Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại xuất nhập khẩu và vận tải Hằng Thông

125 trang huongle 190

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại xuất nhập khẩu và vận tải Hằng Thông", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_cong_tac_ke_toan_von_bang_tien_tai_chi.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại xuất nhập khẩu và vận tải Hằng Thông

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG ISO 9001 : 2008 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Sinh viên : Nguyễn Thanh Hoa Giảng viên hƣớng dẫn : ThS.Phạm Thị Nga HẢI PHÒNG - 2012
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VÀ VẬN TẢI HẰNG THÔNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Sinh viên : Nguyễn Thanh Hoa Giảng viên hƣớng dẫn : ThS.Phạm Thị Nga HẢI PHÒNG - 2012
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sinh viên: Nguyễn Thanh Hoa Mã SV: 120160 Lớp: QT1206K Ngành : Kế toán – Kiểm toán Tên đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại xuất nhập khẩu và vận tải Hằng Thông
NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI 1. Nội dung và các yêu cầu cần giải quyết trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp ( về lý luận, thực tiễn, các số liệu cần tính toán và các bản vẽ). - Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. - Đi sâu vào nghiên cứu và mô tả thực trạng công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị thực tập. - Đƣa ra những nhận xét chung về công tác kế toán vốn bằng tiền tại các doanh nghiệp nói chung và tại đơn vị thực tập nói riêng. -Tìm ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại đơn vị. 2. Các số liệu cần thiết để thiết kế, tính toán. Tất cả các số liệu sổ sách kế toán năm 2011 tại đơn vị thực tập và một số mẫu bảng biểu của Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006. 3. Địa điểm thực tập tốt nghiệp. Chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại xuất nhập khẩu và vận tải Hằng Thông. Địa chỉ : Số 17A/L6 Khu đô thị PG An Đồng – huyện An Dƣơng – Hải Phòng.
CÁN BỘ HƢỚNG DẪN ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Ngƣời hƣớng dẫn thứ nhất: Họ và tên: ThS. Phạm Thị Nga Học hàm, học vị: Thạc sĩ kinh tế Cơ quan công tác: Trƣờng Đại học dân lập Hải Phòng Nội dung hƣớng dẫn: Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại xuất nhập khẩu và vận tải Hằng Thông Ngƣời hƣớng dẫn thứ hai: Họ và tên: Học hàm, học vị: Cơ quan công tác: Nội dung hƣớng dẫn: Đề tài tốt nghiệp đƣợc giao ngày 02 tháng 04 năm 2012 Yêu cầu phải hoàn thành xong trƣớc ngày 07 tháng 07 năm 2012 Đã nhận nhiệm vụ ĐTTN Đã giao nhiệm vụ ĐTTN Sinh viên Người hướng dẫn Nguyễn Thanh Hoa ThS.Phạm Thị Nga Hải Phòng, ngày tháng năm 2012 Hiệu trƣởng GS.TS.NGƢT Trần Hữu Nghị
PHẦN NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƢỚNG DẪN 1. Tinh thần thái độ của sinh viên trong quá trình làm đề tài tốt nghiệp: - Chăm chỉ, chịu khó. - Hoàn thành đề tài đúng tiến độ. - Cẩn thận và độc lập trong nghiên cứu. 2. Đánh giá chất lƣợng của khóa luận (so với nội dung yêu cầu đã đề ra trong nhiệm vụ Đ.T. T.N trên các mặt lý luận, thực tiễn, tính toán số liệu ): - Đã giải quyết đƣợc những vấn đề yêu cầu đề ra trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp cả về mặt lý luận và thực tiễn. - Số liệu minh họa đầy đủ, chính xác và khoa học. - Đảm bảo chất lƣợng của khóa luận tốt nghiệp đại học. 3. Cho điểm của cán bộ hƣớng dẫn (ghi bằng cả số và chữ): Hải Phòng, ngày tháng năm 2012 Cán bộ hƣớng dẫn (Ký và ghi rõ họ tên)
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ và tên sinh viên: Ngày sinh: / / Lớp: Ngành: Khóa Thực tập tại: Từ ngày: / / đến ngày / / 1. Về tinh thần, thái độ, ý thức tổ chức kỷ luật: 2. Về những công việc đƣợc giao: 3. Kết quả đạt đƣợc: , ngày tháng năm 2012 Xác nhận của lãnh đạo cơ sở thực tập Cán bộ hƣớng dẫn thực tập của cơ sở
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƢƠNG 1 : MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 3 1.1 Tổng quát về vốn bằng tiền 3 1.1.1 Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền 3 1.1.2 Đặc điểm, nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền 4 1.1.2.1 Đặc điểm 4 1.1.2.2 Nhiệm vụ 4 1.1.2.3 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền 5 1.1.2.4 Các sổ sách sử dụng để hạch toán vốn bằng tiền 6 1.2 Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền 12 1.2.1 Luân chuyển chứng từ 12 1.2.2 Hạch toán tiền mặt tại quỹ 13 1.2.2.1 Nguyên tắc kế toán tiền mặt 13 1.2.2.2 Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt 15 1.2.2.3 Tài khoản sử dụng 16 1.2.2.4 Trình tự hạch toán tiền mặt tại quỹ là tiền Việt Nam 18 1.2.2.5 Trình tự hạch toán các khoản thu, chi ngoại tệ 19 1.2.2.6 Trình tự hạch toán vàng bạc, đá quý tại quỹ 22 1.2.3 Kế toán TGNH 22 1.2.3.1. Nguyên tắc hạch toán TGNH 22 1.2.3.2 Chứng từ sử dụng để hạch toán TGNH 24 1.2.3.3 Tài khoản sử dụng 24 1.2.3.4 Trình tự hạch toán TGNH bằng tiền Việt Nam 25 1.2.3.5 Trình tự hạch toán TGNH bằng ngoại tệ 26 1.2.4 Kế toán tiền đang chuyển 26 1.2.4.1 Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền đang chuyển 27
1.2.4.2 Tài khoản sử dụng 27 1.2.4.3 Trình tự hạch toán tiền đang chuyển 28 1.3 Các hình thức kế toán 28 1.3.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung 29 1.3.1.1 Đặc trƣng cơ bản 29 1.3.1.2 Trình tự ghi sổ kế toán 30 1.3.2 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 30 1.3.2.1 Đặc trƣng cơ bản 30 1.3.2.2 Trình tự ghi sổ kế toán 31 1.3.3 Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái 32 1.3.3.1 Đặc trƣng cơ bản 32 1.3.3.2 Trình tự ghi sổ kế toán 32 1.3.4 Hình thức kế toán máy 33 1.3.4.1 Đặc trƣng cơ bản 33 1.3.4.2 Trình tự thực hiện 33 CHƢƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH TM XNK & VT HẰNG THÔNG 34 2.1 Giới thiệu chung về Chi nhánh công ty TNHH TM XNK & VT Hằng Thông 34 2.1.1 Đặc điểm, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 34 2.1.1.1 Hình thức công ty 34 2.1.1.2 Tên công ty 34 2.1.1.3 Giám đốc điều hành 34 2.1.1.4 Ngành nghề kinh doanh 35 2.1.1.5 Mục tiêu kinh doanh ngành nghề 35 2.1.1.6 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Chi nhánh Công ty TNHH TM XNK & VT Hằng Thông 36 2.1.1.7 Kết quả kinh doanh của công ty 2 năm gần đây 38
2.1.1.8 Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình hoạt động của đơn vị 38 2.1.2 Đặc điểm, tình hình công tác kế toán tại công ty 39 2.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 39 2.1.2.2 Hình thức kế toán áp dụng 40 2.1.2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại đơn vị 41 2.1.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán 42 2.2 Thực trạng công tác hạch toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh công ty TNHH TM XNK & VT Hằng Thông 43 2.2.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ 43 2.2.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng 43 2.2.1.2 Tài khoản sử dụng 43 2.2.1.3 Quy trình hạch toán 44 2.2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng 70 2.2.2.1 Chứng từ sử dụng 71 2.2.2.2 Tài khoản sử dụng 71 2.2.2.3 Quy trình hạch toán 71 2.2.3 Đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái cuối năm của ngoại tệ 84 CHƢƠNG 3 : MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH TM XNK & VT HẰNG THÔNG 85 3.1 Nhận xét, đánh giá chung về bộ máy kế toán và công tác kế toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh công ty TNHH TM XNK & VT Hằng Thông 85 3.1.1 Ƣu điểm về bộ máy kế toán nói chung và tổ chức kế toán vốn bằng tiền nói riêng tại Chi nhánh công ty TNHH TM XNK & VT Hằng Thông 86 3.1.2 Những tồn tại về bộ máy kế toán nói chung và tổ chức kế toán vốn bằng tiền nói riêng tại Chi nhánh công ty TNHH TM XNK & VT Hằng Thông 88 3.2 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh công ty TNHH TM XNK & VT Hằng Thông 90
3.2.1 Tin học hóa công tác kế toán 90 3.2.2 Mở tài khoản 113 và hạch toán tiền đang chuyển 92 3.2.3 Công ty nên trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi 93 3.2.4 Công ty nên đẩy mạnh hơn nữa hình thức thanh toán qua ngân hàng 97 3.2.5 Công ty nên định kỳ kiểm kê quỹ tiền mặt 97 3.2.6 Hoàn thiện về hệ thống sổ sách 100 KẾT LUẬN 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO 109
DANH MỤC BIỂU Biểu 1.1 Sổ nhật ký thu tiền 6 Biểu 1.2 Sổ nhật ký chi tiền 7 Biểu 1.3 Sổ quỹ tiền mặt 8 Biểu 1.4 Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt 9 Biểu 1.5 Sổ tiền gửi ngân hàng 10 Biểu 1.6 Sổ cái 11 Biểu 1.7 Sơ đồ hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu về tiền mặt tại quỹ 18 Biểu 1.8 Sơ đồ hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu về ngoại tệ tại quỹ 21 Biểu 1.9 Sơ đồ hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu về TGNH bằng tiền Việt Nam 25 Biểu 1.10 Sơ đồ hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu về TGNH bằng ngoại tệ 26 Biểu 1.11 Sơ đồ kế toán tiền đang chuyển 28 Biểu 1.12 Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký chung 30 Biểu 1.13 Sơ đồ hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 31 Biểu 1.14 Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký sổ cái 32 Biểu 1.15 Sơ đồ hình thức kế toán máy 33 Biểu 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty 36 Biểu 2.2 Kết quả kinh doanh của công ty năm 2010 và 2011 38 Biểu 2.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 39 Biểu 2.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại đơn vị 42 Biểu 2.5 Quy trình hạch toán tiền mặt tại đơn vị 44 Biểu 2.6 Giấy rút tiền mặt 47 Biểu 2.7 Phiếu thu 1348 48 Biểu 2.8 Hóa đơn GTGT 46733 49 Biểu 2.9 Phiếu thu 1352 50 Biểu 2.10 Hóa đơn GTGT 52413 51
Biểu 2.11 Giấy đề nghị thanh toán tiền dầu ngày 10/12/2011 52 Biểu 2.12 Phiếu chi 1266 53 Biểu 2.13 Hóa đơn GTGT 41050 54 Biểu 2.14 Giấy đề nghị thanh toán tiền bảo dƣỡng xe ngày 10/12/2011 55 Biểu 2.15 Phiếu chi 1267 56 Biểu 2.16 Hóa đơn GTGT 46707 57 Biểu 2.17 Phiếu thu 1321 58 Biểu 2.18 Phiếu chi 1284 59 Biểu 2.19 Phiếu thu 1349 60 Biểu 2.20 Sổ quỹ tiền mặt (VNĐ) 61 Biểu 2.21 Sổ quỹ tiền mặt (NDT) 62 Biểu 2.22 Nhật ký chung 63 Biểu 2.23 Sổ cái TK 111 65 Biểu 2.24 Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (Tiền Việt Nam) 67 Biểu 2.25 Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (Nhân dân tệ) 69 Biểu 2.26 Bảng tổng hợp chi tiết quỹ tiền mặt 70 Biểu 2.27 Quy trình hạch toán TGNH tại công ty 72 Biểu 2.28 Phiếu báo nợ 477TT 73 Biểu 2.29 Phiếu thu 1348 74 Biểu 2.30 Ủy nhiệm chi 75 Biểu 2.31 Phiếu báo nợ 460FT 76 Biểu 2.32 Phiếu báo có 463FT 77 Biểu 2.33 Phiếu chi 1258 78 Biểu 2.34 Phiếu báo có 449TT 79 Biểu 2.35 Nhật ký chung 80 Biểu 2.36 Sổ tiền gửi ngân hàng 82 Biểu 2.37 Sổ cái TK 112 83 Biểu 3.1 Mức dự phòng cần trích lập 96
Biểu 3.2 Mức dự phòng cần trích lập cụ thể cho từng khách hàng 96 Biểu 3.3 Bảng kiểm kê quỹ (Dùng cho VNĐ) 98 Biểu 3.4 Bảng kiểm kê quỹ (Dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý) 99 Biểu 3.5 Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký chung áp dụng tại công ty sau khi đƣợc bổ sung Nhật ký đặc biệt 101 Biểu 3.6 Sổ nhật ký thu tiền (Ghi nợ TK 111) 102 Biểu 3.7 Sổ nhật ký thu tiền (Ghi nợ TK 112) 103 Biểu 3.8 Sổ nhật ký chi tiền (Ghi có TK 111) 104 Biểu 3.9 Sổ nhật ký chi tiền (Ghi có TK 112) 105
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BCĐKT Bảng cân đối kế toán BCTC Báo cáo tài chính CCDC Công cụ dụng cụ CK Cuối kỳ CP Cổ phần GBC Giấy báo có GBN Giấy báo nợ GTGT Giá trị gia tăng HĐSXKD Hoạt động sản xuất kinh doanh HH Hàng hóa NVL Nguyên vật liệu SXKD Sản xuất kinh doanh TGNH Tiền gửi ngân hàng TK Tài khoản TNDN Thu nhập doanh nghiệp TNHH Trách nhiệm hữu hạn TNHH TM XNK & VT Trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại xuất nhập khẩu và vận tải TSCĐ Tài sản cố định
LỜI CẢM ƠN Khóa luận của em đƣợc hoàn thành dƣới sự hƣớng dẫn, chỉ dạy của giảng viên Thạc sỹ Phạm Thị Nga và sự nhiệt tình giúp đỡ, cung cấp số liệu, tài liệu của các anh chị phòng Kế toán Chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại xuất nhập khẩu và vận tải Hằng Thông. Do thời gian có hạn nên đề tài của em mới chỉ dừng lại ở việc hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền của Chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại xuất nhập khẩu và vận tải Hằng Thông, chƣa có điều kiện để tiến hành đi sâu thêm vào các phần hành kế toán khác. Cũng do trình độ còn hạn chế nên bài khóa luận này không tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận đƣợc những ý kiến và sự chỉ bảo của các thầy cô giáo để khóa luận của em đƣợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, tháng 6 năm 2012
LỜI NÓI ĐẦU Trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay, các doanh nghiệp đang gặp phải nhiều khó khăn do sự khốc liệt của thƣơng trƣờng. Để đối mặt đƣợc với các vấn đề đó, giữ vững vị trí của mình, các doanh nghiệp phải tìm cách khai thác triệt để các tiềm năng của bản thân và chính sách tài chính phù hợp nhằm đạt đƣợc mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Vốn bằng tiền là một trong những yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, là tài sản lƣu động có tính luân chuyển cao. Tuy nhiên, quy mô vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp nên kế toán vốn bằng tiền đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý, xây dựng, sử dụng vốn cho hiệu quả, có ý nghĩa thiết thực với quá trình định hƣớng đầu tƣ. Ngoài ra, nếu tổ chức tốt công tác kế toán vốn bằng tiền, các nhà quản lý sẽ theo dõi, kiểm soát đƣợc quá trình luân chuyển của các dòng tiền cũng nhƣ tình hình tài chính doanh nghiệp một cách chi tiết, tối ƣu nhất để có các biện pháp phù hợp nhằm tiết kiệm tối đa chi phí, tăng lợi nhuận. Qua quá trình thực tập tại Chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại xuất nhập khẩu và vận tải Hằng Thông, em nhận thấy công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty vẫn còn gặp phải một vài hạn chế. Thêm vào đó, nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác kế toán vồn bằng tiền, em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại xuất nhập khẩu và vận tải Hằng Thông” để nghiên cứu, nhằm hệ thống hóa đƣợc lý luận vào thực tiễn và góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại đơn vị. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài đƣợc chia làm ba chƣơng : - Chƣơng 1 : Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác hạch toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. 1
- Chƣơng 2 : Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại xuất nhập khẩu và vận tải Hằng Thông. - Chƣơng 3 : Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại xuất nhập khẩu và vận tải Hằng Thông. 2
CHƢƠNG 1 : MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Tổng quát về vốn bằng tiền : 1.1.1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền : Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn tại dƣới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phƣơng tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà đơn vị nào cũng có và sử dụng. Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền tại doanh nghiệp đƣợc chia thành : - Tiền Việt Nam : là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam phát hành và đƣợc phép sử dụng làm phƣơng tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Ngoại tệ : là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam phát hành nhƣng đƣợc phép lƣu hành chính thức trên thị trƣờng Việt Nam nhƣ các đồng : Đôla Mỹ (USD), Bảng Anh (GBP), Phrăng Pháp (FFr), Yên Nhật (JPY), Đôla Hồng Kông (HKD), Mác Đức (DM), - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý : là tiền thực chất, tuy nhiên đƣợc lƣu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thƣờng khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh. Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp gồm : - Tiền tại quỹ : gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang đƣợc giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. - Tiền gửi ngân hàng : là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng. 3
- Tiền đang chuyển : bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ trong các trƣờng hợp sau : + Gửi tiền vào Ngân hàng nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo của Ngân hàng. + Làm thủ tục chuyển tiền từ Ngân hàng qua bƣu điện để trả nợ nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo. + Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo. 1.1.2. Đặc điểm, nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền : 1.1.2.1. Đặc điểm : Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền đƣợc sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tƣ, hàng hóa sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tƣợng của sự gian lận. Do đó, trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự thất thoát hoặc lạm dụng là rất quan trọng, đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nƣớc. 1.1.2.2. Nhiệm vụ : Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau : - Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có, tình hình biến động và sử dụng tiền mặt , kiểm tra chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu chi và quản lý tiền mặt. - Phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời số hiện có, tình hình biến động tiền gửi, tiền đang chuyển, các loại kim khí quí và ngoại tệ, giám sát việc chấp hành các chế độ quy định về quản lý tiền và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. 4
1.1.2.3. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền : Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, quy định, chế độ quản lý, lƣu thông tiền tệ hiện hành của Nhà nƣớc sau đây: * Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc kế toán sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là “đồng” Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam để phản ánh (VNĐ). * Nguyên tắc cập nhật : kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác số tiền hiện có và tình hình thu, chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ chi tiết theo dõi cho từng loại ngoại tệ (theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi), từng loại vàng bạc, đá quý (theo số lƣợng, trọng lƣợng, quy cách, độ tuổi, kích thƣớc, giá trị ). * Nguyên tắc quy đổi tỷ giá hối đoái: mọi nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, ngoài việc theo dõi chi tiết theo nguyên tệ còn phải đƣợc quy đổi về VNĐ để ghi sổ. Tỷ giá quy đổi là tỷ giá mua bán thực tế bình quân trên thị trƣờng liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam chính thức công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Với những ngoại tệ mà Ngân hàng không công bố tỷ giá quy đổi ra VNĐ thống nhất quy đổi thông qua USD. Với vàng bạc, kim khí quý, đá quý thì giá nhập vào trong kì đƣợc tính theo giá trị thực tế, còn giá xuất trong kì đƣợc tính theo phƣơng pháp sau : + Phƣơng pháp giá thực tế nhập trƣớc – xuất trƣớc + Phƣơng pháp giá thực tế nhập sau – xuất trƣớc + Phƣơng pháp giá thực tế đích danh + Phƣơng pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập Thực hiện đúng các nguyên tắc trên thì việc hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt về các loại vốn bằng tiền của mình. Đồng thời, doanh nghiệp còn có thể chủ động trong kế hoạch thu chi, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra thƣờng xuyên, liên tục. 5
1.1.2.4. Các sổ sách sử dụng để hạch toán vốn bằng tiền : - Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền - Nhật ký chứng từ, Bảng kê - Sổ quỹ - Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp chi tiết - Sổ cái Dƣới đây là một số mẫu sổ sách đƣợc sử dụng để hạch toán vốn bằng tiền : Đơn vị: Mẫu số: S03a1-DNN Địa chỉ: (Ban hành theo QĐ số : 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN Năm: Ngày Chứng từ Ghi có TK Ghi nợ tháng Số Ngày Tài khoản khác Diễn giải TK ghi sổ hiệu tháng Số tiền Số hiệu A B C D 1 2 3 4 E Số trang trƣớc chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau - Sổ này có trang, đánh số thứ tự từ trang 01 đến trang - Ngày mở sổ: Ngày tháng năm Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 1.1 Sổ nhật ký thu tiền 6
Đơn vị: Mẫu số: S03a2-DNN Địa chỉ: (Ban hành theo QĐ số : 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN Năm: Ngày Chứng từ Ghi có TK Ghi nợ tháng Số Ngày Tài khoản khác Diễn giải TK ghi sổ hiệu tháng Số tiền Số hiệu A B C D 1 2 3 4 E Số trang trƣớc chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau - Sổ này có trang, đánh số thứ tự từ trang 01 đến trang - Ngày mở sổ: Ngày tháng năm Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 1.2 Sổ nhật ký chi tiền 7
Đơn vị: Mẫu số: S05a-DNN Địa chỉ: (Ban hành theo QĐ số : 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ QUỸ TIỀN MẶT Loại quỹ: Ngày, Ngày, Số hiệu chứng từ Số tiền Ghi tháng tháng Diễn giải chú ghi sổ chứng từ Thu Chi Thu Chi Tồn A B C D E 1 2 3 G - Sổ này có trang, đánh số thứ tự từ trang 01 đến trang - Ngày mở sổ: Ngày tháng năm Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 1.3 Sổ quỹ tiền mặt 8
Đơn vị: Mẫu số: S05b-DNN Địa chỉ: (Ban hành theo QĐ số : 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT QUỸ TIỀN MẶT Tài khoản : Loại quỹ : . Năm : Đơn vị tính : Ngày, Ngày, TK Số Số hiệu chứng từ Số phát sinh Ghi tháng tháng Diễn giải đối tồn chú ghi sổ chứng từ Thu Chi ứng Nợ Có A B C D E F 1 2 3 G - Sổ này có trang, đánh số thứ tự từ trang 01 đến trang - Ngày mở sổ: Ngày tháng năm Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 1.4 Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt 9
Đơn vị: Mẫu số: S06-DNN Địa chỉ: (Ban hành theo QĐ số : 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Nơi mở tài khoản giao dịch : Số hiệu tài khoản tại nơi gửi : . Chứng từ Số tiền Ghi Ngày TK chú tháng Số Ngày Diễn giải đối Thu Chi ghi sổ ứng Còn lại hiệu tháng (Gửi vào) (Rút ra) A B C D E 1 2 3 F - Số dƣ đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ - Cộng số phát sinh trong kỳ - Số dƣ cuối kỳ - Sổ này có trang, đánh số thứ tự từ trang 01 đến trang - Ngày mở sổ: Ngày tháng năm Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 1.5 Sổ tiền gửi ngân hàng 10
Đơn vị: Mẫu số: S03b-DNN Địa chỉ: (Ban hành theo QĐ số : 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CÁI Năm : Tên tài khoản : Số hiệu : . Ngày, Chứng từ Nhật ký chung Số hiệu Số tiền tháng Diễn giải TK đối Ngày, Trang STT ghi sổ Số hiệu ứng Nợ Có tháng sổ dòng A B C D E G H 1 2 - Số dƣ đầu năm - Số phát sinh trong tháng - Cộng số phát sinh tháng - Số dƣ cuối tháng - Cộng lũy kế từ đầu quý - Sổ này có trang, đánh số thứ tự từ trang 01 đến trang - Ngày mở sổ: Ngày tháng năm Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 1.6 Sổ cái 11
1.2. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền : 1.2.1. Luân chuyển chứng từ : Để thu thập thông tin đầy đủ, chính xác về trạng thái và biến động của tài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là những phƣơng tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu và phƣơng pháp tính toán, nội dung ghi chép quy định. Một chứng từ hợp lệ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trƣng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng nhƣ ngƣời chịu trách nhiệm về nghiệp vụ, ngƣời lập chứng từ Giống nhƣ các chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền luôn thƣờng xuyên vận động. Sự vận động hay luân chuyển đó đƣợc xác định bởi các khâu sau : - Tạo lập chứng từ : Do hoạt động kinh tế diễn ra thƣờng xuyên và hết sức đa dạng nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều nội dung, đặc điểm khác nhau. Bởi vậy, tùy theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu của quản lý là phiếu thu, chi hay các hợp đồng mà sử dụng một chứng từ thích hợp. Chứng từ phải lập theo mẫu Nhà nƣớc quy định và có đầy đủ chữ ký của ngƣời có liên quan. - Kiểm tra chứng từ : Khi nhận đƣợc chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ : + Các yếu tố phát sinh chứng từ. + Chữ ký của ngƣời có liên quan. + Tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ đƣợc kiểm tra mới đƣợc sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 12
- Sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán : + Phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán. + Lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó. - Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kì hạch toán : Trong kì hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải đƣợc bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ. - Lƣu trữ chứng từ : Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, vừa là tài liệu lịch sử kinh tế của doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kì hạch toán, chứng từ đƣợc chuyển sang lƣu trữ theo nguyên tắc : + Chứng từ không bị mất. + Khi cần có thể tìm lại đƣợc nhanh chóng. + Khi hết thời hạn lƣu trữ, chứng từ sẽ đƣợc đem ra hủy. 1.2.2. Hạch toán tiền mặt tại quỹ: Mỗi doanh nghiệp đều có một lƣợng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Thông thƣờng tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm: giấy bạc Ngân hàng Việt Nam, các loại ngoại tệ, ngân phiếu, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Mọi nghiệp vụ liên quan đến quản lý, thu – chi tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Pháp lệnh kế toán quy định thủ quỹ không đƣợc trực tiếp mua, bán hàng hóa, vật tƣ, kiêm nhiệm công việc tiếp liệu hoặc tiếp nhiệm công việc kế toán. 1.2.2.1. Nguyên tắc kế toán tiền mặt: 1) Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt”, số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với khoản tiền thu đƣợc chuyển nộp ngay vào Ngân hàng 13
(không qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì không ghi vào bên nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”. 2) Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cƣợc, ký quỹ tại doanh nghiệp đƣợc quản lý và hạch toán nhƣ các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. 3) Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của ngƣời nhận, ngƣời giao, ngƣời cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. 4) Kế toán tiền mặt phải có trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày và liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. 5) Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt, nếu có chênh lệch thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. 6) Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng hoặc thanh toán công nợ ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì đƣợc quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Bên có các TK 1112, TK 1122 đƣợc quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 hoặc TK 1122 theo một trong các phƣơng pháp: bình quân gia quyền, nhập trƣớc xuất trƣớc, nhập sau xuất trƣớc, thực tế đích danh (nhƣ một loại hàng hóa đặc biệt). 7) Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Ở các doanh nghiệp có vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ tiền mặt thì việc nhập, xuất đƣợc hạch toán nhƣ các loại hàng tồn kho, khi sử dụng để thanh toán chi trả đƣợc hạch toán nhƣ ngoại tệ. 14
1.2.2.2. Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt : - Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT) - Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT) - Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03 – TT) - Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu số 04 – TT) - Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05 – TT) - Biên lai thu tiền (Mẫu số 06 - TT) - Bảng kê vàng bạc, đá quý (Mẫu số 07 - TT) - Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 08 - TT) - Bảng kê chi tiền (Mẫu số 09 – TT) - Các chứng từ khác có liên quan. Việc thu, chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu – chi. Lệnh thu – chi này phải có chữ ký của giám đốc (hoặc ngƣời có ủy quyền) và kế toán trƣởng. Trên cơ sở các lệnh thu – chi, kế toán tiến hành lập các phiếu thu – chi. Thủ quỹ sau khi nhận đƣợc phiếu thu – chi sẽ tiến hành thu hoặc chi theo những chứng từ đó. Sau khi thực hiện xong việc thu – chi, thủ quỹ ký tên, đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “Đã chi tiền” trên các phiếu đó, đồng thời sử dụng phiếu thu và phiếu chi để ghi vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo cáo quỹ. Cuối ngày, thủ quỹ kiểm tra lại tiền tại quỹ, đối chiếu báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho kế toán. Kế toán tiền mặt sau khi nhận đƣợc phiếu thu – chi kèm theo chứng từ gốc do thủ quỹ chuyển đến phải kiểm tra chứng từ và cách ghi chép trên các chứng từ để tiến hành định khoản. Sau đó mới ghi vào “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” theo trình tự phát sinh của các khoản thu – chi tiền mặt, tính ra số tồn quỹ cuối tháng. “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt” dùng cho kế toán tiền mặt đƣợc mở theo mẫu số S05b – DNN tƣơng tự Sổ quỹ tiền mặt, chỉ khác có thêm cột “Tài khoản 15
đối ứng” để kế toán định khoản nghiệp vụ phát sinh liên quan đến bên Nợ, bên Có TK 111 – Tiền mặt. Ngoài ra, các sổ sách sử dụng để hạch toán chi tiết tiền mặt còn gồm có : Sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền (đối với hình thức Nhật ký chung) hay các bảng kê chi tiết, sổ chi tiết các tài khoản liên quan. 1.2.2.3. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tiền mặt tại quỹ, kế toán sử dụng TK 111 “Tiền mặt”. Tài khoản 111 dùng để phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý của doanh nghiệp. Bên Nợ : - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ. - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. - Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt là ngoại tệ). Bên Có : - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ. - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. - Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt là ngoại tệ). Số dƣ bên nợ : Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn tồn ở quỹ tiền mặt. 16
Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2 : - TK 1111 : Tiền Việt Nam - TK 1112 : Ngoại tệ - TK 1113 : Vàng bạc, kim khí quý, đá quý. 17
1.2.2.4. Trình tự hạch toán tiền mặt tại quỹ là tiền Việt Nam : Biểu 1.7 Sơ đồ hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu về tiền mặt tại quỹ 112 (1121) 111 (1111) 112 (1121) Rút tiền gửi Ngân hàng Gửi tiền mặt nhập quỹ tiền mặt vào Ngân hàng 131, 136, 138 141, 144, 244 Thu hồi các Chi tạm ứng, ký cƣợc, khoản nợ phải thu ký quỹ bằng tiền mặt 141, 144, 244 121, 128, 221 Thu hồi các khoản ký cƣợc, Đầu tƣ ngắn hạn, ký quỹ bằng tiền mặt dài hạn bằng tiền mặt 121, 128, 221 152, 153, 156 Thu hồi Mua vật tƣ, hàng hóa, CCDC, các khoản đầu tƣ TSCĐ, bằng tiền mặt 311, 341 133 Vay ngắn hạn, Thuế GTGT đƣợc KT vay dài hạn 411, 441 627, 641, 642 Nhận vốn góp, vốn cấp Chi phí phát sinh bằng tiền mặt bằng tiền mặt 511, 512, 515, 711 311, 315, 331 Doanh thu HĐSXKD và HĐ Thanh toán nợ khác bằng tiền mặt bằng tiền mặt 3331 Thuế GTGT phải nộp 18
1.2.2.5. Trình tự hạch toán các khoản thu, chi ngoại tệ : - Việc hạch toán ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức đƣợc sử dụng trong kế toán (nếu đƣợc chấp thuận) về nguyên tắc doanh nghiệp phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế (gọi tắt là tỷ giá giao dịch) để ghi sổ kế toán. - Đối với ngoại tệ, ngoài việc quy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi nguyên tệ trên TK 007 – Nguyên tệ các loại. - Mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài sản, doanh thu, chi phí luôn phản ánh theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh (tỷ giá thực tế). - Nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tăng vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả phản ánh theo tỷ giá thực tế. - Nghiệp vụ phát sinh liên quan ghi giảm nợ phải thu, nợ phải trả ghi theo tỷ giá ghi nhận nợ. - Nghiệp vụ phát sinh ghi giảm vốn bằng tiền ghi theo tỷ giá xuất quỹ (tỷ giá xuất quỹ tính theo một trong các phƣơng pháp : bình quân gia quyền, nhập trƣớc xuất trƣớc, nhập sau xuất trƣớc, ) - Các khoản chênh lệch lãi, lỗ tỷ giá đƣợc hạch toán vào TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính và TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính. - Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm lập BCĐKT. 19
- Trƣờng hợp mua bán ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì hạch toán theo tỷ giá thực tế mua, bán. - Các loại tỷ giá : + Tỷ giá thực tế : là tỷ giá ngoại tệ đƣợc xác định theo các căn cứ có tính chất khách quan nhƣ tỷ giá mua, tỷ giá bán do Ngân hàng công bố. + Tỷ giá hạch toán : là tỷ giá ổn định trong một kỳ hạch toán, thƣờng đƣợc xác định bằng tỷ giá thực tế lúc đầu kỳ. - Cách xác định tỷ giá thực tế nhập, xuất quỹ nhƣ sau : + Tỷ giá thực tế nhập quỹ ghi theo giá mua thực tế hoặc theo tỷ giá do Ngân hàng công bố tại thời điểm nhập quỹ hoặc theo tỷ giá thực tế khi khách hàng chấp nhận nợ bằng ngoại tệ. + Tỷ giá xuất quỹ có thể tính theo nhiều phƣơng pháp khác nhau nhƣ nhập trƣớc xuất trƣớc, nhập sau xuất trƣớc, tỷ giá bình quân, tỷ giá hiện tại, + Tỷ giá các khoản công nợ bằng ngoại tệ đƣợc tính bằng tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận nợ. + Tỷ giá các loại ngoại tệ đã hình thành tài sản đƣợc tính theo tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi tăng tài sản (nhập tài sản vào doanh nghiệp). 20
Biểu 1.8 Sơ đồ hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu về ngoại tệ tại quỹ 311,315,331 131,136,138 111(1112) 334,336,341,342 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế 515 635 515 635 Lãi Lỗ Lãi Lỗ 152,153,156 211,213,217,241, 511,515,711 627,642 Doanh thu, thu nhập tài chính, Mua vật tƣ , hàng hóa, tài sản, thu nhập khác bằng ngoại tệ dịch vụ, . bằng ngoại tệ (tỷ giá thực tế) Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế 3331 Thuế GTGT phải nộp 515 635 Lãi Lỗ (Đồng thời ghi Nợ TK 007) (Đồng thời ghi Có TK 007) 413 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm 007 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ - Doanh thu, TN tài chính, - Mua vật tƣ, hàng hóa, công TN khác bằng ngoại tệ cụ, TSCĐ bằng ngoại tệ 21
1.2.2.6. Trình tự hạch toán vàng bạc, đá quý tại quỹ : Khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vàng, bạc, kim khí quý, đá quý thì doanh nghiệp phản ánh vào TK 111 (1113). Do vàng, bạc, kim khí quý, đá quý có giá trị cao nên khi mua cần có đầy đủ các thông tin nhƣ: ngày mua, mẫu mã, độ tuổi, giá thanh toán Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đƣợc ghi sổ theo giá thực tế, khi xuất có thể sử dụng một trong các phƣơng pháp tính giá nhƣ: phƣơng pháp bình quân gia quyền, nhập trƣớc xuất trƣớc, nhập sau xuất trƣớc hay thực tế đích danh. 1.2.3. Kế toán TGNH : Trong quá trình kinh doanh, các khoản thanh toán giữa các doanh nghiệp với các cơ quan, tổ chức kinh tế khác đƣợc thực hiện chủ yếu qua Ngân hàng, đảm bảo cho việc thanh toán vừa an toàn, vừa thuận tiện, vừa chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật thanh toán. Các khoản tiền của doanh nghiệp tại Ngân hàng bao gồm : tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý. Để chấp hành tốt kỷ luật thanh toán đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số dƣ của từng loại tiền gửi. 1.2.3.1. Nguyên tắc hạch toán TGNH : 1) Khi phát hành các chứng từ tài khoản Ngân hàng, các doanh nghiệp chỉ đƣợc phép phát hành trong phạm vi số dƣ tiền gửi của mình. Nếu phát hành quá số dƣ là doanh nghiệp vi phạm kỷ luật thanh toán và phải chịu phạt theo chế độ quy định. Chính vì vậy, kế toán trƣởng phải thƣờng xuyên phản ánh đƣợc số dƣ tài khoản phát hành các chứng từ thanh toán. 2) Khi nhận đƣợc chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì đơn 22
vị phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng, chƣa xác định đƣợc nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê. Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc đƣợc ghi vào bên Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3388) (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng). Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ. 3) Tại những đơn vị có những tổ chức, bộ phận phụ thuộc, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi, mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi (tiền Việt Nam đồng, ngoại tệ các loại). 4) Phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng tài khoản ở ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. 5) Trƣờng hợp gửi tiền vào ngân hàng bằng ngoại tệ thì phải đƣợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc giao dịch bình quân trên thị trƣờng tiền tệ liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh. Trƣờng hợp mua ngoại tệ gửi vào Ngân hàng đƣợc phản ánh theo tỷ giá mua thực tế phải trả. Trƣờng hợp rút tiền gửi từ Ngân hàng bằng ngoại tệ thì đƣợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán TK 1122 theo một trong các phƣơng pháp: bình quân gia quyền, nhập trƣớc xuất trƣớc, nhập sau xuất trƣớc, thực tế đích danh. 6) Trong giai đoạn sản xuất kinh doanh (kể cả hoạt động đầu tƣ xây dựng cơ bản của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh) các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ngoại tệ nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản 23
chênh lệch này đƣợc hạch toán vào bên có TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” (lãi tỷ giá) hoặc vào bên nợ TK 635 “Chi phí tài chính” (lỗ tỷ giá). 7) Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong giai đoạn đầu tƣ xây dựng cơ bản (giai đoạn trƣớc hoạt động) nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch tỷ giá liên quan đến tiền gửi ngoại tệ này đƣợc hạch toán vào TK 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái”. 1.2.3.2. Chứng từ sử dụng để hạch toán TGNH : - Giấy báo nợ, giấy báo có của Ngân hàng. - Bản sao kê của Ngân hàng (kèm theo các chứng từ gốc có liên quan nhƣ: séc chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu ). 1.2.3.3. Tài khoản sử dụng: Để phản ánh tình hình biến động về tiền gửi, kế toán sử dụng TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 112: Bên Nợ : Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng, chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng (đối với tiền gửi ngoại tệ). Bên Có : Các khoản tiền rút ra từ Ngân hàng, chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm (đối với tiền gửi ngoại tệ). Dƣ Nợ : Số tiền hiện còn gửi tại Ngân hàng. TK 112 có 3 tài khoản cấp 2 : + TK1121 – Tiền Việt Nam + TK 1122 – Ngoại tệ + TK 1123 – Vàng bạc, đá quý, kim khí quý 24
1.2.3.4. Trình tự hạch toán TGNH bằng tiền Việt Nam: Biểu 1.9 Sơ đồ hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu về TGNH bằng tiền Việt Nam 111 (1111) 112(1121) 111(1111) Gửi tiền vào ngân hàng Rút tiền về nhập quỹ TM 411,441 311,315,331,333 Nhận vốn góp, vốn cấp Thanh toán các khoản nợ 131,136,138 141,144,244 Thu hồi các khoản nợ phải thu Chi tạm ứng, ký cƣợc, ký quỹ 141,144,244 121,128,221 Thu hồi các khoản ký cƣợc, ký quỹ Đầu tƣ ngắn hạn, dài hạn 121,128,221 152,153,156 Thu hồi các khoản đầu tƣ Mua NVL,CCDC,HH,TSCĐ 311,431 133 Vay ngắn hạn, dài hạn Thuế GTGT đƣợc khấu trừ 511,521, 515,711 627,641,642 Doanh thu hoạt động SXKD và Các khoản chi phí phát sinh thu nhập khác 3331 Thuế GTGT phải nộp 25
1.2.3.5. Trình tự hạch toán TGNH bằng ngoại tệ: Kế toán thực hiện tƣơng tự phần kế toán tiền mặt bằng ngoai tệ. Biểu 1.10 Sơ đồ hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu về TGNH bằng ngoại tệ 131,136,138 112(1122) 311,331,336,338 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá ghi sổ khi nhận nợ của ngoại tệ khi nhận nợ xuất dùng 515 635 515 635 Lãi Lỗ Lãi Lỗ 152,153,156 211,213,217, 511,515,711 241,627,642 Doanh thu, thu nhập tài chính, Mua vật tƣ , hàng hóa, tài sản, thu nhập khác bằng ngoại tệ dịch vụ, . bằng ngoại tệ (tỷ giá thực tế) Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế 3331 của ngoại tệ xuất dùng Thuế GTGT phải nộp 515 635 Lãi Lỗ (Đồng thời ghi Nợ TK 007) (Đồng thời ghi Có TK 007) 413 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm 1.2.4. Kế toán tiền đang chuyển : Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nƣớc hoặc đã gửi vào bƣu điện để chuyển cho ngân hàng hoặc đã làm 26
thủ tục chuyển từ TK tại ngân hàng để trả cho các đơn vị khác nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo Nợ hay bản sao kê của ngân hàng. 1.2.4.1. Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền đang chuyển : - Giấy nộp tiền - Séc bảo chi - Biên lai thu tiền - Phiếu chuyển tiền - Một số chứng từ có liên quan khác 1.2.4.2. Tài khoản sử dụng: Kế toán tiền đang chuyển đƣợc thực hiện trên TK113 - Tiền đang chuyển. TK 113 có kết cấu nhƣ sau : Bên Nợ : - Các khoản tiền mặt hoặc séc bằng tiền Việt Nam, ngoại tệ đã nộp vào Ngân hàng hoặc đã gửi bƣu điện để chuyển vào Ngân hàng nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo Có. - Chênh lệch ngoại tệ tăng khi điều chỉnh. Bên Có : - Số kết chuyển vào TK 112 - Tiền gửi ngân hàng hoặc tài khoản có liên quan. - Chênh lệch ngoại tệ giảm khi điều chỉnh. Số dƣ bên Nợ : Các khoản tiền còn đang chuyển. 27
TK 113 đƣợc chi tiết thành 2 tài khoản cấp hai: - TK 1131: Tiền Việt Nam. - TK 1132: Ngoại tệ. 1.2.4.3. Trình tự hạch toán tiền đang chuyển : Tiền đang chuyển đƣợc hạch toán tƣơng tự nhƣ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Trình tự hạch toán thể hiện qua sơ đồ sau : Biểu 1.11 Sơ đồ kế toán tiền đang chuyển 111 113 112 Xuất tiền gửi vào ngân hàng Nhận đƣợc GBC của ngân chƣa nhận đƣợc GBC hàng về số tiền đã gửi 131,138 331,333,338 Thu nợ nộp thẳng vào ngân hàng Nhận đƣợc GBC của ngân chƣa nhân đƣợc GBC hàng về số tiền đã trả nợ 511,512, 515,711 Thu tiền bán hàng nộp vào ngân hàng chƣa nhận đƣợc GBC 3331 Thuế GTGT phải nộp 413 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ CK đánh giá lại số dƣ ngoại tệ CK 1.3. Các hình thức kế toán : Tùy theo quy mô, loại hình và điều kiện hoạt động mà các doanh nghiệp lựa chọn hình thức sổ kế toán cho phù hợp. Theo quyết định số 48 của Bộ tài chính, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đƣợc áp dụng một trong bốn hình thức kế toán sau : 28
- Hình thức kế toán Nhật ký chung. - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái. - Hình thức kế toán trên máy vi tính. 1.3.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung: 1.3.1.1. Đặc trƣng cơ bản: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: . Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; . Sổ Cái; . Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 29
1.3.1.2. Trình tự ghi sổ kế toán: Chứng từ gốc (PT,PC, ) Sổ nhật ký đặc biệt (nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, sổ Sổ kế toán qu ỹ TM) Nhật ký chung chi tiết Sổ cái các TK Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối : Ghi hàng ngày tài khoản : Ghi cuối tháng : Đối chiếu Báo cáo tài chính Biểu 1.12 Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký chung 1.3.2. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ : 1.3.2.1. Đặc trƣng cơ bản: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: . Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. . Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. 30
Chứng từ ghi sổ đƣợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải đƣợc kế toán trƣởng duyệt trƣớc khi ghi sổ kế toán. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: . Chứng từ ghi sổ; . Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; . Sổ Cái; . Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. 1.3.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán: Chứng từ kế toán Sổ qu ỹ Sổ, thẻ kế toán Bảng tổng hợp chi tiết kế toán chứng từ cùng loại Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp Sổ cái chi tiết Bảng cân đối số phát sinh : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng Báo cáo tài chính : Đối chiếu Biểu 1.13 Sơ đồ hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 31
1.3.3. Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái : 1.3.3.1. Đặc trƣng cơ bản: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đƣợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau: . Nhật ký - Sổ Cái; . Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. 1.3.3.2. Trình tự ghi sổ kế toán: Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ chi tiết các Bảng tổng hợp tài khoản chứng từ kế toán cùng loại Bảng tổng hợp Nhật ký sổ cái chi tiết : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng Báo cáo tài chính : Đối chiếu Biểu 1.14 Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký sổ cái 32
1.3.4. Hình thức kế toán máy : 1.3.4.1. Đặc trƣng cơ bản: Công việc kế toán đƣợc thực hiện theo một chƣơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhƣng phải in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thức kế toán máy: Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhƣng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. 1.3.4.2. Trình tự thực hiện: SỔ KẾ TOÁN CHỨ NG TỪ PHẦN MỀM KẾ TOÁN KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CH ỨNG TỪ - Báo cáo tài chính MÁY VI TÍNH KẾ TOÁN CÙNG - Báo cáo kế toán quản trị LO ẠI : Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra Biểu 1.15 Sơ đồ hình thức kế toán máy 33
CHƢƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH TM XNK & VT HẰNG THÔNG 2.1. Giới thiệu chung về Chi nhánh công ty TNHH TM XNK & VT Hằng Thông: 2.1.1. Đặc điểm, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty : 2.1.1.1. Hình thức công ty : Chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại xuất nhập khẩu và vận tải Hằng Thông đƣợc thành lập vào tháng 9 năm 2009 thuộc hình thức công ty TNHH có tƣ cách pháp nhân, hạch toán độc lập, có con dấu riêng, đƣợc mở tài khoản tiền Việt Nam và Ngoại tệ tại ngân hàng theo quy định của pháp luật Việt Nam. Công ty vẫn đang trong quá trình hoạt động dƣới sự giám sát, quản lý của công ty mẹ. 2.1.1.2. Tên công ty : - Tên công ty viết bằng tiếng Việt : CHI NHÁNH CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VÀ VẬN TẢI HẰNG THÔNG - Tên công ty viết bằng tiếng Anh : HANG THONG BRANCH - Tên công ty viết tắt : HTB CO.LTD - Mã số thuế : 5700724046-001 - Điện thoại văn phòng : 0313 913 737 - Địa chỉ : Số 17A/L6 Khu đô thị PG An Đồng – huyện An Dƣơng – Hải Phòng - Trụ sở công ty mẹ : Tổ 4 Khu Hồng Hà – Móng Cái – Quảng Ninh 2.1.1.3. Giám đốc điều hành : - Họ và tên : Dín Cún Dảu - Ngày tháng năm sinh : 10/03/1981 34
- CMT số : 101034541 - Ngày cấp : 08/06/2009 - Nơi cấp : Quảng Ninh - Đảm nhiệm chức vụ kể từ ngày : 01/09/2009 2.1.1.4. Ngành nghề kinh doanh : - Kinh doanh XNK thƣơng mại tổng hợp. - Kinh doanh XNK chế biến nguyên liệu, lâm sản và động vật sống (trừ mặt hàng Nhà nƣớc cấm), nguyên liệu sản xuất giấy, giầy dép, quần áo, vải vóc. Kinh doanh XNK các thiết bị máy móc và các loại hóa chất (trừ các loại hóa chất Nhà nƣớc cấm). - Kinh doanh XNK mua bán gạo, thực phẩm, đồ uống và sản phẩm thuốc lá, thuốc lào, đồ dùng, thiết bị nội thất văn phòng và gia đình. - Kinh doanh vận tải hàng hóa, đƣờng sắt, đƣờng bộ, đƣờng thủy, hàng không. - Kinh doanh hỗ trợ khác liên quan đến vận tải, dịch vụ quảng cáo và nghiên cứu thị trƣờng. 2.1.1.5. Mục tiêu kinh doanh ngành nghề : - Huy động vốn của cá nhân và tập thể. - Thu hút lực lƣợng lao động tại địa phƣơng. - Không ngừng mở rộng sản xuất kinh doanh của công ty. - Trong quá trình kinh doanh tùy tình hình thực tế công ty có thể đề xuất công ty mẹ phát triển thêm ngành nghề mới. 35
2.1.1.6. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Chi nhánh công ty TNHH TM XNK & VT Hằng Thông : Giám đốc Phòng Phòng Phòng Vận KD Kế Toán Chuyển Tổ Tổ lái giao xe nhận Biểu 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty - Giám đốc : điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc công ty mẹ về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đƣợc giao. - Phòng kinh doanh :  Trực tiếp nhận đơn đặt hàng , đồng thời hƣớng dẫn thực hiện các thủ tục cần thiết cho khách hàng, phối hợp với các bộ phận liên quan hoàn tất quy trình.  Thực hiện khảo sát, thăm dò nhu cầu khách hàng và thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trƣờng.  Giải đáp các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng.  Thống kê lƣu trữ hồ sơ và thông tin khách hàng.  Lập báo cáo thống kê hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và năm, trình Giám đốc duyệt và gửi các cấp có liên quan kịp thời. 36
 Lƣu trữ các bản gốc về hợp đồng kinh tế. - Phòng kế toán :  Giải quyết các vấn đề hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao động theo bộ luật lao động của Nhà nƣớc hiện hành.  Kịp thời giải quyết các chế độ chính sách cho nhân viên.  Quản lý hồ sơ lý lịch cán bộ nhân viên .  Kiểm tra mọi hoạt động tài chính – kế toán của công ty, tham mƣu cho Giám đốc chỉ đạo thực hiện đúng luật pháp của Nhà nƣớc, điều lệ hoạt động của công ty.  Cung ứng tiền đáp ứng mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời ngăn ngừa những tiêu cực trong hoạt động kinh doanh.  Kiên quyết loại bỏ những thủ tục chứng từ không hợp lệ, bảo vệ nền Tài chính công ty hoạt động lành mạnh đúng pháp luật.  Kiểm tra soát xét các chứng từ chi tiêu. Phân định rõ chứng từ hợp lệ, không hợp lệ, báo cáo Giám đốc có biện pháp giải quyết ngay.  Hàng quý, sáu tháng và cả năm báo cáo quyết toán tài chính thật rõ ràng khách quan. Bản quyết toán tài chính phải lập công khai, cân đối chính xác, phản ánh các mặt hoạt động kinh doanh của công ty một cách khách quan để lãnh đạo nắm đƣợc, tìm cách phát huy (hoặc hạn chế). - Phòng vận chuyển :  Chịu trách nhiệm nhận và vận chuyển hàng hóa đến đúng hẹn, đúng địa điểm.  Hoàn toàn chịu trách nhiệm về số lƣợng cũng nhƣ đảm bảo chất lƣợng của hàng hóa đƣợc chuyển giao.  Đảm bảo tình trạng tốt nhất cho phƣơng tiện vận chuyển. 37
2.1.1.7. Kết quả kinh doanh của công ty 2 năm gần đây : Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Tổng doanh thu 20.218.800.954 21.535.568.330 Tổng chi phí 20.345.271.964 21.741.831.498 Tổng lợi nhuận trƣớc (126.471.010) (206.263.168) thuế Lợi nhuận sau thuế (126.471.010) (206.263.168) Biểu 2.2 Kết quả kinh doanh của công ty năm 2010 và 2011 Chi nhánh công ty TNHH TM XNK & VT Hằng Thông mới thành lập đƣợc gần 3 năm nên vẫn đang phải đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức. Qua bảng số liệu, ta có thể thấy hoạt động của công ty phần nào đã tăng trƣởng. Tổng doanh thu năm 2011 tăng 6,5% so với năm 2010 tuy nhiên tổng chi phí cũng tăng 6,9% khiến lợi nhuận sau thuế bị âm và doanh nghiệp chƣa thu đƣợc lời từ hoạt động kinh doanh. Rõ ràng doanh nghiệp nên đề ra các kế hoạch cụ thể hơn, hiệu quả hơn, kiểm soát tài chính chặt chẽ nhằm giảm thiểu chi phí, tối đa hóa lợi nhuận. 2.1.1.8. Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình hoạt động của đơn vị : Thuận lợi : - Trong thời gian hoạt động, công ty luôn giữ lòng tin, chữ tín với khách hàng nên uy tín đƣợc nâng cao, đƣợc khách hàng tin tƣởng, nhiều khách hàng trở thành khách hàng truyền thống. - Đƣợc công ty mẹ hỗ trợ, giúp đỡ, đƣợc bộ phận hải quan tạo điều kiện thông quan. - Cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn, thông thạo Tiếng Trung, chấp hành nghiêm chỉnh điều lệ của công ty, đoàn kết chặt chẽ giúp quá trình giao dịch, công tác đƣợc thuận lợi. 38
Khó khăn : - Quy mô nhỏ, mới đi vào hoạt động chƣa có nhiều kinh nghiệm nên không thể cạnh tranh trực tiếp với các doanh nghiệp lớn, chịu sự cạnh tranh mạnh mẽ của các doanh nghiệp cùng ngành nghề trên địa bàn Hải Phòng. - Lực lƣợng cán bộ và quản lý mỏng dẫn đến việc chồng chéo nhiệm vụ. - Cán bộ công nhân viên còn thiếu kinh nghiệm, bỡ ngỡ. - Năng lực làm việc của một số thành viên trong ban lãnh đạo chủ chốt công ty chƣa ngang tầm với yêu cầu hiện tại cần phải đào tạo gấp để đáp ứng. Phƣơng hƣớng hoạt động : - Phát huy hết tối đa tác dụng của các phƣơng tiện vận chuyển. - Mở rộng thị trƣờng tìm kiếm bạn hàng. - Xây dựng, tổ chức tốt các kế hoạch kinh doanh, dịch vụ. Quản lý sử dụng vốn kinh doanh hiệu quả, bảo toàn và không ngừng tăng cƣờng vốn, chấp hành tốt chế độ tài chính của Nhà nƣớc đồng thời làm tốt nghĩa vụ ngân sách Nhà nƣớc. - Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viên, bồi dƣỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho mọi ngƣời. 2.1.2. Đặc điểm, tình hình công tác kế toán tại công ty: 2.1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty : KẾ TOÁN TRƢỞNG NHÂN VIÊN THỦ QUỸ KẾ TOÁN Biểu 2.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Kế toán trƣởng : - Chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc về tình hình hạch toán kế toán và tình hình tài chính của công ty. Làm công tác đối ngoại thuộc phạm vi tài chính, đôn đốc, giám sát thực hiện các chính sách và chế độ tài chính kế toán. 39
- Phụ trách các phần hành kế toán phức tạp, lập BCTC. Nhân viên kế toán : - Tập hợp đầy đủ chứng từ đầu vào phục vụ cho việc hạch toán. - Ghi chi tiết chứng từ thu – chi, làm phiếu thu – chi. - Theo dõi tình hình vận chuyển hàng hóa, tính đơn giá vận chuyển. - Theo dõi sổ sách giấy tờ của công ty. - Phụ trách việc phản ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kế toán của một số phần hành kế toán đơn giản. Thủ quỹ : - Quản lý quỹ, tổng hợp sổ tiền mặt hàng ngày, thực hiện các nhiệm vụ thu chi tiền mặt trên cơ sở chứng từ hợp lệ hợp pháp. 2.1.2.2. Hình thức kế toán áp dụng : - Để thuận tiện, đơn giản và phản ánh kịp thời, đầy đủ khối lƣợng nghiệp vụ kinh tế của đơn vị, công ty áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung để ghi chép, phản ánh, hệ thống hóa nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản. Việc mở sổ, ghi sổ, lƣu trữ, bảo quản sổ kế toán đƣợc thực hiện theo quy định của Nhà nƣớc. - Chế độ kế toán áp dụng tại Chi nhánh công ty TNHH TM XNK & VT Hằng Thông là chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006 – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính. - Phƣơng thức thực hiện : tính toán số liệu trên Excel sau đó in ra. - Năm tài chính của đơn vị đƣợc bắt đầu từ 1/1 kết thúc 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi sổ : VNĐ - Đặc trƣng cơ bản của hình thức Nhật ký chung : Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của các nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 40
- Hệ thống các chứng từ chi tiết đƣợc lƣu trữ và phân loại tại đơn vị gồm :  Chứng từ về tiền : Chứng từ thu, chi đƣợc tập hợp thành sổ theo quý, hóa đơn cầu đƣờng, hóa đơn xăng dầu, bảo dƣỡng, phụ tùng,  Chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh : Hợp đồng vận chuyển, hóa đơn giao hàng, nhận hàng, bảng báo giá .  Chứng từ về TSCĐ : Biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng thuê nhà  Chứng từ liên quan đến lao động : hợp đồng lao động, kê khai tạm ứng,  Chứng từ về công nợ : giấy thanh toán tiền tạm ứng, giấy báo có, báo nợ, giấy đề nghị thanh toán, biên bản đối chiếu công nợ, 2.1.2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại đơn vị : - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ chi tiết, sổ theo dõi có liên quan. - Căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ theo dõi đơn hàng, vận chuyển. Định kỳ cuối tháng, tùy khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ theo dõi, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái. - Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết thì đƣợc dùng để lập Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ. Công ty nộp thuế theo phƣơng pháp khấu trừ thuế. 41
Biểu 2.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại đơn vị Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ kế toán Nhật ký chung chi tiết Sổ cái các TK Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng Báo cáo tài chính : Đối chiếu 2.1.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán : Lập báo cáo tài chính là một công việc quan trọng, nó tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn, công nợ, tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong một kỳ kế toán. Kế toán xác định kết quả kinh doanh lập vào cuối mỗi tháng, quý, năm. Với các số liệu đã tổng hợp đƣợc cùng với các báo cáo hoạt động kinh doanh của kỳ trƣớc, cuối kỳ kế toán lập ra các báo cáo sau : - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B-01/DNN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B-02/DNN - Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nƣớc Mẫu số F02-DNN 42
- Tờ khai tự quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp - Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B-09/DNN - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ Mẫu số B-03/DNN Báo cáo trên sau khi lập, kiểm tra, xem xét sẽ đƣợc trình lên Giám đốc xét duyệt, sau đó đƣợc gửi tới Chi cục thuế, Sở kế hoạch đầu tƣ Hải Phòng, Cục Thống kê Hải Phòng. 2.2. Thực trạng công tác hạch toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh công ty TNHH TM XNK & VT Hằng Thông : Vốn bằng tiền là một bộ phần quan trọng trong tài sản ngắn hạn của Chi nhánh công ty TNHH TM XNK & VT Hằng Thông đƣợc hình thành chủ yếu trong quan hệ thanh toán. Hiện tại, công ty không sử dụng tài khoản tiền đang chuyển mà chỉ sử dụng tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng. 2.2.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ : 2.2.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng : - Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT) - Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT) - Biên lai thu tiền (Mẫu số 06 - TT) - Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03 – TT) - Giấy đề nghị thanh toán - Các chứng từ khác có liên quan. 2.2.1.2. Tài khoản sử dụng : TK 1111 43
2.2.1.3. Quy trình hạch toán : Quy trình hạch toán nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt tại đơn vị đƣợc mô tả nhƣ sau : Phiếu thu,phiếu chi Sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt Sổ Nhật ký chung Sổ Cái TK 111 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ (cuối tháng, quý, năm) : Đối chiếu Biểu 2.5 Quy trình hạch toán tiền mặt tại đơn vị Đối với ngoại tệ, đơn vị áp dụng xuất quỹ ngoại tệ theo phƣơng pháp FIFO. * Quy trình lập phiếu thu, phiếu chi: - Khi nhận đƣợc các chứng từ gốc : Hóa đơn GTGT mua vào hoặc bán ra, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, , căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập phiếu thu, phiếu chi. - Sau khi ghi đầy đủ các yếu tố trên phiếu thu(chi), phiếu thu(chi) sẽ đƣợc đính kèm với các chứng từ có liên quan để chuyển cho giám đốc và kế toán trƣởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ xuất, nhập quỹ. 44
- Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu, phiếu chi kèm theo chứng từ gốc đƣợc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Trƣờng hợp phiếu thu, phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đƣợc đóng dấu. Phiếu chi : + Liên 1 : Lƣu ở nơi lập phiếu + Liên 2 : Giao cho ngƣời nhận tiền + Liên 3 : Giao cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán Phiếu thu : + Liên 1 : Lƣu ở nơi lập phiếu + Liên 2 : Giao cho ngƣời nộp tiền + Liên 3 : Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán để vào sổ kế toán - Sổ quỹ do thủ quỹ quản lý, phải cập nhật và tính số tồn quỹ hàng ngày. - Các chứng từ thanh toán đính kèm theo phiếu thu, phiếu chi phải hợp lệ và đƣợc kế toán kiểm tra trƣớc khi lập phiếu. Các phiếu thu, chi phải đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ. * Quy trình luân chuyển chứng từ: - Hàng ngày, các phiếu thu, phiếu chi, kế toán đƣa vào sổ lƣu trữ chứng từ, ghi chép vào sổ Nhật ký chung. - Căn cứ vào Nhật ký chung, kế toán ghi vào sổ kế toán quỹ tiền mặt, sổ cái TK 111. - Cuối qúy, tổng hợp số liệu từ các sổ cái để vào Bảng cân đối số phát sinh, từ bảng cân đối số phát sinh tổng hợp số liệu để lập các Báo cáo tài chính. 45
Sau đây là một số ví dụ về hạch toán kế toán tiền mặt tại quỹ của công ty : Nghiệp vụ 1 : Ngày 20/12/2011, đơn vị rút TGNH tại ngân hàng Sacombank về nhập quỹ tiền mặt. Sau khi làm thủ tục rút tiền tại ngân hàng, ngƣời rút tiền lĩnh tiền đem về công ty nộp lại cho thủ quỹ. Đồng thời, kế toán lập Phiếu thu chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ tiền mặt. Sau khi hoàn thành thủ tục rút tiền thì ngân hàng sẽ gửi Sổ phụ khách hàng và Giấy báo có về công ty. Kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung, sổ cái TK 111, sổ cái TK 112, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt. Thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt. 46
SACOMBANK Mẫu số : MB.TTCTNĐ/RT NGÂN HÀNG SÀI GÕN THƢƠNG TÍN Số ban hành : 1483/2009/QĐ-NQ&TT GIẤY RÚT TIỀN MẶT (CASH WITHDRAWAL) Chủ tài khoản (account holder) : CN Cty TNHH Ngày (Date) : 20/12/2011 TMXNK & VT Hằng Thông Số GD (Ref No) :3708 Tài khoản số (Account No): 030002733788 Mã GDV (Teller ID) : 9484 Tại Saconbank-Công ty/PGD (At Sacombank-Branch) : HP PHẦN DO NGÂN HÀNG GHI Số tiền rút bằng chữ(Amount in words) : (Tám mƣơi mốt triệu bảy (Bank use only) trăm nghìn đồng) TÀI KHOẢN NỢ (Debit account) 030002733788 Ngƣời nhận tiền (Receiver) : Dín Cún Dảu SÓ TIỀN BẰNG SỐ Số CMND/Hộ chiếu: 101034541 Ngày cấp: 08/06/2009 Nơi cấp: QN (Account in figures) (ID/PP No) (Date) (Place) 81.700.000 đ Địa chỉ/ Điện thoại (Address/ Tel): 17/L6 Khu PG An Đồng-An Dƣơng-HP Nội dung(Instruction): . Giấy rút tiền mặt này có giá trị từ ngày (The order is valid form) 20/12/2011 ngày (to) 20/12/2011 Số tiền chi trả (Paid in currency): Tỷ giá (Exchange rate): . Ngân hàng trích từ tài khoản: Có (Yes) Không (No) Bank charge draw from Account) MỆNH GIÁ SỐ LƢỢNG THÀNH TIỀN Denomination Quantity Amount Kế toán Chủ tài khoản Ngƣời nhận tiền (Account) (Account holder) (Reciever) 500.000 160 80.000.000 200.000 100.000 17 1.700.000 50.000 20.000 PHẦN DÀNH CHO NGÂN HÀNG (Bank use only) 10.000 5.000 Xác nhận của đơn vị tiếp nhận Xác minh của Đơn vị quản lý tài khoản 2.000 Giao dịch viên Thủ quỹ Trƣởng đơn vị Giao dịch viên Trƣởng đơn vị 1.000 (Teller) (Cashier) (Approved by) (Teller) (Approved by) 500 200 TỔNG CỘNG (Total) 81.700.000 Biểu 2.6 Giấy rút tiền mặt 47
Đơn vị : CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số: 01 – TT Địa chỉ : Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng - HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU THU Số: 1348 Ngày 20 tháng 12 năm 2011 Nợ 1111: 81.700.000 Có 1121 : 81.700.000 Họ tên ngƣời nộp tiền : Dín Cún Dảu Địa chỉ: Giám đốc Lý do nộp tiền : Rút tiền về quỹ Số tiền: 81.700.000 đ Viết bằng chữ : Tám mƣơi mốt triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo: Giấy rút tiền mặt Đã nhận đủ tiền : 81.700.000 đ Ngày 20 tháng 12 năm 2011 Giám đốc Kế toán Ngƣời nộp Ngƣời lập Thủ quỹ trƣởng tiền phiếu (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) : Số tiền quy đổi : Biểu 2.7 Phiếu thu 1348 Nghiệp vụ 2 : Ngày 22/12/2012, thu tiền vận chuyển hàng hóa của công ty TNHH Shun lee Việt Nam bằng tiền mặt với số tiền là 8.626.200đ. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT , kế toán lập phiếu thu kèm theo Hóa đơn GTGT và chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ. Kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung, sổ cái TK 111, TK 511, TK 333,sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt. Thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt. 48
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT3/001 AA/11P GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: Nội bộ 0046733 Ngày22 tháng 12 năm 2011 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh công ty TNHH TM XNK và VT Hằng Thông Địa chỉ: Số 17A/L6 Khu đô thị PG An Đồng – Huyện An Dƣơng – Hải Phòng Số tài khoản: Điện thoại: MST: 5700724046-001 Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH Shun Lee Việt Nam Địa chỉ: Km 88+900 Quốc lộ 5 – xã Nam Sơn – An Dƣơng – Hải Phòng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MST: 0200870963 Tên hàng hoá, Đơn vị Số STT Đơn giá Thành tiền dịch vụ tính lƣợng Cƣớc vận chuyển 7.842.000 hàng hóa Cộng tiền hàng 7.842.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 784.200 Tổng cộng tiền thanh toán 8.626.200 Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu sáu trăm hai mƣơi sáu nghìn hai trăm đồng. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Biểu 2.8 Hóa đơn GTGT 46733 49
Đơn vị : CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số: 01 – TT Địa chỉ : Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng – HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU THU Số: 1352 Ngày 22 tháng 12 năm 2011 Nợ 1111: 8.626.200 Có 511: 7.842.000 Có 3331: 784.200 Họ tên ngƣời nộp tiền: Công ty TNHH Shun Lee Việt Nam Địa chỉ: Km 88+900 Quốc lộ 5 – xã Nam Sơn – An Dƣơng – Hải Phòng Lý do nộp tiền : Thu tiền vận chuyển hàng hóa Số tiền: 8.626.200đ Viết bằng chữ : Tám triệu sáu trăm hai mƣơi sáu nghìn hai trăm đồng Kèm theo: HĐGTGT 46733 ngày 22/12/2011 Đã nhận đủ tiền : 8.626.200 đ Ngày 22 tháng 12 năm 2011 Giám đốc Kế toán Ngƣời nộp Ngƣời lập Thủ quỹ trƣởng tiền phiếu (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) : Số tiền quy đổi : Biểu 2.9 Phiếu thu 1352 Nghiệp vụ 3 : Ngày 10/12/2011, công ty mua dầu Diesel 0,05S của Công ty cổ phần TM & DV Việt Hùng với tổng giá thanh toán là 2.248.120đ Kế toán sau khi xem xét giấy đề nghị thanh toán và chứng từ kèm theo sẽ trình lên giám đốc duyệt chi, sau đó viết phiếu chi, thủ quỹ tiến hành xuất quỹ. Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán, HĐGTGT, phiếu chi, kế toán tiến hành ghi sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 111, sổ cái TK 133, sổ cái TK 632, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt. Đồng thời, thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt. 50
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT3/001 AA/11P GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng 0052413 Ngày 10 tháng 12 năm 2011 Đơn vị bán hàng: Cty cổ phần TM & DV Việt Hùng Địa chỉ: Số 399 – Tôn Đức Thắng – An Dƣơng – Hải Phòng Số tài khoản: Điện thoại: MST: 0200602587 Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Chi nhánh công ty TNHH TM XNK và VT Hằng Thông Địa chỉ: Số 17A/L6 Khu đô thị PG An Đồng – Huyện An Dƣơng – Hải Phòng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: MST: 5700724046-001 Tên hàng hoá, Đơn vị Số STT Đơn giá Thành tiền dịch vụ tính lƣợng 01 Dầu Diesel 0,05S lít 98 20.400 1.999.200 02 LPXD lít 49.000 Cộng tiền hàng 1.999.200 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 199.920 Tổng cộng tiền thanh toán 2.248.120 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu hai trăm bốn mƣơi tám nghìn một trăm hai mƣơi đồng Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Biểu 2.10 Hóa đơn GTGT 52413 Đơn vị : CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số: 05 - TT 51
Địa chỉ : Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng – HP (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Ngày 10 tháng 12 năm 2011 Kính gửi: - Giám đốc Chi nhánh công ty TNHH TM XNK & VT Hằng Thông - Phòng kế toán Họ và tên ngƣời đề nghị thanh toán: Trần Duy Trung Bộ phận (hoặc địa chỉ): Phòng vận chuyển Nội dung thanh toán: Đề nghị lãnh đạo công ty thanh toán tiền dầu Số tiền: 2.248.120 VNĐ (Viết bằng chữ): Hai triệu hai trăm bốn mƣơi tám nghìn một trăm hai mƣơi đồng chẵn. (Kèm theo: 01 chứng từ gốc) Giám đốc Kế toán trƣởng Phụ trách đơn vị Ngƣời đề nghị thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.11 Giấy đề nghị thanh toán tiền dầu ngày 10/12/2011 52
Đơn vị : CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số: 02 – TT Địa chỉ : Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng - HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU CHI Số: 1266 Ngày 10 tháng 12 năm 2011 Nợ 632 : 2.048.200 Nợ 1331 : 199.920 Có 1111 : 2.248.120 Họ tên ngƣời nhận tiền : Trần Duy Trung Địa chỉ: Nhân viên phòng vận chuyển Lý do chi : Thanh toán tiền mua dầu Diesel Số tiền: 2.248.120đ Viết bằng chữ : Hai triệu hai trăm bốn mƣơi tám nghìn một trăm hai mƣơi đồng chẵn Kèm theo: 02 chứng từ gốc (HĐGTGT, giấy đề nghị thanh toán) Đã nhận đủ tiền : Ngày 10 tháng 12 năm 2011 Giám đốc Kế toán Ngƣời nộp Ngƣời lập Thủ quỹ trƣởng tiền phiếu (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) : Số tiền quy đổi : Biểu 2.12 Phiếu chi 1266 Nghiệp vụ 4 : Ngày 10/12/2012, thanh toán tiền bảo dƣỡng xe tải cho Công ty cổ phần TM XNK Duy Phú với tổng giá thanh toán là 1.177.000đ. Kế toán sau khi xem xét giấy đề nghị thanh toán và chứng từ kèm theo sẽ trình lên giám đốc duyệt chi, sau đó viết phiếu chi, thủ quỹ tiến hành xuất quỹ. 53
Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán, HĐGTGT, phiếu chi, kế toán tiến hành ghi sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 111, sổ cái TK 133, sổ cái TK 6421, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt. Đồng thời, thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt. HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT3/001 AA/11P GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng 0041050 Ngày 10 tháng 12 năm 2011 Đơn vị bán hàng: Cty cổ phần TM XNK Duy Phú Địa chỉ: Số 104 T.4 Cam lộ I – Hùng Vƣơng – Hồng Bàng - HP Số tài khoản: Điện thoại: MST: 0201027107 Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Chi nhánh công ty TNHH TM XNK và VT Hằng Thông Địa chỉ: Số 17A/L6 Khu đô thị PG An Đồng – Huyện An Dƣơng – Hải Phòng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: MST: 5700724046-001 Tên hàng hoá, Đơn vị Số STT Đơn giá Thành tiền dịch vụ tính lƣợng Làm thùng xe 500.000 Sơn hậu xe 320.000 Thay dầu máy 250.000 Cộng tiền hàng 1.070.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 107.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.177.000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu một trăm bảy mƣơi bảy nghìn đồng chẵn Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Biểu 2.13 Hóa đơn GTGT 41050 54
Đơn vị : CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số: 05 - TT Địa chỉ : Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng – HP (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Ngày 10 tháng 12 năm 2011 Kính gửi: - Giám đốc Chi nhánh công ty TNHH TM XNK & VT Hằng Thông - Phòng kế toán Họ và tên ngƣời đề nghị thanh toán: Trần Duy Trung Bộ phận (hoặc địa chỉ): Phòng vận chuyển Nội dung thanh toán: Đề nghị lãnh đạo công ty thanh toán tiền bảo dƣỡng xe. Số tiền: 1.177.000 VNĐ (Viết bằng chữ): Một triệu một trăm bảy mƣơi bảy nghìn đồng chẵn (Kèm theo: 01 chứng từ gốc) Giám đốc Kế toán trƣởng Phụ trách đơn vị Ngƣời đề nghị thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.14 Giấy đề nghị thanh toán tiền bảo dưỡng xe ngày 10/12/2011 55
Đơn vị : CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số: 02 – TT Địa chỉ : Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng - HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU CHI Số: 1267 Ngày 10 tháng 12 năm 2011 Nợ 6421 : 1.070.000 Nợ 1331 : 107.000 Có 1111 :1.177.000 Họ tên ngƣời nhận tiền : Trần Duy Trung Địa chỉ: Nhân viên phòng vận chuyển Lý do chi : Thanh toán tiền bảo dƣỡng xe Số tiền: 1.177.000đ Viết bằng chữ : Một triệu một trăm bảy mƣơi bảy nghìn đồng chẵn. Kèm theo: 02 chứng từ gốc (HĐGTGT, giấy đề nghị thanh toán) Đã nhận đủ tiền : Ngày 10 tháng 12 năm 2011 Giám đốc Kế toán Ngƣời nộp Ngƣời lập Thủ quỹ trƣởng tiền phiếu (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) : Số tiền quy đổi : Biểu 2.15 Phiếu chi 1267 Nghiệp vụ 5 : Ngày 5/12/2012, công ty Tien Yih Hsing Tading Co.Ltd thanh toán tiền vận chuyển hàng hóa với tổng giá thanh toán là 3.349,5NDT, tỷ giá giao dịch : 1NDT = 3.251VND. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT , kế toán lập phiếu thu kèm theo Hóa đơn GTGT và chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ. Kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung, sổ cái TK 111, TK 511, TK 333, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt. Thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ. 56
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT3/001 AA/11P GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: Nội bộ 0046707 Ngày 5 tháng 12 năm 2011 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh công ty TNHH TM XNK và VT Hằng Thông Địa chỉ: Số 17A/L6 Khu đô thị PG An Đồng – Huyện An Dƣơng – Hải Phòng Số tài khoản: Điện thoại: MST: 5700724046-001 Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Tien Yih Hsing Tading Co.Ltd Địa chỉ: Số 32 đại lộ Bắc Luân – Đông Hƣng – Trung Quốc Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MST: 0200664142 Tên hàng hoá, dịch Đơn vị Số STT Đơn giá Thành tiền vụ tính lƣợng Cƣớc vận chuyển kg 1.015 3 NDT 3.045NDT hàng hóa theo HĐKT số 59/HĐKT 1NDT = 3.251VND Cộng tiền hàng 9.899.295 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 989.930 Tổng cộng tiền thanh toán 10.889.225 Số tiền viết bằng chữ: Mƣời triệu tám trăm tám mƣơi chín nghìn hai trăm hai mƣơi lăm đồng. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Biểu 2.16 Hóa đơn GTGT 46707 57
Đơn vị : CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số: 01 – TT Địa chỉ : Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng – HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU THU Số: 1321 Ngày 5 tháng 12 năm 2011 Nợ 1112: 3.349,5 Có 511: 3.045 Có 3331: 304.5 Nợ 007 : 3.349,5 Họ tên ngƣời nộp tiền: Công ty Tien Yih Hsing Tading Co.Ltd Địa chỉ: Số 32 đại lộ Bắc Luân – Đông Hƣng – Trung Quốc Lý do nộp tiền : Thu tiền vận chuyển hàng hóa Số tiền: 3.349,5 NDT Viết bằng chữ : Ba nghìn ba trăm bốn mƣơi chín tệ năm hào. Kèm theo: HĐGTGT 0046707 Đã nhận đủ tiền : 3.349,5 NDT Ngày 5 tháng 12 năm 2011 Giám đốc Kế toán Ngƣời nộp Ngƣời lập Thủ quỹ trƣởng tiền phiếu (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) : 1NDT = 3.251VND Số tiền quy đổi : 10.889.225đ Biểu 2.17 Phiếu thu 1321 Nghiệp vụ 6 : Ngày 21/12/2011, công ty xuất bán 6.000 NDT thu về 19.572.000đ với tỷ giá giao dịch là 1NDT = 3.262VND. Áp dụng phƣơng pháp Nhập trƣớc – xuất trƣớc, kế toán tính trị giá ngoại tệ xuất quỹ : Trị giá ngoại tệ xuất quỹ = 2.675 x 3.273 + 3.325 x 3.241 = 19.531.600 Lãi tỷ giá = 6.000 x 3.262 – 19.531.600 = 40.400 58
Kế toán lập phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ ngoại tệ. Với thủ tục nhập quỹ tiền mặt tiến hành tƣơng tự. Kế toán căn cứ phiếu thu, phiếu chi để ghi sổ nhật ký chung, sổ cái TK 111, 515, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt. Thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt. Đơn vị : CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số: 02 – TT Địa chỉ : Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng - HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU CHI Số: 1284 Ngày 21 tháng 12 năm 2011 Có 007 : 6.000 NDT Họ tên ngƣời nhận tiền : Phạm Việt Hà Địa chỉ: Nhân viên phòng kế toán Lý do chi : Xuất bán ngoại tệ Số tiền: 6.000NDT Viết bằng chữ : Sáu nghìn tệ Kèm theo: Đã nhận đủ tiền : Ngày 21 tháng 12 năm 2011 Giám đốc Kế toán Ngƣời nộp Ngƣời lập Thủ quỹ trƣởng tiền phiếu (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) :1NDT = 3.273VNĐ, 1NDT = 3.241VNĐ Số tiền quy đổi : 19.351.600đ Biểu 2.18 Phiếu chi 1284 59
Đơn vị : CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số: 01 – TT Địa chỉ : Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng – HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU THU Số: 1349 Ngày 21 tháng 12 năm 2011 Nợ 1111 : 19.572.000 Có 1112 : 19.531.600 Có 515 : 40.400 Họ tên ngƣời nộp tiền: Phạm Việt Hà Địa chỉ: Phòng kế toán Lý do nộp tiền : Thu tiền bán ngoại tệ Số tiền: 19.572.000đ Viết bằng chữ : Mƣời chín triệu năm trăm bảy mƣơi hai nghìn đồng chẵn. Kèm theo: Đã nhận đủ tiền : 19.572.000đ Ngày 21 tháng 12 năm 2011 Giám đốc Kế toán Ngƣời nộp Ngƣời lập Thủ quỹ trƣởng tiền phiếu (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) : Số tiền quy đổi : Biểu 2.19 Phiếu thu 1349 60
CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số: S05a-DNN Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng – HP (Ban hành theo QĐ số48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ QUỸ TIỀN MẶT Loại quỹ: VNĐ (Thủ quỹ lập) NT NT SHCT Số tiền Ghi Diễn giải GS CT Thu Chi Thu Chi Tồn chú Số dƣ đầu tháng 360.151.157 PC- 01/12 01/12 Đổ mực in 160.000 359.991.159 1256 PC- Thanh toán tiền mua 01/12 01/12 4.222.000 355.769.157 1257 dầu Diesel . PC- Thanh toán tiền dầu 10/12 10/12 2.248.120 239.513.606 1266 Diesel PC- Thanh toán tiền bảo 10/12 10/12 1.177.000 238.336.606 1267 dƣỡng xe PC- 10/12 10/12 Phí đƣờng bộ 1.000.000 237.336.606 1268 Thu tiền cƣớc vận PT- 11/12 11/12 chuyển công ty 10.413.700 247.750.306 1334 TNHH Hải Long . . . PT- Rút tiền ngân hàng 20/12 20/12 81.700.000 353.894.245 1348 nhập quỹ tiền mặt Xuất quỹ ngoại tệ PT- PC- 21/12 21/12 đem bán và thu tiền 19.572.000 373.466.245 1349 1284 bán ngoại tệ . Thu tiền cƣớc vận PT- 22/12 22/12 chuyển công ty 8.626.200 421.144.629 1352 Shunlee Việt Nam . . Cộng phát sinh 823.091.647 704.078.822 tháng 12 Số dƣ cuối tháng 479.163.982 Cộng lũy kế số phát 8.898.950.924 8.529.957.322 sinh Thủ quỹ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Biểu 2.20 Sổ quỹ tiền mặt (VNĐ) 61
CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số: S05a-DNN Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng – HP (Ban hành theo QĐ số48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ QUỸ TIỀN MẶT Loại quỹ: NDT (Thủ quỹ lập) SHCT Số tiền NT NT Ghi Thu Chi Diễn giải GS CT Thu Chi Tồn chú Số dƣ đầu tháng 18.574 Thu tiền cƣớc vận chuyển công ty Raey 04/12 04/12 1320 4.620 23.194 Hong International Co.Ltd Thu tiền cƣớc vận chuyển công ty Tien 05/12 05/12 1321 3.349,5 26.543,5 Yih Hsing Tading Co.Ltd . Thu tiền cƣớc vận 18/12 18/12 1344 chuyển công ty Elegane 2.475 31.713,3 Ltd Thu tiền cƣớc vận chuyển công ty China 20/12 20/12 1347 3.795 35.508,3 Commercial Offshore Ltd Xuất quỹ ngoại tệ đem 21/12 21/12 1349 1284 bán và thu tiền bán 6.000 29.508,3 ngoại tệ . Cộng phát sinh tháng 51.297 33.533 12 Số dƣ cuối tháng 36.338 Cộng lũy kế số phát 597.909,2 580.591,2 sinh Thủ quỹ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Biểu 2.21 Sổ quỹ tiền mặt (NDT) 62
CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số S03a-DNN Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng – HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) NHẬT KÝ CHUNG Năm 2011 ĐVT : VNĐ Chứng từ TK Số tiền Diễn giải đối Ngày Số ứng Nợ Có tháng Tháng 12/2011 PC- 6422 160.000 01/12 Đổ mực in 1256 1111 160.000 632 3.852.046 PC- Thanh toán tiền mua 01/12 1331 369.954 1257 dầu Diesel 1111 4.222.000 GBC- 1121 120.000.000 02/12 Gửi tiền vào tài khoản 449TT 1111 120.000.000 . . . 1112 10.889.225 Thu tiền cƣớc vận PT- 05/12 chuyển Cty Tien Yih 511 9.899.295 1321 Hsing Tading Co.Ltd 3331 989.930 . . . 632 2.048.200 PC- Thanh toán tiền mua 10/12 1331 199.920 1266 dầu Diesel 1111 2.248.120 6421 1.070.000 PC- Thanh toán tiền bảo 10/12 1331 107.000 1267 dƣỡng xe 1111 1.177.000 63
GBN- Thanh toán tiền dầu 331 140.670.000 11/12 460FT cho Cty CP Quốc Tuấn 1121 140.670.000 Cty CP SX TM Hữu GBC- 1121 94.425.000 11/12 Nghị Đà Nẵng thanh 463FT toán tiền vận chuyển 131 94.425.000 . . . Rút tiền gửi ngân PT- 1111 81.700.000 20/12 hàng nhập quỹ tiền 1348 mặt 1121 81.700.000 PC- 1111 19.572.000 Xuất quỹ ngoại tệ 1284 21/12 đem bán và thu tiền 1112 19.531.600 PT- bán ngoại tệ 1349 515 40.400 PC-1272 21/12 Tạm ứng công tác 141 2.000.000 1111 2.000.000 . . . 1111 8.626.200 Thu tiền cƣớc vận PT- 22/12 chuyển Cty TNHH 511 7.842.000 1352 Shunlee Việt Nam 3331 784.200 Cộng cuối kỳ 116.148.291.479 116.148.291.479 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Biểu 2.22 Nhật ký chung 64
CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số: S03b-DNN Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng - HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CÁI Năm : 2011 Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111 ĐVT : VNĐ TK Ghi Chứng từ Số tiền NTGS Diễn giải đối chú Số Ngày ứng Nợ Có Số dƣ đầu tháng 421.167.447 PC- 01/12 01/12 Đổ mực in 6422 160.000 1256 PC- Thanh toán tiền 632 3.852.046 01/12 01/12 1257 mua dầu Diesel 1331 369.954 . Thu tiền cƣớc vận 511 9.899.295 PT- chuyển Cty Tien 05/12 05/12 1321 Yih Hsing Tading 3331 989.930 Co.Ltd . PC- Thanh toán tiền 632 2.048.200 10/12 10/12 1266 mua dầu Diesel 1331 199.920 PC- Thanh toán tiền 6421 1.070.000 10/12 10/12 1267 bảo dƣỡng xe 1331 107.000 PC- 10/12 10/12 Phí đƣờng bộ 6421 1.000.000 1268 PT- Rút TGNH nhập 20/12 20/12 1121 81.700.000 1348 quỹ TM 65
PC- Xuất quỹ ngoại tệ 1284 21/12 21/12 đem bán và thu 515 40.400 PT- tiền bán ngoại tệ 1349 . Thu tiền vận 511 7.842.000 PT- 22/12 22/12 chuyển Cty TNHH 1352 3331 784.200 Shunlee Việt Nam Cộng phát sinh tháng 12 990.217.273 812.535.668 Dƣ cuối tháng 598.849.052 Cộng lũy kế số phát sinh 10.867.268.019 10.441.298.287 Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Biểu 2.23 Sổ cái TK 111 66
CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số: S05b-DNN Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng - HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT QUỸ TIỀN MẶT Tài khoản : 1111 Loại quỹ : Tiền Việt Nam Năm : 2011 Đơn vị tính : VNĐ Ngày Số hiệu TK Số phát sinh NT tháng chứng từ Ghi Diễn giải đối Số tồn chứng chú GS ứng từ Thu Chi Nợ Có Số dƣ đầu tháng 360.151.157 01/12 01/12 1256 Đổ mực in 6422 160.000 359.991.157 Thanh toán 632 3.852.046 356.139.111 01/12 01/12 1257 tiền mua dầu Diesel 1331 369.954 355.769.157 Thanh toán 632 2.048.200 239.713.526 10/12 10/12 1266 tiền mua dầu Diesel 1331 199.920 239.513.606 Thanh toán 6421 1.070.000 238.443.606 10/12 10/12 1267 tiền bảo dƣỡng xe 1331 107.000 238.336.606 10/12 10/12 1268 Phí đƣờng bộ 6421 1.000.000 237.336.606 Rút TGNH 20/12 20/12 1348 nhập quỹ 1121 81.700.000 353.894.245 TM Xuất quỹ ngoại tệ đem 1112 19.531.600 373.425.845 21/12 21/12 1349 1284 bán và thu tiền bán 515 40.400 373.466.245 ngoại tệ Thu tiền vận 511 7.842.000 421.928.829 chuyển Cty 22/12 22/12 1352 TNHH Shunlee Việt 3331 784.200 422.713.029 Nam 67
Cộng phát sinh 823.091.647 704.078.822 tháng 12 Dƣ cuối kỳ 479.163.982 Cộng lũy kế số phát 8.898.950.924 8.529.957.322 sinh Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Biểu 2.24 Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (Tiền Việt Nam) 68
CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số: S05b-DNN Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng - HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT QUỸ TIỀN MẶT Tài khoản : 1112 Loại quỹ : Nhân dân tệ Năm : 2011 Đơn vị tính : VNĐ Ngày Số hiệu TK Số phát sinh NT tháng chứng từ Ghi Diễn giải đối Số tồn chứng chú GS ứng từ Thu Chi Nợ Có Số dƣ đầu tháng 61.016.290 Thu tiền cƣớc vận chuyển 511 13.797.000 74.813.290 công ty Raey 04/12 04/12 1320 Hong International 3331 1.379.000 76.192.290 Co.Ltd Thu tiền cƣớc vận 511 9.899.295 86.091.585 chuyển công 05/12 05/12 1321 ty Tien Yih Hsing Tading 3331 989.930 87.081.515 Co.Ltd Thu tiền cƣớc 511 7.456.500 104.495.323 vận chuyển 18/12 18/12 1344 công ty Elegane Ltd 3331 745.650 105.240.973 Thu tiền 511 11.367.750 116.608.723 cƣớc vận chuyển công 20/12 20/12 1347 ty China Commercial 3331 1.136.775 117.745.498 Offshore Ltd Xuất quỹ ngoại tệ đem 21/12 21/12 1349 1284 bán và thu 1111 19.531.600 98.213.898 tiền bán ngoại tệ 69
Cộng phát sinh 167.125.626 108.456.846 tháng 12 Dƣ cuối tháng 119.685.070 Cộng lũy kế số phát 1.968.317.285 1.911.341.155 sinh Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Biểu 2.25 Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (Nhân dân tệ) CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng - HP BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT QUỸ TIỀN MẶT Tài khoản : 111 Số dƣ đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dƣ cuối kỳ Qũy tiền mặt Nợ Có Nợ Có Nợ Có Tiền Việt Nam 110.170.380 8.898.950.924 8.529.957.322 479.163.982 Ngoại tệ 62.708.940 1.968.317.285 1.911.341.155 119.685.070 Tổng 172.879.320 10.867.268.019 10.441.298.287 598.849.052 Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.26 Bảng tổng hợp chi tiết quỹ tiền mặt 2.2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng : Tiền gửi ngân hàng là một bộ phận chủ yếu của vốn bằng tiền mà công ty ký gửi tại ngân hàng. Việc gửi, rút hoặc trích để chi trả bằng tiền ngân hàng phải có chứng từ nộp, lĩnh hoặc có chứng từ thanh toán thích hợp với các thể thức thanh toán và phƣơng thức thanh toán không dùng tiền mặt đƣợc phản ánh vào TK 112. Tài khoản này phản ánh tình hình tăng giảm và còn lại của tất cả các khoản tiền của công ty gửi tại ngân hàng. Hiện công ty chỉ mở duy nhất một tài khoản tại Ngân hàng Sacombank chi nhánh Hải Phòng với mã số tài khoản là 030002733788. 70
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng : - Giấy báo Nợ. - Giấy báo Có. - Các chứng từ liên quan : Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, - Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, căn cứ vào các chứng từ gốc nhƣ : Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có, kế toán tiền gửi ngân hàng tiến hành ghi chép vào sổ nhật ký chung và sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng. 2.2.2.2. Tài khoản sử dụng : Để phản ánh tình hình tăng giảm và số hiện có về các khoản tiền gửi của doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 112. 2.2.2.3. Quy trình hạch toán : Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra đối chiếu với ngân hàng nhƣ : giấy báo Nợ, giấy báo Có, ủy nhiệm chi, kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 112, đồng thời ghi vào sổ tiền gửi ngân hàng. 71
Giấy báo có, giấy Sổ tiền gửi báo nợ, giấy rút tiền ngân hàng mặt, giấy nộp tiền, Sổ Nhật ký chung Sổ Cái TK 112 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ (cuối tháng, quý, năm) : Đối chiếu Biểu 2.27 Quy trình hạch toán TGNH tại công ty Sau đây là một số ví dụ về hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng của công ty: Nghiệp vụ 1 : Ngày 20/12/2011, đơn vị rút TGNH tại ngân hàng Sacombank về nhập quỹ tiền mặt. Sau khi làm thủ tục rút tiền tại ngân hàng, ngƣời rút tiền lĩnh tiền đem về công ty nộp lại cho thủ quỹ. Đồng thời, kế toán lập Phiếu thu chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ tiền mặt. Sau khi hoàn thành thủ tục rút tiền thì ngân hàng sẽ gửi Sổ phụ khách hàng và Giấy báo có về công ty. Kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung, sổ cái TK 111, sổ cái TK 112, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt. Thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt. 72
SACOMBANK NGÂN HÀNG SÀI GÕN THƢƠNG TÍN PHIẾU BÁO NỢ Ngày 20 tháng 12 năm 2011 Kính gửi: CN CTY TNHH TM XNK & VT HẰNG Số TK : 030002733788 THÔNG Loại tiền: VND Địa chỉ: 17A/L6 KHU ĐÔ THỊ PG AN ĐỒNG - HẢI Loại TK: TIEN GUI PHÒNG THANH TOAN Mã số thuế: 5700724046-001 Số bút toán hạch toán: Số ID khách hàng: 20103788 TT 0813200477 Chúng tôi xin thông báo đã ghi NỢ tài khoản của Quý khách số tiền chi tiết sau: Nội dung Số tiền Rút tiền mặt 81.700.000,00 Tổng sổ tiền 81.700.000,00 Số tiền bằng chữ: Tám mƣơi mốt triệu bảy trăm nghìn VND chẵn./ Trích yếu: RUT TIEN KHOI TAI KHOAN Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trƣởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.28 Phiếu báo nợ 477TT 73
Đơn vị : CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số: 01 – TT Địa chỉ : Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng - HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU THU Số: 1348 Ngày 20 tháng 12 năm 2011 Nợ 1111: 81.700.000 Có 1121 : 81.700.000 Họ tên ngƣời nộp tiền : Dín Cún Dảu Địa chỉ: Giám đốc Lý do nộp tiền : Rút tiền về quỹ Số tiền: 81.700.000 đ Viết bằng chữ : Tám mƣơi mốt triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo: Giấy rút tiền mặt Đã nhận đủ tiền : 81.700.000 đ Ngày 20 tháng 12 năm 2011 Giám đốc Kế toán Ngƣời nộp Ngƣời lập Thủ quỹ trƣởng tiền phiếu (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) : Số tiền quy đổi : Biểu 2.29 Phiếu thu 1348 Nghiệp vụ 2 : Ngày 11/12/2011, công ty thanh toán tiền dầu Diezel cho công ty CP Quốc Tuấn bằng tiền gửi ngân hàng với tổng giá thanh toán là 140.670.000đ. Kế toán viết Ủy nhiệm chi gửi lên ngân hàng yêu cầu chuyển tiền thanh toán. Sau khi thực hiện chuyển khoản, ngân hàng sẽ gửi Sổ phụ khách hàng và Giấy báo nợ về công ty. 74
SACOMBANK NGÂN HÀNG SÀI GÕN THƢƠNG TÍN ỦY NHIỆM CHI PAYMENT ORDER Cá nhân/ Đơn vị chuyển tiền (Remitter) : CN Cty TNHH Số GD (Ref No.): 4712 TM XNK & VT Hằng Thông Tài khoản số (Account No): 030002733788 Mã GDV (Teller ID) : 9484 Tại Saconbank-Công ty/PGD (At Sacombank-Branch) : HP Cá nhân/ Đơn vị thụ hƣởng (Beneficiary) : Công ty CP Quốc Tuấn PHẦN DO NGÂN HÀNG GHI (Bank use only)  Tài khoản số : 102 2048 121 3010  Số CMND/ Hộ chiếu: Ngày cấp : Nơi cấp : . TÀI KHOẢN NỢ (Debit account) 030002733788 (ID/PP No.) (Date) (Place) Địa chỉ/ Điện thoại (Address/Tel) : 26/261 Trân Nguyên Hãn – Lê Chân TÀI KHOẢN CÓ(Credit account) – HP Tại ngân hàng : Techcombank Hải Phòng Tỉnh/TP (Pronvice/City) : Hải Phòng SÓ TIỀN BẰNG SỐ Số tiền bằng chữ (Amount in words) : Một trăm bốn mƣơi triệu sáu trăm (Account in figures) bảy mƣơi nghìn đồng chẵn. Nội dung thanh toán (Intruction) : Thanh toán tiền dầu Diezel cho công ty 140.670.000 đ CP Quốc Tuấn CÁ NHÂN/ĐƠN VỊ CHUYỂN TIỀN(Remitter) Sacombank - NGÂN HÀNG B (Beneficiary bank) Ngày lập (Issue date) / ./ . Ghi sổ ngày (Settlemant date) / / Ghi sổ ngày (Settlemant date) / / . Kế toán Chủ tài khoản Kế toán Trƣởng đơn vị Kế toán Trƣởng đơn vị (Account) (Account holder) (Account) (Approved by) (Account) Biểu 2.30 Ủy nhiệm chi 75
SACOMBANK NGÂN HÀNG SÀI GÕN THƢƠNG TÍN PHIẾU BÁO NỢ Ngày 11 tháng 12 năm 2011 Kính gửi: CN CTY TNHH TM XNK & VT HẰNG Số TK : 030002733788 THÔNG Loại tiền: VND Địa chỉ: 17A/L6 KHU ĐÔ THỊ PG AN ĐỒNG - HẢI Loại TK: TIEN GUI PHÒNG THANH TOAN Mã số thuế: 5700724046-001 Số bút toán hạch toán: Số ID khách hàng: 20103788 FT 0813200460 Chúng tôi xin thông báo đã ghi NỢ tài khoản của Quý khách số tiền chi tiết sau: Nội dung Số tiền Trả tiền dầu cho Cty CP Quốc Tuấn 140.670.000,00 Tổng sổ tiền 140.670.000,00 Số tiền bằng chữ: Một trăm bốn mƣơi triệu sáu trăm bảy mƣơi nghìn VND chẵn./ Trích yếu: CHUYỂN TIỀN THANH TOÁN CHO CTY CP QUỐC TUẤN Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trƣởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.31 Phiếu báo nợ 460FT Nghiệp vụ 3 : Ngày 11/12/2011, Cty cổ phần sản xuất thƣơng mại Hữu Nghị Đà Nẵng thanh toán cƣớc vận chuyển với tổng tiền thanh toán là 94.425.000 đồng. Khi tiền đƣợc chuyển vào tài khoản, ngân hàng sẽ gửi Giấy Báo Có và Sổ phụ ngân hàng để thông báo cho công ty. 76
SACOMBANK NGÂN HÀNG SÀI GÕN THƢƠNG TÍN PHIẾU BÁO CÓ Ngày 11 tháng 12 năm 2011 Kính gửi: CN CTY TNHH TM XNK & VT HẰNG Số TK : 030002733788 THÔNG Loại tiền: VND Địa chỉ: 17A/L6 KHU ĐÔ THỊ PG AN ĐỒNG - HẢI Loại TK: TIEN GUI PHÒNG THANH TOAN Mã số thuế: 5700724046-001 Số bút toán hạch toán: Số ID khách hàng: 20103788 FT 0813200463 Chúng tôi xin thông báo đã ghi CÓ tài khoản của Quý khách số tiền chi tiết sau: Nội dung Số tiền Cty CP SX TM Hữu Nghị Đà Nẵng thanh 94.425.000,00 toán tiền vận chuyển Tổng sổ tiền 94.425.000,00 Số tiền bằng chữ: Chín mƣơi tƣ triệu bốn trăm hai mƣơi lăm nghìn VND chẵn./ Trích yếu : CTY CP SX TM HỮU NGHỊ ĐÀ NẴNG THANH TOÁN TIỀN VẬN CHUYỂN Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trƣởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.32 Phiếu báo có 463FT 77
Nghiệp vụ 4 : Ngày 2/12/2011 Công ty xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng Sacombank. Số tiền là 120.000.000đ Khi đƣợc lệnh xuất quỹ, kế toán lập Phiếu chi. Ngƣời nộp tiền nhận tiền từ thủ quỹ mang đến ngân hàng. Tại ngân hàng phát hành Giấy nộp tiền ghi nhận số tiền công ty đã nộp. Sau khi hoàn thành thủ tục gửi tiền, ngân hàng sẽ gửi Giấy báo Có và Sổ phụ ngân hàng về công ty. Đơn vị : CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số: 02 – TT Địa chỉ : Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng - HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU CHI Số: 1258 Ngày 02 tháng 12 năm 2011 Nợ 1121 : 120.000.000 Có 1111 :120.000.000 Họ tên ngƣời nhận tiền : Trần Minh Tâm Địa chỉ: Phòng kế toán Lý do chi : Nộp tiền vào tài khoản Số tiền: 120.000.000đ Viết bằng chữ : Một trăm hai mƣơi triệu đồng chẵn. Kèm theo: Đã nhận đủ tiền : Ngày 02 tháng 12 năm 2011 Giám đốc Kế toán Ngƣời nộp Ngƣời lập Thủ quỹ trƣởng tiền phiếu (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) : Số tiền quy đổi : Biểu 2.33 Phiếu chi 1258 78
SACOMBANK NGÂN HÀNG SÀI GÕN THƢƠNG TÍN PHIẾU BÁO CÓ Ngày 02 tháng 12 năm 2011 Kính gửi: CN CTY TNHH TM XNK & VT HẰNG Số TK : 030002733788 THÔNG Loại tiền: VND Địa chỉ: 17A/L6 KHU ĐÔ THỊ PG AN ĐỒNG - HẢI Loại TK: TIEN GUI PHÒNG THANH TOAN Mã số thuế: 5700724046-001 Số bút toán hạch toán: Số ID khách hàng: 20103788 TT 0813200449 Chúng tôi xin thông báo đã ghi CÓ tài khoản của Quý khách số tiền chi tiết sau: Nội dung Số tiền Nộp tiền vào tài khoản 120.000.000,00 Tổng sổ tiền 120.000.000,00 Số tiền bằng chữ: Một trăm hai mƣơi triệu VND chẵn./ Trích yếu: NỘP TIỀN VÀO TÀI KHOẢN Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trƣởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.34 Phiếu báo có 449TT 79
CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số S03a-DNN Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng – HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) NHẬT KÝ CHUNG Năm 2011 ĐVT : VNĐ Chứng từ TK Số tiền Diễn giải đối Ngày Số ứng Nợ Có tháng Tháng 12/2011 PC- 6422 160.000 01/12 Đổ mực in 1256 1111 160.000 632 3.852.046 PC- Thanh toán tiền mua 01/12 1331 369.954 1257 dầu Diesel 1111 4.222.000 GBC- 1121 120.000.000 02/12 Gửi tiền vào tài khoản 449TT 1111 120.000.000 . . . 1112 10.889.225 Thu tiền cƣớc vận PT- 05/12 chuyển Cty Tien Yih 511 9.899.295 1321 Hsing Tading Co.Ltd 3331 989.930 . . . 632 2.048.200 PC- Thanh toán tiền mua 10/12 1331 199.920 1266 dầu Diesel 1111 2.248.120 6421 1.070.000 PC- Thanh toán tiền bảo 10/12 1331 107.000 1267 dƣỡng xe 1111 1.177.000 80
Thanh toán tiền dầu GBN- 331 140.670.000 11/12 cho Cty CP Quốc 460FT Tuấn 1121 140.670.000 Cty CP SX TM Hữu GBC- 1121 94.425.000 11/12 Nghị Đà Nẵng thanh 463FT toán tiền vận chuyển 131 94.425.000 . . . Rút tiền gửi ngân PT- 1111 81.700.000 20/12 hàng nhập quỹ tiền 1348 mặt 1121 81.700.000 PC- 1111 19.572.000 Xuất quỹ ngoại tệ đem 1284 21/12 bán và thu tiền bán 1112 19.530.000 PT- ngoại tệ 1349 515 42.000 PC-1272 21/12 Tạm ứng công tác 141 2.000.000 1111 2.000.000 . . . 1111 8.626.200 Thu tiền cƣớc vận PT- 22/12 chuyển Cty TNHH 511 7.842.000 1352 Shunlee Việt Nam 3331 784.200 Cộng cuối kỳ 161.148.291.479 161.148.291.479 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Biểu 2.35 Nhật ký chung 81
CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số: S06-DNN Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng – HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Nơi mở tài khoản giao dịch : Ngân hàng Sài Gòn thƣơng tín Sacombank Số hiệu tài khoản tại nơi gửi : 030002733788 Năm : 2011 ĐVT : VNĐ Chứng từ Số tiền NT TK Số Ngày Diễn giải Thu Chi GS ĐƢ Còn lại hiệu tháng (Gửi vào) (Rút ra) . . Số dƣ đầu tháng 420.470.164 GBC- 02/12 11/12 Gửi tiền vào TK 1111 120.000.000 540.470.164 449TT . . Thanh toán tiền xăng 632 14.476.800 603.714.605 GBN- 07/12 07/12 455FT Mogas 92 cho Cty CP TM & DV Việt Hùng 1331 1.378.080 602.336.525 . . Thanh toán tiền dầu GBN- 11/12 11/12 Diezel cho Cty CP 331 140.670.000 597.160.030 460FT Quốc Tuấn Cty CP SX TM Hữu GBC- Nghị Đà Nẵng thanh 11/12 11/12 131 94.425.000 691.585.030 463FT toán tiền vận chuyển . . PT- Rút tiền gửi về nhập 20/12 20/12 1111 81.700.000 835.110.926 1348 quỹ tiền mặt . . Cộng phát sinh 1.373.382.982 872.442.925 trong tháng 12 Số dƣ cuối tháng 921.410.221 Cộng phát sinh 19.160.595.788 18.649.177.121 trong kỳ Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng Giám đốc 82
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Biểu 2.36 Sổ tiền gửi ngân hàng CNCty TNHH TMXNK & VT Hằng Thông Mẫu số: S03b-DNN Số 17A/L6 Khu đô thị PG – An Dƣơng - HP (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CÁI Năm : 2011 Tên tài khoản: Tiền gửi ngân hàng Số hiệu: 112 ĐVT : VNĐ TK Ghi NT Chứng từ Số tiền Diễn giải đối chú GS Số Ngày ứng Nợ Có Số dƣ đầu tháng 420.470.164 GBC- Gửi tiền vào tài 02/12 11/12 1111 120.000.000 449TT khoản Thanh toán tiền 632 14.476.800 GBN- xăng Mogas 92 07/12 07/12 455FT cho Cty CP TM & 1331 1.378.080 DV Việt Hùng Thanh toán tiền GBN- dầu Diezel cho 11/12 11/12 331 140.670.000 460FT Cty CP Quốc Tuấn Cty CP SX TM GBC- Hữu Nghị Đà 11/12 11/12 131 94.425.000 463FT Nẵng thanh toán tiền vận chuyển PT- Rút tiền gửi về 19/12 19/12 1111 81.700.000 1348 nhập quỹ tiền 83
mặt Cộng phát sinh tháng 12 1.373.382.982 872.442.925 Dƣ cuối tháng 921.410.221 Cộng lũy kế số phát sinh 19.160.595.788 18.649.177.121 Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Biểu 2.37 Sổ cái TK 112 2.2.3. Đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái cuối năm của ngoại tệ: Tỷ giá cuối năm 1NDT = 3.330 VND Ngoại tệ tồn quỹ tiền mặt : 36.338 NDT Chênh lệch tỷ giá = (12.160 x 3.291 + 24.178 x 3.295) – 36.338 x 3.330 = - 1.320.470 Kế toán định khoản : Nợ TK 413 : 1.320.470 Có TK 111 :1.320.470 84
CHƢƠNG 3 : MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH TM XNK & VT HẰNG THÔNG 3.1. Nhận xét, đánh giá chung về bộ máy kế toán và công tác kế toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh công ty TNHH TM XNK & VT Hằng Thông: Chi nhánh công ty TNHH TM XNK & VT Hằng Thông là một doanh nghiệp tƣ nhân mới đƣợc thành lập từ năm 2009. Sau gần ba năm kể từ ngày thành lập và đi vào hoạt động kinh doanh thƣơng mại đến nay, Ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể các cán bộ công nhân viên đã từng bƣớc tháo gỡ những khó khăn, vƣợt qua thử thách để dần khẳng định vị thế của mình. Mặc dù là một doanh nghiệp có tuổi đời còn non trẻ nhƣng với sự năng động sáng tạo của đội ngũ quản lý và sự đồng lòng của cán bộ công nhân viên, công ty đã có những cố gắng đáng ghi nhận trong việc tổ chức bộ máy quản lý nhằm đáp ứng đƣợc nhu cầu của thị trƣờng. Đó là kết quả phấn đấu bền bỉ, liên tục của toàn công ty. Kết quả đó không chỉ đơn thuần là sự tăng trƣởng về mặt vật chất mà còn là sự lớn mạnh toàn diện về trình độ quản lý của đội ngũ lãnh đạo. Chính nhờ sự nỗ lực và học hỏi không ngừng đó giúp cho công ty ngày một làm ăn có hiệu quả, uy tín đƣợc nâng cao, hoạt động kinh doanh mở rộng, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng đƣợc cải thiện và đóng góp một phần vào ngân sách Nhà nƣớc. Trong quá trình kinh doanh, công ty đã thực hiện tốt những kế hoạch, nhiệm vụ đề ra trong từng chu kỳ kinh doanh cụ thể. Là một doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với quy mô kinh doanh vừa và nhỏ, công ty đã phải tìm cho mình một bộ máy quản lý, một phƣơng thức kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất. Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lƣu động có tính linh hoạt cao nhất trên bảng Báo cáo tài chính. Nó phản ánh khả năng thanh toán tức thời của công ty 85