Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Chi nhánh Công ty cổ phần Hưng Đạo container tại Hải Phòng - Nguyễn Thị Minh Ngọc

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Chi nhánh Công ty cổ phần Hưng Đạo container tại Hải Phòng - Nguyễn Thị Minh Ngọc

1. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP MỤC LỤC MỤC LỤC 1 LỜI MỞ ĐẦU 4 PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP. 5 1.1. Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 5 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu 5 1.1.2. Vai trò của nguyên vật liệu 6 1.1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 6 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 8 1.1.5. Phân loại nguyên vật liệu 8 1.1.6. Tính giá nguyên vật liệu 10 1.2.1. Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng 18 1.2.2.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 20 1.2.2.1. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song 20 1.2.2.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển 21 1.2.3.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 25 1.2.3.1. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên 25 1.2.3.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ 30 1.3. Tổ chức sổ kế toán 32 1.3.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung 32 1.3.1.1. Nguyên tắc, đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung 32 1.3.1.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung: 33 1.3.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái 34 1.3.2.1. Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái 34 1.3.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái 34 1.3.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 35 1.3.3.1. Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 35 Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 1
2. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1.3.3.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ . 35 1.3.4. Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ 36 1.3.4.1. Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (NKCT) 36 1.3.4.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán NK - CT 37 1.3.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính: 37 1.3.5.1. Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính: 37 PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HƢNG ĐẠO CONTAINER CHI NHÁNH HẢI PHÒNG. 39 2.1. Khái quát chung về công ty Cổ phần Hƣng Đạo container và Chi nhánh của công ty tại Hải Phòng 39 2.1.1. Công ty cổ phần Hƣng Đạo Containner 39 2.1.2. Chi nhánh công ty cổ phần Hƣng Đạo Containner tại Hải Phòng 40 2.1.3. Tổ chức sản xuất kinh doanh và đặc điểm sản phẩm của công ty 41 2.1.3.1. Tổ chức sản xuất kinh doanh 41 2.1.3.2. Những sản phẩm chính 41 2.1.4. Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình hoạt động 42 2.1.4.1 Những thuận lợi 42 2.1.4.2. Những khó khăn 42 2.1.5. Tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh công ty tại Hải Phòng 42 2.1.6. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Hƣng Đạo container chi nhánh Hải Phòng 44 2.1.6.1. Tổ chức bộ máy kế toán 44 2.1.6.2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần Hƣng Đạo container chi nhánh Hải Phòng 46 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hƣng Đạo container chi nhánh Hải Phòng 48 2.2.1. Phân loại nguyên vật liệu 48 2.2.2. Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu 49 2.2.2.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu 49 2.2.2.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu 53 Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 2
3. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2.2.3. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hƣng Đạo container chi nhánh Hải Phòn 54 2.2.3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho 54 2.2.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho 56 2.2.4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Hƣng Đạo container chi nhánh Hải Phòng 58 2.2.5. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 61 2.2.5.1. Chứng từ kế toán sử dụng 61 2.2.5.2. Tài khoản kế toán sử dụng 64 2.2.5.3. Sổ sách kế toán sử dụng 64 2.2.5.4. Phƣơng pháp hạch toán 65 2.2.6. Công tác kiểm kê kho nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Hƣng Đạo container chi nhánh Hải Phòng 87 PHẦN 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HƢNG ĐẠO CONTAINER CHI NHÁNH HẢI PHÒNG. 90 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hƣng Đạo container chi nhánh Hải Phòng 90 3.1.1. Ƣu điểm 90 3.1.2. Hạn chế 93 3.2.1. Sự cần thiết của hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu 94 3.2.2. Ý nghĩa của việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu 94 3.2.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hƣng Đạo container chi nhánh Hải Phòng 95 3.2.3.1. Về việc ứng dụng phần mền kế toán 96 3.2.3.2. Về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 97 3.2.3.3. Về việc luân chuyển chứng từ 99 3.2.3.4. Về vệc phân công nhân viên kế toán 100 KẾT LUẬN 101 TÀI LIỆU THAM KHẢO 102 Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 3
4. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP LỜI MỞ ĐẦU Các doanh nghiệp hiện nay luôn phải đối mặt với rất nhiều khó nhăn để tồn tại và phát triển, trong đó phải kể đến sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp. Muốn đứng vững trên thị trƣờng đòi hỏi các doanh nghiệp phải đề ra chiến lƣợc sản xuất kinh doanh hợp lý để vừa tiết kiệm đƣợc chi phí vừa đảm bảo đƣợc chất lƣợng sản phẩm. Một trong những công cụ để thực hiện mục tiêu trên là quản lý tốt công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng vì chi phí nguyên vật liệu quyết định phần lớn chi phí sản xuất và là nhân tố làm nên chất lƣợng sản phẩm. Mặt khác chi phí nguyên vật liệu đƣợc hạch toán chính xác, kịp thời, hợp lý mới phản ánh đúng giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, từ đó giúp doanh nghiệp xác định đúng kết quả kinh doanh. Nhận thức đƣợc vai trò của nguyên vật đối với quá trình sản xuất kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp, sau một thời gian thực tập, tìm hiểu công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty cổ phần Hƣng Đạo container tại Hải Phòng cùng với những kiến thức đã học trong trƣờng đại học em xin mạnh dạn chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Chi nhánh Công ty cổ phần Hưng Đạo container tại Hải Phòng” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. Mục đích nghiên cứu của đề tài là vận dụng lý luận về kế toán nguyên vật liệu vào thực tiễn kế toán tại Chi nhánh công ty để từ đó đề ra một vài ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Hƣng Đạo container chi nhánh Hải Phòng. Kết cấu khóa luận ngoài phần mở đầu và kết luận gồm ba phần: Phần 1: Cơ sở lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Phần 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Hƣng Đạo container chi nhánh Hải Phòng Phần 3: Một số nhận xét, đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Hƣng Đạo container chi nhánh Hải Phòng Với sự giúp đỡ của các anh chị trong phòng kế toán và ban lãnh đạo Chi nhánh công ty và sự hƣớng dẫn của thầy Dƣơng Văn Biên, bên cạnh đó là sự cố gắng của bản thân, em đã hoàn thành đề tài tốt nghiệp. Nhƣng do trình độ và thời gian có hạn nên khóa luận tốt nghiệp của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận đƣợc những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo để củng cố và hoàn thiện kiến thức. Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 4
5. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP. 1.1. Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu:  Khái niệm nguyên vật liệu: Theo chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho (Ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính) hàng tồn kho là những tài sản: - Đƣợc giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thƣờng; - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho bao gồm: - Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đƣờng, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chƣa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chƣa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đƣờng; - Chi phí dịch vụ dở dang. Nhƣ vậy, nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho, là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thƣờng xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm do đó ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng sản phẩm.  Đặc điểm của nguyên vật liệu: Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu có những đặc điểm sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 5
6. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Về mặt hiện vật: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dƣới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - Xét về mặt giá trị: Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, toàn bộ giá trị nguyên vật liệu đƣợc chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nhƣ vậy, xét trên hai phƣơng diện giá trị và hiện vật, nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu của bất kỳ quá trình sản xuất nào. Dƣới hình thái hiện vật, nó biểu hiện là một bộ phận quan trọng của sản phẩm lao động, còn dƣới hình thái giá trị, nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lƣu động, đặc biệt là vốn dự trữ. Do vậy, việc quản lý nguyên vật liệu chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh và tài sản lƣu động của doanh nghiệp. 1.1.2. Vai trò của nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất sản phẩm: - Về mặt chi phí: Nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Mỗi sự biến động về chi phí nguyên vật liệu đều ảnh hƣởng đến giá thành sản phẩm. Vì vậy nó là một yếu tố chi phí luôn đƣợc chú trọng khi doanh nghiệp muốn tiết kiểm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. - Về mặt vốn: Nguyên vât liệu là thành phần quan trọng trong vốn họat động của doanh nghiệp. Việc tổ chức sử dụng tốt nguyên vật liệu góp phẩm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lƣu động . Từ những vai trò của nguyên vật liệu nêu trên đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần phải tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời, đảm bảo đúng quy cách, đồng thời có phƣơng án dự trữ, bảo quản tốt nguyên vật liệu góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và hạ giá thành sản phẩm. 1.1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp: Nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý tốt nguyên vật liệu tạo điều kiện để xác định hiệu quả kinh doanh, đánh giá tài sản của doanh một cách xác đáng, đầy đủ. Mặt khác, quản Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 6
7. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP lý tốt khâu thu mua, dự trữ nguyên vật liệu giúp quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra nhịp nhàng, liên tục, ổn định theo đúng kế hoạch; về mặt tài chính giúp doanh nghiệp không bị ứ đọng vốn, thiếu vốn. Muốn vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:  Đối với khâu thu mua: Để có đƣợc những loại nguyên vật liệu chất lƣợng tốt, đúng chủng loại, kịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu về nguyên vật liệu nhƣ: số lƣợng, chất lƣợng, cơ cấu, chủng loại vật liệu. Từ việc xác định rõ nhu cầu nhƣ trên, doanh nhiệp cần tìm kiếm các nhà cung cấp có uy tín, luôn cung cấp nguyên vật liệu với chất lƣợng tốt, đúng quy cách, số lƣợng, giá cả hợp lý, tuân thủ đúng thời gian giao hàng. Ngoài ra, doanh nghiệp nên chọn những nhà cung cấp có địa điểm thuận lợi để đảm bảo tiến độ giao hàng. Các hợp đồng liên qua đến thu mua nguyên vật liệu phải đảm bảo về mặt pháp lý và mang lại quyền lợi hợp pháp cho cả hai bên. Tổ chức tốt đƣợc công tác thu mua nguyên vật liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu đƣợc các chi phí không cần thiết, đồng thời còn góp phần tăng tốc độ lƣu chuyển vốn lƣu động cho doanh nghiệp.  Đối với công tác quản lý: Thông thƣờng, các doanh nghiệp thƣờng dự trữ nguyên vật liệu nhiều hơn nhu cầu sản xuất trong kỳ để đảm bảo quá trình sản xuất đƣợc diễn ra thƣờng xuyên, liên tục. Những nguyên vật liệu mua về chƣa đƣợc sử dụng ngay vào việc sản xuất sẽ đƣợc bảo quản trong các kho tàng và đƣợc phân loại giúp thuận tiện trong quá trình theo dõi, cất giữ. Để nguyên vật liệu luôn duy trì ở trạng thái tốt, kho bãi của doanh nghiệp cần đƣợc xây dựng phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn. Đồng thời doanh ngiệp cần bố trí đội ngũ thủ kho có trình độ, kinh nghiêm, tinh thần trách nhiệm và tƣ cách đạo đức tốt để tham gia quản lý nguyên vật liệu. Doanh nghiệp cũng cần thƣờng xuyên kiểm tra nguyên vật liệu nhằm phát hiện những mất mát, hao hụt cũng nhƣ sự giảm sút về mặt chất lƣợng nguyên vật liệu để có những biện pháp xử lý kịp thời.  Đối với quá trình sử dụng: Để có những sản phẩm đạt chất lƣợng thì việc tổ chức tốt quá trình thu mua và bảo quản nguyên vật liệu là chƣa đủ mà doanh nghiệp còn phải xuất dùng nguyên vật liệu một cách khoa học để không gây thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất cũng nhƣ làm lãng phí nguyên vật liệu. Muốn vậy, doanh nghiệp cần tuân thủ Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 7
8. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP nghiêm ngặt quy trình sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu hợp lý, đồng thời khi xuất nguyên vật liệu cũng phải đúng trình tự để bảo đảm cho việc theo dõi đƣợc chính xác và thuận lợi. Làm tốt công tác xuất dùng nguyên vật liệu sẽ tạo cơ sở thuận lợi cho việc tính giá thành sản phẩm và xác định chi phí sản xuất kinh doanh. 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất: Để có thể đáp ứng yêu cầu quản lý, tổ chức kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức hệ thống chứng từ, cần tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ Tài chính, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lƣu trữ chứng từ. Trình tự luân chuyển phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho những ngƣời quản lý nguyên vật liệu, bảo đảm sự an toàn cho chứng từ, cập nhật vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh sự trùng lặp hoặc luân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và phải giảm thời gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất. - Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất và nguyên tắc thích ứng. Tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp xây dựng căn cứ vào chế độ kế toán và thống nhất chung theo chế độ ban hành. Bên cạnh đó các tài khoản chi tiết đƣợc xây dựng dựa trên đặc điểm riêng của doanh nghiệp sao cho phù hợp với công tác kế toán của doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác kế toán. - Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán nguyên vật liệu cũng cần đảm bảo hai nguyên tắc thống nhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt buộc do Bộ Tài chính ban hành đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho quản lý nguyên vật liệu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời. - Các báo cáo về nguyên vật liệu cũng cần đƣợc xây dựng theo đúng chế độ kế toán ban hành, đảm bảo lập đúng kỳ và đƣợc chuyển đến các bộ phận chức năng quản lý nguyên vật liệu. 1.1.5. Phân loại nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp gồm nhiều loại có vai trò, công dụng khác nhau phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu để thuận tiện Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 8
9. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP trong quá trình quản lý và hạch toán. Để phân loại nguyên vật liệu, các doanh nghiệp thƣờng sử dụng một số tiêu chí phân loại sau:  Phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh: Theo tiêu thức phân loại này, nguyên vật liệu đƣợc phân chia thành: - Nguyên vật liệu chính: Là nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. - Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, đƣợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện, nâng cao tính năng, chất lƣợng của sản phẩm hoặc đƣợc sử dụng để bảo đảm cho công cụ dụng cụ hoạt động bình thƣờng, hoặc đƣợc sử dụng cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu: Là những vật liệu dùng để tạo ra nhiệt năng. Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vât liệu phụ, tuy nhiên nó đƣợc tách ra thành một loại riêng do việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn, ngoài ra nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý khác với các loại vật liệu phụ thông thƣờng. - Phụ tùng thay thế: Là loại vật tƣ sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dƣỡng tài sản cố định. - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: Là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi.  Phân loại theo nguồn hình thành nguyên vật liệu: Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu bao gồm: - Vật liệu tự chế: là vật liệu doanh nghiệp tự tạo ra để phục vụ cho nhu cầu sản xuất. - Vật liệu mua ngoài: là loại vật liệu doanh nghiệp không tự sản xuất mà do mua ngoài từ thị trƣờng trong nƣớc hoặc nhập khẩu. - Vật liệu khác: là loại vật liệu hình thành do đƣợc cấp phát, biếu tặng, góp vốn liên doanh. Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 9
10. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP  Phân loại theo mục đích sử dụng của nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp thƣờng dùng cho mục đích sản xuất và các mục đích khác. - Nguyên vật liệu sử dụng cho mục đích sản xuất: là nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ cho chế tạo sản phẩm. - Nguyên vật liệu sử dụng cho mục đích khác: nhƣ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất chung, cho nhu cầu bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp, nguyên vật liệu đem góp vốn liên doanh, liên kết; nguyên vật liệu đem quyên tặng. 1.1.6. Tính giá nguyên vật liệu: Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng thƣớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, chính xác. Theo chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồ kho (Ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính) thì “Hàng tồn kho đƣợc tính theo giá gốc”. Trƣờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc (trong đó giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc là giá bán ƣớc tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thƣờng trừ (-) chi phí ƣớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ƣớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng)  Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đƣợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Trong đó: Chi phí thu mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không đƣợc hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thƣơng mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất đƣợc trừ (-) khỏi chi phí mua. Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản xuất sản phẩn, nhƣ chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 10
11. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm. - Chi phí sản xuất chung cố định là những chi phí sản xuất gián tiếp, thƣờng không thay đổi theo số lƣợng sản phẩm sản xuất, nhƣ chi phí khấu hao, chi phí bảo dƣỡng máy móc thiết bị, nhà xƣởng, và chi phí quản lý hành chính ở các phân xƣởng sản xuất. Chi phí sản xuất chung cố định phân bổ vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm đƣợc dựa trên công suất bình thƣờng của máy móc sản xuất. (công suất bình thƣờng là số lƣợng sản phẩm đạt đƣợc ở mức trung bình trong các điều kiện sản xuất bình thƣờng). Trƣờng hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra cao hơn công suất bình thƣờng thì chi phí sản xuất chung cố định đƣợc phân bổ cho mỗi đơn vị sản phẩm theo chi phí thực tế phát sinh. Trƣờng hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra thấp hơn công suất bình thƣờng thì chi phí sản xuất chung cố định chỉ đƣợc phân bổ vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm theo mức công suất bình thƣờng. Khoản chi phí sản xuất chung không phân bổ đƣợc ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ. - Chi phí sản xuất chung biến đổi là những chi phí sản xuất trực tiếp, thƣờng thay đổi trực tiếp hoặc gần nhƣ trực tiếp theo số lƣợng sản phẩm sản xuất, nhƣ chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí sản xuất chung biến đổi đƣợc phân bổ hết vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm theo chi phí thực tế phát sinh. - Trƣờng hợp một quy trình sản xuất ra nhiều loại sản phẩm trong cùng một khoảng thời gian mà chi phí chế biến của mỗi loại sản phẩm không đƣợc phản ánh một cách tách biệt, thì chi phí chế biến đƣợc phân bổ cho các loại sản phẩm theo tiêu thức phù hợp và nhất quán giữa các kỳ kế toán. - Trƣờng hợp có sản phẩm phụ, thì giá trị sản phẩm phụ đƣợc tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc và giá trị này đƣợc trừ (-) khỏi chi phí chế biến đã tập hợp chung cho sản phẩm chính.  Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho. Ví dụ, trong giá gốc thành phẩm có thể bao gồm chi phí thiết kế sản phẩm cho một đơn đặt hàng cụ thể. Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 11
12. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Các chi phí không đƣợc tính vào giá gốc hàng tồn kho gồm: - Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thƣờng; - Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo. - Các khoản chiết khấu thƣơng mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất. - Chi phí bán hàng; - Chi phí quản lý doanh nghiệp.  Tính giá nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều nguồn nhập khác nhau. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá trị thực tế của vật liệu nhập kho đƣợc xác định khác nhau. - Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế Giá mua Các khoản thuế CKTM, Chi phí của NVL = ghi trên + + không đƣợc - Giảm giá thu mua mua ngoài hoá đơn hoàn lại hàng mua Trong đó: - Chi phí thu mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức. - Các khoản thuế không đƣợc hoàn lại: nhƣ thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT (nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp) - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến (GCCB): Giá thực tế Giá thực tế Chi phí Chi phí của VL thuê = của VL xuất thuê + thuê ngoài + vận chuyển ngoài GCCB ngoài GCCB GCCB (nếu có) - Đối với vật liệu tự chế: Giá thực tế Giá thành Chi phí vận = + của VL tự chế sản xuất vật liệu chuyển (nếu có) Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 12
13. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Đối với vật liệu được cấp: Giá thực tế Giá theo Chi phí phát sinh = + của VL đƣợc cấp biên bản giao nhận (nếu có) - Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế của vật liệu Giá trị vốn góp do hội đồng Chi phí liên quan = + nhận góp vốn liên doanh liên doanh đánh giá đến tiếp nhận - Đối với vật liệu được biếu tặng, viện trợ: Giá thực tế của vật liệu Giá thị trƣờng Chi phí phát sinh = + đƣợc biếu tặng, viện trợ tại thời điểm nhận (nếu có) - Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất: Giá thực tế của phế liệu thu hồi = Giá có thể sử dụng lại hoặc giá có thể bán  Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Việc lựa chọn phƣơng pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lƣợng danh điểm, số lần nhập xuất nguyên vật liệu, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp. Điều 13 chuẩn mực số kế toán số 02 - Hàng tồn kho (Ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính) nêu ra 4 phƣơng pháp tính giá xuất hàng tồn kho: - Phƣơng pháp giá thực tế đích danh - Phƣơng pháp bình quân - Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc - Phƣơng pháp nhập sau xuất trƣớc Ngoài ra trên thực tế còn có - Phƣơng pháp giá hạch toán. - Phƣơng pháp xác định giá trị tồn cuối kỳ theo giá mua lần cuối. Tuy nhiên khi xuất kho nguyên vật liệu, kế toán phải tính toán, xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phƣơng pháp đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán.  Phƣơng pháp giá thực tế đích danh: Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 13
14. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Theo phƣơng pháp này, vật tƣ xuất thuộc lô nào theo giá nào thì đƣợc tính theo đơn giá đó. Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc áp dụng cho những doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện đƣợc. Ưu điểm: Xác định đƣợc chính xác giá vật tƣ xuất làm cho chi phí hiện tại phù hợp với doanh thu hiện tại. Nhược điểm: Trong trƣờng hợp đơn vị có nhiều mặt hàng, nhập xuất thƣờng xuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết vật liệu sẽ rất phức tạp.  Phƣơng pháp bình quân: Theo phƣơng pháp này, trị giá xuất của vật liệu bằng số lƣợng vật liệu xuất nhân với đơn giá bình quân. Đơn giá bình quân có thể xác định theo 1 trong 3 phƣơng pháp sau: - Phương pháp bình quân cuối kỳ trước: Đơn giá bình quân Trị giá vật tƣ tồn đầu kỳ này = cuối kỳ trƣớc Số lƣợng vật tƣ tồn đầu kỳ này Ưu điểm: Phƣơng pháp này cho phép giảm nhẹ khối lƣợng tính toán của kế toán vì giá vật liệu xuất kho tính khá đơn giản, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động của vật liệu trong kỳ. Nhược điểm: Độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc tình hình biến động giá cả nguyên vật liệu. Trƣờng hợp giá cả thị trƣờng nguyên vật liệu có sự biến động lớn thì việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phƣơng pháp này trở nên thiếu chính xác. - Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ (BQCKDT): Phƣơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tƣ nhƣng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Đơn giá BQCKDT Trị giá NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá NVL NK trong kỳ = NVL xuất kho Lƣợng NVL tồn kho đầu kỳ + Lƣợng NVL NK trong kỳ Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ đƣợc việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm vật tƣ. Nhược điểm: Dồn công việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hƣởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác. Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 14
15. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Phương pháp bình quân liên hoàn ( BQLH): Theo phƣơng pháp này, sau mỗi lần nhập nguyên vật liệu, kế toán tính đơn giá bình quân sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân và lƣợng nguyên vật liệu xuất để tính giá xuất nguyên vật liệu. Đơn giá BQLH Trị giá NVL tồn trƣớc lần nhập n + Trị giá NVL nhập lần n = NVL xuất kho Lƣợng NVL tồn trƣớc lần nhập n + Lƣợng NVL nhập lần n Phƣơng pháp này nên áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tƣ và số lần nhập của mỗi loại không nhiều. Ưu điểm: Phƣơng pháp này cho giá VL xuất kho chính xác nhất, phản ánh kịp thời sự biến động giá cả, công việc tính giá đƣợc tiến hành đều đặn. Nhược điểm: Công việc tính toán nhiều và phức tạp, chỉ thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng kế toán máy.  Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc (FIFO): Phƣơng pháp nhập trƣớc, xuất trƣớc áp dụng dựa trên giả định là nguyên vật liệu đƣợc mua trƣớc hoặc sản xuất trƣớc thì đƣợc xuất trƣớc, và nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ là nguyên vật liệu đƣợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phƣơng pháp này thì giá trị nguyên vật liệu xuất kho đƣợc tính theo giá của lô nguyên vật liệu nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của nguyên vật liệu tồn kho đƣợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Nhƣ vậy, nếu giá cả có xu hƣớng tăng lên thì giá trị hàng tồn kho cao và giá trị vật liệu xuất dùng nhỏ nên giá thành sản phẩm giảm, lợi nhuận tăng. Ngƣợc lại giá cả có xu hƣớng giảm thì chi phí vật liệu trong kỳ sẽ lớn dẫn đến lợi nhuận trong kỳ giảm. Phƣơng pháp này thích hợp trong thời kỳ lạm phát, và áp dụng đối với những doanh nghiệp ít danh điểm vật tƣ, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời, phƣơng pháp này cung cấp một sự ƣớc tính hợp lý về giá trị vật liệu cuối kỳ. Trong thời kỳ lạm phát phƣơng pháp này sẽ cho lợi nhuận cao do đó có lợi cho các công ty cổ phần khi báo cáo kết quả hoạt động trƣớc các cổ đông làm cho giá cổ phiếu của công ty tăng lên. Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 15
16. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nhược điểm: Các chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanh thu phát sinh hiện hành. Doanh thu hiện hành có đƣợc là do các chi phí nguyên vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung vào kho từ trƣớc. Nhƣ vậy chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trƣờng của nguyên vật liệu.  Phƣơng pháp nhập sau xuất trƣớc (LIFO): Phƣơng pháp nhập sau, xuất trƣớc áp dụng dựa trên giả định là nguyên vật liệu đƣợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đƣợc xuất trƣớc, và nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ là nguyên vật liệu đƣợc mua hoặc sản xuất trƣớc đó. Theo phƣơng pháp này thì giá trị nguyên vật liệu xuất kho đƣợc tính theo giá của lô nguyên vật liệu nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của nguyên vật liệu tồn kho đƣợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Phƣơng pháp này cũng đƣợc áp dụng đối với các doanh nghiệp ít danh điểm vật tƣ và số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Phƣơng pháp này thích hợp trong thời kỳ giảm phát. Ưu điểm: Đảm bảo nguyên tắc doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại. Chi phí của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trƣờng của nguyên vật liệu. Làm cho thông tin về thu nhập và chi phí của doanh nghiệp trở nên chính xác hơn. Tính theo phƣơng pháp này doanh nghiệp thƣờng có lợi về thuế nếu giá cả vật tƣ có xu hƣớng giảm, khi đó giá xuất sẽ lớn, chi phí lớn dẫn đến lợi nhuận nhỏ và tránh đƣợc thuế. Nhược điểm: Phƣơng pháp này làm cho thu nhập thuần của doanh nghiệp giảm trong thời kỳ lạm phát và giá trị vật liệu có thể bị đánh giá giảm trên bảng cân đối kế toán so với giá trị thực của nó. Ngoài 4 phƣơng pháp trên theo chuẩn mực quy định, thực tế các doanh nghiệp còn có thể sử dụng các phƣơng pháp sau:  Phƣơng pháp xác định trị giá tồn cuối kỳ theo giá mua lần cuối: Theo phƣơng pháp này, căn cứ vào đơn giá mua nguyên vật liệu lần cuối để xác định trị giá vật tƣ tồn cuối kỳ, từ đó xác định trị giá vật tƣ xuất trong kỳ. Trị giá NVL Trị giá NVL tồn Trị giá NVL Trị giá NVL tồn = + - xuất trong kỳ đầu kỳ nhập trong kỳ cuối kỳ Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 16
17. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Trong đó: Trị giá NVL tồn cuối kỳ = Số lƣợng NVL tồn cuối kỳ x Đơn giá mua lần cuối Ưu điểm: Phƣơng pháp này đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ công việc của kế toán vì kế toán chỉ phải tính một lần vào cuối kỳ. Trị giá vật tƣ tồn cuối kỳ đƣợc đánh giá đúng theo giá thị trƣờng. Nhược điểm: Chỉ xác định đƣợc tổng giá trị vật liệu xuất trong kỳ mà không tính đƣợc cụ thể từng lần xuất, nên không thể tập hợp chi phí cho từng bộ phận, từng đơn đặt hàng.  Phƣơng pháp giá hạch toán (phƣơng pháp hệ số giá): Theo phƣơng pháp này, việc hạch toán chi tiết nhập, xuất vật tƣ sử dụng theo một đơn giá cố định gọi là giá hạch toán, cuối kỳ điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán, nên phƣơng pháp này còn gọi là phƣơng pháp hệ số giá. Hệ số giá Trị giá ttế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá ttế NVL nhập trong kỳ = NVL Trị giá htoán NVL tồn đầu kỳ + Trị giá htoán NVL nhập trong kỳ Trị giá ttế NVL xuất Số lƣợng NVL Đơn giá hạch Hệ số giá = x x trong kỳ xuất kho toán NVL Trị giá ttế NVL tồn Số lƣợng NVL tồn Đơn giá hạch Hệ số giá = x x kho cuối kỳ kho cuối kho toán NVL Giá hạch toán chỉ có tác dụng trong sổ chi tiết, không có tác dụng trong sổ tổng hợp. Phƣơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá thƣờng xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thƣờng xuyên và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao. Áp dụng phƣơng pháp này cuối tháng kế toán sẽ lập Bảng kê tính giá vật tƣ, hàng hoá để từ đó xác định giá thực tế vật tƣ, hàng hoá xuất dùng trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 17
18. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP BẢNG KÊ TÍNH GIÁ VẬT TƢ, HÀNG HÓA TK152-VLC TK152-VLP Cộng STT Chỉ tiêu HT TT HT TT HT TT 1 Trị giá tồn đầu kỳ 2 Trị giá nhập trong kỳ 3 Tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ 4 Hệ số giá 5 Trị giá xuất trong kỳ 6 Trị giá tồn cuối kỳ Ưu điểm: Phƣơng pháp giá hạch toán cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu trong công tác tính giá, nên công việc tính giá đƣợc tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lƣợng danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít. Nhược điểm: Phƣơng pháp tính giá này không chính xác vì nó không tính đến sự biến động giá cả của vật liệu. Phƣơng pháp này chỉ nên áp dụng khi thị trƣờng giá cả ít biến động. 1.2. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu: 1.2.1. Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng: Ngày 20/03/2006 Bộ trƣởng Bộ tài chính đã ký quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nƣớc từ năm tài chính 2006. Theo quyết định này, chế độ chứng từ về kế toán nguyên vật liệu bao gồm: Tính STT Tên chứng từ Số hiệu chất 1 Phiếu nhập kho 01-VT HD 2 Phiếu xuất kho 02-VT HD 3 Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, công cụ, SP, HH 03-VT HD 4 Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ 04-VT HD 5 Biên bản kiểm kê vật tƣ, công cụ, SP, HH 05-VT HD 6 Bảng kê mua hàng 06-VT HD 7 Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT HD 8 Hoá đơn Giá trị gia tăng 01GTKT-3LL BB 9 Hoá đơn bán hàng thông thƣờng 02GTGT-3LL BB 10 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03 PXK-3LL BB 11 Bảng kê thu mua hàng hoá không có HĐ 04/GTGT BB 12 Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 18
19. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau đây: - Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; - Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số lƣợng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; - Chữ ký, họ và tên của ngƣời lập, ngƣời duyệt và những ngƣời có liên quan đến chứng từ kế toán; - Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán. Chứng từ kế toán phải đƣợc lập đầy đủ số liên theo quy định. Việc ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống, không đƣợc tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ. Trƣờng hợp viết sai cần huỷ bỏ, không xé rời ra khỏi cuống. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ về nguyên vật liệu đƣợc khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ về nguyên vật liệu Bộ phận Thủ Bộ phận Thủ Kế KH, SX, trƣởng, cung kho toán KD KTT ứng NVL Bảo quản, lƣu Nghiên Ký HĐ Lập Nhập Ghi trữ cứu nhu mua phiếu NVL, sổ cầu thu hàng, nhập xuất mua, sử duyệt kho, NVL dụng lệnh phiếu NVL xuất xuất kho Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 19
20. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1.2.2.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc theo dõi, ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin chi tiết để quản trị từng danh điểm vật tƣ. Công tác hạch toán chi tiết phải đảm bảo theo dõi đƣợc tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng danh điểm vật tƣ, phải tổng hợp đƣợc tình hình luân chuyển và tồn của từng danh điểm theo từng kho, từng quầy, từng bãi. Hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phƣơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu nhƣ sau: - Phƣơng pháp thẻ song song - Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phƣơng pháp sổ số dƣ 1.2.2.1. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song: Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ hoặc sổ chi Bảng tổng hợp nhập, xuất, Thẻ kho tiết vật liệu tồn nguyên vật liệu Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lƣợng. Hàng ngày khi nhận đƣợc chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ đó. Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 20
21. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết vật tƣ. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận đƣợc các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ kho bàn giao, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền, phân loại chứng từ và vào sổ chi tiết vật liệu. Cuối kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại vật liệu, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tƣơng ứng. Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào “ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu”. Ưu điểm: Phƣơng pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác. Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lƣợng, làm tăng khối lƣợng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian. Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán máy và các doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng tay trong điều kiện doanh nghiệp có ít danh điểm vật tƣ, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối Danh Tên Đơn ĐVT kỳ trong kỳ trong kỳ kỳ điểm VT VT giá SL TT SL TT SL TT SL TT 1.2.2.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nhƣ phƣơng pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu theo từng kho, cuối tháng trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu theo từng danh điểm và theo từng kho, kế toán lập “ Bảng kê nhập vật liệu”, “Bảng Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 21
22. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP kê xuất vật liệu”. Rồi ghi vào “ Sổ đối chiếu luân chuyển”. Cuối kỳ đối chiếu thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển. Sơ đồ 1.3: Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Bảng kê nhập vật liệu Thẻ kho Sổ đối chiếu luân Sổ kế toán tổng hợp chuyển Phiếu xuất kho Bảng kê xuất vật liệu Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu Ưu điểm: Tiết kiệm công tác lập sổ kế toán so với phƣơng pháp thẻ song song, giảm nhẹ khối lƣợng ghi chép của kế toán, tránh việc ghi chép trùng lặp. Nhược điểm: Khó kiểm tra, đối chiếu, khó phát hiện sai sót và dồn công việc vào cuối kỳ nên hạn chế chức năng kiểm tra thƣờng xuyên, liên tục, hơn nữa làm ảnh hƣởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Điều kiện vận dụng: Phƣơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tƣ nhƣng số lƣợng chứng từ nhập xuất không nhiều, không có điều kiện bố trí riêng từng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. BẢNG KÊ NHẬP, XUẤT VẬT LIỆU Gía Số lƣợng Danh Tên Số lƣợng Số ĐVT hạch điểm VT VT chứng từ Kho Kho Cộng tiền toán Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 22
23. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Năm Kho Số dƣ đầu Luân chuyển tháng n Số dƣ đầu Danh Tên Đơn ĐVT tháng n Nhập Xuất tháng n+1 điểm VT giá SL TT SL TT SL TT SL TT 1.2.2.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư: Sơ đồ 1.4: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phƣơng pháp sổ số dƣ Phi ếu nhập Phiếu giao nhận kho chứng từ nhập Bảng lũy kế N-X-T Sổ kế toán Thẻ kho Sổ số dƣ tổng hợp Phiếu giao nhận Phiếu xuất kho chứng từ xuất Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn ngoài ra cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lƣợng tồn kho trên thẻ kho vào Sổ số dƣ. Tại phòng kế toán: Định kỳ 5 đến 10 ngày, kế toán nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến, có lập phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào đó, kế toán lập Bảng luỹ kế nhập xuất tồn. Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên Sổ số dƣ do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm nguyên vật liệu trên sổ số dƣ với Bảng luỹ kế nhập xuất tồn. Ưu điểm: Phƣơng pháp này tránh đƣợc việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ. Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 23
24. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nhược điểm: Sử dụng phƣơng pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót. Điều kiện vận dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tƣ và số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều, đồng thời nhân viên kế toán và thủ kho của doanh nghiệp phải có trình độ chuyên môn cao. PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Từ ngày đến ngày tháng năm Nhóm vật liệu Số lƣơng chứng từ Số hiệu Số tiền Ngày tháng năm Ngƣời nhận Ngƣời giao ( Cột số tiền do kế toán tính toán và điền vào, thủ kho và kế toán chỉ giao nhận về số lượng chứng từ và số hiệu chứng từ) SỔ SỐ DƢ Năm Kho Số dƣ đầu Tồn kho cuối Tồn kho cuối Danh Tên Đơn ĐVT năm tháng 1 tháng 2 điểm VT VT gía SL TT SL TT SL TT BẢNG LŨY KẾ NHẬP XUẤT TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng năm Kho Nhập Xuất Danh Từ Từ Từ Từ Tên Tồn Tồn điểm Đơn ngày ngày ngày ngày vật đầu Cộng Cộng cuối vật giá tƣ tháng nhập xuất tháng tƣ đến đến đến đến ngày ngày ngày ngày Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 24
25. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1.2.3.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: 1.2.3.1. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên là phƣơng pháp theo dõi thƣờng xuyên, liên tục sự biến động nhập, xuất, tồn vật liệu trên sổ kế toán. Sử dụng phƣơng pháp này có thể tính đƣợc trị giá vật tƣ nhập, xuất, tồn tại bất kỳ thời điểm nào trên sổ tổng hợp. Trong phƣơng pháp này, tài khoản nguyên vật liệu đƣợc phản ánh theo đúng nội dung tài khoản tài sản. Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc áp dụng ở các doanh nghiệp có giá trị nguyên vật liệu lớn.  Tài khoản sử dụng Tài khoản 152 "Nguyên vật liệu": Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu của TK 152: - Bên Nợ: + Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh, đƣợc cấp hoặc nhập từ nguồn khác. + Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. - Bên Có: + Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất, xuất bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh. + Trị giá NVL đƣợc giảm giá, CKTM hoặc trả lại ngƣời bán. + Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. - Dƣ Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho Tài khoản 152 có thể mở chi tiết theo từng loại NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Chi tiết theo công dụng có thể chia thành 5 tài khoản cấp 2: -TK 1521 - Nguyên vật liệu chính -TK 1522 - Vật liệu phụ -TK 1523 - Nhiên liệu Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 25
26. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP -TK 1524 - Phụ tùng thay thế -TK 1528 - Vật liệu khác Tài khoản 151 "Hàng mua đi đường": Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại NVL mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngƣời bán nhƣng cuối kỳ chƣa về nhập kho. Kết cấu TK 151: - Bên Nợ: Giá trị nguyên vật liệu đang đi đƣờng. - Bên Có: Giá trị nguyên vật liệu đi đƣờng đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tƣợng sử dụng. - Dƣ Nợ: Giá trị nguyên vật liệu đi đƣờng chƣa về nhập kho. Ngoài ra, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên còn sử dụng 1 số tài khoản liên quan khác nhƣ tài khoản 111, 112, 133, 141, 331, 515  Phƣơng pháp hạch toán  Hạch toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu: a. Tăng do mua ngoài: Trƣờng hợp 1: Vật liệu và hoá đơn cùng về, căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá thực tế Nợ TK 1331: Thuế GTGT đƣợc khấu trừ Có TK 111, 112, 331, 141, 311 : tổng giá thanh toán Trƣờng hợp 2: Vật tƣ về trƣớc, hoá đơn về sau, khi vật tƣ về làm thủ tục nhập kho, lƣu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ hàng chƣa có hoá đơn. - Nếu trong kỳ hoá đơn về: hạch toán nhƣ trƣờng hợp 1. - Nếu cuối kỳ hoá đơn chƣa về, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá tạm tính Có TK 331: Giá tạm tính Sang tháng sau khi hoá đơn về, kế toán ghi bổ sung hoặc ghi âm để điều chỉnh giá tạm tính thành giá hoá đơn, ví dụ giá hóa đơn lớn hơn giá tạm tính kế toán sẽ ghi bút toán: Nợ TK 152 : Giá nhập thực tế trừ (-) giá tạm tính Nợ TK 133 : Thuế GTGT đƣợc khấu trừ Có TK 331 : Giá thanh toán trừ (-) giá tạm tính Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 26
27. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Trƣờng hợp 3: Hoá đơn về trƣớc, vật tƣ về sau, khi hoá đơn về lƣu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng đang đi đƣờng. - Nếu trong kỳ vật tƣ về, hạch toán giống trƣờng hợp 1. - Nếu cuối kỳ vật tƣ chƣa về, kế toán ghi: Nợ TK 151: Giá trị vật tƣ Nợ TK 133: Thuế GTGT đƣợc khấu trừ Có TK 331, 111, 112 Tổng trị giá thanh toán Sang kỳ sau khi vật tƣ về kế toán ghi: Nợ TK 152: Nếu vật tƣ đƣa vào nhập kho Nợ TK 621, 627, 642 Nếu vật tƣ mua về đƣợc sử dụng ngay Có TK 151 Trong cả 3 trƣờng hợp trên, nếu đƣợc chiết khấu, giảm giá, trả lại vật tƣ kế toán hạch toán nhƣ sau: - Với chiết khấu thanh toán đƣợc hƣởng: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 515 - Với chiết khấu thƣơng mại: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 152 - Với trƣờng hợp giảm giá hoặc trả lại vật tƣ cho ngƣời bán: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 152 Có TK 133 b. Tăng do các nguyên nhân khác: Nợ TK 152: nguyên vật liệu tăng Có TK 411: đƣợc cấp hoặc nhận vốn góp liên doanh Có TK 711: đƣợc viện trợ, biếu tặng Có TK 154: thuê ngoài GCCB hoặc tự sản xuất đã hoàn thành Có TK 154, 711: thu hồi phế liệu trong sản xuất, thanh lý TSCĐ Có TK 621, 627, 641, 642: sử dụng còn thừa nhập lại kho Có TK 1388: nhập vật tƣ từ cho vay, mƣợn Có TK 128, 222: nhận lại vốn góp liên doanh Có TK 338: kiểm kê thừa,vật tƣ vay mƣợn tạm thời của đơn vị khác Có TK 412: đánh giá tăng nguyên vật liệu Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 27
28. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP  Hạch toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu: a. Xuất nguyên vật liệu sử dụng cho các bộ phận: Nợ TK 621, 627, 641, 642: Theo trị giá xuất Có TK 152: trị giá xuất b. Xuất góp liên doanh: Giá trị vốn góp do hội đồng liên doanh đánh giá, chênh lệch giữa giá trị vốn góp và giá trị ghi sổ do đánh giá lại nguyên vật liệu đƣợc hạch toán là thu nhập khác hoặc chi phí khác: Nợ TK 128, 222: giá trị vốn góp Nợ TK 811 : phần chênh lệch tăng Có TK 152: giá trị xuất thực tế Có TK 711: phần chênh lệch giảm c. Xuất vật liệu bán: - Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: Trị giá xuất Có TK 152: Trị giá xuất - Phản ánh doanh thu: Nợ TK 111, 112, 131: giá bán cả thuế GTGT Có TK 511: giá bán chƣa thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra d. Kiểm kê thiếu nguyên vật liệu: Nợ TK 1381 Trị giá nguyên vật liệu phát hiện thiếu Có TK 152: Trị giá nguyên vật liệu phát hiện thiếu Xử lý chỗ thiếu: Nợ TK 1388, 334, 111, 112: cá nhân bồi thƣờng Nợ TK 632: tính vào giá vốn hàng bán Có TK 1381: Trị giá nguyên vật liệu phát hiện thiếu e. Xuất nguyên vật liệu cho các mục đích khác: Nợ TK 154: thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 1388, 136: cho vay, cho mƣợn Nợ TK 411: trả lại vốn góp liên doanh Nợ TK 4312: viện trợ, biếu tặng Nợ TK 412: đánh giá giảm nguyên vật liệu Có TK 152: nguyên vật liệu giảm Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 28
29. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Sơ đồ 1.5: KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU (Theo phương pháp kê khai thường xuyên) 152 111,112,151, 621,623,627,641, 331 642,241 NK NVL mua ngoài XK NVL để SX, XDCB 133 154 VAT đầu vào XK NVL thuê gia công Chi phí thu mua,v/chuyển 133 111,112,331 154 VAT NK thuê gia công Giảm giá NVL mua vào 3333,3332, Trả lại NVL cho ngƣời bán 33312 CKTM đƣợc hƣởng Thuế NK, thuế TTĐB, thuế 632 GTGT của NVL nhập khẩu Xuất bán NVL 411 Hoặc NVL kiểm kê thiếu thuộc định mức Nhận cấp vốn, góp vốn liên doanh bằng NVL 142,242 621,623,627, 642,641,241 NVL xuất dùng thuộc loại NVL xuất kho dùng không phân bổ dần hết nhập lại kho 222,223 222,223 Thu hồi vốn góp liên doanh, XK NVL góp vốn liên liên kết bằng NVL doanh, liên kết 338 138 NVL kiểm kế phát hiện thừa NVL kiểm kê phát hiện thừa chờ xử lý chờ xử lý Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 29
30. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1.2.3.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ là phƣơng pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra trị giá vật tƣ, hàng hoá đã xuất. Trị giá vật tƣ Trị giá vật tƣ Tổng giá vật tƣ mua Trị giá vật tƣ = + - xuất kho tồn đầu kỳ vào trong kỳ tồn cuối kỳ Theo phƣơng pháp này, mọi biến động về vật tƣ không đƣợc theo dõi, phản ánh trên tài khoản 152, giá trị vật tƣ mua vào đƣợc phản ánh trên tài khoản “ Mua hàng” - 611. Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tƣ, giá trị thấp và đƣợc xuất thƣờng xuyên. Tài khoản sử dụng Tài khoản 611 "Mua hàng": Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật liệu mua vào, xuất ra trong kỳ. Kết cấu TK 611: - Bên Nợ: + Kết chuyển trị giá vật tƣ tồn đầu kỳ + Trị giá vật tƣ nhập trong kỳ - Bên Có: + Kết chuyển trị giá vật tƣ tồn cuối kỳ + Kết chuyển trị giá vật tƣ xuất trong kỳ Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dƣ, chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: + TK 6111 "Mua nguyên vật liệu" + TK 6112 "Mua hàng hoá" Tài khoản 152 "Nguyên vật liệu": Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế Tài khoản 151 "Hàng mua đi đường": Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại NVL mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngƣời bán nhƣng cuối kỳ chƣa về nhập kho. Kết cấu của 2 TK này: - Bên Nợ: + Giá trị vật tƣ tồn, vật tƣ đi đƣờng đầu kỳ + Giá trị vật tƣ tồn, vật tƣ đi đƣờng cuối kỳ - Bên Có: + Kết chuyển giá trị vật tƣ tồn, vật tƣ đi đƣờng đầu kỳ Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 30
31. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Sơ đồ 1.6: KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU (Theo phương pháp kiểm kê định kỳ) 621 151,152 151,152 Kết chuyển trị giá NVL đang Kết chuyển trị giá NVL đang đi đƣờng và NVL tồn đầu kỳ đi đƣờng và NVL tồn cuối kỳ 111,112,331 111,112,331 - Giảm gía NVL mua về - Trả lại NVL đã mua Mua NVL nhập kho - Chiết khấu TM nhận đƣợc khi mua NVL 133 133 Thuế GTGT Thuế GTGT 411, 711 621,641,642 Trị giá NVL nhập từ các Trị giá NVL sử dụng trong kỳ nguồn khác  Phƣơng pháp hạch toán - Đầu kỳ, kết chuyển giá trị vật tƣ tồn đầu kỳ này, trị giá vật tƣ đi đƣờng cuối kỳ trƣớc: Nợ TK 611 Có TK 152: Giá trị vật tƣ tồn đầu kỳ này Có TK 151: Trị giá vật tƣ đi đƣờng cuối kỳ trƣớc - Trong kỳ, phản ánh giá trị vật tƣ tăng: Nợ TK 611 Nợ TK 133: Thuế GTGT đƣợc khấu trừ Có TK 111, 112, 331 Có TK 411, 128, 222: Nhận góp vốn, nhận cấp vốn Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 31
32. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Có TK 711 + Nếu đƣợc chiết khấu thƣơng mại, giảm giá: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 133 Có TK 611 + Nếu đƣợc hƣởng chiết khấu thanh toán: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 515 - Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định đƣợc giá trị tồn cuối kỳ và kết chuyển: Nợ TK 151, 152 Có TK 611 + Sau khi có đầy đủ các bút toán trên, kế toán tính ra đƣợc giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ và ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642 Nợ TK 128, 222 Có TK 611 1.3. Tổ chức sổ kế toán: Theo Quyết định 15/2006 ngày 20 tháng 3 năm 2009 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính thì các doanh nghiệp đƣợc áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung; - Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ; - Hình thức kế toán trên máy vi tính. 1.3.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung: 1.3.1.1. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái; Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 32
33. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 1.3.1.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung: Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký Sổ, thẻ kế Sổ nhật ký chung đặc biệt toán chi tiết Bảng tổng hợp Sổ cái chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 33
34. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. 1.3.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: 1.3.2.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đƣợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau: - Nhật ký - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. 1.3.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợ p Sổ quỹ chứng từ kế toán cùng loại Bảng tổng hợp Nhật ký - Sổ cái chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 34
35. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1.3.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 1.3.3.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. - Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ đƣợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải đƣợc kế toán trƣởng duyệt trƣớc khi ghi sổ kế toán. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Chứng từ ghi sổ; - Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. 1.3.3.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dƣ của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dƣ Nợ và Tổng số dƣ Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 35
36. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP nhau, và số dƣ của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dƣ của từng tài khoản tƣơng ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Chứng từ k ế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế toán chứng từ kế toán chi tiết cùng loại Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp Sổ Cái chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu 1.3.4. Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ 1.3.4.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (NKCT) Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 36
37. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký chứng từ; - Bảng kê; - Sổ Cái; - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. 1.3.4.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ Sơ đồ 1.10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Sổ, thẻ Bảng kê Nhật ký chứng từ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp Sổ Cái chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu 1.3.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính: 1.3.5.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính: Đặc trƣng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đƣợc thực hiện theo một chƣơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhƣng phải in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhƣng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 37
38. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP tay. 1.3.5.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Sơ đồ 1.11: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Phần mềm Sổ kế toán: Chứng từ kế toán kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết B ả ng t ổ ng h ợ p chứng từ kế toán Máy vi tính - Báo cáo tài chính cùng loại - Báo cáo kế toán quản trị Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 38
39. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HƢNG ĐẠO CONTAINER CHI NHÁNH HẢI PHÕNG. 2.1. Khái quát chung về công ty Cổ phần Hƣng Đạo container và Chi nhánh của công ty tại Hải Phòng: 2.1.1. Công ty cổ phần Hưng Đạo Containner: Tên giao dịch: Công ty cổ phần Hƣng đạo container Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần thứ 9 số 410300193 do Sở kế hoạch và đầu tƣ Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 10-12-2008. Địa chỉ: 105/9B - Điện Biên Phủ - phƣờng 17 - quận Bình Thạnh – thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: (08) 3. 889. 1708 Fax: (08) 3. 889. 1708 Mã số thuế: 0301411035 Năm 2008, vốn điều lệ của công ty là 43.046.720.000 đồng (Bốn mƣơi ba tỷ, không trăm bốn mƣơi sáu triệu, bảy trăm hai mƣới nghìn đồng). Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất, sửa chữa, mua bán và cho thuê container Năm 1994, công ty TNHH Hƣng Đạo Container đƣợc thành lập, hoạt động chủ yếu ở các lĩnh vực: sản xuất container văn phòng dành cho các công trình xây dựng, làm dịch vụ cho các hãng tàu nhƣ lắp ráp thiết bị treo, dán giấy, PTI container lạnh, dịch vụ cho thuê kho bãi, lƣu giữ container, sửa chữa, mua bán container cũ, dịch vụ vận chuyển. Năm 1997, công ty thành lập chi nhánh Hải Phòng. Năm 1999, công ty thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội. Năm 2000, thực hiện chuyển đổi mô hình doanh nghiệp từ công ty TNHH Hƣng Đạo container sang công ty cổ phần Hƣng Đạo Container với vốn điều lệ đăng ký là 12,5 tỷ đồng. Bên cạnh đó, công ty đã thành lập bãi Depot Container tại Tân Vạn - Bình Dƣơng có sức chứa 3.000 Teu, diện tích 60.000 m2. Năm 2002, công ty thành lập Depot container Hải Phòng có sức chứa 1.000 Teu, diện tích 17.000 m2. Năm 2003, công ty tăng vốn điều lệ lên 17,5 tỷ đồng. Năm 2004, công ty tiến hành lắp đặt dây chuyển sản xuất container và trở thành nhà máy đầu tiên sản xuất container ISO tại Việt Nam, đƣợc Tổ chức đăng kiểm quốc tế Germanischer Lloyd (Đức) kiểm định và chứng nhận. Năm 2006, công ty chuyển đổi văn phòng đại diện Hà Nội thành chi nhánh tại Hà Nội. Công ty là đại lý độc quyền dịch vụ Depot và mua bán container cho Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 39
40. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Florens. Cũng trong năm 2006, công ty cũng thực hiện việc tăng vốn điều lệ lên 40 tỷ đồng để bổ sung vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đây là năm đánh dấu sự phát triển lớn mạnh của thƣơng hiệu Hƣng Đạo Container bằng việc tham gia trƣng bày container tại Triển lãm hàng hải Maritime 2006. Năm 2007, công ty thành lập chi nhánh tại Đà Nẵng, Quy Nhơn và đón nhận chứng chỉ tiêu chuẩn chất lƣợng ISO 9001:2000. Năm 2008, công ty thành lập chi nhánh Nha Trang và phát hành thêm cổ phiếu cho cổ đông chiến lƣợc, cổ phiếu thƣởng cho cán bộ công nhân viên, tăng vốn điều lệ lên 43.046.720.000 đồng. Ngày 11-11-2009: Cổ phiếu mã HDO của cty CP Hƣng Đạo Container chính thức đƣợc giao dịch và trở thành cổ phiếu thứ 24 trên sàn UPCOM với giá giao dịch bình quân trong ngày đầu tiên là 14.500 đ/ cổ phiếu. Trải qua 15 năm hình thành và phát triển, công ty Cổ phần Hƣng Đạo Container đã từng bƣớc khẳng định đƣợc thƣơng hiệu container trên thị trƣờng. Sự nỗ lực của công ty trong việc cung cấp các sản phẩm tốt nhất đến khách hàng đã đƣợc Tạp chí thông tin QCA Thƣơng mại - Bộ Thƣơng Mại bình chọn là “Doanh nghiệp Việt Nam uy tín - chất lƣợng 2006”. Năm 2008, công ty đã đƣợc Trung tâm Sách Kỷ lục Việt Nam xác nhận “Công ty Cổ phần Hƣng Đạo Container - Nhà máy sản xuất Container đầu tiên tại Việt Nam”. Năm 2009, công ty Cổ phần Hƣng Đạo Container đƣợc mạng Doanh nghiệp Việt Nam đánh giá là “Nhà cung cấp đáng tin cậy tại Việt Nam 2009” 2.1.2. Chi nhánh công ty cổ phần Hưng Đạo Containner tại Hải Phòng: Tên giao dịch: Chi nhánh công ty cổ phần Hƣng Đạo container tại Hải Phòng. Địa chỉ: Lô 26 khu Hạ Đoạn 2 – Hải An – Hải Phòng Điện thoại: 0313.376. 5575 Fax: 0313. 629. 474 Chi nhánh công ty Cổ Phần Hƣng Đạo Container tại Hải Phòng đƣợc thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0203010022 cấp ngày 24 tháng 4 năm 2001 và Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi lần 1 ngày 26 tháng 10 năm 2007, thay đổi lần 2 ngày 22 tháng 19 năm 2008 do Sở kế hoạch và Đầu tƣ thành phố Hải Phòng cấp. Mã số thuế: 0301411035003 Vốn điều lệ: 10.000.000.000 (Mƣời tỷ đồng) Tổng số nhân viên và ngƣời lao động đang làm việc tại chi nhánh là 66 ngƣời. Chi nhánh công ty cổ phần Hƣng Đạo cotainer tại Hải phòng đƣợc thành lập năm 2001 có sức chứa 1.000 Teu, diện tích 17.000 m2. Qua hơn 8 năm hoạt động Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 40
41. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP và phát triển, hiện nay chi nhánh đã mở rộng diện tích lên 30.000m2 tƣơng đƣơng sức chứa 3.000 Teu. Hoạt động kinh doanh của chi nhánh tại Hải Phòng bao gồm: Mua bán container và vật tƣ phụ tùng, sản xuất container khô và lạnh, cho thuê kho bãi, cho thuê container và các dịch vụ khác đi kèm. 2.1.3. Tổ chức sản xuất kinh doanh và đặc điểm sản phẩm của công ty: 2.1.3.1. Tổ chức sản xuất kinh doanh: Đến năm 2009 công ty cổ phần Hƣng Đạo container đã trải qua 15 năm phát triển. Là công ty đầu tiên tại Việt Nam đầu tƣ vào lĩnh vực sản xuất container và đã xây dựng hoàn chỉnh hai dây chuyền sản xuất container hiện đại với hệ thống thử tải container mẫu (Prototype Test) đƣợc Tổ chức Giám định và đăng kiểm Germanischer Lloyd kiểm định và chứng nhận để container của công ty sản xuất luôn đạt đƣợc chất lƣợng theo tiên chuẩn quốc tế và đƣợc phép lƣu hành toàn cầu, đã tạo đƣợc tín nhiệm với khách hàng trong và ngoài nƣớc. 2.1.3.2. Những sản phẩm chính: Container Rỗng (Empty Container ): Đƣợc sản xuất theo tiêu chuẩn Container Quốc Tế, đảm bảo cho khách hàng đóng, vận chuyển hàng hoá, phù hợp sử dụng tuỳ theo nhu cầu của khách hàng. Container Văn Phòng (Office Container ): Đƣợc thiết kế nhƣ một văn phòng tiện nghi, sang trọng, linh động trong khâu di chuyển phù hợp cho khách hàng sử dụng tại các công trƣờng. Container Lạnh ( Reefer Container ): Container lạnh ngoại nhập, đã kiểm tra PTI vận hành tốt. Máy Carrier, Thermoking, Mitsubishi, Daikin. Bảo hành tận nơi chu đáo, phù hợp cho khách hàng bảo quản hàng hoá thực phẩm trên đƣờng và làm kho. Container 20ft, 40ft GP, 40ft HC. Mini Container 5ft, 6ft, 10ft, half heigh Container thƣờng dùng làm kho chứa nhỏ, dùng vận chuyển cát cho giàn khoan Open side, open top, open hatch Container tiện dụng để đƣa hàng vào từ các bên. Bulk Container dùng cho hàng nông sản. Các loại Container văn phòng 20ft, 40ft loại có máy lạnh, có toilet và không toilet. Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 41
42. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2.1.4. Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình hoạt động: 2.1.4.1 Những thuận lợi: Vốn là một công ty có uy tín trên thị trƣờng và trên thế giới nên công ty cổ phần Hƣng Đạo container đã có một nền tảng nhất định trong quá trình phát triển. Trong suốt những năm qua công ty đã có nhiều cố gắng trong hoạt động kinh doanh, phát triển công ty và xây dựng uy tín trên thị trƣờng. Công ty Hƣng Đạo nói chung và Chi nhánh công ty tại Hải Phòng nói riêng đạt đƣợc kết quả nhƣ ngày hôm nay yếu phần lớn là do đội ngũ cán bộ công nhân viên có kinh nghiệm, sáng tạo và có năng lực trong kinh doanh, có trình quản lý giỏi, tận tâm và sự đầu tƣ đúng hƣớng từng bƣớc. Sự chuyên nghiệp về sản phẩm dịch vụ do Hƣng Đạo cung cấp theo tiêu chuẩn quốc tế và giá Việt Nam. Không những vậy, mặt bằng sản xuất rộng, máy móc thiết bị hiện đại giúp cho công ty luôn giữ ổn định sản xuất, kinh doanh và làm nên những sản phẩm có chất lƣợng cao. 2.1.4.2. Những khó khăn: Bên cạnh những thuận lợi thì doanh nghiệp cũng gặp phải một số khó khăn: - Do cuộc khủng hoảng của nền kinh tế trên toàn cầu trong những năm gần đây làm cho rất nhiều doanh nghiệp lâm vào tình trạng khó khăn trong đó có công ty Hƣng Đạo Container. - Công ty đang trong thời kỳ mở rộng sản xuất kinh doanh vì vậy nhu cầu về vốn rất lớn nhƣng việc huy động vốn không dễ dàng. Đây chính là yếu tố bất lợi đối với công ty. - Khi nƣớc ta mở cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới, các doanh nghiệp trong nƣớc nói chung Công ty Hƣng Đạo nói riêng phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt hơn. 2.1.5. Tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh công ty tại Hải Phòng: Công ty container Hƣng Đạo thuộc loại hình công ty cổ phần, gồm một công ty mẹ có trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh và năm chi nhánh trên cả nƣớc: Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Nha Trang và Quy Nhơn. Công ty định hƣớng, chỉ đạo hoạt động cho các chi nhánh. Định kỳ, các Chi nhánh báo cáo tình hình hoạt động lên công ty. Đồng thời, bộ phận kiểm tra của công ty cũng trực tiếp kiểm tra, đánh giá hoạt động của các Chi nhánh, kịp thời chấn chỉnh những sai sót để hoạt động của toàn công ty luôn thống nhất và đạt hiệu quả cao nhất. Bộ máy quản lý của Chi nhánh Công ty tại Hải Phòng tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Tại Chi nhánh có sáu phòng ban chức năng, trong đó giám đốc Chi nhánh là lãnh đạo cao nhất tại Chi nhánh. Quan hệ giữa các phòng ban đƣợc mô tả trong Sơ đồ 2.1 Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 42
43. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Sơ đồ 2.1: Mô hình bộ máy quản lý của chi nhánh công ty tại Hải Phòng Giám đốc chi nhánh PGĐ kinh doanh PGĐ sản PGĐ tài xuất chính Trƣ ởng TP TP TP Trƣởng Thủ quỹ Depot Operation kinh DV- xƣởng doanh KH Phó xƣởng KT Qu ản NV trƣởng lý kinh cont doanh BP Bộ Thủ NV kế kĩ phận kho toán Điều thuật sản độ xuất - Ban giám đốc: gồm 1 giám đốc chi nhánh và 3 phó giám đốc phụ trách về tài chính, sản xuất và kinh doanh. Giám đốc là ngƣời đại diện trƣớc pháp luật của chi nhánh, có quyền cao nhất, quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trƣớc công ty cũng nhƣ trƣớc pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh. Phó giám đốc tài chính: Chịu trách nhiệm quản lý tình hình tài chính của chi nhánh. Phó giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động kinh doanh của chi nhánh nhƣ: đề ra chiến lƣợc, chính sách bán hàng, tiêu thụ sản phẩm. Phó giám đốc sản xuất: Chịu trách nhiệm điều hành, tổ chức các hoạt động sản xuất của chi nhánh. Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 43
44. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Phòng kinh doanh: Phụ trách tìm hiểu thị trƣờng, tìm kiếm khách hàng , ký kết hợp đồng cho Chi nhánh. Bên cạnh đó, phòng kinh doanh cũng có chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, cung ứng vật tƣ, lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. - Phòng dịch vụ - khách hàng: Thực hiện bảo hành, sửa chữa sản phẩm, tƣ vấn cho khách hàng. - Phòng operation: Chịu trách nhiệm báo giá các loại container và các dịch vụ của chi nhánh. - Phòng kế toán: Có chức năng lập và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính, cung cấp các chỉ tiêu kinh tế - tài chính cần thiết cho giám đốc Chi nhánh, thực hiện hạch toán theo quy định của Nhà nƣớc và điều lệ công ty, lập báo cáo tài chính định kỳ. - Depot: Chịu trách nhiệm về việc lƣu kho, lƣu bãi container, kiểm soát việc nhập hay xuất container. 2.1.6. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Hưng Đạo container chi nhánh Hải Phòng: 2.1.6.1. Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty Cổ phần Hƣng Đạo container đƣợc tổ chức theo mô hình kết hợp giữa hình thức phân tán và hình thức tập trung đƣợc minh họa trong sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần Hƣng Đạo container Kế toán trung tâm (KTT) Các phần hành kế toán ở Bộ phận kiểm tra kế toán và kế toán trung tâm tổng hợp Các nhân kế toán ở các đơn vị Trƣởng phòng kế toán ở đơn vị trực trực thuộc hạch toán phụ thuộc thuộc hạch toán độc lập Các phần hành kế toán tại các đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 44
45. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Tại các chi nhánh ở Hà Nội, Đà Nẵng, Nha trang, Quy Nhơn mọi số liệu kế toán đều đƣợc gửi về trụ sở chính của công ty tại thành phố Hồ Chí Minh để thực hiện ghi sổ sách và lập báo cáo kế toán. Tuy nhiên, tại chi nhánh Hải Phòng công tác kế toán đƣợc thực hiện một cách độc lập với công ty. Những thông tin thu nhận đƣợc của các chi nhánh sẽ là cơ sở để bộ phận tổng hợp của công ty lập các báo cáo tài chính của toàn công ty. Bộ máy kế toán tại Chi nhánh Hải Phòng đƣợc tổ chức theo hình thức tập trung. Theo hình thức này, chức năng nhiệm vụ của từng thành viên trong phòng đƣợc quy định rõ ràng, từ đó nâng cao đƣợc trách nhiệm và hiệu quả làm việc. Hình thức này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trƣởng cũng nhƣ của ban lãnh đạo Chi nhánh đối với hoạt đông sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động kế toán nói riêng. Bộ máy kế toán tại chi nhánh Hải Phòng đƣợc mô tả trong sơ đồ dƣới đây: Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh Hải Phòng Kế toán trƣởng KT thanh KT KT ngân KT vật KT toán công nợ hàng tƣ lƣơng Trong sơ đồ trên các nhân viên kế toán phụ trách các phần hành kế toán có vai trò cụ thể: - Kế toán trƣởng phụ trách chung bộ phận kế toán, tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý; có trách nhiệm thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán tài chính trong đơn vị; xem xét, kiểm soát, đối chiếu các chứng từ kế toán của các phần hành kế toán. Định kỳ, kế toán trƣởng tổng hợp các số liệu kế toán để lập báo cáo kế toán. - Kế toán công nợ: Chịu trách nhiệm theo dõi công nợ phải thu đối với khách hàng và phải trả đối với các nhà cung cấp. Lập kế hoạch trả nợ cũng nhƣ thu hồi nợ trình lên kế toán trƣởng và ban giám đốc khi có các khoản nợ đến hạn. Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 45
46. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép các khoản thu chi bằng tiền mặt. - Kế toán ngân hàng: Phụ trách theo dõi các khoản tài chính liên quan đến ngân hàng nhƣ theo dõi các khoản vay ngắn hạn, dài hạn, kiểm tra các khoản lãi vay phải trả để hạch toán chính xác các khoản chi phí phát sinh trong kỳ. - Kế toán vật tƣ: Thực hiện việc theo dõi về mặt sổ sách nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa có trong doanh nghiệp, xác định trị giá vốn thực tế của hàng nhập kho và xuất kho. Đến cuối kỳ, kế toán nguyên vật tƣ thực hiện công tác tính giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ. Bên cạnh đó, kế toán vật tƣ phải thƣờng xuyên kiểm tra, đối chiếu sổ sách với thủ kho để đảm bảo không có sự nhầm lẫn, sai sót trong quá trinh theo dõi. - Kế toán lƣơng: Có nhiệm vụ tính lƣơng cho cán bộ công nhân viên ở Chi nhánh. Đồng thời tính, trích và phản ánh các khoản trích theo lƣơng nhƣ: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá nhân, kinh phí công đoàn 2.1.6.2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần Hưng Đạo container chi nhánh Hải Phòng: Công tác kế toán tại Công ty cổ phần Hƣng Đạo container chi nhánh Hải Phòng đƣợc tổ chức theo đúng quy định của Nhà nƣớc. Cụ thể là: - Kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. - Công ty hạch toán tổng hợp hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. - Trị giá xuất kho hàng tồn kho đƣợc tính theo phƣơng pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. - Hạch toán thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ. - Phƣơng pháp tính khấu hao tài sản cố định là phƣơng pháp đƣờng thẳng.  Tổ chức hệ thống chứng từ: Chi nhánh tại Hải Phòng tổ chức, vận dụng hệ thống chứng từ ban hành theo quyết định 15 ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính. Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 46
47. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP  Tổ chức hệ thống tài khoản: Chi nhánh tại Hải Phòng tổ chức, vận dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 15 ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính. Bao gồm các tài khoản phản ánh tài sản, các tài khoản phản ánh nguồn vốn, các tài khoản phản ánh doanh thu, các tài khoản phản ánh chi phí và tài khoản xác định kết quả kinh doanh.  Tổ chức hệ thống sổ sách: Tại Chi nhánh áp dụng ghi sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung, gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, - Sổ Cái các tài khoản, - Sổ- thẻ kế toán chi tiết, - Bảng tổng hợp chi tiết (các bảng tổng hợp chi tiết đƣợc lập từ các sổ nhƣ : Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết hàng hoá, sổ quỹ, ). Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung (Sơ đồ 2.4) Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung tại Chi nhánh Chứng từ kế toán Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 47
48. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ ban đầu (phiếu xuất kho, hoá đơn Gía trị ga tăng, phiếu thu, phiếu chi ) đã đƣợc kiểm tra để làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ trên số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản liên quan. Đồng thời với việc nghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan (sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết hàng hoá, thẻ kho ) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dƣ của từng tài khoản đơn vị sử dụng trên Sổ Cái, Sổ chi tiết. Căn cứ vào Sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu số liệu giữa Sổ Cái các tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản tƣơng ứng. Các sổ cái đƣợc dùng để lập báo cáo tài chính.  Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Báo cáo tài chính tại Chi nhánh công ty áp dụng theo quyết định 15 ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính. - Bảng cân đối kế toán : Mẫu B01 - DN - Báo cáo kết quả kinh doanh : Mẫu B02 - DN - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ : Mẫu B03 - DN - Thuyết minh báo cáo tài chính : Mẫu B09 - DN - Bảng cân đối tài khoản - Tờ khai thuế GTGT, quyết toán thuế GTGT, tờ khai tự quyết toán thuế TNDN - Các biểu và báo cáo thống kê khác 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hƣng Đạo container chi nhánh Hải Phòng: 2.2.1. Phân loại nguyên vật liệu: Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là sản xuất và sửa chữa các loại container nên nguyên vật liệu phục vụ cho việc sản xuất rất đa dạng và nhiều chủng loại. Bởi vậy, Chi nhánh công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu để dễ dàng trong khâu quản lý và hạch toán.Cụ thể, nguyên vật liệu tại Chi nhánh bao gồm: Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 48
49. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Nguyên vật liệu chính: Là nguyên vật liệu sau quá trình sản xuất sẽ cấu thánh hình thái của những chiếc container nhƣ: Các loại tôn, thép; Nhựa ốp trần; Sơn các loại; Cánh cửa nhựa; Gỗ ván sàn - Nguyên vật liệu phụ: Là nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, đƣợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện nâng cao tính năng của sản phẩm nhƣ: các loại keo dán; ốc vít; vòi nƣớc; dây hàn 2.2.2. Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu: 2.2.2.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu:  Nhà cung cấp: Chi nhánh mua nguyên vật liệu từ hai nguồn là mua ngoài của các nhà cung cấp tại Hải Phòng và mua của công ty Hƣng Đạo tại thành phố Hồ Chí Minh.  Nguyên vật liệu mua tại thị trường Hải Phòng: Đối với những loại vật liệu thông thƣờng nhƣ vật liệu mộc, vật liệu điện Chi nhánh tiến hành thu mua ngay tại thị trƣờng Hải Phòng để hạ thấp chi phí thu mua cũng nhƣ rút ngắn thời gian vận chuyển đảm bảo cho hoạt động sản xuất vận hành liên tục. Một số nhà cung cấp nguyên vật liệu cho Chi nhánh: - Doanh nghiệp tƣ nhân Hoan Thơ (Mã số thuế: 0200272000, địa chỉ: Số 123 Cầu Đất, phƣờng Cầu Đất, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng) cung cấp vật liệu điện. - Công ty TNHH công nghiệp và thƣơng mại Hiền Tam (Mã số thuế: 0200904242, địa chỉ: Khu Phú Xá- phƣờng Đông Hải 1- quận Hải An- Hải Phòng) cung cấp vật liệu mộc, gỗ ván sàn. - Công ty TNHH thƣơng mại dịch vụ vận tải Quang An (Mã số thuế: 0200904845, địa chỉ: Số 5/127 Đà Nẵng – Ngô quyền – Hải Phòng) cung cấp cửa nhôm kính, cửa thuỷ lực, vật tƣ cơ khí. - Công ty cổ phần sơn Châu Á Thái Bình Dƣơng (Mã số thuế: 0200854023, địa chỉ: Số 57 Sở Dầu - phƣờng Sở Dầu, quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng) cung cấp các loại sơn  Nguyên vật liệu mua tại công ty Hưng Đạo tại thành phố Hồ Chí Minh: Đối với những vật liệu có tính chất đặc biệt, không sẵn có trên thị trƣờng nhƣ Mạc PTI, Nối trụ Robot chi nhánh liên hệ với công ty tại thành phố Hồ Chí Minh để mua vật tƣ phục vụ sản xuất.  Tổ chức thu mua: Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 49
50. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Tại công ty cổ phần Hƣng Đạo container chi nhánh Hải Phòng, nguyên vật liệu luôn đƣợc dự trữ ở một mức nhất định, hợp lý nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đƣợc diễn ra lên tục. Mặt khác, để tránh gây mất mát, giảm thiểu hƣ hại cho nguyên vật liệu, Chi nhánh đã xây dựng một nhà kho đủ tiêu chuẩn và bố trí nhân viên thủ kho có chuyên môn, kinh nghiệm, phẩm chất tốt để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nhiệm vụ nhập xuất kho về nguyên vật liệu. Nhân viên thủ kho không kiêm nhiệm các công việc khác có liên quan. Quy trình thu mua nguyên vật liệu đƣợc tiến hành theo đúng trình tự để đảm bảo nguyên vật liệu mua về đúng chủng loại và đảm bảo chất lƣợng. Định kỳ vào đầu năm hoặc khi có nhu cầu mua vật tƣ, bộ phận thu mua thuộc phòng kinh doanh của Chi nhánh tìm kiếm các nhà cung cấp có uy tín, cung cấp những mặt hàng đúng chủng loại, có chất lƣợng tốt với giá cả hợp lý để ký hợp đồng mua nguyên vật liệu cho Chi nhánh. Những hợp đồng này gọi là “Hợp đồng nguyên tắc” - trong đó nêu lên chủng loại vật tƣ, số lƣợng, giá cả, phƣơng thức thanh toán, địa điểm giao hàng và quyền lợi cũng nhƣ trách nhiệm giữa các bên trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ trong một năm). Khi thực sự phát sinh hoạt đông mua bán vật tƣ, Chi nhánh không phải tiến hành ký lại hợp đồng mua vật tƣ với các nhà cung cấp. Dƣới đây là mẫu một hợp đồng nguyên tắc Chi nhánh đã ký với công ty TNHH thƣơng mại dịch vụ vận tải Quang An về mua các mặt hàng khung, cửa nhôm kính, cửa thuỷ lực, vật tƣ cơ khí. Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 50
51. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 0709 HĐKT - Căn cứ luật thương mại của nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam được Quốc Hội thông qua ngày 14/06/2005 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2006 - Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai đơn vị Hôm nay, ngày 01 tháng 01 năm 2009. Chúng tôi gồm: BÊN A: CN CÔNG TY CP HƢNG ĐẠO CONTAINER TẠI HẢI PHÒNG Địa chỉ: Số 26 – Hạ Đoạn 2 - Đông Hải 2 – Hải An – Hải Phòng Điện thoại: 0313.629474 Fax: 0313.629474 Tài khoản VNĐ: 3003410.002 Tại Ngân Hàng Indovina – Chi Nhánh Hải Phòng Mã số thuế: 0301411035003 Đại diện bởi: Ông Phan Minh Phƣơng Chức vụ: Giám Đốc BÊN B: CÔNG TY TNHH TM DV VẬN TẢI QUANG AN Địa chỉ: Số 5/127 Đà Nẵng – Ngô Quyền – Hải Phòng Điện thoại: 0313.600589 Fax: 0313.629474 Tài khoản VNĐ: 3003410.002 165004293890001 Tại Ngân Hàng Thƣơng Mại Đông Á tại Hải Phòng. Mã số thuế: 0200904845 Đại diện bởi: Ông Vũ Mạnh An Chức vụ: Giám Đốc Hai bên cùng nhau thống nhất ký Hợp đồng với nội dung sau: ĐIỀU 1: HÀNG HOÁ - GIÁ CẢ - CHẤT LƢỢNG Kể từ khi hợp đồng đƣợc ký kết, bên B sẽ bán cho bên A các mặt hàng khung, cửa nhôm kính, cửa thuỷ lực, vật tƣ cơ khí. Số lƣợng: theo đặt hàng của bên A Giá cả đƣợc hai bên thống nhất theo báo giá của bên B và đƣợc thể hiện trên hoá đơn bán hàng vào từng thời điểm mà báo giá còn hiệu lực. ĐIỀU 2 : THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM GIAO HÀNG – VẬN CHUYỂN Thơi gian giao hàng: Theo từng đợt bên A yêu cầu Địa điểm giao hàng: Tại kho của bên A Chi phí vận chuyển: Bên B chịu trách nhiệm Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 51
52. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐIỀU 3 : PHƢƠNG THỨC THANH TOÁN Bên A thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho bên B chậm nhất là 6 tháng kể từ ngày nhận đƣợc hoá đơn tài chính của các đợt hàng. Nếu bên A không thực hiện đúng theo phƣơng thức thanh toán của hợp đồng thì số tiền mà bên A trả chậm cho bên B sẽ bị tính theo lãi suất ngân hàng từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực ĐIỀU 4 : CAM KẾT CHUNG: Hợp đồng sẽ thay đổi khi có đơn giá mới bằng các phụ lục bổ xung và đƣợc ký lại vào ngày 01 tháng 01 hàng năm. Bên B có quyền ngừng cung cấp hàng nếu bên A không thanh toán đúng hạn hoặc không đủ. Hai bên không đơn phƣơng huỷ hợp đồng, mọi khó khăn trở ngại trong quá trình thực hiện hợp đồng đƣợc giải quyết thông qua thƣơng lƣợng và thoả thuận bằng văn bản. Nếu không đi đến thống nhất thì đệ trình lên Hội Đồng Trọng Tài Kinh tế TP Hải Phòng, và phán quyết của Hội Đồng buộc hai bên cùng thực hiện. Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký và đƣợc lập thành 4 bản mỗi bên giữ 2 bản có giá trị pháp lý nhƣ nhau. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Riêng đối với nguyên vật liệu mua của công ty Hƣng Đạo tại thành phố Hồ Chí Minh, Chi nhánh không tiến hành ký kết hợp đồng về mua nguyên vật liệu. Căn cứ vào tình hình dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, định kỳ cuối tháng nhân viên thủ kho tiến hành kiểm tra kho và lập phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu, trong đó liệt kê danh sách những loại vật liệu cần mua để phục vụ cho việc sản xuất kỳ tới. Sau khi lập xong phiếu này, thủ kho nộp lên phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh sẽ cử nhân viên kiểm tra, xác minh và lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Kế hoạch mua nguyên vật liệu đƣợc trình lên giám đốc để phê duyệt. Từ kế hoạch thu mua đƣợc phê duyệt, phòng kinh doanh tiến hành liên hệ với các nhà cung cấp để mua nguyên vật liệu. Khi nguyên vật liệu mua và vận chuyển về công ty, bộ phận tiếp nhận nguyên vật liệu của Chi nhánh thực hiện kiểm tra số lƣợng, chủng loại nguyên vật liệu và ký vào giấy giao nhận. Sau đó số nguyên vật liệu mua về đƣợc giao cho thủ kho nhập kho và quản lý. Có thể tóm tắt quy trình thu mua nguyên vật liệu của Chi nhánh theo sơ đồ sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 52
53. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Sơ đồ 2.5: Quy trình thu mua NVL tại chi nhánh công ty Hƣng Đạo Container 1.Thủ kho kiểm kê kho và lập phiếu đề nghị mua NVL. 2.Phòng kinh doanh kiểm tra và lập kế hoạch thu mua NVL trên cơ sở phiếu đề nghị mua NVL do thủ kho lập. 3.Giám đốc phê duyệt kế hoạch thu mua NVL do phòng kinh doanh trình lên. 4.Bộ phận thu mua tiến hành mua NVL theo kế hoạch đã thông qua. 5.Bộ phận tiếp nhận kiểm tra số lƣợng và chủng loại nguyên vật liệu và ký giấy giao nhận nguyên vật liệu. 6.Thủ kho cho nhập kho và quản lý nguyên vật liệu.  Chứng từ sử dụng để hạch toán nhập kho nguyên vật liệu bao gồm: - Hóa đơn GTGT về mua nguyên vật liệu - Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ. - Biên bản giao nhận vật tƣ. - Phiếu nhập kho 01 - VT ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính. - Các chứng từ khác có liên quan nhƣ phiếu chi, ủy nhiệm chi 2.2.2.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Tại Chi nhánh, nguyên vật liệu xuất kho sử dụng để dựng mới và sửa chữa các loại container. Khi phân xƣởng sản xuất tiến hành sản xuất hay sửa chữa container, để có vật tƣ phục vụ sản xuất, các tổ trƣởng tổ sản xuất lập các phiếu yêu cầu xuất vật tƣ. Các phiếu này đƣợc chuyển lên phòng kinh doanh để phê duyệt. Khi phiếu yêu cầu xuất vật tƣ đã gửi lên đƣợc thông qua, phòng kinh doanh viết lệnh xuất vật tƣ rồi giao cho thủ kho để xuất vật tƣ. Quy trình xuất kho vật tƣ phục vụ sản xuất đƣợc mô tả trong sơ đồ sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 53
54. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Sơ đồ 2.6: Quy trình xuất kho NVL tại chi nhánh công ty Hƣng Đạo Container 1. Xƣởng sản xuất lập phiếu yêu cầu xuất vật tƣ 2. Phòng kinh doanh phê duyệt phiếu yêu cầu xuất vật tƣ 3. Phòng kinh doanh viết lệnh xuất vật tƣ 4. Thủ kho căn cứ vào lệnh xuất vật tƣ để tiến hành xuất vật tƣ  Chứng từ sử dụng để hạch toán xuất nguyên vật liệu bao gồm: - Yêu cầu xuất vật tƣ - Lệnh xuất vật tƣ - Phiếu xuất kho 02 - VT ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính. - Các chứng từ khác có liên quan 2.2.3. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hưng Đạo container chi nhánh Hải Phòng: Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hƣng Đạo container chi nhánh Hải Phòng đƣợc đánh giá, ghi nhận theo giá thực tế của từng loại nguyên vật liệu. Việc tính giá thực tế nhập, xuất kho cụ thể nhƣ sau: 2.2.3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho:  Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Gía thực tế của nguyên vật liệu nhập kho đƣợc xác định nhƣ công thức sau: Giá thực tế mua Giá mua ghi Chi phí thu Các khoản thuế không = + + NVL nhập kho trên hoá đơn mua đƣợc hoàn lại Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 54
55. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Trong đó: - Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng. Nếu chi phí này do bên bán hàng chịu thì chi phí này không đƣợc tính vào giá thực tế mua nguyên vật liệu nhập kho - Các khoản thuế không đƣợc hoàn lại là thuế GTGT khi mua hàng của những đơn vị tính và nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp. - Do Chi nhánh tính và nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ nên giá mua ghi trên hóa đơn không bao gồm thuế GTGT. Ví dụ 1: Ngày 03/12/2009, Chi nhánh mua 150 tấm gỗ ocal của công ty công ty cổ phần Hoàng Nam với đơn giá 100.000 đồng/tấm (chƣa có VAT 10%). Công ty Hoàng Nam trả phí vận chuyển. Loại gỗ ocal này Chi nhánh sử dụng làm trần cho sản xuất container văn phòng. Nhƣ vậy, tổng trị giá nhập kho của vật liệu gỗ ocal trong lần nhập này là: 150 x 100.000 = 15.000.000 đồng.  Đối với nguyên vật liệu mua của công ty Hƣng Đạo tại thành phố Hồ Chí Minh: Giá thực tế của nguyên vật liệu mua về = Giá mua ghi trên hóa đơn Ví dụ 2: Ngày 1-10-2009, Chi nhánh mua một lô nguyên vật liệu của công ty Hƣng Đạo tại thành phố Hồ Chí Minh gồm 30 tấm thép 4 ly x 1,25m x 2,35 với đơn giá 1.075.482 đồng/tấm và 15 bộ cửa lùa vách ngăn 800 x 2000 với đơn giá 1.300.000 đồng/bộ. Số nguyên vật liệu này công ty Hƣng Đạo tại thành phố Hồ Chí Minh gửi theo xe container của công ty để vận chuyển cho Chi nhánh. Nhƣ vậy: - Tổng trị giá nhập kho của thép tấm 4 ly x 1,25m x 2,35 trong ví dụ này là: 30 x 1.075.482 = 32.264.460 đồng. - Tổng trị giá nhập kho của cửa lùa vách ngăn 800 x 2000 trong ví dụ này là: 15 x 1.300.000 = 19.500.000 đồng. Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 55
56. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2.2.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Chi nhánh công ty Hƣng Đạo tại Hải Phòng xuất kho nguyên vật liệu chủ yếu phục vụ cho hoạt động sản xuất sản phẩm. Để tính giá nguyên vật liệu xuất kho, Chi nhánh áp dụng tính giá theo phƣơng pháp “Bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ ”. Theo phƣơng pháp này, giá trị của từng loại nguyên vật liệu đƣợc tính theo giá trị trung bình của từng loại nguyên vật liệu dựa trên cơ sở số lƣợng, giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và số lƣợng, giá trị nguyên vật liệu nhập về trong kỳ. Do phải tập hợp số lƣợng và trị giá của nguyên vật liệu mua về trong cả một kỳ sản xuất nên đến cuối kỳ kế toán mới xác định giá bình quân và tính trị giá hàng xuất kho của từng lần xuất trong kỳ. Phƣơng pháp này có ƣu điểm là tính toán đơn giản, tuy nhiên không phản ánh kịp thời giá xuất kho của các loại vật liệu. Cụ thể, trị giá xuất kho của từng loại nguyên vật liệu đƣợc xác định nhƣ sau: Trị giá NVL = Số lƣợng NVL xuất kho x Đơn gía NVL bình quân cả kỳ xuất kho Trong đó: Đơn giá NVL Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳ = bình quân cả kỳ Số lƣợng NVL tồn đầu kỳ + Số lƣợng NVL nhập trong kỳ Ví dụ 3: Trong tháng 12/2009 Chi nhánh xuất kho phào nhựa để dựng mới 1 container 2183237-20'VP.Trị giá xuất kho của phào nhựa để sản suất loại container này đƣợc tính nhƣ sau:  Trƣớc hết kế toán tiến hành tính đơn giá xuất kho của phào nhựa tháng 12/2009 - Phào nhựa tồn đầu tháng 156,5 cây với đơn giá 16.000 đồng /cây (đây là đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ của phào nhựa tồn cuối tháng 11 chuyển sang), do đó trị giá phào nhựa tồn đầu tháng là: 156,5 x 16.000 = 2.504.000 đồng - Nhật ký nhập phào nhựa trong tháng 12/2009 nhƣ sau: +) Ngày 03/12 mua 100 cây đơn giá 16.000 đồng /cây +) Ngày 14/12 mua 160 cây đơn giá 16.500 đồng /cây +) Ngày 23/12 mua 150 cây đơn giá 16.500 đồng /m2 Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 56
57. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nhƣ vậy tổng trị giá phào nhựa nhập trong tháng 12 là: 100 x 16.000 + 160 x 16.500 + 150 x 16.500 = 6.715.000 đồng Tổng số lƣợng phào nhựa đã nhập trong tháng 12 là: 100 + 160 + 150 = 410 cây Đơn giá xuất kho của phào nhựa tháng 12/2009 đƣợc tính nhƣ sau: Đơn giá xuất kho của phào 2.504.000 + 6.715.000 = = 16.274 đồng / cây nhựa 12/2009 156,5 + 410  Theo bảng định mức nguyên vật liệu, để sản xuất 01 container 2183237- 20'VP cần 10,5 cây phào nhựa. Nhƣ vậy, trong tháng 12/2009, trị giá phào nhựa xuất kho để sản xuất container 2183237-20'VP là 16,274 x 10,5 = 170.877 đồng Ví dụ 4: Cũng trong tháng 12/2009 Chi nhánh xuất kho gỗ ván thông để dựng mới 1container 2183237-20'VP.Trị giá xuất kho của gỗ ván thông để sản suất loại container này đƣợc tính nhƣ sau:  Trƣớc hết kế toán tiến hành tính đơn giá xuất kho của gỗ ván thông tháng 12/2009 - Gỗ ván thông tồn đầu tháng 32 m2 với đơn giá 60.000 đồng /m2 (đây là đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ của gỗ ván thông tồn cuối tháng 11 chuyển sang), do đó trị giá gỗ ván thông tồn đầu tháng là: 32 x 60.000 = 1.920.000 đồng - Nhật ký nhập gỗ ván thông trong tháng 12/2009 nhƣ sau: +) Ngày 04/12 mua 300 m2 đơn giá 60.000 đồng/m2 +) Ngày 23/12 mua 150 m2 đơn giá 62.000 đồng/m2 Nhƣ vậy tổng trị giá gỗ ván thông nhập trong tháng 12 là: 300 x 60.000 + 150 x 62.000 = 27.300.000 đồng Tổng số lƣợng gỗ ván thông đã nhập trong tháng 12 là: 300 + 150 = 450 m2 Đơn giá xuất kho của gỗ ván thông tháng 12/2009 là: Đơn giá xuất kho của gỗ 1.920.000 + 27.300.000 2 = = 60.622 đồng / m ván thông 12/2009 32 + 450 Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 57
58. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP  Theo bảng định mức nguyên vật liệu, để sản xuất container 2183237-20'VP cần 6,5 m2 gỗ ván thông. Nhƣ vậy, trong tháng 12/2009, trị giá gỗ ván thông xuất kho để sản xuất container 2183237-20'VP là 60.622 x 6,5 = 394.043 đồng 2.2.4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Hưng Đạo container chi nhánh Hải Phòng: Chi nhánh công ty chọn hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song. Theo phƣơng pháp này, để phản ánh tình hình biến động nguyên vật liệu ở kho, thủ kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lƣợng còn ở phòng kế toán, kế toán phải mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép về mặt số lƣợng và giá trị. Sơ đồ 2.7: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hƣng Đạo container chi nhánh Hải Phòng Phiếu nhập kho Thẻ hoặc sổ chi Bảng tổng hợp nhập,xuất, Thẻ kho tiết vật liệu tồn kho nguyên, vật liệu Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi định kỳ  Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho (Biểu 1) để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu về mặt số lƣợng, chủng loại. Mỗi phiếu nhập, phiếu xuất kho nguyên vật liệu đƣợc ghi một dòng vào thẻ kho, thẻ đƣợc mở cho từng loại nguyên, vật liệu. Cuối tháng, thủ kho tính ra lƣợng nguyên, vật liệu tồn kho theo từng loại nguyên vật liệu. Thủ kho thƣờng xuyên phải đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số thực tế trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau. Hằng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập cho kế toán nguyên vật liệu. Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 58
59. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Biểu 1: Mẫu thẻ kho CN Cty CP Hƣng Đạo container tại Hải Phòng Lô 26- Hạ Đoạn 2- Đông Hải 2- Hải An- HP THẺ KHO Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tƣ: Đơn vị tính: Mã số: SHCT Số lƣợng Chữ Ngày STT NT Diễn giải ký của N X N, X Nhập Xuất Tồn KT SDĐK Cộng SPS SDCK  Tại phòng kế toán: Mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu (Biểu 2) cho từng loại nguyên, vật liệu tƣơng ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tƣơng tự thẻ kho, tuy nhiên thẻ này theo dõi cả về mặt số lƣợng và giá trị. Hằng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày kế toán nguyên vật liêu xuống kho nhận các chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho chuyển tới, kế toán kiểm tra rồi lần lƣợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên, vật liệu có liên quan. Cuối tháng, kế toán nguyên vật liệu cộng sổ (thẻ) kế toán chi tiết và đối chiếu với thẻ kho. Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 59
60. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Biểu 2: Mẫu sổ chi tiết 152 năm 2009 CN Cty CP Hƣng Đạo container tại Hải Phòng Lô 26- Hạ Đoạn 2- Đông Hải 2- Hải An- HP SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ(SẢN PHẨM, HÀNG HÓA) Năm: 2009 Tài khoản: Tên, quy cách VL, DC, SP, HH: Tiểu khoản: Mã số VL, DC, SP, HH: Tên kho: Đơn vị tính: Chứng từ TK Nhập Xuất Tồn Đơn Diễn giải đối SH NT giá SL TT SL TT SL TT ứng SDĐK Cộng SPS SDCK Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu (Biểu 5) về mặt giá trị từng loại nguyên, vật liệu. Số liệu bảng này đƣợc đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Sinh viên: Nguyễn Thị Minh Ngọc - Lớp QT1002K 60