Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài - Trần Thị Thúy

90 trang huongle 50

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài - Trần Thị Thúy", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_to_chuc_cong_tac_ke_toan_hang_ton_kho_t.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài - Trần Thị Thúy

Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƢƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HÀNG HÓA TỒN KHO VÀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 6 1.1 Những vấn đề chung về hàng tồn kho trong doanh nghiệp thƣơng mại 6 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp thƣơng mại 6 1.1.1.1 Khái niệm về hàng hóa trong doanh nghiệp thƣơng mại 6 1.1.1.2 Khái niệm về hàng tồn kho trong doanh nghiệp thƣơng mại 6 1.1.1.3 Đặc điểm và phân loại hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp thƣơng mại 7 1.1.1.4 Vị trí, vai trò của hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thƣơng mại 10 1.1.2 Nhiệm vụ cơ bản của kế toán hàng tồn kho 10 1.2 Kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thƣơng mại 11 1.2.1 Quy định chung về hạch toán hàng tồn kho 11 1.2.2 Kế toán chi tiết hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thƣơng mại 12 1.2.2.1 Phƣơng pháp thẻ song song 13 1.2.2.3 Phƣơng pháp sổ số dƣ 14 1.2.3 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho 16 1.2.3.1 Kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên 17 1.2.3.2 Công thức tính giá hàng tồn kho 17 1.2.4 Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ 32 1.2.4.1 Đặc điểm của phƣơng pháp kiểm kê định kỳ 32 1.2.4.2 Tài khoản sử dụng 32 1.2.5 Vấn đề kiểm kê hàng tồn kho 35 1.2.5.1 Khái niệm 35 1.2.5.3 Xử lý kết quả kiểm kê và đánh giá lại hàng hóa 36 1.2.6 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 39 1.2.6.1 Khái niệm 39 1.2.6.2 Thời điểm lập 39 1 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 1
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài 1.2.6.3 Đối tƣợng 39 1.2.6.4 Điều kiện 39 1.2.6.5 Phƣơng pháp xác định mức dự phòng 39 1.2.6.6 Xử lý 40 CHƢƠNG 2: TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SINH TÀI 42 2.1 Đặc diểm chung ảnh hƣởng đến công tác hạch toán hàng tồn kho tại công ty TNHH thƣơng mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài 42 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH thƣơng mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài 42 2.1.2 Thuận lợi, khó khăn và thành tích công ty đạt đƣợc 43 2.1.2.1 Thuận lợi 43 2.1.2.2 khó khăn 43 2.1.2.3 Thành tích đạt đƣợc: 43 2.1.3 Định hƣớng phát triển của công ty TNHH thƣơng mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài 44 2.1.4 Đặc điểm kinh doanh của công ty TNHH thƣơng mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài 45 2.1.4.1 Đặc điểm về nguồn lực 45 2.1.4.2 Ngành nghề kinh doanh 46 2.1.5 Tổ chức bộ máy quản lý 47 2.1.6 Tổ chức bộ máy kế toán 50 2.1.6.1 Mô hình bộ máy kế toán tại Công ty 50 2.1.6.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. 50 2.1.7 Hình thức sổ sách kế toán áp dụng tại công ty 53 2.2 Hạch toán kế toán hàng hóa tồn kho tại Công ty TNHH Thƣơng mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài 54 2.2.1. Những mặt hàng kinh doanh chủ yếu và lƣợng hàng tồn kho của Công ty 55 2.2.1.1 Những mặt hàng chủ yếu. 55 2.2.1.1 Lƣợng và giá trị hàng tồn kho theo định mức và theo thực tế 55 2 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 2
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài 2.2.2.Xác định hàng tồn kho của công ty. 56 2.2.2.1 Về mặt số lƣợng 56 2.2.2.2 Về mặt giá trị 57 2.2.2.3. Trình tự hạch toán kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Thƣơng mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài. 76 CHƢƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SINH TÀI 79 3.1 Những đánh giá chung về công tác tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, tổ chức công tác kế toán và tổ chức kế toán hàng tồn kho. 79 3.1.1 Về mặt ƣu điểm 79 3.1.1.1 Tổ chức quản lý kinh doanh 79 3.1.1.2 Tổ chức công tác kế toán 80 3.1.1.3 Tổ chức kế toán hàng tồn kho 80 3.1.2 Về mặt nhƣợc điểm 81 3.1.2.1 Tổ chức quản lý kinh doanh 81 3.2.2.2 Tổ chức công tác kế toán 81 3.1.2.3 Tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho 82 3.2 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Thƣơng mại và xuất khẩu Sinh Tài 83 3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện 83 3.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán doanh thu và kế toán xác định kết quả kinh doanh 83 3.2.3 Nguyên tắc của việc hoàn thiện kế toán hàng tồn kho. 85 3.2.4 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tồn kho tại Công ty. 85 KẾT LUẬN 89 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 90 3 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 3
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài LỜI MỞ ĐẦU Hàng tồn kho của doanh nghiệp là tài sản lƣu động của doanh nghiệp dƣới hình thức vật chất. Hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể mua từ bên ngoài, có thể do doanh nghiệp sản xuất ra để dùng cho mục đích kinh doanh hoặc để thực hiện việc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp hoặc để bán. Về mặt giá trị hàng tồn kho phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động hàng tồn kho của doanh nghiệp nếu doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn . . Đây là lực lƣợng dữ trữ của Hàng hoá tồn kho. Từ những nhận thức trên , trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thƣơng mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài, em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu hàng tồn kho tại công ty và đã chọn đề tài làm khóa luận tốt nghiệp cho mình là: “ Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thƣơng mại và XNK Sinh Tài”. Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu bài viết của em gồm 3 chƣơng: Chương 1: Những vấn đề cơ bản về hàng tồn kho và tổ chức kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại. Chương 2: Tổ chức kế toán hàng hóa tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài. Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài: - Chủ yếu là tồn kho hàng hóa và kế toán tồn kho hàng hoá tại các doanh nghiệp thƣơng mại. 4 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 4
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài - Kế toán hàng hóa tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên và tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. Do giới hạn thời gian và trình độ chuyên môn nên chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu vận dụng chuẩn mực Kế toán 02 – Hàng hoá tồn kho vào tổ chức kế toán hàng hoá tại Công ty TNHH Thƣơng mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài và những giải pháp đƣợc đƣa ra cũng đi sâu vào nội dung chủ yếu của kế toán hàng hoá tồn kho. Phƣơng pháp nghiên cứu: - Với kiến thức đƣợc học ở nhà trƣờng và tự tích luỹ, em đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp của mình bằng lý luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng kết hợp với các phƣơng pháp của toán học, của nghiệp vụ kế toán. Chuyên đề sẽ đƣợc trình bày theo phƣơng pháp kết hợp giữa phƣơng pháp trình bày bằng văn viết với sơ đồ và bảng biểu . Vì vậy đề tài này mang tính khoa học và thực tiễn cao. Đối chiếu việc nghiên cứu lý luận với thực tế về kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thƣơng mại và XNK Sinh Tài. Tìm ra những hạn chế, thiếu sót tồn tại, nghiên cứu các biện pháp khắc phục, hoàn thiện để công tác kế toán hàng tồn kho đƣợc tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn! 5 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 5
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài CHƢƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HÀNG HÓA TỒN KHO VÀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1 Những vấn đề chung về hàng tồn kho trong doanh nghiệp thƣơng mại 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp thƣơng mại 1.1.1.1 Khái niệm về hàng hóa trong doanh nghiệp thƣơng mại - Hàng hóa là đối tƣợng kinh doanh của các doanh nghiệp thƣơng mại, là đối tƣợng đƣợc doanh nghiệp thƣơng mại mua vào để bán ra với mục đích kiếm lời. - Hàng hóa đa dạng và nhiều chủng loại khác nhau và thƣờng xuyên biến động trong quá trình kinh doanh nên cần theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn trên các mặt: số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại và giá trị. 1.1.1.2 Khái niệm về hàng tồn kho trong doanh nghiệp thƣơng mại Theo chuẩn mục kế toán Việt Nam số 02 – Hàng tồn kho, qui định hàng tồn kho là tài sản. - Đƣợc giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thƣờng. - Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. - Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn và chiếm tỷ trọng lớn có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp thƣơng mại là một bộ phận của tài sản ngắn hạn dự trữ cho quá trình lƣu thông hàng hóa của doanh nghiệp và bao gồm: - Hàng hóa đang đi trên đƣờng. - Hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến - Hàng trong kho, trong quầy. - Bất động sản tồn kho, 6 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 6
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài 1.1.1.3 Đặc điểm và phân loại hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp thƣơng mại Hàng hóa trong doanh nghiệp thƣơng mại thƣờng đƣợc phân loại theo các ngành hàng nhƣ: + Hàng vật tƣ thiết bị + Hàng công nghệ phẩm tiêu dùng + Hàng lƣơng thực thực phẩm + Hàng kim khí điện máy + Hàng hoá chất mỏ + Hàng xăng dầu + Hàng dệt may, bông vải sợi . Tổng hợp các hoạt động thuộc quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại đƣợc gọi là lƣu chuyển hàng hóa. Qúa trình bán hàng trong doanh nghiệp đƣợc thực hiện theo hai phƣơng thức: + Bán buôn: Đặc trƣng của bán buôn là bán với số lƣợng lớn, khi chấm dứt quá trình mua, bán thì hàng hóa chƣa đến tay ngƣời tiêu dùng mà phần lớn hàng hóa vẫn còn trong lĩnh vực lƣu thông. + Bán lẻ: Đặc trƣng của bán lẻ hàng hóa là bán hàng trực tiếp cho ngƣời tiêu dùng, kết thúc quá trình bán lẻ thì hàng hóa đã vào lĩnh vực lƣu thông. Trong các doanh nghiệp thƣơng mại vốn hàng hóa là vốn chủ yếu nhất và nghiệp vụ kinh doanh hàng hóa là nghiệp vụ phát sinh thƣờng xuyên, chiếm một phần công việc rất lớn. Quản lý hàng hóa là nội dung quản lý quan trọng hàng đầu trong các doanh nghiệp thƣơng mại. Vì vậy việc tổ chức công tác lƣu chuyển hàng hóa có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp. Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thƣờng gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó, đòi hỏi công tác tổ chức, quản lý và hạch toán hàng tồn kho cũng có những nét đặc thù riêng. Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau: 7 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 7
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài - Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lƣu động của doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hƣởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp đƣợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên gía gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phó hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ. - Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thƣờng xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác nhƣ tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thƣơng phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thƣờng đƣợc bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều ngƣời quản lý. Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. - Việc xác định chất lƣợng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp. Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị nhƣ các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý, * Phân loại hàng hoá: Hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp thƣơng mại bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thƣơng phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để quản lý tốt hàng tồn kho tính đúng và tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại và sắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định. Phân loại hàng hóa tồn kho theo nguồn gốc hình thành: - Hàng tồn kho đƣợc mua vào, bao gồm: 8 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 8
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài a. Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho đƣợc doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. b. Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng tồn kho đƣợc doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp nhƣ mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Công ty, Tổng công ty v.v c. Hàng tồn kho tự sản xuất, gia công là toàn bộ hàng tồn kho đƣợc gia công SX tạo thành. d. Hàng tồn kho đƣợc nhập từ các nguồn khác: nhƣ hàng tồn kho đƣợc nhập từ liên doanh, liên kết, hàng tồn kho đƣợc biếu tặng v.v Các phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàng tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từng nguồn hình thành. Qua đó, giúp doanh nghiệp đánh giá đúng mức độ ổn định của nguồn hàng trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán về hàng tồn kho. Đồng thời, việc phân loại chi tiết tiền hàng tồn kho đƣợc mua từ bên ngoài và hàng mua nội bộ giúp cho việc xác định chính xác giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính (BCTC) hợp nhất 2. Phân loại kho theo yêu cầu sử dụng. - Hàng hóa tồn kho sử dụng cho kinh doanh: phản ánh giá trị hàng tồn kho đƣợc dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đƣợc tiến hành bình thƣờng. - Hàng tồn kho chƣa cần sử dụng: phản ánh hàng tồn kho đƣợc dữ trữ ở mức cao hơn. - Hàng tồn kho không cần sử dụng: phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không đƣợc doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất. Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định đối tƣợng cần lập dự phòng và mức độ dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập. 3. phân loại hàng hóa tồn kho theo địa điểm bảo quản. - Hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang đƣợc bảo quản tại doanh nghiệp nhƣ hàng trong kho, trong quầy. 9 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 9
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài - Hàng hóa tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đƣợc bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp nhƣ hàng gửi đi bán, hàng đang đi đƣờng. Cách phân loại này giúp cho việc phân định trách nhiệm vật chất liên quan đến hàng tồn kho, làm cơ sở để hạch toán giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất mát trong quá trình bảo quản. 1.1.1.4 Vị trí, vai trò của hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thƣơng mại Khác với các loại tài sản khác của công ty nhƣ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, Tài sản cố định hữu hình, Vô hình Hàng tồn kho của Công ty có những vai trò sau: - Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong công ty và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lƣu động của Công ty. Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng hoá tồn kho có ảnh hƣởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh - Hàng tồn kho của công ty đƣợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc cũng khác nhau. Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí giá thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ. - Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thƣờng xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hoá thành những Tài sản ngắn hạn khác nhƣ tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm 1.1.2 Nhiệm vụ cơ bản của kế toán hàng tồn kho - Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình lƣu chuyển của hàng hóa ở doanh nghiệp về mặt giá trị và hiện vật. - Tính toán phản ánh đúng đắn trị giá vốn hàng nhập kho, xuất kho và trị giá vốn của hàng hóa tiêu thụ. - Kiểm tra giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quá trình mua hàng và bán hàng. Xác định đúng đắn kết quả kinh doanh hàng hóa đồng thời 10 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 10
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài chấp hành đúng các chế độ tài chính về chứng từ, sổ sách nhập, xuất kho, bán hàng hóa và tính thuế. - Cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết cần thiết về hàng hóa kịp thời, phục vụ cho quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hóa, giảm giá hàng hóa, Tổ chức kiểm kê hàng hóa đúng theo quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho. 1.2 Kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thƣơng mại 1.2.1 Quy định chung về hạch toán hàng tồn kho *Yêu cầu đánh giá hàng hoá Khi đánh giá hàng hoá phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Yêu cầu về tính chân thực: đòi hỏi việc tính giá hàng hoá phải đƣợc tiến hành dựa trên cơ sở tổng hợp đầy đủ đúng đắn và hợp lý các chi phí thực tế cấu thành lên giá trị vốn của hàng hoá và loại trừ các chi phí bất hợp lý, các chi phí đã thu hồi (nếu có), giảm thiểu chi phí kém hiệu quả. Ngoài ra còn thể hiện việc sử dụng giá tính có phù hợp với gía cả thị trƣờng hay không. - Yêu cầu về tính thống nhất: tức là nội dung và phƣơng pháp tính giữa các niên độ kế toán của một đơn vị phải thống nhất, nếu có bất kỳ thay đổi nào phải giải trình trên thuyết minh báo cáo tài chính. Cách tập hợp chi phí, cách tính toán phân bổ, tiêu thức phân bổ chung để xác định chỉ tiêu về giá vốn hàng mua nhập kho và trị giá vốn xuất kho giữa các kỳ hạch toán phải nhất quán tránh ảnh hƣởng của trị giá vốn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. - Kế toán hàng tồn kho phản ánh trên các tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho phải đƣợc thực hiện theo quy định của chuẩn mực kế toán 02 “ Hàng tồn kho” về việc xác định giá gốc hàng tồn kho, phƣơng pháp tính giá Hàng tồn kho, - Nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho đƣợc quy định cụ thể cho từng loại vật tƣ, hàng hóa, theo nguồn hình thành và thời điểm tính giá. - Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp thì hàng hóa đƣợc phản ánh theo giá mua có cả thuế GTGT đầu vào. - Khi xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, doanh nghiệp áp dụng một trong các phƣơng pháp sau: 11 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 11
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài + Phƣơng pháp tính giá đích danh + Phƣơng pháp bình quân gia quyền + Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc ( FIFO) + Phƣơng pháp nhập sau xuất trƣớc ( LIFO) - Đối với vật tƣ hàng hóa mua vào bằng ngoại tệ phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tịa thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam để ghi giá trị hàng tồn kho đã nhập kho. - Đến cuối niên độ kế toán, nếu xét thấy giá trị hàng tồn kho không thu hồi do bị hƣ hỏng, lỗi thời thì phải ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho. Gía trị thuần có thể thực hiện đƣợc là giá bán ƣớc tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thƣờng trừ chi phí ƣớc tính để hoàn thiện sản phẩm và chi phí ƣớc tính cần thiết. Việc này đƣợc thực hiện bằng cách lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho, lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của chúng. - Kế toán hàng tồn kho phải đồng thời kế toán chi tiết cả về giá trị và hiện vật theo từng thứ, loại, quy cách theo từng địa điểm quản lý và sử dụng, luôn phải đảm bảo sự khớp giữa sổ sách thực tế. Có ba phƣơng pháp kế toán chi tiết: + Phƣơng pháp thẻ song song + Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển + Phƣơng pháp sổ số dƣ Doanh nghiệp chỉ đƣợc áp dụng một trong hai phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho: + Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên + Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ 1.2.2 Kế toán chi tiết hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thƣơng mại - Tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho có ý nghĩa quan trọng đối với công tác bảo quản và kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng hàng tồn kho kế toán chi tiết hàng tồn kho vừa đuợc thực hiện ở kho, vừa đƣợc thực hiện ở phòng kế toán. 12 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 12
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài - Kế toán chi tiết hàng tồn kho đƣợc thực hiện một trong ba phƣơng pháp: phƣơng pháp thẻ song song, phƣơng pháp đối chiếu luân chuyển và phƣơng pháp sổ số dƣ. 1.2.2.1 Phƣơng pháp thẻ song song - Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để ghi số lƣợng hàng hóa vào thẻ kho và cuối ngày tính ra số tồn kho của từng loại hàng hóa. - Tại phòng kế toán: Sử dụng sổ chi tiết hàng hóa để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại hàng hóa cả về mặt số lƣợng lẫn giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận đƣợc các chứng từ nhập- xuất hàng hóa thủ kho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi chép phản ánh vào các sổ chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hóa. - Số tồn trên các sổ chi tiết phải khớp đúng với số tồn trên thẻ kho. - Qúa trình luân chuyển chứng từ: Sơ đồ 1.1: Qúa trình luân chuyển chứng từ theo phƣơng pháp thẻ song song Chứng từ nhập Bảng Thẻ kho Sổ chi tiết tổng hàng hóa hợp N-X-T Chứng từ xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Phƣơng pháp thẻ song song đơn giản dễ thực hiện và tiện lợi khi đƣợc xử lý bằng máy tính. Hiện nay phƣơng pháp thẻ song song đƣợc áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp. 13 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 13
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài 1.2.2.2 Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của các loại hàng hóa về mặt số lƣợng. - Phòng kế toán: Để theo dõi từng loại hàng hóa nhập, xuất về số lƣợng và giá trị, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển. Đặc điểm ghi chép là chỉ ghi chép một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất, tồn trong tháng và mỗi danh điểm hàng hóa đƣợc ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Quy trình luân chuyển chứng từ Sơ đồ 1.2: Qúa trình luân chuyển chứng từ theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ Bảng kê nhập Thẻ kho Sổ đ/c luân chuyển Chứng từ Bảng kê xuất xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Phƣơng pháp đối chiếu luân chuyển cũng đơn giản, dễ thực hiện nhƣng có nhƣợc điểm là khối lƣợng ghi chép của kế toán dồn vào cuối tháng quá nhiều nên ảnh hƣởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tƣợng khác nhau. 1.2.2.3 Phƣơng pháp sổ số dƣ - Phƣơng pháp sổ số dƣ là phƣơng pháp đƣợc sử dụng cho các doanh nghiệp dùng giá hạch toán để xác định giá trị hàng hóa nhập, xuất, tồn kho. Đặc điểm của 14 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 14
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài phƣơng pháp này là ở kho chỉ theo dõi hàng hóa về số lƣợng còn phòng kế hoạch theo dõi về giá trị. - Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lƣợng hàng hóa nhập, xuất, tồn trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Ngoài ra vào cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào số tồn của hàng hóa trên thẻ kho để ghi sổ số dƣ do phòng kế hoạch lập và gửi xuống cho thủ kho vào ngày cuối tháng để ghi sổ. - Các chứng từ nhập, xuất sau khi đã ghi vào thẻ kho phải đƣợc thủ kho phân loại theo từng chứng từ nhập, xuất của từng loại hàng hóa để lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất ở phòng kế toán: + Nhân viên kế toán phải có trách nhiệm theo định kỳ ( 3-5 ngày) xuống kho để kiểm tra, hƣớng dẫn việc ghi chép của thủ kho và xem xét các chứng từ nhập, xuất đã đƣợc thủ kho phân loại. Sau đó ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ, thu nhận phiếu này cùng các chứng từ nhâp, xuất có liên quan. + Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nhận đƣợc kế toán phải đối chiếu với các chứng từ khác có liên quan, sau đó căn cứ vào giá hạch toán đang sử dụng để ghi giá vào các chứng từ và vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng tù. Từ phiếu giao nhận chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn hàng hóa. + Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn đƣợc mở riêng cho từng kho và mỗi danh điểm hàng hóa đƣợc ghi riêng một dòng. Vào cuối tháng, kế toán phải tổng hợp số tiền nhập, xuất trong tháng và tính ra số dƣ cho cuối tháng cho từng loại hàng hóa trên bảng lũy kế. Số dƣ trên bảng lũy kế phải khớp với số tiền đƣợc kế toán xác định trên sổ số dƣ do thủ kho chuyển về. Sơ đồ quá trình luân chuyển chứng từ: 15 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 15
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Sơ đồ 1.3: Qúa trình luân chuyển chứng từ theo phƣơng pháp sổ số dƣ Phiếu nhập Phiếu giao kho nhận chứng từ nhập Thẻ kho Sổ số dƣ Bảng lũy kế X-N-T Phiếu nhập Phiếu giao kho nhận chứng từ xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Trong điều kiện thực hiện kế toán bằng phƣơng pháp thủ công thì phƣơng pháp sổ số dƣ đƣợc coi là phƣơng pháp có nhiều ƣu điểm: hạn chế việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thƣờng xuyên công việc ghi chép ở kho, bảo đảm số liệu đƣợc chính xác và kịp thời. 1.2.3 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho Bao gồm hai phƣơng pháp: * Kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên + Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ + Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp * Kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ + Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ + Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp Trong 4 phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho và tính thuế GTGT nhƣ đã nêu. Thực tế thì trong các doanh nghịêp hiện nay chỉ chủ yếu sử dụng phƣơng pháp kê khai 16 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 16
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài thƣờng xuyên tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ đƣợc dùng tƣơng đối phổ biến, vì vậy trong khoá luận này em xin đi nghiên cứu chủ yếu phƣơng pháp hàng tồn kho theo kê khai thƣờng xuyên, tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ, còn 3 phƣơng pháp đã nêu chỉ mang tính chất tham khảo. 1.2.3.1 Kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên 1.2.3.1.1 Đặc điểm của phƣơng pháp - Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên (KKTX) là phƣơng pháp theo dõi và phản ánh thƣờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa trên sổ kế toán. - Khi doanh nghiệp áp dụng việc hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên thì có các tài khoản kế toán hàng tồn kho đƣợc dùng để phản ánh sự hiện có, tình hình biến động tăng, giảm hàng hóa. Do vậy, giá trị hàng hóa tồn kho trên sổ sách kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. 1.2.3.2 Công thức tính giá hàng tồn kho Trị giá Trị giá Trị giá Trị giá HTK = HTK + hàng nhập - hàng xuất bán cuối kỳ đầu kỳ trong kỳ trong kỳ 1.2.3.2.1 Các phƣơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho Trị giá thực tế hàng hóa xuất kho có thể đƣợc xác định theo một trong các phƣơng pháp sau: * Phƣơng pháp bình quân gia quyền Trị giá hàng = Lƣợng hàng thực x giá bán đơn vị hóa xuất kho tế xuất kho bình quân Sử dụng phƣơng pháp bình quân gia quyền đòi hỏi bạn phải tính đơn giá, giá vốn bình quân của các mặt hàng tồn kho đầu kỳ cộng với những vật liệu đã mua trong kỳ kế toán nhằm xác định giá vốn hàng bán và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ. Đơn giá vốn bình quân thƣờng đƣợc cho là đơn giá đại diện cho toàn bộ mặt hàng 17 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 17
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài có sẵn để bán trong kỳ kế toán. Thay vì đợi đến cuối kỳ kế toán để xác định đơn giá vốn bình quân, một số công ty dùng giá vốn đơn vị đã đƣợc xác định trƣớc của tất cả các hoạt động đã xảy ra trong suốt tời kỳ kế toán. Đây là hệ thống định giá tiêu chuẩn và là biến thể của phƣơng pháp bình quân gia quyền. Bất kỳ sự khác biệt nào giữa đơn giá vốn bình quân thực tế và đơn giá tiêu chuẩn đã đƣợc xác định trƣớc trong suốt một kỳ thƣờng đƣợc cộng vào hoặc trừ ra khỏi giá vốn hàng bán cho kỳ đó. Gía đơn vị bình quân gia quyền cả kỳ Gía đơn Trị giá hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hàng nhập trong kỳ vị BQGQ = Lƣợng hàng tồn đầu kỳ + Lƣợng hàng nhập trong kỳ cả kỳ Gía đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Gía ĐVBQ Trị giá hàng tồn sau lần nhập i sau lần = Lƣợng hàng tồn sau lần nhập i nhập i * Phƣơng pháp nhập trƣớc - xuất trƣớc (FIFO) Phƣơng pháp nhập trƣớc - xuất trƣớc (FIFO) đƣợc thực hiện dựa trên cơ sở giả định rằng số hàng xuất ra khi có giao dịch mua bán là số hàng của lần nhập trƣớc. Nhƣ vậy giá vốn hàng tồn kho cuối kỳ đƣợc tính theo giá của lần nhập sau. * Phƣơng pháp nhập sau - xuất trƣớc (LIFO) Phƣơng pháp nhập sau - xuất trƣớc (LIFO) trái ngƣợc với phƣơng pháp FIFO. Phƣơng pháp này đƣợc thực hiện dựa trên cơ sở giả định rằng số hàng xuất ra là số hàng của lần nhập sau. Nhƣ vậy, giá vốn hàng tồn kho cuối kỳ đƣợc tính theo giá của lần nhập trƣớc. 18 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 18
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài * Phƣơng pháp thực tế đích danh Theo phƣơng pháp này giá của hàng nhập kho đƣợc giữ nguyên từ khi nhập vào cho đến lúc xuất ra. Khi xuất kho mặt hàng nào thì lấy theo giá của mặt hàng đó. Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc áp dụng trong các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng rẽ từng loại hàng, các loại hàng có giá trị lớn và tính tách biệt cao. 1.2.3.2.2 Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ Trị giá hàng tồn đầu kỳ đƣợc xác định bằng trị giá hàng tồn kho cuối kỳ trƣớc chuyển sang. 1.2.3.2.3 Trị giá hàng nhập trong kỳ * Chứng từ kế toán sử dụng + Hoá đơn giá trị gia tăng + Phiếu nhập kho + Biên bản kiểm nghiệm + * Mua hàng trong nƣớc: + Mua hàng trực tiếp : Theo phƣơng thức này doanh nghiệp cử nhân viên của mình trực tiếp đến mua hàng của bên bán và trực tiếp nhận hàng chuyển về doanh nghiệp bằng phƣơng tiện tự có hoặc thuê ngoài. - Sau khi nhận hàng và ký vào hóa đơn của bên bán, hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, mọi tổn thất xảy ra nếu có trong quá trình đƣa hàng hóa về doanh nghiệp thì doanh nghiệp hoàn toàn chịu trách nhiệm. - Chứng từ mua hàng hóa trong trƣờng hợp này là: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho hoặc hóa đơn GTGT. Các chứng từ này do bên bán lập. + Mua hàng theo phƣơng thức chuyển hàng: Doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng với bên bán, bên bán căn cứ vào hợp đồng sẽ chuyển hàng đến giao cho doanh nghiệp theo địa chỉ đã giao dịch trƣớc trong hợp đồng bằng phƣơng tiện tự có hoặc thuê ngoài. Chi phí vận chuyển bên nào phải trả tùy thuộc vào điều khoản quyết định trong hợp đồng. Khi chuyển hàng đi thì hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, hàng mua chỉ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp khi doanh nghiệp nhận đƣợc hàng 19 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 19
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài và chấp nhận thanh toán. Chứng từ gồm có: Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, Hóa đơn kiêm phiếu xuất khi do bên bán lập gửi đến cho doanh nghiệp. - Trƣờng hợp mua hàng hóa trên thị trƣờng tự do, ngƣời bán không có hóa đơn, thì doanh nghiệp phải lập phiếu kê mua hàng hóa để làm căn cứ lập phiếu nhập kho và làm thủ tục thanh toán đồng thời làm căn cứ kê khai thuế. - Hàng hóa mua về có thể làm thủ tục nhập kho hoặc chuyển bán thẳng. Nếu nhập kho thi bộ phận nhập kho và bộ phận mua hàng phải kiểm nhận hàng hóa nhập kho theo đúng thủ tục quy định. Chứng từ sử dụng trong trƣờng hợp này là phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập và thủ kho sẽ ghi số lƣợng thực nhập vào phiếu. Phiếu nhập kho đƣợc lập thành hai liên, thủ kho giũ liên 2 để ghi thẻ kho và sau đó để chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lƣu ở nơi lập phiếu. Trƣờng hợp kiểm nhận hàng có phát sinh tình hình thừa thiếu làm cơ sở tìm ra nguyên nhân và xử lý. Phƣơng pháp phản ánh nghiệp vụ mua hàng: Trong kỳ khi mua hàng hóa nhập kho, căn cứ vào hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho, ghi: Nợ TK 156: Trị giá hàng mua theo hóa đơn ( giá chƣa thuế) Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 111,112,331: Tổng giá thanh toán Trƣờng hợp hàng mua về bán thẳng không qua nhập kho, ghi: Nợ TK 632: Trị giá mua theo hóa đơn hàng đã bán Nợ TK 157: Trị giá mua theo hóa đơn hàng gửi bán Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 111,112,331: Tổng giá thanh toán Trƣờng hợp đã nhận đƣợc hóa đơn mua hàng nhƣng đến cuối kỳ hàng mua vẫn chƣa đƣợc kiểm nhận hàng nhập kho theo địa điểm quy định thì căn cứ vào chứng từ ghi: Nợ TK 151: Trị giá mua theo hóa đơn Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 111,112,331: Tổng giá thanh toán 20 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 20
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Tháng sau khi hàng về nhập kho ghi: Nợ TK 156: Có TK 151: Sơ đồ 1.5 Qúa trình mua hàng trong nƣớc TK 111,112,331 TK 1561 TK 632 Nhập kho hàng hóa Giá vốn hàng bán TK 1331 Thuế GTGT * Mua hàng từ nƣớc ngoài + Thủ tục, chứng từ nhập khẩu hàng hóa - Ký kết hợp đồng kinh tế: Nếu hợp đồng quy định trả tiền bằng L/C thì ngƣời nhập khẩu phải làm đơn xin mở L/C đƣa đến ngân hàng ngoại thƣơng thời gian mở L/C nếu hợp đồng không quy định thì phụ thuộc vào thời hạn giao hàng. Đơn vị căn cứ vào điều khoản của hợp đồng nhập khẩu tiến hành “ Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu” kèm theo bản sao gửi đến ngân hàng ngoại thƣơng cùng với 2 UNC: Một ủy nhiệm chi trả thủ tục phí cho ngân hàng, một ủy nhiệm chi về việc mở L/C Trƣờng hợp đơn vị không có số dƣ ở ngân hàng ngoại thƣơng thì phải làm hợp đồng tín dụng xin vay ngoại tệ để ký quỹ mở L/C - Thuê phƣơng tiện vận tải, mua bảo hiểm (TH bên mua theo giá FOB) - Giao nhận hàng hóa nhập khẩu - Kiểm tra hàng nhập khẩu - Làm thủ tục khai báo với hải quan, đóng thuế nhập khẩu - Thanh toán cho nhà cung cấp + Trƣờng hợp nhập khẩu ủy thác thì bên giao ủy thác cần làm thủ tục: 21 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 21
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài - Ký hợp đồng ủy thác - Cùng với bên nhận ủy thác làm thủ tục nhập khẩu - Chịu các chi phí nhân sự bằng các chi phí bốc dỡ, lƣu kho, kiểm định, giám định - Đóng thuế nhập khẩu - Nhập hàng khi có thông báo của bên nhận ủy thác nhập - Trả hoa hồng cho đơn vị nhận ủy thác - Cùng với bên nhận ủy thác tiến hành khiếu nại( nếu có) Bộ hồ sơ chứng từ về nhập khẩu hàng bao gồm: - Hóa đơn - Phiếu đóng gói - Tờ kê chi tiết - Vận đơn đƣờng biển - Hóa đơn đƣờng biển hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm - Các chứng từ liên quan khác + Qúa trình nhập kho hàng hóa: (1) Ký quỹ mở L/C Nợ TK 144 Có TK 112,1122,311 (2) Căn cứ vào Phiếu nhập khẩu và các chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu để phản ánh giá trị hàng hóa nhập khẩu trực tiếp đã đƣợc nhập kho Nợ TK 1561: Tỷ giá thực tế Có TK 331: Theo tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá hạch toán Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá (3) Nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu Nợ TK 3333 Nợ TK 33312 Có TK 111,112 (4) Phản ánh thuế nhập khẩu phải nộp Nợ TK 1561 Có TK 3333 22 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 22
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài (5) Thuế GTGT hàng nhập khẩu đƣợc khấu trừ Nợ TK 133 Có TK 33312 (6) Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng Nợ TK 156 Có TK 111,112,331 (7a) Nếu hàng nhập khẩu đã về đến cảng nhƣng chƣa lám xong thủ tục hải quan để về nhập kho Nợ TK 151: Tỷ giá thực tế Có TK 331: Tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá hạch toán Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá (7b) Khi kiểm nhận không nhập kho mà bán thẳng cho khách hoặc bán trực tiếp tại ga Nợ TK 157: Trị giá hàng hóa nhập khẩu chuyển đi bán Nợ TK 632: Trị giá hàng hóa nhập khẩu bán trực tiếp tại ga Có TK 151: * Chi phí thu mua hàng hóa - Chi phí thu mua hàng hóa là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp đã bỏ ra có liên quan đến việc thu mua hàng hóa - Chi phí thu mua hàng hóa là một bộ phận chi phí quan trọng trong cơ cấu giá trị hàng hóa nhập kho. Vì vậy cần phải theo dõi chặt chẽ tình hình chi phí phát sinh, kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch thu mua hàng hóa nhằm lựa chọn đƣợc các phƣơng pháp thu mua hàng hóa tối ƣu, trên cơ sở đó tiết kiệm chi phí thu mua hàng hóa. * Chi phí thu mua hàng hóa bao gồm - Chi phí vận chuyển, bôc dỡ hàng hóa, bảo quản hàng hóa từ nơi mua đến kho doanh nghiệp - Chi phí bảo hiểm hàng hóa - Các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức ở quá trình thu mua 23 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 23
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài - Các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa, công tác chi phí nhân viên thu mua, phí ủy thác nhập khẩu Do chi phí thu mua liên quan đến toàn bộ khối lƣợng hàng hóa trong kỳ và lƣợng hàng hóa đầu kỳ, nên cần phân bổ chi phí thu mua cho lƣợng hàng hóa đã bán ra trong kỳ và lƣợng hàng hóa còn lại cuối kỳ, nhằm xác định đúng đắn giá trị hàng xuất bán, trên cơ sở đó tính toán chính xác kết quả bán hàng. Đồng thời phản ánh đƣợc giá trị vốn hàng tồn kho trên báo cáo tài chính đƣợc chính xác. Tiêu thức phân bổ chi phí thu mua thƣờng đƣợc lựa chọn là: - Trị giá mua của hàng hóa - Số lƣợng - Trọng lƣợng - Doanh số của hàng hóa Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ nào là tùy thuộc điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp nhƣng phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ. Việc phổ biến đƣợc tiến hành theo công thức sau. Gỉa sử lấy trị giá mua làm tiêu thức phân bổ: Chi phí thu Chi phí thu mua + Chi phí thu mua Trị giá phân bổ cho hàng liên quan HTK đầu kỳ phát sinh trong kỳ của Hóa đã tiêu thụ = ___ x hàng Trong kỳ Trị giá mua hàng hiện còn cuối kỳ và hàng xuất hóa đã Bán xác định tiêu thụ trong kỳ xđ tiêu thụ trong kỳ Chi phí thu Chi phí thu mua Chi phí thu mua Chi phí thu mua Mua liên quan = liên quan đến HTK + liên quan đến hàng - liên quan đến đến HTK cuối kỳ đầu kỳ nhập kho trong kỳ hàng đã tiêu thụ trong kỳ 24 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 24
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Chú ý: Hàng hóa hiện còn cuối kỳ ở đây bao gồm: hàng hóa tồn trong kho (TK 156), Hàng hóa đƣợc gửi bán chƣa xác định tiêu thụ vào cuối kỳ (TK157) và hàng đã mua nhƣng vẫn đang còn đi trên đƣờng (TK151) Phản ánh chi phí thu mua hàng hóa phát sinh: Nợ TK 1562: Gía chƣa thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 111,112,331: Tổng giá thanh toán Sơ đồ 1.6 Chi phí thu mua hàng hóa phát sinh trong kỳ TK 111,112,331 TK 1562 TK 632 Chi phí thu mua hàng hóa Giá vốn hàng bán TK 133 VAT đầu vào Hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê + Trƣờng hợp hàng hóa mua về làm thủ tục kiểm nghiệm nhập kho và phát sinh thừa so với hóa đơn - Bộ phận kiểm nghiệm nhận hàng lập biên bản kiểm nghiệm, biên bản này lập thành ba bản: + Một bản gia cho phòng (ban) cung tiêu + Một bản gia cho phòng (ban) kế toán + Một bản giao cho đơn vị bán hàng hóa (kèm theo chứng từ liên quan để giải quyết) - Khi bên bán đã nhận đƣợc biên bản cho biết hàng đã giao thừa và đồng ý bán luôn số hàng đã giao thừa. Căn cứ vào hóa đơn do bên bán lập bổ sung cho hàng thừa ghi: 25 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 25
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Nợ TK 138: Trị giá hàng thừa chờ xử lý theo giá bán chƣa thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 331: Tổng số tiền phải thanh toán thêm + Trƣờng hợp bên bán không đồng ý bán mà sẽ nhận lại số hàng giao thừa, doanh nghiệp xuất kho trả lại bên bán căn cứ phiếu xuất kho, ghi: Nợ TK 1381 Có TK 1561: Thừa so với hóa đơn 1.2.3.2.4 Trị giá hàng xuất bán trong kỳ * Chứng từ kế toán sử dụng + Hoá đơn giá trị gia tăng + Phiếu xuất kho + Biên bản xác nhận công nợ + Thẻ kho + * Trƣờng hợp doanh nghiệp phải bỏ thêm chi phí để sơ chế, phân loại, chọn lọc làm tăng giá trị của khả năng tiêu thụ của hàng hóa thì bộ phận giá trị này cũng đƣợc tính vào trị giá vốn hàng xuất kho Trị giá vốn Trị giá vốn chi phí Chi phí QLDN của HTK đã = hàng xuất + bán hàng + phân bổ cho lƣợng tiêu thụ trong kho để bán hàng đã tiêu thụ kỳ Trong đó: Trị giá vốn = trị giá thực tế của hàng + Chi phí mua hàng phân bổ hàng xuất bán xuất kho để bán cho hàng đã bán * Hàng xuất bán, gửi bán + Trị giá hàng xuất bán đƣợc xác định là tiêu thụ, căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho: Nợ TK 632: Gía vốn hàng bán Có TK 1561: Hàng hóa 26 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 26
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài - Phản ánh doanh thu bán hàng Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ và hàng hóa xuất bán thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ Nợ TK 632: Gía vốn hàng bán Có TK 156: Hàng hóa - Phản ánh doanh thu bán hàng: Nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ và hàng hóa xuất bán thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ: Nợ TK 111,112,131 (Tổng giá thanh toán) Có TK 511( Gía bán chƣa thuế GTGT) Có TK 3331(Thuế GTGT phải nộp) Nếu hàng hóa thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp, hàng hóa không thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT: Nợ TK 111,112,131, (Tổng giá thanh toán) Có TK 511(Tổng giá thanh toán) + Khi xuất kho hàng hóa gửi bán Nợ TK 157: Hàng gửi bán Có TK 1561: Hàng hóa * Thuê ngoài gia công, chế biến hàng hóa + Khi xuất kho Nợ TK 154 ( Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang) Có TK 156( Hàng hóa) + Chi phí gia công, chế biến Nợ TK 154 (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang) Nợ TK 133 (Thuế GTGT đƣợc khấu trừ) Có TK 111,112,331 + Gia công xong nhập lai kho Nợ TK 1561 Có TK 154 27 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 27
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài * Hàng thiếu khi kiểm kê Căn cứ vào hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm, ghi: Nợ TK 1561: Trị giá hàng hóa thực nhập tính theo hóa đơn Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Nợ TK 1381: Trị giá hàng hóa thiếu chờ xử lý Có TK 331: Tổng số tiền phải thanh toán Khi có kết quả xử lý Nếu lỗi do bên bán giao thiếu, và đƣợc bên bán giao thêm số hàng hóa thiếu, ghi: Nợ TK 1561 Có TK 1381 Nếu lỗi do ngƣời áp tải và bắt bồi thƣờng, ghi: Nợ TK 1388 Có TK 1381 Nếu khoản thiếu doanh nghiệp phải chịu và coi nhƣ khoản tổn thất thì hạch toán vào chi phí bất thƣờng Nợ TK 821 Có TK 1381 28 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 28
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Sơ đồ 1.7: Sơ đồ tổng hợp xuất kho hàng hóa TK156 TK 632 Xuất bán hàng hóa TK 157 Hàng gửi bán TK 154 Hàng xuất gia công TK 1381 Số thiếu chờ xử lý 29 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 29
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Sơ đồ 1.8: Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên (doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ) 111,112,141 151,331 TK 156 HH mua ngoài nhập kho Xuất bán hàng hoá Thuế TK 133 GTGT đầu vào 157 33312 Xuất hàng hoá gửi bán 3333 Thuế GTGT Hàng NK 627,641,642 Thuế nhập khẩu Xuất hàng thuê ngoài kinh doanh Phải nộp của hàng nhập khẩu 111,112,331 154 Chi phí thu mua hàng hoá Xuất hàng sử dụng vsò gia công 338 Hàng mua đƣợc giảm giá Hàng thừa khi phát hiện kiểm kê 133 Hàng mua trả lại ngƣời bán 138 154 Hàng thiếu khi phát hiện kiểm kê Hàng thuê ngoài gia công nhập kho 30 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 30
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Sơ đồ 1.9 Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên (Cơ sở nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp) 111,112,141,151,331 TK 156 632 Hàng hóa mua vào nhập kho Xuất bán hàng hóa 157 3331,3333 Xuất hàng đi gửi bán Thuế GTGT, thuế NK phải nộp của hàng nhập khẩu 627, 641, 642 Xuất hàng sử dụng vào 111,112,331 Sản xuất kinh doanh Chi phí thu mua hàng 154 Xuất hàng thuê ngoài 154 Gia công Hàng thuê ngoài gia công NK 331 Hàng mua đƣợc giảm giá 133 Hàng mua 338 trẩ lại ngƣời bán 138,334 Hàng thừa khi phát hiện kiểm kê Hàng thiếu khi phát hiện 31 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 31
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài 1.2.4 Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ 1.2.4.1 Đặc điểm của phƣơng pháp kiểm kê định kỳ Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ là phƣơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng đã xuất trong kỳ. - Theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của hàng tồn kho nói chung (hàng hóa nói riêng) không phản ánh trên tài khoản nhóm 15( hay TK 156). Trị giá của hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ trƣớc đƣợc theo dõi phản ánh trên TK 611 “Mua hàng” (TK 6112: mua hàng hóa) - Khi áp dụng phƣơng pháp kiểm kê định kỳ các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dƣ đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ) - Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ thƣờng đƣợc áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại hàng hóa với mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, tình hình nhập xuất liên tục, thƣờng xuyên. - Phƣơng pháp này đơn giản, giảm nhẹ đƣợc khối lƣợng ghi chép kế toán nhƣng độ chính xác về giá trị hàng hóa xuất kho bị ảnh hƣởng của chất lƣợng, công tác quản lý tại kho quầy, bến bãi. 1.2.4.2 Tài khoản sử dụng - Tài khoản sử dụng: 151, 156, 157, 611 - Kết cấu và nội dung của tài khoản 611(6112) Bên Nợ: + Trị giá thực tế gửi bán nhƣng chƣa xác định tiêu thụ đầu kỳ. + Trị giá thực tế hàng mua đi dƣờng đầu kỳ + Trị giá thực tế hàng hóa mua vào trong kỳ hay hàng hóa đã bị bên bán trả lại trong kỳ. Bên Có + Kết chuyển giá trị thực tế hàng gửi bán chƣa xác định tiêu thụ cuối kỳ. + Kết chuyển trị giá thực tế hàng đi đƣờng cuối kỳ. + Trị giá hàng hóa xuất kho trong kỳ 32 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 32
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài + Số tiền đƣợc giảm giá về hàng hóa đã mua không đúng quy cách , phẩm chất, tài khoản này không có số dƣ cuối kỳ. Sơ đồ 1.10: Hạch toán hàng hóa theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ (Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ) 157 611 156 611 Kết chuyển giá trị hàng gửi bán Kết chuyển giá trị HTK Kết chuyển giá trị Nhƣng chƣa tiêu thụ đầu kỳ Cuối kỳ HTK đầu kỳ 111,112,141, 331 151,331 Hàng đƣợc giảm giá Hàng mua ngoài nhập kho 133 133 Hàng mua trả Chi phí nhập kho lại ngƣời bán 3333 157 Thuế NK đối với hàng nhập khẩu Kết chuyển giá trị Gửi bán nhƣng chƣa tiêu thụ cuối kỳ 3331 133 632 911 Thuế GTGT hàng NK Gía trị hàng xuất bán Kết chuyển giá vốn Trong kỳ Hàng hóa 33 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 33
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Sơ đồ 1.11: Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ ( Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp) 157 611 156 611 Kết chuyển giá trị hàng gửi bán Kết chuyển giá trị HTK Kết chuyển giá trị Nhƣng chƣa tiêu thụ đầu kỳ Cuối kỳ HTK đầu kỳ 111,112,141, 331 151,331 Hàng đƣợc giảm giá Hàng mua ngoài nhập kho Hàng mua trả lại ngƣời bán Chi phí nhập kho 3333 157 Thuế NK đối với hàng nhập khẩu Kết chuyển giá trị Gửi bán nhƣng chƣa tiêu thụ cuối kỳ 3331 632 911 Thuế GTGT hàng NK Gía trị hàng xuất bán Kết chuyển giá vốn Trong kỳ Hàng hóa 34 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 34
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài 1.2.5 Vấn đề kiểm kê hàng tồn kho 1.2.5.1 Khái niệm Kiểm kê hàng hóa tồn kho là nhằm xác định chính xác số lƣợng, chất lƣợng, giá trị từng loại hàng hóa hiện có của doanh nghiệp, kiểm tra tình hình bảo quản nhập – xuất và sử dụng hàng hóa, phát hiện và xử lý kịp thời những hiện tƣợng tiêu cực nhằm chấn chỉnh và đƣa vào nền nếp công tác và hạch toán hàng hóa ở doanh nghiệp. Đánh giá lại hàng hóa đƣợc thực hiện trong trƣờng hợp nhà nƣớc quy định nhằm bảo toàn vốn kinh doanh khi có sự biến động lớn về giá cả và đem hàng hóa đi góp vốn liên doanh. Tùy theo yêu cầu quản lý, kiểm kê hàng hóa co thể đƣợc thực hiện theo phạm vi từng bộ phận, đơn vị hoặc toàn doanh nghiệp, kiểm kê định kì hoặc kiểm kê bất thƣờng . Khi kiểm kê doanh nghiệp phải tiến hành thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê phải có thành phần của đại diện lãnh đạo những ngƣời chịu trách nhiệm vật chất về bảo quản hàng hóa, phòng kế toán và cán bộ quản lí doanh nghiệp khi kiểm kê phải thực hiện cân, đong, đo, đếm và phải lập biên bản kiểm kê (08-VT) . Xác định chênh lệch giữa số liệu kiểm kê và số liệu ghi trong sổ sách kế toán, đề xuất ý kiến xử lý khoản chênh lệch (nếu có). 1.2.5.2 Phƣơng pháp hạch toán khi kiểm kê - Căn cứ vào biên bản kiểm kê hàng hóa xác định thừa chƣa rõ nguyên nhân Nợ TK156: Hàng hóa Có TK3381: Hàng hóa thừa chờ xử lí - Trƣờng hợp thiếu hàng hóa chƣa rõ nguyên nhân Nợ TK1381: Hàng hóa thiếu chờ xử lý Có TK156: Hàng hóa - Trƣờng hợp phát hiện hàng hóa thiếu đã xác định đƣợc nguyên nhân ngƣời phạm lỗi phải bồi thƣờng Nợ TK111: Tiền mặt Nợ TK334: Trừ vào lƣơng 35 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 35
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Nợ TK1388: Phải thu khác Có TK156: Hàng hóa - Trƣờng hợp kiểm nhận hàng hóa mua về nhập kho, nếu có số kiểm nhận lớn hơn hoặc nhỏ hơn số ghi trên hóa đơn, hội đồng hoặc ban kiểm nhận phải lập biên bản kiểm nghiệm (MS05-VT) và xác định nguyên nhân cụ thể để ghi sổ kế toán. Nếu thừa với số lƣợng lớn do bên giao nhầm kế toán ghi vào TK002: “vật tƣ, hàng hóa nhận giữ hộ, gia công” và phải có trách nhiệm báo cho bên bán biết để xử lý. Trong thời gian giữ hộ, doanh nghiệp cần có trách nhiệm bảo quản số hàng hóa đó. Trƣờng hợp thiếu hàng hóa chƣa rõ nguyên nhân, ghi: Nợ TK156: Số thực nhập Nợ TK138: Số thiếu Có TK111, 112, 331: Số theo hóa đơn Nếu giá trị hàng hóa thiếu làm trong phạm vi hao hụt cho phép (Hao hụt trong định mƣc) thì đƣợc tính vào giá trị vật tƣ, hàng hóa nhập kho. - Trƣờng hợp đánh giá lại hàng hóa, doanh nghiệp phải tiến hành lập hội đồng hoặc ban đánh giá lại. Căn cứ vào biên bản đánh giá lại: + Nếu đánh giá lại nhỏ hơn giá ghi sổ kế toán, phần chênh lệch ghi: Nợ TK412: Chênh lệch đánh giá lại hàng hóa Có TK156: Hàng hóa + Nếu đánh giá lại lớn hơn giá ghi sổ kế toán, phần chênh lệch ghi: Nợ TK156: Hàng hóa Có TK412: Chênh lệch đánh giá lại hàng hóa 1.2.5.3 Xử lý kết quả kiểm kê và đánh giá lại hàng hóa Căn cứ vào quyết định của hội đồng xử lý hàng hóa: - Số hàng hóa thừa Nợ TK3381: Số thừa chờ xử lý Có TK721: Thu nhập bất thƣờng 36 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 36
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài -Số hàng hóa thiếu + Nếu thiếu hụt, tổn thất trong định mức: Nợ TK642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK1381: Phải thu khác + Nếu số hàng hóa thiếu mà ngƣời chịu trách nhiệm vật chất phải bồi thƣờng ghi: Nợ TK1388: Phải thu khác Nợ TK334: Trừ vào lƣơng Nợ TK111: Tiền mặt Có TK 1381: Số thiếu chờ xử lý - Đối với kiểm kê chênh lệch do đánh giá lại, nếu đƣợc phép ghi tăng, giảm nguồn vốn kinh doanh: + Nếu ghi tăng nguồn vốn kinh doanh: Nợ TK412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có TK411: Nguồn vốn kinh doanh + Nếu ghi giảm nguồn vốn kinh doanh Nợ TK411: Nguồn vốn kinh doanh Có TK412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản 37 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 37
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Sơ đồ 1.12: Kiểm kê và đánh giá lại hàng hóa (Theo Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên) 338 156 138 111 Xử lý kết quả 334 kiểm kê Hàng hóa thừa khi kiểm kê Hàng hóa thiếu khi kiểm kê TK 721 412 412 642 Chênh lệch do đánh giá lai CL do đánh giá lại hàng hóa HH 411 Hao hụt Xử lý chênh trong ĐM lệch tăng do Xử lý chênh lệch do đánh giá lại HH Đánh giá lại HH 38 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 38
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài 1.2.6 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 1.2.6.1 Khái niệm Dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất sẽ ảnh hƣởng đến kết quả sản xuất kinh doanh do giảm giá hàng tồn kho có thể xảy ra trong năm kế hoạch. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực thế xảy ra do hàng hóa tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thực tế thuần túy hàng tồn kho trong doanh nghiệp, nhằm đƣa ra một giá trị thực về tài sản của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán hạch toán. Giá trị thuần của hàng hóa đƣợc xác định trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp là giá trị điều chỉnh giữa trị giá tồn kho thực tế, trên sổ kế toán và trị giá dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ hạch toán. 1.2.6.2 Thời điểm lập Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc thực hiện ở thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm. 1.2.6.3 Đối tƣợng - Hàng hóa tồn kho để bán mà giá trị trên thực tế nhỏ hơn giá trị đang hạch toán trên sổ kế toán. 1.2.6.4 Điều kiện - Hàng hóa tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thị trƣờng nhỏ hơn giá ghi sổ kế toán. - Hàng hóa là mặt hàng kinh doanh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp - Có chứng từ, hóa đơn hợp lý, hợp lệ hoặc các chứng từ khác chứng minh giá vốn hàng hóa tồn kho. 1.2.6.5 Phƣơng pháp xác định mức dự phòng Căn cứ vòa tình hình giảm giá, số lƣợng tồn kho thực tế của hàng hóa để xác định mức dự phòng Mức dự phòng Lƣợng hàng hóa Gía hạch Gía thực tế Giảm giá hàng = tài khoản giảm giá x toán trên - trên thị trƣờng Hóa cho năm tại thời điểm 31/12 sổ kế tại thời điểm Kế hoạch năm báo cáo toán 31/12 39 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 39
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Gía thực tế trên thị trƣờng của hàng hóa bị giảm giá tại thời điểm 31/12 là giá mua có thể mua bán đƣợc trên thị trƣờng. Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại hàng hóa bị giảm giá và tổng hợp bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho của doanh nghiệp. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.2.6.6 Xử lý Mục đích của việc lập dự phòng là bù đắp các khoản tổn thất do giảm giá hàng tồn kho. Nhƣng theo nguyên tắc hạch toán hiện hành, các khoản tổn thất do giảm giá hàng tồn kho đã đƣợc phản ánh trong kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do vây, doanh nghiệp phải hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào thu nhập của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải hoàn nhập toàn bộ khoản dự phòng đã lập cuối năm trƣớc vào khoản thu nhập bất thƣờng để xác định kết quả kinh doanh. Đồng thời tiến hành lập dự phòng mới cho năm sau theo các quy định trên đây. Thời điểm hoàn nhập dự phòng đã lập và lập dự phòng mới đƣợc tiến hành tại thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm. * Phƣơng pháp hạch toán kế toán - Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá số lƣợng tồn kho thực tế của từng hàng hóa kế toán xác định mức trích lập dự phòng cho niên độ kế toán (1) Nợ TK 6426 Có TK 159 - Cuối niên độ kế toán sau, kế toán hạch toán toàn bộ khoản dự phòng để lập cuối niên độ kế toán trƣớc vào thu nhập bất thƣờng.(2a) Nợ TK 159 Có TK 721 Đồng thời tính, xác định mức trích lập dự phòng mới cho niên độ kế toán sau.(2b) Nợ TK 642 Có TK 159 40 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 40
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Sơ đồ 1.15 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 642 TK 721 TK 159 (1) (2a) (2b) 41 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 41
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài CHƢƠNG 2: TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SINH TÀI 2.1 Đặc diểm chung ảnh hƣởng đến công tác hạch toán hàng tồn kho tại công ty TNHH thƣơng mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH thƣơng mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài Thành lập vào ngày 12/2/2006 do bà Lƣơng Thị Thanh Nga làm giám đốc. Với số vốn điều lệ là 5.000.000.000 công ty luôn phát triển ổn định trong những năm qua và không hề thay đổi nguồn vốn của mình. -Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU SINH TÀI -Tên giao dịch: SINH TAI IMPORT EXPORT AND TRADING CO.,LTD - Địa chỉ: Số 1B, đại lộ Tôn Đức Thắng, An Đồng, An Dƣơng, Hải Phòng Điện Thoại : 0313.789386/87 Website: www.sinhtaigroup.com Vốn điều lệ: 5.000.000.000 Ngƣời đại diện theo pháp luật của công ty: Chức danh: Giám đốc Họ và tên: Lƣơng Thị Thanh Nga Số TK: 109 215 00 7890 14 Techcombank, chi nhánh Hải Phòng Số TK: 400 400 222 692 000 40 Oceanbank, Hải Phòng . . Công ty luôn luôn nộp thuế đầy đủ cho nhà nƣớc. 42 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 42
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài 2.1.2 Thuận lợi, khó khăn và thành tích công ty đạt đƣợc 2.1.2.1 Thuận lợi - Công ty có vị trí địa lý hết sức thuận lợi, nằm gần trục đƣờng chính do đó thuận tiện cho việc giao dịch, buôn bán, các phƣơng tiện chuyên chở các mặt hàng có thể di chuyển tốt khi giao nhận hàng. - Trong xu hƣớng phát triển xây dựng hiện nay thì các mặt hàng buôn bán của công ty mang tính thiết thực cao, đáp ứng đƣợc nhu cầu của thi trƣờng. - Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình và nhiều sáng tạo do đó họ có đƣợc sự nhạy bén với thị trƣờng và đặc biệt là có thể hiểu đƣợc tâm lý của các đối tác kinh doanh. - Bên cạnh đó công ty cũng đã tạo dựng đƣợc uy tín và mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và bạn hàng nhằm giữ vững và củng cố vị trí của mình trên thƣơng trƣờng. 2.1.2.2 khó khăn Tuy nhiên, cũng giống nhƣ bao doanh nghiệp mới thành lập khác, Công ty TNHH Thƣơng mại và XNK Sinh Tài cũng gặp không ít khó khăn: - Khó khăn từ việc tìm đối tác kinh doanh, quay vòng vốn đến nắm bắt thị trƣờng và xu thế của nền kinh tế. - Mặt hàng inox và nhựa cũng có khá nhiều đơn vị đang buôn bán trên thị trƣờng. 2.1.2.3 Thành tích đạt đƣợc: Công ty TNHH Thƣơng mại và XNK Sinh Tài mới đƣợc thành lập vào năm 2006, thời gian hoạt động chƣa lâu nhƣng công ty đã đạt đƣợc những thành tích đáng kể: - Ban đầu chủ yếu là bán lẻ với khách hàng trong khu vực, cụ thể là thành phố Hải Phòng, sau đó công ty đã mở rộng dần quy mô các các vùng lân cận, thậm chí cả vùng miền khác. - Thời điểm hiện tại công ty đã là nhà cung cấp, bạn hang tin cậy và quen thuộc của các công ty, của hang và các cá nhân. - Mặc dù là một vị còn non trẻ nhƣng công ty đã và đang cố gắng hết sức để có thể hoàn thiện mình hơn. Từng bƣớc mở rộng hoạt động kinh doanh, xây dựng thêm kohl bãi, mua sắm các tài sản cố định, xây dựng các hệ thống phòng ban chức năng 43 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 43
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài phù hợp với mô hình hoạt động, Công ty đã thuê thêm một khu đất bên cạnh trụ sở làm kho chức các mặt hang phục vụ nhu cầu mua bán của mình. - Một số chỉ tiêu kinh tế phản ánh kết quả hoạt động của công ty qua 3 năm: Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Tổng doanh thu 4.245.723.142 6.871.478.763 8.359.425.826 Tổng chi phí 4.233.370.181 6.865.041.821 8.328.016.716 Lợi nhuận trƣớc thuế 12.352.961 15.436.942 31.409.110 Nộp ngân sách nhà nƣớc 3.088.240 3.859.236 7.852.277 Lợi nhuận sau thuế 9.264.721 11.577.706 23.556.832 Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy công ty đang ngày càng kinh doanh phát triển hơn từ năm 2008 đến năm 2010. Cụ thể doanh thu năm 2009 tăng hơn gấp 1 lần so với năm 2008, còn doanh thu năm 2010 thì tăng hơn gấp hơn 2 lần so với năm 2009. Lợi nhuận sau thuế cũng tăng qua các năm, tuy mức tăng chƣa cao nhƣng cũng thể hiện viêc kinh doanh của công ty tiến triển tốt, điều này giúp công ty cũng đóng góp một phần lợi nhuận của mình vào ngân sách nhà nƣớc. Có đƣợc những bƣớc phát triển nhƣ vậy là do công ty biết phát huy sức mạnh của mình, Công ty đang từng bƣớc thích ứng vào nền kinh tế thị trƣờng mới của Việt Nam nói chung và Hải Phòng nói riêng, không ngừng mở rộng quan hệ hợp tác với khách hang trong nƣớc mà còn tìm kiếm nguồn hang ở nƣớc ngoài. 2.1.3 Định hƣớng phát triển của công ty TNHH thƣơng mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài Trong tình hình nền kinh tế thế giới nói chung và kinh tế nƣớc ta nói riêng đang có những thay đổi lớn, Công ty TNHH Thƣơng mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài đã có những định hƣớng phát triển trong tƣơng lai để kịp thời bắt nhịp đƣợc với sự thay đổi trong nền kinh tế nhằm đƣa công ty ngày càng phát triển hơn nữa. 44 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 44
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Hiện nay công ty có hai chi nhánh, hai chi nhánh này đều nằm tại Hải Phòng. Trong tƣơng lai công ty mong muốn sẽ mở thêm đƣợc chi nhánh mới và tiếp tục chiếm lĩnh đƣợc nhiều thị phần ở Hải phòng nói chung và các tỉnh thành phố khác trên đất nƣớc. Mở rộng thêm các khách hàng tiềm năng, góp phần vào sự phát triển của ngành thƣơng mại, dịch vụ của Việt Nam. Các sản phẩm inox, nhựa đƣợc nhập từ nhiều công ty khác nhau nhƣ inox Hoàng Vũ, Inox Sơn Hà, Nhựa Bình Minh .sẽ đa dạng và phong phú hơn đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong nƣớc với mong muốn phục vụ tốt nhất các công trình xây dựng với phƣơng châm uy tín và chất lƣợng. Tiến tới, Công ty đang có kế hoạch thuê thêm kho hàng để tăng thêm lƣợng hàng đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, giúp khách hàng có nhiều sự lựa chọn để đạt đƣợc kết quả tốt nhất. Đồng thời cũng để mở rộng thêm khả năng kinh doanh của công ty giúp công ty ngày càng phát triển hơn. Đồng thời Công ty cũng dự định mở thêm chi nhánh mới để thuận lợi cho việc giao dịch với khách hàng. Công ty cũng sẽ có kế hoạch chăm lo đời sống cho toàn bộ công nhân trong Công ty, giúp họ có một cuộc sống đảm bảo để có thể phục vụ cho Công ty tốt nhất. Trƣớc sự phát triển kinh tế mạnh mẽ hiện nay, Công ty TNHH thƣơng mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài hy vọng sẽ đƣợc hợp tác lâu dài với các đối tác trong và ngoài nƣớc để thƣơng hiệu của công ty ngày càng đƣợc nhiều khách hàng biết đến. 2.1.4 Đặc điểm kinh doanh của công ty TNHH thƣơng mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài 2.1.4.1 Đặc điểm về nguồn lực + Về nguồn vốn: - Nguồn vốn của công ty đƣợc hình thành từ Giám đốc công ty: Bà Lƣơng Thị Thanh Nga, vốn vay Ngân Hàng và các khoản nợ phải trả khác. - Công ty thƣờng nhập các sản phẩm của các công ty trong nƣớc để phục vụ cho quá trình kinh doanh của mình. Vốn kinh doanh của công ty có thể đƣợc lƣu động tốt, nên công ty không cần phải vay vốn ngân hàng nhiều vì vậy Công ty đã bớt 45 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 45
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài đƣợc các khoản lãi phải trả cho các ngân hàng. Điều này giúp cho nguồn tài sản lƣu động của Công ty đƣợc chủ động hơn trong kinh doanh. + Nguồn nhân lực của công ty - Công ty có đội ngũ cán bộ lãnh đạo và cán bộ nhân viên có nghiệp vụ chuyên môn giỏi giàu kinh nghiệm, năng động, sáng tạo -Đứng trƣớc sự cạnh tranh gay gắt về chất lƣợng của các sản phẩm cả trong và ngoài nƣớc hiện nay, song song với việc thực hiện các chính sách khác, Công ty tiến hành chính sách về quản lý lao động theo hƣớng giảm số lƣợng lao động. Cơ cấu quản lý bố trí sắp xếp lao động đƣợc xem xét điều chỉnh hang năm, nhằm đảm bảo bộ máy hoạt động có hiệu quả cao nhất. - Hàng năm công ty luôn có chƣơng trình đào tạo cử cán bộ nhân viên đi học lớp nân cao chuyên môn nghiệp vụ, cập nhật các kiến thức mới để nâng cao trình độ của mình. Công ty luôn có chính sách khuyến khích học tập đối với toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty. Ngoài ra công ty luôn có các hoạt động phong trào bề nổi nhƣ bóng bàn, cầu lông và các chƣơng trình giao lƣu văn hóa văn nghệ với các công ty bạn và địa phƣơng trên địa bàn hoạt động của công ty. Công ty thƣờng xuyên tổ chức các chuyến thăm quan du lịch cho cán bộ công nhân viên tạo khí thế sôi nổi và khí thế trong công tác và quan hệ. + Cơ sở vật chất TSCĐ của Công ty bao gồm văn phòng toà nhà 2 tầng với diện tích mặt bằng 100m2, kho bãi tại trụ sở chính là 200m2. TSCĐ của công ty bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi các Ngân hàng, vật tƣ hàng hóa tồn kho, các khoản phải thu của khách hàng Công ty luôn tìm ra những biện pháp sử dụng vốn có hiệu quả mang lại lợi nhuận kinh tế cao giảm đƣợc các chi phí lãng phí, nâng cao lợi nhuận kỳ sau cao hơn kỳ trƣớc. 2.1.4.2 Ngành nghề kinh doanh - Công ty tập trung vào kinh doanh các mặt hàng sau: + Kinh doanh các mặt hàng inox + Kinh doanh các mặt hàng nhựa 46 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 46
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài - Lĩnh vực hoạt động của Công ty ngành hàng mũi nhọn chủ yếu là kinh doanh các sản phẩm inox các loại nhƣ: ống inox đúc công nghiệp,ống inox vi sinh,ống inox trang trí .và các mặt hàng về nhựa nhƣ: nhựa HPDE, nhựa PVC, các sản phẩm đều có tính ứng dụng cao trên thực tế. Sản phẩm của công ty chủ yếu cung cấp cho các công trình xây dựng, cho các đại lý nhỏ lẻ - Phạm vị hoạt động: Hàng hóa của công ty cung cấp ở thị trƣờng Hải Phòng và các tỉnh lân cận nhƣ: Hải Dƣơng, Nam Định là chủ yếu tại thị trƣờng này có thuận lợi về mặt vận chuyển hàng hóa gần nên ít tốn kém hơn, hơn nữa do công ty mới thành lập nên sản phẩm của mình vẫn chƣa đƣợc biết đến nhiều. 2.1.5 Tổ chức bộ máy quản lý PHÒNG GIÁM ĐỐC PHÒNG PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH PHÒNG PHÕNG KẾ PHÒNG BÁN DOANH XUẤT NHẬP TOÁN HÀNG KHẨU * Ban giám đốc - Quản lý các phòng thuộc công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty - Đề ra các phƣơng án sản xuất kinh doanh - Tổ chức thực hiện các phƣơng án đƣợc đề ra - Kiểm tra việc thực hiện các phƣơng án, đƣa ra biện pháp khắc phục khi cần thiết. - Luôn luôn nắm chắc tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 47 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 47
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài + Giám đốc công ty: - Quản lý mọi hoạt động của công ty, do là một công ty vừa và nhỏ nên giám đốc cùng các nhân viên bán hàng và nhân viên kế toán kiểm soát mọi hoạt động buôn bán diễn ra hàng ngày của công ty. - Đƣa ra các kế hoạch phải làm trong ngày, chỉ đạo cán bộ đội ngũ công nhân viên làm việc và hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ đƣợc giao. - Củng cố lòng tin với các đối tác cả trong và ngoài nƣớc. + Phó giám đốc công ty - Phụ trách công việc phát sinh trong công ty cùng giám đốc, cùng nhau đƣa các quyết định đúng đắn, xem xét tình hình kinh doanh của công ty * Phòng kinh doanh: phòng kinh doanh của công ty có nhiệm vụ chào hàng và bán hàng, mở các cửa hàng và đại lý bán sản phẩm của công ty trong và ngoài thành phố, ký các hợp đồng mua nguyên liệu và bán các sản phẩm với các bạn hàng. + Trƣởng phòng kinh doanh: - Tham mƣu cho giám đốc trong các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh - Chịu trách nhiệm về vai trò, nhiệm vụ đƣợc giao, trực tiếp điều hành quản lý phòng. - Đề ra nhiệm vụ cho từng cán bộ nhân viên trong phòng - Thực hiện tuyên truyền, quảng cáo - Tìm kiếm đối tác và nguồn khách hàng mới cho công ty - Tìm hiểu nhu cầu thị trƣờng và mở rộng thị trƣờng - Thiết lập mối quan hệ bạn hàng trong và ngoài nƣớc - Thực hiện chƣơng trình quảng cáo khuyến mại sản phẩm * Phòng xuất nhập khẩu - Tìm hiểu thị trƣờng inox, nhựa trong nƣớc và quốc tế. - Chịu trách nhiệm khai thác nguồn hàng từ nƣớc ngoài. 48 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 48
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài - Theo dõi diễn biến thị trƣờng, khai thác nguồn hàng, dự báo khả năng tiêu thụ, dự kiến các sản phẩm mới Xây dựng các hợp đồng bán hàng và theo dõi thực hiện các hợp đồng bán hàng đối với khách hàng. - Soạn thảo và duy trì các văn bản tài liệu liên quan. * Phòng kế toán - Phòng kế toán có nhiệm vụ lập ghi chép và phân loại sắp xếp các chứng từ kế toán, các hợp đồng kinh tế. - Lập kế hoạch vay vốn và thực hiện các phƣơng án vay vốn ngân hàng để đáp ứng nhu cầu vốn phục vụ sản xuất và kinh doanh của công ty. - Ghi chép và cập nhật sổ sách phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kịp thời, chính xác, lập báo cáo tài chính theo chế độ quản lý tài chính của báo cáo tài chính ban hành và theo quy định của công ty theo định kỳ. - Đảm bảo lƣu trữ chứng từ của công ty theo quy định của Bộ Tài Chính và cơ quan thuế - Lập kế hoạch tài chính hàng tuần, tháng, quý, năm báo cáo ban giám đốc và cơ quan chức năng. - Hƣớng dẫn các bộ phận lập chứng từ theo đúng quy định của công ty và theo hệ thông kế toán hiện hành - Thu hồi công nợ đúng hạn + Kế toán trƣởng: - Là ngƣời giúp giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác hạch toán kế toán, nắm bắt thông tin kinh tế tài chính doanh nghiệp. Quản lý phân công cụ thể chức năng, nhiệm vụ cho từng cán bộ nhân viên trong phòng phù hợp với năng lực và trình độ chuyên môn của từng ngƣời. - Chịu sự kiểm tra giám sát về mặt chuyên môn tài chính kế toán của cơ quan tài chính, cơ quan thuế và các cơ quan chức năng của nhà nƣớc. - Kiểm soát toàn bộ các chứng từ sổ sách liên quan phát sinh đến tài chính của Công ty. - Tổ chức chỉ đạo thực hiện việc ghi chép hệ thống sổ sách chứng từ kế toán theo đúng quy định của nhà nƣớc. 49 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 49
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài 2.1.6 Tổ chức bộ máy kế toán 2.1.6.1 Mô hình bộ máy kế toán tại Công ty Hạch toán giữ vai trò quan trọng trong việc điều hành và quản lý sản xuất kinh doanh, là công cụ hữu hiệu trong việc kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị cơ sở cũng nhƣ toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Phòng kế toán là một bộ phận của Công ty mang tính chất hoạt động theo một số nghiệp vụ kinh tế có tính khoa học độc lập, trực tiếp chịu sự quản lý điều hành của giám đốc công ty, chịu sự giám sát của cơ quan tài chính và các cơ quan chức năng cấp trên của nhà nƣớc về mặt tài chính trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. 2.1.6.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ KẾ KẾ KẾ KẾ THỦ TOÁN TOÁN TOÁN TOÁN TOÁN QUỸ THU BÁN THUẾ CÔNG KHO NGÂN HÀNG NỢ Theo mô hình chức năng nhiệm vụ của từng ngƣời nhƣ sau: Kế toán trƣởng: - Là ngƣời giúp giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác hạch toán kế toán, nắm bắt thông tin kinh tế tài chính doanh nghiệp. Quản lý phân công cụ thể chức năng, nhiệm vụ cho từng cán bộ nhân viên trong phòng phù hợp với năng lực và trình độ chuyên môn của từng ngƣời. - Chịu sự kiểm tra giám sát về mặt chuyên môn tài chính kế toán của cơ quan tài chính, cơ quan thuế và các cơ quan chức năng của nhà nƣớc. - Kiểm soát toàn bộ các chứng từ sổ sách liên quan phát sinh đến tài chính của Công ty. 50 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 50
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài - Tổ chức chỉ đạo thực hiện việc ghi chép hệ thống sổ sách chứng từ kế toán theo đúng quy định của nhà nƣớc. Kế toán thu ngân: - Thu tiền bán hang của doanh nghiệp, theo dõi sổ sách tiền mặt, tiền gửi ngân hang Kế toán bán hàng: - Là ngƣời giúp việc cho phòng kế toán chịu sự quản lý và chỉ đạo của phòng kế toán - Kế toán toàn bộ hoạt động mua hàng và bán hàng. Theo dõi công nợ phải thu khách hàng và phải trả ngƣời bán. Các khoản hoa hồng, khuyến mại, các khoản giảm trừ mà khi mua hàng nhận đƣợc và khi bán hàng dành cho khách hàng. Và theo dõi thuế đầu ra, đầu vào. Kế toán thuế: - Là ngƣời giúp việc cho phòng kế toán chịu sự quản lý và chỉ đạo của phòng kế toán - Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh. - Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào, đầu ra của từng cơ sở - Kiểm tra đối chiếu bảng kê khai hồ sơ xuất khẩu - Hàng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu ra của toàn công ty, phân loại theo thuế suất. - Hàng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu ra của toàn công ty theo tỷ lệ phân bổ đầu ra đƣợc khấu trừ. Kế toán công nợ: - Là ngƣời giúp việc trực tiếp cho kế toán trƣởng chịu sự quản lý và chỉ đạo của kế toán trƣởng. - Mở sổ chi tiết công nợ khách hàng phải thu phải trả và các khoản tạm ứng nội bộ theo quy định của phòng kế toán. - Kết hợp chặt chẽ cùng Phòng kinh doanh theo dõi đôn đốc thu hồi công nợ khách hàng kịp thời 51 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 51
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài - Kiểm tra, kiểm soát các chứng từ mua vật tƣ của các đơn vị trong công ty, tính hợp lý của chứng từ trƣớc khi trình kế toán trƣởng phê duyệt. Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản tài chính liên quan đến ngân hàng, rút tiền mặt, nộp phiếu thu, phiếu chi, chứng từ, đề nghị thanh toán. Kế toán kho: - Là ngƣời giúp việc trực tiếp cho kế toán trƣởng chịu sự quản lý và chỉ đạo của kế toán trƣởng. - Ghi chép sổ sách và cập nhật thƣờng xuyên chứng từ hàng ngày phản ánh các nghiệp vụ phát sinh một cách kịp thời - Cuối ngày báo cáo chuyển chứng từ tình hình nhập- xuất hàng hóa về cho phòng kế toán. - Tiếp thị việc bán hàng và thu hồi công nợ kịp thời thông qua phòng kinh doanh của Công ty. - Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ kho hàng đƣợc giao. - Hàng tháng, quý, năm đối chiếu với kế toán hàng hóa để lên báo cáo Nhập – xuất – tồn kho hàng hóa. Thủ quỹ Là ngƣời giúp việc trực tiếp cho kế toán trƣởng chịu sự quản lý và chỉ đạo của kế toán trƣởng. - Phải tuyệt đối đảm bảo nguyên tắc về thu, chi tiền trong két quỹ theo chế độ hiện hành, phải thƣờng xuyên đảm tính cân đối giữa đồng tiền tồn trong két với số dƣ trên sổ sách kế toán có liên quan. - Kiểm tra các phiếu thu, chi khi các phiếu thu, chi đã đầy đủ chữ ký duyệt kèm theo chứng từ gốc thủ quỹ mới đƣợc mở két cấp phát tiền, tuyệt đối không đƣợc tự ý lấy tiền trong két ra khi chƣa có thủ tục hợp pháp nêu trên. - Thƣờng xuyên cập nhật sổ quỹ kịp thời cuối ngày rút số dƣ báo cáo tồn quỹ. Trƣớc khi nghỉ buổi chiều phải kiểm đếm tiền thực tế trong két và chữ ký khóa sổ của kế toán trƣởng nếu kế toán trƣởng đi vắng thì giám đốc ký cuối ngày, phải có dấu niêm phong két trƣớc khi ra về. 52 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 52
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài - Cuối tháng lập biên bản khi kiểm kê quỹ đối chiếu giữa số tiền tồn quỹ thực tế và tồn quỹ trên sổ kế toán. Khi phát hiện sai sót phải báo cáo ngay cho lãnh đạo giải quyết. - Hàng tháng lập bảng lƣơng thanh toán tiền lƣơng, thƣởng cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. 2.1.7 Hình thức sổ sách kế toán áp dụng tại công ty Trình tự hạch toán theo hình thức “ nhật ký chung” tại công ty TNHH thƣơng mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 53 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 53
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Theo hình thức nhật ký chung, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã đƣợc kiểm tra (các phiếu nhập kho, xuất kho, phiếu thu, chi tiền, giấy báo nợ, có ) kế toán vào nhật ký chung, sổ chi tiết. Từ nhật ký chung, kế toán vào Sổ cái tài khoản, đến cuối tháng kế toán tập hợp từ sổ cái để vào bảng cân đối tài khoản, đồng thời từ bảng cân đối tài khoản và sổ tổng hợp chi tiết để vào báo cáo tài chính. Công tác kế toán ở công ty thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành do Bộ Tài Chính ban hành. Hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán của công ty áp dụng theo chuẩn mực kế toán mới ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 30 tháng 03 năm 2006 của Bộ Trƣởng Bộ Tài Chính .Cụ thể nhƣ sau: - Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Đồng Việt Nam - Nguyên tắc và phƣơng pháp quy đổi các đồng tiền khác: Theo tỷ giá hối đoái của ngân hàng Ngoại Thƣơng Việt Nam. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung. - Phƣơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Xác định theo phƣơng pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. - Phƣơng pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho: Theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. - Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. - Hàng năm lập báo cáo tổng hợp và quyết toán thuế. 2.2 Hạch toán kế toán hàng hóa tồn kho tại Công ty TNHH Thƣơng mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài Với đặc thù là kinh doanh thƣơng mại trong lĩnh vực inox, nhựa là loại hàng hóa cần nhiều diện tích để bảo quản, cất giữ. Do đó, yêu cầu bảo đảm quản lý, theo dõi nguồn hàng là công việc vô cùng quan trọng và cần thiết của ngƣời làm quản lý kho bãi, ngƣời làm công tác kế toán, sự kết hợp tốt giữa hai nhiệm vụ trên đã đảm bảo đƣợc chất lƣợng hàng hóa luôn trong tình trạng bảo quản tốt, số lƣợng chủng loại đúng quy cách và nhất là tính toán, phân bổ kịp thời giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tƣợng khác nhau. 54 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 54
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Tại Công ty, hang tồn kho đƣợc phản ánh theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, đƣợc ghi theo sổ giá gốc. 2.2.1. Những mặt hàng kinh doanh chủ yếu và lƣợng hàng tồn kho của Công ty 2.2.1.1 Những mặt hàng chủ yếu. STT Tên hàng Quy cách STT Tên hàng Quy cách 1 ống inox 201 51 x 0.8 7 ống 304 15 x 15 x 1.0 2 ống inox 201 22 x 0.7 8 Phụ kiện nhựa T 110 M 3 ống inox 201 19 x 0.8 9 nhựa uPVC 160x6.2x4m . . 2.2.1.1 Lƣợng và giá trị hàng tồn kho theo định mức và theo thực tế Lƣợng và giá trị hàng tồn kho đầu kỳ theo định mức và theo thực tế Loại inox Theo định mức Theo thực tế Số lƣợng( KG) Gía trị (Đồng) Số lƣợng(Kg) Gía trị(Đồng) 201 200 8.200.000 180 7.380.000 51x0.8 201 215 8.600.000 179 7.160.000 22x0.7 304 712,3 59.477.050 700 58.450.000 15x15x1.0 Lƣợng và giá trị hàng tồn kho mua vào trong kỳ theo định mức và theo thực tế Loại inox Theo định mức Theo thực tế Số lƣợng( KG) Gía trị (Đồng) Số lƣợng(Kg) Gía trị(Đồng) 201 800 33.600.000 700 29.400.000 51x0.8 201 427,5 17.955.000 450,3 18.912.600 22x0.7 304 2600 219.700.000 2568,2 217.012.900 15x15x1.0 55 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 55
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Lƣợng và giá trị hàng tồn kho bán ra trong kỳ theo định mức và theo thực tế Loại inox Theo định mức Theo thực tế Số lƣợng( KG) Gía trị (Đồng) Số lƣợng(Kg) Gía trị(Đồng) 201 829,3 36.489.200 756,8 33.299.200 51x0.8 201 539,2 23.724.800 428,3 18.845.200 22x0.7 304 2416,3 202.763.814 2251,5 188.934.622 15x15x1.0 Nhìn chung số lƣợng thực tế mà Công ty tiêu thụ đƣợc gần bằng định mức, đièu này chứng từ công ty đang dần đi vào quy mô hoạt động tốt, đạt đƣợc kết quả kinh doanh cao. Hàng hóa mua về đƣợc làm thủ tục kiểm nhận nhập kho (số ít trƣờng hợp bán thẳng cho khách), hàng hóa đƣợc nhập kho sẽ đƣợc thủ kho và bộ phận mua hàng kiểm nhận hàng hóa nhập kho theo đúng thủ tục quy định về kiểm nhận hàng hóa, bộ phận mua hàng sẽ lập phiếu nhập kho và thủ kho sẽ ghi số lƣợng thực nhập vào phiếu, sau khi nhập kho thủ kho và ngƣời nhập sẽ ký vào phiếu. Phiếu nhập kho lập thành hai liên, thủ kho giữ liên 2 để ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán, còn liên 1 lƣu ở nơi lập phiếu. Trƣờng hợp hàng nhập thừa hoặc thiếu so với hóa đơn thì thủ kho sẽ lập biên bản kiểm nhận hang thừa hoặc thiếu làm cơ sở để truy tìm nguyên nhân và đƣa ra các biện pháp sử lý thích hợp. Trƣờng hợp xuất kho để bán, hàng hóa cũng đƣợc kiểm duyệt và làm các thủ tục cần thiết, trên cơ sở yêu cầu về số lƣợng xuất của khách hàng hoặc phân xƣởng sản xuất. Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng từ công ty gửi kho, căn cứ vào tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu khách hàng (về mặt kích cỡ, trọng lƣợng, số lƣợng ), thủ kho sẽ tiến hành các thủ tục cần thiết để thực hiện việc xuất, nhập kho theo yêu cầu. 2.2.2.Xác định hàng tồn kho của công ty. 2.2.2.1 Về mặt số lƣợng Là số lƣợng hàng hóa còn lại trong kho hàng của công ty, đƣợc thể hiện trên sổ sách của công ty: Thẻ kho, sổ chi tiết các mặt hàng 56 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 56
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài 2.2.2.2 Về mặt giá trị Công thức: Trị giá Trị giá HTK Trị giá Trị giá hàng HTK cuối = đầu kỳ + hàng nhập - xuất bán Kỳ trong kỳ trong kỳ * Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ: Trị giá hàng tồn kho của mặt hàng thép ống chuyển sang kỳ trƣớc: 923.721.061 * Trị giá hàng mua vào trong kỳ: + Nhập khẩu hàng hóa từ nƣớc ngoài: Chứng từ hạch toán: - Hóa đơn thƣơng mại ( Commercial Invoice) - Vận đơn đƣờng biển ( Bill of lading) - Giấy chứng nhận trọng lƣợng( Certificate of Weight) - Phiếu đóng gói( Parking list) Do mới đi vào hoạt động nên công ty chƣa thu hút đƣợc sự quan tâm của các nhà đầu từ ở ngoài nƣớc do đó các hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty hiện nay đều diễn ra trong nƣớc. + Mua hàng hóa trong nƣớc: Chứng từ hạch toán: - Hóa đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Thẻ kho - Sổ chi tiết hàng hoá - Bảng tổng hợp xuất- nhập - tồn * Phƣơng thức mua hàng: - Mua hàng trực tiếp: theo phƣơng thức này doanh nghiệp cử nhân viên của mình trực tiếp đến mua hàng ở bên bán và trực tiếp nhận hàng chuyển về doanh nghiệp bằng phƣơng tiện tự có hoặc đi thuê. 57 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 57
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài - Mua hàng theo phƣơng thức chuyển hàng: doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng với bên bán, bên bán căn cứ vào hợp đồng sẽ chuyển hàng đén giao cho doanh nghiệp theo địa chỉ đã giao dịch trƣớc trong hợp đồng bằng phƣơng tiện tự có hoặc đi thuê. Chi phí vận chuyển bên nào phải trả tuỳ thuộc vào điều kiện quyết định trong hợp đồng. Khi chuyển hàng đi thì hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, hàng mua chỉ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp khi doanh nghiệp nhận đƣợc hàng và chấp nhận thanh toán. Chứng từ gồm có: Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho do bên bán lập và gửi đến cho doanh nghiệp. Ví dụ 1:Ngày 02/11/2010 Công ty mua inox của Hoàng Vũ trị giá lô hàng Inox 201: 100kg ống 51x0.8 trị giá 4.200.000đ( chƣa bao gồm Thuế GTGT) Inox 304: 150kg ống 15x15x1.0 trị giá 12.600.000đ( chƣa có thuế) Công ty chƣa thanh toán tiền cho ngƣời bán. Hạch toán: Nợ TK 156 : 16.800.000 Nợ TK 133 : 1.680.000 Có TK 331 : 18.480.000 58 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 58
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Hoá đơn GTGT Mẫu số Liên 2: Giao cho khách hàng DV/2008 Ngày 02 tháng 11 năm 2010 No: 0628001 Đơn vị bán hàng: Hoàng Vũ Địa chỉ: Số tài khoản: Điện Thoại: MS: 0900258724 Họ và tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: . Công ty TNHH Thƣơng mại và XNK Sinh Tài Địa chỉ: Số 1B- Đại lộ Tôn Đức Thắng –An Đồng- An Dƣơng - HP Số tài khoản: 0200891314 Hình thức thanh toán: MS: Tên hàng hoá, dịch số STT ĐVT Đơn giá Thành tiền vụ lƣợng A B C 1 2 3=1x2 1 201 2 ống 51 x 0.8 kg 100 42.000 4.200.000 3 304 4 ống 15 x 15x 1.0 kg 150 84.000 12.600.000 5 6 Cộng tiền hàng 16.800.000 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 1.680.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 18.480.000 Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) 59 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 59
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài PHIẾU NHẬP KHO Ngày 02 tháng 11 năm 2010 Họ tên ngƣời giao hàng: Công ty nhựa Bình Minh Theo: HĐGTGT Nhập kho tại: công ty STT Tên ,nhãn hiệu, quy mã ĐVT Số lƣợng Đơn Thành cách Theo Thực giá tiền ct nhập 1 201 2 ống 51 x 0.8 Kg 100 3 304 4 ống 15 x 15 x1.0 Kg 150 60 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 60
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài + Chi phí thu mua phát sinh: Ví dụ 2: Chi phí vận chuyển hang từ Hoàng Vũ về đến kho hàng của Công ty là 3.300.000đ trong đó thuế suất thuế GTGT 10%. Sơ đồ 2.5: Chi phí thu mua hàng hóa. 111,112,331 156 3.000.000 133 300.000 Trị giá hàng xuất bán trong kỳ + Ví dụ 3: Ngày 5/11/2010 Công ty xuất bán hàng inox cho Thanh Tùng Hạch toán Nợ TK 131 : 5.544.770 Có TK511 : 5.040.700 Có TK3331 : 504.700 * Chứng từ kế toán sử dụng + Hoá đơn giá trị gia tăng + Phiếu xuất kho + Biên bản xác nhận công nợ + Thẻ kho + 61 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 61
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Thủ kho đã tiến hành lập phiếu xuất kho để xuất kho lô hàng này, sau đó thủ kho vào thẻ kho lƣợng hàng nhựa và inox đã bán này nhằm ghi nhận việc xuất kho đã thực hiện xong, đồng thời cũng là theo dõi loại hàng này mỗi khi có nghiệp vụ xuất nhập liên quan. Theo trình tự, phiếu xuất kho đƣợc lập thành hai liên: 1 liên lƣu tại kho và 1 liên chuyển cho kế toán tiến hành ghi sổ. Hàng tháng, thủ kho theo dõi và báo cáo số lƣợng hàng hoá tồn kho lên Công ty nhằm đáp ứng thông tin kịp thời cho lãnh đạo công ty. 62 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 62
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Hoá đơn GTGT Mẫu số Liên 3: Nội bộ DV/2008 Ngày 5 tháng 11 năm 2010 No: 0628001 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thƣơng mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài Địa chỉ: Số 1B- Đại lộ Tôn Đức Thắng –An Đồng- An Dƣơng - HP Số tài khoản: Điện Thoại: MS: 0200891314 Họ và tên ngƣời mua hàng: Tên đơn vị: Thanh Tùng Địa chỉ: Lê lợi- Ngô Quyền - HP Hình thức thanh toán: MS: Tên hàng hoá, dịch Số STT ĐVT Đơn giá Thành tiền vụ lƣợng A B C 1 2 3=1x2 1 201 ống 51 x 0.8 2 kg 28.3 44.000 1.245.200 3 ống 22 x 0.7 kg 11.2 44.000 492.800 4 ống 19 x 0.8 kg 11 44.000 484.000 5 ống 16 x 0.6 kg 6.8 45.000 306.000 6 15x 15 x 0.8 kg 33 45.500 1.051.500 7 304 8 ống 51 x 0.8 kg 6.2 85.000 527.000 9 15 x 15 x 10 kg 10.8 86.500 934.200 Tổng tiền hàng 5.040.700 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 504.700 Tổng cộng tiền thanh toán :5.544.770 Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) 63 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 63
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Mẫu số: 01-TT Công ty TNHH Sinh Tài (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 30/3/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU THU Ngày 5.tháng 11.năm2010 Quyển số: Q2 Số: PT 98 Họ, tên ngƣời nộp tiền: Thanh Tùng Nợ: Địa chỉ: Có: Lý do nộp:Xuất bán INOX cho Thanh Tùng Số tiền: 5.544.770 (viết bằng chữ):Năm triệu năm trăm bốn mƣơi tƣ nghìn bảy trăm bảy mƣơi đồng Kèm theo: chứng từ kế toán. Ngày 15 tháng 12 năm 2010 Thủ trƣởng đơn vị Kế toán trƣởng Ngƣời lập Thủ quỹ Ngƣời nộp (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): + Tỷ giá ngoại tệ (Vàng, bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: (Lƣu gửi ra ngoài phải đóng dấu) 64 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 64
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài PHIẾU XUẤT KHO Ngày 5 tháng 11 năm 2010 Họ,tên ngƣời nhận hàng : Thanh Tùng Số: 564 Lý do xuất: xuất bán Xuất bán tại kho : Công ty Đơn Số lƣợng Đơn giá Thành STT vị tiền Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa tính Yêu cầu Khối lƣợng INOX 201 1 ống 51x0.8 (HV) Kg 5c 28.3 2 ống 22x.7(SH) Kg 5c 11.2 3 ống 19x0.8(HV) Kg 5c 11 4 ống 16x0.6(SH) Kg 5c 6.8 5 Hộp 15x15x0.8(HV) Kg 5c 33 6 INOX 304 7 ống 50x0.8(SH) Kg 1c 6.2 8 hộp 15x15x1.0(GA) Kg 4c 10.8 65 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 65
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG KIÊM GIẤY XÁC NHẬN NỢ 1.Bên bán hàng(bên A): Công ty TNHH Sinh tài 2.Bên mua hàng(bên b): Thanh Tùng ĐVT khối Đơn Thành Quy cách hàng hóa lƣợng giá tiền STT Kg khác 1 201 2 ống 51 x 0.8 kg 5c 28.3 44.000 1.245.200 3 ống 22x0.7 kg 5c 11.2 44.000 492.800 4 ống 19x0.8 kg 5c 11 44.000 484.000 5 ống 16x0.6 kg 5c 6.8 45.000 306.000 6 15 x 15x 0.8 kg 15c 33 45.500 1.051.500 304 7 ống 51 x 0.8 kg 1c 6.2 85.000 527.000 8 15 x 15 x1.0 kg 4c 10.8 86.500 934.200 Tổng cộng 5.040.700 66 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 66
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Thẻ Kho Ngày 02 tháng 12 năm 2010 Tờ số: 1 Tên, nhãn hiệu, quy cách sản phẩm: ống inox 201 51x0.8 Đơn vị tính : kg Chứng từ Số lƣợng Ký xác NT SP nhận Diễn giải N X Nhập Xuất Tồn của kế toán Tồn đầu kỳ 200 02/11 30 Nhập kho NVL của công ty 100 300 Hoàng Vũ 05/11 562 Xuât kho inox bán 12.5 287.5 563 Xuất kho inox bán 27.6 259.9 564 Xuất kho inox bán 28.3 231.6 . 10/11 31 Nhập kho hàng hóa của cty 265.3 Ngọc Mai . Cộng phát sinh 700 756.8 Tồn cuối kỳ. 143.2 Ngƣời lập thẻ Kế toán trƣởng ( ký, họ tên) (Ký, họ tên) 67 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 67
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Thẻ Kho Ngày 02 tháng 11năm 2010 Tờ số 1 Tên, nhãn hiệu ,quy cách vật tƣ: ống inox 304 15x15x1.0 Đơn vị tính: kg Chứng từ Số lƣợng Ký xác SP Diễn giải nhận của NT Nhập Xuất Tồn N X kế toán Tồn đầu kỳ 700 2/11 34 Nhập vật liệu của công 150 850 ty Hoàng Vũ 2/11 110 Xuất vật hàng hóa bán 28,3 821.7 2/11 111 Xuất bán hàng hóa 25,2 796,5 3/11 121 Xuất bán hàng hóa 50,6 745,9 5/11 138 Xuất bán hàng hoá 10.8 725.6 . 15/11 35 Nhập inox ty CP XD & 200 563.2 TM Ngọc Mai . . Cộng phát sinh 2568,2 2.251,5 Tồn cuối kỳ 1016,7 Ngƣời lập thẻ Kế toán trƣởng ( ký, họ tên) (Ký, họ tên) 68 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 68
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ XNK SINH TÀI SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2010 ĐVT: VNĐ Ngày, Chứng từ Số hiệu Số phát sinh tháng Ngày, TK đối ghi sổ Số hiệu tháng Diễn giải ứng Nợ Có A B C D E 1 2 Số trang trƣớc chuyển sang Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ 01/11 4557 01/11 tiền mặt 111,112 67.000.000 67.000.000 Thu tiền nợ Hùng 01/11 4569 01/11 Liễu 111,131 668.000 668.000 . . Xuất inox bán cho 111 02/11 555NB 02/11 A.Lợi 27.385.105 511 24.895.550 3331 2.489.555 02/11 542MB 02/11 Nhập kho inox 156 16.800.000 133 1.680.000 18.480.000 331 xuất bán inox cho 05/11 657NB 05/11 Thanh Tùng 131 5.545.400 5.040.700 511 3331 504.700 . . . Tổng phát sinh trong năm 21.158.346.204 21.158.346.204 69 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 69
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Trên cơ sở phiếu xuất kho do thủ kho chuyển lên, kế toán tiến hành ghi sổ kế toán theo dõi hàng hóa thông qua sổ chi tiết 156, sổ cái 156. Tổng hợp từ sổ nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi sổ cái TK 156 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tên TK: Hàng hóa Số hiệu: 156 Năm: 2010 ĐVT: VNĐ TKĐƢ Chứng từ Diễn giải Số tiền SH NT Nợ Có Số dƣ đầu kỳ 923.721.061 Số phát sinh trong kỳ . Nhập kho hàng hoá 555NB 02/11 inox 331 18.480.000 . . 657NB 05/11 Xuất kho inox 632 4.250.231 542MB 111 13.388.960 Cộng phát sinh 2.023.564.102 2.456.234.785 Số dƣ cuối kỳ 491.050.378 70 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 70
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT HÀNG HOÁ Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu: inox vuông 304 15 x 15 x 0.8 Đơn vị tính: Kg Kho: hàng hóa Chứng từ Đơn Nhập Xuất Tồn NTGS Diễn giải TKĐƢ SH NT giá SL TT SL TT SL TT Số dƣ đầu kỳ 83.500 700 58.450.000 30/11 20 02/11 Nhập kho inox 331 84.800 200 16.960.000 của Hoàng Vũ 30/11 01 05/11 Xuất inox bán 632 84.400 28.3 2.374.794.5 hàng Xuất inox bán 632 84.400 25.2 2.114.658 hàng Xuất bán hàng 632 84.400 50.6 4.246.099 hóa . . . 30/11 21 10/11 Nhập inox của Cty CPXD&TM 111 84.200 400 33.680.000 Ng Mai Cộng 2568,2 217.012.900 2251,5 188.934.622.5 Số dƣ cuối kỳ 1016.7 86.528.277,5 Ngày 30 tháng 12 năm 2010 Ngƣời lập Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 71 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 71
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài BẢNG TỔNG HỢP NHẬP _XUẤT _TỒN Tài khoản: Hàng Hóa SHTK:156 Tháng 12 năm 2010 ST Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Tên vật tƣ T SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Inox 15x15x0.8 700 58.450.000 2568,2 217.012.900 2251,5 188.934.622.5 1016.7 86.528.2775 2 Inox 15x12x0.6 300 21.900.000 1200 89.320.000 1256.4 93.425.904 243.6 17.794.096 3 Inox 51x0.8 200 7.900.000 700 29.630.000 756.8 31.558.560 143.2 5.971.440 4 Nhựa uUPCT75D 300 4.950.000 950 16.340.000 1.056 17.960.448 194 3.329.552 5 Nhựa uPVCT63M 250 2.472.500 986 11.368.580 754 8.107.762 482 5.733.318 . . . . Cộng 923.721.061 2.023.564.102 2.456.234.785 491.050.378 72 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 72
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Hàng tháng, thủ kho theo dõi và báo cáo số lƣợng hàng hóa tồn kho lên công ty nhằm đáp ứng kịp thời cho lãnh đạo Công ty, đảm bảo hàng hóa luôn trong tình trạng đƣợc bảo quản tốt về chất lƣợng, số lƣợng cũng nhƣ giá cả Sơ đồ 2.6: Hàng bán ra trong kỳ 156 632 1.862.370.000 Kiểm kê và xử lý kiểm kê: Dựa vào biên bản kiểm kê hàng hóa đƣợc lập trong quá trình kiểm kê để có biện pháp xử lý kịp thời. 73 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 73
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài Công ty TNHH Thƣơng mại và XNK Sinh Tài Mẫu số: 05- VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ Trƣởng BTC BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG HOÁ Thời điểm kiểm kê: 10h Ngày 11/12/2010 Ban kiểm kê gồm: + Ông : Lƣơng Tiến Đạt Chức vụ: Phó giám đốc làm trƣởng ban + Bà : Nguyễn thị Liên Chức vụ: Kế toán trƣởng Làm uỷ viên + Bà : Vƣơng Thị Hà Chức vụ: Thủ Kho Làm uỷ viên - Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dƣới đây: Chênh lệch Phẩm chất ĐV Theo sổ kế toán Theo kiểm kê STT Tên hàng hoá MS Đơn giá Tốt Ké T Thừa Thiếu Mất 100 mP PC SL TT SL TT SL TT SL TT % C A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Inox 304 I kg 86.500 6.000 519.000.00 6.00 519.000.000 0 0 0 0 x Inox 201 304 0 0 . Cộng 74 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 74
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài * Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Dự phòng giảm giá cho inox tròn 304 Lƣợng hàng hóa tồn kho Gía hạch toán trên sổ kế Gía thực tế trên thị giảm giá tại toán trƣờng tại 31/12/2009(kg) 31/12/2009(kg) 32.000 15.000 14.000 Mức dự phòng giảm giá Hàng hóa cho năm kế = 32.000 x (15.000-14.000) Hoạch(2010) = 32.000.000 - Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp căn cứ vào tình hình giảm giá số lƣợng tồn kho thực tế của từng hàng hóa kế toán xác định mức trích lập dự phòng cho niên độ kế toán (1) Nợ TK 6426 : 28.000.000 Có TK 159 : 28.000.000 - Cuối niên độ kế toán sau, kế toán hạch toán toàn bộ khoản dự phòng để lập cuối niên độ kế toán trƣớc vào thu nhập bất thƣờng.(2a) Nợ TK 159 : 28.000.000 Có TK 721 : 28.000.000 Đồng thời tính, xác định mức trích lập dự phòng mới cho niên độ kế toán sau.(2b) Nợ TK 642 : 32.000.000 Có TK 159 : 32.000.000 75 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 75
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài 2.2.2.3. Trình tự hạch toán kế toán hàng tồn kho tại công ty TNHH Thƣơng mại và xuất nhập khẩu Sinh Tài. Phiếu nhập kho, xuất kho, Hóa đơn GTGT Sổ nhật ký chung Thẻ kho, sổ chi tiết TK 156 Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi 156 tiết TK 156 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan đến hàng tồn kho nhƣ Phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn GTGT kế toán lập các sổ chi tiết vật tƣ, hàng hóa. - Cuối tháng từ các chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái các tài khoản hàng tồn kho, từ các sổ chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết. 76 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 76
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài - Cuối quý sổ cái và các bảng tổng hợp làm căn cứ cho bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính cuối kỳ. 2.2.2.3.1 Thủ tục nhập kho hàng hóa: Khi mua hàng hóa nếu bên bán có hóa đơn sẽ viết hóa đơn và giao liên 2cho ngƣời cung ứng hàng hóa của công ty. Khi hàng hóa về đến công ty, ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra về chất lƣợng, số lƣợng, chủng lƣợng hàng hóa mua về và lập biên bản kiểm nghiệm. Nếu hàng hóa đảm bảo chất lƣợng, cán bô cung ứng hàng hóa mang hóa đơn lên phòng kế toán. Nếu hàng hóa mua về phù hợp thì đồng ý cho nhập kho. Nhân viên kế toán hàng hóa kiểm tra hóa đơn, nếu thấy hợp lý, hợp lệ thì tiến hành viết phiếu nhập kho theo mẫu quy định và ghi đúng số lƣợng, số tiền, chủng loại hàng hóa đã ghi trong hóa đơn. Phiếu nhập kho đƣợc chia thành hai liên và phải có đầy đủ chữ kí của giám đốc, kế toán trƣởng và thủ quỹ. - Một liên lƣu ở cuống - Một liên chuyển cho thủ kho Cán bộ cung ứng hàng hóa sau khi nhận phiếu nhập kho từ kế toán đem xuống giao cho thủ kho ký vào phiếu nhập rồi gửi lên cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. 2.2.2.3.2 Thủ tục xuất kho hàng hóa Đối với việc xuất kho hàng hóa các phòng ban phải gửi giấy yêu cầu cho giám đốc. giám đốc ký xong chuyển lệnh cấp vật tƣ cho phòng kế toán để lập phiếu xuất kho (với hàng hóa còn trong kho) hoặc cử ngƣời đi mua vật tƣ về(nếu hàng hóa không còn trong kho). Phiếu xuất kho đƣợc lập làm ba liên: - 1 Liên để giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi vào thẻ kho hàng ngày rồi sau đó chuyển lên phòng kế toán để tiến hành ghi sổ - 1 Liên giao cho ngƣời nhận hàng hóa để ghi sổ theo dõi ở tình hình sử dụng hàng hóa 77 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 77
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và XNK Sinh Tài - 1 Liên lƣu ở phiếu xuất kho gốc Ở kho, thủ quỹ sau khi nhận đƣợc phiếu xuất kho do giám đốc chuyển tới để xin lĩnh hàng hóa theo đúng số lƣợng yêu cầu ghi trong phiếu xuất. Sau khi xuất số lƣợng theo yêu cầu Thủ kho ghi số thực xuất trong phiếu xuất kho và cùng ngƣời nhận hàng hóa ký tên vào phiếu xuất kho. 2.2.2.3.3 Kế toán chi tiết hàng hóa Hạch toán chi tiết hàng hóa là công việc hạch toán kết hợp kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình xuất – nhập – tồn kho từng thứ loại hàng hóa cả về số lƣợng, chất lƣợng, giá trị. Hiện nay công ty tổ chức hạch toán chi tiết theo phƣơng pháp kiểm tra thƣờng xuyên. Phƣơng pháp này giúp kế toán thực hiện dễ dàng các công tác kiểm tra , đối chiếu, phát hiện những nhầm lẫm , sai sót trong quá trình ghi chép và giám sát chặt chẽ tình hình xuất nhập tồn kho vật liệu cả về số lƣợng và giá trị. Theo phƣơng pháp này kế toán hạch toán chi tiết vật liệu trên cơ sở phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ chi tiết vật tƣ, bảng kê nhập, bảng tổng hợp chi tiết nhập, bảng tổng hợp chi tiết xuất . Ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để thực hiện ghi chép tình hình nhập – xuất –tồn kho của hàng hóa hàng ngày theo chỉ tiêu số lƣợng. Số mở riêng cho từng thứ, từng loại hàng hóa. Khi nhận đƣợc các chứng từ kế toán về xuất – nhập- tồn kho hàng hóa: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,thủ tục thực hiện kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau đó đối chiếu với số liệu thực nhập, thực xuất vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và ghi vào thẻ kho. Tùy theo tình hình nhập, xuất nhiều hay ít thủ tục kho sắp xếp riêng từng loại hàng hóa. Sau đó thủ kho chuyển chứng từ đó lên phòng kế toán. 78 Sinh viên: Trần Thị Thuỷ - Lớp QT1105K 78