Khóa luận Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán vốn bằng tiền - Phạm Thị Hương Giang

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán vốn bằng tiền - Phạm Thị Hương Giang

1. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay khi xã hội càng phát triển, hoạt động sản xuất kinh doanh càng mở rộng, càng mang tính đa dạng, phức tạp thì nhu cầu thông tin càng trở nên bức thiết và quan trọng. Với sự phát triển thần tốc của nền kinh tế thị trường hiện nay, muốn đứng vững, hòa nhập và phát triển trên thị trường, các doanh nghiệp phải đạt kết quả cao trong sản xuất kinh doanh, xác định phương hướng trong đầu tư, đồng thời phải có những sách lược kinh doanh hợp lý. Một câu hỏi được đặt ra cho các nhà quản lý là làm thế nào để sửu dụng đồng vốn một cách hợp lý nhất và tạo ra lợi nhuận cao nhất khi sử dụng những đồng vốn đó. Để trả lời được câu hỏi này, đứng trên góc độ là kế toán trước hết phải tổ chức tốt khâu kế toán vốn bằng tiền vì vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng như thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Khi đã làm tốt khâu kế toán vốn bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghiệp nhìn nhận đúng thực trạng mọi quá trình kinh doanh, cung cấp các thông tin cần thiết một cách kịp thời, chính xác cho bộ máy lãnh đạo của doanh nghiệp để có các biện pháp phù hợp nhằm tiết kiệm tối đa các khoản chi phí phát sinh và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp, trong thời gian thực tập tại Chi nhánh Công ty TNHH MTV Xuất nhập khẩu Nông sản thực phẩm Hà Nội em đã có cơ hội nghiên cứu và tiếp cận với thực trạng công tác kế toán tại doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực vốn bằng tiền của Công ty nên em đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán vốn bằng tiền” nhằm củng cố kiến thức và hy vọng có một số ý kiến nhằm nâng cao công tác kế toán trong lĩnh vực này. Ngoài phần Mở đầu và phần Kết luận, nội dung bài khóa luận của em gồm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về công tác tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 1
2. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Công ty TNHH MTV Xuất nhập khẩu Nông sản thực phẩm Hà Nội. Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh Công ty TNHH MTV Xuất nhập khẩu Nông sản thực phẩm Hà Nội. Trong thời gian thực hiện khóa luận em đã nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình của Thạc sỹ Lê Thị Nam Phƣơng và các cán bộ trong phòng kế toán của công ty, vì thời gian có hạn và trình độ chuyên môn còn nhiều hạn chế nên bài khóa luận của em không thể tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự tham gia góp ý của các thầy cô giáo trong trường cũng như cán bộ phòng kế toán của Công ty để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Phạm Thị Hương Giang Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 2
3. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng CHƢƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP I. Những vấn đề chung về vốn bằng tiền. 1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền. Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn tại dưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng. Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành: - Tiền Việt Nam: là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Ngoại tệ: là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trưòng Việt nam như các đồng: đô la Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp ( FFr), yên Nhật ( JPY), đô la Hồng Kông ( HKD), mác Đức ( DM) - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên được lưu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thường khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh. Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại ,vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: - Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ ,bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. - Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng. - Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác. Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 3
4. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 2. Đặc điểm vốn bằng tiền. Vốn bằng tiền là phương tiện đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp khi mua sắm tài sản, công cụ, dụng cụ, nguyên nhiên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ. Vốn bằng tiền vừa là loại vốn có tính linh hoạt cao nhất, nó có thể chuyển đổi dùng thành loại tài sản khác, tính luân chuyển cao. Do đó nó cũng chính là đối tượng của sự gian lận, tham ô và tiêu cực trong doanh nghiệp. Bởi vậy vốn bằng tiền cần phải được quản lý hết sức chặt chẽ và cần được hạch toán theo các nguyên tắc, chế độ của hệ thống kế toán Việt Nam. 3. Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền. Vốn bằng tiền là loại tài sản đặc biệt, là vật ngang giá chung, do vậy trong quá trình quản lý rất dễ xảy ra tham ô lãng phí. Để quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền cần đảm bảo tốt các yêu cầu sau:  Mọi biến động của vốn bằng tiền phải làm đầy đủ thủ tục và phải có chứng từ gốc hợp lệ.  Việc sử dụng chi tiêu vốn bằng tiền phải đúng mục đích, đúng chế độ. 4. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền. Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau:  Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để đảm bảo giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền.  Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ thủ tục hạch toán vốn bằng tiền.  Thông qua việc ghi chép vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện các chênh lệch, xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch vốn bằng tiền. Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 4
5. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 5. Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền. Hạch toán vốn bằng tiền kế toán phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là Việt Nam Đồng (ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”) Trường hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh là ngoại tệ thì phải đồng thời theo dõi chi tiêu nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch. Ngoại tệ được hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ để ghi sổ (phải xin phép), nhưng khi lập báo cáo tài chính sử dụng ở Việt Nam phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch. Trường hợp doanh nghiệp thu, chi chủ yếu bằng ngoại tệ được quyết định lựa chọn đơn vị tiền tệ trong kế toán và chịu trách nhiệm về quyết định đó trước pháp luật, khi Báo cáo tài chính theo đơn vị tiền tệ trong kế toán (ngoại tệ) phải quy đổi báo cáo tài chính sang VND khi nộp cho cơ quan quản lý Nhà nước. Cuối niên độ kế toán, số dư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường liên Ngân hàng. Trường hợp tại ngày kết thúc kỳ kế toán không có tỷ giá bình quân liên Ngân hàng thì lấy tỷ giá bình quân liên Ngân hàng tại ngày gần nhất trước khi kết thúc kỳ kế toán. Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền, chỉ áp dụng cho các đơn vị không đăng ký kinh doanh vàng bạc, kim khí quý, đá quý, có thể áp dụng một trong các phương pháp tính giá hàng xuất kho như:  Bình quân gia quyền  Nhập trước xuất trước  Nhập sau xuất trước  Thực tế đích danh Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theo đối tượng, chất lượng Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào thời điểm tính toán để có được giá trị thực tế và chính xác. Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 5
6. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong việc thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao. II. Tổ chức kế toán vốn bằng tiền. 1. Luân chuyển chứng từ. Để thu thập thông tin đầy đủ chính xác về trạng thái và biến động của tài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là những phương tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng mẫu và phương pháp tính toán, nội dung ghi chép quy định. Một chứng từ hợp lệ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội dung, quy mô, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ, người lập chứng từ Cũng như các loại chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền luôn thường xuyên vận động, sự vận động hay sự luân chuyển đó được xác định bởi khâu sau: - Tạo lập chứng từ : do hoạt động kinh tế diễn ra thường xuyên và hết sức đa dạng nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều nội dung, đặc điểm khác nhau. Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu của quản lý là phiếu thu, phiếu chi hay các hợp đồng mà sử dụng một chứng từ thích hợp. Chứng từ phải lập theo mẫu Nhà nước quy định và có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan. - Kiểm tra chứng từ : khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ như các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ được kiểm tra nó mới được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán. - Sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: cung cấp nhanh thông tin cho người quản lý phần hành này: Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 6
7. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng + Phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán. + Lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó. - Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải được bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Lưu trữ chứng từ : Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, vừa là tài liệu lịch sử kinh tế của doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo nguyên tắc. + Chứng từ không bị mất. + Khi cần có thể tìm lại được nhanh chóng. + Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ sẽ được đưa ra huỷ. 2. Kế toán tiền mặt tại quỹ. Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý, tín phiếu và ngân phiếu. Trong mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt nhất định tại quỹ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của mình. Số tiền thường xuyên tồn quỹ phải được tính toán định mức hợp lý, mức tồn quỹ này tuỳ thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động, ngoài số tiền trên doanh nghiệp phải gửi tiền vào Ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính khác. Mọi khoản thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Trong các DNNN, thủ quỹ không trực tiếp mua bán vật tư, hàng hoá, hoặc không được kiêm nhiệm công tác kế toán. Tất cả các khoản thu, chi tiền mặt đều phải có chứng từ hợp lệ chứng minh và phải có chữ ký của Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị. Sau khi thực hiện thu, chi tiền, thủ quỹ giữ lại các chứng từ để cuối ngày ghi vào sổ quỹ kiêm báo các quỹ. Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ được lập thành 2 liên, một liên lưu lại làm sổ quỹ, một liên làm báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi gửi cho kế toán quỹ. Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số dư cuối ngày trên sổ quỹ. Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 7
8. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Hàng ngày sau khi nhận được báo cáo quỹ kèm các chứng từ gốc do thủ quỹ gửi đến, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra số liệu đã ghi trên sổ quỹ. Sau khi kiểm tra xong sổ quỹ, kế toán định khoản và ghi vào sổ tổng hợp tài khoản quỹ tiền mặt. 2.1. Nguyên tắc kế toán tiền mặt. Kế toán tiền mặt cần tuân theo những nguyên tắc sau: 1) Kế toán phản ánh vào TK 111 “tiền mặt”: số tiền mặt, ngân phiếu, vàng bạc, đá quý, thực nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với khoản tiền thu được chuyển ngay vào ngân hàng thì không ghi vào nợ TK 111 “tiền mặt” mà ghi vào TK 113 “tiền đang chuyển”. 2) Các khoản tiền mặt ngoại tệ, vàng bạc, đá quý do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp, được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền. 3) Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập, xuất quỹ đính kèm. 4) Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. 5) Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. 6) Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để ghi sổ kế toán. Trường hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt ngoại tệ bằng đồng Việt Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 8
9. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Nam thì được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Bên CÓ TK 1112 được quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 theo một trong các phương pháp : bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, thực tế đích danh. Tiền mặt bằng ngoại tệ được hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên TK 007 “ Ngoại tệ các loại” (TK ngoài Bảng cân đối kế toán). 7) Đối với vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở tài khoản tiền mặt chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý ở các doanh nghiệp có vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ tiền mặt thì việc nhập, xuất được hạch toán như các loại hàng tồn kho, khi sử dụng để thanh toán chi trả được hạch toán như ngoại tệ. 2.2. Chứng từ hạch toán tiền mặt tại quỹ. - Phiếu thu Mẫu số 01 - TT - Phiếu chi Mẫu số 02 – TT - Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số 03 – TT - Giấy thanh toán tiền tạm ứng Mẫu số 04 – TT - Giấy đề nghị thanh toán Mẫu số 05 – TT - Biên lai thu tiền Mẫu số 06 – TT - Bảng kê vàng bạc, kim khí quý, đá quý Mẫu số 07 – TT - Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) Mẫu số 08a – TT - Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí Mẫu số 08b – TT quý, đá quý) - Bảng kê chi tiền Mẫu số 09 - TT 2.3. Tài khoản sử dụng. Để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý kế toán sử dụng TK “111” – Tiền mặt. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 111 – Tiền mặt:  Bên NỢ: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ. Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 9
10. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. - Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ).  Bên CÓ: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ. - Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. - Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ).  Số dư bên NỢ: các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn quỹ tiền mặt. Tài khoản 111 – Tiền mặt, có 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1111 – tiền Việt Nam: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt. - Tài khoản 1112 – ngoại tệ: phản ánh tình hình thu, chi, tăng, giảm tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam. - Tài khoản 1113 – vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ. 2.4. Phƣơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu. 2.4.1. Kế toán tiền mặt bằng tiền Việt Nam. 2.4.1.1. Các nghiệp vụ làm tăng vốn bằng tiền ( ghi NỢ TK 111). 1) Thu tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhập quỹ tiền mặt. NỢ TK 111 Số tiền thu nhập quỹ theo tổng giá thanh toán CÓ TK 511, 512 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ CÓ TK 3331 Thuế GTGT phải nộp ( theo phương pháp khấu trừ) 2) Khi phát sinh các khoản doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập bằng tiền mặt tại quỹ. NỢ TK 111 Tổng số tiền nhập quỹ CÓ TK 515, 711 Tổng thu nhập Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 10
11. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng CÓ TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có) 3) Rút tiền gửi Ngân hàng (tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ) về nhập quỹ tiền mặt. NỢ TK 111 Số tiền nhập quỹ tăng thêm CÓ TK 112 Số tiền rút từ Ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 4) Vay ngắn hạn, dài hạn, vay khác bằng tiền mặt. NỢ TK 111 Số tiền nhập quỹ tăng thêm CÓ TK 311, 341 Vay ngắn hạn, dài hạn, vay khác 5) Thu hồi các khoản nợ phải thu về nhập quỹ tiền mặt. NỢ TK 111 Số tiền nhập quỹ tăng thêm CÓ TK 131 Phải thu của khách hàng CÓ TK 136 Phải thu nội bộ CÓ TK 138 Phải thu khác CÓ TK 141 Tạm ứng 6) Thu hồi các khoản đầu tư ngắn hạn, các khoản ký cược, ký quỹ hoặc thu hồi các khoản cho vay nhập quỹ tiền mặt. NỢ TK 111 CÓ TK 121, 128, 138, 144, 244, 228 7) Nhận khoản ký quỹ, ký cược của các đơn vị khác bằng tiền mặt. NỢ TK 111 Số tiền nhập quỹ CÓ TK 338 Phải trả, phải nộp khác CÓ TK 344 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn 8) Các khoản tiền thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân. NỢ TK 111 Số tiền tăng thêm CÓ TK 3381 Kiểm kê quỹ thừa so với sổ chưa rõ nguyên nhân 9) Nhận được vốn do được giao, nhận vốn góp bằng tiền mặt. NỢ TK 111 Số tiền nhập quỹ tăng thêm CÓ TK 411 Tăng do phát hành, bán cổ phiếu, nhận cấp phát 10) Nhận được tiền của Nhà nước thanh toán về các khoản trợ cấp, trợ giá Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 11
12. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng bằng tiền mặt. NỢ TK 111 Số tiền nhận được từ Nhà nước CÓ TK 3339 Các khoản trợ cấp, trợ giá 2.4.1.2. Các nghiệp vụ làm giảm vốn bằng tiền (ghi CÓ TK 111). 1) Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại Ngân hàng. NỢ TK 112 Số tiền rút ra từ Ngân hàng CÓ TK 111 Số tiền thực tế xuất quỹ 2) Chi tiền mặt mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa về nhập kho NỢ TK 152, 153, 156, 157 Giá mua vào chưa có thuế GTGT NỢ TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ CÓ TK 111 Số tiền thực tế xuất quỹ 3) Chi mua nguyên vật liệu đưa ngay vào sản xuất kinh doanh không qua nhập kho. NỢ TK 621, 623, 627, 641, 642 Tổng chi chưa có thuế GTGT NỢ TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ CÓ TK 111 Số tiền thực tế xuất quỹ 4) Xuất quỹ tiền mặt mua TSCĐ đưa ngay vào sử dụng. NỢ TK 211, 213 Giá mua TSCĐ chưa có thuế GTGt NỢ TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ CÓ TK 111 Số tiền thực tế xuất quỹ 5) Xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoán ngắn hạn, dài hạn hoặc đầu tư vào Công ty con, đầu tư vào Công ty liên kết, góp vốn liên doanh. NỢ TK 121, 221, 222, 223, 228 Vốn gốc CÓ TK 111 Số tiền thực tế xuất quỹ 6) Xuất quỹ tiền mặt đem đi ký quỹ, ký cược. NỢ TK 144, 244 Các khoản thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn CÓ TK 111 Số tiền thực tế xuất quỹ 7) Xuất quỹ tiền mặt thanh toán các khoản nợ phải trả. NỢ TK 311, 331, 333, 334, 336, 338 Các khoản nợ CÓ TK 111 Số tiền thực tế xuất quỹ Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 12
13. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 8) Xuất quỹ tiền mặt sử dụng cho hoạt động tài chính, hoạt động khác. NỢ TK 635 Chi phí tài chính NỢ TK 811 Chi phí khác CÓ TK 111 Số tiền thực tế xuất quỹ 9) Kiểm kê thiếu quỹ tiền mặt chưa xác định được nguyên nhân. NỢ TK 1381 Số tiền thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân CÓ TK 111 Số tiền thiếu hụt so với sổ sách 10) Trường hợp công ty cổ phần phát hành cổ phiếu, kế toán ghi nhận các chi phí trực tiếp liên quan đến việc phát hành cổ phiếu: NỢ TK 4112 Thặng dư vốn cổ phần CÓ TK 111 Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 13
14. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Kế toán tiền mặt bằng tiền Việt Nam được thể hiện qua sơ đồ 1 như sau: Sơ đồ 1 – Kế toán tiền mặt (VNĐ) 111 (1111) 112 (1121) 112 (1121) Rút TGNH Gửi tiền mặt nhập quỹ tiền mặt vào Ngân hàng 131, 136, 138 141, 144, 244 Thu hồi các Chi tạm ứng, ký cược, khoản nợ phải thu ký quỹ 141, 144, 244 121, 128, 221 Thu hồi các khoản Đầu tư ngắn hạn, ký cược, ký quỹ dài hạn 121, 128, 221 152, 153, 156, 211 Thu hồi Mua vật tư, hàng hóa, các khoản đầu tư CCDC, TSCĐ 311, 341 133 Vay ngắn hạn, Thuế GTGT được khấu trừ vay dài hạn 411, 441 627, 641, 642, Nhận vốn góp, Chi phí phát sinh vốn cấp 511, 512, 515, 711 311, 315, 331, Doanh thu HĐSXKD Thanh toán nợ và HĐ khác 3331 Thuế GTGT phải nộp Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 14
15. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 2.4.2. Kế toán tiền mặt bằng ngoại tệ. Đối với ngoại tệ, ngoài việc quy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi ngoại tệ trên tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”. Việc quy đổi ra đồng Việt Nam phải tuân thủ các quy định sau: - Đối với các tài khoản thuộc loại chi phí, thu nhập, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định dù doanh nghiệp có hay không sử dụng tỷ giá hạch toán, khi có phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đều phải luôn ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. - Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu, phải trả được ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phá sinh. Các khoản chênh lệch tỷ giá (nếu có) của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán vào TK 413- Chênh lệch tỷ giá. - Trường hợp đơn vị kế toán chủ yếu thu, chi bằng ngoại tệ thì được chọn một loại ngoại tệ làm đơn vị tiền tệ để ghi sổ kế toán, lập và trình bày báo cáo tài chính. Cuối niên độ kế toán, số chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá mua của Ngân hàng tại thời đểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán vào tài khoản 413.  Kết cấu tài khoản 007 – Ngoại tệ các loại  Bên Nợ : Ngoại tệ tăng trong kỳ.  Bên Có : Ngoại tệ giảm trong kỳ.  Dư Nợ : Ngoại tệ hiện có.  Kết cấu tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá.  Bên Nợ : + Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của vốn bằng tiền, vật tư, hàng hoá, nợ phải thu có gốc ngoại tệ. + Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ. + Xử lý chênh lệch tỷ giá.  Bên Có : + Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của vốn bằng tiền, vật tư, Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 15
16. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng hàng hoá và nợ phải thu có gốc ngoại tệ. + Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ. + Xử lý chênh lệch tỷ giá. Tài khoản này cuối kỳ có thể dư Có hoặc dư Nợ.  Dư Nợ: Chênh lệch tỷ giá cần phải được xử lý.  Dư Có: Chênh lệch tỷ giá còn lại. Số chênh lệch tỷ giá trên TK 413- Chênh lệch tỷ giá, chỉ được sử lý (ghi tăng hoặc giảm vốn kinh doanh, hạch toán vào lãi hoặc lỗ) khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền. 2.4.2.1. Kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ liên quan đến ngoại tệ là tiền mặt trong giai đoạn sản xuất kinh doanh. 1) Khi mua hàng hóa, dịch vụ thanh toán bằng tiền mặt là ngoại tệ. - Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch mua ngoài vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ: NỢ TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241, 623, 627, 641, 642, 133, (theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch) NỢ TK 635 Lỗ tỷ giá hối đoái CÓ TK 1112 Theo tỷ giá ghi sổ kế toán Đồng thời ghi đơn bên CÓ TK 007 - Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch mua ngoài vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ: NỢ TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241, 623, 627, 641, 642, 133 (theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch) CÓ TK 1112 Theo tỷ giá ghi sổ kế toán CÓ TK 515 Lãi tỷ giá hối đoái Đồng thời ghi đơn bên CÓ TK 007 - Khi nhận vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ của nhà cung cấp hoặc vay ngắn hạn, dài hạn, Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 16
17. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng NỢ các TK liên quan Theo tỷ giá hối đoái tạo ngày giao dịch CÓ TK 331, 311, 341, 336 Theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch 2) Khi thanh toán nợ phải trả - Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ phải trả: NỢ TK 311, 315, 331, 336, 341, 342, Tỷ giá ghi sổ NỢ TK 635 Lỗ tỷ giá hối đoái CÓ TK 1112 Theo tỷ giá giao dịch Đồng thời ghi đơn bên CÓ TK 007 - Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ phải trả: NỢ TK 311, 315, 331, 336, 341, 342, Tỷ giá ghi sổ kế toán CÓ TK 515 Lãi tỷ giá hối đoái CÓ TK 1112 Theo tỷ giá giao dịch Đồng thời ghi đơn bên CÓ TK 007 3) Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng ngoại tệ là tiền mặt. NỢ TK 1112 Tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng CÓ TK 511, 515, 711 Tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng Đồng thời ghi đơn bên NỢ TK 007 4) Khi thu được tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ. - Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ phải thu: NỢ TK 1112 Tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch NỢ TK 635 Lỗ tỷ giá hối đoái CÓ TK 131, 136, 138 Tỷ giá ghi sổ kế toán Đồng thời ghi đơn bên NỢ TK 007 - Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ phải thu: NỢ TK 1112 Tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch CÓ TK 515 Lãi tỷ giá ghi sổ kế toán CÓ TK 131, 136, 138 Tỷ giá ghi sổ kế toán Đồng thời ghi đơn bên NỢ TK 007 Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 17
18. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 2.4.2.2. Kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ liên quan đến ngoại tệ là tiền mặt của hoạt động đầu tƣ XDCB (giai đoạn trƣớc hoạt động). 1) Khi mua ngoài vật tư, dịch vụ, TSCĐ, thiết bị, khối lượng xây dựng, lắp đặt do người bán hoặc bên nhận thầu bàn giao. - Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá trong giao dịch thanh toán: NỢ TK 151, 152, 211, 213, 241, Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch NỢ TK 4132 Lỗ tỷ giá hối đoái CÓ TK 1112 Tỷ giá ghi sổ kế toán Đồng thời ghi đơn bên CÓ TK 007 - Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá trong giao dịch thanh toán: NỢ TK 151, 152, 211, 213, 241, Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch CÓ TK 1112 Tỷ giá ghi sổ kế toán CÓ TK 413 Lãi tỷ giá hối đoái Đồng thời ghi đơn bên CÓ TK 007 2) Khi thanh toán các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ. - Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ: NỢ TK 311, 315, 336, 341, 342, , Tỷ giá ghi sổ kế toán NỢ TK 4132 Lỗ tỷ giá hối đoái CÓ TK 1112 Tỷ giá tại ngày giao dịch Đồng thời ghi đơn bên CÓ TK 007 - Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán nợ: NỢ TK 311, 315, 336, 341, 342, Tỷ giá ghi sổ kế toán CÓ TK 1112 Tỷ giá tại ngày giao dịch CÓ TK 4132 Lãi tỷ giá hối đoái Đồng thời ghi đơn bên CÓ TK 007 3) Hàng năm, chênh lệch tỷ giá đã thực hiện phát sinh trong giai đoạn đầu tư xây dựng (giai đoạn trước hoạt động) được phản ánh lũy kế trên TK 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái” (4132) cho đến khi hoàn thành đầu tư XDCB và được xử lý, hạch toán theo quy định. Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 18
19. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 2.4.2.3. Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái của các khoản ngoại tệ là tiền mặt khi đánh giá lại cuối năm. Ở thời điểm cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư TK 111 “Tiền mặt” có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái ở thời điểm cuối năm tài chính (tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm khóa sổ lập báo cáo tài chính), có thể phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái (lãi hoặc lỗ). Doanh nghiệp phải chi tiết khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại của hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản (giai đoạn trước hoạt động) (TK 4312) và của hoạt động sản xuất kinh doanh (TK 4131). - Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái ghi: NỢ TK 1112 CÓ TK 413 (4131, 4132) - Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái ghi: NỢ TK 413 (4131, 4132) CÓ TK 1112 Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 19
20. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Kế toán tiền mặt bằng ngoại tệ được thể hiện qua sơ đồ 2 như sau: Sơ đồ 2 – Kế toán tiền mặt bằng ngoại tệ 131, 136, 138 111 (1112) 311, 331, 336, 338 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Tỷ giá Tỷ giá thực tế Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá ghi sổ ghi sổ hoặc bình quân của ngoại tệ khi nhận nợ khi nhận nợ liên Ngân hàng xuất dùng 515 635 515 635 Lãi Lỗ Lãi Lỗ 511, 515, 711 152, 153, 156, 133 Doanh thu, TNTC, TN khác Mua vật tư, hàng hóa, công bằng ngoại tệ cụ, TSCĐ bằng ngoại tệ (Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH tại Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế thời điểm phát sinh nghiệp vụ) của ngoại tệ tại thời điểm xuất dùng PS nghiệp vụ 515 635 Lãi Lỗ Đồng thời ghi NỢ TK 007 413 Đồng thời ghi CÓ TK 007 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh 413 giá lại số dư ngoại tệ cuối năm Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 20
21. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 2.4.3. Kế toán tiền mặt là vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vàng, bạc, kim khí quý, đá quý thì doanh nghiệp phản ánh vào TK 111 (1113). Do vàng, bạc, kim khí quý, đá quý có giá trị cao nên khi mua cần có đầy đủ các thông tin như: ngày mua, mẫu mã, độ tuổi, giá thanh toán - Đối với vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh ở tài khoản tiền mặt chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. - Khi phát sinh nghiệp vụ có vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ tiền mặt thì ghi sổ theo giá mua thực tế (giá hóa đơn hoặc giá được thanh toán). - Khi xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý có thể tính giá bình quân hoặc giá thực tế đích danh. Tuy nhiên do vàng, bạc, kim khí quý, đá quý là loại tài sản có giá trị lớn và mang tính tách biệt nên phương pháp tính giá thực tế đích danh thường được sử dụng. - Nếu có chênh lệch giữa giá xuất và giá thanh toán tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ thì được phản ánh vào TK 711 hoặc TK 811. - Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhận ký cược, ký quỹ nhập theo giá nào thì khi xuất hoàn trả lại phản ánh theo giá đó và phải đếm số lượng, cân trọng lượng và giám định chất lượng trước khi niêm phong.  Phương pháp hạch toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ tiền mặt. 1) Mua vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ. NỢ TK 1113 Giá mua thực tế trên hóa đơn CÓ TK 111, 112 Giá mua thực tế trên hóa đơn 2) Nhận ký cược, ký quỹ bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. NỢ TK 1113 Giá trị thực tế nhập quỹ CÓ TK 338 (3388) Nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn CÓ TK 344 Nhận ký cược, ký quỹ dài hạn 3) Hoàn lại tiền ký cược, ký quỹ bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. NỢ TK 338 (3388), 344 Giá thực tế lúc nhận ký cược, ký quỹ CÓ TK 1113 Giá thực tế lúc nhận ký cược, ký quỹ Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 21
22. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 4) Xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đem ký cược, ký quỹ. NỢ TK 144, 244 Theo tỷ giá thực tế xuất quỹ CÓ TK 1113 Theo tỷ giá thực tế xuất quỹ 5) Khách hàng trả nợ bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. NỢ TK 1113 Giá thực tế khi được thanh toán NỢ TK 811 Chênh lệch khi giá thanh toán nhỏ hơn lúc ghi nhận nợ CÓ TK 131 Giá thực tế lúc ghi nhận nợ phải thu CÓ TK 711 Chênh lệch khi giá thanh toán lớn hơn lúc ghi nhận nợ 6) Xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý để thanh toán nợ. NỢ TK 331 Giá lúc ghi nhận nợ phải trả NỢ TK 811 Chênh lệch khi giá thanh toán nhỏ hơn lúc ghi nhận nợ CÓ TK 1113 Giá thực tế xuất quỹ CÓ TK 711 Chênh lệch khi giá thanh toán lớn hơn lúc ghi nhận nợ III. Kế toán tiền gửi Ngân hàng Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các khoản thanh toán giữa doanh nghiệp với các cơ quan, tổ chức kinh tế khác được thực hiện chủ yếu qua Ngân hàng, đảm bảo cho việc thanh toán vừa an toàn, vừa thuận tiện, vừa chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật thanh toán. Theo chế độ quản lý tiền mặt và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, toàn bộ số tiền của doanh nghiệp trừ số được giữ tại quỹ tiền mặt đều phải gửi vào tài khoản tại Ngân hàng. Các khoản tiền của doanh nghiệp tại Ngân hàng bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, trên các tài khoản tiền gửi chính, tiền gửi chuyên dùng cho các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như tiền lưu ký, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền, thư tín dụng. Để chấp hành tốt kỷ luật thanh toán đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số dư của từng loại tiền gửi. 3.1. Nguyên tắc kế toán tiền gửi Ngân hàng. - Khi phát hành các chứng từ tài khoản TGNH, các doanh nghiệp chỉ được phép phát hành trong phạm vi số dư tiền gửi của mình. Nếu phát hành quá số dư là doanh nghiệp vi phạm kỷ luật thanh toán và phải chịu phạt theo chế độ quy Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 22
23. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng định. Chính vì vậy, kế toán trưởng phải thường xuyên phản ánh được số dư tài khoản phát hành các chứng từ thanh toán. - Khi nhận được các chứng từ do Ngân hàng gửi đến kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời. Nếu đến cuối kỳ vẫn chưa xác định rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo giấy báo hay bản sao kê của Ngân hàng. Số chênh lệch được ghi vào các Tài khoản chờ xử lý (TK 138.3- tài sản thiếu chờ xử lý, TK 338.1- Tài sản thừa chờ xử lý). Sang kỳ sau phải tiếp tục kiểm tra đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ. - Trường hợp doanh nghiệp mở TK TGNH ở nhiều Ngân hàng thì kế toán phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. - Tại những đơn vị có bộ phận phụ thuộc cần mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán. kế toán phải mở sổ chi tiết để giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng loại tiền gửi nói trên. 3.2. Chứng từ hạch toán tiền gửi Ngân hàng. Căn cứ để ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi của doanh nghiệp là các giấy báo Có, giấy báo Nợ hoặc các bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc như uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản Khi nhận được các chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải tiến hành kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu kế toán của đơn vị với ngân hàng thì vẫn phải ghi theo chứng từ của ngân hàng, số chênh lệch được theo dõi riêng ở tài khoản phải thu hoặc phải trả khác, đồng thời thông bao cho ngân hàng đối chiếu. 3.3. Tài khoản sử dụng. Để phản ánh tình hình tăng giảm và số hiện có về các tài khoản tiền gửi Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 23
24. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng của doanh nghiệp kế toán sử dụng TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, TK này có kết cấu và nội dung như sau:  Bên NỢ: - Các khoản tiền gửi ở Ngân hàng và các tổ chức tài chính tăng trong kỳ - Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng (đối với tiền gửi ngoại tệ).  Bên CÓ: - Các khoản tiền gửi ở Ngân hàng và các tổ chức tài chính giảm trong kỳ. - Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm (đối với tiền gửi ngoại tệ).  Số dư bên NỢ: - Các khoản tiền gửi ở Ngân hàng và các tổ chức tài chính hiện còn cuối kỳ. Tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân hàng có 3 tài khoản cấp hai: - TK 1121: Tiền Việt Nam. - TK 1122: Ngoại tệ. - TK 1123: Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. 3.4. Phƣơng pháp hạch toán. 3.4.1. Kế toán tiền gửi Ngân hàng bằng tiền Việt Nam. 3.4.1.1. Các nghiệp vụ làm tăng tiền gửi Ngân hàng. 1) Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại Ngân hàng. NỢ TK 112 CÓ TK 111 2) Nhận được giấy báo CÓ của Ngân hàng về số tiền đang chuyển đã vào tài khoản của Ngân hàng. NỢ TK 112 CÓ TK 113 3) Khách hàng trả nợ hoặc ứng trước cho doanh nghiệp bằng chuyển khoản. NỢ TK 112 CÓ TK 131 4) Thu hồi các khoản tiền ký quỹ, ký cược bằng tiền gửi Ngân hàng. NỢ TK 112 CÓ TK 144, 244 Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 24
25. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 5) Nhận góp liên doanh, vốn góp cổ phần do các thành viên góp vốn chuyển đến bằng tài khoản. NỢ TK 112 CÓ TK 411 6) Nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn bằng chuyển khoản. NỢ TK 112 CÓ TK 334, 338 7) Thu hồi các khoản đầu tư ngắn hạn bằng chuyển khoản. NỢ TK 112 CÓ TK 121, 128 Vốn góp CÓ TK 515 Lãi từ vốn góp CÓ TK 3331 Thuế GTGT phải nộp 8) Thu tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc thu từ hoạt động tài chính, hoạt động khác bằng chuyển khoản. NỢ TK 112 CÓ TK 511, 515, 711 CÓ TK 3331 9) Thu lãi tiền gửi Ngân hàng. NỢ TK 112 CÓ TK 515 3.4.1.2. Các nghiệp vụ làm giảm tiền gửi Ngân hàng. 1) Rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt. NỢ TK 111 CÓ TK 112 2) Chuyển tiền gửi Ngân hàng đi ký quỹ, ký cược (ngắn hạn, dài hạn). NỢ TK 144, 244 CÓ TK 112 3) Chuyển tiền gửi Ngân hàng đi đầu tư tài chính ngắn hạn. NỢ TK 121, 128 CÓ TK 112 Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 25
26. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 4) Trả tiền mua vật tư, công cụ, hàng hóa về dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ bằng tiền gửi Ngân hàng. NỢ TK 152, 153, 156, 157 NỢ TK 1331 CÓ TK 112 5) Trả tiền mua TSCĐ, BĐS đầu tư dài hạn, chi phí đầu tư xây dựng cơ bản phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ. NỢ TK 211, 213, 217, 221, 222, 228, 241 NỢ TK 1332 CÓ TK 112 6) Thanh toán các khoản nợ phải trả bằng chuyển khoản. NỢ TK 311, 315, 331, 333, 336, 338, 341, 342 CÓ TK 112 7) Trả vốn góp hoặc trả cổ tức, lợi nhuận cho các bên góp vốn, chi các quỹ doanh nghiệp bằng tiền gửi Ngân hàng. NỢ TK 411, 421, 414, 415, 418 CÓ TK 112 8) Thanh toán các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại cho người mua bằng chuyển khoản. NỢ TK 521, 531, 532 NỢ TK 3331 CÓ TK 112 9) Chi bằng tiền gửi Ngân hàng liên quan đến các khoản CP sử dụng máy thi công, CP SXC, CP BH, CP QLDN, CP HĐTC, CP khác NỢ TK 623, 627, 641, 642, 635, 811 NỢ TK 1331 CÓ TK 112 Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 26
27. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Sơ đồ 3 – Kế toán tiền gửi Ngân hàng (VNĐ) 111 112 (1121) 111 Gửi tiền mặt vào Ngân hàng Rút tiền gửi Ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 131, 136, 138 141, 144, 244 Thu hồi các khoản Chi tạm ứng, nợ phải thu ký cược, ký quỹ 141, 144, 244 121, 128, 221 Thu hồi các khoản Đầu tư ngắn hạn, dài hạn ký cược, ký quỹ 121, 128, 221 152, 153, 156, Thu hồi các khoản đầu tư Mua vật tư, hàng hóa, công cụ, TSCĐ 311, 341 133 Vay ngắn hạn, Thuế GTGT được KT vay dài hạn 411, 441 627, 641, 642 Nhận vốn góp, vốn cấp Chi phí phát sinh 511, 512, 515, 711 311, 315, 331 Doanh thu HĐSXKD Thanh toán các khoản nợ và HĐ khác Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 27
28. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 3.4.2. Kế toán tiền gửi Ngân hàng bằng ngoại tệ. Kế toán thực hiện tương tự phần “Kế toán tiền mặt bằng ngoại tệ”. Sơ đồ 4 – Kế toán tiền gửi Ngân hàng (ngoại tệ) 131, 136, 138 112 (1122) 311, 331, 336, 338 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Tỷ giá Tỷ giá thực tế Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá ghi sổ ghi sổ hoặc bình quân của ngoại tệ khi nhận nợ khi nhận nợ liên Ngân hàng xuất dùng 515 635 515 635 Lãi Lỗ Lãi Lỗ 511, 515, 711 152, 153, 156, 133 Doanh thu, TNTC, TN khác Mua vật tư, hàng hóa, công bằng ngoại tệ cụ, TSCĐ bằng ngoại tệ (Tỷ giá thực tế hoặc BQLNH tại Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá thực tế thời điểm phát sinh nghiệp vụ) của ngoại tệ tại thời điểm xuất dùng PS nghiệp vụ 515 635 Lãi Lỗ Đồng thời ghi NỢ TK 007 413 Đồng thời ghi CÓ TK 007 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh 413 giá lại số dư ngoại tệ cuối năm Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối năm Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 28
29. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 4. Kế toán tiền đang chuyển. Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc gửi vào bưu điện để chuyển vào Ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản của Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận đực giấy báo có của Ngân hàng. Tiền đang chuyển bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang ở trong các trường hợp sau: - Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho Ngân hàng. - Chuyển tiền qua bưu điện trả cho các đơn vị khác. - Thu tiền bán hàng nộp thuế ngay cho kho bạc (giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và kho bạc nhà nước) - Tiền doanh nghiệp đã lưu ý cho các hình thức thanh toán séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền 4.1. Chứng từ sử dụng. Giấy báo nhận tiền của đơn vị đang chuyển tiền, phiếu chi, giấy nộp tiền, phiếu chuyển tiền qua bưu điện, giấy báo CÓ, bản sao kê Ngân hàng. 4.2. Tài khoản sử dụng. Việc hạch toán tiền đang chuyển được thực hện trên tài khoản 113- “Tiền đang chuyển”. Nội dung và kết cấu của tài khoản này:  Bên NỢ : - Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, séc đã nộp vào Ngân hàng hoặc đã chuyển bưu điện để chuyển vào Ngân hàng. - Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ.  Bên CÓ: - Số kết chuyển vào TK 112 hoặc các tài khoản có liên quan. - Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tiền đang chuyển cuối kỳ.  Dư NỢ : Các khoản tiền còn đang chuyển đến cuối kỳ. Tài khoản 113 có hai tài khoản cấp hai: Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 29
30. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng - TK 1131 “Tiền Việt Nam”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam. - TK 1132 “Ngoại tệ”: Phản ánh tiền đang chuyển bằng ngoại tệ. 4.3.Phƣơng pháp hạch toán. 4.3.1. Các nghiệp vụ làm tăng tiền đang chuyển. 1) Thu tiền bán hàng, tiền nợ của khách hàng hoặc các khoản thu nhập khác bằng tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào Ngân hàng (không qua quỹ) nhưng chưa nhận được Giấy báo CÓ của Ngân hàng. NỢ TK 113 CÓ TK 131, 331, 511, 515, 711 2) Xuất quỹ tiền mặt gửi vào Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo CÓ của Ngân hàng. NỢ TK 113 CÓ TK 111 3) Làm thủ tục chuyển tiền từ TK của Ngân hàng cho chủ nợ nhưng chưa nhận được giấy báo NỢ của Ngân hàng. NỢ TK 113 CÓ TK 112 4) Khách hàng chuyển trước tiền mua hàng bằng séc, đơn vị đã nộp séc vào Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo CÓ của Ngân hàng. NỢ TK 113 CÓ TK 131 5) Cuối niên độ kế toán đánh giá lại số dư ngoại tệ trên TK 113, phát sinh chênh lệch tỷ giá tăng. NỢ TK 113 CÓ TK 413 4.3.2. Các nghiệp vụ làm giảm tiền đang chuyển. 1) Ngân hàng báo CÓ các khoản tiền đang chuyển đã chuyển vào tài khoản tiền gửi của đơn vị. NỢ TK 112 CÓ TK 113 Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 30
31. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 2) Ngân hàng báo NỢ các khoản tiền đang chuyển đã chuyển cho người bán, cung cấp dịch vụ. NỢ TK 331 CÓ TK 113 3) Cuối niên độ kế toán đánh giá lại số dư ngoại tệ trên TK 113, phát sinh chênh lệch tỷ giá giảm. NỢ TK 413 CÓ TK 113 Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 31
32. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Sơ đồ 5 – Kế toán tiền đang chuyển 111, 112 113 112 Xuất tiền mặt gửi vào Ngân hàng Nhận được giấy báo CÓ của hoặc chuyển tiền trả nợ nhưng Ngân hàng về số tiền gửi chưa nhận được giấy báo CÓ 131 331 Thu nợ nộp thẳng vào Ngân Nhận được giấy báo NỢ hàng nhưng chưa nhận được của Ngân hàng về số tiền giấy báo CÓ đã trả nợ 511, 512, 515, 711 Thu tiền nộp thẳng vào Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo CÓ 3331 Thuế GTGT phải nộp 413 413 Chênh lệch tỷ giá tăng Chênh lệch tỷ giá giảm Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 32
33. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 5. Hình thức sổ kế toán. Thực hiện ghi chép vào sổ sách kế toán là công việc có khối lượng rất lớn và phải thực hiện thường xuyên, hàng ngày. Do đó, cần phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý hệ thống kế toán mới có thể tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các chỉ tiêu kinh tế theo yêu cầu của công tác quản lý tại doanh nghiệp hoặc các báo cáo kế toán gửi cho cấp trên hay tại cơ quan Nhà nước. Hình thức tổ chức sổ kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: số lượng các mẫu sổ, kết cấu từng loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép từng loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán với nhau và giữa sổ kế toán và báo cáo kế toán. Việc lựa chọn nội dung và hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp với doanh nghiệp phụ thuộc vào một số điều kiện sau: - Đặc điểm của từng loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tính chất phức tạp của hoạt động tài chính, quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít. - Yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ quản lý. - Trình độ nghiệp vụ và năng lực công tác của nhân viên kế toán. - Điều kiện và phương tiện vật chất phục vụ cho công tác kế toán. Hiện nay, theo chế dộ quy định có 5 hình thức tổ chức sổ kế toán :  Nhật ký - sổ cái  Nhật ký chung  Nhật ký chứng từ  Chứng từ ghi sổ.  Kế toán máy 5.1. Hình thức Nhật ký sổ cái. Đặc điểm chủ yếu : hình thức sổ kế toán Nhật ký- Sổ cái có đặc điểm chủ yếu là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với việc phân loại theo hệ thống vào sổ Nhật ký- Sổ cái. Hệ thống sổ bao gồm: - Sổ kế toán tổng hợp: sử dụng duy nhất một sổ là sổ Nhật ký- sổ cái. Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 33
34. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng - Sổ kế toán chi tiết: bao gồm sổ chi tiết TSCĐ, vật liệu thành phẩm tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu quản lý đối với từng đối tượng cần hạch toán chi tiết mà kết cấu, mỗi sổ kế toán chi tiết ở mỗi doanh nghiệp đều có thể khác nhau. 5.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ. Đặc điểm chủ yếu: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Trong hình thức này việc ghi sổ kế toán theo thứ tự thời gian tách rời với việc ghi sổ kế toán theo hệ thống trên 2 loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng ký CT- GS và sổ cái các tài khoản. Hệ thống sổ kế toán : - Sổ kế toán tổng hợp : gồm sổ đăng ký CT- GS và sổ cái các tài khoản. - Sổ kế toán chi tiết : tương tự trong NK- SC. 5.3. Hình thức Nhật ký – chứng từ. Đặc điểm chủ yếu : kết hợp giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Hệ thống sổ kế toán : - Sổ kế toán tổng hợp : các nhật ký chứng từ, các bảng kê. - Sổ kế toán chi tiết : ngoài các sổ kế toán chi tiết sử dụng như trong hai hình thức trên (CT- GS và NK- SC) còn sử dụng các bảng phân bổ. 5.4. Hình thức Nhật ký chung. Đặc điểm chủ yếu: các nghiệp vụ kinh tế được phát sinh vào chứng từ gốc để ghi sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) rồi ghi vào sổ cái. Hệ thống sổ: - Sổ kế toán tổng hợp: sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng, sổ cái các tài khoản (111, 112, 113). - Sổ kế toán chi tiết: tương tự như các hình thức trên. Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 34
35. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 5.5. Hình thức Kế toán máy. Đặc điểm chủ yếu: công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán được quy định. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải được in đầy đủ sổ kế toán và Báo cáo tài chính theo quy định. Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 35
36. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng CHƢƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CN CÔNG TY TNHH MTV XNK NÔNG SẢN THỰC PHẨM HÀ NỘI 1. Khái quát về CN Công ty TNHH MTV Xuất nhập khẩu Nông sản thực phẩm Hà Nội. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển tại CN Công ty TNHH MTV Xuất nhập khẩu Nông sản thực phẩm Hà Nội. 1.1.1. Lịch sử hình thành Công ty. Chi nhánh Công ty TNHH MTV Xuất nhập khẩu Nông sản thực phẩm Hà Nội được thành lập từ Công ty Xuất nhập khẩu Nông sản I Hải Phòng thuộc Tổng Công ty Xuất nhập khẩu Nông sản Việt Nam ( AGREXPORT VN) theo quyết định số 251 NN – TCCB/QĐ ngày 07 tháng 03 năm 1996 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn. Hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 302935 ngày 19/09/1996 của Ủy ban Kế hoạch Thành phố Hải Phòng theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đơn vị trực thuộc Doanh nghiệp Nhà nước số 2016000020 đăng ký lần đầu ngày 07 tháng 10 năm 1999, đăng ký thay đổi lần thứ nhất ngày 14 tháng 07 năm 2006 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hải Phòng cấp. Từ năm 1996 đến thàng 7 năm 2010, Công ty hoạt động với tên là: CN Công ty Xuất nhập khẩu Nông sản thực phẩm Hà Nội tại Hải Phòng. Tháng 7 năm 2010, Công ty chuyển đổi tên doanh nghiệp thành CN Công ty TNHH Một thành viên Xuất nhập khẩu Nông sản thực phẩm Hà Nội.  Tên doanh nghiệp: CN Công ty TNHH MTV Xuất nhập khẩu Nông sản thực phẩm Hà Nội.  Số điện thoại: 0313.920243  Fax: 0313.920454  Địa chỉ: số 25 Lương Khánh Thiện, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng. Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 36
37. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng  Tài khoản: 020-0101-0036323 Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam chi nhánh Hải Phòng. 003-100-0001083 Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chi nhánh Hải Phòng.  Mã số thuế: 0100101682002-1 1.1.2. Nguồn vốn. Từ khi thành lập đến nay Công ty luôn cố gắng bảo toàn phát triển và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của mình một cách hiệu quả và hợp lý. Tổng nguồn vốn của CN Công ty TNHH MTV Xuất nhập khẩu Nông sản thực phẩm Hà Nội tính đến ngày 31/12/2011 là 7.045.736.110đ. 1.1.3. Ngành nghề kinh doanh. Công ty bắt đầu đi vào hoạt động từ năm 1996, là một doanh nghiệp thuộc sự quản lý của Nhà nước, thực hiện tốt những nghĩa vụ của mình đối với pháp luật. Trong thời kỳ đổi mới, ngoài việc tiếp tục duy trì lĩnh vực kinh doanh truyền thống của mình, Công ty đã mở rộng và phát triển hoạt động trên nhiều lĩnh vực nhằm nâng cao và phát triển vị thế của mình trên thị trường. Ngành nghề kinh doanh: - Xuất nhập khẩu và kinh doanh Nông lâm sản vật tư theo ủy quyền của Công ty. - Kinh doanh nguyên liệu phục vụ ngành dệt tơ tằm, - Kinh doanh hàng tiêu dùng, thực phẩm, - Dịch vụ giao nhận ngoại thương và cho thuê kho bãi, - Liên doanh đầu tư phát triển bất động sản, - Dịch vụ trường học. 1.1.4. Cơ sở vật chất của Công ty. Công ty đang từng bước hiện đại hóa cơ sở vật chất để phục vụ công tác hành chính và công tác sản xuất: - Nhà cửa, vật kiến trúc: nhà điều hành Công ty, nhà văn phòng, nhà bảo vệ công ty, dãy nhà cho thuê làm phòng học, nhà kho - Máy móc thiết bị: xe tải, xe nâng, hàng rào inox điều khiển, máy ép, Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 37
38. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng - Thiết bị, dụng cụ quản lý: máy vi tính, máy điện thoại, máy in, máy fax 1.1.5. Những thuận lợi và khó khăn của CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội. * Thuận lợi. Công ty đã và đang có những điều kiện thuận lợi nhất định đảm bảo cho sự phát triển về sản xuất cũng như các hoạt động kinh doanh, tạo các mối quan hệ tốt với các bạn hàng và khẳng định vị thế của mình trên thương trường. Công ty đang dần từng bước hiện đại hóa về cơ sở vật chất trong Công ty: nhà kho, bến bãi, phương tiện, phương tiện quản lý. Thuận lợi về nguồn nhân lực: đội ngũ công nhân năng động và nhiệt tình, có năng lực, được đào tạo cơ bản, thường xuyên có những sang kiến hay trong hoạt động kinh doanh góp một phần quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Là một trong những doanh nghiệp Nhà nước, đồng thời kinh doanh những mặt hàng là sản phẩm từ nông nghiệp nên Công ty nhận được rất nhiều ưu đãi từ Nhà nước và Chính phủ. Với hệ thống công ty con trải dài từ Bắc vào Nam, Công ty đang là một trong những doanh nghiệp giữ vị trí chủ chốt trong nền kinh tế nói chung và ngành Nông nghiệp nói riêng. * Khó khăn. Đi cùng với thuận lợi là những khó khăn đòi hỏi tập thể Công ty tìm cách khắc phục để duy trì sự phát triển ổn định hiện tại của Công ty. Nguồn vốn hiện tại của Công ty là 100% vốn nhà nước nên bị hạn chế về khả năng huy động thêm vốn nếu muốn mở rộng sản xuất kinh doanh. Kế hoạch trong năm sắp tới, Công ty sẽ cổ phần hóa doanh nghiệp, từ đó huy động được thêm nguồn vốn hiện có, điều này sẽ làm tăng khả năng cạnh tranh cũng như thay đổi cơ bản tình hình hoạt động hiện có của doanh nghiệp. Trong thời kỳ công nghiệp hóa hiện đại hóa như hiện nay thì ngành mặt hàng kinh doanh chính của Công ty không có khả năng cạnh tranh với những mặt hàng có khả năng thay thế hiện có trên thị trường, điều này gây ảnh hưởng Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 38
39. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng rất lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp. 1.2. Đặc điểm, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội. Doanh nghiêp thương mại là doanh nghiệp chuyên làm nhiêm vụ lưu thông hàng hoá, vừa là người mua hàng, vừa là người bán hàng. Để thực hiện tốt và có hiệu quả nhiệm vụ của một doanh nghiệp thương mại là phải tổ chức một bộ máy quản lý trên cơ sở hiệu quả và tiết kiệm nhất. Vì thế, ngay từ khi thành lập cho đến nay CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội vẫn xây dựng bộ máy quản lý rất chặt chẽ với cơ cấu hợp lý đảm bảo cho sự hoạt động liên tục và phát triển lâu dài.  Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty: Giám đốc Phó giám đốc Phòng Phòng Phòng Hai Tổ Kế toán kinh kho chức tài vụ doanh trực hành Xuất thuộc chính nhập khẩu  Chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban. * Giám đốc Công ty. Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 39
40. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Là người lãnh đạo cao nhất trong Công ty, phụ trách điều hành chung toàn Công ty theo đúng kế hoạch, chính sách của Nhà nước, trực tiếp phụ trách các phòng ban, phụ trách công tác đối ngoại, kế hoạch ngắn hạn, dài hạn , thúc đẩy Công ty không ngừng phát triển bền vững, ổn định và đạt mức tăng trưởng cao. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trực tiếp với Tổng Công ty về lãnh đạo, chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. * Phó giám đốc Công ty. Là người giúp Giám đốc điều hành mọi hoạt động của Công ty như trong quá trình bán hàng, nhận hàng và quản lý hàng hóa, chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi việc được phân công. * Phòng tổ chức hành chính. Là bộ phận cần của Công ty, quản lý công tác hành chính văn thư, bảo mật thông tin liên lạc. Có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo xây dựng kế hoạch lao động, tiền lương theo yêu cầu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm lo các vấn đề dân sự của Công ty, tổ chức quản lý hành chính công ty. * Phòng kế toán tài vụ. Có nhiệm vụ lập kế hoạch dài hạn hàng năm về tài chính, lo bảo toàn và phát triển vốn của Công ty; báo cáo quyết toán hàng quý, hàng năm trình Giám đốc phê duyệt và báo cáo cơ quan chức năng có liên quan về tình hình tài chính của Công ty. * Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch hàng năm dài hạn về công tác xây dựng và phát triển công ty, khai thác tiêu thụ hàng hóa xuất nhập khẩu, trực tiếp khai thác các mặt hàng theo yêu cầu của thị trường, tìm hiểu và nắm bắt thị trường trong và ngoài nước, khai thác các mặt hàng mới, đảm bảo tổ chức kinh doanh có hiệu quả. * Kho trực thuộc. Tổ chức tiếp nhận, bảo quản, làm các thủ tục nhập – xuất hàng khi có lệnh nhận hàng, giao hàng của cấp trên. Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 40
41. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội. 1.3.1. Mô hình bộ máy kế toán của CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội. Phòng Kế toán tài vụ có nhiệm vụ cung cấp số liệu giúp cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo. Bộ máy Kế toán được tổ chức tập trung thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc về mặt tài chính Kế toán Công ty, bao gồm các nhiệm vụ chính sau: - Tiến hành công tác kế toán theo quy định Nhà Nước. - Lập báo cáo kế toán thống kê theo quy định Bộ Tài Chính, Tổng Cục Thống Kê và kiểm tra sự chính xác của các báo cáo do các phòng ban khác lập. - Hỗ trợ Giám Đốc hướng dẫn, chỉ đạo các phòng và bộ phận thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng chế độ, đúng phương pháp. - Hỗ trợ Giám Đốc phổ biến, hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi đơn vị. - Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thông kê và cung cấp số liệu đó cho các bộ phận khác có liên quan.  Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận Thủ quỹ kế toán kế toán kế toán kế toán tổng thanh hàng tiền hợp toán nội hóa, vật lương, bộ tư BHXH Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 41
42. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ xuất phát từ sự phân công công việc. Mỗi cán bộ nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc lẫn nhau. Bộ máy kế toán hoạt động có hiệu quả là do sự phân công, tạo lập mối quan hệ giữa các kế toán theo các tính chất khác nhau.  Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận. Bộ máy kế toán của Công ty chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty. * Kế toán trưởng. Là người trực tiếp chỉ đạo thực hiện thống nhất toàn bộ công tác kế toán và thực hiện việc kiểm tra kiểm soát tài chính của Công ty Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Giám đốc Công ty về thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê và mọi hoạt động của phòng kế toán tài vụ. * Bộ phận kế toán tổng hợp. Là người giúp việc cho kế toán trưởng điều hành phòng kế toán tài vụ của Công ty khi kế toán trưởng vắng mặt. Là người tổng hợp chính của phòng kế toán, chịu trách nhiệm kiểm tra chi tiết số liệu do kế toán viên lập. Lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán theo quy định hiện hành , nắm bắt và phản ánh kịp thời kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, kịp thời phản ánh cho kế toán trưởng và lãnh đạo Công ty để có biện pháp tăng cường quản lý, đảm bảo đem lại hiệu quả cho sản xuất kinh doanh. * Bộ phận kế toán thanh toán nội bộ. Là bộ phận theo dõi công nợ và các khoản khen thưởng, phúc lợi. Mở sổ theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng, phải thu, phải trả, thanh toán nội bộ Công ty về các khoản cấp phát, thu hồi, điều chuyển tài sản, tiền vốn. Hàng tháng có nhiệm vụ đi thanh toán công nợ, hàng ngày lập ủy nhiệm chi, séc mua hàng hóa, kiểm tra chứng từ trước khi xuất tiền. * Bộ phận kế toán hàng hóa, vật tư. Nhiệm vụ của bộ phận này là mở sổ theo dõi hàng hóa, hạch toán đầy đủ chính xác, kiểm tra việc nhập – xuất – tồn kho hàng hóa, phát hiện kịp thời hàng hóa ứ đọng không đảm bảo chất lượng; chịu trách nhiệm về khâu tổng hợp hàng Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 42
43. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng hóa. * Bộ phận kế toán tiền lương và BHXH. Là bộ phận kiểm tra việc ghi chép thời gian lao động, tính tiền lương, phân chia lương cho các bộ phận, mở sổ sách ghi chép tiền lương, chia lương sản phẩm, lương khoán và các khoản lương. * Thủ quỹ. Chịu trách nhiệm với kế toán trưởng, Giám đốc công ty về việc quản lý tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc đá quý (nếu có) và các giấy tờ khác như ngân phiếu, trái phiếu Là người duy nhất trong Công ty được quản lý chìa khóa két và mở két khi cần thiết. Phải thực hiện kiểm kê đối chiếu hàng ngày giữa sổ quỹ theo sổ kế toán và số tiền thực có trong két. 1.3.2. Hình thức kế toán áp dụng tại CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội. Theo chế độ kế toán Việt Nam quy định có nhiều hình thức kế toán đang được áp dụng rộng rãi. Xét trên cơ sở và điều kiện thực tế về quy mô hoạt động của Công ty, đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ của cán bộ kế toán và phương tiện tính hỗ trợ đem lại hiệu quả cao nhất. Chính vì thế, Công ty hiện nay chọn hình thức kế toán “Nhật ký chung” để hạch toán, được thể hiện qua sơ đồ sau: Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 43
44. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng SỔ CÁI hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi định kỳ Theo hình thức này, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tập hợp từ chứng từ gốc, sau đó kế toán tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian. Từ sổ Nhật ký chung, kế toán ghi vào Sổ Cái tài khoản có liên quan và Sổ chi tiết từng đối tượng. Cuối tháng căn cứ số liệu Sổ chi tiết kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi khóa sổ, đối chiếu số liệu giữa các sổ sách, kế toán căn cứ vào số liệu trên các sổ để lập Báo cáo tài chính của kỳ kế toán. Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 44
45. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 1.3.3. Các chính sách kế toán áp dụng tại CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội.  Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.  Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.  Hình thức ghi sổ của Công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung được thực hiện qua phần mềm kế toán.  Công ty sử dụng thống nhất một đơn vị tiền tệ là Đồng Việt Nam để phục vụ cho việc ghi chép. Trường hợp phát sinh các giao dịch liên quan đến ngoại tệ thì sẽ quy đổi ra Đồng Việt Nam để ghi chép sổ sách kế toán.  Hàng tồn kho được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc: Công thức tính giá gốc: Chi phí mua Các khoản Giá = Giá + Thuế không + - g ốc mua hoàn lại hàng giảm trừ (nếu có) (nếu có) (nếu có) Phương pháp tính giá hàng tồn kho: hàng tồn kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.  Phương pháp kế toán TSCĐ: TSCĐ được ghi sổ theo giá gốc, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng, thời gian khấu hao xác định phù hợp theo QĐ số 32/2008/QĐ – BTC ngày 29/05/2008, sửa đổi theo Thông tư 203/2010/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Theo phương pháp này người ta dựa vào thời gian sử dụng hữu ích của tài sản để trích khấu hao theo công thức: Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 45
46. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Mức khấu hao Nguyên giá Tỷ lệ khấu = x (năm) TSCĐ hữu hình hao 1 Tỷ lệ khấu = hao (năm) Số năm sử dụng hữu ích của tài sản Mức khấu hao Mức khấu hao = 12 (tháng) (năm)  Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.  Hàng quý kế toán lập báo cáo theo quý, cuối năm lập Báo cáo tổng hợp và quyết toán thuế. 2. Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội. Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn SXKD thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp, được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệ thanh toán, tồn tại dưới hình thức tiền tệ. Tại CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội, vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng. Quy trình ghi sổ phần hành kế toán vốn bằng tiền được khái quát qua sơ đồ: Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 46
47. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Chứng từ gốc về tiền mặt, TGNH Sổ quỹ tiền mặt Nhật ký chung Sổ chi tiết TGNH Bảng tổng hợp Sổ Cái TK 111, 112 chi tiết TGNH Bảng CĐSPS Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi định kỳ Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra như: phiếu thu, phiếu chi, giấy báo NỢ, giấy báo CÓ kế toán tiến hành ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, đồng thời tiến hành ghi song song vào sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng. Trên cơ sở số liệu đã được ghi chép trong sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi Sổ Cái tài khoản (TK 111, TK 112). Cũng căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán tiến hành nhập số liệu vào Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cuối tháng, số liệu tổng cộng số phát sinh của các tài khoản này trên Sổ chi tiết Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 47
48. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng sẽ được chuyển vào sổ tổng hợp chi tiết tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng. Sổ tổng hợp chi tiết này được đối chiếu với Sổ cái tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng. Cuối quý, căn cứ vào số liệu tổng cộng trên Sổ cái TK 111, Sổ cái TK 112 lập Bảng cân đối số phát sinh. Từ số liệu trong Bảng cân đối số phát sinh và số liệu tổng cộng trên sổ tổng hợp chi tiết tiền mặt, TGNH kế toán tổng hợp tiến hành lập Bảng cân đối kế toán. Số liệu tổng cộng đó được trình bày trên khoản mục Tiền mặt và TGNH trong Bảng cân đối kế toán. 2.1. Kế toán tiền mặt tại CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội. Tiền mặt tại quỹ của Công ty chỉ có tiền Việt Nam đồng, không có ngoại tệ, được bảo quản trong két đủ điều kiện an toàn, chống mất cắp, mất trộm, chống cháy. Kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ (do Giám đốc Công ty chỉ định) chịu trách nhiệm thực hiện mọi nhiệm vụ liên quan đến thu, chi, bảo quản tiền tại quỹ, nếu có chênh lệch phải cùng kế toán kiểm tra xác định nguyên nhân và đề ra biện pháp xử lý. Kế toán tiền mặt có trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt, ghi chép hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu chi tiền mặt tại quỹ và tính ra số tiền tồn quỹ cuối ngày. Để nâng cao tính an toàn của tiền mặt tại quỹ tránh những gian lận, sai sót đáng tiếc có thể xảy ra, Công ty đã ban hành chế độ kiểm kê quỹ, quy định rõ rang trách nhiệm cá nhân trong việc quản lý tiền tại quỹ, đặc biệt khi xảy ra mất mát, thiếu hụt hoặc lợi dụng tiền mặt tại quỹ. Hiện tại Công ty tiến hành kiểm kê quỹ định kỳ vào cuối mỗi quý, đồng thời có những đợt kiểm kê quỹ đột xuất nhằm phát hiện được sự chênh lệch (nếu có) giữa tiền tồn quỹ thực tế so với sổ sách, từ đó có những hướng giải quyết hợp lý. Khi tiến hành nhập xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi với đầy đủ chữ ký của các bên có trách nhiệm kèm theo chứng từ gốc hợp lệ đúng quy định của chế độ kế toán. 2.1.1. Chứng từ sử dụng. - Phiếu thu (Mẫu số 01 – TT) - Phiếu chi (Mẫu số 02 – TT) Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 48
49. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng - Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03 – TT) - Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu số 04 – TT) - Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05 – TT) - Hóa đơn giá trị gia tăng - Hợp đồng mua hàng - Các chứng từ khác có liên quan 2.1.2. Tài khoản sử dụng. Tại quỹ của Công ty chỉ bao gồm một loại tiền duy nhất là tiền Việt Nam đồng không có ngoại tệ hay vàng bạc, đá quý nên Công ty chỉ sử dụng duy nhất một loại tài khoản để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111. 2.1.3. Sổ sách kế toán sử dụng. Các sổ dùng để hạch toán tiền mặt tại quỹ: - Sổ quỹ tiền mặt. - Sổ Nhật ký chung - Sổ cái tài khoản 111 2.1.4. Trình tự ghi sổ kế toán tiền mặt tại CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội. Trong tháng, từ các chứng từ gốc như hóa đơn, giấy tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán kế toán lập phiếu thu, phiếu chi rồi chuyển lên cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau đó phiếu thu, phiếu chi sẽ được đưa cho thủ quỹ để nhập quỹ hoặc xuất quỹ tiền mặt. Kế toán quỹ tiền mặt sẽ phải mở và ghi sổ quỹ tiền mặt ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu – chi, nhập – xuất quỹ tiền mặt và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Cuối ngày thủ quỹ tiến hành kiểm kê, đối chiếu số tiền tồn thực tế trong quỹ với sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán vào sổ Nhật ký chung, cuối tháng kế toán tổng hợp sẽ dựa trên những ghi chép đó để ghi vào Sổ cái tài khoản 111. Cuối mỗi quý, căn cứ vào sổ cái TK 111, kế toán tiến hành lập Báo cáo tài chính cho quý đó. Để hiểu rõ hơn về hoạt động kế toán tiền mặt tại CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội ta có thể xem một số nghiệp vụ sau: Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 49
50. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng  Nghiệp vụ 1: Ngày 07/01/2011, Công ty TNHH Tuấn Anh trả tiền mua hóa chất theo hóa đơn GTGT số 0000021, ngày 03/01/2011, tiền hàng 100.826.000đ, thuế suất thuế GTGT 10%. Khi Công ty TNHH Tuấn Anh mua hàng của Công ty, chưa thanh toán, kế toán tiến hành lập Hóa đơn bán hàng – Hóa đơn GTGT số 0000021 thành 3 liên: liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho bên mua (hóa đơn đỏ), liên 3 dùng làm căn cứ ghi sổ. Trên hóa đơn ghi rõ “Chưa thanh toán”. Khi đã nhận được tiền thanh toán từ Công ty TNHH Tuấn Anh, kế toán tiến hành lập phiếu thu rồi chuyển cho thủ quỹ. Sau khi nhận đủ tiền thủ quỹ ký nhận và giao 01 phiếu thu cho khách hàng. Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 50
51. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/1 Liên 3: Nội bộ Ký hiệu: AA/11P Ngày 03 tháng 01 năm 2011 Số: 0000021 Đơn vị bán hàng: CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội. Địa chỉ: Số 25 Lương Khánh Thiện, Ngô Quyền, Hải Phòng. Số điện thoại: 0313.920243 Fax: 0313.920454 Mã số thuế: 0100101682002 – 1 Số tài khoản: 003-100-0001083 tại Ngân hàng Ngoại thương Hải Phòng Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thành Hưng Tên đơn vị: Công ty TNHH Tuấn Anh Mã số thuế: 0100211242257 – 1 Địa chỉ: Số 305 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Ngô Quyền, Hải Phòng Hình thức thanh toán: Số tài khoản: TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Hóa chất (HC-K) kg 5500 18332 100.826.000 Chưa thanh toán Cộng tiền hàng: 100.826.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 10.082.600 Tổng cộng tiền thanh toán: 110.908.600 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười triệu chín trăm linh tám nghìn sáu trăm đồng chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu, họ tên) Nguyễn Thành Hưng Trần Thị Lan Nguyễn Thị Hồng Phúc (Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 51
52. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Từ hóa đơn bán hàng trên, kế toán sẽ lập 03 liên phiếu thu, 01 liên lưu, 02 liên còn lại giao cho thủ quỹ, sau khi thủ quỹ thu tiền xong rồi giao 01 liên cho người nộp tiền, 01 liên để ghi sổ kế toán. Đơn vị: CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội Mẫu số 01 – TT Địa chỉ: Số 25 Lương Khánh Thiện, Ngô Quyền, Hải Phòng Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Quyển số: 01 PHIẾU THU Số: PT05 Ngày 07 tháng 01 năm 2011 Nợ TK 1111 Có TK 11313 Họ và tên người nộp : Nguyễn Thành Hưng Địa chỉ : Công ty TNHH Tuấn Anh Lý do nộp : Thanh toán tiền hàng Số tiền : 110.908.600đ Bằng chữ : Một trăm mười triệu chín trăm linh tám nghìn sáu trăm đồng chẵn./. Kèm theo : 01 chứng từ gốc Ngày 07 tháng 01 năm 2011 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nộp Thủ quỹ (ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguyễn Thị Hồng Phúc Nguyễn Văn Phong Đỗ Thị Lan Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một trăm mười triệu chín trăm linh tám nghìn sáu trăm đồng chẵn./. + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 52
53. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng  Nghiệp vụ 2 Ngày 20/01/2011, mua 01 bức tranh tặng cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu về nghỉ hưu, số tiền 3.000.000đ, thuế GTGT 10%, thanh toán ngay bằng tiền mặt. HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/1 Liên 2: Giao khách hàng Ký hiệu: HK/11P Ngày 20 tháng 01 năm 2011 Số: 0000018 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tranh đá quý Việt Mỹ Địa chỉ: Số 11 Mê Linh, Ngô Quyền, Hải Phòng. Số điện thoại: 0313.820.955 Fax: Mã số thuế: 0100112082108 – 1 Số tài khoản: Họ tên người mua hàng: Phạm Nam Anh Tên đơn vị: CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội Mã số thuế: 0100101682002 – 1 Địa chỉ: Số 25 Lương Khánh Thiện, Ngô Quyền, Hải Phòng. Hình thức thanh toán: TM Số tài khoản: TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Tranh đá công Bức 01 3.000.000 3.000.000 Cộng tiền hàng: 3.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 300.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.300.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu ba trăm nghìn đồng chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu, họ tên) Phạm Nam Anh Trần Thu Hương Trương Quốc Hưng (Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 53
54. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Người mua hàng là anh Phạm Nam Anh sẽ căn cứ vào hóa đơn GTGT lập giấy đề nghị thanh toán và đưa giấy này cho kế toán Công ty. Đơn vị: CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội Mẫu số 05 – TT Địa chỉ: Số 25 Lương Khánh Thiện, Ngô Quyền, Hải Phòng theo QĐ số 15/2006/QĐ–BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Ngày 20 tháng 01 năm 2011 Kính gửi: Giám đốc CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội. Họ tên người đề nghị thanh toán: Phạm Nam Anh. Địa chỉ: Phòng kế toán. Nội dung: Thanh toán tiền mua tranh tặng Bác Sang. Số tiền: 3.300.000đ Bằng chữ: Ba triệu ba trăm nghìn đồng chẵn./. Hải Phòng, ngày 20 tháng 01 năm 2011 Người đề nghị thanh toán Kế toán trưởng Người duyệt (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 54
55. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Đơn vị: CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội Mẫu số 02 – TT Địa chỉ: Số 25 Lương Khánh Thiện, Ngô Quyền, Hải Phòng Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Quyển số 01 PHIẾU CHI Số: PC39 Ngày 20 tháng 01 năm 2011 Nợ TK 6428 Có TK 1111 Họ và tên người nhận tiền : Phạm Nam Anh Địa chỉ : Phòng kế toán Lý do chi : Thanh toán tiền mua tranh. Số tiền : 3.300.000đ Bằng chữ : Ba triệu ba trăm nghìn đồng chẵn./. Kèm theo : 02 Chứng từ gốc Ngày 20 tháng 01 năm 2011 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nhận Thủ quỹ (ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguyễn Thị Hồng Phúc Nguyễn Văn Phong Đỗ Thị Lan Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Ba triệu ba trăm nghìn đồng chẵn./. + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý); + Số tiền quy đổi: Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 55
56. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng  Nghiệp vụ 3 Ngày 27 tháng 01 năm 2011, mua 01 bộ máy vi tính của Công ty máy tính Hồng Đăng, sử dụng cho phòng Tổ chức hành chính, số tiền 10.390.909đ, thuế GTGT 10%, thanh toán ngay bằng tiền mặt. HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/1 Liên 2: Giao khách hàng Ký hiệu: BA/11P Ngày 20 tháng 01 năm 2011 Số: 0000022 Đơn vị bán hàng: Công ty máy tính Hồng Đăng. Địa chỉ: Số 229 Hạ Lý, Hồng Bàng, Hải Phòng. Số điện thoại: 0313.526539 Fax: Mã số thuế: 0101121635108 – 1 Số tài khoản: Họ tên người mua hàng: Phạm Nam Anh Tên đơn vị: CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội Mã số thuế: 0100101682002 – 1 Địa chỉ: Số 25 Lương Khánh Thiện, Ngô Quyền, Hải Phòng. Hình thức thanh toán: TM Số tài khoản: TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Máy tính bộ HP Bộ 01 10.390.909 10.390.909 Cộng tiền hàng: 10.390.909 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.039.091 Tổng cộng tiền thanh toán: 11.430.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười một triệu bốn trăm ba mươi nghìn đồng chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu, họ tên) Phạm Nam Anh Trần Thu Hương Trương Quốc Hưng (Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 56
57. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Người mua hàng là anh Nguyễn Hạo Nam sẽ căn cứ vào hóa đơn GTGT lập giấy đề nghị thanh toán và đưa giấy này cho kế toán Công ty. Đơn vị: CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội Mẫu số 05 – TT Địa chỉ: Số 25 Lương Khánh Thiện, Ngô Quyền, Hải Phòng theo QĐ số 15/2006/QĐ–BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Ngày 27 tháng 01 năm 2011 Kính gửi: Giám đốc CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội. Họ tên người đề nghị thanh toán: Nguyễn Hạo Nam. Địa chỉ: Phòng hành chính. Nội dung: Thanh toán tiền máy vi tính. Số tiền: 11.430.000đ Bằng chữ: Mười một triệu bốn trăm ba mươi nghìn đồng chẵn./. Hải Phòng, ngày 27 tháng 01 năm 2011 Người đề nghị thanh toán Kế toán trưởng Người duyệt (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) KT/PGĐ Nguyễn Hạo Nam Nguyễn Văn Phong Đỗ Hữu Hỏa Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 57
58. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Căn cứ vào hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán, kế toán tiến hành lập phiếu chi. Đơn vị: CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội Mẫu số 02 – TT Địa chỉ: Số 25 Lương Khánh Thiện, Ngô Quyền, Hải Phòng Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Quyển số 01 PHIẾU CHI Số: PC75 Ngày 27 tháng 01 năm 2011 Nợ TK 2112, 1331 Có TK 1111 Họ và tên người nhận tiền : Nguyễn Hạo Nam Địa chỉ : Phòng hành chính. Lý do chi : Thanh toán tiền mua máy vi tính. Số tiền : 11.430.000đ Bằng chữ : Mười một triệu bốn trăm ba mươi nghìn đồng chẵn./. Kèm theo : 01 Chứng từ gốc Ngày 27 tháng 01 năm 2011 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nhận Thủ quỹ (ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguyễn Thị Hồng Phúc Nguyễn Văn Phong Đỗ Thị Lan Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười một triệu bốn trăm ba mươi nghìn đồng chẵn./. + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý); + Số tiền quy đổi: Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 58
59. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng  Nghiệp vụ 4 Ngày 28 tháng 01 năm 2011, Chị Phạm Thị Hoa – cán bộ phòng Kế toán tạm ứng số tiền 10.000.000đ (chi phí tiếp xúc, khánh tiết, tiếp xúc cán bộ nghỉ hưu). Chị Phạm Thị Hoa sau khi nhận được sự chỉ đạo của Ban Giám đốc Công ty về công việc được giao để viết giấy đề nghị tạm ứng trình Giám đốc và Kế toán trưởng Công ty duyệt chi. Đơn vị: CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội. Mẫu số 03 – TT Địa chỉ: Số 25 Lương Khánh Thiện, Ngô Quyền, Hải Phòng Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 28 tháng 01 năm 2011 Kính gửi: Giám đốc CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội. Họ tên người đề nghị tạm ứng: Phạm Thị Hoa Địa chỉ: Phòng kế toán Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 10.000.000đ (Viết bằng chữ: Mười triệu đồng chẵn) Lý do tạm ứng: Tạm ứng tiếp xúc, khánh tiết CB nghỉ hưu Thời hạn thanh toán: Sau khi hoàn thành công việc Hải Phòng, ngày 28 tháng 01 năm 2011 Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ Người đề nghị tạm (ký, họ tên) (ký, họ tên) phận ứng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguyễn Thị Hồng Phúc Nguyễn Văn Phong Phạm Thị Hoa Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 59
60. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng đã có đầy đủ chữ ký, kế toán lập 02 phiếu chi, 01 phiếu lưu, 01 phiếu giao cho thủ quỹ, sau khi thủ quỹ chi tiền xong rồi chuyển liên đó cho kế toán ghi sổ. Đơn vị: CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội Mẫu số 02 – TT Địa chỉ: Số 25 Lương Khánh Thiện, Ngô Quyền, Hải Phòng Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Quyển số 01 PHIẾU CHI Số: PC81 Ngày 28 tháng 01 năm 2011 Nợ TK 141 Có TK 1111 Họ và tên người nhận tiền : Phạm Thị Hoa. Địa chỉ : Phòng kế toán. Lý do chi : Tạm ứng tiền khánh tiết, tiếp xúc CB nghỉ hưu. Số tiền : 10.000.000đ Bằng chữ : Mười triệu đồng chẵn./. Kèm theo : 01 Chứng từ gốc Ngày 28 tháng 01 năm 2011 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nhận Thủ quỹ (ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguyễn Thị Hồng Phúc Nguyễn Văn Phong Đỗ Thị Lan Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười triệu đồng chẵn./. + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý); + Số tiền quy đổi: Từ các phiếu thu, phiếu chi đã tập hợp được, kế toán tiến hành ghi Sổ Nhật ký chung, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ cái TK 111. Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 60
61. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Đơn vi: CN CTY TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội Mẫu số: S03a – DNN Địa chỉ: số 25 Lương Khánh Thiện, Ngô Quyền, Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ QUỸ TIỀN MẶT Năm 2011 Đơn vị tính: đồng Ngày Ngày Số hiệu chứng từ Số tiền Ghi tháng ghi tháng Diễn giải Thu Chi Thu Chi Tồn chú sổ chứng từ A B C D E 1 2 3 G SDĐK(T01/2011) 54.114.628 07/01 07/01 PT 04/01 Thu tiền SD điện T12 của CT CPTM Chung Anh 81.200 93.709.088 07/01 07/01 PT 05/01 CT TNHH Tuấn Anh thanh toán tiền hàng 110.908.600 204.617.688 07/01 07/01 PC 04/01 TT tiền nước T12 374.900 204.242.788 18/01 18/01 PT 06/01 CT TNHH Tuấn Anh trả tiền mua xơ 500.000.000 683.170.183 18/01 18/01 PC 32/01 Nộp tiền vào NH Ngoại thương HP 500.000.000 183.170.183 20/01 20/01 PC 37/01 Mua vật tư, vật liệu cho CN 80.000 263.985.488 PC 20/01 20/01 Mua tranh tặng CB nghỉ hƣu 3.000.000 260.862.488 39/01 Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 61
62. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng PC 20/01 20/01 Mua tranh tặng CB nghỉ hƣu 300.000 260.562.488 39/01 20/01 20/01 PC 40/01 Mua 01 hộp mực máy photo 450.000 260.112.488 27/01 27/01 PC 74/01 Tiếp khách công an phường Máy Chai 1.000.000 158.298.701 PC Mua 01 bộ máy vi tính cho phòng TCHC – 27/01 27/01 10.390.909 147.907.792 75/01 Máy tính Hồng Đăng PC Mua 01 bộ máy vi tính cho phòng TCHC – 27/01 27/01 1.039.091 146.868.701 75/01 Máy tính Hồng Đăng 27/01 27/01 PC 76/01 Làm biển chúc mừng năm mới 400.000 146.468.701 28/01 28/01 PC 80/01 Chi phí khánh tiết tết NĐ năm 2011 1.500.000 85.295.541 PC Tạm ứng (CP tiếp xúc + khánh tiết + tiếp xúc 28/01 28/01 10.000.000 75.295.541 81/01 CB nghỉ hƣu) 28/01 28/01 PC 82/01 Tạm ứng (CP tiếp khách) 9.000.000 66.295.541 30/01 30/01 PC 87/01 Mua xăng xe phục vụ tết NĐ 2011 280.000 61.453.631 Cộng SPS 4.753.710.585 4.748.881.582 SDCK(T01/2011) 58.943.631 (Trích trang Sổ quỹ tiền mặt tháng 01 năm 2011 tại CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội) Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 62
63. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Đơn vị báo cáo: CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội Địa chỉ: Số 25 Lương Khánh Thiện, Ngô Quyền, Hải Phòng. SỔ NHẬT KÝ CHUNG Trích tháng 01 năm 2011 Đơn vị tính: đồng Chứng từ TKĐƯ Khách hàng Diễn giải Số tiền Ngày Số Nợ Có 04/01 GBN04/01-NHNT Ngân sách nhà nước Nộp thuế môn bài năm 2011 3338 1121 1.000.000 07/01 PT 05/01 CT TNHH Tuấn Anh Trả tiền mua hóa chất theo HĐ 1111 13113 110.908.600 15/01 GTGT 0001135 CT TNHH TMCP Nam Giao Mua 15.000kg bông xơ nhập kho 1563 1121 340.500.000 15/01 GTGT 0001135 CT TNHH TMCP Nam Giao Mua 15.000kg bông xơ nhập kho 13311 1121 34.050.000 18/01 PC 32/01 Ngân hàng ngoại thương HP Nộp tiền vào tài khoản Ngân hàng 1121 1111 500.000.000 19/01 PT 07/01 CT TNHH DV Vận tải Việt Nhật số 2 Nộp phí trông coi xe ô tô tháng 01/2011 1111 13111 5.280.000 Mua 01 bức tranh tặng CB phòng 20/01 PC 39/01 Chi phí khác 6428 1111 3.000.000 KD XNK về nghỉ hƣu Mua 01 bức tranh tặng CB phòng 20/01 PC 39/01 Chi phí khác 13311 1111 300.000 KD XNK về nghỉ hƣu Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 63
64. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 26/01 BCC T01 Lương nhân viên Công ty Lương phải trả NV BPBH 641 334 59.503.246 26/01 BCC T01 Lương nhân viên Công ty Lương phải trả NV BPQLDN 642 334 60.298.369 27/01 PT 21/01 Trường THPT Lương Thế Vinh Thu tiền dịch vụ trường học 1111 131 30.000.000 Mua 01 bộ máy vi tính cho phòng 27/01 PC 75/01 Máy vi tính 2112 1111 10.390.909 TCHC Mua 01 bộ máy vi tính cho phòng 27/01 PC 75/01 Máy vi tính 13311 1111 1.039.091 TCHC 28/01 CT XNK Nông sản TP Hà Nội XĐ số tiền nộp lên cấp trên 642 336 50.000.000 Tạm ứng (CP tiếp xúc + khánh tiết + 28/01 PC 81/01 Phạm Thị Hoa - NVPKT 141 1111 10.000.000 tiếp xúc CB nghỉ hƣu) 28/01 PC 85/01 Trả lương nhân viên Rút tiền mặt trả lương nhân viên 334 1111 119.801.615 BKH TSCĐ 30/01 Khấu hao TSCĐ CPKHTSCĐ ở BPBH 641 214 101.447.218 T01/11 30/01 Xác định kết quả kinh doanh T01 Kết quả kinh doanh 911 421 52.381.022 CỘNG (30/01/2011) 9.560.961.879 Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 64
65. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Đơn vị báo cáo: CN CTY TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội. Địa chỉ: Số 25 Lương Khánh Thiện, Ngô Quyền, Hải Phòng. SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 111 – Tiền mặt Trích tháng 01 năm 2011 Số dƣ nợ đầu kỳ: 54.114.628 Chứng từ Số phát sinh Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Ngày Số Nợ Có Nộp tiền sử dụng điện từ 07/01 PT 04/01 CT CP TM Chung Anh 6417 81.200 01/12 – 31/12/2010 07/01 PT 05/01 CT TNHH Tuấn Anh Trả tiền mua hóa chất theo HĐ 13113 110.908.600 TT tiền nước từ 07/01 PC 04/01 CT TNHH MTV cấp nước HP 6417 374.900 01/12/2010 – 02/01/2011 Chuyển KPCĐ năm 2010 về Liên đoàn 17/01 PC 31/01 Kinh phí công đoàn 3382 2.683.239 lao động quận Ngô Quyền 18/01 PT 06/01 CT TNHH Tuấn Anh Trả tiền mua xơ theo HĐ 13113 500.000.000 Mua tranh tặng CB phòng KD XNK về 20/01 PC 39/01 Chi phí khác 6428 3.000.000 nghỉ hƣu Mua tranh tặng CB phòng KD XNK về 20/01 PC 39/01 Chi phí khác 13311 300.000 nghỉ hƣu Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 65
66. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 27/01 PC 74/01 Tiếp khách, hội nghị Tiếp khách CA P.Máy Chai 6428 1.000.000 Mua 01 bộ máy vi tính cho phòng 27/01 PC 75/01 Máy vi tính 2112 10.390.909 TCHC Mua 01 bộ máy vi tính cho phòng 27/01 PC 75/01 Máy vi tính 13311 1.039.091 TCHC 27/01 PC 76/01 Chi phí khác Chi phí làm biển chúc mừng năm mới 6428 400.000 28/01 PC 80/01 Chi phí khánh tiết ngày lễ, tết Chi phí khánh tiết tết NĐ năm 2011 6428 1.500.000 Tạm ứng (CP tiếp xúc + khánh tiết + 28/01 PC 81/01 Phạm Thị Hoa 141 10.000.000 tiếp xúc CB nghỉ hƣu) 28/01 PC 82/01 Phạm Thị Hoa Tạm ứng (CP tiếp khách) 141 9.000.000 28/01 PC 83/01 CP hội nghị, tổng kết CP đại hội CNVC năm 2011 6428 740.000 Tổng phát sinh Nợ: 4.753.710.585 Tổng phát sinh Có: 4.748.881.582 Số dƣ Nợ cuối kỳ: 58.943.631 Hải phòng, ngày 30 tháng 01 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 66
67. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 2.2. Kế toán tiền gửi Ngân hàng tại CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các khoản thanh toán giữa doanh nghiệp với các cơ quan, tổ chức kinh tế khác được thực hiện chủ yếu qua Ngân hàng, đảm bảo cho việc thanh toán vừa an toàn, vừa thuận tiện, vừa chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật thanh toán. Theo chế độ quản lý tiền mặt và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, toàn bộ số tiền của doanh nghiệp trừ số được giữ tại quỹ tiền mặt (theo thoả thuận của doanh nghiệp với Ngân hàng) đều phải gửi vào tài khoản tại Ngân hàng. Tại CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội, tiền gửi Ngân hàng của Công ty chỉ bao gồm tiền Việt Nam, không có ngoại tệ. Công ty mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng ngoại thương Hải Phòng và Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam chi nhánh Hải Phòng. 2.2.1. Chứng từ sử dụng. Công ty sử dụng những chứng từ sau: - Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi. - Giấy báo Nợ, giấy báo Có. - Giấy nộp tiền Ngân hàng. - Sổ phụ Ngân hàng. - Bản sao kê Ngân hàng. - Các giấy tờ khác có liên quan. 2.2.2. Tài khoản sử dụng. Để phản ánh tình hình tăng, giảm và số hiện có về tất cả các loại tiền của đơn vị gửi tại Ngân hàng, kế toán sử dụng tài khoản 112. 2.2.3. Sổ sách kế toán sử dụng. - Sổ nhật ký chung - Sổ cái TK 112 - Sổ chi tiết TK 112 2.2.4. Trình tự ghi sổ kế toán tiền gửi Ngân hàng. Quy trình luân chuyển chứng từ tiền gửi Ngân hàng diễn ra gần tương tự như quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 67
68. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng gốc như giấy báo nợ, giấy báo có, bảng sao kê kèm theo chứng từ gốc (ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi ) do Ngân hàng gửi đến, kế toán tiến hành ghi sổ Nhật ký chung, đồng thời vào sổ chi tiết tài khoản 112 (mở chi tiết theo Ngân hàng Ngoại thương Hải Phòng và Ngân hàng TMCP Hàng Hải CN Hải Phòng), sau đó đối chiếu số liệu ở sổ kế toán với số liệu của Ngân hàng, nếu có chênh lệch mà đến cuối tháng vẫn chưa xác định được nguyên nhân, kế toán tiến hành điều chỉnh theo số liệu của Ngân hàng đã gửi đến. Từ sổ Nhật ký chung, kế toán ghi sổ cái TK 112. Cuối mỗi quý, từ sổ cái tài khoản tiền gửi, kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính cho quý đó. Để hiểu rõ hơn về hoạt động kế toán tiền gửi Ngân hàng tại CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội ta có thể xem một số nghiệp vụ sau:  Nghiệp vụ 1 Hóa đơn GTGT số 0001135, ngày 15/12/2011, mua 15 tấn bông xơ của Công ty TNHH TMCP Nam Giao nhập kho, thanh toán bằng TGNH, đơn giá chưa gồm thuế GTGT 10% là 22.700đ/kg. Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 68
69. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/1 Liên 2: Giao khách hàng Ký hiệu: HK/11P Ngày 15 tháng 01 năm 2011 Số: 0001135 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TMCP Nam Giao Địa chỉ: số 135 đường Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội Số điện thoại: 048.7856.710 Fax: Mã số thuế: 010010592007 – 1 Số tài khoản: Họ tên người mua hàng: Phạm Nam Anh Tên đơn vị: CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội Mã số thuế: 0100101682002 – 1 Địa chỉ: Số 25 Lương Khánh Thiện, Ngô Quyền, Hải Phòng. Hình thức thanh toán: CK Số tài khoản: TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Bông xơ kg 15.000 22.700 340.500.000 Cộng tiền hàng: 340.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 34.050.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 374.550.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm bảy tư triệu năm trăm năm mươi nghìn đồng chẵn./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu, họ tên) (Cần kiểm tra đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 69
70. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Tên doanh nghiệp: CN CTY TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà nội Địa chỉ: số 25 Lương Khánh Thiện, Ngô Quyền, Hải Phòng GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN KHOẢN Ngày 15 tháng 10 năm 2011 Kính gửi: Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam chi nhánh Hải Phòng. Địa chỉ: Số 9 Nguyễn Tri Phương, Hồng Bàng, Hải Phòng. Đề nghị Ngân hàng thanh toán số tiền với nội dung sau: - Đối tượng thụ hưởng: Công ty TNHH TMCP Nam Giao. - Số tài khoản: 0001000146835 - Mở tại: Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội. - Tổng số tiền chuyển khoản: 374.550.000 - Bằng chữ: Ba trăm bảy tư triệu năm trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. - Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền hàng. (Kèm theo giấy đề nghị chuyển khoản: 01 chứng từ gốc) Giám đốc TP kế toán PT bộ phận Người đề nghị (ký, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguyễn Văn Phong Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 70
71. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Mã GDV: NGUYEN PHUONG THAO Ngân hàng TMCP Hàng Hải Mã KH: 44048 SỐ GD: 18 GIẤY BÁO NỢ Ngày 15 tháng 10 năm 2011 Kính gửi: CN CTY TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội Kính báo, hôm nay chúng tôi đã ghi Nợ tài khoản của quý khách với nội dung sau: - Số tài khoản ghi Nợ: 020-0101-0036323 - Số tiền bằng số: .374.550.000 . - Số tiền bằng chữ: Ba trăm bảy tư triệu năm trăm năm mươi nghìn đồng/ Nội dung: Thanh toán hộ tiền hàng Giao dịch viên Kiểm soát (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguyễn Phương Thảo Đặng Quyết Thắng Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 71
72. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng  Nghiệp vụ 2 Ngày 18 tháng 01 năm 2011, xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản Ngân hàng Ngoại thương Hải Phòng, số tiền 500.000.000đ. Kế toán nhận được lệnh xuất quỹ tiền mặt gửi vào Ngân hàng tiến hành viết phiếu chi. Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 72
73. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Đơn vị: CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực Mẫu số 02 – TT phẩm Hà Nội Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 25 Lương Khánh Thiện, Ngô Quyền, Hải ngày 20/03/2006 của Bộ Phòng trưởng BTC Quyển số 01 PHIẾU CHI Số: PC32 Ngày 18 tháng 01 năm 2011 Nợ TK 1121 Có TK 1111 Họ và tên người nhận tiền : Nguyễn Văn Phong Địa chỉ : Phòng kế toán. Lý do chi : Nộp tiền mặt vào ngân hàng. Số tiền : 500.000.000đ Bằng chữ : Năm trăm triệu đồng chẵn./. Kèm theo : 01 Chứng từ gốc Ngày 18 tháng 01 năm 2011 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nhận Thủ quỹ (ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguyễn Thị Hồng Phúc Nguyễn Văn Đỗ Thị Lan Phong Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một trăm triệu đồng chẵn./. + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý); + Số tiền quy đổi: Sau khi có đầy đủ chữ ký của người có liên quan, người nộp tiền sẽ nhận từ thủ quỹ và đem đến Ngân hàng ngoại thương Hải Phòng. Tại Ngân hàng phát hành giấy nộp tiền ghi nhận số tiền CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội đã nộp. Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 73
74. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng – Tiền mặt (Cash) GIẤY NỘP TIỀN DEPOSIT LIP X Ngày (Date) 18/01/2011 NFTT (Time Bk Note) ĐỀ NGHỊ GHI CÓ TK (Please Credit Account) Số tiền (With amount) Phí trong (Charge included) 500.000.000đ Phí ngoài (Charge excluded) X SỐ TK (A/C No) 003-100-0001083 Bằng số (In figures) 500.000.000đ TÊN TÀI KHOẢN (A/C name) CN CT TNHH MTV XNK NSTP Hà Nội Bằng chữ (In word) Năm trăm triệu đồng chẵn ĐỊA CHỈ (Address) Số 25 Lương Khánh Thiện, Ngô Quyền, Hải Phòng NGÂN HÀNG (With bank) NGƯỜI NỘP TIỀN (Depositer) TRONG ĐÓ: Tiền mặt (Cash) Họ và tên (Full name) Nguyễn Văn Phong (in which) NFTT (Time Bk Note) Địa chỉ (Address) CN CT TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội KÝ TÊN (Signature) NỘI DUNG NỘP (Details) Gửi tiền vào tài khoản NGUYỄN VĂN PHONG DÀNH CHO NGÂN HÀNG (For Bank’ Use only) MÃ VAT Thanh toán viên Kiểm soát Thủ quỹ Giám đốc Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 74
75. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Ngân hàng Ngoại thương CN Hải Phòng Mã GDV: NGUYEN THI MAI Mã KH: 22852 Số GD: 22 GIẤY BÁO CÓ Ngày 18 tháng 01 năm 2011 Kính gửi: CN CTY TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội. Kính báo, hôm nay chúng tôi đã ghi CÓ tài khoản của quý khách hàng các khoản sau: - Số tham chiếu: . - Số tài khoản ghi Có: 003-100-0001083 Nội dung: Gửi tiền vào tài khoản ngân hàng Số tiền bằng số: 500.000.000 . Số tiền bằng chữ: Năm trăm triệu đồng chẵn. Giao dịch viên Kiểm soát (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguyễn Thị Mai Trương Thành Vinh Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 75
76. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng  Nghiệp vụ 3 Ngày 24 tháng 01 năm 2011, căn cứ vào hợp đồng cho thuê kho, Công ty TNHH Phước Thành tạm thanh toán phí thuê kho Quý 4/2010, số tiền 22.000.000đ, thanh toán bằng TGNH. Công ty nhận được giấy Ủy nhiệm chi (Liên 3) và Giấy báo CÓ. Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 76
77. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng ỦY NHIỆM CHI – PAYMENT ORDER Ngày (Date) 24/01/2011 Số: 00115 ĐỀ NGHỊ GHI NỢ TÀI KHOẢN (Please debit account) SỐ TIỀN (With amount) 22.000.000 Phí NH (Bank charges) SỐ TK (A/C No) 020-0101-0152929 BẰNG SỐ (In figures) 22.000.000đ Phí trong TÊN TK (A/C Name) TNHH Phước Thành BẰNG CHỮ (In word) Hai mươi hai (Including) ĐỊA CHỈ (Address) Số 23 Máy Chai, NQ, HP triệu đồng chẵn Phí ngoài X TẠI NH (With bank) Maritime Bank (Excluding) & GHI CÓ TÀI KHOẢN (& Credit account) SỐ TK (A/C No) 020-0101-0036323 TÊN TK (A/C Name) CN CTY TNHH MTV XNK NSTP HN KẾ TOÁN TRƯỞNG KÝ CHỦ TK KÝ VÀ ĐÓNG DẤU ĐỊA CHỈ (A/C Address) Số 25 Lương Khánh Thiện, NQ, HP (Chief accountant) (Acc.Holder & Stamp) TẠI NH (With bank) Maritime Bank DÀNH CHO NGÂN HÀNG (Bank’use only) MÃ VAT Thanh toán viên Kiểm soát Giám đốc Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 77
78. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Ngân hàng TMCP Hàng Hải Hải Phòng Mã GDV: DO BAO NGOC Mã KH: 44048 Số GD: 22 GIẤY BÁO CÓ Ngày 24 tháng 01 năm 2011 Kính gửi: CN CTY TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội. Kính báo, hôm nay chúng tôi đã ghi CÓ tài khoản của quý khách hàng các khoản sau: - Số tham chiếu: . - Số tài khoản ghi Có: 020-0101-0036323 Nội dung: CTY TNHH Phước Thành trả tiền thuê kho Số tiền bằng số: 22.000.000đ . Số tiền bằng chữ: Hai mươi hai triệu đồng chẵn. Giao dịch viên Kiểm soát (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 78
79. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng Đơn vị báo cáo: CN Công ty TNHH MTV XNK Nông sản thực phẩm Hà Nội Địa chỉ: Số 25 Lương Khánh Thiện, Ngô Quyền, Hải Phòng. SỔ NHẬT KÝ CHUNG Trích tháng 01 năm 2011 Đơn vị tính: đồng Chứng từ TKĐƯ Khách hàng Diễn giải Số tiền Ngày Số Nợ Có 04/01 Ngân sách - NSACH Nộp thuế môn bài năm 2011 3338 1121 1.000.000 CT TNHH TMCP Nam Giao 15/01 GTGT 0001135 Mua 15.000kg bông xơ nhập kho 1563 1121 340.500.000 - NGIAO CT TNHH TMCP Nam Giao 15/01 GTGT 0001135 Mua 15.000kg bông xơ nhập kho 13311 1121 34.050.000 - NGIAO 18/01 PC 32/01 Ngân hàng Ngoại thƣơng HP Nộp tiền vào tài khoản Ngân hàng 1121 1111 500.000.000 19/01 PT 07/01 CTYTNHHDV Việt Nhật Nộp phí trông coi xe ô tô tháng 01/2011 1111 13111 5.280.000 Mua 01 bức tranh tặng CB phòng KD XNK về 20/01 PC 39/01 Chi phí khác 6428 1111 3.000.000 nghỉ hưu Mua 01 bức tranh tặng CB phòng KD XNK về 20/01 PC 39/01 Chi phí khác 13311 1111 300.000 nghỉ hưu Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 79
80. Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 24/01 UNC 00115 Công ty TNHH Phƣớc Thành Tạm thanh toán phí thuê kho Quý 4/2010 1121 13111 22.000.000 GBC24/01- 24/01 Ngân hàng ngoại thương HP NH trả lãi tiền gửi từ 01/01-25/01/11 1121 515 490.908 NHNTHP 26/01 BCCT01 Lương nhân viên Công ty Lương phải trả NV BPBH 641 334 59.503.246 26/01 BCCT01 Lương nhân viên Công ty Lương phải trả NV BPQLDN 642 334 60.298.369 27/01 PT 21/01 Trường THPT Lương Thế Vinh Thu tiền dịch vụ trường học 1111 131 30.000.000 28/01 CT XNK Nông sản TP Hà Nội XĐ số tiền nộp lên cấp trên 642 336 50.000.000 PXK 28/01 CT CP Vạn Cường Xuất bán 1500kg hóa chất – giá vốn 632 1562 25.950.000 15/01 HĐGTGT 28/01 CT CP Vạn Cường Xuất bán 1500kg hóa chất 1121 511 31.650.000 0000042 HĐGTGT 28/01 CT CP Vạn Cường Xuất bán 1500kg hóa chất 1121 33311 3.165.000 0000042 30/01 Xác định kết quả kinh doanh Kết quả kinh doanh 911 421 52.381.022 T01 CỘNG (30/01/2011) 9.560.961.879 Sinh viên: Phạm Thị Hương Giang – QTL402K Page 80