Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên phân đạm và hoá chất Hà Bắc

96 trang huongle 240

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên phân đạm và hoá chất Hà Bắc", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_hoan_thien_to_chuc_cong_tac_ke_toan_nguyen_vat_lie.pdf

Nội dung text: Khóa luận Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên phân đạm và hoá chất Hà Bắc

Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG ISO 9001 : 2008 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH: KẾ TOÁN- KIỂM TOÁN Sinh viên : Trần Thị Minh Giảng viên hƣớng dẫn: Th.s. Nguyễn Thị Mai Linh HẢI PHÕNG – 2010 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 20
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN PHÂN ĐẠM VÀ HOÁ CHẤT HÀ BẮC KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH: KẾ TOÁN- KIỂM TOÁN Sinh viên : Trần Thị Minh Giảng viên hƣớng dẫn : Th.s. Nguyễn Thị Mai Linh HẢI PHÕNG – 2010 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 21
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÕNG NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sinh viên: Trần Thị Minh Mã số: 101557 Lớp: QT 1004K Ngành: Kế toán- Kiểm toán Tên đề tài: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc. Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 22
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI 1. Nội dung và các yêu cầu cần giải quyết trong nhiệm vụ đề tài tốt nghiệp (về lý luận, thực tiễn, các số liệu cần tính toán và các bản vẽ). - Khái quát hoá đƣợc những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. - Phản ánh đƣợc thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc. - Đánh giá đƣợc những ƣu, nhƣợc điểm của công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc. 2. Các số liệu cần thiết để thiết kế, tính toán. Số liệu năm 2009. 3. Địa điểm thực tập tốt nghiệp. Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc. Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 23
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu CÁN BỘ HƢỚNG DẪN ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Ngƣời hƣớng dẫn thứ nhất: Họ và tên: Nguyễn Thị Mai Linh Học hàm, học vị: Thạc sỹ Cơ quan công tác: Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng Nội dung hƣớng dẫn: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc. Ngƣời hƣớng dẫn thứ hai: Họ và tên: Học hàm, học vị: Cơ quan công tác: Nội dung hƣớng dẫn: Đề tài tốt nghiệp đƣợc giao ngày tháng năm 2010 Yêu cầu phải hoàn thành xong trƣớc ngày tháng năm 2010 Đã nhận nhiệm vụ ĐTTN Đã giao nhiệm vụ ĐTTN Sinh viên Người hướng dẫn Th.s. Nguyễn Thị Mai Linh Hải Phòng, ngày tháng năm 2010 Hiệu trƣởng GS.TS.NGƢT Trần Hữu Nghị Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 24
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu PHẦN NHẬN XÉT CỦA CAN BỘ HƢỚNG DẪN 1. Tinh thần thái độ của sinh viên trong quá trình làm đề tài tốt nghiệp: 2. Đánh giá chất lƣợng của khóa luận (so với nội dung yêu cầu đã đề ra trong nhiệm vụ Đ.T. T.N trên các mặt lý luận, thực tiễn, tính toán số liệu ): 3. Cho điểm của cán bộ hƣớng dẫn (ghi bằng cả số và chữ): Hải Phòng, ngày tháng năm 2010 Cán bộ hƣớng dẫn (họ tên và chữ ký) Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 25
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay, nền kinh tế nƣớc ta đang vận hành theo cơ chế thị trƣờng, hoạt động của doanh nghiệp dựa theo nguyên tắc tự hạch toán kinh tế, các doanh nghiệp không đƣợc nhà nƣớc bù lỗ khi hoạt động không có hiệu quả mà phải tự lấy thu nhập của mình để bù đắp những chi phí đã bỏ ra. Vì vậy, vấn đề đặt ra trong sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là làm thế nào để có lợi nhuận cao nhất nhƣng chi phí bỏ ra là thấp nhất. Muốn đạt đƣợc mục tiêu này, các doanh nghiệp phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong đó, công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng và cần đƣợc quan tâm đúng mức. Nguyên vật liệu cần phải đƣợc đảm bảo tốt từ khâu mua vào, vận chuyển cho đến khâu dự trữ và sử dụng một cách hợp lý nhất sao cho đáp ứng vừa đủ nhu cầu sản xuất, đồng thời cũng đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn. Nhận thức đƣợc vấn đề này, trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc, em đã đi sâu tìm hiểu về phần hành kế toán nguyên vật liệu và chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc” làm khóa luận tốt nghiệp của mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận, khóa luận của em gồm có 3 phần chính nhƣ sau: Chƣơng I: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Chƣơng II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc. Chƣơng III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc. Do thời gian và trình độ có hạn nên khóa luận của em chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để bài viết của em đƣợc hoàn thiện hơn. Hải Phòng, ngày 25 tháng 6 năm 2010 Sinh viên Trần Thị Minh Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 26
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Chương I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Những vấn đề chung về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 1.1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, yếu tố quan trọng đầu tiên để tiến hành sản xuất là yếu tố đầu vào trong đó quan trọng hơn cả là vật tƣ mà cụ thể hơn là nguyên vật liệu. Do đó, để tạo ra đƣợc lợi nhuận mong muốn, mỗi doanh nghiệp phải quản lý và hạch toán nguyên vật liệu sao cho đảm bảo tốt các khâu từ mua sắm, vận chuyển đến bảo quản, sử dụng và dự trữ chúng bởi vì nếu doanh nghiệp mua sắm và bảo quản tốt nguyên vật liệu thì doanh nghiệp sẽ cung cấp kịp thời và đầy đủ vật tƣ cho sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất đƣợc liên tục mà không bị gián đoạn. Bên cạnh đó, mỗi doanh nghiệp cũng cần phải hạch toán nguyên vật liệu bằng thƣớc đo tiền tệ để từ đó đánh giá đƣợc hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp qua mỗi kỳ. Vì có tính giá, có hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu thì kế toán mới tính toán và xác định đƣợc toàn bộ chi phí bỏ ra có liên quan đến việc thu mua, sản xuất và tiêu thụ từng loại nguyên vật liệu. Nhƣ vậy, việc hạch toán nguyên vật liệu là một điều tất yếu mà tất cả các doanh nghiệp đều phải làm. Nếu thực hiện tốt việc hạch toán này sẽ giúp cho các doanh nghiệp nâng cao đƣợc hiệu quả kinh doanh và có thể đứng vững đƣợc trong cơ chế thị trƣờng hiện nay. 1.1.2. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu. Theo chuẩn mực kế toán số 02, hàng tồn kho là những tài sản: - Đƣợc giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thƣờng. - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho, là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thƣờng xuyên và trực tiếp Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 27
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng của sản phẩm đƣợc sản xuất. Nguyên vật liệu là những đối tƣợng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến cần thiết trong quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Đặc điểm của nguyên vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó, nguyên vật liệu sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm. Về mặt giá trị, do chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định nên khi tham gia vào sản xuất, giá trị của nguyên vật liệu sẽ đƣợc tính hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do đặc điểm này, nguyên vật liệu đƣợc xếp vào tài sản lƣu động của doanh nghiệp. Thông thƣờng trong cấu tạo của giá thành sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn, nên việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu và sử dụng đúng mục đích, đúng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh. 1.1.3. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. 1.1.3.1. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu đƣợc của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp. Vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lƣợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để thuận lợi trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, trƣớc hết các doanh nghiệp phải xác định đƣợc hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho nguyên vật liệu. Hệ thống danh điểm và sổ danh điểm của nguyên vật liệu phải rõ ràng, chính xác tƣơng ứng với quy cách, chủng loại nguyên vật liệu. Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu luôn đƣợc dự trữ ở một mức nhất định, hợp lý, nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đƣợc liên tục. Do vậy, các doanh nghiệp phải xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm nguyên vật liệu, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên vật liệu nào đó. Định mức tồn kho của nguyên vật liệu còn là cơ sở để xác định kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 28
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu hƣ hao, mất mát, các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và các nhiệm vụ nhập, xuất kho, tránh việc bố trí, kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tƣ. 1.1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. Để góp phần nâng cao chất lƣợng và hiệu quả quản lý nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: (1) Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp nguyên vật liệu trên các mặt: số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. (2) Tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời trị giá nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tƣợng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trƣờng hợp sử dụng nguyên vật liệu sai mục đích, lãng phí. (3) Thƣờng xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ nguyên vật liệu, phát hiện kịp thời các loại nguyên vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chƣa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại. (4) Thực hiện việc kiểm kê nguyên vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về nguyên vật liệu, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu. 1.1.4. Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm. Nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất sản phẩm, do đó, việc đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại nguyên vật liệu có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vì: - Cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác nguyên vật liệu là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu có chất lƣợng tốt là điều kiện nâng cao chất lƣợng sản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động. Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 29
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu - Đảm bảo cung ứng, sử dụng tiết kiệm, dự trữ đầy đủ nguyên vật liệu còn ảnh hƣởng tích cực đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, ảnh hƣởng đến giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, tăng tích lũy cho doanh nghiệp. Nhƣ vậy, doanh nghiệp tổ chức cung cấp nguyên vật liệu một cách hợp lý, đảm bảo đủ số lƣợng, đồng bộ, đúng phẩm chất và đúng thời gian sẽ là điều kiện chủ yếu để có thể hoàn thành kế hoạch và vƣợt mức kế hoạch sản xuất. 1.1.5. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu. 1.1.5.1. Phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng khác nhau, đƣợc sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể đƣợc bảo quản, dự trữ trên nhiều địa bàn khác nhau. Do vậy, để thống nhất công tác quản lý nguyên vật liệu giữa các bộ phận có liên quan, phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu cần phải có cách phân loại thích ứng. * Nếu căn cứ vào công dụng chủ yếu của nguyên vật liệu thì nguyên vật liệu được chia thành các loại: - Nguyên vật liệu chính: bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm. - Nguyên vật liệu phụ: bao gồm các loại nguyên vật liệu đƣợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để nâng cao chất lƣợng cũng nhƣ tính năng, tác dụng của sản phẩm và các loại nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình hoạt động và bảo quản các loại tƣ liệu lao động phục vụ cho công việc lao động của công nhân. - Nhiên liệu: bao gồm các loại nguyên vật liệu đƣợc dùng để tạo ra năng lƣợng phục vụ cho sự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất (nấu, luyện, sấy ủi, hấp ). - Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại nguyên vật liệu đƣợc sử dụng cho việc thay thế, sửa chữa các loại tài sản cố định là máy móc, thiết bị, phƣơng tiện vận tải, truyền dẫn. - Các loại nguyên vật liệu khác: bao gồm các loại nguyên vật liệu không thuộc những loại nguyên vật liệu đã nêu trên nhƣ bao bì đóng gói sản phẩm, phế liệu thu hồi đƣợc trong quá trình sản xuất và thanh lý tài sản. * Nếu căn cứ vào nguồn cung cấp nguyên vật liệu thì nguyên vật liệu được phân thành 3 loại như sau: Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 30
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu - Nguyên vật liệu mua ngoài. - Nguyên vật liệu tự sản xuất. - Nguyên vật liệu có từ nguồn khác (đƣợc cấp, nhận vốn góp ). Để phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý chặt chẽ và thống nhất các loại nguyên vật liệu ở các bộ phận khác nhau, đặc biệt là phục vụ cho yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính thì việc lập bảng (sổ) danh điểm nguyên vật liệu là hết sức cần thiết. Trên cơ sở phân loại nguyên vật liệu theo công dụng nhƣ nêu trên, tiến hành xác lập danh điểm theo loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu. Cần phải quy định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu quy cách, đơn vị và giá hạch toán của từng thứ nguyên vật liệu. 1.1.5.2. Tính giá nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình hình tài sản cũng nhƣ chi phí sản xuất kinh doanh. 1.1.5.2.1. Tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho. Theo chuẩn mực kế toán số 02, hàng tồn kho đƣợc tính theo giá gốc. Trƣờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đƣợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không đƣợc hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thƣơng mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng qui cách, phẩm chất đƣợc trừ khỏi chi phí mua. - Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất nhƣ chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm. - Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho. Chi phí không đƣợc tính vào giá gốc hàng tồn kho, gồm: - Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thƣờng. Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 31
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu - Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản trong quá trình mua hàng. - Chi phí bán hàng. - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Trên thực tế, nguyên vật liệu có thể đƣợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, do đó, tuỳ theo nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu đƣợc xác định nhƣ sau: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá nhập Giá mua ghi Chi phí thu Khoản giảm giá = + - kho trên hoá đơn mua thực tế đƣợc hƣởng Nếu nguyên vật liệu mua từ nƣớc ngoài thì thuế nhập khẩu đƣợc tính vào giá nhập kho. Khoản thuế GTGT phải nộp khi mua nguyên vật liệu cũng đƣợc tính vào giá nhập nếu doanh nghiệp không thuộc diện nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. - Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất: giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất nguyên vật liệu. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài chế biến: Giá xuất nguyên Chi phí vận chuyển, Giá nhập Tiền thuê = vật liệu đem + + bốc dỡ nguyên vật liệu kho chế biến chế biến đi và về - Đối với nguyên vật liệu đƣợc cấp: Giá nhập Giá do đơn vị cấp Chi phí vận chuyển, = + kho thông báo bốc dỡ - Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp: giá nhập kho là giá do hội đồng định giá xác định (đƣợc sự chấp nhận của các bên có liên quan). - Đối với nguyên vật liệu đƣợc biếu tặng: giá nhập kho là giá thực tế đƣợc xác định theo thời giá trên thị trƣờng. 1.1.5.2.2. Tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 32
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Nguyên vật liệu đƣợc nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó, khi xuất kho nguyên vật liệu, tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện phƣơng tiện trang bị phƣơng tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong 4 phƣơng pháp để xác định trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Theo chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho, việc tính giá trị hàng tồn kho đƣợc áp dụng theo một trong các phƣơng pháp sau: Phƣơng pháp tính theo giá đích danh, Phƣơng pháp bình quân gia quyền, Phƣơng pháp nhập trƣớc, xuất trƣớc, Phƣơng pháp nhập sau, xuất trƣớc. * Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phƣơng pháp này, khi xuất kho nguyên vật liệu thì căn cứ vào số lƣợng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Phƣơng pháp này đƣợc áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít và nhận diện đƣợc từng lô hàng. * Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phƣơng pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho đƣợc tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tƣơng tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho đƣợc mua sắm hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể đƣợc tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho đƣợc tính căn cứ vào số lƣợng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức: Trị giá vốn thực tế Số lƣợng nguyên Đơn giá bình quân = x nguyên vật liệu xuất kho vật liệu xuất kho gia quyền. Đơn giá Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế nhập trong kỳ = bình quân Số lƣợng tồn đầu kỳ + Số lƣợng nhập trong kỳ - Đơn giá bình quân thƣờng đƣợc tính cho từng thứ nguyên vật liệu. - Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ đƣợc gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Theo cách tính này, khối lƣợng tính toán giảm nhƣng chỉ tính đƣợc trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 33
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu - Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập đƣợc gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động. Theo cách tính này, hàng ngày cung cấp thông tin đƣợc kịp thời nhƣng khối lƣợng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phƣơng pháp này rất thích hợp đối với những doanh nghiệp đã làm kế toán máy. * Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Phƣơng pháp nhập truớc, xuất trƣớc áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đƣợc mua trƣớc hoặc sản xuất trƣớc thì đƣợc xuất trƣớc, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đƣợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phƣơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đƣợc tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho đƣợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Vậy theo phƣơng pháp này, số nguyên vật liệu nào nhập trƣớc sẽ xuất trƣớc và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ đƣợc tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. Phƣơng pháp này thích hợp trong trƣờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hƣớng giảm. * Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Phƣơng pháp nhập sau, xuất trƣớc áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đƣợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đƣợc xuất trƣớc, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đƣợc mua hoặc sản xuất trƣớc đó. Theo phƣơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đƣợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho đƣợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Vậy theo phƣơng pháp này, số nguyên vật liệu nhập sau sẽ đƣợc xuất trƣớc, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ đƣợc tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên. Phƣơng pháp này thích hợp trong trƣờng hợp lạm phát. 1.2. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là một trong những đối tƣợng kế toán cần phải tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả số lƣợng, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu. Hiện nay, tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp, tuỳ theo trình độ của nhân viên kế toán và thủ kho, để tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, doanh nghiệp có thể lựa Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 34
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu chon một trong 3 phƣơng pháp: Thẻ song song, Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ số dƣ. 1.2.1. Phương pháp thẻ song song: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song đƣợc mô tả theo sơ đồ 1.1 nhƣ sau: Phiếu nhập kho Thẻ hoặc sổ chi Bảng tổng Sổ kế tiết Thẻ kho hợp nhập, toán tổng nguyên xuất, tồn kho hợp vật liệu vật liệu Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.1. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song. - Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu về mặt số lƣợng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ đƣợc mở cho từng danh điểm vật liệu. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lƣợng theo từng danh điểm vật liệu. - Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu mở thẻ (sổ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho từng danh điểm vật liệu tƣơng ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ (sổ) này có nội dung tƣơng tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận đƣợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán nguyên vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ (sổ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu và tính ra số tiền. Cuối tháng, tiến hành cộng thẻ (sổ) kế toán chi tiết và đối chiếu với thẻ kho. Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 35
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ (sổ) kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. Số liệu của bảng này đƣợc đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. - Ƣu, nhƣợc điểm của phƣơng pháp: Phƣơng pháp này có ƣu điểm là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhƣng có nhƣợc điểm là việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lƣợng, khối lƣợng ghi chép còn nhiều. 1.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đƣợc mô tả qua sơ đồ 1.2. - Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu giống nhƣ phƣơng pháp thẻ song song. - Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lƣợng và số tiền của từng thứ (danh điểm) nguyên vật liệu theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ nguyên vật liệu, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lƣợng nguyên vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Thẻ kho Sổ đối chiếu Sổ kế toán luân chuyển tổng hợp Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 36
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu sổ đối chiếu luân chuyển. - Ƣu, nhƣợc điểm của phƣơng pháp: Phƣơng pháp này có ƣu điểm là khối lƣợng ghi chép của kế toán đƣợc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nhƣng có nhƣợc điểm là ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lƣợng; việc kiểm tra, đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành đƣợc vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán. 1.2.3. Phương pháp sổ số dư. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp sổ số dƣ đƣợc mô tả qua sơ đồ 1.3. Cụ thể: - Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để chi chép nhƣ 2 phƣơng pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng nguyên vật liệu qui định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lƣợng nguyên vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số dƣ. Sổ số dƣ đƣợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trƣớc ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong, thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế Sổ kế toán Thẻ kho Sổ số dƣ nhập, xuất, tồn tổng hợp Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 37
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Sơ đồ 1.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp sổ số dƣ. - Tại phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hƣớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận đƣợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đƣợc của từng nhóm nguyên vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Bảng này đƣợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đƣợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dƣ đầu tháng để tính ra số dƣ cuối tháng của từng nhóm nguyên vật liệu. Số dƣ này đƣợc dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số dƣ. - Ƣu, nhƣợc điểm của phƣơng pháp: Phƣơng pháp này có ƣu điểm là hạn chế việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thƣờng xuyên công việc ghi chép ở kho, đảm bảo số liệu kế toán đƣợc chính xác và kịp thời. Nhƣng phƣơng pháp này có nhƣợc điểm là không biết đƣợc sự biến động của từng thứ nguyên vật liệu, việc kiểm tra, phát hiện sai sót, nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất phức tạp. 1.3. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu của quản trị doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu phải đƣợc tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ theo chế độ chứng từ kế toán quy định đƣợc ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính. Các chứng từ về kế toán nguyên vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho (01-VT). - Phiếu xuất kho (02-VT). - Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (03-VT). - Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ (04-VT). - Biên bản kiểm kê vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (05-VT). - Bảng kê mua hàng (06-VT). - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (07-VT). - Các chứng từ khác có liên quan nhƣ: Hóa đơn GTGT, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy báo nợ, Uỷ nhiệm chi, Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 38
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ kế toán cũng nhƣ các quy định của chế độ kế toán hiện hành, việc hạch toán nguyên vật liệu có thể đƣợc áp dụng theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên hoặc kiểm kê định kỳ. 1.3.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên là phƣơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thƣờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phƣơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Theo phƣơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định đƣợc lƣợng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Với những tiện ích nhƣ trên, phƣơng pháp này đƣợc sử dụng phổ biến ở nƣớc ta hiện nay. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tƣ, hàng hoá có giá trị thấp, thƣờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phƣơng pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. 1.3.1.1. Tài khoản sử dụng. * TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 152: Bên Nợ: + Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác. + Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: + Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc đƣa đi góp vốn. + Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại ngƣời bán hoặc đƣợc giảm giá ngƣời mua. + Chiết khấu thƣơng mại nguyên liệu, vật liệu khi mua đƣợc hƣởng. Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 39
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu + Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm tra. Số dƣ bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. * TK 151 “Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật tƣ mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đƣờng vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhƣng đang chờ kiểm nhận nhập kho. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 151: Bên Nợ: Trị giá hàng hoá, vật tƣ đã mua đang đi đƣờng. Bên Có: Trị giá hàng hoá, vật tƣ đã mua đang đi đƣờng đã nhập về kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng. Số dƣ bên Nợ: Trị giá hàng hoá, vật tƣ đã mua nhƣng còn đang đi đƣờng (chƣa nhập về kho đơn vị). Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nhƣ TK 133, TK 331, TK 111, TK 112, 1.3.1.2. Phương pháp hạch toán. Theo phƣơng pháp này, sự biến động của nguyên vật liệu đƣợc tổng hợp thông qua sơ đồ 1.4. 1.3.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ là phƣơng pháp không theo dõi một cách thƣờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tƣ, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lƣợng tồn kho thực tế. Từ đó, xác định lƣợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức: Giá trị vật liệu Giá trị vật liệu Tổng giá trị vật liệu Giá trị vật liệu = + - xuất dùng trong kỳ tồn kho đầu kỳ tăng thêm trong kỳ tồn kho cuối kỳ Độ chính xác của phƣơng pháp này không cao mặc dù tiết kiệm đƣợc công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tƣ khác nhau, trị giá thấp, thƣờng xuyên xuất dùng, xuất bán. 1.3.2.1. Tài khoản sử dụng. Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 40
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu * TK 611 "Mua hàng": Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá mua vào, nhập kho hoặc đƣa vào sử dụng trong kỳ. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 611: Bên Nợ: + Kết chuyển giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê). + Giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, mua vào trong kỳ; hàng hoá đã bán bị trả lại, Bên Có: + Kết chuyển giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê). + Giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ, hoặc giá gốc hàng hoá xuất bán (chƣa đƣợc xác định là đã bán trong kỳ). + Giá gốc nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ hàng hoá mua vào trả lại cho ngƣời bán, hoặc đƣợc giảm giá. TK 611 không có số dƣ cuối kỳ và có 2 tài khoản cấp 2: + TK 6111 “ Mua nguyên liệu, vật liệu”. + TK 6112 “ Mua hàng hoá”. * TK 152 " Nguyên liệu, vật liệu ": Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. Bên Nợ: Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ. Số dƣ bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. * TK 151 " Hàng mua đang đi đường ": Bên Nợ: Kết chuyển trị giá thực tế của hàng vật tƣ mua đang đi đƣờng cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế của hàng hoá, vật tƣ đã mua đang đi đƣờng đầu kỳ. Số dƣ bên Nợ: Trị giá hàng hoá, vật tƣ đã mua nhƣng còn đang đi đƣờng (chƣa nhập về kho đơn vị). Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nhƣ TK 133, TK 331, TK 111, TK 112, Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 41
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu 1.3.2.2. Phương pháp hạch toán. Theo phƣơng pháp này, sự biến động của nguyên vật liệu đƣợc tổng hợp thông qua sơ đồ 1.5. Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 42
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Sơ đồ 1.4. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. TK 111, 112, TK 152 TK 621, 623, 627 151, 331, 641, 642, 241, Nhập kho nguyên vật liệu (NVL) mua ngoài Xuất kho NVL dùng cho SXKD, TK 133 XDCB hoặc sửa chữa lớn TSCĐ Thuế GTGT nếu có TK 154 NVL xuất thuê ngoài gia công Chi phí thu mua, bốc xếp vận chuyển NVL mua ngoài TK 133 TK 154 (nếu có) TK111, 112, 331, Nhập kho NVL thuê ngoài gia công, chế biến xong hoặc nhập kho NVL tự chế Giảm giá NVL mua vào, Trả lại NVL cho ngƣời bán, TK 333 (3333, 3332) Chiết khấu thƣơng mại Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt NVL nhập khẩu phải nộp NSNN TK 333 (33312) TK 632 Thuế GTGT NVL nhập khẩu phải nộp NSNN Nguyên, vật liệu xuất bán (nếu không đƣợc khấu trừ) TK 142, 242 TK 411 NVL xuất dùng cho SXKD Đƣợc cấp hoặc nhận vốn góp liên doanh, phải phân bổ dần liên kết bằng NVL TK222, 223 TK 621, 623, 627, NVL xuất kho để đầu tƣ vào 641, 642, 241, công ty con hoặc để góp vốn vào NVL xuất dùng cho SXKD hoặc công ty liên kết hoặc cơ sở XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ không kinh doanh đồng kiểm soát Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 43
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu sử dụng hết nhập lại kho TK 222, 223 TK 632 Thu hồi vốn góp và công ty liên kết, cơ NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê sở kinh doanh đồng kiểm soát bằng NVL thuộc hao hụt trong định mức TK 338 (3381) TK 138 (1381) NVL phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 44
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Sơ đồ 1.5. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ. TK 151, 152 TK 611 TK 151,152 Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ TK 111, 112, 331, TK 111, 112, 331, Mua vật liệu về nhập kho trong kỳ Giảm giá hàng mua (Giá mua, chi phí thu mua Hàng mua trả lại bốc xếp, vận chuyển, ) Chiết khấu thƣơng mại TK 133 TK 133 Thuế GTGT (nếu có) TK 3333 TK 621, 623, 627, Thuế thu nhập phải nộp NSNN 642, 642, 241, 142, 242, Cuối kỳ, xác định và kết chuyển TK 3332 giá trị NVL xuất kho sử dụng cho Thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu SXKD, XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ phải nộp NSNN TK 33312 Thuế GTGT của (nếu không đƣợc hàng nhập khẩu khấu trừ) phải nộp NSNN TK 133 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 45
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu (nếu đƣợc khấu trừ) Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 46
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu 1.4. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc qui định trong chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho nhƣ sau: Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của chúng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt. Việc ƣớc tính giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho phải dựa trên bằng chứng tin cậy thu thập đƣợc tại thời điểm ƣớc tính. Việc ƣớc tính này phải tính đến sự biến động của giá cả hoặc chi phí trực tiếp liên quan đến các sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc năm tài chính, mà các sự kiện này đƣợc xác nhận với các điều kiện hiện có ở thời điểm ƣớc tính. Ngoài ra, khi ƣớc tính giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc phải tính đến mục đích của việc dự trữ hàng tồn kho. Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không đƣợc đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ đƣợc bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm. Khi có sự giảm giá của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc, thì nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đƣợc đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của chúng. Để hạch toán nghiệp vụ dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng TK159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”: tài khoản này dùng để phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập khi có những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc so với giá gốc của hàng tồn kho. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 159: Bên nợ: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ. Bên có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ. Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 47
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Số dƣ bên có: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ. Theo thông tƣ 228/2009 về dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho. Tại thời điểm lập dự phòng nếu giá gốc hàng tồn kho cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho thì phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo các quy định tại điểm 1, điểm 2 Điều này. - Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập bằng số dƣ khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, thì doanh nghiệp không phải trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho; Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cao hơn số dƣ khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, thì doanh nghiệp đƣợc trích thêm phần chênh lệch vào giá vốn hàng bán ra trong kỳ. Nợ TK 632:Giá vốn hàng bán(Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dƣ khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch và ghi giảm giá vốn hàng bán. Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Có TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho). Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 48
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu CHƢƠNG 2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KÊ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN PHÂN ĐẠM VÀ HOÁ CHẤT HÀ BẮC 2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN PHÂN ĐẠM VÀ HOÁ CHẤT HẦ BẮC 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Phân Đạm và Hoá Chất Hà Bắc Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc. Biểu tƣợng công ty Tên giao dịch quốc tế: Habac Nitrogenous Fertilizers and Chemical Company Limited (HANICHEMCO). Tên viết tắt: HANICHEMCO. Địa chỉ: Phƣờng Thọ Xƣơng - TP.Bắc Giang - Tỉnh Bắc Giang. - Loại hình Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hoá chất Hà Bắc: Là một doanh nghiệp Nhà nƣớc với hình thức sở hữu vốn Nhà nƣớc có giấy phép đăng ký kinh doanh số: 106472 ngày 20/2/1993 của trọng tài kinh tế tỉnh Hà Bắc (nay là thành phố Bắc Giang tỉnh Bắc Giang) và các lần bổ sung, thay đổi đăng ký kinh doanh theo định hƣớng phát triển của Công ty. Hiện nay, số vốn điều lệ là 325.000.000.000đ, trên 2000 công nhân viên., Theo Nghị định 90/2001/CP-NĐ ngày 23/11/2001, công ty là một doanh nghiệp có quy mô lớn. - Nhiệm vụ của Công ty: - Sản xuất sản phẩm phân đạm và các loại hoá chất khác. - Thƣơng mại dịch vụ( xây lắp công trình, kinh doanh điện, vận tải ) - Lĩnh vực kinh doanh - SX phân đạm, phân NPK và một số hoá chất nhƣ CO2 rắn lỏng, NH3 lỏng. - Kinh doanh điện - Ngành nghề kinh doanh Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 49
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu - Phân urê, NPK, NH3 lỏng, CO2 Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hóa chất Hà Bắc (tên gọi hiện nay) tiền thân là nhà máy đạm Bắc Giang, rồi đổi tên thành nhà máy Phân đạm Hà Bắc. Ngày 10/10/1988 đổi tên thành Xí nghiệp liên hợp đạm Hà Bắc. Ngày 13/2/1993 đổi tên là Công ty Phân đạm và Hóa chất Hà Bắc. Ngày 20/10/2006 theo quyết định số 38/2006/QĐ-13CN Công ty lại một lần đổi tên thành Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hóa chất Hà Bắc. Công ty đ- ƣợc Nhà nƣớc phê chuẩn thiết kế xây dựng. Ngày 20/7/1959 đến quý năm 1960 bắt đầu khởi công xây dựng. Ngày 18/2/1961 đổ mẻ bê tông đầu tiên xây dựng công trình, trong quá trình xây dựng ngày 3/1/1963 Công ty vui mừng đƣợc đón đồng chí Phạm Văn Đồng về thăm. Ngày 28/11/1975 sản xuất thành công NH3 lỏng. Đến tháng 12/1975 đã sản xuất ra bao đạm urê đầu tiên. Và đến tháng 10/1977 đồng chí Đỗ Mƣời phó Thủ t- ƣớng Chính phủ đã về cắt băng khánh thành nhà máy Phân đạm Hà Bắc Công ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hóa chất Hà Bắc nằm trên một khu đất rộng 40 ha bên cạnh dòng Sông Thƣơng thuộc phƣờng Thọ Xƣơng, thành phố Bắc Giang, tỉnh Bắc Giang. Công ty là một đơn vị kinh tế thuộc sự quản lý của Tổng công ty hóa chất Việt Nam. Công ty đƣợc thành lập dựa trên cơ sở hợp tác giữa 2 nƣớc Việt Nam và Trung Quốc, toàn bộ máy móc, thiết bị đƣợc chế tạo từ Trung Quốc sau đó đem qua Việt Nam. Ngày 1/5/1975 Chính phủ quyết định hợp nhất nhà máy Nhiệt điện, nhà máy Cơ khí, xƣởng Hóa thành nhà máy Phân đạm Hà Bắc, trực thuộc Tổng cục Hóa Chất Việt Nam. Tháng 6/1975 việc xây dựng và lắp đặt máy cơ bản đã hoàn thành. Năm 1977 toàn bộ chuyên gia Trung Quốc về nƣớc, cán bộ CNVC Việt Nam tự chủ chạy máy. Công ty sản xuất, kinh doanh phân bón và hóa chất: Phân đạm Urê; Phân hỗn hợp NPK; Amoniắc lỏng; CO2 rắn, lỏng; Oxy; Nitơ Sản phẩm chủ yếu: Phân đạm Urê, Amoniắc lỏng . Ngoài ra còn tận dụng dây chuyền công nghệ để sản xuất các loại khí công nghiệp (CO2 lỏng và rắn,oxy, nitơ); than hoạt tính; phân đạm NPK các loại(5-7-6, 5-10-3,10-5-3, 8-6-4); giấy đế, giấy vàng mã xuất khẩu và giải khát. 2.1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ chủ yếu * Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 50
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 51
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu 2.1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ chủ yếu * Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý Bộ máy quản lý của công ty đƣợc tổ chức quản lý trực tuyến - chức năng, có nghĩa giám đốc trực tiếp xem xét quản lý tất cả các phòng ban công ty, bên cạnh đó thông qua các phó giám đốc để giám sát tình hình hoạt động của công ty. * Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty khái quát trong sơ đồ sau: Tổng Giám đốc P.Tổng giám đốc P.Tổng giám đốc kỹ thuật sản xuất kỹ thuật Phó Giám đốc sản xuất Khèi kü thuËt Khèi phßng ban Khèi s¶n xuÊt P.Tổng giám đốc kỹ thuật Phó Giám đốc Phòngsản xuấtCơ khí Văn phòng Công ty Phòng Điều độ sản xuất Phòng KCS Phòng thị trƣờng Phòng Phục vụ đời sống Phòng KT. An toàn Phòng vật tƣ Các phân xƣởng sản xuất chính Phòng KT. Công nghệ Phòng kế hoạch Các phân xƣởng sản xuất phụ Phòng Phòng Đầu tƣ xây dựng Tổ chức nhân sự Phòng Kế toán Phòng điện - Điện lạnh thống kê tài chính - Tự động hóa Nhà văn hoá . *Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban: *Khối các phòng ban: Văn phòng Công ty: Giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác văn phòng, văn thƣ, hành chính. Có nhiệm vụ tiếp nhận và phân phối công văn, in ấn, phô tô Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 52
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu tài liệu, tổ chức đội xe con phục vụ đƣa đón cán bộ, tổ chức đón khách, phục vụ khách. Phòng tổ chức nhân sự: Giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác đào tạo, tổ chức cán bộ, lao động tiền lƣơng. Sắp xếp, tổ chức hợp lý xƣởng, phân xƣởng, tổ đội sản xuất. Xem xét cơ cấu lao động, biên chế và định mức lao động, xây dựng kế hoạch đơn giá tiền lƣơng. Phòng kế hoạch: Giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty. Xây dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ và giao kế hoạch cho các đơn vị sản xuất. Phòng kế toán thống kê tài chính: Giúp Tổng giám đốc công tác KTTKTC Công ty, lập kế hoạch tài chính, tính toán các khoản nộp Ngân sách Nhà nƣớc, kiểm tra thu chi tài chính. Phòng thị trƣờng: Giúp Tổng giám đốc về công tác tiêu thụ sản phẩm, thiết lập mạng lƣới quảng cáo tiếp thị, liên hệ với khách hàng về việc ký kết hợp đồng tiêu thụ. Phòng vật tƣ: Cung cấp vật tƣ, quản lý cấp phát vật tƣ. *Khối kỹ thuật và sản xuất: Phòng kỹ thuật công nghệ: Là phòng tham mƣu cho Tổng giám đốc về công tác quản lý kỹ thuật công nghệ hóa. Xây dựng và ban hành các định mức kỹ thuật cho sản phẩm của Công ty, xây dựng phƣơng án kỹ thuật sản xuất, phƣơng án ngừng chạy máy. Phòng điều độ sản xuất: Là phòng chỉ huy điều hành sản xuất toàn Công ty nhằm bảo đảm về sản lƣợng, chất lƣợng sản phẩm, giảm định mức tiêu hao, an toàn về ngƣời và thiết bị. Lập phƣơng thức sản xuất hợp lý, chỉ huy chạy và ngừng máy. Phòng kỹ thuật an toàn: Kiểm tra thƣờng xuyên việc đảm bảo an toàn ngƣời lao động và bảo vệ môi trƣờng toàn Công ty. Phòng Đ-ĐL-TĐH: Tham mƣu và chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc về điện đo lƣờng, tự động hóa tin học. Phòng cơ khí: Quản lý thiết bị toàn Công ty. Phòng đầu tƣ xây dựng: Dự toán, quyết toán công trình. Lập kế hoạch về công tác đầu tƣ xây dựng. Phòng KCS: Kiểm tra chất lƣợng sản phẩm. Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 53
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Phòng phục vụ đời sống: Chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc về việc quan tâm và cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Phân xƣởng than: Có nhiệm vụ bốc xếp, bảo quản than cục, than cám, cấp phát cho sản xuất. Phân xƣởng nhiệt: Có nhiệm vụ sản xuất hơi nƣớc để cung cấp cho sản xuất trong toàn Công ty. Xƣởng tạo khí NH3: Có nhiệm vụ sản xuất khí than ẩm phục vụ sản xuất NH3. Xƣởng Urê: Có nhiệm vụ tổng hợp sản xuất Urê, sản xuất CO2, Oxy. Ngoài ra còn có các phân xƣởng phụ trợ: Phân xƣởng điện, phân xƣởng sửa chữa cung cấp sản phẩm cho phân xƣởng sản xuất chính và phục vụ lẫn nhau. 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty. 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty đƣợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán từ ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu kế toán, lập các báo cáo đều đƣợc thực hiện ở phòng kế toán thống kê tài chính, số lƣợng nhân viên trong phòng là 26 ngƣời, 1 Kế toán trƣởng, 2 phó phòng, chia làm 3 tổ: 1. Tổ tài chính gồm 8 đồng chí do Kế toán trƣởng trực tiếp phụ trách 2. Tổ vật tƣ gồm 12 đồng chí do phó phòng kế toán vật tƣ phụ trách 3. Tổ tổng hợp gồm 6 đồng chí do phó phòng hạch toán phụ trách *Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được khái quát theo sơ đồ sau: KÕ to¸n tr•ëng PP tæ h¹ch to¸n Tæ tµi chÝnh Phã phßng tæ vËt t• KÕ to¸n gi¸ thµnh KÕ to¸n Ng©n hµng VËt t• kho KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n thanh to¸n VËt t• ph©n x•ëng KÕ to¸n söa ch÷a lín KÕ to¸n tiÒn mÆt KÕ to¸n TS cè ®Þnh KÕ to¸n b¸n hµng Thñ quü KÕ to¸n tiÒn l•¬ng *Vai trò, chức trách, nhiệm vụ của Kế toán trưởng: Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 54
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Là ngƣời giúp Tổng giám đốc Công ty tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính của Công ty đồng thời thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Kế toán trƣởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc và sự chỉ đạo, kiểm tra của kế toán cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp. Kế toán trƣởng có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán và toàn bộ kế toán ở doanh nghiệp. Tổ chức hƣớng dẫn thực hiện và kiểm tra thực hiện ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, thuế phải nộp, các khoản quỹ, các hoạt động kinh tế, tài chính, các báo cáo của Công ty. Tổ chức chấp hành nghiêm lệnh kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền. Tổ chức và chứng kiến việc bàn giao công việc của cán bộ, nhân viên kế toán, thủ quỹ mỗi khi có sự thuyên chuyển. Xây dựng và tổ chức kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên kế toán; kiểm tra kiểm soát việc thực hiện định mức kinh tế, kỹ thuật, các dự toán chi phí; thực hiện đầy đủ các chế độ, thể lệ theo quy định của Nhà nƣớc đối với một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh . Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế đánh giá đúng tình hình sản xuất của Công ty, từ đó đề xuất thúc đẩy sản xuất phát triển: tham gia nghiên cứu tổ chức sản xuất kinh doanh, xây dựng chiến lƣợc phát triển của Công ty *Chức năng, nhiệm vụ của các phòng kế toán: *Tổ tài chính: Giúp Tổng giám đốc xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của Công ty. Đảm nhận công tác tài chính toàn Công ty theo dõi hạch toán và lo tìm nguồn tài chính đáp ứng mọi nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Thanh toán công nợ giữa Công ty và khách hàng, thanh toán lƣơng, BHXH cho công nhân viên chức, tổng hợp các quỹ lƣơng, BHXH và kinh phí công đoàn. Theo dõi tiêu thụ sản phẩm của Công ty và đánh giá kết quả tiêu thụ toàn Công ty, cung cấp số liệu, nhật ký chứng từ, bảng kê và các báo cáo chi tiết để tập hợp chi phí và tình hình thu, chi tiền mặt, tiền gửi *Tổ vật tƣ: Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 55
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Hàng ngày tập hợp tình hình sản xuất kinh doanh trong ngày và những phát sinh về tiêu hao vật tƣ. Theo dõi nhập xuất tồn vật tƣ. Hàng tháng tổng hợp nên bảng phân bổ vật tƣ phục vụ cho công tác tính giá thành. Tiến hành kiểm kê định kỳ toàn bộ vật tƣ hiện có, lập báo cáo cần thiết cho công tác quyết toán tháng, quý, năm. *Tổ hạch toán (tổ tổng hợp): Có trách nhiệm tập hợp các chi phí, tính toán GTSP, tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh, phản ánh doanh thu bán hàng, lập các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nƣớc, kiểm tra các khâu chi tiết. Sau khi có đầy đủ các báo cáo chi tiết, nhật ký bảng kê, bảng phân bổ, kế toán tổng hợp vào sổ cái và lập bảng cân đối tài sản, phân tích tài chính trong tháng, quý, năm để lập báo cáo theo dõi tăng giảm tài sản cố định, tăng giảm vốn, tình hình nộp Ngân sách. *Mối quan hệ giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong Công ty: (1) (2) Các bộ phận khác Bộ phận kế toán T.Giám đốc (3) (1)Căn cứ các chứng từ ban đầu để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kế toán trên sổ kế toán. (2)Báo cáo tình hình hoạt động theo định kỳ hoặc khi có yêu cấu của bộ phận lãnh đạo. (3)Lập báo cáo để đối chiếu, kiểm tra số liệu với bộ phận có liên quan: phòng hành chính, phòng kinh doanh, cửa hàng, bộ phận kho. 2.1.4.2. Tổ chức hệ thống chứng từ tại công ty. Hệ thống chứng từ kế toán của công ty áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính. 2.1.4.3. Tổ chức hệ thống tài khoản tại công ty. Hệ thống tài khoản kế toán của công ty áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính. 2.1.4.4.Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại công ty. Để đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý, tạo điều kiện cho công tác hạch toán đƣợc thuận lợi công ty đã dụng hình thức kế toán “ Chứng từ ghi sổ”. Theo hình thức này, hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập bảng kê chi tiết của Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 56
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu từng tháng. Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê chi tiết vào chứng từ ghi sổ, sổ kế toán chi tiết có liên quan. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào sổ cái. Cuối năm căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu, khớp đúng số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với bảng cân đối tài khoản, số liệu ghi trên bảng cân đối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ sổ kế toán chi tiết), đƣợc dùng để lập báo cáo tài chính. Sổ sách sử dụng: Sổ quỹ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết, sổ cái. Sơ đồ 2.2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng kê chi tiết Sổ chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 57
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Hệ thống báo cáo tài chính: Theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính: - Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01 – DN). - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02 – DN). - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ (Mẫu B03 – DN). Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09 – DN). 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN PHÂN ĐẠM VÀ HOÁ CHẤT HÀ BẮC. 2.2.1. Đặc điểm công tác quản lý và phân loại nguyên vật liệu tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Phân Đạm và Hoá Chất Hà Bắc. 2.2.1.1. Phân loại nguyên vật liệu Tuy công ty sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau nhƣng do có đặc tính sử dụng và công dụng gần nhƣ nhau trong quá trình chế biến nên nguyên vật liệu của công ty đƣợc chia thành - Nguyên vật liệu chính: §©y lµ ®èi t•îng chÝnh cÊu thµnh nªn s¶n phÈm urª ®ã lµ than, ë c¸c ®¬n vÞ kh¸c cã thÓ coi ®©y lµ nhiªn liÖu v× lµ chÊt ®èt, xong t¹i C«ng ty Than ®•îc coi lµ nguyªn vËt liÖu chÝnh chiÕm tû lÖ gÇn 50% tæng gi¸ thµnh cña UR£. - Nguyên vật liệu phụ: Lµ nh÷ng vËt liÖu phô cã t¸c dông phô trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. HoÆc cïng víi nguyªn vËt liÖu chÝnh ®Ó t¹o nªn s¶n phÈm hoµn chØnh ®ã lµ urª. VÝ dô như s¶n phÈm ho¸ chÊt, èng thÐp, que hµn, dÇu mì, cïng víi than qua c¸c c«ng ®o¹n ph¶n øng ®Ó t¹o ra s¶n phÈm urª. - Nhiên liệu: Lµ vËt liÖu phô dïng ®Ó cung cÊp nhiÖt n¨ng cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt (ngoµi than), nh• x¨ng, dÇu , phôc vô cho vËn t¶i hµng ho¸ vµ cña v¨n phßng c«ng ty . - Phụ tùng chi tiết máy: Lµ nguyªn vËt liÖu d•íi d¹ng c¸c chi tiÕt thiÕt bÞ cña m¸y mãc, n»m trong d©y truyÒn s¶n xuÊt ®¹m cña c«ng ty. Nh• vßng bi, xÐc m¨ng, van bÝch, ª cu, bu l«ng - Vật tư thu hồi: Lµ c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu ®· qua sö dông, nh•ng ®· cò hoÆc hÕt thêi gian sö dông, còng cã thÓ lµ bÞ thay thÕ do thay ®æi d©y chuyÒn s¶n xuÊt, nh÷ng lo¹i nguyªn vËt liÖu nµy vÉn cã thÓ dïng l¹i, hoÆc cã thÓ b¸n ra ngoµi. 2.2.1.2. Đặc điểm công tác quản lý Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 58
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Nguyên liệu, vật liệu là những đối tƣợng lao động, thể hiện dƣới dạng vật hóa. Trong các doanh nghiệp, vật liệu đƣợc sử dụng phục vụ cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất - kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đƣợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Khi tham gia vào hoạt động sản xuất - kinh doanh, vật liệu bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn. Vật liệu đƣợc hình thành từ nhiều nguồn khác nhau nhƣ mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn liên doanh, vốn góp cuả các thành viên tham gia công ty , trong đó, chủ yếu là mua ngoài. Là công ty sản xuất nên doanh nghiệp sử dụng rất nhiều nguyên vật liệu với số lƣợng lớn và thƣờng xuyên. Chi phí nguyên vật liệu chiếm 70-80% trong giá thành sản phẩm. Mặt khác, vật liệu có tính chất dễ bị ảnh hƣởng bởi thời tiết nếu không đƣợc bảo quản cẩn thận và dễ bị hao hụt trong quá trình vận chuyển. Chính vì vậy công tác quản lý và sử dụng có hiệu quả sẽ giúp giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Quản lý vật liệu là khâu quan trọng đầu tiên để đảm bảo cho quá trình sản xuất, việc quản lý nguyên vật liệu ở đây không chỉ về mặt số lƣợng mà phải quản lý cả về chất lƣợng nhằm đảm bảo cho nguyên vật liệu không bị biến chất, giảm giá trị sử dụng. Khâu thu mua của công ty: Công ty có bộ phận chuyên công tác thu mua ,vận chuyển, bốc dỡ .Các bạn hàng, nhà cung ứng khá uy tín nên công tác thu mua và dự trữ nguyên vật liệu ít bị ngừng trệ. Khâu bảo quản dự trữ: Hiện nay tình hình quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH 1 Thành viên Phân Đạm Và Hoá Chất Hà Bắc đã đƣợc chú trọng và quan tâm với cách tổ chức, sắp xếp gồm có 5 kho: Kho nguyện vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ, kho nhiên liệu, kho chi tiết máy, kho thu hồi. Việc sắp xếp nguyên vật liệu trong từng kho cũng đƣợc thực hiện khá hợp lý, thuận tiện cho quá trình sản xuát. Khâu sử dụng: Công ty căn cứ vào định mức nguyên vật liệu, và kế hoạch tiêu thụ để chủ động có kế hoạch mua vật tƣ nên lƣợng tồn kho rất ít, giảm chi phí lƣu kho, vốn không ứ đọng, giá thành sản phẩm sẽ hạ bớt phần nào. Công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu đƣợc thực hiện ở phòng vật tƣ vận tải, thủ kho và phòng kế toán. Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 59
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Phòng vật tƣ vận tải: có trách nhiệm quản lý, lập kế hoavhj thu mua, nhập, xuất nguyên vật liệu trong tháng, tìm hiểu lựa chọn các nguồn cung cấp tốt nhất, có lợi nhất. Định kỳ tiến hành kiểm kê, tham mƣu cho giám đốc về các loại nguyên vật liệu cần nhập ,các loại nguyên vật liệu còn tồn đọng nhiều, và các biện pháp giải quyết hợp lý tránh tình trạng cung ứng vật liệu không đủ cho sản xuất hoặc để tồn đọng quá nhiều gây lãng phí, giảm chát lƣợng nguyên vật liệu. Thủ kho: là ngƣời có trách nhiệm nhập xuất nguyên vật liệu theo phiếu nhạp, phiếu xuất, thực hiện đày đủ thủ tục công ty quy định, tổ chức sắp xếp bảo quản nguyên vật liệu. Hàng ngày tiến hành ghi chép vào thẻ kho, cuối tháng đối chiếu số liệu với kế toán vật tƣ, đồng thời kết hợp với các cán bộ chuyên môn tiến hành kiểm kê vật liệu thừa thiếu trong tháng. Kế toán vật tƣ: Là ngƣời chuyên theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu đồng thời hạch toán nguyên vật liệu, cuối kỳ đối chiếu số liệu với thủ kho. 2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Hiện nay, công ty hạch toán nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, tính thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ và nguyên vật liệu đƣợc tính theo nguyên tắc giá gốc. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu đƣợc mua từ các nguồn trong nƣớc, hiện nay, công ty thƣờng mua nguyên vật liệu của các nhà cung cấp thƣờng xuyên và mỗi lần mua thƣờng mua với số lƣợng lớn nên việc thu mua hầu hết đƣợc ngƣời bán đƣa đến tận kho công ty, chi phí vận chuyển, bốc dỡ thƣờng do bên bán chịu. Chỉ trong trƣờng hợp nhân viên phòng vật tƣ trực tiếp đi mua thì mới có chi phí thu mua. Công ty xác định trị giá nguyên vật liệu nhập kho theo công thức sau: Trị giá thực tế Giá mua ghi trên hoá Chi phí vận chuyển của NVL nhập = + đơn (Giá chƣa có VAT) (Nếu có) kho VD 1: Theo HĐGTGT số 090660 (Biểu 2.2.1), nhập kho ống thép của công ty TNHH Tấn Phát, đơn giá 31.552.381 đồng, số lƣợng 1 cái, thuế suất thuế GTGT 10%, chƣa thanh toán. Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 60
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu  Trị giá thực tế của ống thép= 31.552.381x 1= 31.552.381 đồng Tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Do đặc điểm sản xuất, công ty lựa chọn phƣơng pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ để tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Theo phƣơng pháp này, căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định đơn giá bình quân của một đơn vị vật liệu. Căn cứ vào lƣợng vật liệu xuất trong kỳ và đơn giá bình quân để xác định giá trị thực tế của vật liệu xuất trong kỳ. Thể hiện ở công thức sau: Trị giá thực tế Giá đơn vị bình Số lƣợng xuất NVL xuất kho = quân cả kỳ dự trữ Trong đó: Trị giá thực tế vật liệu Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Đơn giá nhập trong kỳ = bình quân Số lƣợng vật liệu nhập Số lƣợng vật liệu tồn đầu kỳ + trong kỳ VD 2: Tình hình nhập xuất tồn của nguyên vật liệu ống thép của công ty trong tháng 12 nhƣ sau: I. Tồn đầu kỳ: 0 II. Trong tháng phát sinh các nghiệp vụ sau: 1. Ngày 2/12 nhập 1 cái ống thép, đơn giá chƣa thuế 31.552.381 đồng/cái. 2.Ngày 08/12 nhập 2 cái ống thép, đơn giá chƣa thuế 31.552.380 đồng/cái 3.Ngày 10/12 Xuất 1 cái ống thép cho xƣởng NH3 4.Ngày 15/12 nhập 3 cái ống thép, đơn giá chƣa thuế 31.553.000 đồng/cái 5. Ngày 25/12 xuất 1 cái ống thép cho xƣởng điện  Ta có đơn giá bình quân của ống thép: 31.552.381 × 1 + 2 × 31.552.380+ 3 x 31.553.000 ĐGBQ = 1+ 2 +3 ĐGBQ = 31.552.690 đồng/cái Trị giá nguyên vật liệu xuất kho: - Ngày 10/12: 1 x 31.552.690 = 31.552.690 (đồng) - Ngày 25/12: 1 x 31.552.690 = 31.552.690 (đồng) 2.2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty 2.2.3.1. Thủ tục nhập – xuất nguyên vật liệu Trình tự nhập nguyên vật liệu Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 61
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Khi nguyên vật liệu về đến công ty, phòng kỹ thuật vật tƣ sẽ kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các hoá đơn và đối chiếu với hợp đồng đã ký với nhà cung cấp, kiểm tra trực tiếp số lƣợng, chất lƣợng của các lô hàng. Sau đó sẽ tiến hành thủ tục nhập kho (thủ kho có trách nhiệm tổ chức bốc xếp nguyên vật liệu vào kho sao cho khoa học hợp lý để đảm bảo yêu cầu quản lý chặt chẽ vật liệu, thuận tiện cho công tác nhập xuất nguyên vật liệu). Các chứng từ sử dụng: - Hoá đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ: Biên bản này dùng để xác định số lƣợng, quy cách, chất lƣợng vật tƣ, sản phẩm, hàng hoá trƣớc khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Biên bản kiểm nghiệm đƣợc lập thành 2 bản, 1 giao cho bộ phận cung tiêu, 1 giao cho bộ phận phòng kế toán. Trong trƣờng hợp vật tƣ, sản phẩm, hàng hoá không đúng số lƣợng, quy cách, phẩm chất so với hoá đơn, doanh nghiệp lập thêm 1 liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho bên cung cấp vật tƣ, hàng hoá để giải quyết. Phiếu nhập kho đƣợc lập sau khi có đủ chữ ký của các bộ phận có liên quan gồm: bộ phận phụ trách cung tiêu, ngƣời giao hàng, và thủ kho. Phiếu nhập kho đƣợc lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần:  1 liên: Giao cho ngƣời giao hàng  1 liên: thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho  1 liên: Chuyển lên cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ VD 3: Tiếp VD 1 - Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 090660 (Biểu 2.2.1), phòng kỹ thuật vật tƣ lập biên bản kiểm nghiệm vật tƣ (Biểu 2.2.2), sau khi kiểm nghiệm xong, thủ kho làm thủ tục nhập kho Phiếu nhập kho (Biểu 2.2.3). HOÁ ĐƠN Mẫu số:01 GTKT -3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG NG/2009B Liên 2: Giao cho khách hàng 0090660 Ngày 02 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tấn Phát Địa chỉ: Hà Nội Số tài khoản: Điên thoại: MS: 0 2 0 0 6 6 1 0 0 7 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 62
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Họ tên ngƣời mua hàng: Phạm Thị Lan Tên đơn vị: Công ty TNHH một Thành Viên Phân đạm và Hoá Chất Hà Bắc Số tài khoản: Hình thức thanh toán: chƣa thanh toán 0 2 0 0 6 4 4 9 5 7 MS: Đơn vị Số STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn giá Thành tiền tính lƣợng A B C 1 2 3 1 Ống thép Cái 1.00 31.552.381 31.552.381 Cộng tiền hàng : 31.552.381 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.155.238 Tổng cộng tiền thanh toán 34.707.619 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu bảy trăm linh bảy nghìn sáu trăm mười chín nghìn đồng chẵn./ Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu,ghi rõ họ tên) Phạm Thị Lan Phạm Văn Hùng Nguyễn Tấn Phát Biểu 2.2.1: Hóa đơn GTGT số 090660 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 63
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Đơn vị: Công ty TNHH Một Thành Viên Mẫu số 03-VT Phân Đạm và Hoá Chất Hà Bắc (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trƣởng BTC Địa chỉ: Phòng KCS Biên bản kiểm nghiệm Vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Ngày 02 tháng 12 năm 2009 Số :1116 Căn cứ hoá đơn GTGT số 0090660 ngày 02 tháng 12 năm 2009 giữa Công ty TNHH Một Thành Viên Phân Đạm và Hoá Chất Hà Bắc và công ty TNHH Tấn Phát Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông Nguyễn Văn An – Trƣởng phòng kinh doanh – Trƣởng ban + Ông Đào Văn Minh – Phòng KCS – Ủy viên + Bà Phạm Mai Chi – Phòng KCS – Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: Kết quả kiểm nghiệm Tên nhãn hiệu, Phƣơng S quy cách, vật Đơn Số lƣợng Số lƣợng Số lƣợng Mã thức Ghi T tƣ, công cụ, sản vị theo đúng quy không đúng số kiểm chú T phẩm, hàng tính chứng từ cach, quy cách, nghiệm hoá phẩm chất phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Ống Thép Cân Cái 1.00 1.00 0 . Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng hóa mua đạt tiêu chuẩn kỹ thuật Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trƣởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 64
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Công ty TNHH Một Thành Viên Phân Đạm và Hoá Chất Hà Bắc Mẫu số: 01 – VT Địa chỉ: Phƣờng Thọ Xƣơng-Tp. Bắc Giang-Tỉnh Bắc Giang QĐ 15/2006 BTC ĐT: (84-240) 854 Ngày 20 tháng 3 năm 2006 Fax : (84-240) 855.018 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính PHIẾU NHẬP KHO Số : 125 Ngày 02 tháng 12 năm 2009 Họ tên ngƣời giao: Phạm Thị Lan Nợ Có Theo: HĐ 090660 Ngày 02 /12/2009 1524 3311 Của : Công ty TNHH Tấn Phát Nhập tại kho: Kho K_TT_06 Đơn Số STT Tên hàng vị Đơn giá Thành tiền Ghi chú lƣợng tính 1 Ống Thép Cái 1.00 31.552.381 31.552.381 2 3 4 5 Cộng 1.00 31.552.381 Nhập, Ngày 02 tháng 12 năm 2009 Thủ trƣởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngƣời giao hàng Thủ kho Phạm Thị Lan Mai Thị Lan Biểu 2.2.3: Phiếu nhập kho số 125 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 65
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu VD 4 : Theo hoá đơn GTGT số 090191 ngày 15/12 mua 31.520 kg axit H2SO4 của công ty CP Supe phốt phát và HC Lâm Thao, đơn giá 1.203,046 đồng/kg, thuế suất thuế GTGT 10%, đã trả bằng tiền mặt. - Căn cứ hoá đơn GTGT số 090191 (Biểu 2.2.4), phòng kỹ thuật vật tƣ lập biên bản kiểm nghiệm vật tƣ (Biểu 2.2.5), sau khi kiểm nghiệm xong, thủ kho làm thủ tục nhập kho Phiếu nhập kho (Biểu 2.2.6). VD 5: Căn cứ vào phiếu yêu cầu vật tƣ (Biểu 2.2.7), thủ kho ghi phiếu xuất kho (Biểu 2.2.8) VD 6: Căn cứ vào phiếu yêu cầu vật tƣ (Biểu 2.2.9), thủ kho ghi phiếu xuất kho (Biểu 2.2.10) Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 66
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu HOÁ ĐƠN Mẫu số:01 GTKT -3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG NG/2009B Liên 2 Giao cho khách hàng 0090191 Ngày 15 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty CP Supe phốt phát và HC Lâm Thao Địa chỉ: Phú Thọ Số tài khoản: Điên thoại: MS: 0 2 0 0 6 6 2 0 0 7 Họ tên ngƣời mua hàng: Phạm Mai Lan Tên đơn vị: Công ty TNHH Một Thành Viên Phân Đạm Và Hoá chất Hà Bắc Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM 0 2 0 0 6 4 4 9 5 7 MS: Đơn vị Số STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn giá Thành tiền tính lƣợng A B C 1 2 3 1 oAxit Kg 31.520 1.203,046 37.920.000 Cộng tiền hàng: 37.920.000 Thuế GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 3.792.000 Tổng cộng tiền thanh toán 41.712.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mốt triệu bảy trăm mười hai nghìn đồng chẵn./ Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu,ghi rõ họ tên) Phạm Mai Lan Mai Thu Lan Nguyễn Thái Anh Biểu 2.2.4: Hoá đơn GTGT số 090191 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 67
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Đơn vị: Công ty TNHH Một Thành Viên Mẫu số 03-VT Phân Đạm và Hoá Chất Hà Bắc (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trƣởng BTC Địa chỉ: Phòng KCS Biên bản kiểm nghiệm Vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Ngày 15 tháng 12 năm 2009 Số :1126 - Theo quyết định số 106/QĐ ngày 15 tháng 12 năm 2009 - Căn cứ hoá đơn GTGT ngày 15 tháng 12 năm 2009 giữa Công ty TNHH Một Thành Viên Phân Đạm và Hoá Chất Hà Bắc và Công Ty CP Supe và Phốt Phát Lâm Thao. Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông Nguyễn Văn An – Trƣởng phòng kinh doanh – Trƣởng ban + Ông Đào Văn Minh – Phòng KCS – Ủy viên + Bà Phạm Mai Chi – Phòng KCS – Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: Kết quả kiểm nghiệm Tên nhãn hiệu, Phƣơng Đơn Số lƣợng Số lƣợng Số lƣợng ST quy cách, vật tƣ, thức Ghi Mã số vị theo đúng quy không đúng T công cụ, sản kiểm chú tính chứng từ cách, quy cách, phẩm, hàng hoá nghiệm phẩm chất phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1. Axit Cân Kg 31.520 31.520 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng hóa mua đạt tiêu chuẩn kỹ thuật Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trƣởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.2.5: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số: 01 – VT Công ty TNHH Một Thành Viên Phân Đạm và Hoá Chất Hà Bắc QĐ 15/2006 BTC Địa chỉ: Phƣờng Thọ Xƣơng-Tp. Bắc Giang-Tỉnh Bắc Giang Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của ĐT: (84-240) 854 Bộ trƣởng Bộ Tài Chính Fax : (84-240) 855.018 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 68
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu PHIẾU NHẬP KHO Số : 135 Ngày 15 tháng 12 năm 2009 Họ tên ngƣời giao: Phạm Thị Lan Nợ Có Theo: HĐ 090191 Ngày 15 /12/2009 1522 111 Của :Công ty CP Supe phốt phát và HC Lâm Thao Nhập tại kho: Kho K_TT_02 Đơn Số STT Tên hàng vị Đơn giá Thành tiền Ghi chú lƣợng tính 1 Axit Kg 31.520 1.203,046 37.920.000 2 3 4 5 Cộng 31.520 37.920.000 Nhập, Ngày 15 tháng 12 năm 2009 Thủ trƣởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngƣời giao hàng Thủ kho Phạm Thị Lan Mai Thị Lan Biểu 2.2.6: Phiếu nhập kho số 135 Trình tự xuất kho nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu tại công ty đƣợc dùng chủ yếu cho sản xuất. Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ xuất cũng phải đƣợc phê chuẩn đầy đủ và hợp lệ.Các chứng từ sử dụng: - Phiếu xuất kho. - Phiếu xin lĩnh vật tƣ. - Lệnh sản xuất (nếu có). Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong ngày, phân xƣởng sản xuất lập “Phiếu xin lĩnh vật tƣ”. Phiếu này ghi rõ tên ngƣời lĩnh, lý do lĩnh, chi tiết loại vật tƣ, số lƣợng. Sau khi đã thông qua phòng cung ứng vật tƣ xét thấy nhu cầu hợp lý, thủ kho sẽ viết phiếu xuất kho theo số lƣợng yêu cầu của phân xƣởng. Phiếu xuất Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 69
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu kho có thể đƣợc lập riêng cho từng loại vật liệu hoặc lập cho nhiều loại cùng kho. Phiếu xuất kho đƣợc lập thành 2 liên:  1 liên: Thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào thẻ kho  1 liên: Đƣợc gửi lên cho kế toán để làm căn cứ ghi sổ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN PHÂN ĐẠM VÀ HOÁ CHẤT HÀ BẮC PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƢ Bộ phận yêu cầu: Xƣởng NH3 Số phiếu: 1 Bộ phận nhận yêu cầu: Phòng vật tƣ Lần yêu cầu: 1 Tên, quy cách vật Ngày yêu STT ĐVT Số lƣợng Mục đích sử dụng tƣ cầu 1 Ống Thép Cái 1.00 Đấu nối đƣờng ống 10/12/2009 2 Đồng hồ giảm áp Cái 2.00 Bảo vệ đƣờng ống 3 Rơle Cái 7.00 Bảo vệ thiết bị điện 4 Bích ren cao áp Cái 5.00 Chịu áp 5 Áp kế cuốn ngang Cái 4.00 Đo áp lực Ngày 10/12/2009 Ngày 10/12/2009 Ngày 10/12/2009 Xác nhận phiếu yêu cầu Ngƣời yêu cầu Phê duyệt Biểu 2.2.7: Phiếu yêu cầu vật tư Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 70
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Mẫu số: 01 – VT Công ty TNHH Một Thành Viên Phân Đạm và Hoá Chất Hà Bắc QĐ 15/2006 BTC Địa chỉ: Phƣờng Thọ Xƣơng-Tp. Bắc Giang-Tỉnh Bắc Giang Ngày 20 tháng 3 năm 2006 ĐT: (84-240) 854 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính Fax : (84-240) 855.018 PHIẾU XUẤT KHO Số : 205 Ngày10 tháng 12 năm 2009 Tên đơn vị nhận: Xƣởng NH3 Nợ Có Lý do xuất kho: xuất NVL phục vụ sản xuất 621 1521 Xuất tại kho: Kho K1-NVLC Đơn Số STT Tên hàng vị Đơn giá Thành tiền Ghi chú lƣợng tính 1 Ống thép Cái 1.00 31.552.690 31.552.690 2 Đồng hồ giảm áp Cái 2.00 1.687.500.000 3.375.000.000 3 Rơ le Cái 7.00 153.888.889 1.077.222.222 4 Bích ren cao áp Cái 5.00 1.593.750 7.968.750 5 Áp kế cuốn ngang Cái 4.00 2.039.412 8.157.647 Cộng 4.489.901.000 Xuất, Ngày 10 tháng 12 năm 2009 Thủ trƣởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngƣời giao hàng Thủ kho Phạm Mai Hƣơng Vũ Thị Ngọc Lan Biểu 2.2.8: Phiếu xuất kho số 205 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 71
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN PHÂN ĐẠM VÀ HOÁ CHẤT HÀ BẮC PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƢ Bộ phận yêu cầu: Kho xƣởng nƣớc Số phiếu: 1 Bộ phận nhận yêu cầu: Kho Hoá Chất Lần yêu cầu: 1 Tên, quy cách Mục đích sử Ngày yêu STT ĐVT Số lƣợng vật tƣ dụng cầu 1 Axit H2SO4 Kg 63.090 Lọc Nƣớc 15/12/2009 Ngày 15/12/2009 Ngày 15/12/2009 Ngày 15/12/2009 Xác nhận phiếu yêu cầu Ngƣời yêu cầu Phê duyệt Biểu 2.2.9: Phiếu yêu cầu xuất vật tư Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 72
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Mẫu số: 01 – VT Công ty TNHH Một Thành Viên Phân Đạm và Hoá Chất Hà Bắc QĐ 15/2006 BTC Địa chỉ: Phƣờng Thọ Xƣơng-Tp. Bắc Giang-Tỉnh Bắc Giang Ngày 20 tháng 3 năm 2006 ĐT: (84-240) 854 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính Fax : (84-240) 855.018 PHIẾU XUẤT KHO Số : 208 Ngày 20 tháng 12 năm 2009 Tên đơn vị nhận: Kho xƣởng nƣớc Nợ Có Lý do xuất kho: xuất NVL phục vụ phân xƣởng sản xuất 627 1522 Xuất tại kho: Kho hoá chất Hoá chất Đơn Số STT Tên hàng vị Đơn giá Thành tiền Ghi chú lƣợng tính 1 Axit H2SO4 Kg 63.090 1.204 75.938.640 2 3 4 5 Cộng 63.090 75.938.640 Xuất, Ngày 20 tháng 12 năm 2009 Thủ trƣởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngƣời giao hàng Thủ kho Phạm Mai Hƣơng Vũ Thị Ngọc Lan Biểu 2.2.10: Phiếu xuất kho số 208 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 73
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu 2.2.3.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH Một Thành Viên Phân Đạm và Hoá Chất Hà Bắc Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thƣờng xuyên và trực tiếp vào trong quá trình sản xuất sản phẩm, chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, nên việc sử dụng nguyên vật liệu đúng mục đích và đúng kế hoạch có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc hạ thấp giá thành sản phẩm và thực hiện kế hoạch sản xuất. Quá trình nhập xuất tại công ty diễn ra thƣờng xuyên nên công ty đã lựa chọn hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu đƣợc thực hiện song song giữa kho và phòng kế toán trong việc quản lý vật liệu để phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ sự biến động của vật liệu làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán và kiểm tra sự giám sát sự biến động của chúng. Cụ thể: Ở kho: Việc theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho do thủ kho tiến hành trên thẻ kho. Mỗi thẻ kho theo dõi một loại nguyên vật liệu và đƣợc mở từng tháng. Đầu tháng, thủ kho ghi số lƣợng tồn đầu kỳ căn cứ vào lƣợng tồn cuối tháng trƣớc. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, tồn kho đƣợc tập hợp cho từng loại vật liệu thủ kho sẽ tiến hành ghi và thẻ kho về mặt lƣợng, mỗi nghiệp vụ ghi một dòng trên thẻ kho, cuối ngày tính ra lƣợng tồn kho trong ngày. Cuối tháng, thủ kho cộng tổng số lƣợng nhập, xuất, tồn trong tháng của từng thứ nguyên vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán chi tiết vật liệu do kế toán vật tƣ lập. Ở phòng kế toán: Hàng ngày, sau khi nhận đƣợc chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra lại chứng từ, xác định giá trị và hoàn chỉnh chứng từ. Kế toán sử dụng các sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu theo cả chỉ tiêu số lƣợng và giá trị, mỗi chứng từ đƣợc ghi một dòng. Cuối tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu và tiến hành so sánh số liệu giữa sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho của thủ kho, với số liệu kiểm kê thực tế. VD 7: Tiếp VD 3, VD 5 - Căn cứ vào PN 125, PX 205 thủ kho ghi thẻ kho (Biểu 2.2.11) - Căn cứ vào PN 125, PX 205 kế toán vật liệu ghi sổ chi tiết vật liệu Ống Thép (Biểu 2.2.13) Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 74
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu VD 8: Tiếp VD 4, VD 6 - Căn cứ vào PN 135, PX 208 thủ kho ghi thẻ kho (Biểu 2.2.12) - Căn cứ vào PN 135, PX 208 kế toán vật liệu ghi sổ chi tiết vật liệu Axit H2SO4 (Biểu 2.2.14)  Cuối tháng, từ sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn (Biểu 2.2.15) Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 75
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Đơn vị: Công ty TNHH Một Thành viên Phân Đạm Và Hoá Chất Hà Bắc Mẫu S12 – DN Địa chỉ: Phƣờng Thọ Xƣơng-TP, Bắc Giang-Tỉnh Bắc Giang THẺ KHO (SỔ KHO) Ngày lập thẻ: 1/12/2009 Tờ số: 57 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tƣ: Ống thép Đơn vị tính: Cái Mã số: Ngày Số hiệu chứng từ Ngày nhập, Số lƣợng Ký xác nhận Diễn giải tháng Nhập Xuất xuất Nhập Xuất Tồn của kế toán Tồn đầu tháng 0.00 Số phát sinh tháng 12 02/12 PN 125 Nhập kho vật liệu 02/12 1.00 1.00 08/12 PN 134 Nhập kho vật liệu 08/12 2.00 3.00 10/12 PX 205 Xuất kho vật liệu 10/12 1.00 2.00 15/12 PN 140 Nhập kho vật liệu 15/12 3.00 5.00 25/12 PX 229 Xuất kho vật liệu 25/12 1.00 4.00 Cộng phát sinh tháng 12 3.00 1.00 Số dƣ cuối kỳ 4.00 Ngày 01 tháng 12 năm 2009 Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.2.11: Thẻ kho Ống Thép Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 76
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Đơn vị: Công ty TNHH Một Thành viên Phân Đạm Và Hoá Chất Hà Bắc Mẫu S12 – DN Địa chỉ: Phƣờng Thọ Xƣơng-TP, Bắc Giang-Tỉnh Bắc Giang THẺ KHO (SỔ KHO) Ngày lập thẻ: 1/12/2009 Tờ số: 65 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tƣ: Axit H2SO4 Đơn vị tính: Kg Mã số: Ngày Số hiệu chứng từ Ngày nhập, Số lƣợng Ký xác nhận Diễn giải tháng Nhập Xuất xuất Nhập Xuất Tồn của kế toán Tồn đầu tháng 31.570 Số phát sinh tháng 12 15/12 PN 135 Nhập kho vật liệu 15/12 31.520 63.090 20/12 PX 208 Xuất kho vật liệu 20/12 63.090 0.00 Cộng phát sinh tháng 12 31.520 63.090 0.00 Số dƣ cuối kỳ 0.00 Ngày 01 tháng 12 năm 2009 Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.2.12: Thẻ kho Axit H2SO4 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 77
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Công ty TNHH Một Thành viên Phân Đạm Và Hoá Chất Hà Bắc Mẫu S10-DN Phƣờng Thọ Xƣơng-TP, Bắc Giang-Tỉnh Bắc Giang SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Năm : 2009 Tài khoản:152 Tên kho:K_TT_06 Tên quy cách vật liệu: Ống Thép Đơn vị tính:Cái Chứng từ TK NHẬP XUẤT TỒN ĐƠN Số Ngày DIỄN GIẢI ĐỐI Số Số Số GIÁ Thành tiền Thành tiền Thành tiền hiệu tháng ỨNG lƣợng lƣợng lƣợng Tồn đầu tháng 0.00 0.000 0.000.000 Phát sinh T12 PN 125 2/12 Mua vật liệu chƣa thanh toán 331 31.552.381 1.00 31.552.381 1.00 31.552.381 PN 134 08/12 VT không dùng trả lại kho 1524Z 31.552.380 2.00 63.104.760 3.00 94.657.141 PX 205 10/12 Xuất vtƣ cho X.NH3+TK 1524Z 31.552.690 1.00 1.00 31.552.690 2.00 63.104.451 PN 140 15/12 Mua nguyên vật liệu 1524Z 31.553.000 3.00 94.659.000 5.00 157.763.451 Xuất vật tƣ cho xƣởng PX 229 25/12 331 31.552.690 1.00 31.552.690 điện 4.00 126.210.761 Cộng phát sinh T12 x 3.00 94.659.000 1.00 31.552.690 Tồn cuối tháng 4.00 126.210.761 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 2.2.13: Sổ chi tiết Ống Thép Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 78
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Công ty TNHH Một Thành viên Phân Đạm Và Hoá Chất Hà Bắc Mẫu S10-DN Phƣờng Thọ Xƣơng-TP, Bắc Giang-Tỉnh Bắc Giang SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Năm : 2009 Tài khoản:1522Z Tên kho:K_TT_02 Tên quy cách vật liệu:AxitH2SO4 Đơn vị tính:Kg Chứng từ Tài NHẬP XUẤT TỒN ĐƠN Số Ngày DIỄN GIẢI khoản Số Số Số GIÁ Thành tiền Thành tiền Thành tiền hiệu tháng đối ứng lƣợng lƣợng lƣợng 1.204,265 31.570 38.018.640 Tồn đầu tháng Số phát sinh T12 PN135 10/12 Nhập axit 3311 1.203 31.520 37.920.000 63.090 75.938.640 Xuất Axit cho phân xƣởng PX208 15/12 1522Z nƣớc 1.204 63.090 75.938.640 0.00 0 Cộng phát sinh T12 x 31.520 37.920.000 63.090 75.938.640 Tồn cuối tháng 0.00 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 2.2.14: Sổ chi tiết Axit H2SO4 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 79
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Công ty TNHH Một Thành viên Phân Đạm Và Hoá Chất Mẫu số: S10-DN(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Hà BắcPhƣờng Thọ Xƣơng-TP, Bắc Giang-Tỉnh Bắc Giang của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HÓA) Tài khoản: 152 Tháng 12 năm 2009 S Tên, quy cách Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Đơn T vật liệu, dụng cụ vị T (sản phẩm, hàng tính SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền hoá) 1 Ống thép Cái 0.00 0.000 3.00 94.659.000 1.00 31.552.690 4.00 126.210.761 2 Đồng hồ giảm áp Cái 1.00 1.500.000.000 3.00 5.250.000.000 2.00 3.375.000.000 2.00 3.375.000.000 3 Rơ le Cái 2.00 300.000.000 7.00 1.085.000.000 7.00 1.077.222.222 2.00 307.777.778 4 Bích ren cao áp Cái 3.00 4.500.000 5.00 8.250.000 5.00 7.968.750 3.00 4.781.250 5 Áp kế cuốn ngang Cái 6.00 12.000.000 11.00 24.200.000 4.00 8.157.647 13.00 27.682.353 6 Axit H2SO4 Kg 31.570 38.018.640 31.520 37.920.000 63.090 75.938.640 0.00 0.000 7 Nhôm tấm d 0.5mm Kg 20.00 800.000 80.00 3.600.000 75.00 3.300.000 25.00 1.100.000 8 Dây điện mềm 1x6 Mét 400.00 2.800.000 150.00 1.050.000 250.00 1.750.000 Cộng x 238.650.562.617 x 23.117.497.401 x 65.087.474.249 x 196.680.585.769 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.2.15: Trích sổ tổng hợp chi tiết vật liệu tháng 12 năm 2009 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 80
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu 2.2.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc phản ánh một cách tổng quát tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu thông qua các tài khoản kế toán. Để phục vụ cho công tác hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Phân Đạm và Hoá Chất Hà Bắc sử dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Theo phƣơng pháp này, tình hình biến động nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu tại công ty đƣợc ghi chép, phản ánh một cách thƣờng xuyên liên tục. Vì vậy, giá trị nguyên vật liệu của công ty trên sổ kế toán có thể đƣợc xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. Chứng từ sử dụng: - Hoá đơn GTGT - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho Tài khoản sử dụng: - TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu. - TK liên quan: TK 111, TK 331, TK 133, TK 621, TK 627 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 81
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Sơ đồ 2.2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Phiếu NK, XK Sổ quỹ Bảng kê chi tiết Sổ chi tiết vật liệu Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký Sổ cái TK 152 Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra Quy trình hạch toán: Ở phòng kế toán, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra : Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT, kế toán ghi vào bảng kê chi tiết. Cuối tháng, từ bảng kê chi tiết kế toán vào chứng từ ghi sổ, từ chứng từ ghi sổ vào sổ cái các tài khoản liên quan, và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 82
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu VD 9: Tiếp các VD trên  Hằng ngày: - Từ PX 205,208 kế toán vào bảng kê chi tiết tháng 12 ghi có TK 152 (Biểu 2.2.16) - Từ PN 125,135 kế toán vào bảng kê chi tiết tháng 12 ghi nợ TK 152 (Biểu 2.2.17)  Cuối tháng: - Từ bảng kê chi tiết vào chứng từ ghi sổ 401, 402, 403 (Biểu 2.2.18) - Từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Biểu 2.2.19) - Từ chứng từ ghi sổ vào sổ cái các tài khoản liên quan TK 152 (Biểu 2.2.20), TK 621 (Biểu 2.2.21), TK 331 (Biểu 2.2.22), TK 111 (Biểu 2.2.23),TK 627(Biểu 2.2.24) Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 83
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu BẢNG KÊ CHI TIẾT THÁNG 12/2009 Ghi có TK 152, ghi nợ tài khoản liên quan Chứng từ Ghi nợ các tài khoản Ghi có tài Ngày Diễn giải Số hiệu khoản 152 621 627 tháng PX 205 10/12 XK vật liệu: Ống thép 31.552.381 31.552.381 Đồng hồ giảm áp 3.375.000.000 3.375.000.000 Rơ le 1.077.222.222 1.077.222.222 Bích ren cao áp 7.968.750 7.968.750 Áp kế cuốn ngang 8.157.647 8.157.647 PX 206 11/12 Dầu phanh 32.252.000 32.252.000 Dầu Clevus 46 6.890.000 6.890.000 Dầu biến thế super 39.000.000 39.000.000 trinhs PX 207 15/12 Nhôm tấm d 0.5mm 3.300.000 3.300.000 Sơn nhũ AK ĐB 52.030.000 52.030.000 PX 208 20/12 Xuất AxitH2SO4 75.938.640 75.938.640 PX 230 25/12 Sơn xịt ATM 58.026.230 58.026.230 . Cộng 65.087.474.249 52.148.778.014 12.236.252.263 Biểu 2.2.16: Bảng kê chi tiết ghi có TK152 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 84
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu BẢNG KÊ CHI TIẾT THÁNG 12/2009 Ghi nợ TK 152, ghi có tài khoản liên quan Chứng từ Ghi có các tài khoản Ghi nợ tài Ngày Diễn giải Số hiệu khoản 152 111 112 331 tháng PN 125 2/12 Mua 2.500 cái Ống thép 31.552.381 31.552.381 PN 126 2/12 Mua 2.00 cái đồng hồ giảm áp áp 5.250.000.000 3.250.000.000 2.000.000.000 PN 127 3/12 Mua 7.0 cái rơ le 1.085.000.000 925.000.000 160.000.000 PN 128 4/12 Mua 5.00 cái bích ren cao áp 8.250.000 8.250.000 PN 129 4/12 Mua 11.00 cái áp kế cuốn ngang 24.200.000 24.200.000 PN 130 4/12 Mua 0.50 lít dầu phanh 12.000.000 12.000.000 PN 131 6/12 Mua 206 lít Dầu Clevus 46 14.500.000 14.500.000 PN 132 6/12 Mua 12.00 kg sơn nhũ AK ĐB 16.800.000 16.800.000 PN 133 8/12 Mua 20.00 kg nhôm tấm d 0.5mm 3.600.000 3.600.000 PN 134 10/12 Mua 2.00 ống thép 63.104.760 63.104.760 PN 229 15/12 Mua 3.00 ống thép 94.659.000 94.659.000 PN 135 15/12 Mua 31.520 kg Axit H2SO4 37.920.000 37.920.000 . Cộng 23.117.497.401 20.112.321.000 2.000.000.000 1.005.176.400 Biểu 2.2.17: Bảng kê chi tiết tháng 12 ghi nợ TK 152 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 85
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Đơn vị: Công ty TNHH Một Thành Viên Phân Đạm Và Hoá Chất Hà bắc Địa chỉ: Phƣờng Thọ Xƣơng-TP.Bắc Giang-Tỉnh Bắc Mẫu S02a – DN Giang CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31/12/2009 Số 401 Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có 152 111 20.122.321.000 Mua nguyên 152 112 2.000.000.000 vật liệu 152 331 1.005.176.400 Cộng 23.117.497.401 Ngƣời lập Kế toán trƣởng Đơn vị: Công ty TNHH Một Thành Viên Phân Đạm Và Hoá Chất Hà bắc Mẫu S03a – DN Mẫu S02a – DN Địa chỉ: Phƣờng Thọ Xƣơng-TP.Bắc Giang-Tỉnh Bắc Giang CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31/12/2009 Số 402 Số hiệu tài khoản Trích yếu Số tiền Ghi chú Nợ Có 621 152 52.148.778.014 Xuất NVL phục vụ sản xuất 627 152 12.236.252.263 Cộng 65.087.474.249 Biểu 2.2.18: Chứng từ ghi sổ số 401, 402 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 86
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Đơn vị: Công ty TNHH Một Thành Viên Phân Đạm Và Hoá Chất Hà Bắc Mẫu S02c1 – DN Địa chỉ: Phƣờng Thọ Xƣơng-Tp. Bắc Giang-Tỉnh Bắc Giang SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152 Năm 2009 Chứng từ ghi Ngày TK Số tiền sổ Diễn giải ghi sổ ĐƢ SH NT Nợ Có Số dƣ đầu tháng 238.650.562.617 Số phát sinh tháng 12 31/12 401 31/12 NK vật liệu 111 20.122.321.000 112 2.000.000.000 331 1.005.176.400 31/12 402 31/12 XK vật liệu 621 52.148.778.014 31/12 XK vật liệu 627 12.236.252.263 Cộng phát sinh 23.117.497.401 65.087.474.249 tháng 12 Số dƣ cuối tháng 196.680.585.769 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.2.20: Sổ cái tài khoản 152 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 87
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Đơn vị: Công ty Công ty TNHH Một Thành Viên Phân Đạm Và Hoá Chất Hà Bắc Địa chỉ: Phƣờng Thọ Xƣơng-TP.Bắc Giang-Tỉnh Bắc Mẫu S02c1 – DN Giang SỔ CÁI TÀI KHOẢN 621 Năm 2009 Ngày Chứng từ ghi TK Số tiền ghi sổ Diễn giải ĐƢ sổ SH NT Nợ Có Số dƣ đầu tháng Số phát sinh tháng 12 31/12 402 31/12 XK vật liệu 152 52.148.778.014 31/12 425 31/12 Kết chuyển cpsx 154 52.148.778.014 Cộng phát sinh 52.148.778.014 52.148.778.014 tháng 12 Số dƣ cuối tháng Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.2.21: Sổ cái tài khoản 621 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 88
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Đơn vị: Công ty TNHH Một Thành Viên Phân đạm và Hoá Chất Hà Bắc Địa chỉ: Phƣờng Thọ Xƣơng-TP. Bắc Giang-Tỉnh Bắc Mẫu S02c1 – DN Giang SỔ CÁI TÀI KHOẢN 331 Năm 2009 Chứng từ ghi TK Ngày Số tiền sổ Diễn giải ghi sổ SH NT ĐƢ Nợ Có Số dƣ đầu tháng 2.245.536.445 Số phát sinh tháng 12 31/12 401 31/12 NK vật liệu 152 1.005.176.400 31/12 405 31/12 Thuế GTGT đầu vào 133 100.517.640 31/12 423 31/12 Thanh toán tiền 111 50.187.500 112 75.437.500 Cộng phát sinh tháng 24.050.550.473 25.061.657.766 12 Số dƣ cuối tháng 3.256.643.735 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.2.22: Trích sổ cái tài khoản 331 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 89
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Đơn vị: Công ty TNHH Một Thành Viên Phân Đạm Và Hoá Chất Hà Bắc Địa chỉ: Phƣờng Thọ xƣơng-TP.Bắc Giang-Tỉnh Bắc Mẫu S02c1 – DN Giang SỔ CÁI TÀI KHOẢN 111 Năm 2009 Chứng từ ghi Ngày TK Số tiền sổ Diễn giải ghi sổ ĐƢ SH NT Nợ Có Số dƣ đầu tháng 3.268.645.215 Số phát sinh tháng 12 152 31/12 401 31/12 Mua nguyên vật liệu 20.122.321.000 511 31/12 403 31/12 Thu tiền bán hàng 9.523.323.000 Thu tiền tạm ứng 141 285.500.000 thừa Thanh toán tiền 334 31/12 421 31/12 672.296.200 lƣơng 331 31/12 423 31/12 Trả tiền ngƣời bán 52.207.619 . Cộng phát sinh 50.961.748.742 49.820.699.445 Số dƣ cuối tháng 4.409.694.512 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.2.23: Trích sổ cái tài khoản 111 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 90
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Đơn vị: Công ty Công ty TNHH Một Thành Viên Phân Đạm Và Hoá Chất Hà Bắc Địa chỉ: Phƣờng Thọ Xƣơng-TP.Bắc Giang-Tỉnh Bắc Mẫu S02c1 – DN Giang SỔ CÁI TÀI KHOẢN 627 Năm 2009 Ngày Chứng từ TK Số tiền ghi ghi sổ Diễn giải ĐƢ sổ SH NT Nợ Có Số dƣ đầu tháng Số phát sinh tháng 12 31/12 395 31/12 XK vật liệu 152 58.026.230 Thanh toán tiền nƣớc 31/12 396 31/12 1111 23.002.312 tháng 11 Thanh toán tiền công tác 31/12 397 31/12 1111 45.261.230 phí và vé cầu 31/12 426 31/12 Kết chuyển cpsx 154 12.236.252.263 Cộng phát sinh tháng 12 12.236.252.263 12.236.252.263 Số dƣ cuối tháng Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.2.24: Sổ cái tài khoản 627 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 91
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Mẫu S31 – DN Đơn vị: Công ty TNHH Một Thành Viên Phân Đạm Và Hoá Chất Hà Bắc Địa chỉ: Phƣờng Thọ Xƣơng- Tp. Bắc Giang-Tỉnh Bắc Giang SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI BÁN Đối tƣợng: Công ty TNHH Tấn Phát Tháng 12 năm 2009 Chứng từ TK Số phát sinh Số dƣ Diễn giải Số hiệu Ngày tháng ĐƢ Nợ Có Nợ Có Số dƣ đầu tháng - Số phát sinh tháng 12 HĐGTGT 2/12 Mua NVL chƣa thanh toán 152 31.552.381 31.552.381 090060 Thuế VAT tƣơng ứng 133 3.155.238 34.707.619 HĐGTGT 3/12 Mua NVL chƣa thanh toán 152 25.000.000 59.707.619 090062 Thuế VAT tƣơng ứng 133 2.500.000 52.207.619 PC 85 8/12 Trả tiền ngƣời bán 111 52.207.619 - Cộng phát sinh tháng 12 52.207.619 52.207.619 Số dƣ cuối tháng - Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) Biểu 2.2.24: Sổ chi tiết TK 331 – Công ty Tấn Phát Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 92
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Đơn vị: Công ty TNHH Một Thành Viên Phân Đạm Và Hoá Chất Hà Bắc Địa chỉ: : Phƣờng Thọ Xƣơng- Tp. Bắc Giang-Tỉnh Bắc Giang Mẫu S32 – DN BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN VỚI NGƢỜI BÁN Tháng 12 năm 2009 Số dƣ đầu kỳ Số phát sinh Số dƣ cuối kỳ STT Tên ngƣời bán Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Công ty TNHH Tấn Phát - 52.207.619 52.207.619 - 2 Công ty TNHH LiLaMa 69-1 33.000.000 - 22.000.000 55.000.000 3 Công ty CP T.Mại Minh Quân 50.000.000 55.000.000 55.000.000 50.000.000 4 Công ty CP nhựa Bắc Giang 5.500.000 - 11.000.000 16.500.000 5 Viện nghiên cứu cơ khí 1.875.875 1.875.875 - - . Cộng 2.245.536.445 24.050.550.473 25.061.657.766 3.256.643.735 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Kế toán ghi sổ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) Biểu 2.2.25: Bảng tổng hợp TK 331 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 93
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu 2.3. CÔNG TÁC KIỂM KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU Cũng nhƣ các doanh nghiệp khác, theo quy định của Nhà nƣớc mỗi năm công ty TNHH 1 Thành Viên Phân Đạm Và hoá Chất Hà Bắc tiến hành kiểm kê hàng tồn kho, và các tài sản khác một lần vào cuối năm. Mục đích của việc kiểm kê vật liệu, công cụ dụng cụ là để xác định lại số lƣợng, giá trị và chất lƣợng của vật tƣ trong kho, phát hiện chênh lệch giữa sổ sách với thực tế nhằm bảo vệ tài sản và chấn chỉnh công tác quản lý vật tƣ ở công ty. Trƣớc mỗi lần kiểm kê, đƣợc sự thông báo của hội đồng kiểm kê, thủ kho phải hoàn tất thẻ kho để tạo điều kiện cho kiểm kê. Đồng thời, ở phòng kế toán, các sổ kế toán về vật tƣ đều đƣợc khoá sổ sau khi kế toán tính ra giá trị tồn kho của vật tƣ. Thông qua việc cân, đo, đong, đếm Hội đồng kiểm kê phát hiện kết quả kiểm kê trên Biên bản kiểm kê vật tƣ. Căn cứ vào biên bản kiểm kê này, giám đốc công ty cùng với hội đồng kiểm kê sẽ có những quyết định xử lý thích hợp nhƣ: thanh lý, nhƣợng bán, quyết định đòi bồi thƣờng nếu cá nhân làm mất hoặc hỏng Căn cứ vào các biên bản xử lý kết quả kiểm kê kế toán tiến hành ghi sổ. Nhìn chung công tác quản lý vật tƣ của công ty là khá tốt nên không có trƣờng hợp mất mát, chỉ có một vài trƣờng hợp thiếu, bị hƣ hỏng do nguyên nhân khách quan. VD 10: Theo kết quả kiểm kê nguyên vật liệu ngày 31/12/2009. Hội đồng kiểm kê lập Biên bản kiểm kê vật liệu (Biểu 2.3.1) Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 94
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƢ NĂM 2009 Thời điểm kiểm kê: 9h00 ngày 31 tháng 12 năm 2009 Ban kiểm kê gồm: - Ông: Phạm Minh Đức Chức vụ: Phòng KCS Trƣởng ban kiểm kê - Bà: Nguyễn Mai Anh Chức vụ: Thủ kho Ủy viên - Bà: Phạm Hải An Chức vụ: Kế toán vật tƣ Ủy viên Đã kiểm kê kho có những mặt hàng sau: Sổ sách Thực tế Chênh lệch Phẩm chất Tên nhãn Đơn ST Thừa Thiếu Kém Mất hiệu, quy vị Còn tốt T SL T.Tiền SL T.Tiền SL phẩm phẩm cách vật tƣ tính T.Tiền SL T.Tiền 100% chất chất 1 Ống thép cái 0.50 0.50 - - X 2 Axit Kg 0.00 0.00 - - X 3 Rơ le cái 2.00 2.00 - - X Kết luận của ban kiểm kê: Tất cả vật liệu còn tốt 100%, không chênh lệch giữa sổ sách và kết quả kiểm kê. Giám đốc Kế toán trƣởng Thủ kho Trƣởng ban kiểm kê (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.3.1: Trích Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu năm 2009 Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 95
Hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu CHƢƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN PHÂN ĐẠM VÀ HOÁ CHẤT HÀ BẮC 3.1. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN PHÂN ĐẠM VÀ HOÁ CHẤT HÀ BẮC. Nền kinh tế thị trƣờng với những đổi mới thực sự trong cơ chế quản lý tài chính đã khẳng định vai trò vị trí của thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Kế toán là một công cụ hữu hiệu nhất để điều hành, quản lý, kiểm tra, tính toán hiệu quả các hoạt động sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp. Khi xu thế cạnh tranh ngày càng lành mạnh giữa các doanh nghiệp, giá cả là yếu tố cốt yếu quyết định “số phận” của sản phẩm, lợi nhuận của công ty. Nhƣ chúng ta đã biết, nguyên vật liệu thƣờng chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Hạch toán kế toán nguyên vật liệu đầy đủ, chính xác là một trong những yếu tố đảm bảo cho giá thành đƣợc phản ánh chân thực. Trên cơ sở đó các nhà quản lý phân tích và tìm cách tiết kiệm nguyên vật liệu để giảm giá thành, tăng năng lực cạnh tranh, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu là một phần hành không thể thiếu trong các doanh nghiệp sản xuất. Công ty TNHH Một Thành Viên Phân Đạm Và Hoá Chất Hà Bắc mặc dù có rất nhiều cố gắng trong tổ chức công tác quản lý, sử dụng và hạch toán kế toán nguyên vật liệu, song vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục để đáp ứng hơn nữa yêu cầu cung cấp đầy đủ, kịp thời và đồng bộ nguyên vật liệu cho sản xuất, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tƣợng hao hụt, mất mát, lãng phí nguyên vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó tạo ra những sản phẩm chất lƣợng cao, giá thành hạ, đáp ứng nhu cầu của thị trƣờng, tăng lợi nhuận cho công ty. Do đó, việc nghiên cứu các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý, sử dụng và hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty là vô cùng quan trọng. Sinh viªn: TrÇn ThÞ Minh – Líp QT1004K Trang 96