›
›

Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần HAPACO H.P.P - Nguyễn Thị Thu Thúy

pdf 108 trang huongle 420
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần HAPACO H.P.P - Nguyễn Thị Thu Thúy", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_hoan_thien_cong_tac_ke_toan_nguyen_vat_lieu_tai_co.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần HAPACO H.P.P - Nguyễn Thị Thu Thúy

  1. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng MỤC LỤC MỤC LỤC 1 DANH MỤC BẢNG BIỂU 4 LỜI MỞ ĐẦU 5 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 6 1.1. Sự cần thiết của tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 6 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu 6 1.1.1.1. Khái niệm nguyên vật liệu 6 1.1.1.2. Đặc điểm nguyên vật liệu 6 1.1.1.3. Vai trò của nguyên vật liệu 7 1.1.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 7 1.1.3. Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu 9 1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 10 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu 10 1.2.1.1. Nếu căn cứ vào vai trò, tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu được chia thành các loại 10 1.2.1.2. Căn cứ vào nguồn hình thành nguyên vật liệu được chia thành 11 1.2.1.3. Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành 11 1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu 12 1.2.2.1. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế 12 1.2.2.1.1. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho 12 1.2.2.1.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho 15 1.2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán 18 1.3. Thủ tục quản lý nhập - xuất - tồn kho nguyên liệu, vật liệu và các chứng từ kế toán liên quan 19 1.3.1. Các chứng từ kế toán sử dụng 19 1.3.2. Thủ tục nhập kho 20 1.3.3. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu 20 1.4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 21 1.4.1. Phương pháp thẻ song song 22 1.4.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 23 1.4.3. Phương pháp sổ số dư 24 1.5. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 25 Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 1
  2. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 1.5.1. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 26 1.5.1.1. Tài khoản sử dụng 26 1.5.1.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 27 1.5.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 29 1.5.2.1. Tài khoản sử dụng 29 1.5.2.2. Phương pháp hạch toán 30 1.6. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho 32 1.7. Đặc điểm tổ chức sổ kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu theo các hình thức sổ sách kế toán 35 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HAPACO H.P.P 36 2.1. Đặc điểm, tình hình tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty ảnh hƣởng đến công tác kế toán nguyên, vật liệu 36 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần HAPACO H.P.P 36 2.1.2. Những thuận lợi, khó khăn của doanh nghiệp trong quá trình xây dựng và phát triển 38 2.1.2.1. Thuận lợi 38 2.1.2.2. Khó khăn 38 2.1.3. Thành tích công ty đạt được trong những năm qua 39 2.1.4. Quy trình công nghệ, nguồn nguyên vật liệu 40 2.1.5. Đặc điểm về cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty 40 2.1.6. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 43 2.1.6.1. Tổ chức bộ máy kế toán 43 2.1.6.2. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty 45 2.1.6.3. Trình tự ghi sổ kế toán của công ty 46 2.2. Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên, vật liệu ở Công ty CP HAPACO H.P.P 48 2.2.1. Phân loại nguyên vật liệu và đặc điểm công tác quản lý tại Công ty CP HAPACO H.P.P 48 2.2.1.1. Phân loại nguyên vật liệu 48 2.2.1.2. Đặc điểm công tác quản lý 50 2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty CP HAPACO H.P.P 51 2.2.2.1. Giá nguyên vật liệu nhập kho 51 Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 2
  3. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 2.2.2.2. Giá nguyên vật liệu xuất kho 53 2.2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty CP HAPACO H.P.P 55 2.2.3.1. Thủ tục nhập – xuất nguyên vật liệu 55 2.2.3.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty CP HAPACO H.P.P 69 2.2.5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty CP HAPACO H.P.P 76 2.2.5.1. Chứng từ sử dụng 76 2.2.5.2. Tài khoản sử dụng 76 2.2.5.3. Quy trình hạch toán 77 2.2.6. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu 87 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HAPACO H.P.P 89 3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu 89 3.2. Nhận xét và đánh giá khái quát công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP HAPACO H.P.P 90 3.2.1. Ưu điểm 91 3.2.2. Những mặt hạn chế còn tồn tại 96 3.3. Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác quản lý, sử dụng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP HAPACO H.P.P 97 3.3.1. Hoàn thiện công tác luân chuyển chứng từ 98 3.3.2. Khâu thu mua, vận chuyển 99 3.3.3. Hoàn thiện việc lập danh điểm vật tư 99 3.3.4. Hoàn thiện thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu 100 3.3.5. Hoàn thiện lập bảng phân bổ vật liệu 101 3.3.6. Áp dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng 102 3.3.7. Cần thiết phải có sự nghiên cứu, tìm hiểu thị trường 103 3.3.8. Xác định mức dự trữ tối thiểu và tối đa cho từng loại nguyên vật liệu 103 3.3.9. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu 104 3.3.10. Hoàn thiện việc tổ chức, phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu 104 KẾT LUẬN 107 TÀI LIỆU THAM KHẢO 108 Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 3
  4. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng DANH MỤC BẢNG BIỂU 1. Biểu số 2.1: Hóa đơn GTGT số AR/2010E 0000893 58 2. Biểu số 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ 59 3. Biểu số 2.3: Phiếu nhập kho số 12/01 60 4. Biểu số 2.4: Hóa đơn GTGT số AR/2010E 0000905 61 5. Biểu số 2.5: Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ 62 6. Biểu số 2.6: Phiếu nhập kho số 12/04 63 7. Biểu số 2.7: Phiếu xin lĩnh vật tƣ số 12/01 65 8. Biểu số 2.8: Phiếu xin lĩnh vật tƣ số 12/04 66 9. Biểu số 2.9: Phiếu xin lĩnh vật tƣ số 12/04 67 10. Biểu số 2.10: Phiếu xuất kho số 12/04 68 11. Biểu số 2.11: Thẻ kho Giấy lề OCC (nội) tháng 12/2010 71 12. Biểu số 2.12: Sổ chi tiết vật liệu Giấy lề tháng 12/2010 72 13. Biểu số 2.13: Thẻ kho vật liệu Giấy lề ONP (nội) tháng 12/2010 73 14. Biểu số 2.14: Sổ chi tiết vật liệu Giấy lề ONP (nội) tháng 12/2010 74 15. Biểu số 2.15: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu tháng 12/2010 75 16. Biểu số 2.16: Trích Sổ nhật ký chung tháng 12 79 17. Biểu số 2.17: Sổ Cái TK 152 tháng 12/2010 80 18. Biểu số 2.18: Sổ Cái TK 331 tháng 12/2010 81 19. Biểu số 2.19: Sổ Cái TK 111 tháng 12/2010 82 20. Biểu số 2.20: Sổ Cái TK 621 tháng 12/2010 83 21. Biểu số 2.21: Sổ Cái TK 133 tháng 12/2010 84 22. Biểu số 2.22: Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán tháng 12/2010 85 23. Biểu số 2.23: Bảng tổng hợp thanh toán với ngƣời bán tháng 12/2010 86 24. Biểu số 2.24: Biên bản kiểm kê vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa 88 Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 4
  5. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng LỜI MỞ ĐẦU Cùng với xu hƣớng phát triển của thế giới, trong những năm vừa qua kinh tế Việt Nam có nhiều chuyển biến khởi sắc. Trong điều kiện kinh tế thị trƣờng có sự quản lý của Nhà nƣớc, các doanh nghiệp đƣợc phép hoạt động kinh doanh, cạnh tranh lành mạnh trong khuôn khổ pháp luật. Để có thể khẳng định chỗ đứng của mình thì bất kể doanh nghiệp nào cũng cần phải có những chính sách đƣờng lối cũng nhƣ các công cụ quản lý đắc lực. Về bản chất, kế toán là một hệ thống đo lƣờng xử lý và truyền đạt những thông tin có ích cho quyết định kinh doanh. Sự hỗ trợ của công tác hạch toán kế toán trong doanh nghiệp là hết sức cần thiết bởi hạch toán kế toán là công cụ có vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, nguyên vật liệu là tƣ liệu lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm, đồng thời còn ảnh hƣởng trực tiếp đến giá thành và chất lƣợng sản phẩm. Thực hiện tốt công tác kế toán, đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ hạn chế đƣợc những thất thoát lãng phí và là cơ sở để giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong hiện tại và tƣơng lai. Xuất phát từ tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất, trên cơ sở đã dƣợc học ở nhà trƣờng và thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần HAPACO H.P.P, em đã đi sâu tìm hiểu về phần hành kế toán nguyên vật liệu và chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần HAPACO H.P.P” làm khóa luận tốt nghiệp của mình. Ngoài lời mở đầu và kết luận, khóa luận của em gồm 3 chƣơng: Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần HAPACO H.P.P. Chương 3: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần HAPACO H.P.P. Do thời gian và trình độ có hạn nên khóa luận của em không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp của các thầy cô để bài viết của em đƣợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 5
  6. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Sự cần thiết của tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp: 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu: 1.1.1.1. Khái niệm nguyên vật liệu: Theo chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho” là những tài sản: - Đƣợc giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thƣờng. - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.  Nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho, là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thƣờng xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hƣởng trực tiếp đén chất lƣợng của sản phẩm. 1.1.1.2. Đặc điểm nguyên vật liệu: Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh nguyên vật liệu có đặc điểm sau: - Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh dƣới tác động của lao động, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành thực thể của sản phẩm. - Về mặt giá trị: Khi tham gia vào một chu kỳ sản xuất nguyên vật liệu dịch chuyển một lần toàn bộ giá trị của chúng vào sản phẩm mới. Trong doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu là đối tƣợng lao động do doanh nghiệp sản xuất mua ngoài, tự sản xuất dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh. Nhƣ vậy nguyên vật liệu có một giá trị quan trọng không thể phủ nhận đƣợc trong quá trình sản xuất. Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 6
  7. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 1.1.1.3. Vai trò của nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu có vai trò là cở sở vật chất hình thành nên sản phẩm, là một trong ba yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc cung cấp nguyên liệu vật liệu có kịp thời hay không, số lƣợng chủng loại có phù hợp hay không, điều này ảnh hƣởng trực tiếp tới quá trình sản xuất kinh doanh. Mặt khác chi phí nguyên liệu vật liệu thƣờng chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất. Vì vậy trong quá trình sản xuất kinh doanh cần phải theo dõi quản lý chặt chẽ nguyên liệu vật liệu về cả mặt hiện vật và giá trị ở tất cả các khâu mua sắm dự trữ, bảo quản và sử dụng. - Ở khâu mua hàng phải quản lí việc thực hiện kế hoạch mua hàng về số lƣợng, khối lƣợng, chất lƣợng, qui cách, phẩm chất, chủng loạị, giá mua, chi phí mua cũng nhƣ đảm bảo đúng tiến độ thời gian đáp ứng kịp thời nhu cầu của sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. - Ở khâu bảo quản phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi, trang bị đầy đủ các phƣơng tiện đo lƣờng cần thiết, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo quản với từng loại nguyên liệu vật liệu tránh hƣ hỏng, mất mát đảm bảo an toàn tài sản. - Ở khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm chấp hành tốt các định mức dự toán nhằm tiết kiệm chi phí nguyên liệu vật liệu góp phần quan trọng vào việc hạ giá thành sản phẩm, tăng doanh thu và tích luỹ cho đơn vị. 1.1.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp: Xuất phát từ khái niệm, đặc điểm ta thấy rằng nguyên vật liệu là tài sản dự trữ kinh doanh, thƣờng xuyên biến động. Để hoạt động kinh doanh diễn ra bình thƣờng, doanh nghiệp phải thƣờng xuyên mua nguồn nguyên vật liệu và xuất dùng cho sản xuất. Nguyên vật liệu đƣợc nhập từ nhiều nguồn và giá trị của vật liệu thƣờng xuyên biến động trên thị trƣờng. Do đó để làm tốt công tác quản lý nguyên vật liệu phải theo dõi chặt chẽ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. Và để làm đƣợc điều đó thì đối với doanh nghiệp có nhiều loại nguyên vật liệu cần xây dựng một hệ thống danh điểm nguyên vật liệu nhằm thống nhất tên gọi, Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 7
  8. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng quy cách, ký hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm nguyên vật liệu. Hệ thống danh điểm của nguyên vật liệu phải rõ ràng, dễ nhớ, tƣơng ứng với quy cách, chủng loại của nguyên vật liệu. Trong quá trình này nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hƣởng tới chất lƣợng, giá trị sản phẩm. Cụ thể yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là: - Trong khâu thu mua: Phải quản lý về khối lƣợng, quy cách đúng chủng loại và chất lƣợng, giá mua, chi phí thu mua của vật liệu phải đƣợc đánh giá đầy đủ và chính xác, kế hoạch mua vật liệu phải đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Trong khâu bảo quản: Để tránh mất mát hƣ hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn vật liệu phải tổ chức kho tàng , bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu. Nếu không thực hiện tốt công tác này sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến tiến độ và chất lƣợng công việc. - Trong khâu sử dụng vật liệu: + Phải thực hiện tốt định mức tiêu hao, sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi phí nhằm phát huy hiệu quả sử dụng vật liệu nâng cao chất lƣợng và có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích lũy cho doanh nghiệp. + Đồng thời phải thƣờng xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình thực hiện định mức tiêu hao nguyên vật liệu sản xuất, do đó cũng là cơ sở làm tăng thêm sản phẩm cho xã hội. Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. - Trong khâu dự trữ: Để đảm bảo cho quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh đƣợc bình thƣờng không ngƣng trệ, gián đoạn do cung ứng không kịp thời hoặc gây ra tình trạng đọng vốn do dự trữ quá nhiều đòi hỏi doanh nghiệp phải đƣợc xác định mức tối đa, tối thiểu. - Nhân viên thủ kho phải có trình độ chuyên môn và phải có phẩm chất đạo đức. Không bố trí thủ kho kiêm nhiệm việc tiếp liệu và kế toán nguyên vật liệu, Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 8
  9. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng công cụ dụng cụ. Nhƣ vậy, nguyên vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm muốn đạt tiêu chuẩn, chất lƣợng cao và tạo đƣợc uy tín trên thị trƣờng nhất thiết phải tổ chức quản lý nguyên vật liệu. 1.1.3. Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu: Trong nền kinh tế thị trƣờng cạnh tranh gay gắt hiện nay, để có thể tồn tại và phát triển vững chắc một trong những yếu tố quan trọng đòi hỏi các doanh nghiệp phải làm tốt đó là tổ chức quản lý, bố trí, sắp xếp các công việc nhịp nhàng theo guồng máy hoạt động để không bộ phận nào phải dừng. Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nếu quản lý và sử dụng tốt sẽ tạo cho các sản phẩm đầu ra có chất lƣợng tốt. Vì vậy, quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản , dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để góp phần nâng cao chất lƣợng và hiệu quả quản lý nguyên vật liệu, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, tính giá thực tế của nguyên vật liệu thu mua, nhập kho, xuất kho. Kiểm tra chặt chẽ tình hình thu mua vật liệu trên các mặt: số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. - Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tƣợng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trƣờng hợp sử dụng nguyên vật liệu sai mục đích, lãng phí. - Thƣờng xuyên kiểm tra việc thực hiện đúng định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời các vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chƣa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại. - Thực hiện kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo vật liệu, tham Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 9
  10. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng gia công tác phân tích vịêc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng vật liệu. Nhƣ vậy tổ chức kế toán nguyên vật liệu sẽ góp phần thúc đẩy cung cấp kịp thời đồng bộ cho sản xuất, giúp doanh nghiệp hoàn thành vƣợt kế hoạch đề ra. 1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu: 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng khác nhau, đƣợc sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể đƣợc bảo quản và dự trữ trên nhiều địa bàn khác nhau. Do vậy để thống nhất công tác quản lý vật liệu giữa các bộ phận có liên quan, phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu cần phải có cách phân loại thích ứng. Vì vậy ngƣời ta phân loại nguyên vật liệu nhƣ sau: 1.2.1.1. Nếu căn cứ vào vai trò, tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu đƣợc chia thành các loại: - Nguyên liệu, vật liệu chính: là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính không giống nhau: ở doanh nghiệp cơ khí sử dụng nguyên vật liệu là: sắt, thép, ; doanh nghiệp sản xuất đƣờng nguyên vật liệu chính là cây mía còn doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo nguyên vật liệu chính là đƣờng, nha, bột, . Có thể sản phẩm của doanh nghiệp này làm nguyên vật liệu cho doanh nghiệp khác . Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục gia công chế biến đƣợc coi là nguyên vật liệu chính, ví dụ: doanh nghiệp mua sợi về để dệt vải. - Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuât không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhƣng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bên ngoài, mùi vị tăng thêm chất lƣợng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm đƣợc thực hiện bình thƣờng, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuận, bảo quản đống gói; phục vụ cho quá trình lao động của công nhân nhƣ: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn, Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 10
  11. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng cúc áo, chỉ may, xà phòng, - Nhiên liệu: là những thứ có tác dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lƣợng cho qua trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thƣờng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, rắn và thể khí nhƣ: xăng, dầu, than, củi, - Phụ tùng thay thế: là những loại vật tƣ dùng cho việc thay thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị, phƣơng tiện vận tải, truyền dẫn, công cụ, dụng cụ sản xuất, - Vật liệu và thiết bị xây dụng cơ bản: là những loại vật liệu và thiết bị sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản. Việc phân loại vật liệu này giúp doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết theo dõi một cách chính xác và thuận tiện cho từng loại vật liệu, từng thứ vật liệu, xác định tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp, đó là cơ sở để tính giá thành sản xuất ra. 1.2.1.2. Căn cứ vào nguồn hình thành nguyên vật liệu đƣợc chia thành: - Vật liệu mua ngoài. - Vật liệu tự sản xuất, tự gia công. - Vật liệu có từ các nguồn khác nhƣ: nhận góp vốn, biếu tặng, nhận viện trợ 1.2.1.3. Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành: - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xƣởng, dùng cho bộ phận quản lý bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: + Nhƣợng bán. + Đem góp vốn liên doanh. + Đem biếu tặng. Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 11
  12. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Tuy nhiên việc phân loại nhƣ trên vẫn mang tính tổng quát mà chƣa đi vào từng loại, từng thứ vật liệu cụ thể phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ và thống nhất cho toàn doanh nghiệp. Để phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý chặt chẽ và thống nhất các loại vật liệu ở các bộ phận khác nhau, đặc biệt là các bộ phận phục vụ cho yêu cầu sử lý thông tin trên máy tính thì việc lập bảng (sổ) danh điểm vật tƣ là hết sức cần thiết. Trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp cần tiến hành xác lập danh điểm theo loại, nhóm, thứ vật liệu. Cần phải quy định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng thứ vật liệu. 1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá vật liệu là việc xác định giá trị của nguyên vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc quy định chung. Theo chuẩn mực 02 – “Hàng tồn kho” thì vật liệu phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc giá gốc. - Nguyên tắc thận trọng. - Nguyên tắc nhất quán. - Sự hình thành trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu đƣợc phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đánh giá nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng tình hình tài sản cũng nhƣ chi phí sản xuất kinh doanh. Có nhiều cách để đánh giá nguyên vật liệu nhập xuất nhƣng có hai cách cơ bản sau đây mà các doanh nghiệp thƣờng áp dụng: - Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế (Giá gốc). - Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán. 1.2.2.1. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế: 1.2.2.1.1. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Theo chuẩn mực số 02, hàng tồn kho đƣợc tính theo giá gốc (Trị giá thực tế Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 12
  13. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ). Trƣờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc. Giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc là giá bán ƣớc tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh thƣờng trừ đi chi phí ƣớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ƣớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đƣợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại: - Chi phí mua: Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế đƣợc hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thƣơng mại và giảm giá hàng mua do mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất đƣợc trừ khỏi chi phí mua. - Chi phí chế biến: Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, nhƣ chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm. - Chi phí liên quan trực tiếp khác: Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí ngoài, chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho. Ví dụ, trong giá gốc thành phẩm có thể bao gồm chi phí thiết kế sản phẩm cho một đơn đặt hàng cụ thể. - Chi phí không tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm: + Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thƣờng. + Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản bảo quản chi phí hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản quy định. + Chi phí bán hàng. + Chi phí quản lý doanh nghiệp. Trên thực tế nguyên vật liệu nhập từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá vốn Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 13
  14. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng thực tế cũng đƣợc đánh giá khác nhau. - Giá nguyên vật liệu mua ngoài: Giá mua Chi phí thu Các khoản Chiết khấu Giá ghi mua thuế không giảm giá nhập = + + - trên hóa thực tế phát được hoàn hàng kho đơn sinh lại mua + Các khoản thuế: Thuế nhập khẩu. Lệ phí. Thuế tiêu thụ đặc biệt. + Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử. Chi phí lƣu kho bãi khi mua hàng. Chi phí hao hụt tự nhiên trong định mức. + Trị giá trên hoá đơn: Là giá chƣa có VAT ( Doanh nghiệp kế toán VAT khấu trừ). Là giá có VAT ( Doanh nghiệp kế toán VAT trực tiếp). Đối với nguyên vật liệu mua bằng ngoại tệ thì phải đƣợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân Hàng Nhà Nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi tăng giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập kho. - Giá nguyên vật liệu tự chế biến: Giá trị thực tế vật Trị giá vật liệu xuất kho Chi phí gia công = + liệu nhập kho để gia công chế biến thực tế phát sinh - Nhập kho từ nguồn viện trợ, nhận biếu tặng nhận cấp vốn: Giá trị thực tế vật Giá thực tế do hội đồng Chi phí liên quan = + liệu nhập kho giao nhận xác định đến tiếp nhận Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 14
  15. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng - Phế liệu thu hồi nhập kho: Giá trị thực tế phế liệu thu Giá ước tính có thể sử dụng = hồi nhập kho hoặc bán được - Giá nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá trị thực tế Trị giá thực tế Chi phí vận chuyển Tiền thuê nguyên vật liệu nguyên vật liệu nguyên vật liệu đến ngoài gia = + + thuê ngoài gia thuê ngoài gia nơi chế biến và từ nơi công chế công chế biến công chế biến chế biến về đơn vị biến - Giá nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần: Giá trị thực tế NVL nhận Là giá trị được các bên tham gia góp vốn = góp vốn liên doanh, cổ phần liên doanh thống nhất đánh giá chấp thuận 1.2.2.1.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Theo chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho”, việc tính giá xuất của hàng tồn kho đƣợc áp dụng một trong bốn phƣơng pháp. Do nguyên vật liệu nhập từ nhiều nguồn khác nhau, giá thực tế xuất kho cũng khác nhau. Vì vật khi xuất kho phải tính toán và xác định đƣợc giá thực tế xuất kho cho các nhu cầu và đối tƣợng sử dụng khác nhau. Để tính giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể áp dụng một trong các biện pháp sau đây, nhƣng doanh nghiệp cần phải lựa chọn phƣơng pháp tính nào phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán.  Phương pháp thực tế đích danh: Nguyên vật liệu đƣợc xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trƣờng hợp điều chỉnh). Vì vậy, khi xuất nguyên vật liệu ở lô nào thì tính giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Phƣơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho với các loại nguyên vật liệu có giá trị cao, phải xây dựng hệ thống kho tàng cho phép bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 15
  16. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng nhập kho. Ưu điểm: công tác tính giá đƣợc thực hiện kịp thời, thông qua đó kho kế toán có thể theo dõi đƣợc thời gian bảo quản riêng từng loại nguyên vật liệu. Nhược điểm: chi phí lớn cho việc xây dựng kho tàng để bảo quản nguyên vật liệu.  Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO): Theo phƣơng pháp này nguyên vật liệu đƣợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nguyên vật liệu nào nhập trƣớc sẽ đƣợc xuất trƣớc. Vì vậy, lƣợng nguyên vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Ưu điểm: kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời Nhược điểm: Hạch toán chi tiết theo từng loại, từng kho mất thời gian công sức, chi phí kinh doanh không phản ánh kịp thời theo giá thị trƣờng nguyên vật liệu. Phƣơng pháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ, chủng loại nguyên vật liệu ít, số lƣợng nhập, xuất nguyên vật liệu ít, giá cả thị trƣờng ổn định  Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Theo phƣơng pháp này, nguyên vật liệu đƣợc tính giá thực tế xuất kho giả định là lô nguyên vật liệu nào nhập vào kho sau sẽ đƣợc dùng trƣớc, xuất hết số nhập sau mới đến số nhập trƣớc. Vì vậy, việc tính giá xuất của nguyên vật liệu đƣợc làm ngƣợc lại với phƣơng pháp nhập sau, xuất trƣớc. Ưu điểm: Tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời, chi phí kinh doanh của doanh nghiệp đƣợc phản ảnh kịp thời theo giá thị trƣờng của ngân hàng. Nhược điểm: Phải hạch toán theo chi tiết từng nguyên vật liệu, tốn công.  Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá thực tế của Giá bình quân 1 Lượng NVL = NVL xuất kho đơn vị NVL xuất kho Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 16
  17. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Trong đó: - Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ: Giá bình quân Giá trị NVL tồn đầu kỳ + giá trị NVL nhập trong kỳ = 1 đơn vị NVL Số lượng NVL tồn đầu kỳ + số lượng NVL nhập trong kỳ Phƣơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu nhƣng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Ưu điểm: Giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Nhược điểm: công việc tính giá nguyên vật liệu vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hƣởng đế tiến độ của các khâu kế toán; đồng thời phải tính cho từng loại nguyên vật liệu. - Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phƣơng pháp này, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm nguyên vật liệu sau mỗi lần nhập: Giá đơn vị Giá trị thực tế NVL (tồn trước khi nhập + nhập vào lần này) bình quân sau = mỗi lần nhập Lượng thực tế NVL (tồn trước khi nhập + nhập vào lần này) Phƣơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và số lần nhập nguyên vật liệu mỗi loại ít. Ưu điểm: Theo dõi thƣờng xuyên, kịp thời, chính xác sự biến động của giá cả. Nhược điểm: Khối lƣợng công việc tính toán nhiều, thích hợp với những doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế toán máy. - Phương pháp giá thực tế bình quân cuối kỳ trước: Giá đơn vị bình Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) = quân cuối kỳ trước Lượng NVL tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước) Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lƣợng tính toán. Nhược điểm: Không chính xác nếu giá cả nguyên vật liệu trên thị trƣờng có Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 17
  18. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng sự biến động. Phƣơng pháp này chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp có danh điểm nguyên vật liệu có giá thị trƣờng ổn định. Mỗi một phƣơng pháp tính giá có ƣu, nhƣợc điểm riêng. Trên cơ sở đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp mình mà mỗi doanh nghiệp nên chọn cho mình một phƣơng pháp tính giá thích hợp nhất để đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. 1.2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán: Trong kỳ doanh nghiệp có thể thực hiện kế toán nhập xuất kho nguyên vật liệu theo giá hạch toán vì việc xác định giá thực tế nguyên vật liệu nhập xuất kho là một công việc tƣơng đối phực tạp doanh nghiệp có thể lựa chọn giá hạch toán nguyên vật liệu theo giá thực tế tồn kho cuối kỳ trƣớc hoặc theo giá dự tính của doanh nghiệp. Vì giá hạch toán không phản ánh chính xác chi phí thực tế về nguyên vật liệu dùng để sản xuất là thành phẩm nói riêng và để sử dụng trong kỳ nói chung nên doanh nghiệp phải điều chỉnh lại giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho vào thời điểm cuối kỳ. Giá hạch toán đƣợc quy định thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp và đƣợc sử dụng ổn định trong một thời gian dài, giá hạch toán có thể là giá mua, giá hạch toán, giá bán buôn Phƣơng pháp điều chỉnh trên có thể đƣợc tiến hành theo hai bƣớc. - Bƣớc 1: Xác định hệ số chênh lệch giá theo công thức: Hệ số chênh lệch Giá thực tế NVL tồn Giá thực tế + giữa giá thực tế và đầu kỳ NVL nhập trong kỳ = giá hạch toán của Giá hạch toán NVL tồn Giá hạch toán NVL + NVL đầu kỳ nhập trong kỳ - Bƣớc 2: Xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ: Giá thực tế NVL Giá hạch toán của = Hệ số chênh lệch giá xuất kho trong kỳ NVL xuất kho trong kỳ Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 18
  19. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Áp dụng đối với doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, giá cả thƣờng xuyên biến động, nghiệp vụ nhập – xuất nguyên vật liệu diễn ra thƣờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện đƣợc. Do đó, việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Phƣơng pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu trong công tác tính giá nên công việc tính giá đƣợc tiến hành nhanh chóng không bị phụ thuộc vào chủng loại, số lần nhập – xuất nguyên vật liệu. Vì vậy khối lƣợng công việc ít, hạch toán chi tiết đơn giản hơn. Tuy nhiên, khối lƣợng công việc dồn vào cuối kỳ. Phƣơng pháp này có thể tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu chủ yếu tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.  Trên đây là các cách tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo giá vốn thực tế và theo giá hạch toán. Tùy theo tình hình thực tế của từng doanh nghiệp khác nhau về tính chất ngành nghề sản xuất, yêu cầu quản lý và sử dụng vật liệu, trình độ của cán bộ công nhân viên mà các cách đánh giá trên sẽ đƣợc áp dụng cho phù hợp. 1.3. Thủ tục quản lý nhập - xuất - tồn kho nguyên liệu, vật liệu và các chứng từ kế toán liên quan: 1.3.1. Các chứng từ kế toán sử dụng: - Chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: Chứng từ kế toán sử dụng đƣợc quy định theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 15/ 2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính và các quyết định khác có liên quan, bao gồm: + Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT) + Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT) + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-VT) + Biên bản kiểm kê vật tƣ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 08-VT) + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02- BH) Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 19
  20. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng + Hoá đơn GTGT Đối với các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nƣớc, phải lập kịp thời, đầy đủ theo quy định về mẫu biểu, nội dung và phƣơng pháp lập. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính hợp lí, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nƣớc, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán mang tính hƣớng dẫn tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau. - Các chứng từ hƣớng dẫn: + Phiếu xuất kho vật tƣ theo hạn mức (Mẫu 04-VT) + Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ (Mẫu 05- VT) + Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT) 1.3.2. Thủ tục nhập kho: Bộ phận cung cấp vật tƣ căn cứ theo kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua hàng đó kí kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng. Khi hàng về tới nơi, nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giá hàng mua về các mặt số lƣợng, khối lƣợng, chất lƣợng và quy cách, căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm ban kiểm nghiệm lập "Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ". Sau đó bộ phận cung cấp hàng lập "Phiếu nhập kho" trên cở sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nhận giao cho ngƣời mua hàng làm thủ tục nhập kho. Thủ kho sau khi cân, đo, đong, đếm sẽ ghi số lƣợng thực nhập vào Phiếu nhập và sử dụng để phản ánh số lƣợng nhập và tồn của từng thứ vật tƣ vào Thẻ kho, trƣờng hợp phát hiện thừa thiếu sai quy cách và phẩm chất Thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngƣời giao lập biên bản. Hàng ngày hoặc định kỳ Thủ kho chuyển giao Phiếu nhập kho cho kế toán vật tƣ làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 1.3.3. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh các bộ phận sử dụng vật tƣ viết phiếu xin lĩnh vật tƣ. Căn cứ vào Phiếu xin lĩnh vật tƣ bộ phận cung cấp vật tƣ viết Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 20
  21. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng phiếu xuất kho cho giám đốc duyệt. Căn cứ vào Phiếu xuất kho, Thủ kho xuất vật liệu và ghi số thực xuất vào Phiếu xuất, sau đó ghi số lƣợng xuất và tồn kho của từng thứ vật tƣ vào Thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ, thủ kho chuyển Phiếu xuất kho cho kế toán vật tƣ, kế toán tính giá hoàn chỉnh Phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán. 1.4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp: Nguyên liệu vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp đa dạng, phong phú về chủng loại. Để phục vụ cho công tác quản lí nguyên liệu vật liệu trong doanh nghiệp đảm bảo cho sản xuất kinh doanh đƣợc tiến hành nhịp nhàng cân đối, tránh ứ đọng vật tƣ, đảm bảo an toàn tài sản thì kế toán phải theo dõi chi tiết về mặt giá trị cũng nhƣ hiện vật theo từng kho và theo từng loại, nhóm, thứ nguyên liệu vật liệu có giá trị, quy cách, chất lƣợng riêng biệt. Kế toán của doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, mở sổ kế toán chi tiết có liên quan phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp nhằm phục vụ cho công tác quản lí tài sản nói chung và quản lí nguyên liệu vật liệu nói riêng. Hiện nay chế độ kế toán quy định việc hạch toán chi tiết nguyên liệu vật liệu đƣợc thực hiện đồng thời ở kho và ở phòng kế toán đƣợc tiến hành theo các phƣơng pháp sau: - Phƣơng pháp thẻ song song. - Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Phƣơng pháp sổ số dƣ. Mỗi một phƣơng pháp trên đều có những ƣu điểm, nhƣợc điểm riêng trong công việc ghi chép, phản ánh, kiểm tra đối chiếu số liệu. Kế toán căn cứ vào điều kiện cụ thể từng doanh nghiệp về quy mô chủng loại vật tƣ sử dụng, trình độ và yêu cầu quản lí, trình độ của nhân viên kế toán, mức độ ứng dụng tin học trong công tác kế toán nguyên liệu vật liệu để áp dụng phƣơng pháp kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu thích hợp, phát huy hiệu quả của công tác kế toán. Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 21
  22. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 1.4.1. Phƣơng pháp thẻ song song: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ hoặc Sổ kế toán chi Bảng tổng hợp Sổ kế toán Th ẻ kho tiết nhập - xuất - tồn tổng nguyên NVL hợp vật liệu Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày, định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Quy trình hạch toán: + Tại kho: Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập – xuất vật liệu để ghi số lƣợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Thẻ kho đƣợc mở theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Thủ kho phải thƣờng xuyên đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho và số thực tế có trong kho. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. + Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu dựa vào chứng từ nhập – xuất nguyên vật liệu để ghi số lƣợng và tính thành tiền nguyên vật liệu nhập – xuất vào “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tƣơng ứng với thẻ kho). Sổ này giống nhƣ thẻ kho chỉ khác có thêm các giá trị vật liệu. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với thẻ kho tƣơng ứng đồng thời từ sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu kế toán lấy số liệu vào bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu theo từng danh điểm nguyên vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. - Phạm vi áp dụng: Chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu, khối lƣợng chứng từ xuất vật liệu ít, không thƣờng xuyên, trình độ Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 22
  23. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng chuyên môn của kế toán không cao. - Nhận xét: + Ƣu điểm: đơn giản trong ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập – xuất – tồn của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác, thích hợp với việc sử dụng máy tính. + Nhƣợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về số lƣợng. Hạn chế việc kiểm tra của kế toán do chỉ đối chiếu vào cuối tháng 1.4.2. Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phi ếu nhậ p kho Bảng kê nhậ p NVL Kế toán tổng Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển hợp NVL Phiếu xuất kho Bảng kê xuất NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày, định kỳ Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu - Quy trình hạch toán: + Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn giống nhƣ phƣơng pháp thẻ song song. + Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lƣợng và số tiền của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối mỗi tháng trên cơ sở phân loại, tổng hợp các chứng từ nhập – xuất phát sinh trong tháng của từng loại nguyên vật liệu và theo từng kho kế toán lập bảng kê nhập nguyên vật liệu, bảng kê xuất nguyên vật liệu, dựa vào các bảng kê này để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ. Cuối tháng, khi Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 23
  24. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng nhận đƣợc thẻ kho, kế toán nguyên vật liệu tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển và đồng thời đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp. - Phạm vi áp dụng: Phƣơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, không có điều kiện ghi chép nhập, xuất hàng ngày. - Nhận xét: + Ƣu điềm: Giảm nhẹ việc ghi chép của kế toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. + Nhƣợc điểm: Việc kiểm tra giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên trong trƣờng hợp số lƣợng chứng từ nhập, xuất vật liệu của từng danh điểm vật liệu khá lớn thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và ảnh hƣởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. 1.4.3. Phƣơng pháp sổ số dƣ: Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp sổ số dƣ Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Thẻ kho Sổ số Bảng tổng hợp Kế toán dƣ nhập-xuất-tồn tổng hợp Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra - Quy trình hạch toán: + Tại kho: Thủ kho ghi vào thẻ kho giống nhƣ các phƣơng pháp trên. Ngoài ra thủ kho còn phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập – xuất phát sinh theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu. Thủ kho phải phản ánh số lƣợng vật liệu tồn cuối tháng theo từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số dƣ. Sổ Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 24
  25. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng này đƣợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm. Trƣớc ngày cuối tháng, kế toán đƣa sổ số dƣ cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền theo giá hạch toán. + Tại phòng kế toán: Kế toán dựa vào số lƣợng nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu đƣợc tổng hợp từ các chứng từ nhập – xuất mà kế toán nhận đƣợc khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày kèm theo phiếu giao nhận chứng từ và dựa vào giá hạch toán để tính thành tiền nguyên vật liệu nhập – xuất theo từng danh điểm nguyên vật liệu từ đó ghi vào bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu (lập theo từng danh điểm nguyên vật liệu). Cuối kỳ tính tiền trên sổ số dƣ do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho ở sổ sách với bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn. Từ bảng lũy kế nhập – xuất – tồn, kế toán vào bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu để đối chiếu với kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu. - Phạm vi áp dụng: Đối với doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu, số lƣợng chứng từ nhập – xuất của mỗi loại nhiều xây dựng thành hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, dùng giá hạch toán để để hàng ngày nắm đƣợc tình hình xuất, nhập, tồn, yêu cầu trình độ kế toán tƣơng đối cao. - Nhận xét: + Ƣu điểm: Hạn chế việc ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thƣờng xuyên công việc ghi chép ở kho, đảm bảo số liệu kế toán kịp thời, chính xác. + Nhƣợc điểm: Khi thực hiện phƣơng pháp này thì phức ạp hơn và phải nhiều bƣớc, nhiều thủ tục. 1.5. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp: Để hạch toán nguyên vật liệu nói riềng và các loại hàng tồn kho nói chung có thể áp dụng một trong hai phƣơng pháp: kê khai thƣờng xuyên (KKTX), hoặc kê khai định kỳ (KKĐK). Việc sử dụng phƣơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu sử dụng của công tác quản lý, trình độ kế toán viên Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 25
  26. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng cũng nhƣ quy định của chế độ kế toán hiện hành và phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lƣợng, chủng loại vật tƣ, hàng hóa của doanh nghiệp. 1.5.1. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên: 1.5.1.1. Tài khoản sử dụng: Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên là phƣơng pháp theo dõi và phản ánh tính hình hiện có, biến động tăng, giảm một cách thƣờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Vì thế giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng phổ biến ở nƣớc ta vì những thuận lợi của nó. Phƣơng pháp này có độ chính xác cao, thông tin về hàng tồn kho kịp thời, cập nhật, có thể xác định đƣợc lƣợng nhập – xuất – tồn của từng loại hàng tồn kho. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng tồn kho, chủng loại vật liệu nhiều, có giá trị thấp, nhập – xuất – tồn thƣờng xuyên mà áp dụng phƣơng pháp này rất tốn nhiều công sức, thời gian. Để hạch toán nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên thì kế toán phải sử dụng các tài khoản sau: - TK 152: “Nguyên vật liệu” TK này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản này có thể mở chi tiết theo nhóm, thứ, từng loại vật liệu theo yêu cầu quản lí và phƣơng tiện tính toán. Tài khoản 152 có kết cấu nhƣ sau: + Bên Nợ: Trị giá vốn thực tế của vật liệu tăng trong kỳ. Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê + Bên Có: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu giảm trong kỳ do xuất dùng. Số tiền chiết khấu, giảm giá, trả lại nguyên vật liệu khi mua. Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 26
  27. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt do kiểm kê. + Số dƣ Nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 152 có thể mở thành 2 tài khoản cấp 2, cấp 3 để kế toán theo dõi từng thứ, từng loại, từng nhóm vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - TK 151: “Hàng mua đi đƣờng”: tài khoản này sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp đã mua nhƣng cuối tháng hàng chƣa về nhập kho. Tài khoản 151 có kết cấu nhƣ sau: + Bên Nợ: Trị giá vật tƣ, hàng hoá đang đi đƣờng (hàng đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp). + Bên Có: Trị giá vật tƣ, hàng hoá đang đi đƣờng tháng trƣớc, tháng này đã đƣa về nhập kho hay đƣa vào sử dụng ngay. + Số dƣ Nợ: Phản ánh trị giá vật tƣ, hàng hoá đã mua nhƣng còn đang đi đƣờng. - Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nhƣ: + TK 331 - Phải trả ngƣời bán + TK 133 - Thuế giá trị gia tăng đƣợc khấu trừ + TK 111- Tiền mặt + TK 112 - Tiền gửi ngân hàng + TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + TK 627 - Chi phí sản xuất chung + TK 155 - Thành phẩm + TK 002 - Vật tƣ hàng hoá giữ hộ, nhận gia công. + Và một số TK liên quan khác. 1.5.1.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên: Hạch toán tăng giảm, kết quả kiểm kê nguyên vật liệu đƣợc mô tả trong sơ đồ sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 27
  28. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán NVL theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên TK 111, 112, 331 TK 152 TK621,623,627,641,642,241 Nhập kho NVL mua ngoài Xuất kho NVL dùng cho SXKD, XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ TK 133 TK 154 Thuế GTGT (nếu có) Xuất kho NVL thuê ngoài Chi phí thu mua, gia công vận chuyển, bốc xếp TK 111,112,331 TK 154 Giảm giá NVL mua vào, trả lại NVL cho ngƣời bán, CKTM NVL thuê ngoài gia công chế biến xong nhập kho TK 133 Thuế GTGT TK 333 (3333, 3332) (nếu có) Thuế nhập khẩu, TTĐB của NVL nhập khẩu phải nộp NSNN TK 632 NVL xuất bán TK 333 (33312) Thuế GTGT NVL nhập khẩu nộp TK 142, 242 NSNN (nếu không đƣợc khấu trừ) NVL dùng cho SXKD phải phân bổ dần TK 411 Đƣợc cấp hoặc nhận vốn góp TK 222, 223 liên doanh liên kết bằng NVL NVL xuất kho để đầu tƣ vào công ty liên kết hoặc TK621,623,627,641,642,241 CSKD đồng kiểm soát NVL xuất dùng cho SXKD, TK 632 XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ không sử dụng hết nhập lại kho NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê thuộc hao hụt định mức TK 222, 223 TK 138 (1381) Thu hồi vốn góp vào công ty liên kết, cơ sở kinh doanh NVL phát hiện thiếu khi đồng kiểm soát bằng NVL kiểm kê chờ xử lý TK 338 (3381) NVL phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 28
  29. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 1.5.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ: 1.5.2.1. Tài khoản sử dụng: Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ là phƣơng pháp không theo dõi một cách thƣờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tƣ, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lƣợng hàng hoá tồn kho thực tế và lƣợng hàng hoá xuất dùng và sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Phƣơng pháp này có ƣu điểm tiết kiệm thời gian, công sức ghi chép, và thích hợp với các đơn vị sản xuất kinh doanh những vật tƣ khác nhau, giá trị thấp đƣợc xuất dùng thƣờng xuyên Các TK sử dụng theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ: - TK 611 “ Mua hàng”: Tài khoản này sử dụng để phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu mua vào, nhập kho, hoặc sử dụng trong kỳ. + Bên nợ: Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê). Giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào trong kỳ, hàng hoá đã bán bị trả lại + Bên có: Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê). Giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ, hoăc giá gốc hàng hóa xuất bán (chƣa xác định là đã bán trong kỳ). Giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào trả lại cho ngƣời bán hoặc đƣợc giảm giá. TK 611 không có số dƣ cuối kỳ. TK 611 đƣợc chi tiết thành 2 TK cấp 2: + TK 6111: Mua nguyên vật liệu Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 29
  30. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng + TK 6112: Mua hàng hóa - TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Dùng để phản ánh thực tế nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. + Bên Nợ: Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. + Bên Có: Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ. + Số dƣ bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. - TK 151 “Hàng mua đang đi đƣờng” + Bên Nợ: Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tƣ đang đi đƣờng cuối kỳ. + Bên Có: Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tƣ đang đi đƣờng đầu kỳ. + Số dƣ bên Nợ: Trị giá thực tế của hàng hóa, vật tƣ đã mua nhƣng còn đang đi đƣờng. - Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK133, 331, 111, 112, 311, 621, 627 1.5.2.2. Phƣơng pháp hạch toán: Quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu theo phƣơng pháp kê khai định kỳ đƣợc tiến hành theo sơ đồ sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 30
  31. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán NVL theo phƣơng pháp kê khai định kỳ TK 151, 152 TK 611 K/c giá trị NVL tồn đầu kỳ TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 Mua NVL về nhập trong kỳ Giảm giá hàng mua, hàng trả lại, CKTM TK 133 TK 133 Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Thuế GTGT (nếu có) TK 3333 TK 138, 334 Thuế nhập khẩu phải nộp NSNN Giá trị NVL thiếu hụt TK 3332 Thuế TTĐB hàng nhập khẩu TK 632 phải nộp NSNN Xuất bán TK 33312 TK621,623,627,641,642,241 Thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp NSNN Cuối kỳ xác định và kết (nếu không đƣợc khấu trừ) chuyển trị giá NVL xuất kho cho SXKD, XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ TK 3381 NVL thừa khi kiểm kê TK 151, 152 TK 411 Kết chuyển NVL Nhận góp vốn liên doanh tồn kho cuối kỳ TK 128, 222, 311 NVL nhập từ các nguồn khác Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 31
  32. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 1.6. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho:  Mục đích lập dự phòng: Dự phòng là khoản dự tính trƣớc để dựa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu thực chất là việc ghi nhận trƣớc một khoản chi phí chƣa thực chi vào chi phí kinh doanh của niên độ để có nguồn tài chính bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ liền sau đó các yếu tố khách quan làm giảm giá vật tƣ. Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu nhằm bù đắp các khoản thiết hại thực tế xảy ra do vật tƣ tồn kho bị giảm giá; đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện của nguyên vật liệu của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. Giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của nguyên vật liệu là giá bán ƣớc tính của nguyên vật liệu trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thƣờng trừ chi phí ƣớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ƣớc tính cần thiết cho việc bán chúng.  Nguyên tắc xác định: - Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đƣợc lập khi giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của nguyên vật liệu nhỏ hơn giá gốc và đƣợc ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ. - Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đƣợc lập vào cuối kỳ kế toán năm khi lập báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá phải đƣợc thực hiện theo đúng các quy định của Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho” và chế độ tài chính hiện hành. Đối với các doanh nghiệp phải lập và công khai báo cáo tài chính giữa niên độ nhƣ công ty niêm yết thì khi lập báo cáo tài chính giữa niên độ (báo cáo quý) có thể xem xét và điều chỉnh số dự phòng giảm giá đã lập cho phù hợp với tình hình thực tế theo nguyên tắc giá trị hàng tồn kho phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán theo giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc (Nếu giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc thấp hơn giá trị gốc) của hàng tồn kho. Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 32
  33. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng - Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phải tính theo từng thứ vật tƣ. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá phải đƣợc tính theo từng loại dịch vụ mức giá riêng biệt. - Số dự phòng cần phải lập cũng dựa trên số lƣợng của mỗi loại nguyên vật liệu theo kiểm kê thực tiễn diễn biến giá trong năm có kết hợp với dự báo giá sẽ diễn biến trong niên độ tiếp theo. Ta có: Lượng vật tư, Mức dự Giá gốc Giá trị thuần hàng hóa thực tế phòng giảm hàng tồn có thể thực = tồn kho tại thời giá vật tư, ( kho theo hiện được của ) điểm lập báo cáo hàng hóa sổ kế toán hàng tồn kho tài chính - Theo quy định chỉ lập dự phòng giảm giá của những nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp, có những chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp, chứng minh giá gốc của chúng. - Nhƣ vậy, về mặt kinh tế cũng nhƣ tài chính, hành vi dự phòng cho phép doanh nghiệp luôn thực hiện đƣợc những nguyên tắc xác định tài sản theo giá phí gốc, lại vừa có thể ghi nhận trên các báo cáo tài chính của mình giá trị thực tế của tài sản, mặt khác dự phòng tạo lập cho mỗi doanh nghiệp mọt quỹ tiền tệ đủ sức khắc phục trƣớc mắt những thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh.  Phương pháp kế toán: - TK sử dụng dùng để theo dõi tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu và các loại hàng tồn kho khác là TK 159 – dự phòng giảm giá hàng tồn kho. *Kết cấu của TK 159: - Bên Nợ: Giá trị dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đƣợc hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ. - Bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ. Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 33
  34. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng - Số dƣ bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá nguyên vật liệu hiện có cuối kỳ.  Phƣơng pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu: - Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu lần đầu tiên, ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo: + Nếu khoản dự phòng giảm giá phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập ở cuối kỳ kế toán trƣớc chƣa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Nếu khoản dự phòng giảm giá phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập ở cuối kỳ kế toán trƣớc chƣa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi: Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 – Giá vốn hàng bán Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 34
  35. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 1.7. Đặc điểm tổ chức sổ kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu theo các hình thức sổ sách kế toán: Hệ thống sổ kế toán: Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ nhật ký - Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhà nƣớc quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phƣơng pháp ghi chép đối với các loại sổ cái, sổ nhật ký quy định mang tính hƣớng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết. Theo quyết định 12/2006 QQDD – BTC ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2000 có các hình thức kế toán nhƣ sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung. - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái. - Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ. - Hình thức kế toán trên máy vi tính. Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lƣợng, kết cấu, mẫu số, trình tự, phƣơng pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 35
  36. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HAPACO H.P.P 2.1. Đặc điểm, tình hình tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty ảnh hƣởng đến công tác kế toán nguyên, vật liệu: 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần HAPACO H.P.P: Tên tiếng Việt: Công ty cổ phần HAPACO H.P.P Tên tiếng Anh: HAPACO H.P.P JOINT-STOCK COMPANY Địa chỉ: Xã Đại Bản, Huyện An Dƣơng, Thành phố Hải Phòng Điện thoại : 84-31-3587115 Fax : 84-31-3971013 Email : cuonghapaco@vnn.vn Vốn điều lệ : 127.000.000.000 VNĐ Giám đốc : Ths. Vũ Xuân Cƣờng Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất, kinh doanh các loại giấy làm bao bì công nghiệp; sản phẩm, bao bì, hòm hộp từ giấy; xuất nhập khẩu các sản phẩm và thiết bị máy móc, vật tƣ, nguyên liệu hoá chất. Nhãn hiệu Công ty: Nhãn hiệu HAPACO đă đƣợc Công ty đăng kí nhăn hiệu hàng hóa tại Cục sở hữu Công nghiệp Việt Nam và Hội mã số mã vạch, Giấy chứng nhận đăng kí nhăn hiệu hàng hoá số 861 do Cục sở hữu Công nghiệp Việt Nam cấp. Công ty có tƣ cách pháp nhân và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình. Công ty sử dụng con dấu riêng và mở tài khoản riêng tại Ngân Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 36
  37. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh tại Hải Phòng, Ngân hàng Công thƣơng và Ngân hàng Đông Á. Công ty tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh bảo toàn và phát triển vốn theo quy định của Nhà nƣớc. Công ty thực hiện chức năng kinh doanh theo điều lệ pháp luật Việt Nam và thông lệ quốc tế hiện hành. Công ty Cổ phần HAPACO H.P.P là công ty thành viên của Công ty Cổ phần HAPACO – tiền thân là Xí nghiệp Giấy bìa Đồng Tiến đƣợc thành lập ngày 3 tháng 2 năm 1960 trên cơ sở một Phân xƣởng sản xuất Giấy nhỏ, theo quyết định của Uỷ ban Hành chính Thành phố Hải Phòng. Đầu năm 2002, Công ty Cổ phần HAPACO với bƣớc thăng tiến mang tính đột phá mới đi tiên phong mở đƣờng trên thị trƣờng Chứng khoán Việt Nam, nhằm đa dạng hoá các kênh huy động vốn cho đầu tƣ. HAPACO đã thành công trong đợt phát hành 1 triệu cổ phiếu phổ thông ra công chúng, huy động nguồn vốn nhàn rỗi từ các Nhà đầu tƣ nƣớc ngoài và nguồn vốn nhàn rỗi trong các tầng lớp dân cƣ: Đạt chỉ tiêu huy động vốn 32,360 tỷ đồng cho việc đầu tƣ phát triển, lợi nhuận tăng cao, cổ phiếu của Công ty luôn luôn đƣợc công chúng quan tâm. Và từ nguồn vốn trên Công ty đã đầu tƣ xây dựng dự án Nhà máy Giấy Hải Phòng – chính là Công ty Cổ phần HAPACO H.P.P sau này, sản xuất giấy bao bì công nghiệp công suất 50.000 tấn/năm, tại khu công nghiệp đƣờng 5 km 17 Xã Đại Bản, Huyện An Dƣơng, Thành phố Hải Phòng với tổng số vốn đầu tƣ trên 104 tỷ đồng. Công trình đã khởi công và đi vào xây dựng giai đoạn một công suất 22.000 tấn/năm. Ngày 25/11/2006, dây chuyền sản xuất giấy Kraft của Công ty Cổ phần HAPACO H.P.P đã cho sản phẩm giấy đầu tiên, đây là nhà máy sản xuất giấy Kraft xuất khẩu lớn nhất miền Bắc và lớn thứ 2 trong cả nƣớc với công suất 22.000 tấn/năm. Trải qua 5 năm trƣởng thành và phát triển, hiện nay Công ty đã khẳng định đƣợc vị trí của mình trên thị trƣờng và không phát triển cả về bề rộng và chiều sâu. Công ty đã sử dụng và khai thác có hiệu quả cao các nguồn lực về vốn, lao động và tài nguyên. Đồng thời công ty cũng mở rộng quan hệ với các đơn vị bạn, các tổ chức kinh tế trong và ngoài nƣớc, đã tạo đƣợc lòng tin đối với khách hàng. Bên Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 37
  38. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng cạnh đó Công ty không ngừng hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng, số lƣợng đội ngũ công nhân viên, phƣơng tiện, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ sản xuất; và kết quả đạt đƣợc là lợi nhuận của công ty không ngừng tăng lên hàng năm. Điều đó đã đảm bảo đời sống cho cán bộ, công nhân viên trong Công ty và giúp Công ty phục vụ tái sản xuất. Qua đây cho thấy sự phát triển mạnh mẽ, vƣợt bậc của Công ty trong thời gian qua và giúp Công ty khẳng định đƣợc vị thế, đứng vững trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay. 2.1.2. Những thuận lợi, khó khăn của doanh nghiệp trong quá trình xây dựng và phát triển: 2.1.2.1. Thuận lợi: Công ty đã xây dựng đƣợc tập thể đoàn kết nhất trí cao giữa Đảng ủy, Ban Giám đốc, Ban chấp hành Công đoàn, Đoàn thanh niên trong mọi chủ trƣơng, chỉ thị, nghị quyết đều đƣợc triển khai thực hiện nghiêm túc. Đội ngũ Cán bộ lănh đạo và các tổ chức chính tri có năng lự ộ, nhiệt tình năng động sáng tạo, lăn lộn với sản xuất và bảo vệ thành quả sản xuất. Có sự quan tâm chỉ đạo giúp đỡ của Thành ủy, HĐND, UBND thành phố, các Bộ Ngành Trung ƣơng, các Sở, Ban, Ngành Thành phố nên mọi vƣớng mắc khó khăn đều đƣợc tháo gỡ giải quyết nhanh chóng. Công ty có uy tín lớn với thị trƣờng trong nƣớc, thị trƣờng nƣớc ngoài và Ngành Giấy Việt Nam, duy trì sản phẩm truyền thống nhìu năm đảm bảo tiêu chuẩn chất lƣợng, chiếm thị phần lớn trên thị trƣờng xuất khẩu và tiêu thụ trong nƣớc. Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9001:2000 ngày càng phát huy cao hiệu quả trong công tác quản lý, điều hành, tổ chức và thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. 2.1.2.2. Khó khăn: Bên cạnh những thuận lợi thì cũng có những khó khăn mà lãnh đạo và cán bộ công nhân viên chức trong doanh nghiệp phải đoàn kết cùng nhau vuợt qua. Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 38
  39. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Những khó khăn đó là: - Sự canh tranh trên thị trƣờng ngày càng gay gắt giữa các doanh nghiệp trong nƣớc, giữa doanh nghiệp trong nƣớc với doanh nghiệp nƣớc ngoài. - Trong năm tài chính 2010, do tình hình kinh tế thế giới cũng nhƣ trong nƣớc có nhiều biến động, Công ty vẫn còn những khó khăn rất lớn khi giá nguyên vật liệu, năng lƣợng tiếp tục tăng cao đã ảnh hƣởng lớn đến giá vốn hàng bán của Công ty trong khi đó giá bán trên thị trƣờng không có nhiều biến động. - Công ty còn gặp phải khó khăn về vấn đề công nghệ. Ngành công nghiệp giấy nƣớc ta so với thế giới đã bị tụt hậu khá xa, Công ty đã không ngừng đầu tƣ công nghệ trang thiết bị hiện đại mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh để hội nhập với nền kinh tế thế giới và các nƣớc trong khu vực. 2.1.3. Thành tích công ty đạt đƣợc trong những năm qua: Đứng trƣớc rất nhiều khó khăn thách thức trong năm qua, công ty đã không ngừng cố gắng vƣơn lên, và đạt đƣợc một số thành tựu. Theo nguồn tài liệu: Trích Báo cáo tài chính năm 2010 của Công ty CP HAPACO H.P.P, ta có (ĐVT: đồng) Chênh lệch Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Tỷ lệ Số tiền (%) Doanh thu bán hàng 17.953.765.376 19.279.762.198 1.325.996.822 7,4 Tổng lợi nhuận trƣớc 1.995.313.278 2.425.467.257 430.153.979 21 thuế Lƣơng bình quân đầu 2.325.000 2.782.000 457.000 19,7 ngƣời Nhìn vào kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong hai năm ta thấy rằng: mặc dù kết quả đạt đƣợc không cao nhƣng nó đã thể hiện đƣợc sự cố gắng của công ty trong những năm qua. Cụ thể: Doanh thu bán hàng tăng 1.325.996.822 Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 39
  40. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng đồng, tƣơng ứng với tỷ lệ 7,4 %; Lợi nhuận trƣớc thuế cũng tăng 430.153.979 đồng, tƣơng ứng tỷ lệ tăng 21 %. Đặc biệt mức lƣơng trung bình của công nhân viên trong công ty đƣợc cải thiện với mức tăng 457.000 đồng, tƣơng ứng với tỷ lệ 19,7 %, góp phần ổn định đời sống của họ khi tỷ lệ lạm phát nƣớc ta tăng cao. Trên đà này, trong tƣơng lai công ty sẽ không ngừng phát triển và nâng cao uy tín, thƣơng hiệu trên thị trƣờng. 2.1.4. Quy trình công nghệ, nguồn nguyên vật liệu: Dây chuyền sản xuất giấy Kraft: Dây chuyền sản xuất giấy Kraft của HAPACO do Trung Quốc sản xuất, đây là một dây chuyền đồng bộ từ khâu xử lý bột nguyên liệu của giấy phế (O.C.C), giấy lề trắng, bột giấy Kraft chƣa tẩy (NKP), bột giấy tẩy trắng ISO 90, giấy in báo ONP đƣa vào hệ thống xeo giấy, cuộn, bao gói tạo hình thành lƣu trình sản xuất khép kín. Nguyên liệu của sản xuất giấy Kraft bao gồm bột giấy tẩy trắng AOCC, bao bì caston sóng cũ OCC, giấy báo cũ ONP, bột tẩy trắng UKB và một số loại hoá chất khác nhƣ: nhựa thông, phèn, tinh bột. Bột giấy tẩy trắng AOCC Công ty dự định nhập khẩu, bao bì sóng caston OCC cũ sẽ đƣợc tổ chức thu mua trong nƣớc, trƣờng hợp không đủ sản xuất thì sử dụng thêm giấy lề, các phụ kiện hoá chất khác mua tại Việt Nam. 2.1.5. Đặc điểm về cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty: Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 40
  41. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Sơ đồ 2.1: SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CP HAPACO H.P.P Hội đồng quản trị Giám đốc Phó giám đốc Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Xƣởng Xƣởng KCS Vật tƣ Thị Kế Hành Kỹ Bột Xeo trƣờng toán chính thuật Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 41
  42. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Trải qua quá trình hình thành và phát triển, cùng với sự biến đổi Công ty CP HAPACO H.P.P đã tổ chức đƣợc một bộ máy quản lý gọn nhẹ và phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. - Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty. HĐQT có trách nhiệm giám sát Giám đốc điều hành và những ngƣời quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do Luật pháp và điều lệ Công ty, các quy chế nội bộ của Công ty và Nghị quyết ĐHĐCĐ quy định. - Giám đốc: Là ngƣời trực tiếp quản lý cao nhất của công ty, là ngƣời điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty; là ngƣời đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình. - Phó giám đốc: Dƣới quyền Giám đốc là Phó giám đốc. Bộ máy quản lý của Công ty có một Phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý và điều hành phòng Kỹ thuật; có trách nhiệm giám sát và quản lý trực tiếp hai phân xƣởng sản xuất là xƣởng Bột và xƣởng Xeo. - Các phòng ban có chức năng tham mƣu và giúp việc cho các phó giám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của phó giám đốc. Công ty hiện có 6 phòng ban với các chức năng nhiệm vụ sau: + Phòng Hành chính: có chức năng xây dựng phƣơng án kiện toàn bộ máy tổ chức trong công ty, quản lý nhân sự, thực hiên công tác hành chính quản trị. + Phòng Kế toán: có chức năng trong việc lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính của công ty, phân tích các hoạt động kinh tế, tổ chức công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ kế toán thống kê và chế độ quản lý tổ chức của Nhà nƣớc. + Phòng Thị trường: có nhiệm vụ chào bán hàng, đôn đốc thu hồi công nợ đúng hạn, lập phƣơng án kinh doanh cụ thể từng lô hàng và thảo các hợp đồng kinh tế mua bán nội địa trình ban giám đốc trƣớc khi nhập hàng và bán hàng. Giao Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 42
  43. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng nhận hàng hoá phục vụ khách hàng kịp thời, thƣờng xuyên mở rộng tiếp thị khách hàng trên thị trƣờng trong nƣớc để tạo ra các kênh phân phối hàng hoá của Công ty. Thiết lập mối quan hệ bạn hàng trong và ngoài nƣớc. Tìm hiều nắm bắt thị trƣờng hàng hoá trong nƣớc và nƣớc ngoài. Đề ra chiến lƣợc thích ứng cho từng thời kỳ và dự báo tình hình giá cả lên, xuống của thị trƣờng qua từng năm. + Phòng Vật tư: có chức năng mua vật tƣ và cung cấp vật tƣ cho các xƣởng sản xuất sao cho dung, đủ và kịp thời. + Phòng Kỹ thuật: có chức năng hoạch định chiến lƣợc phát triển khoa học công nghệ ứng dụng khoa học công nghệ mới, năng cấp hoặc thay thế máy móc thiết bị hiện đại có thính kinh tế cao, tham gia giám sát các hoạt động đầu tƣ về máy móc, thiết bị của công ty. + Phòng KCS (Phòng Kiểm tra Chất lượng sản phẩm): là phòng nghiệp vụ thực hiện chức năng tham mƣu, giúp việc cho Giám đốc Công ty trong các lĩnh vực công tác nghiệm thu công trình, sản phẩm; kiểm tra, giám sát sự tuân thủ các quy định, quy trình kỹ thuật nhằm đảm bảo chất lƣợng, quy cách, quy định đối với mọi sản phẩm sản xuất ra. + Ngoài ra, công ty còn có hai phân xƣởng sản xuất: Xƣởng Bột và Xƣởng Xeo. 2.1.6. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty: 2.1.6.1. Tổ chức bộ máy kế toán: • Tổ chức công tác kế toán: + Công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung, không có kế toán riêng ở các bộ phận phân xƣởng mà chỉ có thống kê phân xƣởng làm nhiệm vụ hƣớng dẫn, thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ và lập kế hoạch định kỳ gửi về phòng kế toán tập trung. + Phòng kế toán của Công ty gồm có 5 ngƣời (1 Kế toán trƣởng và 4 Kế toán viên) đảm nhiệm các phần hành khác nhau, thực hiện hạch toán kế toán hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở các phân xƣởng, khối văn phòng cùng với việc Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 43
  44. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng tổng hợp số liệu chung toàn Công ty, lập báo cáo kế toán định kỳ, quản lý toàn bộ công tác kế toán của Công ty. • Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Kế toán trƣởng (Kiêm kế toán thuế) Kế toán tổng hợp Thủ quỹ - Kế toán TSCĐ - Kế toán vật tƣ - Kế toán nguồn (NVL, CCDC) vốn - Kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng + Kế toán trưởng (Kiêm kế toán thuế): Là ngƣời chịu trách nhiệm chung về công tác kế toán của Công ty, là ngƣời điều hành bộ máy kế toán và trợ giúp Giám đốc trong việc cân đối khả năng tài chính, sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả. Xác định các khoản thuế, kê khai thuế và quyết toán thuế với cục thuế theo chế độ quy định; lập Báo cáo tài chính. + Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu các tài liệu, số liệu, do các bộ phận kế toán khác chuyển sang, từ đó lập các bút toán kết chuyển lúc cuối kì; tổ chức tập hợp, phân bổ, kết chuyển chi phí sản xuất của toàn công ty và tính giá thành sản phẩm hàng tháng, hàng quý. + Kế toán TSCĐ và nguồn vốn: theo dõi chi tiết việc quản lý sủ dụng TSCĐ của đơn vị, phản ánh tăng , giảm, tính khấu hao TSCĐ; phân bổ các tài khoản nguồn vốn, các quỹ. Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 44
  45. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng + Kế toán NVL, CCDC và tiền lương và các khoản trích theo lương: Có trách nhiệm quản lý thống kê, theo dõi số lƣợng vật tƣ nhập, xuất, tồn. Kiểm tra đối chiếu từng chủng loại vật tƣ, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện mức tiêu hao nguyên vật liệu. Hàng tháng tiến hành ghi sổ các NVL, CCDC nhập vào và xuất ra. + Thủ quỹ: Thu nhận giao dịch ngân hàng, trả tiền tại quỹ theo các chứng từ thanh toán, chịu trách nhiệm trực tiếp về tính an toàn và đủ các quỹ, trả lƣơng cho cán bộ, công nhân viên. 2.1.6.2. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty: - Chế độ kế toán công ty áp dụng là chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC. - Kỳ kế toán năm bắt đầu từ 01/01 đến hết 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam Đồng. - Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung. - Phƣơng pháp tính thuế GTGT: Phƣơng pháp khấu trừ. - Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên + Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Ghi theo giá gốc + Phƣơng pháp tính trị giá xuất kho: bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. - Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ: TSCĐ đƣợc khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ƣớc tính. Thời gian hữu dụng ƣớc tính theo quyết định 203/2009/QĐ-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính. - Hệ thống sổ sách kế toán công ty sử dụng bao gồm: + Sổ Nhật ký chung + Sổ Cái các tài khoản + Các thẻ, sổ chi tiết Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 45
  46. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 2.1.6.3. Trình tự ghi sổ kế toán của công ty: Sơ đồ 2.3: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ kế toán Sổ nhật ký Sổ, thẻ kế toán đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG chi tiết Bảng tổng hợp SỔ CÁI chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kì (cuối tháng, cuối quý) Đối chiếu, kiểm tra (a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 46
  47. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). (b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 47
  48. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 2.2. Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên, vật liệu ở Công ty CP HAPACO H.P.P: 2.2.1. Phân loại nguyên vật liệu và đặc điểm công tác quản lý tại Công ty CP HAPACO H.P.P: 2.2.1.1. Phân loại nguyên vật liệu: Tuy công ty sử dụng nhiều nguyên vật liệu khác nhau nhƣng do có đặc tính sử dụng và công dụng gần nhƣ nhau trong quá trình chế biến nên nguyên vật liệu của công ty đƣợc chia thành: - Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. Tại công ty, nguyên vật liệu chính là: Giấy lề OCC , Giấy lề ONP, Lề xén trắng, Bột Dip. - Nguyên vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhƣng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lƣợng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm đƣợc thực hiện bình thƣờng, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản; phục vụ cho quá trình lao động. Nhƣ: Bột đá CaCO3, Bột trợ nghiền Repuling, Cao su tổng hợp, Chất bôi trơn, Chất chống thấm - Phụ tùng thay thế: Là những vật tƣ dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phƣơng tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất. Nhƣ: Bánh răng hộp số, Vòng bi 307, Dao cắt cuộn Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 48
  49. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Bảng thống kê Nguyên vật liệu sản xuất Đơn vị STT Tên quy cách vật tƣ Mã số tính Nguyên vật liệu chính 1 Giấy lề OCC (nội) Kg OCC1 2 Giấy lề ONP (ngoại) Kg ONP2 3 Giấy lề ONP (nội) Kg ONP1 4 Lề xén trắng (ngoại) Kg LEXEN2 5 Lề xén trắng (nội) Kg LEXEN1 6 Bột Dip Kg DIP Nguyên vật liệu phụ 1 Bột đá CaCO3 TD: 03 Kg CACO303 2 Bột đá CaCO3 TQ Kg BD 3 Bột trợ nghiền Repuling Kg BTN 4 Cao su tổng hợp Kg CSTH 5 Chất bôi trơn Kg CBT 6 Chất Bảo Lƣu nƣớc (Neolex 25) Kg CBLN 7 Chất chống thấm Kg CCT 8 Chất chống thấm (Keo AKD Plus15) Kg KEOAKD 9 Chất CMC Kg CMC 10 Chất dung môi Kg CDM 11 Chất phân tán Trung Quốc Kg CPTTQ 12 Chất phân tán Việt Nam Kg CPTVN 13 Chất tăng trắng (Tal-D) Kg CTT 14 Tinh bột sắn (CATIONIC) Kg TBS 15 Xút vẩy 72% Kg TBTH 16 Đất cao lanh Kg DCL 17 Dầu diesel Lit DEZEL Phụ tùng thay thế 1 Băng dính 2 mặt Cuộn BD2M 2 Băng dính trắng Cuộn BDT 3 Băng dính vàng Cuộn BDV 4 Băng dính điện Kg BDD 5 Oxy già Kg OXG 6 Bánh răng hộp số Cai BRHS 7 Dao cắt cuộn Cai DCU 8 Vòng bi 307 Vong VB307 Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 49
  50. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng 2.2.1.2. Đặc điểm công tác quản lý: Nguyên liệu, vật liệu là những đối tƣợng lao động, thể hiện dƣới dạng vật hóa. Trong các doanh nghiệp vật liệu đƣợc sử dụng phục vụ cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Đặc điểm của vật liệulà chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất - kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đƣợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn. Vật liệu đƣợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau nhƣ mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn liên doanh, vốn góp của các thành viên tham gia công ty , trong đó chủ yếu là mua ngoài. Là công ty sản xuất nên doanh nghiệp sử dụng rất nhiều nguyên vật liệu với số lƣợng lớn và thƣờng xuyên. Chi phí nguyên vật liệu chiếm 70% - 80% trong gía thành sản phẩm. Chính vì vậy công tác quản lý và sử dụng có hiệu quả sẽ giúp giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Quản lý vật liệu là khâu quan trọng đầu tiên để đảm bảo cho quá trình sản xuất, việc quản lý nguyên vật liệu ở đây không chỉ về mặt số lƣợng mà phải quản lý cả về chất lƣợng nhằm đảm bảo cho nguyên vật liệu không bị biến dạng, giảm giá trị sử dụng. - Khâu thu mua của công ty: Công ty có bộ phận chuyên công tác thu mua, vận chuyển, bốc dỡ. Các bạn hàng, các nha cung ứng khá uy tín nên công tác thu mua và dự trữ nguyên vật liệu ít bị ngƣng trệ. - Khâu bảo quản và dự trữ: Hiện nay tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty CP HAPACO H.P.P đã đƣợc chú trọng và quan tâm với cách tổ chức sắp xếp gồm 3 kho: kho nguyên vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ, kho phụ tùng thay thế. Việc sắp xếp nguyên vật liệu trong từng kho cũng đƣợc thực hiện khá hợp lý, thuận tiện cho quá trình sản xuất. - Khâu sử dụng: Công ty căn cứ vào định mức nguyên vật liệu và kế hoạch tiêu thụ để chủ động có kế hoạch mua vật tƣ nên lƣợng tồn kho rất hợp lý, vốn Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 50
  51. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng không ứ đọng. Công tác quản lý nguyên vật liệu đƣợc thực hiện ở phòng vật tƣ, thủ kho và kế toán. - Phòng Vật tư: có trách nhiệm quản lý, lập kế hoạch thu mua, nhập, xuất nguyên vật liệu trong tháng, tìm hiểu lựa chọn các nguồn cung cấp tốt nhất, có lợi nhất. Định kỳ tiến hành kiểm kê, tham mƣu cho giám đốc về các loại nguyên vật liệu cấn nhập, các loại nguyên vật liệu còn tồn đọng nhiều và các biện pháp giải quyết hợp lý tránh tình trạng cung ứng không đầy đủ vật liệu cho sản xuất hoặc để tồn đọng quá nhiều gây lãng phí, giảm chất lƣợng nguyên vật liệu. - Thủ kho: là ngƣời có trách nhiệm xuất nguyên vật liệu theo phiếu nhập, phiếu xuất, thực hiện đầy đủ thủ tục công ty quy định, tổ chức sắp xếp bảo quản nguyên vật liệu. Hàng ngày tiến hành ghi chép vào thẻ kho, cuối tháng đối chiếu số liệu với kế toán vật tƣ, đồng thời kết hợp với các cán bộ chuyên môn tiến hành kiểm kê vật liệu thừa thiếu trong tháng. - Kế toán vật tư: là ngƣời chuyên theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu đồng thời hạch toán nguyên vật liệu, cuối kỳ đối chiếu số liệu với thủ kho. 2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty CP HAPACO H.P.P: Tính giá nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng tình hình tài sản cũng nhƣ chi phí sản xuất kinh doanh của công ty. Tính giá nguyên vật liệu là dùng thƣớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo vấn đề trung thực nhất quán. 2.2.2.1. Giá nguyên vật liệu nhập kho: Công ty CP HAPACO H.P.P áp dụng phƣơng pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ. Tức là thuế GTGT mà doanh nghiệp phải nộp đƣợc tính bằng công thức: Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 51
  52. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Thuế GTGT Thuế GTGT đầu vào = Thuế GTGT đầu ra phải nộp được khấu trừ Trong đó: Thuế GTGT Trị giá bán NVL, thành Thuế suất thuế = đầu ra phẩm, hàng hóa GTGT Thuế GTGT đầu vào Trị giá mua NVL, thành Thuế suất thuế = được khấu trừ phẩm, hàng hóa GTGT Nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần HAPACO H.P.P chủ yếu là do mua ngoài. Nguyên vật liệu của công ty nhập từ nhiều nguồn khác nhau vào những thời điểm khác nhau lên giá cũng khác nhau. Vì vậy nguyên vật liệu đƣợc đánh giá theo giá thực tế, khi nhập kho giá trị nguyên vật liệu đƣợc tính nhƣ sau: - Giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế NVL Giá mua ghi trên Chi phí thu Các khoản = + nhập kho hóa đơn mua giảm trừ + Nguyên vật liệu của công ty có một số đƣợc nhập ngoại thông qua hoạt động nhập khẩu uỷ thác song công ty thƣờng không tách thuế nhập khẩu để theo dõi riêng mà hoàn toàn tính vào giá mua nguyên vật liệu, đƣa vào tài khoản phải trả ngƣời bán để theo dõi chung. Do vậy giá mua nguyên vật liệu chính là giá bao gồm cả giá gốc và thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có). + Mặt khác, nhƣ phần trên đã trình bày, đơn vị tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ nên giá mua nguyên vật liệu là giá không bao gồm thuế GTGT. + Trong chi phí thu mua thƣờng bao gồm phí vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi mua về kho công ty, phí nhập khẩu uỷ thác (đối với nguyên vật liệu nhập khẩu uỷ thác), chi phí bốc dỡ, bảo quản nguyên vật liệu, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên vật liệu và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có). Chi phí thu mua là giá chƣa có thuế GTGT. Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 52
  53. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng - Giá của nguyên vật liệu tự chế biến: Giá nguyên vật liệu do đơn vị Giá nguyên vật liệu = + Chi phí chế biến tự chế biến nhập kho mua về - Giá phế liệu thu hồi nhập kho: Giá theo đánh giá thực tế hoặc theo Giá phế liệu thu hồi nhập kho = giá bán trên thị trường Ví dụ 2.1: Theo Hóa đơn GTGT số AR/2010E 0000893 ngày 01/12/2010, mua giấy lề OCC (nội) của Công ty TNHH Tấn Minh chƣa trả tiền, nhập kho Nguyên vật lệu, số lƣợng 200.578 kg, đơn giá ghi trên hóa đơn 4.379 đồng/kg; thuế suất thuế GTGT 10%.  Giá trị thực tế NVL nhập kho: 200.578 4.379 = 878.331.062 đồng Thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ: 878.331.062 10% = 87.833.106 đồng 2.2.2.2. Giá nguyên vật liệu xuất kho: Về mặt lý thuyết thì có rất nhiều phƣơng pháp tính giá khác nhau để doanh nghiệp có thể lựa chọn. Trên thực tế, các doanh nghiệp thƣờng dựa vào đặc trƣng của doanh nghiệp mình mà sử dụng phƣơng pháp tính giá nào cho phù hợp. Công ty CP HAPACO H.P.P là một đơn vị sản xuất kinh doanh có số lƣợng các nghiệp vụ xuất kho, nhập kho tƣơng đối lớn và nhiều trong một kỳ kinh doanh. Do vậy việc lựa chọn phƣơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho ảnh hƣởng rất lớn đến tình hình chung về quản lý cũng nhƣ hạch toán nguyên vật liệu, từ đó ảnh hƣởng rất lớn đến tình hình chung về quản lý cũng nhƣ hạch toán nguyên vật liệu đánh giá hoạt động của doanh nghiệp. Công ty đã lựa chọn phƣơng pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ để tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Có nghĩa là trong một tháng, các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu đƣợc kế toán vật tƣ ghi chép về mặt số lƣợng, đến cuối kỳ, sau khi Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 53
  54. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng tính ra đơn giá nguyên vật liệu thực tế xuất kho, kế toán mới tính ra giá trị nguyên vật liệu xuất kho. - Đơn giá bình quân nguyên vật liệu xuất kho: Đơn giá bình quân Giá trị NVL tồn đầu kỳ + Giá trị NVL nhập trong kỳ = NVL xuất kho Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ - Giá trị nguyên vật liệu xuất kho: Giá trị NVL xuất kho Đơn giá bình quân Số lượng NVL xuất kho = trong kỳ NVL xuất kho trong kỳ Ví dụ 2.2: Tình hình nhập – xuất – tồn của nguyên vật liệu giấy lề OCC (nội) của công ty trong tháng 12 năm 2010 nhƣ sau: I. Tồn đầu tháng: 520.479 kg, đơn giá: 3.691 đồng/kg. II. Trong tháng phát sinh các nghiệp vụ sau: 1. Nhập kho trong tháng: - Ngày 01/12, nhập kho 200.578 kg, đơn giá 4.379 đồng/kg - Ngày 10/12, nhập kho 300.010 kg, đơn giá 4.575 đồng/kg - Ngày 21/12, nhập kho 267.792 kg, đơn giá 4.791 đồng/kg 2. Xuất kho trong tháng: - Ngày 01/12, xuất kho 360.070 kg - Ngày 08/12, xuất kho 207.580 kg - Ngày 17/12, xuất kho 212.941 kg - Ngày 25/12, xuất kho 238.757 kg  Vậy ta có: - Đơn giá bình quân của giấy lề OCC (nội): 520.479 3.691 + 200.578 4.379 + 300.010 4.575 + 267.792 4.791 520.479 + 200.578 + 300.010 + 267.792 = 4.232 đồng/kg Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 54
  55. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng - Trị giá giấy lề OCC (nội) xuất kho: + Ngày 01/12: 360.070 4.232 = 1.523.816.240 đồng + Ngày 08/12: 207.580 4.232 = 878.478.560 đồng + Ngày 17/12: 212.941 4.232 = 901.166.312 đồng + Ngày 25/12: 238.757 4.232 = 1.010.419.624 đồng - Tổng trị giá xuất kho giấy lề OCC (nội) trong tháng 12: 1.523.816.240 + 878.478.560 + 901.166.312 + 1.010.419.624 = 4.313.880.736 đồng 2.2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty CP HAPACO H.P.P: 2.2.3.1. Thủ tục nhập – xuất nguyên vật liệu:  Trình tự nhập nguyên vật liệu: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Việc quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu nhập kho là vấn đề quan trọng, giúp công ty đảm bảo đƣợc tình hình cung cấp nguyên vật liệu, đánh giá đƣợc việc thƣơng xuyên cung cấp nguyên vật liệu, đánh giá đƣợc chi phí đầu vào của công ty. Do đó các chứng từ hóa đơn phải đƣợc lƣu giữ đày đủ theo quy định hiện hành. Các chứng từ sử dụng cho thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm: + Hóa đơn GTGT + Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ + Phiếu nhập kho Trình tự nhập kho: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng tháng, phòng vật tƣ đi mua về theo đúng yêu cầu chủng loại, kích cỡ, số lƣợng, mẫu mã, Khi nguyên vật liệu về đến công ty, phòng kỹ thuật vật tƣ sẽ kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các hóa đơn và đối chiếu với hợp đồng đã ký với nhà cung cấp, kiểm tra trực tiếp số lƣợng, chất lƣợng của các lô hàng. Sau đó sẽ tiến hành thủ tục nhập kho (thủ kho có trách nhiệm tổ chức bốc xếp nguyên vật liệu vào kho sao cho khoa học hợp lý để đảm bảo yêu cấu quản lý chặt chẽ vật liệu, thuận tiện cho công tác nhập xuất vật liệu). Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 55
  56. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Biên bản này dung để xác định số lƣợng, quy cách, chất lƣợng vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa trƣớc khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Biên bản kiểm nghiệm đƣợc lập thành 2 bản: 1 bản giao cho bộ phận cung tiêu, 1 bản giao cho bộ phận phòng kế toán. Trong trƣờng hợp vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa không đúng số lƣợng, quy cách, phẩm chất so với hóa đơn, doanh nghiệp lập thêm 1 liên, kềm theo chứng từ lien quan gửi cho bên cung cấp vật tƣ, hàng hóa để giải quyết. Phiếu nhập kho đƣợc lập sau khi có đủ chữ ký của các bộ phận có liên quan gồm: bộ phận phụ trách cung tiêu, ngƣời giao hàng và thủ kho. Phiếu nhập kho đƣợc lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần: + Liên 1: Lƣu tại kho, thủ kho giữ làm căn cứ ghi Thẻ kho. + Liên 2: Giao cho ngƣời giao hàng. + Liên 3: Chuyển lên phòng Kế toán làm căn cứ ghi sổ. - Đối với nguyên vật liệu xuất dùng không hết nhập lại kho để tái sản xuất: thủ tục nhập kho chỉ khác là không tiến hành kiểm nghiệm vật tƣ bằng cách lập biên bản kiểm nghiệm đối với nguyên vật liệu mua ngoài, còn thì thủ kho vẫn viết phiếu nhập kho bình thƣờng. Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 56
  57. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Ví dụ 2.3 (Tiếp ví dụ 2.1): - Theo Hóa đơn GTGT số AR/2010E 0000893 ngày 01/12/2010, công ty mua giấy lề OCC (nội) của Công ty TNHH Tấn Minh chƣa trả tiền, nhập kho Nguyên vật lệu, số lƣợng 200.578 kg, đơn giá ghi trên hóa đơn 4.379 đồng/kg; thuế suất thuế GTGT 10%. - Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số AR/2010E 0000893 (Biểu số 2.1), Phòng Vật tƣ lập Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ (Biểu số 2.2), sau khi kiểm nghiệm xong, thủ kho làm thủ tục nhập kho và lập Phiếu nhập kho 12/01(Biểu số 2.3). Ví dụ 2.4: - Theo Hóa đơn GTGT số AR/2010E 0000905 ngày 03/12/2010, công ty mua giấy lề ONP (nội) của Công ty TNHH Tấn Minh trả bằng tiền mặt, nhập kho Nguyên vật lệu, số lƣợng 80.705 kg, đơn giá ghi trên hóa đơn 5.863 đồng/kg; thuế suất thuế GTGT 10%. - Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số AR/2010E 0000905 (Biểu số 2.4), Phòng Vật tƣ lập Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ (Biểu số 2.5), sau khi kiểm nghiệm xong, thủ kho làm thủ tục nhập kho và lập Phiếu nhập kho số 12/04 (Biểu số 2.6). Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 57
  58. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Biểu số 2.1: Hóa đơn GTGT số AR/2010E 0000893 HOÁ ĐƠN Mẫu số:01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG AR/2010E Liên 2: Giao cho khách hàng 0000893 Ngày 01 tháng 12 năm 2010 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tấn Minh Địa chỉ: Số 189- Nguyễn Văn Linh – Hải Phòng Số tài khoản: . Điện thoại: MST: Họ tên ngƣời mua hàng: Mai Ngọc Công Tên đơn vị: Công ty Cổ phần HAPACO H.P.P Địa chỉ: Đại Bản, An Dƣơng, Hải Phòng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: MST: Tên hàng hoá,dịch Đơn vị Số STT Đơn giá Thành tiền vụ tính lƣợng 1 Giấy lề OCC (nội) Kg 200.578 4.379 878.331.062 Cộng tiền hàng: 878.331.062 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 87.833.106 Tổng cộng tiền thanh toán: 966.164.168 Số tiền viết bằng chữ: Chín trăm sáu mươi sáu triệu một trăm sáu mươi bốn nghìn một trăm sáu mươi tám đồng chẵn. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (đã ký) (Đã ký) (đã ký) Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 58
  59. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƢ Mẫu số 05 - VT Ngày 01/12/2010 QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Đơn vị: Công ty Cổ phần HAPACO H.P.P Căn cứ vào hoá đơn số AR/2010E 0000893 ngày 01/12/2010 của Công ty TNHH Tấn Minh. Biên bản kiểm nghiệm gồm: 1. Ông Nguyễn Duy Mạnh - Phòng ĐHSX - trƣởng ban. 2. Ông Nguyễn Quang - Phòng KCS - Uỷ viên 3. Bà Nguyễn Thị Thuý - Thủ kho - Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tƣ sau: Kết quả kiểm nghiệm Phƣơng Số Số lƣợng Số lƣợng Ghi STT Tên VT ĐVT thức lƣợng Số lƣợng đúng sai phẩm chú KK dtừ thực tế kn phẩm chất chất 1 Giấy lề OCC kg cân 200.578 200.578 200.578 0 (nội) Kết quả kiểm nghiệm: đều đúng quy cách, phẩm chất. Trƣởng ban Uỷ viên Uỷ viên (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 59
  60. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Biểu 2.3: Phiếu nhập kho số 12/01 Đơn vị: CÔNG TY CP HAPACO H.P.P Mẫu số: 01-VT Bộ phận: Kho Phế liệu (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 01 tháng 12 năm 2010 Nợ: 1521 Số: 12/01 Có: 331 - Họ và tên ngƣời giao: Mai Ngọc Công - Theo HĐ GTGT số AR/2010E 0000893 ngày 01 tháng 12 năm 2010 của Công ty TNHH Tấn Minh - Nhập tại kho: Nguyên vật liệu chính Số lƣợng Đơn Số Tên quy cách vật Đơn Mã số vị Thành tiền TT tƣ Theo Thực giá tính chứng từ nhập 1 Giấy lề OCC (nội) OCC1 Kg 200.578 200.578 4.379 878.331.062 Cộng 878.331.062 • Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Tám trăm bảy mƣơi tám triệu ba trăm ba mƣơi mốt nghìn không trăm sáu mƣơi hai đồng chăn. • Số chứng từ gốc kèm theo: 01 HĐ GTGT AR/2010E 0000893 Ngày 01 tháng 12 năm 2010 Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 60
  61. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Biểu số 2.4: Hóa đơn GTGT số AR/2010E 0000905 HOÁ ĐƠN Mẫu số:01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG AR/2010E Liên 2: Giao cho khách hàng 0000905 Ngày 03 tháng 12 năm 2010 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tấn Minh Địa chỉ: Số 189- Nguyễn Văn Linh – Hải Phòng Số tài khoản: . Điện thoại: MST: Họ tên ngƣời mua hàng: Mai Ngọc Công Tên đơn vị: Công ty Cổ phần HAPACO H.P.P Địa chỉ: Đại Bản, An Dƣơng, Hải Phòng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: MST: Tên hàng hoá,dịch Đơn vị Số STT Đơn giá Thành tiền vụ tính lƣợng 1 Giấy lề ONP (nội) Kg 80.705 5.863 473.173.415 Cộng tiền hàng: 473.173.415 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 47.317.342 Tổng cộng tiền thanh toán: 520.490.757 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm hai mƣơi triệu bốn trăm chín mƣơi nghìn bảy trăm năm mƣơi bảy đồng chẵn. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (đã ký) (Đã ký) (đã ký) Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 61
  62. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Biểu 2.5: Biên bản kiểm nghiệm vật tư BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƢ Mẫu số 05 - VT Ngày 03/12/2010 QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Đơn vị: Công ty Cổ phần HAPACO H.P.P Căn cứ vào hoá đơn số AR/2010E 0000905 ngày 03/12/2010 của Công ty TNHH Tấn Minh. Biên bản kiểm nghiệm gồm: 1. Ông Nguyễn Duy Mạnh - Phòng ĐHSX - trƣởng ban. 2. Ông Nguyễn Quang - Phòng KCS - Uỷ viên 3. Bà Nguyễn Thị Thuý - Thủ kho - Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tƣ sau: Kết quả kiểm nghiệm Phƣơng Số Số lƣợng Số lƣợng Ghi STT Tên VT ĐVT thức lƣợng Số lƣợng đúng sai phẩm chú KK dtừ thực tế kn phẩm chất chất 1 Giấy lề ONP kg cân 80.705 80.705 80.705 0 (nội) Kết quả kiểm nghiệm: đều đúng quy cách, phẩm chất. Trƣởng ban Uỷ viên Uỷ viên (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 62
  63. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Biểu 2.6: Phiếu nhập kho số 12/04 Đơn vị: CÔNG TY CP HAPACO H.P.P Mẫu số: 01-VT Bộ phận: Kho Phế liệu (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 03 tháng 12 năm 2010 Nợ: 1521 Số: 12/04 Có: 111 - Họ và tên ngƣời giao: Mai Ngọc Công - Theo HĐ GTGT số AR/2010E 0000905 ngày 03 tháng 12 năm 2010 của Công ty TNHH Tấn Minh - Nhập tại kho: Nguyên vật liệu chính Số lƣợng Đơn Số Tên quy cách vật Đơn Mã số vị Thành tiền TT tƣ Theo Thực giá tính chứng từ nhập 1 Giấy lề ONP (nội) ONP1 Kg 80.705 80.705 5.863 473.173.415 Cộng 473.173.415 • Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bốn trăm bảy mƣơi ba triệu một trăm bảy mƣơi ba nghìn bốn trăm mƣơi lăm đồng chẵn. • Số chứng từ gốc kèm theo: 01 HĐ GTGT AR/2010E 0000905 Ngày 03 tháng 12 năm 2010 Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 63
  64. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng  Trình tự xuất kho nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu tại công ty đƣợc dùng chủ yếu cho sản xuất. Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ xuất phải đƣợc phê chuẩn đầy đủ và hợp lệ. Các chứng từ sử dụng: + Phiếu xuất kho + Phiếu xin lĩnh vật tƣ + Lệnh sản xuất (nếu có) Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong ngày, phân xƣởng sản xuất lập Phiếu xin lĩnh vật tƣ. Phiếu này ghi rõ tên ngƣời lĩnh, lý do lĩnh, chi tiết loại vật tƣ, số lƣợng. Sau khi đã thông qua phòng cung ứng vật tƣ xét thấy nhu cầu hợp lý, thủ kho sẽ viết giấy xuất kho theo số lƣợng yêu cầu của phân xƣởng. Phiếu xuất kho có thể đƣợc lập riêng cho từng loại vật tƣ hoặc lập cho nhiều loại cùng kho. Phiếu xuất kho đƣợc lập thành 2 liên: - Liên 1: Thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào thẻ kho - Liên 2: Đƣợc gửi lên phòng Kế toán làm căn cứ ghi sổ - Trường hợp vật liệu mua về kém phẩm chất không đảm bảo chất lượng sản phẩm: theo lệnh của giám đốc, phòng Thị trƣờng thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn giá trị gia tăng làm 3 liên. Công ty kiểm tra ký duyệt thanh toán rồi đƣa liên 2 cho khách hàng. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất vật tƣ giao cho khách hàng và cùng khách hàng kí vào liên 3. Liên 1 lƣu ở phòng Kt – TT. Liên 3 thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tƣ tính thành tiền và ghi sổ. Ví dụ 2.5: Ngày 01/12/2010, căn cứ vào Phiếu xin lĩnh vật tƣ số 12/01 (Biểu số 2.7), thủ kho ghi Phiếu xuất kho số 12/01 (Biểu số 2.8). Ví dụ 2.6: Ngày 03/12/2010, căn cứ vào Phiếu xin lĩnh vật tƣ số 12/04 (Biểu số 2.9), thủ kho ghi Phiếu xuất kho số 12/04 (Biểu số 2.10). Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 64
  65. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Biểu số 2.7: Phiếu xin lĩnh vật tư số 12/01 PHIẾU XIN LĨNH VẬT TƢ Số: 12/01 Ngƣời đề nghị: Trần Đức Hiếu – Xƣởng Bột Đề nghị cung cấp vật tƣ với các chi tiết sau: Tên hàng hóa, quy Số lƣợng STT Mục đích sử dụng cách, chất lƣợng (Đơn vị tính) 1 Giấy lề OCC (nội) 360.070 Kg Xuất cho Xƣởng Bột để sản xuất Ngày 01 tháng 12 năm 2010 Giám đốc Phòng Vật tƣ Ngƣời xin lĩnh (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 65
  66. Khóa luận tốt nghiệp Trường ĐHDL Hải Phòng Biểu số 2.8: Phiếu xuất kho số 12/01 Đơn vị: CÔNG TY CP HAPACO H.P.P Mẫu số: 02-VT Bộ phận: (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 01 tháng 12 năm 2010 Nợ: 6211 Số: 12/01 Có: 1521 - Họ và tên ngƣời nhận hàng: Ngô Thị Dung Bộ phận: Xƣởng Bột - Lý do xuất kho: xuất dùng cho sản xuất sản phẩm - Xuất tại kho: Phế liệu Số lƣợng Số Tên quy cách Đơn vị Đơn Thành Mã số Thực TT vật tƣ tính Yêu cầu giá tiền xuất Giấy lề OCC 1 OCC1 Kg 360.070 360.070 (nội) Cộng 360.070 360.070 - Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Ngày 01 tháng 12 năm 2010 Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Thủy – Lớp QT 1102K Trang 66