Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long - Nguyễn Thị Mai Linh

87 trang huongle 300

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long - Nguyễn Thị Mai Linh", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_cong_tac_ke_toan_von_bang_tien_tai_xi_n.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long - Nguyễn Thị Mai Linh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG ISO 9001 : 2008 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: KẾ TOÁN KIỂM TOÁN Sinh viên : Bùi Thị Nhâm Giảng viên hƣớng dẫn: Th.S Nguyễn Thị Mai Linh HẢI PHÒNG - 2012
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG HẠ LONG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN Sinh viên : Bùi Thị Nhâm Giảng viên hƣớng dẫn: Th.S Nguyễn Thị Mai Linh HẢI PHÒNG - 2012
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sinh viên: Bùi Thị Nhâm Mã SV: 120953 Lớp: QT 1206K Ngành: Kế toán - Kiểm toán Tên đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long
CÁN BỘ HƢỚNG DẪN ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Ngƣời hƣớng dẫn thứ nhất: Họ và tên: Nguyễn Thị Mai Linh Học hàm, học vị: Thạc sỹ Cơ quan công tác: Trƣờng Đại học Dân Lập Hải Phòng Nội dung hƣớng dẫn: Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Ngƣời hƣớng dẫn thứ hai: Họ và tên: Học hàm, học vị: Cơ quan công tác: Nội dung hƣớng dẫn: Đề tài tốt nghiệp đƣợc giao ngày 02 tháng 04 năm 2012 Yêu cầu phải hoàn thành xong trƣớc ngày 06 tháng 07 năm 2012 Đã nhận nhiệm vụ ĐTTN Đã giao nhiệm vụ ĐTTN Sinh viên Người hướng dẫn Bùi Thị Nhâm Th.S Nguyễn Thị Mai Linh Hải Phòng, ngày tháng năm 2012 Hiệu trƣởng GS.TS.NGƢT Trần Hữu Nghị
TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chế độ kế toán doanh nghiệp - NXB Thống Kê năm 2010 - Quyển 1: Hệ thống tài khoản kế toán - Quyền 2: Báo cáo tài chính, chứng từ và sơ đồ kế toán 2. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam 3. Các thông tƣ hƣớng dẫn việc thực hiện các chuẩn mực kế toán Việt Nam 4. Giáo trình kế toán tài chính 5. Số liệu phòng kế toán - Xí nghiệp xây dựng Hạ Long 6. Website : www.fast.com.vn www.misa.com.vn www.bravo.com.vn
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƢƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN CỦA DOANH NGHIỆP 2 1.1 Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp 2 1.1.1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền 2 1.1.2. Đặc điểm và nhiệm vụ của vốn bằng tiền 3 1.1.2.1. Đặc điểm của vốn bằng tiền 3 1.1.2.2. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền 4 1.1.3. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền 5 1.2 Tổ chức kế toán tiền mặt tại quỹ 7 1.2.1 Nguyên tắc quản lý tiền mặt tại quỹ 7 1.2.2. Chứng từ sử dụng 8 1.2.3 Tài khoản sử dụng 10 1.2.4. Phƣơng pháp hạch toán 11 1.3. Tổ chức kế toán tiền gửi Ngân hàng 15 1.3.1. Một số quy định trong việc hạch toán tiền gửi Ngân hàng 15 1.3.2. Chứng từ sử dụng 16 1.3.3. Tài khoản sử dụng 16 1.3.4. Phƣơng pháp hạch toán 17 1.4. Tổ chức kế toán tiền đang chuyển 20
1.4.1. Nội dung chủ yếu của kế toán tiền đang chuyển 20 1.4.2. Chứng từ sử dụng 20 1.4.3. Tài khoản sử dụng 21 1.4.4. Phƣơng pháp hạch toán 22 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG HẠ LONG 23 2.1. Khái quát chung về Xí nghiệp xây dựng Hạ Long 23 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp xây dựng Hạ Long 23 2.1.2. Đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh 25 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý Xí nghiệp 27 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long 28 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán 28 2.1.4.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán 29 2.1.4.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Xí nghiệp 29 2.1.4.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại Xí nghiệp 32 2.2. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long32 2.2.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ 32 2.2.1.1. Chứng từ sử dụng 33 2.2.1.2. Tài khoản sử dụng 34 2.2.1.3 Quy trình hạch toán tiền mặt tại quỹ của Xí nghiệp 34 2.2.1.4. Một số ví dụ minh họa 36
2.2.2. Kế toán tiền gửi Ngân hàng 46 2.2.2.1. Chứng từ kế toán tiền gửi ngân hàng 46 2.2.2.2. Tài khoản sử dụng 46 2.2.2.3. Quy trình hạch toán tiền gửi ngân hàng 46 2.2.2.4. Một số ví dụ minh họa 50 CHƢƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI XÍ NGHIỆP XD HẠ LONG 58 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long 58 3.1.1. Ƣu điểm về công tác kế toán vốn bằng tiền 59 3.1.2. Hạn chế về công tác kế toán vốn bằng tiền 61 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long 62 3.2.1. Giải pháp 1: Hiện đại hóa công tác kế toán tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long 62 3.2.2. Giải pháp 2: Hoàn thiện việc quản lý quỹ và kiểm kê quỹ định kỳ 70 3.2.3. Giải pháp 3: Hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ 73 3.2.4. Giải pháp 4: Hoàn thiện việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi 73 3.2.5. Giải pháp 5: Một số giải pháp khác 76 KẾT LUẬN 78
NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI 1. Nội dung và các yêu cầu cần giải quyết trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp (Về lý luận thực tiễn, các số liệu cần tính toán và bản vẽ): Khái quát hoá đƣợc những lý luận cơ bản về công tác kế toán vốn bằng tiền trong Doanh nghiệp. Phản ánh đƣợc thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp Xây Dựng Hạ Long. Đánh giá đƣợc những ƣu, nhƣợc điểm của công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp Xây Dựng Hạ Long, trên cơ sở đó đƣa ra những giải pháp hoàn thiện. 2. Các số liệu cần thiết để thiết kế, tính toán: Sử dụng số liệu năm 2011. 3. Địa điểm thực tập tốt nghiệp: Xí nghiệp Xây Dựng Hạ Long.
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long LỜI MỞ ĐẦU Trong các doanh nghiệp nói chung và trong doanh nghiệp sản xuất nói riêng, vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành, tồn tại, và là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng nhƣ thực hiện quá trình hoạt động sản xuất của mình. Vì vậy, quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn, rất phức tạp, đồng thời là công cụ không thể thiếu trong quản lý kinh tế của Nhà nƣớc và doanh nghiệp. Nắm bắt đƣợc vấn đề trên, trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long, đƣợc sự hƣớng dẫn trực tiếp của Th.s Nguyễn Thị Mai Linh và các cán bộ trong phòng kế toán em đã đi sâu nghiên cứu tìm hiểu về công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp, và mạnh dạn chọn đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long" làm đề tài khoá luận của mình. Nội dung của khoá luận ngoài Lời mở đầu và Kết luận, gồm 3 chƣơng chính: Chƣơng I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp. Chƣơng II: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long. Chƣơng III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long. Do thời gian và trình độ có hạn nên bài khoá luận của em chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót, vì vậy em rất mong nhận đƣợc sự góp ý của thầy cô và các bạn để bài viết của em đƣợc hoàn thiện hơn. Hải Phòng, ngày .tháng .năm 2012 Sinh viên Bùi Thị Nhâm Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 1
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp: 1.1.1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền: Trong nền kinh tế thị trƣờng có sự điều tiết của Nhà nƣớc, bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ khi bƣớc vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều nhất thiết cần một lƣợng vốn nhất định, trên cơ sở tạo lập vốn kinh doanh của doanh nghiệp, dùng nó vào việc mua sắm tài sản cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, mỗi giai đoạn vận động vốn không ngừng biến đổi về cả hình thái biểu hiện lẫn quy mô. Quá trình vận động liên tục của vốn kinh doanh theo chu kỳ T-H-T, trong quá trình đó luôn có một bộ phận dừng lại ở trạng thái tiền tệ, bộ phận này gọi là vốn bằng tiền. Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực, là một bộ phận của tài sản lƣu động tồn tại trực tiếp dƣới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phƣơng tiện thanh toán, mua sắm hoặc chi phí sản xuất của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo cho quá trình tái sản xuất của doanh nghiệp đƣợc thực hiện thƣờng xuyên và liên tục. Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp đƣợc chia thành: + Tiền Việt Nam: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam phát hành và đƣợc sử dụng làm phƣơng tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam phát hành nhƣng đƣợc phép lƣu hành chính thức trên thị Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 2
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long trƣờng Việt Nam nhƣ các đồng: Đô la Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), mác Đức (DM), Yên Nhật (JPY) + Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Là tiền thực chất, tuy nhiên đƣợc lƣu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thƣờng khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh. Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: + Tiền tại quỹ: Gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang đƣợc giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hằng ngày trong sản xuất kinh doanh. + Tiền gửi Ngân hàng: Là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản Ngân hàng. + Tiền đang chuyển: Là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phƣơng tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác. 1.1.2. Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: 1.1.2.1. Đặc điểm của vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tƣợng của sự gian lận. Vì vậy trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi việc bị lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nƣớc. Do vậy, việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý chặt chẽ và kế hoạch đảm bảo tốt các yêu cầu sau: Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 3
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt với việc giữ các sổ sách kế toán - những nhân viên giữ tiền mặt không đƣợc tiếp cận với sổ sách kế toán và các nhân viên kế toán không đƣợc giữ tiền mặt. Lập các bản danh sách ghi hoá đơn thu tiền mặt tại thời điểm và nơi nhận tiền mặt. Thực hiện thanh toán bằng séc, chỉ nên dùng tiền mặt chi tiêu cho các khoản lặt vặt, không đƣợc chi trả tiền mặt thay cho việc chi trả séc. Trƣớc khi phát hành một tờ séc để thanh toán, phải kiểm tra số lƣợng và giá trị các khoản chi tránh việc phát hành séc quá số dƣ. Tách chức năng duyệt chi khỏi chức năng ký séc. 1.1.2.2. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: Để thực hiện tốt việc quản lý vốn bằng tiền cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: Phản ánh kịp thời tình hình thu, chi, tồn quỹ vốn bằng tiền và tình hình chấp hành mức tồn quỹ tiền mặt. Thƣờng xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách. Kiểm tra giám sát chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu chi và quản lý nghiêm ngặt việc sử dụng các loại vốn bằng tiền. Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dƣ tài khoản ngân hàng, hằng ngày giám đốc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. Phản ánh các khoản tiền đang chuyển kịp thời, phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp kịp thời thích hợp giải phóng tiền đang chuyển. Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình các loại vàng bạc, kim khí, đá quý, ngoại tệ. Giám sát việc chấp hành chế độ quy định về quản lý các loại vốn bằng tiền, đảm bảo chi chi tiêu tiết kiệm và hiệu quả cao. Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ thủ tục hạch toán vốn bằng tiền. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 4
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long 1.1.3. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền: Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ những nguyên tắc sau đây: Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam, trừ trƣờng hợp đƣợc phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng khác. Đối với vàng bạc kim khí quý, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phải theo dõi số lƣợng, trọng lƣợng, quy cách, phẩm chất, và giá trị của từng thứ, từng loại. Giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đƣợc tính theo giá trị thực tế (giá hoá đơn hoặc giá đƣợc thanh toán). Khi tính giá xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, có thể áp dụng một trong 04 phƣơng pháp xuất kho sau: + Bình quân gia quyền. + Nhập sau - xuất trƣớc. + Nhập trƣớc - xuất trƣớc. + Giá thực tế đích danh. Tuy nhiên, do vàng, bạc, kim khí quý, đá quý là loại tài sản có giá trị lớn và mang tính tách biệt nên phƣơng pháp thực tế đích danh thƣờng đƣợc sử dụng. Nếu có chênh lệch giữa giá xuất bán và giá thanh toán ở thời điểm phát sinh nghiệp vụ thì đƣợc phản ánh vào TK 515, hoặc TK 635. Trƣờng hợp kế toán vốn bằng tiền liên quan tới ngoại tệ: Theo chuẩn mực kế toán số 10 - Ảnh hƣởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái (Ban hành và công bố theo Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính). Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 5
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Một giao dịch bằng ngoại tệ là giao dịch đƣợc xác định bằng ngoại tệ hoặc yêu cầu thanh toán bằng ngoại tệ, bao gồm các giao dịch phát sinh khi một doanh nghiệp: + Mua hoặc bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ mà giá cả đƣợc xác định bằng ngoại tệ. + Vay hoặc cho vay các khoản tiền mà số phải trả hoặc phải thu đƣợc xác định bằng ngoại tệ. + Trở thành một đối tác (một bên) của một hợp đồng ngoại hối chƣa đƣợc thực hiện. + Mua hoặc thanh lý các tài sản, phát sinh hoặc thanh toán các khoản nợ xác định bằng ngoại tệ. Một giao dịch bằng ngoại tệ phải đƣợc hạch toán và ghi nhận ban đầu theo đơn vị tiền tệ kế toán bằng việc áp dụng tỷ giá hối đoái giữa đơn vị tiền tệ kế toán và ngoại tệ tại ngày giao dịch. Tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch đƣợc coi là tỷ giá giao ngay. Doanh nghiệp có thể sử dụng tỷ giá xấp xỉ với tỷ giá hối đoái thực tế tại ngày giao dịch. Tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch đƣợc coi là tỉ giá giao ngay. Doanh nghiệp có thể sử dụng tỷ giá xấp xỉ với tỉ giá hối đoái thực tế tại ngày giao dịch. Các giao dịch làm tăng vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả đƣợc quy đổi ngoại tệ ra đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá giao dịch để ghi sổ kế toán. Các giao dịch làm giảm vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phải trả đƣợc quy đổi ngoại tệ ra đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá ghi sổ để ghi sổ kế toán. Trƣờng hợp mua bán ngoại tệ bằng đơn vị tiền tệ kế toán (VNĐ) thì đƣợc hạch toán theo tỷ giá thực tế mua hoặc thực tế bán. Cuối niên độ kế toán (ngày lập bảng cân đối kế toán) các khoản mục tiền tệ phải đƣợc báo cáo theo tỷ giá cuối kỳ, đó là tỷ giá giao dịch bình quân trên thị Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 6
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng Nhà Nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm. Nhóm tài khoản vốn bằng tiền có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam, đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ. Nếu có thêm chênh lệch tỷ giá hối đoái thì phải phản ánh số chênh lệch này trên các TK doanh thu, chi phí tài chính (nếu phát sinh trong giai đoạn SXKD, kể cả doanh nghiệp có hoạt động đầu tƣ XDCB) hoặc phản ánh vào TK 413 (nếu phát sinh trong giai đoạn đầu tƣ XDCB - Giai đoạn trƣớc hoạt động). Số dƣ cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải đƣợc đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm. 1.2 Tổ chức kế toán tiền mặt tại quỹ 1.2.1 Nguyên tắc quản lý tiền mặt tại quỹ: Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và đầy đủ chữ ký của ngƣời nhận tiền, ngƣời giao tiền và ngƣời cho phép nhập xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trƣờng hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hằng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt. Hằng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải kiểm tra để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Đối với vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở tài khoản tiền mặt chỉ áp dụng cho doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 7
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Khi phát sinh các nghiệp vụ có vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ tiền mặt thì ghi sổ theo giá mua thực tế (giá hoá đơn hoặc giá đƣợc thanh toán). Khi xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý có thể tính giá bình quân hoặc giá thực tế đích danh. Tuy nhiên do vàng, bạc, kim khí quý, đá quý là loại tài sản có giá trị lớn và mang tính tách biệt nên phƣơng pháp tính giá thực tế đích danh thƣờng đƣợc sử dụng. Nếu có chênh lệch giữa giá xuất và giá thanh toán tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ thì đƣợc phản ánh vào TK 711: Thu nhập khác, hoặc TK 811: Chi phí khác. Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhận ký cƣợc, ký quỹ nhập theo giá nào thì khi xuất hoàn trả lại phải theo đúng giá đó và phải đếm số lƣợng, cân trọng lƣợng và giám định chất lƣợng trƣớc khi niêm phong. 1.2.2. Chứng từ sử dụng: Các chứng từ đƣợc sử dụng trong công tác hạch toán tiền mặt tại quỹ bao gồm: Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Biên lại thu tiền Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ) Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ vàng, bạc, kim khí quý, đá quý) Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 8
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Bảng kê chi tiền Trong đó: Phiếu thu: Đƣợc sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ đã thu trong kỳ theo từng nguồn thu. Phiếu chi: Đƣợc sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền đã chi của đơn vị trong kỳ, là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của ngƣời nhận tiền. Giấy đề nghị tạm ứng: Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng làm thủ tục lập phiếu chi xuất quỹ cho tạm ứng. Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Là chứng từ liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghhi sổ kế toán. Giấy đề nghị thanh toán: Dùng trong trƣờng hợp đã chi nhƣng chƣa đƣợc thanh toán hoặc chƣa nhận thanh toán, hoặc chƣa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm chứng từ (nếu có) làm thủ tục thanh toán. Biên bản kiểm kê (Dùng cho tiền Việt Nam): Là bằng chứng xác nhận số tiền mặt Việt Nam tồn quỹ thực tế và số chênh lệch thừa, thiếu so với sổ quỹ, làm cơ sở xác định trách nhiệm vật chất và bồi thƣờng cũng nhƣ là căn cứ để điều chỉnh số tiền tồn quỹ trên sổ sách kế toán theo số tiền tồn quỹ thực tế. Biên lại thu tiền: Là giấy biên nhận của đơn vị hoặc cá nhân đã thu tiền hoặc thu séc của ngƣời nộp tiền làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời để ngƣời nộp tiền thanh toán với đơn vị nộp tiền hoặc lƣu quỹ. Bảng kê chi tiền: Là căn cứ để quyết toán kinh phí cho đại biểu tham dự hội thảo tập huấn. Áp dụng cho các cuộc hội thảo, tập huấn diễn ra nhiều ngày, tiền chỉ thanh toán một lần vào ngày cuối hội thảo. 1.2.3 Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 111 - "Tiền mặt": Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 9
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 111 - "Tiền mặt": Bên Nợ: + Phản ánh các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý nhập quỹ. + Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. + Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kỳ (Đối với tiền mặt ngoại tệ). Bên Có: + Phản ánh các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý xuất quỹ. + Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. + Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kỳ (Đối với tiền mặt ngoại tệ). Số dƣ bên Nợ: Phản ánh các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý còn tồn ở quỹ. TK 111 - "Tiền mặt" có 03 tài khoản cấp 2: TK 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt. TK 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tăng giảm tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng Việt Nam. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 10
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long TK 1113 - Vàng, bạc, kim khí, đá quý: Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí, đá quý nhập xuất tồn quỹ. Đối với ngoại tệ, ngoài việc quy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi ngoại tệ trên TK 007 - "Ngoại tệ các loại". Kết cấu TK 007 - Ngoại tệ các loại nhƣ sau: - Bên nợ: Số ngoại tệ thu vào (Nguyên tệ). - Bên có: Số ngoại tệ xuất ra (Nguyên tệ). - Số dƣ bên nợ: Số ngoại tệ còn lại tại doanh nghiệp (Nguyên tệ). 1.2.4. Phương pháp hạch toán: Phƣơng pháp hạch toán tiền mặt tại quỹ bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đƣợc phản ánh qua sơ đồ 1.1, 1.2, 1.3 nhƣ sau: Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 11
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Sơ đồ 1.1: Kế toán tiền mặt (VNĐ) TK 112(1121) TK 111(1111) TK 112(1121) Rút TGNH nhập quỹ TM Gửi TM vào NH TK 131,136,138 TK 141,144,244 Thu hồi các khoản nợ phải thu Chi tạm ứng, ký quỹ, ký cƣợc bằng TM TK 141,144,244 TK 121,128,221 Thu hồi các khoản ký cƣợc, ký Đầu tƣ ngắn hạn, dài hạn quỹ bằng TM bằng TM TK121,128,221 TK 152,153,156 Thu hồi các khoản đầu tƣ Mua vật tƣ, hàng hoá, công cụ, TSCĐ bằng TM TK 311,341 TK 133 = Vay ngắn hạn, dài hạn Thuế GTGT đƣợc khấu trừ TK 411,441 TK 627,641,642 Nhận vốn góp, vốn cấp bằng TM Chi phí phát sinh bằng TM TK 511,512,515,711 TK 331,311,315 Doanh thu HĐ SXKD và HĐ khác bằng TM Thanh toán nợ bằng TM TK 3331 Thuế GTGT phải nộp Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 12
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Sơ đồ 1.2: Kế toán tiền mặt (Ngoại tệ) TK 131,136,138 TK 111(11112) TK 331,336,338 Thu nợ bằng Ngoại tệ Thanh toán nợ bằng Ngoại tệ Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá ghi sổ khi nhận nợ hoặc bình quân của Ngoại tệ khi nhận nợ liên NH xuất dùng TK 515 TK 635 TK 515 TK 635 Lãi Lỗ Lãi Lỗ TK 511,515,711 TK 152,153,156,133 Doanh thu BH và CCDV, TN tài Mua vật tƣ, hàng hoá, công cụ, chính, thu nhập khác bằng ngoại tệ TSCĐ bằng ngoại tệ (Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH tại thời điểm PS nghiệp vụ) TK 515 TK 635 Lãi Lỗ TK 413 TK 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh lại số dƣ ngoại tệ cuối năm giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm Tất cả các nghiệp vụ trên đều phải đồng thời ghi đơn TK 007 - Ngoại tệ các loại TK 007 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng Ngoại tệ Doanh thu, TN tài chính, TN Mua vật tƣ, hàng hoá, công cụ, khác bằng Ngoại tệ TSCĐ bằng Ngoại tệ Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 13
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Sơ đồ 1.3: Kế toán tiền mặt (Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý) TK 131,136,138 TK 111(1113) TK 331,336,338 Thu nợ bằng vàng, bạc, kim khí Thanh toán nợ bằng vàng, bạc, kim quý, đá quý khí quý, đá quý Giá ghi sổ Giá thực tế Giá ghi sổ Tỷ giá ghi sổ hoặc BQLNH khi nhận nợ TK 515 TK 635 TK 515 TK 635 Lãi Lỗ Lãi Lỗ TK 144, 244 TK 144, 244 Thu hồi các khoản ký cƣợc, ký quỹ Chi ký cƣợc, ký quỹ bằng vàng, bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý bạc, kim khí quý, đá quý TK 511,512,711 Doanh thu HĐ SXKD và HĐ khác bằng Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (Giá thực tế trên thị trƣờng) TK 411,441 Nhận vốn góp, vốn cấp bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý TK 412 TK 412 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá số dƣ vàng, bạc, kim khí quý, đá quý lại số dƣ vàng, bạc, kim khí, đá quý Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 14
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long 1.3. Tổ chức kế toán tiền gửi Ngân hàng: 1.3.1. Một số quy định trong việc hạch toán tiền gửi Ngân hàng: Tiền của các doanh nghiệp phần lớn đƣợc gửi ở các Ngân hàng, kho bạc hoặc các Công ty tài chính để thực hiện việc thanh toán không dùng tiền mặt. Khi có nhu cầu thanh toán một khoản chi phí nào đó bằng tiền gửi Ngân hàng, Công ty phải thực hiện thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền. Nhiệm vụ này do kế toán thanh toán với Ngân hàng đảm nhiệm. Số lãi thu đƣợc từ khoản tiền gửi ngân hàng đƣợc hạch toán vào thu nhập hoạt động tài chính. Khi nhận đƣợc chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán tiền gửi ngân hàng của Công ty tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa sổ sách của Công ty với chứng từ của ngân hàng gửi đến thì kế toán tiền gửi Ngân hàng phải thông báo với ngân hàng để kịp thời xác minh đối chiếu và xử lý. Nếu số liệu hai bên đã cân đối, kế toán tiền gửi hạch toán chi tiết trên sổ tiền gửi Ngân hàng để theo dõi cho từng nghiệp vụ phát sinh. Khi nhận đƣợc chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh, xử lý kịp thời. Cuối tháng, chƣa xác định đƣợc nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê. Số chênh lệch (Nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (Nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc ghi vào bên có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3388) (Nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng). Sang tháng sau tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi trên sổ. Tại những đơn vị có những tổ chức, bộ phận phụ thuộc, có thể mở tải khoản chuyên thu, chuyên chi, mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho công Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 15
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long tác giao dịch, thanh toán. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi (Đồng Việt Nam, ngoại tệ các loại). Phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. 1.3.2.Chứng từ sử dụng: Căn cứ để hạch toán tiền gửi Ngân hàng là: - Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi - Giấy báo Nợ, giấy báo Có - Bản sao kê - Số phụ tài khoản - Hoá đơn giá trị gia tăng của hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra. 1.3.3. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 112 - "Tiền gửi ngân hàng": Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại các ngân hàng và Công ty tài chính. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 112 - "Tiền gửi ngân hàng": Bên Nợ: + Các khoản tiền gửi ở Ngân hàng và các tổ chức tài chính tăng trong kỳ. + Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng (Đối với tiền gửi ngoại tệ). Bên Có: + Các khoản tiền gửi ở Ngân hàng và các tổ chức tài chính giảm trong kỳ. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 16
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long + Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm (Đối với tiền gửi ngoại tệ). Số dƣ bên Nợ: Phản ánh các khoản tiền gửi ở Ngân hàng, các tổ chức hành chính hiện còn tại các Ngân hàng. TK 112 - "Tiền gửi ngân hàng" có 03 Tài khoản cấp 2: TK 1121 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại các ngân hàng bằng Đồng Việt Nam. TK 1122 - Ngoại tệ: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại các ngân hàng bằng ngoại tệ, các loại đã quy đổi ra Đồng Việt Nam. TK 1123 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng. 1.3.4. Phƣơng pháp hạch toán: Phƣơng pháp hạch toán tiền gửi ngân hàng bằng Đồng Việt Nam, Ngoại tệ đƣợc phản ánh qua sơ đồ 1.4, 1.5 nhƣ sau: Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 17
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Sơ đồ 1.4: Kế toán tiền gửi Ngân hàng (VNĐ) TK 111(1111) TK 112(1121) TK 111(1111) Gửi TM nhập quỹ TGNH Rút TGNH nhập quỹ TM TK 131,136,138 TK 141,144,244 Chi tạm ứng, ký quỹ, ký cƣợc Thu hồi các khoản nợ phải thu bằng TGNH TK 141,144,244 TK 152,153,156 Mua vật tƣ, hàng hoá, công Thu hồi các khoản ký cƣợc, cụ, TSCĐ bằng TGNH ký quỹ bằng TGNH TK 311,341 TK 133 = Vay ngắn hạn, dài hạn Thuế GTGT đƣợc khấu trừ TK 411,441 TK 627,641,642 Nhận vốn góp, vốn cấp bằng TGNH CP phát sinh bằng TGNH TK 511,512,515,711 TK 331,311,315 Doanh thu HĐ SXKD và HĐ khác bằng TGNH Thanh toán nợ bằng TGNH TK 3331 Thuế GTGT phải nộp Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 18
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Sơ đồ 1.5: Kế toán tiền gửi Ngân hàng (Ngoại tệ) TK 131,136,138 TK 112(1122) TK 331,336,338 Thu nợ bằng Ngoại tệ Thanh toán nợ bằng Ngoại tệ Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế Tỷ giá ghi sổ của Tỷ giá ghi sổ khi nhận nợ hoặc bình quân Ngoại tệ xuất khi nhận nợ liên NH dung TK 515 TK 635 TK 515 TK 635 Lãi Lỗ Lãi Lỗ TK 511,515,711 TK 152,153,156,133 Doanh thu BH và CCDV, TN tài Mua vật tƣ, hàng hoá, công cụ, chính, thu nhập khác bằng ngoại tệ TSCĐ bằng ngoại tệ (Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH tại thời điểm Ps nghiệp vụ) TK 515 TK 635 Lãi Lỗ TK 413 TK 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm lại số dƣ ngoại tệ cuối năm Tất cả các nghiệp vụ trên đều phải đồng thời ghi đơn TK 007 - Ngoại tệ các loại TK 007 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng Ngoại tệ Doanh thu, TN tài chính, TN Mua vật tƣ, hàng hoá, công cụ, khác bằng Ngoại tệ TSCĐ bằng Ngoại tệ Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 19
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long 1.4. Tổ chức kế toán tiền đang chuyển: 1.4.1. Nội dung chủ yếu của kế toán tiền đang chuyển: Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng kho bạc Nhà nƣớc hoặc đã gửi vào bƣu điện để chuyển vào ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng hối đoái ở thời điểm cuối năm tài chính theo tỷ giá trả cho đơn vị khác nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo Nợ hay giấy bản sao kê của ngân hàng. Tiền đang chuyển gồm tiền ngân hàng Việt Nam và ngoại tệ các loại phát sinh trong trƣờng hợp: Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho Ngân hàng. Chuyển qua bƣu điện để trả cho đơn vị khác. Các khoản tiền cấp phát, trích chuyển giữa đơn vị chính với đơn vị phụ thuộc, giữa cấp trên với cấp dƣới giao dịch qua Ngân hàng nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo Nợ hoặc giấy báo Có Kế toán theo dõi tiền đang chuyển cần lưu ý: Séc bán hàng thu đƣợc phải nộp vào Ngân hàng trong phạm vi thời hạn, giá trị của Séc. Các khoản tiền giao dịch giữa các đơn vị trong nội bộ qua Ngân hàng phải đối chiếu thƣờng xuyên để phát hiện sai lệch kịp thời. Tiền đang chuyển có thế cuối tháng mới phản ánh một lần sau khi đã đối chiếu với Ngân hàng. 1.4.2. Chứng từ sử dụng: Kế toán tiền đang chuyển sử dụng các chứng từ: - Giấy nộp tiền - Biên lai thu tiền Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 20
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long - Phiếu chuyển tiền - Các chứng từ liên quan khác. 1.4.3. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 113 - "Tiền đang chuyển": Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Kho bạc Nhà nƣớc, đã gửi bƣu điện để chuyển cho các ngân hàng, trả cho doanh nghiệp khác hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho doanh nghiệp khác nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo Nợ hay bản sao kê của ngân hàng. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 113 - "Tiền đang chuyển": Bên Nợ: + Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, Séc đã nộp vào Ngân hàng hoặc đã chuyển qua bƣu điện để chuyển vào Ngân hàng. + Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ. Bên Có: + Số kết chuyển vào TK 112 - Tiền gửi và các tài khoản có liên quan. + Chênh lệch giảm tỷ giá do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ. Số dƣ bên Nợ: Phản ánh các khoản tiền hiện còn đang chuyển. Tài khoản 113 - "Tiền đang chuyển" có 02 tài khoản cấp 2: TK 1131 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển. TK 1132 - Ngoại tệ: Phản ánh số ngoại tệ đang chuyển. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 21
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long 1.4.4. Phương pháp hạch toán: Kế toán tiền đang chuyển đƣợc thể hiện qua sơ đồ 1.6 nhƣ sau: Sơ đồ 1.6: Kế toán tiền đang chuyển TK 111 TK 113 TK 112 Xuất TM gửi vào NH chƣa nhận đƣợc giấy báo Có Nhận đƣợc giấy báo Có của NH về số tiền đã gửi TK 131,138 Thu nợ nộp thẳng vào NH nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo Có TK 511,512,515,711 Thu tiền nộp thẳng vào NH nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo Có TK 333 Thuế và các khoản phải nộp TK 413 TK 413 - __ Chênh lệch tăng do đánh giá lại số dƣ Chênh lệch tăng do đánh giá lại số ngoại tệ cuối năm dƣ ngoại tệ cuối năm Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 22
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG HẠ LONG 2.1. Khái quát chung về Xí nghiệp xây dựng Hạ Long: 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp xây dựng Hạ Long: Xí nghiệp xây dựng Hạ Long là một trong những đơn vị trực thuộc Công ty Cổ phần xi măng và xây dựng Quảng Ninh đƣợc ra đời căn cứ theo quyết định Số: 247/QĐ-HĐQT ngày 8/4/2005 của Công ty Cổ phần xi măng và xây dựng Quảng Ninh do ông Phạm Ngọc Điệp làm giám đốc điều hành. Tên công ty : Công ty Cổ phần Xi Măng và Xây Dựng Quảng Ninh Vốn điều lệ : 125.000.000.000 đồng Mã số thuế : 5700100263 Địa chỉ : Khu CN Cái Lân - P.Bãi Cháy - TP.Hạ Long - Quảng Ninh Điện thoại : 033 - 3843003 Fax : 033 - 3841652 Công ty Cổ phần Xi Măng và Xây Dựng Quảng Ninh tiền thân là Xí nghiệp than Uông Bí thành lập theo quyết định số 460 ngày 24 tháng 7 năm 1987 của UBND tỉnh Quảng Ninh; Sau đó thành lập lại theo Quyết đinh Số: 157/QĐ - UB của UBND tỉnh Quảng Ninh, ban hành ngày 20 tháng 01 năm 1993. Ngày 22 tháng 01 năm 1997 UBND tỉnh Quảng Ninh ra quyết định Số: 262 QĐ/UB: "V/v sát nhập Xí nghiệp xây dựng Uông Bí vào Xí nghiệp Than Uông Bí thành Công ty xi măng và xây dựng Uông Bí". Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 23
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Trƣớc cung cách làm ăn hiệu quả cùng với uy tín của doanh nghiệp, ngày 11 tháng 4 năm 1998 UBND tỉnh Quảng Ninh đã quyết định Số: 1125/QĐ - UB, "V/v sáp nhập Công ty xi măng và xây dựng Uông Bí thành Công ty xi măng và xây dựng Quảng Ninh". Ngày 04/02/2005 tại quyết định Số: 497/QĐ-UB của UBND tỉnh Quảng Ninh phê duyệt cổ phần hoá. Tên công ty đƣợc thay đổi thành: Tên tiếng việt: Công ty Cổ phần Xi măng và Xây dựng Quảng Ninh. Tên tiếng Anh: Quang Ninh Contrucstion and Cemnt Joint Stoch Company. Tên viết tắt: QNCC Ngày 28/03/2005 đƣợc Sở kế hoạch và đầu tƣ tỉnh Quảng Ninh cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 22.03.000388. Sau hơn 10 năm xây dựng và phát triển không ngừng Công ty đã trở thành một doanh nghiệp hàng đầu của tỉnh Quảng Ninh, đã giành đƣợc sự tín nhiệm của khách hàng trong và ngoài tỉnh. Hoạt động SXKD của Công ty không ngừng đƣợc mở rộng. Đặc biệt, Công ty đã đầu tƣ chiều sâu với trang thiết bị hiện đại, tiên tiến, đáp ứng mọi yêu cầu SXKD trong thời kỳ đổi mới. Do vậy mà tốc độ tăng trƣởng hàng năm trung bình đạt từ 30 – 40%. Hiện nay Công ty đã trở thành một doanh nghiệp lớn gồm 17 đơn vị thành viên với hơn 3000 cán bộ công nhân viên, hoạt động trong nhiều lĩnh vực. Công ty có đông đảo đội ngũ kỹ sƣ và thợ lành nghề có thể tác nghiệp trong nhiều lĩnh vực. Quy mô sản xuất vừa và nhỏ, nhƣng Xí nghiệp đã tạo công ăn việc làm cho một bộ phận lao động trên địa bàn và khu vực lân cận, hàng năm Xí nghệp đóng góp một phần doanh thu không nhỏ vào ngân sách Công ty tổng. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 24
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long 2.1.2. Đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh: Công ty Cổ phần Xi măng và Xây dựng Quảng Ninh đƣợc tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp do Quốc hội nƣớc Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khoá X, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 29/11/2005 (Luật số 60/2005 QH11). Từ một đơn vị chuyên chỉ sản xuất kinh doanh một mặt hàng đến nay Công ty đã mở rộng sản xuất kinh doanh đa ngành, sản xuất các mặt hàng chính nhƣ: Xi măng theo công nghệ Châu Âu, Bê tông thương phẩm các loại, Khai thác và chế biến phụ gia, sản xuất xi măng, vật liệu xây dựng, Đá xây dựng, đá xẻ ốp lát, Sản xuất cấu kệ bê tông đúc sẵn, Sản xuất gạch nung theo công nghệ lò nung tuynel, Thi công xây lắp các công trình dân dụng, Với phƣơng thức kinh doanh đa ngành nghề cùng với đội ngũ cán bộ công nhân lành nghề, có trình độ cao, giàu kinh nghiệm Giá trị sản lƣợng xây lắp, doanh thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh không ngừng tăng trƣởng hàng năm. Công ty Cổ phần Xi măng và Xây dựng Quảng Ninh xứng đáng với sự tin tƣởng của các bạn hàng và chủ đầu tƣ. Là một đơn vị kinh doanh xây lắp, chính vì vậy mà đặc điểm tổ chức sản xuất của Xí nghiệp xây dựng Hạ Long cũng có nhiều khác biệt so với các ngành khác. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 25
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long + Sản phẩm của Xí nghiệp là những công trình nhà cửa xây dựng và sử dụng tại chỗ, cố định tại địa điểm xây dựng và phân bố tản mạn tại nhiều nơi trên lãnh thổ. Đặc điểm này làm cho sản xuất xây dựng có chất lƣợng lƣu động cao nhƣng thiếu ổn định. + Sản phẩm xây lắp lại phụ thuộc chặt chẽ vào điều kiện địa phƣơng, có tính đa dạng và cá biệt cao về công dụng, về cấu tạo và về phƣơng pháp chế tạo. + Sản phẩm xây lắp có liên quan đến ngành cả về phƣơng diện cung cấp nguyên vật liệu và cả phƣơng diện sử dụng sản phẩm xây dựng làm ra. Chính tình hình và điều kiện sản xuất trong xây dựng thiếu ổn định luôn biến đổi theo địa điểm xây dựng và giai đoạn xây dựng, cụ thể là con ngƣời và công cụ lao động luôn phải di chuyển từ công trình này tới công trình khác còn sản phẩm xây dựng thì hình thành và cố định tại chỗ, đây là đặc điểm khác biệt với các ngành khác. Đặc điểm này làm khó khăn cho việc tổ chức sản xuất, làm nảy sinh nhiều chi phí cho khâu di chuyển lực lƣợng sản xuất đồng thời yêu cầu Xí nghiệp phải chú trọng tăng cƣờng tính cơ động, linh hoạt và gọn nhẹ về mặt trang thiết bị TSCĐ. Sản xuất xây dựng của Xí nghiệp đƣợc tiến hành theo đơn đặt hàng cho từng trƣờng hợp cụ thể thông qua hình thức ký kết hợp đồng sau khi thắng thầu. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 26
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý Xí nghiệp: Xí nghiệp xây dựng Hạ Long là đơn vị trực thuộc Công ty Cổ phần Xi măng và Xây dựng Quảng Ninh, với bộ máy gọn nhẹ, đảm bảo phục vụ yêu cầu, nhiệm vụ do Công ty đề ra và phù hợp với tình hình hoạt động của Xí nghiệp. Xí nghiệp tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng phù hợp với quy mô và tình hình hoạt động. Xí nghiệp quản lý, giám sát các công trƣờng trong quá trình hoạt động, hƣớng dẫn các công trƣờng thực hiện đƣờng lối kinh doanh mà Xí nghiệp đề ra. Đồng thời nhận và thi hành đƣờng lối chính sách chung của toàn tổng công ty. Sơ đồ 2.2: GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KỸ THUẬT P.Tài P.Tài P.Kế Phòng P.kỹ Phòng Đội chính chính hoạch kinh thuật giám máy hành thống sản doanh bảo vệ sát thi thi chính kê xuất công công Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 27
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Giám đốc điều hành: Ông Phạm Ngọc Điệp với vai trò lãnh đạo chung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, là đại diện pháp nhân của Xí nghiệp, trƣớc công ty và trƣớc pháp luật, đại diện cho quyền lợi của cán bộ, công nhân viên, chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất, thống kê kịp thời chính xác tình hình biến động tài sản, tổng hợp báo cáo, giúp Giám đốc kiểm tra thƣờng xuyên hoạt động sản xuất kinh doanh, cân đối thu chi, giải quyết công nợ, tính giá thành sản phẩm và xác định kết quả sản xuất kinh doanh. Phòng kế hoạch kỹ thuật: Tổng hợp và xây dựng kế hoạch sản xuất, định mức theo dõi nguồn vật tƣ tiêu hao của từng đơn vị. Lập kế hoạch mua sắm vật tƣ trang thiết bị, phối hợp cùng phòng chức năng tiến hàng xây dựng kế hoạch giá thành từng tháng, quý, năm. Đồng thời lập các thiết kế kỹ thuật và theo dõi việc triển khai thực hiện các đội máy thi công theo đúng biện pháp thiết kế. 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long: 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán: Sơ đồ 2.3: Kế toán trƣởng Kế toán kho Kế toán công nợ Thủ quỹ Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 28
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Kế toán trưởng: Là ngƣời có chức năng tổ chức chỉ đạo thực hiện trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính do Giám đốc điều hành. Đồng thời chịu sự chỉ đạo trực tiếp về mặt hành chính của Giám đốc, có nhiệm vụ báo cáo tình hình hoạt động hàng tháng, quý, năm giúp Giám đốc nắm bắt đƣợc các thông tin về tình hình hoạt động tài chính và hiệu quả kinh doanh của Xí nghiệp. Kế toán kho: Quản lý hạch toán các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu. Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản phải trả của ngƣời bán và phải thu của ngƣời mua theo hoá đơn, chứng từ, chi phí tiền lƣơng, chi phí hành chính. Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của Xí nghiệp, căn cứ vào các chứng từ đƣợc phê duyệt hợp lý, hợp lệ, hợp pháp để tiến hành thu, chi tiền mặt và ghi sổ quỹ hằng ngày. Hằng tháng đối chiếu với kế toán về tồn quỹ và các lệnh thu chi báo cáo với kế toán trƣởng. 2.1.4.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán: Căn cứ vào các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, các chế độ tài chính - kế toán hiện hành và đặc thù của doanh nghiệp, Xí nghiệp xây dựng Hạ Long đang áp dụng hệ thống chứng từ và tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính. 2.1.4.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Xí nghiệp: Hiện nay Xí nghiệp đang áp dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ. Nhật ký chứng từ là hình thức sổ kế toán tổng hợp kết hợp với hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và phân loại theo nội dung kinh tế. Nhật ký chứng từ mở theo vế Có của tài khoản, đối ứng với bên Nợ các tài khoản liên quan. Nhật ký chứng từ - Hình thức này có ƣu điểm là giảm đƣợc đáng kể khối lƣợng công việc kế toán và thuận tiện cho việc lập báo cáo tài chính, cung cấp số liệu kịp thời cho yêu cầu quản lý. Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 29
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép . Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ đƣợc thực hiện theo sơ đồ sau: Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 30
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ: Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê NHẬT KÝ Sổ thẻ kế toán chi CHỨNG TỪ tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu- kiểm tra Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 31
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long 2.1.4.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại Xí nghiệp: Báo cáo tài chính phải đảm bảo tính hệ thống, đồng bộ, số liệu phản ánh trung thực, chính xác, phục vụ đầy đủ và kịp thời. Báo cáo định kỳ nhà nƣớc quy định Xí nghiệp phải nộp, gồm: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ - Các bảng kê khai thuế và nghĩa vụ thực hiện nghĩa vụ với Nhà nƣớc. 2.2. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long: 2.2.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ: Tiền mặt hiện có của Xí nghiệp do thủ quỹ bảo quản tại két của Xí nghiệp. Trong Xí nghiệp luôn dự trữ một lƣợng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho hoạt động SXKD của mình. Với qui mô hiện nay, số tiền mặt tồn tại quỹ đƣợc kế toán tính toán một cách hợp lý để quản lý đƣợc tốt tiền vốn, phát hiện kịp thời những sai sót và từ đó đƣa ra đƣợc các biện pháp tránh sự tham ô lãng phí về tiền mặt. Tất cả mọi khoản thu, chi do thủ quỹ chịu trách nhiệm; Khi có các chứng từ hợp lệ nhƣ: phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng có chữ ký của kế toán và thủ trƣởng đơn vị, thủ quỹ thực hiện thu, chi tiền. Sau khi thực hiện thu, chi tiền, thủ quỹ giữ lại các chứng từ để cuối ngày ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ, một liên làm báo cáo quỹ rồi kèm theo chứng từ thu, chi gửi cho kế toán quỹ. Ngoài ra, số tiền mặt nhàn rỗi sẽ đƣợc gửi vào Ngân hàng. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 32
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long 2.2.1.1. Chứng từ sử dụng: Chứng từ kế toán sử dụng để hạch toán tiền mặt tại Xí nghiệp bao gồm: Phiếu thu: Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu. + Liên 1: Lƣu tại nơi lập phiếu + Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để ghi sổ kế toán. + Liên 3: Giao cho ngƣời nộp tiền ghi đầy đủ nội dung và ký tên vào phiếu thu, chuyển cho Kế toán trƣởng duyệt, sau đó chuyển cho Thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau đó chuyển cho kế toán trƣởng duyệt và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ sau khi đã nhận đủ số tiền thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ vào phiếu thu trƣớc khi ký và ghi rõ họ tên). Thủ quỹ giữ lại một liên, một liên giao cho ngƣời nộp tiền và một liên lƣu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Phiếu chi: Phiếu chi do kế toán lập thành 02 liên ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu chi (Ký theo từng liên). Phiếu chi có đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trƣởng mới đƣợc xuất quỹ, sau khi nhận tiền ngƣời nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận và ghi rõ họ tên, ký phiếu. Thủ quỹ giữ lại một liên, cuối ngày toàn bộ phiếu chi kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Giấy đề nghị tạm ứng. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 33
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Giấy đề nghị thanh toán. 2.2.1.2. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 111 - "Tiền mặt" để phản ánh tình hình thu, chi tiền mặt tại Xí nghiệp. Xí nghiệp không sử dụng ngoại tệ để thanh toán trong giao dịch bằng tiền mặt nên TK 111 không có tài khoản cấp 2. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nhƣ: TK 131, TK 331, TK 133 2.2.1.3. Quy trình hạch toán tiền mặt tại quỹ của Xí nghiệp: Quy trình hạch toán tiền mặt tại quỹ của Xí nghiệp Xây Dựng Hạ Long đƣợc kế toán thực hiện theo sơ đồ luân chuyển sau: Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 34
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Sơ đồ 2.5: Quy trình hạch toán tại Xí nghiệp Xây Dựng Hạ Long: Sổ quỹ Phiếu Thu, Phiếu Chi NHẬT KÝ CHỨNG Bảng kê số 1 TỪ SỐ 1, 2 SỔ CÁI TK 111 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu- kiểm tra Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 35
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long 2.2.1.4. Một số ví dụ minh hoạ: Trong tháng 12/2011, Xí nghiệp Xây Dựng Hạ Long phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thu, chi tiền mặt. Sau đây là một số nghiệp vụ minh hoạ: Ví dụ 1: Ngày 01/12/2011: Thu tiền hoàn ứng công trình Trƣờng Mầm Non KĐT Cao Xanh - Hà Khánh C bằng tiền mặt với số tiền là 100.000.000 đồng. Kế toán định khoản: Nợ TK 111 : 100.000.000 Có TK 141 : 100.000.000 Căn cứ nghiệp vụ phát sinh, kế toán lập phiếu thu (Biểu 2.1), thủ quỹ ghi sổ quỹ (Biểu 2.5), từ phiếu thu kế toán ghi vào bảng kê số 1 (Biểu 2.7), cuối tháng, số liệu trên bảng kê số 1 đƣợc dùng để ghi vào các nhật ký chứng từ liên quan. Ví dụ 2: Ngày 27/12/2011: Ông Ngô Tiến Thuỷ nộp tiền rút từ tài khoản Ngân hàng về nhập quỹ bằng tiền mặt, số tiền là 500.000.000 đồng. Kế toán định khoản: Nợ TK 111 : 500.000.000 Có TK 112 : 500.000.000 Căn cứ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành lập phiếu thu (Biểu 2.2), thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt (Biểu 2.5), từ phiếu thu, kế toán vào bảng kê số 1 (Biểu 2.7), cuối tháng, số liệu trên bảng kê số 1 đƣợc dùng để ghi vào các nhật ký chứng từ có liên quan. Ví dụ 3: Ngày 29/12/2011: Tạm ứng chi phí công trình HT rửa than Công ty TNHH MTV 397, số tiền 140.000.000 đồng. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 36
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Kế toán định khoản: Nợ TK 141 : 140.000.000 Có TK 111 : 140.000.000 Căn cứ giấy đề nghị thanh toán (Biểu 2.3), kế toán lập phiếu chi (Biểu 2.4), thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt (Biểu 2.5), từ phiếu chi, kế toán vào nhật ký chứng từ số 1(Biểu 2.6). Cuối tháng số liệu trên nhật ký chứng từ số 1 đƣợc dùng để ghi vào sổ cái tài khoản 111(Biểu 2.8). Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 37
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG HẠ LONG Mẫu số 01 - TT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Ngày 01 tháng 12 năm 2011 Số: 01/12 Nợ 111 : 100.000.000 Có 141 : 100.000.000 Họ và tên ngƣời nộp tiền: Ngô Quang Đông Địa chỉ: Đội 06TU046 - CT Trƣờng Mầm Non KĐT Cao Xanh - Hà Khánh C Lý do thu: Thu tiền hoàn ứng CT Trƣờng Mầm Non KĐT Cao Xanh - Hà Khánh C Số tiền: 100.000.000 Bằng chữ: Một trăm triệu đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Ngày 01 tháng 12 năm 2011 Giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời nộp tiền Thủ quỹ Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.1 Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 38
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG HẠ LONG Mẫu số 01 - TT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Ngày 27 tháng 12 năm 2011 Số: 10/12 Nợ 111 : 500.000.000 Có 112 : 500.000.000 Họ và tên ngƣời nộp tiền: Ngô Tiến Thuỷ Địa chỉ: Xí nghiệp Xây Dựng Hạ Long Lý do thu: Nộp tiền rút từ TKNH về nhập quỹ Số tiền: 500.000.000 Bằng chữ: Năm trăm triệu đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Ngày 27 tháng 12 năm 2011 Giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời nộp tiền Thủ quỹ Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.2 Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 39
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long CÔNG TY CP XI MĂNG VÀ XD QUẢNG NINH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM XÍ NGHIỆP XD HẠ LONG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc === ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Kính gửi: Giám đốc Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Họ và tên ngƣời ứng: Vũ Quang Báu Địa chỉ: Đội công trình 06TU051 Đề nghị Giám đốc cho ứng số tiền: 140.000.000 Bằng chữ: Một trăm hai mươi triệu đồng chẵn. Lý do xin ứng: Tạm ứng chi phí cho CT HT rửa than Công ty TNHH MTV 397 Ngày 29 tháng 12 năm 2011 GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN NGƢỜI XIN ỨNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.3 Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 40
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG HẠ LONG Mẫu số 01 - TT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 29 tháng 12 năm 2011 Số: 31/12 Nợ 141 : 140.000.000 Có 111 : 140.000.000 Họ và tên ngƣời nhận tiền: Vũ Quang Báu Địa chỉ: Đội công trình 06TU051 Lý do chi: T/ứ CP CT HT rửa than Công ty TNHH MTV 397 Số tiền: 140.000.000 Bằng chữ: Một trăm bốn mươi triệu đồng chẵn Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Ngày 29 tháng 12 năm 2011 Giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời nộp tiền Thủ quỹ Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.4 Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 41
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG HẠ LONG SỔ QUỸ TIỀN MẶT Tài khoản: 111 - Tiền mặt Việt Nam Năm 2011 Chứng từ Số phát sinh Tồn Diễn giải Số hiệu Thu Chi Ngày PT PC Tồn đầu kỳ: 392 137 316 01/12 PT 1/12 Nộp tiền H/ứ CT trƣờng MN KĐT Cao Xanh HK 100 000 000 492 137 316 01/12 PC 1/12 Thanh toán tiền ăn uống tiếp khách 6 794 000 485 343 316 . . . . 09/12 PC 7/12 TT tiền lƣơng T11/2011 cho VPXN 26 073 197 508 664 887 . . . . 27/12 PT 10/12 Nộp rút tiền từ TKNH nhập quỹ 500 000 000 614 939 887 27/12 PC 26/12 T/ứ CP CT kho bãi chứa hàng Cty Quang Minh 130 600 000 484 339 887 . . . . 29/12 PC 31/12 T/ứ CP CT HT rửa than Cty TNHH MTV 397 140 000 000 278 339 887 . . . . Cộng phát sinh trong kỳ: 1 034 408 374 1 400 896 528 Dƣ cuối kỳ: 25 649 162 Kế toán trưởng Biểu số 2.5: Trích sổ quỹ tháng 12/2011 Người ghi sổ Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 42
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long XÍ NxGHIỆP XÂY DỰNG HẠ LONG NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có tài khoản 111 - Tiền mặt Tháng 12 năm 2011 Ghi Có tài khoản 111, ghi Nợ các tài khoản Stt Ngày TK 133 TK 141 TK 334 TK 338 TK 338 TK 642 Cộng Có TK 111 1 01/12 679 400 6 794 000 7 473 400 2 02/12 2 880 000 2 880 000 3 05/12 5 000 000 5 000 000 4 06/12 563 400 40 000 000 744 600 5 947 000 47 255 000 5 09/12 6 000 000 27 676 800 33 676 800 6 10/12 51 340 000 51 430 000 7 12/12 100 000 83 923 000 1 000 000 85 023 000 8 13/12 34 000 000 34 000 000 9 16/12 20 000 000 20 000 000 10 19/12 49 844 000 49 844 000 11 20/12 100 900 000 12 520 000 113 420 000 12 22/12 40 000 000 40 000 000 13 24/12 20 000 000 20 000 000 14 27/12 256 600 000 256 600 000 15 28/12 240 000 000 240 000 000 16 29/12 140 000 000 140 000 000 17 30/12 561 600 186 200 000 5 938 400 192 700 000 18 31/12 48 107 60 531 067 1 015 154 61 594 328 Cộng 1 952 507 1 175 877 000 88 207 867 100 900 000 1 759 754 32 199 400 1 400 896 528 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trƣởng Biểu số 2.6 Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 43
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG HẠ LONG BẢNG KÊ SỐ 1 Ghi Nợ Tài khoản 111 - Tiền mặt Tháng 12 năm 2011 Số dƣ đầu tháng: 392 137 316 Số Ghi Nợ TK 111, ghi Có các TK Số dƣ cuối ngày Ngày TT TK 112 TK 131 TK 138 TK 141 Cộng Nợ TK 111 1 01/12 100 000 000 100 000 000 484 663 916 2 06/12 2 229 168 2 500 000 4 729 168 434 258 084 3 07/12 89 880 000 89 880 000 524 138 084 4 08/12 1 603 603 1 603 603 525 741 687 5 09/12 10 600 000 10 600 000 502 664 887 6 12/12 3 000 000 3 000 000 369 211 887 7 20/12 22 000 22 970 000 22 992 000 174 939 887 8 27/12 500 000 000 500 000 000 358 339 887 9 28/12 300 000 000 300 000 000 418 339 887 10 31/12 1 603 603 1 603 603 25 649 162 Cộng: 800 000 000 22 000 5 436 374 228 950 000 1 034 408 374 Số dƣ cuối tháng: 25 649 162 Kế toán ghi sổ Kế toán ghi sổ Kế toán ghi sổ Biểu số 2.7 Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 44
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Số dƣ đầu năm SỔ CÁI TÀI KHOẢN 111 Nợ Có Năm 2011 37 372 509 TK đối ứng Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 112 1 823 345 000 783 000 000 800 000 000 131 87 000 66 000 22 000 138 11 342 258 6 594 390 5 436 374 141 322 188 289 340 038 678 228 950 000 Cộng PS nợ 2 156 962 547 1 129 699 068 1 034 408 374 Cộng PS có 2 061 786 738 684 692 052 1 400 896 528 Dƣ nợ cuối tháng 52 869 700 392 137 316 25 649 162 Dƣ có cuối tháng Ngày tháng năm 2011 Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.8: Trích sổ cái Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 45
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long 2.2.2. Kế toán tiền gửi Ngân hàng: Theo chế độ quản lý tiền tệ hiện hành các Công ty phải mở tài khoản tại ngân hàng để gửi tiền vào tài khoản sử dụng cho việc giao dịch, thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh. Kế toán tiền gửi ngân hàng phải có trách nhiệm theo dõi mọi khoản tiền của Công ty để gửi vào tài khoản các ngân hàng mà Công ty đã mở tài khoản ở đó. 2.2.2.1 Chứng từ kế toán tiền gửi ngân hàng: Uỷ nhiệm chi. Giấy báo Nợ, giấy báo Có Bảng sao kê ngân hàng Kèm theo các chứng từ gốc liên quan khác. 2.2.2.2.Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 112 - "Tiền gửi ngân hàng": Tài khoản này dùng để phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng đồng Việt Nam tại ngân hàng. Hiện nay, Xí nghiệp chỉ giao dịch với ngân hàng BIDV chi nhánh Tây Nam Quảng Ninh nên tài khoản 112 không có tài khoản cấp 2. Ngoài ra, kế toán sử dụng các tài khoản liên quan khác nhƣ: TK 642, TK 141, TK 131 2.2.2.3. Quy trình hạch toán tiền gửi ngân hàng: Quy trình hạch toán tiền gửi ngân hàng tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long đƣợc hạch toán theo sơ đồ 2.6 dƣới đây: Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 46
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Sơ đồ 2.6: Quy trình hạch toán tiền gửi ngân hàng tại Xí nghiệp: Uỷ nhiệm thu, chi; Phiếu thu, chi Bảng kê số 2 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1, 2 SỔ CÁI TK 112 BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu- kiểm tra 2.2.2.4. Một số ví dụ minh hoạ: Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 47
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Ví dụ 1: Ngày 16/12/2011, Xí nghiệp chuyển khoản số tiền 200.000.000 đồng trả tiền mua đá hộc CTXD h/chỉnh tuyến mƣơng thoát nƣớc số 01 cho công ty TNHH Thƣơng Mại và Dịch vụ Vận tải Hùng Tâm. Kế toán định khoản: Nợ 331: 200.000.000 Có 112: 200.000.000 Căn cứ giấy báo Nợ ngày 16/12 ( Biểu 2.10) kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 2 (Biểu 2.14). Cuối tháng, số liệu trên nhật ký chứng từ số 2 đƣợc ghi vào sổ cái tài khoản 112 (Biểu 2.16). Ví dụ 2: Nhập lãi TKTG tại Ngân hàng TMCP Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam Ngày 31/12/2011 Xí nghiệp nhận đƣợc giấy báo Có trả lãi tiền gửi VND của Ngân hàng BIDV với số tiền là 2.055.116 (Biểu số 2.11). Đồng thời Ngân hàng chuyển cho Xí nghiệp thông báo Giao dịch, thông báo về số dƣ tài khoản. Căn cứ vào chứng từ: Giấy báo có, bảng kê GD kế toán kiểm tra đối chiếu với Ngân hàng để kiểm tra tính chính xác, hợp lý của số liệu, kế toán vào bảng kê số 2 (Biểu 2.15). Cuối tháng, số liệu trên bảng kê số 2 đƣợc ghi vào các nhật ký chứng từ liên quan. Ví dụ 3: Rút tài khoản về nhập quỹ tiền mặt: Ngày 27/12/2011 Xí nghiệp nhận đƣợc giấy báo Nợ rút tiền gửi VND của Ngân hàng BIDV với số tiền là 500.000.000 (Biểu số 2.13). Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 48
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Đồng thời Ngân hàng chuyển cho Xí nghiệp thông báo Giao dịch, thông báo về số dƣ tài khoản. Căn cứ vào chứng từ: Giấy báo Nợ, bảng kê GD kế toán kiểm tra đối chiếu với Ngân hàng để kiểm tra tính chính xác, hợp lý của số liệu, kế toán vào Nhật ký chứng từ số 2 (Biểu 2.14),cuối tháng, số liệu trên nhật ký chứng từ số 2 đƣợc ghi vào sổ cái tài khoản 112 (Biểu 2.16). Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 49
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long GIẤY NỘP TIỀN KIÊM LỆNH CHI Số: 25 Ngày 16/12/2011 Số tiền: 200.000.000 VNĐ Phí Ngân hàng: Bằng chữ: Hai trăm triệu đồng chẵn Phí trong Nội dung: Xí nghiệp XD Hạ Long trả tiền mua đá hộc CTXD h/chỉnh Phí ngoài tuyến mương thoát nước số 01 Ngƣời yêu cầu: Phạm Ngọc Điệp Ngƣời đƣợc hƣởng: Công ty TNHH TM & Địa chỉ: Khu CN Cái Lân_Bãi Cháy_QN. DV vận tải Hùng Tâm Số CM: 101038947 Địa chỉ: 79 Lê Lợi_Quảng Yên_QN Cấp ngày: 20/06/1983 Nơi cấp: CA Quảng Ninh. Số TK: 102010001193709 Số điện thoại: Tại NH: TMCP Công thương Việt Nam Ngƣời nộp tiền Giao dịch viên Kiểm soát viên Biểu số 2.9 Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 50
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Ngân Hàng TMCP Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam GIẤY BÁO NỢ Ngày 16/12/2011 14:08:40 SỐ TÀI KHOẢN : 102010000226767 TÊN TÀI KHOẢN : XN XD HẠ LONG Kính gửi: XNXD HẠ LONG Ngân hàng chúng tôi xin trân trọng thông báo: Tài khoản của Quý khách đã đƣợc ghi NỢ với nội dung sau: Ngày hiệu lực Số tiền: Loại tiền: XNXD HA LONG TRA TIEN MUA DA HOC CTXD H/CHINH 16/12/2011 200.000.000 VND TUYEN MUƠNG THOAT NUOC SO 01 14:08:40 Giao dịch viên Kiểm soát Biểu số 2.10 Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 51
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Ngân Hàng TMCP Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam GIẤY BÁO CÓ Ngày 31/12/2011 14:30:40 SỐ TÀI KHOẢN : 102010000226767 TÊN TÀI KHOẢN : XN XD HẠ LONG Kính gửi: XNXD HẠ LONG Ngân hàng chúng tôi xin trân trọng thông báo: Tài khoản của Quý khách đã đƣợc ghi NỢ với nội dung sau: Ngày hiệu lực Số tiền: Loại tiền: XNXD HẠ LONG NHAP LAI TU NGAY 01/12 DEN NGAY 31/12/2011 2.055.116 VND 31/12/2011 14:30:40 Biếu số 2.11 Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 52
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long GIẤY LĨNH TIỀN MẶT Số 40. Ngày 27/12/2011 Số tiền: 500.000.000 VNĐ Phí Ngân hàng: Bằng chữ: Năm trăm triệu đồng chẵn Phí trong Nội dung: Rút tài khoản Ngân hàng về nhập quỹ Phí ngoài Số TK: 102010000336767 Tên tài khoản: Ngô Tiến Thuỷ Họ tên ngƣời lĩnh tiền mặt (Nếu không phải là chủ tài khoản): Số CMTND: 101038947 Cấp ngày: 21/06/1988 Nơi cấp: Công an Quảng Ninh. Địa chỉ: Khu CN Cái Lân _ Bãi Cháy _ Hạ Long _ Quảng Ninh. Ngƣời lĩnh ký Kế toán trƣởng Chủ tài khoản Giao dịch viên Kiểm soát viên Biểu số 2.12 Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 53
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Ngân Hàng TMCP Đầu tƣ và Phát triển Việt Nam GIẤY BÁO NỢ Ngày 27/12/2011 15:58:40 SỐ TÀI KHOẢN : 102010000336767 TÊN TÀI KHOẢN : NGO TIEN THUY Kính gửi: XNXD HẠ LONG Ngân hàng chúng tôi xin trân trọng thông báo: Tài khoản của Quý khách đã đƣợc ghi NỢ với nội dung sau: Ngày hiệu lực Số tiền: Loại tiền: ONG NGO TIEN THUY RUT TAI KHOAN VE NHAP QUY TIEN 27/12/2011 500.000.000 VND MAT 15:58:40 Biểu số 2.13 Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 54
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG HẠ LONG NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi Có Tài khoản 112 - Tiền gửi Ngân hàng Tháng 12 năm 2011 Ghi Có Tài khoản 112, ghi Nợ các Tài khoản Stt Ngày TK 111 TK 133 TK 331 TK 338 TK 642 Cộng Có TK 112 1 02/12 7 318 240 052 600 18 182 240 078 100 2 05/12 219 933 000 219 933 000 3 06/12 6 636 150 030 000 36 364 150 073 000 4 09/12 1 000 14 500 000 10 000 14 511 000 5 13/12 2 500 95 025 000 95 027 500 6 16/12 200 000 000 200 000 000 7 17/12 4 000 65 711 327 65 715 327 8 21/12 2 063 68 770 625 68 772 688 9 22/12 2 000 50 010 000 17 387 551 10 000 67 409 551 10 27/12 500 000 000 40 000 000 540 000 000 11 28/12 300 000 000 1 200 12 000 300 013 200 Cộng: 800 000 000 26 717 1 129 544 552 31 887 551 74 546 1 961 533 366 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trƣởng Biểu số 2.14 Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 55
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG HẠ LONG BẢNG KÊ SỐ 2 Ghi Nợ Tài khoản 112 - Tiền gửi Ngân hàng Tháng 12 năm 2011 Số dƣ đầu tháng: 931 272 771 Ghi Nợ Tài khoản 112, ghi Có các Tài khoản Stt Ngày Số dƣ cuối ngày Diễn giải TK 131 TK 515 Cộng Nợ TK 112 1 05/12 Cty TNHH P&T thanh toán tiền xi măng 39 025 000 39 025 000 510 286 671 2 09/12 TT GTXL hoàn thành sân đƣờng nội bộ 1 192 180 000 1 192 180 000 1 537 882 671 3 13/12 Cty Đức Lâm TT tiền xi măng 70 000 000 70 000 000 1 512 855 171 4 22/12 Công ty Lâm Dƣơng TT tiền xi măng 50 000 000 50 000 000 1 160 957 605 5 31/12 Nhập lãi tiền gửi Ngân hàng 2 055 116 2 055 116 322 999 521 Cộng: 1 351 205 000 2 055 116 1 353 260 116 Số dƣ cuối ngày: 322 999 521 Kế toán ghi sổ Kế toán ghi sổ Kế toán ghi sổ Biểu số 2.15 Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 56
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Số dƣ đầu năm SỔ CÁI TÀI KHOẢN 112 Nợ Có NĂM 2011 6 913 181 462 TK đối ứng Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 131 1 457 422 000 1 975 268 000 1 351 205 000 515 5 066 721 4 251 303 2 055 116 Cộng PS nợ 1 462 488 721 1 979 519 303 1 353 260 116 Cộng PS có 2 056 453 263 1 926 115 722 1 961 533 366 Dƣ nợ cuối tháng 877 869 190 931 272 771 322 999 521 Dƣ có cuối tháng Ngày tháng năm 2011 Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.16 Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 57
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG HẠ LONG 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long: Là một trong những đơn vị trực thuộc Công ty Cổ phần Xi măng và Xây dựng Quảng Ninh, Xí nghiệp xây dựng Hạ Long đƣợc thành lập và đi vào hoạt động từ năm 2005 tới nay. Trong thời gian đầu tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp gặp phải không ít những khó khăn, thiếu thốn nhƣng với sự năng động, sáng tạo của đội ngũ quản lý và sự đồng lòng của cán bộ công nhân viên, Xí nghiệp đã từng bƣớc tháo gỡ khó khăn, vƣợt qua thử thách để dần khẳng định vị thế của mình. Trƣớc cung cách làm ăn hiệu quả và sự tín nhiệm của Tổng công ty, hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp không ngừng đƣợc mở rộng, tạo công ăn việc làm cho lao động trên địa bàn và khu vực lân cận, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên và đóng góp một phần không nhỏ vào ngân sách công ty tổng. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, đóng góp vào sự phát triển chung của Xí nghiệp phải kể đến sự cố gắng, nỗ lực của nhân viên kế toán trong công tác kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền nói riêng đã hoàn thành tốt chức năng quản lý và tham mƣu tài chính đảm bảo cho công tác sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp nhịp nhàng, hiệu quả. Trong nền kinh tế thị trƣờng đang ngày một phát triển đòi hỏi công việc của nhân viên kế toán ngày càng nâng cao cũng nhƣ khối lƣợng công việc ngày càng nhiều nhƣng với lòng hăng say, cống hiến hết mình với công việc, bộ phân kế toán đã không ngừng học hỏi, tìm tòi, đi sâu phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm tự hoàn thiện chuyên môn và năng lực, từng bƣớc hoàn thiện và phát triển bộ máy kế toán. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 58
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Qua thời gian thực tập và tìm hiểu công tác kế toán tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long, em nhận thấy công tác tác kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền nói riêng có những ƣu điểm và nhƣợc điểm sau: 3.1.1. Ƣu điểm về công tác kế toán vốn bằng tiền: Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Xí nghiệp đƣợc tổ chức gọn nhẹ, công tác kế toán đƣợc thực hiện theo đúng chế độ kế toán và chế độ quản lý tài chính hiện hành, trình tự luân chuyển chứng từ khoa học hợp lý phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Đảm bảo thuận tiện cho kế toán khi đối chiếu cũng nhƣ khi kiểm tra số liệu, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh. Vốn bằng tiền đƣợc quản lý một cách chặt chẽ, thông tin kịp thời chính xác các nghiệp vụ thu, chi, tồn quỹ, vào sổ sách theo đúng trình tự các chứng từ sử dụng theo đúng mẫu của BTC ban hành. Nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn, độc lập, nhạy bén trong xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng nhƣ tổng hợp các thông tin kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, chính xác. Về hạch toán kế toán: Về chứng từ kế toán: Kế toán sử dụng hệ thống chứng từ kế toán đúng chế độ kế toán của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính ban hành. Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán đƣợc ghi đầy đủ, chính xác thông tin, phù hợp với yêu cầu kinh tế và giá trị pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trình tự luân chuyển chứng từ khoa học hợp lý phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, đảm bảo tính rõ ràng, không chồng chéo thuận tiện cho kế toán khi đối chiếu cũng nhƣ khi kiểm tra số liệu, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 59
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Về sổ sách kế toán: Cán bộ kế toán đã mở các sổ sách cần thiết để theo dõi thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Các số liệu trên sổ sách có tính đối chiếu cao, phản ánh thông tin kế toán đầy đủ, chính xác, đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý. Về hệ thống tài khoản sử dụng: Áp dụng đúng các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, các chế độ tài chính - kế toán hiện hành và đặc thù của doanh nghiệp theo hệ thống chứng từ và tài khoản theo quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính. Về tổ chức kế toán vốn bằng tiền: + Hệ thống chứng từ kế toán: Việc quản lý chứng từ gốc về các khoản thu, chi đảm bảo đúng nguyên tắc. + Công tác kế toán vốn bằng tiền: Việc ghi chép, phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc tiến hành đầy đủ, kịp thời. Cuối mỗi quý thực hiện kiểm kê quỹ và đối chiếu số dƣ nhằm hạn chế sai sót, hạn chế việc gian lận trong quản lý tiền mặt. + Vốn bằng tiền là loại tài sản đặc biệt do vậy quá trình quản lý vốn bằng tiền tại Xí nghiệp là rất chặt chẽ: Tiền mặt đƣợc bảo quản trong két an toàn, chống mất trộm, chống cháy, đảm bảo tính an toàn cao. Mọi biến động của vốn bằng tiền đƣợc làm đầy đủ thủ tục và có chứng từ hợp pháp, hợp lý, hợp lệ. Việc sử dụng chi tiêu vốn bằng tiền đúng mục đích, đúng chế độ. + Kế toán tiến hành quản lý một cách chặt chẽ tiền mặt tại quỹ, thƣờng xuyên kiểm tra tài khoản tại Ngân hàng, liên hệ chặt chẽ và tập hợp theo dõi đầy đủ chứng từ liên quan tới tiền gửi Ngân hàng. Vào sổ sách theo đúng trình tự các chứng từ theo mẫu của BTC ban hành. Lãnh đạo cùng với kế toán trƣởng luôn giám sát chặt chẽ tình hình thu, chi và quản lý tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 60
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long phƣơng pháp tính toán trung thực, hợp lý, rõ ràng các chỉ tiêu kinh tế, đáp ứng tính liên tục, hiệu quả cao cho hoạt động SXKD của Xí nghiệp. Nhƣ vậy, với việc tổ chức công tác vốn bằng tiền đã đáp ứng đƣợc nhu cầu của Xí nghiệp đề ra là: Đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi phƣơng pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế, đảm bảo các số liệu kế toán phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng. Về đội ngũ cán bộ công nhân viên: Tại Xí nghiệp, Ban lãnh đạo thƣờng xuyên chú trọng công tác đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ cho các cán bộ kế toán nhằm nâng cao công tác kế toán, tạo nên bộ máy hoàn chỉnh thực hiện tốt nhất công tác kế toán nói chung và công tác vốn bằng tiền nói riêng. Nhờ chiến lƣợc đó, hiện nay Xí nghiệp Xây dựng Hạ Long có một đội ngũ kế toán có năng lực, trình độ với tinh thần trách nhiệm và thái độ làm việc cao, hiệu quả. 3.1.2. Hạn chế về công tác kế toán vốn bằng tiền: Bên cạnh những ƣu điểm trên, tại Xí nghiệp Xây Dựng Hạ Long còn tồn tại những hạn chế do những yếu tố khách quan và chủ quan nhất định tác động bên trong công tác kế toán nói chung và công tác vốn bằng tiền nói riêng: Về luân chuyển chứng từ: Chứng từ kế toán rất quan trọng đến công tác quản lý tài chính, việc lập biểu xuất kho ở Xí nghiệp chƣa kịp thời, nhanh gọn, chƣa đảm bảo đúng thời hạn quy định. Hơn nữa, việc tập hợp luân chuyển chứng từ do không có quy định cụ thể, không có sổ sách giao nhận, lại do đặc điểm sản xuất kinh doanh là thi công các công trình xây dựng, địa bàn hoạt động rộng nên việc tập hợp số liệu chứng từ sổ sách còn chậm chạp, dễ gây ra mất mát, dẫn đến việc chậm trễ trong việc ra quyết định đối với nhà quản lý. Về việc kiểm kê quỹ: Định kỳ, việc kiểm kê quỹ tiền mặt và lập bảng kê kiểm kê quỹ chƣa đƣợc thực hiện chi tiết, vì vậy việc theo dõi đối chiếu số tiền Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 61
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long thực tế có tại quỹ với sổ kế toán tiền mặt nhiều khó khăn, chƣa đáp ứng kịp thời thông tin cho các quyết định mua bán và thanh toán bằng tiền mặt của Xí nghiệp. Về việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi: Hiện nay Xí nghiệp không tiến hành trích lập dự phòng đối với những khách hàng khó có khả năng thanh toán, vì vậy khi xảy ra trƣờng hợp khách hàng bị phá sản, không có khả năng thanh toán thì Xí nghiệp không có khoản dự phòng để bù đắp rủi ro. Hiện nay Xí ngiệp đã sử dụng máy vi tính để lƣu trữ số liệu và sổ sách nhƣng vẫn chỉ là thực hiện phần mềm thông thƣờng nhƣ: Word, Excel nên vẫn chƣa thực sự phát huy hết vai trò của máy tính và phần mềm trong hạch toán kế toán, chƣa tiết kiệm đƣợc lao động và thời gian ghi chép của nhân viên kế toán. 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long: Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long, căn cứ vào những tồn tại và khó khăn hiện nay trong công tác tổ chức bộ máy kế toán, căn cứ vào quy định của Nhà nƣớc và Bộ Tài Chính, cùng với sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hƣớng dẫn và phòng kế toán tại Xí nghiệp, kết hợp với kiến thức đƣợc trang bị tại trƣờng, em xin đƣa ra một số ý kiến sau đây hi vọng sẽ góp phần hoàn thiện hơn tổ chức công tác kế toán và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền tại Xí nghiệp. 3.2.1. Giải pháp 1: Hiện đại hoá công tác kế toán tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long: Để đạt đƣợc hiệu quả cao trong công tác kế toán cũng nhƣ tiết kiệm chi phí trong sản xuất kinh doanh Xí nghiệp Hạ Long nên áp dụng, hiện đại hoá công tác kế toán tại Xí nghiệp bằng việc triển khai các mô hình phần mềm kế toán cho tổ chức công tác kế toán hiện tại. Tuy nhiên, làm sao để chọn ra một phần mềm kế toán phù hợp trong hàng trăm phần mềm đƣợc bày bán hiện nay là điều không đơn giản. Vì vậy, khi chọn Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 62
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long lựa phần mềm kế toán, điều đầu tiên là các doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc xem phần mềm đó có phù hợp với quy mô và nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp hay không. Mặt khác, do sản phẩm phần mềm kế toán là sản phẩm trừu tƣợng, không thể kiểm định ngay nên đa số các doanh nghiệp thƣờng lựa chọn thông qua giới thiệu hoặc dựa vào thƣơng hiệu, uy tín của đơn vị cung cấp. Thực tế là doanh nghiệp đã khá lúng túng khi muốn tiếp cận một phần mềm cụ thể. Bởi lẽ, các phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo quy mô hơn là theo từng ngành nghề lĩnh vực. Ngoài ra, xuất phát từ việc phần mềm kế toán phải theo chuẩn kế toán và theo quy định của Bộ tài chính nên đa số các phần mềm kế toán hiện nay không khác nhau nhiều. Dù vậy, mỗi nhà cung cấp đều cố gắng hƣớng sản phẩm tới những đối tƣợng riêng. Dƣới đây là một số thông tin về các phần mềm kế toán tiêu biểu với các tiện ích nhƣ: Giá thành rẻ, có tính ổn định, dễ nâng cấp, cập nhật Hiện nay, trên thị trƣờng có rất nhiều các phần mềm kế toán hiệu quả nhƣ: Phần mềm kế toán MISA, EFFECT, FAST, BRAVO và các phần mềm kế toán nƣớc ngoài khác nhƣ: MYOB, QuickBooks, PeachTree Xí nghiệp xây dựng Hạ Long có thể tham khảo, từ đó có những quyết định đúng đắn cho riêng mình. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 63
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Phần mềm quản trị - Tài chính - Kế toán Bravo: Không quảng bá rầm rộ, sản phẩm cũng không tham gia vào các đợt tranh tài về giải thƣởng nhƣng phần mềm kế toán của Bravo lại nằm ở vị trí số 1 trong top các phần mềm kế toán đƣợc đánh giá cao nhất. Theo nhận xét của những ngƣời trong ngành, phần mềm Bravo có nhiều tính năng nổi trội. Thứ nhất, phần mềm Bravo cho phép doanh nghiệp triển khai hiệu quả các phần hành thuộc nghiệp vụ kế toán nhƣ theo dõi sổ sách kế toán, nắm rõ việc thu - chi, mua bán hàng hoá, quản lý tài sản và hàng tồn kho, tính giá thành sản phẩm Đặc biệt, phần mềm Bravo cho phép liên kết dữ liệu số liệu, có chức năng tìm và tự sửa lỗi dữ liệu, tự sao lƣu số liệu theo lịch đã lập Thứ hai, Bravo là một trong số ít nhà cung cấp hƣớng theo hình thức customize, tức cho phép phần mềm đƣợc hiệu chỉnh tự do. Vì thế, từ phần mềm cơ bản là Bravo 6.3, sẽ tuỳ nhu cầu của doanh nghiệp để xây dựng chƣơng trình riêng. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 64
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Tuy nhiên, điểm nổi bật của Bravo chính là tính ổn định của chƣơng trình, sự đơn giản và dễ sử dụng; Ngoài ra, phần mềm cho phép chạy mạng đa ngƣời dùng (Mạng LAN, Mạng WAN ), bảo mật và phân quyền chi tiết. Rõ ràng, phần mềm kế toán Bravo đã thoả mãn phần nào nhu cầu doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo ông Nguyễn Đức Vy, trƣởng phòng kinh doanh Công ty Bravo “chính vì phần mềm viết riêng cho từng doanh nghiệp nên doanh nghiệp sẽ phải trả một chi phí lớn hơn rất nhiều so với mua sản phẩm trọn gói” “để đảm bảo chất lƣợng dịch vụ cung cấp cho khách hàng một cách tốt nhất theo đúng cam kết chất lƣợng ISO mà công ty đã đặt ra BRAVO không ngừng phát triển sản phẩm theo hƣớng chuyên sâu về nghiệp vụ và áp dụng các công nghệ tiến tiến ”. Hiện tại, theo ông Nguyễn Đức Vy, Công ty Bravo “giá phần mềm có thể xê dịch từ vài ngàn USD đến vài chục ngàn USD” “Khi xác định giá phần mềm kế toán cho một doanh nhiệp công ty Bravo sẽ khảo sát chi tiết các yêu cầu quản trị cũng nhƣ nghiệp vụ của doanh nghiệp để đƣa ra mức giá hợp lý nhất”. Phần mềm kế toán của FAST: Khác với Bravo chỉ tập trung vào 1 phiên bản là Bravo 6.3, công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp (FAST) đã cho ra đời 4 dòng sản phẩm. Cụ thể gồm: Phần mềm Fast Accounting: Mỗi năm, phần mềm này đƣợc nâng cấp và cho ra những phiên bản mới với nhiều tính năng và tiện ích. Chẳng hạn, Fast Accouting 2009f đã cập nhật chế độ tài chính, kế toán và thuế mới nhất. Ngoài ra, Fast Accouting 2009f cho phép doanh nghiệp theo dõi dòng tiền, quản lý công nợ; quản lý hàng tồn kho; Cung cấp các chƣơng trình tính giá thành bằng nhiều phƣơng pháp; Cho phép quản lý số liệu liên năm; quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở, nhiều thời kỳ khác nhau. Fast Accouting cũng có tính mềm dẻo, khả năng bảo mật, có thể chạy trên nhiều mạng nhƣ Windows Server hoặc Novell Netware. Ngoài ra, phần mềm còn Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 65
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long có tính đa tác vụ, tự động hoá xử lý số liệu, tiện ích nhập liệu, hỗ trợ tốc độ lập báo cáo Đây là sản phẩm đƣợc ƣa chuộng và đa số đều chọn giải pháp trọn gói. Phần mềm Fast Business: Là phần mềm áp dụng cho doanh nghiệp vừa ứng dụng dụng nghiệp vụ trong phòng kế toán, vừa mở rộng quản lý ra toàn doanh nghiệp, phục vụ tất cả các phòng ban. Fast Business bao gồm Fast Financial: Bộ chƣơng trình về quản lý tài chính kế toán; Fast Distribution: bộ chƣơng trình về mua bán hàng, quản lý hàng tồn kho; Fast Manufacturing: bộ chƣơng trình về quản lý sản xuất, lập kế hoạch nguyên vật liệu; Fast HRM: quản lý nhân sự, lƣơng; Fast CRM: bộ chƣơng trình về quản lý khách hàng. Với nhiều chƣơng trình nhƣ vậy, Fast Business trở là phần mềm có nhiều tính năng nhất, đáp ứng yêu cầu kế toán phức tạp. Tuy nhiên, trong thời buổi khó khăn hiện nay, doanh nghiệp chƣa mạnh dạn đầu tƣ ứng dụng ERP vì thế việc tiêu thụ phần mềm này ít nhiều bị ảnh hƣởng. Phần mềm Fast Accounting S: Đây là phần mềm kết hợp giữa Fast Accouting và Fast Business. Phần mềm đƣợc dự báo sẽ bán chạy trong thời gian tới do tính năng đầy đủ, lại sử dụng kỹ thuật và công nghệ cao từ Fast Business. Đặc biệt, giá thành của Fast Accouting S lại không chênh lệch bao nhiêu so với giá phần mềm Fast Accouting (khoảng 1000 USD cho máy chủ, 200 USD mỗi máy trạm). Phần mềm kế toán Fast Accounting For Construction 10.2: Phần mềm kế toán Fast Accounting For Construction bao gồm 14 phân hệ nghiệp vụ, cho phép nguời sử dụng đƣa giá dự toán và chƣơng trình để kiểm toán chi phí. Giúp kế toán tập hợp chi phí theo dự toán công trình, yêu cầu bắt buộc với ngành xây dựng Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 66
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long là có dự toán đƣợc duyệt và phần tập hợp chi phí cho công trình phù hợp với dự toán. Phần mềm hỗ trợ đƣa giá thành kế hoạch từ file Excel vào chƣơng trình. Chƣơng trình hỗ trợ phần cập nhật dự toán từ Excel bằng cách tạo một bảng Excel sẵn từ chƣơng trình ngƣời sử dụng chỉ việc cắt dán đƣa vào phần mềm. Khi dự toán thay đổi, kế toán có thể cập nhật dự toán mới vào chƣơng trình, đồng thời chƣơng trình vẫn cho lƣu phần dự toán cũ trong chƣơng trình để kiểm tra khi cần thiết. Phần mềm Fast Accounting for Construction có những phân hệ sau: Kế toán tổng hợp Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 67
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Kế toán vốn bằng tiền Kế toán mua hàng và công nợ phải trả Kế toán bán hàng và công nợ phải thu Kế toán hàng tồn kho Kế toán chi phí, giá thành vụ việc công trình xây dựng Kế toán tài sản cố định Kế toán công cụ dụng cụ Báo cáo thuế Báo cáo quản trị Khi triển khai phần mềm mới Fast Accounting for Construction cho các doanh nghiệp hoạt động trong ngành xây dựng, giải pháp chuyên ngành này sẽ phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp, giảm thiểu những sửa đổi về chƣơng trình, giảm thiểu thời gian triển khai, nhanh chóng đƣa hệ thống vào vận hành, sớm mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Phần mềm Fast Book: ra đời cuối năm 2007. Phần mềm này có 11 phân hệ nhƣ quản trị hệ thống, kế toán tổng hợp Fast Book đƣợc thiết kế đơn giản, gọn nhẹ nhƣng vẫn theo chuẩn mực của Bộ Tài Chính nhằm phục vụ cho doanh nghiệp mới khởi nghiệp, doanh nghiệp quy mô nhỏ. Nhƣ vậy, FAST đã tạo ra nhiều dòng sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng. Tính đến nay, đã hơn 2500 doanh nghiệp là khách hàng của FAST. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 68
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Phần mềm kế toán MISA-SME.NET 2012: Phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA-SME đƣợc đánh giá là một trong những giải pháp Công nghệ thông tin hay nhất, và đƣợc coi là một giải pháp kế toán cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với ƣu điểm: Đơn giản, dễ sử dụng, tiết kiệm chi phí đầu tƣ. Bảo hành, bảo trì nhanh chóng, kịp thời. Hỗ trợ doanh nghiệp tạo mẫu, phát hành, in, quản lý và sử dụng hoá đơn theo nghị định 51/2010/NĐ-CP. Hình ảnh giao diện thân thiện. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 69
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Phần mềm kế toán MISA-SME.NET 2012 gồm 13 phân hệ, mỗi phân hệ trong chƣơng trình tƣơng ứng với một phần hành kế toán tại doanh nghiệp nhƣ: Mua hàng, bán hàng, quản lý kho đƣợc thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với mục tiêu giúp cho doanh nghiệp làm chủ hệ thống phần mềm kế toán, quản lý mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở mọi thời điểm thông qua Internet. Cụ thể: Phân hệ quỹ, Phân hệ ngân hàng, Phân hệ mua hàng, Phân hệ kho, Phân hệ tài sản cố định, Phân hệ tiền lƣơng, Phân hệ giá thành, Phân hệ thuế, Phân hệ hợp đồng, Phân hệ cổ đông, Phân hệ ngân sách, Phân hệ tổng hợp. Giá báo: 9.950.000đồng. Là một doanh nghiệp kinh doanh xây lắp, Xí nghiệp xây dựng Hạ Long nên áp dụng phần mềm kế toán Fast Accounting For Construction trong công tác kế toán trong thời gian tới để đạt đƣợc hiệu quả cao hơn bởi những lý do sau: Đơn giản, dễ sử dụng. Có tính năng đa tác vụ, tự động hoá xử lý số liệu, tiện ích nhập liệu, hỗ trợ tốc độ lập báo cáo. Liên tục cập nhật dự toán mới vào trƣơng trình sử dụng. Hình ảnh giao diện thân thiện Với sự lựa chọn này, chắc chắn Xí nghiệp xây dựng Hạ Long sẽ đặt đƣợc những kết quả tốt hơn nữa trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình trong thời gian tới. 3.2.2. Giải pháp 2: Hoàn thiện việc kiểm kê quỹ định kỳ: Việc kiểm kê quỹ của Xí nghiệp đƣợc tiến hành định kỳ vào cuối quý, cuối năm, do đó, muốn kiểm tra đột xuất thì Xí nghiệp không có số liệu để đối chiếu, kiểm tra kịp thời. Vì vậy Xí nghiệp nên tiến hành kiểm kê vào cuối mỗi tháng hoặc Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 70
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long định kỳ khi cần thiết có thể kiểm tra và khi bàn giao quỹ, biên bản kiểm kê phải ghi rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kê. Bản kiểm kê quỹ đƣợc lập thành 02 bản: Một bản lƣu ở thủ quỹ, một bản lƣu ở kế toán quỹ tiền mặt hoặc kế toán thanh toán. Ƣu điểm: Giúp cho nhà quản lý nắm đƣợc số tồn quỹ thực tế, số thừa thiếu so với sổ quỹ để có biện pháp tốt hơn trong việc tăng cƣờng quản lý quỹ, làm cõ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán chênh lệch. Bảng kiểm kê quỹ đƣợc lập theo mẫu sau: Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 71
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Đơn vị: Mẫu số: S08 - DN Bộ phận: . (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng BTC) BẢNG KIỂM KÊ QUỸ (Dùng cho VNĐ) Hôm nay, vào giờ ngày tháng năm Chúng tôi gồm: Ông/Bà: Đại diện kế toán Ông/Bà: Đại diện thủ quỹ Ông/Bà: Đại diện Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả nhƣ sau: STT Diễn giải Số lƣợng Số tiền A B 1 2 I Số dƣ theo sổ quỹ: x II Số kiểm kê thực tế x 1 Trong đó: 2 - Loại 3 - Loại 4 - Loại 5 - III Chênh lệch (III = I – II) x - Lý do: + Thừa: + Thiếu: - Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: Kế toán trƣởng Thủ quỹ Ngƣời chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 72
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long 3.2.3. Giải pháp 3: Hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ: Hiện nay, theo quy định của Xí nghiệp, các chứng từ ban đầu là các hoá đơn GTGT do Phòng kinh doanh và các cửa hàng lập rồi chuyển lên phòng kế toán. Quy trình đó là không sai so với chế độ kế toán hiện hành, song trong quá tình luân chuyển dễ dẫn đến tình trạng mất mát chứng từ, do đó, Xí nghiệp nên lập sổ giao nhận chứng từ khi luân chuyển chứng từ giữa các phòng, các bộ phận và bắt buộc có chữ ký của các bên. Đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với quản lý chứng từ nói riêng và công việc nói chung. SỔ GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Từ ngày Đến ngày . Ngày, tháng Số hiệu Ngày tháng Số tiền trên Ký tên Loại chứng từ giao nhận chứng từ chứng từ chứng từ Bên giao Bên nhận 1 2 3 4 5 6 3.2.4. Giải pháp 4: Hoàn thiện việc trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi: Hiện nay, các khoản phải thu của khách hàng tại Xí nghiệp là rất lớn, điều này đã gián tiếp gây khó khăn cho Xí nghiệp trong trƣờng hợp cần cấp vốn gấp. Vì vậy, ngoài việc khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, Xí nghiệp cần lập hồ sơ chi tiết cho từng khoản nợ, từng đối tƣợng khách hàng, hàng tháng báo cáo lên ban Giám đốc và tiến hành trích lập khoản dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 73
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Theo thông tƣ 228/2009/TT -BTC ban hành ngày 07/12/2009 hƣớng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi theo phƣơng pháp xác định mức dự phòng cần lập: Thời gian quá hạn thanh toán Mức dự phòng trích lập 6 tháng ≤ T 3 năm 100% giá trị nợ phải thu quá hạn Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ kế toán trƣớc chƣa đƣợc sử dụng hết thì số chênh lệch dự phòng cần trích lập thêm đƣợc hạch toán: Nợ TK 642: Chi phí quản lý Doanh nghiệp Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ kế toán trƣớc chƣa đƣợc sử dụng hết thì số chênh lệch đƣợc hoàn nhập quỹ và ghi giảm chi phí: Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642: Chi phí quản lý Doanh nghiệp Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi đƣợc, đƣợc phép xoá nợ (Việc xoá nợ này phải đúng với chế độ kế toán hiện hành) căn cứ vào quyết định xoá nợ về khoản nợ phải thu khó đòi, ghi: Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi ( Nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642: Chi phí quản lý Doanh nghiệp (Nếu chƣa lập dự phòng) Có TK 131: Phải thu khách hàng Hoặc Có TK 138: Phải thu khác. Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 (Nợ khó đòi đã xử lý) để theo dõi thu hồi khi khách hàng nợ có điều kiện trả nợ. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 74
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Đối với các khoản phải thu khó đòi đã đƣợc xử lý nợ nếu sau đó thu hồi đƣợc, kế toán ghi: Nợ TK 111,112: Số tiền khách trả nợ Có TK 711: Thu nhập khác. Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý. Ví dụ: Hiện nay, xí nghiệp còn có các khách hàng nợ, thể hiện trên bảng kê trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi nhƣ sau: Bảng kê trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi tính đến 31/12/2011: Thời gian quá Mức trích lập Tên khách hàng Số tiền nợ dự phòng hạn thanh toán Công ty TNHH MTV 397 9 tháng 3 ngày 34 235 000 10 270 500 Công ty TNHH Đông Lý 8 tháng 20 ngày 543 374 000 163 012 200 Công ty TNHH Hồng Phúc 14 tháng 8 ngày 214 598 000 107 299 000 Tổng: 792 207 000 280 581 700 Cuối kỳ kế toán Xí nghiệp căn cứ các khoản nợ phải thu của Công ty TNHH Đông Lý, Hồng Phúc và MTV 397, đƣợc xác định là không chắc chắn thu đƣợc (Nợ phải thu khó đòi), kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập hoặc hoàn nhập. Kế toán tiến hành trích lập dự phòng lần đầu nhƣ sau: Nợ TK 642: 280.581.700 Có TK 139: 280.581.700 Sau khi lập dự phòng cho khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán tổng hợp khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp và ghi chép vào các sổ sách liên quan. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 75
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long 3.2.5. Giải pháp 5: Một số giải pháp khác: Bên cạnh những biện pháp trên nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán Vốn bằng tiền, Xí nghiệp cần quan tâm hơn nữa tới việc đào tạo, bồi dƣỡng, nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán đáp ứng chất lƣợng quản lý và công tác kế toán là cao nhất. Ngoài ra, em cũng xin đƣa ra một số ý kiến đóng góp về quản lý cũng nhƣ tổ chức hay phƣơng thức hạch toán tại Xí nghiệp nhƣ sau: - Việc đầu tƣ, đổi mới máy móc thiết bị hiện đại: Là giải pháp tối ƣu đối với các doanh nghiệp trong việc thu hút khách hàng trong khu vực và các tỉnh lân cận. Chính điều đó cũng làm tăng lợi nhuận cho Xí nghiệp nếu tính toán một cách hợp lý, khai thác triệt để, hiệu quả máy móc hiện có. - Thƣờng xuyên củng cố bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp sao cho gọn nhẹ mà vẫn hoạt động có hiệu quả cao nhất. Quản lý, điều hành cần có độ tập trung cao, các quyết định đƣa ra phải có sự thống nhất thực hiện từ trên xuống dƣới, các vƣớng mắc phải đƣợc xử lý một cách kịp thời. - Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trƣờng: Xí nghiệp cần quan tâm xây dựng bộ máy làm công tác thị trƣờng sao cho mạnh mẽ về chuyên môn, hiệu quả, cụ thế trong hoạt động. Đồng thời thiết lập đƣợc các mối quan hệ với các cơ quan hữu quan, các tổ chức thƣơng mại nhằm tranh thủ giúp đỡ về thông tin, về biện pháp xúc tiến thƣơng mại. Từ đó tạo điều kiên để Xí nghiệp có thể thu hút đƣợc những hợp đồng lớn, có giá trị cao, lâu dài, khách hàng có tiềm lực minh tế, có khả năng thanh toán tốt nhất. - Trong điều kiện nào đó, Xí nghiệp có thể chiếm dụng vốn một cách hợp lý, hợp pháp, có hiệu quả đối với các nhà cung cấp bằng cách khất nợ không phải thanh toán ngay. Muốn làm nhƣ vậy, Xí nghiệp cần tạo uy tín, có mối quan hệ thƣờng xuyên đối với các bạn hàng và tạo điều kiện thanh toán nợ đúng hạn cho phép. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 76
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long Nhìn chung với hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ” và những phƣơng hƣớng hoàn thiện công tác vốn bằng tiền nói riêng mà em mạnh dạn nêu ra, công tác kế toán đƣợc coi là gọn nhẹ, dễ hiểu nhƣng vẫn đảm bảo hiệu quả và chất lƣợng. Với phƣơng pháp làm việc và tiếp cận với các phƣơng tiện hiện đại, sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp công tác kế toán đạt hiệu quả cao hơn. Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 77
Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long KẾT LUẬN Kế toán vốn bằng tiền là công tác quan trọng không thể thiếu trong mỗi Công ty, các doanh nghiệp cũng nhƣ trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và khẳng định vị thế của mình trong nền kinh tế thị trƣờng thì không thể coi nhẹ công tác “Kế toán vốn bằng tiền”, có đƣợc phƣơng thức tổ chức kế toán tốt vốn bằng tiền giúp doanh nghiệp quản lý đƣợc đồng vốn bỏ ra hạn chế tối đa thất thoát và sử dụng đồng vốn một cách tiết kiệm có hiệu quả nhất. Cũng xuất phát từ chính tầm quan trọng của “Kế toán vốn bằng tiền” em đã đi sâu vào tìm hiểu và thực hiện đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền” và đã hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này. Thời gian thực tập tại Xí nghiệp xây dựng Hạ Long, đƣợc tiếp xúc trực tiếp với môi trƣờng làm việc của Xí nghiệp, bƣớc đầu em đã định hình đƣợc công việc cụ thể của một nhân viên kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ mà Xí nghiệp đang sử dụng, em đã biết đƣợc cách ghi sổ sách chứng từ kế toán trong thực tế. Đó là hành trang quý giá, là tiền đề cho công việc trong tƣơng lai. Em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm chỉ bảo tận tình của cô giáo Thạc sỹ Nguyễn Thị Mai Linh, cảm ơn ban lãnh đạo công ty, đặc biệt là các cán bộ trong phòng tài chính kế toán của Xí nghiệp cùng toàn thể các thầy cô trong Khoa Quản trị kinh doanh và nhà trƣờng đã giúp đỡ em hoàn thành bài khoá luận này. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Bùi Thị Nhâm_Lớp QT1206K 78