Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh - Vũ Thị Mận

91 trang huongle 620

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh - Vũ Thị Mận", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_to_chuc_cong_tac_ke_toan_nguyen_vat_lie.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh - Vũ Thị Mận

Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG ISO 9001 : 2008 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: – Sinh viên : Giảng viên hướng dẫn: Thạc sĩ. Nguyễn Xuân Năm HẢI PHÕNG - 2011 Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 1
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN THẾ HUYNH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Sinh viên :Vũ Thị Mận Giảng viên hƣớng dẫn:Thạc sĩ. Nguyễn Xuân Năm HẢI PHÕNG - 2011 Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 2
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sinh viên: Vũ Thị Mận Mã SV:110160 Lớp: QT1104K Ngành:Kế toán – Kiểm toán Tên đề tài: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 3
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI 1. Nội dung và các yêu cầu cần giải quyết trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp ( về lý luận, thực tiễn, các số liệu cần tính toán và các bản vẽ). - Tìm hiểu lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp. - Tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh. - Vận dụng lý luận vào thực tế, bám sát thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty để tìm ra những biện pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị thực tập. 2. Các số liệu cần thiết để thiết kế, tính toán. - Chương I: Kiến thức cơ bản về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp. - Chương II: Số liệu, chứng từ, sổ sách trên thực tế tại đơn vị thực tập - Chương III: Việc đối chiếu giữa lý luận và thực tế tại công ty, từ đó đề xuất những giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu. . . 3. Địa điểm thực tập tốt nghiệp. Đơn vị: Công ty cổ phần Tân Thế Huynh Địa chỉ: Xã Ngũ Đoan – Huyện Kiến Thụy – TP.Hải Phòng Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 4
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp CÁN BỘ HƢỚNG DẪN ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Ngƣời hƣớng dẫn thứ nhất: Họ và tên: Nguyễn Xuân Năm Học hàm, học vị: Thạc Sĩ Cơ quan công tác: Trường cao đẳng nghề du lịch Hải Phòng Nội dung hướng dẫn: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh Ngƣời hƣớng dẫn thứ hai: Họ và tên: Học hàm, học vị: Cơ quan công tác: Nội dung hướng dẫn: Đề tài tốt nghiệp được giao ngày 11 tháng 04 năm 2011 Yêu cầu phải hoàn thành xong trước ngày 16 tháng 07 năm 2011 Đã nhận nhiệm vụ ĐTTN Đã giao nhiệm vụ ĐTTN Sinh viên Người hướng dẫn Vũ Thị Mận Thạc sĩ. Nguyễn Xuân Năm Hải Phòng, ngày tháng năm 2011 Hiệu trƣởng GS.TS.NGƢT Trần Hữu Nghị Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 5
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp PHẦN NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƢỚNG DẪN 1. Tinh thần thái độ của sinh viên trong quá trình làm đề tài tốt nghiệp Sinh viên: Vũ Thị Mận có tinh thần học tập, nghiên cứu nghiêm túc, chăm chỉ và cầu thị. Sinh viên hoàn thành tốt tiến độ của luận văn theo yêu cầu, quy chế của Nhà trường và tranh thủ được sự hướng dẫn của giáo viên để bổ sung, hoàn thiện đề tài theo yêu cầu, nhiệm vụ của khóa luận tốt nghiệp. 2. Đánh giá chất lƣợng của khóa luận (so với nội dung yêu cầu đã đề ra trong nhiệm vụ Đ.T. T.N trên các mặt lý luận, thực tiễn, tính toán số liệu ): Luận văn đáp ứng được yêu cầu của khóa luận tốt nghiệp đại học chuyên ngành kế toán - kiểm toán, cụ thể: Chương I: Tác giả khái quát được những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL trong doanh nghiệp Chương II: Sau khi giới thiệu khái quát về cơ cấu tổ chức và đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, tác giả đã mô tả được thực trạng công tác hạch toán kế toán NVL tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh, có trích dẫn số liệu, mẫu sổ kế toán minh họa phong phú, hợp lý Chương III: Phần kiến nghị : Luận văn đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức kế toán NVL hợp lý, có căn cứ lý luận và thực tiễn phù hợp với tình hình thực tế của công ty, đặc biệt là giải pháp tổ chức phân tích các khoản chi NVL trong giá thành các đơn vị xây lắp. Đây là việc làm cần thiết nhằm giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn các đơn vị xây lắp, xác định được các yếu tố hạ giá thành, nâng cao hiệu quả kinh doanh. 3. Cho điểm của cán bộ hƣớng dẫn (ghi bằng cả số và chữ): 9,5 điểm ( Chín điểm rưỡi ) Hải Phòng, ngày tháng năm 2011 Cán bộ hƣớng dẫn (họ tên và chữ ký) Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 6
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ và tên sinh viên: Vũ Thị Mận Ngày sinh: 02/01/1989 Lớp: QT1104K Ngành: Kế toán – Kiểm toán Khóa 11 Thực tập tại: Công ty cổ phần Tân Thế Huynh Từ ngày: 14 /02 / 11 đến ngày 28 /03 /11 1. Về tinh thần, thái độ, ý thức tổ chức kỷ luật: Trong quá trình thực tập sinh viên có thái độ làm việc nghiêm túc, có tinh thần học hỏi tìm hiểu về công ty, cụ thể là trong hoạt động kế toán của đơn vị nhằm thực hiện đề tài nghiên cứu 2. Về những công việc đƣợc giao: Sinh viên đã chấp hành đầy đủ, nghiêm chỉnh các nội quy do cơ quan đề ra khi đến thực tập tại công ty 3. Kết quả đạt đƣợc: - Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh - Mô hình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh - Mô hình tổ chức công tác kế toán - Kỹ thuật tổ chức ghi chép kế toán tại đơn vị Hải phòng, ngày 26 tháng 03. năm 2011 Xác nhận của lãnh đạo cơ sở thực tập Cán bộ hƣớng dẫn thực tập của cơ sở HD02-B09 Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 7
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Mục lục LỜI NÓI ĐẦU .1 Chƣơng I:LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY lẮP 2 1.1. Một số vấn đề cơ bản về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp 2 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu 2 1.1.1.1: Khái niệm: 2 1.1.1.2: Đặc điểm: 2 1.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình kinh doanh 2 1.1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất 2 1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán trong việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp 3 1.2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu 4 1.2.1.Phân loại nguyên vật liệu 4 1.2.1.1: Sự cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu 4 1.2.1.2: Phương pháp phân loại nguyên vật liệu .4 1.2.2: Tính giá nguyên vật liệu. .6 1.2.2.1: Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu 6 1.2.2.2: Tính giá nguyên vật liệu. 7 1.2.2.2.1 Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho: 7 1.2.2.2.2 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho: 8 1.3. Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp : 11 1.3.1 . Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp 11 1.3.1.1 Yêu cầu hạch toán chi tiết nguyên vật liệu .11 1.3.1.2: Chứng từ kế toán sử dụng: 11 1.3.1.3 Sổ sách kế toán sử dụng : .13 1.3.1.4 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu. .13 Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 8
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.3.1.4.1.Phương pháp ghi thẻ song song: 13 1.3.1.4.2: Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển .15 1.3.4.1.3: Phương pháp ghi sổ số dư 16 1.3.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp: 18 1.3.2.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên: 18 1.3.2.1.1 Khái niệm, đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên 18 1.3.2.1.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 19 1.3.2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp áp dụng theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 22 1.3.3 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 22 1.3.3.1 Quy định trong chuẩn mực kế toán về giảm giá hàng tồn kho 22 1.3.3.2 Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán 22 1.3.4 Tổ chức sổ sách kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo các hình thức kế toán 23 1.3.5 Hệ thống báo cáo kế toán nguyên vật liệu 25 1.3.5.1. Báo cáo tài chính 26 1.3.5.2 Báo cáo quản trị .26 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN THẾ HUYNH 27 2.1 Một số nét khái quát về công ty cổ phần Tân Thế Huynh 27 2.1.1 Giới thiệu chung: .27 2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển: 27 2.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh: 27 2.1.4 Những khó khăn và thuận lợi: .27 2.1.5 Cơ cấu, quản lý tổ chức 28 2.1.6 Tổ chức công tác kế toán tại công ty: 30 Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 9
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.1.6.1 Tổ chức bộ máy kế toán: 30 2.1.6.2 Đặc điểm hình thức hạch toán: 31 2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh 34 2.2.1 Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu tại công ty: 34 2.2.1.1 Đặc điểm chung về nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh: 34 2.2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu .34 2.2.2 Tính giá nguyên vật liệu: .35 2.2.2.1 Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho: .35 2.2.2.2 . Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho 36 2.2.3: Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cô phần Tân Thế Huynh .37 2.2.3.1 Thủ tục nhập – xuất nguyên vật liệu tại công ty : 37 2.2.3.1.1: Trình tự nhập kho: 37 2.2.3.1.2: Trình tự xuất kho: 44 2.2.3.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh: .47 2.2.4 Tổ chức kê toán tổng hợp nguyên vật liệu : 52 2.2.4.1 Tổ chức kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu 52 2.2.4.1.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho do nguồn mua ngoài: .53 2.2.4.2: Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu xuất kho: 59 2.2.5: Công tác kiểm kê kho tại công ty: 62 Chƣơng III: CHƢƠNG 3: PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN THẾ HUYNH 65 3.1 Đánh giá chung về công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh: 65 3.1.1 Ưu điểm: 66 3.1.2 Những mặt còn hạn chế: 67 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty 68 Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 10
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 3.2.1.Nguyên tắc hoàn thiện: 68 3.2.2. Yêu cầu hoàn thiện: .69 3.2.3 Nội dung hoàn thiện công tác kế toánnguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh: 70 KẾT LUẬN 79 Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 11
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Lời cảm ơn  Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo nhà trường đã tạo cơ hội cho em có điều kiện làm luận văn . Đây là cơ hội cho sinh viên có điều kiện chau dồi kiến thức hơn đặc biệt là nghiên cứu chuyên sâu về mảng đề tài nguyên vật liệu.  Em xin chân thành cảm ơn thạc sĩ thiện nhất.  đã cung cấp cho em những tư liệu để em viết bài.  Trong quá trình viết bài em tìm hiểu thêm được nhiều kiến thức về kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu. Nhưng do trình độ còn hạn chế em mong nhận được sự góp ý của thầy cô trong hội đồng để bài viết của mình hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn. Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 12
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Việt Nam đang trên đường hội nhập với nền kinh tế thế giới đã mở ra không ít những cơ hội làm ăn và phát triển cho các doanh nghiệp. Doanh nghiệp ngày càng khẳng định vị thế của mình trên thị trường trong nước và trên thế giới. Muốn tồn tại và phát triển các doanh nghiệp luôn tìm được hướng đi riêng cho mình. Một trong những biện pháp mà doanh nghiệp lựa chọn là cắt giảm chi phí để nâng cao lợi nhuận đây là chiến thuật giảm giá thành để tạo cạnh tranh về giá bán. Để đạt mục đích này các nhà quản trị đã đặc biệt coi trọng công tác kế toán và nhất là công tác kế toán nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp kinh doanh về xây dựng, vật liệu là một trong yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở để hình thành sản phẩm mới. Do đó muốn tối đa hoá lợi nhuận bên cạnh việc sử dụng đúng loại nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng. Doanh nghiệp phải biết sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu. Như vậy, có thể nói việc quản lý nguyên vật liệu là cần thiết từ đó đòi hỏi công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu phải được thực hiện tốt, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, hạ thấp chi phí trong giá thành. Xuất phát từ những lý do trên, đồng thời qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Tân Thế Huynh em đã đi sâu tìm hiểu thực tế và nhận thấy được tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất, sự cần thiết phải tổ chức quản lý nguyên vật liệu và công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty Ngoài phần mở đầu và kết luận kết cấu bài báo cáo gồm những phần sau:  Chương I: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp.  Chương II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Tân Thế Huynh.  Chương III: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Tân Thế Huynh. Do trình độ cũng như thời gian còn hạn chế nên bài viết của em không thể tránh khỏi những sai xót. Em kính mong nhận được sự góp ý của thầy cô nhằm hoàn chỉnh bài viết mình hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Vũ Thị Mận Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 13
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Chƣơng I LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP XÂY lẮP 1.1. Một số vấn đề cơ bản về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp. 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu 1.1.1.1: Khái niệm: + Nguyên vật liệu là đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp. + Nguyên vật liệu là đối tượng lao động và là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. 1.1.1.2: Đặc điểm: + Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. + Giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ. 1.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình kinh doanh. + Xét về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. + Xét về mặt giá trị: Nguyên vật liệu là bộ phận quan trọng của vốn lưu động. + Mặt khác chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm, cho nên cần phải tăng cường công tác kế toán nguyên vật liệu,quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ nhằm sử dụng nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và có hiệu quả. 1.1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất việc quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải chặt chẽ, khoa học ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. Cụ thể: Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 14
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Khâu thu mua: Để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường thì doanh nghiệp phải thường xuyên đảm bảo cho các loại nguyên vật liệu được thu mua đủ khối lượng, đúng quy cách, chủng loại. Kế hoạch thu mua đúng tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua để từ đó chọn nguồn mua đảm bảo về số lượng, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua thấp nhất. Khâu bảo quản: Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu phải quan tâm tới việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo kiểm tra, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng mất mát, hao hụt đảm bảo an toàn là một trong những yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Khâu dự trữ: Thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hóa của nguyên vật liệu, hạn chế nguyên vật liệu bị ứ đọng, rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh là một đòi hỏi đối với khâu dự trữ. Do đó, doanh nghiệp phải xây dựng định mức tối đa và định mức dự trữ tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị đình trệ, gián đoạn do việc cung cấp, thu mua không kịp thời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do việc dự trữ quá nhiều. Khâu sử dụng: Quản lý ở khâu sử dụng phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trêm cơ sở định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí, tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm tăng tích lũy cho doanh nghiệp. Do vậy, ở khâu này cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. + Như vậy, công tác quản lý vật liệu rất quan trọng. Trong thực tế vẫn còn có nhiều doanh nghiệp để thất thoát nguyên vật liệu do không có sự quản lý tốt ở các khâu hoặc không thực hiện đúng yêu cầu. Do đó, để quản lý tốt nguyên vật liệu thì doanh nghiệp phải luôn cải tiến biện pháp công tác quản lý nguyên vật liệu cho phù hợp với thực tế. 1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán trong việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 15
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện việc phân loại, đánh giá vật liệu phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình biến động tăng, giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định trị giá vốn hàng bán. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu, kế hoạch sử dụng vật liệu cho sản xuất và kế hoạch bán hàng.  Vì vậy tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết do vậy doanh nghiệp cần phải tổ chức khoa học hợp lý để cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. 1.2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu. 1.2.1.Phân loại nguyên vật liệu. 1.2.1.1: Sự cần thiết phải phân loại nguyên vật liệu. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại, thứ nguyên vật liệu khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hóa khác nhau. Khi tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị, doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Mỗi doanh nghiệp nên sử dụng những loại nguyên vật liệu khác nhau và sự phân chia cũng khác nhau theo từng tiêu thức nhất định. Phân loại nguyên vật liệu là việc phân chia nguyên vật liệu của doanh nghiệp thành các loại các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định. 1.2.1.2: Phương pháp phân loại nguyên vật liệu. Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên liệu, vật liệu chính (có thể bao gồm nủa thành phẩm mua ngoài): Là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm được sản xuất ra. Ở Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 16
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp doanh nghiệp xây dựng là xi măng, sắt thép, gạch, ngói Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm + Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ dụng cụ hoạt động được bình thường như: + Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất như xăng, dầu phục vụ cho phương tiện vận tải. + Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải + Vật liệu và thiết bi xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản. + Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên, thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất như sắt, thép, gỗ vụn hay phế liệu thu hồi đựoc từ việc thanh lý tài sản cố định. + Tác dụng: Cách phân loại này là cơ sở để xây dựng định múc tiêu hao cho từng loại ,từng thứ nguyên vật liệu và cũng là cơ sở để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu, chia nguyên vật liệu thành: + Nguyên vật liệu mua ngoài: vật liệu mà doanh nghiệp mua về để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Có thể bao gồm vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản . + Nguyên vật liệu tự chế biến, thuê gia công: là vật liệu mà doanh nghiệp tự đứng ra sản xuất hoặc thuê các cơ sở kinh doanh khác chế biến cho doanh nghiệp mình. + Nguyên vật liệu từ các nguồn khác: nhận góp vốn, cấp phát, tài trợ . + Tác dụng: Cách phân loại này giúp cho việc xây dựng kế hoạch, tìm các nguồn cung cấp nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả nhất. Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành: _ Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 17
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. _ Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: + Nhượng bán; + Đem góp vốn liên doanh; + Đem biếu tặng. _ Tác dụng: cách phân loại này giúp cho việc xác định trọng tâm cần phải quản lý những loại nguyên vật liệu nào . Ngoài các cách phân loại vật liệu như trên, để phục vụ cho việc quản lý vật tư một cách tỉ mỉ, chặt chẽ, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán cần phải lập danh điểm vật tư liệu. Lập danh điểm vật liệu là quy định cho mỗi thứ vật liệu một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số (Kết hợp với các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Tùy theo từng doanh nghiệp, hệ thống danh điểm vật tư có thể được xây dựng theo nhiều cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dể nhớ, không trùng lặp. Thông thường hay dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 để ký hiệu loại, nhóm vật liệu kết hợp với chữ cái tên vật tư để ký hiệu tên vật tư. 1.2.2: Tính giá nguyên vật liệu. 1.2.2.1: Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định. + Nguyên tắc giá gốc: Theo chuẩn mực 02 – Hàng tồn kho vật liệu phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của vật liệu là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những vật liệu đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại. + Nguyên tắc thận trọng: Vật liệu được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể được thực hiện. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 18
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hơp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó. + Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật liệu được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. + Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua. + Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập. + Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất. + Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ. 1.2.2.2: Tính giá nguyên vật liệu. 1.2.2.2.1 Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho: Vật liệu trong doanh nghiệp được đánh giá theo trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho. Theo phương pháp này, trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập. Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau mà giá trị của chúng trong từng trường hợp được xác định như sau: Nhập kho do mua ngoài: + Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có kiên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm gía hàng bán do không đúng quy cách, phẩm chất. + Truờng hợp vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế GTGT +Trường hợp vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng không chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi, các dự án thì bao gồm cả thuế GTGT (là tổng giá thanh toán). Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 19
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Nhập kho do tự sản xuất: + Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của nguyên vật liệu tự sản xuất chế biến. Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: + Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công cộng số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. Nhập vật tư do nhận vốn góp liên doanh: + Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thoả thuận cộng các chi phí phát sinh khi nhận. Nhập vật tư do được cấp: + Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý cộng các chi phí phát sinh khi nhập. Nhập vật tư do được biếu tặng, đựơc tài trợ: + Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý cộng các chi phí khác phát sinh 1.2.2.2.2 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Tuỳ theo đặc điểm, yêu cầu quản lý, trình độ quản lý của từng doanh nghiệp mà doanh nghiệp sẽ áp dụng một trong 4 phương pháp được quy định trong chuẩn mực hàng tồn kho ( chuẩn mực số 02) để xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: + Căn cứ tính: Theo phương pháp này khi xuất kho vật liệu thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho. Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, giá trị của từng loại nguyên vật liệu tương đối lớn có thể nhận diện được từng lô hàng. Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 20
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Ưu điểm: Công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL. + Nhược điểm: Áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe chỉ có thể áp dụng được khi hàng tồn kho có thể phân biệt, chia tách ra thành từng loại, từng thứ riêng lẻ. Phương pháp bình quân gia quyền: + Căn cứ tính: _ Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho được tính căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức: Trị giá vốn thực tế = Số lượng vật liệu x Đơn giá bình quân vật liệu xuất kho xuất kho gia quyền Trị giá thực tế NVL + Trị giá vốn thực tế NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Đơn giá = bình quân Số lượng NVL + Số lượng NVL tồn đầu kỳ nhập trong kỳ _ Đơn giá bình quân thường được tính cho từng loại vật liệu. _ Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Theo cách tính này, khối lượng tính toán giảm nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của vật liệu vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. _ Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập hoặc tính vào thời điểm trước mỗi lần xuất được gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động. Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 21
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Trị giá NVL tồn kho cuối ngày Trị giá NVL nhập kho ĐGBQ + (cuối kỳ) trước chuyển sang đến thời điểm xuất kho Sau mỗi lần = Số lượng NVL tồn kho cuối ngày Tổng lượng NVL nhập nhập + (cuối kỳ) trước chuyển sang trong kỳ Cách tính này xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho hàng ngày, nên có thể cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác. Tuy nhiên khối lượng công việc tính toán nhiều cho nên nó thích hợp với những doanh nghiệp đã làm kế toán trên máy. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO). + Căn cứ tình : Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. Phương pháp này áp dụng ở những doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, số lần nhập xuất kho nguyên vật liệu không nhiều. + Ưu điểm: Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm, cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời. + Nhược điểm: Phương pháp này làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những chi phí hiện tại. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO). + Căm cứ tính : Phương pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. + Ưu điểm: Phương pháp này thích hợp trong trường hợp đơn giá thực tế vật tư nhập kho trong từng lần tăng dần, đảm bảo thu hồi vốn nhanh và tồn kho ít. + Nhược điểm: Chất lượng của công tác tính giá phụ thuộc vào sự ổn định của giá cả vật tư. Trong trường hợp giá cả của vật tư biến động mạnh thì việc xuất theo phương pháp này sẽ mất tính chính xác và sẽ gây bất hợp lý. Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 22
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Trên thực tế ngoài các phương pháp tính trị giá vốn thực tế của vật liệu theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho quy định thì các doanh nghiệp còn áp dụng phương pháp sau : Phương pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ. + Căn cứ tính : Phương pháp này tính trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ. Trị giá vốn thực tế = Số lượng vật liệu x Đơn giá thực tế vật liệu xuất kho xuất kho tồn đầu kỳ 1.3. Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp : 1.3.2 . Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp 1.3.1.1 Yêu cầu hạch toán chi tiết nguyên vật liệu : Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng nhóm, thứ vật tư về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp để tăng cường quản lý nguyên vật liệu. 1.3.1.2: Chứng từ kế toán sử dụng: + Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm: Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 23
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05-VT) - Hoá đơn (GTGT)-MS 01 GTKT- LN - Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT- LN - Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH) + Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. + Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn: - Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 03-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04-VT) + Mọi chứng từ kế toán phải được tổ chức luân chuyển theo đúng trình tự và thời gian hợp l do kế toán trưởng ở đơn vị quy định, nhằm phục vụ cho việc ghi chép, tổng hợp và cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ cho các cá nhân, bộ phận liên quan. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm : - Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05-VT) - Hoá đơn GTGT ( Mẫu số 01GTKT-3LL) - Hoá đơn bán hàng (Mẫu số 02GTGT-3LL) + Ngoài ra các doanh nghiệp còn có thể sử dụng một số mẫu hóa đơn khác theo hướng dẫn của bộ tài chính như sau : - Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 03-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04-VT) Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 24
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 1.3.1.3 Sổ sách kế toán sử dụng : Số kế toán chi tiết phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đôi tượng kế toán cần hạch toán chi tiết .Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết như sau: - Thẻ kho. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu. - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư. - Bảng tổng hợp nguyên vật liệu - Bảng kê mua hàng Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập, xuất ,các bảng luỹ kế tổng hợp nhập- xuất -tồn nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 1.3.1.4. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 1.3.1.4.1 Phương pháp ghi thẻ song song: _ Nội dung: + Ở kho: Thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập- xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán. + Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập- xuất cho từng thứ vật tư theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 25
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ (thẻ) chi tiết vật tư. Mỗi chứng từ được ghi một dòng. Cuối tháng, kế toán lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn trên sổ kế toán tổng hợp, sau đó tiến hành đối chiếu: + Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho. + Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. + Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.  Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ song song theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp ghi thẻ song song. Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Sổ kế toán tổng hợp (Sơ đồ 1.1) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 26
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Ưu điểm: Phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu. Nhược điểm: + Khối lượng ghi chép lớn (đặc biệt trường hợp doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư) + Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng Điều kiện áp dụng: + Đối với kế toán thủ công: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên. + Đối với doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán: Áp dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp có chủng loại vật tư nhiều, các nghiệp vụ kế toán nhập, xuất thường xuyên. 1.3.1.4.2: Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. _ Nội dung: + Ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. + Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư được ghi một dòng trên sổ. Hằng ngày, khi nhận được chứng từ nhập - xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tư, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng. Hoặc kế toán có thể lập “bảng kê nhập”, “bảng kê xuất”. Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghi vào “Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng. Đồng thời kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với các số liệu trên thẻ kho và trên sổ kế toán tài chính liên quan (nếu cần).  Trình tự ghi sổ có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 27
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ 1.2:Kế toánchi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp ghi số đối luân chuyển Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Sổ kế toán tổng hợp (Sơ đồ 1.2) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: + Vẫn trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa ghi chép của thủ kho và kế toán. + Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế việc kiểm tra của phòng kế toán. Điều kiện áp dụng: Thích hợp cho những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít, không có điều kiện theo dõi, ghi chép thường xuyên tình hình nhập, xuất hàng ngày. Phương pháp này thường được áp dụng ít trong thực tế. 1.3.4.1.3: Phương pháp ghi sổ số dư _ Nội dung: Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 28
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như hai phương pháp ghi trên. Đồng thời cuối tháng, thủ kho còn ghi vào “sổ số dư” số lượng tồn kho cuối tháng của từng thứ nguyên vật liệu. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm.Trên số số dư nguyên vật liệu được xếp theo thứ, nhóm, loại. Sau mỗi nhóm, loại có dòng cộng nhóm, cộng loại. Cuối tháng, sổ số dư được chuyển cho thủ kho ghi chép. + Ở phòng kế toán: Mở bảng kê luỹ kế nhập và bảng kê luỹ kế xuất. Cuối tháng căn cứ vào các bảng kê này để cộng tổng số tiền theo từng nhóm nguyên vật liệu để ghi vào bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn. Đối chiếu số liệu trên bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hơp.  Trình tự ghi sổ có thể được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.3:Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp ghi số số dƣ Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ số dư Phiếu giao nhận Phiếu giao nhận chứng từ chứng từ Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế nhập-xuất- Bảng luỹ kế xuất tồn Sổ kế toán tổng hợp (Sơ đồ 1.3) Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 29
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Ưu điểm: + Giảm bớt được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu tiền của nguyên vật liệu theo nhóm và theo loại. + Phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán. Kế toán đã thực hiện kiểm tra được thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho.Công việc được dàn đều trong tháng. Nhƣợc điểm: + Kế toán chưa theo dõi chi tiết đến từng thứ nguyên vật liệu nên phải căn cứ vào thẻ kho thì mới có được số liệu về tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ nguyên vật liệu. Điều kiện áp dụng: + Nên áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu, tình hình nhập xuất nguyên vật liệu thường xuyên. Doanh nghiệp đã xây đựng được hệ thống giá hạch toán sử dụng trong hạch toán chi tiết vật tư và xây đựng được hệ thống danh điểm vật tư hợp lý. 1.3.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp: Trong công tác quản lý nguyên vật liệu có nhiều phương pháp được doanh nghiệp áp dụng như: Phương pháp kê khai thường xuyên, kiểm kê định kỳ. Và phương pháp kê khai thường xuyên được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Với đơn vị em thực tập là một ví dụ. 1.3.2.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên: 1.3.2.1.1 Khái niệm, đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên. Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 30
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Khái niệm: Là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho,xuất kho và khoản kế toán hàng tồn kho + Đặc điểm: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được xác định trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các chứng từ xuất kho, phân loại theo từng đối tượng sử dụng và được phản ánh trên tài khoản và trên sổ kế toán. Giá trị của nguyên vật liệu tồn kho có thể tính được bất cứ lúc nào. 1.3.2.1.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tài khoản kế toán sử dụng: Tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu: - Kết cấu cơ bản của tài khoản này như sau: + Bên Nợ ghi: - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận vốn góp hoặc từ các nguồn khác. - Trị giá nguyên vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê. - Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ + Bên Có ghi: - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công, chế biến, hoặc đưa đi góp vốn - Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua. - Chiết khấu thương mại nguyên liệu, vật liệu khi mua được hưởng. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê. - Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ + Số dƣ Nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.Bao gồm: - TK 1521 - Nguyên vật liệu chính Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 31
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - TK 1522 - Vật liệu phụ - TK 1523 - Nhiên liệu - TK 1524 - Phụ tùng thay thế - TK 1525 - Thiết bị xây dựng cơ bản - TK 1528 - Vật liệu khác Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đƣờng + Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. - Kết cấu tài khoản này như sau: + Bên Nợ ghi: Trị giá vật tư đang đi đường + Bên Có ghi: Trị giá vật tư đang đi đường tháng trước, tháng này đã về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay. + Số dƣ Nợ: Phản ánh trị giá vật tư đang đi đường cuối kỳ. Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 411, TK621, TK 627 Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu: - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được biểu diễn dưới sơ dồ sau. Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 32
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Sơ đồ 1.4: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên (Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ) TK 111,112,331 TK152 TK: 621, 627, 641,642, 241 Nhập kho NVL mua ngoài Xuất kho NVL cho sản xuất TK 133 kinh doanh, XDCB TK128,222 TK 331 Góp vốn liên doanh vào cơ sở kinh Nhập kho NVL do nhập khẩu doanh đồng kiểm soát,cty liên kết TK3333, 33312 TK 133 Chênh Chênh thuế nhập TK711 lệch lệch TK811 khẩu đánh đánh giá giảm giá Thuế GTGT tăng hàng NK TK 1388, 1368 TK 154 Xuất NVL cho vay tạm thời Nhập NVL do tự sản xuất, Thuê ngoài gia công TK 411 TK 1381 Nhập kho NVL do nhận vốn góp Nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê kê chưa rõ nguyên nhân TK 711 TK111,112,331 Nhập kho NVL do dược biếu tặng Chiết khấu TM, giảm giá TK 621, 627, 641 hàng mua,hàng mua trả lại Nhập kho NVL đã xuất dùng TK 133 nhưng không hết Giảm thuế GTGT TK 128,222 hàng mua Thu hồi vốn góp vào cớ sở kinh doanh đồng kiểm soát, Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 33
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Ghi chú: Nếu doanh nghiếp sản xuất kinh doanh mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì sơ đồ trên không có TK133. 1.3.2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp áp dụng theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Tài khoản sử dụng: Phương pháp hạch toán 1.3.3 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 1.3.3.1 Quy định trong chuẩn mực kế toán về giảm giá hàng tồn kho Dự phòng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. 1. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập khi giá trị thuần có thể thực hiện của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc và được ghi nhận vào giá vốn hàng bán trong kỳ. 2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối kỳ kế toán năm khi lập báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải thực hiện theo đúng các quy định của chuẩn mực kế toán “ hàng tồn kho” và các quy định của chế độ tài chính hiện hành. 3. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính theo từng thứ tự vật tư, hàng hóa, sản phẩm hàng tồn kho. 4. Cuối niên độ kế toán căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng thứ tự vật tư, hàng hóa, từng loại dịch vụ cung cấp dở dang, xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho niên độ kế toán tiếp theo. 1.3.3.2 Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán + Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phản ánh trên tài khoản 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” sử dụng để điều chỉnh giá gốc hàng tồn kho của các tài khoản hàng tồn kho. + Kết cấu và nội dung phản ánh TK 159 - Bên Nợ: Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 34
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ. - Bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ. - Số dƣ bên Có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ. 1.3.4 Tổ chức sổ sách kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo các hình thức kế toán. + Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong năm hình thức kế toán sau: - Hình thức kế toán nhật ký chung. - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế toán nhật ký chứng từ. - Hình thức kế toán nhật ký sổ cái. - Hình thức kế toán trên máy tính. Dưới đây em xin trình bày về hình thức kế toán chứng từ ghi sổ (đây là hình thức kế toán được sử dụng tại đơn vị thực tập) Đặc điểm: Các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại, tổng hợp số liệu, lập chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng chứng từ ghi số để ghi vào sổ cái các tài khoản. Trong hình thức này việc ghi sổ theo thứ tự thời gian tách rời việc ghi sổ theo nội dung kinh tế trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau. Căn cứ để trực tiếp ghi sổ kế toán tổng hợp là sổ chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái tài khoản. Sổ kế toán sử đụng: Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 35
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Sổ chứng từ ghi sổ- sổ nhật ký tài khoản. + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ- sổ nhật ký tổng quát. + Sổ cái tài khoản. + Sổ( thẻ) chi tiết. Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, thuận tiện cho phân công công việc kế toán. Nhược diểm:ghi chép trùng lặp, khối lượng công việc nhiều. Điều kiện áp dụng: Áp dụng với mọi loại quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh và đơn vị quản lý cũng như đơn vị hành chính sự nghiệp. Trình tự ghi sổ: Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 36
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ (thẻ) chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng kí chứng Chứng từ ghi sổ từ ghi sổ Bảng tổng hợp Sổ cái chi tiết Bảng cân đối TK Báo cáo tài chính (Sơ đồ 1.5) Ghi chú: : Ghi thường xuyên trong kì báo cáo : Ghi ngày cuối quý, năm : Đối chiếu số liệu cuối kì : Ghi cuối tháng. 1.3.5 Hệ thống báo cáo kế toán nguyên vật liệu. Trong quá trình điều hành hay tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh để có được những quyết định kinh tế chính xác, kịp thời đòi hỏi phải có những thông tin mang tính tổng quát, khái quát, có hệ thống và tương đối toàn diện về tình hình và hoạt động, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp sau mỗi kì nhất định. Những thông tin này phải là những thông tin kinh tế chính xác do kế toán thu thập, tổng hợp và cung cấp. Vì vậy, sau mỗi kì kế toán các doanh nghiệp nhất thiết phải lập và lưu hành các báo cáo kế toán. Hệ thống báo cáo kế toán bao gồm: Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 37
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Báo cáo tài chính. + Báo cáo quản trị. 1.3.5.1. Báo cáo tài chính. + Báo cáo tài chính là những báo cáo phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp bằng cách tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính có cùng tính chất kinh tế thành các yếu tố của báo cáo tài chính. Các yếu tố liên quan trực tiếp đến đánh giá tình hình và kết quả kinh doanh trong báo cáo kết quả kinh doanh là doanh thu, thu nhập khác, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo tài chính cũng phản ánh tình hình tạo tiền và lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp.Nói cách khác,báo cáo tài chính là phương tiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính của doanh nghiệp cho các đối tượng quan tâm. + Đối với nguyên vật liệu, báo cáo tài chính phải trình bày các chỉ tiêu liên quan đến nguyên vật liệu bao gồm: Các quy định kế toán áp dụng trong việc đánh giá nguyên vật liệu bao gồm cả phương pháp tính giá trị nguyên vật liệu, tổng số giá gốc cuả nguyên vật liệu và giá gốc của từng loại nguyên vật liệu được phân loại phù hợp với đơn vị, tổng số giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu đã dùng thế chấp, cầm cố như sự đảm bảo cho các khoản nợ. 1.3.5.3 Báo cáo quản trị. + Báo cáo quản trị là những báo cáo chi tiết phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh cuả quản lý trong doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể sử dụng các báo cáo quản trị khác nhau tuy nhiên chúng đều tập trung vào việc phản ánh và cung cấp các thông tin cho mục tiêu quản lý doanh nghiệp. + Đối với nguyên vật liệu, báo cáo kế toán quản trị phản ánh chi tiết tình hình biến động nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo từng loại, từng thứ để phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Báo cáo nguyên vật liệu thường được lập cho từng kho, từng đơn vị, từng bộ phận của doanh nghiệp và toàn doanh nghiệp. Báo cáo kế toán cung cấp thông tin toàn diện, có hệ thống về tình hình sản xuất kinh doanh, kết quả kinh doanh cũng như tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp. Các báo cáo kế toán là cơ sở để cung cấp số liệu để tiến hành phân tích hoạt động kinh doanh, đánh giá hiệu quả kinh doanh, khai thác các tiềm năng của doanh nghiệp. Từ đó có được các phương án kinh doanh có hiệu quả.Vì vậy báo cáo kế toán phải trung thực, chính xác, đảm bảo tính khách quan và tình hình thực tế của doanh nghiệp. Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 38
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN THẾ HUYNH 2.1 Một số nét khái quát về công ty cổ phần Tân Thế Huynh 2.1.1 Giới thiệu chung:  Tên giao dịch tiếng việt: Công ty cổ phần Tân Thế Huynh  Tên giao dịch Tiếng Anh: Tan The Huynh Joint Stock Company  : TT, JS, OO  Trụ sở : xã Ngũ Đoan – huyện Kiến Thụy – TP. Hải Phòng.  Tel : 031.811.594  Email : TanTheHuynhgroup@gmail.com  Mã số thuế : 0 2 0 0 5 7 4 9 5 7 2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển: Công ty cổ phần Tân Thế Huynh được thành lập ngày 24 tháng 12 năm 2003 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 020300665 của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hải Phòng. Với số vốn điều lệ điều ban đầu là 3 tỷ đồng. Nhằm phục vụ cho nhu cầu về nhà ở và các công trình giao thông của người tiêu dùng Tân Thế Huynh chuyên nhận thầu xây dựng các công trình giao thông và công nghiệp,bán các sản phẩm và trang trí đồ nội thất. Đến năm 2009 công ty đã mở rộng thêm một cửa hàng xăng dầu và bán các sản phẩm có liên quan. 2.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh: - Hình thức sở hữu vốn: doanh nghiệp cổ phần. - Lĩnh vực kinh doanh: xây dựng và thương mại - Ngành nghề kinh doanh: + Chuyên nhận thầu xây dựng công trình giao thông và công nhgiệp + Cung cấp sản phẩm đồ gỗ nội thất trang trí cho trường học và trụ sở làm việc các ban nghành toàn huyện. + Cung cấp xăng dầu và các sản phẩm có liên quan. 2.1.4 Những khó khăn và thuận lợi: Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 39
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Thuận lợi: - Toàn thể cán bộ công nhân viên nỗ lực làm việc với nhiệt huyết cao để nâng tầm của mỗi cá nhân, nâng tầm của tổ chức và góp phần nâng tầm của xã hội. - Tân Thế Huynh đã trúng thầu và xây dựng nhiều công trình của huyện và thành phố, tạo dựng cho Tân Thế Huynh bề dày kinh nghiệm trong việc thực hiện các dự án lớn trong tương lai. - Cùng sự phát triển của công ty trong 8 năm qua đội ngũ công nhân viên có kinh nghiệm và trải qua nhiều công trình xây dựng. + Khó khăn: - Các chi phí tăng: giá điện, giá nước, giá xăng kéo theo sự gia tăng về chi phí đầu vào trong doanh nghiệp - Thị trường có nhiều đối thủ cạnh tranh : công ty xây dựng lớn trong thành phố nên gặp khó khăn trong việc đấu thầu. - Với tổng số vốn điều lệ là 3 tỷ thì công ty gặp khó khăn trong việc sản xuất kinh doanh làm cho công việc bị gián đoạn không hoàn thành đúng tiến độ. + Thành tích: - Trong những năm gần đây công ty luôn áp dụng nhiều biện pháp đổi mới để mở rộng sản xuất kinh doanh. Khi mới thành lập doanh nghiệp chỉ có một xưởng mộc đơn sơ và nhận công trình nhỏ. Sau 8 năm đi vao hoạt đông nay công ty đã có trúng thầu nhiều công trình lớn và mở thêmm được một cửa hàng xăng dầu tạo công ăn việc làm và nguồn thu nhập cho người lạo động. - Bên cạnh đó công ty còn nhân được bằng khen của ban nghành thành phố, toàn huyện và tổ chức từ thiện. Trong năn gần đây luôn đi đầu trong phong trào thi đua toàn huyện góp phần vào sự phát triển kinh tế địa phương và đất nước. 2.1.5 Cơ cấu, quản lý tổ chức + Mô hình tổ chức: ( được trình bày ở sơ đồ 2.1) Nhìn vào sơ đồ ta thấy bộ máy tổ chức của công ty được xây dựng theo phương pháp trực tuyến chức năng. Phương pháp này tạo sự thống nhất từ trên xuống dưới và đây là một loại hình được áp dụng phổ biến ở nước ta. Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 40
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Chủ tịch HĐQT kiêm Giám Đốc Phó Giám Đốc 1 Phó Giám Đốc 2 Phòng tổ Bộ Bộ Phòng Phòng chức phận Ban phận kế kế toán hành thi bảo vệ hoạch chính kỹ thuật công (Sơ dồ 2.1) + Chức năng các phòng ban: - Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề có liên quan đế hoạt động của công ty. - Phó giám đốc: Thực hiện các nhiệm vụ do Giám đốc phân công hoặc uỷ quyền. Cụ thể giúp Giám đốc điều hành toàn bộ hoạt đông sản xuất kinh doanh trong công ty. Tham mưu cho Giám đốc trong việc bố trí nhân sự phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, đề xuất các chiến lược kinh doanh . - Phó Giám Đốc 1: là người trực tiếp quản lý phòng kế hoạch, kế toán, tổ chức hành chính. Tham mưu cho Giám đốc trong việc định hướng phát triển kinh tế của công ty. - Phó Giám đốc 2: chịu trách nhiệm trực tiếp bộ phận kỹ thuật, thi công, và ban bảo vệ. Đây bộ phận xây dựng chính trong công ty than mưu cho Giám đốc về thực tiễn và kỹ thuật. - Phòng kế hoạch: làm việc theo ý chỉ của cấp trên giám đốc và phó giám đốc giúp cấp trên hoạch định về các chương trình, kế hoạch kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất cho công ty và đất nước. - Phòng kế toán: Hạch toán, thống kê các hoạt động sản xuất kinh doanh theo quy định của nhà nước. Tham mưu giúp việc cho Giám đốc thực hiện nghiêm túc Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 41
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp các quy định về kế toán tài chính hiện hành. Thường xuyên cung cấp cho Giám đốc về tình hình tài chính, nguồn vốn, hiệu quả sử dụng vốn. - Phòng hành chính: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tác cán bộ, sắp xếp bố trí cán bộ công nhân viên đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh đề ra. Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc. - Bộ phận kỹ thuật: kiểm tra tiến độ thi công sửa lỗi sai trong quá trình thi coong và thiết kế mẫu ký thuật nhà ở, khu công nhiệp nhỏ nhằm tạo ra sản phẩm tronng tương lai. - Bộ phận thi công: là lao động chính trong công ty tạo ra sản phẩm xây dựng. Họ đóng góp một phần quan trọng tạo ra lợi nhuận chủ yếu cho công ty. - Ban bảo vệ: có trách nhiệm chủ yếu là giám sát, trông coi nguyên vật liệu và công trinh đang xây dang dở và giữ gìn trật tự an ninh xã hội. 2.1.6 Tổ chức công tác kế toán tại công ty: 2.1.6.1 Tổ chức bộ máy kế toán: Mô hình tổ chức: (trình bày ở sơ đồ 2.2) Kế toán trưởng Kế toán bán hàng Kế toán kho Thủ quỹ (Sơ đồ 2.2) Chức vụ từng kế toán: - Kế toán trưởng: + Là người chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về việc chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác kế toán trong Công ty. Kế toán có chức năng, nhiệm vụ chỉ đạo chung mọi hoạt động bộ máy kế toán của công ty, bao gồm các mối quan hệ tài chính với cơ quan thuế, kiểm toán, lập các bảng biểu về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 42
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Thường xuyên tham mưu giúp việc cho giám đốc thấy rõ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình, từ đó đề ra biện pháp xử lý. Giúp cho kế toán trưởng là các cán bộ nhân viên làm việc trong văn phòng. - Thủ qũy: giữ tiền và các khoản tương đương tiền; nhập xuất tiền theo giấy tờ hợp lệ của cơ quan (phiếu chi, phiếu xuất); Lập sổ quỹ tiền mặt, sau đó đối chiếu với sổ cái tiền mặt. - Kế toán bán hàng: chịu trách nhiệm về hàng hóa được bán ra, nhập và xuất lên phiếu nhập và xuất kho. Tổng hợp doanh thu báo cáo cho kế toán trưởng để làm kê khai thuế và xác định kết quả kinh doanh trong công ty. - Kế toán kho: theo dõi sự biến động tăng giảm về nguyên vật liệu, hàng hóa và các sản phẩm trong công ty. Tổng hợp từng loại vật liệu sau đó đối chiếu với sổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa. 2.1.6.2 Đặc điểm hình thức hạch toán: Hình thức kế toán:  Chế độ sổ sách của công ty: + Với đặc điểm công ty áp dụng máy vi tính trong công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng tạo ra rất nhiều thuận lợi cho các cán bộ, đặc biệt là các cán bộ nhân viên trong phòng kế toán. Việc áp dụng này giúp cho công tác kế toán giảm bớt công việc ghi chép, đồng thời công việc hạch toán kịp thời và chính xác hơn. + Chế độ kế toán: áp dụng theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC + Hình thức sổ kế toán được áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ + Phương pháp kế toán: làm trên máy tính( làm bằng execl) + Niên độ kế toán bắt đầu tư ngày 01/01 đến 31/12 + Tháng đầu tiên năm tài chính là tháng 1 và hiệu lực báo cáo là 31/3 + Đồng tiên hạch toán là đồng việt nam, ký hiệu là: VNĐ + Phương pháp khấu hao tài sản cố định: phương pháp đường thẳng + Phương pháp tính giá hàng tồn kho: bình quân liê + Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ  Hệ thống tài khoản: Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 43
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Công ty áp dụng theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC về việc sử dụng tài khoản trong doanh nghiệp về tài khoản cấp 1, 2, 3, 4 theo đúng quy định. - Sơ đồ hạch toán kế toán ( được trình bày ở sơ đồ 2.3) Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ (thẻ) chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng kí chứng Chứng từ ghi sổ từ ghi sổ Bảng tổng hợp Sổ cái chi tiết Bảng cân đối TK Báo cáo tài chính ( Sơ đồ 2.3) Ghi chú: : Ghi thường xuyên trong kì báo cáo : Ghi ngày cuối quý, năm : Đối chiếu số liệu cuối kì : Ghi cuối tháng. Đặc trưng cơ bản của hình thức Chứng từ ghi sổ: Đặc trưng cơ bản của hình thức chứng từ ghi sổ là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” việc ghi sổ kế toán bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ. Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 44
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái +Chứng từ ghi sổ được kế toán lập trên cơ sở của từng chứng từ kế toán hay tổng hợp chứng từ kế toán có cùng nội dung kinh tế. + Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ) và có chứng từ kế toán kèm theo, được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ.  Các loại sổ sách được dùng trong hình thức chứng từ ghi sổ. - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký chứng từ - Sổ cái - Các sổ thẻ, chi tiết kế toán có liên quan  Hệ thống báo cáo tài chính: - Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DNN) - Báo cáo kết quả kinh doanh (mẫu số B02-DNN) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B03-DNN) - Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09-DNN) - Bảng cân đối tài khoản(mẫu số F01-DNN)  Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ: + Cuối tháng căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp cùng loại đã được kiểm tra, được làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ.Căn cứ vào chứng từ ghi sổ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. + Cuối tháng phải tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ. Tính ra tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có, số dư tài khoản trên từng sổ cái.Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. + Sau khi khớp đúng số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các thẻ kế toán chi tiết) được dùng làm báo cáo tài chính. + Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo quan hệ tổng số phát sinh nợ bằng tổng số phát sinh có trên bảng cân đối tài khoản và bằng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có phảo bằng nhau trên bảng cân đối số phát sinh. Tổng số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh bằng tổng Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 45
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp số dư tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. 2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh. 2.2.1 Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu tại công ty: 2.2.1.1 Đặc điểm chung về nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh: Công ty cổ phần Tân Thế Huynh là một doanh nghiệp chuyên nhận thầu và thi công công trình xây dựng. Do đó công ty phải sử dụng một khối lượng lớn về vật liệu. Các loại nguyên vật liệu này đa dạng về chủng loại, quy cách.Sự biến động của nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, do đó đòi hỏi sự chú trọng trong việc lựa chọn phương pháp quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của công ty được nhập kho hoàn toàn là do mua ngoài không có nguyên vật liệu tự chế hay liên doanh. Để đảm bảo tiến độ sản xuất, nguyên vật liệu cần phải được cung cấp một cách kịp thời đảm bảo về mặt số lượng và chất lượng, thoả mãn cho nhu cầu sản xuất. Kế toán nguyên vật liệu phải cung cấp được thông tin một cách kịp thời, có hệ thống để phục vụ cho quản trị doanh nghiệp, cho việc lập kế hoạch thu mua vật liệu cũng như công tác tính giá thành sản phẩm. Gắn với những đặc điểm riêng của mình, công ty đã lựa chọn kế toán tổng hợp nguyên liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng phương pháp ghi thẻ song song và đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế. 2.2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu: Do đặc điểm nguyên vật liệu của công ty là đa dạng về chủng loại nên để thuận tiện cho việc quản lý và thực hiện hạch toán, nguyên vật liệu của công ty được phân loại thành từng nhóm khác nhau. Nguyên vật liệu không phân thành nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ mà coi chúng là vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của công ty là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ nó bao gồm hầu hết các vật liệu mà công ty sử dụng như: Cát, xi măng, gạch, sắt thép, đá, vôi, gỗ Trong mỗi Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 46
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau ví dụ như xi măng trắng, xi măng P300, xi măng P400, gạch chỉ, gạch rỗng, thép cuộn, thép dây Nhiên liệu: Được dùng để tạo ra năng lượng phục vụ cho sản xuất. Bao gồm: Xăng, dầu điezen Phụ tùng thay thế: là loại vật tư, phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, mà công ty dùng để sửa chữa máy móc, máy cẩu, máy xúc, máy trộn bê tông, và phụ tùng thay thế xe ôtô như: mũi khoan, lốp xe Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, gỗ không dùng được nữa hay vỏ bao xi măng Cách phân loại trên giúp cho công ty đánh giá được vai trò của từng nguyên vật liệu để từ đó xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu phù hợp với điều kiện sản xuất. Công ty bảo vệ nguyên vật liệu tại kho theo mỗi công trình nhằm tránh hao hụt và tạo sự thuận lợi cho việc thi công xây dựng. Riêng các loại nguyên vật liệu như: cát, sỏi, đá, vôi được đưa thẳng tới công trình. Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt hợp lý trong quá trình vận chuyển dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kế hoạch vật tư đưa ra. 2.2.2 Tính giá nguyên vật liệu: Nguồn vật liệu trong nghành xây dựng nói chung và công ty cổ phần Tân Thế Huynh nói riêng luôn xác định giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định như: + Nguyên tắc giá gốc + Nguyên tắc thận trọng + Nguyên tắc nhất quán + Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tư. 2.2.2.1 Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu của công ty nhập kho chủ yếu là do mua ngoài nhưng đối với nguyên vật liệu như gỗ, cửa nhập kho do công ty tự sản xuất. Vì là đơn vị sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá không có thuế GTGT. Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 47
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Phần lớn nguyên vật liệu mua ngoài theo hợp đồng kinh tế và được giao nhận tại kho nên chí phí vận chuyển bốc dỡ do bên bán chịu. Trong trường hợp này, trị giá vốn thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT. Trị giá vốn thực Số lượng Đơn giá mua Chiết khấu tế nguyên vật liệu = nguyên vật liệu x ghi trên hoá đơn _ thương mại nhập kho nhập kho (chưa có thuế GTGT) ( nếu có) + Ví dụ 1 : Ngày 5/12 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 73020, công ty cổ phần Tân Thế Huynh nhập 180 tấn xi măng với đơn giá là 94.000đ/kg ( đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT) của công ty TNHH Anh Thư. Giá chưa thuế: 16.920.000 Thuế GTGT ( 5% ): 846.000 Tổng giá thanh toán: 17.776.000 Công ty xác định trị giá nhập kho của 180 tấn xi măng là 16.920.000 bằng giá mua chưa có thuế GTGT. 2.2.2.2. Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho Giá trị thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công được tính theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Trị giá NVL tồn kho cuối ngày Trị giá NVL nhập kho ĐGBQ + (cuối kỳ) trước chuyển sang đến thời điểm xuất kho Sau mỗi lần = Số lượng NVL tồn kho cuối ngày Tổng lượng NVL nhập nhập + (cuối kỳ) trước chuyển sang trong kỳ Sau đó căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất kho để tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho: Trị giá NVL ĐGBQ Số lượng NVL = x xuất kho sau mỗi lần nhập xuất kho Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 48
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Ví dụ 2: Ngày 8/12 công ty xuất 80 tấn xi măng cho công trình. Tình hình nhập – xuất kho xi măng tại công ty là: Trị giá tồn kho ngày 1/12 là: số lượng: 310 tấn, thành tiền: 29.067.500 đ Trị giá nhập kho trước ngày 8/12 là: số lượng: 180 tấn, thành tiền: 16.920.000 đ Đơn giá bình quân 29.067.500 16.920.000 trước ngày = + = 93.852 8/12 310 180 Trị giá vật liệu xuất kho ngày 8/12 là: 80 x 93.852 = 7.508.163 đ 2.2.3: Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cô phần Tân Thế Huynh 2.2.3.1 Thủ tục nhập – xuất nguyên vật liệu tại công ty : 2.2.3.1.1: Trình tự nhập kho: +Trường hợp nhập kho vật liệu do mua ngoài: - Theo chế độ kế toán quy định tất cả các loại vật liệu về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. - Toàn bộ quy trình nhập kho nguyên vật liệu tại công ty được bắt đầu từ việc lựa chọn nhà cung ứng, kí kết hợp đồng mua bán, vận chuyển hàng, giao hàng và nhập kho, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán. Các chứng từ như hợp đồng mua bán, hoá đơn GTGT , phiếu nhập kho được luân chuyển và xử lý một cách khoa học - Căn cứ vào các đơn đặt hàng, tình hình sản xuất kinh doanh, bộ phận sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, tính toán nguyên vật liệu đầu vào cần thiết , quy cách chủng loại, để trình giám đốc. Căn cứ vào kế hoạch đó, giám đốc xem xét, chỉ đạo phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm nhà cung ứng thích hợp thông qua việc kí kết hợp đồng mua bán. - Trong quá trình mua nguyên vật liệu, chứng từ quan trọng là hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT cùng với hợp đồng sẽ được gửi lên phòng kế toán. Khi nhận đựơc các chứng từ này, kế toán kiểm tra đối chiếu giữa chúng , sau đó dùng làm căn cứ để ghi vào phiếu nhập kho, chứng từ ghi sổ Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 49
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp - Nhận được thông báo hàng đã về tới công ty, nếu cần kiểm tra hàng trước khi nhập kho thì cán bộ phụ trách kỹ thuật sản xuất , thủ kho và người của phòng kế hoạch sẽ được bố trí để kiểm tra và kết quả kiểm tra sẽ được ghi vào phiếu yêu cầu nhập vật tư sau đó phòng Kế Toán tiến hành lập phiếu nhập kho giao cho thủ kho. Sau khi nhập kho, thủ kho cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho.Phiếu nhập kho gồm 2 liên. - Liên 1: Thủ kho gửi lại cho phòng kế hoạch - Liên 2: Thủ kho dùng để ghi số thực nhập vào thẻ kho sau đó sẽ giao lại cho phòng kế toán. - Phiếu nhập kho sau khi được đưa về phòng kế toán, kế toán kiểm tra lại và căn cứ vào hoá đơn GTGT, các chứng từ liên quan khác để hoàn chỉnh nốt chỉ tiêu “Đơn giá” và “Thành tiền” trên phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT kế toán ghi nhập số liệu vào máy tính. + Trường hợp nhập kho do tự sản xuất: - Do yêu cầu chuyển kho của giám đốc, kế toán vật tư tiến hành lập phiếu nhận hàng thành 2 liên . Sau đó đưa 1 phiếu cho người xuất hàng, làm thủ tục xuất kho và ký nhận rồi sau đó vào thẻ kho. 1 phiếu giao cho người nhận hàng, làm thủ nhập kho và ký nhận ở phần thực nhập và vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán phiếu nhận để kiểm tra sự tăng, giảm vật liệu. Quy trình hạch toán nguyên vật liệu nhập kho Ngƣời yêu cầu Kế toán Thủ kho Yêu cầu nhập kho Lập phiếu nhập kho Ký phiếu và chuyển Nhận phiếu và nhập kho hàng Ghi sổ kế toán vật tư Ghi thẻ kho Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 50
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Ví dụ 3: Biểu số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT- 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG GK/2009B Liên 2: Giao khách hàng 0073020 Ngày 05 tháng 12 năm 2010 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Anh Thư Địa chỉ: Phường Lê Lai- Hồng Bàng- Hải Phòng Số tài khoản: Điện thoại: 031.811.594 MS: 0 2 0 0 5 7 4 9 5 7 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty cổ phần Tân Thế Huynh Địa chỉ: Xã Ngũ Đoan – huyện Kiến Thụy – Hải Phòng Số tài khoản: Hình thức thanh toán:.Tiền mặt MS 0 1 0 2 5 9 5 7 2 9 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x2 Xi măng Tấn 180 94.000 16.920.000 Cộng tiền hàng 16.920.000 Thuế suất GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT 846.000 Tổng cộng tiền thanh toán 17.776.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu bảy trăm bảy sáu nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) ( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hoá đơn) Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 51
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Khi nguyên liệu về, phòng kĩ thuật tiến hành làm thủ tục kiểm tra chất lượng và ghi kết quả kiểm tra vào phiếu yêu cầu nhập vật tư. Biểu số 2: Phiếu yêu cầu nhập vật tƣ Đơn vị: Công ty cổ phần Tân Thế Huynh Địa chỉ: Ngũ Đoan – Kiến Thụy – Hải phòng. PHIẾU YÊU CẦU NHẬP VẬT TƢ Tên chủ hàng: Công ty TNHH Anh Thư Theo hợp đồng số: Ngày 05 tháng 12 năm 2010 Kết quả kiểm STT Tên vật tư ĐVT Số lượng tra 1 Xi măng Tấn 180 Đ +Ghi chú: Kết quả kiểm tra: Nếu đạt thì ghi chữ “Đ”, không đạt thì ghi chữ “K” +Kết luận: Đạt yêu cầu. TP kinh doanh Nhân viên kiểm tra Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 52
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn, phòng kế toán vật tư lập phiếu nhập kho nguyên vật liệu. Biểu số 3: Phiếu nhập kho Mẫu số: 01 -VT CTY CỔ PHẦN TÂN THẾ HUYNH (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC) Xã Ngũ Đoan- H.Kiến Thụy- Hải Phòng Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Số CT: NK69 TK ghi nợ:152 TK ghi có: 111 Họ tên người giao hàng: Lý do nhận hàng: Nhập xi măng của công ty TNHH Anh Thư– HĐ 0073020 Nhập tại kho: Kho công ty Số lƣợng Mã ĐV STT Tên hàng Đơn giá Thành tiền số Tính Theo Thực chứng thực nhập 1 Xi măng X Tấn 180 180 94.000 16.920.000 Tổng cộng 16.920.000 Số tiền bằng chữ: Mười sáu triệu chín trăm hai mười nghìn đồng chẵn. Ngày 05 tháng 12năm 2010 Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 53
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 4: Hóa đơn giá trị gia tăng HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT- 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG GK/2009B Liên 2: Giao khách hàng 0011378 Ngày 15 tháng 12 năm 2010 HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT- Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hòa An 3LL Địa chỉ: Thanh Sơn- Kiến Thụy- Hải Phòng GIÁ TRỊ GIA TĂNG GK/2009B Số tài khoản: Liên 2: Giao khách hàng 0073020 Điện thoại: 031.978.786 MS: 0 2 0 0 5 9 6 7 5 Ngày 05 tháng 12 năm 2010 HọĐơn tên ngườivị bán muahàng: hàng: Công ty TNHH Anh Thư TênĐịa đơn chỉ: vị: Phường Công ty Lê cổ Lai phần- Hồng Tân Bàng Thế Huynh - Hải Phòng ĐịaSố chỉ: tài khoản: Xã Ngũ Đoan – huyện Kiến Thụy – Hải Phòng Số tài khoản: Điện thoại: 031.811.594 MS: 0 2 0 0 5 7 4 9 5 7 Hình thức thanh toán:.Chịu MS 0 1 0 2 5 9 5 7 2 9 Họ tên người mua hàng: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Tên đơn vị: Công ty cổ phần Tân Thế Huynh A B C 1 2 3 = 1x2 Địa chỉ: Xã Ngũ Đoan – huyện Kiến Thụy – Hải Phòng Số tài khoản: Thép Φ10 Tấn 3 16.950.000 50.850.000 Hình thức thanh toán:.Tiền mặt MS 0 1 0 2 5 9 5 7 2 9 Thép Φ12 Tấn 2,5 16.750.000 41.875.000 STTThép Tên Φ16 hàng hoá, dịch vụ ĐơnTấn vị tính Số3 lượng 16.700.000Đơn giá Thành50.100.000 tiền A B C 1 2 3 = 1x2 Cộng tiền hàng 142.852.000 Thuế suấtXi GTGT: măng 10 % Tấn Tiền thuế GTGT180 94.000 14.216.920.00082.500 Tổng cộng tiền thanh toán 157.134.500 Số tiền viết bằng chữ: một trăm năm bảy triệuCộng một trămtiền hàng bốn ba nghìn năm trăm đồng. 16.920.000 Thuế suất GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT 846.000 Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Tổng cộng tiền thanh toán 17.776.000 ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu bảy trăm bảy sáu nghìn đồng chẵn ( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hoá đơn) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Sinh viên: ( Ký, Vũ ghi Thị rõ họMận tên) _ Lớp QT (1104K Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ 54 tên)
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 5: Phiếu nhập kho Mẫu số: 01 -VT CTY CỔ PHẦN TÂN THẾ HUYNH (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC) Xã Ngũ Đoan- H.Kiến Thụy- Hải Phòng Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Số CT: NK70 TK ghi nợ:152 TK ghi có: 111 Họ tên người giao hàng: Lý do nhận hàng: Nhập Thép của công ty TNHH Hòa An– HĐ 0011378 Nhập tại kho: Kho công ty Số lƣợng Mã ĐV Theo Thực STT Tên hàng Đơn giá Thành tiền số Tính chứng nhập thực Thép Φ10 Tấn 3 3 16.950.000 50.850.000 Thép Φ12 Tấn 2,5 2,5 16.750.000 41.875.000 Thép Φ16 Tấn 3 3 16.700.000 50.100.000 Tổng cộng 142.852.000 Số tiền bằng chữ: : một trăm năm bảy triệu một trăm bốn ba nghìn năm trăm đồng Ngày 15 tháng 12năm 2010 Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 55
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.2.3.1.2: Trình tự xuất kho: Vật liệu chủ yếu được xuất kho cho đội xây dựng thuộc công ty để thi công công trình. + Xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh: Trước tiên Phòng kinh tế kế hoạch căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất của từng công trình, dự toán công trình và các yêu cầu tiến độ thi công đưa theo các chỉ tiêu kinh tế rồi đưa vào thi công cho các đội công trình. Các đội công trình căn cứ vào nhiệm vụ để thi công kịp thời. Trong quá trình thi công, những vật tư nào cần sử dụng thì lập kế hoạch sau đó gửi lên Phòng vật tư xem xét, xác nhận chuyển sang Phòng kế toán xin cấp vật tư. Đối với công trình có lượng vật tư tiêu hao lớn thì căn cứ khối lượng hiện vật thực hiện trong tháng, cán bộ kỹ thuật sẽ bóc tách lượng vật tư tiêu hao theo định mức để ghi phiếu xuất vật tư cho từng đối tượng sử dụng. Căn cứ vào kế hoạch về sử dụng số lượng vật tư theo yêu cầu được tính toán theo mức sử dụng, kế toán kho nhập dữ liệu vào sổ có liên quan. Phiếu xuất kho được viết thành 2 liên Liên 1: Thủ kho gửi lại cho phân xưởng(nơi lập phiếu) Liên 2: Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho và sau đó sẽ chuyển cho phòng kế toán QUY TRÌNH HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU XUẤT KHO Ngƣời yêu cầu Kế toán Thủ kho Yêu cầu xuất kho Lập phiếu xuất kho Nhận phiếu Ký phiếu và nhận hàng Xuất kho Nhận lại phiếu Ghi sổ kế toán vật tư Ghi Thẻ kho Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 56
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Ví dụ 4: Ngày 08/12/2010 yêu cầu cấp vật tư cho công trình xây dựng ủy ban xã Đoàn Xá. Biểu số 6: Phiếu yêu cầu cấp vật tƣ Đơn vị: Công ty cổ phần Tân Thế Huynh Địa chỉ: Ngũ Đoan – Kiến Thụy – Hải phòng. PHIẾU YÊU CẦU CẤP VẬT TƢ Ngày 08 tháng 12 năm 2010 Tên tôi là: Vũ Thị Hoa Thuộc bộ phận: Bộ phận thi công Lý do: Xuất nguyên liệu cho công trình Đề nghị cấp một số vật tư như sau: STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đề nghị Thực hiện 1 Xi măng Tấn 80 2 Thép Tấn 3 3 Cát mịn M3 50 Thủ trưởng đơn vị Phòng kỹ thuật Phụ trách bộ phận Người yêu cầu (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 57
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 7: Phiếu xuất kho Mẫu số: 02 -VT CTY CỔ PHẦN TÂN THẾ HUYNH (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC) Xã Ngũ Đoan- H.Kiến Thụy- Hải Phòng Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU XUẤT KHO Số CT: PX189 TK ghi nợ:154 TK ghi có: 152 Họ tên người người nhận hàng: Lý do xuất hàng: Xuất vật tư cho công trình xây dựng UBND xã Đoàn Xá Xuất tại kho: Kho công ty Số lƣợng Mã ĐV STT Tên hàng Đơn giá Thành tiền số Tính Yêu cầu Thực xuất 1 Xi măng XM Tấn 80 80 93.852 7.508.163 2 Thép T Tấn 3 3 15.489.000 46.467.000 3 Cát mịn C M3 50 50 362.400 18.120.000 Tổng cộng 72.095.163 Số tiền bằng chữ: Báy hai triệu không trăm chín năm nghìn một trăm ba sáu đồng Ngày 08 tháng 12 năm 2010 Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 58
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.2.3.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh: Một trong những yều cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn cho từng loại, nhóm vật liệu cả về số lượng, chất lượng và giá trị. Bằng việc tổ chức và hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu công ty cổ phần Tân Thế Huynh sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty được tiến hành đồng thời tại phòng kế toán và kho. Trước hết phải hạch toán bằng phương pháp chứng từ để phản ánh tất cả các nghiệp nhập, xuất nguyên vật liệu. Tại công ty các chứng từ và sổ sách kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toán chi tiết là: + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Hóa đơn GTGT + Thẻ kho + Sổ ( thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu + Bảng tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu của công ty sử dụng phương pháp hạch toán ghi thẻ song song. Nội dung hạch toán chi tiết được tiến hành như sau: Ở kho: + Thủ kho sử dụng thẻ kho (Biểu số 8 ) để theo dõi tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu về mặt hiện vật, nhằm xác định căn cứ cho việc tồn kho dự trữ nguyên vật liệu, đồng thời cũng xác định được trách nhiệm vật chất của thủ kho. + Mỗi thẻ kho dùng để ghi chép cho một thứ nguyên vật liệu. Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập ( xuất) nguyên vật liệu phát sinh sau khi thực hiện công việc nhập kho ( xuất kho) thủ kho sẽ ghi số lượng thực nhập ( thực xuất) vào phiếu nhập kho( Phiếu xuất kho). Căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho (liên 2) thủ kho ghi số lượng thực nhập( Thực xuất) vaò thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng tồn kho nguyên vật liệu để ghi chép vào cột “tồn” của thẻ kho.Các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho sau kho được sử dụng để ghi vào thẻ kho sẽ được thủ kho bảo quản đề giao cho kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Ở phòng kế toán: Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 59
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết (Biểu số 9 ) để ghi chép tình hình nhập xuất cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. + Hàng tuần, nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, đổng thời ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho về phòng kế toán. Ở phòng kế toán, kế toán vật tư kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh nốt chỉ tiêu giá trị trên các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Đối với phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT( của người bán), các chứng từ khác liên qua để tính ra „„Đơn giá‟‟ và „„Thành tiền‟‟. Còn đối với phiếu xuất kho, để giúp cho việc tính „„Đơn giá‟‟ cho từng phiếu xuất được đơn giản, kế toán sử dụng chỉ tiêu số lượng trên phiếu xuất kho để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu và từ sổ chi tiết nguyên vật liệu tính ra đơn giá xuất, tổng giá trị xuất của mỗi loại nguyên vật liệu xuất kho. Căn cứ vào đơn giá xuất trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, kế toán hoàn thành nốt chỉ tiêu „„Đơn giá‟‟ và „„Thành tiền‟‟ trên phiếu xuất kho. + Để có thể quản lý chi tiết nguyên vật liệu cả về hiện vật và giá trị, phòng kế toán của công ty đã sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu ( Biểu số 5). Các sổ chi tiết này được mở chi tiết cho từng thứ nguyên vật liệu. Cơ sở để ghi sổ là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và sổ chi tiết kỳ trước. + Ví dụ 5: Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 60
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 8 : Thẻ kho Mẫu số: 06 -VT CTY CỔ PHẦN TÂN THẾ HUYNH (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC) Xã Ngũ Đoan- H.Kiến Thụy- Hải Phòng Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ: 31/12/2010 Tờ số: Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xi mămg Đơn vị tính: Tấn STT Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Chữ kí xác nhập, nhận của Ngày Số xuất Nhập Xuất Tồn kế toán Dƣ đầu tháng 310 1 05/12 69 Nhập kho 08/12 180 490 2 08/12 189 Xuất kho 08/12 80 410 26 26/12 104 Nhập kho 26/12 48 257 . Cộng số phát sinh 728 863 175 Dƣ cuối tháng 175 Thủ kho Ngày 31 tháng 12 năm 2010 (Ký, họ tên) Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 61
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 9 : Sổ chi tiết nguyên vật liệu Đơn vị: Công ty cổ phần Tân Thế Huynh Mẫu số S07-DNN Địa chỉ: xã Ngũ Đoan-Kiến Thụy-Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC) Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HÓA) Năm:2010 Tài khoản: 152 Tên, quy cách vật tƣ: Xi măng Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ TK Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Diễn giải Đơn giá SH NT Đối ứng SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền Số dƣ đầu kỳ 310 29.067.500 05/12 PNK69 Nhập xi măng 111 94.000 180 16.920.000 490 45.987.500 08/12 PXK189 Xuất xi măng cho công 154 93.852 80 7.508.163 410 38.479.337 trình . Cộng phát sinh 728 68.704.400 863 81.235.845 175 16.536.055 Số dƣ cuối kỳ 175 16.536.055 Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 62
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết nguyên vật liệu với số trên thẻ kho, nếu khớp nhau( về số lượng) thì các số liệu ở trên sổ chi tiết nguyên vật liệu được dùng để lập “ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn”(Biểu số 6). Mục đích lập bảng này là để đối chiếu số liệu giữa bảng vơí sổ liệu trên sổ cái TK 152 nhằm kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép. Biểu số 10 : Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu Đơn vị: Công ty cổ phần Tân Thế Huynh Mẫu số S08-DNN Địa chỉ: xã Ngũ Đoan-Kiến Thụy-Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC) Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ HÀNG HÓA, SẢN PHẨM Tài khoản: 152 Tháng 12 năm 2010 STT Tên qui cách vật Số tiền liệu, sản phẩm, Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn trong kỳ hàng hóa, dụng cụ 1 Xi măng 29.067.500 68.704.400 81.235.845 16.536.055 2 Thép 100.269.800 1.590.003.390 1.426.200.690 264.072.500 3 Cát mịn 56.446.030 857.576.020 848.679.034 65.343.016 4 Cát vàng 83.490.069 658.393.005 620.000.063 121.883.011 . Cộng 1.889.155.524 4.487.147.428 4.909.492.376 1.466.810.576 Ngày 31 tháng 10 năm 2010 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 63
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.2.4 Tổ chức kê toán tổng hợp nguyên vật liệu : Song song với công việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là công việc không thể thiếu được trong công tác kế toán nguyên vật liệu. Vậy kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản để phản ánh, kiểm tra, giám sát các đối tượng kế toán ở dạng tổng hợp có cùng nội dung kinh tế. Do đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty cổ phần Tân Thế Huynh đa dạng và phong phú, công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu. Công ty sử dụng tài khoản 152 để phản ánh quá trình nhập, xuất nguyên vật liệu và tài khoản 331, tài khoản 111, tài khoản 112, tài khoản 154. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức kế toán thích hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp có ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Chính vì vậy các loại sổ sách kế toán của công ty sử dụng đều phải tuân theo những quy định chung của hình thức này, bao gồm: - Sổ cái TK 152- Nguyên liệu, vật liệu - Sổ chi tiết nguyên vật liệu. Các sổ liên quan khác như sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp vật tư, sổ cái TK 154 . 2.2.4.1 Tổ chức kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu : Trong nền kinh tế hiện nay việc mua bán được diễn ra thường xuyên trên cơ sở thuận mua vừa bán. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp chuyên về xây dựng thì việc mua bán nguyên vật liệu là một tất yếu. Đối với công trình lớn, tiến độ thi công dài đòi hỏi phải có nhiều đơn vị mua bán và có trách nhiệm thanh toán với người bán sau một thời gian. Đối với những vật tư mua lẻ có giá trị nhỏ có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt. Còn đối với những vật tư có giá trị lớn, công ty thường sử dụng hình thức thanh toán bằng chuyển khoản hay tiền vay ngắn hạn. Bên cạnh đó công ty cũng dùng hình thức thanh toán trả chậm đối với những nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên với công ty. Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 64
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.2.4.1.2 Đối với nguyên vật liệu nhập kho do nguồn mua ngoài: Khi công ty tiến hành thi công công trình đồng thời tiến hành mua nguyên vật liệu. Công ty xác định số tiền thanh toán khi mua một lượng vật liệu để trả ngay cho người bán hoặc tùy vào khả năng của công ty. Sau đó công ty thông báo với đơn vị bán để khi hàng về thì hóa đơn về cùng, tránh trường hợp hàng về mà hóa đơn chưa về hoặc ngược lại. Như vật kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất hàng và hóa đơn cùng về, do đó công tác ghi sổ kế toán đơn giản hơn. Để theo dõi quan hệ thanh toán với người bán công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán trên tài khoản 331- phải trả người bán. Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết nguyên vật liệu nhập kho và quá trình thanh toán với người bán. + Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu nhưng chưa thanh toán cho người bán: Mô hình nghiệp vụ: TK 331 TK 152 Mua NVL TK 133 - Ví dụ: Ngày 15/12/2010 mua thép các loại của công ty TNHH Hòa An. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0011378 có: + Giá mua chưa có thuế: 142.852.000 + Thuế GTGT( thuế suất 10%): 14.285.200 + Tổng giá thanh toán: 157.137.200 - Theo thoả thuận, toàn bộ chi phí vận chuyển bốc dỡ sẽ do bên bán chịu. - Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán - Khi nhận được hoá đơn GTGT trên: + Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 65
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Cuối kỳ, Kế toán tổng hợp căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho lập chứng từ ghi sổ. Biểu số 11 : Chứng từ ghi sổ Đơn vị: Công ty cổ phần Tân Thế Huynh Mẫu số S02a-DNN Địa chỉ: xã Ngũ Đoan-Kiến Thụy-Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC) Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC Chøng tõ ghi sæ Số: 289 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có - Nhập mua thép các loại 152 331 142.852.000 - Thuế GTGT 1331 331 14.285.200 Cộng 157.137.200 ( Kèm theo 2 chứng từ gốc) Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 66
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng: Mô hình nghiệp vụ: TK 112 TK 152 Mua NVL TK 133 - Ví dụ: Ngày 23/12/2010 mua sơn các loại của công ty TNHH Huệ Tâm . Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 001938 có: + Giá mua chưa có thuế: 45.293.000 + Thuế GTGT( thuế suất 5%): 2.264.650 + Tổng giá thanh toán: 47.557.650 - Theo thoả thuận, toàn bộ chi phí vận chuyển sẽ do bên bán chịu. - Hình thức thanh toán: Chuyển khoản - Khi nhận được hoá đơn GTGT trên: + Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. + Kế toán thanh toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, uỷ nhiệm chi của ngân hàng để định khoản. + Cuối kỳ, Kế toán tổng hợp căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho và ủy nhiệm chi lập chứng từ ghi sổ. Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 67
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 12 : Chứng từ ghi sổ Đơn vị: Công ty cổ phần Tân Thế Huynh Mẫu số S02a-DNN Địa chỉ: xã Ngũ Đoan-Kiến Thụy-Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC) Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC Chøng tõ ghi sæ Số: 293 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có - Nhập sơn các loại 152 112 45.293.000 - Thuế GTGT 1331 112 2.264.650 Cộng 47.557.650 ( Kèm theo 3 chứng từ gốc) Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 68
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt: : Mô hình nghiệp vụ: TK 111 TK 152 Mua NVL TK 133 - Ví dụ: Lấy ví dụ 1 + Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0073020, phiếu nhập kho 69, để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu + Cuối kỳ, Kế toán tổng hợp căn cứ vào hoá đơn GTGT , phiếu nhập kho, phiếu chi lập chứng từ ghi sổ Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 69
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 13 : Chứng từ ghi sổ Đơn vị: Công ty cổ phần Tân Thế Huynh Mẫu số S02a-DNN Địa chỉ: xã Ngũ Đoan-Kiến Thụy-Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC) Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC Chøng tõ ghi sæ Số: 284 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có - Nhập xi măng 152 111 16 920.000 - Thuế GTGT 1331 111 846.000 Cộng 17.766.000 ( Kèm theo 3 chứng từ gốc) Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 70
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Đối với nguyên vật liệu mua về nhưng không nhập kho mà đưa thẳng xuống công trình như; cát, sỏi, đá do khối lượng công trình lớn, kho không chứa đủ nên kế toán vật tư căn cứ vào hóa đơn kiêm phiếu nhập kho của người bán để nhập kho của vật liệu như đối với trường hợp nhập kho vật liệu từ nguồn mua ngoài. 2.2.4.2 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu xuất kho: Tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh việc xuất kho nguyên vật liệu chủ yếu phục vụ để xây dựng các công trình kịp tiến độ thi công. - Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 189 + Kế toán nguyên vật liệu để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. + Cuối kỳ, Kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ. Biểu số 14 : Chứng từ ghi sổ Đơn vị: Công ty cổ phần Tân Thế Huynh Mẫu số S02a-DNN Địa chỉ: xã Ngũ Đoan-Kiến Thụy-Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC) Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC Chøng tõ ghi sæ Số: 285 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có - Xuất xi măng cho công trình 154 152 7.508.163 - Xuất thép cho công trình 154 152 46.467.000 - Xuất cát mịn cho công trình 154 152 18.120.000 Cộng 72.095.163 ( Kèm theo 3 chứng từ gốc) Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 71
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 15 : Sổ Đăng Ký Chứng Từ Đơn vị: Công ty cổ phần Tân Thế Huynh Mẫu số S02b-DNN Địa chỉ: xã Ngũ Đoan-Kiến Thụy-Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC) Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC Sæ ®¨ng ký chøng tõ Năm 2010 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng . 190 31/10 15.960.000 191 31/10 8.750.000 192 31/10 18.400.000 284 31/12 17.776.000 285 31/12 72.095.163 . 289 31/12 157.137.200 293 31/12 19.026.000 . . Cộng 75.655.750.174 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 72
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Biểu số 16: Sổ Cái Đơn vị: Công ty cổ phần Tân Thế Huynh Mẫu số S02c1-DNN Địa chỉ: xã Ngũ Đoan-Kiến Thụy-Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC) Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC Sæ c¸i Năm: 2010 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: 152 Ngµy Chøng tõ ghi sæ Sè hiÖu Sè tiÒn Ghi th¸ng DiÔn gi¶i tµi kho¶n Sè Ngµy chó ghi sæ ®èi øng Nî Cã hiÖu th¸ng -Số dư đầu năm 1.889.155.524 -Số phát sinh 31/2 284 31/12 Nhập xi măng 111 17.776.000 31/12 285 31/12 Xuất vật tư cho công trình 154 72.095.163 . . 31/12 289 31/12 Nhập thép các loại 331 157.137.200 . . 112 31/12 293 31/12 Nhập sơn các loại 19. 026. 000 - Cộng số phát sinh 4.487.147.428 4.909.492.376 -Số dư cuối năm 1.466.810.576 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 73
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp 2.2.5: Công tác kiểm kê kho tại công ty: Xuất phát từ quy định của nhà nước đối với các doanh nghiệp ít nhất phải kiểm kê một năm một lần và yêu cầu thực tế của công ty. Vì vậy vào cuối năm công ty tiến hành kiểm kê kho để kiểm tra số lượng, tình trạng, chủng loại, chất lượng của từng loại nguyên vật liệu. Cuối năm khi công ty kiểm kê có phát hiện có sự chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, nhằm bảo vệ tài sản và chấn chỉnh công tác vật tư ở công ty. Trước khi kiểm kê, thủ kho phải tiến hành hoàn tất thẻ kho, tại phòng kế toán phải khóa sổ kế toán nguyên vật liệu và tính toán giá trị tồn kho vật tư tính đến thời điểm cuối năm theo giá hiện hành. Thông qua việc cân, đong, đo, đếm hội đồng biên bản kiểm kê lập biên bản kiểm kê vật tư. Căn cứ vào biên bản kiểm kê hội đồng kiểm kê cùng ban giám đốc có quyết định xử lý, thích hợp như sau: - Thanh lý, nhượng bán quyết định xử lý bồi thường nếu có nhân viên làm mất hoặc gây hỏng trong quá trình thu mua, vận chuyển hay bảo quản Căn cứ vào biên bản xử lý kết quả kiển kê, kế toán tiến hành ghi sổ. + Ví dụ: Công tác kiểm kê kho tại công ty: Ngày 31/12/2010 công ty tiến hành kiểm kê kho tại công ty bao gồm nhà kho tại công ty, kho tại công trình xây dựng trụ sở làm việc xã Ngũ Đoan, xây dựng tuyến đường xã Kiến Quốc, công trình xây nhà mầm non xã Đại Hợp. - Trước hết công ty thành lập hội đồng kiểm kê vật tư để tiến hành kiểm kê kho bao gồm: 1: Ông Mạc Như Xoang – Chức vụ: Giám Đốc 2: Ông Vũ Duy Thiếu – Chức vụ: Đội trưởng đội thi công 3: Ông Vũ Duy Lám – Chức vụ: Thủ kho 4: Bà Nguyễn Thị Thùy – Chức vụ: Kế toán vật tư + Ngày 31/12/2010 thủ kho tiến hành khóa sổ thẻ kho của vật tư như: xi măng, sắt thép, đá .đồng thời kế toán vật tư khóa sổ chi tiết nguyên vật liệu của các loại vật tư như xi măng, đá, sắt thép +Sau khi kiểm kê thu được kết quả như sau: Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 74
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Đơn vị: Công ty cổ phần Tân Thế Huynh Mẫu số S07-DNN Địa chỉ: xã Ngũ Đoan-Kiến Thụy-Hải Phòng (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC) Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC Biểu số 17: BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƢ,SẢN PHẨM,HÀNG HÓA Thời điểm kiểm kê: Bắt đầu vào 8h sáng - kết thúc 16h chiều ngày 31 tháng12 Năm 2010. Ban kiểm kê gồm: Ông: Mạc Như Xoang Trưởng ban . Ông : Ông Vũ Duy Thiếu Uỷ viên Ông ; Vũ Duy Lám Uỷ viên Bà: .Nguyễn Thị Thùy . Ủy viên S Tên nhãn Chênh lệch Phẩm chất T hiệu,quy cách vật Mã số Đơn Đơn giá Theo sổ kế toán Theo kiểm kê T tư,sản phẩm.hàng vị Thừa Thiếu Còn tốt Kém Mất 100% phẩm phẩm hóa tính chất chất Số Thành tiền Số Thành tiền Số Thành Số Thành tiền lượng lượng lượng tiền lượng 1 X măng XM Tấn 94.491,76 175 16.536.058 175 16.536.058 × 2 Thép Φ12 TΦ12 Tấn 16.550.750 2,75 45.514.563 2,5 41.376.875 0,25 4.137.688 . . Gíám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê (ý kiến giải quyết,kí đóng dấu) (kí,họ tên) (kí,họ tên) (kí,họ tên) Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 75
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp + Sau khi kết quả hội đồng kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân làm thiếu mất 0,05 tấn thép Φ12. + Cuối ngày kế toán tiến hành ghi sổ: Nợ TK 138: 4.137.688 đ Có TK 152: 4.137.688 đ Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 76
Trường: ĐHDL Hải Phòng Khóa luận tốt nghiệp Chƣơng III: CHƢƠNG 3: PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN THẾ HUYNH 3.1 Đánh giá chung về công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tân Thế Huynh: Trong suốt quá trình từ khi thành lập công ty cổ phần Tân Thế Huynh luôn cố gắng phát triền để đứng vững trên thị trường, song có lúc gặp khó khăn phức tạp và nhất khi xuất hiện nền kinh tế thị trường. Công ty có bước tiến rõ rệt về nhiều mặt: - Sản xuất kinh doanh có hiệu quả - Đảm bảo đời sống công nhân viên ngày một nâng cao - Làm tròn nghĩa vụ với nhà nước. - Không ngừng tăng cường vốn đầu tư vào xây dựng cơ sở vật chất và mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác sản xuất ngày càng hoàn chỉnh hơn. - Luôn luôn áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật mới vào trong sản xuất để tạo hiệu quả kinh tế cao nhất. Để công ty đứng vững và phát triển trên thị trường như hiện có sự cạnh tranh như hiện nay đòi hỏi nhà quản lý luôn cố gắng nỗ lực hết mình để phù hợp với xu thế thị trường. Hạch toán kinh tế là bộ phận cấu thành của công cụ quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp đồng thời là công cụ đắc lực phục vụ cho nhà nước trong quản lý lãnh đạo, chỉ đạo kinh doanh. Vì vậy trong công ty kế toán phải thực hiện đầy đủ những quy định cụ thể, thống nhất phù hợp với tính toán khách quan và nội dung yêu cầu kinh tế của một cơ chế nhất định. Việc nghiên cứu cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp là một vấn đề hết sức cần thiết đối với công ty cổ phần Tân Thế Huynh là một đơn vị kinh doanh hoạt động độc lập thì điều này càng trở nên bức thiết hơn và cần thực hiện đúng các nguyên tắc sau: Thứ nhất: Kế toán nguyên vật liệu phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của việc hạch toán kế toán nguyên vật liệu do bộ nghành quy định. Trong hạch toán Sinh viên: Vũ Thị Mận _ Lớp QT 1104K 77