›
›

Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TRADJMEXCO Hải Phòng - Vũ Thị Thanh Nhàn

pdf 88 trang huongle 160
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TRADJMEXCO Hải Phòng - Vũ Thị Thanh Nhàn", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_hoan_thien_cong_tac_ke_toan_von_bang_tien_tai_cong.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TRADJMEXCO Hải Phòng - Vũ Thị Thanh Nhàn

  1. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Lời mở đầu Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng như thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Trong điều kiện hiện nay phạm vi hoạt động của doanh nghiệp không còn bị giới hạn ở trong nước mà đã được mở rộng, tăng cường hợp tác với nhiều nước trên thế giới. Do đó, quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng và quản lý chúng có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong công tác kế toán của doanh nghiệp chia ra làm nhiều khâu, nhiều phần hành nhưng giữa chúng có mối quan hệ hữu cơ gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý thực sự có hiệu quả cao. Thông tin kế toán là những thông tin về tính hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình : Vốn và nguồn, tăng và giảm Do đó, việc tổ chức hạch toán vốn bằng tiền là nhằm đưa ra những thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu của vốn bằng tiền, về các nguồn thu và sự chi tiêu của chúng trong quá trình kinh doanh để nhà quản lý có thể nắm bắt được những thông tin kinh tế cần thiết, đưa ra những quyết định tối ưu nhất về đầu tư, chi tiêu trong tương lai như thế nào. Bên cạnh nhiệm vụ kiểm tra các chứng từ, sổ sách về tình hình lưu chuyển tiền tệ, qua đó chúng ta biết đươc hiệu quả kinh tế của đơn vị mình. Thực tế ở nước ta trong thời gian qua cho thấy ở các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước, hiệu quả sử dụng vốn đầu tư nói chung và vốn bằng tiền nói riêng còn rất thấp, chưa khai thác hết hiệu quả và tiềm năng sử dụng chúng trong nền kinh tế thị trường để phục vụ sản xuất kinh doanh, công tác hạch toán bị buông lỏng kéo dài. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 1
  2. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Xuất phát từ những vần đề trên và thông qua một thời gian thực tập em xin chọn đề tài sau để đi sâu vào nghiên cứu viết khóa luận: ”Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng”. Khóa luận gồm ba phần chính : Phần 1 : Một số vần đề lý luận cơ bản về vốn bằng tiền và công tác kế toán vốn bằng tiền tại các DN. Phần 2 : Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng. Phần 3 : Phương hướng và một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 2
  3. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng PHẦN 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: 1.1.1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền: - Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn tại dưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng. Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành: - Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trưòng Việt Nam như các đồng: đô la Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp ( FFr), yên Nhật ( JPY), đô la Hồng Kông ( HKD), mác Đức ( DM) - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên được lưu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thường khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh. - Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: - Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ ,bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. - Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ , vàng, bạc, kim khí quý đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng. - Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 3
  4. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng 1.1.2. Đặc điểm vốn bằng tiền: - Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp. - Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo hợp đồng thương mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng. 1.2. Khái quát chung về kế toán vốn bằng tiền 1.2.1. Khái niệm, nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền : *Khái niệm vốn bằng tiền: - Vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ bao gồm : Tiền mặt (TK111), Tiền gửi ngân hàng (TK112),Tiền đang chuyển (TK113). Cả ba loại trên đều có tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý. Mỗi loại vốn bằng tiền đều sử dụng vào những mục đích khác nhau và có yêu cầu quản lý từng loại nhằm quản lý chặt chẽ tình hình thu chi và đảm bảo an toàn cho từng loại sử dụng có hiệu quả tiết kiệm và đúng mục đích. *Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: - Kế toán phải thực hiện những nhiệm vụ sau: + Phản ánh chính xác kịp thời những khoản thu chi và tình hình còn lại của từng loại vốn bằng tiền, kiểm tra và quản lý nghiêm ngặt việc quản lý các loại vốn bằng tiền nhằm đảm bảo an toàn cho tiền tệ, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh. + Giám sát tình hình thực hiện kế toán thu chi các loại vốn bằng tiền, kiểm tra việc chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và có hiệu quả cao. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 4
  5. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng + Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại các ngân hàng và các khoản tiền đang chuyển ( kể cả nội tệ, ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc, kim khí quý, đá quý). - Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc sau: + Kế toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam ( VNĐ). + Các loại ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi sổ kế toán. 1.2.2. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền : - Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là “đồng Việt Nam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền. - Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó. - Đối với vàng bạc, kim khí quý đá quý phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng bạc, kim khí quý đá quý phải theo dõi số lượng trọng lượng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng loại, từng thứ. Giá nhập vào trong kỳ được tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể được tính theo một trong các phương pháp sau: + Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các lần nhập trong kỳ. + Phương pháp giá thực tế nhập trước, xuất trước. + Phương pháp giá thực tế nhập sau, xuất trước. - Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theo đối tượng, chất lượng Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có được giá trị thực tế và chính xác. - Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao. 1.3. Kế toán quản trị vốn bằng tiền : 1.3.1. Một số khái niệm : Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 5
  6. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng - Kế toán tài chính : là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng sử dụng thông tin của đơn vị kế toán. - Kế toán quản trị : là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán gồm nhà quản lý, nhân viên, công đoàn, những người có mối quan tâm trực tiếp đến sự phát triển hay suy thoái của doanh nghiệp. Kế toán quản trị có thể được thực hiện theo những quy tắc nội bộ, và báo cáo tùy theo nhu cầu nội bộ. 1.3.2.Quản trị vốn bằng tiền * Các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị vốn bằng tiền - Xác định mức dự trù vốn bằng tiền hợp lý Mức dự trù vốn bằng tiền hợp lý cần được xác định để doanh nghiệp có thể: + Tránh được các rủi ro do không có khả năng thanh toán nên bị phạt hoặc phải trả lãi cao hơn. + Không làm mất khả năng mua chịu của nhà cung cấp. + Tận dụng được các cơ hội kinh doanh có lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. - Dự đoán và quản lý các luồng nhập, xuất vốn bằng tiền. + Dự đoán các luồng nhập ngân quỹ gồm: luồng thu nhập từ kết quả kinh doanh, từ kết quả hoạt động tài chính, luồng đi vay và luồng vốn khác. + Dự đoán các luồng xuất ngân quỹ bao gồm: các khoản chi phí cho hoạt động kinh doanh như nộp thuế, mua sắm tài sản trả các bộ công nhân viên, các khoản chi cho hoạt động đầu tư theo kế hoạch của doanh nghiệp, các khoản chi trả cổ tức trả lãi Ngân hàng và các khoản chi hợp pháp khác. * Các giải pháp quản trị vốn bằng tiền Nhiệm vụ quản trị vốn bằng tiền không chỉ là đảm bảo cho doanh nghiệp có đầy đủ luồng vốn bằng tiền cần thiết để đáp ứng kết hợp các nhu cầu thanh toán mà quan trọng hơn mà quan trọng hơn là tối ưu hóa số vốn tiền mặt hiện có, giảm tối đa các rủi ro về lãi suất hoặc tỷ giá hối đoái và tối ưu hóa việc đi vay ngắn hạn hoặc đầu tư kiếm lời. Chính vì vậy doanh nghiệp phải có các giải pháp quản trị vốn bằng tiền một cách chặt chẽ và hợp lý. - Các biện pháp quản trị vốn bằng tiền cụ thể là: Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 6
  7. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng + Phương pháp định mức dự trù ngân quỹ hợp lý là lấy mức xuất ngân quỹ trung bình hàng ngày nhân với số lượng ngày dự trù ngân quỹ hoặc có thể sử dụng phương pháp tổng chi phí tối thiểu trong quản trị vốn tồn kho dự trù, xác định mức dự trù vốn bằng tiền hợp lý. + Trên cơ sở so sánh các luồng nhập và luồng xuất ngân quỹ, doanh nghiệp có thể thấy được định mức hay thâm hụt ngân quỹ. Từ đó thực hiện các biện pháp cân bằng thu chi ngân quỹ như: tăng tốc độ thu hồi các khoản nợ phải thu đồng thời giảm tốc độ xuất quỹ nếu có thể thực hiện được hoặc doanh nghiệp cũng có thể huy động các khoản vay thanh toán của ngân hàng. + Mọi khoản thu chi vốn bằng tiền của doanh nghiệp đều phải thực hiện thông qua quỹ, không được thu chi ngoài qũy, tự thu tự chi. Phải có sự phân định trách nhiệm rõ ràng trong quản lý vốn bằng tiền nhất là giữa thủ quỹ và kế toán quỹ, có biện pháp quản lý đảm bảo an toàn kho quỹ. + Doanh nghiệp phải xác định các quy chế thu chi vốn bằng tiền để áp dụng cho từng trường hợp thu chi, tăng cường công tác thanh toán không dùng tiền mặt nhằm đảm bảo an toàn hiệu quả. + Quản lý chặt chẽ các khoản tạm ứng tiền mặt, cần xác định rõ đối tượng tạm ứng và thời hạn thanh toán tạm ứng để thu hồi kịp thời. * Những quy định của kế toán tiền mặt và công tác quản lý tiền mặt + Kế toán phải lập các chứng từ thu chi theo đúng chế độ. + Khi hạch toán tiền mặt phải sử dụng một đơn vị tiền tệ duy nhất là đồng Việt Nam. + Chỉ được xuất tiền ra khỏi quỹ khi có đầy đủ các chứng từ hợp lệ, tiền mặt phải được bảo quản trong két an toàn, chống mất trộm, chống cháy, chống mối xông. + Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi tiền mặt, giữ gìn, bảo quản do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện, thủ quỹ là người được thủ trưởng doanh nghiệp bổ nhiệm và chịu trách nhiệm giữ quỹ. Thủ quỹ không được nhờ người khác làm thay, trong trường hợp cần thiết phải làm thủ tục uỷ quyền cho người khác làm thay và được sự đồng ý bằng văn bản của giám đốc doanh nghiệp. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 7
  8. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng + Thủ quỹ phải thường xuyên kiểm tra quỹ, đảm bảo lượng tiền tồn quỹ phải phù hợp với số dư trên sổ quỹ. Hàng ngày sau khi thu chi tiền xong kế toán phải vào sổ quỹ, cuối ngày lập báo cáo quỹ và nộp lên cho kế toán. + Hàng ngày sau khi nhận được báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc do thủ quỹ gửi lên kế toán phải tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu trên từng chứng từ với số liệu trên sổ quỹ. Sau khi kiểm tra xong, kế toán tiến hành định khoản và ghi vào sổ tổng hợp . 1.4. Kế toán tiền mặt tại quỹ 1.4.1. Nguyên tắc kế toán tiền mặt - Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ. - Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do đơn vị hoặc cá nhân khác ký cược, ký quỹ tại đơn vị thì quản lỳ và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân đo đong đếm số lượng, trọng lượng và giám định chất lượng, sau đó tiến hành niêm phong có xác nhận của người ký cược, ký quỹ trên dấu niêm phong. - Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, chi hoặc chứng từ nhập, xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép xuất, nhập quỹ theo quy định của chế độ chứng từ hạch toán. - Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ và giữ sổ quỹ, ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, tính ra số tiền tồn quỹ ở mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc, kim khí qúy, đá quý nhận ký cược phải theo dõi riêng trên một sổ hoặc trên một phần sổ. - Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ. Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch trên cơ sở báo cáo thừa hoặc thiếu hụt. - Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt, gửi vào ngân hàng hoặc thanh toán công nợ ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán, sổ kế toán TK 1112 hoặc 1122 Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 8
  9. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng theo 1 trong các phương pháp bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước, nhập sau - xuất trước, giá thực tế đích danh (như 1 loại hàng đặc biệt). - Đối với vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở TK tiền mặt chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng kí kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. 1.4.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng để hạch toán tiền mặt: 1.4.2.1. Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt - Việc thu chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu chi. Lệnh thu, chi này phải có chữ ký của giám đốc (hoặc người có uỷ quyền) và kế toán trưởng. Trên cơ sở các lệnh thu chi kế toán tiến hành lập các phiếu thu - chi. Thủ quỹ sau khi nhận được phiếu thu - chi sẽ tiến hành thu hoặc chi theo những chứng từ đó. Sau khi đã thực hiện xong việc thu - chi thủ quỹ ký tên đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “ Đã chi tiền” trên các phiếu đó, đồng thời sử dụng phiếu thu và phiếu chi đó để ghi vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo cáo quỹ. Cuối ngày thủ quỹ kiểm tra lại tiền tại quỹ, đối chiếu với báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho kế toán. - Các chứng từ sử dụng trong kế toán tiền mặt: + Phiếu thu Mẫu số 01-TT + Phiếu chi Mẫu số 02-TT + Bảng kiểm kê quỹ – Mẫu số 08a-TT và Mẫu số 08b-TT - Ngoài phiếu chi, phiếu thu là căn cứ chính để hạch toán vào tài khoản 111 còn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm vào phiếu thu hoặc phiếu chi như: Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn bán hàng, biên lai thu tiền Các chứng từ sau khi đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ được ghi chép, phản ánh vào các sổ kế toán liên quan : + Sổ quỹ tiền mặt + Các sổ kế toán tổng hợp + Sổ kế toán chi tiết liên quan đến từng ngoại tệ, vàng bạc cả về số lượng và giá trị. 1.4.2.2. Tài khoản sử dụng để hạch toán tiền mặt: - Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 “Tiền mặt”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm: - Bên nợ: + Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ, nhập kho. + Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 9
  10. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng + Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh. - Bên có: + Các khoản tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, kim khí quý, đá quý, vàng, bạc hiện còn tồn quỹ. + Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. + Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm khi điều chỉnh. - Dư nợ : Các khoản tiền, ngân phiếu, ngoại tệ,vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn tồn quỹ. Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2. - Tài khoản 111.1 “ Tiền Việt Nam” phản ánh tình hình thu chi, thừa, thiếu, tồn quỹ tiền Việt Nam, ngân phiếu tại doanh nghiệp. - Tài khoản 111.2 “ Tiền ngoại tệ” phản ánh tình hình thu chi, thừa, thiếu, điều chỉnh tỷ giá, tồn qũy ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi ra đồng Việt Nam. - Tài khoản 111.3 “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý” phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất, thừa, thiếu, tồn quỹ theo giá mua thực tế. - Cơ sở pháp lý để ghi Nợ TK 111 là các phiếu thu còn cơ sở để ghi Có TK 111 là các phiếu chi. 1.4.3. Phƣơng pháp hạch toán kế toán tiền mặt tại quỹ: Trình tự kế toán tiền mặt : 1.4.3.1. Kế toán khoản thu chi bằng tiền Việt Nam: * Các nghiệp vụ tăng : Nợ TK 111(111.1) : Số tiền nhập quỹ. Có TK 511 : Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Có TK 515 : Thu tiền từ hoạt động tài chính. Có TK 112 : Rút tiền từ ngân hàng. Có TK 131, 136, 141 : Thu hồi các khoản nợ phải thu. Có TK 121,128,138, 144, 244: Thu hồi các khoản vốn đầu tư ngắn hạn, các khoản cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền. * Các nghiệp vụ giảm : Nợ TK 112 : Gửi tiền vào tài khoản tại Ngân hàng. Nợ TK 121, 221 : Mua chứng khoán ngắn hạn và dài hạn Nợ TK 144, 244 : Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn, dài hạn. Nợ TK 211, 213 : Mua tài sản cố định đưa vào sử dụng. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 10
  11. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Nợ TK 241: Xuất tiền cho ĐTXDCB tự làm. Nợ TK 152, 153, 156 : Mua hàng hoá, vật tư nhập kho (theo phương pháp kê khai thường xuyên). Nợ TK 611 : Mua hàng hoá, vật tư nhập kho (theo kiểm kê định kỳ). Nợ TK 311, 315 : Thanh toán tiền vay ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn trả. Nợ TK 331, 333, 334 : Thanh toán trả người bán, nộp thuế và các khoản khác cho ngân sách, thanh toán lương và các khoản cho CNV. Có TK 111 (111.1) : Số tiền thực xuất quỹ. 1.4.3.2. Kế toán các khoản thu, chi ngoại tệ : - Đối với ngoại tệ, ngoài quy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi nguyên tệ trên tài khoản 007 "Nguyên tệ các loại". Việc quy đổi ra đồng Việt Nam phải tuân thủ các quy định sau: - Đối với tài khoản thuộc loại chi phí, thu nhập, vật tư, hàng hoá, tài sản cố định dù doanh nghiệp có hay không sử dụng tỷ giá hạch toán, khi có phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đều phải luôn luôn ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. - Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu, phải trả được ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các khoản chênh lệch tỷ giá (nếu có) của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán vào TK 413- Chênh lệch tỷ giá. - Các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền, phải thu, phải trả. Số chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá mua của Ngân hàng tại thời đểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hach toán vào tài khoản 413. - Kết cấu tài khoản 007: Bên Nợ : Ngoại tệ tăng trong kỳ. Bên Có : Ngoại tệ giảm trong kỳ. Dư Nợ : Ngoại tệ hiện có. - Kết cấu tài khoản 413: Chênh lệch tỷ giá. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 11
  12. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Bên Nợ : + Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của vốn bằng tiền, vật tư, hàng hoá, nợ phải thu có gốc ngoại tệ. + Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ. + Xử lý chênh lệch tỷ giá. Bên Có : + Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của vốn bằng tiền, vật tư, hàng hoá và nợ phải thu có gốc ngoại tệ. + Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ. + Xử lý chênh lệch tỷ giá. Tài khoản này cuối kỳ có thể dư Có hoặc dư Nợ. Dư Nợ: Chênh lệch tỷ giá cần phải được xử lý. Dư Có: Chênh lệch tỷ giá còn lại. - Số chênh lệch tỷ giá trên TK 413- Chênh lệch tỷ giá, chỉ được xử lý (ghi tăng hoặc giảm vốn kinh doanh, hạch toán vào lãi hoặc lỗ) khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền. - Riêng đối với đơn vị chuyên kinh doanh mua bán ngoại tệ thì các nghiệp vụ mua bán ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua bán thực tế phát sinh. Chênh lệch giữa giá mua thực tế và giá bán ra của ngoại tệ được hạch toán vào tài khoản 515 - "Thu nhập từ hoạt động tài chính" hoặc TK 635 - “Chi phí cho hoạt động tài chính”. *Nguyên tắc xác định tỷ giá ngoại tệ : - Các loại tỷ giá : + Tỷ giá thực tế: là tỷ giá ngoại tệ được xác định theo các căn cứ có tính chất khách quan như giá mua, tỷ giá do ngân hàng công bố. + Tỷ giá hạch toán: là tỷ giá ổn định trong một kỳ hạch toán, thường được xác định bằng tỷ gía thực tế lúc đầu kỳ. - Cách xác định tỷ giá thực tế nhập, xuất quỹ như sau: + Tỷ giá thực tế nhập quỹ ghi theo giá mua thực tế hoặc theo tỷ giá do Ngân hàng công bố tại thời điểm nhập quỹ hoặc theo tỷ giá thực tế khi khách hàng chấp nhận nợ bằng ngoại tệ. + Tỷ giá xuất quỹ có thể tính theo nhiều phương pháp khác nhau như nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, tỷ giá bình quân, tỷ giá hiện tại + Tỷ giá các khoản công nợ bằng ngoại tệ được tính bằng tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận nợ. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 12
  13. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng + Tỷ giá của các loại ngoại tệ đã hình thành tài sản được tính theo tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi tăng tài sản (nhập tài sản vào doanh nghiệp). *Trình tự hạch toán: - Trường hợp doanh nghiệp có sử dụng tỷ giá hạch toán : - Khi mua ngoại tệ thanh toán bằng đồng Việt Nam : Nợ TK 111(111.2) : (Ghi theo tỷ giá hạch toán). Có TK 111(111.1), 331: (Ghi theo tỷ giá thực tế). Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (nếu có). Đồng thời ghi đơn Nợ TK 007 : Lượng nguyên tệ mua vào. - Bán hàng thu ngay tiền bằng ngoại tệ: Nợ TK 111 (111.2) : Ghi theo tỷ giá hạch toán. Có TK 511: Ghi theo tỷ giá thực tế. Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch (nếu có). Đồng thời ghi Nợ TK 007: Lượng nguyên tệ thu vào. - Thu các khoản nợ của khách hàng bằng ngoại tệ : Nợ TK 111 (111.2) : (Ghi theo tỷ giá hạch toán). Có TK 131 : (Ghi theo tỷ giá thực tế). Đồng thời ghi Nợ TK 007 : Lượng nguyên tệ thu vào. - Bán ngoại tệ thu tiền Việt Nam : Nợ TK 111 (1111) : Giá bán thực tế. Có TK 111 (1112) : Tỷ giá hạch toán. Nợ TK 635: Nếu giá bán thực tế nhỏ hơn giá hạch toán. (Có TK 515: Nếu giá bán thực tế lớn hơn giá hạch toán) . Đồng thời ghi Có TK 007 : Lượng nguyên tệ chi ra. - Mua vật tư hàng hoá, TSCĐ, thanh toán bằng ngoại tệ: Nợ TK 211, 213, 151, 152, 153, 156 : Tỷ giá thực tế Có TK 111(1112) : Tỷ giá hạch toán. Nợ (Có) TK 413 : Chênh lệch (nếu có). Đồng thời ghi Có TK 007 : Lượng nguyên tệ chi ra. - Trả nợ nhà cung cấp bằng ngoại tệ: Nợ TK 331 : Tỷ giá thực tế Có TK 111 (111.2) : Tỷ giá hạch toán. Đồng thời Có TK 007 : Lượng nguyên tệ chi ra. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 13
  14. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng - Điều chỉnh tỷ giá hạch toán theo tỷ giá thực tế lúc cuối kỳ. Khi chuẩn bị thực hiện điều chỉnh tỷ gía ngoại tệ, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê ngoại tệ tại quỹ, gửi Ngân hàng đồng thời dựa vào mức chênh lệch tỷ giá ngoại tệ thực tế và hạch toán để xác định mức điều chỉnh. Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ tăng lên so với tỷ giá hạch toán thì phần chênh lệch do tỷ giá tăng kế toán ghi: Nợ TK 111 (111.2) Có TK 413 Nếu tỷ giá thực tế cuối kỳ giảm so với tỷ giá hạch toán thì mức chênh lệch do tỷ giá giảm được ghi ngược lại: Nợ TK 413 Có TK 111 (111.2) - Trường hợp doanh nghiệp không sử dụng tỷ giá hạch toán : - Mua ngoại tệ trả bằng tiền Việt Nam : Nợ TK 111 (1112) : Giá mua thực tế. Có TK 111 (1111) : Giá mua thực tế. Đồng thời ghi Nợ TK 007 : Lượng nguyên tệ nhập quỹ. - Bán ngoại tệ thu tiền Việt Nam : Nợ TK 111(1111): Giá bán thực tế. Nợ TK 635: Tỷ giá bán nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ. (Có TK 515: Tỷ giá bán lớn hơn tỷ giá ghi sổ). Có TK 111(1121), 112(1122): Tỷ giá ghi sổ. Đồng thời ghi : Có TK 007. - Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ : Nợ TK 111 (1112) : Tổng giá thanh toán. Có TK 511 : Doanh thu chưa thuế GTGT. Có 3331 : Thuế GTGT. Đồng thời ghi Nợ TK 007 : Lượng nguyên tệ nhập quỹ. - Thu các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ nhập quỹ : Nợ TK 111(111.2) : Theo tỷ giá thực tế kỳ thu nợ. Có TK 131,138 : Theo tỷ giá thực tế nợ. Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá (tỷ giá thực tế nợ nhỏ hơn tỷ giá thực tế kỳ thu nợ). Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 14
  15. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng (Nợ TK 413 : Nếu tỷ giá thực tế nợ lớn hơn tỷ giá thực tế kỳ thu nợ). Đồng thời ghi Nợ TK 007 : Lượng nguyên tệ nhập quỹ. - Xuất ngoại tệ mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ, chi trả các khoản chi phí: Nợ TK 152, 153, 156, 211, 611, 627, 641, 641 : Tỷ giá thực tế lúc mua. Nợ TK 133 : Tỷ giá thực tế lúc mua. Có TK 111 (1112) : Tỷ giá thực tế ghi sổ. Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá thực tế lúc mua lớn hơn tỷ giá thực tế ghi sổ. (Nợ TK 413: Chênh lệch tỷ giá thực tế lúc mua nhỏ hơn tỷ giá thực tế ghi sổ). Đồng thời ghi : Có TK 007: Lượng nguyên tệ xuất quỹ. - Xuất ngoại tệ trả nợ cho người bán: Nợ TK 331,315,311 : Tỷ giá nhận nợ. Có TK 111 (111.2) : Tỷ giá thực tế kỳ trả nợ. Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá nhận nợ lớn hơn tỷ giá thực tế kỳ trả nợ. (Nợ TK 413 : Nếu tỷ giá nhận nợ nhỏ hơn tỷ giá thực tế kỳ trả nợ). Đồng thời ghi Có TK 007 : Lượng nguyên tệ đã chi ra. Đến cuối năm, quý nếu có biến động lớn hơn về tỷ giá thì phải đánh giá lại sổ ngoại tệ hiện có tại quỹ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối năm, cuối quý. + Nếu chênh lệch giảm: Nợ TK 413 : Chênh lệch tỷ giá. Có TK 111 (1112) + Nếu chênh lệch tăng: Nợ TK 111 (1112) Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 15
  16. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng SƠ ĐỒ 1.1 : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG QUÁT TIỀN MẶT (VN D) TK 112 (1121) TK 111 (1111) TK 112(1121) Rỳt TGNH nhập quỹ TM Gửi TM vào Ngân hàng TK 131,136,138 TK 627,641,642 Thu hồi các khoản phải thu Chi phí SXKD TK 141,144,244 Thu hồi các khoản ký TK 141,144,244 cược, ký quỹ bằng TM Chi tạm ứng, ký cược TK 121,128,221 ký quỹ bằng TM TK 121,128,221 Thu hồi các khoản đ.tư Đầu tư ngắn hạn, dài hạn TK 311,341 TK 311,315,331 Vay ngắn, dài hạn Thanh toán nợ TK 411,441 TK 152,153,156 Nhận vốn góp, vốn cấp Mua cụng cụ, dcụ, vtư, hàng hoá TK 511,512,515 TK 133 Dthu H ĐSXKD Thuế GTGT được ktrừ TK 3331 Thuế GTGT Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 16
  17. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng SƠ ĐỒ 1.2 : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TIỀN MẶT BẰNG NGOẠI TỆ TK 131,136,138 TK 111(1112) TK 311,331,336,338 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ng.tệ Tỷ Tỷ giá thực tế giá hoặc bình quân Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá ghi ghi sổ liên ngân hàng của ng.tệ xuất sổ khi nhận nợ khi nhận nợ dùng TK 635 TK 515 TK 635 TK 515 Lỗ Lãi Lãi Lỗ TK 511, 515, 711 TK 152,153,156,133 Dthu, thu nhập khác bằng ng.tệ Mua vật tư, hàng hóa Công cụ bằng ng.tệ Tỷ giá t.tế hoặc bình quân liên ng.hàng tại thời điểm PS nghiệp vụ TK 515 TK 635 Lãi Lỗ TK 413 TK 413 Clệch tỷ giá tăng do đánh Clệch tỷ giá giảm do giá lại số dư ng.tệ cuối năm đánh giá lại số dư ng.tệ cuối năm Tất cả các nghiệp vụ trên đều phải đồng thời ghi đơn TK007- Ngoại tệ các loại TK 007 - Thu nợ bằng ngoại tệ - Thanh toán nợ bằng ng. tệ - Dthu, thu nhập khác bằng ng tệ Mua vật tư,hàng hóa, công cụ bằng ng.tệ Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 17
  18. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng 1.5. Kế toán tiền gửi ngân hàng: 1.5.1. Nguyên tắc kế toán tiền gửi ngân hàng - Căn cứ để hạch toán trên Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng” là các giấy báo có, báo nợ hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi ) - Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng, chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo nợ, báo có hoặc bản sao kê. Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 “Phải thu khác” (1388) (Nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc ghi vào bên CóTK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) (Nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng). Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ. - Ở những đơn vị có các tổ chức, bộ phận phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi (Đồng Việt Nam, ngoại tệ các loại). - Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở Ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. - Trường hợp gửi tiền vào Ngân hàng bằng ngoại tệ thì phải được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh (Sau đây gọi tắt là tỷ giá giao dịch BQLNH). Trường hợp mua ngoại tệ gửi vào Ngân hàng thì được phản ánh theo tỷ giá mua thực tế phải trả. - Trường hợp rút tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ thì được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán TK 1122 theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền; Nhập trước - xuất trước; Nhập sau- xuất trước; Giá thực tế đích danh. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 18
  19. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng - Trong giai đoạn sản xuất, kinh doanh (Kể cả hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản của doanh nghiệp SXKD vừa có hoạt động đầu tư XDCB) các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ngoại tệ nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch này được hạch toán vào bên Có TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” (Lãi tỷ giá) hoặc vào bên Nợ TK 635 “Chi phí tài chính” (Lỗ tỷ giá). Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong giai đoạn đầu tư XDCB (giai đoạn trước hoạt động) nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch tỷ giá liên quan đến tiền gửi ngoại tệ này được hạch toán vào TK 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái” 1.5.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng để hạch toán tiền gửi ngân hàng 1.5.2.1. Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền gửi ngân hàng - Các giấy báo có, báo nợ, bản sao kê của ngân hàng. - Các chứng từ khác : Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu. 1.5.2.2. Tài khoản sử dụng để hạch toán tiền gửi ngân hàng Hạch toán tiền gửi Ngân hàng được thực hiện trên tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng. Kết cấu và nội dung của tài khoản này như sau: Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào ngân hàng. Bên Có: Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng. Dư nợ: Số tiền hiện còn gửi tại ngân hàng. Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp hai : + TK 112.1-Tiền Việt Nam : Phản ánh khoản tiền Việt Nam đang gửi tại ngân hàng. + TK 112.2- Ngoại tệ : Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã quy đổi ra đồng Việt Nam. + TK 112.3- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý : Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đang gửi tại ngân hàng. 1.5.3. Phƣơng pháp hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng: * Phương pháp hạch toán trên TK 112 -Tiền gửi ngân hàng : Cũng tương tự như đối với TK 111 - Tiền mặt. Đồng thời cần lưu ý một số nghiệp vụ sau : - Số lợi tức gửi được hưởng : Nợ TK 111, 112 : Nếu thu tiền Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 19
  20. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Nợ TK 138 : Phải thu khác - nếu chưa thu được Có TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính - Số chênh lệch số liệu trên sổ của doanh nghiệp so với số liệu của ngân hàng vào cuối tháng chưa rõ nguyên nhân : + Trường hợp số liệu của ngân hàng lớn hơn số liệu trên sổ của doanh nghiệp: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Có TK 3388 - Phải trả, phải nộp khác Sang tháng sau, khi xác định nguyên nhân sẽ ghi sổ theo từng trường hợp: Nợ TK 338 : Phải trả, phải nộp khác (3388) Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng (nếu ngân hàng ghi sổ nhầm lẫn) Hoặc Có TK 511 - Doanh thu bán hàng ( nếu doanh nghiệp ghi thiếu) Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính + Trường hợp số liệu của ngân hàng nhỏ hơn số liệu trên sổ kế toán của đơn vị: Nợ TK 1388 - Phải thu khác Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng Sang tháng sau khi xác định được nguyên nhân ghi : Nợ TK 112 (nếu ngân hàng ghi thiếu ) Nợ TK 511, (nếu do doanh nghiệp ghi thừa) Có TK138 (1388) : Số thừa đã xử lý - Việc thực hiện quy đổi từ ngoại tệ tại Ngân hàng sang đồng Việt Nam được thực hiện tương tự như đồng ngoại tệ tại quỹ cơ quan. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 20
  21. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng SƠ ĐỒ 1.3: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG TK 111 TK 112 TK 111 Gửi TM vào Ngân hàng Rút TGNH nhập quỹ TM TK 131,136,138 TK 627,641,642 Thu hồi các khoản phải thu Chi phí SXKD TK 141,144,244 Thu hồi các khoản ký TK 141,144,244 cược, ký quỹ bằng TGNH Chi tạm ứng, ký cược TK 121,128,221 ký quỹ bằng TGNH TK 121,128,221 Thu hồi các khoản đ.tư Đầu tư ngắn hạn, dài hạn TK 311,341 TK 311,315,331 Vay ngắn, dài hạn Thanh toán nợ TK 411,441 TK 152,153,156 Nhận vốn góp, vốn cấp Mua cụng cụ, dcụ, vtư, hàng hoá TK 511,512,515 TK 133 Dthu H ĐSXKD Thuế GTGT được ktrừ TK 3331 Thuế GTGT Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 21
  22. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng 1.6. Kế toán tiền đang chuyển: 1.6.1. Nguyên tắc kế toán tiền đang chuyển Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc gửi vào bưu điện để chuyển vào Ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản của Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo có của Ngân hàng. Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang ở trong các trường hợp sau: - Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho Ngân hàng. - Chuyển tiền qua bưu điện trả cho các đơn vị khác. - Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay cho kho bạc (giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và kho bạc nhà nước). - Tiền doanh nghiệp đã lưu ý cho các hình thức thanh toán séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền - Kế toán tiền đang chuyển được thực hiện trên TK 113 - Tiền đang chuyển - Kế toán theo dõi tiền đang chuyển lưu ý : + Séc bán hàng thu được nộp vào ngân hàng trong phạm vi giá trị của séc. + Các khoản tiền giao dịch giữa các đơn vị trong nội bộ qua ngân hàng phải đối chiếu thường xuyên để phát hiện sai lệch kịp thời. + Tiền đang chuyển có thể cuối tháng mới phản ánh 1 lần sau khi đối chiếu với ngân hàng. 1.6.2. Chứng từ, Tài khoản sử dụng trong hạch toán tiền đang chuyển 1.6.2.1. Chứng từ sử dụng trong hạch toán tiền đang chuyển - Giấy báo nộp tiền, bảng kê nộp séc - Các chứng từ gốc kèm theo khác như: séc các loại, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu. 1.6.2.2. Tài khoản sử dụng trong hạch toán tiền đang chuyển Việc hạch toán tiền đang chuyển được thực hện trên tài khoản 113 - “Tiền đang chuyển”. Nội dung và kết cấu của tài khoản này: Bên nợ : Tiền đang chuyển tăng trong kỳ Bên Có: tiền đang chuyển giảm trong kỳ Dư nợ : Các khoản tiền còn đang chuyển Tài khoản 113 có hai tài khoản cấp hai: TK1131- “Tiền Việt Nam”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam. TK 113.2-“Ngoại tệ”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng ngoại tệ. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 22
  23. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng 1.6.3. Phƣơng pháp hạch toán tiền đang chuyển * Phương pháp kế toán một số các nghiệp vụ chủ yếu sau : - Thu tiền bán hàng, thu nợ khách hàng bằng tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng (không qua quỹ) ghi : Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển Có TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 131 - Phải thu khách hàng - Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có của ngân hàng (đến cuối tháng) : Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển Có TK 111 (1111, 1112) - Tiền mặt - Làm thủ tục chuyển tiền từ TK ở ngân hàng để trả cho chủ nợ, cuối tháng chưa nhận được giấy báo có của ngân hàng. Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng - Khách hàng ứng trước tiền mua hàng bằng séc, doanh nghiệp đã nộp séc vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo có : Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển Có TK 131 - Phải thu khách hàng - Ngân hàng báo trước các khoản tiền đang chuyển đã vào tài khoản đơn vị: Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Có TK 113 - Tiền đang chuyển - Ngân hàng báo về số tiền đã chuyển cho người bán, người cung cấp dịch vụ, người cho vay : Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Nợ TK 311 - Vay ngắn hạn Nợ TK 315 - Vay dài hạn đến hạn Có TK 113 - Tiền đang chuyển Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 23
  24. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng SƠ ĐỒ 1.4: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TIỀN ĐANG CHUYỂN TK 511,5125,711 TK 113 TK 331,333,338 Thu tiền bán hàng bằng tiền Nhận được giấy báo có của mặt, séc nộp thẳng vào NH NH về số tiền đã trả nợ TK 111 TK 112 Nhận được giấy báo có Xuất quỹ nộp NH chưa nhận được giấy báo có của NH về số tiền đã gửi TK 112 TK 311 TGNH làm thủ tục để lưu Thanh toán tiền vay ngắn hạn cho các hình thức t.toán khác TK 131,136,138 TK 315 Thu nợ nộp thẳng Thanh toán nợ dài hạn vào ngân hàng đến hạn trả TK 413 TK413 Clệch tỷ giá tăng do đ.giá Clệch tỷ giá giảm do lại số dư ng.tệ cuối năm đ.giá lại số dư ng.tệ cuối năm Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 24
  25. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng 1.7. Các hình thức ghi sổ kế toán vốn bằng tiền: 1.7.1. Hình thức nhật ký- sổ cái: * Đặc điểm chủ yếu : Hình thức sổ kế toán Nhật ký- Sổ cái có đặc điểm chủ yếu là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với việc phân loại theo hệ thống vào sổ Nhật ký- Sổ cái. * Hệ thống sổ bao gồm: - Sổ kế toán tổng hợp: sử dụng duy nhất một sổ là sổ Nhật ký- sổ cái. - Sổ kế toán chi tiết: bao gồm sổ chi tiết TSCĐ, vật liệu thành phẩm tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu quản lý đối với từng đối tượng cần hạch toán chi tiết mà kết cấu, mỗi sổ kế toán chi tiết ở mỗi doanh nghiệp đều có thể khác nhau. * Ưu, nhược điểm và phạm vi sử dụng: - Ưu điểm : Dễ ghi chép, dễ đối chiếu kiểm tra số liệu. - Nhược điểm : Khó phân công lao động, khó áp dụng phương tiện kỹ thuật tính toán, đặc biệt nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản, khối lượng phát sinh lớn thì Nhật ký- sổ cái sẽ cồng kềnh, phức tạp. - Phạm vi sử dụng : Trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít và sử dụng ít tài khoản. Chứng từ Sổ quỹ tiền mặt, ngoại Bảng Sổ, thẻ kế toán chi tiết tệ tổng hợp chứng từ cùng loại Nhật ký - Sổ cái Bảng tổng hợp chi TK 111,112,113 tiết TK 111,112,113 Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.5 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký - sổ cái Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 25
  26. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng 1.7.2. Hình thức Nhật ký- chứng từ: * Đặc điểm chủ yếu : Kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. * Hệ thống sổ kế toán : - Sổ kế toán tổng hợp : Các nhật ký chứng từ, các bảng kê. - Sổ kế toán chi tiết : Ngoài các sổ kế toán chi tiết sử dụng như trong hai hình thức Chứng từ ghi sổ và Nhật ký- Sổ cái còn sử dụng các bảng phân bổ. * Ưu nhược, điểm và phạm vi sử dụng : - Ưu điểm : Giảm bớt khối lượng ghi chép, cung cấp thông tin kịp thời thuận tiện cho việc phân công công tác. - Nhược điểm : Kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho cơ giới hoá - Phạm vi sử dụng : Ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ nghiệp vụ của kế toán vững vàng. Chứng từ Bảng kê số1 Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng kê số 2 số1, số2 Sổ cái TK 111.112.113 Bảng tổng hợp chi tiết TK 111,112,113 Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.6 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký - chứng từ Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 26
  27. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng 1.7.3. Hình thức Nhật ký chung: * Đặc điểm chủ yếu: Các nghiệp vụ kinh tế được phát sinh vào chứng từ gốc để ghi sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) rồi ghi vào sổ cái. * Hệ thống sổ: - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng, sổ cái các tài khoản (111, 112, 113). - Sổ kế toán chi tiết: Tương tự như các hình thức trên. * Ưu nhược, điểm và phạm vi sử dụng : - Ưu điểm : Dễ phân công lao động kế toán, mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép. - Nhược điểm : Ghi chép trùng lặp nhiều. - Phạm vi sử dụng : Ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều tài khoản, nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ nghiệp vụ của kế toán vững vàng. Chứng từ Sổ quỹ tiền mặt, ngoại Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết tệ TK 111,112,113 Sổ cái TK 111,112,113 Bảng tổng hợp chi Bảng CĐSPS tiết TK 111,112,113 Sổ cái TK 111.112.113 Sơ đồ 1.7 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 27
  28. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng 1.7.4. Hình thức chứng từ ghi sổ : * Đặc điểm chủ yếu: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Trong hình thức này việc ghi sổ kế toán theo thứ tự thời gian tách rời với việc ghi sổ kế toán theo hệ thống trên 2 loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản. *Hệ thống sổ kế toán : - Sổ kế toán tổng hợp : Gồm sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản. - Sổ kế toán chi tiết : Tương tự trong Nhật ký- Sổ cái. * Ưu nhược điểm và phạm vi sử dụng : - Ưu điểm : Dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản, để kiểm tra đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác và cơ giới hoá công tác kế toán. - Nhược điểm : Ghi chép còn trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm. - Phạm vi sử dụng : Thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ Sổ quỹ tiền mặt, ngoại tệ Bảng Sổ, thẻ kế toán chi tiết THch.từ cùng loại Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK Bảng tổng hợp chi 111.112.113 tiết TK 111,112,113 Bảng CĐSPS Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.8 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 28
  29. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng 1.7.5. Hình thức kế toán máy : * Đặc điểm chủ yếu: Tự động xử lý thông tin kế toán từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin, chứng từ sổ sách theo chế độ kế toán đến khâu in sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị *Hệ thống sổ kế toán : Tương tự như các hình thức trên. * Ưu nhược điểm và phạm vi sử dụng : - Chính xác, hiệu quả, chuyên nghiệp, dễ sử dụng - Phạm vi sử dụng rộng rãi, có thể áp dụng đối với các hình thức kế toán Sổ kế toán Chứng từ kế toán Sổ TH, chi tiết Phầm mềm KT BTH chứng từ KT cùng loại Báo cáo tài chính Báo cáo kết quả Qtrị Sơ đồ 1.9 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy Ghi chú : Nhập số liệu hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 29
  30. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng PHẦN 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HẢI PHÕNG. 2.1. Khái quát về Công ty thƣơng mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty thƣơng mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng Công ty thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu Hải Phòng là một doanh nghiệp nhà nước. Tiền sử Công ty là một liên hiệp hợp tác xã mua bán Hải Phòng được thành lập theo quyết định số 427/QĐ - TCCQ ngày 24/4/1984 của UBND. Ngoài nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh, Doanh nghiệp còn có chức năng quản lý, hướng dẫn hoạt động kinh doanh của 198 hợp tác xã mua bán cơ sở cấp phường. Theo quyết định số 1560/QĐ - TCCQ ngày 22/12/1992, liên hợp tác xã mua bán Hải Phòng chuyển hướng kinh doanh và đổi tên thành Công ty thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu Hải Phòng. Tên giao dịch tiếng anh. HAI PHONG TRADINGIMPORT - EXPORT AND SERVICE - CORPORRATION tên viết tắt: TRADIMEXCO - HAI PHONG Trụ sở giao dịch: Số 19 Ký con - Quận Hồng bàng - Hải phòng Công ty được Bộ Thương mại cấp giấy phép xuất nhập khẩu trực tiếp là loại hình doanh nghiệp Nhà nước, chính thức đi vào hoạt động theo quyết định số 1609/QĐ - TCCQ ngày 31/12/1992. Từ khi thay đổi tổ chức, Công ty bước vào thực hiện chỉ tiêu kế hoạch năm (theo quy định của UBND thành phố Hải Phòng). Trong điều kiện chung doanh nghiệp còn nhiều khó khăn, song với uy tín ngày càng mở rộng, cùng với sự năng động, sáng tạo nhạy bén trong điều hành của tập thể lãnh đạo của Công ty. Đồng thời với đội ngũ cán bộ trẻ được đào tạo cơ bản tinh thông về nghiệp vụ, đặc biệt có sự giám sát của thành uỷ UBND Thành phố, Bộ thương mại và sự tạo điều kiện của các ngành Trung ương, địa phương, cùng sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên. Từ năm 1993 đến nay, Công ty vừa tăng nộp ngân sách nhà nước vừa hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kinh tế do Thành phố và Bộ thương mại giao cho, đóng góp một phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng và đối với đất nước, phát triển nền kinh tế quốc dân. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 30
  31. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Trong quá trình chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Công ty đã từng bước hoàn thiện và ngày càng khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Với những chuyển biến tốt đẹp đó, hàng năm công ty luôn được tặng khen danh hiệu đơn vị xuất sắc. Điều đó khẳng định được sự thành công lớn của Công ty trong những năm qua và tiếp tục khẳng định sự tồn tại và phát triển của đơn vị mình ngày càng vững chắc. 2.1.2. Đặc điểm kinh doanh của Công ty thƣơng mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng Đặc điểm chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là thực hiện theo mô hình kinh doanh dịch vụ tổng hợp đầu tư có trọng điểm, đa dạng hóa các ngành nghề nhằm tạo hiệu quả tái đầu tư cho hoạt động sản kinh doanh của đơn vị. Công ty kinh doanh các mặt hàng mua đi bán lại, gồm: - Mặt hàng nông sản, thủy hải sản - Mặt hàng tiêu dùng cần thiết - Máy điều hòa nhiệt độ, máy vi tính, săm lốp ô tô, máy cắt đá - Mặt hàng xuất khẩu: gốm sứ, cá tươi, vải sợi, cà phê Công ty đó đặt các trụ sở giao dịch tại các thành phố lớn như: TP Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Lạng Sơn, Thái Bình và sang các thị trường Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông, Nhật Bản và các nước Đông Âu.  Về xuất khẩu: xuất nhập khẩu trực tiếp, cùng với việc đẩy mạnh, khai thác hàng hoá trong thành phố và cả tỉnh ngoài để xuất khẩu. Công ty tổ chức để mở rộng hàng gia công may mặc, hàng công nghệ tiêu dùng, thực phẩm công nghệ, hàng nông sản chế biến để xuất khẩu sang thị trường Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản và các nước Đông Âu.  Về nhập khẩu: công ty nhập khẩu một số mặt hàng phục vụ sản xuất trong nước, hàng tiêu dùng thiết yếu trong nhân dân như : - Xe máy - Vật tư - Nguyên liệu - Ô tô - Hàng hoá tiêu dùng khác - Thiết bị máy móc, phụ tùng Công ty thường nhập khẩu những mặt hàng có nguồn gốc từ Trung Quốc, Mỹ, Nhật, Hồng Kông, EU. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 31
  32. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng 2.1.3. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty thƣơng mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải phòng là một doanh nghiệp Nhà nước nên hoạt động và quản lý điều hành Công ty theo mô hình của doanh nghiệp Nhà nước - theo hình thức trực tuyến chức năng bao gồm ban giám đốc, các phòng ban, các chi nhánh và các phân xưởng. Ban giám đốc gồm 4 người: 1 giám đốc và 3 phó giám đốc cùng tổ chức điều hành toàn bộ Công ty. Kế toán trưởng, bộ máy giúp việc các phòng ban nghiệp vụ và các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc. Tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty là 300 người Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc kinh doanh thường trực Tr Phòng Các Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng tâm kinh chi tổ kế kế kinh kinh thị kinh TM doanh nhá chức hoạch toán doanh doanh trường doanh số 32 kho nh hành nghiệp tài vụ đầu tư XNK vận tải Trần ngoại tại chính vụ phú quan QN Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Ban giám đốc: Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 32
  33. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng  Giám đốc Công ty: là người có quyền lực cao nhất trong Công ty, chịu mọi trách nhiệm với Nhà nước, cũng như cán bộ công nhân viên trong lĩnh vực kinh doanh. Giám đốc phụ trách chung toàn bộ Công ty, giám sát, điều hành, các hoạt động kinh doanh. Quyết định của giám đốc là quyết định cuối cùng trong công việc của Công ty. Phó giám đốc(PGĐ) giúp việc cho giám đốc trực tiếp chỉ đạo các mặt nghiệp vụ, các bộ phận hoạt động theo chức năng của mình. Công ty có 2 PGĐ: PGĐ kinh doanh, PGĐ thường trực.  Phó giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, nắm bắt nhanh chóng, kịp thời những nhu cầu cần thiết của người tiêu dùng, những nguồn hàng phục vụ tiêu dùng. Từ đó, xây dựng lên những phương án kinh doanh chính xác, kịp thời đảm bảo hiệu quả kinh tế.  Phó giám đốc thường trực: Cung cấp những thông tin giúp giám đốc theo dõi và điều hành các chi nhánh. Khối phòng ban điều hành của công ty: Dưới Ban giám đốc là các phòng ban, chi nhánh, trung tâm thương mại. Hiện tại Công ty có 8 phòng ban khác nhau. Mỗi phòng ban thực hiện chức năng và nhiệm vụ riêng của mình.  Phòng tổ chức hành chính: Nhiệm vụ chính của phòng tổ chức hành chính là giúp ban giám đốc tổ chức quản lý toàn bộ số cán bộ công nhân viên trong Công ty.  Phòng kế toán tài vụ : Có nhiệm vụ giúp ban giám đốc lập kế hoạch kinh doanh cho năm tới và theo dõi các mặt hoạt động kinh doanh, ghi chép sổ sách kế toán một cách trung thực và đầy đủ nhất, lập báo cáo tài chính về tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty.  Phòng kế hoạch nghiệp vụ : Có nhiệm vụ cùng ban giám đốc, phòng kế toán tài vụ lập kế hoạch kinh doanh cho năm tài chính sau, cùng phòng tổ chức hành chính xây dựng kế hoạch, chiến lược con người của Công ty, phân bổ, giám sát việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của các bộ phận trong Công ty. Thống kê các chỉ tiêu quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 33
  34. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng  Phòng thị trƣờng: Tiếp cận thị trường, nắm các thông tin kinh tế kịp thời đưa vào kinh doanh. Ký và thực hiện hợp đồng với khách hàng, phụ trách giới thiệu và bán sản phẩm cho công ty.  Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Theo dõi quá trình mua và bán sản phẩm ra thị trường nước ngoài. Cùng với phòng kinh doanh kho ngoại quan làm các thủ tục cần thiết cho quá trình vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài.  Ngoài ra còn có các phòng ban khác: Như phòng kinh doanh vận tải, phòng kinh doanh đầu tư, trung tâm thương mại, cửa hàng, chi nhánh Móng cái 2.1.4.Cơ cấu bộ máy kế toán và hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán áp dụng tại Công ty thƣơng mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng phục vụ điều hành, quản lý nền kinh tế quốc dân, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó tổ chức công tác hạch toán kế toán một cách khoa học và hợp lý có vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. 2.1.4.1.Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng Tại phòng kinh doanh thuộc Công ty các cán bộ nghiệp vụ trực tiếp kinh doanh, sau khi hoàn thành các lô hàng thì thu thập các chứng từ, kiểm tra và xử lý sơ bộ chứng từ, cuối tháng gửi về phòng kế toán Công ty. Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung. Phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn Công ty. Hiện nay, phòng kế toán của Công ty có 10 người: 1 kế toán trưởng, 8 kế toán viên và 1 thủ qũy. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 34
  35. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán Kế toán Kế Kế toán Kế toán tiền Kế bán hàng mua Kế toán TSCĐ, lương và các Thủ toán và công nợ hàng toán tiền công khoản trích qũy Ngân phải thu và công thuế mặt cụ dụng theo lương hàng nợ cụ phải trả Sơ đồ 2.2 : Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Đứng đầu là kế toán trƣởng : Có nhiệm vụ tổ chức và kiểm tra công tác hạch toán ở đơn vị, chỉ đạo hạch toán các khâu, các bộ phận kế toán. Kế toán trưởng có nhiệm vụ quan trọng trong việc thiết kế phương án tự chủ tài chính đảm bảo khai thác và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn của Công ty như: việc tính toán chính xác mức vốn cần thiết, tìm ra biện pháp tăng nhanh vòng quay vốn, tăng lợi nhuận cho Công ty. Kế toán tổng hợp (phó phòng kế toán) : Cùng kế toán trưởng chỉ đạo hạch toán ở bộ phận kế toán, tập trung các phần hành kế toán riêng của từng kế toán chi tiết lên sổ tổng hợp, sau đó đối chiếu và tập hợp báo cáo tổng hợp, lên báo cáo quyết toán. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 35
  36. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Kế toán tiền mặt - VNĐ và ngoại tệ (1 ngƣời) : Có trách nhiệm mở sổ kế toán "quỹ tiền mặt", hàng ngày ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn quỹ tiền mặt. Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi và lập báo cáo về tình hình tăng giảm tiền mặt VNĐ cũng như ngoại tệ của Công ty. Kế toán theo dõi tiền vay ngân hàng (1 ngƣời): Mở sổ theo dõi chi tiết đối với từng loại tiền, từng ngân hàng. Chịu trách nhiệm theo dõi lập báo cáo tiền gửi ngân hàng. Kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng (1ngƣời): Quản lý, theo dõi lao động về mặt số lượng. Lập bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội căn cứ vào khung bậc lương và kết quả lương cho từng người. Kế toán TSCĐ và công cụ dụng cụ (1 ngƣời): Theo dõi tình hình tăng, giảm, tồn tài sản cố định, công cụ lao động, phân bổ công cụ lao động và trích khấu hao TSCĐ theo quy định của Nhà nước . Kế toán theo dõi nhập hàng hoá và công nợ phải trả (1 ngƣời): Theo dõi và hạch toán toàn bộ quá trình nhập hàng hoá và thanh toán cho người bán.Thường xuyên đối chiếu với kế toán bán hàng. Kế toán theo dõi xuất hàng hóa và công nợ phải thu (1 ngƣời): Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu và hạch toán toàn bộ quá trình xuất hàng hóa. Thường xuyên đối chiếu, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời. Đối với các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ, kế toán cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo Việt Nam đồng. Kế toán theo dõi thuế (1 ngƣời): Hàng ngày phải thu thập chứng từ hoá đơn GTGT hợp lý đầu vào, đầu ra để kê khai thuế. Hàng tháng, nộp về cục thuế. Thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT nhập khẩu đến hạn. Chịu trách nhiệm theo dõi về thuế và các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước. Thủ quỹ (1 ngƣời): Thực hiện tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến việc thu chi tiền mặt, và việc bảo quản tiền mặt tại quỹ căn cứ vào các bản chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Thu chi tiền mặt, báo cáo hàng ngày cho kế toán theo dõi. Hàng ngày, kế toán tại các bộ phận sẽ lập các bảng kê, vào sổ chi tiết có liên quan đến tình hình hoạt động của Công ty. Là một Công ty thương mại dịch vụ và Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 36
  37. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng xuất nhập khẩu, thực hiện hạch toán độc lập nên việc phản ánh kịp thời, chính xác của bộ phận kế toán là rất quan trọng. 2.1.4.2. Hình thức tổ chức sổ kế toán áp dụng tại Công ty Công ty TRADIMEXCO HẢI PHÒNG là một đơn vị có quy mô tương đối lớn với lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối nhiều. Vì vậy để giảm bớt khối lượng công việc cũng như để đảm bảo tính chính xác của các thông tin kế toán công ty đó đưa kế toán máy vào sử dụng. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toỏn Fast Accounting. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán viên sẽ kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ theo đối tượng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh rồi nhập chứng từ vào máy. Bên cạnh đó, kế toán viên luôn luôn kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu trên máy với chứng từ gốc. Máy tính sẽ tự động thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển đồng thời lên các báo cáo sổ sách : - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính - Công ty còn sử dụng báo cáo nhanh hoạt động sản xuất kinh doanh. Từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, công ty áp dụng hình thức “Nhật ký chứng từ” phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh thương mại. Hình thức này đó đáp ứng đòi hỏi của công tác quản lý và phù hợp với trình độ của công nhân viên. Hình thức "Nhật ký chứng từ" sử dụng các loại sổ sau: + Nhật ký chứng từ + Bảng kê + Sổ kế toán chi tiết + Sổ cái Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 37
  38. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Chứng từ gốc (Hóa đơn,HĐ mua bán , phiếu thu, phiếu chi, ) Xử lý chứng từ (Phân loại và kiểm tra chứng từ) Nhập dữ liệu vào máy Máy tính xử lý thông tin Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán máy tại công ty Tradimexco Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 38
  39. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Hệ thống sổ sách kế toán áp dụng: Công ty sử dụng các sổ sách sau: Sổ chi tiết Bảng kê số 1, 2, 5, 8 Sổ nhật ký chứng từ số 1, 2, 4, 5, 7, 8, 9 Sổcái Chứng từ kế toán và bảng phân bổ Sổ quỹ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: :Ghi hàng ngày :Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra. Sơ đồ số 2.4: Quá trình luân chuyển chứng từ trong công ty Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 39
  40. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Một số đặc điểm về chế độ kế toán công ty áp dụng: - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Kỳ kế toán được quy định là 1 quý. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ. - Phương pháp tính khấu hao: phương pháp tính bình quân (theo tỷ lệ do Bộ tài chính quy định), không có trường hợp khấu hao đặc biệt. - Công ty quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Công ty thực hiện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Công ty không lập các khoản dự phòng. 2.1.5. Thuận lợi, khó khăn và những thành tích mà công ty đạt đƣợc trong quá trình hoạt động 2.1.5.1.Thuận lợi - Uy tín của Công ty ngày càng mở rộng, cùng với sự năng động, sáng tạo, nhạy bén trong điều hành của tập thể lãnh đạo Công ty. - Đội ngũ cán bộ trẻ được đào tạo cơ bản, tinh thông về nghiệp vụ, đặc biệt có sự chỉ đạo sao sát của thành uỷ UBND Thành phố, Bộ thương mại và sự giúp đỡ tạo điều kiện của các ngành trung ương, địa phương, cùng sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên. - Hệ thống nhà điều hành và các phòng ban giúp việc với đầy đủ trang thiết bị hiện đại, phục vụ tốt nhất, nhanh nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.1.5.2.Khó khăn - Khủng hoảng kinh tế ảnh hưởng đến thế giới và đất nước làm cho sức mua các mặt hàng giảm. - Nền kinh tế thị trường nhiều biến động như hiện nay, nên công ty cũng gặp không ít khó khăn. - Giá cả tăng cao đặc biệt là những hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài hơn nữa các chi phí phát sinh cũng tăng lên đáng kể. - Cơ chế thị trường tự do thương mại, hàng hoá trên thị trường ngày càng phong phú, đa dạng. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 40
  41. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng 2.1.5.3.Những thành tích mà công ty đạt được - Công ty vừa tăng nộp ngân sách Nhà nước, vừa hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kinh tế do thành phố và Bộ thương mại giao cho, đóng góp một phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước, phát triển nền kinh tế quốc dân. - Công ty được UBND Thành phố tặng bằng khen danh hiệu đơn vị xuất sắc. - Công ty không ngừng tìm kiếm mở rộng thị trường hoạt động và ngày càng đa dạng hóa các sản phẩm của mình nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong và ngoài nước. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 41
  42. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng 2.2. Thực trạng công tác hạch toán vốn bằng tiền tại công ty thƣơng mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng 2.2.1. Kế toán tiền mặt tại công ty thƣơng mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng 2.2.1.1. Khái quát chung về kế toán tiền mặt tại công ty * Nguyên tắc quản lý tiền mặt tại công ty Công ty thương mại dịch vụ xuất nhập khẩu Hải Phòng nguyên tắc hạch toán đối với TK 111- Tiền mặt: Tiền mặt tại quỹ của công ty nhất thiết phải được bảo quản trong trường hợp đủ điều kiện an toàn. - Phải chấp hành đầy đủ các quy chế, chế độ quản lý lưu thông tiền tệ của Nhà nước quy định. - Tổ chức quản lý chặt chẽ các khâu thu chi tiền mặt từ giám đốc, kế toán trưởng và đặc biệt là thủ quỹ. - Cuối ngày thủ qũy phải chốt được các số thu chi tiền mặt và số tồn quỹ cuối ngày. - Kế toán tiền mặt căn cứ vào chứng từ gốc như: giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, sau đó kế toán trưởng ký duyệt chứng từ thu chi tiền mặt, mỗi chứng từ đựợc lập thành 3 liên, trong đó 1 liên thủ quỹ lưu, 1 liên đưa cho người thụ hưởng, 1 liên lưu nội bộ. * Chứng từ kế toán sử dụng - Phiếu thu (Mẫu số 01-TT ): Căn cứ vào hóa đơn , chứng từ bán hàng kế toán nhập số liệu và nội dung nghiệp vụ vào chương trình phần mềm, kết thúc bằng lệnh kích vào xử lý dữ liệu, chương trình sẽ in phiếu thu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh với số tiền, lý do thu và tự động chạy dữ liệu sang các sổ sách có liên quan. Phiếu thu gồm 3 liên : 1 liên lưu nội bộ, 1 ở phòng kế toán, 1 được giữ bởi người nộp tiền. - Phiếu chi (Mẫu số 02-TT): Khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền (mua hàng), người mua hàng tổng hợp các chứng từ chi : Hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT (nếu có) và giấy đề nghị thanh toán nói rõ số tiền và lý do chi. Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ mua hàng kế toán nhập số liệu và nội dung nghiệp vụ vào chương trình phần mềm, kết thúc bằng lệnh kích vào xử lý dữ liệu, chương trình sẽ in phiếu chi của nghiệp vụ kinh tế phát sinh với số tiền, lý do chi và tự động chạy dữ liệu sang Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 42
  43. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng các sổ sách có liên quan. Phiếu chi gồm 3 liên (1 liên được lưu ở phòng kế toán, 1 do người lập phiếu giữ, 1 liên lưu nội bộ). - Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03-TT) : Trong kỳ khi phát sinh các chi phí đến hoạt động sản xuất, kinh doanh bộ phận có nhu cầu chi, mua hàng hóa dịch vụ hoặc chi cho các hoạt động của DN. Người trực tiếp chi trả sẽ làm giấy đề nghị tạm ứng để xin được ứng trước một số tiền cho việc thanh toán. Sau khi được trưởng bộ phận liên quan và kế toán trưởng ký duyệt thì sẽ dùng giấy đề nghị tạm ứng đó để nhận tiền từ thủ quỹ. - Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05 -TT) : Căn cứ lý do chi tiền thực tế đã phát sinh trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, người mua hàng sẽ viết giấy đề nghị thanh toán kèm theo các chứng từ thanh toán sau khi được trưởng phòng bộ phận liên quan, giám đốc ký duyệt. Người mua hàng sẽ mang chứng từ thanh toán này lên phòng kế toán để được thanh toán. - Biên lai thu tiền (Mẫu số 06-TT). * Sổ sách kế toán sử dụng - Nhật ký chứng từ số 1 - Bảng kê số 1 - Sổ cái TK 111 - Sổ quỹ tiền mặt * Tài khoản sử dụng : - Công ty sử dụng TK 111 phản ánh tình hình thu - chi - tồn quỹ tiền mặt. - TK 111 có 3 TK cấp 2 nhưng công ty chỉ sử dụng 2 TK : + TK 1111 - Tiền VN : Phản ánh tình hình thu - chi - tồn quỹ tiền VN tại quỹ tiền mặt. + TK 1112 - Ngoại tệ : phản ánh tình hình thu - chi, tăng giảm tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng VN. Quy trình hạch toán tiền mặt tại công ty Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 43
  44. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Phiếu thu,phiếu chi,giấy đề nghị thanh toán Sổ quỹ tiền mặt Sổ KT chi tiết Bảng kê Nhật ký chứng từ 1 TK 111 Số 1 Bảng Sổ cái TK tổng hợp 111 chi tiết TK 111 Báo cáo tài chính Sơ đồ 2.5 : Quy trình hạch toán tiền mặt tại công ty Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu Từ sơ đồ trên ta thấy rằng, mỗi khi có nghiệp vụ thu chi tiền mặt xảy ra, kế toán tổng hợp sẽ căn cứ vào chứng từ gốc hóa đơn bán hàng hoặc mua hàng, phân loại theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh và nhập số liệu vào chương trình phần mềm kế toán Fast accounting. Chương trình phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý thông tin và in ra phiếu thu, phiếu chi; sau đấy phiếu thu hoặc phiếu chi sẽ được chuyển cho thủ quỹ thực hiện các nghiệp vụ thanh toán, đồng thời ghi sổ quỹ tiền mặt. Phần mềm tự chuyển thông tin vào, tự in sổ Nhật ký chứng từ số 1, Bảng kê số 1, Sổ cái TK 111. Cuối tháng, quý, năm, phần mềm kế toán sẽ tự khóa sổ cái và lập Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 44
  45. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng bảng tổng hợp, chi tiết, in ra bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh.Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi kế toán tiền mặt làm nhiệm vụ: - Kiểm tra sổ quỹ về cách ghi và số dư - Cuối tháng khoá sổ nhật ký chứng từ số 1 và bảng kê số 1 để đối chiếu với các nhật ký chứng từ và các bảng kê có liên quan. - Từ sổ nhật ký chứng từ vào sổ cái TK 111. Cuối mỗi tháng, căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản vào bảng tổng hợp chi tiết đối chiếu với sổ cái TK 111.Cuối mỗi quý, căn cứ vào sổ cái TK 111 kế toán lập báo cáo tài chính. Menu của phân hệ kế toán tiến mặt, tiền gửi, tiền vay Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 45
  46. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng 2.2.1.2. Kế toán tăng tiền mặt tại công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng Để hiểu rõ về nghiệp vụ tăng tiền mặt tại công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng ta đưa ra các ví dụ sau : VD1: Ngày 24/12/2009, anh Phạm Đức Thắng - Khu CN An Lão hoàn tạm ứng. Căn cứ vào biên lai thu tiền, kế toán tiền mặt nhập dữ liệu và phần mềm kế toán Fast accounting lập phiếu thu. Định khoản : Nợ TK 1111 : 7.000.000 Có TK 141 : 7.000.000 Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng 19 - Ký Con - Hồng Bàng - Hải Phòng BIÊN LAI THU TIỀN Mẫu số 06-TT QĐ: 15/2006/QĐ_BTC Ngày 24/12/2009 của Bộ trưởng BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 Nợ TK 1111 Có TK 141 Tên người nộp tiền : Phạm Đức Thắng Địa chỉ : Khu CN An Lão Lý do nộp : Hoàn tạm ứng Số tiền : 7.000.000 ( Bằng chữ : Bảy triệu đồng chẵn) Ngày 24 tháng 12 năm 2009 Người nộp tiền Người thu tiền (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) Biểu 2.1 : Biên lai thu tiền Màn hình giao diện cho nghiệp vụ nhập quỹ tiền mặt Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 46
  47. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng 19 - Ký Con - Hồng Bàng - Hải Phòng PHIẾU THU Mẫu số 01-TT QĐ: 15/2006/QĐ_BTC số: 119 của Bộ trưởng BTC Ngày 24/12/2009 Ngày 20 tháng 3 năm 2006 Nợ TK 1111 Có TK 141 Tên người nộp tiền : Phạm Đức Thắng Địa chỉ : Khu CN An Lão Lý do nộp : Hoàn tạm ứng Số tiền : 7.000.000 ( Bằng chữ : Bảy triệu đồng chẵn) Ngày 24 tháng 12 năm 2009 Giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời lập phiếu Thủ quỹ (Ký,ghi rõ tên) (Ký, ghi rõ tên) (Ký, ghi rõ tên) (Ký, ghi rõ tên) Biểu 2.2 : Phiếu thu số 119 VD 2: Công ty TNHH Long Thành Đạt thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt cho công ty theo hóa đơn GTGT số 0075004 mua ngày 25/12/2009. Số tiền : 61.600.000 VND. Kế toán định khoản : Nợ 1111 : 61.600.000 Có 131: 61.600.000 Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán lập phiếu thu 120 Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 47
  48. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số: 01GTKT-3LL Liên 3 (Dùng để thanh toán) QS/2009B Ngày : 25/12/2009 0075004 Đơn vị bán hàng: Công ty TRADIMEXCO HAI PHONG Địa chỉ : 19-Ký Con- Hải Phòng Số TK: Điện thoại : 031.3838221 Mã số: 0200113804-1 Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Long Thành Đạt Địa chỉ : 208-Phan Văn Trị -P10-Q.Gò Vấp-TP HCM Điện thoại : Số TK: Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: 0302351808 TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị Số Đơn giá Thành tiền tính lƣợng A B C 1 2 3 01 Máy điều hòa nhiệt độ C 10 5.600.000 56.000.000 KF 51 Cộng tiền hàng 56.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 5.600.000 Tổng cộng tiền hàng 61.600.000 Số tiền viết bằng chữ : Sáu mươi mốt triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 2.3 : Hoá đơn GTGT 0075004 Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 48
  49. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng 19 - Ký Con - Hồng Bàng - Hải Phòng PHIẾU THU Mẫu số 01-TT QĐ: 15/2006/QĐ_BTC số: 120 của Bộ trưởng BTC Ngày 25/12/2009 Ngày 20 tháng 3 năm 2006 Nợ TK 1111 Có TK 131 Tên người nộp tiền : Nguyễn Văn Thiện Địa chỉ : Công ty TNHH Long Thành Đạt Lý do nộp : Mua hàng Số tiền : 61.600.000 ( Bằng chữ : Sáu mươi mốt triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn) Ngày 25 tháng 12 năm 2009 Giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời lập phiếu Thủ quỹ (Ký,ghi rõ tên) (Ký, ghi rõ tên) (Ký, ghi rõ tên) (Ký, ghi rõ tên) Biểu 2.4 : Phiếu thu 120 Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 49
  50. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng 2.2.1.3. Kế toán giảm tiền mặt tại công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng - Các khoản chi chủ yếu của công ty : Mua hàng, thanh toán lương, Nộp ngân sách nhà nước. VD 1: Ngày 27/12/2009 : Phạm Thị Thanh Thuỷ- phòng kế toán tài vụ mua văn phòng phẩm, số tiền 3.649.000. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán định khoản và lập phiếu chi 208 Định khoản : Nợ TK 642 : 3.318.000 Nợ TK 133 : 331.800 Có TK 1111 : 3.649.800 Biểu 2.5 : Hoá đơn GTGT 0075254 Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 50
  51. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG NB/2009N Liên 2: Giao khách hàng 0075254 Ngày 27 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty tư nhân Thanh Thuỷ Địa chỉ : 273 – Phan Bội Châu - HP MST : 0200687615 Họ và tên người mua hàng: Phạm Thị Thanh Thuỷ Tên đơn vị: Công ty Xuất nhập khẩu Hải Phòng Địa chỉ : 19 Ký con – Hồng Bàng – Hải Phòng Hình thức thanh toán : Tiền mặt MS: 0200113804-1 STT Tên hàng hóa – d/ vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 1. Giấy A4 Indo Gram 50 40.000 2.000.000 2. Ghim Hộp 90 1.800 162.000 3. Băng dính Cuộn 80 8.000 640.000 4. Bìa màu Gram 10 38.000 380.000 5. Bút bi Chiếc 68 2.000 136.000 Cộng tiền hàng 3.318.000 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 331.800 Tổng cộng tiền thanh toán 3.649.800 Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu sáu trăm bốn mươi chín nghìn tám trăm đồng chẵn Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 51
  52. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng 19 – Ký Con – Hồng Bàng – Hải Phòng PHIẾU CHI Mẫu số 02-TT QĐ: 15/2006/QĐ_BTC số: 208 của Bộ trưởng BTC Ngày 27/12/2009 Ngày 20 tháng 3 năm 2006 Nợ 64281 : 3.318.000 Nợ 133 : 331.800 Có 1111 : 3.649.800 Tên người nhận tiền : Phạm Thị Thanh Thuỷ Địa chỉ : Công ty Xuất nhập khẩu Hải Phòng Lý do chi : Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm Số tiền : 3.649.800 (Bằng chữ : Ba triệu sáu trăm bốn mươi chín nghìn tám trăm đồng chẵn). Ngày 27 tháng 12 năm 2009 Giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời lập phiếu Thủ quỹ (Ký,ghi rõ tên) (Ký, ghi rõ tên) (Ký, ghi rõ tên) (Ký, ghi rõ tên) Biểu 2.6 : Phiếu chi 208 VD 2: Ngày 29/12/09 chị Nguyễn Thị Bích trả lãi vay ngân hàng Công Thương Hải Phòng, số tiền : 3.150.000VNĐ. Từ phiếu chi số 212, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính Định khoản : Nợ TK 635 : 3.150.000 Có TK 1111 : 3.150.000 Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 52
  53. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng 19 – Ký Con – Hồng Bàng – Hải Phòng PHIẾU CHI Mẫu số 02-TT QĐ: 15/2006/QĐ_BTC số: 212 của Bộ trưởng BTC Ngày 29/12/2009 Ngày 20 tháng 3 năm 2006 Nợ 635 : 3.150.000 Có 1111 : 3.150.000 Tên người nhận tiền : Nguyễn Thị Bích Địa chỉ : Công ty Xuất nhập khẩu Hải Phòng Lý do chi : thanh toán tiền lãi vay NH Công Thương Số tiền : 3.150.000 (Bằng chữ : Ba triệu một trăm năm mươi nghìn đồng chẵn). Ngày 29 tháng 12 năm 2009 Giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời lập phiếu Thủ quỹ (Ký,ghi rõ tên) (Ký, ghi rõ tên) (Ký, ghi rõ tên) (Ký, ghi rõ tên) Biểu 2.7 : Phiếu chi 212 Căn cứ vào phiếu thu, phần mềm kế toán FAST in bảng kê số 1 Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 53
  54. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Trích Bảng kê số 1 – TIỀN MẶT Tháng 12 năm 2009 Số dƣ đầu tháng : 5.925.000 đ Ghi nợ TK 111 Số dƣ cuối Ngày TT Ghi có các TK ngày tháng 112 131 141 138 311 1 01/12/09 800.000.000 50.000.000 850.000.000 2 02/12/09 650.000.000 200.000 650.200.000 3 03/12/09 300.000 300.000 4 04/12/09 4.930.000 684.000 5.614.000 5 06/12/09 39.600.000 39.600.000 . . . . . 25 24/12/09 7.000.000 15.000.000 26 25/12/09 61.600.000 61.600.000 37 26/12/09 162.000.000 162.000.000 38 29/12/09 10.000.000 10.000.000 39 30/12/09 150.000.000 150.000.000 40 31/12/09 1.072.859 1.072.859 212.000.000 Cộng 2.653.000.000 22.156.000 6.902.000 562.840.000 3.456.898.000 Ngày 30 tháng 12 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Trƣởng phòng kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.8 : Trích Bảng kê số 1 – TIỀN MẶT Dựa trên phiếu chi, phần mềm kế toán FAST in nhật ký chứng từ số 1 Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 54
  55. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Nhật ký chứng từ số 1 Ghi có Tài khoản 111- Tiền mặt Tháng 12 năm 2009 Đơn vị tính:đồng Ghi có TK 111 Cộng có T Ngày Ghi nợ các TK TK 111 T 131 331 136 642 635 334 1 01/12/09 76.900.000 32.648.00 78.008.000 0 2 02/12/09 20.000.00 20.000.000 0 3 03/12/09 50.000.000 29.922.00 9.220.000 0 15/12/09 25.437.50 0 20/12/09 8.686.000 5.686.000 15.800.000 21/12/09 297.000 7.000.000 22/12/09 1.350.000 10.000.000 27/12/09 3.318.000 3.649.800 29/12/09 10.500.00 200.000 3.150.000 17.000.000 0 30/12/09 300.000 3.000.000 31/12/09 250.000.00 16.509.00 1.235.600 12.365.20 295.898.800 0 0 0 Cộng 594.800.00 71.810.00 2.495.255 3.789.000 22.974.00 111.140.1 3.299.768.1 0 0 .000 0 41 41 Lập,ngày 31 thỏng 12 năm 2009 Kế toán ghi sổ Trƣởng phòng kế toán Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.9 : Nhật ký chứng từ số 1 Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 55
  56. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Tên đơn vị: Công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng Địa chỉ: 19 - Ký Con - Hồng Bàng - Hải Phòng SỔ QUỸ TIỀN MẶT Trích tháng 12 / 2009 Đơn vị tính:VND NT SH Diễn TK Số tiền Thu Chi giải đ/ứ Thu Chi Tồn SDDK 5.925.000 01/ 93 112 800.000.000 805.925.000 12 01/ 118 131 76.900.000 729.025.000 12 01/ 94 311 50.000.000 779.025.000 12 02/ 95 112 650.000.000 1.429.025.000 12 02/ 119 136 20.000.000 1.409.025.000 12 02/ 96 200.000 138 1.409.225.000 12 03/ 97 300.000 141 1.409.525.000 12 03/ 120 334 29.922.000 1.379.603.000 12 04/ 98 4.930.000 141 1.384.533.000 12 04/ 99 684.000 138 1.385.217.000 12 06/ 100 39.600.000 136 1.424.817.000 12 . 15/ 150 331 25.437.500 782.500.000 12 . . . Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 56
  57. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng 20/ 179 12 635 5.686.000 5.600.000 24/ 12 642 1.350.000 10.953.000 25/ 120 131 72.553.000 12 61.600.000 27/ 208 642, 3.649.800 5.132.000 12 133 29/ 10.000.000 311 15.132.000 12 29/ 212 635 3.150.000 11.982.000 12 30/ 150.000.000 112 161.982.000 12 31/ 131 163.054.859 12 1.072.859 Cộng 3.456.898.000 PS 3.299.768.141 SDCK 163.054.859 Biểu 2. 10 : Sổ quỹ tiền mặt Cân đối tháng 12/2009 + Tồn quỹ tháng trước chuyển sang: 5.925.000đ + Nhập quỹ trong tháng 12/2009: 3.456.898.000 đ + Thực chi ra trong tháng 12/2009: 3.299.768.141đ + Tồn quỹ đến ngày 31/12/2009: 163.054.859 đ Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 57
  58. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng SỔ CÁI Tài khoản 111 - Tiền mặt Năm 2009 Số dư đầu năm Nợ Có 396.012.882 Ghi có Tháng 11 Tháng 12 Cộng các TK đ/ứng với nợ TK 111 112 2.653.000.000 131 212.000.000 138 6.902.000 311 562.840.000 141 22.156.000 Tổng PS Nợ 3.456.898.000 20.368.079.038 Có 3.299.768.141 20.602.037.061 SD cuối tháng Nợ 5.952.000 163.054.859 163.054.859 Có Biểu 2.11 : Sổ cái TK 111 Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 58
  59. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Sổ chi tiết TK 1111 – Tiền VN Từ ngày 01/12/09 đến ngày 31/12/09 Chứng từ Số PS Ngày Số Diễn giải TKĐƢ Nợ Có SDĐK 5.952.000 01/12 93 Rút TGNH nhập 112 800.000.000 quỹ 01/12 94 Vay ngắn hạn 311 50.000.000 01/12 118 KH nợ tiền hàng 131 76.900.000 02/12 95 Rút TGNH nhập 112 650.000.000 quỹ 02/12 119 Phải thu khác 138 200.000 02/12 96 Thu nội bộ 136 20.000.000 03/12 97 Thu lại tiền tạm 141 300.000 ứng thừa 03/12 120 Trả lương CNV 334 29.922.000 04/12 98 Hoàn tạm ứng 141 4.390.000 04/12 99 Tiền NV bồi 138 684.000 thường làm hỏng công cụ 06/12 100 Thu tiền nội bộ 136 39.600.000 15/12 150 Nợ tiền hàng 331 25.437.500 20/12 179 Lãi vay 635 5.686.000 Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 59
  60. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng 21/12 180 Tiền đ.thoại 642 297.000 22/12 181 Tiền điện nước VP 642 1.350.000 24/12 119 Thu tiền hàng 131 61.600.000 25/12 120 Hoàn tạm ứng 141 7.000.000 27/12 208 Chi mua VPPhẩm 642,133 3.649.000 29/12 149 311 10.000.000 29/12 212 Trả lãi vay NH 635 3.150.000 30/12 150 112 150.000.000 31/12 131 1.072.859 Tổng PS 3.294.898.000 3.299.768.141 SDCK 1.072.859 Biểu 2.12 : Sổ chi tiết TK 1111 – Tiền VN Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 60
  61. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Chứng từ Diễn giải TKĐƢ Số PS Số PS ng.tệ Ngày Số Nợ Có Nợ Có SDĐK 0 26/12 125 Rút TGNH 112203 162.000.000 9.000 Công Thương nhập quỹ 31/12 Đánh giá CL 635 18.000 tỷ giá Tổng PS 162.000.000 18.000 SDCK 161.982.000 Biểu 2.13 : Sổ chi tiết TK 1112 – Tiền ngoại tệ Bảng tổng hợp chi tiết TK 111 Tháng 12 năm 2009 S Đối SDĐK Số PS SDCK T tƣợng Nợ Có Nợ Có Nợ Có T 1 Tiền 5.925.000 3.294.898.000 3.299.768.141 1.072.859 VN 2 Ng.tệ 0 162.000.000 18.000 161.982.000 Cộng 5.925.000 3.456.898.000 3.299.768.141 163.054.859 Biểu 2.14 : Bảng tổng hợp chi tiết TK 111 Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 61
  62. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng 2.2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty thƣơng mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng 2.2.2.1. Khái quát chung về kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng Chứng từ kế toán sử dụng - Các giấy báo Có, báo Nợ, bản sao kê của Ngân hàng. - Các chứng từ khác: Séc chuyển khoản, séc định mức, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu. Sổ sách kế toán sử dụng - Nhật ký chứng từ số 2 - Bảng kê số 2 - Sổ cái TK 112 - Sổ chi tiết TK 112 - Bảng tổng hợp chi tiết TK 112 Tài khoản sử dụng : - Công ty sử dụng TK 112 phản ánh về tiền gửi ngân hàng của công ty - Các TK cấp 2 : TK 1121 - Tiền VN gửi ngân hàng TK 1122 - Ngoại tệ gửi ngân hàng Quy trình hạch toán tiền gửi ngân hàng tại công ty Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 62
  63. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Giấy báo nợ,giấy báo có, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi Bảng kê Sổ KT Nhật ký chứng từ 2 Số 2 chi tiết TK 112 Bảng Sổ cái TK tổng hợp 112 chi tiết TK 112 Báo cáo tài chính Sơ đồ 2.6 : Quy trình hạch toán tiền gửi ngân hàng tại công ty Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu Từ sơ đồ trên ta thấy rằng, mỗi khi cú nghiệp vụ làm tăng giảm tiền gửi ngân hàng, kế toán tổng hợp sẽ căn cứ vào chứng từ gốc, phân loại theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh và nhập số liệu vào chương trình phần mềm kế toán Fast accounting. Máy sẽ tự in sổ Nhật ký chứng từ số 2, Bảng kê số 2, Sổ cái TK 112. Cuối tháng, quý, năm, phần mềm kế toán sẽ tự khóa sổ cái và lập bảng tổng hợp, chi tiết, in ra bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh. - Cơ sở để ghi vào bảng kê số 2 và nhật ký chứng từ số 2 là căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ của Ngân hàng về Công ty, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu chứng từ đó với các chứng Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 63
  64. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng từ gốc kèm theo rồi ghi vào bảng kê số 2 hay nhật ký chứng từ số 2 sau khi kế toán tiến hành định khoản. 2.2.2.2. Kế toán tăng tiền gửi ngân hàng tại công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng Để hiểu rõ về nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng tại công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng ta đưa ra các ví dụ sau : VD 1 : Ngày 14/12/09, Nguyễn Thị Thuỷ nộp tiền vào Ngân hàng Công Thương. Số tiền : 200.000.000 VNĐ. Căn cứ vào giấy nộp tiền (kiêm uỷ nhiệm chuyển tiền) Ngân hàng gửi giấy báo có đến công ty. Định khoản : Nợ TK 1121 : 200.000.000 Có TK 1111 : 200.000.000 GIẤY NỘP TIỀN Kiêm uỷ nhiệm chuyển tiền Ngày 14/12/09 Số tiền nộp bằng chữ : Hai trăm triệu đồng chẵn Họ tên người nộp : Nguyễn Thị Thuỷ Địa chỉ : Công ty thương mại dịch vụ và XNK Hải Phòng Tên người hưởng : Công ty thương mại dịch vụ và XNK Hải Phòng Số CMT: Ngày cấp : Nơi cấp : Địa chỉ : Số 19 – Ký Con – Hồng Bàng - HP Tại NH : Công Thương Hải Phòng Nội dung nộp : Nộp tiền Người nộp tiền Giao dịch viên Kiểm soát viên (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.15 : Giấy nộp tiền Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 64
  65. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng GIẤY BÁO CÓ Ngày 14/12/09 Kính gửi : Công ty TRADIMEXCO Hải Phòng Số TK : 10201000200543 Địa chỉ : Số 19 – Ký Con – Hồng Bàng – HP Loại tiền : VNĐ MST : 0200113804 Loại TK : Tiền gửi thanh toán Số ID khách hàng : 23201016 Số bút toán hạch toán : FT 050012 Chúng tôi xin thông báo đã ghi có TK của quý khách số tiền theo chi tiết sau: Nội dung Số tiền Nộp tiền 200.000.000 Tổng Số tiền 200.000.000 Số tiền bằng chữ : Hai trăm triệu đồng chẵn Trích yếu : Công ty thương mại dịch vụ và XNK nộp tiền Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng Biểu 2.16 : Giấy báo có (thu) của ngân hàng VD 2: Ngày 19/12/09 Công ty TNHH Minh An thanh toán tiền mua máy điều hoà nhiệt độ, số tiền là : 123.750.000 (tỷ giá hạch toán là 18.000) tương ứng 6.875 USD. Thanh toán bằng chuyển khoản qua tài khoản của công ty TRADIMEXCO Hải Phòng mở tại ngân hàng TECHCOMBANK.Công ty nhận được giấy báo có do ngân hàng gửi đến Định khoản : Nợ TK 11221 : 123.750.000 Có TK 131 : 123.750.000 Đồng thời ghi Nợ 007 : 6.875 USD Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 65
  66. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Ngân hàng TECHCOMBANK HP Theo công văn số 2108CTAC MST : 0100230800 - 004 Cục thuế Hà Nội GIẤY BÁO CÓ Ngày 19/12/09 Kính gửi : Công ty TRADIMEXCO Hải Phòng Số TK : 102 200014 Địa chỉ : Số 19 – Ký Con – Hồng Bàng – HP Loại tiền : USD MST : 0200113804 Loại TK : Tiền gửi thanh toán Số ID khách hàng : 23201016 Số bút toán hạch toán : FT 0100877 Chúng tôi xin thông báo đã ghi có TK của quý khách số tiền theo chi tiết sau: Nội dung Số tiền Thanh toán tiền hàng 6.875 USD Số tiền bằng chữ : Sáu nghìn tám trăm bảy mươi năm đô la Trích yếu : Công ty thương mại dịch vụ và XNK thanh toán tiền HĐ0074952 Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng Biểu 2.17 : Giấy báo có (thu) của ngân hàng 2.2.2.3. Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng tại công ty thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng VD 1: Ngày 26/12/09 Căn cứ hoá đơn mua hàng 0075212. Kế toán thanh toán và ký duyệt, kế toán tiền gửi ngân hàng lập uỷ nhiệm chi gửi cho NH TECHCOMBANK đồng thời ngân hàng gửi giấy báo nợ về công ty. Số tiền : 11.250.000 (tỷ giỏ giao dịch : 18.000 ) Định khoản : Nợ TK 131 : 11.250.000 Có TK 1122: 11.250.000 Có TK 007 : 625 USD Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 66
  67. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG NB/2009N Liên 2: Giao khách hàng 0075212 Ngày 22 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thanh Ngọc Địa chỉ : 273 – Phan Bội Châu - HP MST : 0200687615 Họ và tên người mua hàng: Phạm Thị Thanh Thuỷ Tên đơn vị: Công ty Xuất nhập khẩu Hải Phòng Địa chỉ : 19 Ký con – Hồng Bàng – Hải Phòng Hình thức thanh toán : chuyển khoản MS: 0200113804-1 STT Tên hàng hóa – dịch ĐVT Số Đơn giá Thành tiền vụ lượng A B C 1 2 3 = 1x2 Bộ máy vi tính 1 568 USD 568 USD Cộng tiền hàng 568 USD Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 57 USD Tổng cộng tiền thanh toỏn 625 USD Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm hai mươi năm đô la Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 2.18 : Hoá đơn GTGT 0075212 Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 67
  68. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng UỶ NHIỆM CHI Chuyển khoản, chuyển tiền, thư - điện Lập ngày 26/12/09 Số : 78 Đơn vị trả tiền : Công ty Xuất nhập khẩu Hải Phòng Số TK : 102 2000 014 Đơn vị nhận tiền : Công ty TNHH Thanh Ngọc Địa chỉ : 273 – Phan Bội Châu - HP Số TK : 332 00001022 Tại NH : TECHCOMBANK Nội dung : Thanh toán tiền HĐ 0075212 Số tiền ghi bằng chữ : Sáu trăm hai mươi năm đô la Đơn vị trả tiền NH A ghi sổ ngày NH B ghi sổ ngày Kế toán Chủ TK Kế toán GĐ Kế toán GĐ Biểu 2.19 : Uỷ nhiệm chi Ngân hàng TECHCOMBANK HP Theo công văn số 2108CTAC MST : 0100230800-004 Cục thuế Hà Nội GIẤY BÁO NỢ Ngày 26/12/09 Kính gửi : Công ty TRADIMEXCO Hải Phòng Số TK : 102 200014 Địa chỉ : Số 19 – Ký Con – Hồng Bàng – HP Loại tiền : USD MST : 0200113804 Loại TK : Tiền gửi thanh toán Số ID khách hàng : 23201016 Số bút toán hạch toán : FT 0100882 Chúng tôi xin thông báo đã ghi có TK của quý khách số tiền theo chi tiết sau: Nội dung Số tiền Thanh toán tiền hàng 625 USD Số tiền bằng chữ : Sáu trăm hai mươi năm đô la Trích yếu : Công ty thương mại dịch vụ và XNK thanh toán tiền HĐ0075212 Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng Biểu 2.20 : Giấy báo nợ (chi) của ngân hàng Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 68
  69. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng VD2 : Ngày 28/12/09: Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn gửi giấy báo nợ và sổ phụ ngân hàng cho công ty với nội dung thu nợ gốc và nợ lãi. Kế toán định khoản : Nợ 3411 : 600.000.000 Nợ 635 : 120.000.000 Có 1121 : 720.000.000 Ngân hàng Nông nghiệp và PT nông thôn Theo công văn số 2108 CTAC MST : 0100230500_004 Cục thuế Hà Nội Số 0006 GIẤY BÁO NỢ Ngày 28/12/09 Kính gửi : Công ty TRADIMEXCO Hải Phòng Số TK : 10220000014 Địa chỉ : Số 19 – Ký Con – Hồng Bàng – HP Loại tiền : VNĐ MST : 0200113804 Loại TK : Tiền gửi thanh toán Số ID khách hàng : 32564802 Số bút toán hạch toán : FT 031258 Chúng tôi xin thông báo đã ghi có TK của quý khách số tiền theo chi tiết sau: Nội dung Số tiền Nợ gốc 600.000.000 Nợ lãi 120.000.000 Tổng cộng 720.000.000 Số tiền bằng chữ : Bảy trăm hai mươi triệu đồng chẵn Trích yếu : Công ty thương mại dịch vụ và XNK nộp tiền Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng Biểu 2.21 : Giấy báo nợ (chi) của ngân hàng Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 69
  70. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Ngân hàng Nông nghiệp và PT nông thôn SỔ PHỤ NGÂN HÀNG Ngày 28/12/09 Số TK : 10201000200543 Loại tiền : VNĐ Loại TK : Tiền gửi thanh toán Số ID khách hàng : 23201016 Khách hàng : Công ty thương mại dịch vụ và XNK Ngày hiệu Diễn giải Bút toán Nợ Có lực Dư đầu ngày 720.000.000 28/12/09 Thu nợ gốc 0435700122 600.000.000 28/12/09 Thu nợ lãi 0435700122 120.000.000 Số dư cuối 0 ngày Biểu 2.22 : Sổ phụ ngân hàng Căn cứ giấy báo nợ và giấy báo có, hàng ngày kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán FAST tự động vào nhật ký chứng từ số 2, bảng kê số 2, Sổ chi tiết TK theo từng ngân hàng, bảng tổng hợp chi tiết Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 70
  71. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Trích Bảng kê số 2 TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Tháng 12 năm 2009 Số dƣ đầu tháng : 5.661.190.996đ Ghi nợ TK 112 Số dƣ cuối Ngày TT Ghi có các TK ngày tháng 1111 131 515 3388 311 1 01/12/09 50.000.000 850.000.000 2 02/12/09 650.000.000 200.000 650.200.000 3 03/12/09 300.000 300.000 4 04/12/09 4.930.000 684.000 5.614.000 39.600.000 5 06/12/09 39.600.000 . . . . . 14/12/09 200.000.000 200.000.000 123.750.000 19/12/09 130.000.000 38 29/12/09 10.000.000 10.000.000 39 30/12/09 150.000.000 150.000.000 40 31/12/09 5.000.000 5.000.000 1.500.000.000 Cộng 2.513.000.000 220.100.000 16.902.000 400.840.000 4.650.842.000 Lập, ngày 30 tháng 12 năm 2009 Biểu 2.23 : Trích Bảng kê số 2 Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 71
  72. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Nhật ký chứng từ số 2 Ghi có Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng Tháng 12 năm 2009 Đơn vị tính:đồng Ghi có TK 112 Cộng có TT Ngày Ghi nợ các TK TK 111 111 131 331 311 341 635 334 1 01/12/09 76.900.000 32.648.000 78.008.000 2 02/12/09 20.000.000 20.000.000 3 03/12/09 50.000.000 29.922.000 9.220.000 20.000.000 15 15/12/09 25.437.50 0 20 20/12/09 8.686.000 5.686.000 15.800.000 22 22/12/09 10.000.000 26 26/12/09 11.250.000 21.250.000 27 28/12/09 10.500.000 600.000.00 120.000.000 800.000.000 0 28 30/12/09 3.000.000 29 31/12/09 250.000.00 16.509.000 111.235.60 12.365.200 295.898.800 0 0 Cộng 594.800.00 202.000.00 69.810.00 2.495.255.00 803.789.00 222.956.000 111.140.141 4.499.750.141 0 0 0 0 0 Biểu 2.24 : Nhật ký chứng từ số 2 Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 72
  73. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng SỔ CÁI Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng Năm 2009 Số dư đầu năm Nợ Có 602.372.341 Ghi có Tháng 11 Tháng 12 Cộng các TK đ/ứng với nợ TK 112 111 2.51 3.000.000 131 1.500.000.000 515 220.100.000 311 400.840.000 3388 16.902.000 Tổng PS Nợ 4.650.842.000 37.956.928.135 Có 4.499.750.141 32.747.017.621 SD cuối tháng Nợ 5.661.190.996 5.812.282.855 5.812.282.855 Có Biểu 2.25 : Sổ cái TK 112 Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 73
  74. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Sổ chi tiết TK 112211 - Tiền ng.tệ gửi NH TECHCOMBANK Chứng từ Khách Diễn TKĐƢ Số PS ng.tệ Ngày Số hàng giải PS Nợ PS Có SDĐK 007 1.000 19/12/09 Thu tiền 6.875 hàng 26/12/09 Trả tiền 625 hàng SDCK 7.250 Biểu 2.26 : Sổ chi tiết TK 112211 Tiền ng.tệ gửi NH TECHCOMBANK Sổ chi tiết TK 112104 - Tiền VNĐ gửi NH Nông nghiệp và PT nông thôn Chứng từ Khách Diễn TKĐƢ Số PS Ngày Số hàng giải Nợ Có SDĐK 720.000.000 28/12/09 Thu nợ 600.000.000 gốc Thu nợ 120.000.000 lãi SDCK 0 Biểu 2.27 : Sổ chi tiết TK 112104 Tiền VNĐ gửi NH Nông nghiệp và PT nông thôn Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 74
  75. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng Bảng tổng hợp chi tiết TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Tháng 12 năm 2009 STT Đ.tượng Mã NH SDĐK Số PS SDCK Nợ Có Nợ Có Nợ Có Tiền VNĐ 3.070.000.0 2.450.000.0 2.920.000. 2.600.000.000 gửi NH 00 00 000 1 NH Hàng 112101 500.000.000 500.000.000 300.000.00 700.000.000 Hải 0 2 NH Ngoại 112102 100.000.000 500.000.000 550.000.00 50.000.000 Thương 0 3 NH Công 112103 1.200.000.0 250.000.00 950.000.000 Thương 00 0 4 NH Nông 112104 720.000.000 720.000.00 0 nghiệp và 0 PT nông thôn 5 NH VP 112108 100.000.000 200.000.000 250.000.00 50.000.000 BANK 0 6 NH 112111 200.000.000 200.000.000 100.000.00 300.000.000 TECHCOM 0 0 BANK 7 NH Thương 112112 50.000.000 1.000.000.0 550.000.00 500.000.000 mại cổ phần 00 0 quân đội 8 NH Đầu tư 112113 200.000.000 50.000.000 200.000.00 50.000.000 và phát 0 triển Tiền ng.tệ 143.955 122.269 87.764 178.460 USD gửi NH USD USD USD 1 NH Ngoại 112202 20.000 USD 30.000 USD 15.556 34.444 USD Thương USD 2 NH Công 112203 19.000 USD 20.000 USD 30.000 9.000 USD Thương USD Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 75
  76. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng 3 NH Nông 112204 20.000 USD 25.000 USD 20.000 25.000 USD nghiệp và USD PT nông thôn NH Hàng 112206 50.000 USD 20.000 USD 11.000 59.000 USD 4 Hải USD 5 NH VP 112208 33.955 USD 20.394 USD 10.583 43.766 USD BANK USD 6 NH TECH 112209 1.000 USD 6.875 USD 625 USD 7.250 USD COMBAN K Cộng 5.661.190.9 4.650.842.0 4.499.750. 5.812.282.855 TGNH 96 00 141 Biểu 2.28 : Bảng tổng hợp chi tiết TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 76
  77. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng PHẦN 3 PHƢƠNG HƢỚNG VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HẢI PHÕNG. 3.1. Đánh giá về Công ty thƣơng mại dịch vụ và xuất nhập khẩu Hải Phòng 3.1.1. Đánh giá chung Nền kinh tế luôn vận động và phát triển mạnh mẽ. Những biến động của nền kinh tế thị trường ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của Công ty. Do đó, bên cạnh những thuận lợi Công ty phải đương đầu không ít khó khăn do các yếu tố khách quan của thị trường và các yếu tố chủ quan khác. Dù vậy,với tiềm năng sẵn có cùng với sự chỉ đạo của ban lãnh đạo Công ty và sự năng động, sáng tạo, nhiệt tình của nhân viên, Công ty đã đạt được một số thành tựu lớn trong kinh doanh. Với bộ máy quản lý linh hoạt, nhạy bén trong kinh doanh Công ty TRADIMEXCO HAIPHONG đã đạt được những thành tựu lớn và ngày một khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Để đảm bảo tính chủ động trong lĩnh vực kinh doanh cho các đơn vị trực thuộc, tính chính xác, kịp thời của hệ thống thông tin kế toán cho Ban giám đốc. Công ty trong việc ra các quyết định kinh doanh, đảm bảo sự chỉ đạo và kiểm tra, quản lý của Công ty đối với các đơn vị trực thuộc về vốn, tài sản Công ty đã áp dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung. Mô hình này phù hợp với mô hình kinh doanh và mô hình phân cấp quản lý của Công ty. Tuy các phòng chức năng không có chức năng hạch toán độc lập, nhưng với hình thức khoán doanh thu và lợi nhuận tới các phòng nghiệp vụ và các đơn vị trực thuộc đã kích thích tính cạnh tranh ngay trong nội bộ Công ty, giúp nâng cao năng suất lao động và chất lượng kinh doanh toàn Công ty. Là một doanh nghiệp nhà nước, hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân và có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu do Bộ thương mại cấp. Với tính chủ động trong kinh doanh, bộ máy quản lý chặt chẽ cùng đội ngũ lao động năng động và nhiệt tình. Trong những năm qua, Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể. Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 77
  78. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i C«ng ty TRADIMEXCO H¶i Phßng 3.1.2. Những thành tựu đạt đƣợc trong quá trình hoạt động tại Công ty. 3.1.2.1. Về bộ máy kế toán * Đối với công tác kế toán - Kế toán là một trong những công cụ quan trọng nhất của nhà nước và của doanh nghiệp. Kế toán là một bộ phận cấu thành nên hệ thống quản lý kinh tế tài chính của Công ty và là bộ phận quan trọng quyết định sự thành bại trong kinh doanh. Vì vậy, Công ty sớm nhận thấy vai trò của bộ máy kế toán trong việc giám sát, quản lý hoạt động kinh doanh: + Kế toán thường xuyên kiểm tra các chi phí phát sinh, phát hiện những nghiệp vụ bất thường cần điều chỉnh lại, đôn đốc thu tiền và cho biết nguồn tài chính hiện tại của Công ty, phản ánh lên sổ sách kế toán và là nơi lưu giữ những thông tin tài chính quan trọng. + Khi phòng kinh doanh tìm hiểu thị trường, các đối tác , dự thảo hợp đồng mua bán, phương án kinh doanh thì kế toán cũng tham gia tính chặt chẽ của phương án kinh doanh, xác định nhu cầu vốn cần sử dụng. Bên cạnh đó, kế toán còn phải kiểm tra tính pháp lý ghi trong điều khoản. + Đối tác của Công ty rất nhiều. Vì vậy việc lập báo cáo tài chính một cách khoa học và chặt chẽ rất quan trọng. Với đội ngũ kế toán giỏi, tinh thông nghiệp vụ đặc biệt là kế toán trưởng có trình độ cao, am hiểu nhiều lĩnh vực đã cho ra những bản Báo Cáo Tài Chính phù hợp với mọi đối tượng. * Hình thức, chứng từ kế toán - Hình thức kế toán: + FAST là một trong những phần mềm tiên tiến hiện nay ở Việt Nam, nó được thiết kế nhằm mục đích điện toán hóa công tác kế toán tài chính. Theo dõi công nợ, tự động thực hiện các bút toán phân bổ kết chuyển cuối kỳ, lên các báo cáo tài chính theo quy định yêu cầu của nhà quản trị. Vì vậy, Công ty đã sớm đưa phần mềm kế toán vào trong đơn vị mình. Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung tức là chứng từ được gửi lên phòng kế toán để kiểm tra, lên sổ và lưu trữ. Do quy trình được hạch toán hoàn toàn trên máy tính nên số liệu từ chứng từ gốc sẽ chuyển sang các phần hành liên quan và hệ thống sổ kế toán. + Việc sử dụng phần mềm kế toán trong quá trình hạch toán đã quán triệt nguyên tắc tiết kiệm đặc biệt trong tổ chức công tác kế toán (giảm được rất nhiều Sinh viªn : Vò ThÞ Thanh Nhµn – QTL 201K 78