Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên xi măng vicem Hải Phòng

119 trang huongle 270

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên xi măng vicem Hải Phòng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_cong_tac_ke_toan_nguyen_vat_lieu_tai_co.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên xi măng vicem Hải Phòng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG ISO 9001 : 2008 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN Sinh viên : Trần Thị Thùy Dƣơng Giảng viên hƣớng dẫn: ThS. Nguyễn Văn Thụ HẢI PHÒNG - 2012
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XI MĂNG VICEM HẢI PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN Sinh viên : Trần Thị Thùy Dƣơng Giảng viên hƣớng dẫn: ThS. Nguyễn Văn Thụ HẢI PHÒNG – 2012
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sinh viên: Trần Thị Thùy Dƣơng Mã SV: 120282 Lớp: QT1202K Ngành: Kế toán - Kiểm toán Tên đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng
NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI 1. Nội dung và các yêu cầu cần giải quyết trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp ( về lý luận, thực tiễn, các số liệu cần tính toán và các bản vẽ). -Nghiên cứu lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu tại Công ty. - Mô tả và phân tích thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng 2. Các số liệu cần thiết để thiết kế, tính toán. - Sử dụng số liệu về tình hình kinh doanh của Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng trong năm 2011. - Sử dụng số liệu về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. 3. Địa điểm thực tập tốt nghiệp. Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng.
CÁN BỘ HƢỚNG DẪN ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Ngƣời hƣớng dẫn thứ nhất: Họ và tên: Nguyễn Văn Thụ. Học hàm, học vị: Thạc sỹ Cơ quan công tác: Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Nội dung hƣớng dẫn: Khoá luận tốt nghiệp Ngƣời hƣớng dẫn thứ hai: Họ và tên: Học hàm, học vị: Cơ quan công tác: Nội dung hƣớng dẫn: Đề tài tốt nghiệp đƣợc giao ngày 02 tháng 4 năm 2012 Yêu cầu phải hoàn thành xong trƣớc ngày 30 tháng 6 năm 2012 Đã nhận nhiệm vụ ĐTTN Đã giao nhiệm vụ ĐTTN Sinh viên Người hướng dẫn Trần Thị Thùy Dương Ths. Nguyễn Văn Thụ Hải Phòng, ngày tháng năm 2012 HIỆU TRƢỞNG GS.TS.NGƢT Trần Hữu Nghị
PHIẾU NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƢỚNG DẪN 1. Tinh thần thái độ của sinh viên trong quá trình làm đề tài tốt nghiệp: - Chăm chỉ học hỏi, chịu khó sƣu tầm số liệu, tài liệu phục vụ cho bài viết; - Nghiêm túc, có ý thức tốt trong quá trình làm đề tài tốt nghiệp; - Chủ động nghiên cứu, luôn thực hiện tốt mọi yêu cầu đƣợc giáo viên hƣớng dẫn giao cho. 2. Đánh giá chất lƣợng của khóa luận (so với nội dung yêu cầu đã đề ra trong nhiệm vụ Đ.T.T.N trên các mặt lý luận, thực tiễn, tính toán số liệu ): Bài viết của sinh viên Trần Thị Thùy Dương đã đáp ứng đƣợc yêu cầu của một khoá luận tốt nghiệp. Kết cấu của khoá luận đƣợc tác giả sắp xếp khoa học, hợp lý, với 3 chƣơng: Chƣơng I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Trong chƣơng này tác giả đã hệ thống hóa một cách chi tiết và đầy đủ các vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Chƣơng II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. Trong chƣơng này tác giả đã giới thiệu đƣợc những nét cơ bản về Công ty nhƣ lịch sử hình thành và phát triển, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, mô hình tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán Đồng thời tác giả cũng đã trình bày đƣợc khá chi tiết và cụ thể thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty, có số liệu minh họa cụ thể (tháng 10 năm 2011). Số liệu minh họa trong bài viết khá chi tiết, phong phú và có tính logic cao. Chƣơng III: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. Trong chƣơng này tác giả đã đánh giá đƣợc những ƣu điểm, nhƣợc điểm của công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty, trên cơ sở đó tác giả đã đƣa ra đƣợc các giải pháp hoàn thiện có tính khả thi và phù hợp với tình hình thực tế tại công ty. 3. Cho điểm của cán bộ hƣớng dẫn (ghi bằng cả số và chữ): Bằng số: Bằng chữ: Hải Phòng, ngày 28 tháng 06 năm 2012 Cán bộ hướng dẫn Ths. Nguyễn Văn Thụ
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƢƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP. 3 1.1 Những vấn đề chung về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 3 1.1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 3 1.1.2 Khái niệm, đặc điểm 3 1.1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 4 1.1.3.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. 4 1.1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. 5 1.1.4 Phân loại và tính giá nguyên vật liệu. 6 1.1.4.1 Phân loại nguyên vật liệu. 6 1.1.4.2 Tính giá nguyên vật liệu. 7 1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 13 1.2.1 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 13 1.2.1.1 Phƣơng pháp thẻ song song. 13 1.2.1.2 Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển. 15 1.2.1.3 Phƣơng pháp sổ luân chuyển số dƣ. 17 1.2.2 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 19 1.2.2.1 Kế toán tổng hợp nhâp xuất nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. 19 1.2.2.2 Kế toán tổng hợp nhâp xuất nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ. 23 1.2 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 26 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XI MĂNG VICEM HẢI PHÒNG. 29
2.1 Khái quát chung về Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. 29 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. 29 2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. 31 2.1.2.1 Ngành nghề sản xuất kinh doanh. 31 2.1.2.2 Quy trình sản xuất tại công ty. 31 2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. 35 2.1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. 35 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. 37 2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. 40 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. 40 2.1.4.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. 45 2.1.4.3 Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. 46 2.1.4.4 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và hình thức kế toán áp dụng tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. 47 2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. 48 2.2.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu. 48 2.2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu. 48 2.2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu. 50 2.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 53 2.2.2.1 Thủ tục nhập - xuất nguyên vật liệu. 53
2.2.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty. 72 2.2.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 81 2.2.3.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng. 81 2.2.3.2 Quy trình hạch toán. 82 2.3 Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. 91 CHƢƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XI MĂNG VICEM HẢI PHÒNG. 94 3.1 Nhận xét về kế toán nguyên vật liệu tại công ty. 94 3.1.1 Ƣu điểm 95 3.1.2 Nhƣợc điểm 96 3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. 97 3.2.1 Mục đích. yêu cầu. nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu.97 3.2.1.1 Mục đích. 97 3.2.1.2 Yêu cầu. 97 3.2.1.3 Nguyên tắc. 98 3.2.2 Một số ý kiến đề xuất 98 KẾT LUẬN 108
DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 01: Quá trình hạch toán theo phƣơng pháp thẻ song song. 14 Sơ đồ 02: Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển. 16 Sơ đồ 03: Trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp sổ số dƣ. 18 Sơ đồ 04: Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. 21 Sơ đồ 05: Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo thƣơng pháp kiểm kê định kỳ. 25 Sơ đồ 06: Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty TNHH một thành viên VICEM xi măng Hải Phòng 32 Sơ đồ 07: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng 36 Sơ đồ 08: Bộ máy kế toán Công ty TNHH một thành viên VICEM xi măng Hải Phòng 41 Sơ đồ 09: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 43 Sơ đồ 10: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 44 Sơ đồ 11: Quá trình hạch toán theo phƣơng pháp thẻ song song. 72 Sơ đồ 12: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán hàng tồn kho 83
DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 01: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong 3 năm: 30 Biểu số 01: Hóa đơn GTGT 56 Biểu số 02 : Giao diện phần mềm kế toán FAST 57 Biểu số 03: Uỷ nhiệm chi 58 Biểu số 04: Phiếu nhập vật tƣ 59 Biểu số 05: Hóa đơn GTGT 61 Biểu số 06: Giao diện Phiếu nhập Clinker 62 Biểu số 07: Phiếu nhập vật tƣ 63 Biểu số 08: Phiếu yêu cầu xuất vật tƣ. 66 Biểu số 09: Giao diện Phiếu xuất Clinker 67 Biểu số 10: Phiếu xuất vật tƣ. 68 Biểu số 11: Phiếu yêu cầu xuất vật tƣ. 69 Biểu số12: Giao diện Phiếu xuất vỏ bao 70 Biểu số13: Phiếu xuất vật tƣ. 71 Biểu số 14: Thẻ kho. 75 Biểu số 15: Sổ chi tiết TK 152211 76 Biểu số 16: Thẻ kho. 78 Biểu số 17: Sổ chi tiết TK 152119 79 Biểu số 18: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn 80 Biểu số 02: Nhập vỏ bao 87 Biểu số 06: Nhập Clinker 87 Biểu số 09: Xuất Clinker 88 Biểu số 12: Xuất vỏ bao 88 Biểu số 19: Trích sổ Nhật kí chung 89 Biểu 20: Sổ cái TK 152 90 Biểu số 21: Biên bản kiểm kê vật tƣ. 93 Biểu số 22: Báo cáo dự báo vật tƣ theo kế hoạch sản xuất kinh doanh 102 Biểu số 23: Bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho 107
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trƣờng các doanh nghiệp sản xuất muốn tồn tại và phát triển nhất định phải có phƣơng pháp sản xuất kinh doanh phù hợp và hiệu quả. Một quy luật tất yếu trong nền kinh tế thị trƣờng là cạnh tranh, do vậy mà doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp để đứng vững và phát triển trên thƣơng trƣờng, đáp ứng đƣợc nhu cầu của ngƣời tiêu dùng với chất lƣợng ngày càng cao và giá thành hạ. Đó là mục đích chung của các doanh nghiệp sản xuất. Nắm bắt đƣợc thời thế trong bối cảnh đất nƣớc đang chuyển mình trên con đƣờng công nghiệp hoá, hiện đại hoá, với nhu cầu cơ sở hạ tầng, đô thị hoá ngày càng cao. Các doanh nghiệp sản xuất luôn luôn không ngừng phấn đấu để tạo những tài sản cố định cho nền kinh tế. Tuy nhiên, trong thời gian hoạt động, các doanh nghiệp sản xuất còn thực hiện tràn lan, thiếu tập trung làm thất thoát lớn cần đƣợc khắc phục. Để thực hiện đƣợc điều đó, vấn đề trƣớc mặt là cần phải hạch toán đầy đủ, chính xác nguyên vật liệu trong quá tình sản xuất vật chất, bởi vì đây là yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất, nó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hƣởng đến giá thành sản phẩm, ảnh hƣởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Điều đó buộc các doanh nghiệp phải quan tâm đến việc tiết kiệm nguyên vật liệu để làm sao cho một lƣợng chi phí nguyên vật liệu bỏ ra nhƣ cũ mà sản xuất đƣợc nhiều sản phẩm hơn, mà vẫn đảm bảo chất lƣợng. Đó cũng là biện pháp đúng đắn nhất để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đồng thời tiết kiệm đƣợc hao phí lao động xã hội. Kế toán với chức năng là công cụ quản lý phải tính toán và quản lý nhƣ thế nào để đáp ứng đƣợc yêu cầu đó. Nhận thức đƣợc một cách rõ ràng vai trò của kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu trong quản lý chi phí của doanh nghiệp, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng cùng với sự giúp đỡ của Phòng Kế toán và đƣợc sự hƣớng dẫn tận tình của thầy giáo - Ths.Nguyễn Văn Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 1
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Thụ, em đã đi sâu vào tìm hiểu công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. Vận dụng những kiến thức đã tiếp thu đƣợc ở trƣờng kết hợp với thực tế về công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng em xin viết đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng”. Bài luận văn này gồm có 3 chƣơng: Chƣơng I: Những lý luận chung về kế toán vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất. Chƣơng II: Tình hình thực tế tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. Chƣơng III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. Do kiến thức và lý luận thực tế hiểu biết chƣa nhiều nên trong bài viết của mình còn nhiều hạn chế và thiếu sót. Em rất mong đƣợc các thầy cô giáo và các cán bộ trong Công ty chỉ bảo thêm để có điều kiện nâng cao kiến thức của mình phục vụ cho công tác sau này. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 2
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng CHƢƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP. 1.1 Những vấn đề chung về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 1.1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là một trong những nhân tố cấu thành nên sản phẩm, sau quá trình sản xuất kinh doanh giá trị của nó chuyển dịch hết vào giá trị sản phẩm. Nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để đạt đƣợc mục tiêu cao nhất của doanh nghiệp là lợi nhuận thì mục tiêu trƣớc mắt là giảm giá thành sản phẩm. Quản lƣ nguyên vật liệu chặt chẽ là góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận. Kế toán là công cụ phục vụ cho việc quản lý nguyên vật liệu. Nó góp phần kiểm soát, tránh thất thoát, lãng phí nguyên vật liệu ở tất cả các khâu dự trữ, sử dụng, thu hồi, ngoài ra còn đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất. Kế toán nguyên vật liệu giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm đƣợc tình hình vật tƣ để chỉ đạo tiến độ sản xuất. Hạch toán nguyên vật liệu phải đảm bảo chính xác, kịp thời và đầy đủ tình hình thu mua, nhập, xuất, dự trữ vật liệu. Tính chính xác của hạch toán kế toán nguyên vật liệu ảnh hƣởng đến tính chính xác của giá thành sản phẩm. Vì vậy cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp và có làm tốt điều này mới tạo đƣợc tiền đề cho việc thực hiện mục tiêu lợi nhuận. 1.1.2 Khái niệm, đặc điểm.  Khái niệm nguyên vật liệu: Để tiến hành sản xuất kinh doanh, một trong những điều kiện cần thiết không thể thiếu đƣợc đó là đối tƣợng lao động. Nguyên vật liệu là những đối tƣợng lao động đã đƣợc thể hiện dƣới dạng vật hoá. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 3
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Theo Các Mác tất cả mọi vật trong thiên nhiên ở xung quanh chúng ta lao động có ích có thể tác động vào đối tƣợng lao động. Nhƣ vậy, nếu đối tƣợng đƣợc con ngƣời tác động vào thì đối tƣợng lao động đó trở thành nguyên vật liệu. Đồng thời, Các Mác cũng chỉ ra rằng bất cứ một loại nguyên vật liệu nào cũng là đối tƣợng lao động, nhƣng không phải bất cứ đối tƣợng lao động nào cũng là nguyên vật liệu. Chỉ trong điều kiện đối tƣợng có thể phục vụ cho quá trình sản xuất hay tái tạo ra sản phẩm và đối tƣợng đó do lao động tạo ra mới trở thành nguyên vật liệu. Vậy nguyên vật liệu là đối tƣợng lao động thể hiện dƣới dạng vật hoá chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật lệu đƣợc chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, ảnh hƣởng trực tiếp tới chất lƣợng sản phẩm đƣợc sản xuất ra.  Đặc điểm của nguyên vật liệu: - Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và chuyển toàn bộ giá trị hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Khi tham gia vào sản xuất kinh doanh thì nguyên vật liệu bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn, nó không còn giữ đƣợc hình dạng ban đầu. - Nguyên vật liệu đƣợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau nhƣ: Mua ngoài, tự chế biến, nhận vốn góp liên doanh nhƣng trong đó chủ yếu là mua ngoài. - Nguyên liệu thƣờng chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, nên việc bảo quản nguyên vật liệu phải chặt chẽ, kịp thời. 1.1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 1.1.3.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, vì vậy công tác quản lý nguyên vật liệu đƣợc các doanh nghiệp coi trọng, cụ thể ở từng khâu quản lý nguyên vật liệu, yêu cầu đặt ra là khác nhau: - Khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 4
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng khác nhau, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau. Do đó, thu mua phải sao cho đủ số lƣợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức. Ngoài ra phải đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua, nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa. - Khâu bảo quản: Để tránh mất mát, hƣ hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn nguyên vật liệu phải tổ chức kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu. Nếu không thực hiện tốt công tác này sẽ ảnh hƣởng đến tiến độ và chất lƣợng của nguyên vật liệu. - Khâu sử dụng: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Cần sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. - Khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đƣợc mức dự trữ tối thiểu, tối đa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh đƣợc bình thƣờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. 1.1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. Kế toán là một công cụ quản lý kinh tế, vì thế để đáp ứng một cách khoa học, hợp lý xuất phát từ đặc điểm của nguyên vật liệu, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, chức năng của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp, kế toán cần thực hiện những nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh dầy đủ, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập - xuất - tồn kho vật liệu, tình hình luân chuyển vật tƣ hàng hoá cả về giá trị lẫn hiện vật. Tính toán đúng đắn giá vốn (hoặc giá thành) thực tế của vật liệu đã thu mua, nhập và xuất kho của doanh nghiệp, kiểm tra tình hình thu mua vật liệu về các mặt: Số lƣợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời chủng loại vật liệu và các thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình sản xuất và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 5
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng - Áp dụng đúng đắn các phƣơng pháp và kỹ thuật hạch toán hàng tồn kho, mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép phản ánh, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp kịp thời số liệu để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tổ chức đánh giá, phân loại, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, tính toán xác định chính xác số lƣợng giá trị vật liệu cho các đối tƣợng sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Tham gia kiểm kê đánh giá lại nguyên vật liệu theo đúng chế độ nhà nƣớc quy định, lập các báo cáo về nguyên vật liệu phục vụ cho công tác quản lý và lãnh đạo, tiến hành phân tích đánh giá vật liệu từng khâu nhằm đƣa ra đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trính quản lý. 1.1.4 Phân loại và tính giá nguyên vật liệu. 1.1.4.1 Phân loại nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu rất đa dạng và phong phú, mỗi loại có một vai trò, công dụng và tính năng lý hoá khác nhau. Vì vậy để quản lý vật liệu một cách có hiệu quả, các doanh nghiệp tiến hành phân loại vật liệu. Tuỳ theo yêu cầu quản lý vật liệu mà từng doanh nghiệp thực hiện phân loại theo các cách khác nhau.  Phân loại theo vai trò và công dụng chủ yếu của nguyên vật liệu: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tƣợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm. - Nguyên vật liệu phụ: Là những loại nguyên vật liệu có tác dụng phục vụ trong quá trình sản xuất, đƣợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính làm tăng chất lƣợng, mẫu mã của sản phẩm hoặc đƣợc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thƣờng hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu: Là những thứ đƣợc tiêu dùng cho sản xuất năng lƣợng nhƣ than, dầu mỏ, hơi đốt, Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ đƣợc tách thành một nhóm Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 6
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng riêng do vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn. - Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng, chi tiết đƣợc sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phƣơng tiện vận tải. - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: Là các vật liệu, thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định. - Vật liệu khác: Bao gồm những loại vật liệu chƣa đƣợc xếp vào các loại trên, những phế liệu đƣợc loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc thu hồi từ thanh lý tài sản.  Phân loại theo nguồn hình thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài: Là loại nguyên vật liệu doanh nghiệp không tự sản xuất mà do mua ngoài từ thị trƣờng trong nƣớc hoặc nhập khẩu. - Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là nguyên vật liệu doanh nghiệp tự tạo ra để phục vụ cho nhu cầu sản xuất. - Nguyên vật liệu hình thành từ nguồn khác: Nguyên vật liệu nhận tặng thƣởng, nhận viện trợ của các tổ chức, cá nhân, phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định,  Phân loại theo mục đích sử dụng: - Nguyên vật liệu sử dụng cho mục đích sản xuất: Là nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ cho chế tạo sản phẩm. - Nguyên vật liệu sử dụng cho mục đích khác : Nhƣ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất chung, cho nhu cầu bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp, nguyên vật liệu đem góp vốn liên doanh, liên kết, nguyên vật liệu đem quyên tặng, 1.1.4.2 Tính giá nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là việc dùng thƣớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. * Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu: Áp dụng Điều 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về hàng tồn kho đƣợc ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài chính: “Hàng tồn kho đƣợc tính theo giá Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 7
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng gốc. Trƣờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc". Trong đó: * Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để đƣợc hàng sản phẩm và chi phí ƣớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. * Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ƣớc tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thƣờng trừ (-) chi phí ƣớc tính để hoàn thành Nhƣ vậy phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, nguyên vật liệu đƣợc tính theo giá thực tế.  Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Tính giá của nguyên vật liệu nhập kho tuân thủ theo nguyên tắc giá phí. Nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều nguồn nhập khác nhau. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá trị thực tế của vật liệu nhập kho đƣợc xác định khác nhau. - Đối với vật liệu mua ngoài Giá Giá Các khoản Chi phí mua thực Các khoản thực tế mua ghi chiết khấu, = + tế (Chi phí vận + thuế không - nhập trên hoá giảm giá chuyển bốc xếp) đƣợc hoàn lại kho đơn (nếu có) Trong đó giá mua ghi trên hóa đơn đƣợc xác định nhƣ sau: Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tƣợng nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ thì giá trị nguyên vật liệu mua vào là giá mua thực tế chƣa bao gồm thuế GTGT đầu vào. Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tƣợng nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT thì giá trị nguyên vật liệu mua vào là tổng giá thanh toán phải trả cho ngƣời bán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào). Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 8
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Các khoản thuế không đƣợc hoàn lại: Nhƣ thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu, - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Chi phí Giá thực tế Giá thực tế Chi phí vận chuyển, bốc của VL thuê = của VL xuất thuê + thuê ngoài + xếp, bảo quản ngoài gccb ngoài gccb gccb (nếu có) - Đối với vật liệu tự chế: Chi phí vận Giá thực tế Giá thành = + chuyển, bốc xếp, bảo quản của VL tự chế sản xuất VL (nếu có) - Đối với vật liệu được cấp: Giá thực tế Giá theo Chi phí vận chuyển, bốc xếp, = + của VL đƣợc cấp biên bản giao nhận bảo quản (nếu có) - Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Chi phí vận chuyển, Giá thực tế của vật liệu Giá trị vốn góp = + bốc xếp, bảo quản nhận góp vốn liên doanh do hđld đánh giá (nếu có) - Đối với vật liệu được biếu tặng, viện trợ: Chi phí vận chuyển, Giá thực tế của vật liệu Giá thị trƣờng = + bốc xếp, bảo quản đƣợc biếu tặng, viện trợ tại thời điểm nhận (nếu có) - Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất: Giá thực tế của Giá có thể sử dụng lại = phế liệu thu hồi hoặc giá có thể bán  Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Việc lựa chọn phƣơng pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lƣợng danh điểm, số lần nhập - Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 9
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng xuất nguyên vật liệu, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp. Theo Điều 13 chuẩn mực số 02 có 4 phƣơng pháp tính giá xuất kho: - Phƣơng pháp giá thực tế đích danh - Phƣơng pháp bình quân - Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc - Phƣơng pháp nhập sau xuất trƣớc Ngoài ra trên thực tế còn có phƣơng pháp giá hạch toán, phƣơng pháp xác định giá trị tồn cuối kỳ theo giá mua lần cuối. Tuy nhiên khi xuất kho kế toán tính toán, xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phƣơng pháp đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. * Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phƣơng pháp này, vật tƣ xuất thuộc lô nào theo giá nào thì đƣợc tính theo đơn giá đó. Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc áp dụng cho những doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện đƣợc. Ưu điểm: Xác định đƣợc chính xác giá vật tƣ xuất, làm cho chi phí hiện tại phù hợp với doanh thu hiện tại. Nhược điểm: Trong trƣờng hợp đơn vị có nhiều mặt hàng, nhập xuất thƣờng xuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết vật liệu sẽ rất phức tạp. * Phương pháp bình quân: Theo phƣơng pháp này, trị giá xuất của vật liệu bằng số lƣợng vật liệu xuất nhân với đơn giá bình quân. Đơn giá bình quân có thể xác định theo 1 trong 3 phƣơng pháp sau: - Phương pháp bình quân cuối kỳ trước: Đơn giá bình quân Trị giá vật tƣ tồn đầu kỳ = cuối kỳ trƣớc Số lƣợng vật tƣ tồn đầu kỳ Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 10
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Ưu điểm: Phƣơng pháp này cho phép giảm nhẹ khối lƣợng tính toán của kế toán vì giá vật liệu xuất kho tính khá đơn giản, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động của vật liệu trong kỳ. Nhược điểm: Độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc tình hình biến động giá cả nguyên vật liệu. Trƣờng hợp giá cả thị trƣờng nguyên vật liệu có sự biến động lớn thì việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phƣơng pháp này trở nên thiếu chính xác. - Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Đơn giá BQ cả kỳ Trị giá vật tƣ tồn đầu kỳ + Trị giá vật tƣ nhập trong kỳ = dự trữ S.lƣợng vật tƣ tồn đầu kỳ + S.lƣợng vật tƣ nhập trong kỳ Phƣơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tƣ và số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ đƣợc việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm vật tƣ. Nhược điểm: Dồn công việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hƣởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác. - Phương pháp bình quân liên hoàn ( bình quân sau mỗi lần nhập): Theo phƣơng pháp này, sau mỗi lần nhập VL, kế toán tính đơn giá bình quân sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân và lƣợng VL xuất để tính giá VL xuất. Đơn giá BQ Trị giá VT tồn trƣớc lần nhập n + Trị giá VT nhập lần n = sau lần nhập n S.lƣợng VT tồn trƣớc lần nhập n + S.lƣợng VT nhập lần n Phƣơng pháp này nên áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tƣ và số lần nhập của mỗi loại không nhiều. Ưu điểm: Phƣơng pháp này cho giá VL xuất kho chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động giá cả, công việc tính giá đƣợc tiến hành đều đặn. Nhược điểm: Công việc tính toán nhiều và phức tạp, chỉ thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng kế toán máy. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 11
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng *Phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO) Phƣơng pháp này đƣợc thực hiện nhƣ sau: Lô hàng nguyên vật liệu nào đƣợc nhập kho trƣớc sẽ đƣợc xuất dùng trƣớc. Hàng tồn kho cuối kì là hàng mới nhất. Do vậy, giá hàng xuất dùng đƣợc tính hết theo giá thực tế của lần nhập trƣớc, xong mới đến lần nhập sau. Nếu giá cả có xu hƣớng tăng lên thì giá tồn kho cao, hàng xuất thấp, chi phí kinh doanh giảm, lợi nhuận tăng và ngƣợc lại. Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời. Phƣơng pháp này cung cấp một sự ƣớc tính hợp lý về giá trị vật liệu cuối kỳ. Nhược điểm: Các chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanh thu phát sinh hiện hành. Doanh thu hiện hành có đƣợc là do chi phí nguyên vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung vào kho từ trƣớc. Nhƣ vậy chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trƣờng của nguyên vật liệu. *Phương pháp Nhập sau – Xuất trước (LIFO) Phƣơng pháp nhập sau - xuất trƣớc áp dụng dựa trên giả định là nguyên vật liệu đƣợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đƣợc xuất trƣớc, và nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ là nguyên vật liệu đƣợc mua hoặc sản xuất trƣớc đó. Theo phƣơng pháp này thì giá trị nguyên vật liệu xuất kho đƣợc tính theo giá của lô nguyên vật liệu nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của nguyên vật liệu tồn kho đƣợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Phƣơng pháp này cũng đƣợc áp dụng đối với các doanh nghiệp ít danh điểm vật tƣ và số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Phƣơng pháp này thích hợp trong thời kỳ giảm phát. Ưu điểm: Đảm bảo nguyên tắc doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại. Chi phí của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trƣờng của nguyên vật liệu. Làm cho thông tin về thu nhập và chi phí của doanh nghiệp có lợi về thuế nếu giá cả vật tƣ có xu hƣớng giảm, khi đó giá xuất sẽ lớn, chi phí lớn dẫn đến lợi nhuận nhỏ và tránh đƣợc thuế. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 12
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Nhược điểm: Phƣơng pháp này làm cho thu nhập thuần của doanh nghiệp giảm trong kỳ lạm phát và giá trị vật liệu có thể bị đánh giá giảm trên bảng cân đối kế toán so với giá trị thực của nó. 1.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 1.2.1 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc theo dõi, ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin chi tiết để quản trị từng danh điểm vật tƣ. Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở nƣớc ta nói chung và ở các doanh nghiệp công nghiệp nói riêng đang áp dụng một trong ba phƣơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau: Phƣơng pháp thẻ song song, phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phƣơng pháp sổ số dƣ. 1.2.1.1 Phƣơng pháp thẻ song song. - Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu về mặt số lƣợng. Thẻ kho do phòng kế toán lập và lập cho từng loại nguyên vật liệu. Sau ghi đã ghi đầy đủ các yếu tố của các phần: Tên, nhãn hiệu, quy cách, danh điểm, định mức dự trữ kế toán giao cho thủ kho. Thẻ kho phải đƣợc sắp xếp theo từng loại, từng nhóm và từng thứ tự để tiện cho việc quản lý. Hàng ngày, khi nhận đƣợc các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của từng chứng từ rồi thực hiện việc nhập, xuất và ghi số thực nhập, thực xuất vào chứng từ. Cuối ngày phân loại chứng từ rồi tính ra số tồn kho và ghi vào thẻ kho, lập phiếu giao nhận chứng từ và luân chuyển cho phòng kế toán. - Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống nhƣ thẻ kho nhƣng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 13
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ chi tiết vào các bảng tổng hợp. Có thể khái quát trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo sơ đồ sau: Sơ đồ 01: Quá trình hạch toán theo phƣơng pháp thẻ song song. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lặp các chỉ tiêu về số lƣợng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chiếu các yếu tố tiến hành vào cuối tháng. Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu, khối lƣợng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập, xuất. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 14
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng 1.2.1.2 Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Đối với những doanh nhiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu và số lƣợng chứng từ nhập xuất không nhiều thì phƣơng pháp thích hợp là phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu về mặt số lƣợng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho, thẻ kho đƣợc mở cho từng danh điểm vật liệu. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng sổ nhập - xuất - tồn tính ra số tồn kho về mặt lƣợng theo từng danh điểm. - Tại phòng kế toán: Kế toán NVL sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép phản ánh tổng hợp số NVL luân chuyển trong tháng và số tồn kho cuối tháng của chỉ tiêu số lƣợng và số tiền. Sổ đối chiếu luân chuyển đƣợc mở và đƣợc dùng cho cả năm, mỗi loại NVL đƣợc ghi một dòng trong sổ và ghi một lần vào cuối tháng. Cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập xuất theo từng danh điểm NVL và từng kho kế toán lập Bảng kê nhập nguyên vật liệu, Bảng kê xuất nguyên vật liệu, và dựa vào bảng kê này để ghi theo số lƣợng và giá trị vào sổ đối chiếu luân chuyển. Dòng cộng cuối kỳ của sổ đối chiếu luân chuyển đƣợc đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu (Sổ Cái). Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 15
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Sơ đồ 02: Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phiếu nhập Bảng kê nhập kho Thẻ kho Sổ đối chiếu Sổ kế toán luân chuyển tổng hợp Phiếu xuất Bảng kê xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 16
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Ưu điểm: Khối lƣợng ghi chép của kế toán đƣợc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối kỳ. Nhược điểm: Phƣơng pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lƣợng, việc kiểm tra, đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ đƣợc tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại NVL ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày phƣơng pháp này thƣờng ít áp dụng trong thực tế. 1.2.1.3 Phƣơng pháp sổ luân chuyển số dƣ. - Tại kho: Hằng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ xong, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày, trong kỳ và phân loại theo từng nhóm chi tiết cho nguyên vật liệu theo quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi số lƣợng, số liệu chứng từ của từng nhóm nguyên vật liệu và giao cho phòng kế toán kèm theo từng danh mục vào sổ số dƣ. Sổ số dƣ đƣợc kế toán mở cho từng kho và ghi cả năm, cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho phải chuyển trả cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền cho nguyên vật liệu. - Tại phòng kế toán: Khi nhận đƣợc các chứng từ nhập, xuất kho của thủ kho, kế toán kiểm tra chứng từ, ghi giá hạch toán và tính thành tiền cho nguyên vật liệu. Tổng cộng số tiền trên chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm nguyên vật liệu để ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, căn cứ vào phiếu này ghi vào Bảng nhập - xuất - tồn. Bảng này mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, ghi trên cơ sở chứng từ nhập - xuất. Cuối tháng tính ra số tồn kho trên Bảng kê nhập - xuất - tồn. Số liệu tồn kho của từng nhóm vật liệu sử dụng để đối chiếu với sổ số dƣ và đối chiếu với kế toán tổng hợp theo từng nhóm. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 17
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Sơ đồ 03: Trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp sổ số dƣ. Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Thẻ kho Sổ số dƣ Bảng luỹ kế Sổ kế toán tổng nhập, xuất, tồn hợp Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ƣu điểm: Hạn chế việc ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thƣờng xuyên công việc ghi chép ở kho, đảm bảo số liệu kế toán kịp thời, chính xác. Nhƣợc điểm: Khi thực hiện phƣơng pháp này thì phức tạp hơn và phải nhiều bƣớc, nhiều thủ tục. Phạm vi áp dụng: Phƣơng pháp này sử dụng cho các doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán nguyên vật liệu nhập – xuất – tồn kho. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 18
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng 1.2.2 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Để áp dụng yêu cầu của quản trị doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu phải tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ theo chế độ kế toán quy định đƣợc ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC 20/03/2006 của BTC. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu là sự ghi chép sự biến động về mặt giá trị của nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp. Trong hệ thống kế toán hiện hành, nguyên vật liệu thuộc hàng tồn kho. Do đó tình hình hiện có và tình hình biến động của chúng phụ thuộc vào doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên hay kiểm kê định kỳ. 1.2.2.1 Kế toán tổng hợp nhâp xuất nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên là phƣơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, sự biến động tăng giảm về nguyên vật liệu một cách thƣờng xuyên liên tục trên các tài khoản kế toán. Trong trƣờng hợp áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên các tài khoản kế toán nguyên vật liệu đƣợc dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm nguyên vật liệu. Vì vậy giá trị nguyên vật liệu trên sổ kế toán có thể đƣợc xác định ở bất kì thời điểm trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế, nguyên vật liệu so sánh và đối chiếu với số liệu nguyên vật liệu trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số nguyên vật liệu thực tế phải luôn phù hợp với số nguyên vật liệu trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp, ) và các đơn vị thƣơng nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn nhƣ máy móc, thiết bị, hàng có chất lƣợng cao.  Tài khoản sử dụng  Tài khoản 152 - “Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động tăng giảm của các loại nguyên vật liệu trong kho của doanh nghiệp. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 19
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 152 o Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa ). o Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt ). o Dƣ Nợ: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ.  Tài khoản 151 - “Hàng mua đi đƣờng”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của loại hàng hóa, vật tƣ mua ngoài đã thuộc quyền sử dụng của doanh nghiệp còn đang trên đƣờng vận chuyển ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhƣng đang chờ kiểm nhận nhập kho. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 151 o Bên Nợ: Phản ánh giá trị vật tƣ, hàng hóa đang đi trên đƣờng. o Bên Có: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tƣ đã nhập kho hoặc đã giao thẳng cho khách hàng. o Số dƣ Nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tƣ đã mua nhƣng còn đi trên đƣờng. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 20
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Sơ đồ 04: Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. TK 111, 112, 331 TK 152 TK 621, 623, 627,641, Nhập kho NVL mua ngoài Xuất kho NVL xuất dùng sxkd TK 133 XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ Thuế GTGT (nếu có) TK 154 Xuất kho NVL thuê ngoài Chi phí thu mua, vận chuyển, gia công bốc xếp TK 111, 112, 331 TK 154 Giảm giá NVL mua vào, trả lại NVL thuê ngoài gia công NVL cho ngƣời bán, CKTM chế biến xong nhập kho TK 133 TK 333 (3333, 3332) Thuế nhập khẩu, TTĐB của NVL Nhập khẩu phải nộp TK 632 TK 333 (33312) NVL xuất bán Thuế GTGT NVL nhập khẩu nộp NSNN (nếu không đƣợc khấu trừ) TK 142, 242 TK 411 NVL dùng cho sxkd Đƣợc cấp hoặc nhận vốn góp liên doanh đƣợc phân bổ dần liên kết bằng NVL TK 222, 223 TK 621, 623, 641, 642, 241 NVL xuất kho để đầu tƣ vào công ty NVL xuất dùng cho sxkd, XDCB, sửa chữa liên kết hoặc CSKD đồng kiểm soát lớn TSCĐ không sử dụng hết nhập lại kho TK 632 NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê thuộc hao hụt trong định mức TK 222, 223 Thu hồi vốn góp vào công ty liên kết, TK 138 (1381) Công ty đồng kiểm soát bằng NVL NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý TK 338 (3381) NVL phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 21
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Trong bút toán nhập kho nguyên vật liệu có một số trƣờng hợp đặc biệt sau: o Trƣờng hợp nguyên vật liệu và hóa đơn cùng về: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 133 - Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331 o Trƣờng hợp nguyên vật liệu về chƣa có hóa đơn: Nếu nguyên vật liệu về nhập kho nhƣng hóa đơn chƣa về thì chƣa ghi sổ ngay mà lƣu phiếu nhập kho vào cặp hóa đơn hàng chƣa có hóa đơn. Nếu cuối tháng hóa đơn vẫn chƣa về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi theo giá tạm tính: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Có TK 111, 112, 331 Sang tháng hóa đơn về thì kế toán tính và điều chỉnh giá ở tháng trƣớc - Nếu hóa đơn lớn hơn giá tạm tính Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu điều chỉnh Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ Có TK 111, 112, 331: Tổng giá điều chỉnh - Nếu giá hóa đơn nhỏ hơn giá tạm tính Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu o Trƣờng hợp hàng đang đi đƣờng, doanh nghiệp nhận đƣợc hóa đơn (Hàng chƣa về nhập kho). Kế toán chƣa ghi sổ ngay mà lƣu hóa đơn vào cặp hồ sơ “Hàng đi đƣờng”. Trong tháng nếu hàng chƣa về nhập kho thì kế toán căn cứ hóa đơn và phiếu nhập kho ghi bình thƣờng nhƣ trƣờng hợp hàng và hóa đơn cùng về. Cuối tháng mà hàng chƣa về thì căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi tăng giá trị hàng đi đƣờng. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 22
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đƣờng Nợ TK 133 - Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331 Sang tháng sau khi hàng về về nhập kho: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Có TK 151 - Hàng mua đang đi đƣờng 1.2.2.2 Kế toán tổng hợp nhâp xuất nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ. Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ không phản ánh thƣờng xuyên liên tục tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu trên tài khoản 152. Các tài khoản này chỉ phản ánh giá trị nguyên vật liệu trong kho ở đầu kỳ và cuối kỳ. Việc nhập - xuất nguyên vật liệu hàng ngày đƣợc phản ánh ở tài khoản 611 - “Mua hàng”. Cuối kỳ kiểm kê nguyên vật liệu sử dụng phƣơng pháp cân đối để tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo công thức: Trị giá vật Trị giá vật tƣ Trị giá vật tƣ Trị giá vật tƣ tồn = + - tƣ xuất kho tồn đầu kỳ nhập trong kỳ kho cuối kỳ Theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tƣ hàng hóa (nhập - xuất - tồn) không theo dõi phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của nguyên vật liệu mua vào nhập kho trong kỳ đƣợc theo dõi phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng (Tài khoản 611 - “Mua hàng”). Công tác kiểm kê nguyên vật liệu đƣợc tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá trị nguyên vật liệu tồn kho thực tế, trị giá nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ (tiêu dùng cho sản xuất hoặc xuất bán) làm căn cứ ghi sổ kế toán của tài khoản 611 - “Mua hàng”. Nhƣ vậy khi áp dụng phƣơng pháp kiểm kê định kì, tài khoản kế toán phản ánh nguyên vật liệu chỉ sử dụng ở đầu kì kế toán để kết chuyển số dƣ đầu kỳ và cuối kỳ kế toán để phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 23
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng  Tài khoản sử dụng Để ghi chép vật tƣ theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng TK 611 - “Mua hàng”, TK 151 - “Hàng đang đi đƣờng”, TK 152 - “Nguyên liệu, vật liệu”  Tài khoản 611 - “Mua hàng” có kết cấu: Bên Nợ: - Kết chuyển trị giá thực tế vật tƣ tồn đầu kỳ. - Trị giá thực tế của vật tƣ nhập trong kỳ. Bên Có: - Kết chuyển trị giá thực tế vật tƣ tồn cuối kỳ, - Trị giá vật tƣ xuất trong kỳ cho các mục đích khác. - Trị giá vật tƣ mua vào trả lại cho ngƣời bán hoặc đƣợc giảm giá. Tài khoản 611 không có số dƣ đầu kỳ và cuối kỳ.  Tài khoản 152 - “Nguyên liệu, vật liệu”: Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết cho từng loại. Bên Nợ: Kết chuyển giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Số dƣ bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ.  Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi đƣờng”. Bên Nợ: Kết chuyển giá trị thực tế của hàng hóa, vật tƣ đang đi trên đƣờng cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế của hàng hóa, vật tƣ đã mua nhƣng còn đang đi đƣờng (chƣa về nhập kho đơn vị). Ngoài ra,trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác liên quan nhƣ: 133, 331, 111, 112 Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 24
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Sơ đồ 05: Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo thƣơng pháp kiểm kê định kỳ. TK 151, 152 TK 611 Kết chuyển giá trị NVL tồn đầu kỳ TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 Giảm giá hàng mua Mua NVL về nhập kho trong kỳ hàng mua trả lại, CKTM TK 133 TK 133 Thuế GTGT đầu vào (nếu có) TK 3333 Thuế nhập khẩu phải nộp NSNN TK 3332 TK 138, 334 Thuế TTĐB hàng nhập khẩu Giá trị NVL thiếu hụt phải nộp NSNN TK 33312 TK 632 Thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp Xuất bán NSNN (Nếu không đƣợc khấu trừ) TK 3381 TK 621, 623, 627, 641, 642, 241 NVL thừa khi kiểm kê Cuối kỳ xác định và kết chuyển Trị giá NVL xuất kho cho sxkd, XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ TK 411 TK 151, 152 Nhận vốn góp liên doanh Kết chuyển NVL tồn kho cuối kỳ TK 128, 222, 311 NVL nhập từ các nguồn khác Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 25
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng 1.2 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.  Nguyên tắc hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc quy định trong chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho nhƣ sau: Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt. Việc ƣớc tính giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho phải dựa trên bằng chứng đáng tin cậy thu thập tại thời điểm ƣớc tính. Việc ƣớc tính này phải tính đến sự biến động của giá cả hoặc chi phí trực tiếp liên quan đến các sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc năm tài chính, mà các sự kiện này đƣợc xác nhận với các điều kiện có thời điểm ƣớc tính. Ngoài ra khi ƣớc tính giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc phải tính đến mục đích của việc dự trữ hàng tồn kho. Nguyên vật liệu dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không đƣợc đánh giá thấp hơn giá gốc, nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ đƣợc bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm. Khi có sự giảm giá của nguyên vật liệu mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc thì nguyên vật liệu tồn kho đƣợc đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của chúng. Cách xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Theo Thông tƣ số 89 về hƣớng dẫn thực hiện 4 chuẩn mực kế toán, vào cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần của hàng tồn kho có thể thực hiện đƣợc nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 26
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng tồn kho đƣợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc. Theo quy định hiện hành của chế độ kế toán tài chính thì dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc lập vào cuối niên độ kế toán trƣớc khi lập báo cáo tài chính, nhằm ghi nhận bộ phận giá trị thực tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế của hàng tồn kho) nhƣng chƣa chắc. Qua đó, phản ánh đƣợc giá trị thực hiện thuần túy của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Giá trị thực hiện thuần Giá gốc của hàng Dự phòng giảm giá = - túy của hàng tồn kho tồn kho hàng tồn kho Dự phòng giảm giá đƣợc lập cho các loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật tƣ, hàng hóa, thành phẩm tồn kho để bán mà giá trên thị trƣờng thấp hơn thực tế đang ghi sổ kế toán. Những loại vật tƣ, hàng hóa này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng cứ hợp lý, chứng minh giá vốn vật tƣ, hàng tồn kho. Công thức xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Mức dự phòng cần lập Số lƣợng hàng tồn Mức giảm giá của = x năm tới cho hàng tồn kho kho cuối niên độ hàng tồn kho  Tài khoản sử dụng Để hạch toán nghiệp vụ dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng tài khoản 159 - “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập khi có bằng chứng đáng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc so với giá gốc của hàng tồn kho. Kết cấu của TK 159 nhƣ sau: o Bên Nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ. o Bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho ðã lập tính vào giá vốn hàng trong kỳ. o Số dƣ cuối bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn hiện có cuối kỳ. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 27
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng  Phƣơng pháp hạch toán Cuối kỳ kế toán năm, khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán. Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Trƣờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải đƣợc lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng đã đƣợc lập ở cuối kỳ kế toán năm trƣớc thì kế toán phản ánh số chênh lệch (bổ sung thêm) nhƣ sau: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho). Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Trƣờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải đƣợc lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng đã đƣợc lập ở cuối kỳ kế toán năm trƣớc thì kế toán phản ánh số chênh lệch (hoàn nhập) nhƣ sau: Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Có TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho). Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 28
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XI MĂNG VICEM HẢI PHÒNG. 2.1 Khái quát chung về Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. Tiền thân của Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng là nhà máy xi măng Hải Phòng đƣợc khởi công xây dựng vào ngày 25 tháng 12 năm 1899 trên vùng ngã ba sông Cấm và kênh đào Hạ Lý Hải Phòng. Đây là nhà máy xi măng lớn đầu tiên tại Đông Dƣơng đƣợc ngƣời Pháp khởi công xây dựng. Trong thời kỳ Pháp thuộc xi măng Hải Phòng là cơ sở duy nhất ở Đông Dƣơng sản xuất xi măng phục vụ chính cho chính sách khai thác thuộc địa của thực dân. Đến năm 1955, chính phủ cách mạng tiếp quản và đƣa vào sử dụng, sản lƣợng cao nhất trong thời kỳ Pháp thuộc là 39 vạn tấn. Đến năm 1961 nhà máy khởi công xây dựng mới 2 dây chuyền lò quay. Đến năm 1964 với toàn bộ dây chuyền 7 lò quay nhà máy đã sản xuất đƣợc 592.055 tấn xi măng, là mức cao nhất trong những năm hoà bình xây dựng. Với sự giúp đỡ của nƣớc bạn Rumani năm 1969 nhà máy sửa chữa và xây dựng đƣợc 3 lò nung mới. Thời kỳ này sản lƣợng cao nhất là 67 vạn tấn. Tháng 8 năm 1993, theo quyết định của nhà nƣớc sáp nhập nhà máy xi măng Hải Phòng với số vốn điều lệ là 76.911.593 triệu với ngành nghề sản xuất, kinh doanh xi măng, vận tải, sửa chữa, khai thác đá. Năm 1997 do dây chuyền sản xuất xi măng đã quá lạc hậu, bụi xi măng làm ảnh hƣớng đến môi trƣờng Thành phố, Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng đƣợc Chính phủ Quyết định cho chuyển đổi sản xuất, đầu tƣ xây dựng Nhà máy mới tại vùng đất Tràng Kênh - Minh đức - Thuỷ Nguyên - Hải Phòng. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 29
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Ngày 30/11/2005 lò nung Clinker của Nhà máy xi măng Hải Phòng mới hoàn thành đƣa vào sản xuất. Ngày 24/1/2006 lò nung nhà máy cũ dừng hoạt động. Ngày 12/5/2006, hệ thống nghiền đóng bao của nhà máy mới hoàn thành đƣa vào sản xuất, dây chuyền nhà máy mới đi vào hoạt động đồng bộ. Ngày 31/5/2006 hệ thống nghiền xi măng Nhà máy cũ dừng hoạt động. Theo thông báo số 866/XMHP-KH ngày 27/5/2006, Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng quyết định chấm dứt toàn bộ hoạt động sản xuất tại Nhà máy cũ tại số 01 đƣờng Hà Nội - TP Hải Phòng. Hiện nay công ty đang triển khai thực hiện các phƣơng án để mở rộng thị trƣờng nhằm tiêu thụ hết công suất 1,4 triệu tấn năm. Bảng 01: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong 3 năm: STT Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 1 Doanh thu thuần về BH 776.970.623.901 907.687.187.960 1.371.990.420.390 và CCDV 2 Giá vốn hàng bán 569.197.846.282 667.812.865.293 1.037.773.954.899 3 Lợi nhuận gộp 207.014.705.736 239.874.322.667 308.153.614.891 4 Doanh thu HĐTC 24.252.738.641 4.998.625.274 2.015.331.871 5 Chi phí TC 98.772.038.676 102.807.103.081 99.434.663.259 6 Lợi nhuận thuần 29.081.739.823 -3.966.542.312 7.965.930.752 7 Lợi nhuận khác 4.721.371.604 3.966.542.312 6.207.622.534 8 Tổng lợi nhuận kế toán 33.803.111.427 0 14.173.553.286 trƣớc thuế Qua đó ta có thể thấy doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ, giá vốn của Công ty tăng lên rõ rệt qua các năm. Điều đó chứng tỏ hoạt động sản xuất sản phẩm của công ty ngày càng có hiệu quả và cần phát huy hơn nữa trong thời gian tới. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 30
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng 2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. 2.1.2.1 Ngành nghề sản xuất kinh doanh. Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng là doanh nghiệp Nhà nƣớc, đơn vị thành viên hạch toán độc lập thuộc Tổng Công ty xi măng Việt Nam đƣợc thành lập theo quyết định số 353/BXD-TCLĐ ngày 09/08/1993 của Bộ trƣởng bộ Xây dựng, đăng ký kinh doanh số 108194 ngày 15/9/1993 của Trọng tài kinh tế Nhà nƣớc thành phố Hải Phòng. * Trụ sở: Tràng Kênh - Minh Đức - Thuỷ Nguyên, thành phố Hải Phòng. * Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh: Sản xuất cung ứng xi măng và khai thác đá. * Sản phẩm sản xuất gồm: Xi măng đen Porland PCB30, PCB40 biểu tƣợng “Con rồng xanh” sử dụng cho các công trình xây dựng. 2.1.2.2 Quy trình sản xuất tại công ty. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 31
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Sơ đồ 06: Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty TNHH một thành viên VICEM xi măng Hải Phòng Đá Than cám Thạch cao Phụ gia Đá vôi đã qua nghiền Đất sét Quặng sắt Bột liệu Clinker Xi măng bột PCB30 Xi măng bột Xi măng bột PCB40 Xi măng bao PCB30 Xi măng bao Xi măng bao PCB40 Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 32
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Một số hình ảnh về sản phẩm xi măng: A: Mẫu vỏ bao B: Sản phẩm xi măng VICEM Hải Phòng Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 33
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng C: Lò sản xuất xi măng D: Dây chuyền đóng gói sản phẩm Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 34
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng 2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. 2.1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. Tổ chức bộ máy quản lý là một vấn đề hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. Bộ máy quản lý chặt chẽ, có nhiều kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao tạo điều kiện thúc đẩy sự phát triển của Công ty. Hiện nay, mô hình cơ cấu tổ chức của công ty đƣợc thực hiện theo cơ cấu trực tuyến, thể hiện theo sơ đồ sau : Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 35
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Sơ đồ 07: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN TỔ ĐẢNG ỦY BAN KIỂM SOÁT CHỨC CÔNG ĐOÀN TỔNG GIÁM ĐỐC ĐOÀN THỂ TRỢ LÝ TGĐ ĐOÀN THANH NIÊN P.TGĐ sản xuất P.TGĐ cơ điện P.TGĐ nội chính P.TGĐ đầu tƣ - xây dựng P.TGĐ mỏ & CNTT P.TGĐ đại diện vốn góp P.ĐHTT P.CKTB P.TĐKT - BVQS P.TCLĐ P.QLNL P.KTCN P.Điện KTTKTC X. Mỏ P.QLCL P.ATLĐ-MT Văn phòng P.CNTT P.TN - KCS P. Vật tƣ P.Kế hoạch P. Đầu tƣ XDCB X.N Liệu Tổng kho Trung tâm tiêu thụ SP X.Lò X. Điện-TĐH CN Thái Bình CN TPHCM X.NĐB X. Cơ khí X. Nƣớc CLB Bóng đá VICEM HP Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 36
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban. Các phòng ban đơn vị chức năng có nhiệm vụ giúp đỡ Ban lãnh đạo Công ty trong việc quản lý, tổng hợp thông tin, đề xuất ý kiến, triển khai thực hiện công việc cụ thể đƣợc giao cho đơn vị mình nhằm hoàn thành kế hoạch, nhiệm vụ đảm bảo tiến độ và chất lƣợng. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của một số phòng ban: - Hội đồng thành viên: Nhân danh công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và chủ sở hữu công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đƣợc giao theo quy định của Luật Doanh nghiệp và pháp luật có liên quan. - Ban kiểm soát: Kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của công ty, kiểm tra bất thƣờng, can thiệp vào hoạt động công ty khi cần. - Ban giám đốc: + Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nhƣ các hoạt động hàng ngày khác của Công ty. Chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đƣợc giao. + Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị. Thực hiện kế hoạch kinh doanh và phƣơng án đầu tƣ của Công ty. + Kiến nghị phƣơng án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty nhƣ bổ nhiệm, miễn nhiệm, đề xuất cách chức các chức danh quản lý trong Công ty, trừ các chức danh do Hội đồng Quản trị, Hội đồng thành viên bổ nhiệm. Ngoài ra còn phải thực hiện các nhiệm vụ khác và tuân thủ một số nghĩa vụ của ngƣời quản lý Công ty theo Luật pháp quy định. - Các phòng ban : + Phòng điều hành trung tâm: Quản lý tài sản lao động, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức vận hành cục bộ riêng lẻ hay đồng bộ các thiết bị máy móc của từng công đoạn trong dây chuyền sản xuất chính. + Phòng kĩ thuật công nghệ: Giúp TGĐ quản lý chuyên sâu về lĩnh vực công nghệ, tiến bộ kỹ thuật để tổ chức sản xuất các chủng loại xi măng. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 37
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng + Phòng thí nghiệm KCS: Là phòng thí nghiệm để kiểm tra, đánh giá chất lƣợng sản xuất xi măng trên dây chuyền sản xuất của Công ty. Quản lý chất lƣợng vật tƣ đầu vào, chất lƣợng các bán thành phẩm, các chủng loại xi măng xuất xƣởng, giải quyết tranh chấp chất lƣợng hàng hóa. + Phòng điện: Giúp TGĐ và P.TGĐ cơ điện quản lý chuyên sâu về kỹ thuật cơ điện trong xây dựng lắp đặt mới, sửa chữa bảo dƣỡng, vận hành MMTB cơ - điện nhằm đảm bảo các thiết bị cơ điện hoạt động bình thƣờng, ổn định, chạy dài ngày phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả cao nhất. + Phòng an toàn lao động - môi trƣờng: Giúp Ban lãnh đạo Công ty về công tác vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ và môi trƣờng. + Phòng vật tƣ: Tham mƣu cho Ban lãnh đạo về hoạt động mua sắm và tiếp nhận vật tƣ thiết bị, phụ tùng và nguyên nhiên vật liệu, hàng hóa đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. + Phòng thi đua khen thƣởng - bảo vệ quân sự (BVQS): Tham mƣu cho Đảng bộ - TGĐ Công ty xây dựng các kế hoạch, phƣơng án bảo vệ an ninh chính trị, trật tự trị an, bảo vệ tài sản của công ty, xây dựng và tổ chức hoạt động phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc. + Phòng tổ chức lao động: Có chức năng quản lý tổ chức lao động, đào tạo pháp chế, tiền lƣơng và các chế độ chính sách đối với ngƣời lao động nhằm phục vụ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. + Phòng kế toán thống kê tài chính: Là phòng nghiệp vụ có chức năng quản lý tài chính và giám sát mọi hoạt động kinh tế, tài chính trong công ty, tổ chức chỉ đạo và thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế. Kiểm soát kinh tế Nhà nƣớc tại công ty thông qua công tác thống kê, kế toán các hoạt động kinh tế của đơn vị, giúp TGĐ chỉ đạo sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả tốt nhất. + Phòng kế hoạch: Tổng hợp tham mƣu cho lãnh đạo Công ty trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Đôn đốc và giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh đạt kế hoạch cao nhất. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 38
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng + Văn phòng: Là phòng tham mƣu giúp Ban giám đốc quản lý tổ chức thực hiện các lĩnh vực công tác: Văn thƣ - lƣu trữ, quản trị, văn hóa thông tin. + Trung tâm tiêu thụ sản phẩm (Chi nhánh Thái Bình, Chi nhánh TP HCM): Là phòng nghiệp vụ tham mƣu cho TGĐ và chịu sự điều hành trực tiếp của P.TGĐ về công tác kinh doanh tiêu thụ sản phẩm. - 4 phân xƣởng chính : + Phân xƣởng nguyên liệu: Quản lý toàn bộ tài sản, vật tƣ, lao động tổ chức vận hành các thiết bị từ trạm đá vôi, đá sét, hệ thống thiết bị vận chuyển đến kho đồng nhất, hệ thống cấp phụ gia điều chỉnh nguyên vật liệu. + Phân xƣởng mỏ: Khai thác và chế biến cung cấp các loại đá nhƣ đá hộc, đá nhỏ. + Phân xƣởng lò: Quản lý thiết bị tại công đoạn lò, tham gia sản xuất ra sản phẩm Clinker theo kế hoạch của công ty giao, đảm bảo chất lƣợng theo tiêu chuẩn kỹ thuật. + Phân xƣởng nghiền đóng bao: Quản lý toàn bộ tài sản, lao động để phối hợp với phòng điều hành trung tâm tổ chức vận hành hệ thống thiết bị từ khâu vận chuyển Clinker, thạch cao, phụ gia tới thiết bị nghiền, vận chuyển xi măng bột vào két chứa đồng, đóng bao xi măng đồng thời phối hợp với phòng phòng kinh doanh để tổ chức xuất hàng ra bán. - 3 phân xƣởng phụ trợ: + Phân xƣởng cơ khí: Có chức năng gia công, chế tạo, sửa chữa phục hồi các máy móc thiết bị thuộc lĩnh vực cơ khí nhằm đảm bảo các thiết bị hoạt động ổn định, an toàn đạt hiệu quả cao nhất. + Phân xƣởng điện tự động hoá: Quản lý toàn bộ tài sản và tổ chức vận hành, sửa chữa các thiết bị thuộc hệ thống cung cấp điện, hệ thống máy lạnh và hệ thống đo lƣờng điều khiển đảm bảo cung cấp điện cho các thiết bị hoạt động đồng bộ, an toàn với năng suất chất lƣợng và hiệu quả cao. + Phân xƣởng nƣớc sửa chữa công trình: Quản lý toàn bộ tài sản hệ thống cấp nƣớc phục vụ sản xuất kinh doanh và sinh hoạt của CBCNV trong nôi bộ công Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 39
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng ty. Tổ chức sửa chữa nhỏ vật kiến trúc trong công ty, sửa chữa lò nung Clinker và thực hiện công tác vệ sinh công nghiệp mặt bằng toàn công ty. - Tổng kho: Quản lý, cấp phát, thu hồi vật tƣ, bảo quản thiết bị, phụ tùng, nguyên vật liệu và các mặt hàng khác phục vụ cho SXKD. 2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. Do hoạt động trên địa bàn rộng, qui mô sản xuất lớn tổ chức sản xuất kinh doanh thành nhiều bộ phận xí nghiệp, chi nhánh với nhiệm vụ chính là: Sản xuất, cung ứng xi măng, bao bì và khai thác đá nên công ty đã lựa chọn mô hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán, rất phù hợp với điều kiện của công ty. Công việc kế toán các hoạt động sản xuất kinh doanh ở các bộ phận, chi nhánh xa văn phòng có thể sẽ đƣợc công ty phân cấp cho bộ phận kế toán ở các bộ phận, chi nhánh đó thực hiện, định kỳ tổng hợp số liệu gửi về phòng kế toán trung tâm. Đối với bộ phận chi nhánh trực thuộc gần công ty thì toàn bộ công việc kế toán từ khâu thu thập, xử lý, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích kết quả kinh doanh đều đƣợc tập trung thực hiện ở phòng kế toán của công ty. Phòng kế toán trung tâm thực hiện các nghiệp vụ chung toàn công ty trên cơ sở hệ thống máy tính đƣợc nối mạng với các máy của đơn vị phụ thuộc. Bộ máy kế toán của Công ty năm 2011 đƣợc tổ chức nhƣ sau: Đứng đầu là trƣởng phòng kế toán: Chịu trách nhiệm cao nhất về công tác kế toán tài chính tại công ty. Dƣới kế toán trƣởng có 3 phó phòng kế toán: 1 ngƣời phụ trách mảng đầu tƣ và xây dựng, 1 ngƣời phụ trách về kế toán tổng hợp, 1 ngƣời phụ trách về vật tƣ và tiêu thụ sản phẩm. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 40
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Sơ đồ 08: Bộ máy kế toán Công ty TNHH một thành viên VICEM xi măng Hải Phòng TRƢỞNG PHÒNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN GIÁ THÀNH Phó phòng phụ trách ĐTXD KẾ TOÁN THUẾ THỦ QUỸ KẾ TOÁN TIỀN MẶT Phó phòng phụ KẾ TOÁN CÔNG NỢ trách tổng hợp KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG KẾ TOÁN VẬT TƢ KẾ TOÁN SỬA CHỮA TSCĐ Phó phòng phụ KẾ TOÁN ĐẦU TƢ XDCB trách vật tƣ và TTSP KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN TSCĐ Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 41
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng * Chức năng và nhiệm vụ:  Kế toán trƣởng:  Nhiệm vụ của Kế toán trƣởng: - Tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị. - Giúp ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị giám sát tài chính tại đơn vị kế toán. - Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị. - Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán. - Lập Báo cáo tài chính.  Kế toán trƣởng có quyền: - Độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. - Yêu cầu các bộ phận có liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc. - Báo cáo bằng văn bản cho ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong đơn vị.  Kế toán tổng hợp: Tổng hợp quyết toán toàn công ty, lập báo cáo tài chính, tập hợp chi phí tính giá thành, kê khai quyết toán thuế, theo dõi tài sản cố định.  Kế toán ngân hàng: Theo dõi công nợ với ngân hàng, theo dõi và thanh toán vốn vay, tiền gửi ngân hàng, mua quản lý và cấp phát hóa đơn cho toàn công ty. Viết phiếu thu, phiếu chi, mở sổ theo dõi tiền mặt.  Kế toán tiền lƣơng và vật tƣ: Theo dõi hạch toán hàng tồn kho, thống kê toàn công ty. Theo dõi thu nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, căn cứ vào bảng chấm công và đơn giá tiền lƣơng để tính toán tiền lƣơng cho toàn công ty. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 42
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng * Một số chính sách kế toán của Công ty: - Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ -BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng bộ tài chính. - Hình thức sổ kế toán: Hiện nay Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng đang áp dụng hình thức kế toán máy. Phần mềm kế toán công ty đang sử dụng là phần mềm Fast. Sơ đồ 09: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Sổ kế toán Chứng từ kế toán -Sổ tổng hợp PHẦN MỀM -Sổ chi tiết KẾ TOÁN -Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chứng từ kế toán -Báo cáo quản trị cùng loại MÁY TÍNH Hiện nay Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng đang sử dụng phần mềm kế toán Fast. Việc ứng dụng kế toán máy không những làm giảm nhẹ đƣợc khối lƣợng tính toán mà còn tăng đƣợc hiệu quả của công tác kế toán nói riêng, công tác quản lý tài chính nói chung. Kế toán chỉ cần thực hiện một số công việc nhƣ: o Phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc o Nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy o Kiểm tra, phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để có thể đƣa ra quyết định phù hợp. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 43
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Máy tính sẽ tự động tính toán, ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp, chuyển số liệu từ các sổ kế toán sang các báo cáo kế toán. Sơ đồ109: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ kế toán Phần mềm kế toán Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ chi tiết các tài khoản Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm: Đối chi ếu, kiểm tra: Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 44
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kinh tế phát sinh, kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính FAST. Theo chƣơng trình cài đặt sẵn máy tính sẽ tự động xử lý số liệu ghi vào sổ Nhật ký chung, đồng thời ghi vào các sổ, thẻ chi tiết. Từ Sổ Nhật ký chung máy tính sẽ tự động xử lý số liệu ghi vào các sổ cái liên quan. (2) Cuối kỳ, kế toán thực hiện các thao tác trên máy tính tổng hợp số liệu từ các sổ, thẻ chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết. Từ các Sổ cái tổng hợp số liệu lập các Bảng tổng hợp cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết trên phần mềm kế toán thì kế toán tổng hợp số liệu lập Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung. 2.1.4.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. - Chế độ kế toán Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng áp dụng là chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006 - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm dƣơng lịch. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam, đơn vị tính: Đồng. - Hình thức kế toán sử dụng: Nhật kí chung. - Phƣơng pháp hạch toán Tài sản cố định: + Nguyên tắc đánh giá Tài sản cố định: Theo nguyên giá gốc. + Khấu hao Tài sản cố định: Phƣơng pháp khấu hao theo đƣờng thẳng. - Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng cả phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên và phƣơng pháp kiểm kê định kỳ. + Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên đƣợc áp dụng đối với những vật tƣ dễ kiểm đếm, theo dõi chi tiết cho từng vật tƣ mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất vật tƣ. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 45
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng + Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ đƣợc áp dụng để theo dõi những vật tƣ để ngoài bạt bãi nhƣ đá, đất sét Định kỳ tiến hành kiểm tra số lƣợng vật tƣ tại bãi. - Phƣơng pháp tính giá hàng xuất kho: Theo phƣơng pháp bình quân gia quyền liên hoàn. - Phƣơng pháp tính thuế GTGT: Áp dụng theo phƣơng pháp khấu trừ. 2.1.4.3 Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng.  Hệ thống chứng từ đƣợc sử dụng trong công ty Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hoàn thành. Hệ thống chứng từ của công ty đƣợc áp dụng đúng theo QĐ số 15/2006 ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng bộ tài chính ban hành, đồng thời sử dụng các chứng từ đặc trƣng riêng để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – TT) - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – TT) - Biên bản kiểm kê vật tƣ, sản phẩm , hàng hoá (Mẫu số 08 – TT) - Hoá đơn GTGT Ngoài ra các doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ liên quan khác căn cứ vào tình hình thực tế tại doanh nghiệp. - Thông thƣờng trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu thì phải dựa vào hoá đơn giá trị gia tăng (hoặc hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) của bên bán và phiếu nhập kho của đơn vị. - Hoá đơn giá trị gia tăng do bên bán lập ghi rõ số lƣợng hàng, từng loại hàng hoá, đơn giá và số tiền mà doanh nghiệp phải trả. Trƣờng hợp không có hoá đơn thì bộ phận mua hàng phải lập phiếu mua hàng có đầy đủ chữ ký của những ngƣời liên quan làm căn cứ cho nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. - Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập trên cơ sở hoá đơn của ngƣời bán hay phiếu mua hàng. Thủ kho thực hiện nhập kho và ghi số lƣợng thực nhập vào ngày phiếu nhập kho. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 46
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng - Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận đƣợc các chứng từ nhập, xuất, tồn kho NVL kế toán phải kiểm tra và phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ NVL ở từng kho vào các sổ (thẻ) kế toán chi tiết cần thiết cả về mặt số lƣợng và giá trị. Sau đó tổng hợp và tính toán giá trị NVL xuất kho theo từng đối tƣợng sử dụng, mục đích sử dụng để lập định khoản và phản ánh vào các tài khoản có liên quan.  Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng của công ty Tài khoản kế toán dùng để phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, Tài chính theo nội dung kinh tế. Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán hiện hành theo quyết định số 15/2006 QĐ – BTC. Tuỳ theo hoạt động của từng ban công ty áp dụng các tìa khoản cấp 2, cấp 3 để phù hợp với đặc điếm sản xuất kinh doanh của từng ban. 2.1.4.4 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và hình thức kế toán áp dụng tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng.  Hệ thống sổ sách và Báo cáo kế toán Hệ thống sổ kế toán: Hệ thống sổ kế toán sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ghi chép và tổng hợp số liệu, các chứng từ kế toán theo một trình tự và phƣơng pháp ghi chép nhất định. Trên cơ sở chứng từ kế toán hợp lý, hợp pháp, sổ kế toán NVL phục vụ cho việc thanh toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến NVL. Hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán “ Nhật kí chung”. Bao gồm các loại sổ kế toán: - Sổ, thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu - Sổ tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu - Sổ Nhật kí chung - Sổ cái Hệ thống báo cáo bao gồm: - Bảng cân đối kế toán (B01 – DN) - Báo cáo kết quả kinh doanh (B02 – DN) Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 47
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ (B0 – DN) - Thuyết minh báo cáo tài chính (B09 – DN)  Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty Hiện nay Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng đang áp dụng hình thức kế toán máy. Phần mềm kế toán công ty đang sử dụng là phần mềm Fast. 2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng. 2.2.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu. 2.2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu. Do đặc trƣng của ngành công nghiệp sản xuất xi măng, vật liệu trong công ty nhiều về số lƣợng, phong phú về chủng loại và giá trị tƣơng đối lớn. Chúng bao gồm những loại sẵn có trong tự nhiên nhƣ : Đá vôi, đất sét, đất Quỵ Khê, quặng sắt, than, thạch cao, hoặc phải trải qua quá trình chế biến, sản xuất nhƣ : Clinker, dầu, bi đạn, thậm chí có loại là phế liệu của các doanh nghiệp khác nhƣ xỉ. Mỗi loại vật liệu đều có những đặc tính lý hoá và giá trị khác nhau nhƣng chúng đều là thành phần cấu tạo nên xi măng - loại vật liệu xây dựng có độ kết dính cao không thể thiếu trong ngành xây dựng. Sản xuất xi măng đen và xi măng trắng cần những loại vật liệu khác nhau về số lƣợng, chủng loại, thành phần hoá học. Vật liệu trong công ty đƣợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm cả tự khai thác và mua sắm. Từ các mỏ đá lộ thiên ở Tràng Kênh, công ty tiến hành khai thác, sơ chế, tuyển lựa (công việc này do Xí nghiệp đá Tràng Kênh - đơn vị phụ thuộc của công ty đảm nhận) và đƣa vào sản xuất nhƣ một nguyên liệu chính. Đất sét là loại nguyên liệu sẵn có ở bãi bồi sông Cấm, đất Quỵ Khê nhiều ở vùng Thuỷ Nguyên cũng đều do công ty tự khai thác. Đây là những nguyên liệu thiết yếu trong sản xuất xi măng, lại là nguồn tài nguyên dồi dào công ty có thể khai thác tại chỗ. Việc vận chuyển các vật liệu này về công ty đều qua con sông đào Thƣợng Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 48
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Lý, bằng các phƣơng tiện vận tải thuỷ. Đó là thế mạnh giúp công ty chủ động trong sử dụng vật liệu, góp phần hạ giá thành sản phẩm. Ngoài việc tự khai thác nguồn nguyên liệu ở các vùng phụ cận, công ty còn tiến hành mua sắm vật liệu. Ở công ty, việc mua sắm vật liệu đƣợc thực hiện theo một trong các phƣơng thức sau : Mua theo sự chỉ định của Tổng công ty, mua qua đấu thầu, mua trực tiếp. Theo sự chỉ định của Tổng công ty xi măng Việt Nam, công ty mua thạch cao của Công ty kinh doanh thạch cao và mua than, xỉ Pirit của Công ty vật tƣ vận tải theo số lƣợng và giá cả qui định. Phƣơng thức mua trực tiếp chỉ đƣợc áp dụng trong trƣờng hợp mua sắm hàng hoá đặc chủng, chuyên ngành cần đáp ứng gấp cho nhu cầu sản xuất mà trƣớc đó các loại hàng hoá này đã đƣợc mua sắm qua đấu thầu hoặc trên thị trƣờng chỉ có một đối tác cung cấp duy nhất sau khi đã báo cáo và đƣợc Tổng công ty cho phép. Hầu hết các vật liệu khác công ty đều tự khai thác đối tác cung ứng thông qua đấu thầu mua sắm. Dƣới đây là nguồn nhập của một số loại vật liệu : Tên vật liệu Đơn vị cung cấp Quặng thứ sinh Xí nghiệp xây dựng số 1 Kinh Môn Khoáng hoá CaF2 Liên đoàn địa chất 10 Đá Cao lanh Xí nghiệp xây dựng số 1 Quảng Ninh Than chất bốc Xí nghiệp than 45 Xỉ lò cao Công ty TNHH 27/7 Ninh Bình Nhìn chung các vật liệu sử dụng trong công ty đều có sẵn trên thị trƣờng. Việc mua sắm vật liệu ở công ty đều đƣợc thực hiện trên cơ sở các hợp đồng kinh Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 49
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng tế. Các hợp đồng kinh tế thƣờng đƣợc ký theo năm nên nguồn nhập vật liệu ổn định, dễ kiểm soát đƣợc chất lƣợng cũng nhƣ số lƣợng, giá cả và tiến độ cung ứng. Dù vật liệu đƣợc mua sắm theo hình thức nào đều phải trên nguyên tắc : Khai thác nguồn hàng tận gốc, hạn chế mua qua trung gian, nếu mua qua trung gian phải ƣu tiên chọn đơn vị thƣơng nghiệp quốc doanh trƣớc sau đó mới mua cuả các thành phần kinh tế khác. Vật liệu đƣợc chuyển về công ty, sau khi thực hiện các thủ tục cần thiết cho việc nhập, đều đƣợc đƣa vào kho bãi theo qui định. Đặc biệt, ở công ty các phân xƣởng sản xuất nhất là phân xƣởng sản xuất chính đều có kho bãi riêng để chứa vật liệu cần dùng trong phân xƣởng mình. Do vậy việc nhập kho vật liệu đƣợc tiến hành nhƣ sau: Các vật liệu là đối tƣợng sản xuất chính của phân xƣởng nào sẽ đƣợc nhập thẳng về phân xƣởng đó, các vật liệu dùng chung cho nhiều phân xƣởng đƣợc nhập vào tổng kho. Việc bảo quản vật liệu trong các kho tuỳ thuộc vào đặc tính lý hoá cũng nhƣ tính luân chuyển của vật liệu. Với những vật liệu có khối lƣợng lớn, kích thƣớc cồng kềnh, ít chịu ảnh hƣởng của thời tiết, lại hay đƣợc sử dụng thƣờng xuyên nhƣ đất, đá, xỉ đƣợc tập kết ở các bãi đất lớn. Những vật liệu có khối lƣợng nhập lớn, sử dụng thƣờng xuyên nhƣng chịu ảnh hƣởng của thời tiết nhƣ than, đƣợc để ở khu vực có mái che. Còn phần lớn các vật liệu khác đều đƣợc bảo quản trong hệ thống nhà kho. Chịu trách nhiệm trong việc quản lý, bảo quản về mặt hiện vật của vật liệu là các thủ kho của tổng kho và tổ giao nhận vật tƣ của các phân xƣởng. Các vật liệu nhập về công ty chủ yếu sử dụng cho sản xuất, một phần đƣợc sử dụng phục vụ quản lý, xuất cho các đơn vị nội bộ, xuất bán, Số khác qua kiểm kê đƣợc phân loại thành vật tƣ ứ đọng, chậm luân chuyển sẽ đƣợc nhập vào kho riêng do phòng vật tƣ quản lý chờ bán thu hồi vốn. Vật liệu từ khi nhập vào kho cho đến khi xuất kho đều chịu sự quản lý chặt chẽ. Việc quản lý vật liệu đƣợc phân công, phân định trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận liên quan. 2.2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 50
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng  Vật liệu dùng cho sản xuất xi măng đen gồm : - Đá vôi: Là nguyên liệu chính để sản xuất xi măng, chiếm từ 75% đến 80%. Nó đƣợc hình thành phần lớn ở các mỏ lộ thiên. Đá vôi dùng cho sản xuất phải có hàm lƣợng CaCO3 từ 90% đến 96%, kích thƣớc hạt nhỏ hơn 25 mm và đạt một số các tiêu chuẩn khác. - Đất sét : Có sẵn trong tự nhiên ở các bãi bồi ven sông. - Đất Quỵ Khê: Là nguyên liệu sử dụng để điều chỉnh thành phần hoá học cần thiết cho sản phẩm cần chế tạo. - Quặng sắt: Sử dụng với tỷ lệ thấp và chất lƣợng theo qui định. - Khoáng hoá CaF2: Đƣợc sử dụng làm chất khoáng cho nung luyện Clinker, sử dụng với tỷ lệ cho phép ở dạng rắn. - Thạch cao: Có vai trò rất quan trọng trong quá trình nghiền và đồng nhất xi măng. - Than cám 3B và than chất bốc: Thƣờng đƣợc khai thác từ các mỏ ở Quảng Ninh, đƣợc sử dụng nhƣ nhiên liệu rắn. Để sản xuất xi măng trắng cũng cần có các vật liệu nhƣ: Đá vôi, khoáng hoá, thạch cao nhƣ sản xuất xi măng đen nhƣng theo những thông số kỹ thuật khác nhau. Đặc biệt cần có các vật liệu đặc trƣng nhƣ : - Cao lanh: Là nguyên liệu chiếm vị trí thứ hai từ 20% đến 25% về khối lƣợng chỉ sau đá vôi. - Đá vôi trắng: Đƣợc sử dụng làm chất phụ gia vừa đảm bảo đƣợc độ trắng cao, vừa không gây tác động phụ về chất lƣợng xi măng trắng. - Dầu FO: Có chất lƣợng theo tiêu chuẩn quy định, đƣợc sử dụng nhƣ nhiên liệu lỏng. Ngoài ra, trong sản xuất xi măng rất cần đến các chất trợ nghiền, các vật liệu phụ nhƣ bi đạn, gạch chịu lửa,  Phân loại vật liệu là công việc không thể thiếu trong công tác quản lý vật liệu nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng. Có nhiều cách phân loại vật liệu dựa theo những tiêu thức khác nhau. Ở công ty, căn cứ vào nội dung kinh tế và Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 51
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh thì vật liệu đƣợc chia ra thành : - Nguyên vật liệu chính bao gồm: Đá xanh, đất sột, đất Quỵ Khê, quặng sắt, phụ gia, khoáng hoá CaF2, thạch cao, đá cao lanh, đá trắng, Bari sunfat, - Vật liệu phụ bao gồm: Vỏ bao, bi đạn, gạch chịu lửa, kim loại, Bu lông, vòng bi, tạp phẩm, vật liệu xây dựng, đồ điện, vật liệu hàn, dầu nhờn, mỡ máy - Nhiên liệu: Than cám, than chất bốc, dầu FO, xăng, dầu Diezel, - Phụ tùng thay thế: Phụ tùng xi măng, phụ tùng sửa chữa phƣơng tiện thuỷ bộ. - Vật liệu khác: Phế liệu, vật tƣ ứ đọng, vật tƣ thu hồi. Riêng Clinker mua ngoài là vật liệu chính nhƣng để tiện cho việc quản lý, theo dõi, kế toán sử dụng TK 152119 và chi tiết theo nguồn nhập.  Trong điều kiện áp dụng tin học cho công tác kế toán, kế toán phải sử dụng hệ thống danh điểm để mã hoá từng thứ vật liệu. Ở công ty, việc lập danh điểm không sử dụng chi tiết tài khoản nhƣ trên mà tiến hành lập danh điểm vật liệu nhƣ sau: Mỗi loại vật liệu đƣợc biểu hiện bằng một chữ cái, hai chữ số tiếp sau tƣơng ứng với nhóm vật liệu trong loại đó và ba chữ số cuối sử dụng để chi tiết nhóm vật liệu thành từng thứ. Chẳng hạn: Danh điểm Y16005 dùng mã hoá cho Êcu M12 Danh điểm Y16006 dùng để mã hoá cho Êcu M14 Trong đó: Y: Cho biết vật liệu này là vật liệu phụ 16: Chữ số này thể hiện vật liệu này thuộc nhóm vật liệu có tên là Êcu. 005 và 006 là từng thứ vật liệu trong nhóm Êcu nhƣ: Êcu M12, Êcu M14. Với cách mã hoá nhƣ trên thì cùng một thứ vật liệu kế toán vừa sử dụng số hiệu TK vừa sử dụng danh điểm mã hoá. Tuy nhiên, đó lại là biện pháp để bảo vệ công tác kế toán trên máy tránh những rủi ro do khách quan. Bởi vì, chế độ kế toán nhất là hệ thống tài khoản kế toán luôn thay đổi trong khi danh điểm vật liệu đƣợc qui định trong phần mềm kế toán chỉ thay đổi khi không sử dụng phần mềm đó. Dƣới đây là bảng mã danh điểm cấp II của nguyên vật liệu chính. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 52
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng C : Nguyên vật liệu chính Mã Danh điểm Tên vật liệu cấp II 01 21.14.00.001 Clinker 02 21.14.00.002 Thạch cao 06 21.15.00.005 Đá xanh 07 21.15.00.006 Đá nhỏ xi măng trắng 11 21.15.00.011 Đất sét 12 21.16.00.001 Đất Quỵ Khê 16 21.16.00.006 Quặng sắt 17 21.16.00.009 Phụ gia xi măng 25 21.17.01.004 Khoáng hoá CaF2 26 21.17.03.008 Chất trợ nghiền 27 21.17.07.009 Đá cao lanh 28 21.17.08.005 Đá trắng 29 21.17.08.008 Cát trắng 30 21.18.00.001 Bari sunfat 31 21.18.00.005 Đá bazan 32 21.18.01.001 Xô đa . . 2.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong Công ty có nhiều chủng loại khác nhau, vì vậy hạch toán nguyên vật liệu phải đảm bảo theo dõi đƣợc tình hình biến động của nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết đƣợc tiến hành song song với hạch toán tổng hợp nhằm quản lý chặt chẽ hơn tình hình biến động tài sản của doanh nghiệp. Kế toán thực hiện hình thức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đó là hình thức “Thẻ song song”. 2.2.2.1 Thủ tục nhập - xuất nguyên vật liệu. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 53
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng  Nhập vật tư: Phân xƣởng hoặc phòng ban có đơn đặt hàng qua phòng kỹ thuật chức năng xem xét, ký chấp nhận. Giấy đề nghị đƣợc giám đốc duyệt giao cho phòng kế hoạch lập hợp đồng, hai bên ký kết hợp đồng. Sau đó giao cho phòng vật tƣ thực hiện hợp đồng nhập kho vật tƣ. Tất cả các vật liệu trƣớc khi nhập kho đều phải qua sự kiểm nhận của các bộ phận liên quan. Phòng KCS sẽ kiểm nhận về chất lƣợng và viết phiếu báo kết quả kiểm tra chất lƣợng. Hội đồng nghiệm thu công ty sẽ kiểm nhận về số lƣợng và lập Biên bản nghiệm thu số lƣợng hàng tại hiện trƣờng (cho những nguyên liệu đổ vào bãi của phân xƣởng) hoặc Biên bản kiểm nhập vật tƣ (cho những nguyên vật liệu nhập vào tổng kho). Hội đồng nghiệm thu công ty bao gồm đại diện các phòng: Phòng vật tƣ, phòng kế toán, phòng KCS và đại diện của ngƣời bán. Sau khi tiến hành đầy đủ các thủ tục trên, phòng vật tƣ sẽ căn cứ vào các biên bản trên và hoá đơn giá trị gia tăng để viết bốn liên phiếu nhập kho: một lƣu tại phòng vật tƣ, một liên do kế toán vật liệu giữ, một liên kèm với các chứng từ khác sẽ đƣợc giao cho kế toán thanh toán, một liên giao cho đơn vị quản lý vật liệu (thủ kho, tổ giao nhận vật tƣ). Liên do thủ kho hoặc tổ giao nhận vật tƣ giữ là căn cứ để ghi thẻ kho hoặc sổ theo dõi vật tƣ, sau đó sẽ đƣợc chuyển cho phòng kế toán. Giá thực tế Giá mua ghi trên Các khoản giảm Chi phí thu NVL nhập = hóa đơn của + _ giá, CKTM, hàng mua thực tế kho ngƣời bán mua bị trả lại Trong đó: + Giá ghi trên hóa đơn của ngƣời bán: Là giá chƣa có thuế . + Chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ Đối với chi phí vận chuyển thì chi phí vận chuyển đƣợc cộng vào giá trị thực tế của nguyên vật liệu. Ví dụ 1: Ngày 14/10/2011 công ty mua Vỏ bao của Công ty Cổ phần Bao bì xi măng Tam Điệp nhập kho, số lƣợng là 91.129 cái, đơn giá là 5.560 đồng/cái. Tổng giá nhập kho là 506.677.240 đồng (chƣa VAT 10%), đã thanh toán bằng TGNH. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 54
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 001321 và số lƣợng thực tế kế toán tiến hành khai báo số liệu từ hoá đơn vào phần mềm FAST và in ra phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho in ra 4 liên chuyển cho các bên liên quan. Trị giá nguyên vật liệu nhập kho là 506.677.240 đồng. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 55
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Biểu số 01: Hóa đơn GTGT Mấu số: 01GTKT3/001 Công ty Cổ phần Bao bì xi măng Tam Điệp Ký hiệu: AA/11P Số 2 Đà Nẵng – Hải Phòng Số: 001321 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho ngƣời mua Ngày 14 tháng 10 năm 2011 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Bao bì xi măng Tam Điệp Mã số thuế: 0200587912 Địa chỉ: Số 2 Đà Nẵng – Hải Phòng Điện thoại: 031.3578934/3522344 Fax: 031.3784356 Số tài khoản: 340771900012231 Tại: Ngân hàng Công thƣơng Hồng Bàng Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH MTV xi măng VICEM Hải Phòng Mã số thuế : : 0200155219 Địa chỉ: Tràng Kênh - Minh Đức - Thủy Nguyên - Hải Phòng Hình thức thanh toán: CK Số tài khoản: 102010000211024 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4*5 1 Vỏ bao xi măng Cái 91.129 5.560 506.677.240 Cộng tiền hàng: 506.677.240 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 50.667.724 Tổng cộng tiền thanh toán: 557.344.964 Số tiền bằng chữ: Năm trăm năm mƣơi bảy triệu, ba trăm bốn mƣơi tƣ nghìn, chín trăm sáu mƣơi tƣ đồng. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 56
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Biểu số 02 : Giao diện phần mềm kế toán FAST Công ty TNHH MTV Xi măng VICEM Hải Phòng Ngƣời sử dụng: Lê Thị An Ngày khóa sổ: 31/12/2011 Đơn vị: Công ty TNHH MTV Xi măng VICEM Hải Phòng Công ty TNHH MTV Xi măng VICEM Hải Phòng Giao diện Phiếu nhập vỏ bao Công ty TNHH MTV Xi măng VICEM Hải Phòng Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 57
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Biểu số 03: Uỷ nhiệm chi Số: 103 Mẫu số: 01 ỦY NHIỆM CHI Liên: 2 CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƢ, ĐIỆN Lập ngày: 14/10/2011 PHẦN DO NH GHI Tên đơn vị trả tiền Công ty TNHH MTV xi măng VICEM Hải Phòng TÀI KHOẢN NỢ Số tài khoản 340771900012231 Tại ngân hàng Công thƣơng Hồng Bàng tỉnh, TP Hải Phòng Tên đơn vị nhận tiền Công ty cổ phần bao bì xi măng Tam Điệp TÀI KHOẢN CÓ Số tài khoản 102010000211024 Tại ngân hàng Công thƣơng Hồng Bàng tỉnh, TP Hải Phòng Số tiền bằng chữ Năm trăm năm mƣơi bảy triệu, ba trăm bốn mƣơi tƣ nghìn, chín trăm sáu mƣơi tƣ đồng. Số tiền bằng số 557.344.964 Nội dung thanh toán Trả tiền mua vỏ bao tháng 10/2011 (Hóa đơn số 00001321 ngày 14/10/2011) 1.000.000.000 Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Ghi sổ ngày Ghi sổ ngày Kế toán Chủ tài khoản Kế toán Trƣởng phòng kế toán Kế toán Trƣởng phòng kế toán Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 58
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Biểu số 04: Phiếu nhập vật tƣ. CÔNG TY TNHH MTV XI MĂNG VICEM HẢI PHÒNG Mẫu số 01VT MINH ĐỨC – THỦY NGUYÊN – HẢI PHÒNG (BH theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC MST: 0200155219 Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Phòng Vật tƣ PHIẾU NHẬP VẬT TƢ Ngày 14 tháng 10 năm 2011 Số 1157 Nhập của: Vũ Trọng Nam NỢ CÓ Theo hóa đơn số 001321 ngày 14 tháng 10 năm 2011 Biên bản kiểm nghiệm ngày 14 tháng 10 năm 2011 Nguồn nhập: Tƣ vấn giá ngày 07 tháng 1 năm 2011. Nhập vào TKVTTB (A.Mƣời) Mã số thuế công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng: 0200155219. Số lƣợng Đơn Mã TÊN NHÃN HIỆU QUI Theo TT vị vật Thực Đơn giá Thành tiền CÁCH VẬT TƢ chứng tính tƣ nhập từ A B C D 1 2 3 4 1 Vỏ bao Cái 53 91.129 91.129 5.560 506.677.240 Cộng 506.677.240 Cộng thành tiền (Bằng chữ): Năm trăm linh sáu triệu, sáu trăm bảy mƣơi bảy nghìn, hai trăm bốn mƣơi đồng chẵn. Ngày 14 tháng 10 năm 2011 P.PHỤ TRÁCH KẾ TOÁN NGƢỜI GIAO CN TỔNG KHO ĐƠN VỊ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 59
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Ví dụ 2: Ngày 28/10/2011, nhập kho clinker mua của công ty TNHH Long Trọng, số lƣợng 2.150 tấn. Tổng tiền hàng 488.899.250 đồng (chƣa thuế VAT 10%), chƣa thanh toán cho ngƣời bán. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 002392 và số lƣợng thực tế kế toán tiến hành khai báo số liệu từ hoá đơn vào phần mềm FAST và in ra phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho in ra 4 liên chuyển cho các bên liên quan. Trị giá nguyên vật liệu nhập kho là 488.899.250 đồng. Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 60
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Biểu số 05: Hóa đơn GTGT Mấu số: 01GTKT3/001 Công ty TNHH Long Trọng Ký hiệu: AA/11P Số 4 đƣờng vòng cầu Niệm, Lê Chân, Hải Phòng Số: 002392 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho ngƣời mua Ngày 28 tháng 10 năm 2011 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Long Trọng Mã số thuế: 0200434154 Địa chỉ: Số 4 đƣờng vòng cầu Niệm, Lê Chân, Hải Phòng Điện thoại: 031.3571276/3528645 Fax: 031.3715478 Số tài khoản: 0213409123 Tại: Ngân hàng Công thƣơng Hồng Bàng Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH MTV xi măng VICEM Hải Phòng Mã số thuế : 0200155219 Địa chỉ: Tràng Kênh - Minh Đức - Thủy Nguyên - Hải Phòng Hình thức thanh toán: CK Số tài khoản: 102010000211024 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4*5 1 Cinker Tấn 2.150 227.395 488.899.250 Cộng tiền hàng: 488.899.250 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 48.889.925 Tổng cộng tiền thanh toán: 537.789.175 Số tiền bằng chữ: Năm trăm ba mƣơi bảy triệu, bảy trăm tám mƣơi chín nghìn, một trăm bảy mƣơi lăm đồng. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 61
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Biểu số 06: Giao diện Phiếu nhập Clinker Công ty TNHH MTV Xi măng VICEM Hải Phòng Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 62
Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng Biểu số 07: Phiếu nhập vật tƣ CÔNG TY TNHH MTV XI MĂNG VICEM HẢI PHÒNG Mẫu số 01VT MINH ĐỨC – THỦY NGUYÊN – HẢI PHÒNG (BH theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC MST: 0200155219 Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Phòng Vật tƣ PHIẾU NHẬP VẬT TƢ Ngày 28 tháng 10 năm 2011 Số 1169 NỢ CÓ Nhập của: Công ty TNHH Long Trọng Theo hóa đơn số 0002392 ngày 28 tháng 10 năm 2011 Biên bản kiểm nghiệm ngày 28 tháng 10 năm 2011 Nguồn nhập: Tƣ vấn giá ngày 07 tháng 1 năm 2011. Nhập vào TKVTTB (A.Mƣời) Mã số thuế công ty TNHH một thành viên xi măng VICEM Hải Phòng: 0200155219. Số lƣợng Đơn Mã TÊN NHÃN HIỆU QUI Theo TT vị vật Thực Đơn giá Thành tiền CÁCH VẬT TƢ chứng tính tƣ nhập từ A B C D 1 2 3 4 1 Clinker Tấn 01 2.150 2.150 227.395 488.899.250 Cộng 488.899.250 Cộng thành tiền (Bằng chữ): Bốn trăm tám mƣơi tám triệu, tám trăm chín mƣơi chín nghìn, hai trăm năm mƣơi đồng chẵn. Ngày 28 tháng 10 năm 2011 P.PHỤ TRÁCH KẾ TOÁN NGƢỜI GIAO CN TỔNG KHO ĐƠN VỊ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Trần Thị Thuỳ Dƣơng – Lớp: QT1202K Page 63