Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng

96 trang huongle 230

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_cong_tac_ke_toan_nguyen_vat_lieu_tai_co.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG ISO 9001 : 2008 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN Sinh viên : Bùi Thị Mai Anh Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Văn Thụ HẢI PHÒNG - 2014
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI ÁNH SÁNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN Sinh viên : Bùi Thị Mai Anh Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Văn Thụ HẢI PHÒNG – 2014
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh Mã SV: 1213401035 Lớp: QTL 601K Ngành: Kế toán - Kiểm toán Tên đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng
NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI 1. Nội dung và các yêu cầu cần giải quyết trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp (về lý luận, thực tiễn, các số liệu cần tính toán và các bản vẽ) - Nghiên cứu lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu tại Công ty - Mô tả thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng 2. Các số liệu cần thiết để thiết kế, tính toán. Sử dụng số liệu về tình hình kinh doanh của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng trong năm 2012 Sử dụng về số liệu thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng 3. Địa điểm thực tập tốt nghiệp: Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Người hướng dẫn thứ nhất: Họ và tên: Nguyễn Văn Thụ Học hàm, học vị: Thạc sĩ Cơ quan công tác: Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Nội dung hướng dẫn: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng Người hướng dẫn thứ hai: Họ và tên: Học hàm, học vị: Cơ quan công tác: Nội dung hướng dẫn: Đề tài tốt nghiệp được giao ngày 31 tháng 03 năm 2014 Yêu cầu phải hoàn thành xong trước ngày 06 tháng 7 năm 2014 Đã nhận nhiệm vụ ĐTTN Đã giao nhiệm vụ ĐTTN Sinh viên Người hướng dẫn Hải Phòng, ngày tháng năm 2014 Hiệu Trưởng GS.TS.NGƯT Trần Hữu Nghị
PHIẾU NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN 1. Tinh thần thái độ của sinh viên trong quá trình làm đề tài tốt nghiệp: - Chăm chỉ học hỏi, chịu khó sưu tầm số liệu, tài liệu phục vụ cho bài viết - Nghiêm túc, có ý thức tốt trong quá trình làm đề tài tốt nghiệp; - Chủ động nghiên cứu, luôn thực hiện tốt mọi yêu cầu được giáo viên hướng dẫn giao cho. 2. Đánh giá chất lượng của khóa luận (so với nội dung yêu cầu đã đề ra trong nhiệm vụ Đ.T.T.N trên các mặt lý luận, thực tiễn, tính toán số liệu ): Bài viết của sinh viên Bùi Thị Mai Anh đã đáp ứng được yêu cầu của một khoá luận tốt nghiệp. Kết cấu của khoá luận được tác giả sắp xếp khoa học, hợp lý được chia làm 3 chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Trong chương này tác giả đã hệ thống hóa một cách chi tiết và đầy đủ các vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng. Trong chương này tác giả đã giới thiệu được những nét cơ bản về Công ty như lịch sử hình thành và phát triển, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, mô hình tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán Đồng thời tác giả cũng đã trình bày được khá chi tiết và cụ thể thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty. Bài viết có số liệu minh họa cụ thể (Tháng 03 năm 2012). Số liệu minh họa trong bài viết chi tiết, phong phú và có tính logic cao. Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng. Trong chương này tác giả đã đánh giá được những ưu điểm, nhược điểm của công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty, trên cơ sở đó tác giả đã đưa ra được các giải pháp hoàn thiện có tính khả thi và phù hợp với tình hình thực tế tại công ty. 3. Cho điểm của cán bộ hướng dẫn (ghi bằng cả số và chữ): Bằng số: Bằng chữ: Hải Phòng, ngày 26 tháng 06 năm 2014 Cán bộ hướng dẫn Ths. Nguyễn Văn Thụ
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 2 1.1. Những vấn đề chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 2 1.1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 2 1.1.2. Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu 2 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 3 1.1.4. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu 4 1.1.4.1. Phân loại 4 1.1.4.2. Đánh giá nguyên vật liệu 5 1.2. Nội dung công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 10 1.2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 10 1.2.1.1. Phương pháp thẻ song song 10 Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song 11 1.2.1.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 12 1.2.1.3. Phương pháp sổ số dư 13 1.2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 15 1.2.2.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 15 1.2.2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 19 1.3.2.3 Phương pháp hạch toán 20 1.3.1. Hình thức kế toán nhật ký chung: 22 1.3.2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái 23 1.3.3. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 24 1.3.4. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ 26 1.3.5. Hình thức kế toán trên Máy vi tính 28 CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI ÁNH SÁNG 30
2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng 30 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển 30 2.1.2. Sản phẩm và quy trình sản xuất 30 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý 32 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng 33 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán 33 2.1.4.2. Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp 35 2.1.4.3. Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản tại Công ty 35 2.1.4.4. Hệ thống sổ sách kế toán và hình thức kế toán 36 2.1.4.5. Tổ chức hệ thống báo cáo 38 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng 38 2.2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 38 2.2.1.1. Thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu 39 2.2.1.2. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty 56 2.2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng 64 2.2.2.1. Chứng từ sử dụng 64 2.2.2.2. Tài khoản sử dụng 64 2.2.2.3. Quy trình hạch toán 65 2.2.3. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Sản xuất và thương mại Ánh Sáng 70 CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI ÁNH SÁNG 73 3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu 73 3.1.1. Ưu điểm 74 3.1.2. Hạn chế 75 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng 76 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản lý, sử dụng và hạch toán kế toán nguyên vật liệu 76 3.2.2. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện 76
3.2.3. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng 77 KẾT LUẬN 84
DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song 11 Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 13 Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư: 14 Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 17 Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 21 Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung 22 Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái 24 Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. 26 Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ 28 Sơ đồ 1.10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 29 Sơ đồ 2.1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 31 Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng 32 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng 34 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ kế toán theo hình thức nhật ký chung của công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng 37 Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song 56 Sơ đồ 2.6: Sơ đồ kế toán theo hình thức nhật ký chung của công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng 65
DANH MỤC BẢNG BIỂU Biểu số 2.1: Hóa đơn GTGT 40 Biểu số 2.2: Biên bản kiểm nghiệm 41 Biểu số 2.3: Phiếu Chi 42 Biểu số 2.4: Phiếu nhập kho 43 Biểu số 2.5: Hóa đơn GTGT 46 Biểu số 2.6: Biên bản kiểm nghiệm 47 Biểu số 2.7 : Phiếu chi 48 Biểu số 2.8: Phiếu nhập kho 49 Biểu số 2.9: Giấy đề nghị 52 Biểu số 2.10: Phiếu xuất kho 53 Biểu số 2.11: Giấy đề nghị 54 Biểu số 2.12: Phiếu xuất kho 55 Biểu số 2.13: Thẻ kho 58 Biểu số 2.14: Sổ chi tiết vật liệu 59 Biểu số 2.15: Thẻ kho 61 Biểu số 2.16: Sổ chi tiết vật liệu 62 Biểu số 2.17: Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu 63 Biểu số 2.18: Trích sổ Nhật ký chung 68 Biểu số 2.19: Sổ cái 69 Biểu số 2.20: Biên bản kiểm kê vật tư 72 Biểu số 2.21: Sổ giao nhận chứng từ 78 Biểu số 2.22: Giao diện phần mềm Misa 79 Biểu số 2.23: Sổ danh điểm vật tư 81
LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh nền kinh tế thế giới có nhiều biến động cùng nền kinh tế trong nước phải đối mặt với vấn đề lạm phát đã đặt ra rất nhiều thách thức với các doanh nghiệp. Thách thức đó là: Lạm phát khiến cho giá cả hàng hóa leo thang người tiêu dùng cũng thắt chặt chi tiêu hơn, cẩn thận hơn trong việc lựa chọn sản phẩm vì vậy doanh nghiệp muốn có được lợi nhuận và có chỗ đứng trên thị trường thì doanh nghiệp phải giảm giá thành sản phẩm mà vẫn phải đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt. Và việc giảm giá thành sản phẩm và đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt liên quan chặt chẽ tới công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu. Chúng ta biết rằng nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, nó chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, có tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu còn là chỉ tiêu chất lượng tổng hợp quan trọng phản ánh trình độ quản lý, sử dụng vật tư, trình độ tổ chức công nghệ sản xuất sản phẩm, là cơ sở kế toán tính đúng chi phí sản xuất cho từng đơn vị sản phẩm và tổng giá vốn hàng bán. Nhất là trong điều kiện kinh tế nhiều khó khăn như hiện nay, việc sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả là mục tiêu quan trọng để doanh nghiệp thu được nhiều lợi nhuận nhất. Do dó, việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động kinh doanh và công nghệ sản xuất của doanh nghiệp là một mục tiêu quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng muốn thực hiện được. Nhận thức được vấn đề này, trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng, em đã đi sâu tìm hiểu về phần hành kế toán nguyên vật liệu và chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng” làm khóa luận tốt nghiệp cho mình. Ngoài phần mở đầu, kết luận, đề tài của em gồm 3 chương: Chương 1: Những vấn đề cơ bản về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng Do thời gian và trình độ có hạn nên đề tài không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 1
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Những vấn đề chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Nguyên vật liệu là một trong những nhân tố cấu thành nên sản phẩm, sau quá trình sản xuất kinh doanh giá trị của nó chuyển dịch hết vào giá trị sản phẩm. Nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để đạt được mục tiêu cao nhất của doanh nghiệp là lợi nhuận thì mục tiêu trước mắt là giảm giá thành sản phẩm. Quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ là góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận. Kế toán là công cụ phục vụ cho việc quản lý nguyên vật liệu. Nó góp phần kiểm soát, tránh thất thoát, lãng phí nguyên vật liệu ở tất cả các khâu dự trữ, sử dụng, thu hồi . Ngoài ra còn đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những doanh nghiệp nắm được tình hình vật tư để chỉ đạo tiến độ sản xuất. Hạch toán nguyên vật liệu phải đảm bảo chính xác, kịp thời và đầy đủ tình hình thu mua, nhập xuất dự trữ vật liệu. Tính chính xác của hạch toán kế toán nguyên vật liệu ảnh hưởng đến tính chính xác của giá thành sản phẩm. Vì vậy cần thiết phải tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp và có làm tốt điều này mới tao được tiền đề cho việc thực hiện mục tiêu lợi nhuận. 1.1.2. Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu a) Khái niệm Bất kỳ một xã hội nào muốn tồn tại và phát triển phải tiền hành quá trình sản xuất, mà quá trình sản xuất muốn tiến hành được phải cần có ba yếu tố cơ bản: tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động. Ba yếu tố này có mối quan hệ hữu cơ tác động qua lại tạo ra cơ sở vật chất cho xã hội. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa như sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản; bông trong các doanh nghiệp dệt, kéo sợi; vải trong các doanh nghiệp may; sản phẩm cây trồng trong các doanh nghiệp chế biến. Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, giá trị của nó chuyển hết vào giá trị sản phẩm mới làm ra. Chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 2
trọng lớn trong tổng số chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm. Nguyên vật liệu có chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu, nguyên vật liệu mua về mới tận dụng được tối đa vì vậy chi phí vật liệu được hạ thấp, giá thành hạ làm cho doanh nghiệp có thể đạt được lợi nhuận cao, tồn tại được trong cơ chế thị trường. Nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho, là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp và quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản xuất sản phẩm. b) Đặc điểm Nguyên vật liệu là đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến cần thiết trong quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp mang những đặc điểm sau: - Tham gia vào một chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp dịch vụ, - Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên liệu, vật liệu thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị được chuyển toàn bộ, một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý vật liệu cũng như vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng thì kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây: - Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu về giá cả và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn (hoặc giá thành) thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời chính xác phục vụ cho yêu cầu lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, phương pháp kỹ thuật về hạch toán nguyên vật liệu. Đồng thời hướng dẫn các bộ phận, các đơn vị trong Doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu, phải hạch toán đúng chế độ, đúng phương pháp quy định để đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán nguyên vật liệu. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu từ đó phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất, giúp cho việc hạch toán xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu thực tế đưa vào sản xuất sản phẩm. Phân bổ Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 3
chính xác nguyên vật liệu đã tiêu hao vào đối tượng sử dụng để từ đó giúp cho việc tính giá thành được chính xác. - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. 1.1.4. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu 1.1.4.1. Phân loại * Nếu căn cứ vào vai trò, công dụng chủ yếu của nguyên vật liệu thì nguyên vật liệu được chia thành : - Nguyên vật liệu chính: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy nguyên vật liệu chính gắn liền với doanh nghiệp sản xuất cụ thể - Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, làm tăng thêm chất lượng của sản phẩm hàng hóa hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho quá trình lao động. - Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng tạo nhiệt năng, nhiệt lượng cho quá trình sản xuất. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng, khí. - Phụ tùng thay thế : là những loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải - Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ kể trên. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi phí của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu có thể chi tiết hơn * Căn cứ vào nguồn hình thành nguyên vật liệu có thể phân loại như sau - Nguyên vật liệu do mua ngoài - Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất - Nguyên vật liệu do từ các nguồn khác: như cấp phát, biếu tặng, liên doanh * Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu phân loại như sau - Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm - Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý - Nguyên vật liệu dùng cho mục đích khác Trên cơ sở phân loại nguyên vật liệu doanh nghiệp cần xác định “Sổ danh điểm vật liệu” để thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách để tiết kiệm thời gian trong việc đối chiếu giữa kho và tìm kiếm thông tin về mọi loại vật liệu nào đó Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 4
đặc biệt là trong điều kiện cơ giới hóa, tự động hóa công tác tính toán trong doanh nghiệp 1.1.4.2. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Về nguyên tắc nguyên vật liệu nằm trong giá thành sản phẩm đồng thời nó còn thuộc tài sản lưu động nằm trong bảng cân đối kế toán. Vì vậy phải đánh giá NVL chính xác để đảm bảo tính chính xác của giá thành và thông tin trên bảng cân đối kế toán, NVL được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo theo một nguyên tắc cơ bản đánh giá theo giá trị vốn thực tế. Nghĩa là khi nhập kho phải tính theo giá trị vật liệu thực tế nhập. Khi xuất kho cũng phải xác định trị giá thực tế xuất kho theo phương pháp quy định. Tuy nhiên do đặc điểm loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô sản xuất của các doanh nghiệp giảm bớt khối lượng ghi chép tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán. Nguyên tắc chung để hạch toán nguyên vật liệu nhập – xuất – tồn kho phải theo giá thực tế của các loại vật liệu. Giá thực tế sẽ bằng giá hạch toán trên hóa đơn cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ và thuế phải nộp (nếu có). Đánh giá nguyên vật liệu cần phải tuân thủ những nguyên tắc: Nguyên tắc giá gốc: Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu, là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại Nguyên tắc nhất quán: Các chính sách và phương pháp kế toán mà doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính. Nguyên tắc thận trọng: Nguyên vật liệu được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được a) Tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế  Đối với nguyên vật liệu nhập kho Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 5
. Đối với nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài : Giá thực Các loại Các khoản tế NVL Giá mua Chi phí thuế chiết khấu, mua = ghi trên + + liên quan - không giảm giá ngoài hóa đơn trực tiếp hoàn lại (nếu có) nhập kho Trong đó: - Giá mua ghi trên hóa đơn : + Trường hợp giá thực tế NVL mua vào để sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá chưa thuế GTGT + Trường hợp NVL mua vào sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế GTGT hoặc sử dụng cho các hoạt động phúc lợi, các dự án thì giá mua là giá bao gồm cả thuế (tổng giá thanh toán) - Các loại thuế không hoàn lại như: thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt - Chi phí liên quan trực tiếp gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ đối với chi phí vận chuyển thì chi phí vận chuyển được cộng vào giá trị thực tế của nguyên vật liệu - Các khoản chiết khấu, giảm giá gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thanh toán . Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá thực tế Giá NVL xuất gia Chi phí gia công = + nhập kho công chế biến chế biến . Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế Giá thực NVL xuất thuê CP vận CP thuê ngoài tế nhập = ngoài gia công + chuyển + gia công chế kho chế biến bốc dỡ biến Chi phí chế biến bao gồm chi phí liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất: chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến NVL. Đối với NVL nhập kho do nhận vốn góp liên doanh vốn góp cố phần hoặc thu hồi vốn góp theo giá trị được các bên tham gia góp vốn liên doanh thống nhất đánh giá chấp nhận . Đối với nguyên vật liệu được cấp Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 6
Chi phí vận Giá thực tế Giá theo biên chuyển bốc của NVL = bản giao + xếp bảo quản được cấp nhận (nếu có) . Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh, cổ phần: Giá thỏa thuận Chi phí tiếp Giá thực tế = do các bên xác + nhận (nếu nhập kho định có) . Đối với nguyên vật liệu do được tặng thưởng, biếu tặng, tài trợ: Giá trị hợp lý Giá gốc NVL CP khác có = ban đầu của + nhận biếu tặng liên quan đến những NVL nhập kho việc tiếp nhận tương đương  Đối với nguyên vật liệu xuất kho Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó khi xuất kho nguyên vật liệu tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động yêu cầu trình độ quản lý và điều kiện phương tiện trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong bốn phương pháp sau: o Phương pháp bình quân gia quyền o Phương pháp nhập trước xuất trước o Phương pháp nhập sau xuất trước o Phương pháp thực tế đích danh Nội dung cụ thể của các phương pháp  Phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này, trị giá xuất của nguyên vật liệu bằng số lượng vật liệu xuất nhân với giá bình quân. Đơn giá bình quân có thể xác định theo 1 trong 3 phương pháp sau -Phương pháp bình quân cuối kỳ trước Đơn giá bình quân Trị giá nguyên vật liệu tồn đầu kỳ = cuối kỳ trước Số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 7
+ Ưu điểm: phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán vì giá vật liệu xuất kho tính khá đơn giản, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động của vật liệu trong kỳ + Nhược điểm: Độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc tình hình biến động giá cả vật liệu. Trường hợp giá cả thị trường nguyên vật liệu có sự biến động lớn thì việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác + Phạm vi áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư, số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều -Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ. Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào giá mua, giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong. Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳ Đơn giá BQ cả kỳ = dự trữ S.lượng NVL tồn đầu kỳ + S.Lượng NVL nhập trog kỳ + Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm vật tư + Nhược điểm: Dồn công việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác + Phạm vi áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư và số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều -Phương pháp bình quân liên hoàn (bình quân sau mỗi lần nhập): Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập NVL kế toán tính đơn giá bình quân sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng NVL xuất để tính giá NVL xuất Đơn giá BQ Trị giá NVL nhập kho sau lần nhập thứ i = sau lần nhập i Số lượng NVL nhập kho sau lần nhập thứ i Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 8
+ Ưu điểm: phương pháp này cho giá NVL xuất kho chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động giá cả, công việc tính giá được tiến hành đều đặn + Nhược điểm: Công việc tính toán nhiều và phức tạp, chỉ thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng kế toán máy + Phạm vi áp dụng: phương pháp này nên áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư và số lần nhập của mỗi loại không nhiều  Phương pháp nhập trước – xuất trước (FiFO) Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở giả định vật liệu nào nhập trước thì xuất trước. Vì vậy lượng nguyên vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế lần nhập đó. + Ưu điểm: Với phương pháp này tính toán đơn giản, dễ làm và tương đối hợp lý chính xác + Nhược điểm: Các chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanh thu phát sinh hiện hành. Doanh thu hiện hành có được là do chi phí NVL nói riêng và hàng tồn kho nói chung vào kho từ trước. Như vậy chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu + Phạm vi áp dụng: Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hay có xu hướng giảm xuống  Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở giả định vật liệu nào nhập kho sau thì xuất trước. Chi phí sản xuất luôn gắn chặt với giá cả thị trường nên lợi nhuận thu được mang tính chất an toàn hơn khi giá cả có xu hương tăng lên. + Ưu điểm: Đảm bảo nguyên tắc doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại, Chi phí của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu. Làm cho thông tin về thu nhập và chi phí của doanh nghiệp có lợi về thuế nếu giá cả vật tư có xu hướng giảm, khi đó giá xuất sẽ lớn, chi phí lớn dẫn đến lợi nhuận nhỏ và tránh được thuế + Nhược điểm: Phương pháp này làm cho thu nhập thuần của doanh nghiệp giảm trong kỳ lạm phát và giá trị vật liệu có thể bị đánh giá giảm trên bảng cân đối kế toán so với giá trị thực của nó + Phạm vi áp dụng: Phương pháp này áp dụng trong trường hợp lạm phát  Phương pháp thực tế đích danh Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 9
Theo phương pháp này vật liệu được xác định theo giá đơn chiếc hay từng lô, khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế nhập của vật liệu đó. + Ưu điểm: Xác định được chính xác giá của vật tư xuất, làm cho chi phí hiện tại phù hợp với doanh thu hiện tại + Nhược điểm: Trong trường hợp đơn vị có nhiều mặt hàng, nhập xuất thường xuyên thì khó theo dõi, công việc của kế toán chi tiết vật liệu sẽ rất phức tạp + Phạm vi áp dụng: Phương pháp này áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít và nhận diện được từng lô hàng b) Tính giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Đối với những doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở lên phức tạp, tốn nhiều công sức. Do đó việc hạch toán hàng ngày doanh nghiệp nên sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng giá thực tế cuối kỳ trước hoặc giá kế hoạch kỳ này để làm giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất và tồn kho theo giá thực tế như sau: Giá thực tế vật liệu Giá hạch toán vật liệu xuất dùng (hoặc tồn = xuất dùng x Hệ số giá vật liệu kho cuối kỳ) (hoặc tồn kho cuối kỳ) Hệ số giá vật liệu có thể tính cho từng loại hay từng thứ vật liệu chủ yếu tùy thuôc vào yêu cầu và trình độ quản lý: Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Hệ số giá vật liệu = Giá hạch toán vật liệu + Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ 1.2. Nội dung công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.2.1.1. Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này, để hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập - xuất - tồn kho vật liệu, tại kho thủ kho mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và phòng kế toán Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 10
phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng lẫn giá trị. Cụ thể a) Tại kho: Thủ kho sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép các số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. b) Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng các sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ căn cứ vào các chứng từ đó để ghi vào các sổ chi tiết vật liệu.  Cuối tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu và tiến hành so sánh số liệu giữa: + Sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho của thủ kho + Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn với sổ kế toán tổng hợp + Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với sổ liệu kiểm kê thực tế. - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu, phát hiện sai sót trong việc ghi chép. Quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số lượng hiện có của từng vật liệu và giá trị của chúng - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép quá lớn nếu chủng loại vật tư nhiều và tình hình nhập, xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày. - Điều kiện áp dụng: Thích hợp với doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, việc nhập xuất diễn ra không thường xuyên. Tuy nhiên nếu trong điều kiện doanh nghiệp đã áp dụng kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng vào những doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu.  Phương pháp này có khuynh hướng ngày càng được áp dụng rộng rãi bởi tính thuận tiện của nó cũng như việc áp dụng kế toán máy ngày càng được phổ biến trong các doanh nghiệp. Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 11 Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.2.1.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển a) Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho mở cho từng danh điểm vật liệu. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất thủ kho ghi số lượng vật liệu thực nhập thực xuất vào thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng. b) Tại phòng kế toán: Để theo dõi tình hình nhập xuất từng loại vật liệu cả về mặt lượng và mặt giá trị, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm và được ghi chép 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp những chứng từ nhập, xuất trong tháng, mỗi danh điểm vật liệu được ghi vào một dòng trên sổ. Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra hoàn chỉnh chứng từ, tiến hành phân loại theo từng loại vật liệu riêng hoặc có thể lập “Bảng kê nhập” và “Bảng kê xuất”. Cuối tháng, tập hợp số liệu từ các chứng từ hoặc bảng kê ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. - Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi 1 lần vào cuối tháng. Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 12
- Nhược điểm: Vẫn còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng giữa thủ kho và phòng kế toán , công việc dồn vào cuối tháng sẽ gây chậm số liệu , hạn chế chức năng kiểm tra thường xuyên của kế toán - Điều kiện áp dụng: Phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, không có điều kiện ghi chép tình hình nhập xuất hàng ngày. Phương pháp này ít được sử dụng trong thực tế. Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ đối chiếu luân Bảng kê nhập Bảng kê xuất chuyển Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Sổ kế toán tổng hợp Quan hệ đối chiếu 1.2.1.3. Phương pháp sổ số dư a) Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu số lượng của từng loại vật liệu. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán viên kèm theo các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, dụng cụ, sản phẩm. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vào sổ số dư. Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 13
b) Tại phòng kế toán: Kế toán dựa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu được tổng hợp từ các chứng từ nhập xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3,5 hoặc 10 ngày một lần kèm theo “Phiếu giao nhận chứng từ” và giá hạch toán để tính trị giá thành tiền nguyên vật liệu nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào “Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn”(bảng này được mở theo từng kho).  Cuối tháng, tiến hành tính tiền trên “Sổ số dư do” thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho trên “Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn”. Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày, thực hiên kiểm tra, giám sát thường xuyên của kế toán với việc nhập, xuất nguyên vật liệu hàng ngày Nhược điểm: Nếu có sai sót khó phát hiện, khó kiểm tra và đòi hỏi yêu cầu trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải khá nếu không sẽ dẫn đến sai sót Điều kiện áp dụng: Vật tư có nhiều chủng loại, các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống đơn giá hạch toán và danh điểm vật tư, kế toán viên có trình độ cao, thủ kho có chuyên môn tốt Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư được khái quát bằng sơ đồ sau Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư: Thẻ kho Phiếu nhập kho SỔ SỐ DƯ Phiếu xuất kho Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 14 Phiếu giao nhận Bảng luỹ kế nhập xuất Phiếu giao nhận chứng
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Nguyên vật liệu là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tùy theo đặc điểm nguyên vật liệu của từng doanh nghiệp mà có phương thức kê khai khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kê khai theo từng nghiệp vụ nhập xuất nhưng có những doanh nghiệp chỉ kê khai một lần vào thời điểm cuối kỳ. Tương ứng với hai phương thức kê khai trên trong hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp là kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ 1.2.2.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ảnh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên các tài khoản kế toán nguyên vật liệu được dùng để phản ánh số hiện có tình hình biến động làm tăng giảm nguyên vật liệu. Vì vậy giá trị nguyên vật liệu trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế, nguyên vật liệu so sánh và đối chiếu với số liệu nguyên vật liệu trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số nguyên Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 15
vật liệu thực tế phải luôn phù hợp với số nguyên vật liệu trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp ) và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có chất lượng cao. Chứng từ Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp có nhiều chủng loại khác biệt, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất. Hạch toán chi tiết là việc ghi chép, theo dõi về giá trị, chất lượng của từng danh điểm vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách Hệ thống chứng từ kế toán về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ được áp dụng theo Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán chủ yếu liên quan đến kế toán nguyên vật liệu gồm: - Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho ( Mẫu 02-VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 03-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 04-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư , công cụ , sản phẩm , hàng hóa ( Mẫu 05-VT) - Bảng kê mua hàng ( Mẫu 06-VT) - Bảng phân bổ nguyên liệu , vật liệu ( Mẫu 07-VT) - Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu 01GTKT3/001) - Hóa đơn bán hàng thông thường (Mẫu 02GTTT3/001) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03XKNB3/001) Tài khoản sử dụng Để tiến hành kế toán tổng hợp nguyên vật liệu kế toán sử dụng: + Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu trong kho của doanh nghiệp.  Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 152: Bên Nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 16
- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công, chế biến hoặc đưa đi góp vốn. - Trị giá thực tế của nguyên vật liêu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua. - Chiết khấu thương mại nguyên liệu, vật liệu khi mua được hưởng. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê Số dư bên Nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ Phương pháp hạch toán: Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được thể hiện trên sơ đồ sau Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 17
TK 621, 627, TK 152 641, 642 TK 111,112,151,331 Nhập kho NVL mua ngoài Xuất kho NVL dùng cho SXKD, 133 XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ Thuế GTGT (nếu có) TK 154 Chi phí thu mua, bốc xếp, vận NVL xuất ngoài thuê gia công TK 154 chuyển NVL mua ngoài TK 133 TK 111, 112,331, NVL thuê ngoài gia công (nếu có) Chế biến xong nhập kho Giảm giá NVL mua vào, trả lại TK 333 (3333, 3332) NVL cho người bán, CKTM Thuế NK, TTĐB, GTGT ( nếu không được khấu trừ) phải nộp NSNN TK 632 NVL xuất bán TK 411 Được cấp hoặc được nhận vốn góp TK 142,242 liên doanh liên kết bằng NVL NVL dùng cho sản xuất kinh doanh phân bổ dần TK 621, 627, 641, 642, 241, TK 222, 223 NVL xuất dùng cho SXKD hoặc NVL xuất kho để đầu tư vào công XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ không ty liên kết hoặc cơ sở kinh doanh sử dụng hết nhập lại kho đồng kiểm soát TK 222, 223 TK 632 Thu hồi vốn góp vào công ty liên kết, NVL thiếu khi kiểm kê thuộc hao hụt định mức cơ sở KD đồng kiểm soát bằng NVL TK 338 (3381) TK 138 (1381) NVL phát hiện thừa khi kiểm NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý kê, chờ xử lý Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 18
1.2.2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ nguyên vật liệu trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của nguyên vật liệu đã xuất dùng theo công thức Trị giá hàng Trị giá hàng Trị giá hàng Trị giá hàng xuất kho = tồn kho đầu + nhập kho - tồn kho cuối trong kỳ kỳ trong kỳ kỳ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của nguyên vật liệu (nhập, xuất, tồn) không theo dõi phản ánh trên các tài khoản kế toán nguyên vật liệu. Giá trị của nguyên vật liệu mua vào nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng (tài khoản 611- Mua hàng). Công tác kiểm kê NVL được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá trị NVL tồn kho thực tế, trị giá NVL xuất kho trong kỳ làm căn cứ ghi sổ kế toán của tài khoản 611- Mua hàng. Như vậy khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán NVL chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán để kết chuyển số dư đầu kỳ và cuối kỳ kế toán để phản ánh giá trị thực tế NVL cuối kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ thường được áp dụng cho các đơn vị có nhiều chủng loại NVL với quy cách mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp. Phương pháp kiểm kê định kỳ có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán nhưng độ chính xác về NVL xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi. Tài khoản sử dụng + Tài khoản 611 : “Mua hàng’’ Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hàng hóa mua vào nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ.  Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 611 – Mua hàng: Bên Nợ - Kết chuyển giá nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê) - Giá nguyên vật liệu mua vào trong kỳ Bên Có - Kết chuyển giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê) - Giá nguyên vật liệu xuất sử dụng trong kỳ Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 19
- Giá nguyên vật liệu mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá Tài khoản này không có số dư và được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 + Tài khoản 6111: “Mua nguyên vật liệu” + Tài khoản 6112: “Mua hàng hóa” 1.3.2.3 Phương pháp hạch toán Theo phương pháp này sự biến động của nguyên vật liệu được tổng hợp qua sơ đồ sau: Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 20
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 152 TK 611 TK 152 Kết chuyển trị giá NVL Kết chuyển giá trị NVL tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ TK 111,112, 331 111, 112, 331 Trị giá nguyên vật liệu mua Giảm giá hàng mua vào trong kỳ 133 Hoặc trả lại người bán Thuế GTGT (Nếu có) TK 138,334, TK 333 Giá trị NVL thiếu hụt Thuế NK, thuế TTĐB, thuế GTGT (nếu không được khấu trừ) hàng NK phải nộp vào NSNN , nộp thuế trực tiếp TK 3381 NVL nhập từ 621, 627, 641, 642 TK 411 nguồn khác Giá trị NVL xuất dùng Nhận vốn góp liên doanh hoặc trong kỳ nhận cấp phát, tặng TK 632 TK 3381 Xuất bán NVL thừa khi kiểm kê TK 412 TK 412 Chênh lệch giảm do Chênh lệch tăng do đánh giá lại đánh giá lại Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 21
1.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán vào công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Để tiến hành ghi chép sổ sách và xác định giá trị vật liệu nhập xuất tồn của nguyên vật liệu kế toán tại doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các hình thức kế toán sau - Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung - Hình thức sổ kế toán Nhật ký- sổ cái - Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ - Hình thức sổ kế toán Nhật ký- chứng từ - Hình thức Kế toán trên máy vi tính 1.3.1. Hình thức kế toán nhật ký chung: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký chung mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy các số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức sổ nhật ký chung bao gồm cáo loại sổ chủ yếu sau: + Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt + Sổ cái + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Ưu nhược điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho việc phân công lao động. Có thể thực hiện đối chiếu kiểm tra về số liệu kế toán cho từng đối từng đối tượng kế toán ở mọi thời điểm. Vì vậy kịp thời thông tin cho nhà quản lý. Song lượng ghi chép tương đối nhiều Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp: sản xuất, xây dựng, dịch vụ, thương mại có quy mô vừa và nhỏ Đây là hình thức được công ty áp dụng trong việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Sau đây là sơ đồ phản ánh trình tự luân chuyển chứng từ của hình thức kế toán Nhật ký chung. Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 22
Chứng từ kế toán (Phiếu nhập, xuất) Sổ nhật ký SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL đặc biệt SỔ CÁI 152 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 1.3.2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký-Sổ cái. Căn cứ để ghi Nhật ký-Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại. Hệ thống sổ Nhật ký-Sổ cái bao gồm các loại sổ sau: + Sổ nhật ký-sổ cái + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Ưu nhược điểm: Hạch toán theo hệ thống sổ Nhật ký-Sổ cái rất đơn giản, số liệu kế toán tập trung. Tuy vậy, hình thức sổ có hạn chế lớn là ghi trùng lặp trên cùng một dòng ghi, khuôn sổ cồng kềnh, khó bảo quản trong niên độ, số lượng sổ Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 23
tổng hợp chỉ có một quyển nên khó phân công lao động kế toán cho mục đích kiểm toán nội bộ. Điều kiện áp dụng: Áp dụng trong các doanh nghiệp có ít tài khoản sử dụng, ít lao động kế toán, khối lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều. Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái Chứng từ kế toán (phiếu nhập, xuất) Bảng tổng hợp kế toán Sổ, thẻ kế toán chi chứng từ cùng loại tiết NVL Sổ quỹ Bảng tổng hợp NHẬT KÝ SỔ CÁI nhập xuất tồn BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 1.3.3. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Ghi theo trình tự nội dung kinh tế trên sổ cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm theo phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Hệ thống chứng từ ghi sổ sử dụng các sổ tổng hợp chủ yếu sau: + Sổ chứng từ ghi sổ - Sổ nhật ký tổng hợp Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 24
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ Nhật ký tổng quát + Sổ cái tài khoản + Sổ thẻ kế toán chi tiết Ưu nhược điểm: Ghi chép đơn giản, kết cấu sổ để ghi thống nhất các thiết kế sổ nhật ký và sổ cái, số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra. Tuy vậy, hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ vẫn chưa khắc phục được nhược điểm ghi chép trùng lặp của các hình thức sổ kế toán ra đời được sử dụng trước nó Điều kiện áp dụng: Áp dụng với mọi loại quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh và đơn vị quản lý cũng như đơn vị hành chính sự nghiệp Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 25
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Chứng từ kế toán (Phiếu nhập, xuất) Sổ quỹ Bảng tổng hợp kế Sổ, thẻ kế toán chi toán chứng từ cùng tiết NVL loại Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp Sổ cái 152 nhập xuất tồn Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 1.3.4. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Các nguyên tắc cơ bản + Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ + Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian về việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. + Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết. + Sử dụng các mẫu sổ in sẵn, các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 26
Hệ thống sổ Nhật ký chứng từ bao gồm các loại sổ sau: + Sổ nhật ký-chứng từ + Bảng kê + Sổ cái + Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Ưu nhược điểm: Đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, thực hiện chuyên môn hoá và phân công chuyên môn hoá lao động. Sổ kế toán kết cấu theo hình bàn cờ nên tính chất đối chiếu kiểm tra cao, mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng và ban hành thống nhất tạo kỷ cương cho việc ghi chép. Tuy vậy, hạn chế lớn nhất của hình thức này là phức tạp về kết cấu, quy mô số lớn về lượng và loại đa dạng kết cấu giữa các đối tượng trên loại sổ Nhật ký chính và phụ nên khó vận dụng máy tính để xử lý số liệu. Điều kiện áp dụng: Áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp thương mại có quy mô lớn, đội ngũ nhân viên kế toán đủ nhiều, đủ trình độ để thao tác nghiệp vụ đúng trên sổ, đơn vị chủ yếu thực hiện kế toán bằng lao động thủ công. Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 27
Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký-Chứng từ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ NHẬT KÝ CHỨNG Bảng kê TỪ Sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL Sổ cái 152 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 1.3.5. Hình thức kế toán trên Máy vi tính Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 28
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy là công việc kế toán được thực hiện theo một chu trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải được in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán bằng tay. Sơ đồ 1.10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính SỔ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ -Sổ tổng hợp KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN -Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG -Báo cáo tái chính LOẠI MÁY VI TÍNH -Báo cáo kế toán quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Quan hệ đối chiếu, kiểm tra CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 29
TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI ÁNH SÁNG 2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển - Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng có trụ sở chính đặt tại Km 5, bãi Lâm Sản, phường Sở Dầu, quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng. - Số đăng ký kinh doanh: 0204001576 do Sở kế hoạch và đầu tư cấp ngày 11 tháng 10 năm 2008 - Tống giám đốc: Nguyễn Nam Phương - Mã số thuế: 0200843430 - Công ty được thành lập với vốn điều lệ là: 1.900.000.000 vnđ - Số điện thoại: (0313)538668 - Fax: (0313)538668 Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng được đăng ký kinh doanh vào ngày 11/ 10/ 2008, vốn điều lệ là 1.900.000.0000 vnđ với sự đại diện hợp pháp của Tổng giám đốc Nguyễn Nam Phương. Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng được thành lập vào tháng 10 năm 2008 với trụ sở nằm tại km5, bãi Lâm Sản, phường Sở Dầu, quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng. Sau một thời gian hoạt động đến cuối năm 2009 công ty đã quyết định mở thêm một phân xưởng sản xuất tại số 240 đường 5 mới, phường Hùng Vương Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng Mới đi vào sản xuất, kinh doanh lại găp những biến động của nền kinh tế làm cho hoạt động của doanh nghiệp còn nhiều hạn chế và gặp khó khăn nhưng công ty đã có những thành quả nhất định và đang đi vào ổn định, tiến bộ, từng bước phát triển  Ngành nghề kinh doanh - Gia công cơ khí : xử lý và tráng phủ kim loại - Bán buôn phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ôtô, động cơ khác, thiết bị máy móc, vòng bi, máy xúc, máy ủi, phụ tùng ôtô, ắc quy ô tô. Buôn bán máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện, máy phát điện, động cơ điện, dây điện, và các thiết bị dùng trong mạch điện. Bán buôn quặng kim loại. Bán buôn phế liệu, phế thải kim loại, phi kim loại. Bán ôtô, xe động cơ khác. Bán buôn tôn mạ màu, hàng kim khí, nhựa đường - Vận tải hàng hóa bằng đường bộ 2.1.2. Sản phẩm và quy trình sản xuất Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 30
Sơ đồ 2.1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm KHO TÀI LIỆU RA MẪU SƠ ĐỒ NGUYÊN VẬT LIỆU KÝ THUẬT CẮT HÀN SƠ BỘ HÀN CHI TIẾT HOÀN CHỈNH TRANG TRÍ PHUN SƠN VỆ SINH KIỂM HÓA CÔNG NGHỆ NHẬP KHO THÀNH PHẨM Dựa vào tài liệu do khách hàng đặt, người phụ trách kỹ thuật, cho ra mẫu từng chi tiết cấu thành nên sản phẩm. Sau đó sơ đồ theo tỷ lệ: nguyên vật liệu chính cần bao nhiêu? Nguyên vật liệu phụ cần bao bao nhiêu? Sau khi có sơ đồ sẽ phân công lấy số nguyên vật liệu cần dùng từ kho nguyên vật liệu, cắt thành từng chi tiết theo bản thiết kế. Sau đó sẽ tiến hành hàn theo dây chuyền từ hàn sơ bộ đến hàn hoàn chỉnh. Khi sản phẩm hoàn thành sẽ được đưa đến khâu trang trí, phun sơn. Cuối cùng, sản phẩm sẽ được trực tiếp phó giám đốc phụ trách kỹ Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 31
thuật kiểm tra. Nếu như sản phẩm đảm bảo chất lượng, đúng theo kích thước, mẫu mã của bản thiết kế thì sẽ tiến hành nhập kho. 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng Giám đốc Phó giám đốc Phòng tài Phòng Phòng kỹ Phòng tổ chính kế kinh doanh thuật chức hành toán vật tư chính Phân xưởng Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Ban Giám Đốc: gồm Giám đốc và Phó Giám đốc. + Giám đốc: là người quản lý chung về mọi mặt hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, đồng thời quản lý các phòng ban chức năng và đời sống của công nhân viên. Giám đốc chính là người đại diện hợp pháp của công ty, thực hiện việc ký kết hợp đồng, các văn bản pháp lý, chịu trách nhiệm trước pháp luật và tàn thể công ty. + Phó giám đốc: : là người phụ trách kỹ thuật, cùng với giám đốc bàn bạc, nghiên cứu thị trường, mở rộng thị trường tiêu thụ, xác định phương hướng, kế hoạch sản xuất kinh doanh, theo dõi thi đua trong công ty. Đồng thời giải quyết Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 32
và ra các quyết định trong quyền hạn cho phép. Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc. Phòng tài chính kế toán: chịu trách nhiệm về các mặt liên quan đến mặt tài chính trước ban giám đốc. Hạch toán toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, làm báo cáo, định kỳ gửi báo cáo lên ban giám đốc, đồng thời lưu trữ toàn bộ chứng từ sổ sách liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty. Phòng kinh doanh vật tư : chịu trách nhiệm tổ chức thu mua vận chuyển vật tư, quản lý và bảo quản, cấp phát vật tư theo hạn mức,kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá, vật tư khi mua vào hoặc xuất ra. Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm. Phòng kỹ thuật : Phòng Kỹ thuật là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của công ty, có chức năng tham mưu về công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm. Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật các sản phẩm làm cơ sở để hạch toán, đấu thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế. Phòng tổ chức hành chính : Có chức năng chính là quản lý lao động – tiền lương và công việc có liên quan đến công tác hành chính và các quan hệ xã hội khác , thực hiện các công tác đối nội đối ngoại , giao dịch hàng ngày , thực hiện các chính sách quy định của cơ quan chính quyền địa phương , tổ chức và quản lý lực lượng bảo vệ các công tác liên quan đến an ninh quốc phòng Phân xưởng: là nơi tạo ra các sản phẩm, với 1 đội ngũ công nhân viên năng động, sáng tạo, nhiệt tình trong công việc và dàn máy móc, trang thiết bị tiên tiến, hiện đại. Phân xưởng có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng của thành phẩm cuối cùng và có tác động tới kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhân công trong phân xưởng phải nghiêm túc thực hiện các quy định của công ty và đảm bảo an toàn lao động. 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán ở công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng được tổ chức theo mô hình tập trung, đơn vị chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở tất cả các phần hành Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 33
kế toán. Với bộ máy kế toán gọn nhẹ nên việc phân công công việc cũng dễ dàng. Hàng ngày chứng từ về phòng kế toán, kế toán thanh toán phân loại xử lý ghi vào sổ chi tiết, sau đó chuyển qua kế toán trưởng, cuối tháng lập sổ cái, cuối kỳ lập bảng cân đối kế toán . Kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua trung gian nhận lệnh. Cụ thể bộ máy kế toán của Công ty gồm các nhân viên với chức năng và nhiệm vụ như sau : Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng Kế toán trưởng Kế toán Phòng Phòng kỹ Thủ quỹ tổng hợp kinh doanh thuật vật tư  Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán: Kế toán trưởng: Là người tham mưu cho ban giám đốc để đưa ra quyết định phù hợp, đúng đắn trong kinh doanh. Hàng tháng, quý, năm có trách nhiệm sơ kết, tổng kết toàn bộ hoạt động của phòng cũng như toàn bộ tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của công ty và báo cáo với ban giám đốc. Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tập hợp tất cả các số liệu do kế toán viên cung cấp để từ đó tập hợp chi phí sản xuất của toàn doanh nghiệp, phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành, theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt của doanh nghiệp khóa sổ tiền mặt mỗi ngày để có số liệu đối chiếu với thủ quỹ. Kiểm tra chứng từ đầu vào, thanh toán với người bán, người tạm ứng Kế toán vật tư: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật tư có trong kho sử dụng tính toán và phân bổ chi phí nguyên vật liệu Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 34
Kế toán tiền lương: Theo dõi việc trả lương, các khoản bảo hiểm, thanh toán các chế độ đi công tác, nghỉ phép, theo dõi chế độ quản lý ăn theo ca của cán bộ công nhân viên trong công ty. Thủ quỹ: Là người thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp, phản ánh tồn quỹ tiền mặt hàng ngày, đối chiếu tồn quỹ thực tế với sổ sách, đảm bảo sự cân đối, hợp lý. 2.1.4.2. Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp - Chế độ kế toán đang áp dụng: Công ty áp dụng theo chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành và các văn bản sửa đổi bổ sung hướng dẫn thực hiện kèm theo. - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm Dương lịch. - Kỳ hạch toán: công ty hạch toán theo năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ) - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên - Tính giá thực tế vật tư xuất dùng kế toán áp dụng phương pháp bình quân liên hoàn - Phương pháp tính thuế: công ty tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ. 2.1.4.3. Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản tại Công ty Hệ thống chứng từ: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tính phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hoàn thành. Hệ thống chứng từ của công ty được áp dụng đúng theo QĐ số 48/2006 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính ban hành, đồng thời sử dụng các chứng từ đặc trưng riêng để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Bao gồm: - Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT ) - Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02- VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư - Hóa đơn GTGT Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 35
Ngoài ra các doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ liên quan khác căn cứ vào tình hình thực tế tại doanh nghiệp - Thông thường trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu thì phải dựa vào hóa đơn giá trị gia tăng ( hoặc hóa đơn bán hàng, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ) của bên bán và phiếu nhập kho của đơn vị - Hóa đơn giá trị gia tăng do bên bán lập ghi rõ số lượng hàng, từng loại nguyên vật liệu đơn giá và số tiền mà doanh nghiệp phải trả. Trường hợp không có hóa đơn thì bộ phận mua hàng phải lập phiếu mua hàng có đầy đủ chữ ký của những người liên quan làm căn cứ cho nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng - Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập trên cơ sở hóa đơn của người bán hay phiếu mua hàng. Thủ kho thực hiện nhập kho và ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho - Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập xuất tồn kho NVL kế toán phải kiểm tra và phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ NVL ở từng kho vào các sổ (thẻ) kế toán chi tiết cần thiết cả về mặt số lượng và giá trị. Sau đó tổng hợp và tính toán giá trị NVL xuất kho theo từng đối tượng sử dụng, mục đích sử dụng để lập định khoản và phản ánh vào các tài khoản có liên quan. Hệ thống tài khoản: Tài khoản kế toán dùng để phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán hiện hành theo quyết định số 48/2006 QĐ-BTC. Tùy theo hoạt động của từng ban công ty áp dụng các tài khoản cấp 2, cấp 3 để phù hợp với các đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng ban. 2.1.4.4. Hệ thống sổ sách kế toán và hình thức kế toán  Hệ thống sổ sách : Hệ thống sổ kế toán sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ghi chép và tổng hợp số liệu, các chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Trên cơ sở chứng từ kế toán hợp lý, hợp pháp, sổ kế toán NVL phục vụ cho việc thanh toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến NVL. Hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” bao gồm các loại sổ kế toán: - Sổ, thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 36
- Sổ tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu - Sổ nhật ký chung - Sổ cái Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung. Đồng thời kế toán chi tiết sẽ ghi sổ chi tiết tài khoản 152.Sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK 152,TK 111,TK 133 Đến cuối kỳ từ sổ chi tiết sẽ lập bảng tổng hợp, từ sổ cái TK 152 và các TK có liên quan kế toán tiến hành lập bảng cân đối tài khoản. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu trên Sổ cái TK 152 và Bảng tổng hợp TK 152 và các TK có liên quan thì kế toán tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính. Sơ đồ 2.4: Sơ đồ kế toán theo hình thức nhật ký chung của công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng Chứng từ kế toán (Phiếu nhập, xuất) Sinh viên: Bùi ThịS MaiỔ NH AnhẬT KÝ - QTL601KCHUNG Sổ, thẻ kế toán chi Page 37 tiết NVL
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 2.1.4.5. Tổ chức hệ thống báo cáo Hệ thống báo cáo tài chính được công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng sử dụng hiện nay gồm 4 báo cáo tài chính theo chế độ quy định gồm: + Bảng cân đối kế toán ( Mẫu số B-01/DNN) +Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( Mẫu số B-02/DNN) +Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B-03/DNN) +Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B-09/DNN) 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng 2.2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Để có thể thực hiện tốt công tác quản lý nguyên vật liệu thì trước hết doanh nghiệp phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Có nhiều cách để phẩn loại khác nhau dựa trên những tiêu thức khác nhau - Căn cứ vào vai trò, công dụng chủ yếu thì nguyên vật liệu của công ty được chia thành: Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 38
+ Nguyên vật liệu chính : sắt phế liệu, gang phế liệu, gang thỏi ,thép tấm, thép tròn, thép ống, thép L, thép I, thép U các loại + Nguyên vật liệu phụ: Vật liệu phụ không cấu thành thực thể sản phẩm nhưng có tác dụng làm tăng thêm chất lượng sản phẩm và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường như: Que hàn, thuốc hàn, dây hàn, sơn các loại . + Nhiên liệu: Là các loại vật liệu sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, thiệt bị sản xuất và xe cộ của công ty như: xăng, dầu + Vật liệu thay thế là các chi tiết phụ tùng dùng để sửa chữa thay thế cho các loại máy móc, thiết bị như: Máy khoan, máy cắt, phụ tùng ôtô, cần trục . 2.2.1.1. Thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu a) Nhập vật tư Phân xưởng hoặc phòng ban có đơn đặt hàng sẽ được gửi qua phòng kỹ thuật chức năng xem xét, ký chấp nhận. Tiếp đó gửi giấy đề nghị lên Giám đốc, được giám đốc duyệt sẽ giao cho phòng kế hoạch lập hợp đồng, hai bên ký hợp đồng. Sau đó giao cho phòng vật tư thực hiện hợp đồng nhập kho nguyên vật liệu Tất cả các nguyên vật liệu trước khi nhập kho đều phải qua sự kiểm nhận của các bộ phận liên quan. Phòng KCS sẽ kiểm nhận vể chất lượng và viết phiếu báo kết quả kiểm tra chất lượng. Hội đồng nghiệm thu công ty sẽ kiểm nhận về số lượng và lập biên bản kiểm nhập vật tư. Hội đồng nghiệm thu của công ty bao gồm đại diện các phòng : phòng vật tư, phòng kế toán, phòng KCS và đại diện của người bán. Sau khi tiến hành đầy đủ các thủ tục trên, phòng vật tư sẽ căn cứ vào các biên bản trên và hoá đơn giá trị gia tăng để viết ba liên phiếu nhập kho: một liên lưu tại phòng vật tư, một liên do kế toán giữ kèm với các chứng từ khác, một liên giao cho thủ kho. Liên do thủ kho giữ là căn cứ để ghi thẻ kho. Giá gốc Các loại Các khoản Giá mua Chi phí NVL mua thuế chiết khấu, = ghi trên + + liên quan - ngoài nhập không giảm giá hóa đơn trực tiếp kho hoàn lại (nếu có) Trong đó : Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 39
- Giá mua ghi trên hóa đơn: là giá thực tế NVL mua vào để sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá chưa thuế GTGT - Các loại thuế không hoàn lại như: thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt - Chi phí liên quan trực tiếp gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ đối với chi phí vận chuyển thì chi phí vận chuyển được cộng vào giá trị thực tế của nguyên vật liệu - Các khoản chiết khấu, giảm giá gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thanh toán Ví dụ 1: Ngày 11 tháng 3 năm 2012, nhập kho 700 kg thép tấm 5ly của công ty TNHH Kim Khí Chương Dương, đơn giá chưa thuế của thép tấm 5ly 15.000đ/kg Chi phí vận chuyển bốc dỡ đã tính vào giá mua , thuế GTGT 10% . Doanh nghiệp đã thanh toán bằng tiền mặt. Giá thực tế của thép tấm 5ly nhập kho là 700 x 15.000 = 10.500.000 đồng Khi hàng về tới kho căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000523 và số thực tế nhập kho phòng vật tư lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho viết thành 3 liên chuyển cho các bên liên quan. Trước khi nhập kho công ty tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, kiểm nhận số lượng, chất lượng số NVL vừa mua. Biểu số 2.1: Hóa đơn GTGT Công ty TNHH Kim Khí Chương Dương Mẫu số: 01GTKT3/001 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: 01AA/12P Liên 2: giao cho khách hàng Số: 0000523 Ngày 11 tháng 3 năm 2012 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Kim Khí Chương Dương Mã số thuế:0100597125 Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 40
Địa chỉ: Số 485 , Nguyễn Văn Cừ , phường Gia Thụy , quận Long Biên , thành phố Hà Nội Điện thoại: Họ tên người mua hàng : Tên đơn vị : Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng Mã số thuế: 0200843430 Địa chỉ : km5 – Bãi Lâm Sản – Sở Dầu – Hồng Bàng – Hải Phòng Đơn vị Stt Tên hàng hóa, dịch vụ Số lượng Đơn giá Thành tiền tính 1 2 3 4 5 6=4x5 Thép tấm 5ly kg 700 15000 10.500.000 Cộng tiền hàng: 10.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.050.000 Tổng cộng tiền thanh toán 11.550.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười một triệu năm trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Người mua hàng Ngư ời bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký , họ tên) (ký , họ tên) (ký , họ tên) Biểu số 2.2: Biên bản kiểm nghiệm Đơn vị: Cty TNHH SX&TM Ánh Sáng Mẫu số 03-VT Địa chỉ: Bãi Lâm Sản-Sở Dầu-HB-HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 41
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Ngày 11 tháng 03 năm 2012 Căn cứ vào hóa đơn GTGT 0000523 ngày 11/03/2012 của Công ty TNHH Kim Khí Chương Dương giao: Bản kiểm nghiệm gồm: Ông: Nguyễn Văn Thắng - Đại diện phòng kỹ thuật Bà: Hoàng Thị Kim Thư - Đại diện cho thủ kho Kết quả kiểm Số Tên nhãn hiệu nghiệm lượng quy cách vật tư, Đơn Số Ghi STT Mã số theo Số lượng công cụ sản vị tính lượng chú chứng đúng quy phẩm , hàng hóa không từ cách đúng 1 Thép tấm 5ly TT5L Kg 700 700 0 Đã kiểm nghiệm Kết luận của ban kiểm nghiệm: Đạt Ngày 11 tháng 03 năm 2012 Đại diện kỹ thuật Bên giao Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.3: Phiếu Chi Đơn vị: Cty TNHH SX & TM ÁnhSáng Mẫu số: 02 - TT Địa chỉ: Bãi Lâm Sản- Sở Dầu-HB-HP (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 42
Ngày 11tháng 3 năm 2012 Số: 42/03 Nợ:TK 152 Nợ : TK 133 Có: TK 111 Họ và tên người nhận tiền: Phạm Văn Phú -Công ty TNHH Kim Khí Chương Dương Địa chỉ: Số 485, Nguyễn Văn Cừ, phường Gia Thụy, quân Long Biên, thành phố Hà Nội Lý do chi: Trả tiền mua thép tấm cho công ty TNHH Kim Khí Chương Dương Số tiền: 11.550.000 (viết bằng chữ): Mười một triệu năm trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Kèm theo 03 chứng từ gốc: Hóa đơn GTGT số 0000523 , Phiếu nhập kho số 150, Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 11 tháng 03 năm 2012 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.4: Phiếu nhập kho Đơn vi: Cty TNHH SX&TM Ánh Sáng Mẫu số: 01 – VT Địa chỉ : Bãi Lâm Sản-Sở Dầu-HB-HP (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Nợ TK 152 Số 150 Có TK 111 Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 43
Ngày 11 tháng 3 năm 2012 - Họ và tên người giao: Công ty TNHH Kim Khí Chương Dương - Theo hóa đơn số 0000523 ngày 11 tháng 03 năm 2012 Nhập tại kho: Vật liệu Người nhập: Nguyễn Bá Năng Tên, nhãn hiệu Số lượng quy cách, phẩm Đơn Mã Theo Đơn STT chất vật tư, dụng vị Thực Thành tiền số chứng giá cụ sản phẩm, hàng tính nhập hóa từ A B C D 1 2 3 4 1 Thép Tấm 5ly TT5L kg 700 700 15.000 10.500.000 Cộng 10.500.000 - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Ngày 11 tháng 03 năm 2012 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ví dụ 2 : Ngày 17 tháng 3 năm 2012 nhập kho 40 chai khí oxi của Công ty CP công nghiệp tàu thủy và thương mại Hùng Vương. Đơn giá chưa thuế giá trị gia tăng là 45.500đ/chai. Chi phí vận chuyển đã tính vào giá mua, thuế GTGT 10%. Doanh nghiệp đã thanh toán bằng tiền mặt. Giá thực tế của khí oxi nhập kho là: 40 x 45.500 = 1.820.000 đồng Khi hàng về tới kho căn cứ vào hóa đơn GTGT số 000600 và số thực tế nhập kho phòng vật tư lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho viết thành 3 liên chuyển Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 44
cho các bên liên quan. Trước khi nhập kho công ty tiến hành kiểm nghiệm vật tư, kiểm nhận số lượng,chất lượng số NVL vừa mua. Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 45
Biểu số 2.5: Hóa đơn GTGT Công ty CP công nghiệp tàu thủy và thương mại Mẫu số: 01GTKT3/001 Hùng Vương HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu : 01AA/12P Liên 2 : Giao cho khách hàng Số : 0000600 Ngày 17 tháng 03 năm 2012 Đơn vị bán hàng: Công ty CP công nghiệp tàu thủy và thương mại Hùng Vương Mã số thuế : 0200843430 Địa chỉ: số 458, phường Hùng Vương, quận Hồng Bàng, TP Hải Phòng Thanh toán bằng : Tiền mặt Họ tên người mua hàng : Tên đơn vị : Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng Mã số thuế: 0200843430 Địa chỉ : km5 – Bãi Lâm Sản – Sở Dầu – Hồng Bàng – Hải Phòng Đơn vị Stt Tên hàng hóa, dịch vụ Số lượng Đơn giá Thành tiền tính 1 2 3 4 5 6=4x5 01 Khí oxi chai 40 45.500 1.820.000 Cộng tiền hàng: 1.820.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 182.000 Tổng cộng tiền thanh toán 2.002.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu không trăm linh hai nghìn đồng chẵn Người mua hàng Ngư ời bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký , họ tên) (ký , họ tên) (ký , họ tên) Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 46
Biểu số 2.6: Biên bản kiểm nghiệm Đơn vị: Cty TNHH SX&TM Ánh Sáng Mẫu số 03-VT Địa chỉ: Bãi Lâm Sản-Sở Dầu-HB-HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Ngày 17 tháng 03 năm 2012 Căn cứ vào hóa đơn GTGT 0000600 ngày 17/03/2012 của Công ty CP công nghiệp tàu thủy và thương mại Hùng Vương giao: Bản kiểm nghiệm gồm: Ông: Nguyễn Văn Thắng - Đại diện phòng kỹ thuật Bà: Hoàng Thị Kim Thư - Đại diện cho thủ kho Kết quả kiểm Số Tên nhãn hiệu nghiệm lượng quy cách vật tư, Đơn Số Ghi STT Mã số theo Số lượng công cụ sản vị tính lượng chú chứng đúng quy phẩm , hàng hóa không từ cách đúng 1 Khí oxi KO Chai 40 40 0 Đã kiểm nghiệm Kết luận của ban kiểm nghiệm: Đạt Ngày 17 tháng 03 năm 2012 Đại diện kỹ thuật Bên giao Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 47
Biểu số 2.7 : Phiếu chi Đơn vị: Cty TNHH SX & TM ÁnhSáng Mẫu số: 02 - TT Địa chỉ: Bãi Lâm Sản- Sở Dầu-HB-HP (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 17 tháng 3 năm 2012 Số: 47/03 Nợ:TK 152 Nợ : TK 133 Có: TK 111 Họ và tên người nhận tiền: Hoàng Thị Ngọc Hà- Công ty CP công nghiệp tàu thủy và thương mại Hùng Vương Địa chỉ: Số 458, phường Hùng Vương, quận Hồng Bàng, TP Hải Phòng Lý do chi: Trả tiền mua khí oxi cho Công ty CP công nghiệp tàu thủy và thương mại Hùng Vương Số tiền: 2.002.000 (viết bằng chữ): Hai triệu không trăm linh hai nghìn đồng chẵn Kèm theo 03 chứng từ gốc: Hóa đơn GTGT số 0000600, Phiếu nhập kho số 161, Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 17 tháng 03 năm 2012 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 48
Biểu số 2.8: Phiếu nhập kho Đơn vi: Cty TNHH SX&TM Ánh Sáng Mẫu số: 01 – VT Địa chỉ : Bãi Lâm Sản-Sở Dầu-HB-HP (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Nợ TK 152 Số 161 Có TK 111 Ngày 17 tháng 3 năm 2012 - Họ và tên người giao: Công ty CP công nghiệp tàu thủy và thương mại Hùng Vương - Theo hóa đơn số 0000600 ngày 17 tháng 03 năm 2012 Nhập tại kho: Vật liệu Người nhập: Trương Văn Huỳnh Tên, nhãn hiệu quy Số lượng Đơn cách, phẩm chất vật Mã Theo Đơn Thành STT vị Thực tư, dụng cụ sản số chứng giá tiền tính nhập phẩm, hàng hóa từ A B C D 1 2 3 4 1 Khí oxi KO chai 40 40 45.500 1.820.000 Cộng 1.820.000 - Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một triệu tám trăm hai mươi nghìn đồng chẵn Ngày 17 tháng 03 năm 2012 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 49
b) Xuất vật tư * Đối với vật tư tại kho: Phân xưởng hoặc phòng ban có nhu cầu sử dụng viết phiếu đề nghị lĩnh vật tư qua phòng kỹ thuật chức năng ký, giám đốc duyệt. Sau đó giao cho kế toán vật tư viết phiếu xuất được lãnh đạo phòng kế toán ký, lãnh đạo của đơn vị có nhu cầu ký nhận. Sau khi ký nhận đơn vị có nhu cầu lĩnh vật tư tại kho của công ty. Phiếu xuất kho được viết thành ba liên có chữ ký của những người liên quan:  Liên thứ nhất: Lưu tại bộ phận viết phiếu, có chữ ký của người đi nhận phiếu tại bộ phận sử dụng  Liên thứ hai và liên thứ ba do người xin lĩnh giữ và mang xuống kho để lấy xác nhận của chủ nhiệm kho. Sau đó cả hai liên sẽ được sử dụng để vào kho nhận vật liệu. Sau khi giao nhận, thủ kho ghi vào cột thực xuất của từng nguyên vật liệu, ghi ngày tháng năm xuất kho và cùng người nhận ký tên vào hai liên này. Liên thứ hai thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. Liên thứ ba bộ phận lĩnh vật tư sẽ giữ và lưu vào sổ. Các chứng từ xuất vật liệu tại kho bao gồm: Giấy xin lĩnh vật tư và phiếu xuất vật tư Vật tư xuất dùng cho sản xuất, đơn giá và trị giá vật tư xuất kho được tính theo phương pháp bình quân liên hoàn Trị giá NVL nhập kho sau lần nhập thứ i Đơn giá BQ sau = lần nhập i Số lượng NVL nhập kho sau lần nhập thứ i TGTT xuất kho = Đơn giá vật tư xuất kho x Số lượng vật tư xuất dùng * Đối với vật tư ngoài bãi thuộc phân xưởng Vật liệu ngoài bãi là tài sản của công ty do phân xưởng trực tiếp quản lý. Trong tháng được đưa vào sử dụng theo thực tế sản xuất. Cuối mỗi tháng phân xưởng phải tổ chức kiểm kê tất cả vật tư ngoài bãi với đủ thành phần theo quy định. Sau khi kiểm kê phân xưởng tiến hành tính toán lập bảng cân đối sử dụng vật liệu. Nhân viên giao nhận phân xưởng mang bảng cân đối sử dụng vật liệu đã có đủ chữ ký của xưởng lên phòng kỹ thuật thẩm định, sau đó trình Giám đốc hoặc phó giám đốc ký duyệt. Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 50
Ví dụ 3 : Ngày 18 tháng 3 năm 2012 xuất 650kg thép tấm 5ly phục vụ sản xuất sản phẩm Tổ sản xuất viết giấy đề nghị xuất vật tư trình lên ban kỹ thuật của công ty. Ban kỹ thuật xem xét tình hình quyết định xuất vật tư. Khi có quyết định xuất vật tư thủ kho tiến hành viết phiếu xuất kho. Công ty áp dụng phương pháp Bình quân liên hoàn để tính giá xuất kho vật tư. Trị giá xuất kho lo vật tư này được tính như sau: Thép tấm 5ly: Tồn kho ngày 05/03/2012: 500kg- đơn giá: 15.300 đ/kg Nhập kho ngày 11/03/2012: 700kg- đơn giá: 15.000 đ/kg Đơn giá xuất kho bình quân ngày 18/03/2012 là: 500 x 15.300 + 700 x 15.000 = 15.125 đ/kg 500 + 700 Trị giá xuất vật tư dùng ngày 18/03/2012 là: 15.125 x 650 = 9.831.250 đ Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 51
Biểu số 2.9: Giấy đề nghị Công ty TNHH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SX&TM Ánh Sáng Độc lập - Tự do - Hạnh phúc TỔ SẢN XUẤT Hải phòng, ngày 17 tháng 01 năm 2012 GIẤY ĐỀ NGHỊ Kính gửi: Ban kỹ thuật Để phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm của công ty Kính đề nghị Trưởng ban duyệt cho mua một số vật tư sau: STT Tên vật tư, quy cách Đơn vị Số lượng Ghi chú 01 Thép tấm 5ly kg 650 Giám đốc công ty Ban kỹ thuật Tổ sản xuất (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 52
Biểu số 2.10: Phiếu xuất kho Đơn vị: Cty TNHH SX&TM Ánh Sáng Mẫu số 02-VT Địa chỉ: Bãi Lâm Sản-Sở Dầu-HB-HP Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK 154 Số: 180 Có TK 152 Ngày 18 tháng 03 năm 2012 Họ và tên người nhận hàng: Đào Văn Biên Địa chỉ: Phân xưởng Lý do xuất: Xuất vật tư sản xuất Xuất tại kho: Vật liệu Tên nhãn hiệu S.L Mã Đơn S.L Đơn Stt quy cách vật tư thực Thành tiền số vị yêu cầu giá hàng hóa xuất 01 Thép tấm 5ly TT5L kg 650 650 15.125 9.831.250 Tổng cộng 9.831.250 Bằng chữ: Chín triệu tám trăm ba mươi mốt nghìn hai trăm năm mươi đồng chẵn Xuất, ngày 18 tháng 03 năm 2012 Người lập phiếu Người nhận Thủ kho K.T trưởng Giám đốc (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 53
Ví dụ 4: Ngày 21 tháng 3 năm 2012 . Xuất 60 chai khí oxi để phục vụ sản xuất sản phẩm Tổ sản xuất viết giấy đề nghị xuất vật tư trình lên ban kỹ thuật của công ty. Ban kỹ thuật xem xét tình hình quyết định xuất vật tư. Khi có quyết định xuất vật tư thủ kho tiến hành xuất vật tư theo phiếu xuất số 45/03. Công ty áp dụng theo phương pháp bình quân liên hoàn để tính giá xuất kho vật tư. Trị giá xuất kho lô vật tư này được tính như sau Tồn kho ngày 10/03/2012: 20 chai, đơn giá: 45.350đ/chai Nhập trong kỳ ngày 17/03/2012: 40 chai, đơn giá: 45.500đ/chai Đơn giá xuất kho bình quân ngày 21/03/2012 là: 20 x 45.350 + 40 x 45.500 = 45.450 đ/chai 20+40 Trị giá xuất vật tư dùng ngày 21/03/2012 là: 45.450 x 60 = 2.727.000 đ Biểu số 2.11: Giấy đề nghị Công ty TNHH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SX&TM Ánh Sáng Độc lập - Tự do - Hạnh phúc TỔ SẢN XUẤT Hải phòng, ngày 21 tháng 01 năm 2012 GIẤY ĐỀ NGHỊ Kính gửi: Ban kỹ thuật Để phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm của công ty Kính đề nghị Trưởng ban duyệt cho mua một số vật tư sau: STT Tên vật tư,quy cách Đơn vị Số lượng Ghi chú 01 Khí oxi chai 60 Giám đốc công ty Ban kỹ thuật Tổ sản xuất (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 54
Biểu số 2.12: Phiếu xuất kho Đơn vị: Cty TNHH SX&TM Ánh Sáng Mẫu số 02-VT Địa chỉ: Bãi Lâm Sản-Sở Dầu-HB-HP Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK 154 Số: 188 Có TK 152 Ngày 21 tháng 03 năm 2012 Họ và tên người nhận hàng: Phùng Chí Tài Địa chỉ: Phân xưởng Lý do xuất: Xuất vật tư sản xuất Xuất tại kho: Vật liệu Tên nhãn hiệu quy S.L Mã Đơn S.L yêu Đơn Stt cách vật tư hàng thực Thành tiền số vị cầu giá hóa xuất 01 Khí oxi KO Chai 60 60 45.450 2.727.000 Tổng cộng 2.727.000 Bằng chữ : Hai triệu bẩy trăm hai mươi bẩy nghìn đồng chẵn Xuất, ngày 21 tháng 03 năm 2012 Người lập phiếu Người nhận Thủ kho K.T trưởng Giám đốc (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 55
2.2.1.2. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho Ghi chú: Sổ kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Một trong những yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi phải theo dõi, phản ánh tình hình nhập, xuất kho nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng, giá trị thông qua công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Nhằm tiến hành công tác kế toán nguyên vật liệu một cách đơn giản, chính xác, đơn vị tiến hành hạch toán vật tư cuối kỳ theo phương pháp kê khai thường xuyên, sử dụng phương pháp thẻ song song. Việc áp dụng phương pháp này ở công ty được tiến hành như sau: a) Tại kho: Thủ kho sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép các số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 56
b) Tại phòng kế toán: Tại phòng kế toán, kế toán phải theo dõi tình hình nhập xuất NVL theo cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Sau khi kiểm tra các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán, khi đã đủ điều kiện, kế toán ghi vào sổ chi tiết NVL. + Đối với vật liệu nhập kho, kế toán nhập số lượng, đơn giá, đơn vị khách hàng, sau đó sẽ tính thành tiền. + Đối với nghiệp vụ xuất kho, kế toán nhập số liệu xuất, xác định đối tượng chi phí, đơn giá xuất, trị giá xuất kho tính theo phương pháp bình quân liên hoàn.  Cuối tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu và tiến hành so sánh số liệu giữa: + Sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho của thủ kho + Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn với sổ kế toán tổng hợp + Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. Ví dụ ( Tiếp ví dụ 1 ) Ngày 11 tháng 3 năm 2012 , nhập kho 700 kg thép tấm 5ly của công ty TNHH Kim Khí Chương Dương, đơn giá chưa thuế của thép tấm 5ly 15.000đ/kg. Chi phí vận chuyển bốc dỡ đã tính vào giá mua, thuế GTGT 10% . Doanh nghiệp đã thanh toán bằng tiền mặt. Khi đã nhập kho, từ phiếu nhập kho 150 (Biểu số 2.4) thủ kho vào thẻ kho (Biểu số 2.13), đồng thời từ phiếu nhập kho kế toán vào sổ chi tiết nguyên vật liệu (Biểu số 2.14). Cuối kỳ từ sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán vào bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu (Biểu số 2.17) Ví dụ ( Tiếp ví dụ 3) Ngày 18 tháng 3 năm 2012 xuất 650kg thép tấm 5ly phục vụ sản xuất sản phẩm Từ phiếu xuất kho số 180 (Biểu số 2.10) thủ kho tiến hành vào thẻ kho (Biểu số 2.13), đồng thời từ phiếu xuất kho kế toán vào sổ chi tiết nguyên vật liệu (Biểu số 2.14). Từ sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán vào bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu (Biểu số 2.17) Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 57
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Biểu số 2.13: Thẻ kho Đơn vị: Cty TNHH SX&TM Ánh Sáng Mẫu số S09- DNN Địa chỉ: Bãi Lâm Sản- Sở Dầu- HB- HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC, Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/03/2012 Tờ số: 1 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm hàng hóa: Thép tấm 5ly - Mã hiệu: TT5L Đơn vị tính: Kg Chứng từ Số lượng Ký xác Ngày nhập Số phiếu Ngày Diễn giải nhận của xuất Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất tháng kế toán Dư đầu tháng 3 2000 05/03 PX168 Xuất cho xưởng thép 1500 500 11/03 PN150 Nhập kho thép tấm 700 1200 18/03 PX180 Xuất cho xưởng thép 650 550 19/03 PX183 Xuất cho xưởng thép 500 50 23/03 PN166 Nhập kho thép tấm 1000 1050 Cộng phát sinh tháng 3 10.850 11.450 Dư cuối tháng 1.400 Ngày 31 tháng 03 năm 2012 Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 58
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Biểu số 2.14: Sổ chi tiết vật liệu Đơn vị: Cty TNHH SX&TM Ánh Sáng Mẫu số S07- DNN Địa chỉ: Bãi Lâm Sản-Sở Dầu-HB-HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tài khoản: 152 - Thép tấm 5ly Mã hiệu: TT5L - Đơn vị tính: Kg Từ ngày: 01/03/2012 đến ngày 31/03/2012 Chứng từ Nhập Xuất Tồn TK Đơn Ghi Ngày Diễn giải Số hiệu ĐƯ giá Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền chú tháng Tồn đầu kỳ 15.300 2000 30.600.000 PX168 05/03 Xuất thép tấm sxsp 154 15.300 1500 22.950.000 500 7.650.000 PN150 11/03 Nhập thép tấm 111 15.000 700 10.500.000 1200 18.150.000 PX180 18/03 Xuất thép tấm sxsp 154 15.125 650 9.831.250 550 8.318.750 PX183 19/03 Xuất thép tấm sxsp 154 15.125 500 7.562.500 50 756.250 PN166 23/03 Nhập thép tấm 331 15.000 1000 15.000.000 1050 15.756.250 Cộng phát sinh tháng 3 10.850 163.835.000 11.450 173.155.000 Dư cuối tháng 15.200 1.400 21.280.000 Ngày 31 tháng 3 năm 2012 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 59
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Ví dụ ( Tiếp ví dụ 2) Ngày 17 tháng 3 năm 2012 nhập kho 40 chai khí oxi của Công ty CP công nghiệp tàu thủy và thương mại Hùng Vương. Đơn giá chưa thuế giá trị gia tăng là 45.500đ/chai. Chi phí vận chuyển đã tính vào giá mua, thuế GTGT 10% . Doanh nghiệp đã thanh toán bằng tiền mặt. Khi đã nhập kho, từ phiếu nhập kho số 161 (Biểu số 2.8) kế toán vào thẻ kho (Biểu số 2.15) đồng thời vào sổ chi nguyên vật liệu (Biểu số 2.16). Từ sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu (Biểu số 2.17) Ví dụ (Tiếp ví dụ 4) Ngày 21 tháng 3 năm 2012. Xuất 60 chai khí oxi để phục vụ sản xuất sản phẩm. Từ phiếu xuất kho số 188 (Biểu số 2.12) thủ kho vào thẻ kho (Biểu số 2.15) đồng thời kế toán vào sổ chi tiết nguyên vật liệu (Biểu số 2.16). Từ sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu (Biểu số 2.17) Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 60
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Biểu số 2.15: Thẻ kho Đơn vị: Cty TNHH SX&TM Ánh Sáng Mẫu số S09- DNN Địa chỉ: Bãi Lâm Sản- Sở Dầu- HB- HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC, Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/03/2012 Tờ số: 1 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm hàng hóa: Khí oxi - Mã hiệu: KO Đơn vị tính: Chai Chứng từ Số lượng Ngày nhập Ký xác nhận Số phiếu Ngày Diễn giải xuất Nhập Xuất Tồn của kế toán Nhập Xuất tháng Dư đầu tháng 3 50 10/03 PX172 Xuất khí oxi phục vụ sx 30 20 17/03 PN161 Nhập kho khí oxi 40 60 21/03 PX188 Xuất khí oxi phục vụ sx 60 - 27/03 PN182 Nhập kho khí oxi 35 35 29/03 PX190 Xuất kho khí oxi 30 5 Cộng phát sinh 115 160 Dư cuối tháng 3 5 Ngày 31 tháng 03 năm 2012 Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 61
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Biểu số 2.16: Sổ chi tiết vật liệu Đơn vị: Cty TNHH SX&TM Ánh Sáng Mẫu số S07- DNN Địa chỉ: Bãi Lâm Sản-Sở Dầu-HB-HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tài khoản: 152 - Khí oxi Mã hiệu: KO - Đơn vị tính: Chai Từ ngày: 01/03/2012 đến ngày 31/03/2012 Chứng từ Nhập Xuất Tồn TK Ngày Diễn giải Đơn giá Ghi chú Số hiệu ĐƯ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền tháng Tồn đầu kỳ 45.350 50 2.267.500 PX172 10/03 Xuất khí oxi phục vụ sx 154 45.350 30 1.360.500 20 907.000 PN161 17/03 Nhập kho khí oxi 111 45.500 40 1.820.000 60 2.727.000 PX188 21/03 Xuất khí oxi phục vụ sx 154 45.450 60 2.727.000 - - PN182 27/03 Nhập kho khí oxi 111 45.500 35 1.592.500 35 1.592.500 PX190 29/03 Xuất kho khí oxi 154 45.500 30 1.365.000 5 227.500 Cộng phát sinh 115 5.215.250 160 7.256.000 Dư cuối tháng 45.350 5 226.750 Ngày 31 tháng 3 năm 2012 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên,đóng dấu) Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 62
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Biểu số 2.17: Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu Đơn vị: Cty TNHH SX&TM Ánh Sáng Mẫu số S08- DNN Địa chỉ: Bãi Lâm Sản-Sở Dầu-HB-HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC, Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 03 năm 2012 Tài khoản: 152 Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng STT Tên vật liệu Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 7 Thép tấm 5ly 2000 30.600.000 10.850 163.835.000 11.450 173.155.000 1400 21.280.000 10 Khí oxi 50 2.267.500 115 5.215.250 160 7.256.000 5 226.750 14 Lốc ống 3010 38.925.320 2881 37.257.092 4230 54.702.360 1661 21.480.052 Tổng cộng 520.216.473 1.138.863.365 1.108.260.086 550.819.752 Ngày 31 tháng 03 năm 2012 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 63
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 2.2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng Song song với công việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là công việc không thể thiếu được trong công tác kế toán nguyên vật liệu. Hiện nay, Công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng đang áp dụng kế toán tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tức là việc ghi chép tính toán tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ hợp lý được diễn ra thường xuyên liên tục. Trong quá trình hạch toán kế toán công ty cũng sử dụng các tài khoản có liên quan đến tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo phương pháp này. 2.2.2.1. Chứng từ sử dụng Trong công tác kế toán vật liệu, kế toán công ty căn cứ vào các chứng từ sau: + Phiếu nhập kho, phiếu chi tiền, séc chuyển khoản + Phiếu xuất kho, phiếu thu tiền của người bán + Các chứng từ liên quan đến chi phí thu mua nguyên vật liệu 2.2.2.2. Tài khoản sử dụng Để thực hiện công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công ty sử dụng một số tài khoản sau: + Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu trong kho của doanh nghiệp.  Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 152: Bên Nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công, chế biến hoặc đưa đi góp vốn. - Trị giá thực tế của nguyên vật liêu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua. - Chiết khấu thương mại nguyên liệu, vật liệu khi mua được hưởng. Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 64
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê Số dư bên Nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ + Các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu , công ty sử dụng tài khoản sau: TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 331: Phải trả cho người bán + Các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu , công ty sử dụng tài khoản sau : TK 154 : Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 2.2.2.3. Quy trình hạch toán Sơ đồ 2.6: Sơ đồ kế toán theo hình thức nhật ký chung của công ty TNHH sản xuất và thương mại Ánh Sáng Chứng từ kế toán (Phiếu nhập, xuất) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL SỔ CÁI 152 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 65
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung. Đồng thời kế toán chi tiết sẽ ghi sổ chi tiết tài khoản 152.Sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK 152, TK 111, TK 133 Đến cuối kỳ từ sổ chi tiết sẽ lập bảng tổng hợp, từ sổ cái TK 152 và các TK có liên quan kế toán tiến hành lập bảng cân đối tài khoản. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu trên Sổ cái TK 152 và Bảng tổng hợp TK 152 và các TK có liên quan thì kế toán tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính. Ví dụ 1 : Ngày 11 tháng 3 năm 2012, nhập kho 698 kg thép tấm 5ly của công ty TNHH Kim Khí Chương Dương, đơn giá chưa thuế của thép tấm 5ly 15.000đ/kg. Chi phí vận chuyển bốc dỡ đã tính vào giá mua, thuế GTGT 10%. Doanh nghiệp đã thanh toán bằng tiền mặt Căn cứ vào hóa đơn GTGT 0000523 (Biểu số 2.1) và các chứng từ có liên quan kế toán ghi vào sổ sách định khoản sau: Nợ TK 152: 10.500.000 Nợ TK 133: 1.050.000 Có TK 111: 11.550.000 Từ định khoản trên kế toán vào sổ Nhật ký chung (Biểu số 2.18). Từ sổ Nhật ký chung kế toán vào sổ cái Tk 152 (Biểu số 2.19) và các sổ cái khác có liên quan. Cuối kỳ căn cứ vào số liệu trên sổ cái kế toán lập bảng cân đối số phát sinh. Từ bảng cân đối phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết lập báo cáo tài chính Ví dụ2 : Ngày 17 tháng 3 năm 2012 nhập kho 40 chai khí oxi của Công ty CP công nghiệp tàu thủy và thương mại Hùng Vương. Đơn giá chưa thuế giá trị gia tăng là 45.500đ/chai. Chi phí vận chuyển đã tính vào giá mua, thuế GTGT 10%. Doanh nghiệp đã thanh toán bằng tiền mặt. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000600 (Biểu số 2.5) và các chứng từ có liên quan kế toán ghi vào sổ sách định khoản sau: Nợ TK 152: 1.820.000 Nợ TK 133: 182.000 Có TK 111: 2.002.000 Từ định khoản trên kế toán vào sổ Nhật ký chung (Biểu số 2.18). Từ sổ Nhật ký chung kế toán vào sổ cái Tk 152 (Biểu số 2.19) và các sổ cái khác có liên quan. Cuối kỳ căn cứ vào số liệu trên sổ cái kế toán lập bảng cân đối số phát sinh. Từ bảng cân đối phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết lập báo cáo tài chính Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 66
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Ví dụ3 : Ngày 18 tháng 3 năm 2012 xuất 650kg thép tấm 5ly phục vụ sản xuất sản phẩm. Từ nghiệp vụ phát sinh trên kế toán ghi vào sổ sách theo định khoản sau: Nợ TK 154: 9.831.250 Có TK 152: 9.831.250 Căn cứ vào phiếu xuất kho 180 (Biểu số 2.10) kế toán vào sổ Nhật ký chung (Biểu số 2.18). Từ nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 152 (Biểu số 2.19) và sổ cái các tài khoản có liên quan .Cuối kỳ căn cứ vào số liệu trên sổ cái kế toán lập bảng cân đối số phát sinh. Từ bảng cân đối phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết lập báo cáo tài chính Ví dụ4 : Ngày 21 tháng 03 năm 2012 xuất 60 chai khí oxi phục vụ sản xuất sản phẩm. Từ nghiệp vụ phát sinh trên kế toán ghi vào sổ sách theo định khoản sau : Nợ TK 154: 2.727.000 Có TK 152: 2.727.000 Căn cứ vào phiếu xuất kho 188 (Biểu số 2.12) kế toán vào sổ Nhật ký chung (Biểu số 2.18). Từ nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 152 (Biểu số 2.19) và sổ cái các tài khoản có liên quan .Cuối kỳ căn cứ vào số liệu trên sổ cái kế toán lập bảng cân đối số phát sinh. Từ bảng cân đối phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết lập báo cáo tài chính Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 67
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Biểu số 2.18: Trích sổ Nhật ký chung Đơn vị: Cty TNHH SX & TM Ánh Sáng Mẫu số: S03a – DNN Địa chỉ: Bãi Lâm Sản- Sở Dầu-HB-HP (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Trích từ ngày 01/03/2012 đến ngày 31/03/2012 Đơn vị tính:VNĐ Chứng từ SHTK Số tiền NTGS Diễn giải SH NT Nợ Có Nợ Có 08/3 SPNH1 08/3 DNTN Đức Dũng trả tiền 112 131 64.000.000 64.000.000 09/3 PX171 09/3 Gia công hộp đèn tín hiệu 154 152 8.892.438 8.892.438 11/3 PN150 11/3 Nhập kho thép tấm 5ly 152 10.500.000 133 1.050.000 111 11.550.000 17/3 PN161 17/3 Nhập kho khí oxi 152 1.820.000 133 182.000 111 2.002.000 18/3 PX180 18/3 Xuất kho thép tấm 5ly 154 152 9.831.250 9.831.250 19/3 UNC20 19/3 Trả tiền Cty Thái Sơn 331 112 47.170.000 47.170.000 . 21/3 PX188 21/3 Xuất kho khí oxi 154 152 2.727.000 2.727.000 22/3 PX189 22/3 Cắt mã -lốc Cty CAVICO 154 152 17.031.444 17.031.444 Cộng số phát sinh 6.512.451.067 6.512.451.067 Ngày 31 tháng 03 năm 2012 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên,đóng dấu) Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 68
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Biểu số 2.19: Sổ cái Đơn vị: Cty TNHH SX & TM Ánh Sáng Mẫu số: S03b – DNN Địa chỉ: Bãi Lâm Sản- Sở Dầu-HB-HP (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Từ ngày 01/03/2012 đến 31/03/2012 Tên tài khoản: Nguyên liệu vật liệu Số hiệu:152 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Số tiền NTGS Số Ngày Diễn giải SHTK Nợ Có hiệu tháng Dư đầu kỳ 520.216.473 . Lốc ống khói Cty CP 08/3 PX170 08/3 154 2.930.154 DVKTAT 09/3 PX171 09/3 Gia công hộp đèn tín hiệu 154 8.892.438 11/3 PN150 11/3 Nhập kho thép tấm 5ly 111 10.500.000 17/3 PN161 17/3 Nhập kho khí oxi 111 1.820.000 Xuất kho thép tấm phục vụ 18/3 PX180 18/3 154 9.831.250 sx . 21/3 PX188 21/3 Xuất kho khí oxi phục vụ sx 154 2.727.000 22/3 PX189 22/3 Cắt mã -lốc Cty CAVICO 154 17.031.444 . Cộng phát sinh 1.138.863.365 1.108.260.086 Dư cuối kỳ 550.819.752 Ngày 31 tháng 03 năm 2012 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sinh viên: Bùi Thị Mai Anh - QTL601K Page 69