›
›

Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng phát triển Đức Thịnh - Nguyễn Thị Thảo

pdf 107 trang huongle 840
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng phát triển Đức Thịnh - Nguyễn Thị Thảo", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfkhoa_luan_hoan_thien_to_chuc_cong_tac_ke_toan_nguyen_vat_lie.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng phát triển Đức Thịnh - Nguyễn Thị Thảo

  1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG ISO 9001 : 2008 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Sinh viên : Nguyễn Thị Thảo Giảng viên hƣớng dẫn: TS. Nguyễn Văn Tỉnh HẢI PHÒNG - 2012
  2. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG PHÁT TRIỂN ĐỨC THỊNH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN Sinh viên : Nguyễn Thị Thảo Giảng viên hƣớng dẫn: TS. Nguyễn Văn Tỉnh HẢI PHÒNG - 2012 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 2
  3. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo Mã SV: 120480 Lớp: QT 1205K Ngành: Kế toán - Kiểm toán Tên đề tài: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng phát triển Đức Thịnh Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 3
  4. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI 1. Nội dung và các yêu cầu cần giải quyết trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp (về lý luận, thực tiễn, các số liệu ). . . . . . . 2. Các tài liệu, số liệu cần thiết: . Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 4
  5. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu . . . 3. Địa điểm thực tập tốt nghiệp. . . Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 5
  6. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu CÁN BỘ HƢỚNG DẪN ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Ngƣời hƣớng dẫn thứ nhất: Họ và tên: Học hàm, học vị: Cơ quan công tác: Nội dung hƣớng dẫn: . . . . Ngƣời hƣớng dẫn thứ hai: Họ và tên: Học hàm, học vị: Cơ quan công tác: Nội dung hƣớng dẫn: . . Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 6
  7. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu . . Đề tài tốt nghiệp đƣợc giao ngày tháng năm 2010 Yêu cầu phải hoàn thành xong trƣớc ngày tháng năm 2010 Đã nhận nhiệm vụ ĐTTN Đã giao nhiệm vụ ĐTTN Sinh viên Người hướng dẫn Hải Phòng, ngày tháng năm 2010 HIỆU TRƢỞNG GS.TS.NGƢT Trần Hữu Nghị Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 7
  8. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu PHẦN NHẬN XÉT TÓM TẮT CỦA CÁN BỘ HƢỚNG DẪN 1. Tinh thần thái độ của sinh viên trong quá trình làm đề tài tốt nghiệp: 2. Đánh giá chất lƣợng của đề tài (so với nội dung yêu cầu đã đề ra trong nhiệm vụ Đ.T. T.N trên các mặt lý luận, thực tiễn, tính toán số liệu ): Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 8
  9. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu 3. Cho điểm của cán bộ hƣớng dẫn (ghi cả số và chữ): Hải Phòng, ngày tháng năm 2010 Cán bộ hướng dẫn (Ký và ghi rõ họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 9
  10. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƢƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁNNGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 3 1.1. Những vấn đề lý luận về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp 3 1.1.1.Khái niệm, đặc điểm,vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. 3 1.1.2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 6 1.2.Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp 7 1.2.1. Hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu 7 1.2.2. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 22 CHƢƠNG II TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG PHÁT TRIỂN ĐỨC THỊNH 32 2.1.Khái quát về công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh 32 2.1.1. Quá trình hình thànhvà phát triển của công ty Cổ Phần Xấy Dựng Phát Triển Đức Thịnh 32 2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 36 2.1.3.Công tác kế toán tại công ty 38 2.2.Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh 41 2.2.1. Đặc điểm tổ chức nguyên vật liệu tại công ty 41 2.2.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty 42 2.2.3.TK sử dụng của công ty 44 2.2.4.Thủ tục nhập- xuất nguyên vật liệu 44 2.2.5. Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 55 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG PHÁT TRIỂN ĐỨC THỊNH 84 3.1. Đánh giá về sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, tổ chức công tác kế toán và kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh 84 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 10
  11. 3.1.1.Những ƣu điểm: 84 3.1.2. Nhƣợc điểm: 85 3.1.3. Nguyên nhân của những tồn tại 86 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh 87 3.2.1.Sự cần thiết, yêu cầu hoàn thiện,nguyên tắc hoàn thiện, phạm vi vàmức độ hoàn thiện 87 3.2.2.Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh 88 KẾT LUẬN 94 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 96
  12. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu LỜI MỞ ĐẦU NVL là một trong 3 yếu tố cơ bản, là cơ sở vật chất trong quá trình sản xuất để hình thành thực thể sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu thƣờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của sản xuất sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng trong giá thành của sản phẩm. Chính vì vậy mà kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giữ một vị trí quan trọng, nó ghi chép toàn bộ tình hình nguyên vật liệu từ khâu thu mua, nhập kho, xuất dùng, tồn kho, làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu, nó sẽ phản ánh chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm sản xuất ra, tình hình sử dụng, bảo quản, tồn kho. Tiết kiệm, chi phí nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng để giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhận thức đƣợc vị trí, vai trò, tầm quan trọng của nguyên vật liệu và kế toán nguyên vật liệu trong thời gian thực tập tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh, em đã đi sâu tìm hiểu về nguyên vật liệu,kế toán nguyên vật liệu và đã chọn đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình là: “ Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh” Khóa luận ngoài lời mở đầu và kết luận đƣợc kết cấu thành 3 chƣơng: Chương I: Lý luận chung về nguyên vật liệu và tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. Chương II: Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh. Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh. Khóa luận đƣợc viết nhờ có sự giúp đỡ động viên của Ban Giám Đốc, các cô, chú cán bộ phòng tài chính kế toán công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh, các thầy cô giáo trong trƣờng cùng thầy giáo hƣớng dẫn. Nhƣng do thời gian có hạn và trình độ còn nhiều hạn chế nên khóa luận không thể tránh Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 1
  13. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp của BGĐ, Phòng tài chính kế toán công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh, các thầy cô và các bạn để bài viết của em đƣợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 2
  14. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu CHƢƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁNNGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1. Những vấn đề lý luận về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp 1.1.1.Khái niệm, đặc điểm,vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. 1.1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, vị trí của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp Nguyên vật liệu ( NVL) là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu trong quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Về mặt hiện vật : Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, không giữ nguyên đƣợc hình thái ban đầu mà biến đổi cấu thành nên thực thể sản phẩm mới. Về mặt giá trị : Giá trị nguyên vật liệu đƣợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do đặc điểm này mà nguyên vật liệu đƣợc xếp vào loại tài sản lƣu động trong doanh nghiệp. Ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất: lao động sống, tƣ liệu lao động và đối tƣợng lao động, kết hợp với nhau tạo nên giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm mới. Theo Mác: “ Tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để cải tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tƣợng lao động ”. Nguyên vật liệu là những đối tƣợng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến cần thiết trong quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp và đƣợc thể hiện dƣới dạng vật hoá nhƣ: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, vải trong doanh nghiệp may mặc, Bất kỳ một nguyên vật liệu nào cũng là đối tƣợng lao động nhƣng không phải bất cứ đối tƣợng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong những điều kiện nhất định, khi lao động của con ngƣời có thể tác động vào, biến đổi chúng để phục vụ cho sản xuất hay tái sản xuất sản phẩm mới đƣợc gọi là nguyên vật liệu. Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu tham gia ngay từ giai đoạn đầu của quá trình sản xuất, nguyên vật liệu đƣợc dùng toàn bộ Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 3
  15. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và thƣờng là phân bổ một lần (100%) vào giá trị sản phẩm mới. Nói cách khác, giá trị của nguyên vật liệu đƣợc dịch chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm mới làm ra. Nguyên vật liệu khi đƣợc sử dụng sẽ không giữ nguyên hình thái ban đầu mà nó sẽ bị biến đổi hoàn toàn để cấu tạo nên hình thái vật chất mới của sản phẩm làm ra. Nhƣ vậy, nguyên vật liệu tạo nên giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm mới. Nó là yếu tố quan trọng của quá trình sản xuất. 1.1.1.2. Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho thuộc tài sản lƣu động của doanh nghiệp. Mặt khác, nó còn là những yếu tố không thể thiếu, là cơ sở vật chất và điều kiện để hình thành nên sản phẩm. Chi phí về các loại vật liệu thƣờng chiếm một tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Do đó vật liệu không chỉ quyết định đến mặt số lƣợng của sản phẩm, mà nó còn ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng sản phẩm tạo ra. Nguyên vật liệu có đảm bảo đúng quy cách, chủng loại, kiểu, cỡ đa dạng thì sản phẩm sản xuất mới đạt đƣợc yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của xã hội. Trong quá trình sản xuất NVL bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên đƣợc hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó chuyển một lần toàn bộ vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Tăng cƣờng quản lý NVL đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp. Việc quản lý NVL bao gồm các mặt : số lƣợng cung cấp, chất lƣợng chủng loại và giá trị. Bởi vậy, công tác kế toán NVL là điều kiện không thể thiếu trong toàn bộ công tác quản lý kinh tế tài chính của Nhà nƣớc nhằm cung cấp kịp thời đầy đủ và đồng bộ những NVL cần thiết cho sản xuất, kiểm tra đƣợc các định mức dự trữ, tiết kiệm NVL trong sản xuất, ngăn ngừa và hạn chế mất mát, hƣ hỏng, lãng phí trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Đặc biệt là cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán quản trị. Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 4
  16. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu 1.1.1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp  Sự cần thiết phải tăng cường công tác quản lý vật liệu: Trƣớc khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh thì phải có nguyên vật liệu, vì vậy quản lý NVL là nhân tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phƣơng pháp quản lý cũng khác nhau. Nền kinh tế ngày càng phát triển thì phƣơng pháp quản lý cũng ngày càng hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của một xã hội hiện đại và tất nhiên, phƣơng pháp hạch toán nguyên vật liệu cũng đƣợc hoàn thiện theo. Hiện nay, cơ chế thị trƣờng có sự quản lý và điều tiết của nhà nƣớc theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa với sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị, bên cạnh việc đẩy mạnh phát triển sản xuất doanh nghiệp cần tìm mọi biện pháp quản lý, sử dụng nguyên vật liệu hợp lý và tiết kiệm, đóng góp một phần đáng kể giúp doanh nghiệp đạt đƣợc mức lợi nhuận tối ƣu. Để quản lý vật liệu chặt chẽ, doanh nghiệp cần cải tiến và tăng cƣờng công tác quản lý cho phù hợp với thực tế sản xuất nhằm đạt đƣợc những mục tiêu, kế hoạch đề ra trong quá trình sản xuất kinh doanh.  Mục tiêu quản lý nguyên vật liệu: Trong nền kinh tế thị trƣờng, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa lợi nhuận và chi phí cũng đƣợc quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm biện pháp để giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lƣợng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tƣơng quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trƣờng. Việc quản lý NVL càng khoa học, cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò nhƣ vậy nên yêu cầu quản lý NVL trong tất cả các khâu càng phải chặt chẽ.  Phương pháp quản lý nguyên vật liệu: Cùng với sự phát triển của xã hội loài ngƣời, các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng mở rộng và phát triển không ngừng về quy mô, chất lƣợng trên cơ sở thoả mãn vật chất, văn hoá của cộng đồng xã hội. Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 5
  17. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Theo đó, phƣơng pháp quản lý, cơ chế quản lý và cách thức hạch toán vật liệu cũng hoàn thiện hơn. Trong điều kiện hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật liệu có hiệu quả càng đƣợc coi trọng, làm sao để cùng một khối lƣợng vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, giá thành hạ mà vẫn đảm bảo chất lƣợng. Do vậy, việc quản lý nguyên vật liệu phụ thuộc vào khả năng và sự nhiệt thành của các cán bộ quản lý. Quản lý vật liệu đƣợc xem xét trên các khía cạnh sau: - Khâu thu mua: Nguyên vật liệu là tài sản lƣu động của doanh nghiệp, nó thƣờng xuyên biến động trên thị trƣờng. Các doanh nghiệp cần phải có kế hoạch sao cho có thể liên tục cung ứng đầy đủ nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất về khối lƣợng, quy cách, chủng loại, giá cả phải hợp lý. - Khâu bảo quản: Việc bảo quản vật liệu tại kho, bãi cần thực hiện theo đúng chế độ quy định cho từng loại vật liệu, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại, với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí vật liệu, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu. - Khâu dự trữ: Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đƣợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đƣợc bình thƣờng, không dự trữ vật liệu quá nhiều gây ứ đọng vốn và cũng không quá ít làm ngƣng trệ, gián đoạn cho quá trình sản xuất. - Khâu sử dụng: Phải tiết kiệm hợp lý trên cơ sở xác định các định mức tiêu hao nguyên vật liệu và dự toán chi phí, sử dụng đúng định mức quy định, đúng quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trong tổng giá hành. Nhƣ vậy, quản lý nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng và cần thiết của công tác quản lý nói chung và quản lý sản xuất, quản lý giá thành sản phẩm nói riêng. 1.1.2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Quản lý vật liệu và tổ chức hạch toán NVL là hai công việc quan trọng đi liền với nhau. Hạch toán kế toán NVL chính xác, kịp thời và đầy đủ giúp Ban lãnh đạo nắm đƣợc chính xác tình hình thu mua, dự trữ và sử dụng NVL, so Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 6
  18. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu sánh thực tế với kế hoạch dự trữ. Từ đó có biện pháp quản lý thích hợp, giúp việc hạch toán giá thành sản phẩm đƣợc chính xác. Trong chừng mực nào đó, giảm mức tiêu hao NVL còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm mới cho xã hội, tiết kiệm đƣợc nguồn tài nguyên vốn không phải là vô tận. Để góp phần nâng cao chất lƣợng và hiệu quả quản lý nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển nguyên vật liệu cả về mặt giá trị và hiện vật, tính toán đúng đắn trị giá vốn (hay giá thành) thực tế của nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ yêu cầu lập Báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch về thu mua, sử dụng nguyên vật liệu, tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nƣớc và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Qua đó, phát hiện và xử lý kịp thời nguyên vật liệu thừa, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn ngừa trƣờng hợp sử dụng phi pháp và lãng phí nguyên vật liệu. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và số biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. - Kế toán phải cùng với các bộ phận khác trong đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê định kỳ với hàng tồn kho nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số vật tƣ, hàng hoá thực tế trong kho. 1.2.Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp 1.2.1. Hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.2.1.1 Phân loại nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu là căn cứ vào tiêu thức nào đó tùy theo yêu cầu quản lý để sắp xếp từng thứ, từng loại vật liệu vào cùng một tiêu thức. Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 7
  19. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải sử dụng nhiều thứ nguyên vật liệu khác nhau và mỗi loại có tính năng lý hóa riêng. Để quản lý có hiệu quả đòi hỏi phải nhận biết từng thứ, từng loại vật liệu đƣợc chặt chẽ hơn, đƣợc chính xác hơn. Để phân loại vật liệu hiện nay ngƣời ta sử dụng một số tiêu thức cụ thể sau: Căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh thì nguyên vật liệu đƣợc chia thành các loại nhƣ sau - Nguyên vật liệu chính (có thể bao gồm nủa thành phẩm mua ngoài): Là đối tƣợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mới đƣợc sản xuất ra nhƣ: sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản; bông trong các nhà máy sợi; vải trong các nhà máy may Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục trong quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hóa nhƣ sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng đƣợc coi là nguyên vật liệu chính. -Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm có thể làm tăng chất lƣợng nguyên vật liệu chính và sản phẩm phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản, bao bì sản phẩm nhƣ các loại thuốc nhuộm, dầu nhờn, xà phòng - Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lƣợng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng khí nhƣ than, xăng, dầu, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, các phƣơng tiện máy móc, thiết bị trong quá trình sản xuất. - Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tƣ, phụ tùng, chi tiết đƣợc sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phƣơng tiện vận tải - Vật liệu và thiết bi xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu, thiết bị( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu,công cụ, khí cụ, ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tƣ cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: là các loại vật liệu thu đƣợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài( phoi bào, vải vụn, sắt, gạch ) Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 8
  20. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ nhƣ bao bì, vật đóng gói, các loại vật tƣ đặc chủng Trên thực tế việc phân chia sắp xếp vật liệu theo từng loại nói trên là căn cứ vào vị trí, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất ở từng đơn vị cụ thể. Việc phân loại nhƣ vậy chỉ có ý nghĩa tƣơng đối, bởi vì có loại vật liệu ở doanh nghiệp này là vật liệu chính nhƣng ở doanh nghiệp khác lại là vật liệu phụ. Thậm chí ngay trong cùng một doanh nghiệp, có loại vật liệu lúc đƣợc sử dụng nhƣ vật liệu chính nhƣng cũng có lúc sử dụng nhƣ vật liệu phụ. Căn cứ vào nguồn hình thành, nguyên vật liệu đƣợc chia thành: - Vật liệu mua ngoài: là vật liệu sử dụng trong kinh doanh đƣợc doanh nghiệp mua ngoài ở thị trƣờng. - Vật liệu sản xuất: là những vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến hoặc thuê ngoài chế biến. -Vật liệu từ những nguồn khác: nhận góp vốn liên doanh, biếu tặng, tài trợ, cấp phát, Việc phân loại này tạo tiền đề cho việc quản lý, sử dụng riêng các loại vật liệu từ nhiều nguồn khác nhau trên cơ sở đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào mục đích sử dụng, nguyên vật liệu đƣợc chia thành: - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xƣởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: + Nhƣợng bán. + Đem vốn góp liên doanh. + Đem biếu tặng. 1.2.1.2. Đánh giá nguyên vật liệu Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 9
  21. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu 1.2.1.2.1. Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định - Nguyên tắc giá gốc: Theo chuẩn mực 02 – Hàng tồn kho vật liệu phải đƣợc đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay đƣợc gọi là trị giá vốn thực tế của vật liệu là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có đƣợc những vật liệu đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Nguyên tắc thận trọng: Vật liệu đƣợc đánh giá theo giá gốc, nhƣng trƣờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể đƣợc thực hiện. Giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc là giá bán ƣớc tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ƣớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ƣớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. - Nguyên tắc nhất quán: Các phƣơng pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phƣơng pháp nào thì phải áp dụng phƣơng pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phƣơng pháp đã chọn, nhƣng phải đảm bảo phƣơng pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hơp lý hơn, đồng thời phải giải thích đƣợc ảnh hƣởng của sự thay đổi đó. Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật liệu đƣợc phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. + Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua. + Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập. + Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất. + Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ. 1.2.1.2.2. Các phương pháp đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình hình tài sản cũng nhƣ chi phí sản xuất kinh doanh, Đánh giá vật liệu phụ thuộc vào phƣơng pháp quản lý và hạch toán vật liệu: Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên hoặc phƣơng pháp kiểm kê định kỳ. - Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên là phƣơng pháp đƣợc áp dụng phổ biến Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 10
  22. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu hiện nay. Đặc điểm của phƣơng pháp này là mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều đƣợc kế toán theo dõi,tính toán và ghi chép thƣờng xuyên theo quá trình phát sinh. - Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm là trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu, còn giá trị vật liệu xuất chỉ đƣợc xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện còn cuối kỳ. Có nhiều cách đánh giá vật liệu nhập, xuất kho nhƣng chúng ta có thể chia ra thành hai phƣơng pháp chính : - Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế. - Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán. a. Đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá thực tế Xác định trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho Theo quy định tại chuẩn mực kế toán số 02, hàng tồn kho đƣợc tính theo giá gốc. Nội dung giá gốc nguyên vật liệu đƣợc xác định theo từng nguồn nhập: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài : Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm: giá mua ghi trên hóa đơn, thuế nhập khẩu phải nộp( nếu có), thuế tiêu thụ đặc biệt( nếu có), thuế giá trị gia tăng đầu vào không đƣợc khấu trừ, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm, nguyên vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua nguyên vật liệu và số hao hụt tự nhiên trong quy định( nếu có). - Đối với nguyên liệu tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm: giá thực tế của nguyên vật liệu xuất chế biến và chi phí chế biến. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm: giá thực tế của nguyên vật liệu xuất thuê ngoài gia công, chế biến, chi phí vận chuyển đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị, tiền thuê ngoài gia công, chế biến. - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Trị giá vốn thực tế nhập kho: là giá thỏa thuận do hội đồng liên doanh đánh Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 11
  23. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu giá và công nhận. - Đối với nguyên vật liệu được tặng, thưởng, viện trợ: Trị giá vốn thực tế nhập kho: là giá thực tế của nguyên vật liệu đƣợc tính theo giá thị trƣờng tƣơng đƣơng cộng chi phí liên quan đến việc chấp thuận do hội đồng giao nhận xác định. - Đối với phế liệu thu hồi: Trị giá vốn nguyên vật liệu nhập kho: là giá ƣớc tính có thể sử dụng đƣợc hay giá trị thu hồi tối thiểu. Xác định trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Nguyên vật liệu đƣợc nhập thƣờng xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, cho nên giá thực tế của từng lần nhập kho là không giống nhau. Do đó khi xuất kho, kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế xuất kho nguyên vật liệu cho các nhu cầu, đối tƣợng sử dụng khác nhau theo phƣơng pháp tính giá thực tế đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính gía thực tế vật liệu xuất kho có thể áp dụng các phƣơng pháp sau: - Phương pháp trực tiếp(đích danh): Theo phƣơng pháp này khi xuất kho vật liệu thì căn cứ vào số lƣợng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho. Phƣơng pháp này đƣợc áp dụng cho những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tƣ, giá trị của từng loại nguyên vật liệu tƣơng đối lớn có thể nhận diện đƣợc từng lô hàng. + Ƣu điểm: Công tác tính giá NVL đƣợc thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi đƣợc thời hạn bảo quản của từng lô NVL. + Nhƣợc điểm: Áp dụng phƣơng pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe chỉ có thể áp dụng đƣợc khi hàng tồn kho có thể phân biệt, chia tách ra thành từng loại, từng thứ riêng lẻ. - Phương pháp bình quân gia quyền:( liên hoàn, cả kỳ) Theo phƣơng pháp bình quân gia quyền: giá trị của từng loại hàng tồn kho đƣợc tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tƣơng tự đầu kỳ và Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 12
  24. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu giá trị từng loại hàng tồn kho đƣợc mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá thực tế của Số lƣợng NVL NVL xuất kho = x Đơn giá bình quân xuất kho trong kỳ + Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ: Trị giá hàng i tồn kho Tổng giá hàng i nhập kho + Đơn giá bình quân cả đầu kỳ trong kỳ = kỳ của mặt hàng i Lƣợng hàng i tồn kho Lƣợng hàng i nhập kho + đầu kỳ trong kỳ Ưu điểm: giảm nhẹ đƣợc việc hạch toán chi tiết NVL so với phƣơng pháp nhập trƣớc-xuất trƣớc và nhập sau-xuất trƣớc, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm NVL. Nhược điểm: dồn công việc tính giá NVL vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hƣởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phƣơng pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm NVL. * Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập. Trị giá hàng tồn sau lần nhập j Đơn giá bình quân = sau lần nhập j Lƣợng hàng tồn sau lần nhập j Ưu điểm: tính giá NVL xuất kho kịp thời. Nhược điểm: khối lƣợng công việc tính toán nhiều và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm NVL. Phƣơng pháp này chỉ sử dụng đƣợc ở những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều - phương pháp nhập trước- xuất trước(FIFO) Theo phƣơng pháp này NVL đƣợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định vật liệu nào nhập trƣớc thì đƣợc xuất dùng trƣớc, vì vậy lƣợng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính giá thực tế của lần nhập đó. Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 13
  25. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - Nhƣ vậy, nếu giá cả có xu hƣớng tăng lên thì giá trị hàng tồn kho cao và giá trị vật liệu xuất dùng nhỏ nên giá thành sản phẩm giảm, lợi nhuận tăng. Ngƣợc lại giá cả có xu hƣớng giảm thì chi phí vật liệu trong kỳ sẽ lớn sẽ dẫn đến giá thành sản phẩm cao và lợi nhuận giảm. - Phƣơng pháp này thích hợp trong kỳ lạm phát và áp dụng đối với những doanh nghiệp ít danh điểm vật tƣ, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời, phƣơng pháp này cung cấp một sự ƣớc tính hợp lý về giá trị vật liệu cuối kỳ. Trong thời kỳ lạm phát phƣơng pháp này sẽ có lợi nhuận cao do đó có lợi cho các công ty cổ phần khi báo cáo kết quả hoạt động trƣớc các cổ đông làm cho giá cổ phiếu của công ty tăng lên. Nhược điểm: Các chi phí phát sinh hiện hành không phù hợp với doanh thu phát sinh hiện hành. Doanh thu hiện hành có đƣợc là do các chi phí NVL nói riêng và hàng tồn kho nói chung vào kho từ trƣớc. Nhƣ vậy chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trƣờng của NVL. - Phương pháp nhập sau-xuất trước (LIFO). Phƣơng pháp nhập sau-xuất trƣớc là phƣơng pháp mà NVL đƣợc tính theo giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho sau sẽ đƣợc xuất dùng trƣớc, vì vậy việc tính giá của NVL làm ngƣợc lại với phƣơng pháp nhập trƣớc-xuất trƣớc. Phƣơng pháp này cũng đƣợc áp dụng với các doanh nghiệp ít danh điểm vật tƣ và số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Phƣơng pháp này thích hợp trong kỳ giảm phát. Ưu điểm: Đảm bảo nguyên tắc doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại. Chi phí của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trƣờng của NVL. Làm cho thông tin về thu nhập và chi phí của doanh nghiệp trở nên chính xác hơn. Tính theo phƣơng pháp này doanh nghiệp thƣờng có lợi về thuế nếu giá cả vật tƣ có xu hƣớng tăng khi đó giá xuất sẽ lớn, chi phí lớn dẫn đến lợi nhuận nhỏ và tránh đƣợc thuế. Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 14
  26. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Nhược điểm: Phƣơng pháp này làm cho thu nhập thuần của doanh nghiệp giảm trong thời kỳ lạm phát và giá trị vật liệu có thể bị đánh giá giảm trên bảng cân đối kế toán so với giá trị thực của nó. b.Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn sản xuất nhiều mặt hàng thƣờng sử dụng nhiều loại nhóm, thứ nguyên liệu. Nếu áp dụng nguyên tắc tính theo giá gốc thì rất phức tạp, khó đảm bảo yêu cầu kịp thời của kế toán.Doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống hạch toán để ghi chép hàng ngày trên phiếu nhập, phiếu xuất và sổ kế toán chi tiết. Giá hạch toán là giá do kế toán của doanh nghiệp tự xây dựng, có thể là giá kế hoạch hoặc giá trị thuần có thể thực hiện trên thị trƣờng. Giá hạch toán đƣợc sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp và tƣơng đối ổn định lâu dài. Nếu có sự biến động lớn về giá cả, doanh nghiệp cần xây dựng lại hệ thống giá hạch toán. Kế toán tổng hợp nguyên liệu vật liệu phải tuân thủ nguyên tắc tính theo giá trị thực tế. Cuối tháng kế toán phải xác định hệ thống số chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá trị hạch toán để điều chỉnh thành giá trị thực tế. Hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán của từng loại nguyên liệu, vật liệu tính theo công thức : Giá trị thực tế NVL + Giá trị thực tế NVL tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ Hệ số giá = (H) Giá trị hạch toán NVL + Giá trị hạch toán NVL tồn đầu kỳ nhập kho trong kỳ Sau đó tính trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho : Trị giá vốn thực tế = Hệ số * Trị giá hạch toán của NVL xuất kho trong kỳ giá NVL xuất kho trong kỳ Tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý mà hệ số giá NVL có thể tính theo từng nhóm hay từng thứ vật liệu, việc áp dụng phƣơng pháp tính toán cần phải nhất quán trong các niên độ kế toán. Giá hạch toán chỉ đƣợc sử dụng trong hạch toán chi tiết vật liệu, còn trong hạch toán tổng hợp vẫn phải sử dụng giá thực tế. Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 15
  27. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Ưu điểm: Phƣơng pháp giá hạch toán phản ánh kịp thời biến động của giá trị các loại nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhược điểm: Việc sử dụng giá hạch toán để phản ánh vật liệu chỉ đƣợc dùng trong hạch toán chi tiết vật liệu và chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Điều kiện áp dụng: Thƣờng áp dụng trong doanh nghiệp có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, giá cả luôn luôn biến động và việc nhập kho diễn ra thƣờng xuyên. 1.2.1.3. Nhập xuất nguyên vật liệu và các phương pháp kế toán chi tiết NVL 1.2.1.3.1. Chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu Để đáp ứng yêu cầu của công tác quản trị doanh nghiệp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải đƣợc thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ vật liệu và phải đƣợc tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ. Thông thƣờng các doanh nghiệp thƣờng sử dụng các chứng từ bắt buộc sau( Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trƣởng Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006) - Phiếu nhập kho: Mẫu số 01- VT - Phiếu xuất kho: Mẫu 02-VT. - Biên bản kiểm kê vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa: Mẫu 05-VT. - Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01 GTGT) nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phƣơng pháp khấu trừ. - Hóa đơn bán hàng ( mẫu số 02 GTGT) nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phƣơng pháp trƣc tiếp. Ngoài ra, tùy theo từng doanh nghiệp có thể có các nghiệp vụ phát sinh riêng nhƣ điều chuyển vật tƣ nội bộ thì sử dụng thêm “ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Nếu vật tƣ đƣợc sử dụng liên tục, nhiều lần theo định mức thì có thể sử dụng thêm “ phiếu xuất kho vật tƣ theo mức hạn chế”. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các chứng từ khác hay các chứng từ riêng của doanh nghiệp để có thêm các chỉ tiêu cần thiết. Các chứng từ phải lập kịp thời, đúng mẫu quy định và đầy đủ các yếu tố Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 16
  28. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu nhằm đảm bảo tính pháp lý để ghi sổ kế toán. Ngƣời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc luân chuyển chứng từ cần có kế hoạch cụ thể nhằm đảm bảo việc ghi chép kế toán đƣợc lập kịp thời, đầy đủ. 1.2.1.3.2. Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Sổ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế. Trên cơ sở chứng từ kế toán hợp lý, hợp pháp, sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nguyên vật liệu. Tùy thuộc vào phƣơng pháp kế toán áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau : - Sổ (thẻ) kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dƣ Ngoài ra còn mở thêm các Bảng kê nhập, Bảng kê xuất, Bảng lũy kế tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đơn giản, kịp thời. 1.2.1.3.3. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp bao gồm 3 phƣơng pháp: Phƣơng pháp thẻ song song, phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phƣơng pháp sổ số dƣ. Nội dung, cách thức, trình tự kế toán chi tiết bao gồm những công việc ghi chép của thủ kho tại kho, của kế toán tại phòng kế toán. Tùy thuộc vào từng điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp lựa chọn áp dụng phƣơng pháp khác nhau. 1) Phƣơng pháp thẻ song song * Quy trình hạch toán: Theo phƣơng pháp này, việc ghi chép diễn ra song song cả ở kho và ở phòng kế toán. Tại kho: thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn nguyên Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 17
  29. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu vật liệu về mặt lƣợng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ kho đƣợc mở cho từng danh điểm vật liệu.Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lƣợng theo từng danh điểm vật liệu. Tại phòng kế toán: mở sổ(thẻ) kế toán chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật liệu tƣơng ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tƣơng đƣơng thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả mặt gía trị. Hằng ngày, hoặc định kỳ khi nhận đƣợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ và tính ra số tiền. Sau đó, lần lƣợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu” về mặt giá trị của từng loại vật liệu. Sô liệu của bảng này đƣợc đối chiếu với số lƣợng của phòng kế toán tổng hợp. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho kế toán phải ghi vào sổ. * Điều kiện áp dụng: phƣơng pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tƣ, hoạt động nhập xuất vật tƣ không thƣờng xuyên và có trình độ nghiệp vụ kế toán còn hạn chế. * Nhận xét: -Ƣu điểm + Đơn giản, dễ ghi chép + Dễ kiểm tra đối chiếu số liệu của thẻ kho và của kế toán chi tiết nguyên vật liệu + Có thể hạch toán theo giá hạch toán hoặc theo giá thực tế - Nhƣợc điểm:+ ghi trùng lặp giữa kế toán và thủ kho+ khối lƣợng ghi chép lớn + Việc kiểm tra đối chiếu tiến hành vào cuối tháng. Do vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Công việc kế toán chi tiết theo phƣơng pháp thẻ song song đƣợc tóm tắt Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 18
  30. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1 Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ(sổ) kế Bảng tổng toán chi hợp nhập Thẻ kho tiết xuất tồn Kế toán tổng nguyên nguyên hợp vật liệu vật liệu Phiếu xuấ t kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra 2) Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển * Quy trình hạch toán: Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn giống nhƣ phƣơng pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lƣợng và số tiền của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng loại nguyên vật liệu, mỗi loại chỉ ghi một dòng trong sổ. Sau đó tính ra số tồn kho cuối tháng và ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. *Điều kiện áp dụng: Phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, không có điều kiện ghi chép nhập, xuất hàng ngày. Phƣơng pháp này thƣờng ít áp dụng trong thực tế. *Nhận xét: Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 19
  31. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Ưu điểm: Khối lƣợng ghi chép của kế toán đƣợc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. -Nhược điểm: Việc ghi sổ bị trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán do việc kiểm tra đối chiếu số lƣợng chỉ đƣợc tiến hành vào cuối tháng nên vẫn hạn chế trong kiểm tra. Công việc kế toán chi tiết theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đƣợc tóm tắt theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2 Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Th ẻ kho Sổ đối chiếu Sổ kế toán luân chuyển tổng hợp Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra 3) Phƣơng pháp sổ số dƣ * Quy trình hạch toán: Theo phƣơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của kế toán, trên cơ sở kết hợp đó ở kho chỉ hạch toán về mặt lƣợng còn ở phòng kế toán thì hạch toán về mặt giá trị, xóa bỏ việc ghi chép song song trùng lặp. Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 20
  32. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày, trong kỳ và phân loại theo từng nhóm chi tiết cho nguyên vật liệu theo quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi số lƣợng, số hiệu chứng từ của từng nhóm nguyên vật liệu và giao cho phòng kế toán kèm theo phiếu nhập, xuất kho. Cuối tháng, thủ kho ghi số lƣợng vật liệu tồn kho theo từng danh mục vào sổ số dƣ. Sổ số dƣ đƣợc kế toán mở cho từng kho và ghi cả năm, cuối tháng kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho phải chuyển trả cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền cho vật liệu. Tại phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hƣớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ, khi nhận đƣợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá chứng từ tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính đƣợc của từng nhóm nguyên vật liệu( nhập riêng, xuất riêng) vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, bảng này đƣợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đƣợc ghi trên cơ sở phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu. Tiếp đó cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dƣ đầu tháng để tính ra số dƣ cuối tháng của từng nhóm nguyên vật liệu. Số dƣ này đƣợc dùng để đối chiếu với số dƣ trên sổ số dƣ * Điều kiện áp dụng: Phƣơng pháp này đƣợc áp dụng đối với những doanh nghiệp có chủng loại vật tƣ khá lớn, việc nhập, xuất kho nguyên vật liệu diễn ra thƣờng xuyên, hàng ngày, cán bộ kế toán có trình độ vững vàng, thủ kho có tinh thần trách nhiệm cao. Có nhƣ vậy mới tránh đƣợc sự nhầm lẫn, sai sót. * Nhận xét: - Ƣu điểm: + Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán không bị trùng lặp + Giảm nhẹ rất nhiều khối lƣợng ghi chép của kế toán chi tiết nguyên vật liệu + Công việc đƣợc tiến hành đều trong tháng tạo điều kiện cung cấp thông Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 21
  33. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tin kịp thời cho quản lý doanh nghiệp - Nhƣợc điểm: + Vviệc ghi chép phức tạp, đòi hỏi cả thủ kho và kế toán vật liệu phải có trình độ + Khi có sự cố không ăn khớp số liệu giữa thủ kho và kế toán nguyên vật liệu thì rất khó phát hiện và mất nhiều thời gian. Công việc hạch toán theo phƣơng pháp sổ số dƣ đƣợc tóm tắt theo sơ đồ sau: Sơ đồ 3 Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp sổ số dƣ Phiếu nhập Phiếu giao nhận kho chứng từ nhập Thẻ kho Sổ số dƣ Bảng kê lũy kế Bảng tổng hợp N-X-T vật tƣ N-X-T vật tƣ Phiếu xuất Phiếu giao nhận Sổ kế toán tổng kho chứng từ xuất hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra Mỗi phƣơng pháp phải đƣợc tiến hành trong những điều kiện nhất định mới có thể phát huy đƣợc các ƣu điểm và hạn chế nhƣợc điểm. Chính vì vậy khi hạch toán nguyên vật liệu, các doanh nghiệp cần có sự nghiên cứu, lựa chọn phƣơng pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý nguyên vật liệu. 1.2.2. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 22
  34. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Theo chế độ hiện hành có 2 phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho là: phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên và phƣơn pháp kiểm kê định kỳ. Việc lựa chọn phƣơng pháp nào phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lƣợng, chủng loại vật tƣ, hàng hóa và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và phải thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán 1.2.2.1.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kế khai thường xuyên 1.2.2.1.1.Đặc điểm kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kế khai thường xuyên Phƣơng pháp kế khai thƣờng xuyên là phƣơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thƣờng xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng phổ biến ở nƣớc ta hiện nay vì những ƣu điểm của nó. Tuy nhiên với những doanh nghiệp nhiều chủng loại vật tƣ, hàng hóa có giá trị thấp, thƣờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phƣơng pháp này sẽ mất rất nhiều công sức. Dẫu vậy phƣơng pháp này có trình độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời nhất. Nhƣ vậy, việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất dùng đƣợc căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đƣợc tập hợp, phân loại theo các đối tƣợng sử dụng để ghi vào các tài khoản và các sổ kế toán. Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên hàng tồn kho đƣợc áp dụng phần lớn trong các doanh nghiệp thƣơng mại, kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn nhƣ máy móc, thiết bị, ô tô, 1.2.2.1.2. Tài khoản kế toán sử dụng Để kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:  Tài khoản 152: nguyên vật liệu Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm, tồn kho các loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế. Tài khotản 152 có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật tƣ tùy theo yêu cầu Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 23
  35. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu quản lý và phƣơng tiện tính toán. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK152 nhƣ sau: Bên nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu tăng - Trị giá mua của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ - Chi phí thu mua nguyên vật liệu nhập kho - Trị giá nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập kho - Trị giá nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến. - Trị giá nguyên vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê. Bên có TK 152: Trị giá nguyên vật liệu giảm - Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ. - Các khoản giảm giá hàng mua, chiết khấu thƣơng mại. - Trị gía nguyên vật liệu thiếu, hƣ hỏng mất phẩm chất trong kho. Số dư bên nợ: Trị gía nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ  Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đƣờng Tài khoản này dùng để theo dõi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhƣng cuối tháng chƣa về nhập kho( kể cả số đã gửi cho ngƣời bán). Bên nợ: Trị giá hàng mua đang đi đƣờng Bên có: Trị giá hàng đang đi đƣờng về nhập kho hoặc chuyển bán thẳng Số dư bên nợ: Trị giá hàng hóa, vật tƣ đang đi đƣờng cuối kỳ. Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nhƣ: Tài khoản 133” Thuế giá trị gia tăng đƣợc khấu trừ”: Tài khoản này dùng trong các đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc đối tƣợng nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. Các doanh nghiệp tính thuế gía trị gia tăng theo phƣơng pháp trực tiếp thì không sử dụng tài khoản 133, vì trong giá mua đã bao gồm cả VAT đầu vào Tài khoản 331” Phải trả ngƣời bán” : Để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho ngƣời bán vật tƣ, hàng hóa, ngƣời Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 24
  36. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết; tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho ngƣời nhận thầu xây lắp chính phụ. Tài khoản 331 không mở tài khoản cấp 2 mà đƣợc mở chi tiết theo từng đối tƣợng. - Tài khoản 111: Tiền mặt - Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng - Tài khoản 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - Tài khoản 141: Tạm ứng - Tài khoản 222: Góp vốn liên doanh - Tài khoản 411: Nguồn vốn kinh doanh 1.2.2.1.3. Trình tự kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Trình tự hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp thuộc đối tƣợng nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ và áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp KKTX đƣợc khái quát theo sơ đồ sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 25
  37. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên ( tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ) 111,112,331,151 152 621,642,241 Nhập kho NVL mua ngoài Xuất NVL dùng cho 133 SXKD,XDCB Thuế GTGT 154 Chi phí thu mua NVL mua ngoài NVL xuất thuê ngoài gia công 154 133 NVL thuê ngoài gia công, chế 111,112,331 biến xong nhập kho Thuế GTGT 333(3333,3332) Giảm giá NVL mua vào, trả lai NVL cho ngƣời bán, CKTM Thuế NK, TTĐB của NVL nhập khẩu 632 411 NVL xuất bán Đƣợc cấp hoặc nhận vốn góp 621,622,627,241 142,242 NVL thừa nhập lại kho phân bổ NVL xuất dùng 338 138(1381) NVL phát hiện thừa khi kiểm NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý kê chờ xử lý Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 26
  38. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu 1.2.2.1.4.Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Trình tự kế toán tƣơng tự nhƣ trên, chỉ khác phần thuế GTGT đầu vào đƣợc tính vào giá trị thực tế nhập kho thể hiện ở sơ đồ hạch toán sau: Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên ( tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp) 111,112,331,151 152 621,642,241 Nhập kho NVL mua ngoài Xuất NVL dùng cho ( tổng giá thanh toán) SXKD,XDCB 154 NVL xuất thuê ngoài gia công 154 NVL thuê ngoài gia công, chế 111,112,331 biến xong nhập kho 333(3333,3332) Giảm giá NVL mua vào, trả lại NVL cho ngƣời bán, CKTM Thuế NK, TTĐB của NVL nhập khẩu 632 411 NVL xuất bán Đƣợc cấp hoặc nhận vốn góp 621,622,627,241 142,242 NVL thừa nhập lại kho phân bổ NVL xuất dùng 338 138(1381) NVL phát hiện thừa khi kiểm NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý kê chờ xử lý Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 27
  39. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu 1.2.2.2.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ 1.2.2.2.1.Đặc điểm kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ  Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ là phƣơng pháp không theo dõi, phản ánh thƣờng xuyên, liên tục tình hình nhập xuất nguyên vật liệu trên các tài khoản mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số lƣợng kiểm kê hàng tồn kho. Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ. Bởi vậy, trên tài khoản tông hợp không thể hiện rõ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng( xuất bán) cho từng đối tƣợng, nhu cầu khác nhau: sản xuất hay phục vụ quản lý, bán ra ngoài Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ thƣờng đƣợc áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động, hoặc ở các doanh nghiệp thƣơng mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều. Độ chính xác của phƣơng pháp này không cao mặc dù tiết kiệm đƣợc công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với những doanh nghiệp kinh doanh những chủng loại hàng hóa, vật tƣ khác nhau, giá trị thấp, thƣờng xuyên xuất dùng, xuất bán. 1.2.2.2.2.Tài khoản sử dụng Để kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ, kế toán áp dụng các tài khoản:  Tài khoản 611: mua hàng Dùng để theo dõi số vật liệu, chƣa dùng đầu kỳ, chƣa dùng cuối kỳ và tăng thêm trong kỳ theo giá thực tế từ đó xác định gía trị vật liệu dụng cụ xuất dùng trong kỳ Giá trị vật liệu Giá trị vật liệu Giá trị vật liệu tăng Giá trị vật liệu xuất dùng = tồn kho đầu kỳ + thêm trong kỳ - tồn kho cuối kỳ trong kỳ Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 28
  40. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 611 “ mua hàng” nhƣ sau: Bên nợ: - Kết chuyển trị giá thực tế vật tƣ, hàng hóa tồn đầu kỳ - Trị giá thực tế của vật tƣ, hàng hóa mua vào trong kỳ Bên có: - Kết chuyển trị giá thực tế của vật tƣ, hàng hóa kiểm kê lúc cuối kỳ - Trị giá thực tế của vật tƣ hàng hóa xuất trong kỳ - Trị giá thực tế vật tƣ, hàng hóa gửi bán chƣa xác định tiêu thụ trong kỳ - Chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại ngƣời bán. Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dƣ và đƣợc ghi chi tiết thành hai tài khoản khác nhau: + Tài khoản 6111: mua nguyên vật liệu + Tài khoản 6112: mua hàng hóa Tài khoản 152, 151: Đây là tài khoản phản ánh hàng tồn kho, không dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất trong kỳ mà chỉ dùng ở đầu kỳ để kết chuyển số đầu kỳ, số cuối kỳ để phản ánh giá trị tồn kho thực tế cuối kỳ. Ngoài ra, kế toán cũng sử dụng các tài c khác nhƣ: TK 133, TK 331,TK111,TK 112 . Các TK này có kết cấu giống nhƣ phƣơng pháp KKTX. 1.2.2.2.3.Trình tự kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Trình tự hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ, tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ đƣợc phản ánh qua sơ đồ sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 29
  41. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Sơ dồ 6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp KKĐK ( tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ) 152,151 611- Mua hàng 111,112,331, K/c giá trị NVL tồn kho Vật tƣ trả lại cho ngƣời bán Đầu kỳ hoặc đƣợc giảm giá 133 Thuế GTGT 111,112,331 152,151 NVL mua trong kỳ Cuối kỳ kết chuyển giá trị Xong nhập kho NL,VL tồn kho cuối kỳ 133 Thuế GTGT 3332,3333 631 Thuế NK, TTĐB của NVL Cuối kỳ kết chuyển giá trị Nhập khẩu NL,VL xuất dùng cho SXKD Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 30
  42. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu 1.2.2.2.4. Trình tự kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp KKĐK ( tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp) 152,151 611- Mua hàng 111,112,331, K/c giá trị NVL tồn kho Vật tƣ trả lại cho ngƣời bán Đầu kỳ hoặc đƣợc giảm giá ( tổng giá thanh toán) 111,112,331 152,151 NVL mua trong kỳ xong nhập kho Cuối kỳ kết chuyển giá trị ( tổng giá thanh toán) NL,VL tồn kho cuối kỳ 3332,3333 631 Thuế NK, TTĐB của NVL Cuối kỳ kết chuyển giá trị Nhập khẩu NL,VL xuất dùng cho SXKD Trong 4 phƣơng pháp trên thì phƣơng pháp Kê khai thƣờng xuyên, tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ là một phƣơng pháp phổ biến, đƣợc áp dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp cũng nhƣ các công ty. Bởi vậy, em xin phép chỉ đi sâu nghiên cứu phƣơng pháp Kê khai thƣờng xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ. Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 31
  43. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu CHƢƠNG II TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG PHÁT TRIỂN ĐỨC THỊNH 2.1.Khái quát về công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh 2.1.1. Quá trình hình thànhvà phát triển của công ty Cổ Phần Xấy Dựng Phát Triển Đức Thịnh  Quá trình hình thành: - Tên công ty: công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh - Giám đốc: Nguyễn Văn Lực - Tên giao dịch: công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh -MST: 5700491296 - Trụ sở chính: Tổ 7-Khu Nam Trung- Phƣờng Nam Khê- T.P Uông Bí- Tỉnh Quảng Ninh - Điện thoại: 033.850347- 0913539947 - Vốn điều lệ: 5668000000 đồng (năm tỷ sáu trăm sáu mƣơi tám triệu đồng Việt Nam) đƣợc thể hiện do các cổ đông công ty đóng góp vốn dƣới đây: + Ông Nguyễn Văn Chuân có số vốn góp:3668000000( ba tỷ sáu trăm sáu mƣơi tám triệu đồng) tƣơng ứng với 36680 cổ phần chiếm 64.7% tổng số vốn điều lệ. + Ông Nguyễn Văn Lực có số vốn góp: 1500000000( một tỷ năm trăm triệu đồng) tƣơng ứng với 15000 cổ phần chiếm 26.5% tổng số vốn điều lệ. + Ông Nguyễn Trọng Khƣơng có số vốn góp: 500000000( năm trăm triệu đồng)tƣơng ứng với 5000 cổ phần chiếm 8.8% tổng số vốn điều lệ. - Mệnh giá cổ phần: 10000 đồng  Quá trình phát triển: Tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng là một trong yếu tố quan trọng đối với một doanh nghiệp. Nó quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Vì vậy, qua mỗi kỳ hạch toán kế toán doanh nghiệp cần phân tích xem kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình nhƣ thế nào để từ đó đƣa ra đƣợc những phƣơng hƣớng hoạt động cho kỳ sau. Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 32
  44. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Toàn bộ tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh đƣợc thể hiện qua các chỉ tiêu sau: tổng tài sản, doanh thu, chi phí, lao động tiền lƣơng, lợi nhuận, Thuế nộp ngân sách nhà nƣớc. Đơn vị: đồng Năm 2010 2011 Ghi chú Chỉ tiêu Tài sản 10.685.668.290 22.785.841.390 Doanh thu 18.377.338.452 33.204.404.847 Lao động( lƣơng) 9.675.400.000 11.719.500.000 Chi phí 18.308.983.141 33.060.704.368 Lợi nhuận 68.355.309 143.700.479 Nộp Ngân sách 29.701.547 45.230.000 - Chỉ tiêu tổng tài sản: là bao gồm toàn bộ tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn của doanh nghiệp Năm 2011 tổng tài sản là:22.785.841.390 Năm 2010 tổng tài sản là: 10.685.668.290 Qua số liệu trên ta thấy tổng tài sản của doanh nghiệp năm 2011 so với năm 2010 tăng một lƣợng tuyệt đối là: 12.100.173.100 và tăng tƣơng đối là 113,23% Đây là dấu hiệu cho thấy công ty đã không ngừng lớn mạnh - chỉ tiêu doanh thu: là toàn bộ số tiền màdoanh nghiệp thu đƣợc từ việc bán sản phẩm và dịch vụ của mình ra thị trƣờng trong một thời gian nhất định. Doanh thu của công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh là số tiền thu đƣợc từ việc bàn giao các công trình xây dựng hoàn thành, đây là chỉ tiêu quan trọng trong nhóm chỉ tiêu tài chính. Năm 2011 doanh thu là: 33.204.404.847 Năm 2010 doanh thu là: 18.377.338.452 Qua số liệu trên ta thấy doanh thu của doanh nghiệp năm 2011 so với năm 2010 tăng một lƣợng tuyệt đối là 14.827.066.395 và tăng tƣơng đối là 80,68% Đây là dấu hiệu cho thấy mức độ tăng trƣởng kinh tế của công ty là rất lớn. Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 33
  45. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Công ty không ngừng phát triển, mở rộng quy mô sản xuất, mở rộng thị trƣờng kinh doanh, đảm bảo sự phát triển bền vững, đƣa doanh thu ngày càng cao Việc tăng doanh thu do những nguyên nhân sau: * Nguyên nhân chủ quan Do công ty mở rộng quy mô sản xuất, tổng số lao động tăng, năng suất lao động tăng dẫn đến tăng doanh thu. * Nguyên nhân khách quan Do những nhân tố thuộc về chính sách chế độ nhà nƣớc: chính sách gía cả, thuế, chính sách tiền lƣơng, chính sách về đầu tƣ xây dựng Đây là nhân tố khách quan mà bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều chịu sự tác động của nó. - chỉ tiêu lao động: Trong xây dựng cơ bản thì yếu tố con ngƣời là vô cùng quan trọng nó quyết định năng suất lao động, chất lƣợng sản phẩm do trình độ thành thạo về tay nghề của ngƣời lao động, máy móc thiết bị dù có hiện đại đến đâu đi nữa cũng không thể thay thế đƣợc sức lao động của con ngƣời. Năm 2011 tổng quỹ lƣơng là: 11.719.500.000 Năm 2010 tổng quỹ lƣơng là : 9.675.400.000 Qua số liệu trên ta thấy tổng quỹ lƣơng của công ty năm 2011 tăng lên so với năm 2010 một lƣợng tuyệt đối là 2.044.100.000, ứng với 21,12%. Điều này chứng tỏ công ty luôn quan tâm đến đời sống của công nhân. - chỉ tiêu chi phí Tổng chi phí của doanh nghiệp là tổng các khoản chi cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định. Năm 2011 tổng chi phí là : 33.060.704.368 Năm 2010 tổng chi chi phí là: 18.308.983.141 Qua số liệu trên ta thấy tổng chi của công ty năm 2011 so với năm 2010 tăng một lƣợng tuyệt đối là 14.751.721.227 và tăng tƣơng đối là 80,57%. Cùng với mức tăng của giá trị sản xuất và tổng thu thì tổng chi của công ty tăng đáng kể. Chi phí của công ty cổ phần xây dựng phát triển đức thịnh tăng có thể do những nguyên nhân sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 34
  46. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu * Nguyên nhân chủ quan Do công ty đã quan tâm nhiều hơn đến đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty * Nguyên nhân khách quan Do chính sách của nhà nƣớc về tiền lƣơng và giá cả nguyên vật liệu thay đổi theo chiều hƣớng tăng làm cho chi phí sản xuất tăng. Do trong quá trình sản xuất kinh doanh phát sinh thêm nhiều khoản mục chi phí gián tiếp tác động đến sản xuất của công ty. Do công ty chƣa thực hiện triệt để việc tiết kiệm định mức các chi phí. - chỉ tiêu lợi nhuận: Lợi nhuận của doanh nghiệp là phần thu nhập còn lại sau khi bù đắp các khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì chỉ tiêu lợi nhuận là chỉ tiêu quan trọng nhất. Lợi nhuận của doanh nghiệp đƣợc xác định bằng hiệu số giữa doanh thu và chi phí, lợi nhuận là chỉ tiêu cuối cùng của doanh nghiệp. Nhìn vào chỉ tiêu lợi nhuận ta biết đƣợc quy mô tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý sản xuất kinh doanh, tiến độ phát triển của doanh nghiệp. Năm 2011 tổng lợi nhuận là 143.700.479 Năm 2010 tổng lợi nhuận là 68.355.309 Tổng lợi nhuận của doanh nghiệp năm 2011 so với năm 2010 tăng một lƣợng tuyệt đối là 75.345.170, tƣơng ứng là 110,23%. Điếu đó cho thấy công ty làm ăn có hiệu quả, lợi nhuận năm sau cao hơn năm trƣớc. - chỉ tiêu thuế nộp ngân sách nhà nước: Năm 2011 số phải nộp ngân sách nhà nƣớc là 45.230.000 Năm 2010 số phải nộp ngân sách nhà nƣớc là 29.701.547 Qua số liệu trên ta thấy số phải nộp ngân sách nhà nƣớc năm 2011 so với năm 2010 tăng một lƣợng tuyệt đối là 15.528.453, ứng với 52,28%. Khoản nộp ngân sách nhà nƣớc của công ty đã phần nào góp phần thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 35
  47. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu  Lĩnh vực hoạt động : Công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh hoạt động với các ngành nghề kinh doanh sau: - Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp - Xây dựng các công trình giao thông ( đƣờng xá, cầu cống, và các công trình phụ trợ phục vụ giao thông) - Xây dựng các công trình thủy lợi, cơ sở hạ tầng và san lấp mặt bằng. 2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một vấn đề hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, Công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh luôn quan tâm đến việc kiện toàn bộ máy quản lý sao cho phù hợp với năng lực sản xuất kinh doanh của Công ty. Bộ máy quản lý của công ty đƣợc tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, từ Giám đốc công ty đến các phòng, phân xƣởng, đội. Qua đó chức năng quản lý đƣợc chuyên môn hoá, tận dụng đƣợc năng lực của các cán bộ chuyên viên đầu ngành trong từng lĩnh vực. Các quyết định của bộ phận chức năng chỉ có ý nghĩa về mặt hành chính đối với các bộ phận trực tuyến khi đã thông qua ngƣời lãnh đạo cao nhất hay đƣợc ngƣời lãnh đạo cao nhất uỷ quyền. Các tổ đội,phân xƣởng bố trí thực hiện nhiệm vụ xây dựng từ trên đƣa xuống đảm bảo chất lƣợng đƣợc giao Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 36
  48. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Sơ đồ 8: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty: GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT P.TÀI CHÍNH PHÒNG KẾ PHÒNG KỸ P.TỔ CHỨC KẾ TOÁN HOẠCH THUẬT HÀNH CHÍNH ĐỘI XD SỐ 1 ĐỘI XD SỐ 2 ĐỘI XD SỐ 3 SX MỘC DÂN DỤNG Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận: - Giám đốc: điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chịu mọi trách nhiệm với công ty. - Phó giám đốc kỹ thuật: là ngƣời giúp cho giám đốc trong việc chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh và mọi hoạt động khác của công ty. Khi giám đốc đi vắng có ủy quyền cho phó giám đốc chịu trách nhiệm trƣớc toàn công ty. - Phòng tổ chức hành chính:Thực hiện công việc quản lý nhân sự nhƣ tuyển dụng lao động, giải quyết chính sách, chế độ cho ngƣời lao độn - phòng kỹ thuật: Căn cứ vào kế hoạch cấp trên giao, lập hồ sơ thiết kế trình cấp có thẩm quyền phê duyệt làm căn cứ cho phòng kế hoạch lập hồ sơ dự toán công trình đã đƣợc duyệt. Đối với công trình đấu thầu ngoài căn cứ thiết kế kĩ thuật của bên A, tổ chức kiểm tra hồ sơ và các chỉ tiêu kế hoạch để vạch ra phƣơng án thi công tối ƣu nhất vừa đảm bảo thiết kế, đồng thời đảm bảo an toàn vệ sinh lao Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 37
  49. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu động trong thi công. Giám sát thi công và nghiệm thu các công trình về mặt kĩ thuật; Thanh quyết toán về khối lƣợng và lập hồ sơ hoàn công. Công tác đăng kiểm, bảo dƣỡng và sửa chữa định kì cho các thiết bị, máy móc đảm bảo quá trình vận hành. - Phòng kế hoạch: Trên cơ sở kế hoạch sản xuất do cấp trên giao, căn cứ vào yêu cầu vật tƣ của các công trình, tổng hợp yêu cầu vật tƣ của các đội, cân đối để cung cấp kịp thời cho các công trình thuộc xí nghiệp quản lý, phục vụ thi công, thu mua và cung cấp các loại vật tƣ cho các công trình. Lập kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh theo các kì báo cáo (tháng, quý, năm), lập dự án đầu tƣ thiết bị và soạn thảo các hợp đồng kinh tế của công ty, đảm bảo đúng luật pháp và hiệu quả kinh tế. - Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính,theo dõi toàn bộ thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức ghi chép những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động quản lý vốn và sử dụng vốn, lập và gửi báo cáo tài chính cho các cơ quan chức năng, tổ chức bảo quản lƣu trữ chứng từ. - Các đội xây dựng, xưởng sản xuất mộc dân dụng:Tổ chức thực hiện lắp đặt và giám sát thi công tại các dự án Công ty,phối hợp với Phòng Kinh doanh để nắm bắt thêm những thông tin liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp. 2.1.3.Công tác kế toán tại công ty 2.1.3.1.Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Bộ máy kế toán của công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh đƣợc tổ chức theo loại hình tập trung các nghiệp vụ kế toán phát sinh đƣợc tập trung ở phòng kế toán công ty. Tại đây thực hiện việc tổ chức hƣớng dẫn và kiểm tra, thực hiện toàn bộ phƣơng pháp thu thập xử lý thông tin ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính theo đúng quy định của bộ tài chính, cung cấp một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời những thông tin toàn cảnh về tình hình tài chính của công ty, từ đó tham mƣu cho ban giám đốc để đề ra biện pháp, các quyết định phù hợp với đƣờng lối phát triển của công ty. Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 38
  50. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Sơ đồ 9: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trƣởng Thủ quỹ Kế toán tổng Kế toán thanh Kế toán vật tƣ hợp toán - Kế toán trƣởng: là ngƣời đứng đầu bộ máy kế toánchịu trách nhiệm trƣớc giám đốc công ty, các cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền về những thông tin kế toán cung cấp , có nghĩa vụ phụ trách hƣớng dẫn các kế toán viên thực hiện đúng nhiệm vụ của mình, đồng thời giúp giám đốc tổ chức lãnh đạo thực hiện công tác thống kê. - Kế toán tổng hợp: Đối chiếu và tổng hợp số liệu kế toán do các kế toán viên chuyển sang để ghi vào sổ cái tổng hợp cho các phần hành, thực hiện các bút toán kết chuyển, khóa sổ kế toán cuối kỳ, tổng hợp chi phí giá thành cho các công trình. Giám sát kiểm tra công tác hạch toán kế toán của nhân viên, lập báo cáo tài chính của công ty. - Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình thu- chi, sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty. Theo dõi tình hình thanh toán công nợ của công ty với các đối tƣợng: khách hàng, nhà cung cấp, nội bộ công ty. - Kế toán vật tƣ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm nguyên vật liệu, tình hình nhập, xuất, tồn kho, cuối tháng lập bảng phân bổ chuyển cho kế toán tổng hợp tập hợp chi phí và tính giá thành. - Thủ quỹ: có nhiệm vụ bảo quản tiền mặt, thực hiện thu- chi đối với các chứng từ thanh toán đƣợc cấp trên phê duyệt 2.1.3. 2.Tổ chức vận dụng hệ thống TK,hệ thống chứng, hệ thống BCTC tại công ty Công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh tổ chức vận dụng hệ Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 39
  51. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu thống TK, hệ thống chứng từ, hệ thống BCTC ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính. 2.1.3.3.Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty Công ty cổ phần xây dựng phát triển đức thịnh áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật Ký Chung áp dụng tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh.(Sơ đồ 10) Sơ đồ 10: Ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký Chung Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 40
  52. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu 2.1.3.4. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty Hiện nay, công ty thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính. - Niên độ kế toán: Bắt đầu ngày 01/01 và kết thuc ngày 31/12 năm dƣơng lịch - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng việt Nam - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc đƣợc quy định cụ thể cho từng loại vật tƣ, hàng hoá. - Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho: Giá đích danh. - Phƣơng pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho : Kê khai thƣờng xuyên - phƣơng pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho : Thẻ song song - Phƣơng pháp tính thuế GTGT : Phƣơng pháp khấu trừ. Nhƣ vậy, công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Dức Thịnh là một trong những doanh nghiệp áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên tính thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ trong công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu. 2.2.Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh 2.2.1. Đặc điểm tổ chức nguyên vật liệu tại công ty Công ty có một kho tại Uông Bí- Quảng Ninh để quản lý nguyên vật liệu cho các công trình có quy mô vừa và nhỏ tại Uông Bí và các vùng phụ cận. Còn các công trình tại các địa phƣơng khác và các công trình lớn thì các đội thi công trực tiếp mua vật liệu phục vụ công trình đang thi công. Sản phẩm của công ty là các công trình xây dựng đƣợc phân bổ ở nhiều nơi, số lƣợng nguyên vật liệu bô gồm nhiều chủng loại, cách khác nhau với khối lƣợng mua, rất lớn và diễn ra một cách thƣờng xuyên, liên tục. Mỗi loại nguyên vật liệu có vai trò tính năng lý hóa khác nhau. Tại các công trình thì có bên A giám sát nên việc quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu không mấy khó khăn. Tại Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 41
  53. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu kho công ty có phòng vật tƣ quản lý. Tại các công trình ở những địa phƣơng khác toàn bộ vật liệu mua về đƣợc chuyển thẳng đến chân công trình để quản lý và theo dõi. Tại mỗi chân công trình có đƣợc đó đƣợc coi là một kho nhỏ của công ty và đội trƣởng xây dựng phải có trách nhiệm theo dõi, quản lý trực tiếp nguyên vật liệu, nếu nguyên vật liệu bị thất thoát thì đội trƣởng phải tự bỏ tiền riêng ra bù. Tại kho công ty phòng vật tƣ mua nguyên vật liệu về nhập kho để phục vụ cho các công trình tại khu vực Uông Bí và các vùng phụ cận do nhân viên phòng vật tƣ quản lý. 2.2.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty 2.2.2.1.Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu  Phân loại nguyên vật liệu Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trƣờng công ty phải sử dụng một khối lƣợng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu ,công cụ dụng cụ có vai trò, tính năng lý hoá riêng. Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác nguyên vật liệu thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý. Tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh tiến hành phân loại nguyên vật liệu nhƣ sau: - Nguyên vật liệu không đƣợc chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ mà gọi chung là vật liệu chính. Đây là đối tƣợng lao động chủ yếu của đơn vị, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà đơn vị sử dụng: xi măng, cát, đá, gạch, ngói, vôi, gỗ Tuy nhiên các loại vật liệu chính đơn vị không quản lý thông qua kho. - Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lƣợng cho các loại máy móc, xe cộ nhƣ xăng, dầu. - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà đơn vị sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô nhƣ: các mũi khoan, săm lốp ô tô Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 42
  54. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng đƣợc nữa, vỏ bao xi măng Nhƣng hiện nay đơn vị không thực hiện đƣợc việc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi.  Đánh giá nguyên vật liệu Khi đánh giá nguyên vật liệu, Công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc giá gốc - Nguyên tắc thận trọng - Nguyên tắc nhất quán - Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tƣ. 2.2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là dùng thƣớc đo giá trị của vật liệu theo những phƣơng pháp nhất định, bảo đảm yêu cầu chân thực và thống nhất. 2.2.2.2.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Tại công ty cổ phần xây dựng phát triển đức thịnh, nguyên vật liệu đƣợc mua từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá cả thu mua cũng khác nhau, chi phí thu mua từng thứ, từng loại cũng khác nhau, nhƣng đều hạch toán theo gía thực tế. - Tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế + Nếu doanh nghiệp mua theo hợp đồng kinh tế thì giá thực tế của nguyên vật liệu đƣợc tính theo giá thảo luận ghi trên hợp đồng (+) chi phí thu mua( nếu có). + Nếu doanh nghiệp không mua theo hợp đồng thì giá thực tế của nguyên vật liệu đƣợc tính theo giá mua ghi trên hóa đơn (+) chi phí thu mua ( nếu có ). Trong đó chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ và công tác phí của cán bộ thu mua. Giá thực tế NVL = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí mua liên quan- Các khoản Nhập vào (chƣa có thuế VAT) (nếu có) giảm trừ VD: Theo HĐGTGT số 0078564 ngày 10 tháng 12 năm 2011, mua gạch ốp 200 x300 của công ty cổ phần VLXD Thiên Hƣơng, với số lƣợng là 472m2, đơn giá 78.000 đ/m2. Gía thực tế = Giá mua ghi trên hóa đơn GTGT + chi phí thu mua Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 43
  55. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu = 472 x 78.000 + 0 = 36.816.000( đồng) 2.2.2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Do nguyên vật liệu của công ty có khối lƣợng lớn, nên việc tính giá nguyên vật liệu đƣợc thực hiện theo phƣơng pháp đích danh. Theo phƣơng pháp này thì vật liệu nhập theo giá nào thì xuất theo đúng giá đó VD: Ngày 12/10: công ty mua 30 tấn xi măng PC30 với đơn giá 801.500đ/ tấn Ngày 22/10 công ty xuất 20 tấn xi măng PC30 cho công trƣờng thi công. Vậy đơn giá của lần xuất này là 801.500đ/ tấn Giá trị lần xuất xi măng ngày 22/10 = số lƣợng x đơn giá = 20 x 801.500 = 16.030.000( đồng) 2.2.3.TK sử dụng của công ty -Để hạch toán nguyên vật liệu công ty sử dụng TK 152 và đƣợc mở chi tiết cho từng đối tƣợng nguyên vật liệu để hạch toán cho thuận lợi. - Để tập hợp chi phí sản xuất trong kỳ kế toán sử dụng TK 154 “ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” và chi tiết theo từng công trình. - Một số Tk liên quan: 112,111,331 2.2.4.Thủ tục nhập- xuất nguyên vật liệu Công ty chỉ tiến hành thủ tục nhập xuất tại kho của công ty, còn lại các công trình lớn hoặc công trình nằm ở xa thì không tiến hành thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu. Tại đây, nhân viên kỹ thuật có trách nhiệm lập bảng “ dự trù mua sắm vật tƣ” dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất thi công và định mức tiêu hao vật tƣ đã đƣợc phòng kỹ thuật thi công lập và phòng vật tƣ ký, sau đó trình cho đội trƣởng ký duyệt. Sau đó, nhân viên kỹ thuật ở đội tiến hành đi mua vật tƣ xây dựng theo bảng “ dự trù mua sắm vật tƣ” đó. Tất cả các nguyên vật liệu mua về đều đƣợc chuyển thẳng tới chân công trình kèm theo HĐGTGT hay biên lai mua hàng. Tại chân công trình, đội trƣởng cùng nhân viên kỹ thuật và nhân viên bên A tiến hành kiểm nhận vật liệu rồi đƣa vào phục vụ thi công. 2.2.4.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 44
  56. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - Nguyên vật liệu khi mua về tại kho của công ty đều phải đƣợc kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi nguyên vật liệu về đến kho sẽ đƣợc nhân viên phòng kỹ thuật kiểm tra chất lƣợng và quy cách vật liệu. Khi nguyên vật liệu đã đảm bảo quy cách và chất lƣợng thì mới tiến hành thủ tục nhập kho. Căn cứ vào hóa đơn GTGT cán bộ thu mua lập “phiếu nhập kho” và đề nghị thủ kho cho nhập kho nguyên vật liệu, thủ kho cho nhập kho theo đúng phiếu nhập kho đã lập về số lƣợng chủng loại nguyên vật liệu. - Phiếu nhập kho đƣợc lập thành 3 liên: + 1 liên lƣu phòng kế hoạch + 1 liên thủ kho giữ làm cơ sở vào thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán + 1 liên giao cho ngƣời nhập hàng làm thủ tục thanh toán Vật liệu Phòng vật Ban kiểm Nhập mua về tƣ nhập kho - Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và ký vào phiếu nhập kho, giữ lại một bản lấy số liệu ghi vào thẻ kho. Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp nguyên vật liệu trong kho một cách khoa học, hợp lý đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra nhập- xuất kho nguyên vật liệu. Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ, kế toán vật tƣ tiến hành tính ra số tiền trên mỗi phiếu nhập kho và ghi và ghi vào cột thành tiền Thành tiền = số lƣợng x đơn giá Cuối tháng kế toán ghi vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu và đối chiếu giá trị nguyên vật liệu với kế toán tổng hợp và kế toán thanh toán. VD1: Ngày 25/10/2011 cán bộ thu mua của công ty mua sơn ICI Dulux supreme cao cấp của CTy TNHH Hải Phong theo hóa đơn GTGT số 0045664. Số lƣợng là 1086kg, giá mua chƣa thuế là 56.600đ/kg, thuế GTGT 10%, đã thanh toán bằng tiền mặt. Các chứng từ liên quan đến thủ tục nhập kho đƣợc tiến hành nhƣ sau: Biểu số 1 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 45
  57. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG NE/2011B Liên 2: Giao cho khách hàng 0045664 Ngày 25 tháng 10 năm 2011 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH HẢI PHONG Địa chỉ: 46 Nam Trung- Nam Khê- Uông Bí- Quảng Ninh Số tài khoản: MST: 5700354278 Điện thoại: Họ tên ngƣời mua hàng: Nguyễn Song Hào Tên đơn vị: công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh Số tài khoản:102020000237856 Hình thức thanh toán : CK MS: 5700491296 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiến A B C 1 2 3=1x2 1 sơn ICI Dulux supreme cao kg 1086 56.600 61.467.600 cấp Cộng tiền hàng: 61.467.600 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 6.146.760 Tổng cộng thanh toán 67.614.360 Số tiền viết bằng chữ : sáu mƣơi bảy triệu sáu trăm mƣời bốn nghìn ba trăm sáu mƣơi đồng Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) NVL về đến công ty, trƣớc khi nhập kho sẽ đƣợc Hội đồng nghiệm thu lập “Biên bản kiểm nghiệm” để kiểm tra, xác định số lƣợng, quy cách, chất lƣợng vật tƣ làm căn cứ để quy trách nhiệm thanh toán và bảo quản. Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 46
  58. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Biểu số 2: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƢ Ngày 25 tháng 10 năm 2011 Số: 56 - Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0045664 ngày 25 tháng 10 năm 2011 của công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh. - Ban kiểm nghiệm gồm: + Bà: Nguyễn Thị Hà Chức vụ: NV kế toán - Trƣởng ban + Ông Nguyễn Thanh Hải Chức vụ: NV kỹ thuật - ủy viên + Ông Nguyễn Văn Thắng Chức vụ : Thủ kho - ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: Ghi Kết quả kiểm nghiệm Phƣơng chú SL trên STT Tên vật tƣ thức kiểm ĐVT SL đúng SL sai CT SL thực nghiệm phẩm phẩm tế chất chất 1 sơn ICI Dulux Đếm, tính kg 1086 1086 1086 0 supreme cao cấp Kết quả kiểm nghiệm: đều đúng quy cách phẩm chất Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trƣởng ban ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm số 56, cán bộ thu mua tiến hành lập phiếu nhập kho. Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng ngƣời lập ký vào phiếu. Thủ kho giữ lại hai liên để sau đó chuyển một liên cho kế toán cùng hóa đơn mua hàng Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 47
  59. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Biểu số 3: Cty CPXD PT Đức Thịnh Mẫu số 01- VT P. Nam Khê- Uông Bí- Quảng Ninh ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 25 tháng 10 năm 2011 Số: 157 Nợ TK: 152 Có TK:112 Họ và tên ngƣời giao hàng : Công ty TNHH Hải Phong Hóa đơn: số 0045664 ngày 25 tháng 10 năm 2011 Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ số 56 ngày 25 tháng 10 năm 2011 Nhập kho tại: công ty STT Tên vật tƣ ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Theo Thực chứng từ nhập 1 sơn ICI Dulux kg 1086 1086 56.600 61.467.600 supreme cao cấp Cộng 61.467.600 Số tiền viết bằng chữ: Sáu mƣơi mốt triệu bốn trăm sáu mƣơi bảy nghìn sáu trăm đồng chẵn Ngày 25 tháng 10 năm 2011 Giám đốc Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 48
  60. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Ngoài những chứng từ trên thì đối với mỗi nguồn nhập sẽ có thêm một số chứng từ kế toán ban đầu khác. Khi công ty mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng thì sẽ sử dụng “ giấy đề nghị tạm ứng”. Đối với trƣờng hợp công ty thanh toán bằng tiền mặt kế toán sẽ lập “ phiếu chi”Trƣờng hợp công ty thanh toán bằng hình thức chuyển khoản nên sẽ viết giấy Ủy nhiệm chi gửi ngân hàng Công ty có tài khoản đủ số dƣ thanh toán hộ. Ủy nhiệm chi đƣợc viết thành 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên gửi ngân hàng, 1 liên giữ lại để ghi sổ kế toán. Sau khi ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền trả cho khách hàng, ngân hàng gửi về cho công ty 1 liên của Ủy nhiệm chi kèm theo Sổ phụ để thông báo việc thanh toán đã hoàn tất. VD2: Ngày 05/11/2011 công ty CP XDPT Đức Thịnh đã mua xi măng PC30 của công ty TNHH Hòa Hải theo hóa đơn GTGT số 0051243 với số lƣợng là 50 tấn, gía mua chƣa thuế GTGT 10% là 801.500 đ/tấn, đã thanh toán bằng chuyển khoản. Các chứng từ liên quan đến thủ tục nhập kho đƣợc tiến hành nhƣ sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 49
  61. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Biểu số 4: HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG AA/2011B Liên 2: Giao cho khách hàng 0051243 Ngày 05 tháng 11 năm 2011 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH HÒA HẢI Địa chỉ: 102 Nam Trung- Nam Khê- Uông Bí- Quảng Ninh Số tài khoản: MST: 5700354786 Điện thoại: Họ tên ngƣời mua hàng: Nguyễn Thanh Phƣơng Tên đơn vị: công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh Số tài khoản:102020000237856 Hình thức thanh toán : CK MS: 5700491296 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiến A B C 1 2 3=1x2 1 Xi măng PC 30 Tấn 50 801.500 40.075.000 Cộng tiền hàng: 40.075.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.007.500 Tổng cộng thanh toán 44.082.500 Số tiền viết bằng chữ : Bốn mƣơi bốn triệu không trăm tám mƣơi hai nghìn năm trăm đồng chẵn Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 50
  62. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Biểu số 5: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƢ Ngày05 tháng 11 năm 2011 Số: 64 - Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0051243 ngày 05 tháng 11 năm 2011 của công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh. - Ban kiểm nghiệm gồm: + Bà: Nguyễn Thị Hà Chức vụ: NV kế toán - Trƣởng ban + Ông Nguyễn Văn Thanh Chức vụ: NV kỹ thuật - ủy viên + Ông Nguyễn Văn Thắng Chức vụ : Thủ kho - ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: Kết quả kiểm nghiệm Phƣơng SL trên SL đúng SL sai STT Tên vật tƣ thức kiểm ĐVT SL thực Ghi chú CT phẩm phẩm nghiệm tế chất chất 1 Xi măng PC30 Đếm, tính Tấn 50 50 50 0 Kết quả kiểm nghiệm: đều đúng quy cách phẩm chất Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trƣởng ban ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm số 64, cán bộ thu mua tiến hành lập phiếu nhập kho. Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng ngƣời lập ký vào phiếu. Thủ kho giữ lại hai liên để sau đó chuyển một liên cho kế toán cùng hóa đơn mua hàng Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 51
  63. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Biểu số 6: Cty CPXD PT Đức Thịnh Mẫu số 01- VT P. Nam Khê- Uông Bí- Quảng Ninh ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 05 tháng 11 năm 2011 Số: 194 Nợ TK: 152 Có TK:112 Họ và tên ngƣời giao hàng : Công ty TNHH Hòa Hải Hóa đơn: số 0051243 ngày 05 tháng 11 năm 2011 Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ số 64 ngày 05 tháng 11 năm 2011 Nhập kho tại: công ty Số lƣợng STT Tên vật tƣ ĐVT Theo Thực Đơn giá Thành tiền chứng từ nhập 1 Xi măng PC 30 Tấn 50 50 801.500 40.075.000 Cộng 40.075.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mƣơi triệu không trăm bảy mƣơi lăm nghìn đồng chẵn Ngày 05 tháng 11 năm 2011 Giám đốc Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 52
  64. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu 2.2.4.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu: Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, đội trƣởng đội xây dựng đề nghị xuất vật liệu với giám đốc. Sau đó giám đốc viết lệnh xuất vật tƣ và chuyển sang cho phòng kế hoạch vật tƣ lập phiếu xuất kho. Nhận đƣợc phiếu xuất kho, thủ kho cho xuất kho theo yêu cầu, khi xuất vật liệu thủ kho phải ghi rõ số lƣợng thực xuất lên phiếu xuất kho và thẻ kho. Phiếu xuất kho đƣợc thủ trƣởng đơn vị, kế toán trƣởng, ngƣời nhận vật tƣ và thủ kho ký tên. Phiếu xuất kho đƣợc lập làm 3 liên: - 1 liên giao cho thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho - 1 liên gửi cho kế toán nguyên vật liệu - 1 liên giao cho ngƣời nhận vật tƣ. Yêu cầu NVL cho sản Phiếu xuất Đơn vị sử dụng xuất (Đã ký duyệt) kho PX sản xuất 1,2, VD: Ngày 15/11/2011 công ty xuất 15 tấn xi măng PC30 cho đội thi công số 1 Đội trƣởng đội thi công số 1 lên đề nghị Giám đốc xuất 15 tấn xi măng để phục vụ thi công. Sau đó Giám đốc viết lệnh xuất vật tƣ Biểu số 7: LỆNH XUẤT VẬT TƢ Ngày 15 tháng 11 năm 2011 STT Mã vật tƣ Tên vật tƣ Đơn vị tính Số lƣợng 1 152XM Xi măng PC30 Tấn 15 Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận hàng Thủ kho Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Có lệnh xuất vật tƣ của Giám đốc phòng vật tƣ sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để xuất vật tƣ. Phiếu xuất kho lập làm 3 liên thủ kho giữ lại 2 liên sau đó chuyển một liên lên cho kế toán nguyên vật liệu. Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 53
  65. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Biểu số 8: Cty CPXD PT Đức Thịnh Mẫu số 02- VT P. Nam Khê- Uông Bí- Quảng Ninh ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 15 tháng 11 năm 2011 Số: 234 Nợ TK: 154 Có TK:152 Họ tên ngƣời nhận hàng : Nguyễn Thị Thu Địa chỉ: công trƣờng nhà văn hóa phƣờng Nam Khê Lý do xuất: Phục vụ thi công Xuất tại kho: công ty STT Tên vật tƣ Mã số ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Theo Thực xuất chứng từ 1 Xi măng PC 30 152XM Tấn 15 15 801.500 12.022.500 Cộng 12.022.500 Số tiền viết bằng chữ: Mƣời hai triệu không trăm hai mƣơi hai nghìn năm trăm đồng Số chứng từ gốc kèm theo . Ngày 15 tháng 11 năm 2011 Giám đốc Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho Kế toán trƣởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 54
  66. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu 2.2.5. Kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 2.2.5.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của công ty chiếm 1 tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn của từng loại nguyên vật liệu cả về số lƣợng và giá trị. Vật liệu ở công ty rất đa dạng, các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra hàng ngày, do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng và không thể thiếu. Tổ chức tốt kế toán chi tiết nguyên vật liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với công tác bảo quản nguyên vật liệu và công tác kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu, công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh đã lựa chọn phƣơng pháp “ thẻ song song” để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Nhƣng tại công trình ở địa phƣơng khác hay nằm xa địa điểm kho của công ty thì đƣợc mua về, xuất thẳng cho thi công và không tiến hành kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu mua về, xuất dùng đều có hóa đơn GTGT hay biên lai mua hàng kèm theo, đối với công trình khoán gọn thì định kỳ kế toán đến công trƣờng để nhận hóa đơn GTGT hay biên lai mua hàng để tiến hành hạch toán tổng hợp chi phí nguyên vật liệu. Trƣờng hợp không có hóa đơn hay biên lai mua hàng nhƣ xăng dầu thì kế toán căn cứ vào phiếu chi để hạch toán. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song đƣợc tóm tắt theo sơ đồ sau: Sơ đồ 11 Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ(sổ) Bảng tổng kế toán hợp nhập chi tiết xuất tồn Thẻ kho nguyên nguyên Kế toán tổng vật liệu vật liệu hợp Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 55
  67. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - Ở kho : Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu về mặt lƣợng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ kho đƣợc mở cho từng danh điểm vật liệu. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lƣợng theo từng danh điểm vật liệu. - Ở phòng kế toán: mở sổ( thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho từng danh điểm vật liệu tƣơng ứng với thẻ kho mở ở kho.Thẻ này có nội dung tƣơng đƣơng thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận đƣợc các chứng từ nhập, xuất kho do các thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ và tính ra số tiền. Sau đó, lần lƣợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 56
  68. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu VD: Biểu số 9: Cty CPXD PT Đức Thịnh Mẫu số S12-DN P.Nam Khê- Uông Bí- Quảng Ninh (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ: Tờ số: 03 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tƣ: Xi măng PC30 Đơn vị tính: tấn Mã số: 152XM NT Chứng từ Diễn giải Ngày Số lƣợng Ký XN Nhập Xuất N-X Nhập Xuất Tồn của KT SDĐK - 01/11 PN Mua xm của cty TNHH 01/11 20 190 Hòa Hải 05/11 PN Mua xm của ctòa TNHH 05/11 50 194 Hòa Hải . . 15/11 PX Xuất cho đội thi công số 1 15/11 15 234 . . . . 02/12 PX Xuất cho đội thi công số 2 02/12 55 245 Cộng phát sinh 70 70 SDCK - Thủ kho Kế toán trƣởng ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 57
  69. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Biểu số 10: Cty CPXD PT Đức Thịnh Mẫu số S12-DN P.Nam Khê- Uông Bí- Quảng Ninh (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ: Tờ số: 02 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tƣ: Sơn ICI Dulux Supreme cao cấp Đơn vị tính: kg Mã số: 152Dulux NT Chứng từ Diễn giải Ngày Số lƣợng Ký XN Nhập Xuấ N-X Nhập Xuất Tồn của KT t SDĐK - 01/10 PN Mua Sơn của cty TNHH 01/10 100 150 Hải Phong . . 25/10 PN Mua sơn của cty TNHH 25/10 1086 157 Hải Phong 05/12 PX Xuất cho đội thi công số 2 05/12 1186 246 Cộng phát sinh 1186 1186 SDCK - Thủ kho Kế toán trƣởng ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 58
  70. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Biểu số 11: Cty CPXD PT Đức Thịnh Mẫu số S10- DN P. Nam Khê - Uông Bí - Quảng Ninh (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ ( SẢN PHẨM , HÀNG HÓA ) Năm 2011 Tài khoản: 152 Tên quy cách vật liệu, dụng cụ( sản phẩm, hàng hóa): Xi măng PC 30 Đơn vị tính: Tấn Chứng từ Nhập Xuất Tồn Diễn giải TKĐƢ Đơn giá SH NT SL TT SL TT SL TT SDĐK - - . PNK 190 01/11 Mua Xi măng 112 801.500 20 16.030.000 PNK194 05/11 Mua xi măng 112 801.500 50 40.075.000 PXK 234 15/11 Xuất cho đội thi công số 1 154 801.500 15 12.022.500 PXK 245 02/12 Xuất cho đội thi công số 2 154 801.500 55 44.082.500 Cộng phát sinh 70 56.105.000 70 56.105.000 SDCK - - Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 59
  71. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Biểu số 12: Cty CPXD PT Đức Thịnh Mẫu số S10- DN P. Nam Khê - Uông Bí - Quảng Ninh (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ ( SẢN PHẨM , HÀNG HÓA ) Năm 2011 Tài khoản: 152 Tên quy cách vật liệu, dụng cụ( sản phẩm, hàng hóa): Sơn ICI Dulux supreme cao cấp Đơn vị tính: kg Chứng từ Nhập Xuất Tồn Diễn giải TKĐƢ Đơn giá SH NT SL TT SL TT SL TT SDĐK - - . PNK 150 01/10 Mua sơn 111 56.600 100 5.660.000 PNK157 25/10 Mua sơn 112 56.600 1086 61.467.600 PXK 246 05/12 Xuất cho đội thi công số 2 154 56.600 1186 67.127.600 Cộng phát sinh 1186 67.127.600 1186 67.127.600 SDCK - - Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối năm từ các sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán ghi vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 60
  72. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Biểu số 13: Cty CPXD PT Đức Thịnh Mẫu số S11 - DN P. Nam Khê- Uông Bí- Quảng Ninh ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM HÀNG HÓA Tài khoản: 152 Năm: 2011 Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối Tên quy cách vật Đơn vị STT Mã số liệu, dc,sp,hh tính Lƣợng Tiền Lƣợng Tiền Lƣợng Tiền Lƣợng Tiền 1 152XM Xi măng PC 30 Tấn - - 70 56.105.000 70 56.105.000 - - 2 152 Sơn ICI Dulux kg - - 1186 67.127.600 1186 67.127.600 - - Dulux supreme cao cấp . . . Cộng 28.286.193.925 28.286.193.925 - Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Ngƣời lập Kế toán trƣởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 61
  73. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu 2.2.5.2.Hạch toán kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc phản ánh một cách tổng quát tình hình nhập xuất nguyên vật liệu thông qua các tài khoản kế toán.  Chứng từ sử dụng: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho  Sổ sách sử dụng: - sổ cái - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu  Tài khoản sử dụng Tại công ty, kế toán vật liệu sử dụng một số tài khoản sau: - TK 152: nguyên vật liệu + các nghiệp vụ nhập vật liệu,còn sử dụng thêm các TK sau: TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 331: phải trả ngƣời bán + Các nghiệp vụ xuất vật liệu,còn sử dụng thêm các TK sau: TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Để phục vụ cho công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công ty Cổ Phần Xây Dựng Phát Triển Đức Thịnh áp dụng phƣơng pháp “ Kê khai thƣờng xuyên, tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ” 2.2.5.2.1.Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của công ty hầu hết là mua ngoài từ các công ty, xí nghiệp. Đối với những vật tƣ mua lẻ, có giá trị nhỏ có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt. Với những vật tƣ có giá trị lớn không thể thanh toán ngay nhƣ trên đƣợc thì kế toán phản ánh theo dõi công nợ phải trả ngƣời cung cấp vật tƣ đến khi có điều kiện thanh toán thì công ty dùng hình thức chuyển khoản bằng tiền gửi ngân hàng để thanh toán. Cụ thể hạch toán nguyên vật liệu nhập kho đƣợc thực hiện nhƣ sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 62
  74. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu a. Nhập kho NVL mua ngoài, thanh toán ngay tiền hàng Khi phát sinh nghiệp vụ mua NVL trả tiền ngay, từ hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu chi hoặc giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán tiến hành kiểm tra và định khoản trên phiếu nhập. Mô hình hạch toán nghiệp vụ nhập kho, thanh toán ngay : TK 111,112 TK 152 Mua NVL TK 133 VAT VD: Ngày 05/11/2011 công ty CP XDPT Đức Thịnh đã mua xi măng PC30 của công ty TNHH Hòa Hải theo hóa đơn GTGT số 0051243 với số lƣợng là 50 tấn, gía mua chƣa thuế GTGT 10% là 801.500 đ/tấn, đã thanh toán bằng chuyển khoản. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0051243 và phiếu nhập kho của thủ kho chuyển lên phòng kế toán, kế toán tiến hành ghi đơn gía trên phiếu nhập kho và căn cứ vào đó ghi sổ nhật ký chung, sổ cái TK 152. Căn cứ vào HĐGTGT và giấy báo nợ củangân hàng gửi đến kế toán tiến hành ghi sổ cái TK 112. Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 63
  75. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Biểu số 14: Cty CPXD PT Đức Thịnh Mẫu số S03a-DN P. Nam Khê- Uông Bí- Quảng Ninh (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm: 2011 Chứng từ Số phát sinh Ngày SH tháng Diễn giải TKĐƢ ghi sổ SH NT Nợ Có 25/10 HĐ 25/10 Mua sơn ICI Dulux 152 61.467.600 GTGT supreme cao cấp 133 6.146.700 0045664 112 67.614.360 05/11 HĐ 05/11 Mua xi măng PC 152 40.075.000 GTGT 30 của cty Hòa Hải 133 4.007.500 0051243 112 44.082.500 15/11 Px 234 15/11 Xuất cho đội thi 154 12.022.500 công số 1 152 12.022.500 Cộng phát sinh 332.360.891.134 332.360.891.134 Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 64
  76. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu Biểu số 15: Cty CPXD PT Đức Thịnh Mẫu số S03b-DN P. Nam Khê- Uông Bí- Quảng Ninh ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CÁI Năm: 2011 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: 152 Ngày Chứng từ Nhật Số tiền tháng SHT Diễn giải ký ghi KĐƢ chung sổ SH NT Nợ Có SDĐK - 25/10 PN 157 25/10 Mua sơn của Cty 112 61.467.600 TNHH Hải Phong 05/11 PN 194 05/11 Mua xi măng của Cty 112 40.075.000 TNHH Hòa Hải 15/11 PX 234 15/11 Xuất xi măng cho đội 154 12.022.500 thi công số 1 Cộng phát sinh 28.286.193.925 28.286.193.925 SDCK - Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc ( ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên, đóng dấu) Đồng thời với việc ghi các sổ kế toán nguyên vật liệu kế toán ghi sổ cái tài khoản 112 khi có giấy báo nợ của ngân hàng gửi cho doanh nghiệp. Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo - Lớp: QT1205K Page 65