Tại phịng kế tốn: Hàng ngày, nhân viên kế tốn xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đĩ ký xác nhận vào thẻ kho. Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 59
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Tại phịng kế tốn, nhân viên kế tốn kho thực hiện việc kiểm tra chứng từ, hồn chỉnh chứng từ rồi so sánh, đối chiếu với số liệu trên máy tính mà kế tốn đã nhập khi lập Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Cuối tháng, in ra sổ chi tiết hàng hố, mỗi chứng từ được ghi 1 dịng. Sổ chi tiết được mở cho từng loại hàng hĩa tương tự thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Cuối tháng, kế tốn đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với số liệu trên thẻ kho tương ứng, nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu. Đồng thời in Bảng kê nhập, xuất, tồn kho theo từng loại hàng hố và lập Bảng tổng hợp chi tiết hàng hĩa. Bảng kê nhập, xuất, tồn cĩ thể được sử dụng như một báo cáo vật tư, hàng hố cuối tháng. Các nhật kí sổ tổng hợp, sổ chi tiết đều được khai báo trong máy vi tính theo đúng các mẫu sổ sách theo quy định của chế độ kế tốn hiện hành. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày hoặc các bút tốn kết chuyển thực hiện vào cuối tháng. Các bộ phận kế tốn cĩ nhiệm vụ in các bảng kê, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các nhật kí, kiểm tra tính chính xác và hợp lý của số liệu, thực hiện quan hệ đối chiếu giữa các bộ phận và các sổ cĩ liên quan, lưu trữ sổ sách đúng chế độ quy định. Theo VD 02: Theo hĩa đơn số 0004729 ngày 12/12/2013, cơng ty mua 12.223 kg D10 của cơng ty TNHH Nhật Tiến với đơn giá 12.500 đ/kg, VAT 10%, chưa thanh tốn cho người bán. Quy trình hạch tốn tại cơng ty TNHH Thanh Biên: Khi hàng về, ơng Phạm Văn Tài – thủ kho tiến hành kiểm tra hàng hĩa, đối chiếu với Hĩa đơn GTGT và Biên bản giao nhận hàng hĩa của cơng ty TNHH Nhật Tiến tiến hành nhập kho và ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho (Biểu số 13). Tại phịng kế tốn, Bà Nguyễn Thị Nhung – kế tốn kho thực hiện việc kiểm tra chứng từ, hồn chỉnh chứng rồi đối chiếu, so sánh với số liệu trên phần mềm kế tốn đã nhập khi lập Phiếu nhập kho số 02310. Khi lập Phiếu nhập kho, kế tốn vào phần mềm, chọn “ Kế tốn hàng hĩa thành phẩm” => chọn “ Phiếu nhập hàng” => chọn “ mới” để nhập số liệu vào phần mềm, sau đĩ kế tốn chọn nút “nhận” để lưu lại (hình 2.2). Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 60
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Cuối tháng, kế tốn vào “Báo cáo” chọn “Sổ chi tiết hàng hố” nhập ngày tháng và loại hàng hĩa cần kết xuất số liệu và chọn “In” (Biểu số 15), mỗi chứng từ được ghi 1 dịng. mỗi chứng từ được ghi 1 dịng. Sổ chi tiết được mở cho từng danh điểm hàng hố tương tự thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Kế tốn đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với số liệu trên thẻ kho tương ứng, nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu. Đồng thời, kế tốn in Bảng tổng hợp chi tiết hàng hĩa( Biểu số 17) Theo ví dụ 03: Xuất bán hàng hĩa Theo hĩa đơn số 00004311 ngày 13/12/2013, xuất bán 752 kg thép D8 cho Cơng ty TNHH Trung Hạnh. Đơn giá xuất bán là 12.450 đ/kg, đơn giá xuất kho phần mềm tự động tính theo phương pháp bình quân liên hồn là 12.300 đ/kg, VAT 10%. Khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt. Quy trình hạch tốn tại cơng ty TNHH Thanh Biên: Khi cĩ phiếu xuất kho chuyển xuống, ơng Phạm Văn Tài – thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho tiến hành xuất kho và ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho (Biểu số 14). Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 61
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Tại phịng kế tốn, Bà Nguyễn Thị Nhung – kế tốn kho thực hiện việc kiểm tra chứng từ, hồn chỉnh chứng từ rồi đối chiếu, so sánh với số liệu trên phần mềm kế tốn đã nhập khi lập Phiếu xuất kho số 03181. Khi lập Phiếu xuất kho, kế tốn vào phần mềm, chọn “ Kế tốn hàng hĩa thành phẩm” => chọn “ Hĩa đơn bán hàng giá bình quân” => chọn “ mới” để nhập số liệu vào phần mềm, sau đĩ kế tốn chọn nút “nhận” để lưu lại (hình 2.3). Cuối tháng. kế tốn vào “Báo cáo” chọn “Sổ chi tiết hàng hố” nhập ngày tháng và loại hàng hĩa cần kết xuất số liệu và chọn “In” (Biểu số 16), mỗi chứng từ được ghi 1 dịng. Sổ chi tiết được mở cho từng danh điểm hàng hố tương tự thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Kế tốn đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với số liệu trên thẻ kho tương ứng, nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu. Đồng thời, kế tốn in Bảng tổng hợp chi tiết hàng hĩa( Biểu số 17) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 62
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng CƠNG TY TNHH THANH BIÊN Mẫu số S09 – DNN Km12 Quốc lộ 5- An Hƣng – (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC An Dƣơng – Hải Phịng ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO - Ngày lập thẻ: 01/12/2013- Tờ số: 3/12 - Tên hàng hĩa : Thép cây D10 - Mã số: D10 - Đơn vị tính: Kilogam (Kg) Số hiệu Ký S Số lượng chứng từ Ngày xác ố Ngày Diễn giải nhập nhận T tháng Nhập Xuất xuất Nhập Xuất Tồn của kế T tốn A B C D E F 1 2 3 G 20 266 Nhập hàng 5 PNK0 12 12/12 cơng ty Nhật 12/12 22.365 6 2310 223 Tiến Xuất hàng 9 PXK03 13/12 bán cho CT 13/12 6 470 21.005 6 182 Trúc Mai 300 312 Cộng cuối kỳ 8 626 692 332 - Sổ này cĩ 100 trang, đánh từ trang 01 đến trang 100 - Ngày mở sổ: 01/12/2013 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Thủ kho Kế tốn trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đĩng dấu) (Biểu số 13: Thẻ kho D10) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 63
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng CƠNG TY TNHH THANH BIÊN Mẫu số S09 – DNN Km12 Quốc lộ 5- An Hƣng – (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC An Dƣơng – Hải Phịng ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO - Ngày lập thẻ: 01/12/2013 - Tờ số: 5/12 - Tên hàng hĩa : Thép cuộn D8 - Mã số: D8 - Đơn vị tính: Kilogam (Kg) Số hiệu Ký S Ngà Ngà Số lượng chứng từ xác ố y y Diễn giải nhận T Thá nhập Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn của kế T ng xuất tốn A B C D E F 1 2 3 G 26 369 Nhập hàng 4 10/1 PNK02 10/1 cơng ty Kim 12 134 32.625 3 2 289 2 Khí Hà Nội Xuất hàng 9 13/1 PXK03 13/1 bán cho CT 752 25.025 7 2 181 2 Trung Hạnh 212 186 Cộng cuối kỳ 52 840 692 221 - Sổ này cĩ 100 trang, đánh từ trang 01 đến trang 100 - Ngày mở sổ: 01/12/2013 Ngày 31tháng 12 năm 2013 Thủ kho Kế tốn trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đĩng dấu) (Biểu số 14: Thẻ kho D8) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 64
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Cơng ty TNHH Thanh Biên Mẫu số: S12- DN Km12-Ql5- An Hƣng- An Dƣơng- Hải Phịng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HĨA) Tài khoản: 156 Tên, quy cách vật liệu, dụng cụ (sản phầm, hàng hĩa): Thép D10 Mã số vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hĩa): D10 ĐVT: Kg Tháng 12 năm 2013 Chứng từ Diễn giải TK đối Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày ứng SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền hiệu tháng A B C D 1 2 3=1*2 4 5=4*1 6 7=6*1 SDĐK 12.470 20.266 252.717.020 NK02 12/12 Nhập kho thép 331 12.500 12.223 152.787.500 38.592 479.235.720 310 D10của Nhật Tiến NK02 12/12 Nhập kho thép D10 331 12.500 30.321 379.012.500 68.913 858.248.220 312 Vinausteel . XK03 13/12 Xuất kho D10 bán 632 12.500 6.470 80.875.000 35.639 442.122.500 182 cho Trúc Mai Cộng PS tháng X X 300.692 3.755.643.080 312.332 3.901.026.680 X X SDCK X 12.443 X X X X 8.626 107.333.420 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngƣời lập biểu Kế tốn trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đĩng dấu) (Biểu số 15: Sổ chi tiết hàng hĩa D10) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 65
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Cơng ty TNHH Thanh Biên Mẫu số: S12- DN Km12-Ql5- An Hưng- An Dương- Hải Phịng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HĨA) Tài khoản: 156 Tên, quy cách vật liệu, dụng cụ (sản phầm, hàng hĩa): Thép D8 trơn Mã số vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hĩa): D8 ĐVT: Kg Tháng 12 năm 2013 Chứng từ Diễn giải TK Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày đối SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền tháng ứng A B C D 1 2 3=1*2 4 5=4*1 6 7=6*1 SDĐK 12380 26.369 326.448.220 NK02289 10/12 Nhập kho thép D8 331 12.300 12.134 149.248.200 38.592 479.235.720 của KKHN NK02290 10/12 Nhập kho thép D8 331 12.300 28.561 351.300.300 67.153 830.536.020 Vinausteel . XK03181 13/12 Xuất kho D8 bán 131 12.300 752 9.362.400 40.407 497.006.100 cho Trung Hạnh Cộng PS tháng X X 212.692 2.622.492.360 186.221 2.296.104.930 X X SDCK X 12.330 X X X X 52.840 651.517.200 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngƣời lập biểu Kế tốn trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đĩng dấu) (Biểu số 16: Sổ chi tiết hàng hĩa D8) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 66
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng CƠNG TY TNHH THANH BIÊN Mẫu số S12-DN Km12 Quốc lộ 5 – An Hƣng – (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC An Dƣơng – Hải Phịng ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HĨA Tài khoản: 156 Tháng 12 năm 2013 Tên, quy cách vật Số tiền liệu, dụng cụ, Tồn Nhập Xuất Tồn STT sảnphẩm, hàng đầu kỳ trong kỳ trong kỳ cuối kỳ hố A B 1 2 3 4 1 Thép cuộn D6 220.269.362 2.652.268.220 2.712.362.589 160.174.993 2 Thép cuộn D8 326.448.220 2.662.492.360 2.296.104.930 651.517.200 3 Thép cây D10 252.717.020 3.755.643.080 3.901.026.680 107.333.420 4 Thép cây D12 26.253.152 1.966.332.285 1.900.236.596 92.348.841 Cộng 2.226.352.220 15.265.225.241 16.226.652.154 1.264.925.307 Ngày 31 tháng12năm 2013 Ngƣời lập Kế tốn trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Biểu số 17: Bảng tổng hợp chi tiết hàng hĩa) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 67
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng 2.2.2 Kế tốn tổng hợp hàng hĩa tại cơng ty TNHH Thanh Biên Hiện nay Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Cơng ty là một cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và thực hiện hạch tốn hàng hố theo hình thức Nhật ký chung. 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng  Phiếu nhập kho (Mẫu số: 01 – VT)  Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT)  Hĩa đơn GTGT (Mẫu số: 01GTKT3/001)  Biên bản giao nhận vật tư, hàng hĩa  Hợp đồng mua bán hàng hĩa 2.2.2.2 Tài khoản sử dụng o TK 156 - Hàng hĩa o TK 131 - Phải thu khách hàng o TK 331 – Phải trả người bán o Các TK liên quan khác 2.2.2.3 Quy trình hạch tốn Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn trên máy tính -Phiếu nhập Sổ kế tốn -Phiếu xuất -Sổ chi tiết TK 156 -Nhật kí chung Phần -Sổ cái TK 156 mềm kế tốn Bảng tổng hợp Báo cáo tài chính chi tiết hàng hĩa Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu kiểm tra : Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 68
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Hàng ngày, kế tốn nhập số liệu vào phần mềm kế tốn khi lập Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Các số liệu được xử lý thơng qua phần mềm đã được cài sẵn trên máy phân tách và đưa vào sổ cái TK156, sổ chi tiết TK 156 và các sổ liên quan đến các tài khoản . Khi đến cuối tháng, cuối kì kế tốn, kế tốn thực hiện các bước khĩa sổ và lập báo cáo tài chính tự máy sẽ tổng hợp lên các báo cáo. Số liệu tại các sổ tổng hợp, chi tiết hay trên các báo cáo đều đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã nhập vào. Theo ví dụ 01: Theo HD số 0002818 ngày 10/12/2013, cơng ty mua 12.134 kg D8 của cơng ty TNHH Kim Khí Hà Nội, đơn giá 12.300 đ/kg, VAT 10 %, cơng ty chưa thanh tốn cho người bán. Khi lập Phiếu nhập kho số 02289, kế tốn vào phần mềm, chọn “ Kế tốn hàng hĩa thành phẩm” => chọn “ Phiếu nhập hàng” => chọn “ mới” để nhập số liệu vào phần mềm, sau đĩ kế tốn chọn nút “nhận” để lưu lại (hình 2.1). Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 69
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Sau khi nhập số liệu vào phần mềm, phầm mềm xử lý số liệu, kế tốn vào “ Báo cáo” => vào “ Báo cáo hình thức Nhật ký chung” và chọn “ Sổ Nhật ký chung”, nhập ngày tháng cần kết xuất và in sổ nhật ký chung (biểu số 16), chọn “Sổ cái” , nhập ngày tháng cần kết xuất, Mã TK:156 và in Sổ cái (Biểu số 17). Cuối kỳ in báo cáo tài chính và bảng cân đối số phát sinh. Đồng thời kế tốn kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu với chứng từ gốc. Theo ví dụ 2: Theo hĩa đơn số 0004729 ngày 12/12/2013, cơng ty mua 12.223 kg D10 của cơng ty TNHH Nhật Tiến với đơn giá 12.500 đ/kg, VAT 10%, chưa thanh tốn cho người bán. Khi lập Phiếu nhập kho số 02310, kế tốn vào phần mềm, chọn “ Kế tốn hàng hĩa thành phẩm” => chọn “ Phiếu nhập hàng” => chọn “ mới” để nhập số liệu vào phần mềm, sau đĩ kế tốn chọn nút “nhận” để lưu lại (hình 2.2). Sau khi nhập số liệu vào phần mềm, phầm mềm xử lý số liệu, kế tốn vào “ Báo cáo” => vào “ Báo cáo hình thức Nhật ký chung” và chọn “ Sổ Nhật ký chung”, nhập ngày tháng cần kết xuất và in sổ nhật ký chung (biểu số 16), chọn “Sổ cái” , nhập ngày tháng cần kết xuất, Mã TK:156 và in Sổ cái (Biểu số Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 70
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng 17). Cuối kỳ in báo cáo tài chính và bảng cân đối số phát sinh. Đồng thời kế tốn kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu với chứng từ gốc. Theo ví dụ 03: Xuất 752 kg D8 cho cơng ty TNHH Trung Hạnh theo Hĩa đơn số 0004311 ngày 13/12/2013 với đơn giá là 12.450 đ/kg, VAT 10%, giá vốn xuất kho phần mềm tự động tính theo phương pháp bình quân liên hồn là 12.300 đ/kg,khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt. Khi lập Phiếu xuất kho số 03181, kế tốn chọn “ Kế tốn hàng hĩa, thành phẩm” => chọn “Hĩa đơn bán hàng giá bình quân” => chọn “Mới” => kế tốn nhập số liệu vào phần mềm => kế tốn chọn nút “cập nhật giá vốn” để phần mềm tự động tính giá vốn hàng bán =>sau đĩ chọn nút “nhận” để xuất bán hàng hĩa (hình 2.3) Sau khi nhập số liệu vào phần mềm, phầm mềm xử lý số liệu, kế tốn vào “ Báo cáo” => vào “ Báo cáo hình thức Nhật ký chung” và chọn “ Sổ Nhật ký chung”, nhập ngày tháng cần kết xuất và in sổ nhật ký chung (biểu số 18), chọn “Sổ cái” , nhập ngày tháng cần kết xuất, Mã TK:156 và in Sổ cái (Biểu số 19). Cuối kỳ in báo cáo tài chính và bảng cân đối số phát sinh. Đồng thời kế tốn kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu với chứng từ gốc. Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 71
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Theo ví dụ 04: Xuất 6470 kg D10 cho cơng ty TNHH Trúc Mai theo Hĩa đơn số 0004312 ngày 13/12/2013 với giá 12.650 đ/kg, giá vốn xuất kho phần mềm tự động tính theo phương pháp bình quân liên hồn là 12.500 đ/kg, VAT 10%, chưa thu tiền. Khi lập Phiếu xuất kho số 03182, kế tốn chọn “ Kế tốn hàng hĩa, thành phẩm” => chọn “Hĩa đơn bán hàng giá bình quân” => chọn “Mới” => kế tốn nhập số liệu vào phần mềm => kế tốn chọn nút “cập nhật giá vốn” để phần mềm tự động tính giá vốn hàng bán =>sau đĩ chọn nút “nhận” để xuất bán hàng hĩa (hình 2.4). Sau khi nhập số liệu vào phần mềm, phầm mềm xử lý số liệu, kế tốn vào “ Báo cáo” => vào “ Báo cáo hình thức Nhật ký chung” và chọn “ Sổ Nhật ký chung”, nhập ngày tháng cần kết xuất và in sổ nhật ký chung (biểu số 18), chọn “Sổ cái” , nhập ngày tháng cần kết xuất, Mã TK:156 và in Sổ cái (Biểu số 19). Cuối kỳ in báo cáo tài chính và bảng cân đối số phát sinh. Đồng thời kế tốn kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu với chứng từ gốc. Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 72
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Cơng ty TNHH Thanh Biên Mẫu số: S03 – DN Km12-Ql5- An Hƣng- An (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Dƣơng- Hải Phịng Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 12 năm 2013 Đơn vị tính: VND Ngày Chứng từ Số Số tiền tháng Số Ngày, hiệu Diễn giải ghi sổ hiệu tháng TK Nợ Cĩ ĐƯ A B C D H 1 2 Số trang trước chuyển sang 608.265.216 608.265.216 10/12/ NK0 10/12/ Nhập kho thép D8 156 149.248.200 2013 2289 2013 Vinausteel của KKHN 133 14.924.820 331 164.173.020 10/12/ NK0 10/12/ Nhập kho thép D8 156 355.584.450 2013 2290 2013 Vinausteel 133 35.558.445 331 391.142.895 12/12/ NK0 12/12/ Nhập hàng D10 của cơng ty 156 152.787.500 2013 2310 2013 Nhật Tiến 133 15.278.750 331 168.066.250 12/12/ UNC 12/12/ Chuyển khoản trả tiền cơng 331 200.000.000 2013 2612 2013 ty Nhật Tiến 122 200.000.000 12/12/ PC22 12/12/ Tạm ứng cho nhân viên đi 141 20.000.000 2013 96 2013 sửa chữa xe 16N-1845 121 20.000.000 13/12/ XK0 13/12/ Xuất kho D8 bán hàng cho 632 9.249.600 2013 3181 2013 cơng ty Trung Hạnh 156 9.249.600 13/12/ XK0 13/12/ Xuất kho D10 bán cho cơng 632 80.875.000 2013 3182 2013 ty Trúc Mai 156 80.875.000 13/12/ PC23 13/12/ Trả tiền điện tháng 10 642 12.223.260 2013 21 2013 133 1.222.326 121 13.445.586 Tổng cộng 707.801.843.251 707.801.843.25 1 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngƣời ghi sổ Kế tốn trƣởng Thủ trƣởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đĩng dấu) (Biểu số 18: Sổ Nhật ký chung) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 73
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng Cơng ty TNHH Thanh Biên Mẫu số: S03a – DN Km12-Ql5- An Hƣng- An (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Dƣơng- Hải Phịng Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI (Dùng cho hình thức Nhật kí chung) Tháng 12 năm 2013 Tên TK: Hàng hĩa Số hiệu TK: 156 NT Chứng từ Số Số tiền ghi SH NT Diễn giải hiệu sổ TK Nợ Cĩ ĐƯ Số dư đầu kì 2.226.352.220 10/1 NK0 10/12/ Nhập kho thép D8 331 149.248.200 2/20 2289 2013 Vinausteel của cơng ty 13 Kim Khí Hà Nội 10/1 NK0 10/12/ Nhập kho thép D6 331 355.584.450 2/20 2290 2013 Vinausteel của cơng ty 13 Kim Khí Hà Nội 12/1 NK0 12/12/ Nhập kho thép D10 331 152.787.500 2/20 2310 2013 Vianusteel của cơng ty 13 Nhật Tiến 13/1 XK0 13/12/ Xuất kho D8 bán cho 632 9.249.600 2/20 3181 2013 Trung Hạnh 13 13/1 XK0 13/12/ Xuất kho D10 bán cho 632 80.875.000 2/20 3182 2012 Trúc Mai 13 Cộng phát sinh X 15.265.225.241 16.226.652.154 Số dư cuối kì X 1.264.925.307 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngƣời ghi sổ Kế tốn trƣởng Thủ trƣởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đĩng dấu) (Biểu số 19: Sổ cái TK 156) Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 74
Khĩa luận tốt nghiệp Trường Đại Học Dân Lập HảiPhịng 2.2.3 Cơng tác tổ chức kiểm kê hàng hĩa tại cơng ty TNHH Thanh Biên Định kỳ cuối mỗi quý, Cơng ty TNHH Thanh Biên tiến hành kiểm kê kho nhằm xác định chính xác số liệu, giá trị của từng loại hàng hĩa hiện cĩ tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đĩ, việc kiểm kê giúp cho Cơng ty kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát để cĩ biện pháp xử lý kịp thời. Trước mỗi lần kiểm kê hàng hĩa, được sự thơng báo của hội đồng kiểm kê cơng ty, thủ kho phải hồn tất thẻ kho để tạo điều kiện cho kiểm kê. Đồng thời, ở phịng kế tốn, các sổ sách về hàng hĩa đều được khĩa sổ sau khi kế tốn tính ra giá trị hàng tồn kho của hàng hĩa. Thơng qua việc cân, đếm Hội đồng kiểm kê thể hiện kết quả kiểm kê trên Bản kiểm kê hàng hĩa. Căn cứ vào Biên bản kiêm kê này, Giám đốc cơng ty cùng với hội đồng kiểm kê sẽ cĩ những quyết định xử lý thích hợp. Căn cứ vào các biên bả xử lý kết quả kiểm kê, kế tốn tiến hành ghi sổ. Nhìn chung, cơng tác kiểm kê kho của cơng ty TNHH Thanh Biên trong thời gian gần đây khơng cĩ trường hợp mất mát, chỉ cĩ một vài trường hợp thiếu do nhầm lẫn, bị hư hỏng do nguyên nhân khách quan như han rỉ, gãy, Trong khi kiểm kê hàng hĩa, phát hiện chệnh lệch cơng ty xử lý nhƣ sau: 1. Phát hiện thừa hàng hĩa chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý, ghi: Nợ TK 156 – Hàng hĩa Cĩ TK 3381 - Phải trả, phải nộp khác Khi cĩ quyết định xử lý của cơng ty, ghi: Nợ TK 3381 - Phải trả, phải nộp khác Cĩ các TK cĩ liên quan 2. Phát hiện thiếu hàng hĩa chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý, ghi: Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý Cĩ TK 156 – Hàng hĩa Khi cĩ quyết định xử lý của cơng ty, ghi: Nợ TK 111 – Thu hồi bằng tiền mặt Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 75