Khóa luận Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Cổ phần Việt Thịnh - Nguyễn Hoàng Quỳnh

91 trang huongle 750

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Cổ phần Việt Thịnh - Nguyễn Hoàng Quỳnh", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_cong_tac_to_chuc_ke_toan_nguyen_lieu_va.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Cổ phần Việt Thịnh - Nguyễn Hoàng Quỳnh

Khóa luận tốt nghiệp BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG ISO 9001 : 2008 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Sinh viên :Nguyễn Hoàng Quỳnh Giảng viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Xuân Năm HẢI PHÕNG - 2011 Nguyễn Hoàng Quỳnh 1 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG TÊN ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP “Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Cổ phần Việt Thịnh” KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Sinh viên: Nguyễn Hoàng Quỳnh Giảng viên hƣớng dẫn: TS. Nguyễn Xuân Năm HẢI PHÕNG - 2011 Nguyễn Hoàng Quỳnh 2 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sinh viên: Nguyễn Hoàng Quỳnh Mã SV: 110268 Lớp: QT1104K Ngành: Kế toán – Kiểm toán Tên đề tài: “ Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Cổ phần Việt Thịnh” Nguyễn Hoàng Quỳnh 3 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI 1. Nội dung và các yêu cầu cần giải quyết trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp ( về lý luận, thực tiễn, các số liệu cần tính toán và các bản vẽ). Về lý luận: - Tìm hiểu về khái niệm, phân loại, đánh giá nguyên vật liệu; - Tìm hiểu về các loại chứng từ sổ sách khi hạch toán nguyên vật liệu; - Về thực tiễn: - Tìm hiểu khái quát về những đặc điểm của đơn vị; - Tìm hiểu về việc phân loại, phương pháp đánh giá nguyên vật liệu tại đơn vị; - Tìm hiểu về quá trình hạch toán nhập – xuất kho nguyên vật liệu; - Tìm hiểu về các loại sổ sách, chứng từ công ty sử dụng để theo dõi; - 2. Các số liệu cần thiết để thiết kế, tính toán. - Hóa đơn GTGT; - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho; - Thẻ kho; - Bảng tổng hợp xuất – nhập – tồn của nguyên vật liệu; - Nhật ký chung; - Sổ chi tiết các tài khoản như: TK152, 331; - 3. Địa điểm thực tập tốt nghiệp. Tên công ty: Công ty Cổ phần Việt Thịnh Địa chỉ: số 44B Lê Lai, Ngô Quyền, Hải Phòng Nguyễn Hoàng Quỳnh 4 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp CÁN BỘ HƢỚNG DẪN ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Ngƣời hƣớng dẫn thứ nhất: Họ và tên: Nguyễn Xuân Năm Học hàm, học vị: Tiến sĩ Cơ quan công tác: Trường Cao đẳng nghề du lịch Hải Phòng Nội dung hướng dẫn: Khóa luận tốt nghiệp Ngƣời hƣớng dẫn thứ hai: Họ và tên: Học hàm, học vị: Cơ quan công tác: Nội dung hướng dẫn: Đề tài tốt nghiệp được giao ngày 11 tháng 04 năm 2011 Yêu cầu phải hoàn thành xong trước ngày 16 tháng 07 năm 2011 Đã nhận nhiệm vụ ĐTTN Đã giao nhiệm vụ ĐTTN Sinh viên Người hướng dẫn Hải Phòng, ngày tháng năm 2011 Hiệu trƣởng GS.TS.NGƢT Trần Hữu Nghị Nguyễn Hoàng Quỳnh 5 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp PHẦN NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƢỚNG DẪN 1. Tinh thần thái độ của sinh viên trong quá trình làm đề tài tốt nghiệp: Sinh viên Nguyễn Hoàng Quỳnh có tinh thần học tập nghiên cứu nghiêm túc, cầu thị. Sinh viên hoàn thành tốt tiến độ của luận văn theo yêu cầu, quy chế của Nhà trường và tranh thủ dduwwocj sự hướng dẫn của giáo viên để bổ sung, hoàn thiện đề tài theo yêu cầu, nhiệm vụ của kháo luận tốt nghiệp. 2. Đánh giá chất lƣợng của khóa luận (so với nội dung yêu cầu đã đề ra trong nhiệm vụ Đ.T. T.N trên các mặt lý luận, thực tiễn, tính toán số liệu ): Nội dung kháo luận trình bầy mạch lạc đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của đề tài tốt nghiệp đại học của sinh viên chuyên ngành kế toán – kiểm toán, cụ thể: Chương I: Tác giả đã tóm tắt được những nội dung cơ bản về công tác tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. Chương II: Sau khi giwosi thiệu khái quát cơ cấu tổ chức và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Việt Thịnh, tác giả đã khái quát được thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty, có trích dẫn số liệu, mẫu sổ kế toán minh họa khá đầy đủ, phong phú và hợp lý. Chương III: tác gải đã đánh giá được những ưu, nhược điểm của công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu của Công ty, trên cơ sở đó, đề suất các gaiir pháp để hoàn thiện. Các giải pháp hoàn thiện có căn cứ lý luận và thực tiễn tương đối phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. 3. Cho điểm của cán bộ hƣớng dẫn (ghi bằng cả số và chữ): 9,5 ( Chín điểm rưỡi) Hải Phòng, ngày 25 tháng 6 năm 2011 Cán bộ hƣớng dẫn (Họ tên và chữ ký) TS. Nguyễn Xuân Năm Nguyễn Hoàng Quỳnh 6 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ và tên sinh viên: Nguyễn Hoàng Quỳnh Ngày sinh: 24/02/1989 Lớp: QT1104K Ngành: Kế toán – Kiểm toán Khóa:11 Thực tập tại: Công ty Cổ phần Việt Thịnh Từ ngày: 14/02/2011 đến ngày 27/03/2011 1. Về tinh thần, thái độ, ý thức tổ chức kỷ luật: Thực tập sinh Nguyễn Hoàng Quỳnh có tinh thần học hỏi, tìm hiểu trong quá trình thực tập tại Công ty, đáp ứng được nhiệm vụ mà công ty giao. 2. Về những công việc đƣợc giao: Thực tập sinh đã hoàn thành tốt mọi công việc được giao, có tinh thần trách nhiệm trong công việc, cần cù, siêng năng, hăng hái tham gia các công việc trong khả năng của mình. 3. Kết quả đạt đƣợc: Trong thời gian thực tập tại công ty, thực tập sinh đã hoàn thành tốt công việc, đạt được những kết quả tốt nhất mà công ty đã đề ra. Hải Phòng, ngày 02 tháng 07 năm 2011 Xác nhận của lãnh đạo cơ sở thực tập Cán bộ hƣớng dẫn thực tập của cơ sở HD02-B09 Nguyễn Hoàng Quỳnh 7 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Mục lục Lời nói đầu 3 CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP .12 1.1 Khái quát chung về đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản 12 1.2 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng cơ bản 13 1.2.1 Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu 13 1.2.2 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu 14 1.2.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp 14 1.2.4 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp . 16 1.3 Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu 16 1.3.1 Phân loại nguyên vật liệu 16 1.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu 18 1.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu .22 1.4.1 Yêu cầu hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 22 1.4.2 Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng 22 1.4.3 Phƣơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu 23 1.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp .28 1.5.1 Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên 29 1.5.2. Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ 32 1.6. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 32 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT THỊNH 33 2.1. Khái quát chung về Công ty Cổ phần Việt Thịnh .33 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 33 Nguyễn Hoàng Quỳnh 8 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp 2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 34 2.1.3 Những thành tích cơ bản mà Công ty Cổ phần Việt Thịnh đã đạt đƣợc trong quá trình hoạt động 35 2.1.4. Tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Việt Thịnh 36 2.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Việt Thịnh 38 2.2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Việt Thịnh .41 2.2.1 Đặc điểm công tác quản lý và phân loại nguyên vật liệu tại công ty 41 2.2.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty 42 2.2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty .43 2.2.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty .67 2.2.5 Công tác kiểm kê kho ở công ty .Error! Bookmark not defined. Chƣơng III :MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT THỊNH 80 3.1 Đánh giá chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Việt Thịnh .80 3.1.1 Ƣu điểm. 81 3.1.2 Một số hạn chế 81 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Việt Thịnh 82 3.2.1 Lập ban kiểm nghiệm vật liệu 82 3.2.2 Xây dựng sổ danh điểm vật liệu thống nhất cho toàn công ty 84 3.2.3 Công tác kiểm kê kho nguyên vật liệu 87 KẾT LUẬN 88 Nguyễn Hoàng Quỳnh 9 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Lời nói đầu Trong nền kinh tế thị trường mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải có những phương án sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệu quả. Thực tế cho thấy, để tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường ngoài việc nâng cao chất lượng, cải tiến phương thức phục vụ khách hàng , thì điều đặc biệt quan trọng là phải tìm cách tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh nhằm hạ giá thành tạo lợi thế cạnh tranh về giá cả. Để đạt mục đích này, các nhà quản trị doanh nghiệp đặc biệt coi trọng việc sử dụng công cụ kế toán, nhất là kế toán nguyên vật liệu. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tốt sẽ cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho các nhà quản lý và các phần hành kế toán khác trong doanh nghiệp để từ đó có thể đưa ra những phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Nội dung thực hiện công tác hạch toán nguyên liệu, vật liệu là vấn đề có tính chất chiến lược đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Xuất phát từ những lý do trên, đồng thời qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Việt Thịnh là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng em đã đi sâu tìm hiểu thực tế và thấy được tầm quan trọng của nguyên liệu, vật liệu đối với quá trình xây lắp, sự cần thiết phải tổ chức quản lý nguyên vật liệu, công tác kế toán nguyên vật liệu. Bên cạnh đó với những kiến thức thu nhận được trong quá trình học tập cùng sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của TS.Nguyễn Xuân Năm em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Cổ phần Việt Thịnh”. Về mặt kết cấu, ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung của luận văn được chia thành 3 chương : Nguyễn Hoàng Quỳnh 10 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Chương I: Cơ sở lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. Chương II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Việt Thịnh. Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phầnViệt Thịnh. Do trình độ và thời gian thực tập có hạn, công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu rất phức tạp nên bản luận văn này mới chỉ đi vào tìm hiểu một số vấn đề chủ yếu và chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Vì vậy, em kính mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và các anh chị trong phòng Kế toán để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Nguyễn Hoàng Quỳnh 11 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1. Khái quát chung về đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất có vị trí hết sức quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Xây dựng cơ bản là quá trình xây dựng mới, xây dựng lại, cải tạo, hiện đại hóa các công trình nhà máy, xí nghiệp, đường xá, cầu cống, nhà cửa nhằm phục vụ cho sản xuất và đời sống xã hội. Đây còn là ngành sản xuất vật chất đặc biệt ở chỗ nó có chức năng tái sản xuất tài sản cố định cho tất cả các ngành trong nền kinh tế quốc dân. So với các ngành kinh tế khác, xây dựng cơ bản có những đặc điểm kỹ thuật đặc trưng thể hiện rõ nét ở vật liệu xây dựng, sản phẩm xây lắp và quá trình tạo ra sản phẩm của ngành. Sản phẩm xây dựng cơ bản cũng được tiến hành sản xuất một cách liên tục từ khâu thăm dò, điều tra, khảo sát đến thiết kế thi công và quyết toán công trình khi hoàn thành. Sản phẩm xây dựng cơ bản là những công trình phục vụ cho sản xuất hoặc dân dụng, chúng được gắn liền trên một điạ điểm như: đất đai, mặt nước, mặt biển và thềm lục địa. Nó được tạo thành từ vật liệu xây dựng, nhân công và máy móc thiết bị. Đặc điểm của sản phẩm xây dựng là có quy mô, kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, có giá trị và khối lượng công trình lớn. Hơn nữa sản phẩm xây dựng cơ bản mang tính cố định nơi sản xuất. Sản phẩm sau khi hoàn thành cũng là nơi tiêu thụ hoặc đưa vào hoạt động. Sản xuất cơ bản thường diễn ra ngoài trời, chịu tác động trực tiếp bởi điều kiện môi trường, thiên nhiên, thời tiết do đó việc thi công xây lắp ở một mức độ nào đó mang tính chất thời vụ. Do đặc điểm này, trong quá trình thi công cần tổ chức quản lý lao động, vật tư chặt chẽ đảm bảo thi công nhanh, đúng tiến độ khi điều kiện môi trường thuận lợi.Trong điều kiện thời tiết không thuận lợi sẽ ảnh hưởng tới chất lượng, tiến độ thi công có thể sẽ phát Nguyễn Hoàng Quỳnh 12 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp sinh các khối lượng công trình phải phá đi làm lại và các thiết bị thiết hại do ngừng sản xuất. Doanh nghiệp cần có kế hoạch điều động cho phù hợp nhằm tiết kiệm thời gian, công sức, nguyên vật liệu để hạ giá thành. Do những đặc điểm trên chúng ta cần xem xét những yếu tố tham gia cấu thành nên sản phẩm xây dựng. Trong thời gian sản xuất thi công xây dựng cần sử dụng rất nhiều yếu tố về vật tư, nhân lực. Việc lập kế hoạch xây dựng cơ bản cần xem xét một cách thận trọng, nêu rõ các yêu cầu về vật tư, tiền vốn, nhân công. Thông thường trong cấu tạo của sản phẩm xây dựng thì chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn nên yêu cầu đặt ra phải sử dụng vật liệu tiết kiệm, có hiệu quả. Một công cụ để giúp cho việc lập kế hoạch được thuận lợi và chính xác để đảm bảo sử dụng vốn tiết kiệm mà vẫn đạt chất lượng thi công công trình đó là công tác kế toán mà cụ thể là kế toán nguyên vật liệu phục vụ cho xây dựng cơ bản. 1.2. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng cơ bản 1.2.1 Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu a.Khái niệm Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất, nguyên vật liệu là đối tượng của lao động đã qua sự tác động của con người. Trong đó, vật liệu là những nguyên liệu đã trải qua chế biến. Vật liệu được chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ và nguyên liệu gọi tắt là nguyên vật liệu. Việc phân chia vật liệu chính, vật liệu phụ không phải dựa vào đặc tính vật lý, hóc học hay khối lượng tiêu hao mà dựa vào sự tham gia của chúng để cấu thành sản phẩm. b.Đặc điểm Trong quá trình thi công xây dựng công trình, chi phí sản xuất cho ngành xây lắp gắn liền với việc sử dụng nguyên nhiên vật liệu, máy móc, thiết bị thi công. Trong quá trình đó vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm công trình. Nguyễn Hoàng Quỳnh 13 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 1.2.2 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu Trong doanh nghiệp xây lắp chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn từ 65% - 70% trong tổng giá trị công trình. Chất lượng các công trình phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng của vật liệu mà chất lượng công trình là một điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tồn tại và giữu uy tín trên thị trường. Trong cơ chế thị trường hiện nay việc cung cấp nguyên vật liệu còn cần đảm bảo giá cả hợp lý tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. Nguyên vật liệu có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, nếu thiếu nguyên vật liệu thì không thể tiến hành được các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và quá trình thi công xây lắp nói riêng. 1.2.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp. Sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình, hạng mục công trình có quy mô lớn, kết cấu phức tạp và thường cố định ở nơi sản xuất (thi công) còn các điều kiện khác đều phải di chuyển theo địa điểm xây dựng. Từ đặc điểm riêng của ngành xây dựng làm cho công tác quản lý, sử dụng nguyên vật liệu phức tạp vì chịu ảnh hưởng lớn bởi môi trường bên ngoài nên cần xây dựng định mức cho phù hợp với điều kiện thi công thực tế. Quản lý nguyên vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Hiện nay, nền sản xuất không ngừng mở rộng và phát triển trên cơ sở thỏa mãn không ngừng nhu cầu vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong xã hội. Việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, có kế hoạch ngày càng được coi trọng. Công tác quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi Nguyễn Hoàng Quỳnh 14 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp người nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà hao phí lại thấp nhất. Công việc hạch toán nguyên vật liệu có ảnh hưởng, quyết định đến việc hạch toán giá thành. Vì vậy, để đảm bảo tính chính xác của việc hạch toán giá thành thì trước hết phải hạch toán nguyên vật liệu chính xác. Để làm tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu trên đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản tới dự trữ, sử dụng. - Trong khâu thu mua nguyên vật liệu phải được quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận Kế toán – Tài chính cần có quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ cần phải dự đoán những biến động về cung cầu và giá cả vật tư trên thị trường để đề ra biện pháp thích ứng. Đồng thời thông qua thanh toán kế toán nguyên vật liệu cần kiểm tra lại giá mua nguyên vật liệu, các chi phí thu mua và tình hình thực hiện hợp đồng của nhà cung cấp. - Việc tổ chức kho hàng, bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. - Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp được linh hoạt, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng vật tư không kịp thời hoặc gây ứ đọng do dự trữ quá ít hay quá nhiều. - Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nhằm tăng lợi nhuận, tăng tích lũy cho doanh nghiệp, khuyến khích phát huy sáng kiến, cải tiến, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tận dụng phế liệu . Do vậy trong khâu sử dụng cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Nguyễn Hoàng Quỳnh 15 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Tóm lại, quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp luôn được các nhà quản lý quan tâm. 1.2.4 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp Xuất phát từ đặc điểm của nguyên vật liệu, từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, từ chức năng của kế toán nguyên vật liệu thì các doanh nghiệp cần thực hiện những nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập – xuất – tồn kho vật liệu. tính giá thành thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho; kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua về các mặt như: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho quá trình thi công xây lắp. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp kỹ thuật về hạch toán vật liệu, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kế toán và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụng vật tư; phát hiện, ngăn ngừa, đề xuất những biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất. Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.3. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu 1.3.1 Phân loại nguyên vật liệu Đối với mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng các loại nguyên vật khác nhau. Tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà vật tư của nó có những nét riêng. Phân loại nguyên vật liệu là việc sắp xếp các loại nguyên vật liệu thành Nguyễn Hoàng Quỳnh 16 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp từng nhóm, từng loại và từng thứ tự nguyên vật liệu theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lý, sử dụng của doanh nghiệp. Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp a. Căn cứ vào yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu bao gồm: - Nguyên liệu, vật liệu chính: đặc điểm chủ yếu của nguyên liêu, vật liệu chính là khi tham gia vào quá trình sản xuât kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm. Toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển vào sản phẩm mới. Trong ngành xây dựng cơ bản còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu. Các loại vật liệu này đều là cơ sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục công trình xây dựng nhưng chúng có sự khác nhau. Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành xây dựng công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo nên sản phẩm là hạng mục công trình, công trình xây dựng như: gạch, ngói, xi măng, sắt, thép Vật kết cấu là những bộ phận của công trình xây dựng mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của mình như: thiết bị vệ sinh, thông gió, hệ thống thu lôi - Vật liệu phụ: là những vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường. Trong ngành xây dựng cơ bản nguyên vật liệu phụ bao gồm: sơn, dầu mỡ, đinh phục vụ cho quá trình sản xuất. - Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí. - Phụ tùng thay thế: là những loại vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất Nguyễn Hoàng Quỳnh 17 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản. b. Căn cứ vào nguồn gốc nguyên liệu, vật liệu được chia thành: - Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài - Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công c. Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên liêu, vật liệu được chia thành: - Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh - Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho công tác quản lý - Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho các mục đích khác 1.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu 1.3.2.1 Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá thực tế a. Giá thực tế nhập kho Tùy theo nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định như sau: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Trị giá vốn thực Giá mua Thuế nhập Chi phí thu tế của nguyên vật liệu khẩu = + mua + vật liệu (theo hóa đơn) (nếu có) Chi phí thu mua thực tế bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chí phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường + Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua thực tế của nguyên vật liệu là giá mua chưa có thuế GTGT. + Đối với các đơn vị tnhs thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua thực tế của nguyên vật liệu bao gồm cả thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. Nguyễn Hoàng Quỳnh 18 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp - Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến: Trị giá vốn thực Giá thực tế của Chi phí gia tế của nguyên nguyên vật liệu = + công vật liệu xuất kho - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công: Trị giá vốn thực Giá thực tế của Chi phí Chi phí thuê tế của nguyên = nguyên vật liệu + vận + ngoài gia vật liệu xuất thuê ngoài chuyển công gia công Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh giá gốc là giá trị được các bên tham gia góp vốn liên doanh thống nhất đánh giá chấp thuận. b. Giá thực tế xuất kho Nguyên vật liệu được thu mua và nhập kho từ nhiều nhiều nguồn khác nhau, do đó gái thực tế của từng lần, từng đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Khi xuất kho kế toán phải tính toán, đánh giá được giá thực tế xuất kho cho từng nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau. Theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Việc tính giá của nguyên liệu, vật liệu xuất kho được thực hiện theo một trong bốn phương pháp quy định trong Chuẩn mực kế toán số 02 “ Hàng tồn kho”: - Phương pháp giá đích danh Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại nguyên vật liệu có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. Sử dụng phương pháp này sẽ tạo thuận lợi cho kế toán trong việc tính giá thành vật liệu được chính xác, phản ánh mối quan hệ cân đối giữa hiện vật và giá trị nhưng có nhược điểm là phải theo dõi chi tiết giá vật liệu theo từng lần nhập nếu không vật liệu xuất kho sẽ không sát với giá thực tế của thị trường. Nguyễn Hoàng Quỳnh 19 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp - Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập hoặc cuối kỳ Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư. Theo phương pháp này căn cứ vào giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định giá bình quân của một đơn vị vật liệu. Căn cứ vào lượng vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế của nguyên vât liệu xuất trong kỳ: Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập kho trong kỳ Giá thực tế = xuất kho Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Tính theo phương pháp này sẽ có kết quả chính xác, nhưng nó đòi hỏi doanh nghiệp phải hạch toán được chặt chẽ về số lượng của từng loại nguyên vật liệu - Phương pháp nhập trước, xuất trước ( FIFO) Theo phương pháp này, vật liệu nhập trước được xuất dùng hết mới xuất dùng đến lần nhập sau. Do đó giá vật liệu xuất dùng được tính hết theo giá nhập kho lần trước, xong mới tính giá nhập kho lần sau. Như vậy giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng. Như vậy nếu giá có xu hướng tăng lên thì giá của vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ cao và giá trị vật liệu sử dụng sẽ nhỏ đi nên giá thành phẩm giảm, lợi nhuận tăng trong kỳ. Trường hợp ngược lại, giá có xu hướng giảm thì chi phí vật liệu trong kỳ sẽ lớn. Do đó lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm và giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ nhỏ. - Phương pháp nhập sau, xuất trước ( LIFO) Theo phương pháp này những vật liệu mua sau sẽ được xuất trước tiên. Phương pháp này ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước. Như vậy giá trị vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật tư nhập kho thuộc các lần nhập đầu kỳ. Nguyễn Hoàng Quỳnh 20 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp 1.3.2.2 Đánh giá vật tư theo giá hạch toán Việc dùng giá thực tế để hạch toán vật liệu thường áp dụng trong các doanh nghệp có quy mô không lớn, chủng loại vật tư không nhiều. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng chủng loại vật tư nhiều, tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên thì việc xác định giá thực tế của từng loại vật liệu hàng ngày là rất khó khăn, tốn nhiều chi phí. Trong những trường hợp đó để đảm bảo theo dõi kịp thời việc giá hạch toán là giá tạm tính hay giá kế hoạch được quy định thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp và được sử dụng trong kỳ. Chúng ta có thể tiến hành đánh giá nguyên vật liệu theo các bước sau: Hàng ngày sử dụng giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào tài khoản sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kết quả theo công thức: Hệ số chênh Giá thực tế của nguyên vật Giá thực tế của nguyên vật lệch giữa giá liệu tồn kho đầu kỳ + liệu nhập kho trong kỳ thực tế và giá = hạch toán của Giá hạch toán của nguyên Giá hạch toán của nguyên + nguyên vật liệu vật liệu tồn kho đầu kỳ vật liệu tồn kho trong kỳ Giá thực tế của Giá hạch toán của Hệ số chênh lệch giữa giá nguyên vật liệu xuất = nguyên vật liệu + thực tế và giá hạch toán dùng trong kỳ xuất dùng trong kỳ của nguyên vật liệu Tùy thuộc vào yêu cầu, đặc điểm, trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số chênh lệch có thể tính riêng cho từng loại vật liệu. Tuy có nhiều phương pháp tính giá nguyên vật liệu nhưng mỗi doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong những phương pháp đó. Mỗi phương pháp có ưu điểm và nhược điểm riêng nên áp dụng phương pháp nào cho phù hợp với đặc điểm, quy mô là vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp. Nguyễn Hoàng Quỳnh 21 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp 1.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.4.1 Yêu cầu hạch toán chi tiết nguyên vật liệu - Nguyên vật liệu là một trong những đối tượng kế toán các loại tài sản cần phải tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. - Giữa kho và kế toán nguyên vật liệu cần có sự phối hợp với nhau để sử dụng chứng từ kế toán nhập, xuất nguyên vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, ghi chép vào sổ kế toán chi tiết cả kế toán. Từ đó nhằm đảm bảo sự phù hợp số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán, tránh được ghi chép trùng lặp. - Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết về lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tàn sản nói riêng, công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung. 1.4.2 Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng Kế toán tình hình nhập xuất vật tư liên quan đến nhiều loại chứng từ kế toán khác nhau, bao gồm những chứng từ có tính chất bắt buộc và các chứng từ có tính chất hướng dẫn hoặc tự lập. Tuy nhiên, dù loại chứng từ gì cũng phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu câu quản lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ, kiểm tra của kế toán. Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán nguyên vật liệu bao gồm: Nguyễn Hoàng Quỳnh 22 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Số TT Tên chứng từ Số hiệu 1 Phiếu nhập kho 01-VT 2 Phiếu xuất kho 02-VT Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản 3 03-VT phẩm, hàng hóa 4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, 5 05-VT hàng hóa 6 Bảng kê mua hàng 06-VT Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, 7 07-VT dụng cụ 8 Hóa đơn GTGT 01GTKT-3LL 9 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03PXK-3LL Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng 10 S10-DN hóa Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản 11 S11-DN phẩm, hàng hóa 12 Thẻ kho (Sổ kho) S12-DN 1.4.3 Phƣơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Hiện nay, trong các doanh nghiệp việc hạch toán chi tiết vật liệu được sử dụng một trong ba phương pháp sau: - Phương pháp thẻ song song; - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển; - Phương pháp số dư. Mỗi phương pháp đều có nhứng ưu, nhược điểm riêng. Trong việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu giữa kho và phòng kế toán cần có sự nghiên cứu, lựa chọn phương pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Do Nguyễn Hoàng Quỳnh 23 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp đó cần nắm vững những nội dung ưu, nhược điểm và điệu kiện áp dụng của mỗi phương pháp đó. 1.4.3.1. Phương pháp thẻ song song Phương pháp này dùng trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá mua thực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho. - Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình số lượng nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nmhaapj, thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ xuất, nhập kho nguyên vật liệu đã được phân loại theo từng loại nguyên vật liệu cho phòng kế toán. - Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản, sổ( thẻ) chi tiết nguyên vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu và đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán cần phải tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết vào Bảng tổng hợp xuất nhập tồn kho vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu. Phương pháp này đơn giản, dễ thực hiện nên thích hợp áp dụng đối với các doanh nghiệp. Nguyễn Hoàng Quỳnh 24 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 01 SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƢƠNG PHÁP THẺ SONG SONG Thẻ kho Phiếu Phiếu nhập nho xuất kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu Bảng tổng hợp nhập, Sổ kế toán xuất, tồn kho tổng hợp nguyên vật liệu Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra, đối chiếu 1.4.3.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song - Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên vật liệu ở từng kho dùng cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ kế toán chi tiết cũng được theo dõi về mặt chỉ tiêu giá trị. Nguyễn Hoàng Quỳnh 25 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 02 SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƢƠNG PHÁP SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Thẻ kho Phiếu Phiếu xuất kho nhập kho Bảng kê Sổ đối chiếu Bảng kê xuất luân chuyển nhập Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là giảm được khối lượng ghi chép của kế toán do chỉ ghi một kỳ vào cuối tháng nhưng có nhược điểm là việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phòng kế toán vẫn theo cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị) công việc kế toán dồn vào cuối tháng. Việc kiểm tra, đối chiếu giữa kho và kế toán chỉ được thực hiện vào cuối tháng do trong tháng kế toán không ghi sổ. Tác dụng của kế toán trong công việc quản lý bị hạn chế. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển thích hợp áp dụng với những doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không bố trí Nguyễn Hoàng Quỳnh 26 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp riêng kế toán nguyên vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày. 1.4.3.3 Phương pháp sổ số dư Phương pháp số dư còn được gọi là phương pháp nghiệp vụ - kế toán. Nội dung của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán vật tư tồn kho với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản. Phương pháp sổ số dư được áp dụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết nguyên vật liệu. - Ở kho: Mở các thẻ kho để ghi chép, phản ánh số hiện có và sự biến động của vật tư về mặt số lượng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật tư tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vào sổ số dư. - Ở phòng kế toán: Định kỳ ngắn kế toán phải xuống kho để hướng dẫn để kiểm tra việc ghi chép nghiệp vụ trên các thẻ kho ở các kho bảo quản, và tính số dư vật tư còn tại thời điểm đã kiểm tra ngay trên thẻ kho. Cuối tháng, sau khi đã kiểm tra lần cuối kế toán kê số dư vật tư hiện còn cả về số lượng và trị giá hạch toán vào bảng kê số dư để đối chiếu với sổ chi tiết của kế toán. Phương pháp sổ số dư được thích hợp áp dụng trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế( chứng từ nhập, xuất) về nhập, xuất vật tư diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho. Phương pháp này đòi hỏi trình độ quản lý của kế toán doanh nghiệp tương đối cao. Nguyễn Hoàng Quỳnh 27 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 03 SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƢƠNG PHÁP SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Thẻ kho Phiếu xuất Phiếu nhập kho kho Bảng kê Bảng kê Sổ số dư xuất nhập Bảng lũy kế Bảng lũy kế xuất kho nhập kho Bảng lũy kế nhập - xuất – tồn kho nguyên vật liệu Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra, đối chiếu 1.5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp Để hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào phụ thuộc vào đặc điểm Nguyễn Hoàng Quỳnh 28 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán cũng như vào quy định của chế độ kế toán hiện hành. Đối với hoạt động kinh doanh xây lắp quy định chỉ áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, không áp dụng hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê đinh kỳ. 1.5.1 Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi việc nhập, xuất vật tư được thực hiện thường xuyên, liên tục căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào tài khoản vật tư. Mọi trường hợp tăng, giảm vật tư đều phải có đầy đủ chứng từ kế toán làm cơ sở pháp lý cho việc ghi chép kế toán. Các chứng từ ghi tăng, giảm vật tư bao gồm các chứng từ bắt buộc và các chứng từ hướng dẫn đã được chế dộ kế toán quy định cụ thể. Các chứng từ kế toán bắt buộc phải được lập kịp thời, đúng mẫu quy định và đầy đủ các yếu tố nhằm đảm bảo tính pháp lý để ghi sổ kế toán. Việc luân chuyển chứng từ cần có kế hoạch cụ thể nhằm đảm bảo công việc ghi chép được kịp thời và đầy đủ. Phương pháp này được sử dụng phổ biến vì những tiện ích của nó như: xác định, đánh giá về số lượng và trị giá hàng tồn kho vào từng thời điểm xảy ra nghiệp vụ; nắm bắt, quản lý hàng tồn kho thường xuyên, liên tục, góp phần điều chỉnh nhanh chóng kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; giảm tình trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý (giữa thủ kho và kế toán). 1.5.1.1 Tài khoản sử dụng * Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. Kết cấu tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường Nguyễn Hoàng Quỳnh 29 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Bên Nợ: Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường. Bên Có: Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng. Số dƣ bên Nợ: Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường (Chưa về nhập kho đơn vị). * Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu rtong kho của doanh nghiệp. Kết cấu tài khoản 152 – Nguyên vật liệu Bên Nợ: - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác; - Trị giá nguyên vật liệu thừa khi phát hiện kiểm kê; Bên Có: - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc đưa đi góp vốn; - Trị giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua; - Chiết khấu thương mại nguyên vật liệu khi mua được hưởng; - Trị giá nguyên vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê. Số dƣ bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp vật tư còn sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác như: TK 111(1), TK 112(1), TK141,TK 222, TK 331, TK 411, TK 621, TK 622, T 623, TK 627, TK 641, TK 642. Nguyễn Hoàng Quỳnh 30 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 04 SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU THEO PHƢƠNG PHÁP KÊ KHAI THƢỜNG XUYÊN TK 111,112, TK 152 TK 621, 623, 627, 151, 331, 641, 642, 241, Nhập kho nguyên vật liệu (NVL) mua ngoài Xuất kho NVL dùng cho SXKD TK 133 XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ Thuế GTGT (nếu có) TK 154 Chi phí thu mua, bốc xếp, vận chuyển NVL xuất thuê ngoài gia công NVL mua ngoài TK 154 TK 133 (nếu có) TK 111,112, NVL thuê ngoài gia công chế biến xong nhập kho Giảm giá NVL mua vào, TK 333 Trả lại NVL cho người bán, (3333,3332) Chiết khấu thương mạị Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt NVL nhập khẩu phải nộp NSNN TK 333(33312) TK 632 Thuế GTGT NVL nhập khẩu phải nộp NSNN(nếu không được khấu trừ) NVL xuất bán TK 411 TK 142, 242 Được cấp nhận vốn góp liên doanh, liên kết bằng NVL NVL xuất dùng cho SXKD phải phân bổ dần TK 621, 623, 627, 641, 642, 241, TK 222, 223 NVL xuất dùng cho SXKD hoặc NVL xuất kho để đầu tư vào XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ không công ty liên kết hoặc cơ sở sử dụng hết nhập kho kinh doanh đồng kiểm soát TK 222, 223 TK 632 Thu hồi vốn góp vào công ty liên kết,cơ NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê sở kinh doanh đồng kiểm soát bằng NVL thuộc hao hụt trong định mức TK 338 (3381) TK 138(1381) NVL phát hiện thừa khi kiểm kê NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý chờ xử lý Nguyễn Hoàng Quỳnh 31 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp 1.5.2. Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hóa. Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở những doanh nghiệp xuất bán thường xuyên, thường không áp dụng cho doanh nghiệp xây lắp. 1.6. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc ước tính một khoản tiền tính vào chi phí (giá vốn hàng bán) vào thời điểm cuối niên độ khi giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư tồn kho nhỏ hơn giá gốc. Giá trị vật tư dự phòng được lập là sự chênh lệch giữa giá gốc của vật tư tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Để phản ánh tình hình trích lập và sử dụng tài khoản dự phòng, kế toán sử dụng tài khoản 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. - Cuối kỳ kế toán năm ( hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo; + Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. + Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi: Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Có TK 632 – Giá vốn hàng bán ( Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho). Nguyễn Hoàng Quỳnh 32 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT THỊNH 2.1. Khái quát chung về Công ty Cổ phần Việt Thịnh 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần Việt Thịnh là doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân, hoạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng và tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Cũng như các doanh nghiệp tư nhân khác Công ty cổ phần Việt Thịnh được quyền chủ động trong quan hệ tìm kiếm việc làm, khai thác vật tư, kiểm soát nguồn vốn và lao động cũng như ký kết hợp đồng kinh tế và mở tài khoản tại Ngân hàng. Một vài nét chung về Công ty cổ phần Việt Thịnh : * Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT THỊNH. * Tên giao dịch : Viet Thinh Joint Stock Comphany (VJC) * Trụ sở giao dịch : Số 44B, Lê Lai - Quận Ngô Quyền - TP Hải Phòng. * Điện thoại: 031.650114. * Fax :031.650130. * Email: vietthinhjsc@hn.vnn.vn * Mã số đăng ký kinh doanh : 0203000232 do Sở kế hoạch và đầu tư Hải Phòng cấp. Công ty Cổ phần Việt Thịnh được thành lập ngày 12/06/2002 với số vốn điều lệ ban đầu là: 5 tỷ đồng.Trải qua 8 năm hình thành - phát triển và vượt qua không ít khó khăn, Công ty không ngừng lớn mạnh và đã trở thành một công ty kinh doanh đa ngành, đa nghề với lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu là: Xây dựng các công trình dân dụng công nghiệp, giao thông thuỷ lợi và kinh doanh thương mại. Với 5 chi nhánh và văn phòng đại diện tại các tỉnh, thành phố: Hà Nội, Hải Phòng, Điện Biên, Nghệ An và TP Hồ Chí Minh. Nguyễn Hoàng Quỳnh 33 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Đội ngũ CBCNV tăng lên cả về số lượng và trình độ. Nếu như những ngày sơ khai cơ sở vật chất của Công ty nghèo nàn, CBCNV chỉ vẻn vẹn có sáu người, không có đầy đủ những thiết bị chuyên dụng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Sau tám năm hoạt động số lao động đã tăng lên là 65 người. Trong đó: trình độ đại học chiếm: 55% trong tổng sổ lao động. Công ty đã trang bị đầy đủ các máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đáp ứng được nhu cầu xây dựng các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp có quy mô lớn và hiện đại, kỹ thuật phức tạp tạo công ăn việc làm và thu nhập ổn định cho người lao động. 2.1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 2.1.2.1 Ngành nghề kinh doanh - Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, công trình hạ tầng và san lấp mặt bằng, xây dựng đường dây tải điện và lắp đặt trạm biến áp đến 500KV, lắp đặt công trình điện máy, công trình đường ống cấp thoát nước. - Tư vấn đầu tư, lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi và khả thi, quản lý dự án, khảo sát địa chất, thiết kế kỹ thuật, thiết kế chi tiết, lập dự toán, giám sát kỹ thuật công trình, kiểm tra chất lượng các công trình Công nghiệp và dân dụng. 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh Cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gọn nhẹ, ít phòng ban. Tất cả tập trung cho mục đích chính là thi công các công trình, hạng mục công trình đạt giá trị sản lượng và doanh thu đã đề ra, năng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. Về cơ chế quản lý kinh tế nội bộ: đơn vị chịu trách nhiệm tìm việc, ký kết hợp đồng kinh tế sau đó giao khoán công trình cho các khối công trình, công trường sản xuất. Cơ chế khoán của doanh nghiệp được thực hiện rất linh hoạt. Hầu hết các công trình đều nằm trong sự quản lý trực tiếp của đơn vị. Do đó, doanh nghiệp lựa chọn phương thức khoán nhân công, phần vật tư và máy thi công đơn vị chủ động điều hành, quản lý tập trung. Hàng tháng, các Nguyễn Hoàng Quỳnh 34 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp đội xây dựng báo cáo sản lượng về đơn vị để hạch toán giá thành tập trung. Đơn vị tổ chức nghiệm thu, bàn giao công trình cho khách hàng. Hồ sơ quyết toán công trình do các đội lập, báo cáo đơn vị kiểm tra, ký duyệt, đơn vị quyết toán và thanh toán với khách hàng, các chủ đầu tư. 2.1.3. Những thành tích cơ bản mà Công ty Cổ phần Việt Thịnh đã đạt đƣợc trong quá trình hoạt động Tuy còn non trẻ, nhưng công ty đã từng bước khẳng định vị thế của mình trên thương trường và ngày càng vươn xa ra các tỉnh thành trong cả nước. Trong suốt quá trình phát triển từ năm 2002 đến năm 2010, công ty luôn nỗ lực phấn đấu hoàn thành và bàn giao cho chủ đầu tư những công trình đạt tiêu chuẩn chất lượng, có giá trị thiết thực với xã hội tại các tỉnh thành trong cả nước. Đảm nhận nhiều công trình trọng điểm và đòi hỏi kỹ thuật cao. Tính đến nay, công ty đã và đang thi công trên 80 công trình với tổng giá trị đạt 216 tỷ đồng. Năm 2007, công ty đã được cấp chứng nhận ISO 9001 - 2000. Có được những thành tựu trên là nhờ sự nỗ lực không mệt mỏi của Ban lãnh đạo công ty, cũng như sự nhiệt tình, tâm huyết không ngừng học hỏi nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên công ty. Với những thành công bước đầu đạt được, Công ty vinh dự được vào sổ vàng thành phố và được tặng thưởng nhiều bằng khen: - Bằng khen : Đạt danh hiệu thi đua tập thể lao động tiên tiến năm 2004. - Bằng khen : Có thành tích hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ công tác năm 2004. - Bằng khen : Có thành tích xuất sắc trong công tác quản lý và thi công xây dựng nhà ở vận động viên khu Liên hiệp thể dục thể thao, công trình chào mừng 60 năm Cách mạng tháng 8 và Quốc khánh 2/9. - Bộ công thương trao tặng giải thưởng :"Thương mại dịch vụ năm 2007". Nguyễn Hoàng Quỳnh 35 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Phương châm: "Uy tín quý hơn vàng", "chất lượng là hàng đầu" cùng với đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm, năng nổ, nhiệt tình, trong suốt 6 năm hoạt động công ty không ngừng tạo lập được niềm tin của khách hàng bằng uy tín và chất lượng của các công trình. Góp phần xây dựng một công ty Việt Thịnh thịnh vượng - đất nước Việt Nam thịnh vượng. 2.1.4. Tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Việt Thịnh Mô hình tổ chức Công ty là mô hình thống nhất theo tổ chức Công ty cổ phần. Nó phù hợp với đặc điểm quản lý sản xuất kinh doanh của ngành xây dựng và ngành thương mại nhằm khai thác có hiệu quả nguồn nhân lực hiện có. Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần được xây dựng theo nguyên tắc trực tuyến hỗn hợp, được thể hiện ở sơ đồ sau : Biểu số 05 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc Công ty Phó tổng giám đốc kỹ thuật Kế toán trưởng Phó tổng giám đốc nội chính Phòng QT Phòng tài Phòng kinh Phòng kĩ Phòng kinh hành chính chính kế toán tế kế hoạch thuật doanh 6 đội xây dựng, đội xe cơ giới, xưởng mộc sắt - Hội đồng quản trị : là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông theo luật doanh nghiệp Việt Nam Nguyễn Hoàng Quỳnh 36 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp - Tổng Giám đốc Công ty : Là người đứng đầu Công ty, chịu trách nhiệm trước Công ty và Nhà nước về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty, có quyền ký kết các hợp đồng kinh tế, tổ chức, đề bạt, bãi nhiệm, bãi miễm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công nhân viên của mình theo nội quy, quy định của Công ty và chính sách của Nhà nước; đồng thời có trách nhiệm bảo toàn về vốn, thực hiện phương án kinh doanh theo quyết định của Hội đồng quản trị và do Hội đồng quản trị chỉ định bầu ra. - Phó tổng giám đốc : Có hai Phó tổng giám đốc : + Phó tổng giám đốc nội chính : Là người có trách nhiệm quản lý, xâu chuỗi công việc nhân sự và hành chính của công ty + Phó Tổng giám đốc kỹ thuật : Có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc, theo dõi mọi công việc thuộc lĩnh vực kỹ thuật của Công ty. - Phòng quản trị hành chính : Tham mưu cho Tổng Giám đốc về công việc quản lý lao động, bố trí, sắp xếp cán bộ công nhân viên đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh. - Phòng tài chính kế toán : Tham mưu cho tổng công ty trong lichx vực quản lý các hoạt động tài chính kế toán trong đánh giá sử dụng tài sản, tiền vốn theo đúng chế độ quản lý tài chính Nhà nước; cung cấp thông tin cho lãnh đạo; kiểm tra hoạt động tài chính kế toán của các đơn vị thành viên cũng như của tổng công ty. - Phòng kinh tế kế hoạch: có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc về kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, lập báo cáo kế hoạch sản xuất hàng tháng, hàng quý, hàng năm. - Phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật cho các công trình như vẽ, thiết kế, phân tích vật tư, tổ chức tham gia đấu thầu, làm bài thầu; tính toán định mức, kỹ thuật phục vụ cho thi công xây dựng công trình. - Phòng kinh doanh (gồm các chi nhánh kinh doanh thương mại, các đại lý): tham mưu và giúp việc cho Giám đốc về xây dựng chiến lược kinh doanh. Nguyễn Hoàng Quỳnh 37 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp - Khối sản xuất gồm có các đội xe xây dựng, đội xe cơ giới, xưởng mộc. Mỗi đội đều có các đội trưởng, quản đốc, nhân viên thống kê kinh tế và các công nhân trực tiếp sản xuất. Hiện nay, đội xây dựng, cơ giới là đội chủ lực của doanh nghiệp, tại đây tập trung hầu hết các thiết bị, máy móc xây dựng của doanh nghiệp. 2.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Việt Thịnh 2.1.5.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức kế toán Biểu số 06 SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán kho Kế toán Kế toán thanh Thủ quỹ tài sản cố định toán và công nợ 6 đội xây dựng, đội xe cơ giới, xưởng mộc sắt - Kế toán trưởng: Là người do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, điều hành mọi công việc của phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước Giám đốc, Hội đồng quản trị về các mặt tài chính. - Phó phòng kế toán (kế toán tổng hợp): Chịu trách nhiệm giải quyết các công việc khi kế toán trưởng đi vắng, trực tiếp phân công cụ thể công tác kế toán cho các nhân viên kế toán trong phòng. - Kế toán tài sản: Có nhiệm vụ ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình tăng giảm tài sản về số lượng và giá trị của tài sản trên sổ kế toán chi Nguyễn Hoàng Quỳnh 38 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp tiết. Hàng quý, kế toán tài sản tính toán và phân bổ chính xác số khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Kế toán thanh toán và công nợ: Chịu trách nhiệm về phần hành kế toán thanh toán với ngân hàng, nội bộ Công ty hoặc với các đơn vị khác. - Kế toán kho: chịu trách nhiệm quản lý, lưu trữ các chứng từ liên quan đến mua hàng, bán hàng, xuất – nhập kho tại công ty. - Thủ quỹ: Quản lý thu chi tiền mặt của Công ty trên cơ sở các chứng từ hợp lý và hợp lệ như phiếu thu, phiếu chi. 2.1.5.2 Hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán áp dụng tại công ty a. Hình thức kế toán Công ty cổ phần Việt Thịnh tổ chức thực hiện và vận dụng thống nhất hệ thống tài khoản và sổ kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ/BTC ban hành ngày 20/3/2006.Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ thể lệ kế toán, quy mô đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, trình độ của đội ngũ kế toán và yêu cầu quản lý cũng như điều kiện kế toán trên phầm mềm kế toán Misa, Công ty cổ phẩn Việt Thịnh áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. b. Chế độ kế toán áp dụng tại đơn vị Niên độ kế toán: của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán là Đồng Việt Nam. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: kê khai thường xuyên. Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Phương pháp khấu khao tài sản cố định: đường thẳng. c. Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán Hiện nay phòng kế toán đang sử dụng phần mềm kế toán Misa 2010. Nguyễn Hoàng Quỳnh 39 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 07 GIAO DIỆN PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY MISA 2010 Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc như hoá đơn thuế GTGT kế toán tiến hành xử lý nghiệp vụ (phân loại và định khoản nghiệp vụ kinh tế), nhập dữ liệu vào máy vi tính bằng cách lập phiếu thu, phiếu chi, hoặc phiếu kế toán khác Số liệu sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung, vào sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tài khoản cũng như vào bảng đối chiếu số phát sinh và cuối cùng là báo cáo tài chính (gồm : bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh). Hệ thống sổ kế toán mà Công ty cổ phần Việt Thịnh sử dụng gồm : - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết. - Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết với khách hàng, sổ chi tiết phải thu, sổ chi tiết phải trả Nguyễn Hoàng Quỳnh 40 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 08 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ kế toán Phần mềm kế toán Sổ nhật ký SỔ NHẬT KÝ Sổ, thẻ kế toán đặc biệt CHUNG chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 2.2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Việt Thịnh 2.2.1 Đặc điểm công tác quản lý và phân loại nguyên vật liệu tại công ty Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường đơn vị phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ có vai trò, tính năng lý hoá riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán Nguyễn Hoàng Quỳnh 41 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp chính xác vật liệu, công cụ dụng cụ thì phải tiến hành phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ một cách khoa học, hợp lý. Đối với đơn vị sản phẩm là công trình xây dựng cơ bản, chi phí vật tư trong giá thành công trình chiếm tỷ trọng lớn. Vì vậy đơn vị rất coi trọng công tác quản lý vật tư, từ việc xây dựng định mức khoán cho đến khâu theo dõi nhập, kiểm kê, đối chiếu vật tư. Tại công ty vật tư chủ yếu là do đơn vị mua xuất cho các bộ phận sản xuất theo nhu cầu tiến độ thi công và kế hoạch sản xuất đã giao, hoặc các công trường phân xưởng trực tiếp mua, nhập xuất tại chân công trình, thanh toán bằng hoá đơn về phòng kế toán. 2.2.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty 2.2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu ,công cụ dụng cụ có vai trò, tính năng lý hoá riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác nguyên vật liệu thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý.Khi sử dụng phần mềm kế toán công ty phân loại vật tư theo mã vật tư để theo dõi tình hình xuất, nhập nguyên vật liệu một cách tiện lợi, chính xác. Tại công ty cổ phần Việt Thịnh tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau: - Nguyên vật liệu không được chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ mà gọi chung là vật liệu chính. Đây là đối tượng lao động chủ yếu của đơn vị, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà đơn vị sử dụng: xi măng, cát, đá, gạch, ngói, vôi, gỗ Tuy nhiên các loại vật liệu chính đơn vị không quản lý thông qua kho. - Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu. Nguyễn Hoàng Quỳnh 42 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà đơn vị sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô - Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa, vỏ bao xi măng Nhưng hiện nay đơn vị không thực hiện được việc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi. 2.2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu Khi đánh giá nguyên vật liệu, Công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc giá gốc - Nguyên tắc thận trọng - Nguyên tắc nhất quán - Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tư. 2.2.2.3. Tính giá nguyên vật liệu Nguyên vật liệu mua về nhập kho rồi mới đưa vào sản xuất. Để xác định trị giá vốn xuất kho của nguyên vật liệu, Công ty áp dụng phương pháp “Nhập trước , xuất trước”. 2.2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho cho từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Việt Thịnh sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. a. Nguyên tắc quản lý, hạch toán vật tư tại đơn vị - Phải phản ánh theo giá thực tế nhập kho. - Xuất kho vật tư tính giá xuất theo phương pháp bình quân gia quyền. Nguyễn Hoàng Quỳnh 43 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp - Định kỳ đánh giá lại vật tư tồn kho, điều chỉnh sổ kế toán. - Một số công cụ, dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn, thời gian sử dụng kéo dài phải tiến hành phân bổ dần vào chi phí nhiều kỳ. b. Chứng từ sử dụng - Phiếu nhập kho, Hoá đơn mua nguyên vật liệu - Phiếu xuất kho, Lệnh xuất kho - Phiếu báo định mức nhiên liệu tiêu thụ c. Sổ kế toán chi tiết sử dụng - Sổ chi tiết nhập - xuất - tồn từng loại nguyên vật liệu - Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu - Thẻ kho 2.2.3.1 Thủ tục nhập kho a. Trường hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài Toàn bộ quy trình nhập kho nguyên vật liệu tại công ty được bắt đầu từ việc lựa chọn nhà cung ứng, kí kết hợp đồng mua bán, vận chuyển hàng, giao hàng và nhập kho, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán. Các chứng từ như hợp đồng mua bán, hoá đơn GTGT , phiếu nhập kho được luân chuyển và xử lý một cách khoa học. Căn cứ vào các đơn đặt hàng, tình hình sản xuất kinh doanh, bộ phận sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, tính toán nguyên vật liệu đầu vào cần thiết , quy cách chủng loại, để trình giám đốc. Căn cứ vào kế hoạch đó, giám đốc xem xét, chỉ đạo phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm nhà cung ứng thích hợp thông qua việc kí kết hợp đồng mua bán. Trong quá trình mua nguyên vật liệu, chứng từ quan trọng là hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT cùng với hợp đồng sẽ được gửi lên phòng kế toán. Khi nhận được các chứng từ này, kế toán kiểm tra đối chiếu giữa chúng , sau đó dùng làm căn cứ để ghi vào phiếu nhập kho, chứng từ ghi sổ Nguyễn Hoàng Quỳnh 44 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Nhận được thông báo hàng đã về tới công ty phòng Kinh Doanh tiến hành lập phiếu nhập kho giao cho thủ kho. Sau khi nhập kho, thủ kho cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho.Phiếu nhập kho gồm 2 liên. - Liên 1: Thủ kho gửi lại cho phòng kinh doanh (nơi lập phiếu). - Liên 2: Thủ kho dùng để ghi số thực nhập vào thẻ kho sau đó sẽ giao lại cho phòng kế toán. Phiếu nhập kho sau khi được đưa về phòng kế toán, kế toán kiểm tra lại và căn cứ vào hoá đơn GTGT, các chứng từ liên quan khác để hoàn chỉnh nốt chỉ tiêu “Đơn giá” và “Thành tiền” trên phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT kế toán ghi nhập số liệu vào máy tính. Biểu số 11 QUY TRÌNH HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU NHẬP KHO Ngƣời yêu cầu Kế toán Thủ kho Yêu cầu nhập kho Lập phiếu nhập kho Ký phiếu và chuyển Nhận phiếu và nhập hàng kho Ghi sổ kế toán vật tư Ghi thẻ kho VD1: Ngày 3/11/2010, mua thép và xi măng căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán: Kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần hành Mua hàng như sau: Bước 1: Chọn mục Mua hàng Bước 2: Nhập dữ liệu kế toán - Tích chọn chưa thanh toán - Tại ô đối tượng: chọn mã nhà cung cấp: PHUHUONG Nguyễn Hoàng Quỳnh 45 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp - Tại ô địa chỉ: máy sẽ tự động cập nhật - Tại ô diễn giải: ghi mua hàng chưa thanh toán - Tại ô ngày chứng từ: ghi 30/11/2010 - Tại trang hàng tiền: + cột mã hàng: chọn mã THEPD68 và XMPCB40 + cột diễn giải, kho, TK Nợ, TK Có, ĐT hạch toán máy sẽ tự động cập nhật, ĐVT. + cột số lượng nhập 3.594 và 63 tương ứng theo số lượng ghi trong hóa đơn GTGT. + cột đơn giá nhập 13.864 và 1.000.000 tương ứng theo số lượng ghi trong hóa đơn GTGT. - Tại trang thuế: + cột % thuế GTGT chọn 10% + cột ký hiệu hóa đơn nhập NB/2010B + cột số hóa đơn nhập 0024451 Bước 3: Chọn nút Cất trên thanh công cụ để lưu vào máy tính các thông tin kế toán. Các thông tin trên phiếu kế toán là cơ sở để máy tự động cập nhật số liệu vào Phiếu nhập kho, Sổ nhật ký chung, Sổ cái TK152,331. Để xem lại thông tin về nghiệp vụ vừa được máy tự động cập nhật vào các sổ, kế toán quay về giao diện ban đầu nhấn vào mục báo cáo sổ kế toán (trong đây có sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản). Muốn xem thông tin trên sổ nào thì chọn sổ đó. Với phần mềm Misa 2010 cho phép xem vùng dữ liệu trên sổ chi tiết tài khoản theo tháng, theo một khoảng thời gian nhất định ( từ ngày đến ngày ). Để in sổ cái, sổ nhật ký chung thì chọn biểu tượng máy in thanh công cụ. Nguyễn Hoàng Quỳnh 46 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 12 HÓA ĐƠN Mẫu số:01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG NB/2010B Liên 2:Giao khách hàng 0024451 Ngày 3 tháng 11 năm 2010 Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp tư nhân Phú Hương Địa chỉ: Phú Cường – Sóc Sơn – Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MST: 0101202637 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Việt Thịnh Địa chỉ: số 44B Lê Lai, Ngô Quyền, Hải Phòng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: MST: 0203000232 Tên hàng Đơn vị STT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền hóa, dịch vụ tính 1 Thép D6 – 8 Kg 3.594 13.864 49.827.216 Xi măng 2 Tấn 63 1.000.000 63.000.000 PCB40 Cộng tiền hàng 112.827.216 Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 11.282.722 Tổng cộng tiền thanh toán 124.109.938 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm hai mươi tư triệu một trăm linh chín nghìn chín trăm ba mươi tám đồng. PHIẾU NHẬP KHO Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) Kế toán tiến hành kiểm tra tính chính xác của hóa đơn GTGT rồi nhập dữ liệu vào phần mềm. Nguyễn Hoàng Quỳnh 47 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 13 GIAO DIỆN HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG Biểu số 14 GIAO DIỆN TRANG HÀNG TIỀN Nguyễn Hoàng Quỳnh 48 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 15 GIAO DIỆN TRANG THUẾ Nguyễn Hoàng Quỳnh 49 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Sau khi nhấn nút Cất, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào Phiếu nhập kho. Biểu số 16 Công ty Cổ phần Việt Thịnh Mẫu số: 01-VT Số 44B Lê Lai, Ngô Quyền, Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 03 tháng 11 năm 2010 Nợ: 152 Số: NK00875 Có: 331 - Họ và tên người giao: . - Theo hóa đơn số 0024451 ngày 3 tháng 12 năm 2010 của Doanh nghiệp tư nhân Phú Hương - Nhập tại kho: KVT Tên, nhãn hiệu, Số lƣợng quy cách phẩm Đơn ST Theo chất vật tƣ, dụng Mã số vị Thực Đơn giá Thành tiền T chứng cụ sản phẩm, tính nhập từ hàng hóa 1. Thép D6 – 8 THEPD68 Kg 3.594 3.594 13.864 49.827.216 2. Xi măng PCB40 XMPCB40 Tấn 63 63 1.000.000 63.000.000 Cộng 112.827.216 - Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Một trăm mười hai triệu tám trăm hai mươi bảy nghìn hai trăm mười sáu đồng. - Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 03 tháng 11 năm 2010 Ngƣời lập Ngƣời giao Thủ kho Kế toán trƣởng phiếu hàng ( Ký, họ tên) ( Hoặc bộ phận ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) có nhu cầu nhập) ( Ký, họ tên) Nguyễn Hoàng Quỳnh 50 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp VD2: Ngày 05/11/2010 mua sắt của Công ty Cổ phần Bình Minh Anh thanh toán ngay bằng tiền mặt. Biểu số 17 HÓA ĐƠN Mẫu số:01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG AB/2010B Liên 2:Giao khách hàng 0033251 Ngày 05 tháng 11 năm 2010 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Bình Minh Anh Địa chỉ: Quảng Ninh Số tài khoản: Điện thoại: MST: 0100405046 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Việt Thịnh Địa chỉ: số 44B Lê Lai, Ngô Quyền, Hải Phòng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0203000232 Tên hàng Đơn vị STT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền hóa, dịch vụ tính 1 Sắt phi 10 kg 192 14.166,75 2.710.416 2 Sắt phi 16 kg 105 14.000 1.470.000 Cộng tiền hàng 4.180.416 Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 418.042 Tổng cộng tiền thanh toán 4.598.458 Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu năm trăm chín mươi tám nghìn bốn trăn năm mươi tám đồng chẵn. Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Nguyễn Hoàng Quỳnh 51 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 18 Mẫu số: 01-VT Công ty Cổ phần Việt Thịnh (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Số 44B Lê Lai, Ngô Quyền, Hải Phòng ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 05 tháng 11 năm 2010 Nợ: 152 Số: NK00876 Có: 111 - Họ và tên người giao: . - Theo hóa đơn số 0033251 ngày 05 tháng 11 năm 2010 của Công ty Cổ phần Bình Minh Anh - Nhập tại kho: KVT Tên, nhãn hiệu, Số lƣợng quy cách phẩm Đơn ST Theo chất vật tƣ, dụng Mã số vị Thực Đơn giá Thành tiền T chứng cụ sản phẩm, tính nhập từ hàng hóa 1. Sắt phi 10 SAT10 kg 192 192 14.166,75 2.710.416 2. Sắt phi 16 SAT16 kg 105 105 14.000 1.470.000 Cộng 4.180.416 - Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bốn triệu một trăm tám mươi nghìn bốn trăm mười sáu đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 03 tháng 11 năm 2010 Ngƣời lập Ngƣời giao Thủ kho Kế toán trƣởng phiếu hàng ( Ký, họ tên) ( Hoặc bộ phận ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) có nhu cầu nhập) ( Ký, họ tên) Nguyễn Hoàng Quỳnh 52 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp b. Nhập kho do di chuyển nội bộ Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của giám đốc, phòng vật tư, kế hoạch kỹ thuật, lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liên. Người di chuyển mang 2 liên đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đó xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận song song giữ lại một liên để giao cho kế toán vật liệu, một liên đưa cho người di chuyển mang đến kho nhập, thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán vật liệu kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất. c. Đối với trường hợp hàng về nhưng hóa đơn chưa về Căn cứ vào phiếu giao hàng của nhà cung cấp , kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán nhưng bỏ tích chọn “ Đã nhận hóa đơn” và trang thuế chưa nhập dữ liệu Khi hóa đơn về kế toán thực hiện nghiệp vụ nhận hóa đơn tại phân hệ Mua hàng nhận hóa đơn. Biểu số 19 GIAO DIỆN ĐẦU TIÊN HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬN HÓA ĐƠN Nguyễn Hoàng Quỳnh 53 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 20 GIAO DIỆN THỨ HAI HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬN HÓA ĐƠN 2.2.3.2 Thủ tục xuất kho Tại Công ty Cổ phần Việt Thịnh nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là cho phục vụ cho các xe máy thi công công trình, hạng mục công trình. Hàng ngày phòng vật tư có trách nhiệm làm thủ tục để nhập xuất tư phục vụ cho thi công công trình. Trước tiên Phòng kế hoạch căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất của từng công trình, dự toán công trình và các yêu cầu tiến độ thi công đưa theo các chỉ tiêu kinh tế rồi đưa vào thi công cho các đội công trình. Các đội công trình căn cứ vào nhiệm vụ để thi công kịp thời. Trong quá trình thi công, những vật tư nào cần sử dụng thì lập kế hoạch sau đó gửi lên Phòng vật tư xem xét, xác nhận chuyển sang Phòng kế toán xin cấp vật tư. Đối với công trình có lượng vật tư tiêu hao lớn thì căn cứ khối lượng hiện vật thực hiện Nguyễn Hoàng Quỳnh 54 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp trong tháng, cán bộ kỹ thuật sẽ bóc tách lượng vật tư tiêu hao theo định mức để ghi phiếu xuất vật tư cho từng đối tượng sử dụng. Căn cứ vào kế hoạch về sử dụng số lượng vật tư theo yêu cầu được tính toán theo mức sử dụng, kế toán kho nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Phiếu xuất kho được viết thành 3 liên: Liên 1: Thủ kho gửi lại cho phân xưởng (nơi lập phiếu) Liên 2: Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho và sau đó sẽ chuyển cho phòng kế toán. Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. - Trình tự xuất vật liệu cho đội sản xuất: Mỗi đội sản xuất có một nhân viên kinh tế dưới sự chỉ đạo của đội trưởng đội sản xuất định kỳ, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu để xuất kho vật tư. Sau đó tiến hành mang lên phòng vật tư để kiểm tra đối chiếu tiêu hao nguyên vật liệu. Trước khi xuất vật tư, thủ kho tiến hành thủ tục pháp lý kiểm tra lại xem thực tế trong kho còn số vật liệu không, thủ kho và người xin lĩnh vật tư cùng ký vào phiếu xuất kho để thủ kho xuất vật liệu. Quy trình xuất kho nguyên vật liệu Biểu số 21 QUY TRÌNH HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU XUẤT KHO Ngƣời yêu cầu Kế toán Thủ kho Yêu cầu xuất kho Lập phiếu xuất kho Nhận phiếu Ký phiếu và nhận Xuất kho hàng Nhận lại phiếu Ghi sổ kế toán vật tư Ghi Thẻ kho Nguyễn Hoàng Quỳnh 55 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp VD3: Ngày 10/11/2010 công trình nhà máy lọc bụi tĩnh có nhu cầu về thép và xi măng. Bước 1: Vào mục xuất kho trên giao diện Bước 2: Nhập dữ liệu kế toán - Tại ô Đối tượng: chọn Nguyễn Thị Hảo - Tại ô Lý do xuất: xuất kho cho công trình nhà máy lọc bụi tĩnh - Tại ô Ngày chứng từ: 10/11/2010 - Tích chọn ô: xuất kho theo định mức NVL - Trang hàng tiền: + cột mã hàng: chọn THEPD6-8 và XMPCB40 + cột diễn giải, kho, TK Nợ, TK Có, ĐVT phần mềm sẽ cập nhật. + cột số lượng: ghi 2.000 và 50 tương ứng theo yêu cầu xuất kho. - Trang thống kê: + Tại ô ĐT tập hợp CP: chọn K19 Bước 3: Chọn nút Cất trên thanh công cụ để lưu vào máy tính các thông tin kế toán. Các thông tin trên phiếu kế toán là cơ sở để máy tự động cập nhật số liệu vào Phiếu xuất kho, Sổ nhật ký chung, Sổ cái TK152,131. Nguyễn Hoàng Quỳnh 56 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 22 Công ty Cổ phần Việt Thịnh Số 44B Lê Lai, Ngô Quyền, Hải Phòng PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƢ Ngày 02 tháng 11 năm 2010 Tên đơn vị lĩnh yêu cầu vật tư: K19 – Công trình nhà máy lọc bụi tĩnh Lý do yêu cầu: xuất kho cho sản xuất Số lượng Ngày cần STT Tên vật tư ĐVT yêu cầu nhận 1 Thép D6 - 8 kg 2.000 2 Xi măng PCB40 tấn 50 TP kinh doanh Ngƣời yêu cầu (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 23 GIAO DIỆN HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHO Nguyễn Hoàng Quỳnh 57 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 24 GIAO DIỆN TRANG HÀNG TIỀN Biểu số 25 GIAO DIỆN TRANG THỐNG KÊ Sau khi nhấn nút Cất, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào phiếu xuất kho Nguyễn Hoàng Quỳnh 58 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 26 Công ty Cổ phần Việt Thịnh Mẫu số: 01-VT Số 44B Lê Lai, Ngô Quyền, Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10 tháng 11 năm 2010 Nợ: Số: XK00848 Có: - Họ và tên người nhận: Nguyễn Thị Hảo - Lý do xuất kho: xuất kho cho sản xuất - Xuất tại kho: VT Tên, nhãn hiệu, Số lƣợng quy cách phẩm Đơn ST chất vật tƣ, dụng Mã số vị Yêu Thực Đơn giá Thành tiền T cụ sản phẩm, tính cầu xuất hàng hóa 1. Thép D6 -8 THEPD6-8 Kg 2.000 2.000 13.864 27.728.000 2. Xi măng PCB40 XMPCB40 Tấn 50 50 1.000.000 50.000.000 Cộng 77.728.000 - Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bảy mươi bảy triệu bảy trăn hai mươi tám nghìn đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 10 tháng 11 năm 2010 Ngƣời lập Ngƣời nhận Thủ kho KếKế toán toán trƣởng GiámGiám đốcđốc phiếu hàng ( Ký, họ tên) (( HoặcHoặc bộ bộ phận phận có ( (Ký, Ký, họ tên)tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) có nhunhu cầu cầu nhập) nhập) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Nguyễn Hoàng Quỳnh 59 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp 2.2.3.3 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Một trong những yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi phải theo dõi, phản ánh tình hình nhập, xuát kho nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng, giá trị thông qua công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Nhằm tiến hành công tác kế toán nguyên vật liệu một cách đơn giản, chính xác, đơn vị tiến hành hạch toán vật tư cuối kỳ theo phương pháp kê khai thường xuyên, sử dụng phương pháp thẻ song song. Việc áp dụng phương pháp này ở công ty được tiến hành như sau: - Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho. Theo chỉ tiêu khối lượng mỗi thứ vật liệu, công cụ dụng cụ được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu. - Phòng kế toán: Lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ đó đối chiếu với số liệu thực nhập, thực xuất rồi tiến hành ký xác nhận vào thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở một tờ sổ hoặc một số tờ sổ tuỳ theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho. VD3: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số NK00875 và Phiếu xuất kho số XK00848, thủ kho lập thẻ kho chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Nguyễn Hoàng Quỳnh 60 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 27 Công ty Cổ phần Việt Thịnh Mẫu số: S12-DN Số 44B Lê Lai, Ngô Quyền, Hải Phòng ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO (SỔ KHO) Tháng 11 năm 2010 Tờ số Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tƣ: Thép D6 -8 Đơn vị tính: kg Mã số: THEPD68 Số hiệu chứng Ngày Ký xác ST Ngày, Số lƣợng từ Diễn giải nhập nhận của T tháng Nhập Xuất xuất Nhập Xuất Tồn kế toán SDDK 322 NK 5 03/11 Nhập thép 03/11 3.594 329 00875 Xuất thép cho XK công trình xây 20 10/11 10/11 2.000 337 00848 tường bao đoạn AE+AB+BC Cộng cuối kỳ 4.369 3.975 716 - Sổ này có 3 trang, đánh số từ trang 1 đến trang 3 Ngày tháng năm Thủ kho Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký , họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Hoàng Quỳnh 61 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 28 Công ty Cổ phần Việt Thịnh Mẫu số: S12-DN Số 44B Lê Lai, Ngô Quyền, Hải Phòng ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO (SỔ KHO) Tháng 11 năm 2010 Tờ số Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tƣ: Xi măng PCB40 Đơn vị tính: tấn Mã số: XMPCB40 Số hiệu chứng Ngày Ký xác ST Ngày, Số lƣợng từ Diễn giải nhập nhận của T tháng Nhập Xuất xuất Nhập Xuất Tồn kế toán SDDK 12 NK 5 03/11 Nhập xi măng 03/11 63 80 00875 Xuất xi măngcho XK 20 10/11 công trình nhà 10/11 50 71 00848 máy lọc bụi tĩnh Cộng cuối kỳ 78 64 26 - Sổ này có 3 trang, đánh số từ trang 1 đến trang 3 - Ngày mở sổ: Ngày tháng năm Thủ kho Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký , họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) Muốn xem sổ sách, báo cáo chi tiết trong phần mềm chọn thư mục báo cáo trên thanh công cụ. Nguyễn Hoàng Quỳnh 62 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 29 GIAO DIỆN ĐẦU TIÊN KHI XEM SỔ SÁCH, BÁO CÁO Biểu số 30 GIAO DIỆN CHỌN BÁO CÁO CẦN XEM Nguyễn Hoàng Quỳnh 63 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 31 Mẫu số S10-DN Công ty Cổ phần Việt Thịnh Số 44B Lê Lai, Ngô Quyền, Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT TƢ HÀNG HÓA THEO CÔNG VIỆC Tháng 11 năm 2010 Tài khoản: 152 Mã kho:KVT Tên kho: Nhà xƣởng, phân xƣởng vật tƣ Chứng từ Đơn vị Nhập Xuất Tồn Ngày, Diễn giải tính Đơn giá Số Số Số Thành Số hiệu Thành tiền Thành tiền tháng lƣợng lƣợng lƣợng tiền A B C E 1 2 3 4 5 6 7 Mã hàng:THEPD68 Tên hàng: Thép D6-8 . . Nhập thép chưa NK00875 03/11 Kg 13.964 3.594 49.827.216 329 4.594.156 thanh toán . . Xuất thép cho XK00848 10/11 công trình nhà Tấn 2.000 27.928.000 máy lọc bụi tĩnh Cộng 4.369 61.008.716 3.975 55.506.900 716 9.998.224 Nguyễn Hoàng Quỳnh 64 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp A B C E 1 2 3 4 5 6 7 . . Mã hàng: XMPCB40 Tên hàng: Xi măng PCB40 Nhập xi măng NK00875 03/11 Tấn 1.000.000 63 63.000.000 12 80.000.000 chưa thanh toán . . Xuất xi măng cho XK00848 10/11 công trình nhà Tấn 1.000.000 50 50.000.000 71 71.000.000 máy lọc bụi tĩnh Cộng 78 78.000.000 64 64.000.000 26 26.000.000 - Sổ này có 4 trang, đánh số từ trang 1 đến trang 4 - Ngày mở sổ: Ngày tháng năm Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Hoàng Quỳnh 65 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Công ty Cổ phần Việt Thịnh Biểu số 32 Số 44B Lê Lai, Ngô Quyền, Hải Phòng Mẫu số S11-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BÁO CÁO TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – KHO THEO CÔNG VIỆC Tháng 11 năm 2010 Mã kho: K19 Tên kho: Nhà xƣởng, phân xƣởng nhà máy lọc bụi tĩnh Tên, quy cách Số tiền ST vật liệu, dụng Đơn Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Mã hàng T cụ, sản phẩm, vị Số Số Số Số Giá trị Giá trị Giá trị Giá trị hàng hóa lƣợng lƣợng lƣợng lƣợng . 1 THEPD68 Thép D6-8 Kg 322 4.464.208 4.369 61.008.716 3.975 55.506.900 394 5.501.816 2 XMPCB40 Xi măng PCB40 Tấn 12 12.000.000 78 78.000.000 64 64.000.000 26 26.000.000 3 SAT10 Sắt phi 10 kg 192 2.710.416 192 2.710.416 4 SAT16 Sắt phi 16 kg 105 1.470.000 105 1.470.000 Cộng ( Mã kho) 16.464.208 222.245.091 195.316.052 43.393.247 Ngƣời lập Kế toán trƣởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Hoàng Quỳnh 66 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp 2.2.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Song song với công việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là công việc không thể thiếu được trong công tác kế toán nguyên vật liệu. Hiện nay, công ty cổ phần Việt Thịnh đang áp dụng kế toán tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; tức là việc ghi chép tính toán tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ hợp lý được diễn ra thường xuyên liên tục. Trong quá trình hạch toán kế toán công ty cũng sử dụng các tài khoản có liên quan đến tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo phương pháp này. - Tài khoản sử dụng: Tại công ty, kế toán nguyên vật liệu sử dụng một số tài khoản sau: TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. + Các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu, công ty sử dụng tài khoản sau: TK 111: Tiền mặt. TK 112: Tiền gửi ngân hàng. TK 331: Phải trả cho người bán + Các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu, công ty sử dụng tài khoản sau: TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 627: Chi phí sản xuất chung. TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang. - Sổ sách sử dụng: Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán thích hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp có ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Chính vì vậy các loại Nguyễn Hoàng Quỳnh 67 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp sổ sách kế toán của công ty sử dụng đều phải tuân theo những quy định chung của hình thức này, bao gồm: - Sổ nhật ký chung - Sổ cái TK 152- Nguyên liệu, vật liệu - Sổ chi tiết nguyên vật liệu. Các sổ liên quan khác như sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp vật tư, sổ chi tiết TK 621, TK 623, TK642, 2.2.4.1 Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu tại công ty Do nguyên vật liệu của công ty được nhập hoàn toàn từ mua ngoài nên đã nảy sinh quan hệ thanh toán giữa công ty và các nhà cung cấp vật tư. Đối với những vật tư mua lẻ có giá trị nhỏ có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt. Còn đối với những vật tư có giá trị lớn, công ty thường sử dụng hình thức thanh toán bằng chuyển khoản.Hình thức này giúp cho việc thanh toán được dễ dàng và nhanh chóng. Bên cạnh đó công ty cũng dùng hình thức thanh toán trả chậm đối với những nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên với công ty. Cụ thể công việc hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu được thực hiện như sau: a. Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài chưa thanh toán Để theo dõi quan hệ mua bán với những nhà cung cấp, công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán từ TK331 – Phải trả người bán. Đât là sổ dung để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu và quá trình thanh toán cho từng nhà cung cấp của công ty. Hình thức mua nguyên vật liệu chưa thanh toán của công ty thường được áp dụng khi mua nguyên vật liệu của các nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên với công ty. Việc theo dõi các khoản thanh toán với người bán được kế toán thực hiện trên cả phần mềm kế toán.Căn cứ vào hóa đơn kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. VD3: Lấy VD1: Ngày 3/11/2010, mua thép và xi măng của doanh nghiệp tư nhân Phú Hương chưa thanh toán. Hoá đơn GTGT số 0024451: Biểu số 11. Nguyễn Hoàng Quỳnh 68 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Phiếu nhập kho số 00875 : Biểu số 15. Với phần mề kế toán sẽ giúp cho doanh nghiệp theo dõi chi tiết công nợ phải trả chi tiết theo từng người bán. Muốn xem sổ chi tiết thanh toán với người bán vào mục Báo cáo →Mua hàng → Sổ chi tiết mua hàng theo nhà cung cấp Chọn kỳ Báo cáo : Tháng 11 Mã nhà cung cấp : PHUHUONG Nguyễn Hoàng Quỳnh 69 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biếu số 33 SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI BÁN Tháng 11 năm 2010 Mã nhà cung cấp: PHUHUONG Tên nhà cung cấp: Doanh nghiệp tư nhân Phú Hương Loại tiền: VNĐ Ngày, tháng Chứng từ Số phát sinh Số dƣ TK ghi sổ Diễn giải ĐƢ Ngày Số hiệu Nợ Có Nợ Có tháng Số dƣ đầu kỳ 26.755.000 Mua hàng chưa 03/11 NK00875 03/11 152 112.827.216 thanh toán Mua hàng chưa 03/11 NK00875 03/11 1331 11.282.722 thanh toán Mua hàng chưa 05/11 NK00885 05/11 152 22.000.000 thanh toán Mua hàng chưa 05/11 NK00885 05/11 1331 2.200.000 thanh toán Thanh toán tiền 06/11 PC00972 06/11 1111 124.109.938 hàng Cộng 154.109.938 175.000.000 Số dƣ cuối kỳ 47.645.062 - Sổ này có 2 trang, đánh số từ trang số 01 đên trang 02 - Ngày mở sổ: . Ngày tháng năm Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Nguyễn Hoàng Quỳnh 70 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp b.Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt. Khi phát sinh nghiệp vụ mua nguyên vật liệu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, thủ quỹ thực hiện các nghiệp vụ chi tiền mặt mua nguyên vật liệu, ghi sổ quỹ hàng ngày, lập báo cáo quỹ cho phòng kế toán kèm theo tất cả các chứng từ chi làm cơ sở ghi sổ kế toán. VD2: Ngày 06/11/2010, công ty mua sắt tại công ty Cổ phần Bình Minh Anh thanh toán ngay bằng tiền mặt. Theo thoả thuận, toàn bộ chi phí vận chuyển bốc dỡ sẽ do bên bán chịu. Hình thức thanh toán: Tiền mặt. Khi nhận được hoá đơn GTGT trên: Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho để nhập dữ liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ cập nhật số liệu và lập phiếu chi. b.Đối với nguyên vật liệu mua về không qua kho Đối với nguyên vật liệu mua về không qua kho mà xuất thẳng xuống công trình như: đá, gạch, cát kế toán không hạch toán qua nghiệp vụ mua hang không qua kho của phần mềm mà vẫn hạch toán bình thường như mua hang chưa thanh toán để thuận tiện cho việc phân bổ số lượng của vật liệu tới từng công trình. Bởi vì, một hóa đơn mua vào với số lượng lớn có thể phân bổ nguyên vật liệu cho nhiều công trình. Căn cứ vào hóa đơn đầu vào kế toán tiến hành nhập kho như với trường hợp mua hàng bình thường 2.2.4.2 Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu tại công ty Việc xuất dùng nguyên vật liệu chủ yếu là phục vụ nhu cầu sản xuất. Tuỳ theo mục đích sử dụng, hạch toán tổng hợp xuất vật liệu sẽ phản ánh giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng vào bên Có TK152 và vào bên Nợ của các tài khoản có liên quan. Nguyễn Hoàng Quỳnh 71 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 34 Công ty Cổ phần Việt Thịnh Mẫu số: S03a-DN Số 44B Lê Lai, Ngô Quyền, Hải Phòng ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 11 năm 2010 Đơn vị tính: đồng Ngày, Chứng từ Số phát sinh Đã ghi STT Số hiệu tháng Ngày, Diễn giải Số hiệu sổ cái dòng TKĐƢ Nợ Có ghi sổ tháng A B C D E G H 1 2 Số lũy kế kỳ trƣớc chuyển sang 361.296.777.470 361.296.777.470 03/11 NK000875 03/11 Mua hàng chưa thanh toán × 152 112.827.216 03/11 NK000875 03/11 Mua hàng chưa thanh toán × 1331 11.282.722 03/11 NK000875 03/11 Mua hàng chưa thanh toán × 331 124.109.938 05/11 NK00876 05/11 Mua hàng thanh toán bằng tiền mặt × 152 4.180.416 05/11 NK00876 05/11 Mua hàng thanh toán bằng tiền mặt × 1331 418.042 05/11 NK00876 05/11 Mua hàng thanh toán bằng tiền mặt × 1111 4.598.458 05/11 NK00885 06/11 Mua hàng chưa thanh toán × 152 22.000.000 06/11 NK00885 06/11 Mua hàng chưa thanh toán × 1331 2.200.000 06/11 NK00885 06/11 Mua hàng chưa thanh toán × 112 24.200.000 A B C D E G H 1 2 Nguyễn Hoàng Quỳnh 72 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Số trang trƣớc chuyển sang 108.986.480 108.986.480 Điều chỉnh tăng giá thép cho công 06/11 NVK01991 06/11 × 621 2.041.230 trình nhà máy lọc bụi tĩnh Điều chỉnh tăng giá thép cho công × 06/11 NVK01991 06/11 331 2.041.230 trình nhà máy lọc bụi tĩnh Điều chỉnh giảm giá xi măng cho 06/11 NVK01998 06/11 × 331 481.370 công trình ĐHHH Điều chỉnh giảm giá xi măng cho 06/11 NVK01998 06/11 × 621 481.370 công trình ĐHHH 06/11 PC00972 06/11 Thanh toán tiền hàng 331 124.109.939 06/11 PC00972 06/11 Thanh toán tiền hàng 1111 124.109.939 . Xuất thép, xi măng cho công trình 10/11 XK00848 10/11 × 621 77.928.000 nhà máy lọc bụi tĩnh Xuất thép, xi măng cho công trình 10/11 XK00848 10/11 × 152 77.928.000 nhà máy lọc bụi tĩnh Cộng số phát sinh 266.531.494.619 266.531.494.619 Số lũy kế chuyển kỳ sau 627.828.272.089 627.828.272.089 - Sổ này có 46 trang, đánh số từ trang 1 đến trang 46 - Ngày mở sổ: Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Hoàng Quỳnh 73 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 35 Công ty Cổ phần Việt Thịnh Số 44B Lê Lai, Ngô Quyền, Hải Phòng SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 11 năm 2010 Tài khoản: 152 – Nguyên vật liệu Ngày TK Số CT Diễn giải Nợ Có hạch toán ĐƢ - Số dƣ đầu kỳ 5.812.057.802 Mua hàng chưa thanh NK00875 03/11 331 124.109.938 toán Mua hàng thanh toán NK00876 05/11 111 4.180.416 bằng tiền mặt Mua hàng chưa thanh NK00885 05/11 331 24.200.000 toán Xuất thép, xi măng cho XK00848 10/11 công trình nhà máy lọc 621 77.928.000 bụi tĩnh Xuất nguyên vật liệu XK00849 10/11 621 338.059.120 cho công trình ĐHHH Cộng 1.624.920.710 2.531.484.206 Số dƣ cuối kỳ 4.905.494.306 Ngƣời lập Kế toán trƣởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Hoàng Quỳnh 74 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 36 Công ty Cổ phần Việt Thịnh Số 44B Lê Lai, Ngô Quyền, Hải Phòng SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 11 năm 2010 Tài khoản: 331 – Phải trả ngƣời bán Ngày TK Số CT hạch Diễn giải Nợ Có ĐƢ toán - Số dƣ đầu kỳ 8.479.833.187 Mua hàng chưa thanh NK00875 03/11 152 112.827.216 toán Mua hàng chưa thanh NK00879 05/11 152 24.200.000 toán PC00972 06/11 Thanh toán tiền hàng 1111 124.109.938 Điều chỉnh tăng giá NVK01991 06/11 gạch cho công trình 621 2.041.230 ĐHHH Điều chỉnh giảm giá NVK01998 06/11 gạch cho công trình 621 481.370 ĐHHH Cộng số phát sinh 1.178.025.647 4.935.632.684 Số dƣ cuối kỳ 12.237.440.224 Ngƣời lập Kế toán trƣởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Hoàng Quỳnh 75 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp 2.2.5 Kế toán kiểm kê kho tại công ty Công ty Cổ phần Việt Thịnh tiến hành kiểm kê kho nhằm xác định chính xác số liệu, giá trị của từng loại nguyên vật liệu hiện có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó, việc kiểm kê giúp cho công ty phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời. - Trường hợp kiểm kê phát hiện vật liệu thiếu + Nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi sổ bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán. + Nếu giá trị nguyên vật liệu hao hụt nằm trong phạm vi hao hụt cho phép ( Hao hụt vật liệu trong định mức), ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 152 – Nguyên vật liệu + Nếu số hao hụt, mất mát chưa xác định rõ nguyên nhân phải chờ xử lý, căn cứ vào giá trị hao hụt, ghi: Nợ TK 138 – Phải thu khác (181 – Tài sản thiếu chờ xử lý) Có TK 152 – Nguyên vật liệu. Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định, ghi: Nợ TK 111, 138, 334, 632 Có TK 1381 - Trường hợp kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thừa + Nếu xác định là của doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 152 Có TK 711 + Nếu xác định phải là vật liệu thừa, trả người khác kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 002. Nếu quyết định mua số vật liệu đó, doanh nghiệp thông báo cho bên bán và ghi: Nợ TK 152 Có TK 338 Nguyễn Hoàng Quỳnh 76 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Mỗi kho được lập một ban kiểm kê gồn ba người: một thủ kho, một thống kê và một kế toán nguyên vật liệu. Kế toán thực hiện việc so sánh, đối chiếu giữa sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho, tìm ra nguyên nhân dư thừa hay thiếu hụt là do yếu tố thời tiết hay do cân, đong, đo, đếm Kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản kiểm kê do phòng kinh doanh lập cuối kỳ kiểm kê, biên bản được gửi lên phòng kế toán, kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại rồi tiến hành tính giá trị chênh lệch cho từng loại. Nguyễn Hoàng Quỳnh 77 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Công ty Cổ phần Việt Thịnh Biểu số 37 Số 44B Lê Lai, Ngô Quyền, Hải Phòng BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƢ - Thời gian kiểm kê 8 giờ, ngày 01 tháng 07 năm 2011 - Ban kiểm kê gồm: Thủ kho: Nguyễn Thị Lan Anh Thống kê: Đỗ Thành Tuấn Kế toán vật tư: Nguyễn Thị Lan - Đã kiểm kê kho có những lại vật tư sau: Theo sổ kế Theo kiểm kê Chênh lệch Tên, nhãn hiệu, toán quy Đơn Mã Đơn STT cách vật tƣ, vị Thừa Thiếu số giá Số Thành Số Thành dụng cụ, sản tính phẩm, hàng hóa lƣợng tiền lƣợng tiền Số Thành Số Thành lƣợng tiền lƣợng tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Thép tròn trơn 1 ф28 TT28 kg 925 960 35 2 Thép tấm TT Kg 560 560 3 Thép 9XC ф30 T30 kg 260,4 260,4 . Cộng Ngày 1 tháng 7 năm 2011 Thủ trƣởng đơn vị Phụ trách kế toán Thủ kho Trƣởng ban kiểm kê (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguyễn Hoàng Quỳnh 78 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Khi nhận được biên bản kiểm kê, kế toán tiến hành điều chỉnh tồn kho, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán theo các bước sau: Bước 1: Vào phân hệ kho → Điều chỉnh tồn kho Bước 2: Nhập dữ liệu vào máy theo thông tin trong biên bản kiểm kê kho Biểu số 38 GIAO DIỆN ĐIỀU CHỈNH TỒN KHO Nguyễn Hoàng Quỳnh 79 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp Chƣơng III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT THỊNH 3.1 Đánh giá chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Việt Thịnh Trải qua 9 năm thành lập và phát triển, Công ty Cổ phần Việt Thịnh đã và vẫn luôn khẳng định vị trí của mình trong nền Kinh tế quốc dân. Nhất là trong nền kinh tế thị trường mở cửa như hiện nay, công ty đã nhanh chóng tổ chức lại sản xuất và tham gia vào các hoạt động đấu thầu, không ngừng phấn đấu, tăng cường liên doanh, liên kết với các Công ty trong nước và các Công ty liên doanh với nước ngoài nhằm tạo sức mạnh trong việc tham gia đấu thầu xây lắp các công trình và đã góp phần rất lớn vào ngành xây dựng trong nước. Để đứng vững trên thị trường và tạo lập được uy tín của mình như hiện nay không thể không nói đến sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo công ty và sự vươn lên của các thành viên trong công ty. Tập thể lãnh đạo của công ty đã nhận ra những mặt yếu kém không phù hợp với cơ chế mới nên đã có nhiều biện pháp kinh tế hiệu quả, mọi sáng kiến luôn được phát huy nhằm từng bước khắc phục những khó khăn để hoà nhập với nền kinh tế thị trường. Bản thân công ty luôn phải tự tìm ra các nguồn vốn để sản xuất, tự mình tìm ra các nguồn nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất, đồng thời là một công ty nhạy bén với sự thay đổi và sự cạnh tranh trên thị trường, công ty luôn chú trọng tới việc nâng cao chất lượng công trình và công tác quản lý nói chung và công tác nguyên vật liệu nói riêng. Một trong những yêu cầu quan trọng mà công ty đề ra là phải tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Như đã biết, vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành. Do đó công tác quản lý và sử dụng vật liệu tốt sẽ góp phần thực hiện và đóng góp tốt mục tiêu hạ giá thành sản phẩm mà công ty đã đề ra. Điều này thể hiện ở sự chú trọng từ khâu thu mua, bảo quản cho đến khâu sử dụng vật liệu. Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác nguyên vật liệu ở Công ty Cổ Nguyễn Hoàng Quỳnh 80 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp phần Việt Thịnh, em nhận thấy công tác quản lý và hạch toán ở công ty có nhiều ưu điểm cần phát huy, cụ thể như sau: 3.1.1 Ƣu điểm. - Về bộ máy quản lý: cùng với sự lớn mạnh và phát triển của công ty (sự lớn mạnh không chỉ thể hiện qua cơ sở vật chất, kỹ thuật mà còn thể hiện ở khâu quản lý có trình độ), đó là công tác kế toán nói chung và công tác nguyên vật liệu nói riêng, không ngừng được hoàn thiện và nâng cao. Kế toán nguyên vật liệu ở công ty đã phản ánh chặt chẽ về tài sản cũng như nguồn cung ứng vốn của công ty, đồng thời cung cấp thông tin chính xác kịp thời cho Giám đốc, cho công tác quản lý, phân tích được các hoạt động kinh tế, thường xuyên giúp cho việc chỉ đạo nhập - xuất vật liệu một cách ổn định và nhanh chóng. Với đội ngũ kế toán được đào tạo khá vững và am hiểu như hiện nay là phù hợp với chức năng và nhiệm vụđã được phân công. - Về tình hình hạch toán nguyên vật liệu ở công ty: đây là khâu đặc biệt được công ty coi trọng ngay từ những chứng từ ban đầu cũng như những quy định rất chặt chẽ, được lập kịp thời, nội dung ghi đầy đủ rõ ràng, sổ sách được lưu chuyển theo dõi và lưu trữ khá hợp lý, không chồng chéo. Tổ chức theo dõi và ghi chép thường xuyên, liên tục thông qua các chứng từ như: phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và các loại sổ sách đã phản ánh đúng thực trạng biến động nguyên vật liệu ở công ty. - Về việc sử dụng hệ thống phần mềm kế toán máy: hiện nay công ty đang áp dụng phần mềm kế toán máy MISA2010 – là phần mềm kế toán phổ biến nhất tại Việt Nam hiện nay. Nó giúp cho công tác hạch toán kế toán tại công ty tốn ít nhân lực hơn mà hầu như vẫn đảm bảo về tiến độ công việc.Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm cần phát huy ở trên thì công tác nguyên vật liệu ở công ty còn có những hạn chế sau: 3.1.2 Một số hạn chế - Hiện nay, đơn vị có rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau. Quá trình cung cấp là bước khởi đầu của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tạo ra sản phẩm có chất lượng tốt. Việc cung ứng đủ số lượng là rất cần thiết, Nguyễn Hoàng Quỳnh 81 Lớp QT1104K
Khóa luận tốt nghiệp bảo đảm tiến độ thi công. Việc bảo đảm chất lượng cũng như kế hoạch thi công sản xuất là rất quan trọng. Nguyên vật liệu tốt hay xấu ảnh hưởng tới chất lượng công trình và lợi nhuận. Do đó khi nhập nguyên vật liệu cần phải đối chiếu với những tiêu chuẩn quy định với các hợp đồng đã ký để xem nguyên vật liệu có đáp ứng đủ tiêu chuẩn chất lượng hay chưa. Nhưng tại Công ty Cổ phần Việt Thịnh chưa có ban kiểm nghiệm vật tư do đó khi vật liệu mua về không được kiểm tra tỷ mỷ, khách quan cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và được nhập kho trên cơ sở kiểm tra của người cung ứng và thủ kho. Điều này có thể dẫn đến tình trạng nhập vật liệu không đủ quy cách, phẩm chất, bộ phận vật tư không nắm được tình hình thực tế trong kho vật liệu và dễ gây ra tiêu cực. - Công ty chưa xây dựng sổ danh điểm thống nhất cho toàn công ty, do đó gây khó khăn cho công việc quản lý vật tư. - Tại công ty, phế liệu thu hồi chưa được làm thủ tục nhập kho. Trong kho, tất cả các phế liệu thu hồi như gỗ, sắt, thép vụn đều có thể tận dụng được. Công ty chỉ để vào kho, không phản ánh trên các giấy tờ sổ sách cũng như giá trị. Điều đó, có thể dẫn đến việc hao hụt, mất mát phế liệu làm hao hụt nguồn thu của công ty. - Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Phương pháp này không phản ánh kịp thời giá trị nguyên vật liệu xuất kho tại thời điểm xuất. 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Việt Thịnh 3.2.1 Lập ban kiểm nghiệm vật liệu Công ty Cổ phần Việt Thịnh chưa tiến hành lập ban kiểm nghiệm vật liệu khi vật liệu được giao tại kho công trình. Ban kiểm nghiệm vật liệu có trách nhiệm đối chiếu mẫu mã, quy cách vật liệu với đơn đặt hàng của công ty xem có trùng khớp hay không. Từ đó để đảm bảo chất lượng của nguyên vật Nguyễn Hoàng Quỳnh 82 Lớp QT1104K