Khóa luận Hoàn thiện hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Trung Hạnh - Phạm Thị Hà

91 trang huongle 970

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Trung Hạnh - Phạm Thị Hà", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_hach_toan_ke_toan_nguyen_vat_lieu_tai_c.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Trung Hạnh - Phạm Thị Hà

Khóa luận tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp sản xuất là tế bào của nền kinh tế. Đây là nơi trực tiếp sáng tạo ra cơ sở vật chất cho xã hội, cũng nhƣ bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào, doanh nghiệp xây dựng trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình đều phải tính toán chi phí bỏ ra và kết quả thu về, nhất là trong nền kinh tế thị trƣờng, doanh nghiệp có tồn tại và phát triển đƣợc hay không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có đảm bảo bù đắp đƣợc chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất và có lãi. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố quan trọng không thể thiếu của quá trình sản xuất.Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một lần trong một chu kỳ sản xuất và hình thái vật chất ban đầu của vật liệu bị biến đổi chuyển hoá kết tinh vào sản phẩm về cả mặt hiện vật cũng nhƣ mặt giá trị. Do đó chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Muốn cho quá trình sản xuất kinh doanh đƣợc thƣờng xuyên liên tục thu nhập đủ bù đắp chi phí có lãi đòi hỏi doanh nghiệp phải phấn đấu tiết kiệm chí phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm bằng cách tiến hành kết hợp nhiều biện pháp đồng bộ.Trên giác độ của kế toán để thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình thì việc quản lý, hạch toán chính xác vật liệu (nhất là trong lĩnh vực xây dựng cơ bản) vào giá thành sản phẩm là cần thiết và quan trọng. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Trung Hạnh em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu và chọn đề tài cho khoá luận tốt nghiệp là:"Hoàn thiện hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Trung Hạnh ". Phạm Thị Hà 1
Khóa luận tốt nghiệp Khoá luận ngoài lời mở đầu và kết luận gồm có 3 chƣơng: Chương 1: Cơ sở lý luận chung về nguyên vật liệu và tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. Chương 2: Tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Trung Hạnh. Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Trung Hạnh. Mặc dù bản thân đã nỗ lực cố gắng để hoàn thành bài khoá luận một cách tốt nhất song do khả năng và thời gian có hạn nên em không thể tránh khỏi những sai sót. Em mong nhận đƣợc những nhận xét, đánh giá, góp ý của các cô chú trong phòng kế toán công ty, các thầy cô giáo để em có điều kiện bổ sung, hoàn thiện khoá luận và nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt cho quá trình công tác thực tế sau này. Phạm Thị Hà 2
Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ sở lý luận Chung về nguyên vật liệu 1.1.1. Khái niệm, đặc diểm, vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. 1.1.1.1. Khái niệm: Nguyên vật liệu là những đối tƣợng lao động thể hiện dƣới dạng vật hoá, là tài sản dự trữ ngắn hạn của doanh nghiệp. 1.1.1.2. Đặc điểm: Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh vật liệu có đặc điểm sau: Về mặt hiện vật: Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, dƣới tác động của sức lao động và máy móc thiết bị chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra một hình thái vật chất của sản phẩm. Do vậy, nguyên vật liệu đƣợc coi là cơ sở vật chất, là yếu tố không thể thiếu đƣợc của bất cứ quá trình sản xuất nào, đặc biệt là đối với quá trình hình thành sản phẩm mới trong doanh nghiệp sản xuất. Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ và hình thành nên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Đặc điểm này cũng là một đặc điểm dùng để nhận biết nguyên vật liệu với các tƣ liệu lao động khác. Chi phí vế các loại vật liệu thƣờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Ví dụ nhƣ: trong giá thành sản phẩm công nghiệp cơ khí, chi phí vật liệu chiếm từ 50%- 60%; trong giá thành sản phẩm công nghiệp chế biến, nguyên vật liệu chiếm khoảng 70%; trong giá thành sản phẩm công nghiệp nhẹ, nguyên vật liệu chiếm 60%. Phạm Thị Hà 3
Khóa luận tốt nghiệp Mặt khác, xét về mặt vốn thì vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lƣu động trong doanh nghiệp, đặc biệt là vỗn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụngvốn, cần phải tăng tốc độ luân chuyển của vốn lƣu động và điều đó không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách hợp lý và hiệu quả. Trong doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu là đối tƣợng lao động cho doanh nghiệp sản xuất mua ngoài, tự sản xuất dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh. Nhƣ vậy, nguyên vật liệu có một giá trị quan trọng không thể phủ nhận đƣợc trong quá trình sản xuất. 1.1.1.3. Vai trò: Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu là đối tƣợng không thể thiếu, nó giữ vai trò tiên quyết trong quá trình sản xuất sản phẩm. Nguyên vật liệu tạo nên thực thể của sản phẩm, không có nguyên vật liệu doanh nghiệp không thể tạo ra sản phẩm của mình. Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành một cách đều đặn, liên tục phải thƣờng xuyên đảm bảo cho các nguyên vật liệu đủ về số lƣợng, kịp thời về thời gian, đúng quy cách về phẩm chất. Đây là vấn đề bắt buộc, nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất đƣợc. Trong doanh nghiệp sản xuất chi phí nguyên vật liệu thƣờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số cho phí sản xuất sản phẩm. Do đó việc dảm bảo cung ứng dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại nguyên vật liệu có tác đọng mạnh mẽ đến các hoạt động sảc xuất kinh doanh của doanh nghiệp vì: Cung ứng dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác nguyên vật liệu là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đảm bảo cung cấp nguên vật liệu có chất lƣợng tốt là điều kiện nâng cao chất lƣợng sản phẩm góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng xuất lao động. Đảm bảo cung ứng sử dụng tiết kiệm, dự trữ đầy đủ nguyên vật liệu còn ảnh hƣởng tích cực đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, ảnh hƣởng đến giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Phạm Thị Hà 4
Khóa luận tốt nghiệp Nhƣ vậy, doanh nghiệp tổ chức cung cấp vật liệu một cách hợp lý, đảm bảo đủ số lƣợng, đồng bộ đúng phẩm chất và đúng thời gian sẽ là điều kiện chủ yếu để có thể hoàn thành kế hoạch và vƣợt mức kế hoạch sản xuất. 1.1.1.4. Vị trí: Nguyên vật liệu có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nếu thiếu nguyên vật liệu thì không thể tiến hành đuợc hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 1.1.2. Sự cần thiết phải quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh 1.1.2.1. Sự cần thiết của quản lý nguyên vật liệu: Để hoạt động sản xuất kinh doanh có thể diễn ra thì phải có nguyên vậ liệu, vậy nên quản lý nguyên vật liệu là nhân tố quan trọng của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, ở mỗi doanh nghiệp khác nhau thì lại có phạm vi, mức độ, phƣơng pháp quản lý khác nhau. Khi kinh tế ngày càng phát triển thì các phƣơng pháp quản lý cũng trở lên hoàn thiện hơn vì vậy các doanh nghiệp phải áp dụng phƣơng pháp quản lý phù hợp với công tác sản xuất của mình nhằm đạt đƣợc hiệu quả tối ƣu nhất. 1.1.2.2. Mục tiêu của việc quản lý nguyên vật liệu: Chi phí về các loại nguyên vật liệu thƣờng chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Mà mục đích cuối cùng cuả các doanh nghiệp là lợi nhuận vì vậy giảm chi phí là cách tốt nhất để các doanh nghiệp đạt đƣợc mục đích của mìn. Việc sử dụngnguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý chính là biện pháp tốt nhất để giảm chi phí mà vẫn nâng cao đƣợc chất lƣợng sản phẩm. Nhƣ vậy thực hiện tốt việc quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu sẽ đem lại hiệu quả kinh tế cao hơn trong sản xuất kinh doanh. 1.1.2.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu: Việc quản lý nguyên vật liêụ cần phải thực hiện tốt và chặt chẽ ở tất cả các khâu: Trong khâu thu mua nguyên vật liệu phải quản lí về khối lƣợng, quy cách, Phạm Thị Hà 5
Khóa luận tốt nghiệp chủng loại, giá mua, thuế GTGT đƣợc khấu trừ và chi phí mua. Đồng thời phải thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiêp. Trong quá trình bảo quản nguyên vật liệu phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi, xây dựng và thực hiện tốt chế độ bảo quản đối với từng thứ nguyên vật liệu, tránh hƣ hỏng, mất mát, hao hụt nhằm đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu cả về số lƣợng, chất lƣợng và cả về giá trị. Trong khâu sử dụng nguyên vật liệu cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu. Trên cơ sở đó so sánh với định mức, dự toán chi phí, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó tìm biện pháp sử dụng nguyên vật liệu, hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm tăng thu nhập và tích lũy cho doanh nghiệp. Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đƣợc định mức tối đa, tối thiểu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất đƣợc tiến hành bình thƣờng không bị ngƣng trệ do thiếu nguyên vật liệu hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Tóm lại, quản lý nguyên vật liệu là mọtt trong những nội dung hết sức quan trọng của công tác quản lý nói chung và quản lý sản xuất, quản lý giá thành sản phẩm nói riêng mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp luôn phải đặc biệt quan tâm. 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Để có thể đáp ứng yêu cầu quản lý, tổ chức kế toán nguyên vật liệu cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: + Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ Tài chính, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lƣu trữ chứng từ. Trình tự luân chuyển phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho những ngƣời quản lý nguyên vật liệu, bảo đảm sự an toàn cho chứng từ, cập nhật vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh sự trùng lặp hoặc luân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và phải giảm thời gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất. + Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất và nguyên tắc thích ứng. Tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp xây dựng căn cứ Phạm Thị Hà 6
Khóa luận tốt nghiệp vào chế độ kế toán và thống nhất chung theo chế độ ban hành. Bên cạnh đó các tài khoản chi tiết đƣợc xây dựng dựa trên đặc điểm riêng của doanh nghiệp sao cho phù hợp với công tác kế toán của doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác kế toán. + Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán nguyên vật liệu cũng cần đảm bảo hai nguyên tắc thống nhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt buộc do Bộ Tài chính ban hành đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho quản lý nguyên vật liệu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời. + Các báo cáo về nguyên vật liệu cũng cần đƣợc xây dựng theo đúng chế độ kế toán ban hành, đảm bảo lập đúng kỳ và đƣợc chuyển đến các bộ phận chức năng quản lý nguyên vật liệu 1.2. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu 1.2.1. Phân loại và đánh giá nguyên vật liểu trong doanh nghiệp 1.2.1.1. Phân loại: Trong các doanh nghiệp, vật liệu rất đa dạng và phong phú, mỗi loại có một vai trò, công dụng và tính năng lý hoá khác nhau. Vì vậy để quản lý vật liệu một cách có hiệu quả, các doanh nghiệp tiến hành phân loại vật liệu. Tuỳ theo yêu cầu quản lý vật liệu mà từng doanh nghiệp thực hiện phân loại theo các cách:  Phân loại NVL theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị trong DNSX: + Nguyên vật liệu chính ( Bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tƣợng chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm nhƣ; tôn, đồng, sắt, thép trong các doanh nghiệp chế toạ máy, cơ khí, xây dựng cơ bản; bông, sợi trong các doanh nghiệp dệt vải, trong các xí nghiệp may Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm, ví dụ nhƣ: sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng đƣợcc coi là là nguyên vật liệu chính. + Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lƣợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho công cụ, dụng cụ hoạt động đƣợc bình thƣờng. Phạm Thị Hà 7
Khóa luận tốt nghiệp + Nhiên liệu: Là các chất dùng để tạo ra nâƣng lƣợng cung cấp nhiệt lƣợng cho quá trình sản xuất kinh doanh nhƣ hơi đốt, dầu , khí nén,xăng Nhiên liệu thực chất là một loại vật liệu phụ đƣợc tách ra thành một nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và để nhằm mục đích dễ quản lý và hạch toán hơn. Dựa vào tác dụng của nhiên liệu trong quá trình sản xuất có thể chia nhiên liệu thành những nhóm sau: Nhiên liệu dùng trực tiếp cho sản xuất Nhiên liệu sử dụng cho máy móc thiết bị. + Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết đƣợc sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phƣơng tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản. + Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đƣợc trong quá trình sản xuất, hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài. + Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chƣa đƣợc xếp vào các loại trên thƣờng là những vật liệu đƣợc loại ra từ quá trình sản xuất hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lí TSCĐ Ngoài ra tùy thuộc vào yêu cầu quản lí và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm, từng thứ. Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở để hạch toán chi tiết đƣợc nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Phạm Thị Hà 8
Khóa luận tốt nghiệp  Phân loại NVL theo nguồn hình thành + Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng + Nguyên vật liệu tự chế: Là do doanh nghiệp tự sản xuất. Phân loại nguyên vật liệu theo nguồn cung cấp là việc căn cứ cho việc lập kế hoạch cho việc thu mua và kế hoạch sản xuất, là cơ sở để xác định giá nguyên vật liệu nhập kho.  Phân loại NVL theo mục đích, công dụng: + Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. + Nguyên vật liệu dùng cho quản lí ở các phân xƣởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lí doanh nghiệp. + Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: + Nhƣợng bán + Đem góp vốn liên doanh + Cách phân loại này là căn cứ để kế toán tính toán và phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho đối tƣợng khác nhau. Tóm lại, căn cứ để phân loại nguyên vật liệu chỉ là tƣơng đối, có trƣờng hợp nguyên vật liệu phụ ở hoạt động này nhƣng lại là nguyên vật liệu chính ở hoạt động hay doanh nghiệp khác. Mối doanh nghiệp có đặc điểm sản xuất kinh doanh khác nhau nên sẽ có cách phân loại khác nhau để phù hợp với doanh nghiệp mình nhằm đảm bảo tốt nhất cho việc hạch toán và quản lý nguyên vật liệu. 1.2.1.2. Đánh giá nguyên vật liệu 1.2.1.2.1. Các nguyên tắc chi phối đến đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thƣớc đo tiền tệ biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Có 3 nguyên tắc cho phối việc đánh giá nguyên vật liệu, đó là : Phạm Thị Hà 9
Khóa luận tốt nghiệp  Nguyên tắc giá gốc (còn gọi là giá phí, giá thành, giá lịch sử ) : Tất cả các tài sản và hàng tồn kho ở doanh nghiệp đƣợc phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo tài chính đƣợc ghi chép theo giá gốc. Giá gốc bao gồm tất cả các chi phí bình thƣờng và hợp lý mà doanh nghiệp bỏ ra để có tài sản và sẵn sàng đƣa tài sản vào sử dụng.  Nguyên tắc nhất quán : Các phƣơng pháp áp dụng trong đánh giá nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán tức là kế toán chọn phƣơng pháp nào thì tính thống nhất theo phƣơng pháp đó, nhất quán trong suốt niên độ kế toán.  Nguyên tắc thận trọng: Theo nguyên tắc này thì doanh nghiệp phải phản ánh đúng giá trị tài sản, các nghiệp vụ làm tăng doanh thu và tăng vốn chỉ đƣợc ghi khi có chứng cứ chắc chắn (có chứng từ), chi phí và các khoản làm giảm doanh thu, vốn chủ sở hữu phải đƣợc ghi chép ngay dù chƣa có chứng cứ chắc chắn. Do đó trên bảng cân đối kế toán, hàng tồn kho phải đƣợc phản ánh theo giá trị có thể thƣch hiện đƣợc thuần tuý (theo giá gốc hoặc thấp hơn giá gốc). Nếu giá có thể thực hiện đƣợccủa nguyên vật liệu giảm do vật liệu bị hƣ hỏng, kém hoặc mất phẩm chất thì đơn vị phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 1.2.1.2.2. Ý nghĩa của việc đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình hính tài sản cũng nhƣ chi phí sản xuất kinh doanh. Đánh giá vật liệu thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của nguyên vật liệu. Theo quy định vật liệu đƣợc tính theo giá thực tế (giá gốc), tức là vật liệu khi nhập kho hay xuất kho đều đƣợc phản ánh trên sổ sách theo giá thực tế. 1.2.1.2.3. Các phương pháp đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá vật liệu phụ thuộc vào phƣơng pháp quản lý và hạch toán vật liệu:  Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên: là phƣơng pháp đƣợc áp dụng phổ biến hiện nay. Đặc điểm của phƣơng pháp này là mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều đƣợc kế toán theo dõi, tính toán và ghi chép một cách thƣờng xuyên theo quá trình phát sinh. Phạm Thị Hà 10
Khóa luận tốt nghiệp  Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ: có đặc điểm là trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu, còn giá trị vật liệu xuất chỉ đƣợc xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện còn cuối kỳ. Trị giá vật Trị giá vật Trị giá vật Trị giá vật liệu liệu xuất = + - liệu cuối liệu đầu kỳ nhập trong kỳ trong kỳ kỳ Có nhiều cách đánh giá vất liệu nhập, xuất kho nhƣng chúng ta có thể chia ra thành hai phƣơng pháp chính là:  Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế  Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán 1.2.1.2.4. Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế  Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho Tuỳ theo từng nguồn nhập mà trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu đƣợc xác định nhƣ sau: + Nguyên vật liệu mua ngoài: Giá mua Các khoản Giá nhập Chi phí CKTM, = trên hoá + + thuế không - kho thu mua giảm giá đơn đƣợc hoàn lại Trong đó : Chi phí thu mua bao gồm : chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi. tiền phạt Lưu ý: Nguyên vật liệu mua từ nƣớc ngoài thì thuế nhập khẩu đƣợc tính vào giá nhập kho. Khoản thuế GTGT khi thu mua nguyên vật liệu cũng đƣợc tính vào giá nhập nếu doanh nghiệp không thuộc diện nộp thuế theo phƣơng pháp khấu trừ. Giá mua đƣợc xác định theo 2 trƣờng hợp:  Trƣờng hợp doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thuộc đối tƣợng nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ thuế thì giá mua là giá chƣa có thuế GTGT. Phạm Thị Hà 11
Khóa luận tốt nghiệp  Trƣờng hợp doanh nghiệp sản xuất kinh doanh không thuộc đối tƣợng nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ hoặc thuộc đối tƣợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp trực tiếp thì giá mua là giá có thuế GTGT(tổng giá thanh toán) + Nguyên liệu tự sản xuất: Giá nhập = Giá thành sản xuất thực tế kho + Nhập kho vật liệu do tự gia công, chế biến: Giá nhập Giá NVL xuất kho gia Chi phí gia công chế = + kho công chế biến biến NVL + Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: Giá trị vật tƣ Chi phí vận Số tiền trả Giá nhập xuất thuê ngoài chuyển, bốc dỡ = + cho đơn vị + kho gia công chế khi giao và nhận nhận gia công biến vật liệu + Vật liệu do nhận từ nguồn vốn góp liên doanh: Giá nhập = Giá vốn góp do hội đồng liên doanh đánh giá kho Ngoài những nguồn nhập chính trên, nguyên vật liệu còn đƣợc nhập ko từ những nguồn sau: + Nhập kho NVL do ngân sách và cấp trên cấp: Giá nhập Giá thoả thuận cấp( lấy = + Chi phí khác kho trong biên bản cấp) + Nhập kho vật liệu do vay mƣợn tạm thời của các đơn vị khác, do đƣợc tặng thƣởng: Giá thực tế tƣơng đƣơng Giá nhập = trên thị trƣờng của NVL + Chi phí khác kho nhập kho Phạm Thị Hà 12
Khóa luận tốt nghiệp + Nhập kho vật liệu từ nguồn thu hồi sau sử dụng (phế liệu) Giá nhập = Giá ƣớc tính( nếu giá trị nhỏ) kho Giá nhập Giá thực tế tƣơng đƣơng trên thị trƣờng( nếu giá = kho trị lớn )  Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 – “ Hàng tồn kho” đƣợc ban hành và công bố theo quyết định số 149/2002/QĐ – BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của bộ trƣởng bộ Tài chính, giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho đƣợc xác định dựa vào một trong bốn phƣơng pháp sau:  Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phƣơng pháp này, giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ đƣợc tính theo giá trị bình quân. Phƣơng pháp này đƣợc chia làm ba loại: + Giá bình quân tồn đầu kỳ + Giá bình quân từng lần nhập( bình quân liên hoàn) + Giá bình quân cả kỳ dự trữ Trị giá nguyên vật Số lƣợng nguyên vật Đơn giá thực = X liệu xuất dùng liệu xuất dùng tế bình quân Trong đó : Đơn giá bình quân = Giá trị thực tê tồn đầu kỳ tồn đầu kỳ Số lƣợng tồn đầu kỳ Giá trị thực tế vật liệu Giá trị thực tế lần Đơn giá bình + tồn đầu kỳ nhập kế tiếp quân từng lần = Số lƣợng vật liệu tồn Số lƣợng vật liệu nhập + đầu kỳ nhập kế tiếp Đơn giá bình = Giá trị thực tế vật liệu + Giá trị thực tế vật liệu Phạm Thị Hà 13
Khóa luận tốt nghiệp quân cả kỳ dự tồn đầu kỳ nhập trong kỳ trữ Số lƣợng vật liệu tồn Số lƣợng vật liệu nhập + đầu kỳ trong kỳ Phƣơng pháp giá bình quân tồn đầu kỳ tuy đơn giản, phản ánh kịp thời tìnhhình biến động nguyên vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên, phƣơng pháp này không chính xác vì không tính đến sự biến động giá cả nguyên vật liệu trong kỳ. Phƣơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ có ƣu điểm là đơn giản, dễ làm nhƣng mức đọ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán tập trung vào cuối tháng, gây ảnh hƣởng đến công tác quyết toán. Phƣơng pháp giá bình quân từng lần nhập khắc phục đƣợc nhƣợc điểm của hai phƣơng pháp trên, vừa chính xác vừa cập nhật. Nhƣợc điểm của phƣơngg pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán phức tạp.  Phương pháp nhập trước, xuất trước: Áp dụng dựa trên giả định là nguyên vật liệu đƣợc mua trƣớc, sản xuất trƣớc thì đƣợc xuất trƣớc, và nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ là nguyên vật liệu đƣợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phƣơng pháp này thì giá trị của hàng xuất kho sẽ đƣợc tính theo giá trị của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của nguyên vật liệu tồn kho đƣợc tính theo giá trị của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.  Phương pháp nhập sau, xuất trước: Áp dụng trên giả định là nguyên vật liệu đƣợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đƣợc xuất trƣớc, nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ là nguyên vật liệu đƣợc mua hoặc sản xuất trƣớc đó. Theo phƣơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đƣợc tính theo giá trị của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của nguyên vật liệu tồn kho đƣợc tính theo giá trị của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Phạm Thị Hà 14
Khóa luận tốt nghiệp  Phương pháp giá thực tế đích danh: Phƣơng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý, theo dõi nguyên vật liệu theo từng lô hàng. Khi xuất kho, nguyên vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lƣợng xuất kho và đơn giá nhập kho ( hoặc đơn giá mua) thực tế của lô hàng đó để tính ra giá trị thực tế xuất kho. Phƣơng pháp này thƣờng áp dụng với các nguyên vật liệu có giá trị lớn, các loại nguyên vật liệu đặc chủng. Muốn áp dụng phƣơng pháp này, doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác tiếp nhận nguyên vật liệu, chứng từ kế toán tƣơng ứng để có thể xác định ngay đƣợc giá thực tế của nguyên vật liêụ nhập kho. Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc áp dụng trong các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô hàng, các loại mặt hàng ổn định và có tính tách biệt cao. 1.2.1.2.5. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Việc dùng giá thực tế để hạch toán vật liệu thƣờng đƣợc áp dụng trong các doanh nghiệp mà việc xuất kho vật liệu không thƣờng xuyên hàng ngày, chủng lọai vật tƣ không nhiều. Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lƣợng chủng loại vật tƣ nhiều, giá của từng nguyên vật liệu có nhiều giá khác nhau nên nếu ghi chép theo giá thực tế thì công việc của kế toán rất phức tạp. Do đó, để đơn giản trong công tác hạch toán ngƣời ta quy định trên tài khoản hàng tồn kho đƣợc hạch toán theo giá cố định( giá hạch toán). Giá hạch toán là giá mà doanh nghiệp tự xây dựng để hạch toán trong suốt một kỳ kế toán trên tài khoản tồn kho. Nhƣng vì giá hạch toán chỉ là giá dùng để ghi chép trên sổ kế toán nên nó không có tác dụng dùng để xây dựng giá trị vật liệu thực tế đƣợc sử dụng trong quá trình sản xuất. Do đó trong kỳ, doanh nghiệp có thể hạch toán theo giá cố định nhƣng cuối kỳ phải điều chỉnh theo giá thực tế. Có thể đánh giá vật liệu xuất dùng theo giá hạch toán qua các bƣớc sau: + Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá vật liệu nhập xuất + Cuối kỳ, điều chỉnh giá hạch toán theo giá trị thực tế để có số liệu ghi vào tài khoản, sổ tài khoản tổng hợp và báo cáo hạch toán theo công thức sau: Hệ số giá = Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật liệu Phạm Thị Hà 15
Khóa luận tốt nghiệp vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu Giá hạch toán vật liệu + tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Khi đó: Giá thực tế vật Giá hạch toán vật Hệ số giá liệu xuất dùng = x liệu xuất trong kỳ vật liệu trong kỳ Tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý mà hệ số giá nguyên vật liệu có thể tính theo từng nhóm hay từng thứ vật liệu và việc áp dụng phƣơng pháp tính toán cần phải nhất quán trong các niên độ kế toán. Giá hạch toán chỉ đƣợc trong hạch toán chi tiết vật liệu, còn trong hạch toán tổng hợp vẫn phải sử dụng giá thực tế. + Ƣu điểm: Phƣơng pháp giá hạch toán có ƣu điểm là phản ánh kịp thời biến động về giá trị của các loại nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. + Nhƣợc điểm: Việc sử dụng giá hạch toán để phản ánh nguyên vật liệu chỉ đƣợc dùng trong hạch toán chi tiết vật liệu và chỉ đƣợc áp dụng đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. + Điều kiện áp dụng : Phƣơng pháp giá hạch toán thƣờng đƣợc áp dụng trong những doanh kho diễn ra thƣờng xuyên. 1.2.1.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp 1.2.1.3.1. Chứng từ kế toán để hạch toán nhập xuất kho nguyên vật liệu: Việc xác định các chứng từ kế toán sử dụng ở doanh nghiệp phải căn cứ vào nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu. Thông thƣờng các doanh nghiệp sử dụng các chứng từ bắt buộc sau ( sửa đổi theo quyết định số 15/2006-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính ) + Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT) + Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT) + Thẻ kho (Mẫu số S12-DN) + Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07-VT) Phạm Thị Hà 16
Khóa luận tốt nghiệp + Biển bản kiểm kê vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 05-VT) + Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01 GTGT) nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. + Hoá đơn bán hàng (Mẫu số 02 GTGT) nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp. Ngoài ra, tuỳ theo từng doanh nghiệp có thể có các nghiệp vụ phát sinh riêng nhƣ điều chuyểnvật tƣ nội bộ thì sử dụng thêm “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Nếu vật tƣ đƣợc sử dụng liên tục, nhiều lần theo định mức thì có thể sử dụng” Phiếu xuất kho vật tƣ theo hạn mức”. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các chứng từ khác nhau nhƣ “ Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ – Mẫu 03 – VT” hay những chứng từ riêng của doanh nghiệp để có thêm những chỉ tiêu cần thiết. Các chứng từ kế toán phải đƣợc lập kịp thời theo đúng quy định của nhà nƣớc, khi tổ chức hạch toán ban đầu các doanh nghiệp cần phân công trách nhiệm cụ thể cho từng ngƣời lập chứng từ đối với mỗi loại chứng từ. Sự thống nhất giữa các bộ phận liên quan nhƣ vật tƣ, kế hoạch, tài vụ là rất quan trọng, từ đó quy định từng chứng từ vật tƣ cụ thể đƣợc luân chuyển từ bộ phận phụ trách vật tƣ đến thủ kho, kế toán và bộ phận lƣu trữ nhƣ thế nào. Tổ chức tốt khâu hạch toán ban đầu về vật tƣ sẽ tạo thuận lợi cho công tác hạch toán tổng hợp và chi tiết vật tƣ. 1.2.1.3.2 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Hàng ngày, việc quản lý tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu đƣợc thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán. Trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập xuất nguyên vật liệu , thủ kho và kế toán nguyên vật liệu tiến hành hạch toán kịp thới và chính xác tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu hàng ngày theo từng loại vật liệu. Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép vào thẻ kho cũng nhƣ việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thành nên phƣơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu với mục đích chủ yếu là theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu cả về số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại và giá trị. Phạm Thị Hà 17
Khóa luận tốt nghiệp Nhƣ vậy, hạch toán chi tiết vật liệu là sự chi tiết hoá các thông tin tổng quát đƣợc hình thành bởi hạch toán tổng hợp nhằm thu thập thông tin rrọng rãi cho việc quản lý, kiểm tra các hoạt đọng kinh doanh. Tuy nhiên để hạn chế sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán thì kế toán doanh nghiệp cần phải lựa chọn phƣơng pháp hạch toán chi tiết phù hợp với yêu cầu và trình độ của đội ngũ kế toán trong doanh nghiệp. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu có thể tiến hành theo các phƣơng pháp sau:  Phương pháp thẻ song song: Theo phƣơng pháp này, ở kho, hàng ngày thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho để ghi vào các thẻ khotheo số lƣợng, cuối ngày tính số tồn kho đƣợc trên thẻ kho. Định kỳ tính và giữ phiếu nhập, xuất kho cho kế toán. Thẻ kho đƣợc mở cho từng mặt hàng và đƣợc đăng ký tại phòng kế toán. Thẻ kho đƣợc sử dụng để theo dõi, ghi chép số hiệu có và tình hình biến động của từng loại vật liệu theo từng kho hàng về số lƣợng. Ở phòng kế toán hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào phiếu xuất kho do thủ kho gửi đến, kế toán kiểm tra và ghi sổ chi tiết hàng hoá vật tƣ theo từng loại mặt hàng về số lƣợng, giá trị tiền. + Ƣu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số lƣợng + Nhƣợc điểm : Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lƣợng. Hơn nữa, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng làm hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. +Phạm vi áp dụng: Phƣơng pháp này áp dunggj thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, số lƣợng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, không thƣờng xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Phạm Thị Hà 18
Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ : Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra  Phương pháp sổ số dư: Theo phƣơng pháp này, việc ghi chép của thủ kho giống nhƣ phƣơng pháp thẻ song song. Cuói tháng thủ kho căn cứ vào số lƣợng tồn kho của từng mặt hàng trên thẻ kho để ghi vào sổ số dƣ rồi chuyển cho kế toán. Sổ số dƣ do kế toán mở cho từng thủ kho, dùng cho cả năm, cuối mỗi tháng giao cho thủ kho ghi một lần. Ở phòng kế toán, hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán ghi vào bảng kê nhập - xuất - tồn của từng kho theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng căn cứ vào đơn giá để ghi vào cột số tiền trên sổ số dƣ. Đối chiếu số liệu ở cột số tiền trên sổ số dƣ với số liệu ở cột tồn cuối kỳ trên bảng kê tổn hợp nhập - xuất- tồn để có cơ sở đối chiếu với kế toán tổng hợp. Sơ đồ : Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Phạm Thị Hà 19
Khóa luận tốt nghiệp Thẻ kho Phiếu nhập kho Phi ếu xuất kho ookho Phiếu gia nhận Sổ số dƣ Phiếu giao nhận ch ứng từ xuất chứng từ nhập Bảng luỹ kế Bảng luỹ kế xuất Bảng luỹ kế nhập nhập-xuất-tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra + Ƣu điểm: Hiệu suất công tác cao, tránh đƣợc sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lƣợng ghi chép kế toán, việc kiểm tra ghi chép của thủ kho đƣợc tiến hành thƣờng xuyên, đảm bảo số liệu kế toán đƣợc chính xác và kịp thời. + Nhƣợc điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng loại vật liệu về mặt hiện vật, nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. + Phạm vi áp dụng: Phƣơng pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có khối lƣợng các nghiệp vụ xuất- nhập( chứng từ nhập xuất) nhiều, thƣờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập xuất, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán là tƣơng đối cao.  Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Phạm Thị Hà 20
Khóa luận tốt nghiệp Theo phƣơng pháp này, việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng đƣợc tiến hành giống nhƣ phƣơng pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán, kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập – xuất- tồn kho của từng thứ nguên vật liệu ở từng kho dùng cho cả năm, nhƣng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lập bảng kê nhập- xuất vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập xuất định kỳ do thủ kho gửi. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đƣợc theo dõi cả về chỉ tiêu số lƣợng và chie tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. + Ƣu điểm: phƣơng pháp này dễ làm, do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nên giảm bớt đƣợc khối lƣợng ghi chép cho kế toán. + Nhƣợc điểm: việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra đối chiếu giữa ko và phòng kế toán cũng tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra. + Phạm vi áp dụng; phƣơng pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lƣợng nghiệp vụ nhập xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu nên không có điều kiện ghi chép theo dõi hàng ngày. Sơ đồ: Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Phạm Thị Hà kho kho 21 B¶ng kª Bảng kê
Khóa luận tốt nghiệp Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổn Ghi chú: hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.2.1.4. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1.4.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên  Định nghĩa : Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên là phƣơng pháp phản ánh, ghi chép thƣờng xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập- xuất-tồn kho các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp dựa trên các chứng từ nhập, xuất. Theo phƣơng pháp này, các tài khoản hàng tồn kho đƣợc dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến đọng tăng giảm của các loại hàng tồn kho, vì vậy giá trị tồn kho có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào. Phạm Thị Hà 22
Khóa luận tốt nghiệp  Ƣu, nhƣợc điểm và phạm vi áp dụng: + Ƣu điểm: Theo dõi thƣờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho theo các chứng từ nên việc xác định giá vốn của nguyên vật liệu đƣợc chính xác. + Nhƣợc điểm: Đối với nguyên vật liệu cồng kềnh, điều kiện cân đo đong đếm không đƣợc chính xác thì giá trị sản xuất theo chứng từ kế toán nhiều khi xa rời với giá vốn thực tế làm cho công việc kế toán tốn nhiều công sức, phức tạp do phải điều chỉnh giữa số liệu kiểm kê và số liệu tính toán. + Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp có quy mô lớn nhỏ khác nhau nhƣng đặc biệt thích hợp với những doanh nghiệp có mặt hàng giá trị lớn.  Tài khoản sử dụng: Để tiến hành tổng hợp vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên có áp dụng luật thuế giá trị gia tăng, kế toán sử dụng các tài koản sau + Tài khoản 152 “ nguyên liệu, vật liệu”: Nội dung: Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu trong kho của doanh nghiệp theo trị giá vốn thực tế. Phạm Thị Hà 23
Khóa luận tốt nghiệp Kết cấu: Nợ TK152 Có SDĐK : Trị giá thực tế tồn đầu kỳ Phát sinh tăng Phát sinh giảm + Trị giá thực tế của NVL nhập + Trị giá thực tế của NVL xuất kho do mua ngoài, tự chế, thuê kho dùng cho sản xuất kinh ngoài gia công chế biến, nhận góp doanh để bán, thuê ngoài gia vốn hoặc từ các nguồn khác công chế biến hoặc mang góp + Trị giá nguyên liệu, vật liệu vốn thừa phát hiên khi kiểm kê + Trị giá của NVL tả lại ngƣời bán hoặc đƣợc giảm giá hàng mua + Chiết khấu thƣơng mại đƣợc hƣởng khi mua hàng +Trị giá NVL hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê Cộng số phát sinh Cộng số phát sinh SDCK: Trị giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ + Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đƣờng” Nội dung: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguên vật liệu đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhƣng chƣa về nhập kho Kết cấu: Nợ TK 151 Có Phạm Thị Hà 24
Khóa luận tốt nghiệp SDĐK: Trị giá thực tế tồn đầu kỳ Phát sinh tăng Phát sinh giảm Trị giá hàng hoá, vật tƣ đã mua đang đi Trị giá hàng hoá, vật tƣ đã mua đang đi đƣờng, đang đi đƣờng đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng Cộng phát sinh Cộng phát sinh SDCK: Trị giá hàng hoá, vật tƣ đã mua nhƣng còn đang đi đƣờng. Ngoài các tài khoản chủ yếu ở trên, kế toán nguyên vật liệu còn sử dung một số tài khoản khác nhƣ : TK 133. 331, 111, 112.141. 241. 621  Trình tự hạch toán kế toán: Trình tự hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên đƣợc khái quát qua sơ đồ sau Phạm Thị Hà 25
Khóa luận tốt nghiệp Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 15 TK152 TK621 Nhập kho hàng đang đi đƣờng Xuất cho sản xuất trực tiếp tháng trƣớc TK 111,112,331 TK627,641,642,241 Nhập kho vật liệu mua ngoài( giá Xuất NVL dùng cho sản mua gồm cả thuế GTGT theo xuất kinh doanh và xây phƣơg pháp trực tiếp) dựng cơ bản TK 154 Nhập kho vật liệu mua ngoài Xuất nguyên vật liệu thuê ( giá mua chƣa có thuế GTGT theo ngoài gia công phƣơng pháp khấu trừ) TK133(1331) TK 331 Thuế GTG Xuất trả lại ngƣời cung cấp do không đúng chất lƣợng TK333(3333) TK128,222 Thuế nhập khẩu phải nộp Xuất góp vốn liên doanh TK 632,138(8) TK 154 Nhập kho vật liệu thuê Xuất bán cho vay ngoài gia công, tự chế biến Phạm Thị Hà 26
Khóa luận tốt nghiệp TK621 TK 138 TK152 Thu hồi nguyên vật liệu NVL phát hiện Hao hụt trong thiếu khi kiểm kê định mức TK711 TK338(3381) TK 138(8) Dôi thừa tự nhiên Vật liệu thừa Bắt bồi thƣờng phát hiện khi kiểm kê TK811 TK331 Hao hụt ngoài Ngƣời bán chuyển định mức nhầm TK133 TK412 TK412 VAT Đánh giá tăng Đánh giá giảm NVL 1.2.1.4.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp áp dụng theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ  Định nghĩa: Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ là phƣơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn ko cuối kỳ của vật tƣ hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợ, từ đó tính ra giá trị vật tƣ, hàng hoá xuất kho trong kỳ theo công thức: Trị giá vật Trị giá vật tƣ Trị giá vật tƣ Trị giá vật tƣ tƣ hàng hoá = hàng hoá tồn + hàng hoá nhập - hàng hoá tồn xuất kho đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ Theo phƣơng pháp kiểm tra định kỳ, mọi biến động của vật tƣ, hàng hoá nhập kho, xuất kho không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho mà đƣợc theo dõi trên tài khoản 611 “ Mua hàng”. Phạm Thị Hà 27
Khóa luận tốt nghiệp Công tác kiểm kê vật tƣ, hàng hoá sẽ đƣợc tiến hành vào cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá trị tồn kho thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán của các tài khoản hàng tồn kho, đồng thời căn cứ vào giá trị vật tƣ, hàng hoá xuất kho trong kỳ làm căn cứ để ghi sổ kế toán tài khoản 611.  Ƣu, nhƣợc điểm và phạm vi áp dụng. + Ƣu điểm: Việc ghi chép đơn giản , gọn nhẹ do không phải đối chiếu giữa số liệu kế toán với số lƣợng kiểm kê mà số liệu kế toán luôn khớp với thực tế. + Nhƣợc điểm: Trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu xuất dùng ( hoặc xuất bán) cho từng đối tƣợng, từng nhu cầu khác nhau, sản xuất hay phục vụ sản xuất, quản lý doanh, hơn nữa cũng không theo dõi đƣợc số mất mát, hƣ hỏng, tham ô, lãng phí ( nếu có). +Phạm vi áp dụng: Áp dụngcho các đơn vị sản xuất có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thƣơng mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều.  Tài khoản sử dụng: + Tài khoản 611 “ Mua hàng” Nội dung : tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm, nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu: Nợ TK 611 Có + Kết chuyển giá gốc nguyên vật + Kết chuyển giá gốc nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê) liệu tồn kho cuối kỳ( theo kết quả kiểm kê) + Giá gốc hàng hoá, nguyên vật liệu +Giá gốc nguyên vật liệu xuất dùng mua vào trong kỳ hoặc giá gốc hàng xuất bán ( chƣa đƣợc xác định là đã bán ) + Gía gốc nguyên vật liệu mua vào trả lại cho ngƣời bán hoặc đựơc giảm giá Phạm Thị Hà 28
Khóa luận tốt nghiệp Tài khoản 611 không có số dƣ cuối kỳ và đƣợc mở thành hai tài khoản cấp hai : + TK 611 : Mua nguyên liệu, vật liệu + TK 6112: Mua hàng hoá + Tài khoản 152,151: Đây là tài khoản phản ánh hàng tồn kho, không dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất trong kỳ mà chỉ dùng ở đầu kỳ để kết chuyển số đầu kỳ, số cuối kỳ để phản ánh giá trị tồn kho thực tế cuối kỳ. Ngoài ra, kế toán sử dụng các tài khoản nhƣ: TK 133,331,111  Trình tự hạch toán: Trình tự hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ đƣợc phản ánh qua sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ: Phạm Thị Hà 29
Khóa luận tốt nghiệp TK 152,151 TK 611(6111) TK152,151 Kết chuyển giá trị thực tế Kết chuyển giá trị thực tế NVL tồn đầu kỳ NVL tồn cuối kỳ TK 111,112 TK 111,112,331 Mua trả tiền ngay (giá mua Giảm giá hàng mua bao gồm cả thuế GTGT theo Hàng bán trả lại phƣơng pháp trực tiếp) Mua trả tiền ngay (giá mua TK 621,627 chƣa có thuế GTGT theo Cuối kỳ kết chuyển số phƣơng pháp khẩu trừ ) xuất dùng cho sản xuất kinh doanh TK 1331 Thuế GTGT TK154 VAT Xuất thuê ngoài gia công TK331, 311 chế biến Số tiền Mua chƣa trả tiền, đã TT trả tiền vay TK 632 Xuất bán TK 333(3333) Thuế nhập khẩu phải nộp TK 111, 138, 334 Thiếu hụt, mất mát TK411 Nhận vốn góp cổ phần TK 412 TK 412 Đánh giá tăng Đánh giá giảm Phạm Thị Hà 30
Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Hà 31
Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG 2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TRUNG HẠNH 2.1. Vài nét khái quát chung về công ty TNHH Trung Hạnh 2.1.1 Giới thiệu chung * Tên giao dịch: CÔNG TY TNHH TRUNG HẠNH. * Tên quốc tế: TRUNG HANH COMPANY LIMITED. * Tên viết tắt: TRUNG HANH CO.,LTD. + Địa chỉ trụ sở chính: Thôn Ngọc Khê, xã Phù Ninh, huyện Thuỷ Nguyên, thành phố Hải Phòng. + Điện thoại: (031)3916739 + Mã số thuế: 0200453141 + Tài khoản: 2105211000191. Tại Ngân Hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Thuỷ Nguyên. Hoặc Tài khoản: 2551100230007. Tại Ngân hàng TMCP Quân Đội. *Giấy đăng ký kinh doanh số: 0202000597 Sở kế hoạch đầu tƣ Hải Phòng cấp. 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty  Quá trình hình thành Ngày nay khi nền kinh tế phát triển mạnh, đời sống nhân dân ngày một tăng cao. Do vậy đòi hỏi cuộc sống thịnh vƣợng hơn, cơ sở hạ tầng phát triển, trƣờng học nhà máy, đƣờng xá giao thông, các công trình phúc lợi cũng là những lĩnh vực cần đƣợc phát triển. Đƣợc sự cho phép của sở kế hoạch và đầu tƣ thành phố Hải Phòng ngày 28/02/2002 công ty TNHH Trung Hạnh đã ra đời. Công ty TNHH Trung Hạnh là một doanh nghiệp tƣ nhân hoạt động ttong lĩnh vực xây dựng là chủ yếu. Sau một thời gian đi vào hoạt động công ty đã xây dựng đƣợc rất nhiều hạng mục công trình kiên cố nhƣ trƣờng học, UBND, trạm y tế, đƣờng giao thông liên xã, liên huyện, liên tỉnh. Phạm Thị Hà 32
Khóa luận tốt nghiệp  Quá trình phát triển: Thông qua bảng sau ta có thể thấy đƣợc tình hình phát triển của công ty TNHH trong hai năm trở lại đây: STT Chỉ tiêu Đơn vị 2010 2011 1 Giá trị sản lƣợng thực hiện tr.đồng 25.586 29.750 2 Doanh thu - 20.306 25.350 3 Vốn kinh doanh - 6.566 8.085 - Vốn ngân sách - 6.500 8.000 - Vốn tự bổ sung - 191 230 4 Nộp ngân sách - 927 15.330 5 Lợi nhuận - 385 430 6 Lao động bình quân Ngƣời 480 530 7 Thu nhập bình quân Đồng 780.000 850.000 Nhìn vào bảng số liệu này cho ta thấy giá trị sản lƣợng, doanh thu, lợi nhuận và thu nhập bình quân tất cả đều tăng chứng tỏ rằng Công ty làm ăn rất có hiệu quả. Từ ngày 1-1-2010, Công ty bắt đầu tuần làm việc 40 giờ và đang tiếp tục hoàn thiện và nhận thi công nhiều công trình hơn nữa.  Chức năng, nhiệm vụ và nghành nghề kinh doanh: +Chức năng, nhiệm vụ: Chức năng của công ty là làm sao để nâng cao chất lƣợng sản phẩm sản xuất, chất lƣợng công trình xây lắp đạt hiệu quả cao và luôn hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra trong tất cả các lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó phải đảm bảo công ăn việc làm ổn định cho ngƣời lao động. +Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, đồ mộc dân dụng. Kinh doanh bất động sản. Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi và các công trình hạ tầng, trang trí nội-ngoại thất, san lấp mặt bằng. Phạm Thị Hà 33
Khóa luận tốt nghiệp Thi công xây lắp đƣờng dây cao thế và trạm biến áp, hệ thống điện động lực ngoài nhà. Sửa chữa cơ khí và đóng mới tàu thuyền. Vận tải và dịch vụ vận tải thuỷ bộ. 2.1.3 Đặc điểm xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh chủ yếu của công ty TNHH Trung Hạnh.  Đặc điểm sản xuất kinh doanh: Các công trình của công ty đƣợc tiến hành gồm cả đấu thầu và chỉ định thầu. Sau khi hợp đồng kinh tế đƣợc ký kết,công ty thành lập ban chỉ huy công trƣờng giao nhiệm vụ cho các phòng ban. Chƣc năng phải lập kế hoạch sản xuất cụ thể , tiến đọ và các phƣơng án đảm bảo cung cấp vật tƣ, máy móc thiết bị thi công, tổ chức thi công hợp lý, đảm bảo tiến độ cũng nhƣ chất lƣợng của hợp đồng kinh tế đã ký kết với chủ đầu tƣ hay với công ty. Việc quản lý vật tƣ công ty chủ yếu giao cho Phòng vật tƣ theo dõi tình hình mua vật tƣ cho đến khi xuất công trình. Máy móc thi công chủ yếu là của công ty, ngoài ra công ty còn phải đi thuê ngoài để đảm bảo quá trình thi công và do phòng vật tƣ chịu trách nhiệm vận hành, quản lý trong thới gian làm ở công trƣờng lao động đƣợc sử dụng chủ yếu là công nhân của công tym chỉ thuê lao động phổ thông trong trƣờng hợp công việc gấp rút, cần đảm bảo tiến độ thi công và chất lƣợng công trình luôn đƣợc đảm bảo. Trong điều kiện kinh tế thị trƣờng, bằng sự nỗ lực của bản thân công ty TNHH Trung Hạnh đã không ngừng phát triển, mở rộng phạm vi hoạt động, tạo đƣợc uy tín với khách hàng và có thị trƣờng ổn định.  Quy trình tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty: Công ty TNHH Trung Hạnh hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng cơ bản: nhận thầu, thi công các công trình làm đƣờng, làm nhà Do đặc điểm là xây dựng cơ bản nên thời gian hoàn thành một sản phẩm dài hay ngắn tuỳ thuộc vào công trình có quy mô lớn hay nhỏ. Phạm Thị Hà 34
Khóa luận tốt nghiệp Trong quá trình thi công luôn có sự giám sát của phòng kỹ thuật và kiểm tra chất lƣợng của bên A và các đôịo phải chịu trách nhiệm về a toàn lao động và chất lƣợng công trình. Ta có thể khái quát quy trình sản xuất sản phẩm của công ty qua sơ đồ sau: Sơ đố quy trình khái quát sản xuất sản phẩm: Khảo sát San lấp Đào Đổ bê Xây móng thiết kế mặt bằng móng tông móng đổ bê tông giằng móng Lên tầng Đổ bê Xây dựng Đổ bê tông (nếu có) tông trần khung cột, dầm Hiệu chỉnh Lắp đặt máy K.tra thông số Vận hành kiểm tra móc, thiết bị kỹ thuật chạy thử Nghiệm Hoàn thu thiện  Đặc điểm sản phẩm: Sản phẩm chủ yếu của công ty là các công trình xây dựng cơ bản nhƣ nhà, đƣờng Đó là những công trình sản xuất dân dụng, có đủ điều kiện để đƣa váo sản xuất, sử dụng và phát huy tác dụng. Nói cánh khác rõ hơn, nó là sản phẩm của công nghệ xây dựng và gắn liền trên một địa điểm nhất định, đƣợc tạo thành bằng vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị và lao động mang những đặc điểm cơ bản nhƣ: +Có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sử dụng lâu dài, có gía trị lớn, mang tính chất cố định +Nơi sản xuất ra sản phẩm cũng là nơi sản phẩm hoàn thành, đƣa vào sử dụng và phát huy tác dụng. Phạm Thị Hà 35
Khóa luận tốt nghiệp +Sản phẩm xây dựng mangg tính tổng thể về nhiều mặt: kinh tế, chính trị, kỹ thuật. Nó rất đa dạng nhƣng lại mang tính độc lập. Mỗi một công trình đƣợc xây theo một thiết kế, kỹ thuật riêng, có giá trị dự toán riêng và tại một thời điểm nhất định . Những đặc điểm này có tác động lớn tới quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. +Quá trình từ khi khởi công xây dựng công trình cho đến khi công trình hoàn thành bàn giao đƣa vào sử dụng thƣờng dài. Nó phụ thuộc vào quy mô và tính chất phức tạp về kỹ thuật của từng công trình. Quá trình thi công này đƣợc chia làm nhiều giai đoan: Chuẩn bị cho điều kiện thi công, thi công móng, trần, hoàn thiện. Mỗi giai đoạn thi công lại bao gồm nhiều công việc khác nhau, các công việc chủ yếu đƣợc thực hiện ở ngoài trời nên nó chịu ảnh hƣởng của thời tiết, thiên nhiên. Do đó quấ trình và điều kiện thi công không có tính ổn định, nó luôn luôn biến động theo địa điểm xy dựng và theo từng giai đoạn thi công công trình. Với đà phát triển nhƣ hiện nay, em thấy rằng công ty TNHH TrungHạnh là một công ty có tầm phát triển khá cao, phù hợp với xu hƣớng phát triển trong nƣớc, trong khu vực. Trong tƣơng lai, nhu cầu xây dựng và hoàn thiện hệ thống cơ sở hạ tầng, các công trình giao thông, dân dụng còn rất lớn, đó là những thuận lợi cơ bản cho nghành xây dựng nói chung và công ty TNHH Trung Hạnh nói riêng. Tuy vậy, trong cơ chế thị trƣờng ngày nay cũng đòi hỏi ban lãnh đạo công ty và toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty phải không ngừng nâng cao trình độ tay nghề xây dựng để công ty ngày càng vững mạnh hợn. Phạm Thị Hà 36
Khóa luận tốt nghiệp 2.1.4. Tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận Sơ đồ: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Trung Hạnh Giám đốc công ty Phó giám đốc Phòng Phòng Phòng tổ Phòng Các đội kế ho ạch tài chức quản lý xây đầu tƣ chính kế hành thi công dựng toán chính  Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý: Đứng đầu công ty là Giám đốc công ty có vị trí và thẩm quyền cao nhất, chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của công ty. Ngoài ra giám đốc còn có trách nhiệm quản lý tài chính của công ty đảm bảo sử dụng hiệu quả và phát triển nguồn vốn của công ty. + Phó giám đốc: Do giám đốc bổ nhiệm và đƣợc giám đốc phân công quyết định những công việc của Công ty. Thay mặt Giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh khi giám đốc đi vắng, trực tiếp phụ trách các mảng công việc cụ thể. Chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và Giám đốc về nhiệm vụ đƣợc phân công uỷ quyền. Các phòng chức năng của công ty có chức năng nhiệm vụ chủ yếu sau: + Phòng kế hoạch đầu tƣ: Lập kế hoạch đầu tƣ của công ty, thẩm định dự án đầu tƣ. Lập dự toán công trình hạng mục công trình để chuẩn bị tham gia đấu thầu Lập định mức vật tƣ theo dự toán, duyệt dự toán và quyết toán các công trình, hạng mục công trình. Lập kế hoạch hàng tháng, quý, năm để báo cáo Giám đốc. Phạm Thị Hà 37
Khóa luận tốt nghiệp + Phòng tài chính kế toán: Với chức năng phòng chuyên môn tham mƣu, giúp việc cho giám đốc công ty quản lý và tổ chức thực hiện các công tác: Quản lý vốn và tài sản, hạch toán sản xuất kinh doanh. Tổng hợp phân tích đánh giá kết quả hoạt động tài chính hàng năm, đề xuất với lãnh đạo công ty những giải pháp nâng cao hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp. + Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức, tuyển chọn lao động, phân công lao động, sắp xếp điều phối lao động, phụ trách công tác hành chính, hình thành các chứng từ về lao động tiền lƣơng, các chế độ bảo hiẻm xã hội và bảo hiểm y tế và các quyền lợi khác của ngừơi lao động trong Công ty. + Phòng quản lý thi công: Quản lý kỹ thuật, mỹ thuật, tiến độ thi công, quản lý chất lƣợng công trình, tổng kết kinh nghiệm trong quá trình xây lắp, quản lý hƣớng dẫn các biện pháp về an toàn lao động. + Các đội xây dựng: Bao gồm các đội trƣởng, cán bộ kỹ thuật, nhân viên kinh tế và công nhân trực tiếp xây lắp. Các đội xây dựng thực hiện thi công công trình, hạng mục công trình theo hình thức nhận khoán từ Công ty, không tổ chức bộ máy kế toán riêng. 2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty TNHH Trung Hạnh  Hình thức tổ chức: Trong những năm qua, từ khi chuyển đổi xang cơ chế thị trƣờng mỗi bƣớc phát triển của công ty đều có sự đóng góp đáng kể của phòng tài chính kế toán với tƣ cách là một hệ thống thông tin và kiểm tra, phòng tài chính kế toán là một trong những bộ phận cực kỳ quan trọng trong hệ thống quản lý của công ty. Toàn bộ công tác kế toán tài chính, kế toán và thông tin kinh tế ở đơn vị hoạt động theo quy định của pháp lệnh kế toán thống kê và Điều lệ kế toán nhà nƣớc. Phòng kế toán của công ty đƣợc tổ chức theo loại hình tập trung, vó chức năng cung cấp đầy đủ thông tinvề hoạt động kinh tế tài chính trong công ty nhằm giúp giám đốc điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế đạt hiệu quả cao.  Mô hình tổ chức: Bộ máy kế toán của công ty đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau : Phạm Thị Hà 38
Khóa luận tốt nghiệp Kế toán trƣởng Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán Thủ tổng ngân giá thu hồi vật tƣ quỹ hợ p hàng thành vốn kiêm kế toán công nợ  Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận : + Kế toán trƣởng : Có trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp phòng kế toán, chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc và cơ quan có thẩm quyền của nhà nƣớc về các vấn đè liên quan đến tài chính, lập báo cáo kế toán và phân tích kinh tế. + Kế toán tổng hợp : Tổng hợp các thông tin về tiền lƣơng và tài sản, về nguyên vật liệu, về thi chi, lên bảng tổng hợp và chịu trách nhiệm trƣớc phòng với các thông tin đó. + Kế toán ngân hàng: Theo dõi giấy báo nợ, báo có tại ngân hàng và chịu trách nhiệm trƣớc trƣởng phòng về công việc và số liệu. + Kế toán giá thành: Theo dõi tổn hợp, tập hợp chi phí phát sinh để tính giá thành của từng sản phẩm. + Kế toán thu hồi vốn kiêm kế toán công nợ: Theo dõi công nợ với khách hàng đồng thời căn cứ vào giá trị phải thu theo kế hoạch, chủ động lập kế hoạch thu vốn theo tuần, báo cáo công tác thu hồi vốn thƣờng xuyên và định kỳ. Đối chiếu công nợ với bên kia. + Kế toán vật tƣ: Chịu trách nhiệm quản lý thống kê, theo dõi số lƣợng vật tƣ cho các công trình, đối chiếu từng chủng loại vật tƣ, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu căn cứ vào dự toán của mỗi công trình. + Thủ quỹ: chịu trách nhiệm bảo quản tiền mặt, thực hiện thu chi đối với các chứng từ thanh toán đó đƣợc phê duyệt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số Phạm Thị Hà 39
Khóa luận tốt nghiệp quỹ tiền mặt thực tế đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Ghi sổ kế toán chi tiết tiền mặt.  Hệ thống sổ kế toán áp dụng tại công ty TNHH Trung Hạnh Do hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có khối lƣợng nhiệm vụ phát sinh nhiều, Công ty TNHH Trung Hạnh đã áp dụng hình thức kế toán “ Chứng từ ghi sổ “. Hình thức kế toán này rất phù hợp với hoạt động sản xuất, quản lý, hạch toán của công ty ,dễ ghi chép, dễ đối chiếu kiểm tra. Hàng ngày, các chứng từ gốc đƣợc chuyển đến phòng kế toán. Kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu để ghi vào các sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập ra các chứng từ ghi sổ. Sau khi đã lập chứng từ ghi sổ, kế toán phải đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó sẽ ghi vào sổ cái. Cuói quý sau khi đã đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết , kế toán căn cứ vào số liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối tài khoản. Sau đó dựa vào số liệu trên bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo kế toán. Phạm Thị Hà 40
Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức” Chứng từ ghi sổ” Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế Sổ quỹ kế toán chứng từ toán chi cùng loại Sổ đăng ký CHỨNG TỪ GHI SỔ ch ứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng  Tổ chức hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản,hệ thống báo cáo kế toán tại công ty Công ty đã áp dụng theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng bộ tài chính. Phạm Thị Hà 41
Khóa luận tốt nghiệp 2.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TRUNG HẠNH 2.2.1. Đặc điểm về nguyên vật liệu và vấn đề quản lý nguyên vật liệu ở công ty TNHH Trung Hạnh Công ty TNHH Trung Hạnh là đơn vị chủ yếu hoạt động trong công tác xây dựng cơ bản, nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm từ 70 - 80% giá trị tổng sản lƣợng, mà vật liệu sử dụng trong xây dựng nói chung rất đa dạng phong phú. Để thi công các công trình, cần rất nhiều loại vật liệu khác nhau đƣợc tập kết tại chân công trình nên việc quản lý vật liệu ở Công ty cũng gặp không ít những khó khăn. Do điều kiện nền kinh tế thị trƣờng có nhiều thuận lợi: Thuận lợi trong việc thu mua các nguyên vật liệu mang tính chất và chính sách giao khoán công trình cho từng đội sản xuất nên Công ty không bố trí một hệ thông kho tàng mà chủ yếu là những bãi dự trữ nguyên vật liệu ngay dƣới chân công trình. Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác đƣợc sử dụng ngay mà không qua chế biến nhƣ: các loại cát, sỏi, đá Những loại vật liệu này không có hệ thống kho mà thƣờng để ngoài trời. Do vậy hao hụt tự nhiên thƣờng cao. Do đặc điểm của vật liệu trong xây dựng có đặc thù riêng nên việc bảo quản phải sạch sẽ, thoáng mát không ẩm ƣớt. Đối với vật tƣ chịu ứng lực nhƣ các loại sắt, thép thƣờng có giá trị cao nhƣng nếu không bảo quản tốt sẽ bị rỉ nên cần phải bao bì cẩn thận tránh mƣa nắng. Đối với xi măng phải thƣờng xuyên kiểm tra, phải đảo lại tránh bị hoá đá. Do đặc điểm sản phẩm của Công ty nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ tổng chi phí và trong giá thành, vì chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lƣợng hay giá thành vật liệu cũng ảnh hƣởng tới giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu của Công ty có nhiều loại: Có loại có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, nên Công ty chỉ tiến hành phân bổ một lần vào chi phí xây lắp công trình. Tuy nhiên có một số nguyên vật liệu có giá trị nhỏ nhƣng lại cần thiết trong quá trình sản xuất nhƣ đảm bảo yêu cầu quản lý, đảm bảo cho an toàn lao Phạm Thị Hà 42
Khóa luận tốt nghiệp động và quá trình thi công. Do vậy phải quản lý tốt nguyên vật liệu ở tất cả các khâu. Có nhƣ vậy mới đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Là một Doanh nghiệp xây dựng, sản phẩm của Công ty thƣờng là những công trình cầu, cống, đƣờng giao thông, đƣờng điện, trạm biến áp, các công trình dân dụng có quy mô vừa, nhỏ, mang tính đơn chiếc, thời gian thi công không dài lắm. Nguyên vật liệu đa dạng phong phú và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí và giá thành, hoạt động xây dựng đƣợc tiến hành ngoài trời chịu ảnh hƣởng lớn của điều kiện tự nhiên, ảnh hƣởng đến việc quản lý tài sản vật tƣ và ảnh hƣởng tiến độ thi công. Do vậy với những đặc điểm chủ yếu đó, để đạt đƣợc hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh mang lại lợi ích kinh tế, Công ty tăng cƣờng đầu tƣ những máy móc thiết bị vào trong sản xuất, tổ chức cơ cấu sản xuất. Ngoài ra Công ty cũng không ngừng hoàn thiện các biện pháp để quản lý và sử dụng vật liệu đạt hiệu quả cao hơn, làm giảm hao hụt tự nhiên, mất mát, hƣ hỏng, tránh lãng phí, góp phần làm giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Công tác quản lý nguyên vật liệu ở Công ty đƣợc thực hiện tại Kho và Phòng kế toán. + Tại Kho chỉ quản lý vật liệu về mặt số lƣợng và chủng loại. + Phòng kế toán quản lý về mặt số lƣợng và giá trị. Trong sản xuất xây dựng, có những loại vật liệu nhƣ cát, sỏi, đá dùng cho công trình đƣợc tập kết lại chân công trình, thƣờng đƣợc để ngoài trời không có điều kiện che đậy, nên rất dễ bị hao hụt tự nhiên, những loại vật liệu chịu lực nhƣ: sắt thép có giá trị cao nhƣng không bảo quản tốt rất dễ bị mau rỉ, xi măng nếu để lâu, bảo quản không tốt sẽ bị hoá đá. Do vật liệu trong xây lắp có những đặc thù riêng và do vật liệu sử dụng cho các công trình có khối lƣợng lớn, việc tổ chức mua rất tiện lợi, để làm giảm đi hƣ hỏng, mất mát, công ty thƣờng chỉ dữ trữ một khối lƣợng vật liệu hợp lý. Căn cứ vào tiến độ thi công của các công trình, hạng mục công trình mà các đội có kế hoạch thu mua dữ trữ vật liệu, tránh không gây ứ đọng vốn làm giảm chất lƣợng của vật liệu và giảm hao hụt, mất mát nhƣng vẫn đảm bảo cho quá trình thi công đƣợc diễn ra bình thƣờng đúng tiến độ thi công. Để tạo ra Phạm Thị Hà 43
Khóa luận tốt nghiệp đƣợc những công trình có chất lƣợng cao, bên cạnh việc đảm bảo kỹ thuật thì chất lƣợng chủng loại vật liệu cũng ảnh hƣởng rất lớn tới chất lƣợng công trình cho nên công tác quản lý vật liệu về chất lƣợng chủng loại luôn đƣợc Công ty quan tâm. Cụ thể, căn cứ vào bản thiết kế các Đội phải có kế hoạch thu mua từng loại nguyên vật liệu đúng với số lƣợng chủng loại, quy cách, phẩm chất và chất lƣợng đã đề ra trong thiết kế. Có những vật liệu định kỳ vào cuối quý và cuối năm tổ chức kiểm tra các kho để kịp thời phát hiện ra những vật liệu bị mất phẩm chất và có biện pháp kịp thời đối với vật liệu đó, không đƣa vật liệu bị kém và mất phẩm chất vào sản xuất. Có vậy Công ty luôn sản xuất ra những công trình có chất lƣợng cao, giảm bớt chi phí bảo hành sản phẩm và nâng cao uy tín của Công ty. Chi phí nguyên vật liệu ở Công ty luôn chiếm tỷ trọng lớn, yếu tố này có ý nghĩa quan trọng quyết định đến chi phí và giá thành sản phẩm cao hay thấp. Để giảm chi phí và giá thành, Công ty luôn khuyến khích tiết kiệm nguyên vật liệu trong khâu sử dụng. Tiết kiệm ở đây không phải trong quá trình sử dụng mà bớt xén hoặc thay đổi các loại vật tƣ không theo thiết kế, mà phải sử dụng vật liệu theo đúng định mức về khối lƣợng vật liệu theo đúng thiết kế , tổ chức thi công khoa học, ứng dụng các phƣơng pháp thi công mới nhằm tiết kiệm và tránh lãng phí vật liệu, sử dụng vật liệu đúng mục đích. Ngoài ra trong quá trình thi công, các Đội đã tổ chức công tác thu hồi phế liệu nhƣ các đầu sắt thép, gỗ không sử dụng, vỏ bao xi măng góp phần làm giảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận cho Công ty. Nhìn chung, trong quá trình sản xuất kinh doanh Công ty đã coi trọng công tác quản lý và sử dụng vật liệu góp phần vào hiệu quả sản xuất kinh doanh 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty Để nhằm nhận biết từng loại, từng thứ vật liệu tạo điều kiện cho công tác quản lý và sử dụng có hiệu quả, Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu ra thành những loại sau: Phạm Thị Hà 44
Khóa luận tốt nghiệp + Nguyên vật liệu chính là đối tƣợng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng: Xi măng, sắt thép, cát, sỏi, đá + Nhiên liệu dùng để cung cấp phục vụ cho các loại máy thi công, xe nhƣ các loại xăng, dầu + Phụ tùng thay thế: Các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị: Các loại vòng bi, xéc măng, săm, lốp xe, ác quy + Phế liệu thu hồi: Gồm các đoạn thừa của sắt, thép, gỗ không dùng hết, vỏ bao xi măng Nhìn chung, việc phân loại nguyên vật liệu của công ty là phù hợp với đặc điểm,vai trò, tác dụng của mỗi laọi vật liệu trong sản xuất, từ đó giúp cho việc quan lý đƣợc dễ dàng hơn. Theo cách phân loại này, công ty theo dỗi đƣợc số lƣợng từng loại vật liệu từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận cung ứng vật tƣ có kế hoạch cấp vật liệu cho kịp thời. 2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu ở công ty TNHH Trung Hạnh Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị thực tế của vật liệu. Nếu công tác đánh giá nguyên vật liệu đƣợc xác định đúng đắn,đầy đủ sẽ đảm bảo cho công tác hạch toán và xác định kết quả kinh doanh chính xác, phản ánh đúng thực trạng và tình hình của doanh nghiệp. Phƣơng pháp đánh giá là sử dụng thƣớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực và tính thống nhất  Giá thực tế vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu của công ty TNHH Trung Hạnh chủ yếu là do mua ngoài. Nguyên vật liệu của công ty nhập từ nhiều nguồn khác nhau vào những thời điểm khác nhau lên giá cũng khác nhau. Vì vậy nguyên vật liệu đƣợc đánh giá theo giá thực tế, khi nhập kho giá trị nguyên vật liệu đuợc tính theo công thức: Phạm Thị Hà 45
Khóa luận tốt nghiệp Giá thực tế Giá mua theo HĐGTGT Chi phí thu mua nguyên vật = + (giá chƣa có thuế ) ( nếu có ) liệu nhập kho Ví dụ: Theo hoá đơn số 0001362 ngày 03 tháng 1 năm 2011 . Công ty TNHH Trung Hạnh mua xi măng PC30 phục vụ cho sản xuất của công ty, cụ thể : Số lƣợng 80 tấn ; Đơn giá : 610.000 đ/tấn ; (Chi phí vận chuyển do bên bán chịu) Vậy giá thực tế của xi măng PC30 nhập kho theo hoá đơn số 0001362 là : 17.045.460 đ. Giá thực tế nhập kho = 80 * 610.000 = 48.800.000  Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Đối với nguyên vật liệu xuất kho có thời điểm nhập và thời điểm xuất khác nhau thì Công ty áp dụng giá xuất kho vật liệu là giá thực tế theo phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc. Khi xuất hết số lƣợng của lần nhập trƣớc thì số lƣợng còn lại tính theo giá thực tế của lần nhập tiếp theo lô hàng đó. Ví dụ: Việc tính giá vật liệu xuất kho ở Công ty tháng 1/2011 (cụ thể là Xi măng PC 30 ) các loại vật liệu khác tính giá thực tế xuất kho cũng tƣơng tự. Tồn đầu tháng 1/2011: Xi măng PC30 là 03 Tấn, đơn giá 604.000 đ/tấn. Nhập trong tháng 1/2011: Ngày 03/1/2011 nhập 80 tấn đơn giá 610.000 đ/tấn. Xuất trong tháng1/2011: + Phiếu xuất kho số 02 ngày 06/11/2011 xuất 30 tấn (cho XD công trình đƣờng Kênh Giang ). + Ngày 15/1/2011 xuất 12 tấn (cho XD công trình Đƣờng Kênh Giang). + Ngày 18/1/2011 xuất 40 tấn (cho XD công trình Đƣờng Kênh Giang) Việc áp dụng tính giá thực tế theo phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc đƣợc thực hiện nhƣ sau: Phạm Thị Hà 46
Khóa luận tốt nghiệp Ngày 06/1/2011 xuất 30 tấn đƣợc tính theo giá: 03 tấn theo đơn giá 604.000 đ/tấn, còn 27 tấn còn lại tính theo giá của lần nhập tiếp theo là giá 610.000 đ/tấn (nhập ngày 03/1/2011). Trị giá thực tế của đợt xuất xi măng Ngày 06/1/2011 là: (3 x 604.000đ) + (27 x 610.000 đ) = 18.282.000đ Ngày 15/1/2011 xuất 12 tấn tính theo giá là 610.000đ/tấn: 12 tấn x 610.000đ = 7.320.000đ; Ngày 16/1/2011 xuất 40 tấn tính theo giá là 610.000đ/tấn: 40 tấn x 610.000đ = 24.400.000đ. 2.2.4. Thủ tục nhập, xuất kho NVL tại công ty TNHH Trung Hạnh  Thủ tục nhập kho NVL  Trƣờng hợp nhập từ nguồn ngoài Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại nguyên vật liệu về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi nguyên vật liệu đƣợc chuyển đến công ty, ngƣời đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu, lên phòng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, , trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lƣợng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán. Nguyên vật liệu mua về theo đúng kế hoạch sẽ đƣợc trƣởng phòng kinh doanh, kế toán, thủ kho, nhân viên kỹ thuật của đon vị sử dụng vật tƣ kiểm nghiệm về số lƣợng, chất lƣợng, quy cách, đơn giá, kiểm tra về nhãn mác, noi sản xuất, thời hạn sử dụng, các hoá đơn hợp pháp kèm theo Trên cơ sở đó tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tƣ. Mục đích của việc kiểm nghiệm vật tƣ là để xác địn căn cứ quy trách nhiệm rõ ràng từ khi bảo quản tới khi xuất kho. Khi đạt yêu cầu câƣn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng của khách hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, nhân viên phòng kinh doanh tổng hợp tiến hành viết phiếu nhập kho. Phiêú nhập kho vật tƣ đƣợc chia làm 3 liên Liên 1 : lƣu lại cuống ở phòng kinh doanh tổng hợp Liên 2 : dùng dể ngƣời mua hàng thanh toán Phạm Thị Hà 47
Khóa luận tốt nghiệp Liên 3 : gửi phòng kế toán ( kèm theo HĐGTGT ) thông qua thủ kho sau khi đã vào thẻ kho. Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho cùng ngƣời nhập ký vào phiếu nhập. Trình tự nguyên vật liệu nhập kho đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau: Nguyên Phòng Ban Nhập vật liệu vật tƣ kiểm kho nghiệm Ví dụ : Công ty tiến hành nhập xi măng của công ty Cổ phần E29 thủ tục nhập kho đƣợc tiến hành nhƣ sau: Phạm Thị Hà 48
Khóa luận tốt nghiệp HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu:AA/11P (Liên 2: Giao cho ngƣời mua) Số: 0001362 Ngày 03 tháng 1 năm 2011 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN E29 Mã số thuế: 0200603446 Địa chỉ: Số 1,PHỐ TÂN VIÊN, PHƢỜNG THƢỢNG LÝ, Q.HỒNG BÀNG,TP. HẢI PHÒNG Điện thoại: Số tài khoản: 102010000208851 Tại : Ngân hàng công thƣơng, Lê Chân,Hải Phòng Họ tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty TNHH Trung Hạnh Mã số thuế: 0200453141 Địa chỉ: Phù Ninh – Thuỷ Nguyên – HP Hình thức thanh toán : TM Số tài khoản : 0200453141 STT Tên hàng hóa, Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền dịch vụ 01 Xi măng PC30 Tấn 80 610.000 48.800.000 Cộng tiền hàng: 48.800.000 Thuế suất giá trị gia tăng: 10% Tiền thuế giá trị gia tăng: 4.800.000 Tổng cộng tiền thanh toán:53.680.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm ba triệu sáu trăm tám mƣơi ngàn đồng chẵn Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Kí, ghi rõ họ, tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ, tên) Phạm Thị Hà 49
Khóa luận tốt nghiệp Công ty TNHH Trung Hạnh Mẫu số 03-VT (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tƣ, công cụ, sản phẩm , hàng hoá Số Ngày 03 tháng 1 năm 2011 Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0001362 ngày 03 tháng 1 năm 2011 Ban kiểm nghiệm gồm : 1. Ông Phạm Văn Thắng Trƣởng ban 2. Ông Lê Văn Phong Uỷ viên 3. Bà Phạm Thị Huệ Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại hàng sau: Tên, nhãn Kết quả kiểm nghiệm hiệu,quy cách SL Số lƣợng Số lƣợng Phƣơng vật tƣ, công Mã theo đúng quy không đúng Ghi TT thức kiểm ĐVT cụ, sản số chứng cách, quy cách chú nghiệm phẩm,hàng từ phẩm chất phẩm chất hoá 1 Xi măng PC Cân Tấn 80 80 30 Ý kiến của tổ kiểm nghiệm : Hàng đủ tiêu chuẩn nhập kho Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trƣởng ban Phạm Thị Hà 50
Khóa luận tốt nghiệp Công ty TNHH Trunh Hạnh Mẫu số 01 – VT ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 03 tháng 1 năm 2011 Số :01 Nợ 152 Có 112 Họ tên ngƣời giao hàng: DƢƠNG CÔNG CẢNH Theo HĐGTGT số :0001362 ngày 03 tháng 1 năm 2011 của công ty cổ phần E29 Số 1 Phố Tản Viên, P. Thƣợng lý, Q. Hồng Bàng, TP. Haỉ Phòng Nhập tại kho: Công ty TNHH Trung Hạnh Tên, nhãn Số lƣợng hiệu,quy cách, Đơn vị STT phẩm chất,vật tƣ , Mã số Đơn giá Thành tiền tính Yêu Thực dụng cụ, sản cầu nhập phẩmhàng hoá 1 Xi măng PC 30 Tấn 80 80 610.000 48.800.000 Cộng 48.800.000 Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Bốn tám triệu tám trăm ngàn đồng chẵn. Thủ trƣởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phạm Thị Hà 51
Khóa luận tốt nghiệp  Trƣờng hợp nhập do di chuyển nội bộ: Căn cứ vào tiến độ thi công và để đạt chi phí thấp nhất cho mỗi công trình mà vẫn đảm bảo đƣợc chất lƣợng công trình thì mỗi công trình đều thành lập một kho vật tƣ riêng ngay tại chân công trình. Do vậy khi công trình hoàn thành bàn giao thì nhiều kho vẫn còn một số vật tƣ chƣa sử dụng hết. Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của Giám đốc, Phòng kế toán lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển vật tƣ nội bộ gồm 4 liên phiếu: Ngƣời di chuyển mang 3 liên gồm: 2 liên giao cho 2 thủ kho, 1 cho thủ kho xuất, 1 cho thủ kho nhập, sau khi đã ký xác nhận vào phiếu nhập và xuất, 1 liên ngƣời chuyển cầm theo làm giấy hoặc hoá đơn vận chuyển để thanh toán phí vận chuyển, còn liên thứ 4 phòng kế toán giữ lại để đối chiếu. Phạm Thị Hà 52
Khóa luận tốt nghiệp PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN Mẫu số 03 - VT Công ty TNHH CHUYỂN NỘI BỘ Trung Hạnh (Liên 1 lƣu) Lập ngày 15/11/2011 Số 05 Kho xuất hàng: Công ty TNHH Trung Hạnh Kho nhận hàng: Công trình đƣờng Kênh Giang Lệnh điều động số: Thủ trƣởng đơn vị Ngƣời áp tải hàng: Trần Đức Kiên Số giấy giới thiệu: Đơn vị vận chuyển: Hợp đồng số Ngày đi : 15/11/2011 Ngày đến 15/11/2011 Tên qui cách, hàng hoá, Đơn vị Số lƣợng hay Ghi TT số tiền sản phẩm tính trọng lƣợng chú A B 1 2 3 4 1 Xi măng PC 30 Tấn 12 7.320.000 (Xuất cho CT Đường Kênh Giang) Cộng 7.320.000 Ngƣời lập phiếu Thủ kho xuất Nguời vận chuyển Thủ kho nhập Phạm Thị Hà 53
Khóa luận tốt nghiệp  Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Vật liệu chủ yếu đƣợc xuất kho cho các đội xây dựng và xí nghiệp xây lắp trực thuộc công ty thi công các công trình. Xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào số lƣợng vật tƣ yêu cầu tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật, phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật , thủ kho căn cứ vào số lƣợng trong kho làm thủ tục xuất kho vật liệu. Phiếu xuất kho đƣợc viết làm 03 liên Liên 1 : lƣu lại cuống ở phòng kinh doanh tổng hợp Liên 2 : giao cho bộ phận sử dụng Liên 3 : thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó gửi lên phòng kế toán tài vụ để kế toán vào đơn giá, thành tiền của vật liệu xuất kho và ghi vào sổ kế toán. Phiếu xuất kho làm căn cứ để thủ kho và kế toán ghi sổ kế toán. Cuối mỗi tháng, kế toán căn cứ vào phiếu xuất vật tƣ trong tháng, tiến hành tập hợp, phân loại chứng từ để ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và đối chiếu với thẻ kho về mặt số lƣợng đồng thời lập báo cáo nhập xuất tồn vâth tƣ theo dõi về mặt giá trị cuả từng loại vật liệu. Trình tự xuất kho nguyên vật liệu đƣợc thể hiện ở sơ đồ sau : Yêu cầu Phiếu Đơn vị sản xuất xuất kho sử dụng Phạm Thị Hà 54
Khóa luận tốt nghiệp Ví dụ : Ngày 18 tháng 1 năm 2011 xuất 40 tấn xi măng PC30 cho công trình trƣờng THCS xã Phả Lễ. Căn cứ vào giấy đề nghị yêu cầu xuất kho thi công công trình kế toán lập phiếu xuất kho. Công ty TNHH Trung Hạnh Mẫu số 02 – VT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 18 tháng 1 năm 2011 Số 06 Nợ 621 Có 152 Họ tên ngƣời nhận hàng : Nguyễn Văn Toàn Địa chỉ (Bộ phận) : Đội thi công số 2 Lý do xuất kho: Xây dựng công trình trƣờng THCS xã Phả Lễ Xuất tại kho: Công ty Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm Đơn Số lƣợng Số Mã chất,vật tƣ dụng cụ vị Đơn gía Thành tiền TT số , sản phẩm, hàng tính hoá Yêu Thực cầu nhập 01 Xi măng PC30 Tấn 40 40 610.000 24.400.000 Cộng Tổng số tiền( viết bằng chữ) :Hai tƣ triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn. Thủ trƣởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.5. Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNNHH Trung Hạnh Phạm Thị Hà 55
Khóa luận tốt nghiệp 2.2.5.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH Trung Hạnh Do nguyên vật liệu của công ty chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất – tồn của từng loại nguyên vật liệu cả về số lƣợng và giá trị. Vật liệu ở công ty rất đa dạng, các nghiệp vụ nhập , xuất diễn ra thƣờng xuyên hàng ngày, do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng và không thể thiếu đƣợc. Tổ chức tốt kế toán chi tiết nguyên vật liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với công tác bảo quản nguyên vật liệu và công tác kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu, Công ty TNHH Trung Hạnh đã lựa chọn phƣơng pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phạm Thị Hà 56
Khóa luận tốt nghiệp SƠ ĐỒ : KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƢƠNG PHÁP GHI THẺ SONG SONG Phiếu nhập kho Th ẻ kho Sổ chi tiết vật Bảng tổng hợp liệu Nhập - xuất- tồn Phiếu xuất kho Trong đó : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu hàng ngày  Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho: Thủ kho dựa vào phiếu nhập, phiếu xuất và các chứng từ khác dể mở the kho và ghi theo số lƣợng. Mỗi loại nguyên vật liệu đƣợc theo dõi ở một thẻ kho rieng để tiện trong việc ghi chép, kiểm tra. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ từ 3-5 ngày thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã đƣơch phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào thẻ kho. Nguyên vật Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu tồn kho = tồn kho đầu + nhập kho trong - liệu xuất kho cuối ngày ngày ngày trong ngày Phạm Thị Hà 57
Khóa luận tốt nghiệp Công ty TNHH Trung Hạnh THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/11/2011 Tờ số : 01 Tên , nhãn hiệu, quy cách, vật tƣ : Xi măng PC 30 Đơn vị tính : Tấn Tên kho: Kho công ty Số hiêu chứng Ký Số lƣợng STT Ngày tháng từ Diễn giải xác Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn nhận Tồn đầu tháng 03 1 03/11/2011 01 Nhập kho xi măng 80 83 2 06/11/2011 02 xuất xi măng 30 53 3 15/11/2011 05 Xuất xi măng 12 41 4 18/11/2011 06 Xuất xi măng 40 01 Cộng tháng 1/2011 80 82 01 Tồn cuối tháng 01 1/2011  Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán công ty : Định kỳ thủ kho chuyển chứng từ lên phòng kế toán hoặc phòng kế toán xuống kho lấy. Sau khi nhận đƣợc chứng từ kế toán ghi đơn giá để xác định số tiền. Kế toán vật tƣ sẽ kiểm tra chứng từ rồi căn cứ vào đó ghi sổ (thẻ) chi tiết vật tƣ theo cả hai chỉ tiêu số lƣợng và giá trị. Sau các nghiệp vụ xuất, nhập kế toán phải xác định chỉ tiêu tồn. Sổ chi tiết vật tƣ dùng làm căn cứ để lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật tƣ.Bảng này lập cho từng tháng, mở chi tiết cho từng loại vật tƣ trong kho của công ty.Đây cũng là căn cứ để đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. Chỉ tiêu “ nhập”: Phạm Thị Hà 58
Khóa luận tốt nghiệp Số lƣợng đƣợc lấy từ các chứng từ nhập Đơn giá nhập là đơn giá trên hoá đơn ngƣời bán Chỉ tiêu “ xuất” : số lƣợng và đơn giá lầy từ phiếu xuất Số lƣợng vật liệu tồn cuối tháng = SL tồn đầu tháng + SL vật liệu nhập trong tháng – SL vật liệu xuất trong tháng. Phạm Thị Hà 59
Khóa luận tốt nghiệp Công ty TNHH Trung Hạnh SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Tên vật liệu : Xi măng PC30 Tháng 1 năm 2011 NT Chứng từ TK NHẬP XUẤT TỒN Ghi ghi sổ Nhập Xuất DIỄN GIẢI ĐƢ Đơn giá Lƣợng Tiền Lƣợng Tiền Lƣợng Tiền chú Tồn đầu tháng 03 1.812.000 03/11 01 Nhập xi măng 111 610.000 80 48.800.000 83 50.612.000 06/11 02 Xuất xi măng 621 604.000 03 1.812.000 53 48.800.000 610.000 27 16.470.000 32.330.000 15/11 05 Xuất xi măng 621 610.000 12 7.320.000 41 25.010.000 18/11 06 Xuất xi măng 621 610.000 40 24.400.000 01 610.000 Cộng 80 48.800.000 82 50.002.000 x x Tồn cuối tháng 01 610.000 Ngày 30 tháng 1 năm 2011 Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng Phạm Thị Hà 60
Khóa luận tốt nghiệp 2.2.5.2 Hạch toán kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty TNHH Trung Hạnh Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc phản ánh một cách tổng quát tình hình nhập xuất nguyên vật liệu thông qua các tài khoản kế toán. Để phục vụ cho công tác kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu , công ty áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ để ghi chép các nghiệp vụ trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho.  Tài khoản sử dụng: TK 152 (nguyên vật liệu) : dùng để phản ánh giá trị ngguyên vật liệu nhập, xuất, tồn. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các loại tài khoản khác có liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu nhƣ : TK111,TK 112, TK331, TK 133  Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu  Đối với vật liệu mua ngoài về nhập kho Cơ chế thị trƣờng là cạnh tranh địa điểm vật liệu mua ngoài thƣờng ở gần công trình thi công nên khi mua nguyên vật liệu Công ty không có trƣờng hợp hoá đơn về mà hàng hoá vật liệu chƣa về trong tháng và ngƣợc lại. Vì vậy, công tác ghi sổ kế toán đơn giản hơn do chỉ có trƣờng hợp hàng và hoá đơn cùng về trong tháng.  Nhập vật tƣ thanh toán ngay bằng tiền mặt Trƣờng hợp mua trả tiền ngay căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111 Ví dụ: Nhƣ trong tháng 1 năm 2011 căn cứ vào Hoá đơn ngày 03/11/2011 mua xi măng PC30 thanh toán ngay bằng tiền mặt : Số lƣợng: 80 Tấn Đơn giá: 610.000đ/tấn Thành tiền : 48.800.000 đồng Phạm Thị Hà 61
Khóa luận tốt nghiệp Thuế GTGT 10%: 4.880.000 đồng Tổng cộng : 53.680.000 đồng Kế toán ghi: Nợ TK 152: 48.800.000 Nợ TK 133: 4.880.000 Có TK 111: 53.680.000 Chứng từ kế toán gồm có 01 Hoá đơn GTGT, 01 phiếu nhập kho nên không lập “Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại” mà kế toán căn cứ ngay vào chứng từ gốc để lập Chứng từ ghi sổ. CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 30 tháng 1 năm 2011 Số: 30 Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có Nhập xi măng PC30 152 111 48.800.000 133 111 4.880.000 Cộng 53.680.000  Nhập vật tƣ thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng : Khi có nhu cầu về vật tƣ phát sinh trong tháng về các loại vật tƣ mà chủ hàng không phải là chủ hàng thƣờng xuyên của Công ty, nhân viên tiếp liệu làm giấy xin cấp séc kèm theo giấy báo giá về chủng loại, chất lƣợng, số lƣợng vật tƣ. Căn cứ vào các phiếu báo giá và giấy xin cấp séc đã đƣợc Kế toán trƣởng và Giám đốc công ty đồng ý thì kế toán cắt và chuyển séc . Sau đó nhân viên tiếp liệu có trách nhiệm hoàn trả các chứng từ có liên quan cho kế toán lƣu giữ. Kế toán ghi: Nợ TK 152 Phạm Thị Hà 62
Khóa luận tốt nghiệp Nợ TK133 Có TK 112 Ví dụ: Ngày 15/01/2011 Công ty TNHH Trung Hạnh mua của Công ty TNHH Thuận Môn thép tròn 6 nhập kho Công ty, hình thức thanh toán bằng chuyển khoản : Số lƣợng : 1.000 Kg Đơn giá : 7.000đ/kg Thành tiền : 7.000.000đ Thuế GTGT 5%: 350.000đ Tổng cộng : 7.350.000đ Căn cứ vào giấy báo nợ, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan kế toán ghi : Nợ TK 152: 7.000.000 Nợ TK 133: 350.000 Có TK 112: 7.350.000 Và lập Chứng từ ghi sổ: CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 15 tháng 01 năm 2011 Số: 10 Tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua thép 6 của Công ty Thuận 152 112 7.000.000 Môn 133 112 350.000 Cộng 7.350.000  Kế toán vật liệu mua về nhập kho Công ty bằng tiền tạm ứng Khi Đội thi công có nhu cầu mua vật liệu thì các Đội lập giấy xin tạm ứng tiền mua vật tƣ . Phạm Thị Hà 63
Khóa luận tốt nghiệp Khi vật tƣ về đến kho thì ngƣời nhận hàng (thƣờng là Thủ kho hoặc Đội trƣởng) sẽ mang hoá đơn của bên bán cùng với một phiếu nhập vật tƣ mà thủ kho đã nhập (mẫu 01 - Vật tƣ) lên Phòng kế toán. Phòng kế toán Công ty căn cứ vào phiếu nhập kho và các hoá đơn bán hàng lập bảng kê hoàn tạm ứng. VD: Căn cứ vào Hoá đơn bán hàng và phiếu nhập kho số 08 ngày 11/1/2011 số tiền đề nghị thanh toán tạm ứng đợt này là 10.500.000đ (Tiền hàng: 10.000.000đ; thuế VAT: 500.000đ) mà Đội thi công số 3 đã ứng ngày 06/1/2011 tổng số là 20.000.000 đồng để mua thép tròn ɸ 22 phục vụ cho công trình xây dựng đƣờng điện Hợp Thành. Kế toán tiến hành lập: BẢNG KÊ HOÀN TẠM ỨNG Đơn vị : Đội thi công số 3 Công trình: Đường điện Hợp Thành Chứng Diễn giải TK đơn vị Số tiền từ nhập 06 Hoàn tạm ứng mua thép tròn 152 10.000.000 133 500.000 Cộng 10.500.000 Ngày 11 tháng 1 năm 2011 Kế toán đơn vị Thủ trƣởng đơn vị Bảng kê này làm cơ sở cho việc kế toán Công ty lập "Giấy thanh toán tiền tạm ứng’’ của từng đợt hoàn tạm ứng cho Đội thi công số 3. Cách ghi sổ chi tiết tài khoản 141 như sau : Sổ chi tiết tài khoản 141 đƣợc mở chi tiết cho từng đối tƣợng, căn cứ để mở TK 141 là "Giấy đề nghị tạm ứng", Bảng kê hoàn tạm ứng của Đội thi công số 3 gửi về Phòng Kế toán Công ty. Công ty TNHH SỔ CHI TIẾT Trang: Đƣờng điện Trung Hạnh TÀI KHOẢN 141 ĐỘI THI CÔNG SỐ 3 Hợp Thành Phạm Thị Hà 64
Khóa luận tốt nghiệp Chứng từ Ngày, TK Số Nội dung Nợ Có tháng, đối ứng hiệu năm Số dƣ đầu kỳ 20.000.000 Đội thi công số 3 hoàn tạm 152 10.000.000 O6 11/1 ứng mua vật tƣ 133 500.000 Cộng phát sinh 0 10.500.000 Số dƣ cuối kỳ 9.500.000 Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán ghi: Nợ TK152: 10.000.000 Nợ TK133: 500.000 Có TK 141: 10.500.000 Và lập Chứng từ ghi sổ: Phạm Thị Hà 65
Khóa luận tốt nghiệp CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 11 tháng 01 năm 2011 Số: 07 Tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua thép ɸ 22 trả bằng tiền tạm 152 141 10.000.000 ứng 133 141 500.000 Cộng 10.500.000  Nhập kho vật tƣ chƣa thanh toán cho ngƣời bán Đây là nguồn nhập chủ yếu của Công ty TNHH Trung Hạnh vì để đảm bảo cho việc thi công công trình cũng nhƣ chất lƣợng của các loại vật tƣ chính cấu tạo nên thực thể công trình, để đảm bảo uy tín của Công ty cũng nhƣ chất lƣợng của công trình trên thị trƣờng thì hầu hết các loại vật tƣ có giá trị cao nhƣ sắt thép, coppha gỗ, gỗ dán chịu nƣớc, đinh, sơn các loại, xi măng các loại, gạch, cát, đá, sỏi đều do công ty đứng ra ký kết các hợp đồng với các Công ty có mặt hàng chủ yếu nói trên. Trong trƣờng hợp mua hàng của ngƣời bán chƣa trả tiền kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Ví dụ: Ngày 7/1/2011 mua Sỏi của Công ty Xây dựng số 3 chƣa trả tiền Số lƣợng: 160 m3 Đơn giá: 72.500đ/m3 Thành tiền: 11.600.000đ Thuế GTGT 5%: 580.000đ Tổng cộng: 12.180.000đ Kế toán ghi: Phạm Thị Hà 66
Khóa luận tốt nghiệp Nợ TK 152 11.600.000 Nợ TK 133 580.000 Có TK 331 12.180.000 Và lập chứng từ ghi sổ: CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 07 tháng 01 năm 2011 Số: 05 Tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua sỏi của Cty XD số 3 chƣa trả 152 331 11.600.000 tiền 133 331 580.000 Cộng 12.180.000 Trƣờng hợp mua hàng chƣa trả tiền là nghiệp vụ xảy ra thƣờng xuyên chủ yếu ở Công ty. Do đó kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với ngƣời bán qua tài khoản 331 bằng việc lập các sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán. Mỗi ngƣời bán Công ty đều phải lập một sổ chi tiết, tránh tình trạng nhầm lẫn giữa các chủ hàng, qua sổ này kế toán có thể kiểm tra giám sát các khoản đã trả, theo dõi các khoản phải trả cho ngƣời bán tránh bị chiếm dụng vốn, kiểm soát đƣợc nợ phải trả từ đó có biện pháp cân đối tài chính. Căn cứ vào phiếu nhập kho trên, kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán: Phạm Thị Hà 67
Khóa luận tốt nghiệp SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI BÁN TK331- tháng 1/2011 CÔNG TY XD SỐ 3 Ngày Chứng từ Thời hạn Số phát sinh TK đối tháng Số Ngày Diễn giải chiết ứng Nợ Có ghi sổ hiệu tháng khấu Số dƣ đầu tháng 50.000.000 10/1 02 7/1 Mua sỏi CTXD Số 3 152 11.600.000 133 580.000 Số dƣ cuối tháng 37.820.000  Nhập do di chuyển nội bộ Căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 152: (Chi tiết kho nhập công trình .) Có TK 152: (Chi tiết kho xuất công trình hoặc kho Công ty) Ví dụ: Căn cứ Phiếu xuất kho số 05 ngày 15/1/2011 xuất kho xi măng cho xây dựng công trình Đƣờng Kênh Giang Trung Yên Nợ TK 152 ( Kho CT Đƣờng Kênh Giang) : 7.320.000 Có TK 152 (Kho Công ty): 7.320.000 Và lập chứng từ ghi sổ: CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 15 tháng 01 năm 2011 Số: 11 Tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất kho xi măng cho xây dựng công 152 152 7.320.000 trình Đƣờng tràn liên hợp 2 Trung Yên Cộng 7.320.000 Phạm Thị Hà 68
Khóa luận tốt nghiệp  Kế toán tổng hợp xuất vật liệu: Vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng chủ yếu cấu thành nên giá trị công trình. Bởi vậy, kế toán tổng hợp xuất vật liệu trong Doanh nghiệp phải phản ánh kịp thời, tính toán phân bổ chính xác giá thực tế vật liệu xuất dùng cho các đối tƣợng sử dụng cũng nhƣ các đối tƣợng tập hợp chi phí. Thực tế ở Công ty, xuất phát từ cách tổ chức, đặc điểm quy trình công nghệ, đối tƣợng tập hợp chi phí là các công trình, hạng mục công trình. Để phản ánh kịp thời, tính toán phân bổ chính xác giá trị thực tế vật liệu xuất dùng, kế toán tổng hợp tiến hành trên cơ sở các chứng từ xuất kho vật liệu: phiếu xuất kho Căn cứ vào các chứng từ xuất vật liệu đã thu nhận đƣợc, kế toán tiến hành phân loại chứng từ xuất vật liệu theo từng loại nhóm và từng đối tƣợng sử dụng, đối tƣợng tập hợp chi phí.  Xuất vật liệu phục vụ cho sản xuất. + Căn cứ vào số liệu xuất vật liệu phục vụ cho xây dựng thi công ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 Ví dụ: + Căn cứ vào - Phiếu xuất kho số 02 ngày 06/1/2011 xuất 30 tấn xi măng PC30 cho Đội thi công để phục vụ thi công trình trƣờng THCS AN Sơn Trong đó có 03 tấn giá xuất là 604.000 đồng/tấn; 27 tấn có giá xuất 610.000 đồng/tấn) (Đơn vị đã áp dụng theo phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc) 03 tấn x 604.000đồng/tấn = 1.812.000đồng 27 tấn x 610.000đồng/tấn = 16.470.000đồng Cộng: 18.282.000đồng Kế toán ghi: Nợ TK 621: 18.282.000 Có TK 152: 18.282.000 Phạm Thị Hà 69
Khóa luận tốt nghiệp - Phiếu xuất kho số 05 ngày 15/1/2011 xuất xi măng PC30 H cho Đội thi công để phục vụ thi công công trình trƣờng THCS An Sơn SL: 12 tấn; giá: 610.000đ/tấn Kế toán ghi: Nợ TK 621: 7.320.000 Có TK 152: 7.320.000 - Phiếu xuất kho số 06 ngày 18/1/2011 xuất xi măng PC30 cho Đội thi công để phục vụ thi công công trình trƣờng THCS An Sơn. SL: 40 tấn; giá: 610.000đ/tấn Kế toán ghi: Nợ TK 621: 24.400.000 Có TK 152: 24.400.000 + Một số vật liệu luân chuyển nhƣ: đà giáo, coppha, khi xuất ra sử dụng ghi: Nợ TK 142 (1421) Có TK152 + Căn cứ vào chi phí phân bổ cho từng công trình, hạng mục công trình ghi: Nợ TK 621 Có TK 142 (1421)  Xuất vật liệu phục vụ cho quản lý đội +Căn cứ vào số liệu xuất vật tƣ phục vụ cho quản lý đội ghi: Nợ TK 627 (6272) Có TK 152 +Căn cứ trên các chứng từ gốc (Phiếu xuất kho), bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại kế toán lập chứng từ ghi sổ. Phạm Thị Hà 70
Khóa luận tốt nghiệp BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Ngày 31 tháng 1 năm 2011 Định khoản Chứng từ Nội dung diễn giải Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có hiệu tháng 02 06/1 Xuất Xi măng 621 152 18.282.000 05 15/1 Xuất Xi măng 621 152 7.320.000 06 16/1 Xuất Xi măng 621 152 24.400.000 Tổng cộng 50.002.000 CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 1 năm 2011 Số: 31 Tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất xi măng Hà Nội 621 1521 50.002.000 thi công công trình 2 Cộng 50.002.000 Phạm Thị Hà 71
Khóa luận tốt nghiệp Sau đó, cũng từ chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái: SỔ CÁI Năm 2011 Tên Tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu Tài khoản: TK 152 Ngày Chứng từ TK Số phát sinh tháng Số Ngày Diễn giải đối Nợ Có ghi sổ hiệu tháng ứng Số dư đầu năm 1.812.000 Phát sinh trong năm 31/1 30 31/1 Nhập XM PC30 111 48.800.000 15/1 10 15/1 Nhập thép ɸ 6 112 7.000.000 11/1 07 11/1 Nhập thép ɸ 22 141 10.000.000 07/1 05 07/1 Nhập sỏi Cty XD số 3 331 11.600.000 15/1 11 15/1 Xuất kho xi măng công trình 152 7.320.000 đƣờng Kênh Giang 31/1 31 31/1 Xuất XM 621 50.002.000 thi công công trình 2 Cộng phát sinh 2.960.579.000 2.935.327.000 Số dƣ cuối năm 27.064.000 Căn cứ vào các chứng từ gốc dùng để lập chứng từ ghi sổ, kế toán ghi theo dõi chi tiết cho TK 152 và tƣơng tự chi tiết cho các tài khoản khác có liên quan. Cuối tháng, tính ra tổng số tiền của các Nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính r tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dƣ của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập Báo cáo tài chính. Phạm Thị Hà 72
Khóa luận tốt nghiệp Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh tên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dƣ nợ và tổng số dƣ có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dƣ của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dƣ của từng tài khoản tƣơng ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Phạm Thị Hà 73
Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TRUNG HẠNH 3.1. Nhận xét đánh giá về tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, công tác kế toán và hạch toán kế toán nguyên vật liệu taị công ty TNHH Trung Hạnh Trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, một Doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững thì hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp phải có hiệu quả. Muốn đạt đƣợc điều đó thì công tác quản lý, công tác tổ chức sản xuất phải chặt chẽ và năng động. Để đạt đƣợc mục đích này, mỗi Doanh nghiệp có một cách làm khác nhau. Song một trong những biện pháp cơ bản đƣợc nhiều Doanh nghiệp quan tâm là không ngừng tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Công ty TNHH Trung Hạnh là một đơn vị trải qua mấy năm xây dựng và phát triển với bao khó khăn vất vả đến nay đã từng bƣớc trƣởng thành về mọi mặt. Với tập thể cán bộ công nhân viên không ngừng vƣơn lên cố gắng học hỏi, tiếp thu khoa học công nghệ nhằm nâng cao năng suất và nâng cao chất lƣợng thi công công trình, Công ty đã và đang khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trƣờng. Công ty đã từng bƣớc hoà nhập vào trong nền kinh tế thị trƣờng, đổi mới trang thiết bị dây chuyền sản xuất, nâng cao chất lƣợng thi công công trình, thực hiện chủ trƣơng cải tiến công tác quản lý kinh tế. Công ty đã đạt đƣợc những thành tích đáng kể trong sản xuất thi công, hoàn thành các nhiệm vụ đề ra và không ngừng nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên. 3.1.1 Những ƣu điểm 3.1.1.1.Về tổ chức sản xuất +Với ngành nghề kinh doanh là xây dựng, sản phẩm chính là các công trình nhƣ : nhà cửa, đƣờng,cầu cống vì vậy công ty luôn sử dụng các thiết bị máy móc hiện đại nhất để đáp ứng đƣợc các yêu cầu phục vụ cho sản xuất, thi công các công trình. Phạm Thị Hà 74
Khóa luận tốt nghiệp +Song song với công tác tổ chức sản xuất là công tác an toàn lao động cũng đƣợc công ty đặc biệt coi trọng. Công ty thƣờng xuyên mua sắm đầy đủ các trang thiết bị bảo hộ lao động, mở các lớp bồi dƣỡng, tuyên truyền an toàn lao động cho toàn thể nhân viên, hƣớng dẫn học tập quy trình quy phạm trong sản xuất, đề ra các biện pháp hạn chế tối đa tai nạn lao động. 3.1.1.2. Về tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức bộ máy kế toán của công ty Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý các phòng ban chức năng gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động của công ty, phục vụ tốt quá trình sản xuất kinh doanh. Các phòng ban chức năng đƣợc quy định những nhiệm vụ rõ ràng, phục vụ kịp thời và đáp ứng đƣợc những yêu cầu của quản lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Mô hình kinh doanh của Công ty rất phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thị trƣờng. Công ty áp dụng cơ chế khoán xuống từng tổ, đội thi công có trách nhiệm và quan tâm đến kết quả sản xuất kinh doanh của mình, cơ chế khoản gắn đƣợc với lao động bỏ ra những hƣởng thụ nhận đƣợc tạo cho ngƣời công nhân trong Công ty có trách nhiệm tìm tòi suy nghĩ để làm sao đạt đƣợc hiệu quả sản xuất cao nhất. Cùng với sự lớn mạnh của công ty, bộ máy kế toán của công ty đƣợc tổ chức phù hợp với yêu cầu của công việc, khả năng trình độ chuyên môn của từng kế toán phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mô sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn, kinh phí và sự phân cấp quản lý tài chính ở công ty nhằm đáp ứng nhu cầu về thông tin cho lãnh đạo Công ty. Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung nhƣ hiện nay đã đảm bảo thống nhất tập trung đối với công tác kế toán trong Công ty, đảm bảo cho kế toán phát huy đƣợc vai trò và chức năng của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động, chuyên môn hoá của các cán bộ kế toán. Công ty có đội ngũ kế toán giàu kinh nghiệm và trình độ kế toán của từng ngƣời vững vàng đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán kế toán theo đúng chế độ chính sách của Nhà nƣớc. Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán cũng nhƣ thay đổi sổ sách chứng từ theo chế độ kế toán đƣợc tiến hành kịp thời và thích ứng rất nhanh. Phạm Thị Hà 75
Khóa luận tốt nghiệp 3.1.1.3. Về hạch toán nguyên vật liệu: - Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty nhìn chung đƣợc tổ chức chặt chẽ, hiệu quả, phù hợp với yêu cầu quản lý, sản xuất của công ty: + Khâu thu mua: Với điều kiện nền kinh tế thị trƣờng có nhiều thuận lợi trong việc cung ứng vật tƣ nên công ty đã để cho các đội tự đi tìm nguồn hàng, tự ký kết hợp đồng mua bán, điều này đã tạo ra sự chủ động của các nhân viên tạo điều kiện cho việc thu mua vật liệu đƣợc nhanh chóng, đầy đủ về số lƣợng, chủng loại và chất lƣợng. Bên cạnh đó còn tìm ra những nguồn vật tƣ có giá mua thấp hơn, địa điểm thu mua thuận tiện từ đó giảm đƣợc chi phí vật liệu góp phần giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. + Khâu dự trữ, bảo quản: Công ty luôn giữ vật liệu ở mức hợp lý đủ đảm bảo cho sản xuất và không gây ra ứ đọng vốn. Hệ thống kho bãi "di động" theo các công trình đã tạo thuận lợi cho việc sử dụng vật liệu. + Khâu sử dụng: Mọi nhu cầu sử dụng vật liệu đều đƣa qua phòng Kế hoạch xem xét tính hợp lệ của các nhu cầu đó nhằm sử dụng tiết kiệm và quản lý tốt vật liệu. + Phân loại vật liệu: Công ty đã đƣa vào vai trò công dụng của vật liệu để đƣa ra nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế Việc phân loại nguyên vật liệu của công ty dựa trên cơ sở nhƣ vậy là hợp lý và tƣơng đối chính xác. - Hạch toán nguyên vật liệu: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp ghi thẻ song song đảm bảo thống nhất về phạm vi, phƣơng pháp tính toán, số liệu thuận tiện cho sử dụng. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên đã tạo điều kiện cho kế toán ghi chép thuận lợi các nghiệp vụ phát sinh, giảm tối đa cho việc kiểm kê nguyên vật liệu. 3.1.1.4.Vế tổ chức sổ sách chứng từ Việc lựa chọn hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ" rất phù hợp với đặc điểm và hoàn cảnh cụ thể của đơn vị, hình thức này rất tiện lợi đơn giản trong việc ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu theo dõi. Hơn nữa, việc tổ chức luân chuyển chứng từ Phạm Thị Hà 76
Khóa luận tốt nghiệp sổ sách giữa phòng kế toán với thủ kho và phòng thống kê cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu một cách khoa học nhất. Nhìn chung, tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty TNHH Trung Hạnh đƣợc thực hiện khá hiệu quả,bảo đảm theo dõi đƣợc tình hình biến độngNVL trong quá trình sản xuất sản phẩm Tuy nhiên bên cạnh những ƣu điêm trên, công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty vẫn còn một số những hạn chế. 3.1.2 Những tồn tại  Thứ nhất :Phân loại nguyên vật liệu Việc phân loại nguyên vật liệu ở công ty phân loại theo tình hình sản xuất nên có phần không hợp lý,tất cả các nguyên vật liệu chính hay nguyên vật liệu phụ dùng cho sản xuất hay phục vụ cho sản xuất đều đƣợc công ty đƣa vào TK 152 gây khó khăn cho việc theo dõi và quản lý.  Thứ hai: Lập danh điềm vật tƣ Công ty chƣa xây dựng đƣợc hệ thống mã hoá danh điểm vật tƣ nên gây khó khăn cho công tác quản lý, theo dõi cũng nhƣ kiểm kê, kiểm tra đối chiếu giữa thủ kho và kế toán  Thứ ba: Về quản lý nguyên vật liệu Công tác quản lý , sử dụng vật tƣ, tài sản của công ty chƣa chặt chẽ, còn để thất thoát, mất mát vật tƣ, tài sản, lãng phí chi phí của công ty tăng giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận giảm  Thứ tƣ:Về việc luân chuyển chứng từ Việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận, phòng ban diễn ra thƣờng xuyên tuy nhiên giữa các bộ phận phòng ban này không có biên bản giao nhận chứng từ, không quy định thời gian giao nhận nên khi xảy ra mất mát chứng từ không biết quy trách nhiệm cho ai để xử lý làm cho cán bộ công nhân viên nơi lỏng việc quản lý chứng từ.  Thứ năm:Về ứng dụng phần mềm kế toán Hiện nay công ty đã trang bị hệ thống máy tính nhƣng vẫn áp dụng hình thức ghi sổ thủ công tức lá máy tính chỉ đựơc sử dụng cho tính toán. Bên cạnh Phạm Thị Hà 77
Khóa luận tốt nghiệp đó việc không sử dụng các phần mềm kế toán khiến công việc hạch toán trở lên khó khăn hơn đặc biệt là vào cuối tháng, cuối quý khi phải lập các báo cáo.  Thứ sáu:Về sổ sách sử dụng Công ty chƣa lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ nên việc ghi sổ kế toán tổng hợp mới chỉ thực hiện đƣợc việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế trên sổ cái mà chƣa phản ánh đƣợc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian.  Thứ bảy: Về đào tạo cán bộ Nhân viên phòng kế toán còn có yếu kém trong việc tiếp nhận các ứng dụng mới nên gây ra những hạn chế trong công tác nghiệp vụ và chƣa phù hợp với sự phát triển của công ty 3.1.3 Nguyên nhân của nhƣợc điểm  Về khách quan Do hoạt động sản xuất của công ty đều diễn ra ngoài trời nên chịu ảnh hƣỏng lớn của thơì tiết gây kho khăn trong công tác sản xuất cũng nhƣ quản lý nguyên vật liệu.  Về chủ quan + Do điều kiện tài chính còn hạn chế công ty chƣa ƣu tiên đầu tƣ cho đổi mới trong quản lý nói chung và hạch toán kế toán nói riêng, ví dụ nhƣ việc mua một phần mềm kế toán ứng dụng có hiệu quả đối với điệu kiện công ty là khá tốn kém + Do cán bộ công nhân viên đã qen với cách làm việc lâu nay lên khó có thể thay đổi cung cách, suy nghĩ trong làm việc. + Khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển và ứng dụng ngày càng sâu vào mọi lĩnh vực của đời sống cũng nhƣ trong hạch toán kế toán, do đó doanh nghiệp cũng phải đổi mới theo để công tác kế toán của công ty đƣợc nhanh chóng và chính xác nếu không sẽ bị lạc hậu.Ngày nay phần mềm kế toánlà một công cụ đắc lực giúp giảm bớt khối lƣợng công việccủa kế toán và mang lại sự chính xác cao + Do điều kiện để học tập lên cao của án bộ nhân viên còn bị hạn chế. Phạm Thị Hà 78