Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận - Phạm Thị Hòa

94 trang huongle 110

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận - Phạm Thị Hòa", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_cong_tac_ke_toan_hang_ton_kho_tai_cong.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận - Phạm Thị Hòa

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG ISO 9001 : 2008 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN Sinh viên : Phạm Thị Hòa Giảng viên hƣớng dẫn: ThS. Phạm Văn Tƣởng HẢI PHÕNG - 2015
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THUẬN KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN Sinh viên : Phạm Thị Hòa Giảng viên hƣớng dẫn: ThS. Phạm Văn Tƣởng HẢI PHÕNG - 2015
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sinh viên: Phạm Thị Hòa Mã SV: 1313401008 Lớp: QTL701K Ngành: Kế toán - Kiểm toán Tên đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận
NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI 1. Nội dung và các yêu cầu cần giải quyết trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp (về lý luận, thực tiễn, các số liệu cần tính toán và các bản vẽ). - Trình bày các cơ sở lý luận về tổ chức kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại. - Phân tích thực trạng tổ chức tổ chức kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Tân Thuận. - Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn tổ chức kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Tân Thuận. 2. Các số liệu cần thiết để thiết kế, tính toán. - Các văn bản của Nhà nước về chế độ kế toán liên quan đến tổ chức kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại - Quy chế, quy định về kế toán – tài chính tại doanh nghiệp - Hệ thống sổ kế toán liên quan đến tổ chức kế toán hàng tồn kho tại công TNHH Tân Thuận, sử dụng số liệu năm 2014. 3. Địa điểm thực tập tốt nghiệp: - Công ty TNHH Tân Thuận - Địa chỉ: Số 13/200 An Đà, Đằng Giang, Ngô Quyền, Hải Phòng
CÁN BỘ HƢỚNG DẪN ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Ngƣời hƣớng dẫn thứ nhất: Họ và tên: Học hàm, học vị: Cơ quan công tác: Nội dung hướng dẫn: Ngƣời hƣớng dẫn thứ hai: Họ và tên: Học hàm, học vị: Cơ quan công tác: Nội dung hướng dẫn: Đề tài tốt nghiệp được giao ngày tháng năm 2015 Yêu cầu phải hoàn thành xong trước ngày tháng năm 2015 Đã nhận nhiệm vụ ĐTTN Đã giao nhiệm vụ ĐTTN Sinh viên Người hướng dẫn Hải Phòng, ngày tháng năm 2015 Hiệu trƣởng GS.TS.NGƢT Trần Hữu Nghị
PHẦN NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƢỚNG DẪN 1. Tinh thần thái độ của sinh viên trong quá trình làm đề tài tốt nghiệp: - Thái độ nghiêm túc, ham học hỏi, có nhiều cố gắng, nỗ lực trong quá trình nghiên cứu và làm đề tài tốt nghiệp. Trách nhiệm cao, chịu khó, có tinh thần cầu thị, khiêm tốn, nghiêm túc trong học tập, nghiên cứu. - Thường xuyên liên hệ với giáo viên hướng dẫn để trao đổi và xin ý kiến về các nội dung trong đề tài. Tiếp thu nhanh, vận dụng tốt lý thuyết với thực tiễn làm cho bài viết thêm sinh động - Đảm bảo đúng tiến độ thời gian theo quy định của Nhà trường và Khoa trong quá trình làm tốt nghiệp. 2. Đánh giá chất lƣợng của khóa luận (so với nội dung yêu cầu đã đề ra trong nhiệm vụ Đ.T. T.N trên các mặt lý luận, thực tiễn, tính toán số liệu ): - Khóa luận tốt nghiệp được chia thành ba chương có bố cục và kết cấu cân đối, hợp lý. - Mục tiêu, nội dung và kết quả nghiên cứu rõ ràng. Tác giả đề tài đã nêu bật được các vấn đề cơ sở lý luận và thực tiễn công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận. - Các giải pháp về hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho mà tác giả đề xuất có tính khả thi và có thể áp dụng được tại doanh nghiệp. 3. Cho điểm của cán bộ hƣớng dẫn (ghi bằng cả số và chữ): - Điểm số: 10 - Điểm chữ: Mười điểm. Hải Phòng, ngày 30 tháng 6 năm 2015 Cán bộ hƣớng dẫn Ths. Phạm Văn Tƣởng
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƢƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 3 1.1. Những vấn đề chung về hàng tồn kho trong doanh nghiệp 3 1.1.1. Sự cần thiết của kế toán công tác hàng tồn kho trong doanh nghiệp 3 1.1.2. Đặc điểm, khái niệm hàng tồn kho 3 1.1.2.1. Khái niệm hàng tồn kho 3 1.1.2.2. Phân loại hàng tồn kho 3 1.1.2.3. Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp 4 1.1.3. Tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại 6 1.1.3.1. Tổ chức chứng từ kế toán 6 1.1.3.2. Sơ đồ tóm tắt các hoạt động tăng giảm hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại 9 1.1.4. Phương pháp tính giá và quy trình hạch toán hàng tồn kho 14 1.1.4.1.Các phương pháp tính giá 14 1.1.4.2. Tổ chức hạch toán hàng tồn kho 19 1.2.Hệ thống sổ kế toán vào tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp 23 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THUẬN 30 2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Tân Thuận 30 2.1.1. Qúa trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Tân Thuận 30 2.1.2 . Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Tân Thuận 30 2.1.3. Công tác quản lý và tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Tân Thuận 32 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Tân Thuận 35 2.1.4.1.Đặc điểm chính sách và phương pháp kế toán tại Công ty TNHH Tân Thuận 36 2.1.4.2. Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán 36 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận 38 2.2.1. Kế toán chi tiết hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận 38 2.2.1.1. Phân loại hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận 38 2.2.1.2. Quy trình nhập xuất hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận 38
2.2.1.3. Kế toán chi tiết hàng tồn kho 40 2.2.2. Kế toán tổng hợp hàng tồn kho tại Công ty. 56 2.2.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng 56 2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng. 56 2.2.2.3. Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận 56 2.3. Công tác kiểm kê hàng tồn kho 72 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THUẬN 74 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận 74 3.2. Nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận 77 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản lý, sử dụng và hạch toán kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận 77 3.2.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Tân Thuận. 78 KẾT LUẬN 85 TÀI LIỆU THAM KHẢO 86
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế mở cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới, ở nước ta hiện nay, thành phần các doanh nghiệp ngày càng đa dạng hơn, phong phú hơn. Đặc biệt, trong một vài năm trở lại đây, số lượng các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại hàng hóa tăng với mức độ đáng kể. Các doanh nghiệp này muốn khẳng định vị thế của mình, muốn hoạt động có hiệu quả, đem lại lợi nhuận cao, một điều tất yếu là các doanh nghiệp đó phải nắm bắt và quản lý tốt quá trình lưu thông hàng hóa của chính doanh nghiệp mình từ khâu mua tới khâu bán. Hàng tồn kho là một bộ phận tài sản lưu động chiếm một giá trị lớn và có vị trí quan trọng trong toàn bộ quá trình sản xuất, kinh doanh. Thông tin chính xác, kịp thời về hàng tồn kho không những giúp cho doanh nghiệp trong thực hiện và quản lý các nghiệp vụ kinh tế diễn ra trong ngày, mà còn giúp cho doanh nghiệp có một lượng vật tư, hàng hóa đảm bảo cho hoạt động kinh doanh hàng hóa diễn ra bình thường, không gây ứ đọng vốn và cũng không làm cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn. Từ đó có kế hoạch về tài chính cho việc mua sắm, cung cấp hàng tồn kho cũng như điều chỉnh kế hoạch tiêu thụ hợp lý. Việc tính đúng giá hàng tồn kho còn có ý nghĩa vô cùng quan trọng khi lập báo cáo tài chính. Vì nếu tính sai lệch giá trị hàng tồn kho sẽ làm sai lệch các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. Các thông tin kế toán hàng tồn kho có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho hoàn chỉnh mang lại hiệu quả cao là việc rất cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào nhất là doanh nghiệp thương mại. Nhận thức được tầm quan trọng của hạch toán kế toán nói chung và hạch toán kế toán hàng tồn kho nói riêng trong doanh nghiệp, cùng với những kiến thức đã được học trên ghế nhà trường qua quá trình tìm hiểu thực trạng kế toán hàng tồn kho đã giúp em có nhiều điều kiện tiếp cận thực tế, vận dụng được những kiến thức đã học để hiểu rõ thêm kiến thức thực tiễn công tác kế toán hàng tồn kho nói riêng và kế toán nói chung tại Công ty. Do vậy em chọn đề tài “Hoàn thiện công táckế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp. Dưới sự chỉ dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn thựctập: ThS. Phạm Văn Tưởng. Do trình độ và thời gian có hạn nên trong báo cáo thực tập này không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế vì vậy em Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 1
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng mong được sự chỉ bảo và giúp đỡ của thầy. Em xin trân thành cảmơn thầy đãgiúp đỡem! Khóa luận ngoài lời mở đầu và kết luận bao gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toánhàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận. Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 2
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng CHƢƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1. Những vấn đề chung về hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1.1.1. Sự cần thiết của kế toán công tác hàng tồn kho trong doanh nghiệp Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp biểu hiện dưới dạng vật chất cụ thể dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hàng tồn kho bao gồm: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm. Các thông tin kế toán hàng tồn kho có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho hoàn chỉnh mang lại hiệu quả cao là việc rất cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào nhất là doanh nghiệp thương mại. 1.1.2. Đặc điểm, khái niệm hàng tồn kho 1.1.2.1. Khái niệm hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 – Hàng tồn kho ban hành ngày 31/12/2001 quy định về hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường. - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.  Hàng tồn kho là 1 bộ phận của tài sản ngắn hạn và chiếm tỷ trọng lớn có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.2.2. Phân loại hàng tồn kho Phân loại hàng tồn kho theo nguồn gốc hình thành. Hàng tồn kho được mua vào, bao gồm: - Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tố chức kinh doanh của doanh nghiệp. - Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng trực thuộc trong cùng một Công ty. - Hàng tồn kho tự sản xuất, gia công là toàn bộ hàng tồn kho được gia công sx tạo thành. - Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: như hàng tồn kho được nhập từ liên doanh, liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng v.v Các phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 3
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng hàng tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từng nguồn hình thành. Qua đó, giúp doanh nghiệp đánh giá đúng mức độ ốn định của nguồn hàng trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán về hàng tồn kho. Đồng thời, việc phân loại chi tiết tiền hàng tồn kho được mua từ bên ngoài và hàng mua nội bộ giúp cho việc xác định chính xác giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính (BCTC) họp nhất. Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng. Hàng hóa tồn kho sử dụng cho kinh doanh:phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường. - Hàng tồn kho chưa cần sử dụng:phản ánh hàng tồn kho được dữ trữ ở mức cao hơn. - Hàng tồn kho không cần sử dụng:phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất. - Hàng tồn kho dùng để góp vốn liên doanh,liên kết Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định đối tượng cần lập dự phòng và mức độ dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập. Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản. - Hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp:phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy. - Hàng hóa tồn kho bên ngoài doanh nghiệp:phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi đi bán, hàng đang đi đường. - Cách phân loại này giúp cho việc phân định trách nhiệm vật chất liên quan đến hàng tồn kho, làm cơ sở đế hạch toán giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất mát trong quá trình bảo quản. - Đối với các doanh nghiệp sản xuất chế tạo sản phẩm thì hàng tồn kho bao gồm nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm. Đối với các doanh nghiệp thuơng mại thì hàng tồn kho chủ yếu là hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua dang dự trữ, đang đi đường hay đang gửi bán. 1.1.2.3. Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp - Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc sử dụng và quản lý hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 4
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Xác định đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ. - Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần xuất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác nhau như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm. - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm niều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý. Vì lẽ đó dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê quản lý, bảo quản sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. - Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn phức tạp. Xuất phát từ nhữngđặc điểm của hàng tồn kho, tùy theo điều kiện quản lý hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý hàng tồn kho có những đặc điểm khác nhau: - Thứ nhất, hàng tồn kho phải đượctheo dõi từ khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất ( thủ kho, cán bộ vật tư, nhân viên bán hàng) Trong khâu thu mua, một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng. Mặt khác, phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại, giá mua, chi phí và tiến độ thu mua cung ứng phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu bảo quản, dự trữ phải tổ chức tốt kho, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản, xác định được định mức dự trữ tối thiể, tối đa cho từng loại hàng tồn kho đảm bảo an toàn, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất. Đồng thời, cần phải có các cảnh báo kịp thời khi hàng tồn kho Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 5
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng vượt quá mức tối đa, tối thiểu để có các điều chỉnh hợp lý. - Thứ hai, việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp với giá trị và hiện vật của từng thứ, từng loại hàng tồn kho, giữa các số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về hàng tồn kho, giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho. 1.1.3. Tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thƣơng mại Chu trình hàng tồn kho là một giai đoạn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng giống như các giai đoạn khác tổ chức kế toán hàng tồn kho bao gồm các nội dung sau: 1.1.3.1. Tổ chức chứng từ kế toán Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức vận dụng phương pháp chứng từ trong ghi chép kế toán, bao gồm công việc thiết kế khối lượng công tác hạch toán kế toán ban đầu trên hệ thống chứng từ hợp lý, hợp pháp theoquy trình luân chuyển nhất định. Chứng từ được sử dụng trong chu trình Hàng tồn kho thường bao gồm các loại: - Chứng từ nhập mua vật tư, hàng hoá bao gồm: Phiếu đề nghị mua hàng; hoá đơn nhà cung cấp; phiếu kiếm nhận hàng mua; phiếu nhập kho và thẻ kho. - Chứng từ xuất kho cho sản xuất gồm có: Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư; phiếu xuất kho vật tư và thẻ kho.  Tài khoản sử dụng: TK 151- Hàng mua đang đi đường TK 153 - Công cụ, dụng cụ TK 156 - Hàng hóa TK 157 - Hàng gửi đi bán Trong đó, doanh nghiệp chủ yếu sử dụng TK 156.  Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 156 Bên Nợ: - Trị giá mua vào của hàng hoá theo hoá đơn mua hàng ( bao gồm các loại thuế không được hoàn lại) - Chi phí thu mua hàng hoá - Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công (gồm giá mua vào và chi phí gia công) - Trị giá hàng hoá đã bán bị người mua trả lại Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 6
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng - Trị giá hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê - Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ ( trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) - Trị giá hàng hoá bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư. Bên Có: - Trị giá của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị phụ thuộc, thuê ngoài gia công, hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh. - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã bán trong kỳ - Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng - Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng - Trị giá hàng hoá trả lại cho người bán - Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu khi kiểm kê - Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ) - Trị giá hàng hoá bất động sản đã bán hoặc chuyển thành bất động sản đầu tư, bất động sản chủ sở hữu sử dụng hoặc tài sản cốđịnh. Số dư bên Nợ: - Trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ.  Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 151 Bên Nợ: - Trị giá hàng hoá, vật tư đã mua đang đi đường - Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật tư mua đang đi đường cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng hoá tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có: - Trị giá hàng hoá, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng; - Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật tư đã mua đang đi đường đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng hoá tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Số dư bên Nợ: - Trị giá hàng hoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường (Chưa về nhập kho đơn vị). Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 7
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng  Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 153 Bên Nợ: - Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn; - Trị giá công cụ, dụng cụ cho thuê nhập lại kho; - Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê; - Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có: - Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê hoặc góp vốn; - Chiết khấu thương mại khi mua công cụ, dụng cụ được hưởng; - Trị giá công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá; - Trị giá công cụ, dụng cụ thiếu phát hiện trong kiểm kê; - Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Số dư bên Nợ: - Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho.  Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 157 Bên nợ: - Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi cho khách hàng, hoặc gửi bán đại lý, ký gửi; gửi cho các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc; - Trị giá dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng, nhưng chưa được xác định là đã bán; - Cuối kỳ kết chuyển trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi bán chưa được xác định là đã bán cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có: - Trị giá hàng hóa, thành phẩm gửi đi bán, dịch vụ đã cung cấp được được xác định là đã bán. - Trị giá hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đã gửi đi bị khách hàng trả lại. Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 8
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng - Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi bán, dịch vụ đã cung cấp chưa được là đã bán đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Số dƣ bên Nợ: - Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi, dịch vụ đã cung cấp chưa được xác định là đã bán trong kỳ. 1.1.3.2. Sơ đồ tóm tắt các hoạt động tăng giảm hàng tồn kho trong doanh nghiệp thƣơng mại SƠ ĐỒ TK153 – CÔNG CỤ, DỤNG CỤ TK 111,112 TK 153 TK 154,642 141, 331 Công cụ, dụng cụ 241 Nhập kho CCDC Xuất CCDC loại phân bổ một lần TK 1331 Thuế GTGT TK 3332,3333 TK 142,242 Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB CCDC Xuất CCDC loại phân bổ nhiều kỳ nhập khẩu ( nếu có) TK 111, 112 331 TK 3381 Chiết khấu thương mại, trả sau CCDC phát hiện thừa khi kiểm kê CCDC, giảm giá hàng mua chờ xử lý TK 1331 Thuế GTGT (nếu có) TK 1381 CCDC phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 9
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng SƠ ĐỒ TK156 – HÀNG HÓA Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên ( Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp) 111,112,141 151,331 156- Hàng hóa 632 Hàng hóa mua ngoài nhập kho Xuất bán hàng hóa 157 Xuất HH gửi đi bán 33312,3333 Thuế GTGT, thuế nhập khẩu phải nộp của hàng NK 111,112,331 154 Chi phí mua ngoài Xuất hàng sử dụng gia công 131 Hàng mua được giảm giá Hàng mua trả lại người bán 338 HH phát hiện thừa khi kiểm kê 138 HH phát hiện thiếu khi kiểm kê Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 10
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên ( Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ) TK 111, 112, 151,331 TK 156 – Hàng hóa TK 632 Nhập kho hàng hóa mua ngoài, Xuất HH bán, trao đổi, khuyến chi phí thu mua mãi, quảng cáo, tiêu dùng nội bộ TK 1331 Thuế GTGT TK 157 Xuất hàng hóa gửi đi bán TK 3332, 3333 Thuế TTĐB, thuế nhập khẩu TK 154 Xuất HH thuê ngoài gia công, phải nộp chế biến TK 2212, 2213 TK 154 Góp vốn vào Cty liên doanh, liên Nhập kho hàng hóa giao gia công kết, đầu tư dài hạn khác chế biến hoàn thành TK 711 Chênh lệch giữa TK 811 giá đánh giá lại Chênh lệch >giá trị ghi sổ giữa đánh giá lại <giá trị ghi sổ TK 3381 TK 1381 Hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm Hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê kê Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 11
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai định kì ( Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp) TK 111,112,151,331 TK 611 TK 156 TK 611 Hàng mua ngoài NK K/c giá trị hàng K/c giá trị hàng tồn kho Chi phí mua hàng tồn kho cuối kỳ đầu kỳ TK 157 TK 331 K/c giá trị HGB nhưng Hàng được giảm giá chưa tiêu thụ được hàng mua trả lại người bán TK 157 K/c giá trị HGB nhưng chưa TK 33312 tiêu thụ được Thuế GTGT của hàng NK TK 3333 TK 632 TK 911 Thuế nhập khẩu của hàng NK Gía trị hàng xuất bán trong kì K/c giá vốn hàng bán trong kỳ Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 12
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai định kì ( Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ) TK 157 TK 611 TK 156 TK 611 K/c giá trị HGB nhưng chưa K/c giá trị hàng tồn kho K/c giá trị hàng tồn kho Tiêu thụ được cuối kỳ đầu kỳ TK 111,112,151,331 TK 331 Hàng mua ngoài NK Hàng được giảm giá Chi phí mua hàng Hàng mua trả lại người bán TK 133 TK 133 Thuế GTGT Thuế GTGT TK 157 TK 33312 K/c giá trị HGB nhưng Thuế GTGT chưa được tiêu thụ hàng NK TK 3333 TK 632 TK 911 Thuế NK của hàng NK Gía trị hàng xuất bán K/c giá vốn hàng bán trong kì trong kì trong kì SƠ ĐỒ TK157 – HÀNG GỬI BÁN TK 155,156 TK 157 TK 632 Xuất kho thành phẩm, hàng hóa Kết chuyển trị giá vốn số gửi đi bán số hàng đã bán TK 331 TK 155, 156 Hàng hóa mua gửi đi bán Hàng gửi đi bán không được chấp nhận TK 133 Thuế GTGT Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 13
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 1.1.4. Phƣơng pháp tính giá và quy trình hạch toán hàng tồn kho 1.1.4.1.Các phƣơng pháp tính giá Nguyên tắc xác định giá tri hàng tồn kho 1. Hàng tồn kho được tính theo nguyên tắc giá gốc. Trường hợp giá trị thuần được thực hiện thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Giá gốc của hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Chi phí mua: bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan đến việc mua hàng tồn kho, các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. Chi phí có liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho. Chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho gồm:Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. 2. Nguyên tắc nhất quán Các phương pháp tính giá hàng tồn kho doanh nghiệp đã chọn phải được thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm . Vì cách lựa chọn phương pháp định giá hàng tồn kho có thế ảnh hưởng cụ thể đến các báo cáo tài chính . Việc áp dụng các phương pháp kế toán thống nhất từ kỳ này sang kỳ khác sẽ cho phép báo cáo tài chính của doanh nghiệp mới có ý nghĩa mang tính so sánh. 3. Nguyên tắc thận trọng Thận trọng là việc xem xét,cân nhắc,phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn.Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: - Phải lập dự phòng nhưng không được quá lớn. - Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập. - Chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí. Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp phải cạnh tranh trên thị trường để Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 14
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng tồn tại và đứng vững trước những rủi ro trong kinh doanh.Do vậy để tăng năng lực của doanh nghiệp trong việc đối phó với rủi ro,nguyên tắc thận trọng cần được áp dụng. Theo nguyên tắc này thì giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàng tồn kho bị hư hỏng,lỗithời,giá bán bị giảm hoặc chi phí hoàn thiện,chi phí để bán hàng tăng lên. Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể được thực hiện là phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng. Nguyên tắc này đòi hỏi trên bảng kế toán,giá trị hàng tồn kho phải được phản ánh theo giá trị ròng: Giá trị tài sản ròng = giá trị tài sản - khoản dự phòng 4. Nguyên tắc phù hợp Khi bán hàng tồn kho,giá gốc của hàng tồn kho đã bán được ghi nhận là chi phí sản xuất,kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúng được ghi nhận.Ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã bán và chi phí trong kỳ phải bảo đảm nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu.Giá vốn của sản phẩm sản xuất ra hàng hóa mua vào được ghi nhận là chi phí thời kỳ vào kỳ mà nó được bán.Khi nguyên tắc phù hợp bị vi phạm sẽ làm cho các thông tin trên báo cáo tài chính bị sai lệch,có thể làm thay đổi xu hướng phát triển thực lợi nhuận của doanh nghiệp. Trường hợp hàng tồn kho được sử dụng để sản xuất ra tài sản cố định hoặc sử dụng như nhà xưởng,máy móc,thiết bị tự sản xuất thì giá gốc hàng tồn kho này được hạch toán vào tài sản cố định.  Giá thƣc tế nhâp kho Giá thực tế nhập kho của hàng tồn kho được xác định theo nguyên tắc giá thực tế (nguyên tắc giá phí). Tùy theo nguồn nhập mà giá thực tế nhập kho được xác định như sau: - Đối với hàng hóa mua ngoài: Giá thực tế = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí trục tiếp PS trong quá trình mua + Thuế không được khấu trừ - Các khoản giảm trừ được hưởng Trong đó: - Giá trị ghi trên hóa đơn: Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:Giá ghi trên hóa đơn là giá chưa có thuế GTGT. Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:Giá ghitrên hóa đơn là giá đã có thuế GTGT. Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 15
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng -Chi phí trực tiếp phát sinh trong quá trình mua: Chi phí phát sinh trong quá trình mua bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí thuê kho, bến bãi trong quá trình mua, chi phí hao hụt tự nhiên trong định mức của hàng hóa. - Đối với hàng hóa thuê ngoài gia công chế biến hoặc tự gia công chế biến: Giá thực tế NK = GT vật tư, hàng hóa xuất chế biến + CP chế biến + CP khác có liên quan. Chi phí khác có liên quan là chi phí vận chuyến, bốc dỡ tới nơi chế biến, từ nơi chế biến về doanh nghiệp mà doanh nghiệp phải chịu khoản chi phí này. - Đối với hàng hóa do Nhà nước cấp, cấp trên cấp: Giá thực tế = Giá trị bàn giao + Chi phí phát sinh( nếu có) - Đối với hàng hóa nhận góp cổ phần, liên doanh: Giá thực tế của hànghóanhập kho là: giá trị vốn góp do hội đông liên doanh thống nhất đánh giá xác định + Chi phí phát sinh (nếu có)  Giá thƣc tế xuất kho Hàng ngày vật tư, hàng hoá nhập kho được kế toán ghi nhận theo giá thực tế nhưng đơn giá các lần nhập khác nhau là khác nhau và thời điểm nhập là khác nhau. Do đó kế toán có nhiệm vụ xác định giá thực tế vật tư, hàng hoá, thành phẩm mỗi lần xuất kho. Theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá sau để áp dụng cho việc tính giá thực tề xuất kho cho tấtcả các loại hàng tồn kho hoặc cho riêng từng loại: - Phương pháp tính giá thực tế đích danh - Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp nhập trước xuất - trước (FIFO) - Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO) Trị giá hàng thực tế xuất kho = Số lƣợng x Đơn giá xuất kho * Trong đó : Đơn giá xuất kho tùy thuộc vào phương pháp tính giá mà doanh nghiệp áp dụng. Mỗi phương pháp tính giá thực tế xuất kho của vật tư, hàng hoá, đều có những ưu nhược điểm nhất định. Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗi phương pháp tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và năng lực nghiệp vụ của các kế toán viên và trang thiết bị xử lý thông tin của doanh nghiệp. Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 16
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh : Khi xuất lô hàng nào thì lấy giá nhập thực tế của lô hàng đó. - Ưu điểm: + Thuận lợi cho kế toán trong việc tính giá hàng hóa. + Đây là phương pháp cho kết quả chính xác nhất so với các phương pháp khác. + Chi phí thực tế phù hợp doanh thu thực tế, giá trị hàng tồn kho được đánh giá đúng theo giá trị thực tế của nó. - Nhược điểm: + Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh ít mặt hàng, ít chủng loại hàng hóa, có thể phân biệt, chia tách thành nhiều thứ riêng rẽ. + Giá trị hàng tồn kho không sát với giá thị trường. Phương pháp nhập trước xuất trước : Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng còn lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất ở thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. - Ưu điểm: Có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý. Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó. Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn. - Nhược điểm: Làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hoá đã có được từ cách đó rất lâu. Đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều. Phương pháp nhập sau xuất trước : Phương pháp này có cách tính ngược với phương pháp nhập trước xuất trước. Số hàng hóa nào nhập vào sau cùng thì xuất trước tiên,áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hay sản xuất sau thì được xuất trước và hàng tồn Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 17
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Theo phương pháp này sẽ phản ánh kịp thời và giá thích ứng với giá thị trường tuy nhiên khối lượng tính toán nhiều. Theo phương pháp bình quân gia quyền: (Được sử dụng nhiều nhất) Giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của hàng tồn kho đầu kỳ và hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ, theo công thức sau: Giá thực tế hàng hóa, vật tƣ xuất dùng = Số lƣợng xuất dùng x Đơn giá bình quân Đơn giá bình quân có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp và được tính theo 3 phương phápsau: *Theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ: Theo phương pháp này, thì đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ. Tuỳ theo kỳ dự trữ của DN áp dụng mà kế toán căn cứ vào giá mua, giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân: Giá trị thực tế hàng tồn kho đầu kỳ + Giá trị thực Đơn giá bình tế hàng nhập kho trong kỳ = quân cả kỳ dự trữ Số lƣợng hàng tồn kho đầu kỳ + Số lƣợng hàng nhập trong kỳ *Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập: Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng xuất giữa 2 lần nhập kế tiếp để tính giá xuất theo công thức sau: Trị giá thực tế vật tƣ, SP, hàng hoá tồn kho sau Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập = mỗi lần nhập Số lƣợngvật tƣ, SP, hàng hoá thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 18
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng *Theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ trƣớc: Dựa vào trị giá và số lượng hàng tồn kho cuối kỳ trước, kế toán tính giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước để tính giá xuất. Trị giá thực tế vật tƣ, SP, hàng hoá tồn đầu kỳ Đơn giá bình quân cuối ( hoặc cuối kỳ trƣớc) = kỳ trƣớc Số lƣợng vật tƣ, SP,hàng hoá thực tế tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trƣớc ) 1.1.4.2. Tổ chức hạch toán hàng tồn kho Tổ chức hạch toán hàng tồn kho là thiết kế khối lượng công tác hạch toán trên hệ thống các loại chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng họp và báo cáo kế toán nhập - xuất - tồn cho các loại vật tư, sản phẩm hàng hoá tăng giảm trong kỳ kế toán. Hạch toán hàng tồn kho bao gồm hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp:  Hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Doanh nghiệp có thế áp một trong ba phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Phương pháp sổ số dư. Phương pháp thẻ song song - Nguyên tắc: ở khi ghi chép về mặt số lượng, ở phòng kế toán ghi chép cả về số lượng lẫn giá trị từng thứ NVL - Trình tự ghi chép: Ở kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NVL ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho có liên quan. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu sổ tồn trên thẻ kho với số tồn vật liệu thực tế còn ở kho. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán. Ở phòng kế toán: Mở thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm NVL tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lượng và giá trị hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho của thủ kho gửi đến kế toán NVl phải kiểm tra từng chứng từ ghi đơn giá và tính thành tiền sau đó ghi vào sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu có liên quan. Cuối tháng kế toán cộng thẻ hoặc sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và tổng số tồn của từng thứ vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho, lập báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 19
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê nhập – xuất – tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Với cách ghi chép, kiểm tra và đối chiếu như trên, phương pháp có những ưu nhược điểm: Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, để kiểm tra, đối chiếu. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và kế toán còn trùng lập về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán do việc kiểm tra và đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng. - Phạm vi áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít loại NVL Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Nguyên tắc hạch toán: Giống phương pháp thẻ song song - Trình tự ghi chép: Ở kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho để ghi vào các thẻ kho theo số lượng, cuối ngày tính số tồn kho trên thẻ kho. Định kỳ gửi phiếu nhập, xuất kho cho kế toán. Thẻ kho được mở cho từng mặt hàng và được đăng kí tại phòng kế toán. Thẻ kho được sử dụng để theo dõi, ghi chép số hiện có và Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 20
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng tình hình biến động của từng mặt hàng, từng kho hàng về số lượng. Ở phòng kế toán: Mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền theo từng loại vật tư, hàng hoá và theo từng kho. Sổ này được ghi vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất trong tháng trênbảng kê, mỗi loại ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng trên sổ đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Ưu điểm:Phương pháp này dễ làm, giảm nhẹ khối lượng ghi chép. Nhược điểm:Trùng lặp về số lượng và công việc dồn vào cuối tháng nên không cung cấp thông tin kịp thời. Do vậy phương pháp này áp dụng với những doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập xuất phát sinh không nhiều. Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Phương pháp sổ số dư Theo phương pháp này, việc ghi chép của thủ kho ở kho hàng giống như phương pháp thẻ song song. Cuối tháng thủ kho căn cứ số lượng tồn kho của từng mặt hàng trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư rồi chuyển cho kế toán. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dung cho cả năm, cuối tháng giao cho thủ kho ghi một lần. Ở phòng kế toán, hàng ngày căn cử vào các phiếu nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến kế toán ghi vào bảng kê nhập, xuất, tồn của từng kho theo chỉ tiêu giá trị. Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 21
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Cuối tháng, căn cứ vào đơn giá để ghi vào cột “Số tiền” trên cửa sổ số dư. Đối chiếu số liệu ở cột “Số tiền” trên số dư với số liệu ở cột “Tồn cuối kỳ” trên bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn của từng kho. Sau đó kế toán lập bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn của toàn doanh nghiệp để có cơ sở đối chiếu với kế toán tổng hợp TK 156. Ưu điểm:giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ kế toán, công việc tiến hành đều đặn.Trong tháng, tăng cường công tác kiểm tra giám sát của kế toán, kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán ở kho và ở phòng kế toán. Nhược điểm: Do kế toán ghi theo chỉ tiêu giá trị nên không biết nhanh được số hiện có và tình hình biến động của từng mặt hàng (vì phải xem ở thẻ kho). Đồng thời việc phát hiện sai sót, nhầm lẫn cũng gặp khó khăn. Phương pháp số dư phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá lớn, diễn ra thường xuyên, có nhiều chủng loại hàng hoá, trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán tương đối cao. Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ Bảng kê số Bảng kê xuất nhập dư Bảng lũy kế Bảng lũy kế nhập xuất Bảng tổng hợp nhập – xuất – Ghi chú: tồn Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 22
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 1.2.Hệ thống sổ kế toán vào tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp Tổ chức sổ kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản trên sổ kế toán, sổ kế toán là phương tiện vật chất đế hệ thống hoá các số liệu kế toán trên cơ sở các chứng từ gốc và tài liệu kế toán khác, sổ kế toán bao gồm nhiều loại, tuỳ thuộc và yêu cầu quản lý để tổ chức sổ kế toán cho phù họp. Trong doanh nghiệp thường tổ chức 2 hệ thống sổ: sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng họp. Theo chế độ kế toán Việt Nam đơn vị có thể lựa chọn một hình thức kế toán trong số các hình thức sau: 1. Theo hình thức Nhật ký chung: a)Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung. - Sổ Cái. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. b)Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 23
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Sơ đồ 1.4 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc SỔ NHẬT KÝ Sổ, thẻ kế toánchi biệt CHUNG tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.Theo hình thức Nhật ký -sổ cái a)Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 24
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký - Sổ Cái; - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. b)Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập ) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng (trong quý) kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái. Kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 25
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Sơ đồ 1.5 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI Chứng từ kế toán Bảng tổng Sổ, thẻ kế toán chi Sổ quỹ hợp chứng từ kế toán cùng tiết loại Bảng tổng NHẬT KÝ – SỔ CÁI hợpchi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 3. Theo hình thức Chứng từ ghi sổ a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Chứng từ ghi sổ. - Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. - Sổ Cái. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 26
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng b) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 27
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Sơ đồ 1.6 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế chứng từ kế toán toán chi cùng loại tiết Sổ đăng ký chứng CHỨNG TỪ GHI SỔ từ ghi sổ Bảng tổng Sổ Cái hợpchi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Chứng từ ghi sổ. - Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. - Sổ Cái. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 4.Theo hình thức kế toánmáy : a)Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 28
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. b)Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Sơ đồ 1.7 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ PHẦN MỀM - Sổ tổng hợp TOÁN KẾ TOÁN - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP - Báo cáo tài CHỨNG TỪ KẾ chính TOÁN CÙNG - Báo cáo kế LOẠI MÁY VI TÍNH toánquản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 29
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THUẬN 2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Tân Thuận 2.1.1. Qúa trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Tân Thuận Công ty TNHH Tân Thuận được thành lập và hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số : 049653 cấp lần đầu ngày 18 tháng 06 năm 1997. Tên Công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH TÂN THUẬN Tên giao dịch quốc tế: TAN THUAN COMPANY LIMITED Tên viết tắt: TANTHUAN CO.LTD Địa chỉ trụ sở chính: Số 13/200 An Đà, phường Đằng Giang, quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng. Điện thoại: (031)3.731.761 Fax: (031)3.732.096 Mã số thuế: 0200278468 Chi nhánh Công ty: Chi nhánh Công ty TNHH Tân Thuận - Gia Lai. Trụ sở đặt tại: Thôn leiđung, xã Iahrú, huyện Chư sê, tỉnh Gia Lai. Ngành nghề kinh doanh - Xay xát, chế biến gạo,cà phê, tiêu - Buôn bán và đại lý ký gửi hàng tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, lương thực, nông lâm hải sản. - Vận tải hàng hóa đường bộ. - Dịch vụ vận tải. - Dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa. - Kinh doanh vật tư nông nghiệp bao gồm phân, đạm, hóa chất thông thường. Vốn điều lệ Công ty: 750.000.000 VNĐ Người đại diện theo pháp luật của Công ty là: Giám đốc - Ông Phạm Văn Thụ 2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Tân Thuận Công ty TNHH Tân Thuận được thành lập và hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 049653 cấp lần đầu ngày 18 tháng 06 năm 1997. Năm 1997 Công ty THHH Tân Thuận ra đời với vốn điều lệ ban đầu của công ty là 750.000.000 VNĐ. Số vốn điều lệ đươc góp bởi 3 thành viên, họ được gọi là những người sáng lập Công ty, vào ngày 16 tháng 7 năm 1997. Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 30
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Khi mới ra đời, Công ty chỉ đăng kí kinh doanh một mặt hàng duy nhất là gạo. Vào thời điểm đó, gạo là loại lương thực thiết yếu và quan trọng của mọi người bởi có ít loại hàng hóa thay thế nó. Công ty tiến hành thu mua gạo tại nhiều vùng trong thành phố, mở nhiều kho để thu mua lương thực. Số công nhân lên tới 40 người, số kho thu mua là 5. Sau một thời gian hoạt động, Công ty mở rộng quy mô kinh doanh ra toàn miền Bắc và mở rộng mặt hàng kinh doanh là các mặt hàng lương thực. Năm 2004, với sự cạnh tranh của nhiều Công ty lương thực cùng thời, Công ty mở rộng thị trường vào miền Nam. Đặt hai chi nhánh tại Cần Thơ và Đồng Tháp. Lĩnh vực kinh doanh của Công ty được mở rộng thành: Buôn bán và đại lý ký gửi hàng tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, lương thực, nông lâm hải sản. Vận tải đường bộ. Dịch vụ vận tải. Xay xát, chết biến, đánh bóng gạo. Dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa. Kinh doanh vật tư nông nghiệp. Do nhu cầu kinh doanh đến ngày 12 tháng 3 năm 2004 Công ty đã huy động thêm số vốn góp là: 1.250.000.000 VNĐ. Vào thời điểm đó hội đồng thành viên có một số thay đổi như sau: Ông Nguyễn Hồng Trường và Ông Nguyễn Thanh Hà xin rút toàn bộ số vốn góp không làm thành viên nữa, thay vào đó là Bà Phạm Thị Dung - số vốn góp 500.000.000 VNĐ; Ông Phạm Văn Hòa: 350.000.000 VNĐ xin làm thành viên Năm 2007, Công ty chính thức thành lập chi nhánh tại Gia Lai và thu hẹp hoạt động tại chi nhánh tại Cần Thơ và Đồng tháp. Tuy nhiên vẫn giữ lại các kho, xưởng, bãi và cơ sở vật chất để thu mua lương thực tại địa phương. Đến ngày 01-07-2007 Công ty lại huy động thêm vốn góp là 4.150.500.000 VNĐ. Vào thời điểm đó vốn điều lệ của Công ty là 6.000.000.000 VNĐ. Từ năm 2007 đến nay Công ty không có thay đổi về vốn điều lệ và nhân sự. Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 31
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 2.1.3. Công tác quản lý và tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Tân Thuận Công tác quản lý tại Công ty TNHH Tân Thuận Công ty TNHH Tân Thuận được tổ chức và hoạt động tuân thủ theo luật doanh nghiệp. Hiện bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức tương đối gọn nhẹ và hiệu quả như sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ Công ty TNHH Tân Thuận Giám đốc Phó Giám đốc Tài Phó Giám đốc Kinh doanh – chính – Đối ngoại Nhân sự Phòng tài Phòng Phòng xuất - Phòng kinh chính - kế hành chính nhập khẩu doanh toán - nhân sự Chi nhánh Công ty TNHH Tân Thuận Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. Đứng đầu là Giám đốc và sau là Phó Giám đốc. Sau đó là các phòng ban và các tiểu đội sản xuất. Giám đốc: Ông Phạm Văn Thụ là người đứng đầu Công ty và là người đại diện trước pháp luật. - Là người điều hành hàng ngày hoạt động kinh doanh của Công ty, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty. - Ban hành quy chế quản lý nội bộ của Công ty. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức danh quản lý trong Công ty. Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 32
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Phó Giám đốc: Bà Phạm Thị Dung quản lý về mặt nhân sự. Ông Phạm Văn Hòa quản lý về các hoạt động kinh tế, đơn đặt hàng của khách hàng và quyết định các công việc của Công ty theo sự ủy quyền của Giám đốc. Phòng tài chính - kế toán Chức năng: 1. Quản lý, kiểm tra, hướng dẫn và thực hiện chế độ kế toán - thống kê 2. Quản lý tài chính, tài sản theo Pháp lệnh của Nhà nước, Điều lệ và quy chế tài chính của Công ty. 3. Đáp ứng nhu cầu về tài chính cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo kế hoạch. 4. Bảo toàn và phát triển vốn của Công ty và các cổ đông. Nhiệm vụ: - Giúp Giám đốc về công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế, các hoạt động liên quan đến quản lý tài chính. - Xây dựng trình Giám đốc quy chế quản lý quản lý tài chính của Công ty, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện quy chế, đồng thời xây dựng kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm của Công ty phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh. - Đảm bảo nguồn vốn để đáp ứng nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, kiểm tra, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, tài sản của Công ty. - Tổ chức hạch toán, thống kê kế toán, phản ánh chính xác, đầy đủ các số liệu, tình hình luân chuyển các loại vốn trong sản xuất kinh doanh của Công ty. - Nghiên cứu và phối hợp với các phòng nghiệp vụ khác để tập hợp, xây dựng các đơn giá nội bộ về xây lắp, các loại hình sản xuất kinh doanh khác của Công ty, xác lập các phương án giá cả, dự thảo các quyết định về giá cả. - Chủ trì trong việc thực hiện định kỳ công tác báo cáo tài chính, kiểm kê, đánh giá tài sản trong Công ty, kiến nghị thanh lý tài sản vật tư tồn đọng, kém chất lượng, không có nhu cầu sử dụng. - Đề nghị lãnh đạo Công ty: khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, nâng bậc và các quyền lợi khác đối với tập thể và các cá nhân thuộc phòng quản lý. Phòng xuất nhập khẩu Chức năng và nhiệm vụ: - Quản lý điều hành các công việc thuộc lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 33
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng - Chủ động nghiên cứu, đề xuất các phương án chào hàng đạt hiệu quả cao. Tổ chức công tác quản lý, ký kết hợp đồng. - Xây dựng các đề án, các công trình dịch vụ phục vụ cho hoạt động xuất khẩu của Công ty như: cửa hàng, kho lưu trữ hàng hóa, vận chuyển hàng hóa, bốc xếp, v.v - Phối hợp với các phòng nghiệp vụ và các đơn vị kinh doanh dịch vụ trực thuộc quản lý theo dõi thực hiện các hợp đồng kinh tế cho đến khi hoàn thành việc thanh lý hợp đồng đã ký kết theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Phòng hành chính - nhân sự Chức năng: - Phòng Hành chính - Nhân sự là phòng tham mưu, giúp việc cho Giám Đốc về công tác tổ chức, nhân sự, hành chính, pháp chế, của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao. Nhiệm vụ: - Xây dựng cơ cấu, tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận để Tổng Giám Đốc phê duyệt. - Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực của toàn Công ty, ngân sách liên quan đến chi phí lao động (quỹ lương, chi phí đào tạo, chi phí đóng BHXH, BHYT, chi phí đồng phục, ). - Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm (định biên, cơ cấu chức danh, vị trí công việc, kế hoạch quy hoạch & bổ nhiệm hàng năm, kế hoạch luân chuyển, điều chuyển). - Xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và quản lý hồ sơ pháp lý của Công ty. - Đầu mối thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý về việc cấp mới/sửa đổi/bổ sung Giấy phép hoạt động, Giấy đăng ký kinh doanh và các việc liên quan đến bầu, miễn nhiệm, bổ nhiệm các thành viên ban giám đốc, Tổng giám đốc của Công ty. Soạn thảo các văn bản hành chính như lịch công tác tuần, đặt lịch họp, lịch làm việc Phòng kinh doanh Chức năng: - Nghiên cứu thị trường, chủ động tìm nguồn hàng mở rộng giao dịch, phối hợp các phòng ban để xem xét các phương thức thanh toán về hoạt động mua bán, xuất nhập, tổ chức tiếp thị cung cấp thông tin tham mưu cho Giám Đốc về Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 34
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng chính sách, chủ trương kinh tế về hiệu quả của từng hoạt động nhu cầu hàng hóa trên thị trường. Nhiệm vụ: - Xây dựng chiến lược phát triển khách hàng. - Xây dựng quy trình làm việc theo quy trình chung của Công ty. - Lập danh sách khách hàng mục tiêu. - Lập kế hoạch tiếp xúc khách hàng hàng tháng trình Giám Đốc. - Lập các hợp đồng dịch vụ bảo vệ với khách hàng. - Đề xuất cơ chế giá hợp lý đối với từng loại khách cụ thể. - Các hợp đồng chưa có sự thống nhất thực hiện về phương án bảo vệ phòng kinh doanh sẽ thuyết trình trước ban lãnh đạo Công ty. - Trả lời giải đáp thắc mắc từ phía khách hàng. - Chăm sóc khách hàng để duy trì và phát triển các hợp đồng dịch vụ đã ký. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Tân Thuận  Mô hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Tân Thuận Công ty TNHH Tân Thuận áp dụng mô hình kế toán tập trung. Chi nhánh tại Gia Lai, trụ sở đặt tại: Thôn leidung,xã Iahru, huyện Chư sê, tỉnh Gia Lai sẽ gửi các chứng từ, số liệu liên quan định kỳ 5 ngày 1 lần về phòng kế toán tại trụ sở chính tại 13/200 An Đà,Đằng Giang,Ngô Quyền,Hải Phòng.Ngoài ra các hoạt động kinh doanh phát sinh tại trụ sở chính sẽ được kế toán trưởng tại phòng tài chính kế toán tổng hợp và ghi sổ sách liên quan.  Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Tân Thuận. Doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa nên bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ như sơ đồ: Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng Thủ quỹ hợp (Nguồn: Phòng tài chính –kế toán Công ty TNHH Tân Thuận) Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 35
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng - Kế toán trưởng ( kiêm kế toán tổng hợp): Có nhiệm vụ chỉ đạo chung công tác kế toán – tài chính và cung cấp những thông tin về tài chính kế toán cho lãnh đạo Công ty chính xác và kịp thời trong việc chỉ đạo điều hành hoạt động sản xuất của Công ty. Tổng hợp thông tin, lập BCTC, kê khai và quyết toán thuế. Đảm bảo hoạt động hiệu quả các chức năng nhiệm vụ của bộ máy kế toán và chịu trách nhiệm về tính xác thực của các thông tin kinh tế tài chính trên BCTC trước Giám đốc Công ty và trước pháp luật. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu – chi tiền mặt phản ánh và ghi chép kịp thời, chính xác vào sổ quỹ tiền mặt cho từng khoản thu – chi theo quy định. Nhận và phát lương cho CNV trong Công ty. 2.1.4.1.Đặc điểm chính sách và phƣơng pháp kế toán tại Công ty TNHH Tân Thuận * Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung Công ty TNHH Tân Thuận áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 14/09/2006, kèm theo thông tư hướng dẫn và nghị định ban hành của Chính phủ. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao đường thẳng. Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Nhập trước – xuất trước. Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ Niên độ kế toán của Công ty tính theo năm dương lịch bắt đầu từ 01/01/N đến hết ngày 31/12/N. Đơn vị tiền tệ được sử dụng: Việt Nam Đồng. 2.1.4.2. Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung, mà trọng tâm là số Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế ( định khoản kế toán ) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung - Sổ Cái - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung của Cty theo sơ đồ sau: Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 36
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ, thẻ kế SỔ NHẬT KÝ CHUNG toánchi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán ghi số liệu vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên Nhậ ký chung để ghi vào Sổ Cái các tài khoản phù hợp. Đồng thời từ các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ chi tiết. Cuối quý, cuối năm kế toán tổng hợp các số liệu từ Sổ Cái để lập Bảng cân đối tài khoản, đồng thời từ sổ chi tiết các tài khoản , kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết ( sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được lập từ các sổ chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng Cân đối số phát sinh bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ. Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 37
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận 2.2.1. Kế toán chi tiết hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận 2.2.1.1. Phân loại hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận Công ty TNHH Tân Thuận là Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Hàng hóa của Cty được mua về nhập kho sau đó xuất bán theo hợp đồng ngay tại Công ty. Hàng tồn kho chủ yếu tại Công ty là hàng hóa và tài khoản sử dụng là TK 156 bao gồm các loại hàng hóa như cà phê, gạo, tiêu đen. Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay thì đây là những mặt hàng thiết yếu, có thị trường tiêu thụ cũng như khách hàng tiềm năng lớn. Tuy nhiên đây cũng là mặt hàng chịu sự tác động lớn của nền kinh tế. 2.2.1.2. Quy trình nhập xuất hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận  Quy trình nhập kho hàng hóa Trước hết, căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế, phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua hàng hóa. Khi đã tham khảo bảng báo giá hợp lý, phòng kinh doanh trình đưa kế hoạch mua hàng để Giám đốc ký xét duyệt. Sau khi thông qua quyết định mua hàng, Giám đốc sẽ trực tiếp ký kết hợp đồng mua bán. Hàng hóa mua về phải có hóa đơn GTGT và giấy báo nhận hàng. Căn cứ vào số liệu thực tế và hoán đơn GTGT hoặc giấy báo nhận hàng, phiếu nhập kho hàng hóa được kế toán lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại cuống - Liên 2: Phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ - Liên 3: Thủ kho giữ để vào thẻ kho Trường hợp hàng hóa không đúng quy cách phẩm chất thì phải thông báo ngay cho phòng kế hoạch cùng bộ phận kế toán lập biên bản xử lý ( có xác nhận của người giao hàng). Thông thường bên bán giao ngay tại kho nên sau khi kiểm tra chi nhập kho số hàng hóa đúng phẩm chất đã ký kết lúc mua, số còn liệu không đủ tiêu chuẩn trả lại cho người bán. * Cách tính giá hàng hóa nhập kho Giá thực tế hàng nhập kho= Giá ghi trên HĐ + Chi phí vận chuyển – Các khoản giảm trừ Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tại Công ty chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hóa đơn. Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 38
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng VD1: Ngày 10/06/2014 nhập kho 5000kg gạo đã thanh toán bằng chuyển khoản số tiền có thuế GTGT 5%: 63.000.000 đồng. Chi phí vận chuyển đến kho của doanh nghiệp do bên bán chịu. Giá thực tế của hàng nhập kho là: 5000*12000 = 60.000.000đồng VD2: Ngày 12/06/2014 nhập kho 400kg tiêu xô của Công ty Vân Đô chưa thanh toán cho người bán số tiền 60.840.000đồng ( thuế GTGT 0%).Chi phí vận chuyển đến kho của doanh nghiệp do bên bán chịu. Gía thực tế của hàng nhập kho là: 400*152.100 = 60.840.000đồng  Quy trình xuất bán hàng hóa tại Công ty - Khách hàng đến mua hàng , Giám đốc sẽ trực tiếp ký hợp đồng kinh tế với khách hàng. Sau đó hợp đồng kinh tế được chuyển tới phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh căn cứ vào hợp đồng kinh tế tiến hành viết hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho cho khách hàng. Phòng kế toán lập phiếu xuất kho thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại cuống - Lưu tại phòng kế toán - Chuyển cho thủ kho Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho hàng hóa và ghi vào thẻ kho. Thủ kho và người nhận phải ký xác nhận số hàng hóa xuất bán. * Cách tính giá hàng hóa xuất kho Do hàng hóa chính trong Công ty không nhiều chủng loại và giá cả cũng tương đối ổn định nên kế toán đã áp dụng phương pháp nhập trước – xuất trước để tính giá hàng hóa xuất kho. VD1: Tình hình tồn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ của gạo - Tồn đầu kỳ: 800kg, đơn giá: 152.100đ/kg - Ngày 20/02, nhập 400kg, đơn giá 153.000 - Ngày 22/02, nhập 600kg, đơn giá 153.000 - Ngày 28/02 xuất 1.100kg bán cho Cty Mai Anh Giá trị xuất kho của tiêu xô xuất trong kỳ được tính như sau: Ngày 28/02 xuất kho: 800*152.100 + 300*153.000 = 167.580.000đồng VD2:Tình hình tồn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ của gạo -Tồn đầu kỳ: 500kg, đơn giá 12.000đ/kg - Số lượng nhập trong kỳ: 1.550kg, đơn giá 12.200đ/kg Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 39
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Trong đó: Ngày 10/03 nhập 1.000kg Ngày 16/03 nhập 550kg - Ngày 12/03 xuất 800kg bán cho Công ty Havisa - Ngày 23/03 xuất 760kg bán cho Công ty Mai Anh Giá trị xuất kho của tiêu xô xuất trong kỳ được tính như sau: Ngày 12/03 xuất kho: 500*12.000 + 300*12.200 = 9.660.000đồng Ngày 23/03 xuất kho: 760*12.200 = 9.272.000đồng 2.2.1.3. Kế toán chi tiết hàng tồn kho Doanh nghiệp hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song. Hàng hóa trong Công ty có nhiều chủng loại khác nhau, vì vậy hạch toán hàng tồn kho phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của hàng hóa. Hạch toán chi tiết được tiến hành song song với hạch toán tổng hợp nhằm quản lý chặt chẽ hơn tình hình biên động tài sản của doanh nghiệp. Kế toán thực hiện hình thức hạch toán chi tiết hàng tồn kho phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tân Thuận đó là hình thức kê khai thường xuyên.Do đó việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho được tiến hành đồng thời ở 2 bộ phận: kế toán và tại kho. - Tại kho: Thủ kho theo dõi số lượng nhập xuất trên thẻ kho đồng thời nắm vững ở bất kỳ thời điểm nào trong kho về số lượng, chất lượng, chủng loại, từng thứ, loại hàng hóa sẵn sàng xuất bán khi có yêu cầu. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất phát sinh thủ kho tiến hành phân loại, sắp xếp cho từng thứ , từng loại hàng hóa để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn của từng loại hàng hóa vào sổ kho chi tiết từng loại theo số lượng. Cuối ngày hoặc sau mỗi lần nhập, xuất kho thủ kho phải tính toán và đối chiếu hàng hóa tồn kho thực tế so với số liệu trên sổ sách. Cuối tháng thủ kho tiến hành tổng hợp số nhập-xuất-tồn kho đối chiếu với sổ sách kế toán và chuyển toàn bộ thẻ kho về phòng kế toán. Số lượng tồn cuối = Số lượng tồn + Số lượng nhập - Số lượng xuất kỳ đầu kỳ kho trong kỳ kho trong kỳ - Tại phòng kế toán Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết cho từng loại hàng hóa tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được chứng từ nhập, xuất kho hàng Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 40
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng hóa do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ. Cuối tháng sau khi ghi chép xong toàn bộ các nghiệp vụ nhập, xuất kho lên sổ hoặc thẻ chi tiết, kế toán tiến hành cộng và tính số tồn kho cho từng loại hàng hóa. Số liệu này phải khớp với số liệu tồn kho của thủ kho trên thẻ kho tương ứng. Mọi sai sót phải được kiểm tra, phát hiện và điều chỉnh kịp thời theo thực tế. VD1: Ngày 02/02/2014 nhập kho 1000 kg tiêu xô của Vân Đô đã thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản số tiền 152.100.000đồng ( thuế GTGT 0%).Chi phí vận chuyển đến kho của doanh nghiệp do bên bán chịu. - Căn cứ HĐ GTGT số 0000256 ( Biểu số 1), kế toán lập phiếu nhập kho số 08 ( Biểu số 2). Thủ kho sau khi nhận được phiếu nhập kho số 08 sẽ tiến hành kiểm nhận số lượng, chất lượng số hàng hóa nhập kho và ghi số lượng hàng hóa thực nhập vào phiếu nhập kho số 08. - Từ phiếu nhập kho thủ kho vào thẻ kho. Đồng thời từ phiếu nhập kho kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 156 (Biểu số 5). Cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn hàng hóa. VD2: Ngày 08/02/2014 nhập kho 1.200 kg Cà phê của Mai Anh đã thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản số tiền 46.800.000đồng ( thuế GTGT 0%).Chi phí vận chuyển đến kho của doanh nghiệp do bên bán chịu. - Căn cứ HĐ GTGT số 0000259 ( Biểu số 3), kế toán lập phiếu nhập kho số 11 ( Biểu số 4). Thủ kho sau khi nhận được phiếu nhập kho số 11 sẽ tiến hành kiểm nhận số lượng, chất lượng số hàng hóa nhập kho và ghi số lượng hàng hóa thực nhập vào phiếu nhập kho số 11. - Từ phiếu nhập kho thủ kho vào thẻ kho. Đồng thời từ phiếu nhập kho kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 156 ( Biểu số 6). Cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn hàng hóa. VD3: Ngày 21/02/2014 xuất 1.200kg gạo bán cho Cty TNHH Mai Anh tổng trị giá 14.400.000đ ( chưa bao gồm thuế VAT 5%).Gía vốn 13.200.000đ. Chưa thanh toán. - Căn cứ vào lệnh xuất kho kế toán lập phiếu xuất kho số 05 ( Biểu số 7) - Thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho số 05 sẽ tiến hành xuất kho hàng hóa theo đúng số lượng yêu cầu ghi trong phiếu xuất rồi ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho và cùng người nhận hàng hóa ký tên vào phiếu xuất kho. Đồng thời thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho ( Biểu số 8). Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 41
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng - Từ phiếu xuất kho kế toán tiến hành kiểm tra và phản ánh vào sổ chi tiết TK156 ( Biểu số 9). Cuối năm căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập- xuất-tồn hàng hóa ( Biểu số 10). VD4:Ngày 26/02/2014 xuất 800kg tiêu xô bán cho Cty TNHH Havisa tổng trị giá 121.680.000đ ( chưa bao gồm thuế VAT 0%).Gía vốn 118.700.000đ. Chưa thanh toán. - Căn cứ vào lệnh xuất kho kế toán lập phiếu xuất kho số 18 ( Biểu số 11). - Thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho số 18 sẽ tiến hành xuất kho hàng hóa theo đúng số lượng yêu cầu ghi trong phiếu xuất rồi ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho và cùng người nhận hàng hóa ký tên vào phiếu xuất kho. Đồng thời thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho. - Từ phiếu xuất kho kế toán tiến hành kiểm tra và phản ánh vào sổ chi tiết TK156. Cuối năm căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn hàng hóa Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 42
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Biểu số 1 Công ty TNHH Một Thành Viên Vân Đô Mẫu số: 01 GTKT3/001 Địa chỉ: Thôn Hòa Lộc, Xã Ia Phang, Huyện Chƣ Pƣh, AA/14P Gia Lai 0000256 MST: 5900975008 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 02 tháng 02 năm 2014 Họ tên người mua hàng: Phạm Trọng Bình Tên đơn vị: Công ty TNHH Tân Thuận Địa chỉ: 13/200 An Đà,Đằng Giang,Ngô Quyền,Hải Phòng. Số tài khoản: 102010000201065. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0200278468 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị Số Đơn giá Thành tiền tính lƣợng A B C 1 2 3=1x2 1 Tiêu xô Kg 1000 152.100 152.100.000 Cộng thành tiền 152.100.000 Thuế suất thuế GTGT: 0% Tiền thuế GTGT 0 Tổng cộng tiền thanh toán 152.100.000 Bằng chữ: Một trăm năm triệu hai một trăm nghìn đồng chẵn. Ngày 02 tháng 02 năm 2014. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 43
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Biểu số 2 Đơn vị: Công ty TNHH Tân Thuận Mẫu số: 01 – VT Địa chỉ: 13/200 An Đà, Đằng Giang, Ngô ( Ban hành theo QĐ số 48/20060QĐ – BTC Quyền Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 02 tháng 02 năm 2014 Số 08 Nợ 156/1331 . Có TK 331 . - Họ và tên người giao: Trần Quốc Thái - Đơn vị: Công ty TNHH MTV Vân Đô - Địa chỉ: Thôn Hòa Lộc, Xã Ia Phang, Huyện Chư Pưh, Gia Lai - Theo HĐ số 0000256 ngày 02 tháng 02 năm 2014 của Công ty TNHH Tân Thuận Nhập tại kho: Công ty địa điểm 13/200 An Đà – Đằng Giang – Ngô Quyền – Hải Phòng. Tên nhãn hiệu, quy Số lượng cách phẩm chất vật STT Mã số ĐVT Theo Thực Đơn giá Thành tiền tư ( sản phẩm, hàng chứng từ nhập hóa) A B C D 1 2 3 4 152.10 1 Tiêu xô Kg 1.000 1.000 152.100.000 0 Cộng 1.000 1.000 152.100.000 - Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Một trăm năm triệu hai một trăm nghìn đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 02 tháng 02 năm 2014 Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Hoặc bộ phận có nhu cầu nhận) ( Ký, họ tên ) Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 44
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Biểu số 3 Công ty TNHH Mai Anh Mẫu số: 01 GTKT3/001 Địa chỉ: 34 Phan Đình Phùng – Quán Thánh – Ba Đình AA/14P – Hà Nội 0000259 MST: 0201040073 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 08 tháng 02 năm 2014 Họ tên người mua hàng: Phạm Hương Thu Tên đơn vị: Công ty TNHH Tân Thuận Địa chỉ: 13/200 An Đà, Đằng Giang, Ngô Quyền, Hải Phòng. Số tài khoản: 102010000201065. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0200278468 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị Số Đơn giá Thành tiền tính lƣợng A B C 1 2 3=1x2 1 Cà Phê Kg 1.200 39.000 46.800.000 Cộng thành tiền 46.800.000 Thuế suất thuế GTGT: 0% Tiền thuế GTGT 0 Tổng cộng tiền thanh toán 46.800.000 Bằng chữ: Bốn mươi sáu triệu tám trăm nghìn đồng chẵn. Ngày 08 tháng 02 năm 2014. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 45
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Biểu số 4 Đơn vị: Công ty TNHH Tân Thuận Mẫu số: 01 – VT Địa chỉ: 13/200 An Đà, Đằng Giang, Ngô ( Ban hành theo QĐ số 48/20060QĐ – BTC Quyền Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 08 tháng 02 năm 2014 Số 11 Nợ 156/1331 . Có TK 331 . - Họ và tên người giao: Nguyễn Văn Tính - Đơn vị: Công ty TNHH Mai Anh - Địa chỉ: 34 Phan Đình Phùng – Quán Thánh – Ba Đình – Hà Nội - Theo HĐ số 0000256 ngày 08 tháng 02 năm 2014 của Công ty TNHH Tân Thuận Nhập tại kho: Công ty địa điểm 13/200 An Đà – Đằng Giang – Ngô Quyền – Hải Phòng. Tên nhãn hiệu, quy STT cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền ( sản phẩm, hàng hóa) Theo Thực chứng từ nhập A B C D 1 2 3 4 1 Cà phê Kg 1.200 1.200 39.000 46.800.000 Cộng 1.200 1.200 46.800.000 - Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Bốn mươi sáu triệu tám trăm nghìn đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Hoặc bộ phận có nhu cầu nhận) ( Ký, họ tên ) Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 46
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Biểu số 7 Đơn vị: Công ty TNHH Tân Thuận Mẫu số: 02 – VT Địa chỉ: 13/200 An Đà, Đằng Giang, Ngô ( Ban hành theo QĐ số 48/20060QĐ – BTC Quyền Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 21 tháng 02 năm 2014 Số 05 Nợ TK 632 . Có TK156 . - Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Trung Kiên - Đơn vị: Công ty TNHH Mai Anh - Địa chỉ: 34 Phan Đình Phùng – Quán Thánh – Ba Đình – Hà Nội - Lý do xuất: Xuất bán - Xuất tại kho: Công ty. Địa điểm: 13/200 An Đà – Đằng Giang – Ngô Quyền – Hải Phòng Tên nhãn hiệu, quy STT cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền ( sản phẩm, hàng hóa) Theo Thực chứng từ nhập A B C D 1 2 3 4 1 Gạo Kg 1.200 1.200 12.000 14.400.000 Cộng 1.200 1.200 14.400.000 - Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Mười bốn triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 21 tháng 02 năm 2014 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Ké toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Hoặc bộ phận ( Ký, họ tên ) có nhu cầu nhập) ( Ký, họ tên ) Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 47
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Biểu số 11 Đơn vị: Công ty TNHH Tân Thuận Mẫu số: 02 – VT Địa chỉ: 13/200 An Đà, Đằng Giang, Ngô ( Ban hành theo QĐ số 48/20060QĐ – BTC Quyền Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 26 tháng 02 năm 2014 Số 18 Nợ TK 632 . Có TK 156 . - Họ và tên người nhận hàng: Bùi Vân Anh - Đơn vị: Công ty TNHH Havisa - Địa chỉ: Số 89 An Đà, Đằng Giang, Ngô Quyền, Hải Phòng - Lý do xuất: Xuất bán - Xuất tại kho: Công ty. Địa điểm: 13/200 An Đà – Đằng Giang – Ngô Quyền – Hải Phòng Tên nhãn hiệu, quy STT cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền ( sản phẩm, hàng hóa) Theo Thực chứng từ nhập A B C D 1 2 3 4 1 Tiêu xô Kg 800 800 152.100 121.680.000 Cộng 800 800 121.680.000 - Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Một trăm hai mươi mốt triệu sáu trăm tám mươi nghìn đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 26 tháng 02 năm 2014 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Ké toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Hoặc bộ phận ( Ký, họ tên ) có nhu cầu nhập) ( Ký, họ tên ) Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 48
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Đơn vị : Công ty TNHH Tân Thuận Mẫu số S12 - DNN Địa chỉ : 13/200 An Đà,Đằng Giang,Ngô (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC Quyền,Hải Phòng ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO (SỔ KHO) Ngày lập thẻ: 01/02/2014 Tờ số Tên nhãn hiệu,quy cách,vật tư: Tiêu xô Đơn vị tính: Kg Mã số1:156 - TX Số hiệu Ngày Ký xác Ngày Số lượng chứng từ Diễn giải nhập nhận của Tháng Nhập Xuất xuất Nhập Xuất Tồn kế toán B C D E F 1 2 3 G SDĐK 580 Nhập kho tiêu xô đã thanh 02/02 PN08 02/02 1.000 1.580 toán bằng CK Nhập kho tiêu xô đã thanh 05/02 PN09 05/02 1.230 2.810 toán bằng CK 09/02 PX07 Xuất bán tiêu xô cho Havisa 09/02 700 2.110 Nhập kho tiêu xô chưa thanh 15/02 PN14 15/02 850 2.960 toán 16/02 PX10 Xuất tiêu xô bán cho Mai Anh 16/02 880 2.080 Nhập tiêu xô đã thanh toán 24/02 PN15 1.200 3.280 bằng tiền mặt 26/02 PX18 Xuất tiêu bán Havisa 26/02 800 2.480 Cộng 1.400 1.710 SDCK 270 - Sổ này có 3 trang, đánh từ trang 01 đến trang 03 - Ngày mở sổ: 01/02/2014. Ngày 28 tháng 02 năm 2014 Thủ kho Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 49
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Đơn vị : Công ty TNHH Tân Thuận Mẫu số S12 - DNN Địa chỉ : 13/200 An Đà,Đằng Giang,Ngô (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC Quyền,Hải Phòng ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO (SỔ KHO) Ngày lập thẻ: 01/02/2014 Tờ số Tên nhãn hiệu,quy cách,vật tư: Gạo Đơn vị tính: Kg Mã số1:156 – G Số hiệu Ký xác Ngày Số lượng Ngày chứng từ nhận Diễn giải nhập Tháng của kế Nhập Xuất xuất Nhập Xuất Tồn toán B C D E F 1 2 3 G SDĐK 1.580 Nhập kho gạo đã thanh toán 01/02 PN01 01/02 3.220 4.800 bằng chuyển khoản 05/02 PX03 Xuất kho gạo bán 05/02 1.000 3.800 06/02 PX04 Xuất kho gạo bán 06/02 500 3.300 Nhập kho gạo chưa thanh 11/02 PN12 11/02 2.500 5.800 toán Xuất kho gạo bán cho 21/02 PX11 21/02 3.500 2.300 Havisa . SDCK 2.700 - Sổ này có 3 trang, đánh từ trang 01 đến trang 03 - Ngày mở sổ: 01/02/2014. Ngày 28 tháng 02 năm 2014 Thủ kho Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 50
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Đơn vị : Công ty TNHH Tân Thuận Mẫu số S12 - DNN Địa chỉ : 13/200 An Đà,Đằng Giang,Ngô (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC Quyền,Hải Phòng ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO (SỔ KHO) Ngày lập thẻ: 01/02/2014 Tờ số Tên nhãn hiệu,quy cách,vật tư: Cà phê Đơn vị tính: Kg Mã số1:156 – Ca Ngày Số hiệu Ngày Ký xác Số lượng Thán chứng từ Diễn giải nhập nhận của g Nhập Xuất xuất Nhập Xuất Tồn kế toán B C D E F 1 2 3 G SDĐK 1.100 Nhập kho cà phê đã thanh 08/02 PN11 08/02 1.200 2.300 toán bằng chuyển khoản 10/02 PX 07 Xuất kho cà phê đem bán 10/02 800 1.500 Nhập kho cà phê đã thanh 12/02 PN13 12/02 200 1.700 toán bằng TM 28/02 PX20 Xuất kho cà phê đem bán 28/02 1.000 700 . SDCK 200 - Sổ này có 3 trang, đánh từ trang 01 đến trang 03 - Ngày mở sổ: 01/02/2014. Ngày 28 tháng 02 năm 2014 Thủ kho Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 51
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Biểu số 5 Công ty TNHH Tân Thuận Mẫu số S10 – DNN Địa chỉ: 13/200 An Đà – Đằng Giang – Ngô Quyền – Hải Phòng ( Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ Tháng 02/2014 Tên hàng hóa: Tiêu xô Tài khoản: 156 Mã hàng: TX Tên kho: Công ty Đơn vị tính: Kg TK Chứng từ Diễn giải đối Đơn giá Nhập Xuất Tồn ứng Số Ngày Số Số Số Thành tiền Thành tiền Thành tiền hiệu tháng lượng lượng lượng SDĐK 152.100 580 88.218.000 Nhập tiêu xô bán đã thu PN08 02/02 112 152.100 1000 152.100.000 1.580 240.318.000 bằng chuyển khoản Nhập tiêu xô bán đã thu PN09 05/02 112 152.100 1.230 187.083.000 2.810 427.401.000 bằng chuyển khoản Xuất bán tiêu xô cho PX07 09/02 156 148.475 700 103.932.500 2.110 323.468.500 Havisa Nhập kho tiêu xô chưa PN14 15/02 331 152.100 850 129.285.000 1.050 452.753.500 thanh toán Xuất tiêu xô bán cho Mai PX10 16/02 156 148.475 880 130.658.000 870 322.095.500 Anh Nhập tiêu xô đã thanh toán PN15 24/02 111 152.100 1.200 182.520.000 970 504.615.500 bằng tiền mặt Xuất tiêu xô bán cho Cty PX18 26/02 156 148.475 800 118.780.000 170 385.835.500 Havisa . SDCK 270 40.500.000 Ngày 28 tháng 02 năm 2014 Người lập biểu Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, đóng dấu ) Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 52
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Biểu số 9 Công ty TNHH Tân Thuận Mẫu số S10 – DNN Địa chỉ: 13/200 An Đà – Đằng Giang – Ngô Quyền – Hải Phòng ( Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ Tháng 02/2014 Tên hàng hóa: Gạo Tài khoản: 156 Mã hàng: G Tên kho: Công ty Đơn vị tính: Kg TK Chứng từ Diễn giải đối Đơn giá Nhập Xuất Tồn ứng Số Ngày Số Số Số Thành tiền Thành tiền Thành tiền hiệu tháng lượng lượng lượng SDĐK 12.000 1.580 18.960.000 Nhập kho gạo đã thanh toán PN01 01/02 112 12.000 3.220 38.640.000 4.800 57.600.000 bằng chuyển khoản PX03 05/02 Xuất kho gạo đem bán 156 11.000 1.000 11.000.000 3.800 46.600.000 PX04 06/02 Xuất kho gạo đem bán 156 11.000 500 5.500.000 3.300 41.100.000 Nhập kho gạo chưa thanh PN12 11/02 331 12.000 2.500 30.000.000 5.800 71.100.000 toán Xuất gạo bán cho Cty PX11 21/02 156 11.000 3.500 38.500.000 2.300 32.600.000 Havisa . SDCK 2.700 68.107.180 Ngày 28 tháng 02 năm 2014 Người lập biểu Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, đóng dấu ) Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 53
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Biểu số 6 Công ty TNHH Tân Thuận Mẫu số S10 – DNN Địa chỉ: 13/200 An Đà – Đằng Giang – Ngô Quyền – Hải Phòng ( Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ Tháng 02/2014 Tên hàng hóa: Cà phê Tài khoản: 156 Mã hàng: Ca Tên kho: Công ty Đơn vị tính: Kg TK Chứng từ Diễn giải đối Đơn giá Nhập Xuất Tồn ứng Số Ngày Số Số Số Thành tiền Thành tiền Thành tiền hiệu tháng lượng lượng lượng SDĐK 39.000 1.100 42.900.000 Nhập kho cà phê đã thanh PN11 08/02 112 39.000 1.200 46.800.000 2.300 89.700.000 toán bằng chuyển khoản PX07 10/02 Xuất kho cà phê đem bán 156 37.150 800 29.720.000 1.500 59.980.000 Nhập kho đã thanh toán PN13 12/02 111 39.000 200 7.800.000 1.700 67.780.000 bằng TM Xuất kho bán cho Cty PX20 28/02 156 37.150 1.000 37.150.000 30.630.000 Havisa . SDCK 200 81.022.900 Ngày 28 tháng 02 năm 2014 Người lập biểu Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, đóng dấu ) Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 54
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Biểu số 10 Công ty TNHH Tân Thuận Mẫu số S11 – DNN Địa chỉ: 13/200 An Đà – Đằng Giang – Ngô Quyền – Hải Phòng ( Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN HÀNG HOÁ Tháng 02/2014 Tài khoản: 156 Tên tài khoản: Hàng hóa STT Tên hàng hóa Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số Số Số Số Thành tiền Thành tiền Thành tiền Thành tiền lượng lượng lượng lượng 1 Tiêu xô 580 88.218.000 6.310 47.151.000 6.620 92.054.500 270 43.314.500 2 Gạo 1.580 18.960.000 5.000 60.000.000 3.880 42.680.000 2.700 36.280.000 3 Cà phê 1.100 42.900.000 1.880 73.320.000 2.780 103.277.000 200 12.943.000 Tổng cộng 150.078.000 180.471.000 238.011.500 92.537.500 Ngày 28 tháng 02 năm 2014 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 55
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 2.2.2. Kế toán tổng hợp hàng tồn kho tại Công ty. 2.2.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng - Hợp đồng mua hàng - Phiếu nhập kho ( mẫu 01 – VT) - Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT ) - Thẻ kho - Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có của ngân hàng - Và những chứng từ liên quan 2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng. Để hạch toán hàng tồn kho Công ty sử dụng các tài khoản TK 156 Các tài khoản khác có liên quan:  TK 111: Tiền mặt  TK 112: Tiền gửi ngân hàng  TK 331: Phải trả người bán và được mở chi tiết cho từng người bán  TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ  TK 632: Giá vốn hàng bán 2.2.2.3. Phƣơng pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận Quy trình hạch toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Tân Thuận được mô tả bằng sơ đồ sau: Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 56
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ kế toán Sổ quỹ SỔ NHẬT KÝ Sổ, thẻ kế toánchi tiếtTK 156 CHUNG SỔ CÁI TK 156 Bảng tổng hợp chi tiết TK 156 Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI Ghi chú: CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để kế toán phản ánh các nghiệp vụ vào Nhật ký chung. Từ số liệu trên nhật ký chung kế toán ghi sổ cái TK156. - Đồng thời, từ chúng từ gốc kế toán phản ánh nghiệp vụ vào sổ chi tiết hàng hóa. - Cuối kỳ kế toán tổng hợp các số liệu từ Sổ Cái để lập Bảng cân đối tài khoản, đồng thời cũng từ sổ chi tiết các tài khoản, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết ( sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được lập từ các Sổ chi tiết ) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 57
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng VD1: Ngày 02/02/2014 nhập kho 1.000 kg tiêu xô của Vân Đô đã thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản số tiền 152.100.000đồng ( thuế GTGT 0%) Sau khi người bán xuất hóa đơn và hàng hóa đã dược Công ty nhận đầy đủ Căn cứ vào HĐGTGT số 0000256, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho. Từ phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, kế toán ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách kế toán theo định khoản sau: Nợ TK156: 152.100.000 Có TK331: 152.100.000 Từ bút toán trên kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung từ sổ Nhật ký chung kế toán lập Sổ cái TK156, TK331 Khi nhận được Phiếu nhập kho, thủ kho lập thẻ kho và đồng thời kế toán chi tiết hàng tồn kho tiến hành ghi sổ chi tiết hàng hóa tương ứng. Từ sổ chi tiết hàng hóa, kế toán lập sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa Cuối kỳ, đối chiếu số liệu ở bảng nhập – xuất – tồn với Sổ cái TK156, thủ kho sẽ đối chiếu số liệu ở thẻ kho với số liệu sổ chi tiết TK156 của kế toán chi tiết hàng tồn kho. VD2: Ngày 08/02/2014 nhập kho 1.200 kg Cà phê của Mai Anh đã thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản số tiền 46.800.000đồng ( thuế GTGT 0%) Sau khi người bán xuất hóa đơn và hàng hóa đã đươch Công ty nhận đầy đủ Căn cứ vào HĐGTGT số 0000259, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho. Từ phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, kế toán ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách kế toán theo định khoản sau: Nợ TK156: 46.800.000 Có TK331: 46.800.000 Từ bút toán trên kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung từ sổ Nhật ký chung kế toán lập Sổ cái TK156, TK331 Khi nhận được Phiếu nhập kho, thủ kho lập thẻ kho và đồng thời kế toán chi tiết hàng tồn kho tiến hành ghi sổ chi tiết hàng hóa tương ứng. Từ sổ chi tiết hàng hóa, kế toán lập sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa Cuối kỳ, đối chiếu số liệu ở bảng nhập – xuất – tồn với Sổ cái TK156, thủ kho sẽ đối chiếu số liệu ở thẻ kho với số liệu sổ chi tiết TK156 của kế toán chi tiết hàng tồn kho. Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 58
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng VD3: Ngày 21/02/2014 xuất 1.200kg gạo bán cho Cty TNHH Mai Anh tổng trị giá 14.400.000đ ( chưa bao gồm thuế VAT 5%). Chưa thanh toán. - Khi nhận được đơn hàng của bên mua, Công ty xuất kho hàng bán theo yêu cầu của khách hàng, kế toán lập phiếu xuát kho. - Từ phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan kế toán ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách theo định khoản sau: Nợ TK632: 14.400.000 Có TK156: 14.400.000 - Từ bút toán trên kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung từ sổ Nhật ký chung kế toán lập sổ cái TK156. - Từ phiếu xuất kho bán hàng cho khách hàng thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho Gạo. - Khi nhận được phiếu nhập kho kế toán đồng thời tiến hành ghi sổ chi tiết hàng hóa. Từ sổ chi tiết hàng hóa, kế toán lập sổ tổng hợp chi tiết hàng hóa. - Cuối kỳ, đối chiếu số liệu ở bảng nhập – xuất – tồn với Sổ cái TK156, thủ kho sẽ đối chiếu số liệu ở thẻ kho với số liệu ở sổ chi tiết và Sổ cái TK156. VD4:Ngày 26/02/2014 xuất 800kg tiêu xô bán cho Cty TNHH Havisa tổng trị giá 121.680.000đ ( chưa bao gồm thuế VAT 0%). Chưa thanh toán - Khi nhận được đơn hàng của bên mua, Công ty xuất kho hàng bán theo yêu cầu của khách hàng, kế toán lập phiếu xuát kho. - Từ phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan kế toán ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách theo định khoản sau: Nợ TK632: 121.680.000 Có TK156: 121.680.000 - Từ bút toán trên kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung từ sổ Nhật ký chung kế toán lập sổ cái TK156. - Từ phiếu xuất kho bán hàng cho khách hàng thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho Tiêu xô. - Khi nhận được phiếu nhập kho kế toán đồng thời tiến hành ghi sổ chi tiết hàng hóa. Từ sổ chi tiết hàng hóa, kế toán lập sổ tổng hợp chi tiết hàng hóa. - Cuối kỳ, đối chiếu số liệu ở bảng nhập – xuất – tồn với Sổ cái TK156, thủ kho sẽ đối chiếu số liệu ở thẻ kho với số liệu ở sổ chi tiết và Sổ cái TK156. Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 59
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Công ty TNHH Một Thành Viên Vân Đô Mẫu số: 01 GTKT3/001 Địa chỉ: Thôn Hòa Lộc, Xã Ia Phang, Huyện Chƣ Pƣh, AA/14P Gia Lai 0000256 MST: 5900975008 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 02 tháng 02 năm 2014 Họ tên người mua hàng: Phạm Trọng Bình Tên đơn vị: Công ty TNHH Tân Thuận Địa chỉ: 13/200 An Đà, Đằng Giang, Ngô Quyền, Hải Phòng. Số tài khoản: 102010000201065. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0200278468 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn Số Đơn giá Thành tiền vị lƣợng tính A B C 1 2 3=1x2 1 Tiêu xô Kg 1000 152.100 152.100.000 Cộng thành tiền 152.100.000 Thuế suất thuế GTGT: 0% Tiền thuế GTGT 0 Tổng cộng tiền thanh toán 152.100.000 Bằng chữ: Một trăm năm triệu hai một trăm nghìn đồng chẵn. Ngày 02 tháng 02 năm 2014. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 60
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Đơn vị: Công ty TNHH Tân Thuận Mẫu số: 01 – VT Địa chỉ: 13/200 An Đà, Đằng Giang, Ngô ( Ban hành theo QĐ số 48/20060QĐ – BTC Quyền Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 02 tháng 02 năm 2014 Số 08 Nợ 156/1331 . Có TK 331 . - Họ và tên người giao: Trần Quốc Thái - Đơn vị: Công ty TNHH MTV Vân Đô - Địa chỉ: Thôn Hòa Lộc, Xã Ia Phang, Huyện Chư Pưh, Gia Lai - Theo HĐ số 0000256 ngày 02 tháng 02 năm 2014 của Công ty TNHH Tân Thuận Nhập tại kho: Công ty địa điểm 13/200 An Đà – Đằng Giang – Ngô Quyền – Hải Phòng. Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật STT Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền tư ( sản phẩm, hàng hóa) Theo Thực chứng từ nhập A B C D 1 2 3 4 152.10 1 Tiêu xô Kg 1.000 1.000 152.100.000 0 Cộng 1.000 1.000 152.100.000 - Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Một trăm năm hai triệu một trăm nghìn đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Hoặc bộ phận có nhu cầu nhận) ( Ký, họ tên ) Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 61
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Công ty TNHH Mai Anh Mẫu số: 01 GTKT3/001 Địa chỉ: 34 Phan Đình Phùng – Quán Thánh – Ba Đình AA/14P – Hà Nội 0000259 MST: 0201040073 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 08 tháng 02 năm 2014 Họ tên người mua hàng: Phạm Hương Thu Tên đơn vị: Công ty TNHH Tân Thuận Địa chỉ: 13/200 An Đà, Đằng Giang, Ngô Quyền, Hải Phòng. Số tài khoản: 102010000201065. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0200278468 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị Số Đơn giá Thành tiền tính lƣợng A B C 1 2 3=1x2 1 Cà Phê Kg 1.200 39.000 46.800.000 Cộng thành tiền 46.800.000 Thuế suất thuế GTGT: 0% Tiền thuế GTGT 0 Tổng cộng tiền thanh toán 46.800.000 Bằng chữ: Bốn mươi sáu triệu tám trăm nghìn đồng chẵn. Ngày 08 tháng 02 năm 2014. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 62
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Đơn vị: Công ty TNHH Tân Thuận Mẫu số: 01 – VT Địa chỉ: 13/200 An Đà, Đằng Giang, Ngô ( Ban hành theo QĐ số 48/20060QĐ – BTC Quyền Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 08 tháng 02 năm 2014 Số 11 Nợ 156/1331 . Có TK 331 . - Họ và tên người giao: Nguyễn Văn Tính - Đơn vị: Công ty TNHH Mai Anh - Địa chỉ: 34 Phan Đình Phùng – Quán Thánh – Ba Đình – Hà Nội - Theo HĐ số 0000256 ngày 08 tháng 02 năm 2014 của Công ty TNHH Tân Thuận Nhập tại kho: Công ty địa điểm 13/200 An Đà – Đằng Giang – Ngô Quyền – Hải Phòng. Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật STT Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền tư ( sản phẩm, hàng hóa) Theo Thực chứng từ nhập A B C D 1 2 3 4 1 Cà phê Kg 1.200 1.200 39.000 46.800.000 Cộng 1.200 1.200 46.800.000 - Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Bốn mươi sáu triệu tám trăm nghìn đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Hoặc bộ phận có nhu cầu nhận) ( Ký, họ tên ) Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 63
Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Đơn vị: Công ty TNHH Tân Thuận Mẫu số: 02 – VT Địa chỉ: 13/200 An Đà, Đằng Giang, ( Ban hành theo QĐ số 48/20060QĐ – BTC Ngô Quyền Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 21 tháng 02 năm 2014 Số 05 Nợ TK 632 . Có TK 156 . - Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Trung Kiên - Đơn vị: Công ty TNHH Mai Anh - Địa chỉ: 34 Phan Đình Phùng – Quán Thánh – Ba Đình – Hà Nội - Lý do xuất: Xuất bán - Xuất tại kho: Công ty. Địa điểm: 13/200 An Đà – Đằng Giang – Ngô Quyền – Hải Phòng Tên nhãn hiệu, quy STT cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền ( sản phẩm, hàng hóa) Theo Thực chứng từ nhập A B C D 1 2 3 4 1 Gạo Kg 1.200 1.200 12.000 14.400.000 Cộng 1.200 1.200 14.400.000 - Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Mười bốn triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 21 tháng 02 năm 2014 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Ké toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Hoặc bộ phận ( Ký, họ tên ) có nhu cầu nhập) ( Ký, họ tên ) Sinh viên: Phạm Thị Hòa - Lớp: QTL701K 64