Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn Việt (Hanvico) - Đinh Thị Hồng Huyền

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn Việt (Hanvico) - Đinh Thị Hồng Huyền

1. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 5 1.1. Nhiệm vụ kế tóan nguyên vật liệu 5 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu 5 1.1.2. Đặc điểm nguyên vật liệu 5 1.1.3. Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất 5 1.1.4. Sự cần thiết phải quản lý nguyên vật liệu 6 1.1.5. Vai trò và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu 8 1.2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu 9 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu 9 1.2.2. Tính giá nguyên vật liệu 11 1.2.2.1. Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho 12 1.2.2.2. Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho 13 1.3. Hạch tóan chi tiết nguyên vật liệu 15 1.3.1. Yêu cầu hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 15 1.3.2. Các chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng 16 1.3.3. Các phƣơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 17 1.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 20 1.4.1. Yêu cầu hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 20 1.4.2. Tài khoản sử dụng 22 1.4.3. Các phƣơng pháp hạch toán 24 1.4.3.1. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên 24 1.4.3.2. Kế toán nguyên liệu, vật liệu theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ 27 1.5. Tổ chức hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán 30 CHƢƠNG 2: THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP NẶNG VÀ XÂY DỰNG HÀN -VIỆT (HANVICO) 31 2.1. Khái quát chung về Công ty Hanvico. 31 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Hanvico. 31 2.1.2. Lĩnh vực sản xuất của Công ty Hanvio. 31 2.1.3. Quy trình công nghệ sản xuất tại Công ty Hanvico. 32 2.1.4. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Hanvico. 33 Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 1
2. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) 2.1.5. Tổ chức công tác kế tóan tại Công ty Hanvico. 36 2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Hanvico. 36 2.1.5.2. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty Hanvico. 37 2.1.5.3. Hệ thống tài khỏan sử dụng tại Công ty Hanvico. 38 2.1.5.4. Hệ thống sổ kế toán Công ty sử dụng. 39 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Hanvico. 40 2.2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Hanvico. 40 2.2.1.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại Công ty. 40 2.2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty Hanvico. 41 2.2.2.3. Đặc điểm quy trình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Hanvico. 42 2.1.5. Quy trình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Hanvico. 42 2.2.2. Thực trạng tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Hanvico. 43 2.2.2.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu tại Công ty Hanvico. 43 2.2.2.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu tại Công ty Hanvico. 45 2.2.2.3. Kế tóan chi tiết vật liệu ở kho. 46 2.2.2.4. Kế tóan chi tiết nguyên vật liệu ở phòng kế toán. 47 2.2.3. Thực trạng tổ chức kế toán tổng hợp vật liệu tại Công ty Hanvico. 51 2.2.3.1. Kế tóan tổng hợp nhập nguyên vật liệu. 51 2.2.3.1. Kế tóan tổng hợp xuất nguyên vật liệu. 57 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TÓAN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CÔNG NGHIỆP NẶNG VÀ XÂY DỰNG HÀN-VIỆT 61 3.1. Nhận xét chung về công tác kế toán và quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Hanvico. 62 3.1.1. Ưu điểm: 62 3.1.2. Nhược điểm: 64 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Hanvico. 65 KẾT LUẬN 66 Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 2
3. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) LỜI MỞ ĐẦU Bất kỳ một quốc gia nào trên thế giới, các doanh nghiệp đều đóng góp một phần không nhỏ cho các công trình phúc lợi, giải quyết việc làm. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế hiện nay thì vai trò của các doanh nghiệp trong sự phát triển kinh tế đất nƣớc càng đƣợc khẳng định rõ. Một quốc gia càng mở rộng, phát triển quan hệ quốc tế bao nhiêu thì xét cho cùng các doanh nghiệp càng phát triển tốt bấy nhiêu. Hội nhập mang lại nhiều cơ hội nhƣng cũng mang lại cho các doanh nghiệp không ít thách thức khó khăn. Điều này khiến các doanh nghiệp luôn cố gắng nâng cao doanh thu, giảm thiểu chi phí nhƣng vẫn đảm bảo đƣợc chất lƣợng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ và thu đƣợc nhiều lợi nhuận. Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trƣờng, đòi hỏi phải có khả năng nắm bắt nhu cầu thị trƣờng. Để đạt mục tiêu này, nhà quản lý doanh nghiệp phải nhận thức rõ vai trò của các thông tin kinh tế: quan hệ cung - cầu, mặt bằng giá cả, tình trạng cạnh tranh, môi trƣờng kinh doanh của doanh nghiệp . Từ đó căn cứ vào các yếu tố đầu vào để có phƣơng án sản xuất tối ƣu. Nguyên liệu, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, nó chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và trong giá thành của doanh nghiệp, có tác động trực tiếp đến chất lƣợng sản phẩm của doanh nghiệp. Đây còn là chỉ tiêu chất lƣợng tổng hợp quan trọng phản ánh trình độ quản lý, sử dụng vật tƣ, trình độ tổ chức công nghệ sản xuất sản phẩm, là cơ sở để kế toán tính đúng chi phí sản xuất cho từng đơn vị sản phẩm và tổng giá vốn hàng bán. Việc hạch toán vật liệu không chỉ dừng lại ở chỗ phản ánh chính xác tình hình biến động của vật liệu mà còn cung cấp thông tin cho các hoạt động quản trị của doanh nghiệp. Nhất là trong điều kiện hiện nay, sử dụng vật tƣ có hiệu quả là một mục tiêu quan trọng giúp doanh nghiệp hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lƣu động. Do đó, việc tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động kinh doanh và công nghệ sản xuất là một yêu cầu quan trọng của doanh nghiệp. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 3
4. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico), nhận thấy đƣợc tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với sản xuất và công tác kế toán nguyên vật liệu, em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn-Việt (Hanvico)”. Ngoài lời mở đầu và kết luận, khoá luận của em có kết cấu nhƣ sau: Chƣơng 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn-Việt (Hanvico). Chƣơng 3: Một số biện pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Công nghiệp nặng và xây dựng Hàn-Việt (Hanvico) Mặc dù đã cố gắng nghiên cứu, tìm hiểu để hoàn thành bài khóa luận, song em cũng không thể tránh khỏi những hạn chế nhất định, em mong đƣợc sự chỉ bảo tham gia góp ý của các bác trong ban lãnh đạo, các cô chú trong phòng tài chính - kế toán, đặc biệt là sự góp ý của thầy cô giáo giúp em bổ sung và hoàn thiện bài khoá luận đạt kết quả tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 4
5. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Nhiệm vụ kế tóan nguyên vật liệu 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tƣợng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu thuộc loại hàng tồn kho của doanh nghiệp và là những đối tƣợng lao động đƣợc thể hiện dƣới dạng vật hoá nhƣ sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, vải trong doanh nghiệp may mặc Nguyên vật liệu tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị nguyên vật liệu đƣợc chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Đó là những đối tƣợng lao động khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ cấu thành nên thực thể của sản phẩm. 1.1.2. Đặc điểm nguyên vật liệu Thứ nhất, về mặt vốn: Nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lƣu động, đặc biệt là vốn dự trữ của doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, doanh nghiệp cần phải tăng tốc luân chuyển vốn lƣu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả, hợp lý nhất. Thứ hai, về mặt giá trị: khác với tƣ liệu lao động, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển dịch toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1.3. Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Nhƣ chúng ta đã biết để chế tạo ra của cải vật chất của xã hội thì phải đủ 3 yếu tố cơ bản: đối tƣợng lao động, tƣ liệu lao động và sức lao động. Khi xã hội ngày càng phát triển thì tƣ liệu lao động cũng ngày càng hiện đại hơn, máy móc thiết bị đƣợc áp dụng vào trong quá trình sản xuất ngày càng nhiều và của cải xã hội cũng vì thế nhiều thêm. Tuy nhiên, để bắt đầu một giai đoạn sản xuất nào thì cũng phải cần đến nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu ở đây có thể hiểu là đối tƣợng lao động Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 5
6. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) đã đƣợc thay đổi do lao động có ích của con ngƣời tác động vào. Còn xét về mặt giá trị, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị sản phẩm mà nó tạo ra, trong doanh nghiệp nguyên vật liệu là tài sản ngắn hạn thuộc nhóm hàng tồn kho. Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu có rất nhiều chủng loại, nguồn gốc khác nhau, dễ mất mát lãng phí trong quá trình thu mua, vận chuyển và sử dụng nên đòi hỏi công tác quản lý sử dụng có hiệu quả là vô cùng cần thiết. Việc tổ chức tốt quá trình bảo quản và sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu có vai trò lớn trong việc tối thiểu hoá chi phí, hạ giá thành sản phẩm tức góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, một trong những mục tiêu mà mọi doanh nghiệp đều hƣớng tới. Trong điều kiện kinh tế thị trƣờng cạnh tranh khốc liệt nhƣ hiện nay thì chất lƣợng sản phẩm là yếu tố cơ bản để một doanh nghiệp có thể đứng vững đƣợc trên thị trƣờng. Mà chất lƣợng sản phẩm lại phụ thuộc rất lớn vào chất lƣợng nguồn nguyên vật liệu, việc cung cấp đầy đủ kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, đảm bảo cho sản xuất diễn ra thƣờng xuyên liên tục không bị ngừng trệ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thị trƣờng chính là điều kiện để doanh nghiệp khẳng định vị trí của mình. 1.1.4. Sự cần thiết phải quản lý nguyên vật liệu Quản lý và sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuất của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có đƣợc biện pháp tốt nhất thì phải hiểu đƣợc đặc điểm cũng nhƣ vai trò cần thiết của chúng. Nhƣ chúng ta đã biết, nguyên vật liệu là đối tƣợng lao động, giá trị nguyên vật liệu kết tinh trong giá trị sản phẩm sản xuất ra. Khi tham gia và quá trình sản xuất nguyên vật liệu không giữ nguyên hình thái giá trị vật chất ban đầu. Quản lý nguyên vật liệu là yêu cầu khách quan của mọi nền kinh tế. Trải qua các giai đoạn phát triển của lịch sử, các mức độ quản lý và phƣơng pháp quản lý cũng khác nhau và ngày một đƣợc hoàn thiện. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 6
7. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) Vì vậy, quản lý nguyên vật liệu là đòi hỏi tất yếu mà doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm và có biện pháp cụ thể thiết thực. Quản lý nguyên vật liệu ở đây không những về mặt hiện vật mà về cả mặt giá trị trong các khâu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng. - Khâu thu mua: Để đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp thì nguồn nguyên vật liệu chủ yếu là do thu mua, vì vậy trong quá trình thu mua phải xác định đƣợc nguồn thu mua và phải quản lý cả về số lƣợng, chất lƣợng, quy cách, mẫu mã, giá cả, địa điểm sao cho phù hợp và thuận tiện nhất, có nhƣ vậy sẽ góp phần hạ thấp đƣợc hao phí nguyên vật liệu trong giá thành. - Khâu bảo quản: Nguyên vật liệu mua về phải có hệ thống kho tàng bến bãi, cách thức bảo quản khoa học, hợp lý nhằm giữ nguyên chất lƣợng, giảm thiểu thấp nhất những chi phí có thể xảy ra. Đối với mỗi loại nguyên vật liệu phải thực hiện đúng các chế độ bảo quản, xác định mức dự trữ tối thiểu và tối đa cho từng loại nhằm giảm bớt thấp nhất những hao hụt mất mát chất lƣợng nguyên vật liệu. - Khâu dự trữ: Đây cũng là một khâu hết sức quan trọng bởi xác định đƣợc lƣợng dự trữ vừa đủ sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất đƣợc diễn ra liên tục thƣờng xuyên, đúng hợp đồng, đồng thời tránh đƣợc lãng phí gây ứ đọng vốn, hao hụt mất mát do dự trữ quá nhiều. - Khâu sử dụng: Nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, vì vậy sử dụng đúng định mức yêu cầu kỹ thuật, đúng loại và đúng quy trình sản xuất sẽ đảm bảo hạ giá thành sản xuất, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Ngoài việc quản lý nguyên vật liệu về mặt hiện vật, thƣờng xuyên kiểm kê, tránh gây mất mát thì quản lý về mặt giá trị cũng rất quan trọng. Tránh để tình trạng ứ đọng nguyên vật liệu, làm cho chất lƣợng bị giảm (nhƣ ẩm mốc, hết hạn sử dụng ). Các nguyên nhân chủ yếu làm giảm chất lƣợng giá trị sử dụng của nguyên vật liệu, chủ yếu do các nguyên nhân khách quan nhƣ: mƣa gió, lũ lụt và do các nguyên nhân chủ quan: hết hạn sử dụng Vì vậy, để tránh tình trạng này các doanh nghiệp cần hết sức chú ý đến khâu bảo quản, phải thƣờng xuyên cải tạo Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 7
8. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) nâng cấp kho tàng bến bãi, phân công trách nhiệm cụ thể đến từng cá nhân, nâng cao ý thức trách nhiệm cho ngƣời lao động. 1.1.5. Vai trò và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Trong công tác quản lý tổ chức sản xuất kinh doanh, kế toán là công cụ quan trọng để quản lý các hoạt động kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ sử dụng tài sản vật tƣ, tiền vốn trong doanh nghiệp. Vì vậy, trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, kế toán có vai trò và nhiệm vụ vô cùng quan trọng. Thông qua hạch toán kế toán nguyên vật liệu chính xác kịp thời sẽ cung cấp cho các nhà quản lý nắm bắt đƣợc tình hình thu mua nhập, xuất, dự trữ nguyên vật liệu, chất lƣợng chủng loại, số lƣợng có đáp ứng đƣợc nhu cầu sản xuất hay không, từ đó có biện pháp tổ chức quản lý và sử dụng hợp lý. Việc quản lý, sử dụng hiệu quả tiết kiệm nguyên vật liệu sẽ có ý nghĩa thiết thực trong công tác kiểm soát và quản lý có hiệu quả đƣợc chi phí, giá thành cũng nhƣ công tác kế toán, xác định kết quả kinh doanh. Xuất phát từ vai trò trên, để đáp ứng đƣợc yêu cầu kế toán quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện tốt việc phân loại đánh giá nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu trong quản trị doanh nghiệp. - Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất tồn kho. Xác định đúng giá trị vốn của nguyên vật liệu nhập xuất kho nhằm cung cấp thông tin chính xác kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý sản xuất. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lƣợng và giá trị nguyên vật liệu xuất kho. Kiểm tra tình hình và chấp hành các quy định về định mức tiêu hao nguyên vật liệu. - Phân bổ hợp lý giá trị sử dụng vào các đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng cho sản xuất. Tổ chức đánh giá nguyên vật liệu tồn kho theo đúng chế độ Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 8
9. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) quy định. Phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thiếu thừa và ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. - Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phƣơng pháp hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để việc ghi chép phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời với mục đích cuối cùng là cung cấp thông tin lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu Để đảm bảo cho quá trình quản lý và sử dụng có hiệu quả thì việc phân loại nguyên vật liệu là rất cần thiết bởi mỗi cách phân loại khác nhau sẽ có ý nghĩa khác nhau cho ngƣời quản lý và sử dụng. Trong doanh nghiệp, để tiến hành sản xuất thì cần rất nhiều loại nguyên vật liệu. Việc phân loại nguyên vật liệu có cơ sở khoa học hợp lý là điều kiện để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết phục vụ cho công tác quản lý trong doanh nghiệp. * Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên vật liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy, khái niệm nguyên vật liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể, ở các doanh nghiệp khác nhau thì nguyên liệu, vật liệu chính cũng khác nhau. Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra sản phẩm. Cụ thể nhƣ: sắt thép trong các doanh nghiệp sản xuất cơ khí chế tạo, mía trong các doanh nghiệp sản xuất đƣờng, vải trong các doanh nghiệp may mặc Cũng có thể sản phẩm của doanh nghiệp này lại là nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp khác. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 9
10. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) - Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm, nhƣng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lƣợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm đƣợc thực hiện bình thƣờng, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói, phục vụ cho quá trình lao động, ví dụ nhƣ: thuốc nhuộm, bao bì, nhãn mác - Nhiên liệu: là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lƣợng trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thƣờng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể khí và thể rắn nhƣ: xăng, dầu, than, củi, khí ga - Phụ tùng thay thế: là những loại phụ tùng, chi tiết đƣợc sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc thiết bị, phƣơng tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật liệu và thiết bị đƣợc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản. Ngoài ra, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết trong từng doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu nói trên lại đƣợc chia thành từng nhóm, từng thứ Ý nghĩa: Cách phân loại này là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng nhóm, từng thứ, là cơ sở để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. * Căn cứ vào nguồn hình thành, nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do doanh nghiệp mua, nhận góp vốn liên doanh, nhận biếu tặng, đƣợc cấp - Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất phục vụ cho nhu cầu sản xuất của mình. Ý nghĩa: Cách phân loại này làm căn cứ để lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, cơ sở xác định trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập kho. * Căn cứ vào mục đích, công dụng, nguyên vật liệu chia thành: Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 10
11. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh bao gồm: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho chế tạo sản xuất sản phẩm + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xƣởng, dùng cho các bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý phân xƣởng - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: + Nhƣợng bán + Đem góp vốn liên doanh + Đem quyên tặng Ngoài việc phân loại nhƣ trên, trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán nhƣ hiện nay thì để phục vụ cho công tác quản lý vật tƣ một cách tỉ mỉ chặt chẽ thì còn phải lập danh điểm vật tƣ. Lập danh điểm vật tƣ là quy định cho mỗi loại vật tƣ một ký hiệu mã hoá riêng. Tuỳ vào từng phần mềm kế toán áp dụng cũng nhƣ tình hình của từng doanh nghiệp mà việc lập các danh điểm vật tƣ cho phù hợp với đặc điểm yêu cầu quản lý, đảm bảo cho quá trình hạch toán kế toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao nhất. 1.2.2. Tính giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định trị giá của vật liệu ở những thời điểm nhất định và tuân theo những nguyên tắc quy định chung. Theo quy định hiện hành nguyên vật liệu là tài sản ngắn hạn thuộc nhóm hàng tồn kho đƣợc tính theo giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến, và các loại chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đƣợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Để đánh giá nguyên vật liệu thì có thể đánh giá theo giá vốn thực tế. Đánh giá theo giá vốn thực tế thì cả kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đều sử dụng giá thực tế để ghi chép trển sổ kế toán. Tuy nhiên, trong trƣờng hợp vật liệu có nhiều chủng loại, giá cả thƣờng xuyên biến động, để giảm bớt việc ghi chép tính toán hàng ngày doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để theo dõi chi tiết tình hình biến động Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 11
12. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) nguyên vật liệu, tuy nhiên đến cuối tháng phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế ghi sổ tổng hợp. 1.2.2.1. Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho Tuỳ vào nguồn nhập khác nhau của các loại nguyên vật liệu, trị giá vốn thực tế sẽ đƣợc xác định nhƣ sau: * Đối với vật liệu do doanh nghiệp mua ngoài (mua trong nƣớc hoặc nƣớc ngoài): Trị giá vốn Giá Các loại thuế Chi phí Các thực tế của mua không đƣợc = + mua + - khoản NVL nhập thực hoàn lại thực tế giảm trừ kho tế (TTĐB,NK ) Trong đó: - Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ: Giá mua thực tế của vật liệu là giá chƣa có thuế GTGT. - Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tƣợng nộp thuế GTGT thì giá mua thực tế là giá đã có thuế GTGT. * Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến: Giá vốn thực tế của Giá thực tế của vật liệu xuất Chi phí gia = + vật liệu nhập kho kho để gia công chế biến công chế biến * Đối với vật liệu do doanh nghiệp thuê ngoài gia công, chế biến: Giá vốn thực Chi phí vận Giá vốn thực tế Chi phí tế của vật liệu chuyển bốc của vật liệu nhập = + thuê gia + xuất kho thuê dỡ khi giao kho công gia công nhận (nếu có) * Đối với vật liệu do đƣợc cấp: Giá vốn thực tế của Giá vốn ghi trong biên Chi phí phát sinh = + vật liệu nhập kho bản giao nhận trong giao nhận * Đối với vật liệu đƣợc biếu tặng, tài trợ: Giá vốn thực tế của Các chi phí khác = Giá trị hợp lý + vật liệu nhập kho phát sinh Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 12
13. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) 1.2.2.2. Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho Do thời điểm nhập vật liệu và xuất vật liệu là khác nhau về số lƣợng và giá cả, vì vậy việc tính trị giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho đƣợc thực hiện theo một trong bốn phƣơng pháp quy định trong Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”: * Phương pháp đích danh: - Theo phƣơng pháp này thì khi xuất kho nguyên vật liệu căn cứ vào số lƣợng xuất kho thuộc lô hàng nào và đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính ra trị giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho. Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc áp dụng trong các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô hàng, các loại hàng có tính tách biệt cao. * Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập hoặc cuối kỳ: - Theo phƣơng pháp này, trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho đƣợc tính căn cứ vào số lƣợng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá tính bình quân. Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc áp dụng trong các doanh nghiệp có tính ổn định về giá cả vật tƣ hàng hoá khi nhập, xuất kho. Công thức tính: Giá thực tế của Số lƣợng thực tế Đơn giá thực = vật liệu xuất kho xuất kho tế bình quân Đơn giá Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ  Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ bình = Số lƣợng vật liệu tồn đầu kỳ  Số lƣợng vật liệu nhập trong kỳ quân Trong đó: Đơn giá bình quân đựơc xác định cho từng thứ vật tƣ - Đơn giá bình quân có thể đƣợc xác định cho cả kỳ đƣợc gọi là đơn giá bình quân cả kỳ. Với cách tính này khối lƣợng công việc tính toán sẽ giảm bớt nhƣng thông tin sẽ không đƣợc cung cấp kịp thời vì chỉ tính đƣợc trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho vào thời điểm cuối kỳ. - Đơn giá bình quân có thể đƣợc xác định sau mỗi lần nhập đƣợc gọi là đơn giá bình quân liên hoàn. Với cách tính này khối lƣợng công việc tính toán sẽ nhiều Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 13
14. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) nhƣng sẽ đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, phƣơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp áp dụng kế toán máy. * Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): - Phƣơng pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trƣớc sẽ đƣợc xuất trƣớc và đơn giá của hàng nhập trƣớc sẽ đƣợc dùng làm đơn giá để tính cho hàng xuất trƣớc. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đƣợc tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. - Với phƣơng pháp này, việc tính toán đơn giản, dễ làm và tƣơng đối hợp lý. Song khối lƣợng tính toán nhiều, phụ thuộc vào xu thế giá cả trên thị trƣờng, phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm nguyên vật liệu. * Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): - Theo phƣơng pháp này thì cũng phải biết đơn giá thực tế của từng lần nhập và giả thiết hàng nào nhập sau sẽ đƣợc xuất trƣớc, đơn giá của hàng nhập sau sẽ đƣợc dùng làm đơn giá để tính cho hàng xuất trƣớc. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ sẽ đƣợc tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. - Với phƣơng pháp này, công việc tính toán đƣợc tiến hành thƣờng xuyên và đơn giản hơn so với phƣơng pháp FIFO. Chi phí sản xuất luôn gắn chặt với giá cả thị trƣờng nên lợi nhuận thu đƣợc mang tính an toàn hơn khi giá cả có xu hƣớng tăng lên. Song chất lƣợng tính giá lại phụ thuộc vào sự ổn định giá cả nguyên vật liệu. Nếu giá cả biến động mạnh sẽ mất chính xác và gây bất hợp lý, phƣơng pháp này áp dụng thích hợp trong trƣờng hợp lạm phát Doanh nghiệp lựa chọn phƣơng pháp tính giá nào thì phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kế toán. 1.2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Hiện nay thực tế nhiều doanh nghiệp không áp dụng xác định trị giá vật liệu xuất kho theo cách trên mà áp dụng giá hạch toán để tính toán nhằm giảm bớt khối lƣợng công việc hàng ngày. Giá hạch toán nguyên vật liệu là giá do doanh nghiệp tự quy định và đƣợc sử dụng thống nhất ở doanh nghiệp trong thời gian dài. Hàng ngày kế toán sẽ sử dụng Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 14
15. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị nguyên vật liệu nhập xuất tồn, cuối kỳ kế toán phải tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của nguyên vật liệu để tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ để ghi sổ tổng hợp theo công thức: Giá thực tế của NVL Giá thực tế của NVL Hệ số chênh lệch giữa  tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ giá thực tế và giá hạch = Giá hạch toán của Giá hạch toán của NVL toán của NVL  NVL tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Giá hạch toán của Hệ số chênh lệch giữa giá Giá thực tế của NVL = NVL xuất dùng thực tế và giá hạch toán xuất dùng trong kỳ trong kỳ của NVL Trên đây là các cách tính giá nguyên vật liệu xuât kho theo giá vốn thực tế và theo giá hạch toán. Tuỳ theo tình hình thực tế của từng doanh nghiệp khác nhau về tính chất nghành nghề sản xuất, yêu cầu quản lý và sử dụng vật liệu, trình độ của cán bộ công nhân viên mà các cách đánh giá trên sẽ đƣợc áp dụng cho phù hợp. 1.3. Hạch tóan chi tiết nguyên vật liệu 1.3.1. Yêu cầu hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Trong doanh nghiệp, chủng loại nguyên vật liệu là rất nhiều và thƣờng xuyên biến động cả về số lƣợng và giá trị. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu chính là việc kết hợp giữa thủ kho và kế toán nguyên vật liệu trên cùng cơ sở là các chứng từ nhập xuất kho mục đích nhằm theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, thứ vật liệu, từng kho nguyên vật liệu và nguồn cung cấp. Đồng thời để giúp cho việc hạch toán có hiệu quả, chính xác thì các doanh nghiệp phải tổ chức mở các sổ chi tiết, các thẻ chi tiết, các tài khoản cấp 2 và 3 và vận dụng phƣơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sao cho phù hợp giúp cho công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao nhất. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 15
16. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) Nhằm đảm bảo cung cấp thông tin nhanh nhạy về tình hình nhập xuất nguyên vật liệu trên cả 2 chỉ tiêu số lƣợng và giá trị theo từng thứ nguyên vật liệu, nơi bảo quản, nguồn cung cấp thì kế toán chi tiết đòi hỏi phải đảm bảo các yêu cầu: - Hạch toán chi tiết ở từng kho và từng bộ phận sử dụng của doanh nghiệp. - Hằng ngày phải theo dõi nguyên vật liệu trên cả 2 chỉ tiêu số lƣợng và thành tiền. - Phải đảm bảo khớp nội dung số lƣợng tƣơng ứng giữa thẻ kế toán chi tiết ở dƣới kho với các số liệu chi tiết trên phòng kế toán, với số liệu các bảng tổng hợp, các báo cáo tổng hợp. Trách nhiệm sử dụng nguyên vật liệu liên quan đến nhiều bộ phận, song trách nhiệm trực tiếp là thủ kho và kế toán nguyên vật liệu. 1.3.2. Các chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán nguyên vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 03-VT) - Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ (Mẫu 04-VT) - Biên bản kiểm kê vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05-VT) - Bảng kê mua hàng (Mẫu 06-VT) - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu 07-VT) - Hoá đơn giá trị gia tăng (Mẫu 01GTGT-3LL) - Hoá đơn bán hàng thông thƣờng (Mẫu 02GTGT-3LL) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03PXK-3LL) Tuỳ vào đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp lựa chọn hình thức chứng từ sao cho thuận tiện khoa học. Mọi chứng từ phải đƣợc lập đầy đủ, kịp thời theo quyết định ban hành về mẫu biểu nội dung, phải tổ chức luân chuyển theo trình tự, ngƣời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 16
17. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sau đây là một vài mẫu chứng từ, sổ sách kế toán nguyên vật liệu: - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu S10-DN) - Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu S11-DN) - Thẻ kho (Sổ kho) (Mẫu S12-DN) 1.3.3. Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đƣợc sử dụng một trong ba phƣơng pháp sau: * Phương pháp ghi thẻ song song Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song: Chứng từ xuất Thẻ, Sổ chi tiết vật Bảng tổng hợp Thẻ kho liệu, công cụ dụng nhập–xuất–tồn cụ Chứng từ nhập Theo phƣơng pháp này hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu để ghi số lƣợng vào thẻ kho (mở theo từng đanh điểm, từng kho), đến cuối ngày tính ra số tồn của vật liệu, công cụ dụng cụ trên thẻ kho. Ở phòng kế toán cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất này để ghi số lƣợng và giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất vào sổ chi tiết vật liệu (mở tƣơng ứng với thẻ kho). Đến cuối tháng hoặc cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng nhập–xuất–tồn vật tƣ, đồng thời kế toán tiến hành đối chiếu số lƣợng trên sổ kế tóan chi tiết vật liệu với thẻ kho tƣơng ứng do thủ kho chuyển đến . Phƣơng pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 17
18. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) * Phương pháp sổ số dư Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp sổ số dƣ: Thẻ kho Phiếu nhập kho Sổ số dƣ Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận Sổ đối chiếu luân Phiếu giao nhận chứng chứng từ nhập chuyển từ xuất Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Theo phƣơng pháp này thủ kho ngoài việc ghi thẻ kho nhƣ các phƣơng pháp trên thì cuối kỳ còn phải ghi lƣợng nguyên vật liệu tồn kho từ thẻ kho vào sổ số dƣ. Kế toán dựa vào số lƣợng nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu đƣợc tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận đƣợc khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày một lần (kèm theo phiếu giao nhận chứng từ) và giá hạch tóan để tính trị giá thành tiền nguyên vật liệu nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn (bảng này đƣợc mở theo từng kho). Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên sổ số dƣ do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm nguyên vật liệu trên sổ số dƣ với tồn kho trên bảng Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 18
19. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) lũy kế nhập, xuất, tồn. Từ bảng lũy kế nhập, xuất, tồn nhân viên kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ tổng hợp về vật liệu . Phƣơng pháp này tránh đƣợc việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn việc vào cuối kỳ, nhƣng việc kiểm tra đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn, vì vậy phƣơng pháp này đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao. Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc áp dụng với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu và đồng thời số lƣợng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại khá nhiều thì phƣơng pháp hạch tóan chi tiết nguyên vật liệu thích hợp nhất là phƣơng pháp số dƣ. * Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển : Chứng từ nhập Bảng kê nhập Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ xuất Bảng kê xuất Theo phƣơng pháp này kế toán chỉ mở sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu theo từng kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm nguyên vật liệu và theo từng kho, kế toán lập bảng kê nhập vật liệu, bảng kê xuất vật liệu và dựa vào các bảng kê này để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu. Khi nhận đƣợc thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lƣợng nhập, lƣợng xuất của từng thẻ kho với sổ luân chuyển nguyên vật liệu, đồng thời từ sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 19
20. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) Nhƣ vậy phƣơng pháp này giảm nhẹ khối lƣợng công việc ghi chép của kế toán, nhƣng vì dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong trƣờng hợp số lƣợng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa làm ảnh hƣởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế tóan khác. Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc áp dụng với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu và số lƣợng chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu không nhiều. 1.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của nguyên vật liệu trên các sổ sách kế toán tổng hợp. Trong hệ thống kế toán hiện hành nguyên vật liệu thuộc nhóm hàng tồn kho nên kế toán áp dụng tổng hợp nguyên vật liệu có thể tiến hành theo một trong hai phƣơng pháp sau: - Phƣơng pháp kế toán kê khai thƣờng xuyên - Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ Việc sử dụng phƣơng pháp nào là tuỳ thuộc vào doanh nghiệp và yêu cầu của công việc quản lý, trình độ của cán bộ kế toán cũng nhƣ các quy định của chế độ kế toán hiện hành. 1.4.1. Yêu cầu hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu * Kế toán nhập, xuất kho nguyên liệu, vật liệu trên tài khoản 152 phải thực hiện theo nguyên tắc giá gốc quy định trong chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho”. Nội dung giá gốc của nguyên liệu, vật liệu đƣợc xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. - Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu mua ngoài bao gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn, thuế nhập khẩu phải nộp, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu phải nộp (nếu có), chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua về đến nhập kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên vật liệu, và số hao hụt định mức (nếu có). Trƣờng hợp doanh nghiệp mua nguyên liệu, vật liệu dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phƣơng pháp khấu trừ thì giá Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 20
21. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) trị nguyên vật liệu mua vào đƣợc phản ánh theo giá mua chƣa có thuế GTGT. Thuế GTGT đầu vào khi mua nguyên liệu, vật liệu và thuế GTGT của dịch vụ vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí gia công đƣợc khấu trừ và hạch toán vào tài khoản 133 “Thuế GTGT đƣợc khấu trừ” (1331). Trƣờng hợp doanh nghiệp mua nguyên liệu, vật liệu dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phƣơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT, hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án thì giá trị của nguyên liệu, vật liệu mua vào đƣợc phản ánh theo tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT đầu vào không đƣợc khấu trừ (nếu có). Đối với nguyên liệu, vật liệu mua bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi tăng giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập kho. - Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, bao gồm: Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất chế biến và chi phí chế biến. - Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công chế biến, bao gồm: Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến, chi phí vận chuyển vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị, tiền thuê ngoài gia công chế biến. - Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần: Là giá trị đƣợc các bên tham gia góp vốn liên doanh thống nhất đánh giá chấp nhận. * Việc tính giá của nguyên liệu, vật liệu tồn kho, đƣợc thực hiện theo một trong bốn phƣơng pháp quy định trong Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”. - Phƣơng pháp giá đích danh; - Phƣơng pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập hoặc cuối kỳ; - Phƣơng pháp nhập trƣớc, xuất trƣớc; - Phƣơng pháp nhập sau, xuất trƣớc. Doanh nghiệp lựa chọn phƣơng pháp tính giá nào thì phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kế toán. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 21
22. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) * Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên liệu, vật liệu. * Trƣờng hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán trong kế toán chi tiết nhập, xuất nguyên vật liệu thì cuối kỳ kế toán phải tính hệ số chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá hạch toán của nguyên liệu, vật liệu để tính giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trong kỳ theo công thức: Giá thực tế của NVL Giá thực tế của NVL Hệ số chênh lệch giữa  tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ giá thực tế và giá hạch = Giá hạch toán của Giá hạch toán của NVL toán của NVL  NVL tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Giá hạch toán của Hệ số chênh lệch giữa giá Giá thực tế của NVL = NVL xuất dùng trong thực tế và giá hạch toán xuất dùng trong kỳ kỳ của NVL 1.4.2. Tài khoản sử dụng * Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu trong kho của doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản: Bên Nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. - Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (trƣờng hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công, chế biến hoặc đƣa đi góp vốn. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 22
23. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) - Trị giá thực tế của nguyên vật liêu trả lại ngƣời bán hoặc đƣợc giảm giá hàng mua. - Chiết khấu thƣơng mại nguyên liệu, vật liệu khi mua đƣợc hƣởng. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê - Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (trƣờng hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ) Số dƣ bên Nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ Ngoài ra, tài khoản này có thể mở theo dõi chi tiết các tài khoản cấp 2 theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp gồm: TK 1521: Nguyên liệu, vật liệu chính TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 1525: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản. Trong từng tài khoản cấp 2 có thể mở chi tiết tài khoản cấp 3, cấp 4 tới từng nhóm, từng thứ nguyên liệu, vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. * TK 151 “Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá vật tƣ (nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá) mua ngoài đã thuộc quyển sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đƣờng vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhƣng còn đang chờ kiểm nhận nhập kho. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 151 nhƣ sau: Bên Nợ: - Trị giá hàng vật tƣ đã mua đang đi đƣờng - Kết chuyển trị giá thực tế của hàng vật tƣ mua đang đi đƣờng cuối kỳ (trƣờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có: Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 23
24. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) - Trị giá hàng hoá, vật tƣ đã mua đang đi đƣờng đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng; - Kết chuyển trị giá thực tế của hàng vật tƣ mua đang đi đƣờng đầu kỳ (trƣờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ). Số dƣ bên Nợ: - Trị giá hàng hoá vật tƣ đã mua nhƣng còn đang đi đƣờng (chƣa về nhập kho đơn vị). 1.4.3. Các phương pháp hạch toán 1.4.3.1. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên là phƣơng pháp kế toán theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thƣờng xuyên liên tục trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng phổ biến ở nƣớc ta vì những tiện ích của nó nhƣ: độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời cập nhật. Theo phƣơng pháp này, kế toán có thể theo dõi số lƣợng nhập xuất tồn kho của từng loại nguyên vật liệu và trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho trên tài khoản sổ kế toán đƣợc xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kế toán. * Các tài khoản kế toán sử dụng: - TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu - TK 151 - Hàng mua đang đi đƣờng - TK 331 - Phải trả ngƣời bán. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho ngƣời bán vật tƣ, hàng hoá, ngƣời cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. - TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí nguyên liệu, vật liệu sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ của các ngành công nghiệp, xây lắp, nông lâm ngƣ nghiệp, giao thông vận tải, bƣu chính viễn thông, kinh doanh khách sạn, du lịch, dịch vụ khác. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 24
25. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) - TK 627 - Chi phí sản xuất chung. Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí phục vụ sản xuất, kinh doanh chung phát sinh ở phân xƣởng, bộ phận, đội, công trƣờng phục vụ sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ. - TK 641 - Chi phí bán hàng - TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 142 - Chi phí trả trƣớc ngắn hạn Đối với các nghiệp vụ kế toán hạch toán tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp cũng giống nhƣ phƣơng pháp khấu trừ, nhƣng chỉ khác ở chỗ giá mua vào của nguyên liệu, vật liệu nhập kho bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá phải trả cho nhà cung cấp). Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 25
26. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) Sơ đồ hạch tóan nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 152 TK 621, 623, 627, 641, 642, 241, TK 111,112,151,331 Nhập kho NVL mua ngoài Xuất kho NVL dùng cho SXKD, 133 XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ Thuế GTGT (nếu có) TK 154 Chi phí thu mua, bốc xếp, vận NVL xuất ngoài thuê gia công TK 154 chuyển NVL mua ngoài TK 133 TK 111, 112,331, NVL thuê ngoài gia công (nếu có) Chế biến xong nhập kho Giảm giá NVL mua vào, trả lại TK 333 (3333, 3332) NVL cho ngƣời bán, CKTM Thuế NK, TTĐB, GTGT ( nếu không đƣợc khấu trừ) phải nộp NSNN TK 632 NVL xuất bán TK 411 Đƣợc cấp hoặc đƣợc nhận vốn góp TK 142,242 liên doanh liên kết bằng NVL NVL dùng cho sản xuất kinh doanh phân bổ dần TK 621, 623, 627, 641, 642, 241, TK 222, 223 NVL xuất dùng cho SXKD hoặc NVL xuất kho để đầu tƣ vào công XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ không ty liên kết hoặc cơ sở kinh doanh sử dụng hết nhập lại kho đồng kiểm soát TK 222, 223 TK 632 Thu hồi vốn góp vào công ty liên kết, NVL thiếu khi kiểm kê thuộc cơ sở KD đồng kiểm soát bằng NVL hao hụt định mức TK 338 (3381) TK 138 (1381) NVL phát hiện thừa khi kiểm NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý kê, chờ xử lý Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 26
27. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) 1.4.3.2. Kế toán nguyên liệu, vật liệu theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ là phƣơng pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thƣờng xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho của nguyên vật liệu trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ. Trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập, xuất kho hàng ngày đƣợc phản ánh theo dõi trên “Tài khoản mua hàng”. Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức sau: Trị giá thực Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tế tế của NVL của NVL xuất của NVL tồn của NVL tồn = + nhập trong - kho trong kỳ kho đầu kỳ kho cuối kỳ kỳ Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tƣ, hàng hoá với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và đƣợc xuất thƣờng xuyên. Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ có ƣu điểm là giảm nhẹ khối lƣợng công việc hạch toán nhƣng độ chính xác về vật tƣ, hàng hoá xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi. * Tài khoản kế toán sử dụng: - TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này không phản ánh tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ (Kết cấu và nội dung phản ánh đã nêu ở trên) - TK 151 “Hàng mua đang đi đƣờng” (Kết cấu và nội dung phản ánh đã nêu ở trên) - TK 611 “Mua hàng”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu mua vào, nhập kho hoặc đƣa vào sử dụng trong kỳ. Kết cấu của tài khoản: Bên Nợ: - Kết chuyển giá gốc nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (Theo kết quả kiểm kê) Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 27
28. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) - Giá gốc nguyên liệu, vật liệu mua vào trong kỳ. Bên Có: - Kết chuyển giá gốc nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (Theo kết quả kiểm kê) - Giá gốc nguyên liệu, vật liệu xuất sử dụng trong kỳ. - Giá gốc nguyên liệu, vật liệu mua vào trả lại ngƣời bán hoặc đƣợc giảm giá. Tài khoản 611 không có số dƣ cuối kỳ. Ngoài ra, cũng giống nhƣ phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, phƣơng pháp kiểm kê định kỳ cũng sử dụng thêm một số tài khoản nhƣ: TK 111, TK 112, TK 128, TK 621, TK 641, TK642 * Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: - Đầu kỳ, kết chuyển trị giá nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ, ghi: Nợ TK 611 - Mua hàng Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu - Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê xác định giá trị nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ, ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu. Có TK 611 - Mua hàng. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 28
29. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) Sơ đồ hạch tóan nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 Kết chuyển trị giá NVL Kết chuyển giá trị NVL tồn đầu kỳ tồn đầu kỳ TK 111,112, 331 111, 112, 331 Trị giá nguyên vật liệu mua Giảm giá hàng mua vào trong kỳ Hoặc trả lại ngƣời bán 133 TK133 Thuế GTGT (Nếu có) 138,334, Giá trị NVL thiếu hụt TK 333 Thuế NK, thuế TTĐB, thuế GTGT hàng NK phải nộp vào TK 3381 NSNN NVL nhập từ 621, 627, 641, 642 TK 411 nguồn khác Giá trị NVL xuất dùng Nhận vốn góp liên doanh hoặc trong kỳ nhận cấp phát, tặng TK 632 TK 3381 Xuất bán NVL thừa khi kiểm kê TK 412 TK 412 Chênh lệch giảm do Chênh lệch tăng do đánh giá lại đánh giá lại Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 29
30. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) 1.5. Tổ chức hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán * Hệ thống sổ kế toán: Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ cái, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ nhật ký - Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhà nƣớc quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phƣơng pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, Sổ Nhật ký, quy định mang tính hƣớng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết. * Hình thức kế toán: Hình thức sổ kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lƣợng sổ, kết cấu mẫu sổ, quan hệ giữa các loại sổ để ghi chép tổng hợp, hệ thống hoá số liệu từ chứng từ theo một trình tự và phƣơng pháp ghi sổ nhất định, nhằm cung cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính nhằm phục vụ cho việc thiết lập các báo cáo kế toán. Doanh nghiệp áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái - Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ - Hình thức kế toán trên máy vi tính Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lƣợng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phƣơng pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 30
31. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) CHƢƠNG 2: THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP NẶNG VÀ XÂY DỰNG HÀN -VIỆT (HANVICO) 2.1. Khái quát chung về Công ty Hanvico. 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Hanvico. Công ty Hanvico là một công ty liên doanh thành lập tại Việt Nam giữa bên Việt Nam là Công ty Cơ khí Duyên Hải và các bên nƣớc ngoài là Công ty Công nghiệp nặng và Xây dựng Doosan và Công ty Sangyong theo giấy phép đầu tƣ số 1404/GP ngày 23/10/1995 của Ủy ban Nhà nƣớc về hợp tác đầu tƣ, Công ty bắt đầu đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh từ tháng 6/1997. Tổng vốn đầu tƣ cho Công ty là 25,7 triệu USD, trong đó phía các Công ty ở Hàn Quốc góp 70% bằng thiết bị, máy móc, giá trị công nghệ chuyển giao và ngoại tệ, Công ty Cơ khí Duyên Hải góp 30% bằng giá trị quyền sử dụng 70 nghìn m2 đất tại phƣờng Sở Dầu, Hải Phòng. * Tên giao dịch quốc tế của Công ty Hanvico: Tiếng Việt Nam: Công ty Công nghiệp nặng và Xây dựng Hàn Việt. Tiếng Anh: Han-Viet Heavy Industry and Contruction Corporation. Tên viết tắt: Hanvico * Trụ sở chính của Công ty Hanvico: Địa chỉ: Km 92 Quốc lộ 5, Sở Dầu, Hồng Bàng, Hải Phòng. Điện thoại: 84.0313.712705-06 2.1.2. Lĩnh vực sản xuất của Công ty Hanvio. Công ty chuyên sản xuất các sản phẩm phi tiêu chuẩn bằng thép nhƣ: Bình áp lực, các thiết bị trao đổi nhiệt, kết cấu thép, bình chứa, các công việc về ống dẫn và các thiết bị phục vụ cho nhà máy xi măng, nhà máy nhiệt điện, các dự án hóa chất, lọc dầu, và các nhà máy công nghiệp khác. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 31
32. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) Sản phẩm của Công ty chủ yếu là sản xuất theo đơn đặt hàng và để xuất khẩu, chúng đều mang tính chất siêu trƣờng, siêu trọng và đƣợc sản xuất riêng biệt cho từng công trình công nghiệp nhất định, chứ không phải sản xuất hàng loạt sau đó mới bày bán. 2.1.3. Quy trình công nghệ sản xuất tại Công ty Hanvico. Vì Công ty Hanvico là công ty liên doanh nên đƣợc chuyển giao công nghệ, máy móc, cũng nhƣ mọi thông tin, tài liệu, bí quyết công nghệ và trợ giúp kỹ thuật từ các Công ty phía Hàn Quốc để có thể vận hành nhà máy thép. Do Công ty sản xuất theo đơn đặt hàng, nên tùy theo yêu cầu cụ thể của từng sản phẩm, từng dự án cũng nhƣ yêu cầu của khách hàng mà Công ty xây dựng quy trình công nghệ riêng cho từng sản phẩm cụ thể. Các bƣớc cơ bản của quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Công ty Havico nhƣ sau : 1. Bản vẽ chế tạo 10. Kiểm tra sau khi hàn 2. Sơ đồ cắt 11. Nắn chỉnh biến dạng 3. Lấy dấu 12. Χử lý nhiệt đƣờng hàn 4. Kiểm tra sau khi lấy dấu 13. Gia công cơ khí 5. Cắt 14. Lắp thử 6. Uốn lốc 15. Kiểm tra lần cuối 7. Kiểm tra sau khi uốn lốc 16. Làm sạch và sơn 8. Gá lắp 17. Đóng gói 9. Hàn Các sản phẩm xuất xƣởng đến tay khách hàng phải hoàn toàn đƣợc kiểm tra đầy đủ căn cứ trên hồ sơ đảm bảo chất lƣợng đƣợc gửi kèm theo. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 32
33. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Công nghiệp và Xây dựng Hàn- Việt (Hanvico) 2.1.4. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Hanvico. Công ty đƣợc tổ chức theo mô hình công ty liên doanh với Tổng giám đốc đƣợc chỉ định từ Bên nƣớc ngoài, Phó Tổng giám đốc và Kế toán trƣởng đƣợc chỉ định từ Bên Việt Nam. Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty đƣợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, trong đó có ba cấp quản lý: Cấp quản lý cao nhất là cấp Công ty, cấp thứ hai là phòng ban và cấp thứ ba là cấp phân xƣởng, bên cạnh đó Công ty còn có các phòng chức năng đƣợc điều hành bởi Quản Trị trƣởng là chuyên gia Hàn Quốc. Sơ đồ 2.1 SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY Tổng giám đốc Phó giám đốc Phòng hành chính Phòng quản lý sx Phòng quản lý Phòng marketing (Kế toán, xuất nhập (Quản lý dự án, bộ chất lƣợng và bộ phận báo khẩu, nhân sự tổng hợp) phận kỹ thuật hàn) giá Phòng thiết kế Phòng sản xuất Tổ Tổ Tổ Tổ Tổ Tổ vận Tổ Tổ Tổ đóng gá chuyển nguội cắt bảo điện hàn sơn gói lắp dƣỡng Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 33
34. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong Công ty đƣợc quy định nhƣ sau: * Tổng giám đốc: Là ngƣời có quyền cao nhất, cấp quyết định cao nhất mọi hoạt động của Công ty về tài chính, nhân sự, xét duyệt kế hoạch sản xuất, chất lƣợng, marketing , và là đại diện cao nhất cho Công ty trong việc ký kết hợp đồng với các đối tác và trong các mối quan hệ với các cơ quan chức năng. * Phó Tổng giám đốc: Là ngƣời phụ trách kỹ thuật thay mặt tổng giám đốc điều hành Công ty (khi tổng giám đốc đi vắng), tổ chức điều hành công tác kỹ thuật và sản xuất của Công ty, chịu trách nhiệm chính trong các mối quan hệ với các cơ quan chức năng của Việt Nam và các khách hàng tại Việt Nam. * Phòng hành chính: Phòng hành chính đƣợc chia làm ba bộ phận sau: - Bộ phận kế toán tài vụ: + Chịu trách nhiệm về công việc kế toán, hóa đơn chứng từ, tiền lƣơng + Hàng năm phải giải trình công tác kế toán với công ty kiểm toán Việt Nam và công ty kiểm toán của Công ty mẹ Doosan. - Bộ phận vật tƣ - xuất nhập khẩu: + Chịu trách nhiệm cung cấp vật tƣ theo đúng mẫu mã kỹ thuật, chủng loại và tiến độ phục vụ cho kế hoạch sản xuất. + Có trách nhiệm trong việc vận tải xuất khẩu hàng hóa. - Bộ phận nhân sự tổng hợp: + Tham mƣu cho Giám đốc về tổ chức bộ máy quản lý Công ty + Đề xuất đào tạo cán bộ trƣớc mắt và lâu dài + Thay mặt Giám đốc tiếp khách trƣớc khi làm việc với Giám đốc * Phòng quản lý sản xuất: - Tổ chức điều hành công tác kỹ thuật và sản xuất của Công ty. - Tổ chức nghiên cứu hợp lý hóa sản xuất, cải tiến kỹ thuật, áp dụng các thành tựu kỹ thuật tiên tiến khác. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 34
35. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt - Quản lý mạng lƣới điện và phân phối mạng điện cho toàn Công ty. - Tƣ vấn về đầu tƣ thiết bị mới, công nghệ mới, nguyên vật liệu - Quan hệ với các hãng nƣớc ngoài để lựa chọn đầu tƣ thiết bị, công nghệ, nguyên liệu mới giữ cho sản xuất của Công ty ổn định và có hiệu quả cao hơn. * Phòng quản lý chất lƣợng: - Xây dựng chính sách chất lƣợng và mục tiêu chất lƣợng Công ty. - Tổ chức và thƣờng xuyên xem xét hoạt động của hệ thống chất lƣợng của Công ty, áp ụng và duy trì theo ISO 9001:2000 và theo tiêu chuẩn ASME của Hoa Kỳ. - Cung cấp đầy đủ nguồn lực để duy trị hoạt động chất lƣợng của Công ty. - Định kỳ tổ chuác các cuộc họp kiểm tra xem xét các hệ thống chất lƣợng của Công ty. * Phòng kinh doanh: - Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, ngắn hạn báo cáo cơ quan quản lý cấp trên. - Đánh giá và chấp nhận các nhà thầu phụ và duy trì hồ sơ. - Lập các hồ sơ dự thầu, tham gia đấu thầu hợp đồng mới. * Phòng nghiên cứu thiết kế: - Cung cấp các thông số kỹ thuật, vật tƣ cho bộ phận vật tƣ để chuẩn bị đầu vào cho kế hoạch sản xuất đúng tiến độ. - Tổ chức thiết kế, thi công và triển khai sản xuất các kết cấu mới. - Kiểm tra các thông số kỹ thuật của sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng hoặc theo yêu cầu của đơn vị khác nhƣ: Phân xƣởng, sản xuất, phòng kỹ thuật sản xuất * Bộ phận sản xuất: - Xây dựng kế hoạch sản xuât, kinh doanh năm, quý, tháng cho các phân xƣởng. - Quản lý trực tiếp tiến trình sản xuất tại các phân xƣởng. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 35
36. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt * Các phân xƣởng: - Tổ chức điều hành sản xuất tại đơn vị mình theo các quy trình hƣớng dẫn về kỹ thuật của hệ thống chất lƣợng Công ty đã ban hành. - Kiểm soát sản xuất và chất lƣợng sản phẩm của đơn vị mình sản xuất theo tiêu chuẩn và định mức Công ty ban hành. - Theo dõi giám sát và duy trì việc thực hiện các nội quy an toàn lao động, môi trƣờng, an toàn thiết bị đã đƣợc Công ty quy định 2.1.5. Tổ chức công tác kế tóan tại Công ty Hanvico. Công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung, không có kế toán riêng ở các bộ phận phân xƣởng mà chỉ có thống kê phân xƣởng làm nhiệm vụ hƣớng dẫn, thực hiện hạch toán ban đầu, thu nhập, kiểm tra chứng từ và lập kế hoạch định kỳ gửi về phòng kế toán. 2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Hanvico. Phòng kế tóan của Công ty Hanvico bao gồm 05 ngƣời đảm nhiệm các phần hành khác nhau, thực hiện hạch tóan kế toán hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở bộ phận các phân xƣởng, khối văn phòng cùng với việc tổng hợp số liệu chung toàn nhà máy, lập các báo cáo kế toán định kỳ, quản lý toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ: 2.2 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TÓAN Kế toán trƣởng( kiểm trƣởng phòng kế toán ) Kế tóan tổng hợp Kế toán thanh tóan Kế tóan vật tƣ Thủ quỹ Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 36
37. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt * Chức năng, nhiệm vụ của các cán bộ kế tóan: - Kế tóan trƣởng: Chỉ đạo các bộ phận kế tóan về nghiệp vụ và ghi chép các chứng từ ban đầu đến việc sử dụng sổ sách kế toán, thay mặt Giám đốc tổ chức công tác kế toán của nhà máy, cung cấp thông tin kế toán tài chính cho Giám đốc và chịu trách nhiệm về sự chính xác của các thông tin đó. - Kế toán tổng hợp: Tổng hợp xác định chi phí sản xuất kinh doanh toàn Công ty và lập Báo cáo quyết tóan tài chính theo quy định của Nhà nƣớc. Theo dõi biến động của tài sản cố định; theo dõi và đối chiếu khoản thanh toán với công nhân viên; theo dõi tổng hợp thanh toán lƣơng và các khỏan trích theo lƣơng của từng đối tƣợng; phân bổ khấu hao cho các đối tƣợng sử dụng. - Kế toán vật tƣ: Theo dõi phản ánh tình hình xuất nhập tồn kho nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ. Tham gia kiểm kê định kỳ và đột xuất, cung câp số liệu cho phòng điều độ sản xuất. Hƣớng dẫn thủ kho ghi chép thẻ kho và quy định phƣơng pháp đối chiếu luân chuyển chứng từ giữa kho và kế tóan. - Kế toán thanh tóan: Phản ánh, ghi chép chính xác, đầy đủ số liệu tình hình tăng giảm quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khỏan vay ngắn hạn, dài hạn và vay các đối tƣợng khác. Kiểm tra những chứng từ thu chi, vay mƣợn hợp lý hợp lệ đúng theo quy định của Nhà nƣớc và pháp luật. Phản ánh ghi chép chính xác, đầy đủ số liệu, tình hình tăng giảm quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khỏan vay ngắn hạn, dài hạn và vay các đối tƣợng khác, phụ trách việc mở L/C nhập khẩu. - Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm theo dõi quản lý toàn bộ lƣợng tiền mặt của Công ty tại két sắt,theo dõi đối chiếu công nợ phải thu khách hàng, phải trả ngƣời cung cấp. 2.1.5.2. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty Hanvico. Công ty áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”, trình tự ghi sổ tuân theo các bƣớc thể hiện qua sơ đồ sau: Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 37
38. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt Sơ đồ: 2.3 TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TÓAN Chứng từ kế tóan Thẻ ,Sổ chi tiết Sổ đăng ký chứng Chứng từ ghi sổ từ ghi sổ Bảng tổng hợp Sổ cái chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO KẾ TÓAN Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu 2.1.5.3. Hệ thống tài khỏan sử dụng tại Công ty Hanvico. Công ty Hanvico hạch tóan hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, vì vậy Công ty có thể nắm bắt đƣợc một cách thƣờng xuyên, liên tục, và có hệ thống tình hình biến động nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế tóan. Danh mục tài khỏan Công ty sử dụng theo hệ thống danh mục tài khoản của Bộ tài chính, ngoài ra Công ty cũng sử dụng thêm tài khỏan cấp 2 và cấp 3 để phục vụ cho việc quản lý tốt hơn, cụ thể nhƣ sau: - Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”: Tài khỏan này mở để theo dõi chi tiết cho từng nhóm nguyên vật liệu trong Công ty. Cụ thể: + Tài khỏan 152T “Nguyên vật liệu chính” + Tài khỏan 152VLP “Nguyên vật liệu phụ” +Tài khỏan 152S “ Nguyên vật liệu sơn” Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 38
39. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt + Tài khoản 152QH “ Nguyên vật liệu hàn” + Tài khoản 152CĐ “ Nguyên vật liệu điện” - Tài khỏan 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”: Tài khoản này đƣợc theo dõi chi tiết cho từng dự án, mỗi dự án sẽ đƣợc theo dõi trên một tài khỏan riêng. Ví dụ: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của dự án Shuweihat có ký hiệu A313 thì đƣợc theo dõi trên tài khỏan 621A313. - Tài khỏan 627 “ Chi phí sản xuất chung”: Tài khỏan này đƣợc mở chi tiết cho từng loại chi phí, trong đó Tài khỏan 62774 đƣợc mở để theo dõi cho các loại chi phí liên quan đến thu mua nguyên vật liệu, nhƣ: Thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, cƣớc biển, chi phí bảo hiểm hàng, - Tài khỏan 331“Phải trả ngƣời bán” - Tài khoản 111, 112, 141, và một số tài khỏan khác. 2.1.5.4. Hệ thống sổ kế toán Công ty sử dụng. Công tác kế tóan ở Công ty còn mang tính chất thủ công, việc sử dụng tin học chỉ là ứng dụng chƣơng trình Excel hỗ trợ việc tính toán và lập bảng biểu. Một số sổ kế tóan Công ty sử dụng gồm có: - Sổ chi tiết nhập vật tƣ - Sổ chi tiết xuất vật tƣ - Sổ chi tiết tồn vật tƣ - Báo cáo tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu - Báo cáo tồn vật tƣ của các dự án đang thực hiện - Báo cáo tồn vật tƣ của các dự án đã kết thúc - Báo cáo sử dụng vật tƣ - Danh sách chi tiết nguyên vật liệu nhập khẩu Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 39
40. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt - Sổ chi tiết phải trả ngƣời bán - Sổ tổng hợp chi tiết phải trả ngƣời bán - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ cái các tài khỏan - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Do đã đăng ký với Bộ tài chính và Cục thuế nên Công ty Hanvico sử dụng đơn vị tiền tệ đôla Mỹ (USD) để ghi sổ kế tóan và lập các Báo cáo tài chính. Các nghiệp vụ phát sinh bằng đơn vị tiền tệ khác được chuyển sang đôla Mỹ theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh nghiệp vụ, chênh lệch tỷ giá phát sinh từ những nghiệp vụ này được phản ánh vào thu nhập, chi phí hoạt tộng tài chính. Tài sản và nợ phải trả bằng ngoại tệ được chuyển đổi theo tỷ giá tại ngày kết thúc niên độ kế toán, các khoản lãi chênh lệch do đánh giá lại tại ngày lập Bảng Cân đối kế toán không được coi là khoản thu nhập để phân phối cho các chủ sở hữu góp vốn. 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Hanvico. 2.2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Hanvico. 2.2.1.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại Công ty. Các mặt hàng của Công ty chủ yếu là các sản phẩm phi tiêu chuẩn bằng thép, do vậy vật tƣ chính là các loại thép, bao gồm: thép hình, thép tấm, thép cuộn, thép góc, thép tròn, thép dạng thanh mạ sơn không gỉ ; ngoài ra còn có các loại vật liệu điện, vật liệu hàn, nguyên vật liệu sơn, và các loại vật liệu khác. Các chủng loại vật liệu rất đa dạng, nhiều loại hình, nhiều kích cỡ, mẫu mã và chủ yếu là đƣợc nhập khẩu từ nƣớc ngoài, phần còn lại là mua ở trong nƣớc hoặc do nhà đặt hàng cung cấp để sử dụng cho chính dự án mà họ thuê Hanvico chế tạo, tuy nhiên phần này chiếm tỷ lệ rất ít và không đáng kể. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 40
41. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt Nguyên vật liệu phục vụ sản xuất sản phẩm tại Công ty Hanvico đƣợc chia thành 04 nhóm cơ bản, gồm có: - Nguyên liệu chính: gồm các loại thép hình, thép tấm, thép cuộn, - Nguyên vật liệu phụ: gồm các loại bulông, đai ốc, mặt bích, cao su , - Vật liệu hàn : gồm các loại dây hàn, que hàn, thuốc hàn, - Nguyên vật liệu sơn: gồm các loại sơn chống gỉ, sơn phủ, - Vật liệu điện. 2.2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty Hanvico. Để xác định trị giá nguyên vật liệu xuất kho, toán Công ty áp dụng phƣơng pháp giá thực tế đích danh. Giá của nguyên vật liệu nhập kho là giá trên hóa đơn của đơn vị bán hàng mà chƣa bao gồm các loại chi phí liên quan đến việc thu mua, nhập kho nguyên vật liệu. Tất cả các chi phí liên quan này nhƣ: thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí cƣớc biển, chi phí bảo hiểm đều do phòng mua bán-xuất nhập khẩu của Công ty theo dõi, quản lý, và thanh toán. Sau khi thanh tóan những chi phí này, cán bộ phòng mua bán-xuất nhập khẩu sẽ chuyển hóa đơn và các chứng từ liên quan cho phòng kế toán, khi đó phòng kế tóan kết chuyển tất cả những chi phí này vào chi phí sản xuất chung, sau đó phân bổ vào chi phí các dự án theo tiêu thức số giờ công. Cụ thể kế tóan định khoản vào chứng từ ghi sổ nhƣ sau: - Đối với thuế nhập khẩu và thuế VAT hàng nhập khẩu đã nộp vào ngân sách Nhà nƣớc, kế toán ghi: Nợ TK 3333, 3331.2: thuế NK, thuế VAT hàng NK Có TK 111, 112, 141: - Sau dó kết chuyển số thuế nhập khẩu vào chi phí, kế toán ghi: Nợ TK 6277.4: Chi phí vận chuyển Có Tk 3333: thuế nhập khẩu Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 41
42. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt - Số thuế VAT hàng nhập khẩu đã nộp đƣợc kết chuyển vào thuế giá trị gia tăng dầu vào đƣợc khấu trừ, kế tóan ghi: Nợ Tk 133: thuế VAT đầu vào đƣợc khấu trừ Có TK 3331.2: Thuế VAT hàng nhập khẩu - Đối với các khỏan chi phí vận chuyển nguyên vật liệu đã đƣợc thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 6277.4: Chi phí vận chuyển Có TK 111, 112, 141: 2.2.2.3. Đặc điểm quy trình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Hanvico. 2.1.5. Quy trình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Hanvico. Do tính chất khá đặc thù và khá đa dạng của các loại sản phẩm, yêu cầu kỹ thuật cao nên hầu hết vật liệu của Công ty đều nhập từ nƣớc ngoài về. Mặt khác, các chủng loại vật liệu rất đa dạng, nhiều loại hình, nhiều kích cỡ nên Công ty rất chú trọng trong công tác quản lý và bảo quản vật liệu. Quy trình quản lý nguyên vật liệu của Công ty đƣợc chia ra làm 05 giai đoạn, mỗi giai đoạn có sự tham gia của nhiều bộ phận, vì vậy vật tƣ đƣợc quản lý tƣơng đối chặt chẽ. Cụ thể nhƣ sau: - Giai đoạn 1: Lập yêu cầu mua sắm vật tƣ. Căn cứ vào từng bản vẽ của từng dự án Công ty nhận đƣợc, và Báo cáo vật tƣ còn tồn kho của những dự án đã kết thúc, phòng thiết kế sẽ tính ra chủng loại, số lƣợng vật tƣ chủ yếu cần dùng, sau đó lập phiếu yêu cầu mua sắm vật tƣ (MPR). phiếu này đƣợc chuyển cho phòng mua bán – xuất nhập khẩu để thực hiện thu mua nguyên vật liệu. - Giai đoạn 2: Quản lý tiếp nhận vật tƣ. Tất cả các tài liệu, chứng từ liên quan đến việc giao nhận vật tƣ sẽ đƣợc phòng mua bán-xuất nhập khẩu kiểm tra để có thể quản lý mọi chi phí liên quan, và thu xếp thuê vận chuyển vật tƣ. Phòng quản lý vật tƣ sẽ kiểm tra số lƣợng, phòng quản lý chất lƣợng sẽ kiểm tra chất lƣợng vật tƣ, nếu vật tƣ đã đạt yêu cầu thì phòng quản lý vật từ sẽ phát hành phiếu nhập kho. Thủ kho khi nhận đƣợc phiếu nhập sẽ tiến hành nhập kho vật liệu, in, dãn nhãn mác và phân loại vật tƣ. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 42
43. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt - Giai đoạn 3: Quản lý cấp phát vật tƣ. Căn cứ vào nhu cầu của sản xuất, phòng quản lý sản xuất sẽ lập phiếu xuất kho vật liệu cần dùng cho dự án, phiếu này sau khi đƣợc phê duyệt bởi phòng quản lý vật tƣ, thủ kho sẽ tiến hành xuất kho phục vụ sản xuất. - Giai đoạn 4: Quản lý thu hồi vật tƣ. Đốc công có nhiệm vụ thu hồi vật tƣ thừa, phế liệu thừa và thông báo với phòng quản lý vật tƣ, sau đó bộ phận sẽ phát hành phiếu “Phiếu thu hồi vật tƣ” để thủ kho tiến hành nhập lại. - Giai đoạn 5: Công tác quản lý vật tƣ hàng tháng hoặc định kỳ. Định kỳ cuối tháng phòng quản lý vật tƣ tính toán ra số vật liệu tồn và in danh sách tồn kho, sau đó yêu cầu thủ kho kiểm tra thực tế và đối chiếu lại. Nếu có sự chênh lệch giữa danh sách và thực tế thì phải tìm ra nguyên nhân và in báo cáo tồn kho cho bộ phận thiết kế có kế hoạch mua sắm vật tƣ. Sơ đồ 2.4 tổng hợp quy trình quản lý vật tƣ tại Công ty Hanvico nhƣ sau: 2.2.2. Thực trạng tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Hanvico. 2.2.2.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu tại Công ty Hanvico. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 43
44. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt Căn cứ vào từng dự án mà Công ty Hanvico nhận đƣợc phòng thiết kế có trách nhiệm nghiên cứu và lên danh sách về số lƣợng, chủng loại vật tƣ chủ yếu cần dùng cho dự án đó, đồng thời lập kế hoạch sử dụng chi tiết vật liệu này để các bộ phận khác trong Công ty có kế hoạch thu mua, xuất vật tƣ phục vụ kịp thời cho sản xuất. Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là đƣợc nhập khẩu và từ nhiều nguồn khác nhau, nhƣ: Hàn Quốc, Nhật Bản, Inđônêsia, và một số nƣớc khác. Dựa vào hợp đồng thƣơng mại, hóa đơn bán hàng, tình trạng của vật liệu chuyển đến Công ty, cán bộ phòng quản lý vật tƣ sẽ kiểm tra số lƣợng, cán bộ phòng quản lý chất lƣợng sẽ kiểm tra chất lƣợng. Nếu vật tƣ đã đạt yêu cầu, thì căn cứ vào hóa đơn bán hàng phòng quản lý vật tƣ sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho của Công ty đƣợc lập thành 04 liên: - Liên 1: Lƣu tại phòng quản lý vật tƣ. - Liên 2: Lƣu tại phòng Kế tóan. - Liên 3: Lƣu tại bộ phận quản lý kho. - Liên 4: Gắn vào hóa đơn của đơn vị bán hàng làm chứng từ thanh tóan. Đơn giá trên phiếu nhập kho của Công ty chính bằng đơn giá trên hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp mà chƣa bao gồm những chi phí liên quan đến việc thu mua nguyên vật liệu. Tất cả mọi loại chi phí này nhƣ: thuế nhập khẩu, thuế gía trị gia tăng hàng nhập khẩu, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, cƣớc biển, chi phí bảo hiểm hàng, đều do phòng mua bán-xuất nhập khẩu thoi dõi và thanh tóan. Khi nhận đƣợc hóa đơn thanh tóan các khỏan chi phí này từ phòng mua bán-xuất nhập khẩu chuyển sang, kế tóan sẽ lập chứng từ ghi sổ phản ánh những chi phí này, và ghi sổ kế toán. Cụ thể: Ngày 1/7/2009 phòng thiết kế phát hành phiếu yêu cầu mua sắm vật tƣ số M1-09-555, yêu cầu mua 08 loại nguyên vật liệu chính, trong đó có thép Angle Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 44
45. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt L50x50x6-10000’A36, số lƣợng yêu cầu là 35 Pc (tấm) để phục vụ cho dự án Shuweihat casing có ký hiệu là A313A, và ngày cần sử dụng là ngày 16/7/2009. Căn cứ vào phiếu yêu cầu này phòng mua bán-xuất nhập khẩu đã ký hợp đồng thƣơng mại ký hiệu PO145 với Công ty Daico ở Hàn Quốc để mua những vật liệu đƣợc yêu cầu. Ngày 7/7/2009 khi hàng về đến Cảng Hải Phòng, thì cán bộ phòng mua bán-xuất nhập khẩu sẽ làm thủ tục Hải quan nhƣ: lập tờ khai hàng hóa nhập khẩu số 4344 NK/SXXK/ĐTGC, phụ lục tờ khai và thuê vận chuyển vật tƣ về Công ty. Ngày 08/07/2009 khi vật tƣ về đến Công ty, căn cứ vào hợp đồng thƣơng mại PO 145, hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, phòng puản lý vật tƣ kiểm tra số lƣợng, phòng quản lý chất lƣợng kiểm tra chất lƣợng vật tƣ, do đã đạt yêu cầu, phòng quản lý vật tƣ lập phiếu nhập kho số hiệu NK-Raw-125. Sau đó, phiếu nhập kho này sẽ đƣợc chuyển cho thủ kho kho nguyên vật liệu chính, và thủ kho tiến hành nhập kho. ( Từ Biểu 2.1 đến 2.8 ) 2.2.2.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu tại Công ty Hanvico. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 45
46. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt Nguyên vật liệu của Công ty Hanvico nhập khẩu là để xuất dùng cho sản xuất sản phẩm mà các khách hàng đã đặt theo hợp đồng. Căn cứ vào tiến độ, nhu cầu của sản xuất và kế hoạch sử dụng vật tƣ mà phòng thiết kế đƣa ra, phòng quản lý sản xuất sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho vật tƣ cần dùng. Trên phiếu xuất kho của Công ty chỉ thể hiện số lƣợng và không tính giá,việc tính giá vật tƣ xuất dùng thuộc trách nhiệm của phòng kế tóan, đến cuối mỗi tháng kế tóan vật tƣ tiến hành tính giá vật tƣ xuất dùng theo phƣơng pháp giá đích danh. Cụ thể: Ngày 12/7/2009 để phục vụ sản xuất phòng quản lý sản xuất đã lập phiếu xuất kho số hiệu XK-Raw-751, yêu cầu xuất thép Angle L 50x50x6x10000’A36 cho dự án A313A, số lƣợng 2 tấm. Ngày 13/7/2009 phòng quản lý lập phiếu xuất kho số hiệu XK-Raw-768, yêu cầu xuất 18 tấm thép loại Angle L 50x50x6x10000’A36 cho dự án A313A. Hai phiếu xuất kho này sẽ đƣợc phòng quản lý vật tƣ ký duyệt và chuyển xuống cho thủ kho để thực hiện xuất vật tƣ cho dự án. ( Biểu 2.9, Biểu 2.10) 2.2.2.3. Kế tóan chi tiết vật liệu ở kho. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 46
47. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt Khi nhận đƣợc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đã đầy đủ xác nhận của những bộ phận liên quan, thủ kho tiến hành thực hiện việc nhập, xuất kho theo số lƣợng đƣợc yêu cầu. Sau đó, thủ kho sẽ in, dán nhãn mác, phân loại vật tƣ và vào thẻ kho. Công ty tổ chức quản lý vật tƣ theo mã số, sở dĩ nhƣ vậy là do cùng một loại nguyên vật liệu có thể đƣợc yêu cầu trong hai phiếu yêu cầu khác nhau, hai phiếu này có thể đƣợc nhập khẩu từ hai nhà cung cấp khác nhau vì vậy dẫn đến tình trạng một nguyên vật liệu có nhiều giá cũng khác nhau. Do đó, để quản lý vật tƣ một cách hiệu quả nhất Công ty đã sử dụng mã vật tƣ, mã vật tƣ đƣợc thiết lập từ mã của phiếu yêu cầu mua vật tƣ và số thứ tự của vật tƣ trong phiếu yêu cầu đó. Kế tóan chi tiết vật tƣ ở Công ty áp dụng theo phƣơng pháp thẻ song song, nên đến cuối mỗi tháng thủ kho sẽ đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết nguyên vật liệu của phòng kế toán. Cụ thể: Nguyên vật liệu thép Angle L50x50x6x10000’A36 đƣợc yêu cầu mua trong phiếu yêu cầu mua sắm vật tƣ có số hiệu M1-09-555, trong phiếu này yêu cầu mua 08 loại vật tƣ, trong đó loại thép trên có số thứ tự là 01, vì vậy mã số của vật tƣ này sẽ là M1-09-555/1. Ngày 9/07/2009 khi nhận đƣợc phiếu nhập số hiệu NK-Raw-125, và ngày 17/7/2009 nhận đƣợc hai phiếu xuất số hiệu XK-Raw-751 và XK-Raw-768 thủ kho tiến hành nhập, xuất kho và mở thẻ kho cho vật tƣ có mã số M1-09-555/1 của dự án A313A trên 1 tờ thẻ kho riêng. ( Biểu 2.11) 2.2.2.4. Kế tóan chi tiết nguyên vật liệu ở phòng kế toán. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 47
48. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt Khi nhận đƣợc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế tóan vật tƣ tiến hành vào sổ chi tiết vật tƣ, do vật tƣ ở Công ty rất đa dạng, nhu cầu nhập, xuất lớn và liên tục, nên phòng kế tóan mở sổ chi tiết nguyên vật liệu thành 03 sổ riêng biệt: sổ chi tiết nhập, sổ chi tiết xuất và sổ chi tiết tồn vật tƣ. Mỗi nhóm nguyên vật liệu trong Công ty đều đƣợc theo dõi trên 03 sổ chi tiết trên. Vì trên phiếu xuất kho của Công ty chỉ thể hiện số lƣợng mà không có số tiền, nên kế tóan vật tƣ có trách nhiệm xác định giá trị hàng xuất và vào sổ chi tiết xuất kho.Việc xác định đơn giá xuất kho đƣợc tính theo giá đích danh của từng mã số vật tƣ, vì tất cả sổ kế tóan của Công ty đều đƣợc lập trên màn hình Excel nên kế tóan sử dụng một số chức năng của chƣơng trình này để hỗ trợ cho việc xác định đơn giá xuất kho. Đến cuối tháng, căn cứ vào hai sổ chi tiết nhập và xuất kho, sử dụng chức năng Excel, kế tóan tính ra số lƣợng và giá trị nguyên vật liệu còn tồn kho và vào sổ chi tiết tồn vật tƣ. Cụ thể: Khi nhận đƣợc phiếu nhập kho số hiệu NK-Raw-125, kế toán vật tƣ tiến hành ghi đầy đủ tất cả các thông tin trên phiếu nhập này vào sổ chi tiết nhập nguyên vật liệu chính tháng 7/ 2009 nhƣ sau: (Biểu 2.12 ) Cụ thể: Khi nhận đƣợc hai phiếu xuất số hiệu XK- Raw-751, và XK-Raw-768, kế tóan tiến hành xác định giá trị vật thép Angle L50x50x6-10000’A36 xuất kho nhƣ sau: Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 48
49. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt - Xác định mã vật tƣ trên hai phiếu xuất này là M1-09-555/1. - Xác định xem số phiếu yêu cầu mua vật tƣ M1-09-555 là đƣợc mua trong tháng, hay là từ nhiều tháng trƣớc: kế tóan sẽ vào sổ chi tiết tồn nguyên vật liệu chính tháng 6/2009, bôi đen cột “Số MPR”, vào Edit, vào Find, gõ M1-09-555/1, kích vào Find all. Vì màn hình báo không tìm thấy cụm ký tự nào là M1-09-555/1, cho nên kế tóan xác định đƣợc là số phiếu yêu cầu này đƣợc nhập trong tháng 7/2009. Vì vậy, kế tóan vào sổ chi tiết nhập nguyên vật liệu chính tháng7/2009, thực hiện những thao tác nhƣ trên, và xác định đƣợc đơn giá của loại thép này 0.58 USD/ 1kg. Dùng một số thao tác khác kế toán xác định đƣợc khối lƣợng của 2 Pc là bằng 2*1,550.50/ 35=88.60 kg, khối lƣợng của 18Pc bằng (18*1.550.50/35) =797.40 kg . Khí đó, kế tóan tính ra trị giá vật tƣ xuất kho của phiếu xuất số hiệu XK-Raw-751 là bằng (88.60*0.58 USD) =51.74 USD, của phiếu xuất số hiệu XK-Raw-768 là bằng (0.58USD*797.40)=465.86USD, sau đó tiến hành vào sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu chính tháng 7/2009. ( Biểu 2.13 ) Cụ thể: Căn cứ vào hai sổ chi tiết nhập và xuất kho nguyên vật liệu chính tháng7/2009, kế tóan sẽ xác định đƣợc số lƣợng và giá trị tồn kho nhƣ sau: Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 49
50. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt - Xác định tổng số lƣợng xuất kho trong tháng7/2009 của thép Angle L50x50x6- 10000’A36 có mã M1-09-555/1 bằng cách: vào sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu chính tháng 7/2009, thấy cột “Số lƣợng” nằm trên cột “J” của màn hình Excel, và cột “Số MPR” nằm trên cột H, nên kế tóan gõ lệnh Sum if(H6:H202,“M1-09- 555/1”,J6:J202) và xác định đƣợc tổng số lƣợng vật tƣ xuất là 20 Pc. - Tiếp theo kế toán vào sổ chi tiết nhập nguyên vật liệu chính tháng 7/2009, xác định số lƣợng nhập là 35 Pc. Lấy lƣợng nhập trừ đi tổng lƣợng xuất xác định đƣợc lƣợng tồn là 15 Pc, tƣơng ứng với 664.50 kg = (1,550.50/35 * 15), vì Công ty sử dụng phƣơng pháp giá đích danh nên giá nhập và xuất là nhƣ nhau và bằng 0.58USD, từ đó tính đƣợc trị giá vật tƣ tồn kho bằng 0.58USD*664.50Kg = 338.07 USD, kế tóan tiến hành vào sổ chi tiết tồn nguyên vật liệu chính tháng 7/2009. ( Biểu 2.14 ) Song song với việc kế tóan vật tƣ vào sổ chi tiết nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, kế tóan thanh tóan sẽ căn cứ vào hợp đồng thƣơng mại, hóa đơn bán hàng, tờ khai Hải quan, để vào sổ chi tiết thanh tóan với ngƣời bán. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 50
51. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt Cụ thể: Trên hợp đồng thƣơng mại PO-145 phần 4.1 viết: “100% by T/T remittance within 50 days after shipment date”, nghĩa là Công ty Hanvico sẽ thanh tóan bằng chuyển khỏan 100% giá trị lô hàng cho Công ty Daico( Hàn Quốc) trong vòng 50 ngày kể từ ngày chuyển hàng. Vì vậy, tại thời điểm kế toán thanh toán nhận đƣợc tập chứng từ gồm hợp đồng thƣơng mại PO145, tờ khai hàng hóa nhập khẩu số 4344/NK/SXK, hóa đơn bán hàng thì Công ty Hanvico vẫn còn nợ Công ty Daico số tiền theo hóa đơn bán hàng là 21,711.25 USD. Do đó, căn cứ vào những chứng từ trên kế toán thanh toán vào sổ chi tiết thanh tóan với Công ty Daico tháng 7/2009. (Biểu 2.15) 2.2.3. Thực trạng tổ chức kế toán tổng hợp vật liệu tại Công ty Hanvico. 2.2.3.1. Kế tóan tổng hợp nhập nguyên vật liệu. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 51
52. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt Kế tóan thanh toán có trách nhiệm theo dõi, phản ánh tình hình thanh tóan với nhà cung cấp phát sinh trong tháng, và vào sổ chi tiết thanh tóan với ngƣời bán. Sau đó, đến cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết, kế tóan sẽ vào sổ tổng hợp chi tiết thanh tóan với ngƣời bán. Cụ thể : Trong suốt tháng 7/2009 khi phát sinh thêm nghiệp vụ kinh tế liên quan đến quan hệ thanh toán với Công ty Daico kế toán sẽ vào sổ chi tiết thanh toán với Công ty Daico. Đến cuối tháng 7/2009, trên sổ chi tiết thanh toán này kế toán cộng tổng số nợ phát sinh trong tháng là 67,980.49 USD, số còn nợ đầu tháng là 385.02 USD, và tính ra tổng số tiền phải trả là 68,365.51 USD, cuối cùng kế toán sẽ chuyển số liệu này sang sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với ngƣời bán tháng 7/2009 để thoi dõi tổng quát tình hình công nợ của Công ty. ( Biểu 2.16) Song song với việc theo dõi tổng hợp tình hình thanh tóan với các nhà cung cấp, hàng tháng kế tóan vật tƣ sẽ tập hợp tất cả các hợp đồng thƣơng mại, hóa đơn bán hàng, tờ khai Hải quan, phục lục tờ khai, phiếu nhập kho, để lên danh sách liệt Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 52
53. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt kê các loại vật tƣ nhập khẩu. Danh sách này thể hiện chi tiết từ tên vật tƣ, mẫu mã, qui cách, số lƣợng, khối lƣợng, đơn giá, nhà cung cấp, mã số của hợp đồng thƣơng mại, mã số của tờ khai Hải quan, . Từ danh sách này kế tóan lập một bảng tổng vật tƣ nhập khẩu trong tháng chỉ thể hiện tổng giá trị từng hợp đồng, sau đó căn cứ vào bảng tổng hợp này kế tóan lập chứng từ ghi sổ, và vào các sổ cái có liên quan. Cụ thể: Đến cuối tháng 7/2009, kế tóan tập hợp đƣợc có 26 hợp đồng thƣơng mại thực hiện trong tháng, trong đó có hợp đồng thƣơng mại PO145. Mỗi hợp đồng thƣơng mại này có kèm theo 01 tờ khai Hải quan, 01 phụ lục tờ khai,01 hóa đơn bán hàng, 01 vận đơn, 01 phiếu nhập kho, và đƣợc kẹp chung với nhau thành 01 tập riêng biệt. Căn cứ vào 26 tập chứng từ này, kế tóan lập danh sách chi tiết vật tƣ nhập khẩu tháng 7/2009, từ danh sách chi tiết đó kế tóan lập bảng tổng hợp vật tƣ nhập khẩu tháng 7/2009 và lập chứng từ ghi số ký hiệu Imp 01/07. Sau đó, bảng tổng hợp này sẽ đƣợc gắn kèm chứng từ ghi sổ để làm căn cứ ghi sổ cái, và đƣa vào lƣu trữ. ( Từ Biểu 2.17 đến 2.19 ) Công ty Hanvico nhập khẩu nguyên vật liệu, vật tƣ là để phục vụ sản xuất sản phẩm xuất khẩu, vì vậy thời hạn nộp thuế nhập khẩu là 275 ngày kể từ ngày Công ty nhận đƣợc thông báo thuế của cơ quan Hải quan về số thuế phải nộp. Hết thời hạn 275 ngày, Công ty phải làm thủ tục quyết tóan số nợ thuế với cơ quan Hải Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 53
54. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt quan. Nếu quá thời hạn nộp thuế mà Công ty mới xuất khẩu, hoặc không xuất khẩu sản phẩm theo hợp đồng xuất khẩu hàng hóa đã đăng ký với cơ quan Hải quan thì sẽ phị xử phạt chậm nộp thuế. Còn nếu Công ty có sản phẩm xuất khẩu trong thời hạn nộp thuế, thì không phải nộp thuế nhập khẩu của số nguyên liệu, vật liêu phục vụ sản xuất sản xuất sản phẩm đó. Đối với Công ty Hanvico, giá trị của nguyên vật liệu, vật tƣ nhập kho, xuất kho là giá ghi trên hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp mà không bao gồm các chi phí liên quan. Tất cả các chi phí liên quan đến việc thu mua, nhập kho nguyên vật liệu, nhƣ: thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu từ Cảng về Công ty, chi phí bốc dỡ, cƣớc biển, chi phí bảo hiểm, đều do phòng mua bán-xuất nhập khẩu quản lý và thanh toán. Định kỳ 1 tuần 1 lần phòng mua bán-xuất nhập khẩu sẽ căn cứ vào những tờ khai hàng hóa nhập khẩu đến hạn nộp, lên danh sách các khoản thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu phải nộp, các loại chi phí đến hạn phải thanh toán, , lập đơn xin xác nhận các khoản chi phí này và xin phê duyệt của Giám đốc Công ty. Sau khi đã đƣợc phê duyệt, phòng mua bán-xuất nhập khẩu sẽ trình những chứng từ liên quan đến đơn xin phê duyệt này cho phòng kế toán, để kế toán viết ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi quỹ tiền mặt giao cho cán bộ phòng mua bán-xuất nhập khẩu đi thanh toán với khách hàng, và nộp tiền Nhà nƣớc. Sau khi thanh toán về, phòng mua bán-xuất nhập khẩu phải chuyển những hóa đơn, chứng từ chứng minh việc thanh toán với bạn hàng, với cơ quan Nhà nƣớc, kế toán sẽ căn cứ vào đó để lập chứng từ ghi sổ, và vào sổ cái. Cụ thể: Ngày 02/7/2009, căn cứ vào số thuế phải nộp những tờ khai thuế, cụ thể: - Trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu số 235/NK/ĐTNT/ĐTGC: số thuế nhập khẩu là 738,419 VND, thuế VAT hàng nhập khẩu là 2,873,466 VND. - Trên tờ khai số 2357/NK/ĐTNT/ĐTGC : số thuế nhập khẩu là 8,224,027 VND, thuế VAT hàng nhập khẩu là 5,960,292 VND - Trên tờ khai số 2436//NK/ĐTNT/ĐTGC: số thuế nhập khẩu là 212,845 VND , thuế VAT hàng nhập khẩu là 1,509,468 VND Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 54
55. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt Phòng mua bán-xuất nhập khẩu tính đƣợc tổng số thuế nhập khẩu phải nộp của 03 tsờ khai trên là 9,175,291VND, và số thuế VAT hàng nhập khẩu là 10,343,226 VND, sau đó lập đơn xin xác nhận của Lãnh đạo về số các số thuế trên. Ngày 03/07, sau khi đơn này đã đƣợc phê duyệt bởi Lãnh đạo, phòng mua bán-xuất nhập khẩu sẽ chuyển đơn này cùng với 03 tờ khai trên để kế toán tiến xuất quỹ tiền mặt chi cho nhân viên phòng mua bán-xuất nhập khẩu đi nộp tiền vào ngân sách Nhà nƣớc và lập chứng từ ghi sổ VC30/7. Ngày 9/7/09 khi nhận đƣợc giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nƣớc, kế toán đối chiếu với chứng từ ghi sổ để xác định nội dung và số tiền nộp là khớp nhau. Sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ này vào các sổ kế toán liên quan. ( Từ Biểu 2.20 đến 2.25) Cụ thể: Ngày 20/6/09 tập hợp những khoản chi phí cƣớc biển đã đến hạn thanh toán với Công ty Chosun Shipping và lên danh sách liệt kê những khoản chi phí này. Sau đó, họ sẽ lập đơn xin xác nhận của Giám đốc và chuyển cho phòng kế toán. Khi này, căn cứ vào hình thức thanh toán đã thỏa thuận, ký kết với Công ty Chosun Shipping trong hợp đồng thƣơng mại, kế toán thanh toán sẽ lập đơn xin Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 55
56. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt chuyển tiền ra nƣớc ngoài bằng fax, gửi cho ngân hàng Korea Exchange Bank chi nhánh Hà Nội, yêu cầu chuyển từ tài khoản của Công ty Hanvico sang tài khoản của Công ty Chosun Shipping (Hàn Quốc) tại ngân hàng Korea Exchange Bank chi nhánh Hàn Quốc số tiền là 2,502.75USD, với nội dung thanh toán cƣớc biển của những hợp đồng F0905125, F0905120, F0905127, F0905131, F0906137 và hợp đồng F0905136. Sau đó, kế toán thanh toán xin phê duyệt của Kế toán trƣởng và lập chứng từ ghi sổ KUC08/7. ( Từ biểu 2.26 đến 2.28 ) Cụ thể: Ngày 9/7, căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng số 0097050 của Công ty TNHH Xuân Hà, phòng mua bán-xuất nhập khẩu lập đơn xin phê duyệt của Giám đốc về chi phí thuê vận chuyển nguyên vật liệu từ Cảng về đến Công ty Hanvico, số tiền là 40,122,905 VND. Sau đó, họ sẽ chuyển đơn này cho phòng kế toán, và thủ quỹ sẽ viết ủy nhiệm chi với nội dung yêu cầu ngân hàng Vietcombank chuyển Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 56
57. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt từ tài khoản của Công ty Hanvico sang tài khoản của Công ty TNHH Xuân Hà số tiền trên và giao cho nhân viên phòng mua bán-xuất nhập khẩu đi thanh toán. Khi hoàn thành việc thanh toán, phòng mua bán – xuất nhập khẩu gửi cho phòng kế toán phiếu hạch toán của ngân hàng, sau đó kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ. (Từ biểu 2.29 đến 2.33) 2.2.3.1. Kế tóan tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Hàng tháng, kế tóan tập hợp và căn cứ các phiếu xuất, các sổ chi tiết xuất vật tƣ, kế toán lập báo cáo tổng hợp nguyên vật liệu xuất dùng vật tƣ trong tháng, lập chứng từ ghi sổ, và vào các sổ cái liên quan. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 57
58. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt Cụ thể: Cuối tháng 7/2009 kế tóan vật tƣ tập hợp các pxuất kho trong tháng, đồng thời căn cứ vào Sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu chính tháng 7/2009 xuất cho sản xuất chung và cho từng dự án bằng cách dùng câu lệnh Excel để thực hiện. Trên sổ chi tiết nguyên vật liệu chính, vì cột “Số chế tạo” nằm trên cột “G” của màn hình Excel,cột “giá trị” nằm trên cột “O”, vậy để tính tổng giá trị xuất kho nguyên liệu chính cho dự án A313, kế tóan gõ câu lệnh: Sumif(G6:G202, “A313”,O6:O202) và đƣợc trả lại giá trị là 1,067,309.44 USD. Tƣơng tự nhƣ vậy kế tóan tính đƣợc giá trị xuất của các vật liệu khác cho các dự án khác và lập báo cáo sử dụng vật tƣ, lập chứng từ ghi sổ số hiệu GL 01/07. Chứng từ ghi sổ sẽ đƣợc kèm theo báo cáo sử dụng vật tƣ này để ghi các sổ cái, cũng nhƣ đƣa vào lƣu trữ. Biểu 2.34, Biểu 2.35 Bên cạnh việc lập báo cáo sử dụng vật tƣ, khi đƣợc phòng quản lý sản xuất thông báo tên những dự án đã hoàn thành, kế tóan còn phải lập báo cáo tồn vật tƣ của những dự án đang thực hiện và những dự án đã kết thúc. Cũng bằng cách dùng Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 58
59. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt câu lệnh Excel để lọc và tính dữ liệu, kế tóan sẽ xác định đƣợc giá trị tồn của từng dự án và vào các báo cáo. Cụ thể: Căn cứ vào Sổ chi tiết tồn kho nguyên vật liệu chính tháng 7/2009, và các sổ chi tiết tồn kho của các loại vật tƣ khác tháng 7/2009, kế tóan sẽ lập đƣợc báo cáo vật tƣ tồn của những dự án đang thực hiện tháng 7/2009, và báo cáo vật tƣ tồn của những dự án đã kết thúc tháng 7/2009. Biểu 2.36, biểu 2.37 Hàng tháng căn cứ vào sổ chi tiết nhập, sổ chi tiết xuất, sổ chi tiết tồn vật tƣ các loại, kế tóan lập báo cáo tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu toàn Công ty để có thể tổng quát đƣợc tình hình biến động của chúng. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 59
60. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt Cụ thể: Căn cứ vào sổ chi tiết nhập nguyên vật chính, sổ chi tiết xuất nguyên vật liệu chính, sổ chi tiết tồn nguyên vật liệu chính tháng 7/2009, và sổ chi tiết các loại vật tƣ khác, kế toán lập báo cáo nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu tháng 7/2009. Biểu 2.38 Định kỳ đến cuối tháng căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế tóan vật tƣ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, còn kế toán thanh toán thì khi phòng mua bán-xuất nhập khẩu chuyển đầy đủ chứng từ, căn cứ, và hoàn tất mọi thủ tục thì họ sẽ lập Chứng từ ghi Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 60
61. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt sổ và vào sổ đăng ký, đồng thời vào sổ cái các tài khỏan liên quan, lập bảng cân đối phát sinh và bảng cân đối kế toán cho từng tháng. Cụ thể: Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ trên: chứng từ ghi sổ số GL 01/07, chứng từ ghi sổ Imp 01/07, chứng từ ghi sổ VC30/7, , kế tóan vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tháng 7/2009. Sau đó đến cuối tháng, kế tóan vào sổ cái tài khỏan 152, 153, 151, 331, 621, 62774, 3333, 133 và các tài khoản khác. Đồng thời, căn cứ vào các sổ cái này kế tóan lập bảng cân đối số phát sinh tháng 7/2009, bảng cân đối kế tóan tháng 7/2009. Biểu 2.39 đến 2.50 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TÓAN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CÔNG NGHIỆP NẶNG VÀ XÂY DỰNG HÀN-VIỆT Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 61
62. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt 3.1. Nhận xét chung về công tác kế toán và quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Hanvico. Trong những năm gần đây Hanvico luôn đƣợc đánh giá là một trong những doanh nghiệp công nghiệp lớn mạnh hàng đầu kinh tế, có đƣợc sự trƣởng thành và phát triển đó là cả một quá trình phấn đấu không ngừng của toàn thể công nhân viên trong Công ty. Qua quá trình nghiên cứu thực tế tại Công ty Hanvico em nhận thấy trong công tác quản lý, sử dụng và hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở đây đã có những ƣu điểm nhƣng cũng còn tồn tại một số hạn chế, em xin mạnh dạn đƣa ra dƣới đây rất mong Công ty tiếp tục phát huy những ƣu điểm đồng thời nhanh chóng khắc phục những nhƣợc điểm nhằm mục đích hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu trong thời gian tới. 3.1.1. Ưu điểm: * Về công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu: - Khâu thu mua: Công ty đang áp dụng một quy trình quản lý vật tƣ từ khâu tiếp nhận, cấp phát đến thu hồi rất chặt chẽ và hiệu quả. Theo quy trình này cả 3 yếu tố số lƣợng, chất lƣợng, giá trị của vật tƣ mua vào đều đƣợc quản lý riêng biệt bởi 04 bộ phận khác nhau, đó là: phòng quản lý vật tƣ, phòng quản lý chất lƣợng, phòng mua bán-xuất nhập khẩu, phòng kế toán. Việc này làm cho khối lƣợng công việc ở mỗi phòng ban đƣợc giảm nhẹ mà lại tạo hiệu qủa rất cao trong công tác quản lý vật tƣ và cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác cho Ban lãnh đạo. Nhờ áp dụng quy trình này, số lƣợng vật tƣ luôn đƣợc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ và luôn ở trạng thái sẵn sàng cho sản xuất, vì vậy Công ty luôn tránh đƣợc tình trạng phải ngƣng hay giảm cƣờng độ lao động do thiếu hay phải chờ nguyên vật liệu, gây thiệt hại cho Công ty. Bên cạnh đó chất lƣợng vật tƣ cũng luôn đƣợc đảm bảo đạt tiêu chuẩn cho sản xuất. Chất lƣợng vật tƣ không chỉ đƣợc kiểm tra ở khâu nhập kho mà còn đƣợc kiểm tra kỹ lƣỡng trƣớc khi xuất dùng cho sản xuất, điều này đã giúp cho Công ty tạo đƣợc lòng tin, uy tín và thu hút đƣợc khách hàng. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 62
63. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH công nghiệp nặng và xây dựng Hàn Việt - Khâu bảo quản: Công ty đã xây dựng đƣợc hệ thống nhà kho riêng biệt cho từng loại nguyên vật liệu và có thủ kho riêng. Hệ thống kho của Công ty hiện tại gồm có: kho vật liệu chính, kho vật liệu phụ, kho vật liệu hàn, kho vật liệu sơn, và kho vật liệu điện. Mỗi kho đều đƣợc lắp đặt các thiết bị bảo quản vật liệu riêng, các kho đều đƣợc xây dựng nơi thoáng mát, sạch sẽ đảm bảo cho nguyên vật liệu đƣợc đảm bảo tốt nhất, hạn chế ảnh hƣởng của thời tiết, các thủ kho của từng kho này sẽ có tinh thần, trách nhiệm cao và trình độ chuyên môn tốt. - Khâu sử dụng: Công ty căn cứ vào định mức nguyên vật liệu, và kế hoạch tiêu thụ do phòng thiết kế đƣa ra để chủ động có kế hoạch mua vật tƣ nên lƣợng tồn kho rất ít, giảm chi phí lƣu kho, vốn không ứ đọng, giá thành sản phẩm sẽ hạ bớt phần nào. Nguyên vật liệu đƣợc quản lý chặt chẽ, mọi nhu cầu sản xuất đƣợc lập kế hoạch từ trƣớc và đƣợc Giám đốc thông qua. . Trong khâu xuất kho, Công ty đòi hỏi sự chi tiết, rõ ràng và hợp lý về bộ phận sử dụng và mục đích sử dụng nguyên vật liệu cũng nhƣ mối liên hệ thống nhất giữa bộ phận quản lý sản xuất, quản lý vật tƣ, thủ kho, thông qua phiếu xuất kho, thẻ kho Chính sự thống nhất, chặt chẽ trong thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu đã giúp cho công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu tại công ty đƣợc chính xác, đảm bảo vật liệu đƣợc sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí trong sản xuất. * Về hình thức kế toán: - Công ty áp dụng hình thức kế tóan chứng từ ghi sổ là rất phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Trong Công ty Hanvico mỗi phòng ban phụ trách một mảng nhỏ nhƣ: phòng quản lý vật tƣ chịu trách nhiệm quản lý số lƣợng nhập, xuất, tồn; phòng mua bán-xuất nhập khẩu quản lý các chi phí liên quan đến việc nhập khẩu vật tƣ; còn phòng kế toán tính giá vật tƣ, và hạch toán các chi phí liên quan. Khi nhận đƣợc chứng từ, hóa đơn, số liệu của những phòng này chuyển sang kế tóan mới tiến hành hạch tóan, mà những số liệu là số liệu tổng hợp từ nhiều chứng từ. Vì vậy việc áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ là thuận tiện và hợp lý. Sinh viên: Đinh Thị Hồng Huyền - Lớp QTL201K 63